DUBU - organisatorisk implementering

Gevinstrealisering

2

Indhold

• Hvorfor gik vi i gang?

• Hvordan greb vi det an?

• Hvad kom der ud af det?

• Hvad så nu?

3

Et fokus på gevinstrealisering skal hjælpe kommunerne med at sikre, at de ønskede fordele ved investeringen i DUBU opnås

• Hvorfor skal vi bruge tid på at fokusere på gevinstrealisering – det kommer vel af sig selv med et nyt system?

• Nej, det gør det typisk ikke. IT systemet i sig selv giver minimalt – men det muliggør, at der kan arbejdes på en anden måde – og det giver noget!

• Gevinsterne opnås ofte først efter projektets afslutning. Opfølgning og synliggørelse af gevinsterne er derfor en kontinuerlig opgave.

Der skal fokus på både gevinster og forandring for at sikre gevinstrealisering ifm. DUBU implementering i kommunerne

Computerworld 24/5-2011

Hvad vi læser i medierne ........

Kommunerne opnår synlige resultater af DUBU investeringen, som bidrager til succes og motivation til mere forandring

Hvad vi gerne vil læse om DUBU i medierne ........

• Gevinstrealisering kræver ledelse:

• Tydelige mål

• Tydelig angivelse af ønskede gevinster

• Tydelig angivelse af nødvendig ændring i tankegang og arbejdsrutiner

• Fokus på gennemførelse og kontinuerlig opfølgning

4

KOMBIT dannede et gevinstrealiseringsteam for at hjælpe kommunerne på vej med gevinstrealiseringsarbejdet

Kommune Deltager Rolle

Esbjerg Ann WittKirsten Vedel EriksenGitte Ulsø MadsenGitte Nørrevang

ProjektlederFamiliechefLeder af administrativ enhedDistriktsleder

Slagelse Peter Bonde Chefkonsulent

Allerød Elly MørkebergAnja Hededal

FamliechefSouschef

Frederiksberg Camilla F. MortensenClaus H.S. Jørgensen

It-koordinatorProjektleder

Faaborg-Midtfyn Dorthe BonjetAnne Marie StorgaardPeter Johansen

AnbringelseskonsulentSouschefGruppeleder

Øvrige

KL Hanne GøttrupSusse Kolster

ChefkonsulentKonsulent

KOMBIT Janni BormannLouise Dalby

KonsulentKommuneansvarlig

IBM Susanne Secher Konsulent

Arbejdet blev styret af KOMBITs forandringsteam med deltagelse af:

5

6

• At udarbejde et praktisk arbejdsredskab til gevinstrealisering i relation til DUBU som kan danne udgangspunkt for kommunernes fastlæggelse og måling af egne ønskede gevinster

• At definere forslag til de forandringsaktiviteter, der kræves for at realisere gevinsterne

Gevinstrealiseringsteamets formål

7

MÅL

Forventedevigtigste fordele/gevinster

Formulering af fremtidig gevinstindikator og forudsætninger

Formulering af metode/kilde til måling og baseline

Krav til ændret adfærd og nødvendige forandringsinitia-tiver

DUBU implementering

De 6 DUBU mål

1 2 3 4 Overordnet gevinst ift.

kommunens ambition og

business case

Vi anvendte en metodik med 4 trin og tog udgangspunkt i materiale forberedt af de deltagende kommuner

Work-shop 1

Work-shop 2

Forberedende arbejde

Forberedende arbejde

7

8

SLUT

1. Mere systematik i sagsbehandlingen

2. Integration af økonomiske og socialfaglige overvejelser

3. Bedre matchning af behov og tilbud

4. Lette den administrative byrde for sagsbehandlerne

5. Nemmere tværgående samarbejde mellem offentlige myndigheder

6. Bedre ledelsesinformation til planlægning og styring af indsatsen

DUBU MÅL DUBU målene var givne

9

I trin 1 beskrev vi pr. DUBU mål de vigtigste fordele, som de vigtigste interessenter forventes at opleve

Rådgiver B&U ledere Borgerne Andre? Rettidig og mere ensartet sagsbehandling samt højere faglighed med ICS.

Større effektivitet: Hurtigere og mere ensartet sagsbehandling.

Dagtilbud og skoler oplever bedre samarbejde og inddragelse.

Guider og støtter rådgiveren gennem sagsforløbet til sikring af at relevante love, serviceniveauer og sagsbehandlingsprocedurer overholdes

Bedre mulighed for overholdelse af budgetter gennem overholdelse af tidsfrister

Adm. konsulenter:Nemmere at finde relevante oplysninger ex. ifm. bogføringer og kontrol. Nemmere at søge en hel familie med delsager frem.

Letter overdragelse af sag til ny rådgiver eller anden DUBU kommune

Bedre dokumentation og overblik, som giver bedre grundlag for arbejdstilrettelæggelse, herunder opfølgning, videndeling eller oplæring.

Overordnede mål for DUBU Gevinster/fordele pr. interessent

1. Mere systematik i sagsbehandlingen

Forventedevigtigste fordele/gevinster

1

Eksempel fra arbejdsredskabet

10

I trin 2 og 3 definerede vi gevinstindikatorer,forudsætninger, metode og mulig baseline for hvert DUBU mål

Overordnede

mål for DUBU No. Gevinstindikator

Forudsætninger i relation til DUBU

Metode til måling af gevinstindikator

Mulig baselineGevinstejer

(rolle)1.1 X% af rådgiverne oplever

pr. M1, at der arbejdes mere ensartet sammenholdt med M0.

Processerne i DUBU understøttes af ICS metoden og rådgiverne bliver guidet gennem sagsforløbet.

Spørgsmål der kan stilles til rådgiverne:

A: I hvor høj grad vurderer du (på en skala fra 1-5), at der er ensartethed i sagsbehandling i forhold til børnefaglig undersøgelse og handleplan?

B:I hvor høj grad vurderer du (på en skala fra 1-5), at der er ensartethed i sagsbehandling i forhold til ressourceforbrug?

C: hvor høj grad vurderer du (på en skala fra 1-5), at der er ensartethed i sagsbehandling i forhold til fordeling/overlevering af sager.

Anvende samme forslag til spørgsmål som i metode

B&U chef/ teamleder

Gevinstindikator og metode til måling

1. Mere systematik i sagsbehandlingen

Eksempel fra arbejdsredskabet

Formulering af fremtidig gevinstindikator og forudsætninger

Formulering af metode/kilde til måling og baseline

2 3

11

I trin 4 beskrev vi nødvendig ændret adfærd og forslag til forandringsaktiviteter pr. gevinstindikator

KOMBIT / DUBU

Overordnede

mål for DUBU

No. GevinstindikatorHvad skal vi gøre af

nyt?Hvad skal vi gøre

bedre?Hvad skal vi stoppe

med?

Forslag til aktiviteterProces/metode

Organisation (roller, ansvar, styring)

Mennesker (Uddannelse, adfærd)

1.1 X% af rådgiverne oplever pr. M1, at der arbejdes mere ensartet sammenholdt med M0.

Arbejde systematisk efter samme metode og anvende DUBU funktionaliteten efter hensigten.

Integrere service niveau og anbringelsesgrundlag i sagsbehandlingen.

Færre print i sagerne ved at rådgiverne har fået et bedre overblik over sagens forløb/dokumenter.

Børnefaglige undersøgelser skal ikke være mere omfattende end formålet tilsiger.

Overlevering af ufuldstændige sager mellem rådgiverne.

At benytte egne skabeloner/blanketter.

Proces/metode:- Implementere og forankre ICS som socialfaglig metode- Kommunikere visionen for anvendelse af ICS- Inkluder DUBU som fast opfølgningspunkt på teammøde. Organisation:- Sikre vedvarende fokus på DUBU og undgå store konkurrerende projekter.- Beskrive superbrugernes rolle/opgave vedr. support til rådgiverne.Mennesker:- Grundig introduktion af nyansatte til DUBU- Undervisning i metoder for at understøtte tænkningen i DUBU- Afholde opfølgningskurser

Forslag til organisatoriske forandringsaktiviteter

1. Mere systematik i sagsbehandlingen

Krav til ændret adfærd og nødvendige forandringsinitia-tiver

4

Eksempel fra arbejdsredskabet

12

Resultatet blev et arbejdsredskab med totalt 13 gevinstindikatorer, som kan synliggøre opnåelse af de ønskede DUBU mål

KOMBIT / DUBU

DUBU mål Gevinstindikator

1. Mere systematik i sagsbehandlingen X% af rådgiverne oplever pr. M1, at der arbejdes mere ensartet sammenholdt med M0.

Pr. M1 foreligger rettidigt udarbejdet børnefaglig undersøgelse i X % af de sager, hvor en børnefaglig undersøgelse er påkrævet

Pr. M1 foreligger rettidig opfølgning på handleplanens mål i X % af alle sager med handleplaner

2. Integration af økonomiske og socialfaglige overvejelser X% af rådgiverne vurderer, at de pr. M1 i højere grad og nemmere kan sammenholde faglige overvejelser med serviceniveau og økonomi ift. M0.

Mindre tid brugt pr M1 på at afsøge oplysninger ved gennemførelse af kvalitetskontrol og økonomiopfølgning ift. M0

3. Bedre matchning af behov og tilbud X % flere sager set ud fra det samlede antal sager lukkes i M1 i forhold til M0 med baggrund i at målene i handleplanen er opfyldt

Fald på X % pr M1 ift. M0 i anbringelsessager, hvor der skiftes tilbud inden for de første X mdr. fra tilbuddet er påbegyndt ift. samlede antal sager.

4. Lette den administrative byrde for sagsbehandlerne X% af DUBU-brugerne har pr. M1 lettere adgang til ajourførte og valide data ift. M0.

X % af DUBU-brugerne har pr. M1 et bedre overblik over sagsmængde og arbejdsopgaver ift. M0.

5. Nemmere tværgående samarbejde mellem offentlige myndigheder

Rådgiverne bruger mindre tid i M1 på indberetning til offentlige myndigheder som Ankestyrelsen og Danmarks Statistik sammenholdt med M0.

Rådgiverne og det administrative personale bruger mindre tid i M1 på at modtage, overføre og videresende sager til/fra andre kommuner ift. M0.

6. Bedre ledelsesinformation til planlægning og styring af indsatsen

I M1 er andelen af overholdte tidsfrister steget med X % ift. år M0 for hhv. afklaring, børnefaglig undersøgelse og opfølgning.

I M1 oplever teamleder bedre overblik over de enkelte medarbejderes arbejdspres ift. M0.

13

Næste trin var, på tværs af kommunerne, at få valgt de 3 KPI’er, som kommunerne ønsker at arbejde med først

14

Da de 3 gevinstindikatorer var valgt, ønskede kommunerne hjælp til at udarbejde et spørgeskema og komme i gang

1. Mere systematik i sagsbehandlingen

X% af rådgiverne oplever pr. M1, at der arbejdes mere ensartet sammenholdt med M0.

1

4. Lette den administrative byrde for sagsbehandlerne

X % af DUBU-brugerne har pr. M1 et bedre overblik over sagsmængde og arbejdsopgaver ift. M0.

2

6. Bedre ledelses- information til planlægning og styring af indsatsen

M1 er andelen af overholdte tidsfrister steget med X % ift. år M0 for hhv. afklaring, børnefaglig undersøgelse og opfølgning.

3

DUBU mål Valgte gevinstindikatorer

KOMBIT vender tilbage med anvisning på, hvordan man i DUBU kan trække data ud af DUBU til måling af indikator nr. 3

= spørgsmål til teamleder

15

Vi udarbejdede et spørgeskema til rådgiverne, som kan bruges til baselinemåling

# Spørgsmål 1 2 3 4 5

Emne: Mere systematik i sagsbehandlingen

1 I hvor høj grad vurderer du, at dine kollegaer udarbejder børnefaglige undersøgelser, der ikke er mere omfangsrige end målet tilsigter?

2 I hvor høj grad oplever du, at de børnefaglige undersøgelser kvalificerer de fælles faglige drøftelser, vurderinger og afgørelser, der træffes på jeres teammøder?

3 I hvor høj grad oplever du, at dine kollegaer inddrager teoretisk viden i analyse i børnefaglige undersøgelser?

4 I hvor høj grad oplever du, at den børnefaglige undersøgelse bidrager til rådgiveruafhængige afgørelser - og heraf sikring af ens borgerservice (under hensyn til de individuelle skøn og vurderinger)?

5 Når du i dag får overdraget en igangværende sag, i hvor høj grad oplever du, at det er nemt at få overblik og arbejde videre med sagen?

6 I hvor høj grad oplever du, at ledelsen understøtter dig i at fastholde fokus på anvendelsen af DUBU, herunder ICS?

7 I hvor høj grad oplever du, som leder, at der arbejdes systematisk og ensartet i dit team?

Emne: Lette den administrative byrde for sagsbehandlerne1 I hvor høj grad oplever du, at du har overblik over dine opgaver?2 I hvor høj grad oplever du, at du arbejder indenfor de angivne tidsfrister (lovgivning og lokalt)?3 I hvor høj grad vurderer du, at du nemt kan skaffe dig et overblik over sager, du har fået overdraget fra

andre rådgivere (internt og fra andre kommuener)? 4 I hvor høj grad oplever du, at du har overblik over hvor i sagsprocessen, dine sager befinder sig?5 I hvor høj grad oplever du, at du har overblik over hvilke samarbejdspartnere der relaterer sig til de enkelte

sager?6 I hvor høj grad oplever du, som leder, at du har et overblik over teamets sager (overskredne tidsfrister,

udestående opgaver, økonomi)?

Svar (sæt kryds) på skalaen fra 1-5 Vi beder dig venligst besvare nedenstående spørgsmål:

Hvor 1 = slet ikke og 5 = i høj grad

DUBU spørgeskema xxxx

KOMBIT / DUBU

Og et opsummeringsark for ledelsen

16

Udfyldes f.eks. om morgenen den første dag på

slutbrugerkursetF.eks maj

2014F.eks maj

2013F.eks sept.

2013

17

• Spørgeskemaet gives til hver respondent

• Spørgeskema udfyldes i fokusgruppe

• Spørgeskema udfyldes vha. online målingsværktøj

Spørgeskemaet kan anvendes på flere måder, så det passer til kommunens størrelse og behov

• Gratis udgave:

• 10 spørgsmål, 100 svar pr. undersøgelse

• Betalbar udgave:

• 3000 kr. /år, ubegrænset antal spørgsmål og svar, data overførsel til excel

Et eksempel på et muligt værktøj