Upload
prosjekt-2013
View
437
Download
8
Embed Size (px)
DESCRIPTION
Citation preview
Helse Sør-Øst RHFGode og likeverdige helsetjenester til alle som trenger det, når de trenger det, uavhengig av alder, bosted, etnisk bakgrunn, kjønn og økonomi.
En praktisk tilnærming til gevinstrealisering
Prosjekt 2012 - 10.10. 2012
Knut HellwegeSpesialrådgiver Gevinstrealisering
Teknologi og eHelse
Dette er Helse Sør-Øst • 7 sykehusområder - 10 helseforetak
– Akershus universitetssykehus HF– Oslo universitetssykehus HF– Sunnaas sykehus HF– Sykehuset i Vestfold HF– Sykehuset i Innlandet HF– Sykehuset Telemark HF– Sykehuset Østfold HF– Sørlandet sykehus HF– Vestre Viken HF– Sykehusapotekene HF
• Helse Sør-Øst RHF sørger for spesialisthelsetjenester til 2,7 millionermennesker i regionen
• Helse Sør-Øst RHF eier 10 helseforetak (=foretaksgruppen)
• Det arbeider til sammen 70.000medarbeidere i helseforetakene
• Samlet budsjett for foretaksgruppen er omlag 60 milliarder
Gode og likeverdige helsetjenester til alle som trenger det, når de trenger det, uavhengig av alder, bosted, etnisk bakgrunn, kjønn og personlig økonomi
Innsatsområder
1. Pasientbehandling2. Forskning3. Kunnskapsutvikling og
god praksis4. Organisering og utvikling
av fellestjenester5. Mobilisering av
medarbeidere og ledere6. Bærekraftig utvikling
gjennom god økonomistyring
Resultatmål og effektmål
Avhengighet
Håndsopprekning…
• Hvor mange av dere er, • eller har vært,• prosjektdeltaker eller• prosjektleder?
Håndsopprekning 2
• Tenk deg veldig godt om:
• På ett eller flere av de• prosjektene du har deltatt • i, - vet du at (alle)• gevinstmålene/effektmål• er oppnådd 85% eller• bedre ?
Årsaker ? (forarbeid-gjennomføring-etterarbeid)
• Gevinstene kommunisert ?
• En god interessent-analyse som ble fulgt opp ?
• Planlagt tiltak/aktiviteter ift endringsledelse ?
• Gap analyse med fra ”nå” til ”fremtidig” situasjon ift virksomhet og prosess- utvikling ?
• Realistiske gevinster (kategori/tid/volum) ?
• Gevinstavtale ?
• Styring på gevinstuttaks-risiko ?
• Gjennomført systematiske målinger ?
Faktagrunnlag• (Kun) 27% av gevinstene oppgitt i kost/nytteanalysen oppnås
(J. Ward m flere 2006: Basert på 60 store engelske organisasjoner, 3 års forskning, med mer)
• Hele tre av fire it-prosjekter som settes i gang i Norge oppnår ikke gevinstmålene for prosjektet(foretatt av Synovate for konsulentfirmaet Devoteam Davinci blant et utvalg på omlag 200 beslutningstakere involvert i it-prosjekter i offentlig og privat sektor i 2010).
• ”Det var kun 5 % som var helt enig og 25 % som var noe enig i at foretaket har god kompetanse på gevinstrealisering”.(Norsk senter for elektronisk pasientjournal (NSEP): EPJ Monitor, Årsrapport 2008, Oversikt over utbredelse og bruk av IKT i helsetjenesten)
• Halvparten av omstillinger som iverksettes i arbeidslivet, mislykkes på et eller annet tidspunkt i prosessforløpet (Clegg & Walsh, 2004; Kramer, Dougherty, & Pierce, 2004)
”den store sammenhengen”
Ressurser
Tid
Prosjekt
”linjen” (IKT)”linjen” (klinisk)
HSØ’s gevinstrealiseringsparaply
HSØ’s tilnærming
1.Tydeliggjøring av endringsbehovet med forventede
gevinster
2.Vurdere nå-
situasjon opp mot ønsket situasjon
og definere nullinje og
måleparametre
3.Gjennomføre
endringen
4.Måle og rap-
portere i forhold til besluttede
gevinster med referanse til klar
nullinje
PTO-modellen
Teknologi(arbeids-)Prosesser
Organisasjon
Hvis vi ikke vet hvor vi er, -hvordan vet vi da hvor vi skal gå ?
?
?
?
?
Her er en påstand:
Ingen interessent, - ingen gevinst!
• Et individ, en gruppe eller en organisasjon (eller deler av en organisasjon) med interesser i, og som er opptatt av utfallet tiltaket/prosjektet. Ulike interessenter med ulike roller vil være opptatt av forskjellige forhold
Interessent
• Hvilke sentrale forhold som interessenten er opptatt av . Det kan f.eks være avgjørende viktig ting som : systemets funksjon, utvikling, forvaltning eller drift, herunder ytelse, stabilitet, informasjonssikkerhet, integrasjoner med mer
”Opptatt av”
• Synspunkt er en samling av beslektete forhold/ting som interessenten er opptatt av. Et synspunkt er det som er sett fra et ståsted.
Synspunkt
• Beskriver hvilket ståsted vedkommende har. Et synspunkt er det du ser, et ståsted er der du ser fra - utsiktspunktet eller perspektiv som avgjør hva du ser
Ståsted
Interessent-tilnærming i TOGAF*
*The Open Group Architecture Framework (TOGAF) version 9
Rubiks kube sett fra 3 ”Viewpoints”• F.eks Helsepersonell
(”ser” blå, rød, gul)
• F.eks IT-personell (”ser” oransje, hvit og grønn)
• Balansering av interessentenes ønsker og behov.
Gapanalyse
Tre kjernespørsmål:
• Hva er det vi ønsker å oppnå?– Fastsette gevinstområder og gevinstmål
• Hvordan vet vi at en endring er en forbedring?– Hva kan vi måle på? Kvantitativt og
kvalitativt?
• Hva må vi igangsette av tiltak for å nå målet?– Hva skal vi slutte med?– Hva skal vi endre/gjøre bedre?– Hva skal vi begynne med?
Om endringsprosesser og potensielle ”negative” gevinster…
• Hvordan få med de ansatte i endringsprosesser (Albrecht, 1985):– Vi må påvirke deres oppfatning av forandringen, få
dem til å se at det er noe å hente i den.
”Den beste måten å få folk til å akseptere en forandring på, er å sørge for at forandringen er en forbedring også for dem, slik de ser den.”
– Dette kan bety å modifisere forandringen eller å gjøre kompromisser i gjennomføringsfasen.
– Det kan også innebære å utvikle realistiske forventninger til deres reaksjon.
Både økonomiske og ikke-økonomiske gevinster, - for å tilfredsstille alle interessentene
Forhold som ikke kan måles direkte, kan evt måles indirekte. Kan det ikke måles, skal det ikke tas med som en gevinst.
Om måleparametere og målinger…• Selve prosessen med å finne måleparameterne er
verdifull fordi den bidrar til eierskap og forpliktelser ift tiltak og aktiviteter.
• Alle avskygninger: – Fra estimater – via ad hoc-målinger – til
kvalitetsikrede datauttrekk– kartlegg fordeler/ulemper de forskjellige
metodene. Vær tydelig på valget og konsekvensene av dette. (tidsforbruk, nøyaktighet, kostnader ved valget etc)
”Syre-testen”:Har vi en eller flere målinger som dekker hver enkelt av interessentene, -og er målingen(e) relevante for disse?
Nå-situasjonen vil være forskjellig….
Dagens: Klinikk 1A – D – E
Endring: Klinikk 1– D– E+B
+C
Dagens: Klinikk 2A – B – E
Endring: Klinikk 2– E
+C
Dagens: Klinikk 3A – B – C - F
Endring: Klinikk 3-F
Felles nytt mål: Arbeidsprosesser: A – B – C
Kommunikasjon: Hva må vi igangsette av tiltak for å nå målet?
1. Hvilke arbeidsoppgaver skal vi slutte med?
2. Hvilke arbeidsoppgaver skal endres?
3. Hvilke arbeidsoppgaver er nye?
Eierskap og forpliktelser med mer …• Hvilke foretningsprosesser blir påvirket?
– Hvem ”eier” disse prosessene, og har vedkommende eierskap og ikke minst har den/de forpliktet seg til endringen ?
• Hva må til av aktiviteter/tiltak for at disse prosessene skal kunne endres?– Hvem utfører disse aktivitetene, og når ?– Har de forpliktet seg til dette ?– Hvem kontrollerer at aktivitetene er utført?
• Hvordan påvirker vi kultur, adferd og holdninger ifm endringen?
”Gevinstbudsjett” og ”gevinstregnskap” både for alle økonomiske og ikke-økonomiske gevinster
Rapportering: når/hvor ? • Hvor ofte skal det rapporteres?• Hvem skal det rapporteres til?• Har de det rapporteres til , ansvar og
myndighet til å korrigere kursen?
• Blir den ”gode historien” fortalt?– Og til hvem ?
• Feirer dere de gode historiene? – og retter dere (dvs: gjør om igjen eller
korrigerer kurs) i forhold til det som gikk galt?
Noen ”øyeblikksbilder” fra vår metode/modell…
Program og prosjektmetode –Integrert gevinstrealisering
Første identifisering av gevinster
i prosjektforslaget
Oppdatere gevinster i prosjektforslaget
Etablere gevinstavtaler
B3B2
Behovs-/idéfase
B4 B5
Foranalyse-/konseptfase
Planleggings-/forprosjektfase
GjennomføringsfaseDrifts / gevinst-realiseringsfase
B7B6
Ibruk-takelsefase
B8
Pilotfase
B1
Utarbeide gevinstrealiserings-
plan
Utarbeiderisikoanalyse for gevinstrealisering
Rapportere pågevinstrealiserings-
potensial
Utarbeide gevinstrealiserings-
plan
Utarbeiderisikoanalyse for gevinstrealisering
Rapportere pågevinstrealiserings-
potensial
Prosjekteier utarbeider sluttrapport
gevinstrealisering
Linjen måler og følger opp
definerte gevinster
Følge opp gevinstporteføljen
Prioritere bl.a. på bakgrunn av
gevinster
Nettverkstreff i forkant av Prosjekt 2012:
For-seminar 9. oktober 2012 i Oslo,19.10 - 19.40
Erfaringer fra innføring av Porteføljestyring i Helse
SørØst v/ Inger-Marie Finborud, Helse Sør-Øst RHF
Rollefordeling: HSØ Gevinstrealiseringskonsept
To typer risiko…
Prosjektrisiko
Gevinstrisiko
Eksempel på tiltak: Gevinstoppfølging - Risikovurdering av gevinstuttak -”Hva kan hindre oss i å få tatt ut gevinstene?”
• Eksempler:– Det er ikke tilstrekkelig eierskap og
forpliktelser til effektene ift linjeledelsen (RHF/HF) som skal realisere gevinstene
– Motstand i organisasjonen av de som opplever en negativ endring av egen arbeidssituasjon (blant annet når arbeidsoppgaver blir vesentlig endret eller ved avvikling av stillinger når arbeidsoppgaver opphører)
– Løsningen som prosjektet leverer tilfredsstiller ikke kravene til ordinær drift i linjen (for eksempel så støtter den ikke de kliniske prosessene som den skulle støtte)
– Løsningen er ikke teknisk stabil, har ikke god nok ytelse, eller tilfredsstiller ikke andre krav til løsningen (f.eks informasjonssikkerhet)
HSØ har utarbeidet 7 eLæringsmoduler i GevinstrealiseringInteressentanalyse
Gevinstavhengighetsmatrise
Gode råd med faglig forankring
Metodekunnskap:Prosesskartlegging
Understøtter reell problemløsning
Systematikk og verktøyunderstøttelse
Anbefaling:• Absolutt minimum 3-5 % av
programmet/ prosjektets totale timeantall, avsettes til gevinstplanlegging:
– nedbryte prosjektets effektmål til relevante gevinstområder.
– identifisere konkrete økonomiske og kvalitetsmessige målepunkt innenfor hvert gevinstområde, herunder måltall for gevinster.
– fasilitere arbeidet med å identifisere relevante og realistiske gevinster
– utarbeide gevinstplaner i samarbeid med linjen
Målrettet og systematisk gevinstrealisering• Interessentanalyse
• Skape endringsberedskap i organisasjonen
• Prosessmodellering (nå og fremtidig situasjon)
• Realisme i gevinstpotensialet gjennom forpliktelser ift linjeorganisasjonen
• Styring på både prosjektrisiko og gevinstrisiko
• Systematisk oppfølging (målinger) av fastlagte krav
Nyhetsbrev og sosiale medier: www.helse-sorost.no/sosialemedier