DVS NAMEJS jaunumi · 2018-11-01 · Semināra sākums 10:20 • Dienas kārtība: •Dažādas jaunās iespējas; •Modulis Sanāksmes un balsošana; Lietu modulis; •Arhīva modulis

DVS NAMEJS jaunumi

2018.gada 1.novembrī

Semināra sākums 10:20

• Dienas kārtība:

• Dažādas jaunās iespējas;

• Modulis Sanāksmes un balsošana;

• Lietu modulis;

• Arhīva modulis

• Klasificēto dokumentu apstrāde

• DVS Namejs un ERP Horizon integrācija ar personāla datiem un dokumentiem

• Jautājumi un atbildes

• Sarunas pie kafijas tases

Semināra laikā tiks fotografēts AS RIX Technologies publicitātes vajadzībām.

3

Uzlabojumi uzdevumu koka attēlojumā

Uzlabojumi uzdevumu koka attēlojumā

• Attēlojums uzdošanas secībā

• Tiek attēloti uzdevumu komentāri

4

• Uzdevumu kārtošana pa cikliem

• Iespēja uzdevējam vienlaicīgi atcelt visus nesekmīgā cikla vēl neizpildītos uzdevumus un apakšuzdevumus

6

Kvalitātes pārbaude

Kvalitātes pārbaude

• Mērķis - pārbaudīt, vai dokuments noformēts atbilstoši dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas prasībām

• Tiek automātiski ģenerēts pirms parakstīšanas uzdevuma

7

8

Grupu uzdevumi

9

Uzdevums katram grupas dalībniekam

Grupa Juristi

Uzdevums VIZĒT

Izpildītājs

Pēteris

Uzdevumi VIZĒT

Izpildītājs

Jānis

Pēteris

Juris

Jānis Izpildītājs

JurisIzpildītājs

Jāveido uzdevums katram Redzami portāla blokā Aktuālie uzdevumi, šķirklī Uzdevumi

Grupu uzdevumi Uzdevums grupai – vienam dalībniekam no grupas

Grupa Juristi

Uzdevums VIZĒT

Izpildītājs

Paņemt izpildei Jānis

Uzdevums VIZĒT

Izpildītājs

Jānis

Pēteris

Juris

Jāveido uzdevums katram Redzami šķirklī Uzdevumi

Uzdevums grupai – vienam dalībniekam no grupas

Grupu izveides veidi

Uzdevumu izpildītāju grupu veidošana

Izvēloties konkrētas personas

Jānis

Pēteris

Juris

Norādot konkrētas amatu pozīcijas

Dažādas jaunās iespējas

Uzdevumu izpildes apstiprināšana

• Lietotājs pats pie uzdevuma uzdošanas nosaka, vai būs nepieciešama uzdevumu izpildes apstiprināšana

Iekšējo dokumentu aprites plūsma

Plūsma iekļauj dokumenta statusu pārejas: Projekts - Saskaņošana/ Vizēšana -Parakstīšana - Reģistrēts - Izskatīšana - Izpildē - Izpildīts.

- Izmanto iekšējo dokumentu sagatavošanai,

piemēram, iesniegumi, ziņojumi u.c.

- Dokumentus pēc to reģistrācijas iespējams

nodot izskatīšanai, veidot rezolūciju un nodot tālākai

izpildei.

- Darbiniekam, kurš pats sagatavo dokumentu, ir iespējams to parakstīt uzreiz no dokumentu kartiņas (neveidojot uzdevumu)

Uzdevumu izpildes termiņš

1. IZPILDES TERMIŅA APRĒĶINĀŠANAS SCENĀRIJS

Dokumenta kartiņas Dokumenta kontroles bloka laukā Kontroles termiņš nav norādīts kontroles datums. Tiek veidots dokumenta kartiņai tieši pakārtots uzdevums ar veidu Izpildīt.

Rezultāts! Uzdevuma laukā Termiņš noklusētā vērtība tiks aprēķināta pēc formulas: uzdevuma veidošanas datums + uzdevumu veida (ar veidu Izpildīt) konfigurācijā norādītais dienu skaits.

2. IZPILDES TERMIŅA APRĒĶINĀŠANAS SCENĀRIJS

Dokumenta kartiņas Dokumenta kontroles bloka laukā Kontroles termiņš ir norādīts kontroles datums. Tiek veidots dokumenta kartiņai tieši pakārtots uzdevums ar veidu Izpildīt.

Uzdevuma laukā Termiņš kā noklusētā vērtība tiks attēlots dokumenta kartiņā norādītais kontroles termiņš.

Jaunumi ar decembra versiju

- Pazīme uzdevumu un dokumentu sarakstos –

kuri uzdevumi un dokumenti ir apskatīti;

- Pazīmes uzstādīšana prioritārajiem uzdevumiem;

- Vienīgās lietas automātiska piesaiste dokumenta kartiņai

Modulis Sanāksmes

Sanāksmes sagatavošana• Izveido sanāksmi• Pievieno dalībniekus• Veido darba kārtības jautājumus• Pievieno izskatāmos dokumentus• Pievieno lēmuma projektus• Ģenerē darba kārtību• Publicē sanāksmi

Sekretārs Dalībnieki

• Saņem e-pasta notifikācijas par sanāksmi

• Vai no portāla bloka «Aktuālās sanāksmes» atver sanāksmes informāciju

• Iepazīstas ar dokumentiem• Pievieno priekšlikumus

1. Darba kārtības jautājumsLēmumaprojekts

Izskatāmiedokumenti

Priekšlikumi

2. Darba kārtības jautājumsLēmumaprojekts


Priekšlikumi

N. Darba kārtības jautājumsLēmumaprojekts


Priekšlikumi

…

Sanāksmes pamatdati

Sanāksmes norise

Dalībnieki un lomas

Sanāksmes dati

Sanāksmes norise bez balsošanas

Darbs sanāksmes laikā

Pēc sanāksmes

Sanāksmes sagatavošana

Sekretārs

Pirms sanāksmes

Dalībnieki• Iepazīstas ar dokumentiem• Pievieno priekšlikumus

Dalībnieki

• Vada sanāksmi

Vadītājs Sekretārs• Fiksē sanāksmes statusu• Fiksē jautājuma statusu• Protokolē sanāksmi• Fiksē balsošanas rezultātus

Sekretārs

• Iesniedz priekšlikumus• Izskata dokumentus

• Gatavo sanāksmes protokolu

Sanāksmes norise ar balsošanu

Darbs sanāksmes laikā

Pēc sanāksmes

Sanāksmes sagatavošana

Sekretārs

Pirms sanāksmes

Dalībnieki• Iepazīstas ar dokumentiem• Pievieno priekšlikumus

Dalībnieki

• Vada sanāksmi un balsošanu

Vadītājs Sekretārs• Fiksē ziņojumu pie

jautājuma• Nodod priekšlikumus

uz balsošanu

Sekretārs

• Iesniedz priekšlikumus• Balso par jautājumiem

• Ģenerē sanāksmes protokolu

Sanāksmes dokumenti

Tiek ģenerēts no darba kārtības

punktiem

Tiek ģenerēts no ziņojumiem un balsojumiem

Norises forma

Ieviešot sanāksmes

27

• Visi sanāksmē skatītie dokumenti vienuviet

• Caurredzamas un pārskatāmas sēdes, to gaita un pieņemtie lēmumi

• Dalībniekiem ērti redzama sēdes informācija portālā

• Vienkārša sēžu dokumentu – darba kārtību un protokolu – sagatavošana: tie tiek ģenerēti no sistēmas

Lietu pārvaldības modulis

Lietu pārvaldības modulis

- Lietas iedala lietu kategorijās un apakškategorijās;- Lietotājiem iespējams piešķirt tiesības pārvaldīt konkrētas

Lietas vai apakškategoriju lietas;- Dokumentu kartiņā iespējams nodefinēt papildus lietu

ievadlaukus; - Darbinieks, saņemot dokumentu ar uzdevumu, var

dokumentu piesaistīt lietai un aizpildīt dokumentu kartiņā lietas ievadlaukus;

Projektu skatījums vs Lietu pārvaldības modulis

• Hierarhija organizēta projektos un apakšprojektos

• Dokumenti tiek iekļauti apakšprojektos

• Tiesības piešķiramas katram projektam

• Projektam nav papildu atribūtu

• Projektu skatījums • Lietu pārvaldības modulis

• Hierarhija organizēta lietu kategorijās un apakškategorijās

• Dokumenti tiek iekļauti lietās

• Tiesības piešķiramas kategorijai

• Lietai var būt specifiski papildu atribūti

• Lietas dokumentam var būt specifiski papildu atribūti

• Meklēšana pēc dokumenta atribūta

Arhīva modulis

Arhivēšanas process

Aktīvā izmantošana

Arhīvs

Nomenklatūraslietas

Dokumenti

Arhivēšanas lietas

Glabājamās vienības

Īslaicīgā glabāšana

Ilglaicīgā glabāšanā

Nodots Latvijas Nacionālajam

arhīvam

Iznīcināts

Iznīcināšanas akts

XML pakotne

Lietu nodošanas akts

NodošanasAkts LNA


• Veido lietu nodošanas akta projektu• Veido arhivēšanas lietas, iekļaujot

• Visu lietu nomenklatūru• atsevišķus dokumentus

• Izkļauj no arhivēšanas lietām atsevišķus dokumentus• Nodod akta projektu parakstīšanai

Darbinieks


Lietu nodošanas

akts


Dokumenti

Vadītājs

Divpusēja iekšēja parakstīšana

• Iepazīstas ar lietu nodošanas aktu

• Paraksta aktu

• Iepazīstas ar arhivēšanas lietu nodošanas aktu

• Apstrādā arhivēšanas lietās iekļautos dokumentus

• Fiksē un izkļauj iztrūkstošos dokumentus

• Paraksta aktu

Arhivārs


Arhivēšanas akts

Dokumenti

• Dokumenti no aprites tiek pārvietoti arhivēšanas lietā

• Dokumenta statuss «Pieņemts arhīvā»

• Arhivārs veido glabājamās vienības

Pro

jekt

s

Para

kstī

šan

ā

Reģ

istr

ēts

Pie

ņem

ts a

rhīv

ā

Para

kstī

šan

ā

Arhivēšanas akts

Iestādes arhīvs

Nodošana iestādes arhīvā

No

do

ts a

rhīv

ā

Darbinieks

Izsniegšanas pieprasījums

DVS Namejs

• Sagatavo izsniegšanas pieprasījumu

• Paraksta izsniegšanas pieprasījumu

• Nodod izsniegšanas pieprasījumu arhivāram

• Iepazīstas ar pieprasījumu

• Ja dokuments ir pieejams elektroniski, iedod tam piekļuvi

• Ja dokuments pieejams papīrā un nav nepieciešams oriģināls, skenē dokumentu un iedod tā elektronisko kopiju

• Ja nepieciešams papīra oriģināls, organizē tā izsniegšanu uz pieprasīto termiņu

• Kontrolē izsniegto dokumentu termiņu

Arhivārs

DVS Namejs arhīvs, iestādes arhīvs

Izsniedzamie vienumi

Izsniegšana no arhīva

• Veido nodošanas akta LNA projektu• Veido vai piesaista glabājamās vienības• Veido uzskaites un elektronisko dokumentu

dokumentu līmeņa uzskaites sarakstus (pārskati)

• Pārbauda piesaistītos dokumentus• Piesaista vai atsista atsevišķus dokumentus• Nodod akta projektu parakstīšanai


Nodošanas akta LNA projekts

Dokumenti

Vadītājs

• Iepazīstas ar nodošanas akta LNA projektu

• Paraksta aktu

• Paraksta nodošanas akta LNA projektu

LNA

• Dokumenta statuss «Arhivēts »

Pro

jekt

s

Para

kstī

ts

Reģ

istr

ēts

Para

kstī

šan

ā


• Reģistrē nodošanas aktu LNA

• Papīra dokumentus transportē uz LNA

• E-dokumentiem ģenerē reģistru dokumentus nodošanai Valsts vienotajai arhīvu informācijas sistēmai

ArhivārsArhivārs


Nodošana LNA

• Veido iznīcināšanas akta projektu• Veido arhivēšanas lietas• Iekļauj arhivēšanas lietu• Izkļauj no arhivēšanas lietām atsevišķus

dokumentus• Nodod akta projektu parakstīšanai

Darbinieksvai

Arhivārs




Dokumenti

Vadītājs

Divpusēja iekšēja parakstīšana

• Iepazīstas ar iznīcināšanas aktu

• Paraksta aktu

• Iepazīstas ar iznīcināšanas aktu

• Pārbauda dokumentus

• Paraksta aktuArhivārs



Dokumenti

• Dokumenta statuss «Apstiprināts iznīcināšanai»

Pro

jekt

s

Para

kstī

šan

ā

Reģ

istr

ēts

Para

kstī

šan

ā Iznīcināšanas akts

• Uzdevums «Iznīcināt»

Arhivārs

• Dokumenta statuss «iznīcināts»

Iznīcināšana

• Veido glabājamo vienību iznīcināšanas akta projektu

• Iekļauj glabājamās vienības• Nodod akta projektu saskaņošanai un

parakstīšanai

Glabājamo vienību iznīcināšanas

akts

Vadītājs

• Iepazīstas ar glabājamo vienību iznīcināšanas aktu

• Paraksta aktu

Arhivārs

Pro

jekt

s

Sask

aņo

šan

ā

Para

kstī

šan

ā Glabājamās vienības

• Izvērtē glabājamo vienību iznīcināšanas akta projektu

• Saskaņo akta projektu

Ekspertu komisija


akts


akts

• Saskaņo glabājamo vienību iznīcināšanas aktu

LNA


akts

Para

kstī

ts

• Dokumenta statuss «Apstiprināts iznīcināšanai»

Reģ

istr

ēts

• Uzdevums «Iznīcināt»

Arhivārs

• Dokumenta statuss «iznīcināts»

Glabājamo vienību iznīcināšana

Lietvedība klasificētai informācijai

Klasificētā informācija

Kā un kur reģistrēt klasificētu informāciju?

Vispārējā lietvedība Sevišķā lietvedībaDienesta

vajadzībām

Sevišķā lietvedībaValsts noslēpuma

objekts

IEROBEŽOTA PIEEJAMĪBA

DIENESTA VAJADZĪBĀM

KONFIDENCIĀLI

SLEPENI

SEVIŠĶI SLEPENI

Lietotāji

Ierobežota pieejamība

Dienesta vajadzībām

Valsts noslēpuma objekts

Strādā visi iesaistītie darbinieki

Strādā visi DViesaistītie darbinieki

Strādā tikailietveži

Klasificētas informācijas apstrāde

Saņemšana un nosūtīšana

Reģistrācija

KopdarbsPievienotās

datnes

Parakstīšana ar e-parakstu

Parakstīšana ar sistēmas parakstu

Kopiju veidošana Deklasificēšana

Iznīcināšana

IP informācijas apstrāde


Reģistrācija


datnes




Iznīcināšana

Ierobežota pieejamība

DV informācijas apstrāde


Reģistrācija


datnes




Iznīcināšana

Dienesta vajadzībām

VNO informācijas apstrāde


Reģistrācija


datnes




Iznīcināšana

Valsts noslēpuma objekts

Klasificētā lietvedība DV

DV pamatprincipi un konfigurācija

Noteikta šāda mapju struktūra:

∟ Saņemtie DV

∟ Nosūtāmie DV

• Sistēmā strādā visi DV iesaistītie darbinieki

• Sistēmā tiek saglabātas arī dokumentu datnes

DV Dokumenta saņemšana

Lietvedis Vadītājs Iestādes darbinieks

DV Dokumenta nosūtīšana

Lietvedis Vadītājs Iestādes

darbinieks Vizētāji

Sevišķā lietvedība VNO

VNO mapju konfigurācija

Rekomendēta šāda mapju struktūra:

∟Korespondence (konfidenciāli)

∟Saņemtie

∟Nosūtāmie

∟Korespondence (slepeni)

∟Korespondence (sevišķi slepeni)

∟Rīkojuma dokumenti (konfidenciāli)

∟Pavēles

∟Rīkojumi

∟Rīkojuma dokumenti (slepeni)

∟Rīkojuma dokumenti (sevišķi slepeni)

• Ja iestādei VNO dokumentu mazāk par 250 gadā, var šīs mapes apvienot.

• Sistēmā strādā tikai lietvedis.

• Datnes sistēmā netiek glabātas.

250

VNO Dokumenta saņemšana

Lietvedis Vadītājs IzpildītājiLietvedis Lietvedis

VNO Dokumenta nosūtīšana

Vadītājs Izpildītājs Lietvedis

Slepenības pakāpes pārskatīšana

Vadītājs Lietvedis Lietvedis

Pārskatīšana saskaņā ar

procesu

Informācija no dokumenta

autora Deklasificē

Daļējideklasificē

Pagarinatermiņu

Maina slepenības

pakāpi

Klasificētās lietvedības procesi

Kopijas izsniegšanas process

Kopiju pieprasa iestāde Kopiju pieprasa darbinieks

• Reģistrē DV/VNO kopijas pieprasījumu

• Atrod DV/VNO• Sagatavo kopiju

• Reģistrē DV/VNO kopiju

• Nosūta DV/VNO kopiju

• Sagatavo pavadvēstuli

Sistēmā

Ārpus sistēmas

Sistēmā

Sistēmā

Ārpus sistēmas

Kopijas pieprasījums

Kopija

Nosūtāmā pavadvēstule

• Reģistrē DV/VNO kopijas pieprasījumu

• Atrod DV/VNO• Sagatavo DV/VNO kopiju

• Reģistrē DV/VNO kopiju• Reģistrē DV/VNO kopijas atgriešanu

Sistēmā

Ārpus sistēmas

Sistēmā

Kopijas pieprasījums

Kopija

Dokumenta iznīcināšana

Vadītājs

Ārpus sistēmas• Fiziski iznīcina

dokumenta eksemplārus, kopijas un dokumentu

Ārpus sistēmas• Pieņem lēmumu par

dokumentu iznīcināšanu• Paraksta dokumentu

iznīcināšanas aktu

Lietvedis

• Reģistrē pamatojuma dokumentu

• Sagatavo sarakstu ar iznīcināmajiemdokumentiem

Lietvedis

Arhivēts

Citas iestādes

Ārpus sistēmas• Sagatavo dokumentu

iznīcināšanas aktu

• Atzīmē iznīcināšanas faktu

Nearhivēts

Ārpus sistēmas

• Informē pārējos DV/VNO turētājus

62

Integrācijas

Uzņēmumu reģistra atvērtie dati

1. Sinhronizācija norādītajai datu kopai:

• TPI

• PPI

• JP (AS, SIA, utt)

2. Aktualizē datus:

• Nosaukums

• Adrese

Priekšnosacījums - sakārtoti esošie kontakti:

• Apvienoti dublikāti

• Ievadīti reģistrācijas numuri

Datu apmaiņa ar Visma Horizon

VISMA Horizon

integrācija ar

dokumentu

vadības sistēmu

NAMEJS

65

Vita VieseRolands Jaunalksnis

Nodrošināt automatizētu starpsistēmu datu apmaiņu, lai uzlabotu

biznesa procesus un izvairītos no atkārtotas datu ievades.

Mērķis

VISMA HorizonNAMEJS

66

H

O

R

I

Z

O

N

R

E

S

T

Struktūrvienības

Darbinieki

Prombūtnes

Struktūra, darbinieki, prombūtnes, klasifikatori

Personāla rīkojums

Personāla rīkojumu dati saskaņošanai, parakstīšanai

Rīkojuma statuss, numurs, datums / dzēšana vai anulēšana

Aktuāla lietotāju informācija

Iesniegumi Brīvas formas pieteikums

Pabalstu, piemaksu iesniegumi

1

2

3 Klienti

Klienti, rēķini

Līgumi Līgumu, klientu kartiņas

Rēķinu, klientu kartiņas

Rīkojumu dokumenti

67

Rīkojuma izdruka

RēķiniKlienti4

Klienti, līgumi

No Horizon uz NAMEJS automātiski tiek nodota aktuālā informācija:

1. ĒRTI – labot datus

2. VIENKĀRŠI – pieņemt jaunu darbinieku

3. SAPROTAMI – darbinieku prombūtnes vadīt vienuviet

Darbinieki un prombūtnes

68

1

Personāla informācijas sinhronizācija ar Horizon

69

Fiziska persona

Darbinieks

Prombūtne

Amata pozīcija

Struktūra

Lietotājs

Kā tas izskatās dzīvē?

70

Abas sistēmas strādā nepārtrauktā MIJIEDARBĪBĀ, papildinot viena otru:

1. NAMEJS sagatavo iesniegumu

2. Horizon saņem iesniegumu un veido rīkojumu

3. NAMEJS apstrādā saņemtos rīkojumus

4. NAMEJS nodod Horizon statusu

5. Horizon saglabā rīkojumu numuru un datumu

Iesniegumi un personāla rīkojumi

71

2

Personāla dokumentu apmaiņa ar Horizon

72

Komandējuma iesniegums

Personāla rīkojuma datiPersonāla rīkojums

Personāla rīkojuma statuss

Pabalstu, piemaksu iesniegumi

Kā tas izskatās dzīvē?

73

Tālākie plāni

74

No NAMEJS uz Horizon automātiski tiek nodota aktuālā informācija:

1. ĀTRI – jauni klienti jāpievieno tikai vienā sistēmā

2. ĒRTI – pievienot līgumu vajag tikai vienreiz

Klienti un līgumi

75

3

No NAMEJS uz Horizon automātiski tiek nodota aktuālā informācija:

1. EFEKTĪVI – jauni klienti jāpievieno tikai vienā sistēmā

2. PATĪKAMI – ka rēķini nav atkārtoti jāpievieno divās vietās

Klienti un rēķini

76

4

Ieguvumi

Laika ietaupījums

Ievadot datus vienā informācijas

sistēmā, tie automātiski tiek izmantoti

citā bez dubultas datu ievades.

Informācijas precizitāte

Minimizēts informācijas

pazaudēšanas risks.

Efektivitāte

Darbinieki manuālas datu ievades

vietā var nodarboties ar vērtīgākiem

uzdevumiem.

Aktuāli dati

Informācijas sistēmās dati mainās

vienlaicīgi un tas notiek automātiski.

Mazāk kļūdu

Aizvietojot manuālu darbu ar

automātiskiem procesiem, samazinās

kļūdu skaits.

Drošība

Palielinās informācijas sistēmu

drošība.

3 soļi līdz rezultātam

1Konkrētā klienta procesu izpēte un prasību definēšana

2Vienošanās par cenu un izpildes laiku

3Risinājuma piegāde, konfigurācija, ieviešana un lietošanas uzsākšana

SIA “VISMA Enterprise”

Sporta iela 11, Rīga

[email protected]. 67116211

A/S “RIX Technologies”

Blaumaņa iela 5a-3, Rīga

[email protected]

T. 67142999

78

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

Jautājumi un atbildes

?

Integrēti risinājumi Profesionāls atbalsts Pastāvīga pilnveidošana

80

www.rixtech.lv | [email protected]

Tel.: +371 67142990 | Blaumaņa iela 5a-3, LV-1011, Rīga, Latvija

Documents

DVS NAMEJS jaunumi · 2018-11-01 · Semināra sākums 10:20 • Dienas kārtība: •Dažādas jaunās iespējas; •Modulis Sanāksmes un balsošana; Lietu modulis; •Arhīva modulis