Upload
lynhan
View
215
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
E-handel på DTU
– Succes eller fiasko?
2
Om DTU og Indkøb
33
DTU – Forskning, Innovation og Uddannelse siden 1829
Risø Campus
Lyngby CampusSCION-DTU campus,
Hørsholm
Lindholm
DANAHirtshals
Charlottenund slot
Nogle af lokationerne
HøvsøreSilkeborg
Medarbejdere 5.813
10.311
no. 1 i Skandinavien
no. 4 i Europa
no. 28 i verden
Studerende
2007
Fusion
Danmarks Fødevareforskning
Danmarks Transportforskning
Danmarks Fiskeriundersøgelser
2013
Scion DTU
2004
Ranking – Best global universitiesEngineering (U.S. News)
Medarbejdere / Studerende
Danmarks tekniske universitetGrundlagt 1829 af H.C. Ørsted
Organisationen
Koncernindkøb har ansvar for indkøbsprocessen procure-to-pay
Operationelt indkøb foretages i dag decentralt
Koncernindkøb
Underdirektøren for Økonomi og Regnskab
Universitets-direktøren
Strategisk Indkøb
10 medarbejdere
Strategier udbud og jura Leverandøraftaler Analyse
Operationelt Indkøb
7 medarbejdere
Systemer Brugersupport Indkøb > 100.000 kr.
Kreditor
6 medarbejdere
Fakturabetaling Inddrivelser Afstemninger Revision
Regnskab
20 medarbejdere
Kontering og moms Kontrol af regeloverholdelse
Indkøbsportefølje
Direkte
Indirekte
2
Indkøbsvolumen
kr. 0
kr. 500
kr. 1.000
kr. 1.500
kr. 2.000
kr. 2.500
kr. 3.000
kr. 3.500
2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015
501
870
1.114 1.278 1.338
1.653
1.986 1.939 1.928
119
230
246
239 320
528
452
789 924
620 mio.
1.100 mio.
1.360 mio.
1.517 mio.
1.658 mio.
2.181 mio.
2.438 mio.
2.728 mio.2.852 mio.
Mio. kr.
Indkøb af varer og tjenesteydelser plus udgifter til off. Instanser Anlægsinvesteringer
DTU’s indkøb genererede i 2015:
130.000 fakturaer
41.000 rejseafregninger
Om e-handel
Virkeligheden anno 2008
- DTU vokser og indkøbsbudgettet stiger
- Mangel på aftaler og koordinering af indkøb
- Statens Indkøbsprogram introduceres i 2006
- Koncernindkøb etableres i 2007
- Store problemer med de centrale IT-systemer (fakturabetaling)
- Bølge af selvbetjeningssystemer (rejseafregning, indkøb, HR, m.v.)
E-handelsprojektet
2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016
Oprindelige Argumenter:
- En indgang til indkøb
- Elektronisk varehus
- Effektivt værktøj til styring af indkøbsprocesser
- Fakturamatch
- Strømlining af indkøbsprocessen
- Understøtte brugen af indkøbsaftaler
Foranalyse Udbud
Opsætning
Tilretninger
test
Idrift : Mål for systemanvendelse : 80%
Systemanvendelse
15%21%
28% 31% 30% 30% 29% 30% 29% 29% 29% 29% 32% 31% 30%
85%79%
72% 69% 70% 70% 71% 70% 71% 71% 71% 71% 68% 69% 70%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
2012 2013 2014 2015 Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec
E-handel Udenfor e-handel
Årstotaler 2015
System
• Fakturamatch på 88%
• Punch-out kataloger
• Betalingskontrakter
Forretning og organisation
• Skriftligt ordregrundlag
• Sparede transaktionsomkostninger
• Køb er forhåndsgodkendt
• Indkøbsdisponering vises ”live” i økonomiopfølgning
• Data og analysegrundlag
Status marts 2016
System
• Katalogsøgning ikke optimal
• Kræver administrativ viden
• Anvisning af ordre
• Understøtter ikke institutternes fokus
Forretning og organisation
• Udbud dækker ikke alle behov
• Mangelfuld opfølgning på implementering
• Undervurderet katalogvedligehold
• Højt niveau af ”Maverick buying”
• Selvstændige institutter
• Ingen konsekvens
• Fritekstordre behandles ikke af professionelle indkøbere
Status marts 2016 -
Nødvendigt sporskifte
E-handel
Punch-out katalog
18
Internt katalog
19
20
Visse indkøb er ikke egnet til selvbetjening
Stigende fokus på indkøb
21
DTU Vision: at blive et førende eliteuniversitet
Overordnede mål
22
Vision – Koncernindkøb
DTU’s indkøbsprocesser er enkle, logiske og innovative, og opleves som problemfrie af DTU’s brugere
Koncernindkøb er partner i alle væsentlige anskaffelser
DTU opnår value-for-money i alle indkøb.
23
Pendulet svinger tilbage
24
Centralisering Selvbetjening
Erkendelse: Operationelt indkøb kræver erfaring og videnPILOT 2016: indkøbsopgaven samles på få fuldtidsressourcer
25
6.000 ansatte +500 decentrale indkøbere
6.000 ansatte
50 decentrale rekvirenter
Punch-out
Interne kataloger 31%
Fritekst
Udenom e-handel 69%
Punch-out
Interne kataloger
100%
Interne kataloger
Fritekst
15 centrale indkøbere
I dag:
Vision:
Category Managers
Roadmap
mar apr 2017
Successiv / institutvis implementering
maj jun jul aug sep okt nov dec
Centralisering af køb < 100.000 udenfor rammeaftaler
Centralisering af køb > 100.000 udenfor rammeaftaler
Pilot
Opsætning af institutspecifikke kataloger og punchout
Successiv / institutvis implementering
Overvejelser omkring fremtidens e-handels system
implementering