Upload
nguyenkiet
View
224
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
1 |User Manual Admin SKPD System Absensi Elektronik Finger print
USER MANUAL / PETUNJUK PENGOPERASIAN
SISTEM ABSENSI ELEKTRONIK
BAGI ADMIN SKPD
e-attendance.malangkota.go.id
1. Menu Login
2. Menu Utama
Terdiri dari 3 menu, antara lain :
Menu Laporan, berisi sub menu :
Absensi Pegawai
Perhitungan Tunjangan
Rekap Absensi Bulanan
2 |User Manual Admin SKPD System Absensi Elektronik Finger print
Daftar Hadir
Master Data, berisi sub menu :
Data Pegawai
Master Jadwal
Bobot Jabatan
Transaksi, dengan sub menu :
Absensi Manual Pegawai
3. Menu Laporan
a. Sub Menu Absensi Pegawai
Berisikan data hasil absensi masing-masing PNS perbulan
3 |User Manual Admin SKPD System Absensi Elektronik Finger print
b. Sub Menu Perhitungan Tunjangan
Berisikan form Pengajuan Tunjangan Penghasilan
c. Sub Menu Rekap Absensi Bulanan
Berisikan Laporan Rekap Absensi seluruh PNS di SKPD perbulan
4 |User Manual Admin SKPD System Absensi Elektronik Finger print
d. Sub Menu Daftar Hadir
Berisikan Laporan Daftar Hadir PNS perbulan
4. Master Jadwal
5 |User Manual Admin SKPD System Absensi Elektronik Finger print
Berisikan pengaturan Jam kerja Reguler dan tertentu, dengan mengisikan
nama jam kerja regular dan jam kerje khusus.
Mekanismenya adalah pada menu Data Master Jadwal di pilih tambah data,
kemudian isikan nama jadwal dan pilih hari-hari apa saja yang masuk dalam
jam-jam kerja yang akan diatur. Misal, Nama Jadwal :
“Jam Kerja Reguler1”
Hari-hari kerja yang dipilih dengan memberikan tanda “√” dalam jadwal
adalah senin sampai Kamis, kemudian diisi Waktu Check In dengan nilai
08:00 dan check out diisi dengan nilai 16.00
“Jam Kerja Reguler2”
Hari-hari kerja yang dipilih dengan memberikan tanda “√” dalam jadwal
adalah Jum’at, kemudian diisi Waktu Check In dengan nilai 08:00 dan check
out diisi dengan nilai 16.00 lalu diakhiri dengan pilih tombol simpan, maka
jadwal akan tersimpan ke dalam server.
6 |User Manual Admin SKPD System Absensi Elektronik Finger print
5. Pengaturan Bobot Jabatan
Pengisian bobot jabatan berdasarkan data bobot jabatan PNS yang ada dalam
pengajuan pencairan Tunjangan Penghasilan
Masukkan nilai bobot jabatan kemudian tombol “update bobot jabatan” tunggu
beberapa saat kemudian kembali ke menu pengaturan bobot jabatan, demikian
seterusnya semua data PNS di SKPD juga diisikan nilai bobot jabatannya.
Data bobot jabatan PNS didapat dari daftar Tabel Penghitungan Pengurangan
Penghasilan seperti contoh dibawah ini (di kolom kuning):
7 |User Manual Admin SKPD System Absensi Elektronik Finger print
6. Menu Transaksi, Sub Menu Absensi Manual
Absensi Manual Cek in dan Cek Out, pilih Nama PNS dan bagian bulan serta
tahun, yang datanya akan dientry diikuti dengan menekan tombol “submit”.
8 |User Manual Admin SKPD System Absensi Elektronik Finger print
Isikan di kotak keterangan alasan dilakukannya presensi manual, contoh :
“Mewakili kepala bagian rapat di Dinas Perindag jam 08.00 WIB sampai selesai,
bukti terlampir, jika sudah yakin benar, diakhiri dengan menekan tombol
”proses presensi”.
Bukti pelaksanaan tugas bisa berupa surat tugas, disposisi, undangan atau
memo tugas yang formatnya menyesuaikan dengan kebutuhan SKPD. Contoh
memo tugas dapat dibuat seperti contoh format berikut :
1010 |User Manual Admin SKPD System Absensi Elektronik Finger print
Pengisian status absen Ijin, Cuti, Sakit, DL, dan Tugas belajar
Bukti ijin :
1. Ijin kepentingan pribadi (berupa surat tertulis dari PNS yang mengajukan
ijin kepada Kepala SKPD, demikian juga untuk yang ijin sakit dapat
dilengkapi dengan surat keterangan dari dokter yang memeriksa,
2. Dinas Luar dibuktikan dengan surat tugas dari Kepala SKPD,
3. Ijin Cuti, dibuktikan dengan surat cuti yang telah ditanda tangani atasan.
4. Tugas Belajar dibuktikan dengan surat tugas dari Walikota.
Mencetak Laporan Absensi Per PNS :
1. Pilih Menu Absensi Pegawai
1111 |User Manual Admin SKPD System Absensi Elektronik Finger print
2. Pilih Nama PNS yang akan dicetak Laporan, kemudian pilih bangian bulan
dan tahun, diikuti menekan tombol submit
3. Tekan tombol cetak di bagian atas halaman
Keluar dari Aplikasi e-attendance, tekan tombol nama admin kemudian tekan
tombol sign out
1212 |User Manual Admin SKPD System Absensi Elektronik Finger print
PETUNJUK TEKNIS PENGOPERASIAN MENU PADA MESIN ABSENSI
A. Buka menu admin pada mesin absensi, tahapannya adalah sebagai berik t :
1
MENU
2
1 : 1
3. Masukkan id user admin : x lalu tekan tombol kunci
4. Masukkan Password
: xxxxx lalu tekan OK
Maka menu admin mesin absensi akan Nampak seperti pada gambar
B. Pendaftarkan atau mengupdate template sidik jari atau wajah PNS kedalam mesin
absen, langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :
a) Lakukan langkah 1 sampai dengan 4 untuk membuka menu admin
mesin absen.
b) Pilih Menu Mgt. User (lihat gambar)
1313 |User Manual Admin SKPD System Absensi Elektronik Finger print
c) Untuk Mencari NIK Absensi pilih menu QUERY (lihat gambar),
Langkah-langkahnya sebagai berikut :
1) Masukkan id user absensi atau pin yang bisa didapatkan pada daftar
pegawai di aplikasi e-attendance) lalu tekan tombol “ok”,
2) Jika id user absensi tidak terdaftar maka kembali
ke menu
sebelumny
) tekan tombol “menu” kemudian pilih tombol “tambah”
(lihat gambar diatas),
3) Masukkan id user absensi lalu tekan “ok” maka akan Nampak menu
pendaftaran pegawai ( lihat gambar),
1414 |User Manual Admin SKPD System Absensi Elektronik Finger print
4) Untuk merekam sidik jari/finger print tekan tombol “fingerprint”,
kemudian letakkan salah satu jari tangan kanan pada scanner pada
mesin (diulang 3 kali sampai sukses)
5) Untuk merekam sidik jari tangan kiri tekan lagi tombol “finger print”,
kemudian letakkan salah satu jari tangan kiri pada scanner (diulang
3 kali sampai sukses)
6) Apabila dari kesepuluh jari mengalami kegagalan dalam perekaman,
dapat menggunakan rekam wajah (scan face) dengan
menekan
tombol “wajah” kemudian arahkan lingkar mata pada kotak
berwarna hijau pada layar mesin absensi, ikuti posisi kotak tersebut
(3 posisi) sampai dengan sukses
7) Setelah proses perekaman selesai, untuk menyimpan hasil
perekaman
tekan tombol “simpan” yang ada di kanan
atas layar
monitor, kemudian tekan tombol “menu” yang berada
layar monitor
di kiri atas
8) Untuk keluar dari menu admin mesin absensi tekan tombol “keluar”
yang berada di kiri atas layar monitor
9) Proses perekaman selesai.
C. Pengaturan waktu jam, tanggal, hari dan tahun berikut jam dan menit mesin,
langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :
a) Jalankan prosedur buka menu admin mesin absen (langkah 1 sampai dengan 4)
seperti pada mekanisme sebelumnya.
1515 |User Manual Admin SKPD System Absensi Elektronik Finger print
b) Setelah menu admin bisa dibuka, pilih menu system (lihat
gambar),
c) Kemudian tekan tombol kotak disebelah kanan menu tgl/waktu (lihat gambar),
d) Kemudian atur waktu mesin sesuai dengan waktu saat ini dengan menekan
tombol naik turun untuk masing-masing tahun, bulan, tanggal, jam, menit dan
detiknya
1616 |User Manual Admin SKPD System Absensi Elektronik Finger print
e) Untuk menyimpan hasil pengaturan tekan tombol “simpan” di kanan atas layar
monitor, kemudian tekan tombol “keluar untuk keluar dari menu admin mesin
absen, dan proses pengaturan waktu mesin selesai.
D. Mekanisme Pengolahan data absen secara off line
1) Tancapkan flash disk
gambar),
pada usb port di sisi samping mesin absensi, (lihat
2) Kemudian Lakukan langkah 1 sampai dengan 4 untuk membuka menu admin
mesin absen.
1717 |User Manual Admin SKPD System Absensi Elektronik Finger print
3) pilih menu Dn/upload
4) Pilih menu download transaksi, Biarkan proses download berjalan sampai
muncul pesan “Download sukses”
1818 |User Manual Admin SKPD System Absensi Elektronik Finger print
5) Jika sudah selesai tekan lagi menu Dn/upload dan kembali ke menu dan keluar
dari menu admin
6) Proses pengunduhan
dicabut.
7) File hasil download
data transaksi absen sudah selesai, USB Flasdisk bisa
dari mesin absen adalah “1_attlog.dat”, file tersebut
diserahkan ke BKD Kota Malang (Admin Kota) untuk diolah menjadi excel,
contoh hasil olahan data absen seperti pada gambar,
1919 |User Manual Admin SKPD System Absensi Elektronik Finger print
Berisikan nomor serial Absensi, nama PNS, jabatan, SKPD, unit kerja, waktu
melaksanakan check lock, dan status I untuk cek in dan O untuk Cek out.
8) Penyerahan file dat bisa dengan datang langsung ke BKD Kota Malang atau
dikirim melalui email bkd.malangkota.go.id (dengan pemberitahuan lewat
telepon kalau sudah mengirim file tersebut),
9) Hasil olahan berupa file excel akan dikirim lagi ke SKPD/unit kerja, file ini yang
akan dijadikan dasar entry pada menu absensi manual pegawai di aplikasi e-
attendance.
10) Setelah proses entry absensi manual pegawai selesai dilanjutkan dengan
mencetak laporan absen per PNS, dan laporan ini akan di gunakan untuk
menyusun laporan absen rutin perbulan dan dasar penghitungan tunjangan
penghasilan
E. Tata Cara Penyusunan Laporan Absensi Pegawai dengan dasar print out dari
aplikasi e-attendance adalah sebagai berikut :
1) Contoh Hasil Print out Absen Per PNS dari e-attendance seperti pada gambar
berikut,
2020 |User Manual Admin SKPD System Absensi Elektronik Finger print
Laporan absen masing-masing PNS tiap bulannya diharapkan disahkan
oleh Admin
SKPD dengan membubuhkan tanda tangan
dan nama
terang serta NIP dibagian bawah masing-masing lembar laporan absen
sebagaimana contoh diatas.
2) Dari print out diatas data kehadiran masing PNS di entrykan secara manual di
Laporan Daftar di Excel dengan contoh format laporan seperti pada gambar,
2121 |User Manual Admin SKPD System Absensi Elektronik Finger print
3) Penyusunan Penghitungan Tunjangan Penghasilan PNS :
1. Rekapitulasi Tingkat Kehadiran
Isian data pada form diatas berdasarkan tingkat kehadiran yang tercetak
dalam form laporan absensi dari e-attendance,
2. Perhitungan Tambahan Penghasilan Pegawai, contoh seperti pada
gambar,
Isian Data pada form diatas berdasarkan jam kedatangan dan kepulangan
PNS yang ada ada form laporan absen dari e-attendance,
2222 |User Manual Admin SKPD System Absensi Elektronik Finger print
3. Daftar Penerima Tambahan Penghasilan
4. Isian Data pada form diatas berdasarkan pada form Rekapitulasi Tingkat
Kehadiran dan form Perhitungan Tambahan Penghasilan Pegawai.
F. Lain-lain : saran dan masukan sangat diharapkan untuk mengembangan dan
perbaikan system.
===000O000===