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使用指南

上海海关学院—会议管理系统

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目 录 一．关于使用指南 ...................................................................................................................................................... 3

1.使用指南概述 ....................................................................................................................................................................... 3

2.会议管理系统功能结构 ....................................................................................................................................................... 4

二．操作说明 ............................................................................................................................................................... 5

2.1 会议管理入口 ....................................................................................................................................................... 5

2.2 会议列表 ............................................................................................................................................................... 6

2.3 会议申请 ............................................................................................................................................................... 7

2.3.1 标签设置 ............................................................................................................................................................. 8

2.3.2 会议审核 ............................................................................................................................................................. 9

2.3.3 会议通知 ......................................................................................................................................................... 10

2.3.4 会议请假 ......................................................................................................................................................... 11

2.3.5 请假审批 ......................................................................................................................................................... 12

2.3.6 会议签到 .......................................................................................................................................................... 13

2.4 会议纪要 ............................................................................................................................................................ 14

2.4.1 会议纪要审批 ................................................................................................................................................. 15

2.5 会议查看 ............................................................................................................................................................ 16

2.6 pc 端会议管理 .................................................................................................................................................... 17

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一．关于使用指南

1.使用指南概述

通过管理系统的建设，在企业微信上实现信息化管理，建立会议管理业务，

实现议题审批，会议计划定制，会议通知发送，实现会议纪要等重要的会议文

档能够快速流转，审批，归档，从而提高工作效率，节约成本；

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2.会议管理系统功能结构

图 2 会议管理统功能结构

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二．操作说明

2.1 会议管理入口

用户可通过学院企业微信选择会议管理应用进行会议查看、会议申请、会

议审批等操作；

会议管理入口:

上海海关学院企业微信→会议管理

图 2-1 会议管理入口示例图

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2.2 会议列表

用户进入会议管理系统，系统默认显示会议列表页面，可展示“我参与”

和“我发起”的会议，及展示每个会议的状态，且可对未开始的会议进行“修

改会议”和“取消会议”的操作；

发起会议入口:

上海海关学院企业微信→会议管理→会议列表

图 2-2 会议列表示例图

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2.3 会议申请

用户点击图 申请图标，可进行“新增会议”的操作，用户按表单选择

会议时间段，输入会议主题、会议场所，选择参会人、记录人、服务人员、审

批人、设置会议提醒时间等操作即可发起申请，该申请会推送到自己选择的审

批人中；

发起会议入口:

上海海关学院企业微信→会议管理→发起会议

图 2-3 发起会议示例图

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2.3.1 标签设置

用户在发起会议界面，点击 可选择常用联系人的标签信息，点

击 图标，可对常用联系人进行新建标签的操作，方便下次快速选择会议参会

人；

我的会议入口:

上海海关学院企业微信→会议管理→发起会议→选择标签

图 2-3.1 选择标签示例图

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2.3.2 会议审核

用户发起会议时需选择审批人，该审批人会收到相应的会议审批信息，审

批可执行“同意”或者“驳回”的操作，点击“同意”后所有跟参会相关的人

员会收到会议通知信息；

会议审核入口:

上海海关学院企业微信→会议管理→发起会议→会议审核

图 2-3.2 会议审核示例图

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2.3.3 会议通知

待会议审批通过后，会议消息会议短信和系统消息的形式推送给相关参会

人员，参会人员可点击消息查看会议详情；可进行“请假”和“签到的操作；”

待参加会议入口:

上海海关学院企业微信→会议管理→发起会议→会议审核→会议通知

图 2-3.3 会议通知示例图

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2.3.4 会议请假

参会人员收到会议通知后点击进入会议详情页面，点击“去请假”可进行

请假的操作，会议发起人会收到请假审批通知；

会议请假入口:

上海海关学院企业微信→会议管理→发起会议→会议审核→会议通知 →

会议请假

图 2-3.4 会议请假示例图

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2.3.5 请假审批

参会人发起请假申请的操作后，会议发起人在请假审核的页面，能查看请

假审批的列表信息，点击进入详情页面，进行“同意”和“驳回”的操作；

请假审批入口:

上海海关学院企业微信→会议管理→发起会议→会议审核→会议通知 →

会议请假→请假审批

图 2-3.5 请假审批示例图

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2.3.6 会议签到

待会议开始时，用户进入会议详情页面，点击“去签到”，可进入二维签到

页面，长按二维码点击“识别图中二维码”即可完成签到操作；

会议签到入口:

上海海关学院企业微信→会议管理→我参加的会议 → 会议签到

图 2-3.6 会议签到示例图

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2.4 会议纪要

会议发起时所设置记录人的底部菜单下会显示近“既要”的图标，待会议

结束后会议，会议纪要列表里会显示待记录的会议纪要信息，点击可进入新建

会议纪要界面，输入内容或上传附件，即可发起提交审批申请，会议发起时设

置的审批人会收到相关纪要审批信息；

会议纪要入口:

上海海关学院企业微信→会议管理→会议纪要

图 2-4 会议纪要示例图

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2.4.1 会议纪要审批

待会议记录人提交新建的会议纪要后，相关审批人会收到纪要审核的系统

通知，且审批人也可在纪要审批列表中查询要审批的纪要信息；可执行“同意”

和“驳回”的操作，审核通过之后相关的参会人员会收到纪要信息；

会议纪要审批入口:

上海海关学院企业微信→会议管理→会议纪要→会议纪要审批

图 2-4.1 会议纪要审批示例图

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2.5 会议查看

待会议结束后，会议发起人可在我发布的会议列表中查看自己发布的会议

信息，点击可查看会议详情，点击导出按钮可以表格的形式导出会议的详细信

息和请假签到情况及会议纪要信息；

会议查看入口:

上海海关学院企业微信→会议管理→会议查看

图 2-5 会议查看示例图

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2.6 pc 端会议管理

用户也可以通过企业微信 pc 端进行会议管理操作，具体步骤和手机端一

样，点击 图标进入会议列表页面，用户可查看我参与和我发起的会议信

息，点击 图标进入新建会议的页面，用户可进行新增会议的操作，点击

图标用户可进行会议审批、纪要审批、请假审批的操作；

pc端会议管理入口:

上海海关学院企业微信pc端→会议管理

图 2-6 pc端会议管理示例图