ECDL 5.0 CARNet- 05 modul 5 + testovi

8/18/2019 ECDL 5.0 CARNet- 05 modul 5 + testovi

1/96 V-1

PRO-MIL

5

B a z e

Baze podatakaModul 5 - Baze podataka obrađuje osnovne pojmove i postupke potrebnekako za razumijevanje, tako i za rad s relacijskom bazom podataka. Obra-đen je MS Access 2003 iz paketa MS Office 2003. U poglavlju su opisani iobjašnjeni postupci kreiranja i rada s osnovnim objektima baze (tablicama,obrascima, upitima i izvještajima) te vršenje izmjena na ovim objektima.Prikazani su i objašnjeni postupci povezivanja tablica te izrada i korištenjeupita za izdvajanja podataka iz povezanih tablica. Prikazani su i objašnjenipostupci izrade i uređivanja obrazaca za unos i prikaz podataka. Obrađenisu načini sortiranja i filtriranja podataka iz tablica, upita i obrazaca te izradaizvještaja. Konačno, prikazani su načini ispisa odabranih izlaznih podataka.

Modul 5Zoran Ikica


2/96


3/96 V-3

PRO-MIL

5

B a z e

. Pojam baze podataka

.. Ključni pojmovi

... Razumijevanje pojma baze podataka

Baza podataka

Koncepcija baze podataka polazi sa stajališta stvaranja jedinstvenog skupa podataka takoda između tih podataka postoje određeni odnosi. Jedan te isti skup podataka služi većem

broju aplikacija odnosno korisnika. Prema tome baze podataka mogu se definirati kaoskup povezanih podataka, odnosno baza podataka je organizirana i uređena cjelinameđusobno povezanih podataka spremljenih bez nepotrebne redundancije (zalihosti)ili ponavljanja.

U svakodnevnom životu pojavljuje se čitav niz raznovrsnih evidencija, kartoteka, ime-nika, albuma i sl. koji, prema gornjoj definiciji, predstavljaju manje ili više složene bazepodataka.Primjeri korištenja baza podataka:

• Telefonski imenik• Knjižni fond i posuđivanje knjiga u knjižnici• Policijska kartoteka• Podaci o pacijentima u zdravstvu (liječničke ordinacije, bolnice itd.)• Itd.

Neke od jednostavnijih evidencija, imenika i sl. možemo sasvim uspješno voditi i pomoćuprograma za tablične proračune (MS Excel), koje u tom slučaju nazivamo plošnim baza-

ma jer se svi podaci nalaze samo u jednoj tablici, tj. predstavljeni su dvodimenzionalno– plošno. No tu postoje znatna ograničenja.

Relacijska baza podataka je organizirana i uređena cjelina međusobno povezanihpodataka koji su pohranjeni u jednoj ili više povezanih tablica. Povezivanjem tablica urelacijskoj bazi podataka izbjegava se nepotrebno ponavljanje istih podataka. Na primjernazivi mjesta, ulica ili županija pohranjeni su u posebnim tablicama koje su povezane stablicom u kojoj se vode recimo učenici neke škole. Na ovaj način se također izbjegavaju

pogreške koje mogu nastati kod višekranog unosa istih podataka.


4/96V-4 Baze podatakaMODUL 5

Tablica (engl. Table) je osnovni objekt relacijske baze podataka i u njoj su pohranjenipodaci.

MS Access1 je programski sustav za organiziranje baze podataka i rad s podacima u njoj ipredstavlja sustav za upravljanje relacijskom bazom podataka – SUBP (Relational Data-

base Management System – RDBMS).

... Razlike između pojmova podatak i informacija

Podatak može biti pohranjen i obrađen u računalu. To može biti tekst, broj, datum, slikaitd. Podatak sam po sebi ne mora mnogo značiti, a da bi dobio pravo značenje i predstav-

ljao informaciju, on treba biti obrađen.

Dakle sirovi podatak mora biti interpretiran (obrađen) kako bi dobio puno značenjeodnosno postao informacija.

... Organizacija baze podataka

Organizacija baza podataka (tablice, slogovi, polja, tipovi podataka u poljima isvojstva polja)

Informacija o jednom subjektu (učenik, zaposlenik, škola..) predstavlja relaciju (engl. Re-lation). U relacijskim bazama podataka relacija je pohranjena kao tablica (engl. Table).

Tablica (relacija) sastoji se od redaka (slogova) (engl. Record) i stupaca odnosno polja

(engl. Field ) ili atributa.

Osnovne karakteristike tablice su:• ne postoje dva jednaka retka• ne postoje dva stupca jednakog naziva• redoslijed redaka nije bitan• redoslijed stupaca nije bitan

1 MS Access 2003 nije lokaliziran, tj. nije preveden na hrvatski jezik pa su, za razliku od MS Worda, MS Excela iPowerPointa, svi izbornici, naredbe, kontrole i pomoć najvećim dijelom na engleskom jeziku.


5/96 V-5

PRO-MIL

5

B a z e

Istovrsni objekti (npr. zaposlenici) prikazani su u tablici redcima koji su opisani poljima(Ime, Prezime...). Slog ili redak sastoji se od više polja. Obično svaki redak sadrži i jedin-stveni identifikator (na gornjoj slici to polje odnosno stupac ID_ucenik).

... Primjeri upotrebe velikih baza podataka

Mnogo je primjera upotrebe velikih baza podataka, među najčešćima su:• Sustavi rezervacije avionskih (zrakoplovnih) karata koji koristeći jedinstvene baze

podataka o raspoloživim mjestima i letovima omogućavaju korisnicima (putnici-ma) širom svijeta jednostavnu rezervaciju mjesta na željenom letu bez bojazni daće to mjesto biti dodijeljeno nekom drugom

• Baze podataka vladinih institucija omogućavaju efikasno i brzo praćenje te pri-

kupljanje i distribuciju s jednog mjesta mnogih podataka potrebnih građanima iinstitucijama. To su npr. porezne evidencije, podaci zdravstvenog i mirovinskogosiguranja, registracija vozila...

• Bankovni računi čije vođenje iziskuje pouzdano praćenje i izvršavanje novčanih idrugih transakcija

• U zdravstvu relevantni medicinski podaci o pacijentima uneseni u baze podatakaomogućavaju praćenje zdravstvenog stanja pacijenta (ili skupine pacijenata) što uslučaju potrebe osigurava mogućnost brze intervencije i zdravstvenog tretmana.

Tablica



.. Organizacija baze podataka

... Sadržaj tablice

Baza podataka teoretski može se sastojati od jedne ili više tablica, a u praksi to je uvijek više tablica. Svaka tablica treba sadržavati samo zapise ili slogove (engl.Records) kojise odnose na određeni subjekt. Na primjer u jednoj tablici su podaci o zaposlenicima,u drugoj tablici su poslovi koje obavljaju uposlenici, u trećoj su lokacije gdje se posloviobavljaju itd. Povezivanjem ovih tablica (kreiranjem relacija ili veza) omogućeno je spa-

janje podataka uposlenik, posao, lokacija bez nepotrebnih ponavljanja. Naime slično bise moglo postići i korištenjem samo jedne tablice u koju bi bili uneseni svi relevantni po-daci, međutim u tom slučaju bi morali biti ponavljani mnogi podaci što je u suprotnostis definicijom baze podataka, a uzrokovalo bi mnoge probleme (nepotrebno zauzimanje

memorijskog prostora, mogućnost pogrešaka kod unosa istih podataka, usporavanje radaaplikacije itd).

... Sadržaj polja

Svako polje u tablici treba sadržavati samo jedan (najmanji) element podatka iz jedno-stavnog razloga što pretraživanja i sortiranja u bazi vršimo preko polja. Primjer: poljemože sadržavati podatak o adresi koji sadrži mjesto, poštanski broj, ulicu, kućni broj,međutim pretraživanje ili sortiranje po pojmu “ulica” koji se nalazi unutar polja ne bi biloizvodivo. Radi toga podatak “adresa” je potrebno “razbiti” na sastavne elementa odnosnona više polja (mjesto, poštanski broj, ulica i kućni broj) što onda omogućava pretraživanjai sortiranja po svakom od elemenata.

... Vrsta podataka u polju

Svakom polju, odnosno stupcu dodjeljuje se određen tip podatka ( Data Type) (slika 5.1)npr. tekst, datum, broj, valuta.. (Text, Date, Number, Currency…) što onda omogućavakasnije pretraživanja, ažuriranja, povezivanja itd., prema vrsti podatka (tipu).


7/96 V-7

PRO-MIL

5

B a z e

Slika 5.1 Tipovi polja i svojstva polja

... Svojstva polja

Svako polje, pored vrste (tipa) podatka, ima i određena svojstva ( Field Properties) (slika5.1) kao: veličina polja, zahtijeva li se unos, tekst zaglavlja… ( Field Size, Required, Capti-on…).

... Primarni ključ

Polje ili više polja (Atributa) kojima se može jednoznačno definirati redak (slog) tablicenaziva se primarni ključ ( Primary Key).



Primarni ključ upotrebljava se za povezivanje tablica. Primarni ključ mora zadovoljavati:• vrijednost primarnog ključa mora biti jednoznačna• primarni ključ ne može imati vrijednost NULL (ne može biti prazno polje)• primarni ključ mora postojati kod kreiranja i spremanja sloga.

... Indeks

Indeks je poseban popis pokazivača na podatke u bazi, a upotrebljava se za brže pro-nalaženje i sortiranje zapisa. U bazama s velikom količinom podataka indeksiranjepolja znatno ubrzava ove operacije jer se umjesto svih podataka u bazi pretražuju samoindeksi. Sličan primjer imamo kod traženja nekog pojma u knjizi. Postoji li u knjizi indeks

pojmova (obično na kraju knjige), traženi pojam vrlo brzo ćemo pronaći jer su tu točnonavedene stranice gdje se on nalazi i nije ga potrebno tražiti prelistavajući cijelu knjigu.

.. Povezivanje

... Svrha povezivanja tablica u bazi podataka

Povezivanjem tablica dobivamo mogućnost izdvajanja podataka iz dviju ili više tablicana način da, koristeći “upit” (engl. Query), prikazujemo slogove koji su sastavljeni od poljaiz povezanih tablica, a fizički se ne moraju ponovo pohraniti. To omogućava izbjegavanjenepotrebnog ponavljanja istih podataka što bi bilo neminovno kada bi se podaci nalazili uistoj tablici. Ovo i predstavlja glavnu snagu relacijskih baza.

... Odnos (Relationship)

U kontekstu relacijske baze podataka odnos (engl. Relationship) je veza dvije tablica i topreko vrijednosti primarnog ključa. To znači da je vrijednost primarnog ključa pohranje-na u obje tablice. Povezane tablice sadrže iste vrijednosti s jedne strane (u jednoj tablici)u obliku primarnog ključa i s druge strane (u drugoj tablici) u obliku vanjskog ključa.


9/96 V-9

PRO-MIL

5

B a z e

Odnosi2 između tablica - tipovi relacija

Odnosi između raznih objekata u bazi predstavljeni su vezama (engl. Relationship). Po-stoje tri tipa veza, a to su:

• jedan prema jedan (one-to-one) 1:1• jedan prema više (one-to-many) 1:M• više prema više (many-to-many) M:M

Najčešća veza je veza 1:M (jedno mjesto – više učenika), kod koje jednoznačna vrijednostprimarnog ključa može povezivati jedan, više ili čak niti jedan slog u povezanoj tablici.U našem primjeru tablica Mjesto i tablica Učenik povezane su vezom 1:M

U tablici Ucenik u slogu (zapisu) svakog učenika nije zapisano mjesto stanovanja učenikanego samo identifikacija toga mjesta koje je zapisano u tablici Mjesto. Povezivanjem ovihdviju tablica (preko polja ID_mjesto) dobijemo mogućnost spajanja podataka ovih dvijutablica.

Veza 1:1 (jedan brod – jedan kapetan) nije uobičajena jer informacije povezane na ovajnačin najčešće su spremljene u istoj tablici (u tablici Zapovjednik, ID_brod bi se nalaziokao vanjski ključ tablice Brod). Kod ove veze jednoznačna vrijednost primarnog ključamože povezivati samo jedan vanjski ključ (ili primarni ključ druge tablice), dakle svakizapis u prvoj tablici može imati samo jedan odgovarajući zapis u drugoj tablici, a svaki

zapis u drugoj tablici može imati samo jedan odgovarajući zapis u prvoj tablici. Da bismodobili ovu vezu, moramo postaviti jedinstveni indeks (engl . index) na vanjski ključ štoosigurava da se vanjski ključ ne može duplicirati (ponaša se kao primarni ključ).

2 U lokaliziranoj (prevedenoj) verziji (inačici) MS Accessa 2007 relacije su prevedene kao odnosi

Slika 5.2 Veza 1:M

Slika 5.3 Veza 1:1



Definiranje relacije M:M (više učenika sudjeluje na više natjecanja) riješeno je stvara-njem treće tablice, koja se često naziva tablica stjecišta, koja odnos M:M rastavlja u dvaodnosa 1:M. Primarni ključ iz svake od dviju tablica nalazi se u trećoj tablici. Kao rezul-tat, treća tablica zapisuje svaku pojavu ili instancu odnosa.

Slika 5.4 Veza M:M

Bazu može činiti jedna, ali u pravilu je čini više međusobno povezanih tablica.

Što zapravo dobivamo ovim povezivanjem tablica? Dobivamo mogućnost izdvajanjapodataka iz jedne, dviju ili više tablica na način da, koristeći “upit” (query) ili “pogled”(view), prikazujemo slogove koji su sastavljeni od polja iz povezanih tablica, a fizički sene moraju ponovo pohraniti. Upiti ili pogledi predstavljaju dakle virtualne tablice kojene sadrže podatke nego samo definicije takvih “tablica”. Ovo i predstavlja glavnu snagurelacijskih baza.

... Integritet podataka

Kod definiranja tablica primarne ključeve povezujemo s vanjskim ključevima i na tajnačin Accessu objašnjavamo način združivanja tablice s potrebnim podacima. Povezane

tablice sadrže iste vrijednosti - u jednoj u obliku primarnog ključa, a u drugoj u obliku vanjskog ključa, što znači da polja koja sadrže ključeve moraju biti istog tipa. Postojepravila koja osiguravaju pravilno unošenje, ažuriranje i brisanje ovih vrijednosti čimeštitimo integritet podataka u bazi.

Jedno od osnovnih pravila zaštite integriteta podataka u bazi jest pravilo referencijalnogintegriteta, a ono je vrlo jednostavno i kaže: Vanjski ključ u povezanoj tablici moraodgovarati primarnom ključu osnovne tablice. Kad u Accessu aktiviramo održavanjerelacijskog integriteta, to znači da će on voditi računa o integritetu podataka u bazi pa

neće, primjerice, dozvoliti da osoba (iz tablice Ucenik) stanuje (bude povezana) u nepo-stojećem mjestu (tablica Mjesta).


11/96 V-11

PRO-MIL

5

B a z e

.. Poslovi vezani uz baze podataka

... Izrada baze podataka

Profesionalne baze podataka su kompleksne tvorevine koje moraju ispunjavati mnogezahtjeve (o sigurnosti, kontinuiranom radu itd). Njih dizajniraju i kreiraju stručnjaci zabaze podatka. Da bi mogli uspješno obavljati ove poslove, oni posjeduju znanja o bazamapodataka: kako one rade, kako ih se može povezivati, kako ih instalirati i programirati.

... Unos podataka u bazu

Korisnici baza podataka svakodnevno koriste baze unoseći podatke te koristeći infor-macije koje su im dostupne. Njihova odgovornost je prvenstveno za ispravnost unesenihpodataka te za održavanje podataka na osnovu kojih se dobivaju informacije iz baze.

... Pristup podacima u bazi

Administratori baza podataka dnevno prate rad baza i osiguravaju sigurnost podataka ineprekidnost rada. Kako su profesionalne baze kompleksne u njima se čuvaju, te iz njihdobivaju mnoge informacije. Kako svi podaci i informacije nisu namijenjeni svim kori-snicima (sigurnosni ili poslovni razlozi), administratori baza podataka zaduženi su zadopuštanje, odnosno zabranu pristupa pojedinim kategorijama odnosno odgovarajućimkorisnicima.

... Održavanje baze podataka

Baze podataka su pored svih mjera predostrožnosti, kao u ostalom svi sustavi, podložnekvarovima ili padovima. Da bi posljedice ovih padova bile što je moguće manje, velika pa-žnja posvećuje se stvaranju i vođenju sigurnosnih kopija koje se onda koriste za oporavaksustava. Administrator baze podataka odgovoran je da u slučaju potrebe (pada baze ili

većih kvarova) osigurava restauraciju (rekonstrukciju) podatkovnih i računalnih resursa.



. Korištenje programa za rad s bazama podataka

.. Rad s bazom podataka

... Otvaranje i zatvaranje programa za rad sa bazom podataka

Pokretanje MS Accessa

MS Access pokrećemo:

Start → Svi programi ( All Programs) → Microsoft Access

Na donjoj slici prikazano je kako to izgleda u hrvatskoj i engleskoj inačici operativnogsustava Windows XP.

Zatvaranje (izlaz iz) MS Accessa

Klik na Exit u padajućem izborniku File ili klikom na u gornjem desnom kutu prozoraaplikacije

Slika 5.5 Pokretanje Accessa


13/96 V-13

PRO-MIL

5

B a z e

... Otvaranje i zatvaranje baze podataka

Otvaranje baze

U prozoru MS Accessa u padajućem izborniku File klikom na naredbu Open (ili gumb

Open na liniji alata) otvaramo dijaloški prozor Open u kojem pronalazimo mapu (Folder)u kojoj se nalazi baza3 koju želimo otvoriti. Označimo je te je klikom na Open otvaramo.

3 Baza je spremljena kao datoteka s ekstenzijom mdb.

Slika 5.6 Prozor Accessa

Slika 5.7 Izbornika File



Drugi način: Otvorimo Windows Explorer u kojem pronalazimo mapu ( Folder ) u kojojse nalazi baza koju želimo otvoriti. Označimo je te je dvostrukim klikom otvaramo.

Zatvaranje baze

Bazu zatvaramoiz izbornika File naredbom Close ili klikom na

prozora Databa-se. Klikom naprozora MicrosoftAccess zatvaramokompletan programMS Access.

Slika 5.8 Prozor Open

Slika 5.9 Windows Explorer

Slika 5.10 Zatvaranje baze


15/96 V-15

PRO-MIL

5

B a z e

... Izrada nove baze podataka i njeno spremanje

Kreiranje nove Baze

U prozoru baze, iz izbornika File odabiremo naredbu New koja otvara Task Pane (Oknozadatka) koji nam daje mogućnost odabira otvaranja postojeće (dakle ovo je treći način)ili kreiranja nove (prazne) baze ili kreiranje nove baze iz postojećih predložaka(Templates).

Odabirom:• Blank Database možemo kreirati novu praznu (čistu) bazu• New from template možemo kreirati bazu zasnovanu na postojećim predlošcima

(templates).

Nakon odabira vrstebaze koju želimo kre-

irati otvara se prozorFile New Database.

U prozoru File NewDatabase određujemoime nove baze i mjesto(Folder) gdje će bitipohranjena. Postupakzavršavamo klikom na

Create.

Slika 5.11 Okno zadatka (Task Pane) New File Slika 5.12 Postojeći predlošci

Slika 5.13 Prozor File New Database



Pohranjivanje (spremanje) baze

Za razliku od ostalih programa iz paketa MS Office samo MS Access zahtijeva pohranjivanje nove baze (datoteke ) na samom početku, dakle pohranjujemo “praznu” datotekuu koju se kasnije unose (ažuriraju) sve promjene i to odabirom naredbe Save iz izborni-

ka File ili klikom na ikonu na liniji alata. Novonastale promjene moguće je takođerpohraniti i klikom na ikonicu za izlaz iz pojedinih prozora (objekata) baze kada Accessautomatski zahtijeva pohranu.Kompletna baza podataka sa svim objektima i korisničkim sučeljem pohranjuje se u

jedinstvenu datoteku s ekstenzijom (sufiksom) mdb (npr. Northwind.mdb, ucenici.mdbitd.).

Ukoliko želimo postojeću bazu pohraniti na disketu, USB memorijsku karticu ili na drugidisk, to ne možemo uraditi izravno naredbom Save As, kako smo to naučili u drugimOffice aplikacijama, nego to možemo obaviti iz Windows Explorera kopiranjem (Copy) sačuvane datoteke ili slanjem na drugi uređaj (Send To).

... Prikazivanje i skrivanje alatnih traka

Alatne trake (Toolbars) mogu se postavljati i skidati (sakrivati) s ekrana. To je mogućeizvesti na sljedeće načine:

1. Iz izbornika View odabiremo naredbu Toolbars koja otvara padajući izbornikugrađenih alatnih traka

2. Isti padajući izbornik ugrađenih alatnih traka dobivamo desnim klikom na pra-zan prostor uz prikazane alatne trake

4 Obnavljanje i minimiziranje traka odnosi se na MS Access iz paketa MS Office 2007

Slika 5.14 Prikaz i skrivanje alatnih traka


17/96 V-17

PRO-MIL

5

B a z e

Odabirom Customize… otvaramoprozor u kojem možemo označitialatne trake koje želimo prikazati upadajućem izborniku koji nam služi zapostavljanje i skidanje alatnih traka.

... Korištenje dostupne funkcije pomoći

Na izborniku Pomoć ( Help) odabremo

• Naredba Microsoft Office Access Help (ili tipka F1 s tipkovnice ili klik na ikonu )

Slika 5.15 Odabir mogućih alatnih traka

Slika 5.16 MS Access help



Otvara prozor Access Help gdje možemo :• Unijeti određeno pitanje• Spojiti se na Microsoft Office Online• Potražiti pomoć na webu itd• Sample Database ako želimo pokrenuti “Northwind” primjer baze podataka

• Show the Office Assistent ako želimo prikazati Microsoft Office Pomoćnika

Što je Microsoft Office Pomoćnik (engl . Microsoft Office Assistant )?• Microsoft Office Pomoćnik ( Microsoft Office Assistant ) je animirana figurica

koju aktiviramo kad želimo osnovnu vrstu pomoći upisivanjem ključne riječi koja je vezana uz radnju s kojom nismo sasvim upoznati.

Kako prikazati Officeova Pomoćnika?• S izbornika Help (Pomoć) odaberemo naredbu Show the Office Assistant (Poka-

ži Officeova pomoćnika).

Kako sakriti Officeovog Pomoćnika?• Desnim klikom miša na Officeovog Pomoćnika aktivira se padajući izbornik iz

kojeg odabiremo Hide (Sakrij )• Ili na padajućem izborniku Help klikom na Hide the Office Assistant (Sakrij

Pomoćnika)

Slika 5.17 Officeov pomoćnik

Slika 5.18 Mogućnosti pomoćnika

Slika 5.19 Galerija pomoćnika


19/96 V-19

PRO-MIL

5

B a z e

“What is this” – Pomoć• U nekim, ne svim dijaloškim okvirima, pojavljuje se u gornjem desnom kutu okvi-

ra znak upitnika uz ikonu za zatvaranje. Klikom na taj upitnik uz strelicu pokazi- vača pojavljuje se također znak upitnika.

• Strelicu pokazivača postavljamo na objekt ili pojam čije nas objašnjenje zanima,kliknemo i dobijemo kratak tekst objašnjenja objekta u "popup" prozoru (vidi sli-ku 5.21).

.. Najčešće radnje s bazom podataka

... Otvaranje, spremanje i zatvaranje

Otvaranje tablice, kao uostalom i ostalih objekata baze, vršimo iz prozora baze ( Data-base Window.) najprije odabirom objekta (Tables) i zatim dvostrukim klikom na željenutablicu (ili jednim klikom na tablicu, a zatim klikom na Open).

Slika 5.20 Sakrivanje Officeovog pomoćnika

Slika 5.21 Pomoć “What is this?”.



Spremanje tablice možemo izvršiti na uobičajene načine - Izbornik File→ Save ili jed-nostavno klikom na u obrascu.

Zatvaranje tablice

Izbornik File→ Close ili jednostavno klikom na u tablici. Ukoliko je bilo kakvihpromjena koje nisu spremljene, Access će zatražiti spremanje! Isto će se desiti i kod prvogspremanja s tim da će Access tražiti da odredimo ime tablice.

Na isti način otvaramo i ostale objekte baze:• Otvaranje upita vršimo iz prozora baze (engl. Database Window.) najprije

odabirom objekta (Queries) i zatim dvostrukim klikom na željeni upit (ili jednimklikom na upit, a zatim klikom na Open).

Spremanje upita možemo izvršiti na uobičajene načine - Izbornik File→

Save ili jednostavno klikom na u obrascu.Zatvaranje upita - Izbornik File→ Close ili jednostavno klikom na u iz-

vještaju. Izbornik File→ Close ili jednostavno klikom na u upitu. Ukoliko jebilo kakvih promjena koje nisu spremljene, Access će zatražiti spremanje! Isto ćese desiti i kod prvog spremanja s tim da će Access tražiti da odredimo ime upita.

• Otvaranje obrasca vršimo iz prozora baze ( Database Window). Najprije oda-birom objekta ( Forms) i zatim dvostrukim klikom na željeni obrazac (ili jednimklikom na obrazac, a zatim klikom na Open).

Spremanje obrasca možemo izvršiti na uobičajene načine - Izbornik File→ Save ili jednostavno klikom na u obrascu

Slika 5.22 Otvaranje tablice


21/96 V-21

PRO-MIL

5

B a z e

Zatvaranje obrasca - Izbornik File→ Close ili jednostavno klikom na uobrascu. Ukoliko je bilo kakvih promjena koje nisu spremljene, Access će zatra-žiti spremanje! Isto će se desiti i kod prvog spremanja s tim da će Access tražitida odredimo ime obrasca.

• Otvaranje izvještaja vršimo iz prozora baze ( Database Window). Najprijeodabirom objekta ( Reports) i zatim dvostrukim klikom na željeni izvještaj (ili

jednim klikom na izvještaj, a zatim klikom na Open).Spremanje izvještaja možemo izvršiti na uobičajene načine - Izbornik File→ Save ili jednostavno klikom na u izvještajuZatvaranje izvještaja - Izbornik File→ Close ili jednostavno klikom nau izvještaju. Ukoliko je bilo kakvih promjena koje nisu spremljene, Access ćezatražiti spremanje! Isto će se desiti i kod prvog spremanja s tim da će Accesstražiti da odredimo ime izvještaja.

... Mijenjanje vrste pogleda

Kad otvorimo Accessovu bazu podataka ili neki Accessov projekt, pojavljuje se Database window (Prozor baze podataka) koji prikazuje prečace za stvaranje novih objekata bazepodataka i otvaranje postojećih objekata.

Access baza podatka je skup podataka i objekata koji se odnosi na određenu temu ili

svrhu.

Slika 5.23 Mijenjanje vrste pogleda



Osnovni objekti Access baze podataka su:• Tablica (Table) – objekt koji definiramo i upotrebljavamo za pohranu podataka.• Upit (Query)– objekt koji korisniku omogućava pregled jedne ili više tablica, a

omogućava i umetanje, ažuriranje ili brisanje podataka. Pomoću upita moguće jetakođer, na osnovi podataka iz jedne ili više postojećih tablica, kreirati novu.

• Forma (obrazac)( Form) - objekt namijenjen za unos, prikaz ili upravljanje izvođe-njem aplikacije

• Izvještaj ( Report ) – objekt za formatiranje, izračun i ispis (prikaz) izabranih po-dataka.

• Stranice (engl. Data Access Pages) posebna vrsta web stranica –objekt za rad spodacima preko mreže (LAN i internet).

• Makro naredba ( Macro) – objekt koji predstavlja strukturiranu definiciju jedneili više akcija koje treba izvršiti kao odgovor na određeni događaj (npr. makro kojinakon odabira nekog objekta na glavnoj formi otvara drugu formu).

• Modul ( Modul ) – objekt koji sadrži korisničke procedure pisane pomoću VBA(Visual Basic for Application)

Tablica je osnovni objekt baze podataka, a u ovom poglavlju bit će riječi još i o Obrasci-ma, Upitima i Izvještajima.

U prozoru Database također možemo birati koji od dva osnovna pogleda (Design View i Datasheet View ) želimo prikazati za odabrani objekt u bazi (tablice, upiti, obrasci iizvještaji).

Pokretanje Design Viewa vršimo klikom na ikonu, a pokretanje DatasheetViewa vršimo klikom na ikonu.

Design View - pogled Design: Prozor koji pokazuje dizajn objekata baze podataka: tabli-ca, upita, obrazaca, izvještaja, makro naredbi i stranica za pristup podacima. U pogleduDesign moguće je stvarati nove objekte baze podataka i mijenjati dizajn postojećih. Ovajpogled koristimo za kreiranje odnosno uređivanje i održavanje baze. Na sljedećoj slici

prikazan je Design View tablice Customers u bazi Northwind.


23/96 V-23

PRO-MIL

5

B a z e

Datasheet View – Tablični pogled je pogled koji koriste krajnji korisnici baze za rad spodacima u bazi (unos podataka, sortiranje itd.).

Slika 5.24 Pogled dizajna (engl. Design View) tablice

Slika 5.25 Tablični pogled (engl. Datasheet View) tablice



Na isti način prebacujemo se iz Pogleda Design u Tablični Pogled ostalih objekata baze(obrasci, izvještaji).

... Brisanje tablice u bazi

Brisanje tablice

Budući da je proces brisanja tablice nepovratan, treba biti pažljiv jer brisanjem tablicebrišemo i sve podatke u njoj.

• U Database prozoru odaberemo (selektiramo) tablicu koju želimo izbrisati i jed-nostavno aktiviramo tipku Delete na tipovnici ili klik ikonicu Delete ( ) u pro-zoru Database.

• Pojavljuje se prozor upozorenja u kojem trebamo kliknuti na Yes ukoliko zaistaželimo brisanje.

• Tablica je izbrisana.

Slika 5.26 Upit - Pogled Design

Slika 5.27 Upit - Tablični Pogled


25/96 V-25

PRO-MIL

5

B a z e

Brisanje upita

U prozoru Database otvorimo objekte Queries (upiti) i izaberemo upit koji želimo izbri-sati (npr. upit klijent).

• Aktiviranjem tipke Delete na tipkovnici ili klikom na ikonicu Delete ( ) u pro-zoru Database pokrećemo postupak brisanja upita. Access prikazuje upozore-nje da je proces brisanja nepovratan. Klikom na Yes potvrđujemo brisanje dokklikom na No odustajemo od brisanje odabranog obrasca.

Brisanje obrasca

U prozoru baze otvorimo objekte Forms (obrasci) i izaberemo obrazac koji želimo izbri-sati (npr. obrazac Employees1).

Aktiviranjem tipke Delete na tipkovnici ili klikom na ikonicu Delete ( ) u prozoru Da-tabase pokrećemo postupak brisanja obrasca. Access prikazuje upozorenje da je procesbrisanja nepovratan. Klikom na Yes potvrđujemo brisanje dok klikom na No odustajemo

od brisanje odabranog obrasca.

Brisanje izvještaja

U prozoru baze otvorimo objekte Reports (izvještaji) i izaberemo izvještaj koji želimoizbrisati.

Aktiviranjem tipke Delete na tipkovnici ili klikom na ikonicu Delete ( ) u prozoru Da-tabase pokrećemo postupak brisanja izvještaja. Access prikazuje upozorenje da je proces

brisanja nepovratan. Klikom na Yes potvrđujemo brisanje, dok klikom na No odustaje-mo od brisanje odabranog izvještaja.

Slika 5.28 Brisanje tablice



... Navigacija medu slogovima

Navigaciju po redcima (slogovima) tablice možemo vršiti na više načina:

• Korištenjem tipkovnice

• Korištenjem izbornika Edit

• Korištenjem navigacijskih tipki u tablici (nalaze se na navigacijskoj alatnoj tracina dnu prozora Table - Slika 5.30) otvorenoj u pogledu Datasheet.

Tipka Opis

Strelica dolje ↓ (Down Arrow) Na sljedeći slog

Strelica gore ↑ (Up Arrow) Na prethodni slog

Crtl+Home Na prvo polje prvog sloga

Ctrl+End Na zadnje polje zadnjeg sloga

Stranica gore (Page Up) Za jednu stranicu (prozor) gore

Stranica dolje (Page Down) Za jednu stranicu (prozor) dolje

Home Na prvo polje tekućeg sloga

End Na zadnje polje tekućeg sloga

Tab Na sljedeće polje

Shift+Tab Na prethodno polje

Korištenje tipkovnice za navigaciju po zapisima

Slika 5.29 Navigacija pomoću

izbornika Edit


27/96 V-27

PRO-MIL

5

B a z e

• Za prebacivanje na određeni broj sloga potrebno se mišem (ili tipkom F5 s tipkovnice) pozicionirati u polje prikaza tekućeg sloga i unijetibroj sloga koji želimo. Odabir potvrđujemo tipkom Enter.

Navigacija po upitu

Navigaciju po rezultatima upita vršimo na isti način kao kod tablice:• Korištenjem tipkovnice (vidi tablicu Korištenje tipkovnice za navigaciju po

zapisima )• Korištenjem izbornika Edit → Go To First (Previous, Next, Last)• Korištenjem navigacijskih tipki (nalaze se na navigacijskoj alatnoj traci na dnu

prozora tablice/upita - vidi sliku 5.30 Navigacija po tablici)• Za prebacivanje na određeni broj sloga potrebno se mišem (ili tipkom F5 s tipko-

vnice) pozicionirati u polje prikaza tekućeg sloga i unijetibroj sloga koji želimo. Odabir potvrđujemo tipkom Enter.

Navigacija po obrascu

Obrasci mogu biti kreirani tako da isto- vremeno prikazuju više zapisa, međutimuglavnom prikazuju zapise jedan po je-dan. Kretanje, odnosno prelazak s jednogzapisa (sloga) na drugi, možemo vršiti naisti način kako smo to radili kod tablica :

Slika 5.30 Navigacija po tablici

Slika 5.31 Navigacija po obrascu



• Korištenjem tipkovnice (vidi tablicu Korištenje tipkovnice za navigaciju po za-pisima)

• Korištenjem izbornika Edit → Go To First (Previous, Next, Last)• Korištenjem navigacijskih tipki (nalaze se na navigacijskoj alatnoj traci na dnu

prozora obrasca - vidi sliku 5.31 Navigacija po obrascu)

• Za prebacivanje na određeni broj sloga potrebno se mišem (ili tipkom F5 s tipkov-nice) pozicionirati u polje prikaza tekućeg sloga i unijetibroj sloga koji želimo. Odabir potvrđujemo tipkom Enter.

... Sortiranje slogova

Sortirati slogove možemo u tablici, obrascu ili u rezultatu upita. Sortiranje može bitiizvršeno rastućim ( Ascending ) ili padajućim ( Descending ) redoslijedom.

Postupak: Otvorimo u tabličnom prikazu objekt (tablicu, obrazac ili rezultat upita) ukojem želimo izvršiti sortiranje. Označimo stupac po kojem želimo sortirati i na alatnojtraci kliknemo na ikonu Sort Ascending ili Sort Descending zavisno želimo lisortiranje rastućim ili padajućim redoslijedom. Ako je označen stupac tekstni, sortiranjeće biti abecednim redom, a ako je numerički, sortiranja će biti numeričkim redom.

Isto možemo postići iz izbornikaRecords.

Slika 5.33 Sortiranje iz izbornika Records

Slika 5.32 Sortiranje po određenom polju (koloni)


29/96 V-29

PRO-MIL

5

B a z e

Napomena: Za sortiranje po više polja ponavljamo isti postupak samo što označava-mo više stupaca. Međutim treba voditi računa o tome da se sortiranje vrši po stupcima(poljima) s lijeva na desno. Dakle, ako želimo promijeniti redoslijed sortiranja slogova,moramo premjestiti stupce u prikazu prije izvođenja samog sortiranja.Kod sortiranja obrazaca moguće je sortiranje samo po jednom polju.

U postupku izrade upita možemo odrediti kako će biti sortirani podaci koje upit donese.Vrijedi isti princip redoslijeda (s lijeva na desno) polja po kojima će se vršiti sortiranje.



. Tablice

.. Slogovi

... Dodavanje i brisanje slogova u tablici

Dodavanje novih slogova

Dodavanje novih slogova, odnosno unos podataka u tablicu moguće je iz tabličnogpogleda ( Datasheet View) koji otvaramo dvostrukim klikom na ime tablice (u našemslučaju to je Table1) u Database prozoru.

Slika 5.34 Dodavanje novih slogova

Unos u prvo polje (ID) nije moguć jer je ovo polje tipa AutoNumber. To je brojčano (nu-

meričko) polje koji se automatski povećava za svaki novi slog i ne može se ručno mijenja-ti.


31/96 V-31

PRO-MIL

5

B a z e

Prijelaz na sljedeće polje vršimo tipkom Tab ili npr. klikom miša u to polje. Ako poku-šamo u polje unijeti krivi tip podatka (npr. u polje bonus na Slici 34. koje je numeričko),Access to neće dozvoliti.

S posljednjeg polja sloga koje smo unijeli (retka tablice) tipkom Tab prelazimo na sljedeći

slog.

Po završetku unosa pohranjujemo tablicu.

Brisanje slogova - zapisa u tablici

Brisanje sloga (retka) u tablici vršimo tako da označimo željeni redak (kliknemo naselektor retka - record selector) i pritisnemo tipku Delete na tipkovnici ili odaberemonaredbu Delete Record iz izbornika Edit.

Slika 5.35 Brisanje sloga

Prije brisanja Access upozorava da je brisanje nepovratan proces

Slika 5.36 Upozorenje za brisanje sloga

Klikom na Yes izvršava se brisanje.



... Dodavanje, mijenjanje i brisanje podataka u slogu

Dodavanje i prilagodbu podataka u slogu možemo izvršiti u tablici koja je otvorena utabličnom prikazu ( Datasheet View)

Slika 5.37 dodavanje podataka

Dodavanje podataka odnosno unos (npr. e-mail adrese u tablici - Slika 5.32) vršimotako da odaberemo prvo prazno polje u novom stupcu (klikom u to polje). Nakon unosa usljedeće polje prebacujemo se klikom na to polje ili pritiskom na navigacijsku tipku donjastrelica (Down Arrow) na tipkovnici.

Prilagodba podataka, odnosno ispravak neke unesene vrijednosti, vrši se jednostavnoklikom u polje na mjestu gdje trebamo izvršiti izmjenu te unosom potrebnih znakova stipkovnice (na isti način kako to činimo u MS Wordu).

Brisanje podataka iz sloga• Brisati podatke iz sloga možemo u tablici koja je otvorena u tabličnom prikazu

( Datasheet View).• Odaberemo podatak koji želimo izbrisati i pritisnemo tipku Delete. Odmah mo-

žemo unijeti novi podatak ili polje ostaviti prazno (ako je u svojstvima tog polja vrijednost Required postavljena na No).


33/96 V-33

PRO-MIL

5

B a z e

.. Dizajn

... Izrada i imenovanje tablice i određivanje polja i tipovepodataka

Kreiranje tablice

Tablicu možemo kreirati na nekoliko načina:• Kreiranje tablice u pogledu dizajna (engl. Create Table in Design View)• Kreiranje tablice pomoću "čarobnjaka" (engl. Create Table using wizard )• Kreiranje tablice unošenjem podataka (engl. Create Table by entering data)

Pokretanje željenog načina kreiranja tablice vršimo u Database prozoru gdje najprijeodabiremo objekt Tables (1). Klikom na New (2) otvara se New Table (3) prozor koji nudiodabir načina izrade tablica, isto kao i sam Database Window .

Slika 5.38 Kreiranje tablice

Izrada tablice unošenjem podataka (engl.Create Table by entering data)

Odabirom ovog načina otvara se prazna tablica u koju možemo izravno unositi po-datke, a Access će sam pokušati odrediti u svakom polju o kojim tipovima podataka seradi. Daljnje uređivanje tablice vršimo u pogledu dizajna. Prijelaz iz ovoga - tabličnog

pogleda ( Datasheet Viewa) u pogled dizajna ( Design View), koji nam pruža mogućnostodređivanja i mijenjanja svih svojstava tablice (ili bilo kojeg drugog odabranog objektabaze), vršimo klikom na gumb Design.



Slika 5.39 Tablica kreirana unošenjem podataka (Datasheet View)

Izrada tablice pomoću “čarobnjaka” (engl. Create Table using wizard )

Ovaj način pruža mogućnost kreiranja tablice prema nekom od predložaka koje nudiAccess:

1. U Sample Tables odabiremo predložak (iz kategorije Business ili Personal)2. U Sample Fields iz odabranog predloška odabiremo polja koja želimo koristiti u

novoj tablici3. Klikom na gumb prebacujemo odabrana polja u Fields in my new table4. Dalje slijedimo upute “čarobnjaka”

Slika 5.40 Kreiranje tablice pomoću “čarobnjaka”


35/96 V-35

PRO-MIL

5

B a z e

Izrada tablice u pogledu dizajna (engl. Create Table in Design View)

Dvostruki klik na Create Table in Design View (u Database prozoru) otvara dijaloškiprozor Table u kojem možemo kreirati tablicu. Ovaj način omogućava određivanje ikontrolu svih svojstava ( Properties) tablice.

Slika 5.41 Tipovi i svojstva polja

Postupak:• U prvom polju stupca Field Name unosimo naziv polja (npr. ime)•

Pomoću tipke Tab na tipkovnici (ili klikom na sljedeće polje) prelazimo na prvopolje stupca Data Type5. U ovom polju pojavljuje se predodređeni tip polja –Text.

• Klikom na pojavljuje se padajući izbornik svih tipova polja u kojem odabiremotip polja koji odgovara našem podatku. Access prepoznaje više vrsta podataka. Tosu:

5 Tip podatka (engl.Data Type) određuje vrstu podatka koji mogu biti pohranjeni u polju i kazuje Accessukako njim rukovati.



Tip podatka Namjena

Text Alfanumerički podaci - do 255 znakova

MemoAlfanumerički podaci, rečenice i paragrafi - do64000 znakova

NumberNumerički podaci koji mogu biti korišteni zaračunanje - 1,2,4 ili 8 znakova

Date/Time Datum i vrijeme - 8 znakova

Currency Novčani iznosi - 8 znakova

Auto NumberNumerik koji se automatski povećava za svakinovi slog – ne može se ručno mijenjati - 4znaka

Yes/NO Booleove vrijednost – DA/NE (True/False)

Ole ObjectSlike, grafikoni i ostali OLE objekti iz drugihWindows aplikacija – veličina do 1 gigabajt

HyperlinkAdrese dokumenata ili datoteka na www,intranetu, LAN-u ili na lokalnom računalu - do2048 znakova

Lookup WizardPolje Text, YES/NO ili Number popunjavapodacima iz druge tablice ili liste zadanih

vrijednosti

• Promjenu tipa podatka vršimo jednostavno klikom na željeni tip u padajućem

izborniku. To je moguće vršiti bez ikakvih problema dok u tablici nemamo une-sene podatke, međutim ako to pokušamo na tablici gdje je unesena veća količinapodataka, može rezultirati gubitkom nekih podataka.Ostala svojstva kreiranog polja mogu se mijenjati i uređivati uField Properties dijelu prozora.


37/96 V-37

PRO-MIL

5

B a z e

Svojstvo Opis

Field Size Određuje dužinu polja

Format Upravlja načinom prikaza i ispisa podataka (npr. prikaz datuma)

Decimal Places Prikaz broja decimalnih mjesta

Input Mask Zadavanje maske za unos podataka

Caption Zadavanje naziva polja koji će biti prikazivan u formama i izvještajima

Default Value Podrazumijevana vrijednost polja

Validation RuleUvjet koji moraju zadovoljavati podaci uneseni u polje (npr. BETWEEN1 AND 50)

Validation Text Poruka koja će biti prikazana ako podaci ne zadovoljavaju uvjet(npr.”NEISPRAVNO - Dozvoljene vrijednosti su između 1 i 50!”)

Required “yes” ako se zahtijeva unos u polje (ne dozvoljava se Null vrijednost)

Allow Zero Length Mogućnost pohrane nizova nulte duljine1

IndexedPridruživanje indeksa za brži pristup podacima ovog polja (odabirom

jedinstvenog indeksa onemogućujemo ponavljanje ovog polja)

Svojstva polja

• Pritiskom na tipku Tab na tipkovnici (ili klikom na sljedeće polje) prelazimo naprvo polje stupca Description (opis polja). Ovo polje nije obvezno za unos, ali jekorisno jer se pojavljuje u statusnoj traci pa ga možemo koristiti kao neku vrstuupute korisniku.

• Aktiviranjem tipke Tab ponovo se vraćamo na stupac Field Name gdje unosimonaziv sljedećeg polja i postupak ponavljamo dok ne definiramo sva polja.

• Kreiranu tablicu sada treba pohraniti što možemo izvršiti na nekoliko načina:

• Klikom na ikonu Save na alatnoj traci Access prozora

• Klikom na Save ili Save As u izborniku File

• Klikom na (zatvaranjem) prozora Table.

Aktiviranjem bilo kojeg od ova tri načina pojavljuje se dijaloški prozor u kojem dodjeljujemo naziv tablici.



Klikom na OK prihvaćamo dodijeljeno ime, a Access upozorava da nije definiran primar-ni ključ.

Klikom na Yes Access defi-nira primarni ključ i pohra-njuje tablicu. Ime tablicepojavljuje se u Databaseprozoru.

... Primjena postavki polja

Svojstva polja određuju se na nivou tablice. Ako želimo izvršiti promjene svojstava po-

jedinih polja, to možemo izvršiti u pogledu Dizajn tablice u dijelu Field Properties ukojem se prikazuju svojstva odabranog polja.

U svojstvima polja nalaze se i veličina polja (engl. Field Size) i oblik polja ( Format ). Svoj-stvo veličina polja određuje veličinu podatka u polju. Za polja numeričkog tipa veličinazavisi o odabranoj vrsti numerika, a najčešće korištene vrste su Long Integer i Double

Slika 5.42 Dodjeljivanje imena tablici

Slika 5.43

Primarni ključ

Slika 5.44 Database prozor


39/96 V-39

PRO-MIL

5

B a z e

(vidi: Tablica veličina polja za numerički tip podataka). Za polja tipa Text veličina je od 0 do 256 znakova.

Svojstvo oblik polja (Format) određuje kako će podatak biti prikazan (vidi slike: Oblikprikaza (formata) Number i Date).

Vrsta Najmanja vrijednost Najveća vrijednost

Byte 0 225

Integer -32,768 32,768

Long Integer -2,174,483,648 -2,174,483,648

Single -3,4X1038 3,4X1038

Double -1,8X10308 1,8X10308

Decimal -1,1038 1,1038

Tablica veličina polja za numerički tip podataka

• Promjena veličine polja - Za polja tipa Text zadana (engl. Default ) veličina je 50 znakova, a moguća je od 0 do 256 znakova. Promjenu vršimo jednostavno izmje-nom vrijednosti svojstva Field Size (vidi sliku veličina polja). Ovdje treba reći dasvojstvo veličine polja možemo koristiti za ograničenje broja unesenih znakova

npr. poštanski broj može imati najviše 5 znakova, JMBG najviše 13 znakovaitd. S desne strane prozora, zavisno o odabranom svojstvu, pojavljuje se (plavimslovima) opis toga svojstva.

Slika 5.45 Oblik prikaza tipa Number

Slika 5.46 Oblik prikaza tipa Date



Slika 5.47 Veličina polja (Field Size)

• Promjena oblika (Format) broja – Vršimo odabirom željenog oblika prikaza(formata) broja (vidi sliku 5.45 Oblik prikaza numeričkog polja). S desne straneprozora, zavisno o odabranom svojstvu pojavljuje se (plavim slovima) opis togasvojstva.

Slika 5.48 Oblik prikaza (Format) numeričkog polja


41/96 V-41

PRO-MIL

5

B a z e

Slika 5.49 Oblik prikaza (Format) datumskog polja

• Promjena oblika (Format) datuma – Vršimo odabirom željenog oblika prikaza(formata) datuma (vidi sliku 5.46 Oblik prikaza datumskog polja). S desne straneprozora, zavisno o odabranom svojstvu pojavljuje se (plavim slovima) opis togasvojstva.

... Izrada pravila za validaciju

Provjeru ispravnog unosa brojeva, teksta, datuma i vremena te valute možemo ostvaritiodređivanjem jednostavnih pravila koja uneseni podaci moraju zadovoljiti, a postavljamo

ih u svojstvu polja Validation Rule (ravilo validacije). Način upisa (sintaksa) pravila zaprovjeru u svojstvu Validation Rule zavisi o tipu polja:

• Numeričko polje (engl. Number ) – U pogledu Dizajn tablice odaberemo poljeovoga tipa i u svojstvu polja Validation Rule izravno upisujemo. Izraz =50 And



Slika 5.50 Unos pravila provjere za numeričko polje

• Tekstno polje (Text) - U pogledu Dizajn tablice odaberemo polje ovoga tipa.Ako želimo ograničiti dužinu unesenog teksta na pet znakova, onda ćemo u svoj-stvo Validation Rule unijeti ?????, odnosno unosimo onoliko znakova pitanja (?)koliko znakova dopuštamo za unos.Drugi način: Klikom na otvaramo prozor Expression Builder u kojem mo-žemo, koristeći ugrađene funkcije, konstante i operatore, kreirati izraz koji seprenosi u svojstvo Validation Rule.

Slika 5.51 Expression Builder


43/96 V-43

PRO-MIL

5

B a z e

• Datumsko polje (engl. Date) - U pogledu Dizajn tablice odaberemo polje ovogatipa. Ako želimo ograničiti unos datuma samo na one datume koji su veći, odno-sno kasniji od 31.12.1999., u svojstvo Validation Rule unosimo >#31.12.1999#7.Ako pak želimo ograničiti unos datuma samo na 2004. godinu, tada unosimouvjet >=#01.01.2004 And



Kod promjene tipa polja (npr. tip Text u tip Number) sačuvani će biti samo oni podaci kojeAccess uspije prepoznati i konvertirati u novi tip podatka. Ostali podaci bit će izgubljeni.Zbog toga promjenu tipa polja treba koristiti samo ako je zaista neophodna. U slučaju da

jest neophodna, preporuča se prije promjene napraviti rezervnu kopiju tablice ( Backup).

... Definiranje polja kao primarnog ključa

Definiranje primarnog ključa

Primarni ključ možemo definirati na dva načina:1. Automatski - pri kreiranju tablice

2. Ručno – nakon kreiranja tablice

Automatsko definiranje primarnog ključa može se izvršiti kod kreiranja tablice (kao utočki 5.3.2.1):

Kod spremanja kreirane tablice pojavljuje se dijaloški prozor u kojem dodjeljujemo naziv tablici.

Nakon upisa imena tablice klikom na OK prihvaćamo to ime, a Access upozoravada nije definiran primarni ključ.

Ako prihvatimo definiranje primarnog ključa (klikom na Yes), Access dodaje novo poljeID (tipa AutoNumber), definira ga kao primarni ključ i pohranjuje tablicu.

Slika 5.54 Dodjeljivanje imena tablici

Slika 5.55 Primarni

ključ

Slika 5.56 Tablica prije definiranja primarnog ključa


45/96 V-45

PRO-MIL

5

B a z e

Slika 5.57 Tablica poslije definiranja primarnog ključa

Ručno definiranje primarnog ključa - Tablica treba biti otvorena u pogledu Dizajn ta-blice, a primarni ključ definiramo tako da kliknemo u polje koje želimo da bude primarniključ te na ikonu Primary Key na alatnoj traci u prozoru Accessa.

Isto postižemo i iz izbornika Edit naredbom Primary Key .

... Indeksiranje polja (sa i bez dopuštanja duplikata)

Indekse također postavljamo u pogledu Dizajn tablice. Polje koje je primarni ključautomatski je indeksirano i nije dopušteno davanje istih vrijednosti (ponavljanje) u ovompolju. Pokretanje dijaloškog prozora za indekse vršimo klikom na ikonu Indexes na alat-

noj traci.

Slika 5.58 Ručno

dodjeljivanje primarnog

ključa

Slika 5.59 Prozor Indeksi



Iz padajućeg izbornika biramo polje koje želimo indeksirati, određujemo ime indeksa inačin sortiranja, rastući ili padajući (engl. Ascending ili engl. Descending ), a ako to poljenije primarni ključ određujemo je li jedinstveno (engl. Unique).

U svojstvima polja (tablica

u Pogledu Dizajn tablice)imamo svojstvo Indexedkoje nam kazuje je li odabra-no polje indeksirano ili nije(Yes ili No). Poljima koja suindeksirana i određena kao

jedinstvena svojstvo Indexedpostavljeno je na Yes (Dupli-cates NO), a poljima koja suindeksirana, a nisu određenakao jedinstvena svojstvo In-dexed postavljeno je na Yes(Duplicates OK). SvojstvoIndexed ovdje možemo mi-

jenjati, ali sam indeks ovdjene možemo brisati. Brisanjemožemo izvršiti u prozoru Indeksi.

... Dodavanje polja u postojeću tablicu

Dodavanje polja u postojeću tablicu

Već kreiranoj tablici moguće je naknadno dodati jedno ili više polja. Da bismo to postigli,tablica mora biti otvorena u pogledu Dizajn tablice ( Design View).

Postupak dodavanja polja:

• Tablicu pokrenemo u Design View

• U stupcu Field Name jednostavno unesemo ime novog polja (e-mail), a u stupcu

Data Type odabiremo tip podatka koji će to polje sadržavati (Hyperlink).

• Ako trebamo dodati još neko polje, ponavljamo gornji postupak.

Slika 5.60 Svojstva indeksiranog polja (u pogledu dizajna)


47/96 V-47

PRO-MIL

5

B a z e

• Nakon što smo dodaliželjeno polje (polja),tablicu moramo pohra-niti (postupak kao utočki 5.3.2.1).

• Klikom na ikonu Viewprebacujemo se

u Datasheet View ukojem možemo unijetipodatke u nova polja.

• Promjene koje smo iz-

vršili na tablici potreb-no je pohraniti (na istinačin kako je to ranijeopisano).

... Mijenjanje širine stupca u tablici

Zadana ( Default ) širina stupca u kreiranoj tablici je 15,411. Promjena širine stupca utablici nema veze s veličinom polja, ovdje se radi samo o prikazu polja. Širinu stupcaodređujemo:

1. Otvorimo tablicu ( Datasheet View) i iz izbornika Format → Column Wid-

th… otvara se dijaloški prozor u kojem možemo odabrati standardnu širinu(Standard ), unijeti točnu željenu širinu ili odabrati onu koja najbolje odgovaraunesenim podacima ( Best to fit ) (vidi sliku 5.63. Određivanje širine stupca).

Slika 5.61 Dodavanje novog polja i određivanje tipa (Design View)

Slika 5.62 Unos podataka u novo polje



2. Označimo (klikom na zaglavlje) stupac čiju širinu želimo mijenjati, zatim po-

stavljamo pokazivač miša na lijevu ili desnu granicu zaglavlja te držeći pritisnu-tu lijevu tipku miša jednostavno granicu pomičemo lijevo ili desno zavisno otome širimo li ili sužavamo stupac (vidi sliku 5.64 Određivanje širine stupca II).

Pomicanje stupca možemo izvršiti na dva načina:

1. U pogledu Dizajn tablice označimo redak (klikom na selektor retka) kojiželimo prebaciti na drugo mjesto (poziciju), vučemo mišem i otpustimo (engl.

Drag&Drop) na novu poziciju (vidi sliku Pomicanje retka I). Redak nagrada bitće prebačen između redaka bonus i datum_r.

Slika 5.63 Određivanje širine stupca I

Slika 5.64 Određivanje širine stupca II

Slika 5.65

Promjena

redoslijeda stupaca

tablice I


49/96 V-49

PRO-MIL

5

B a z e

2. U Tabličnom pogledu ( Datasheet View) označimo stupac koji želimo prebacitina drugo mjesto (poziciju), vučemo mišem i otpustimo ( Drag&Drop) na novupoziciju (vidi sliku Pomicanje stupca II). Stupac nagrada bit će prebačen izme-đu stupaca bonus i datum_r kao i u prvom slučaju. Promjena će postati trajnaako sada spremimo tablicu.

Slika 5.66 Promjena redoslijeda stupaca tablice II



. Dobivanje informacija

.. Osnovne operacije

... Korištenje funkcije za traženje

Pronalaženje određene riječi: Označimo (kliknemo) polje po kojem želimo pretraži- vati, zatim iz izbornika Edit → Find ili Find s alatne trake otvaramo prozor Find andReplace (slika 5.67) u kojem odabiremo načine pretraživanja:

• Find What: unosimo vrijednost koju tražimo. Ovdje možemo koristiti i posebneznakove pomoću kojih možemo bolje izraziti ono što tražimo. To su npr.:? - zamjenjuje jedan znak na istoj poziciji, pa? Znači pas, par, pat..

* - zamjenjuje grupu znakova na istoj poziciji, *t znači sve riječi koje završavajuslovom t# također se upotrebljava kao znak na istoj poziciji . Na pr. 99# znači između990 i 1000.…

•Look In: određuje hoće li biti pretraživana cijela tablica ili pojedino polje• Match: određuje treba li unesena vrijednost koju tražimo odgovarati - Whole Fi-eld (cijelom polju), AnyPart of Field (bilo kojem dijelu polja) ili Start of Field (početaku polja)

• Search: određuje smjer pretraživanja Up (gore), Down (dolje) All (sve)• Match Case traži samo ono što je naznačeno u Find What polju• Search Fields As Formated traži prema načinu prikaza podatka

Nakon unošenja uvjeta pokrećemo pretraživanje klikom na Find Next.

Slika 5.67

Prozor Find and

Replace


51/96 V-51

PRO-MIL

5

B a z e

Primjer: U bazi Northwind želimo pronaći sve zaposlenike koji su zaposleni 1993.Otvorimo obrazac Employees1 u kojem označimo (kliknemo) polje po kojem želimopretraživati, a to je Hire Date (datum zapošljavanja). U Find What unosimo *1993 (štoznači bilo koji niz znakova ispred 1993 - 1993. godina!). Klikom na Find Next u obrascudobivamo prvi slog koji zadovoljava postavljeni uvjet. Ponovnim klikom na Find Next u

obrascu se pojavljuje drugi slog. Postupak ponavljamo dok ima slogova koji odgovarajupostavljenom zahtjevu.

Slika 5.68 Unos uvjeta pretraživanje

Slika 5.69 Rezultat pretraživanja

... Primjena filtra

Access ima sposobnost ograničavanja (filtriranja) informacija prikazanih u obrascu ilitablici. Ova ograničenja postižu se primjenom Filtra kojeg možemo jednostavno postavi-ti tijekom rada s obrascem.Obrazac ili tablicu možemo filtrirati:

• Uporabom Filter by Selection - pomoću postojećeg sadržaja odabranog polja

• Uporabom Filter by Form - unošenjem sadržaja u odabrano polje



Filtriranje podataka iz tablice pomoću Filter by Sel ection:

Slika 5.70 Određivanje podatka za filtriranjem

• Otvorimo tablicu (isto možemo učiniti i u obrascu) iz koje želimo filtrirati po-datke u Tabličnom prikazu, npr. tablicu Orders (narudžbe) iz Northwind baze.Kliknemo u polje u kojem je podatak po kojem želimo filtriranje. U našem slu-čaju to je polje Customer (klijent), a podatak je Wilman Kala. Želimo prikazatisve narudžbe klijenta Wilman Kala.

Klikom na gumb Filter by Selection pokrećemo filter.

Slika 5.71 Filtrirani podaci pokazuje rezultat u kojem vidimo da smo od svihnarudžbi u tablici Orders filtriranjem dobili samo one koji se odnose na klijentapo imenu Wilman Kala. Klikom na Remove Filter poništavamo filtar, odnosno

vraćamo se na običan tablični prikaz.

Slika 5.71 Filtrirani podaci


53/96 V-53

PRO-MIL

5

B a z e

Filtriranje podataka iz obrasca pomoću Filter by Form:

• Otvorimo obrazac (isto možemo učiniti i u tablici) u prikazu obrasca (npr.obrazac Orders (narudžbe) iz Northwind baze). Klikom na ikonu Filter by Formprikazuje se prazni obrazac. Unesemo u polje uvjet po kojem želimo filtrirati.

Uvjete možemo unijeti u više polja. Mi ćemo potražiti narudžbe klijenta Wil-man Kala iz 1996. godine. U našem obrascu to su polja Bill To: (kome naplatiti)u koje unosimo (ili ga potražimo klikom na u padajućem popisu) WilmanKala i Order Date (datum narudžbe) u koje unosimo *1996.Klikom na ikonu Apply Filter pokrećemo filtar.

Slika 5.72 Unos vrijednosti za filtriranje

Slika 5.73 Rezultat primjene Form filtra



... Uklanjanje filtra

Nakon što smo dobili f iltrirane podatke iz tablice ili obrascaprimjenom jednog ili drugog tipa filtra, klikom na Remove Filter

(Slika 5.71) poništavamo (mičemo) filter i vraćamo se na tabličniprikaz, odnosno prikaz obrasca.

.. Upiti

... Izvlačenje i analiza podataka

Upiti (engl. Queries) upotrebljavaju se za izdvajanje i analizu podataka iz tablica. Povezi- vanjem tablica dobivamo mogućnost izdvajanja i analize podataka iz dviju ili više tabli-ca. Pomoću upita prikazujemo slogove koji su sastavljeni od polja iz povezanih tablica, afizički se ne moraju ponovo pohraniti. To omogućava izbjegavanje nepotrebnog ponavlja-nja istih podataka što bi bilo neminovno kada bi se podaci nalazili u istoj tablici.

Kreiranje veze između tablica8 (jedan-prema-jedan, jedan-prema-više)

Veza (odnos) (Relationship) jedan prema jedan (one-to-one) 1:1Veza 1:1 (jedan brod – jedan kapetan) nije česta. Kod ove veze jednoznačna vrijednostprimarnog ključa može povezivati samo jedan vanjski ključ. Da bismo dobili ovu vezumoramo postaviti jedinstveni indeks na vanjski ključ.U našem primjeru tablica brod i tablica posada povezane su vezom 1:19

8 Kreiranje veza (odnosa) među tablicama te uključivanje referencijalnog integriteta iako spadaju u poglavlje5.3Tablice zbog praktičnih razloga obrađeno je u ovom poglavlju.9 Ovaj primjer uzet je samo radi objašnjenja veza i ne treba ga smatrati rješenjem iz prakse.


55/96 V-55

PRO-MIL

5

B a z e

Kreiranje veze jedan prema jedan (one-to-one) 1:1

• Iz izbornika Tools ili s trake alata odabiremo Relationships (slika 5.74 Pokre-tanje Show Table dijaloškog prozora) i otvaramo Show Table dijaloški prozor(slika 5.75 Show Table dijaloški prozora). U ovom prozoru odabiremo tabliceizmeđu kojih želimo kreirati vezu (brod i posada) i prebacujemo ih u prozorRelationships (klikom na naziv tablice, zatim klikom na Add)

• U prozoru Relationships sada imamo odabrane tablice. Polje primarnog ključa,odnosno naziv primarnog ključa svake tablice, ispisano je masno (bold ). Vezu kre-iramo tako da označimo polje primarnog ključa jedne tablice (u ovom slučaju po-sada), vučemo ga i pustimo ( Drag&Drop) u polje vanjskog ključa u drugoj tablici(brod). Access sada otvara dijaloški prozor Edit Relationships.

• Uključivanjem opcije Referencijalnog integriteta ( Enforce Referential Integri-ty ) u prozoru Edit Relationships (slika 5.77), pored primjene pravila Referencijal-

nog integriteta (vidi točku 5.1.3.3) osiguravamo i da u prikazu (slika 5. 78. ProzorRelationships 1:1) veze na spojnoj crti bude prikazan i tip veze. Pri dnu prozo-ra Edit Relationships prikazan je tip veze ( Relationship). U ovom slučaju to 1:1.

Slika 5.74 Pokretanje

dijaloškog prozora Show Table

Slika 5.75 Dijaloški prozor Show Table

Slika 5.76 Prozor Relationships I

Slika 5.77 Prozor Edit Relationships (1:1)



• Klikom na Create završavamo kreiranje ove veze.

Veza (Relationship) jedan prema više (one-to-many) 1:M10 Najčešća veza je veza 1:M (jedno mjesto – više učenika) kod koje jednoznačna

vrijednost primarnog ključa može povezivati jedan, više ili čak niti jedan slog upovezanoj tablici.

U našem primjeru tablica brodar i tablica posada povezane su vezom 1:M (štoznači jedan brodar - više uposlenih). Povezana polja, bez obzira na tip veze, mo-raju biti istog tipa

Kreiranje veze jedan prema više (one-to-many) 1:M:

• Iz izbornika Tools ili s alatne trake odabiremo Relationships (slika 5.74 Pokre-tanje Show Table dijaloškog prozora) i otvaramo Show Table dijaloški prozor(slika 5.75 Show Table dijaloški prozor). U ovom prozoru odabiremo tabliceizmeđu kojih želimo kreirati vezu i prebacujemo ih u prozor Relationships (kli-kom na naziv tablice, zatim klikom na Add).

• U prozoru Relationships sada imamo odabrane tablice. Polje primarnog ključa,odnosno naziv primarnog ključa svake tablice, ispisan je masno (bold ). Vezukreiramo tako da označimo polje primarnog ključa (brodar) jedne tablice (uovom slučaju tablice brodar), vučemo ga i pustimo ( Drag&Drop) u polje vanjskogključa (uposlen) u drugoj tablici (posada). Access sada otvara dijaloški prozor

Edit Relationships.

10 U Accessu «M» je označen kao « ∞» (1: M - 1: ∞)

Slika 5.78 Prozor Relationships 1:1

Slika 5.79 Prozor Relationships II Slika 5.80 Prozor Edit Relationships (1:M)


57/96 V-57

PRO-MIL

5

B a z e

• Uključivanjem opcije Referencijalnog integriteta11 ( Enforce Referential Inte- grity) u prozoru Edit Relationships osiguravamo (slika 5.80), pored primjenepravila Referencijalnog integriteta (da u prikazu (slika 5.81 Prozor Relationships1:M) veze na spojnoj crti bude prikazan i tip veze. Pri dnu prozora Edit Relati-onships prikazan je tip veze ( Relationship). U ovom slučaju to 1:M.

• Klikom na Create završavamo kreiranje ove veze.

Kreiranje veze više prema više (many-to-many) M:M u Accessu nije moguće ostvaritiizravno (vidi 5.1.3.2)

Brisanje veza između tablica

Brisanje veze ( Relationship) među tablicama vrši se u prozoru Relationships tako daodaberemo (kliknemo) poveznu crtu i aktiviramo tipku Delete na tipkovnici. Pojavljujese dijaloški prozor za potvrdu brisanja. Klikom na Yes veza će biti trajno izbrisana.

11 O referencijalnom integritetu više u točki 5.1.3.3

Slika 5.81 Prozor Relarionships 1:M

Slika 5.82 Potvrda brisanja veze



... Izrada i imenovanje upita iz jedne tablice

Najjednostavniji način kreiranja upita jest pomoću čarobnjaka Simple Query Wizardkoji (slično kao i kod kreiranja obrasca) možemo pokrenuti iz prozora New Query . Ovaj

prozor pokrećemo iz izbornika Insert → Query ili klikom na ikonu New u osnovnomprozoru.Simple Query Wizard također možemo pokrenuti i klikom na opciju Create by using

wizard. Pokretanjem čarobnjaka započinjemo proces koji je skoro identičan onom kojegsmo opisali u radu s Form Wizardom.

Izrada upita u pogledu Dizajn (Create Query in Design View) je način izrade koji daje veće mogućnosti u kreiranju od načina koji pruža čarobnjak, a upit izrađen pomoću ča-robnjaka ionako se po potrebi uređuje i prepravlja u pogledu Dizajn ( Design View).

Ovdje ćemo također koristiti Microsoftovu bazu Northwind. Izradu upita pokrećemo izosnovnog prozora Accessa (Database prozor) odabirom objekta Queries (s lijeve straneprozora) te Create Query in Design View (s desne strane prozora).

Otvara se prozor ShowTable.

Slika 5.83 Načini izrade upita

Slika 5.84 Određivanje tablice za upit


59/96 V-59

PRO-MIL

5

B a z e

U prozoru Show table (slika 5.84) odabiremo tablicu ili tablice na kojima će se zasnivatiupit (mi smo odabrali tablicu Customers) te je aktiviranjem tipke “Add” prebacujemo uprozor Query – Select Query . Polja koja želimo prikazati u upitu postavljamo u donji dioprozora (u tzv. Mrežu upita), a to možemo izvršiti na nekoliko načina:

• dvostrukim klikom lijeve tipke miša na polje u tablici

• povlačenjem ( Drag&Drop) polja iz tablice u mrežu• odabirom polja iz padajuće liste u mreži• direktnim upisom naziva polja u ćeliju polja

Kategorije u donjem dijelu prozora znače:Field – naziv polja koje sudjeluje u upituTable – tablica kojoj pripada gornje poljeShow – prikazuje li se polje u rezultatu upitaSort – sortiranje po gornjem polju

Criteria – kriterij odabira poljaOr – drugi kriterij

Pošto smo odredili polja za upit ostaje odrediti uvjet ili uvjete (Criteria) odabira. Mićemo u polje Country unijeti germany što znači da želimo da upit donese sve klijente izNjemačke. Isto tako želimo da doneseni klijenti po nazivu budu sortirani rastućim redomšto postižemo postavljanjem kategorije Sort u polju CompanyName na Ascending .

Izrađeni upit možemo spremiti iz izbornika File→ Save As ili klikom na ikonu u

prozoru Select Query nakon čega Access pita želimo li izvršiti spremanje i pod kojimimenom.

Slika 5.85

Prozor Select

Query - za upitna jednoj tablici



Izrađeni upit pojavljuje se u prozoru Database, a pokrećemo ga dvostrukim klikom.

Slika 5.86 Dodavanje polja i kriterija u mrežu upita

Slika 5.87 Spremanje promjena Slika 5.88 Određivanje imena upita

Slika 5.89 Upit klijent


61/96 V-61

PRO-MIL

5

B a z e

... Izrada i imenovanje upita iz dvije tablice

Izrada upita u pogledu dizajna korištenjem dviju tablica.

Postupak je skoro identičan prethodnom s tom razlikom što iz prozora Show Tableu prozor Select Query dodajemo dvije povezane tablice (slika 5.90). Mi smo odabralitablice Customers i Orders jer želimo izraditi upit koji će iz baze donijeti sve narudžbenastale prije 01.01.1997. Upit treba sadržavati polja Order_ID (identifikacija narudžbe),Customer_ID (identifikacija klijenta), CompanyName (naziv klijenta), City (grad),Contry (država), OrderDate (datum narudžbe), Freight (prijevoz). Polja prebacujemo na

jedan od ranije opisanih načina.

U mrežu upita, u polje Order Date, možemo sada unijeti i kriterij, a on je



Izrađeni upit možemo spremiti iz izbornika File→ Save As ili klikom na ikonu uprozoru Select Query nakon čega Access pita želimo li izvršiti spremanje i pod kojimimenom.

Izrađeni upit pojavljuje se u prozoru Database, a pokrećemo ga dvostrukim klikom.

Slika 5.92 Spremanje promjena Slika 5.93 Određivanje imena upita

Slika 5.94 Upit narudzbe


63/96 V-63

PRO-MIL

5

B a z e

... Dodavanje uvjeta u upit koristeci operatore

U donjoj tablici prikazani su neki operatori (,=, , +, -, *, /) za odabir polja i njihovo

značenje

operator opis

,=, “manje”, “veće”, “jednako”, “različito” -



... Dodavanje uvjeta u upit koristeći logičke operatore

Primjeri nekih operatora (AND, OR, NOT) za korištenje u izradi upita te njihovo znače-nje prikazani su u tablici

operator opis

AND Split AND Zadar - donosi i Split i Zadar

OR12 Split OR Zadar - donosi ili Split ili Zadar

NOT NOT Split – donosi sve osim Split

BETWEEN Betweeen 5 And 10 – donosi vrijednosti između 5 i 10

IN In (Split,Zadar,Dubrovnik) jednako kao i Split OR Zadar OR Dubrovnik

LIKE13Pronalazi uzorak u tekst poljima – Like S* je sve što počinje sa “s”. (*)- zamjenjuje bilo koji niz znakova; (?) – zamjenjuje bilo koji znak na tompoložaju; (#)14– zamjenjuje bilo koju znamenku

Postupak dodavanja uvjeta u upit jednak je postupku opisanom u prethodnoj točki(5.4.2.4)

12

Kod uporabe ovog operatora treba imati na umu da on vrijedi za cijeli upit, a ne samo za polje u kojem jeupisan pa je onda potrebno ponoviti uvjete u drugim poljima.13 Posebni operatori korisni za određivanje vrijednosti koje želimo izraziti u kriteriju.14 Kod rada s datumima i vremenima potrebno ih je uvijek postaviti unutar ovih znakova (#)


65/96 V-65

PRO-MIL

5

B a z e

... Korištenje džoker znakova u upitima

Džoker znakovi su posebni znakovi koji se mogu koristiti unutar upita kako bi uključiliili isključili određeni znak ili grupu znakova iz rezultata upita. Upotrebljavamo ih u upiti-

ma kad znamo samo dio podatka koji tražimo

Joker (Wildcard) svojstvo primjer

*Bilo koja grupa znakova napoziciji zvjezdice

*in nin, knin, tanin..n*n pronalazi nin, neznatan, nevin..

?Bilo koji znak na pozicijiupitnika

kr?a pronalazi krma, krta, krka..

%

Više znakova na početku ili na

kraju stringa kn% pronalazi knin, knez, knežević

_Bilo koji pojedinačni alfabetskiznak u stringu

t_p pronalazi top, tup, tip

Uvjeti izrađeni korištenjem nekih od gornjih džokera upisani u mrežu upita prikazani suna donjoj slici

Slika 5.97 Mreža upita



Rezultat upita sastavljenog prema gornjojmreži upita prikazan je na donjoj slici (Pri-mjer upita) .

... Uređivanje upita: dodavanjem, mijenjanjem i brisanjemuvjeta

Upite, kao i sve ostale objekte u bazi možemo uređivati. Upit koji želimo urediti otvara-

mo u pogledu Dizajn ( Design View).

Nove uvjete dodajemo jednostavnim pozicioniranjem (klikom) u polje u koje želimo teunosom željenog uvjeta (na način kako to činimo kod unosa teksta).Uvjete mijenjamo jednostavnim pozicioniranjem (klikom) u polje u kojem je upisanuvjet koji želimo promijeniti te ga promijenimo (na način kako to činimo kod izmjeneteksta).

Uvjete brišemo jednostavnim pozicioniranjem (klikom) u polje u koje želimo te bri-sanjem željenog uvjeta (na način kako to činimo kod brisanja teksta). Brisanje uvjeta ucijelom upitu možemo obaviti i odjednom i to tako da se pozicioniramo na redak Criteriau prvom polju. Pokazivač miša mijenja oblik u crnu strelicu. Klikom označavamo cijeliredak Criteria koji onda možemo izbrisati tipkom Delete.

Slika 5.98 Primjer upita

Slika 5.99 Dodavanje/micanje uvjeta (Criteria)


67/96 V-67

PRO-MIL

5

B a z e

... Uređivanje upita: dodavanjem, brisanjem, premještanjem,skrivanjem i otkrivanjem polja

Upit koji želimo urediti otvaramo u pogledu dizajna ( Design View).

Dodavanje polja možemo izvršiti na nekoliko načina:• dvostrukim klikom lijeve tipke miša na polje u tablici• povlačenjem ( Drag&Drop) polja iz tablice u mrežu• odabirom polja iz padajuće liste u mreži• direktnim upisom naziva polja u ćeliju polja

Prikazivanje polja i skrivanje polja vršimoaktiviranjem odnosno postavljanjem ili skidanjem

znaka u retku Show odabranog polja.

... Pokretanje upita

Pokretanje upita vršimo iz prozora Database. U djelu prozora Objects odabiremo Que-ries, a u djelu prozora s desne strane pojavljuju se nazivi izrađenih upita.

Dvostrukim klikom lijeve tipke miša na odabrani naziv (upit) pokreće se upit. Upit istotako možemo pokrenuti klikom na odabrani naziv (upit) te klikom na ikonu Open.

Slika 5.100 Prikazivanje i skrivanje polja

Slika 5.101 Pokretanje upita



. Objekti

.. Obrasci

... Prikaz i rukovanje slogovima

Obrasci ili Forme su objekti namijenjeni za unos, prikaz ili upravljanje izvođenjemaplikacije. One su osnova sučelja između korisnika i aplikacije. Nazivaju se i maskama zaunos podataka. Već smo rekli da unos podataka možemo izvršiti i direktnim unošenjemu tablicu (koristeći se Tabličnim prikazom ( Datasheet View). Međutim uporaba forminam omogućava mnogo više. Tako npr., pomoću forme (zovimo je obrazac) možemo

prikazati samo ona polja koja dozvoljavamo da korisnik popunjava, zatim unos u polja više tablica itd.

U nekim slučajevima, u stvari vrlo često, želimo prikazati, ažurirati, ali i unositi podatkekoji se nalaze u više tablica za što koristimo složene obrasce.

... Izrada i imenovanje obrasca

Tri su osnovna načina izrade obrasca:

1. Pomoću pogleda Dizajn2. Pomoću AutoForm čarobnjaka3. Pomoću Čarobnjaka za obrasce ( Form Wizard )

Slika 5.102 Mogućnosti pokretanja izrade obrazaca


69/96 V-69

PRO-MIL

5

B a z e

1. Izrada obrasca pomoću pogleda Dizajn ( Design View) u prozoru Database pružanajviše mogućnosti, ali je i najzahtjevniji način kod kojeg treba imati i nešto iskustva.

2. Izrada obrasca pomoću AutoForm čarobnjaka najjednostavniji je način. Pokrećemoga iz Database prozora u kojem označavamo objekt Tables i u popisu tablica odabiremo(klik), u našem slučaju, Employees tablicu. S alatne trake Access prozora odabiremo NewObject:AutoForm (AutoForm čarobnjaka možemo pokrenuti i iz New Form prozora).

Access kreira složeni obrazac koji koristi sva polja odabrane tablice ali i polja tablice koja je vezana vezom 1:M.

Slika 5.103

Kreiranje obrasca

pomoću AutoForm

Wizarda

Slika 5.104 Povezane tablice Employees i Orders (1:M)

Slika 105. - Kreirani obrazac



3. Izrada obrasca pomoću čarobnjaka za obrasce (Form Wizard) je način koji sepreporuča zbog jednostavnosti, ali u isto vrijeme i mogućnosti kontroliranja svojstavaobrasca koji kasnije mogu biti dodatno uređeni u pogledu dizajna.Čarobnjaka možemo pokrenuti na više načina:

• U Database prozoru (slika 5.107) označimo Forms, a u listi objekata odabiremoCreate form by using wizard.

• U Database prozoru odabirom New otvaramo prozor New Form (otvoriti pro-zor New Form možemo i na druge načine npr. iz izbornika Insert → Form itd.)u kojem kliknemo na Form Wizard.

Slika 5.107 Pokretanje prozora dizajna

Slika 5.106 Prozor New Form

Slika 5.108 Prozor Form Wizard - prva

stranica

Slika 5.109 Odabrana polja za obrazac


71/96 V-71

PRO-MIL

5

B a z e

Otvara se prvi prozor Form Wizarda (slika 5.108):U dijelu Tables/Queries odabiremo tablicu(e) (ili upit - Query) za koju izrađujemo obra-zac i korištenjem gumbi ili prebacujemo pojedinačno odabrana polja ili sva polja udio Selected Fields. Po završenom prebacivanju kliknemo na Next.Otvara se sljedeća stranica ( Layout ) čarobnjaka u kojoj odabiremo raspored i način

prikaza elemenata obrasca (kolonski, tablični..). Klikom na Next prelazimo na sljedećustranicu - izgled obrasca (Style) gdje možemo odabrati neki od predloženih izgleda.

Klikom na Next prelazimo na završnu stranicu u kojoj određujemo ime obrasca. Odabi-rom opcije (Slika 5.112) Open the form to view or enter information i klikom na Finish završavamo kreiranje i otvaramo novokreiranu formu u koju sada možemo unositi ilipregledavati unesena podatke.Odabir druge opcije (Modify the Forms Design) otvorio bi kreirani obrazac u dizajner-skom pogledu gdje možemo izvršiti neke preinake o čemu će biti riječi kasnije.

Slika 5.110 Odabir rasporeda elemenata obrasca - druga stranica Slika 5.111 Odabir izgleda obrasca - treća stranica

Slika 5.112 Određivanje imena obrasca - četvr ta stranica Slika 5.113 Kreirani obrazac



Izrađeni obrazac možemo spremiti na uobičajene načine (Izbornik File→ Save ili jedno-stavno klikom na u obrascu.Napomena: Polje Employee ID je tipa AutoNumber i primarni je ključ tablice Em-ployees. Ovo polje automatski se ažurira i ukoliko nam u obrascu nije potrebno, moglismo ga kod kreiranja obrasca jednostavno izostaviti. Sada bismo ga mogli ukloniti iz

obrasca jedino u pogledu dizajna.

... Korištenje obrasca za unos novih slogova

Jednostavni obrazac za unos podataka ima tri osnovne funkcije:

1. Unos novih podataka

2. Izmjena (ažuriranje) postojećih podataka3. Brisanje postojećih podataka

1. Unos novih podataka - Otvorimo obrazac (u prozoru Database odaberemoForms i dvostruki klik na željeni obrazac). Klikom na (unos novog sloga- Enter new Record) na navigacijskoj traci pozicioniramo se na novi slog. Unos

ja sličan unosu podataka u tablicu, dakle unosimo podatke u polja, a prelazakna sljedeće polje vršimo ili tipkom Tab ilipomoću miša. Polje tipa AutoNumber (unašem slučaju to je polje primarnog ključa EmployeeID) kod unosa novog sloga au-tomatski se povećava za 1 i u njega se nemože vršiti unos. Nakon unesenog posljed-njeg polja u slogu Tab pohranjuje slog i kon-trolu prebacuje u prvo polje novog sloga.

... Korištenje obrasca za brisanje slogova

Brisanje postojećih podataka radimo tako da se pozicioniramo na slog koji želimo izbrisa-ti i klikom na ikonu na alatnoj traci pokrećemo postupak brisanja. Ukoliko se slog može

izbrisati, Access će zatražiti potvrdu brisanja (Yes ili No). Tablica može biti povezana s dru-gom tablicom i radi očuvanja integriteta baze (referencijalni integritet), Access neće dozvolitibrisanje sloga koji je povezan sa slogovima u drugoj tablici, o čemu će nas izvijestiti.

Slika 5.114 Navigacija po obrascu


73/96 V-73

PRO-MIL

5

B a z e

... Korištenje obrasca za dodavanje, mijenjanje i brisanjepodataka

Izmjena (ažuriranje) postojećih podataka vršise jednostavno pozicioniranjem (tipkom Tabili klikom miša) u polje koje želimo izmijeniti teunosom novog podatka (u našem slučaju od ovoga

je izuzeto polje EmployeeID). Izmjena se pohra-njuje prelaskom na novo polje ili slog.

... Dodavanje i mijenjanje teksta u zaglavlju i podnožjuobrasca

Dodavanje teksta u Zaglavlju i Podnožju obrasca. Kao i kod MS Word dokumenata iobrasci u Accessu mogu imati zaglavlja i podnožja Headers & Footers). Dodavanje za-

glavlja i podnožja u obrascu možemo izvršiti ako odabrani obrazac otvorimo u pogleduDizajn. Zaglavlja i podnožja nisu kod obrazaca pokrenuta standardno ( Default ) pa ih jepotrebno pokrenuti (u izborniku View slika 5.117). Isto tako potrebno je u istom izborni-ku, ako to već nije, pokrenuti i kutiju s alatom (Toolbox).

Otvoreni obrazac pokazuje zaglavlje i podnožje, ali potrebno je otvoriti prostor (Slika5.118) Otvaranje prostora za zaglavlje ) u koji želimo unijeti neki tekst. Nakon što smorazdvojili (povlačeći mišem ikonu ) Form Header i Detail, u alatnoj kutiji (Toolbox),odabiremo alat Label pomoću kojeg u prostoru zaglavlja unosimo tekst.

Slika 5.115 Rezultat primjene referencijalnog integriteta

Slika 5.116 Izmjena postojećih podataka



Isti postupak ponavljamo i za podnožje. Po završetku unosa (i uređenja teksta) zatvaramopogled Dizajn i prebacujemo se na Pogled Obrasca u kojem vidimo konačni rezultat.

Izmjene teksta zaglavlja i podnožja obrasca

vršimo na isti način, s razlikom što sad mije-njamo već postojeći tekst koristeći standardnepostupke unosa i uređivanja teksta.

Slika 5.117 Pokretanje Zaglavlja i podnožja obrasca

Slika 5.118 Otvaranje prostora za zaglavlje

Slika 5.119 Unos teksta u zaglavlje i podnožje


75/96 V-75

PRO-MIL

5

B a z e

Promjenu rasporeda podatkovnih polja kao i njihovihzaglavlja (label ) u gotovom obrascu možemo izvršiti upogledu Dizajn ( Design View) toga obrasca.

Podatkovno polje koje želimo pomaknuti označimo

(kliknemo u polje). Označeno polje sada izgleda:

Položaj polja mijenjamo jednostavnim povlačenjem poljai ispuštanjem na željeno mjesto ( Drag&Drop) unutarDetail područja.

Mijenjanje veličine prikaza polja također možemo izvršiti razvlačenjem kontrola (crni

kvadratići) polja.

Slika 5.120 Zaglavlje i podnožje obrasca



. Izlazni rezultati

.. Izvještaji i izvoz podataka

... Ispis informacija iz tablice ili upita

Tablice, upiti i forme, pored svojih osnovnih namjena mogu se koristiti i za ispisivanjepodataka. Međutim, u Access bazi podataka postoje posebni objekti za formatiranje,izračun i ispis (prikaz) izabranih podataka – izvještaji.

Osnovne prednosti izvještaja u odnosu na druge načine ispisivanja podataka su:

• mogućnost izračunavanja ukupnih ili djelomičnih zbirnih vrijednosti većih sku-pova podataka i njihove usporedbe

• mogućnost grupiranja podataka te odvojeni prikaz pojedinih grupa• mogućnost izvođenja raznih složenih izračuna unutar pojedinih grupa podataka

ili između grupa• mogućnost umetanja teksta, slika ili grafikona u izvještaj.

Kao i obrasci, izvještaji se osnivaju na

Documents

ECDL 5.0 CARNet- 05 modul 5 + testovi