費用対効果、コスト削減、サポート体制

Off ice 365導入を成功させた企業の秘策大公開

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はじめに ……………………………………………２秘策１：費用対効果 ………………………………３秘策２：コスト削減 ………………………………５秘策３：サポート体制 ……………………………７まとめ ………………………………………………９お問い合わせ ………………………………………９

　ただでさえ多い業務改善ツール。機能面でのメリットや、改善後のイメージは湧くけれども、実際に新規での導入や継続利用するには予算獲得、費用対効果の説明など、ひと苦労する、とお考えの企業は多いのではないでしょうか。それでは Office 365 を導入した企業はどうでしょう？ 今回は「費用対効果」、「コスト削減」、「サポート体制」の3つの切り口に分けて紹介します。各企業が Office 365 を導入したことによって成功した「費用対効果」「コスト削減」、また新規ツールの利用促進を成功させるための「サポート体制」まで、その秘策をご案内します。

はじめに

INDEX

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費用対効果の高さ、ユーザー エクスペリエンス、常に最新の IT 環境などのメリットがあるため、管理部門を説得するのは簡単でした。

　新しいサービスやシステムの導入に社内での費用対効果の説明は必須。ここでは、 Office 365 の導入を成功させた企業がどうやって費用対効果説明をしたのかを学びます。

■ロペコ

クラウドなら設備投資を平準化でき、ユーザー数の増大にもライセンス数を増やすだけで対応できます。

■カルソニックカンセイ株式会社

Office 365 には、Exchange Online のほか、ポータル サイトやドキュメント共有に使えるSharePoint Online、社内 SNS の Yammer など、コミュニケーションを支えるサービスがすべて揃っています。情報共有基盤を Office 365 に統一し、総合的な活用を図ることで、投資対効果を最大化できると判断したのです。

■株式会社アコーディア・ゴルフ

秘策 1 費用対効果

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PROFILE●世界中の機関投資家や民間投資家に投資商品とサービスを提供。株式投資や確定利付金融商品、短期金融資産投資信託、代替投資などの商品があります。

　Google とマイクロソフトの顧客を見学した後、すぐに Office 365 に決定しました。マイクロソフトを選んだ主な要因の 1 つは、同社の要件、希望、見解とマイクロソフトのテクノロジの相性が良かったこと。もう 1 つの要因は、従業員が Office 365 に含まれるアプリケーション ( Outlook など) に慣れている点でした。また管理部門が Office 365 導入を望む理由はたくさんありました。費用対効果の高さ、ユーザー エクスペリエンス、常に最新の IT 環境などのメリットがあるため、管理部門を説得するのは簡単だったとのこと。しかし、最終的な決定には、セキュリティ、プライバシー、コンプライアンス、監督機関の要件などの要素が、大きな役割を果たしました。

■ロペコ

要件、希望、見解、相性がマッチし Office 365 導入が決定

PROFILE●グローバルな総合自動車部品メーカーです。「地球と人のかかわりの中で、快適環境を創造することにより、世界の人々に貢献する」を経営理念に掲げ、開発プロセスのグローバル化を推進しています。

　Office 365 が採用されたポイントは4つあります。まず第1は、マイクロソフトのテクノロジが、グローバル スタンダードのポジションを確立していること。第2は最新のユーザー インターフェイスが利用できること。第3はクラウド サービスであるということ。そして第 4 は、他のマイクロソフト製品との連携が容易なことです。たとえば社内 PC のユーザー認証と権限設定に Active Directory が利用されていますが、Office 365 ならこれとのシームレスな連携が可能であり、シングル サインオンを実現できます。

■カルソニックカンセイ株式会社4つの特長を評価し Office 365 を採用。マイクロソフトのサポート力にも期待

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以前は Active Directory と Notes で ID を二重管理していましたが、これらを統合できればユーザーの利便性が高まり、運用も容易になると期待されました。またグローバルなコミュニケーション基盤はユーザー数が多く、ダウンした時の影響も大きくなります。システム全体が親和性の高いテクノロジで構成されていれば、問題が発生しにくくなります。また万一問題が発生した場合でも、マイクロソフトなら他のベンダーに比べて迅速に対応できるパワーがあると評価しました

さらに詳しい事例紹介記事はこちらhttps://www.microsoft.com/ja-jp/casestudies/robeco.aspx

PROFILE●1981年の設立以来、「ゴルフを誰もが自由に楽しめるスポーツとして、発展・定着させたい」という想いの下、"Its a new game"＝「カジュアルで楽しいゴルフ」をコンセプトに、サービス業としてのゴルフ場運営を展開。

　当時、メールのクラウド化に続いて、グループウェアやドキュメント共有など社内と社外のコミュニケーションを支える情報システムをすべて Google Apps に統一したいと考えていたが、実現には、大きな課題があったそうです。Google Apps のサービス内容は、どちらかと言えば "個人向け" に設計されている印象が強く、同社が思い描く利用方法には、うまくはまらなかったのです。その結果、グループウェアにはサイボウズ、オフィス ソフトには Microsoft Office、というように、複数のサービス / ソフトウェアを並行利用する不便さが、解消できなかったのです。また Google Apps の機能アップデートによって要望が満たせるようになるのを待っていたのですが、結局、願いが叶うことはなく、2014年夏から再度のシステム変更について検討を開始し、情報システム部門内での検証を経て、最適なクラウドサービスとして採用したのが、Office 365 でした。

■株式会社アコーディア・ゴルフ

理想とするクラウド活用実現のため、Google Apps から Office 365 に

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秘策 1 費用対効果

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コストに関しては、Office 365 のライセンスすべてが揃った状態で、従来のメール システムにかかっていた費用と “同等” にまで抑えられています。これは本当に魅力的な価格設定でした。同じ予算でありながら、実現できることに雲泥の差がありますから。

　コスト削減ができるということも新サービス、システム導入には大きなメリット。ここでは Office 365 導入企業が成功させてコスト削減についてご案内します。

■株式会社大林組

パタゴニアの試算では、関連インフラストラクチャとソフトウェアの将来のアップグレードに対するコスト削減額は 300,000 米ドルを上回ります。

■パタゴニア

ハードウェア/ソフトウェアのリース料とライセンス料、システムの運用/保守、障害対応時の手間を考えると、そのコスト削減効果は非常に大きいと思います

■愛知大学

秘策 2 コスト削減

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PROFILE●1892年 (明治25年) に創業。1931年には大阪城天守閣、1960年には熊本城天守閣、1981年には青函トンネル (三岳工区) 貫通など、時代のランドマークとなるさまざまな建設事業に従事。

　業務上のコミュニケーションではメールに頼ることが非常に多かったのが、SharePoint Online を使ってプロジェクトごとにグループ サイトなどを活用すれば、メーリングリストに頼ることなく、チームでの情報共有をより確実に行えるようになったとのこと。Lync Online も加わり、プレゼンス (在席情報) が Outlook や SharePoint の画面上にも表示されます。メールを送ろうとした時に相手が席にいると分かり、電話をかける機会も増えました。メール偏重のコミュニケーションでは、文面の思案や、過去のメール検索などに時間を取られがちでした。Office 365 をトータルに活用することで、業務のスピード感にも好影響。さらに、コストに関しても成果は大きいそうです。 Office 365 のライセンスすべてが揃った状態で、従来のメールシステムにかかっていた費用と “同等” にまで抑えられています。これは本当に魅力的な価格設定との反応。同じ予算でありながら、実現できることに雲泥の差があり、 さらに、海外拠点への適用を進めグローバル約 18,000 ユーザーへの展開を終えた際には、従来に比べて相当なコストダウンが図れると期待しています。

■株式会社大林組

グローバル対応、大容量、コスト削減の3点を期待以上の数値でクリア

PROFILE●アウトドア アパレルとギアをグローバルに提供する大手メーカーです。米カリフォルニア州ベントゥーラに本拠を置き、世界中に1,500名の社員を擁しています。

　パタゴニアが Office 365 導入の魅力と考えるのは IT 管理とコスト削減。 Office 365 を使用すると、企業は新しいサーバー ハードウェアにかかる将来のコストを回避できます。 IT スタッフは、メッセージングとコミュニケーションに関する IT 機能のほとんどをマイクロソフトに委任できます。マイクロソフトでは、これらのソリューションをサポートする専門のリソースとデータ センターが用意されています。更新プログラム、毎日のサーバーメンテナンス、ウイルス対策の更新に自分たちの時間を費やすのは、IT　リソースの上手な使い方ではないと言います。これらの作業をマイクロソフトに委任できることは、当社にとって非常に魅力的。IT スタッフは、Office、Exchange、Lync などの各ソ

■パタゴニア IT 管理とコストを削減

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フトウェアの将来的なアップグレード関連の作業やコストについても、心配する必要はありません。Office 365 では、これらのテクノロジの最新バージョンを利用できます。これにより、パタゴニアは社員に最新の生産性ソリューションを提供できます。「アップグレードが必要になる時期について、常に考えていました。Office 365 を使用すれば、マイクロソフトが製品で培ってきた多彩な経験を、当社の環境維持と最新状態の保持に活かすことができます。今では、ほとんどの場合、単にサービスのコンシューマーでいることができます」と同社。パタゴニアの試算では、関連インフラストラクチャとソフトウェアの将来のアップグレードに対するコスト削減額は 300,000 米ドルを上回ります。

さらに詳しい事例紹介記事はこちらhttps://www.microsoft.com/ja-jp/casestudies/obayashi.aspx

PROFILE●1946年に創立された私立大学。「世界文化と平和への貢献」「国際的教養と視野をもった人材の育成」「地域社会への貢献」の3つの建学の精神のもと、国内外で活躍するグローバル人材の育成に力を注ぐ。

　現在、愛知大学では、Exchange Online のメール、予定表、アドレス帳、を活用しています。これは、「サービスレベルを落とすことなくコストを削減する」という当初の目的を最優先したためです。その結果、新システム稼働後も、学生からほとんど不満は出ていないと言います。もう1つの目的であったコスト削減については、大きな成果が見込まれるそうです。教職員向けのメール サーバーは学内に残しましたが、仮想化を進めたこともあり、これまで8台あったサーバーは1台に集約されました。このため、サーバーの保守／管理の手間は圧倒的に楽に。特に停電を気にする必要がなくなったのは大きいとのこと。また、これまでは、点検等で電源を落とす際にサービスを止める必要がありましたが、学生向けメールについては、それもなくなりました。ハードウェア／ソフトウェアのリース料とライセンス料、システムの運用／保守、障害対応時の手間を考えると、そのコスト削減効果は非常に大きいと言います。

■愛知大学

システム更新と運用/保守、障害対応に必要なコストや手間を大幅削減

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https://www.microsoft.com/ja-jp/casestudies/patagonia.aspx

秘策 2 コスト削減

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社内研修や認定制度を整備していくことも計画されています。その1つとして進めているのが「シェアポ マスター」という社内認定制度です。

　社内外でのサポート体制は新しいサービス／システムの導入で気になるところ。ここではその懸念点をどうやって払拭したのかを成功事例から学びます。

■伊藤忠商事株式会社

Office365ならば、サーバー保守運用の工数削減や Officeライセンスの簡素化などを実現すると共に、使い慣れたOutlookを今までどおり使える、24時間年中無休の日本語による電話サポートを受けられるなど、他のクラウド サービスにはない大きなメリットがあります。これらのトータルな価値によって、大幅なコスト削減を実現できると考えました。また、マイクロソフトの信頼性や将来性も大きな評価のポイントでした。

■株式会社サンリオ

採用決定後は、全店長が集まるミーティングの場を利用した講習会を実施。十分な周知、トレーニングを行った上で、いっせいに利用が開始されました。

■株式会社フロリステ・モデュール

秘策 3 サポート体制

秘策 3

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PROFILE●世界 65 か国に約 130 拠点を持つ大手総合商社です。大手商社の中では唯一カンパニー制を採用し、6 つのカンパニーが専門性の高いビジネスを展開。

　激しく変化する市場環境の中、いかにして企業競争力を高め続けていくか、そのためには社員のフットワークと生産性を高め、迅速な意思決定と行動が可能な環境を整備しなければなりません。この課題を Office 365 の活用で解決しているのが、伊藤忠商事株式会社です。Office 365 の導入に合わせては、新しいツールを活用してもらうための普及および啓蒙活動を積極的に行いました。説明会やメールマガジン、社内報の中で日常的な利用シーンに合わせた効果的な活用方法を定期的に紹介する、といった取り組み。また利用者がツールのポテンシャルを最大限に発揮できるよう、社内研修や認定制度を整備していくことも計画。その 1 つが「シェアポマスター」という社内認定制度です。これは研修を受講して試験に合格することで、レベルに応じた称号と認定ステッカーを社員に授与するというもので、SharePoint の活用知識を深めてもらうことをねらっています。このような一連の活動を積極的に行うことで、社外でも社内と同じように働けるワークスタイルを定着させたいと考えています。

サポート体制

■伊藤忠商事株式会社

ワークスタイル変革を支える ICT 基盤としてOffice 365 を採用

PROFILE●1960 年創業。日本はもとより世界中で愛されている「ハローキティ」「マイメロディ」「ポムポムプリン」などのキャラクターを手がける企業です。

　グローバルで事業を展開している株式会社サンリオ。イタリアやドイツ、アメリカのグループ会社では、すでに Office 365 などのマイクロソフト製品を導入済でした。また、他社製品では接続できないことのある中国でも問題なく接続できることもあって、グローバルで標準的に利用できるクラウドサービスとして、Office 365 を導入しました。Office 365 であれば、サーバー保守運用の工数削減や Office ライセンスの簡素化などを実現すると共に、使い慣れた Outlook を今までどおり使える、24 時間年中無休の日本語による電話サポートを受けられるなど、他のクラウドサービスにはない大きなメリットがあります。これらのトータルな価値によって、大幅なコスト削減を実現できると考え、

■株式会社サンリオ グローバルでの利用実績と将来性を評価して Office 365 を採用

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また、マイクロソフトの信頼性や将来性も大きな評価のポイントだったそうです。Office 365 の導入開始にあたっては、約 2 か月かけて 35 回のセッションを行い、約 400 名の社員に、導入に伴う変更点とユーザーが行う移行作業、Skype for Business の使い方などを説明し、スムーズな導入を推進したそうです。情報システム部では、全社員に Office 365 の標準的な使い方を浸透させるため、会議室の予約は、会議室の予定表に直接書き込むのではなく、会議室宛てに出席依頼を行わないと予約できない設定に変更。その結果、これまで手間と時間のかかっていた会議の招集が、短時間で確実に行われるようになりました。

さらに詳しい事例紹介記事はこちらhttps://www.microsoft.com/ja-jp/casestudies/itochu3.aspx

PROFILE●1995 年、福岡市で創業。店頭でのお花の販売と、ブライダル フラワーの専門店として九州一円および愛媛県に店舗を展開しています。

　フロリステ・モデュールには現在、合計で 15 の店舗があります。今回のOffice 365 導入には、これらの互いに離れている拠点のコミュニケーションの活性化、もうひとつは、店舗ごとにローカル PC や無料のオンライン ストレージに保存しているファイルを、1 つのストレージとして統合しようというねらいがありました。採用決定後は、全店長が集まるミーティングの場を利用した講習会を実施。十分な周知、トレーニングを行った上で、いっせいに利用が開始されました。同社では、Office 365 をさらに日々の業務の中で活用し、社内外のコミュニケーションの活性化や、蓄積したデータや写真を次のビジネスに活かす道を探っていきたいと考えています。日常の業務の効率化だけでなく、Office 365 導入を、時代の動きや社会のニーズに対する関心を育てるきっかけにできればと考えているそうです。

■株式会社フロリステ・モデュール

Office 365 を社内外のコミュニケーションの活性化に利用

さらに詳しい事例紹介記事はこちらhttps://www.microsoft.com/ja-jp/casestudies/f-module.aspx

https://www.microsoft.com/ja-jp/casestudies/sanrio2.aspx

　今回ご紹介した Office 365 の導入を成功した 9 企業の事例はいかがでしたか？　Office 365 ならではのクラウド化によって見込める設備投資の費用対効果やコスト削減、情報共有基盤を Office 365 に統一することによって投資効果を最大化できる、バージョンアップやアップグレードが自動化され工数削減ができそれがコスト削減になる、などさまざまな事例がありました。また、独自のサポート体制で利用促進をしたり、困った時は24時間年中無休のマイクロソフトの日本語サポートに頼れるなど、各社のサポート体制への対応策も様々でした。各企業によって業務改善ツールに対して期待するポイントは異なるかと思いますが、参考となる事例があったのではないでしょうか。ぜひこの事例を参考に、 Office 365 が生み出すメリットを見つけてみてください。

まとめ

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