기업사례로살펴보는 효율적인문서관리전략 · 업무프로세스와 기업문서와 연계강화를 통해서 업무효율성 증대-한미 fta 에따른 사내업무

2008 Adobe Systems Incorporated. All Rights Reserved.

기업사례로살펴보는 효율적인문서관리전략

김영오

㈜케이투소프트

2008-5-15

2008 Adobe Systems Incorporated. All Rights Reserved. Adobe Confidential

목차

Ⅰ. 기업내문서관리와Adobe PDF

1) 기업내전자문서관리현황

2) Adobe PDF 란 ?

3) 기업내Adobe PDF 활용업무 Flow

Ⅱ. 기업내

Adobe Acrobat 활용사례

1) 동양E&P : PLM 에서 Acrobat 활용

2) 코오롱건설 : 건설현장업무매뉴얼표준화

3) 퍼시스 : 문서보안

활용

4) 삼성엔지니어링

: 현장문서표준화시스템

5) 산업별 Acrobat 활용가능

사례


Ⅰ. 기업내문서관리 와Adobe PDF


1) 기업내 전자문서관리현황

고민사항 :표준화,문서보안

1) 내부문서의

통합과

표준화-

다양한

문서

포맷의

통합

및

표준화

필요성

대두-

업무프로세스와

기업문서와

연계강화를

통해서

업무효율성

증대-

한미

FTA 에따른

사내업무

전반

전자문서

교류

증가

2) 기업문서의

보안강화-

전자문서의

위변조에

취약-

기업내

문서보안

투자

미약- 내부 기밀 유출 사고 빈번


1) 기업내 전자문서관리현황

고민사항 :협업,

통합문서관리

3) 기업

내외부간의

협업

및

커뮤니케이션

활성화-

기업업무프로세스에

근거한

협업과

커뮤니케이션

모델

미흡

4) 효율적인 기업문서의 통합 관리-

문서의

기하급수적

증가에따른

데이터

저장관리등

효율적

관리를

통한

비용

절감방안

필요


2) Adobe PDF 란 ?

WindowsMacLinux

MS Office한글WebCADPhotoshopIllustratorInDesign….

ComputerPDAPMPMobile

PDF (Portable Document Format)

1)

문서를생성한응용프로그램,서체, 하드웨어에영향을받지않는

독립적인문서포맷

2) 문서관리표준: 이미지,전자문서,XML,PDF/A)

3) 문서관리솔루션: 생성,활용,폐기,보안

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http://imagesearch.naver.com/search.naver?where=idetail&query=pmp&from=image&ac=-1&sort=0&res_fr=0&res_to=0&merge=0&start=12&a=pho_l&f=tab&r=12&u=http%3A%2F%2Fcafe.naver.com%2Fraonvega%2F63

http://imagesearch.naver.com/search.naver?where=idetail&query=%B8%C5%C5%B2%C5%E4%BD%C3&from=image&ac=-1&sort=0&res_fr=0&res_to=0&merge=0&start=166&a=pho_l&f=tab&r=16&u=http%3A%2F%2Fcafe.naver.com%2Fmacos%2F1

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2) Adobe PDF 란 ?

PDF 표준화현황1) 국내국가기록원을통하여 ‘정부전자기록물영구보존포맷’으로선정(2006.6)

2) 미국NARA의영구보존문서포맷으로채택

3) PDF 1.7 (Acrobat 8.0) 이 2007년

12월 2일자료 ISO Draft International Standard (DIS) 확정

PDF 1.7 …

PDF/Aarchive

ISO 19005-1(PDF 1.4)

PDF/Eengineering

AIIM Committee--> ISO

PDF/UAaccessibility

AIIM Committee--> ISO

PDF/Xgraphic arts

ISO 15930-1(PDF 1.4 & 1.6)


3) 기업내

Adobe PDF 활용업무 Flow

전자문서

1) 스캔(복합기보안및과금연계필요)

1) 언어별 OCR(언어별구분필요)

1) 개인별폴더저장2) Hidden Text 삽입된검색가능한 PDF 생성

1) 검색가능한 PDF 생성2) 폰트처리

1) 검색엔진연계를위한색인추출및하이라이트검색연계

2) 문서보안적용3) 위터마킹

이용자PDF 문서검색

PDF e-Form1) 검색가능한 PDF 생성2) 서식처리3) 폼및버튼제거

EDMS

1) 문서보관및연계2) PDF <-> Tiff

종이문서


Ⅱ.기업내Acrobat 활용사례


1) 동양E&P : PLM 에서Acrobat 활용

1)

현황-

휴대전화, 프린터, PDP/LCD TV 등

가전기기용

전원

장치를

개발하는

제조업체-

해외의

생산

공장과

협력(사), 고객(사)들과

제품

관련

정보를

공유해야

함

2) 요구사항-

업무의

표준화

필요-

무분별한

배포

방지나

사용자별

권한

관리

등의

보안

정책

필요-

현장

직원들이

쉽게

활용할

수

있는

사용

용이성- 문서 파일 용량 압축-

사용자

교육

및

별도의

운영

인력

불필요한

환경

구현

3)

적용제품-

Acrobat 8.0 Professional

http://www.dyenp.com/


1) 동양E&P : PLM 에서Acrobat 활용

다양한 문서 포맷

다양한 문서

주문서자재관리서류캐드파일각종보고서

***

PLM DB

첨부문서

PDF 변환

전자결제

고객전송

고객승인

PDF 보안처리

다양한 고객: Adobe Reader

부서별 업무담당자

국내외업무부서

결제/상신

PLM 시스템 업무

흐름



1)

현황-

건축, 토목, 주택, 환경, SOC와

플랜트

등의

건설

사업을

수행하고

있는

건설업체-

아파트건설

현장에서

표준

업무매뉴얼을

활용

하고

IT 전산지원

팀에서는

매뉴얼을체계적으로

관리해야함

2) 요구사항- 건설 현장 업무의 표준화 필요-

무분별한

배포

방지나

사용자별

권한

관리

등의

보안

정책

필요-

현장

직원들이

쉽게

활용할

수

있는

사용

용이성-

현장의

의견을

손쉽게

수집, 보완할

수

있는

프로세스

및

기능-

사용자

교육

및

별도의

운영

인력

불필요한

환경

구현

3)

적용제품-




항목별링크

주석삽입

현장업무매뉴얼

활용

예



활용

1)

현황- 국내 사무가구 1위 기업-

가구

자체

디자인에

그치지

않고

사무

환경

디자인을

지향

2) 요구사항-

사내외

원활한

문서

공유를

통한

업무

효율성

증대

필요- 설계 및 디자인 산출물의 보존 및 외부 유출 방지 필요-

중요

문서(설계

도면. 디자인

시안)의

외부

공유시의

문서

보안- 캐트 문서 파일 용량 압축

3)

적용제품-




활용

① DWG 파일 PDF 직접변환(AutoCAD 불필요)

② 워터마킹 삽입

③ 암호보안설정

④ 기타문서 패키징

⑤배포후 주석 기능을 이용하여 협업

업무흐름도




1)

현황-

업계를

선도하는

글로벌

엔지니어링

회사-

국내/국외

다수의

현장에서

많은

종류의

다양한

형식의

문서

사용

2) 요구사항-

국내/국외

현장문서

통일-

본사

협력사간의

반목된

문서

처리

해결- 체계적인 문서 관리

3)

적용제품-

Acrobat 8.0 Professional-

Livecycle Forms ES




업무흐름도

기간시스템 전자결재

폼 서버

뷰어

XML 생성

XSD 작성

SQL 작성

양식

작성

양

식

등

록

문서관리시스템

양식조회 문서등록양식요청 결재상신

초기데이터요청

XML+양식

초기데이터+양식

문서조회 문서수정

XML+양식

XML+양식

PDF다운로드 PDF다운로드 PDF첨부1

2

34

5

6

7

8

9

10

9

10

11




실제사용문서

예


5) 산업별Acrobat 활용가능

사례

1)

은행-

e-네고시스템

: 은행이

기업에

개설해주는

신용장

업무를

전자적으로

처리하는

업무로

중국

등과

프로젝트

진행중임(2007년말

KTNET). 신용장을

PDF 와

Tiff로

변형하여

시스템적으로

처리하는

업무로

전은행이

도입돼어야함.-

POD (Print On Demend) 시스템

: 은행별로

VIP 고객에게

지점별로

CRM 시스템과

연계하여

DM 문서

발송시

고객

맟춤형으로

지점별

소량의

DM 문서가

필요함.

2) 보험-

사이버청약시스템

: 온라인상으로

보험청약을

하고

공인인증서

기반으로

계약하여

보험심사후

보험계약서를

고객이

직접

출력

가능함.-

현장청약시스템

: 보험설계사가

고객을

방문하여

상담후

청약신청을

받아서

노트북에서

직접

온라인/오프라인으로

처리하는

시스템으로

고객이

서명패드를

이용하여

전자서명

가능함.-

약관관리시스템

: 다양한

보험약관을

PDF로

목차

및

본문

검색이

가능하도록

구축하여

통합관리함.


3) 증권-

업무매뉴얼

시스템

: 증권사의

각종

업무

매뉴얼을

PDF 와

XML을

이용하여

구축

후

검색엔진과

연계

하여

검색하고

Acrobat Reader를

이용하여

확인

가능함-

콜센터 안내 매뉴얼 시스템 : 증권사별

콜센터에서

고객의

콜

접수시

PDF 문서를

활용하여

콜

내용을

안내함.

4) 건설-

공사매뉴얼

시스템

: 건설사의

다양한

건설

공법

관련

매뉴얼을

PDF로

패키징

하고

주석기능을

통하여

현장의

의견을

취하하여

관리함.

-

현장양식

표준화시스템

: 공사현장의

문서를

표준화하여

PDF e-Form을

이용하여

통합관리하고

필요한

데이터를

자동으로

DB화

가능함.


사례


5) 통신-

가입자

시스템

: 통신가입서를

PDF e-Form을

이용하여

가입서를

접수하고

전자서명패드를

이용하여

전자서명이

가능함.

6) 제약-

임상실험

증례지표준화

시스템

: 임상시험 증례지를 PDF e-Form을

이용하여

회차별로

통합관리하고

필요한

데이터를

자동으로

DB화

가능함.

-

품질위험성관리

: 제약사의

품질위험성

관련

다양한

문서를

PDF 로

관리함.

7) 특허법률사무소-

특허,공보

문서관리: 특허관련

다양한

문서

PDF 로

관리


사례


7) 회원관리

업체-

PDF e-Form 을

이용한

회원

가입

양식

관리: Job 포탈, 결혼정보회사

8) 종교단체-

증명서

관리: 연말정산등에

필요한

증명서를

PDF e-Form을

이용하여

관리.


사례


감사합니다

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