99年度

檔案管理資訊系統驗證說明會

驗證作業簡報

99年3月中華民國資訊軟體協會

簡報大綱

2

驗證通過

榮譽榜

驗證作業

基本事項

驗證申請

及作業程序

驗證作業相關注意事項

驗證作業

FAQ

Awards

3

機關

廠商

98年通過率( )24申請家數 23通過家數

使用驗證通過系統機關數 922

24

96%

37

Awards

4

95

96帝緯系統整合(股)公司(96、97)英福達科技(股)公司基嘉科技(股)公司電資系統(股)公司嘉誠資訊(股)公司漢龍資訊科技(股)公司元緒科技(股)公司長科資訊(股)公司凌群電腦(股)公司(96、97、98)恆久資訊公司華苓科技(股)公司

二一零零科技(股)公司葳橋資訊(股)公司叡揚資訊(股)公司

97

傑印資訊股)公司大同(股)公司精曜電腦公司會通資訊(股)公司

98立百代事業(股)公司敦陽科技(股)公司神通電腦(股)公司

Awards

5

96檔案管理局(96、97、98)經濟部加工出口區管理處行政院研究發展考核委員會行政院農業委員會財政部財稅資料中心(96、97)中央造幣廠花蓮縣警察局中央印製廠行政院臺灣警察專科學校

97行政院農業委員會林務局臺中市稅捐稽徵處內政部役政署嘉義市政府立法院行政院國家科學委員會

98國防部行政院環境保護署環境保護人員訓練所國立虎尾科技大學財政部財政部臺北市國稅局財政部臺灣省中區國稅局財政部臺灣省北區國稅局財政部臺灣省南區國稅局國立交通大學台北市政府資訊處台灣電力股份有限公司國立政治大學台灣中油股份有限公司雲林縣稅務局臺北市議會內政部警政署高雄港務警察局行政院研究發展考核委員會桃園縣中壢、桃園、八德、蘆竹、平鎮地政事務所

計畫緣起

6

推廣檔案管理資訊系統標準化，期使各機關及軟體廠商開發設計之檔案管理資訊系統符合法規及實務需求，並促使各機關之檔案管理資訊系統逐步落實標準規範，檔案管理局委託中華民國資訊軟體協會辦理「99年度檔案管理資訊系統驗證作業服務案」。

檔案管理資訊系統標準化

效率

成本

驗證標的與申請單位

7

‧軟體廠商

軟體廠商開發之檔案管理套裝資訊系統

‧機關

‧公立大專校院及公營事業機構

‧受政府委託行使公權力之個人或團體

機關/事業機構自行建置之檔案管理系統

‧機關

‧公立大專校院及公營事業機構

‧受政府委託行使公權力之個人或團體

機關/事業機構委外開發之檔案管理客製化資訊系統

使用上級機關提供之檔管資訊系統者，應由提供機關或系統開發廠商提出驗證申請，所屬使用機關無需自行提出驗證申請，例如：

行政院研考會之基層公文整合系統

檔案管理局之電子公文檔案管理系統、小型公文檔案管理系統

注意事項

驗證規格演進

8

驗證規格形成

階段

• 檔案管理局94年委託「檔案管理資訊系統認證機制之研究」

驗證試辦階段

(95/8/1-95/9/30)

• 廠商參與試辦• 修正驗證規格• 公布施行

驗證施行階段

(95/10/16-97/12/31)

• 彙整驗證規格疑義

• 驗證委員會處理原則

• 驗證規格調整建議

驗證施行階段

(98/1/1-98/12/15)

• 調整驗證規格• 檔案管理資訊系統驗證規格V1.1.0

驗證施行階段(99/1/1起)

• 檔案管理資訊系統驗證規格V1.2.0• 因應機關組織規模不同及作業分工差異，調整為簡易、標準、進階、完整

驗證範圍

9

完整版(

A+B)

標準版(

A)

A.紙本檔案管理 功能項目簡介

檔案蒐集與確認公文欄位轉入、公文欄位登錄、檔案點收、退件處理、歸檔稽催、延後歸檔申請

檔案形成與保管 檔案分類表維護、編案、編目、案名清單及標籤製作、目次表製作

檔案清理 檔案清查、機密等級調整、銷毀、移轉(交)

檔案檢調與應用 機關檢調、應用申請、檢調應用紀錄檢索

查詢檢索提供全文檢索查詢檔案目錄之功能，得設定以詳細欄位或簡要欄位顯示查詢結果。

統計報表

提供依日期起迄期間為條件，產出統計報表之功能，其數量應包含紙本檔案及數位內容檔案。各報表之格式依機關檔案管理作業手冊規定辦理，因應各機關需求產出之報表，其格式由機關自訂。

轉檔作業1.提供以案卷或案件層級轉出檔案目錄、銷毀目錄、移轉（交）目錄電子檔及列印清冊之功能。2.提供機關檔案分類表列印及其電子檔轉出之功能。

稽核與安全 系統安全、使用者管理、密碼設定、權限管制、稽核紀錄

B.數位內容檔案管理 功能項目簡介

檔案蒐集與確認電子影音檔案製作、電子檔案製作、轉入及確認、憑證附加、詮釋資料封裝、媒體封裝、複製品管理

檔案形成與保管 詮釋資料著錄、封裝檔更新、檔案轉製

檔案清理 檔案清查、檔案銷毀、檔案移轉、檔案清除

檔案檢調與應用 檢調與應用、檢調應用紀錄

稽核與安全 驗證檢查、稽核紀錄、安全設定

驗證範圍

10

進階版(

C+B)

簡易版(

C)

C.紙本檔案管理 功能項目簡介

檔案蒐集與確認公文欄位轉入、公文欄位登錄、檔案點收(退件處理、歸檔稽催、延後歸檔申請等３項不驗)

檔案形成與保管 檔案分類表維護、編案、編目、目次表製作(案名清單及標籤製作項目不驗)

檔案清理 檔案清查、機密等級調整、銷毀、移轉(交)

檔案檢調與應用 機關檢調、檢調應用紀錄檢索(應用申請項目不驗)

查詢檢索提供全文檢索查詢檔案目錄之功能，得設定以詳細欄位或簡要欄位顯示查詢結果。

統計報表

提供依日期起迄期間為條件，產出統計報表之功能，其數量應包含紙本檔案及數位內容檔案。各報表之格式依機關檔案管理作業手冊規定辦理，因應各機關需求產出之報表，其格式由機關自訂。

轉檔作業

1.提供以案卷或案件層級轉出檔案目錄、銷毀目錄、移轉（交）目錄電子檔及列印清冊之功能。2.提供機關檔案分類表列印及其電子檔轉出之功能。

稽核與安全 使用者管理、密碼設定、稽核紀錄(系統安全、權限管制等2項不驗)

B.數位內容檔案管理 功能項目簡介

檔案蒐集與確認電子影音檔案製作、電子檔案製作、轉入及確認、憑證附加、詮釋資料封裝、媒體封裝、複製品管理

檔案形成與保管 詮釋資料著錄、封裝檔更新、檔案轉製

檔案清理 檔案清查、檔案銷毀、檔案移轉、檔案清除

檔案檢調與應用 檢調與應用、檢調應用紀錄

稽核與安全 驗證檢查、稽核紀錄、安全設定

※底線表示放寬限制條件或改以選項方式進行

驗證規格‐紙本管理重點

11

• 辦畢後5日內歸檔• 即將逾期提醒通知• 辦理延後歸檔• 附件抽存註記• 退件作業

檔案蒐集與確認

• 分類號維護• 立案、編目• 半年內無新增案件之待編卷清單

• 自動篩選• 指定日期之半年內無新增案件之待編卷清單

• 案卷資料著錄• 併件、併案作業

檔案形成與保管

驗證規格‐紙本管理重點(續)

12

‧檔案清查：依年度、分類號條件‧機密等級調整‧銷毀目錄及註記‧移轉(交)目錄及註記

檔案清理

‧選擇調案範圍‧同一調案，展期申請次數最多3次‧還卷作業及檔案狀態註記‧稽催作業‧應用收費表維護‧檢調應用紀錄檢索

檔案檢調與應用

‧提供全文檢索‧查詢條件齊備‧查詢結果符合預期結果

查詢檢索

驗證規格‐紙本管理重點(續)

13

• 提供日期起迄期間條件，產出統計報表• 產生數據應與執行之驗證案例相符

統計報表

• 提供以案件或案卷層級轉出檔案目錄• XML除通過檔案目錄檢測軟體之檢測外，標籤內容值亦須正確

轉檔作業

• 密碼至少每半年更新一次• 帳號密碼輸入錯誤超過設定次數，系統具備帳號鎖定功能• 作業權限管制

稽核與安全

驗證規格‐數位內容管理重點

14

• 電子影音檔案製作• 憑證附加：以讀卡方式進行簽章• 詮釋資料封裝

檔案蒐集與確認

• 以數位內容檔案檢測及瀏覽軟體進行檢測詮釋資料封裝正確性

檔案形成與保管

• 清查數位內容檔案之完整性、真實性及可及性• 以接管機關公鑰製作數位信封• 刪除銷毀目錄之全部關聯紀錄

檔案清理

驗證規格‐數位內容管理重點(續)

15

• 影像檔瀏覽權限控管• 線上瀏覽及列印需有顯性浮水印

檔案檢調與應用

• 稽核紀錄

稽核與安全

驗證申請及作業程序

16

1.申請及驗證作業流程

2.驗證申請

作業

3.實機驗證作業流程

4.驗證結果

與發證程序

作業流程

17

驗證人員受驗證廠商

測試主機

列表機受驗證系統 防火牆

‧檔案管理資訊系統驗證申請表‧檔案管理資訊系統自評表‧檔案管理資訊系統驗證服務合約‧驗證費用之支票或匯款收據影本(初次申請驗證者免附)

諮詢服務 申請驗證 排定驗證時程 驗證環境建置 實機驗證

驗證委員會審核 網站公告

驗證申請作業

18

‧諮詢電話-廖惠美小姐 (02)25533988分機352

‧驗證專屬網站-檔案管理資訊系統驗證網(http://archives.cisanet.org.tw)線上填寫申請表，並將備齊申請文件郵寄至本會。

申請諮詢窗口

‧「檔案管理資訊系統驗證申請表」正本(1份)。

‧「檔案管理資訊系統自評表」正本(1份)。

‧「檔案管理系統驗證服務合約」正本 (2份)。

‧支付驗證費用之支票或匯款收據影本(第1次申請驗證者免附)。

申請驗證應繳交之文件

‧機關共同擁有系統所有權。

‧聯名申請委託書：由每一聯名申請機關分別簽署，授權委託其中一個機關為驗證申請代表人。

機關聯名申請

驗證收費標準

19

‧簡易版：新台幣15,000元整。

‧標準版：新台幣25,000元整。

‧進階版：新台幣25,000元整。

‧完整版：新台幣36,000元整。

‧初次驗證費用由檔案管理局負擔。

‧如初次驗證未通過或送驗不同版本之系統，第2次(含)以後各次驗證費用，由申請單位自行負擔。再次驗證之過程與初次驗證完全相同，故收費標準與初次相同。

‧機關除開發本身使用之檔案管理資訊系統外，亦開發不同版本作為提供所屬或其他機關使用之特定用途而分別提出申請驗證者，皆認列為初次驗證。

驗證費用

‧即日起至2010年11月15日止。

驗證申請期間

驗證環境與設備

20

•作業系統：Microsoft Window 2000/XP

•資料庫：Microsoft Access 2003

•文件編輯軟體：Microsoft Office 2003

•網頁瀏覽器：Microsoft Internet Explorer 6

•測試及腳本錄製工具：Compuware TestPartner5.6

•Switch Hub：提供本會驗證主機與受驗系統連線使用

•IC讀卡機：提供讀取測試用憑證使用

•測試用個人憑證與機關憑證：提供數位內容檔案電子簽章使用

•投射螢幕

受驗證單位準備事項

21

• 完備的檔管系統• 電腦設備

設備

• Rich Client系統：由受驗證單位安裝使用者介面程式於驗證主機。• Thin Client系統：本會驗證主機瀏覽器以Microsoft Internet Explorer 6為主，若有其他需求請受驗證單位說明版本並安裝。

系統安裝測試

本會驗證人員

受驗證單位人員本會驗證主機

受驗證系統 Hub投射螢幕

• 驗證前安排2.5小時進行系統安裝與測試。

系統安裝測試時間安排

實機驗證流程

22

驗證程序本會驗證人員 驗證主機

檔案管理資訊系統

檔案蒐集與確認…

儲存驗證畫面資料及錄製腳本

啟動錄製「檔案蒐集與確認」

受驗單位人員啟動TestPartner錄製。

操作資訊系統執行驗證項目。

檢核驗證畫面是否符合預期結果。

儲存驗證畫面資料及錄製腳本。 「檔案蒐集與確認」

「檔案形成與保管」「檔案清理」「檔案檢調與應用」「稽核與安全」

紙本功能

數位內容功能

啟動錄製檔案蒐集與確認…

儲存驗證畫面資料及錄製腳本

抽驗啟動錄製

儲存驗證畫面資料及錄製腳本

「檔案形成與保管」「檔案清理」「檔案檢調與應用」「查詢檢索」「統計報表」「轉檔作業」「稽核與安全」

實機驗證時程

23

簡易版 標準版 進階版 完整版

驗證環境設定及預先測試

執行驗證測試案例

4小時 7小時 7小時 12小時

驗證委員抽驗 1小時

總計時數 5小時 8小時 8小時 13小時

實機驗證作業範例

24

檔案蒐集與確認

紙本檔案管理功能 「檔案蒐集與確認」驗證檢核表 編號

驗證執行內容 自評結果 備註

軟協驗證

結果 預期結果

010

1. 系統時間設定於民國 97 年 2 月 29 日星期五，並確認將六、日及 2 月 28 日設定為假日。

2. 本測試以帳號陳怡真及檔管人員 user完成其所屬之作業

020 執行分類號匯入功能。 通過

未通過

通過 未通過 顯示有 25 筆分類號資料匯入成功。

030

將 17 筆結案公文依機關檔案管理資訊化作業要點附件二所定格式轉入。 [公文與檔管系統整合者，逕行查詢 17 筆結案公文資料]

通過 未通過

通過 未通過

顯示匯入 17 筆結案公文資料正確無誤。

040

以承辦人員=「陳怡真」帳號登入系統 通過 未通過

通過 未通過 系統提醒公文 01，文號=「0970000001」

將逾期歸檔通知。

050

以公文承辦人員為搜尋條件，列印延後歸

檔申請單或線上申請及修正應歸檔日期 通過 未通過

通過 未通過 列印出承辦人員=「陳怡真」之歸檔延後

申請單或線上申請及修正應歸檔日期

060

以承辦單位為搜尋條件，列印延後歸檔申

請單或線上申請及修正應歸檔日期 通過 未通過

通過 未通過 列印出以「承辦單位」之歸檔延後申請單

或線上申請及修正應歸檔日期

070

以應歸檔日期為搜尋條件，列印延後歸檔

申請單或線上申請及修正應歸檔日期 通過 未通過

通過 未通過 列印出以「應歸檔日期」之歸檔延後申請

單或線上申請及修正應歸檔日期

實機驗證作業範例‐比對預期結果(續)

25

020執行分類號匯入功能

實機驗證作業範例‐比對預期結果(續)

26

030將17筆結案公文依機關檔案管理資訊化作業要點附件二所 定格式轉入

實機驗證作業範例‐比對預期結果(續)

27

040以承辦人員=「陳怡真」帳號登入系統

驗證結果與發證程序

28

• 驗證委員會原則於每月上旬召開，進行上月份驗證案件之審核。

• 審核通過者由本會與檔案管理局共同具名頒發驗證通過證書，並於檔案管理資訊系統驗證網站公告通過名

單。

• 未審核通過者，以書面敘明理由與改善內容通知受驗單位。

驗證結果審核

驗證結果與發證程序(續)

29

• 通過本會驗證之檔案管理資訊系統即是具備符合檔案管理局之作業要點中檔案管理功能之要求。

通過驗證結果聲明

• 通過驗證並不表示該系統可在其他技術環境中亦符合作業要點之要求。

• 通過驗證與該系統使用效能無關。• 通過驗證並不表示對受驗單位本身能力的證明。• 通過驗證之效力並不保證受驗系統之前身或後續改良或升級之版本亦符合作業要點之要求。

• 通過驗證之效力僅限於受驗系統中受驗證過之功能，而不及於未受驗證之功能。

除外事項

驗證作業注意事項

30

檔案管理資訊系統驗證規格V1.2.0所有驗證項目通過，即為通過。

驗證項目除依據網站公佈之驗證規格外，將另依前述驗證規

格，設計不公開之驗證個案，對每一受驗單位採隨機抽取其

中任一個案方式實施驗證。此驗證個案為驗證規格中要求的

項目範圍，僅資料數量不一樣。

驗證通過之標準

驗證過程若資料出現錯誤或無該項功能，不允許進行程式修改。

驗證過程可否進行修改程式？

驗證作業注意事項(續)

31

如何順利通過驗證？

依據驗證規格，進行送驗系統之自評作業。

自評過程中發現任何問題請記錄於備註欄，以供驗證委員會審

核之參考。

驗證檢測軟體

請至檔案管理局網站下載

檔案目錄彙送檢測軟體

數位內容檔案瀏覽及檢測軟體

驗證作業注意事項(續)

32

執行結果與預期結果內容不符。

常見驗證不通過項目

9

6

×

驗證作業注意事項(續)

33

報表統計數量與驗證執行過程中應產出數量不符。

常見驗證不通過項目

×

驗證作業注意事項(續)

34

系統功能欠缺。如檔案申請應用核准分類數量統計表，系統無

審核註記，無法產出統計數字。

常見驗證不通過項目

×

驗證作業注意事項(續)

35

檔案目錄匯送XML檔雖經軟體檢測成功，但標籤內容值錯誤。常見驗證不通過項目

×

驗證作業注意事項(續)

36

數位內容封裝檔經軟體檢測電子簽章錯誤。

常見驗證不通過項目

×

驗證作業注意事項(續)

37

數位內容檔案詮釋資料著錄後，進行詮釋資料封裝時，詮釋資

料未更新。

常見驗證不通過項目

×

驗證作業注意事項(續)

38

數位內容檔案應設定為『承辦人可查詢他人承辦案件目錄，但

無權限瀏覽影像內容，須經檢調核准後，方可瀏覽』，若非，

則不通過。

執行『刪除已銷毀檔案目錄之全部關聯紀錄』後，應完全刪除

全部關聯紀錄，若非，則不通過。

數位內容檔案稽核紀錄應內容包括異動者、異動時間、作業事

項及異動內容，若非，則不通過。 作業事項如電子檔案確認、

電子檔案更新及轉置等保管作業、電子檔案之銷毀及移轉作業、

電子檔案及其詮釋資料異動、電子檔案使用者權限異動、電子

檔案非法存取情形檢視等。

常見驗證不通過項目

驗證作業FAQ

39

• 公告版序為：檔案管理資訊系統驗證規格V1.2.0。• 驗證範圍：

• 簡易版• 標準版• 進階版• 完整版

99年度異動事項

• 刪除入庫保管確認作業• 應用申請、權限作業、查詢功能及報表作業放寬限制條件或改以選項方式處理

• 核心功能無新增變動，不影響目前已通過之系統

對已通過之系統有無影響？

驗證作業FAQ

40

驗證範圍選擇考量因素？

進階版 完整版

簡易版 標準版

檔案應用申請需求

組織規模

紙本 + 數位內容檔案管理需求

紙本檔案管理需求

驗證作業FAQ(續)

41

沒有公文線上簽核系統，但有掃描影像檔管理功能，要申請標

準版或完整版驗證？

紙本檔案 電子影像檔

線上簽核 電子檔案

影像調閱權限控管稽核安全

...

完整版驗證

機關間移轉(交)機關

通過

驗證作業FAQ(續)

42

使用廠商通過之系統，但另有客製，是否仍須驗證？

已經通過驗證，之後系統功能有調整修改，是否仍須驗證？

檔管系統V2.0

檔管系統V1.0

檔管系統V3.0

驗證係針對送驗證之特定版本，其驗證通過效力無擴及其前身或後續改良或升級之版本。客製化係為後續改良版本。

≠ ≠

驗證作業FAQ(續)

43

驗證證書有效期為何？屆滿是否須重新驗證？

驗證證書未明確規範有效起迄期限

驗證證書有效要件：1)驗證證書主要敘明驗證通過所依據之要點(95/5/23修訂公

告)未修正2)機關之檔案管理資訊系統未修改

44

報告完畢敬請指教

諮詢服務電話：02-25533988分機352

檔案管理資訊系統驗證網(http://archives.cisanet.org.tw)

99年度�檔案管理資訊系統驗證說明會簡報大綱AwardsAwardsAwards計畫緣起驗證標的與申請單位驗證規格演進驗證範圍驗證範圍驗證規格-紙本管理重點驗證規格-紙本管理重點(續)驗證規格-紙本管理重點(續)驗證規格-數位內容管理重點驗證規格-數位內容管理重點(續)驗證申請及作業程序作業流程驗證申請作業驗證收費標準驗證環境與設備受驗證單位準備事項實機驗證流程 實機驗證時程 實機驗證作業範例實機驗證作業範例-比對預期結果(續)實機驗證作業範例-比對預期結果(續)實機驗證作業範例-比對預期結果(續)驗證結果與發證程序驗證結果與發證程序(續)驗證作業注意事項驗證作業注意事項(續)驗證作業注意事項(續)驗證作業注意事項(續)驗證作業注意事項(續)驗證作業注意事項(續)驗證作業注意事項(續)驗證作業注意事項(續)驗證作業注意事項(續)驗證作業FAQ驗證作業FAQ驗證作業FAQ(續)驗證作業FAQ(續)驗證作業FAQ(續)投影片編號 44