地域振興部教育・学術振興課

学校法人の許認可事務等の効率化

学校法人・私立学校の許認可、届け出事務とは

私立学校の種類 県内学校数

設置者

学校法人 株式会社等 個人

幼稚園 ２７ ○

中・高等学校 ９ ○

専修学校 １９ ○ ○ ○

各種学校 １４ ○ ○ ○

○私立学校とは

① 私立学校とは、国や地方公共団体が設置する国・公立の学校に対して、学校法人等が

設置する学校で、建学の精神に基づき特色ある教育活動を行うもの。

② 設置主体の学校法人は、公共性、継続性、安定性を求められ、知事の認可を受けて設

立された後は、自主性を尊重されながら運営される。

③ 学校設置に当たっては、国の定める｢学校設置基準｣を満たしているか確認するため、

知事の認可が必要。

（私立の大学･高専は文部科学大臣の権限。）

【県内の私立学校】

私立学校法、私立学校振興助成法のほか、国・公立の学校と同様に、憲法、教育基本法及び学校教育法の適用を受ける。

【適用法令】

○学校法人等の許認可業務等の一例

●私立学校関係

○認可

･ 学校の設置、廃止

･ 高等学校等の課程、学科の

設置、廃止

･ 学校の収容定員に係る変更

○変更届等

･学則変更

･名称、位置等に係る変更

●学校法人関係

○認可

･寄附行為 (学校法人の設立)

･解散

○変更届等

･役員変更

･法人登記に係る変更

めったにないことばかりだが、手続は義務！！

県の役割（ミッション）

＜県の役割＞

○教育基本法（抜粋）

（私立学校）

第八条 私立学校の有する公の性質及び学校教育において果たす重要な役割にかんがみ、国及び地方公共団体は、その自主性を尊重しつつ、助成その他の適当な方法によって私立学校教育の振興に努めなければならない。

○教育・学術振興課のミッション、今年度の目標（ミッション）

多様で良質な教育の選択肢を提供するため私立学校を支援

（今年度の目標）

県内の私立学校が魅力的学校として持続的に発展するための支援

テーマ選定理由

○ 学校の設置･廃止、校長や役員の交代など認可申請や届出は、希にしかないが、法令 による義務であり、ミスなく行う必要がある

＞＞＞しかし、ミスが発生

○ 許認可、届出は、比較的定型的な事務＞＞＞工夫すれば効率化できる可能性大

○ 現在使用中の手続きをまとめたテキスト「私立学校事務の手引き」は使い勝手が良くない

＞＞＞増刷、加除、修正に対応しない紙冊子の体裁

○ 現行の手引き作成から相当年数経過しており、改訂時期にある＞＞＞ ちょうど良いタイミング

現状把握 １

○高等学校設置法人① ② ③

計学校運営関係 会計処理関係

学校法人関係

1 役員､評議員 2 理事会､評議員会等

指摘数 5 5 5 4 19

うち届出等に関するもの (1) (2) (2) (5)

○その他の学校法人① ② ③

計学校運営関係 会計処理関係

学校法人関係

1 役員､評議員 2 理事会､評議員会等

指摘数 22 10 14 3 49

うち届出等に関するもの (2) (2) (5)

【学校法人検査の結果】

検査の結果ミスを発見。その結果事務をやり直し…→県は検査結果(指摘箇所)を文書で学校へ通知→学校は修正のため作業→県は学校から提出のあった届出等を点検、受理

現状把握 ２

●現在使っている手引き……簡単に改訂版を作れないので、手入れをして大事に使っています。

現状把握 ３●学校からこんなお問い合わせが……

【県】 【学校】

「来月の理事会で理事が交代するのですが、どんな手続がありますか？」

「確認してみます。」

「手引き○ページの様式で届出を作成して、県に提出してください。」

手引きと最新法令を確認

「わかりました。」

手引きを探して、該当様式で届出書を作成、提出

問合せすらなく、学校法人の検査をすると手続漏れが発見されることも！！

手引きがあるけど、いちいち確認してみないと不安

現状把握 ４

現行の「手引き」が相当年数経過

許認可事務等の手続の実態と乖離

↓

事務手続に係るミス、従事時間が増加

手続に係る制度変更はその都度学校へ伝達するが、手引きへの反映は学校任せ（誤りの恐れ）

※手引きが冊子のため、加除修正等が面倒

目標の設定

許認可事務の問合せ件数、ミスの削減

具体的には…

①私立学校の事務担当者が、関係法令を確認したり、当課に相談するまでもなく事務を

実施できる。（当課は年間15件程度の問合せを受付⇒学校・当課の従事時間が短縮）

②私立学校の事務担当者が、記載誤り、手続の失念をすること等なく適時的確に事務を

実施できる。

③県・私立学校の事務担当者が代わっても、適時的確に事務を実施できる。

（検査で指摘⇒ノウハウの共有、標準化により、ミスがなくなり、業務の質が向上）

少しでも、私立学校の事務担当者が教職員・生徒のために使える時間を増やす

活動計画

テーマ選定【テーマ】　「学校法人許認可事務の効率化」

現状把握

　・業務の流れ図

　・ムダの顕在化

目標設定

エクセルやＤＢなどのツールも駆使しながら、新任者であっても対応可能な決算事務の標準化・効率化、年度内の平準化を図る。

活動計画の作成

要因の解析

要因の調査

対策の検討

対策の実施

効果の確認

標準化 （６月～改善点を検証）

管理の定着 （※翌年度以降）

５月 ６月以降３月項目 担当 ５月 １２月Ｈ２６４月

２月１月１０月 １１月６月 ７月 ８月 ９月

計 画

実 績

業務フロー 【before→after】

県民(私立学校)

文部科学省教育・学術振興課

法律等の改正

法律等の改正の通知法律等の改正の通知

受領

改正後の手続き方法、

様式の検討・作成(様式作成、手引きへの

書き込みなど)

改正内容、手続き方

法、様式等の通知

改正内容、手続き方

法、様式等の通知の

受領

改正後の手続き方法、

様式の確認・書類整

備(手引きへの書き込みなど)

法人検査要領の点検、

修正

【法令改正時のフロー】

手引きが冊子の

ため,簡単に改訂版を出せず、冊

子への書き込み、

貼り付けとなる

手引きへの書き

込み等修正のルールがなく、最

新の情報、正し

い情報がわかり

にくい

【before 抜粋】

要因解析と対策の立案

許認可、届出が必要

な状況の発生

手続きの確認

（手引き、関係法令の

確認、当課への問合

せによる）

許認可等に関する問

合せ、相談の対応

（手引き、関係法令の

確認）

許認可、届出書の作

成

許認可、届出書の送

付

許認可、届け出書類

の受付

許認可、届け出書類

の確認

許認可、届け出書類

の必要に応じ修正指

示

許認可、届出書の修

正

許認可、届け出書類

の受付

許認可、届け出書類

の確認

許認可、届け出書類

の保管又は審議会へ

の諮問

問合せやミスを削

減できないか問い合わせがな

いこともある

【after 抜粋】

県民(私立学校)

教育・学術振興課 文部科学省

法律等の改正

法律等の改正の通知法律等の改正の通知

受領

改正後の手続方法、

様式の検討・作成

改正内容、手続き方

法、様式等の通知

改正内容、手続き方

法、様式等の通知の受領

法人検査要領の点検、

修正

【法令改正時のフロー】

手引きは最新の

状態を保持

手引きの該当箇所を

改正後の手続き方法、様式に差替

手引きの該当箇所を

改正後の手続き方法、

様式に差替

新旧対照と最新

版(溶込み版)を両方提示

許認可、届出が必要

な状況の発生

手続きの確認

（手引き、関係法令の

確認、当課への問合

せによる）

許認可等に関する問

合せ、相談の対応

（手引き、関係法令の

確認）

許認可、届出書の作

成

許認可、届出書の送

付

許認可、届け出書類

の受付

許認可、届け出書類

の確認

許認可、届け出書類

の必要に応じ修正指

示

許認可、届出書の修

正

許認可、届け出書類

の受付

許認可、届け出書類

の確認

許認可、届け出書類

の保管又は審議会へ

の諮問

問合せやミスの減

少を期待

学校法人許認可事務の分析・対策案

【分析】 【対策案】

【期待される効果】

許認可事務について私立学校から問合せを受ける

手引きのベースとなる記載内容が古い（平成１４年発行）

学校の担当者が

何をどのようにし

たら良いか分か

らない

冊子作成は、多くの作業時間と予算が必要で、簡単に改訂版を作れない

制度変更は私立学校へ伝達するが、手引きへの反映は、学校任せ(誤りの恐れ)

手引きが冊子のため、県では簡単に改訂版を出せず、各自冊子への書き込み、貼り付けとなる

初めて行う事務、まれにしか行わない事務は学校にノウハウが乏しい

学校と県が常に最新の同じ情報を

持てる手引きの作成

検索しやすい見出し、目次

いつ、何を、どのように行えば良い

かを新規の担当者へ研修

手続きのフロー、よくある質問(Ｑ＆Ａ)等を付記する

私立学校から

の許認可の

申請に誤りが

ある

手引きを見る

予算を取らずに出来る手引きの作成

私立学校が手続きを失念(法人検査等で発覚)

改訂作業の手間が少ない手引き

の作成

必要な手続き、書類、期限等が分

かりやすい手引き

簡単に書類を作成出来る手引き紙面のひな形コピーして書き込み

できる

ひな形のファイルを使って書類作

成

簡素な差しかえ、更新ルールの設

定

物理的に容易に差しかえ、更新可

能

外注しない(庁内の事務機器、文具だけで作成可能)

必要に応じ加除できる

法改正時の県の行う事務のチェッ

クリストを作成、活用

改正時の事務を適時に、もれなく

行う

使い勝手がよい手引きを作成、活用する

作りやすい

分かりやすい

使いやすい

学校からの問合せが減る

提出書類のミスが減る

学校と県の事務の効率化

(履歴を残しながら)常に最新版をHPに掲示

最新版と新旧対照表がある

業務フローで気付いた点を、より具体的に分析し、対策を検討

対策の内容

手引きを加除式に 記入上の注意点を表面に、コピーして使える様式を裏面にレイアウト。

制度改正があっても、時点修正したページに差し替えれば、常に見やすい最新版。

右側に記入上の注意点や参照する

別の様式を明示

２１ 学校設置認可申請書作成上の注意点

設 置 認 可 申 請 書

鳥取県知事 様

このたび○○学校（幼稚園）を設置したいので、学校教育法第４条第

１項（※１）及び同法施行規則第３条の規定により、関係書類を添えて、

下記のとおり認可を申請します。

年 月 日

設置者 住所

氏名

（法人にあっては、主たる事務所の

所在地、名称及び代表者の氏名）

記

１ 設置趣意書 別紙のとおり ※２

２ 設置要項

（１） 目 的 ※３

（２） 名 称

（３） 位 置

（４） 課程、学科の名称 ※４

（５） 学則（園則） 別紙のとおり ※５

（６） 経費及び維持方法 ※６

（７） 学校開設（予定）時期 年 月 日

３ 位置図、配置図、平面図、立面図

※１ 点線部分は校種に応じ、次

のとおり記入してください。

幼稚園～高等学校：学校教育法

第４条第１項

専修学校：学校教育法第130条第

１項

各種学校：学校教育法第134条第

２項において準用する同法第

４条第１項

※２ 設立趣意書は、沿革、目的

及び付近の教育環境等も含めて

記入してください。

※３ 目的は、学則の目的と一致

します。

※４ 課程、学科の名称は、高等

学校、専修学校のみ記載してく

ださい。

※５ 学則は、作成例４を参照

し、作成、添付してください。

※６ 経費及び維持方法は、｢授業

料、入学金その他の費用をもっ

てあてる。不足の場合は設置者

の負担とする｣等 具体的に記入

してください。

※7～15、17～19の添付書類は、

様式例、作成例により作成、添

付してください。

※７ 様式例１

※８ 様式例２

※９ 様式例３

※10 様式例４

※11 様式例５

※12 様式例６

※13 様式例７

※14 様式例８

※15 様式例９

※16 作成例１を参考に作成、添

付してください。

※17 誓約書は様式例10

※18 様式例11

※19 様式例12(夜間授業を行う

場合のみ添付してください)

添付書類

(1) 施設の概要 ※７

(2) 学級編成表 ※８

(3) 校（園）具及び教具の明細表 ※９

(4) 教職員編成表 ※10

(5) 教職員名簿 ※11

(6) 校（園）長採用届及び承諾書 ※12

(7) 設置後２年の収支予算書 ※13

(8) 創設費（創立に関する計画書及び資金の証明書） ※14

(9) 財産目録 ※15

(10) 寄附行為 ※16

(11) 法人の登記簿謄本

(12) 理事会及び評議員会の議事録写し

(13) 設立代表者の履歴書及び誓約書 ※17

(14) 負債償還計画書 ※ 18

(15) 照明図 ※19

裏面の様式はコピーしてお使いいただけます。

※１ 点線部分は校種に応じ、次のとおり記入してください。幼稚園～高等学校：学校教育法第４条第１項

専修学校：学校教育法第130条第１項

各種学校：学校教育法第134条第２項において準用する同法第４条第１項

使いたい様式のタイトルをクリックすると＞＞様式ファイルが開く

課のＨＰは……

効果（見込み）

平成26年度の許認可事務から改善効果が出始めて

①私立学校の事務担当者が、関係法令を確認したり、当課に相談するまでもなく事務を実

施できる。（年間15件程度の問合せを受付⇒問合せ0件。従事時間が短縮）

②私立学校の事務担当者が、記載誤り、手続の失念をすること等なく適時的確に事 務を

実施できる。

③県・私立学校の事務担当者が代わっても、適時的確に事務を実施できる。

（検査で指摘⇒ノウハウの共有、標準化により、ミスがなくなり、ミスが0件）

少しでも、私立学校の事務担当者が教職員・生徒のために使える時間が増加

平成26年度末の学校法人検査でミスが「０件」に

県内の私立学校が魅力的学校として持続的に発展

標準化と管理の定着

改善の過程で作成した業務フローとチェックリスト（手順書）を

引き継ぎ、マニュアルとして活用

【業務フロー抜粋】

№ 業務内容 ﾁｪｯｸ

１ 文部科学省から届いた改正通知の内容を確認

２ 改正点を反映した様式を作成

３ 条文、様式の新旧対照表を作成

４

学校等への通知文書を起案改正のポイントを記書き。学校等保存の様式集を新しい様式に差し替えるように明記。文部科学省通知の写し、新旧対照表、新様式を添付

５ ＨＰ上の様式集の更新準備

６ 学校等への通知文書を施行

７ ＨＰ上の様式集を更新

８ 課に保存する保存の様式集を加除

【チェックリスト(手順書)】

コピーして使用。完了の都度チェック欄に☑

カイゼン活動を通じて－副効果(期待される副効果)

●自分たちにとって

・ 後工程(私学事務職員)や自分の後任の立場に立って考える機会を得た。

・ アイデアを出す、まとめる方法を勉強できた。

●私立学校の生徒・教職員にとって

・ 事務職員の方が、直接 生徒･教職員のために役立つ仕事をする時間が増えて、教育環境が向上。

・ 事務室の雰囲気もより良くなって、もっと相談しやすい感じに。

●私立学校の事務職員にとって

・ いつ、どんな許認可事項があってもさっと作 業にかかれる安心感。

・ 許認可申請や届け出の失敗や失念に関する心理的負担からの解放。

●上司にとって

・ 許認可業務のプロセスがよく「見える」ようになり、状況を把握しやすくなった。

・ 業務の標準化、効率化につながる取り組になった。

ご清聴ありがとうございました