EHTİYATLARIN OPTİMAL İDARƏ EDİLMƏSİNDƏ ƏSAS EFFEKTİVLİK

GÖSTƏRİCİLƏRİ -"KPI" SİSTEMİNİN TƏTBİQİ

İbrahim AĞAZADƏ

Qafqaz Universiteti, İstehsalat və Xidmət sahələrinin iqtisadiyyatıvə idarə edilməsi (sənaye üzrə), Magistr (2-ci kurs)

aghazadeibrahim@yahoo.comBakı / AZƏRBAYCAN

Əsas Effektivlik Göstəriciləri - KPI sistemi şirkətin bugünki və gələcək uğuru üçün kritik əhəmiyyətə malik olan faktorların müəyyən edilərək onların üzərində fokuslanması və əldə edilən nəticələrin bu istiqamətdə istifadə edilməsindən ibarətdir. Sistem şirkət xərclərinin proseslərin yaxşıladırılması hesabına azaldılmasını məqsədləyir və şirkətin ayrı-ayrı şöbələrinə və işçilərə tətbiq edilməsinə əsaslanır. Bunun üçün əsas məsələ öncə şirkətin hədəfləri istiqamətində doğru göstəricilər seçilməli, bu göstəricilərin hesablanması üçün davamlı məlumatın toplandığı sistem qurulmalı, əldə edilən nəticələr analiz edilməli və bunların əsasında yeni strategiya və hədəflər müəyyən edilməlidir.

Qeyd edildiyi kimi göstərilən sistem şirkətin ayrı-ayrı şöbələrinə tətbiq edilə bilər ki, ehtiyatların idarə edilməsi də bunlar arasında istisna təşkil etmir. Ehtiyatların optimal idarə edilməsi baxımından aşağıdakı effektivlik göstəriciləri fərqləndirilə bilər:

1. Ehtiyyatların dövriyyəsi. Satışların dəyərinin ortalama ehtiyatlara nisbəti şəklində hesablanır. Bu göstəricinin yüksək olması ehtiyat saxlama xərclərini azaldır.

2. Ehtiyatlara çəkilən xərclər. Ehtiyatlarla əlaqəli bütün xərclərin cəmindən ibarət olduğundan minimum olması üstünlükdür.

3. Ehtiyatların Satışa nisbəti.Bu göstərici ehtiyatların dövriyyə göstəricisi ilə əlaqələndirilir və aşağı olmasına çalışılır.

4. Xidmət səviyyəsi. Tələbin nə qədər müddətə qarşılana bildiyini göstərəcək.

Bu siyahını artırmaq mümkündür: Sərfəli Sifariş Miqdarı, Çatdırılma vaxtı, Ehtiyatların olmaması və s. Lakin göstəricilərin sayının artması vəziyyəti sadələşdirmək əvəzinə daha da mürəkkəbləşdirə bilər, ona görə də göstəricilərin 10-dan çox olmamasına çalışılır və əksər hallarda 3-5 effektivlik göstəricisindən istifadə edilir. Bu göstəricilərin hər biri təklikdə analiz edilib, istifadə edilə bildiyi kimi, bir göstərici Əsas Effektivlik Göstəriciləri – KPI altında birləşdirmək mümkündür.

Ehtiyatların optimal idarə edilməsi üçün Əsas Effektivlik Göstəriciləri – KPI sisteminin aşağıdakı şəkildə tətbiqi təklif edilə bilər.

1. Mərhələ. Şirkətin mövcud vəziyyəti analiz edilərək, məqsədi, hədəf və strategiyaları müəyyən edilir. Şirkətin ehtiyatların idarə edilməsi ilə əlaqəli başlıca məqsədləri əlbəttə ki, ehtiyatların saxlama xərclərinin azaldılması, sifarişlərin tam və vaxtında

qarşılanması hesabına müştəri məmnuniyyətini artırmaq, şirkətin xidmət səviyyəsini yüksəltməkdir.

2. Mərhələ. Bu məqsəd, strategiya və hədəflərə əsaslanaraq göstəriciləri müəyyən edək. Ehtiyatların olmaması, Xidmət səviyyəsi, Ehtiyatlara saxlanmasına çəkilən xərclər və s. əsas göstəricilər kimi seçilə bilər.

3. Mərhələ. Bu mərhələdə seçilən göstəricilərin izlənə biləcəyi sistemin qurulması həyata keçirilir. Yəni sözsüz ki hər bir göstəricinin toplam nəticəyə təsiri eyni olmayacaq, ona görə də hər bir KPI üçün çəki dərəcəsi müəyyən edilir. Sistemin hazırlanması üçün isə müxtəlif proqram təminatlarından istifadə edilir.

4. Mərhələ. Sistemin işləyə bilməsi üçün məlumat toplanmasını davamlı etmək vacibdir. Əgər məlumatlar əl ilə, operator tərəfindən daxil edilirsə bu sistemin yavaş işləməsinə səbəb olacaq və nəticələrin izlənməsini çətinləşdirəcək. Eyni zamanda nəticələrin ERP və ya mühasibatlıq proqramlarından birbaşa inteqrasiya edilməsi davamlı nəzarəti həyata keçirməyə imkan verəcək.

5. Mərhələ. Nəticələrin analizi həyata keçirilir. Nəticələrin günlük və ya ən azından həftəlik olaraq gözdən keçirilməsi vacibdir. Nəticələrin gözlənilən səviyyə və hədəflərdən cüzi kənarlaşması rəhbərlik tərəfindən anında bilinəcək və lazımlı tədbirlər görüləcək.

6. Mərhələ. Yeni strategiya, məqsəd və hədəflər müəyyən ediləcək. Şirkət hazırki mövqeyini (güclü və zəif tərəflərini) bildikdən sonra, proseslərin optimallaşdırılması üçün yeni strategiyalar müəyyən edəcək.

Yuxarıda göstərilənlərə əsasən sistemin tətbiqini belə bir nümunə ilə izah etmək olar. Ehtiyatların optimal idarəetməsi əsas məsələ kimi qoyulduğundan sifarişlərin verilməsi və anbar idarəetməsi ilə əlaqəli fəaliyyətlərə baxaq. Sözsüz ki, bu hər bir şirkət üçün individual tətbiq edilməli olsa da, bəzi göstəricilərin hər bir şirkətə uyğun gəldiyini rahatlıqla demək mümkündür. Tutaq ki, elə bir nöqtə və ya vəziyyət vardır ki, həmin mövqedə şirkətin ehtiyatlarının idarəetməsi 100 % olacaq, yəni bundan daha optimal vəziyyət mövcud deyildir. Belə olan halda seçilmiş hər bir KPI göstəricisi də öz növbəsində 100 %-ə bərabər olmalıdır. Başqa sözlə ehtiyatların effektivliyini müəyyən edən göstəricilərin hər biri toplam nəticəyə müəyyən çəki dərəcəsi qədər təsir göstərir.

Ehtiyatların idarəetməsinin effektivliyi ∑i=1

n

W i M i

Göstəricilər Çəki dərəcəsi Dəyəri1 Birinci göstərici W1 M1

2 İkinci göstərici W2 M2

3 Üçüncü göstərici W3 M3

.. ...... ... ...n n-inci göstərici Wn Mn

Cədvəl 1. Ehtiyatların idarəetmə effektivliyinin hesablanması.

Çəki dərəcəsi şirkətin müəyyən etdiyi strategiya, hədəf və məqsədlərə əsasən müəyyən edilir. Göstəricilərin dəyəri isə həmin periodun nəticələrinə əsasən hesablanır. Bunlardan

əlavə şirkətlərin nəticələri rahatlqla analiz edəbilməsi üçün rəng palitralarından, qrafik və sxemlərdən istifadə edilir. Digər tərəfdən hər hansı şöbənin idarəetmə effektivliyi həmin şöbələrdə çalışan işçilərdən də asılı olur, buna görə də şirkətlər bəzən şöbələrin effektivliyini hesablamaq əvəzinə ayrıca içilərin effektivliyini hesablamağa üstünlük verirlər. Bu da KPI əsaslı motivasiya sistemlərinin qurulması ilə nəticələnir. Yəni işçilərin maaşları hesablanarkən onların effektivlik göstəriciləri əsas faktor kimi nəzərə alınır.

Nəticə olaraq onu deyə bilərik ki, sistemin tətbiqi şirkətlər üçün gətirdiyi faydalardan əlavə, çox uzun zaman və xərc tələb edən prosesdir. Buna görə də şirkətlər bu sistemin tətbiqində maraqlı olmurlar və bəzən də KPI göstəricilərinin əvəzinə xarici təcrübələrdən (benchmarking) istifadə edərək şirkət üçün uyğun olmayan indikatorlardan istifadə edirlər. Bu isə son nəticədə sistemin uğursuz olmasına səbəb olur, çünki əsas effektivlik göstəriciləri-KPI sisteminin qurulmasında ən vacib məqam göstəricilərin düzgün seçilməsidir.