การจั�ดทำ�าสมุ�ดพก KPI

KPI : Key Performance Indicators KPI : Key Performance Indicators

รศ.ดร.เทพศ�กด� บุ ณยร�ตพ�นธุ์ �

12 มี�นาคมี 2552

สมี ดพก KPI

หมุายถึ�ง เอกสารข้�อตกลงการปฏิ�บั�ต�งานทำ��ผู้!�ปฏิ�บั�ต�งานได�ให�คำ�าร�บัรอง ก�บัผู้!�บั�งคำ�บับั�ญชา/ผู้!�มุ�อ�านาจัหน�าทำ�� มุอบัหมุาย โดยทำ�าข้�อตกลงเก��ยวก�บั ผู้ลส�มุฤทำธิ� ต�วช�+ว�ด คำ,าเป-าหมุาย เกณฑ์0 การใหคำะแนน เพ3�อใช�เป4นกรอบัในการต�ดตามุประเมุ�นผู้ลการปฏิ�บั�ต�งาน

2

ต�วช�+ว�ดคำวามุส�าเร5จัในการทำ�างาน (KEY PERFORMANCE INDICATOR -

KPI) หมุายถึ�ง การระบุ ต�วชี้��ว�ดความีส�าเร�จของ

ผลงาน เพ%&อน�ามีาใชี้(เป็*นหน,วยว�ดท�&ว�ดเป็*นต�วเลขได(

คำ�ณล�กษณะส�าคำ�ญข้อง KPI

1 .เน(นการว�ดความีส�าเร�จท�& Objective 2. สามีารถว�ดออกมีาในเชี้งป็รมีาณได(

3

ข้อบัเข้ตข้องการน�าต�วช�+ว�ดคำวามุส�าเร5จัในการ

ทำ�างานไปใช�(KEY PERFORMANCE INDICATOR-KPI)

1.องค�การ (Corporate’s KPI)

2 .หน,วยงาน (Department’s KPI) 3 . พน�กงานในต�าแหน,งงาน

(Position’s KPI)

4

คำ�ณล�กษณะเด,นข้อง KPI ให(ความีส�าค�ญต,อ

ผลส�าเร�จของงาน

ในท กด(าน

มี�การก�าหนดต�วชี้��ว�ด

ผลส�าเร�จของงาน

และเป็1าหมีายท�&ชี้�ดเจน

มี�การป็ระเมีนผลงานท�&เป็*นร2ป็

ธุ์รรมี

เป็*นเทคนคท�&เน(น

การเพ&มีผลผลต

KPI (Key Performance Indicator)

5

องคำ0ประกอบัข้อง ต�วช�+ว�ดคำวามุส�าเร5จัในการทำ�างาน (KPI)

1. ว�ตถ ป็ระสงค� (Objective) หร%อผลส�มีฤทธุ์ (Result)

2 . ต�วชี้��ว�ด (Indicators)

3 . เป็1าหมีายหร%อมีาตรฐาน (Target or Standard)

6 4 . เกณฑ์�การว�ด (Criteria)

ประโยชน0ข้องการมุ� KPI

1.ทำ�าให�บั�คำคำล ทำ�มุงาน หน,วยงาน ได�ทำราบัว,าตนเองจัะต�องทำ�างานให�เก�ดผู้ลส�มุฤทำธิ�7 (Result ) หร3อทำ�างานเพ3�อให�บัรรล�ว�ตถึ�ประสงคำ0อะไร2.ทำ�าให�มุ�ต�วช�+ว�ดคำวามุส�าเร5จัในการทำ�างานทำ��หลาก

หลายและคำรอบัคำล�มุ 3 ทำราบัว,าทำ�กต�วช�+ว�ดต�องการเป-าหมุายและมุาตรฐานอะไร 4 . บั�คำคำล ทำ�มุ หน,วยงานจัะทำ�างานอย,างเต5มุทำ�� เพราะร!�

ด�วยว,าจัะถึ!กด�วย ผู้ลงานใด ต�วช�+ว�ดใด และเป-าหมุาย/มุาตรฐานใด

5 . สามุารถึตรวจัสอบัผู้ลงานตนเองได�เสมุอในทำ�กเวลา

7

ประโยชน0ข้องการมุ� KPI

6. สามุารถึน�าผู้ลการประเมุ�นไปใช�ในการปร�บัปร�งแก�ไข้การทำ�างาน

ได�ทำ�นทำ�7 .มุ�หล�กเกณฑ์0ในการว�ดทำ��ช�ดเจันในแต,ละต�วช�+

ว�ดสามุารถึว�ดระด�บัคำวามุส�าเร5จัได�ทำ�กต�วช�+ว�ด ทำ�กผู้ลงาน และในภาพรวมุได�เป4น

อย,างด� 8 .สามุารถึน�าไปปร�บัปร�งมุาตรฐานการทำ�างานข้องบั�คำคำล ทำ�มุงาน และหน,วยงาน ให�มุ�ประส�ทำธิ�ภาพและ Productivity

ทำ��ส!งข้�+นได�ในอนาคำต

8

ประเภทำข้องต�วช�+ว�ดแบั,งตามุหล�กการบัร�หาร

1 . ประส�ทำธิ�ผู้ล (Effectiveness -)การทำ�างานทำ��บัรรล�ว�ตถึ�ประสงคำ0และเป-าหมุายทำ��ได�ต�+งไว�

2. ประส�ทำธิ�ภาพ (Efficiency ) –การทำ�างานทำ��ใช�ทำร�พยากรน�อย โดยได�ผู้ลงานออกมุามุาก

3 . การเพ��มุผู้ลผู้ล�ต (Productivity ) –คำวามุสามุารถึในการเพ��มุ

ประส�ทำธิ�ภาพทำ��ส!งข้�+น

9

ประเภทำข้องต�วช�+ว�ดแบั,งตามุระบับั Balanced

Scorecard Kaplan & ก.พ.ร .Norton

1. Financial 1 . ป็ระสทธุ์ผลตามีแผนป็ฏิบุ�ตราชี้การ

2. Customer 2. ค ณภาพการบุรการ

3. Process 3 . ป็ระสทธุ์ภาพการป็ฏิบุ�ตราชี้การ

4. Learning 4 . การพ�ฒนาองค�กร10

หล�กการข้องการสร�าง KPI

1. จะต(องมี�การระบุ ผลผลต (Output ) และผลล�พธุ์� (Outcome) 2 . จัะต�องหาหน,วยว�ดหร3อต�วช�+ว�ดให�ได�ในทำ�กผู้ลงาน

11

3. ต�วช�+ว�ดคำวามุส�าเร5จัข้องการทำ�างาน แบั,งออกได�เป4น 3 1 3. ) ประเภทำ คำ3อ EEP ได�แก, - ประส�ทำธิ�ผู้ล (Effectiveness)

- ป็ระสทธุ์ภาพ(Effectiveness)

- การเพ&มีผลผลต (Productivity)

3 2 4. ) ประเภทำ คำ3อ - ป็ระสทธุ์ผลตามีแผนป็ฏิบุ�ตราชี้การ - ค ณภาพการบุรการ - ป็ระสทธุ์ภาพการป็ฏิบุ�ตราชี้การ - การพ�ฒนาองค�กร

หล�กการข้องการสร�าง KPI

4. ต�วชี้��ว�ดของผลงานจะต(องให(ความีส�าค�ญต,อค ณภาพของผลงานด(วยความี ถ2กต(องสมีบุ2รณ� = ร(อยละของงานท�&ต(องกล�บุไป็แก(ไข, จ�านวนคร��งท�&ส,ง กล�บุให(แก(ไข5 . จะต(องก�าหนดเป็1าหมีายในเชี้งป็รมีาณหร%อ

มีาตรฐานท�&เป็*นร2ป็ธุ์รรมีให(แก,ท กต�วชี้��ว�ด 6 . จะต(องก�าหนดน��าหน�กความีส�าค�ญให(แก,ท กต�วชี้��ว�ด

7 .แต,ละต�วชี้��ว�ดจะต(องมี�การนยามี ก�าหนดเกณฑ์�ของความีส�าเร�จ

รวมีถ:งวธุ์�การป็ระเมีนผลให(คะแนน

12

กระบัวนการสร�างต�วช�+ว�ดคำวามุส�าเร5จัในการทำ�างาน

(Key Performance Indicator) 1 . ศ:กษาภารกจและหน(าท�&ความีร�บุผดชี้อบุ

2 . ระบุ ว�ตถ ป็ระสงค� (Objective) หร%อผลส�มีฤทธุ์ (Result)

3 . ค(นหาต�วชี้��ว�ดความีส�าเร�จในแต,ละผลงาน (KPI)

4 . ก�าหนดเป็1าหมีายหร%อมีาตรฐานให(ท กต�วชี้��ว�ด ในแต,ละชี้,วงเวลา 5 . ก�าหนดน�+าหน�กคำวามุส�าคำ�ญข้องต�วช�+ว�ดต,าง

ๆ

13

6. ก�าหนดเกณฑ์�การให(คะแนน

ศึ�กษาภารก�จัและหน�าทำ��คำวามุร�บัผู้�ดชอบัเป4นการศึ�กษาว,ามุ�หน�าทำ��คำวามุร�บัผู้�ดชอบัทำ��ต�องปฏิ�บั�ต�อะไร

บั�าง เช,น 1. แผู้นย�ทำธิศึาสตร0ข้องมุหาว�ทำยาล�ยและข้องหน,วยงาน

5. หน�าทำ��งานประจั�าตามุโคำรงสร�าง หร3อ Job Description

(กรณ�รายบั�คำคำล)

14

2. นโยบัายทำ��ต�องทำ�างานตอบัสนอง 3. ต�วช�+ว�ดข้อง สมุศึ., สกอ., ก.พ.ร. 4 . แผู้นปฏิ�บั�ต�การประจั�าป= (ก�จักรรมุ/โคำรงการ)

ต�วช�+ว�ดคำวามุส�าเร5จัในการทำ�างาน(KEY PERFORMANCE INDICATOR - KPI)

หมุายถึ�ง การระบั�ต�วช�+ว�ดคำวามุส�าเร5จัข้องผู้ลงานเพ3�อน�ามุาใช�เป4นหน,วยว�ดทำ��ว�ดเป4นต�วเลข้ได�

คำ�ณล�กษณะเด,นทำ��ส�าคำ�ญทำ��ส�ดข้อง KPI คำ3อ ว�ดเป4นต�วเลข้ได�KPI มุอง ได� 2 มุ�มุ คำ3อ

1. Positive KPI เชี้,น ร(อยละความีพ:งพอใจของผ2(ใชี้(บุรการ2. Negative KPI เชี้,น จ�านวนข(อ Comment จากหน,วยตรวจ

สอบุภายใน

15

หล�กการสร�างต�วช�+ว�ด KPI 1. ในผู้ลงานหน��ง ๆ อาจัมุ�ต�วช�+ว�ดเด�ยวหร3อหลายต�วช�+ว�ดได�

2. การคดต�วชี้��ว�ด ให(มีองจากกรอบุ EEP (E-Effectiveness,

E-Efficiency,P-Productivity ) หร%อจากกรอบุของ Balanced Scorecard ค%อ ป็ระสทธุ์ผลตามีแผนป็ฏิบุ�ตราชี้การ ค ณภาพการบุรการ ป็ระสทธุ์ภาพการป็ฏิบุ�ตราชี้การ และการพ�ฒนาองค�กร 3. ต�วชี้��ว�ดจะต(องสามีารถว�ดได(เป็*นร2ป็ธุ์รรมี ว�ดเป็*นต�วเลขได(

4. ถ(าสร(างต�วชี้��ว�ดทางบุวกไมี,ได( ให(สร(างต�วชี้��ว�ดด(านลบุแทน เชี้,น จ�านวน

คร��งท�&ถ2ก Complain 5. การสร�างต�วช�+ว�ดให�คำ�าน�งถึ�งคำวามุเป4นไปได�ในการเก5บัรวบัรวมุข้�อมุ!ลและร!ปแบับัข้อง

Report ด�วย

16

ระยะเวลาการประเมุ�นผู้ลเป4นการระบั�ว,าแต,ละต�วช�+ว�ด จัะ

ประเมุ�นผู้ลให�คำะแนนด�วยคำวามุถึ��บั,อยคำร�+งแคำ,ไหน 1. รายป=

17

2 . ราย 6 เด3อน 3 . รายไตรมุาส 4 . รายเด3อน 5 . รายส�ปดาห0 6. รายว�น

การก�าหนดเป-าหมุายหร3อมุาตรฐานให�แก,ต�วช�+ว�ดเป-าหมุายหร3อมุาตรฐาน (Target or Standard )

เป4นการก�าหนดผู้ลล�พธิ0เช�งปร�มุาณ หร3อสภาพการณ0ทำ��เป4นร!ปธิรรมุทำ��ต�องการให�เก�ดข้�+นแก,ต�วช�+ว�ดน�+นในอนาคำต เช,น- ต�วชี้��ว�ดรายได(จากการจ�ดเก�บุภาษ� เป็1าหมีาย ค%อ 1,000 ล(านบุาทต,อป็<

18

- ต�วชี้��ว�ดจ�านวนคร��งท�&ล,าชี้(าในการจ�ดซื้%�อ เป็1าหมีาย ค%อ ล,าชี้(าได(ไมี,เกน 1 คร��งต,อ ไตรมีาส- ต�วชี้��ว�ดจ�านวนคร��งท�&ถ2ก Complain จากผ2(ร �บุบุรการ เป็1าหมีาย ค%อมี�การ Complain ไมี,เกน 3 คร��งต,อไตรมีาส- ต�วชี้��ว�ดระด�บุคะแนน PMQA เป็1าหมีาย ค%อ ป็ระเมีนตนเองแล(วเสร�จ

หล�กการ 5 ข้�อข้องการก�าหนดเป-าหมุายหร3อมุาตรฐานให�แก,ต�วช�+ว�ด 1. ท กต�วชี้��ว�ดจะต(องมี�การระบุ เป็1าหมีายหร%อมีาตรฐานเสมีอ

2. เป็1าหมีายหร%อมีาตรฐานจะต(องว�ดได(เป็*นร2ป็ธุ์รรมีชี้�ดเจน 3. วธุ์�การก�าหนดเป็1าหมีายมี� 2 ว�การใหญ, ๆ ค%อ

- 31. น�าผู้ลงานในอด�ตมุาก�าหนดแป4นเป-าหมุายในป=ต,อไป โดยจัะต�องก�าหนด

เป-าหมุายในป=ต,อไปให�ด�ข้�+นกว,าป=เด�มุทำ��ผู้,านมุา - กรณ�เป4นแผู้น/โคำรงการให�พ�จัารณาจัากเป-าหมุายข้องแผู้น/โคำรงการน�+นยกเว(น 1( ) กรณ�ผลงานเดมีอย2,ในระด�บุท�&เป็*นไป็ตามีมีาตรฐานข��นส2งท�&องค�การ ต(องการอย2,แล(ว ก�จะก�าหนดเป็1าหมีายให(เป็*นการร�กษา (2 ) กรณ�ท�&มี�ข(อจ�าก�ดท�&มีาจากป็รมีาณงานหร%อทร�พยากรอย2,แล(ว 4. ถ(าองค�การย�งไมี,มี�มีาตรฐานก�าหนดไว( ให(สร(างข:�น

มีาใหมี,เลยโดยจะต(องเป็*นมีาตรฐานท�&องค�กรยอมีร�บุได( แต,ถ(าเป็*นในทางธุ์ รกจจะต(องพจารณาจากค2,แข,งข�นด(วย

5 .ต�วชี้��ว�ดใดท�&เป็*นเป็1าหมีายหร%อมีาตรฐานขององค�การจะต(องด2แลให(ท ก

หน,วยงานมี�มีาตรฐานเด�ยวก�น เพ%&อให(เกดความี เสมีอภาค เชี้,น ความีคดรเร&มีสร(างสรรค�ต,อคนต,อป็<

19

หล�กการก�าหนดน�+าหน�กคำวามุส�าคำ�ญข้องต�วช�+ว�ด

1. ต�วชี้��ว�ดใดท�&เก�&ยวข(องก�บุความีส�าเร�จในการท�างานโดยตรงให(ก�าหนดเป็อร�เซื้�นต�ความีส�าค�ญส2ง

2. ต�วชี้��ว�ดใดท�&เก�&ยวข(องก�บุความีส�าเร�จในการท�างานน(อยให(ก�าหนดเป็อร�เซื้�นต�ความีส�าค�ญน(อย

3. ต�วชี้��ว�ดหล�กต,าง ๆ ท�&ส,งผลต,อความีส�าเร�จในการท�างานรวมีเข(าด(วยก�นย&งมี�เป็อร�เซื้�นต�ส2ง ย&งด� 4. ท กต�วชี้��ว�ดต(องรวมีก�นให(ได( 60% หร%อตามีท�&

องค�การก�าหนด20

ระบับัการให�คำะแนนข้อง KPI

ระบับัการให�คำะแนน (Scoring Method) แก,ต�วช�+ว�ด

แบั,งออกได�เป4น 5 ว�ธิ�การ คำ3อ1) Meet/not Meet : Full / Zero

2) Relative : Percentage of Goal/Objective

3) Range : Set score for each range

4) Regressive : Deduct from maximum score

5) Standard : Milestone Level 21