CAPIacuteTULO IV DISENtildeO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA

EL AacuteREA COMERCIAL

41 Control Interno para el Aacuterea Comercial

El departamento de ventas juega un papel importante en la instalacioacuten de un sistema

de contabilidad El control interno de las ventas comprende procedimientos y

meacutetodos con el fin de lograr poliacuteticas adecuadas para la empresa y de esta manera

salvaguardar los recursos invertidos y obtenidos en el aacuterea central y razoacuten de ser la

compantildeiacutea

El flujo de documentos y su cumplimiento de acuerdo a la normativa legal es muy

importante cuando se realiza una venta se debe emitir una factura esto va muy de la

mano con la reglamentacioacuten impuesta por el SRI

El departamento de ventas arroga las funciones dirigidas al disentildeo de la estrategia

comercial participa junto con la gerencia en el disentildeo de la poliacutetica de precios asiacute

mismo debe contemplar el aspecto de control de gestioacuten operativa y contable

Para un adecuado control en esta aacuterea se deben utilizar los siguientes documentos

como esenciales

bull Facturas

bull Notas de creacutedito

bull Nota de despacho o guiacuteas de remisioacuten

bull Recibo de ingreso a caja

bull Oacuterdenes de Despacho

bull Requisiciones de material promocional

Cada uno de estos documentos debe tener copias suficientes para ser distribuidas en

los diferentes departamentos para el aacuterea de bodega y en el caso de ser necesario

para el departamento de cobranzas Esto bajo la circunstancia que la compantildeiacutea no

cuente con un sistema que le permita verificar la informacioacuten de la factura y que esta

se genere como una cuenta por cobrar

Cadbury cuenta con poliacuteticas y procedimientos establecidos para el aacuterea comercial en

su departamento de ventas el problema se suscita por el desconocimiento de estas

poliacuteticas y procedimientos por parte de la Fuerza de Ventas y esto conlleva un

incumplimiento Adicional es importante mencionar que a nivel de Supervisores de

Ventas su cargo como tal requiere un conocimiento de la normativa que debe

cumplir sin embargo no existe una concienciacioacuten de la importancia de cumplir con

lo establecido por la compantildeiacutea

El departamento de ventas al igual que el resto de aacutereas de la compantildeiacutea se rige al

marco conceptual sobre Control Interno mencionado en el capiacutetulo III y a cada uno

de sus componentes

Un punto importante es la elaboracioacuten de presupuestos y control del aacuterea comercial

de la empresa deben estar sujetos a las poliacuteticas empresariales propuestas en el plan

de gestioacuten tanto a nivel de metas en ventas como en asignacioacuten de recursos para la

ejecucioacuten establecida para el departamento de ventas

El presupuesto de objetivos de ventas debe ser racional de acuerdo a los histoacutericos

de ventas y a los estudios de consumo de confites que existe en el paiacutes Se debe

recordar que uno de los puntos criacuteticos dentro de un Sistema de Control Interno es el

establecimiento de objetivos irracionales que pueden obligar al personal a cometer

actos iliacutecitos para cumplir con las presiones impuestas ya sea por la administracioacuten o

por los accionistas de la empresa

El presupuesto de gastos de funcionamiento se refiere a la asignacioacuten de recursos

para que el aacuterea comercial pueda alcanzar sus objetivos es decir esto se resume en

estrategias agresivas de exhibicioacuten y publicidad innovacioacuten de productos

introduccioacuten al mercado de los productos distribuidos establecimiento de incentivos

por cumplimiento de metas promociones etc

Ambos presupuestos no estaacuten relacionados en teacuterminos generales las variaciones en

las ventas no se transmiten en igual medida a los gastos de funcionamiento es decir

un incremento de en el volumen de ventas no implica necesariamente que se

produzca un incremento similar en los gastos de funcionamiento

Es por ello que resulta necesaria la elaboracioacuten y control por separado de ambos

presupuestos

ldquoPara todo modelo de control se crea una ecuacioacuten para medir las posibles

desviaciones como la diferencia entre los objetivos y la realidadrdquo36

El comportamiento real del aacuterea comercial se expresa mediante la cantidad real de

producto vendido y el margen unitario de rentabilidad real sobre las ventas

De este anaacutelisis salen dos tipos de desviaciones unas por la cantidad presupuestada y

otras por los maacutergenes de utilidad obtenidos Esta desviacioacuten econoacutemica no es

ilustrativa de la gestioacuten comercial pues los maacutergenes de ventas tienen la variable del

costo de venta que esta fuera de la influencia de la gestioacuten comercial

411 Importancia del Aacuterea Comercial dentro de la Compantildeiacutea

El aacuterea comercial juega un papel primordial en una empresa ya que es la encargada

de poner a disposicioacuten los productos que distribuye Es por ello que es necesario

implementar un control eficiente dentro de su estructura

Es un aacuterea prioritaria dentro de la entidad ya que genera y hace posible llevar a cabo

la razoacuten de ser de la entidad tomando en cuenta que Cadbury se dedica a la

importacioacuten y distribucioacuten de confites

Los resultados obtenidos por la empresa se deben en gran parte por la gestioacuten del

aacuterea comercial y el departamento de ventas Este departamento es el que se encarga

de la distribucioacuten y venta de los productos y dar seguimiento diacutea a diacutea de las

36 wwwwikipediaorgcontroldeventas

diferentes rutas de vendedores para garantizar la cobertura total y abastecimiento a

los locales comerciales y al portafolio de clientes que posee la empresa y se trabaja

en conjunto con mercadeo para lanzamiento de productos promociones y ofertas

El aacuterea comercial se reconoce como un foco de ingresos para la empresa cuya

misioacuten es obtener los ingresos por ventas que han sido previamente presupuestados a

traveacutes de la distribucioacuten y venta de productos en cantidades fiacutesicas de ventas y

precios unitarios todo ello para cada uno de los productos y por cada uno de los

canales de ventas que posee una entidad

El aacuterea de ventas no solo es importante por su labor de ventas sino tambieacuten por su

gestioacuten para mejorar las estrategias comerciales mediante la obtencioacuten de

informacioacuten en el Punto de venta

En ocasiones los beneficios alcanzados con la Gestioacuten del Punto de Venta desde un

punto de vista uacutenicamente comercial se implementan sin visualizar el potencial que

se desprende de un buen anaacutelisis logiacutestico

ldquoLa Gestioacuten del Punto de Venta tiene primordialmente unos objetivos de caraacutecter

comercial es decir de creacioacuten y mantenimiento de las ventas No obstante tener

presencia continuada en los establecimientos comerciales permite el lujo de disponer

de una inmejorable informacioacuten para prever las ventas y optimizar la cadena de

suministrordquo37

La informacioacuten obtenida acerca de los gustos y preferencias de los consumidores

estrategias y acciones de la competencia etc permite disponer de datos detallados

para la planificacioacuten y el dimensionamiento de las necesidades logiacutesticas de la

empresa para cada momento y para cada sector Tambieacuten permite conocer las

necesidades del cliente pudiendo dividir las ventas hasta por establecimiento y todo

ello en tiempo real para disponer de la mayor capacidad de reaccioacuten

37 httpwwwgestiopoliscommarketing-2importancia-informacion-gestion-punto-venta-gpvhtm

cuente con un sistema que le permita verificar la informacioacuten de la factura y que esta

se genere como una cuenta por cobrar

Cadbury cuenta con poliacuteticas y procedimientos establecidos para el aacuterea comercial en

su departamento de ventas el problema se suscita por el desconocimiento de estas

poliacuteticas y procedimientos por parte de la Fuerza de Ventas y esto conlleva un

incumplimiento Adicional es importante mencionar que a nivel de Supervisores de

Ventas su cargo como tal requiere un conocimiento de la normativa que debe

cumplir sin embargo no existe una concienciacioacuten de la importancia de cumplir con

lo establecido por la compantildeiacutea

El departamento de ventas al igual que el resto de aacutereas de la compantildeiacutea se rige al

marco conceptual sobre Control Interno mencionado en el capiacutetulo III y a cada uno

de sus componentes

Un punto importante es la elaboracioacuten de presupuestos y control del aacuterea comercial

de la empresa deben estar sujetos a las poliacuteticas empresariales propuestas en el plan

de gestioacuten tanto a nivel de metas en ventas como en asignacioacuten de recursos para la

ejecucioacuten establecida para el departamento de ventas

El presupuesto de objetivos de ventas debe ser racional de acuerdo a los histoacutericos

de ventas y a los estudios de consumo de confites que existe en el paiacutes Se debe

recordar que uno de los puntos criacuteticos dentro de un Sistema de Control Interno es el

establecimiento de objetivos irracionales que pueden obligar al personal a cometer

actos iliacutecitos para cumplir con las presiones impuestas ya sea por la administracioacuten o

por los accionistas de la empresa

El presupuesto de gastos de funcionamiento se refiere a la asignacioacuten de recursos

para que el aacuterea comercial pueda alcanzar sus objetivos es decir esto se resume en

estrategias agresivas de exhibicioacuten y publicidad innovacioacuten de productos

introduccioacuten al mercado de los productos distribuidos establecimiento de incentivos

por cumplimiento de metas promociones etc

Ambos presupuestos no estaacuten relacionados en teacuterminos generales las variaciones en

las ventas no se transmiten en igual medida a los gastos de funcionamiento es decir

un incremento de en el volumen de ventas no implica necesariamente que se

produzca un incremento similar en los gastos de funcionamiento

Es por ello que resulta necesaria la elaboracioacuten y control por separado de ambos

presupuestos

ldquoPara todo modelo de control se crea una ecuacioacuten para medir las posibles

desviaciones como la diferencia entre los objetivos y la realidadrdquo36

El comportamiento real del aacuterea comercial se expresa mediante la cantidad real de

producto vendido y el margen unitario de rentabilidad real sobre las ventas

De este anaacutelisis salen dos tipos de desviaciones unas por la cantidad presupuestada y

otras por los maacutergenes de utilidad obtenidos Esta desviacioacuten econoacutemica no es

ilustrativa de la gestioacuten comercial pues los maacutergenes de ventas tienen la variable del

costo de venta que esta fuera de la influencia de la gestioacuten comercial

411 Importancia del Aacuterea Comercial dentro de la Compantildeiacutea

El aacuterea comercial juega un papel primordial en una empresa ya que es la encargada

de poner a disposicioacuten los productos que distribuye Es por ello que es necesario

implementar un control eficiente dentro de su estructura

Es un aacuterea prioritaria dentro de la entidad ya que genera y hace posible llevar a cabo

la razoacuten de ser de la entidad tomando en cuenta que Cadbury se dedica a la

importacioacuten y distribucioacuten de confites

Los resultados obtenidos por la empresa se deben en gran parte por la gestioacuten del

aacuterea comercial y el departamento de ventas Este departamento es el que se encarga

de la distribucioacuten y venta de los productos y dar seguimiento diacutea a diacutea de las

36 wwwwikipediaorgcontroldeventas

diferentes rutas de vendedores para garantizar la cobertura total y abastecimiento a

los locales comerciales y al portafolio de clientes que posee la empresa y se trabaja

en conjunto con mercadeo para lanzamiento de productos promociones y ofertas

El aacuterea comercial se reconoce como un foco de ingresos para la empresa cuya

misioacuten es obtener los ingresos por ventas que han sido previamente presupuestados a

traveacutes de la distribucioacuten y venta de productos en cantidades fiacutesicas de ventas y

precios unitarios todo ello para cada uno de los productos y por cada uno de los

canales de ventas que posee una entidad

El aacuterea de ventas no solo es importante por su labor de ventas sino tambieacuten por su

gestioacuten para mejorar las estrategias comerciales mediante la obtencioacuten de

informacioacuten en el Punto de venta

En ocasiones los beneficios alcanzados con la Gestioacuten del Punto de Venta desde un

punto de vista uacutenicamente comercial se implementan sin visualizar el potencial que

se desprende de un buen anaacutelisis logiacutestico

ldquoLa Gestioacuten del Punto de Venta tiene primordialmente unos objetivos de caraacutecter

comercial es decir de creacioacuten y mantenimiento de las ventas No obstante tener

presencia continuada en los establecimientos comerciales permite el lujo de disponer

de una inmejorable informacioacuten para prever las ventas y optimizar la cadena de

suministrordquo37

La informacioacuten obtenida acerca de los gustos y preferencias de los consumidores

estrategias y acciones de la competencia etc permite disponer de datos detallados

para la planificacioacuten y el dimensionamiento de las necesidades logiacutesticas de la

empresa para cada momento y para cada sector Tambieacuten permite conocer las

necesidades del cliente pudiendo dividir las ventas hasta por establecimiento y todo

ello en tiempo real para disponer de la mayor capacidad de reaccioacuten

37 httpwwwgestiopoliscommarketing-2importancia-informacion-gestion-punto-venta-gpvhtm

Ambos presupuestos no estaacuten relacionados en teacuterminos generales las variaciones en

las ventas no se transmiten en igual medida a los gastos de funcionamiento es decir

un incremento de en el volumen de ventas no implica necesariamente que se

produzca un incremento similar en los gastos de funcionamiento

Es por ello que resulta necesaria la elaboracioacuten y control por separado de ambos

presupuestos

ldquoPara todo modelo de control se crea una ecuacioacuten para medir las posibles

desviaciones como la diferencia entre los objetivos y la realidadrdquo36

El comportamiento real del aacuterea comercial se expresa mediante la cantidad real de

producto vendido y el margen unitario de rentabilidad real sobre las ventas

De este anaacutelisis salen dos tipos de desviaciones unas por la cantidad presupuestada y

otras por los maacutergenes de utilidad obtenidos Esta desviacioacuten econoacutemica no es

ilustrativa de la gestioacuten comercial pues los maacutergenes de ventas tienen la variable del

costo de venta que esta fuera de la influencia de la gestioacuten comercial

411 Importancia del Aacuterea Comercial dentro de la Compantildeiacutea

El aacuterea comercial juega un papel primordial en una empresa ya que es la encargada

de poner a disposicioacuten los productos que distribuye Es por ello que es necesario

implementar un control eficiente dentro de su estructura

Es un aacuterea prioritaria dentro de la entidad ya que genera y hace posible llevar a cabo

la razoacuten de ser de la entidad tomando en cuenta que Cadbury se dedica a la

importacioacuten y distribucioacuten de confites

Los resultados obtenidos por la empresa se deben en gran parte por la gestioacuten del

aacuterea comercial y el departamento de ventas Este departamento es el que se encarga

de la distribucioacuten y venta de los productos y dar seguimiento diacutea a diacutea de las

36 wwwwikipediaorgcontroldeventas

diferentes rutas de vendedores para garantizar la cobertura total y abastecimiento a

los locales comerciales y al portafolio de clientes que posee la empresa y se trabaja

en conjunto con mercadeo para lanzamiento de productos promociones y ofertas

El aacuterea comercial se reconoce como un foco de ingresos para la empresa cuya

misioacuten es obtener los ingresos por ventas que han sido previamente presupuestados a

traveacutes de la distribucioacuten y venta de productos en cantidades fiacutesicas de ventas y

precios unitarios todo ello para cada uno de los productos y por cada uno de los

canales de ventas que posee una entidad

El aacuterea de ventas no solo es importante por su labor de ventas sino tambieacuten por su

gestioacuten para mejorar las estrategias comerciales mediante la obtencioacuten de

informacioacuten en el Punto de venta

En ocasiones los beneficios alcanzados con la Gestioacuten del Punto de Venta desde un

punto de vista uacutenicamente comercial se implementan sin visualizar el potencial que

se desprende de un buen anaacutelisis logiacutestico

ldquoLa Gestioacuten del Punto de Venta tiene primordialmente unos objetivos de caraacutecter

comercial es decir de creacioacuten y mantenimiento de las ventas No obstante tener

presencia continuada en los establecimientos comerciales permite el lujo de disponer

de una inmejorable informacioacuten para prever las ventas y optimizar la cadena de

suministrordquo37

La informacioacuten obtenida acerca de los gustos y preferencias de los consumidores

estrategias y acciones de la competencia etc permite disponer de datos detallados

para la planificacioacuten y el dimensionamiento de las necesidades logiacutesticas de la

empresa para cada momento y para cada sector Tambieacuten permite conocer las

necesidades del cliente pudiendo dividir las ventas hasta por establecimiento y todo

ello en tiempo real para disponer de la mayor capacidad de reaccioacuten

37 httpwwwgestiopoliscommarketing-2importancia-informacion-gestion-punto-venta-gpvhtm

diferentes rutas de vendedores para garantizar la cobertura total y abastecimiento a

los locales comerciales y al portafolio de clientes que posee la empresa y se trabaja

en conjunto con mercadeo para lanzamiento de productos promociones y ofertas

El aacuterea comercial se reconoce como un foco de ingresos para la empresa cuya

misioacuten es obtener los ingresos por ventas que han sido previamente presupuestados a

traveacutes de la distribucioacuten y venta de productos en cantidades fiacutesicas de ventas y

precios unitarios todo ello para cada uno de los productos y por cada uno de los

canales de ventas que posee una entidad

El aacuterea de ventas no solo es importante por su labor de ventas sino tambieacuten por su

gestioacuten para mejorar las estrategias comerciales mediante la obtencioacuten de

informacioacuten en el Punto de venta

En ocasiones los beneficios alcanzados con la Gestioacuten del Punto de Venta desde un

punto de vista uacutenicamente comercial se implementan sin visualizar el potencial que

se desprende de un buen anaacutelisis logiacutestico

ldquoLa Gestioacuten del Punto de Venta tiene primordialmente unos objetivos de caraacutecter

comercial es decir de creacioacuten y mantenimiento de las ventas No obstante tener

presencia continuada en los establecimientos comerciales permite el lujo de disponer

de una inmejorable informacioacuten para prever las ventas y optimizar la cadena de

suministrordquo37

La informacioacuten obtenida acerca de los gustos y preferencias de los consumidores

estrategias y acciones de la competencia etc permite disponer de datos detallados

para la planificacioacuten y el dimensionamiento de las necesidades logiacutesticas de la

empresa para cada momento y para cada sector Tambieacuten permite conocer las

necesidades del cliente pudiendo dividir las ventas hasta por establecimiento y todo

ello en tiempo real para disponer de la mayor capacidad de reaccioacuten

37 httpwwwgestiopoliscommarketing-2importancia-informacion-gestion-punto-venta-gpvhtm

42 Evaluacioacuten del Control Interno

La evaluacioacuten del control interno para el aacuterea comercial se realizaraacute en base a las

poliacuteticas y procedimientos ya establecidos para determinar y verificar su

cumplimiento asiacute como el acatamiento de la legislacioacuten tributaria a la que estaacute

sensiblemente atado el aacuterea

Al igual que para las aacutereas de administracioacuten y Financiera se llevaraacuten a cabo

cuestionarios de control interno

Tambieacuten se tomaraacuten en cuenta los siete principios fundamentales de Buenos

Controles hacen buenos Negocios como pilar para mejorar el Sistema de Control

Interno

bull Guardar un clima de confidencialidad y seguridad

bull Utilizar los Fondos de la empresa en forma prudente

bull Segregacioacuten de Funciones

bull Mantener una buena contabilidad y documentacioacuten adecuada

bull Evitar conflictos de intereacutes

bull Garantizar niveles de autorizacioacuten y aprobacioacuten adecuados

bull Ejecutar un proceso efectivo de supervisioacuten

Adicional se verificaraacuten las poliacuteticas establecidas en el aacuterea entre las cuales en

resumen tenemos las siguientes como maacutes importantes

421 Naturaleza y Funciones

La naturaleza del departamento de ventas es esencialmente comercial cuyas

funciones estaacuten direccionadas a cumplir con las necesidades de los consumidores y a

traveacutes de esto generar la rentabilidad requerida por la compantildeiacutea y por sus

propietarios

El aacuterea comercial es el encargado de persuadir a un mercado de la existencia de un

producto valieacutendose de su fuerza de ventas y aplicando las teacutecnicas y poliacuteticas de

ventas de acuerdo con las metas establecidas

El aacuterea comercial de la empresa es el responsable de conocer las necesidades del

mercado y de satisfacer a los consumidores ofrecieacutendoles un producto que responda

en calidad presentacioacuten precio y distribucioacuten a dichas necesidades En forma previa

a la fabricacioacuten o importacioacuten de un producto el departamento comercial debe

decidir sus caracteriacutesticas como presentacioacuten precio de venta (si este es competitivo

o no) preferencias entre los clientes mercado al que estaraacute dirigido etc

Tomando en cuenta que nos encontramos en una sociedad de consumo

especialmente posterior al proceso de dolarizacioacuten que incrementoacute el poder

adquisitivo de la poblacioacuten el marketing se convierte en una necesidad para todas las

empresas que quieran mantener un liderazgo dentro de su sector

422 Funciones baacutesicas que debe cumplir

Las principales funciones que cumple el aacuterea comercial de la empresa son las

siguientes

Desarrollo del producto Se refiere a perfeccionar los productos ya existentes a

traveacutes de innovar en sabores o presentaciones que sean atractivas al consumidor asiacute

como introducir nuevos productos Dentro de esta funcioacuten tambieacuten estaacute el sacar del

mercado productos que ya llegaron a su cima y que han iniciado su etapa de declive

es un trabajo conjunto entre los gerentes de ventas el departamento de Marketing y

el aacuterea de Trade Marketing Para esto es importante observar el desarrollo de los

productos de la competencia su presentacioacuten y diferentes caracteriacutesticas distintivas

y como ha respondido el consumidor a estos productos

Distribucioacuten fiacutesica del producto El departamento de ventas en conjunto con el

departamento de Logiacutestica tiene la responsabilidad de realizar la gestioacuten pertinente

para que el producto llegue al punto de venta a traveacutes de la obtencioacuten de pedidos en

el cliente donde se realiza un acto de persuasioacuten para su consumo asiacute como un

proceso de exhibicioacuten para que el consumidor final se sienta motivado a comprar

Estrategias de promocionales y de ventas Estas estrategias son praacutecticas su

objetivo es el de generar un mayor nivel de ventas ya que regulan las relaciones con

los agentes distribuidores minoristas y clientes Dentro de estas estrategias estaacuten

promociones en precios exhibicioacuten agresiva en el punto de venta monopolizacioacuten

del punto caliente en los centros comerciales con el producto de la compantildeiacutea

mercaderiacutea gratuita Sampling38

Ejecucioacuten del presupuesto de objetivos de venta La Fuerza de ventas debe

cumplir con las cuotas establecidas por la Gerencia de ventas y Gerencia general de

acuerdo al presupuesto de ingresos detallado en el plan operativo Esto es una

medida de desempentildeo para la Fuerza de Ventas

Costos y Presupuestos de Ventas Se realiza con el fin de controlar los gastos los

gerentes de ventas de cada canal con ayuda del aacuterea de planificacioacuten financiera

deben calcular el volumen probable de las ventas y determinar cuaacuteles seraacuten los costos

en los que van a incurrir para todo el antildeo esto a nivel de gastos indirectos como

sueldos viajes suministros incentivos comisiones etc maacutes no en lo referente al

costo por temas promocionales

Verificacioacuten perioacutedica de estudios de mercado Esta no es una tarea directa del

departamento de ventas sino maacutes bien del departamento de Mercadeo se lo debe

hacer con una periodicidad de 6 meses de acuerdo a los lineamientos de los

procedimientos establecidos para este departamento Esto le permite a la empresa

obtener conocimiento de los mercados las preferencias del consumidor sus haacutebitos

de compra y su aceptacioacuten del producto y es fundamental para una buena

administracioacuten de ventas debido a que se debe recoger registrar y analizar los datos

relativos al caraacutecter cantidad y tendencia de la demanda asiacute como datos que deben

incluir el anaacutelisis y la investigacioacuten de ventas estudios estadiacutesticos de las ventas

territorio distribuidores y temporadas

38 Entrega de muestras gratis para que el consumidor pruebe el producto previo a sucomercializacioacuten

Planificacioacuten de Ventas El Gerente de ventas debe fijar los objetivos en cuanto a

las actividades comerciales necesarias para lograr las metas en los presupuestos

establecidos La planeacioacuten de ventas debe coordinar las actividades de la Fuerza de

Ventas entre supervisores ejecutivos y vendedores impulsadoras asiacute como la

distribucioacuten fiacutesica disponibilidad de los inventarios los presupuestos y el control de

los agentes de ventas

Manejo de buenas relaciones con los distribuidores y minoristas Es importante

mantener buenas relaciones con agentes ya que son los medios para llegar al

consumidor final para esto se requiere proporcionarles incentivos por montos de

compra descuentos como clientes preferenciales capacitarles e informarles sobre los

nuevos productos y promociones y otorgarles facilidades de distribucioacuten siempre

midiendo el costo ndash beneficio de mantenerlos como distribuidores versus el uso de

una fuerza de venta directa que incluye costos por transporte y distribucioacuten

Administracioacuten del departamento de ventas Esta es una funcioacuten del Gerente de

Ventas en conjunto con el Gerente General estos se deben en cargar de establecer la

organizacioacuten determinar los procedimientos dirigir el personal de ventas coordinar

el trabajo de los miembros del departamento llevar el registro de las ventas y asignar

tareas y sectores para su atencioacuten tanto a los supervisores como a los ejecutivos de

ventas de los canales que posee este aacuterea

423 Objetivos del Control Interno para el Aacuterea Comercial

Para el adecuado funcionamiento de un sistema actividad o procedimiento es

importante determinar los objetivos que se quieren alcanzar Por ello la aplicacioacuten

del Sistema de Control Interno en el aacuterea comercial de la empresa tiene los siguientes

objetivos

bull Velar por el cumplimiento de las poliacuteticas establecidas por la gerencia en

todos los niveles del departamento de ventas desde las gerencias de canal

dando un ejemplo a los supervisores ejecutivos fuerza de venta e

impulsadoras

bull Salvaguardar todos los recursos asignados al aacuterea comercial para cumplir con

las actividades a esta asignada a traveacutes de puntos de control como asignacioacuten

de custodias vigilancia del cumplimiento de poliacuteticas y seguimiento del buen

uso de los recursos

bull Certificar que las poliacuteticas sean conocidas por el personal de la Fuerza de

ventas para su correcta ejecucioacuten

bull Comprobar que los recursos de la compantildeiacutea sean utilizados eficientemente y

para la consecucioacuten de los objetivos de la entidad

bull Crear una cultura de control en los colaboradores del aacuterea comercial para que

vivan las poliacuteticas los valores y los imperativos de la entidad de tal forma

que protejan los bienes como suyos propios

43 Medicioacuten del riesgo

Tomando en cuenta que el control es un proceso ciacuteclico y repetitivo este debe estar

compuesto de cuatro elementos que se suceden

1 Establecimiento de estaacutendares Establece los criterios de evaluacioacuten o

comparacioacuten dados por la normativa Dentro de estos pueden existir

estaacutendares de cantidad para volumen de produccioacuten cantidad de existencias

horas trabajadas estaacutendares de calidad estaacutendares de tiempo y estaacutendares de

costos

2 Evaluacioacuten del desempentildeo acerca de las actividades establecidas en la

entidad

3 Comparacioacuten del desempentildeo donde se compara el desempentildeo con el

estaacutendar establecido para verificar si hay desviaciones o variaciones

importantes

4 Accioacuten correctiva para corregir el desempentildeo para adecuarlo al estaacutendar

esperado

Para realizar la medicioacuten del riesgo de control del aacuterea comercial se deben analizar

algunas variables tanto externas como internas que influyen en un adecuado control

sobre las actividades del aacuterea comercial Entre los puntos criacuteticos que pueden

generarse como variables internas tenemos

bull Falta de supervisioacuten en la salvaguardia de los recursos que la empresa otorga

al aacuterea para el desarrollo de sus operaciones tanto en presupuesto como

materiales y equipos

bull Establecimiento de metas inalcanzables en cuanto a la cuota que deben

cumplir el personal de la Fuerza de ventas para ver realizados sus objetivos

bull Desconocimientos de las poliacuteticas procedimientos niveles de autorizacioacuten y

restricciones que tienen los empleados de la Fuerza de ventas

bull Inobservancia de las poliacuteticas establecidas por la administracioacuten por parte del

personal que colabora en el aacuterea de ventas

bull Inobservancia de lo establecido en la legislacioacuten tributaria lo que generariacutea

una contingencia fiscal para la empresa

bull Falta de supervisioacuten sobre la mercaderiacutea que devuelven los clientes para

verificar que esta fue despachada por Cadbury y que antiguumledad tiene la

misma

bull Mal uso del efectivo recolectado por la Fuerza de ventas ya que este debe

llegar a Creacuteditos y Cobranzas tal como fue entregado por el cliente

bull Acuerdos no legales ni autorizados por la compantildeiacutea realizados por el

personal de ventas con clientes para mejorar el desempentildeo de sus objetivos

Entre las variables externas estaacuten

bull Incumplimiento de los contratos de confidencialidad por parte de los

proveedores que otorgan los materiales promocionales y de exhibicioacuten Esto

genera un alto riesgo que los disentildeos sean copiados por la competencia

bull Incumplimiento de los contratos de exclusividad de ciertos clientes a los que

la compantildeiacutea ha entregado inversioacuten para que generen sus operaciones asiacute

como el uso de su Fuerza de Ventas

bull Declaracioacuten de quiebra de clientes importantes asiacute como cierre de sus

operaciones por falta de cumplimiento con las entidades legales lo que

generariacutea grandes problemas de rentabilidad para la entidad

bull Disminucioacuten del poder adquisitivo de la poblacioacuten que genere que el

personal de la Fuerza de ventas se vea forzado a incurrir a taacutecticas dolosas

con el fin de cumplir sus metas

431 Evaluacioacuten de los procesos que se desarrollan en el departamento de

Ventas

Al igual que en el capiacutetulo II para realizar evaluacioacuten de control interno de los

procesos se aplicaraacuten

bull Los cuestionarios de Control

bull Descripciones narrativas

bull flujogramas

bull La matriz de riesgos utilizando los mismos paraacutemetros y la misma tabla

a) Probabilidad de ocurrencia del Riesgo

b) Impacto ante la ocurrencia del Riesgo

Matriz de riesgo

Pro

babi

lidad

Frecuente Alto Alto Alto

Moderado Medio Medio Alto

PocoFrecuente

Bajo Medio Alto

Leve Moderado AltoImpacto

Evaluacioacuten de las principales actividades de la Administracioacuten de Ventas

Cuestionario de Control Interno para la Administracioacuten de ventas

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

iquestExiste controlpresupuestario de los gastosincurridos en eldepartamento de ventas

2iquestSe comunican las poliacuteticascorporativas existentes atodo el personal de ventas

X X

Lacomunicacioacutende las poliacuteticassolo se realizaa nivel desupervisores yejecutivos elresto depersonal notiene estacomunicacioacuten

3

iquestLos supervisores yejecutivos de ventasreciben del personal a sucargo un reporte perioacutedicode actividades

X

4iquestSe estimula el crecimientoprofesional del personal deventa

X

5

iquestPara los eventos de lacompantildeiacutea se toma encuenta a todo el personal dela Fuerza de Ventasincluso a las mercaderistasprevendedores etc

X

Matriz de Riesgo de la Administracioacuten de Ventas

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

No existe un controlpresupuestario de losgastos incurridos enel departamento deventas

La administracioacutenrealiza un adecuadocontrolpresupuestario detodos los gastos delaacuterea

X X Bajo

2

No se comunican laspoliacuteticas corporativasexistentes a todo elpersonal de ventas

La comunicacioacuten delas poliacuteticas solo serealiza a nivel desupervisores yejecutivos el restode personal no tieneesta comunicacioacuten

X X Alto

3

Los supervisores yejecutivos de ventasno reciben delpersonal a su cargoun reporte perioacutedicode actividades

Las cabezas deldepartamento no unreporte detallado delas tareas realizadaspor el personal deventas

X Bajo

4

No existeestimulacioacuten alcrecimientoprofesional delpersonal de venta

La administracioacutende ventas sepreocupa por retaral personal deventas para quemejoren suscondicionesacadeacutemicas ycrezcanprofesionalmente

X X Bajo

5

No se toma en cuentaa todo el personal dela Fuerza de Ventasen los eventosrealizados por lacompantildeiacutea

El personal de laFuerza de Ventasen su todo es elpersonal maacutestomado en cuentadentro de lacompantildeiacutea

X X Bajo

4311 Evaluacioacuten del proceso de revisioacuten de Reportes de gastos de la Fuerza de

Ventas

Cuestionario de Control Interno para la revisioacuten de Reportes de gastos de laFuerza de Ventas

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

iquestLos reportes de gastos dela Fuerza de ventas sonrevisados por el personal deFinanzas

X

De acuerdo alprocedimientolos revisa elpersonal deTradeMarketing

2

iquestTiene una correctacapacitacioacuten tributaria lapersona que revisa losreportes de gastos delpersonal de ventas

X

La personatiene unaadecuadacapacitacioacutencon respecto alos temastributarios ysusactualizaciones

3

iquestLos reportes de gastos dela Fuerza de ventas cuentancon las aprobacionescorrespondientes

X

4iquestLos aprobadores revisanfiacutesicamente los reportesantes de aprobarlos

X X

Los reportesson aprobadosuacutenicamente pormontos en elsistema

5iquestSe tiene una poliacutetica demovilizacioacuten para la Fuerzade Ventas

X

6

iquestSe verifican los cupos demovilizacioacuten de todo elpersonal de ventas a traveacutesde un adecuado control enlos reportes de gastos

X

Narrativa del proceso de revisioacuten de los reportes de gastos de la Fuerza de

Ventas

El Proceso inicia cuando el personal de ventas (Gerentes Supervisores y

autoventistas) ha realizado sus consumos por viaacuteticos y hasta la tercera semana del

mes deben presentar sus reportes de gastos los reportes que sean entregados

posterior a la tercera semana no se recibiraacuten y no seraacuten reembolsados debido a que

se convierten en gastos de periodos diferentes y se lo ejecuta de esta manera para

evitar riesgos fiscales El asistente de Trade Marketing revisa todos los reportes de

gastos y verifica que los soportes esteacuten de acuerdo a lo que determina la legislacioacuten

tributaria y que ninguno de los documentos contenga consumos que la poliacutetica

administrativa de viajes no permita como el consumo de bebidas alcohoacutelicas

adicional se verifican que los cupos utilizados para combustible no sobrepasen lo

estipulado en la poliacutetica de movilizacioacuten y que los pasajes respeten los rangos

salariales Asiacute tambieacuten verifica y corrige la asignacioacuten contable de cada gasto de

acuerdo a su naturaleza

Si los respaldos de los reportes de gastos se encuentran correctos el reporte pasa a la

aprobacioacuten de las gerencias de ventas a traveacutes de la herramienta Dinnero que es un

programa que hace interfase con SAP y que permite controlar los viajes de los

colegas

En Dinnero las gerencias proceden a aprobar los reportes de gastos que han sido

cargados verificando que los valores gastados sean razonables y que justifiquen las

actividades que ellos conocen realizan cada una de las personas de la Fuerza de

ventas

Si los valores son razonables el Gerente General o los gerentes de ventas aprueban

los reportes caso contrario los rechazan a traveacutes del sistema y explican las razones

del porqueacute el rechazo Cuando el reporte ha sido rechazado el colaborador de ventas

puede acercarse a su aprobador y explicar el porqueacute el gasto en caso que este sea

justificado el rubro seraacute aprobado

Una vez aprobado el gasto el shared service corre una transaccioacuten la cual contabiliza

automaacuteticamente todos los gastos contra las cuentas por pagar a los colegas

Cuando las cuentas por pagar estaacuten reconocidas el shared service en conjunto con

Cuentas por pagar gestionan el pago para los colegas ya sea por transferencia

bancaria o por cheque tal como se observoacute en el proceso de Cuentas por pagar en el

capiacutetulo II

SS hh aa

rr eedd

SS ee rr v

v icicee

CC XX

PPAacuteAacute r

r ee aa ss

dd ee D

D irir ee c

c cc ioacuteioacute n

nTT r

r aa dd ee

MMaa r

r kk ee tit

nin gg

FF uu ee

rr zzaa

dd ee V

V eenn t

ata ss

Flujograma de reportes de gastos de la Fuerza de Ventas

IniacutecioPresenta los

reportes de gastospor viaacuteticos

Justifica losvalores alaprobador

SEl reporte de gastos sepresenta hasta la 3era

semana del mes

Revisa y verificaque los soportesesteacuten correctos y

corrigeasignaciones

contables

Los soportes se Nencuentran correctos

No se apruebanlos documentos

que no correctos yse los devuelve al

colega

Fin

No se procesan niN reciben los

reportes de gastos

S

Fin

Se cargan losreportes en el

sistema Dinnero

Los valores sonrazonables S Se aprueba el

reportes de gastos

Se rechaza el

N gasto y se informaal colega de la

FFVV

Contabiliza elgasto en SAPdesde dinnero

Gestiona el pagopara el colega de

acuerdo al procesode CXP

Fin

196

197

Matriz de Riesgo de la revisioacuten de reportes de gastos

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

La persona que revisalos reportes de gastosno tiene una correctacapacitacioacuten tributaria

La persona estaacuteinformada de loscambios en formavaga y no recibe unacapacitacioacuten continua

X X Bajo

2

Los reportes de gastosde la Fuerza de ventasno cuentan con lasaprobacionescorrespondientes

Los reportes de gastosde la Fuerza de ventasson aprobados por losrangos pertinentes dejefaturas inmediatas

X X Bajo

3

Los aprobadores norevisan fiacutesicamente losreportes antes deaprobarlos

Los aprobadores norevisan fiacutesicamentelos reportes sinembargo el personalde Trade marketing seencarga de realizar loscontroles con poliacuteticasadministrativas y loscontroles tributarioslos aprobadoresverifican que losvalores seanrazonables

X X Bajo

4

No se tiene una poliacuteticade movilizacioacuten paracontrolar los gastos dela Fuerza de Ventas

La compantildeiacutea si cuentacon una poliacutetica demovilizacioacutenaplicable para laFuerza de Ventas

X X Bajo

5

No se verifican loscupos de movilizacioacutende todo el personal deventas

Los cupos demovilizacioacuten sonverificados previo a laaprobacioacuten de losreportes de gastos

X X Bajo

198

4312 Evaluacioacuten para el proceso de facturacioacuten

Cuestionario de Control Interno para el proceso de facturacioacuten

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1iquestLas ventas se registran enlos resultados en momentode efectuar la facturacioacuten

X

2iquestSe graba el costo de ventaen forma simultaacutenea a laventa

X

3iquestLos comprobantes deventa tienen autorizacioacutenvigente emitida por rentas

X

4iquestLos pedidos sonadecuadamente controladosy aprobados

X

5

iquestSe realizancircularizaciones perioacutedicasentre los clientes paradeterminar si no existejineteo de dinero por partede la Fuerza de Ventas

X

6iquestSe han firmando contratosde exclusividad con losUSO Promotores

X

Narrativa del proceso de facturacioacuten

El proceso se inicia cuando la Fuerza de ventas recoge los pedidos de los clientes

luego ingresa los pedidos recogidos en el SAP a traveacutes de sus palms En la bodega

se corre una transaccioacuten denominada el packing list para verificar la disponibilidad

de los inventarios

Posterior cartera se encarga de verificar que el cliente no se encuentre en mora para

poder liberar los pedidos caso contrario los retiene hasta que cancele sus deudas

Una vez aprobados los pedidos la bodega corre el proceso de facturacioacuten y emite las

facturas Alista toda la mercaderiacutea de acuerdo a lo facturado y despacha los pedidos

verificando la facturacioacuten

CCRR

eacuteeacute dd iti

oto ss y

y CC o

o bbrr aa

nn zz aa

ssBB

oo dd ee

gg aa

FF uu ee

rr zzaa

dd ee V

V ee nn

tatass

Flujograma para el proceso de facturacioacuten

Inicio Recoger pedidosde clientes

Ingresar lospedidos en el

sistema

CCoorrrererrPPaacckkiningglilsist tppaararavveerirfiifcicaarr

CCoorrrererreel lpprorocceessoo Emitir FacturasAAlilsistatarrppeeddididoossddee

acuerdo a la

S

Se encuentra de

Despachar lospedidos

N

Fin

ddisisppoonnibibiliii

ldidaaddddeeininvveenntatariroioss

ddeefafacctuturaraccioacuteioacutennacuerdo a lafafacctuturaraccioacuteioacutenn

acuerdo a la factura

Volver a verificar lamercaderiacutea de la

factura para eldespacho

VVeerirfiifcicaarrlalaccaartreteraravveennccididaa

Cumple con lospagos

LLibibeerararrlolossppeeddididoossS

ppaararafafacctuturararr

RReetetenneerreel lppeeddididooN hhaasstataqquueeccuummpplala

ccoonnlolossppaaggooss

199

Matriz de Riesgo para el proceso de facturacioacuten

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

Las ventas no seregistran en losresultados enmomento deefectuar lafacturacioacuten

Todas las ventas seregistran en losresultados enmomento deefectuar lafacturacioacuten

X X Bajo

2

El costo de venta nose graba en formasimultaacutenea a laventa

El costo de venta detodas las ventas segraba en formasimultaacutenea a laventa

X X Bajo

3

Los comprobantesde venta no tienenla autorizacioacutenvigente emitida porrentas

Todos loscomprobantes deventa poseen laautorizacioacuten vigenteemitida por rentasla que se renuevacada antildeo

X X Bajo

4

Los pedidos demercaderiacutea no sonadecuadamentecontrolados yaprobados

Todos los pedidos deventa son aprobadospor Creacuteditos ycobranzas ycontrolados por labodega

X X Bajo

5

No se realizancircularizacionesperioacutedicas entre losclientes paradeterminar si noexiste jineteo dedinero por parte dela Fuerza de Ventas

Creacuteditos y cobranzasrealiza unseguimientoperioacutedico de suscuentas para evitarque la Fuerza deVentas se quedecon dinero de losclientes

X X Bajo

6

No se han firmandocontratos deexclusividad con losUSO Promotores

Se mantienencontratos deexclusividad ya quelos USO promotorestrabajan a su vez confuerza de ventasdirecta de lacompantildeiacutea

X X Bajo

4313 Evaluacioacuten del proceso para la entrega de incentivos a la Fuerza de

Ventas

Cuestionario de Control Interno para la entrega de incentivos a la Fuerza deVentas

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

iquestEl establecimiento decuotas para la Fuerza deventas se realiza deacuerdo a un anaacutelisis ysobre una base racional

X

2

iquestLos incentivos para lasgerencias de ventas seencuentran en el rangoestablecido para estoscargos a nivel regional

X

3

iquestLos incentivosentregados se realizanuacutenicamente cuando se hanalcanzado las metas

X

4

iquestSe realizan visitas decampo sorpresivas paraverificar el cumplimientode las rutas de la Fuerzade ventas

X

5

iquestLos incentivos seconsideran como ingresosimputables en el rol depagos

X

6

iquestSe elaboranperioacutedicamente informesde ventas y sus avancescon respecto a las metasestablecidas

X

Narrativa del proceso para la entrega de incentivos de la Fuerza de Ventas

Se inicia cuando las ventas del mes se han cerrado el personal de la Fuerza de

Ventas verifica su cumplimiento y elabora un informe que es entregado al personal

de Trade Marketing quien calcula las metas alcanzadas por cada persona de la

Fuerza de ventas contra la meta establecida y verifica con el informe del colega en

caso existan diferencias con el colega se le informa y se concilia con la informacioacuten

del sistema En el caso que la meta se haya alcanzado al 100 se calcula un 34

201

202

del monto de la venta y en el caso que supere el 110 se aplicaraacute un porcentaje de

41 del total de la venta alcanzada por el colega

Los valores por incentivos son informados a Noacutemina y estos son incluidos en el rol

de pagos

Al final del mes se establece las nuevas metas para el mes subsiguiente que deben

estar acorde con el presupuesto anual de ventas en la reunioacuten mensual de Forecast y

que deben estar bajo la realidad del negocio en el mercado Estas metas son

consensuadas en el comiteacute de direccioacuten incluido la persona de planificacioacuten de

demanda y planificacioacuten financiera Una vez establecidas se comunica a la Fuerza

de Ventas cuales seraacuten las metas a ser alcanzadas en el mes para que alcancen sus

incentivos

203

NNoacuteoacute m

m inin a

aTT r

r aa dd ee

MMaa r

r kk ee tit

nin gg

FF uu ee

rr zzaa

dd ee V

V ee nn

tatass

CCoo m

m iti eacuteteacute

gg ee rr e

e nncc i

aia ll

Flujograma para el proceso de entrega de incentivos a la Fuerza de Ventas

Planifica las nuevasmetas para elsiguiente mes

Informa a laFuerza de Ventas

Fin

Inicio

Elabora informe desu cumplimiento en

metas y se loentrega a Trade

Mkt

Obtiene delsistema las ventas

alcanzadas porcolega

Verifica con elinforme entregadopor el colega de la

FFVV

N

Estaacuten de acuerdo losvalores

S

Concilian con elcolega de acuerdo

a la informacioacutenobtenida en el

sistema

Se calculan losincentivos deacuerdo a lo

establecido en lapoliacutetica de beneficios

a la FFVV

Ingresa losbeneficios en el roldel personal de la

FFVV

204

4314 Evaluacioacuten del proceso para la entrega de material promocional

Cuestionario de Control Interno para la entrega de material promocional a losclientes

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

Previo al despacho delmaterial promocional iquestSeverifica el cumplimientode la poliacutetica y lasautorizacionescorrespondientes

X X

Uacutenicamente serecoge la solicituddel personal deventas no se cuentacon lasaprobaciones nianaacutelisis de lossupervisores

2

iquestSe firman contratos deconfidencialidad con losproveedores que fabricanel material promocional ala compantildeiacutea

X

3

iquestSe ejecuta un adecuadoseguimiento delcumplimiento de estoscontratos

X

4

iquestEl material promocionalasignado tiene unseguimiento paracomprobar su estado en elcliente

X

Narrativa del proceso para la entrega de material promocional

El proceso se inicia cuando el personal de la Fuerza de ventas (autoventistas y

coordinadores de Zona) recogen la solicitud del cliente para la asignacioacuten de un

exhibidor u otro tipo de material promocional no asignado en promociones El

empleado de la Fuerza de Ventas debe elaborar una recomendacioacuten (Justificativo

para solicitar el material promocional) esta recomendacioacuten debe ser revisada por el

Supervisor de la zona que estaacute realizando el requerimiento si la recomendacioacuten

cumple con la poliacutetica comercial para entrega de exhibidores y otro tipo de material

promocional se solicitaraacute a la bodega prepare una orden de despacho para entregar el

material al solicitante de la Fuerza de ventas y esta a su vez se la entrega al cliente

205

BBoo d

d eegg a

aSS

uu pp ee

rr vvisis

ioacuteioacutenn

dd ee V

V ee nn

tt aass

FFuu e

e rrzz a

a dd ee

VVee n

n tt aa ss

Flujograma para el proceso de entrega de material promocional

IniacutecioSolicitud de

Materialpromocional

Elaborarrecomendacioacutenpara obtener elmaterial prom

Entrega delmaterial

promocional alcliente

Fin

Negar la entregaN de Material

promocional

Revisar si larecomendacioacuten seajusta a la poliacuteticade asignacioacuten de

material prom

Cumple lascondiciones de la

poliacutetica

SAprobar la entrega

de materialpromocional

Elaborar la ordende despacho

Entrega del materialpromocional contra

OD

206

Matriz de Riesgo de para el proceso en la entrega de material promocional

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

No se verifica elcumplimiento de lapoliacutetica paraasignacioacuten dematerial promocionaly las autorizacionescorrespondientes

Los supervisores deventas no apruebanninguna solicitudpara la entrega delmaterialpromocional y labodega entrega conla simple solicitudde la Fuerza deventas

X X Alto

2

No se firmancontratos deconfidencialidad conlos proveedores quefabrican el materialpromocional a lacompantildeiacutea

Se mantienencontratos deconfidencialidad contodos losproveedores quefabrican materialespromocionalesexclusivos

X X Bajo

3

No se ejecuta unadecuado seguimientodel cumplimiento deestos contratos

El cumplimiento delos contratos essupervisado por elpersonal de TradeMarketing

X X Bajo

4

El materialpromocionalasignado tiene unseguimiento paracomprobar su estadoen el cliente

Se verifica elcuidado del materialpromocionalentregado a losclientes en cadavisita para la tomade pedidos de venta

X X Bajo

4315 Evaluacioacuten del proceso para otorgar descuentos comerciales

Cuestionario de Control Interno para el Establecimiento de descuentoscomerciales

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

iquestLos descuentoscomerciales sonanalizados en elpresupuesto anual deactividades y planoperativo

X

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

2

iquestLos descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto cuentan conla respectiva aprobacioacutendel Gerente de ventas ydel planificadorFinanciero

X X

Uacutenicamentecuentan con laaprobacioacuten delPlanificadorFinanciero estoafecta a lasventas netas y elGerente deVentas no tieneconocimientodel particular

3

iquestSe cumplen con losparaacutemetros de entrega dedescuentos por prontopago y otras promocionesa los clientes

X

4

iquestSe les comunica a losclientes los descuentos alos que tienen acceso deacuerdo a sus condicionesde pago y montos decompra

X

Narrativa del proceso para otorgar descuentos comerciales

Inicia con el anaacutelisis que realiza Planificacioacuten financiera acerca de los descuentos

que se pueden otorgar a los clientes de acuerdo al presupuesto por promociones o

incentivos si estaacuten en el presupuesto se consideran planificados en el caso que no

esteacuten en el presupuesto se informaraacute siempre y cuando exista un colchoacuten en el

presupuesto de ventas

Esto es informado al Gerente de ventas quien analiza el descuento en caso no haya

sido contemplado en el presupuesto anual de la necesidad del mismo y cuantos

beneficios generaraacute a su incremento de las ventas

Una vez que haya ejecutado el anaacutelisis si es viable elaboraraacute la propuesta comercial

para presentarla al Gerente General quien deberaacute aprobar la propuesta en el caso que

207

sea aplicable y genereacute un beneficio mayor a su costo Si es aprobada se comunicaraacute

al departamento de Trade Marketing para su divulgacioacuten entre los clientes

Cuando los clientes hayan alcanzado las metas propuestas en las promociones

establecidas Trade Marketing solicitaraacute a Creacuteditos y cobranzas que emita la nota de

creacutedito correspondiente y la Fuerza de ventas o el gerente de ventas se encargaraacute de

hacerla llegar al cliente

CC rr eacuteeacute d

d iti oto y

yCC o

o bbrr aa

nn zz aa s

sPP l

ala nn ifi i

f cic aa cc i

oacuteioacute nn

FF inin a

a nncc ie

ie rr aa

DD irir ee

cc cc ioacuteioacute

nnGG

ee nn ee

rr aall

DD irir ee

cc cc ioacuteioacute

nndd e

e VV ee

nn tata s

sTT r

r aa dd ee

mmaa r

r kk ee tit n

in gg

Flujograma para el proceso de la entrega de descuentos comerciales

IniacutecioAnaliza

descuentospromocionales

Existe un colchoacuten enel presupuesto de

ventasN Fin

Emite la nota decreacutedito

S

Entrega alSupervisor deVentas para su

entrega al cliente

Fin

Se solicita aS Creacuteditos emitir la

NC

Realiza la campantildeaentre los clientes de

la promocioacutenapoyado en la

FFVV

Verifica el logro delas metas por parte

de los clientes

El cliente llegoacute a lameta

N No se otorga eldescuento Fin

Comunica a trade

S marketing parainiciar la

promocioacuten

Los desct Estaacuten enel presupuesto

N

Se analiza sunecesidad deacuerdo a una

estrategiacomercial

SElabora lapropuesta

comercial para losdescuentos

Aprueba lapropuesta Se cierra la

propuesta Fin

N

209

210

Matriz de Riesgo de para el proceso para otorgar descuentos comerciales

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

Los descuentoscomerciales no sonanalizados en elpresupuesto anualde actividades yplan operativo

El presupuesto anualde ventas contemplalos descuentoscomercialesplanificados al iniciodel antildeo

X X Bajo

2

Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto nocuentan con larespectivaaprobacioacuten delGerente de ventas ydel planificadorFinanciero

Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuestouacutenicamente cuentancon la aprobacioacutendel planificadorFinanciero quien laspresentadirectamente alGerente General

X X Alto

3

No se cumplen conlos paraacutemetros deentrega dedescuentos porpromociones a losclientes

Toda promocioacuten queotorga descuentoscomerciales esentregada losclientes de acuerdo alos paraacutemetrosestablecidos

X X Bajo

4

No se les comunicaa los clientes losdescuentos a losque tienen accesode acuerdo a suscondiciones de pagoy montos de compra

Toda promocioacuten escomunicada a losclientes en formaprevia de iniciar

X X Bajo

211

3316 Evaluacioacuten de los proceso de Devoluciones

Cuestionario de Control Interno para el proceso de Devoluciones

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

iquestLa recepcioacuten demercaderiacutea devuelta sehace previa verificacioacutende la factura de venta

X X

La mercaderiacutea serecibe sinverificar antes laventa realizadacon anterioridad

2

iquestLa recepcioacuten de lamercaderiacutea devuelta serecibe directamente enlas bodegas de lacompantildeiacutea

X

3

iquestAntes de ejecutar ladevolucioacuten de lamercaderiacutea esta esaprobada por lossupervisores de ventas

X

Sin embargo lasaprobaciones nose realizan previala verificacioacuten delorigen de lamercaderiacutea

4

iquestEl supervisor de ventassolicita un justificativodel porqueacute ladevolucioacuten

X

Narrativa de proceso de Devoluciones

El proceso se inicia cuando el personal de la Fuerza de Ventas recoge la solicitud de

devolucioacuten del cliente Esta devolucioacuten debe ser verificada por el Supervisor de

ventas para establecer el estado en la que se recibe la mercaderiacutea y elaboraraacute un

informe que deberaacute ser presentado al gerente de ventas este verifica si cumple con

las condiciones establecidas en la poliacutetica comercial para la devolucioacuten de ventas y

procede a aprobarla en el caso se estar correcto

Una vez aprobada la devolucioacuten se informa a la bodega para que coordine el retiro de

la mercaderiacutea Cuando recibe la mercaderiacutea en la bodega se afecta la Nota de

Creacutedito a la uacuteltima factura emitida al cliente Esta nota de creacutedito es entregada a la

Fuerza de ventas para que sea entregada al cliente

SSuu p

p eerr vv

isisioacuteioacute

nndd e

eVV

ee nn tat

a ssBB

oo dd ee

gg aa

DDirir e

e cccc i

oacuteioacute nn d

d eeVV e

e nntata

ssFF u

u eerr zz

aadd e

e vv ee

nn tata s

s

Flujograma para el proceso de Devolucioacuten de mercaderiacutea

IniacutecioRecoge la solicitudde devolucioacuten del

cliente

Entrega la nota decreacutedito al cliente Fin

Verificar elproducto a

devolver seacuerdo a su buen

o mal estado

S Aprueba ladevolucioacuten

Cumple lascondiciones de la

poliacutetica

N Rechaza ladevolucioacuten

Coordina larecoleccioacuten de la

mercaderiacuteadevuelta

Emite la nota decreacutedito

212

213

Matriz de Riesgo de para el proceso de devolucioacuten de mercaderiacutea

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

La recepcioacuten demercaderiacutea devueltase hace sin previaverificacioacuten de lafactura de venta

La mercaderiacuteadevuelta se recibesin verifica sinrevisar la factura deventa en la que seoriginoacute

X X Alto

2

La recepcioacuten de lamercaderiacutea devueltano se recibedirectamente en lasbodegas de lacompantildeiacutea

La bodega realiza lalogiacutestica pararecoger lamercaderiacutea de ladevolucioacuten

X X Bajo

3

La devolucioacuten de lamercaderiacutea no esaprobada por lossupervisores deventas

Los supervisores deventas verifica todaslas devoluciones quevan a ser recibidasestas son aprobadaspor las gerencias deventas

X X Bajo

4

El supervisor deventas no solicita unjustificativo delporqueacute se realiza ladevolucioacuten

El supervisor deventas elabora uninforme de ladevolucioacuten para serentregado al gerentede ventas

X X Bajo

44 Resultados de la evaluacioacuten de Control Interno

441 Matriz de Hallazgo de Control Interno del departamento de Ventas

En la Matriz de Hallazgos determinaremos los cuatro atributos de cada uno de los

puntos criacuteticos encontrados posterior a la evaluacioacuten realizada

214

Matriz de Hallazgos el Departamento de Ventas

Falta de verificacioacuten de las condiciones para le devolucioacuten de mercaderiacuteas

Condicioacuten

La mercaderiacutea devuelta por parte de los clientes es recibida porel personal de la bodega uacutenicamente con la orden de los colegasde la Fuerza de Ventas sin verificar antes que esa mercaderiacuteahaya sido vendida por la empresa y a que factura pertenece

Criterio

Existe la inobservancia de la poliacutetica corporativa para ladevolucioacuten de mercaderiacutea Seccioacuten Metodologiacutea punto 3 queexpresa

ldquoMal Estado El producto en mal estado se considera a aquelproducto vencido en condiciones de calidad no oacuteptimas depresentacioacuten descontinuada o en malas condiciones que tambieacutendeberaacuten pasar por la verificacioacuten de venta previa Para el CanalModerno y Mayorista cuando falta menos de 90 diacuteas para suvencimiento para el Canal Tradicional cuando falta menos de45 diacuteas para su vencimientordquo

Adicional a la poliacutetica corporativa existe una inobservancia alreglamento de comprobantes de venta retencioacuten y documentoscomplementarios que en su Art 15 menciona

ldquoNotas de creacutedito- Las notas de creacutedito son documentos que seemitiraacuten para anular operaciones aceptar devoluciones yconceder descuentos o bonificaciones

Las notas de creacutedito deberaacuten consignar la denominacioacuten serie ynuacutemero de los comprobantes de venta a los cuales se refierenrdquo

Causa

El personal de la bodega como el personal de la fuerza deventas no tienen un conocimiento exacto de la poliacuteticacorporativa Adicional a esto los supervisores de venta noverifican las solicitudes de devolucioacuten realizadas y en la bodegatampoco exigen las aprobaciones necesarias

Efecto

El hecho de recibir devoluciones que no hayan sido debidamenteverificadas y autorizadas provoca que dicha mercaderiacutea puedano haber sido vendida por la empresa alto niveles de productoen mal estado y una alta contingencia tributaria al no determinarexactamente a que factura estaacute afectando la devolucioacuten

Conclusioacuten

La devolucioacuten de la mercaderiacutea no cuenta con la verificacioacutennecesaria por parte de la Fuerza de ventas y de la Bodega paradeterminar con que factura de venta fue entregada al cliente porlo que se considera un facilismo en el proceso que puede generarpeacuterdidas para la compantildeiacutea

215

A la Gerencia General

Recomendacioacuten

Establecer procedimientos de control para que la Fuerza deVentas verifique que la mercaderiacutea que se va a recibir haya sidovendida por la compantildeiacutea para lo cual se deberaacute incluir estainformacioacuten en el informe entregado a las Gerencias de ventas

Exigir a la Bodega que se realice una investigacioacuten de la facturaque deberaacute ser afectada con la devolucioacuten previo a la emisioacuten dela Nota de creacutedito

Descuentos Comerciales no presupuestados se otorgan sin la aprobacioacuten de laGerencia de Ventas

Condicioacuten

Los descuentos comerciales promocionales que no estaacuten dentrodel presupuesto cuentan uacutenicamente con la aprobacioacuten deplanificacioacuten Financiera y no se solicita o requiere de laaprobacioacuten de la gerencia de Ventas antes de que se ejecuten loque deja sin control previo a la Cabeza de Ventas de lasestrategias otorgadas a los clientes y sus impactos en las ventasnetas

Criterio

La poliacutetica corporativa de descuentos en su seccioacuten 2 deResponsabilidades paacutegina 4 expresa que

ldquoTodo descuento otorgado a un cliente ya sea por estrategias ocubrimiento de riesgos que no consten en el presupuesto debenser aprobados por el Gerente de Ventas y por el PlanificadorFinanciero con el fin de medir el costo ndash beneficio del mismoCaso contrario no se generaraacutenrdquo

Causa

No existe una buena praacutectica de comunicacioacuten entre la gerenciade ventas y la planificacioacuten financiera principalmente porqueson rubros que afectan al presupuesto que es controlado porFinanzas y que estos descuentos son solicitados en su mayoriacuteapor el Country Manager y la comunicacioacuten a la gerencias deventas se realiza una vez creada la promocioacuten

EfectoEsta praacutectica genera desbalances en las metas planteadas paracada una de las gerencias y malestar en las gerencia de ventasal ver su campo de accioacuten invadido y limitado

Conclusioacuten

El proceso no se cumple de acuerdo a lo establecido en lapoliacutetica y en el procedimiento por lo que existe unainobservancia total de lo establecido en la reglamentacioacutencorporativa generando un proceso inexacto e incorrecto

216

A la Gerencia General

RecomendacioacutenSupervisar que los lineamientos implementados por la propiaadministracioacuten se cumplan generando una adecuadacomunicacioacuten entre los departamentos de Finanzas y ventasgenerando el respeto de la independencia e interrelacioacuten de lasfunciones de cada una de estas aacutereas

Falta de comunicacioacuten de las poliacuteticas y procedimientos corporativos queafectan al aacuterea comercial a la Fuerza de Ventas en general

Condicioacuten

La administracioacuten no genera una comunicacioacuten de las poliacuteticascorporativas existentes que afectan al aacuterea comercial a todo elpersonal de la Fuerza de Ventas sino uacutenicamente a lasGerencias y los Supervisores los cuales tampoco compartenesta informacioacuten con sus reportes

Criterio

Tal como se indicoacute en el capiacutetulo 3 la falta de comunicacioacuten delas poliacuteticas es un problema que se genera en todas las aacutereas dela entidad inobservando el procedimiento para la correctacomunicacioacuten de poliacuteticas corporativas paacuterrafo 30 que diceldquoEl comiteacute gerencial como parte primordial de sus obligacionesdeberaacute repartir y dar a conocer la misioacuten visioacuten poliacuteticascorporativas y valores corporativos el momento que se integra ala compantildeiacutea La estrategia y planes de accioacuten generales noconfidenciales y susceptibles de mal uso se deberaacuten a dar aconocer y hacerse puacuteblicos entre los empleados asiacute como losresultados de la compantildeiacutea cada trimestre en el Vamos Juntosrdquo

Causa

La administracioacuten y en especial las Gerencias de Ventas no hancreado una cultura de conocimientos y buena praacutectica de laspoliacuteticas y procedimientos que afectan al departamento deventas debido a que las mercaderistas preventistas personal deautoventa impulsadoras no tienen un manejo adecuado de estasy tampoco un conocimiento general

Efecto

El hecho que el personal de la fuerza de ventas desconozca losprocedimientos provoca que muchos de los procedimientos selleven a cabo en forma incorrecta y que ciertas poliacuteticas no secumplan Entre los procesos con alto nivel de falencias estaacuten larecoleccioacuten de las devoluciones inadecuada entrega de materialpromocional y reportes de gastos presentados en formaincorrecta

Conclusioacuten

La falta de conocimiento de las poliacuteticas y procedimientoscorporativos genera limitaciones en el control que se puedeestablecer en el personal debido a que si no conoce unprocedimiento o una poliacutetica es imposible cumplirla lo quegenerariacutea desviaciones en la obtencioacuten de metas corporativas

217

A la Gerencia General

Recomendacioacuten

Ejecutar una adecuada comunicacioacuten al personal de ventasreferente a los aspectos corporativos importantes asiacute comodesarrollar una planificacioacuten para realizar por lo menos una vezal antildeo una comunicacioacuten colectiva a todas las personas quenecesitan conocer estas poliacuteticas recordaacutendoles su alcance ypuntos importantes

El despacho del material promocional no cuenta con las aprobaciones nianaacutelisis de los supervisores previo a su despacho

Condicioacuten

El material promocional despachado y colocado en los clienteses entregado por parte de la bodega uacutenicamente con unasolicitud del personal de la fuerza de ventas y no se cuenta conlas aprobaciones ni anaacutelisis de los supervisores para determinarla verdadera necesidad y beneficio futuro de colocar material deexhibicioacuten en un punto de venta determinado

Criterio

Existe una mala aplicacioacuten de la Poliacutetica para asignacioacuten dematerial promocional en su seccioacuten 2 Responsabilidades quemencionaldquoLos supervisores de ventas seraacuten los encargados de revisar losteacuterminos para la entrega del material promocional y solo seraacutenaprobadas las solicitudes que cumplan con las condicionesestablecidas en la presente poliacuteticardquoSeccioacuten 4 MetodologiacutealdquoPara realizar una asignacioacuten de exhibidores se debedeterminar primero que tipo de exhibidor se va a entregar y deacuerdo a su tamantildeo y modelo el vendedor tendraacute que justificaren un informe la ubicacioacuten del punto de venta el espacio queocuparaacute el exhibidor los montos de compra del cliente ydeterminar una proyeccioacuten para crecimiento del sectorrdquo

Causa

El personal de la bodega no exige que el informe para lasolicitud de material promocional tenga la firma del respectivosupervisor y realiza los despachos normalmente adicional a lafalta de conocimiento de las poliacuteticas corporativas provoca quela fuerza de ventas no se genere la obligacioacuten de cumplir conuna buena praacutectica de la poliacutetica mencionada

Efecto

El incumplimiento de la poliacutetica establecida provoca que muchodel material asignado a los clientes no es aprovechado en formacorrecta debido a que ciertos exhibidores costosos sonentregados a clientes que no realizan montos de compra altos yque no utilizan el exhibidor de forma adecuada generandogastos injustificados para Cadbury

218

Conclusioacuten

La asignacioacuten y entrega de los exhibidores y materialespromociones genera un desperdicio ya que estos estaacuten siendoentregados sin el anaacutelisis del beneficio que se obtendraacute ya quese han encontrado varios exhibidores grandes en clientes queno tienen ni el espacio ni el nivel de compras para cubrirlo deproducto

Recomendacioacuten

A la Gerencia General

Supervisar que la asignacioacuten del material promocional mismoque es costoso sea entregado de acuerdo a lo establecido por lapoliacutetica corporativa y con un anaacutelisis de los consumosrealizados por los clientes asiacute como la seguridad que tendraacute elbien de la compantildeiacutea en el punto de venta

442 Indicadores de Gestioacuten para el departamento de Ventas

Los Indicadores de gestioacuten aplicados para el departamento de Ventas nos permitiraacuten

medir las variables relacionadas con las metas impuestas por la administracioacuten asiacute

como el desempentildeo del departamento

Asiacute tenemos los siguientes indicadores para este departamento

iquestQueacute se va aMedir Objetivo

Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios

Conocimiento dela Visioacuten

Establecer cuantosempleados de lacompantildeiacutea conocensu visioacuten

Visioacuten

de empleados del departamentoFinanciero que Conocen la Visioacuten

de la Empresa Miacutenimoaceptable 85

82

83

El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten de laVisioacuten

Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con suvisioacuten

Visioacuten

de empleados del departamento deVentas que Comparten la Visioacuten de

la Empresa Miacutenimoaceptable 80

82

83

Se presenta como indicadorimportante ya que todos losempleados que conocen lamisioacuten estaacuten de acuerdo conesta

Total empleados del departamentode Ventas 99

Conocimiento dela Misioacuten

Fijar cuaacutentosempleados de lacompantildeiacutea conocensu misioacuten

Misioacuten

de empleados del departamento deVentas que Conocen la Misioacuten de la

Empresa Miacutenimoaceptable 75

82

83

El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten de laMisioacuten

Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con sumisioacuten

Misioacuten

de empleados del departamento deVentas que Comparten la Misioacuten de

la Empresa Miacutenimoaceptable 83

82

83

Representa que todos losempleados trabajan en pro dela consecucioacuten de losobjetivos de la compantildeiacuteaTotal de empleados del

departamento de Ventas 99

219

iquestQueacute se va aMedir Objetivo

Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios

Eficacia de losMetas planteados

Establecer laeficacia en elalcance de las metasplanteados

Metas

Meses en que se ha alcanzado lameta de ventas

Miacutenimoaceptable 92

12

100

El departamento de ventas haalcanzado las metas de ventasdurante todos los meses delantildeo12 12

Nivel de eficaciaen las metaspropuestas

Determinar sobre el100 en queporcentaje promediohan sido alcanzadaslas ventas propuestas

Metas

Promedio de ventas realesalcanzadas

Miacutenimoaceptable 95

236000000115

El logro en las ventas ha sidobastante exitoso en el 2010pasando un 15 del propuestoPromedio de ventas propuestas en

el antildeo 205000000

Nivel deliderazgo delpersonal de lacompantildeiacutea

Fijar el nivel deliderazgo que poseeel personal engeneral

Direccioacuten yliderazgo

Personal que identifica el estilo deLiderazgo

Miacutenimoaceptable 10

12

12

El miacutenimo aceptable para deldepartamento es establecido enun 12 debido a la grancantidad de Personas en laFuerza de Ventas que trabajana cargo de supervisores ygerentes

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten delliderazgo de lacompantildeiacutea

Medir la aceptacioacutendel estilo deliderazgoestablecido en lacompantildeiacutea

Direccioacuten yliderazgo

Personas que aceptan el estilo deliderazgo

Miacutenimoaceptable 90

84

85

Existe una reaccioacuten de algunaspersonas para aceptar a laNueva Gerencia de Ventasestablecida por la compra deKraft a la compantildeiacutea

Total empleados del departamentode Ventas 99

220

221

45 Propuesta de Control Interno

Con los resultados obtenidos de la evaluacioacuten generaremos una propuesta de Control

Interno para el departamento de Ventas que le permita a la compantildeiacutea establecer un

sistema de control basado en poliacuteticas procedimientos y actividades en el aacuterea

comercial

451 Poliacuteticas de control para el departamento de Ventas

Poliacutetica para el Control de devoluciones

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de esta poliacutetica es establecer los lineamientos para la gestioacuten de las

devoluciones en Buen y Mal estado generadas en Ecuador en los canales Tradicional

Moderno y Mayorista

B DEFINICIONES

Devolucioacuten Es el retorno de un producto que ha estado en propiedad de un cliente

Buen Estado Se considera que un producto se encuentra en buen estado cuando se

encuentra apto para la venta con el empaque original y dentro de los plazos

suficientes para considerarlo como apto para la comercializacioacuten tomando en cuenta

el tiempo de su consumo de acuerdo a lo establecido en la poliacutetica comercial

Mal Estado Se considera que un producto se encuentra en mal estado cuando su

caducidad se encuentra cercana se encuentra averiado descontinuado o no vigente

por cambio de empaque

Rechazos Son las devoluciones del producto antes de perfeccionarse la venta es

decir no se hizo la transferencia de la propiedad del producto al cliente

222

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Supervisor de Ventas

bull Se encarga de verificar el producto a devolver y deelaborar el formato de pedido de recojo que debeindicar si el producto se encuentra en buen o malestado

bull Elaborar un informe que contenga el detalle si lamercaderiacutea fue vendida por la compantildeiacutea de acuerdo allote verificado

bull Coordinaraacute con la bodega la logiacutestica para recoger elproducto

Gerentes de canal deVentas

bull Gerente de Ventas deberaacute aprobar y validar el recojode la mercaderiacutea siempre y cuando haya recibido delsupervisor el informe de devolucioacuten caso contrariodeberaacute rechazar la devolucioacuten

Fuerza de ventas

bull Canalizar la solicitud de devolucioacuten desde el clientehasta el supervisor

bull Obtener la informacioacuten del cliente el porqueacute de ladevolucioacuten

Bodegabull Recibir la mercaderiacutea contra el informe aprobado por

el Gerente de ventasbull Emitir la nota de creacutedito

D METODOLOGIacuteA

bull Cuando se notifiqueacute la solicitud de devolucioacuten el supervisor deberaacute solicitar

a la bodega un reporte del lote que el cliente estaacute devolviendo para verificar

que este haya sido vendido por la compantildeiacutea y comprado por el cliente que

hace la solicitud ya que no se recibiraacuten cambios realizados por realizados

entre clientes

bull La Bodega no realizaraacute la logiacutestica para retirar el producto devuelto mientras

no haya recibido el informe firmado y aprobado por el gerente de ventas

bull La nota de creacutedito emitida debe ser entregada al cliente en el plazo maacuteximo

de 48 horas para que estas no generen rechazos por los clientes por las fechas

especialmente por cambio de mes

223

E SEGUIMIENTO

El seguimiento lo deberaacute realizar Creacuteditos y cobranzas en forma automaacutetica ya que

esta nota de creacutedito disminuiraacute el valor de la deuda del cliente En caso la cuenta del

cliente quedeacute con un saldo negativo creacuteditos deberaacute solicitar la emisioacuten de un pago

para que esta cuenta quede en cero

Poliacutetica para el Control de entrega del material promocional

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de esta poliacutetica es determinar puntos de control para asignar material

promocional a los clientes en todo el territorio ecuatoriano

B DEFINICIONES

Material promocional Son obras audiovisuales y graacuteficas asiacute como todas las partes

componentes de las mismas que constituyen los mensajes publicitarios de las

campantildeas difundidas a traveacutes de cualquier medio y soporte considerados como

convencionales

Exhibidores Constituye material promocional disentildeado para mejorar la

presentacioacuten en el punto de venta de los productos

Sectores High income Se considera a los sectores en los cuales los clientes tienen

un alto grado de consumo y nivel de ventas para la compantildeiacutea asiacute como los productos

que se comercializan en estos lugares son de costos altos

Sectores low income Son sectores en los que los niveles de ventas de la compantildeiacutea

son bajos y los productos consumidos son econoacutemicos

224

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Fuerza de ventas

bull Elaborar informe acerca de la asignacioacuten delmaterial promocional en el caso de exhibidores eltamantildeo solicitado el sector donde se ubica elcliente el espacio y la seguridad con el que contaraacuteel exhibidor y el monto de ventas que consume elcliente y cuanto podraacute mejorar con el apoyo de laexhibicioacuten

Supervisor de Ventas

bull Verificar y aprobar el informe presentado por elpersonal de la Fuerza de ventas

bull Entregar una copia de la aprobacioacuten a la bodegapara que el material sea entregado

Bodega

bull Entregar el material promocional uacutenicamente con elinforme aprobado por el supervisor de ventas

bull Emitir la orden de despacho para el adecuadocontrol de los inventarios de material promocional ysolicitar la firma del recibiacute confirme por parte delcliente

D METODOLOGIacuteA

bull Los preventistas y autoventistas deberaacuten incluir en el informe que deben

presentar a su supervisor el nivel de compras del cliente si el sector en el que

se encuentra el punto de venta es high o low income con la finalidad de

determinar el mejor exhibidor a ser asignado

bull El Supervisor debe corroborar la informacioacuten presentada por los preventistas

y autoventistas es correcta con la verificacioacuten fiacutesica y estadiacutesticas de ventas

bull El personal de la bodega NO podraacute sacar ninguacuten exhibidor de las bodegas que

no cuente con la debida aprobacioacuten e informe de firmado por el Supervisor de

ventas siendo la responsabilidad del supervisor la correcta asignacioacuten del

material promocional para los clientes

E SEGUIMIENTO

El personal de la Fuerza de ventas seraacute el encargado de verificar que el material

promocional asignado al cliente cuente con la seguridad para evitar su peacuterdida que

225

este sea mantenido en forma adecuada y seraacute el encargado de llenarlo de producto y

comprobar que no sea utilizado con otros productos que no sean de la compantildeiacutea

Poliacutetica de Control para establecer descuentos comerciales que se encuentran

fuera del presupuesto anual

A OBJETIVO Y ALCANCE

La presente poliacutetica detalla los lineamientos para establecer puntos de control en el

establecimiento de descuentos comerciales otorgados a todos los clientes de la

compantildeiacutea Cadbury Adams Ecuador SA

B DEFINICIONES

Estrategia de Precio Disentildeado para otorgar precios al consumidor sin modificar la

lista de precios estaacutendar (mantener la lista de precios)

Desarrollo de Zona Descuento otorgado para impulsar el desarrollo de una zona

dentro de un cliente Se da debido a rentabilidad yo cobertura

Descuentos Estacionales Descuento otorgado para una estacioacuten o plan del antildeo Por

ejemplo verano inverno Navidad Vacaciones etc

Descuentos Para evitar contrabando Descuento relacionado a un producto

especiacutefico para generar una accioacuten de venta en ciertas ciudadesregioneszonas que

evite la compra por parte de los clientes indirectos de producto de contrabando

Descuentos Para evitar ldquoWrite Offrdquo Descuento relacionado a un producto

especiacutefico para generar que permita al cliente mejorar la rotacioacuten del producto

evitando la incineracioacuten del producto por mal estado debido a alcanzar la fecha de

vencimiento

226

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Planificacioacuten Financiera

bull Debe analizar las actividades dentro de presupuestoen los referente a los descuentos entregados porpromociones basados en concursos establecidos porlos clientes

bull Verificar la posibilidad de entregar promocionesadicionales de acuerdo a los colchones en elpresupuesto de ventas

Gerentes de canal deVentas

bull Determinar coordinando con la Gerencia de ventasy el aacuterea de Trade marketing la viabilidad deestablecer los descuentos promocionales

bull Verificar que el aacuterea de Trade Marketing realice lacomunicacioacuten adecuada y publicidadcorrespondiente para hacer conocer a los clientes elbeneficio y condiciones de la promocioacuten

Supervisor de Ventas

bull Conciliar los montos cumplidos por los clientespara emitir las notas de creacutedito

bull Verificar que los clientes reciban sus notas decreacutedito

Creacutedito y cobranzasbull Emitir las notas de creacutedito posterior a la

comprobacioacuten de la informacioacuten entregada porTrade Marketing

Gerente General bull Aprobar las actividades a realizar fuera delpresupuesto para otorgar descuentos comerciales

D METODOLOGIacuteA

bull El aacuterea de Trade Marketing en conjunto con la Gerencia de Ventas

determinaraacuten la posibilidad de iniciar una promocioacuten para los clientes a traveacutes

de la cual por el cumplimiento de metas establecidas en los niveles de

compras se haraacuten acreedores a un descuento calculado sobre las ventas que

ingresan en el concurso siempre y cuando el aacuterea de planificacioacuten financiera

haya informado que existe un colchoacuten en el presupuesto de ventas para

otorgar los descuentos mencionados

bull Las gerencias de canal de ventas elaboraraacuten un informe con el resumen de

los niveles de ventas esperados y que recesioacuten generaraacute posterior a la

promocioacuten tomando en cuenta los flujos de efectivo que se recibiriacutean por

adelantado y el costo ndash beneficio que generariacutea

227

bull En el caso que el informe genere beneficios y este sea aprobado por el

Gerente de ventas el aacuterea de Trade marketing deberaacute iniciar la comunicacioacuten

de la promocioacuten entre los clientes con el fin que los clientes puedan exigir

sus beneficios adquiridos y evitar que la Fuerza de Ventas pueda usurpar

dichos beneficios

bull Una vez alcanzadas las metas por los clientes creacuteditos y cobranzas deberaacute

emitir las notas de creacutedito y el supervisor de ventas se encargaraacute de verificar

que estas sean recibidas por el cliente

E SEGUIMIENTO

Se deberaacute realizar un seguimiento posterior al teacutermino de la promocioacuten para conocer

la satisfaccioacuten entre los clientes y cuaacuteles fueron los iacutendices de recuperacioacuten de

efectivo generado en esas ventas

Poliacutetica de Control para la presentacioacuten y revisioacuten de Reportes de Gastos

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de la poliacutetica es establecer paraacutemetros para una adecuada preparacioacuten y

presentacioacuten de los reportes de viajes de los colegas de la Compantildeiacutea Cadbury

Adams que seraacuten revisados en las oficinas de Quito asiacute como establecer puntos de

control en la revisioacuten de los mismos

B DEFINICIONES

Reportes de gastos Son documentos a traveacutes de los cuales los empleados de una

compantildeiacutea pueden solicitar la devolucioacuten de los valores desembolsados por ellos

siempre y cuando estos correspondan a gastos generados para atender actividades

que contengan un ingreso para la compantildeiacutea provocado o mejorado por dichos

desembolsos Estos desembolsos deben contener la documentacioacuten soporte de

acuerdo a lo establecido por la autoridad tributaria local Servicio de Rentas Internas

228

Viaacuteticos Son recursos asignados a los empleados de una entidad que para el

desempentildeo de sus funciones cuando deban de trasladarse por un periacuteodo mayor de

24 horas a lugares distintos al de su residencia Estos valores los gastos por concepto

de alimentacioacuten hospedaje y gastos menores inherentes al viaje

Sistema Dinnero Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes

a los viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos

como para presentar sus gastos por viaacuteticos

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Gerencias

bull Deberaacuten verificar que los valores presentados comoreembolsos por parte de los colegas sean racionalesy que estos esteacuten relacionados directamente altrabajo que ellos desempentildean antes de generar lasaprobaciones en el sistema

Analista de TradeMarketing Analista deCuentas por pagar

bull Revisar la documentacioacuten fiacutesica que soporta losgastos presentados por el colega y solicitados parareembolso asiacute como que el reporte esteacute lleno enforma correcta de acuerdo a la poliacutetica corporativade viajes y que cumpla con los requerimientosestablecidos en el reglamento para la aplicacioacuten dela Ley de reacutegimen tributario interno en su artiacuteculo27 que norma las liquidaciones de viaje

Contador general

bull Mantener actualizados de todas las reformastributarias emitidas por la autoridad fiscal a losAnalistas de Trade Marketing y de Cuentas porpagar con el fin de minimizar las contingenciastributarias

D METODOLOGIacuteA

bull Los colegas administrativos asiacute como los colegas de la Fuerza de Ventas que

poseen un equipo de coacutemputo de la compantildeiacutea deberaacuten ingresar la informacioacuten

de los reportes de gastos que deberaacute regirse a lo normado en la poliacutetica

corporativa de viajes en el sistema Dinnero uno por uno los documentos que

van a solicitar el reembolso en este detallaraacuten los valores completos sin

desglosar impuestos Una vez que los documentos hayan sido ingresados en

229

el sistema los empleados administrativos deberaacuten entregarlos al analista de

Cuentas por pagar y los administrativos de la Fuerza de Ventas al analista de

Trade Marketing Los empleados de la Fuerza de Ventas que no poseen un

equipo de coacutemputo de la empresa deberaacuten entregar los reportes de gastos

presentados de acuerdo a la poliacutetica de viajes directamente al analista de

Trade marketing para que este ingrese la informacioacuten documento por

documento y colega por colega en el sistema Dinnero a traveacutes de una

plantilla Aquellos documentos que excedan los montos asignados a cada uno

de los colegas por movilizacioacuten seraacuten rechazados y no se incluiraacuten en la

plantilla para la carga

Formato para la presentacioacuten de los reportes de Gastos

Instructivo

El reporte debe ser llenado por el empleado en el encabezado debe constar el

periodo y el motivo del viaje asiacute como la identificacioacuten del colega

En el cuerpo debe ir la siguiente informacioacuten

Fecha Debe contener la fecha del documento soporte del gasto

Ndeg El nuacutemero del documento soporte del gasto

Local El establecimiento donde se realizoacute el consumo

230

Descripcioacuten del gasto Identificacioacuten del tipo de gasto Ej Alojamiento nacional

Valor en moneda del documento Determinar el valor completo del soporte del

gasto en caso sea moneda extranjera en el caso de tratarse de doacutelares iraacute el mismo

valor en las dos uacuteltimas columnas

Valor en doacutelares Convertir el valor del documento soporte en caso de ser moneda

extranjera diferente de doacutelares

bull Los dos analistas mencionados deberaacuten revisar que los documentos que

respaldan el gasto contengan la siguiente informacioacuten fecha del documento

el local y el detalle del consumo realizado valor detallado en forma clara los

documentos no deben tener enmendaduras tachones ni borrones estar

presentados de acuerdo al nuevo reglamento para comprobantes de venta y

que no contengan consumos no permitidos en la poliacutetica corporativa de

viajes

bull En el caso uno o maacutes documentos no contengan la informacioacuten y de la forma

sentildealada en el punto anterior estos seraacuten devueltos a los colegas y no seraacuten

reembolsados

bull Las gerencias deberaacuten aprobar a traveacutes del sistema Dinnero los reportes de

gastos verificando todos los valores solicitados a reembolso En el caso que

los valores esteacuten fuera de los rangos normales para el gasto presentado este

deberaacute ser rechazado en el sistema Dinnero informando al colega el porqueacute

del rechazo

bull Si el colega logra justificar el valor consumido este se aprobaraacute en el sistema

procediendo a la contabilizacioacuten normal por parte de Shared Service

E SEGUIMIENTO

En el caso de la Fuerza de venta el aacuterea de Trade Marketing seraacute la encargada de

verificar que los pagos a los colegas se hayan realizado En el caso del aacuterea

Administrativa lo haraacute la analista de Cuentas por pagar

231

Poliacutetica de Control para la el establecimiento de metas en las ventas

A OBJETIVO Y ALCANCE

Delimitar praacutecticas correctas para establecer metas de ventas acordes con la realidad

de la compantildeiacutea que eviten que los empleados de la Fuerza de ventas se vean

abocados a realizar actos iliacutecitos o no eacuteticos con el fin de alcanzas las metas

planteadas por la administracioacuten en el territorio Ecuatoriano

B DEFINICIONES

Cuota Hace mencioacuten a la meta establecida por la Administracioacuten impuesta al

personal de la fuerza de ventas con el fin de que se cumpla un monto mensual

determinado tanto en valor como cantidad de los productos de la compantildeiacutea

Incentivos Son todos los beneficios que alcanza el persona del departamento de

Ventas por el cumplimiento de objetivos establecidos en el presupuesto de ventas

Demanda Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes a los

viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos como

para presentar sus gastos por viaacuteticos

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Gerente General

bull Llamar a reunioacuten al comiteacute gerencial para estableceren conjunto y consenso el presupuesto de objetivosde ventas

bull Revisar y verificar todos los escenarios posiblespara la consecucioacuten de las ventas frente al sistemapoliacutetico inestable en el paiacutes

bull Determina reuniones para realizar verificacionesmensuales de las metas establecidas y de ser el casoejecutar modificaciones de acuerdo a la realidad quela empresa y el paiacutes vivan en ese momento

232

Planificador Financiero

bull Plantear los escenarios para la consecucioacuten de losobjetivos de ventas a consideracioacuten del comiteacutegerencial

bull Establecer un presupuesto para dotar deherramientas comerciales y promocionales queapoyen a la Fuerza de ventas a la obtencioacuten de lacuota

Gerente de marketing

bull Informar acerca de los estudios de mercadoactualizados para determinar la demanda de losproductos del sector de confites en el Ecuador cuales el mercado ganado por la compantildeiacutea y lo queposee la competencia

bull Elaborar un FODA de la competenciabull Planificar estrategias de publicidad que mantenga

yo incrementen la participacioacuten de mercado asiacutecomo que se formen en una herramienta de influiren el consumidor para la adquisicioacuten de losproductos de la compantildeiacutea

Jefe de Trade Marketing bull Establecer estrategias promocionales y deexhibicioacuten para conquistar la atraccioacuten del mercado

Gerente de Ventas

bull Establecer estadiacutesticas de ventas por regioacuten ciudadsector y temporada para determinar cuaacuteles son lossitios y fechas en las que se pueden generar mejoraspara las ventas

Planificador de laDemanda

bull Determinar la demanda bajo estudios mensualesbull Informar al comiteacute gerencial en forma perioacutedica

acerca de la capacidad de cubrir la demandaestablecida a traveacutes de la capacidad de las plantaspara la entrega de producto

D METODOLOGIacuteA

bull Elaborar un presupuesto anual de objetivos de ventas tomando en cuenta

toda la informacioacuten entregada por los responsables en consenso con el

comiteacute gerencial

bull Revisar en forma mensual las variaciones generadas tanto en la realidad del

desarrollo del negocio como en la consecucioacuten de los objetivos y de ser el

caso replantear las metas para que estas sean racionales

bull Mantener los incentivos a la Fuerza de ventas para que la cuota sea

alcanzada

233

E SEGUIMIENTO

Realizar una evaluacioacuten mensual de los objetivos alcanzados y poner puntos de

atencioacuten en aquellos que no se estaacuten ejecutando para buscar oportunidades de

mejora

452 Procedimientos de Control Interno para el departamento de Ventas

bull Verificar que todos los reportes de gastos por viajes internacionales de la

Fuerza de Ventas sean presentado en un maacuteximo de 7 diacuteas calendario En el

caso de los viaacuteticos los documentos no deberaacuten tener una antiguumledad mayor a

un mes

bull Observar la poliacutetica de control de Creacuteditos y cobranzas donde se contemplan

paraacutemetros para la aprobacioacuten de pedidos previo a la aprobacioacuten de ventas

para evitar que se despache mercaderiacutea a clientes que no se encuentran al diacutea

con los pago

bull Realizar los caacutelculos de los incentivos ganados por el personal de la Fuerza

de ventas de acuerdo a los porcentajes establecidos en los beneficios a los

empleados

bull Observar la poliacutetica de control para Noacutemina con el fin de respetar las fechas

de entrega de la informacioacuten de los incentivos para que los empleados reciban

sus haberes a tiempo

bull Mantener bajo custodia segura los modelos exclusivos de los exhibidores

retirados de los proveedores con el fin de evitar posibles plagios o en su

defecto destruirlos en el caso que estos no se vayan a utilizar maacutes

bull Separar la mercaderiacutea recibida en buen estado de las devoluciones para

determinar si es procedente regresarla a los pallets de bodega o debe

realizarse con ella promociones o autoconsumos

234

Divulgacioacuten de las poliacuteticas corporativas e informacioacuten de laimportancia de su cumplimiento dos veces al antildeo que deberaacuten serincluidas en las presentaciones de las reuniones de Vamos Juntos enla que se entregaraacuten folletos con los puntos importantes de lasmismas en las que se deberaacuten ejemplarizar con casos reales

24000

Capacitacioacuten para el personal recieacuten ingresado que debe incluir unresumen de los procedimientos importantes de la compantildeiacuteainformacioacuten corporativa como poliacuteticas procedimientos valoresmisioacuten visioacuten etc asiacute como reuniones con el personal con el queinteractuaraacute en su trabajo diario

75000

Total costos relacionados con capacitaciones 99000

453 Actividades para el departamento de Ventas

bull Observar de forma inmediata el procedimiento corporativo de la otorgacioacuten

de descuentos comerciales que no se encuentran en el presupuesto para

desarrollarlo de acuerdo a los lineamientos de la administracioacuten

bull Establecer una adecuada comunicacioacuten entre las aacutereas de planificacioacuten

financiera Gerencias de ventas y Gerencia General para llevar a cabo en

forma correcta la poliacutetica administrativa para otorgar descuentos comerciales

bull Implementar las poliacuteticas propuestas para un adecuado control interno de los

procesos desarrollados en el departamento de Ventas

bull Aplicar los procedimientos de control establecidos en el presente capiacutetulo

como actividades del diacutea - diacutea

46 Costo ndash Beneficio de la implementacioacuten del Sistema de Control Interno para

los departamentos de Recursos Humanos Finanzas y Ventas

Costos generados

Capacitaciones

235

Honorarios a terceros

Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales

120000

Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones

300000

Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000

Materiales y Suministros

Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales

71400

Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil

50000

Total costos por suministros y materiales 121400

TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400

Beneficios

Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc

1300000

Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante

50000

Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial

250000

TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000

En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un

monto de $ 959600

Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que

implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos

permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a

estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad

evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas

De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa

El aacuterea comercial es el encargado de persuadir a un mercado de la existencia de un

producto valieacutendose de su fuerza de ventas y aplicando las teacutecnicas y poliacuteticas de

ventas de acuerdo con las metas establecidas

El aacuterea comercial de la empresa es el responsable de conocer las necesidades del

mercado y de satisfacer a los consumidores ofrecieacutendoles un producto que responda

en calidad presentacioacuten precio y distribucioacuten a dichas necesidades En forma previa

a la fabricacioacuten o importacioacuten de un producto el departamento comercial debe

decidir sus caracteriacutesticas como presentacioacuten precio de venta (si este es competitivo

o no) preferencias entre los clientes mercado al que estaraacute dirigido etc

Tomando en cuenta que nos encontramos en una sociedad de consumo

especialmente posterior al proceso de dolarizacioacuten que incrementoacute el poder

adquisitivo de la poblacioacuten el marketing se convierte en una necesidad para todas las

empresas que quieran mantener un liderazgo dentro de su sector

422 Funciones baacutesicas que debe cumplir

Las principales funciones que cumple el aacuterea comercial de la empresa son las

siguientes

Desarrollo del producto Se refiere a perfeccionar los productos ya existentes a

traveacutes de innovar en sabores o presentaciones que sean atractivas al consumidor asiacute

como introducir nuevos productos Dentro de esta funcioacuten tambieacuten estaacute el sacar del

mercado productos que ya llegaron a su cima y que han iniciado su etapa de declive

es un trabajo conjunto entre los gerentes de ventas el departamento de Marketing y

el aacuterea de Trade Marketing Para esto es importante observar el desarrollo de los

productos de la competencia su presentacioacuten y diferentes caracteriacutesticas distintivas

y como ha respondido el consumidor a estos productos

Distribucioacuten fiacutesica del producto El departamento de ventas en conjunto con el

departamento de Logiacutestica tiene la responsabilidad de realizar la gestioacuten pertinente

para que el producto llegue al punto de venta a traveacutes de la obtencioacuten de pedidos en

el cliente donde se realiza un acto de persuasioacuten para su consumo asiacute como un

proceso de exhibicioacuten para que el consumidor final se sienta motivado a comprar

Estrategias de promocionales y de ventas Estas estrategias son praacutecticas su

objetivo es el de generar un mayor nivel de ventas ya que regulan las relaciones con

los agentes distribuidores minoristas y clientes Dentro de estas estrategias estaacuten

promociones en precios exhibicioacuten agresiva en el punto de venta monopolizacioacuten

del punto caliente en los centros comerciales con el producto de la compantildeiacutea

mercaderiacutea gratuita Sampling38

Ejecucioacuten del presupuesto de objetivos de venta La Fuerza de ventas debe

cumplir con las cuotas establecidas por la Gerencia de ventas y Gerencia general de

acuerdo al presupuesto de ingresos detallado en el plan operativo Esto es una

medida de desempentildeo para la Fuerza de Ventas

Costos y Presupuestos de Ventas Se realiza con el fin de controlar los gastos los

gerentes de ventas de cada canal con ayuda del aacuterea de planificacioacuten financiera

deben calcular el volumen probable de las ventas y determinar cuaacuteles seraacuten los costos

en los que van a incurrir para todo el antildeo esto a nivel de gastos indirectos como

sueldos viajes suministros incentivos comisiones etc maacutes no en lo referente al

costo por temas promocionales

Verificacioacuten perioacutedica de estudios de mercado Esta no es una tarea directa del

departamento de ventas sino maacutes bien del departamento de Mercadeo se lo debe

hacer con una periodicidad de 6 meses de acuerdo a los lineamientos de los

procedimientos establecidos para este departamento Esto le permite a la empresa

obtener conocimiento de los mercados las preferencias del consumidor sus haacutebitos

de compra y su aceptacioacuten del producto y es fundamental para una buena

administracioacuten de ventas debido a que se debe recoger registrar y analizar los datos

relativos al caraacutecter cantidad y tendencia de la demanda asiacute como datos que deben

incluir el anaacutelisis y la investigacioacuten de ventas estudios estadiacutesticos de las ventas

territorio distribuidores y temporadas

38 Entrega de muestras gratis para que el consumidor pruebe el producto previo a sucomercializacioacuten

Planificacioacuten de Ventas El Gerente de ventas debe fijar los objetivos en cuanto a

las actividades comerciales necesarias para lograr las metas en los presupuestos

establecidos La planeacioacuten de ventas debe coordinar las actividades de la Fuerza de

Ventas entre supervisores ejecutivos y vendedores impulsadoras asiacute como la

distribucioacuten fiacutesica disponibilidad de los inventarios los presupuestos y el control de

los agentes de ventas

Manejo de buenas relaciones con los distribuidores y minoristas Es importante

mantener buenas relaciones con agentes ya que son los medios para llegar al

consumidor final para esto se requiere proporcionarles incentivos por montos de

compra descuentos como clientes preferenciales capacitarles e informarles sobre los

nuevos productos y promociones y otorgarles facilidades de distribucioacuten siempre

midiendo el costo ndash beneficio de mantenerlos como distribuidores versus el uso de

una fuerza de venta directa que incluye costos por transporte y distribucioacuten

Administracioacuten del departamento de ventas Esta es una funcioacuten del Gerente de

Ventas en conjunto con el Gerente General estos se deben en cargar de establecer la

organizacioacuten determinar los procedimientos dirigir el personal de ventas coordinar

el trabajo de los miembros del departamento llevar el registro de las ventas y asignar

tareas y sectores para su atencioacuten tanto a los supervisores como a los ejecutivos de

ventas de los canales que posee este aacuterea

423 Objetivos del Control Interno para el Aacuterea Comercial

Para el adecuado funcionamiento de un sistema actividad o procedimiento es

importante determinar los objetivos que se quieren alcanzar Por ello la aplicacioacuten

del Sistema de Control Interno en el aacuterea comercial de la empresa tiene los siguientes

objetivos

bull Velar por el cumplimiento de las poliacuteticas establecidas por la gerencia en

todos los niveles del departamento de ventas desde las gerencias de canal

dando un ejemplo a los supervisores ejecutivos fuerza de venta e

impulsadoras

bull Salvaguardar todos los recursos asignados al aacuterea comercial para cumplir con

las actividades a esta asignada a traveacutes de puntos de control como asignacioacuten

de custodias vigilancia del cumplimiento de poliacuteticas y seguimiento del buen

uso de los recursos

bull Certificar que las poliacuteticas sean conocidas por el personal de la Fuerza de

ventas para su correcta ejecucioacuten

bull Comprobar que los recursos de la compantildeiacutea sean utilizados eficientemente y

para la consecucioacuten de los objetivos de la entidad

bull Crear una cultura de control en los colaboradores del aacuterea comercial para que

vivan las poliacuteticas los valores y los imperativos de la entidad de tal forma

que protejan los bienes como suyos propios

43 Medicioacuten del riesgo

Tomando en cuenta que el control es un proceso ciacuteclico y repetitivo este debe estar

compuesto de cuatro elementos que se suceden

1 Establecimiento de estaacutendares Establece los criterios de evaluacioacuten o

comparacioacuten dados por la normativa Dentro de estos pueden existir

estaacutendares de cantidad para volumen de produccioacuten cantidad de existencias

horas trabajadas estaacutendares de calidad estaacutendares de tiempo y estaacutendares de

costos

2 Evaluacioacuten del desempentildeo acerca de las actividades establecidas en la

entidad

3 Comparacioacuten del desempentildeo donde se compara el desempentildeo con el

estaacutendar establecido para verificar si hay desviaciones o variaciones

importantes

4 Accioacuten correctiva para corregir el desempentildeo para adecuarlo al estaacutendar

esperado

Para realizar la medicioacuten del riesgo de control del aacuterea comercial se deben analizar

algunas variables tanto externas como internas que influyen en un adecuado control

sobre las actividades del aacuterea comercial Entre los puntos criacuteticos que pueden

generarse como variables internas tenemos

bull Falta de supervisioacuten en la salvaguardia de los recursos que la empresa otorga

al aacuterea para el desarrollo de sus operaciones tanto en presupuesto como

materiales y equipos

bull Establecimiento de metas inalcanzables en cuanto a la cuota que deben

cumplir el personal de la Fuerza de ventas para ver realizados sus objetivos

bull Desconocimientos de las poliacuteticas procedimientos niveles de autorizacioacuten y

restricciones que tienen los empleados de la Fuerza de ventas

bull Inobservancia de las poliacuteticas establecidas por la administracioacuten por parte del

personal que colabora en el aacuterea de ventas

bull Inobservancia de lo establecido en la legislacioacuten tributaria lo que generariacutea

una contingencia fiscal para la empresa

bull Falta de supervisioacuten sobre la mercaderiacutea que devuelven los clientes para

verificar que esta fue despachada por Cadbury y que antiguumledad tiene la

misma

bull Mal uso del efectivo recolectado por la Fuerza de ventas ya que este debe

llegar a Creacuteditos y Cobranzas tal como fue entregado por el cliente

bull Acuerdos no legales ni autorizados por la compantildeiacutea realizados por el

personal de ventas con clientes para mejorar el desempentildeo de sus objetivos

Entre las variables externas estaacuten

bull Incumplimiento de los contratos de confidencialidad por parte de los

proveedores que otorgan los materiales promocionales y de exhibicioacuten Esto

genera un alto riesgo que los disentildeos sean copiados por la competencia

bull Incumplimiento de los contratos de exclusividad de ciertos clientes a los que

la compantildeiacutea ha entregado inversioacuten para que generen sus operaciones asiacute

como el uso de su Fuerza de Ventas

bull Declaracioacuten de quiebra de clientes importantes asiacute como cierre de sus

operaciones por falta de cumplimiento con las entidades legales lo que

generariacutea grandes problemas de rentabilidad para la entidad

bull Disminucioacuten del poder adquisitivo de la poblacioacuten que genere que el

personal de la Fuerza de ventas se vea forzado a incurrir a taacutecticas dolosas

con el fin de cumplir sus metas

431 Evaluacioacuten de los procesos que se desarrollan en el departamento de

Ventas

Al igual que en el capiacutetulo II para realizar evaluacioacuten de control interno de los

procesos se aplicaraacuten

bull Los cuestionarios de Control

bull Descripciones narrativas

bull flujogramas

bull La matriz de riesgos utilizando los mismos paraacutemetros y la misma tabla

a) Probabilidad de ocurrencia del Riesgo

b) Impacto ante la ocurrencia del Riesgo

Matriz de riesgo

Pro

babi

lidad

Frecuente Alto Alto Alto

Moderado Medio Medio Alto

PocoFrecuente

Bajo Medio Alto

Leve Moderado AltoImpacto

Evaluacioacuten de las principales actividades de la Administracioacuten de Ventas

Cuestionario de Control Interno para la Administracioacuten de ventas

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

iquestExiste controlpresupuestario de los gastosincurridos en eldepartamento de ventas

2iquestSe comunican las poliacuteticascorporativas existentes atodo el personal de ventas

X X

Lacomunicacioacutende las poliacuteticassolo se realizaa nivel desupervisores yejecutivos elresto depersonal notiene estacomunicacioacuten

3

iquestLos supervisores yejecutivos de ventasreciben del personal a sucargo un reporte perioacutedicode actividades

X

4iquestSe estimula el crecimientoprofesional del personal deventa

X

5

iquestPara los eventos de lacompantildeiacutea se toma encuenta a todo el personal dela Fuerza de Ventasincluso a las mercaderistasprevendedores etc

X

Matriz de Riesgo de la Administracioacuten de Ventas

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

No existe un controlpresupuestario de losgastos incurridos enel departamento deventas

La administracioacutenrealiza un adecuadocontrolpresupuestario detodos los gastos delaacuterea

X X Bajo

2

No se comunican laspoliacuteticas corporativasexistentes a todo elpersonal de ventas

La comunicacioacuten delas poliacuteticas solo serealiza a nivel desupervisores yejecutivos el restode personal no tieneesta comunicacioacuten

X X Alto

3

Los supervisores yejecutivos de ventasno reciben delpersonal a su cargoun reporte perioacutedicode actividades

Las cabezas deldepartamento no unreporte detallado delas tareas realizadaspor el personal deventas

X Bajo

4

No existeestimulacioacuten alcrecimientoprofesional delpersonal de venta

La administracioacutende ventas sepreocupa por retaral personal deventas para quemejoren suscondicionesacadeacutemicas ycrezcanprofesionalmente

X X Bajo

5

No se toma en cuentaa todo el personal dela Fuerza de Ventasen los eventosrealizados por lacompantildeiacutea

El personal de laFuerza de Ventasen su todo es elpersonal maacutestomado en cuentadentro de lacompantildeiacutea

X X Bajo

4311 Evaluacioacuten del proceso de revisioacuten de Reportes de gastos de la Fuerza de

Ventas

Cuestionario de Control Interno para la revisioacuten de Reportes de gastos de laFuerza de Ventas

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

iquestLos reportes de gastos dela Fuerza de ventas sonrevisados por el personal deFinanzas

X

De acuerdo alprocedimientolos revisa elpersonal deTradeMarketing

2

iquestTiene una correctacapacitacioacuten tributaria lapersona que revisa losreportes de gastos delpersonal de ventas

X

La personatiene unaadecuadacapacitacioacutencon respecto alos temastributarios ysusactualizaciones

3

iquestLos reportes de gastos dela Fuerza de ventas cuentancon las aprobacionescorrespondientes

X

4iquestLos aprobadores revisanfiacutesicamente los reportesantes de aprobarlos

X X

Los reportesson aprobadosuacutenicamente pormontos en elsistema

5iquestSe tiene una poliacutetica demovilizacioacuten para la Fuerzade Ventas

X

6

iquestSe verifican los cupos demovilizacioacuten de todo elpersonal de ventas a traveacutesde un adecuado control enlos reportes de gastos

X

Narrativa del proceso de revisioacuten de los reportes de gastos de la Fuerza de

Ventas

El Proceso inicia cuando el personal de ventas (Gerentes Supervisores y

autoventistas) ha realizado sus consumos por viaacuteticos y hasta la tercera semana del

mes deben presentar sus reportes de gastos los reportes que sean entregados

posterior a la tercera semana no se recibiraacuten y no seraacuten reembolsados debido a que

se convierten en gastos de periodos diferentes y se lo ejecuta de esta manera para

evitar riesgos fiscales El asistente de Trade Marketing revisa todos los reportes de

gastos y verifica que los soportes esteacuten de acuerdo a lo que determina la legislacioacuten

tributaria y que ninguno de los documentos contenga consumos que la poliacutetica

administrativa de viajes no permita como el consumo de bebidas alcohoacutelicas

adicional se verifican que los cupos utilizados para combustible no sobrepasen lo

estipulado en la poliacutetica de movilizacioacuten y que los pasajes respeten los rangos

salariales Asiacute tambieacuten verifica y corrige la asignacioacuten contable de cada gasto de

acuerdo a su naturaleza

Si los respaldos de los reportes de gastos se encuentran correctos el reporte pasa a la

aprobacioacuten de las gerencias de ventas a traveacutes de la herramienta Dinnero que es un

programa que hace interfase con SAP y que permite controlar los viajes de los

colegas

En Dinnero las gerencias proceden a aprobar los reportes de gastos que han sido

cargados verificando que los valores gastados sean razonables y que justifiquen las

actividades que ellos conocen realizan cada una de las personas de la Fuerza de

ventas

Si los valores son razonables el Gerente General o los gerentes de ventas aprueban

los reportes caso contrario los rechazan a traveacutes del sistema y explican las razones

del porqueacute el rechazo Cuando el reporte ha sido rechazado el colaborador de ventas

puede acercarse a su aprobador y explicar el porqueacute el gasto en caso que este sea

justificado el rubro seraacute aprobado

Una vez aprobado el gasto el shared service corre una transaccioacuten la cual contabiliza

automaacuteticamente todos los gastos contra las cuentas por pagar a los colegas

Cuando las cuentas por pagar estaacuten reconocidas el shared service en conjunto con

Cuentas por pagar gestionan el pago para los colegas ya sea por transferencia

bancaria o por cheque tal como se observoacute en el proceso de Cuentas por pagar en el

capiacutetulo II

SS hh aa

rr eedd

SS ee rr v

v icicee

CC XX

PPAacuteAacute r

r ee aa ss

dd ee D

D irir ee c

c cc ioacuteioacute n

nTT r

r aa dd ee

MMaa r

r kk ee tit

nin gg

FF uu ee

rr zzaa

dd ee V

V eenn t

ata ss

Flujograma de reportes de gastos de la Fuerza de Ventas

IniacutecioPresenta los

reportes de gastospor viaacuteticos

Justifica losvalores alaprobador

SEl reporte de gastos sepresenta hasta la 3era

semana del mes

Revisa y verificaque los soportesesteacuten correctos y

corrigeasignaciones

contables

Los soportes se Nencuentran correctos

No se apruebanlos documentos

que no correctos yse los devuelve al

colega

Fin

No se procesan niN reciben los

reportes de gastos

S

Fin

Se cargan losreportes en el

sistema Dinnero

Los valores sonrazonables S Se aprueba el

reportes de gastos

Se rechaza el

N gasto y se informaal colega de la

FFVV

Contabiliza elgasto en SAPdesde dinnero

Gestiona el pagopara el colega de

acuerdo al procesode CXP

Fin

196

197

Matriz de Riesgo de la revisioacuten de reportes de gastos

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

La persona que revisalos reportes de gastosno tiene una correctacapacitacioacuten tributaria

La persona estaacuteinformada de loscambios en formavaga y no recibe unacapacitacioacuten continua

X X Bajo

2

Los reportes de gastosde la Fuerza de ventasno cuentan con lasaprobacionescorrespondientes

Los reportes de gastosde la Fuerza de ventasson aprobados por losrangos pertinentes dejefaturas inmediatas

X X Bajo

3

Los aprobadores norevisan fiacutesicamente losreportes antes deaprobarlos

Los aprobadores norevisan fiacutesicamentelos reportes sinembargo el personalde Trade marketing seencarga de realizar loscontroles con poliacuteticasadministrativas y loscontroles tributarioslos aprobadoresverifican que losvalores seanrazonables

X X Bajo

4

No se tiene una poliacuteticade movilizacioacuten paracontrolar los gastos dela Fuerza de Ventas

La compantildeiacutea si cuentacon una poliacutetica demovilizacioacutenaplicable para laFuerza de Ventas

X X Bajo

5

No se verifican loscupos de movilizacioacutende todo el personal deventas

Los cupos demovilizacioacuten sonverificados previo a laaprobacioacuten de losreportes de gastos

X X Bajo

198

4312 Evaluacioacuten para el proceso de facturacioacuten

Cuestionario de Control Interno para el proceso de facturacioacuten

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1iquestLas ventas se registran enlos resultados en momentode efectuar la facturacioacuten

X

2iquestSe graba el costo de ventaen forma simultaacutenea a laventa

X

3iquestLos comprobantes deventa tienen autorizacioacutenvigente emitida por rentas

X

4iquestLos pedidos sonadecuadamente controladosy aprobados

X

5

iquestSe realizancircularizaciones perioacutedicasentre los clientes paradeterminar si no existejineteo de dinero por partede la Fuerza de Ventas

X

6iquestSe han firmando contratosde exclusividad con losUSO Promotores

X

Narrativa del proceso de facturacioacuten

El proceso se inicia cuando la Fuerza de ventas recoge los pedidos de los clientes

luego ingresa los pedidos recogidos en el SAP a traveacutes de sus palms En la bodega

se corre una transaccioacuten denominada el packing list para verificar la disponibilidad

de los inventarios

Posterior cartera se encarga de verificar que el cliente no se encuentre en mora para

poder liberar los pedidos caso contrario los retiene hasta que cancele sus deudas

Una vez aprobados los pedidos la bodega corre el proceso de facturacioacuten y emite las

facturas Alista toda la mercaderiacutea de acuerdo a lo facturado y despacha los pedidos

verificando la facturacioacuten

CCRR

eacuteeacute dd iti

oto ss y

y CC o

o bbrr aa

nn zz aa

ssBB

oo dd ee

gg aa

FF uu ee

rr zzaa

dd ee V

V ee nn

tatass

Flujograma para el proceso de facturacioacuten

Inicio Recoger pedidosde clientes

Ingresar lospedidos en el

sistema

CCoorrrererrPPaacckkiningglilsist tppaararavveerirfiifcicaarr

CCoorrrererreel lpprorocceessoo Emitir FacturasAAlilsistatarrppeeddididoossddee

acuerdo a la

S

Se encuentra de

Despachar lospedidos

N

Fin

ddisisppoonnibibiliii

ldidaaddddeeininvveenntatariroioss

ddeefafacctuturaraccioacuteioacutennacuerdo a lafafacctuturaraccioacuteioacutenn

acuerdo a la factura

Volver a verificar lamercaderiacutea de la

factura para eldespacho

VVeerirfiifcicaarrlalaccaartreteraravveennccididaa

Cumple con lospagos

LLibibeerararrlolossppeeddididoossS

ppaararafafacctuturararr

RReetetenneerreel lppeeddididooN hhaasstataqquueeccuummpplala

ccoonnlolossppaaggooss

199

Matriz de Riesgo para el proceso de facturacioacuten

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

Las ventas no seregistran en losresultados enmomento deefectuar lafacturacioacuten

Todas las ventas seregistran en losresultados enmomento deefectuar lafacturacioacuten

X X Bajo

2

El costo de venta nose graba en formasimultaacutenea a laventa

El costo de venta detodas las ventas segraba en formasimultaacutenea a laventa

X X Bajo

3

Los comprobantesde venta no tienenla autorizacioacutenvigente emitida porrentas

Todos loscomprobantes deventa poseen laautorizacioacuten vigenteemitida por rentasla que se renuevacada antildeo

X X Bajo

4

Los pedidos demercaderiacutea no sonadecuadamentecontrolados yaprobados

Todos los pedidos deventa son aprobadospor Creacuteditos ycobranzas ycontrolados por labodega

X X Bajo

5

No se realizancircularizacionesperioacutedicas entre losclientes paradeterminar si noexiste jineteo dedinero por parte dela Fuerza de Ventas

Creacuteditos y cobranzasrealiza unseguimientoperioacutedico de suscuentas para evitarque la Fuerza deVentas se quedecon dinero de losclientes

X X Bajo

6

No se han firmandocontratos deexclusividad con losUSO Promotores

Se mantienencontratos deexclusividad ya quelos USO promotorestrabajan a su vez confuerza de ventasdirecta de lacompantildeiacutea

X X Bajo

4313 Evaluacioacuten del proceso para la entrega de incentivos a la Fuerza de

Ventas

Cuestionario de Control Interno para la entrega de incentivos a la Fuerza deVentas

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

iquestEl establecimiento decuotas para la Fuerza deventas se realiza deacuerdo a un anaacutelisis ysobre una base racional

X

2

iquestLos incentivos para lasgerencias de ventas seencuentran en el rangoestablecido para estoscargos a nivel regional

X

3

iquestLos incentivosentregados se realizanuacutenicamente cuando se hanalcanzado las metas

X

4

iquestSe realizan visitas decampo sorpresivas paraverificar el cumplimientode las rutas de la Fuerzade ventas

X

5

iquestLos incentivos seconsideran como ingresosimputables en el rol depagos

X

6

iquestSe elaboranperioacutedicamente informesde ventas y sus avancescon respecto a las metasestablecidas

X

Narrativa del proceso para la entrega de incentivos de la Fuerza de Ventas

Se inicia cuando las ventas del mes se han cerrado el personal de la Fuerza de

Ventas verifica su cumplimiento y elabora un informe que es entregado al personal

de Trade Marketing quien calcula las metas alcanzadas por cada persona de la

Fuerza de ventas contra la meta establecida y verifica con el informe del colega en

caso existan diferencias con el colega se le informa y se concilia con la informacioacuten

del sistema En el caso que la meta se haya alcanzado al 100 se calcula un 34

201

202

del monto de la venta y en el caso que supere el 110 se aplicaraacute un porcentaje de

41 del total de la venta alcanzada por el colega

Los valores por incentivos son informados a Noacutemina y estos son incluidos en el rol

de pagos

Al final del mes se establece las nuevas metas para el mes subsiguiente que deben

estar acorde con el presupuesto anual de ventas en la reunioacuten mensual de Forecast y

que deben estar bajo la realidad del negocio en el mercado Estas metas son

consensuadas en el comiteacute de direccioacuten incluido la persona de planificacioacuten de

demanda y planificacioacuten financiera Una vez establecidas se comunica a la Fuerza

de Ventas cuales seraacuten las metas a ser alcanzadas en el mes para que alcancen sus

incentivos

203

NNoacuteoacute m

m inin a

aTT r

r aa dd ee

MMaa r

r kk ee tit

nin gg

FF uu ee

rr zzaa

dd ee V

V ee nn

tatass

CCoo m

m iti eacuteteacute

gg ee rr e

e nncc i

aia ll

Flujograma para el proceso de entrega de incentivos a la Fuerza de Ventas

Planifica las nuevasmetas para elsiguiente mes

Informa a laFuerza de Ventas

Fin

Inicio

Elabora informe desu cumplimiento en

metas y se loentrega a Trade

Mkt

Obtiene delsistema las ventas

alcanzadas porcolega

Verifica con elinforme entregadopor el colega de la

FFVV

N

Estaacuten de acuerdo losvalores

S

Concilian con elcolega de acuerdo

a la informacioacutenobtenida en el

sistema

Se calculan losincentivos deacuerdo a lo

establecido en lapoliacutetica de beneficios

a la FFVV

Ingresa losbeneficios en el roldel personal de la

FFVV

204

4314 Evaluacioacuten del proceso para la entrega de material promocional

Cuestionario de Control Interno para la entrega de material promocional a losclientes

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

Previo al despacho delmaterial promocional iquestSeverifica el cumplimientode la poliacutetica y lasautorizacionescorrespondientes

X X

Uacutenicamente serecoge la solicituddel personal deventas no se cuentacon lasaprobaciones nianaacutelisis de lossupervisores

2

iquestSe firman contratos deconfidencialidad con losproveedores que fabricanel material promocional ala compantildeiacutea

X

3

iquestSe ejecuta un adecuadoseguimiento delcumplimiento de estoscontratos

X

4

iquestEl material promocionalasignado tiene unseguimiento paracomprobar su estado en elcliente

X

Narrativa del proceso para la entrega de material promocional

El proceso se inicia cuando el personal de la Fuerza de ventas (autoventistas y

coordinadores de Zona) recogen la solicitud del cliente para la asignacioacuten de un

exhibidor u otro tipo de material promocional no asignado en promociones El

empleado de la Fuerza de Ventas debe elaborar una recomendacioacuten (Justificativo

para solicitar el material promocional) esta recomendacioacuten debe ser revisada por el

Supervisor de la zona que estaacute realizando el requerimiento si la recomendacioacuten

cumple con la poliacutetica comercial para entrega de exhibidores y otro tipo de material

promocional se solicitaraacute a la bodega prepare una orden de despacho para entregar el

material al solicitante de la Fuerza de ventas y esta a su vez se la entrega al cliente

205

BBoo d

d eegg a

aSS

uu pp ee

rr vvisis

ioacuteioacutenn

dd ee V

V ee nn

tt aass

FFuu e

e rrzz a

a dd ee

VVee n

n tt aa ss

Flujograma para el proceso de entrega de material promocional

IniacutecioSolicitud de

Materialpromocional

Elaborarrecomendacioacutenpara obtener elmaterial prom

Entrega delmaterial

promocional alcliente

Fin

Negar la entregaN de Material

promocional

Revisar si larecomendacioacuten seajusta a la poliacuteticade asignacioacuten de

material prom

Cumple lascondiciones de la

poliacutetica

SAprobar la entrega

de materialpromocional

Elaborar la ordende despacho

Entrega del materialpromocional contra

OD

206

Matriz de Riesgo de para el proceso en la entrega de material promocional

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

No se verifica elcumplimiento de lapoliacutetica paraasignacioacuten dematerial promocionaly las autorizacionescorrespondientes

Los supervisores deventas no apruebanninguna solicitudpara la entrega delmaterialpromocional y labodega entrega conla simple solicitudde la Fuerza deventas

X X Alto

2

No se firmancontratos deconfidencialidad conlos proveedores quefabrican el materialpromocional a lacompantildeiacutea

Se mantienencontratos deconfidencialidad contodos losproveedores quefabrican materialespromocionalesexclusivos

X X Bajo

3

No se ejecuta unadecuado seguimientodel cumplimiento deestos contratos

El cumplimiento delos contratos essupervisado por elpersonal de TradeMarketing

X X Bajo

4

El materialpromocionalasignado tiene unseguimiento paracomprobar su estadoen el cliente

Se verifica elcuidado del materialpromocionalentregado a losclientes en cadavisita para la tomade pedidos de venta

X X Bajo

4315 Evaluacioacuten del proceso para otorgar descuentos comerciales

Cuestionario de Control Interno para el Establecimiento de descuentoscomerciales

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

iquestLos descuentoscomerciales sonanalizados en elpresupuesto anual deactividades y planoperativo

X

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

2

iquestLos descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto cuentan conla respectiva aprobacioacutendel Gerente de ventas ydel planificadorFinanciero

X X

Uacutenicamentecuentan con laaprobacioacuten delPlanificadorFinanciero estoafecta a lasventas netas y elGerente deVentas no tieneconocimientodel particular

3

iquestSe cumplen con losparaacutemetros de entrega dedescuentos por prontopago y otras promocionesa los clientes

X

4

iquestSe les comunica a losclientes los descuentos alos que tienen acceso deacuerdo a sus condicionesde pago y montos decompra

X

Narrativa del proceso para otorgar descuentos comerciales

Inicia con el anaacutelisis que realiza Planificacioacuten financiera acerca de los descuentos

que se pueden otorgar a los clientes de acuerdo al presupuesto por promociones o

incentivos si estaacuten en el presupuesto se consideran planificados en el caso que no

esteacuten en el presupuesto se informaraacute siempre y cuando exista un colchoacuten en el

presupuesto de ventas

Esto es informado al Gerente de ventas quien analiza el descuento en caso no haya

sido contemplado en el presupuesto anual de la necesidad del mismo y cuantos

beneficios generaraacute a su incremento de las ventas

Una vez que haya ejecutado el anaacutelisis si es viable elaboraraacute la propuesta comercial

para presentarla al Gerente General quien deberaacute aprobar la propuesta en el caso que

207

sea aplicable y genereacute un beneficio mayor a su costo Si es aprobada se comunicaraacute

al departamento de Trade Marketing para su divulgacioacuten entre los clientes

Cuando los clientes hayan alcanzado las metas propuestas en las promociones

establecidas Trade Marketing solicitaraacute a Creacuteditos y cobranzas que emita la nota de

creacutedito correspondiente y la Fuerza de ventas o el gerente de ventas se encargaraacute de

hacerla llegar al cliente

CC rr eacuteeacute d

d iti oto y

yCC o

o bbrr aa

nn zz aa s

sPP l

ala nn ifi i

f cic aa cc i

oacuteioacute nn

FF inin a

a nncc ie

ie rr aa

DD irir ee

cc cc ioacuteioacute

nnGG

ee nn ee

rr aall

DD irir ee

cc cc ioacuteioacute

nndd e

e VV ee

nn tata s

sTT r

r aa dd ee

mmaa r

r kk ee tit n

in gg

Flujograma para el proceso de la entrega de descuentos comerciales

IniacutecioAnaliza

descuentospromocionales

Existe un colchoacuten enel presupuesto de

ventasN Fin

Emite la nota decreacutedito

S

Entrega alSupervisor deVentas para su

entrega al cliente

Fin

Se solicita aS Creacuteditos emitir la

NC

Realiza la campantildeaentre los clientes de

la promocioacutenapoyado en la

FFVV

Verifica el logro delas metas por parte

de los clientes

El cliente llegoacute a lameta

N No se otorga eldescuento Fin

Comunica a trade

S marketing parainiciar la

promocioacuten

Los desct Estaacuten enel presupuesto

N

Se analiza sunecesidad deacuerdo a una

estrategiacomercial

SElabora lapropuesta

comercial para losdescuentos

Aprueba lapropuesta Se cierra la

propuesta Fin

N

209

210

Matriz de Riesgo de para el proceso para otorgar descuentos comerciales

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

Los descuentoscomerciales no sonanalizados en elpresupuesto anualde actividades yplan operativo

El presupuesto anualde ventas contemplalos descuentoscomercialesplanificados al iniciodel antildeo

X X Bajo

2

Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto nocuentan con larespectivaaprobacioacuten delGerente de ventas ydel planificadorFinanciero

Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuestouacutenicamente cuentancon la aprobacioacutendel planificadorFinanciero quien laspresentadirectamente alGerente General

X X Alto

3

No se cumplen conlos paraacutemetros deentrega dedescuentos porpromociones a losclientes

Toda promocioacuten queotorga descuentoscomerciales esentregada losclientes de acuerdo alos paraacutemetrosestablecidos

X X Bajo

4

No se les comunicaa los clientes losdescuentos a losque tienen accesode acuerdo a suscondiciones de pagoy montos de compra

Toda promocioacuten escomunicada a losclientes en formaprevia de iniciar

X X Bajo

211

3316 Evaluacioacuten de los proceso de Devoluciones

Cuestionario de Control Interno para el proceso de Devoluciones

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

iquestLa recepcioacuten demercaderiacutea devuelta sehace previa verificacioacutende la factura de venta

X X

La mercaderiacutea serecibe sinverificar antes laventa realizadacon anterioridad

2

iquestLa recepcioacuten de lamercaderiacutea devuelta serecibe directamente enlas bodegas de lacompantildeiacutea

X

3

iquestAntes de ejecutar ladevolucioacuten de lamercaderiacutea esta esaprobada por lossupervisores de ventas

X

Sin embargo lasaprobaciones nose realizan previala verificacioacuten delorigen de lamercaderiacutea

4

iquestEl supervisor de ventassolicita un justificativodel porqueacute ladevolucioacuten

X

Narrativa de proceso de Devoluciones

El proceso se inicia cuando el personal de la Fuerza de Ventas recoge la solicitud de

devolucioacuten del cliente Esta devolucioacuten debe ser verificada por el Supervisor de

ventas para establecer el estado en la que se recibe la mercaderiacutea y elaboraraacute un

informe que deberaacute ser presentado al gerente de ventas este verifica si cumple con

las condiciones establecidas en la poliacutetica comercial para la devolucioacuten de ventas y

procede a aprobarla en el caso se estar correcto

Una vez aprobada la devolucioacuten se informa a la bodega para que coordine el retiro de

la mercaderiacutea Cuando recibe la mercaderiacutea en la bodega se afecta la Nota de

Creacutedito a la uacuteltima factura emitida al cliente Esta nota de creacutedito es entregada a la

Fuerza de ventas para que sea entregada al cliente

SSuu p

p eerr vv

isisioacuteioacute

nndd e

eVV

ee nn tat

a ssBB

oo dd ee

gg aa

DDirir e

e cccc i

oacuteioacute nn d

d eeVV e

e nntata

ssFF u

u eerr zz

aadd e

e vv ee

nn tata s

s

Flujograma para el proceso de Devolucioacuten de mercaderiacutea

IniacutecioRecoge la solicitudde devolucioacuten del

cliente

Entrega la nota decreacutedito al cliente Fin

Verificar elproducto a

devolver seacuerdo a su buen

o mal estado

S Aprueba ladevolucioacuten

Cumple lascondiciones de la

poliacutetica

N Rechaza ladevolucioacuten

Coordina larecoleccioacuten de la

mercaderiacuteadevuelta

Emite la nota decreacutedito

212

213

Matriz de Riesgo de para el proceso de devolucioacuten de mercaderiacutea

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

La recepcioacuten demercaderiacutea devueltase hace sin previaverificacioacuten de lafactura de venta

La mercaderiacuteadevuelta se recibesin verifica sinrevisar la factura deventa en la que seoriginoacute

X X Alto

2

La recepcioacuten de lamercaderiacutea devueltano se recibedirectamente en lasbodegas de lacompantildeiacutea

La bodega realiza lalogiacutestica pararecoger lamercaderiacutea de ladevolucioacuten

X X Bajo

3

La devolucioacuten de lamercaderiacutea no esaprobada por lossupervisores deventas

Los supervisores deventas verifica todaslas devoluciones quevan a ser recibidasestas son aprobadaspor las gerencias deventas

X X Bajo

4

El supervisor deventas no solicita unjustificativo delporqueacute se realiza ladevolucioacuten

El supervisor deventas elabora uninforme de ladevolucioacuten para serentregado al gerentede ventas

X X Bajo

44 Resultados de la evaluacioacuten de Control Interno

441 Matriz de Hallazgo de Control Interno del departamento de Ventas

En la Matriz de Hallazgos determinaremos los cuatro atributos de cada uno de los

puntos criacuteticos encontrados posterior a la evaluacioacuten realizada

214

Matriz de Hallazgos el Departamento de Ventas

Falta de verificacioacuten de las condiciones para le devolucioacuten de mercaderiacuteas

Condicioacuten

La mercaderiacutea devuelta por parte de los clientes es recibida porel personal de la bodega uacutenicamente con la orden de los colegasde la Fuerza de Ventas sin verificar antes que esa mercaderiacuteahaya sido vendida por la empresa y a que factura pertenece

Criterio

Existe la inobservancia de la poliacutetica corporativa para ladevolucioacuten de mercaderiacutea Seccioacuten Metodologiacutea punto 3 queexpresa

ldquoMal Estado El producto en mal estado se considera a aquelproducto vencido en condiciones de calidad no oacuteptimas depresentacioacuten descontinuada o en malas condiciones que tambieacutendeberaacuten pasar por la verificacioacuten de venta previa Para el CanalModerno y Mayorista cuando falta menos de 90 diacuteas para suvencimiento para el Canal Tradicional cuando falta menos de45 diacuteas para su vencimientordquo

Adicional a la poliacutetica corporativa existe una inobservancia alreglamento de comprobantes de venta retencioacuten y documentoscomplementarios que en su Art 15 menciona

ldquoNotas de creacutedito- Las notas de creacutedito son documentos que seemitiraacuten para anular operaciones aceptar devoluciones yconceder descuentos o bonificaciones

Las notas de creacutedito deberaacuten consignar la denominacioacuten serie ynuacutemero de los comprobantes de venta a los cuales se refierenrdquo

Causa

El personal de la bodega como el personal de la fuerza deventas no tienen un conocimiento exacto de la poliacuteticacorporativa Adicional a esto los supervisores de venta noverifican las solicitudes de devolucioacuten realizadas y en la bodegatampoco exigen las aprobaciones necesarias

Efecto

El hecho de recibir devoluciones que no hayan sido debidamenteverificadas y autorizadas provoca que dicha mercaderiacutea puedano haber sido vendida por la empresa alto niveles de productoen mal estado y una alta contingencia tributaria al no determinarexactamente a que factura estaacute afectando la devolucioacuten

Conclusioacuten

La devolucioacuten de la mercaderiacutea no cuenta con la verificacioacutennecesaria por parte de la Fuerza de ventas y de la Bodega paradeterminar con que factura de venta fue entregada al cliente porlo que se considera un facilismo en el proceso que puede generarpeacuterdidas para la compantildeiacutea

215

A la Gerencia General

Recomendacioacuten

Establecer procedimientos de control para que la Fuerza deVentas verifique que la mercaderiacutea que se va a recibir haya sidovendida por la compantildeiacutea para lo cual se deberaacute incluir estainformacioacuten en el informe entregado a las Gerencias de ventas

Exigir a la Bodega que se realice una investigacioacuten de la facturaque deberaacute ser afectada con la devolucioacuten previo a la emisioacuten dela Nota de creacutedito

Descuentos Comerciales no presupuestados se otorgan sin la aprobacioacuten de laGerencia de Ventas

Condicioacuten

Los descuentos comerciales promocionales que no estaacuten dentrodel presupuesto cuentan uacutenicamente con la aprobacioacuten deplanificacioacuten Financiera y no se solicita o requiere de laaprobacioacuten de la gerencia de Ventas antes de que se ejecuten loque deja sin control previo a la Cabeza de Ventas de lasestrategias otorgadas a los clientes y sus impactos en las ventasnetas

Criterio

La poliacutetica corporativa de descuentos en su seccioacuten 2 deResponsabilidades paacutegina 4 expresa que

ldquoTodo descuento otorgado a un cliente ya sea por estrategias ocubrimiento de riesgos que no consten en el presupuesto debenser aprobados por el Gerente de Ventas y por el PlanificadorFinanciero con el fin de medir el costo ndash beneficio del mismoCaso contrario no se generaraacutenrdquo

Causa

No existe una buena praacutectica de comunicacioacuten entre la gerenciade ventas y la planificacioacuten financiera principalmente porqueson rubros que afectan al presupuesto que es controlado porFinanzas y que estos descuentos son solicitados en su mayoriacuteapor el Country Manager y la comunicacioacuten a la gerencias deventas se realiza una vez creada la promocioacuten

EfectoEsta praacutectica genera desbalances en las metas planteadas paracada una de las gerencias y malestar en las gerencia de ventasal ver su campo de accioacuten invadido y limitado

Conclusioacuten

El proceso no se cumple de acuerdo a lo establecido en lapoliacutetica y en el procedimiento por lo que existe unainobservancia total de lo establecido en la reglamentacioacutencorporativa generando un proceso inexacto e incorrecto

216

A la Gerencia General

RecomendacioacutenSupervisar que los lineamientos implementados por la propiaadministracioacuten se cumplan generando una adecuadacomunicacioacuten entre los departamentos de Finanzas y ventasgenerando el respeto de la independencia e interrelacioacuten de lasfunciones de cada una de estas aacutereas

Falta de comunicacioacuten de las poliacuteticas y procedimientos corporativos queafectan al aacuterea comercial a la Fuerza de Ventas en general

Condicioacuten

La administracioacuten no genera una comunicacioacuten de las poliacuteticascorporativas existentes que afectan al aacuterea comercial a todo elpersonal de la Fuerza de Ventas sino uacutenicamente a lasGerencias y los Supervisores los cuales tampoco compartenesta informacioacuten con sus reportes

Criterio

Tal como se indicoacute en el capiacutetulo 3 la falta de comunicacioacuten delas poliacuteticas es un problema que se genera en todas las aacutereas dela entidad inobservando el procedimiento para la correctacomunicacioacuten de poliacuteticas corporativas paacuterrafo 30 que diceldquoEl comiteacute gerencial como parte primordial de sus obligacionesdeberaacute repartir y dar a conocer la misioacuten visioacuten poliacuteticascorporativas y valores corporativos el momento que se integra ala compantildeiacutea La estrategia y planes de accioacuten generales noconfidenciales y susceptibles de mal uso se deberaacuten a dar aconocer y hacerse puacuteblicos entre los empleados asiacute como losresultados de la compantildeiacutea cada trimestre en el Vamos Juntosrdquo

Causa

La administracioacuten y en especial las Gerencias de Ventas no hancreado una cultura de conocimientos y buena praacutectica de laspoliacuteticas y procedimientos que afectan al departamento deventas debido a que las mercaderistas preventistas personal deautoventa impulsadoras no tienen un manejo adecuado de estasy tampoco un conocimiento general

Efecto

El hecho que el personal de la fuerza de ventas desconozca losprocedimientos provoca que muchos de los procedimientos selleven a cabo en forma incorrecta y que ciertas poliacuteticas no secumplan Entre los procesos con alto nivel de falencias estaacuten larecoleccioacuten de las devoluciones inadecuada entrega de materialpromocional y reportes de gastos presentados en formaincorrecta

Conclusioacuten

La falta de conocimiento de las poliacuteticas y procedimientoscorporativos genera limitaciones en el control que se puedeestablecer en el personal debido a que si no conoce unprocedimiento o una poliacutetica es imposible cumplirla lo quegenerariacutea desviaciones en la obtencioacuten de metas corporativas

217

A la Gerencia General

Recomendacioacuten

Ejecutar una adecuada comunicacioacuten al personal de ventasreferente a los aspectos corporativos importantes asiacute comodesarrollar una planificacioacuten para realizar por lo menos una vezal antildeo una comunicacioacuten colectiva a todas las personas quenecesitan conocer estas poliacuteticas recordaacutendoles su alcance ypuntos importantes

El despacho del material promocional no cuenta con las aprobaciones nianaacutelisis de los supervisores previo a su despacho

Condicioacuten

El material promocional despachado y colocado en los clienteses entregado por parte de la bodega uacutenicamente con unasolicitud del personal de la fuerza de ventas y no se cuenta conlas aprobaciones ni anaacutelisis de los supervisores para determinarla verdadera necesidad y beneficio futuro de colocar material deexhibicioacuten en un punto de venta determinado

Criterio

Existe una mala aplicacioacuten de la Poliacutetica para asignacioacuten dematerial promocional en su seccioacuten 2 Responsabilidades quemencionaldquoLos supervisores de ventas seraacuten los encargados de revisar losteacuterminos para la entrega del material promocional y solo seraacutenaprobadas las solicitudes que cumplan con las condicionesestablecidas en la presente poliacuteticardquoSeccioacuten 4 MetodologiacutealdquoPara realizar una asignacioacuten de exhibidores se debedeterminar primero que tipo de exhibidor se va a entregar y deacuerdo a su tamantildeo y modelo el vendedor tendraacute que justificaren un informe la ubicacioacuten del punto de venta el espacio queocuparaacute el exhibidor los montos de compra del cliente ydeterminar una proyeccioacuten para crecimiento del sectorrdquo

Causa

El personal de la bodega no exige que el informe para lasolicitud de material promocional tenga la firma del respectivosupervisor y realiza los despachos normalmente adicional a lafalta de conocimiento de las poliacuteticas corporativas provoca quela fuerza de ventas no se genere la obligacioacuten de cumplir conuna buena praacutectica de la poliacutetica mencionada

Efecto

El incumplimiento de la poliacutetica establecida provoca que muchodel material asignado a los clientes no es aprovechado en formacorrecta debido a que ciertos exhibidores costosos sonentregados a clientes que no realizan montos de compra altos yque no utilizan el exhibidor de forma adecuada generandogastos injustificados para Cadbury

218

Conclusioacuten

La asignacioacuten y entrega de los exhibidores y materialespromociones genera un desperdicio ya que estos estaacuten siendoentregados sin el anaacutelisis del beneficio que se obtendraacute ya quese han encontrado varios exhibidores grandes en clientes queno tienen ni el espacio ni el nivel de compras para cubrirlo deproducto

Recomendacioacuten

A la Gerencia General

Supervisar que la asignacioacuten del material promocional mismoque es costoso sea entregado de acuerdo a lo establecido por lapoliacutetica corporativa y con un anaacutelisis de los consumosrealizados por los clientes asiacute como la seguridad que tendraacute elbien de la compantildeiacutea en el punto de venta

442 Indicadores de Gestioacuten para el departamento de Ventas

Los Indicadores de gestioacuten aplicados para el departamento de Ventas nos permitiraacuten

medir las variables relacionadas con las metas impuestas por la administracioacuten asiacute

como el desempentildeo del departamento

Asiacute tenemos los siguientes indicadores para este departamento

iquestQueacute se va aMedir Objetivo

Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios

Conocimiento dela Visioacuten

Establecer cuantosempleados de lacompantildeiacutea conocensu visioacuten

Visioacuten

de empleados del departamentoFinanciero que Conocen la Visioacuten

de la Empresa Miacutenimoaceptable 85

82

83

El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten de laVisioacuten

Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con suvisioacuten

Visioacuten

de empleados del departamento deVentas que Comparten la Visioacuten de

la Empresa Miacutenimoaceptable 80

82

83

Se presenta como indicadorimportante ya que todos losempleados que conocen lamisioacuten estaacuten de acuerdo conesta

Total empleados del departamentode Ventas 99

Conocimiento dela Misioacuten

Fijar cuaacutentosempleados de lacompantildeiacutea conocensu misioacuten

Misioacuten

de empleados del departamento deVentas que Conocen la Misioacuten de la

Empresa Miacutenimoaceptable 75

82

83

El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten de laMisioacuten

Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con sumisioacuten

Misioacuten

de empleados del departamento deVentas que Comparten la Misioacuten de

la Empresa Miacutenimoaceptable 83

82

83

Representa que todos losempleados trabajan en pro dela consecucioacuten de losobjetivos de la compantildeiacuteaTotal de empleados del

departamento de Ventas 99

219

iquestQueacute se va aMedir Objetivo

Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios

Eficacia de losMetas planteados

Establecer laeficacia en elalcance de las metasplanteados

Metas

Meses en que se ha alcanzado lameta de ventas

Miacutenimoaceptable 92

12

100

El departamento de ventas haalcanzado las metas de ventasdurante todos los meses delantildeo12 12

Nivel de eficaciaen las metaspropuestas

Determinar sobre el100 en queporcentaje promediohan sido alcanzadaslas ventas propuestas

Metas

Promedio de ventas realesalcanzadas

Miacutenimoaceptable 95

236000000115

El logro en las ventas ha sidobastante exitoso en el 2010pasando un 15 del propuestoPromedio de ventas propuestas en

el antildeo 205000000

Nivel deliderazgo delpersonal de lacompantildeiacutea

Fijar el nivel deliderazgo que poseeel personal engeneral

Direccioacuten yliderazgo

Personal que identifica el estilo deLiderazgo

Miacutenimoaceptable 10

12

12

El miacutenimo aceptable para deldepartamento es establecido enun 12 debido a la grancantidad de Personas en laFuerza de Ventas que trabajana cargo de supervisores ygerentes

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten delliderazgo de lacompantildeiacutea

Medir la aceptacioacutendel estilo deliderazgoestablecido en lacompantildeiacutea

Direccioacuten yliderazgo

Personas que aceptan el estilo deliderazgo

Miacutenimoaceptable 90

84

85

Existe una reaccioacuten de algunaspersonas para aceptar a laNueva Gerencia de Ventasestablecida por la compra deKraft a la compantildeiacutea

Total empleados del departamentode Ventas 99

220

221

45 Propuesta de Control Interno

Con los resultados obtenidos de la evaluacioacuten generaremos una propuesta de Control

Interno para el departamento de Ventas que le permita a la compantildeiacutea establecer un

sistema de control basado en poliacuteticas procedimientos y actividades en el aacuterea

comercial

451 Poliacuteticas de control para el departamento de Ventas

Poliacutetica para el Control de devoluciones

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de esta poliacutetica es establecer los lineamientos para la gestioacuten de las

devoluciones en Buen y Mal estado generadas en Ecuador en los canales Tradicional

Moderno y Mayorista

B DEFINICIONES

Devolucioacuten Es el retorno de un producto que ha estado en propiedad de un cliente

Buen Estado Se considera que un producto se encuentra en buen estado cuando se

encuentra apto para la venta con el empaque original y dentro de los plazos

suficientes para considerarlo como apto para la comercializacioacuten tomando en cuenta

el tiempo de su consumo de acuerdo a lo establecido en la poliacutetica comercial

Mal Estado Se considera que un producto se encuentra en mal estado cuando su

caducidad se encuentra cercana se encuentra averiado descontinuado o no vigente

por cambio de empaque

Rechazos Son las devoluciones del producto antes de perfeccionarse la venta es

decir no se hizo la transferencia de la propiedad del producto al cliente

222

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Supervisor de Ventas

bull Se encarga de verificar el producto a devolver y deelaborar el formato de pedido de recojo que debeindicar si el producto se encuentra en buen o malestado

bull Elaborar un informe que contenga el detalle si lamercaderiacutea fue vendida por la compantildeiacutea de acuerdo allote verificado

bull Coordinaraacute con la bodega la logiacutestica para recoger elproducto

Gerentes de canal deVentas

bull Gerente de Ventas deberaacute aprobar y validar el recojode la mercaderiacutea siempre y cuando haya recibido delsupervisor el informe de devolucioacuten caso contrariodeberaacute rechazar la devolucioacuten

Fuerza de ventas

bull Canalizar la solicitud de devolucioacuten desde el clientehasta el supervisor

bull Obtener la informacioacuten del cliente el porqueacute de ladevolucioacuten

Bodegabull Recibir la mercaderiacutea contra el informe aprobado por

el Gerente de ventasbull Emitir la nota de creacutedito

D METODOLOGIacuteA

bull Cuando se notifiqueacute la solicitud de devolucioacuten el supervisor deberaacute solicitar

a la bodega un reporte del lote que el cliente estaacute devolviendo para verificar

que este haya sido vendido por la compantildeiacutea y comprado por el cliente que

hace la solicitud ya que no se recibiraacuten cambios realizados por realizados

entre clientes

bull La Bodega no realizaraacute la logiacutestica para retirar el producto devuelto mientras

no haya recibido el informe firmado y aprobado por el gerente de ventas

bull La nota de creacutedito emitida debe ser entregada al cliente en el plazo maacuteximo

de 48 horas para que estas no generen rechazos por los clientes por las fechas

especialmente por cambio de mes

223

E SEGUIMIENTO

El seguimiento lo deberaacute realizar Creacuteditos y cobranzas en forma automaacutetica ya que

esta nota de creacutedito disminuiraacute el valor de la deuda del cliente En caso la cuenta del

cliente quedeacute con un saldo negativo creacuteditos deberaacute solicitar la emisioacuten de un pago

para que esta cuenta quede en cero

Poliacutetica para el Control de entrega del material promocional

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de esta poliacutetica es determinar puntos de control para asignar material

promocional a los clientes en todo el territorio ecuatoriano

B DEFINICIONES

Material promocional Son obras audiovisuales y graacuteficas asiacute como todas las partes

componentes de las mismas que constituyen los mensajes publicitarios de las

campantildeas difundidas a traveacutes de cualquier medio y soporte considerados como

convencionales

Exhibidores Constituye material promocional disentildeado para mejorar la

presentacioacuten en el punto de venta de los productos

Sectores High income Se considera a los sectores en los cuales los clientes tienen

un alto grado de consumo y nivel de ventas para la compantildeiacutea asiacute como los productos

que se comercializan en estos lugares son de costos altos

Sectores low income Son sectores en los que los niveles de ventas de la compantildeiacutea

son bajos y los productos consumidos son econoacutemicos

224

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Fuerza de ventas

bull Elaborar informe acerca de la asignacioacuten delmaterial promocional en el caso de exhibidores eltamantildeo solicitado el sector donde se ubica elcliente el espacio y la seguridad con el que contaraacuteel exhibidor y el monto de ventas que consume elcliente y cuanto podraacute mejorar con el apoyo de laexhibicioacuten

Supervisor de Ventas

bull Verificar y aprobar el informe presentado por elpersonal de la Fuerza de ventas

bull Entregar una copia de la aprobacioacuten a la bodegapara que el material sea entregado

Bodega

bull Entregar el material promocional uacutenicamente con elinforme aprobado por el supervisor de ventas

bull Emitir la orden de despacho para el adecuadocontrol de los inventarios de material promocional ysolicitar la firma del recibiacute confirme por parte delcliente

D METODOLOGIacuteA

bull Los preventistas y autoventistas deberaacuten incluir en el informe que deben

presentar a su supervisor el nivel de compras del cliente si el sector en el que

se encuentra el punto de venta es high o low income con la finalidad de

determinar el mejor exhibidor a ser asignado

bull El Supervisor debe corroborar la informacioacuten presentada por los preventistas

y autoventistas es correcta con la verificacioacuten fiacutesica y estadiacutesticas de ventas

bull El personal de la bodega NO podraacute sacar ninguacuten exhibidor de las bodegas que

no cuente con la debida aprobacioacuten e informe de firmado por el Supervisor de

ventas siendo la responsabilidad del supervisor la correcta asignacioacuten del

material promocional para los clientes

E SEGUIMIENTO

El personal de la Fuerza de ventas seraacute el encargado de verificar que el material

promocional asignado al cliente cuente con la seguridad para evitar su peacuterdida que

225

este sea mantenido en forma adecuada y seraacute el encargado de llenarlo de producto y

comprobar que no sea utilizado con otros productos que no sean de la compantildeiacutea

Poliacutetica de Control para establecer descuentos comerciales que se encuentran

fuera del presupuesto anual

A OBJETIVO Y ALCANCE

La presente poliacutetica detalla los lineamientos para establecer puntos de control en el

establecimiento de descuentos comerciales otorgados a todos los clientes de la

compantildeiacutea Cadbury Adams Ecuador SA

B DEFINICIONES

Estrategia de Precio Disentildeado para otorgar precios al consumidor sin modificar la

lista de precios estaacutendar (mantener la lista de precios)

Desarrollo de Zona Descuento otorgado para impulsar el desarrollo de una zona

dentro de un cliente Se da debido a rentabilidad yo cobertura

Descuentos Estacionales Descuento otorgado para una estacioacuten o plan del antildeo Por

ejemplo verano inverno Navidad Vacaciones etc

Descuentos Para evitar contrabando Descuento relacionado a un producto

especiacutefico para generar una accioacuten de venta en ciertas ciudadesregioneszonas que

evite la compra por parte de los clientes indirectos de producto de contrabando

Descuentos Para evitar ldquoWrite Offrdquo Descuento relacionado a un producto

especiacutefico para generar que permita al cliente mejorar la rotacioacuten del producto

evitando la incineracioacuten del producto por mal estado debido a alcanzar la fecha de

vencimiento

226

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Planificacioacuten Financiera

bull Debe analizar las actividades dentro de presupuestoen los referente a los descuentos entregados porpromociones basados en concursos establecidos porlos clientes

bull Verificar la posibilidad de entregar promocionesadicionales de acuerdo a los colchones en elpresupuesto de ventas

Gerentes de canal deVentas

bull Determinar coordinando con la Gerencia de ventasy el aacuterea de Trade marketing la viabilidad deestablecer los descuentos promocionales

bull Verificar que el aacuterea de Trade Marketing realice lacomunicacioacuten adecuada y publicidadcorrespondiente para hacer conocer a los clientes elbeneficio y condiciones de la promocioacuten

Supervisor de Ventas

bull Conciliar los montos cumplidos por los clientespara emitir las notas de creacutedito

bull Verificar que los clientes reciban sus notas decreacutedito

Creacutedito y cobranzasbull Emitir las notas de creacutedito posterior a la

comprobacioacuten de la informacioacuten entregada porTrade Marketing

Gerente General bull Aprobar las actividades a realizar fuera delpresupuesto para otorgar descuentos comerciales

D METODOLOGIacuteA

bull El aacuterea de Trade Marketing en conjunto con la Gerencia de Ventas

determinaraacuten la posibilidad de iniciar una promocioacuten para los clientes a traveacutes

de la cual por el cumplimiento de metas establecidas en los niveles de

compras se haraacuten acreedores a un descuento calculado sobre las ventas que

ingresan en el concurso siempre y cuando el aacuterea de planificacioacuten financiera

haya informado que existe un colchoacuten en el presupuesto de ventas para

otorgar los descuentos mencionados

bull Las gerencias de canal de ventas elaboraraacuten un informe con el resumen de

los niveles de ventas esperados y que recesioacuten generaraacute posterior a la

promocioacuten tomando en cuenta los flujos de efectivo que se recibiriacutean por

adelantado y el costo ndash beneficio que generariacutea

227

bull En el caso que el informe genere beneficios y este sea aprobado por el

Gerente de ventas el aacuterea de Trade marketing deberaacute iniciar la comunicacioacuten

de la promocioacuten entre los clientes con el fin que los clientes puedan exigir

sus beneficios adquiridos y evitar que la Fuerza de Ventas pueda usurpar

dichos beneficios

bull Una vez alcanzadas las metas por los clientes creacuteditos y cobranzas deberaacute

emitir las notas de creacutedito y el supervisor de ventas se encargaraacute de verificar

que estas sean recibidas por el cliente

E SEGUIMIENTO

Se deberaacute realizar un seguimiento posterior al teacutermino de la promocioacuten para conocer

la satisfaccioacuten entre los clientes y cuaacuteles fueron los iacutendices de recuperacioacuten de

efectivo generado en esas ventas

Poliacutetica de Control para la presentacioacuten y revisioacuten de Reportes de Gastos

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de la poliacutetica es establecer paraacutemetros para una adecuada preparacioacuten y

presentacioacuten de los reportes de viajes de los colegas de la Compantildeiacutea Cadbury

Adams que seraacuten revisados en las oficinas de Quito asiacute como establecer puntos de

control en la revisioacuten de los mismos

B DEFINICIONES

Reportes de gastos Son documentos a traveacutes de los cuales los empleados de una

compantildeiacutea pueden solicitar la devolucioacuten de los valores desembolsados por ellos

siempre y cuando estos correspondan a gastos generados para atender actividades

que contengan un ingreso para la compantildeiacutea provocado o mejorado por dichos

desembolsos Estos desembolsos deben contener la documentacioacuten soporte de

acuerdo a lo establecido por la autoridad tributaria local Servicio de Rentas Internas

228

Viaacuteticos Son recursos asignados a los empleados de una entidad que para el

desempentildeo de sus funciones cuando deban de trasladarse por un periacuteodo mayor de

24 horas a lugares distintos al de su residencia Estos valores los gastos por concepto

de alimentacioacuten hospedaje y gastos menores inherentes al viaje

Sistema Dinnero Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes

a los viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos

como para presentar sus gastos por viaacuteticos

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Gerencias

bull Deberaacuten verificar que los valores presentados comoreembolsos por parte de los colegas sean racionalesy que estos esteacuten relacionados directamente altrabajo que ellos desempentildean antes de generar lasaprobaciones en el sistema

Analista de TradeMarketing Analista deCuentas por pagar

bull Revisar la documentacioacuten fiacutesica que soporta losgastos presentados por el colega y solicitados parareembolso asiacute como que el reporte esteacute lleno enforma correcta de acuerdo a la poliacutetica corporativade viajes y que cumpla con los requerimientosestablecidos en el reglamento para la aplicacioacuten dela Ley de reacutegimen tributario interno en su artiacuteculo27 que norma las liquidaciones de viaje

Contador general

bull Mantener actualizados de todas las reformastributarias emitidas por la autoridad fiscal a losAnalistas de Trade Marketing y de Cuentas porpagar con el fin de minimizar las contingenciastributarias

D METODOLOGIacuteA

bull Los colegas administrativos asiacute como los colegas de la Fuerza de Ventas que

poseen un equipo de coacutemputo de la compantildeiacutea deberaacuten ingresar la informacioacuten

de los reportes de gastos que deberaacute regirse a lo normado en la poliacutetica

corporativa de viajes en el sistema Dinnero uno por uno los documentos que

van a solicitar el reembolso en este detallaraacuten los valores completos sin

desglosar impuestos Una vez que los documentos hayan sido ingresados en

229

el sistema los empleados administrativos deberaacuten entregarlos al analista de

Cuentas por pagar y los administrativos de la Fuerza de Ventas al analista de

Trade Marketing Los empleados de la Fuerza de Ventas que no poseen un

equipo de coacutemputo de la empresa deberaacuten entregar los reportes de gastos

presentados de acuerdo a la poliacutetica de viajes directamente al analista de

Trade marketing para que este ingrese la informacioacuten documento por

documento y colega por colega en el sistema Dinnero a traveacutes de una

plantilla Aquellos documentos que excedan los montos asignados a cada uno

de los colegas por movilizacioacuten seraacuten rechazados y no se incluiraacuten en la

plantilla para la carga

Formato para la presentacioacuten de los reportes de Gastos

Instructivo

El reporte debe ser llenado por el empleado en el encabezado debe constar el

periodo y el motivo del viaje asiacute como la identificacioacuten del colega

En el cuerpo debe ir la siguiente informacioacuten

Fecha Debe contener la fecha del documento soporte del gasto

Ndeg El nuacutemero del documento soporte del gasto

Local El establecimiento donde se realizoacute el consumo

230

Descripcioacuten del gasto Identificacioacuten del tipo de gasto Ej Alojamiento nacional

Valor en moneda del documento Determinar el valor completo del soporte del

gasto en caso sea moneda extranjera en el caso de tratarse de doacutelares iraacute el mismo

valor en las dos uacuteltimas columnas

Valor en doacutelares Convertir el valor del documento soporte en caso de ser moneda

extranjera diferente de doacutelares

bull Los dos analistas mencionados deberaacuten revisar que los documentos que

respaldan el gasto contengan la siguiente informacioacuten fecha del documento

el local y el detalle del consumo realizado valor detallado en forma clara los

documentos no deben tener enmendaduras tachones ni borrones estar

presentados de acuerdo al nuevo reglamento para comprobantes de venta y

que no contengan consumos no permitidos en la poliacutetica corporativa de

viajes

bull En el caso uno o maacutes documentos no contengan la informacioacuten y de la forma

sentildealada en el punto anterior estos seraacuten devueltos a los colegas y no seraacuten

reembolsados

bull Las gerencias deberaacuten aprobar a traveacutes del sistema Dinnero los reportes de

gastos verificando todos los valores solicitados a reembolso En el caso que

los valores esteacuten fuera de los rangos normales para el gasto presentado este

deberaacute ser rechazado en el sistema Dinnero informando al colega el porqueacute

del rechazo

bull Si el colega logra justificar el valor consumido este se aprobaraacute en el sistema

procediendo a la contabilizacioacuten normal por parte de Shared Service

E SEGUIMIENTO

En el caso de la Fuerza de venta el aacuterea de Trade Marketing seraacute la encargada de

verificar que los pagos a los colegas se hayan realizado En el caso del aacuterea

Administrativa lo haraacute la analista de Cuentas por pagar

231

Poliacutetica de Control para la el establecimiento de metas en las ventas

A OBJETIVO Y ALCANCE

Delimitar praacutecticas correctas para establecer metas de ventas acordes con la realidad

de la compantildeiacutea que eviten que los empleados de la Fuerza de ventas se vean

abocados a realizar actos iliacutecitos o no eacuteticos con el fin de alcanzas las metas

planteadas por la administracioacuten en el territorio Ecuatoriano

B DEFINICIONES

Cuota Hace mencioacuten a la meta establecida por la Administracioacuten impuesta al

personal de la fuerza de ventas con el fin de que se cumpla un monto mensual

determinado tanto en valor como cantidad de los productos de la compantildeiacutea

Incentivos Son todos los beneficios que alcanza el persona del departamento de

Ventas por el cumplimiento de objetivos establecidos en el presupuesto de ventas

Demanda Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes a los

viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos como

para presentar sus gastos por viaacuteticos

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Gerente General

bull Llamar a reunioacuten al comiteacute gerencial para estableceren conjunto y consenso el presupuesto de objetivosde ventas

bull Revisar y verificar todos los escenarios posiblespara la consecucioacuten de las ventas frente al sistemapoliacutetico inestable en el paiacutes

bull Determina reuniones para realizar verificacionesmensuales de las metas establecidas y de ser el casoejecutar modificaciones de acuerdo a la realidad quela empresa y el paiacutes vivan en ese momento

232

Planificador Financiero

bull Plantear los escenarios para la consecucioacuten de losobjetivos de ventas a consideracioacuten del comiteacutegerencial

bull Establecer un presupuesto para dotar deherramientas comerciales y promocionales queapoyen a la Fuerza de ventas a la obtencioacuten de lacuota

Gerente de marketing

bull Informar acerca de los estudios de mercadoactualizados para determinar la demanda de losproductos del sector de confites en el Ecuador cuales el mercado ganado por la compantildeiacutea y lo queposee la competencia

bull Elaborar un FODA de la competenciabull Planificar estrategias de publicidad que mantenga

yo incrementen la participacioacuten de mercado asiacutecomo que se formen en una herramienta de influiren el consumidor para la adquisicioacuten de losproductos de la compantildeiacutea

Jefe de Trade Marketing bull Establecer estrategias promocionales y deexhibicioacuten para conquistar la atraccioacuten del mercado

Gerente de Ventas

bull Establecer estadiacutesticas de ventas por regioacuten ciudadsector y temporada para determinar cuaacuteles son lossitios y fechas en las que se pueden generar mejoraspara las ventas

Planificador de laDemanda

bull Determinar la demanda bajo estudios mensualesbull Informar al comiteacute gerencial en forma perioacutedica

acerca de la capacidad de cubrir la demandaestablecida a traveacutes de la capacidad de las plantaspara la entrega de producto

D METODOLOGIacuteA

bull Elaborar un presupuesto anual de objetivos de ventas tomando en cuenta

toda la informacioacuten entregada por los responsables en consenso con el

comiteacute gerencial

bull Revisar en forma mensual las variaciones generadas tanto en la realidad del

desarrollo del negocio como en la consecucioacuten de los objetivos y de ser el

caso replantear las metas para que estas sean racionales

bull Mantener los incentivos a la Fuerza de ventas para que la cuota sea

alcanzada

233

E SEGUIMIENTO

Realizar una evaluacioacuten mensual de los objetivos alcanzados y poner puntos de

atencioacuten en aquellos que no se estaacuten ejecutando para buscar oportunidades de

mejora

452 Procedimientos de Control Interno para el departamento de Ventas

bull Verificar que todos los reportes de gastos por viajes internacionales de la

Fuerza de Ventas sean presentado en un maacuteximo de 7 diacuteas calendario En el

caso de los viaacuteticos los documentos no deberaacuten tener una antiguumledad mayor a

un mes

bull Observar la poliacutetica de control de Creacuteditos y cobranzas donde se contemplan

paraacutemetros para la aprobacioacuten de pedidos previo a la aprobacioacuten de ventas

para evitar que se despache mercaderiacutea a clientes que no se encuentran al diacutea

con los pago

bull Realizar los caacutelculos de los incentivos ganados por el personal de la Fuerza

de ventas de acuerdo a los porcentajes establecidos en los beneficios a los

empleados

bull Observar la poliacutetica de control para Noacutemina con el fin de respetar las fechas

de entrega de la informacioacuten de los incentivos para que los empleados reciban

sus haberes a tiempo

bull Mantener bajo custodia segura los modelos exclusivos de los exhibidores

retirados de los proveedores con el fin de evitar posibles plagios o en su

defecto destruirlos en el caso que estos no se vayan a utilizar maacutes

bull Separar la mercaderiacutea recibida en buen estado de las devoluciones para

determinar si es procedente regresarla a los pallets de bodega o debe

realizarse con ella promociones o autoconsumos

234

Divulgacioacuten de las poliacuteticas corporativas e informacioacuten de laimportancia de su cumplimiento dos veces al antildeo que deberaacuten serincluidas en las presentaciones de las reuniones de Vamos Juntos enla que se entregaraacuten folletos con los puntos importantes de lasmismas en las que se deberaacuten ejemplarizar con casos reales

24000

Capacitacioacuten para el personal recieacuten ingresado que debe incluir unresumen de los procedimientos importantes de la compantildeiacuteainformacioacuten corporativa como poliacuteticas procedimientos valoresmisioacuten visioacuten etc asiacute como reuniones con el personal con el queinteractuaraacute en su trabajo diario

75000

Total costos relacionados con capacitaciones 99000

453 Actividades para el departamento de Ventas

bull Observar de forma inmediata el procedimiento corporativo de la otorgacioacuten

de descuentos comerciales que no se encuentran en el presupuesto para

desarrollarlo de acuerdo a los lineamientos de la administracioacuten

bull Establecer una adecuada comunicacioacuten entre las aacutereas de planificacioacuten

financiera Gerencias de ventas y Gerencia General para llevar a cabo en

forma correcta la poliacutetica administrativa para otorgar descuentos comerciales

bull Implementar las poliacuteticas propuestas para un adecuado control interno de los

procesos desarrollados en el departamento de Ventas

bull Aplicar los procedimientos de control establecidos en el presente capiacutetulo

como actividades del diacutea - diacutea

46 Costo ndash Beneficio de la implementacioacuten del Sistema de Control Interno para

los departamentos de Recursos Humanos Finanzas y Ventas

Costos generados

Capacitaciones

235

Honorarios a terceros

Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales

120000

Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones

300000

Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000

Materiales y Suministros

Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales

71400

Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil

50000

Total costos por suministros y materiales 121400

TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400

Beneficios

Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc

1300000

Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante

50000

Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial

250000

TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000

En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un

monto de $ 959600

Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que

implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos

permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a

estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad

evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas

De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa

el cliente donde se realiza un acto de persuasioacuten para su consumo asiacute como un

proceso de exhibicioacuten para que el consumidor final se sienta motivado a comprar

Estrategias de promocionales y de ventas Estas estrategias son praacutecticas su

objetivo es el de generar un mayor nivel de ventas ya que regulan las relaciones con

los agentes distribuidores minoristas y clientes Dentro de estas estrategias estaacuten

promociones en precios exhibicioacuten agresiva en el punto de venta monopolizacioacuten

del punto caliente en los centros comerciales con el producto de la compantildeiacutea

mercaderiacutea gratuita Sampling38

Ejecucioacuten del presupuesto de objetivos de venta La Fuerza de ventas debe

cumplir con las cuotas establecidas por la Gerencia de ventas y Gerencia general de

acuerdo al presupuesto de ingresos detallado en el plan operativo Esto es una

medida de desempentildeo para la Fuerza de Ventas

Costos y Presupuestos de Ventas Se realiza con el fin de controlar los gastos los

gerentes de ventas de cada canal con ayuda del aacuterea de planificacioacuten financiera

deben calcular el volumen probable de las ventas y determinar cuaacuteles seraacuten los costos

en los que van a incurrir para todo el antildeo esto a nivel de gastos indirectos como

sueldos viajes suministros incentivos comisiones etc maacutes no en lo referente al

costo por temas promocionales

Verificacioacuten perioacutedica de estudios de mercado Esta no es una tarea directa del

departamento de ventas sino maacutes bien del departamento de Mercadeo se lo debe

hacer con una periodicidad de 6 meses de acuerdo a los lineamientos de los

procedimientos establecidos para este departamento Esto le permite a la empresa

obtener conocimiento de los mercados las preferencias del consumidor sus haacutebitos

de compra y su aceptacioacuten del producto y es fundamental para una buena

administracioacuten de ventas debido a que se debe recoger registrar y analizar los datos

relativos al caraacutecter cantidad y tendencia de la demanda asiacute como datos que deben

incluir el anaacutelisis y la investigacioacuten de ventas estudios estadiacutesticos de las ventas

territorio distribuidores y temporadas

38 Entrega de muestras gratis para que el consumidor pruebe el producto previo a sucomercializacioacuten

Planificacioacuten de Ventas El Gerente de ventas debe fijar los objetivos en cuanto a

las actividades comerciales necesarias para lograr las metas en los presupuestos

establecidos La planeacioacuten de ventas debe coordinar las actividades de la Fuerza de

Ventas entre supervisores ejecutivos y vendedores impulsadoras asiacute como la

distribucioacuten fiacutesica disponibilidad de los inventarios los presupuestos y el control de

los agentes de ventas

Manejo de buenas relaciones con los distribuidores y minoristas Es importante

mantener buenas relaciones con agentes ya que son los medios para llegar al

consumidor final para esto se requiere proporcionarles incentivos por montos de

compra descuentos como clientes preferenciales capacitarles e informarles sobre los

nuevos productos y promociones y otorgarles facilidades de distribucioacuten siempre

midiendo el costo ndash beneficio de mantenerlos como distribuidores versus el uso de

una fuerza de venta directa que incluye costos por transporte y distribucioacuten

Administracioacuten del departamento de ventas Esta es una funcioacuten del Gerente de

Ventas en conjunto con el Gerente General estos se deben en cargar de establecer la

organizacioacuten determinar los procedimientos dirigir el personal de ventas coordinar

el trabajo de los miembros del departamento llevar el registro de las ventas y asignar

tareas y sectores para su atencioacuten tanto a los supervisores como a los ejecutivos de

ventas de los canales que posee este aacuterea

423 Objetivos del Control Interno para el Aacuterea Comercial

Para el adecuado funcionamiento de un sistema actividad o procedimiento es

importante determinar los objetivos que se quieren alcanzar Por ello la aplicacioacuten

del Sistema de Control Interno en el aacuterea comercial de la empresa tiene los siguientes

objetivos

bull Velar por el cumplimiento de las poliacuteticas establecidas por la gerencia en

todos los niveles del departamento de ventas desde las gerencias de canal

dando un ejemplo a los supervisores ejecutivos fuerza de venta e

impulsadoras

bull Salvaguardar todos los recursos asignados al aacuterea comercial para cumplir con

las actividades a esta asignada a traveacutes de puntos de control como asignacioacuten

de custodias vigilancia del cumplimiento de poliacuteticas y seguimiento del buen

uso de los recursos

bull Certificar que las poliacuteticas sean conocidas por el personal de la Fuerza de

ventas para su correcta ejecucioacuten

bull Comprobar que los recursos de la compantildeiacutea sean utilizados eficientemente y

para la consecucioacuten de los objetivos de la entidad

bull Crear una cultura de control en los colaboradores del aacuterea comercial para que

vivan las poliacuteticas los valores y los imperativos de la entidad de tal forma

que protejan los bienes como suyos propios

43 Medicioacuten del riesgo

Tomando en cuenta que el control es un proceso ciacuteclico y repetitivo este debe estar

compuesto de cuatro elementos que se suceden

1 Establecimiento de estaacutendares Establece los criterios de evaluacioacuten o

comparacioacuten dados por la normativa Dentro de estos pueden existir

estaacutendares de cantidad para volumen de produccioacuten cantidad de existencias

horas trabajadas estaacutendares de calidad estaacutendares de tiempo y estaacutendares de

costos

2 Evaluacioacuten del desempentildeo acerca de las actividades establecidas en la

entidad

3 Comparacioacuten del desempentildeo donde se compara el desempentildeo con el

estaacutendar establecido para verificar si hay desviaciones o variaciones

importantes

4 Accioacuten correctiva para corregir el desempentildeo para adecuarlo al estaacutendar

esperado

Para realizar la medicioacuten del riesgo de control del aacuterea comercial se deben analizar

algunas variables tanto externas como internas que influyen en un adecuado control

sobre las actividades del aacuterea comercial Entre los puntos criacuteticos que pueden

generarse como variables internas tenemos

bull Falta de supervisioacuten en la salvaguardia de los recursos que la empresa otorga

al aacuterea para el desarrollo de sus operaciones tanto en presupuesto como

materiales y equipos

bull Establecimiento de metas inalcanzables en cuanto a la cuota que deben

cumplir el personal de la Fuerza de ventas para ver realizados sus objetivos

bull Desconocimientos de las poliacuteticas procedimientos niveles de autorizacioacuten y

restricciones que tienen los empleados de la Fuerza de ventas

bull Inobservancia de las poliacuteticas establecidas por la administracioacuten por parte del

personal que colabora en el aacuterea de ventas

bull Inobservancia de lo establecido en la legislacioacuten tributaria lo que generariacutea

una contingencia fiscal para la empresa

bull Falta de supervisioacuten sobre la mercaderiacutea que devuelven los clientes para

verificar que esta fue despachada por Cadbury y que antiguumledad tiene la

misma

bull Mal uso del efectivo recolectado por la Fuerza de ventas ya que este debe

llegar a Creacuteditos y Cobranzas tal como fue entregado por el cliente

bull Acuerdos no legales ni autorizados por la compantildeiacutea realizados por el

personal de ventas con clientes para mejorar el desempentildeo de sus objetivos

Entre las variables externas estaacuten

bull Incumplimiento de los contratos de confidencialidad por parte de los

proveedores que otorgan los materiales promocionales y de exhibicioacuten Esto

genera un alto riesgo que los disentildeos sean copiados por la competencia

bull Incumplimiento de los contratos de exclusividad de ciertos clientes a los que

la compantildeiacutea ha entregado inversioacuten para que generen sus operaciones asiacute

como el uso de su Fuerza de Ventas

bull Declaracioacuten de quiebra de clientes importantes asiacute como cierre de sus

operaciones por falta de cumplimiento con las entidades legales lo que

generariacutea grandes problemas de rentabilidad para la entidad

bull Disminucioacuten del poder adquisitivo de la poblacioacuten que genere que el

personal de la Fuerza de ventas se vea forzado a incurrir a taacutecticas dolosas

con el fin de cumplir sus metas

431 Evaluacioacuten de los procesos que se desarrollan en el departamento de

Ventas

Al igual que en el capiacutetulo II para realizar evaluacioacuten de control interno de los

procesos se aplicaraacuten

bull Los cuestionarios de Control

bull Descripciones narrativas

bull flujogramas

bull La matriz de riesgos utilizando los mismos paraacutemetros y la misma tabla

a) Probabilidad de ocurrencia del Riesgo

b) Impacto ante la ocurrencia del Riesgo

Matriz de riesgo

Pro

babi

lidad

Frecuente Alto Alto Alto

Moderado Medio Medio Alto

PocoFrecuente

Bajo Medio Alto

Leve Moderado AltoImpacto

Evaluacioacuten de las principales actividades de la Administracioacuten de Ventas

Cuestionario de Control Interno para la Administracioacuten de ventas

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

iquestExiste controlpresupuestario de los gastosincurridos en eldepartamento de ventas

2iquestSe comunican las poliacuteticascorporativas existentes atodo el personal de ventas

X X

Lacomunicacioacutende las poliacuteticassolo se realizaa nivel desupervisores yejecutivos elresto depersonal notiene estacomunicacioacuten

3

iquestLos supervisores yejecutivos de ventasreciben del personal a sucargo un reporte perioacutedicode actividades

X

4iquestSe estimula el crecimientoprofesional del personal deventa

X

5

iquestPara los eventos de lacompantildeiacutea se toma encuenta a todo el personal dela Fuerza de Ventasincluso a las mercaderistasprevendedores etc

X

Matriz de Riesgo de la Administracioacuten de Ventas

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

No existe un controlpresupuestario de losgastos incurridos enel departamento deventas

La administracioacutenrealiza un adecuadocontrolpresupuestario detodos los gastos delaacuterea

X X Bajo

2

No se comunican laspoliacuteticas corporativasexistentes a todo elpersonal de ventas

La comunicacioacuten delas poliacuteticas solo serealiza a nivel desupervisores yejecutivos el restode personal no tieneesta comunicacioacuten

X X Alto

3

Los supervisores yejecutivos de ventasno reciben delpersonal a su cargoun reporte perioacutedicode actividades

Las cabezas deldepartamento no unreporte detallado delas tareas realizadaspor el personal deventas

X Bajo

4

No existeestimulacioacuten alcrecimientoprofesional delpersonal de venta

La administracioacutende ventas sepreocupa por retaral personal deventas para quemejoren suscondicionesacadeacutemicas ycrezcanprofesionalmente

X X Bajo

5

No se toma en cuentaa todo el personal dela Fuerza de Ventasen los eventosrealizados por lacompantildeiacutea

El personal de laFuerza de Ventasen su todo es elpersonal maacutestomado en cuentadentro de lacompantildeiacutea

X X Bajo

4311 Evaluacioacuten del proceso de revisioacuten de Reportes de gastos de la Fuerza de

Ventas

Cuestionario de Control Interno para la revisioacuten de Reportes de gastos de laFuerza de Ventas

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

iquestLos reportes de gastos dela Fuerza de ventas sonrevisados por el personal deFinanzas

X

De acuerdo alprocedimientolos revisa elpersonal deTradeMarketing

2

iquestTiene una correctacapacitacioacuten tributaria lapersona que revisa losreportes de gastos delpersonal de ventas

X

La personatiene unaadecuadacapacitacioacutencon respecto alos temastributarios ysusactualizaciones

3

iquestLos reportes de gastos dela Fuerza de ventas cuentancon las aprobacionescorrespondientes

X

4iquestLos aprobadores revisanfiacutesicamente los reportesantes de aprobarlos

X X

Los reportesson aprobadosuacutenicamente pormontos en elsistema

5iquestSe tiene una poliacutetica demovilizacioacuten para la Fuerzade Ventas

X

6

iquestSe verifican los cupos demovilizacioacuten de todo elpersonal de ventas a traveacutesde un adecuado control enlos reportes de gastos

X

Narrativa del proceso de revisioacuten de los reportes de gastos de la Fuerza de

Ventas

El Proceso inicia cuando el personal de ventas (Gerentes Supervisores y

autoventistas) ha realizado sus consumos por viaacuteticos y hasta la tercera semana del

mes deben presentar sus reportes de gastos los reportes que sean entregados

posterior a la tercera semana no se recibiraacuten y no seraacuten reembolsados debido a que

se convierten en gastos de periodos diferentes y se lo ejecuta de esta manera para

evitar riesgos fiscales El asistente de Trade Marketing revisa todos los reportes de

gastos y verifica que los soportes esteacuten de acuerdo a lo que determina la legislacioacuten

tributaria y que ninguno de los documentos contenga consumos que la poliacutetica

administrativa de viajes no permita como el consumo de bebidas alcohoacutelicas

adicional se verifican que los cupos utilizados para combustible no sobrepasen lo

estipulado en la poliacutetica de movilizacioacuten y que los pasajes respeten los rangos

salariales Asiacute tambieacuten verifica y corrige la asignacioacuten contable de cada gasto de

acuerdo a su naturaleza

Si los respaldos de los reportes de gastos se encuentran correctos el reporte pasa a la

aprobacioacuten de las gerencias de ventas a traveacutes de la herramienta Dinnero que es un

programa que hace interfase con SAP y que permite controlar los viajes de los

colegas

En Dinnero las gerencias proceden a aprobar los reportes de gastos que han sido

cargados verificando que los valores gastados sean razonables y que justifiquen las

actividades que ellos conocen realizan cada una de las personas de la Fuerza de

ventas

Si los valores son razonables el Gerente General o los gerentes de ventas aprueban

los reportes caso contrario los rechazan a traveacutes del sistema y explican las razones

del porqueacute el rechazo Cuando el reporte ha sido rechazado el colaborador de ventas

puede acercarse a su aprobador y explicar el porqueacute el gasto en caso que este sea

justificado el rubro seraacute aprobado

Una vez aprobado el gasto el shared service corre una transaccioacuten la cual contabiliza

automaacuteticamente todos los gastos contra las cuentas por pagar a los colegas

Cuando las cuentas por pagar estaacuten reconocidas el shared service en conjunto con

Cuentas por pagar gestionan el pago para los colegas ya sea por transferencia

bancaria o por cheque tal como se observoacute en el proceso de Cuentas por pagar en el

capiacutetulo II

SS hh aa

rr eedd

SS ee rr v

v icicee

CC XX

PPAacuteAacute r

r ee aa ss

dd ee D

D irir ee c

c cc ioacuteioacute n

nTT r

r aa dd ee

MMaa r

r kk ee tit

nin gg

FF uu ee

rr zzaa

dd ee V

V eenn t

ata ss

Flujograma de reportes de gastos de la Fuerza de Ventas

IniacutecioPresenta los

reportes de gastospor viaacuteticos

Justifica losvalores alaprobador

SEl reporte de gastos sepresenta hasta la 3era

semana del mes

Revisa y verificaque los soportesesteacuten correctos y

corrigeasignaciones

contables

Los soportes se Nencuentran correctos

No se apruebanlos documentos

que no correctos yse los devuelve al

colega

Fin

No se procesan niN reciben los

reportes de gastos

S

Fin

Se cargan losreportes en el

sistema Dinnero

Los valores sonrazonables S Se aprueba el

reportes de gastos

Se rechaza el

N gasto y se informaal colega de la

FFVV

Contabiliza elgasto en SAPdesde dinnero

Gestiona el pagopara el colega de

acuerdo al procesode CXP

Fin

196

197

Matriz de Riesgo de la revisioacuten de reportes de gastos

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

La persona que revisalos reportes de gastosno tiene una correctacapacitacioacuten tributaria

La persona estaacuteinformada de loscambios en formavaga y no recibe unacapacitacioacuten continua

X X Bajo

2

Los reportes de gastosde la Fuerza de ventasno cuentan con lasaprobacionescorrespondientes

Los reportes de gastosde la Fuerza de ventasson aprobados por losrangos pertinentes dejefaturas inmediatas

X X Bajo

3

Los aprobadores norevisan fiacutesicamente losreportes antes deaprobarlos

Los aprobadores norevisan fiacutesicamentelos reportes sinembargo el personalde Trade marketing seencarga de realizar loscontroles con poliacuteticasadministrativas y loscontroles tributarioslos aprobadoresverifican que losvalores seanrazonables

X X Bajo

4

No se tiene una poliacuteticade movilizacioacuten paracontrolar los gastos dela Fuerza de Ventas

La compantildeiacutea si cuentacon una poliacutetica demovilizacioacutenaplicable para laFuerza de Ventas

X X Bajo

5

No se verifican loscupos de movilizacioacutende todo el personal deventas

Los cupos demovilizacioacuten sonverificados previo a laaprobacioacuten de losreportes de gastos

X X Bajo

198

4312 Evaluacioacuten para el proceso de facturacioacuten

Cuestionario de Control Interno para el proceso de facturacioacuten

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1iquestLas ventas se registran enlos resultados en momentode efectuar la facturacioacuten

X

2iquestSe graba el costo de ventaen forma simultaacutenea a laventa

X

3iquestLos comprobantes deventa tienen autorizacioacutenvigente emitida por rentas

X

4iquestLos pedidos sonadecuadamente controladosy aprobados

X

5

iquestSe realizancircularizaciones perioacutedicasentre los clientes paradeterminar si no existejineteo de dinero por partede la Fuerza de Ventas

X

6iquestSe han firmando contratosde exclusividad con losUSO Promotores

X

Narrativa del proceso de facturacioacuten

El proceso se inicia cuando la Fuerza de ventas recoge los pedidos de los clientes

luego ingresa los pedidos recogidos en el SAP a traveacutes de sus palms En la bodega

se corre una transaccioacuten denominada el packing list para verificar la disponibilidad

de los inventarios

Posterior cartera se encarga de verificar que el cliente no se encuentre en mora para

poder liberar los pedidos caso contrario los retiene hasta que cancele sus deudas

Una vez aprobados los pedidos la bodega corre el proceso de facturacioacuten y emite las

facturas Alista toda la mercaderiacutea de acuerdo a lo facturado y despacha los pedidos

verificando la facturacioacuten

CCRR

eacuteeacute dd iti

oto ss y

y CC o

o bbrr aa

nn zz aa

ssBB

oo dd ee

gg aa

FF uu ee

rr zzaa

dd ee V

V ee nn

tatass

Flujograma para el proceso de facturacioacuten

Inicio Recoger pedidosde clientes

Ingresar lospedidos en el

sistema

CCoorrrererrPPaacckkiningglilsist tppaararavveerirfiifcicaarr

CCoorrrererreel lpprorocceessoo Emitir FacturasAAlilsistatarrppeeddididoossddee

acuerdo a la

S

Se encuentra de

Despachar lospedidos

N

Fin

ddisisppoonnibibiliii

ldidaaddddeeininvveenntatariroioss

ddeefafacctuturaraccioacuteioacutennacuerdo a lafafacctuturaraccioacuteioacutenn

acuerdo a la factura

Volver a verificar lamercaderiacutea de la

factura para eldespacho

VVeerirfiifcicaarrlalaccaartreteraravveennccididaa

Cumple con lospagos

LLibibeerararrlolossppeeddididoossS

ppaararafafacctuturararr

RReetetenneerreel lppeeddididooN hhaasstataqquueeccuummpplala

ccoonnlolossppaaggooss

199

Matriz de Riesgo para el proceso de facturacioacuten

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

Las ventas no seregistran en losresultados enmomento deefectuar lafacturacioacuten

Todas las ventas seregistran en losresultados enmomento deefectuar lafacturacioacuten

X X Bajo

2

El costo de venta nose graba en formasimultaacutenea a laventa

El costo de venta detodas las ventas segraba en formasimultaacutenea a laventa

X X Bajo

3

Los comprobantesde venta no tienenla autorizacioacutenvigente emitida porrentas

Todos loscomprobantes deventa poseen laautorizacioacuten vigenteemitida por rentasla que se renuevacada antildeo

X X Bajo

4

Los pedidos demercaderiacutea no sonadecuadamentecontrolados yaprobados

Todos los pedidos deventa son aprobadospor Creacuteditos ycobranzas ycontrolados por labodega

X X Bajo

5

No se realizancircularizacionesperioacutedicas entre losclientes paradeterminar si noexiste jineteo dedinero por parte dela Fuerza de Ventas

Creacuteditos y cobranzasrealiza unseguimientoperioacutedico de suscuentas para evitarque la Fuerza deVentas se quedecon dinero de losclientes

X X Bajo

6

No se han firmandocontratos deexclusividad con losUSO Promotores

Se mantienencontratos deexclusividad ya quelos USO promotorestrabajan a su vez confuerza de ventasdirecta de lacompantildeiacutea

X X Bajo

4313 Evaluacioacuten del proceso para la entrega de incentivos a la Fuerza de

Ventas

Cuestionario de Control Interno para la entrega de incentivos a la Fuerza deVentas

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

iquestEl establecimiento decuotas para la Fuerza deventas se realiza deacuerdo a un anaacutelisis ysobre una base racional

X

2

iquestLos incentivos para lasgerencias de ventas seencuentran en el rangoestablecido para estoscargos a nivel regional

X

3

iquestLos incentivosentregados se realizanuacutenicamente cuando se hanalcanzado las metas

X

4

iquestSe realizan visitas decampo sorpresivas paraverificar el cumplimientode las rutas de la Fuerzade ventas

X

5

iquestLos incentivos seconsideran como ingresosimputables en el rol depagos

X

6

iquestSe elaboranperioacutedicamente informesde ventas y sus avancescon respecto a las metasestablecidas

X

Narrativa del proceso para la entrega de incentivos de la Fuerza de Ventas

Se inicia cuando las ventas del mes se han cerrado el personal de la Fuerza de

Ventas verifica su cumplimiento y elabora un informe que es entregado al personal

de Trade Marketing quien calcula las metas alcanzadas por cada persona de la

Fuerza de ventas contra la meta establecida y verifica con el informe del colega en

caso existan diferencias con el colega se le informa y se concilia con la informacioacuten

del sistema En el caso que la meta se haya alcanzado al 100 se calcula un 34

201

202

del monto de la venta y en el caso que supere el 110 se aplicaraacute un porcentaje de

41 del total de la venta alcanzada por el colega

Los valores por incentivos son informados a Noacutemina y estos son incluidos en el rol

de pagos

Al final del mes se establece las nuevas metas para el mes subsiguiente que deben

estar acorde con el presupuesto anual de ventas en la reunioacuten mensual de Forecast y

que deben estar bajo la realidad del negocio en el mercado Estas metas son

consensuadas en el comiteacute de direccioacuten incluido la persona de planificacioacuten de

demanda y planificacioacuten financiera Una vez establecidas se comunica a la Fuerza

de Ventas cuales seraacuten las metas a ser alcanzadas en el mes para que alcancen sus

incentivos

203

NNoacuteoacute m

m inin a

aTT r

r aa dd ee

MMaa r

r kk ee tit

nin gg

FF uu ee

rr zzaa

dd ee V

V ee nn

tatass

CCoo m

m iti eacuteteacute

gg ee rr e

e nncc i

aia ll

Flujograma para el proceso de entrega de incentivos a la Fuerza de Ventas

Planifica las nuevasmetas para elsiguiente mes

Informa a laFuerza de Ventas

Fin

Inicio

Elabora informe desu cumplimiento en

metas y se loentrega a Trade

Mkt

Obtiene delsistema las ventas

alcanzadas porcolega

Verifica con elinforme entregadopor el colega de la

FFVV

N

Estaacuten de acuerdo losvalores

S

Concilian con elcolega de acuerdo

a la informacioacutenobtenida en el

sistema

Se calculan losincentivos deacuerdo a lo

establecido en lapoliacutetica de beneficios

a la FFVV

Ingresa losbeneficios en el roldel personal de la

FFVV

204

4314 Evaluacioacuten del proceso para la entrega de material promocional

Cuestionario de Control Interno para la entrega de material promocional a losclientes

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

Previo al despacho delmaterial promocional iquestSeverifica el cumplimientode la poliacutetica y lasautorizacionescorrespondientes

X X

Uacutenicamente serecoge la solicituddel personal deventas no se cuentacon lasaprobaciones nianaacutelisis de lossupervisores

2

iquestSe firman contratos deconfidencialidad con losproveedores que fabricanel material promocional ala compantildeiacutea

X

3

iquestSe ejecuta un adecuadoseguimiento delcumplimiento de estoscontratos

X

4

iquestEl material promocionalasignado tiene unseguimiento paracomprobar su estado en elcliente

X

Narrativa del proceso para la entrega de material promocional

El proceso se inicia cuando el personal de la Fuerza de ventas (autoventistas y

coordinadores de Zona) recogen la solicitud del cliente para la asignacioacuten de un

exhibidor u otro tipo de material promocional no asignado en promociones El

empleado de la Fuerza de Ventas debe elaborar una recomendacioacuten (Justificativo

para solicitar el material promocional) esta recomendacioacuten debe ser revisada por el

Supervisor de la zona que estaacute realizando el requerimiento si la recomendacioacuten

cumple con la poliacutetica comercial para entrega de exhibidores y otro tipo de material

promocional se solicitaraacute a la bodega prepare una orden de despacho para entregar el

material al solicitante de la Fuerza de ventas y esta a su vez se la entrega al cliente

205

BBoo d

d eegg a

aSS

uu pp ee

rr vvisis

ioacuteioacutenn

dd ee V

V ee nn

tt aass

FFuu e

e rrzz a

a dd ee

VVee n

n tt aa ss

Flujograma para el proceso de entrega de material promocional

IniacutecioSolicitud de

Materialpromocional

Elaborarrecomendacioacutenpara obtener elmaterial prom

Entrega delmaterial

promocional alcliente

Fin

Negar la entregaN de Material

promocional

Revisar si larecomendacioacuten seajusta a la poliacuteticade asignacioacuten de

material prom

Cumple lascondiciones de la

poliacutetica

SAprobar la entrega

de materialpromocional

Elaborar la ordende despacho

Entrega del materialpromocional contra

OD

206

Matriz de Riesgo de para el proceso en la entrega de material promocional

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

No se verifica elcumplimiento de lapoliacutetica paraasignacioacuten dematerial promocionaly las autorizacionescorrespondientes

Los supervisores deventas no apruebanninguna solicitudpara la entrega delmaterialpromocional y labodega entrega conla simple solicitudde la Fuerza deventas

X X Alto

2

No se firmancontratos deconfidencialidad conlos proveedores quefabrican el materialpromocional a lacompantildeiacutea

Se mantienencontratos deconfidencialidad contodos losproveedores quefabrican materialespromocionalesexclusivos

X X Bajo

3

No se ejecuta unadecuado seguimientodel cumplimiento deestos contratos

El cumplimiento delos contratos essupervisado por elpersonal de TradeMarketing

X X Bajo

4

El materialpromocionalasignado tiene unseguimiento paracomprobar su estadoen el cliente

Se verifica elcuidado del materialpromocionalentregado a losclientes en cadavisita para la tomade pedidos de venta

X X Bajo

4315 Evaluacioacuten del proceso para otorgar descuentos comerciales

Cuestionario de Control Interno para el Establecimiento de descuentoscomerciales

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

iquestLos descuentoscomerciales sonanalizados en elpresupuesto anual deactividades y planoperativo

X

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

2

iquestLos descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto cuentan conla respectiva aprobacioacutendel Gerente de ventas ydel planificadorFinanciero

X X

Uacutenicamentecuentan con laaprobacioacuten delPlanificadorFinanciero estoafecta a lasventas netas y elGerente deVentas no tieneconocimientodel particular

3

iquestSe cumplen con losparaacutemetros de entrega dedescuentos por prontopago y otras promocionesa los clientes

X

4

iquestSe les comunica a losclientes los descuentos alos que tienen acceso deacuerdo a sus condicionesde pago y montos decompra

X

Narrativa del proceso para otorgar descuentos comerciales

Inicia con el anaacutelisis que realiza Planificacioacuten financiera acerca de los descuentos

que se pueden otorgar a los clientes de acuerdo al presupuesto por promociones o

incentivos si estaacuten en el presupuesto se consideran planificados en el caso que no

esteacuten en el presupuesto se informaraacute siempre y cuando exista un colchoacuten en el

presupuesto de ventas

Esto es informado al Gerente de ventas quien analiza el descuento en caso no haya

sido contemplado en el presupuesto anual de la necesidad del mismo y cuantos

beneficios generaraacute a su incremento de las ventas

Una vez que haya ejecutado el anaacutelisis si es viable elaboraraacute la propuesta comercial

para presentarla al Gerente General quien deberaacute aprobar la propuesta en el caso que

207

sea aplicable y genereacute un beneficio mayor a su costo Si es aprobada se comunicaraacute

al departamento de Trade Marketing para su divulgacioacuten entre los clientes

Cuando los clientes hayan alcanzado las metas propuestas en las promociones

establecidas Trade Marketing solicitaraacute a Creacuteditos y cobranzas que emita la nota de

creacutedito correspondiente y la Fuerza de ventas o el gerente de ventas se encargaraacute de

hacerla llegar al cliente

CC rr eacuteeacute d

d iti oto y

yCC o

o bbrr aa

nn zz aa s

sPP l

ala nn ifi i

f cic aa cc i

oacuteioacute nn

FF inin a

a nncc ie

ie rr aa

DD irir ee

cc cc ioacuteioacute

nnGG

ee nn ee

rr aall

DD irir ee

cc cc ioacuteioacute

nndd e

e VV ee

nn tata s

sTT r

r aa dd ee

mmaa r

r kk ee tit n

in gg

Flujograma para el proceso de la entrega de descuentos comerciales

IniacutecioAnaliza

descuentospromocionales

Existe un colchoacuten enel presupuesto de

ventasN Fin

Emite la nota decreacutedito

S

Entrega alSupervisor deVentas para su

entrega al cliente

Fin

Se solicita aS Creacuteditos emitir la

NC

Realiza la campantildeaentre los clientes de

la promocioacutenapoyado en la

FFVV

Verifica el logro delas metas por parte

de los clientes

El cliente llegoacute a lameta

N No se otorga eldescuento Fin

Comunica a trade

S marketing parainiciar la

promocioacuten

Los desct Estaacuten enel presupuesto

N

Se analiza sunecesidad deacuerdo a una

estrategiacomercial

SElabora lapropuesta

comercial para losdescuentos

Aprueba lapropuesta Se cierra la

propuesta Fin

N

209

210

Matriz de Riesgo de para el proceso para otorgar descuentos comerciales

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

Los descuentoscomerciales no sonanalizados en elpresupuesto anualde actividades yplan operativo

El presupuesto anualde ventas contemplalos descuentoscomercialesplanificados al iniciodel antildeo

X X Bajo

2

Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto nocuentan con larespectivaaprobacioacuten delGerente de ventas ydel planificadorFinanciero

Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuestouacutenicamente cuentancon la aprobacioacutendel planificadorFinanciero quien laspresentadirectamente alGerente General

X X Alto

3

No se cumplen conlos paraacutemetros deentrega dedescuentos porpromociones a losclientes

Toda promocioacuten queotorga descuentoscomerciales esentregada losclientes de acuerdo alos paraacutemetrosestablecidos

X X Bajo

4

No se les comunicaa los clientes losdescuentos a losque tienen accesode acuerdo a suscondiciones de pagoy montos de compra

Toda promocioacuten escomunicada a losclientes en formaprevia de iniciar

X X Bajo

211

3316 Evaluacioacuten de los proceso de Devoluciones

Cuestionario de Control Interno para el proceso de Devoluciones

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

iquestLa recepcioacuten demercaderiacutea devuelta sehace previa verificacioacutende la factura de venta

X X

La mercaderiacutea serecibe sinverificar antes laventa realizadacon anterioridad

2

iquestLa recepcioacuten de lamercaderiacutea devuelta serecibe directamente enlas bodegas de lacompantildeiacutea

X

3

iquestAntes de ejecutar ladevolucioacuten de lamercaderiacutea esta esaprobada por lossupervisores de ventas

X

Sin embargo lasaprobaciones nose realizan previala verificacioacuten delorigen de lamercaderiacutea

4

iquestEl supervisor de ventassolicita un justificativodel porqueacute ladevolucioacuten

X

Narrativa de proceso de Devoluciones

El proceso se inicia cuando el personal de la Fuerza de Ventas recoge la solicitud de

devolucioacuten del cliente Esta devolucioacuten debe ser verificada por el Supervisor de

ventas para establecer el estado en la que se recibe la mercaderiacutea y elaboraraacute un

informe que deberaacute ser presentado al gerente de ventas este verifica si cumple con

las condiciones establecidas en la poliacutetica comercial para la devolucioacuten de ventas y

procede a aprobarla en el caso se estar correcto

Una vez aprobada la devolucioacuten se informa a la bodega para que coordine el retiro de

la mercaderiacutea Cuando recibe la mercaderiacutea en la bodega se afecta la Nota de

Creacutedito a la uacuteltima factura emitida al cliente Esta nota de creacutedito es entregada a la

Fuerza de ventas para que sea entregada al cliente

SSuu p

p eerr vv

isisioacuteioacute

nndd e

eVV

ee nn tat

a ssBB

oo dd ee

gg aa

DDirir e

e cccc i

oacuteioacute nn d

d eeVV e

e nntata

ssFF u

u eerr zz

aadd e

e vv ee

nn tata s

s

Flujograma para el proceso de Devolucioacuten de mercaderiacutea

IniacutecioRecoge la solicitudde devolucioacuten del

cliente

Entrega la nota decreacutedito al cliente Fin

Verificar elproducto a

devolver seacuerdo a su buen

o mal estado

S Aprueba ladevolucioacuten

Cumple lascondiciones de la

poliacutetica

N Rechaza ladevolucioacuten

Coordina larecoleccioacuten de la

mercaderiacuteadevuelta

Emite la nota decreacutedito

212

213

Matriz de Riesgo de para el proceso de devolucioacuten de mercaderiacutea

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

La recepcioacuten demercaderiacutea devueltase hace sin previaverificacioacuten de lafactura de venta

La mercaderiacuteadevuelta se recibesin verifica sinrevisar la factura deventa en la que seoriginoacute

X X Alto

2

La recepcioacuten de lamercaderiacutea devueltano se recibedirectamente en lasbodegas de lacompantildeiacutea

La bodega realiza lalogiacutestica pararecoger lamercaderiacutea de ladevolucioacuten

X X Bajo

3

La devolucioacuten de lamercaderiacutea no esaprobada por lossupervisores deventas

Los supervisores deventas verifica todaslas devoluciones quevan a ser recibidasestas son aprobadaspor las gerencias deventas

X X Bajo

4

El supervisor deventas no solicita unjustificativo delporqueacute se realiza ladevolucioacuten

El supervisor deventas elabora uninforme de ladevolucioacuten para serentregado al gerentede ventas

X X Bajo

44 Resultados de la evaluacioacuten de Control Interno

441 Matriz de Hallazgo de Control Interno del departamento de Ventas

En la Matriz de Hallazgos determinaremos los cuatro atributos de cada uno de los

puntos criacuteticos encontrados posterior a la evaluacioacuten realizada

214

Matriz de Hallazgos el Departamento de Ventas

Falta de verificacioacuten de las condiciones para le devolucioacuten de mercaderiacuteas

Condicioacuten

La mercaderiacutea devuelta por parte de los clientes es recibida porel personal de la bodega uacutenicamente con la orden de los colegasde la Fuerza de Ventas sin verificar antes que esa mercaderiacuteahaya sido vendida por la empresa y a que factura pertenece

Criterio

Existe la inobservancia de la poliacutetica corporativa para ladevolucioacuten de mercaderiacutea Seccioacuten Metodologiacutea punto 3 queexpresa

ldquoMal Estado El producto en mal estado se considera a aquelproducto vencido en condiciones de calidad no oacuteptimas depresentacioacuten descontinuada o en malas condiciones que tambieacutendeberaacuten pasar por la verificacioacuten de venta previa Para el CanalModerno y Mayorista cuando falta menos de 90 diacuteas para suvencimiento para el Canal Tradicional cuando falta menos de45 diacuteas para su vencimientordquo

Adicional a la poliacutetica corporativa existe una inobservancia alreglamento de comprobantes de venta retencioacuten y documentoscomplementarios que en su Art 15 menciona

ldquoNotas de creacutedito- Las notas de creacutedito son documentos que seemitiraacuten para anular operaciones aceptar devoluciones yconceder descuentos o bonificaciones

Las notas de creacutedito deberaacuten consignar la denominacioacuten serie ynuacutemero de los comprobantes de venta a los cuales se refierenrdquo

Causa

El personal de la bodega como el personal de la fuerza deventas no tienen un conocimiento exacto de la poliacuteticacorporativa Adicional a esto los supervisores de venta noverifican las solicitudes de devolucioacuten realizadas y en la bodegatampoco exigen las aprobaciones necesarias

Efecto

El hecho de recibir devoluciones que no hayan sido debidamenteverificadas y autorizadas provoca que dicha mercaderiacutea puedano haber sido vendida por la empresa alto niveles de productoen mal estado y una alta contingencia tributaria al no determinarexactamente a que factura estaacute afectando la devolucioacuten

Conclusioacuten

La devolucioacuten de la mercaderiacutea no cuenta con la verificacioacutennecesaria por parte de la Fuerza de ventas y de la Bodega paradeterminar con que factura de venta fue entregada al cliente porlo que se considera un facilismo en el proceso que puede generarpeacuterdidas para la compantildeiacutea

215

A la Gerencia General

Recomendacioacuten

Establecer procedimientos de control para que la Fuerza deVentas verifique que la mercaderiacutea que se va a recibir haya sidovendida por la compantildeiacutea para lo cual se deberaacute incluir estainformacioacuten en el informe entregado a las Gerencias de ventas

Exigir a la Bodega que se realice una investigacioacuten de la facturaque deberaacute ser afectada con la devolucioacuten previo a la emisioacuten dela Nota de creacutedito

Descuentos Comerciales no presupuestados se otorgan sin la aprobacioacuten de laGerencia de Ventas

Condicioacuten

Los descuentos comerciales promocionales que no estaacuten dentrodel presupuesto cuentan uacutenicamente con la aprobacioacuten deplanificacioacuten Financiera y no se solicita o requiere de laaprobacioacuten de la gerencia de Ventas antes de que se ejecuten loque deja sin control previo a la Cabeza de Ventas de lasestrategias otorgadas a los clientes y sus impactos en las ventasnetas

Criterio

La poliacutetica corporativa de descuentos en su seccioacuten 2 deResponsabilidades paacutegina 4 expresa que

ldquoTodo descuento otorgado a un cliente ya sea por estrategias ocubrimiento de riesgos que no consten en el presupuesto debenser aprobados por el Gerente de Ventas y por el PlanificadorFinanciero con el fin de medir el costo ndash beneficio del mismoCaso contrario no se generaraacutenrdquo

Causa

No existe una buena praacutectica de comunicacioacuten entre la gerenciade ventas y la planificacioacuten financiera principalmente porqueson rubros que afectan al presupuesto que es controlado porFinanzas y que estos descuentos son solicitados en su mayoriacuteapor el Country Manager y la comunicacioacuten a la gerencias deventas se realiza una vez creada la promocioacuten

EfectoEsta praacutectica genera desbalances en las metas planteadas paracada una de las gerencias y malestar en las gerencia de ventasal ver su campo de accioacuten invadido y limitado

Conclusioacuten

El proceso no se cumple de acuerdo a lo establecido en lapoliacutetica y en el procedimiento por lo que existe unainobservancia total de lo establecido en la reglamentacioacutencorporativa generando un proceso inexacto e incorrecto

216

A la Gerencia General

RecomendacioacutenSupervisar que los lineamientos implementados por la propiaadministracioacuten se cumplan generando una adecuadacomunicacioacuten entre los departamentos de Finanzas y ventasgenerando el respeto de la independencia e interrelacioacuten de lasfunciones de cada una de estas aacutereas

Falta de comunicacioacuten de las poliacuteticas y procedimientos corporativos queafectan al aacuterea comercial a la Fuerza de Ventas en general

Condicioacuten

La administracioacuten no genera una comunicacioacuten de las poliacuteticascorporativas existentes que afectan al aacuterea comercial a todo elpersonal de la Fuerza de Ventas sino uacutenicamente a lasGerencias y los Supervisores los cuales tampoco compartenesta informacioacuten con sus reportes

Criterio

Tal como se indicoacute en el capiacutetulo 3 la falta de comunicacioacuten delas poliacuteticas es un problema que se genera en todas las aacutereas dela entidad inobservando el procedimiento para la correctacomunicacioacuten de poliacuteticas corporativas paacuterrafo 30 que diceldquoEl comiteacute gerencial como parte primordial de sus obligacionesdeberaacute repartir y dar a conocer la misioacuten visioacuten poliacuteticascorporativas y valores corporativos el momento que se integra ala compantildeiacutea La estrategia y planes de accioacuten generales noconfidenciales y susceptibles de mal uso se deberaacuten a dar aconocer y hacerse puacuteblicos entre los empleados asiacute como losresultados de la compantildeiacutea cada trimestre en el Vamos Juntosrdquo

Causa

La administracioacuten y en especial las Gerencias de Ventas no hancreado una cultura de conocimientos y buena praacutectica de laspoliacuteticas y procedimientos que afectan al departamento deventas debido a que las mercaderistas preventistas personal deautoventa impulsadoras no tienen un manejo adecuado de estasy tampoco un conocimiento general

Efecto

El hecho que el personal de la fuerza de ventas desconozca losprocedimientos provoca que muchos de los procedimientos selleven a cabo en forma incorrecta y que ciertas poliacuteticas no secumplan Entre los procesos con alto nivel de falencias estaacuten larecoleccioacuten de las devoluciones inadecuada entrega de materialpromocional y reportes de gastos presentados en formaincorrecta

Conclusioacuten

La falta de conocimiento de las poliacuteticas y procedimientoscorporativos genera limitaciones en el control que se puedeestablecer en el personal debido a que si no conoce unprocedimiento o una poliacutetica es imposible cumplirla lo quegenerariacutea desviaciones en la obtencioacuten de metas corporativas

217

A la Gerencia General

Recomendacioacuten

Ejecutar una adecuada comunicacioacuten al personal de ventasreferente a los aspectos corporativos importantes asiacute comodesarrollar una planificacioacuten para realizar por lo menos una vezal antildeo una comunicacioacuten colectiva a todas las personas quenecesitan conocer estas poliacuteticas recordaacutendoles su alcance ypuntos importantes

El despacho del material promocional no cuenta con las aprobaciones nianaacutelisis de los supervisores previo a su despacho

Condicioacuten

El material promocional despachado y colocado en los clienteses entregado por parte de la bodega uacutenicamente con unasolicitud del personal de la fuerza de ventas y no se cuenta conlas aprobaciones ni anaacutelisis de los supervisores para determinarla verdadera necesidad y beneficio futuro de colocar material deexhibicioacuten en un punto de venta determinado

Criterio

Existe una mala aplicacioacuten de la Poliacutetica para asignacioacuten dematerial promocional en su seccioacuten 2 Responsabilidades quemencionaldquoLos supervisores de ventas seraacuten los encargados de revisar losteacuterminos para la entrega del material promocional y solo seraacutenaprobadas las solicitudes que cumplan con las condicionesestablecidas en la presente poliacuteticardquoSeccioacuten 4 MetodologiacutealdquoPara realizar una asignacioacuten de exhibidores se debedeterminar primero que tipo de exhibidor se va a entregar y deacuerdo a su tamantildeo y modelo el vendedor tendraacute que justificaren un informe la ubicacioacuten del punto de venta el espacio queocuparaacute el exhibidor los montos de compra del cliente ydeterminar una proyeccioacuten para crecimiento del sectorrdquo

Causa

El personal de la bodega no exige que el informe para lasolicitud de material promocional tenga la firma del respectivosupervisor y realiza los despachos normalmente adicional a lafalta de conocimiento de las poliacuteticas corporativas provoca quela fuerza de ventas no se genere la obligacioacuten de cumplir conuna buena praacutectica de la poliacutetica mencionada

Efecto

El incumplimiento de la poliacutetica establecida provoca que muchodel material asignado a los clientes no es aprovechado en formacorrecta debido a que ciertos exhibidores costosos sonentregados a clientes que no realizan montos de compra altos yque no utilizan el exhibidor de forma adecuada generandogastos injustificados para Cadbury

218

Conclusioacuten

La asignacioacuten y entrega de los exhibidores y materialespromociones genera un desperdicio ya que estos estaacuten siendoentregados sin el anaacutelisis del beneficio que se obtendraacute ya quese han encontrado varios exhibidores grandes en clientes queno tienen ni el espacio ni el nivel de compras para cubrirlo deproducto

Recomendacioacuten

A la Gerencia General

Supervisar que la asignacioacuten del material promocional mismoque es costoso sea entregado de acuerdo a lo establecido por lapoliacutetica corporativa y con un anaacutelisis de los consumosrealizados por los clientes asiacute como la seguridad que tendraacute elbien de la compantildeiacutea en el punto de venta

442 Indicadores de Gestioacuten para el departamento de Ventas

Los Indicadores de gestioacuten aplicados para el departamento de Ventas nos permitiraacuten

medir las variables relacionadas con las metas impuestas por la administracioacuten asiacute

como el desempentildeo del departamento

Asiacute tenemos los siguientes indicadores para este departamento

iquestQueacute se va aMedir Objetivo

Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios

Conocimiento dela Visioacuten

Establecer cuantosempleados de lacompantildeiacutea conocensu visioacuten

Visioacuten

de empleados del departamentoFinanciero que Conocen la Visioacuten

de la Empresa Miacutenimoaceptable 85

82

83

El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten de laVisioacuten

Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con suvisioacuten

Visioacuten

de empleados del departamento deVentas que Comparten la Visioacuten de

la Empresa Miacutenimoaceptable 80

82

83

Se presenta como indicadorimportante ya que todos losempleados que conocen lamisioacuten estaacuten de acuerdo conesta

Total empleados del departamentode Ventas 99

Conocimiento dela Misioacuten

Fijar cuaacutentosempleados de lacompantildeiacutea conocensu misioacuten

Misioacuten

de empleados del departamento deVentas que Conocen la Misioacuten de la

Empresa Miacutenimoaceptable 75

82

83

El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten de laMisioacuten

Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con sumisioacuten

Misioacuten

de empleados del departamento deVentas que Comparten la Misioacuten de

la Empresa Miacutenimoaceptable 83

82

83

Representa que todos losempleados trabajan en pro dela consecucioacuten de losobjetivos de la compantildeiacuteaTotal de empleados del

departamento de Ventas 99

219

iquestQueacute se va aMedir Objetivo

Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios

Eficacia de losMetas planteados

Establecer laeficacia en elalcance de las metasplanteados

Metas

Meses en que se ha alcanzado lameta de ventas

Miacutenimoaceptable 92

12

100

El departamento de ventas haalcanzado las metas de ventasdurante todos los meses delantildeo12 12

Nivel de eficaciaen las metaspropuestas

Determinar sobre el100 en queporcentaje promediohan sido alcanzadaslas ventas propuestas

Metas

Promedio de ventas realesalcanzadas

Miacutenimoaceptable 95

236000000115

El logro en las ventas ha sidobastante exitoso en el 2010pasando un 15 del propuestoPromedio de ventas propuestas en

el antildeo 205000000

Nivel deliderazgo delpersonal de lacompantildeiacutea

Fijar el nivel deliderazgo que poseeel personal engeneral

Direccioacuten yliderazgo

Personal que identifica el estilo deLiderazgo

Miacutenimoaceptable 10

12

12

El miacutenimo aceptable para deldepartamento es establecido enun 12 debido a la grancantidad de Personas en laFuerza de Ventas que trabajana cargo de supervisores ygerentes

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten delliderazgo de lacompantildeiacutea

Medir la aceptacioacutendel estilo deliderazgoestablecido en lacompantildeiacutea

Direccioacuten yliderazgo

Personas que aceptan el estilo deliderazgo

Miacutenimoaceptable 90

84

85

Existe una reaccioacuten de algunaspersonas para aceptar a laNueva Gerencia de Ventasestablecida por la compra deKraft a la compantildeiacutea

Total empleados del departamentode Ventas 99

220

221

45 Propuesta de Control Interno

Con los resultados obtenidos de la evaluacioacuten generaremos una propuesta de Control

Interno para el departamento de Ventas que le permita a la compantildeiacutea establecer un

sistema de control basado en poliacuteticas procedimientos y actividades en el aacuterea

comercial

451 Poliacuteticas de control para el departamento de Ventas

Poliacutetica para el Control de devoluciones

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de esta poliacutetica es establecer los lineamientos para la gestioacuten de las

devoluciones en Buen y Mal estado generadas en Ecuador en los canales Tradicional

Moderno y Mayorista

B DEFINICIONES

Devolucioacuten Es el retorno de un producto que ha estado en propiedad de un cliente

Buen Estado Se considera que un producto se encuentra en buen estado cuando se

encuentra apto para la venta con el empaque original y dentro de los plazos

suficientes para considerarlo como apto para la comercializacioacuten tomando en cuenta

el tiempo de su consumo de acuerdo a lo establecido en la poliacutetica comercial

Mal Estado Se considera que un producto se encuentra en mal estado cuando su

caducidad se encuentra cercana se encuentra averiado descontinuado o no vigente

por cambio de empaque

Rechazos Son las devoluciones del producto antes de perfeccionarse la venta es

decir no se hizo la transferencia de la propiedad del producto al cliente

222

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Supervisor de Ventas

bull Se encarga de verificar el producto a devolver y deelaborar el formato de pedido de recojo que debeindicar si el producto se encuentra en buen o malestado

bull Elaborar un informe que contenga el detalle si lamercaderiacutea fue vendida por la compantildeiacutea de acuerdo allote verificado

bull Coordinaraacute con la bodega la logiacutestica para recoger elproducto

Gerentes de canal deVentas

bull Gerente de Ventas deberaacute aprobar y validar el recojode la mercaderiacutea siempre y cuando haya recibido delsupervisor el informe de devolucioacuten caso contrariodeberaacute rechazar la devolucioacuten

Fuerza de ventas

bull Canalizar la solicitud de devolucioacuten desde el clientehasta el supervisor

bull Obtener la informacioacuten del cliente el porqueacute de ladevolucioacuten

Bodegabull Recibir la mercaderiacutea contra el informe aprobado por

el Gerente de ventasbull Emitir la nota de creacutedito

D METODOLOGIacuteA

bull Cuando se notifiqueacute la solicitud de devolucioacuten el supervisor deberaacute solicitar

a la bodega un reporte del lote que el cliente estaacute devolviendo para verificar

que este haya sido vendido por la compantildeiacutea y comprado por el cliente que

hace la solicitud ya que no se recibiraacuten cambios realizados por realizados

entre clientes

bull La Bodega no realizaraacute la logiacutestica para retirar el producto devuelto mientras

no haya recibido el informe firmado y aprobado por el gerente de ventas

bull La nota de creacutedito emitida debe ser entregada al cliente en el plazo maacuteximo

de 48 horas para que estas no generen rechazos por los clientes por las fechas

especialmente por cambio de mes

223

E SEGUIMIENTO

El seguimiento lo deberaacute realizar Creacuteditos y cobranzas en forma automaacutetica ya que

esta nota de creacutedito disminuiraacute el valor de la deuda del cliente En caso la cuenta del

cliente quedeacute con un saldo negativo creacuteditos deberaacute solicitar la emisioacuten de un pago

para que esta cuenta quede en cero

Poliacutetica para el Control de entrega del material promocional

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de esta poliacutetica es determinar puntos de control para asignar material

promocional a los clientes en todo el territorio ecuatoriano

B DEFINICIONES

Material promocional Son obras audiovisuales y graacuteficas asiacute como todas las partes

componentes de las mismas que constituyen los mensajes publicitarios de las

campantildeas difundidas a traveacutes de cualquier medio y soporte considerados como

convencionales

Exhibidores Constituye material promocional disentildeado para mejorar la

presentacioacuten en el punto de venta de los productos

Sectores High income Se considera a los sectores en los cuales los clientes tienen

un alto grado de consumo y nivel de ventas para la compantildeiacutea asiacute como los productos

que se comercializan en estos lugares son de costos altos

Sectores low income Son sectores en los que los niveles de ventas de la compantildeiacutea

son bajos y los productos consumidos son econoacutemicos

224

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Fuerza de ventas

bull Elaborar informe acerca de la asignacioacuten delmaterial promocional en el caso de exhibidores eltamantildeo solicitado el sector donde se ubica elcliente el espacio y la seguridad con el que contaraacuteel exhibidor y el monto de ventas que consume elcliente y cuanto podraacute mejorar con el apoyo de laexhibicioacuten

Supervisor de Ventas

bull Verificar y aprobar el informe presentado por elpersonal de la Fuerza de ventas

bull Entregar una copia de la aprobacioacuten a la bodegapara que el material sea entregado

Bodega

bull Entregar el material promocional uacutenicamente con elinforme aprobado por el supervisor de ventas

bull Emitir la orden de despacho para el adecuadocontrol de los inventarios de material promocional ysolicitar la firma del recibiacute confirme por parte delcliente

D METODOLOGIacuteA

bull Los preventistas y autoventistas deberaacuten incluir en el informe que deben

presentar a su supervisor el nivel de compras del cliente si el sector en el que

se encuentra el punto de venta es high o low income con la finalidad de

determinar el mejor exhibidor a ser asignado

bull El Supervisor debe corroborar la informacioacuten presentada por los preventistas

y autoventistas es correcta con la verificacioacuten fiacutesica y estadiacutesticas de ventas

bull El personal de la bodega NO podraacute sacar ninguacuten exhibidor de las bodegas que

no cuente con la debida aprobacioacuten e informe de firmado por el Supervisor de

ventas siendo la responsabilidad del supervisor la correcta asignacioacuten del

material promocional para los clientes

E SEGUIMIENTO

El personal de la Fuerza de ventas seraacute el encargado de verificar que el material

promocional asignado al cliente cuente con la seguridad para evitar su peacuterdida que

225

este sea mantenido en forma adecuada y seraacute el encargado de llenarlo de producto y

comprobar que no sea utilizado con otros productos que no sean de la compantildeiacutea

Poliacutetica de Control para establecer descuentos comerciales que se encuentran

fuera del presupuesto anual

A OBJETIVO Y ALCANCE

La presente poliacutetica detalla los lineamientos para establecer puntos de control en el

establecimiento de descuentos comerciales otorgados a todos los clientes de la

compantildeiacutea Cadbury Adams Ecuador SA

B DEFINICIONES

Estrategia de Precio Disentildeado para otorgar precios al consumidor sin modificar la

lista de precios estaacutendar (mantener la lista de precios)

Desarrollo de Zona Descuento otorgado para impulsar el desarrollo de una zona

dentro de un cliente Se da debido a rentabilidad yo cobertura

Descuentos Estacionales Descuento otorgado para una estacioacuten o plan del antildeo Por

ejemplo verano inverno Navidad Vacaciones etc

Descuentos Para evitar contrabando Descuento relacionado a un producto

especiacutefico para generar una accioacuten de venta en ciertas ciudadesregioneszonas que

evite la compra por parte de los clientes indirectos de producto de contrabando

Descuentos Para evitar ldquoWrite Offrdquo Descuento relacionado a un producto

especiacutefico para generar que permita al cliente mejorar la rotacioacuten del producto

evitando la incineracioacuten del producto por mal estado debido a alcanzar la fecha de

vencimiento

226

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Planificacioacuten Financiera

bull Debe analizar las actividades dentro de presupuestoen los referente a los descuentos entregados porpromociones basados en concursos establecidos porlos clientes

bull Verificar la posibilidad de entregar promocionesadicionales de acuerdo a los colchones en elpresupuesto de ventas

Gerentes de canal deVentas

bull Determinar coordinando con la Gerencia de ventasy el aacuterea de Trade marketing la viabilidad deestablecer los descuentos promocionales

bull Verificar que el aacuterea de Trade Marketing realice lacomunicacioacuten adecuada y publicidadcorrespondiente para hacer conocer a los clientes elbeneficio y condiciones de la promocioacuten

Supervisor de Ventas

bull Conciliar los montos cumplidos por los clientespara emitir las notas de creacutedito

bull Verificar que los clientes reciban sus notas decreacutedito

Creacutedito y cobranzasbull Emitir las notas de creacutedito posterior a la

comprobacioacuten de la informacioacuten entregada porTrade Marketing

Gerente General bull Aprobar las actividades a realizar fuera delpresupuesto para otorgar descuentos comerciales

D METODOLOGIacuteA

bull El aacuterea de Trade Marketing en conjunto con la Gerencia de Ventas

determinaraacuten la posibilidad de iniciar una promocioacuten para los clientes a traveacutes

de la cual por el cumplimiento de metas establecidas en los niveles de

compras se haraacuten acreedores a un descuento calculado sobre las ventas que

ingresan en el concurso siempre y cuando el aacuterea de planificacioacuten financiera

haya informado que existe un colchoacuten en el presupuesto de ventas para

otorgar los descuentos mencionados

bull Las gerencias de canal de ventas elaboraraacuten un informe con el resumen de

los niveles de ventas esperados y que recesioacuten generaraacute posterior a la

promocioacuten tomando en cuenta los flujos de efectivo que se recibiriacutean por

adelantado y el costo ndash beneficio que generariacutea

227

bull En el caso que el informe genere beneficios y este sea aprobado por el

Gerente de ventas el aacuterea de Trade marketing deberaacute iniciar la comunicacioacuten

de la promocioacuten entre los clientes con el fin que los clientes puedan exigir

sus beneficios adquiridos y evitar que la Fuerza de Ventas pueda usurpar

dichos beneficios

bull Una vez alcanzadas las metas por los clientes creacuteditos y cobranzas deberaacute

emitir las notas de creacutedito y el supervisor de ventas se encargaraacute de verificar

que estas sean recibidas por el cliente

E SEGUIMIENTO

Se deberaacute realizar un seguimiento posterior al teacutermino de la promocioacuten para conocer

la satisfaccioacuten entre los clientes y cuaacuteles fueron los iacutendices de recuperacioacuten de

efectivo generado en esas ventas

Poliacutetica de Control para la presentacioacuten y revisioacuten de Reportes de Gastos

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de la poliacutetica es establecer paraacutemetros para una adecuada preparacioacuten y

presentacioacuten de los reportes de viajes de los colegas de la Compantildeiacutea Cadbury

Adams que seraacuten revisados en las oficinas de Quito asiacute como establecer puntos de

control en la revisioacuten de los mismos

B DEFINICIONES

Reportes de gastos Son documentos a traveacutes de los cuales los empleados de una

compantildeiacutea pueden solicitar la devolucioacuten de los valores desembolsados por ellos

siempre y cuando estos correspondan a gastos generados para atender actividades

que contengan un ingreso para la compantildeiacutea provocado o mejorado por dichos

desembolsos Estos desembolsos deben contener la documentacioacuten soporte de

acuerdo a lo establecido por la autoridad tributaria local Servicio de Rentas Internas

228

Viaacuteticos Son recursos asignados a los empleados de una entidad que para el

desempentildeo de sus funciones cuando deban de trasladarse por un periacuteodo mayor de

24 horas a lugares distintos al de su residencia Estos valores los gastos por concepto

de alimentacioacuten hospedaje y gastos menores inherentes al viaje

Sistema Dinnero Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes

a los viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos

como para presentar sus gastos por viaacuteticos

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Gerencias

bull Deberaacuten verificar que los valores presentados comoreembolsos por parte de los colegas sean racionalesy que estos esteacuten relacionados directamente altrabajo que ellos desempentildean antes de generar lasaprobaciones en el sistema

Analista de TradeMarketing Analista deCuentas por pagar

bull Revisar la documentacioacuten fiacutesica que soporta losgastos presentados por el colega y solicitados parareembolso asiacute como que el reporte esteacute lleno enforma correcta de acuerdo a la poliacutetica corporativade viajes y que cumpla con los requerimientosestablecidos en el reglamento para la aplicacioacuten dela Ley de reacutegimen tributario interno en su artiacuteculo27 que norma las liquidaciones de viaje

Contador general

bull Mantener actualizados de todas las reformastributarias emitidas por la autoridad fiscal a losAnalistas de Trade Marketing y de Cuentas porpagar con el fin de minimizar las contingenciastributarias

D METODOLOGIacuteA

bull Los colegas administrativos asiacute como los colegas de la Fuerza de Ventas que

poseen un equipo de coacutemputo de la compantildeiacutea deberaacuten ingresar la informacioacuten

de los reportes de gastos que deberaacute regirse a lo normado en la poliacutetica

corporativa de viajes en el sistema Dinnero uno por uno los documentos que

van a solicitar el reembolso en este detallaraacuten los valores completos sin

desglosar impuestos Una vez que los documentos hayan sido ingresados en

229

el sistema los empleados administrativos deberaacuten entregarlos al analista de

Cuentas por pagar y los administrativos de la Fuerza de Ventas al analista de

Trade Marketing Los empleados de la Fuerza de Ventas que no poseen un

equipo de coacutemputo de la empresa deberaacuten entregar los reportes de gastos

presentados de acuerdo a la poliacutetica de viajes directamente al analista de

Trade marketing para que este ingrese la informacioacuten documento por

documento y colega por colega en el sistema Dinnero a traveacutes de una

plantilla Aquellos documentos que excedan los montos asignados a cada uno

de los colegas por movilizacioacuten seraacuten rechazados y no se incluiraacuten en la

plantilla para la carga

Formato para la presentacioacuten de los reportes de Gastos

Instructivo

El reporte debe ser llenado por el empleado en el encabezado debe constar el

periodo y el motivo del viaje asiacute como la identificacioacuten del colega

En el cuerpo debe ir la siguiente informacioacuten

Fecha Debe contener la fecha del documento soporte del gasto

Ndeg El nuacutemero del documento soporte del gasto

Local El establecimiento donde se realizoacute el consumo

230

Descripcioacuten del gasto Identificacioacuten del tipo de gasto Ej Alojamiento nacional

Valor en moneda del documento Determinar el valor completo del soporte del

gasto en caso sea moneda extranjera en el caso de tratarse de doacutelares iraacute el mismo

valor en las dos uacuteltimas columnas

Valor en doacutelares Convertir el valor del documento soporte en caso de ser moneda

extranjera diferente de doacutelares

bull Los dos analistas mencionados deberaacuten revisar que los documentos que

respaldan el gasto contengan la siguiente informacioacuten fecha del documento

el local y el detalle del consumo realizado valor detallado en forma clara los

documentos no deben tener enmendaduras tachones ni borrones estar

presentados de acuerdo al nuevo reglamento para comprobantes de venta y

que no contengan consumos no permitidos en la poliacutetica corporativa de

viajes

bull En el caso uno o maacutes documentos no contengan la informacioacuten y de la forma

sentildealada en el punto anterior estos seraacuten devueltos a los colegas y no seraacuten

reembolsados

bull Las gerencias deberaacuten aprobar a traveacutes del sistema Dinnero los reportes de

gastos verificando todos los valores solicitados a reembolso En el caso que

los valores esteacuten fuera de los rangos normales para el gasto presentado este

deberaacute ser rechazado en el sistema Dinnero informando al colega el porqueacute

del rechazo

bull Si el colega logra justificar el valor consumido este se aprobaraacute en el sistema

procediendo a la contabilizacioacuten normal por parte de Shared Service

E SEGUIMIENTO

En el caso de la Fuerza de venta el aacuterea de Trade Marketing seraacute la encargada de

verificar que los pagos a los colegas se hayan realizado En el caso del aacuterea

Administrativa lo haraacute la analista de Cuentas por pagar

231

Poliacutetica de Control para la el establecimiento de metas en las ventas

A OBJETIVO Y ALCANCE

Delimitar praacutecticas correctas para establecer metas de ventas acordes con la realidad

de la compantildeiacutea que eviten que los empleados de la Fuerza de ventas se vean

abocados a realizar actos iliacutecitos o no eacuteticos con el fin de alcanzas las metas

planteadas por la administracioacuten en el territorio Ecuatoriano

B DEFINICIONES

Cuota Hace mencioacuten a la meta establecida por la Administracioacuten impuesta al

personal de la fuerza de ventas con el fin de que se cumpla un monto mensual

determinado tanto en valor como cantidad de los productos de la compantildeiacutea

Incentivos Son todos los beneficios que alcanza el persona del departamento de

Ventas por el cumplimiento de objetivos establecidos en el presupuesto de ventas

Demanda Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes a los

viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos como

para presentar sus gastos por viaacuteticos

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Gerente General

bull Llamar a reunioacuten al comiteacute gerencial para estableceren conjunto y consenso el presupuesto de objetivosde ventas

bull Revisar y verificar todos los escenarios posiblespara la consecucioacuten de las ventas frente al sistemapoliacutetico inestable en el paiacutes

bull Determina reuniones para realizar verificacionesmensuales de las metas establecidas y de ser el casoejecutar modificaciones de acuerdo a la realidad quela empresa y el paiacutes vivan en ese momento

232

Planificador Financiero

bull Plantear los escenarios para la consecucioacuten de losobjetivos de ventas a consideracioacuten del comiteacutegerencial

bull Establecer un presupuesto para dotar deherramientas comerciales y promocionales queapoyen a la Fuerza de ventas a la obtencioacuten de lacuota

Gerente de marketing

bull Informar acerca de los estudios de mercadoactualizados para determinar la demanda de losproductos del sector de confites en el Ecuador cuales el mercado ganado por la compantildeiacutea y lo queposee la competencia

bull Elaborar un FODA de la competenciabull Planificar estrategias de publicidad que mantenga

yo incrementen la participacioacuten de mercado asiacutecomo que se formen en una herramienta de influiren el consumidor para la adquisicioacuten de losproductos de la compantildeiacutea

Jefe de Trade Marketing bull Establecer estrategias promocionales y deexhibicioacuten para conquistar la atraccioacuten del mercado

Gerente de Ventas

bull Establecer estadiacutesticas de ventas por regioacuten ciudadsector y temporada para determinar cuaacuteles son lossitios y fechas en las que se pueden generar mejoraspara las ventas

Planificador de laDemanda

bull Determinar la demanda bajo estudios mensualesbull Informar al comiteacute gerencial en forma perioacutedica

acerca de la capacidad de cubrir la demandaestablecida a traveacutes de la capacidad de las plantaspara la entrega de producto

D METODOLOGIacuteA

bull Elaborar un presupuesto anual de objetivos de ventas tomando en cuenta

toda la informacioacuten entregada por los responsables en consenso con el

comiteacute gerencial

bull Revisar en forma mensual las variaciones generadas tanto en la realidad del

desarrollo del negocio como en la consecucioacuten de los objetivos y de ser el

caso replantear las metas para que estas sean racionales

bull Mantener los incentivos a la Fuerza de ventas para que la cuota sea

alcanzada

233

E SEGUIMIENTO

Realizar una evaluacioacuten mensual de los objetivos alcanzados y poner puntos de

atencioacuten en aquellos que no se estaacuten ejecutando para buscar oportunidades de

mejora

452 Procedimientos de Control Interno para el departamento de Ventas

bull Verificar que todos los reportes de gastos por viajes internacionales de la

Fuerza de Ventas sean presentado en un maacuteximo de 7 diacuteas calendario En el

caso de los viaacuteticos los documentos no deberaacuten tener una antiguumledad mayor a

un mes

bull Observar la poliacutetica de control de Creacuteditos y cobranzas donde se contemplan

paraacutemetros para la aprobacioacuten de pedidos previo a la aprobacioacuten de ventas

para evitar que se despache mercaderiacutea a clientes que no se encuentran al diacutea

con los pago

bull Realizar los caacutelculos de los incentivos ganados por el personal de la Fuerza

de ventas de acuerdo a los porcentajes establecidos en los beneficios a los

empleados

bull Observar la poliacutetica de control para Noacutemina con el fin de respetar las fechas

de entrega de la informacioacuten de los incentivos para que los empleados reciban

sus haberes a tiempo

bull Mantener bajo custodia segura los modelos exclusivos de los exhibidores

retirados de los proveedores con el fin de evitar posibles plagios o en su

defecto destruirlos en el caso que estos no se vayan a utilizar maacutes

bull Separar la mercaderiacutea recibida en buen estado de las devoluciones para

determinar si es procedente regresarla a los pallets de bodega o debe

realizarse con ella promociones o autoconsumos

234

Divulgacioacuten de las poliacuteticas corporativas e informacioacuten de laimportancia de su cumplimiento dos veces al antildeo que deberaacuten serincluidas en las presentaciones de las reuniones de Vamos Juntos enla que se entregaraacuten folletos con los puntos importantes de lasmismas en las que se deberaacuten ejemplarizar con casos reales

24000

Capacitacioacuten para el personal recieacuten ingresado que debe incluir unresumen de los procedimientos importantes de la compantildeiacuteainformacioacuten corporativa como poliacuteticas procedimientos valoresmisioacuten visioacuten etc asiacute como reuniones con el personal con el queinteractuaraacute en su trabajo diario

75000

Total costos relacionados con capacitaciones 99000

453 Actividades para el departamento de Ventas

bull Observar de forma inmediata el procedimiento corporativo de la otorgacioacuten

de descuentos comerciales que no se encuentran en el presupuesto para

desarrollarlo de acuerdo a los lineamientos de la administracioacuten

bull Establecer una adecuada comunicacioacuten entre las aacutereas de planificacioacuten

financiera Gerencias de ventas y Gerencia General para llevar a cabo en

forma correcta la poliacutetica administrativa para otorgar descuentos comerciales

bull Implementar las poliacuteticas propuestas para un adecuado control interno de los

procesos desarrollados en el departamento de Ventas

bull Aplicar los procedimientos de control establecidos en el presente capiacutetulo

como actividades del diacutea - diacutea

46 Costo ndash Beneficio de la implementacioacuten del Sistema de Control Interno para

los departamentos de Recursos Humanos Finanzas y Ventas

Costos generados

Capacitaciones

235

Honorarios a terceros

Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales

120000

Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones

300000

Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000

Materiales y Suministros

Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales

71400

Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil

50000

Total costos por suministros y materiales 121400

TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400

Beneficios

Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc

1300000

Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante

50000

Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial

250000

TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000

En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un

monto de $ 959600

Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que

implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos

permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a

estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad

evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas

De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa

Planificacioacuten de Ventas El Gerente de ventas debe fijar los objetivos en cuanto a

las actividades comerciales necesarias para lograr las metas en los presupuestos

establecidos La planeacioacuten de ventas debe coordinar las actividades de la Fuerza de

Ventas entre supervisores ejecutivos y vendedores impulsadoras asiacute como la

distribucioacuten fiacutesica disponibilidad de los inventarios los presupuestos y el control de

los agentes de ventas

Manejo de buenas relaciones con los distribuidores y minoristas Es importante

mantener buenas relaciones con agentes ya que son los medios para llegar al

consumidor final para esto se requiere proporcionarles incentivos por montos de

compra descuentos como clientes preferenciales capacitarles e informarles sobre los

nuevos productos y promociones y otorgarles facilidades de distribucioacuten siempre

midiendo el costo ndash beneficio de mantenerlos como distribuidores versus el uso de

una fuerza de venta directa que incluye costos por transporte y distribucioacuten

Administracioacuten del departamento de ventas Esta es una funcioacuten del Gerente de

Ventas en conjunto con el Gerente General estos se deben en cargar de establecer la

organizacioacuten determinar los procedimientos dirigir el personal de ventas coordinar

el trabajo de los miembros del departamento llevar el registro de las ventas y asignar

tareas y sectores para su atencioacuten tanto a los supervisores como a los ejecutivos de

ventas de los canales que posee este aacuterea

423 Objetivos del Control Interno para el Aacuterea Comercial

Para el adecuado funcionamiento de un sistema actividad o procedimiento es

importante determinar los objetivos que se quieren alcanzar Por ello la aplicacioacuten

del Sistema de Control Interno en el aacuterea comercial de la empresa tiene los siguientes

objetivos

bull Velar por el cumplimiento de las poliacuteticas establecidas por la gerencia en

todos los niveles del departamento de ventas desde las gerencias de canal

dando un ejemplo a los supervisores ejecutivos fuerza de venta e

impulsadoras

bull Salvaguardar todos los recursos asignados al aacuterea comercial para cumplir con

las actividades a esta asignada a traveacutes de puntos de control como asignacioacuten

de custodias vigilancia del cumplimiento de poliacuteticas y seguimiento del buen

uso de los recursos

bull Certificar que las poliacuteticas sean conocidas por el personal de la Fuerza de

ventas para su correcta ejecucioacuten

bull Comprobar que los recursos de la compantildeiacutea sean utilizados eficientemente y

para la consecucioacuten de los objetivos de la entidad

bull Crear una cultura de control en los colaboradores del aacuterea comercial para que

vivan las poliacuteticas los valores y los imperativos de la entidad de tal forma

que protejan los bienes como suyos propios

43 Medicioacuten del riesgo

Tomando en cuenta que el control es un proceso ciacuteclico y repetitivo este debe estar

compuesto de cuatro elementos que se suceden

1 Establecimiento de estaacutendares Establece los criterios de evaluacioacuten o

comparacioacuten dados por la normativa Dentro de estos pueden existir

estaacutendares de cantidad para volumen de produccioacuten cantidad de existencias

horas trabajadas estaacutendares de calidad estaacutendares de tiempo y estaacutendares de

costos

2 Evaluacioacuten del desempentildeo acerca de las actividades establecidas en la

entidad

3 Comparacioacuten del desempentildeo donde se compara el desempentildeo con el

estaacutendar establecido para verificar si hay desviaciones o variaciones

importantes

4 Accioacuten correctiva para corregir el desempentildeo para adecuarlo al estaacutendar

esperado

Para realizar la medicioacuten del riesgo de control del aacuterea comercial se deben analizar

algunas variables tanto externas como internas que influyen en un adecuado control

sobre las actividades del aacuterea comercial Entre los puntos criacuteticos que pueden

generarse como variables internas tenemos

bull Falta de supervisioacuten en la salvaguardia de los recursos que la empresa otorga

al aacuterea para el desarrollo de sus operaciones tanto en presupuesto como

materiales y equipos

bull Establecimiento de metas inalcanzables en cuanto a la cuota que deben

cumplir el personal de la Fuerza de ventas para ver realizados sus objetivos

bull Desconocimientos de las poliacuteticas procedimientos niveles de autorizacioacuten y

restricciones que tienen los empleados de la Fuerza de ventas

bull Inobservancia de las poliacuteticas establecidas por la administracioacuten por parte del

personal que colabora en el aacuterea de ventas

bull Inobservancia de lo establecido en la legislacioacuten tributaria lo que generariacutea

una contingencia fiscal para la empresa

bull Falta de supervisioacuten sobre la mercaderiacutea que devuelven los clientes para

verificar que esta fue despachada por Cadbury y que antiguumledad tiene la

misma

bull Mal uso del efectivo recolectado por la Fuerza de ventas ya que este debe

llegar a Creacuteditos y Cobranzas tal como fue entregado por el cliente

bull Acuerdos no legales ni autorizados por la compantildeiacutea realizados por el

personal de ventas con clientes para mejorar el desempentildeo de sus objetivos

Entre las variables externas estaacuten

bull Incumplimiento de los contratos de confidencialidad por parte de los

proveedores que otorgan los materiales promocionales y de exhibicioacuten Esto

genera un alto riesgo que los disentildeos sean copiados por la competencia

bull Incumplimiento de los contratos de exclusividad de ciertos clientes a los que

la compantildeiacutea ha entregado inversioacuten para que generen sus operaciones asiacute

como el uso de su Fuerza de Ventas

bull Declaracioacuten de quiebra de clientes importantes asiacute como cierre de sus

operaciones por falta de cumplimiento con las entidades legales lo que

generariacutea grandes problemas de rentabilidad para la entidad

bull Disminucioacuten del poder adquisitivo de la poblacioacuten que genere que el

personal de la Fuerza de ventas se vea forzado a incurrir a taacutecticas dolosas

con el fin de cumplir sus metas

431 Evaluacioacuten de los procesos que se desarrollan en el departamento de

Ventas

Al igual que en el capiacutetulo II para realizar evaluacioacuten de control interno de los

procesos se aplicaraacuten

bull Los cuestionarios de Control

bull Descripciones narrativas

bull flujogramas

bull La matriz de riesgos utilizando los mismos paraacutemetros y la misma tabla

a) Probabilidad de ocurrencia del Riesgo

b) Impacto ante la ocurrencia del Riesgo

Matriz de riesgo

Pro

babi

lidad

Frecuente Alto Alto Alto

Moderado Medio Medio Alto

PocoFrecuente

Bajo Medio Alto

Leve Moderado AltoImpacto

Evaluacioacuten de las principales actividades de la Administracioacuten de Ventas

Cuestionario de Control Interno para la Administracioacuten de ventas

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

iquestExiste controlpresupuestario de los gastosincurridos en eldepartamento de ventas

2iquestSe comunican las poliacuteticascorporativas existentes atodo el personal de ventas

X X

Lacomunicacioacutende las poliacuteticassolo se realizaa nivel desupervisores yejecutivos elresto depersonal notiene estacomunicacioacuten

3

iquestLos supervisores yejecutivos de ventasreciben del personal a sucargo un reporte perioacutedicode actividades

X

4iquestSe estimula el crecimientoprofesional del personal deventa

X

5

iquestPara los eventos de lacompantildeiacutea se toma encuenta a todo el personal dela Fuerza de Ventasincluso a las mercaderistasprevendedores etc

X

Matriz de Riesgo de la Administracioacuten de Ventas

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

No existe un controlpresupuestario de losgastos incurridos enel departamento deventas

La administracioacutenrealiza un adecuadocontrolpresupuestario detodos los gastos delaacuterea

X X Bajo

2

No se comunican laspoliacuteticas corporativasexistentes a todo elpersonal de ventas

La comunicacioacuten delas poliacuteticas solo serealiza a nivel desupervisores yejecutivos el restode personal no tieneesta comunicacioacuten

X X Alto

3

Los supervisores yejecutivos de ventasno reciben delpersonal a su cargoun reporte perioacutedicode actividades

Las cabezas deldepartamento no unreporte detallado delas tareas realizadaspor el personal deventas

X Bajo

4

No existeestimulacioacuten alcrecimientoprofesional delpersonal de venta

La administracioacutende ventas sepreocupa por retaral personal deventas para quemejoren suscondicionesacadeacutemicas ycrezcanprofesionalmente

X X Bajo

5

No se toma en cuentaa todo el personal dela Fuerza de Ventasen los eventosrealizados por lacompantildeiacutea

El personal de laFuerza de Ventasen su todo es elpersonal maacutestomado en cuentadentro de lacompantildeiacutea

X X Bajo

4311 Evaluacioacuten del proceso de revisioacuten de Reportes de gastos de la Fuerza de

Ventas

Cuestionario de Control Interno para la revisioacuten de Reportes de gastos de laFuerza de Ventas

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

iquestLos reportes de gastos dela Fuerza de ventas sonrevisados por el personal deFinanzas

X

De acuerdo alprocedimientolos revisa elpersonal deTradeMarketing

2

iquestTiene una correctacapacitacioacuten tributaria lapersona que revisa losreportes de gastos delpersonal de ventas

X

La personatiene unaadecuadacapacitacioacutencon respecto alos temastributarios ysusactualizaciones

3

iquestLos reportes de gastos dela Fuerza de ventas cuentancon las aprobacionescorrespondientes

X

4iquestLos aprobadores revisanfiacutesicamente los reportesantes de aprobarlos

X X

Los reportesson aprobadosuacutenicamente pormontos en elsistema

5iquestSe tiene una poliacutetica demovilizacioacuten para la Fuerzade Ventas

X

6

iquestSe verifican los cupos demovilizacioacuten de todo elpersonal de ventas a traveacutesde un adecuado control enlos reportes de gastos

X

Narrativa del proceso de revisioacuten de los reportes de gastos de la Fuerza de

Ventas

El Proceso inicia cuando el personal de ventas (Gerentes Supervisores y

autoventistas) ha realizado sus consumos por viaacuteticos y hasta la tercera semana del

mes deben presentar sus reportes de gastos los reportes que sean entregados

posterior a la tercera semana no se recibiraacuten y no seraacuten reembolsados debido a que

se convierten en gastos de periodos diferentes y se lo ejecuta de esta manera para

evitar riesgos fiscales El asistente de Trade Marketing revisa todos los reportes de

gastos y verifica que los soportes esteacuten de acuerdo a lo que determina la legislacioacuten

tributaria y que ninguno de los documentos contenga consumos que la poliacutetica

administrativa de viajes no permita como el consumo de bebidas alcohoacutelicas

adicional se verifican que los cupos utilizados para combustible no sobrepasen lo

estipulado en la poliacutetica de movilizacioacuten y que los pasajes respeten los rangos

salariales Asiacute tambieacuten verifica y corrige la asignacioacuten contable de cada gasto de

acuerdo a su naturaleza

Si los respaldos de los reportes de gastos se encuentran correctos el reporte pasa a la

aprobacioacuten de las gerencias de ventas a traveacutes de la herramienta Dinnero que es un

programa que hace interfase con SAP y que permite controlar los viajes de los

colegas

En Dinnero las gerencias proceden a aprobar los reportes de gastos que han sido

cargados verificando que los valores gastados sean razonables y que justifiquen las

actividades que ellos conocen realizan cada una de las personas de la Fuerza de

ventas

Si los valores son razonables el Gerente General o los gerentes de ventas aprueban

los reportes caso contrario los rechazan a traveacutes del sistema y explican las razones

del porqueacute el rechazo Cuando el reporte ha sido rechazado el colaborador de ventas

puede acercarse a su aprobador y explicar el porqueacute el gasto en caso que este sea

justificado el rubro seraacute aprobado

Una vez aprobado el gasto el shared service corre una transaccioacuten la cual contabiliza

automaacuteticamente todos los gastos contra las cuentas por pagar a los colegas

Cuando las cuentas por pagar estaacuten reconocidas el shared service en conjunto con

Cuentas por pagar gestionan el pago para los colegas ya sea por transferencia

bancaria o por cheque tal como se observoacute en el proceso de Cuentas por pagar en el

capiacutetulo II

SS hh aa

rr eedd

SS ee rr v

v icicee

CC XX

PPAacuteAacute r

r ee aa ss

dd ee D

D irir ee c

c cc ioacuteioacute n

nTT r

r aa dd ee

MMaa r

r kk ee tit

nin gg

FF uu ee

rr zzaa

dd ee V

V eenn t

ata ss

Flujograma de reportes de gastos de la Fuerza de Ventas

IniacutecioPresenta los

reportes de gastospor viaacuteticos

Justifica losvalores alaprobador

SEl reporte de gastos sepresenta hasta la 3era

semana del mes

Revisa y verificaque los soportesesteacuten correctos y

corrigeasignaciones

contables

Los soportes se Nencuentran correctos

No se apruebanlos documentos

que no correctos yse los devuelve al

colega

Fin

No se procesan niN reciben los

reportes de gastos

S

Fin

Se cargan losreportes en el

sistema Dinnero

Los valores sonrazonables S Se aprueba el

reportes de gastos

Se rechaza el

N gasto y se informaal colega de la

FFVV

Contabiliza elgasto en SAPdesde dinnero

Gestiona el pagopara el colega de

acuerdo al procesode CXP

Fin

196

197

Matriz de Riesgo de la revisioacuten de reportes de gastos

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

La persona que revisalos reportes de gastosno tiene una correctacapacitacioacuten tributaria

La persona estaacuteinformada de loscambios en formavaga y no recibe unacapacitacioacuten continua

X X Bajo

2

Los reportes de gastosde la Fuerza de ventasno cuentan con lasaprobacionescorrespondientes

Los reportes de gastosde la Fuerza de ventasson aprobados por losrangos pertinentes dejefaturas inmediatas

X X Bajo

3

Los aprobadores norevisan fiacutesicamente losreportes antes deaprobarlos

Los aprobadores norevisan fiacutesicamentelos reportes sinembargo el personalde Trade marketing seencarga de realizar loscontroles con poliacuteticasadministrativas y loscontroles tributarioslos aprobadoresverifican que losvalores seanrazonables

X X Bajo

4

No se tiene una poliacuteticade movilizacioacuten paracontrolar los gastos dela Fuerza de Ventas

La compantildeiacutea si cuentacon una poliacutetica demovilizacioacutenaplicable para laFuerza de Ventas

X X Bajo

5

No se verifican loscupos de movilizacioacutende todo el personal deventas

Los cupos demovilizacioacuten sonverificados previo a laaprobacioacuten de losreportes de gastos

X X Bajo

198

4312 Evaluacioacuten para el proceso de facturacioacuten

Cuestionario de Control Interno para el proceso de facturacioacuten

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1iquestLas ventas se registran enlos resultados en momentode efectuar la facturacioacuten

X

2iquestSe graba el costo de ventaen forma simultaacutenea a laventa

X

3iquestLos comprobantes deventa tienen autorizacioacutenvigente emitida por rentas

X

4iquestLos pedidos sonadecuadamente controladosy aprobados

X

5

iquestSe realizancircularizaciones perioacutedicasentre los clientes paradeterminar si no existejineteo de dinero por partede la Fuerza de Ventas

X

6iquestSe han firmando contratosde exclusividad con losUSO Promotores

X

Narrativa del proceso de facturacioacuten

El proceso se inicia cuando la Fuerza de ventas recoge los pedidos de los clientes

luego ingresa los pedidos recogidos en el SAP a traveacutes de sus palms En la bodega

se corre una transaccioacuten denominada el packing list para verificar la disponibilidad

de los inventarios

Posterior cartera se encarga de verificar que el cliente no se encuentre en mora para

poder liberar los pedidos caso contrario los retiene hasta que cancele sus deudas

Una vez aprobados los pedidos la bodega corre el proceso de facturacioacuten y emite las

facturas Alista toda la mercaderiacutea de acuerdo a lo facturado y despacha los pedidos

verificando la facturacioacuten

CCRR

eacuteeacute dd iti

oto ss y

y CC o

o bbrr aa

nn zz aa

ssBB

oo dd ee

gg aa

FF uu ee

rr zzaa

dd ee V

V ee nn

tatass

Flujograma para el proceso de facturacioacuten

Inicio Recoger pedidosde clientes

Ingresar lospedidos en el

sistema

CCoorrrererrPPaacckkiningglilsist tppaararavveerirfiifcicaarr

CCoorrrererreel lpprorocceessoo Emitir FacturasAAlilsistatarrppeeddididoossddee

acuerdo a la

S

Se encuentra de

Despachar lospedidos

N

Fin

ddisisppoonnibibiliii

ldidaaddddeeininvveenntatariroioss

ddeefafacctuturaraccioacuteioacutennacuerdo a lafafacctuturaraccioacuteioacutenn

acuerdo a la factura

Volver a verificar lamercaderiacutea de la

factura para eldespacho

VVeerirfiifcicaarrlalaccaartreteraravveennccididaa

Cumple con lospagos

LLibibeerararrlolossppeeddididoossS

ppaararafafacctuturararr

RReetetenneerreel lppeeddididooN hhaasstataqquueeccuummpplala

ccoonnlolossppaaggooss

199

Matriz de Riesgo para el proceso de facturacioacuten

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

Las ventas no seregistran en losresultados enmomento deefectuar lafacturacioacuten

Todas las ventas seregistran en losresultados enmomento deefectuar lafacturacioacuten

X X Bajo

2

El costo de venta nose graba en formasimultaacutenea a laventa

El costo de venta detodas las ventas segraba en formasimultaacutenea a laventa

X X Bajo

3

Los comprobantesde venta no tienenla autorizacioacutenvigente emitida porrentas

Todos loscomprobantes deventa poseen laautorizacioacuten vigenteemitida por rentasla que se renuevacada antildeo

X X Bajo

4

Los pedidos demercaderiacutea no sonadecuadamentecontrolados yaprobados

Todos los pedidos deventa son aprobadospor Creacuteditos ycobranzas ycontrolados por labodega

X X Bajo

5

No se realizancircularizacionesperioacutedicas entre losclientes paradeterminar si noexiste jineteo dedinero por parte dela Fuerza de Ventas

Creacuteditos y cobranzasrealiza unseguimientoperioacutedico de suscuentas para evitarque la Fuerza deVentas se quedecon dinero de losclientes

X X Bajo

6

No se han firmandocontratos deexclusividad con losUSO Promotores

Se mantienencontratos deexclusividad ya quelos USO promotorestrabajan a su vez confuerza de ventasdirecta de lacompantildeiacutea

X X Bajo

4313 Evaluacioacuten del proceso para la entrega de incentivos a la Fuerza de

Ventas

Cuestionario de Control Interno para la entrega de incentivos a la Fuerza deVentas

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

iquestEl establecimiento decuotas para la Fuerza deventas se realiza deacuerdo a un anaacutelisis ysobre una base racional

X

2

iquestLos incentivos para lasgerencias de ventas seencuentran en el rangoestablecido para estoscargos a nivel regional

X

3

iquestLos incentivosentregados se realizanuacutenicamente cuando se hanalcanzado las metas

X

4

iquestSe realizan visitas decampo sorpresivas paraverificar el cumplimientode las rutas de la Fuerzade ventas

X

5

iquestLos incentivos seconsideran como ingresosimputables en el rol depagos

X

6

iquestSe elaboranperioacutedicamente informesde ventas y sus avancescon respecto a las metasestablecidas

X

Narrativa del proceso para la entrega de incentivos de la Fuerza de Ventas

Se inicia cuando las ventas del mes se han cerrado el personal de la Fuerza de

Ventas verifica su cumplimiento y elabora un informe que es entregado al personal

de Trade Marketing quien calcula las metas alcanzadas por cada persona de la

Fuerza de ventas contra la meta establecida y verifica con el informe del colega en

caso existan diferencias con el colega se le informa y se concilia con la informacioacuten

del sistema En el caso que la meta se haya alcanzado al 100 se calcula un 34

201

202

del monto de la venta y en el caso que supere el 110 se aplicaraacute un porcentaje de

41 del total de la venta alcanzada por el colega

Los valores por incentivos son informados a Noacutemina y estos son incluidos en el rol

de pagos

Al final del mes se establece las nuevas metas para el mes subsiguiente que deben

estar acorde con el presupuesto anual de ventas en la reunioacuten mensual de Forecast y

que deben estar bajo la realidad del negocio en el mercado Estas metas son

consensuadas en el comiteacute de direccioacuten incluido la persona de planificacioacuten de

demanda y planificacioacuten financiera Una vez establecidas se comunica a la Fuerza

de Ventas cuales seraacuten las metas a ser alcanzadas en el mes para que alcancen sus

incentivos

203

NNoacuteoacute m

m inin a

aTT r

r aa dd ee

MMaa r

r kk ee tit

nin gg

FF uu ee

rr zzaa

dd ee V

V ee nn

tatass

CCoo m

m iti eacuteteacute

gg ee rr e

e nncc i

aia ll

Flujograma para el proceso de entrega de incentivos a la Fuerza de Ventas

Planifica las nuevasmetas para elsiguiente mes

Informa a laFuerza de Ventas

Fin

Inicio

Elabora informe desu cumplimiento en

metas y se loentrega a Trade

Mkt

Obtiene delsistema las ventas

alcanzadas porcolega

Verifica con elinforme entregadopor el colega de la

FFVV

N

Estaacuten de acuerdo losvalores

S

Concilian con elcolega de acuerdo

a la informacioacutenobtenida en el

sistema

Se calculan losincentivos deacuerdo a lo

establecido en lapoliacutetica de beneficios

a la FFVV

Ingresa losbeneficios en el roldel personal de la

FFVV

204

4314 Evaluacioacuten del proceso para la entrega de material promocional

Cuestionario de Control Interno para la entrega de material promocional a losclientes

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

Previo al despacho delmaterial promocional iquestSeverifica el cumplimientode la poliacutetica y lasautorizacionescorrespondientes

X X

Uacutenicamente serecoge la solicituddel personal deventas no se cuentacon lasaprobaciones nianaacutelisis de lossupervisores

2

iquestSe firman contratos deconfidencialidad con losproveedores que fabricanel material promocional ala compantildeiacutea

X

3

iquestSe ejecuta un adecuadoseguimiento delcumplimiento de estoscontratos

X

4

iquestEl material promocionalasignado tiene unseguimiento paracomprobar su estado en elcliente

X

Narrativa del proceso para la entrega de material promocional

El proceso se inicia cuando el personal de la Fuerza de ventas (autoventistas y

coordinadores de Zona) recogen la solicitud del cliente para la asignacioacuten de un

exhibidor u otro tipo de material promocional no asignado en promociones El

empleado de la Fuerza de Ventas debe elaborar una recomendacioacuten (Justificativo

para solicitar el material promocional) esta recomendacioacuten debe ser revisada por el

Supervisor de la zona que estaacute realizando el requerimiento si la recomendacioacuten

cumple con la poliacutetica comercial para entrega de exhibidores y otro tipo de material

promocional se solicitaraacute a la bodega prepare una orden de despacho para entregar el

material al solicitante de la Fuerza de ventas y esta a su vez se la entrega al cliente

205

BBoo d

d eegg a

aSS

uu pp ee

rr vvisis

ioacuteioacutenn

dd ee V

V ee nn

tt aass

FFuu e

e rrzz a

a dd ee

VVee n

n tt aa ss

Flujograma para el proceso de entrega de material promocional

IniacutecioSolicitud de

Materialpromocional

Elaborarrecomendacioacutenpara obtener elmaterial prom

Entrega delmaterial

promocional alcliente

Fin

Negar la entregaN de Material

promocional

Revisar si larecomendacioacuten seajusta a la poliacuteticade asignacioacuten de

material prom

Cumple lascondiciones de la

poliacutetica

SAprobar la entrega

de materialpromocional

Elaborar la ordende despacho

Entrega del materialpromocional contra

OD

206

Matriz de Riesgo de para el proceso en la entrega de material promocional

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

No se verifica elcumplimiento de lapoliacutetica paraasignacioacuten dematerial promocionaly las autorizacionescorrespondientes

Los supervisores deventas no apruebanninguna solicitudpara la entrega delmaterialpromocional y labodega entrega conla simple solicitudde la Fuerza deventas

X X Alto

2

No se firmancontratos deconfidencialidad conlos proveedores quefabrican el materialpromocional a lacompantildeiacutea

Se mantienencontratos deconfidencialidad contodos losproveedores quefabrican materialespromocionalesexclusivos

X X Bajo

3

No se ejecuta unadecuado seguimientodel cumplimiento deestos contratos

El cumplimiento delos contratos essupervisado por elpersonal de TradeMarketing

X X Bajo

4

El materialpromocionalasignado tiene unseguimiento paracomprobar su estadoen el cliente

Se verifica elcuidado del materialpromocionalentregado a losclientes en cadavisita para la tomade pedidos de venta

X X Bajo

4315 Evaluacioacuten del proceso para otorgar descuentos comerciales

Cuestionario de Control Interno para el Establecimiento de descuentoscomerciales

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

iquestLos descuentoscomerciales sonanalizados en elpresupuesto anual deactividades y planoperativo

X

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

2

iquestLos descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto cuentan conla respectiva aprobacioacutendel Gerente de ventas ydel planificadorFinanciero

X X

Uacutenicamentecuentan con laaprobacioacuten delPlanificadorFinanciero estoafecta a lasventas netas y elGerente deVentas no tieneconocimientodel particular

3

iquestSe cumplen con losparaacutemetros de entrega dedescuentos por prontopago y otras promocionesa los clientes

X

4

iquestSe les comunica a losclientes los descuentos alos que tienen acceso deacuerdo a sus condicionesde pago y montos decompra

X

Narrativa del proceso para otorgar descuentos comerciales

Inicia con el anaacutelisis que realiza Planificacioacuten financiera acerca de los descuentos

que se pueden otorgar a los clientes de acuerdo al presupuesto por promociones o

incentivos si estaacuten en el presupuesto se consideran planificados en el caso que no

esteacuten en el presupuesto se informaraacute siempre y cuando exista un colchoacuten en el

presupuesto de ventas

Esto es informado al Gerente de ventas quien analiza el descuento en caso no haya

sido contemplado en el presupuesto anual de la necesidad del mismo y cuantos

beneficios generaraacute a su incremento de las ventas

Una vez que haya ejecutado el anaacutelisis si es viable elaboraraacute la propuesta comercial

para presentarla al Gerente General quien deberaacute aprobar la propuesta en el caso que

207

sea aplicable y genereacute un beneficio mayor a su costo Si es aprobada se comunicaraacute

al departamento de Trade Marketing para su divulgacioacuten entre los clientes

Cuando los clientes hayan alcanzado las metas propuestas en las promociones

establecidas Trade Marketing solicitaraacute a Creacuteditos y cobranzas que emita la nota de

creacutedito correspondiente y la Fuerza de ventas o el gerente de ventas se encargaraacute de

hacerla llegar al cliente

CC rr eacuteeacute d

d iti oto y

yCC o

o bbrr aa

nn zz aa s

sPP l

ala nn ifi i

f cic aa cc i

oacuteioacute nn

FF inin a

a nncc ie

ie rr aa

DD irir ee

cc cc ioacuteioacute

nnGG

ee nn ee

rr aall

DD irir ee

cc cc ioacuteioacute

nndd e

e VV ee

nn tata s

sTT r

r aa dd ee

mmaa r

r kk ee tit n

in gg

Flujograma para el proceso de la entrega de descuentos comerciales

IniacutecioAnaliza

descuentospromocionales

Existe un colchoacuten enel presupuesto de

ventasN Fin

Emite la nota decreacutedito

S

Entrega alSupervisor deVentas para su

entrega al cliente

Fin

Se solicita aS Creacuteditos emitir la

NC

Realiza la campantildeaentre los clientes de

la promocioacutenapoyado en la

FFVV

Verifica el logro delas metas por parte

de los clientes

El cliente llegoacute a lameta

N No se otorga eldescuento Fin

Comunica a trade

S marketing parainiciar la

promocioacuten

Los desct Estaacuten enel presupuesto

N

Se analiza sunecesidad deacuerdo a una

estrategiacomercial

SElabora lapropuesta

comercial para losdescuentos

Aprueba lapropuesta Se cierra la

propuesta Fin

N

209

210

Matriz de Riesgo de para el proceso para otorgar descuentos comerciales

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

Los descuentoscomerciales no sonanalizados en elpresupuesto anualde actividades yplan operativo

El presupuesto anualde ventas contemplalos descuentoscomercialesplanificados al iniciodel antildeo

X X Bajo

2

Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto nocuentan con larespectivaaprobacioacuten delGerente de ventas ydel planificadorFinanciero

Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuestouacutenicamente cuentancon la aprobacioacutendel planificadorFinanciero quien laspresentadirectamente alGerente General

X X Alto

3

No se cumplen conlos paraacutemetros deentrega dedescuentos porpromociones a losclientes

Toda promocioacuten queotorga descuentoscomerciales esentregada losclientes de acuerdo alos paraacutemetrosestablecidos

X X Bajo

4

No se les comunicaa los clientes losdescuentos a losque tienen accesode acuerdo a suscondiciones de pagoy montos de compra

Toda promocioacuten escomunicada a losclientes en formaprevia de iniciar

X X Bajo

211

3316 Evaluacioacuten de los proceso de Devoluciones

Cuestionario de Control Interno para el proceso de Devoluciones

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

iquestLa recepcioacuten demercaderiacutea devuelta sehace previa verificacioacutende la factura de venta

X X

La mercaderiacutea serecibe sinverificar antes laventa realizadacon anterioridad

2

iquestLa recepcioacuten de lamercaderiacutea devuelta serecibe directamente enlas bodegas de lacompantildeiacutea

X

3

iquestAntes de ejecutar ladevolucioacuten de lamercaderiacutea esta esaprobada por lossupervisores de ventas

X

Sin embargo lasaprobaciones nose realizan previala verificacioacuten delorigen de lamercaderiacutea

4

iquestEl supervisor de ventassolicita un justificativodel porqueacute ladevolucioacuten

X

Narrativa de proceso de Devoluciones

El proceso se inicia cuando el personal de la Fuerza de Ventas recoge la solicitud de

devolucioacuten del cliente Esta devolucioacuten debe ser verificada por el Supervisor de

ventas para establecer el estado en la que se recibe la mercaderiacutea y elaboraraacute un

informe que deberaacute ser presentado al gerente de ventas este verifica si cumple con

las condiciones establecidas en la poliacutetica comercial para la devolucioacuten de ventas y

procede a aprobarla en el caso se estar correcto

Una vez aprobada la devolucioacuten se informa a la bodega para que coordine el retiro de

la mercaderiacutea Cuando recibe la mercaderiacutea en la bodega se afecta la Nota de

Creacutedito a la uacuteltima factura emitida al cliente Esta nota de creacutedito es entregada a la

Fuerza de ventas para que sea entregada al cliente

SSuu p

p eerr vv

isisioacuteioacute

nndd e

eVV

ee nn tat

a ssBB

oo dd ee

gg aa

DDirir e

e cccc i

oacuteioacute nn d

d eeVV e

e nntata

ssFF u

u eerr zz

aadd e

e vv ee

nn tata s

s

Flujograma para el proceso de Devolucioacuten de mercaderiacutea

IniacutecioRecoge la solicitudde devolucioacuten del

cliente

Entrega la nota decreacutedito al cliente Fin

Verificar elproducto a

devolver seacuerdo a su buen

o mal estado

S Aprueba ladevolucioacuten

Cumple lascondiciones de la

poliacutetica

N Rechaza ladevolucioacuten

Coordina larecoleccioacuten de la

mercaderiacuteadevuelta

Emite la nota decreacutedito

212

213

Matriz de Riesgo de para el proceso de devolucioacuten de mercaderiacutea

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

La recepcioacuten demercaderiacutea devueltase hace sin previaverificacioacuten de lafactura de venta

La mercaderiacuteadevuelta se recibesin verifica sinrevisar la factura deventa en la que seoriginoacute

X X Alto

2

La recepcioacuten de lamercaderiacutea devueltano se recibedirectamente en lasbodegas de lacompantildeiacutea

La bodega realiza lalogiacutestica pararecoger lamercaderiacutea de ladevolucioacuten

X X Bajo

3

La devolucioacuten de lamercaderiacutea no esaprobada por lossupervisores deventas

Los supervisores deventas verifica todaslas devoluciones quevan a ser recibidasestas son aprobadaspor las gerencias deventas

X X Bajo

4

El supervisor deventas no solicita unjustificativo delporqueacute se realiza ladevolucioacuten

El supervisor deventas elabora uninforme de ladevolucioacuten para serentregado al gerentede ventas

X X Bajo

44 Resultados de la evaluacioacuten de Control Interno

441 Matriz de Hallazgo de Control Interno del departamento de Ventas

En la Matriz de Hallazgos determinaremos los cuatro atributos de cada uno de los

puntos criacuteticos encontrados posterior a la evaluacioacuten realizada

214

Matriz de Hallazgos el Departamento de Ventas

Falta de verificacioacuten de las condiciones para le devolucioacuten de mercaderiacuteas

Condicioacuten

La mercaderiacutea devuelta por parte de los clientes es recibida porel personal de la bodega uacutenicamente con la orden de los colegasde la Fuerza de Ventas sin verificar antes que esa mercaderiacuteahaya sido vendida por la empresa y a que factura pertenece

Criterio

Existe la inobservancia de la poliacutetica corporativa para ladevolucioacuten de mercaderiacutea Seccioacuten Metodologiacutea punto 3 queexpresa

ldquoMal Estado El producto en mal estado se considera a aquelproducto vencido en condiciones de calidad no oacuteptimas depresentacioacuten descontinuada o en malas condiciones que tambieacutendeberaacuten pasar por la verificacioacuten de venta previa Para el CanalModerno y Mayorista cuando falta menos de 90 diacuteas para suvencimiento para el Canal Tradicional cuando falta menos de45 diacuteas para su vencimientordquo

Adicional a la poliacutetica corporativa existe una inobservancia alreglamento de comprobantes de venta retencioacuten y documentoscomplementarios que en su Art 15 menciona

ldquoNotas de creacutedito- Las notas de creacutedito son documentos que seemitiraacuten para anular operaciones aceptar devoluciones yconceder descuentos o bonificaciones

Las notas de creacutedito deberaacuten consignar la denominacioacuten serie ynuacutemero de los comprobantes de venta a los cuales se refierenrdquo

Causa

El personal de la bodega como el personal de la fuerza deventas no tienen un conocimiento exacto de la poliacuteticacorporativa Adicional a esto los supervisores de venta noverifican las solicitudes de devolucioacuten realizadas y en la bodegatampoco exigen las aprobaciones necesarias

Efecto

El hecho de recibir devoluciones que no hayan sido debidamenteverificadas y autorizadas provoca que dicha mercaderiacutea puedano haber sido vendida por la empresa alto niveles de productoen mal estado y una alta contingencia tributaria al no determinarexactamente a que factura estaacute afectando la devolucioacuten

Conclusioacuten

La devolucioacuten de la mercaderiacutea no cuenta con la verificacioacutennecesaria por parte de la Fuerza de ventas y de la Bodega paradeterminar con que factura de venta fue entregada al cliente porlo que se considera un facilismo en el proceso que puede generarpeacuterdidas para la compantildeiacutea

215

A la Gerencia General

Recomendacioacuten

Establecer procedimientos de control para que la Fuerza deVentas verifique que la mercaderiacutea que se va a recibir haya sidovendida por la compantildeiacutea para lo cual se deberaacute incluir estainformacioacuten en el informe entregado a las Gerencias de ventas

Exigir a la Bodega que se realice una investigacioacuten de la facturaque deberaacute ser afectada con la devolucioacuten previo a la emisioacuten dela Nota de creacutedito

Descuentos Comerciales no presupuestados se otorgan sin la aprobacioacuten de laGerencia de Ventas

Condicioacuten

Los descuentos comerciales promocionales que no estaacuten dentrodel presupuesto cuentan uacutenicamente con la aprobacioacuten deplanificacioacuten Financiera y no se solicita o requiere de laaprobacioacuten de la gerencia de Ventas antes de que se ejecuten loque deja sin control previo a la Cabeza de Ventas de lasestrategias otorgadas a los clientes y sus impactos en las ventasnetas

Criterio

La poliacutetica corporativa de descuentos en su seccioacuten 2 deResponsabilidades paacutegina 4 expresa que

ldquoTodo descuento otorgado a un cliente ya sea por estrategias ocubrimiento de riesgos que no consten en el presupuesto debenser aprobados por el Gerente de Ventas y por el PlanificadorFinanciero con el fin de medir el costo ndash beneficio del mismoCaso contrario no se generaraacutenrdquo

Causa

No existe una buena praacutectica de comunicacioacuten entre la gerenciade ventas y la planificacioacuten financiera principalmente porqueson rubros que afectan al presupuesto que es controlado porFinanzas y que estos descuentos son solicitados en su mayoriacuteapor el Country Manager y la comunicacioacuten a la gerencias deventas se realiza una vez creada la promocioacuten

EfectoEsta praacutectica genera desbalances en las metas planteadas paracada una de las gerencias y malestar en las gerencia de ventasal ver su campo de accioacuten invadido y limitado

Conclusioacuten

El proceso no se cumple de acuerdo a lo establecido en lapoliacutetica y en el procedimiento por lo que existe unainobservancia total de lo establecido en la reglamentacioacutencorporativa generando un proceso inexacto e incorrecto

216

A la Gerencia General

RecomendacioacutenSupervisar que los lineamientos implementados por la propiaadministracioacuten se cumplan generando una adecuadacomunicacioacuten entre los departamentos de Finanzas y ventasgenerando el respeto de la independencia e interrelacioacuten de lasfunciones de cada una de estas aacutereas

Falta de comunicacioacuten de las poliacuteticas y procedimientos corporativos queafectan al aacuterea comercial a la Fuerza de Ventas en general

Condicioacuten

La administracioacuten no genera una comunicacioacuten de las poliacuteticascorporativas existentes que afectan al aacuterea comercial a todo elpersonal de la Fuerza de Ventas sino uacutenicamente a lasGerencias y los Supervisores los cuales tampoco compartenesta informacioacuten con sus reportes

Criterio

Tal como se indicoacute en el capiacutetulo 3 la falta de comunicacioacuten delas poliacuteticas es un problema que se genera en todas las aacutereas dela entidad inobservando el procedimiento para la correctacomunicacioacuten de poliacuteticas corporativas paacuterrafo 30 que diceldquoEl comiteacute gerencial como parte primordial de sus obligacionesdeberaacute repartir y dar a conocer la misioacuten visioacuten poliacuteticascorporativas y valores corporativos el momento que se integra ala compantildeiacutea La estrategia y planes de accioacuten generales noconfidenciales y susceptibles de mal uso se deberaacuten a dar aconocer y hacerse puacuteblicos entre los empleados asiacute como losresultados de la compantildeiacutea cada trimestre en el Vamos Juntosrdquo

Causa

La administracioacuten y en especial las Gerencias de Ventas no hancreado una cultura de conocimientos y buena praacutectica de laspoliacuteticas y procedimientos que afectan al departamento deventas debido a que las mercaderistas preventistas personal deautoventa impulsadoras no tienen un manejo adecuado de estasy tampoco un conocimiento general

Efecto

El hecho que el personal de la fuerza de ventas desconozca losprocedimientos provoca que muchos de los procedimientos selleven a cabo en forma incorrecta y que ciertas poliacuteticas no secumplan Entre los procesos con alto nivel de falencias estaacuten larecoleccioacuten de las devoluciones inadecuada entrega de materialpromocional y reportes de gastos presentados en formaincorrecta

Conclusioacuten

La falta de conocimiento de las poliacuteticas y procedimientoscorporativos genera limitaciones en el control que se puedeestablecer en el personal debido a que si no conoce unprocedimiento o una poliacutetica es imposible cumplirla lo quegenerariacutea desviaciones en la obtencioacuten de metas corporativas

217

A la Gerencia General

Recomendacioacuten

Ejecutar una adecuada comunicacioacuten al personal de ventasreferente a los aspectos corporativos importantes asiacute comodesarrollar una planificacioacuten para realizar por lo menos una vezal antildeo una comunicacioacuten colectiva a todas las personas quenecesitan conocer estas poliacuteticas recordaacutendoles su alcance ypuntos importantes

El despacho del material promocional no cuenta con las aprobaciones nianaacutelisis de los supervisores previo a su despacho

Condicioacuten

El material promocional despachado y colocado en los clienteses entregado por parte de la bodega uacutenicamente con unasolicitud del personal de la fuerza de ventas y no se cuenta conlas aprobaciones ni anaacutelisis de los supervisores para determinarla verdadera necesidad y beneficio futuro de colocar material deexhibicioacuten en un punto de venta determinado

Criterio

Existe una mala aplicacioacuten de la Poliacutetica para asignacioacuten dematerial promocional en su seccioacuten 2 Responsabilidades quemencionaldquoLos supervisores de ventas seraacuten los encargados de revisar losteacuterminos para la entrega del material promocional y solo seraacutenaprobadas las solicitudes que cumplan con las condicionesestablecidas en la presente poliacuteticardquoSeccioacuten 4 MetodologiacutealdquoPara realizar una asignacioacuten de exhibidores se debedeterminar primero que tipo de exhibidor se va a entregar y deacuerdo a su tamantildeo y modelo el vendedor tendraacute que justificaren un informe la ubicacioacuten del punto de venta el espacio queocuparaacute el exhibidor los montos de compra del cliente ydeterminar una proyeccioacuten para crecimiento del sectorrdquo

Causa

El personal de la bodega no exige que el informe para lasolicitud de material promocional tenga la firma del respectivosupervisor y realiza los despachos normalmente adicional a lafalta de conocimiento de las poliacuteticas corporativas provoca quela fuerza de ventas no se genere la obligacioacuten de cumplir conuna buena praacutectica de la poliacutetica mencionada

Efecto

El incumplimiento de la poliacutetica establecida provoca que muchodel material asignado a los clientes no es aprovechado en formacorrecta debido a que ciertos exhibidores costosos sonentregados a clientes que no realizan montos de compra altos yque no utilizan el exhibidor de forma adecuada generandogastos injustificados para Cadbury

218

Conclusioacuten

La asignacioacuten y entrega de los exhibidores y materialespromociones genera un desperdicio ya que estos estaacuten siendoentregados sin el anaacutelisis del beneficio que se obtendraacute ya quese han encontrado varios exhibidores grandes en clientes queno tienen ni el espacio ni el nivel de compras para cubrirlo deproducto

Recomendacioacuten

A la Gerencia General

Supervisar que la asignacioacuten del material promocional mismoque es costoso sea entregado de acuerdo a lo establecido por lapoliacutetica corporativa y con un anaacutelisis de los consumosrealizados por los clientes asiacute como la seguridad que tendraacute elbien de la compantildeiacutea en el punto de venta

442 Indicadores de Gestioacuten para el departamento de Ventas

Los Indicadores de gestioacuten aplicados para el departamento de Ventas nos permitiraacuten

medir las variables relacionadas con las metas impuestas por la administracioacuten asiacute

como el desempentildeo del departamento

Asiacute tenemos los siguientes indicadores para este departamento

iquestQueacute se va aMedir Objetivo

Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios

Conocimiento dela Visioacuten

Establecer cuantosempleados de lacompantildeiacutea conocensu visioacuten

Visioacuten

de empleados del departamentoFinanciero que Conocen la Visioacuten

de la Empresa Miacutenimoaceptable 85

82

83

El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten de laVisioacuten

Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con suvisioacuten

Visioacuten

de empleados del departamento deVentas que Comparten la Visioacuten de

la Empresa Miacutenimoaceptable 80

82

83

Se presenta como indicadorimportante ya que todos losempleados que conocen lamisioacuten estaacuten de acuerdo conesta

Total empleados del departamentode Ventas 99

Conocimiento dela Misioacuten

Fijar cuaacutentosempleados de lacompantildeiacutea conocensu misioacuten

Misioacuten

de empleados del departamento deVentas que Conocen la Misioacuten de la

Empresa Miacutenimoaceptable 75

82

83

El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten de laMisioacuten

Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con sumisioacuten

Misioacuten

de empleados del departamento deVentas que Comparten la Misioacuten de

la Empresa Miacutenimoaceptable 83

82

83

Representa que todos losempleados trabajan en pro dela consecucioacuten de losobjetivos de la compantildeiacuteaTotal de empleados del

departamento de Ventas 99

219

iquestQueacute se va aMedir Objetivo

Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios

Eficacia de losMetas planteados

Establecer laeficacia en elalcance de las metasplanteados

Metas

Meses en que se ha alcanzado lameta de ventas

Miacutenimoaceptable 92

12

100

El departamento de ventas haalcanzado las metas de ventasdurante todos los meses delantildeo12 12

Nivel de eficaciaen las metaspropuestas

Determinar sobre el100 en queporcentaje promediohan sido alcanzadaslas ventas propuestas

Metas

Promedio de ventas realesalcanzadas

Miacutenimoaceptable 95

236000000115

El logro en las ventas ha sidobastante exitoso en el 2010pasando un 15 del propuestoPromedio de ventas propuestas en

el antildeo 205000000

Nivel deliderazgo delpersonal de lacompantildeiacutea

Fijar el nivel deliderazgo que poseeel personal engeneral

Direccioacuten yliderazgo

Personal que identifica el estilo deLiderazgo

Miacutenimoaceptable 10

12

12

El miacutenimo aceptable para deldepartamento es establecido enun 12 debido a la grancantidad de Personas en laFuerza de Ventas que trabajana cargo de supervisores ygerentes

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten delliderazgo de lacompantildeiacutea

Medir la aceptacioacutendel estilo deliderazgoestablecido en lacompantildeiacutea

Direccioacuten yliderazgo

Personas que aceptan el estilo deliderazgo

Miacutenimoaceptable 90

84

85

Existe una reaccioacuten de algunaspersonas para aceptar a laNueva Gerencia de Ventasestablecida por la compra deKraft a la compantildeiacutea

Total empleados del departamentode Ventas 99

220

221

45 Propuesta de Control Interno

Con los resultados obtenidos de la evaluacioacuten generaremos una propuesta de Control

Interno para el departamento de Ventas que le permita a la compantildeiacutea establecer un

sistema de control basado en poliacuteticas procedimientos y actividades en el aacuterea

comercial

451 Poliacuteticas de control para el departamento de Ventas

Poliacutetica para el Control de devoluciones

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de esta poliacutetica es establecer los lineamientos para la gestioacuten de las

devoluciones en Buen y Mal estado generadas en Ecuador en los canales Tradicional

Moderno y Mayorista

B DEFINICIONES

Devolucioacuten Es el retorno de un producto que ha estado en propiedad de un cliente

Buen Estado Se considera que un producto se encuentra en buen estado cuando se

encuentra apto para la venta con el empaque original y dentro de los plazos

suficientes para considerarlo como apto para la comercializacioacuten tomando en cuenta

el tiempo de su consumo de acuerdo a lo establecido en la poliacutetica comercial

Mal Estado Se considera que un producto se encuentra en mal estado cuando su

caducidad se encuentra cercana se encuentra averiado descontinuado o no vigente

por cambio de empaque

Rechazos Son las devoluciones del producto antes de perfeccionarse la venta es

decir no se hizo la transferencia de la propiedad del producto al cliente

222

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Supervisor de Ventas

bull Se encarga de verificar el producto a devolver y deelaborar el formato de pedido de recojo que debeindicar si el producto se encuentra en buen o malestado

bull Elaborar un informe que contenga el detalle si lamercaderiacutea fue vendida por la compantildeiacutea de acuerdo allote verificado

bull Coordinaraacute con la bodega la logiacutestica para recoger elproducto

Gerentes de canal deVentas

bull Gerente de Ventas deberaacute aprobar y validar el recojode la mercaderiacutea siempre y cuando haya recibido delsupervisor el informe de devolucioacuten caso contrariodeberaacute rechazar la devolucioacuten

Fuerza de ventas

bull Canalizar la solicitud de devolucioacuten desde el clientehasta el supervisor

bull Obtener la informacioacuten del cliente el porqueacute de ladevolucioacuten

Bodegabull Recibir la mercaderiacutea contra el informe aprobado por

el Gerente de ventasbull Emitir la nota de creacutedito

D METODOLOGIacuteA

bull Cuando se notifiqueacute la solicitud de devolucioacuten el supervisor deberaacute solicitar

a la bodega un reporte del lote que el cliente estaacute devolviendo para verificar

que este haya sido vendido por la compantildeiacutea y comprado por el cliente que

hace la solicitud ya que no se recibiraacuten cambios realizados por realizados

entre clientes

bull La Bodega no realizaraacute la logiacutestica para retirar el producto devuelto mientras

no haya recibido el informe firmado y aprobado por el gerente de ventas

bull La nota de creacutedito emitida debe ser entregada al cliente en el plazo maacuteximo

de 48 horas para que estas no generen rechazos por los clientes por las fechas

especialmente por cambio de mes

223

E SEGUIMIENTO

El seguimiento lo deberaacute realizar Creacuteditos y cobranzas en forma automaacutetica ya que

esta nota de creacutedito disminuiraacute el valor de la deuda del cliente En caso la cuenta del

cliente quedeacute con un saldo negativo creacuteditos deberaacute solicitar la emisioacuten de un pago

para que esta cuenta quede en cero

Poliacutetica para el Control de entrega del material promocional

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de esta poliacutetica es determinar puntos de control para asignar material

promocional a los clientes en todo el territorio ecuatoriano

B DEFINICIONES

Material promocional Son obras audiovisuales y graacuteficas asiacute como todas las partes

componentes de las mismas que constituyen los mensajes publicitarios de las

campantildeas difundidas a traveacutes de cualquier medio y soporte considerados como

convencionales

Exhibidores Constituye material promocional disentildeado para mejorar la

presentacioacuten en el punto de venta de los productos

Sectores High income Se considera a los sectores en los cuales los clientes tienen

un alto grado de consumo y nivel de ventas para la compantildeiacutea asiacute como los productos

que se comercializan en estos lugares son de costos altos

Sectores low income Son sectores en los que los niveles de ventas de la compantildeiacutea

son bajos y los productos consumidos son econoacutemicos

224

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Fuerza de ventas

bull Elaborar informe acerca de la asignacioacuten delmaterial promocional en el caso de exhibidores eltamantildeo solicitado el sector donde se ubica elcliente el espacio y la seguridad con el que contaraacuteel exhibidor y el monto de ventas que consume elcliente y cuanto podraacute mejorar con el apoyo de laexhibicioacuten

Supervisor de Ventas

bull Verificar y aprobar el informe presentado por elpersonal de la Fuerza de ventas

bull Entregar una copia de la aprobacioacuten a la bodegapara que el material sea entregado

Bodega

bull Entregar el material promocional uacutenicamente con elinforme aprobado por el supervisor de ventas

bull Emitir la orden de despacho para el adecuadocontrol de los inventarios de material promocional ysolicitar la firma del recibiacute confirme por parte delcliente

D METODOLOGIacuteA

bull Los preventistas y autoventistas deberaacuten incluir en el informe que deben

presentar a su supervisor el nivel de compras del cliente si el sector en el que

se encuentra el punto de venta es high o low income con la finalidad de

determinar el mejor exhibidor a ser asignado

bull El Supervisor debe corroborar la informacioacuten presentada por los preventistas

y autoventistas es correcta con la verificacioacuten fiacutesica y estadiacutesticas de ventas

bull El personal de la bodega NO podraacute sacar ninguacuten exhibidor de las bodegas que

no cuente con la debida aprobacioacuten e informe de firmado por el Supervisor de

ventas siendo la responsabilidad del supervisor la correcta asignacioacuten del

material promocional para los clientes

E SEGUIMIENTO

El personal de la Fuerza de ventas seraacute el encargado de verificar que el material

promocional asignado al cliente cuente con la seguridad para evitar su peacuterdida que

225

este sea mantenido en forma adecuada y seraacute el encargado de llenarlo de producto y

comprobar que no sea utilizado con otros productos que no sean de la compantildeiacutea

Poliacutetica de Control para establecer descuentos comerciales que se encuentran

fuera del presupuesto anual

A OBJETIVO Y ALCANCE

La presente poliacutetica detalla los lineamientos para establecer puntos de control en el

establecimiento de descuentos comerciales otorgados a todos los clientes de la

compantildeiacutea Cadbury Adams Ecuador SA

B DEFINICIONES

Estrategia de Precio Disentildeado para otorgar precios al consumidor sin modificar la

lista de precios estaacutendar (mantener la lista de precios)

Desarrollo de Zona Descuento otorgado para impulsar el desarrollo de una zona

dentro de un cliente Se da debido a rentabilidad yo cobertura

Descuentos Estacionales Descuento otorgado para una estacioacuten o plan del antildeo Por

ejemplo verano inverno Navidad Vacaciones etc

Descuentos Para evitar contrabando Descuento relacionado a un producto

especiacutefico para generar una accioacuten de venta en ciertas ciudadesregioneszonas que

evite la compra por parte de los clientes indirectos de producto de contrabando

Descuentos Para evitar ldquoWrite Offrdquo Descuento relacionado a un producto

especiacutefico para generar que permita al cliente mejorar la rotacioacuten del producto

evitando la incineracioacuten del producto por mal estado debido a alcanzar la fecha de

vencimiento

226

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Planificacioacuten Financiera

bull Debe analizar las actividades dentro de presupuestoen los referente a los descuentos entregados porpromociones basados en concursos establecidos porlos clientes

bull Verificar la posibilidad de entregar promocionesadicionales de acuerdo a los colchones en elpresupuesto de ventas

Gerentes de canal deVentas

bull Determinar coordinando con la Gerencia de ventasy el aacuterea de Trade marketing la viabilidad deestablecer los descuentos promocionales

bull Verificar que el aacuterea de Trade Marketing realice lacomunicacioacuten adecuada y publicidadcorrespondiente para hacer conocer a los clientes elbeneficio y condiciones de la promocioacuten

Supervisor de Ventas

bull Conciliar los montos cumplidos por los clientespara emitir las notas de creacutedito

bull Verificar que los clientes reciban sus notas decreacutedito

Creacutedito y cobranzasbull Emitir las notas de creacutedito posterior a la

comprobacioacuten de la informacioacuten entregada porTrade Marketing

Gerente General bull Aprobar las actividades a realizar fuera delpresupuesto para otorgar descuentos comerciales

D METODOLOGIacuteA

bull El aacuterea de Trade Marketing en conjunto con la Gerencia de Ventas

determinaraacuten la posibilidad de iniciar una promocioacuten para los clientes a traveacutes

de la cual por el cumplimiento de metas establecidas en los niveles de

compras se haraacuten acreedores a un descuento calculado sobre las ventas que

ingresan en el concurso siempre y cuando el aacuterea de planificacioacuten financiera

haya informado que existe un colchoacuten en el presupuesto de ventas para

otorgar los descuentos mencionados

bull Las gerencias de canal de ventas elaboraraacuten un informe con el resumen de

los niveles de ventas esperados y que recesioacuten generaraacute posterior a la

promocioacuten tomando en cuenta los flujos de efectivo que se recibiriacutean por

adelantado y el costo ndash beneficio que generariacutea

227

bull En el caso que el informe genere beneficios y este sea aprobado por el

Gerente de ventas el aacuterea de Trade marketing deberaacute iniciar la comunicacioacuten

de la promocioacuten entre los clientes con el fin que los clientes puedan exigir

sus beneficios adquiridos y evitar que la Fuerza de Ventas pueda usurpar

dichos beneficios

bull Una vez alcanzadas las metas por los clientes creacuteditos y cobranzas deberaacute

emitir las notas de creacutedito y el supervisor de ventas se encargaraacute de verificar

que estas sean recibidas por el cliente

E SEGUIMIENTO

Se deberaacute realizar un seguimiento posterior al teacutermino de la promocioacuten para conocer

la satisfaccioacuten entre los clientes y cuaacuteles fueron los iacutendices de recuperacioacuten de

efectivo generado en esas ventas

Poliacutetica de Control para la presentacioacuten y revisioacuten de Reportes de Gastos

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de la poliacutetica es establecer paraacutemetros para una adecuada preparacioacuten y

presentacioacuten de los reportes de viajes de los colegas de la Compantildeiacutea Cadbury

Adams que seraacuten revisados en las oficinas de Quito asiacute como establecer puntos de

control en la revisioacuten de los mismos

B DEFINICIONES

Reportes de gastos Son documentos a traveacutes de los cuales los empleados de una

compantildeiacutea pueden solicitar la devolucioacuten de los valores desembolsados por ellos

siempre y cuando estos correspondan a gastos generados para atender actividades

que contengan un ingreso para la compantildeiacutea provocado o mejorado por dichos

desembolsos Estos desembolsos deben contener la documentacioacuten soporte de

acuerdo a lo establecido por la autoridad tributaria local Servicio de Rentas Internas

228

Viaacuteticos Son recursos asignados a los empleados de una entidad que para el

desempentildeo de sus funciones cuando deban de trasladarse por un periacuteodo mayor de

24 horas a lugares distintos al de su residencia Estos valores los gastos por concepto

de alimentacioacuten hospedaje y gastos menores inherentes al viaje

Sistema Dinnero Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes

a los viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos

como para presentar sus gastos por viaacuteticos

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Gerencias

bull Deberaacuten verificar que los valores presentados comoreembolsos por parte de los colegas sean racionalesy que estos esteacuten relacionados directamente altrabajo que ellos desempentildean antes de generar lasaprobaciones en el sistema

Analista de TradeMarketing Analista deCuentas por pagar

bull Revisar la documentacioacuten fiacutesica que soporta losgastos presentados por el colega y solicitados parareembolso asiacute como que el reporte esteacute lleno enforma correcta de acuerdo a la poliacutetica corporativade viajes y que cumpla con los requerimientosestablecidos en el reglamento para la aplicacioacuten dela Ley de reacutegimen tributario interno en su artiacuteculo27 que norma las liquidaciones de viaje

Contador general

bull Mantener actualizados de todas las reformastributarias emitidas por la autoridad fiscal a losAnalistas de Trade Marketing y de Cuentas porpagar con el fin de minimizar las contingenciastributarias

D METODOLOGIacuteA

bull Los colegas administrativos asiacute como los colegas de la Fuerza de Ventas que

poseen un equipo de coacutemputo de la compantildeiacutea deberaacuten ingresar la informacioacuten

de los reportes de gastos que deberaacute regirse a lo normado en la poliacutetica

corporativa de viajes en el sistema Dinnero uno por uno los documentos que

van a solicitar el reembolso en este detallaraacuten los valores completos sin

desglosar impuestos Una vez que los documentos hayan sido ingresados en

229

el sistema los empleados administrativos deberaacuten entregarlos al analista de

Cuentas por pagar y los administrativos de la Fuerza de Ventas al analista de

Trade Marketing Los empleados de la Fuerza de Ventas que no poseen un

equipo de coacutemputo de la empresa deberaacuten entregar los reportes de gastos

presentados de acuerdo a la poliacutetica de viajes directamente al analista de

Trade marketing para que este ingrese la informacioacuten documento por

documento y colega por colega en el sistema Dinnero a traveacutes de una

plantilla Aquellos documentos que excedan los montos asignados a cada uno

de los colegas por movilizacioacuten seraacuten rechazados y no se incluiraacuten en la

plantilla para la carga

Formato para la presentacioacuten de los reportes de Gastos

Instructivo

El reporte debe ser llenado por el empleado en el encabezado debe constar el

periodo y el motivo del viaje asiacute como la identificacioacuten del colega

En el cuerpo debe ir la siguiente informacioacuten

Fecha Debe contener la fecha del documento soporte del gasto

Ndeg El nuacutemero del documento soporte del gasto

Local El establecimiento donde se realizoacute el consumo

230

Descripcioacuten del gasto Identificacioacuten del tipo de gasto Ej Alojamiento nacional

Valor en moneda del documento Determinar el valor completo del soporte del

gasto en caso sea moneda extranjera en el caso de tratarse de doacutelares iraacute el mismo

valor en las dos uacuteltimas columnas

Valor en doacutelares Convertir el valor del documento soporte en caso de ser moneda

extranjera diferente de doacutelares

bull Los dos analistas mencionados deberaacuten revisar que los documentos que

respaldan el gasto contengan la siguiente informacioacuten fecha del documento

el local y el detalle del consumo realizado valor detallado en forma clara los

documentos no deben tener enmendaduras tachones ni borrones estar

presentados de acuerdo al nuevo reglamento para comprobantes de venta y

que no contengan consumos no permitidos en la poliacutetica corporativa de

viajes

bull En el caso uno o maacutes documentos no contengan la informacioacuten y de la forma

sentildealada en el punto anterior estos seraacuten devueltos a los colegas y no seraacuten

reembolsados

bull Las gerencias deberaacuten aprobar a traveacutes del sistema Dinnero los reportes de

gastos verificando todos los valores solicitados a reembolso En el caso que

los valores esteacuten fuera de los rangos normales para el gasto presentado este

deberaacute ser rechazado en el sistema Dinnero informando al colega el porqueacute

del rechazo

bull Si el colega logra justificar el valor consumido este se aprobaraacute en el sistema

procediendo a la contabilizacioacuten normal por parte de Shared Service

E SEGUIMIENTO

En el caso de la Fuerza de venta el aacuterea de Trade Marketing seraacute la encargada de

verificar que los pagos a los colegas se hayan realizado En el caso del aacuterea

Administrativa lo haraacute la analista de Cuentas por pagar

231

Poliacutetica de Control para la el establecimiento de metas en las ventas

A OBJETIVO Y ALCANCE

Delimitar praacutecticas correctas para establecer metas de ventas acordes con la realidad

de la compantildeiacutea que eviten que los empleados de la Fuerza de ventas se vean

abocados a realizar actos iliacutecitos o no eacuteticos con el fin de alcanzas las metas

planteadas por la administracioacuten en el territorio Ecuatoriano

B DEFINICIONES

Cuota Hace mencioacuten a la meta establecida por la Administracioacuten impuesta al

personal de la fuerza de ventas con el fin de que se cumpla un monto mensual

determinado tanto en valor como cantidad de los productos de la compantildeiacutea

Incentivos Son todos los beneficios que alcanza el persona del departamento de

Ventas por el cumplimiento de objetivos establecidos en el presupuesto de ventas

Demanda Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes a los

viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos como

para presentar sus gastos por viaacuteticos

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Gerente General

bull Llamar a reunioacuten al comiteacute gerencial para estableceren conjunto y consenso el presupuesto de objetivosde ventas

bull Revisar y verificar todos los escenarios posiblespara la consecucioacuten de las ventas frente al sistemapoliacutetico inestable en el paiacutes

bull Determina reuniones para realizar verificacionesmensuales de las metas establecidas y de ser el casoejecutar modificaciones de acuerdo a la realidad quela empresa y el paiacutes vivan en ese momento

232

Planificador Financiero

bull Plantear los escenarios para la consecucioacuten de losobjetivos de ventas a consideracioacuten del comiteacutegerencial

bull Establecer un presupuesto para dotar deherramientas comerciales y promocionales queapoyen a la Fuerza de ventas a la obtencioacuten de lacuota

Gerente de marketing

bull Informar acerca de los estudios de mercadoactualizados para determinar la demanda de losproductos del sector de confites en el Ecuador cuales el mercado ganado por la compantildeiacutea y lo queposee la competencia

bull Elaborar un FODA de la competenciabull Planificar estrategias de publicidad que mantenga

yo incrementen la participacioacuten de mercado asiacutecomo que se formen en una herramienta de influiren el consumidor para la adquisicioacuten de losproductos de la compantildeiacutea

Jefe de Trade Marketing bull Establecer estrategias promocionales y deexhibicioacuten para conquistar la atraccioacuten del mercado

Gerente de Ventas

bull Establecer estadiacutesticas de ventas por regioacuten ciudadsector y temporada para determinar cuaacuteles son lossitios y fechas en las que se pueden generar mejoraspara las ventas

Planificador de laDemanda

bull Determinar la demanda bajo estudios mensualesbull Informar al comiteacute gerencial en forma perioacutedica

acerca de la capacidad de cubrir la demandaestablecida a traveacutes de la capacidad de las plantaspara la entrega de producto

D METODOLOGIacuteA

bull Elaborar un presupuesto anual de objetivos de ventas tomando en cuenta

toda la informacioacuten entregada por los responsables en consenso con el

comiteacute gerencial

bull Revisar en forma mensual las variaciones generadas tanto en la realidad del

desarrollo del negocio como en la consecucioacuten de los objetivos y de ser el

caso replantear las metas para que estas sean racionales

bull Mantener los incentivos a la Fuerza de ventas para que la cuota sea

alcanzada

233

E SEGUIMIENTO

Realizar una evaluacioacuten mensual de los objetivos alcanzados y poner puntos de

atencioacuten en aquellos que no se estaacuten ejecutando para buscar oportunidades de

mejora

452 Procedimientos de Control Interno para el departamento de Ventas

bull Verificar que todos los reportes de gastos por viajes internacionales de la

Fuerza de Ventas sean presentado en un maacuteximo de 7 diacuteas calendario En el

caso de los viaacuteticos los documentos no deberaacuten tener una antiguumledad mayor a

un mes

bull Observar la poliacutetica de control de Creacuteditos y cobranzas donde se contemplan

paraacutemetros para la aprobacioacuten de pedidos previo a la aprobacioacuten de ventas

para evitar que se despache mercaderiacutea a clientes que no se encuentran al diacutea

con los pago

bull Realizar los caacutelculos de los incentivos ganados por el personal de la Fuerza

de ventas de acuerdo a los porcentajes establecidos en los beneficios a los

empleados

bull Observar la poliacutetica de control para Noacutemina con el fin de respetar las fechas

de entrega de la informacioacuten de los incentivos para que los empleados reciban

sus haberes a tiempo

bull Mantener bajo custodia segura los modelos exclusivos de los exhibidores

retirados de los proveedores con el fin de evitar posibles plagios o en su

defecto destruirlos en el caso que estos no se vayan a utilizar maacutes

bull Separar la mercaderiacutea recibida en buen estado de las devoluciones para

determinar si es procedente regresarla a los pallets de bodega o debe

realizarse con ella promociones o autoconsumos

234

Divulgacioacuten de las poliacuteticas corporativas e informacioacuten de laimportancia de su cumplimiento dos veces al antildeo que deberaacuten serincluidas en las presentaciones de las reuniones de Vamos Juntos enla que se entregaraacuten folletos con los puntos importantes de lasmismas en las que se deberaacuten ejemplarizar con casos reales

24000

Capacitacioacuten para el personal recieacuten ingresado que debe incluir unresumen de los procedimientos importantes de la compantildeiacuteainformacioacuten corporativa como poliacuteticas procedimientos valoresmisioacuten visioacuten etc asiacute como reuniones con el personal con el queinteractuaraacute en su trabajo diario

75000

Total costos relacionados con capacitaciones 99000

453 Actividades para el departamento de Ventas

bull Observar de forma inmediata el procedimiento corporativo de la otorgacioacuten

de descuentos comerciales que no se encuentran en el presupuesto para

desarrollarlo de acuerdo a los lineamientos de la administracioacuten

bull Establecer una adecuada comunicacioacuten entre las aacutereas de planificacioacuten

financiera Gerencias de ventas y Gerencia General para llevar a cabo en

forma correcta la poliacutetica administrativa para otorgar descuentos comerciales

bull Implementar las poliacuteticas propuestas para un adecuado control interno de los

procesos desarrollados en el departamento de Ventas

bull Aplicar los procedimientos de control establecidos en el presente capiacutetulo

como actividades del diacutea - diacutea

46 Costo ndash Beneficio de la implementacioacuten del Sistema de Control Interno para

los departamentos de Recursos Humanos Finanzas y Ventas

Costos generados

Capacitaciones

235

Honorarios a terceros

Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales

120000

Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones

300000

Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000

Materiales y Suministros

Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales

71400

Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil

50000

Total costos por suministros y materiales 121400

TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400

Beneficios

Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc

1300000

Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante

50000

Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial

250000

TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000

En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un

monto de $ 959600

Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que

implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos

permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a

estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad

evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas

De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa

bull Salvaguardar todos los recursos asignados al aacuterea comercial para cumplir con

las actividades a esta asignada a traveacutes de puntos de control como asignacioacuten

de custodias vigilancia del cumplimiento de poliacuteticas y seguimiento del buen

uso de los recursos

bull Certificar que las poliacuteticas sean conocidas por el personal de la Fuerza de

ventas para su correcta ejecucioacuten

bull Comprobar que los recursos de la compantildeiacutea sean utilizados eficientemente y

para la consecucioacuten de los objetivos de la entidad

bull Crear una cultura de control en los colaboradores del aacuterea comercial para que

vivan las poliacuteticas los valores y los imperativos de la entidad de tal forma

que protejan los bienes como suyos propios

43 Medicioacuten del riesgo

Tomando en cuenta que el control es un proceso ciacuteclico y repetitivo este debe estar

compuesto de cuatro elementos que se suceden

1 Establecimiento de estaacutendares Establece los criterios de evaluacioacuten o

comparacioacuten dados por la normativa Dentro de estos pueden existir

estaacutendares de cantidad para volumen de produccioacuten cantidad de existencias

horas trabajadas estaacutendares de calidad estaacutendares de tiempo y estaacutendares de

costos

2 Evaluacioacuten del desempentildeo acerca de las actividades establecidas en la

entidad

3 Comparacioacuten del desempentildeo donde se compara el desempentildeo con el

estaacutendar establecido para verificar si hay desviaciones o variaciones

importantes

4 Accioacuten correctiva para corregir el desempentildeo para adecuarlo al estaacutendar

esperado

Para realizar la medicioacuten del riesgo de control del aacuterea comercial se deben analizar

algunas variables tanto externas como internas que influyen en un adecuado control

sobre las actividades del aacuterea comercial Entre los puntos criacuteticos que pueden

generarse como variables internas tenemos

bull Falta de supervisioacuten en la salvaguardia de los recursos que la empresa otorga

al aacuterea para el desarrollo de sus operaciones tanto en presupuesto como

materiales y equipos

bull Establecimiento de metas inalcanzables en cuanto a la cuota que deben

cumplir el personal de la Fuerza de ventas para ver realizados sus objetivos

bull Desconocimientos de las poliacuteticas procedimientos niveles de autorizacioacuten y

restricciones que tienen los empleados de la Fuerza de ventas

bull Inobservancia de las poliacuteticas establecidas por la administracioacuten por parte del

personal que colabora en el aacuterea de ventas

bull Inobservancia de lo establecido en la legislacioacuten tributaria lo que generariacutea

una contingencia fiscal para la empresa

bull Falta de supervisioacuten sobre la mercaderiacutea que devuelven los clientes para

verificar que esta fue despachada por Cadbury y que antiguumledad tiene la

misma

bull Mal uso del efectivo recolectado por la Fuerza de ventas ya que este debe

llegar a Creacuteditos y Cobranzas tal como fue entregado por el cliente

bull Acuerdos no legales ni autorizados por la compantildeiacutea realizados por el

personal de ventas con clientes para mejorar el desempentildeo de sus objetivos

Entre las variables externas estaacuten

bull Incumplimiento de los contratos de confidencialidad por parte de los

proveedores que otorgan los materiales promocionales y de exhibicioacuten Esto

genera un alto riesgo que los disentildeos sean copiados por la competencia

bull Incumplimiento de los contratos de exclusividad de ciertos clientes a los que

la compantildeiacutea ha entregado inversioacuten para que generen sus operaciones asiacute

como el uso de su Fuerza de Ventas

bull Declaracioacuten de quiebra de clientes importantes asiacute como cierre de sus

operaciones por falta de cumplimiento con las entidades legales lo que

generariacutea grandes problemas de rentabilidad para la entidad

bull Disminucioacuten del poder adquisitivo de la poblacioacuten que genere que el

personal de la Fuerza de ventas se vea forzado a incurrir a taacutecticas dolosas

con el fin de cumplir sus metas

431 Evaluacioacuten de los procesos que se desarrollan en el departamento de

Ventas

Al igual que en el capiacutetulo II para realizar evaluacioacuten de control interno de los

procesos se aplicaraacuten

bull Los cuestionarios de Control

bull Descripciones narrativas

bull flujogramas

bull La matriz de riesgos utilizando los mismos paraacutemetros y la misma tabla

a) Probabilidad de ocurrencia del Riesgo

b) Impacto ante la ocurrencia del Riesgo

Matriz de riesgo

Pro

babi

lidad

Frecuente Alto Alto Alto

Moderado Medio Medio Alto

PocoFrecuente

Bajo Medio Alto

Leve Moderado AltoImpacto

Evaluacioacuten de las principales actividades de la Administracioacuten de Ventas

Cuestionario de Control Interno para la Administracioacuten de ventas

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

iquestExiste controlpresupuestario de los gastosincurridos en eldepartamento de ventas

2iquestSe comunican las poliacuteticascorporativas existentes atodo el personal de ventas

X X

Lacomunicacioacutende las poliacuteticassolo se realizaa nivel desupervisores yejecutivos elresto depersonal notiene estacomunicacioacuten

3

iquestLos supervisores yejecutivos de ventasreciben del personal a sucargo un reporte perioacutedicode actividades

X

4iquestSe estimula el crecimientoprofesional del personal deventa

X

5

iquestPara los eventos de lacompantildeiacutea se toma encuenta a todo el personal dela Fuerza de Ventasincluso a las mercaderistasprevendedores etc

X

Matriz de Riesgo de la Administracioacuten de Ventas

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

No existe un controlpresupuestario de losgastos incurridos enel departamento deventas

La administracioacutenrealiza un adecuadocontrolpresupuestario detodos los gastos delaacuterea

X X Bajo

2

No se comunican laspoliacuteticas corporativasexistentes a todo elpersonal de ventas

La comunicacioacuten delas poliacuteticas solo serealiza a nivel desupervisores yejecutivos el restode personal no tieneesta comunicacioacuten

X X Alto

3

Los supervisores yejecutivos de ventasno reciben delpersonal a su cargoun reporte perioacutedicode actividades

Las cabezas deldepartamento no unreporte detallado delas tareas realizadaspor el personal deventas

X Bajo

4

No existeestimulacioacuten alcrecimientoprofesional delpersonal de venta

La administracioacutende ventas sepreocupa por retaral personal deventas para quemejoren suscondicionesacadeacutemicas ycrezcanprofesionalmente

X X Bajo

5

No se toma en cuentaa todo el personal dela Fuerza de Ventasen los eventosrealizados por lacompantildeiacutea

El personal de laFuerza de Ventasen su todo es elpersonal maacutestomado en cuentadentro de lacompantildeiacutea

X X Bajo

4311 Evaluacioacuten del proceso de revisioacuten de Reportes de gastos de la Fuerza de

Ventas

Cuestionario de Control Interno para la revisioacuten de Reportes de gastos de laFuerza de Ventas

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

iquestLos reportes de gastos dela Fuerza de ventas sonrevisados por el personal deFinanzas

X

De acuerdo alprocedimientolos revisa elpersonal deTradeMarketing

2

iquestTiene una correctacapacitacioacuten tributaria lapersona que revisa losreportes de gastos delpersonal de ventas

X

La personatiene unaadecuadacapacitacioacutencon respecto alos temastributarios ysusactualizaciones

3

iquestLos reportes de gastos dela Fuerza de ventas cuentancon las aprobacionescorrespondientes

X

4iquestLos aprobadores revisanfiacutesicamente los reportesantes de aprobarlos

X X

Los reportesson aprobadosuacutenicamente pormontos en elsistema

5iquestSe tiene una poliacutetica demovilizacioacuten para la Fuerzade Ventas

X

6

iquestSe verifican los cupos demovilizacioacuten de todo elpersonal de ventas a traveacutesde un adecuado control enlos reportes de gastos

X

Narrativa del proceso de revisioacuten de los reportes de gastos de la Fuerza de

Ventas

El Proceso inicia cuando el personal de ventas (Gerentes Supervisores y

autoventistas) ha realizado sus consumos por viaacuteticos y hasta la tercera semana del

mes deben presentar sus reportes de gastos los reportes que sean entregados

posterior a la tercera semana no se recibiraacuten y no seraacuten reembolsados debido a que

se convierten en gastos de periodos diferentes y se lo ejecuta de esta manera para

evitar riesgos fiscales El asistente de Trade Marketing revisa todos los reportes de

gastos y verifica que los soportes esteacuten de acuerdo a lo que determina la legislacioacuten

tributaria y que ninguno de los documentos contenga consumos que la poliacutetica

administrativa de viajes no permita como el consumo de bebidas alcohoacutelicas

adicional se verifican que los cupos utilizados para combustible no sobrepasen lo

estipulado en la poliacutetica de movilizacioacuten y que los pasajes respeten los rangos

salariales Asiacute tambieacuten verifica y corrige la asignacioacuten contable de cada gasto de

acuerdo a su naturaleza

Si los respaldos de los reportes de gastos se encuentran correctos el reporte pasa a la

aprobacioacuten de las gerencias de ventas a traveacutes de la herramienta Dinnero que es un

programa que hace interfase con SAP y que permite controlar los viajes de los

colegas

En Dinnero las gerencias proceden a aprobar los reportes de gastos que han sido

cargados verificando que los valores gastados sean razonables y que justifiquen las

actividades que ellos conocen realizan cada una de las personas de la Fuerza de

ventas

Si los valores son razonables el Gerente General o los gerentes de ventas aprueban

los reportes caso contrario los rechazan a traveacutes del sistema y explican las razones

del porqueacute el rechazo Cuando el reporte ha sido rechazado el colaborador de ventas

puede acercarse a su aprobador y explicar el porqueacute el gasto en caso que este sea

justificado el rubro seraacute aprobado

Una vez aprobado el gasto el shared service corre una transaccioacuten la cual contabiliza

automaacuteticamente todos los gastos contra las cuentas por pagar a los colegas

Cuando las cuentas por pagar estaacuten reconocidas el shared service en conjunto con

Cuentas por pagar gestionan el pago para los colegas ya sea por transferencia

bancaria o por cheque tal como se observoacute en el proceso de Cuentas por pagar en el

capiacutetulo II

SS hh aa

rr eedd

SS ee rr v

v icicee

CC XX

PPAacuteAacute r

r ee aa ss

dd ee D

D irir ee c

c cc ioacuteioacute n

nTT r

r aa dd ee

MMaa r

r kk ee tit

nin gg

FF uu ee

rr zzaa

dd ee V

V eenn t

ata ss

Flujograma de reportes de gastos de la Fuerza de Ventas

IniacutecioPresenta los

reportes de gastospor viaacuteticos

Justifica losvalores alaprobador

SEl reporte de gastos sepresenta hasta la 3era

semana del mes

Revisa y verificaque los soportesesteacuten correctos y

corrigeasignaciones

contables

Los soportes se Nencuentran correctos

No se apruebanlos documentos

que no correctos yse los devuelve al

colega

Fin

No se procesan niN reciben los

reportes de gastos

S

Fin

Se cargan losreportes en el

sistema Dinnero

Los valores sonrazonables S Se aprueba el

reportes de gastos

Se rechaza el

N gasto y se informaal colega de la

FFVV

Contabiliza elgasto en SAPdesde dinnero

Gestiona el pagopara el colega de

acuerdo al procesode CXP

Fin

196

197

Matriz de Riesgo de la revisioacuten de reportes de gastos

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

La persona que revisalos reportes de gastosno tiene una correctacapacitacioacuten tributaria

La persona estaacuteinformada de loscambios en formavaga y no recibe unacapacitacioacuten continua

X X Bajo

2

Los reportes de gastosde la Fuerza de ventasno cuentan con lasaprobacionescorrespondientes

Los reportes de gastosde la Fuerza de ventasson aprobados por losrangos pertinentes dejefaturas inmediatas

X X Bajo

3

Los aprobadores norevisan fiacutesicamente losreportes antes deaprobarlos

Los aprobadores norevisan fiacutesicamentelos reportes sinembargo el personalde Trade marketing seencarga de realizar loscontroles con poliacuteticasadministrativas y loscontroles tributarioslos aprobadoresverifican que losvalores seanrazonables

X X Bajo

4

No se tiene una poliacuteticade movilizacioacuten paracontrolar los gastos dela Fuerza de Ventas

La compantildeiacutea si cuentacon una poliacutetica demovilizacioacutenaplicable para laFuerza de Ventas

X X Bajo

5

No se verifican loscupos de movilizacioacutende todo el personal deventas

Los cupos demovilizacioacuten sonverificados previo a laaprobacioacuten de losreportes de gastos

X X Bajo

198

4312 Evaluacioacuten para el proceso de facturacioacuten

Cuestionario de Control Interno para el proceso de facturacioacuten

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1iquestLas ventas se registran enlos resultados en momentode efectuar la facturacioacuten

X

2iquestSe graba el costo de ventaen forma simultaacutenea a laventa

X

3iquestLos comprobantes deventa tienen autorizacioacutenvigente emitida por rentas

X

4iquestLos pedidos sonadecuadamente controladosy aprobados

X

5

iquestSe realizancircularizaciones perioacutedicasentre los clientes paradeterminar si no existejineteo de dinero por partede la Fuerza de Ventas

X

6iquestSe han firmando contratosde exclusividad con losUSO Promotores

X

Narrativa del proceso de facturacioacuten

El proceso se inicia cuando la Fuerza de ventas recoge los pedidos de los clientes

luego ingresa los pedidos recogidos en el SAP a traveacutes de sus palms En la bodega

se corre una transaccioacuten denominada el packing list para verificar la disponibilidad

de los inventarios

Posterior cartera se encarga de verificar que el cliente no se encuentre en mora para

poder liberar los pedidos caso contrario los retiene hasta que cancele sus deudas

Una vez aprobados los pedidos la bodega corre el proceso de facturacioacuten y emite las

facturas Alista toda la mercaderiacutea de acuerdo a lo facturado y despacha los pedidos

verificando la facturacioacuten

CCRR

eacuteeacute dd iti

oto ss y

y CC o

o bbrr aa

nn zz aa

ssBB

oo dd ee

gg aa

FF uu ee

rr zzaa

dd ee V

V ee nn

tatass

Flujograma para el proceso de facturacioacuten

Inicio Recoger pedidosde clientes

Ingresar lospedidos en el

sistema

CCoorrrererrPPaacckkiningglilsist tppaararavveerirfiifcicaarr

CCoorrrererreel lpprorocceessoo Emitir FacturasAAlilsistatarrppeeddididoossddee

acuerdo a la

S

Se encuentra de

Despachar lospedidos

N

Fin

ddisisppoonnibibiliii

ldidaaddddeeininvveenntatariroioss

ddeefafacctuturaraccioacuteioacutennacuerdo a lafafacctuturaraccioacuteioacutenn

acuerdo a la factura

Volver a verificar lamercaderiacutea de la

factura para eldespacho

VVeerirfiifcicaarrlalaccaartreteraravveennccididaa

Cumple con lospagos

LLibibeerararrlolossppeeddididoossS

ppaararafafacctuturararr

RReetetenneerreel lppeeddididooN hhaasstataqquueeccuummpplala

ccoonnlolossppaaggooss

199

Matriz de Riesgo para el proceso de facturacioacuten

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

Las ventas no seregistran en losresultados enmomento deefectuar lafacturacioacuten

Todas las ventas seregistran en losresultados enmomento deefectuar lafacturacioacuten

X X Bajo

2

El costo de venta nose graba en formasimultaacutenea a laventa

El costo de venta detodas las ventas segraba en formasimultaacutenea a laventa

X X Bajo

3

Los comprobantesde venta no tienenla autorizacioacutenvigente emitida porrentas

Todos loscomprobantes deventa poseen laautorizacioacuten vigenteemitida por rentasla que se renuevacada antildeo

X X Bajo

4

Los pedidos demercaderiacutea no sonadecuadamentecontrolados yaprobados

Todos los pedidos deventa son aprobadospor Creacuteditos ycobranzas ycontrolados por labodega

X X Bajo

5

No se realizancircularizacionesperioacutedicas entre losclientes paradeterminar si noexiste jineteo dedinero por parte dela Fuerza de Ventas

Creacuteditos y cobranzasrealiza unseguimientoperioacutedico de suscuentas para evitarque la Fuerza deVentas se quedecon dinero de losclientes

X X Bajo

6

No se han firmandocontratos deexclusividad con losUSO Promotores

Se mantienencontratos deexclusividad ya quelos USO promotorestrabajan a su vez confuerza de ventasdirecta de lacompantildeiacutea

X X Bajo

4313 Evaluacioacuten del proceso para la entrega de incentivos a la Fuerza de

Ventas

Cuestionario de Control Interno para la entrega de incentivos a la Fuerza deVentas

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

iquestEl establecimiento decuotas para la Fuerza deventas se realiza deacuerdo a un anaacutelisis ysobre una base racional

X

2

iquestLos incentivos para lasgerencias de ventas seencuentran en el rangoestablecido para estoscargos a nivel regional

X

3

iquestLos incentivosentregados se realizanuacutenicamente cuando se hanalcanzado las metas

X

4

iquestSe realizan visitas decampo sorpresivas paraverificar el cumplimientode las rutas de la Fuerzade ventas

X

5

iquestLos incentivos seconsideran como ingresosimputables en el rol depagos

X

6

iquestSe elaboranperioacutedicamente informesde ventas y sus avancescon respecto a las metasestablecidas

X

Narrativa del proceso para la entrega de incentivos de la Fuerza de Ventas

Se inicia cuando las ventas del mes se han cerrado el personal de la Fuerza de

Ventas verifica su cumplimiento y elabora un informe que es entregado al personal

de Trade Marketing quien calcula las metas alcanzadas por cada persona de la

Fuerza de ventas contra la meta establecida y verifica con el informe del colega en

caso existan diferencias con el colega se le informa y se concilia con la informacioacuten

del sistema En el caso que la meta se haya alcanzado al 100 se calcula un 34

201

202

del monto de la venta y en el caso que supere el 110 se aplicaraacute un porcentaje de

41 del total de la venta alcanzada por el colega

Los valores por incentivos son informados a Noacutemina y estos son incluidos en el rol

de pagos

Al final del mes se establece las nuevas metas para el mes subsiguiente que deben

estar acorde con el presupuesto anual de ventas en la reunioacuten mensual de Forecast y

que deben estar bajo la realidad del negocio en el mercado Estas metas son

consensuadas en el comiteacute de direccioacuten incluido la persona de planificacioacuten de

demanda y planificacioacuten financiera Una vez establecidas se comunica a la Fuerza

de Ventas cuales seraacuten las metas a ser alcanzadas en el mes para que alcancen sus

incentivos

203

NNoacuteoacute m

m inin a

aTT r

r aa dd ee

MMaa r

r kk ee tit

nin gg

FF uu ee

rr zzaa

dd ee V

V ee nn

tatass

CCoo m

m iti eacuteteacute

gg ee rr e

e nncc i

aia ll

Flujograma para el proceso de entrega de incentivos a la Fuerza de Ventas

Planifica las nuevasmetas para elsiguiente mes

Informa a laFuerza de Ventas

Fin

Inicio

Elabora informe desu cumplimiento en

metas y se loentrega a Trade

Mkt

Obtiene delsistema las ventas

alcanzadas porcolega

Verifica con elinforme entregadopor el colega de la

FFVV

N

Estaacuten de acuerdo losvalores

S

Concilian con elcolega de acuerdo

a la informacioacutenobtenida en el

sistema

Se calculan losincentivos deacuerdo a lo

establecido en lapoliacutetica de beneficios

a la FFVV

Ingresa losbeneficios en el roldel personal de la

FFVV

204

4314 Evaluacioacuten del proceso para la entrega de material promocional

Cuestionario de Control Interno para la entrega de material promocional a losclientes

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

Previo al despacho delmaterial promocional iquestSeverifica el cumplimientode la poliacutetica y lasautorizacionescorrespondientes

X X

Uacutenicamente serecoge la solicituddel personal deventas no se cuentacon lasaprobaciones nianaacutelisis de lossupervisores

2

iquestSe firman contratos deconfidencialidad con losproveedores que fabricanel material promocional ala compantildeiacutea

X

3

iquestSe ejecuta un adecuadoseguimiento delcumplimiento de estoscontratos

X

4

iquestEl material promocionalasignado tiene unseguimiento paracomprobar su estado en elcliente

X

Narrativa del proceso para la entrega de material promocional

El proceso se inicia cuando el personal de la Fuerza de ventas (autoventistas y

coordinadores de Zona) recogen la solicitud del cliente para la asignacioacuten de un

exhibidor u otro tipo de material promocional no asignado en promociones El

empleado de la Fuerza de Ventas debe elaborar una recomendacioacuten (Justificativo

para solicitar el material promocional) esta recomendacioacuten debe ser revisada por el

Supervisor de la zona que estaacute realizando el requerimiento si la recomendacioacuten

cumple con la poliacutetica comercial para entrega de exhibidores y otro tipo de material

promocional se solicitaraacute a la bodega prepare una orden de despacho para entregar el

material al solicitante de la Fuerza de ventas y esta a su vez se la entrega al cliente

205

BBoo d

d eegg a

aSS

uu pp ee

rr vvisis

ioacuteioacutenn

dd ee V

V ee nn

tt aass

FFuu e

e rrzz a

a dd ee

VVee n

n tt aa ss

Flujograma para el proceso de entrega de material promocional

IniacutecioSolicitud de

Materialpromocional

Elaborarrecomendacioacutenpara obtener elmaterial prom

Entrega delmaterial

promocional alcliente

Fin

Negar la entregaN de Material

promocional

Revisar si larecomendacioacuten seajusta a la poliacuteticade asignacioacuten de

material prom

Cumple lascondiciones de la

poliacutetica

SAprobar la entrega

de materialpromocional

Elaborar la ordende despacho

Entrega del materialpromocional contra

OD

206

Matriz de Riesgo de para el proceso en la entrega de material promocional

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

No se verifica elcumplimiento de lapoliacutetica paraasignacioacuten dematerial promocionaly las autorizacionescorrespondientes

Los supervisores deventas no apruebanninguna solicitudpara la entrega delmaterialpromocional y labodega entrega conla simple solicitudde la Fuerza deventas

X X Alto

2

No se firmancontratos deconfidencialidad conlos proveedores quefabrican el materialpromocional a lacompantildeiacutea

Se mantienencontratos deconfidencialidad contodos losproveedores quefabrican materialespromocionalesexclusivos

X X Bajo

3

No se ejecuta unadecuado seguimientodel cumplimiento deestos contratos

El cumplimiento delos contratos essupervisado por elpersonal de TradeMarketing

X X Bajo

4

El materialpromocionalasignado tiene unseguimiento paracomprobar su estadoen el cliente

Se verifica elcuidado del materialpromocionalentregado a losclientes en cadavisita para la tomade pedidos de venta

X X Bajo

4315 Evaluacioacuten del proceso para otorgar descuentos comerciales

Cuestionario de Control Interno para el Establecimiento de descuentoscomerciales

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

iquestLos descuentoscomerciales sonanalizados en elpresupuesto anual deactividades y planoperativo

X

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

2

iquestLos descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto cuentan conla respectiva aprobacioacutendel Gerente de ventas ydel planificadorFinanciero

X X

Uacutenicamentecuentan con laaprobacioacuten delPlanificadorFinanciero estoafecta a lasventas netas y elGerente deVentas no tieneconocimientodel particular

3

iquestSe cumplen con losparaacutemetros de entrega dedescuentos por prontopago y otras promocionesa los clientes

X

4

iquestSe les comunica a losclientes los descuentos alos que tienen acceso deacuerdo a sus condicionesde pago y montos decompra

X

Narrativa del proceso para otorgar descuentos comerciales

Inicia con el anaacutelisis que realiza Planificacioacuten financiera acerca de los descuentos

que se pueden otorgar a los clientes de acuerdo al presupuesto por promociones o

incentivos si estaacuten en el presupuesto se consideran planificados en el caso que no

esteacuten en el presupuesto se informaraacute siempre y cuando exista un colchoacuten en el

presupuesto de ventas

Esto es informado al Gerente de ventas quien analiza el descuento en caso no haya

sido contemplado en el presupuesto anual de la necesidad del mismo y cuantos

beneficios generaraacute a su incremento de las ventas

Una vez que haya ejecutado el anaacutelisis si es viable elaboraraacute la propuesta comercial

para presentarla al Gerente General quien deberaacute aprobar la propuesta en el caso que

207

sea aplicable y genereacute un beneficio mayor a su costo Si es aprobada se comunicaraacute

al departamento de Trade Marketing para su divulgacioacuten entre los clientes

Cuando los clientes hayan alcanzado las metas propuestas en las promociones

establecidas Trade Marketing solicitaraacute a Creacuteditos y cobranzas que emita la nota de

creacutedito correspondiente y la Fuerza de ventas o el gerente de ventas se encargaraacute de

hacerla llegar al cliente

CC rr eacuteeacute d

d iti oto y

yCC o

o bbrr aa

nn zz aa s

sPP l

ala nn ifi i

f cic aa cc i

oacuteioacute nn

FF inin a

a nncc ie

ie rr aa

DD irir ee

cc cc ioacuteioacute

nnGG

ee nn ee

rr aall

DD irir ee

cc cc ioacuteioacute

nndd e

e VV ee

nn tata s

sTT r

r aa dd ee

mmaa r

r kk ee tit n

in gg

Flujograma para el proceso de la entrega de descuentos comerciales

IniacutecioAnaliza

descuentospromocionales

Existe un colchoacuten enel presupuesto de

ventasN Fin

Emite la nota decreacutedito

S

Entrega alSupervisor deVentas para su

entrega al cliente

Fin

Se solicita aS Creacuteditos emitir la

NC

Realiza la campantildeaentre los clientes de

la promocioacutenapoyado en la

FFVV

Verifica el logro delas metas por parte

de los clientes

El cliente llegoacute a lameta

N No se otorga eldescuento Fin

Comunica a trade

S marketing parainiciar la

promocioacuten

Los desct Estaacuten enel presupuesto

N

Se analiza sunecesidad deacuerdo a una

estrategiacomercial

SElabora lapropuesta

comercial para losdescuentos

Aprueba lapropuesta Se cierra la

propuesta Fin

N

209

210

Matriz de Riesgo de para el proceso para otorgar descuentos comerciales

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

Los descuentoscomerciales no sonanalizados en elpresupuesto anualde actividades yplan operativo

El presupuesto anualde ventas contemplalos descuentoscomercialesplanificados al iniciodel antildeo

X X Bajo

2

Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto nocuentan con larespectivaaprobacioacuten delGerente de ventas ydel planificadorFinanciero

Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuestouacutenicamente cuentancon la aprobacioacutendel planificadorFinanciero quien laspresentadirectamente alGerente General

X X Alto

3

No se cumplen conlos paraacutemetros deentrega dedescuentos porpromociones a losclientes

Toda promocioacuten queotorga descuentoscomerciales esentregada losclientes de acuerdo alos paraacutemetrosestablecidos

X X Bajo

4

No se les comunicaa los clientes losdescuentos a losque tienen accesode acuerdo a suscondiciones de pagoy montos de compra

Toda promocioacuten escomunicada a losclientes en formaprevia de iniciar

X X Bajo

211

3316 Evaluacioacuten de los proceso de Devoluciones

Cuestionario de Control Interno para el proceso de Devoluciones

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

iquestLa recepcioacuten demercaderiacutea devuelta sehace previa verificacioacutende la factura de venta

X X

La mercaderiacutea serecibe sinverificar antes laventa realizadacon anterioridad

2

iquestLa recepcioacuten de lamercaderiacutea devuelta serecibe directamente enlas bodegas de lacompantildeiacutea

X

3

iquestAntes de ejecutar ladevolucioacuten de lamercaderiacutea esta esaprobada por lossupervisores de ventas

X

Sin embargo lasaprobaciones nose realizan previala verificacioacuten delorigen de lamercaderiacutea

4

iquestEl supervisor de ventassolicita un justificativodel porqueacute ladevolucioacuten

X

Narrativa de proceso de Devoluciones

El proceso se inicia cuando el personal de la Fuerza de Ventas recoge la solicitud de

devolucioacuten del cliente Esta devolucioacuten debe ser verificada por el Supervisor de

ventas para establecer el estado en la que se recibe la mercaderiacutea y elaboraraacute un

informe que deberaacute ser presentado al gerente de ventas este verifica si cumple con

las condiciones establecidas en la poliacutetica comercial para la devolucioacuten de ventas y

procede a aprobarla en el caso se estar correcto

Una vez aprobada la devolucioacuten se informa a la bodega para que coordine el retiro de

la mercaderiacutea Cuando recibe la mercaderiacutea en la bodega se afecta la Nota de

Creacutedito a la uacuteltima factura emitida al cliente Esta nota de creacutedito es entregada a la

Fuerza de ventas para que sea entregada al cliente

SSuu p

p eerr vv

isisioacuteioacute

nndd e

eVV

ee nn tat

a ssBB

oo dd ee

gg aa

DDirir e

e cccc i

oacuteioacute nn d

d eeVV e

e nntata

ssFF u

u eerr zz

aadd e

e vv ee

nn tata s

s

Flujograma para el proceso de Devolucioacuten de mercaderiacutea

IniacutecioRecoge la solicitudde devolucioacuten del

cliente

Entrega la nota decreacutedito al cliente Fin

Verificar elproducto a

devolver seacuerdo a su buen

o mal estado

S Aprueba ladevolucioacuten

Cumple lascondiciones de la

poliacutetica

N Rechaza ladevolucioacuten

Coordina larecoleccioacuten de la

mercaderiacuteadevuelta

Emite la nota decreacutedito

212

213

Matriz de Riesgo de para el proceso de devolucioacuten de mercaderiacutea

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

La recepcioacuten demercaderiacutea devueltase hace sin previaverificacioacuten de lafactura de venta

La mercaderiacuteadevuelta se recibesin verifica sinrevisar la factura deventa en la que seoriginoacute

X X Alto

2

La recepcioacuten de lamercaderiacutea devueltano se recibedirectamente en lasbodegas de lacompantildeiacutea

La bodega realiza lalogiacutestica pararecoger lamercaderiacutea de ladevolucioacuten

X X Bajo

3

La devolucioacuten de lamercaderiacutea no esaprobada por lossupervisores deventas

Los supervisores deventas verifica todaslas devoluciones quevan a ser recibidasestas son aprobadaspor las gerencias deventas

X X Bajo

4

El supervisor deventas no solicita unjustificativo delporqueacute se realiza ladevolucioacuten

El supervisor deventas elabora uninforme de ladevolucioacuten para serentregado al gerentede ventas

X X Bajo

44 Resultados de la evaluacioacuten de Control Interno

441 Matriz de Hallazgo de Control Interno del departamento de Ventas

En la Matriz de Hallazgos determinaremos los cuatro atributos de cada uno de los

puntos criacuteticos encontrados posterior a la evaluacioacuten realizada

214

Matriz de Hallazgos el Departamento de Ventas

Falta de verificacioacuten de las condiciones para le devolucioacuten de mercaderiacuteas

Condicioacuten

La mercaderiacutea devuelta por parte de los clientes es recibida porel personal de la bodega uacutenicamente con la orden de los colegasde la Fuerza de Ventas sin verificar antes que esa mercaderiacuteahaya sido vendida por la empresa y a que factura pertenece

Criterio

Existe la inobservancia de la poliacutetica corporativa para ladevolucioacuten de mercaderiacutea Seccioacuten Metodologiacutea punto 3 queexpresa

ldquoMal Estado El producto en mal estado se considera a aquelproducto vencido en condiciones de calidad no oacuteptimas depresentacioacuten descontinuada o en malas condiciones que tambieacutendeberaacuten pasar por la verificacioacuten de venta previa Para el CanalModerno y Mayorista cuando falta menos de 90 diacuteas para suvencimiento para el Canal Tradicional cuando falta menos de45 diacuteas para su vencimientordquo

Adicional a la poliacutetica corporativa existe una inobservancia alreglamento de comprobantes de venta retencioacuten y documentoscomplementarios que en su Art 15 menciona

ldquoNotas de creacutedito- Las notas de creacutedito son documentos que seemitiraacuten para anular operaciones aceptar devoluciones yconceder descuentos o bonificaciones

Las notas de creacutedito deberaacuten consignar la denominacioacuten serie ynuacutemero de los comprobantes de venta a los cuales se refierenrdquo

Causa

El personal de la bodega como el personal de la fuerza deventas no tienen un conocimiento exacto de la poliacuteticacorporativa Adicional a esto los supervisores de venta noverifican las solicitudes de devolucioacuten realizadas y en la bodegatampoco exigen las aprobaciones necesarias

Efecto

El hecho de recibir devoluciones que no hayan sido debidamenteverificadas y autorizadas provoca que dicha mercaderiacutea puedano haber sido vendida por la empresa alto niveles de productoen mal estado y una alta contingencia tributaria al no determinarexactamente a que factura estaacute afectando la devolucioacuten

Conclusioacuten

La devolucioacuten de la mercaderiacutea no cuenta con la verificacioacutennecesaria por parte de la Fuerza de ventas y de la Bodega paradeterminar con que factura de venta fue entregada al cliente porlo que se considera un facilismo en el proceso que puede generarpeacuterdidas para la compantildeiacutea

215

A la Gerencia General

Recomendacioacuten

Establecer procedimientos de control para que la Fuerza deVentas verifique que la mercaderiacutea que se va a recibir haya sidovendida por la compantildeiacutea para lo cual se deberaacute incluir estainformacioacuten en el informe entregado a las Gerencias de ventas

Exigir a la Bodega que se realice una investigacioacuten de la facturaque deberaacute ser afectada con la devolucioacuten previo a la emisioacuten dela Nota de creacutedito

Descuentos Comerciales no presupuestados se otorgan sin la aprobacioacuten de laGerencia de Ventas

Condicioacuten

Los descuentos comerciales promocionales que no estaacuten dentrodel presupuesto cuentan uacutenicamente con la aprobacioacuten deplanificacioacuten Financiera y no se solicita o requiere de laaprobacioacuten de la gerencia de Ventas antes de que se ejecuten loque deja sin control previo a la Cabeza de Ventas de lasestrategias otorgadas a los clientes y sus impactos en las ventasnetas

Criterio

La poliacutetica corporativa de descuentos en su seccioacuten 2 deResponsabilidades paacutegina 4 expresa que

ldquoTodo descuento otorgado a un cliente ya sea por estrategias ocubrimiento de riesgos que no consten en el presupuesto debenser aprobados por el Gerente de Ventas y por el PlanificadorFinanciero con el fin de medir el costo ndash beneficio del mismoCaso contrario no se generaraacutenrdquo

Causa

No existe una buena praacutectica de comunicacioacuten entre la gerenciade ventas y la planificacioacuten financiera principalmente porqueson rubros que afectan al presupuesto que es controlado porFinanzas y que estos descuentos son solicitados en su mayoriacuteapor el Country Manager y la comunicacioacuten a la gerencias deventas se realiza una vez creada la promocioacuten

EfectoEsta praacutectica genera desbalances en las metas planteadas paracada una de las gerencias y malestar en las gerencia de ventasal ver su campo de accioacuten invadido y limitado

Conclusioacuten

El proceso no se cumple de acuerdo a lo establecido en lapoliacutetica y en el procedimiento por lo que existe unainobservancia total de lo establecido en la reglamentacioacutencorporativa generando un proceso inexacto e incorrecto

216

A la Gerencia General

RecomendacioacutenSupervisar que los lineamientos implementados por la propiaadministracioacuten se cumplan generando una adecuadacomunicacioacuten entre los departamentos de Finanzas y ventasgenerando el respeto de la independencia e interrelacioacuten de lasfunciones de cada una de estas aacutereas

Falta de comunicacioacuten de las poliacuteticas y procedimientos corporativos queafectan al aacuterea comercial a la Fuerza de Ventas en general

Condicioacuten

La administracioacuten no genera una comunicacioacuten de las poliacuteticascorporativas existentes que afectan al aacuterea comercial a todo elpersonal de la Fuerza de Ventas sino uacutenicamente a lasGerencias y los Supervisores los cuales tampoco compartenesta informacioacuten con sus reportes

Criterio

Tal como se indicoacute en el capiacutetulo 3 la falta de comunicacioacuten delas poliacuteticas es un problema que se genera en todas las aacutereas dela entidad inobservando el procedimiento para la correctacomunicacioacuten de poliacuteticas corporativas paacuterrafo 30 que diceldquoEl comiteacute gerencial como parte primordial de sus obligacionesdeberaacute repartir y dar a conocer la misioacuten visioacuten poliacuteticascorporativas y valores corporativos el momento que se integra ala compantildeiacutea La estrategia y planes de accioacuten generales noconfidenciales y susceptibles de mal uso se deberaacuten a dar aconocer y hacerse puacuteblicos entre los empleados asiacute como losresultados de la compantildeiacutea cada trimestre en el Vamos Juntosrdquo

Causa

La administracioacuten y en especial las Gerencias de Ventas no hancreado una cultura de conocimientos y buena praacutectica de laspoliacuteticas y procedimientos que afectan al departamento deventas debido a que las mercaderistas preventistas personal deautoventa impulsadoras no tienen un manejo adecuado de estasy tampoco un conocimiento general

Efecto

El hecho que el personal de la fuerza de ventas desconozca losprocedimientos provoca que muchos de los procedimientos selleven a cabo en forma incorrecta y que ciertas poliacuteticas no secumplan Entre los procesos con alto nivel de falencias estaacuten larecoleccioacuten de las devoluciones inadecuada entrega de materialpromocional y reportes de gastos presentados en formaincorrecta

Conclusioacuten

La falta de conocimiento de las poliacuteticas y procedimientoscorporativos genera limitaciones en el control que se puedeestablecer en el personal debido a que si no conoce unprocedimiento o una poliacutetica es imposible cumplirla lo quegenerariacutea desviaciones en la obtencioacuten de metas corporativas

217

A la Gerencia General

Recomendacioacuten

Ejecutar una adecuada comunicacioacuten al personal de ventasreferente a los aspectos corporativos importantes asiacute comodesarrollar una planificacioacuten para realizar por lo menos una vezal antildeo una comunicacioacuten colectiva a todas las personas quenecesitan conocer estas poliacuteticas recordaacutendoles su alcance ypuntos importantes

El despacho del material promocional no cuenta con las aprobaciones nianaacutelisis de los supervisores previo a su despacho

Condicioacuten

El material promocional despachado y colocado en los clienteses entregado por parte de la bodega uacutenicamente con unasolicitud del personal de la fuerza de ventas y no se cuenta conlas aprobaciones ni anaacutelisis de los supervisores para determinarla verdadera necesidad y beneficio futuro de colocar material deexhibicioacuten en un punto de venta determinado

Criterio

Existe una mala aplicacioacuten de la Poliacutetica para asignacioacuten dematerial promocional en su seccioacuten 2 Responsabilidades quemencionaldquoLos supervisores de ventas seraacuten los encargados de revisar losteacuterminos para la entrega del material promocional y solo seraacutenaprobadas las solicitudes que cumplan con las condicionesestablecidas en la presente poliacuteticardquoSeccioacuten 4 MetodologiacutealdquoPara realizar una asignacioacuten de exhibidores se debedeterminar primero que tipo de exhibidor se va a entregar y deacuerdo a su tamantildeo y modelo el vendedor tendraacute que justificaren un informe la ubicacioacuten del punto de venta el espacio queocuparaacute el exhibidor los montos de compra del cliente ydeterminar una proyeccioacuten para crecimiento del sectorrdquo

Causa

El personal de la bodega no exige que el informe para lasolicitud de material promocional tenga la firma del respectivosupervisor y realiza los despachos normalmente adicional a lafalta de conocimiento de las poliacuteticas corporativas provoca quela fuerza de ventas no se genere la obligacioacuten de cumplir conuna buena praacutectica de la poliacutetica mencionada

Efecto

El incumplimiento de la poliacutetica establecida provoca que muchodel material asignado a los clientes no es aprovechado en formacorrecta debido a que ciertos exhibidores costosos sonentregados a clientes que no realizan montos de compra altos yque no utilizan el exhibidor de forma adecuada generandogastos injustificados para Cadbury

218

Conclusioacuten

La asignacioacuten y entrega de los exhibidores y materialespromociones genera un desperdicio ya que estos estaacuten siendoentregados sin el anaacutelisis del beneficio que se obtendraacute ya quese han encontrado varios exhibidores grandes en clientes queno tienen ni el espacio ni el nivel de compras para cubrirlo deproducto

Recomendacioacuten

A la Gerencia General

Supervisar que la asignacioacuten del material promocional mismoque es costoso sea entregado de acuerdo a lo establecido por lapoliacutetica corporativa y con un anaacutelisis de los consumosrealizados por los clientes asiacute como la seguridad que tendraacute elbien de la compantildeiacutea en el punto de venta

442 Indicadores de Gestioacuten para el departamento de Ventas

Los Indicadores de gestioacuten aplicados para el departamento de Ventas nos permitiraacuten

medir las variables relacionadas con las metas impuestas por la administracioacuten asiacute

como el desempentildeo del departamento

Asiacute tenemos los siguientes indicadores para este departamento

iquestQueacute se va aMedir Objetivo

Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios

Conocimiento dela Visioacuten

Establecer cuantosempleados de lacompantildeiacutea conocensu visioacuten

Visioacuten

de empleados del departamentoFinanciero que Conocen la Visioacuten

de la Empresa Miacutenimoaceptable 85

82

83

El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten de laVisioacuten

Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con suvisioacuten

Visioacuten

de empleados del departamento deVentas que Comparten la Visioacuten de

la Empresa Miacutenimoaceptable 80

82

83

Se presenta como indicadorimportante ya que todos losempleados que conocen lamisioacuten estaacuten de acuerdo conesta

Total empleados del departamentode Ventas 99

Conocimiento dela Misioacuten

Fijar cuaacutentosempleados de lacompantildeiacutea conocensu misioacuten

Misioacuten

de empleados del departamento deVentas que Conocen la Misioacuten de la

Empresa Miacutenimoaceptable 75

82

83

El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten de laMisioacuten

Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con sumisioacuten

Misioacuten

de empleados del departamento deVentas que Comparten la Misioacuten de

la Empresa Miacutenimoaceptable 83

82

83

Representa que todos losempleados trabajan en pro dela consecucioacuten de losobjetivos de la compantildeiacuteaTotal de empleados del

departamento de Ventas 99

219

iquestQueacute se va aMedir Objetivo

Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios

Eficacia de losMetas planteados

Establecer laeficacia en elalcance de las metasplanteados

Metas

Meses en que se ha alcanzado lameta de ventas

Miacutenimoaceptable 92

12

100

El departamento de ventas haalcanzado las metas de ventasdurante todos los meses delantildeo12 12

Nivel de eficaciaen las metaspropuestas

Determinar sobre el100 en queporcentaje promediohan sido alcanzadaslas ventas propuestas

Metas

Promedio de ventas realesalcanzadas

Miacutenimoaceptable 95

236000000115

El logro en las ventas ha sidobastante exitoso en el 2010pasando un 15 del propuestoPromedio de ventas propuestas en

el antildeo 205000000

Nivel deliderazgo delpersonal de lacompantildeiacutea

Fijar el nivel deliderazgo que poseeel personal engeneral

Direccioacuten yliderazgo

Personal que identifica el estilo deLiderazgo

Miacutenimoaceptable 10

12

12

El miacutenimo aceptable para deldepartamento es establecido enun 12 debido a la grancantidad de Personas en laFuerza de Ventas que trabajana cargo de supervisores ygerentes

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten delliderazgo de lacompantildeiacutea

Medir la aceptacioacutendel estilo deliderazgoestablecido en lacompantildeiacutea

Direccioacuten yliderazgo

Personas que aceptan el estilo deliderazgo

Miacutenimoaceptable 90

84

85

Existe una reaccioacuten de algunaspersonas para aceptar a laNueva Gerencia de Ventasestablecida por la compra deKraft a la compantildeiacutea

Total empleados del departamentode Ventas 99

220

221

45 Propuesta de Control Interno

Con los resultados obtenidos de la evaluacioacuten generaremos una propuesta de Control

Interno para el departamento de Ventas que le permita a la compantildeiacutea establecer un

sistema de control basado en poliacuteticas procedimientos y actividades en el aacuterea

comercial

451 Poliacuteticas de control para el departamento de Ventas

Poliacutetica para el Control de devoluciones

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de esta poliacutetica es establecer los lineamientos para la gestioacuten de las

devoluciones en Buen y Mal estado generadas en Ecuador en los canales Tradicional

Moderno y Mayorista

B DEFINICIONES

Devolucioacuten Es el retorno de un producto que ha estado en propiedad de un cliente

Buen Estado Se considera que un producto se encuentra en buen estado cuando se

encuentra apto para la venta con el empaque original y dentro de los plazos

suficientes para considerarlo como apto para la comercializacioacuten tomando en cuenta

el tiempo de su consumo de acuerdo a lo establecido en la poliacutetica comercial

Mal Estado Se considera que un producto se encuentra en mal estado cuando su

caducidad se encuentra cercana se encuentra averiado descontinuado o no vigente

por cambio de empaque

Rechazos Son las devoluciones del producto antes de perfeccionarse la venta es

decir no se hizo la transferencia de la propiedad del producto al cliente

222

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Supervisor de Ventas

bull Se encarga de verificar el producto a devolver y deelaborar el formato de pedido de recojo que debeindicar si el producto se encuentra en buen o malestado

bull Elaborar un informe que contenga el detalle si lamercaderiacutea fue vendida por la compantildeiacutea de acuerdo allote verificado

bull Coordinaraacute con la bodega la logiacutestica para recoger elproducto

Gerentes de canal deVentas

bull Gerente de Ventas deberaacute aprobar y validar el recojode la mercaderiacutea siempre y cuando haya recibido delsupervisor el informe de devolucioacuten caso contrariodeberaacute rechazar la devolucioacuten

Fuerza de ventas

bull Canalizar la solicitud de devolucioacuten desde el clientehasta el supervisor

bull Obtener la informacioacuten del cliente el porqueacute de ladevolucioacuten

Bodegabull Recibir la mercaderiacutea contra el informe aprobado por

el Gerente de ventasbull Emitir la nota de creacutedito

D METODOLOGIacuteA

bull Cuando se notifiqueacute la solicitud de devolucioacuten el supervisor deberaacute solicitar

a la bodega un reporte del lote que el cliente estaacute devolviendo para verificar

que este haya sido vendido por la compantildeiacutea y comprado por el cliente que

hace la solicitud ya que no se recibiraacuten cambios realizados por realizados

entre clientes

bull La Bodega no realizaraacute la logiacutestica para retirar el producto devuelto mientras

no haya recibido el informe firmado y aprobado por el gerente de ventas

bull La nota de creacutedito emitida debe ser entregada al cliente en el plazo maacuteximo

de 48 horas para que estas no generen rechazos por los clientes por las fechas

especialmente por cambio de mes

223

E SEGUIMIENTO

El seguimiento lo deberaacute realizar Creacuteditos y cobranzas en forma automaacutetica ya que

esta nota de creacutedito disminuiraacute el valor de la deuda del cliente En caso la cuenta del

cliente quedeacute con un saldo negativo creacuteditos deberaacute solicitar la emisioacuten de un pago

para que esta cuenta quede en cero

Poliacutetica para el Control de entrega del material promocional

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de esta poliacutetica es determinar puntos de control para asignar material

promocional a los clientes en todo el territorio ecuatoriano

B DEFINICIONES

Material promocional Son obras audiovisuales y graacuteficas asiacute como todas las partes

componentes de las mismas que constituyen los mensajes publicitarios de las

campantildeas difundidas a traveacutes de cualquier medio y soporte considerados como

convencionales

Exhibidores Constituye material promocional disentildeado para mejorar la

presentacioacuten en el punto de venta de los productos

Sectores High income Se considera a los sectores en los cuales los clientes tienen

un alto grado de consumo y nivel de ventas para la compantildeiacutea asiacute como los productos

que se comercializan en estos lugares son de costos altos

Sectores low income Son sectores en los que los niveles de ventas de la compantildeiacutea

son bajos y los productos consumidos son econoacutemicos

224

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Fuerza de ventas

bull Elaborar informe acerca de la asignacioacuten delmaterial promocional en el caso de exhibidores eltamantildeo solicitado el sector donde se ubica elcliente el espacio y la seguridad con el que contaraacuteel exhibidor y el monto de ventas que consume elcliente y cuanto podraacute mejorar con el apoyo de laexhibicioacuten

Supervisor de Ventas

bull Verificar y aprobar el informe presentado por elpersonal de la Fuerza de ventas

bull Entregar una copia de la aprobacioacuten a la bodegapara que el material sea entregado

Bodega

bull Entregar el material promocional uacutenicamente con elinforme aprobado por el supervisor de ventas

bull Emitir la orden de despacho para el adecuadocontrol de los inventarios de material promocional ysolicitar la firma del recibiacute confirme por parte delcliente

D METODOLOGIacuteA

bull Los preventistas y autoventistas deberaacuten incluir en el informe que deben

presentar a su supervisor el nivel de compras del cliente si el sector en el que

se encuentra el punto de venta es high o low income con la finalidad de

determinar el mejor exhibidor a ser asignado

bull El Supervisor debe corroborar la informacioacuten presentada por los preventistas

y autoventistas es correcta con la verificacioacuten fiacutesica y estadiacutesticas de ventas

bull El personal de la bodega NO podraacute sacar ninguacuten exhibidor de las bodegas que

no cuente con la debida aprobacioacuten e informe de firmado por el Supervisor de

ventas siendo la responsabilidad del supervisor la correcta asignacioacuten del

material promocional para los clientes

E SEGUIMIENTO

El personal de la Fuerza de ventas seraacute el encargado de verificar que el material

promocional asignado al cliente cuente con la seguridad para evitar su peacuterdida que

225

este sea mantenido en forma adecuada y seraacute el encargado de llenarlo de producto y

comprobar que no sea utilizado con otros productos que no sean de la compantildeiacutea

Poliacutetica de Control para establecer descuentos comerciales que se encuentran

fuera del presupuesto anual

A OBJETIVO Y ALCANCE

La presente poliacutetica detalla los lineamientos para establecer puntos de control en el

establecimiento de descuentos comerciales otorgados a todos los clientes de la

compantildeiacutea Cadbury Adams Ecuador SA

B DEFINICIONES

Estrategia de Precio Disentildeado para otorgar precios al consumidor sin modificar la

lista de precios estaacutendar (mantener la lista de precios)

Desarrollo de Zona Descuento otorgado para impulsar el desarrollo de una zona

dentro de un cliente Se da debido a rentabilidad yo cobertura

Descuentos Estacionales Descuento otorgado para una estacioacuten o plan del antildeo Por

ejemplo verano inverno Navidad Vacaciones etc

Descuentos Para evitar contrabando Descuento relacionado a un producto

especiacutefico para generar una accioacuten de venta en ciertas ciudadesregioneszonas que

evite la compra por parte de los clientes indirectos de producto de contrabando

Descuentos Para evitar ldquoWrite Offrdquo Descuento relacionado a un producto

especiacutefico para generar que permita al cliente mejorar la rotacioacuten del producto

evitando la incineracioacuten del producto por mal estado debido a alcanzar la fecha de

vencimiento

226

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Planificacioacuten Financiera

bull Debe analizar las actividades dentro de presupuestoen los referente a los descuentos entregados porpromociones basados en concursos establecidos porlos clientes

bull Verificar la posibilidad de entregar promocionesadicionales de acuerdo a los colchones en elpresupuesto de ventas

Gerentes de canal deVentas

bull Determinar coordinando con la Gerencia de ventasy el aacuterea de Trade marketing la viabilidad deestablecer los descuentos promocionales

bull Verificar que el aacuterea de Trade Marketing realice lacomunicacioacuten adecuada y publicidadcorrespondiente para hacer conocer a los clientes elbeneficio y condiciones de la promocioacuten

Supervisor de Ventas

bull Conciliar los montos cumplidos por los clientespara emitir las notas de creacutedito

bull Verificar que los clientes reciban sus notas decreacutedito

Creacutedito y cobranzasbull Emitir las notas de creacutedito posterior a la

comprobacioacuten de la informacioacuten entregada porTrade Marketing

Gerente General bull Aprobar las actividades a realizar fuera delpresupuesto para otorgar descuentos comerciales

D METODOLOGIacuteA

bull El aacuterea de Trade Marketing en conjunto con la Gerencia de Ventas

determinaraacuten la posibilidad de iniciar una promocioacuten para los clientes a traveacutes

de la cual por el cumplimiento de metas establecidas en los niveles de

compras se haraacuten acreedores a un descuento calculado sobre las ventas que

ingresan en el concurso siempre y cuando el aacuterea de planificacioacuten financiera

haya informado que existe un colchoacuten en el presupuesto de ventas para

otorgar los descuentos mencionados

bull Las gerencias de canal de ventas elaboraraacuten un informe con el resumen de

los niveles de ventas esperados y que recesioacuten generaraacute posterior a la

promocioacuten tomando en cuenta los flujos de efectivo que se recibiriacutean por

adelantado y el costo ndash beneficio que generariacutea

227

bull En el caso que el informe genere beneficios y este sea aprobado por el

Gerente de ventas el aacuterea de Trade marketing deberaacute iniciar la comunicacioacuten

de la promocioacuten entre los clientes con el fin que los clientes puedan exigir

sus beneficios adquiridos y evitar que la Fuerza de Ventas pueda usurpar

dichos beneficios

bull Una vez alcanzadas las metas por los clientes creacuteditos y cobranzas deberaacute

emitir las notas de creacutedito y el supervisor de ventas se encargaraacute de verificar

que estas sean recibidas por el cliente

E SEGUIMIENTO

Se deberaacute realizar un seguimiento posterior al teacutermino de la promocioacuten para conocer

la satisfaccioacuten entre los clientes y cuaacuteles fueron los iacutendices de recuperacioacuten de

efectivo generado en esas ventas

Poliacutetica de Control para la presentacioacuten y revisioacuten de Reportes de Gastos

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de la poliacutetica es establecer paraacutemetros para una adecuada preparacioacuten y

presentacioacuten de los reportes de viajes de los colegas de la Compantildeiacutea Cadbury

Adams que seraacuten revisados en las oficinas de Quito asiacute como establecer puntos de

control en la revisioacuten de los mismos

B DEFINICIONES

Reportes de gastos Son documentos a traveacutes de los cuales los empleados de una

compantildeiacutea pueden solicitar la devolucioacuten de los valores desembolsados por ellos

siempre y cuando estos correspondan a gastos generados para atender actividades

que contengan un ingreso para la compantildeiacutea provocado o mejorado por dichos

desembolsos Estos desembolsos deben contener la documentacioacuten soporte de

acuerdo a lo establecido por la autoridad tributaria local Servicio de Rentas Internas

228

Viaacuteticos Son recursos asignados a los empleados de una entidad que para el

desempentildeo de sus funciones cuando deban de trasladarse por un periacuteodo mayor de

24 horas a lugares distintos al de su residencia Estos valores los gastos por concepto

de alimentacioacuten hospedaje y gastos menores inherentes al viaje

Sistema Dinnero Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes

a los viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos

como para presentar sus gastos por viaacuteticos

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Gerencias

bull Deberaacuten verificar que los valores presentados comoreembolsos por parte de los colegas sean racionalesy que estos esteacuten relacionados directamente altrabajo que ellos desempentildean antes de generar lasaprobaciones en el sistema

Analista de TradeMarketing Analista deCuentas por pagar

bull Revisar la documentacioacuten fiacutesica que soporta losgastos presentados por el colega y solicitados parareembolso asiacute como que el reporte esteacute lleno enforma correcta de acuerdo a la poliacutetica corporativade viajes y que cumpla con los requerimientosestablecidos en el reglamento para la aplicacioacuten dela Ley de reacutegimen tributario interno en su artiacuteculo27 que norma las liquidaciones de viaje

Contador general

bull Mantener actualizados de todas las reformastributarias emitidas por la autoridad fiscal a losAnalistas de Trade Marketing y de Cuentas porpagar con el fin de minimizar las contingenciastributarias

D METODOLOGIacuteA

bull Los colegas administrativos asiacute como los colegas de la Fuerza de Ventas que

poseen un equipo de coacutemputo de la compantildeiacutea deberaacuten ingresar la informacioacuten

de los reportes de gastos que deberaacute regirse a lo normado en la poliacutetica

corporativa de viajes en el sistema Dinnero uno por uno los documentos que

van a solicitar el reembolso en este detallaraacuten los valores completos sin

desglosar impuestos Una vez que los documentos hayan sido ingresados en

229

el sistema los empleados administrativos deberaacuten entregarlos al analista de

Cuentas por pagar y los administrativos de la Fuerza de Ventas al analista de

Trade Marketing Los empleados de la Fuerza de Ventas que no poseen un

equipo de coacutemputo de la empresa deberaacuten entregar los reportes de gastos

presentados de acuerdo a la poliacutetica de viajes directamente al analista de

Trade marketing para que este ingrese la informacioacuten documento por

documento y colega por colega en el sistema Dinnero a traveacutes de una

plantilla Aquellos documentos que excedan los montos asignados a cada uno

de los colegas por movilizacioacuten seraacuten rechazados y no se incluiraacuten en la

plantilla para la carga

Formato para la presentacioacuten de los reportes de Gastos

Instructivo

El reporte debe ser llenado por el empleado en el encabezado debe constar el

periodo y el motivo del viaje asiacute como la identificacioacuten del colega

En el cuerpo debe ir la siguiente informacioacuten

Fecha Debe contener la fecha del documento soporte del gasto

Ndeg El nuacutemero del documento soporte del gasto

Local El establecimiento donde se realizoacute el consumo

230

Descripcioacuten del gasto Identificacioacuten del tipo de gasto Ej Alojamiento nacional

Valor en moneda del documento Determinar el valor completo del soporte del

gasto en caso sea moneda extranjera en el caso de tratarse de doacutelares iraacute el mismo

valor en las dos uacuteltimas columnas

Valor en doacutelares Convertir el valor del documento soporte en caso de ser moneda

extranjera diferente de doacutelares

bull Los dos analistas mencionados deberaacuten revisar que los documentos que

respaldan el gasto contengan la siguiente informacioacuten fecha del documento

el local y el detalle del consumo realizado valor detallado en forma clara los

documentos no deben tener enmendaduras tachones ni borrones estar

presentados de acuerdo al nuevo reglamento para comprobantes de venta y

que no contengan consumos no permitidos en la poliacutetica corporativa de

viajes

bull En el caso uno o maacutes documentos no contengan la informacioacuten y de la forma

sentildealada en el punto anterior estos seraacuten devueltos a los colegas y no seraacuten

reembolsados

bull Las gerencias deberaacuten aprobar a traveacutes del sistema Dinnero los reportes de

gastos verificando todos los valores solicitados a reembolso En el caso que

los valores esteacuten fuera de los rangos normales para el gasto presentado este

deberaacute ser rechazado en el sistema Dinnero informando al colega el porqueacute

del rechazo

bull Si el colega logra justificar el valor consumido este se aprobaraacute en el sistema

procediendo a la contabilizacioacuten normal por parte de Shared Service

E SEGUIMIENTO

En el caso de la Fuerza de venta el aacuterea de Trade Marketing seraacute la encargada de

verificar que los pagos a los colegas se hayan realizado En el caso del aacuterea

Administrativa lo haraacute la analista de Cuentas por pagar

231

Poliacutetica de Control para la el establecimiento de metas en las ventas

A OBJETIVO Y ALCANCE

Delimitar praacutecticas correctas para establecer metas de ventas acordes con la realidad

de la compantildeiacutea que eviten que los empleados de la Fuerza de ventas se vean

abocados a realizar actos iliacutecitos o no eacuteticos con el fin de alcanzas las metas

planteadas por la administracioacuten en el territorio Ecuatoriano

B DEFINICIONES

Cuota Hace mencioacuten a la meta establecida por la Administracioacuten impuesta al

personal de la fuerza de ventas con el fin de que se cumpla un monto mensual

determinado tanto en valor como cantidad de los productos de la compantildeiacutea

Incentivos Son todos los beneficios que alcanza el persona del departamento de

Ventas por el cumplimiento de objetivos establecidos en el presupuesto de ventas

Demanda Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes a los

viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos como

para presentar sus gastos por viaacuteticos

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Gerente General

bull Llamar a reunioacuten al comiteacute gerencial para estableceren conjunto y consenso el presupuesto de objetivosde ventas

bull Revisar y verificar todos los escenarios posiblespara la consecucioacuten de las ventas frente al sistemapoliacutetico inestable en el paiacutes

bull Determina reuniones para realizar verificacionesmensuales de las metas establecidas y de ser el casoejecutar modificaciones de acuerdo a la realidad quela empresa y el paiacutes vivan en ese momento

232

Planificador Financiero

bull Plantear los escenarios para la consecucioacuten de losobjetivos de ventas a consideracioacuten del comiteacutegerencial

bull Establecer un presupuesto para dotar deherramientas comerciales y promocionales queapoyen a la Fuerza de ventas a la obtencioacuten de lacuota

Gerente de marketing

bull Informar acerca de los estudios de mercadoactualizados para determinar la demanda de losproductos del sector de confites en el Ecuador cuales el mercado ganado por la compantildeiacutea y lo queposee la competencia

bull Elaborar un FODA de la competenciabull Planificar estrategias de publicidad que mantenga

yo incrementen la participacioacuten de mercado asiacutecomo que se formen en una herramienta de influiren el consumidor para la adquisicioacuten de losproductos de la compantildeiacutea

Jefe de Trade Marketing bull Establecer estrategias promocionales y deexhibicioacuten para conquistar la atraccioacuten del mercado

Gerente de Ventas

bull Establecer estadiacutesticas de ventas por regioacuten ciudadsector y temporada para determinar cuaacuteles son lossitios y fechas en las que se pueden generar mejoraspara las ventas

Planificador de laDemanda

bull Determinar la demanda bajo estudios mensualesbull Informar al comiteacute gerencial en forma perioacutedica

acerca de la capacidad de cubrir la demandaestablecida a traveacutes de la capacidad de las plantaspara la entrega de producto

D METODOLOGIacuteA

bull Elaborar un presupuesto anual de objetivos de ventas tomando en cuenta

toda la informacioacuten entregada por los responsables en consenso con el

comiteacute gerencial

bull Revisar en forma mensual las variaciones generadas tanto en la realidad del

desarrollo del negocio como en la consecucioacuten de los objetivos y de ser el

caso replantear las metas para que estas sean racionales

bull Mantener los incentivos a la Fuerza de ventas para que la cuota sea

alcanzada

233

E SEGUIMIENTO

Realizar una evaluacioacuten mensual de los objetivos alcanzados y poner puntos de

atencioacuten en aquellos que no se estaacuten ejecutando para buscar oportunidades de

mejora

452 Procedimientos de Control Interno para el departamento de Ventas

bull Verificar que todos los reportes de gastos por viajes internacionales de la

Fuerza de Ventas sean presentado en un maacuteximo de 7 diacuteas calendario En el

caso de los viaacuteticos los documentos no deberaacuten tener una antiguumledad mayor a

un mes

bull Observar la poliacutetica de control de Creacuteditos y cobranzas donde se contemplan

paraacutemetros para la aprobacioacuten de pedidos previo a la aprobacioacuten de ventas

para evitar que se despache mercaderiacutea a clientes que no se encuentran al diacutea

con los pago

bull Realizar los caacutelculos de los incentivos ganados por el personal de la Fuerza

de ventas de acuerdo a los porcentajes establecidos en los beneficios a los

empleados

bull Observar la poliacutetica de control para Noacutemina con el fin de respetar las fechas

de entrega de la informacioacuten de los incentivos para que los empleados reciban

sus haberes a tiempo

bull Mantener bajo custodia segura los modelos exclusivos de los exhibidores

retirados de los proveedores con el fin de evitar posibles plagios o en su

defecto destruirlos en el caso que estos no se vayan a utilizar maacutes

bull Separar la mercaderiacutea recibida en buen estado de las devoluciones para

determinar si es procedente regresarla a los pallets de bodega o debe

realizarse con ella promociones o autoconsumos

234

Divulgacioacuten de las poliacuteticas corporativas e informacioacuten de laimportancia de su cumplimiento dos veces al antildeo que deberaacuten serincluidas en las presentaciones de las reuniones de Vamos Juntos enla que se entregaraacuten folletos con los puntos importantes de lasmismas en las que se deberaacuten ejemplarizar con casos reales

24000

Capacitacioacuten para el personal recieacuten ingresado que debe incluir unresumen de los procedimientos importantes de la compantildeiacuteainformacioacuten corporativa como poliacuteticas procedimientos valoresmisioacuten visioacuten etc asiacute como reuniones con el personal con el queinteractuaraacute en su trabajo diario

75000

Total costos relacionados con capacitaciones 99000

453 Actividades para el departamento de Ventas

bull Observar de forma inmediata el procedimiento corporativo de la otorgacioacuten

de descuentos comerciales que no se encuentran en el presupuesto para

desarrollarlo de acuerdo a los lineamientos de la administracioacuten

bull Establecer una adecuada comunicacioacuten entre las aacutereas de planificacioacuten

financiera Gerencias de ventas y Gerencia General para llevar a cabo en

forma correcta la poliacutetica administrativa para otorgar descuentos comerciales

bull Implementar las poliacuteticas propuestas para un adecuado control interno de los

procesos desarrollados en el departamento de Ventas

bull Aplicar los procedimientos de control establecidos en el presente capiacutetulo

como actividades del diacutea - diacutea

46 Costo ndash Beneficio de la implementacioacuten del Sistema de Control Interno para

los departamentos de Recursos Humanos Finanzas y Ventas

Costos generados

Capacitaciones

235

Honorarios a terceros

Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales

120000

Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones

300000

Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000

Materiales y Suministros

Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales

71400

Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil

50000

Total costos por suministros y materiales 121400

TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400

Beneficios

Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc

1300000

Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante

50000

Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial

250000

TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000

En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un

monto de $ 959600

Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que

implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos

permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a

estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad

evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas

De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa

sobre las actividades del aacuterea comercial Entre los puntos criacuteticos que pueden

generarse como variables internas tenemos

bull Falta de supervisioacuten en la salvaguardia de los recursos que la empresa otorga

al aacuterea para el desarrollo de sus operaciones tanto en presupuesto como

materiales y equipos

bull Establecimiento de metas inalcanzables en cuanto a la cuota que deben

cumplir el personal de la Fuerza de ventas para ver realizados sus objetivos

bull Desconocimientos de las poliacuteticas procedimientos niveles de autorizacioacuten y

restricciones que tienen los empleados de la Fuerza de ventas

bull Inobservancia de las poliacuteticas establecidas por la administracioacuten por parte del

personal que colabora en el aacuterea de ventas

bull Inobservancia de lo establecido en la legislacioacuten tributaria lo que generariacutea

una contingencia fiscal para la empresa

bull Falta de supervisioacuten sobre la mercaderiacutea que devuelven los clientes para

verificar que esta fue despachada por Cadbury y que antiguumledad tiene la

misma

bull Mal uso del efectivo recolectado por la Fuerza de ventas ya que este debe

llegar a Creacuteditos y Cobranzas tal como fue entregado por el cliente

bull Acuerdos no legales ni autorizados por la compantildeiacutea realizados por el

personal de ventas con clientes para mejorar el desempentildeo de sus objetivos

Entre las variables externas estaacuten

bull Incumplimiento de los contratos de confidencialidad por parte de los

proveedores que otorgan los materiales promocionales y de exhibicioacuten Esto

genera un alto riesgo que los disentildeos sean copiados por la competencia

bull Incumplimiento de los contratos de exclusividad de ciertos clientes a los que

la compantildeiacutea ha entregado inversioacuten para que generen sus operaciones asiacute

como el uso de su Fuerza de Ventas

bull Declaracioacuten de quiebra de clientes importantes asiacute como cierre de sus

operaciones por falta de cumplimiento con las entidades legales lo que

generariacutea grandes problemas de rentabilidad para la entidad

bull Disminucioacuten del poder adquisitivo de la poblacioacuten que genere que el

personal de la Fuerza de ventas se vea forzado a incurrir a taacutecticas dolosas

con el fin de cumplir sus metas

431 Evaluacioacuten de los procesos que se desarrollan en el departamento de

Ventas

Al igual que en el capiacutetulo II para realizar evaluacioacuten de control interno de los

procesos se aplicaraacuten

bull Los cuestionarios de Control

bull Descripciones narrativas

bull flujogramas

bull La matriz de riesgos utilizando los mismos paraacutemetros y la misma tabla

a) Probabilidad de ocurrencia del Riesgo

b) Impacto ante la ocurrencia del Riesgo

Matriz de riesgo

Pro

babi

lidad

Frecuente Alto Alto Alto

Moderado Medio Medio Alto

PocoFrecuente

Bajo Medio Alto

Leve Moderado AltoImpacto

Evaluacioacuten de las principales actividades de la Administracioacuten de Ventas

Cuestionario de Control Interno para la Administracioacuten de ventas

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

iquestExiste controlpresupuestario de los gastosincurridos en eldepartamento de ventas

2iquestSe comunican las poliacuteticascorporativas existentes atodo el personal de ventas

X X

Lacomunicacioacutende las poliacuteticassolo se realizaa nivel desupervisores yejecutivos elresto depersonal notiene estacomunicacioacuten

3

iquestLos supervisores yejecutivos de ventasreciben del personal a sucargo un reporte perioacutedicode actividades

X

4iquestSe estimula el crecimientoprofesional del personal deventa

X

5

iquestPara los eventos de lacompantildeiacutea se toma encuenta a todo el personal dela Fuerza de Ventasincluso a las mercaderistasprevendedores etc

X

Matriz de Riesgo de la Administracioacuten de Ventas

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

No existe un controlpresupuestario de losgastos incurridos enel departamento deventas

La administracioacutenrealiza un adecuadocontrolpresupuestario detodos los gastos delaacuterea

X X Bajo

2

No se comunican laspoliacuteticas corporativasexistentes a todo elpersonal de ventas

La comunicacioacuten delas poliacuteticas solo serealiza a nivel desupervisores yejecutivos el restode personal no tieneesta comunicacioacuten

X X Alto

3

Los supervisores yejecutivos de ventasno reciben delpersonal a su cargoun reporte perioacutedicode actividades

Las cabezas deldepartamento no unreporte detallado delas tareas realizadaspor el personal deventas

X Bajo

4

No existeestimulacioacuten alcrecimientoprofesional delpersonal de venta

La administracioacutende ventas sepreocupa por retaral personal deventas para quemejoren suscondicionesacadeacutemicas ycrezcanprofesionalmente

X X Bajo

5

No se toma en cuentaa todo el personal dela Fuerza de Ventasen los eventosrealizados por lacompantildeiacutea

El personal de laFuerza de Ventasen su todo es elpersonal maacutestomado en cuentadentro de lacompantildeiacutea

X X Bajo

4311 Evaluacioacuten del proceso de revisioacuten de Reportes de gastos de la Fuerza de

Ventas

Cuestionario de Control Interno para la revisioacuten de Reportes de gastos de laFuerza de Ventas

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

iquestLos reportes de gastos dela Fuerza de ventas sonrevisados por el personal deFinanzas

X

De acuerdo alprocedimientolos revisa elpersonal deTradeMarketing

2

iquestTiene una correctacapacitacioacuten tributaria lapersona que revisa losreportes de gastos delpersonal de ventas

X

La personatiene unaadecuadacapacitacioacutencon respecto alos temastributarios ysusactualizaciones

3

iquestLos reportes de gastos dela Fuerza de ventas cuentancon las aprobacionescorrespondientes

X

4iquestLos aprobadores revisanfiacutesicamente los reportesantes de aprobarlos

X X

Los reportesson aprobadosuacutenicamente pormontos en elsistema

5iquestSe tiene una poliacutetica demovilizacioacuten para la Fuerzade Ventas

X

6

iquestSe verifican los cupos demovilizacioacuten de todo elpersonal de ventas a traveacutesde un adecuado control enlos reportes de gastos

X

Narrativa del proceso de revisioacuten de los reportes de gastos de la Fuerza de

Ventas

El Proceso inicia cuando el personal de ventas (Gerentes Supervisores y

autoventistas) ha realizado sus consumos por viaacuteticos y hasta la tercera semana del

mes deben presentar sus reportes de gastos los reportes que sean entregados

posterior a la tercera semana no se recibiraacuten y no seraacuten reembolsados debido a que

se convierten en gastos de periodos diferentes y se lo ejecuta de esta manera para

evitar riesgos fiscales El asistente de Trade Marketing revisa todos los reportes de

gastos y verifica que los soportes esteacuten de acuerdo a lo que determina la legislacioacuten

tributaria y que ninguno de los documentos contenga consumos que la poliacutetica

administrativa de viajes no permita como el consumo de bebidas alcohoacutelicas

adicional se verifican que los cupos utilizados para combustible no sobrepasen lo

estipulado en la poliacutetica de movilizacioacuten y que los pasajes respeten los rangos

salariales Asiacute tambieacuten verifica y corrige la asignacioacuten contable de cada gasto de

acuerdo a su naturaleza

Si los respaldos de los reportes de gastos se encuentran correctos el reporte pasa a la

aprobacioacuten de las gerencias de ventas a traveacutes de la herramienta Dinnero que es un

programa que hace interfase con SAP y que permite controlar los viajes de los

colegas

En Dinnero las gerencias proceden a aprobar los reportes de gastos que han sido

cargados verificando que los valores gastados sean razonables y que justifiquen las

actividades que ellos conocen realizan cada una de las personas de la Fuerza de

ventas

Si los valores son razonables el Gerente General o los gerentes de ventas aprueban

los reportes caso contrario los rechazan a traveacutes del sistema y explican las razones

del porqueacute el rechazo Cuando el reporte ha sido rechazado el colaborador de ventas

puede acercarse a su aprobador y explicar el porqueacute el gasto en caso que este sea

justificado el rubro seraacute aprobado

Una vez aprobado el gasto el shared service corre una transaccioacuten la cual contabiliza

automaacuteticamente todos los gastos contra las cuentas por pagar a los colegas

Cuando las cuentas por pagar estaacuten reconocidas el shared service en conjunto con

Cuentas por pagar gestionan el pago para los colegas ya sea por transferencia

bancaria o por cheque tal como se observoacute en el proceso de Cuentas por pagar en el

capiacutetulo II

SS hh aa

rr eedd

SS ee rr v

v icicee

CC XX

PPAacuteAacute r

r ee aa ss

dd ee D

D irir ee c

c cc ioacuteioacute n

nTT r

r aa dd ee

MMaa r

r kk ee tit

nin gg

FF uu ee

rr zzaa

dd ee V

V eenn t

ata ss

Flujograma de reportes de gastos de la Fuerza de Ventas

IniacutecioPresenta los

reportes de gastospor viaacuteticos

Justifica losvalores alaprobador

SEl reporte de gastos sepresenta hasta la 3era

semana del mes

Revisa y verificaque los soportesesteacuten correctos y

corrigeasignaciones

contables

Los soportes se Nencuentran correctos

No se apruebanlos documentos

que no correctos yse los devuelve al

colega

Fin

No se procesan niN reciben los

reportes de gastos

S

Fin

Se cargan losreportes en el

sistema Dinnero

Los valores sonrazonables S Se aprueba el

reportes de gastos

Se rechaza el

N gasto y se informaal colega de la

FFVV

Contabiliza elgasto en SAPdesde dinnero

Gestiona el pagopara el colega de

acuerdo al procesode CXP

Fin

196

197

Matriz de Riesgo de la revisioacuten de reportes de gastos

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

La persona que revisalos reportes de gastosno tiene una correctacapacitacioacuten tributaria

La persona estaacuteinformada de loscambios en formavaga y no recibe unacapacitacioacuten continua

X X Bajo

2

Los reportes de gastosde la Fuerza de ventasno cuentan con lasaprobacionescorrespondientes

Los reportes de gastosde la Fuerza de ventasson aprobados por losrangos pertinentes dejefaturas inmediatas

X X Bajo

3

Los aprobadores norevisan fiacutesicamente losreportes antes deaprobarlos

Los aprobadores norevisan fiacutesicamentelos reportes sinembargo el personalde Trade marketing seencarga de realizar loscontroles con poliacuteticasadministrativas y loscontroles tributarioslos aprobadoresverifican que losvalores seanrazonables

X X Bajo

4

No se tiene una poliacuteticade movilizacioacuten paracontrolar los gastos dela Fuerza de Ventas

La compantildeiacutea si cuentacon una poliacutetica demovilizacioacutenaplicable para laFuerza de Ventas

X X Bajo

5

No se verifican loscupos de movilizacioacutende todo el personal deventas

Los cupos demovilizacioacuten sonverificados previo a laaprobacioacuten de losreportes de gastos

X X Bajo

198

4312 Evaluacioacuten para el proceso de facturacioacuten

Cuestionario de Control Interno para el proceso de facturacioacuten

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1iquestLas ventas se registran enlos resultados en momentode efectuar la facturacioacuten

X

2iquestSe graba el costo de ventaen forma simultaacutenea a laventa

X

3iquestLos comprobantes deventa tienen autorizacioacutenvigente emitida por rentas

X

4iquestLos pedidos sonadecuadamente controladosy aprobados

X

5

iquestSe realizancircularizaciones perioacutedicasentre los clientes paradeterminar si no existejineteo de dinero por partede la Fuerza de Ventas

X

6iquestSe han firmando contratosde exclusividad con losUSO Promotores

X

Narrativa del proceso de facturacioacuten

El proceso se inicia cuando la Fuerza de ventas recoge los pedidos de los clientes

luego ingresa los pedidos recogidos en el SAP a traveacutes de sus palms En la bodega

se corre una transaccioacuten denominada el packing list para verificar la disponibilidad

de los inventarios

Posterior cartera se encarga de verificar que el cliente no se encuentre en mora para

poder liberar los pedidos caso contrario los retiene hasta que cancele sus deudas

Una vez aprobados los pedidos la bodega corre el proceso de facturacioacuten y emite las

facturas Alista toda la mercaderiacutea de acuerdo a lo facturado y despacha los pedidos

verificando la facturacioacuten

CCRR

eacuteeacute dd iti

oto ss y

y CC o

o bbrr aa

nn zz aa

ssBB

oo dd ee

gg aa

FF uu ee

rr zzaa

dd ee V

V ee nn

tatass

Flujograma para el proceso de facturacioacuten

Inicio Recoger pedidosde clientes

Ingresar lospedidos en el

sistema

CCoorrrererrPPaacckkiningglilsist tppaararavveerirfiifcicaarr

CCoorrrererreel lpprorocceessoo Emitir FacturasAAlilsistatarrppeeddididoossddee

acuerdo a la

S

Se encuentra de

Despachar lospedidos

N

Fin

ddisisppoonnibibiliii

ldidaaddddeeininvveenntatariroioss

ddeefafacctuturaraccioacuteioacutennacuerdo a lafafacctuturaraccioacuteioacutenn

acuerdo a la factura

Volver a verificar lamercaderiacutea de la

factura para eldespacho

VVeerirfiifcicaarrlalaccaartreteraravveennccididaa

Cumple con lospagos

LLibibeerararrlolossppeeddididoossS

ppaararafafacctuturararr

RReetetenneerreel lppeeddididooN hhaasstataqquueeccuummpplala

ccoonnlolossppaaggooss

199

Matriz de Riesgo para el proceso de facturacioacuten

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

Las ventas no seregistran en losresultados enmomento deefectuar lafacturacioacuten

Todas las ventas seregistran en losresultados enmomento deefectuar lafacturacioacuten

X X Bajo

2

El costo de venta nose graba en formasimultaacutenea a laventa

El costo de venta detodas las ventas segraba en formasimultaacutenea a laventa

X X Bajo

3

Los comprobantesde venta no tienenla autorizacioacutenvigente emitida porrentas

Todos loscomprobantes deventa poseen laautorizacioacuten vigenteemitida por rentasla que se renuevacada antildeo

X X Bajo

4

Los pedidos demercaderiacutea no sonadecuadamentecontrolados yaprobados

Todos los pedidos deventa son aprobadospor Creacuteditos ycobranzas ycontrolados por labodega

X X Bajo

5

No se realizancircularizacionesperioacutedicas entre losclientes paradeterminar si noexiste jineteo dedinero por parte dela Fuerza de Ventas

Creacuteditos y cobranzasrealiza unseguimientoperioacutedico de suscuentas para evitarque la Fuerza deVentas se quedecon dinero de losclientes

X X Bajo

6

No se han firmandocontratos deexclusividad con losUSO Promotores

Se mantienencontratos deexclusividad ya quelos USO promotorestrabajan a su vez confuerza de ventasdirecta de lacompantildeiacutea

X X Bajo

4313 Evaluacioacuten del proceso para la entrega de incentivos a la Fuerza de

Ventas

Cuestionario de Control Interno para la entrega de incentivos a la Fuerza deVentas

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

iquestEl establecimiento decuotas para la Fuerza deventas se realiza deacuerdo a un anaacutelisis ysobre una base racional

X

2

iquestLos incentivos para lasgerencias de ventas seencuentran en el rangoestablecido para estoscargos a nivel regional

X

3

iquestLos incentivosentregados se realizanuacutenicamente cuando se hanalcanzado las metas

X

4

iquestSe realizan visitas decampo sorpresivas paraverificar el cumplimientode las rutas de la Fuerzade ventas

X

5

iquestLos incentivos seconsideran como ingresosimputables en el rol depagos

X

6

iquestSe elaboranperioacutedicamente informesde ventas y sus avancescon respecto a las metasestablecidas

X

Narrativa del proceso para la entrega de incentivos de la Fuerza de Ventas

Se inicia cuando las ventas del mes se han cerrado el personal de la Fuerza de

Ventas verifica su cumplimiento y elabora un informe que es entregado al personal

de Trade Marketing quien calcula las metas alcanzadas por cada persona de la

Fuerza de ventas contra la meta establecida y verifica con el informe del colega en

caso existan diferencias con el colega se le informa y se concilia con la informacioacuten

del sistema En el caso que la meta se haya alcanzado al 100 se calcula un 34

201

202

del monto de la venta y en el caso que supere el 110 se aplicaraacute un porcentaje de

41 del total de la venta alcanzada por el colega

Los valores por incentivos son informados a Noacutemina y estos son incluidos en el rol

de pagos

Al final del mes se establece las nuevas metas para el mes subsiguiente que deben

estar acorde con el presupuesto anual de ventas en la reunioacuten mensual de Forecast y

que deben estar bajo la realidad del negocio en el mercado Estas metas son

consensuadas en el comiteacute de direccioacuten incluido la persona de planificacioacuten de

demanda y planificacioacuten financiera Una vez establecidas se comunica a la Fuerza

de Ventas cuales seraacuten las metas a ser alcanzadas en el mes para que alcancen sus

incentivos

203

NNoacuteoacute m

m inin a

aTT r

r aa dd ee

MMaa r

r kk ee tit

nin gg

FF uu ee

rr zzaa

dd ee V

V ee nn

tatass

CCoo m

m iti eacuteteacute

gg ee rr e

e nncc i

aia ll

Flujograma para el proceso de entrega de incentivos a la Fuerza de Ventas

Planifica las nuevasmetas para elsiguiente mes

Informa a laFuerza de Ventas

Fin

Inicio

Elabora informe desu cumplimiento en

metas y se loentrega a Trade

Mkt

Obtiene delsistema las ventas

alcanzadas porcolega

Verifica con elinforme entregadopor el colega de la

FFVV

N

Estaacuten de acuerdo losvalores

S

Concilian con elcolega de acuerdo

a la informacioacutenobtenida en el

sistema

Se calculan losincentivos deacuerdo a lo

establecido en lapoliacutetica de beneficios

a la FFVV

Ingresa losbeneficios en el roldel personal de la

FFVV

204

4314 Evaluacioacuten del proceso para la entrega de material promocional

Cuestionario de Control Interno para la entrega de material promocional a losclientes

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

Previo al despacho delmaterial promocional iquestSeverifica el cumplimientode la poliacutetica y lasautorizacionescorrespondientes

X X

Uacutenicamente serecoge la solicituddel personal deventas no se cuentacon lasaprobaciones nianaacutelisis de lossupervisores

2

iquestSe firman contratos deconfidencialidad con losproveedores que fabricanel material promocional ala compantildeiacutea

X

3

iquestSe ejecuta un adecuadoseguimiento delcumplimiento de estoscontratos

X

4

iquestEl material promocionalasignado tiene unseguimiento paracomprobar su estado en elcliente

X

Narrativa del proceso para la entrega de material promocional

El proceso se inicia cuando el personal de la Fuerza de ventas (autoventistas y

coordinadores de Zona) recogen la solicitud del cliente para la asignacioacuten de un

exhibidor u otro tipo de material promocional no asignado en promociones El

empleado de la Fuerza de Ventas debe elaborar una recomendacioacuten (Justificativo

para solicitar el material promocional) esta recomendacioacuten debe ser revisada por el

Supervisor de la zona que estaacute realizando el requerimiento si la recomendacioacuten

cumple con la poliacutetica comercial para entrega de exhibidores y otro tipo de material

promocional se solicitaraacute a la bodega prepare una orden de despacho para entregar el

material al solicitante de la Fuerza de ventas y esta a su vez se la entrega al cliente

205

BBoo d

d eegg a

aSS

uu pp ee

rr vvisis

ioacuteioacutenn

dd ee V

V ee nn

tt aass

FFuu e

e rrzz a

a dd ee

VVee n

n tt aa ss

Flujograma para el proceso de entrega de material promocional

IniacutecioSolicitud de

Materialpromocional

Elaborarrecomendacioacutenpara obtener elmaterial prom

Entrega delmaterial

promocional alcliente

Fin

Negar la entregaN de Material

promocional

Revisar si larecomendacioacuten seajusta a la poliacuteticade asignacioacuten de

material prom

Cumple lascondiciones de la

poliacutetica

SAprobar la entrega

de materialpromocional

Elaborar la ordende despacho

Entrega del materialpromocional contra

OD

206

Matriz de Riesgo de para el proceso en la entrega de material promocional

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

No se verifica elcumplimiento de lapoliacutetica paraasignacioacuten dematerial promocionaly las autorizacionescorrespondientes

Los supervisores deventas no apruebanninguna solicitudpara la entrega delmaterialpromocional y labodega entrega conla simple solicitudde la Fuerza deventas

X X Alto

2

No se firmancontratos deconfidencialidad conlos proveedores quefabrican el materialpromocional a lacompantildeiacutea

Se mantienencontratos deconfidencialidad contodos losproveedores quefabrican materialespromocionalesexclusivos

X X Bajo

3

No se ejecuta unadecuado seguimientodel cumplimiento deestos contratos

El cumplimiento delos contratos essupervisado por elpersonal de TradeMarketing

X X Bajo

4

El materialpromocionalasignado tiene unseguimiento paracomprobar su estadoen el cliente

Se verifica elcuidado del materialpromocionalentregado a losclientes en cadavisita para la tomade pedidos de venta

X X Bajo

4315 Evaluacioacuten del proceso para otorgar descuentos comerciales

Cuestionario de Control Interno para el Establecimiento de descuentoscomerciales

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

iquestLos descuentoscomerciales sonanalizados en elpresupuesto anual deactividades y planoperativo

X

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

2

iquestLos descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto cuentan conla respectiva aprobacioacutendel Gerente de ventas ydel planificadorFinanciero

X X

Uacutenicamentecuentan con laaprobacioacuten delPlanificadorFinanciero estoafecta a lasventas netas y elGerente deVentas no tieneconocimientodel particular

3

iquestSe cumplen con losparaacutemetros de entrega dedescuentos por prontopago y otras promocionesa los clientes

X

4

iquestSe les comunica a losclientes los descuentos alos que tienen acceso deacuerdo a sus condicionesde pago y montos decompra

X

Narrativa del proceso para otorgar descuentos comerciales

Inicia con el anaacutelisis que realiza Planificacioacuten financiera acerca de los descuentos

que se pueden otorgar a los clientes de acuerdo al presupuesto por promociones o

incentivos si estaacuten en el presupuesto se consideran planificados en el caso que no

esteacuten en el presupuesto se informaraacute siempre y cuando exista un colchoacuten en el

presupuesto de ventas

Esto es informado al Gerente de ventas quien analiza el descuento en caso no haya

sido contemplado en el presupuesto anual de la necesidad del mismo y cuantos

beneficios generaraacute a su incremento de las ventas

Una vez que haya ejecutado el anaacutelisis si es viable elaboraraacute la propuesta comercial

para presentarla al Gerente General quien deberaacute aprobar la propuesta en el caso que

207

sea aplicable y genereacute un beneficio mayor a su costo Si es aprobada se comunicaraacute

al departamento de Trade Marketing para su divulgacioacuten entre los clientes

Cuando los clientes hayan alcanzado las metas propuestas en las promociones

establecidas Trade Marketing solicitaraacute a Creacuteditos y cobranzas que emita la nota de

creacutedito correspondiente y la Fuerza de ventas o el gerente de ventas se encargaraacute de

hacerla llegar al cliente

CC rr eacuteeacute d

d iti oto y

yCC o

o bbrr aa

nn zz aa s

sPP l

ala nn ifi i

f cic aa cc i

oacuteioacute nn

FF inin a

a nncc ie

ie rr aa

DD irir ee

cc cc ioacuteioacute

nnGG

ee nn ee

rr aall

DD irir ee

cc cc ioacuteioacute

nndd e

e VV ee

nn tata s

sTT r

r aa dd ee

mmaa r

r kk ee tit n

in gg

Flujograma para el proceso de la entrega de descuentos comerciales

IniacutecioAnaliza

descuentospromocionales

Existe un colchoacuten enel presupuesto de

ventasN Fin

Emite la nota decreacutedito

S

Entrega alSupervisor deVentas para su

entrega al cliente

Fin

Se solicita aS Creacuteditos emitir la

NC

Realiza la campantildeaentre los clientes de

la promocioacutenapoyado en la

FFVV

Verifica el logro delas metas por parte

de los clientes

El cliente llegoacute a lameta

N No se otorga eldescuento Fin

Comunica a trade

S marketing parainiciar la

promocioacuten

Los desct Estaacuten enel presupuesto

N

Se analiza sunecesidad deacuerdo a una

estrategiacomercial

SElabora lapropuesta

comercial para losdescuentos

Aprueba lapropuesta Se cierra la

propuesta Fin

N

209

210

Matriz de Riesgo de para el proceso para otorgar descuentos comerciales

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

Los descuentoscomerciales no sonanalizados en elpresupuesto anualde actividades yplan operativo

El presupuesto anualde ventas contemplalos descuentoscomercialesplanificados al iniciodel antildeo

X X Bajo

2

Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto nocuentan con larespectivaaprobacioacuten delGerente de ventas ydel planificadorFinanciero

Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuestouacutenicamente cuentancon la aprobacioacutendel planificadorFinanciero quien laspresentadirectamente alGerente General

X X Alto

3

No se cumplen conlos paraacutemetros deentrega dedescuentos porpromociones a losclientes

Toda promocioacuten queotorga descuentoscomerciales esentregada losclientes de acuerdo alos paraacutemetrosestablecidos

X X Bajo

4

No se les comunicaa los clientes losdescuentos a losque tienen accesode acuerdo a suscondiciones de pagoy montos de compra

Toda promocioacuten escomunicada a losclientes en formaprevia de iniciar

X X Bajo

211

3316 Evaluacioacuten de los proceso de Devoluciones

Cuestionario de Control Interno para el proceso de Devoluciones

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

iquestLa recepcioacuten demercaderiacutea devuelta sehace previa verificacioacutende la factura de venta

X X

La mercaderiacutea serecibe sinverificar antes laventa realizadacon anterioridad

2

iquestLa recepcioacuten de lamercaderiacutea devuelta serecibe directamente enlas bodegas de lacompantildeiacutea

X

3

iquestAntes de ejecutar ladevolucioacuten de lamercaderiacutea esta esaprobada por lossupervisores de ventas

X

Sin embargo lasaprobaciones nose realizan previala verificacioacuten delorigen de lamercaderiacutea

4

iquestEl supervisor de ventassolicita un justificativodel porqueacute ladevolucioacuten

X

Narrativa de proceso de Devoluciones

El proceso se inicia cuando el personal de la Fuerza de Ventas recoge la solicitud de

devolucioacuten del cliente Esta devolucioacuten debe ser verificada por el Supervisor de

ventas para establecer el estado en la que se recibe la mercaderiacutea y elaboraraacute un

informe que deberaacute ser presentado al gerente de ventas este verifica si cumple con

las condiciones establecidas en la poliacutetica comercial para la devolucioacuten de ventas y

procede a aprobarla en el caso se estar correcto

Una vez aprobada la devolucioacuten se informa a la bodega para que coordine el retiro de

la mercaderiacutea Cuando recibe la mercaderiacutea en la bodega se afecta la Nota de

Creacutedito a la uacuteltima factura emitida al cliente Esta nota de creacutedito es entregada a la

Fuerza de ventas para que sea entregada al cliente

SSuu p

p eerr vv

isisioacuteioacute

nndd e

eVV

ee nn tat

a ssBB

oo dd ee

gg aa

DDirir e

e cccc i

oacuteioacute nn d

d eeVV e

e nntata

ssFF u

u eerr zz

aadd e

e vv ee

nn tata s

s

Flujograma para el proceso de Devolucioacuten de mercaderiacutea

IniacutecioRecoge la solicitudde devolucioacuten del

cliente

Entrega la nota decreacutedito al cliente Fin

Verificar elproducto a

devolver seacuerdo a su buen

o mal estado

S Aprueba ladevolucioacuten

Cumple lascondiciones de la

poliacutetica

N Rechaza ladevolucioacuten

Coordina larecoleccioacuten de la

mercaderiacuteadevuelta

Emite la nota decreacutedito

212

213

Matriz de Riesgo de para el proceso de devolucioacuten de mercaderiacutea

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

La recepcioacuten demercaderiacutea devueltase hace sin previaverificacioacuten de lafactura de venta

La mercaderiacuteadevuelta se recibesin verifica sinrevisar la factura deventa en la que seoriginoacute

X X Alto

2

La recepcioacuten de lamercaderiacutea devueltano se recibedirectamente en lasbodegas de lacompantildeiacutea

La bodega realiza lalogiacutestica pararecoger lamercaderiacutea de ladevolucioacuten

X X Bajo

3

La devolucioacuten de lamercaderiacutea no esaprobada por lossupervisores deventas

Los supervisores deventas verifica todaslas devoluciones quevan a ser recibidasestas son aprobadaspor las gerencias deventas

X X Bajo

4

El supervisor deventas no solicita unjustificativo delporqueacute se realiza ladevolucioacuten

El supervisor deventas elabora uninforme de ladevolucioacuten para serentregado al gerentede ventas

X X Bajo

44 Resultados de la evaluacioacuten de Control Interno

441 Matriz de Hallazgo de Control Interno del departamento de Ventas

En la Matriz de Hallazgos determinaremos los cuatro atributos de cada uno de los

puntos criacuteticos encontrados posterior a la evaluacioacuten realizada

214

Matriz de Hallazgos el Departamento de Ventas

Falta de verificacioacuten de las condiciones para le devolucioacuten de mercaderiacuteas

Condicioacuten

La mercaderiacutea devuelta por parte de los clientes es recibida porel personal de la bodega uacutenicamente con la orden de los colegasde la Fuerza de Ventas sin verificar antes que esa mercaderiacuteahaya sido vendida por la empresa y a que factura pertenece

Criterio

Existe la inobservancia de la poliacutetica corporativa para ladevolucioacuten de mercaderiacutea Seccioacuten Metodologiacutea punto 3 queexpresa

ldquoMal Estado El producto en mal estado se considera a aquelproducto vencido en condiciones de calidad no oacuteptimas depresentacioacuten descontinuada o en malas condiciones que tambieacutendeberaacuten pasar por la verificacioacuten de venta previa Para el CanalModerno y Mayorista cuando falta menos de 90 diacuteas para suvencimiento para el Canal Tradicional cuando falta menos de45 diacuteas para su vencimientordquo

Adicional a la poliacutetica corporativa existe una inobservancia alreglamento de comprobantes de venta retencioacuten y documentoscomplementarios que en su Art 15 menciona

ldquoNotas de creacutedito- Las notas de creacutedito son documentos que seemitiraacuten para anular operaciones aceptar devoluciones yconceder descuentos o bonificaciones

Las notas de creacutedito deberaacuten consignar la denominacioacuten serie ynuacutemero de los comprobantes de venta a los cuales se refierenrdquo

Causa

El personal de la bodega como el personal de la fuerza deventas no tienen un conocimiento exacto de la poliacuteticacorporativa Adicional a esto los supervisores de venta noverifican las solicitudes de devolucioacuten realizadas y en la bodegatampoco exigen las aprobaciones necesarias

Efecto

El hecho de recibir devoluciones que no hayan sido debidamenteverificadas y autorizadas provoca que dicha mercaderiacutea puedano haber sido vendida por la empresa alto niveles de productoen mal estado y una alta contingencia tributaria al no determinarexactamente a que factura estaacute afectando la devolucioacuten

Conclusioacuten

La devolucioacuten de la mercaderiacutea no cuenta con la verificacioacutennecesaria por parte de la Fuerza de ventas y de la Bodega paradeterminar con que factura de venta fue entregada al cliente porlo que se considera un facilismo en el proceso que puede generarpeacuterdidas para la compantildeiacutea

215

A la Gerencia General

Recomendacioacuten

Establecer procedimientos de control para que la Fuerza deVentas verifique que la mercaderiacutea que se va a recibir haya sidovendida por la compantildeiacutea para lo cual se deberaacute incluir estainformacioacuten en el informe entregado a las Gerencias de ventas

Exigir a la Bodega que se realice una investigacioacuten de la facturaque deberaacute ser afectada con la devolucioacuten previo a la emisioacuten dela Nota de creacutedito

Descuentos Comerciales no presupuestados se otorgan sin la aprobacioacuten de laGerencia de Ventas

Condicioacuten

Los descuentos comerciales promocionales que no estaacuten dentrodel presupuesto cuentan uacutenicamente con la aprobacioacuten deplanificacioacuten Financiera y no se solicita o requiere de laaprobacioacuten de la gerencia de Ventas antes de que se ejecuten loque deja sin control previo a la Cabeza de Ventas de lasestrategias otorgadas a los clientes y sus impactos en las ventasnetas

Criterio

La poliacutetica corporativa de descuentos en su seccioacuten 2 deResponsabilidades paacutegina 4 expresa que

ldquoTodo descuento otorgado a un cliente ya sea por estrategias ocubrimiento de riesgos que no consten en el presupuesto debenser aprobados por el Gerente de Ventas y por el PlanificadorFinanciero con el fin de medir el costo ndash beneficio del mismoCaso contrario no se generaraacutenrdquo

Causa

No existe una buena praacutectica de comunicacioacuten entre la gerenciade ventas y la planificacioacuten financiera principalmente porqueson rubros que afectan al presupuesto que es controlado porFinanzas y que estos descuentos son solicitados en su mayoriacuteapor el Country Manager y la comunicacioacuten a la gerencias deventas se realiza una vez creada la promocioacuten

EfectoEsta praacutectica genera desbalances en las metas planteadas paracada una de las gerencias y malestar en las gerencia de ventasal ver su campo de accioacuten invadido y limitado

Conclusioacuten

El proceso no se cumple de acuerdo a lo establecido en lapoliacutetica y en el procedimiento por lo que existe unainobservancia total de lo establecido en la reglamentacioacutencorporativa generando un proceso inexacto e incorrecto

216

A la Gerencia General

RecomendacioacutenSupervisar que los lineamientos implementados por la propiaadministracioacuten se cumplan generando una adecuadacomunicacioacuten entre los departamentos de Finanzas y ventasgenerando el respeto de la independencia e interrelacioacuten de lasfunciones de cada una de estas aacutereas

Falta de comunicacioacuten de las poliacuteticas y procedimientos corporativos queafectan al aacuterea comercial a la Fuerza de Ventas en general

Condicioacuten

La administracioacuten no genera una comunicacioacuten de las poliacuteticascorporativas existentes que afectan al aacuterea comercial a todo elpersonal de la Fuerza de Ventas sino uacutenicamente a lasGerencias y los Supervisores los cuales tampoco compartenesta informacioacuten con sus reportes

Criterio

Tal como se indicoacute en el capiacutetulo 3 la falta de comunicacioacuten delas poliacuteticas es un problema que se genera en todas las aacutereas dela entidad inobservando el procedimiento para la correctacomunicacioacuten de poliacuteticas corporativas paacuterrafo 30 que diceldquoEl comiteacute gerencial como parte primordial de sus obligacionesdeberaacute repartir y dar a conocer la misioacuten visioacuten poliacuteticascorporativas y valores corporativos el momento que se integra ala compantildeiacutea La estrategia y planes de accioacuten generales noconfidenciales y susceptibles de mal uso se deberaacuten a dar aconocer y hacerse puacuteblicos entre los empleados asiacute como losresultados de la compantildeiacutea cada trimestre en el Vamos Juntosrdquo

Causa

La administracioacuten y en especial las Gerencias de Ventas no hancreado una cultura de conocimientos y buena praacutectica de laspoliacuteticas y procedimientos que afectan al departamento deventas debido a que las mercaderistas preventistas personal deautoventa impulsadoras no tienen un manejo adecuado de estasy tampoco un conocimiento general

Efecto

El hecho que el personal de la fuerza de ventas desconozca losprocedimientos provoca que muchos de los procedimientos selleven a cabo en forma incorrecta y que ciertas poliacuteticas no secumplan Entre los procesos con alto nivel de falencias estaacuten larecoleccioacuten de las devoluciones inadecuada entrega de materialpromocional y reportes de gastos presentados en formaincorrecta

Conclusioacuten

La falta de conocimiento de las poliacuteticas y procedimientoscorporativos genera limitaciones en el control que se puedeestablecer en el personal debido a que si no conoce unprocedimiento o una poliacutetica es imposible cumplirla lo quegenerariacutea desviaciones en la obtencioacuten de metas corporativas

217

A la Gerencia General

Recomendacioacuten

Ejecutar una adecuada comunicacioacuten al personal de ventasreferente a los aspectos corporativos importantes asiacute comodesarrollar una planificacioacuten para realizar por lo menos una vezal antildeo una comunicacioacuten colectiva a todas las personas quenecesitan conocer estas poliacuteticas recordaacutendoles su alcance ypuntos importantes

El despacho del material promocional no cuenta con las aprobaciones nianaacutelisis de los supervisores previo a su despacho

Condicioacuten

El material promocional despachado y colocado en los clienteses entregado por parte de la bodega uacutenicamente con unasolicitud del personal de la fuerza de ventas y no se cuenta conlas aprobaciones ni anaacutelisis de los supervisores para determinarla verdadera necesidad y beneficio futuro de colocar material deexhibicioacuten en un punto de venta determinado

Criterio

Existe una mala aplicacioacuten de la Poliacutetica para asignacioacuten dematerial promocional en su seccioacuten 2 Responsabilidades quemencionaldquoLos supervisores de ventas seraacuten los encargados de revisar losteacuterminos para la entrega del material promocional y solo seraacutenaprobadas las solicitudes que cumplan con las condicionesestablecidas en la presente poliacuteticardquoSeccioacuten 4 MetodologiacutealdquoPara realizar una asignacioacuten de exhibidores se debedeterminar primero que tipo de exhibidor se va a entregar y deacuerdo a su tamantildeo y modelo el vendedor tendraacute que justificaren un informe la ubicacioacuten del punto de venta el espacio queocuparaacute el exhibidor los montos de compra del cliente ydeterminar una proyeccioacuten para crecimiento del sectorrdquo

Causa

El personal de la bodega no exige que el informe para lasolicitud de material promocional tenga la firma del respectivosupervisor y realiza los despachos normalmente adicional a lafalta de conocimiento de las poliacuteticas corporativas provoca quela fuerza de ventas no se genere la obligacioacuten de cumplir conuna buena praacutectica de la poliacutetica mencionada

Efecto

El incumplimiento de la poliacutetica establecida provoca que muchodel material asignado a los clientes no es aprovechado en formacorrecta debido a que ciertos exhibidores costosos sonentregados a clientes que no realizan montos de compra altos yque no utilizan el exhibidor de forma adecuada generandogastos injustificados para Cadbury

218

Conclusioacuten

La asignacioacuten y entrega de los exhibidores y materialespromociones genera un desperdicio ya que estos estaacuten siendoentregados sin el anaacutelisis del beneficio que se obtendraacute ya quese han encontrado varios exhibidores grandes en clientes queno tienen ni el espacio ni el nivel de compras para cubrirlo deproducto

Recomendacioacuten

A la Gerencia General

Supervisar que la asignacioacuten del material promocional mismoque es costoso sea entregado de acuerdo a lo establecido por lapoliacutetica corporativa y con un anaacutelisis de los consumosrealizados por los clientes asiacute como la seguridad que tendraacute elbien de la compantildeiacutea en el punto de venta

442 Indicadores de Gestioacuten para el departamento de Ventas

Los Indicadores de gestioacuten aplicados para el departamento de Ventas nos permitiraacuten

medir las variables relacionadas con las metas impuestas por la administracioacuten asiacute

como el desempentildeo del departamento

Asiacute tenemos los siguientes indicadores para este departamento

iquestQueacute se va aMedir Objetivo

Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios

Conocimiento dela Visioacuten

Establecer cuantosempleados de lacompantildeiacutea conocensu visioacuten

Visioacuten

de empleados del departamentoFinanciero que Conocen la Visioacuten

de la Empresa Miacutenimoaceptable 85

82

83

El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten de laVisioacuten

Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con suvisioacuten

Visioacuten

de empleados del departamento deVentas que Comparten la Visioacuten de

la Empresa Miacutenimoaceptable 80

82

83

Se presenta como indicadorimportante ya que todos losempleados que conocen lamisioacuten estaacuten de acuerdo conesta

Total empleados del departamentode Ventas 99

Conocimiento dela Misioacuten

Fijar cuaacutentosempleados de lacompantildeiacutea conocensu misioacuten

Misioacuten

de empleados del departamento deVentas que Conocen la Misioacuten de la

Empresa Miacutenimoaceptable 75

82

83

El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten de laMisioacuten

Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con sumisioacuten

Misioacuten

de empleados del departamento deVentas que Comparten la Misioacuten de

la Empresa Miacutenimoaceptable 83

82

83

Representa que todos losempleados trabajan en pro dela consecucioacuten de losobjetivos de la compantildeiacuteaTotal de empleados del

departamento de Ventas 99

219

iquestQueacute se va aMedir Objetivo

Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios

Eficacia de losMetas planteados

Establecer laeficacia en elalcance de las metasplanteados

Metas

Meses en que se ha alcanzado lameta de ventas

Miacutenimoaceptable 92

12

100

El departamento de ventas haalcanzado las metas de ventasdurante todos los meses delantildeo12 12

Nivel de eficaciaen las metaspropuestas

Determinar sobre el100 en queporcentaje promediohan sido alcanzadaslas ventas propuestas

Metas

Promedio de ventas realesalcanzadas

Miacutenimoaceptable 95

236000000115

El logro en las ventas ha sidobastante exitoso en el 2010pasando un 15 del propuestoPromedio de ventas propuestas en

el antildeo 205000000

Nivel deliderazgo delpersonal de lacompantildeiacutea

Fijar el nivel deliderazgo que poseeel personal engeneral

Direccioacuten yliderazgo

Personal que identifica el estilo deLiderazgo

Miacutenimoaceptable 10

12

12

El miacutenimo aceptable para deldepartamento es establecido enun 12 debido a la grancantidad de Personas en laFuerza de Ventas que trabajana cargo de supervisores ygerentes

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten delliderazgo de lacompantildeiacutea

Medir la aceptacioacutendel estilo deliderazgoestablecido en lacompantildeiacutea

Direccioacuten yliderazgo

Personas que aceptan el estilo deliderazgo

Miacutenimoaceptable 90

84

85

Existe una reaccioacuten de algunaspersonas para aceptar a laNueva Gerencia de Ventasestablecida por la compra deKraft a la compantildeiacutea

Total empleados del departamentode Ventas 99

220

221

45 Propuesta de Control Interno

Con los resultados obtenidos de la evaluacioacuten generaremos una propuesta de Control

Interno para el departamento de Ventas que le permita a la compantildeiacutea establecer un

sistema de control basado en poliacuteticas procedimientos y actividades en el aacuterea

comercial

451 Poliacuteticas de control para el departamento de Ventas

Poliacutetica para el Control de devoluciones

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de esta poliacutetica es establecer los lineamientos para la gestioacuten de las

devoluciones en Buen y Mal estado generadas en Ecuador en los canales Tradicional

Moderno y Mayorista

B DEFINICIONES

Devolucioacuten Es el retorno de un producto que ha estado en propiedad de un cliente

Buen Estado Se considera que un producto se encuentra en buen estado cuando se

encuentra apto para la venta con el empaque original y dentro de los plazos

suficientes para considerarlo como apto para la comercializacioacuten tomando en cuenta

el tiempo de su consumo de acuerdo a lo establecido en la poliacutetica comercial

Mal Estado Se considera que un producto se encuentra en mal estado cuando su

caducidad se encuentra cercana se encuentra averiado descontinuado o no vigente

por cambio de empaque

Rechazos Son las devoluciones del producto antes de perfeccionarse la venta es

decir no se hizo la transferencia de la propiedad del producto al cliente

222

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Supervisor de Ventas

bull Se encarga de verificar el producto a devolver y deelaborar el formato de pedido de recojo que debeindicar si el producto se encuentra en buen o malestado

bull Elaborar un informe que contenga el detalle si lamercaderiacutea fue vendida por la compantildeiacutea de acuerdo allote verificado

bull Coordinaraacute con la bodega la logiacutestica para recoger elproducto

Gerentes de canal deVentas

bull Gerente de Ventas deberaacute aprobar y validar el recojode la mercaderiacutea siempre y cuando haya recibido delsupervisor el informe de devolucioacuten caso contrariodeberaacute rechazar la devolucioacuten

Fuerza de ventas

bull Canalizar la solicitud de devolucioacuten desde el clientehasta el supervisor

bull Obtener la informacioacuten del cliente el porqueacute de ladevolucioacuten

Bodegabull Recibir la mercaderiacutea contra el informe aprobado por

el Gerente de ventasbull Emitir la nota de creacutedito

D METODOLOGIacuteA

bull Cuando se notifiqueacute la solicitud de devolucioacuten el supervisor deberaacute solicitar

a la bodega un reporte del lote que el cliente estaacute devolviendo para verificar

que este haya sido vendido por la compantildeiacutea y comprado por el cliente que

hace la solicitud ya que no se recibiraacuten cambios realizados por realizados

entre clientes

bull La Bodega no realizaraacute la logiacutestica para retirar el producto devuelto mientras

no haya recibido el informe firmado y aprobado por el gerente de ventas

bull La nota de creacutedito emitida debe ser entregada al cliente en el plazo maacuteximo

de 48 horas para que estas no generen rechazos por los clientes por las fechas

especialmente por cambio de mes

223

E SEGUIMIENTO

El seguimiento lo deberaacute realizar Creacuteditos y cobranzas en forma automaacutetica ya que

esta nota de creacutedito disminuiraacute el valor de la deuda del cliente En caso la cuenta del

cliente quedeacute con un saldo negativo creacuteditos deberaacute solicitar la emisioacuten de un pago

para que esta cuenta quede en cero

Poliacutetica para el Control de entrega del material promocional

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de esta poliacutetica es determinar puntos de control para asignar material

promocional a los clientes en todo el territorio ecuatoriano

B DEFINICIONES

Material promocional Son obras audiovisuales y graacuteficas asiacute como todas las partes

componentes de las mismas que constituyen los mensajes publicitarios de las

campantildeas difundidas a traveacutes de cualquier medio y soporte considerados como

convencionales

Exhibidores Constituye material promocional disentildeado para mejorar la

presentacioacuten en el punto de venta de los productos

Sectores High income Se considera a los sectores en los cuales los clientes tienen

un alto grado de consumo y nivel de ventas para la compantildeiacutea asiacute como los productos

que se comercializan en estos lugares son de costos altos

Sectores low income Son sectores en los que los niveles de ventas de la compantildeiacutea

son bajos y los productos consumidos son econoacutemicos

224

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Fuerza de ventas

bull Elaborar informe acerca de la asignacioacuten delmaterial promocional en el caso de exhibidores eltamantildeo solicitado el sector donde se ubica elcliente el espacio y la seguridad con el que contaraacuteel exhibidor y el monto de ventas que consume elcliente y cuanto podraacute mejorar con el apoyo de laexhibicioacuten

Supervisor de Ventas

bull Verificar y aprobar el informe presentado por elpersonal de la Fuerza de ventas

bull Entregar una copia de la aprobacioacuten a la bodegapara que el material sea entregado

Bodega

bull Entregar el material promocional uacutenicamente con elinforme aprobado por el supervisor de ventas

bull Emitir la orden de despacho para el adecuadocontrol de los inventarios de material promocional ysolicitar la firma del recibiacute confirme por parte delcliente

D METODOLOGIacuteA

bull Los preventistas y autoventistas deberaacuten incluir en el informe que deben

presentar a su supervisor el nivel de compras del cliente si el sector en el que

se encuentra el punto de venta es high o low income con la finalidad de

determinar el mejor exhibidor a ser asignado

bull El Supervisor debe corroborar la informacioacuten presentada por los preventistas

y autoventistas es correcta con la verificacioacuten fiacutesica y estadiacutesticas de ventas

bull El personal de la bodega NO podraacute sacar ninguacuten exhibidor de las bodegas que

no cuente con la debida aprobacioacuten e informe de firmado por el Supervisor de

ventas siendo la responsabilidad del supervisor la correcta asignacioacuten del

material promocional para los clientes

E SEGUIMIENTO

El personal de la Fuerza de ventas seraacute el encargado de verificar que el material

promocional asignado al cliente cuente con la seguridad para evitar su peacuterdida que

225

este sea mantenido en forma adecuada y seraacute el encargado de llenarlo de producto y

comprobar que no sea utilizado con otros productos que no sean de la compantildeiacutea

Poliacutetica de Control para establecer descuentos comerciales que se encuentran

fuera del presupuesto anual

A OBJETIVO Y ALCANCE

La presente poliacutetica detalla los lineamientos para establecer puntos de control en el

establecimiento de descuentos comerciales otorgados a todos los clientes de la

compantildeiacutea Cadbury Adams Ecuador SA

B DEFINICIONES

Estrategia de Precio Disentildeado para otorgar precios al consumidor sin modificar la

lista de precios estaacutendar (mantener la lista de precios)

Desarrollo de Zona Descuento otorgado para impulsar el desarrollo de una zona

dentro de un cliente Se da debido a rentabilidad yo cobertura

Descuentos Estacionales Descuento otorgado para una estacioacuten o plan del antildeo Por

ejemplo verano inverno Navidad Vacaciones etc

Descuentos Para evitar contrabando Descuento relacionado a un producto

especiacutefico para generar una accioacuten de venta en ciertas ciudadesregioneszonas que

evite la compra por parte de los clientes indirectos de producto de contrabando

Descuentos Para evitar ldquoWrite Offrdquo Descuento relacionado a un producto

especiacutefico para generar que permita al cliente mejorar la rotacioacuten del producto

evitando la incineracioacuten del producto por mal estado debido a alcanzar la fecha de

vencimiento

226

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Planificacioacuten Financiera

bull Debe analizar las actividades dentro de presupuestoen los referente a los descuentos entregados porpromociones basados en concursos establecidos porlos clientes

bull Verificar la posibilidad de entregar promocionesadicionales de acuerdo a los colchones en elpresupuesto de ventas

Gerentes de canal deVentas

bull Determinar coordinando con la Gerencia de ventasy el aacuterea de Trade marketing la viabilidad deestablecer los descuentos promocionales

bull Verificar que el aacuterea de Trade Marketing realice lacomunicacioacuten adecuada y publicidadcorrespondiente para hacer conocer a los clientes elbeneficio y condiciones de la promocioacuten

Supervisor de Ventas

bull Conciliar los montos cumplidos por los clientespara emitir las notas de creacutedito

bull Verificar que los clientes reciban sus notas decreacutedito

Creacutedito y cobranzasbull Emitir las notas de creacutedito posterior a la

comprobacioacuten de la informacioacuten entregada porTrade Marketing

Gerente General bull Aprobar las actividades a realizar fuera delpresupuesto para otorgar descuentos comerciales

D METODOLOGIacuteA

bull El aacuterea de Trade Marketing en conjunto con la Gerencia de Ventas

determinaraacuten la posibilidad de iniciar una promocioacuten para los clientes a traveacutes

de la cual por el cumplimiento de metas establecidas en los niveles de

compras se haraacuten acreedores a un descuento calculado sobre las ventas que

ingresan en el concurso siempre y cuando el aacuterea de planificacioacuten financiera

haya informado que existe un colchoacuten en el presupuesto de ventas para

otorgar los descuentos mencionados

bull Las gerencias de canal de ventas elaboraraacuten un informe con el resumen de

los niveles de ventas esperados y que recesioacuten generaraacute posterior a la

promocioacuten tomando en cuenta los flujos de efectivo que se recibiriacutean por

adelantado y el costo ndash beneficio que generariacutea

227

bull En el caso que el informe genere beneficios y este sea aprobado por el

Gerente de ventas el aacuterea de Trade marketing deberaacute iniciar la comunicacioacuten

de la promocioacuten entre los clientes con el fin que los clientes puedan exigir

sus beneficios adquiridos y evitar que la Fuerza de Ventas pueda usurpar

dichos beneficios

bull Una vez alcanzadas las metas por los clientes creacuteditos y cobranzas deberaacute

emitir las notas de creacutedito y el supervisor de ventas se encargaraacute de verificar

que estas sean recibidas por el cliente

E SEGUIMIENTO

Se deberaacute realizar un seguimiento posterior al teacutermino de la promocioacuten para conocer

la satisfaccioacuten entre los clientes y cuaacuteles fueron los iacutendices de recuperacioacuten de

efectivo generado en esas ventas

Poliacutetica de Control para la presentacioacuten y revisioacuten de Reportes de Gastos

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de la poliacutetica es establecer paraacutemetros para una adecuada preparacioacuten y

presentacioacuten de los reportes de viajes de los colegas de la Compantildeiacutea Cadbury

Adams que seraacuten revisados en las oficinas de Quito asiacute como establecer puntos de

control en la revisioacuten de los mismos

B DEFINICIONES

Reportes de gastos Son documentos a traveacutes de los cuales los empleados de una

compantildeiacutea pueden solicitar la devolucioacuten de los valores desembolsados por ellos

siempre y cuando estos correspondan a gastos generados para atender actividades

que contengan un ingreso para la compantildeiacutea provocado o mejorado por dichos

desembolsos Estos desembolsos deben contener la documentacioacuten soporte de

acuerdo a lo establecido por la autoridad tributaria local Servicio de Rentas Internas

228

Viaacuteticos Son recursos asignados a los empleados de una entidad que para el

desempentildeo de sus funciones cuando deban de trasladarse por un periacuteodo mayor de

24 horas a lugares distintos al de su residencia Estos valores los gastos por concepto

de alimentacioacuten hospedaje y gastos menores inherentes al viaje

Sistema Dinnero Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes

a los viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos

como para presentar sus gastos por viaacuteticos

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Gerencias

bull Deberaacuten verificar que los valores presentados comoreembolsos por parte de los colegas sean racionalesy que estos esteacuten relacionados directamente altrabajo que ellos desempentildean antes de generar lasaprobaciones en el sistema

Analista de TradeMarketing Analista deCuentas por pagar

bull Revisar la documentacioacuten fiacutesica que soporta losgastos presentados por el colega y solicitados parareembolso asiacute como que el reporte esteacute lleno enforma correcta de acuerdo a la poliacutetica corporativade viajes y que cumpla con los requerimientosestablecidos en el reglamento para la aplicacioacuten dela Ley de reacutegimen tributario interno en su artiacuteculo27 que norma las liquidaciones de viaje

Contador general

bull Mantener actualizados de todas las reformastributarias emitidas por la autoridad fiscal a losAnalistas de Trade Marketing y de Cuentas porpagar con el fin de minimizar las contingenciastributarias

D METODOLOGIacuteA

bull Los colegas administrativos asiacute como los colegas de la Fuerza de Ventas que

poseen un equipo de coacutemputo de la compantildeiacutea deberaacuten ingresar la informacioacuten

de los reportes de gastos que deberaacute regirse a lo normado en la poliacutetica

corporativa de viajes en el sistema Dinnero uno por uno los documentos que

van a solicitar el reembolso en este detallaraacuten los valores completos sin

desglosar impuestos Una vez que los documentos hayan sido ingresados en

229

el sistema los empleados administrativos deberaacuten entregarlos al analista de

Cuentas por pagar y los administrativos de la Fuerza de Ventas al analista de

Trade Marketing Los empleados de la Fuerza de Ventas que no poseen un

equipo de coacutemputo de la empresa deberaacuten entregar los reportes de gastos

presentados de acuerdo a la poliacutetica de viajes directamente al analista de

Trade marketing para que este ingrese la informacioacuten documento por

documento y colega por colega en el sistema Dinnero a traveacutes de una

plantilla Aquellos documentos que excedan los montos asignados a cada uno

de los colegas por movilizacioacuten seraacuten rechazados y no se incluiraacuten en la

plantilla para la carga

Formato para la presentacioacuten de los reportes de Gastos

Instructivo

El reporte debe ser llenado por el empleado en el encabezado debe constar el

periodo y el motivo del viaje asiacute como la identificacioacuten del colega

En el cuerpo debe ir la siguiente informacioacuten

Fecha Debe contener la fecha del documento soporte del gasto

Ndeg El nuacutemero del documento soporte del gasto

Local El establecimiento donde se realizoacute el consumo

230

Descripcioacuten del gasto Identificacioacuten del tipo de gasto Ej Alojamiento nacional

Valor en moneda del documento Determinar el valor completo del soporte del

gasto en caso sea moneda extranjera en el caso de tratarse de doacutelares iraacute el mismo

valor en las dos uacuteltimas columnas

Valor en doacutelares Convertir el valor del documento soporte en caso de ser moneda

extranjera diferente de doacutelares

bull Los dos analistas mencionados deberaacuten revisar que los documentos que

respaldan el gasto contengan la siguiente informacioacuten fecha del documento

el local y el detalle del consumo realizado valor detallado en forma clara los

documentos no deben tener enmendaduras tachones ni borrones estar

presentados de acuerdo al nuevo reglamento para comprobantes de venta y

que no contengan consumos no permitidos en la poliacutetica corporativa de

viajes

bull En el caso uno o maacutes documentos no contengan la informacioacuten y de la forma

sentildealada en el punto anterior estos seraacuten devueltos a los colegas y no seraacuten

reembolsados

bull Las gerencias deberaacuten aprobar a traveacutes del sistema Dinnero los reportes de

gastos verificando todos los valores solicitados a reembolso En el caso que

los valores esteacuten fuera de los rangos normales para el gasto presentado este

deberaacute ser rechazado en el sistema Dinnero informando al colega el porqueacute

del rechazo

bull Si el colega logra justificar el valor consumido este se aprobaraacute en el sistema

procediendo a la contabilizacioacuten normal por parte de Shared Service

E SEGUIMIENTO

En el caso de la Fuerza de venta el aacuterea de Trade Marketing seraacute la encargada de

verificar que los pagos a los colegas se hayan realizado En el caso del aacuterea

Administrativa lo haraacute la analista de Cuentas por pagar

231

Poliacutetica de Control para la el establecimiento de metas en las ventas

A OBJETIVO Y ALCANCE

Delimitar praacutecticas correctas para establecer metas de ventas acordes con la realidad

de la compantildeiacutea que eviten que los empleados de la Fuerza de ventas se vean

abocados a realizar actos iliacutecitos o no eacuteticos con el fin de alcanzas las metas

planteadas por la administracioacuten en el territorio Ecuatoriano

B DEFINICIONES

Cuota Hace mencioacuten a la meta establecida por la Administracioacuten impuesta al

personal de la fuerza de ventas con el fin de que se cumpla un monto mensual

determinado tanto en valor como cantidad de los productos de la compantildeiacutea

Incentivos Son todos los beneficios que alcanza el persona del departamento de

Ventas por el cumplimiento de objetivos establecidos en el presupuesto de ventas

Demanda Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes a los

viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos como

para presentar sus gastos por viaacuteticos

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Gerente General

bull Llamar a reunioacuten al comiteacute gerencial para estableceren conjunto y consenso el presupuesto de objetivosde ventas

bull Revisar y verificar todos los escenarios posiblespara la consecucioacuten de las ventas frente al sistemapoliacutetico inestable en el paiacutes

bull Determina reuniones para realizar verificacionesmensuales de las metas establecidas y de ser el casoejecutar modificaciones de acuerdo a la realidad quela empresa y el paiacutes vivan en ese momento

232

Planificador Financiero

bull Plantear los escenarios para la consecucioacuten de losobjetivos de ventas a consideracioacuten del comiteacutegerencial

bull Establecer un presupuesto para dotar deherramientas comerciales y promocionales queapoyen a la Fuerza de ventas a la obtencioacuten de lacuota

Gerente de marketing

bull Informar acerca de los estudios de mercadoactualizados para determinar la demanda de losproductos del sector de confites en el Ecuador cuales el mercado ganado por la compantildeiacutea y lo queposee la competencia

bull Elaborar un FODA de la competenciabull Planificar estrategias de publicidad que mantenga

yo incrementen la participacioacuten de mercado asiacutecomo que se formen en una herramienta de influiren el consumidor para la adquisicioacuten de losproductos de la compantildeiacutea

Jefe de Trade Marketing bull Establecer estrategias promocionales y deexhibicioacuten para conquistar la atraccioacuten del mercado

Gerente de Ventas

bull Establecer estadiacutesticas de ventas por regioacuten ciudadsector y temporada para determinar cuaacuteles son lossitios y fechas en las que se pueden generar mejoraspara las ventas

Planificador de laDemanda

bull Determinar la demanda bajo estudios mensualesbull Informar al comiteacute gerencial en forma perioacutedica

acerca de la capacidad de cubrir la demandaestablecida a traveacutes de la capacidad de las plantaspara la entrega de producto

D METODOLOGIacuteA

bull Elaborar un presupuesto anual de objetivos de ventas tomando en cuenta

toda la informacioacuten entregada por los responsables en consenso con el

comiteacute gerencial

bull Revisar en forma mensual las variaciones generadas tanto en la realidad del

desarrollo del negocio como en la consecucioacuten de los objetivos y de ser el

caso replantear las metas para que estas sean racionales

bull Mantener los incentivos a la Fuerza de ventas para que la cuota sea

alcanzada

233

E SEGUIMIENTO

Realizar una evaluacioacuten mensual de los objetivos alcanzados y poner puntos de

atencioacuten en aquellos que no se estaacuten ejecutando para buscar oportunidades de

mejora

452 Procedimientos de Control Interno para el departamento de Ventas

bull Verificar que todos los reportes de gastos por viajes internacionales de la

Fuerza de Ventas sean presentado en un maacuteximo de 7 diacuteas calendario En el

caso de los viaacuteticos los documentos no deberaacuten tener una antiguumledad mayor a

un mes

bull Observar la poliacutetica de control de Creacuteditos y cobranzas donde se contemplan

paraacutemetros para la aprobacioacuten de pedidos previo a la aprobacioacuten de ventas

para evitar que se despache mercaderiacutea a clientes que no se encuentran al diacutea

con los pago

bull Realizar los caacutelculos de los incentivos ganados por el personal de la Fuerza

de ventas de acuerdo a los porcentajes establecidos en los beneficios a los

empleados

bull Observar la poliacutetica de control para Noacutemina con el fin de respetar las fechas

de entrega de la informacioacuten de los incentivos para que los empleados reciban

sus haberes a tiempo

bull Mantener bajo custodia segura los modelos exclusivos de los exhibidores

retirados de los proveedores con el fin de evitar posibles plagios o en su

defecto destruirlos en el caso que estos no se vayan a utilizar maacutes

bull Separar la mercaderiacutea recibida en buen estado de las devoluciones para

determinar si es procedente regresarla a los pallets de bodega o debe

realizarse con ella promociones o autoconsumos

234

Divulgacioacuten de las poliacuteticas corporativas e informacioacuten de laimportancia de su cumplimiento dos veces al antildeo que deberaacuten serincluidas en las presentaciones de las reuniones de Vamos Juntos enla que se entregaraacuten folletos con los puntos importantes de lasmismas en las que se deberaacuten ejemplarizar con casos reales

24000

Capacitacioacuten para el personal recieacuten ingresado que debe incluir unresumen de los procedimientos importantes de la compantildeiacuteainformacioacuten corporativa como poliacuteticas procedimientos valoresmisioacuten visioacuten etc asiacute como reuniones con el personal con el queinteractuaraacute en su trabajo diario

75000

Total costos relacionados con capacitaciones 99000

453 Actividades para el departamento de Ventas

bull Observar de forma inmediata el procedimiento corporativo de la otorgacioacuten

de descuentos comerciales que no se encuentran en el presupuesto para

desarrollarlo de acuerdo a los lineamientos de la administracioacuten

bull Establecer una adecuada comunicacioacuten entre las aacutereas de planificacioacuten

financiera Gerencias de ventas y Gerencia General para llevar a cabo en

forma correcta la poliacutetica administrativa para otorgar descuentos comerciales

bull Implementar las poliacuteticas propuestas para un adecuado control interno de los

procesos desarrollados en el departamento de Ventas

bull Aplicar los procedimientos de control establecidos en el presente capiacutetulo

como actividades del diacutea - diacutea

46 Costo ndash Beneficio de la implementacioacuten del Sistema de Control Interno para

los departamentos de Recursos Humanos Finanzas y Ventas

Costos generados

Capacitaciones

235

Honorarios a terceros

Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales

120000

Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones

300000

Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000

Materiales y Suministros

Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales

71400

Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil

50000

Total costos por suministros y materiales 121400

TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400

Beneficios

Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc

1300000

Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante

50000

Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial

250000

TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000

En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un

monto de $ 959600

Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que

implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos

permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a

estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad

evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas

De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa

bull Disminucioacuten del poder adquisitivo de la poblacioacuten que genere que el

personal de la Fuerza de ventas se vea forzado a incurrir a taacutecticas dolosas

con el fin de cumplir sus metas

431 Evaluacioacuten de los procesos que se desarrollan en el departamento de

Ventas

Al igual que en el capiacutetulo II para realizar evaluacioacuten de control interno de los

procesos se aplicaraacuten

bull Los cuestionarios de Control

bull Descripciones narrativas

bull flujogramas

bull La matriz de riesgos utilizando los mismos paraacutemetros y la misma tabla

a) Probabilidad de ocurrencia del Riesgo

b) Impacto ante la ocurrencia del Riesgo

Matriz de riesgo

Pro

babi

lidad

Frecuente Alto Alto Alto

Moderado Medio Medio Alto

PocoFrecuente

Bajo Medio Alto

Leve Moderado AltoImpacto

Evaluacioacuten de las principales actividades de la Administracioacuten de Ventas

Cuestionario de Control Interno para la Administracioacuten de ventas

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

iquestExiste controlpresupuestario de los gastosincurridos en eldepartamento de ventas

2iquestSe comunican las poliacuteticascorporativas existentes atodo el personal de ventas

X X

Lacomunicacioacutende las poliacuteticassolo se realizaa nivel desupervisores yejecutivos elresto depersonal notiene estacomunicacioacuten

3

iquestLos supervisores yejecutivos de ventasreciben del personal a sucargo un reporte perioacutedicode actividades

X

4iquestSe estimula el crecimientoprofesional del personal deventa

X

5

iquestPara los eventos de lacompantildeiacutea se toma encuenta a todo el personal dela Fuerza de Ventasincluso a las mercaderistasprevendedores etc

X

Matriz de Riesgo de la Administracioacuten de Ventas

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

No existe un controlpresupuestario de losgastos incurridos enel departamento deventas

La administracioacutenrealiza un adecuadocontrolpresupuestario detodos los gastos delaacuterea

X X Bajo

2

No se comunican laspoliacuteticas corporativasexistentes a todo elpersonal de ventas

La comunicacioacuten delas poliacuteticas solo serealiza a nivel desupervisores yejecutivos el restode personal no tieneesta comunicacioacuten

X X Alto

3

Los supervisores yejecutivos de ventasno reciben delpersonal a su cargoun reporte perioacutedicode actividades

Las cabezas deldepartamento no unreporte detallado delas tareas realizadaspor el personal deventas

X Bajo

4

No existeestimulacioacuten alcrecimientoprofesional delpersonal de venta

La administracioacutende ventas sepreocupa por retaral personal deventas para quemejoren suscondicionesacadeacutemicas ycrezcanprofesionalmente

X X Bajo

5

No se toma en cuentaa todo el personal dela Fuerza de Ventasen los eventosrealizados por lacompantildeiacutea

El personal de laFuerza de Ventasen su todo es elpersonal maacutestomado en cuentadentro de lacompantildeiacutea

X X Bajo

4311 Evaluacioacuten del proceso de revisioacuten de Reportes de gastos de la Fuerza de

Ventas

Cuestionario de Control Interno para la revisioacuten de Reportes de gastos de laFuerza de Ventas

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

iquestLos reportes de gastos dela Fuerza de ventas sonrevisados por el personal deFinanzas

X

De acuerdo alprocedimientolos revisa elpersonal deTradeMarketing

2

iquestTiene una correctacapacitacioacuten tributaria lapersona que revisa losreportes de gastos delpersonal de ventas

X

La personatiene unaadecuadacapacitacioacutencon respecto alos temastributarios ysusactualizaciones

3

iquestLos reportes de gastos dela Fuerza de ventas cuentancon las aprobacionescorrespondientes

X

4iquestLos aprobadores revisanfiacutesicamente los reportesantes de aprobarlos

X X

Los reportesson aprobadosuacutenicamente pormontos en elsistema

5iquestSe tiene una poliacutetica demovilizacioacuten para la Fuerzade Ventas

X

6

iquestSe verifican los cupos demovilizacioacuten de todo elpersonal de ventas a traveacutesde un adecuado control enlos reportes de gastos

X

Narrativa del proceso de revisioacuten de los reportes de gastos de la Fuerza de

Ventas

El Proceso inicia cuando el personal de ventas (Gerentes Supervisores y

autoventistas) ha realizado sus consumos por viaacuteticos y hasta la tercera semana del

mes deben presentar sus reportes de gastos los reportes que sean entregados

posterior a la tercera semana no se recibiraacuten y no seraacuten reembolsados debido a que

se convierten en gastos de periodos diferentes y se lo ejecuta de esta manera para

evitar riesgos fiscales El asistente de Trade Marketing revisa todos los reportes de

gastos y verifica que los soportes esteacuten de acuerdo a lo que determina la legislacioacuten

tributaria y que ninguno de los documentos contenga consumos que la poliacutetica

administrativa de viajes no permita como el consumo de bebidas alcohoacutelicas

adicional se verifican que los cupos utilizados para combustible no sobrepasen lo

estipulado en la poliacutetica de movilizacioacuten y que los pasajes respeten los rangos

salariales Asiacute tambieacuten verifica y corrige la asignacioacuten contable de cada gasto de

acuerdo a su naturaleza

Si los respaldos de los reportes de gastos se encuentran correctos el reporte pasa a la

aprobacioacuten de las gerencias de ventas a traveacutes de la herramienta Dinnero que es un

programa que hace interfase con SAP y que permite controlar los viajes de los

colegas

En Dinnero las gerencias proceden a aprobar los reportes de gastos que han sido

cargados verificando que los valores gastados sean razonables y que justifiquen las

actividades que ellos conocen realizan cada una de las personas de la Fuerza de

ventas

Si los valores son razonables el Gerente General o los gerentes de ventas aprueban

los reportes caso contrario los rechazan a traveacutes del sistema y explican las razones

del porqueacute el rechazo Cuando el reporte ha sido rechazado el colaborador de ventas

puede acercarse a su aprobador y explicar el porqueacute el gasto en caso que este sea

justificado el rubro seraacute aprobado

Una vez aprobado el gasto el shared service corre una transaccioacuten la cual contabiliza

automaacuteticamente todos los gastos contra las cuentas por pagar a los colegas

Cuando las cuentas por pagar estaacuten reconocidas el shared service en conjunto con

Cuentas por pagar gestionan el pago para los colegas ya sea por transferencia

bancaria o por cheque tal como se observoacute en el proceso de Cuentas por pagar en el

capiacutetulo II

SS hh aa

rr eedd

SS ee rr v

v icicee

CC XX

PPAacuteAacute r

r ee aa ss

dd ee D

D irir ee c

c cc ioacuteioacute n

nTT r

r aa dd ee

MMaa r

r kk ee tit

nin gg

FF uu ee

rr zzaa

dd ee V

V eenn t

ata ss

Flujograma de reportes de gastos de la Fuerza de Ventas

IniacutecioPresenta los

reportes de gastospor viaacuteticos

Justifica losvalores alaprobador

SEl reporte de gastos sepresenta hasta la 3era

semana del mes

Revisa y verificaque los soportesesteacuten correctos y

corrigeasignaciones

contables

Los soportes se Nencuentran correctos

No se apruebanlos documentos

que no correctos yse los devuelve al

colega

Fin

No se procesan niN reciben los

reportes de gastos

S

Fin

Se cargan losreportes en el

sistema Dinnero

Los valores sonrazonables S Se aprueba el

reportes de gastos

Se rechaza el

N gasto y se informaal colega de la

FFVV

Contabiliza elgasto en SAPdesde dinnero

Gestiona el pagopara el colega de

acuerdo al procesode CXP

Fin

196

197

Matriz de Riesgo de la revisioacuten de reportes de gastos

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

La persona que revisalos reportes de gastosno tiene una correctacapacitacioacuten tributaria

La persona estaacuteinformada de loscambios en formavaga y no recibe unacapacitacioacuten continua

X X Bajo

2

Los reportes de gastosde la Fuerza de ventasno cuentan con lasaprobacionescorrespondientes

Los reportes de gastosde la Fuerza de ventasson aprobados por losrangos pertinentes dejefaturas inmediatas

X X Bajo

3

Los aprobadores norevisan fiacutesicamente losreportes antes deaprobarlos

Los aprobadores norevisan fiacutesicamentelos reportes sinembargo el personalde Trade marketing seencarga de realizar loscontroles con poliacuteticasadministrativas y loscontroles tributarioslos aprobadoresverifican que losvalores seanrazonables

X X Bajo

4

No se tiene una poliacuteticade movilizacioacuten paracontrolar los gastos dela Fuerza de Ventas

La compantildeiacutea si cuentacon una poliacutetica demovilizacioacutenaplicable para laFuerza de Ventas

X X Bajo

5

No se verifican loscupos de movilizacioacutende todo el personal deventas

Los cupos demovilizacioacuten sonverificados previo a laaprobacioacuten de losreportes de gastos

X X Bajo

198

4312 Evaluacioacuten para el proceso de facturacioacuten

Cuestionario de Control Interno para el proceso de facturacioacuten

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1iquestLas ventas se registran enlos resultados en momentode efectuar la facturacioacuten

X

2iquestSe graba el costo de ventaen forma simultaacutenea a laventa

X

3iquestLos comprobantes deventa tienen autorizacioacutenvigente emitida por rentas

X

4iquestLos pedidos sonadecuadamente controladosy aprobados

X

5

iquestSe realizancircularizaciones perioacutedicasentre los clientes paradeterminar si no existejineteo de dinero por partede la Fuerza de Ventas

X

6iquestSe han firmando contratosde exclusividad con losUSO Promotores

X

Narrativa del proceso de facturacioacuten

El proceso se inicia cuando la Fuerza de ventas recoge los pedidos de los clientes

luego ingresa los pedidos recogidos en el SAP a traveacutes de sus palms En la bodega

se corre una transaccioacuten denominada el packing list para verificar la disponibilidad

de los inventarios

Posterior cartera se encarga de verificar que el cliente no se encuentre en mora para

poder liberar los pedidos caso contrario los retiene hasta que cancele sus deudas

Una vez aprobados los pedidos la bodega corre el proceso de facturacioacuten y emite las

facturas Alista toda la mercaderiacutea de acuerdo a lo facturado y despacha los pedidos

verificando la facturacioacuten

CCRR

eacuteeacute dd iti

oto ss y

y CC o

o bbrr aa

nn zz aa

ssBB

oo dd ee

gg aa

FF uu ee

rr zzaa

dd ee V

V ee nn

tatass

Flujograma para el proceso de facturacioacuten

Inicio Recoger pedidosde clientes

Ingresar lospedidos en el

sistema

CCoorrrererrPPaacckkiningglilsist tppaararavveerirfiifcicaarr

CCoorrrererreel lpprorocceessoo Emitir FacturasAAlilsistatarrppeeddididoossddee

acuerdo a la

S

Se encuentra de

Despachar lospedidos

N

Fin

ddisisppoonnibibiliii

ldidaaddddeeininvveenntatariroioss

ddeefafacctuturaraccioacuteioacutennacuerdo a lafafacctuturaraccioacuteioacutenn

acuerdo a la factura

Volver a verificar lamercaderiacutea de la

factura para eldespacho

VVeerirfiifcicaarrlalaccaartreteraravveennccididaa

Cumple con lospagos

LLibibeerararrlolossppeeddididoossS

ppaararafafacctuturararr

RReetetenneerreel lppeeddididooN hhaasstataqquueeccuummpplala

ccoonnlolossppaaggooss

199

Matriz de Riesgo para el proceso de facturacioacuten

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

Las ventas no seregistran en losresultados enmomento deefectuar lafacturacioacuten

Todas las ventas seregistran en losresultados enmomento deefectuar lafacturacioacuten

X X Bajo

2

El costo de venta nose graba en formasimultaacutenea a laventa

El costo de venta detodas las ventas segraba en formasimultaacutenea a laventa

X X Bajo

3

Los comprobantesde venta no tienenla autorizacioacutenvigente emitida porrentas

Todos loscomprobantes deventa poseen laautorizacioacuten vigenteemitida por rentasla que se renuevacada antildeo

X X Bajo

4

Los pedidos demercaderiacutea no sonadecuadamentecontrolados yaprobados

Todos los pedidos deventa son aprobadospor Creacuteditos ycobranzas ycontrolados por labodega

X X Bajo

5

No se realizancircularizacionesperioacutedicas entre losclientes paradeterminar si noexiste jineteo dedinero por parte dela Fuerza de Ventas

Creacuteditos y cobranzasrealiza unseguimientoperioacutedico de suscuentas para evitarque la Fuerza deVentas se quedecon dinero de losclientes

X X Bajo

6

No se han firmandocontratos deexclusividad con losUSO Promotores

Se mantienencontratos deexclusividad ya quelos USO promotorestrabajan a su vez confuerza de ventasdirecta de lacompantildeiacutea

X X Bajo

4313 Evaluacioacuten del proceso para la entrega de incentivos a la Fuerza de

Ventas

Cuestionario de Control Interno para la entrega de incentivos a la Fuerza deVentas

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

iquestEl establecimiento decuotas para la Fuerza deventas se realiza deacuerdo a un anaacutelisis ysobre una base racional

X

2

iquestLos incentivos para lasgerencias de ventas seencuentran en el rangoestablecido para estoscargos a nivel regional

X

3

iquestLos incentivosentregados se realizanuacutenicamente cuando se hanalcanzado las metas

X

4

iquestSe realizan visitas decampo sorpresivas paraverificar el cumplimientode las rutas de la Fuerzade ventas

X

5

iquestLos incentivos seconsideran como ingresosimputables en el rol depagos

X

6

iquestSe elaboranperioacutedicamente informesde ventas y sus avancescon respecto a las metasestablecidas

X

Narrativa del proceso para la entrega de incentivos de la Fuerza de Ventas

Se inicia cuando las ventas del mes se han cerrado el personal de la Fuerza de

Ventas verifica su cumplimiento y elabora un informe que es entregado al personal

de Trade Marketing quien calcula las metas alcanzadas por cada persona de la

Fuerza de ventas contra la meta establecida y verifica con el informe del colega en

caso existan diferencias con el colega se le informa y se concilia con la informacioacuten

del sistema En el caso que la meta se haya alcanzado al 100 se calcula un 34

201

202

del monto de la venta y en el caso que supere el 110 se aplicaraacute un porcentaje de

41 del total de la venta alcanzada por el colega

Los valores por incentivos son informados a Noacutemina y estos son incluidos en el rol

de pagos

Al final del mes se establece las nuevas metas para el mes subsiguiente que deben

estar acorde con el presupuesto anual de ventas en la reunioacuten mensual de Forecast y

que deben estar bajo la realidad del negocio en el mercado Estas metas son

consensuadas en el comiteacute de direccioacuten incluido la persona de planificacioacuten de

demanda y planificacioacuten financiera Una vez establecidas se comunica a la Fuerza

de Ventas cuales seraacuten las metas a ser alcanzadas en el mes para que alcancen sus

incentivos

203

NNoacuteoacute m

m inin a

aTT r

r aa dd ee

MMaa r

r kk ee tit

nin gg

FF uu ee

rr zzaa

dd ee V

V ee nn

tatass

CCoo m

m iti eacuteteacute

gg ee rr e

e nncc i

aia ll

Flujograma para el proceso de entrega de incentivos a la Fuerza de Ventas

Planifica las nuevasmetas para elsiguiente mes

Informa a laFuerza de Ventas

Fin

Inicio

Elabora informe desu cumplimiento en

metas y se loentrega a Trade

Mkt

Obtiene delsistema las ventas

alcanzadas porcolega

Verifica con elinforme entregadopor el colega de la

FFVV

N

Estaacuten de acuerdo losvalores

S

Concilian con elcolega de acuerdo

a la informacioacutenobtenida en el

sistema

Se calculan losincentivos deacuerdo a lo

establecido en lapoliacutetica de beneficios

a la FFVV

Ingresa losbeneficios en el roldel personal de la

FFVV

204

4314 Evaluacioacuten del proceso para la entrega de material promocional

Cuestionario de Control Interno para la entrega de material promocional a losclientes

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

Previo al despacho delmaterial promocional iquestSeverifica el cumplimientode la poliacutetica y lasautorizacionescorrespondientes

X X

Uacutenicamente serecoge la solicituddel personal deventas no se cuentacon lasaprobaciones nianaacutelisis de lossupervisores

2

iquestSe firman contratos deconfidencialidad con losproveedores que fabricanel material promocional ala compantildeiacutea

X

3

iquestSe ejecuta un adecuadoseguimiento delcumplimiento de estoscontratos

X

4

iquestEl material promocionalasignado tiene unseguimiento paracomprobar su estado en elcliente

X

Narrativa del proceso para la entrega de material promocional

El proceso se inicia cuando el personal de la Fuerza de ventas (autoventistas y

coordinadores de Zona) recogen la solicitud del cliente para la asignacioacuten de un

exhibidor u otro tipo de material promocional no asignado en promociones El

empleado de la Fuerza de Ventas debe elaborar una recomendacioacuten (Justificativo

para solicitar el material promocional) esta recomendacioacuten debe ser revisada por el

Supervisor de la zona que estaacute realizando el requerimiento si la recomendacioacuten

cumple con la poliacutetica comercial para entrega de exhibidores y otro tipo de material

promocional se solicitaraacute a la bodega prepare una orden de despacho para entregar el

material al solicitante de la Fuerza de ventas y esta a su vez se la entrega al cliente

205

BBoo d

d eegg a

aSS

uu pp ee

rr vvisis

ioacuteioacutenn

dd ee V

V ee nn

tt aass

FFuu e

e rrzz a

a dd ee

VVee n

n tt aa ss

Flujograma para el proceso de entrega de material promocional

IniacutecioSolicitud de

Materialpromocional

Elaborarrecomendacioacutenpara obtener elmaterial prom

Entrega delmaterial

promocional alcliente

Fin

Negar la entregaN de Material

promocional

Revisar si larecomendacioacuten seajusta a la poliacuteticade asignacioacuten de

material prom

Cumple lascondiciones de la

poliacutetica

SAprobar la entrega

de materialpromocional

Elaborar la ordende despacho

Entrega del materialpromocional contra

OD

206

Matriz de Riesgo de para el proceso en la entrega de material promocional

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

No se verifica elcumplimiento de lapoliacutetica paraasignacioacuten dematerial promocionaly las autorizacionescorrespondientes

Los supervisores deventas no apruebanninguna solicitudpara la entrega delmaterialpromocional y labodega entrega conla simple solicitudde la Fuerza deventas

X X Alto

2

No se firmancontratos deconfidencialidad conlos proveedores quefabrican el materialpromocional a lacompantildeiacutea

Se mantienencontratos deconfidencialidad contodos losproveedores quefabrican materialespromocionalesexclusivos

X X Bajo

3

No se ejecuta unadecuado seguimientodel cumplimiento deestos contratos

El cumplimiento delos contratos essupervisado por elpersonal de TradeMarketing

X X Bajo

4

El materialpromocionalasignado tiene unseguimiento paracomprobar su estadoen el cliente

Se verifica elcuidado del materialpromocionalentregado a losclientes en cadavisita para la tomade pedidos de venta

X X Bajo

4315 Evaluacioacuten del proceso para otorgar descuentos comerciales

Cuestionario de Control Interno para el Establecimiento de descuentoscomerciales

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

iquestLos descuentoscomerciales sonanalizados en elpresupuesto anual deactividades y planoperativo

X

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

2

iquestLos descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto cuentan conla respectiva aprobacioacutendel Gerente de ventas ydel planificadorFinanciero

X X

Uacutenicamentecuentan con laaprobacioacuten delPlanificadorFinanciero estoafecta a lasventas netas y elGerente deVentas no tieneconocimientodel particular

3

iquestSe cumplen con losparaacutemetros de entrega dedescuentos por prontopago y otras promocionesa los clientes

X

4

iquestSe les comunica a losclientes los descuentos alos que tienen acceso deacuerdo a sus condicionesde pago y montos decompra

X

Narrativa del proceso para otorgar descuentos comerciales

Inicia con el anaacutelisis que realiza Planificacioacuten financiera acerca de los descuentos

que se pueden otorgar a los clientes de acuerdo al presupuesto por promociones o

incentivos si estaacuten en el presupuesto se consideran planificados en el caso que no

esteacuten en el presupuesto se informaraacute siempre y cuando exista un colchoacuten en el

presupuesto de ventas

Esto es informado al Gerente de ventas quien analiza el descuento en caso no haya

sido contemplado en el presupuesto anual de la necesidad del mismo y cuantos

beneficios generaraacute a su incremento de las ventas

Una vez que haya ejecutado el anaacutelisis si es viable elaboraraacute la propuesta comercial

para presentarla al Gerente General quien deberaacute aprobar la propuesta en el caso que

207

sea aplicable y genereacute un beneficio mayor a su costo Si es aprobada se comunicaraacute

al departamento de Trade Marketing para su divulgacioacuten entre los clientes

Cuando los clientes hayan alcanzado las metas propuestas en las promociones

establecidas Trade Marketing solicitaraacute a Creacuteditos y cobranzas que emita la nota de

creacutedito correspondiente y la Fuerza de ventas o el gerente de ventas se encargaraacute de

hacerla llegar al cliente

CC rr eacuteeacute d

d iti oto y

yCC o

o bbrr aa

nn zz aa s

sPP l

ala nn ifi i

f cic aa cc i

oacuteioacute nn

FF inin a

a nncc ie

ie rr aa

DD irir ee

cc cc ioacuteioacute

nnGG

ee nn ee

rr aall

DD irir ee

cc cc ioacuteioacute

nndd e

e VV ee

nn tata s

sTT r

r aa dd ee

mmaa r

r kk ee tit n

in gg

Flujograma para el proceso de la entrega de descuentos comerciales

IniacutecioAnaliza

descuentospromocionales

Existe un colchoacuten enel presupuesto de

ventasN Fin

Emite la nota decreacutedito

S

Entrega alSupervisor deVentas para su

entrega al cliente

Fin

Se solicita aS Creacuteditos emitir la

NC

Realiza la campantildeaentre los clientes de

la promocioacutenapoyado en la

FFVV

Verifica el logro delas metas por parte

de los clientes

El cliente llegoacute a lameta

N No se otorga eldescuento Fin

Comunica a trade

S marketing parainiciar la

promocioacuten

Los desct Estaacuten enel presupuesto

N

Se analiza sunecesidad deacuerdo a una

estrategiacomercial

SElabora lapropuesta

comercial para losdescuentos

Aprueba lapropuesta Se cierra la

propuesta Fin

N

209

210

Matriz de Riesgo de para el proceso para otorgar descuentos comerciales

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

Los descuentoscomerciales no sonanalizados en elpresupuesto anualde actividades yplan operativo

El presupuesto anualde ventas contemplalos descuentoscomercialesplanificados al iniciodel antildeo

X X Bajo

2

Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto nocuentan con larespectivaaprobacioacuten delGerente de ventas ydel planificadorFinanciero

Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuestouacutenicamente cuentancon la aprobacioacutendel planificadorFinanciero quien laspresentadirectamente alGerente General

X X Alto

3

No se cumplen conlos paraacutemetros deentrega dedescuentos porpromociones a losclientes

Toda promocioacuten queotorga descuentoscomerciales esentregada losclientes de acuerdo alos paraacutemetrosestablecidos

X X Bajo

4

No se les comunicaa los clientes losdescuentos a losque tienen accesode acuerdo a suscondiciones de pagoy montos de compra

Toda promocioacuten escomunicada a losclientes en formaprevia de iniciar

X X Bajo

211

3316 Evaluacioacuten de los proceso de Devoluciones

Cuestionario de Control Interno para el proceso de Devoluciones

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

iquestLa recepcioacuten demercaderiacutea devuelta sehace previa verificacioacutende la factura de venta

X X

La mercaderiacutea serecibe sinverificar antes laventa realizadacon anterioridad

2

iquestLa recepcioacuten de lamercaderiacutea devuelta serecibe directamente enlas bodegas de lacompantildeiacutea

X

3

iquestAntes de ejecutar ladevolucioacuten de lamercaderiacutea esta esaprobada por lossupervisores de ventas

X

Sin embargo lasaprobaciones nose realizan previala verificacioacuten delorigen de lamercaderiacutea

4

iquestEl supervisor de ventassolicita un justificativodel porqueacute ladevolucioacuten

X

Narrativa de proceso de Devoluciones

El proceso se inicia cuando el personal de la Fuerza de Ventas recoge la solicitud de

devolucioacuten del cliente Esta devolucioacuten debe ser verificada por el Supervisor de

ventas para establecer el estado en la que se recibe la mercaderiacutea y elaboraraacute un

informe que deberaacute ser presentado al gerente de ventas este verifica si cumple con

las condiciones establecidas en la poliacutetica comercial para la devolucioacuten de ventas y

procede a aprobarla en el caso se estar correcto

Una vez aprobada la devolucioacuten se informa a la bodega para que coordine el retiro de

la mercaderiacutea Cuando recibe la mercaderiacutea en la bodega se afecta la Nota de

Creacutedito a la uacuteltima factura emitida al cliente Esta nota de creacutedito es entregada a la

Fuerza de ventas para que sea entregada al cliente

SSuu p

p eerr vv

isisioacuteioacute

nndd e

eVV

ee nn tat

a ssBB

oo dd ee

gg aa

DDirir e

e cccc i

oacuteioacute nn d

d eeVV e

e nntata

ssFF u

u eerr zz

aadd e

e vv ee

nn tata s

s

Flujograma para el proceso de Devolucioacuten de mercaderiacutea

IniacutecioRecoge la solicitudde devolucioacuten del

cliente

Entrega la nota decreacutedito al cliente Fin

Verificar elproducto a

devolver seacuerdo a su buen

o mal estado

S Aprueba ladevolucioacuten

Cumple lascondiciones de la

poliacutetica

N Rechaza ladevolucioacuten

Coordina larecoleccioacuten de la

mercaderiacuteadevuelta

Emite la nota decreacutedito

212

213

Matriz de Riesgo de para el proceso de devolucioacuten de mercaderiacutea

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

La recepcioacuten demercaderiacutea devueltase hace sin previaverificacioacuten de lafactura de venta

La mercaderiacuteadevuelta se recibesin verifica sinrevisar la factura deventa en la que seoriginoacute

X X Alto

2

La recepcioacuten de lamercaderiacutea devueltano se recibedirectamente en lasbodegas de lacompantildeiacutea

La bodega realiza lalogiacutestica pararecoger lamercaderiacutea de ladevolucioacuten

X X Bajo

3

La devolucioacuten de lamercaderiacutea no esaprobada por lossupervisores deventas

Los supervisores deventas verifica todaslas devoluciones quevan a ser recibidasestas son aprobadaspor las gerencias deventas

X X Bajo

4

El supervisor deventas no solicita unjustificativo delporqueacute se realiza ladevolucioacuten

El supervisor deventas elabora uninforme de ladevolucioacuten para serentregado al gerentede ventas

X X Bajo

44 Resultados de la evaluacioacuten de Control Interno

441 Matriz de Hallazgo de Control Interno del departamento de Ventas

En la Matriz de Hallazgos determinaremos los cuatro atributos de cada uno de los

puntos criacuteticos encontrados posterior a la evaluacioacuten realizada

214

Matriz de Hallazgos el Departamento de Ventas

Falta de verificacioacuten de las condiciones para le devolucioacuten de mercaderiacuteas

Condicioacuten

La mercaderiacutea devuelta por parte de los clientes es recibida porel personal de la bodega uacutenicamente con la orden de los colegasde la Fuerza de Ventas sin verificar antes que esa mercaderiacuteahaya sido vendida por la empresa y a que factura pertenece

Criterio

Existe la inobservancia de la poliacutetica corporativa para ladevolucioacuten de mercaderiacutea Seccioacuten Metodologiacutea punto 3 queexpresa

ldquoMal Estado El producto en mal estado se considera a aquelproducto vencido en condiciones de calidad no oacuteptimas depresentacioacuten descontinuada o en malas condiciones que tambieacutendeberaacuten pasar por la verificacioacuten de venta previa Para el CanalModerno y Mayorista cuando falta menos de 90 diacuteas para suvencimiento para el Canal Tradicional cuando falta menos de45 diacuteas para su vencimientordquo

Adicional a la poliacutetica corporativa existe una inobservancia alreglamento de comprobantes de venta retencioacuten y documentoscomplementarios que en su Art 15 menciona

ldquoNotas de creacutedito- Las notas de creacutedito son documentos que seemitiraacuten para anular operaciones aceptar devoluciones yconceder descuentos o bonificaciones

Las notas de creacutedito deberaacuten consignar la denominacioacuten serie ynuacutemero de los comprobantes de venta a los cuales se refierenrdquo

Causa

El personal de la bodega como el personal de la fuerza deventas no tienen un conocimiento exacto de la poliacuteticacorporativa Adicional a esto los supervisores de venta noverifican las solicitudes de devolucioacuten realizadas y en la bodegatampoco exigen las aprobaciones necesarias

Efecto

El hecho de recibir devoluciones que no hayan sido debidamenteverificadas y autorizadas provoca que dicha mercaderiacutea puedano haber sido vendida por la empresa alto niveles de productoen mal estado y una alta contingencia tributaria al no determinarexactamente a que factura estaacute afectando la devolucioacuten

Conclusioacuten

La devolucioacuten de la mercaderiacutea no cuenta con la verificacioacutennecesaria por parte de la Fuerza de ventas y de la Bodega paradeterminar con que factura de venta fue entregada al cliente porlo que se considera un facilismo en el proceso que puede generarpeacuterdidas para la compantildeiacutea

215

A la Gerencia General

Recomendacioacuten

Establecer procedimientos de control para que la Fuerza deVentas verifique que la mercaderiacutea que se va a recibir haya sidovendida por la compantildeiacutea para lo cual se deberaacute incluir estainformacioacuten en el informe entregado a las Gerencias de ventas

Exigir a la Bodega que se realice una investigacioacuten de la facturaque deberaacute ser afectada con la devolucioacuten previo a la emisioacuten dela Nota de creacutedito

Descuentos Comerciales no presupuestados se otorgan sin la aprobacioacuten de laGerencia de Ventas

Condicioacuten

Los descuentos comerciales promocionales que no estaacuten dentrodel presupuesto cuentan uacutenicamente con la aprobacioacuten deplanificacioacuten Financiera y no se solicita o requiere de laaprobacioacuten de la gerencia de Ventas antes de que se ejecuten loque deja sin control previo a la Cabeza de Ventas de lasestrategias otorgadas a los clientes y sus impactos en las ventasnetas

Criterio

La poliacutetica corporativa de descuentos en su seccioacuten 2 deResponsabilidades paacutegina 4 expresa que

ldquoTodo descuento otorgado a un cliente ya sea por estrategias ocubrimiento de riesgos que no consten en el presupuesto debenser aprobados por el Gerente de Ventas y por el PlanificadorFinanciero con el fin de medir el costo ndash beneficio del mismoCaso contrario no se generaraacutenrdquo

Causa

No existe una buena praacutectica de comunicacioacuten entre la gerenciade ventas y la planificacioacuten financiera principalmente porqueson rubros que afectan al presupuesto que es controlado porFinanzas y que estos descuentos son solicitados en su mayoriacuteapor el Country Manager y la comunicacioacuten a la gerencias deventas se realiza una vez creada la promocioacuten

EfectoEsta praacutectica genera desbalances en las metas planteadas paracada una de las gerencias y malestar en las gerencia de ventasal ver su campo de accioacuten invadido y limitado

Conclusioacuten

El proceso no se cumple de acuerdo a lo establecido en lapoliacutetica y en el procedimiento por lo que existe unainobservancia total de lo establecido en la reglamentacioacutencorporativa generando un proceso inexacto e incorrecto

216

A la Gerencia General

RecomendacioacutenSupervisar que los lineamientos implementados por la propiaadministracioacuten se cumplan generando una adecuadacomunicacioacuten entre los departamentos de Finanzas y ventasgenerando el respeto de la independencia e interrelacioacuten de lasfunciones de cada una de estas aacutereas

Falta de comunicacioacuten de las poliacuteticas y procedimientos corporativos queafectan al aacuterea comercial a la Fuerza de Ventas en general

Condicioacuten

La administracioacuten no genera una comunicacioacuten de las poliacuteticascorporativas existentes que afectan al aacuterea comercial a todo elpersonal de la Fuerza de Ventas sino uacutenicamente a lasGerencias y los Supervisores los cuales tampoco compartenesta informacioacuten con sus reportes

Criterio

Tal como se indicoacute en el capiacutetulo 3 la falta de comunicacioacuten delas poliacuteticas es un problema que se genera en todas las aacutereas dela entidad inobservando el procedimiento para la correctacomunicacioacuten de poliacuteticas corporativas paacuterrafo 30 que diceldquoEl comiteacute gerencial como parte primordial de sus obligacionesdeberaacute repartir y dar a conocer la misioacuten visioacuten poliacuteticascorporativas y valores corporativos el momento que se integra ala compantildeiacutea La estrategia y planes de accioacuten generales noconfidenciales y susceptibles de mal uso se deberaacuten a dar aconocer y hacerse puacuteblicos entre los empleados asiacute como losresultados de la compantildeiacutea cada trimestre en el Vamos Juntosrdquo

Causa

La administracioacuten y en especial las Gerencias de Ventas no hancreado una cultura de conocimientos y buena praacutectica de laspoliacuteticas y procedimientos que afectan al departamento deventas debido a que las mercaderistas preventistas personal deautoventa impulsadoras no tienen un manejo adecuado de estasy tampoco un conocimiento general

Efecto

El hecho que el personal de la fuerza de ventas desconozca losprocedimientos provoca que muchos de los procedimientos selleven a cabo en forma incorrecta y que ciertas poliacuteticas no secumplan Entre los procesos con alto nivel de falencias estaacuten larecoleccioacuten de las devoluciones inadecuada entrega de materialpromocional y reportes de gastos presentados en formaincorrecta

Conclusioacuten

La falta de conocimiento de las poliacuteticas y procedimientoscorporativos genera limitaciones en el control que se puedeestablecer en el personal debido a que si no conoce unprocedimiento o una poliacutetica es imposible cumplirla lo quegenerariacutea desviaciones en la obtencioacuten de metas corporativas

217

A la Gerencia General

Recomendacioacuten

Ejecutar una adecuada comunicacioacuten al personal de ventasreferente a los aspectos corporativos importantes asiacute comodesarrollar una planificacioacuten para realizar por lo menos una vezal antildeo una comunicacioacuten colectiva a todas las personas quenecesitan conocer estas poliacuteticas recordaacutendoles su alcance ypuntos importantes

El despacho del material promocional no cuenta con las aprobaciones nianaacutelisis de los supervisores previo a su despacho

Condicioacuten

El material promocional despachado y colocado en los clienteses entregado por parte de la bodega uacutenicamente con unasolicitud del personal de la fuerza de ventas y no se cuenta conlas aprobaciones ni anaacutelisis de los supervisores para determinarla verdadera necesidad y beneficio futuro de colocar material deexhibicioacuten en un punto de venta determinado

Criterio

Existe una mala aplicacioacuten de la Poliacutetica para asignacioacuten dematerial promocional en su seccioacuten 2 Responsabilidades quemencionaldquoLos supervisores de ventas seraacuten los encargados de revisar losteacuterminos para la entrega del material promocional y solo seraacutenaprobadas las solicitudes que cumplan con las condicionesestablecidas en la presente poliacuteticardquoSeccioacuten 4 MetodologiacutealdquoPara realizar una asignacioacuten de exhibidores se debedeterminar primero que tipo de exhibidor se va a entregar y deacuerdo a su tamantildeo y modelo el vendedor tendraacute que justificaren un informe la ubicacioacuten del punto de venta el espacio queocuparaacute el exhibidor los montos de compra del cliente ydeterminar una proyeccioacuten para crecimiento del sectorrdquo

Causa

El personal de la bodega no exige que el informe para lasolicitud de material promocional tenga la firma del respectivosupervisor y realiza los despachos normalmente adicional a lafalta de conocimiento de las poliacuteticas corporativas provoca quela fuerza de ventas no se genere la obligacioacuten de cumplir conuna buena praacutectica de la poliacutetica mencionada

Efecto

El incumplimiento de la poliacutetica establecida provoca que muchodel material asignado a los clientes no es aprovechado en formacorrecta debido a que ciertos exhibidores costosos sonentregados a clientes que no realizan montos de compra altos yque no utilizan el exhibidor de forma adecuada generandogastos injustificados para Cadbury

218

Conclusioacuten

La asignacioacuten y entrega de los exhibidores y materialespromociones genera un desperdicio ya que estos estaacuten siendoentregados sin el anaacutelisis del beneficio que se obtendraacute ya quese han encontrado varios exhibidores grandes en clientes queno tienen ni el espacio ni el nivel de compras para cubrirlo deproducto

Recomendacioacuten

A la Gerencia General

Supervisar que la asignacioacuten del material promocional mismoque es costoso sea entregado de acuerdo a lo establecido por lapoliacutetica corporativa y con un anaacutelisis de los consumosrealizados por los clientes asiacute como la seguridad que tendraacute elbien de la compantildeiacutea en el punto de venta

442 Indicadores de Gestioacuten para el departamento de Ventas

Los Indicadores de gestioacuten aplicados para el departamento de Ventas nos permitiraacuten

medir las variables relacionadas con las metas impuestas por la administracioacuten asiacute

como el desempentildeo del departamento

Asiacute tenemos los siguientes indicadores para este departamento

iquestQueacute se va aMedir Objetivo

Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios

Conocimiento dela Visioacuten

Establecer cuantosempleados de lacompantildeiacutea conocensu visioacuten

Visioacuten

de empleados del departamentoFinanciero que Conocen la Visioacuten

de la Empresa Miacutenimoaceptable 85

82

83

El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten de laVisioacuten

Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con suvisioacuten

Visioacuten

de empleados del departamento deVentas que Comparten la Visioacuten de

la Empresa Miacutenimoaceptable 80

82

83

Se presenta como indicadorimportante ya que todos losempleados que conocen lamisioacuten estaacuten de acuerdo conesta

Total empleados del departamentode Ventas 99

Conocimiento dela Misioacuten

Fijar cuaacutentosempleados de lacompantildeiacutea conocensu misioacuten

Misioacuten

de empleados del departamento deVentas que Conocen la Misioacuten de la

Empresa Miacutenimoaceptable 75

82

83

El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten de laMisioacuten

Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con sumisioacuten

Misioacuten

de empleados del departamento deVentas que Comparten la Misioacuten de

la Empresa Miacutenimoaceptable 83

82

83

Representa que todos losempleados trabajan en pro dela consecucioacuten de losobjetivos de la compantildeiacuteaTotal de empleados del

departamento de Ventas 99

219

iquestQueacute se va aMedir Objetivo

Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios

Eficacia de losMetas planteados

Establecer laeficacia en elalcance de las metasplanteados

Metas

Meses en que se ha alcanzado lameta de ventas

Miacutenimoaceptable 92

12

100

El departamento de ventas haalcanzado las metas de ventasdurante todos los meses delantildeo12 12

Nivel de eficaciaen las metaspropuestas

Determinar sobre el100 en queporcentaje promediohan sido alcanzadaslas ventas propuestas

Metas

Promedio de ventas realesalcanzadas

Miacutenimoaceptable 95

236000000115

El logro en las ventas ha sidobastante exitoso en el 2010pasando un 15 del propuestoPromedio de ventas propuestas en

el antildeo 205000000

Nivel deliderazgo delpersonal de lacompantildeiacutea

Fijar el nivel deliderazgo que poseeel personal engeneral

Direccioacuten yliderazgo

Personal que identifica el estilo deLiderazgo

Miacutenimoaceptable 10

12

12

El miacutenimo aceptable para deldepartamento es establecido enun 12 debido a la grancantidad de Personas en laFuerza de Ventas que trabajana cargo de supervisores ygerentes

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten delliderazgo de lacompantildeiacutea

Medir la aceptacioacutendel estilo deliderazgoestablecido en lacompantildeiacutea

Direccioacuten yliderazgo

Personas que aceptan el estilo deliderazgo

Miacutenimoaceptable 90

84

85

Existe una reaccioacuten de algunaspersonas para aceptar a laNueva Gerencia de Ventasestablecida por la compra deKraft a la compantildeiacutea

Total empleados del departamentode Ventas 99

220

221

45 Propuesta de Control Interno

Con los resultados obtenidos de la evaluacioacuten generaremos una propuesta de Control

Interno para el departamento de Ventas que le permita a la compantildeiacutea establecer un

sistema de control basado en poliacuteticas procedimientos y actividades en el aacuterea

comercial

451 Poliacuteticas de control para el departamento de Ventas

Poliacutetica para el Control de devoluciones

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de esta poliacutetica es establecer los lineamientos para la gestioacuten de las

devoluciones en Buen y Mal estado generadas en Ecuador en los canales Tradicional

Moderno y Mayorista

B DEFINICIONES

Devolucioacuten Es el retorno de un producto que ha estado en propiedad de un cliente

Buen Estado Se considera que un producto se encuentra en buen estado cuando se

encuentra apto para la venta con el empaque original y dentro de los plazos

suficientes para considerarlo como apto para la comercializacioacuten tomando en cuenta

el tiempo de su consumo de acuerdo a lo establecido en la poliacutetica comercial

Mal Estado Se considera que un producto se encuentra en mal estado cuando su

caducidad se encuentra cercana se encuentra averiado descontinuado o no vigente

por cambio de empaque

Rechazos Son las devoluciones del producto antes de perfeccionarse la venta es

decir no se hizo la transferencia de la propiedad del producto al cliente

222

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Supervisor de Ventas

bull Se encarga de verificar el producto a devolver y deelaborar el formato de pedido de recojo que debeindicar si el producto se encuentra en buen o malestado

bull Elaborar un informe que contenga el detalle si lamercaderiacutea fue vendida por la compantildeiacutea de acuerdo allote verificado

bull Coordinaraacute con la bodega la logiacutestica para recoger elproducto

Gerentes de canal deVentas

bull Gerente de Ventas deberaacute aprobar y validar el recojode la mercaderiacutea siempre y cuando haya recibido delsupervisor el informe de devolucioacuten caso contrariodeberaacute rechazar la devolucioacuten

Fuerza de ventas

bull Canalizar la solicitud de devolucioacuten desde el clientehasta el supervisor

bull Obtener la informacioacuten del cliente el porqueacute de ladevolucioacuten

Bodegabull Recibir la mercaderiacutea contra el informe aprobado por

el Gerente de ventasbull Emitir la nota de creacutedito

D METODOLOGIacuteA

bull Cuando se notifiqueacute la solicitud de devolucioacuten el supervisor deberaacute solicitar

a la bodega un reporte del lote que el cliente estaacute devolviendo para verificar

que este haya sido vendido por la compantildeiacutea y comprado por el cliente que

hace la solicitud ya que no se recibiraacuten cambios realizados por realizados

entre clientes

bull La Bodega no realizaraacute la logiacutestica para retirar el producto devuelto mientras

no haya recibido el informe firmado y aprobado por el gerente de ventas

bull La nota de creacutedito emitida debe ser entregada al cliente en el plazo maacuteximo

de 48 horas para que estas no generen rechazos por los clientes por las fechas

especialmente por cambio de mes

223

E SEGUIMIENTO

El seguimiento lo deberaacute realizar Creacuteditos y cobranzas en forma automaacutetica ya que

esta nota de creacutedito disminuiraacute el valor de la deuda del cliente En caso la cuenta del

cliente quedeacute con un saldo negativo creacuteditos deberaacute solicitar la emisioacuten de un pago

para que esta cuenta quede en cero

Poliacutetica para el Control de entrega del material promocional

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de esta poliacutetica es determinar puntos de control para asignar material

promocional a los clientes en todo el territorio ecuatoriano

B DEFINICIONES

Material promocional Son obras audiovisuales y graacuteficas asiacute como todas las partes

componentes de las mismas que constituyen los mensajes publicitarios de las

campantildeas difundidas a traveacutes de cualquier medio y soporte considerados como

convencionales

Exhibidores Constituye material promocional disentildeado para mejorar la

presentacioacuten en el punto de venta de los productos

Sectores High income Se considera a los sectores en los cuales los clientes tienen

un alto grado de consumo y nivel de ventas para la compantildeiacutea asiacute como los productos

que se comercializan en estos lugares son de costos altos

Sectores low income Son sectores en los que los niveles de ventas de la compantildeiacutea

son bajos y los productos consumidos son econoacutemicos

224

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Fuerza de ventas

bull Elaborar informe acerca de la asignacioacuten delmaterial promocional en el caso de exhibidores eltamantildeo solicitado el sector donde se ubica elcliente el espacio y la seguridad con el que contaraacuteel exhibidor y el monto de ventas que consume elcliente y cuanto podraacute mejorar con el apoyo de laexhibicioacuten

Supervisor de Ventas

bull Verificar y aprobar el informe presentado por elpersonal de la Fuerza de ventas

bull Entregar una copia de la aprobacioacuten a la bodegapara que el material sea entregado

Bodega

bull Entregar el material promocional uacutenicamente con elinforme aprobado por el supervisor de ventas

bull Emitir la orden de despacho para el adecuadocontrol de los inventarios de material promocional ysolicitar la firma del recibiacute confirme por parte delcliente

D METODOLOGIacuteA

bull Los preventistas y autoventistas deberaacuten incluir en el informe que deben

presentar a su supervisor el nivel de compras del cliente si el sector en el que

se encuentra el punto de venta es high o low income con la finalidad de

determinar el mejor exhibidor a ser asignado

bull El Supervisor debe corroborar la informacioacuten presentada por los preventistas

y autoventistas es correcta con la verificacioacuten fiacutesica y estadiacutesticas de ventas

bull El personal de la bodega NO podraacute sacar ninguacuten exhibidor de las bodegas que

no cuente con la debida aprobacioacuten e informe de firmado por el Supervisor de

ventas siendo la responsabilidad del supervisor la correcta asignacioacuten del

material promocional para los clientes

E SEGUIMIENTO

El personal de la Fuerza de ventas seraacute el encargado de verificar que el material

promocional asignado al cliente cuente con la seguridad para evitar su peacuterdida que

225

este sea mantenido en forma adecuada y seraacute el encargado de llenarlo de producto y

comprobar que no sea utilizado con otros productos que no sean de la compantildeiacutea

Poliacutetica de Control para establecer descuentos comerciales que se encuentran

fuera del presupuesto anual

A OBJETIVO Y ALCANCE

La presente poliacutetica detalla los lineamientos para establecer puntos de control en el

establecimiento de descuentos comerciales otorgados a todos los clientes de la

compantildeiacutea Cadbury Adams Ecuador SA

B DEFINICIONES

Estrategia de Precio Disentildeado para otorgar precios al consumidor sin modificar la

lista de precios estaacutendar (mantener la lista de precios)

Desarrollo de Zona Descuento otorgado para impulsar el desarrollo de una zona

dentro de un cliente Se da debido a rentabilidad yo cobertura

Descuentos Estacionales Descuento otorgado para una estacioacuten o plan del antildeo Por

ejemplo verano inverno Navidad Vacaciones etc

Descuentos Para evitar contrabando Descuento relacionado a un producto

especiacutefico para generar una accioacuten de venta en ciertas ciudadesregioneszonas que

evite la compra por parte de los clientes indirectos de producto de contrabando

Descuentos Para evitar ldquoWrite Offrdquo Descuento relacionado a un producto

especiacutefico para generar que permita al cliente mejorar la rotacioacuten del producto

evitando la incineracioacuten del producto por mal estado debido a alcanzar la fecha de

vencimiento

226

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Planificacioacuten Financiera

bull Debe analizar las actividades dentro de presupuestoen los referente a los descuentos entregados porpromociones basados en concursos establecidos porlos clientes

bull Verificar la posibilidad de entregar promocionesadicionales de acuerdo a los colchones en elpresupuesto de ventas

Gerentes de canal deVentas

bull Determinar coordinando con la Gerencia de ventasy el aacuterea de Trade marketing la viabilidad deestablecer los descuentos promocionales

bull Verificar que el aacuterea de Trade Marketing realice lacomunicacioacuten adecuada y publicidadcorrespondiente para hacer conocer a los clientes elbeneficio y condiciones de la promocioacuten

Supervisor de Ventas

bull Conciliar los montos cumplidos por los clientespara emitir las notas de creacutedito

bull Verificar que los clientes reciban sus notas decreacutedito

Creacutedito y cobranzasbull Emitir las notas de creacutedito posterior a la

comprobacioacuten de la informacioacuten entregada porTrade Marketing

Gerente General bull Aprobar las actividades a realizar fuera delpresupuesto para otorgar descuentos comerciales

D METODOLOGIacuteA

bull El aacuterea de Trade Marketing en conjunto con la Gerencia de Ventas

determinaraacuten la posibilidad de iniciar una promocioacuten para los clientes a traveacutes

de la cual por el cumplimiento de metas establecidas en los niveles de

compras se haraacuten acreedores a un descuento calculado sobre las ventas que

ingresan en el concurso siempre y cuando el aacuterea de planificacioacuten financiera

haya informado que existe un colchoacuten en el presupuesto de ventas para

otorgar los descuentos mencionados

bull Las gerencias de canal de ventas elaboraraacuten un informe con el resumen de

los niveles de ventas esperados y que recesioacuten generaraacute posterior a la

promocioacuten tomando en cuenta los flujos de efectivo que se recibiriacutean por

adelantado y el costo ndash beneficio que generariacutea

227

bull En el caso que el informe genere beneficios y este sea aprobado por el

Gerente de ventas el aacuterea de Trade marketing deberaacute iniciar la comunicacioacuten

de la promocioacuten entre los clientes con el fin que los clientes puedan exigir

sus beneficios adquiridos y evitar que la Fuerza de Ventas pueda usurpar

dichos beneficios

bull Una vez alcanzadas las metas por los clientes creacuteditos y cobranzas deberaacute

emitir las notas de creacutedito y el supervisor de ventas se encargaraacute de verificar

que estas sean recibidas por el cliente

E SEGUIMIENTO

Se deberaacute realizar un seguimiento posterior al teacutermino de la promocioacuten para conocer

la satisfaccioacuten entre los clientes y cuaacuteles fueron los iacutendices de recuperacioacuten de

efectivo generado en esas ventas

Poliacutetica de Control para la presentacioacuten y revisioacuten de Reportes de Gastos

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de la poliacutetica es establecer paraacutemetros para una adecuada preparacioacuten y

presentacioacuten de los reportes de viajes de los colegas de la Compantildeiacutea Cadbury

Adams que seraacuten revisados en las oficinas de Quito asiacute como establecer puntos de

control en la revisioacuten de los mismos

B DEFINICIONES

Reportes de gastos Son documentos a traveacutes de los cuales los empleados de una

compantildeiacutea pueden solicitar la devolucioacuten de los valores desembolsados por ellos

siempre y cuando estos correspondan a gastos generados para atender actividades

que contengan un ingreso para la compantildeiacutea provocado o mejorado por dichos

desembolsos Estos desembolsos deben contener la documentacioacuten soporte de

acuerdo a lo establecido por la autoridad tributaria local Servicio de Rentas Internas

228

Viaacuteticos Son recursos asignados a los empleados de una entidad que para el

desempentildeo de sus funciones cuando deban de trasladarse por un periacuteodo mayor de

24 horas a lugares distintos al de su residencia Estos valores los gastos por concepto

de alimentacioacuten hospedaje y gastos menores inherentes al viaje

Sistema Dinnero Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes

a los viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos

como para presentar sus gastos por viaacuteticos

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Gerencias

bull Deberaacuten verificar que los valores presentados comoreembolsos por parte de los colegas sean racionalesy que estos esteacuten relacionados directamente altrabajo que ellos desempentildean antes de generar lasaprobaciones en el sistema

Analista de TradeMarketing Analista deCuentas por pagar

bull Revisar la documentacioacuten fiacutesica que soporta losgastos presentados por el colega y solicitados parareembolso asiacute como que el reporte esteacute lleno enforma correcta de acuerdo a la poliacutetica corporativade viajes y que cumpla con los requerimientosestablecidos en el reglamento para la aplicacioacuten dela Ley de reacutegimen tributario interno en su artiacuteculo27 que norma las liquidaciones de viaje

Contador general

bull Mantener actualizados de todas las reformastributarias emitidas por la autoridad fiscal a losAnalistas de Trade Marketing y de Cuentas porpagar con el fin de minimizar las contingenciastributarias

D METODOLOGIacuteA

bull Los colegas administrativos asiacute como los colegas de la Fuerza de Ventas que

poseen un equipo de coacutemputo de la compantildeiacutea deberaacuten ingresar la informacioacuten

de los reportes de gastos que deberaacute regirse a lo normado en la poliacutetica

corporativa de viajes en el sistema Dinnero uno por uno los documentos que

van a solicitar el reembolso en este detallaraacuten los valores completos sin

desglosar impuestos Una vez que los documentos hayan sido ingresados en

229

el sistema los empleados administrativos deberaacuten entregarlos al analista de

Cuentas por pagar y los administrativos de la Fuerza de Ventas al analista de

Trade Marketing Los empleados de la Fuerza de Ventas que no poseen un

equipo de coacutemputo de la empresa deberaacuten entregar los reportes de gastos

presentados de acuerdo a la poliacutetica de viajes directamente al analista de

Trade marketing para que este ingrese la informacioacuten documento por

documento y colega por colega en el sistema Dinnero a traveacutes de una

plantilla Aquellos documentos que excedan los montos asignados a cada uno

de los colegas por movilizacioacuten seraacuten rechazados y no se incluiraacuten en la

plantilla para la carga

Formato para la presentacioacuten de los reportes de Gastos

Instructivo

El reporte debe ser llenado por el empleado en el encabezado debe constar el

periodo y el motivo del viaje asiacute como la identificacioacuten del colega

En el cuerpo debe ir la siguiente informacioacuten

Fecha Debe contener la fecha del documento soporte del gasto

Ndeg El nuacutemero del documento soporte del gasto

Local El establecimiento donde se realizoacute el consumo

230

Descripcioacuten del gasto Identificacioacuten del tipo de gasto Ej Alojamiento nacional

Valor en moneda del documento Determinar el valor completo del soporte del

gasto en caso sea moneda extranjera en el caso de tratarse de doacutelares iraacute el mismo

valor en las dos uacuteltimas columnas

Valor en doacutelares Convertir el valor del documento soporte en caso de ser moneda

extranjera diferente de doacutelares

bull Los dos analistas mencionados deberaacuten revisar que los documentos que

respaldan el gasto contengan la siguiente informacioacuten fecha del documento

el local y el detalle del consumo realizado valor detallado en forma clara los

documentos no deben tener enmendaduras tachones ni borrones estar

presentados de acuerdo al nuevo reglamento para comprobantes de venta y

que no contengan consumos no permitidos en la poliacutetica corporativa de

viajes

bull En el caso uno o maacutes documentos no contengan la informacioacuten y de la forma

sentildealada en el punto anterior estos seraacuten devueltos a los colegas y no seraacuten

reembolsados

bull Las gerencias deberaacuten aprobar a traveacutes del sistema Dinnero los reportes de

gastos verificando todos los valores solicitados a reembolso En el caso que

los valores esteacuten fuera de los rangos normales para el gasto presentado este

deberaacute ser rechazado en el sistema Dinnero informando al colega el porqueacute

del rechazo

bull Si el colega logra justificar el valor consumido este se aprobaraacute en el sistema

procediendo a la contabilizacioacuten normal por parte de Shared Service

E SEGUIMIENTO

En el caso de la Fuerza de venta el aacuterea de Trade Marketing seraacute la encargada de

verificar que los pagos a los colegas se hayan realizado En el caso del aacuterea

Administrativa lo haraacute la analista de Cuentas por pagar

231

Poliacutetica de Control para la el establecimiento de metas en las ventas

A OBJETIVO Y ALCANCE

Delimitar praacutecticas correctas para establecer metas de ventas acordes con la realidad

de la compantildeiacutea que eviten que los empleados de la Fuerza de ventas se vean

abocados a realizar actos iliacutecitos o no eacuteticos con el fin de alcanzas las metas

planteadas por la administracioacuten en el territorio Ecuatoriano

B DEFINICIONES

Cuota Hace mencioacuten a la meta establecida por la Administracioacuten impuesta al

personal de la fuerza de ventas con el fin de que se cumpla un monto mensual

determinado tanto en valor como cantidad de los productos de la compantildeiacutea

Incentivos Son todos los beneficios que alcanza el persona del departamento de

Ventas por el cumplimiento de objetivos establecidos en el presupuesto de ventas

Demanda Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes a los

viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos como

para presentar sus gastos por viaacuteticos

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Gerente General

bull Llamar a reunioacuten al comiteacute gerencial para estableceren conjunto y consenso el presupuesto de objetivosde ventas

bull Revisar y verificar todos los escenarios posiblespara la consecucioacuten de las ventas frente al sistemapoliacutetico inestable en el paiacutes

bull Determina reuniones para realizar verificacionesmensuales de las metas establecidas y de ser el casoejecutar modificaciones de acuerdo a la realidad quela empresa y el paiacutes vivan en ese momento

232

Planificador Financiero

bull Plantear los escenarios para la consecucioacuten de losobjetivos de ventas a consideracioacuten del comiteacutegerencial

bull Establecer un presupuesto para dotar deherramientas comerciales y promocionales queapoyen a la Fuerza de ventas a la obtencioacuten de lacuota

Gerente de marketing

bull Informar acerca de los estudios de mercadoactualizados para determinar la demanda de losproductos del sector de confites en el Ecuador cuales el mercado ganado por la compantildeiacutea y lo queposee la competencia

bull Elaborar un FODA de la competenciabull Planificar estrategias de publicidad que mantenga

yo incrementen la participacioacuten de mercado asiacutecomo que se formen en una herramienta de influiren el consumidor para la adquisicioacuten de losproductos de la compantildeiacutea

Jefe de Trade Marketing bull Establecer estrategias promocionales y deexhibicioacuten para conquistar la atraccioacuten del mercado

Gerente de Ventas

bull Establecer estadiacutesticas de ventas por regioacuten ciudadsector y temporada para determinar cuaacuteles son lossitios y fechas en las que se pueden generar mejoraspara las ventas

Planificador de laDemanda

bull Determinar la demanda bajo estudios mensualesbull Informar al comiteacute gerencial en forma perioacutedica

acerca de la capacidad de cubrir la demandaestablecida a traveacutes de la capacidad de las plantaspara la entrega de producto

D METODOLOGIacuteA

bull Elaborar un presupuesto anual de objetivos de ventas tomando en cuenta

toda la informacioacuten entregada por los responsables en consenso con el

comiteacute gerencial

bull Revisar en forma mensual las variaciones generadas tanto en la realidad del

desarrollo del negocio como en la consecucioacuten de los objetivos y de ser el

caso replantear las metas para que estas sean racionales

bull Mantener los incentivos a la Fuerza de ventas para que la cuota sea

alcanzada

233

E SEGUIMIENTO

Realizar una evaluacioacuten mensual de los objetivos alcanzados y poner puntos de

atencioacuten en aquellos que no se estaacuten ejecutando para buscar oportunidades de

mejora

452 Procedimientos de Control Interno para el departamento de Ventas

bull Verificar que todos los reportes de gastos por viajes internacionales de la

Fuerza de Ventas sean presentado en un maacuteximo de 7 diacuteas calendario En el

caso de los viaacuteticos los documentos no deberaacuten tener una antiguumledad mayor a

un mes

bull Observar la poliacutetica de control de Creacuteditos y cobranzas donde se contemplan

paraacutemetros para la aprobacioacuten de pedidos previo a la aprobacioacuten de ventas

para evitar que se despache mercaderiacutea a clientes que no se encuentran al diacutea

con los pago

bull Realizar los caacutelculos de los incentivos ganados por el personal de la Fuerza

de ventas de acuerdo a los porcentajes establecidos en los beneficios a los

empleados

bull Observar la poliacutetica de control para Noacutemina con el fin de respetar las fechas

de entrega de la informacioacuten de los incentivos para que los empleados reciban

sus haberes a tiempo

bull Mantener bajo custodia segura los modelos exclusivos de los exhibidores

retirados de los proveedores con el fin de evitar posibles plagios o en su

defecto destruirlos en el caso que estos no se vayan a utilizar maacutes

bull Separar la mercaderiacutea recibida en buen estado de las devoluciones para

determinar si es procedente regresarla a los pallets de bodega o debe

realizarse con ella promociones o autoconsumos

234

Divulgacioacuten de las poliacuteticas corporativas e informacioacuten de laimportancia de su cumplimiento dos veces al antildeo que deberaacuten serincluidas en las presentaciones de las reuniones de Vamos Juntos enla que se entregaraacuten folletos con los puntos importantes de lasmismas en las que se deberaacuten ejemplarizar con casos reales

24000

Capacitacioacuten para el personal recieacuten ingresado que debe incluir unresumen de los procedimientos importantes de la compantildeiacuteainformacioacuten corporativa como poliacuteticas procedimientos valoresmisioacuten visioacuten etc asiacute como reuniones con el personal con el queinteractuaraacute en su trabajo diario

75000

Total costos relacionados con capacitaciones 99000

453 Actividades para el departamento de Ventas

bull Observar de forma inmediata el procedimiento corporativo de la otorgacioacuten

de descuentos comerciales que no se encuentran en el presupuesto para

desarrollarlo de acuerdo a los lineamientos de la administracioacuten

bull Establecer una adecuada comunicacioacuten entre las aacutereas de planificacioacuten

financiera Gerencias de ventas y Gerencia General para llevar a cabo en

forma correcta la poliacutetica administrativa para otorgar descuentos comerciales

bull Implementar las poliacuteticas propuestas para un adecuado control interno de los

procesos desarrollados en el departamento de Ventas

bull Aplicar los procedimientos de control establecidos en el presente capiacutetulo

como actividades del diacutea - diacutea

46 Costo ndash Beneficio de la implementacioacuten del Sistema de Control Interno para

los departamentos de Recursos Humanos Finanzas y Ventas

Costos generados

Capacitaciones

235

Honorarios a terceros

Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales

120000

Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones

300000

Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000

Materiales y Suministros

Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales

71400

Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil

50000

Total costos por suministros y materiales 121400

TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400

Beneficios

Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc

1300000

Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante

50000

Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial

250000

TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000

En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un

monto de $ 959600

Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que

implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos

permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a

estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad

evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas

De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa

Evaluacioacuten de las principales actividades de la Administracioacuten de Ventas

Cuestionario de Control Interno para la Administracioacuten de ventas

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

iquestExiste controlpresupuestario de los gastosincurridos en eldepartamento de ventas

2iquestSe comunican las poliacuteticascorporativas existentes atodo el personal de ventas

X X

Lacomunicacioacutende las poliacuteticassolo se realizaa nivel desupervisores yejecutivos elresto depersonal notiene estacomunicacioacuten

3

iquestLos supervisores yejecutivos de ventasreciben del personal a sucargo un reporte perioacutedicode actividades

X

4iquestSe estimula el crecimientoprofesional del personal deventa

X

5

iquestPara los eventos de lacompantildeiacutea se toma encuenta a todo el personal dela Fuerza de Ventasincluso a las mercaderistasprevendedores etc

X

Matriz de Riesgo de la Administracioacuten de Ventas

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

No existe un controlpresupuestario de losgastos incurridos enel departamento deventas

La administracioacutenrealiza un adecuadocontrolpresupuestario detodos los gastos delaacuterea

X X Bajo

2

No se comunican laspoliacuteticas corporativasexistentes a todo elpersonal de ventas

La comunicacioacuten delas poliacuteticas solo serealiza a nivel desupervisores yejecutivos el restode personal no tieneesta comunicacioacuten

X X Alto

3

Los supervisores yejecutivos de ventasno reciben delpersonal a su cargoun reporte perioacutedicode actividades

Las cabezas deldepartamento no unreporte detallado delas tareas realizadaspor el personal deventas

X Bajo

4

No existeestimulacioacuten alcrecimientoprofesional delpersonal de venta

La administracioacutende ventas sepreocupa por retaral personal deventas para quemejoren suscondicionesacadeacutemicas ycrezcanprofesionalmente

X X Bajo

5

No se toma en cuentaa todo el personal dela Fuerza de Ventasen los eventosrealizados por lacompantildeiacutea

El personal de laFuerza de Ventasen su todo es elpersonal maacutestomado en cuentadentro de lacompantildeiacutea

X X Bajo

4311 Evaluacioacuten del proceso de revisioacuten de Reportes de gastos de la Fuerza de

Ventas

Cuestionario de Control Interno para la revisioacuten de Reportes de gastos de laFuerza de Ventas

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

iquestLos reportes de gastos dela Fuerza de ventas sonrevisados por el personal deFinanzas

X

De acuerdo alprocedimientolos revisa elpersonal deTradeMarketing

2

iquestTiene una correctacapacitacioacuten tributaria lapersona que revisa losreportes de gastos delpersonal de ventas

X

La personatiene unaadecuadacapacitacioacutencon respecto alos temastributarios ysusactualizaciones

3

iquestLos reportes de gastos dela Fuerza de ventas cuentancon las aprobacionescorrespondientes

X

4iquestLos aprobadores revisanfiacutesicamente los reportesantes de aprobarlos

X X

Los reportesson aprobadosuacutenicamente pormontos en elsistema

5iquestSe tiene una poliacutetica demovilizacioacuten para la Fuerzade Ventas

X

6

iquestSe verifican los cupos demovilizacioacuten de todo elpersonal de ventas a traveacutesde un adecuado control enlos reportes de gastos

X

Narrativa del proceso de revisioacuten de los reportes de gastos de la Fuerza de

Ventas

El Proceso inicia cuando el personal de ventas (Gerentes Supervisores y

autoventistas) ha realizado sus consumos por viaacuteticos y hasta la tercera semana del

mes deben presentar sus reportes de gastos los reportes que sean entregados

posterior a la tercera semana no se recibiraacuten y no seraacuten reembolsados debido a que

se convierten en gastos de periodos diferentes y se lo ejecuta de esta manera para

evitar riesgos fiscales El asistente de Trade Marketing revisa todos los reportes de

gastos y verifica que los soportes esteacuten de acuerdo a lo que determina la legislacioacuten

tributaria y que ninguno de los documentos contenga consumos que la poliacutetica

administrativa de viajes no permita como el consumo de bebidas alcohoacutelicas

adicional se verifican que los cupos utilizados para combustible no sobrepasen lo

estipulado en la poliacutetica de movilizacioacuten y que los pasajes respeten los rangos

salariales Asiacute tambieacuten verifica y corrige la asignacioacuten contable de cada gasto de

acuerdo a su naturaleza

Si los respaldos de los reportes de gastos se encuentran correctos el reporte pasa a la

aprobacioacuten de las gerencias de ventas a traveacutes de la herramienta Dinnero que es un

programa que hace interfase con SAP y que permite controlar los viajes de los

colegas

En Dinnero las gerencias proceden a aprobar los reportes de gastos que han sido

cargados verificando que los valores gastados sean razonables y que justifiquen las

actividades que ellos conocen realizan cada una de las personas de la Fuerza de

ventas

Si los valores son razonables el Gerente General o los gerentes de ventas aprueban

los reportes caso contrario los rechazan a traveacutes del sistema y explican las razones

del porqueacute el rechazo Cuando el reporte ha sido rechazado el colaborador de ventas

puede acercarse a su aprobador y explicar el porqueacute el gasto en caso que este sea

justificado el rubro seraacute aprobado

Una vez aprobado el gasto el shared service corre una transaccioacuten la cual contabiliza

automaacuteticamente todos los gastos contra las cuentas por pagar a los colegas

Cuando las cuentas por pagar estaacuten reconocidas el shared service en conjunto con

Cuentas por pagar gestionan el pago para los colegas ya sea por transferencia

bancaria o por cheque tal como se observoacute en el proceso de Cuentas por pagar en el

capiacutetulo II

SS hh aa

rr eedd

SS ee rr v

v icicee

CC XX

PPAacuteAacute r

r ee aa ss

dd ee D

D irir ee c

c cc ioacuteioacute n

nTT r

r aa dd ee

MMaa r

r kk ee tit

nin gg

FF uu ee

rr zzaa

dd ee V

V eenn t

ata ss

Flujograma de reportes de gastos de la Fuerza de Ventas

IniacutecioPresenta los

reportes de gastospor viaacuteticos

Justifica losvalores alaprobador

SEl reporte de gastos sepresenta hasta la 3era

semana del mes

Revisa y verificaque los soportesesteacuten correctos y

corrigeasignaciones

contables

Los soportes se Nencuentran correctos

No se apruebanlos documentos

que no correctos yse los devuelve al

colega

Fin

No se procesan niN reciben los

reportes de gastos

S

Fin

Se cargan losreportes en el

sistema Dinnero

Los valores sonrazonables S Se aprueba el

reportes de gastos

Se rechaza el

N gasto y se informaal colega de la

FFVV

Contabiliza elgasto en SAPdesde dinnero

Gestiona el pagopara el colega de

acuerdo al procesode CXP

Fin

196

197

Matriz de Riesgo de la revisioacuten de reportes de gastos

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

La persona que revisalos reportes de gastosno tiene una correctacapacitacioacuten tributaria

La persona estaacuteinformada de loscambios en formavaga y no recibe unacapacitacioacuten continua

X X Bajo

2

Los reportes de gastosde la Fuerza de ventasno cuentan con lasaprobacionescorrespondientes

Los reportes de gastosde la Fuerza de ventasson aprobados por losrangos pertinentes dejefaturas inmediatas

X X Bajo

3

Los aprobadores norevisan fiacutesicamente losreportes antes deaprobarlos

Los aprobadores norevisan fiacutesicamentelos reportes sinembargo el personalde Trade marketing seencarga de realizar loscontroles con poliacuteticasadministrativas y loscontroles tributarioslos aprobadoresverifican que losvalores seanrazonables

X X Bajo

4

No se tiene una poliacuteticade movilizacioacuten paracontrolar los gastos dela Fuerza de Ventas

La compantildeiacutea si cuentacon una poliacutetica demovilizacioacutenaplicable para laFuerza de Ventas

X X Bajo

5

No se verifican loscupos de movilizacioacutende todo el personal deventas

Los cupos demovilizacioacuten sonverificados previo a laaprobacioacuten de losreportes de gastos

X X Bajo

198

4312 Evaluacioacuten para el proceso de facturacioacuten

Cuestionario de Control Interno para el proceso de facturacioacuten

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1iquestLas ventas se registran enlos resultados en momentode efectuar la facturacioacuten

X

2iquestSe graba el costo de ventaen forma simultaacutenea a laventa

X

3iquestLos comprobantes deventa tienen autorizacioacutenvigente emitida por rentas

X

4iquestLos pedidos sonadecuadamente controladosy aprobados

X

5

iquestSe realizancircularizaciones perioacutedicasentre los clientes paradeterminar si no existejineteo de dinero por partede la Fuerza de Ventas

X

6iquestSe han firmando contratosde exclusividad con losUSO Promotores

X

Narrativa del proceso de facturacioacuten

El proceso se inicia cuando la Fuerza de ventas recoge los pedidos de los clientes

luego ingresa los pedidos recogidos en el SAP a traveacutes de sus palms En la bodega

se corre una transaccioacuten denominada el packing list para verificar la disponibilidad

de los inventarios

Posterior cartera se encarga de verificar que el cliente no se encuentre en mora para

poder liberar los pedidos caso contrario los retiene hasta que cancele sus deudas

Una vez aprobados los pedidos la bodega corre el proceso de facturacioacuten y emite las

facturas Alista toda la mercaderiacutea de acuerdo a lo facturado y despacha los pedidos

verificando la facturacioacuten

CCRR

eacuteeacute dd iti

oto ss y

y CC o

o bbrr aa

nn zz aa

ssBB

oo dd ee

gg aa

FF uu ee

rr zzaa

dd ee V

V ee nn

tatass

Flujograma para el proceso de facturacioacuten

Inicio Recoger pedidosde clientes

Ingresar lospedidos en el

sistema

CCoorrrererrPPaacckkiningglilsist tppaararavveerirfiifcicaarr

CCoorrrererreel lpprorocceessoo Emitir FacturasAAlilsistatarrppeeddididoossddee

acuerdo a la

S

Se encuentra de

Despachar lospedidos

N

Fin

ddisisppoonnibibiliii

ldidaaddddeeininvveenntatariroioss

ddeefafacctuturaraccioacuteioacutennacuerdo a lafafacctuturaraccioacuteioacutenn

acuerdo a la factura

Volver a verificar lamercaderiacutea de la

factura para eldespacho

VVeerirfiifcicaarrlalaccaartreteraravveennccididaa

Cumple con lospagos

LLibibeerararrlolossppeeddididoossS

ppaararafafacctuturararr

RReetetenneerreel lppeeddididooN hhaasstataqquueeccuummpplala

ccoonnlolossppaaggooss

199

Matriz de Riesgo para el proceso de facturacioacuten

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

Las ventas no seregistran en losresultados enmomento deefectuar lafacturacioacuten

Todas las ventas seregistran en losresultados enmomento deefectuar lafacturacioacuten

X X Bajo

2

El costo de venta nose graba en formasimultaacutenea a laventa

El costo de venta detodas las ventas segraba en formasimultaacutenea a laventa

X X Bajo

3

Los comprobantesde venta no tienenla autorizacioacutenvigente emitida porrentas

Todos loscomprobantes deventa poseen laautorizacioacuten vigenteemitida por rentasla que se renuevacada antildeo

X X Bajo

4

Los pedidos demercaderiacutea no sonadecuadamentecontrolados yaprobados

Todos los pedidos deventa son aprobadospor Creacuteditos ycobranzas ycontrolados por labodega

X X Bajo

5

No se realizancircularizacionesperioacutedicas entre losclientes paradeterminar si noexiste jineteo dedinero por parte dela Fuerza de Ventas

Creacuteditos y cobranzasrealiza unseguimientoperioacutedico de suscuentas para evitarque la Fuerza deVentas se quedecon dinero de losclientes

X X Bajo

6

No se han firmandocontratos deexclusividad con losUSO Promotores

Se mantienencontratos deexclusividad ya quelos USO promotorestrabajan a su vez confuerza de ventasdirecta de lacompantildeiacutea

X X Bajo

4313 Evaluacioacuten del proceso para la entrega de incentivos a la Fuerza de

Ventas

Cuestionario de Control Interno para la entrega de incentivos a la Fuerza deVentas

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

iquestEl establecimiento decuotas para la Fuerza deventas se realiza deacuerdo a un anaacutelisis ysobre una base racional

X

2

iquestLos incentivos para lasgerencias de ventas seencuentran en el rangoestablecido para estoscargos a nivel regional

X

3

iquestLos incentivosentregados se realizanuacutenicamente cuando se hanalcanzado las metas

X

4

iquestSe realizan visitas decampo sorpresivas paraverificar el cumplimientode las rutas de la Fuerzade ventas

X

5

iquestLos incentivos seconsideran como ingresosimputables en el rol depagos

X

6

iquestSe elaboranperioacutedicamente informesde ventas y sus avancescon respecto a las metasestablecidas

X

Narrativa del proceso para la entrega de incentivos de la Fuerza de Ventas

Se inicia cuando las ventas del mes se han cerrado el personal de la Fuerza de

Ventas verifica su cumplimiento y elabora un informe que es entregado al personal

de Trade Marketing quien calcula las metas alcanzadas por cada persona de la

Fuerza de ventas contra la meta establecida y verifica con el informe del colega en

caso existan diferencias con el colega se le informa y se concilia con la informacioacuten

del sistema En el caso que la meta se haya alcanzado al 100 se calcula un 34

201

202

del monto de la venta y en el caso que supere el 110 se aplicaraacute un porcentaje de

41 del total de la venta alcanzada por el colega

Los valores por incentivos son informados a Noacutemina y estos son incluidos en el rol

de pagos

Al final del mes se establece las nuevas metas para el mes subsiguiente que deben

estar acorde con el presupuesto anual de ventas en la reunioacuten mensual de Forecast y

que deben estar bajo la realidad del negocio en el mercado Estas metas son

consensuadas en el comiteacute de direccioacuten incluido la persona de planificacioacuten de

demanda y planificacioacuten financiera Una vez establecidas se comunica a la Fuerza

de Ventas cuales seraacuten las metas a ser alcanzadas en el mes para que alcancen sus

incentivos

203

NNoacuteoacute m

m inin a

aTT r

r aa dd ee

MMaa r

r kk ee tit

nin gg

FF uu ee

rr zzaa

dd ee V

V ee nn

tatass

CCoo m

m iti eacuteteacute

gg ee rr e

e nncc i

aia ll

Flujograma para el proceso de entrega de incentivos a la Fuerza de Ventas

Planifica las nuevasmetas para elsiguiente mes

Informa a laFuerza de Ventas

Fin

Inicio

Elabora informe desu cumplimiento en

metas y se loentrega a Trade

Mkt

Obtiene delsistema las ventas

alcanzadas porcolega

Verifica con elinforme entregadopor el colega de la

FFVV

N

Estaacuten de acuerdo losvalores

S

Concilian con elcolega de acuerdo

a la informacioacutenobtenida en el

sistema

Se calculan losincentivos deacuerdo a lo

establecido en lapoliacutetica de beneficios

a la FFVV

Ingresa losbeneficios en el roldel personal de la

FFVV

204

4314 Evaluacioacuten del proceso para la entrega de material promocional

Cuestionario de Control Interno para la entrega de material promocional a losclientes

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

Previo al despacho delmaterial promocional iquestSeverifica el cumplimientode la poliacutetica y lasautorizacionescorrespondientes

X X

Uacutenicamente serecoge la solicituddel personal deventas no se cuentacon lasaprobaciones nianaacutelisis de lossupervisores

2

iquestSe firman contratos deconfidencialidad con losproveedores que fabricanel material promocional ala compantildeiacutea

X

3

iquestSe ejecuta un adecuadoseguimiento delcumplimiento de estoscontratos

X

4

iquestEl material promocionalasignado tiene unseguimiento paracomprobar su estado en elcliente

X

Narrativa del proceso para la entrega de material promocional

El proceso se inicia cuando el personal de la Fuerza de ventas (autoventistas y

coordinadores de Zona) recogen la solicitud del cliente para la asignacioacuten de un

exhibidor u otro tipo de material promocional no asignado en promociones El

empleado de la Fuerza de Ventas debe elaborar una recomendacioacuten (Justificativo

para solicitar el material promocional) esta recomendacioacuten debe ser revisada por el

Supervisor de la zona que estaacute realizando el requerimiento si la recomendacioacuten

cumple con la poliacutetica comercial para entrega de exhibidores y otro tipo de material

promocional se solicitaraacute a la bodega prepare una orden de despacho para entregar el

material al solicitante de la Fuerza de ventas y esta a su vez se la entrega al cliente

205

BBoo d

d eegg a

aSS

uu pp ee

rr vvisis

ioacuteioacutenn

dd ee V

V ee nn

tt aass

FFuu e

e rrzz a

a dd ee

VVee n

n tt aa ss

Flujograma para el proceso de entrega de material promocional

IniacutecioSolicitud de

Materialpromocional

Elaborarrecomendacioacutenpara obtener elmaterial prom

Entrega delmaterial

promocional alcliente

Fin

Negar la entregaN de Material

promocional

Revisar si larecomendacioacuten seajusta a la poliacuteticade asignacioacuten de

material prom

Cumple lascondiciones de la

poliacutetica

SAprobar la entrega

de materialpromocional

Elaborar la ordende despacho

Entrega del materialpromocional contra

OD

206

Matriz de Riesgo de para el proceso en la entrega de material promocional

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

No se verifica elcumplimiento de lapoliacutetica paraasignacioacuten dematerial promocionaly las autorizacionescorrespondientes

Los supervisores deventas no apruebanninguna solicitudpara la entrega delmaterialpromocional y labodega entrega conla simple solicitudde la Fuerza deventas

X X Alto

2

No se firmancontratos deconfidencialidad conlos proveedores quefabrican el materialpromocional a lacompantildeiacutea

Se mantienencontratos deconfidencialidad contodos losproveedores quefabrican materialespromocionalesexclusivos

X X Bajo

3

No se ejecuta unadecuado seguimientodel cumplimiento deestos contratos

El cumplimiento delos contratos essupervisado por elpersonal de TradeMarketing

X X Bajo

4

El materialpromocionalasignado tiene unseguimiento paracomprobar su estadoen el cliente

Se verifica elcuidado del materialpromocionalentregado a losclientes en cadavisita para la tomade pedidos de venta

X X Bajo

4315 Evaluacioacuten del proceso para otorgar descuentos comerciales

Cuestionario de Control Interno para el Establecimiento de descuentoscomerciales

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

iquestLos descuentoscomerciales sonanalizados en elpresupuesto anual deactividades y planoperativo

X

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

2

iquestLos descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto cuentan conla respectiva aprobacioacutendel Gerente de ventas ydel planificadorFinanciero

X X

Uacutenicamentecuentan con laaprobacioacuten delPlanificadorFinanciero estoafecta a lasventas netas y elGerente deVentas no tieneconocimientodel particular

3

iquestSe cumplen con losparaacutemetros de entrega dedescuentos por prontopago y otras promocionesa los clientes

X

4

iquestSe les comunica a losclientes los descuentos alos que tienen acceso deacuerdo a sus condicionesde pago y montos decompra

X

Narrativa del proceso para otorgar descuentos comerciales

Inicia con el anaacutelisis que realiza Planificacioacuten financiera acerca de los descuentos

que se pueden otorgar a los clientes de acuerdo al presupuesto por promociones o

incentivos si estaacuten en el presupuesto se consideran planificados en el caso que no

esteacuten en el presupuesto se informaraacute siempre y cuando exista un colchoacuten en el

presupuesto de ventas

Esto es informado al Gerente de ventas quien analiza el descuento en caso no haya

sido contemplado en el presupuesto anual de la necesidad del mismo y cuantos

beneficios generaraacute a su incremento de las ventas

Una vez que haya ejecutado el anaacutelisis si es viable elaboraraacute la propuesta comercial

para presentarla al Gerente General quien deberaacute aprobar la propuesta en el caso que

207

sea aplicable y genereacute un beneficio mayor a su costo Si es aprobada se comunicaraacute

al departamento de Trade Marketing para su divulgacioacuten entre los clientes

Cuando los clientes hayan alcanzado las metas propuestas en las promociones

establecidas Trade Marketing solicitaraacute a Creacuteditos y cobranzas que emita la nota de

creacutedito correspondiente y la Fuerza de ventas o el gerente de ventas se encargaraacute de

hacerla llegar al cliente

CC rr eacuteeacute d

d iti oto y

yCC o

o bbrr aa

nn zz aa s

sPP l

ala nn ifi i

f cic aa cc i

oacuteioacute nn

FF inin a

a nncc ie

ie rr aa

DD irir ee

cc cc ioacuteioacute

nnGG

ee nn ee

rr aall

DD irir ee

cc cc ioacuteioacute

nndd e

e VV ee

nn tata s

sTT r

r aa dd ee

mmaa r

r kk ee tit n

in gg

Flujograma para el proceso de la entrega de descuentos comerciales

IniacutecioAnaliza

descuentospromocionales

Existe un colchoacuten enel presupuesto de

ventasN Fin

Emite la nota decreacutedito

S

Entrega alSupervisor deVentas para su

entrega al cliente

Fin

Se solicita aS Creacuteditos emitir la

NC

Realiza la campantildeaentre los clientes de

la promocioacutenapoyado en la

FFVV

Verifica el logro delas metas por parte

de los clientes

El cliente llegoacute a lameta

N No se otorga eldescuento Fin

Comunica a trade

S marketing parainiciar la

promocioacuten

Los desct Estaacuten enel presupuesto

N

Se analiza sunecesidad deacuerdo a una

estrategiacomercial

SElabora lapropuesta

comercial para losdescuentos

Aprueba lapropuesta Se cierra la

propuesta Fin

N

209

210

Matriz de Riesgo de para el proceso para otorgar descuentos comerciales

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

Los descuentoscomerciales no sonanalizados en elpresupuesto anualde actividades yplan operativo

El presupuesto anualde ventas contemplalos descuentoscomercialesplanificados al iniciodel antildeo

X X Bajo

2

Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto nocuentan con larespectivaaprobacioacuten delGerente de ventas ydel planificadorFinanciero

Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuestouacutenicamente cuentancon la aprobacioacutendel planificadorFinanciero quien laspresentadirectamente alGerente General

X X Alto

3

No se cumplen conlos paraacutemetros deentrega dedescuentos porpromociones a losclientes

Toda promocioacuten queotorga descuentoscomerciales esentregada losclientes de acuerdo alos paraacutemetrosestablecidos

X X Bajo

4

No se les comunicaa los clientes losdescuentos a losque tienen accesode acuerdo a suscondiciones de pagoy montos de compra

Toda promocioacuten escomunicada a losclientes en formaprevia de iniciar

X X Bajo

211

3316 Evaluacioacuten de los proceso de Devoluciones

Cuestionario de Control Interno para el proceso de Devoluciones

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

iquestLa recepcioacuten demercaderiacutea devuelta sehace previa verificacioacutende la factura de venta

X X

La mercaderiacutea serecibe sinverificar antes laventa realizadacon anterioridad

2

iquestLa recepcioacuten de lamercaderiacutea devuelta serecibe directamente enlas bodegas de lacompantildeiacutea

X

3

iquestAntes de ejecutar ladevolucioacuten de lamercaderiacutea esta esaprobada por lossupervisores de ventas

X

Sin embargo lasaprobaciones nose realizan previala verificacioacuten delorigen de lamercaderiacutea

4

iquestEl supervisor de ventassolicita un justificativodel porqueacute ladevolucioacuten

X

Narrativa de proceso de Devoluciones

El proceso se inicia cuando el personal de la Fuerza de Ventas recoge la solicitud de

devolucioacuten del cliente Esta devolucioacuten debe ser verificada por el Supervisor de

ventas para establecer el estado en la que se recibe la mercaderiacutea y elaboraraacute un

informe que deberaacute ser presentado al gerente de ventas este verifica si cumple con

las condiciones establecidas en la poliacutetica comercial para la devolucioacuten de ventas y

procede a aprobarla en el caso se estar correcto

Una vez aprobada la devolucioacuten se informa a la bodega para que coordine el retiro de

la mercaderiacutea Cuando recibe la mercaderiacutea en la bodega se afecta la Nota de

Creacutedito a la uacuteltima factura emitida al cliente Esta nota de creacutedito es entregada a la

Fuerza de ventas para que sea entregada al cliente

SSuu p

p eerr vv

isisioacuteioacute

nndd e

eVV

ee nn tat

a ssBB

oo dd ee

gg aa

DDirir e

e cccc i

oacuteioacute nn d

d eeVV e

e nntata

ssFF u

u eerr zz

aadd e

e vv ee

nn tata s

s

Flujograma para el proceso de Devolucioacuten de mercaderiacutea

IniacutecioRecoge la solicitudde devolucioacuten del

cliente

Entrega la nota decreacutedito al cliente Fin

Verificar elproducto a

devolver seacuerdo a su buen

o mal estado

S Aprueba ladevolucioacuten

Cumple lascondiciones de la

poliacutetica

N Rechaza ladevolucioacuten

Coordina larecoleccioacuten de la

mercaderiacuteadevuelta

Emite la nota decreacutedito

212

213

Matriz de Riesgo de para el proceso de devolucioacuten de mercaderiacutea

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

La recepcioacuten demercaderiacutea devueltase hace sin previaverificacioacuten de lafactura de venta

La mercaderiacuteadevuelta se recibesin verifica sinrevisar la factura deventa en la que seoriginoacute

X X Alto

2

La recepcioacuten de lamercaderiacutea devueltano se recibedirectamente en lasbodegas de lacompantildeiacutea

La bodega realiza lalogiacutestica pararecoger lamercaderiacutea de ladevolucioacuten

X X Bajo

3

La devolucioacuten de lamercaderiacutea no esaprobada por lossupervisores deventas

Los supervisores deventas verifica todaslas devoluciones quevan a ser recibidasestas son aprobadaspor las gerencias deventas

X X Bajo

4

El supervisor deventas no solicita unjustificativo delporqueacute se realiza ladevolucioacuten

El supervisor deventas elabora uninforme de ladevolucioacuten para serentregado al gerentede ventas

X X Bajo

44 Resultados de la evaluacioacuten de Control Interno

441 Matriz de Hallazgo de Control Interno del departamento de Ventas

En la Matriz de Hallazgos determinaremos los cuatro atributos de cada uno de los

puntos criacuteticos encontrados posterior a la evaluacioacuten realizada

214

Matriz de Hallazgos el Departamento de Ventas

Falta de verificacioacuten de las condiciones para le devolucioacuten de mercaderiacuteas

Condicioacuten

La mercaderiacutea devuelta por parte de los clientes es recibida porel personal de la bodega uacutenicamente con la orden de los colegasde la Fuerza de Ventas sin verificar antes que esa mercaderiacuteahaya sido vendida por la empresa y a que factura pertenece

Criterio

Existe la inobservancia de la poliacutetica corporativa para ladevolucioacuten de mercaderiacutea Seccioacuten Metodologiacutea punto 3 queexpresa

ldquoMal Estado El producto en mal estado se considera a aquelproducto vencido en condiciones de calidad no oacuteptimas depresentacioacuten descontinuada o en malas condiciones que tambieacutendeberaacuten pasar por la verificacioacuten de venta previa Para el CanalModerno y Mayorista cuando falta menos de 90 diacuteas para suvencimiento para el Canal Tradicional cuando falta menos de45 diacuteas para su vencimientordquo

Adicional a la poliacutetica corporativa existe una inobservancia alreglamento de comprobantes de venta retencioacuten y documentoscomplementarios que en su Art 15 menciona

ldquoNotas de creacutedito- Las notas de creacutedito son documentos que seemitiraacuten para anular operaciones aceptar devoluciones yconceder descuentos o bonificaciones

Las notas de creacutedito deberaacuten consignar la denominacioacuten serie ynuacutemero de los comprobantes de venta a los cuales se refierenrdquo

Causa

El personal de la bodega como el personal de la fuerza deventas no tienen un conocimiento exacto de la poliacuteticacorporativa Adicional a esto los supervisores de venta noverifican las solicitudes de devolucioacuten realizadas y en la bodegatampoco exigen las aprobaciones necesarias

Efecto

El hecho de recibir devoluciones que no hayan sido debidamenteverificadas y autorizadas provoca que dicha mercaderiacutea puedano haber sido vendida por la empresa alto niveles de productoen mal estado y una alta contingencia tributaria al no determinarexactamente a que factura estaacute afectando la devolucioacuten

Conclusioacuten

La devolucioacuten de la mercaderiacutea no cuenta con la verificacioacutennecesaria por parte de la Fuerza de ventas y de la Bodega paradeterminar con que factura de venta fue entregada al cliente porlo que se considera un facilismo en el proceso que puede generarpeacuterdidas para la compantildeiacutea

215

A la Gerencia General

Recomendacioacuten

Establecer procedimientos de control para que la Fuerza deVentas verifique que la mercaderiacutea que se va a recibir haya sidovendida por la compantildeiacutea para lo cual se deberaacute incluir estainformacioacuten en el informe entregado a las Gerencias de ventas

Exigir a la Bodega que se realice una investigacioacuten de la facturaque deberaacute ser afectada con la devolucioacuten previo a la emisioacuten dela Nota de creacutedito

Descuentos Comerciales no presupuestados se otorgan sin la aprobacioacuten de laGerencia de Ventas

Condicioacuten

Los descuentos comerciales promocionales que no estaacuten dentrodel presupuesto cuentan uacutenicamente con la aprobacioacuten deplanificacioacuten Financiera y no se solicita o requiere de laaprobacioacuten de la gerencia de Ventas antes de que se ejecuten loque deja sin control previo a la Cabeza de Ventas de lasestrategias otorgadas a los clientes y sus impactos en las ventasnetas

Criterio

La poliacutetica corporativa de descuentos en su seccioacuten 2 deResponsabilidades paacutegina 4 expresa que

ldquoTodo descuento otorgado a un cliente ya sea por estrategias ocubrimiento de riesgos que no consten en el presupuesto debenser aprobados por el Gerente de Ventas y por el PlanificadorFinanciero con el fin de medir el costo ndash beneficio del mismoCaso contrario no se generaraacutenrdquo

Causa

No existe una buena praacutectica de comunicacioacuten entre la gerenciade ventas y la planificacioacuten financiera principalmente porqueson rubros que afectan al presupuesto que es controlado porFinanzas y que estos descuentos son solicitados en su mayoriacuteapor el Country Manager y la comunicacioacuten a la gerencias deventas se realiza una vez creada la promocioacuten

EfectoEsta praacutectica genera desbalances en las metas planteadas paracada una de las gerencias y malestar en las gerencia de ventasal ver su campo de accioacuten invadido y limitado

Conclusioacuten

El proceso no se cumple de acuerdo a lo establecido en lapoliacutetica y en el procedimiento por lo que existe unainobservancia total de lo establecido en la reglamentacioacutencorporativa generando un proceso inexacto e incorrecto

216

A la Gerencia General

RecomendacioacutenSupervisar que los lineamientos implementados por la propiaadministracioacuten se cumplan generando una adecuadacomunicacioacuten entre los departamentos de Finanzas y ventasgenerando el respeto de la independencia e interrelacioacuten de lasfunciones de cada una de estas aacutereas

Falta de comunicacioacuten de las poliacuteticas y procedimientos corporativos queafectan al aacuterea comercial a la Fuerza de Ventas en general

Condicioacuten

La administracioacuten no genera una comunicacioacuten de las poliacuteticascorporativas existentes que afectan al aacuterea comercial a todo elpersonal de la Fuerza de Ventas sino uacutenicamente a lasGerencias y los Supervisores los cuales tampoco compartenesta informacioacuten con sus reportes

Criterio

Tal como se indicoacute en el capiacutetulo 3 la falta de comunicacioacuten delas poliacuteticas es un problema que se genera en todas las aacutereas dela entidad inobservando el procedimiento para la correctacomunicacioacuten de poliacuteticas corporativas paacuterrafo 30 que diceldquoEl comiteacute gerencial como parte primordial de sus obligacionesdeberaacute repartir y dar a conocer la misioacuten visioacuten poliacuteticascorporativas y valores corporativos el momento que se integra ala compantildeiacutea La estrategia y planes de accioacuten generales noconfidenciales y susceptibles de mal uso se deberaacuten a dar aconocer y hacerse puacuteblicos entre los empleados asiacute como losresultados de la compantildeiacutea cada trimestre en el Vamos Juntosrdquo

Causa

La administracioacuten y en especial las Gerencias de Ventas no hancreado una cultura de conocimientos y buena praacutectica de laspoliacuteticas y procedimientos que afectan al departamento deventas debido a que las mercaderistas preventistas personal deautoventa impulsadoras no tienen un manejo adecuado de estasy tampoco un conocimiento general

Efecto

El hecho que el personal de la fuerza de ventas desconozca losprocedimientos provoca que muchos de los procedimientos selleven a cabo en forma incorrecta y que ciertas poliacuteticas no secumplan Entre los procesos con alto nivel de falencias estaacuten larecoleccioacuten de las devoluciones inadecuada entrega de materialpromocional y reportes de gastos presentados en formaincorrecta

Conclusioacuten

La falta de conocimiento de las poliacuteticas y procedimientoscorporativos genera limitaciones en el control que se puedeestablecer en el personal debido a que si no conoce unprocedimiento o una poliacutetica es imposible cumplirla lo quegenerariacutea desviaciones en la obtencioacuten de metas corporativas

217

A la Gerencia General

Recomendacioacuten

Ejecutar una adecuada comunicacioacuten al personal de ventasreferente a los aspectos corporativos importantes asiacute comodesarrollar una planificacioacuten para realizar por lo menos una vezal antildeo una comunicacioacuten colectiva a todas las personas quenecesitan conocer estas poliacuteticas recordaacutendoles su alcance ypuntos importantes

El despacho del material promocional no cuenta con las aprobaciones nianaacutelisis de los supervisores previo a su despacho

Condicioacuten

El material promocional despachado y colocado en los clienteses entregado por parte de la bodega uacutenicamente con unasolicitud del personal de la fuerza de ventas y no se cuenta conlas aprobaciones ni anaacutelisis de los supervisores para determinarla verdadera necesidad y beneficio futuro de colocar material deexhibicioacuten en un punto de venta determinado

Criterio

Existe una mala aplicacioacuten de la Poliacutetica para asignacioacuten dematerial promocional en su seccioacuten 2 Responsabilidades quemencionaldquoLos supervisores de ventas seraacuten los encargados de revisar losteacuterminos para la entrega del material promocional y solo seraacutenaprobadas las solicitudes que cumplan con las condicionesestablecidas en la presente poliacuteticardquoSeccioacuten 4 MetodologiacutealdquoPara realizar una asignacioacuten de exhibidores se debedeterminar primero que tipo de exhibidor se va a entregar y deacuerdo a su tamantildeo y modelo el vendedor tendraacute que justificaren un informe la ubicacioacuten del punto de venta el espacio queocuparaacute el exhibidor los montos de compra del cliente ydeterminar una proyeccioacuten para crecimiento del sectorrdquo

Causa

El personal de la bodega no exige que el informe para lasolicitud de material promocional tenga la firma del respectivosupervisor y realiza los despachos normalmente adicional a lafalta de conocimiento de las poliacuteticas corporativas provoca quela fuerza de ventas no se genere la obligacioacuten de cumplir conuna buena praacutectica de la poliacutetica mencionada

Efecto

El incumplimiento de la poliacutetica establecida provoca que muchodel material asignado a los clientes no es aprovechado en formacorrecta debido a que ciertos exhibidores costosos sonentregados a clientes que no realizan montos de compra altos yque no utilizan el exhibidor de forma adecuada generandogastos injustificados para Cadbury

218

Conclusioacuten

La asignacioacuten y entrega de los exhibidores y materialespromociones genera un desperdicio ya que estos estaacuten siendoentregados sin el anaacutelisis del beneficio que se obtendraacute ya quese han encontrado varios exhibidores grandes en clientes queno tienen ni el espacio ni el nivel de compras para cubrirlo deproducto

Recomendacioacuten

A la Gerencia General

Supervisar que la asignacioacuten del material promocional mismoque es costoso sea entregado de acuerdo a lo establecido por lapoliacutetica corporativa y con un anaacutelisis de los consumosrealizados por los clientes asiacute como la seguridad que tendraacute elbien de la compantildeiacutea en el punto de venta

442 Indicadores de Gestioacuten para el departamento de Ventas

Los Indicadores de gestioacuten aplicados para el departamento de Ventas nos permitiraacuten

medir las variables relacionadas con las metas impuestas por la administracioacuten asiacute

como el desempentildeo del departamento

Asiacute tenemos los siguientes indicadores para este departamento

iquestQueacute se va aMedir Objetivo

Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios

Conocimiento dela Visioacuten

Establecer cuantosempleados de lacompantildeiacutea conocensu visioacuten

Visioacuten

de empleados del departamentoFinanciero que Conocen la Visioacuten

de la Empresa Miacutenimoaceptable 85

82

83

El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten de laVisioacuten

Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con suvisioacuten

Visioacuten

de empleados del departamento deVentas que Comparten la Visioacuten de

la Empresa Miacutenimoaceptable 80

82

83

Se presenta como indicadorimportante ya que todos losempleados que conocen lamisioacuten estaacuten de acuerdo conesta

Total empleados del departamentode Ventas 99

Conocimiento dela Misioacuten

Fijar cuaacutentosempleados de lacompantildeiacutea conocensu misioacuten

Misioacuten

de empleados del departamento deVentas que Conocen la Misioacuten de la

Empresa Miacutenimoaceptable 75

82

83

El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten de laMisioacuten

Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con sumisioacuten

Misioacuten

de empleados del departamento deVentas que Comparten la Misioacuten de

la Empresa Miacutenimoaceptable 83

82

83

Representa que todos losempleados trabajan en pro dela consecucioacuten de losobjetivos de la compantildeiacuteaTotal de empleados del

departamento de Ventas 99

219

iquestQueacute se va aMedir Objetivo

Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios

Eficacia de losMetas planteados

Establecer laeficacia en elalcance de las metasplanteados

Metas

Meses en que se ha alcanzado lameta de ventas

Miacutenimoaceptable 92

12

100

El departamento de ventas haalcanzado las metas de ventasdurante todos los meses delantildeo12 12

Nivel de eficaciaen las metaspropuestas

Determinar sobre el100 en queporcentaje promediohan sido alcanzadaslas ventas propuestas

Metas

Promedio de ventas realesalcanzadas

Miacutenimoaceptable 95

236000000115

El logro en las ventas ha sidobastante exitoso en el 2010pasando un 15 del propuestoPromedio de ventas propuestas en

el antildeo 205000000

Nivel deliderazgo delpersonal de lacompantildeiacutea

Fijar el nivel deliderazgo que poseeel personal engeneral

Direccioacuten yliderazgo

Personal que identifica el estilo deLiderazgo

Miacutenimoaceptable 10

12

12

El miacutenimo aceptable para deldepartamento es establecido enun 12 debido a la grancantidad de Personas en laFuerza de Ventas que trabajana cargo de supervisores ygerentes

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten delliderazgo de lacompantildeiacutea

Medir la aceptacioacutendel estilo deliderazgoestablecido en lacompantildeiacutea

Direccioacuten yliderazgo

Personas que aceptan el estilo deliderazgo

Miacutenimoaceptable 90

84

85

Existe una reaccioacuten de algunaspersonas para aceptar a laNueva Gerencia de Ventasestablecida por la compra deKraft a la compantildeiacutea

Total empleados del departamentode Ventas 99

220

221

45 Propuesta de Control Interno

Con los resultados obtenidos de la evaluacioacuten generaremos una propuesta de Control

Interno para el departamento de Ventas que le permita a la compantildeiacutea establecer un

sistema de control basado en poliacuteticas procedimientos y actividades en el aacuterea

comercial

451 Poliacuteticas de control para el departamento de Ventas

Poliacutetica para el Control de devoluciones

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de esta poliacutetica es establecer los lineamientos para la gestioacuten de las

devoluciones en Buen y Mal estado generadas en Ecuador en los canales Tradicional

Moderno y Mayorista

B DEFINICIONES

Devolucioacuten Es el retorno de un producto que ha estado en propiedad de un cliente

Buen Estado Se considera que un producto se encuentra en buen estado cuando se

encuentra apto para la venta con el empaque original y dentro de los plazos

suficientes para considerarlo como apto para la comercializacioacuten tomando en cuenta

el tiempo de su consumo de acuerdo a lo establecido en la poliacutetica comercial

Mal Estado Se considera que un producto se encuentra en mal estado cuando su

caducidad se encuentra cercana se encuentra averiado descontinuado o no vigente

por cambio de empaque

Rechazos Son las devoluciones del producto antes de perfeccionarse la venta es

decir no se hizo la transferencia de la propiedad del producto al cliente

222

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Supervisor de Ventas

bull Se encarga de verificar el producto a devolver y deelaborar el formato de pedido de recojo que debeindicar si el producto se encuentra en buen o malestado

bull Elaborar un informe que contenga el detalle si lamercaderiacutea fue vendida por la compantildeiacutea de acuerdo allote verificado

bull Coordinaraacute con la bodega la logiacutestica para recoger elproducto

Gerentes de canal deVentas

bull Gerente de Ventas deberaacute aprobar y validar el recojode la mercaderiacutea siempre y cuando haya recibido delsupervisor el informe de devolucioacuten caso contrariodeberaacute rechazar la devolucioacuten

Fuerza de ventas

bull Canalizar la solicitud de devolucioacuten desde el clientehasta el supervisor

bull Obtener la informacioacuten del cliente el porqueacute de ladevolucioacuten

Bodegabull Recibir la mercaderiacutea contra el informe aprobado por

el Gerente de ventasbull Emitir la nota de creacutedito

D METODOLOGIacuteA

bull Cuando se notifiqueacute la solicitud de devolucioacuten el supervisor deberaacute solicitar

a la bodega un reporte del lote que el cliente estaacute devolviendo para verificar

que este haya sido vendido por la compantildeiacutea y comprado por el cliente que

hace la solicitud ya que no se recibiraacuten cambios realizados por realizados

entre clientes

bull La Bodega no realizaraacute la logiacutestica para retirar el producto devuelto mientras

no haya recibido el informe firmado y aprobado por el gerente de ventas

bull La nota de creacutedito emitida debe ser entregada al cliente en el plazo maacuteximo

de 48 horas para que estas no generen rechazos por los clientes por las fechas

especialmente por cambio de mes

223

E SEGUIMIENTO

El seguimiento lo deberaacute realizar Creacuteditos y cobranzas en forma automaacutetica ya que

esta nota de creacutedito disminuiraacute el valor de la deuda del cliente En caso la cuenta del

cliente quedeacute con un saldo negativo creacuteditos deberaacute solicitar la emisioacuten de un pago

para que esta cuenta quede en cero

Poliacutetica para el Control de entrega del material promocional

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de esta poliacutetica es determinar puntos de control para asignar material

promocional a los clientes en todo el territorio ecuatoriano

B DEFINICIONES

Material promocional Son obras audiovisuales y graacuteficas asiacute como todas las partes

componentes de las mismas que constituyen los mensajes publicitarios de las

campantildeas difundidas a traveacutes de cualquier medio y soporte considerados como

convencionales

Exhibidores Constituye material promocional disentildeado para mejorar la

presentacioacuten en el punto de venta de los productos

Sectores High income Se considera a los sectores en los cuales los clientes tienen

un alto grado de consumo y nivel de ventas para la compantildeiacutea asiacute como los productos

que se comercializan en estos lugares son de costos altos

Sectores low income Son sectores en los que los niveles de ventas de la compantildeiacutea

son bajos y los productos consumidos son econoacutemicos

224

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Fuerza de ventas

bull Elaborar informe acerca de la asignacioacuten delmaterial promocional en el caso de exhibidores eltamantildeo solicitado el sector donde se ubica elcliente el espacio y la seguridad con el que contaraacuteel exhibidor y el monto de ventas que consume elcliente y cuanto podraacute mejorar con el apoyo de laexhibicioacuten

Supervisor de Ventas

bull Verificar y aprobar el informe presentado por elpersonal de la Fuerza de ventas

bull Entregar una copia de la aprobacioacuten a la bodegapara que el material sea entregado

Bodega

bull Entregar el material promocional uacutenicamente con elinforme aprobado por el supervisor de ventas

bull Emitir la orden de despacho para el adecuadocontrol de los inventarios de material promocional ysolicitar la firma del recibiacute confirme por parte delcliente

D METODOLOGIacuteA

bull Los preventistas y autoventistas deberaacuten incluir en el informe que deben

presentar a su supervisor el nivel de compras del cliente si el sector en el que

se encuentra el punto de venta es high o low income con la finalidad de

determinar el mejor exhibidor a ser asignado

bull El Supervisor debe corroborar la informacioacuten presentada por los preventistas

y autoventistas es correcta con la verificacioacuten fiacutesica y estadiacutesticas de ventas

bull El personal de la bodega NO podraacute sacar ninguacuten exhibidor de las bodegas que

no cuente con la debida aprobacioacuten e informe de firmado por el Supervisor de

ventas siendo la responsabilidad del supervisor la correcta asignacioacuten del

material promocional para los clientes

E SEGUIMIENTO

El personal de la Fuerza de ventas seraacute el encargado de verificar que el material

promocional asignado al cliente cuente con la seguridad para evitar su peacuterdida que

225

este sea mantenido en forma adecuada y seraacute el encargado de llenarlo de producto y

comprobar que no sea utilizado con otros productos que no sean de la compantildeiacutea

Poliacutetica de Control para establecer descuentos comerciales que se encuentran

fuera del presupuesto anual

A OBJETIVO Y ALCANCE

La presente poliacutetica detalla los lineamientos para establecer puntos de control en el

establecimiento de descuentos comerciales otorgados a todos los clientes de la

compantildeiacutea Cadbury Adams Ecuador SA

B DEFINICIONES

Estrategia de Precio Disentildeado para otorgar precios al consumidor sin modificar la

lista de precios estaacutendar (mantener la lista de precios)

Desarrollo de Zona Descuento otorgado para impulsar el desarrollo de una zona

dentro de un cliente Se da debido a rentabilidad yo cobertura

Descuentos Estacionales Descuento otorgado para una estacioacuten o plan del antildeo Por

ejemplo verano inverno Navidad Vacaciones etc

Descuentos Para evitar contrabando Descuento relacionado a un producto

especiacutefico para generar una accioacuten de venta en ciertas ciudadesregioneszonas que

evite la compra por parte de los clientes indirectos de producto de contrabando

Descuentos Para evitar ldquoWrite Offrdquo Descuento relacionado a un producto

especiacutefico para generar que permita al cliente mejorar la rotacioacuten del producto

evitando la incineracioacuten del producto por mal estado debido a alcanzar la fecha de

vencimiento

226

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Planificacioacuten Financiera

bull Debe analizar las actividades dentro de presupuestoen los referente a los descuentos entregados porpromociones basados en concursos establecidos porlos clientes

bull Verificar la posibilidad de entregar promocionesadicionales de acuerdo a los colchones en elpresupuesto de ventas

Gerentes de canal deVentas

bull Determinar coordinando con la Gerencia de ventasy el aacuterea de Trade marketing la viabilidad deestablecer los descuentos promocionales

bull Verificar que el aacuterea de Trade Marketing realice lacomunicacioacuten adecuada y publicidadcorrespondiente para hacer conocer a los clientes elbeneficio y condiciones de la promocioacuten

Supervisor de Ventas

bull Conciliar los montos cumplidos por los clientespara emitir las notas de creacutedito

bull Verificar que los clientes reciban sus notas decreacutedito

Creacutedito y cobranzasbull Emitir las notas de creacutedito posterior a la

comprobacioacuten de la informacioacuten entregada porTrade Marketing

Gerente General bull Aprobar las actividades a realizar fuera delpresupuesto para otorgar descuentos comerciales

D METODOLOGIacuteA

bull El aacuterea de Trade Marketing en conjunto con la Gerencia de Ventas

determinaraacuten la posibilidad de iniciar una promocioacuten para los clientes a traveacutes

de la cual por el cumplimiento de metas establecidas en los niveles de

compras se haraacuten acreedores a un descuento calculado sobre las ventas que

ingresan en el concurso siempre y cuando el aacuterea de planificacioacuten financiera

haya informado que existe un colchoacuten en el presupuesto de ventas para

otorgar los descuentos mencionados

bull Las gerencias de canal de ventas elaboraraacuten un informe con el resumen de

los niveles de ventas esperados y que recesioacuten generaraacute posterior a la

promocioacuten tomando en cuenta los flujos de efectivo que se recibiriacutean por

adelantado y el costo ndash beneficio que generariacutea

227

bull En el caso que el informe genere beneficios y este sea aprobado por el

Gerente de ventas el aacuterea de Trade marketing deberaacute iniciar la comunicacioacuten

de la promocioacuten entre los clientes con el fin que los clientes puedan exigir

sus beneficios adquiridos y evitar que la Fuerza de Ventas pueda usurpar

dichos beneficios

bull Una vez alcanzadas las metas por los clientes creacuteditos y cobranzas deberaacute

emitir las notas de creacutedito y el supervisor de ventas se encargaraacute de verificar

que estas sean recibidas por el cliente

E SEGUIMIENTO

Se deberaacute realizar un seguimiento posterior al teacutermino de la promocioacuten para conocer

la satisfaccioacuten entre los clientes y cuaacuteles fueron los iacutendices de recuperacioacuten de

efectivo generado en esas ventas

Poliacutetica de Control para la presentacioacuten y revisioacuten de Reportes de Gastos

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de la poliacutetica es establecer paraacutemetros para una adecuada preparacioacuten y

presentacioacuten de los reportes de viajes de los colegas de la Compantildeiacutea Cadbury

Adams que seraacuten revisados en las oficinas de Quito asiacute como establecer puntos de

control en la revisioacuten de los mismos

B DEFINICIONES

Reportes de gastos Son documentos a traveacutes de los cuales los empleados de una

compantildeiacutea pueden solicitar la devolucioacuten de los valores desembolsados por ellos

siempre y cuando estos correspondan a gastos generados para atender actividades

que contengan un ingreso para la compantildeiacutea provocado o mejorado por dichos

desembolsos Estos desembolsos deben contener la documentacioacuten soporte de

acuerdo a lo establecido por la autoridad tributaria local Servicio de Rentas Internas

228

Viaacuteticos Son recursos asignados a los empleados de una entidad que para el

desempentildeo de sus funciones cuando deban de trasladarse por un periacuteodo mayor de

24 horas a lugares distintos al de su residencia Estos valores los gastos por concepto

de alimentacioacuten hospedaje y gastos menores inherentes al viaje

Sistema Dinnero Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes

a los viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos

como para presentar sus gastos por viaacuteticos

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Gerencias

bull Deberaacuten verificar que los valores presentados comoreembolsos por parte de los colegas sean racionalesy que estos esteacuten relacionados directamente altrabajo que ellos desempentildean antes de generar lasaprobaciones en el sistema

Analista de TradeMarketing Analista deCuentas por pagar

bull Revisar la documentacioacuten fiacutesica que soporta losgastos presentados por el colega y solicitados parareembolso asiacute como que el reporte esteacute lleno enforma correcta de acuerdo a la poliacutetica corporativade viajes y que cumpla con los requerimientosestablecidos en el reglamento para la aplicacioacuten dela Ley de reacutegimen tributario interno en su artiacuteculo27 que norma las liquidaciones de viaje

Contador general

bull Mantener actualizados de todas las reformastributarias emitidas por la autoridad fiscal a losAnalistas de Trade Marketing y de Cuentas porpagar con el fin de minimizar las contingenciastributarias

D METODOLOGIacuteA

bull Los colegas administrativos asiacute como los colegas de la Fuerza de Ventas que

poseen un equipo de coacutemputo de la compantildeiacutea deberaacuten ingresar la informacioacuten

de los reportes de gastos que deberaacute regirse a lo normado en la poliacutetica

corporativa de viajes en el sistema Dinnero uno por uno los documentos que

van a solicitar el reembolso en este detallaraacuten los valores completos sin

desglosar impuestos Una vez que los documentos hayan sido ingresados en

229

el sistema los empleados administrativos deberaacuten entregarlos al analista de

Cuentas por pagar y los administrativos de la Fuerza de Ventas al analista de

Trade Marketing Los empleados de la Fuerza de Ventas que no poseen un

equipo de coacutemputo de la empresa deberaacuten entregar los reportes de gastos

presentados de acuerdo a la poliacutetica de viajes directamente al analista de

Trade marketing para que este ingrese la informacioacuten documento por

documento y colega por colega en el sistema Dinnero a traveacutes de una

plantilla Aquellos documentos que excedan los montos asignados a cada uno

de los colegas por movilizacioacuten seraacuten rechazados y no se incluiraacuten en la

plantilla para la carga

Formato para la presentacioacuten de los reportes de Gastos

Instructivo

El reporte debe ser llenado por el empleado en el encabezado debe constar el

periodo y el motivo del viaje asiacute como la identificacioacuten del colega

En el cuerpo debe ir la siguiente informacioacuten

Fecha Debe contener la fecha del documento soporte del gasto

Ndeg El nuacutemero del documento soporte del gasto

Local El establecimiento donde se realizoacute el consumo

230

Descripcioacuten del gasto Identificacioacuten del tipo de gasto Ej Alojamiento nacional

Valor en moneda del documento Determinar el valor completo del soporte del

gasto en caso sea moneda extranjera en el caso de tratarse de doacutelares iraacute el mismo

valor en las dos uacuteltimas columnas

Valor en doacutelares Convertir el valor del documento soporte en caso de ser moneda

extranjera diferente de doacutelares

bull Los dos analistas mencionados deberaacuten revisar que los documentos que

respaldan el gasto contengan la siguiente informacioacuten fecha del documento

el local y el detalle del consumo realizado valor detallado en forma clara los

documentos no deben tener enmendaduras tachones ni borrones estar

presentados de acuerdo al nuevo reglamento para comprobantes de venta y

que no contengan consumos no permitidos en la poliacutetica corporativa de

viajes

bull En el caso uno o maacutes documentos no contengan la informacioacuten y de la forma

sentildealada en el punto anterior estos seraacuten devueltos a los colegas y no seraacuten

reembolsados

bull Las gerencias deberaacuten aprobar a traveacutes del sistema Dinnero los reportes de

gastos verificando todos los valores solicitados a reembolso En el caso que

los valores esteacuten fuera de los rangos normales para el gasto presentado este

deberaacute ser rechazado en el sistema Dinnero informando al colega el porqueacute

del rechazo

bull Si el colega logra justificar el valor consumido este se aprobaraacute en el sistema

procediendo a la contabilizacioacuten normal por parte de Shared Service

E SEGUIMIENTO

En el caso de la Fuerza de venta el aacuterea de Trade Marketing seraacute la encargada de

verificar que los pagos a los colegas se hayan realizado En el caso del aacuterea

Administrativa lo haraacute la analista de Cuentas por pagar

231

Poliacutetica de Control para la el establecimiento de metas en las ventas

A OBJETIVO Y ALCANCE

Delimitar praacutecticas correctas para establecer metas de ventas acordes con la realidad

de la compantildeiacutea que eviten que los empleados de la Fuerza de ventas se vean

abocados a realizar actos iliacutecitos o no eacuteticos con el fin de alcanzas las metas

planteadas por la administracioacuten en el territorio Ecuatoriano

B DEFINICIONES

Cuota Hace mencioacuten a la meta establecida por la Administracioacuten impuesta al

personal de la fuerza de ventas con el fin de que se cumpla un monto mensual

determinado tanto en valor como cantidad de los productos de la compantildeiacutea

Incentivos Son todos los beneficios que alcanza el persona del departamento de

Ventas por el cumplimiento de objetivos establecidos en el presupuesto de ventas

Demanda Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes a los

viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos como

para presentar sus gastos por viaacuteticos

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Gerente General

bull Llamar a reunioacuten al comiteacute gerencial para estableceren conjunto y consenso el presupuesto de objetivosde ventas

bull Revisar y verificar todos los escenarios posiblespara la consecucioacuten de las ventas frente al sistemapoliacutetico inestable en el paiacutes

bull Determina reuniones para realizar verificacionesmensuales de las metas establecidas y de ser el casoejecutar modificaciones de acuerdo a la realidad quela empresa y el paiacutes vivan en ese momento

232

Planificador Financiero

bull Plantear los escenarios para la consecucioacuten de losobjetivos de ventas a consideracioacuten del comiteacutegerencial

bull Establecer un presupuesto para dotar deherramientas comerciales y promocionales queapoyen a la Fuerza de ventas a la obtencioacuten de lacuota

Gerente de marketing

bull Informar acerca de los estudios de mercadoactualizados para determinar la demanda de losproductos del sector de confites en el Ecuador cuales el mercado ganado por la compantildeiacutea y lo queposee la competencia

bull Elaborar un FODA de la competenciabull Planificar estrategias de publicidad que mantenga

yo incrementen la participacioacuten de mercado asiacutecomo que se formen en una herramienta de influiren el consumidor para la adquisicioacuten de losproductos de la compantildeiacutea

Jefe de Trade Marketing bull Establecer estrategias promocionales y deexhibicioacuten para conquistar la atraccioacuten del mercado

Gerente de Ventas

bull Establecer estadiacutesticas de ventas por regioacuten ciudadsector y temporada para determinar cuaacuteles son lossitios y fechas en las que se pueden generar mejoraspara las ventas

Planificador de laDemanda

bull Determinar la demanda bajo estudios mensualesbull Informar al comiteacute gerencial en forma perioacutedica

acerca de la capacidad de cubrir la demandaestablecida a traveacutes de la capacidad de las plantaspara la entrega de producto

D METODOLOGIacuteA

bull Elaborar un presupuesto anual de objetivos de ventas tomando en cuenta

toda la informacioacuten entregada por los responsables en consenso con el

comiteacute gerencial

bull Revisar en forma mensual las variaciones generadas tanto en la realidad del

desarrollo del negocio como en la consecucioacuten de los objetivos y de ser el

caso replantear las metas para que estas sean racionales

bull Mantener los incentivos a la Fuerza de ventas para que la cuota sea

alcanzada

233

E SEGUIMIENTO

Realizar una evaluacioacuten mensual de los objetivos alcanzados y poner puntos de

atencioacuten en aquellos que no se estaacuten ejecutando para buscar oportunidades de

mejora

452 Procedimientos de Control Interno para el departamento de Ventas

bull Verificar que todos los reportes de gastos por viajes internacionales de la

Fuerza de Ventas sean presentado en un maacuteximo de 7 diacuteas calendario En el

caso de los viaacuteticos los documentos no deberaacuten tener una antiguumledad mayor a

un mes

bull Observar la poliacutetica de control de Creacuteditos y cobranzas donde se contemplan

paraacutemetros para la aprobacioacuten de pedidos previo a la aprobacioacuten de ventas

para evitar que se despache mercaderiacutea a clientes que no se encuentran al diacutea

con los pago

bull Realizar los caacutelculos de los incentivos ganados por el personal de la Fuerza

de ventas de acuerdo a los porcentajes establecidos en los beneficios a los

empleados

bull Observar la poliacutetica de control para Noacutemina con el fin de respetar las fechas

de entrega de la informacioacuten de los incentivos para que los empleados reciban

sus haberes a tiempo

bull Mantener bajo custodia segura los modelos exclusivos de los exhibidores

retirados de los proveedores con el fin de evitar posibles plagios o en su

defecto destruirlos en el caso que estos no se vayan a utilizar maacutes

bull Separar la mercaderiacutea recibida en buen estado de las devoluciones para

determinar si es procedente regresarla a los pallets de bodega o debe

realizarse con ella promociones o autoconsumos

234

Divulgacioacuten de las poliacuteticas corporativas e informacioacuten de laimportancia de su cumplimiento dos veces al antildeo que deberaacuten serincluidas en las presentaciones de las reuniones de Vamos Juntos enla que se entregaraacuten folletos con los puntos importantes de lasmismas en las que se deberaacuten ejemplarizar con casos reales

24000

Capacitacioacuten para el personal recieacuten ingresado que debe incluir unresumen de los procedimientos importantes de la compantildeiacuteainformacioacuten corporativa como poliacuteticas procedimientos valoresmisioacuten visioacuten etc asiacute como reuniones con el personal con el queinteractuaraacute en su trabajo diario

75000

Total costos relacionados con capacitaciones 99000

453 Actividades para el departamento de Ventas

bull Observar de forma inmediata el procedimiento corporativo de la otorgacioacuten

de descuentos comerciales que no se encuentran en el presupuesto para

desarrollarlo de acuerdo a los lineamientos de la administracioacuten

bull Establecer una adecuada comunicacioacuten entre las aacutereas de planificacioacuten

financiera Gerencias de ventas y Gerencia General para llevar a cabo en

forma correcta la poliacutetica administrativa para otorgar descuentos comerciales

bull Implementar las poliacuteticas propuestas para un adecuado control interno de los

procesos desarrollados en el departamento de Ventas

bull Aplicar los procedimientos de control establecidos en el presente capiacutetulo

como actividades del diacutea - diacutea

46 Costo ndash Beneficio de la implementacioacuten del Sistema de Control Interno para

los departamentos de Recursos Humanos Finanzas y Ventas

Costos generados

Capacitaciones

235

Honorarios a terceros

Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales

120000

Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones

300000

Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000

Materiales y Suministros

Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales

71400

Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil

50000

Total costos por suministros y materiales 121400

TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400

Beneficios

Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc

1300000

Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante

50000

Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial

250000

TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000

En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un

monto de $ 959600

Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que

implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos

permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a

estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad

evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas

De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa

Matriz de Riesgo de la Administracioacuten de Ventas

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

No existe un controlpresupuestario de losgastos incurridos enel departamento deventas

La administracioacutenrealiza un adecuadocontrolpresupuestario detodos los gastos delaacuterea

X X Bajo

2

No se comunican laspoliacuteticas corporativasexistentes a todo elpersonal de ventas

La comunicacioacuten delas poliacuteticas solo serealiza a nivel desupervisores yejecutivos el restode personal no tieneesta comunicacioacuten

X X Alto

3

Los supervisores yejecutivos de ventasno reciben delpersonal a su cargoun reporte perioacutedicode actividades

Las cabezas deldepartamento no unreporte detallado delas tareas realizadaspor el personal deventas

X Bajo

4

No existeestimulacioacuten alcrecimientoprofesional delpersonal de venta

La administracioacutende ventas sepreocupa por retaral personal deventas para quemejoren suscondicionesacadeacutemicas ycrezcanprofesionalmente

X X Bajo

5

No se toma en cuentaa todo el personal dela Fuerza de Ventasen los eventosrealizados por lacompantildeiacutea

El personal de laFuerza de Ventasen su todo es elpersonal maacutestomado en cuentadentro de lacompantildeiacutea

X X Bajo

4311 Evaluacioacuten del proceso de revisioacuten de Reportes de gastos de la Fuerza de

Ventas

Cuestionario de Control Interno para la revisioacuten de Reportes de gastos de laFuerza de Ventas

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

iquestLos reportes de gastos dela Fuerza de ventas sonrevisados por el personal deFinanzas

X

De acuerdo alprocedimientolos revisa elpersonal deTradeMarketing

2

iquestTiene una correctacapacitacioacuten tributaria lapersona que revisa losreportes de gastos delpersonal de ventas

X

La personatiene unaadecuadacapacitacioacutencon respecto alos temastributarios ysusactualizaciones

3

iquestLos reportes de gastos dela Fuerza de ventas cuentancon las aprobacionescorrespondientes

X

4iquestLos aprobadores revisanfiacutesicamente los reportesantes de aprobarlos

X X

Los reportesson aprobadosuacutenicamente pormontos en elsistema

5iquestSe tiene una poliacutetica demovilizacioacuten para la Fuerzade Ventas

X

6

iquestSe verifican los cupos demovilizacioacuten de todo elpersonal de ventas a traveacutesde un adecuado control enlos reportes de gastos

X

Narrativa del proceso de revisioacuten de los reportes de gastos de la Fuerza de

Ventas

El Proceso inicia cuando el personal de ventas (Gerentes Supervisores y

autoventistas) ha realizado sus consumos por viaacuteticos y hasta la tercera semana del

mes deben presentar sus reportes de gastos los reportes que sean entregados

posterior a la tercera semana no se recibiraacuten y no seraacuten reembolsados debido a que

se convierten en gastos de periodos diferentes y se lo ejecuta de esta manera para

evitar riesgos fiscales El asistente de Trade Marketing revisa todos los reportes de

gastos y verifica que los soportes esteacuten de acuerdo a lo que determina la legislacioacuten

tributaria y que ninguno de los documentos contenga consumos que la poliacutetica

administrativa de viajes no permita como el consumo de bebidas alcohoacutelicas

adicional se verifican que los cupos utilizados para combustible no sobrepasen lo

estipulado en la poliacutetica de movilizacioacuten y que los pasajes respeten los rangos

salariales Asiacute tambieacuten verifica y corrige la asignacioacuten contable de cada gasto de

acuerdo a su naturaleza

Si los respaldos de los reportes de gastos se encuentran correctos el reporte pasa a la

aprobacioacuten de las gerencias de ventas a traveacutes de la herramienta Dinnero que es un

programa que hace interfase con SAP y que permite controlar los viajes de los

colegas

En Dinnero las gerencias proceden a aprobar los reportes de gastos que han sido

cargados verificando que los valores gastados sean razonables y que justifiquen las

actividades que ellos conocen realizan cada una de las personas de la Fuerza de

ventas

Si los valores son razonables el Gerente General o los gerentes de ventas aprueban

los reportes caso contrario los rechazan a traveacutes del sistema y explican las razones

del porqueacute el rechazo Cuando el reporte ha sido rechazado el colaborador de ventas

puede acercarse a su aprobador y explicar el porqueacute el gasto en caso que este sea

justificado el rubro seraacute aprobado

Una vez aprobado el gasto el shared service corre una transaccioacuten la cual contabiliza

automaacuteticamente todos los gastos contra las cuentas por pagar a los colegas

Cuando las cuentas por pagar estaacuten reconocidas el shared service en conjunto con

Cuentas por pagar gestionan el pago para los colegas ya sea por transferencia

bancaria o por cheque tal como se observoacute en el proceso de Cuentas por pagar en el

capiacutetulo II

SS hh aa

rr eedd

SS ee rr v

v icicee

CC XX

PPAacuteAacute r

r ee aa ss

dd ee D

D irir ee c

c cc ioacuteioacute n

nTT r

r aa dd ee

MMaa r

r kk ee tit

nin gg

FF uu ee

rr zzaa

dd ee V

V eenn t

ata ss

Flujograma de reportes de gastos de la Fuerza de Ventas

IniacutecioPresenta los

reportes de gastospor viaacuteticos

Justifica losvalores alaprobador

SEl reporte de gastos sepresenta hasta la 3era

semana del mes

Revisa y verificaque los soportesesteacuten correctos y

corrigeasignaciones

contables

Los soportes se Nencuentran correctos

No se apruebanlos documentos

que no correctos yse los devuelve al

colega

Fin

No se procesan niN reciben los

reportes de gastos

S

Fin

Se cargan losreportes en el

sistema Dinnero

Los valores sonrazonables S Se aprueba el

reportes de gastos

Se rechaza el

N gasto y se informaal colega de la

FFVV

Contabiliza elgasto en SAPdesde dinnero

Gestiona el pagopara el colega de

acuerdo al procesode CXP

Fin

196

197

Matriz de Riesgo de la revisioacuten de reportes de gastos

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

La persona que revisalos reportes de gastosno tiene una correctacapacitacioacuten tributaria

La persona estaacuteinformada de loscambios en formavaga y no recibe unacapacitacioacuten continua

X X Bajo

2

Los reportes de gastosde la Fuerza de ventasno cuentan con lasaprobacionescorrespondientes

Los reportes de gastosde la Fuerza de ventasson aprobados por losrangos pertinentes dejefaturas inmediatas

X X Bajo

3

Los aprobadores norevisan fiacutesicamente losreportes antes deaprobarlos

Los aprobadores norevisan fiacutesicamentelos reportes sinembargo el personalde Trade marketing seencarga de realizar loscontroles con poliacuteticasadministrativas y loscontroles tributarioslos aprobadoresverifican que losvalores seanrazonables

X X Bajo

4

No se tiene una poliacuteticade movilizacioacuten paracontrolar los gastos dela Fuerza de Ventas

La compantildeiacutea si cuentacon una poliacutetica demovilizacioacutenaplicable para laFuerza de Ventas

X X Bajo

5

No se verifican loscupos de movilizacioacutende todo el personal deventas

Los cupos demovilizacioacuten sonverificados previo a laaprobacioacuten de losreportes de gastos

X X Bajo

198

4312 Evaluacioacuten para el proceso de facturacioacuten

Cuestionario de Control Interno para el proceso de facturacioacuten

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1iquestLas ventas se registran enlos resultados en momentode efectuar la facturacioacuten

X

2iquestSe graba el costo de ventaen forma simultaacutenea a laventa

X

3iquestLos comprobantes deventa tienen autorizacioacutenvigente emitida por rentas

X

4iquestLos pedidos sonadecuadamente controladosy aprobados

X

5

iquestSe realizancircularizaciones perioacutedicasentre los clientes paradeterminar si no existejineteo de dinero por partede la Fuerza de Ventas

X

6iquestSe han firmando contratosde exclusividad con losUSO Promotores

X

Narrativa del proceso de facturacioacuten

El proceso se inicia cuando la Fuerza de ventas recoge los pedidos de los clientes

luego ingresa los pedidos recogidos en el SAP a traveacutes de sus palms En la bodega

se corre una transaccioacuten denominada el packing list para verificar la disponibilidad

de los inventarios

Posterior cartera se encarga de verificar que el cliente no se encuentre en mora para

poder liberar los pedidos caso contrario los retiene hasta que cancele sus deudas

Una vez aprobados los pedidos la bodega corre el proceso de facturacioacuten y emite las

facturas Alista toda la mercaderiacutea de acuerdo a lo facturado y despacha los pedidos

verificando la facturacioacuten

CCRR

eacuteeacute dd iti

oto ss y

y CC o

o bbrr aa

nn zz aa

ssBB

oo dd ee

gg aa

FF uu ee

rr zzaa

dd ee V

V ee nn

tatass

Flujograma para el proceso de facturacioacuten

Inicio Recoger pedidosde clientes

Ingresar lospedidos en el

sistema

CCoorrrererrPPaacckkiningglilsist tppaararavveerirfiifcicaarr

CCoorrrererreel lpprorocceessoo Emitir FacturasAAlilsistatarrppeeddididoossddee

acuerdo a la

S

Se encuentra de

Despachar lospedidos

N

Fin

ddisisppoonnibibiliii

ldidaaddddeeininvveenntatariroioss

ddeefafacctuturaraccioacuteioacutennacuerdo a lafafacctuturaraccioacuteioacutenn

acuerdo a la factura

Volver a verificar lamercaderiacutea de la

factura para eldespacho

VVeerirfiifcicaarrlalaccaartreteraravveennccididaa

Cumple con lospagos

LLibibeerararrlolossppeeddididoossS

ppaararafafacctuturararr

RReetetenneerreel lppeeddididooN hhaasstataqquueeccuummpplala

ccoonnlolossppaaggooss

199

Matriz de Riesgo para el proceso de facturacioacuten

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

Las ventas no seregistran en losresultados enmomento deefectuar lafacturacioacuten

Todas las ventas seregistran en losresultados enmomento deefectuar lafacturacioacuten

X X Bajo

2

El costo de venta nose graba en formasimultaacutenea a laventa

El costo de venta detodas las ventas segraba en formasimultaacutenea a laventa

X X Bajo

3

Los comprobantesde venta no tienenla autorizacioacutenvigente emitida porrentas

Todos loscomprobantes deventa poseen laautorizacioacuten vigenteemitida por rentasla que se renuevacada antildeo

X X Bajo

4

Los pedidos demercaderiacutea no sonadecuadamentecontrolados yaprobados

Todos los pedidos deventa son aprobadospor Creacuteditos ycobranzas ycontrolados por labodega

X X Bajo

5

No se realizancircularizacionesperioacutedicas entre losclientes paradeterminar si noexiste jineteo dedinero por parte dela Fuerza de Ventas

Creacuteditos y cobranzasrealiza unseguimientoperioacutedico de suscuentas para evitarque la Fuerza deVentas se quedecon dinero de losclientes

X X Bajo

6

No se han firmandocontratos deexclusividad con losUSO Promotores

Se mantienencontratos deexclusividad ya quelos USO promotorestrabajan a su vez confuerza de ventasdirecta de lacompantildeiacutea

X X Bajo

4313 Evaluacioacuten del proceso para la entrega de incentivos a la Fuerza de

Ventas

Cuestionario de Control Interno para la entrega de incentivos a la Fuerza deVentas

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

iquestEl establecimiento decuotas para la Fuerza deventas se realiza deacuerdo a un anaacutelisis ysobre una base racional

X

2

iquestLos incentivos para lasgerencias de ventas seencuentran en el rangoestablecido para estoscargos a nivel regional

X

3

iquestLos incentivosentregados se realizanuacutenicamente cuando se hanalcanzado las metas

X

4

iquestSe realizan visitas decampo sorpresivas paraverificar el cumplimientode las rutas de la Fuerzade ventas

X

5

iquestLos incentivos seconsideran como ingresosimputables en el rol depagos

X

6

iquestSe elaboranperioacutedicamente informesde ventas y sus avancescon respecto a las metasestablecidas

X

Narrativa del proceso para la entrega de incentivos de la Fuerza de Ventas

Se inicia cuando las ventas del mes se han cerrado el personal de la Fuerza de

Ventas verifica su cumplimiento y elabora un informe que es entregado al personal

de Trade Marketing quien calcula las metas alcanzadas por cada persona de la

Fuerza de ventas contra la meta establecida y verifica con el informe del colega en

caso existan diferencias con el colega se le informa y se concilia con la informacioacuten

del sistema En el caso que la meta se haya alcanzado al 100 se calcula un 34

201

202

del monto de la venta y en el caso que supere el 110 se aplicaraacute un porcentaje de

41 del total de la venta alcanzada por el colega

Los valores por incentivos son informados a Noacutemina y estos son incluidos en el rol

de pagos

Al final del mes se establece las nuevas metas para el mes subsiguiente que deben

estar acorde con el presupuesto anual de ventas en la reunioacuten mensual de Forecast y

que deben estar bajo la realidad del negocio en el mercado Estas metas son

consensuadas en el comiteacute de direccioacuten incluido la persona de planificacioacuten de

demanda y planificacioacuten financiera Una vez establecidas se comunica a la Fuerza

de Ventas cuales seraacuten las metas a ser alcanzadas en el mes para que alcancen sus

incentivos

203

NNoacuteoacute m

m inin a

aTT r

r aa dd ee

MMaa r

r kk ee tit

nin gg

FF uu ee

rr zzaa

dd ee V

V ee nn

tatass

CCoo m

m iti eacuteteacute

gg ee rr e

e nncc i

aia ll

Flujograma para el proceso de entrega de incentivos a la Fuerza de Ventas

Planifica las nuevasmetas para elsiguiente mes

Informa a laFuerza de Ventas

Fin

Inicio

Elabora informe desu cumplimiento en

metas y se loentrega a Trade

Mkt

Obtiene delsistema las ventas

alcanzadas porcolega

Verifica con elinforme entregadopor el colega de la

FFVV

N

Estaacuten de acuerdo losvalores

S

Concilian con elcolega de acuerdo

a la informacioacutenobtenida en el

sistema

Se calculan losincentivos deacuerdo a lo

establecido en lapoliacutetica de beneficios

a la FFVV

Ingresa losbeneficios en el roldel personal de la

FFVV

204

4314 Evaluacioacuten del proceso para la entrega de material promocional

Cuestionario de Control Interno para la entrega de material promocional a losclientes

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

Previo al despacho delmaterial promocional iquestSeverifica el cumplimientode la poliacutetica y lasautorizacionescorrespondientes

X X

Uacutenicamente serecoge la solicituddel personal deventas no se cuentacon lasaprobaciones nianaacutelisis de lossupervisores

2

iquestSe firman contratos deconfidencialidad con losproveedores que fabricanel material promocional ala compantildeiacutea

X

3

iquestSe ejecuta un adecuadoseguimiento delcumplimiento de estoscontratos

X

4

iquestEl material promocionalasignado tiene unseguimiento paracomprobar su estado en elcliente

X

Narrativa del proceso para la entrega de material promocional

El proceso se inicia cuando el personal de la Fuerza de ventas (autoventistas y

coordinadores de Zona) recogen la solicitud del cliente para la asignacioacuten de un

exhibidor u otro tipo de material promocional no asignado en promociones El

empleado de la Fuerza de Ventas debe elaborar una recomendacioacuten (Justificativo

para solicitar el material promocional) esta recomendacioacuten debe ser revisada por el

Supervisor de la zona que estaacute realizando el requerimiento si la recomendacioacuten

cumple con la poliacutetica comercial para entrega de exhibidores y otro tipo de material

promocional se solicitaraacute a la bodega prepare una orden de despacho para entregar el

material al solicitante de la Fuerza de ventas y esta a su vez se la entrega al cliente

205

BBoo d

d eegg a

aSS

uu pp ee

rr vvisis

ioacuteioacutenn

dd ee V

V ee nn

tt aass

FFuu e

e rrzz a

a dd ee

VVee n

n tt aa ss

Flujograma para el proceso de entrega de material promocional

IniacutecioSolicitud de

Materialpromocional

Elaborarrecomendacioacutenpara obtener elmaterial prom

Entrega delmaterial

promocional alcliente

Fin

Negar la entregaN de Material

promocional

Revisar si larecomendacioacuten seajusta a la poliacuteticade asignacioacuten de

material prom

Cumple lascondiciones de la

poliacutetica

SAprobar la entrega

de materialpromocional

Elaborar la ordende despacho

Entrega del materialpromocional contra

OD

206

Matriz de Riesgo de para el proceso en la entrega de material promocional

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

No se verifica elcumplimiento de lapoliacutetica paraasignacioacuten dematerial promocionaly las autorizacionescorrespondientes

Los supervisores deventas no apruebanninguna solicitudpara la entrega delmaterialpromocional y labodega entrega conla simple solicitudde la Fuerza deventas

X X Alto

2

No se firmancontratos deconfidencialidad conlos proveedores quefabrican el materialpromocional a lacompantildeiacutea

Se mantienencontratos deconfidencialidad contodos losproveedores quefabrican materialespromocionalesexclusivos

X X Bajo

3

No se ejecuta unadecuado seguimientodel cumplimiento deestos contratos

El cumplimiento delos contratos essupervisado por elpersonal de TradeMarketing

X X Bajo

4

El materialpromocionalasignado tiene unseguimiento paracomprobar su estadoen el cliente

Se verifica elcuidado del materialpromocionalentregado a losclientes en cadavisita para la tomade pedidos de venta

X X Bajo

4315 Evaluacioacuten del proceso para otorgar descuentos comerciales

Cuestionario de Control Interno para el Establecimiento de descuentoscomerciales

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

iquestLos descuentoscomerciales sonanalizados en elpresupuesto anual deactividades y planoperativo

X

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

2

iquestLos descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto cuentan conla respectiva aprobacioacutendel Gerente de ventas ydel planificadorFinanciero

X X

Uacutenicamentecuentan con laaprobacioacuten delPlanificadorFinanciero estoafecta a lasventas netas y elGerente deVentas no tieneconocimientodel particular

3

iquestSe cumplen con losparaacutemetros de entrega dedescuentos por prontopago y otras promocionesa los clientes

X

4

iquestSe les comunica a losclientes los descuentos alos que tienen acceso deacuerdo a sus condicionesde pago y montos decompra

X

Narrativa del proceso para otorgar descuentos comerciales

Inicia con el anaacutelisis que realiza Planificacioacuten financiera acerca de los descuentos

que se pueden otorgar a los clientes de acuerdo al presupuesto por promociones o

incentivos si estaacuten en el presupuesto se consideran planificados en el caso que no

esteacuten en el presupuesto se informaraacute siempre y cuando exista un colchoacuten en el

presupuesto de ventas

Esto es informado al Gerente de ventas quien analiza el descuento en caso no haya

sido contemplado en el presupuesto anual de la necesidad del mismo y cuantos

beneficios generaraacute a su incremento de las ventas

Una vez que haya ejecutado el anaacutelisis si es viable elaboraraacute la propuesta comercial

para presentarla al Gerente General quien deberaacute aprobar la propuesta en el caso que

207

sea aplicable y genereacute un beneficio mayor a su costo Si es aprobada se comunicaraacute

al departamento de Trade Marketing para su divulgacioacuten entre los clientes

Cuando los clientes hayan alcanzado las metas propuestas en las promociones

establecidas Trade Marketing solicitaraacute a Creacuteditos y cobranzas que emita la nota de

creacutedito correspondiente y la Fuerza de ventas o el gerente de ventas se encargaraacute de

hacerla llegar al cliente

CC rr eacuteeacute d

d iti oto y

yCC o

o bbrr aa

nn zz aa s

sPP l

ala nn ifi i

f cic aa cc i

oacuteioacute nn

FF inin a

a nncc ie

ie rr aa

DD irir ee

cc cc ioacuteioacute

nnGG

ee nn ee

rr aall

DD irir ee

cc cc ioacuteioacute

nndd e

e VV ee

nn tata s

sTT r

r aa dd ee

mmaa r

r kk ee tit n

in gg

Flujograma para el proceso de la entrega de descuentos comerciales

IniacutecioAnaliza

descuentospromocionales

Existe un colchoacuten enel presupuesto de

ventasN Fin

Emite la nota decreacutedito

S

Entrega alSupervisor deVentas para su

entrega al cliente

Fin

Se solicita aS Creacuteditos emitir la

NC

Realiza la campantildeaentre los clientes de

la promocioacutenapoyado en la

FFVV

Verifica el logro delas metas por parte

de los clientes

El cliente llegoacute a lameta

N No se otorga eldescuento Fin

Comunica a trade

S marketing parainiciar la

promocioacuten

Los desct Estaacuten enel presupuesto

N

Se analiza sunecesidad deacuerdo a una

estrategiacomercial

SElabora lapropuesta

comercial para losdescuentos

Aprueba lapropuesta Se cierra la

propuesta Fin

N

209

210

Matriz de Riesgo de para el proceso para otorgar descuentos comerciales

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

Los descuentoscomerciales no sonanalizados en elpresupuesto anualde actividades yplan operativo

El presupuesto anualde ventas contemplalos descuentoscomercialesplanificados al iniciodel antildeo

X X Bajo

2

Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto nocuentan con larespectivaaprobacioacuten delGerente de ventas ydel planificadorFinanciero

Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuestouacutenicamente cuentancon la aprobacioacutendel planificadorFinanciero quien laspresentadirectamente alGerente General

X X Alto

3

No se cumplen conlos paraacutemetros deentrega dedescuentos porpromociones a losclientes

Toda promocioacuten queotorga descuentoscomerciales esentregada losclientes de acuerdo alos paraacutemetrosestablecidos

X X Bajo

4

No se les comunicaa los clientes losdescuentos a losque tienen accesode acuerdo a suscondiciones de pagoy montos de compra

Toda promocioacuten escomunicada a losclientes en formaprevia de iniciar

X X Bajo

211

3316 Evaluacioacuten de los proceso de Devoluciones

Cuestionario de Control Interno para el proceso de Devoluciones

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

iquestLa recepcioacuten demercaderiacutea devuelta sehace previa verificacioacutende la factura de venta

X X

La mercaderiacutea serecibe sinverificar antes laventa realizadacon anterioridad

2

iquestLa recepcioacuten de lamercaderiacutea devuelta serecibe directamente enlas bodegas de lacompantildeiacutea

X

3

iquestAntes de ejecutar ladevolucioacuten de lamercaderiacutea esta esaprobada por lossupervisores de ventas

X

Sin embargo lasaprobaciones nose realizan previala verificacioacuten delorigen de lamercaderiacutea

4

iquestEl supervisor de ventassolicita un justificativodel porqueacute ladevolucioacuten

X

Narrativa de proceso de Devoluciones

El proceso se inicia cuando el personal de la Fuerza de Ventas recoge la solicitud de

devolucioacuten del cliente Esta devolucioacuten debe ser verificada por el Supervisor de

ventas para establecer el estado en la que se recibe la mercaderiacutea y elaboraraacute un

informe que deberaacute ser presentado al gerente de ventas este verifica si cumple con

las condiciones establecidas en la poliacutetica comercial para la devolucioacuten de ventas y

procede a aprobarla en el caso se estar correcto

Una vez aprobada la devolucioacuten se informa a la bodega para que coordine el retiro de

la mercaderiacutea Cuando recibe la mercaderiacutea en la bodega se afecta la Nota de

Creacutedito a la uacuteltima factura emitida al cliente Esta nota de creacutedito es entregada a la

Fuerza de ventas para que sea entregada al cliente

SSuu p

p eerr vv

isisioacuteioacute

nndd e

eVV

ee nn tat

a ssBB

oo dd ee

gg aa

DDirir e

e cccc i

oacuteioacute nn d

d eeVV e

e nntata

ssFF u

u eerr zz

aadd e

e vv ee

nn tata s

s

Flujograma para el proceso de Devolucioacuten de mercaderiacutea

IniacutecioRecoge la solicitudde devolucioacuten del

cliente

Entrega la nota decreacutedito al cliente Fin

Verificar elproducto a

devolver seacuerdo a su buen

o mal estado

S Aprueba ladevolucioacuten

Cumple lascondiciones de la

poliacutetica

N Rechaza ladevolucioacuten

Coordina larecoleccioacuten de la

mercaderiacuteadevuelta

Emite la nota decreacutedito

212

213

Matriz de Riesgo de para el proceso de devolucioacuten de mercaderiacutea

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

La recepcioacuten demercaderiacutea devueltase hace sin previaverificacioacuten de lafactura de venta

La mercaderiacuteadevuelta se recibesin verifica sinrevisar la factura deventa en la que seoriginoacute

X X Alto

2

La recepcioacuten de lamercaderiacutea devueltano se recibedirectamente en lasbodegas de lacompantildeiacutea

La bodega realiza lalogiacutestica pararecoger lamercaderiacutea de ladevolucioacuten

X X Bajo

3

La devolucioacuten de lamercaderiacutea no esaprobada por lossupervisores deventas

Los supervisores deventas verifica todaslas devoluciones quevan a ser recibidasestas son aprobadaspor las gerencias deventas

X X Bajo

4

El supervisor deventas no solicita unjustificativo delporqueacute se realiza ladevolucioacuten

El supervisor deventas elabora uninforme de ladevolucioacuten para serentregado al gerentede ventas

X X Bajo

44 Resultados de la evaluacioacuten de Control Interno

441 Matriz de Hallazgo de Control Interno del departamento de Ventas

En la Matriz de Hallazgos determinaremos los cuatro atributos de cada uno de los

puntos criacuteticos encontrados posterior a la evaluacioacuten realizada

214

Matriz de Hallazgos el Departamento de Ventas

Falta de verificacioacuten de las condiciones para le devolucioacuten de mercaderiacuteas

Condicioacuten

La mercaderiacutea devuelta por parte de los clientes es recibida porel personal de la bodega uacutenicamente con la orden de los colegasde la Fuerza de Ventas sin verificar antes que esa mercaderiacuteahaya sido vendida por la empresa y a que factura pertenece

Criterio

Existe la inobservancia de la poliacutetica corporativa para ladevolucioacuten de mercaderiacutea Seccioacuten Metodologiacutea punto 3 queexpresa

ldquoMal Estado El producto en mal estado se considera a aquelproducto vencido en condiciones de calidad no oacuteptimas depresentacioacuten descontinuada o en malas condiciones que tambieacutendeberaacuten pasar por la verificacioacuten de venta previa Para el CanalModerno y Mayorista cuando falta menos de 90 diacuteas para suvencimiento para el Canal Tradicional cuando falta menos de45 diacuteas para su vencimientordquo

Adicional a la poliacutetica corporativa existe una inobservancia alreglamento de comprobantes de venta retencioacuten y documentoscomplementarios que en su Art 15 menciona

ldquoNotas de creacutedito- Las notas de creacutedito son documentos que seemitiraacuten para anular operaciones aceptar devoluciones yconceder descuentos o bonificaciones

Las notas de creacutedito deberaacuten consignar la denominacioacuten serie ynuacutemero de los comprobantes de venta a los cuales se refierenrdquo

Causa

El personal de la bodega como el personal de la fuerza deventas no tienen un conocimiento exacto de la poliacuteticacorporativa Adicional a esto los supervisores de venta noverifican las solicitudes de devolucioacuten realizadas y en la bodegatampoco exigen las aprobaciones necesarias

Efecto

El hecho de recibir devoluciones que no hayan sido debidamenteverificadas y autorizadas provoca que dicha mercaderiacutea puedano haber sido vendida por la empresa alto niveles de productoen mal estado y una alta contingencia tributaria al no determinarexactamente a que factura estaacute afectando la devolucioacuten

Conclusioacuten

La devolucioacuten de la mercaderiacutea no cuenta con la verificacioacutennecesaria por parte de la Fuerza de ventas y de la Bodega paradeterminar con que factura de venta fue entregada al cliente porlo que se considera un facilismo en el proceso que puede generarpeacuterdidas para la compantildeiacutea

215

A la Gerencia General

Recomendacioacuten

Establecer procedimientos de control para que la Fuerza deVentas verifique que la mercaderiacutea que se va a recibir haya sidovendida por la compantildeiacutea para lo cual se deberaacute incluir estainformacioacuten en el informe entregado a las Gerencias de ventas

Exigir a la Bodega que se realice una investigacioacuten de la facturaque deberaacute ser afectada con la devolucioacuten previo a la emisioacuten dela Nota de creacutedito

Descuentos Comerciales no presupuestados se otorgan sin la aprobacioacuten de laGerencia de Ventas

Condicioacuten

Los descuentos comerciales promocionales que no estaacuten dentrodel presupuesto cuentan uacutenicamente con la aprobacioacuten deplanificacioacuten Financiera y no se solicita o requiere de laaprobacioacuten de la gerencia de Ventas antes de que se ejecuten loque deja sin control previo a la Cabeza de Ventas de lasestrategias otorgadas a los clientes y sus impactos en las ventasnetas

Criterio

La poliacutetica corporativa de descuentos en su seccioacuten 2 deResponsabilidades paacutegina 4 expresa que

ldquoTodo descuento otorgado a un cliente ya sea por estrategias ocubrimiento de riesgos que no consten en el presupuesto debenser aprobados por el Gerente de Ventas y por el PlanificadorFinanciero con el fin de medir el costo ndash beneficio del mismoCaso contrario no se generaraacutenrdquo

Causa

No existe una buena praacutectica de comunicacioacuten entre la gerenciade ventas y la planificacioacuten financiera principalmente porqueson rubros que afectan al presupuesto que es controlado porFinanzas y que estos descuentos son solicitados en su mayoriacuteapor el Country Manager y la comunicacioacuten a la gerencias deventas se realiza una vez creada la promocioacuten

EfectoEsta praacutectica genera desbalances en las metas planteadas paracada una de las gerencias y malestar en las gerencia de ventasal ver su campo de accioacuten invadido y limitado

Conclusioacuten

El proceso no se cumple de acuerdo a lo establecido en lapoliacutetica y en el procedimiento por lo que existe unainobservancia total de lo establecido en la reglamentacioacutencorporativa generando un proceso inexacto e incorrecto

216

A la Gerencia General

RecomendacioacutenSupervisar que los lineamientos implementados por la propiaadministracioacuten se cumplan generando una adecuadacomunicacioacuten entre los departamentos de Finanzas y ventasgenerando el respeto de la independencia e interrelacioacuten de lasfunciones de cada una de estas aacutereas

Falta de comunicacioacuten de las poliacuteticas y procedimientos corporativos queafectan al aacuterea comercial a la Fuerza de Ventas en general

Condicioacuten

La administracioacuten no genera una comunicacioacuten de las poliacuteticascorporativas existentes que afectan al aacuterea comercial a todo elpersonal de la Fuerza de Ventas sino uacutenicamente a lasGerencias y los Supervisores los cuales tampoco compartenesta informacioacuten con sus reportes

Criterio

Tal como se indicoacute en el capiacutetulo 3 la falta de comunicacioacuten delas poliacuteticas es un problema que se genera en todas las aacutereas dela entidad inobservando el procedimiento para la correctacomunicacioacuten de poliacuteticas corporativas paacuterrafo 30 que diceldquoEl comiteacute gerencial como parte primordial de sus obligacionesdeberaacute repartir y dar a conocer la misioacuten visioacuten poliacuteticascorporativas y valores corporativos el momento que se integra ala compantildeiacutea La estrategia y planes de accioacuten generales noconfidenciales y susceptibles de mal uso se deberaacuten a dar aconocer y hacerse puacuteblicos entre los empleados asiacute como losresultados de la compantildeiacutea cada trimestre en el Vamos Juntosrdquo

Causa

La administracioacuten y en especial las Gerencias de Ventas no hancreado una cultura de conocimientos y buena praacutectica de laspoliacuteticas y procedimientos que afectan al departamento deventas debido a que las mercaderistas preventistas personal deautoventa impulsadoras no tienen un manejo adecuado de estasy tampoco un conocimiento general

Efecto

El hecho que el personal de la fuerza de ventas desconozca losprocedimientos provoca que muchos de los procedimientos selleven a cabo en forma incorrecta y que ciertas poliacuteticas no secumplan Entre los procesos con alto nivel de falencias estaacuten larecoleccioacuten de las devoluciones inadecuada entrega de materialpromocional y reportes de gastos presentados en formaincorrecta

Conclusioacuten

La falta de conocimiento de las poliacuteticas y procedimientoscorporativos genera limitaciones en el control que se puedeestablecer en el personal debido a que si no conoce unprocedimiento o una poliacutetica es imposible cumplirla lo quegenerariacutea desviaciones en la obtencioacuten de metas corporativas

217

A la Gerencia General

Recomendacioacuten

Ejecutar una adecuada comunicacioacuten al personal de ventasreferente a los aspectos corporativos importantes asiacute comodesarrollar una planificacioacuten para realizar por lo menos una vezal antildeo una comunicacioacuten colectiva a todas las personas quenecesitan conocer estas poliacuteticas recordaacutendoles su alcance ypuntos importantes

El despacho del material promocional no cuenta con las aprobaciones nianaacutelisis de los supervisores previo a su despacho

Condicioacuten

El material promocional despachado y colocado en los clienteses entregado por parte de la bodega uacutenicamente con unasolicitud del personal de la fuerza de ventas y no se cuenta conlas aprobaciones ni anaacutelisis de los supervisores para determinarla verdadera necesidad y beneficio futuro de colocar material deexhibicioacuten en un punto de venta determinado

Criterio

Existe una mala aplicacioacuten de la Poliacutetica para asignacioacuten dematerial promocional en su seccioacuten 2 Responsabilidades quemencionaldquoLos supervisores de ventas seraacuten los encargados de revisar losteacuterminos para la entrega del material promocional y solo seraacutenaprobadas las solicitudes que cumplan con las condicionesestablecidas en la presente poliacuteticardquoSeccioacuten 4 MetodologiacutealdquoPara realizar una asignacioacuten de exhibidores se debedeterminar primero que tipo de exhibidor se va a entregar y deacuerdo a su tamantildeo y modelo el vendedor tendraacute que justificaren un informe la ubicacioacuten del punto de venta el espacio queocuparaacute el exhibidor los montos de compra del cliente ydeterminar una proyeccioacuten para crecimiento del sectorrdquo

Causa

El personal de la bodega no exige que el informe para lasolicitud de material promocional tenga la firma del respectivosupervisor y realiza los despachos normalmente adicional a lafalta de conocimiento de las poliacuteticas corporativas provoca quela fuerza de ventas no se genere la obligacioacuten de cumplir conuna buena praacutectica de la poliacutetica mencionada

Efecto

El incumplimiento de la poliacutetica establecida provoca que muchodel material asignado a los clientes no es aprovechado en formacorrecta debido a que ciertos exhibidores costosos sonentregados a clientes que no realizan montos de compra altos yque no utilizan el exhibidor de forma adecuada generandogastos injustificados para Cadbury

218

Conclusioacuten

La asignacioacuten y entrega de los exhibidores y materialespromociones genera un desperdicio ya que estos estaacuten siendoentregados sin el anaacutelisis del beneficio que se obtendraacute ya quese han encontrado varios exhibidores grandes en clientes queno tienen ni el espacio ni el nivel de compras para cubrirlo deproducto

Recomendacioacuten

A la Gerencia General

Supervisar que la asignacioacuten del material promocional mismoque es costoso sea entregado de acuerdo a lo establecido por lapoliacutetica corporativa y con un anaacutelisis de los consumosrealizados por los clientes asiacute como la seguridad que tendraacute elbien de la compantildeiacutea en el punto de venta

442 Indicadores de Gestioacuten para el departamento de Ventas

Los Indicadores de gestioacuten aplicados para el departamento de Ventas nos permitiraacuten

medir las variables relacionadas con las metas impuestas por la administracioacuten asiacute

como el desempentildeo del departamento

Asiacute tenemos los siguientes indicadores para este departamento

iquestQueacute se va aMedir Objetivo

Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios

Conocimiento dela Visioacuten

Establecer cuantosempleados de lacompantildeiacutea conocensu visioacuten

Visioacuten

de empleados del departamentoFinanciero que Conocen la Visioacuten

de la Empresa Miacutenimoaceptable 85

82

83

El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten de laVisioacuten

Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con suvisioacuten

Visioacuten

de empleados del departamento deVentas que Comparten la Visioacuten de

la Empresa Miacutenimoaceptable 80

82

83

Se presenta como indicadorimportante ya que todos losempleados que conocen lamisioacuten estaacuten de acuerdo conesta

Total empleados del departamentode Ventas 99

Conocimiento dela Misioacuten

Fijar cuaacutentosempleados de lacompantildeiacutea conocensu misioacuten

Misioacuten

de empleados del departamento deVentas que Conocen la Misioacuten de la

Empresa Miacutenimoaceptable 75

82

83

El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten de laMisioacuten

Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con sumisioacuten

Misioacuten

de empleados del departamento deVentas que Comparten la Misioacuten de

la Empresa Miacutenimoaceptable 83

82

83

Representa que todos losempleados trabajan en pro dela consecucioacuten de losobjetivos de la compantildeiacuteaTotal de empleados del

departamento de Ventas 99

219

iquestQueacute se va aMedir Objetivo

Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios

Eficacia de losMetas planteados

Establecer laeficacia en elalcance de las metasplanteados

Metas

Meses en que se ha alcanzado lameta de ventas

Miacutenimoaceptable 92

12

100

El departamento de ventas haalcanzado las metas de ventasdurante todos los meses delantildeo12 12

Nivel de eficaciaen las metaspropuestas

Determinar sobre el100 en queporcentaje promediohan sido alcanzadaslas ventas propuestas

Metas

Promedio de ventas realesalcanzadas

Miacutenimoaceptable 95

236000000115

El logro en las ventas ha sidobastante exitoso en el 2010pasando un 15 del propuestoPromedio de ventas propuestas en

el antildeo 205000000

Nivel deliderazgo delpersonal de lacompantildeiacutea

Fijar el nivel deliderazgo que poseeel personal engeneral

Direccioacuten yliderazgo

Personal que identifica el estilo deLiderazgo

Miacutenimoaceptable 10

12

12

El miacutenimo aceptable para deldepartamento es establecido enun 12 debido a la grancantidad de Personas en laFuerza de Ventas que trabajana cargo de supervisores ygerentes

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten delliderazgo de lacompantildeiacutea

Medir la aceptacioacutendel estilo deliderazgoestablecido en lacompantildeiacutea

Direccioacuten yliderazgo

Personas que aceptan el estilo deliderazgo

Miacutenimoaceptable 90

84

85

Existe una reaccioacuten de algunaspersonas para aceptar a laNueva Gerencia de Ventasestablecida por la compra deKraft a la compantildeiacutea

Total empleados del departamentode Ventas 99

220

221

45 Propuesta de Control Interno

Con los resultados obtenidos de la evaluacioacuten generaremos una propuesta de Control

Interno para el departamento de Ventas que le permita a la compantildeiacutea establecer un

sistema de control basado en poliacuteticas procedimientos y actividades en el aacuterea

comercial

451 Poliacuteticas de control para el departamento de Ventas

Poliacutetica para el Control de devoluciones

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de esta poliacutetica es establecer los lineamientos para la gestioacuten de las

devoluciones en Buen y Mal estado generadas en Ecuador en los canales Tradicional

Moderno y Mayorista

B DEFINICIONES

Devolucioacuten Es el retorno de un producto que ha estado en propiedad de un cliente

Buen Estado Se considera que un producto se encuentra en buen estado cuando se

encuentra apto para la venta con el empaque original y dentro de los plazos

suficientes para considerarlo como apto para la comercializacioacuten tomando en cuenta

el tiempo de su consumo de acuerdo a lo establecido en la poliacutetica comercial

Mal Estado Se considera que un producto se encuentra en mal estado cuando su

caducidad se encuentra cercana se encuentra averiado descontinuado o no vigente

por cambio de empaque

Rechazos Son las devoluciones del producto antes de perfeccionarse la venta es

decir no se hizo la transferencia de la propiedad del producto al cliente

222

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Supervisor de Ventas

bull Se encarga de verificar el producto a devolver y deelaborar el formato de pedido de recojo que debeindicar si el producto se encuentra en buen o malestado

bull Elaborar un informe que contenga el detalle si lamercaderiacutea fue vendida por la compantildeiacutea de acuerdo allote verificado

bull Coordinaraacute con la bodega la logiacutestica para recoger elproducto

Gerentes de canal deVentas

bull Gerente de Ventas deberaacute aprobar y validar el recojode la mercaderiacutea siempre y cuando haya recibido delsupervisor el informe de devolucioacuten caso contrariodeberaacute rechazar la devolucioacuten

Fuerza de ventas

bull Canalizar la solicitud de devolucioacuten desde el clientehasta el supervisor

bull Obtener la informacioacuten del cliente el porqueacute de ladevolucioacuten

Bodegabull Recibir la mercaderiacutea contra el informe aprobado por

el Gerente de ventasbull Emitir la nota de creacutedito

D METODOLOGIacuteA

bull Cuando se notifiqueacute la solicitud de devolucioacuten el supervisor deberaacute solicitar

a la bodega un reporte del lote que el cliente estaacute devolviendo para verificar

que este haya sido vendido por la compantildeiacutea y comprado por el cliente que

hace la solicitud ya que no se recibiraacuten cambios realizados por realizados

entre clientes

bull La Bodega no realizaraacute la logiacutestica para retirar el producto devuelto mientras

no haya recibido el informe firmado y aprobado por el gerente de ventas

bull La nota de creacutedito emitida debe ser entregada al cliente en el plazo maacuteximo

de 48 horas para que estas no generen rechazos por los clientes por las fechas

especialmente por cambio de mes

223

E SEGUIMIENTO

El seguimiento lo deberaacute realizar Creacuteditos y cobranzas en forma automaacutetica ya que

esta nota de creacutedito disminuiraacute el valor de la deuda del cliente En caso la cuenta del

cliente quedeacute con un saldo negativo creacuteditos deberaacute solicitar la emisioacuten de un pago

para que esta cuenta quede en cero

Poliacutetica para el Control de entrega del material promocional

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de esta poliacutetica es determinar puntos de control para asignar material

promocional a los clientes en todo el territorio ecuatoriano

B DEFINICIONES

Material promocional Son obras audiovisuales y graacuteficas asiacute como todas las partes

componentes de las mismas que constituyen los mensajes publicitarios de las

campantildeas difundidas a traveacutes de cualquier medio y soporte considerados como

convencionales

Exhibidores Constituye material promocional disentildeado para mejorar la

presentacioacuten en el punto de venta de los productos

Sectores High income Se considera a los sectores en los cuales los clientes tienen

un alto grado de consumo y nivel de ventas para la compantildeiacutea asiacute como los productos

que se comercializan en estos lugares son de costos altos

Sectores low income Son sectores en los que los niveles de ventas de la compantildeiacutea

son bajos y los productos consumidos son econoacutemicos

224

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Fuerza de ventas

bull Elaborar informe acerca de la asignacioacuten delmaterial promocional en el caso de exhibidores eltamantildeo solicitado el sector donde se ubica elcliente el espacio y la seguridad con el que contaraacuteel exhibidor y el monto de ventas que consume elcliente y cuanto podraacute mejorar con el apoyo de laexhibicioacuten

Supervisor de Ventas

bull Verificar y aprobar el informe presentado por elpersonal de la Fuerza de ventas

bull Entregar una copia de la aprobacioacuten a la bodegapara que el material sea entregado

Bodega

bull Entregar el material promocional uacutenicamente con elinforme aprobado por el supervisor de ventas

bull Emitir la orden de despacho para el adecuadocontrol de los inventarios de material promocional ysolicitar la firma del recibiacute confirme por parte delcliente

D METODOLOGIacuteA

bull Los preventistas y autoventistas deberaacuten incluir en el informe que deben

presentar a su supervisor el nivel de compras del cliente si el sector en el que

se encuentra el punto de venta es high o low income con la finalidad de

determinar el mejor exhibidor a ser asignado

bull El Supervisor debe corroborar la informacioacuten presentada por los preventistas

y autoventistas es correcta con la verificacioacuten fiacutesica y estadiacutesticas de ventas

bull El personal de la bodega NO podraacute sacar ninguacuten exhibidor de las bodegas que

no cuente con la debida aprobacioacuten e informe de firmado por el Supervisor de

ventas siendo la responsabilidad del supervisor la correcta asignacioacuten del

material promocional para los clientes

E SEGUIMIENTO

El personal de la Fuerza de ventas seraacute el encargado de verificar que el material

promocional asignado al cliente cuente con la seguridad para evitar su peacuterdida que

225

este sea mantenido en forma adecuada y seraacute el encargado de llenarlo de producto y

comprobar que no sea utilizado con otros productos que no sean de la compantildeiacutea

Poliacutetica de Control para establecer descuentos comerciales que se encuentran

fuera del presupuesto anual

A OBJETIVO Y ALCANCE

La presente poliacutetica detalla los lineamientos para establecer puntos de control en el

establecimiento de descuentos comerciales otorgados a todos los clientes de la

compantildeiacutea Cadbury Adams Ecuador SA

B DEFINICIONES

Estrategia de Precio Disentildeado para otorgar precios al consumidor sin modificar la

lista de precios estaacutendar (mantener la lista de precios)

Desarrollo de Zona Descuento otorgado para impulsar el desarrollo de una zona

dentro de un cliente Se da debido a rentabilidad yo cobertura

Descuentos Estacionales Descuento otorgado para una estacioacuten o plan del antildeo Por

ejemplo verano inverno Navidad Vacaciones etc

Descuentos Para evitar contrabando Descuento relacionado a un producto

especiacutefico para generar una accioacuten de venta en ciertas ciudadesregioneszonas que

evite la compra por parte de los clientes indirectos de producto de contrabando

Descuentos Para evitar ldquoWrite Offrdquo Descuento relacionado a un producto

especiacutefico para generar que permita al cliente mejorar la rotacioacuten del producto

evitando la incineracioacuten del producto por mal estado debido a alcanzar la fecha de

vencimiento

226

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Planificacioacuten Financiera

bull Debe analizar las actividades dentro de presupuestoen los referente a los descuentos entregados porpromociones basados en concursos establecidos porlos clientes

bull Verificar la posibilidad de entregar promocionesadicionales de acuerdo a los colchones en elpresupuesto de ventas

Gerentes de canal deVentas

bull Determinar coordinando con la Gerencia de ventasy el aacuterea de Trade marketing la viabilidad deestablecer los descuentos promocionales

bull Verificar que el aacuterea de Trade Marketing realice lacomunicacioacuten adecuada y publicidadcorrespondiente para hacer conocer a los clientes elbeneficio y condiciones de la promocioacuten

Supervisor de Ventas

bull Conciliar los montos cumplidos por los clientespara emitir las notas de creacutedito

bull Verificar que los clientes reciban sus notas decreacutedito

Creacutedito y cobranzasbull Emitir las notas de creacutedito posterior a la

comprobacioacuten de la informacioacuten entregada porTrade Marketing

Gerente General bull Aprobar las actividades a realizar fuera delpresupuesto para otorgar descuentos comerciales

D METODOLOGIacuteA

bull El aacuterea de Trade Marketing en conjunto con la Gerencia de Ventas

determinaraacuten la posibilidad de iniciar una promocioacuten para los clientes a traveacutes

de la cual por el cumplimiento de metas establecidas en los niveles de

compras se haraacuten acreedores a un descuento calculado sobre las ventas que

ingresan en el concurso siempre y cuando el aacuterea de planificacioacuten financiera

haya informado que existe un colchoacuten en el presupuesto de ventas para

otorgar los descuentos mencionados

bull Las gerencias de canal de ventas elaboraraacuten un informe con el resumen de

los niveles de ventas esperados y que recesioacuten generaraacute posterior a la

promocioacuten tomando en cuenta los flujos de efectivo que se recibiriacutean por

adelantado y el costo ndash beneficio que generariacutea

227

bull En el caso que el informe genere beneficios y este sea aprobado por el

Gerente de ventas el aacuterea de Trade marketing deberaacute iniciar la comunicacioacuten

de la promocioacuten entre los clientes con el fin que los clientes puedan exigir

sus beneficios adquiridos y evitar que la Fuerza de Ventas pueda usurpar

dichos beneficios

bull Una vez alcanzadas las metas por los clientes creacuteditos y cobranzas deberaacute

emitir las notas de creacutedito y el supervisor de ventas se encargaraacute de verificar

que estas sean recibidas por el cliente

E SEGUIMIENTO

Se deberaacute realizar un seguimiento posterior al teacutermino de la promocioacuten para conocer

la satisfaccioacuten entre los clientes y cuaacuteles fueron los iacutendices de recuperacioacuten de

efectivo generado en esas ventas

Poliacutetica de Control para la presentacioacuten y revisioacuten de Reportes de Gastos

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de la poliacutetica es establecer paraacutemetros para una adecuada preparacioacuten y

presentacioacuten de los reportes de viajes de los colegas de la Compantildeiacutea Cadbury

Adams que seraacuten revisados en las oficinas de Quito asiacute como establecer puntos de

control en la revisioacuten de los mismos

B DEFINICIONES

Reportes de gastos Son documentos a traveacutes de los cuales los empleados de una

compantildeiacutea pueden solicitar la devolucioacuten de los valores desembolsados por ellos

siempre y cuando estos correspondan a gastos generados para atender actividades

que contengan un ingreso para la compantildeiacutea provocado o mejorado por dichos

desembolsos Estos desembolsos deben contener la documentacioacuten soporte de

acuerdo a lo establecido por la autoridad tributaria local Servicio de Rentas Internas

228

Viaacuteticos Son recursos asignados a los empleados de una entidad que para el

desempentildeo de sus funciones cuando deban de trasladarse por un periacuteodo mayor de

24 horas a lugares distintos al de su residencia Estos valores los gastos por concepto

de alimentacioacuten hospedaje y gastos menores inherentes al viaje

Sistema Dinnero Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes

a los viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos

como para presentar sus gastos por viaacuteticos

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Gerencias

bull Deberaacuten verificar que los valores presentados comoreembolsos por parte de los colegas sean racionalesy que estos esteacuten relacionados directamente altrabajo que ellos desempentildean antes de generar lasaprobaciones en el sistema

Analista de TradeMarketing Analista deCuentas por pagar

bull Revisar la documentacioacuten fiacutesica que soporta losgastos presentados por el colega y solicitados parareembolso asiacute como que el reporte esteacute lleno enforma correcta de acuerdo a la poliacutetica corporativade viajes y que cumpla con los requerimientosestablecidos en el reglamento para la aplicacioacuten dela Ley de reacutegimen tributario interno en su artiacuteculo27 que norma las liquidaciones de viaje

Contador general

bull Mantener actualizados de todas las reformastributarias emitidas por la autoridad fiscal a losAnalistas de Trade Marketing y de Cuentas porpagar con el fin de minimizar las contingenciastributarias

D METODOLOGIacuteA

bull Los colegas administrativos asiacute como los colegas de la Fuerza de Ventas que

poseen un equipo de coacutemputo de la compantildeiacutea deberaacuten ingresar la informacioacuten

de los reportes de gastos que deberaacute regirse a lo normado en la poliacutetica

corporativa de viajes en el sistema Dinnero uno por uno los documentos que

van a solicitar el reembolso en este detallaraacuten los valores completos sin

desglosar impuestos Una vez que los documentos hayan sido ingresados en

229

el sistema los empleados administrativos deberaacuten entregarlos al analista de

Cuentas por pagar y los administrativos de la Fuerza de Ventas al analista de

Trade Marketing Los empleados de la Fuerza de Ventas que no poseen un

equipo de coacutemputo de la empresa deberaacuten entregar los reportes de gastos

presentados de acuerdo a la poliacutetica de viajes directamente al analista de

Trade marketing para que este ingrese la informacioacuten documento por

documento y colega por colega en el sistema Dinnero a traveacutes de una

plantilla Aquellos documentos que excedan los montos asignados a cada uno

de los colegas por movilizacioacuten seraacuten rechazados y no se incluiraacuten en la

plantilla para la carga

Formato para la presentacioacuten de los reportes de Gastos

Instructivo

El reporte debe ser llenado por el empleado en el encabezado debe constar el

periodo y el motivo del viaje asiacute como la identificacioacuten del colega

En el cuerpo debe ir la siguiente informacioacuten

Fecha Debe contener la fecha del documento soporte del gasto

Ndeg El nuacutemero del documento soporte del gasto

Local El establecimiento donde se realizoacute el consumo

230

Descripcioacuten del gasto Identificacioacuten del tipo de gasto Ej Alojamiento nacional

Valor en moneda del documento Determinar el valor completo del soporte del

gasto en caso sea moneda extranjera en el caso de tratarse de doacutelares iraacute el mismo

valor en las dos uacuteltimas columnas

Valor en doacutelares Convertir el valor del documento soporte en caso de ser moneda

extranjera diferente de doacutelares

bull Los dos analistas mencionados deberaacuten revisar que los documentos que

respaldan el gasto contengan la siguiente informacioacuten fecha del documento

el local y el detalle del consumo realizado valor detallado en forma clara los

documentos no deben tener enmendaduras tachones ni borrones estar

presentados de acuerdo al nuevo reglamento para comprobantes de venta y

que no contengan consumos no permitidos en la poliacutetica corporativa de

viajes

bull En el caso uno o maacutes documentos no contengan la informacioacuten y de la forma

sentildealada en el punto anterior estos seraacuten devueltos a los colegas y no seraacuten

reembolsados

bull Las gerencias deberaacuten aprobar a traveacutes del sistema Dinnero los reportes de

gastos verificando todos los valores solicitados a reembolso En el caso que

los valores esteacuten fuera de los rangos normales para el gasto presentado este

deberaacute ser rechazado en el sistema Dinnero informando al colega el porqueacute

del rechazo

bull Si el colega logra justificar el valor consumido este se aprobaraacute en el sistema

procediendo a la contabilizacioacuten normal por parte de Shared Service

E SEGUIMIENTO

En el caso de la Fuerza de venta el aacuterea de Trade Marketing seraacute la encargada de

verificar que los pagos a los colegas se hayan realizado En el caso del aacuterea

Administrativa lo haraacute la analista de Cuentas por pagar

231

Poliacutetica de Control para la el establecimiento de metas en las ventas

A OBJETIVO Y ALCANCE

Delimitar praacutecticas correctas para establecer metas de ventas acordes con la realidad

de la compantildeiacutea que eviten que los empleados de la Fuerza de ventas se vean

abocados a realizar actos iliacutecitos o no eacuteticos con el fin de alcanzas las metas

planteadas por la administracioacuten en el territorio Ecuatoriano

B DEFINICIONES

Cuota Hace mencioacuten a la meta establecida por la Administracioacuten impuesta al

personal de la fuerza de ventas con el fin de que se cumpla un monto mensual

determinado tanto en valor como cantidad de los productos de la compantildeiacutea

Incentivos Son todos los beneficios que alcanza el persona del departamento de

Ventas por el cumplimiento de objetivos establecidos en el presupuesto de ventas

Demanda Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes a los

viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos como

para presentar sus gastos por viaacuteticos

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Gerente General

bull Llamar a reunioacuten al comiteacute gerencial para estableceren conjunto y consenso el presupuesto de objetivosde ventas

bull Revisar y verificar todos los escenarios posiblespara la consecucioacuten de las ventas frente al sistemapoliacutetico inestable en el paiacutes

bull Determina reuniones para realizar verificacionesmensuales de las metas establecidas y de ser el casoejecutar modificaciones de acuerdo a la realidad quela empresa y el paiacutes vivan en ese momento

232

Planificador Financiero

bull Plantear los escenarios para la consecucioacuten de losobjetivos de ventas a consideracioacuten del comiteacutegerencial

bull Establecer un presupuesto para dotar deherramientas comerciales y promocionales queapoyen a la Fuerza de ventas a la obtencioacuten de lacuota

Gerente de marketing

bull Informar acerca de los estudios de mercadoactualizados para determinar la demanda de losproductos del sector de confites en el Ecuador cuales el mercado ganado por la compantildeiacutea y lo queposee la competencia

bull Elaborar un FODA de la competenciabull Planificar estrategias de publicidad que mantenga

yo incrementen la participacioacuten de mercado asiacutecomo que se formen en una herramienta de influiren el consumidor para la adquisicioacuten de losproductos de la compantildeiacutea

Jefe de Trade Marketing bull Establecer estrategias promocionales y deexhibicioacuten para conquistar la atraccioacuten del mercado

Gerente de Ventas

bull Establecer estadiacutesticas de ventas por regioacuten ciudadsector y temporada para determinar cuaacuteles son lossitios y fechas en las que se pueden generar mejoraspara las ventas

Planificador de laDemanda

bull Determinar la demanda bajo estudios mensualesbull Informar al comiteacute gerencial en forma perioacutedica

acerca de la capacidad de cubrir la demandaestablecida a traveacutes de la capacidad de las plantaspara la entrega de producto

D METODOLOGIacuteA

bull Elaborar un presupuesto anual de objetivos de ventas tomando en cuenta

toda la informacioacuten entregada por los responsables en consenso con el

comiteacute gerencial

bull Revisar en forma mensual las variaciones generadas tanto en la realidad del

desarrollo del negocio como en la consecucioacuten de los objetivos y de ser el

caso replantear las metas para que estas sean racionales

bull Mantener los incentivos a la Fuerza de ventas para que la cuota sea

alcanzada

233

E SEGUIMIENTO

Realizar una evaluacioacuten mensual de los objetivos alcanzados y poner puntos de

atencioacuten en aquellos que no se estaacuten ejecutando para buscar oportunidades de

mejora

452 Procedimientos de Control Interno para el departamento de Ventas

bull Verificar que todos los reportes de gastos por viajes internacionales de la

Fuerza de Ventas sean presentado en un maacuteximo de 7 diacuteas calendario En el

caso de los viaacuteticos los documentos no deberaacuten tener una antiguumledad mayor a

un mes

bull Observar la poliacutetica de control de Creacuteditos y cobranzas donde se contemplan

paraacutemetros para la aprobacioacuten de pedidos previo a la aprobacioacuten de ventas

para evitar que se despache mercaderiacutea a clientes que no se encuentran al diacutea

con los pago

bull Realizar los caacutelculos de los incentivos ganados por el personal de la Fuerza

de ventas de acuerdo a los porcentajes establecidos en los beneficios a los

empleados

bull Observar la poliacutetica de control para Noacutemina con el fin de respetar las fechas

de entrega de la informacioacuten de los incentivos para que los empleados reciban

sus haberes a tiempo

bull Mantener bajo custodia segura los modelos exclusivos de los exhibidores

retirados de los proveedores con el fin de evitar posibles plagios o en su

defecto destruirlos en el caso que estos no se vayan a utilizar maacutes

bull Separar la mercaderiacutea recibida en buen estado de las devoluciones para

determinar si es procedente regresarla a los pallets de bodega o debe

realizarse con ella promociones o autoconsumos

234

Divulgacioacuten de las poliacuteticas corporativas e informacioacuten de laimportancia de su cumplimiento dos veces al antildeo que deberaacuten serincluidas en las presentaciones de las reuniones de Vamos Juntos enla que se entregaraacuten folletos con los puntos importantes de lasmismas en las que se deberaacuten ejemplarizar con casos reales

24000

Capacitacioacuten para el personal recieacuten ingresado que debe incluir unresumen de los procedimientos importantes de la compantildeiacuteainformacioacuten corporativa como poliacuteticas procedimientos valoresmisioacuten visioacuten etc asiacute como reuniones con el personal con el queinteractuaraacute en su trabajo diario

75000

Total costos relacionados con capacitaciones 99000

453 Actividades para el departamento de Ventas

bull Observar de forma inmediata el procedimiento corporativo de la otorgacioacuten

de descuentos comerciales que no se encuentran en el presupuesto para

desarrollarlo de acuerdo a los lineamientos de la administracioacuten

bull Establecer una adecuada comunicacioacuten entre las aacutereas de planificacioacuten

financiera Gerencias de ventas y Gerencia General para llevar a cabo en

forma correcta la poliacutetica administrativa para otorgar descuentos comerciales

bull Implementar las poliacuteticas propuestas para un adecuado control interno de los

procesos desarrollados en el departamento de Ventas

bull Aplicar los procedimientos de control establecidos en el presente capiacutetulo

como actividades del diacutea - diacutea

46 Costo ndash Beneficio de la implementacioacuten del Sistema de Control Interno para

los departamentos de Recursos Humanos Finanzas y Ventas

Costos generados

Capacitaciones

235

Honorarios a terceros

Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales

120000

Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones

300000

Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000

Materiales y Suministros

Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales

71400

Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil

50000

Total costos por suministros y materiales 121400

TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400

Beneficios

Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc

1300000

Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante

50000

Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial

250000

TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000

En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un

monto de $ 959600

Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que

implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos

permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a

estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad

evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas

De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa

4311 Evaluacioacuten del proceso de revisioacuten de Reportes de gastos de la Fuerza de

Ventas

Cuestionario de Control Interno para la revisioacuten de Reportes de gastos de laFuerza de Ventas

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

iquestLos reportes de gastos dela Fuerza de ventas sonrevisados por el personal deFinanzas

X

De acuerdo alprocedimientolos revisa elpersonal deTradeMarketing

2

iquestTiene una correctacapacitacioacuten tributaria lapersona que revisa losreportes de gastos delpersonal de ventas

X

La personatiene unaadecuadacapacitacioacutencon respecto alos temastributarios ysusactualizaciones

3

iquestLos reportes de gastos dela Fuerza de ventas cuentancon las aprobacionescorrespondientes

X

4iquestLos aprobadores revisanfiacutesicamente los reportesantes de aprobarlos

X X

Los reportesson aprobadosuacutenicamente pormontos en elsistema

5iquestSe tiene una poliacutetica demovilizacioacuten para la Fuerzade Ventas

X

6

iquestSe verifican los cupos demovilizacioacuten de todo elpersonal de ventas a traveacutesde un adecuado control enlos reportes de gastos

X

Narrativa del proceso de revisioacuten de los reportes de gastos de la Fuerza de

Ventas

El Proceso inicia cuando el personal de ventas (Gerentes Supervisores y

autoventistas) ha realizado sus consumos por viaacuteticos y hasta la tercera semana del

mes deben presentar sus reportes de gastos los reportes que sean entregados

posterior a la tercera semana no se recibiraacuten y no seraacuten reembolsados debido a que

se convierten en gastos de periodos diferentes y se lo ejecuta de esta manera para

evitar riesgos fiscales El asistente de Trade Marketing revisa todos los reportes de

gastos y verifica que los soportes esteacuten de acuerdo a lo que determina la legislacioacuten

tributaria y que ninguno de los documentos contenga consumos que la poliacutetica

administrativa de viajes no permita como el consumo de bebidas alcohoacutelicas

adicional se verifican que los cupos utilizados para combustible no sobrepasen lo

estipulado en la poliacutetica de movilizacioacuten y que los pasajes respeten los rangos

salariales Asiacute tambieacuten verifica y corrige la asignacioacuten contable de cada gasto de

acuerdo a su naturaleza

Si los respaldos de los reportes de gastos se encuentran correctos el reporte pasa a la

aprobacioacuten de las gerencias de ventas a traveacutes de la herramienta Dinnero que es un

programa que hace interfase con SAP y que permite controlar los viajes de los

colegas

En Dinnero las gerencias proceden a aprobar los reportes de gastos que han sido

cargados verificando que los valores gastados sean razonables y que justifiquen las

actividades que ellos conocen realizan cada una de las personas de la Fuerza de

ventas

Si los valores son razonables el Gerente General o los gerentes de ventas aprueban

los reportes caso contrario los rechazan a traveacutes del sistema y explican las razones

del porqueacute el rechazo Cuando el reporte ha sido rechazado el colaborador de ventas

puede acercarse a su aprobador y explicar el porqueacute el gasto en caso que este sea

justificado el rubro seraacute aprobado

Una vez aprobado el gasto el shared service corre una transaccioacuten la cual contabiliza

automaacuteticamente todos los gastos contra las cuentas por pagar a los colegas

Cuando las cuentas por pagar estaacuten reconocidas el shared service en conjunto con

Cuentas por pagar gestionan el pago para los colegas ya sea por transferencia

bancaria o por cheque tal como se observoacute en el proceso de Cuentas por pagar en el

capiacutetulo II

SS hh aa

rr eedd

SS ee rr v

v icicee

CC XX

PPAacuteAacute r

r ee aa ss

dd ee D

D irir ee c

c cc ioacuteioacute n

nTT r

r aa dd ee

MMaa r

r kk ee tit

nin gg

FF uu ee

rr zzaa

dd ee V

V eenn t

ata ss

Flujograma de reportes de gastos de la Fuerza de Ventas

IniacutecioPresenta los

reportes de gastospor viaacuteticos

Justifica losvalores alaprobador

SEl reporte de gastos sepresenta hasta la 3era

semana del mes

Revisa y verificaque los soportesesteacuten correctos y

corrigeasignaciones

contables

Los soportes se Nencuentran correctos

No se apruebanlos documentos

que no correctos yse los devuelve al

colega

Fin

No se procesan niN reciben los

reportes de gastos

S

Fin

Se cargan losreportes en el

sistema Dinnero

Los valores sonrazonables S Se aprueba el

reportes de gastos

Se rechaza el

N gasto y se informaal colega de la

FFVV

Contabiliza elgasto en SAPdesde dinnero

Gestiona el pagopara el colega de

acuerdo al procesode CXP

Fin

196

197

Matriz de Riesgo de la revisioacuten de reportes de gastos

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

La persona que revisalos reportes de gastosno tiene una correctacapacitacioacuten tributaria

La persona estaacuteinformada de loscambios en formavaga y no recibe unacapacitacioacuten continua

X X Bajo

2

Los reportes de gastosde la Fuerza de ventasno cuentan con lasaprobacionescorrespondientes

Los reportes de gastosde la Fuerza de ventasson aprobados por losrangos pertinentes dejefaturas inmediatas

X X Bajo

3

Los aprobadores norevisan fiacutesicamente losreportes antes deaprobarlos

Los aprobadores norevisan fiacutesicamentelos reportes sinembargo el personalde Trade marketing seencarga de realizar loscontroles con poliacuteticasadministrativas y loscontroles tributarioslos aprobadoresverifican que losvalores seanrazonables

X X Bajo

4

No se tiene una poliacuteticade movilizacioacuten paracontrolar los gastos dela Fuerza de Ventas

La compantildeiacutea si cuentacon una poliacutetica demovilizacioacutenaplicable para laFuerza de Ventas

X X Bajo

5

No se verifican loscupos de movilizacioacutende todo el personal deventas

Los cupos demovilizacioacuten sonverificados previo a laaprobacioacuten de losreportes de gastos

X X Bajo

198

4312 Evaluacioacuten para el proceso de facturacioacuten

Cuestionario de Control Interno para el proceso de facturacioacuten

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1iquestLas ventas se registran enlos resultados en momentode efectuar la facturacioacuten

X

2iquestSe graba el costo de ventaen forma simultaacutenea a laventa

X

3iquestLos comprobantes deventa tienen autorizacioacutenvigente emitida por rentas

X

4iquestLos pedidos sonadecuadamente controladosy aprobados

X

5

iquestSe realizancircularizaciones perioacutedicasentre los clientes paradeterminar si no existejineteo de dinero por partede la Fuerza de Ventas

X

6iquestSe han firmando contratosde exclusividad con losUSO Promotores

X

Narrativa del proceso de facturacioacuten

El proceso se inicia cuando la Fuerza de ventas recoge los pedidos de los clientes

luego ingresa los pedidos recogidos en el SAP a traveacutes de sus palms En la bodega

se corre una transaccioacuten denominada el packing list para verificar la disponibilidad

de los inventarios

Posterior cartera se encarga de verificar que el cliente no se encuentre en mora para

poder liberar los pedidos caso contrario los retiene hasta que cancele sus deudas

Una vez aprobados los pedidos la bodega corre el proceso de facturacioacuten y emite las

facturas Alista toda la mercaderiacutea de acuerdo a lo facturado y despacha los pedidos

verificando la facturacioacuten

CCRR

eacuteeacute dd iti

oto ss y

y CC o

o bbrr aa

nn zz aa

ssBB

oo dd ee

gg aa

FF uu ee

rr zzaa

dd ee V

V ee nn

tatass

Flujograma para el proceso de facturacioacuten

Inicio Recoger pedidosde clientes

Ingresar lospedidos en el

sistema

CCoorrrererrPPaacckkiningglilsist tppaararavveerirfiifcicaarr

CCoorrrererreel lpprorocceessoo Emitir FacturasAAlilsistatarrppeeddididoossddee

acuerdo a la

S

Se encuentra de

Despachar lospedidos

N

Fin

ddisisppoonnibibiliii

ldidaaddddeeininvveenntatariroioss

ddeefafacctuturaraccioacuteioacutennacuerdo a lafafacctuturaraccioacuteioacutenn

acuerdo a la factura

Volver a verificar lamercaderiacutea de la

factura para eldespacho

VVeerirfiifcicaarrlalaccaartreteraravveennccididaa

Cumple con lospagos

LLibibeerararrlolossppeeddididoossS

ppaararafafacctuturararr

RReetetenneerreel lppeeddididooN hhaasstataqquueeccuummpplala

ccoonnlolossppaaggooss

199

Matriz de Riesgo para el proceso de facturacioacuten

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

Las ventas no seregistran en losresultados enmomento deefectuar lafacturacioacuten

Todas las ventas seregistran en losresultados enmomento deefectuar lafacturacioacuten

X X Bajo

2

El costo de venta nose graba en formasimultaacutenea a laventa

El costo de venta detodas las ventas segraba en formasimultaacutenea a laventa

X X Bajo

3

Los comprobantesde venta no tienenla autorizacioacutenvigente emitida porrentas

Todos loscomprobantes deventa poseen laautorizacioacuten vigenteemitida por rentasla que se renuevacada antildeo

X X Bajo

4

Los pedidos demercaderiacutea no sonadecuadamentecontrolados yaprobados

Todos los pedidos deventa son aprobadospor Creacuteditos ycobranzas ycontrolados por labodega

X X Bajo

5

No se realizancircularizacionesperioacutedicas entre losclientes paradeterminar si noexiste jineteo dedinero por parte dela Fuerza de Ventas

Creacuteditos y cobranzasrealiza unseguimientoperioacutedico de suscuentas para evitarque la Fuerza deVentas se quedecon dinero de losclientes

X X Bajo

6

No se han firmandocontratos deexclusividad con losUSO Promotores

Se mantienencontratos deexclusividad ya quelos USO promotorestrabajan a su vez confuerza de ventasdirecta de lacompantildeiacutea

X X Bajo

4313 Evaluacioacuten del proceso para la entrega de incentivos a la Fuerza de

Ventas

Cuestionario de Control Interno para la entrega de incentivos a la Fuerza deVentas

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

iquestEl establecimiento decuotas para la Fuerza deventas se realiza deacuerdo a un anaacutelisis ysobre una base racional

X

2

iquestLos incentivos para lasgerencias de ventas seencuentran en el rangoestablecido para estoscargos a nivel regional

X

3

iquestLos incentivosentregados se realizanuacutenicamente cuando se hanalcanzado las metas

X

4

iquestSe realizan visitas decampo sorpresivas paraverificar el cumplimientode las rutas de la Fuerzade ventas

X

5

iquestLos incentivos seconsideran como ingresosimputables en el rol depagos

X

6

iquestSe elaboranperioacutedicamente informesde ventas y sus avancescon respecto a las metasestablecidas

X

Narrativa del proceso para la entrega de incentivos de la Fuerza de Ventas

Se inicia cuando las ventas del mes se han cerrado el personal de la Fuerza de

Ventas verifica su cumplimiento y elabora un informe que es entregado al personal

de Trade Marketing quien calcula las metas alcanzadas por cada persona de la

Fuerza de ventas contra la meta establecida y verifica con el informe del colega en

caso existan diferencias con el colega se le informa y se concilia con la informacioacuten

del sistema En el caso que la meta se haya alcanzado al 100 se calcula un 34

201

202

del monto de la venta y en el caso que supere el 110 se aplicaraacute un porcentaje de

41 del total de la venta alcanzada por el colega

Los valores por incentivos son informados a Noacutemina y estos son incluidos en el rol

de pagos

Al final del mes se establece las nuevas metas para el mes subsiguiente que deben

estar acorde con el presupuesto anual de ventas en la reunioacuten mensual de Forecast y

que deben estar bajo la realidad del negocio en el mercado Estas metas son

consensuadas en el comiteacute de direccioacuten incluido la persona de planificacioacuten de

demanda y planificacioacuten financiera Una vez establecidas se comunica a la Fuerza

de Ventas cuales seraacuten las metas a ser alcanzadas en el mes para que alcancen sus

incentivos

203

NNoacuteoacute m

m inin a

aTT r

r aa dd ee

MMaa r

r kk ee tit

nin gg

FF uu ee

rr zzaa

dd ee V

V ee nn

tatass

CCoo m

m iti eacuteteacute

gg ee rr e

e nncc i

aia ll

Flujograma para el proceso de entrega de incentivos a la Fuerza de Ventas

Planifica las nuevasmetas para elsiguiente mes

Informa a laFuerza de Ventas

Fin

Inicio

Elabora informe desu cumplimiento en

metas y se loentrega a Trade

Mkt

Obtiene delsistema las ventas

alcanzadas porcolega

Verifica con elinforme entregadopor el colega de la

FFVV

N

Estaacuten de acuerdo losvalores

S

Concilian con elcolega de acuerdo

a la informacioacutenobtenida en el

sistema

Se calculan losincentivos deacuerdo a lo

establecido en lapoliacutetica de beneficios

a la FFVV

Ingresa losbeneficios en el roldel personal de la

FFVV

204

4314 Evaluacioacuten del proceso para la entrega de material promocional

Cuestionario de Control Interno para la entrega de material promocional a losclientes

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

Previo al despacho delmaterial promocional iquestSeverifica el cumplimientode la poliacutetica y lasautorizacionescorrespondientes

X X

Uacutenicamente serecoge la solicituddel personal deventas no se cuentacon lasaprobaciones nianaacutelisis de lossupervisores

2

iquestSe firman contratos deconfidencialidad con losproveedores que fabricanel material promocional ala compantildeiacutea

X

3

iquestSe ejecuta un adecuadoseguimiento delcumplimiento de estoscontratos

X

4

iquestEl material promocionalasignado tiene unseguimiento paracomprobar su estado en elcliente

X

Narrativa del proceso para la entrega de material promocional

El proceso se inicia cuando el personal de la Fuerza de ventas (autoventistas y

coordinadores de Zona) recogen la solicitud del cliente para la asignacioacuten de un

exhibidor u otro tipo de material promocional no asignado en promociones El

empleado de la Fuerza de Ventas debe elaborar una recomendacioacuten (Justificativo

para solicitar el material promocional) esta recomendacioacuten debe ser revisada por el

Supervisor de la zona que estaacute realizando el requerimiento si la recomendacioacuten

cumple con la poliacutetica comercial para entrega de exhibidores y otro tipo de material

promocional se solicitaraacute a la bodega prepare una orden de despacho para entregar el

material al solicitante de la Fuerza de ventas y esta a su vez se la entrega al cliente

205

BBoo d

d eegg a

aSS

uu pp ee

rr vvisis

ioacuteioacutenn

dd ee V

V ee nn

tt aass

FFuu e

e rrzz a

a dd ee

VVee n

n tt aa ss

Flujograma para el proceso de entrega de material promocional

IniacutecioSolicitud de

Materialpromocional

Elaborarrecomendacioacutenpara obtener elmaterial prom

Entrega delmaterial

promocional alcliente

Fin

Negar la entregaN de Material

promocional

Revisar si larecomendacioacuten seajusta a la poliacuteticade asignacioacuten de

material prom

Cumple lascondiciones de la

poliacutetica

SAprobar la entrega

de materialpromocional

Elaborar la ordende despacho

Entrega del materialpromocional contra

OD

206

Matriz de Riesgo de para el proceso en la entrega de material promocional

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

No se verifica elcumplimiento de lapoliacutetica paraasignacioacuten dematerial promocionaly las autorizacionescorrespondientes

Los supervisores deventas no apruebanninguna solicitudpara la entrega delmaterialpromocional y labodega entrega conla simple solicitudde la Fuerza deventas

X X Alto

2

No se firmancontratos deconfidencialidad conlos proveedores quefabrican el materialpromocional a lacompantildeiacutea

Se mantienencontratos deconfidencialidad contodos losproveedores quefabrican materialespromocionalesexclusivos

X X Bajo

3

No se ejecuta unadecuado seguimientodel cumplimiento deestos contratos

El cumplimiento delos contratos essupervisado por elpersonal de TradeMarketing

X X Bajo

4

El materialpromocionalasignado tiene unseguimiento paracomprobar su estadoen el cliente

Se verifica elcuidado del materialpromocionalentregado a losclientes en cadavisita para la tomade pedidos de venta

X X Bajo

4315 Evaluacioacuten del proceso para otorgar descuentos comerciales

Cuestionario de Control Interno para el Establecimiento de descuentoscomerciales

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

iquestLos descuentoscomerciales sonanalizados en elpresupuesto anual deactividades y planoperativo

X

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

2

iquestLos descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto cuentan conla respectiva aprobacioacutendel Gerente de ventas ydel planificadorFinanciero

X X

Uacutenicamentecuentan con laaprobacioacuten delPlanificadorFinanciero estoafecta a lasventas netas y elGerente deVentas no tieneconocimientodel particular

3

iquestSe cumplen con losparaacutemetros de entrega dedescuentos por prontopago y otras promocionesa los clientes

X

4

iquestSe les comunica a losclientes los descuentos alos que tienen acceso deacuerdo a sus condicionesde pago y montos decompra

X

Narrativa del proceso para otorgar descuentos comerciales

Inicia con el anaacutelisis que realiza Planificacioacuten financiera acerca de los descuentos

que se pueden otorgar a los clientes de acuerdo al presupuesto por promociones o

incentivos si estaacuten en el presupuesto se consideran planificados en el caso que no

esteacuten en el presupuesto se informaraacute siempre y cuando exista un colchoacuten en el

presupuesto de ventas

Esto es informado al Gerente de ventas quien analiza el descuento en caso no haya

sido contemplado en el presupuesto anual de la necesidad del mismo y cuantos

beneficios generaraacute a su incremento de las ventas

Una vez que haya ejecutado el anaacutelisis si es viable elaboraraacute la propuesta comercial

para presentarla al Gerente General quien deberaacute aprobar la propuesta en el caso que

207

sea aplicable y genereacute un beneficio mayor a su costo Si es aprobada se comunicaraacute

al departamento de Trade Marketing para su divulgacioacuten entre los clientes

Cuando los clientes hayan alcanzado las metas propuestas en las promociones

establecidas Trade Marketing solicitaraacute a Creacuteditos y cobranzas que emita la nota de

creacutedito correspondiente y la Fuerza de ventas o el gerente de ventas se encargaraacute de

hacerla llegar al cliente

CC rr eacuteeacute d

d iti oto y

yCC o

o bbrr aa

nn zz aa s

sPP l

ala nn ifi i

f cic aa cc i

oacuteioacute nn

FF inin a

a nncc ie

ie rr aa

DD irir ee

cc cc ioacuteioacute

nnGG

ee nn ee

rr aall

DD irir ee

cc cc ioacuteioacute

nndd e

e VV ee

nn tata s

sTT r

r aa dd ee

mmaa r

r kk ee tit n

in gg

Flujograma para el proceso de la entrega de descuentos comerciales

IniacutecioAnaliza

descuentospromocionales

Existe un colchoacuten enel presupuesto de

ventasN Fin

Emite la nota decreacutedito

S

Entrega alSupervisor deVentas para su

entrega al cliente

Fin

Se solicita aS Creacuteditos emitir la

NC

Realiza la campantildeaentre los clientes de

la promocioacutenapoyado en la

FFVV

Verifica el logro delas metas por parte

de los clientes

El cliente llegoacute a lameta

N No se otorga eldescuento Fin

Comunica a trade

S marketing parainiciar la

promocioacuten

Los desct Estaacuten enel presupuesto

N

Se analiza sunecesidad deacuerdo a una

estrategiacomercial

SElabora lapropuesta

comercial para losdescuentos

Aprueba lapropuesta Se cierra la

propuesta Fin

N

209

210

Matriz de Riesgo de para el proceso para otorgar descuentos comerciales

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

Los descuentoscomerciales no sonanalizados en elpresupuesto anualde actividades yplan operativo

El presupuesto anualde ventas contemplalos descuentoscomercialesplanificados al iniciodel antildeo

X X Bajo

2

Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto nocuentan con larespectivaaprobacioacuten delGerente de ventas ydel planificadorFinanciero

Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuestouacutenicamente cuentancon la aprobacioacutendel planificadorFinanciero quien laspresentadirectamente alGerente General

X X Alto

3

No se cumplen conlos paraacutemetros deentrega dedescuentos porpromociones a losclientes

Toda promocioacuten queotorga descuentoscomerciales esentregada losclientes de acuerdo alos paraacutemetrosestablecidos

X X Bajo

4

No se les comunicaa los clientes losdescuentos a losque tienen accesode acuerdo a suscondiciones de pagoy montos de compra

Toda promocioacuten escomunicada a losclientes en formaprevia de iniciar

X X Bajo

211

3316 Evaluacioacuten de los proceso de Devoluciones

Cuestionario de Control Interno para el proceso de Devoluciones

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

iquestLa recepcioacuten demercaderiacutea devuelta sehace previa verificacioacutende la factura de venta

X X

La mercaderiacutea serecibe sinverificar antes laventa realizadacon anterioridad

2

iquestLa recepcioacuten de lamercaderiacutea devuelta serecibe directamente enlas bodegas de lacompantildeiacutea

X

3

iquestAntes de ejecutar ladevolucioacuten de lamercaderiacutea esta esaprobada por lossupervisores de ventas

X

Sin embargo lasaprobaciones nose realizan previala verificacioacuten delorigen de lamercaderiacutea

4

iquestEl supervisor de ventassolicita un justificativodel porqueacute ladevolucioacuten

X

Narrativa de proceso de Devoluciones

El proceso se inicia cuando el personal de la Fuerza de Ventas recoge la solicitud de

devolucioacuten del cliente Esta devolucioacuten debe ser verificada por el Supervisor de

ventas para establecer el estado en la que se recibe la mercaderiacutea y elaboraraacute un

informe que deberaacute ser presentado al gerente de ventas este verifica si cumple con

las condiciones establecidas en la poliacutetica comercial para la devolucioacuten de ventas y

procede a aprobarla en el caso se estar correcto

Una vez aprobada la devolucioacuten se informa a la bodega para que coordine el retiro de

la mercaderiacutea Cuando recibe la mercaderiacutea en la bodega se afecta la Nota de

Creacutedito a la uacuteltima factura emitida al cliente Esta nota de creacutedito es entregada a la

Fuerza de ventas para que sea entregada al cliente

SSuu p

p eerr vv

isisioacuteioacute

nndd e

eVV

ee nn tat

a ssBB

oo dd ee

gg aa

DDirir e

e cccc i

oacuteioacute nn d

d eeVV e

e nntata

ssFF u

u eerr zz

aadd e

e vv ee

nn tata s

s

Flujograma para el proceso de Devolucioacuten de mercaderiacutea

IniacutecioRecoge la solicitudde devolucioacuten del

cliente

Entrega la nota decreacutedito al cliente Fin

Verificar elproducto a

devolver seacuerdo a su buen

o mal estado

S Aprueba ladevolucioacuten

Cumple lascondiciones de la

poliacutetica

N Rechaza ladevolucioacuten

Coordina larecoleccioacuten de la

mercaderiacuteadevuelta

Emite la nota decreacutedito

212

213

Matriz de Riesgo de para el proceso de devolucioacuten de mercaderiacutea

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

La recepcioacuten demercaderiacutea devueltase hace sin previaverificacioacuten de lafactura de venta

La mercaderiacuteadevuelta se recibesin verifica sinrevisar la factura deventa en la que seoriginoacute

X X Alto

2

La recepcioacuten de lamercaderiacutea devueltano se recibedirectamente en lasbodegas de lacompantildeiacutea

La bodega realiza lalogiacutestica pararecoger lamercaderiacutea de ladevolucioacuten

X X Bajo

3

La devolucioacuten de lamercaderiacutea no esaprobada por lossupervisores deventas

Los supervisores deventas verifica todaslas devoluciones quevan a ser recibidasestas son aprobadaspor las gerencias deventas

X X Bajo

4

El supervisor deventas no solicita unjustificativo delporqueacute se realiza ladevolucioacuten

El supervisor deventas elabora uninforme de ladevolucioacuten para serentregado al gerentede ventas

X X Bajo

44 Resultados de la evaluacioacuten de Control Interno

441 Matriz de Hallazgo de Control Interno del departamento de Ventas

En la Matriz de Hallazgos determinaremos los cuatro atributos de cada uno de los

puntos criacuteticos encontrados posterior a la evaluacioacuten realizada

214

Matriz de Hallazgos el Departamento de Ventas

Falta de verificacioacuten de las condiciones para le devolucioacuten de mercaderiacuteas

Condicioacuten

La mercaderiacutea devuelta por parte de los clientes es recibida porel personal de la bodega uacutenicamente con la orden de los colegasde la Fuerza de Ventas sin verificar antes que esa mercaderiacuteahaya sido vendida por la empresa y a que factura pertenece

Criterio

Existe la inobservancia de la poliacutetica corporativa para ladevolucioacuten de mercaderiacutea Seccioacuten Metodologiacutea punto 3 queexpresa

ldquoMal Estado El producto en mal estado se considera a aquelproducto vencido en condiciones de calidad no oacuteptimas depresentacioacuten descontinuada o en malas condiciones que tambieacutendeberaacuten pasar por la verificacioacuten de venta previa Para el CanalModerno y Mayorista cuando falta menos de 90 diacuteas para suvencimiento para el Canal Tradicional cuando falta menos de45 diacuteas para su vencimientordquo

Adicional a la poliacutetica corporativa existe una inobservancia alreglamento de comprobantes de venta retencioacuten y documentoscomplementarios que en su Art 15 menciona

ldquoNotas de creacutedito- Las notas de creacutedito son documentos que seemitiraacuten para anular operaciones aceptar devoluciones yconceder descuentos o bonificaciones

Las notas de creacutedito deberaacuten consignar la denominacioacuten serie ynuacutemero de los comprobantes de venta a los cuales se refierenrdquo

Causa

El personal de la bodega como el personal de la fuerza deventas no tienen un conocimiento exacto de la poliacuteticacorporativa Adicional a esto los supervisores de venta noverifican las solicitudes de devolucioacuten realizadas y en la bodegatampoco exigen las aprobaciones necesarias

Efecto

El hecho de recibir devoluciones que no hayan sido debidamenteverificadas y autorizadas provoca que dicha mercaderiacutea puedano haber sido vendida por la empresa alto niveles de productoen mal estado y una alta contingencia tributaria al no determinarexactamente a que factura estaacute afectando la devolucioacuten

Conclusioacuten

La devolucioacuten de la mercaderiacutea no cuenta con la verificacioacutennecesaria por parte de la Fuerza de ventas y de la Bodega paradeterminar con que factura de venta fue entregada al cliente porlo que se considera un facilismo en el proceso que puede generarpeacuterdidas para la compantildeiacutea

215

A la Gerencia General

Recomendacioacuten

Establecer procedimientos de control para que la Fuerza deVentas verifique que la mercaderiacutea que se va a recibir haya sidovendida por la compantildeiacutea para lo cual se deberaacute incluir estainformacioacuten en el informe entregado a las Gerencias de ventas

Exigir a la Bodega que se realice una investigacioacuten de la facturaque deberaacute ser afectada con la devolucioacuten previo a la emisioacuten dela Nota de creacutedito

Descuentos Comerciales no presupuestados se otorgan sin la aprobacioacuten de laGerencia de Ventas

Condicioacuten

Los descuentos comerciales promocionales que no estaacuten dentrodel presupuesto cuentan uacutenicamente con la aprobacioacuten deplanificacioacuten Financiera y no se solicita o requiere de laaprobacioacuten de la gerencia de Ventas antes de que se ejecuten loque deja sin control previo a la Cabeza de Ventas de lasestrategias otorgadas a los clientes y sus impactos en las ventasnetas

Criterio

La poliacutetica corporativa de descuentos en su seccioacuten 2 deResponsabilidades paacutegina 4 expresa que

ldquoTodo descuento otorgado a un cliente ya sea por estrategias ocubrimiento de riesgos que no consten en el presupuesto debenser aprobados por el Gerente de Ventas y por el PlanificadorFinanciero con el fin de medir el costo ndash beneficio del mismoCaso contrario no se generaraacutenrdquo

Causa

No existe una buena praacutectica de comunicacioacuten entre la gerenciade ventas y la planificacioacuten financiera principalmente porqueson rubros que afectan al presupuesto que es controlado porFinanzas y que estos descuentos son solicitados en su mayoriacuteapor el Country Manager y la comunicacioacuten a la gerencias deventas se realiza una vez creada la promocioacuten

EfectoEsta praacutectica genera desbalances en las metas planteadas paracada una de las gerencias y malestar en las gerencia de ventasal ver su campo de accioacuten invadido y limitado

Conclusioacuten

El proceso no se cumple de acuerdo a lo establecido en lapoliacutetica y en el procedimiento por lo que existe unainobservancia total de lo establecido en la reglamentacioacutencorporativa generando un proceso inexacto e incorrecto

216

A la Gerencia General

RecomendacioacutenSupervisar que los lineamientos implementados por la propiaadministracioacuten se cumplan generando una adecuadacomunicacioacuten entre los departamentos de Finanzas y ventasgenerando el respeto de la independencia e interrelacioacuten de lasfunciones de cada una de estas aacutereas

Falta de comunicacioacuten de las poliacuteticas y procedimientos corporativos queafectan al aacuterea comercial a la Fuerza de Ventas en general

Condicioacuten

La administracioacuten no genera una comunicacioacuten de las poliacuteticascorporativas existentes que afectan al aacuterea comercial a todo elpersonal de la Fuerza de Ventas sino uacutenicamente a lasGerencias y los Supervisores los cuales tampoco compartenesta informacioacuten con sus reportes

Criterio

Tal como se indicoacute en el capiacutetulo 3 la falta de comunicacioacuten delas poliacuteticas es un problema que se genera en todas las aacutereas dela entidad inobservando el procedimiento para la correctacomunicacioacuten de poliacuteticas corporativas paacuterrafo 30 que diceldquoEl comiteacute gerencial como parte primordial de sus obligacionesdeberaacute repartir y dar a conocer la misioacuten visioacuten poliacuteticascorporativas y valores corporativos el momento que se integra ala compantildeiacutea La estrategia y planes de accioacuten generales noconfidenciales y susceptibles de mal uso se deberaacuten a dar aconocer y hacerse puacuteblicos entre los empleados asiacute como losresultados de la compantildeiacutea cada trimestre en el Vamos Juntosrdquo

Causa

La administracioacuten y en especial las Gerencias de Ventas no hancreado una cultura de conocimientos y buena praacutectica de laspoliacuteticas y procedimientos que afectan al departamento deventas debido a que las mercaderistas preventistas personal deautoventa impulsadoras no tienen un manejo adecuado de estasy tampoco un conocimiento general

Efecto

El hecho que el personal de la fuerza de ventas desconozca losprocedimientos provoca que muchos de los procedimientos selleven a cabo en forma incorrecta y que ciertas poliacuteticas no secumplan Entre los procesos con alto nivel de falencias estaacuten larecoleccioacuten de las devoluciones inadecuada entrega de materialpromocional y reportes de gastos presentados en formaincorrecta

Conclusioacuten

La falta de conocimiento de las poliacuteticas y procedimientoscorporativos genera limitaciones en el control que se puedeestablecer en el personal debido a que si no conoce unprocedimiento o una poliacutetica es imposible cumplirla lo quegenerariacutea desviaciones en la obtencioacuten de metas corporativas

217

A la Gerencia General

Recomendacioacuten

Ejecutar una adecuada comunicacioacuten al personal de ventasreferente a los aspectos corporativos importantes asiacute comodesarrollar una planificacioacuten para realizar por lo menos una vezal antildeo una comunicacioacuten colectiva a todas las personas quenecesitan conocer estas poliacuteticas recordaacutendoles su alcance ypuntos importantes

El despacho del material promocional no cuenta con las aprobaciones nianaacutelisis de los supervisores previo a su despacho

Condicioacuten

El material promocional despachado y colocado en los clienteses entregado por parte de la bodega uacutenicamente con unasolicitud del personal de la fuerza de ventas y no se cuenta conlas aprobaciones ni anaacutelisis de los supervisores para determinarla verdadera necesidad y beneficio futuro de colocar material deexhibicioacuten en un punto de venta determinado

Criterio

Existe una mala aplicacioacuten de la Poliacutetica para asignacioacuten dematerial promocional en su seccioacuten 2 Responsabilidades quemencionaldquoLos supervisores de ventas seraacuten los encargados de revisar losteacuterminos para la entrega del material promocional y solo seraacutenaprobadas las solicitudes que cumplan con las condicionesestablecidas en la presente poliacuteticardquoSeccioacuten 4 MetodologiacutealdquoPara realizar una asignacioacuten de exhibidores se debedeterminar primero que tipo de exhibidor se va a entregar y deacuerdo a su tamantildeo y modelo el vendedor tendraacute que justificaren un informe la ubicacioacuten del punto de venta el espacio queocuparaacute el exhibidor los montos de compra del cliente ydeterminar una proyeccioacuten para crecimiento del sectorrdquo

Causa

El personal de la bodega no exige que el informe para lasolicitud de material promocional tenga la firma del respectivosupervisor y realiza los despachos normalmente adicional a lafalta de conocimiento de las poliacuteticas corporativas provoca quela fuerza de ventas no se genere la obligacioacuten de cumplir conuna buena praacutectica de la poliacutetica mencionada

Efecto

El incumplimiento de la poliacutetica establecida provoca que muchodel material asignado a los clientes no es aprovechado en formacorrecta debido a que ciertos exhibidores costosos sonentregados a clientes que no realizan montos de compra altos yque no utilizan el exhibidor de forma adecuada generandogastos injustificados para Cadbury

218

Conclusioacuten

La asignacioacuten y entrega de los exhibidores y materialespromociones genera un desperdicio ya que estos estaacuten siendoentregados sin el anaacutelisis del beneficio que se obtendraacute ya quese han encontrado varios exhibidores grandes en clientes queno tienen ni el espacio ni el nivel de compras para cubrirlo deproducto

Recomendacioacuten

A la Gerencia General

Supervisar que la asignacioacuten del material promocional mismoque es costoso sea entregado de acuerdo a lo establecido por lapoliacutetica corporativa y con un anaacutelisis de los consumosrealizados por los clientes asiacute como la seguridad que tendraacute elbien de la compantildeiacutea en el punto de venta

442 Indicadores de Gestioacuten para el departamento de Ventas

Los Indicadores de gestioacuten aplicados para el departamento de Ventas nos permitiraacuten

medir las variables relacionadas con las metas impuestas por la administracioacuten asiacute

como el desempentildeo del departamento

Asiacute tenemos los siguientes indicadores para este departamento

iquestQueacute se va aMedir Objetivo

Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios

Conocimiento dela Visioacuten

Establecer cuantosempleados de lacompantildeiacutea conocensu visioacuten

Visioacuten

de empleados del departamentoFinanciero que Conocen la Visioacuten

de la Empresa Miacutenimoaceptable 85

82

83

El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten de laVisioacuten

Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con suvisioacuten

Visioacuten

de empleados del departamento deVentas que Comparten la Visioacuten de

la Empresa Miacutenimoaceptable 80

82

83

Se presenta como indicadorimportante ya que todos losempleados que conocen lamisioacuten estaacuten de acuerdo conesta

Total empleados del departamentode Ventas 99

Conocimiento dela Misioacuten

Fijar cuaacutentosempleados de lacompantildeiacutea conocensu misioacuten

Misioacuten

de empleados del departamento deVentas que Conocen la Misioacuten de la

Empresa Miacutenimoaceptable 75

82

83

El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten de laMisioacuten

Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con sumisioacuten

Misioacuten

de empleados del departamento deVentas que Comparten la Misioacuten de

la Empresa Miacutenimoaceptable 83

82

83

Representa que todos losempleados trabajan en pro dela consecucioacuten de losobjetivos de la compantildeiacuteaTotal de empleados del

departamento de Ventas 99

219

iquestQueacute se va aMedir Objetivo

Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios

Eficacia de losMetas planteados

Establecer laeficacia en elalcance de las metasplanteados

Metas

Meses en que se ha alcanzado lameta de ventas

Miacutenimoaceptable 92

12

100

El departamento de ventas haalcanzado las metas de ventasdurante todos los meses delantildeo12 12

Nivel de eficaciaen las metaspropuestas

Determinar sobre el100 en queporcentaje promediohan sido alcanzadaslas ventas propuestas

Metas

Promedio de ventas realesalcanzadas

Miacutenimoaceptable 95

236000000115

El logro en las ventas ha sidobastante exitoso en el 2010pasando un 15 del propuestoPromedio de ventas propuestas en

el antildeo 205000000

Nivel deliderazgo delpersonal de lacompantildeiacutea

Fijar el nivel deliderazgo que poseeel personal engeneral

Direccioacuten yliderazgo

Personal que identifica el estilo deLiderazgo

Miacutenimoaceptable 10

12

12

El miacutenimo aceptable para deldepartamento es establecido enun 12 debido a la grancantidad de Personas en laFuerza de Ventas que trabajana cargo de supervisores ygerentes

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten delliderazgo de lacompantildeiacutea

Medir la aceptacioacutendel estilo deliderazgoestablecido en lacompantildeiacutea

Direccioacuten yliderazgo

Personas que aceptan el estilo deliderazgo

Miacutenimoaceptable 90

84

85

Existe una reaccioacuten de algunaspersonas para aceptar a laNueva Gerencia de Ventasestablecida por la compra deKraft a la compantildeiacutea

Total empleados del departamentode Ventas 99

220

221

45 Propuesta de Control Interno

Con los resultados obtenidos de la evaluacioacuten generaremos una propuesta de Control

Interno para el departamento de Ventas que le permita a la compantildeiacutea establecer un

sistema de control basado en poliacuteticas procedimientos y actividades en el aacuterea

comercial

451 Poliacuteticas de control para el departamento de Ventas

Poliacutetica para el Control de devoluciones

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de esta poliacutetica es establecer los lineamientos para la gestioacuten de las

devoluciones en Buen y Mal estado generadas en Ecuador en los canales Tradicional

Moderno y Mayorista

B DEFINICIONES

Devolucioacuten Es el retorno de un producto que ha estado en propiedad de un cliente

Buen Estado Se considera que un producto se encuentra en buen estado cuando se

encuentra apto para la venta con el empaque original y dentro de los plazos

suficientes para considerarlo como apto para la comercializacioacuten tomando en cuenta

el tiempo de su consumo de acuerdo a lo establecido en la poliacutetica comercial

Mal Estado Se considera que un producto se encuentra en mal estado cuando su

caducidad se encuentra cercana se encuentra averiado descontinuado o no vigente

por cambio de empaque

Rechazos Son las devoluciones del producto antes de perfeccionarse la venta es

decir no se hizo la transferencia de la propiedad del producto al cliente

222

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Supervisor de Ventas

bull Se encarga de verificar el producto a devolver y deelaborar el formato de pedido de recojo que debeindicar si el producto se encuentra en buen o malestado

bull Elaborar un informe que contenga el detalle si lamercaderiacutea fue vendida por la compantildeiacutea de acuerdo allote verificado

bull Coordinaraacute con la bodega la logiacutestica para recoger elproducto

Gerentes de canal deVentas

bull Gerente de Ventas deberaacute aprobar y validar el recojode la mercaderiacutea siempre y cuando haya recibido delsupervisor el informe de devolucioacuten caso contrariodeberaacute rechazar la devolucioacuten

Fuerza de ventas

bull Canalizar la solicitud de devolucioacuten desde el clientehasta el supervisor

bull Obtener la informacioacuten del cliente el porqueacute de ladevolucioacuten

Bodegabull Recibir la mercaderiacutea contra el informe aprobado por

el Gerente de ventasbull Emitir la nota de creacutedito

D METODOLOGIacuteA

bull Cuando se notifiqueacute la solicitud de devolucioacuten el supervisor deberaacute solicitar

a la bodega un reporte del lote que el cliente estaacute devolviendo para verificar

que este haya sido vendido por la compantildeiacutea y comprado por el cliente que

hace la solicitud ya que no se recibiraacuten cambios realizados por realizados

entre clientes

bull La Bodega no realizaraacute la logiacutestica para retirar el producto devuelto mientras

no haya recibido el informe firmado y aprobado por el gerente de ventas

bull La nota de creacutedito emitida debe ser entregada al cliente en el plazo maacuteximo

de 48 horas para que estas no generen rechazos por los clientes por las fechas

especialmente por cambio de mes

223

E SEGUIMIENTO

El seguimiento lo deberaacute realizar Creacuteditos y cobranzas en forma automaacutetica ya que

esta nota de creacutedito disminuiraacute el valor de la deuda del cliente En caso la cuenta del

cliente quedeacute con un saldo negativo creacuteditos deberaacute solicitar la emisioacuten de un pago

para que esta cuenta quede en cero

Poliacutetica para el Control de entrega del material promocional

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de esta poliacutetica es determinar puntos de control para asignar material

promocional a los clientes en todo el territorio ecuatoriano

B DEFINICIONES

Material promocional Son obras audiovisuales y graacuteficas asiacute como todas las partes

componentes de las mismas que constituyen los mensajes publicitarios de las

campantildeas difundidas a traveacutes de cualquier medio y soporte considerados como

convencionales

Exhibidores Constituye material promocional disentildeado para mejorar la

presentacioacuten en el punto de venta de los productos

Sectores High income Se considera a los sectores en los cuales los clientes tienen

un alto grado de consumo y nivel de ventas para la compantildeiacutea asiacute como los productos

que se comercializan en estos lugares son de costos altos

Sectores low income Son sectores en los que los niveles de ventas de la compantildeiacutea

son bajos y los productos consumidos son econoacutemicos

224

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Fuerza de ventas

bull Elaborar informe acerca de la asignacioacuten delmaterial promocional en el caso de exhibidores eltamantildeo solicitado el sector donde se ubica elcliente el espacio y la seguridad con el que contaraacuteel exhibidor y el monto de ventas que consume elcliente y cuanto podraacute mejorar con el apoyo de laexhibicioacuten

Supervisor de Ventas

bull Verificar y aprobar el informe presentado por elpersonal de la Fuerza de ventas

bull Entregar una copia de la aprobacioacuten a la bodegapara que el material sea entregado

Bodega

bull Entregar el material promocional uacutenicamente con elinforme aprobado por el supervisor de ventas

bull Emitir la orden de despacho para el adecuadocontrol de los inventarios de material promocional ysolicitar la firma del recibiacute confirme por parte delcliente

D METODOLOGIacuteA

bull Los preventistas y autoventistas deberaacuten incluir en el informe que deben

presentar a su supervisor el nivel de compras del cliente si el sector en el que

se encuentra el punto de venta es high o low income con la finalidad de

determinar el mejor exhibidor a ser asignado

bull El Supervisor debe corroborar la informacioacuten presentada por los preventistas

y autoventistas es correcta con la verificacioacuten fiacutesica y estadiacutesticas de ventas

bull El personal de la bodega NO podraacute sacar ninguacuten exhibidor de las bodegas que

no cuente con la debida aprobacioacuten e informe de firmado por el Supervisor de

ventas siendo la responsabilidad del supervisor la correcta asignacioacuten del

material promocional para los clientes

E SEGUIMIENTO

El personal de la Fuerza de ventas seraacute el encargado de verificar que el material

promocional asignado al cliente cuente con la seguridad para evitar su peacuterdida que

225

este sea mantenido en forma adecuada y seraacute el encargado de llenarlo de producto y

comprobar que no sea utilizado con otros productos que no sean de la compantildeiacutea

Poliacutetica de Control para establecer descuentos comerciales que se encuentran

fuera del presupuesto anual

A OBJETIVO Y ALCANCE

La presente poliacutetica detalla los lineamientos para establecer puntos de control en el

establecimiento de descuentos comerciales otorgados a todos los clientes de la

compantildeiacutea Cadbury Adams Ecuador SA

B DEFINICIONES

Estrategia de Precio Disentildeado para otorgar precios al consumidor sin modificar la

lista de precios estaacutendar (mantener la lista de precios)

Desarrollo de Zona Descuento otorgado para impulsar el desarrollo de una zona

dentro de un cliente Se da debido a rentabilidad yo cobertura

Descuentos Estacionales Descuento otorgado para una estacioacuten o plan del antildeo Por

ejemplo verano inverno Navidad Vacaciones etc

Descuentos Para evitar contrabando Descuento relacionado a un producto

especiacutefico para generar una accioacuten de venta en ciertas ciudadesregioneszonas que

evite la compra por parte de los clientes indirectos de producto de contrabando

Descuentos Para evitar ldquoWrite Offrdquo Descuento relacionado a un producto

especiacutefico para generar que permita al cliente mejorar la rotacioacuten del producto

evitando la incineracioacuten del producto por mal estado debido a alcanzar la fecha de

vencimiento

226

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Planificacioacuten Financiera

bull Debe analizar las actividades dentro de presupuestoen los referente a los descuentos entregados porpromociones basados en concursos establecidos porlos clientes

bull Verificar la posibilidad de entregar promocionesadicionales de acuerdo a los colchones en elpresupuesto de ventas

Gerentes de canal deVentas

bull Determinar coordinando con la Gerencia de ventasy el aacuterea de Trade marketing la viabilidad deestablecer los descuentos promocionales

bull Verificar que el aacuterea de Trade Marketing realice lacomunicacioacuten adecuada y publicidadcorrespondiente para hacer conocer a los clientes elbeneficio y condiciones de la promocioacuten

Supervisor de Ventas

bull Conciliar los montos cumplidos por los clientespara emitir las notas de creacutedito

bull Verificar que los clientes reciban sus notas decreacutedito

Creacutedito y cobranzasbull Emitir las notas de creacutedito posterior a la

comprobacioacuten de la informacioacuten entregada porTrade Marketing

Gerente General bull Aprobar las actividades a realizar fuera delpresupuesto para otorgar descuentos comerciales

D METODOLOGIacuteA

bull El aacuterea de Trade Marketing en conjunto con la Gerencia de Ventas

determinaraacuten la posibilidad de iniciar una promocioacuten para los clientes a traveacutes

de la cual por el cumplimiento de metas establecidas en los niveles de

compras se haraacuten acreedores a un descuento calculado sobre las ventas que

ingresan en el concurso siempre y cuando el aacuterea de planificacioacuten financiera

haya informado que existe un colchoacuten en el presupuesto de ventas para

otorgar los descuentos mencionados

bull Las gerencias de canal de ventas elaboraraacuten un informe con el resumen de

los niveles de ventas esperados y que recesioacuten generaraacute posterior a la

promocioacuten tomando en cuenta los flujos de efectivo que se recibiriacutean por

adelantado y el costo ndash beneficio que generariacutea

227

bull En el caso que el informe genere beneficios y este sea aprobado por el

Gerente de ventas el aacuterea de Trade marketing deberaacute iniciar la comunicacioacuten

de la promocioacuten entre los clientes con el fin que los clientes puedan exigir

sus beneficios adquiridos y evitar que la Fuerza de Ventas pueda usurpar

dichos beneficios

bull Una vez alcanzadas las metas por los clientes creacuteditos y cobranzas deberaacute

emitir las notas de creacutedito y el supervisor de ventas se encargaraacute de verificar

que estas sean recibidas por el cliente

E SEGUIMIENTO

Se deberaacute realizar un seguimiento posterior al teacutermino de la promocioacuten para conocer

la satisfaccioacuten entre los clientes y cuaacuteles fueron los iacutendices de recuperacioacuten de

efectivo generado en esas ventas

Poliacutetica de Control para la presentacioacuten y revisioacuten de Reportes de Gastos

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de la poliacutetica es establecer paraacutemetros para una adecuada preparacioacuten y

presentacioacuten de los reportes de viajes de los colegas de la Compantildeiacutea Cadbury

Adams que seraacuten revisados en las oficinas de Quito asiacute como establecer puntos de

control en la revisioacuten de los mismos

B DEFINICIONES

Reportes de gastos Son documentos a traveacutes de los cuales los empleados de una

compantildeiacutea pueden solicitar la devolucioacuten de los valores desembolsados por ellos

siempre y cuando estos correspondan a gastos generados para atender actividades

que contengan un ingreso para la compantildeiacutea provocado o mejorado por dichos

desembolsos Estos desembolsos deben contener la documentacioacuten soporte de

acuerdo a lo establecido por la autoridad tributaria local Servicio de Rentas Internas

228

Viaacuteticos Son recursos asignados a los empleados de una entidad que para el

desempentildeo de sus funciones cuando deban de trasladarse por un periacuteodo mayor de

24 horas a lugares distintos al de su residencia Estos valores los gastos por concepto

de alimentacioacuten hospedaje y gastos menores inherentes al viaje

Sistema Dinnero Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes

a los viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos

como para presentar sus gastos por viaacuteticos

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Gerencias

bull Deberaacuten verificar que los valores presentados comoreembolsos por parte de los colegas sean racionalesy que estos esteacuten relacionados directamente altrabajo que ellos desempentildean antes de generar lasaprobaciones en el sistema

Analista de TradeMarketing Analista deCuentas por pagar

bull Revisar la documentacioacuten fiacutesica que soporta losgastos presentados por el colega y solicitados parareembolso asiacute como que el reporte esteacute lleno enforma correcta de acuerdo a la poliacutetica corporativade viajes y que cumpla con los requerimientosestablecidos en el reglamento para la aplicacioacuten dela Ley de reacutegimen tributario interno en su artiacuteculo27 que norma las liquidaciones de viaje

Contador general

bull Mantener actualizados de todas las reformastributarias emitidas por la autoridad fiscal a losAnalistas de Trade Marketing y de Cuentas porpagar con el fin de minimizar las contingenciastributarias

D METODOLOGIacuteA

bull Los colegas administrativos asiacute como los colegas de la Fuerza de Ventas que

poseen un equipo de coacutemputo de la compantildeiacutea deberaacuten ingresar la informacioacuten

de los reportes de gastos que deberaacute regirse a lo normado en la poliacutetica

corporativa de viajes en el sistema Dinnero uno por uno los documentos que

van a solicitar el reembolso en este detallaraacuten los valores completos sin

desglosar impuestos Una vez que los documentos hayan sido ingresados en

229

el sistema los empleados administrativos deberaacuten entregarlos al analista de

Cuentas por pagar y los administrativos de la Fuerza de Ventas al analista de

Trade Marketing Los empleados de la Fuerza de Ventas que no poseen un

equipo de coacutemputo de la empresa deberaacuten entregar los reportes de gastos

presentados de acuerdo a la poliacutetica de viajes directamente al analista de

Trade marketing para que este ingrese la informacioacuten documento por

documento y colega por colega en el sistema Dinnero a traveacutes de una

plantilla Aquellos documentos que excedan los montos asignados a cada uno

de los colegas por movilizacioacuten seraacuten rechazados y no se incluiraacuten en la

plantilla para la carga

Formato para la presentacioacuten de los reportes de Gastos

Instructivo

El reporte debe ser llenado por el empleado en el encabezado debe constar el

periodo y el motivo del viaje asiacute como la identificacioacuten del colega

En el cuerpo debe ir la siguiente informacioacuten

Fecha Debe contener la fecha del documento soporte del gasto

Ndeg El nuacutemero del documento soporte del gasto

Local El establecimiento donde se realizoacute el consumo

230

Descripcioacuten del gasto Identificacioacuten del tipo de gasto Ej Alojamiento nacional

Valor en moneda del documento Determinar el valor completo del soporte del

gasto en caso sea moneda extranjera en el caso de tratarse de doacutelares iraacute el mismo

valor en las dos uacuteltimas columnas

Valor en doacutelares Convertir el valor del documento soporte en caso de ser moneda

extranjera diferente de doacutelares

bull Los dos analistas mencionados deberaacuten revisar que los documentos que

respaldan el gasto contengan la siguiente informacioacuten fecha del documento

el local y el detalle del consumo realizado valor detallado en forma clara los

documentos no deben tener enmendaduras tachones ni borrones estar

presentados de acuerdo al nuevo reglamento para comprobantes de venta y

que no contengan consumos no permitidos en la poliacutetica corporativa de

viajes

bull En el caso uno o maacutes documentos no contengan la informacioacuten y de la forma

sentildealada en el punto anterior estos seraacuten devueltos a los colegas y no seraacuten

reembolsados

bull Las gerencias deberaacuten aprobar a traveacutes del sistema Dinnero los reportes de

gastos verificando todos los valores solicitados a reembolso En el caso que

los valores esteacuten fuera de los rangos normales para el gasto presentado este

deberaacute ser rechazado en el sistema Dinnero informando al colega el porqueacute

del rechazo

bull Si el colega logra justificar el valor consumido este se aprobaraacute en el sistema

procediendo a la contabilizacioacuten normal por parte de Shared Service

E SEGUIMIENTO

En el caso de la Fuerza de venta el aacuterea de Trade Marketing seraacute la encargada de

verificar que los pagos a los colegas se hayan realizado En el caso del aacuterea

Administrativa lo haraacute la analista de Cuentas por pagar

231

Poliacutetica de Control para la el establecimiento de metas en las ventas

A OBJETIVO Y ALCANCE

Delimitar praacutecticas correctas para establecer metas de ventas acordes con la realidad

de la compantildeiacutea que eviten que los empleados de la Fuerza de ventas se vean

abocados a realizar actos iliacutecitos o no eacuteticos con el fin de alcanzas las metas

planteadas por la administracioacuten en el territorio Ecuatoriano

B DEFINICIONES

Cuota Hace mencioacuten a la meta establecida por la Administracioacuten impuesta al

personal de la fuerza de ventas con el fin de que se cumpla un monto mensual

determinado tanto en valor como cantidad de los productos de la compantildeiacutea

Incentivos Son todos los beneficios que alcanza el persona del departamento de

Ventas por el cumplimiento de objetivos establecidos en el presupuesto de ventas

Demanda Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes a los

viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos como

para presentar sus gastos por viaacuteticos

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Gerente General

bull Llamar a reunioacuten al comiteacute gerencial para estableceren conjunto y consenso el presupuesto de objetivosde ventas

bull Revisar y verificar todos los escenarios posiblespara la consecucioacuten de las ventas frente al sistemapoliacutetico inestable en el paiacutes

bull Determina reuniones para realizar verificacionesmensuales de las metas establecidas y de ser el casoejecutar modificaciones de acuerdo a la realidad quela empresa y el paiacutes vivan en ese momento

232

Planificador Financiero

bull Plantear los escenarios para la consecucioacuten de losobjetivos de ventas a consideracioacuten del comiteacutegerencial

bull Establecer un presupuesto para dotar deherramientas comerciales y promocionales queapoyen a la Fuerza de ventas a la obtencioacuten de lacuota

Gerente de marketing

bull Informar acerca de los estudios de mercadoactualizados para determinar la demanda de losproductos del sector de confites en el Ecuador cuales el mercado ganado por la compantildeiacutea y lo queposee la competencia

bull Elaborar un FODA de la competenciabull Planificar estrategias de publicidad que mantenga

yo incrementen la participacioacuten de mercado asiacutecomo que se formen en una herramienta de influiren el consumidor para la adquisicioacuten de losproductos de la compantildeiacutea

Jefe de Trade Marketing bull Establecer estrategias promocionales y deexhibicioacuten para conquistar la atraccioacuten del mercado

Gerente de Ventas

bull Establecer estadiacutesticas de ventas por regioacuten ciudadsector y temporada para determinar cuaacuteles son lossitios y fechas en las que se pueden generar mejoraspara las ventas

Planificador de laDemanda

bull Determinar la demanda bajo estudios mensualesbull Informar al comiteacute gerencial en forma perioacutedica

acerca de la capacidad de cubrir la demandaestablecida a traveacutes de la capacidad de las plantaspara la entrega de producto

D METODOLOGIacuteA

bull Elaborar un presupuesto anual de objetivos de ventas tomando en cuenta

toda la informacioacuten entregada por los responsables en consenso con el

comiteacute gerencial

bull Revisar en forma mensual las variaciones generadas tanto en la realidad del

desarrollo del negocio como en la consecucioacuten de los objetivos y de ser el

caso replantear las metas para que estas sean racionales

bull Mantener los incentivos a la Fuerza de ventas para que la cuota sea

alcanzada

233

E SEGUIMIENTO

Realizar una evaluacioacuten mensual de los objetivos alcanzados y poner puntos de

atencioacuten en aquellos que no se estaacuten ejecutando para buscar oportunidades de

mejora

452 Procedimientos de Control Interno para el departamento de Ventas

bull Verificar que todos los reportes de gastos por viajes internacionales de la

Fuerza de Ventas sean presentado en un maacuteximo de 7 diacuteas calendario En el

caso de los viaacuteticos los documentos no deberaacuten tener una antiguumledad mayor a

un mes

bull Observar la poliacutetica de control de Creacuteditos y cobranzas donde se contemplan

paraacutemetros para la aprobacioacuten de pedidos previo a la aprobacioacuten de ventas

para evitar que se despache mercaderiacutea a clientes que no se encuentran al diacutea

con los pago

bull Realizar los caacutelculos de los incentivos ganados por el personal de la Fuerza

de ventas de acuerdo a los porcentajes establecidos en los beneficios a los

empleados

bull Observar la poliacutetica de control para Noacutemina con el fin de respetar las fechas

de entrega de la informacioacuten de los incentivos para que los empleados reciban

sus haberes a tiempo

bull Mantener bajo custodia segura los modelos exclusivos de los exhibidores

retirados de los proveedores con el fin de evitar posibles plagios o en su

defecto destruirlos en el caso que estos no se vayan a utilizar maacutes

bull Separar la mercaderiacutea recibida en buen estado de las devoluciones para

determinar si es procedente regresarla a los pallets de bodega o debe

realizarse con ella promociones o autoconsumos

234

Divulgacioacuten de las poliacuteticas corporativas e informacioacuten de laimportancia de su cumplimiento dos veces al antildeo que deberaacuten serincluidas en las presentaciones de las reuniones de Vamos Juntos enla que se entregaraacuten folletos con los puntos importantes de lasmismas en las que se deberaacuten ejemplarizar con casos reales

24000

Capacitacioacuten para el personal recieacuten ingresado que debe incluir unresumen de los procedimientos importantes de la compantildeiacuteainformacioacuten corporativa como poliacuteticas procedimientos valoresmisioacuten visioacuten etc asiacute como reuniones con el personal con el queinteractuaraacute en su trabajo diario

75000

Total costos relacionados con capacitaciones 99000

453 Actividades para el departamento de Ventas

bull Observar de forma inmediata el procedimiento corporativo de la otorgacioacuten

de descuentos comerciales que no se encuentran en el presupuesto para

desarrollarlo de acuerdo a los lineamientos de la administracioacuten

bull Establecer una adecuada comunicacioacuten entre las aacutereas de planificacioacuten

financiera Gerencias de ventas y Gerencia General para llevar a cabo en

forma correcta la poliacutetica administrativa para otorgar descuentos comerciales

bull Implementar las poliacuteticas propuestas para un adecuado control interno de los

procesos desarrollados en el departamento de Ventas

bull Aplicar los procedimientos de control establecidos en el presente capiacutetulo

como actividades del diacutea - diacutea

46 Costo ndash Beneficio de la implementacioacuten del Sistema de Control Interno para

los departamentos de Recursos Humanos Finanzas y Ventas

Costos generados

Capacitaciones

235

Honorarios a terceros

Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales

120000

Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones

300000

Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000

Materiales y Suministros

Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales

71400

Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil

50000

Total costos por suministros y materiales 121400

TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400

Beneficios

Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc

1300000

Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante

50000

Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial

250000

TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000

En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un

monto de $ 959600

Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que

implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos

permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a

estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad

evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas

De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa

Narrativa del proceso de revisioacuten de los reportes de gastos de la Fuerza de

Ventas

El Proceso inicia cuando el personal de ventas (Gerentes Supervisores y

autoventistas) ha realizado sus consumos por viaacuteticos y hasta la tercera semana del

mes deben presentar sus reportes de gastos los reportes que sean entregados

posterior a la tercera semana no se recibiraacuten y no seraacuten reembolsados debido a que

se convierten en gastos de periodos diferentes y se lo ejecuta de esta manera para

evitar riesgos fiscales El asistente de Trade Marketing revisa todos los reportes de

gastos y verifica que los soportes esteacuten de acuerdo a lo que determina la legislacioacuten

tributaria y que ninguno de los documentos contenga consumos que la poliacutetica

administrativa de viajes no permita como el consumo de bebidas alcohoacutelicas

adicional se verifican que los cupos utilizados para combustible no sobrepasen lo

estipulado en la poliacutetica de movilizacioacuten y que los pasajes respeten los rangos

salariales Asiacute tambieacuten verifica y corrige la asignacioacuten contable de cada gasto de

acuerdo a su naturaleza

Si los respaldos de los reportes de gastos se encuentran correctos el reporte pasa a la

aprobacioacuten de las gerencias de ventas a traveacutes de la herramienta Dinnero que es un

programa que hace interfase con SAP y que permite controlar los viajes de los

colegas

En Dinnero las gerencias proceden a aprobar los reportes de gastos que han sido

cargados verificando que los valores gastados sean razonables y que justifiquen las

actividades que ellos conocen realizan cada una de las personas de la Fuerza de

ventas

Si los valores son razonables el Gerente General o los gerentes de ventas aprueban

los reportes caso contrario los rechazan a traveacutes del sistema y explican las razones

del porqueacute el rechazo Cuando el reporte ha sido rechazado el colaborador de ventas

puede acercarse a su aprobador y explicar el porqueacute el gasto en caso que este sea

justificado el rubro seraacute aprobado

Una vez aprobado el gasto el shared service corre una transaccioacuten la cual contabiliza

automaacuteticamente todos los gastos contra las cuentas por pagar a los colegas

Cuando las cuentas por pagar estaacuten reconocidas el shared service en conjunto con

Cuentas por pagar gestionan el pago para los colegas ya sea por transferencia

bancaria o por cheque tal como se observoacute en el proceso de Cuentas por pagar en el

capiacutetulo II

SS hh aa

rr eedd

SS ee rr v

v icicee

CC XX

PPAacuteAacute r

r ee aa ss

dd ee D

D irir ee c

c cc ioacuteioacute n

nTT r

r aa dd ee

MMaa r

r kk ee tit

nin gg

FF uu ee

rr zzaa

dd ee V

V eenn t

ata ss

Flujograma de reportes de gastos de la Fuerza de Ventas

IniacutecioPresenta los

reportes de gastospor viaacuteticos

Justifica losvalores alaprobador

SEl reporte de gastos sepresenta hasta la 3era

semana del mes

Revisa y verificaque los soportesesteacuten correctos y

corrigeasignaciones

contables

Los soportes se Nencuentran correctos

No se apruebanlos documentos

que no correctos yse los devuelve al

colega

Fin

No se procesan niN reciben los

reportes de gastos

S

Fin

Se cargan losreportes en el

sistema Dinnero

Los valores sonrazonables S Se aprueba el

reportes de gastos

Se rechaza el

N gasto y se informaal colega de la

FFVV

Contabiliza elgasto en SAPdesde dinnero

Gestiona el pagopara el colega de

acuerdo al procesode CXP

Fin

196

197

Matriz de Riesgo de la revisioacuten de reportes de gastos

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

La persona que revisalos reportes de gastosno tiene una correctacapacitacioacuten tributaria

La persona estaacuteinformada de loscambios en formavaga y no recibe unacapacitacioacuten continua

X X Bajo

2

Los reportes de gastosde la Fuerza de ventasno cuentan con lasaprobacionescorrespondientes

Los reportes de gastosde la Fuerza de ventasson aprobados por losrangos pertinentes dejefaturas inmediatas

X X Bajo

3

Los aprobadores norevisan fiacutesicamente losreportes antes deaprobarlos

Los aprobadores norevisan fiacutesicamentelos reportes sinembargo el personalde Trade marketing seencarga de realizar loscontroles con poliacuteticasadministrativas y loscontroles tributarioslos aprobadoresverifican que losvalores seanrazonables

X X Bajo

4

No se tiene una poliacuteticade movilizacioacuten paracontrolar los gastos dela Fuerza de Ventas

La compantildeiacutea si cuentacon una poliacutetica demovilizacioacutenaplicable para laFuerza de Ventas

X X Bajo

5

No se verifican loscupos de movilizacioacutende todo el personal deventas

Los cupos demovilizacioacuten sonverificados previo a laaprobacioacuten de losreportes de gastos

X X Bajo

198

4312 Evaluacioacuten para el proceso de facturacioacuten

Cuestionario de Control Interno para el proceso de facturacioacuten

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1iquestLas ventas se registran enlos resultados en momentode efectuar la facturacioacuten

X

2iquestSe graba el costo de ventaen forma simultaacutenea a laventa

X

3iquestLos comprobantes deventa tienen autorizacioacutenvigente emitida por rentas

X

4iquestLos pedidos sonadecuadamente controladosy aprobados

X

5

iquestSe realizancircularizaciones perioacutedicasentre los clientes paradeterminar si no existejineteo de dinero por partede la Fuerza de Ventas

X

6iquestSe han firmando contratosde exclusividad con losUSO Promotores

X

Narrativa del proceso de facturacioacuten

El proceso se inicia cuando la Fuerza de ventas recoge los pedidos de los clientes

luego ingresa los pedidos recogidos en el SAP a traveacutes de sus palms En la bodega

se corre una transaccioacuten denominada el packing list para verificar la disponibilidad

de los inventarios

Posterior cartera se encarga de verificar que el cliente no se encuentre en mora para

poder liberar los pedidos caso contrario los retiene hasta que cancele sus deudas

Una vez aprobados los pedidos la bodega corre el proceso de facturacioacuten y emite las

facturas Alista toda la mercaderiacutea de acuerdo a lo facturado y despacha los pedidos

verificando la facturacioacuten

CCRR

eacuteeacute dd iti

oto ss y

y CC o

o bbrr aa

nn zz aa

ssBB

oo dd ee

gg aa

FF uu ee

rr zzaa

dd ee V

V ee nn

tatass

Flujograma para el proceso de facturacioacuten

Inicio Recoger pedidosde clientes

Ingresar lospedidos en el

sistema

CCoorrrererrPPaacckkiningglilsist tppaararavveerirfiifcicaarr

CCoorrrererreel lpprorocceessoo Emitir FacturasAAlilsistatarrppeeddididoossddee

acuerdo a la

S

Se encuentra de

Despachar lospedidos

N

Fin

ddisisppoonnibibiliii

ldidaaddddeeininvveenntatariroioss

ddeefafacctuturaraccioacuteioacutennacuerdo a lafafacctuturaraccioacuteioacutenn

acuerdo a la factura

Volver a verificar lamercaderiacutea de la

factura para eldespacho

VVeerirfiifcicaarrlalaccaartreteraravveennccididaa

Cumple con lospagos

LLibibeerararrlolossppeeddididoossS

ppaararafafacctuturararr

RReetetenneerreel lppeeddididooN hhaasstataqquueeccuummpplala

ccoonnlolossppaaggooss

199

Matriz de Riesgo para el proceso de facturacioacuten

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

Las ventas no seregistran en losresultados enmomento deefectuar lafacturacioacuten

Todas las ventas seregistran en losresultados enmomento deefectuar lafacturacioacuten

X X Bajo

2

El costo de venta nose graba en formasimultaacutenea a laventa

El costo de venta detodas las ventas segraba en formasimultaacutenea a laventa

X X Bajo

3

Los comprobantesde venta no tienenla autorizacioacutenvigente emitida porrentas

Todos loscomprobantes deventa poseen laautorizacioacuten vigenteemitida por rentasla que se renuevacada antildeo

X X Bajo

4

Los pedidos demercaderiacutea no sonadecuadamentecontrolados yaprobados

Todos los pedidos deventa son aprobadospor Creacuteditos ycobranzas ycontrolados por labodega

X X Bajo

5

No se realizancircularizacionesperioacutedicas entre losclientes paradeterminar si noexiste jineteo dedinero por parte dela Fuerza de Ventas

Creacuteditos y cobranzasrealiza unseguimientoperioacutedico de suscuentas para evitarque la Fuerza deVentas se quedecon dinero de losclientes

X X Bajo

6

No se han firmandocontratos deexclusividad con losUSO Promotores

Se mantienencontratos deexclusividad ya quelos USO promotorestrabajan a su vez confuerza de ventasdirecta de lacompantildeiacutea

X X Bajo

4313 Evaluacioacuten del proceso para la entrega de incentivos a la Fuerza de

Ventas

Cuestionario de Control Interno para la entrega de incentivos a la Fuerza deVentas

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

iquestEl establecimiento decuotas para la Fuerza deventas se realiza deacuerdo a un anaacutelisis ysobre una base racional

X

2

iquestLos incentivos para lasgerencias de ventas seencuentran en el rangoestablecido para estoscargos a nivel regional

X

3

iquestLos incentivosentregados se realizanuacutenicamente cuando se hanalcanzado las metas

X

4

iquestSe realizan visitas decampo sorpresivas paraverificar el cumplimientode las rutas de la Fuerzade ventas

X

5

iquestLos incentivos seconsideran como ingresosimputables en el rol depagos

X

6

iquestSe elaboranperioacutedicamente informesde ventas y sus avancescon respecto a las metasestablecidas

X

Narrativa del proceso para la entrega de incentivos de la Fuerza de Ventas

Se inicia cuando las ventas del mes se han cerrado el personal de la Fuerza de

Ventas verifica su cumplimiento y elabora un informe que es entregado al personal

de Trade Marketing quien calcula las metas alcanzadas por cada persona de la

Fuerza de ventas contra la meta establecida y verifica con el informe del colega en

caso existan diferencias con el colega se le informa y se concilia con la informacioacuten

del sistema En el caso que la meta se haya alcanzado al 100 se calcula un 34

201

202

del monto de la venta y en el caso que supere el 110 se aplicaraacute un porcentaje de

41 del total de la venta alcanzada por el colega

Los valores por incentivos son informados a Noacutemina y estos son incluidos en el rol

de pagos

Al final del mes se establece las nuevas metas para el mes subsiguiente que deben

estar acorde con el presupuesto anual de ventas en la reunioacuten mensual de Forecast y

que deben estar bajo la realidad del negocio en el mercado Estas metas son

consensuadas en el comiteacute de direccioacuten incluido la persona de planificacioacuten de

demanda y planificacioacuten financiera Una vez establecidas se comunica a la Fuerza

de Ventas cuales seraacuten las metas a ser alcanzadas en el mes para que alcancen sus

incentivos

203

NNoacuteoacute m

m inin a

aTT r

r aa dd ee

MMaa r

r kk ee tit

nin gg

FF uu ee

rr zzaa

dd ee V

V ee nn

tatass

CCoo m

m iti eacuteteacute

gg ee rr e

e nncc i

aia ll

Flujograma para el proceso de entrega de incentivos a la Fuerza de Ventas

Planifica las nuevasmetas para elsiguiente mes

Informa a laFuerza de Ventas

Fin

Inicio

Elabora informe desu cumplimiento en

metas y se loentrega a Trade

Mkt

Obtiene delsistema las ventas

alcanzadas porcolega

Verifica con elinforme entregadopor el colega de la

FFVV

N

Estaacuten de acuerdo losvalores

S

Concilian con elcolega de acuerdo

a la informacioacutenobtenida en el

sistema

Se calculan losincentivos deacuerdo a lo

establecido en lapoliacutetica de beneficios

a la FFVV

Ingresa losbeneficios en el roldel personal de la

FFVV

204

4314 Evaluacioacuten del proceso para la entrega de material promocional

Cuestionario de Control Interno para la entrega de material promocional a losclientes

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

Previo al despacho delmaterial promocional iquestSeverifica el cumplimientode la poliacutetica y lasautorizacionescorrespondientes

X X

Uacutenicamente serecoge la solicituddel personal deventas no se cuentacon lasaprobaciones nianaacutelisis de lossupervisores

2

iquestSe firman contratos deconfidencialidad con losproveedores que fabricanel material promocional ala compantildeiacutea

X

3

iquestSe ejecuta un adecuadoseguimiento delcumplimiento de estoscontratos

X

4

iquestEl material promocionalasignado tiene unseguimiento paracomprobar su estado en elcliente

X

Narrativa del proceso para la entrega de material promocional

El proceso se inicia cuando el personal de la Fuerza de ventas (autoventistas y

coordinadores de Zona) recogen la solicitud del cliente para la asignacioacuten de un

exhibidor u otro tipo de material promocional no asignado en promociones El

empleado de la Fuerza de Ventas debe elaborar una recomendacioacuten (Justificativo

para solicitar el material promocional) esta recomendacioacuten debe ser revisada por el

Supervisor de la zona que estaacute realizando el requerimiento si la recomendacioacuten

cumple con la poliacutetica comercial para entrega de exhibidores y otro tipo de material

promocional se solicitaraacute a la bodega prepare una orden de despacho para entregar el

material al solicitante de la Fuerza de ventas y esta a su vez se la entrega al cliente

205

BBoo d

d eegg a

aSS

uu pp ee

rr vvisis

ioacuteioacutenn

dd ee V

V ee nn

tt aass

FFuu e

e rrzz a

a dd ee

VVee n

n tt aa ss

Flujograma para el proceso de entrega de material promocional

IniacutecioSolicitud de

Materialpromocional

Elaborarrecomendacioacutenpara obtener elmaterial prom

Entrega delmaterial

promocional alcliente

Fin

Negar la entregaN de Material

promocional

Revisar si larecomendacioacuten seajusta a la poliacuteticade asignacioacuten de

material prom

Cumple lascondiciones de la

poliacutetica

SAprobar la entrega

de materialpromocional

Elaborar la ordende despacho

Entrega del materialpromocional contra

OD

206

Matriz de Riesgo de para el proceso en la entrega de material promocional

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

No se verifica elcumplimiento de lapoliacutetica paraasignacioacuten dematerial promocionaly las autorizacionescorrespondientes

Los supervisores deventas no apruebanninguna solicitudpara la entrega delmaterialpromocional y labodega entrega conla simple solicitudde la Fuerza deventas

X X Alto

2

No se firmancontratos deconfidencialidad conlos proveedores quefabrican el materialpromocional a lacompantildeiacutea

Se mantienencontratos deconfidencialidad contodos losproveedores quefabrican materialespromocionalesexclusivos

X X Bajo

3

No se ejecuta unadecuado seguimientodel cumplimiento deestos contratos

El cumplimiento delos contratos essupervisado por elpersonal de TradeMarketing

X X Bajo

4

El materialpromocionalasignado tiene unseguimiento paracomprobar su estadoen el cliente

Se verifica elcuidado del materialpromocionalentregado a losclientes en cadavisita para la tomade pedidos de venta

X X Bajo

4315 Evaluacioacuten del proceso para otorgar descuentos comerciales

Cuestionario de Control Interno para el Establecimiento de descuentoscomerciales

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

iquestLos descuentoscomerciales sonanalizados en elpresupuesto anual deactividades y planoperativo

X

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

2

iquestLos descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto cuentan conla respectiva aprobacioacutendel Gerente de ventas ydel planificadorFinanciero

X X

Uacutenicamentecuentan con laaprobacioacuten delPlanificadorFinanciero estoafecta a lasventas netas y elGerente deVentas no tieneconocimientodel particular

3

iquestSe cumplen con losparaacutemetros de entrega dedescuentos por prontopago y otras promocionesa los clientes

X

4

iquestSe les comunica a losclientes los descuentos alos que tienen acceso deacuerdo a sus condicionesde pago y montos decompra

X

Narrativa del proceso para otorgar descuentos comerciales

Inicia con el anaacutelisis que realiza Planificacioacuten financiera acerca de los descuentos

que se pueden otorgar a los clientes de acuerdo al presupuesto por promociones o

incentivos si estaacuten en el presupuesto se consideran planificados en el caso que no

esteacuten en el presupuesto se informaraacute siempre y cuando exista un colchoacuten en el

presupuesto de ventas

Esto es informado al Gerente de ventas quien analiza el descuento en caso no haya

sido contemplado en el presupuesto anual de la necesidad del mismo y cuantos

beneficios generaraacute a su incremento de las ventas

Una vez que haya ejecutado el anaacutelisis si es viable elaboraraacute la propuesta comercial

para presentarla al Gerente General quien deberaacute aprobar la propuesta en el caso que

207

sea aplicable y genereacute un beneficio mayor a su costo Si es aprobada se comunicaraacute

al departamento de Trade Marketing para su divulgacioacuten entre los clientes

Cuando los clientes hayan alcanzado las metas propuestas en las promociones

establecidas Trade Marketing solicitaraacute a Creacuteditos y cobranzas que emita la nota de

creacutedito correspondiente y la Fuerza de ventas o el gerente de ventas se encargaraacute de

hacerla llegar al cliente

CC rr eacuteeacute d

d iti oto y

yCC o

o bbrr aa

nn zz aa s

sPP l

ala nn ifi i

f cic aa cc i

oacuteioacute nn

FF inin a

a nncc ie

ie rr aa

DD irir ee

cc cc ioacuteioacute

nnGG

ee nn ee

rr aall

DD irir ee

cc cc ioacuteioacute

nndd e

e VV ee

nn tata s

sTT r

r aa dd ee

mmaa r

r kk ee tit n

in gg

Flujograma para el proceso de la entrega de descuentos comerciales

IniacutecioAnaliza

descuentospromocionales

Existe un colchoacuten enel presupuesto de

ventasN Fin

Emite la nota decreacutedito

S

Entrega alSupervisor deVentas para su

entrega al cliente

Fin

Se solicita aS Creacuteditos emitir la

NC

Realiza la campantildeaentre los clientes de

la promocioacutenapoyado en la

FFVV

Verifica el logro delas metas por parte

de los clientes

El cliente llegoacute a lameta

N No se otorga eldescuento Fin

Comunica a trade

S marketing parainiciar la

promocioacuten

Los desct Estaacuten enel presupuesto

N

Se analiza sunecesidad deacuerdo a una

estrategiacomercial

SElabora lapropuesta

comercial para losdescuentos

Aprueba lapropuesta Se cierra la

propuesta Fin

N

209

210

Matriz de Riesgo de para el proceso para otorgar descuentos comerciales

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

Los descuentoscomerciales no sonanalizados en elpresupuesto anualde actividades yplan operativo

El presupuesto anualde ventas contemplalos descuentoscomercialesplanificados al iniciodel antildeo

X X Bajo

2

Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto nocuentan con larespectivaaprobacioacuten delGerente de ventas ydel planificadorFinanciero

Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuestouacutenicamente cuentancon la aprobacioacutendel planificadorFinanciero quien laspresentadirectamente alGerente General

X X Alto

3

No se cumplen conlos paraacutemetros deentrega dedescuentos porpromociones a losclientes

Toda promocioacuten queotorga descuentoscomerciales esentregada losclientes de acuerdo alos paraacutemetrosestablecidos

X X Bajo

4

No se les comunicaa los clientes losdescuentos a losque tienen accesode acuerdo a suscondiciones de pagoy montos de compra

Toda promocioacuten escomunicada a losclientes en formaprevia de iniciar

X X Bajo

211

3316 Evaluacioacuten de los proceso de Devoluciones

Cuestionario de Control Interno para el proceso de Devoluciones

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

iquestLa recepcioacuten demercaderiacutea devuelta sehace previa verificacioacutende la factura de venta

X X

La mercaderiacutea serecibe sinverificar antes laventa realizadacon anterioridad

2

iquestLa recepcioacuten de lamercaderiacutea devuelta serecibe directamente enlas bodegas de lacompantildeiacutea

X

3

iquestAntes de ejecutar ladevolucioacuten de lamercaderiacutea esta esaprobada por lossupervisores de ventas

X

Sin embargo lasaprobaciones nose realizan previala verificacioacuten delorigen de lamercaderiacutea

4

iquestEl supervisor de ventassolicita un justificativodel porqueacute ladevolucioacuten

X

Narrativa de proceso de Devoluciones

El proceso se inicia cuando el personal de la Fuerza de Ventas recoge la solicitud de

devolucioacuten del cliente Esta devolucioacuten debe ser verificada por el Supervisor de

ventas para establecer el estado en la que se recibe la mercaderiacutea y elaboraraacute un

informe que deberaacute ser presentado al gerente de ventas este verifica si cumple con

las condiciones establecidas en la poliacutetica comercial para la devolucioacuten de ventas y

procede a aprobarla en el caso se estar correcto

Una vez aprobada la devolucioacuten se informa a la bodega para que coordine el retiro de

la mercaderiacutea Cuando recibe la mercaderiacutea en la bodega se afecta la Nota de

Creacutedito a la uacuteltima factura emitida al cliente Esta nota de creacutedito es entregada a la

Fuerza de ventas para que sea entregada al cliente

SSuu p

p eerr vv

isisioacuteioacute

nndd e

eVV

ee nn tat

a ssBB

oo dd ee

gg aa

DDirir e

e cccc i

oacuteioacute nn d

d eeVV e

e nntata

ssFF u

u eerr zz

aadd e

e vv ee

nn tata s

s

Flujograma para el proceso de Devolucioacuten de mercaderiacutea

IniacutecioRecoge la solicitudde devolucioacuten del

cliente

Entrega la nota decreacutedito al cliente Fin

Verificar elproducto a

devolver seacuerdo a su buen

o mal estado

S Aprueba ladevolucioacuten

Cumple lascondiciones de la

poliacutetica

N Rechaza ladevolucioacuten

Coordina larecoleccioacuten de la

mercaderiacuteadevuelta

Emite la nota decreacutedito

212

213

Matriz de Riesgo de para el proceso de devolucioacuten de mercaderiacutea

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

La recepcioacuten demercaderiacutea devueltase hace sin previaverificacioacuten de lafactura de venta

La mercaderiacuteadevuelta se recibesin verifica sinrevisar la factura deventa en la que seoriginoacute

X X Alto

2

La recepcioacuten de lamercaderiacutea devueltano se recibedirectamente en lasbodegas de lacompantildeiacutea

La bodega realiza lalogiacutestica pararecoger lamercaderiacutea de ladevolucioacuten

X X Bajo

3

La devolucioacuten de lamercaderiacutea no esaprobada por lossupervisores deventas

Los supervisores deventas verifica todaslas devoluciones quevan a ser recibidasestas son aprobadaspor las gerencias deventas

X X Bajo

4

El supervisor deventas no solicita unjustificativo delporqueacute se realiza ladevolucioacuten

El supervisor deventas elabora uninforme de ladevolucioacuten para serentregado al gerentede ventas

X X Bajo

44 Resultados de la evaluacioacuten de Control Interno

441 Matriz de Hallazgo de Control Interno del departamento de Ventas

En la Matriz de Hallazgos determinaremos los cuatro atributos de cada uno de los

puntos criacuteticos encontrados posterior a la evaluacioacuten realizada

214

Matriz de Hallazgos el Departamento de Ventas

Falta de verificacioacuten de las condiciones para le devolucioacuten de mercaderiacuteas

Condicioacuten

La mercaderiacutea devuelta por parte de los clientes es recibida porel personal de la bodega uacutenicamente con la orden de los colegasde la Fuerza de Ventas sin verificar antes que esa mercaderiacuteahaya sido vendida por la empresa y a que factura pertenece

Criterio

Existe la inobservancia de la poliacutetica corporativa para ladevolucioacuten de mercaderiacutea Seccioacuten Metodologiacutea punto 3 queexpresa

ldquoMal Estado El producto en mal estado se considera a aquelproducto vencido en condiciones de calidad no oacuteptimas depresentacioacuten descontinuada o en malas condiciones que tambieacutendeberaacuten pasar por la verificacioacuten de venta previa Para el CanalModerno y Mayorista cuando falta menos de 90 diacuteas para suvencimiento para el Canal Tradicional cuando falta menos de45 diacuteas para su vencimientordquo

Adicional a la poliacutetica corporativa existe una inobservancia alreglamento de comprobantes de venta retencioacuten y documentoscomplementarios que en su Art 15 menciona

ldquoNotas de creacutedito- Las notas de creacutedito son documentos que seemitiraacuten para anular operaciones aceptar devoluciones yconceder descuentos o bonificaciones

Las notas de creacutedito deberaacuten consignar la denominacioacuten serie ynuacutemero de los comprobantes de venta a los cuales se refierenrdquo

Causa

El personal de la bodega como el personal de la fuerza deventas no tienen un conocimiento exacto de la poliacuteticacorporativa Adicional a esto los supervisores de venta noverifican las solicitudes de devolucioacuten realizadas y en la bodegatampoco exigen las aprobaciones necesarias

Efecto

El hecho de recibir devoluciones que no hayan sido debidamenteverificadas y autorizadas provoca que dicha mercaderiacutea puedano haber sido vendida por la empresa alto niveles de productoen mal estado y una alta contingencia tributaria al no determinarexactamente a que factura estaacute afectando la devolucioacuten

Conclusioacuten

La devolucioacuten de la mercaderiacutea no cuenta con la verificacioacutennecesaria por parte de la Fuerza de ventas y de la Bodega paradeterminar con que factura de venta fue entregada al cliente porlo que se considera un facilismo en el proceso que puede generarpeacuterdidas para la compantildeiacutea

215

A la Gerencia General

Recomendacioacuten

Establecer procedimientos de control para que la Fuerza deVentas verifique que la mercaderiacutea que se va a recibir haya sidovendida por la compantildeiacutea para lo cual se deberaacute incluir estainformacioacuten en el informe entregado a las Gerencias de ventas

Exigir a la Bodega que se realice una investigacioacuten de la facturaque deberaacute ser afectada con la devolucioacuten previo a la emisioacuten dela Nota de creacutedito

Descuentos Comerciales no presupuestados se otorgan sin la aprobacioacuten de laGerencia de Ventas

Condicioacuten

Los descuentos comerciales promocionales que no estaacuten dentrodel presupuesto cuentan uacutenicamente con la aprobacioacuten deplanificacioacuten Financiera y no se solicita o requiere de laaprobacioacuten de la gerencia de Ventas antes de que se ejecuten loque deja sin control previo a la Cabeza de Ventas de lasestrategias otorgadas a los clientes y sus impactos en las ventasnetas

Criterio

La poliacutetica corporativa de descuentos en su seccioacuten 2 deResponsabilidades paacutegina 4 expresa que

ldquoTodo descuento otorgado a un cliente ya sea por estrategias ocubrimiento de riesgos que no consten en el presupuesto debenser aprobados por el Gerente de Ventas y por el PlanificadorFinanciero con el fin de medir el costo ndash beneficio del mismoCaso contrario no se generaraacutenrdquo

Causa

No existe una buena praacutectica de comunicacioacuten entre la gerenciade ventas y la planificacioacuten financiera principalmente porqueson rubros que afectan al presupuesto que es controlado porFinanzas y que estos descuentos son solicitados en su mayoriacuteapor el Country Manager y la comunicacioacuten a la gerencias deventas se realiza una vez creada la promocioacuten

EfectoEsta praacutectica genera desbalances en las metas planteadas paracada una de las gerencias y malestar en las gerencia de ventasal ver su campo de accioacuten invadido y limitado

Conclusioacuten

El proceso no se cumple de acuerdo a lo establecido en lapoliacutetica y en el procedimiento por lo que existe unainobservancia total de lo establecido en la reglamentacioacutencorporativa generando un proceso inexacto e incorrecto

216

A la Gerencia General

RecomendacioacutenSupervisar que los lineamientos implementados por la propiaadministracioacuten se cumplan generando una adecuadacomunicacioacuten entre los departamentos de Finanzas y ventasgenerando el respeto de la independencia e interrelacioacuten de lasfunciones de cada una de estas aacutereas

Falta de comunicacioacuten de las poliacuteticas y procedimientos corporativos queafectan al aacuterea comercial a la Fuerza de Ventas en general

Condicioacuten

La administracioacuten no genera una comunicacioacuten de las poliacuteticascorporativas existentes que afectan al aacuterea comercial a todo elpersonal de la Fuerza de Ventas sino uacutenicamente a lasGerencias y los Supervisores los cuales tampoco compartenesta informacioacuten con sus reportes

Criterio

Tal como se indicoacute en el capiacutetulo 3 la falta de comunicacioacuten delas poliacuteticas es un problema que se genera en todas las aacutereas dela entidad inobservando el procedimiento para la correctacomunicacioacuten de poliacuteticas corporativas paacuterrafo 30 que diceldquoEl comiteacute gerencial como parte primordial de sus obligacionesdeberaacute repartir y dar a conocer la misioacuten visioacuten poliacuteticascorporativas y valores corporativos el momento que se integra ala compantildeiacutea La estrategia y planes de accioacuten generales noconfidenciales y susceptibles de mal uso se deberaacuten a dar aconocer y hacerse puacuteblicos entre los empleados asiacute como losresultados de la compantildeiacutea cada trimestre en el Vamos Juntosrdquo

Causa

La administracioacuten y en especial las Gerencias de Ventas no hancreado una cultura de conocimientos y buena praacutectica de laspoliacuteticas y procedimientos que afectan al departamento deventas debido a que las mercaderistas preventistas personal deautoventa impulsadoras no tienen un manejo adecuado de estasy tampoco un conocimiento general

Efecto

El hecho que el personal de la fuerza de ventas desconozca losprocedimientos provoca que muchos de los procedimientos selleven a cabo en forma incorrecta y que ciertas poliacuteticas no secumplan Entre los procesos con alto nivel de falencias estaacuten larecoleccioacuten de las devoluciones inadecuada entrega de materialpromocional y reportes de gastos presentados en formaincorrecta

Conclusioacuten

La falta de conocimiento de las poliacuteticas y procedimientoscorporativos genera limitaciones en el control que se puedeestablecer en el personal debido a que si no conoce unprocedimiento o una poliacutetica es imposible cumplirla lo quegenerariacutea desviaciones en la obtencioacuten de metas corporativas

217

A la Gerencia General

Recomendacioacuten

Ejecutar una adecuada comunicacioacuten al personal de ventasreferente a los aspectos corporativos importantes asiacute comodesarrollar una planificacioacuten para realizar por lo menos una vezal antildeo una comunicacioacuten colectiva a todas las personas quenecesitan conocer estas poliacuteticas recordaacutendoles su alcance ypuntos importantes

El despacho del material promocional no cuenta con las aprobaciones nianaacutelisis de los supervisores previo a su despacho

Condicioacuten

El material promocional despachado y colocado en los clienteses entregado por parte de la bodega uacutenicamente con unasolicitud del personal de la fuerza de ventas y no se cuenta conlas aprobaciones ni anaacutelisis de los supervisores para determinarla verdadera necesidad y beneficio futuro de colocar material deexhibicioacuten en un punto de venta determinado

Criterio

Existe una mala aplicacioacuten de la Poliacutetica para asignacioacuten dematerial promocional en su seccioacuten 2 Responsabilidades quemencionaldquoLos supervisores de ventas seraacuten los encargados de revisar losteacuterminos para la entrega del material promocional y solo seraacutenaprobadas las solicitudes que cumplan con las condicionesestablecidas en la presente poliacuteticardquoSeccioacuten 4 MetodologiacutealdquoPara realizar una asignacioacuten de exhibidores se debedeterminar primero que tipo de exhibidor se va a entregar y deacuerdo a su tamantildeo y modelo el vendedor tendraacute que justificaren un informe la ubicacioacuten del punto de venta el espacio queocuparaacute el exhibidor los montos de compra del cliente ydeterminar una proyeccioacuten para crecimiento del sectorrdquo

Causa

El personal de la bodega no exige que el informe para lasolicitud de material promocional tenga la firma del respectivosupervisor y realiza los despachos normalmente adicional a lafalta de conocimiento de las poliacuteticas corporativas provoca quela fuerza de ventas no se genere la obligacioacuten de cumplir conuna buena praacutectica de la poliacutetica mencionada

Efecto

El incumplimiento de la poliacutetica establecida provoca que muchodel material asignado a los clientes no es aprovechado en formacorrecta debido a que ciertos exhibidores costosos sonentregados a clientes que no realizan montos de compra altos yque no utilizan el exhibidor de forma adecuada generandogastos injustificados para Cadbury

218

Conclusioacuten

La asignacioacuten y entrega de los exhibidores y materialespromociones genera un desperdicio ya que estos estaacuten siendoentregados sin el anaacutelisis del beneficio que se obtendraacute ya quese han encontrado varios exhibidores grandes en clientes queno tienen ni el espacio ni el nivel de compras para cubrirlo deproducto

Recomendacioacuten

A la Gerencia General

Supervisar que la asignacioacuten del material promocional mismoque es costoso sea entregado de acuerdo a lo establecido por lapoliacutetica corporativa y con un anaacutelisis de los consumosrealizados por los clientes asiacute como la seguridad que tendraacute elbien de la compantildeiacutea en el punto de venta

442 Indicadores de Gestioacuten para el departamento de Ventas

Los Indicadores de gestioacuten aplicados para el departamento de Ventas nos permitiraacuten

medir las variables relacionadas con las metas impuestas por la administracioacuten asiacute

como el desempentildeo del departamento

Asiacute tenemos los siguientes indicadores para este departamento

iquestQueacute se va aMedir Objetivo

Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios

Conocimiento dela Visioacuten

Establecer cuantosempleados de lacompantildeiacutea conocensu visioacuten

Visioacuten

de empleados del departamentoFinanciero que Conocen la Visioacuten

de la Empresa Miacutenimoaceptable 85

82

83

El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten de laVisioacuten

Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con suvisioacuten

Visioacuten

de empleados del departamento deVentas que Comparten la Visioacuten de

la Empresa Miacutenimoaceptable 80

82

83

Se presenta como indicadorimportante ya que todos losempleados que conocen lamisioacuten estaacuten de acuerdo conesta

Total empleados del departamentode Ventas 99

Conocimiento dela Misioacuten

Fijar cuaacutentosempleados de lacompantildeiacutea conocensu misioacuten

Misioacuten

de empleados del departamento deVentas que Conocen la Misioacuten de la

Empresa Miacutenimoaceptable 75

82

83

El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten de laMisioacuten

Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con sumisioacuten

Misioacuten

de empleados del departamento deVentas que Comparten la Misioacuten de

la Empresa Miacutenimoaceptable 83

82

83

Representa que todos losempleados trabajan en pro dela consecucioacuten de losobjetivos de la compantildeiacuteaTotal de empleados del

departamento de Ventas 99

219

iquestQueacute se va aMedir Objetivo

Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios

Eficacia de losMetas planteados

Establecer laeficacia en elalcance de las metasplanteados

Metas

Meses en que se ha alcanzado lameta de ventas

Miacutenimoaceptable 92

12

100

El departamento de ventas haalcanzado las metas de ventasdurante todos los meses delantildeo12 12

Nivel de eficaciaen las metaspropuestas

Determinar sobre el100 en queporcentaje promediohan sido alcanzadaslas ventas propuestas

Metas

Promedio de ventas realesalcanzadas

Miacutenimoaceptable 95

236000000115

El logro en las ventas ha sidobastante exitoso en el 2010pasando un 15 del propuestoPromedio de ventas propuestas en

el antildeo 205000000

Nivel deliderazgo delpersonal de lacompantildeiacutea

Fijar el nivel deliderazgo que poseeel personal engeneral

Direccioacuten yliderazgo

Personal que identifica el estilo deLiderazgo

Miacutenimoaceptable 10

12

12

El miacutenimo aceptable para deldepartamento es establecido enun 12 debido a la grancantidad de Personas en laFuerza de Ventas que trabajana cargo de supervisores ygerentes

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten delliderazgo de lacompantildeiacutea

Medir la aceptacioacutendel estilo deliderazgoestablecido en lacompantildeiacutea

Direccioacuten yliderazgo

Personas que aceptan el estilo deliderazgo

Miacutenimoaceptable 90

84

85

Existe una reaccioacuten de algunaspersonas para aceptar a laNueva Gerencia de Ventasestablecida por la compra deKraft a la compantildeiacutea

Total empleados del departamentode Ventas 99

220

221

45 Propuesta de Control Interno

Con los resultados obtenidos de la evaluacioacuten generaremos una propuesta de Control

Interno para el departamento de Ventas que le permita a la compantildeiacutea establecer un

sistema de control basado en poliacuteticas procedimientos y actividades en el aacuterea

comercial

451 Poliacuteticas de control para el departamento de Ventas

Poliacutetica para el Control de devoluciones

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de esta poliacutetica es establecer los lineamientos para la gestioacuten de las

devoluciones en Buen y Mal estado generadas en Ecuador en los canales Tradicional

Moderno y Mayorista

B DEFINICIONES

Devolucioacuten Es el retorno de un producto que ha estado en propiedad de un cliente

Buen Estado Se considera que un producto se encuentra en buen estado cuando se

encuentra apto para la venta con el empaque original y dentro de los plazos

suficientes para considerarlo como apto para la comercializacioacuten tomando en cuenta

el tiempo de su consumo de acuerdo a lo establecido en la poliacutetica comercial

Mal Estado Se considera que un producto se encuentra en mal estado cuando su

caducidad se encuentra cercana se encuentra averiado descontinuado o no vigente

por cambio de empaque

Rechazos Son las devoluciones del producto antes de perfeccionarse la venta es

decir no se hizo la transferencia de la propiedad del producto al cliente

222

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Supervisor de Ventas

bull Se encarga de verificar el producto a devolver y deelaborar el formato de pedido de recojo que debeindicar si el producto se encuentra en buen o malestado

bull Elaborar un informe que contenga el detalle si lamercaderiacutea fue vendida por la compantildeiacutea de acuerdo allote verificado

bull Coordinaraacute con la bodega la logiacutestica para recoger elproducto

Gerentes de canal deVentas

bull Gerente de Ventas deberaacute aprobar y validar el recojode la mercaderiacutea siempre y cuando haya recibido delsupervisor el informe de devolucioacuten caso contrariodeberaacute rechazar la devolucioacuten

Fuerza de ventas

bull Canalizar la solicitud de devolucioacuten desde el clientehasta el supervisor

bull Obtener la informacioacuten del cliente el porqueacute de ladevolucioacuten

Bodegabull Recibir la mercaderiacutea contra el informe aprobado por

el Gerente de ventasbull Emitir la nota de creacutedito

D METODOLOGIacuteA

bull Cuando se notifiqueacute la solicitud de devolucioacuten el supervisor deberaacute solicitar

a la bodega un reporte del lote que el cliente estaacute devolviendo para verificar

que este haya sido vendido por la compantildeiacutea y comprado por el cliente que

hace la solicitud ya que no se recibiraacuten cambios realizados por realizados

entre clientes

bull La Bodega no realizaraacute la logiacutestica para retirar el producto devuelto mientras

no haya recibido el informe firmado y aprobado por el gerente de ventas

bull La nota de creacutedito emitida debe ser entregada al cliente en el plazo maacuteximo

de 48 horas para que estas no generen rechazos por los clientes por las fechas

especialmente por cambio de mes

223

E SEGUIMIENTO

El seguimiento lo deberaacute realizar Creacuteditos y cobranzas en forma automaacutetica ya que

esta nota de creacutedito disminuiraacute el valor de la deuda del cliente En caso la cuenta del

cliente quedeacute con un saldo negativo creacuteditos deberaacute solicitar la emisioacuten de un pago

para que esta cuenta quede en cero

Poliacutetica para el Control de entrega del material promocional

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de esta poliacutetica es determinar puntos de control para asignar material

promocional a los clientes en todo el territorio ecuatoriano

B DEFINICIONES

Material promocional Son obras audiovisuales y graacuteficas asiacute como todas las partes

componentes de las mismas que constituyen los mensajes publicitarios de las

campantildeas difundidas a traveacutes de cualquier medio y soporte considerados como

convencionales

Exhibidores Constituye material promocional disentildeado para mejorar la

presentacioacuten en el punto de venta de los productos

Sectores High income Se considera a los sectores en los cuales los clientes tienen

un alto grado de consumo y nivel de ventas para la compantildeiacutea asiacute como los productos

que se comercializan en estos lugares son de costos altos

Sectores low income Son sectores en los que los niveles de ventas de la compantildeiacutea

son bajos y los productos consumidos son econoacutemicos

224

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Fuerza de ventas

bull Elaborar informe acerca de la asignacioacuten delmaterial promocional en el caso de exhibidores eltamantildeo solicitado el sector donde se ubica elcliente el espacio y la seguridad con el que contaraacuteel exhibidor y el monto de ventas que consume elcliente y cuanto podraacute mejorar con el apoyo de laexhibicioacuten

Supervisor de Ventas

bull Verificar y aprobar el informe presentado por elpersonal de la Fuerza de ventas

bull Entregar una copia de la aprobacioacuten a la bodegapara que el material sea entregado

Bodega

bull Entregar el material promocional uacutenicamente con elinforme aprobado por el supervisor de ventas

bull Emitir la orden de despacho para el adecuadocontrol de los inventarios de material promocional ysolicitar la firma del recibiacute confirme por parte delcliente

D METODOLOGIacuteA

bull Los preventistas y autoventistas deberaacuten incluir en el informe que deben

presentar a su supervisor el nivel de compras del cliente si el sector en el que

se encuentra el punto de venta es high o low income con la finalidad de

determinar el mejor exhibidor a ser asignado

bull El Supervisor debe corroborar la informacioacuten presentada por los preventistas

y autoventistas es correcta con la verificacioacuten fiacutesica y estadiacutesticas de ventas

bull El personal de la bodega NO podraacute sacar ninguacuten exhibidor de las bodegas que

no cuente con la debida aprobacioacuten e informe de firmado por el Supervisor de

ventas siendo la responsabilidad del supervisor la correcta asignacioacuten del

material promocional para los clientes

E SEGUIMIENTO

El personal de la Fuerza de ventas seraacute el encargado de verificar que el material

promocional asignado al cliente cuente con la seguridad para evitar su peacuterdida que

225

este sea mantenido en forma adecuada y seraacute el encargado de llenarlo de producto y

comprobar que no sea utilizado con otros productos que no sean de la compantildeiacutea

Poliacutetica de Control para establecer descuentos comerciales que se encuentran

fuera del presupuesto anual

A OBJETIVO Y ALCANCE

La presente poliacutetica detalla los lineamientos para establecer puntos de control en el

establecimiento de descuentos comerciales otorgados a todos los clientes de la

compantildeiacutea Cadbury Adams Ecuador SA

B DEFINICIONES

Estrategia de Precio Disentildeado para otorgar precios al consumidor sin modificar la

lista de precios estaacutendar (mantener la lista de precios)

Desarrollo de Zona Descuento otorgado para impulsar el desarrollo de una zona

dentro de un cliente Se da debido a rentabilidad yo cobertura

Descuentos Estacionales Descuento otorgado para una estacioacuten o plan del antildeo Por

ejemplo verano inverno Navidad Vacaciones etc

Descuentos Para evitar contrabando Descuento relacionado a un producto

especiacutefico para generar una accioacuten de venta en ciertas ciudadesregioneszonas que

evite la compra por parte de los clientes indirectos de producto de contrabando

Descuentos Para evitar ldquoWrite Offrdquo Descuento relacionado a un producto

especiacutefico para generar que permita al cliente mejorar la rotacioacuten del producto

evitando la incineracioacuten del producto por mal estado debido a alcanzar la fecha de

vencimiento

226

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Planificacioacuten Financiera

bull Debe analizar las actividades dentro de presupuestoen los referente a los descuentos entregados porpromociones basados en concursos establecidos porlos clientes

bull Verificar la posibilidad de entregar promocionesadicionales de acuerdo a los colchones en elpresupuesto de ventas

Gerentes de canal deVentas

bull Determinar coordinando con la Gerencia de ventasy el aacuterea de Trade marketing la viabilidad deestablecer los descuentos promocionales

bull Verificar que el aacuterea de Trade Marketing realice lacomunicacioacuten adecuada y publicidadcorrespondiente para hacer conocer a los clientes elbeneficio y condiciones de la promocioacuten

Supervisor de Ventas

bull Conciliar los montos cumplidos por los clientespara emitir las notas de creacutedito

bull Verificar que los clientes reciban sus notas decreacutedito

Creacutedito y cobranzasbull Emitir las notas de creacutedito posterior a la

comprobacioacuten de la informacioacuten entregada porTrade Marketing

Gerente General bull Aprobar las actividades a realizar fuera delpresupuesto para otorgar descuentos comerciales

D METODOLOGIacuteA

bull El aacuterea de Trade Marketing en conjunto con la Gerencia de Ventas

determinaraacuten la posibilidad de iniciar una promocioacuten para los clientes a traveacutes

de la cual por el cumplimiento de metas establecidas en los niveles de

compras se haraacuten acreedores a un descuento calculado sobre las ventas que

ingresan en el concurso siempre y cuando el aacuterea de planificacioacuten financiera

haya informado que existe un colchoacuten en el presupuesto de ventas para

otorgar los descuentos mencionados

bull Las gerencias de canal de ventas elaboraraacuten un informe con el resumen de

los niveles de ventas esperados y que recesioacuten generaraacute posterior a la

promocioacuten tomando en cuenta los flujos de efectivo que se recibiriacutean por

adelantado y el costo ndash beneficio que generariacutea

227

bull En el caso que el informe genere beneficios y este sea aprobado por el

Gerente de ventas el aacuterea de Trade marketing deberaacute iniciar la comunicacioacuten

de la promocioacuten entre los clientes con el fin que los clientes puedan exigir

sus beneficios adquiridos y evitar que la Fuerza de Ventas pueda usurpar

dichos beneficios

bull Una vez alcanzadas las metas por los clientes creacuteditos y cobranzas deberaacute

emitir las notas de creacutedito y el supervisor de ventas se encargaraacute de verificar

que estas sean recibidas por el cliente

E SEGUIMIENTO

Se deberaacute realizar un seguimiento posterior al teacutermino de la promocioacuten para conocer

la satisfaccioacuten entre los clientes y cuaacuteles fueron los iacutendices de recuperacioacuten de

efectivo generado en esas ventas

Poliacutetica de Control para la presentacioacuten y revisioacuten de Reportes de Gastos

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de la poliacutetica es establecer paraacutemetros para una adecuada preparacioacuten y

presentacioacuten de los reportes de viajes de los colegas de la Compantildeiacutea Cadbury

Adams que seraacuten revisados en las oficinas de Quito asiacute como establecer puntos de

control en la revisioacuten de los mismos

B DEFINICIONES

Reportes de gastos Son documentos a traveacutes de los cuales los empleados de una

compantildeiacutea pueden solicitar la devolucioacuten de los valores desembolsados por ellos

siempre y cuando estos correspondan a gastos generados para atender actividades

que contengan un ingreso para la compantildeiacutea provocado o mejorado por dichos

desembolsos Estos desembolsos deben contener la documentacioacuten soporte de

acuerdo a lo establecido por la autoridad tributaria local Servicio de Rentas Internas

228

Viaacuteticos Son recursos asignados a los empleados de una entidad que para el

desempentildeo de sus funciones cuando deban de trasladarse por un periacuteodo mayor de

24 horas a lugares distintos al de su residencia Estos valores los gastos por concepto

de alimentacioacuten hospedaje y gastos menores inherentes al viaje

Sistema Dinnero Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes

a los viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos

como para presentar sus gastos por viaacuteticos

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Gerencias

bull Deberaacuten verificar que los valores presentados comoreembolsos por parte de los colegas sean racionalesy que estos esteacuten relacionados directamente altrabajo que ellos desempentildean antes de generar lasaprobaciones en el sistema

Analista de TradeMarketing Analista deCuentas por pagar

bull Revisar la documentacioacuten fiacutesica que soporta losgastos presentados por el colega y solicitados parareembolso asiacute como que el reporte esteacute lleno enforma correcta de acuerdo a la poliacutetica corporativade viajes y que cumpla con los requerimientosestablecidos en el reglamento para la aplicacioacuten dela Ley de reacutegimen tributario interno en su artiacuteculo27 que norma las liquidaciones de viaje

Contador general

bull Mantener actualizados de todas las reformastributarias emitidas por la autoridad fiscal a losAnalistas de Trade Marketing y de Cuentas porpagar con el fin de minimizar las contingenciastributarias

D METODOLOGIacuteA

bull Los colegas administrativos asiacute como los colegas de la Fuerza de Ventas que

poseen un equipo de coacutemputo de la compantildeiacutea deberaacuten ingresar la informacioacuten

de los reportes de gastos que deberaacute regirse a lo normado en la poliacutetica

corporativa de viajes en el sistema Dinnero uno por uno los documentos que

van a solicitar el reembolso en este detallaraacuten los valores completos sin

desglosar impuestos Una vez que los documentos hayan sido ingresados en

229

el sistema los empleados administrativos deberaacuten entregarlos al analista de

Cuentas por pagar y los administrativos de la Fuerza de Ventas al analista de

Trade Marketing Los empleados de la Fuerza de Ventas que no poseen un

equipo de coacutemputo de la empresa deberaacuten entregar los reportes de gastos

presentados de acuerdo a la poliacutetica de viajes directamente al analista de

Trade marketing para que este ingrese la informacioacuten documento por

documento y colega por colega en el sistema Dinnero a traveacutes de una

plantilla Aquellos documentos que excedan los montos asignados a cada uno

de los colegas por movilizacioacuten seraacuten rechazados y no se incluiraacuten en la

plantilla para la carga

Formato para la presentacioacuten de los reportes de Gastos

Instructivo

El reporte debe ser llenado por el empleado en el encabezado debe constar el

periodo y el motivo del viaje asiacute como la identificacioacuten del colega

En el cuerpo debe ir la siguiente informacioacuten

Fecha Debe contener la fecha del documento soporte del gasto

Ndeg El nuacutemero del documento soporte del gasto

Local El establecimiento donde se realizoacute el consumo

230

Descripcioacuten del gasto Identificacioacuten del tipo de gasto Ej Alojamiento nacional

Valor en moneda del documento Determinar el valor completo del soporte del

gasto en caso sea moneda extranjera en el caso de tratarse de doacutelares iraacute el mismo

valor en las dos uacuteltimas columnas

Valor en doacutelares Convertir el valor del documento soporte en caso de ser moneda

extranjera diferente de doacutelares

bull Los dos analistas mencionados deberaacuten revisar que los documentos que

respaldan el gasto contengan la siguiente informacioacuten fecha del documento

el local y el detalle del consumo realizado valor detallado en forma clara los

documentos no deben tener enmendaduras tachones ni borrones estar

presentados de acuerdo al nuevo reglamento para comprobantes de venta y

que no contengan consumos no permitidos en la poliacutetica corporativa de

viajes

bull En el caso uno o maacutes documentos no contengan la informacioacuten y de la forma

sentildealada en el punto anterior estos seraacuten devueltos a los colegas y no seraacuten

reembolsados

bull Las gerencias deberaacuten aprobar a traveacutes del sistema Dinnero los reportes de

gastos verificando todos los valores solicitados a reembolso En el caso que

los valores esteacuten fuera de los rangos normales para el gasto presentado este

deberaacute ser rechazado en el sistema Dinnero informando al colega el porqueacute

del rechazo

bull Si el colega logra justificar el valor consumido este se aprobaraacute en el sistema

procediendo a la contabilizacioacuten normal por parte de Shared Service

E SEGUIMIENTO

En el caso de la Fuerza de venta el aacuterea de Trade Marketing seraacute la encargada de

verificar que los pagos a los colegas se hayan realizado En el caso del aacuterea

Administrativa lo haraacute la analista de Cuentas por pagar

231

Poliacutetica de Control para la el establecimiento de metas en las ventas

A OBJETIVO Y ALCANCE

Delimitar praacutecticas correctas para establecer metas de ventas acordes con la realidad

de la compantildeiacutea que eviten que los empleados de la Fuerza de ventas se vean

abocados a realizar actos iliacutecitos o no eacuteticos con el fin de alcanzas las metas

planteadas por la administracioacuten en el territorio Ecuatoriano

B DEFINICIONES

Cuota Hace mencioacuten a la meta establecida por la Administracioacuten impuesta al

personal de la fuerza de ventas con el fin de que se cumpla un monto mensual

determinado tanto en valor como cantidad de los productos de la compantildeiacutea

Incentivos Son todos los beneficios que alcanza el persona del departamento de

Ventas por el cumplimiento de objetivos establecidos en el presupuesto de ventas

Demanda Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes a los

viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos como

para presentar sus gastos por viaacuteticos

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Gerente General

bull Llamar a reunioacuten al comiteacute gerencial para estableceren conjunto y consenso el presupuesto de objetivosde ventas

bull Revisar y verificar todos los escenarios posiblespara la consecucioacuten de las ventas frente al sistemapoliacutetico inestable en el paiacutes

bull Determina reuniones para realizar verificacionesmensuales de las metas establecidas y de ser el casoejecutar modificaciones de acuerdo a la realidad quela empresa y el paiacutes vivan en ese momento

232

Planificador Financiero

bull Plantear los escenarios para la consecucioacuten de losobjetivos de ventas a consideracioacuten del comiteacutegerencial

bull Establecer un presupuesto para dotar deherramientas comerciales y promocionales queapoyen a la Fuerza de ventas a la obtencioacuten de lacuota

Gerente de marketing

bull Informar acerca de los estudios de mercadoactualizados para determinar la demanda de losproductos del sector de confites en el Ecuador cuales el mercado ganado por la compantildeiacutea y lo queposee la competencia

bull Elaborar un FODA de la competenciabull Planificar estrategias de publicidad que mantenga

yo incrementen la participacioacuten de mercado asiacutecomo que se formen en una herramienta de influiren el consumidor para la adquisicioacuten de losproductos de la compantildeiacutea

Jefe de Trade Marketing bull Establecer estrategias promocionales y deexhibicioacuten para conquistar la atraccioacuten del mercado

Gerente de Ventas

bull Establecer estadiacutesticas de ventas por regioacuten ciudadsector y temporada para determinar cuaacuteles son lossitios y fechas en las que se pueden generar mejoraspara las ventas

Planificador de laDemanda

bull Determinar la demanda bajo estudios mensualesbull Informar al comiteacute gerencial en forma perioacutedica

acerca de la capacidad de cubrir la demandaestablecida a traveacutes de la capacidad de las plantaspara la entrega de producto

D METODOLOGIacuteA

bull Elaborar un presupuesto anual de objetivos de ventas tomando en cuenta

toda la informacioacuten entregada por los responsables en consenso con el

comiteacute gerencial

bull Revisar en forma mensual las variaciones generadas tanto en la realidad del

desarrollo del negocio como en la consecucioacuten de los objetivos y de ser el

caso replantear las metas para que estas sean racionales

bull Mantener los incentivos a la Fuerza de ventas para que la cuota sea

alcanzada

233

E SEGUIMIENTO

Realizar una evaluacioacuten mensual de los objetivos alcanzados y poner puntos de

atencioacuten en aquellos que no se estaacuten ejecutando para buscar oportunidades de

mejora

452 Procedimientos de Control Interno para el departamento de Ventas

bull Verificar que todos los reportes de gastos por viajes internacionales de la

Fuerza de Ventas sean presentado en un maacuteximo de 7 diacuteas calendario En el

caso de los viaacuteticos los documentos no deberaacuten tener una antiguumledad mayor a

un mes

bull Observar la poliacutetica de control de Creacuteditos y cobranzas donde se contemplan

paraacutemetros para la aprobacioacuten de pedidos previo a la aprobacioacuten de ventas

para evitar que se despache mercaderiacutea a clientes que no se encuentran al diacutea

con los pago

bull Realizar los caacutelculos de los incentivos ganados por el personal de la Fuerza

de ventas de acuerdo a los porcentajes establecidos en los beneficios a los

empleados

bull Observar la poliacutetica de control para Noacutemina con el fin de respetar las fechas

de entrega de la informacioacuten de los incentivos para que los empleados reciban

sus haberes a tiempo

bull Mantener bajo custodia segura los modelos exclusivos de los exhibidores

retirados de los proveedores con el fin de evitar posibles plagios o en su

defecto destruirlos en el caso que estos no se vayan a utilizar maacutes

bull Separar la mercaderiacutea recibida en buen estado de las devoluciones para

determinar si es procedente regresarla a los pallets de bodega o debe

realizarse con ella promociones o autoconsumos

234

Divulgacioacuten de las poliacuteticas corporativas e informacioacuten de laimportancia de su cumplimiento dos veces al antildeo que deberaacuten serincluidas en las presentaciones de las reuniones de Vamos Juntos enla que se entregaraacuten folletos con los puntos importantes de lasmismas en las que se deberaacuten ejemplarizar con casos reales

24000

Capacitacioacuten para el personal recieacuten ingresado que debe incluir unresumen de los procedimientos importantes de la compantildeiacuteainformacioacuten corporativa como poliacuteticas procedimientos valoresmisioacuten visioacuten etc asiacute como reuniones con el personal con el queinteractuaraacute en su trabajo diario

75000

Total costos relacionados con capacitaciones 99000

453 Actividades para el departamento de Ventas

bull Observar de forma inmediata el procedimiento corporativo de la otorgacioacuten

de descuentos comerciales que no se encuentran en el presupuesto para

desarrollarlo de acuerdo a los lineamientos de la administracioacuten

bull Establecer una adecuada comunicacioacuten entre las aacutereas de planificacioacuten

financiera Gerencias de ventas y Gerencia General para llevar a cabo en

forma correcta la poliacutetica administrativa para otorgar descuentos comerciales

bull Implementar las poliacuteticas propuestas para un adecuado control interno de los

procesos desarrollados en el departamento de Ventas

bull Aplicar los procedimientos de control establecidos en el presente capiacutetulo

como actividades del diacutea - diacutea

46 Costo ndash Beneficio de la implementacioacuten del Sistema de Control Interno para

los departamentos de Recursos Humanos Finanzas y Ventas

Costos generados

Capacitaciones

235

Honorarios a terceros

Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales

120000

Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones

300000

Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000

Materiales y Suministros

Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales

71400

Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil

50000

Total costos por suministros y materiales 121400

TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400

Beneficios

Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc

1300000

Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante

50000

Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial

250000

TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000

En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un

monto de $ 959600

Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que

implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos

permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a

estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad

evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas

De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa

Una vez aprobado el gasto el shared service corre una transaccioacuten la cual contabiliza

automaacuteticamente todos los gastos contra las cuentas por pagar a los colegas

Cuando las cuentas por pagar estaacuten reconocidas el shared service en conjunto con

Cuentas por pagar gestionan el pago para los colegas ya sea por transferencia

bancaria o por cheque tal como se observoacute en el proceso de Cuentas por pagar en el

capiacutetulo II

SS hh aa

rr eedd

SS ee rr v

v icicee

CC XX

PPAacuteAacute r

r ee aa ss

dd ee D

D irir ee c

c cc ioacuteioacute n

nTT r

r aa dd ee

MMaa r

r kk ee tit

nin gg

FF uu ee

rr zzaa

dd ee V

V eenn t

ata ss

Flujograma de reportes de gastos de la Fuerza de Ventas

IniacutecioPresenta los

reportes de gastospor viaacuteticos

Justifica losvalores alaprobador

SEl reporte de gastos sepresenta hasta la 3era

semana del mes

Revisa y verificaque los soportesesteacuten correctos y

corrigeasignaciones

contables

Los soportes se Nencuentran correctos

No se apruebanlos documentos

que no correctos yse los devuelve al

colega

Fin

No se procesan niN reciben los

reportes de gastos

S

Fin

Se cargan losreportes en el

sistema Dinnero

Los valores sonrazonables S Se aprueba el

reportes de gastos

Se rechaza el

N gasto y se informaal colega de la

FFVV

Contabiliza elgasto en SAPdesde dinnero

Gestiona el pagopara el colega de

acuerdo al procesode CXP

Fin

196

197

Matriz de Riesgo de la revisioacuten de reportes de gastos

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

La persona que revisalos reportes de gastosno tiene una correctacapacitacioacuten tributaria

La persona estaacuteinformada de loscambios en formavaga y no recibe unacapacitacioacuten continua

X X Bajo

2

Los reportes de gastosde la Fuerza de ventasno cuentan con lasaprobacionescorrespondientes

Los reportes de gastosde la Fuerza de ventasson aprobados por losrangos pertinentes dejefaturas inmediatas

X X Bajo

3

Los aprobadores norevisan fiacutesicamente losreportes antes deaprobarlos

Los aprobadores norevisan fiacutesicamentelos reportes sinembargo el personalde Trade marketing seencarga de realizar loscontroles con poliacuteticasadministrativas y loscontroles tributarioslos aprobadoresverifican que losvalores seanrazonables

X X Bajo

4

No se tiene una poliacuteticade movilizacioacuten paracontrolar los gastos dela Fuerza de Ventas

La compantildeiacutea si cuentacon una poliacutetica demovilizacioacutenaplicable para laFuerza de Ventas

X X Bajo

5

No se verifican loscupos de movilizacioacutende todo el personal deventas

Los cupos demovilizacioacuten sonverificados previo a laaprobacioacuten de losreportes de gastos

X X Bajo

198

4312 Evaluacioacuten para el proceso de facturacioacuten

Cuestionario de Control Interno para el proceso de facturacioacuten

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1iquestLas ventas se registran enlos resultados en momentode efectuar la facturacioacuten

X

2iquestSe graba el costo de ventaen forma simultaacutenea a laventa

X

3iquestLos comprobantes deventa tienen autorizacioacutenvigente emitida por rentas

X

4iquestLos pedidos sonadecuadamente controladosy aprobados

X

5

iquestSe realizancircularizaciones perioacutedicasentre los clientes paradeterminar si no existejineteo de dinero por partede la Fuerza de Ventas

X

6iquestSe han firmando contratosde exclusividad con losUSO Promotores

X

Narrativa del proceso de facturacioacuten

El proceso se inicia cuando la Fuerza de ventas recoge los pedidos de los clientes

luego ingresa los pedidos recogidos en el SAP a traveacutes de sus palms En la bodega

se corre una transaccioacuten denominada el packing list para verificar la disponibilidad

de los inventarios

Posterior cartera se encarga de verificar que el cliente no se encuentre en mora para

poder liberar los pedidos caso contrario los retiene hasta que cancele sus deudas

Una vez aprobados los pedidos la bodega corre el proceso de facturacioacuten y emite las

facturas Alista toda la mercaderiacutea de acuerdo a lo facturado y despacha los pedidos

verificando la facturacioacuten

CCRR

eacuteeacute dd iti

oto ss y

y CC o

o bbrr aa

nn zz aa

ssBB

oo dd ee

gg aa

FF uu ee

rr zzaa

dd ee V

V ee nn

tatass

Flujograma para el proceso de facturacioacuten

Inicio Recoger pedidosde clientes

Ingresar lospedidos en el

sistema

CCoorrrererrPPaacckkiningglilsist tppaararavveerirfiifcicaarr

CCoorrrererreel lpprorocceessoo Emitir FacturasAAlilsistatarrppeeddididoossddee

acuerdo a la

S

Se encuentra de

Despachar lospedidos

N

Fin

ddisisppoonnibibiliii

ldidaaddddeeininvveenntatariroioss

ddeefafacctuturaraccioacuteioacutennacuerdo a lafafacctuturaraccioacuteioacutenn

acuerdo a la factura

Volver a verificar lamercaderiacutea de la

factura para eldespacho

VVeerirfiifcicaarrlalaccaartreteraravveennccididaa

Cumple con lospagos

LLibibeerararrlolossppeeddididoossS

ppaararafafacctuturararr

RReetetenneerreel lppeeddididooN hhaasstataqquueeccuummpplala

ccoonnlolossppaaggooss

199

Matriz de Riesgo para el proceso de facturacioacuten

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

Las ventas no seregistran en losresultados enmomento deefectuar lafacturacioacuten

Todas las ventas seregistran en losresultados enmomento deefectuar lafacturacioacuten

X X Bajo

2

El costo de venta nose graba en formasimultaacutenea a laventa

El costo de venta detodas las ventas segraba en formasimultaacutenea a laventa

X X Bajo

3

Los comprobantesde venta no tienenla autorizacioacutenvigente emitida porrentas

Todos loscomprobantes deventa poseen laautorizacioacuten vigenteemitida por rentasla que se renuevacada antildeo

X X Bajo

4

Los pedidos demercaderiacutea no sonadecuadamentecontrolados yaprobados

Todos los pedidos deventa son aprobadospor Creacuteditos ycobranzas ycontrolados por labodega

X X Bajo

5

No se realizancircularizacionesperioacutedicas entre losclientes paradeterminar si noexiste jineteo dedinero por parte dela Fuerza de Ventas

Creacuteditos y cobranzasrealiza unseguimientoperioacutedico de suscuentas para evitarque la Fuerza deVentas se quedecon dinero de losclientes

X X Bajo

6

No se han firmandocontratos deexclusividad con losUSO Promotores

Se mantienencontratos deexclusividad ya quelos USO promotorestrabajan a su vez confuerza de ventasdirecta de lacompantildeiacutea

X X Bajo

4313 Evaluacioacuten del proceso para la entrega de incentivos a la Fuerza de

Ventas

Cuestionario de Control Interno para la entrega de incentivos a la Fuerza deVentas

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

iquestEl establecimiento decuotas para la Fuerza deventas se realiza deacuerdo a un anaacutelisis ysobre una base racional

X

2

iquestLos incentivos para lasgerencias de ventas seencuentran en el rangoestablecido para estoscargos a nivel regional

X

3

iquestLos incentivosentregados se realizanuacutenicamente cuando se hanalcanzado las metas

X

4

iquestSe realizan visitas decampo sorpresivas paraverificar el cumplimientode las rutas de la Fuerzade ventas

X

5

iquestLos incentivos seconsideran como ingresosimputables en el rol depagos

X

6

iquestSe elaboranperioacutedicamente informesde ventas y sus avancescon respecto a las metasestablecidas

X

Narrativa del proceso para la entrega de incentivos de la Fuerza de Ventas

Se inicia cuando las ventas del mes se han cerrado el personal de la Fuerza de

Ventas verifica su cumplimiento y elabora un informe que es entregado al personal

de Trade Marketing quien calcula las metas alcanzadas por cada persona de la

Fuerza de ventas contra la meta establecida y verifica con el informe del colega en

caso existan diferencias con el colega se le informa y se concilia con la informacioacuten

del sistema En el caso que la meta se haya alcanzado al 100 se calcula un 34

201

202

del monto de la venta y en el caso que supere el 110 se aplicaraacute un porcentaje de

41 del total de la venta alcanzada por el colega

Los valores por incentivos son informados a Noacutemina y estos son incluidos en el rol

de pagos

Al final del mes se establece las nuevas metas para el mes subsiguiente que deben

estar acorde con el presupuesto anual de ventas en la reunioacuten mensual de Forecast y

que deben estar bajo la realidad del negocio en el mercado Estas metas son

consensuadas en el comiteacute de direccioacuten incluido la persona de planificacioacuten de

demanda y planificacioacuten financiera Una vez establecidas se comunica a la Fuerza

de Ventas cuales seraacuten las metas a ser alcanzadas en el mes para que alcancen sus

incentivos

203

NNoacuteoacute m

m inin a

aTT r

r aa dd ee

MMaa r

r kk ee tit

nin gg

FF uu ee

rr zzaa

dd ee V

V ee nn

tatass

CCoo m

m iti eacuteteacute

gg ee rr e

e nncc i

aia ll

Flujograma para el proceso de entrega de incentivos a la Fuerza de Ventas

Planifica las nuevasmetas para elsiguiente mes

Informa a laFuerza de Ventas

Fin

Inicio

Elabora informe desu cumplimiento en

metas y se loentrega a Trade

Mkt

Obtiene delsistema las ventas

alcanzadas porcolega

Verifica con elinforme entregadopor el colega de la

FFVV

N

Estaacuten de acuerdo losvalores

S

Concilian con elcolega de acuerdo

a la informacioacutenobtenida en el

sistema

Se calculan losincentivos deacuerdo a lo

establecido en lapoliacutetica de beneficios

a la FFVV

Ingresa losbeneficios en el roldel personal de la

FFVV

204

4314 Evaluacioacuten del proceso para la entrega de material promocional

Cuestionario de Control Interno para la entrega de material promocional a losclientes

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

Previo al despacho delmaterial promocional iquestSeverifica el cumplimientode la poliacutetica y lasautorizacionescorrespondientes

X X

Uacutenicamente serecoge la solicituddel personal deventas no se cuentacon lasaprobaciones nianaacutelisis de lossupervisores

2

iquestSe firman contratos deconfidencialidad con losproveedores que fabricanel material promocional ala compantildeiacutea

X

3

iquestSe ejecuta un adecuadoseguimiento delcumplimiento de estoscontratos

X

4

iquestEl material promocionalasignado tiene unseguimiento paracomprobar su estado en elcliente

X

Narrativa del proceso para la entrega de material promocional

El proceso se inicia cuando el personal de la Fuerza de ventas (autoventistas y

coordinadores de Zona) recogen la solicitud del cliente para la asignacioacuten de un

exhibidor u otro tipo de material promocional no asignado en promociones El

empleado de la Fuerza de Ventas debe elaborar una recomendacioacuten (Justificativo

para solicitar el material promocional) esta recomendacioacuten debe ser revisada por el

Supervisor de la zona que estaacute realizando el requerimiento si la recomendacioacuten

cumple con la poliacutetica comercial para entrega de exhibidores y otro tipo de material

promocional se solicitaraacute a la bodega prepare una orden de despacho para entregar el

material al solicitante de la Fuerza de ventas y esta a su vez se la entrega al cliente

205

BBoo d

d eegg a

aSS

uu pp ee

rr vvisis

ioacuteioacutenn

dd ee V

V ee nn

tt aass

FFuu e

e rrzz a

a dd ee

VVee n

n tt aa ss

Flujograma para el proceso de entrega de material promocional

IniacutecioSolicitud de

Materialpromocional

Elaborarrecomendacioacutenpara obtener elmaterial prom

Entrega delmaterial

promocional alcliente

Fin

Negar la entregaN de Material

promocional

Revisar si larecomendacioacuten seajusta a la poliacuteticade asignacioacuten de

material prom

Cumple lascondiciones de la

poliacutetica

SAprobar la entrega

de materialpromocional

Elaborar la ordende despacho

Entrega del materialpromocional contra

OD

206

Matriz de Riesgo de para el proceso en la entrega de material promocional

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

No se verifica elcumplimiento de lapoliacutetica paraasignacioacuten dematerial promocionaly las autorizacionescorrespondientes

Los supervisores deventas no apruebanninguna solicitudpara la entrega delmaterialpromocional y labodega entrega conla simple solicitudde la Fuerza deventas

X X Alto

2

No se firmancontratos deconfidencialidad conlos proveedores quefabrican el materialpromocional a lacompantildeiacutea

Se mantienencontratos deconfidencialidad contodos losproveedores quefabrican materialespromocionalesexclusivos

X X Bajo

3

No se ejecuta unadecuado seguimientodel cumplimiento deestos contratos

El cumplimiento delos contratos essupervisado por elpersonal de TradeMarketing

X X Bajo

4

El materialpromocionalasignado tiene unseguimiento paracomprobar su estadoen el cliente

Se verifica elcuidado del materialpromocionalentregado a losclientes en cadavisita para la tomade pedidos de venta

X X Bajo

4315 Evaluacioacuten del proceso para otorgar descuentos comerciales

Cuestionario de Control Interno para el Establecimiento de descuentoscomerciales

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

iquestLos descuentoscomerciales sonanalizados en elpresupuesto anual deactividades y planoperativo

X

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

2

iquestLos descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto cuentan conla respectiva aprobacioacutendel Gerente de ventas ydel planificadorFinanciero

X X

Uacutenicamentecuentan con laaprobacioacuten delPlanificadorFinanciero estoafecta a lasventas netas y elGerente deVentas no tieneconocimientodel particular

3

iquestSe cumplen con losparaacutemetros de entrega dedescuentos por prontopago y otras promocionesa los clientes

X

4

iquestSe les comunica a losclientes los descuentos alos que tienen acceso deacuerdo a sus condicionesde pago y montos decompra

X

Narrativa del proceso para otorgar descuentos comerciales

Inicia con el anaacutelisis que realiza Planificacioacuten financiera acerca de los descuentos

que se pueden otorgar a los clientes de acuerdo al presupuesto por promociones o

incentivos si estaacuten en el presupuesto se consideran planificados en el caso que no

esteacuten en el presupuesto se informaraacute siempre y cuando exista un colchoacuten en el

presupuesto de ventas

Esto es informado al Gerente de ventas quien analiza el descuento en caso no haya

sido contemplado en el presupuesto anual de la necesidad del mismo y cuantos

beneficios generaraacute a su incremento de las ventas

Una vez que haya ejecutado el anaacutelisis si es viable elaboraraacute la propuesta comercial

para presentarla al Gerente General quien deberaacute aprobar la propuesta en el caso que

207

sea aplicable y genereacute un beneficio mayor a su costo Si es aprobada se comunicaraacute

al departamento de Trade Marketing para su divulgacioacuten entre los clientes

Cuando los clientes hayan alcanzado las metas propuestas en las promociones

establecidas Trade Marketing solicitaraacute a Creacuteditos y cobranzas que emita la nota de

creacutedito correspondiente y la Fuerza de ventas o el gerente de ventas se encargaraacute de

hacerla llegar al cliente

CC rr eacuteeacute d

d iti oto y

yCC o

o bbrr aa

nn zz aa s

sPP l

ala nn ifi i

f cic aa cc i

oacuteioacute nn

FF inin a

a nncc ie

ie rr aa

DD irir ee

cc cc ioacuteioacute

nnGG

ee nn ee

rr aall

DD irir ee

cc cc ioacuteioacute

nndd e

e VV ee

nn tata s

sTT r

r aa dd ee

mmaa r

r kk ee tit n

in gg

Flujograma para el proceso de la entrega de descuentos comerciales

IniacutecioAnaliza

descuentospromocionales

Existe un colchoacuten enel presupuesto de

ventasN Fin

Emite la nota decreacutedito

S

Entrega alSupervisor deVentas para su

entrega al cliente

Fin

Se solicita aS Creacuteditos emitir la

NC

Realiza la campantildeaentre los clientes de

la promocioacutenapoyado en la

FFVV

Verifica el logro delas metas por parte

de los clientes

El cliente llegoacute a lameta

N No se otorga eldescuento Fin

Comunica a trade

S marketing parainiciar la

promocioacuten

Los desct Estaacuten enel presupuesto

N

Se analiza sunecesidad deacuerdo a una

estrategiacomercial

SElabora lapropuesta

comercial para losdescuentos

Aprueba lapropuesta Se cierra la

propuesta Fin

N

209

210

Matriz de Riesgo de para el proceso para otorgar descuentos comerciales

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

Los descuentoscomerciales no sonanalizados en elpresupuesto anualde actividades yplan operativo

El presupuesto anualde ventas contemplalos descuentoscomercialesplanificados al iniciodel antildeo

X X Bajo

2

Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto nocuentan con larespectivaaprobacioacuten delGerente de ventas ydel planificadorFinanciero

Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuestouacutenicamente cuentancon la aprobacioacutendel planificadorFinanciero quien laspresentadirectamente alGerente General

X X Alto

3

No se cumplen conlos paraacutemetros deentrega dedescuentos porpromociones a losclientes

Toda promocioacuten queotorga descuentoscomerciales esentregada losclientes de acuerdo alos paraacutemetrosestablecidos

X X Bajo

4

No se les comunicaa los clientes losdescuentos a losque tienen accesode acuerdo a suscondiciones de pagoy montos de compra

Toda promocioacuten escomunicada a losclientes en formaprevia de iniciar

X X Bajo

211

3316 Evaluacioacuten de los proceso de Devoluciones

Cuestionario de Control Interno para el proceso de Devoluciones

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

iquestLa recepcioacuten demercaderiacutea devuelta sehace previa verificacioacutende la factura de venta

X X

La mercaderiacutea serecibe sinverificar antes laventa realizadacon anterioridad

2

iquestLa recepcioacuten de lamercaderiacutea devuelta serecibe directamente enlas bodegas de lacompantildeiacutea

X

3

iquestAntes de ejecutar ladevolucioacuten de lamercaderiacutea esta esaprobada por lossupervisores de ventas

X

Sin embargo lasaprobaciones nose realizan previala verificacioacuten delorigen de lamercaderiacutea

4

iquestEl supervisor de ventassolicita un justificativodel porqueacute ladevolucioacuten

X

Narrativa de proceso de Devoluciones

El proceso se inicia cuando el personal de la Fuerza de Ventas recoge la solicitud de

devolucioacuten del cliente Esta devolucioacuten debe ser verificada por el Supervisor de

ventas para establecer el estado en la que se recibe la mercaderiacutea y elaboraraacute un

informe que deberaacute ser presentado al gerente de ventas este verifica si cumple con

las condiciones establecidas en la poliacutetica comercial para la devolucioacuten de ventas y

procede a aprobarla en el caso se estar correcto

Una vez aprobada la devolucioacuten se informa a la bodega para que coordine el retiro de

la mercaderiacutea Cuando recibe la mercaderiacutea en la bodega se afecta la Nota de

Creacutedito a la uacuteltima factura emitida al cliente Esta nota de creacutedito es entregada a la

Fuerza de ventas para que sea entregada al cliente

SSuu p

p eerr vv

isisioacuteioacute

nndd e

eVV

ee nn tat

a ssBB

oo dd ee

gg aa

DDirir e

e cccc i

oacuteioacute nn d

d eeVV e

e nntata

ssFF u

u eerr zz

aadd e

e vv ee

nn tata s

s

Flujograma para el proceso de Devolucioacuten de mercaderiacutea

IniacutecioRecoge la solicitudde devolucioacuten del

cliente

Entrega la nota decreacutedito al cliente Fin

Verificar elproducto a

devolver seacuerdo a su buen

o mal estado

S Aprueba ladevolucioacuten

Cumple lascondiciones de la

poliacutetica

N Rechaza ladevolucioacuten

Coordina larecoleccioacuten de la

mercaderiacuteadevuelta

Emite la nota decreacutedito

212

213

Matriz de Riesgo de para el proceso de devolucioacuten de mercaderiacutea

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

La recepcioacuten demercaderiacutea devueltase hace sin previaverificacioacuten de lafactura de venta

La mercaderiacuteadevuelta se recibesin verifica sinrevisar la factura deventa en la que seoriginoacute

X X Alto

2

La recepcioacuten de lamercaderiacutea devueltano se recibedirectamente en lasbodegas de lacompantildeiacutea

La bodega realiza lalogiacutestica pararecoger lamercaderiacutea de ladevolucioacuten

X X Bajo

3

La devolucioacuten de lamercaderiacutea no esaprobada por lossupervisores deventas

Los supervisores deventas verifica todaslas devoluciones quevan a ser recibidasestas son aprobadaspor las gerencias deventas

X X Bajo

4

El supervisor deventas no solicita unjustificativo delporqueacute se realiza ladevolucioacuten

El supervisor deventas elabora uninforme de ladevolucioacuten para serentregado al gerentede ventas

X X Bajo

44 Resultados de la evaluacioacuten de Control Interno

441 Matriz de Hallazgo de Control Interno del departamento de Ventas

En la Matriz de Hallazgos determinaremos los cuatro atributos de cada uno de los

puntos criacuteticos encontrados posterior a la evaluacioacuten realizada

214

Matriz de Hallazgos el Departamento de Ventas

Falta de verificacioacuten de las condiciones para le devolucioacuten de mercaderiacuteas

Condicioacuten

La mercaderiacutea devuelta por parte de los clientes es recibida porel personal de la bodega uacutenicamente con la orden de los colegasde la Fuerza de Ventas sin verificar antes que esa mercaderiacuteahaya sido vendida por la empresa y a que factura pertenece

Criterio

Existe la inobservancia de la poliacutetica corporativa para ladevolucioacuten de mercaderiacutea Seccioacuten Metodologiacutea punto 3 queexpresa

ldquoMal Estado El producto en mal estado se considera a aquelproducto vencido en condiciones de calidad no oacuteptimas depresentacioacuten descontinuada o en malas condiciones que tambieacutendeberaacuten pasar por la verificacioacuten de venta previa Para el CanalModerno y Mayorista cuando falta menos de 90 diacuteas para suvencimiento para el Canal Tradicional cuando falta menos de45 diacuteas para su vencimientordquo

Adicional a la poliacutetica corporativa existe una inobservancia alreglamento de comprobantes de venta retencioacuten y documentoscomplementarios que en su Art 15 menciona

ldquoNotas de creacutedito- Las notas de creacutedito son documentos que seemitiraacuten para anular operaciones aceptar devoluciones yconceder descuentos o bonificaciones

Las notas de creacutedito deberaacuten consignar la denominacioacuten serie ynuacutemero de los comprobantes de venta a los cuales se refierenrdquo

Causa

El personal de la bodega como el personal de la fuerza deventas no tienen un conocimiento exacto de la poliacuteticacorporativa Adicional a esto los supervisores de venta noverifican las solicitudes de devolucioacuten realizadas y en la bodegatampoco exigen las aprobaciones necesarias

Efecto

El hecho de recibir devoluciones que no hayan sido debidamenteverificadas y autorizadas provoca que dicha mercaderiacutea puedano haber sido vendida por la empresa alto niveles de productoen mal estado y una alta contingencia tributaria al no determinarexactamente a que factura estaacute afectando la devolucioacuten

Conclusioacuten

La devolucioacuten de la mercaderiacutea no cuenta con la verificacioacutennecesaria por parte de la Fuerza de ventas y de la Bodega paradeterminar con que factura de venta fue entregada al cliente porlo que se considera un facilismo en el proceso que puede generarpeacuterdidas para la compantildeiacutea

215

A la Gerencia General

Recomendacioacuten

Establecer procedimientos de control para que la Fuerza deVentas verifique que la mercaderiacutea que se va a recibir haya sidovendida por la compantildeiacutea para lo cual se deberaacute incluir estainformacioacuten en el informe entregado a las Gerencias de ventas

Exigir a la Bodega que se realice una investigacioacuten de la facturaque deberaacute ser afectada con la devolucioacuten previo a la emisioacuten dela Nota de creacutedito

Descuentos Comerciales no presupuestados se otorgan sin la aprobacioacuten de laGerencia de Ventas

Condicioacuten

Los descuentos comerciales promocionales que no estaacuten dentrodel presupuesto cuentan uacutenicamente con la aprobacioacuten deplanificacioacuten Financiera y no se solicita o requiere de laaprobacioacuten de la gerencia de Ventas antes de que se ejecuten loque deja sin control previo a la Cabeza de Ventas de lasestrategias otorgadas a los clientes y sus impactos en las ventasnetas

Criterio

La poliacutetica corporativa de descuentos en su seccioacuten 2 deResponsabilidades paacutegina 4 expresa que

ldquoTodo descuento otorgado a un cliente ya sea por estrategias ocubrimiento de riesgos que no consten en el presupuesto debenser aprobados por el Gerente de Ventas y por el PlanificadorFinanciero con el fin de medir el costo ndash beneficio del mismoCaso contrario no se generaraacutenrdquo

Causa

No existe una buena praacutectica de comunicacioacuten entre la gerenciade ventas y la planificacioacuten financiera principalmente porqueson rubros que afectan al presupuesto que es controlado porFinanzas y que estos descuentos son solicitados en su mayoriacuteapor el Country Manager y la comunicacioacuten a la gerencias deventas se realiza una vez creada la promocioacuten

EfectoEsta praacutectica genera desbalances en las metas planteadas paracada una de las gerencias y malestar en las gerencia de ventasal ver su campo de accioacuten invadido y limitado

Conclusioacuten

El proceso no se cumple de acuerdo a lo establecido en lapoliacutetica y en el procedimiento por lo que existe unainobservancia total de lo establecido en la reglamentacioacutencorporativa generando un proceso inexacto e incorrecto

216

A la Gerencia General

RecomendacioacutenSupervisar que los lineamientos implementados por la propiaadministracioacuten se cumplan generando una adecuadacomunicacioacuten entre los departamentos de Finanzas y ventasgenerando el respeto de la independencia e interrelacioacuten de lasfunciones de cada una de estas aacutereas

Falta de comunicacioacuten de las poliacuteticas y procedimientos corporativos queafectan al aacuterea comercial a la Fuerza de Ventas en general

Condicioacuten

La administracioacuten no genera una comunicacioacuten de las poliacuteticascorporativas existentes que afectan al aacuterea comercial a todo elpersonal de la Fuerza de Ventas sino uacutenicamente a lasGerencias y los Supervisores los cuales tampoco compartenesta informacioacuten con sus reportes

Criterio

Tal como se indicoacute en el capiacutetulo 3 la falta de comunicacioacuten delas poliacuteticas es un problema que se genera en todas las aacutereas dela entidad inobservando el procedimiento para la correctacomunicacioacuten de poliacuteticas corporativas paacuterrafo 30 que diceldquoEl comiteacute gerencial como parte primordial de sus obligacionesdeberaacute repartir y dar a conocer la misioacuten visioacuten poliacuteticascorporativas y valores corporativos el momento que se integra ala compantildeiacutea La estrategia y planes de accioacuten generales noconfidenciales y susceptibles de mal uso se deberaacuten a dar aconocer y hacerse puacuteblicos entre los empleados asiacute como losresultados de la compantildeiacutea cada trimestre en el Vamos Juntosrdquo

Causa

La administracioacuten y en especial las Gerencias de Ventas no hancreado una cultura de conocimientos y buena praacutectica de laspoliacuteticas y procedimientos que afectan al departamento deventas debido a que las mercaderistas preventistas personal deautoventa impulsadoras no tienen un manejo adecuado de estasy tampoco un conocimiento general

Efecto

El hecho que el personal de la fuerza de ventas desconozca losprocedimientos provoca que muchos de los procedimientos selleven a cabo en forma incorrecta y que ciertas poliacuteticas no secumplan Entre los procesos con alto nivel de falencias estaacuten larecoleccioacuten de las devoluciones inadecuada entrega de materialpromocional y reportes de gastos presentados en formaincorrecta

Conclusioacuten

La falta de conocimiento de las poliacuteticas y procedimientoscorporativos genera limitaciones en el control que se puedeestablecer en el personal debido a que si no conoce unprocedimiento o una poliacutetica es imposible cumplirla lo quegenerariacutea desviaciones en la obtencioacuten de metas corporativas

217

A la Gerencia General

Recomendacioacuten

Ejecutar una adecuada comunicacioacuten al personal de ventasreferente a los aspectos corporativos importantes asiacute comodesarrollar una planificacioacuten para realizar por lo menos una vezal antildeo una comunicacioacuten colectiva a todas las personas quenecesitan conocer estas poliacuteticas recordaacutendoles su alcance ypuntos importantes

El despacho del material promocional no cuenta con las aprobaciones nianaacutelisis de los supervisores previo a su despacho

Condicioacuten

El material promocional despachado y colocado en los clienteses entregado por parte de la bodega uacutenicamente con unasolicitud del personal de la fuerza de ventas y no se cuenta conlas aprobaciones ni anaacutelisis de los supervisores para determinarla verdadera necesidad y beneficio futuro de colocar material deexhibicioacuten en un punto de venta determinado

Criterio

Existe una mala aplicacioacuten de la Poliacutetica para asignacioacuten dematerial promocional en su seccioacuten 2 Responsabilidades quemencionaldquoLos supervisores de ventas seraacuten los encargados de revisar losteacuterminos para la entrega del material promocional y solo seraacutenaprobadas las solicitudes que cumplan con las condicionesestablecidas en la presente poliacuteticardquoSeccioacuten 4 MetodologiacutealdquoPara realizar una asignacioacuten de exhibidores se debedeterminar primero que tipo de exhibidor se va a entregar y deacuerdo a su tamantildeo y modelo el vendedor tendraacute que justificaren un informe la ubicacioacuten del punto de venta el espacio queocuparaacute el exhibidor los montos de compra del cliente ydeterminar una proyeccioacuten para crecimiento del sectorrdquo

Causa

El personal de la bodega no exige que el informe para lasolicitud de material promocional tenga la firma del respectivosupervisor y realiza los despachos normalmente adicional a lafalta de conocimiento de las poliacuteticas corporativas provoca quela fuerza de ventas no se genere la obligacioacuten de cumplir conuna buena praacutectica de la poliacutetica mencionada

Efecto

El incumplimiento de la poliacutetica establecida provoca que muchodel material asignado a los clientes no es aprovechado en formacorrecta debido a que ciertos exhibidores costosos sonentregados a clientes que no realizan montos de compra altos yque no utilizan el exhibidor de forma adecuada generandogastos injustificados para Cadbury

218

Conclusioacuten

La asignacioacuten y entrega de los exhibidores y materialespromociones genera un desperdicio ya que estos estaacuten siendoentregados sin el anaacutelisis del beneficio que se obtendraacute ya quese han encontrado varios exhibidores grandes en clientes queno tienen ni el espacio ni el nivel de compras para cubrirlo deproducto

Recomendacioacuten

A la Gerencia General

Supervisar que la asignacioacuten del material promocional mismoque es costoso sea entregado de acuerdo a lo establecido por lapoliacutetica corporativa y con un anaacutelisis de los consumosrealizados por los clientes asiacute como la seguridad que tendraacute elbien de la compantildeiacutea en el punto de venta

442 Indicadores de Gestioacuten para el departamento de Ventas

Los Indicadores de gestioacuten aplicados para el departamento de Ventas nos permitiraacuten

medir las variables relacionadas con las metas impuestas por la administracioacuten asiacute

como el desempentildeo del departamento

Asiacute tenemos los siguientes indicadores para este departamento

iquestQueacute se va aMedir Objetivo

Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios

Conocimiento dela Visioacuten

Establecer cuantosempleados de lacompantildeiacutea conocensu visioacuten

Visioacuten

de empleados del departamentoFinanciero que Conocen la Visioacuten

de la Empresa Miacutenimoaceptable 85

82

83

El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten de laVisioacuten

Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con suvisioacuten

Visioacuten

de empleados del departamento deVentas que Comparten la Visioacuten de

la Empresa Miacutenimoaceptable 80

82

83

Se presenta como indicadorimportante ya que todos losempleados que conocen lamisioacuten estaacuten de acuerdo conesta

Total empleados del departamentode Ventas 99

Conocimiento dela Misioacuten

Fijar cuaacutentosempleados de lacompantildeiacutea conocensu misioacuten

Misioacuten

de empleados del departamento deVentas que Conocen la Misioacuten de la

Empresa Miacutenimoaceptable 75

82

83

El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten de laMisioacuten

Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con sumisioacuten

Misioacuten

de empleados del departamento deVentas que Comparten la Misioacuten de

la Empresa Miacutenimoaceptable 83

82

83

Representa que todos losempleados trabajan en pro dela consecucioacuten de losobjetivos de la compantildeiacuteaTotal de empleados del

departamento de Ventas 99

219

iquestQueacute se va aMedir Objetivo

Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios

Eficacia de losMetas planteados

Establecer laeficacia en elalcance de las metasplanteados

Metas

Meses en que se ha alcanzado lameta de ventas

Miacutenimoaceptable 92

12

100

El departamento de ventas haalcanzado las metas de ventasdurante todos los meses delantildeo12 12

Nivel de eficaciaen las metaspropuestas

Determinar sobre el100 en queporcentaje promediohan sido alcanzadaslas ventas propuestas

Metas

Promedio de ventas realesalcanzadas

Miacutenimoaceptable 95

236000000115

El logro en las ventas ha sidobastante exitoso en el 2010pasando un 15 del propuestoPromedio de ventas propuestas en

el antildeo 205000000

Nivel deliderazgo delpersonal de lacompantildeiacutea

Fijar el nivel deliderazgo que poseeel personal engeneral

Direccioacuten yliderazgo

Personal que identifica el estilo deLiderazgo

Miacutenimoaceptable 10

12

12

El miacutenimo aceptable para deldepartamento es establecido enun 12 debido a la grancantidad de Personas en laFuerza de Ventas que trabajana cargo de supervisores ygerentes

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten delliderazgo de lacompantildeiacutea

Medir la aceptacioacutendel estilo deliderazgoestablecido en lacompantildeiacutea

Direccioacuten yliderazgo

Personas que aceptan el estilo deliderazgo

Miacutenimoaceptable 90

84

85

Existe una reaccioacuten de algunaspersonas para aceptar a laNueva Gerencia de Ventasestablecida por la compra deKraft a la compantildeiacutea

Total empleados del departamentode Ventas 99

220

221

45 Propuesta de Control Interno

Con los resultados obtenidos de la evaluacioacuten generaremos una propuesta de Control

Interno para el departamento de Ventas que le permita a la compantildeiacutea establecer un

sistema de control basado en poliacuteticas procedimientos y actividades en el aacuterea

comercial

451 Poliacuteticas de control para el departamento de Ventas

Poliacutetica para el Control de devoluciones

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de esta poliacutetica es establecer los lineamientos para la gestioacuten de las

devoluciones en Buen y Mal estado generadas en Ecuador en los canales Tradicional

Moderno y Mayorista

B DEFINICIONES

Devolucioacuten Es el retorno de un producto que ha estado en propiedad de un cliente

Buen Estado Se considera que un producto se encuentra en buen estado cuando se

encuentra apto para la venta con el empaque original y dentro de los plazos

suficientes para considerarlo como apto para la comercializacioacuten tomando en cuenta

el tiempo de su consumo de acuerdo a lo establecido en la poliacutetica comercial

Mal Estado Se considera que un producto se encuentra en mal estado cuando su

caducidad se encuentra cercana se encuentra averiado descontinuado o no vigente

por cambio de empaque

Rechazos Son las devoluciones del producto antes de perfeccionarse la venta es

decir no se hizo la transferencia de la propiedad del producto al cliente

222

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Supervisor de Ventas

bull Se encarga de verificar el producto a devolver y deelaborar el formato de pedido de recojo que debeindicar si el producto se encuentra en buen o malestado

bull Elaborar un informe que contenga el detalle si lamercaderiacutea fue vendida por la compantildeiacutea de acuerdo allote verificado

bull Coordinaraacute con la bodega la logiacutestica para recoger elproducto

Gerentes de canal deVentas

bull Gerente de Ventas deberaacute aprobar y validar el recojode la mercaderiacutea siempre y cuando haya recibido delsupervisor el informe de devolucioacuten caso contrariodeberaacute rechazar la devolucioacuten

Fuerza de ventas

bull Canalizar la solicitud de devolucioacuten desde el clientehasta el supervisor

bull Obtener la informacioacuten del cliente el porqueacute de ladevolucioacuten

Bodegabull Recibir la mercaderiacutea contra el informe aprobado por

el Gerente de ventasbull Emitir la nota de creacutedito

D METODOLOGIacuteA

bull Cuando se notifiqueacute la solicitud de devolucioacuten el supervisor deberaacute solicitar

a la bodega un reporte del lote que el cliente estaacute devolviendo para verificar

que este haya sido vendido por la compantildeiacutea y comprado por el cliente que

hace la solicitud ya que no se recibiraacuten cambios realizados por realizados

entre clientes

bull La Bodega no realizaraacute la logiacutestica para retirar el producto devuelto mientras

no haya recibido el informe firmado y aprobado por el gerente de ventas

bull La nota de creacutedito emitida debe ser entregada al cliente en el plazo maacuteximo

de 48 horas para que estas no generen rechazos por los clientes por las fechas

especialmente por cambio de mes

223

E SEGUIMIENTO

El seguimiento lo deberaacute realizar Creacuteditos y cobranzas en forma automaacutetica ya que

esta nota de creacutedito disminuiraacute el valor de la deuda del cliente En caso la cuenta del

cliente quedeacute con un saldo negativo creacuteditos deberaacute solicitar la emisioacuten de un pago

para que esta cuenta quede en cero

Poliacutetica para el Control de entrega del material promocional

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de esta poliacutetica es determinar puntos de control para asignar material

promocional a los clientes en todo el territorio ecuatoriano

B DEFINICIONES

Material promocional Son obras audiovisuales y graacuteficas asiacute como todas las partes

componentes de las mismas que constituyen los mensajes publicitarios de las

campantildeas difundidas a traveacutes de cualquier medio y soporte considerados como

convencionales

Exhibidores Constituye material promocional disentildeado para mejorar la

presentacioacuten en el punto de venta de los productos

Sectores High income Se considera a los sectores en los cuales los clientes tienen

un alto grado de consumo y nivel de ventas para la compantildeiacutea asiacute como los productos

que se comercializan en estos lugares son de costos altos

Sectores low income Son sectores en los que los niveles de ventas de la compantildeiacutea

son bajos y los productos consumidos son econoacutemicos

224

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Fuerza de ventas

bull Elaborar informe acerca de la asignacioacuten delmaterial promocional en el caso de exhibidores eltamantildeo solicitado el sector donde se ubica elcliente el espacio y la seguridad con el que contaraacuteel exhibidor y el monto de ventas que consume elcliente y cuanto podraacute mejorar con el apoyo de laexhibicioacuten

Supervisor de Ventas

bull Verificar y aprobar el informe presentado por elpersonal de la Fuerza de ventas

bull Entregar una copia de la aprobacioacuten a la bodegapara que el material sea entregado

Bodega

bull Entregar el material promocional uacutenicamente con elinforme aprobado por el supervisor de ventas

bull Emitir la orden de despacho para el adecuadocontrol de los inventarios de material promocional ysolicitar la firma del recibiacute confirme por parte delcliente

D METODOLOGIacuteA

bull Los preventistas y autoventistas deberaacuten incluir en el informe que deben

presentar a su supervisor el nivel de compras del cliente si el sector en el que

se encuentra el punto de venta es high o low income con la finalidad de

determinar el mejor exhibidor a ser asignado

bull El Supervisor debe corroborar la informacioacuten presentada por los preventistas

y autoventistas es correcta con la verificacioacuten fiacutesica y estadiacutesticas de ventas

bull El personal de la bodega NO podraacute sacar ninguacuten exhibidor de las bodegas que

no cuente con la debida aprobacioacuten e informe de firmado por el Supervisor de

ventas siendo la responsabilidad del supervisor la correcta asignacioacuten del

material promocional para los clientes

E SEGUIMIENTO

El personal de la Fuerza de ventas seraacute el encargado de verificar que el material

promocional asignado al cliente cuente con la seguridad para evitar su peacuterdida que

225

este sea mantenido en forma adecuada y seraacute el encargado de llenarlo de producto y

comprobar que no sea utilizado con otros productos que no sean de la compantildeiacutea

Poliacutetica de Control para establecer descuentos comerciales que se encuentran

fuera del presupuesto anual

A OBJETIVO Y ALCANCE

La presente poliacutetica detalla los lineamientos para establecer puntos de control en el

establecimiento de descuentos comerciales otorgados a todos los clientes de la

compantildeiacutea Cadbury Adams Ecuador SA

B DEFINICIONES

Estrategia de Precio Disentildeado para otorgar precios al consumidor sin modificar la

lista de precios estaacutendar (mantener la lista de precios)

Desarrollo de Zona Descuento otorgado para impulsar el desarrollo de una zona

dentro de un cliente Se da debido a rentabilidad yo cobertura

Descuentos Estacionales Descuento otorgado para una estacioacuten o plan del antildeo Por

ejemplo verano inverno Navidad Vacaciones etc

Descuentos Para evitar contrabando Descuento relacionado a un producto

especiacutefico para generar una accioacuten de venta en ciertas ciudadesregioneszonas que

evite la compra por parte de los clientes indirectos de producto de contrabando

Descuentos Para evitar ldquoWrite Offrdquo Descuento relacionado a un producto

especiacutefico para generar que permita al cliente mejorar la rotacioacuten del producto

evitando la incineracioacuten del producto por mal estado debido a alcanzar la fecha de

vencimiento

226

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Planificacioacuten Financiera

bull Debe analizar las actividades dentro de presupuestoen los referente a los descuentos entregados porpromociones basados en concursos establecidos porlos clientes

bull Verificar la posibilidad de entregar promocionesadicionales de acuerdo a los colchones en elpresupuesto de ventas

Gerentes de canal deVentas

bull Determinar coordinando con la Gerencia de ventasy el aacuterea de Trade marketing la viabilidad deestablecer los descuentos promocionales

bull Verificar que el aacuterea de Trade Marketing realice lacomunicacioacuten adecuada y publicidadcorrespondiente para hacer conocer a los clientes elbeneficio y condiciones de la promocioacuten

Supervisor de Ventas

bull Conciliar los montos cumplidos por los clientespara emitir las notas de creacutedito

bull Verificar que los clientes reciban sus notas decreacutedito

Creacutedito y cobranzasbull Emitir las notas de creacutedito posterior a la

comprobacioacuten de la informacioacuten entregada porTrade Marketing

Gerente General bull Aprobar las actividades a realizar fuera delpresupuesto para otorgar descuentos comerciales

D METODOLOGIacuteA

bull El aacuterea de Trade Marketing en conjunto con la Gerencia de Ventas

determinaraacuten la posibilidad de iniciar una promocioacuten para los clientes a traveacutes

de la cual por el cumplimiento de metas establecidas en los niveles de

compras se haraacuten acreedores a un descuento calculado sobre las ventas que

ingresan en el concurso siempre y cuando el aacuterea de planificacioacuten financiera

haya informado que existe un colchoacuten en el presupuesto de ventas para

otorgar los descuentos mencionados

bull Las gerencias de canal de ventas elaboraraacuten un informe con el resumen de

los niveles de ventas esperados y que recesioacuten generaraacute posterior a la

promocioacuten tomando en cuenta los flujos de efectivo que se recibiriacutean por

adelantado y el costo ndash beneficio que generariacutea

227

bull En el caso que el informe genere beneficios y este sea aprobado por el

Gerente de ventas el aacuterea de Trade marketing deberaacute iniciar la comunicacioacuten

de la promocioacuten entre los clientes con el fin que los clientes puedan exigir

sus beneficios adquiridos y evitar que la Fuerza de Ventas pueda usurpar

dichos beneficios

bull Una vez alcanzadas las metas por los clientes creacuteditos y cobranzas deberaacute

emitir las notas de creacutedito y el supervisor de ventas se encargaraacute de verificar

que estas sean recibidas por el cliente

E SEGUIMIENTO

Se deberaacute realizar un seguimiento posterior al teacutermino de la promocioacuten para conocer

la satisfaccioacuten entre los clientes y cuaacuteles fueron los iacutendices de recuperacioacuten de

efectivo generado en esas ventas

Poliacutetica de Control para la presentacioacuten y revisioacuten de Reportes de Gastos

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de la poliacutetica es establecer paraacutemetros para una adecuada preparacioacuten y

presentacioacuten de los reportes de viajes de los colegas de la Compantildeiacutea Cadbury

Adams que seraacuten revisados en las oficinas de Quito asiacute como establecer puntos de

control en la revisioacuten de los mismos

B DEFINICIONES

Reportes de gastos Son documentos a traveacutes de los cuales los empleados de una

compantildeiacutea pueden solicitar la devolucioacuten de los valores desembolsados por ellos

siempre y cuando estos correspondan a gastos generados para atender actividades

que contengan un ingreso para la compantildeiacutea provocado o mejorado por dichos

desembolsos Estos desembolsos deben contener la documentacioacuten soporte de

acuerdo a lo establecido por la autoridad tributaria local Servicio de Rentas Internas

228

Viaacuteticos Son recursos asignados a los empleados de una entidad que para el

desempentildeo de sus funciones cuando deban de trasladarse por un periacuteodo mayor de

24 horas a lugares distintos al de su residencia Estos valores los gastos por concepto

de alimentacioacuten hospedaje y gastos menores inherentes al viaje

Sistema Dinnero Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes

a los viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos

como para presentar sus gastos por viaacuteticos

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Gerencias

bull Deberaacuten verificar que los valores presentados comoreembolsos por parte de los colegas sean racionalesy que estos esteacuten relacionados directamente altrabajo que ellos desempentildean antes de generar lasaprobaciones en el sistema

Analista de TradeMarketing Analista deCuentas por pagar

bull Revisar la documentacioacuten fiacutesica que soporta losgastos presentados por el colega y solicitados parareembolso asiacute como que el reporte esteacute lleno enforma correcta de acuerdo a la poliacutetica corporativade viajes y que cumpla con los requerimientosestablecidos en el reglamento para la aplicacioacuten dela Ley de reacutegimen tributario interno en su artiacuteculo27 que norma las liquidaciones de viaje

Contador general

bull Mantener actualizados de todas las reformastributarias emitidas por la autoridad fiscal a losAnalistas de Trade Marketing y de Cuentas porpagar con el fin de minimizar las contingenciastributarias

D METODOLOGIacuteA

bull Los colegas administrativos asiacute como los colegas de la Fuerza de Ventas que

poseen un equipo de coacutemputo de la compantildeiacutea deberaacuten ingresar la informacioacuten

de los reportes de gastos que deberaacute regirse a lo normado en la poliacutetica

corporativa de viajes en el sistema Dinnero uno por uno los documentos que

van a solicitar el reembolso en este detallaraacuten los valores completos sin

desglosar impuestos Una vez que los documentos hayan sido ingresados en

229

el sistema los empleados administrativos deberaacuten entregarlos al analista de

Cuentas por pagar y los administrativos de la Fuerza de Ventas al analista de

Trade Marketing Los empleados de la Fuerza de Ventas que no poseen un

equipo de coacutemputo de la empresa deberaacuten entregar los reportes de gastos

presentados de acuerdo a la poliacutetica de viajes directamente al analista de

Trade marketing para que este ingrese la informacioacuten documento por

documento y colega por colega en el sistema Dinnero a traveacutes de una

plantilla Aquellos documentos que excedan los montos asignados a cada uno

de los colegas por movilizacioacuten seraacuten rechazados y no se incluiraacuten en la

plantilla para la carga

Formato para la presentacioacuten de los reportes de Gastos

Instructivo

El reporte debe ser llenado por el empleado en el encabezado debe constar el

periodo y el motivo del viaje asiacute como la identificacioacuten del colega

En el cuerpo debe ir la siguiente informacioacuten

Fecha Debe contener la fecha del documento soporte del gasto

Ndeg El nuacutemero del documento soporte del gasto

Local El establecimiento donde se realizoacute el consumo

230

Descripcioacuten del gasto Identificacioacuten del tipo de gasto Ej Alojamiento nacional

Valor en moneda del documento Determinar el valor completo del soporte del

gasto en caso sea moneda extranjera en el caso de tratarse de doacutelares iraacute el mismo

valor en las dos uacuteltimas columnas

Valor en doacutelares Convertir el valor del documento soporte en caso de ser moneda

extranjera diferente de doacutelares

bull Los dos analistas mencionados deberaacuten revisar que los documentos que

respaldan el gasto contengan la siguiente informacioacuten fecha del documento

el local y el detalle del consumo realizado valor detallado en forma clara los

documentos no deben tener enmendaduras tachones ni borrones estar

presentados de acuerdo al nuevo reglamento para comprobantes de venta y

que no contengan consumos no permitidos en la poliacutetica corporativa de

viajes

bull En el caso uno o maacutes documentos no contengan la informacioacuten y de la forma

sentildealada en el punto anterior estos seraacuten devueltos a los colegas y no seraacuten

reembolsados

bull Las gerencias deberaacuten aprobar a traveacutes del sistema Dinnero los reportes de

gastos verificando todos los valores solicitados a reembolso En el caso que

los valores esteacuten fuera de los rangos normales para el gasto presentado este

deberaacute ser rechazado en el sistema Dinnero informando al colega el porqueacute

del rechazo

bull Si el colega logra justificar el valor consumido este se aprobaraacute en el sistema

procediendo a la contabilizacioacuten normal por parte de Shared Service

E SEGUIMIENTO

En el caso de la Fuerza de venta el aacuterea de Trade Marketing seraacute la encargada de

verificar que los pagos a los colegas se hayan realizado En el caso del aacuterea

Administrativa lo haraacute la analista de Cuentas por pagar

231

Poliacutetica de Control para la el establecimiento de metas en las ventas

A OBJETIVO Y ALCANCE

Delimitar praacutecticas correctas para establecer metas de ventas acordes con la realidad

de la compantildeiacutea que eviten que los empleados de la Fuerza de ventas se vean

abocados a realizar actos iliacutecitos o no eacuteticos con el fin de alcanzas las metas

planteadas por la administracioacuten en el territorio Ecuatoriano

B DEFINICIONES

Cuota Hace mencioacuten a la meta establecida por la Administracioacuten impuesta al

personal de la fuerza de ventas con el fin de que se cumpla un monto mensual

determinado tanto en valor como cantidad de los productos de la compantildeiacutea

Incentivos Son todos los beneficios que alcanza el persona del departamento de

Ventas por el cumplimiento de objetivos establecidos en el presupuesto de ventas

Demanda Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes a los

viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos como

para presentar sus gastos por viaacuteticos

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Gerente General

bull Llamar a reunioacuten al comiteacute gerencial para estableceren conjunto y consenso el presupuesto de objetivosde ventas

bull Revisar y verificar todos los escenarios posiblespara la consecucioacuten de las ventas frente al sistemapoliacutetico inestable en el paiacutes

bull Determina reuniones para realizar verificacionesmensuales de las metas establecidas y de ser el casoejecutar modificaciones de acuerdo a la realidad quela empresa y el paiacutes vivan en ese momento

232

Planificador Financiero

bull Plantear los escenarios para la consecucioacuten de losobjetivos de ventas a consideracioacuten del comiteacutegerencial

bull Establecer un presupuesto para dotar deherramientas comerciales y promocionales queapoyen a la Fuerza de ventas a la obtencioacuten de lacuota

Gerente de marketing

bull Informar acerca de los estudios de mercadoactualizados para determinar la demanda de losproductos del sector de confites en el Ecuador cuales el mercado ganado por la compantildeiacutea y lo queposee la competencia

bull Elaborar un FODA de la competenciabull Planificar estrategias de publicidad que mantenga

yo incrementen la participacioacuten de mercado asiacutecomo que se formen en una herramienta de influiren el consumidor para la adquisicioacuten de losproductos de la compantildeiacutea

Jefe de Trade Marketing bull Establecer estrategias promocionales y deexhibicioacuten para conquistar la atraccioacuten del mercado

Gerente de Ventas

bull Establecer estadiacutesticas de ventas por regioacuten ciudadsector y temporada para determinar cuaacuteles son lossitios y fechas en las que se pueden generar mejoraspara las ventas

Planificador de laDemanda

bull Determinar la demanda bajo estudios mensualesbull Informar al comiteacute gerencial en forma perioacutedica

acerca de la capacidad de cubrir la demandaestablecida a traveacutes de la capacidad de las plantaspara la entrega de producto

D METODOLOGIacuteA

bull Elaborar un presupuesto anual de objetivos de ventas tomando en cuenta

toda la informacioacuten entregada por los responsables en consenso con el

comiteacute gerencial

bull Revisar en forma mensual las variaciones generadas tanto en la realidad del

desarrollo del negocio como en la consecucioacuten de los objetivos y de ser el

caso replantear las metas para que estas sean racionales

bull Mantener los incentivos a la Fuerza de ventas para que la cuota sea

alcanzada

233

E SEGUIMIENTO

Realizar una evaluacioacuten mensual de los objetivos alcanzados y poner puntos de

atencioacuten en aquellos que no se estaacuten ejecutando para buscar oportunidades de

mejora

452 Procedimientos de Control Interno para el departamento de Ventas

bull Verificar que todos los reportes de gastos por viajes internacionales de la

Fuerza de Ventas sean presentado en un maacuteximo de 7 diacuteas calendario En el

caso de los viaacuteticos los documentos no deberaacuten tener una antiguumledad mayor a

un mes

bull Observar la poliacutetica de control de Creacuteditos y cobranzas donde se contemplan

paraacutemetros para la aprobacioacuten de pedidos previo a la aprobacioacuten de ventas

para evitar que se despache mercaderiacutea a clientes que no se encuentran al diacutea

con los pago

bull Realizar los caacutelculos de los incentivos ganados por el personal de la Fuerza

de ventas de acuerdo a los porcentajes establecidos en los beneficios a los

empleados

bull Observar la poliacutetica de control para Noacutemina con el fin de respetar las fechas

de entrega de la informacioacuten de los incentivos para que los empleados reciban

sus haberes a tiempo

bull Mantener bajo custodia segura los modelos exclusivos de los exhibidores

retirados de los proveedores con el fin de evitar posibles plagios o en su

defecto destruirlos en el caso que estos no se vayan a utilizar maacutes

bull Separar la mercaderiacutea recibida en buen estado de las devoluciones para

determinar si es procedente regresarla a los pallets de bodega o debe

realizarse con ella promociones o autoconsumos

234

Divulgacioacuten de las poliacuteticas corporativas e informacioacuten de laimportancia de su cumplimiento dos veces al antildeo que deberaacuten serincluidas en las presentaciones de las reuniones de Vamos Juntos enla que se entregaraacuten folletos con los puntos importantes de lasmismas en las que se deberaacuten ejemplarizar con casos reales

24000

Capacitacioacuten para el personal recieacuten ingresado que debe incluir unresumen de los procedimientos importantes de la compantildeiacuteainformacioacuten corporativa como poliacuteticas procedimientos valoresmisioacuten visioacuten etc asiacute como reuniones con el personal con el queinteractuaraacute en su trabajo diario

75000

Total costos relacionados con capacitaciones 99000

453 Actividades para el departamento de Ventas

bull Observar de forma inmediata el procedimiento corporativo de la otorgacioacuten

de descuentos comerciales que no se encuentran en el presupuesto para

desarrollarlo de acuerdo a los lineamientos de la administracioacuten

bull Establecer una adecuada comunicacioacuten entre las aacutereas de planificacioacuten

financiera Gerencias de ventas y Gerencia General para llevar a cabo en

forma correcta la poliacutetica administrativa para otorgar descuentos comerciales

bull Implementar las poliacuteticas propuestas para un adecuado control interno de los

procesos desarrollados en el departamento de Ventas

bull Aplicar los procedimientos de control establecidos en el presente capiacutetulo

como actividades del diacutea - diacutea

46 Costo ndash Beneficio de la implementacioacuten del Sistema de Control Interno para

los departamentos de Recursos Humanos Finanzas y Ventas

Costos generados

Capacitaciones

235

Honorarios a terceros

Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales

120000

Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones

300000

Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000

Materiales y Suministros

Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales

71400

Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil

50000

Total costos por suministros y materiales 121400

TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400

Beneficios

Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc

1300000

Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante

50000

Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial

250000

TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000

En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un

monto de $ 959600

Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que

implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos

permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a

estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad

evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas

De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa

SS hh aa

rr eedd

SS ee rr v

v icicee

CC XX

PPAacuteAacute r

r ee aa ss

dd ee D

D irir ee c

c cc ioacuteioacute n

nTT r

r aa dd ee

MMaa r

r kk ee tit

nin gg

FF uu ee

rr zzaa

dd ee V

V eenn t

ata ss

Flujograma de reportes de gastos de la Fuerza de Ventas

IniacutecioPresenta los

reportes de gastospor viaacuteticos

Justifica losvalores alaprobador

SEl reporte de gastos sepresenta hasta la 3era

semana del mes

Revisa y verificaque los soportesesteacuten correctos y

corrigeasignaciones

contables

Los soportes se Nencuentran correctos

No se apruebanlos documentos

que no correctos yse los devuelve al

colega

Fin

No se procesan niN reciben los

reportes de gastos

S

Fin

Se cargan losreportes en el

sistema Dinnero

Los valores sonrazonables S Se aprueba el

reportes de gastos

Se rechaza el

N gasto y se informaal colega de la

FFVV

Contabiliza elgasto en SAPdesde dinnero

Gestiona el pagopara el colega de

acuerdo al procesode CXP

Fin

196

197

Matriz de Riesgo de la revisioacuten de reportes de gastos

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

La persona que revisalos reportes de gastosno tiene una correctacapacitacioacuten tributaria

La persona estaacuteinformada de loscambios en formavaga y no recibe unacapacitacioacuten continua

X X Bajo

2

Los reportes de gastosde la Fuerza de ventasno cuentan con lasaprobacionescorrespondientes

Los reportes de gastosde la Fuerza de ventasson aprobados por losrangos pertinentes dejefaturas inmediatas

X X Bajo

3

Los aprobadores norevisan fiacutesicamente losreportes antes deaprobarlos

Los aprobadores norevisan fiacutesicamentelos reportes sinembargo el personalde Trade marketing seencarga de realizar loscontroles con poliacuteticasadministrativas y loscontroles tributarioslos aprobadoresverifican que losvalores seanrazonables

X X Bajo

4

No se tiene una poliacuteticade movilizacioacuten paracontrolar los gastos dela Fuerza de Ventas

La compantildeiacutea si cuentacon una poliacutetica demovilizacioacutenaplicable para laFuerza de Ventas

X X Bajo

5

No se verifican loscupos de movilizacioacutende todo el personal deventas

Los cupos demovilizacioacuten sonverificados previo a laaprobacioacuten de losreportes de gastos

X X Bajo

198

4312 Evaluacioacuten para el proceso de facturacioacuten

Cuestionario de Control Interno para el proceso de facturacioacuten

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1iquestLas ventas se registran enlos resultados en momentode efectuar la facturacioacuten

X

2iquestSe graba el costo de ventaen forma simultaacutenea a laventa

X

3iquestLos comprobantes deventa tienen autorizacioacutenvigente emitida por rentas

X

4iquestLos pedidos sonadecuadamente controladosy aprobados

X

5

iquestSe realizancircularizaciones perioacutedicasentre los clientes paradeterminar si no existejineteo de dinero por partede la Fuerza de Ventas

X

6iquestSe han firmando contratosde exclusividad con losUSO Promotores

X

Narrativa del proceso de facturacioacuten

El proceso se inicia cuando la Fuerza de ventas recoge los pedidos de los clientes

luego ingresa los pedidos recogidos en el SAP a traveacutes de sus palms En la bodega

se corre una transaccioacuten denominada el packing list para verificar la disponibilidad

de los inventarios

Posterior cartera se encarga de verificar que el cliente no se encuentre en mora para

poder liberar los pedidos caso contrario los retiene hasta que cancele sus deudas

Una vez aprobados los pedidos la bodega corre el proceso de facturacioacuten y emite las

facturas Alista toda la mercaderiacutea de acuerdo a lo facturado y despacha los pedidos

verificando la facturacioacuten

CCRR

eacuteeacute dd iti

oto ss y

y CC o

o bbrr aa

nn zz aa

ssBB

oo dd ee

gg aa

FF uu ee

rr zzaa

dd ee V

V ee nn

tatass

Flujograma para el proceso de facturacioacuten

Inicio Recoger pedidosde clientes

Ingresar lospedidos en el

sistema

CCoorrrererrPPaacckkiningglilsist tppaararavveerirfiifcicaarr

CCoorrrererreel lpprorocceessoo Emitir FacturasAAlilsistatarrppeeddididoossddee

acuerdo a la

S

Se encuentra de

Despachar lospedidos

N

Fin

ddisisppoonnibibiliii

ldidaaddddeeininvveenntatariroioss

ddeefafacctuturaraccioacuteioacutennacuerdo a lafafacctuturaraccioacuteioacutenn

acuerdo a la factura

Volver a verificar lamercaderiacutea de la

factura para eldespacho

VVeerirfiifcicaarrlalaccaartreteraravveennccididaa

Cumple con lospagos

LLibibeerararrlolossppeeddididoossS

ppaararafafacctuturararr

RReetetenneerreel lppeeddididooN hhaasstataqquueeccuummpplala

ccoonnlolossppaaggooss

199

Matriz de Riesgo para el proceso de facturacioacuten

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

Las ventas no seregistran en losresultados enmomento deefectuar lafacturacioacuten

Todas las ventas seregistran en losresultados enmomento deefectuar lafacturacioacuten

X X Bajo

2

El costo de venta nose graba en formasimultaacutenea a laventa

El costo de venta detodas las ventas segraba en formasimultaacutenea a laventa

X X Bajo

3

Los comprobantesde venta no tienenla autorizacioacutenvigente emitida porrentas

Todos loscomprobantes deventa poseen laautorizacioacuten vigenteemitida por rentasla que se renuevacada antildeo

X X Bajo

4

Los pedidos demercaderiacutea no sonadecuadamentecontrolados yaprobados

Todos los pedidos deventa son aprobadospor Creacuteditos ycobranzas ycontrolados por labodega

X X Bajo

5

No se realizancircularizacionesperioacutedicas entre losclientes paradeterminar si noexiste jineteo dedinero por parte dela Fuerza de Ventas

Creacuteditos y cobranzasrealiza unseguimientoperioacutedico de suscuentas para evitarque la Fuerza deVentas se quedecon dinero de losclientes

X X Bajo

6

No se han firmandocontratos deexclusividad con losUSO Promotores

Se mantienencontratos deexclusividad ya quelos USO promotorestrabajan a su vez confuerza de ventasdirecta de lacompantildeiacutea

X X Bajo

4313 Evaluacioacuten del proceso para la entrega de incentivos a la Fuerza de

Ventas

Cuestionario de Control Interno para la entrega de incentivos a la Fuerza deVentas

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

iquestEl establecimiento decuotas para la Fuerza deventas se realiza deacuerdo a un anaacutelisis ysobre una base racional

X

2

iquestLos incentivos para lasgerencias de ventas seencuentran en el rangoestablecido para estoscargos a nivel regional

X

3

iquestLos incentivosentregados se realizanuacutenicamente cuando se hanalcanzado las metas

X

4

iquestSe realizan visitas decampo sorpresivas paraverificar el cumplimientode las rutas de la Fuerzade ventas

X

5

iquestLos incentivos seconsideran como ingresosimputables en el rol depagos

X

6

iquestSe elaboranperioacutedicamente informesde ventas y sus avancescon respecto a las metasestablecidas

X

Narrativa del proceso para la entrega de incentivos de la Fuerza de Ventas

Se inicia cuando las ventas del mes se han cerrado el personal de la Fuerza de

Ventas verifica su cumplimiento y elabora un informe que es entregado al personal

de Trade Marketing quien calcula las metas alcanzadas por cada persona de la

Fuerza de ventas contra la meta establecida y verifica con el informe del colega en

caso existan diferencias con el colega se le informa y se concilia con la informacioacuten

del sistema En el caso que la meta se haya alcanzado al 100 se calcula un 34

201

202

del monto de la venta y en el caso que supere el 110 se aplicaraacute un porcentaje de

41 del total de la venta alcanzada por el colega

Los valores por incentivos son informados a Noacutemina y estos son incluidos en el rol

de pagos

Al final del mes se establece las nuevas metas para el mes subsiguiente que deben

estar acorde con el presupuesto anual de ventas en la reunioacuten mensual de Forecast y

que deben estar bajo la realidad del negocio en el mercado Estas metas son

consensuadas en el comiteacute de direccioacuten incluido la persona de planificacioacuten de

demanda y planificacioacuten financiera Una vez establecidas se comunica a la Fuerza

de Ventas cuales seraacuten las metas a ser alcanzadas en el mes para que alcancen sus

incentivos

203

NNoacuteoacute m

m inin a

aTT r

r aa dd ee

MMaa r

r kk ee tit

nin gg

FF uu ee

rr zzaa

dd ee V

V ee nn

tatass

CCoo m

m iti eacuteteacute

gg ee rr e

e nncc i

aia ll

Flujograma para el proceso de entrega de incentivos a la Fuerza de Ventas

Planifica las nuevasmetas para elsiguiente mes

Informa a laFuerza de Ventas

Fin

Inicio

Elabora informe desu cumplimiento en

metas y se loentrega a Trade

Mkt

Obtiene delsistema las ventas

alcanzadas porcolega

Verifica con elinforme entregadopor el colega de la

FFVV

N

Estaacuten de acuerdo losvalores

S

Concilian con elcolega de acuerdo

a la informacioacutenobtenida en el

sistema

Se calculan losincentivos deacuerdo a lo

establecido en lapoliacutetica de beneficios

a la FFVV

Ingresa losbeneficios en el roldel personal de la

FFVV

204

4314 Evaluacioacuten del proceso para la entrega de material promocional

Cuestionario de Control Interno para la entrega de material promocional a losclientes

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

Previo al despacho delmaterial promocional iquestSeverifica el cumplimientode la poliacutetica y lasautorizacionescorrespondientes

X X

Uacutenicamente serecoge la solicituddel personal deventas no se cuentacon lasaprobaciones nianaacutelisis de lossupervisores

2

iquestSe firman contratos deconfidencialidad con losproveedores que fabricanel material promocional ala compantildeiacutea

X

3

iquestSe ejecuta un adecuadoseguimiento delcumplimiento de estoscontratos

X

4

iquestEl material promocionalasignado tiene unseguimiento paracomprobar su estado en elcliente

X

Narrativa del proceso para la entrega de material promocional

El proceso se inicia cuando el personal de la Fuerza de ventas (autoventistas y

coordinadores de Zona) recogen la solicitud del cliente para la asignacioacuten de un

exhibidor u otro tipo de material promocional no asignado en promociones El

empleado de la Fuerza de Ventas debe elaborar una recomendacioacuten (Justificativo

para solicitar el material promocional) esta recomendacioacuten debe ser revisada por el

Supervisor de la zona que estaacute realizando el requerimiento si la recomendacioacuten

cumple con la poliacutetica comercial para entrega de exhibidores y otro tipo de material

promocional se solicitaraacute a la bodega prepare una orden de despacho para entregar el

material al solicitante de la Fuerza de ventas y esta a su vez se la entrega al cliente

205

BBoo d

d eegg a

aSS

uu pp ee

rr vvisis

ioacuteioacutenn

dd ee V

V ee nn

tt aass

FFuu e

e rrzz a

a dd ee

VVee n

n tt aa ss

Flujograma para el proceso de entrega de material promocional

IniacutecioSolicitud de

Materialpromocional

Elaborarrecomendacioacutenpara obtener elmaterial prom

Entrega delmaterial

promocional alcliente

Fin

Negar la entregaN de Material

promocional

Revisar si larecomendacioacuten seajusta a la poliacuteticade asignacioacuten de

material prom

Cumple lascondiciones de la

poliacutetica

SAprobar la entrega

de materialpromocional

Elaborar la ordende despacho

Entrega del materialpromocional contra

OD

206

Matriz de Riesgo de para el proceso en la entrega de material promocional

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

No se verifica elcumplimiento de lapoliacutetica paraasignacioacuten dematerial promocionaly las autorizacionescorrespondientes

Los supervisores deventas no apruebanninguna solicitudpara la entrega delmaterialpromocional y labodega entrega conla simple solicitudde la Fuerza deventas

X X Alto

2

No se firmancontratos deconfidencialidad conlos proveedores quefabrican el materialpromocional a lacompantildeiacutea

Se mantienencontratos deconfidencialidad contodos losproveedores quefabrican materialespromocionalesexclusivos

X X Bajo

3

No se ejecuta unadecuado seguimientodel cumplimiento deestos contratos

El cumplimiento delos contratos essupervisado por elpersonal de TradeMarketing

X X Bajo

4

El materialpromocionalasignado tiene unseguimiento paracomprobar su estadoen el cliente

Se verifica elcuidado del materialpromocionalentregado a losclientes en cadavisita para la tomade pedidos de venta

X X Bajo

4315 Evaluacioacuten del proceso para otorgar descuentos comerciales

Cuestionario de Control Interno para el Establecimiento de descuentoscomerciales

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

iquestLos descuentoscomerciales sonanalizados en elpresupuesto anual deactividades y planoperativo

X

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

2

iquestLos descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto cuentan conla respectiva aprobacioacutendel Gerente de ventas ydel planificadorFinanciero

X X

Uacutenicamentecuentan con laaprobacioacuten delPlanificadorFinanciero estoafecta a lasventas netas y elGerente deVentas no tieneconocimientodel particular

3

iquestSe cumplen con losparaacutemetros de entrega dedescuentos por prontopago y otras promocionesa los clientes

X

4

iquestSe les comunica a losclientes los descuentos alos que tienen acceso deacuerdo a sus condicionesde pago y montos decompra

X

Narrativa del proceso para otorgar descuentos comerciales

Inicia con el anaacutelisis que realiza Planificacioacuten financiera acerca de los descuentos

que se pueden otorgar a los clientes de acuerdo al presupuesto por promociones o

incentivos si estaacuten en el presupuesto se consideran planificados en el caso que no

esteacuten en el presupuesto se informaraacute siempre y cuando exista un colchoacuten en el

presupuesto de ventas

Esto es informado al Gerente de ventas quien analiza el descuento en caso no haya

sido contemplado en el presupuesto anual de la necesidad del mismo y cuantos

beneficios generaraacute a su incremento de las ventas

Una vez que haya ejecutado el anaacutelisis si es viable elaboraraacute la propuesta comercial

para presentarla al Gerente General quien deberaacute aprobar la propuesta en el caso que

207

sea aplicable y genereacute un beneficio mayor a su costo Si es aprobada se comunicaraacute

al departamento de Trade Marketing para su divulgacioacuten entre los clientes

Cuando los clientes hayan alcanzado las metas propuestas en las promociones

establecidas Trade Marketing solicitaraacute a Creacuteditos y cobranzas que emita la nota de

creacutedito correspondiente y la Fuerza de ventas o el gerente de ventas se encargaraacute de

hacerla llegar al cliente

CC rr eacuteeacute d

d iti oto y

yCC o

o bbrr aa

nn zz aa s

sPP l

ala nn ifi i

f cic aa cc i

oacuteioacute nn

FF inin a

a nncc ie

ie rr aa

DD irir ee

cc cc ioacuteioacute

nnGG

ee nn ee

rr aall

DD irir ee

cc cc ioacuteioacute

nndd e

e VV ee

nn tata s

sTT r

r aa dd ee

mmaa r

r kk ee tit n

in gg

Flujograma para el proceso de la entrega de descuentos comerciales

IniacutecioAnaliza

descuentospromocionales

Existe un colchoacuten enel presupuesto de

ventasN Fin

Emite la nota decreacutedito

S

Entrega alSupervisor deVentas para su

entrega al cliente

Fin

Se solicita aS Creacuteditos emitir la

NC

Realiza la campantildeaentre los clientes de

la promocioacutenapoyado en la

FFVV

Verifica el logro delas metas por parte

de los clientes

El cliente llegoacute a lameta

N No se otorga eldescuento Fin

Comunica a trade

S marketing parainiciar la

promocioacuten

Los desct Estaacuten enel presupuesto

N

Se analiza sunecesidad deacuerdo a una

estrategiacomercial

SElabora lapropuesta

comercial para losdescuentos

Aprueba lapropuesta Se cierra la

propuesta Fin

N

209

210

Matriz de Riesgo de para el proceso para otorgar descuentos comerciales

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

Los descuentoscomerciales no sonanalizados en elpresupuesto anualde actividades yplan operativo

El presupuesto anualde ventas contemplalos descuentoscomercialesplanificados al iniciodel antildeo

X X Bajo

2

Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto nocuentan con larespectivaaprobacioacuten delGerente de ventas ydel planificadorFinanciero

Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuestouacutenicamente cuentancon la aprobacioacutendel planificadorFinanciero quien laspresentadirectamente alGerente General

X X Alto

3

No se cumplen conlos paraacutemetros deentrega dedescuentos porpromociones a losclientes

Toda promocioacuten queotorga descuentoscomerciales esentregada losclientes de acuerdo alos paraacutemetrosestablecidos

X X Bajo

4

No se les comunicaa los clientes losdescuentos a losque tienen accesode acuerdo a suscondiciones de pagoy montos de compra

Toda promocioacuten escomunicada a losclientes en formaprevia de iniciar

X X Bajo

211

3316 Evaluacioacuten de los proceso de Devoluciones

Cuestionario de Control Interno para el proceso de Devoluciones

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

iquestLa recepcioacuten demercaderiacutea devuelta sehace previa verificacioacutende la factura de venta

X X

La mercaderiacutea serecibe sinverificar antes laventa realizadacon anterioridad

2

iquestLa recepcioacuten de lamercaderiacutea devuelta serecibe directamente enlas bodegas de lacompantildeiacutea

X

3

iquestAntes de ejecutar ladevolucioacuten de lamercaderiacutea esta esaprobada por lossupervisores de ventas

X

Sin embargo lasaprobaciones nose realizan previala verificacioacuten delorigen de lamercaderiacutea

4

iquestEl supervisor de ventassolicita un justificativodel porqueacute ladevolucioacuten

X

Narrativa de proceso de Devoluciones

El proceso se inicia cuando el personal de la Fuerza de Ventas recoge la solicitud de

devolucioacuten del cliente Esta devolucioacuten debe ser verificada por el Supervisor de

ventas para establecer el estado en la que se recibe la mercaderiacutea y elaboraraacute un

informe que deberaacute ser presentado al gerente de ventas este verifica si cumple con

las condiciones establecidas en la poliacutetica comercial para la devolucioacuten de ventas y

procede a aprobarla en el caso se estar correcto

Una vez aprobada la devolucioacuten se informa a la bodega para que coordine el retiro de

la mercaderiacutea Cuando recibe la mercaderiacutea en la bodega se afecta la Nota de

Creacutedito a la uacuteltima factura emitida al cliente Esta nota de creacutedito es entregada a la

Fuerza de ventas para que sea entregada al cliente

SSuu p

p eerr vv

isisioacuteioacute

nndd e

eVV

ee nn tat

a ssBB

oo dd ee

gg aa

DDirir e

e cccc i

oacuteioacute nn d

d eeVV e

e nntata

ssFF u

u eerr zz

aadd e

e vv ee

nn tata s

s

Flujograma para el proceso de Devolucioacuten de mercaderiacutea

IniacutecioRecoge la solicitudde devolucioacuten del

cliente

Entrega la nota decreacutedito al cliente Fin

Verificar elproducto a

devolver seacuerdo a su buen

o mal estado

S Aprueba ladevolucioacuten

Cumple lascondiciones de la

poliacutetica

N Rechaza ladevolucioacuten

Coordina larecoleccioacuten de la

mercaderiacuteadevuelta

Emite la nota decreacutedito

212

213

Matriz de Riesgo de para el proceso de devolucioacuten de mercaderiacutea

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

La recepcioacuten demercaderiacutea devueltase hace sin previaverificacioacuten de lafactura de venta

La mercaderiacuteadevuelta se recibesin verifica sinrevisar la factura deventa en la que seoriginoacute

X X Alto

2

La recepcioacuten de lamercaderiacutea devueltano se recibedirectamente en lasbodegas de lacompantildeiacutea

La bodega realiza lalogiacutestica pararecoger lamercaderiacutea de ladevolucioacuten

X X Bajo

3

La devolucioacuten de lamercaderiacutea no esaprobada por lossupervisores deventas

Los supervisores deventas verifica todaslas devoluciones quevan a ser recibidasestas son aprobadaspor las gerencias deventas

X X Bajo

4

El supervisor deventas no solicita unjustificativo delporqueacute se realiza ladevolucioacuten

El supervisor deventas elabora uninforme de ladevolucioacuten para serentregado al gerentede ventas

X X Bajo

44 Resultados de la evaluacioacuten de Control Interno

441 Matriz de Hallazgo de Control Interno del departamento de Ventas

En la Matriz de Hallazgos determinaremos los cuatro atributos de cada uno de los

puntos criacuteticos encontrados posterior a la evaluacioacuten realizada

214

Matriz de Hallazgos el Departamento de Ventas

Falta de verificacioacuten de las condiciones para le devolucioacuten de mercaderiacuteas

Condicioacuten

La mercaderiacutea devuelta por parte de los clientes es recibida porel personal de la bodega uacutenicamente con la orden de los colegasde la Fuerza de Ventas sin verificar antes que esa mercaderiacuteahaya sido vendida por la empresa y a que factura pertenece

Criterio

Existe la inobservancia de la poliacutetica corporativa para ladevolucioacuten de mercaderiacutea Seccioacuten Metodologiacutea punto 3 queexpresa

ldquoMal Estado El producto en mal estado se considera a aquelproducto vencido en condiciones de calidad no oacuteptimas depresentacioacuten descontinuada o en malas condiciones que tambieacutendeberaacuten pasar por la verificacioacuten de venta previa Para el CanalModerno y Mayorista cuando falta menos de 90 diacuteas para suvencimiento para el Canal Tradicional cuando falta menos de45 diacuteas para su vencimientordquo

Adicional a la poliacutetica corporativa existe una inobservancia alreglamento de comprobantes de venta retencioacuten y documentoscomplementarios que en su Art 15 menciona

ldquoNotas de creacutedito- Las notas de creacutedito son documentos que seemitiraacuten para anular operaciones aceptar devoluciones yconceder descuentos o bonificaciones

Las notas de creacutedito deberaacuten consignar la denominacioacuten serie ynuacutemero de los comprobantes de venta a los cuales se refierenrdquo

Causa

El personal de la bodega como el personal de la fuerza deventas no tienen un conocimiento exacto de la poliacuteticacorporativa Adicional a esto los supervisores de venta noverifican las solicitudes de devolucioacuten realizadas y en la bodegatampoco exigen las aprobaciones necesarias

Efecto

El hecho de recibir devoluciones que no hayan sido debidamenteverificadas y autorizadas provoca que dicha mercaderiacutea puedano haber sido vendida por la empresa alto niveles de productoen mal estado y una alta contingencia tributaria al no determinarexactamente a que factura estaacute afectando la devolucioacuten

Conclusioacuten

La devolucioacuten de la mercaderiacutea no cuenta con la verificacioacutennecesaria por parte de la Fuerza de ventas y de la Bodega paradeterminar con que factura de venta fue entregada al cliente porlo que se considera un facilismo en el proceso que puede generarpeacuterdidas para la compantildeiacutea

215

A la Gerencia General

Recomendacioacuten

Establecer procedimientos de control para que la Fuerza deVentas verifique que la mercaderiacutea que se va a recibir haya sidovendida por la compantildeiacutea para lo cual se deberaacute incluir estainformacioacuten en el informe entregado a las Gerencias de ventas

Exigir a la Bodega que se realice una investigacioacuten de la facturaque deberaacute ser afectada con la devolucioacuten previo a la emisioacuten dela Nota de creacutedito

Descuentos Comerciales no presupuestados se otorgan sin la aprobacioacuten de laGerencia de Ventas

Condicioacuten

Los descuentos comerciales promocionales que no estaacuten dentrodel presupuesto cuentan uacutenicamente con la aprobacioacuten deplanificacioacuten Financiera y no se solicita o requiere de laaprobacioacuten de la gerencia de Ventas antes de que se ejecuten loque deja sin control previo a la Cabeza de Ventas de lasestrategias otorgadas a los clientes y sus impactos en las ventasnetas

Criterio

La poliacutetica corporativa de descuentos en su seccioacuten 2 deResponsabilidades paacutegina 4 expresa que

ldquoTodo descuento otorgado a un cliente ya sea por estrategias ocubrimiento de riesgos que no consten en el presupuesto debenser aprobados por el Gerente de Ventas y por el PlanificadorFinanciero con el fin de medir el costo ndash beneficio del mismoCaso contrario no se generaraacutenrdquo

Causa

No existe una buena praacutectica de comunicacioacuten entre la gerenciade ventas y la planificacioacuten financiera principalmente porqueson rubros que afectan al presupuesto que es controlado porFinanzas y que estos descuentos son solicitados en su mayoriacuteapor el Country Manager y la comunicacioacuten a la gerencias deventas se realiza una vez creada la promocioacuten

EfectoEsta praacutectica genera desbalances en las metas planteadas paracada una de las gerencias y malestar en las gerencia de ventasal ver su campo de accioacuten invadido y limitado

Conclusioacuten

El proceso no se cumple de acuerdo a lo establecido en lapoliacutetica y en el procedimiento por lo que existe unainobservancia total de lo establecido en la reglamentacioacutencorporativa generando un proceso inexacto e incorrecto

216

A la Gerencia General

RecomendacioacutenSupervisar que los lineamientos implementados por la propiaadministracioacuten se cumplan generando una adecuadacomunicacioacuten entre los departamentos de Finanzas y ventasgenerando el respeto de la independencia e interrelacioacuten de lasfunciones de cada una de estas aacutereas

Falta de comunicacioacuten de las poliacuteticas y procedimientos corporativos queafectan al aacuterea comercial a la Fuerza de Ventas en general

Condicioacuten

La administracioacuten no genera una comunicacioacuten de las poliacuteticascorporativas existentes que afectan al aacuterea comercial a todo elpersonal de la Fuerza de Ventas sino uacutenicamente a lasGerencias y los Supervisores los cuales tampoco compartenesta informacioacuten con sus reportes

Criterio

Tal como se indicoacute en el capiacutetulo 3 la falta de comunicacioacuten delas poliacuteticas es un problema que se genera en todas las aacutereas dela entidad inobservando el procedimiento para la correctacomunicacioacuten de poliacuteticas corporativas paacuterrafo 30 que diceldquoEl comiteacute gerencial como parte primordial de sus obligacionesdeberaacute repartir y dar a conocer la misioacuten visioacuten poliacuteticascorporativas y valores corporativos el momento que se integra ala compantildeiacutea La estrategia y planes de accioacuten generales noconfidenciales y susceptibles de mal uso se deberaacuten a dar aconocer y hacerse puacuteblicos entre los empleados asiacute como losresultados de la compantildeiacutea cada trimestre en el Vamos Juntosrdquo

Causa

La administracioacuten y en especial las Gerencias de Ventas no hancreado una cultura de conocimientos y buena praacutectica de laspoliacuteticas y procedimientos que afectan al departamento deventas debido a que las mercaderistas preventistas personal deautoventa impulsadoras no tienen un manejo adecuado de estasy tampoco un conocimiento general

Efecto

El hecho que el personal de la fuerza de ventas desconozca losprocedimientos provoca que muchos de los procedimientos selleven a cabo en forma incorrecta y que ciertas poliacuteticas no secumplan Entre los procesos con alto nivel de falencias estaacuten larecoleccioacuten de las devoluciones inadecuada entrega de materialpromocional y reportes de gastos presentados en formaincorrecta

Conclusioacuten

La falta de conocimiento de las poliacuteticas y procedimientoscorporativos genera limitaciones en el control que se puedeestablecer en el personal debido a que si no conoce unprocedimiento o una poliacutetica es imposible cumplirla lo quegenerariacutea desviaciones en la obtencioacuten de metas corporativas

217

A la Gerencia General

Recomendacioacuten

Ejecutar una adecuada comunicacioacuten al personal de ventasreferente a los aspectos corporativos importantes asiacute comodesarrollar una planificacioacuten para realizar por lo menos una vezal antildeo una comunicacioacuten colectiva a todas las personas quenecesitan conocer estas poliacuteticas recordaacutendoles su alcance ypuntos importantes

El despacho del material promocional no cuenta con las aprobaciones nianaacutelisis de los supervisores previo a su despacho

Condicioacuten

El material promocional despachado y colocado en los clienteses entregado por parte de la bodega uacutenicamente con unasolicitud del personal de la fuerza de ventas y no se cuenta conlas aprobaciones ni anaacutelisis de los supervisores para determinarla verdadera necesidad y beneficio futuro de colocar material deexhibicioacuten en un punto de venta determinado

Criterio

Existe una mala aplicacioacuten de la Poliacutetica para asignacioacuten dematerial promocional en su seccioacuten 2 Responsabilidades quemencionaldquoLos supervisores de ventas seraacuten los encargados de revisar losteacuterminos para la entrega del material promocional y solo seraacutenaprobadas las solicitudes que cumplan con las condicionesestablecidas en la presente poliacuteticardquoSeccioacuten 4 MetodologiacutealdquoPara realizar una asignacioacuten de exhibidores se debedeterminar primero que tipo de exhibidor se va a entregar y deacuerdo a su tamantildeo y modelo el vendedor tendraacute que justificaren un informe la ubicacioacuten del punto de venta el espacio queocuparaacute el exhibidor los montos de compra del cliente ydeterminar una proyeccioacuten para crecimiento del sectorrdquo

Causa

El personal de la bodega no exige que el informe para lasolicitud de material promocional tenga la firma del respectivosupervisor y realiza los despachos normalmente adicional a lafalta de conocimiento de las poliacuteticas corporativas provoca quela fuerza de ventas no se genere la obligacioacuten de cumplir conuna buena praacutectica de la poliacutetica mencionada

Efecto

El incumplimiento de la poliacutetica establecida provoca que muchodel material asignado a los clientes no es aprovechado en formacorrecta debido a que ciertos exhibidores costosos sonentregados a clientes que no realizan montos de compra altos yque no utilizan el exhibidor de forma adecuada generandogastos injustificados para Cadbury

218

Conclusioacuten

La asignacioacuten y entrega de los exhibidores y materialespromociones genera un desperdicio ya que estos estaacuten siendoentregados sin el anaacutelisis del beneficio que se obtendraacute ya quese han encontrado varios exhibidores grandes en clientes queno tienen ni el espacio ni el nivel de compras para cubrirlo deproducto

Recomendacioacuten

A la Gerencia General

Supervisar que la asignacioacuten del material promocional mismoque es costoso sea entregado de acuerdo a lo establecido por lapoliacutetica corporativa y con un anaacutelisis de los consumosrealizados por los clientes asiacute como la seguridad que tendraacute elbien de la compantildeiacutea en el punto de venta

442 Indicadores de Gestioacuten para el departamento de Ventas

Los Indicadores de gestioacuten aplicados para el departamento de Ventas nos permitiraacuten

medir las variables relacionadas con las metas impuestas por la administracioacuten asiacute

como el desempentildeo del departamento

Asiacute tenemos los siguientes indicadores para este departamento

iquestQueacute se va aMedir Objetivo

Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios

Conocimiento dela Visioacuten

Establecer cuantosempleados de lacompantildeiacutea conocensu visioacuten

Visioacuten

de empleados del departamentoFinanciero que Conocen la Visioacuten

de la Empresa Miacutenimoaceptable 85

82

83

El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten de laVisioacuten

Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con suvisioacuten

Visioacuten

de empleados del departamento deVentas que Comparten la Visioacuten de

la Empresa Miacutenimoaceptable 80

82

83

Se presenta como indicadorimportante ya que todos losempleados que conocen lamisioacuten estaacuten de acuerdo conesta

Total empleados del departamentode Ventas 99

Conocimiento dela Misioacuten

Fijar cuaacutentosempleados de lacompantildeiacutea conocensu misioacuten

Misioacuten

de empleados del departamento deVentas que Conocen la Misioacuten de la

Empresa Miacutenimoaceptable 75

82

83

El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten de laMisioacuten

Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con sumisioacuten

Misioacuten

de empleados del departamento deVentas que Comparten la Misioacuten de

la Empresa Miacutenimoaceptable 83

82

83

Representa que todos losempleados trabajan en pro dela consecucioacuten de losobjetivos de la compantildeiacuteaTotal de empleados del

departamento de Ventas 99

219

iquestQueacute se va aMedir Objetivo

Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios

Eficacia de losMetas planteados

Establecer laeficacia en elalcance de las metasplanteados

Metas

Meses en que se ha alcanzado lameta de ventas

Miacutenimoaceptable 92

12

100

El departamento de ventas haalcanzado las metas de ventasdurante todos los meses delantildeo12 12

Nivel de eficaciaen las metaspropuestas

Determinar sobre el100 en queporcentaje promediohan sido alcanzadaslas ventas propuestas

Metas

Promedio de ventas realesalcanzadas

Miacutenimoaceptable 95

236000000115

El logro en las ventas ha sidobastante exitoso en el 2010pasando un 15 del propuestoPromedio de ventas propuestas en

el antildeo 205000000

Nivel deliderazgo delpersonal de lacompantildeiacutea

Fijar el nivel deliderazgo que poseeel personal engeneral

Direccioacuten yliderazgo

Personal que identifica el estilo deLiderazgo

Miacutenimoaceptable 10

12

12

El miacutenimo aceptable para deldepartamento es establecido enun 12 debido a la grancantidad de Personas en laFuerza de Ventas que trabajana cargo de supervisores ygerentes

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten delliderazgo de lacompantildeiacutea

Medir la aceptacioacutendel estilo deliderazgoestablecido en lacompantildeiacutea

Direccioacuten yliderazgo

Personas que aceptan el estilo deliderazgo

Miacutenimoaceptable 90

84

85

Existe una reaccioacuten de algunaspersonas para aceptar a laNueva Gerencia de Ventasestablecida por la compra deKraft a la compantildeiacutea

Total empleados del departamentode Ventas 99

220

221

45 Propuesta de Control Interno

Con los resultados obtenidos de la evaluacioacuten generaremos una propuesta de Control

Interno para el departamento de Ventas que le permita a la compantildeiacutea establecer un

sistema de control basado en poliacuteticas procedimientos y actividades en el aacuterea

comercial

451 Poliacuteticas de control para el departamento de Ventas

Poliacutetica para el Control de devoluciones

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de esta poliacutetica es establecer los lineamientos para la gestioacuten de las

devoluciones en Buen y Mal estado generadas en Ecuador en los canales Tradicional

Moderno y Mayorista

B DEFINICIONES

Devolucioacuten Es el retorno de un producto que ha estado en propiedad de un cliente

Buen Estado Se considera que un producto se encuentra en buen estado cuando se

encuentra apto para la venta con el empaque original y dentro de los plazos

suficientes para considerarlo como apto para la comercializacioacuten tomando en cuenta

el tiempo de su consumo de acuerdo a lo establecido en la poliacutetica comercial

Mal Estado Se considera que un producto se encuentra en mal estado cuando su

caducidad se encuentra cercana se encuentra averiado descontinuado o no vigente

por cambio de empaque

Rechazos Son las devoluciones del producto antes de perfeccionarse la venta es

decir no se hizo la transferencia de la propiedad del producto al cliente

222

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Supervisor de Ventas

bull Se encarga de verificar el producto a devolver y deelaborar el formato de pedido de recojo que debeindicar si el producto se encuentra en buen o malestado

bull Elaborar un informe que contenga el detalle si lamercaderiacutea fue vendida por la compantildeiacutea de acuerdo allote verificado

bull Coordinaraacute con la bodega la logiacutestica para recoger elproducto

Gerentes de canal deVentas

bull Gerente de Ventas deberaacute aprobar y validar el recojode la mercaderiacutea siempre y cuando haya recibido delsupervisor el informe de devolucioacuten caso contrariodeberaacute rechazar la devolucioacuten

Fuerza de ventas

bull Canalizar la solicitud de devolucioacuten desde el clientehasta el supervisor

bull Obtener la informacioacuten del cliente el porqueacute de ladevolucioacuten

Bodegabull Recibir la mercaderiacutea contra el informe aprobado por

el Gerente de ventasbull Emitir la nota de creacutedito

D METODOLOGIacuteA

bull Cuando se notifiqueacute la solicitud de devolucioacuten el supervisor deberaacute solicitar

a la bodega un reporte del lote que el cliente estaacute devolviendo para verificar

que este haya sido vendido por la compantildeiacutea y comprado por el cliente que

hace la solicitud ya que no se recibiraacuten cambios realizados por realizados

entre clientes

bull La Bodega no realizaraacute la logiacutestica para retirar el producto devuelto mientras

no haya recibido el informe firmado y aprobado por el gerente de ventas

bull La nota de creacutedito emitida debe ser entregada al cliente en el plazo maacuteximo

de 48 horas para que estas no generen rechazos por los clientes por las fechas

especialmente por cambio de mes

223

E SEGUIMIENTO

El seguimiento lo deberaacute realizar Creacuteditos y cobranzas en forma automaacutetica ya que

esta nota de creacutedito disminuiraacute el valor de la deuda del cliente En caso la cuenta del

cliente quedeacute con un saldo negativo creacuteditos deberaacute solicitar la emisioacuten de un pago

para que esta cuenta quede en cero

Poliacutetica para el Control de entrega del material promocional

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de esta poliacutetica es determinar puntos de control para asignar material

promocional a los clientes en todo el territorio ecuatoriano

B DEFINICIONES

Material promocional Son obras audiovisuales y graacuteficas asiacute como todas las partes

componentes de las mismas que constituyen los mensajes publicitarios de las

campantildeas difundidas a traveacutes de cualquier medio y soporte considerados como

convencionales

Exhibidores Constituye material promocional disentildeado para mejorar la

presentacioacuten en el punto de venta de los productos

Sectores High income Se considera a los sectores en los cuales los clientes tienen

un alto grado de consumo y nivel de ventas para la compantildeiacutea asiacute como los productos

que se comercializan en estos lugares son de costos altos

Sectores low income Son sectores en los que los niveles de ventas de la compantildeiacutea

son bajos y los productos consumidos son econoacutemicos

224

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Fuerza de ventas

bull Elaborar informe acerca de la asignacioacuten delmaterial promocional en el caso de exhibidores eltamantildeo solicitado el sector donde se ubica elcliente el espacio y la seguridad con el que contaraacuteel exhibidor y el monto de ventas que consume elcliente y cuanto podraacute mejorar con el apoyo de laexhibicioacuten

Supervisor de Ventas

bull Verificar y aprobar el informe presentado por elpersonal de la Fuerza de ventas

bull Entregar una copia de la aprobacioacuten a la bodegapara que el material sea entregado

Bodega

bull Entregar el material promocional uacutenicamente con elinforme aprobado por el supervisor de ventas

bull Emitir la orden de despacho para el adecuadocontrol de los inventarios de material promocional ysolicitar la firma del recibiacute confirme por parte delcliente

D METODOLOGIacuteA

bull Los preventistas y autoventistas deberaacuten incluir en el informe que deben

presentar a su supervisor el nivel de compras del cliente si el sector en el que

se encuentra el punto de venta es high o low income con la finalidad de

determinar el mejor exhibidor a ser asignado

bull El Supervisor debe corroborar la informacioacuten presentada por los preventistas

y autoventistas es correcta con la verificacioacuten fiacutesica y estadiacutesticas de ventas

bull El personal de la bodega NO podraacute sacar ninguacuten exhibidor de las bodegas que

no cuente con la debida aprobacioacuten e informe de firmado por el Supervisor de

ventas siendo la responsabilidad del supervisor la correcta asignacioacuten del

material promocional para los clientes

E SEGUIMIENTO

El personal de la Fuerza de ventas seraacute el encargado de verificar que el material

promocional asignado al cliente cuente con la seguridad para evitar su peacuterdida que

225

este sea mantenido en forma adecuada y seraacute el encargado de llenarlo de producto y

comprobar que no sea utilizado con otros productos que no sean de la compantildeiacutea

Poliacutetica de Control para establecer descuentos comerciales que se encuentran

fuera del presupuesto anual

A OBJETIVO Y ALCANCE

La presente poliacutetica detalla los lineamientos para establecer puntos de control en el

establecimiento de descuentos comerciales otorgados a todos los clientes de la

compantildeiacutea Cadbury Adams Ecuador SA

B DEFINICIONES

Estrategia de Precio Disentildeado para otorgar precios al consumidor sin modificar la

lista de precios estaacutendar (mantener la lista de precios)

Desarrollo de Zona Descuento otorgado para impulsar el desarrollo de una zona

dentro de un cliente Se da debido a rentabilidad yo cobertura

Descuentos Estacionales Descuento otorgado para una estacioacuten o plan del antildeo Por

ejemplo verano inverno Navidad Vacaciones etc

Descuentos Para evitar contrabando Descuento relacionado a un producto

especiacutefico para generar una accioacuten de venta en ciertas ciudadesregioneszonas que

evite la compra por parte de los clientes indirectos de producto de contrabando

Descuentos Para evitar ldquoWrite Offrdquo Descuento relacionado a un producto

especiacutefico para generar que permita al cliente mejorar la rotacioacuten del producto

evitando la incineracioacuten del producto por mal estado debido a alcanzar la fecha de

vencimiento

226

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Planificacioacuten Financiera

bull Debe analizar las actividades dentro de presupuestoen los referente a los descuentos entregados porpromociones basados en concursos establecidos porlos clientes

bull Verificar la posibilidad de entregar promocionesadicionales de acuerdo a los colchones en elpresupuesto de ventas

Gerentes de canal deVentas

bull Determinar coordinando con la Gerencia de ventasy el aacuterea de Trade marketing la viabilidad deestablecer los descuentos promocionales

bull Verificar que el aacuterea de Trade Marketing realice lacomunicacioacuten adecuada y publicidadcorrespondiente para hacer conocer a los clientes elbeneficio y condiciones de la promocioacuten

Supervisor de Ventas

bull Conciliar los montos cumplidos por los clientespara emitir las notas de creacutedito

bull Verificar que los clientes reciban sus notas decreacutedito

Creacutedito y cobranzasbull Emitir las notas de creacutedito posterior a la

comprobacioacuten de la informacioacuten entregada porTrade Marketing

Gerente General bull Aprobar las actividades a realizar fuera delpresupuesto para otorgar descuentos comerciales

D METODOLOGIacuteA

bull El aacuterea de Trade Marketing en conjunto con la Gerencia de Ventas

determinaraacuten la posibilidad de iniciar una promocioacuten para los clientes a traveacutes

de la cual por el cumplimiento de metas establecidas en los niveles de

compras se haraacuten acreedores a un descuento calculado sobre las ventas que

ingresan en el concurso siempre y cuando el aacuterea de planificacioacuten financiera

haya informado que existe un colchoacuten en el presupuesto de ventas para

otorgar los descuentos mencionados

bull Las gerencias de canal de ventas elaboraraacuten un informe con el resumen de

los niveles de ventas esperados y que recesioacuten generaraacute posterior a la

promocioacuten tomando en cuenta los flujos de efectivo que se recibiriacutean por

adelantado y el costo ndash beneficio que generariacutea

227

bull En el caso que el informe genere beneficios y este sea aprobado por el

Gerente de ventas el aacuterea de Trade marketing deberaacute iniciar la comunicacioacuten

de la promocioacuten entre los clientes con el fin que los clientes puedan exigir

sus beneficios adquiridos y evitar que la Fuerza de Ventas pueda usurpar

dichos beneficios

bull Una vez alcanzadas las metas por los clientes creacuteditos y cobranzas deberaacute

emitir las notas de creacutedito y el supervisor de ventas se encargaraacute de verificar

que estas sean recibidas por el cliente

E SEGUIMIENTO

Se deberaacute realizar un seguimiento posterior al teacutermino de la promocioacuten para conocer

la satisfaccioacuten entre los clientes y cuaacuteles fueron los iacutendices de recuperacioacuten de

efectivo generado en esas ventas

Poliacutetica de Control para la presentacioacuten y revisioacuten de Reportes de Gastos

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de la poliacutetica es establecer paraacutemetros para una adecuada preparacioacuten y

presentacioacuten de los reportes de viajes de los colegas de la Compantildeiacutea Cadbury

Adams que seraacuten revisados en las oficinas de Quito asiacute como establecer puntos de

control en la revisioacuten de los mismos

B DEFINICIONES

Reportes de gastos Son documentos a traveacutes de los cuales los empleados de una

compantildeiacutea pueden solicitar la devolucioacuten de los valores desembolsados por ellos

siempre y cuando estos correspondan a gastos generados para atender actividades

que contengan un ingreso para la compantildeiacutea provocado o mejorado por dichos

desembolsos Estos desembolsos deben contener la documentacioacuten soporte de

acuerdo a lo establecido por la autoridad tributaria local Servicio de Rentas Internas

228

Viaacuteticos Son recursos asignados a los empleados de una entidad que para el

desempentildeo de sus funciones cuando deban de trasladarse por un periacuteodo mayor de

24 horas a lugares distintos al de su residencia Estos valores los gastos por concepto

de alimentacioacuten hospedaje y gastos menores inherentes al viaje

Sistema Dinnero Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes

a los viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos

como para presentar sus gastos por viaacuteticos

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Gerencias

bull Deberaacuten verificar que los valores presentados comoreembolsos por parte de los colegas sean racionalesy que estos esteacuten relacionados directamente altrabajo que ellos desempentildean antes de generar lasaprobaciones en el sistema

Analista de TradeMarketing Analista deCuentas por pagar

bull Revisar la documentacioacuten fiacutesica que soporta losgastos presentados por el colega y solicitados parareembolso asiacute como que el reporte esteacute lleno enforma correcta de acuerdo a la poliacutetica corporativade viajes y que cumpla con los requerimientosestablecidos en el reglamento para la aplicacioacuten dela Ley de reacutegimen tributario interno en su artiacuteculo27 que norma las liquidaciones de viaje

Contador general

bull Mantener actualizados de todas las reformastributarias emitidas por la autoridad fiscal a losAnalistas de Trade Marketing y de Cuentas porpagar con el fin de minimizar las contingenciastributarias

D METODOLOGIacuteA

bull Los colegas administrativos asiacute como los colegas de la Fuerza de Ventas que

poseen un equipo de coacutemputo de la compantildeiacutea deberaacuten ingresar la informacioacuten

de los reportes de gastos que deberaacute regirse a lo normado en la poliacutetica

corporativa de viajes en el sistema Dinnero uno por uno los documentos que

van a solicitar el reembolso en este detallaraacuten los valores completos sin

desglosar impuestos Una vez que los documentos hayan sido ingresados en

229

el sistema los empleados administrativos deberaacuten entregarlos al analista de

Cuentas por pagar y los administrativos de la Fuerza de Ventas al analista de

Trade Marketing Los empleados de la Fuerza de Ventas que no poseen un

equipo de coacutemputo de la empresa deberaacuten entregar los reportes de gastos

presentados de acuerdo a la poliacutetica de viajes directamente al analista de

Trade marketing para que este ingrese la informacioacuten documento por

documento y colega por colega en el sistema Dinnero a traveacutes de una

plantilla Aquellos documentos que excedan los montos asignados a cada uno

de los colegas por movilizacioacuten seraacuten rechazados y no se incluiraacuten en la

plantilla para la carga

Formato para la presentacioacuten de los reportes de Gastos

Instructivo

El reporte debe ser llenado por el empleado en el encabezado debe constar el

periodo y el motivo del viaje asiacute como la identificacioacuten del colega

En el cuerpo debe ir la siguiente informacioacuten

Fecha Debe contener la fecha del documento soporte del gasto

Ndeg El nuacutemero del documento soporte del gasto

Local El establecimiento donde se realizoacute el consumo

230

Descripcioacuten del gasto Identificacioacuten del tipo de gasto Ej Alojamiento nacional

Valor en moneda del documento Determinar el valor completo del soporte del

gasto en caso sea moneda extranjera en el caso de tratarse de doacutelares iraacute el mismo

valor en las dos uacuteltimas columnas

Valor en doacutelares Convertir el valor del documento soporte en caso de ser moneda

extranjera diferente de doacutelares

bull Los dos analistas mencionados deberaacuten revisar que los documentos que

respaldan el gasto contengan la siguiente informacioacuten fecha del documento

el local y el detalle del consumo realizado valor detallado en forma clara los

documentos no deben tener enmendaduras tachones ni borrones estar

presentados de acuerdo al nuevo reglamento para comprobantes de venta y

que no contengan consumos no permitidos en la poliacutetica corporativa de

viajes

bull En el caso uno o maacutes documentos no contengan la informacioacuten y de la forma

sentildealada en el punto anterior estos seraacuten devueltos a los colegas y no seraacuten

reembolsados

bull Las gerencias deberaacuten aprobar a traveacutes del sistema Dinnero los reportes de

gastos verificando todos los valores solicitados a reembolso En el caso que

los valores esteacuten fuera de los rangos normales para el gasto presentado este

deberaacute ser rechazado en el sistema Dinnero informando al colega el porqueacute

del rechazo

bull Si el colega logra justificar el valor consumido este se aprobaraacute en el sistema

procediendo a la contabilizacioacuten normal por parte de Shared Service

E SEGUIMIENTO

En el caso de la Fuerza de venta el aacuterea de Trade Marketing seraacute la encargada de

verificar que los pagos a los colegas se hayan realizado En el caso del aacuterea

Administrativa lo haraacute la analista de Cuentas por pagar

231

Poliacutetica de Control para la el establecimiento de metas en las ventas

A OBJETIVO Y ALCANCE

Delimitar praacutecticas correctas para establecer metas de ventas acordes con la realidad

de la compantildeiacutea que eviten que los empleados de la Fuerza de ventas se vean

abocados a realizar actos iliacutecitos o no eacuteticos con el fin de alcanzas las metas

planteadas por la administracioacuten en el territorio Ecuatoriano

B DEFINICIONES

Cuota Hace mencioacuten a la meta establecida por la Administracioacuten impuesta al

personal de la fuerza de ventas con el fin de que se cumpla un monto mensual

determinado tanto en valor como cantidad de los productos de la compantildeiacutea

Incentivos Son todos los beneficios que alcanza el persona del departamento de

Ventas por el cumplimiento de objetivos establecidos en el presupuesto de ventas

Demanda Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes a los

viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos como

para presentar sus gastos por viaacuteticos

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Gerente General

bull Llamar a reunioacuten al comiteacute gerencial para estableceren conjunto y consenso el presupuesto de objetivosde ventas

bull Revisar y verificar todos los escenarios posiblespara la consecucioacuten de las ventas frente al sistemapoliacutetico inestable en el paiacutes

bull Determina reuniones para realizar verificacionesmensuales de las metas establecidas y de ser el casoejecutar modificaciones de acuerdo a la realidad quela empresa y el paiacutes vivan en ese momento

232

Planificador Financiero

bull Plantear los escenarios para la consecucioacuten de losobjetivos de ventas a consideracioacuten del comiteacutegerencial

bull Establecer un presupuesto para dotar deherramientas comerciales y promocionales queapoyen a la Fuerza de ventas a la obtencioacuten de lacuota

Gerente de marketing

bull Informar acerca de los estudios de mercadoactualizados para determinar la demanda de losproductos del sector de confites en el Ecuador cuales el mercado ganado por la compantildeiacutea y lo queposee la competencia

bull Elaborar un FODA de la competenciabull Planificar estrategias de publicidad que mantenga

yo incrementen la participacioacuten de mercado asiacutecomo que se formen en una herramienta de influiren el consumidor para la adquisicioacuten de losproductos de la compantildeiacutea

Jefe de Trade Marketing bull Establecer estrategias promocionales y deexhibicioacuten para conquistar la atraccioacuten del mercado

Gerente de Ventas

bull Establecer estadiacutesticas de ventas por regioacuten ciudadsector y temporada para determinar cuaacuteles son lossitios y fechas en las que se pueden generar mejoraspara las ventas

Planificador de laDemanda

bull Determinar la demanda bajo estudios mensualesbull Informar al comiteacute gerencial en forma perioacutedica

acerca de la capacidad de cubrir la demandaestablecida a traveacutes de la capacidad de las plantaspara la entrega de producto

D METODOLOGIacuteA

bull Elaborar un presupuesto anual de objetivos de ventas tomando en cuenta

toda la informacioacuten entregada por los responsables en consenso con el

comiteacute gerencial

bull Revisar en forma mensual las variaciones generadas tanto en la realidad del

desarrollo del negocio como en la consecucioacuten de los objetivos y de ser el

caso replantear las metas para que estas sean racionales

bull Mantener los incentivos a la Fuerza de ventas para que la cuota sea

alcanzada

233

E SEGUIMIENTO

Realizar una evaluacioacuten mensual de los objetivos alcanzados y poner puntos de

atencioacuten en aquellos que no se estaacuten ejecutando para buscar oportunidades de

mejora

452 Procedimientos de Control Interno para el departamento de Ventas

bull Verificar que todos los reportes de gastos por viajes internacionales de la

Fuerza de Ventas sean presentado en un maacuteximo de 7 diacuteas calendario En el

caso de los viaacuteticos los documentos no deberaacuten tener una antiguumledad mayor a

un mes

bull Observar la poliacutetica de control de Creacuteditos y cobranzas donde se contemplan

paraacutemetros para la aprobacioacuten de pedidos previo a la aprobacioacuten de ventas

para evitar que se despache mercaderiacutea a clientes que no se encuentran al diacutea

con los pago

bull Realizar los caacutelculos de los incentivos ganados por el personal de la Fuerza

de ventas de acuerdo a los porcentajes establecidos en los beneficios a los

empleados

bull Observar la poliacutetica de control para Noacutemina con el fin de respetar las fechas

de entrega de la informacioacuten de los incentivos para que los empleados reciban

sus haberes a tiempo

bull Mantener bajo custodia segura los modelos exclusivos de los exhibidores

retirados de los proveedores con el fin de evitar posibles plagios o en su

defecto destruirlos en el caso que estos no se vayan a utilizar maacutes

bull Separar la mercaderiacutea recibida en buen estado de las devoluciones para

determinar si es procedente regresarla a los pallets de bodega o debe

realizarse con ella promociones o autoconsumos

234

Divulgacioacuten de las poliacuteticas corporativas e informacioacuten de laimportancia de su cumplimiento dos veces al antildeo que deberaacuten serincluidas en las presentaciones de las reuniones de Vamos Juntos enla que se entregaraacuten folletos con los puntos importantes de lasmismas en las que se deberaacuten ejemplarizar con casos reales

24000

Capacitacioacuten para el personal recieacuten ingresado que debe incluir unresumen de los procedimientos importantes de la compantildeiacuteainformacioacuten corporativa como poliacuteticas procedimientos valoresmisioacuten visioacuten etc asiacute como reuniones con el personal con el queinteractuaraacute en su trabajo diario

75000

Total costos relacionados con capacitaciones 99000

453 Actividades para el departamento de Ventas

bull Observar de forma inmediata el procedimiento corporativo de la otorgacioacuten

de descuentos comerciales que no se encuentran en el presupuesto para

desarrollarlo de acuerdo a los lineamientos de la administracioacuten

bull Establecer una adecuada comunicacioacuten entre las aacutereas de planificacioacuten

financiera Gerencias de ventas y Gerencia General para llevar a cabo en

forma correcta la poliacutetica administrativa para otorgar descuentos comerciales

bull Implementar las poliacuteticas propuestas para un adecuado control interno de los

procesos desarrollados en el departamento de Ventas

bull Aplicar los procedimientos de control establecidos en el presente capiacutetulo

como actividades del diacutea - diacutea

46 Costo ndash Beneficio de la implementacioacuten del Sistema de Control Interno para

los departamentos de Recursos Humanos Finanzas y Ventas

Costos generados

Capacitaciones

235

Honorarios a terceros

Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales

120000

Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones

300000

Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000

Materiales y Suministros

Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales

71400

Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil

50000

Total costos por suministros y materiales 121400

TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400

Beneficios

Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc

1300000

Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante

50000

Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial

250000

TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000

En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un

monto de $ 959600

Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que

implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos

permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a

estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad

evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas

De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa

197

Matriz de Riesgo de la revisioacuten de reportes de gastos

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

La persona que revisalos reportes de gastosno tiene una correctacapacitacioacuten tributaria

La persona estaacuteinformada de loscambios en formavaga y no recibe unacapacitacioacuten continua

X X Bajo

2

Los reportes de gastosde la Fuerza de ventasno cuentan con lasaprobacionescorrespondientes

Los reportes de gastosde la Fuerza de ventasson aprobados por losrangos pertinentes dejefaturas inmediatas

X X Bajo

3

Los aprobadores norevisan fiacutesicamente losreportes antes deaprobarlos

Los aprobadores norevisan fiacutesicamentelos reportes sinembargo el personalde Trade marketing seencarga de realizar loscontroles con poliacuteticasadministrativas y loscontroles tributarioslos aprobadoresverifican que losvalores seanrazonables

X X Bajo

4

No se tiene una poliacuteticade movilizacioacuten paracontrolar los gastos dela Fuerza de Ventas

La compantildeiacutea si cuentacon una poliacutetica demovilizacioacutenaplicable para laFuerza de Ventas

X X Bajo

5

No se verifican loscupos de movilizacioacutende todo el personal deventas

Los cupos demovilizacioacuten sonverificados previo a laaprobacioacuten de losreportes de gastos

X X Bajo

198

4312 Evaluacioacuten para el proceso de facturacioacuten

Cuestionario de Control Interno para el proceso de facturacioacuten

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1iquestLas ventas se registran enlos resultados en momentode efectuar la facturacioacuten

X

2iquestSe graba el costo de ventaen forma simultaacutenea a laventa

X

3iquestLos comprobantes deventa tienen autorizacioacutenvigente emitida por rentas

X

4iquestLos pedidos sonadecuadamente controladosy aprobados

X

5

iquestSe realizancircularizaciones perioacutedicasentre los clientes paradeterminar si no existejineteo de dinero por partede la Fuerza de Ventas

X

6iquestSe han firmando contratosde exclusividad con losUSO Promotores

X

Narrativa del proceso de facturacioacuten

El proceso se inicia cuando la Fuerza de ventas recoge los pedidos de los clientes

luego ingresa los pedidos recogidos en el SAP a traveacutes de sus palms En la bodega

se corre una transaccioacuten denominada el packing list para verificar la disponibilidad

de los inventarios

Posterior cartera se encarga de verificar que el cliente no se encuentre en mora para

poder liberar los pedidos caso contrario los retiene hasta que cancele sus deudas

Una vez aprobados los pedidos la bodega corre el proceso de facturacioacuten y emite las

facturas Alista toda la mercaderiacutea de acuerdo a lo facturado y despacha los pedidos

verificando la facturacioacuten

CCRR

eacuteeacute dd iti

oto ss y

y CC o

o bbrr aa

nn zz aa

ssBB

oo dd ee

gg aa

FF uu ee

rr zzaa

dd ee V

V ee nn

tatass

Flujograma para el proceso de facturacioacuten

Inicio Recoger pedidosde clientes

Ingresar lospedidos en el

sistema

CCoorrrererrPPaacckkiningglilsist tppaararavveerirfiifcicaarr

CCoorrrererreel lpprorocceessoo Emitir FacturasAAlilsistatarrppeeddididoossddee

acuerdo a la

S

Se encuentra de

Despachar lospedidos

N

Fin

ddisisppoonnibibiliii

ldidaaddddeeininvveenntatariroioss

ddeefafacctuturaraccioacuteioacutennacuerdo a lafafacctuturaraccioacuteioacutenn

acuerdo a la factura

Volver a verificar lamercaderiacutea de la

factura para eldespacho

VVeerirfiifcicaarrlalaccaartreteraravveennccididaa

Cumple con lospagos

LLibibeerararrlolossppeeddididoossS

ppaararafafacctuturararr

RReetetenneerreel lppeeddididooN hhaasstataqquueeccuummpplala

ccoonnlolossppaaggooss

199

Matriz de Riesgo para el proceso de facturacioacuten

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

Las ventas no seregistran en losresultados enmomento deefectuar lafacturacioacuten

Todas las ventas seregistran en losresultados enmomento deefectuar lafacturacioacuten

X X Bajo

2

El costo de venta nose graba en formasimultaacutenea a laventa

El costo de venta detodas las ventas segraba en formasimultaacutenea a laventa

X X Bajo

3

Los comprobantesde venta no tienenla autorizacioacutenvigente emitida porrentas

Todos loscomprobantes deventa poseen laautorizacioacuten vigenteemitida por rentasla que se renuevacada antildeo

X X Bajo

4

Los pedidos demercaderiacutea no sonadecuadamentecontrolados yaprobados

Todos los pedidos deventa son aprobadospor Creacuteditos ycobranzas ycontrolados por labodega

X X Bajo

5

No se realizancircularizacionesperioacutedicas entre losclientes paradeterminar si noexiste jineteo dedinero por parte dela Fuerza de Ventas

Creacuteditos y cobranzasrealiza unseguimientoperioacutedico de suscuentas para evitarque la Fuerza deVentas se quedecon dinero de losclientes

X X Bajo

6

No se han firmandocontratos deexclusividad con losUSO Promotores

Se mantienencontratos deexclusividad ya quelos USO promotorestrabajan a su vez confuerza de ventasdirecta de lacompantildeiacutea

X X Bajo

4313 Evaluacioacuten del proceso para la entrega de incentivos a la Fuerza de

Ventas

Cuestionario de Control Interno para la entrega de incentivos a la Fuerza deVentas

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

iquestEl establecimiento decuotas para la Fuerza deventas se realiza deacuerdo a un anaacutelisis ysobre una base racional

X

2

iquestLos incentivos para lasgerencias de ventas seencuentran en el rangoestablecido para estoscargos a nivel regional

X

3

iquestLos incentivosentregados se realizanuacutenicamente cuando se hanalcanzado las metas

X

4

iquestSe realizan visitas decampo sorpresivas paraverificar el cumplimientode las rutas de la Fuerzade ventas

X

5

iquestLos incentivos seconsideran como ingresosimputables en el rol depagos

X

6

iquestSe elaboranperioacutedicamente informesde ventas y sus avancescon respecto a las metasestablecidas

X

Narrativa del proceso para la entrega de incentivos de la Fuerza de Ventas

Se inicia cuando las ventas del mes se han cerrado el personal de la Fuerza de

Ventas verifica su cumplimiento y elabora un informe que es entregado al personal

de Trade Marketing quien calcula las metas alcanzadas por cada persona de la

Fuerza de ventas contra la meta establecida y verifica con el informe del colega en

caso existan diferencias con el colega se le informa y se concilia con la informacioacuten

del sistema En el caso que la meta se haya alcanzado al 100 se calcula un 34

201

202

del monto de la venta y en el caso que supere el 110 se aplicaraacute un porcentaje de

41 del total de la venta alcanzada por el colega

Los valores por incentivos son informados a Noacutemina y estos son incluidos en el rol

de pagos

Al final del mes se establece las nuevas metas para el mes subsiguiente que deben

estar acorde con el presupuesto anual de ventas en la reunioacuten mensual de Forecast y

que deben estar bajo la realidad del negocio en el mercado Estas metas son

consensuadas en el comiteacute de direccioacuten incluido la persona de planificacioacuten de

demanda y planificacioacuten financiera Una vez establecidas se comunica a la Fuerza

de Ventas cuales seraacuten las metas a ser alcanzadas en el mes para que alcancen sus

incentivos

203

NNoacuteoacute m

m inin a

aTT r

r aa dd ee

MMaa r

r kk ee tit

nin gg

FF uu ee

rr zzaa

dd ee V

V ee nn

tatass

CCoo m

m iti eacuteteacute

gg ee rr e

e nncc i

aia ll

Flujograma para el proceso de entrega de incentivos a la Fuerza de Ventas

Planifica las nuevasmetas para elsiguiente mes

Informa a laFuerza de Ventas

Fin

Inicio

Elabora informe desu cumplimiento en

metas y se loentrega a Trade

Mkt

Obtiene delsistema las ventas

alcanzadas porcolega

Verifica con elinforme entregadopor el colega de la

FFVV

N

Estaacuten de acuerdo losvalores

S

Concilian con elcolega de acuerdo

a la informacioacutenobtenida en el

sistema

Se calculan losincentivos deacuerdo a lo

establecido en lapoliacutetica de beneficios

a la FFVV

Ingresa losbeneficios en el roldel personal de la

FFVV

204

4314 Evaluacioacuten del proceso para la entrega de material promocional

Cuestionario de Control Interno para la entrega de material promocional a losclientes

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

Previo al despacho delmaterial promocional iquestSeverifica el cumplimientode la poliacutetica y lasautorizacionescorrespondientes

X X

Uacutenicamente serecoge la solicituddel personal deventas no se cuentacon lasaprobaciones nianaacutelisis de lossupervisores

2

iquestSe firman contratos deconfidencialidad con losproveedores que fabricanel material promocional ala compantildeiacutea

X

3

iquestSe ejecuta un adecuadoseguimiento delcumplimiento de estoscontratos

X

4

iquestEl material promocionalasignado tiene unseguimiento paracomprobar su estado en elcliente

X

Narrativa del proceso para la entrega de material promocional

El proceso se inicia cuando el personal de la Fuerza de ventas (autoventistas y

coordinadores de Zona) recogen la solicitud del cliente para la asignacioacuten de un

exhibidor u otro tipo de material promocional no asignado en promociones El

empleado de la Fuerza de Ventas debe elaborar una recomendacioacuten (Justificativo

para solicitar el material promocional) esta recomendacioacuten debe ser revisada por el

Supervisor de la zona que estaacute realizando el requerimiento si la recomendacioacuten

cumple con la poliacutetica comercial para entrega de exhibidores y otro tipo de material

promocional se solicitaraacute a la bodega prepare una orden de despacho para entregar el

material al solicitante de la Fuerza de ventas y esta a su vez se la entrega al cliente

205

BBoo d

d eegg a

aSS

uu pp ee

rr vvisis

ioacuteioacutenn

dd ee V

V ee nn

tt aass

FFuu e

e rrzz a

a dd ee

VVee n

n tt aa ss

Flujograma para el proceso de entrega de material promocional

IniacutecioSolicitud de

Materialpromocional

Elaborarrecomendacioacutenpara obtener elmaterial prom

Entrega delmaterial

promocional alcliente

Fin

Negar la entregaN de Material

promocional

Revisar si larecomendacioacuten seajusta a la poliacuteticade asignacioacuten de

material prom

Cumple lascondiciones de la

poliacutetica

SAprobar la entrega

de materialpromocional

Elaborar la ordende despacho

Entrega del materialpromocional contra

OD

206

Matriz de Riesgo de para el proceso en la entrega de material promocional

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

No se verifica elcumplimiento de lapoliacutetica paraasignacioacuten dematerial promocionaly las autorizacionescorrespondientes

Los supervisores deventas no apruebanninguna solicitudpara la entrega delmaterialpromocional y labodega entrega conla simple solicitudde la Fuerza deventas

X X Alto

2

No se firmancontratos deconfidencialidad conlos proveedores quefabrican el materialpromocional a lacompantildeiacutea

Se mantienencontratos deconfidencialidad contodos losproveedores quefabrican materialespromocionalesexclusivos

X X Bajo

3

No se ejecuta unadecuado seguimientodel cumplimiento deestos contratos

El cumplimiento delos contratos essupervisado por elpersonal de TradeMarketing

X X Bajo

4

El materialpromocionalasignado tiene unseguimiento paracomprobar su estadoen el cliente

Se verifica elcuidado del materialpromocionalentregado a losclientes en cadavisita para la tomade pedidos de venta

X X Bajo

4315 Evaluacioacuten del proceso para otorgar descuentos comerciales

Cuestionario de Control Interno para el Establecimiento de descuentoscomerciales

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

iquestLos descuentoscomerciales sonanalizados en elpresupuesto anual deactividades y planoperativo

X

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

2

iquestLos descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto cuentan conla respectiva aprobacioacutendel Gerente de ventas ydel planificadorFinanciero

X X

Uacutenicamentecuentan con laaprobacioacuten delPlanificadorFinanciero estoafecta a lasventas netas y elGerente deVentas no tieneconocimientodel particular

3

iquestSe cumplen con losparaacutemetros de entrega dedescuentos por prontopago y otras promocionesa los clientes

X

4

iquestSe les comunica a losclientes los descuentos alos que tienen acceso deacuerdo a sus condicionesde pago y montos decompra

X

Narrativa del proceso para otorgar descuentos comerciales

Inicia con el anaacutelisis que realiza Planificacioacuten financiera acerca de los descuentos

que se pueden otorgar a los clientes de acuerdo al presupuesto por promociones o

incentivos si estaacuten en el presupuesto se consideran planificados en el caso que no

esteacuten en el presupuesto se informaraacute siempre y cuando exista un colchoacuten en el

presupuesto de ventas

Esto es informado al Gerente de ventas quien analiza el descuento en caso no haya

sido contemplado en el presupuesto anual de la necesidad del mismo y cuantos

beneficios generaraacute a su incremento de las ventas

Una vez que haya ejecutado el anaacutelisis si es viable elaboraraacute la propuesta comercial

para presentarla al Gerente General quien deberaacute aprobar la propuesta en el caso que

207

sea aplicable y genereacute un beneficio mayor a su costo Si es aprobada se comunicaraacute

al departamento de Trade Marketing para su divulgacioacuten entre los clientes

Cuando los clientes hayan alcanzado las metas propuestas en las promociones

establecidas Trade Marketing solicitaraacute a Creacuteditos y cobranzas que emita la nota de

creacutedito correspondiente y la Fuerza de ventas o el gerente de ventas se encargaraacute de

hacerla llegar al cliente

CC rr eacuteeacute d

d iti oto y

yCC o

o bbrr aa

nn zz aa s

sPP l

ala nn ifi i

f cic aa cc i

oacuteioacute nn

FF inin a

a nncc ie

ie rr aa

DD irir ee

cc cc ioacuteioacute

nnGG

ee nn ee

rr aall

DD irir ee

cc cc ioacuteioacute

nndd e

e VV ee

nn tata s

sTT r

r aa dd ee

mmaa r

r kk ee tit n

in gg

Flujograma para el proceso de la entrega de descuentos comerciales

IniacutecioAnaliza

descuentospromocionales

Existe un colchoacuten enel presupuesto de

ventasN Fin

Emite la nota decreacutedito

S

Entrega alSupervisor deVentas para su

entrega al cliente

Fin

Se solicita aS Creacuteditos emitir la

NC

Realiza la campantildeaentre los clientes de

la promocioacutenapoyado en la

FFVV

Verifica el logro delas metas por parte

de los clientes

El cliente llegoacute a lameta

N No se otorga eldescuento Fin

Comunica a trade

S marketing parainiciar la

promocioacuten

Los desct Estaacuten enel presupuesto

N

Se analiza sunecesidad deacuerdo a una

estrategiacomercial

SElabora lapropuesta

comercial para losdescuentos

Aprueba lapropuesta Se cierra la

propuesta Fin

N

209

210

Matriz de Riesgo de para el proceso para otorgar descuentos comerciales

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

Los descuentoscomerciales no sonanalizados en elpresupuesto anualde actividades yplan operativo

El presupuesto anualde ventas contemplalos descuentoscomercialesplanificados al iniciodel antildeo

X X Bajo

2

Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto nocuentan con larespectivaaprobacioacuten delGerente de ventas ydel planificadorFinanciero

Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuestouacutenicamente cuentancon la aprobacioacutendel planificadorFinanciero quien laspresentadirectamente alGerente General

X X Alto

3

No se cumplen conlos paraacutemetros deentrega dedescuentos porpromociones a losclientes

Toda promocioacuten queotorga descuentoscomerciales esentregada losclientes de acuerdo alos paraacutemetrosestablecidos

X X Bajo

4

No se les comunicaa los clientes losdescuentos a losque tienen accesode acuerdo a suscondiciones de pagoy montos de compra

Toda promocioacuten escomunicada a losclientes en formaprevia de iniciar

X X Bajo

211

3316 Evaluacioacuten de los proceso de Devoluciones

Cuestionario de Control Interno para el proceso de Devoluciones

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

iquestLa recepcioacuten demercaderiacutea devuelta sehace previa verificacioacutende la factura de venta

X X

La mercaderiacutea serecibe sinverificar antes laventa realizadacon anterioridad

2

iquestLa recepcioacuten de lamercaderiacutea devuelta serecibe directamente enlas bodegas de lacompantildeiacutea

X

3

iquestAntes de ejecutar ladevolucioacuten de lamercaderiacutea esta esaprobada por lossupervisores de ventas

X

Sin embargo lasaprobaciones nose realizan previala verificacioacuten delorigen de lamercaderiacutea

4

iquestEl supervisor de ventassolicita un justificativodel porqueacute ladevolucioacuten

X

Narrativa de proceso de Devoluciones

El proceso se inicia cuando el personal de la Fuerza de Ventas recoge la solicitud de

devolucioacuten del cliente Esta devolucioacuten debe ser verificada por el Supervisor de

ventas para establecer el estado en la que se recibe la mercaderiacutea y elaboraraacute un

informe que deberaacute ser presentado al gerente de ventas este verifica si cumple con

las condiciones establecidas en la poliacutetica comercial para la devolucioacuten de ventas y

procede a aprobarla en el caso se estar correcto

Una vez aprobada la devolucioacuten se informa a la bodega para que coordine el retiro de

la mercaderiacutea Cuando recibe la mercaderiacutea en la bodega se afecta la Nota de

Creacutedito a la uacuteltima factura emitida al cliente Esta nota de creacutedito es entregada a la

Fuerza de ventas para que sea entregada al cliente

SSuu p

p eerr vv

isisioacuteioacute

nndd e

eVV

ee nn tat

a ssBB

oo dd ee

gg aa

DDirir e

e cccc i

oacuteioacute nn d

d eeVV e

e nntata

ssFF u

u eerr zz

aadd e

e vv ee

nn tata s

s

Flujograma para el proceso de Devolucioacuten de mercaderiacutea

IniacutecioRecoge la solicitudde devolucioacuten del

cliente

Entrega la nota decreacutedito al cliente Fin

Verificar elproducto a

devolver seacuerdo a su buen

o mal estado

S Aprueba ladevolucioacuten

Cumple lascondiciones de la

poliacutetica

N Rechaza ladevolucioacuten

Coordina larecoleccioacuten de la

mercaderiacuteadevuelta

Emite la nota decreacutedito

212

213

Matriz de Riesgo de para el proceso de devolucioacuten de mercaderiacutea

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

La recepcioacuten demercaderiacutea devueltase hace sin previaverificacioacuten de lafactura de venta

La mercaderiacuteadevuelta se recibesin verifica sinrevisar la factura deventa en la que seoriginoacute

X X Alto

2

La recepcioacuten de lamercaderiacutea devueltano se recibedirectamente en lasbodegas de lacompantildeiacutea

La bodega realiza lalogiacutestica pararecoger lamercaderiacutea de ladevolucioacuten

X X Bajo

3

La devolucioacuten de lamercaderiacutea no esaprobada por lossupervisores deventas

Los supervisores deventas verifica todaslas devoluciones quevan a ser recibidasestas son aprobadaspor las gerencias deventas

X X Bajo

4

El supervisor deventas no solicita unjustificativo delporqueacute se realiza ladevolucioacuten

El supervisor deventas elabora uninforme de ladevolucioacuten para serentregado al gerentede ventas

X X Bajo

44 Resultados de la evaluacioacuten de Control Interno

441 Matriz de Hallazgo de Control Interno del departamento de Ventas

En la Matriz de Hallazgos determinaremos los cuatro atributos de cada uno de los

puntos criacuteticos encontrados posterior a la evaluacioacuten realizada

214

Matriz de Hallazgos el Departamento de Ventas

Falta de verificacioacuten de las condiciones para le devolucioacuten de mercaderiacuteas

Condicioacuten

La mercaderiacutea devuelta por parte de los clientes es recibida porel personal de la bodega uacutenicamente con la orden de los colegasde la Fuerza de Ventas sin verificar antes que esa mercaderiacuteahaya sido vendida por la empresa y a que factura pertenece

Criterio

Existe la inobservancia de la poliacutetica corporativa para ladevolucioacuten de mercaderiacutea Seccioacuten Metodologiacutea punto 3 queexpresa

ldquoMal Estado El producto en mal estado se considera a aquelproducto vencido en condiciones de calidad no oacuteptimas depresentacioacuten descontinuada o en malas condiciones que tambieacutendeberaacuten pasar por la verificacioacuten de venta previa Para el CanalModerno y Mayorista cuando falta menos de 90 diacuteas para suvencimiento para el Canal Tradicional cuando falta menos de45 diacuteas para su vencimientordquo

Adicional a la poliacutetica corporativa existe una inobservancia alreglamento de comprobantes de venta retencioacuten y documentoscomplementarios que en su Art 15 menciona

ldquoNotas de creacutedito- Las notas de creacutedito son documentos que seemitiraacuten para anular operaciones aceptar devoluciones yconceder descuentos o bonificaciones

Las notas de creacutedito deberaacuten consignar la denominacioacuten serie ynuacutemero de los comprobantes de venta a los cuales se refierenrdquo

Causa

El personal de la bodega como el personal de la fuerza deventas no tienen un conocimiento exacto de la poliacuteticacorporativa Adicional a esto los supervisores de venta noverifican las solicitudes de devolucioacuten realizadas y en la bodegatampoco exigen las aprobaciones necesarias

Efecto

El hecho de recibir devoluciones que no hayan sido debidamenteverificadas y autorizadas provoca que dicha mercaderiacutea puedano haber sido vendida por la empresa alto niveles de productoen mal estado y una alta contingencia tributaria al no determinarexactamente a que factura estaacute afectando la devolucioacuten

Conclusioacuten

La devolucioacuten de la mercaderiacutea no cuenta con la verificacioacutennecesaria por parte de la Fuerza de ventas y de la Bodega paradeterminar con que factura de venta fue entregada al cliente porlo que se considera un facilismo en el proceso que puede generarpeacuterdidas para la compantildeiacutea

215

A la Gerencia General

Recomendacioacuten

Establecer procedimientos de control para que la Fuerza deVentas verifique que la mercaderiacutea que se va a recibir haya sidovendida por la compantildeiacutea para lo cual se deberaacute incluir estainformacioacuten en el informe entregado a las Gerencias de ventas

Exigir a la Bodega que se realice una investigacioacuten de la facturaque deberaacute ser afectada con la devolucioacuten previo a la emisioacuten dela Nota de creacutedito

Descuentos Comerciales no presupuestados se otorgan sin la aprobacioacuten de laGerencia de Ventas

Condicioacuten

Los descuentos comerciales promocionales que no estaacuten dentrodel presupuesto cuentan uacutenicamente con la aprobacioacuten deplanificacioacuten Financiera y no se solicita o requiere de laaprobacioacuten de la gerencia de Ventas antes de que se ejecuten loque deja sin control previo a la Cabeza de Ventas de lasestrategias otorgadas a los clientes y sus impactos en las ventasnetas

Criterio

La poliacutetica corporativa de descuentos en su seccioacuten 2 deResponsabilidades paacutegina 4 expresa que

ldquoTodo descuento otorgado a un cliente ya sea por estrategias ocubrimiento de riesgos que no consten en el presupuesto debenser aprobados por el Gerente de Ventas y por el PlanificadorFinanciero con el fin de medir el costo ndash beneficio del mismoCaso contrario no se generaraacutenrdquo

Causa

No existe una buena praacutectica de comunicacioacuten entre la gerenciade ventas y la planificacioacuten financiera principalmente porqueson rubros que afectan al presupuesto que es controlado porFinanzas y que estos descuentos son solicitados en su mayoriacuteapor el Country Manager y la comunicacioacuten a la gerencias deventas se realiza una vez creada la promocioacuten

EfectoEsta praacutectica genera desbalances en las metas planteadas paracada una de las gerencias y malestar en las gerencia de ventasal ver su campo de accioacuten invadido y limitado

Conclusioacuten

El proceso no se cumple de acuerdo a lo establecido en lapoliacutetica y en el procedimiento por lo que existe unainobservancia total de lo establecido en la reglamentacioacutencorporativa generando un proceso inexacto e incorrecto

216

A la Gerencia General

RecomendacioacutenSupervisar que los lineamientos implementados por la propiaadministracioacuten se cumplan generando una adecuadacomunicacioacuten entre los departamentos de Finanzas y ventasgenerando el respeto de la independencia e interrelacioacuten de lasfunciones de cada una de estas aacutereas

Falta de comunicacioacuten de las poliacuteticas y procedimientos corporativos queafectan al aacuterea comercial a la Fuerza de Ventas en general

Condicioacuten

La administracioacuten no genera una comunicacioacuten de las poliacuteticascorporativas existentes que afectan al aacuterea comercial a todo elpersonal de la Fuerza de Ventas sino uacutenicamente a lasGerencias y los Supervisores los cuales tampoco compartenesta informacioacuten con sus reportes

Criterio

Tal como se indicoacute en el capiacutetulo 3 la falta de comunicacioacuten delas poliacuteticas es un problema que se genera en todas las aacutereas dela entidad inobservando el procedimiento para la correctacomunicacioacuten de poliacuteticas corporativas paacuterrafo 30 que diceldquoEl comiteacute gerencial como parte primordial de sus obligacionesdeberaacute repartir y dar a conocer la misioacuten visioacuten poliacuteticascorporativas y valores corporativos el momento que se integra ala compantildeiacutea La estrategia y planes de accioacuten generales noconfidenciales y susceptibles de mal uso se deberaacuten a dar aconocer y hacerse puacuteblicos entre los empleados asiacute como losresultados de la compantildeiacutea cada trimestre en el Vamos Juntosrdquo

Causa

La administracioacuten y en especial las Gerencias de Ventas no hancreado una cultura de conocimientos y buena praacutectica de laspoliacuteticas y procedimientos que afectan al departamento deventas debido a que las mercaderistas preventistas personal deautoventa impulsadoras no tienen un manejo adecuado de estasy tampoco un conocimiento general

Efecto

El hecho que el personal de la fuerza de ventas desconozca losprocedimientos provoca que muchos de los procedimientos selleven a cabo en forma incorrecta y que ciertas poliacuteticas no secumplan Entre los procesos con alto nivel de falencias estaacuten larecoleccioacuten de las devoluciones inadecuada entrega de materialpromocional y reportes de gastos presentados en formaincorrecta

Conclusioacuten

La falta de conocimiento de las poliacuteticas y procedimientoscorporativos genera limitaciones en el control que se puedeestablecer en el personal debido a que si no conoce unprocedimiento o una poliacutetica es imposible cumplirla lo quegenerariacutea desviaciones en la obtencioacuten de metas corporativas

217

A la Gerencia General

Recomendacioacuten

Ejecutar una adecuada comunicacioacuten al personal de ventasreferente a los aspectos corporativos importantes asiacute comodesarrollar una planificacioacuten para realizar por lo menos una vezal antildeo una comunicacioacuten colectiva a todas las personas quenecesitan conocer estas poliacuteticas recordaacutendoles su alcance ypuntos importantes

El despacho del material promocional no cuenta con las aprobaciones nianaacutelisis de los supervisores previo a su despacho

Condicioacuten

El material promocional despachado y colocado en los clienteses entregado por parte de la bodega uacutenicamente con unasolicitud del personal de la fuerza de ventas y no se cuenta conlas aprobaciones ni anaacutelisis de los supervisores para determinarla verdadera necesidad y beneficio futuro de colocar material deexhibicioacuten en un punto de venta determinado

Criterio

Existe una mala aplicacioacuten de la Poliacutetica para asignacioacuten dematerial promocional en su seccioacuten 2 Responsabilidades quemencionaldquoLos supervisores de ventas seraacuten los encargados de revisar losteacuterminos para la entrega del material promocional y solo seraacutenaprobadas las solicitudes que cumplan con las condicionesestablecidas en la presente poliacuteticardquoSeccioacuten 4 MetodologiacutealdquoPara realizar una asignacioacuten de exhibidores se debedeterminar primero que tipo de exhibidor se va a entregar y deacuerdo a su tamantildeo y modelo el vendedor tendraacute que justificaren un informe la ubicacioacuten del punto de venta el espacio queocuparaacute el exhibidor los montos de compra del cliente ydeterminar una proyeccioacuten para crecimiento del sectorrdquo

Causa

El personal de la bodega no exige que el informe para lasolicitud de material promocional tenga la firma del respectivosupervisor y realiza los despachos normalmente adicional a lafalta de conocimiento de las poliacuteticas corporativas provoca quela fuerza de ventas no se genere la obligacioacuten de cumplir conuna buena praacutectica de la poliacutetica mencionada

Efecto

El incumplimiento de la poliacutetica establecida provoca que muchodel material asignado a los clientes no es aprovechado en formacorrecta debido a que ciertos exhibidores costosos sonentregados a clientes que no realizan montos de compra altos yque no utilizan el exhibidor de forma adecuada generandogastos injustificados para Cadbury

218

Conclusioacuten

La asignacioacuten y entrega de los exhibidores y materialespromociones genera un desperdicio ya que estos estaacuten siendoentregados sin el anaacutelisis del beneficio que se obtendraacute ya quese han encontrado varios exhibidores grandes en clientes queno tienen ni el espacio ni el nivel de compras para cubrirlo deproducto

Recomendacioacuten

A la Gerencia General

Supervisar que la asignacioacuten del material promocional mismoque es costoso sea entregado de acuerdo a lo establecido por lapoliacutetica corporativa y con un anaacutelisis de los consumosrealizados por los clientes asiacute como la seguridad que tendraacute elbien de la compantildeiacutea en el punto de venta

442 Indicadores de Gestioacuten para el departamento de Ventas

Los Indicadores de gestioacuten aplicados para el departamento de Ventas nos permitiraacuten

medir las variables relacionadas con las metas impuestas por la administracioacuten asiacute

como el desempentildeo del departamento

Asiacute tenemos los siguientes indicadores para este departamento

iquestQueacute se va aMedir Objetivo

Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios

Conocimiento dela Visioacuten

Establecer cuantosempleados de lacompantildeiacutea conocensu visioacuten

Visioacuten

de empleados del departamentoFinanciero que Conocen la Visioacuten

de la Empresa Miacutenimoaceptable 85

82

83

El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten de laVisioacuten

Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con suvisioacuten

Visioacuten

de empleados del departamento deVentas que Comparten la Visioacuten de

la Empresa Miacutenimoaceptable 80

82

83

Se presenta como indicadorimportante ya que todos losempleados que conocen lamisioacuten estaacuten de acuerdo conesta

Total empleados del departamentode Ventas 99

Conocimiento dela Misioacuten

Fijar cuaacutentosempleados de lacompantildeiacutea conocensu misioacuten

Misioacuten

de empleados del departamento deVentas que Conocen la Misioacuten de la

Empresa Miacutenimoaceptable 75

82

83

El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten de laMisioacuten

Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con sumisioacuten

Misioacuten

de empleados del departamento deVentas que Comparten la Misioacuten de

la Empresa Miacutenimoaceptable 83

82

83

Representa que todos losempleados trabajan en pro dela consecucioacuten de losobjetivos de la compantildeiacuteaTotal de empleados del

departamento de Ventas 99

219

iquestQueacute se va aMedir Objetivo

Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios

Eficacia de losMetas planteados

Establecer laeficacia en elalcance de las metasplanteados

Metas

Meses en que se ha alcanzado lameta de ventas

Miacutenimoaceptable 92

12

100

El departamento de ventas haalcanzado las metas de ventasdurante todos los meses delantildeo12 12

Nivel de eficaciaen las metaspropuestas

Determinar sobre el100 en queporcentaje promediohan sido alcanzadaslas ventas propuestas

Metas

Promedio de ventas realesalcanzadas

Miacutenimoaceptable 95

236000000115

El logro en las ventas ha sidobastante exitoso en el 2010pasando un 15 del propuestoPromedio de ventas propuestas en

el antildeo 205000000

Nivel deliderazgo delpersonal de lacompantildeiacutea

Fijar el nivel deliderazgo que poseeel personal engeneral

Direccioacuten yliderazgo

Personal que identifica el estilo deLiderazgo

Miacutenimoaceptable 10

12

12

El miacutenimo aceptable para deldepartamento es establecido enun 12 debido a la grancantidad de Personas en laFuerza de Ventas que trabajana cargo de supervisores ygerentes

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten delliderazgo de lacompantildeiacutea

Medir la aceptacioacutendel estilo deliderazgoestablecido en lacompantildeiacutea

Direccioacuten yliderazgo

Personas que aceptan el estilo deliderazgo

Miacutenimoaceptable 90

84

85

Existe una reaccioacuten de algunaspersonas para aceptar a laNueva Gerencia de Ventasestablecida por la compra deKraft a la compantildeiacutea

Total empleados del departamentode Ventas 99

220

221

45 Propuesta de Control Interno

Con los resultados obtenidos de la evaluacioacuten generaremos una propuesta de Control

Interno para el departamento de Ventas que le permita a la compantildeiacutea establecer un

sistema de control basado en poliacuteticas procedimientos y actividades en el aacuterea

comercial

451 Poliacuteticas de control para el departamento de Ventas

Poliacutetica para el Control de devoluciones

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de esta poliacutetica es establecer los lineamientos para la gestioacuten de las

devoluciones en Buen y Mal estado generadas en Ecuador en los canales Tradicional

Moderno y Mayorista

B DEFINICIONES

Devolucioacuten Es el retorno de un producto que ha estado en propiedad de un cliente

Buen Estado Se considera que un producto se encuentra en buen estado cuando se

encuentra apto para la venta con el empaque original y dentro de los plazos

suficientes para considerarlo como apto para la comercializacioacuten tomando en cuenta

el tiempo de su consumo de acuerdo a lo establecido en la poliacutetica comercial

Mal Estado Se considera que un producto se encuentra en mal estado cuando su

caducidad se encuentra cercana se encuentra averiado descontinuado o no vigente

por cambio de empaque

Rechazos Son las devoluciones del producto antes de perfeccionarse la venta es

decir no se hizo la transferencia de la propiedad del producto al cliente

222

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Supervisor de Ventas

bull Se encarga de verificar el producto a devolver y deelaborar el formato de pedido de recojo que debeindicar si el producto se encuentra en buen o malestado

bull Elaborar un informe que contenga el detalle si lamercaderiacutea fue vendida por la compantildeiacutea de acuerdo allote verificado

bull Coordinaraacute con la bodega la logiacutestica para recoger elproducto

Gerentes de canal deVentas

bull Gerente de Ventas deberaacute aprobar y validar el recojode la mercaderiacutea siempre y cuando haya recibido delsupervisor el informe de devolucioacuten caso contrariodeberaacute rechazar la devolucioacuten

Fuerza de ventas

bull Canalizar la solicitud de devolucioacuten desde el clientehasta el supervisor

bull Obtener la informacioacuten del cliente el porqueacute de ladevolucioacuten

Bodegabull Recibir la mercaderiacutea contra el informe aprobado por

el Gerente de ventasbull Emitir la nota de creacutedito

D METODOLOGIacuteA

bull Cuando se notifiqueacute la solicitud de devolucioacuten el supervisor deberaacute solicitar

a la bodega un reporte del lote que el cliente estaacute devolviendo para verificar

que este haya sido vendido por la compantildeiacutea y comprado por el cliente que

hace la solicitud ya que no se recibiraacuten cambios realizados por realizados

entre clientes

bull La Bodega no realizaraacute la logiacutestica para retirar el producto devuelto mientras

no haya recibido el informe firmado y aprobado por el gerente de ventas

bull La nota de creacutedito emitida debe ser entregada al cliente en el plazo maacuteximo

de 48 horas para que estas no generen rechazos por los clientes por las fechas

especialmente por cambio de mes

223

E SEGUIMIENTO

El seguimiento lo deberaacute realizar Creacuteditos y cobranzas en forma automaacutetica ya que

esta nota de creacutedito disminuiraacute el valor de la deuda del cliente En caso la cuenta del

cliente quedeacute con un saldo negativo creacuteditos deberaacute solicitar la emisioacuten de un pago

para que esta cuenta quede en cero

Poliacutetica para el Control de entrega del material promocional

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de esta poliacutetica es determinar puntos de control para asignar material

promocional a los clientes en todo el territorio ecuatoriano

B DEFINICIONES

Material promocional Son obras audiovisuales y graacuteficas asiacute como todas las partes

componentes de las mismas que constituyen los mensajes publicitarios de las

campantildeas difundidas a traveacutes de cualquier medio y soporte considerados como

convencionales

Exhibidores Constituye material promocional disentildeado para mejorar la

presentacioacuten en el punto de venta de los productos

Sectores High income Se considera a los sectores en los cuales los clientes tienen

un alto grado de consumo y nivel de ventas para la compantildeiacutea asiacute como los productos

que se comercializan en estos lugares son de costos altos

Sectores low income Son sectores en los que los niveles de ventas de la compantildeiacutea

son bajos y los productos consumidos son econoacutemicos

224

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Fuerza de ventas

bull Elaborar informe acerca de la asignacioacuten delmaterial promocional en el caso de exhibidores eltamantildeo solicitado el sector donde se ubica elcliente el espacio y la seguridad con el que contaraacuteel exhibidor y el monto de ventas que consume elcliente y cuanto podraacute mejorar con el apoyo de laexhibicioacuten

Supervisor de Ventas

bull Verificar y aprobar el informe presentado por elpersonal de la Fuerza de ventas

bull Entregar una copia de la aprobacioacuten a la bodegapara que el material sea entregado

Bodega

bull Entregar el material promocional uacutenicamente con elinforme aprobado por el supervisor de ventas

bull Emitir la orden de despacho para el adecuadocontrol de los inventarios de material promocional ysolicitar la firma del recibiacute confirme por parte delcliente

D METODOLOGIacuteA

bull Los preventistas y autoventistas deberaacuten incluir en el informe que deben

presentar a su supervisor el nivel de compras del cliente si el sector en el que

se encuentra el punto de venta es high o low income con la finalidad de

determinar el mejor exhibidor a ser asignado

bull El Supervisor debe corroborar la informacioacuten presentada por los preventistas

y autoventistas es correcta con la verificacioacuten fiacutesica y estadiacutesticas de ventas

bull El personal de la bodega NO podraacute sacar ninguacuten exhibidor de las bodegas que

no cuente con la debida aprobacioacuten e informe de firmado por el Supervisor de

ventas siendo la responsabilidad del supervisor la correcta asignacioacuten del

material promocional para los clientes

E SEGUIMIENTO

El personal de la Fuerza de ventas seraacute el encargado de verificar que el material

promocional asignado al cliente cuente con la seguridad para evitar su peacuterdida que

225

este sea mantenido en forma adecuada y seraacute el encargado de llenarlo de producto y

comprobar que no sea utilizado con otros productos que no sean de la compantildeiacutea

Poliacutetica de Control para establecer descuentos comerciales que se encuentran

fuera del presupuesto anual

A OBJETIVO Y ALCANCE

La presente poliacutetica detalla los lineamientos para establecer puntos de control en el

establecimiento de descuentos comerciales otorgados a todos los clientes de la

compantildeiacutea Cadbury Adams Ecuador SA

B DEFINICIONES

Estrategia de Precio Disentildeado para otorgar precios al consumidor sin modificar la

lista de precios estaacutendar (mantener la lista de precios)

Desarrollo de Zona Descuento otorgado para impulsar el desarrollo de una zona

dentro de un cliente Se da debido a rentabilidad yo cobertura

Descuentos Estacionales Descuento otorgado para una estacioacuten o plan del antildeo Por

ejemplo verano inverno Navidad Vacaciones etc

Descuentos Para evitar contrabando Descuento relacionado a un producto

especiacutefico para generar una accioacuten de venta en ciertas ciudadesregioneszonas que

evite la compra por parte de los clientes indirectos de producto de contrabando

Descuentos Para evitar ldquoWrite Offrdquo Descuento relacionado a un producto

especiacutefico para generar que permita al cliente mejorar la rotacioacuten del producto

evitando la incineracioacuten del producto por mal estado debido a alcanzar la fecha de

vencimiento

226

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Planificacioacuten Financiera

bull Debe analizar las actividades dentro de presupuestoen los referente a los descuentos entregados porpromociones basados en concursos establecidos porlos clientes

bull Verificar la posibilidad de entregar promocionesadicionales de acuerdo a los colchones en elpresupuesto de ventas

Gerentes de canal deVentas

bull Determinar coordinando con la Gerencia de ventasy el aacuterea de Trade marketing la viabilidad deestablecer los descuentos promocionales

bull Verificar que el aacuterea de Trade Marketing realice lacomunicacioacuten adecuada y publicidadcorrespondiente para hacer conocer a los clientes elbeneficio y condiciones de la promocioacuten

Supervisor de Ventas

bull Conciliar los montos cumplidos por los clientespara emitir las notas de creacutedito

bull Verificar que los clientes reciban sus notas decreacutedito

Creacutedito y cobranzasbull Emitir las notas de creacutedito posterior a la

comprobacioacuten de la informacioacuten entregada porTrade Marketing

Gerente General bull Aprobar las actividades a realizar fuera delpresupuesto para otorgar descuentos comerciales

D METODOLOGIacuteA

bull El aacuterea de Trade Marketing en conjunto con la Gerencia de Ventas

determinaraacuten la posibilidad de iniciar una promocioacuten para los clientes a traveacutes

de la cual por el cumplimiento de metas establecidas en los niveles de

compras se haraacuten acreedores a un descuento calculado sobre las ventas que

ingresan en el concurso siempre y cuando el aacuterea de planificacioacuten financiera

haya informado que existe un colchoacuten en el presupuesto de ventas para

otorgar los descuentos mencionados

bull Las gerencias de canal de ventas elaboraraacuten un informe con el resumen de

los niveles de ventas esperados y que recesioacuten generaraacute posterior a la

promocioacuten tomando en cuenta los flujos de efectivo que se recibiriacutean por

adelantado y el costo ndash beneficio que generariacutea

227

bull En el caso que el informe genere beneficios y este sea aprobado por el

Gerente de ventas el aacuterea de Trade marketing deberaacute iniciar la comunicacioacuten

de la promocioacuten entre los clientes con el fin que los clientes puedan exigir

sus beneficios adquiridos y evitar que la Fuerza de Ventas pueda usurpar

dichos beneficios

bull Una vez alcanzadas las metas por los clientes creacuteditos y cobranzas deberaacute

emitir las notas de creacutedito y el supervisor de ventas se encargaraacute de verificar

que estas sean recibidas por el cliente

E SEGUIMIENTO

Se deberaacute realizar un seguimiento posterior al teacutermino de la promocioacuten para conocer

la satisfaccioacuten entre los clientes y cuaacuteles fueron los iacutendices de recuperacioacuten de

efectivo generado en esas ventas

Poliacutetica de Control para la presentacioacuten y revisioacuten de Reportes de Gastos

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de la poliacutetica es establecer paraacutemetros para una adecuada preparacioacuten y

presentacioacuten de los reportes de viajes de los colegas de la Compantildeiacutea Cadbury

Adams que seraacuten revisados en las oficinas de Quito asiacute como establecer puntos de

control en la revisioacuten de los mismos

B DEFINICIONES

Reportes de gastos Son documentos a traveacutes de los cuales los empleados de una

compantildeiacutea pueden solicitar la devolucioacuten de los valores desembolsados por ellos

siempre y cuando estos correspondan a gastos generados para atender actividades

que contengan un ingreso para la compantildeiacutea provocado o mejorado por dichos

desembolsos Estos desembolsos deben contener la documentacioacuten soporte de

acuerdo a lo establecido por la autoridad tributaria local Servicio de Rentas Internas

228

Viaacuteticos Son recursos asignados a los empleados de una entidad que para el

desempentildeo de sus funciones cuando deban de trasladarse por un periacuteodo mayor de

24 horas a lugares distintos al de su residencia Estos valores los gastos por concepto

de alimentacioacuten hospedaje y gastos menores inherentes al viaje

Sistema Dinnero Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes

a los viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos

como para presentar sus gastos por viaacuteticos

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Gerencias

bull Deberaacuten verificar que los valores presentados comoreembolsos por parte de los colegas sean racionalesy que estos esteacuten relacionados directamente altrabajo que ellos desempentildean antes de generar lasaprobaciones en el sistema

Analista de TradeMarketing Analista deCuentas por pagar

bull Revisar la documentacioacuten fiacutesica que soporta losgastos presentados por el colega y solicitados parareembolso asiacute como que el reporte esteacute lleno enforma correcta de acuerdo a la poliacutetica corporativade viajes y que cumpla con los requerimientosestablecidos en el reglamento para la aplicacioacuten dela Ley de reacutegimen tributario interno en su artiacuteculo27 que norma las liquidaciones de viaje

Contador general

bull Mantener actualizados de todas las reformastributarias emitidas por la autoridad fiscal a losAnalistas de Trade Marketing y de Cuentas porpagar con el fin de minimizar las contingenciastributarias

D METODOLOGIacuteA

bull Los colegas administrativos asiacute como los colegas de la Fuerza de Ventas que

poseen un equipo de coacutemputo de la compantildeiacutea deberaacuten ingresar la informacioacuten

de los reportes de gastos que deberaacute regirse a lo normado en la poliacutetica

corporativa de viajes en el sistema Dinnero uno por uno los documentos que

van a solicitar el reembolso en este detallaraacuten los valores completos sin

desglosar impuestos Una vez que los documentos hayan sido ingresados en

229

el sistema los empleados administrativos deberaacuten entregarlos al analista de

Cuentas por pagar y los administrativos de la Fuerza de Ventas al analista de

Trade Marketing Los empleados de la Fuerza de Ventas que no poseen un

equipo de coacutemputo de la empresa deberaacuten entregar los reportes de gastos

presentados de acuerdo a la poliacutetica de viajes directamente al analista de

Trade marketing para que este ingrese la informacioacuten documento por

documento y colega por colega en el sistema Dinnero a traveacutes de una

plantilla Aquellos documentos que excedan los montos asignados a cada uno

de los colegas por movilizacioacuten seraacuten rechazados y no se incluiraacuten en la

plantilla para la carga

Formato para la presentacioacuten de los reportes de Gastos

Instructivo

El reporte debe ser llenado por el empleado en el encabezado debe constar el

periodo y el motivo del viaje asiacute como la identificacioacuten del colega

En el cuerpo debe ir la siguiente informacioacuten

Fecha Debe contener la fecha del documento soporte del gasto

Ndeg El nuacutemero del documento soporte del gasto

Local El establecimiento donde se realizoacute el consumo

230

Descripcioacuten del gasto Identificacioacuten del tipo de gasto Ej Alojamiento nacional

Valor en moneda del documento Determinar el valor completo del soporte del

gasto en caso sea moneda extranjera en el caso de tratarse de doacutelares iraacute el mismo

valor en las dos uacuteltimas columnas

Valor en doacutelares Convertir el valor del documento soporte en caso de ser moneda

extranjera diferente de doacutelares

bull Los dos analistas mencionados deberaacuten revisar que los documentos que

respaldan el gasto contengan la siguiente informacioacuten fecha del documento

el local y el detalle del consumo realizado valor detallado en forma clara los

documentos no deben tener enmendaduras tachones ni borrones estar

presentados de acuerdo al nuevo reglamento para comprobantes de venta y

que no contengan consumos no permitidos en la poliacutetica corporativa de

viajes

bull En el caso uno o maacutes documentos no contengan la informacioacuten y de la forma

sentildealada en el punto anterior estos seraacuten devueltos a los colegas y no seraacuten

reembolsados

bull Las gerencias deberaacuten aprobar a traveacutes del sistema Dinnero los reportes de

gastos verificando todos los valores solicitados a reembolso En el caso que

los valores esteacuten fuera de los rangos normales para el gasto presentado este

deberaacute ser rechazado en el sistema Dinnero informando al colega el porqueacute

del rechazo

bull Si el colega logra justificar el valor consumido este se aprobaraacute en el sistema

procediendo a la contabilizacioacuten normal por parte de Shared Service

E SEGUIMIENTO

En el caso de la Fuerza de venta el aacuterea de Trade Marketing seraacute la encargada de

verificar que los pagos a los colegas se hayan realizado En el caso del aacuterea

Administrativa lo haraacute la analista de Cuentas por pagar

231

Poliacutetica de Control para la el establecimiento de metas en las ventas

A OBJETIVO Y ALCANCE

Delimitar praacutecticas correctas para establecer metas de ventas acordes con la realidad

de la compantildeiacutea que eviten que los empleados de la Fuerza de ventas se vean

abocados a realizar actos iliacutecitos o no eacuteticos con el fin de alcanzas las metas

planteadas por la administracioacuten en el territorio Ecuatoriano

B DEFINICIONES

Cuota Hace mencioacuten a la meta establecida por la Administracioacuten impuesta al

personal de la fuerza de ventas con el fin de que se cumpla un monto mensual

determinado tanto en valor como cantidad de los productos de la compantildeiacutea

Incentivos Son todos los beneficios que alcanza el persona del departamento de

Ventas por el cumplimiento de objetivos establecidos en el presupuesto de ventas

Demanda Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes a los

viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos como

para presentar sus gastos por viaacuteticos

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Gerente General

bull Llamar a reunioacuten al comiteacute gerencial para estableceren conjunto y consenso el presupuesto de objetivosde ventas

bull Revisar y verificar todos los escenarios posiblespara la consecucioacuten de las ventas frente al sistemapoliacutetico inestable en el paiacutes

bull Determina reuniones para realizar verificacionesmensuales de las metas establecidas y de ser el casoejecutar modificaciones de acuerdo a la realidad quela empresa y el paiacutes vivan en ese momento

232

Planificador Financiero

bull Plantear los escenarios para la consecucioacuten de losobjetivos de ventas a consideracioacuten del comiteacutegerencial

bull Establecer un presupuesto para dotar deherramientas comerciales y promocionales queapoyen a la Fuerza de ventas a la obtencioacuten de lacuota

Gerente de marketing

bull Informar acerca de los estudios de mercadoactualizados para determinar la demanda de losproductos del sector de confites en el Ecuador cuales el mercado ganado por la compantildeiacutea y lo queposee la competencia

bull Elaborar un FODA de la competenciabull Planificar estrategias de publicidad que mantenga

yo incrementen la participacioacuten de mercado asiacutecomo que se formen en una herramienta de influiren el consumidor para la adquisicioacuten de losproductos de la compantildeiacutea

Jefe de Trade Marketing bull Establecer estrategias promocionales y deexhibicioacuten para conquistar la atraccioacuten del mercado

Gerente de Ventas

bull Establecer estadiacutesticas de ventas por regioacuten ciudadsector y temporada para determinar cuaacuteles son lossitios y fechas en las que se pueden generar mejoraspara las ventas

Planificador de laDemanda

bull Determinar la demanda bajo estudios mensualesbull Informar al comiteacute gerencial en forma perioacutedica

acerca de la capacidad de cubrir la demandaestablecida a traveacutes de la capacidad de las plantaspara la entrega de producto

D METODOLOGIacuteA

bull Elaborar un presupuesto anual de objetivos de ventas tomando en cuenta

toda la informacioacuten entregada por los responsables en consenso con el

comiteacute gerencial

bull Revisar en forma mensual las variaciones generadas tanto en la realidad del

desarrollo del negocio como en la consecucioacuten de los objetivos y de ser el

caso replantear las metas para que estas sean racionales

bull Mantener los incentivos a la Fuerza de ventas para que la cuota sea

alcanzada

233

E SEGUIMIENTO

Realizar una evaluacioacuten mensual de los objetivos alcanzados y poner puntos de

atencioacuten en aquellos que no se estaacuten ejecutando para buscar oportunidades de

mejora

452 Procedimientos de Control Interno para el departamento de Ventas

bull Verificar que todos los reportes de gastos por viajes internacionales de la

Fuerza de Ventas sean presentado en un maacuteximo de 7 diacuteas calendario En el

caso de los viaacuteticos los documentos no deberaacuten tener una antiguumledad mayor a

un mes

bull Observar la poliacutetica de control de Creacuteditos y cobranzas donde se contemplan

paraacutemetros para la aprobacioacuten de pedidos previo a la aprobacioacuten de ventas

para evitar que se despache mercaderiacutea a clientes que no se encuentran al diacutea

con los pago

bull Realizar los caacutelculos de los incentivos ganados por el personal de la Fuerza

de ventas de acuerdo a los porcentajes establecidos en los beneficios a los

empleados

bull Observar la poliacutetica de control para Noacutemina con el fin de respetar las fechas

de entrega de la informacioacuten de los incentivos para que los empleados reciban

sus haberes a tiempo

bull Mantener bajo custodia segura los modelos exclusivos de los exhibidores

retirados de los proveedores con el fin de evitar posibles plagios o en su

defecto destruirlos en el caso que estos no se vayan a utilizar maacutes

bull Separar la mercaderiacutea recibida en buen estado de las devoluciones para

determinar si es procedente regresarla a los pallets de bodega o debe

realizarse con ella promociones o autoconsumos

234

Divulgacioacuten de las poliacuteticas corporativas e informacioacuten de laimportancia de su cumplimiento dos veces al antildeo que deberaacuten serincluidas en las presentaciones de las reuniones de Vamos Juntos enla que se entregaraacuten folletos con los puntos importantes de lasmismas en las que se deberaacuten ejemplarizar con casos reales

24000

Capacitacioacuten para el personal recieacuten ingresado que debe incluir unresumen de los procedimientos importantes de la compantildeiacuteainformacioacuten corporativa como poliacuteticas procedimientos valoresmisioacuten visioacuten etc asiacute como reuniones con el personal con el queinteractuaraacute en su trabajo diario

75000

Total costos relacionados con capacitaciones 99000

453 Actividades para el departamento de Ventas

bull Observar de forma inmediata el procedimiento corporativo de la otorgacioacuten

de descuentos comerciales que no se encuentran en el presupuesto para

desarrollarlo de acuerdo a los lineamientos de la administracioacuten

bull Establecer una adecuada comunicacioacuten entre las aacutereas de planificacioacuten

financiera Gerencias de ventas y Gerencia General para llevar a cabo en

forma correcta la poliacutetica administrativa para otorgar descuentos comerciales

bull Implementar las poliacuteticas propuestas para un adecuado control interno de los

procesos desarrollados en el departamento de Ventas

bull Aplicar los procedimientos de control establecidos en el presente capiacutetulo

como actividades del diacutea - diacutea

46 Costo ndash Beneficio de la implementacioacuten del Sistema de Control Interno para

los departamentos de Recursos Humanos Finanzas y Ventas

Costos generados

Capacitaciones

235

Honorarios a terceros

Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales

120000

Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones

300000

Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000

Materiales y Suministros

Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales

71400

Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil

50000

Total costos por suministros y materiales 121400

TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400

Beneficios

Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc

1300000

Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante

50000

Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial

250000

TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000

En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un

monto de $ 959600

Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que

implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos

permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a

estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad

evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas

De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa

198

4312 Evaluacioacuten para el proceso de facturacioacuten

Cuestionario de Control Interno para el proceso de facturacioacuten

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1iquestLas ventas se registran enlos resultados en momentode efectuar la facturacioacuten

X

2iquestSe graba el costo de ventaen forma simultaacutenea a laventa

X

3iquestLos comprobantes deventa tienen autorizacioacutenvigente emitida por rentas

X

4iquestLos pedidos sonadecuadamente controladosy aprobados

X

5

iquestSe realizancircularizaciones perioacutedicasentre los clientes paradeterminar si no existejineteo de dinero por partede la Fuerza de Ventas

X

6iquestSe han firmando contratosde exclusividad con losUSO Promotores

X

Narrativa del proceso de facturacioacuten

El proceso se inicia cuando la Fuerza de ventas recoge los pedidos de los clientes

luego ingresa los pedidos recogidos en el SAP a traveacutes de sus palms En la bodega

se corre una transaccioacuten denominada el packing list para verificar la disponibilidad

de los inventarios

Posterior cartera se encarga de verificar que el cliente no se encuentre en mora para

poder liberar los pedidos caso contrario los retiene hasta que cancele sus deudas

Una vez aprobados los pedidos la bodega corre el proceso de facturacioacuten y emite las

facturas Alista toda la mercaderiacutea de acuerdo a lo facturado y despacha los pedidos

verificando la facturacioacuten

CCRR

eacuteeacute dd iti

oto ss y

y CC o

o bbrr aa

nn zz aa

ssBB

oo dd ee

gg aa

FF uu ee

rr zzaa

dd ee V

V ee nn

tatass

Flujograma para el proceso de facturacioacuten

Inicio Recoger pedidosde clientes

Ingresar lospedidos en el

sistema

CCoorrrererrPPaacckkiningglilsist tppaararavveerirfiifcicaarr

CCoorrrererreel lpprorocceessoo Emitir FacturasAAlilsistatarrppeeddididoossddee

acuerdo a la

S

Se encuentra de

Despachar lospedidos

N

Fin

ddisisppoonnibibiliii

ldidaaddddeeininvveenntatariroioss

ddeefafacctuturaraccioacuteioacutennacuerdo a lafafacctuturaraccioacuteioacutenn

acuerdo a la factura

Volver a verificar lamercaderiacutea de la

factura para eldespacho

VVeerirfiifcicaarrlalaccaartreteraravveennccididaa

Cumple con lospagos

LLibibeerararrlolossppeeddididoossS

ppaararafafacctuturararr

RReetetenneerreel lppeeddididooN hhaasstataqquueeccuummpplala

ccoonnlolossppaaggooss

199

Matriz de Riesgo para el proceso de facturacioacuten

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

Las ventas no seregistran en losresultados enmomento deefectuar lafacturacioacuten

Todas las ventas seregistran en losresultados enmomento deefectuar lafacturacioacuten

X X Bajo

2

El costo de venta nose graba en formasimultaacutenea a laventa

El costo de venta detodas las ventas segraba en formasimultaacutenea a laventa

X X Bajo

3

Los comprobantesde venta no tienenla autorizacioacutenvigente emitida porrentas

Todos loscomprobantes deventa poseen laautorizacioacuten vigenteemitida por rentasla que se renuevacada antildeo

X X Bajo

4

Los pedidos demercaderiacutea no sonadecuadamentecontrolados yaprobados

Todos los pedidos deventa son aprobadospor Creacuteditos ycobranzas ycontrolados por labodega

X X Bajo

5

No se realizancircularizacionesperioacutedicas entre losclientes paradeterminar si noexiste jineteo dedinero por parte dela Fuerza de Ventas

Creacuteditos y cobranzasrealiza unseguimientoperioacutedico de suscuentas para evitarque la Fuerza deVentas se quedecon dinero de losclientes

X X Bajo

6

No se han firmandocontratos deexclusividad con losUSO Promotores

Se mantienencontratos deexclusividad ya quelos USO promotorestrabajan a su vez confuerza de ventasdirecta de lacompantildeiacutea

X X Bajo

4313 Evaluacioacuten del proceso para la entrega de incentivos a la Fuerza de

Ventas

Cuestionario de Control Interno para la entrega de incentivos a la Fuerza deVentas

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

iquestEl establecimiento decuotas para la Fuerza deventas se realiza deacuerdo a un anaacutelisis ysobre una base racional

X

2

iquestLos incentivos para lasgerencias de ventas seencuentran en el rangoestablecido para estoscargos a nivel regional

X

3

iquestLos incentivosentregados se realizanuacutenicamente cuando se hanalcanzado las metas

X

4

iquestSe realizan visitas decampo sorpresivas paraverificar el cumplimientode las rutas de la Fuerzade ventas

X

5

iquestLos incentivos seconsideran como ingresosimputables en el rol depagos

X

6

iquestSe elaboranperioacutedicamente informesde ventas y sus avancescon respecto a las metasestablecidas

X

Narrativa del proceso para la entrega de incentivos de la Fuerza de Ventas

Se inicia cuando las ventas del mes se han cerrado el personal de la Fuerza de

Ventas verifica su cumplimiento y elabora un informe que es entregado al personal

de Trade Marketing quien calcula las metas alcanzadas por cada persona de la

Fuerza de ventas contra la meta establecida y verifica con el informe del colega en

caso existan diferencias con el colega se le informa y se concilia con la informacioacuten

del sistema En el caso que la meta se haya alcanzado al 100 se calcula un 34

201

202

del monto de la venta y en el caso que supere el 110 se aplicaraacute un porcentaje de

41 del total de la venta alcanzada por el colega

Los valores por incentivos son informados a Noacutemina y estos son incluidos en el rol

de pagos

Al final del mes se establece las nuevas metas para el mes subsiguiente que deben

estar acorde con el presupuesto anual de ventas en la reunioacuten mensual de Forecast y

que deben estar bajo la realidad del negocio en el mercado Estas metas son

consensuadas en el comiteacute de direccioacuten incluido la persona de planificacioacuten de

demanda y planificacioacuten financiera Una vez establecidas se comunica a la Fuerza

de Ventas cuales seraacuten las metas a ser alcanzadas en el mes para que alcancen sus

incentivos

203

NNoacuteoacute m

m inin a

aTT r

r aa dd ee

MMaa r

r kk ee tit

nin gg

FF uu ee

rr zzaa

dd ee V

V ee nn

tatass

CCoo m

m iti eacuteteacute

gg ee rr e

e nncc i

aia ll

Flujograma para el proceso de entrega de incentivos a la Fuerza de Ventas

Planifica las nuevasmetas para elsiguiente mes

Informa a laFuerza de Ventas

Fin

Inicio

Elabora informe desu cumplimiento en

metas y se loentrega a Trade

Mkt

Obtiene delsistema las ventas

alcanzadas porcolega

Verifica con elinforme entregadopor el colega de la

FFVV

N

Estaacuten de acuerdo losvalores

S

Concilian con elcolega de acuerdo

a la informacioacutenobtenida en el

sistema

Se calculan losincentivos deacuerdo a lo

establecido en lapoliacutetica de beneficios

a la FFVV

Ingresa losbeneficios en el roldel personal de la

FFVV

204

4314 Evaluacioacuten del proceso para la entrega de material promocional

Cuestionario de Control Interno para la entrega de material promocional a losclientes

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

Previo al despacho delmaterial promocional iquestSeverifica el cumplimientode la poliacutetica y lasautorizacionescorrespondientes

X X

Uacutenicamente serecoge la solicituddel personal deventas no se cuentacon lasaprobaciones nianaacutelisis de lossupervisores

2

iquestSe firman contratos deconfidencialidad con losproveedores que fabricanel material promocional ala compantildeiacutea

X

3

iquestSe ejecuta un adecuadoseguimiento delcumplimiento de estoscontratos

X

4

iquestEl material promocionalasignado tiene unseguimiento paracomprobar su estado en elcliente

X

Narrativa del proceso para la entrega de material promocional

El proceso se inicia cuando el personal de la Fuerza de ventas (autoventistas y

coordinadores de Zona) recogen la solicitud del cliente para la asignacioacuten de un

exhibidor u otro tipo de material promocional no asignado en promociones El

empleado de la Fuerza de Ventas debe elaborar una recomendacioacuten (Justificativo

para solicitar el material promocional) esta recomendacioacuten debe ser revisada por el

Supervisor de la zona que estaacute realizando el requerimiento si la recomendacioacuten

cumple con la poliacutetica comercial para entrega de exhibidores y otro tipo de material

promocional se solicitaraacute a la bodega prepare una orden de despacho para entregar el

material al solicitante de la Fuerza de ventas y esta a su vez se la entrega al cliente

205

BBoo d

d eegg a

aSS

uu pp ee

rr vvisis

ioacuteioacutenn

dd ee V

V ee nn

tt aass

FFuu e

e rrzz a

a dd ee

VVee n

n tt aa ss

Flujograma para el proceso de entrega de material promocional

IniacutecioSolicitud de

Materialpromocional

Elaborarrecomendacioacutenpara obtener elmaterial prom

Entrega delmaterial

promocional alcliente

Fin

Negar la entregaN de Material

promocional

Revisar si larecomendacioacuten seajusta a la poliacuteticade asignacioacuten de

material prom

Cumple lascondiciones de la

poliacutetica

SAprobar la entrega

de materialpromocional

Elaborar la ordende despacho

Entrega del materialpromocional contra

OD

206

Matriz de Riesgo de para el proceso en la entrega de material promocional

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

No se verifica elcumplimiento de lapoliacutetica paraasignacioacuten dematerial promocionaly las autorizacionescorrespondientes

Los supervisores deventas no apruebanninguna solicitudpara la entrega delmaterialpromocional y labodega entrega conla simple solicitudde la Fuerza deventas

X X Alto

2

No se firmancontratos deconfidencialidad conlos proveedores quefabrican el materialpromocional a lacompantildeiacutea

Se mantienencontratos deconfidencialidad contodos losproveedores quefabrican materialespromocionalesexclusivos

X X Bajo

3

No se ejecuta unadecuado seguimientodel cumplimiento deestos contratos

El cumplimiento delos contratos essupervisado por elpersonal de TradeMarketing

X X Bajo

4

El materialpromocionalasignado tiene unseguimiento paracomprobar su estadoen el cliente

Se verifica elcuidado del materialpromocionalentregado a losclientes en cadavisita para la tomade pedidos de venta

X X Bajo

4315 Evaluacioacuten del proceso para otorgar descuentos comerciales

Cuestionario de Control Interno para el Establecimiento de descuentoscomerciales

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

iquestLos descuentoscomerciales sonanalizados en elpresupuesto anual deactividades y planoperativo

X

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

2

iquestLos descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto cuentan conla respectiva aprobacioacutendel Gerente de ventas ydel planificadorFinanciero

X X

Uacutenicamentecuentan con laaprobacioacuten delPlanificadorFinanciero estoafecta a lasventas netas y elGerente deVentas no tieneconocimientodel particular

3

iquestSe cumplen con losparaacutemetros de entrega dedescuentos por prontopago y otras promocionesa los clientes

X

4

iquestSe les comunica a losclientes los descuentos alos que tienen acceso deacuerdo a sus condicionesde pago y montos decompra

X

Narrativa del proceso para otorgar descuentos comerciales

Inicia con el anaacutelisis que realiza Planificacioacuten financiera acerca de los descuentos

que se pueden otorgar a los clientes de acuerdo al presupuesto por promociones o

incentivos si estaacuten en el presupuesto se consideran planificados en el caso que no

esteacuten en el presupuesto se informaraacute siempre y cuando exista un colchoacuten en el

presupuesto de ventas

Esto es informado al Gerente de ventas quien analiza el descuento en caso no haya

sido contemplado en el presupuesto anual de la necesidad del mismo y cuantos

beneficios generaraacute a su incremento de las ventas

Una vez que haya ejecutado el anaacutelisis si es viable elaboraraacute la propuesta comercial

para presentarla al Gerente General quien deberaacute aprobar la propuesta en el caso que

207

sea aplicable y genereacute un beneficio mayor a su costo Si es aprobada se comunicaraacute

al departamento de Trade Marketing para su divulgacioacuten entre los clientes

Cuando los clientes hayan alcanzado las metas propuestas en las promociones

establecidas Trade Marketing solicitaraacute a Creacuteditos y cobranzas que emita la nota de

creacutedito correspondiente y la Fuerza de ventas o el gerente de ventas se encargaraacute de

hacerla llegar al cliente

CC rr eacuteeacute d

d iti oto y

yCC o

o bbrr aa

nn zz aa s

sPP l

ala nn ifi i

f cic aa cc i

oacuteioacute nn

FF inin a

a nncc ie

ie rr aa

DD irir ee

cc cc ioacuteioacute

nnGG

ee nn ee

rr aall

DD irir ee

cc cc ioacuteioacute

nndd e

e VV ee

nn tata s

sTT r

r aa dd ee

mmaa r

r kk ee tit n

in gg

Flujograma para el proceso de la entrega de descuentos comerciales

IniacutecioAnaliza

descuentospromocionales

Existe un colchoacuten enel presupuesto de

ventasN Fin

Emite la nota decreacutedito

S

Entrega alSupervisor deVentas para su

entrega al cliente

Fin

Se solicita aS Creacuteditos emitir la

NC

Realiza la campantildeaentre los clientes de

la promocioacutenapoyado en la

FFVV

Verifica el logro delas metas por parte

de los clientes

El cliente llegoacute a lameta

N No se otorga eldescuento Fin

Comunica a trade

S marketing parainiciar la

promocioacuten

Los desct Estaacuten enel presupuesto

N

Se analiza sunecesidad deacuerdo a una

estrategiacomercial

SElabora lapropuesta

comercial para losdescuentos

Aprueba lapropuesta Se cierra la

propuesta Fin

N

209

210

Matriz de Riesgo de para el proceso para otorgar descuentos comerciales

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

Los descuentoscomerciales no sonanalizados en elpresupuesto anualde actividades yplan operativo

El presupuesto anualde ventas contemplalos descuentoscomercialesplanificados al iniciodel antildeo

X X Bajo

2

Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto nocuentan con larespectivaaprobacioacuten delGerente de ventas ydel planificadorFinanciero

Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuestouacutenicamente cuentancon la aprobacioacutendel planificadorFinanciero quien laspresentadirectamente alGerente General

X X Alto

3

No se cumplen conlos paraacutemetros deentrega dedescuentos porpromociones a losclientes

Toda promocioacuten queotorga descuentoscomerciales esentregada losclientes de acuerdo alos paraacutemetrosestablecidos

X X Bajo

4

No se les comunicaa los clientes losdescuentos a losque tienen accesode acuerdo a suscondiciones de pagoy montos de compra

Toda promocioacuten escomunicada a losclientes en formaprevia de iniciar

X X Bajo

211

3316 Evaluacioacuten de los proceso de Devoluciones

Cuestionario de Control Interno para el proceso de Devoluciones

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

iquestLa recepcioacuten demercaderiacutea devuelta sehace previa verificacioacutende la factura de venta

X X

La mercaderiacutea serecibe sinverificar antes laventa realizadacon anterioridad

2

iquestLa recepcioacuten de lamercaderiacutea devuelta serecibe directamente enlas bodegas de lacompantildeiacutea

X

3

iquestAntes de ejecutar ladevolucioacuten de lamercaderiacutea esta esaprobada por lossupervisores de ventas

X

Sin embargo lasaprobaciones nose realizan previala verificacioacuten delorigen de lamercaderiacutea

4

iquestEl supervisor de ventassolicita un justificativodel porqueacute ladevolucioacuten

X

Narrativa de proceso de Devoluciones

El proceso se inicia cuando el personal de la Fuerza de Ventas recoge la solicitud de

devolucioacuten del cliente Esta devolucioacuten debe ser verificada por el Supervisor de

ventas para establecer el estado en la que se recibe la mercaderiacutea y elaboraraacute un

informe que deberaacute ser presentado al gerente de ventas este verifica si cumple con

las condiciones establecidas en la poliacutetica comercial para la devolucioacuten de ventas y

procede a aprobarla en el caso se estar correcto

Una vez aprobada la devolucioacuten se informa a la bodega para que coordine el retiro de

la mercaderiacutea Cuando recibe la mercaderiacutea en la bodega se afecta la Nota de

Creacutedito a la uacuteltima factura emitida al cliente Esta nota de creacutedito es entregada a la

Fuerza de ventas para que sea entregada al cliente

SSuu p

p eerr vv

isisioacuteioacute

nndd e

eVV

ee nn tat

a ssBB

oo dd ee

gg aa

DDirir e

e cccc i

oacuteioacute nn d

d eeVV e

e nntata

ssFF u

u eerr zz

aadd e

e vv ee

nn tata s

s

Flujograma para el proceso de Devolucioacuten de mercaderiacutea

IniacutecioRecoge la solicitudde devolucioacuten del

cliente

Entrega la nota decreacutedito al cliente Fin

Verificar elproducto a

devolver seacuerdo a su buen

o mal estado

S Aprueba ladevolucioacuten

Cumple lascondiciones de la

poliacutetica

N Rechaza ladevolucioacuten

Coordina larecoleccioacuten de la

mercaderiacuteadevuelta

Emite la nota decreacutedito

212

213

Matriz de Riesgo de para el proceso de devolucioacuten de mercaderiacutea

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

La recepcioacuten demercaderiacutea devueltase hace sin previaverificacioacuten de lafactura de venta

La mercaderiacuteadevuelta se recibesin verifica sinrevisar la factura deventa en la que seoriginoacute

X X Alto

2

La recepcioacuten de lamercaderiacutea devueltano se recibedirectamente en lasbodegas de lacompantildeiacutea

La bodega realiza lalogiacutestica pararecoger lamercaderiacutea de ladevolucioacuten

X X Bajo

3

La devolucioacuten de lamercaderiacutea no esaprobada por lossupervisores deventas

Los supervisores deventas verifica todaslas devoluciones quevan a ser recibidasestas son aprobadaspor las gerencias deventas

X X Bajo

4

El supervisor deventas no solicita unjustificativo delporqueacute se realiza ladevolucioacuten

El supervisor deventas elabora uninforme de ladevolucioacuten para serentregado al gerentede ventas

X X Bajo

44 Resultados de la evaluacioacuten de Control Interno

441 Matriz de Hallazgo de Control Interno del departamento de Ventas

En la Matriz de Hallazgos determinaremos los cuatro atributos de cada uno de los

puntos criacuteticos encontrados posterior a la evaluacioacuten realizada

214

Matriz de Hallazgos el Departamento de Ventas

Falta de verificacioacuten de las condiciones para le devolucioacuten de mercaderiacuteas

Condicioacuten

La mercaderiacutea devuelta por parte de los clientes es recibida porel personal de la bodega uacutenicamente con la orden de los colegasde la Fuerza de Ventas sin verificar antes que esa mercaderiacuteahaya sido vendida por la empresa y a que factura pertenece

Criterio

Existe la inobservancia de la poliacutetica corporativa para ladevolucioacuten de mercaderiacutea Seccioacuten Metodologiacutea punto 3 queexpresa

ldquoMal Estado El producto en mal estado se considera a aquelproducto vencido en condiciones de calidad no oacuteptimas depresentacioacuten descontinuada o en malas condiciones que tambieacutendeberaacuten pasar por la verificacioacuten de venta previa Para el CanalModerno y Mayorista cuando falta menos de 90 diacuteas para suvencimiento para el Canal Tradicional cuando falta menos de45 diacuteas para su vencimientordquo

Adicional a la poliacutetica corporativa existe una inobservancia alreglamento de comprobantes de venta retencioacuten y documentoscomplementarios que en su Art 15 menciona

ldquoNotas de creacutedito- Las notas de creacutedito son documentos que seemitiraacuten para anular operaciones aceptar devoluciones yconceder descuentos o bonificaciones

Las notas de creacutedito deberaacuten consignar la denominacioacuten serie ynuacutemero de los comprobantes de venta a los cuales se refierenrdquo

Causa

El personal de la bodega como el personal de la fuerza deventas no tienen un conocimiento exacto de la poliacuteticacorporativa Adicional a esto los supervisores de venta noverifican las solicitudes de devolucioacuten realizadas y en la bodegatampoco exigen las aprobaciones necesarias

Efecto

El hecho de recibir devoluciones que no hayan sido debidamenteverificadas y autorizadas provoca que dicha mercaderiacutea puedano haber sido vendida por la empresa alto niveles de productoen mal estado y una alta contingencia tributaria al no determinarexactamente a que factura estaacute afectando la devolucioacuten

Conclusioacuten

La devolucioacuten de la mercaderiacutea no cuenta con la verificacioacutennecesaria por parte de la Fuerza de ventas y de la Bodega paradeterminar con que factura de venta fue entregada al cliente porlo que se considera un facilismo en el proceso que puede generarpeacuterdidas para la compantildeiacutea

215

A la Gerencia General

Recomendacioacuten

Establecer procedimientos de control para que la Fuerza deVentas verifique que la mercaderiacutea que se va a recibir haya sidovendida por la compantildeiacutea para lo cual se deberaacute incluir estainformacioacuten en el informe entregado a las Gerencias de ventas

Exigir a la Bodega que se realice una investigacioacuten de la facturaque deberaacute ser afectada con la devolucioacuten previo a la emisioacuten dela Nota de creacutedito

Descuentos Comerciales no presupuestados se otorgan sin la aprobacioacuten de laGerencia de Ventas

Condicioacuten

Los descuentos comerciales promocionales que no estaacuten dentrodel presupuesto cuentan uacutenicamente con la aprobacioacuten deplanificacioacuten Financiera y no se solicita o requiere de laaprobacioacuten de la gerencia de Ventas antes de que se ejecuten loque deja sin control previo a la Cabeza de Ventas de lasestrategias otorgadas a los clientes y sus impactos en las ventasnetas

Criterio

La poliacutetica corporativa de descuentos en su seccioacuten 2 deResponsabilidades paacutegina 4 expresa que

ldquoTodo descuento otorgado a un cliente ya sea por estrategias ocubrimiento de riesgos que no consten en el presupuesto debenser aprobados por el Gerente de Ventas y por el PlanificadorFinanciero con el fin de medir el costo ndash beneficio del mismoCaso contrario no se generaraacutenrdquo

Causa

No existe una buena praacutectica de comunicacioacuten entre la gerenciade ventas y la planificacioacuten financiera principalmente porqueson rubros que afectan al presupuesto que es controlado porFinanzas y que estos descuentos son solicitados en su mayoriacuteapor el Country Manager y la comunicacioacuten a la gerencias deventas se realiza una vez creada la promocioacuten

EfectoEsta praacutectica genera desbalances en las metas planteadas paracada una de las gerencias y malestar en las gerencia de ventasal ver su campo de accioacuten invadido y limitado

Conclusioacuten

El proceso no se cumple de acuerdo a lo establecido en lapoliacutetica y en el procedimiento por lo que existe unainobservancia total de lo establecido en la reglamentacioacutencorporativa generando un proceso inexacto e incorrecto

216

A la Gerencia General

RecomendacioacutenSupervisar que los lineamientos implementados por la propiaadministracioacuten se cumplan generando una adecuadacomunicacioacuten entre los departamentos de Finanzas y ventasgenerando el respeto de la independencia e interrelacioacuten de lasfunciones de cada una de estas aacutereas

Falta de comunicacioacuten de las poliacuteticas y procedimientos corporativos queafectan al aacuterea comercial a la Fuerza de Ventas en general

Condicioacuten

La administracioacuten no genera una comunicacioacuten de las poliacuteticascorporativas existentes que afectan al aacuterea comercial a todo elpersonal de la Fuerza de Ventas sino uacutenicamente a lasGerencias y los Supervisores los cuales tampoco compartenesta informacioacuten con sus reportes

Criterio

Tal como se indicoacute en el capiacutetulo 3 la falta de comunicacioacuten delas poliacuteticas es un problema que se genera en todas las aacutereas dela entidad inobservando el procedimiento para la correctacomunicacioacuten de poliacuteticas corporativas paacuterrafo 30 que diceldquoEl comiteacute gerencial como parte primordial de sus obligacionesdeberaacute repartir y dar a conocer la misioacuten visioacuten poliacuteticascorporativas y valores corporativos el momento que se integra ala compantildeiacutea La estrategia y planes de accioacuten generales noconfidenciales y susceptibles de mal uso se deberaacuten a dar aconocer y hacerse puacuteblicos entre los empleados asiacute como losresultados de la compantildeiacutea cada trimestre en el Vamos Juntosrdquo

Causa

La administracioacuten y en especial las Gerencias de Ventas no hancreado una cultura de conocimientos y buena praacutectica de laspoliacuteticas y procedimientos que afectan al departamento deventas debido a que las mercaderistas preventistas personal deautoventa impulsadoras no tienen un manejo adecuado de estasy tampoco un conocimiento general

Efecto

El hecho que el personal de la fuerza de ventas desconozca losprocedimientos provoca que muchos de los procedimientos selleven a cabo en forma incorrecta y que ciertas poliacuteticas no secumplan Entre los procesos con alto nivel de falencias estaacuten larecoleccioacuten de las devoluciones inadecuada entrega de materialpromocional y reportes de gastos presentados en formaincorrecta

Conclusioacuten

La falta de conocimiento de las poliacuteticas y procedimientoscorporativos genera limitaciones en el control que se puedeestablecer en el personal debido a que si no conoce unprocedimiento o una poliacutetica es imposible cumplirla lo quegenerariacutea desviaciones en la obtencioacuten de metas corporativas

217

A la Gerencia General

Recomendacioacuten

Ejecutar una adecuada comunicacioacuten al personal de ventasreferente a los aspectos corporativos importantes asiacute comodesarrollar una planificacioacuten para realizar por lo menos una vezal antildeo una comunicacioacuten colectiva a todas las personas quenecesitan conocer estas poliacuteticas recordaacutendoles su alcance ypuntos importantes

El despacho del material promocional no cuenta con las aprobaciones nianaacutelisis de los supervisores previo a su despacho

Condicioacuten

El material promocional despachado y colocado en los clienteses entregado por parte de la bodega uacutenicamente con unasolicitud del personal de la fuerza de ventas y no se cuenta conlas aprobaciones ni anaacutelisis de los supervisores para determinarla verdadera necesidad y beneficio futuro de colocar material deexhibicioacuten en un punto de venta determinado

Criterio

Existe una mala aplicacioacuten de la Poliacutetica para asignacioacuten dematerial promocional en su seccioacuten 2 Responsabilidades quemencionaldquoLos supervisores de ventas seraacuten los encargados de revisar losteacuterminos para la entrega del material promocional y solo seraacutenaprobadas las solicitudes que cumplan con las condicionesestablecidas en la presente poliacuteticardquoSeccioacuten 4 MetodologiacutealdquoPara realizar una asignacioacuten de exhibidores se debedeterminar primero que tipo de exhibidor se va a entregar y deacuerdo a su tamantildeo y modelo el vendedor tendraacute que justificaren un informe la ubicacioacuten del punto de venta el espacio queocuparaacute el exhibidor los montos de compra del cliente ydeterminar una proyeccioacuten para crecimiento del sectorrdquo

Causa

El personal de la bodega no exige que el informe para lasolicitud de material promocional tenga la firma del respectivosupervisor y realiza los despachos normalmente adicional a lafalta de conocimiento de las poliacuteticas corporativas provoca quela fuerza de ventas no se genere la obligacioacuten de cumplir conuna buena praacutectica de la poliacutetica mencionada

Efecto

El incumplimiento de la poliacutetica establecida provoca que muchodel material asignado a los clientes no es aprovechado en formacorrecta debido a que ciertos exhibidores costosos sonentregados a clientes que no realizan montos de compra altos yque no utilizan el exhibidor de forma adecuada generandogastos injustificados para Cadbury

218

Conclusioacuten

La asignacioacuten y entrega de los exhibidores y materialespromociones genera un desperdicio ya que estos estaacuten siendoentregados sin el anaacutelisis del beneficio que se obtendraacute ya quese han encontrado varios exhibidores grandes en clientes queno tienen ni el espacio ni el nivel de compras para cubrirlo deproducto

Recomendacioacuten

A la Gerencia General

Supervisar que la asignacioacuten del material promocional mismoque es costoso sea entregado de acuerdo a lo establecido por lapoliacutetica corporativa y con un anaacutelisis de los consumosrealizados por los clientes asiacute como la seguridad que tendraacute elbien de la compantildeiacutea en el punto de venta

442 Indicadores de Gestioacuten para el departamento de Ventas

Los Indicadores de gestioacuten aplicados para el departamento de Ventas nos permitiraacuten

medir las variables relacionadas con las metas impuestas por la administracioacuten asiacute

como el desempentildeo del departamento

Asiacute tenemos los siguientes indicadores para este departamento

iquestQueacute se va aMedir Objetivo

Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios

Conocimiento dela Visioacuten

Establecer cuantosempleados de lacompantildeiacutea conocensu visioacuten

Visioacuten

de empleados del departamentoFinanciero que Conocen la Visioacuten

de la Empresa Miacutenimoaceptable 85

82

83

El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten de laVisioacuten

Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con suvisioacuten

Visioacuten

de empleados del departamento deVentas que Comparten la Visioacuten de

la Empresa Miacutenimoaceptable 80

82

83

Se presenta como indicadorimportante ya que todos losempleados que conocen lamisioacuten estaacuten de acuerdo conesta

Total empleados del departamentode Ventas 99

Conocimiento dela Misioacuten

Fijar cuaacutentosempleados de lacompantildeiacutea conocensu misioacuten

Misioacuten

de empleados del departamento deVentas que Conocen la Misioacuten de la

Empresa Miacutenimoaceptable 75

82

83

El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten de laMisioacuten

Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con sumisioacuten

Misioacuten

de empleados del departamento deVentas que Comparten la Misioacuten de

la Empresa Miacutenimoaceptable 83

82

83

Representa que todos losempleados trabajan en pro dela consecucioacuten de losobjetivos de la compantildeiacuteaTotal de empleados del

departamento de Ventas 99

219

iquestQueacute se va aMedir Objetivo

Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios

Eficacia de losMetas planteados

Establecer laeficacia en elalcance de las metasplanteados

Metas

Meses en que se ha alcanzado lameta de ventas

Miacutenimoaceptable 92

12

100

El departamento de ventas haalcanzado las metas de ventasdurante todos los meses delantildeo12 12

Nivel de eficaciaen las metaspropuestas

Determinar sobre el100 en queporcentaje promediohan sido alcanzadaslas ventas propuestas

Metas

Promedio de ventas realesalcanzadas

Miacutenimoaceptable 95

236000000115

El logro en las ventas ha sidobastante exitoso en el 2010pasando un 15 del propuestoPromedio de ventas propuestas en

el antildeo 205000000

Nivel deliderazgo delpersonal de lacompantildeiacutea

Fijar el nivel deliderazgo que poseeel personal engeneral

Direccioacuten yliderazgo

Personal que identifica el estilo deLiderazgo

Miacutenimoaceptable 10

12

12

El miacutenimo aceptable para deldepartamento es establecido enun 12 debido a la grancantidad de Personas en laFuerza de Ventas que trabajana cargo de supervisores ygerentes

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten delliderazgo de lacompantildeiacutea

Medir la aceptacioacutendel estilo deliderazgoestablecido en lacompantildeiacutea

Direccioacuten yliderazgo

Personas que aceptan el estilo deliderazgo

Miacutenimoaceptable 90

84

85

Existe una reaccioacuten de algunaspersonas para aceptar a laNueva Gerencia de Ventasestablecida por la compra deKraft a la compantildeiacutea

Total empleados del departamentode Ventas 99

220

221

45 Propuesta de Control Interno

Con los resultados obtenidos de la evaluacioacuten generaremos una propuesta de Control

Interno para el departamento de Ventas que le permita a la compantildeiacutea establecer un

sistema de control basado en poliacuteticas procedimientos y actividades en el aacuterea

comercial

451 Poliacuteticas de control para el departamento de Ventas

Poliacutetica para el Control de devoluciones

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de esta poliacutetica es establecer los lineamientos para la gestioacuten de las

devoluciones en Buen y Mal estado generadas en Ecuador en los canales Tradicional

Moderno y Mayorista

B DEFINICIONES

Devolucioacuten Es el retorno de un producto que ha estado en propiedad de un cliente

Buen Estado Se considera que un producto se encuentra en buen estado cuando se

encuentra apto para la venta con el empaque original y dentro de los plazos

suficientes para considerarlo como apto para la comercializacioacuten tomando en cuenta

el tiempo de su consumo de acuerdo a lo establecido en la poliacutetica comercial

Mal Estado Se considera que un producto se encuentra en mal estado cuando su

caducidad se encuentra cercana se encuentra averiado descontinuado o no vigente

por cambio de empaque

Rechazos Son las devoluciones del producto antes de perfeccionarse la venta es

decir no se hizo la transferencia de la propiedad del producto al cliente

222

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Supervisor de Ventas

bull Se encarga de verificar el producto a devolver y deelaborar el formato de pedido de recojo que debeindicar si el producto se encuentra en buen o malestado

bull Elaborar un informe que contenga el detalle si lamercaderiacutea fue vendida por la compantildeiacutea de acuerdo allote verificado

bull Coordinaraacute con la bodega la logiacutestica para recoger elproducto

Gerentes de canal deVentas

bull Gerente de Ventas deberaacute aprobar y validar el recojode la mercaderiacutea siempre y cuando haya recibido delsupervisor el informe de devolucioacuten caso contrariodeberaacute rechazar la devolucioacuten

Fuerza de ventas

bull Canalizar la solicitud de devolucioacuten desde el clientehasta el supervisor

bull Obtener la informacioacuten del cliente el porqueacute de ladevolucioacuten

Bodegabull Recibir la mercaderiacutea contra el informe aprobado por

el Gerente de ventasbull Emitir la nota de creacutedito

D METODOLOGIacuteA

bull Cuando se notifiqueacute la solicitud de devolucioacuten el supervisor deberaacute solicitar

a la bodega un reporte del lote que el cliente estaacute devolviendo para verificar

que este haya sido vendido por la compantildeiacutea y comprado por el cliente que

hace la solicitud ya que no se recibiraacuten cambios realizados por realizados

entre clientes

bull La Bodega no realizaraacute la logiacutestica para retirar el producto devuelto mientras

no haya recibido el informe firmado y aprobado por el gerente de ventas

bull La nota de creacutedito emitida debe ser entregada al cliente en el plazo maacuteximo

de 48 horas para que estas no generen rechazos por los clientes por las fechas

especialmente por cambio de mes

223

E SEGUIMIENTO

El seguimiento lo deberaacute realizar Creacuteditos y cobranzas en forma automaacutetica ya que

esta nota de creacutedito disminuiraacute el valor de la deuda del cliente En caso la cuenta del

cliente quedeacute con un saldo negativo creacuteditos deberaacute solicitar la emisioacuten de un pago

para que esta cuenta quede en cero

Poliacutetica para el Control de entrega del material promocional

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de esta poliacutetica es determinar puntos de control para asignar material

promocional a los clientes en todo el territorio ecuatoriano

B DEFINICIONES

Material promocional Son obras audiovisuales y graacuteficas asiacute como todas las partes

componentes de las mismas que constituyen los mensajes publicitarios de las

campantildeas difundidas a traveacutes de cualquier medio y soporte considerados como

convencionales

Exhibidores Constituye material promocional disentildeado para mejorar la

presentacioacuten en el punto de venta de los productos

Sectores High income Se considera a los sectores en los cuales los clientes tienen

un alto grado de consumo y nivel de ventas para la compantildeiacutea asiacute como los productos

que se comercializan en estos lugares son de costos altos

Sectores low income Son sectores en los que los niveles de ventas de la compantildeiacutea

son bajos y los productos consumidos son econoacutemicos

224

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Fuerza de ventas

bull Elaborar informe acerca de la asignacioacuten delmaterial promocional en el caso de exhibidores eltamantildeo solicitado el sector donde se ubica elcliente el espacio y la seguridad con el que contaraacuteel exhibidor y el monto de ventas que consume elcliente y cuanto podraacute mejorar con el apoyo de laexhibicioacuten

Supervisor de Ventas

bull Verificar y aprobar el informe presentado por elpersonal de la Fuerza de ventas

bull Entregar una copia de la aprobacioacuten a la bodegapara que el material sea entregado

Bodega

bull Entregar el material promocional uacutenicamente con elinforme aprobado por el supervisor de ventas

bull Emitir la orden de despacho para el adecuadocontrol de los inventarios de material promocional ysolicitar la firma del recibiacute confirme por parte delcliente

D METODOLOGIacuteA

bull Los preventistas y autoventistas deberaacuten incluir en el informe que deben

presentar a su supervisor el nivel de compras del cliente si el sector en el que

se encuentra el punto de venta es high o low income con la finalidad de

determinar el mejor exhibidor a ser asignado

bull El Supervisor debe corroborar la informacioacuten presentada por los preventistas

y autoventistas es correcta con la verificacioacuten fiacutesica y estadiacutesticas de ventas

bull El personal de la bodega NO podraacute sacar ninguacuten exhibidor de las bodegas que

no cuente con la debida aprobacioacuten e informe de firmado por el Supervisor de

ventas siendo la responsabilidad del supervisor la correcta asignacioacuten del

material promocional para los clientes

E SEGUIMIENTO

El personal de la Fuerza de ventas seraacute el encargado de verificar que el material

promocional asignado al cliente cuente con la seguridad para evitar su peacuterdida que

225

este sea mantenido en forma adecuada y seraacute el encargado de llenarlo de producto y

comprobar que no sea utilizado con otros productos que no sean de la compantildeiacutea

Poliacutetica de Control para establecer descuentos comerciales que se encuentran

fuera del presupuesto anual

A OBJETIVO Y ALCANCE

La presente poliacutetica detalla los lineamientos para establecer puntos de control en el

establecimiento de descuentos comerciales otorgados a todos los clientes de la

compantildeiacutea Cadbury Adams Ecuador SA

B DEFINICIONES

Estrategia de Precio Disentildeado para otorgar precios al consumidor sin modificar la

lista de precios estaacutendar (mantener la lista de precios)

Desarrollo de Zona Descuento otorgado para impulsar el desarrollo de una zona

dentro de un cliente Se da debido a rentabilidad yo cobertura

Descuentos Estacionales Descuento otorgado para una estacioacuten o plan del antildeo Por

ejemplo verano inverno Navidad Vacaciones etc

Descuentos Para evitar contrabando Descuento relacionado a un producto

especiacutefico para generar una accioacuten de venta en ciertas ciudadesregioneszonas que

evite la compra por parte de los clientes indirectos de producto de contrabando

Descuentos Para evitar ldquoWrite Offrdquo Descuento relacionado a un producto

especiacutefico para generar que permita al cliente mejorar la rotacioacuten del producto

evitando la incineracioacuten del producto por mal estado debido a alcanzar la fecha de

vencimiento

226

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Planificacioacuten Financiera

bull Debe analizar las actividades dentro de presupuestoen los referente a los descuentos entregados porpromociones basados en concursos establecidos porlos clientes

bull Verificar la posibilidad de entregar promocionesadicionales de acuerdo a los colchones en elpresupuesto de ventas

Gerentes de canal deVentas

bull Determinar coordinando con la Gerencia de ventasy el aacuterea de Trade marketing la viabilidad deestablecer los descuentos promocionales

bull Verificar que el aacuterea de Trade Marketing realice lacomunicacioacuten adecuada y publicidadcorrespondiente para hacer conocer a los clientes elbeneficio y condiciones de la promocioacuten

Supervisor de Ventas

bull Conciliar los montos cumplidos por los clientespara emitir las notas de creacutedito

bull Verificar que los clientes reciban sus notas decreacutedito

Creacutedito y cobranzasbull Emitir las notas de creacutedito posterior a la

comprobacioacuten de la informacioacuten entregada porTrade Marketing

Gerente General bull Aprobar las actividades a realizar fuera delpresupuesto para otorgar descuentos comerciales

D METODOLOGIacuteA

bull El aacuterea de Trade Marketing en conjunto con la Gerencia de Ventas

determinaraacuten la posibilidad de iniciar una promocioacuten para los clientes a traveacutes

de la cual por el cumplimiento de metas establecidas en los niveles de

compras se haraacuten acreedores a un descuento calculado sobre las ventas que

ingresan en el concurso siempre y cuando el aacuterea de planificacioacuten financiera

haya informado que existe un colchoacuten en el presupuesto de ventas para

otorgar los descuentos mencionados

bull Las gerencias de canal de ventas elaboraraacuten un informe con el resumen de

los niveles de ventas esperados y que recesioacuten generaraacute posterior a la

promocioacuten tomando en cuenta los flujos de efectivo que se recibiriacutean por

adelantado y el costo ndash beneficio que generariacutea

227

bull En el caso que el informe genere beneficios y este sea aprobado por el

Gerente de ventas el aacuterea de Trade marketing deberaacute iniciar la comunicacioacuten

de la promocioacuten entre los clientes con el fin que los clientes puedan exigir

sus beneficios adquiridos y evitar que la Fuerza de Ventas pueda usurpar

dichos beneficios

bull Una vez alcanzadas las metas por los clientes creacuteditos y cobranzas deberaacute

emitir las notas de creacutedito y el supervisor de ventas se encargaraacute de verificar

que estas sean recibidas por el cliente

E SEGUIMIENTO

Se deberaacute realizar un seguimiento posterior al teacutermino de la promocioacuten para conocer

la satisfaccioacuten entre los clientes y cuaacuteles fueron los iacutendices de recuperacioacuten de

efectivo generado en esas ventas

Poliacutetica de Control para la presentacioacuten y revisioacuten de Reportes de Gastos

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de la poliacutetica es establecer paraacutemetros para una adecuada preparacioacuten y

presentacioacuten de los reportes de viajes de los colegas de la Compantildeiacutea Cadbury

Adams que seraacuten revisados en las oficinas de Quito asiacute como establecer puntos de

control en la revisioacuten de los mismos

B DEFINICIONES

Reportes de gastos Son documentos a traveacutes de los cuales los empleados de una

compantildeiacutea pueden solicitar la devolucioacuten de los valores desembolsados por ellos

siempre y cuando estos correspondan a gastos generados para atender actividades

que contengan un ingreso para la compantildeiacutea provocado o mejorado por dichos

desembolsos Estos desembolsos deben contener la documentacioacuten soporte de

acuerdo a lo establecido por la autoridad tributaria local Servicio de Rentas Internas

228

Viaacuteticos Son recursos asignados a los empleados de una entidad que para el

desempentildeo de sus funciones cuando deban de trasladarse por un periacuteodo mayor de

24 horas a lugares distintos al de su residencia Estos valores los gastos por concepto

de alimentacioacuten hospedaje y gastos menores inherentes al viaje

Sistema Dinnero Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes

a los viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos

como para presentar sus gastos por viaacuteticos

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Gerencias

bull Deberaacuten verificar que los valores presentados comoreembolsos por parte de los colegas sean racionalesy que estos esteacuten relacionados directamente altrabajo que ellos desempentildean antes de generar lasaprobaciones en el sistema

Analista de TradeMarketing Analista deCuentas por pagar

bull Revisar la documentacioacuten fiacutesica que soporta losgastos presentados por el colega y solicitados parareembolso asiacute como que el reporte esteacute lleno enforma correcta de acuerdo a la poliacutetica corporativade viajes y que cumpla con los requerimientosestablecidos en el reglamento para la aplicacioacuten dela Ley de reacutegimen tributario interno en su artiacuteculo27 que norma las liquidaciones de viaje

Contador general

bull Mantener actualizados de todas las reformastributarias emitidas por la autoridad fiscal a losAnalistas de Trade Marketing y de Cuentas porpagar con el fin de minimizar las contingenciastributarias

D METODOLOGIacuteA

bull Los colegas administrativos asiacute como los colegas de la Fuerza de Ventas que

poseen un equipo de coacutemputo de la compantildeiacutea deberaacuten ingresar la informacioacuten

de los reportes de gastos que deberaacute regirse a lo normado en la poliacutetica

corporativa de viajes en el sistema Dinnero uno por uno los documentos que

van a solicitar el reembolso en este detallaraacuten los valores completos sin

desglosar impuestos Una vez que los documentos hayan sido ingresados en

229

el sistema los empleados administrativos deberaacuten entregarlos al analista de

Cuentas por pagar y los administrativos de la Fuerza de Ventas al analista de

Trade Marketing Los empleados de la Fuerza de Ventas que no poseen un

equipo de coacutemputo de la empresa deberaacuten entregar los reportes de gastos

presentados de acuerdo a la poliacutetica de viajes directamente al analista de

Trade marketing para que este ingrese la informacioacuten documento por

documento y colega por colega en el sistema Dinnero a traveacutes de una

plantilla Aquellos documentos que excedan los montos asignados a cada uno

de los colegas por movilizacioacuten seraacuten rechazados y no se incluiraacuten en la

plantilla para la carga

Formato para la presentacioacuten de los reportes de Gastos

Instructivo

El reporte debe ser llenado por el empleado en el encabezado debe constar el

periodo y el motivo del viaje asiacute como la identificacioacuten del colega

En el cuerpo debe ir la siguiente informacioacuten

Fecha Debe contener la fecha del documento soporte del gasto

Ndeg El nuacutemero del documento soporte del gasto

Local El establecimiento donde se realizoacute el consumo

230

Descripcioacuten del gasto Identificacioacuten del tipo de gasto Ej Alojamiento nacional

Valor en moneda del documento Determinar el valor completo del soporte del

gasto en caso sea moneda extranjera en el caso de tratarse de doacutelares iraacute el mismo

valor en las dos uacuteltimas columnas

Valor en doacutelares Convertir el valor del documento soporte en caso de ser moneda

extranjera diferente de doacutelares

bull Los dos analistas mencionados deberaacuten revisar que los documentos que

respaldan el gasto contengan la siguiente informacioacuten fecha del documento

el local y el detalle del consumo realizado valor detallado en forma clara los

documentos no deben tener enmendaduras tachones ni borrones estar

presentados de acuerdo al nuevo reglamento para comprobantes de venta y

que no contengan consumos no permitidos en la poliacutetica corporativa de

viajes

bull En el caso uno o maacutes documentos no contengan la informacioacuten y de la forma

sentildealada en el punto anterior estos seraacuten devueltos a los colegas y no seraacuten

reembolsados

bull Las gerencias deberaacuten aprobar a traveacutes del sistema Dinnero los reportes de

gastos verificando todos los valores solicitados a reembolso En el caso que

los valores esteacuten fuera de los rangos normales para el gasto presentado este

deberaacute ser rechazado en el sistema Dinnero informando al colega el porqueacute

del rechazo

bull Si el colega logra justificar el valor consumido este se aprobaraacute en el sistema

procediendo a la contabilizacioacuten normal por parte de Shared Service

E SEGUIMIENTO

En el caso de la Fuerza de venta el aacuterea de Trade Marketing seraacute la encargada de

verificar que los pagos a los colegas se hayan realizado En el caso del aacuterea

Administrativa lo haraacute la analista de Cuentas por pagar

231

Poliacutetica de Control para la el establecimiento de metas en las ventas

A OBJETIVO Y ALCANCE

Delimitar praacutecticas correctas para establecer metas de ventas acordes con la realidad

de la compantildeiacutea que eviten que los empleados de la Fuerza de ventas se vean

abocados a realizar actos iliacutecitos o no eacuteticos con el fin de alcanzas las metas

planteadas por la administracioacuten en el territorio Ecuatoriano

B DEFINICIONES

Cuota Hace mencioacuten a la meta establecida por la Administracioacuten impuesta al

personal de la fuerza de ventas con el fin de que se cumpla un monto mensual

determinado tanto en valor como cantidad de los productos de la compantildeiacutea

Incentivos Son todos los beneficios que alcanza el persona del departamento de

Ventas por el cumplimiento de objetivos establecidos en el presupuesto de ventas

Demanda Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes a los

viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos como

para presentar sus gastos por viaacuteticos

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Gerente General

bull Llamar a reunioacuten al comiteacute gerencial para estableceren conjunto y consenso el presupuesto de objetivosde ventas

bull Revisar y verificar todos los escenarios posiblespara la consecucioacuten de las ventas frente al sistemapoliacutetico inestable en el paiacutes

bull Determina reuniones para realizar verificacionesmensuales de las metas establecidas y de ser el casoejecutar modificaciones de acuerdo a la realidad quela empresa y el paiacutes vivan en ese momento

232

Planificador Financiero

bull Plantear los escenarios para la consecucioacuten de losobjetivos de ventas a consideracioacuten del comiteacutegerencial

bull Establecer un presupuesto para dotar deherramientas comerciales y promocionales queapoyen a la Fuerza de ventas a la obtencioacuten de lacuota

Gerente de marketing

bull Informar acerca de los estudios de mercadoactualizados para determinar la demanda de losproductos del sector de confites en el Ecuador cuales el mercado ganado por la compantildeiacutea y lo queposee la competencia

bull Elaborar un FODA de la competenciabull Planificar estrategias de publicidad que mantenga

yo incrementen la participacioacuten de mercado asiacutecomo que se formen en una herramienta de influiren el consumidor para la adquisicioacuten de losproductos de la compantildeiacutea

Jefe de Trade Marketing bull Establecer estrategias promocionales y deexhibicioacuten para conquistar la atraccioacuten del mercado

Gerente de Ventas

bull Establecer estadiacutesticas de ventas por regioacuten ciudadsector y temporada para determinar cuaacuteles son lossitios y fechas en las que se pueden generar mejoraspara las ventas

Planificador de laDemanda

bull Determinar la demanda bajo estudios mensualesbull Informar al comiteacute gerencial en forma perioacutedica

acerca de la capacidad de cubrir la demandaestablecida a traveacutes de la capacidad de las plantaspara la entrega de producto

D METODOLOGIacuteA

bull Elaborar un presupuesto anual de objetivos de ventas tomando en cuenta

toda la informacioacuten entregada por los responsables en consenso con el

comiteacute gerencial

bull Revisar en forma mensual las variaciones generadas tanto en la realidad del

desarrollo del negocio como en la consecucioacuten de los objetivos y de ser el

caso replantear las metas para que estas sean racionales

bull Mantener los incentivos a la Fuerza de ventas para que la cuota sea

alcanzada

233

E SEGUIMIENTO

Realizar una evaluacioacuten mensual de los objetivos alcanzados y poner puntos de

atencioacuten en aquellos que no se estaacuten ejecutando para buscar oportunidades de

mejora

452 Procedimientos de Control Interno para el departamento de Ventas

bull Verificar que todos los reportes de gastos por viajes internacionales de la

Fuerza de Ventas sean presentado en un maacuteximo de 7 diacuteas calendario En el

caso de los viaacuteticos los documentos no deberaacuten tener una antiguumledad mayor a

un mes

bull Observar la poliacutetica de control de Creacuteditos y cobranzas donde se contemplan

paraacutemetros para la aprobacioacuten de pedidos previo a la aprobacioacuten de ventas

para evitar que se despache mercaderiacutea a clientes que no se encuentran al diacutea

con los pago

bull Realizar los caacutelculos de los incentivos ganados por el personal de la Fuerza

de ventas de acuerdo a los porcentajes establecidos en los beneficios a los

empleados

bull Observar la poliacutetica de control para Noacutemina con el fin de respetar las fechas

de entrega de la informacioacuten de los incentivos para que los empleados reciban

sus haberes a tiempo

bull Mantener bajo custodia segura los modelos exclusivos de los exhibidores

retirados de los proveedores con el fin de evitar posibles plagios o en su

defecto destruirlos en el caso que estos no se vayan a utilizar maacutes

bull Separar la mercaderiacutea recibida en buen estado de las devoluciones para

determinar si es procedente regresarla a los pallets de bodega o debe

realizarse con ella promociones o autoconsumos

234

Divulgacioacuten de las poliacuteticas corporativas e informacioacuten de laimportancia de su cumplimiento dos veces al antildeo que deberaacuten serincluidas en las presentaciones de las reuniones de Vamos Juntos enla que se entregaraacuten folletos con los puntos importantes de lasmismas en las que se deberaacuten ejemplarizar con casos reales

24000

Capacitacioacuten para el personal recieacuten ingresado que debe incluir unresumen de los procedimientos importantes de la compantildeiacuteainformacioacuten corporativa como poliacuteticas procedimientos valoresmisioacuten visioacuten etc asiacute como reuniones con el personal con el queinteractuaraacute en su trabajo diario

75000

Total costos relacionados con capacitaciones 99000

453 Actividades para el departamento de Ventas

bull Observar de forma inmediata el procedimiento corporativo de la otorgacioacuten

de descuentos comerciales que no se encuentran en el presupuesto para

desarrollarlo de acuerdo a los lineamientos de la administracioacuten

bull Establecer una adecuada comunicacioacuten entre las aacutereas de planificacioacuten

financiera Gerencias de ventas y Gerencia General para llevar a cabo en

forma correcta la poliacutetica administrativa para otorgar descuentos comerciales

bull Implementar las poliacuteticas propuestas para un adecuado control interno de los

procesos desarrollados en el departamento de Ventas

bull Aplicar los procedimientos de control establecidos en el presente capiacutetulo

como actividades del diacutea - diacutea

46 Costo ndash Beneficio de la implementacioacuten del Sistema de Control Interno para

los departamentos de Recursos Humanos Finanzas y Ventas

Costos generados

Capacitaciones

235

Honorarios a terceros

Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales

120000

Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones

300000

Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000

Materiales y Suministros

Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales

71400

Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil

50000

Total costos por suministros y materiales 121400

TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400

Beneficios

Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc

1300000

Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante

50000

Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial

250000

TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000

En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un

monto de $ 959600

Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que

implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos

permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a

estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad

evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas

De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa

CCRR

eacuteeacute dd iti

oto ss y

y CC o

o bbrr aa

nn zz aa

ssBB

oo dd ee

gg aa

FF uu ee

rr zzaa

dd ee V

V ee nn

tatass

Flujograma para el proceso de facturacioacuten

Inicio Recoger pedidosde clientes

Ingresar lospedidos en el

sistema

CCoorrrererrPPaacckkiningglilsist tppaararavveerirfiifcicaarr

CCoorrrererreel lpprorocceessoo Emitir FacturasAAlilsistatarrppeeddididoossddee

acuerdo a la

S

Se encuentra de

Despachar lospedidos

N

Fin

ddisisppoonnibibiliii

ldidaaddddeeininvveenntatariroioss

ddeefafacctuturaraccioacuteioacutennacuerdo a lafafacctuturaraccioacuteioacutenn

acuerdo a la factura

Volver a verificar lamercaderiacutea de la

factura para eldespacho

VVeerirfiifcicaarrlalaccaartreteraravveennccididaa

Cumple con lospagos

LLibibeerararrlolossppeeddididoossS

ppaararafafacctuturararr

RReetetenneerreel lppeeddididooN hhaasstataqquueeccuummpplala

ccoonnlolossppaaggooss

199

Matriz de Riesgo para el proceso de facturacioacuten

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

Las ventas no seregistran en losresultados enmomento deefectuar lafacturacioacuten

Todas las ventas seregistran en losresultados enmomento deefectuar lafacturacioacuten

X X Bajo

2

El costo de venta nose graba en formasimultaacutenea a laventa

El costo de venta detodas las ventas segraba en formasimultaacutenea a laventa

X X Bajo

3

Los comprobantesde venta no tienenla autorizacioacutenvigente emitida porrentas

Todos loscomprobantes deventa poseen laautorizacioacuten vigenteemitida por rentasla que se renuevacada antildeo

X X Bajo

4

Los pedidos demercaderiacutea no sonadecuadamentecontrolados yaprobados

Todos los pedidos deventa son aprobadospor Creacuteditos ycobranzas ycontrolados por labodega

X X Bajo

5

No se realizancircularizacionesperioacutedicas entre losclientes paradeterminar si noexiste jineteo dedinero por parte dela Fuerza de Ventas

Creacuteditos y cobranzasrealiza unseguimientoperioacutedico de suscuentas para evitarque la Fuerza deVentas se quedecon dinero de losclientes

X X Bajo

6

No se han firmandocontratos deexclusividad con losUSO Promotores

Se mantienencontratos deexclusividad ya quelos USO promotorestrabajan a su vez confuerza de ventasdirecta de lacompantildeiacutea

X X Bajo

4313 Evaluacioacuten del proceso para la entrega de incentivos a la Fuerza de

Ventas

Cuestionario de Control Interno para la entrega de incentivos a la Fuerza deVentas

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

iquestEl establecimiento decuotas para la Fuerza deventas se realiza deacuerdo a un anaacutelisis ysobre una base racional

X

2

iquestLos incentivos para lasgerencias de ventas seencuentran en el rangoestablecido para estoscargos a nivel regional

X

3

iquestLos incentivosentregados se realizanuacutenicamente cuando se hanalcanzado las metas

X

4

iquestSe realizan visitas decampo sorpresivas paraverificar el cumplimientode las rutas de la Fuerzade ventas

X

5

iquestLos incentivos seconsideran como ingresosimputables en el rol depagos

X

6

iquestSe elaboranperioacutedicamente informesde ventas y sus avancescon respecto a las metasestablecidas

X

Narrativa del proceso para la entrega de incentivos de la Fuerza de Ventas

Se inicia cuando las ventas del mes se han cerrado el personal de la Fuerza de

Ventas verifica su cumplimiento y elabora un informe que es entregado al personal

de Trade Marketing quien calcula las metas alcanzadas por cada persona de la

Fuerza de ventas contra la meta establecida y verifica con el informe del colega en

caso existan diferencias con el colega se le informa y se concilia con la informacioacuten

del sistema En el caso que la meta se haya alcanzado al 100 se calcula un 34

201

202

del monto de la venta y en el caso que supere el 110 se aplicaraacute un porcentaje de

41 del total de la venta alcanzada por el colega

Los valores por incentivos son informados a Noacutemina y estos son incluidos en el rol

de pagos

Al final del mes se establece las nuevas metas para el mes subsiguiente que deben

estar acorde con el presupuesto anual de ventas en la reunioacuten mensual de Forecast y

que deben estar bajo la realidad del negocio en el mercado Estas metas son

consensuadas en el comiteacute de direccioacuten incluido la persona de planificacioacuten de

demanda y planificacioacuten financiera Una vez establecidas se comunica a la Fuerza

de Ventas cuales seraacuten las metas a ser alcanzadas en el mes para que alcancen sus

incentivos

203

NNoacuteoacute m

m inin a

aTT r

r aa dd ee

MMaa r

r kk ee tit

nin gg

FF uu ee

rr zzaa

dd ee V

V ee nn

tatass

CCoo m

m iti eacuteteacute

gg ee rr e

e nncc i

aia ll

Flujograma para el proceso de entrega de incentivos a la Fuerza de Ventas

Planifica las nuevasmetas para elsiguiente mes

Informa a laFuerza de Ventas

Fin

Inicio

Elabora informe desu cumplimiento en

metas y se loentrega a Trade

Mkt

Obtiene delsistema las ventas

alcanzadas porcolega

Verifica con elinforme entregadopor el colega de la

FFVV

N

Estaacuten de acuerdo losvalores

S

Concilian con elcolega de acuerdo

a la informacioacutenobtenida en el

sistema

Se calculan losincentivos deacuerdo a lo

establecido en lapoliacutetica de beneficios

a la FFVV

Ingresa losbeneficios en el roldel personal de la

FFVV

204

4314 Evaluacioacuten del proceso para la entrega de material promocional

Cuestionario de Control Interno para la entrega de material promocional a losclientes

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

Previo al despacho delmaterial promocional iquestSeverifica el cumplimientode la poliacutetica y lasautorizacionescorrespondientes

X X

Uacutenicamente serecoge la solicituddel personal deventas no se cuentacon lasaprobaciones nianaacutelisis de lossupervisores

2

iquestSe firman contratos deconfidencialidad con losproveedores que fabricanel material promocional ala compantildeiacutea

X

3

iquestSe ejecuta un adecuadoseguimiento delcumplimiento de estoscontratos

X

4

iquestEl material promocionalasignado tiene unseguimiento paracomprobar su estado en elcliente

X

Narrativa del proceso para la entrega de material promocional

El proceso se inicia cuando el personal de la Fuerza de ventas (autoventistas y

coordinadores de Zona) recogen la solicitud del cliente para la asignacioacuten de un

exhibidor u otro tipo de material promocional no asignado en promociones El

empleado de la Fuerza de Ventas debe elaborar una recomendacioacuten (Justificativo

para solicitar el material promocional) esta recomendacioacuten debe ser revisada por el

Supervisor de la zona que estaacute realizando el requerimiento si la recomendacioacuten

cumple con la poliacutetica comercial para entrega de exhibidores y otro tipo de material

promocional se solicitaraacute a la bodega prepare una orden de despacho para entregar el

material al solicitante de la Fuerza de ventas y esta a su vez se la entrega al cliente

205

BBoo d

d eegg a

aSS

uu pp ee

rr vvisis

ioacuteioacutenn

dd ee V

V ee nn

tt aass

FFuu e

e rrzz a

a dd ee

VVee n

n tt aa ss

Flujograma para el proceso de entrega de material promocional

IniacutecioSolicitud de

Materialpromocional

Elaborarrecomendacioacutenpara obtener elmaterial prom

Entrega delmaterial

promocional alcliente

Fin

Negar la entregaN de Material

promocional

Revisar si larecomendacioacuten seajusta a la poliacuteticade asignacioacuten de

material prom

Cumple lascondiciones de la

poliacutetica

SAprobar la entrega

de materialpromocional

Elaborar la ordende despacho

Entrega del materialpromocional contra

OD

206

Matriz de Riesgo de para el proceso en la entrega de material promocional

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

No se verifica elcumplimiento de lapoliacutetica paraasignacioacuten dematerial promocionaly las autorizacionescorrespondientes

Los supervisores deventas no apruebanninguna solicitudpara la entrega delmaterialpromocional y labodega entrega conla simple solicitudde la Fuerza deventas

X X Alto

2

No se firmancontratos deconfidencialidad conlos proveedores quefabrican el materialpromocional a lacompantildeiacutea

Se mantienencontratos deconfidencialidad contodos losproveedores quefabrican materialespromocionalesexclusivos

X X Bajo

3

No se ejecuta unadecuado seguimientodel cumplimiento deestos contratos

El cumplimiento delos contratos essupervisado por elpersonal de TradeMarketing

X X Bajo

4

El materialpromocionalasignado tiene unseguimiento paracomprobar su estadoen el cliente

Se verifica elcuidado del materialpromocionalentregado a losclientes en cadavisita para la tomade pedidos de venta

X X Bajo

4315 Evaluacioacuten del proceso para otorgar descuentos comerciales

Cuestionario de Control Interno para el Establecimiento de descuentoscomerciales

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

iquestLos descuentoscomerciales sonanalizados en elpresupuesto anual deactividades y planoperativo

X

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

2

iquestLos descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto cuentan conla respectiva aprobacioacutendel Gerente de ventas ydel planificadorFinanciero

X X

Uacutenicamentecuentan con laaprobacioacuten delPlanificadorFinanciero estoafecta a lasventas netas y elGerente deVentas no tieneconocimientodel particular

3

iquestSe cumplen con losparaacutemetros de entrega dedescuentos por prontopago y otras promocionesa los clientes

X

4

iquestSe les comunica a losclientes los descuentos alos que tienen acceso deacuerdo a sus condicionesde pago y montos decompra

X

Narrativa del proceso para otorgar descuentos comerciales

Inicia con el anaacutelisis que realiza Planificacioacuten financiera acerca de los descuentos

que se pueden otorgar a los clientes de acuerdo al presupuesto por promociones o

incentivos si estaacuten en el presupuesto se consideran planificados en el caso que no

esteacuten en el presupuesto se informaraacute siempre y cuando exista un colchoacuten en el

presupuesto de ventas

Esto es informado al Gerente de ventas quien analiza el descuento en caso no haya

sido contemplado en el presupuesto anual de la necesidad del mismo y cuantos

beneficios generaraacute a su incremento de las ventas

Una vez que haya ejecutado el anaacutelisis si es viable elaboraraacute la propuesta comercial

para presentarla al Gerente General quien deberaacute aprobar la propuesta en el caso que

207

sea aplicable y genereacute un beneficio mayor a su costo Si es aprobada se comunicaraacute

al departamento de Trade Marketing para su divulgacioacuten entre los clientes

Cuando los clientes hayan alcanzado las metas propuestas en las promociones

establecidas Trade Marketing solicitaraacute a Creacuteditos y cobranzas que emita la nota de

creacutedito correspondiente y la Fuerza de ventas o el gerente de ventas se encargaraacute de

hacerla llegar al cliente

CC rr eacuteeacute d

d iti oto y

yCC o

o bbrr aa

nn zz aa s

sPP l

ala nn ifi i

f cic aa cc i

oacuteioacute nn

FF inin a

a nncc ie

ie rr aa

DD irir ee

cc cc ioacuteioacute

nnGG

ee nn ee

rr aall

DD irir ee

cc cc ioacuteioacute

nndd e

e VV ee

nn tata s

sTT r

r aa dd ee

mmaa r

r kk ee tit n

in gg

Flujograma para el proceso de la entrega de descuentos comerciales

IniacutecioAnaliza

descuentospromocionales

Existe un colchoacuten enel presupuesto de

ventasN Fin

Emite la nota decreacutedito

S

Entrega alSupervisor deVentas para su

entrega al cliente

Fin

Se solicita aS Creacuteditos emitir la

NC

Realiza la campantildeaentre los clientes de

la promocioacutenapoyado en la

FFVV

Verifica el logro delas metas por parte

de los clientes

El cliente llegoacute a lameta

N No se otorga eldescuento Fin

Comunica a trade

S marketing parainiciar la

promocioacuten

Los desct Estaacuten enel presupuesto

N

Se analiza sunecesidad deacuerdo a una

estrategiacomercial

SElabora lapropuesta

comercial para losdescuentos

Aprueba lapropuesta Se cierra la

propuesta Fin

N

209

210

Matriz de Riesgo de para el proceso para otorgar descuentos comerciales

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

Los descuentoscomerciales no sonanalizados en elpresupuesto anualde actividades yplan operativo

El presupuesto anualde ventas contemplalos descuentoscomercialesplanificados al iniciodel antildeo

X X Bajo

2

Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto nocuentan con larespectivaaprobacioacuten delGerente de ventas ydel planificadorFinanciero

Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuestouacutenicamente cuentancon la aprobacioacutendel planificadorFinanciero quien laspresentadirectamente alGerente General

X X Alto

3

No se cumplen conlos paraacutemetros deentrega dedescuentos porpromociones a losclientes

Toda promocioacuten queotorga descuentoscomerciales esentregada losclientes de acuerdo alos paraacutemetrosestablecidos

X X Bajo

4

No se les comunicaa los clientes losdescuentos a losque tienen accesode acuerdo a suscondiciones de pagoy montos de compra

Toda promocioacuten escomunicada a losclientes en formaprevia de iniciar

X X Bajo

211

3316 Evaluacioacuten de los proceso de Devoluciones

Cuestionario de Control Interno para el proceso de Devoluciones

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

iquestLa recepcioacuten demercaderiacutea devuelta sehace previa verificacioacutende la factura de venta

X X

La mercaderiacutea serecibe sinverificar antes laventa realizadacon anterioridad

2

iquestLa recepcioacuten de lamercaderiacutea devuelta serecibe directamente enlas bodegas de lacompantildeiacutea

X

3

iquestAntes de ejecutar ladevolucioacuten de lamercaderiacutea esta esaprobada por lossupervisores de ventas

X

Sin embargo lasaprobaciones nose realizan previala verificacioacuten delorigen de lamercaderiacutea

4

iquestEl supervisor de ventassolicita un justificativodel porqueacute ladevolucioacuten

X

Narrativa de proceso de Devoluciones

El proceso se inicia cuando el personal de la Fuerza de Ventas recoge la solicitud de

devolucioacuten del cliente Esta devolucioacuten debe ser verificada por el Supervisor de

ventas para establecer el estado en la que se recibe la mercaderiacutea y elaboraraacute un

informe que deberaacute ser presentado al gerente de ventas este verifica si cumple con

las condiciones establecidas en la poliacutetica comercial para la devolucioacuten de ventas y

procede a aprobarla en el caso se estar correcto

Una vez aprobada la devolucioacuten se informa a la bodega para que coordine el retiro de

la mercaderiacutea Cuando recibe la mercaderiacutea en la bodega se afecta la Nota de

Creacutedito a la uacuteltima factura emitida al cliente Esta nota de creacutedito es entregada a la

Fuerza de ventas para que sea entregada al cliente

SSuu p

p eerr vv

isisioacuteioacute

nndd e

eVV

ee nn tat

a ssBB

oo dd ee

gg aa

DDirir e

e cccc i

oacuteioacute nn d

d eeVV e

e nntata

ssFF u

u eerr zz

aadd e

e vv ee

nn tata s

s

Flujograma para el proceso de Devolucioacuten de mercaderiacutea

IniacutecioRecoge la solicitudde devolucioacuten del

cliente

Entrega la nota decreacutedito al cliente Fin

Verificar elproducto a

devolver seacuerdo a su buen

o mal estado

S Aprueba ladevolucioacuten

Cumple lascondiciones de la

poliacutetica

N Rechaza ladevolucioacuten

Coordina larecoleccioacuten de la

mercaderiacuteadevuelta

Emite la nota decreacutedito

212

213

Matriz de Riesgo de para el proceso de devolucioacuten de mercaderiacutea

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

La recepcioacuten demercaderiacutea devueltase hace sin previaverificacioacuten de lafactura de venta

La mercaderiacuteadevuelta se recibesin verifica sinrevisar la factura deventa en la que seoriginoacute

X X Alto

2

La recepcioacuten de lamercaderiacutea devueltano se recibedirectamente en lasbodegas de lacompantildeiacutea

La bodega realiza lalogiacutestica pararecoger lamercaderiacutea de ladevolucioacuten

X X Bajo

3

La devolucioacuten de lamercaderiacutea no esaprobada por lossupervisores deventas

Los supervisores deventas verifica todaslas devoluciones quevan a ser recibidasestas son aprobadaspor las gerencias deventas

X X Bajo

4

El supervisor deventas no solicita unjustificativo delporqueacute se realiza ladevolucioacuten

El supervisor deventas elabora uninforme de ladevolucioacuten para serentregado al gerentede ventas

X X Bajo

44 Resultados de la evaluacioacuten de Control Interno

441 Matriz de Hallazgo de Control Interno del departamento de Ventas

En la Matriz de Hallazgos determinaremos los cuatro atributos de cada uno de los

puntos criacuteticos encontrados posterior a la evaluacioacuten realizada

214

Matriz de Hallazgos el Departamento de Ventas

Falta de verificacioacuten de las condiciones para le devolucioacuten de mercaderiacuteas

Condicioacuten

La mercaderiacutea devuelta por parte de los clientes es recibida porel personal de la bodega uacutenicamente con la orden de los colegasde la Fuerza de Ventas sin verificar antes que esa mercaderiacuteahaya sido vendida por la empresa y a que factura pertenece

Criterio

Existe la inobservancia de la poliacutetica corporativa para ladevolucioacuten de mercaderiacutea Seccioacuten Metodologiacutea punto 3 queexpresa

ldquoMal Estado El producto en mal estado se considera a aquelproducto vencido en condiciones de calidad no oacuteptimas depresentacioacuten descontinuada o en malas condiciones que tambieacutendeberaacuten pasar por la verificacioacuten de venta previa Para el CanalModerno y Mayorista cuando falta menos de 90 diacuteas para suvencimiento para el Canal Tradicional cuando falta menos de45 diacuteas para su vencimientordquo

Adicional a la poliacutetica corporativa existe una inobservancia alreglamento de comprobantes de venta retencioacuten y documentoscomplementarios que en su Art 15 menciona

ldquoNotas de creacutedito- Las notas de creacutedito son documentos que seemitiraacuten para anular operaciones aceptar devoluciones yconceder descuentos o bonificaciones

Las notas de creacutedito deberaacuten consignar la denominacioacuten serie ynuacutemero de los comprobantes de venta a los cuales se refierenrdquo

Causa

El personal de la bodega como el personal de la fuerza deventas no tienen un conocimiento exacto de la poliacuteticacorporativa Adicional a esto los supervisores de venta noverifican las solicitudes de devolucioacuten realizadas y en la bodegatampoco exigen las aprobaciones necesarias

Efecto

El hecho de recibir devoluciones que no hayan sido debidamenteverificadas y autorizadas provoca que dicha mercaderiacutea puedano haber sido vendida por la empresa alto niveles de productoen mal estado y una alta contingencia tributaria al no determinarexactamente a que factura estaacute afectando la devolucioacuten

Conclusioacuten

La devolucioacuten de la mercaderiacutea no cuenta con la verificacioacutennecesaria por parte de la Fuerza de ventas y de la Bodega paradeterminar con que factura de venta fue entregada al cliente porlo que se considera un facilismo en el proceso que puede generarpeacuterdidas para la compantildeiacutea

215

A la Gerencia General

Recomendacioacuten

Establecer procedimientos de control para que la Fuerza deVentas verifique que la mercaderiacutea que se va a recibir haya sidovendida por la compantildeiacutea para lo cual se deberaacute incluir estainformacioacuten en el informe entregado a las Gerencias de ventas

Exigir a la Bodega que se realice una investigacioacuten de la facturaque deberaacute ser afectada con la devolucioacuten previo a la emisioacuten dela Nota de creacutedito

Descuentos Comerciales no presupuestados se otorgan sin la aprobacioacuten de laGerencia de Ventas

Condicioacuten

Los descuentos comerciales promocionales que no estaacuten dentrodel presupuesto cuentan uacutenicamente con la aprobacioacuten deplanificacioacuten Financiera y no se solicita o requiere de laaprobacioacuten de la gerencia de Ventas antes de que se ejecuten loque deja sin control previo a la Cabeza de Ventas de lasestrategias otorgadas a los clientes y sus impactos en las ventasnetas

Criterio

La poliacutetica corporativa de descuentos en su seccioacuten 2 deResponsabilidades paacutegina 4 expresa que

ldquoTodo descuento otorgado a un cliente ya sea por estrategias ocubrimiento de riesgos que no consten en el presupuesto debenser aprobados por el Gerente de Ventas y por el PlanificadorFinanciero con el fin de medir el costo ndash beneficio del mismoCaso contrario no se generaraacutenrdquo

Causa

No existe una buena praacutectica de comunicacioacuten entre la gerenciade ventas y la planificacioacuten financiera principalmente porqueson rubros que afectan al presupuesto que es controlado porFinanzas y que estos descuentos son solicitados en su mayoriacuteapor el Country Manager y la comunicacioacuten a la gerencias deventas se realiza una vez creada la promocioacuten

EfectoEsta praacutectica genera desbalances en las metas planteadas paracada una de las gerencias y malestar en las gerencia de ventasal ver su campo de accioacuten invadido y limitado

Conclusioacuten

El proceso no se cumple de acuerdo a lo establecido en lapoliacutetica y en el procedimiento por lo que existe unainobservancia total de lo establecido en la reglamentacioacutencorporativa generando un proceso inexacto e incorrecto

216

A la Gerencia General

RecomendacioacutenSupervisar que los lineamientos implementados por la propiaadministracioacuten se cumplan generando una adecuadacomunicacioacuten entre los departamentos de Finanzas y ventasgenerando el respeto de la independencia e interrelacioacuten de lasfunciones de cada una de estas aacutereas

Falta de comunicacioacuten de las poliacuteticas y procedimientos corporativos queafectan al aacuterea comercial a la Fuerza de Ventas en general

Condicioacuten

La administracioacuten no genera una comunicacioacuten de las poliacuteticascorporativas existentes que afectan al aacuterea comercial a todo elpersonal de la Fuerza de Ventas sino uacutenicamente a lasGerencias y los Supervisores los cuales tampoco compartenesta informacioacuten con sus reportes

Criterio

Tal como se indicoacute en el capiacutetulo 3 la falta de comunicacioacuten delas poliacuteticas es un problema que se genera en todas las aacutereas dela entidad inobservando el procedimiento para la correctacomunicacioacuten de poliacuteticas corporativas paacuterrafo 30 que diceldquoEl comiteacute gerencial como parte primordial de sus obligacionesdeberaacute repartir y dar a conocer la misioacuten visioacuten poliacuteticascorporativas y valores corporativos el momento que se integra ala compantildeiacutea La estrategia y planes de accioacuten generales noconfidenciales y susceptibles de mal uso se deberaacuten a dar aconocer y hacerse puacuteblicos entre los empleados asiacute como losresultados de la compantildeiacutea cada trimestre en el Vamos Juntosrdquo

Causa

La administracioacuten y en especial las Gerencias de Ventas no hancreado una cultura de conocimientos y buena praacutectica de laspoliacuteticas y procedimientos que afectan al departamento deventas debido a que las mercaderistas preventistas personal deautoventa impulsadoras no tienen un manejo adecuado de estasy tampoco un conocimiento general

Efecto

El hecho que el personal de la fuerza de ventas desconozca losprocedimientos provoca que muchos de los procedimientos selleven a cabo en forma incorrecta y que ciertas poliacuteticas no secumplan Entre los procesos con alto nivel de falencias estaacuten larecoleccioacuten de las devoluciones inadecuada entrega de materialpromocional y reportes de gastos presentados en formaincorrecta

Conclusioacuten

La falta de conocimiento de las poliacuteticas y procedimientoscorporativos genera limitaciones en el control que se puedeestablecer en el personal debido a que si no conoce unprocedimiento o una poliacutetica es imposible cumplirla lo quegenerariacutea desviaciones en la obtencioacuten de metas corporativas

217

A la Gerencia General

Recomendacioacuten

Ejecutar una adecuada comunicacioacuten al personal de ventasreferente a los aspectos corporativos importantes asiacute comodesarrollar una planificacioacuten para realizar por lo menos una vezal antildeo una comunicacioacuten colectiva a todas las personas quenecesitan conocer estas poliacuteticas recordaacutendoles su alcance ypuntos importantes

El despacho del material promocional no cuenta con las aprobaciones nianaacutelisis de los supervisores previo a su despacho

Condicioacuten

El material promocional despachado y colocado en los clienteses entregado por parte de la bodega uacutenicamente con unasolicitud del personal de la fuerza de ventas y no se cuenta conlas aprobaciones ni anaacutelisis de los supervisores para determinarla verdadera necesidad y beneficio futuro de colocar material deexhibicioacuten en un punto de venta determinado

Criterio

Existe una mala aplicacioacuten de la Poliacutetica para asignacioacuten dematerial promocional en su seccioacuten 2 Responsabilidades quemencionaldquoLos supervisores de ventas seraacuten los encargados de revisar losteacuterminos para la entrega del material promocional y solo seraacutenaprobadas las solicitudes que cumplan con las condicionesestablecidas en la presente poliacuteticardquoSeccioacuten 4 MetodologiacutealdquoPara realizar una asignacioacuten de exhibidores se debedeterminar primero que tipo de exhibidor se va a entregar y deacuerdo a su tamantildeo y modelo el vendedor tendraacute que justificaren un informe la ubicacioacuten del punto de venta el espacio queocuparaacute el exhibidor los montos de compra del cliente ydeterminar una proyeccioacuten para crecimiento del sectorrdquo

Causa

El personal de la bodega no exige que el informe para lasolicitud de material promocional tenga la firma del respectivosupervisor y realiza los despachos normalmente adicional a lafalta de conocimiento de las poliacuteticas corporativas provoca quela fuerza de ventas no se genere la obligacioacuten de cumplir conuna buena praacutectica de la poliacutetica mencionada

Efecto

El incumplimiento de la poliacutetica establecida provoca que muchodel material asignado a los clientes no es aprovechado en formacorrecta debido a que ciertos exhibidores costosos sonentregados a clientes que no realizan montos de compra altos yque no utilizan el exhibidor de forma adecuada generandogastos injustificados para Cadbury

218

Conclusioacuten

La asignacioacuten y entrega de los exhibidores y materialespromociones genera un desperdicio ya que estos estaacuten siendoentregados sin el anaacutelisis del beneficio que se obtendraacute ya quese han encontrado varios exhibidores grandes en clientes queno tienen ni el espacio ni el nivel de compras para cubrirlo deproducto

Recomendacioacuten

A la Gerencia General

Supervisar que la asignacioacuten del material promocional mismoque es costoso sea entregado de acuerdo a lo establecido por lapoliacutetica corporativa y con un anaacutelisis de los consumosrealizados por los clientes asiacute como la seguridad que tendraacute elbien de la compantildeiacutea en el punto de venta

442 Indicadores de Gestioacuten para el departamento de Ventas

Los Indicadores de gestioacuten aplicados para el departamento de Ventas nos permitiraacuten

medir las variables relacionadas con las metas impuestas por la administracioacuten asiacute

como el desempentildeo del departamento

Asiacute tenemos los siguientes indicadores para este departamento

iquestQueacute se va aMedir Objetivo

Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios

Conocimiento dela Visioacuten

Establecer cuantosempleados de lacompantildeiacutea conocensu visioacuten

Visioacuten

de empleados del departamentoFinanciero que Conocen la Visioacuten

de la Empresa Miacutenimoaceptable 85

82

83

El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten de laVisioacuten

Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con suvisioacuten

Visioacuten

de empleados del departamento deVentas que Comparten la Visioacuten de

la Empresa Miacutenimoaceptable 80

82

83

Se presenta como indicadorimportante ya que todos losempleados que conocen lamisioacuten estaacuten de acuerdo conesta

Total empleados del departamentode Ventas 99

Conocimiento dela Misioacuten

Fijar cuaacutentosempleados de lacompantildeiacutea conocensu misioacuten

Misioacuten

de empleados del departamento deVentas que Conocen la Misioacuten de la

Empresa Miacutenimoaceptable 75

82

83

El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten de laMisioacuten

Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con sumisioacuten

Misioacuten

de empleados del departamento deVentas que Comparten la Misioacuten de

la Empresa Miacutenimoaceptable 83

82

83

Representa que todos losempleados trabajan en pro dela consecucioacuten de losobjetivos de la compantildeiacuteaTotal de empleados del

departamento de Ventas 99

219

iquestQueacute se va aMedir Objetivo

Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios

Eficacia de losMetas planteados

Establecer laeficacia en elalcance de las metasplanteados

Metas

Meses en que se ha alcanzado lameta de ventas

Miacutenimoaceptable 92

12

100

El departamento de ventas haalcanzado las metas de ventasdurante todos los meses delantildeo12 12

Nivel de eficaciaen las metaspropuestas

Determinar sobre el100 en queporcentaje promediohan sido alcanzadaslas ventas propuestas

Metas

Promedio de ventas realesalcanzadas

Miacutenimoaceptable 95

236000000115

El logro en las ventas ha sidobastante exitoso en el 2010pasando un 15 del propuestoPromedio de ventas propuestas en

el antildeo 205000000

Nivel deliderazgo delpersonal de lacompantildeiacutea

Fijar el nivel deliderazgo que poseeel personal engeneral

Direccioacuten yliderazgo

Personal que identifica el estilo deLiderazgo

Miacutenimoaceptable 10

12

12

El miacutenimo aceptable para deldepartamento es establecido enun 12 debido a la grancantidad de Personas en laFuerza de Ventas que trabajana cargo de supervisores ygerentes

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten delliderazgo de lacompantildeiacutea

Medir la aceptacioacutendel estilo deliderazgoestablecido en lacompantildeiacutea

Direccioacuten yliderazgo

Personas que aceptan el estilo deliderazgo

Miacutenimoaceptable 90

84

85

Existe una reaccioacuten de algunaspersonas para aceptar a laNueva Gerencia de Ventasestablecida por la compra deKraft a la compantildeiacutea

Total empleados del departamentode Ventas 99

220

221

45 Propuesta de Control Interno

Con los resultados obtenidos de la evaluacioacuten generaremos una propuesta de Control

Interno para el departamento de Ventas que le permita a la compantildeiacutea establecer un

sistema de control basado en poliacuteticas procedimientos y actividades en el aacuterea

comercial

451 Poliacuteticas de control para el departamento de Ventas

Poliacutetica para el Control de devoluciones

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de esta poliacutetica es establecer los lineamientos para la gestioacuten de las

devoluciones en Buen y Mal estado generadas en Ecuador en los canales Tradicional

Moderno y Mayorista

B DEFINICIONES

Devolucioacuten Es el retorno de un producto que ha estado en propiedad de un cliente

Buen Estado Se considera que un producto se encuentra en buen estado cuando se

encuentra apto para la venta con el empaque original y dentro de los plazos

suficientes para considerarlo como apto para la comercializacioacuten tomando en cuenta

el tiempo de su consumo de acuerdo a lo establecido en la poliacutetica comercial

Mal Estado Se considera que un producto se encuentra en mal estado cuando su

caducidad se encuentra cercana se encuentra averiado descontinuado o no vigente

por cambio de empaque

Rechazos Son las devoluciones del producto antes de perfeccionarse la venta es

decir no se hizo la transferencia de la propiedad del producto al cliente

222

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Supervisor de Ventas

bull Se encarga de verificar el producto a devolver y deelaborar el formato de pedido de recojo que debeindicar si el producto se encuentra en buen o malestado

bull Elaborar un informe que contenga el detalle si lamercaderiacutea fue vendida por la compantildeiacutea de acuerdo allote verificado

bull Coordinaraacute con la bodega la logiacutestica para recoger elproducto

Gerentes de canal deVentas

bull Gerente de Ventas deberaacute aprobar y validar el recojode la mercaderiacutea siempre y cuando haya recibido delsupervisor el informe de devolucioacuten caso contrariodeberaacute rechazar la devolucioacuten

Fuerza de ventas

bull Canalizar la solicitud de devolucioacuten desde el clientehasta el supervisor

bull Obtener la informacioacuten del cliente el porqueacute de ladevolucioacuten

Bodegabull Recibir la mercaderiacutea contra el informe aprobado por

el Gerente de ventasbull Emitir la nota de creacutedito

D METODOLOGIacuteA

bull Cuando se notifiqueacute la solicitud de devolucioacuten el supervisor deberaacute solicitar

a la bodega un reporte del lote que el cliente estaacute devolviendo para verificar

que este haya sido vendido por la compantildeiacutea y comprado por el cliente que

hace la solicitud ya que no se recibiraacuten cambios realizados por realizados

entre clientes

bull La Bodega no realizaraacute la logiacutestica para retirar el producto devuelto mientras

no haya recibido el informe firmado y aprobado por el gerente de ventas

bull La nota de creacutedito emitida debe ser entregada al cliente en el plazo maacuteximo

de 48 horas para que estas no generen rechazos por los clientes por las fechas

especialmente por cambio de mes

223

E SEGUIMIENTO

El seguimiento lo deberaacute realizar Creacuteditos y cobranzas en forma automaacutetica ya que

esta nota de creacutedito disminuiraacute el valor de la deuda del cliente En caso la cuenta del

cliente quedeacute con un saldo negativo creacuteditos deberaacute solicitar la emisioacuten de un pago

para que esta cuenta quede en cero

Poliacutetica para el Control de entrega del material promocional

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de esta poliacutetica es determinar puntos de control para asignar material

promocional a los clientes en todo el territorio ecuatoriano

B DEFINICIONES

Material promocional Son obras audiovisuales y graacuteficas asiacute como todas las partes

componentes de las mismas que constituyen los mensajes publicitarios de las

campantildeas difundidas a traveacutes de cualquier medio y soporte considerados como

convencionales

Exhibidores Constituye material promocional disentildeado para mejorar la

presentacioacuten en el punto de venta de los productos

Sectores High income Se considera a los sectores en los cuales los clientes tienen

un alto grado de consumo y nivel de ventas para la compantildeiacutea asiacute como los productos

que se comercializan en estos lugares son de costos altos

Sectores low income Son sectores en los que los niveles de ventas de la compantildeiacutea

son bajos y los productos consumidos son econoacutemicos

224

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Fuerza de ventas

bull Elaborar informe acerca de la asignacioacuten delmaterial promocional en el caso de exhibidores eltamantildeo solicitado el sector donde se ubica elcliente el espacio y la seguridad con el que contaraacuteel exhibidor y el monto de ventas que consume elcliente y cuanto podraacute mejorar con el apoyo de laexhibicioacuten

Supervisor de Ventas

bull Verificar y aprobar el informe presentado por elpersonal de la Fuerza de ventas

bull Entregar una copia de la aprobacioacuten a la bodegapara que el material sea entregado

Bodega

bull Entregar el material promocional uacutenicamente con elinforme aprobado por el supervisor de ventas

bull Emitir la orden de despacho para el adecuadocontrol de los inventarios de material promocional ysolicitar la firma del recibiacute confirme por parte delcliente

D METODOLOGIacuteA

bull Los preventistas y autoventistas deberaacuten incluir en el informe que deben

presentar a su supervisor el nivel de compras del cliente si el sector en el que

se encuentra el punto de venta es high o low income con la finalidad de

determinar el mejor exhibidor a ser asignado

bull El Supervisor debe corroborar la informacioacuten presentada por los preventistas

y autoventistas es correcta con la verificacioacuten fiacutesica y estadiacutesticas de ventas

bull El personal de la bodega NO podraacute sacar ninguacuten exhibidor de las bodegas que

no cuente con la debida aprobacioacuten e informe de firmado por el Supervisor de

ventas siendo la responsabilidad del supervisor la correcta asignacioacuten del

material promocional para los clientes

E SEGUIMIENTO

El personal de la Fuerza de ventas seraacute el encargado de verificar que el material

promocional asignado al cliente cuente con la seguridad para evitar su peacuterdida que

225

este sea mantenido en forma adecuada y seraacute el encargado de llenarlo de producto y

comprobar que no sea utilizado con otros productos que no sean de la compantildeiacutea

Poliacutetica de Control para establecer descuentos comerciales que se encuentran

fuera del presupuesto anual

A OBJETIVO Y ALCANCE

La presente poliacutetica detalla los lineamientos para establecer puntos de control en el

establecimiento de descuentos comerciales otorgados a todos los clientes de la

compantildeiacutea Cadbury Adams Ecuador SA

B DEFINICIONES

Estrategia de Precio Disentildeado para otorgar precios al consumidor sin modificar la

lista de precios estaacutendar (mantener la lista de precios)

Desarrollo de Zona Descuento otorgado para impulsar el desarrollo de una zona

dentro de un cliente Se da debido a rentabilidad yo cobertura

Descuentos Estacionales Descuento otorgado para una estacioacuten o plan del antildeo Por

ejemplo verano inverno Navidad Vacaciones etc

Descuentos Para evitar contrabando Descuento relacionado a un producto

especiacutefico para generar una accioacuten de venta en ciertas ciudadesregioneszonas que

evite la compra por parte de los clientes indirectos de producto de contrabando

Descuentos Para evitar ldquoWrite Offrdquo Descuento relacionado a un producto

especiacutefico para generar que permita al cliente mejorar la rotacioacuten del producto

evitando la incineracioacuten del producto por mal estado debido a alcanzar la fecha de

vencimiento

226

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Planificacioacuten Financiera

bull Debe analizar las actividades dentro de presupuestoen los referente a los descuentos entregados porpromociones basados en concursos establecidos porlos clientes

bull Verificar la posibilidad de entregar promocionesadicionales de acuerdo a los colchones en elpresupuesto de ventas

Gerentes de canal deVentas

bull Determinar coordinando con la Gerencia de ventasy el aacuterea de Trade marketing la viabilidad deestablecer los descuentos promocionales

bull Verificar que el aacuterea de Trade Marketing realice lacomunicacioacuten adecuada y publicidadcorrespondiente para hacer conocer a los clientes elbeneficio y condiciones de la promocioacuten

Supervisor de Ventas

bull Conciliar los montos cumplidos por los clientespara emitir las notas de creacutedito

bull Verificar que los clientes reciban sus notas decreacutedito

Creacutedito y cobranzasbull Emitir las notas de creacutedito posterior a la

comprobacioacuten de la informacioacuten entregada porTrade Marketing

Gerente General bull Aprobar las actividades a realizar fuera delpresupuesto para otorgar descuentos comerciales

D METODOLOGIacuteA

bull El aacuterea de Trade Marketing en conjunto con la Gerencia de Ventas

determinaraacuten la posibilidad de iniciar una promocioacuten para los clientes a traveacutes

de la cual por el cumplimiento de metas establecidas en los niveles de

compras se haraacuten acreedores a un descuento calculado sobre las ventas que

ingresan en el concurso siempre y cuando el aacuterea de planificacioacuten financiera

haya informado que existe un colchoacuten en el presupuesto de ventas para

otorgar los descuentos mencionados

bull Las gerencias de canal de ventas elaboraraacuten un informe con el resumen de

los niveles de ventas esperados y que recesioacuten generaraacute posterior a la

promocioacuten tomando en cuenta los flujos de efectivo que se recibiriacutean por

adelantado y el costo ndash beneficio que generariacutea

227

bull En el caso que el informe genere beneficios y este sea aprobado por el

Gerente de ventas el aacuterea de Trade marketing deberaacute iniciar la comunicacioacuten

de la promocioacuten entre los clientes con el fin que los clientes puedan exigir

sus beneficios adquiridos y evitar que la Fuerza de Ventas pueda usurpar

dichos beneficios

bull Una vez alcanzadas las metas por los clientes creacuteditos y cobranzas deberaacute

emitir las notas de creacutedito y el supervisor de ventas se encargaraacute de verificar

que estas sean recibidas por el cliente

E SEGUIMIENTO

Se deberaacute realizar un seguimiento posterior al teacutermino de la promocioacuten para conocer

la satisfaccioacuten entre los clientes y cuaacuteles fueron los iacutendices de recuperacioacuten de

efectivo generado en esas ventas

Poliacutetica de Control para la presentacioacuten y revisioacuten de Reportes de Gastos

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de la poliacutetica es establecer paraacutemetros para una adecuada preparacioacuten y

presentacioacuten de los reportes de viajes de los colegas de la Compantildeiacutea Cadbury

Adams que seraacuten revisados en las oficinas de Quito asiacute como establecer puntos de

control en la revisioacuten de los mismos

B DEFINICIONES

Reportes de gastos Son documentos a traveacutes de los cuales los empleados de una

compantildeiacutea pueden solicitar la devolucioacuten de los valores desembolsados por ellos

siempre y cuando estos correspondan a gastos generados para atender actividades

que contengan un ingreso para la compantildeiacutea provocado o mejorado por dichos

desembolsos Estos desembolsos deben contener la documentacioacuten soporte de

acuerdo a lo establecido por la autoridad tributaria local Servicio de Rentas Internas

228

Viaacuteticos Son recursos asignados a los empleados de una entidad que para el

desempentildeo de sus funciones cuando deban de trasladarse por un periacuteodo mayor de

24 horas a lugares distintos al de su residencia Estos valores los gastos por concepto

de alimentacioacuten hospedaje y gastos menores inherentes al viaje

Sistema Dinnero Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes

a los viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos

como para presentar sus gastos por viaacuteticos

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Gerencias

bull Deberaacuten verificar que los valores presentados comoreembolsos por parte de los colegas sean racionalesy que estos esteacuten relacionados directamente altrabajo que ellos desempentildean antes de generar lasaprobaciones en el sistema

Analista de TradeMarketing Analista deCuentas por pagar

bull Revisar la documentacioacuten fiacutesica que soporta losgastos presentados por el colega y solicitados parareembolso asiacute como que el reporte esteacute lleno enforma correcta de acuerdo a la poliacutetica corporativade viajes y que cumpla con los requerimientosestablecidos en el reglamento para la aplicacioacuten dela Ley de reacutegimen tributario interno en su artiacuteculo27 que norma las liquidaciones de viaje

Contador general

bull Mantener actualizados de todas las reformastributarias emitidas por la autoridad fiscal a losAnalistas de Trade Marketing y de Cuentas porpagar con el fin de minimizar las contingenciastributarias

D METODOLOGIacuteA

bull Los colegas administrativos asiacute como los colegas de la Fuerza de Ventas que

poseen un equipo de coacutemputo de la compantildeiacutea deberaacuten ingresar la informacioacuten

de los reportes de gastos que deberaacute regirse a lo normado en la poliacutetica

corporativa de viajes en el sistema Dinnero uno por uno los documentos que

van a solicitar el reembolso en este detallaraacuten los valores completos sin

desglosar impuestos Una vez que los documentos hayan sido ingresados en

229

el sistema los empleados administrativos deberaacuten entregarlos al analista de

Cuentas por pagar y los administrativos de la Fuerza de Ventas al analista de

Trade Marketing Los empleados de la Fuerza de Ventas que no poseen un

equipo de coacutemputo de la empresa deberaacuten entregar los reportes de gastos

presentados de acuerdo a la poliacutetica de viajes directamente al analista de

Trade marketing para que este ingrese la informacioacuten documento por

documento y colega por colega en el sistema Dinnero a traveacutes de una

plantilla Aquellos documentos que excedan los montos asignados a cada uno

de los colegas por movilizacioacuten seraacuten rechazados y no se incluiraacuten en la

plantilla para la carga

Formato para la presentacioacuten de los reportes de Gastos

Instructivo

El reporte debe ser llenado por el empleado en el encabezado debe constar el

periodo y el motivo del viaje asiacute como la identificacioacuten del colega

En el cuerpo debe ir la siguiente informacioacuten

Fecha Debe contener la fecha del documento soporte del gasto

Ndeg El nuacutemero del documento soporte del gasto

Local El establecimiento donde se realizoacute el consumo

230

Descripcioacuten del gasto Identificacioacuten del tipo de gasto Ej Alojamiento nacional

Valor en moneda del documento Determinar el valor completo del soporte del

gasto en caso sea moneda extranjera en el caso de tratarse de doacutelares iraacute el mismo

valor en las dos uacuteltimas columnas

Valor en doacutelares Convertir el valor del documento soporte en caso de ser moneda

extranjera diferente de doacutelares

bull Los dos analistas mencionados deberaacuten revisar que los documentos que

respaldan el gasto contengan la siguiente informacioacuten fecha del documento

el local y el detalle del consumo realizado valor detallado en forma clara los

documentos no deben tener enmendaduras tachones ni borrones estar

presentados de acuerdo al nuevo reglamento para comprobantes de venta y

que no contengan consumos no permitidos en la poliacutetica corporativa de

viajes

bull En el caso uno o maacutes documentos no contengan la informacioacuten y de la forma

sentildealada en el punto anterior estos seraacuten devueltos a los colegas y no seraacuten

reembolsados

bull Las gerencias deberaacuten aprobar a traveacutes del sistema Dinnero los reportes de

gastos verificando todos los valores solicitados a reembolso En el caso que

los valores esteacuten fuera de los rangos normales para el gasto presentado este

deberaacute ser rechazado en el sistema Dinnero informando al colega el porqueacute

del rechazo

bull Si el colega logra justificar el valor consumido este se aprobaraacute en el sistema

procediendo a la contabilizacioacuten normal por parte de Shared Service

E SEGUIMIENTO

En el caso de la Fuerza de venta el aacuterea de Trade Marketing seraacute la encargada de

verificar que los pagos a los colegas se hayan realizado En el caso del aacuterea

Administrativa lo haraacute la analista de Cuentas por pagar

231

Poliacutetica de Control para la el establecimiento de metas en las ventas

A OBJETIVO Y ALCANCE

Delimitar praacutecticas correctas para establecer metas de ventas acordes con la realidad

de la compantildeiacutea que eviten que los empleados de la Fuerza de ventas se vean

abocados a realizar actos iliacutecitos o no eacuteticos con el fin de alcanzas las metas

planteadas por la administracioacuten en el territorio Ecuatoriano

B DEFINICIONES

Cuota Hace mencioacuten a la meta establecida por la Administracioacuten impuesta al

personal de la fuerza de ventas con el fin de que se cumpla un monto mensual

determinado tanto en valor como cantidad de los productos de la compantildeiacutea

Incentivos Son todos los beneficios que alcanza el persona del departamento de

Ventas por el cumplimiento de objetivos establecidos en el presupuesto de ventas

Demanda Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes a los

viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos como

para presentar sus gastos por viaacuteticos

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Gerente General

bull Llamar a reunioacuten al comiteacute gerencial para estableceren conjunto y consenso el presupuesto de objetivosde ventas

bull Revisar y verificar todos los escenarios posiblespara la consecucioacuten de las ventas frente al sistemapoliacutetico inestable en el paiacutes

bull Determina reuniones para realizar verificacionesmensuales de las metas establecidas y de ser el casoejecutar modificaciones de acuerdo a la realidad quela empresa y el paiacutes vivan en ese momento

232

Planificador Financiero

bull Plantear los escenarios para la consecucioacuten de losobjetivos de ventas a consideracioacuten del comiteacutegerencial

bull Establecer un presupuesto para dotar deherramientas comerciales y promocionales queapoyen a la Fuerza de ventas a la obtencioacuten de lacuota

Gerente de marketing

bull Informar acerca de los estudios de mercadoactualizados para determinar la demanda de losproductos del sector de confites en el Ecuador cuales el mercado ganado por la compantildeiacutea y lo queposee la competencia

bull Elaborar un FODA de la competenciabull Planificar estrategias de publicidad que mantenga

yo incrementen la participacioacuten de mercado asiacutecomo que se formen en una herramienta de influiren el consumidor para la adquisicioacuten de losproductos de la compantildeiacutea

Jefe de Trade Marketing bull Establecer estrategias promocionales y deexhibicioacuten para conquistar la atraccioacuten del mercado

Gerente de Ventas

bull Establecer estadiacutesticas de ventas por regioacuten ciudadsector y temporada para determinar cuaacuteles son lossitios y fechas en las que se pueden generar mejoraspara las ventas

Planificador de laDemanda

bull Determinar la demanda bajo estudios mensualesbull Informar al comiteacute gerencial en forma perioacutedica

acerca de la capacidad de cubrir la demandaestablecida a traveacutes de la capacidad de las plantaspara la entrega de producto

D METODOLOGIacuteA

bull Elaborar un presupuesto anual de objetivos de ventas tomando en cuenta

toda la informacioacuten entregada por los responsables en consenso con el

comiteacute gerencial

bull Revisar en forma mensual las variaciones generadas tanto en la realidad del

desarrollo del negocio como en la consecucioacuten de los objetivos y de ser el

caso replantear las metas para que estas sean racionales

bull Mantener los incentivos a la Fuerza de ventas para que la cuota sea

alcanzada

233

E SEGUIMIENTO

Realizar una evaluacioacuten mensual de los objetivos alcanzados y poner puntos de

atencioacuten en aquellos que no se estaacuten ejecutando para buscar oportunidades de

mejora

452 Procedimientos de Control Interno para el departamento de Ventas

bull Verificar que todos los reportes de gastos por viajes internacionales de la

Fuerza de Ventas sean presentado en un maacuteximo de 7 diacuteas calendario En el

caso de los viaacuteticos los documentos no deberaacuten tener una antiguumledad mayor a

un mes

bull Observar la poliacutetica de control de Creacuteditos y cobranzas donde se contemplan

paraacutemetros para la aprobacioacuten de pedidos previo a la aprobacioacuten de ventas

para evitar que se despache mercaderiacutea a clientes que no se encuentran al diacutea

con los pago

bull Realizar los caacutelculos de los incentivos ganados por el personal de la Fuerza

de ventas de acuerdo a los porcentajes establecidos en los beneficios a los

empleados

bull Observar la poliacutetica de control para Noacutemina con el fin de respetar las fechas

de entrega de la informacioacuten de los incentivos para que los empleados reciban

sus haberes a tiempo

bull Mantener bajo custodia segura los modelos exclusivos de los exhibidores

retirados de los proveedores con el fin de evitar posibles plagios o en su

defecto destruirlos en el caso que estos no se vayan a utilizar maacutes

bull Separar la mercaderiacutea recibida en buen estado de las devoluciones para

determinar si es procedente regresarla a los pallets de bodega o debe

realizarse con ella promociones o autoconsumos

234

Divulgacioacuten de las poliacuteticas corporativas e informacioacuten de laimportancia de su cumplimiento dos veces al antildeo que deberaacuten serincluidas en las presentaciones de las reuniones de Vamos Juntos enla que se entregaraacuten folletos con los puntos importantes de lasmismas en las que se deberaacuten ejemplarizar con casos reales

24000

Capacitacioacuten para el personal recieacuten ingresado que debe incluir unresumen de los procedimientos importantes de la compantildeiacuteainformacioacuten corporativa como poliacuteticas procedimientos valoresmisioacuten visioacuten etc asiacute como reuniones con el personal con el queinteractuaraacute en su trabajo diario

75000

Total costos relacionados con capacitaciones 99000

453 Actividades para el departamento de Ventas

bull Observar de forma inmediata el procedimiento corporativo de la otorgacioacuten

de descuentos comerciales que no se encuentran en el presupuesto para

desarrollarlo de acuerdo a los lineamientos de la administracioacuten

bull Establecer una adecuada comunicacioacuten entre las aacutereas de planificacioacuten

financiera Gerencias de ventas y Gerencia General para llevar a cabo en

forma correcta la poliacutetica administrativa para otorgar descuentos comerciales

bull Implementar las poliacuteticas propuestas para un adecuado control interno de los

procesos desarrollados en el departamento de Ventas

bull Aplicar los procedimientos de control establecidos en el presente capiacutetulo

como actividades del diacutea - diacutea

46 Costo ndash Beneficio de la implementacioacuten del Sistema de Control Interno para

los departamentos de Recursos Humanos Finanzas y Ventas

Costos generados

Capacitaciones

235

Honorarios a terceros

Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales

120000

Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones

300000

Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000

Materiales y Suministros

Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales

71400

Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil

50000

Total costos por suministros y materiales 121400

TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400

Beneficios

Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc

1300000

Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante

50000

Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial

250000

TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000

En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un

monto de $ 959600

Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que

implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos

permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a

estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad

evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas

De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa

Matriz de Riesgo para el proceso de facturacioacuten

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

Las ventas no seregistran en losresultados enmomento deefectuar lafacturacioacuten

Todas las ventas seregistran en losresultados enmomento deefectuar lafacturacioacuten

X X Bajo

2

El costo de venta nose graba en formasimultaacutenea a laventa

El costo de venta detodas las ventas segraba en formasimultaacutenea a laventa

X X Bajo

3

Los comprobantesde venta no tienenla autorizacioacutenvigente emitida porrentas

Todos loscomprobantes deventa poseen laautorizacioacuten vigenteemitida por rentasla que se renuevacada antildeo

X X Bajo

4

Los pedidos demercaderiacutea no sonadecuadamentecontrolados yaprobados

Todos los pedidos deventa son aprobadospor Creacuteditos ycobranzas ycontrolados por labodega

X X Bajo

5

No se realizancircularizacionesperioacutedicas entre losclientes paradeterminar si noexiste jineteo dedinero por parte dela Fuerza de Ventas

Creacuteditos y cobranzasrealiza unseguimientoperioacutedico de suscuentas para evitarque la Fuerza deVentas se quedecon dinero de losclientes

X X Bajo

6

No se han firmandocontratos deexclusividad con losUSO Promotores

Se mantienencontratos deexclusividad ya quelos USO promotorestrabajan a su vez confuerza de ventasdirecta de lacompantildeiacutea

X X Bajo

4313 Evaluacioacuten del proceso para la entrega de incentivos a la Fuerza de

Ventas

Cuestionario de Control Interno para la entrega de incentivos a la Fuerza deVentas

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

iquestEl establecimiento decuotas para la Fuerza deventas se realiza deacuerdo a un anaacutelisis ysobre una base racional

X

2

iquestLos incentivos para lasgerencias de ventas seencuentran en el rangoestablecido para estoscargos a nivel regional

X

3

iquestLos incentivosentregados se realizanuacutenicamente cuando se hanalcanzado las metas

X

4

iquestSe realizan visitas decampo sorpresivas paraverificar el cumplimientode las rutas de la Fuerzade ventas

X

5

iquestLos incentivos seconsideran como ingresosimputables en el rol depagos

X

6

iquestSe elaboranperioacutedicamente informesde ventas y sus avancescon respecto a las metasestablecidas

X

Narrativa del proceso para la entrega de incentivos de la Fuerza de Ventas

Se inicia cuando las ventas del mes se han cerrado el personal de la Fuerza de

Ventas verifica su cumplimiento y elabora un informe que es entregado al personal

de Trade Marketing quien calcula las metas alcanzadas por cada persona de la

Fuerza de ventas contra la meta establecida y verifica con el informe del colega en

caso existan diferencias con el colega se le informa y se concilia con la informacioacuten

del sistema En el caso que la meta se haya alcanzado al 100 se calcula un 34

201

202

del monto de la venta y en el caso que supere el 110 se aplicaraacute un porcentaje de

41 del total de la venta alcanzada por el colega

Los valores por incentivos son informados a Noacutemina y estos son incluidos en el rol

de pagos

Al final del mes se establece las nuevas metas para el mes subsiguiente que deben

estar acorde con el presupuesto anual de ventas en la reunioacuten mensual de Forecast y

que deben estar bajo la realidad del negocio en el mercado Estas metas son

consensuadas en el comiteacute de direccioacuten incluido la persona de planificacioacuten de

demanda y planificacioacuten financiera Una vez establecidas se comunica a la Fuerza

de Ventas cuales seraacuten las metas a ser alcanzadas en el mes para que alcancen sus

incentivos

203

NNoacuteoacute m

m inin a

aTT r

r aa dd ee

MMaa r

r kk ee tit

nin gg

FF uu ee

rr zzaa

dd ee V

V ee nn

tatass

CCoo m

m iti eacuteteacute

gg ee rr e

e nncc i

aia ll

Flujograma para el proceso de entrega de incentivos a la Fuerza de Ventas

Planifica las nuevasmetas para elsiguiente mes

Informa a laFuerza de Ventas

Fin

Inicio

Elabora informe desu cumplimiento en

metas y se loentrega a Trade

Mkt

Obtiene delsistema las ventas

alcanzadas porcolega

Verifica con elinforme entregadopor el colega de la

FFVV

N

Estaacuten de acuerdo losvalores

S

Concilian con elcolega de acuerdo

a la informacioacutenobtenida en el

sistema

Se calculan losincentivos deacuerdo a lo

establecido en lapoliacutetica de beneficios

a la FFVV

Ingresa losbeneficios en el roldel personal de la

FFVV

204

4314 Evaluacioacuten del proceso para la entrega de material promocional

Cuestionario de Control Interno para la entrega de material promocional a losclientes

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

Previo al despacho delmaterial promocional iquestSeverifica el cumplimientode la poliacutetica y lasautorizacionescorrespondientes

X X

Uacutenicamente serecoge la solicituddel personal deventas no se cuentacon lasaprobaciones nianaacutelisis de lossupervisores

2

iquestSe firman contratos deconfidencialidad con losproveedores que fabricanel material promocional ala compantildeiacutea

X

3

iquestSe ejecuta un adecuadoseguimiento delcumplimiento de estoscontratos

X

4

iquestEl material promocionalasignado tiene unseguimiento paracomprobar su estado en elcliente

X

Narrativa del proceso para la entrega de material promocional

El proceso se inicia cuando el personal de la Fuerza de ventas (autoventistas y

coordinadores de Zona) recogen la solicitud del cliente para la asignacioacuten de un

exhibidor u otro tipo de material promocional no asignado en promociones El

empleado de la Fuerza de Ventas debe elaborar una recomendacioacuten (Justificativo

para solicitar el material promocional) esta recomendacioacuten debe ser revisada por el

Supervisor de la zona que estaacute realizando el requerimiento si la recomendacioacuten

cumple con la poliacutetica comercial para entrega de exhibidores y otro tipo de material

promocional se solicitaraacute a la bodega prepare una orden de despacho para entregar el

material al solicitante de la Fuerza de ventas y esta a su vez se la entrega al cliente

205

BBoo d

d eegg a

aSS

uu pp ee

rr vvisis

ioacuteioacutenn

dd ee V

V ee nn

tt aass

FFuu e

e rrzz a

a dd ee

VVee n

n tt aa ss

Flujograma para el proceso de entrega de material promocional

IniacutecioSolicitud de

Materialpromocional

Elaborarrecomendacioacutenpara obtener elmaterial prom

Entrega delmaterial

promocional alcliente

Fin

Negar la entregaN de Material

promocional

Revisar si larecomendacioacuten seajusta a la poliacuteticade asignacioacuten de

material prom

Cumple lascondiciones de la

poliacutetica

SAprobar la entrega

de materialpromocional

Elaborar la ordende despacho

Entrega del materialpromocional contra

OD

206

Matriz de Riesgo de para el proceso en la entrega de material promocional

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

No se verifica elcumplimiento de lapoliacutetica paraasignacioacuten dematerial promocionaly las autorizacionescorrespondientes

Los supervisores deventas no apruebanninguna solicitudpara la entrega delmaterialpromocional y labodega entrega conla simple solicitudde la Fuerza deventas

X X Alto

2

No se firmancontratos deconfidencialidad conlos proveedores quefabrican el materialpromocional a lacompantildeiacutea

Se mantienencontratos deconfidencialidad contodos losproveedores quefabrican materialespromocionalesexclusivos

X X Bajo

3

No se ejecuta unadecuado seguimientodel cumplimiento deestos contratos

El cumplimiento delos contratos essupervisado por elpersonal de TradeMarketing

X X Bajo

4

El materialpromocionalasignado tiene unseguimiento paracomprobar su estadoen el cliente

Se verifica elcuidado del materialpromocionalentregado a losclientes en cadavisita para la tomade pedidos de venta

X X Bajo

4315 Evaluacioacuten del proceso para otorgar descuentos comerciales

Cuestionario de Control Interno para el Establecimiento de descuentoscomerciales

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

iquestLos descuentoscomerciales sonanalizados en elpresupuesto anual deactividades y planoperativo

X

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

2

iquestLos descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto cuentan conla respectiva aprobacioacutendel Gerente de ventas ydel planificadorFinanciero

X X

Uacutenicamentecuentan con laaprobacioacuten delPlanificadorFinanciero estoafecta a lasventas netas y elGerente deVentas no tieneconocimientodel particular

3

iquestSe cumplen con losparaacutemetros de entrega dedescuentos por prontopago y otras promocionesa los clientes

X

4

iquestSe les comunica a losclientes los descuentos alos que tienen acceso deacuerdo a sus condicionesde pago y montos decompra

X

Narrativa del proceso para otorgar descuentos comerciales

Inicia con el anaacutelisis que realiza Planificacioacuten financiera acerca de los descuentos

que se pueden otorgar a los clientes de acuerdo al presupuesto por promociones o

incentivos si estaacuten en el presupuesto se consideran planificados en el caso que no

esteacuten en el presupuesto se informaraacute siempre y cuando exista un colchoacuten en el

presupuesto de ventas

Esto es informado al Gerente de ventas quien analiza el descuento en caso no haya

sido contemplado en el presupuesto anual de la necesidad del mismo y cuantos

beneficios generaraacute a su incremento de las ventas

Una vez que haya ejecutado el anaacutelisis si es viable elaboraraacute la propuesta comercial

para presentarla al Gerente General quien deberaacute aprobar la propuesta en el caso que

207

sea aplicable y genereacute un beneficio mayor a su costo Si es aprobada se comunicaraacute

al departamento de Trade Marketing para su divulgacioacuten entre los clientes

Cuando los clientes hayan alcanzado las metas propuestas en las promociones

establecidas Trade Marketing solicitaraacute a Creacuteditos y cobranzas que emita la nota de

creacutedito correspondiente y la Fuerza de ventas o el gerente de ventas se encargaraacute de

hacerla llegar al cliente

CC rr eacuteeacute d

d iti oto y

yCC o

o bbrr aa

nn zz aa s

sPP l

ala nn ifi i

f cic aa cc i

oacuteioacute nn

FF inin a

a nncc ie

ie rr aa

DD irir ee

cc cc ioacuteioacute

nnGG

ee nn ee

rr aall

DD irir ee

cc cc ioacuteioacute

nndd e

e VV ee

nn tata s

sTT r

r aa dd ee

mmaa r

r kk ee tit n

in gg

Flujograma para el proceso de la entrega de descuentos comerciales

IniacutecioAnaliza

descuentospromocionales

Existe un colchoacuten enel presupuesto de

ventasN Fin

Emite la nota decreacutedito

S

Entrega alSupervisor deVentas para su

entrega al cliente

Fin

Se solicita aS Creacuteditos emitir la

NC

Realiza la campantildeaentre los clientes de

la promocioacutenapoyado en la

FFVV

Verifica el logro delas metas por parte

de los clientes

El cliente llegoacute a lameta

N No se otorga eldescuento Fin

Comunica a trade

S marketing parainiciar la

promocioacuten

Los desct Estaacuten enel presupuesto

N

Se analiza sunecesidad deacuerdo a una

estrategiacomercial

SElabora lapropuesta

comercial para losdescuentos

Aprueba lapropuesta Se cierra la

propuesta Fin

N

209

210

Matriz de Riesgo de para el proceso para otorgar descuentos comerciales

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

Los descuentoscomerciales no sonanalizados en elpresupuesto anualde actividades yplan operativo

El presupuesto anualde ventas contemplalos descuentoscomercialesplanificados al iniciodel antildeo

X X Bajo

2

Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto nocuentan con larespectivaaprobacioacuten delGerente de ventas ydel planificadorFinanciero

Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuestouacutenicamente cuentancon la aprobacioacutendel planificadorFinanciero quien laspresentadirectamente alGerente General

X X Alto

3

No se cumplen conlos paraacutemetros deentrega dedescuentos porpromociones a losclientes

Toda promocioacuten queotorga descuentoscomerciales esentregada losclientes de acuerdo alos paraacutemetrosestablecidos

X X Bajo

4

No se les comunicaa los clientes losdescuentos a losque tienen accesode acuerdo a suscondiciones de pagoy montos de compra

Toda promocioacuten escomunicada a losclientes en formaprevia de iniciar

X X Bajo

211

3316 Evaluacioacuten de los proceso de Devoluciones

Cuestionario de Control Interno para el proceso de Devoluciones

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

iquestLa recepcioacuten demercaderiacutea devuelta sehace previa verificacioacutende la factura de venta

X X

La mercaderiacutea serecibe sinverificar antes laventa realizadacon anterioridad

2

iquestLa recepcioacuten de lamercaderiacutea devuelta serecibe directamente enlas bodegas de lacompantildeiacutea

X

3

iquestAntes de ejecutar ladevolucioacuten de lamercaderiacutea esta esaprobada por lossupervisores de ventas

X

Sin embargo lasaprobaciones nose realizan previala verificacioacuten delorigen de lamercaderiacutea

4

iquestEl supervisor de ventassolicita un justificativodel porqueacute ladevolucioacuten

X

Narrativa de proceso de Devoluciones

El proceso se inicia cuando el personal de la Fuerza de Ventas recoge la solicitud de

devolucioacuten del cliente Esta devolucioacuten debe ser verificada por el Supervisor de

ventas para establecer el estado en la que se recibe la mercaderiacutea y elaboraraacute un

informe que deberaacute ser presentado al gerente de ventas este verifica si cumple con

las condiciones establecidas en la poliacutetica comercial para la devolucioacuten de ventas y

procede a aprobarla en el caso se estar correcto

Una vez aprobada la devolucioacuten se informa a la bodega para que coordine el retiro de

la mercaderiacutea Cuando recibe la mercaderiacutea en la bodega se afecta la Nota de

Creacutedito a la uacuteltima factura emitida al cliente Esta nota de creacutedito es entregada a la

Fuerza de ventas para que sea entregada al cliente

SSuu p

p eerr vv

isisioacuteioacute

nndd e

eVV

ee nn tat

a ssBB

oo dd ee

gg aa

DDirir e

e cccc i

oacuteioacute nn d

d eeVV e

e nntata

ssFF u

u eerr zz

aadd e

e vv ee

nn tata s

s

Flujograma para el proceso de Devolucioacuten de mercaderiacutea

IniacutecioRecoge la solicitudde devolucioacuten del

cliente

Entrega la nota decreacutedito al cliente Fin

Verificar elproducto a

devolver seacuerdo a su buen

o mal estado

S Aprueba ladevolucioacuten

Cumple lascondiciones de la

poliacutetica

N Rechaza ladevolucioacuten

Coordina larecoleccioacuten de la

mercaderiacuteadevuelta

Emite la nota decreacutedito

212

213

Matriz de Riesgo de para el proceso de devolucioacuten de mercaderiacutea

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

La recepcioacuten demercaderiacutea devueltase hace sin previaverificacioacuten de lafactura de venta

La mercaderiacuteadevuelta se recibesin verifica sinrevisar la factura deventa en la que seoriginoacute

X X Alto

2

La recepcioacuten de lamercaderiacutea devueltano se recibedirectamente en lasbodegas de lacompantildeiacutea

La bodega realiza lalogiacutestica pararecoger lamercaderiacutea de ladevolucioacuten

X X Bajo

3

La devolucioacuten de lamercaderiacutea no esaprobada por lossupervisores deventas

Los supervisores deventas verifica todaslas devoluciones quevan a ser recibidasestas son aprobadaspor las gerencias deventas

X X Bajo

4

El supervisor deventas no solicita unjustificativo delporqueacute se realiza ladevolucioacuten

El supervisor deventas elabora uninforme de ladevolucioacuten para serentregado al gerentede ventas

X X Bajo

44 Resultados de la evaluacioacuten de Control Interno

441 Matriz de Hallazgo de Control Interno del departamento de Ventas

En la Matriz de Hallazgos determinaremos los cuatro atributos de cada uno de los

puntos criacuteticos encontrados posterior a la evaluacioacuten realizada

214

Matriz de Hallazgos el Departamento de Ventas

Falta de verificacioacuten de las condiciones para le devolucioacuten de mercaderiacuteas

Condicioacuten

La mercaderiacutea devuelta por parte de los clientes es recibida porel personal de la bodega uacutenicamente con la orden de los colegasde la Fuerza de Ventas sin verificar antes que esa mercaderiacuteahaya sido vendida por la empresa y a que factura pertenece

Criterio

Existe la inobservancia de la poliacutetica corporativa para ladevolucioacuten de mercaderiacutea Seccioacuten Metodologiacutea punto 3 queexpresa

ldquoMal Estado El producto en mal estado se considera a aquelproducto vencido en condiciones de calidad no oacuteptimas depresentacioacuten descontinuada o en malas condiciones que tambieacutendeberaacuten pasar por la verificacioacuten de venta previa Para el CanalModerno y Mayorista cuando falta menos de 90 diacuteas para suvencimiento para el Canal Tradicional cuando falta menos de45 diacuteas para su vencimientordquo

Adicional a la poliacutetica corporativa existe una inobservancia alreglamento de comprobantes de venta retencioacuten y documentoscomplementarios que en su Art 15 menciona

ldquoNotas de creacutedito- Las notas de creacutedito son documentos que seemitiraacuten para anular operaciones aceptar devoluciones yconceder descuentos o bonificaciones

Las notas de creacutedito deberaacuten consignar la denominacioacuten serie ynuacutemero de los comprobantes de venta a los cuales se refierenrdquo

Causa

El personal de la bodega como el personal de la fuerza deventas no tienen un conocimiento exacto de la poliacuteticacorporativa Adicional a esto los supervisores de venta noverifican las solicitudes de devolucioacuten realizadas y en la bodegatampoco exigen las aprobaciones necesarias

Efecto

El hecho de recibir devoluciones que no hayan sido debidamenteverificadas y autorizadas provoca que dicha mercaderiacutea puedano haber sido vendida por la empresa alto niveles de productoen mal estado y una alta contingencia tributaria al no determinarexactamente a que factura estaacute afectando la devolucioacuten

Conclusioacuten

La devolucioacuten de la mercaderiacutea no cuenta con la verificacioacutennecesaria por parte de la Fuerza de ventas y de la Bodega paradeterminar con que factura de venta fue entregada al cliente porlo que se considera un facilismo en el proceso que puede generarpeacuterdidas para la compantildeiacutea

215

A la Gerencia General

Recomendacioacuten

Establecer procedimientos de control para que la Fuerza deVentas verifique que la mercaderiacutea que se va a recibir haya sidovendida por la compantildeiacutea para lo cual se deberaacute incluir estainformacioacuten en el informe entregado a las Gerencias de ventas

Exigir a la Bodega que se realice una investigacioacuten de la facturaque deberaacute ser afectada con la devolucioacuten previo a la emisioacuten dela Nota de creacutedito

Descuentos Comerciales no presupuestados se otorgan sin la aprobacioacuten de laGerencia de Ventas

Condicioacuten

Los descuentos comerciales promocionales que no estaacuten dentrodel presupuesto cuentan uacutenicamente con la aprobacioacuten deplanificacioacuten Financiera y no se solicita o requiere de laaprobacioacuten de la gerencia de Ventas antes de que se ejecuten loque deja sin control previo a la Cabeza de Ventas de lasestrategias otorgadas a los clientes y sus impactos en las ventasnetas

Criterio

La poliacutetica corporativa de descuentos en su seccioacuten 2 deResponsabilidades paacutegina 4 expresa que

ldquoTodo descuento otorgado a un cliente ya sea por estrategias ocubrimiento de riesgos que no consten en el presupuesto debenser aprobados por el Gerente de Ventas y por el PlanificadorFinanciero con el fin de medir el costo ndash beneficio del mismoCaso contrario no se generaraacutenrdquo

Causa

No existe una buena praacutectica de comunicacioacuten entre la gerenciade ventas y la planificacioacuten financiera principalmente porqueson rubros que afectan al presupuesto que es controlado porFinanzas y que estos descuentos son solicitados en su mayoriacuteapor el Country Manager y la comunicacioacuten a la gerencias deventas se realiza una vez creada la promocioacuten

EfectoEsta praacutectica genera desbalances en las metas planteadas paracada una de las gerencias y malestar en las gerencia de ventasal ver su campo de accioacuten invadido y limitado

Conclusioacuten

El proceso no se cumple de acuerdo a lo establecido en lapoliacutetica y en el procedimiento por lo que existe unainobservancia total de lo establecido en la reglamentacioacutencorporativa generando un proceso inexacto e incorrecto

216

A la Gerencia General

RecomendacioacutenSupervisar que los lineamientos implementados por la propiaadministracioacuten se cumplan generando una adecuadacomunicacioacuten entre los departamentos de Finanzas y ventasgenerando el respeto de la independencia e interrelacioacuten de lasfunciones de cada una de estas aacutereas

Falta de comunicacioacuten de las poliacuteticas y procedimientos corporativos queafectan al aacuterea comercial a la Fuerza de Ventas en general

Condicioacuten

La administracioacuten no genera una comunicacioacuten de las poliacuteticascorporativas existentes que afectan al aacuterea comercial a todo elpersonal de la Fuerza de Ventas sino uacutenicamente a lasGerencias y los Supervisores los cuales tampoco compartenesta informacioacuten con sus reportes

Criterio

Tal como se indicoacute en el capiacutetulo 3 la falta de comunicacioacuten delas poliacuteticas es un problema que se genera en todas las aacutereas dela entidad inobservando el procedimiento para la correctacomunicacioacuten de poliacuteticas corporativas paacuterrafo 30 que diceldquoEl comiteacute gerencial como parte primordial de sus obligacionesdeberaacute repartir y dar a conocer la misioacuten visioacuten poliacuteticascorporativas y valores corporativos el momento que se integra ala compantildeiacutea La estrategia y planes de accioacuten generales noconfidenciales y susceptibles de mal uso se deberaacuten a dar aconocer y hacerse puacuteblicos entre los empleados asiacute como losresultados de la compantildeiacutea cada trimestre en el Vamos Juntosrdquo

Causa

La administracioacuten y en especial las Gerencias de Ventas no hancreado una cultura de conocimientos y buena praacutectica de laspoliacuteticas y procedimientos que afectan al departamento deventas debido a que las mercaderistas preventistas personal deautoventa impulsadoras no tienen un manejo adecuado de estasy tampoco un conocimiento general

Efecto

El hecho que el personal de la fuerza de ventas desconozca losprocedimientos provoca que muchos de los procedimientos selleven a cabo en forma incorrecta y que ciertas poliacuteticas no secumplan Entre los procesos con alto nivel de falencias estaacuten larecoleccioacuten de las devoluciones inadecuada entrega de materialpromocional y reportes de gastos presentados en formaincorrecta

Conclusioacuten

La falta de conocimiento de las poliacuteticas y procedimientoscorporativos genera limitaciones en el control que se puedeestablecer en el personal debido a que si no conoce unprocedimiento o una poliacutetica es imposible cumplirla lo quegenerariacutea desviaciones en la obtencioacuten de metas corporativas

217

A la Gerencia General

Recomendacioacuten

Ejecutar una adecuada comunicacioacuten al personal de ventasreferente a los aspectos corporativos importantes asiacute comodesarrollar una planificacioacuten para realizar por lo menos una vezal antildeo una comunicacioacuten colectiva a todas las personas quenecesitan conocer estas poliacuteticas recordaacutendoles su alcance ypuntos importantes

El despacho del material promocional no cuenta con las aprobaciones nianaacutelisis de los supervisores previo a su despacho

Condicioacuten

El material promocional despachado y colocado en los clienteses entregado por parte de la bodega uacutenicamente con unasolicitud del personal de la fuerza de ventas y no se cuenta conlas aprobaciones ni anaacutelisis de los supervisores para determinarla verdadera necesidad y beneficio futuro de colocar material deexhibicioacuten en un punto de venta determinado

Criterio

Existe una mala aplicacioacuten de la Poliacutetica para asignacioacuten dematerial promocional en su seccioacuten 2 Responsabilidades quemencionaldquoLos supervisores de ventas seraacuten los encargados de revisar losteacuterminos para la entrega del material promocional y solo seraacutenaprobadas las solicitudes que cumplan con las condicionesestablecidas en la presente poliacuteticardquoSeccioacuten 4 MetodologiacutealdquoPara realizar una asignacioacuten de exhibidores se debedeterminar primero que tipo de exhibidor se va a entregar y deacuerdo a su tamantildeo y modelo el vendedor tendraacute que justificaren un informe la ubicacioacuten del punto de venta el espacio queocuparaacute el exhibidor los montos de compra del cliente ydeterminar una proyeccioacuten para crecimiento del sectorrdquo

Causa

El personal de la bodega no exige que el informe para lasolicitud de material promocional tenga la firma del respectivosupervisor y realiza los despachos normalmente adicional a lafalta de conocimiento de las poliacuteticas corporativas provoca quela fuerza de ventas no se genere la obligacioacuten de cumplir conuna buena praacutectica de la poliacutetica mencionada

Efecto

El incumplimiento de la poliacutetica establecida provoca que muchodel material asignado a los clientes no es aprovechado en formacorrecta debido a que ciertos exhibidores costosos sonentregados a clientes que no realizan montos de compra altos yque no utilizan el exhibidor de forma adecuada generandogastos injustificados para Cadbury

218

Conclusioacuten

La asignacioacuten y entrega de los exhibidores y materialespromociones genera un desperdicio ya que estos estaacuten siendoentregados sin el anaacutelisis del beneficio que se obtendraacute ya quese han encontrado varios exhibidores grandes en clientes queno tienen ni el espacio ni el nivel de compras para cubrirlo deproducto

Recomendacioacuten

A la Gerencia General

Supervisar que la asignacioacuten del material promocional mismoque es costoso sea entregado de acuerdo a lo establecido por lapoliacutetica corporativa y con un anaacutelisis de los consumosrealizados por los clientes asiacute como la seguridad que tendraacute elbien de la compantildeiacutea en el punto de venta

442 Indicadores de Gestioacuten para el departamento de Ventas

Los Indicadores de gestioacuten aplicados para el departamento de Ventas nos permitiraacuten

medir las variables relacionadas con las metas impuestas por la administracioacuten asiacute

como el desempentildeo del departamento

Asiacute tenemos los siguientes indicadores para este departamento

iquestQueacute se va aMedir Objetivo

Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios

Conocimiento dela Visioacuten

Establecer cuantosempleados de lacompantildeiacutea conocensu visioacuten

Visioacuten

de empleados del departamentoFinanciero que Conocen la Visioacuten

de la Empresa Miacutenimoaceptable 85

82

83

El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten de laVisioacuten

Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con suvisioacuten

Visioacuten

de empleados del departamento deVentas que Comparten la Visioacuten de

la Empresa Miacutenimoaceptable 80

82

83

Se presenta como indicadorimportante ya que todos losempleados que conocen lamisioacuten estaacuten de acuerdo conesta

Total empleados del departamentode Ventas 99

Conocimiento dela Misioacuten

Fijar cuaacutentosempleados de lacompantildeiacutea conocensu misioacuten

Misioacuten

de empleados del departamento deVentas que Conocen la Misioacuten de la

Empresa Miacutenimoaceptable 75

82

83

El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten de laMisioacuten

Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con sumisioacuten

Misioacuten

de empleados del departamento deVentas que Comparten la Misioacuten de

la Empresa Miacutenimoaceptable 83

82

83

Representa que todos losempleados trabajan en pro dela consecucioacuten de losobjetivos de la compantildeiacuteaTotal de empleados del

departamento de Ventas 99

219

iquestQueacute se va aMedir Objetivo

Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios

Eficacia de losMetas planteados

Establecer laeficacia en elalcance de las metasplanteados

Metas

Meses en que se ha alcanzado lameta de ventas

Miacutenimoaceptable 92

12

100

El departamento de ventas haalcanzado las metas de ventasdurante todos los meses delantildeo12 12

Nivel de eficaciaen las metaspropuestas

Determinar sobre el100 en queporcentaje promediohan sido alcanzadaslas ventas propuestas

Metas

Promedio de ventas realesalcanzadas

Miacutenimoaceptable 95

236000000115

El logro en las ventas ha sidobastante exitoso en el 2010pasando un 15 del propuestoPromedio de ventas propuestas en

el antildeo 205000000

Nivel deliderazgo delpersonal de lacompantildeiacutea

Fijar el nivel deliderazgo que poseeel personal engeneral

Direccioacuten yliderazgo

Personal que identifica el estilo deLiderazgo

Miacutenimoaceptable 10

12

12

El miacutenimo aceptable para deldepartamento es establecido enun 12 debido a la grancantidad de Personas en laFuerza de Ventas que trabajana cargo de supervisores ygerentes

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten delliderazgo de lacompantildeiacutea

Medir la aceptacioacutendel estilo deliderazgoestablecido en lacompantildeiacutea

Direccioacuten yliderazgo

Personas que aceptan el estilo deliderazgo

Miacutenimoaceptable 90

84

85

Existe una reaccioacuten de algunaspersonas para aceptar a laNueva Gerencia de Ventasestablecida por la compra deKraft a la compantildeiacutea

Total empleados del departamentode Ventas 99

220

221

45 Propuesta de Control Interno

Con los resultados obtenidos de la evaluacioacuten generaremos una propuesta de Control

Interno para el departamento de Ventas que le permita a la compantildeiacutea establecer un

sistema de control basado en poliacuteticas procedimientos y actividades en el aacuterea

comercial

451 Poliacuteticas de control para el departamento de Ventas

Poliacutetica para el Control de devoluciones

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de esta poliacutetica es establecer los lineamientos para la gestioacuten de las

devoluciones en Buen y Mal estado generadas en Ecuador en los canales Tradicional

Moderno y Mayorista

B DEFINICIONES

Devolucioacuten Es el retorno de un producto que ha estado en propiedad de un cliente

Buen Estado Se considera que un producto se encuentra en buen estado cuando se

encuentra apto para la venta con el empaque original y dentro de los plazos

suficientes para considerarlo como apto para la comercializacioacuten tomando en cuenta

el tiempo de su consumo de acuerdo a lo establecido en la poliacutetica comercial

Mal Estado Se considera que un producto se encuentra en mal estado cuando su

caducidad se encuentra cercana se encuentra averiado descontinuado o no vigente

por cambio de empaque

Rechazos Son las devoluciones del producto antes de perfeccionarse la venta es

decir no se hizo la transferencia de la propiedad del producto al cliente

222

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Supervisor de Ventas

bull Se encarga de verificar el producto a devolver y deelaborar el formato de pedido de recojo que debeindicar si el producto se encuentra en buen o malestado

bull Elaborar un informe que contenga el detalle si lamercaderiacutea fue vendida por la compantildeiacutea de acuerdo allote verificado

bull Coordinaraacute con la bodega la logiacutestica para recoger elproducto

Gerentes de canal deVentas

bull Gerente de Ventas deberaacute aprobar y validar el recojode la mercaderiacutea siempre y cuando haya recibido delsupervisor el informe de devolucioacuten caso contrariodeberaacute rechazar la devolucioacuten

Fuerza de ventas

bull Canalizar la solicitud de devolucioacuten desde el clientehasta el supervisor

bull Obtener la informacioacuten del cliente el porqueacute de ladevolucioacuten

Bodegabull Recibir la mercaderiacutea contra el informe aprobado por

el Gerente de ventasbull Emitir la nota de creacutedito

D METODOLOGIacuteA

bull Cuando se notifiqueacute la solicitud de devolucioacuten el supervisor deberaacute solicitar

a la bodega un reporte del lote que el cliente estaacute devolviendo para verificar

que este haya sido vendido por la compantildeiacutea y comprado por el cliente que

hace la solicitud ya que no se recibiraacuten cambios realizados por realizados

entre clientes

bull La Bodega no realizaraacute la logiacutestica para retirar el producto devuelto mientras

no haya recibido el informe firmado y aprobado por el gerente de ventas

bull La nota de creacutedito emitida debe ser entregada al cliente en el plazo maacuteximo

de 48 horas para que estas no generen rechazos por los clientes por las fechas

especialmente por cambio de mes

223

E SEGUIMIENTO

El seguimiento lo deberaacute realizar Creacuteditos y cobranzas en forma automaacutetica ya que

esta nota de creacutedito disminuiraacute el valor de la deuda del cliente En caso la cuenta del

cliente quedeacute con un saldo negativo creacuteditos deberaacute solicitar la emisioacuten de un pago

para que esta cuenta quede en cero

Poliacutetica para el Control de entrega del material promocional

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de esta poliacutetica es determinar puntos de control para asignar material

promocional a los clientes en todo el territorio ecuatoriano

B DEFINICIONES

Material promocional Son obras audiovisuales y graacuteficas asiacute como todas las partes

componentes de las mismas que constituyen los mensajes publicitarios de las

campantildeas difundidas a traveacutes de cualquier medio y soporte considerados como

convencionales

Exhibidores Constituye material promocional disentildeado para mejorar la

presentacioacuten en el punto de venta de los productos

Sectores High income Se considera a los sectores en los cuales los clientes tienen

un alto grado de consumo y nivel de ventas para la compantildeiacutea asiacute como los productos

que se comercializan en estos lugares son de costos altos

Sectores low income Son sectores en los que los niveles de ventas de la compantildeiacutea

son bajos y los productos consumidos son econoacutemicos

224

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Fuerza de ventas

bull Elaborar informe acerca de la asignacioacuten delmaterial promocional en el caso de exhibidores eltamantildeo solicitado el sector donde se ubica elcliente el espacio y la seguridad con el que contaraacuteel exhibidor y el monto de ventas que consume elcliente y cuanto podraacute mejorar con el apoyo de laexhibicioacuten

Supervisor de Ventas

bull Verificar y aprobar el informe presentado por elpersonal de la Fuerza de ventas

bull Entregar una copia de la aprobacioacuten a la bodegapara que el material sea entregado

Bodega

bull Entregar el material promocional uacutenicamente con elinforme aprobado por el supervisor de ventas

bull Emitir la orden de despacho para el adecuadocontrol de los inventarios de material promocional ysolicitar la firma del recibiacute confirme por parte delcliente

D METODOLOGIacuteA

bull Los preventistas y autoventistas deberaacuten incluir en el informe que deben

presentar a su supervisor el nivel de compras del cliente si el sector en el que

se encuentra el punto de venta es high o low income con la finalidad de

determinar el mejor exhibidor a ser asignado

bull El Supervisor debe corroborar la informacioacuten presentada por los preventistas

y autoventistas es correcta con la verificacioacuten fiacutesica y estadiacutesticas de ventas

bull El personal de la bodega NO podraacute sacar ninguacuten exhibidor de las bodegas que

no cuente con la debida aprobacioacuten e informe de firmado por el Supervisor de

ventas siendo la responsabilidad del supervisor la correcta asignacioacuten del

material promocional para los clientes

E SEGUIMIENTO

El personal de la Fuerza de ventas seraacute el encargado de verificar que el material

promocional asignado al cliente cuente con la seguridad para evitar su peacuterdida que

225

este sea mantenido en forma adecuada y seraacute el encargado de llenarlo de producto y

comprobar que no sea utilizado con otros productos que no sean de la compantildeiacutea

Poliacutetica de Control para establecer descuentos comerciales que se encuentran

fuera del presupuesto anual

A OBJETIVO Y ALCANCE

La presente poliacutetica detalla los lineamientos para establecer puntos de control en el

establecimiento de descuentos comerciales otorgados a todos los clientes de la

compantildeiacutea Cadbury Adams Ecuador SA

B DEFINICIONES

Estrategia de Precio Disentildeado para otorgar precios al consumidor sin modificar la

lista de precios estaacutendar (mantener la lista de precios)

Desarrollo de Zona Descuento otorgado para impulsar el desarrollo de una zona

dentro de un cliente Se da debido a rentabilidad yo cobertura

Descuentos Estacionales Descuento otorgado para una estacioacuten o plan del antildeo Por

ejemplo verano inverno Navidad Vacaciones etc

Descuentos Para evitar contrabando Descuento relacionado a un producto

especiacutefico para generar una accioacuten de venta en ciertas ciudadesregioneszonas que

evite la compra por parte de los clientes indirectos de producto de contrabando

Descuentos Para evitar ldquoWrite Offrdquo Descuento relacionado a un producto

especiacutefico para generar que permita al cliente mejorar la rotacioacuten del producto

evitando la incineracioacuten del producto por mal estado debido a alcanzar la fecha de

vencimiento

226

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Planificacioacuten Financiera

bull Debe analizar las actividades dentro de presupuestoen los referente a los descuentos entregados porpromociones basados en concursos establecidos porlos clientes

bull Verificar la posibilidad de entregar promocionesadicionales de acuerdo a los colchones en elpresupuesto de ventas

Gerentes de canal deVentas

bull Determinar coordinando con la Gerencia de ventasy el aacuterea de Trade marketing la viabilidad deestablecer los descuentos promocionales

bull Verificar que el aacuterea de Trade Marketing realice lacomunicacioacuten adecuada y publicidadcorrespondiente para hacer conocer a los clientes elbeneficio y condiciones de la promocioacuten

Supervisor de Ventas

bull Conciliar los montos cumplidos por los clientespara emitir las notas de creacutedito

bull Verificar que los clientes reciban sus notas decreacutedito

Creacutedito y cobranzasbull Emitir las notas de creacutedito posterior a la

comprobacioacuten de la informacioacuten entregada porTrade Marketing

Gerente General bull Aprobar las actividades a realizar fuera delpresupuesto para otorgar descuentos comerciales

D METODOLOGIacuteA

bull El aacuterea de Trade Marketing en conjunto con la Gerencia de Ventas

determinaraacuten la posibilidad de iniciar una promocioacuten para los clientes a traveacutes

de la cual por el cumplimiento de metas establecidas en los niveles de

compras se haraacuten acreedores a un descuento calculado sobre las ventas que

ingresan en el concurso siempre y cuando el aacuterea de planificacioacuten financiera

haya informado que existe un colchoacuten en el presupuesto de ventas para

otorgar los descuentos mencionados

bull Las gerencias de canal de ventas elaboraraacuten un informe con el resumen de

los niveles de ventas esperados y que recesioacuten generaraacute posterior a la

promocioacuten tomando en cuenta los flujos de efectivo que se recibiriacutean por

adelantado y el costo ndash beneficio que generariacutea

227

bull En el caso que el informe genere beneficios y este sea aprobado por el

Gerente de ventas el aacuterea de Trade marketing deberaacute iniciar la comunicacioacuten

de la promocioacuten entre los clientes con el fin que los clientes puedan exigir

sus beneficios adquiridos y evitar que la Fuerza de Ventas pueda usurpar

dichos beneficios

bull Una vez alcanzadas las metas por los clientes creacuteditos y cobranzas deberaacute

emitir las notas de creacutedito y el supervisor de ventas se encargaraacute de verificar

que estas sean recibidas por el cliente

E SEGUIMIENTO

Se deberaacute realizar un seguimiento posterior al teacutermino de la promocioacuten para conocer

la satisfaccioacuten entre los clientes y cuaacuteles fueron los iacutendices de recuperacioacuten de

efectivo generado en esas ventas

Poliacutetica de Control para la presentacioacuten y revisioacuten de Reportes de Gastos

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de la poliacutetica es establecer paraacutemetros para una adecuada preparacioacuten y

presentacioacuten de los reportes de viajes de los colegas de la Compantildeiacutea Cadbury

Adams que seraacuten revisados en las oficinas de Quito asiacute como establecer puntos de

control en la revisioacuten de los mismos

B DEFINICIONES

Reportes de gastos Son documentos a traveacutes de los cuales los empleados de una

compantildeiacutea pueden solicitar la devolucioacuten de los valores desembolsados por ellos

siempre y cuando estos correspondan a gastos generados para atender actividades

que contengan un ingreso para la compantildeiacutea provocado o mejorado por dichos

desembolsos Estos desembolsos deben contener la documentacioacuten soporte de

acuerdo a lo establecido por la autoridad tributaria local Servicio de Rentas Internas

228

Viaacuteticos Son recursos asignados a los empleados de una entidad que para el

desempentildeo de sus funciones cuando deban de trasladarse por un periacuteodo mayor de

24 horas a lugares distintos al de su residencia Estos valores los gastos por concepto

de alimentacioacuten hospedaje y gastos menores inherentes al viaje

Sistema Dinnero Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes

a los viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos

como para presentar sus gastos por viaacuteticos

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Gerencias

bull Deberaacuten verificar que los valores presentados comoreembolsos por parte de los colegas sean racionalesy que estos esteacuten relacionados directamente altrabajo que ellos desempentildean antes de generar lasaprobaciones en el sistema

Analista de TradeMarketing Analista deCuentas por pagar

bull Revisar la documentacioacuten fiacutesica que soporta losgastos presentados por el colega y solicitados parareembolso asiacute como que el reporte esteacute lleno enforma correcta de acuerdo a la poliacutetica corporativade viajes y que cumpla con los requerimientosestablecidos en el reglamento para la aplicacioacuten dela Ley de reacutegimen tributario interno en su artiacuteculo27 que norma las liquidaciones de viaje

Contador general

bull Mantener actualizados de todas las reformastributarias emitidas por la autoridad fiscal a losAnalistas de Trade Marketing y de Cuentas porpagar con el fin de minimizar las contingenciastributarias

D METODOLOGIacuteA

bull Los colegas administrativos asiacute como los colegas de la Fuerza de Ventas que

poseen un equipo de coacutemputo de la compantildeiacutea deberaacuten ingresar la informacioacuten

de los reportes de gastos que deberaacute regirse a lo normado en la poliacutetica

corporativa de viajes en el sistema Dinnero uno por uno los documentos que

van a solicitar el reembolso en este detallaraacuten los valores completos sin

desglosar impuestos Una vez que los documentos hayan sido ingresados en

229

el sistema los empleados administrativos deberaacuten entregarlos al analista de

Cuentas por pagar y los administrativos de la Fuerza de Ventas al analista de

Trade Marketing Los empleados de la Fuerza de Ventas que no poseen un

equipo de coacutemputo de la empresa deberaacuten entregar los reportes de gastos

presentados de acuerdo a la poliacutetica de viajes directamente al analista de

Trade marketing para que este ingrese la informacioacuten documento por

documento y colega por colega en el sistema Dinnero a traveacutes de una

plantilla Aquellos documentos que excedan los montos asignados a cada uno

de los colegas por movilizacioacuten seraacuten rechazados y no se incluiraacuten en la

plantilla para la carga

Formato para la presentacioacuten de los reportes de Gastos

Instructivo

El reporte debe ser llenado por el empleado en el encabezado debe constar el

periodo y el motivo del viaje asiacute como la identificacioacuten del colega

En el cuerpo debe ir la siguiente informacioacuten

Fecha Debe contener la fecha del documento soporte del gasto

Ndeg El nuacutemero del documento soporte del gasto

Local El establecimiento donde se realizoacute el consumo

230

Descripcioacuten del gasto Identificacioacuten del tipo de gasto Ej Alojamiento nacional

Valor en moneda del documento Determinar el valor completo del soporte del

gasto en caso sea moneda extranjera en el caso de tratarse de doacutelares iraacute el mismo

valor en las dos uacuteltimas columnas

Valor en doacutelares Convertir el valor del documento soporte en caso de ser moneda

extranjera diferente de doacutelares

bull Los dos analistas mencionados deberaacuten revisar que los documentos que

respaldan el gasto contengan la siguiente informacioacuten fecha del documento

el local y el detalle del consumo realizado valor detallado en forma clara los

documentos no deben tener enmendaduras tachones ni borrones estar

presentados de acuerdo al nuevo reglamento para comprobantes de venta y

que no contengan consumos no permitidos en la poliacutetica corporativa de

viajes

bull En el caso uno o maacutes documentos no contengan la informacioacuten y de la forma

sentildealada en el punto anterior estos seraacuten devueltos a los colegas y no seraacuten

reembolsados

bull Las gerencias deberaacuten aprobar a traveacutes del sistema Dinnero los reportes de

gastos verificando todos los valores solicitados a reembolso En el caso que

los valores esteacuten fuera de los rangos normales para el gasto presentado este

deberaacute ser rechazado en el sistema Dinnero informando al colega el porqueacute

del rechazo

bull Si el colega logra justificar el valor consumido este se aprobaraacute en el sistema

procediendo a la contabilizacioacuten normal por parte de Shared Service

E SEGUIMIENTO

En el caso de la Fuerza de venta el aacuterea de Trade Marketing seraacute la encargada de

verificar que los pagos a los colegas se hayan realizado En el caso del aacuterea

Administrativa lo haraacute la analista de Cuentas por pagar

231

Poliacutetica de Control para la el establecimiento de metas en las ventas

A OBJETIVO Y ALCANCE

Delimitar praacutecticas correctas para establecer metas de ventas acordes con la realidad

de la compantildeiacutea que eviten que los empleados de la Fuerza de ventas se vean

abocados a realizar actos iliacutecitos o no eacuteticos con el fin de alcanzas las metas

planteadas por la administracioacuten en el territorio Ecuatoriano

B DEFINICIONES

Cuota Hace mencioacuten a la meta establecida por la Administracioacuten impuesta al

personal de la fuerza de ventas con el fin de que se cumpla un monto mensual

determinado tanto en valor como cantidad de los productos de la compantildeiacutea

Incentivos Son todos los beneficios que alcanza el persona del departamento de

Ventas por el cumplimiento de objetivos establecidos en el presupuesto de ventas

Demanda Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes a los

viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos como

para presentar sus gastos por viaacuteticos

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Gerente General

bull Llamar a reunioacuten al comiteacute gerencial para estableceren conjunto y consenso el presupuesto de objetivosde ventas

bull Revisar y verificar todos los escenarios posiblespara la consecucioacuten de las ventas frente al sistemapoliacutetico inestable en el paiacutes

bull Determina reuniones para realizar verificacionesmensuales de las metas establecidas y de ser el casoejecutar modificaciones de acuerdo a la realidad quela empresa y el paiacutes vivan en ese momento

232

Planificador Financiero

bull Plantear los escenarios para la consecucioacuten de losobjetivos de ventas a consideracioacuten del comiteacutegerencial

bull Establecer un presupuesto para dotar deherramientas comerciales y promocionales queapoyen a la Fuerza de ventas a la obtencioacuten de lacuota

Gerente de marketing

bull Informar acerca de los estudios de mercadoactualizados para determinar la demanda de losproductos del sector de confites en el Ecuador cuales el mercado ganado por la compantildeiacutea y lo queposee la competencia

bull Elaborar un FODA de la competenciabull Planificar estrategias de publicidad que mantenga

yo incrementen la participacioacuten de mercado asiacutecomo que se formen en una herramienta de influiren el consumidor para la adquisicioacuten de losproductos de la compantildeiacutea

Jefe de Trade Marketing bull Establecer estrategias promocionales y deexhibicioacuten para conquistar la atraccioacuten del mercado

Gerente de Ventas

bull Establecer estadiacutesticas de ventas por regioacuten ciudadsector y temporada para determinar cuaacuteles son lossitios y fechas en las que se pueden generar mejoraspara las ventas

Planificador de laDemanda

bull Determinar la demanda bajo estudios mensualesbull Informar al comiteacute gerencial en forma perioacutedica

acerca de la capacidad de cubrir la demandaestablecida a traveacutes de la capacidad de las plantaspara la entrega de producto

D METODOLOGIacuteA

bull Elaborar un presupuesto anual de objetivos de ventas tomando en cuenta

toda la informacioacuten entregada por los responsables en consenso con el

comiteacute gerencial

bull Revisar en forma mensual las variaciones generadas tanto en la realidad del

desarrollo del negocio como en la consecucioacuten de los objetivos y de ser el

caso replantear las metas para que estas sean racionales

bull Mantener los incentivos a la Fuerza de ventas para que la cuota sea

alcanzada

233

E SEGUIMIENTO

Realizar una evaluacioacuten mensual de los objetivos alcanzados y poner puntos de

atencioacuten en aquellos que no se estaacuten ejecutando para buscar oportunidades de

mejora

452 Procedimientos de Control Interno para el departamento de Ventas

bull Verificar que todos los reportes de gastos por viajes internacionales de la

Fuerza de Ventas sean presentado en un maacuteximo de 7 diacuteas calendario En el

caso de los viaacuteticos los documentos no deberaacuten tener una antiguumledad mayor a

un mes

bull Observar la poliacutetica de control de Creacuteditos y cobranzas donde se contemplan

paraacutemetros para la aprobacioacuten de pedidos previo a la aprobacioacuten de ventas

para evitar que se despache mercaderiacutea a clientes que no se encuentran al diacutea

con los pago

bull Realizar los caacutelculos de los incentivos ganados por el personal de la Fuerza

de ventas de acuerdo a los porcentajes establecidos en los beneficios a los

empleados

bull Observar la poliacutetica de control para Noacutemina con el fin de respetar las fechas

de entrega de la informacioacuten de los incentivos para que los empleados reciban

sus haberes a tiempo

bull Mantener bajo custodia segura los modelos exclusivos de los exhibidores

retirados de los proveedores con el fin de evitar posibles plagios o en su

defecto destruirlos en el caso que estos no se vayan a utilizar maacutes

bull Separar la mercaderiacutea recibida en buen estado de las devoluciones para

determinar si es procedente regresarla a los pallets de bodega o debe

realizarse con ella promociones o autoconsumos

234

Divulgacioacuten de las poliacuteticas corporativas e informacioacuten de laimportancia de su cumplimiento dos veces al antildeo que deberaacuten serincluidas en las presentaciones de las reuniones de Vamos Juntos enla que se entregaraacuten folletos con los puntos importantes de lasmismas en las que se deberaacuten ejemplarizar con casos reales

24000

Capacitacioacuten para el personal recieacuten ingresado que debe incluir unresumen de los procedimientos importantes de la compantildeiacuteainformacioacuten corporativa como poliacuteticas procedimientos valoresmisioacuten visioacuten etc asiacute como reuniones con el personal con el queinteractuaraacute en su trabajo diario

75000

Total costos relacionados con capacitaciones 99000

453 Actividades para el departamento de Ventas

bull Observar de forma inmediata el procedimiento corporativo de la otorgacioacuten

de descuentos comerciales que no se encuentran en el presupuesto para

desarrollarlo de acuerdo a los lineamientos de la administracioacuten

bull Establecer una adecuada comunicacioacuten entre las aacutereas de planificacioacuten

financiera Gerencias de ventas y Gerencia General para llevar a cabo en

forma correcta la poliacutetica administrativa para otorgar descuentos comerciales

bull Implementar las poliacuteticas propuestas para un adecuado control interno de los

procesos desarrollados en el departamento de Ventas

bull Aplicar los procedimientos de control establecidos en el presente capiacutetulo

como actividades del diacutea - diacutea

46 Costo ndash Beneficio de la implementacioacuten del Sistema de Control Interno para

los departamentos de Recursos Humanos Finanzas y Ventas

Costos generados

Capacitaciones

235

Honorarios a terceros

Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales

120000

Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones

300000

Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000

Materiales y Suministros

Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales

71400

Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil

50000

Total costos por suministros y materiales 121400

TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400

Beneficios

Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc

1300000

Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante

50000

Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial

250000

TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000

En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un

monto de $ 959600

Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que

implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos

permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a

estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad

evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas

De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa

4313 Evaluacioacuten del proceso para la entrega de incentivos a la Fuerza de

Ventas

Cuestionario de Control Interno para la entrega de incentivos a la Fuerza deVentas

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

iquestEl establecimiento decuotas para la Fuerza deventas se realiza deacuerdo a un anaacutelisis ysobre una base racional

X

2

iquestLos incentivos para lasgerencias de ventas seencuentran en el rangoestablecido para estoscargos a nivel regional

X

3

iquestLos incentivosentregados se realizanuacutenicamente cuando se hanalcanzado las metas

X

4

iquestSe realizan visitas decampo sorpresivas paraverificar el cumplimientode las rutas de la Fuerzade ventas

X

5

iquestLos incentivos seconsideran como ingresosimputables en el rol depagos

X

6

iquestSe elaboranperioacutedicamente informesde ventas y sus avancescon respecto a las metasestablecidas

X

Narrativa del proceso para la entrega de incentivos de la Fuerza de Ventas

Se inicia cuando las ventas del mes se han cerrado el personal de la Fuerza de

Ventas verifica su cumplimiento y elabora un informe que es entregado al personal

de Trade Marketing quien calcula las metas alcanzadas por cada persona de la

Fuerza de ventas contra la meta establecida y verifica con el informe del colega en

caso existan diferencias con el colega se le informa y se concilia con la informacioacuten

del sistema En el caso que la meta se haya alcanzado al 100 se calcula un 34

201

202

del monto de la venta y en el caso que supere el 110 se aplicaraacute un porcentaje de

41 del total de la venta alcanzada por el colega

Los valores por incentivos son informados a Noacutemina y estos son incluidos en el rol

de pagos

Al final del mes se establece las nuevas metas para el mes subsiguiente que deben

estar acorde con el presupuesto anual de ventas en la reunioacuten mensual de Forecast y

que deben estar bajo la realidad del negocio en el mercado Estas metas son

consensuadas en el comiteacute de direccioacuten incluido la persona de planificacioacuten de

demanda y planificacioacuten financiera Una vez establecidas se comunica a la Fuerza

de Ventas cuales seraacuten las metas a ser alcanzadas en el mes para que alcancen sus

incentivos

203

NNoacuteoacute m

m inin a

aTT r

r aa dd ee

MMaa r

r kk ee tit

nin gg

FF uu ee

rr zzaa

dd ee V

V ee nn

tatass

CCoo m

m iti eacuteteacute

gg ee rr e

e nncc i

aia ll

Flujograma para el proceso de entrega de incentivos a la Fuerza de Ventas

Planifica las nuevasmetas para elsiguiente mes

Informa a laFuerza de Ventas

Fin

Inicio

Elabora informe desu cumplimiento en

metas y se loentrega a Trade

Mkt

Obtiene delsistema las ventas

alcanzadas porcolega

Verifica con elinforme entregadopor el colega de la

FFVV

N

Estaacuten de acuerdo losvalores

S

Concilian con elcolega de acuerdo

a la informacioacutenobtenida en el

sistema

Se calculan losincentivos deacuerdo a lo

establecido en lapoliacutetica de beneficios

a la FFVV

Ingresa losbeneficios en el roldel personal de la

FFVV

204

4314 Evaluacioacuten del proceso para la entrega de material promocional

Cuestionario de Control Interno para la entrega de material promocional a losclientes

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

Previo al despacho delmaterial promocional iquestSeverifica el cumplimientode la poliacutetica y lasautorizacionescorrespondientes

X X

Uacutenicamente serecoge la solicituddel personal deventas no se cuentacon lasaprobaciones nianaacutelisis de lossupervisores

2

iquestSe firman contratos deconfidencialidad con losproveedores que fabricanel material promocional ala compantildeiacutea

X

3

iquestSe ejecuta un adecuadoseguimiento delcumplimiento de estoscontratos

X

4

iquestEl material promocionalasignado tiene unseguimiento paracomprobar su estado en elcliente

X

Narrativa del proceso para la entrega de material promocional

El proceso se inicia cuando el personal de la Fuerza de ventas (autoventistas y

coordinadores de Zona) recogen la solicitud del cliente para la asignacioacuten de un

exhibidor u otro tipo de material promocional no asignado en promociones El

empleado de la Fuerza de Ventas debe elaborar una recomendacioacuten (Justificativo

para solicitar el material promocional) esta recomendacioacuten debe ser revisada por el

Supervisor de la zona que estaacute realizando el requerimiento si la recomendacioacuten

cumple con la poliacutetica comercial para entrega de exhibidores y otro tipo de material

promocional se solicitaraacute a la bodega prepare una orden de despacho para entregar el

material al solicitante de la Fuerza de ventas y esta a su vez se la entrega al cliente

205

BBoo d

d eegg a

aSS

uu pp ee

rr vvisis

ioacuteioacutenn

dd ee V

V ee nn

tt aass

FFuu e

e rrzz a

a dd ee

VVee n

n tt aa ss

Flujograma para el proceso de entrega de material promocional

IniacutecioSolicitud de

Materialpromocional

Elaborarrecomendacioacutenpara obtener elmaterial prom

Entrega delmaterial

promocional alcliente

Fin

Negar la entregaN de Material

promocional

Revisar si larecomendacioacuten seajusta a la poliacuteticade asignacioacuten de

material prom

Cumple lascondiciones de la

poliacutetica

SAprobar la entrega

de materialpromocional

Elaborar la ordende despacho

Entrega del materialpromocional contra

OD

206

Matriz de Riesgo de para el proceso en la entrega de material promocional

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

No se verifica elcumplimiento de lapoliacutetica paraasignacioacuten dematerial promocionaly las autorizacionescorrespondientes

Los supervisores deventas no apruebanninguna solicitudpara la entrega delmaterialpromocional y labodega entrega conla simple solicitudde la Fuerza deventas

X X Alto

2

No se firmancontratos deconfidencialidad conlos proveedores quefabrican el materialpromocional a lacompantildeiacutea

Se mantienencontratos deconfidencialidad contodos losproveedores quefabrican materialespromocionalesexclusivos

X X Bajo

3

No se ejecuta unadecuado seguimientodel cumplimiento deestos contratos

El cumplimiento delos contratos essupervisado por elpersonal de TradeMarketing

X X Bajo

4

El materialpromocionalasignado tiene unseguimiento paracomprobar su estadoen el cliente

Se verifica elcuidado del materialpromocionalentregado a losclientes en cadavisita para la tomade pedidos de venta

X X Bajo

4315 Evaluacioacuten del proceso para otorgar descuentos comerciales

Cuestionario de Control Interno para el Establecimiento de descuentoscomerciales

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

iquestLos descuentoscomerciales sonanalizados en elpresupuesto anual deactividades y planoperativo

X

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

2

iquestLos descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto cuentan conla respectiva aprobacioacutendel Gerente de ventas ydel planificadorFinanciero

X X

Uacutenicamentecuentan con laaprobacioacuten delPlanificadorFinanciero estoafecta a lasventas netas y elGerente deVentas no tieneconocimientodel particular

3

iquestSe cumplen con losparaacutemetros de entrega dedescuentos por prontopago y otras promocionesa los clientes

X

4

iquestSe les comunica a losclientes los descuentos alos que tienen acceso deacuerdo a sus condicionesde pago y montos decompra

X

Narrativa del proceso para otorgar descuentos comerciales

Inicia con el anaacutelisis que realiza Planificacioacuten financiera acerca de los descuentos

que se pueden otorgar a los clientes de acuerdo al presupuesto por promociones o

incentivos si estaacuten en el presupuesto se consideran planificados en el caso que no

esteacuten en el presupuesto se informaraacute siempre y cuando exista un colchoacuten en el

presupuesto de ventas

Esto es informado al Gerente de ventas quien analiza el descuento en caso no haya

sido contemplado en el presupuesto anual de la necesidad del mismo y cuantos

beneficios generaraacute a su incremento de las ventas

Una vez que haya ejecutado el anaacutelisis si es viable elaboraraacute la propuesta comercial

para presentarla al Gerente General quien deberaacute aprobar la propuesta en el caso que

207

sea aplicable y genereacute un beneficio mayor a su costo Si es aprobada se comunicaraacute

al departamento de Trade Marketing para su divulgacioacuten entre los clientes

Cuando los clientes hayan alcanzado las metas propuestas en las promociones

establecidas Trade Marketing solicitaraacute a Creacuteditos y cobranzas que emita la nota de

creacutedito correspondiente y la Fuerza de ventas o el gerente de ventas se encargaraacute de

hacerla llegar al cliente

CC rr eacuteeacute d

d iti oto y

yCC o

o bbrr aa

nn zz aa s

sPP l

ala nn ifi i

f cic aa cc i

oacuteioacute nn

FF inin a

a nncc ie

ie rr aa

DD irir ee

cc cc ioacuteioacute

nnGG

ee nn ee

rr aall

DD irir ee

cc cc ioacuteioacute

nndd e

e VV ee

nn tata s

sTT r

r aa dd ee

mmaa r

r kk ee tit n

in gg

Flujograma para el proceso de la entrega de descuentos comerciales

IniacutecioAnaliza

descuentospromocionales

Existe un colchoacuten enel presupuesto de

ventasN Fin

Emite la nota decreacutedito

S

Entrega alSupervisor deVentas para su

entrega al cliente

Fin

Se solicita aS Creacuteditos emitir la

NC

Realiza la campantildeaentre los clientes de

la promocioacutenapoyado en la

FFVV

Verifica el logro delas metas por parte

de los clientes

El cliente llegoacute a lameta

N No se otorga eldescuento Fin

Comunica a trade

S marketing parainiciar la

promocioacuten

Los desct Estaacuten enel presupuesto

N

Se analiza sunecesidad deacuerdo a una

estrategiacomercial

SElabora lapropuesta

comercial para losdescuentos

Aprueba lapropuesta Se cierra la

propuesta Fin

N

209

210

Matriz de Riesgo de para el proceso para otorgar descuentos comerciales

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

Los descuentoscomerciales no sonanalizados en elpresupuesto anualde actividades yplan operativo

El presupuesto anualde ventas contemplalos descuentoscomercialesplanificados al iniciodel antildeo

X X Bajo

2

Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto nocuentan con larespectivaaprobacioacuten delGerente de ventas ydel planificadorFinanciero

Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuestouacutenicamente cuentancon la aprobacioacutendel planificadorFinanciero quien laspresentadirectamente alGerente General

X X Alto

3

No se cumplen conlos paraacutemetros deentrega dedescuentos porpromociones a losclientes

Toda promocioacuten queotorga descuentoscomerciales esentregada losclientes de acuerdo alos paraacutemetrosestablecidos

X X Bajo

4

No se les comunicaa los clientes losdescuentos a losque tienen accesode acuerdo a suscondiciones de pagoy montos de compra

Toda promocioacuten escomunicada a losclientes en formaprevia de iniciar

X X Bajo

211

3316 Evaluacioacuten de los proceso de Devoluciones

Cuestionario de Control Interno para el proceso de Devoluciones

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

iquestLa recepcioacuten demercaderiacutea devuelta sehace previa verificacioacutende la factura de venta

X X

La mercaderiacutea serecibe sinverificar antes laventa realizadacon anterioridad

2

iquestLa recepcioacuten de lamercaderiacutea devuelta serecibe directamente enlas bodegas de lacompantildeiacutea

X

3

iquestAntes de ejecutar ladevolucioacuten de lamercaderiacutea esta esaprobada por lossupervisores de ventas

X

Sin embargo lasaprobaciones nose realizan previala verificacioacuten delorigen de lamercaderiacutea

4

iquestEl supervisor de ventassolicita un justificativodel porqueacute ladevolucioacuten

X

Narrativa de proceso de Devoluciones

El proceso se inicia cuando el personal de la Fuerza de Ventas recoge la solicitud de

devolucioacuten del cliente Esta devolucioacuten debe ser verificada por el Supervisor de

ventas para establecer el estado en la que se recibe la mercaderiacutea y elaboraraacute un

informe que deberaacute ser presentado al gerente de ventas este verifica si cumple con

las condiciones establecidas en la poliacutetica comercial para la devolucioacuten de ventas y

procede a aprobarla en el caso se estar correcto

Una vez aprobada la devolucioacuten se informa a la bodega para que coordine el retiro de

la mercaderiacutea Cuando recibe la mercaderiacutea en la bodega se afecta la Nota de

Creacutedito a la uacuteltima factura emitida al cliente Esta nota de creacutedito es entregada a la

Fuerza de ventas para que sea entregada al cliente

SSuu p

p eerr vv

isisioacuteioacute

nndd e

eVV

ee nn tat

a ssBB

oo dd ee

gg aa

DDirir e

e cccc i

oacuteioacute nn d

d eeVV e

e nntata

ssFF u

u eerr zz

aadd e

e vv ee

nn tata s

s

Flujograma para el proceso de Devolucioacuten de mercaderiacutea

IniacutecioRecoge la solicitudde devolucioacuten del

cliente

Entrega la nota decreacutedito al cliente Fin

Verificar elproducto a

devolver seacuerdo a su buen

o mal estado

S Aprueba ladevolucioacuten

Cumple lascondiciones de la

poliacutetica

N Rechaza ladevolucioacuten

Coordina larecoleccioacuten de la

mercaderiacuteadevuelta

Emite la nota decreacutedito

212

213

Matriz de Riesgo de para el proceso de devolucioacuten de mercaderiacutea

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

La recepcioacuten demercaderiacutea devueltase hace sin previaverificacioacuten de lafactura de venta

La mercaderiacuteadevuelta se recibesin verifica sinrevisar la factura deventa en la que seoriginoacute

X X Alto

2

La recepcioacuten de lamercaderiacutea devueltano se recibedirectamente en lasbodegas de lacompantildeiacutea

La bodega realiza lalogiacutestica pararecoger lamercaderiacutea de ladevolucioacuten

X X Bajo

3

La devolucioacuten de lamercaderiacutea no esaprobada por lossupervisores deventas

Los supervisores deventas verifica todaslas devoluciones quevan a ser recibidasestas son aprobadaspor las gerencias deventas

X X Bajo

4

El supervisor deventas no solicita unjustificativo delporqueacute se realiza ladevolucioacuten

El supervisor deventas elabora uninforme de ladevolucioacuten para serentregado al gerentede ventas

X X Bajo

44 Resultados de la evaluacioacuten de Control Interno

441 Matriz de Hallazgo de Control Interno del departamento de Ventas

En la Matriz de Hallazgos determinaremos los cuatro atributos de cada uno de los

puntos criacuteticos encontrados posterior a la evaluacioacuten realizada

214

Matriz de Hallazgos el Departamento de Ventas

Falta de verificacioacuten de las condiciones para le devolucioacuten de mercaderiacuteas

Condicioacuten

La mercaderiacutea devuelta por parte de los clientes es recibida porel personal de la bodega uacutenicamente con la orden de los colegasde la Fuerza de Ventas sin verificar antes que esa mercaderiacuteahaya sido vendida por la empresa y a que factura pertenece

Criterio

Existe la inobservancia de la poliacutetica corporativa para ladevolucioacuten de mercaderiacutea Seccioacuten Metodologiacutea punto 3 queexpresa

ldquoMal Estado El producto en mal estado se considera a aquelproducto vencido en condiciones de calidad no oacuteptimas depresentacioacuten descontinuada o en malas condiciones que tambieacutendeberaacuten pasar por la verificacioacuten de venta previa Para el CanalModerno y Mayorista cuando falta menos de 90 diacuteas para suvencimiento para el Canal Tradicional cuando falta menos de45 diacuteas para su vencimientordquo

Adicional a la poliacutetica corporativa existe una inobservancia alreglamento de comprobantes de venta retencioacuten y documentoscomplementarios que en su Art 15 menciona

ldquoNotas de creacutedito- Las notas de creacutedito son documentos que seemitiraacuten para anular operaciones aceptar devoluciones yconceder descuentos o bonificaciones

Las notas de creacutedito deberaacuten consignar la denominacioacuten serie ynuacutemero de los comprobantes de venta a los cuales se refierenrdquo

Causa

El personal de la bodega como el personal de la fuerza deventas no tienen un conocimiento exacto de la poliacuteticacorporativa Adicional a esto los supervisores de venta noverifican las solicitudes de devolucioacuten realizadas y en la bodegatampoco exigen las aprobaciones necesarias

Efecto

El hecho de recibir devoluciones que no hayan sido debidamenteverificadas y autorizadas provoca que dicha mercaderiacutea puedano haber sido vendida por la empresa alto niveles de productoen mal estado y una alta contingencia tributaria al no determinarexactamente a que factura estaacute afectando la devolucioacuten

Conclusioacuten

La devolucioacuten de la mercaderiacutea no cuenta con la verificacioacutennecesaria por parte de la Fuerza de ventas y de la Bodega paradeterminar con que factura de venta fue entregada al cliente porlo que se considera un facilismo en el proceso que puede generarpeacuterdidas para la compantildeiacutea

215

A la Gerencia General

Recomendacioacuten

Establecer procedimientos de control para que la Fuerza deVentas verifique que la mercaderiacutea que se va a recibir haya sidovendida por la compantildeiacutea para lo cual se deberaacute incluir estainformacioacuten en el informe entregado a las Gerencias de ventas

Exigir a la Bodega que se realice una investigacioacuten de la facturaque deberaacute ser afectada con la devolucioacuten previo a la emisioacuten dela Nota de creacutedito

Descuentos Comerciales no presupuestados se otorgan sin la aprobacioacuten de laGerencia de Ventas

Condicioacuten

Los descuentos comerciales promocionales que no estaacuten dentrodel presupuesto cuentan uacutenicamente con la aprobacioacuten deplanificacioacuten Financiera y no se solicita o requiere de laaprobacioacuten de la gerencia de Ventas antes de que se ejecuten loque deja sin control previo a la Cabeza de Ventas de lasestrategias otorgadas a los clientes y sus impactos en las ventasnetas

Criterio

La poliacutetica corporativa de descuentos en su seccioacuten 2 deResponsabilidades paacutegina 4 expresa que

ldquoTodo descuento otorgado a un cliente ya sea por estrategias ocubrimiento de riesgos que no consten en el presupuesto debenser aprobados por el Gerente de Ventas y por el PlanificadorFinanciero con el fin de medir el costo ndash beneficio del mismoCaso contrario no se generaraacutenrdquo

Causa

No existe una buena praacutectica de comunicacioacuten entre la gerenciade ventas y la planificacioacuten financiera principalmente porqueson rubros que afectan al presupuesto que es controlado porFinanzas y que estos descuentos son solicitados en su mayoriacuteapor el Country Manager y la comunicacioacuten a la gerencias deventas se realiza una vez creada la promocioacuten

EfectoEsta praacutectica genera desbalances en las metas planteadas paracada una de las gerencias y malestar en las gerencia de ventasal ver su campo de accioacuten invadido y limitado

Conclusioacuten

El proceso no se cumple de acuerdo a lo establecido en lapoliacutetica y en el procedimiento por lo que existe unainobservancia total de lo establecido en la reglamentacioacutencorporativa generando un proceso inexacto e incorrecto

216

A la Gerencia General

RecomendacioacutenSupervisar que los lineamientos implementados por la propiaadministracioacuten se cumplan generando una adecuadacomunicacioacuten entre los departamentos de Finanzas y ventasgenerando el respeto de la independencia e interrelacioacuten de lasfunciones de cada una de estas aacutereas

Falta de comunicacioacuten de las poliacuteticas y procedimientos corporativos queafectan al aacuterea comercial a la Fuerza de Ventas en general

Condicioacuten

La administracioacuten no genera una comunicacioacuten de las poliacuteticascorporativas existentes que afectan al aacuterea comercial a todo elpersonal de la Fuerza de Ventas sino uacutenicamente a lasGerencias y los Supervisores los cuales tampoco compartenesta informacioacuten con sus reportes

Criterio

Tal como se indicoacute en el capiacutetulo 3 la falta de comunicacioacuten delas poliacuteticas es un problema que se genera en todas las aacutereas dela entidad inobservando el procedimiento para la correctacomunicacioacuten de poliacuteticas corporativas paacuterrafo 30 que diceldquoEl comiteacute gerencial como parte primordial de sus obligacionesdeberaacute repartir y dar a conocer la misioacuten visioacuten poliacuteticascorporativas y valores corporativos el momento que se integra ala compantildeiacutea La estrategia y planes de accioacuten generales noconfidenciales y susceptibles de mal uso se deberaacuten a dar aconocer y hacerse puacuteblicos entre los empleados asiacute como losresultados de la compantildeiacutea cada trimestre en el Vamos Juntosrdquo

Causa

La administracioacuten y en especial las Gerencias de Ventas no hancreado una cultura de conocimientos y buena praacutectica de laspoliacuteticas y procedimientos que afectan al departamento deventas debido a que las mercaderistas preventistas personal deautoventa impulsadoras no tienen un manejo adecuado de estasy tampoco un conocimiento general

Efecto

El hecho que el personal de la fuerza de ventas desconozca losprocedimientos provoca que muchos de los procedimientos selleven a cabo en forma incorrecta y que ciertas poliacuteticas no secumplan Entre los procesos con alto nivel de falencias estaacuten larecoleccioacuten de las devoluciones inadecuada entrega de materialpromocional y reportes de gastos presentados en formaincorrecta

Conclusioacuten

La falta de conocimiento de las poliacuteticas y procedimientoscorporativos genera limitaciones en el control que se puedeestablecer en el personal debido a que si no conoce unprocedimiento o una poliacutetica es imposible cumplirla lo quegenerariacutea desviaciones en la obtencioacuten de metas corporativas

217

A la Gerencia General

Recomendacioacuten

Ejecutar una adecuada comunicacioacuten al personal de ventasreferente a los aspectos corporativos importantes asiacute comodesarrollar una planificacioacuten para realizar por lo menos una vezal antildeo una comunicacioacuten colectiva a todas las personas quenecesitan conocer estas poliacuteticas recordaacutendoles su alcance ypuntos importantes

El despacho del material promocional no cuenta con las aprobaciones nianaacutelisis de los supervisores previo a su despacho

Condicioacuten

El material promocional despachado y colocado en los clienteses entregado por parte de la bodega uacutenicamente con unasolicitud del personal de la fuerza de ventas y no se cuenta conlas aprobaciones ni anaacutelisis de los supervisores para determinarla verdadera necesidad y beneficio futuro de colocar material deexhibicioacuten en un punto de venta determinado

Criterio

Existe una mala aplicacioacuten de la Poliacutetica para asignacioacuten dematerial promocional en su seccioacuten 2 Responsabilidades quemencionaldquoLos supervisores de ventas seraacuten los encargados de revisar losteacuterminos para la entrega del material promocional y solo seraacutenaprobadas las solicitudes que cumplan con las condicionesestablecidas en la presente poliacuteticardquoSeccioacuten 4 MetodologiacutealdquoPara realizar una asignacioacuten de exhibidores se debedeterminar primero que tipo de exhibidor se va a entregar y deacuerdo a su tamantildeo y modelo el vendedor tendraacute que justificaren un informe la ubicacioacuten del punto de venta el espacio queocuparaacute el exhibidor los montos de compra del cliente ydeterminar una proyeccioacuten para crecimiento del sectorrdquo

Causa

El personal de la bodega no exige que el informe para lasolicitud de material promocional tenga la firma del respectivosupervisor y realiza los despachos normalmente adicional a lafalta de conocimiento de las poliacuteticas corporativas provoca quela fuerza de ventas no se genere la obligacioacuten de cumplir conuna buena praacutectica de la poliacutetica mencionada

Efecto

El incumplimiento de la poliacutetica establecida provoca que muchodel material asignado a los clientes no es aprovechado en formacorrecta debido a que ciertos exhibidores costosos sonentregados a clientes que no realizan montos de compra altos yque no utilizan el exhibidor de forma adecuada generandogastos injustificados para Cadbury

218

Conclusioacuten

La asignacioacuten y entrega de los exhibidores y materialespromociones genera un desperdicio ya que estos estaacuten siendoentregados sin el anaacutelisis del beneficio que se obtendraacute ya quese han encontrado varios exhibidores grandes en clientes queno tienen ni el espacio ni el nivel de compras para cubrirlo deproducto

Recomendacioacuten

A la Gerencia General

Supervisar que la asignacioacuten del material promocional mismoque es costoso sea entregado de acuerdo a lo establecido por lapoliacutetica corporativa y con un anaacutelisis de los consumosrealizados por los clientes asiacute como la seguridad que tendraacute elbien de la compantildeiacutea en el punto de venta

442 Indicadores de Gestioacuten para el departamento de Ventas

Los Indicadores de gestioacuten aplicados para el departamento de Ventas nos permitiraacuten

medir las variables relacionadas con las metas impuestas por la administracioacuten asiacute

como el desempentildeo del departamento

Asiacute tenemos los siguientes indicadores para este departamento

iquestQueacute se va aMedir Objetivo

Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios

Conocimiento dela Visioacuten

Establecer cuantosempleados de lacompantildeiacutea conocensu visioacuten

Visioacuten

de empleados del departamentoFinanciero que Conocen la Visioacuten

de la Empresa Miacutenimoaceptable 85

82

83

El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten de laVisioacuten

Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con suvisioacuten

Visioacuten

de empleados del departamento deVentas que Comparten la Visioacuten de

la Empresa Miacutenimoaceptable 80

82

83

Se presenta como indicadorimportante ya que todos losempleados que conocen lamisioacuten estaacuten de acuerdo conesta

Total empleados del departamentode Ventas 99

Conocimiento dela Misioacuten

Fijar cuaacutentosempleados de lacompantildeiacutea conocensu misioacuten

Misioacuten

de empleados del departamento deVentas que Conocen la Misioacuten de la

Empresa Miacutenimoaceptable 75

82

83

El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten de laMisioacuten

Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con sumisioacuten

Misioacuten

de empleados del departamento deVentas que Comparten la Misioacuten de

la Empresa Miacutenimoaceptable 83

82

83

Representa que todos losempleados trabajan en pro dela consecucioacuten de losobjetivos de la compantildeiacuteaTotal de empleados del

departamento de Ventas 99

219

iquestQueacute se va aMedir Objetivo

Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios

Eficacia de losMetas planteados

Establecer laeficacia en elalcance de las metasplanteados

Metas

Meses en que se ha alcanzado lameta de ventas

Miacutenimoaceptable 92

12

100

El departamento de ventas haalcanzado las metas de ventasdurante todos los meses delantildeo12 12

Nivel de eficaciaen las metaspropuestas

Determinar sobre el100 en queporcentaje promediohan sido alcanzadaslas ventas propuestas

Metas

Promedio de ventas realesalcanzadas

Miacutenimoaceptable 95

236000000115

El logro en las ventas ha sidobastante exitoso en el 2010pasando un 15 del propuestoPromedio de ventas propuestas en

el antildeo 205000000

Nivel deliderazgo delpersonal de lacompantildeiacutea

Fijar el nivel deliderazgo que poseeel personal engeneral

Direccioacuten yliderazgo

Personal que identifica el estilo deLiderazgo

Miacutenimoaceptable 10

12

12

El miacutenimo aceptable para deldepartamento es establecido enun 12 debido a la grancantidad de Personas en laFuerza de Ventas que trabajana cargo de supervisores ygerentes

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten delliderazgo de lacompantildeiacutea

Medir la aceptacioacutendel estilo deliderazgoestablecido en lacompantildeiacutea

Direccioacuten yliderazgo

Personas que aceptan el estilo deliderazgo

Miacutenimoaceptable 90

84

85

Existe una reaccioacuten de algunaspersonas para aceptar a laNueva Gerencia de Ventasestablecida por la compra deKraft a la compantildeiacutea

Total empleados del departamentode Ventas 99

220

221

45 Propuesta de Control Interno

Con los resultados obtenidos de la evaluacioacuten generaremos una propuesta de Control

Interno para el departamento de Ventas que le permita a la compantildeiacutea establecer un

sistema de control basado en poliacuteticas procedimientos y actividades en el aacuterea

comercial

451 Poliacuteticas de control para el departamento de Ventas

Poliacutetica para el Control de devoluciones

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de esta poliacutetica es establecer los lineamientos para la gestioacuten de las

devoluciones en Buen y Mal estado generadas en Ecuador en los canales Tradicional

Moderno y Mayorista

B DEFINICIONES

Devolucioacuten Es el retorno de un producto que ha estado en propiedad de un cliente

Buen Estado Se considera que un producto se encuentra en buen estado cuando se

encuentra apto para la venta con el empaque original y dentro de los plazos

suficientes para considerarlo como apto para la comercializacioacuten tomando en cuenta

el tiempo de su consumo de acuerdo a lo establecido en la poliacutetica comercial

Mal Estado Se considera que un producto se encuentra en mal estado cuando su

caducidad se encuentra cercana se encuentra averiado descontinuado o no vigente

por cambio de empaque

Rechazos Son las devoluciones del producto antes de perfeccionarse la venta es

decir no se hizo la transferencia de la propiedad del producto al cliente

222

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Supervisor de Ventas

bull Se encarga de verificar el producto a devolver y deelaborar el formato de pedido de recojo que debeindicar si el producto se encuentra en buen o malestado

bull Elaborar un informe que contenga el detalle si lamercaderiacutea fue vendida por la compantildeiacutea de acuerdo allote verificado

bull Coordinaraacute con la bodega la logiacutestica para recoger elproducto

Gerentes de canal deVentas

bull Gerente de Ventas deberaacute aprobar y validar el recojode la mercaderiacutea siempre y cuando haya recibido delsupervisor el informe de devolucioacuten caso contrariodeberaacute rechazar la devolucioacuten

Fuerza de ventas

bull Canalizar la solicitud de devolucioacuten desde el clientehasta el supervisor

bull Obtener la informacioacuten del cliente el porqueacute de ladevolucioacuten

Bodegabull Recibir la mercaderiacutea contra el informe aprobado por

el Gerente de ventasbull Emitir la nota de creacutedito

D METODOLOGIacuteA

bull Cuando se notifiqueacute la solicitud de devolucioacuten el supervisor deberaacute solicitar

a la bodega un reporte del lote que el cliente estaacute devolviendo para verificar

que este haya sido vendido por la compantildeiacutea y comprado por el cliente que

hace la solicitud ya que no se recibiraacuten cambios realizados por realizados

entre clientes

bull La Bodega no realizaraacute la logiacutestica para retirar el producto devuelto mientras

no haya recibido el informe firmado y aprobado por el gerente de ventas

bull La nota de creacutedito emitida debe ser entregada al cliente en el plazo maacuteximo

de 48 horas para que estas no generen rechazos por los clientes por las fechas

especialmente por cambio de mes

223

E SEGUIMIENTO

El seguimiento lo deberaacute realizar Creacuteditos y cobranzas en forma automaacutetica ya que

esta nota de creacutedito disminuiraacute el valor de la deuda del cliente En caso la cuenta del

cliente quedeacute con un saldo negativo creacuteditos deberaacute solicitar la emisioacuten de un pago

para que esta cuenta quede en cero

Poliacutetica para el Control de entrega del material promocional

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de esta poliacutetica es determinar puntos de control para asignar material

promocional a los clientes en todo el territorio ecuatoriano

B DEFINICIONES

Material promocional Son obras audiovisuales y graacuteficas asiacute como todas las partes

componentes de las mismas que constituyen los mensajes publicitarios de las

campantildeas difundidas a traveacutes de cualquier medio y soporte considerados como

convencionales

Exhibidores Constituye material promocional disentildeado para mejorar la

presentacioacuten en el punto de venta de los productos

Sectores High income Se considera a los sectores en los cuales los clientes tienen

un alto grado de consumo y nivel de ventas para la compantildeiacutea asiacute como los productos

que se comercializan en estos lugares son de costos altos

Sectores low income Son sectores en los que los niveles de ventas de la compantildeiacutea

son bajos y los productos consumidos son econoacutemicos

224

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Fuerza de ventas

bull Elaborar informe acerca de la asignacioacuten delmaterial promocional en el caso de exhibidores eltamantildeo solicitado el sector donde se ubica elcliente el espacio y la seguridad con el que contaraacuteel exhibidor y el monto de ventas que consume elcliente y cuanto podraacute mejorar con el apoyo de laexhibicioacuten

Supervisor de Ventas

bull Verificar y aprobar el informe presentado por elpersonal de la Fuerza de ventas

bull Entregar una copia de la aprobacioacuten a la bodegapara que el material sea entregado

Bodega

bull Entregar el material promocional uacutenicamente con elinforme aprobado por el supervisor de ventas

bull Emitir la orden de despacho para el adecuadocontrol de los inventarios de material promocional ysolicitar la firma del recibiacute confirme por parte delcliente

D METODOLOGIacuteA

bull Los preventistas y autoventistas deberaacuten incluir en el informe que deben

presentar a su supervisor el nivel de compras del cliente si el sector en el que

se encuentra el punto de venta es high o low income con la finalidad de

determinar el mejor exhibidor a ser asignado

bull El Supervisor debe corroborar la informacioacuten presentada por los preventistas

y autoventistas es correcta con la verificacioacuten fiacutesica y estadiacutesticas de ventas

bull El personal de la bodega NO podraacute sacar ninguacuten exhibidor de las bodegas que

no cuente con la debida aprobacioacuten e informe de firmado por el Supervisor de

ventas siendo la responsabilidad del supervisor la correcta asignacioacuten del

material promocional para los clientes

E SEGUIMIENTO

El personal de la Fuerza de ventas seraacute el encargado de verificar que el material

promocional asignado al cliente cuente con la seguridad para evitar su peacuterdida que

225

este sea mantenido en forma adecuada y seraacute el encargado de llenarlo de producto y

comprobar que no sea utilizado con otros productos que no sean de la compantildeiacutea

Poliacutetica de Control para establecer descuentos comerciales que se encuentran

fuera del presupuesto anual

A OBJETIVO Y ALCANCE

La presente poliacutetica detalla los lineamientos para establecer puntos de control en el

establecimiento de descuentos comerciales otorgados a todos los clientes de la

compantildeiacutea Cadbury Adams Ecuador SA

B DEFINICIONES

Estrategia de Precio Disentildeado para otorgar precios al consumidor sin modificar la

lista de precios estaacutendar (mantener la lista de precios)

Desarrollo de Zona Descuento otorgado para impulsar el desarrollo de una zona

dentro de un cliente Se da debido a rentabilidad yo cobertura

Descuentos Estacionales Descuento otorgado para una estacioacuten o plan del antildeo Por

ejemplo verano inverno Navidad Vacaciones etc

Descuentos Para evitar contrabando Descuento relacionado a un producto

especiacutefico para generar una accioacuten de venta en ciertas ciudadesregioneszonas que

evite la compra por parte de los clientes indirectos de producto de contrabando

Descuentos Para evitar ldquoWrite Offrdquo Descuento relacionado a un producto

especiacutefico para generar que permita al cliente mejorar la rotacioacuten del producto

evitando la incineracioacuten del producto por mal estado debido a alcanzar la fecha de

vencimiento

226

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Planificacioacuten Financiera

bull Debe analizar las actividades dentro de presupuestoen los referente a los descuentos entregados porpromociones basados en concursos establecidos porlos clientes

bull Verificar la posibilidad de entregar promocionesadicionales de acuerdo a los colchones en elpresupuesto de ventas

Gerentes de canal deVentas

bull Determinar coordinando con la Gerencia de ventasy el aacuterea de Trade marketing la viabilidad deestablecer los descuentos promocionales

bull Verificar que el aacuterea de Trade Marketing realice lacomunicacioacuten adecuada y publicidadcorrespondiente para hacer conocer a los clientes elbeneficio y condiciones de la promocioacuten

Supervisor de Ventas

bull Conciliar los montos cumplidos por los clientespara emitir las notas de creacutedito

bull Verificar que los clientes reciban sus notas decreacutedito

Creacutedito y cobranzasbull Emitir las notas de creacutedito posterior a la

comprobacioacuten de la informacioacuten entregada porTrade Marketing

Gerente General bull Aprobar las actividades a realizar fuera delpresupuesto para otorgar descuentos comerciales

D METODOLOGIacuteA

bull El aacuterea de Trade Marketing en conjunto con la Gerencia de Ventas

determinaraacuten la posibilidad de iniciar una promocioacuten para los clientes a traveacutes

de la cual por el cumplimiento de metas establecidas en los niveles de

compras se haraacuten acreedores a un descuento calculado sobre las ventas que

ingresan en el concurso siempre y cuando el aacuterea de planificacioacuten financiera

haya informado que existe un colchoacuten en el presupuesto de ventas para

otorgar los descuentos mencionados

bull Las gerencias de canal de ventas elaboraraacuten un informe con el resumen de

los niveles de ventas esperados y que recesioacuten generaraacute posterior a la

promocioacuten tomando en cuenta los flujos de efectivo que se recibiriacutean por

adelantado y el costo ndash beneficio que generariacutea

227

bull En el caso que el informe genere beneficios y este sea aprobado por el

Gerente de ventas el aacuterea de Trade marketing deberaacute iniciar la comunicacioacuten

de la promocioacuten entre los clientes con el fin que los clientes puedan exigir

sus beneficios adquiridos y evitar que la Fuerza de Ventas pueda usurpar

dichos beneficios

bull Una vez alcanzadas las metas por los clientes creacuteditos y cobranzas deberaacute

emitir las notas de creacutedito y el supervisor de ventas se encargaraacute de verificar

que estas sean recibidas por el cliente

E SEGUIMIENTO

Se deberaacute realizar un seguimiento posterior al teacutermino de la promocioacuten para conocer

la satisfaccioacuten entre los clientes y cuaacuteles fueron los iacutendices de recuperacioacuten de

efectivo generado en esas ventas

Poliacutetica de Control para la presentacioacuten y revisioacuten de Reportes de Gastos

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de la poliacutetica es establecer paraacutemetros para una adecuada preparacioacuten y

presentacioacuten de los reportes de viajes de los colegas de la Compantildeiacutea Cadbury

Adams que seraacuten revisados en las oficinas de Quito asiacute como establecer puntos de

control en la revisioacuten de los mismos

B DEFINICIONES

Reportes de gastos Son documentos a traveacutes de los cuales los empleados de una

compantildeiacutea pueden solicitar la devolucioacuten de los valores desembolsados por ellos

siempre y cuando estos correspondan a gastos generados para atender actividades

que contengan un ingreso para la compantildeiacutea provocado o mejorado por dichos

desembolsos Estos desembolsos deben contener la documentacioacuten soporte de

acuerdo a lo establecido por la autoridad tributaria local Servicio de Rentas Internas

228

Viaacuteticos Son recursos asignados a los empleados de una entidad que para el

desempentildeo de sus funciones cuando deban de trasladarse por un periacuteodo mayor de

24 horas a lugares distintos al de su residencia Estos valores los gastos por concepto

de alimentacioacuten hospedaje y gastos menores inherentes al viaje

Sistema Dinnero Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes

a los viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos

como para presentar sus gastos por viaacuteticos

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Gerencias

bull Deberaacuten verificar que los valores presentados comoreembolsos por parte de los colegas sean racionalesy que estos esteacuten relacionados directamente altrabajo que ellos desempentildean antes de generar lasaprobaciones en el sistema

Analista de TradeMarketing Analista deCuentas por pagar

bull Revisar la documentacioacuten fiacutesica que soporta losgastos presentados por el colega y solicitados parareembolso asiacute como que el reporte esteacute lleno enforma correcta de acuerdo a la poliacutetica corporativade viajes y que cumpla con los requerimientosestablecidos en el reglamento para la aplicacioacuten dela Ley de reacutegimen tributario interno en su artiacuteculo27 que norma las liquidaciones de viaje

Contador general

bull Mantener actualizados de todas las reformastributarias emitidas por la autoridad fiscal a losAnalistas de Trade Marketing y de Cuentas porpagar con el fin de minimizar las contingenciastributarias

D METODOLOGIacuteA

bull Los colegas administrativos asiacute como los colegas de la Fuerza de Ventas que

poseen un equipo de coacutemputo de la compantildeiacutea deberaacuten ingresar la informacioacuten

de los reportes de gastos que deberaacute regirse a lo normado en la poliacutetica

corporativa de viajes en el sistema Dinnero uno por uno los documentos que

van a solicitar el reembolso en este detallaraacuten los valores completos sin

desglosar impuestos Una vez que los documentos hayan sido ingresados en

229

el sistema los empleados administrativos deberaacuten entregarlos al analista de

Cuentas por pagar y los administrativos de la Fuerza de Ventas al analista de

Trade Marketing Los empleados de la Fuerza de Ventas que no poseen un

equipo de coacutemputo de la empresa deberaacuten entregar los reportes de gastos

presentados de acuerdo a la poliacutetica de viajes directamente al analista de

Trade marketing para que este ingrese la informacioacuten documento por

documento y colega por colega en el sistema Dinnero a traveacutes de una

plantilla Aquellos documentos que excedan los montos asignados a cada uno

de los colegas por movilizacioacuten seraacuten rechazados y no se incluiraacuten en la

plantilla para la carga

Formato para la presentacioacuten de los reportes de Gastos

Instructivo

El reporte debe ser llenado por el empleado en el encabezado debe constar el

periodo y el motivo del viaje asiacute como la identificacioacuten del colega

En el cuerpo debe ir la siguiente informacioacuten

Fecha Debe contener la fecha del documento soporte del gasto

Ndeg El nuacutemero del documento soporte del gasto

Local El establecimiento donde se realizoacute el consumo

230

Descripcioacuten del gasto Identificacioacuten del tipo de gasto Ej Alojamiento nacional

Valor en moneda del documento Determinar el valor completo del soporte del

gasto en caso sea moneda extranjera en el caso de tratarse de doacutelares iraacute el mismo

valor en las dos uacuteltimas columnas

Valor en doacutelares Convertir el valor del documento soporte en caso de ser moneda

extranjera diferente de doacutelares

bull Los dos analistas mencionados deberaacuten revisar que los documentos que

respaldan el gasto contengan la siguiente informacioacuten fecha del documento

el local y el detalle del consumo realizado valor detallado en forma clara los

documentos no deben tener enmendaduras tachones ni borrones estar

presentados de acuerdo al nuevo reglamento para comprobantes de venta y

que no contengan consumos no permitidos en la poliacutetica corporativa de

viajes

bull En el caso uno o maacutes documentos no contengan la informacioacuten y de la forma

sentildealada en el punto anterior estos seraacuten devueltos a los colegas y no seraacuten

reembolsados

bull Las gerencias deberaacuten aprobar a traveacutes del sistema Dinnero los reportes de

gastos verificando todos los valores solicitados a reembolso En el caso que

los valores esteacuten fuera de los rangos normales para el gasto presentado este

deberaacute ser rechazado en el sistema Dinnero informando al colega el porqueacute

del rechazo

bull Si el colega logra justificar el valor consumido este se aprobaraacute en el sistema

procediendo a la contabilizacioacuten normal por parte de Shared Service

E SEGUIMIENTO

En el caso de la Fuerza de venta el aacuterea de Trade Marketing seraacute la encargada de

verificar que los pagos a los colegas se hayan realizado En el caso del aacuterea

Administrativa lo haraacute la analista de Cuentas por pagar

231

Poliacutetica de Control para la el establecimiento de metas en las ventas

A OBJETIVO Y ALCANCE

Delimitar praacutecticas correctas para establecer metas de ventas acordes con la realidad

de la compantildeiacutea que eviten que los empleados de la Fuerza de ventas se vean

abocados a realizar actos iliacutecitos o no eacuteticos con el fin de alcanzas las metas

planteadas por la administracioacuten en el territorio Ecuatoriano

B DEFINICIONES

Cuota Hace mencioacuten a la meta establecida por la Administracioacuten impuesta al

personal de la fuerza de ventas con el fin de que se cumpla un monto mensual

determinado tanto en valor como cantidad de los productos de la compantildeiacutea

Incentivos Son todos los beneficios que alcanza el persona del departamento de

Ventas por el cumplimiento de objetivos establecidos en el presupuesto de ventas

Demanda Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes a los

viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos como

para presentar sus gastos por viaacuteticos

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Gerente General

bull Llamar a reunioacuten al comiteacute gerencial para estableceren conjunto y consenso el presupuesto de objetivosde ventas

bull Revisar y verificar todos los escenarios posiblespara la consecucioacuten de las ventas frente al sistemapoliacutetico inestable en el paiacutes

bull Determina reuniones para realizar verificacionesmensuales de las metas establecidas y de ser el casoejecutar modificaciones de acuerdo a la realidad quela empresa y el paiacutes vivan en ese momento

232

Planificador Financiero

bull Plantear los escenarios para la consecucioacuten de losobjetivos de ventas a consideracioacuten del comiteacutegerencial

bull Establecer un presupuesto para dotar deherramientas comerciales y promocionales queapoyen a la Fuerza de ventas a la obtencioacuten de lacuota

Gerente de marketing

bull Informar acerca de los estudios de mercadoactualizados para determinar la demanda de losproductos del sector de confites en el Ecuador cuales el mercado ganado por la compantildeiacutea y lo queposee la competencia

bull Elaborar un FODA de la competenciabull Planificar estrategias de publicidad que mantenga

yo incrementen la participacioacuten de mercado asiacutecomo que se formen en una herramienta de influiren el consumidor para la adquisicioacuten de losproductos de la compantildeiacutea

Jefe de Trade Marketing bull Establecer estrategias promocionales y deexhibicioacuten para conquistar la atraccioacuten del mercado

Gerente de Ventas

bull Establecer estadiacutesticas de ventas por regioacuten ciudadsector y temporada para determinar cuaacuteles son lossitios y fechas en las que se pueden generar mejoraspara las ventas

Planificador de laDemanda

bull Determinar la demanda bajo estudios mensualesbull Informar al comiteacute gerencial en forma perioacutedica

acerca de la capacidad de cubrir la demandaestablecida a traveacutes de la capacidad de las plantaspara la entrega de producto

D METODOLOGIacuteA

bull Elaborar un presupuesto anual de objetivos de ventas tomando en cuenta

toda la informacioacuten entregada por los responsables en consenso con el

comiteacute gerencial

bull Revisar en forma mensual las variaciones generadas tanto en la realidad del

desarrollo del negocio como en la consecucioacuten de los objetivos y de ser el

caso replantear las metas para que estas sean racionales

bull Mantener los incentivos a la Fuerza de ventas para que la cuota sea

alcanzada

233

E SEGUIMIENTO

Realizar una evaluacioacuten mensual de los objetivos alcanzados y poner puntos de

atencioacuten en aquellos que no se estaacuten ejecutando para buscar oportunidades de

mejora

452 Procedimientos de Control Interno para el departamento de Ventas

bull Verificar que todos los reportes de gastos por viajes internacionales de la

Fuerza de Ventas sean presentado en un maacuteximo de 7 diacuteas calendario En el

caso de los viaacuteticos los documentos no deberaacuten tener una antiguumledad mayor a

un mes

bull Observar la poliacutetica de control de Creacuteditos y cobranzas donde se contemplan

paraacutemetros para la aprobacioacuten de pedidos previo a la aprobacioacuten de ventas

para evitar que se despache mercaderiacutea a clientes que no se encuentran al diacutea

con los pago

bull Realizar los caacutelculos de los incentivos ganados por el personal de la Fuerza

de ventas de acuerdo a los porcentajes establecidos en los beneficios a los

empleados

bull Observar la poliacutetica de control para Noacutemina con el fin de respetar las fechas

de entrega de la informacioacuten de los incentivos para que los empleados reciban

sus haberes a tiempo

bull Mantener bajo custodia segura los modelos exclusivos de los exhibidores

retirados de los proveedores con el fin de evitar posibles plagios o en su

defecto destruirlos en el caso que estos no se vayan a utilizar maacutes

bull Separar la mercaderiacutea recibida en buen estado de las devoluciones para

determinar si es procedente regresarla a los pallets de bodega o debe

realizarse con ella promociones o autoconsumos

234

Divulgacioacuten de las poliacuteticas corporativas e informacioacuten de laimportancia de su cumplimiento dos veces al antildeo que deberaacuten serincluidas en las presentaciones de las reuniones de Vamos Juntos enla que se entregaraacuten folletos con los puntos importantes de lasmismas en las que se deberaacuten ejemplarizar con casos reales

24000

Capacitacioacuten para el personal recieacuten ingresado que debe incluir unresumen de los procedimientos importantes de la compantildeiacuteainformacioacuten corporativa como poliacuteticas procedimientos valoresmisioacuten visioacuten etc asiacute como reuniones con el personal con el queinteractuaraacute en su trabajo diario

75000

Total costos relacionados con capacitaciones 99000

453 Actividades para el departamento de Ventas

bull Observar de forma inmediata el procedimiento corporativo de la otorgacioacuten

de descuentos comerciales que no se encuentran en el presupuesto para

desarrollarlo de acuerdo a los lineamientos de la administracioacuten

bull Establecer una adecuada comunicacioacuten entre las aacutereas de planificacioacuten

financiera Gerencias de ventas y Gerencia General para llevar a cabo en

forma correcta la poliacutetica administrativa para otorgar descuentos comerciales

bull Implementar las poliacuteticas propuestas para un adecuado control interno de los

procesos desarrollados en el departamento de Ventas

bull Aplicar los procedimientos de control establecidos en el presente capiacutetulo

como actividades del diacutea - diacutea

46 Costo ndash Beneficio de la implementacioacuten del Sistema de Control Interno para

los departamentos de Recursos Humanos Finanzas y Ventas

Costos generados

Capacitaciones

235

Honorarios a terceros

Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales

120000

Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones

300000

Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000

Materiales y Suministros

Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales

71400

Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil

50000

Total costos por suministros y materiales 121400

TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400

Beneficios

Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc

1300000

Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante

50000

Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial

250000

TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000

En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un

monto de $ 959600

Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que

implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos

permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a

estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad

evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas

De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa

202

del monto de la venta y en el caso que supere el 110 se aplicaraacute un porcentaje de

41 del total de la venta alcanzada por el colega

Los valores por incentivos son informados a Noacutemina y estos son incluidos en el rol

de pagos

Al final del mes se establece las nuevas metas para el mes subsiguiente que deben

estar acorde con el presupuesto anual de ventas en la reunioacuten mensual de Forecast y

que deben estar bajo la realidad del negocio en el mercado Estas metas son

consensuadas en el comiteacute de direccioacuten incluido la persona de planificacioacuten de

demanda y planificacioacuten financiera Una vez establecidas se comunica a la Fuerza

de Ventas cuales seraacuten las metas a ser alcanzadas en el mes para que alcancen sus

incentivos

203

NNoacuteoacute m

m inin a

aTT r

r aa dd ee

MMaa r

r kk ee tit

nin gg

FF uu ee

rr zzaa

dd ee V

V ee nn

tatass

CCoo m

m iti eacuteteacute

gg ee rr e

e nncc i

aia ll

Flujograma para el proceso de entrega de incentivos a la Fuerza de Ventas

Planifica las nuevasmetas para elsiguiente mes

Informa a laFuerza de Ventas

Fin

Inicio

Elabora informe desu cumplimiento en

metas y se loentrega a Trade

Mkt

Obtiene delsistema las ventas

alcanzadas porcolega

Verifica con elinforme entregadopor el colega de la

FFVV

N

Estaacuten de acuerdo losvalores

S

Concilian con elcolega de acuerdo

a la informacioacutenobtenida en el

sistema

Se calculan losincentivos deacuerdo a lo

establecido en lapoliacutetica de beneficios

a la FFVV

Ingresa losbeneficios en el roldel personal de la

FFVV

204

4314 Evaluacioacuten del proceso para la entrega de material promocional

Cuestionario de Control Interno para la entrega de material promocional a losclientes

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

Previo al despacho delmaterial promocional iquestSeverifica el cumplimientode la poliacutetica y lasautorizacionescorrespondientes

X X

Uacutenicamente serecoge la solicituddel personal deventas no se cuentacon lasaprobaciones nianaacutelisis de lossupervisores

2

iquestSe firman contratos deconfidencialidad con losproveedores que fabricanel material promocional ala compantildeiacutea

X

3

iquestSe ejecuta un adecuadoseguimiento delcumplimiento de estoscontratos

X

4

iquestEl material promocionalasignado tiene unseguimiento paracomprobar su estado en elcliente

X

Narrativa del proceso para la entrega de material promocional

El proceso se inicia cuando el personal de la Fuerza de ventas (autoventistas y

coordinadores de Zona) recogen la solicitud del cliente para la asignacioacuten de un

exhibidor u otro tipo de material promocional no asignado en promociones El

empleado de la Fuerza de Ventas debe elaborar una recomendacioacuten (Justificativo

para solicitar el material promocional) esta recomendacioacuten debe ser revisada por el

Supervisor de la zona que estaacute realizando el requerimiento si la recomendacioacuten

cumple con la poliacutetica comercial para entrega de exhibidores y otro tipo de material

promocional se solicitaraacute a la bodega prepare una orden de despacho para entregar el

material al solicitante de la Fuerza de ventas y esta a su vez se la entrega al cliente

205

BBoo d

d eegg a

aSS

uu pp ee

rr vvisis

ioacuteioacutenn

dd ee V

V ee nn

tt aass

FFuu e

e rrzz a

a dd ee

VVee n

n tt aa ss

Flujograma para el proceso de entrega de material promocional

IniacutecioSolicitud de

Materialpromocional

Elaborarrecomendacioacutenpara obtener elmaterial prom

Entrega delmaterial

promocional alcliente

Fin

Negar la entregaN de Material

promocional

Revisar si larecomendacioacuten seajusta a la poliacuteticade asignacioacuten de

material prom

Cumple lascondiciones de la

poliacutetica

SAprobar la entrega

de materialpromocional

Elaborar la ordende despacho

Entrega del materialpromocional contra

OD

206

Matriz de Riesgo de para el proceso en la entrega de material promocional

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

No se verifica elcumplimiento de lapoliacutetica paraasignacioacuten dematerial promocionaly las autorizacionescorrespondientes

Los supervisores deventas no apruebanninguna solicitudpara la entrega delmaterialpromocional y labodega entrega conla simple solicitudde la Fuerza deventas

X X Alto

2

No se firmancontratos deconfidencialidad conlos proveedores quefabrican el materialpromocional a lacompantildeiacutea

Se mantienencontratos deconfidencialidad contodos losproveedores quefabrican materialespromocionalesexclusivos

X X Bajo

3

No se ejecuta unadecuado seguimientodel cumplimiento deestos contratos

El cumplimiento delos contratos essupervisado por elpersonal de TradeMarketing

X X Bajo

4

El materialpromocionalasignado tiene unseguimiento paracomprobar su estadoen el cliente

Se verifica elcuidado del materialpromocionalentregado a losclientes en cadavisita para la tomade pedidos de venta

X X Bajo

4315 Evaluacioacuten del proceso para otorgar descuentos comerciales

Cuestionario de Control Interno para el Establecimiento de descuentoscomerciales

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

iquestLos descuentoscomerciales sonanalizados en elpresupuesto anual deactividades y planoperativo

X

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

2

iquestLos descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto cuentan conla respectiva aprobacioacutendel Gerente de ventas ydel planificadorFinanciero

X X

Uacutenicamentecuentan con laaprobacioacuten delPlanificadorFinanciero estoafecta a lasventas netas y elGerente deVentas no tieneconocimientodel particular

3

iquestSe cumplen con losparaacutemetros de entrega dedescuentos por prontopago y otras promocionesa los clientes

X

4

iquestSe les comunica a losclientes los descuentos alos que tienen acceso deacuerdo a sus condicionesde pago y montos decompra

X

Narrativa del proceso para otorgar descuentos comerciales

Inicia con el anaacutelisis que realiza Planificacioacuten financiera acerca de los descuentos

que se pueden otorgar a los clientes de acuerdo al presupuesto por promociones o

incentivos si estaacuten en el presupuesto se consideran planificados en el caso que no

esteacuten en el presupuesto se informaraacute siempre y cuando exista un colchoacuten en el

presupuesto de ventas

Esto es informado al Gerente de ventas quien analiza el descuento en caso no haya

sido contemplado en el presupuesto anual de la necesidad del mismo y cuantos

beneficios generaraacute a su incremento de las ventas

Una vez que haya ejecutado el anaacutelisis si es viable elaboraraacute la propuesta comercial

para presentarla al Gerente General quien deberaacute aprobar la propuesta en el caso que

207

sea aplicable y genereacute un beneficio mayor a su costo Si es aprobada se comunicaraacute

al departamento de Trade Marketing para su divulgacioacuten entre los clientes

Cuando los clientes hayan alcanzado las metas propuestas en las promociones

establecidas Trade Marketing solicitaraacute a Creacuteditos y cobranzas que emita la nota de

creacutedito correspondiente y la Fuerza de ventas o el gerente de ventas se encargaraacute de

hacerla llegar al cliente

CC rr eacuteeacute d

d iti oto y

yCC o

o bbrr aa

nn zz aa s

sPP l

ala nn ifi i

f cic aa cc i

oacuteioacute nn

FF inin a

a nncc ie

ie rr aa

DD irir ee

cc cc ioacuteioacute

nnGG

ee nn ee

rr aall

DD irir ee

cc cc ioacuteioacute

nndd e

e VV ee

nn tata s

sTT r

r aa dd ee

mmaa r

r kk ee tit n

in gg

Flujograma para el proceso de la entrega de descuentos comerciales

IniacutecioAnaliza

descuentospromocionales

Existe un colchoacuten enel presupuesto de

ventasN Fin

Emite la nota decreacutedito

S

Entrega alSupervisor deVentas para su

entrega al cliente

Fin

Se solicita aS Creacuteditos emitir la

NC

Realiza la campantildeaentre los clientes de

la promocioacutenapoyado en la

FFVV

Verifica el logro delas metas por parte

de los clientes

El cliente llegoacute a lameta

N No se otorga eldescuento Fin

Comunica a trade

S marketing parainiciar la

promocioacuten

Los desct Estaacuten enel presupuesto

N

Se analiza sunecesidad deacuerdo a una

estrategiacomercial

SElabora lapropuesta

comercial para losdescuentos

Aprueba lapropuesta Se cierra la

propuesta Fin

N

209

210

Matriz de Riesgo de para el proceso para otorgar descuentos comerciales

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

Los descuentoscomerciales no sonanalizados en elpresupuesto anualde actividades yplan operativo

El presupuesto anualde ventas contemplalos descuentoscomercialesplanificados al iniciodel antildeo

X X Bajo

2

Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto nocuentan con larespectivaaprobacioacuten delGerente de ventas ydel planificadorFinanciero

Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuestouacutenicamente cuentancon la aprobacioacutendel planificadorFinanciero quien laspresentadirectamente alGerente General

X X Alto

3

No se cumplen conlos paraacutemetros deentrega dedescuentos porpromociones a losclientes

Toda promocioacuten queotorga descuentoscomerciales esentregada losclientes de acuerdo alos paraacutemetrosestablecidos

X X Bajo

4

No se les comunicaa los clientes losdescuentos a losque tienen accesode acuerdo a suscondiciones de pagoy montos de compra

Toda promocioacuten escomunicada a losclientes en formaprevia de iniciar

X X Bajo

211

3316 Evaluacioacuten de los proceso de Devoluciones

Cuestionario de Control Interno para el proceso de Devoluciones

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

iquestLa recepcioacuten demercaderiacutea devuelta sehace previa verificacioacutende la factura de venta

X X

La mercaderiacutea serecibe sinverificar antes laventa realizadacon anterioridad

2

iquestLa recepcioacuten de lamercaderiacutea devuelta serecibe directamente enlas bodegas de lacompantildeiacutea

X

3

iquestAntes de ejecutar ladevolucioacuten de lamercaderiacutea esta esaprobada por lossupervisores de ventas

X

Sin embargo lasaprobaciones nose realizan previala verificacioacuten delorigen de lamercaderiacutea

4

iquestEl supervisor de ventassolicita un justificativodel porqueacute ladevolucioacuten

X

Narrativa de proceso de Devoluciones

El proceso se inicia cuando el personal de la Fuerza de Ventas recoge la solicitud de

devolucioacuten del cliente Esta devolucioacuten debe ser verificada por el Supervisor de

ventas para establecer el estado en la que se recibe la mercaderiacutea y elaboraraacute un

informe que deberaacute ser presentado al gerente de ventas este verifica si cumple con

las condiciones establecidas en la poliacutetica comercial para la devolucioacuten de ventas y

procede a aprobarla en el caso se estar correcto

Una vez aprobada la devolucioacuten se informa a la bodega para que coordine el retiro de

la mercaderiacutea Cuando recibe la mercaderiacutea en la bodega se afecta la Nota de

Creacutedito a la uacuteltima factura emitida al cliente Esta nota de creacutedito es entregada a la

Fuerza de ventas para que sea entregada al cliente

SSuu p

p eerr vv

isisioacuteioacute

nndd e

eVV

ee nn tat

a ssBB

oo dd ee

gg aa

DDirir e

e cccc i

oacuteioacute nn d

d eeVV e

e nntata

ssFF u

u eerr zz

aadd e

e vv ee

nn tata s

s

Flujograma para el proceso de Devolucioacuten de mercaderiacutea

IniacutecioRecoge la solicitudde devolucioacuten del

cliente

Entrega la nota decreacutedito al cliente Fin

Verificar elproducto a

devolver seacuerdo a su buen

o mal estado

S Aprueba ladevolucioacuten

Cumple lascondiciones de la

poliacutetica

N Rechaza ladevolucioacuten

Coordina larecoleccioacuten de la

mercaderiacuteadevuelta

Emite la nota decreacutedito

212

213

Matriz de Riesgo de para el proceso de devolucioacuten de mercaderiacutea

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

La recepcioacuten demercaderiacutea devueltase hace sin previaverificacioacuten de lafactura de venta

La mercaderiacuteadevuelta se recibesin verifica sinrevisar la factura deventa en la que seoriginoacute

X X Alto

2

La recepcioacuten de lamercaderiacutea devueltano se recibedirectamente en lasbodegas de lacompantildeiacutea

La bodega realiza lalogiacutestica pararecoger lamercaderiacutea de ladevolucioacuten

X X Bajo

3

La devolucioacuten de lamercaderiacutea no esaprobada por lossupervisores deventas

Los supervisores deventas verifica todaslas devoluciones quevan a ser recibidasestas son aprobadaspor las gerencias deventas

X X Bajo

4

El supervisor deventas no solicita unjustificativo delporqueacute se realiza ladevolucioacuten

El supervisor deventas elabora uninforme de ladevolucioacuten para serentregado al gerentede ventas

X X Bajo

44 Resultados de la evaluacioacuten de Control Interno

441 Matriz de Hallazgo de Control Interno del departamento de Ventas

En la Matriz de Hallazgos determinaremos los cuatro atributos de cada uno de los

puntos criacuteticos encontrados posterior a la evaluacioacuten realizada

214

Matriz de Hallazgos el Departamento de Ventas

Falta de verificacioacuten de las condiciones para le devolucioacuten de mercaderiacuteas

Condicioacuten

La mercaderiacutea devuelta por parte de los clientes es recibida porel personal de la bodega uacutenicamente con la orden de los colegasde la Fuerza de Ventas sin verificar antes que esa mercaderiacuteahaya sido vendida por la empresa y a que factura pertenece

Criterio

Existe la inobservancia de la poliacutetica corporativa para ladevolucioacuten de mercaderiacutea Seccioacuten Metodologiacutea punto 3 queexpresa

ldquoMal Estado El producto en mal estado se considera a aquelproducto vencido en condiciones de calidad no oacuteptimas depresentacioacuten descontinuada o en malas condiciones que tambieacutendeberaacuten pasar por la verificacioacuten de venta previa Para el CanalModerno y Mayorista cuando falta menos de 90 diacuteas para suvencimiento para el Canal Tradicional cuando falta menos de45 diacuteas para su vencimientordquo

Adicional a la poliacutetica corporativa existe una inobservancia alreglamento de comprobantes de venta retencioacuten y documentoscomplementarios que en su Art 15 menciona

ldquoNotas de creacutedito- Las notas de creacutedito son documentos que seemitiraacuten para anular operaciones aceptar devoluciones yconceder descuentos o bonificaciones

Las notas de creacutedito deberaacuten consignar la denominacioacuten serie ynuacutemero de los comprobantes de venta a los cuales se refierenrdquo

Causa

El personal de la bodega como el personal de la fuerza deventas no tienen un conocimiento exacto de la poliacuteticacorporativa Adicional a esto los supervisores de venta noverifican las solicitudes de devolucioacuten realizadas y en la bodegatampoco exigen las aprobaciones necesarias

Efecto

El hecho de recibir devoluciones que no hayan sido debidamenteverificadas y autorizadas provoca que dicha mercaderiacutea puedano haber sido vendida por la empresa alto niveles de productoen mal estado y una alta contingencia tributaria al no determinarexactamente a que factura estaacute afectando la devolucioacuten

Conclusioacuten

La devolucioacuten de la mercaderiacutea no cuenta con la verificacioacutennecesaria por parte de la Fuerza de ventas y de la Bodega paradeterminar con que factura de venta fue entregada al cliente porlo que se considera un facilismo en el proceso que puede generarpeacuterdidas para la compantildeiacutea

215

A la Gerencia General

Recomendacioacuten

Establecer procedimientos de control para que la Fuerza deVentas verifique que la mercaderiacutea que se va a recibir haya sidovendida por la compantildeiacutea para lo cual se deberaacute incluir estainformacioacuten en el informe entregado a las Gerencias de ventas

Exigir a la Bodega que se realice una investigacioacuten de la facturaque deberaacute ser afectada con la devolucioacuten previo a la emisioacuten dela Nota de creacutedito

Descuentos Comerciales no presupuestados se otorgan sin la aprobacioacuten de laGerencia de Ventas

Condicioacuten

Los descuentos comerciales promocionales que no estaacuten dentrodel presupuesto cuentan uacutenicamente con la aprobacioacuten deplanificacioacuten Financiera y no se solicita o requiere de laaprobacioacuten de la gerencia de Ventas antes de que se ejecuten loque deja sin control previo a la Cabeza de Ventas de lasestrategias otorgadas a los clientes y sus impactos en las ventasnetas

Criterio

La poliacutetica corporativa de descuentos en su seccioacuten 2 deResponsabilidades paacutegina 4 expresa que

ldquoTodo descuento otorgado a un cliente ya sea por estrategias ocubrimiento de riesgos que no consten en el presupuesto debenser aprobados por el Gerente de Ventas y por el PlanificadorFinanciero con el fin de medir el costo ndash beneficio del mismoCaso contrario no se generaraacutenrdquo

Causa

No existe una buena praacutectica de comunicacioacuten entre la gerenciade ventas y la planificacioacuten financiera principalmente porqueson rubros que afectan al presupuesto que es controlado porFinanzas y que estos descuentos son solicitados en su mayoriacuteapor el Country Manager y la comunicacioacuten a la gerencias deventas se realiza una vez creada la promocioacuten

EfectoEsta praacutectica genera desbalances en las metas planteadas paracada una de las gerencias y malestar en las gerencia de ventasal ver su campo de accioacuten invadido y limitado

Conclusioacuten

El proceso no se cumple de acuerdo a lo establecido en lapoliacutetica y en el procedimiento por lo que existe unainobservancia total de lo establecido en la reglamentacioacutencorporativa generando un proceso inexacto e incorrecto

216

A la Gerencia General

RecomendacioacutenSupervisar que los lineamientos implementados por la propiaadministracioacuten se cumplan generando una adecuadacomunicacioacuten entre los departamentos de Finanzas y ventasgenerando el respeto de la independencia e interrelacioacuten de lasfunciones de cada una de estas aacutereas

Falta de comunicacioacuten de las poliacuteticas y procedimientos corporativos queafectan al aacuterea comercial a la Fuerza de Ventas en general

Condicioacuten

La administracioacuten no genera una comunicacioacuten de las poliacuteticascorporativas existentes que afectan al aacuterea comercial a todo elpersonal de la Fuerza de Ventas sino uacutenicamente a lasGerencias y los Supervisores los cuales tampoco compartenesta informacioacuten con sus reportes

Criterio

Tal como se indicoacute en el capiacutetulo 3 la falta de comunicacioacuten delas poliacuteticas es un problema que se genera en todas las aacutereas dela entidad inobservando el procedimiento para la correctacomunicacioacuten de poliacuteticas corporativas paacuterrafo 30 que diceldquoEl comiteacute gerencial como parte primordial de sus obligacionesdeberaacute repartir y dar a conocer la misioacuten visioacuten poliacuteticascorporativas y valores corporativos el momento que se integra ala compantildeiacutea La estrategia y planes de accioacuten generales noconfidenciales y susceptibles de mal uso se deberaacuten a dar aconocer y hacerse puacuteblicos entre los empleados asiacute como losresultados de la compantildeiacutea cada trimestre en el Vamos Juntosrdquo

Causa

La administracioacuten y en especial las Gerencias de Ventas no hancreado una cultura de conocimientos y buena praacutectica de laspoliacuteticas y procedimientos que afectan al departamento deventas debido a que las mercaderistas preventistas personal deautoventa impulsadoras no tienen un manejo adecuado de estasy tampoco un conocimiento general

Efecto

El hecho que el personal de la fuerza de ventas desconozca losprocedimientos provoca que muchos de los procedimientos selleven a cabo en forma incorrecta y que ciertas poliacuteticas no secumplan Entre los procesos con alto nivel de falencias estaacuten larecoleccioacuten de las devoluciones inadecuada entrega de materialpromocional y reportes de gastos presentados en formaincorrecta

Conclusioacuten

La falta de conocimiento de las poliacuteticas y procedimientoscorporativos genera limitaciones en el control que se puedeestablecer en el personal debido a que si no conoce unprocedimiento o una poliacutetica es imposible cumplirla lo quegenerariacutea desviaciones en la obtencioacuten de metas corporativas

217

A la Gerencia General

Recomendacioacuten

Ejecutar una adecuada comunicacioacuten al personal de ventasreferente a los aspectos corporativos importantes asiacute comodesarrollar una planificacioacuten para realizar por lo menos una vezal antildeo una comunicacioacuten colectiva a todas las personas quenecesitan conocer estas poliacuteticas recordaacutendoles su alcance ypuntos importantes

El despacho del material promocional no cuenta con las aprobaciones nianaacutelisis de los supervisores previo a su despacho

Condicioacuten

El material promocional despachado y colocado en los clienteses entregado por parte de la bodega uacutenicamente con unasolicitud del personal de la fuerza de ventas y no se cuenta conlas aprobaciones ni anaacutelisis de los supervisores para determinarla verdadera necesidad y beneficio futuro de colocar material deexhibicioacuten en un punto de venta determinado

Criterio

Existe una mala aplicacioacuten de la Poliacutetica para asignacioacuten dematerial promocional en su seccioacuten 2 Responsabilidades quemencionaldquoLos supervisores de ventas seraacuten los encargados de revisar losteacuterminos para la entrega del material promocional y solo seraacutenaprobadas las solicitudes que cumplan con las condicionesestablecidas en la presente poliacuteticardquoSeccioacuten 4 MetodologiacutealdquoPara realizar una asignacioacuten de exhibidores se debedeterminar primero que tipo de exhibidor se va a entregar y deacuerdo a su tamantildeo y modelo el vendedor tendraacute que justificaren un informe la ubicacioacuten del punto de venta el espacio queocuparaacute el exhibidor los montos de compra del cliente ydeterminar una proyeccioacuten para crecimiento del sectorrdquo

Causa

El personal de la bodega no exige que el informe para lasolicitud de material promocional tenga la firma del respectivosupervisor y realiza los despachos normalmente adicional a lafalta de conocimiento de las poliacuteticas corporativas provoca quela fuerza de ventas no se genere la obligacioacuten de cumplir conuna buena praacutectica de la poliacutetica mencionada

Efecto

El incumplimiento de la poliacutetica establecida provoca que muchodel material asignado a los clientes no es aprovechado en formacorrecta debido a que ciertos exhibidores costosos sonentregados a clientes que no realizan montos de compra altos yque no utilizan el exhibidor de forma adecuada generandogastos injustificados para Cadbury

218

Conclusioacuten

La asignacioacuten y entrega de los exhibidores y materialespromociones genera un desperdicio ya que estos estaacuten siendoentregados sin el anaacutelisis del beneficio que se obtendraacute ya quese han encontrado varios exhibidores grandes en clientes queno tienen ni el espacio ni el nivel de compras para cubrirlo deproducto

Recomendacioacuten

A la Gerencia General

Supervisar que la asignacioacuten del material promocional mismoque es costoso sea entregado de acuerdo a lo establecido por lapoliacutetica corporativa y con un anaacutelisis de los consumosrealizados por los clientes asiacute como la seguridad que tendraacute elbien de la compantildeiacutea en el punto de venta

442 Indicadores de Gestioacuten para el departamento de Ventas

Los Indicadores de gestioacuten aplicados para el departamento de Ventas nos permitiraacuten

medir las variables relacionadas con las metas impuestas por la administracioacuten asiacute

como el desempentildeo del departamento

Asiacute tenemos los siguientes indicadores para este departamento

iquestQueacute se va aMedir Objetivo

Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios

Conocimiento dela Visioacuten

Establecer cuantosempleados de lacompantildeiacutea conocensu visioacuten

Visioacuten

de empleados del departamentoFinanciero que Conocen la Visioacuten

de la Empresa Miacutenimoaceptable 85

82

83

El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten de laVisioacuten

Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con suvisioacuten

Visioacuten

de empleados del departamento deVentas que Comparten la Visioacuten de

la Empresa Miacutenimoaceptable 80

82

83

Se presenta como indicadorimportante ya que todos losempleados que conocen lamisioacuten estaacuten de acuerdo conesta

Total empleados del departamentode Ventas 99

Conocimiento dela Misioacuten

Fijar cuaacutentosempleados de lacompantildeiacutea conocensu misioacuten

Misioacuten

de empleados del departamento deVentas que Conocen la Misioacuten de la

Empresa Miacutenimoaceptable 75

82

83

El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten de laMisioacuten

Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con sumisioacuten

Misioacuten

de empleados del departamento deVentas que Comparten la Misioacuten de

la Empresa Miacutenimoaceptable 83

82

83

Representa que todos losempleados trabajan en pro dela consecucioacuten de losobjetivos de la compantildeiacuteaTotal de empleados del

departamento de Ventas 99

219

iquestQueacute se va aMedir Objetivo

Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios

Eficacia de losMetas planteados

Establecer laeficacia en elalcance de las metasplanteados

Metas

Meses en que se ha alcanzado lameta de ventas

Miacutenimoaceptable 92

12

100

El departamento de ventas haalcanzado las metas de ventasdurante todos los meses delantildeo12 12

Nivel de eficaciaen las metaspropuestas

Determinar sobre el100 en queporcentaje promediohan sido alcanzadaslas ventas propuestas

Metas

Promedio de ventas realesalcanzadas

Miacutenimoaceptable 95

236000000115

El logro en las ventas ha sidobastante exitoso en el 2010pasando un 15 del propuestoPromedio de ventas propuestas en

el antildeo 205000000

Nivel deliderazgo delpersonal de lacompantildeiacutea

Fijar el nivel deliderazgo que poseeel personal engeneral

Direccioacuten yliderazgo

Personal que identifica el estilo deLiderazgo

Miacutenimoaceptable 10

12

12

El miacutenimo aceptable para deldepartamento es establecido enun 12 debido a la grancantidad de Personas en laFuerza de Ventas que trabajana cargo de supervisores ygerentes

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten delliderazgo de lacompantildeiacutea

Medir la aceptacioacutendel estilo deliderazgoestablecido en lacompantildeiacutea

Direccioacuten yliderazgo

Personas que aceptan el estilo deliderazgo

Miacutenimoaceptable 90

84

85

Existe una reaccioacuten de algunaspersonas para aceptar a laNueva Gerencia de Ventasestablecida por la compra deKraft a la compantildeiacutea

Total empleados del departamentode Ventas 99

220

221

45 Propuesta de Control Interno

Con los resultados obtenidos de la evaluacioacuten generaremos una propuesta de Control

Interno para el departamento de Ventas que le permita a la compantildeiacutea establecer un

sistema de control basado en poliacuteticas procedimientos y actividades en el aacuterea

comercial

451 Poliacuteticas de control para el departamento de Ventas

Poliacutetica para el Control de devoluciones

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de esta poliacutetica es establecer los lineamientos para la gestioacuten de las

devoluciones en Buen y Mal estado generadas en Ecuador en los canales Tradicional

Moderno y Mayorista

B DEFINICIONES

Devolucioacuten Es el retorno de un producto que ha estado en propiedad de un cliente

Buen Estado Se considera que un producto se encuentra en buen estado cuando se

encuentra apto para la venta con el empaque original y dentro de los plazos

suficientes para considerarlo como apto para la comercializacioacuten tomando en cuenta

el tiempo de su consumo de acuerdo a lo establecido en la poliacutetica comercial

Mal Estado Se considera que un producto se encuentra en mal estado cuando su

caducidad se encuentra cercana se encuentra averiado descontinuado o no vigente

por cambio de empaque

Rechazos Son las devoluciones del producto antes de perfeccionarse la venta es

decir no se hizo la transferencia de la propiedad del producto al cliente

222

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Supervisor de Ventas

bull Se encarga de verificar el producto a devolver y deelaborar el formato de pedido de recojo que debeindicar si el producto se encuentra en buen o malestado

bull Elaborar un informe que contenga el detalle si lamercaderiacutea fue vendida por la compantildeiacutea de acuerdo allote verificado

bull Coordinaraacute con la bodega la logiacutestica para recoger elproducto

Gerentes de canal deVentas

bull Gerente de Ventas deberaacute aprobar y validar el recojode la mercaderiacutea siempre y cuando haya recibido delsupervisor el informe de devolucioacuten caso contrariodeberaacute rechazar la devolucioacuten

Fuerza de ventas

bull Canalizar la solicitud de devolucioacuten desde el clientehasta el supervisor

bull Obtener la informacioacuten del cliente el porqueacute de ladevolucioacuten

Bodegabull Recibir la mercaderiacutea contra el informe aprobado por

el Gerente de ventasbull Emitir la nota de creacutedito

D METODOLOGIacuteA

bull Cuando se notifiqueacute la solicitud de devolucioacuten el supervisor deberaacute solicitar

a la bodega un reporte del lote que el cliente estaacute devolviendo para verificar

que este haya sido vendido por la compantildeiacutea y comprado por el cliente que

hace la solicitud ya que no se recibiraacuten cambios realizados por realizados

entre clientes

bull La Bodega no realizaraacute la logiacutestica para retirar el producto devuelto mientras

no haya recibido el informe firmado y aprobado por el gerente de ventas

bull La nota de creacutedito emitida debe ser entregada al cliente en el plazo maacuteximo

de 48 horas para que estas no generen rechazos por los clientes por las fechas

especialmente por cambio de mes

223

E SEGUIMIENTO

El seguimiento lo deberaacute realizar Creacuteditos y cobranzas en forma automaacutetica ya que

esta nota de creacutedito disminuiraacute el valor de la deuda del cliente En caso la cuenta del

cliente quedeacute con un saldo negativo creacuteditos deberaacute solicitar la emisioacuten de un pago

para que esta cuenta quede en cero

Poliacutetica para el Control de entrega del material promocional

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de esta poliacutetica es determinar puntos de control para asignar material

promocional a los clientes en todo el territorio ecuatoriano

B DEFINICIONES

Material promocional Son obras audiovisuales y graacuteficas asiacute como todas las partes

componentes de las mismas que constituyen los mensajes publicitarios de las

campantildeas difundidas a traveacutes de cualquier medio y soporte considerados como

convencionales

Exhibidores Constituye material promocional disentildeado para mejorar la

presentacioacuten en el punto de venta de los productos

Sectores High income Se considera a los sectores en los cuales los clientes tienen

un alto grado de consumo y nivel de ventas para la compantildeiacutea asiacute como los productos

que se comercializan en estos lugares son de costos altos

Sectores low income Son sectores en los que los niveles de ventas de la compantildeiacutea

son bajos y los productos consumidos son econoacutemicos

224

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Fuerza de ventas

bull Elaborar informe acerca de la asignacioacuten delmaterial promocional en el caso de exhibidores eltamantildeo solicitado el sector donde se ubica elcliente el espacio y la seguridad con el que contaraacuteel exhibidor y el monto de ventas que consume elcliente y cuanto podraacute mejorar con el apoyo de laexhibicioacuten

Supervisor de Ventas

bull Verificar y aprobar el informe presentado por elpersonal de la Fuerza de ventas

bull Entregar una copia de la aprobacioacuten a la bodegapara que el material sea entregado

Bodega

bull Entregar el material promocional uacutenicamente con elinforme aprobado por el supervisor de ventas

bull Emitir la orden de despacho para el adecuadocontrol de los inventarios de material promocional ysolicitar la firma del recibiacute confirme por parte delcliente

D METODOLOGIacuteA

bull Los preventistas y autoventistas deberaacuten incluir en el informe que deben

presentar a su supervisor el nivel de compras del cliente si el sector en el que

se encuentra el punto de venta es high o low income con la finalidad de

determinar el mejor exhibidor a ser asignado

bull El Supervisor debe corroborar la informacioacuten presentada por los preventistas

y autoventistas es correcta con la verificacioacuten fiacutesica y estadiacutesticas de ventas

bull El personal de la bodega NO podraacute sacar ninguacuten exhibidor de las bodegas que

no cuente con la debida aprobacioacuten e informe de firmado por el Supervisor de

ventas siendo la responsabilidad del supervisor la correcta asignacioacuten del

material promocional para los clientes

E SEGUIMIENTO

El personal de la Fuerza de ventas seraacute el encargado de verificar que el material

promocional asignado al cliente cuente con la seguridad para evitar su peacuterdida que

225

este sea mantenido en forma adecuada y seraacute el encargado de llenarlo de producto y

comprobar que no sea utilizado con otros productos que no sean de la compantildeiacutea

Poliacutetica de Control para establecer descuentos comerciales que se encuentran

fuera del presupuesto anual

A OBJETIVO Y ALCANCE

La presente poliacutetica detalla los lineamientos para establecer puntos de control en el

establecimiento de descuentos comerciales otorgados a todos los clientes de la

compantildeiacutea Cadbury Adams Ecuador SA

B DEFINICIONES

Estrategia de Precio Disentildeado para otorgar precios al consumidor sin modificar la

lista de precios estaacutendar (mantener la lista de precios)

Desarrollo de Zona Descuento otorgado para impulsar el desarrollo de una zona

dentro de un cliente Se da debido a rentabilidad yo cobertura

Descuentos Estacionales Descuento otorgado para una estacioacuten o plan del antildeo Por

ejemplo verano inverno Navidad Vacaciones etc

Descuentos Para evitar contrabando Descuento relacionado a un producto

especiacutefico para generar una accioacuten de venta en ciertas ciudadesregioneszonas que

evite la compra por parte de los clientes indirectos de producto de contrabando

Descuentos Para evitar ldquoWrite Offrdquo Descuento relacionado a un producto

especiacutefico para generar que permita al cliente mejorar la rotacioacuten del producto

evitando la incineracioacuten del producto por mal estado debido a alcanzar la fecha de

vencimiento

226

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Planificacioacuten Financiera

bull Debe analizar las actividades dentro de presupuestoen los referente a los descuentos entregados porpromociones basados en concursos establecidos porlos clientes

bull Verificar la posibilidad de entregar promocionesadicionales de acuerdo a los colchones en elpresupuesto de ventas

Gerentes de canal deVentas

bull Determinar coordinando con la Gerencia de ventasy el aacuterea de Trade marketing la viabilidad deestablecer los descuentos promocionales

bull Verificar que el aacuterea de Trade Marketing realice lacomunicacioacuten adecuada y publicidadcorrespondiente para hacer conocer a los clientes elbeneficio y condiciones de la promocioacuten

Supervisor de Ventas

bull Conciliar los montos cumplidos por los clientespara emitir las notas de creacutedito

bull Verificar que los clientes reciban sus notas decreacutedito

Creacutedito y cobranzasbull Emitir las notas de creacutedito posterior a la

comprobacioacuten de la informacioacuten entregada porTrade Marketing

Gerente General bull Aprobar las actividades a realizar fuera delpresupuesto para otorgar descuentos comerciales

D METODOLOGIacuteA

bull El aacuterea de Trade Marketing en conjunto con la Gerencia de Ventas

determinaraacuten la posibilidad de iniciar una promocioacuten para los clientes a traveacutes

de la cual por el cumplimiento de metas establecidas en los niveles de

compras se haraacuten acreedores a un descuento calculado sobre las ventas que

ingresan en el concurso siempre y cuando el aacuterea de planificacioacuten financiera

haya informado que existe un colchoacuten en el presupuesto de ventas para

otorgar los descuentos mencionados

bull Las gerencias de canal de ventas elaboraraacuten un informe con el resumen de

los niveles de ventas esperados y que recesioacuten generaraacute posterior a la

promocioacuten tomando en cuenta los flujos de efectivo que se recibiriacutean por

adelantado y el costo ndash beneficio que generariacutea

227

bull En el caso que el informe genere beneficios y este sea aprobado por el

Gerente de ventas el aacuterea de Trade marketing deberaacute iniciar la comunicacioacuten

de la promocioacuten entre los clientes con el fin que los clientes puedan exigir

sus beneficios adquiridos y evitar que la Fuerza de Ventas pueda usurpar

dichos beneficios

bull Una vez alcanzadas las metas por los clientes creacuteditos y cobranzas deberaacute

emitir las notas de creacutedito y el supervisor de ventas se encargaraacute de verificar

que estas sean recibidas por el cliente

E SEGUIMIENTO

Se deberaacute realizar un seguimiento posterior al teacutermino de la promocioacuten para conocer

la satisfaccioacuten entre los clientes y cuaacuteles fueron los iacutendices de recuperacioacuten de

efectivo generado en esas ventas

Poliacutetica de Control para la presentacioacuten y revisioacuten de Reportes de Gastos

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de la poliacutetica es establecer paraacutemetros para una adecuada preparacioacuten y

presentacioacuten de los reportes de viajes de los colegas de la Compantildeiacutea Cadbury

Adams que seraacuten revisados en las oficinas de Quito asiacute como establecer puntos de

control en la revisioacuten de los mismos

B DEFINICIONES

Reportes de gastos Son documentos a traveacutes de los cuales los empleados de una

compantildeiacutea pueden solicitar la devolucioacuten de los valores desembolsados por ellos

siempre y cuando estos correspondan a gastos generados para atender actividades

que contengan un ingreso para la compantildeiacutea provocado o mejorado por dichos

desembolsos Estos desembolsos deben contener la documentacioacuten soporte de

acuerdo a lo establecido por la autoridad tributaria local Servicio de Rentas Internas

228

Viaacuteticos Son recursos asignados a los empleados de una entidad que para el

desempentildeo de sus funciones cuando deban de trasladarse por un periacuteodo mayor de

24 horas a lugares distintos al de su residencia Estos valores los gastos por concepto

de alimentacioacuten hospedaje y gastos menores inherentes al viaje

Sistema Dinnero Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes

a los viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos

como para presentar sus gastos por viaacuteticos

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Gerencias

bull Deberaacuten verificar que los valores presentados comoreembolsos por parte de los colegas sean racionalesy que estos esteacuten relacionados directamente altrabajo que ellos desempentildean antes de generar lasaprobaciones en el sistema

Analista de TradeMarketing Analista deCuentas por pagar

bull Revisar la documentacioacuten fiacutesica que soporta losgastos presentados por el colega y solicitados parareembolso asiacute como que el reporte esteacute lleno enforma correcta de acuerdo a la poliacutetica corporativade viajes y que cumpla con los requerimientosestablecidos en el reglamento para la aplicacioacuten dela Ley de reacutegimen tributario interno en su artiacuteculo27 que norma las liquidaciones de viaje

Contador general

bull Mantener actualizados de todas las reformastributarias emitidas por la autoridad fiscal a losAnalistas de Trade Marketing y de Cuentas porpagar con el fin de minimizar las contingenciastributarias

D METODOLOGIacuteA

bull Los colegas administrativos asiacute como los colegas de la Fuerza de Ventas que

poseen un equipo de coacutemputo de la compantildeiacutea deberaacuten ingresar la informacioacuten

de los reportes de gastos que deberaacute regirse a lo normado en la poliacutetica

corporativa de viajes en el sistema Dinnero uno por uno los documentos que

van a solicitar el reembolso en este detallaraacuten los valores completos sin

desglosar impuestos Una vez que los documentos hayan sido ingresados en

229

el sistema los empleados administrativos deberaacuten entregarlos al analista de

Cuentas por pagar y los administrativos de la Fuerza de Ventas al analista de

Trade Marketing Los empleados de la Fuerza de Ventas que no poseen un

equipo de coacutemputo de la empresa deberaacuten entregar los reportes de gastos

presentados de acuerdo a la poliacutetica de viajes directamente al analista de

Trade marketing para que este ingrese la informacioacuten documento por

documento y colega por colega en el sistema Dinnero a traveacutes de una

plantilla Aquellos documentos que excedan los montos asignados a cada uno

de los colegas por movilizacioacuten seraacuten rechazados y no se incluiraacuten en la

plantilla para la carga

Formato para la presentacioacuten de los reportes de Gastos

Instructivo

El reporte debe ser llenado por el empleado en el encabezado debe constar el

periodo y el motivo del viaje asiacute como la identificacioacuten del colega

En el cuerpo debe ir la siguiente informacioacuten

Fecha Debe contener la fecha del documento soporte del gasto

Ndeg El nuacutemero del documento soporte del gasto

Local El establecimiento donde se realizoacute el consumo

230

Descripcioacuten del gasto Identificacioacuten del tipo de gasto Ej Alojamiento nacional

Valor en moneda del documento Determinar el valor completo del soporte del

gasto en caso sea moneda extranjera en el caso de tratarse de doacutelares iraacute el mismo

valor en las dos uacuteltimas columnas

Valor en doacutelares Convertir el valor del documento soporte en caso de ser moneda

extranjera diferente de doacutelares

bull Los dos analistas mencionados deberaacuten revisar que los documentos que

respaldan el gasto contengan la siguiente informacioacuten fecha del documento

el local y el detalle del consumo realizado valor detallado en forma clara los

documentos no deben tener enmendaduras tachones ni borrones estar

presentados de acuerdo al nuevo reglamento para comprobantes de venta y

que no contengan consumos no permitidos en la poliacutetica corporativa de

viajes

bull En el caso uno o maacutes documentos no contengan la informacioacuten y de la forma

sentildealada en el punto anterior estos seraacuten devueltos a los colegas y no seraacuten

reembolsados

bull Las gerencias deberaacuten aprobar a traveacutes del sistema Dinnero los reportes de

gastos verificando todos los valores solicitados a reembolso En el caso que

los valores esteacuten fuera de los rangos normales para el gasto presentado este

deberaacute ser rechazado en el sistema Dinnero informando al colega el porqueacute

del rechazo

bull Si el colega logra justificar el valor consumido este se aprobaraacute en el sistema

procediendo a la contabilizacioacuten normal por parte de Shared Service

E SEGUIMIENTO

En el caso de la Fuerza de venta el aacuterea de Trade Marketing seraacute la encargada de

verificar que los pagos a los colegas se hayan realizado En el caso del aacuterea

Administrativa lo haraacute la analista de Cuentas por pagar

231

Poliacutetica de Control para la el establecimiento de metas en las ventas

A OBJETIVO Y ALCANCE

Delimitar praacutecticas correctas para establecer metas de ventas acordes con la realidad

de la compantildeiacutea que eviten que los empleados de la Fuerza de ventas se vean

abocados a realizar actos iliacutecitos o no eacuteticos con el fin de alcanzas las metas

planteadas por la administracioacuten en el territorio Ecuatoriano

B DEFINICIONES

Cuota Hace mencioacuten a la meta establecida por la Administracioacuten impuesta al

personal de la fuerza de ventas con el fin de que se cumpla un monto mensual

determinado tanto en valor como cantidad de los productos de la compantildeiacutea

Incentivos Son todos los beneficios que alcanza el persona del departamento de

Ventas por el cumplimiento de objetivos establecidos en el presupuesto de ventas

Demanda Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes a los

viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos como

para presentar sus gastos por viaacuteticos

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Gerente General

bull Llamar a reunioacuten al comiteacute gerencial para estableceren conjunto y consenso el presupuesto de objetivosde ventas

bull Revisar y verificar todos los escenarios posiblespara la consecucioacuten de las ventas frente al sistemapoliacutetico inestable en el paiacutes

bull Determina reuniones para realizar verificacionesmensuales de las metas establecidas y de ser el casoejecutar modificaciones de acuerdo a la realidad quela empresa y el paiacutes vivan en ese momento

232

Planificador Financiero

bull Plantear los escenarios para la consecucioacuten de losobjetivos de ventas a consideracioacuten del comiteacutegerencial

bull Establecer un presupuesto para dotar deherramientas comerciales y promocionales queapoyen a la Fuerza de ventas a la obtencioacuten de lacuota

Gerente de marketing

bull Informar acerca de los estudios de mercadoactualizados para determinar la demanda de losproductos del sector de confites en el Ecuador cuales el mercado ganado por la compantildeiacutea y lo queposee la competencia

bull Elaborar un FODA de la competenciabull Planificar estrategias de publicidad que mantenga

yo incrementen la participacioacuten de mercado asiacutecomo que se formen en una herramienta de influiren el consumidor para la adquisicioacuten de losproductos de la compantildeiacutea

Jefe de Trade Marketing bull Establecer estrategias promocionales y deexhibicioacuten para conquistar la atraccioacuten del mercado

Gerente de Ventas

bull Establecer estadiacutesticas de ventas por regioacuten ciudadsector y temporada para determinar cuaacuteles son lossitios y fechas en las que se pueden generar mejoraspara las ventas

Planificador de laDemanda

bull Determinar la demanda bajo estudios mensualesbull Informar al comiteacute gerencial en forma perioacutedica

acerca de la capacidad de cubrir la demandaestablecida a traveacutes de la capacidad de las plantaspara la entrega de producto

D METODOLOGIacuteA

bull Elaborar un presupuesto anual de objetivos de ventas tomando en cuenta

toda la informacioacuten entregada por los responsables en consenso con el

comiteacute gerencial

bull Revisar en forma mensual las variaciones generadas tanto en la realidad del

desarrollo del negocio como en la consecucioacuten de los objetivos y de ser el

caso replantear las metas para que estas sean racionales

bull Mantener los incentivos a la Fuerza de ventas para que la cuota sea

alcanzada

233

E SEGUIMIENTO

Realizar una evaluacioacuten mensual de los objetivos alcanzados y poner puntos de

atencioacuten en aquellos que no se estaacuten ejecutando para buscar oportunidades de

mejora

452 Procedimientos de Control Interno para el departamento de Ventas

bull Verificar que todos los reportes de gastos por viajes internacionales de la

Fuerza de Ventas sean presentado en un maacuteximo de 7 diacuteas calendario En el

caso de los viaacuteticos los documentos no deberaacuten tener una antiguumledad mayor a

un mes

bull Observar la poliacutetica de control de Creacuteditos y cobranzas donde se contemplan

paraacutemetros para la aprobacioacuten de pedidos previo a la aprobacioacuten de ventas

para evitar que se despache mercaderiacutea a clientes que no se encuentran al diacutea

con los pago

bull Realizar los caacutelculos de los incentivos ganados por el personal de la Fuerza

de ventas de acuerdo a los porcentajes establecidos en los beneficios a los

empleados

bull Observar la poliacutetica de control para Noacutemina con el fin de respetar las fechas

de entrega de la informacioacuten de los incentivos para que los empleados reciban

sus haberes a tiempo

bull Mantener bajo custodia segura los modelos exclusivos de los exhibidores

retirados de los proveedores con el fin de evitar posibles plagios o en su

defecto destruirlos en el caso que estos no se vayan a utilizar maacutes

bull Separar la mercaderiacutea recibida en buen estado de las devoluciones para

determinar si es procedente regresarla a los pallets de bodega o debe

realizarse con ella promociones o autoconsumos

234

Divulgacioacuten de las poliacuteticas corporativas e informacioacuten de laimportancia de su cumplimiento dos veces al antildeo que deberaacuten serincluidas en las presentaciones de las reuniones de Vamos Juntos enla que se entregaraacuten folletos con los puntos importantes de lasmismas en las que se deberaacuten ejemplarizar con casos reales

24000

Capacitacioacuten para el personal recieacuten ingresado que debe incluir unresumen de los procedimientos importantes de la compantildeiacuteainformacioacuten corporativa como poliacuteticas procedimientos valoresmisioacuten visioacuten etc asiacute como reuniones con el personal con el queinteractuaraacute en su trabajo diario

75000

Total costos relacionados con capacitaciones 99000

453 Actividades para el departamento de Ventas

bull Observar de forma inmediata el procedimiento corporativo de la otorgacioacuten

de descuentos comerciales que no se encuentran en el presupuesto para

desarrollarlo de acuerdo a los lineamientos de la administracioacuten

bull Establecer una adecuada comunicacioacuten entre las aacutereas de planificacioacuten

financiera Gerencias de ventas y Gerencia General para llevar a cabo en

forma correcta la poliacutetica administrativa para otorgar descuentos comerciales

bull Implementar las poliacuteticas propuestas para un adecuado control interno de los

procesos desarrollados en el departamento de Ventas

bull Aplicar los procedimientos de control establecidos en el presente capiacutetulo

como actividades del diacutea - diacutea

46 Costo ndash Beneficio de la implementacioacuten del Sistema de Control Interno para

los departamentos de Recursos Humanos Finanzas y Ventas

Costos generados

Capacitaciones

235

Honorarios a terceros

Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales

120000

Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones

300000

Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000

Materiales y Suministros

Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales

71400

Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil

50000

Total costos por suministros y materiales 121400

TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400

Beneficios

Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc

1300000

Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante

50000

Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial

250000

TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000

En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un

monto de $ 959600

Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que

implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos

permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a

estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad

evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas

De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa

203

NNoacuteoacute m

m inin a

aTT r

r aa dd ee

MMaa r

r kk ee tit

nin gg

FF uu ee

rr zzaa

dd ee V

V ee nn

tatass

CCoo m

m iti eacuteteacute

gg ee rr e

e nncc i

aia ll

Flujograma para el proceso de entrega de incentivos a la Fuerza de Ventas

Planifica las nuevasmetas para elsiguiente mes

Informa a laFuerza de Ventas

Fin

Inicio

Elabora informe desu cumplimiento en

metas y se loentrega a Trade

Mkt

Obtiene delsistema las ventas

alcanzadas porcolega

Verifica con elinforme entregadopor el colega de la

FFVV

N

Estaacuten de acuerdo losvalores

S

Concilian con elcolega de acuerdo

a la informacioacutenobtenida en el

sistema

Se calculan losincentivos deacuerdo a lo

establecido en lapoliacutetica de beneficios

a la FFVV

Ingresa losbeneficios en el roldel personal de la

FFVV

204

4314 Evaluacioacuten del proceso para la entrega de material promocional

Cuestionario de Control Interno para la entrega de material promocional a losclientes

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

Previo al despacho delmaterial promocional iquestSeverifica el cumplimientode la poliacutetica y lasautorizacionescorrespondientes

X X

Uacutenicamente serecoge la solicituddel personal deventas no se cuentacon lasaprobaciones nianaacutelisis de lossupervisores

2

iquestSe firman contratos deconfidencialidad con losproveedores que fabricanel material promocional ala compantildeiacutea

X

3

iquestSe ejecuta un adecuadoseguimiento delcumplimiento de estoscontratos

X

4

iquestEl material promocionalasignado tiene unseguimiento paracomprobar su estado en elcliente

X

Narrativa del proceso para la entrega de material promocional

El proceso se inicia cuando el personal de la Fuerza de ventas (autoventistas y

coordinadores de Zona) recogen la solicitud del cliente para la asignacioacuten de un

exhibidor u otro tipo de material promocional no asignado en promociones El

empleado de la Fuerza de Ventas debe elaborar una recomendacioacuten (Justificativo

para solicitar el material promocional) esta recomendacioacuten debe ser revisada por el

Supervisor de la zona que estaacute realizando el requerimiento si la recomendacioacuten

cumple con la poliacutetica comercial para entrega de exhibidores y otro tipo de material

promocional se solicitaraacute a la bodega prepare una orden de despacho para entregar el

material al solicitante de la Fuerza de ventas y esta a su vez se la entrega al cliente

205

BBoo d

d eegg a

aSS

uu pp ee

rr vvisis

ioacuteioacutenn

dd ee V

V ee nn

tt aass

FFuu e

e rrzz a

a dd ee

VVee n

n tt aa ss

Flujograma para el proceso de entrega de material promocional

IniacutecioSolicitud de

Materialpromocional

Elaborarrecomendacioacutenpara obtener elmaterial prom

Entrega delmaterial

promocional alcliente

Fin

Negar la entregaN de Material

promocional

Revisar si larecomendacioacuten seajusta a la poliacuteticade asignacioacuten de

material prom

Cumple lascondiciones de la

poliacutetica

SAprobar la entrega

de materialpromocional

Elaborar la ordende despacho

Entrega del materialpromocional contra

OD

206

Matriz de Riesgo de para el proceso en la entrega de material promocional

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

No se verifica elcumplimiento de lapoliacutetica paraasignacioacuten dematerial promocionaly las autorizacionescorrespondientes

Los supervisores deventas no apruebanninguna solicitudpara la entrega delmaterialpromocional y labodega entrega conla simple solicitudde la Fuerza deventas

X X Alto

2

No se firmancontratos deconfidencialidad conlos proveedores quefabrican el materialpromocional a lacompantildeiacutea

Se mantienencontratos deconfidencialidad contodos losproveedores quefabrican materialespromocionalesexclusivos

X X Bajo

3

No se ejecuta unadecuado seguimientodel cumplimiento deestos contratos

El cumplimiento delos contratos essupervisado por elpersonal de TradeMarketing

X X Bajo

4

El materialpromocionalasignado tiene unseguimiento paracomprobar su estadoen el cliente

Se verifica elcuidado del materialpromocionalentregado a losclientes en cadavisita para la tomade pedidos de venta

X X Bajo

4315 Evaluacioacuten del proceso para otorgar descuentos comerciales

Cuestionario de Control Interno para el Establecimiento de descuentoscomerciales

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

iquestLos descuentoscomerciales sonanalizados en elpresupuesto anual deactividades y planoperativo

X

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

2

iquestLos descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto cuentan conla respectiva aprobacioacutendel Gerente de ventas ydel planificadorFinanciero

X X

Uacutenicamentecuentan con laaprobacioacuten delPlanificadorFinanciero estoafecta a lasventas netas y elGerente deVentas no tieneconocimientodel particular

3

iquestSe cumplen con losparaacutemetros de entrega dedescuentos por prontopago y otras promocionesa los clientes

X

4

iquestSe les comunica a losclientes los descuentos alos que tienen acceso deacuerdo a sus condicionesde pago y montos decompra

X

Narrativa del proceso para otorgar descuentos comerciales

Inicia con el anaacutelisis que realiza Planificacioacuten financiera acerca de los descuentos

que se pueden otorgar a los clientes de acuerdo al presupuesto por promociones o

incentivos si estaacuten en el presupuesto se consideran planificados en el caso que no

esteacuten en el presupuesto se informaraacute siempre y cuando exista un colchoacuten en el

presupuesto de ventas

Esto es informado al Gerente de ventas quien analiza el descuento en caso no haya

sido contemplado en el presupuesto anual de la necesidad del mismo y cuantos

beneficios generaraacute a su incremento de las ventas

Una vez que haya ejecutado el anaacutelisis si es viable elaboraraacute la propuesta comercial

para presentarla al Gerente General quien deberaacute aprobar la propuesta en el caso que

207

sea aplicable y genereacute un beneficio mayor a su costo Si es aprobada se comunicaraacute

al departamento de Trade Marketing para su divulgacioacuten entre los clientes

Cuando los clientes hayan alcanzado las metas propuestas en las promociones

establecidas Trade Marketing solicitaraacute a Creacuteditos y cobranzas que emita la nota de

creacutedito correspondiente y la Fuerza de ventas o el gerente de ventas se encargaraacute de

hacerla llegar al cliente

CC rr eacuteeacute d

d iti oto y

yCC o

o bbrr aa

nn zz aa s

sPP l

ala nn ifi i

f cic aa cc i

oacuteioacute nn

FF inin a

a nncc ie

ie rr aa

DD irir ee

cc cc ioacuteioacute

nnGG

ee nn ee

rr aall

DD irir ee

cc cc ioacuteioacute

nndd e

e VV ee

nn tata s

sTT r

r aa dd ee

mmaa r

r kk ee tit n

in gg

Flujograma para el proceso de la entrega de descuentos comerciales

IniacutecioAnaliza

descuentospromocionales

Existe un colchoacuten enel presupuesto de

ventasN Fin

Emite la nota decreacutedito

S

Entrega alSupervisor deVentas para su

entrega al cliente

Fin

Se solicita aS Creacuteditos emitir la

NC

Realiza la campantildeaentre los clientes de

la promocioacutenapoyado en la

FFVV

Verifica el logro delas metas por parte

de los clientes

El cliente llegoacute a lameta

N No se otorga eldescuento Fin

Comunica a trade

S marketing parainiciar la

promocioacuten

Los desct Estaacuten enel presupuesto

N

Se analiza sunecesidad deacuerdo a una

estrategiacomercial

SElabora lapropuesta

comercial para losdescuentos

Aprueba lapropuesta Se cierra la

propuesta Fin

N

209

210

Matriz de Riesgo de para el proceso para otorgar descuentos comerciales

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

Los descuentoscomerciales no sonanalizados en elpresupuesto anualde actividades yplan operativo

El presupuesto anualde ventas contemplalos descuentoscomercialesplanificados al iniciodel antildeo

X X Bajo

2

Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto nocuentan con larespectivaaprobacioacuten delGerente de ventas ydel planificadorFinanciero

Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuestouacutenicamente cuentancon la aprobacioacutendel planificadorFinanciero quien laspresentadirectamente alGerente General

X X Alto

3

No se cumplen conlos paraacutemetros deentrega dedescuentos porpromociones a losclientes

Toda promocioacuten queotorga descuentoscomerciales esentregada losclientes de acuerdo alos paraacutemetrosestablecidos

X X Bajo

4

No se les comunicaa los clientes losdescuentos a losque tienen accesode acuerdo a suscondiciones de pagoy montos de compra

Toda promocioacuten escomunicada a losclientes en formaprevia de iniciar

X X Bajo

211

3316 Evaluacioacuten de los proceso de Devoluciones

Cuestionario de Control Interno para el proceso de Devoluciones

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

iquestLa recepcioacuten demercaderiacutea devuelta sehace previa verificacioacutende la factura de venta

X X

La mercaderiacutea serecibe sinverificar antes laventa realizadacon anterioridad

2

iquestLa recepcioacuten de lamercaderiacutea devuelta serecibe directamente enlas bodegas de lacompantildeiacutea

X

3

iquestAntes de ejecutar ladevolucioacuten de lamercaderiacutea esta esaprobada por lossupervisores de ventas

X

Sin embargo lasaprobaciones nose realizan previala verificacioacuten delorigen de lamercaderiacutea

4

iquestEl supervisor de ventassolicita un justificativodel porqueacute ladevolucioacuten

X

Narrativa de proceso de Devoluciones

El proceso se inicia cuando el personal de la Fuerza de Ventas recoge la solicitud de

devolucioacuten del cliente Esta devolucioacuten debe ser verificada por el Supervisor de

ventas para establecer el estado en la que se recibe la mercaderiacutea y elaboraraacute un

informe que deberaacute ser presentado al gerente de ventas este verifica si cumple con

las condiciones establecidas en la poliacutetica comercial para la devolucioacuten de ventas y

procede a aprobarla en el caso se estar correcto

Una vez aprobada la devolucioacuten se informa a la bodega para que coordine el retiro de

la mercaderiacutea Cuando recibe la mercaderiacutea en la bodega se afecta la Nota de

Creacutedito a la uacuteltima factura emitida al cliente Esta nota de creacutedito es entregada a la

Fuerza de ventas para que sea entregada al cliente

SSuu p

p eerr vv

isisioacuteioacute

nndd e

eVV

ee nn tat

a ssBB

oo dd ee

gg aa

DDirir e

e cccc i

oacuteioacute nn d

d eeVV e

e nntata

ssFF u

u eerr zz

aadd e

e vv ee

nn tata s

s

Flujograma para el proceso de Devolucioacuten de mercaderiacutea

IniacutecioRecoge la solicitudde devolucioacuten del

cliente

Entrega la nota decreacutedito al cliente Fin

Verificar elproducto a

devolver seacuerdo a su buen

o mal estado

S Aprueba ladevolucioacuten

Cumple lascondiciones de la

poliacutetica

N Rechaza ladevolucioacuten

Coordina larecoleccioacuten de la

mercaderiacuteadevuelta

Emite la nota decreacutedito

212

213

Matriz de Riesgo de para el proceso de devolucioacuten de mercaderiacutea

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

La recepcioacuten demercaderiacutea devueltase hace sin previaverificacioacuten de lafactura de venta

La mercaderiacuteadevuelta se recibesin verifica sinrevisar la factura deventa en la que seoriginoacute

X X Alto

2

La recepcioacuten de lamercaderiacutea devueltano se recibedirectamente en lasbodegas de lacompantildeiacutea

La bodega realiza lalogiacutestica pararecoger lamercaderiacutea de ladevolucioacuten

X X Bajo

3

La devolucioacuten de lamercaderiacutea no esaprobada por lossupervisores deventas

Los supervisores deventas verifica todaslas devoluciones quevan a ser recibidasestas son aprobadaspor las gerencias deventas

X X Bajo

4

El supervisor deventas no solicita unjustificativo delporqueacute se realiza ladevolucioacuten

El supervisor deventas elabora uninforme de ladevolucioacuten para serentregado al gerentede ventas

X X Bajo

44 Resultados de la evaluacioacuten de Control Interno

441 Matriz de Hallazgo de Control Interno del departamento de Ventas

En la Matriz de Hallazgos determinaremos los cuatro atributos de cada uno de los

puntos criacuteticos encontrados posterior a la evaluacioacuten realizada

214

Matriz de Hallazgos el Departamento de Ventas

Falta de verificacioacuten de las condiciones para le devolucioacuten de mercaderiacuteas

Condicioacuten

La mercaderiacutea devuelta por parte de los clientes es recibida porel personal de la bodega uacutenicamente con la orden de los colegasde la Fuerza de Ventas sin verificar antes que esa mercaderiacuteahaya sido vendida por la empresa y a que factura pertenece

Criterio

Existe la inobservancia de la poliacutetica corporativa para ladevolucioacuten de mercaderiacutea Seccioacuten Metodologiacutea punto 3 queexpresa

ldquoMal Estado El producto en mal estado se considera a aquelproducto vencido en condiciones de calidad no oacuteptimas depresentacioacuten descontinuada o en malas condiciones que tambieacutendeberaacuten pasar por la verificacioacuten de venta previa Para el CanalModerno y Mayorista cuando falta menos de 90 diacuteas para suvencimiento para el Canal Tradicional cuando falta menos de45 diacuteas para su vencimientordquo

Adicional a la poliacutetica corporativa existe una inobservancia alreglamento de comprobantes de venta retencioacuten y documentoscomplementarios que en su Art 15 menciona

ldquoNotas de creacutedito- Las notas de creacutedito son documentos que seemitiraacuten para anular operaciones aceptar devoluciones yconceder descuentos o bonificaciones

Las notas de creacutedito deberaacuten consignar la denominacioacuten serie ynuacutemero de los comprobantes de venta a los cuales se refierenrdquo

Causa

El personal de la bodega como el personal de la fuerza deventas no tienen un conocimiento exacto de la poliacuteticacorporativa Adicional a esto los supervisores de venta noverifican las solicitudes de devolucioacuten realizadas y en la bodegatampoco exigen las aprobaciones necesarias

Efecto

El hecho de recibir devoluciones que no hayan sido debidamenteverificadas y autorizadas provoca que dicha mercaderiacutea puedano haber sido vendida por la empresa alto niveles de productoen mal estado y una alta contingencia tributaria al no determinarexactamente a que factura estaacute afectando la devolucioacuten

Conclusioacuten

La devolucioacuten de la mercaderiacutea no cuenta con la verificacioacutennecesaria por parte de la Fuerza de ventas y de la Bodega paradeterminar con que factura de venta fue entregada al cliente porlo que se considera un facilismo en el proceso que puede generarpeacuterdidas para la compantildeiacutea

215

A la Gerencia General

Recomendacioacuten

Establecer procedimientos de control para que la Fuerza deVentas verifique que la mercaderiacutea que se va a recibir haya sidovendida por la compantildeiacutea para lo cual se deberaacute incluir estainformacioacuten en el informe entregado a las Gerencias de ventas

Exigir a la Bodega que se realice una investigacioacuten de la facturaque deberaacute ser afectada con la devolucioacuten previo a la emisioacuten dela Nota de creacutedito

Descuentos Comerciales no presupuestados se otorgan sin la aprobacioacuten de laGerencia de Ventas

Condicioacuten

Los descuentos comerciales promocionales que no estaacuten dentrodel presupuesto cuentan uacutenicamente con la aprobacioacuten deplanificacioacuten Financiera y no se solicita o requiere de laaprobacioacuten de la gerencia de Ventas antes de que se ejecuten loque deja sin control previo a la Cabeza de Ventas de lasestrategias otorgadas a los clientes y sus impactos en las ventasnetas

Criterio

La poliacutetica corporativa de descuentos en su seccioacuten 2 deResponsabilidades paacutegina 4 expresa que

ldquoTodo descuento otorgado a un cliente ya sea por estrategias ocubrimiento de riesgos que no consten en el presupuesto debenser aprobados por el Gerente de Ventas y por el PlanificadorFinanciero con el fin de medir el costo ndash beneficio del mismoCaso contrario no se generaraacutenrdquo

Causa

No existe una buena praacutectica de comunicacioacuten entre la gerenciade ventas y la planificacioacuten financiera principalmente porqueson rubros que afectan al presupuesto que es controlado porFinanzas y que estos descuentos son solicitados en su mayoriacuteapor el Country Manager y la comunicacioacuten a la gerencias deventas se realiza una vez creada la promocioacuten

EfectoEsta praacutectica genera desbalances en las metas planteadas paracada una de las gerencias y malestar en las gerencia de ventasal ver su campo de accioacuten invadido y limitado

Conclusioacuten

El proceso no se cumple de acuerdo a lo establecido en lapoliacutetica y en el procedimiento por lo que existe unainobservancia total de lo establecido en la reglamentacioacutencorporativa generando un proceso inexacto e incorrecto

216

A la Gerencia General

RecomendacioacutenSupervisar que los lineamientos implementados por la propiaadministracioacuten se cumplan generando una adecuadacomunicacioacuten entre los departamentos de Finanzas y ventasgenerando el respeto de la independencia e interrelacioacuten de lasfunciones de cada una de estas aacutereas

Falta de comunicacioacuten de las poliacuteticas y procedimientos corporativos queafectan al aacuterea comercial a la Fuerza de Ventas en general

Condicioacuten

La administracioacuten no genera una comunicacioacuten de las poliacuteticascorporativas existentes que afectan al aacuterea comercial a todo elpersonal de la Fuerza de Ventas sino uacutenicamente a lasGerencias y los Supervisores los cuales tampoco compartenesta informacioacuten con sus reportes

Criterio

Tal como se indicoacute en el capiacutetulo 3 la falta de comunicacioacuten delas poliacuteticas es un problema que se genera en todas las aacutereas dela entidad inobservando el procedimiento para la correctacomunicacioacuten de poliacuteticas corporativas paacuterrafo 30 que diceldquoEl comiteacute gerencial como parte primordial de sus obligacionesdeberaacute repartir y dar a conocer la misioacuten visioacuten poliacuteticascorporativas y valores corporativos el momento que se integra ala compantildeiacutea La estrategia y planes de accioacuten generales noconfidenciales y susceptibles de mal uso se deberaacuten a dar aconocer y hacerse puacuteblicos entre los empleados asiacute como losresultados de la compantildeiacutea cada trimestre en el Vamos Juntosrdquo

Causa

La administracioacuten y en especial las Gerencias de Ventas no hancreado una cultura de conocimientos y buena praacutectica de laspoliacuteticas y procedimientos que afectan al departamento deventas debido a que las mercaderistas preventistas personal deautoventa impulsadoras no tienen un manejo adecuado de estasy tampoco un conocimiento general

Efecto

El hecho que el personal de la fuerza de ventas desconozca losprocedimientos provoca que muchos de los procedimientos selleven a cabo en forma incorrecta y que ciertas poliacuteticas no secumplan Entre los procesos con alto nivel de falencias estaacuten larecoleccioacuten de las devoluciones inadecuada entrega de materialpromocional y reportes de gastos presentados en formaincorrecta

Conclusioacuten

La falta de conocimiento de las poliacuteticas y procedimientoscorporativos genera limitaciones en el control que se puedeestablecer en el personal debido a que si no conoce unprocedimiento o una poliacutetica es imposible cumplirla lo quegenerariacutea desviaciones en la obtencioacuten de metas corporativas

217

A la Gerencia General

Recomendacioacuten

Ejecutar una adecuada comunicacioacuten al personal de ventasreferente a los aspectos corporativos importantes asiacute comodesarrollar una planificacioacuten para realizar por lo menos una vezal antildeo una comunicacioacuten colectiva a todas las personas quenecesitan conocer estas poliacuteticas recordaacutendoles su alcance ypuntos importantes

El despacho del material promocional no cuenta con las aprobaciones nianaacutelisis de los supervisores previo a su despacho

Condicioacuten

El material promocional despachado y colocado en los clienteses entregado por parte de la bodega uacutenicamente con unasolicitud del personal de la fuerza de ventas y no se cuenta conlas aprobaciones ni anaacutelisis de los supervisores para determinarla verdadera necesidad y beneficio futuro de colocar material deexhibicioacuten en un punto de venta determinado

Criterio

Existe una mala aplicacioacuten de la Poliacutetica para asignacioacuten dematerial promocional en su seccioacuten 2 Responsabilidades quemencionaldquoLos supervisores de ventas seraacuten los encargados de revisar losteacuterminos para la entrega del material promocional y solo seraacutenaprobadas las solicitudes que cumplan con las condicionesestablecidas en la presente poliacuteticardquoSeccioacuten 4 MetodologiacutealdquoPara realizar una asignacioacuten de exhibidores se debedeterminar primero que tipo de exhibidor se va a entregar y deacuerdo a su tamantildeo y modelo el vendedor tendraacute que justificaren un informe la ubicacioacuten del punto de venta el espacio queocuparaacute el exhibidor los montos de compra del cliente ydeterminar una proyeccioacuten para crecimiento del sectorrdquo

Causa

El personal de la bodega no exige que el informe para lasolicitud de material promocional tenga la firma del respectivosupervisor y realiza los despachos normalmente adicional a lafalta de conocimiento de las poliacuteticas corporativas provoca quela fuerza de ventas no se genere la obligacioacuten de cumplir conuna buena praacutectica de la poliacutetica mencionada

Efecto

El incumplimiento de la poliacutetica establecida provoca que muchodel material asignado a los clientes no es aprovechado en formacorrecta debido a que ciertos exhibidores costosos sonentregados a clientes que no realizan montos de compra altos yque no utilizan el exhibidor de forma adecuada generandogastos injustificados para Cadbury

218

Conclusioacuten

La asignacioacuten y entrega de los exhibidores y materialespromociones genera un desperdicio ya que estos estaacuten siendoentregados sin el anaacutelisis del beneficio que se obtendraacute ya quese han encontrado varios exhibidores grandes en clientes queno tienen ni el espacio ni el nivel de compras para cubrirlo deproducto

Recomendacioacuten

A la Gerencia General

Supervisar que la asignacioacuten del material promocional mismoque es costoso sea entregado de acuerdo a lo establecido por lapoliacutetica corporativa y con un anaacutelisis de los consumosrealizados por los clientes asiacute como la seguridad que tendraacute elbien de la compantildeiacutea en el punto de venta

442 Indicadores de Gestioacuten para el departamento de Ventas

Los Indicadores de gestioacuten aplicados para el departamento de Ventas nos permitiraacuten

medir las variables relacionadas con las metas impuestas por la administracioacuten asiacute

como el desempentildeo del departamento

Asiacute tenemos los siguientes indicadores para este departamento

iquestQueacute se va aMedir Objetivo

Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios

Conocimiento dela Visioacuten

Establecer cuantosempleados de lacompantildeiacutea conocensu visioacuten

Visioacuten

de empleados del departamentoFinanciero que Conocen la Visioacuten

de la Empresa Miacutenimoaceptable 85

82

83

El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten de laVisioacuten

Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con suvisioacuten

Visioacuten

de empleados del departamento deVentas que Comparten la Visioacuten de

la Empresa Miacutenimoaceptable 80

82

83

Se presenta como indicadorimportante ya que todos losempleados que conocen lamisioacuten estaacuten de acuerdo conesta

Total empleados del departamentode Ventas 99

Conocimiento dela Misioacuten

Fijar cuaacutentosempleados de lacompantildeiacutea conocensu misioacuten

Misioacuten

de empleados del departamento deVentas que Conocen la Misioacuten de la

Empresa Miacutenimoaceptable 75

82

83

El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten de laMisioacuten

Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con sumisioacuten

Misioacuten

de empleados del departamento deVentas que Comparten la Misioacuten de

la Empresa Miacutenimoaceptable 83

82

83

Representa que todos losempleados trabajan en pro dela consecucioacuten de losobjetivos de la compantildeiacuteaTotal de empleados del

departamento de Ventas 99

219

iquestQueacute se va aMedir Objetivo

Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios

Eficacia de losMetas planteados

Establecer laeficacia en elalcance de las metasplanteados

Metas

Meses en que se ha alcanzado lameta de ventas

Miacutenimoaceptable 92

12

100

El departamento de ventas haalcanzado las metas de ventasdurante todos los meses delantildeo12 12

Nivel de eficaciaen las metaspropuestas

Determinar sobre el100 en queporcentaje promediohan sido alcanzadaslas ventas propuestas

Metas

Promedio de ventas realesalcanzadas

Miacutenimoaceptable 95

236000000115

El logro en las ventas ha sidobastante exitoso en el 2010pasando un 15 del propuestoPromedio de ventas propuestas en

el antildeo 205000000

Nivel deliderazgo delpersonal de lacompantildeiacutea

Fijar el nivel deliderazgo que poseeel personal engeneral

Direccioacuten yliderazgo

Personal que identifica el estilo deLiderazgo

Miacutenimoaceptable 10

12

12

El miacutenimo aceptable para deldepartamento es establecido enun 12 debido a la grancantidad de Personas en laFuerza de Ventas que trabajana cargo de supervisores ygerentes

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten delliderazgo de lacompantildeiacutea

Medir la aceptacioacutendel estilo deliderazgoestablecido en lacompantildeiacutea

Direccioacuten yliderazgo

Personas que aceptan el estilo deliderazgo

Miacutenimoaceptable 90

84

85

Existe una reaccioacuten de algunaspersonas para aceptar a laNueva Gerencia de Ventasestablecida por la compra deKraft a la compantildeiacutea

Total empleados del departamentode Ventas 99

220

221

45 Propuesta de Control Interno

Con los resultados obtenidos de la evaluacioacuten generaremos una propuesta de Control

Interno para el departamento de Ventas que le permita a la compantildeiacutea establecer un

sistema de control basado en poliacuteticas procedimientos y actividades en el aacuterea

comercial

451 Poliacuteticas de control para el departamento de Ventas

Poliacutetica para el Control de devoluciones

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de esta poliacutetica es establecer los lineamientos para la gestioacuten de las

devoluciones en Buen y Mal estado generadas en Ecuador en los canales Tradicional

Moderno y Mayorista

B DEFINICIONES

Devolucioacuten Es el retorno de un producto que ha estado en propiedad de un cliente

Buen Estado Se considera que un producto se encuentra en buen estado cuando se

encuentra apto para la venta con el empaque original y dentro de los plazos

suficientes para considerarlo como apto para la comercializacioacuten tomando en cuenta

el tiempo de su consumo de acuerdo a lo establecido en la poliacutetica comercial

Mal Estado Se considera que un producto se encuentra en mal estado cuando su

caducidad se encuentra cercana se encuentra averiado descontinuado o no vigente

por cambio de empaque

Rechazos Son las devoluciones del producto antes de perfeccionarse la venta es

decir no se hizo la transferencia de la propiedad del producto al cliente

222

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Supervisor de Ventas

bull Se encarga de verificar el producto a devolver y deelaborar el formato de pedido de recojo que debeindicar si el producto se encuentra en buen o malestado

bull Elaborar un informe que contenga el detalle si lamercaderiacutea fue vendida por la compantildeiacutea de acuerdo allote verificado

bull Coordinaraacute con la bodega la logiacutestica para recoger elproducto

Gerentes de canal deVentas

bull Gerente de Ventas deberaacute aprobar y validar el recojode la mercaderiacutea siempre y cuando haya recibido delsupervisor el informe de devolucioacuten caso contrariodeberaacute rechazar la devolucioacuten

Fuerza de ventas

bull Canalizar la solicitud de devolucioacuten desde el clientehasta el supervisor

bull Obtener la informacioacuten del cliente el porqueacute de ladevolucioacuten

Bodegabull Recibir la mercaderiacutea contra el informe aprobado por

el Gerente de ventasbull Emitir la nota de creacutedito

D METODOLOGIacuteA

bull Cuando se notifiqueacute la solicitud de devolucioacuten el supervisor deberaacute solicitar

a la bodega un reporte del lote que el cliente estaacute devolviendo para verificar

que este haya sido vendido por la compantildeiacutea y comprado por el cliente que

hace la solicitud ya que no se recibiraacuten cambios realizados por realizados

entre clientes

bull La Bodega no realizaraacute la logiacutestica para retirar el producto devuelto mientras

no haya recibido el informe firmado y aprobado por el gerente de ventas

bull La nota de creacutedito emitida debe ser entregada al cliente en el plazo maacuteximo

de 48 horas para que estas no generen rechazos por los clientes por las fechas

especialmente por cambio de mes

223

E SEGUIMIENTO

El seguimiento lo deberaacute realizar Creacuteditos y cobranzas en forma automaacutetica ya que

esta nota de creacutedito disminuiraacute el valor de la deuda del cliente En caso la cuenta del

cliente quedeacute con un saldo negativo creacuteditos deberaacute solicitar la emisioacuten de un pago

para que esta cuenta quede en cero

Poliacutetica para el Control de entrega del material promocional

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de esta poliacutetica es determinar puntos de control para asignar material

promocional a los clientes en todo el territorio ecuatoriano

B DEFINICIONES

Material promocional Son obras audiovisuales y graacuteficas asiacute como todas las partes

componentes de las mismas que constituyen los mensajes publicitarios de las

campantildeas difundidas a traveacutes de cualquier medio y soporte considerados como

convencionales

Exhibidores Constituye material promocional disentildeado para mejorar la

presentacioacuten en el punto de venta de los productos

Sectores High income Se considera a los sectores en los cuales los clientes tienen

un alto grado de consumo y nivel de ventas para la compantildeiacutea asiacute como los productos

que se comercializan en estos lugares son de costos altos

Sectores low income Son sectores en los que los niveles de ventas de la compantildeiacutea

son bajos y los productos consumidos son econoacutemicos

224

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Fuerza de ventas

bull Elaborar informe acerca de la asignacioacuten delmaterial promocional en el caso de exhibidores eltamantildeo solicitado el sector donde se ubica elcliente el espacio y la seguridad con el que contaraacuteel exhibidor y el monto de ventas que consume elcliente y cuanto podraacute mejorar con el apoyo de laexhibicioacuten

Supervisor de Ventas

bull Verificar y aprobar el informe presentado por elpersonal de la Fuerza de ventas

bull Entregar una copia de la aprobacioacuten a la bodegapara que el material sea entregado

Bodega

bull Entregar el material promocional uacutenicamente con elinforme aprobado por el supervisor de ventas

bull Emitir la orden de despacho para el adecuadocontrol de los inventarios de material promocional ysolicitar la firma del recibiacute confirme por parte delcliente

D METODOLOGIacuteA

bull Los preventistas y autoventistas deberaacuten incluir en el informe que deben

presentar a su supervisor el nivel de compras del cliente si el sector en el que

se encuentra el punto de venta es high o low income con la finalidad de

determinar el mejor exhibidor a ser asignado

bull El Supervisor debe corroborar la informacioacuten presentada por los preventistas

y autoventistas es correcta con la verificacioacuten fiacutesica y estadiacutesticas de ventas

bull El personal de la bodega NO podraacute sacar ninguacuten exhibidor de las bodegas que

no cuente con la debida aprobacioacuten e informe de firmado por el Supervisor de

ventas siendo la responsabilidad del supervisor la correcta asignacioacuten del

material promocional para los clientes

E SEGUIMIENTO

El personal de la Fuerza de ventas seraacute el encargado de verificar que el material

promocional asignado al cliente cuente con la seguridad para evitar su peacuterdida que

225

este sea mantenido en forma adecuada y seraacute el encargado de llenarlo de producto y

comprobar que no sea utilizado con otros productos que no sean de la compantildeiacutea

Poliacutetica de Control para establecer descuentos comerciales que se encuentran

fuera del presupuesto anual

A OBJETIVO Y ALCANCE

La presente poliacutetica detalla los lineamientos para establecer puntos de control en el

establecimiento de descuentos comerciales otorgados a todos los clientes de la

compantildeiacutea Cadbury Adams Ecuador SA

B DEFINICIONES

Estrategia de Precio Disentildeado para otorgar precios al consumidor sin modificar la

lista de precios estaacutendar (mantener la lista de precios)

Desarrollo de Zona Descuento otorgado para impulsar el desarrollo de una zona

dentro de un cliente Se da debido a rentabilidad yo cobertura

Descuentos Estacionales Descuento otorgado para una estacioacuten o plan del antildeo Por

ejemplo verano inverno Navidad Vacaciones etc

Descuentos Para evitar contrabando Descuento relacionado a un producto

especiacutefico para generar una accioacuten de venta en ciertas ciudadesregioneszonas que

evite la compra por parte de los clientes indirectos de producto de contrabando

Descuentos Para evitar ldquoWrite Offrdquo Descuento relacionado a un producto

especiacutefico para generar que permita al cliente mejorar la rotacioacuten del producto

evitando la incineracioacuten del producto por mal estado debido a alcanzar la fecha de

vencimiento

226

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Planificacioacuten Financiera

bull Debe analizar las actividades dentro de presupuestoen los referente a los descuentos entregados porpromociones basados en concursos establecidos porlos clientes

bull Verificar la posibilidad de entregar promocionesadicionales de acuerdo a los colchones en elpresupuesto de ventas

Gerentes de canal deVentas

bull Determinar coordinando con la Gerencia de ventasy el aacuterea de Trade marketing la viabilidad deestablecer los descuentos promocionales

bull Verificar que el aacuterea de Trade Marketing realice lacomunicacioacuten adecuada y publicidadcorrespondiente para hacer conocer a los clientes elbeneficio y condiciones de la promocioacuten

Supervisor de Ventas

bull Conciliar los montos cumplidos por los clientespara emitir las notas de creacutedito

bull Verificar que los clientes reciban sus notas decreacutedito

Creacutedito y cobranzasbull Emitir las notas de creacutedito posterior a la

comprobacioacuten de la informacioacuten entregada porTrade Marketing

Gerente General bull Aprobar las actividades a realizar fuera delpresupuesto para otorgar descuentos comerciales

D METODOLOGIacuteA

bull El aacuterea de Trade Marketing en conjunto con la Gerencia de Ventas

determinaraacuten la posibilidad de iniciar una promocioacuten para los clientes a traveacutes

de la cual por el cumplimiento de metas establecidas en los niveles de

compras se haraacuten acreedores a un descuento calculado sobre las ventas que

ingresan en el concurso siempre y cuando el aacuterea de planificacioacuten financiera

haya informado que existe un colchoacuten en el presupuesto de ventas para

otorgar los descuentos mencionados

bull Las gerencias de canal de ventas elaboraraacuten un informe con el resumen de

los niveles de ventas esperados y que recesioacuten generaraacute posterior a la

promocioacuten tomando en cuenta los flujos de efectivo que se recibiriacutean por

adelantado y el costo ndash beneficio que generariacutea

227

bull En el caso que el informe genere beneficios y este sea aprobado por el

Gerente de ventas el aacuterea de Trade marketing deberaacute iniciar la comunicacioacuten

de la promocioacuten entre los clientes con el fin que los clientes puedan exigir

sus beneficios adquiridos y evitar que la Fuerza de Ventas pueda usurpar

dichos beneficios

bull Una vez alcanzadas las metas por los clientes creacuteditos y cobranzas deberaacute

emitir las notas de creacutedito y el supervisor de ventas se encargaraacute de verificar

que estas sean recibidas por el cliente

E SEGUIMIENTO

Se deberaacute realizar un seguimiento posterior al teacutermino de la promocioacuten para conocer

la satisfaccioacuten entre los clientes y cuaacuteles fueron los iacutendices de recuperacioacuten de

efectivo generado en esas ventas

Poliacutetica de Control para la presentacioacuten y revisioacuten de Reportes de Gastos

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de la poliacutetica es establecer paraacutemetros para una adecuada preparacioacuten y

presentacioacuten de los reportes de viajes de los colegas de la Compantildeiacutea Cadbury

Adams que seraacuten revisados en las oficinas de Quito asiacute como establecer puntos de

control en la revisioacuten de los mismos

B DEFINICIONES

Reportes de gastos Son documentos a traveacutes de los cuales los empleados de una

compantildeiacutea pueden solicitar la devolucioacuten de los valores desembolsados por ellos

siempre y cuando estos correspondan a gastos generados para atender actividades

que contengan un ingreso para la compantildeiacutea provocado o mejorado por dichos

desembolsos Estos desembolsos deben contener la documentacioacuten soporte de

acuerdo a lo establecido por la autoridad tributaria local Servicio de Rentas Internas

228

Viaacuteticos Son recursos asignados a los empleados de una entidad que para el

desempentildeo de sus funciones cuando deban de trasladarse por un periacuteodo mayor de

24 horas a lugares distintos al de su residencia Estos valores los gastos por concepto

de alimentacioacuten hospedaje y gastos menores inherentes al viaje

Sistema Dinnero Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes

a los viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos

como para presentar sus gastos por viaacuteticos

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Gerencias

bull Deberaacuten verificar que los valores presentados comoreembolsos por parte de los colegas sean racionalesy que estos esteacuten relacionados directamente altrabajo que ellos desempentildean antes de generar lasaprobaciones en el sistema

Analista de TradeMarketing Analista deCuentas por pagar

bull Revisar la documentacioacuten fiacutesica que soporta losgastos presentados por el colega y solicitados parareembolso asiacute como que el reporte esteacute lleno enforma correcta de acuerdo a la poliacutetica corporativade viajes y que cumpla con los requerimientosestablecidos en el reglamento para la aplicacioacuten dela Ley de reacutegimen tributario interno en su artiacuteculo27 que norma las liquidaciones de viaje

Contador general

bull Mantener actualizados de todas las reformastributarias emitidas por la autoridad fiscal a losAnalistas de Trade Marketing y de Cuentas porpagar con el fin de minimizar las contingenciastributarias

D METODOLOGIacuteA

bull Los colegas administrativos asiacute como los colegas de la Fuerza de Ventas que

poseen un equipo de coacutemputo de la compantildeiacutea deberaacuten ingresar la informacioacuten

de los reportes de gastos que deberaacute regirse a lo normado en la poliacutetica

corporativa de viajes en el sistema Dinnero uno por uno los documentos que

van a solicitar el reembolso en este detallaraacuten los valores completos sin

desglosar impuestos Una vez que los documentos hayan sido ingresados en

229

el sistema los empleados administrativos deberaacuten entregarlos al analista de

Cuentas por pagar y los administrativos de la Fuerza de Ventas al analista de

Trade Marketing Los empleados de la Fuerza de Ventas que no poseen un

equipo de coacutemputo de la empresa deberaacuten entregar los reportes de gastos

presentados de acuerdo a la poliacutetica de viajes directamente al analista de

Trade marketing para que este ingrese la informacioacuten documento por

documento y colega por colega en el sistema Dinnero a traveacutes de una

plantilla Aquellos documentos que excedan los montos asignados a cada uno

de los colegas por movilizacioacuten seraacuten rechazados y no se incluiraacuten en la

plantilla para la carga

Formato para la presentacioacuten de los reportes de Gastos

Instructivo

El reporte debe ser llenado por el empleado en el encabezado debe constar el

periodo y el motivo del viaje asiacute como la identificacioacuten del colega

En el cuerpo debe ir la siguiente informacioacuten

Fecha Debe contener la fecha del documento soporte del gasto

Ndeg El nuacutemero del documento soporte del gasto

Local El establecimiento donde se realizoacute el consumo

230

Descripcioacuten del gasto Identificacioacuten del tipo de gasto Ej Alojamiento nacional

Valor en moneda del documento Determinar el valor completo del soporte del

gasto en caso sea moneda extranjera en el caso de tratarse de doacutelares iraacute el mismo

valor en las dos uacuteltimas columnas

Valor en doacutelares Convertir el valor del documento soporte en caso de ser moneda

extranjera diferente de doacutelares

bull Los dos analistas mencionados deberaacuten revisar que los documentos que

respaldan el gasto contengan la siguiente informacioacuten fecha del documento

el local y el detalle del consumo realizado valor detallado en forma clara los

documentos no deben tener enmendaduras tachones ni borrones estar

presentados de acuerdo al nuevo reglamento para comprobantes de venta y

que no contengan consumos no permitidos en la poliacutetica corporativa de

viajes

bull En el caso uno o maacutes documentos no contengan la informacioacuten y de la forma

sentildealada en el punto anterior estos seraacuten devueltos a los colegas y no seraacuten

reembolsados

bull Las gerencias deberaacuten aprobar a traveacutes del sistema Dinnero los reportes de

gastos verificando todos los valores solicitados a reembolso En el caso que

los valores esteacuten fuera de los rangos normales para el gasto presentado este

deberaacute ser rechazado en el sistema Dinnero informando al colega el porqueacute

del rechazo

bull Si el colega logra justificar el valor consumido este se aprobaraacute en el sistema

procediendo a la contabilizacioacuten normal por parte de Shared Service

E SEGUIMIENTO

En el caso de la Fuerza de venta el aacuterea de Trade Marketing seraacute la encargada de

verificar que los pagos a los colegas se hayan realizado En el caso del aacuterea

Administrativa lo haraacute la analista de Cuentas por pagar

231

Poliacutetica de Control para la el establecimiento de metas en las ventas

A OBJETIVO Y ALCANCE

Delimitar praacutecticas correctas para establecer metas de ventas acordes con la realidad

de la compantildeiacutea que eviten que los empleados de la Fuerza de ventas se vean

abocados a realizar actos iliacutecitos o no eacuteticos con el fin de alcanzas las metas

planteadas por la administracioacuten en el territorio Ecuatoriano

B DEFINICIONES

Cuota Hace mencioacuten a la meta establecida por la Administracioacuten impuesta al

personal de la fuerza de ventas con el fin de que se cumpla un monto mensual

determinado tanto en valor como cantidad de los productos de la compantildeiacutea

Incentivos Son todos los beneficios que alcanza el persona del departamento de

Ventas por el cumplimiento de objetivos establecidos en el presupuesto de ventas

Demanda Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes a los

viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos como

para presentar sus gastos por viaacuteticos

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Gerente General

bull Llamar a reunioacuten al comiteacute gerencial para estableceren conjunto y consenso el presupuesto de objetivosde ventas

bull Revisar y verificar todos los escenarios posiblespara la consecucioacuten de las ventas frente al sistemapoliacutetico inestable en el paiacutes

bull Determina reuniones para realizar verificacionesmensuales de las metas establecidas y de ser el casoejecutar modificaciones de acuerdo a la realidad quela empresa y el paiacutes vivan en ese momento

232

Planificador Financiero

bull Plantear los escenarios para la consecucioacuten de losobjetivos de ventas a consideracioacuten del comiteacutegerencial

bull Establecer un presupuesto para dotar deherramientas comerciales y promocionales queapoyen a la Fuerza de ventas a la obtencioacuten de lacuota

Gerente de marketing

bull Informar acerca de los estudios de mercadoactualizados para determinar la demanda de losproductos del sector de confites en el Ecuador cuales el mercado ganado por la compantildeiacutea y lo queposee la competencia

bull Elaborar un FODA de la competenciabull Planificar estrategias de publicidad que mantenga

yo incrementen la participacioacuten de mercado asiacutecomo que se formen en una herramienta de influiren el consumidor para la adquisicioacuten de losproductos de la compantildeiacutea

Jefe de Trade Marketing bull Establecer estrategias promocionales y deexhibicioacuten para conquistar la atraccioacuten del mercado

Gerente de Ventas

bull Establecer estadiacutesticas de ventas por regioacuten ciudadsector y temporada para determinar cuaacuteles son lossitios y fechas en las que se pueden generar mejoraspara las ventas

Planificador de laDemanda

bull Determinar la demanda bajo estudios mensualesbull Informar al comiteacute gerencial en forma perioacutedica

acerca de la capacidad de cubrir la demandaestablecida a traveacutes de la capacidad de las plantaspara la entrega de producto

D METODOLOGIacuteA

bull Elaborar un presupuesto anual de objetivos de ventas tomando en cuenta

toda la informacioacuten entregada por los responsables en consenso con el

comiteacute gerencial

bull Revisar en forma mensual las variaciones generadas tanto en la realidad del

desarrollo del negocio como en la consecucioacuten de los objetivos y de ser el

caso replantear las metas para que estas sean racionales

bull Mantener los incentivos a la Fuerza de ventas para que la cuota sea

alcanzada

233

E SEGUIMIENTO

Realizar una evaluacioacuten mensual de los objetivos alcanzados y poner puntos de

atencioacuten en aquellos que no se estaacuten ejecutando para buscar oportunidades de

mejora

452 Procedimientos de Control Interno para el departamento de Ventas

bull Verificar que todos los reportes de gastos por viajes internacionales de la

Fuerza de Ventas sean presentado en un maacuteximo de 7 diacuteas calendario En el

caso de los viaacuteticos los documentos no deberaacuten tener una antiguumledad mayor a

un mes

bull Observar la poliacutetica de control de Creacuteditos y cobranzas donde se contemplan

paraacutemetros para la aprobacioacuten de pedidos previo a la aprobacioacuten de ventas

para evitar que se despache mercaderiacutea a clientes que no se encuentran al diacutea

con los pago

bull Realizar los caacutelculos de los incentivos ganados por el personal de la Fuerza

de ventas de acuerdo a los porcentajes establecidos en los beneficios a los

empleados

bull Observar la poliacutetica de control para Noacutemina con el fin de respetar las fechas

de entrega de la informacioacuten de los incentivos para que los empleados reciban

sus haberes a tiempo

bull Mantener bajo custodia segura los modelos exclusivos de los exhibidores

retirados de los proveedores con el fin de evitar posibles plagios o en su

defecto destruirlos en el caso que estos no se vayan a utilizar maacutes

bull Separar la mercaderiacutea recibida en buen estado de las devoluciones para

determinar si es procedente regresarla a los pallets de bodega o debe

realizarse con ella promociones o autoconsumos

234

Divulgacioacuten de las poliacuteticas corporativas e informacioacuten de laimportancia de su cumplimiento dos veces al antildeo que deberaacuten serincluidas en las presentaciones de las reuniones de Vamos Juntos enla que se entregaraacuten folletos con los puntos importantes de lasmismas en las que se deberaacuten ejemplarizar con casos reales

24000

Capacitacioacuten para el personal recieacuten ingresado que debe incluir unresumen de los procedimientos importantes de la compantildeiacuteainformacioacuten corporativa como poliacuteticas procedimientos valoresmisioacuten visioacuten etc asiacute como reuniones con el personal con el queinteractuaraacute en su trabajo diario

75000

Total costos relacionados con capacitaciones 99000

453 Actividades para el departamento de Ventas

bull Observar de forma inmediata el procedimiento corporativo de la otorgacioacuten

de descuentos comerciales que no se encuentran en el presupuesto para

desarrollarlo de acuerdo a los lineamientos de la administracioacuten

bull Establecer una adecuada comunicacioacuten entre las aacutereas de planificacioacuten

financiera Gerencias de ventas y Gerencia General para llevar a cabo en

forma correcta la poliacutetica administrativa para otorgar descuentos comerciales

bull Implementar las poliacuteticas propuestas para un adecuado control interno de los

procesos desarrollados en el departamento de Ventas

bull Aplicar los procedimientos de control establecidos en el presente capiacutetulo

como actividades del diacutea - diacutea

46 Costo ndash Beneficio de la implementacioacuten del Sistema de Control Interno para

los departamentos de Recursos Humanos Finanzas y Ventas

Costos generados

Capacitaciones

235

Honorarios a terceros

Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales

120000

Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones

300000

Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000

Materiales y Suministros

Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales

71400

Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil

50000

Total costos por suministros y materiales 121400

TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400

Beneficios

Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc

1300000

Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante

50000

Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial

250000

TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000

En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un

monto de $ 959600

Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que

implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos

permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a

estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad

evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas

De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa

204

4314 Evaluacioacuten del proceso para la entrega de material promocional

Cuestionario de Control Interno para la entrega de material promocional a losclientes

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

Previo al despacho delmaterial promocional iquestSeverifica el cumplimientode la poliacutetica y lasautorizacionescorrespondientes

X X

Uacutenicamente serecoge la solicituddel personal deventas no se cuentacon lasaprobaciones nianaacutelisis de lossupervisores

2

iquestSe firman contratos deconfidencialidad con losproveedores que fabricanel material promocional ala compantildeiacutea

X

3

iquestSe ejecuta un adecuadoseguimiento delcumplimiento de estoscontratos

X

4

iquestEl material promocionalasignado tiene unseguimiento paracomprobar su estado en elcliente

X

Narrativa del proceso para la entrega de material promocional

El proceso se inicia cuando el personal de la Fuerza de ventas (autoventistas y

coordinadores de Zona) recogen la solicitud del cliente para la asignacioacuten de un

exhibidor u otro tipo de material promocional no asignado en promociones El

empleado de la Fuerza de Ventas debe elaborar una recomendacioacuten (Justificativo

para solicitar el material promocional) esta recomendacioacuten debe ser revisada por el

Supervisor de la zona que estaacute realizando el requerimiento si la recomendacioacuten

cumple con la poliacutetica comercial para entrega de exhibidores y otro tipo de material

promocional se solicitaraacute a la bodega prepare una orden de despacho para entregar el

material al solicitante de la Fuerza de ventas y esta a su vez se la entrega al cliente

205

BBoo d

d eegg a

aSS

uu pp ee

rr vvisis

ioacuteioacutenn

dd ee V

V ee nn

tt aass

FFuu e

e rrzz a

a dd ee

VVee n

n tt aa ss

Flujograma para el proceso de entrega de material promocional

IniacutecioSolicitud de

Materialpromocional

Elaborarrecomendacioacutenpara obtener elmaterial prom

Entrega delmaterial

promocional alcliente

Fin

Negar la entregaN de Material

promocional

Revisar si larecomendacioacuten seajusta a la poliacuteticade asignacioacuten de

material prom

Cumple lascondiciones de la

poliacutetica

SAprobar la entrega

de materialpromocional

Elaborar la ordende despacho

Entrega del materialpromocional contra

OD

206

Matriz de Riesgo de para el proceso en la entrega de material promocional

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

No se verifica elcumplimiento de lapoliacutetica paraasignacioacuten dematerial promocionaly las autorizacionescorrespondientes

Los supervisores deventas no apruebanninguna solicitudpara la entrega delmaterialpromocional y labodega entrega conla simple solicitudde la Fuerza deventas

X X Alto

2

No se firmancontratos deconfidencialidad conlos proveedores quefabrican el materialpromocional a lacompantildeiacutea

Se mantienencontratos deconfidencialidad contodos losproveedores quefabrican materialespromocionalesexclusivos

X X Bajo

3

No se ejecuta unadecuado seguimientodel cumplimiento deestos contratos

El cumplimiento delos contratos essupervisado por elpersonal de TradeMarketing

X X Bajo

4

El materialpromocionalasignado tiene unseguimiento paracomprobar su estadoen el cliente

Se verifica elcuidado del materialpromocionalentregado a losclientes en cadavisita para la tomade pedidos de venta

X X Bajo

4315 Evaluacioacuten del proceso para otorgar descuentos comerciales

Cuestionario de Control Interno para el Establecimiento de descuentoscomerciales

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

iquestLos descuentoscomerciales sonanalizados en elpresupuesto anual deactividades y planoperativo

X

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

2

iquestLos descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto cuentan conla respectiva aprobacioacutendel Gerente de ventas ydel planificadorFinanciero

X X

Uacutenicamentecuentan con laaprobacioacuten delPlanificadorFinanciero estoafecta a lasventas netas y elGerente deVentas no tieneconocimientodel particular

3

iquestSe cumplen con losparaacutemetros de entrega dedescuentos por prontopago y otras promocionesa los clientes

X

4

iquestSe les comunica a losclientes los descuentos alos que tienen acceso deacuerdo a sus condicionesde pago y montos decompra

X

Narrativa del proceso para otorgar descuentos comerciales

Inicia con el anaacutelisis que realiza Planificacioacuten financiera acerca de los descuentos

que se pueden otorgar a los clientes de acuerdo al presupuesto por promociones o

incentivos si estaacuten en el presupuesto se consideran planificados en el caso que no

esteacuten en el presupuesto se informaraacute siempre y cuando exista un colchoacuten en el

presupuesto de ventas

Esto es informado al Gerente de ventas quien analiza el descuento en caso no haya

sido contemplado en el presupuesto anual de la necesidad del mismo y cuantos

beneficios generaraacute a su incremento de las ventas

Una vez que haya ejecutado el anaacutelisis si es viable elaboraraacute la propuesta comercial

para presentarla al Gerente General quien deberaacute aprobar la propuesta en el caso que

207

sea aplicable y genereacute un beneficio mayor a su costo Si es aprobada se comunicaraacute

al departamento de Trade Marketing para su divulgacioacuten entre los clientes

Cuando los clientes hayan alcanzado las metas propuestas en las promociones

establecidas Trade Marketing solicitaraacute a Creacuteditos y cobranzas que emita la nota de

creacutedito correspondiente y la Fuerza de ventas o el gerente de ventas se encargaraacute de

hacerla llegar al cliente

CC rr eacuteeacute d

d iti oto y

yCC o

o bbrr aa

nn zz aa s

sPP l

ala nn ifi i

f cic aa cc i

oacuteioacute nn

FF inin a

a nncc ie

ie rr aa

DD irir ee

cc cc ioacuteioacute

nnGG

ee nn ee

rr aall

DD irir ee

cc cc ioacuteioacute

nndd e

e VV ee

nn tata s

sTT r

r aa dd ee

mmaa r

r kk ee tit n

in gg

Flujograma para el proceso de la entrega de descuentos comerciales

IniacutecioAnaliza

descuentospromocionales

Existe un colchoacuten enel presupuesto de

ventasN Fin

Emite la nota decreacutedito

S

Entrega alSupervisor deVentas para su

entrega al cliente

Fin

Se solicita aS Creacuteditos emitir la

NC

Realiza la campantildeaentre los clientes de

la promocioacutenapoyado en la

FFVV

Verifica el logro delas metas por parte

de los clientes

El cliente llegoacute a lameta

N No se otorga eldescuento Fin

Comunica a trade

S marketing parainiciar la

promocioacuten

Los desct Estaacuten enel presupuesto

N

Se analiza sunecesidad deacuerdo a una

estrategiacomercial

SElabora lapropuesta

comercial para losdescuentos

Aprueba lapropuesta Se cierra la

propuesta Fin

N

209

210

Matriz de Riesgo de para el proceso para otorgar descuentos comerciales

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

Los descuentoscomerciales no sonanalizados en elpresupuesto anualde actividades yplan operativo

El presupuesto anualde ventas contemplalos descuentoscomercialesplanificados al iniciodel antildeo

X X Bajo

2

Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto nocuentan con larespectivaaprobacioacuten delGerente de ventas ydel planificadorFinanciero

Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuestouacutenicamente cuentancon la aprobacioacutendel planificadorFinanciero quien laspresentadirectamente alGerente General

X X Alto

3

No se cumplen conlos paraacutemetros deentrega dedescuentos porpromociones a losclientes

Toda promocioacuten queotorga descuentoscomerciales esentregada losclientes de acuerdo alos paraacutemetrosestablecidos

X X Bajo

4

No se les comunicaa los clientes losdescuentos a losque tienen accesode acuerdo a suscondiciones de pagoy montos de compra

Toda promocioacuten escomunicada a losclientes en formaprevia de iniciar

X X Bajo

211

3316 Evaluacioacuten de los proceso de Devoluciones

Cuestionario de Control Interno para el proceso de Devoluciones

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

iquestLa recepcioacuten demercaderiacutea devuelta sehace previa verificacioacutende la factura de venta

X X

La mercaderiacutea serecibe sinverificar antes laventa realizadacon anterioridad

2

iquestLa recepcioacuten de lamercaderiacutea devuelta serecibe directamente enlas bodegas de lacompantildeiacutea

X

3

iquestAntes de ejecutar ladevolucioacuten de lamercaderiacutea esta esaprobada por lossupervisores de ventas

X

Sin embargo lasaprobaciones nose realizan previala verificacioacuten delorigen de lamercaderiacutea

4

iquestEl supervisor de ventassolicita un justificativodel porqueacute ladevolucioacuten

X

Narrativa de proceso de Devoluciones

El proceso se inicia cuando el personal de la Fuerza de Ventas recoge la solicitud de

devolucioacuten del cliente Esta devolucioacuten debe ser verificada por el Supervisor de

ventas para establecer el estado en la que se recibe la mercaderiacutea y elaboraraacute un

informe que deberaacute ser presentado al gerente de ventas este verifica si cumple con

las condiciones establecidas en la poliacutetica comercial para la devolucioacuten de ventas y

procede a aprobarla en el caso se estar correcto

Una vez aprobada la devolucioacuten se informa a la bodega para que coordine el retiro de

la mercaderiacutea Cuando recibe la mercaderiacutea en la bodega se afecta la Nota de

Creacutedito a la uacuteltima factura emitida al cliente Esta nota de creacutedito es entregada a la

Fuerza de ventas para que sea entregada al cliente

SSuu p

p eerr vv

isisioacuteioacute

nndd e

eVV

ee nn tat

a ssBB

oo dd ee

gg aa

DDirir e

e cccc i

oacuteioacute nn d

d eeVV e

e nntata

ssFF u

u eerr zz

aadd e

e vv ee

nn tata s

s

Flujograma para el proceso de Devolucioacuten de mercaderiacutea

IniacutecioRecoge la solicitudde devolucioacuten del

cliente

Entrega la nota decreacutedito al cliente Fin

Verificar elproducto a

devolver seacuerdo a su buen

o mal estado

S Aprueba ladevolucioacuten

Cumple lascondiciones de la

poliacutetica

N Rechaza ladevolucioacuten

Coordina larecoleccioacuten de la

mercaderiacuteadevuelta

Emite la nota decreacutedito

212

213

Matriz de Riesgo de para el proceso de devolucioacuten de mercaderiacutea

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

La recepcioacuten demercaderiacutea devueltase hace sin previaverificacioacuten de lafactura de venta

La mercaderiacuteadevuelta se recibesin verifica sinrevisar la factura deventa en la que seoriginoacute

X X Alto

2

La recepcioacuten de lamercaderiacutea devueltano se recibedirectamente en lasbodegas de lacompantildeiacutea

La bodega realiza lalogiacutestica pararecoger lamercaderiacutea de ladevolucioacuten

X X Bajo

3

La devolucioacuten de lamercaderiacutea no esaprobada por lossupervisores deventas

Los supervisores deventas verifica todaslas devoluciones quevan a ser recibidasestas son aprobadaspor las gerencias deventas

X X Bajo

4

El supervisor deventas no solicita unjustificativo delporqueacute se realiza ladevolucioacuten

El supervisor deventas elabora uninforme de ladevolucioacuten para serentregado al gerentede ventas

X X Bajo

44 Resultados de la evaluacioacuten de Control Interno

441 Matriz de Hallazgo de Control Interno del departamento de Ventas

En la Matriz de Hallazgos determinaremos los cuatro atributos de cada uno de los

puntos criacuteticos encontrados posterior a la evaluacioacuten realizada

214

Matriz de Hallazgos el Departamento de Ventas

Falta de verificacioacuten de las condiciones para le devolucioacuten de mercaderiacuteas

Condicioacuten

La mercaderiacutea devuelta por parte de los clientes es recibida porel personal de la bodega uacutenicamente con la orden de los colegasde la Fuerza de Ventas sin verificar antes que esa mercaderiacuteahaya sido vendida por la empresa y a que factura pertenece

Criterio

Existe la inobservancia de la poliacutetica corporativa para ladevolucioacuten de mercaderiacutea Seccioacuten Metodologiacutea punto 3 queexpresa

ldquoMal Estado El producto en mal estado se considera a aquelproducto vencido en condiciones de calidad no oacuteptimas depresentacioacuten descontinuada o en malas condiciones que tambieacutendeberaacuten pasar por la verificacioacuten de venta previa Para el CanalModerno y Mayorista cuando falta menos de 90 diacuteas para suvencimiento para el Canal Tradicional cuando falta menos de45 diacuteas para su vencimientordquo

Adicional a la poliacutetica corporativa existe una inobservancia alreglamento de comprobantes de venta retencioacuten y documentoscomplementarios que en su Art 15 menciona

ldquoNotas de creacutedito- Las notas de creacutedito son documentos que seemitiraacuten para anular operaciones aceptar devoluciones yconceder descuentos o bonificaciones

Las notas de creacutedito deberaacuten consignar la denominacioacuten serie ynuacutemero de los comprobantes de venta a los cuales se refierenrdquo

Causa

El personal de la bodega como el personal de la fuerza deventas no tienen un conocimiento exacto de la poliacuteticacorporativa Adicional a esto los supervisores de venta noverifican las solicitudes de devolucioacuten realizadas y en la bodegatampoco exigen las aprobaciones necesarias

Efecto

El hecho de recibir devoluciones que no hayan sido debidamenteverificadas y autorizadas provoca que dicha mercaderiacutea puedano haber sido vendida por la empresa alto niveles de productoen mal estado y una alta contingencia tributaria al no determinarexactamente a que factura estaacute afectando la devolucioacuten

Conclusioacuten

La devolucioacuten de la mercaderiacutea no cuenta con la verificacioacutennecesaria por parte de la Fuerza de ventas y de la Bodega paradeterminar con que factura de venta fue entregada al cliente porlo que se considera un facilismo en el proceso que puede generarpeacuterdidas para la compantildeiacutea

215

A la Gerencia General

Recomendacioacuten

Establecer procedimientos de control para que la Fuerza deVentas verifique que la mercaderiacutea que se va a recibir haya sidovendida por la compantildeiacutea para lo cual se deberaacute incluir estainformacioacuten en el informe entregado a las Gerencias de ventas

Exigir a la Bodega que se realice una investigacioacuten de la facturaque deberaacute ser afectada con la devolucioacuten previo a la emisioacuten dela Nota de creacutedito

Descuentos Comerciales no presupuestados se otorgan sin la aprobacioacuten de laGerencia de Ventas

Condicioacuten

Los descuentos comerciales promocionales que no estaacuten dentrodel presupuesto cuentan uacutenicamente con la aprobacioacuten deplanificacioacuten Financiera y no se solicita o requiere de laaprobacioacuten de la gerencia de Ventas antes de que se ejecuten loque deja sin control previo a la Cabeza de Ventas de lasestrategias otorgadas a los clientes y sus impactos en las ventasnetas

Criterio

La poliacutetica corporativa de descuentos en su seccioacuten 2 deResponsabilidades paacutegina 4 expresa que

ldquoTodo descuento otorgado a un cliente ya sea por estrategias ocubrimiento de riesgos que no consten en el presupuesto debenser aprobados por el Gerente de Ventas y por el PlanificadorFinanciero con el fin de medir el costo ndash beneficio del mismoCaso contrario no se generaraacutenrdquo

Causa

No existe una buena praacutectica de comunicacioacuten entre la gerenciade ventas y la planificacioacuten financiera principalmente porqueson rubros que afectan al presupuesto que es controlado porFinanzas y que estos descuentos son solicitados en su mayoriacuteapor el Country Manager y la comunicacioacuten a la gerencias deventas se realiza una vez creada la promocioacuten

EfectoEsta praacutectica genera desbalances en las metas planteadas paracada una de las gerencias y malestar en las gerencia de ventasal ver su campo de accioacuten invadido y limitado

Conclusioacuten

El proceso no se cumple de acuerdo a lo establecido en lapoliacutetica y en el procedimiento por lo que existe unainobservancia total de lo establecido en la reglamentacioacutencorporativa generando un proceso inexacto e incorrecto

216

A la Gerencia General

RecomendacioacutenSupervisar que los lineamientos implementados por la propiaadministracioacuten se cumplan generando una adecuadacomunicacioacuten entre los departamentos de Finanzas y ventasgenerando el respeto de la independencia e interrelacioacuten de lasfunciones de cada una de estas aacutereas

Falta de comunicacioacuten de las poliacuteticas y procedimientos corporativos queafectan al aacuterea comercial a la Fuerza de Ventas en general

Condicioacuten

La administracioacuten no genera una comunicacioacuten de las poliacuteticascorporativas existentes que afectan al aacuterea comercial a todo elpersonal de la Fuerza de Ventas sino uacutenicamente a lasGerencias y los Supervisores los cuales tampoco compartenesta informacioacuten con sus reportes

Criterio

Tal como se indicoacute en el capiacutetulo 3 la falta de comunicacioacuten delas poliacuteticas es un problema que se genera en todas las aacutereas dela entidad inobservando el procedimiento para la correctacomunicacioacuten de poliacuteticas corporativas paacuterrafo 30 que diceldquoEl comiteacute gerencial como parte primordial de sus obligacionesdeberaacute repartir y dar a conocer la misioacuten visioacuten poliacuteticascorporativas y valores corporativos el momento que se integra ala compantildeiacutea La estrategia y planes de accioacuten generales noconfidenciales y susceptibles de mal uso se deberaacuten a dar aconocer y hacerse puacuteblicos entre los empleados asiacute como losresultados de la compantildeiacutea cada trimestre en el Vamos Juntosrdquo

Causa

La administracioacuten y en especial las Gerencias de Ventas no hancreado una cultura de conocimientos y buena praacutectica de laspoliacuteticas y procedimientos que afectan al departamento deventas debido a que las mercaderistas preventistas personal deautoventa impulsadoras no tienen un manejo adecuado de estasy tampoco un conocimiento general

Efecto

El hecho que el personal de la fuerza de ventas desconozca losprocedimientos provoca que muchos de los procedimientos selleven a cabo en forma incorrecta y que ciertas poliacuteticas no secumplan Entre los procesos con alto nivel de falencias estaacuten larecoleccioacuten de las devoluciones inadecuada entrega de materialpromocional y reportes de gastos presentados en formaincorrecta

Conclusioacuten

La falta de conocimiento de las poliacuteticas y procedimientoscorporativos genera limitaciones en el control que se puedeestablecer en el personal debido a que si no conoce unprocedimiento o una poliacutetica es imposible cumplirla lo quegenerariacutea desviaciones en la obtencioacuten de metas corporativas

217

A la Gerencia General

Recomendacioacuten

Ejecutar una adecuada comunicacioacuten al personal de ventasreferente a los aspectos corporativos importantes asiacute comodesarrollar una planificacioacuten para realizar por lo menos una vezal antildeo una comunicacioacuten colectiva a todas las personas quenecesitan conocer estas poliacuteticas recordaacutendoles su alcance ypuntos importantes

El despacho del material promocional no cuenta con las aprobaciones nianaacutelisis de los supervisores previo a su despacho

Condicioacuten

El material promocional despachado y colocado en los clienteses entregado por parte de la bodega uacutenicamente con unasolicitud del personal de la fuerza de ventas y no se cuenta conlas aprobaciones ni anaacutelisis de los supervisores para determinarla verdadera necesidad y beneficio futuro de colocar material deexhibicioacuten en un punto de venta determinado

Criterio

Existe una mala aplicacioacuten de la Poliacutetica para asignacioacuten dematerial promocional en su seccioacuten 2 Responsabilidades quemencionaldquoLos supervisores de ventas seraacuten los encargados de revisar losteacuterminos para la entrega del material promocional y solo seraacutenaprobadas las solicitudes que cumplan con las condicionesestablecidas en la presente poliacuteticardquoSeccioacuten 4 MetodologiacutealdquoPara realizar una asignacioacuten de exhibidores se debedeterminar primero que tipo de exhibidor se va a entregar y deacuerdo a su tamantildeo y modelo el vendedor tendraacute que justificaren un informe la ubicacioacuten del punto de venta el espacio queocuparaacute el exhibidor los montos de compra del cliente ydeterminar una proyeccioacuten para crecimiento del sectorrdquo

Causa

El personal de la bodega no exige que el informe para lasolicitud de material promocional tenga la firma del respectivosupervisor y realiza los despachos normalmente adicional a lafalta de conocimiento de las poliacuteticas corporativas provoca quela fuerza de ventas no se genere la obligacioacuten de cumplir conuna buena praacutectica de la poliacutetica mencionada

Efecto

El incumplimiento de la poliacutetica establecida provoca que muchodel material asignado a los clientes no es aprovechado en formacorrecta debido a que ciertos exhibidores costosos sonentregados a clientes que no realizan montos de compra altos yque no utilizan el exhibidor de forma adecuada generandogastos injustificados para Cadbury

218

Conclusioacuten

La asignacioacuten y entrega de los exhibidores y materialespromociones genera un desperdicio ya que estos estaacuten siendoentregados sin el anaacutelisis del beneficio que se obtendraacute ya quese han encontrado varios exhibidores grandes en clientes queno tienen ni el espacio ni el nivel de compras para cubrirlo deproducto

Recomendacioacuten

A la Gerencia General

Supervisar que la asignacioacuten del material promocional mismoque es costoso sea entregado de acuerdo a lo establecido por lapoliacutetica corporativa y con un anaacutelisis de los consumosrealizados por los clientes asiacute como la seguridad que tendraacute elbien de la compantildeiacutea en el punto de venta

442 Indicadores de Gestioacuten para el departamento de Ventas

Los Indicadores de gestioacuten aplicados para el departamento de Ventas nos permitiraacuten

medir las variables relacionadas con las metas impuestas por la administracioacuten asiacute

como el desempentildeo del departamento

Asiacute tenemos los siguientes indicadores para este departamento

iquestQueacute se va aMedir Objetivo

Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios

Conocimiento dela Visioacuten

Establecer cuantosempleados de lacompantildeiacutea conocensu visioacuten

Visioacuten

de empleados del departamentoFinanciero que Conocen la Visioacuten

de la Empresa Miacutenimoaceptable 85

82

83

El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten de laVisioacuten

Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con suvisioacuten

Visioacuten

de empleados del departamento deVentas que Comparten la Visioacuten de

la Empresa Miacutenimoaceptable 80

82

83

Se presenta como indicadorimportante ya que todos losempleados que conocen lamisioacuten estaacuten de acuerdo conesta

Total empleados del departamentode Ventas 99

Conocimiento dela Misioacuten

Fijar cuaacutentosempleados de lacompantildeiacutea conocensu misioacuten

Misioacuten

de empleados del departamento deVentas que Conocen la Misioacuten de la

Empresa Miacutenimoaceptable 75

82

83

El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten de laMisioacuten

Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con sumisioacuten

Misioacuten

de empleados del departamento deVentas que Comparten la Misioacuten de

la Empresa Miacutenimoaceptable 83

82

83

Representa que todos losempleados trabajan en pro dela consecucioacuten de losobjetivos de la compantildeiacuteaTotal de empleados del

departamento de Ventas 99

219

iquestQueacute se va aMedir Objetivo

Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios

Eficacia de losMetas planteados

Establecer laeficacia en elalcance de las metasplanteados

Metas

Meses en que se ha alcanzado lameta de ventas

Miacutenimoaceptable 92

12

100

El departamento de ventas haalcanzado las metas de ventasdurante todos los meses delantildeo12 12

Nivel de eficaciaen las metaspropuestas

Determinar sobre el100 en queporcentaje promediohan sido alcanzadaslas ventas propuestas

Metas

Promedio de ventas realesalcanzadas

Miacutenimoaceptable 95

236000000115

El logro en las ventas ha sidobastante exitoso en el 2010pasando un 15 del propuestoPromedio de ventas propuestas en

el antildeo 205000000

Nivel deliderazgo delpersonal de lacompantildeiacutea

Fijar el nivel deliderazgo que poseeel personal engeneral

Direccioacuten yliderazgo

Personal que identifica el estilo deLiderazgo

Miacutenimoaceptable 10

12

12

El miacutenimo aceptable para deldepartamento es establecido enun 12 debido a la grancantidad de Personas en laFuerza de Ventas que trabajana cargo de supervisores ygerentes

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten delliderazgo de lacompantildeiacutea

Medir la aceptacioacutendel estilo deliderazgoestablecido en lacompantildeiacutea

Direccioacuten yliderazgo

Personas que aceptan el estilo deliderazgo

Miacutenimoaceptable 90

84

85

Existe una reaccioacuten de algunaspersonas para aceptar a laNueva Gerencia de Ventasestablecida por la compra deKraft a la compantildeiacutea

Total empleados del departamentode Ventas 99

220

221

45 Propuesta de Control Interno

Con los resultados obtenidos de la evaluacioacuten generaremos una propuesta de Control

Interno para el departamento de Ventas que le permita a la compantildeiacutea establecer un

sistema de control basado en poliacuteticas procedimientos y actividades en el aacuterea

comercial

451 Poliacuteticas de control para el departamento de Ventas

Poliacutetica para el Control de devoluciones

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de esta poliacutetica es establecer los lineamientos para la gestioacuten de las

devoluciones en Buen y Mal estado generadas en Ecuador en los canales Tradicional

Moderno y Mayorista

B DEFINICIONES

Devolucioacuten Es el retorno de un producto que ha estado en propiedad de un cliente

Buen Estado Se considera que un producto se encuentra en buen estado cuando se

encuentra apto para la venta con el empaque original y dentro de los plazos

suficientes para considerarlo como apto para la comercializacioacuten tomando en cuenta

el tiempo de su consumo de acuerdo a lo establecido en la poliacutetica comercial

Mal Estado Se considera que un producto se encuentra en mal estado cuando su

caducidad se encuentra cercana se encuentra averiado descontinuado o no vigente

por cambio de empaque

Rechazos Son las devoluciones del producto antes de perfeccionarse la venta es

decir no se hizo la transferencia de la propiedad del producto al cliente

222

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Supervisor de Ventas

bull Se encarga de verificar el producto a devolver y deelaborar el formato de pedido de recojo que debeindicar si el producto se encuentra en buen o malestado

bull Elaborar un informe que contenga el detalle si lamercaderiacutea fue vendida por la compantildeiacutea de acuerdo allote verificado

bull Coordinaraacute con la bodega la logiacutestica para recoger elproducto

Gerentes de canal deVentas

bull Gerente de Ventas deberaacute aprobar y validar el recojode la mercaderiacutea siempre y cuando haya recibido delsupervisor el informe de devolucioacuten caso contrariodeberaacute rechazar la devolucioacuten

Fuerza de ventas

bull Canalizar la solicitud de devolucioacuten desde el clientehasta el supervisor

bull Obtener la informacioacuten del cliente el porqueacute de ladevolucioacuten

Bodegabull Recibir la mercaderiacutea contra el informe aprobado por

el Gerente de ventasbull Emitir la nota de creacutedito

D METODOLOGIacuteA

bull Cuando se notifiqueacute la solicitud de devolucioacuten el supervisor deberaacute solicitar

a la bodega un reporte del lote que el cliente estaacute devolviendo para verificar

que este haya sido vendido por la compantildeiacutea y comprado por el cliente que

hace la solicitud ya que no se recibiraacuten cambios realizados por realizados

entre clientes

bull La Bodega no realizaraacute la logiacutestica para retirar el producto devuelto mientras

no haya recibido el informe firmado y aprobado por el gerente de ventas

bull La nota de creacutedito emitida debe ser entregada al cliente en el plazo maacuteximo

de 48 horas para que estas no generen rechazos por los clientes por las fechas

especialmente por cambio de mes

223

E SEGUIMIENTO

El seguimiento lo deberaacute realizar Creacuteditos y cobranzas en forma automaacutetica ya que

esta nota de creacutedito disminuiraacute el valor de la deuda del cliente En caso la cuenta del

cliente quedeacute con un saldo negativo creacuteditos deberaacute solicitar la emisioacuten de un pago

para que esta cuenta quede en cero

Poliacutetica para el Control de entrega del material promocional

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de esta poliacutetica es determinar puntos de control para asignar material

promocional a los clientes en todo el territorio ecuatoriano

B DEFINICIONES

Material promocional Son obras audiovisuales y graacuteficas asiacute como todas las partes

componentes de las mismas que constituyen los mensajes publicitarios de las

campantildeas difundidas a traveacutes de cualquier medio y soporte considerados como

convencionales

Exhibidores Constituye material promocional disentildeado para mejorar la

presentacioacuten en el punto de venta de los productos

Sectores High income Se considera a los sectores en los cuales los clientes tienen

un alto grado de consumo y nivel de ventas para la compantildeiacutea asiacute como los productos

que se comercializan en estos lugares son de costos altos

Sectores low income Son sectores en los que los niveles de ventas de la compantildeiacutea

son bajos y los productos consumidos son econoacutemicos

224

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Fuerza de ventas

bull Elaborar informe acerca de la asignacioacuten delmaterial promocional en el caso de exhibidores eltamantildeo solicitado el sector donde se ubica elcliente el espacio y la seguridad con el que contaraacuteel exhibidor y el monto de ventas que consume elcliente y cuanto podraacute mejorar con el apoyo de laexhibicioacuten

Supervisor de Ventas

bull Verificar y aprobar el informe presentado por elpersonal de la Fuerza de ventas

bull Entregar una copia de la aprobacioacuten a la bodegapara que el material sea entregado

Bodega

bull Entregar el material promocional uacutenicamente con elinforme aprobado por el supervisor de ventas

bull Emitir la orden de despacho para el adecuadocontrol de los inventarios de material promocional ysolicitar la firma del recibiacute confirme por parte delcliente

D METODOLOGIacuteA

bull Los preventistas y autoventistas deberaacuten incluir en el informe que deben

presentar a su supervisor el nivel de compras del cliente si el sector en el que

se encuentra el punto de venta es high o low income con la finalidad de

determinar el mejor exhibidor a ser asignado

bull El Supervisor debe corroborar la informacioacuten presentada por los preventistas

y autoventistas es correcta con la verificacioacuten fiacutesica y estadiacutesticas de ventas

bull El personal de la bodega NO podraacute sacar ninguacuten exhibidor de las bodegas que

no cuente con la debida aprobacioacuten e informe de firmado por el Supervisor de

ventas siendo la responsabilidad del supervisor la correcta asignacioacuten del

material promocional para los clientes

E SEGUIMIENTO

El personal de la Fuerza de ventas seraacute el encargado de verificar que el material

promocional asignado al cliente cuente con la seguridad para evitar su peacuterdida que

225

este sea mantenido en forma adecuada y seraacute el encargado de llenarlo de producto y

comprobar que no sea utilizado con otros productos que no sean de la compantildeiacutea

Poliacutetica de Control para establecer descuentos comerciales que se encuentran

fuera del presupuesto anual

A OBJETIVO Y ALCANCE

La presente poliacutetica detalla los lineamientos para establecer puntos de control en el

establecimiento de descuentos comerciales otorgados a todos los clientes de la

compantildeiacutea Cadbury Adams Ecuador SA

B DEFINICIONES

Estrategia de Precio Disentildeado para otorgar precios al consumidor sin modificar la

lista de precios estaacutendar (mantener la lista de precios)

Desarrollo de Zona Descuento otorgado para impulsar el desarrollo de una zona

dentro de un cliente Se da debido a rentabilidad yo cobertura

Descuentos Estacionales Descuento otorgado para una estacioacuten o plan del antildeo Por

ejemplo verano inverno Navidad Vacaciones etc

Descuentos Para evitar contrabando Descuento relacionado a un producto

especiacutefico para generar una accioacuten de venta en ciertas ciudadesregioneszonas que

evite la compra por parte de los clientes indirectos de producto de contrabando

Descuentos Para evitar ldquoWrite Offrdquo Descuento relacionado a un producto

especiacutefico para generar que permita al cliente mejorar la rotacioacuten del producto

evitando la incineracioacuten del producto por mal estado debido a alcanzar la fecha de

vencimiento

226

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Planificacioacuten Financiera

bull Debe analizar las actividades dentro de presupuestoen los referente a los descuentos entregados porpromociones basados en concursos establecidos porlos clientes

bull Verificar la posibilidad de entregar promocionesadicionales de acuerdo a los colchones en elpresupuesto de ventas

Gerentes de canal deVentas

bull Determinar coordinando con la Gerencia de ventasy el aacuterea de Trade marketing la viabilidad deestablecer los descuentos promocionales

bull Verificar que el aacuterea de Trade Marketing realice lacomunicacioacuten adecuada y publicidadcorrespondiente para hacer conocer a los clientes elbeneficio y condiciones de la promocioacuten

Supervisor de Ventas

bull Conciliar los montos cumplidos por los clientespara emitir las notas de creacutedito

bull Verificar que los clientes reciban sus notas decreacutedito

Creacutedito y cobranzasbull Emitir las notas de creacutedito posterior a la

comprobacioacuten de la informacioacuten entregada porTrade Marketing

Gerente General bull Aprobar las actividades a realizar fuera delpresupuesto para otorgar descuentos comerciales

D METODOLOGIacuteA

bull El aacuterea de Trade Marketing en conjunto con la Gerencia de Ventas

determinaraacuten la posibilidad de iniciar una promocioacuten para los clientes a traveacutes

de la cual por el cumplimiento de metas establecidas en los niveles de

compras se haraacuten acreedores a un descuento calculado sobre las ventas que

ingresan en el concurso siempre y cuando el aacuterea de planificacioacuten financiera

haya informado que existe un colchoacuten en el presupuesto de ventas para

otorgar los descuentos mencionados

bull Las gerencias de canal de ventas elaboraraacuten un informe con el resumen de

los niveles de ventas esperados y que recesioacuten generaraacute posterior a la

promocioacuten tomando en cuenta los flujos de efectivo que se recibiriacutean por

adelantado y el costo ndash beneficio que generariacutea

227

bull En el caso que el informe genere beneficios y este sea aprobado por el

Gerente de ventas el aacuterea de Trade marketing deberaacute iniciar la comunicacioacuten

de la promocioacuten entre los clientes con el fin que los clientes puedan exigir

sus beneficios adquiridos y evitar que la Fuerza de Ventas pueda usurpar

dichos beneficios

bull Una vez alcanzadas las metas por los clientes creacuteditos y cobranzas deberaacute

emitir las notas de creacutedito y el supervisor de ventas se encargaraacute de verificar

que estas sean recibidas por el cliente

E SEGUIMIENTO

Se deberaacute realizar un seguimiento posterior al teacutermino de la promocioacuten para conocer

la satisfaccioacuten entre los clientes y cuaacuteles fueron los iacutendices de recuperacioacuten de

efectivo generado en esas ventas

Poliacutetica de Control para la presentacioacuten y revisioacuten de Reportes de Gastos

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de la poliacutetica es establecer paraacutemetros para una adecuada preparacioacuten y

presentacioacuten de los reportes de viajes de los colegas de la Compantildeiacutea Cadbury

Adams que seraacuten revisados en las oficinas de Quito asiacute como establecer puntos de

control en la revisioacuten de los mismos

B DEFINICIONES

Reportes de gastos Son documentos a traveacutes de los cuales los empleados de una

compantildeiacutea pueden solicitar la devolucioacuten de los valores desembolsados por ellos

siempre y cuando estos correspondan a gastos generados para atender actividades

que contengan un ingreso para la compantildeiacutea provocado o mejorado por dichos

desembolsos Estos desembolsos deben contener la documentacioacuten soporte de

acuerdo a lo establecido por la autoridad tributaria local Servicio de Rentas Internas

228

Viaacuteticos Son recursos asignados a los empleados de una entidad que para el

desempentildeo de sus funciones cuando deban de trasladarse por un periacuteodo mayor de

24 horas a lugares distintos al de su residencia Estos valores los gastos por concepto

de alimentacioacuten hospedaje y gastos menores inherentes al viaje

Sistema Dinnero Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes

a los viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos

como para presentar sus gastos por viaacuteticos

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Gerencias

bull Deberaacuten verificar que los valores presentados comoreembolsos por parte de los colegas sean racionalesy que estos esteacuten relacionados directamente altrabajo que ellos desempentildean antes de generar lasaprobaciones en el sistema

Analista de TradeMarketing Analista deCuentas por pagar

bull Revisar la documentacioacuten fiacutesica que soporta losgastos presentados por el colega y solicitados parareembolso asiacute como que el reporte esteacute lleno enforma correcta de acuerdo a la poliacutetica corporativade viajes y que cumpla con los requerimientosestablecidos en el reglamento para la aplicacioacuten dela Ley de reacutegimen tributario interno en su artiacuteculo27 que norma las liquidaciones de viaje

Contador general

bull Mantener actualizados de todas las reformastributarias emitidas por la autoridad fiscal a losAnalistas de Trade Marketing y de Cuentas porpagar con el fin de minimizar las contingenciastributarias

D METODOLOGIacuteA

bull Los colegas administrativos asiacute como los colegas de la Fuerza de Ventas que

poseen un equipo de coacutemputo de la compantildeiacutea deberaacuten ingresar la informacioacuten

de los reportes de gastos que deberaacute regirse a lo normado en la poliacutetica

corporativa de viajes en el sistema Dinnero uno por uno los documentos que

van a solicitar el reembolso en este detallaraacuten los valores completos sin

desglosar impuestos Una vez que los documentos hayan sido ingresados en

229

el sistema los empleados administrativos deberaacuten entregarlos al analista de

Cuentas por pagar y los administrativos de la Fuerza de Ventas al analista de

Trade Marketing Los empleados de la Fuerza de Ventas que no poseen un

equipo de coacutemputo de la empresa deberaacuten entregar los reportes de gastos

presentados de acuerdo a la poliacutetica de viajes directamente al analista de

Trade marketing para que este ingrese la informacioacuten documento por

documento y colega por colega en el sistema Dinnero a traveacutes de una

plantilla Aquellos documentos que excedan los montos asignados a cada uno

de los colegas por movilizacioacuten seraacuten rechazados y no se incluiraacuten en la

plantilla para la carga

Formato para la presentacioacuten de los reportes de Gastos

Instructivo

El reporte debe ser llenado por el empleado en el encabezado debe constar el

periodo y el motivo del viaje asiacute como la identificacioacuten del colega

En el cuerpo debe ir la siguiente informacioacuten

Fecha Debe contener la fecha del documento soporte del gasto

Ndeg El nuacutemero del documento soporte del gasto

Local El establecimiento donde se realizoacute el consumo

230

Descripcioacuten del gasto Identificacioacuten del tipo de gasto Ej Alojamiento nacional

Valor en moneda del documento Determinar el valor completo del soporte del

gasto en caso sea moneda extranjera en el caso de tratarse de doacutelares iraacute el mismo

valor en las dos uacuteltimas columnas

Valor en doacutelares Convertir el valor del documento soporte en caso de ser moneda

extranjera diferente de doacutelares

bull Los dos analistas mencionados deberaacuten revisar que los documentos que

respaldan el gasto contengan la siguiente informacioacuten fecha del documento

el local y el detalle del consumo realizado valor detallado en forma clara los

documentos no deben tener enmendaduras tachones ni borrones estar

presentados de acuerdo al nuevo reglamento para comprobantes de venta y

que no contengan consumos no permitidos en la poliacutetica corporativa de

viajes

bull En el caso uno o maacutes documentos no contengan la informacioacuten y de la forma

sentildealada en el punto anterior estos seraacuten devueltos a los colegas y no seraacuten

reembolsados

bull Las gerencias deberaacuten aprobar a traveacutes del sistema Dinnero los reportes de

gastos verificando todos los valores solicitados a reembolso En el caso que

los valores esteacuten fuera de los rangos normales para el gasto presentado este

deberaacute ser rechazado en el sistema Dinnero informando al colega el porqueacute

del rechazo

bull Si el colega logra justificar el valor consumido este se aprobaraacute en el sistema

procediendo a la contabilizacioacuten normal por parte de Shared Service

E SEGUIMIENTO

En el caso de la Fuerza de venta el aacuterea de Trade Marketing seraacute la encargada de

verificar que los pagos a los colegas se hayan realizado En el caso del aacuterea

Administrativa lo haraacute la analista de Cuentas por pagar

231

Poliacutetica de Control para la el establecimiento de metas en las ventas

A OBJETIVO Y ALCANCE

Delimitar praacutecticas correctas para establecer metas de ventas acordes con la realidad

de la compantildeiacutea que eviten que los empleados de la Fuerza de ventas se vean

abocados a realizar actos iliacutecitos o no eacuteticos con el fin de alcanzas las metas

planteadas por la administracioacuten en el territorio Ecuatoriano

B DEFINICIONES

Cuota Hace mencioacuten a la meta establecida por la Administracioacuten impuesta al

personal de la fuerza de ventas con el fin de que se cumpla un monto mensual

determinado tanto en valor como cantidad de los productos de la compantildeiacutea

Incentivos Son todos los beneficios que alcanza el persona del departamento de

Ventas por el cumplimiento de objetivos establecidos en el presupuesto de ventas

Demanda Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes a los

viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos como

para presentar sus gastos por viaacuteticos

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Gerente General

bull Llamar a reunioacuten al comiteacute gerencial para estableceren conjunto y consenso el presupuesto de objetivosde ventas

bull Revisar y verificar todos los escenarios posiblespara la consecucioacuten de las ventas frente al sistemapoliacutetico inestable en el paiacutes

bull Determina reuniones para realizar verificacionesmensuales de las metas establecidas y de ser el casoejecutar modificaciones de acuerdo a la realidad quela empresa y el paiacutes vivan en ese momento

232

Planificador Financiero

bull Plantear los escenarios para la consecucioacuten de losobjetivos de ventas a consideracioacuten del comiteacutegerencial

bull Establecer un presupuesto para dotar deherramientas comerciales y promocionales queapoyen a la Fuerza de ventas a la obtencioacuten de lacuota

Gerente de marketing

bull Informar acerca de los estudios de mercadoactualizados para determinar la demanda de losproductos del sector de confites en el Ecuador cuales el mercado ganado por la compantildeiacutea y lo queposee la competencia

bull Elaborar un FODA de la competenciabull Planificar estrategias de publicidad que mantenga

yo incrementen la participacioacuten de mercado asiacutecomo que se formen en una herramienta de influiren el consumidor para la adquisicioacuten de losproductos de la compantildeiacutea

Jefe de Trade Marketing bull Establecer estrategias promocionales y deexhibicioacuten para conquistar la atraccioacuten del mercado

Gerente de Ventas

bull Establecer estadiacutesticas de ventas por regioacuten ciudadsector y temporada para determinar cuaacuteles son lossitios y fechas en las que se pueden generar mejoraspara las ventas

Planificador de laDemanda

bull Determinar la demanda bajo estudios mensualesbull Informar al comiteacute gerencial en forma perioacutedica

acerca de la capacidad de cubrir la demandaestablecida a traveacutes de la capacidad de las plantaspara la entrega de producto

D METODOLOGIacuteA

bull Elaborar un presupuesto anual de objetivos de ventas tomando en cuenta

toda la informacioacuten entregada por los responsables en consenso con el

comiteacute gerencial

bull Revisar en forma mensual las variaciones generadas tanto en la realidad del

desarrollo del negocio como en la consecucioacuten de los objetivos y de ser el

caso replantear las metas para que estas sean racionales

bull Mantener los incentivos a la Fuerza de ventas para que la cuota sea

alcanzada

233

E SEGUIMIENTO

Realizar una evaluacioacuten mensual de los objetivos alcanzados y poner puntos de

atencioacuten en aquellos que no se estaacuten ejecutando para buscar oportunidades de

mejora

452 Procedimientos de Control Interno para el departamento de Ventas

bull Verificar que todos los reportes de gastos por viajes internacionales de la

Fuerza de Ventas sean presentado en un maacuteximo de 7 diacuteas calendario En el

caso de los viaacuteticos los documentos no deberaacuten tener una antiguumledad mayor a

un mes

bull Observar la poliacutetica de control de Creacuteditos y cobranzas donde se contemplan

paraacutemetros para la aprobacioacuten de pedidos previo a la aprobacioacuten de ventas

para evitar que se despache mercaderiacutea a clientes que no se encuentran al diacutea

con los pago

bull Realizar los caacutelculos de los incentivos ganados por el personal de la Fuerza

de ventas de acuerdo a los porcentajes establecidos en los beneficios a los

empleados

bull Observar la poliacutetica de control para Noacutemina con el fin de respetar las fechas

de entrega de la informacioacuten de los incentivos para que los empleados reciban

sus haberes a tiempo

bull Mantener bajo custodia segura los modelos exclusivos de los exhibidores

retirados de los proveedores con el fin de evitar posibles plagios o en su

defecto destruirlos en el caso que estos no se vayan a utilizar maacutes

bull Separar la mercaderiacutea recibida en buen estado de las devoluciones para

determinar si es procedente regresarla a los pallets de bodega o debe

realizarse con ella promociones o autoconsumos

234

Divulgacioacuten de las poliacuteticas corporativas e informacioacuten de laimportancia de su cumplimiento dos veces al antildeo que deberaacuten serincluidas en las presentaciones de las reuniones de Vamos Juntos enla que se entregaraacuten folletos con los puntos importantes de lasmismas en las que se deberaacuten ejemplarizar con casos reales

24000

Capacitacioacuten para el personal recieacuten ingresado que debe incluir unresumen de los procedimientos importantes de la compantildeiacuteainformacioacuten corporativa como poliacuteticas procedimientos valoresmisioacuten visioacuten etc asiacute como reuniones con el personal con el queinteractuaraacute en su trabajo diario

75000

Total costos relacionados con capacitaciones 99000

453 Actividades para el departamento de Ventas

bull Observar de forma inmediata el procedimiento corporativo de la otorgacioacuten

de descuentos comerciales que no se encuentran en el presupuesto para

desarrollarlo de acuerdo a los lineamientos de la administracioacuten

bull Establecer una adecuada comunicacioacuten entre las aacutereas de planificacioacuten

financiera Gerencias de ventas y Gerencia General para llevar a cabo en

forma correcta la poliacutetica administrativa para otorgar descuentos comerciales

bull Implementar las poliacuteticas propuestas para un adecuado control interno de los

procesos desarrollados en el departamento de Ventas

bull Aplicar los procedimientos de control establecidos en el presente capiacutetulo

como actividades del diacutea - diacutea

46 Costo ndash Beneficio de la implementacioacuten del Sistema de Control Interno para

los departamentos de Recursos Humanos Finanzas y Ventas

Costos generados

Capacitaciones

235

Honorarios a terceros

Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales

120000

Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones

300000

Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000

Materiales y Suministros

Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales

71400

Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil

50000

Total costos por suministros y materiales 121400

TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400

Beneficios

Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc

1300000

Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante

50000

Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial

250000

TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000

En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un

monto de $ 959600

Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que

implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos

permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a

estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad

evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas

De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa

205

BBoo d

d eegg a

aSS

uu pp ee

rr vvisis

ioacuteioacutenn

dd ee V

V ee nn

tt aass

FFuu e

e rrzz a

a dd ee

VVee n

n tt aa ss

Flujograma para el proceso de entrega de material promocional

IniacutecioSolicitud de

Materialpromocional

Elaborarrecomendacioacutenpara obtener elmaterial prom

Entrega delmaterial

promocional alcliente

Fin

Negar la entregaN de Material

promocional

Revisar si larecomendacioacuten seajusta a la poliacuteticade asignacioacuten de

material prom

Cumple lascondiciones de la

poliacutetica

SAprobar la entrega

de materialpromocional

Elaborar la ordende despacho

Entrega del materialpromocional contra

OD

206

Matriz de Riesgo de para el proceso en la entrega de material promocional

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

No se verifica elcumplimiento de lapoliacutetica paraasignacioacuten dematerial promocionaly las autorizacionescorrespondientes

Los supervisores deventas no apruebanninguna solicitudpara la entrega delmaterialpromocional y labodega entrega conla simple solicitudde la Fuerza deventas

X X Alto

2

No se firmancontratos deconfidencialidad conlos proveedores quefabrican el materialpromocional a lacompantildeiacutea

Se mantienencontratos deconfidencialidad contodos losproveedores quefabrican materialespromocionalesexclusivos

X X Bajo

3

No se ejecuta unadecuado seguimientodel cumplimiento deestos contratos

El cumplimiento delos contratos essupervisado por elpersonal de TradeMarketing

X X Bajo

4

El materialpromocionalasignado tiene unseguimiento paracomprobar su estadoen el cliente

Se verifica elcuidado del materialpromocionalentregado a losclientes en cadavisita para la tomade pedidos de venta

X X Bajo

4315 Evaluacioacuten del proceso para otorgar descuentos comerciales

Cuestionario de Control Interno para el Establecimiento de descuentoscomerciales

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

iquestLos descuentoscomerciales sonanalizados en elpresupuesto anual deactividades y planoperativo

X

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

2

iquestLos descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto cuentan conla respectiva aprobacioacutendel Gerente de ventas ydel planificadorFinanciero

X X

Uacutenicamentecuentan con laaprobacioacuten delPlanificadorFinanciero estoafecta a lasventas netas y elGerente deVentas no tieneconocimientodel particular

3

iquestSe cumplen con losparaacutemetros de entrega dedescuentos por prontopago y otras promocionesa los clientes

X

4

iquestSe les comunica a losclientes los descuentos alos que tienen acceso deacuerdo a sus condicionesde pago y montos decompra

X

Narrativa del proceso para otorgar descuentos comerciales

Inicia con el anaacutelisis que realiza Planificacioacuten financiera acerca de los descuentos

que se pueden otorgar a los clientes de acuerdo al presupuesto por promociones o

incentivos si estaacuten en el presupuesto se consideran planificados en el caso que no

esteacuten en el presupuesto se informaraacute siempre y cuando exista un colchoacuten en el

presupuesto de ventas

Esto es informado al Gerente de ventas quien analiza el descuento en caso no haya

sido contemplado en el presupuesto anual de la necesidad del mismo y cuantos

beneficios generaraacute a su incremento de las ventas

Una vez que haya ejecutado el anaacutelisis si es viable elaboraraacute la propuesta comercial

para presentarla al Gerente General quien deberaacute aprobar la propuesta en el caso que

207

sea aplicable y genereacute un beneficio mayor a su costo Si es aprobada se comunicaraacute

al departamento de Trade Marketing para su divulgacioacuten entre los clientes

Cuando los clientes hayan alcanzado las metas propuestas en las promociones

establecidas Trade Marketing solicitaraacute a Creacuteditos y cobranzas que emita la nota de

creacutedito correspondiente y la Fuerza de ventas o el gerente de ventas se encargaraacute de

hacerla llegar al cliente

CC rr eacuteeacute d

d iti oto y

yCC o

o bbrr aa

nn zz aa s

sPP l

ala nn ifi i

f cic aa cc i

oacuteioacute nn

FF inin a

a nncc ie

ie rr aa

DD irir ee

cc cc ioacuteioacute

nnGG

ee nn ee

rr aall

DD irir ee

cc cc ioacuteioacute

nndd e

e VV ee

nn tata s

sTT r

r aa dd ee

mmaa r

r kk ee tit n

in gg

Flujograma para el proceso de la entrega de descuentos comerciales

IniacutecioAnaliza

descuentospromocionales

Existe un colchoacuten enel presupuesto de

ventasN Fin

Emite la nota decreacutedito

S

Entrega alSupervisor deVentas para su

entrega al cliente

Fin

Se solicita aS Creacuteditos emitir la

NC

Realiza la campantildeaentre los clientes de

la promocioacutenapoyado en la

FFVV

Verifica el logro delas metas por parte

de los clientes

El cliente llegoacute a lameta

N No se otorga eldescuento Fin

Comunica a trade

S marketing parainiciar la

promocioacuten

Los desct Estaacuten enel presupuesto

N

Se analiza sunecesidad deacuerdo a una

estrategiacomercial

SElabora lapropuesta

comercial para losdescuentos

Aprueba lapropuesta Se cierra la

propuesta Fin

N

209

210

Matriz de Riesgo de para el proceso para otorgar descuentos comerciales

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

Los descuentoscomerciales no sonanalizados en elpresupuesto anualde actividades yplan operativo

El presupuesto anualde ventas contemplalos descuentoscomercialesplanificados al iniciodel antildeo

X X Bajo

2

Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto nocuentan con larespectivaaprobacioacuten delGerente de ventas ydel planificadorFinanciero

Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuestouacutenicamente cuentancon la aprobacioacutendel planificadorFinanciero quien laspresentadirectamente alGerente General

X X Alto

3

No se cumplen conlos paraacutemetros deentrega dedescuentos porpromociones a losclientes

Toda promocioacuten queotorga descuentoscomerciales esentregada losclientes de acuerdo alos paraacutemetrosestablecidos

X X Bajo

4

No se les comunicaa los clientes losdescuentos a losque tienen accesode acuerdo a suscondiciones de pagoy montos de compra

Toda promocioacuten escomunicada a losclientes en formaprevia de iniciar

X X Bajo

211

3316 Evaluacioacuten de los proceso de Devoluciones

Cuestionario de Control Interno para el proceso de Devoluciones

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

iquestLa recepcioacuten demercaderiacutea devuelta sehace previa verificacioacutende la factura de venta

X X

La mercaderiacutea serecibe sinverificar antes laventa realizadacon anterioridad

2

iquestLa recepcioacuten de lamercaderiacutea devuelta serecibe directamente enlas bodegas de lacompantildeiacutea

X

3

iquestAntes de ejecutar ladevolucioacuten de lamercaderiacutea esta esaprobada por lossupervisores de ventas

X

Sin embargo lasaprobaciones nose realizan previala verificacioacuten delorigen de lamercaderiacutea

4

iquestEl supervisor de ventassolicita un justificativodel porqueacute ladevolucioacuten

X

Narrativa de proceso de Devoluciones

El proceso se inicia cuando el personal de la Fuerza de Ventas recoge la solicitud de

devolucioacuten del cliente Esta devolucioacuten debe ser verificada por el Supervisor de

ventas para establecer el estado en la que se recibe la mercaderiacutea y elaboraraacute un

informe que deberaacute ser presentado al gerente de ventas este verifica si cumple con

las condiciones establecidas en la poliacutetica comercial para la devolucioacuten de ventas y

procede a aprobarla en el caso se estar correcto

Una vez aprobada la devolucioacuten se informa a la bodega para que coordine el retiro de

la mercaderiacutea Cuando recibe la mercaderiacutea en la bodega se afecta la Nota de

Creacutedito a la uacuteltima factura emitida al cliente Esta nota de creacutedito es entregada a la

Fuerza de ventas para que sea entregada al cliente

SSuu p

p eerr vv

isisioacuteioacute

nndd e

eVV

ee nn tat

a ssBB

oo dd ee

gg aa

DDirir e

e cccc i

oacuteioacute nn d

d eeVV e

e nntata

ssFF u

u eerr zz

aadd e

e vv ee

nn tata s

s

Flujograma para el proceso de Devolucioacuten de mercaderiacutea

IniacutecioRecoge la solicitudde devolucioacuten del

cliente

Entrega la nota decreacutedito al cliente Fin

Verificar elproducto a

devolver seacuerdo a su buen

o mal estado

S Aprueba ladevolucioacuten

Cumple lascondiciones de la

poliacutetica

N Rechaza ladevolucioacuten

Coordina larecoleccioacuten de la

mercaderiacuteadevuelta

Emite la nota decreacutedito

212

213

Matriz de Riesgo de para el proceso de devolucioacuten de mercaderiacutea

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

La recepcioacuten demercaderiacutea devueltase hace sin previaverificacioacuten de lafactura de venta

La mercaderiacuteadevuelta se recibesin verifica sinrevisar la factura deventa en la que seoriginoacute

X X Alto

2

La recepcioacuten de lamercaderiacutea devueltano se recibedirectamente en lasbodegas de lacompantildeiacutea

La bodega realiza lalogiacutestica pararecoger lamercaderiacutea de ladevolucioacuten

X X Bajo

3

La devolucioacuten de lamercaderiacutea no esaprobada por lossupervisores deventas

Los supervisores deventas verifica todaslas devoluciones quevan a ser recibidasestas son aprobadaspor las gerencias deventas

X X Bajo

4

El supervisor deventas no solicita unjustificativo delporqueacute se realiza ladevolucioacuten

El supervisor deventas elabora uninforme de ladevolucioacuten para serentregado al gerentede ventas

X X Bajo

44 Resultados de la evaluacioacuten de Control Interno

441 Matriz de Hallazgo de Control Interno del departamento de Ventas

En la Matriz de Hallazgos determinaremos los cuatro atributos de cada uno de los

puntos criacuteticos encontrados posterior a la evaluacioacuten realizada

214

Matriz de Hallazgos el Departamento de Ventas

Falta de verificacioacuten de las condiciones para le devolucioacuten de mercaderiacuteas

Condicioacuten

La mercaderiacutea devuelta por parte de los clientes es recibida porel personal de la bodega uacutenicamente con la orden de los colegasde la Fuerza de Ventas sin verificar antes que esa mercaderiacuteahaya sido vendida por la empresa y a que factura pertenece

Criterio

Existe la inobservancia de la poliacutetica corporativa para ladevolucioacuten de mercaderiacutea Seccioacuten Metodologiacutea punto 3 queexpresa

ldquoMal Estado El producto en mal estado se considera a aquelproducto vencido en condiciones de calidad no oacuteptimas depresentacioacuten descontinuada o en malas condiciones que tambieacutendeberaacuten pasar por la verificacioacuten de venta previa Para el CanalModerno y Mayorista cuando falta menos de 90 diacuteas para suvencimiento para el Canal Tradicional cuando falta menos de45 diacuteas para su vencimientordquo

Adicional a la poliacutetica corporativa existe una inobservancia alreglamento de comprobantes de venta retencioacuten y documentoscomplementarios que en su Art 15 menciona

ldquoNotas de creacutedito- Las notas de creacutedito son documentos que seemitiraacuten para anular operaciones aceptar devoluciones yconceder descuentos o bonificaciones

Las notas de creacutedito deberaacuten consignar la denominacioacuten serie ynuacutemero de los comprobantes de venta a los cuales se refierenrdquo

Causa

El personal de la bodega como el personal de la fuerza deventas no tienen un conocimiento exacto de la poliacuteticacorporativa Adicional a esto los supervisores de venta noverifican las solicitudes de devolucioacuten realizadas y en la bodegatampoco exigen las aprobaciones necesarias

Efecto

El hecho de recibir devoluciones que no hayan sido debidamenteverificadas y autorizadas provoca que dicha mercaderiacutea puedano haber sido vendida por la empresa alto niveles de productoen mal estado y una alta contingencia tributaria al no determinarexactamente a que factura estaacute afectando la devolucioacuten

Conclusioacuten

La devolucioacuten de la mercaderiacutea no cuenta con la verificacioacutennecesaria por parte de la Fuerza de ventas y de la Bodega paradeterminar con que factura de venta fue entregada al cliente porlo que se considera un facilismo en el proceso que puede generarpeacuterdidas para la compantildeiacutea

215

A la Gerencia General

Recomendacioacuten

Establecer procedimientos de control para que la Fuerza deVentas verifique que la mercaderiacutea que se va a recibir haya sidovendida por la compantildeiacutea para lo cual se deberaacute incluir estainformacioacuten en el informe entregado a las Gerencias de ventas

Exigir a la Bodega que se realice una investigacioacuten de la facturaque deberaacute ser afectada con la devolucioacuten previo a la emisioacuten dela Nota de creacutedito

Descuentos Comerciales no presupuestados se otorgan sin la aprobacioacuten de laGerencia de Ventas

Condicioacuten

Los descuentos comerciales promocionales que no estaacuten dentrodel presupuesto cuentan uacutenicamente con la aprobacioacuten deplanificacioacuten Financiera y no se solicita o requiere de laaprobacioacuten de la gerencia de Ventas antes de que se ejecuten loque deja sin control previo a la Cabeza de Ventas de lasestrategias otorgadas a los clientes y sus impactos en las ventasnetas

Criterio

La poliacutetica corporativa de descuentos en su seccioacuten 2 deResponsabilidades paacutegina 4 expresa que

ldquoTodo descuento otorgado a un cliente ya sea por estrategias ocubrimiento de riesgos que no consten en el presupuesto debenser aprobados por el Gerente de Ventas y por el PlanificadorFinanciero con el fin de medir el costo ndash beneficio del mismoCaso contrario no se generaraacutenrdquo

Causa

No existe una buena praacutectica de comunicacioacuten entre la gerenciade ventas y la planificacioacuten financiera principalmente porqueson rubros que afectan al presupuesto que es controlado porFinanzas y que estos descuentos son solicitados en su mayoriacuteapor el Country Manager y la comunicacioacuten a la gerencias deventas se realiza una vez creada la promocioacuten

EfectoEsta praacutectica genera desbalances en las metas planteadas paracada una de las gerencias y malestar en las gerencia de ventasal ver su campo de accioacuten invadido y limitado

Conclusioacuten

El proceso no se cumple de acuerdo a lo establecido en lapoliacutetica y en el procedimiento por lo que existe unainobservancia total de lo establecido en la reglamentacioacutencorporativa generando un proceso inexacto e incorrecto

216

A la Gerencia General

RecomendacioacutenSupervisar que los lineamientos implementados por la propiaadministracioacuten se cumplan generando una adecuadacomunicacioacuten entre los departamentos de Finanzas y ventasgenerando el respeto de la independencia e interrelacioacuten de lasfunciones de cada una de estas aacutereas

Falta de comunicacioacuten de las poliacuteticas y procedimientos corporativos queafectan al aacuterea comercial a la Fuerza de Ventas en general

Condicioacuten

La administracioacuten no genera una comunicacioacuten de las poliacuteticascorporativas existentes que afectan al aacuterea comercial a todo elpersonal de la Fuerza de Ventas sino uacutenicamente a lasGerencias y los Supervisores los cuales tampoco compartenesta informacioacuten con sus reportes

Criterio

Tal como se indicoacute en el capiacutetulo 3 la falta de comunicacioacuten delas poliacuteticas es un problema que se genera en todas las aacutereas dela entidad inobservando el procedimiento para la correctacomunicacioacuten de poliacuteticas corporativas paacuterrafo 30 que diceldquoEl comiteacute gerencial como parte primordial de sus obligacionesdeberaacute repartir y dar a conocer la misioacuten visioacuten poliacuteticascorporativas y valores corporativos el momento que se integra ala compantildeiacutea La estrategia y planes de accioacuten generales noconfidenciales y susceptibles de mal uso se deberaacuten a dar aconocer y hacerse puacuteblicos entre los empleados asiacute como losresultados de la compantildeiacutea cada trimestre en el Vamos Juntosrdquo

Causa

La administracioacuten y en especial las Gerencias de Ventas no hancreado una cultura de conocimientos y buena praacutectica de laspoliacuteticas y procedimientos que afectan al departamento deventas debido a que las mercaderistas preventistas personal deautoventa impulsadoras no tienen un manejo adecuado de estasy tampoco un conocimiento general

Efecto

El hecho que el personal de la fuerza de ventas desconozca losprocedimientos provoca que muchos de los procedimientos selleven a cabo en forma incorrecta y que ciertas poliacuteticas no secumplan Entre los procesos con alto nivel de falencias estaacuten larecoleccioacuten de las devoluciones inadecuada entrega de materialpromocional y reportes de gastos presentados en formaincorrecta

Conclusioacuten

La falta de conocimiento de las poliacuteticas y procedimientoscorporativos genera limitaciones en el control que se puedeestablecer en el personal debido a que si no conoce unprocedimiento o una poliacutetica es imposible cumplirla lo quegenerariacutea desviaciones en la obtencioacuten de metas corporativas

217

A la Gerencia General

Recomendacioacuten

Ejecutar una adecuada comunicacioacuten al personal de ventasreferente a los aspectos corporativos importantes asiacute comodesarrollar una planificacioacuten para realizar por lo menos una vezal antildeo una comunicacioacuten colectiva a todas las personas quenecesitan conocer estas poliacuteticas recordaacutendoles su alcance ypuntos importantes

El despacho del material promocional no cuenta con las aprobaciones nianaacutelisis de los supervisores previo a su despacho

Condicioacuten

El material promocional despachado y colocado en los clienteses entregado por parte de la bodega uacutenicamente con unasolicitud del personal de la fuerza de ventas y no se cuenta conlas aprobaciones ni anaacutelisis de los supervisores para determinarla verdadera necesidad y beneficio futuro de colocar material deexhibicioacuten en un punto de venta determinado

Criterio

Existe una mala aplicacioacuten de la Poliacutetica para asignacioacuten dematerial promocional en su seccioacuten 2 Responsabilidades quemencionaldquoLos supervisores de ventas seraacuten los encargados de revisar losteacuterminos para la entrega del material promocional y solo seraacutenaprobadas las solicitudes que cumplan con las condicionesestablecidas en la presente poliacuteticardquoSeccioacuten 4 MetodologiacutealdquoPara realizar una asignacioacuten de exhibidores se debedeterminar primero que tipo de exhibidor se va a entregar y deacuerdo a su tamantildeo y modelo el vendedor tendraacute que justificaren un informe la ubicacioacuten del punto de venta el espacio queocuparaacute el exhibidor los montos de compra del cliente ydeterminar una proyeccioacuten para crecimiento del sectorrdquo

Causa

El personal de la bodega no exige que el informe para lasolicitud de material promocional tenga la firma del respectivosupervisor y realiza los despachos normalmente adicional a lafalta de conocimiento de las poliacuteticas corporativas provoca quela fuerza de ventas no se genere la obligacioacuten de cumplir conuna buena praacutectica de la poliacutetica mencionada

Efecto

El incumplimiento de la poliacutetica establecida provoca que muchodel material asignado a los clientes no es aprovechado en formacorrecta debido a que ciertos exhibidores costosos sonentregados a clientes que no realizan montos de compra altos yque no utilizan el exhibidor de forma adecuada generandogastos injustificados para Cadbury

218

Conclusioacuten

La asignacioacuten y entrega de los exhibidores y materialespromociones genera un desperdicio ya que estos estaacuten siendoentregados sin el anaacutelisis del beneficio que se obtendraacute ya quese han encontrado varios exhibidores grandes en clientes queno tienen ni el espacio ni el nivel de compras para cubrirlo deproducto

Recomendacioacuten

A la Gerencia General

Supervisar que la asignacioacuten del material promocional mismoque es costoso sea entregado de acuerdo a lo establecido por lapoliacutetica corporativa y con un anaacutelisis de los consumosrealizados por los clientes asiacute como la seguridad que tendraacute elbien de la compantildeiacutea en el punto de venta

442 Indicadores de Gestioacuten para el departamento de Ventas

Los Indicadores de gestioacuten aplicados para el departamento de Ventas nos permitiraacuten

medir las variables relacionadas con las metas impuestas por la administracioacuten asiacute

como el desempentildeo del departamento

Asiacute tenemos los siguientes indicadores para este departamento

iquestQueacute se va aMedir Objetivo

Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios

Conocimiento dela Visioacuten

Establecer cuantosempleados de lacompantildeiacutea conocensu visioacuten

Visioacuten

de empleados del departamentoFinanciero que Conocen la Visioacuten

de la Empresa Miacutenimoaceptable 85

82

83

El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten de laVisioacuten

Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con suvisioacuten

Visioacuten

de empleados del departamento deVentas que Comparten la Visioacuten de

la Empresa Miacutenimoaceptable 80

82

83

Se presenta como indicadorimportante ya que todos losempleados que conocen lamisioacuten estaacuten de acuerdo conesta

Total empleados del departamentode Ventas 99

Conocimiento dela Misioacuten

Fijar cuaacutentosempleados de lacompantildeiacutea conocensu misioacuten

Misioacuten

de empleados del departamento deVentas que Conocen la Misioacuten de la

Empresa Miacutenimoaceptable 75

82

83

El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten de laMisioacuten

Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con sumisioacuten

Misioacuten

de empleados del departamento deVentas que Comparten la Misioacuten de

la Empresa Miacutenimoaceptable 83

82

83

Representa que todos losempleados trabajan en pro dela consecucioacuten de losobjetivos de la compantildeiacuteaTotal de empleados del

departamento de Ventas 99

219

iquestQueacute se va aMedir Objetivo

Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios

Eficacia de losMetas planteados

Establecer laeficacia en elalcance de las metasplanteados

Metas

Meses en que se ha alcanzado lameta de ventas

Miacutenimoaceptable 92

12

100

El departamento de ventas haalcanzado las metas de ventasdurante todos los meses delantildeo12 12

Nivel de eficaciaen las metaspropuestas

Determinar sobre el100 en queporcentaje promediohan sido alcanzadaslas ventas propuestas

Metas

Promedio de ventas realesalcanzadas

Miacutenimoaceptable 95

236000000115

El logro en las ventas ha sidobastante exitoso en el 2010pasando un 15 del propuestoPromedio de ventas propuestas en

el antildeo 205000000

Nivel deliderazgo delpersonal de lacompantildeiacutea

Fijar el nivel deliderazgo que poseeel personal engeneral

Direccioacuten yliderazgo

Personal que identifica el estilo deLiderazgo

Miacutenimoaceptable 10

12

12

El miacutenimo aceptable para deldepartamento es establecido enun 12 debido a la grancantidad de Personas en laFuerza de Ventas que trabajana cargo de supervisores ygerentes

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten delliderazgo de lacompantildeiacutea

Medir la aceptacioacutendel estilo deliderazgoestablecido en lacompantildeiacutea

Direccioacuten yliderazgo

Personas que aceptan el estilo deliderazgo

Miacutenimoaceptable 90

84

85

Existe una reaccioacuten de algunaspersonas para aceptar a laNueva Gerencia de Ventasestablecida por la compra deKraft a la compantildeiacutea

Total empleados del departamentode Ventas 99

220

221

45 Propuesta de Control Interno

Con los resultados obtenidos de la evaluacioacuten generaremos una propuesta de Control

Interno para el departamento de Ventas que le permita a la compantildeiacutea establecer un

sistema de control basado en poliacuteticas procedimientos y actividades en el aacuterea

comercial

451 Poliacuteticas de control para el departamento de Ventas

Poliacutetica para el Control de devoluciones

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de esta poliacutetica es establecer los lineamientos para la gestioacuten de las

devoluciones en Buen y Mal estado generadas en Ecuador en los canales Tradicional

Moderno y Mayorista

B DEFINICIONES

Devolucioacuten Es el retorno de un producto que ha estado en propiedad de un cliente

Buen Estado Se considera que un producto se encuentra en buen estado cuando se

encuentra apto para la venta con el empaque original y dentro de los plazos

suficientes para considerarlo como apto para la comercializacioacuten tomando en cuenta

el tiempo de su consumo de acuerdo a lo establecido en la poliacutetica comercial

Mal Estado Se considera que un producto se encuentra en mal estado cuando su

caducidad se encuentra cercana se encuentra averiado descontinuado o no vigente

por cambio de empaque

Rechazos Son las devoluciones del producto antes de perfeccionarse la venta es

decir no se hizo la transferencia de la propiedad del producto al cliente

222

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Supervisor de Ventas

bull Se encarga de verificar el producto a devolver y deelaborar el formato de pedido de recojo que debeindicar si el producto se encuentra en buen o malestado

bull Elaborar un informe que contenga el detalle si lamercaderiacutea fue vendida por la compantildeiacutea de acuerdo allote verificado

bull Coordinaraacute con la bodega la logiacutestica para recoger elproducto

Gerentes de canal deVentas

bull Gerente de Ventas deberaacute aprobar y validar el recojode la mercaderiacutea siempre y cuando haya recibido delsupervisor el informe de devolucioacuten caso contrariodeberaacute rechazar la devolucioacuten

Fuerza de ventas

bull Canalizar la solicitud de devolucioacuten desde el clientehasta el supervisor

bull Obtener la informacioacuten del cliente el porqueacute de ladevolucioacuten

Bodegabull Recibir la mercaderiacutea contra el informe aprobado por

el Gerente de ventasbull Emitir la nota de creacutedito

D METODOLOGIacuteA

bull Cuando se notifiqueacute la solicitud de devolucioacuten el supervisor deberaacute solicitar

a la bodega un reporte del lote que el cliente estaacute devolviendo para verificar

que este haya sido vendido por la compantildeiacutea y comprado por el cliente que

hace la solicitud ya que no se recibiraacuten cambios realizados por realizados

entre clientes

bull La Bodega no realizaraacute la logiacutestica para retirar el producto devuelto mientras

no haya recibido el informe firmado y aprobado por el gerente de ventas

bull La nota de creacutedito emitida debe ser entregada al cliente en el plazo maacuteximo

de 48 horas para que estas no generen rechazos por los clientes por las fechas

especialmente por cambio de mes

223

E SEGUIMIENTO

El seguimiento lo deberaacute realizar Creacuteditos y cobranzas en forma automaacutetica ya que

esta nota de creacutedito disminuiraacute el valor de la deuda del cliente En caso la cuenta del

cliente quedeacute con un saldo negativo creacuteditos deberaacute solicitar la emisioacuten de un pago

para que esta cuenta quede en cero

Poliacutetica para el Control de entrega del material promocional

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de esta poliacutetica es determinar puntos de control para asignar material

promocional a los clientes en todo el territorio ecuatoriano

B DEFINICIONES

Material promocional Son obras audiovisuales y graacuteficas asiacute como todas las partes

componentes de las mismas que constituyen los mensajes publicitarios de las

campantildeas difundidas a traveacutes de cualquier medio y soporte considerados como

convencionales

Exhibidores Constituye material promocional disentildeado para mejorar la

presentacioacuten en el punto de venta de los productos

Sectores High income Se considera a los sectores en los cuales los clientes tienen

un alto grado de consumo y nivel de ventas para la compantildeiacutea asiacute como los productos

que se comercializan en estos lugares son de costos altos

Sectores low income Son sectores en los que los niveles de ventas de la compantildeiacutea

son bajos y los productos consumidos son econoacutemicos

224

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Fuerza de ventas

bull Elaborar informe acerca de la asignacioacuten delmaterial promocional en el caso de exhibidores eltamantildeo solicitado el sector donde se ubica elcliente el espacio y la seguridad con el que contaraacuteel exhibidor y el monto de ventas que consume elcliente y cuanto podraacute mejorar con el apoyo de laexhibicioacuten

Supervisor de Ventas

bull Verificar y aprobar el informe presentado por elpersonal de la Fuerza de ventas

bull Entregar una copia de la aprobacioacuten a la bodegapara que el material sea entregado

Bodega

bull Entregar el material promocional uacutenicamente con elinforme aprobado por el supervisor de ventas

bull Emitir la orden de despacho para el adecuadocontrol de los inventarios de material promocional ysolicitar la firma del recibiacute confirme por parte delcliente

D METODOLOGIacuteA

bull Los preventistas y autoventistas deberaacuten incluir en el informe que deben

presentar a su supervisor el nivel de compras del cliente si el sector en el que

se encuentra el punto de venta es high o low income con la finalidad de

determinar el mejor exhibidor a ser asignado

bull El Supervisor debe corroborar la informacioacuten presentada por los preventistas

y autoventistas es correcta con la verificacioacuten fiacutesica y estadiacutesticas de ventas

bull El personal de la bodega NO podraacute sacar ninguacuten exhibidor de las bodegas que

no cuente con la debida aprobacioacuten e informe de firmado por el Supervisor de

ventas siendo la responsabilidad del supervisor la correcta asignacioacuten del

material promocional para los clientes

E SEGUIMIENTO

El personal de la Fuerza de ventas seraacute el encargado de verificar que el material

promocional asignado al cliente cuente con la seguridad para evitar su peacuterdida que

225

este sea mantenido en forma adecuada y seraacute el encargado de llenarlo de producto y

comprobar que no sea utilizado con otros productos que no sean de la compantildeiacutea

Poliacutetica de Control para establecer descuentos comerciales que se encuentran

fuera del presupuesto anual

A OBJETIVO Y ALCANCE

La presente poliacutetica detalla los lineamientos para establecer puntos de control en el

establecimiento de descuentos comerciales otorgados a todos los clientes de la

compantildeiacutea Cadbury Adams Ecuador SA

B DEFINICIONES

Estrategia de Precio Disentildeado para otorgar precios al consumidor sin modificar la

lista de precios estaacutendar (mantener la lista de precios)

Desarrollo de Zona Descuento otorgado para impulsar el desarrollo de una zona

dentro de un cliente Se da debido a rentabilidad yo cobertura

Descuentos Estacionales Descuento otorgado para una estacioacuten o plan del antildeo Por

ejemplo verano inverno Navidad Vacaciones etc

Descuentos Para evitar contrabando Descuento relacionado a un producto

especiacutefico para generar una accioacuten de venta en ciertas ciudadesregioneszonas que

evite la compra por parte de los clientes indirectos de producto de contrabando

Descuentos Para evitar ldquoWrite Offrdquo Descuento relacionado a un producto

especiacutefico para generar que permita al cliente mejorar la rotacioacuten del producto

evitando la incineracioacuten del producto por mal estado debido a alcanzar la fecha de

vencimiento

226

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Planificacioacuten Financiera

bull Debe analizar las actividades dentro de presupuestoen los referente a los descuentos entregados porpromociones basados en concursos establecidos porlos clientes

bull Verificar la posibilidad de entregar promocionesadicionales de acuerdo a los colchones en elpresupuesto de ventas

Gerentes de canal deVentas

bull Determinar coordinando con la Gerencia de ventasy el aacuterea de Trade marketing la viabilidad deestablecer los descuentos promocionales

bull Verificar que el aacuterea de Trade Marketing realice lacomunicacioacuten adecuada y publicidadcorrespondiente para hacer conocer a los clientes elbeneficio y condiciones de la promocioacuten

Supervisor de Ventas

bull Conciliar los montos cumplidos por los clientespara emitir las notas de creacutedito

bull Verificar que los clientes reciban sus notas decreacutedito

Creacutedito y cobranzasbull Emitir las notas de creacutedito posterior a la

comprobacioacuten de la informacioacuten entregada porTrade Marketing

Gerente General bull Aprobar las actividades a realizar fuera delpresupuesto para otorgar descuentos comerciales

D METODOLOGIacuteA

bull El aacuterea de Trade Marketing en conjunto con la Gerencia de Ventas

determinaraacuten la posibilidad de iniciar una promocioacuten para los clientes a traveacutes

de la cual por el cumplimiento de metas establecidas en los niveles de

compras se haraacuten acreedores a un descuento calculado sobre las ventas que

ingresan en el concurso siempre y cuando el aacuterea de planificacioacuten financiera

haya informado que existe un colchoacuten en el presupuesto de ventas para

otorgar los descuentos mencionados

bull Las gerencias de canal de ventas elaboraraacuten un informe con el resumen de

los niveles de ventas esperados y que recesioacuten generaraacute posterior a la

promocioacuten tomando en cuenta los flujos de efectivo que se recibiriacutean por

adelantado y el costo ndash beneficio que generariacutea

227

bull En el caso que el informe genere beneficios y este sea aprobado por el

Gerente de ventas el aacuterea de Trade marketing deberaacute iniciar la comunicacioacuten

de la promocioacuten entre los clientes con el fin que los clientes puedan exigir

sus beneficios adquiridos y evitar que la Fuerza de Ventas pueda usurpar

dichos beneficios

bull Una vez alcanzadas las metas por los clientes creacuteditos y cobranzas deberaacute

emitir las notas de creacutedito y el supervisor de ventas se encargaraacute de verificar

que estas sean recibidas por el cliente

E SEGUIMIENTO

Se deberaacute realizar un seguimiento posterior al teacutermino de la promocioacuten para conocer

la satisfaccioacuten entre los clientes y cuaacuteles fueron los iacutendices de recuperacioacuten de

efectivo generado en esas ventas

Poliacutetica de Control para la presentacioacuten y revisioacuten de Reportes de Gastos

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de la poliacutetica es establecer paraacutemetros para una adecuada preparacioacuten y

presentacioacuten de los reportes de viajes de los colegas de la Compantildeiacutea Cadbury

Adams que seraacuten revisados en las oficinas de Quito asiacute como establecer puntos de

control en la revisioacuten de los mismos

B DEFINICIONES

Reportes de gastos Son documentos a traveacutes de los cuales los empleados de una

compantildeiacutea pueden solicitar la devolucioacuten de los valores desembolsados por ellos

siempre y cuando estos correspondan a gastos generados para atender actividades

que contengan un ingreso para la compantildeiacutea provocado o mejorado por dichos

desembolsos Estos desembolsos deben contener la documentacioacuten soporte de

acuerdo a lo establecido por la autoridad tributaria local Servicio de Rentas Internas

228

Viaacuteticos Son recursos asignados a los empleados de una entidad que para el

desempentildeo de sus funciones cuando deban de trasladarse por un periacuteodo mayor de

24 horas a lugares distintos al de su residencia Estos valores los gastos por concepto

de alimentacioacuten hospedaje y gastos menores inherentes al viaje

Sistema Dinnero Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes

a los viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos

como para presentar sus gastos por viaacuteticos

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Gerencias

bull Deberaacuten verificar que los valores presentados comoreembolsos por parte de los colegas sean racionalesy que estos esteacuten relacionados directamente altrabajo que ellos desempentildean antes de generar lasaprobaciones en el sistema

Analista de TradeMarketing Analista deCuentas por pagar

bull Revisar la documentacioacuten fiacutesica que soporta losgastos presentados por el colega y solicitados parareembolso asiacute como que el reporte esteacute lleno enforma correcta de acuerdo a la poliacutetica corporativade viajes y que cumpla con los requerimientosestablecidos en el reglamento para la aplicacioacuten dela Ley de reacutegimen tributario interno en su artiacuteculo27 que norma las liquidaciones de viaje

Contador general

bull Mantener actualizados de todas las reformastributarias emitidas por la autoridad fiscal a losAnalistas de Trade Marketing y de Cuentas porpagar con el fin de minimizar las contingenciastributarias

D METODOLOGIacuteA

bull Los colegas administrativos asiacute como los colegas de la Fuerza de Ventas que

poseen un equipo de coacutemputo de la compantildeiacutea deberaacuten ingresar la informacioacuten

de los reportes de gastos que deberaacute regirse a lo normado en la poliacutetica

corporativa de viajes en el sistema Dinnero uno por uno los documentos que

van a solicitar el reembolso en este detallaraacuten los valores completos sin

desglosar impuestos Una vez que los documentos hayan sido ingresados en

229

el sistema los empleados administrativos deberaacuten entregarlos al analista de

Cuentas por pagar y los administrativos de la Fuerza de Ventas al analista de

Trade Marketing Los empleados de la Fuerza de Ventas que no poseen un

equipo de coacutemputo de la empresa deberaacuten entregar los reportes de gastos

presentados de acuerdo a la poliacutetica de viajes directamente al analista de

Trade marketing para que este ingrese la informacioacuten documento por

documento y colega por colega en el sistema Dinnero a traveacutes de una

plantilla Aquellos documentos que excedan los montos asignados a cada uno

de los colegas por movilizacioacuten seraacuten rechazados y no se incluiraacuten en la

plantilla para la carga

Formato para la presentacioacuten de los reportes de Gastos

Instructivo

El reporte debe ser llenado por el empleado en el encabezado debe constar el

periodo y el motivo del viaje asiacute como la identificacioacuten del colega

En el cuerpo debe ir la siguiente informacioacuten

Fecha Debe contener la fecha del documento soporte del gasto

Ndeg El nuacutemero del documento soporte del gasto

Local El establecimiento donde se realizoacute el consumo

230

Descripcioacuten del gasto Identificacioacuten del tipo de gasto Ej Alojamiento nacional

Valor en moneda del documento Determinar el valor completo del soporte del

gasto en caso sea moneda extranjera en el caso de tratarse de doacutelares iraacute el mismo

valor en las dos uacuteltimas columnas

Valor en doacutelares Convertir el valor del documento soporte en caso de ser moneda

extranjera diferente de doacutelares

bull Los dos analistas mencionados deberaacuten revisar que los documentos que

respaldan el gasto contengan la siguiente informacioacuten fecha del documento

el local y el detalle del consumo realizado valor detallado en forma clara los

documentos no deben tener enmendaduras tachones ni borrones estar

presentados de acuerdo al nuevo reglamento para comprobantes de venta y

que no contengan consumos no permitidos en la poliacutetica corporativa de

viajes

bull En el caso uno o maacutes documentos no contengan la informacioacuten y de la forma

sentildealada en el punto anterior estos seraacuten devueltos a los colegas y no seraacuten

reembolsados

bull Las gerencias deberaacuten aprobar a traveacutes del sistema Dinnero los reportes de

gastos verificando todos los valores solicitados a reembolso En el caso que

los valores esteacuten fuera de los rangos normales para el gasto presentado este

deberaacute ser rechazado en el sistema Dinnero informando al colega el porqueacute

del rechazo

bull Si el colega logra justificar el valor consumido este se aprobaraacute en el sistema

procediendo a la contabilizacioacuten normal por parte de Shared Service

E SEGUIMIENTO

En el caso de la Fuerza de venta el aacuterea de Trade Marketing seraacute la encargada de

verificar que los pagos a los colegas se hayan realizado En el caso del aacuterea

Administrativa lo haraacute la analista de Cuentas por pagar

231

Poliacutetica de Control para la el establecimiento de metas en las ventas

A OBJETIVO Y ALCANCE

Delimitar praacutecticas correctas para establecer metas de ventas acordes con la realidad

de la compantildeiacutea que eviten que los empleados de la Fuerza de ventas se vean

abocados a realizar actos iliacutecitos o no eacuteticos con el fin de alcanzas las metas

planteadas por la administracioacuten en el territorio Ecuatoriano

B DEFINICIONES

Cuota Hace mencioacuten a la meta establecida por la Administracioacuten impuesta al

personal de la fuerza de ventas con el fin de que se cumpla un monto mensual

determinado tanto en valor como cantidad de los productos de la compantildeiacutea

Incentivos Son todos los beneficios que alcanza el persona del departamento de

Ventas por el cumplimiento de objetivos establecidos en el presupuesto de ventas

Demanda Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes a los

viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos como

para presentar sus gastos por viaacuteticos

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Gerente General

bull Llamar a reunioacuten al comiteacute gerencial para estableceren conjunto y consenso el presupuesto de objetivosde ventas

bull Revisar y verificar todos los escenarios posiblespara la consecucioacuten de las ventas frente al sistemapoliacutetico inestable en el paiacutes

bull Determina reuniones para realizar verificacionesmensuales de las metas establecidas y de ser el casoejecutar modificaciones de acuerdo a la realidad quela empresa y el paiacutes vivan en ese momento

232

Planificador Financiero

bull Plantear los escenarios para la consecucioacuten de losobjetivos de ventas a consideracioacuten del comiteacutegerencial

bull Establecer un presupuesto para dotar deherramientas comerciales y promocionales queapoyen a la Fuerza de ventas a la obtencioacuten de lacuota

Gerente de marketing

bull Informar acerca de los estudios de mercadoactualizados para determinar la demanda de losproductos del sector de confites en el Ecuador cuales el mercado ganado por la compantildeiacutea y lo queposee la competencia

bull Elaborar un FODA de la competenciabull Planificar estrategias de publicidad que mantenga

yo incrementen la participacioacuten de mercado asiacutecomo que se formen en una herramienta de influiren el consumidor para la adquisicioacuten de losproductos de la compantildeiacutea

Jefe de Trade Marketing bull Establecer estrategias promocionales y deexhibicioacuten para conquistar la atraccioacuten del mercado

Gerente de Ventas

bull Establecer estadiacutesticas de ventas por regioacuten ciudadsector y temporada para determinar cuaacuteles son lossitios y fechas en las que se pueden generar mejoraspara las ventas

Planificador de laDemanda

bull Determinar la demanda bajo estudios mensualesbull Informar al comiteacute gerencial en forma perioacutedica

acerca de la capacidad de cubrir la demandaestablecida a traveacutes de la capacidad de las plantaspara la entrega de producto

D METODOLOGIacuteA

bull Elaborar un presupuesto anual de objetivos de ventas tomando en cuenta

toda la informacioacuten entregada por los responsables en consenso con el

comiteacute gerencial

bull Revisar en forma mensual las variaciones generadas tanto en la realidad del

desarrollo del negocio como en la consecucioacuten de los objetivos y de ser el

caso replantear las metas para que estas sean racionales

bull Mantener los incentivos a la Fuerza de ventas para que la cuota sea

alcanzada

233

E SEGUIMIENTO

Realizar una evaluacioacuten mensual de los objetivos alcanzados y poner puntos de

atencioacuten en aquellos que no se estaacuten ejecutando para buscar oportunidades de

mejora

452 Procedimientos de Control Interno para el departamento de Ventas

bull Verificar que todos los reportes de gastos por viajes internacionales de la

Fuerza de Ventas sean presentado en un maacuteximo de 7 diacuteas calendario En el

caso de los viaacuteticos los documentos no deberaacuten tener una antiguumledad mayor a

un mes

bull Observar la poliacutetica de control de Creacuteditos y cobranzas donde se contemplan

paraacutemetros para la aprobacioacuten de pedidos previo a la aprobacioacuten de ventas

para evitar que se despache mercaderiacutea a clientes que no se encuentran al diacutea

con los pago

bull Realizar los caacutelculos de los incentivos ganados por el personal de la Fuerza

de ventas de acuerdo a los porcentajes establecidos en los beneficios a los

empleados

bull Observar la poliacutetica de control para Noacutemina con el fin de respetar las fechas

de entrega de la informacioacuten de los incentivos para que los empleados reciban

sus haberes a tiempo

bull Mantener bajo custodia segura los modelos exclusivos de los exhibidores

retirados de los proveedores con el fin de evitar posibles plagios o en su

defecto destruirlos en el caso que estos no se vayan a utilizar maacutes

bull Separar la mercaderiacutea recibida en buen estado de las devoluciones para

determinar si es procedente regresarla a los pallets de bodega o debe

realizarse con ella promociones o autoconsumos

234

Divulgacioacuten de las poliacuteticas corporativas e informacioacuten de laimportancia de su cumplimiento dos veces al antildeo que deberaacuten serincluidas en las presentaciones de las reuniones de Vamos Juntos enla que se entregaraacuten folletos con los puntos importantes de lasmismas en las que se deberaacuten ejemplarizar con casos reales

24000

Capacitacioacuten para el personal recieacuten ingresado que debe incluir unresumen de los procedimientos importantes de la compantildeiacuteainformacioacuten corporativa como poliacuteticas procedimientos valoresmisioacuten visioacuten etc asiacute como reuniones con el personal con el queinteractuaraacute en su trabajo diario

75000

Total costos relacionados con capacitaciones 99000

453 Actividades para el departamento de Ventas

bull Observar de forma inmediata el procedimiento corporativo de la otorgacioacuten

de descuentos comerciales que no se encuentran en el presupuesto para

desarrollarlo de acuerdo a los lineamientos de la administracioacuten

bull Establecer una adecuada comunicacioacuten entre las aacutereas de planificacioacuten

financiera Gerencias de ventas y Gerencia General para llevar a cabo en

forma correcta la poliacutetica administrativa para otorgar descuentos comerciales

bull Implementar las poliacuteticas propuestas para un adecuado control interno de los

procesos desarrollados en el departamento de Ventas

bull Aplicar los procedimientos de control establecidos en el presente capiacutetulo

como actividades del diacutea - diacutea

46 Costo ndash Beneficio de la implementacioacuten del Sistema de Control Interno para

los departamentos de Recursos Humanos Finanzas y Ventas

Costos generados

Capacitaciones

235

Honorarios a terceros

Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales

120000

Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones

300000

Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000

Materiales y Suministros

Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales

71400

Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil

50000

Total costos por suministros y materiales 121400

TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400

Beneficios

Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc

1300000

Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante

50000

Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial

250000

TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000

En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un

monto de $ 959600

Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que

implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos

permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a

estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad

evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas

De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa

206

Matriz de Riesgo de para el proceso en la entrega de material promocional

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

No se verifica elcumplimiento de lapoliacutetica paraasignacioacuten dematerial promocionaly las autorizacionescorrespondientes

Los supervisores deventas no apruebanninguna solicitudpara la entrega delmaterialpromocional y labodega entrega conla simple solicitudde la Fuerza deventas

X X Alto

2

No se firmancontratos deconfidencialidad conlos proveedores quefabrican el materialpromocional a lacompantildeiacutea

Se mantienencontratos deconfidencialidad contodos losproveedores quefabrican materialespromocionalesexclusivos

X X Bajo

3

No se ejecuta unadecuado seguimientodel cumplimiento deestos contratos

El cumplimiento delos contratos essupervisado por elpersonal de TradeMarketing

X X Bajo

4

El materialpromocionalasignado tiene unseguimiento paracomprobar su estadoen el cliente

Se verifica elcuidado del materialpromocionalentregado a losclientes en cadavisita para la tomade pedidos de venta

X X Bajo

4315 Evaluacioacuten del proceso para otorgar descuentos comerciales

Cuestionario de Control Interno para el Establecimiento de descuentoscomerciales

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

iquestLos descuentoscomerciales sonanalizados en elpresupuesto anual deactividades y planoperativo

X

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

2

iquestLos descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto cuentan conla respectiva aprobacioacutendel Gerente de ventas ydel planificadorFinanciero

X X

Uacutenicamentecuentan con laaprobacioacuten delPlanificadorFinanciero estoafecta a lasventas netas y elGerente deVentas no tieneconocimientodel particular

3

iquestSe cumplen con losparaacutemetros de entrega dedescuentos por prontopago y otras promocionesa los clientes

X

4

iquestSe les comunica a losclientes los descuentos alos que tienen acceso deacuerdo a sus condicionesde pago y montos decompra

X

Narrativa del proceso para otorgar descuentos comerciales

Inicia con el anaacutelisis que realiza Planificacioacuten financiera acerca de los descuentos

que se pueden otorgar a los clientes de acuerdo al presupuesto por promociones o

incentivos si estaacuten en el presupuesto se consideran planificados en el caso que no

esteacuten en el presupuesto se informaraacute siempre y cuando exista un colchoacuten en el

presupuesto de ventas

Esto es informado al Gerente de ventas quien analiza el descuento en caso no haya

sido contemplado en el presupuesto anual de la necesidad del mismo y cuantos

beneficios generaraacute a su incremento de las ventas

Una vez que haya ejecutado el anaacutelisis si es viable elaboraraacute la propuesta comercial

para presentarla al Gerente General quien deberaacute aprobar la propuesta en el caso que

207

sea aplicable y genereacute un beneficio mayor a su costo Si es aprobada se comunicaraacute

al departamento de Trade Marketing para su divulgacioacuten entre los clientes

Cuando los clientes hayan alcanzado las metas propuestas en las promociones

establecidas Trade Marketing solicitaraacute a Creacuteditos y cobranzas que emita la nota de

creacutedito correspondiente y la Fuerza de ventas o el gerente de ventas se encargaraacute de

hacerla llegar al cliente

CC rr eacuteeacute d

d iti oto y

yCC o

o bbrr aa

nn zz aa s

sPP l

ala nn ifi i

f cic aa cc i

oacuteioacute nn

FF inin a

a nncc ie

ie rr aa

DD irir ee

cc cc ioacuteioacute

nnGG

ee nn ee

rr aall

DD irir ee

cc cc ioacuteioacute

nndd e

e VV ee

nn tata s

sTT r

r aa dd ee

mmaa r

r kk ee tit n

in gg

Flujograma para el proceso de la entrega de descuentos comerciales

IniacutecioAnaliza

descuentospromocionales

Existe un colchoacuten enel presupuesto de

ventasN Fin

Emite la nota decreacutedito

S

Entrega alSupervisor deVentas para su

entrega al cliente

Fin

Se solicita aS Creacuteditos emitir la

NC

Realiza la campantildeaentre los clientes de

la promocioacutenapoyado en la

FFVV

Verifica el logro delas metas por parte

de los clientes

El cliente llegoacute a lameta

N No se otorga eldescuento Fin

Comunica a trade

S marketing parainiciar la

promocioacuten

Los desct Estaacuten enel presupuesto

N

Se analiza sunecesidad deacuerdo a una

estrategiacomercial

SElabora lapropuesta

comercial para losdescuentos

Aprueba lapropuesta Se cierra la

propuesta Fin

N

209

210

Matriz de Riesgo de para el proceso para otorgar descuentos comerciales

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

Los descuentoscomerciales no sonanalizados en elpresupuesto anualde actividades yplan operativo

El presupuesto anualde ventas contemplalos descuentoscomercialesplanificados al iniciodel antildeo

X X Bajo

2

Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto nocuentan con larespectivaaprobacioacuten delGerente de ventas ydel planificadorFinanciero

Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuestouacutenicamente cuentancon la aprobacioacutendel planificadorFinanciero quien laspresentadirectamente alGerente General

X X Alto

3

No se cumplen conlos paraacutemetros deentrega dedescuentos porpromociones a losclientes

Toda promocioacuten queotorga descuentoscomerciales esentregada losclientes de acuerdo alos paraacutemetrosestablecidos

X X Bajo

4

No se les comunicaa los clientes losdescuentos a losque tienen accesode acuerdo a suscondiciones de pagoy montos de compra

Toda promocioacuten escomunicada a losclientes en formaprevia de iniciar

X X Bajo

211

3316 Evaluacioacuten de los proceso de Devoluciones

Cuestionario de Control Interno para el proceso de Devoluciones

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

iquestLa recepcioacuten demercaderiacutea devuelta sehace previa verificacioacutende la factura de venta

X X

La mercaderiacutea serecibe sinverificar antes laventa realizadacon anterioridad

2

iquestLa recepcioacuten de lamercaderiacutea devuelta serecibe directamente enlas bodegas de lacompantildeiacutea

X

3

iquestAntes de ejecutar ladevolucioacuten de lamercaderiacutea esta esaprobada por lossupervisores de ventas

X

Sin embargo lasaprobaciones nose realizan previala verificacioacuten delorigen de lamercaderiacutea

4

iquestEl supervisor de ventassolicita un justificativodel porqueacute ladevolucioacuten

X

Narrativa de proceso de Devoluciones

El proceso se inicia cuando el personal de la Fuerza de Ventas recoge la solicitud de

devolucioacuten del cliente Esta devolucioacuten debe ser verificada por el Supervisor de

ventas para establecer el estado en la que se recibe la mercaderiacutea y elaboraraacute un

informe que deberaacute ser presentado al gerente de ventas este verifica si cumple con

las condiciones establecidas en la poliacutetica comercial para la devolucioacuten de ventas y

procede a aprobarla en el caso se estar correcto

Una vez aprobada la devolucioacuten se informa a la bodega para que coordine el retiro de

la mercaderiacutea Cuando recibe la mercaderiacutea en la bodega se afecta la Nota de

Creacutedito a la uacuteltima factura emitida al cliente Esta nota de creacutedito es entregada a la

Fuerza de ventas para que sea entregada al cliente

SSuu p

p eerr vv

isisioacuteioacute

nndd e

eVV

ee nn tat

a ssBB

oo dd ee

gg aa

DDirir e

e cccc i

oacuteioacute nn d

d eeVV e

e nntata

ssFF u

u eerr zz

aadd e

e vv ee

nn tata s

s

Flujograma para el proceso de Devolucioacuten de mercaderiacutea

IniacutecioRecoge la solicitudde devolucioacuten del

cliente

Entrega la nota decreacutedito al cliente Fin

Verificar elproducto a

devolver seacuerdo a su buen

o mal estado

S Aprueba ladevolucioacuten

Cumple lascondiciones de la

poliacutetica

N Rechaza ladevolucioacuten

Coordina larecoleccioacuten de la

mercaderiacuteadevuelta

Emite la nota decreacutedito

212

213

Matriz de Riesgo de para el proceso de devolucioacuten de mercaderiacutea

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

La recepcioacuten demercaderiacutea devueltase hace sin previaverificacioacuten de lafactura de venta

La mercaderiacuteadevuelta se recibesin verifica sinrevisar la factura deventa en la que seoriginoacute

X X Alto

2

La recepcioacuten de lamercaderiacutea devueltano se recibedirectamente en lasbodegas de lacompantildeiacutea

La bodega realiza lalogiacutestica pararecoger lamercaderiacutea de ladevolucioacuten

X X Bajo

3

La devolucioacuten de lamercaderiacutea no esaprobada por lossupervisores deventas

Los supervisores deventas verifica todaslas devoluciones quevan a ser recibidasestas son aprobadaspor las gerencias deventas

X X Bajo

4

El supervisor deventas no solicita unjustificativo delporqueacute se realiza ladevolucioacuten

El supervisor deventas elabora uninforme de ladevolucioacuten para serentregado al gerentede ventas

X X Bajo

44 Resultados de la evaluacioacuten de Control Interno

441 Matriz de Hallazgo de Control Interno del departamento de Ventas

En la Matriz de Hallazgos determinaremos los cuatro atributos de cada uno de los

puntos criacuteticos encontrados posterior a la evaluacioacuten realizada

214

Matriz de Hallazgos el Departamento de Ventas

Falta de verificacioacuten de las condiciones para le devolucioacuten de mercaderiacuteas

Condicioacuten

La mercaderiacutea devuelta por parte de los clientes es recibida porel personal de la bodega uacutenicamente con la orden de los colegasde la Fuerza de Ventas sin verificar antes que esa mercaderiacuteahaya sido vendida por la empresa y a que factura pertenece

Criterio

Existe la inobservancia de la poliacutetica corporativa para ladevolucioacuten de mercaderiacutea Seccioacuten Metodologiacutea punto 3 queexpresa

ldquoMal Estado El producto en mal estado se considera a aquelproducto vencido en condiciones de calidad no oacuteptimas depresentacioacuten descontinuada o en malas condiciones que tambieacutendeberaacuten pasar por la verificacioacuten de venta previa Para el CanalModerno y Mayorista cuando falta menos de 90 diacuteas para suvencimiento para el Canal Tradicional cuando falta menos de45 diacuteas para su vencimientordquo

Adicional a la poliacutetica corporativa existe una inobservancia alreglamento de comprobantes de venta retencioacuten y documentoscomplementarios que en su Art 15 menciona

ldquoNotas de creacutedito- Las notas de creacutedito son documentos que seemitiraacuten para anular operaciones aceptar devoluciones yconceder descuentos o bonificaciones

Las notas de creacutedito deberaacuten consignar la denominacioacuten serie ynuacutemero de los comprobantes de venta a los cuales se refierenrdquo

Causa

El personal de la bodega como el personal de la fuerza deventas no tienen un conocimiento exacto de la poliacuteticacorporativa Adicional a esto los supervisores de venta noverifican las solicitudes de devolucioacuten realizadas y en la bodegatampoco exigen las aprobaciones necesarias

Efecto

El hecho de recibir devoluciones que no hayan sido debidamenteverificadas y autorizadas provoca que dicha mercaderiacutea puedano haber sido vendida por la empresa alto niveles de productoen mal estado y una alta contingencia tributaria al no determinarexactamente a que factura estaacute afectando la devolucioacuten

Conclusioacuten

La devolucioacuten de la mercaderiacutea no cuenta con la verificacioacutennecesaria por parte de la Fuerza de ventas y de la Bodega paradeterminar con que factura de venta fue entregada al cliente porlo que se considera un facilismo en el proceso que puede generarpeacuterdidas para la compantildeiacutea

215

A la Gerencia General

Recomendacioacuten

Establecer procedimientos de control para que la Fuerza deVentas verifique que la mercaderiacutea que se va a recibir haya sidovendida por la compantildeiacutea para lo cual se deberaacute incluir estainformacioacuten en el informe entregado a las Gerencias de ventas

Exigir a la Bodega que se realice una investigacioacuten de la facturaque deberaacute ser afectada con la devolucioacuten previo a la emisioacuten dela Nota de creacutedito

Descuentos Comerciales no presupuestados se otorgan sin la aprobacioacuten de laGerencia de Ventas

Condicioacuten

Los descuentos comerciales promocionales que no estaacuten dentrodel presupuesto cuentan uacutenicamente con la aprobacioacuten deplanificacioacuten Financiera y no se solicita o requiere de laaprobacioacuten de la gerencia de Ventas antes de que se ejecuten loque deja sin control previo a la Cabeza de Ventas de lasestrategias otorgadas a los clientes y sus impactos en las ventasnetas

Criterio

La poliacutetica corporativa de descuentos en su seccioacuten 2 deResponsabilidades paacutegina 4 expresa que

ldquoTodo descuento otorgado a un cliente ya sea por estrategias ocubrimiento de riesgos que no consten en el presupuesto debenser aprobados por el Gerente de Ventas y por el PlanificadorFinanciero con el fin de medir el costo ndash beneficio del mismoCaso contrario no se generaraacutenrdquo

Causa

No existe una buena praacutectica de comunicacioacuten entre la gerenciade ventas y la planificacioacuten financiera principalmente porqueson rubros que afectan al presupuesto que es controlado porFinanzas y que estos descuentos son solicitados en su mayoriacuteapor el Country Manager y la comunicacioacuten a la gerencias deventas se realiza una vez creada la promocioacuten

EfectoEsta praacutectica genera desbalances en las metas planteadas paracada una de las gerencias y malestar en las gerencia de ventasal ver su campo de accioacuten invadido y limitado

Conclusioacuten

El proceso no se cumple de acuerdo a lo establecido en lapoliacutetica y en el procedimiento por lo que existe unainobservancia total de lo establecido en la reglamentacioacutencorporativa generando un proceso inexacto e incorrecto

216

A la Gerencia General

RecomendacioacutenSupervisar que los lineamientos implementados por la propiaadministracioacuten se cumplan generando una adecuadacomunicacioacuten entre los departamentos de Finanzas y ventasgenerando el respeto de la independencia e interrelacioacuten de lasfunciones de cada una de estas aacutereas

Falta de comunicacioacuten de las poliacuteticas y procedimientos corporativos queafectan al aacuterea comercial a la Fuerza de Ventas en general

Condicioacuten

La administracioacuten no genera una comunicacioacuten de las poliacuteticascorporativas existentes que afectan al aacuterea comercial a todo elpersonal de la Fuerza de Ventas sino uacutenicamente a lasGerencias y los Supervisores los cuales tampoco compartenesta informacioacuten con sus reportes

Criterio

Tal como se indicoacute en el capiacutetulo 3 la falta de comunicacioacuten delas poliacuteticas es un problema que se genera en todas las aacutereas dela entidad inobservando el procedimiento para la correctacomunicacioacuten de poliacuteticas corporativas paacuterrafo 30 que diceldquoEl comiteacute gerencial como parte primordial de sus obligacionesdeberaacute repartir y dar a conocer la misioacuten visioacuten poliacuteticascorporativas y valores corporativos el momento que se integra ala compantildeiacutea La estrategia y planes de accioacuten generales noconfidenciales y susceptibles de mal uso se deberaacuten a dar aconocer y hacerse puacuteblicos entre los empleados asiacute como losresultados de la compantildeiacutea cada trimestre en el Vamos Juntosrdquo

Causa

La administracioacuten y en especial las Gerencias de Ventas no hancreado una cultura de conocimientos y buena praacutectica de laspoliacuteticas y procedimientos que afectan al departamento deventas debido a que las mercaderistas preventistas personal deautoventa impulsadoras no tienen un manejo adecuado de estasy tampoco un conocimiento general

Efecto

El hecho que el personal de la fuerza de ventas desconozca losprocedimientos provoca que muchos de los procedimientos selleven a cabo en forma incorrecta y que ciertas poliacuteticas no secumplan Entre los procesos con alto nivel de falencias estaacuten larecoleccioacuten de las devoluciones inadecuada entrega de materialpromocional y reportes de gastos presentados en formaincorrecta

Conclusioacuten

La falta de conocimiento de las poliacuteticas y procedimientoscorporativos genera limitaciones en el control que se puedeestablecer en el personal debido a que si no conoce unprocedimiento o una poliacutetica es imposible cumplirla lo quegenerariacutea desviaciones en la obtencioacuten de metas corporativas

217

A la Gerencia General

Recomendacioacuten

Ejecutar una adecuada comunicacioacuten al personal de ventasreferente a los aspectos corporativos importantes asiacute comodesarrollar una planificacioacuten para realizar por lo menos una vezal antildeo una comunicacioacuten colectiva a todas las personas quenecesitan conocer estas poliacuteticas recordaacutendoles su alcance ypuntos importantes

El despacho del material promocional no cuenta con las aprobaciones nianaacutelisis de los supervisores previo a su despacho

Condicioacuten

El material promocional despachado y colocado en los clienteses entregado por parte de la bodega uacutenicamente con unasolicitud del personal de la fuerza de ventas y no se cuenta conlas aprobaciones ni anaacutelisis de los supervisores para determinarla verdadera necesidad y beneficio futuro de colocar material deexhibicioacuten en un punto de venta determinado

Criterio

Existe una mala aplicacioacuten de la Poliacutetica para asignacioacuten dematerial promocional en su seccioacuten 2 Responsabilidades quemencionaldquoLos supervisores de ventas seraacuten los encargados de revisar losteacuterminos para la entrega del material promocional y solo seraacutenaprobadas las solicitudes que cumplan con las condicionesestablecidas en la presente poliacuteticardquoSeccioacuten 4 MetodologiacutealdquoPara realizar una asignacioacuten de exhibidores se debedeterminar primero que tipo de exhibidor se va a entregar y deacuerdo a su tamantildeo y modelo el vendedor tendraacute que justificaren un informe la ubicacioacuten del punto de venta el espacio queocuparaacute el exhibidor los montos de compra del cliente ydeterminar una proyeccioacuten para crecimiento del sectorrdquo

Causa

El personal de la bodega no exige que el informe para lasolicitud de material promocional tenga la firma del respectivosupervisor y realiza los despachos normalmente adicional a lafalta de conocimiento de las poliacuteticas corporativas provoca quela fuerza de ventas no se genere la obligacioacuten de cumplir conuna buena praacutectica de la poliacutetica mencionada

Efecto

El incumplimiento de la poliacutetica establecida provoca que muchodel material asignado a los clientes no es aprovechado en formacorrecta debido a que ciertos exhibidores costosos sonentregados a clientes que no realizan montos de compra altos yque no utilizan el exhibidor de forma adecuada generandogastos injustificados para Cadbury

218

Conclusioacuten

La asignacioacuten y entrega de los exhibidores y materialespromociones genera un desperdicio ya que estos estaacuten siendoentregados sin el anaacutelisis del beneficio que se obtendraacute ya quese han encontrado varios exhibidores grandes en clientes queno tienen ni el espacio ni el nivel de compras para cubrirlo deproducto

Recomendacioacuten

A la Gerencia General

Supervisar que la asignacioacuten del material promocional mismoque es costoso sea entregado de acuerdo a lo establecido por lapoliacutetica corporativa y con un anaacutelisis de los consumosrealizados por los clientes asiacute como la seguridad que tendraacute elbien de la compantildeiacutea en el punto de venta

442 Indicadores de Gestioacuten para el departamento de Ventas

Los Indicadores de gestioacuten aplicados para el departamento de Ventas nos permitiraacuten

medir las variables relacionadas con las metas impuestas por la administracioacuten asiacute

como el desempentildeo del departamento

Asiacute tenemos los siguientes indicadores para este departamento

iquestQueacute se va aMedir Objetivo

Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios

Conocimiento dela Visioacuten

Establecer cuantosempleados de lacompantildeiacutea conocensu visioacuten

Visioacuten

de empleados del departamentoFinanciero que Conocen la Visioacuten

de la Empresa Miacutenimoaceptable 85

82

83

El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten de laVisioacuten

Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con suvisioacuten

Visioacuten

de empleados del departamento deVentas que Comparten la Visioacuten de

la Empresa Miacutenimoaceptable 80

82

83

Se presenta como indicadorimportante ya que todos losempleados que conocen lamisioacuten estaacuten de acuerdo conesta

Total empleados del departamentode Ventas 99

Conocimiento dela Misioacuten

Fijar cuaacutentosempleados de lacompantildeiacutea conocensu misioacuten

Misioacuten

de empleados del departamento deVentas que Conocen la Misioacuten de la

Empresa Miacutenimoaceptable 75

82

83

El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten de laMisioacuten

Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con sumisioacuten

Misioacuten

de empleados del departamento deVentas que Comparten la Misioacuten de

la Empresa Miacutenimoaceptable 83

82

83

Representa que todos losempleados trabajan en pro dela consecucioacuten de losobjetivos de la compantildeiacuteaTotal de empleados del

departamento de Ventas 99

219

iquestQueacute se va aMedir Objetivo

Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios

Eficacia de losMetas planteados

Establecer laeficacia en elalcance de las metasplanteados

Metas

Meses en que se ha alcanzado lameta de ventas

Miacutenimoaceptable 92

12

100

El departamento de ventas haalcanzado las metas de ventasdurante todos los meses delantildeo12 12

Nivel de eficaciaen las metaspropuestas

Determinar sobre el100 en queporcentaje promediohan sido alcanzadaslas ventas propuestas

Metas

Promedio de ventas realesalcanzadas

Miacutenimoaceptable 95

236000000115

El logro en las ventas ha sidobastante exitoso en el 2010pasando un 15 del propuestoPromedio de ventas propuestas en

el antildeo 205000000

Nivel deliderazgo delpersonal de lacompantildeiacutea

Fijar el nivel deliderazgo que poseeel personal engeneral

Direccioacuten yliderazgo

Personal que identifica el estilo deLiderazgo

Miacutenimoaceptable 10

12

12

El miacutenimo aceptable para deldepartamento es establecido enun 12 debido a la grancantidad de Personas en laFuerza de Ventas que trabajana cargo de supervisores ygerentes

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten delliderazgo de lacompantildeiacutea

Medir la aceptacioacutendel estilo deliderazgoestablecido en lacompantildeiacutea

Direccioacuten yliderazgo

Personas que aceptan el estilo deliderazgo

Miacutenimoaceptable 90

84

85

Existe una reaccioacuten de algunaspersonas para aceptar a laNueva Gerencia de Ventasestablecida por la compra deKraft a la compantildeiacutea

Total empleados del departamentode Ventas 99

220

221

45 Propuesta de Control Interno

Con los resultados obtenidos de la evaluacioacuten generaremos una propuesta de Control

Interno para el departamento de Ventas que le permita a la compantildeiacutea establecer un

sistema de control basado en poliacuteticas procedimientos y actividades en el aacuterea

comercial

451 Poliacuteticas de control para el departamento de Ventas

Poliacutetica para el Control de devoluciones

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de esta poliacutetica es establecer los lineamientos para la gestioacuten de las

devoluciones en Buen y Mal estado generadas en Ecuador en los canales Tradicional

Moderno y Mayorista

B DEFINICIONES

Devolucioacuten Es el retorno de un producto que ha estado en propiedad de un cliente

Buen Estado Se considera que un producto se encuentra en buen estado cuando se

encuentra apto para la venta con el empaque original y dentro de los plazos

suficientes para considerarlo como apto para la comercializacioacuten tomando en cuenta

el tiempo de su consumo de acuerdo a lo establecido en la poliacutetica comercial

Mal Estado Se considera que un producto se encuentra en mal estado cuando su

caducidad se encuentra cercana se encuentra averiado descontinuado o no vigente

por cambio de empaque

Rechazos Son las devoluciones del producto antes de perfeccionarse la venta es

decir no se hizo la transferencia de la propiedad del producto al cliente

222

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Supervisor de Ventas

bull Se encarga de verificar el producto a devolver y deelaborar el formato de pedido de recojo que debeindicar si el producto se encuentra en buen o malestado

bull Elaborar un informe que contenga el detalle si lamercaderiacutea fue vendida por la compantildeiacutea de acuerdo allote verificado

bull Coordinaraacute con la bodega la logiacutestica para recoger elproducto

Gerentes de canal deVentas

bull Gerente de Ventas deberaacute aprobar y validar el recojode la mercaderiacutea siempre y cuando haya recibido delsupervisor el informe de devolucioacuten caso contrariodeberaacute rechazar la devolucioacuten

Fuerza de ventas

bull Canalizar la solicitud de devolucioacuten desde el clientehasta el supervisor

bull Obtener la informacioacuten del cliente el porqueacute de ladevolucioacuten

Bodegabull Recibir la mercaderiacutea contra el informe aprobado por

el Gerente de ventasbull Emitir la nota de creacutedito

D METODOLOGIacuteA

bull Cuando se notifiqueacute la solicitud de devolucioacuten el supervisor deberaacute solicitar

a la bodega un reporte del lote que el cliente estaacute devolviendo para verificar

que este haya sido vendido por la compantildeiacutea y comprado por el cliente que

hace la solicitud ya que no se recibiraacuten cambios realizados por realizados

entre clientes

bull La Bodega no realizaraacute la logiacutestica para retirar el producto devuelto mientras

no haya recibido el informe firmado y aprobado por el gerente de ventas

bull La nota de creacutedito emitida debe ser entregada al cliente en el plazo maacuteximo

de 48 horas para que estas no generen rechazos por los clientes por las fechas

especialmente por cambio de mes

223

E SEGUIMIENTO

El seguimiento lo deberaacute realizar Creacuteditos y cobranzas en forma automaacutetica ya que

esta nota de creacutedito disminuiraacute el valor de la deuda del cliente En caso la cuenta del

cliente quedeacute con un saldo negativo creacuteditos deberaacute solicitar la emisioacuten de un pago

para que esta cuenta quede en cero

Poliacutetica para el Control de entrega del material promocional

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de esta poliacutetica es determinar puntos de control para asignar material

promocional a los clientes en todo el territorio ecuatoriano

B DEFINICIONES

Material promocional Son obras audiovisuales y graacuteficas asiacute como todas las partes

componentes de las mismas que constituyen los mensajes publicitarios de las

campantildeas difundidas a traveacutes de cualquier medio y soporte considerados como

convencionales

Exhibidores Constituye material promocional disentildeado para mejorar la

presentacioacuten en el punto de venta de los productos

Sectores High income Se considera a los sectores en los cuales los clientes tienen

un alto grado de consumo y nivel de ventas para la compantildeiacutea asiacute como los productos

que se comercializan en estos lugares son de costos altos

Sectores low income Son sectores en los que los niveles de ventas de la compantildeiacutea

son bajos y los productos consumidos son econoacutemicos

224

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Fuerza de ventas

bull Elaborar informe acerca de la asignacioacuten delmaterial promocional en el caso de exhibidores eltamantildeo solicitado el sector donde se ubica elcliente el espacio y la seguridad con el que contaraacuteel exhibidor y el monto de ventas que consume elcliente y cuanto podraacute mejorar con el apoyo de laexhibicioacuten

Supervisor de Ventas

bull Verificar y aprobar el informe presentado por elpersonal de la Fuerza de ventas

bull Entregar una copia de la aprobacioacuten a la bodegapara que el material sea entregado

Bodega

bull Entregar el material promocional uacutenicamente con elinforme aprobado por el supervisor de ventas

bull Emitir la orden de despacho para el adecuadocontrol de los inventarios de material promocional ysolicitar la firma del recibiacute confirme por parte delcliente

D METODOLOGIacuteA

bull Los preventistas y autoventistas deberaacuten incluir en el informe que deben

presentar a su supervisor el nivel de compras del cliente si el sector en el que

se encuentra el punto de venta es high o low income con la finalidad de

determinar el mejor exhibidor a ser asignado

bull El Supervisor debe corroborar la informacioacuten presentada por los preventistas

y autoventistas es correcta con la verificacioacuten fiacutesica y estadiacutesticas de ventas

bull El personal de la bodega NO podraacute sacar ninguacuten exhibidor de las bodegas que

no cuente con la debida aprobacioacuten e informe de firmado por el Supervisor de

ventas siendo la responsabilidad del supervisor la correcta asignacioacuten del

material promocional para los clientes

E SEGUIMIENTO

El personal de la Fuerza de ventas seraacute el encargado de verificar que el material

promocional asignado al cliente cuente con la seguridad para evitar su peacuterdida que

225

este sea mantenido en forma adecuada y seraacute el encargado de llenarlo de producto y

comprobar que no sea utilizado con otros productos que no sean de la compantildeiacutea

Poliacutetica de Control para establecer descuentos comerciales que se encuentran

fuera del presupuesto anual

A OBJETIVO Y ALCANCE

La presente poliacutetica detalla los lineamientos para establecer puntos de control en el

establecimiento de descuentos comerciales otorgados a todos los clientes de la

compantildeiacutea Cadbury Adams Ecuador SA

B DEFINICIONES

Estrategia de Precio Disentildeado para otorgar precios al consumidor sin modificar la

lista de precios estaacutendar (mantener la lista de precios)

Desarrollo de Zona Descuento otorgado para impulsar el desarrollo de una zona

dentro de un cliente Se da debido a rentabilidad yo cobertura

Descuentos Estacionales Descuento otorgado para una estacioacuten o plan del antildeo Por

ejemplo verano inverno Navidad Vacaciones etc

Descuentos Para evitar contrabando Descuento relacionado a un producto

especiacutefico para generar una accioacuten de venta en ciertas ciudadesregioneszonas que

evite la compra por parte de los clientes indirectos de producto de contrabando

Descuentos Para evitar ldquoWrite Offrdquo Descuento relacionado a un producto

especiacutefico para generar que permita al cliente mejorar la rotacioacuten del producto

evitando la incineracioacuten del producto por mal estado debido a alcanzar la fecha de

vencimiento

226

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Planificacioacuten Financiera

bull Debe analizar las actividades dentro de presupuestoen los referente a los descuentos entregados porpromociones basados en concursos establecidos porlos clientes

bull Verificar la posibilidad de entregar promocionesadicionales de acuerdo a los colchones en elpresupuesto de ventas

Gerentes de canal deVentas

bull Determinar coordinando con la Gerencia de ventasy el aacuterea de Trade marketing la viabilidad deestablecer los descuentos promocionales

bull Verificar que el aacuterea de Trade Marketing realice lacomunicacioacuten adecuada y publicidadcorrespondiente para hacer conocer a los clientes elbeneficio y condiciones de la promocioacuten

Supervisor de Ventas

bull Conciliar los montos cumplidos por los clientespara emitir las notas de creacutedito

bull Verificar que los clientes reciban sus notas decreacutedito

Creacutedito y cobranzasbull Emitir las notas de creacutedito posterior a la

comprobacioacuten de la informacioacuten entregada porTrade Marketing

Gerente General bull Aprobar las actividades a realizar fuera delpresupuesto para otorgar descuentos comerciales

D METODOLOGIacuteA

bull El aacuterea de Trade Marketing en conjunto con la Gerencia de Ventas

determinaraacuten la posibilidad de iniciar una promocioacuten para los clientes a traveacutes

de la cual por el cumplimiento de metas establecidas en los niveles de

compras se haraacuten acreedores a un descuento calculado sobre las ventas que

ingresan en el concurso siempre y cuando el aacuterea de planificacioacuten financiera

haya informado que existe un colchoacuten en el presupuesto de ventas para

otorgar los descuentos mencionados

bull Las gerencias de canal de ventas elaboraraacuten un informe con el resumen de

los niveles de ventas esperados y que recesioacuten generaraacute posterior a la

promocioacuten tomando en cuenta los flujos de efectivo que se recibiriacutean por

adelantado y el costo ndash beneficio que generariacutea

227

bull En el caso que el informe genere beneficios y este sea aprobado por el

Gerente de ventas el aacuterea de Trade marketing deberaacute iniciar la comunicacioacuten

de la promocioacuten entre los clientes con el fin que los clientes puedan exigir

sus beneficios adquiridos y evitar que la Fuerza de Ventas pueda usurpar

dichos beneficios

bull Una vez alcanzadas las metas por los clientes creacuteditos y cobranzas deberaacute

emitir las notas de creacutedito y el supervisor de ventas se encargaraacute de verificar

que estas sean recibidas por el cliente

E SEGUIMIENTO

Se deberaacute realizar un seguimiento posterior al teacutermino de la promocioacuten para conocer

la satisfaccioacuten entre los clientes y cuaacuteles fueron los iacutendices de recuperacioacuten de

efectivo generado en esas ventas

Poliacutetica de Control para la presentacioacuten y revisioacuten de Reportes de Gastos

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de la poliacutetica es establecer paraacutemetros para una adecuada preparacioacuten y

presentacioacuten de los reportes de viajes de los colegas de la Compantildeiacutea Cadbury

Adams que seraacuten revisados en las oficinas de Quito asiacute como establecer puntos de

control en la revisioacuten de los mismos

B DEFINICIONES

Reportes de gastos Son documentos a traveacutes de los cuales los empleados de una

compantildeiacutea pueden solicitar la devolucioacuten de los valores desembolsados por ellos

siempre y cuando estos correspondan a gastos generados para atender actividades

que contengan un ingreso para la compantildeiacutea provocado o mejorado por dichos

desembolsos Estos desembolsos deben contener la documentacioacuten soporte de

acuerdo a lo establecido por la autoridad tributaria local Servicio de Rentas Internas

228

Viaacuteticos Son recursos asignados a los empleados de una entidad que para el

desempentildeo de sus funciones cuando deban de trasladarse por un periacuteodo mayor de

24 horas a lugares distintos al de su residencia Estos valores los gastos por concepto

de alimentacioacuten hospedaje y gastos menores inherentes al viaje

Sistema Dinnero Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes

a los viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos

como para presentar sus gastos por viaacuteticos

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Gerencias

bull Deberaacuten verificar que los valores presentados comoreembolsos por parte de los colegas sean racionalesy que estos esteacuten relacionados directamente altrabajo que ellos desempentildean antes de generar lasaprobaciones en el sistema

Analista de TradeMarketing Analista deCuentas por pagar

bull Revisar la documentacioacuten fiacutesica que soporta losgastos presentados por el colega y solicitados parareembolso asiacute como que el reporte esteacute lleno enforma correcta de acuerdo a la poliacutetica corporativade viajes y que cumpla con los requerimientosestablecidos en el reglamento para la aplicacioacuten dela Ley de reacutegimen tributario interno en su artiacuteculo27 que norma las liquidaciones de viaje

Contador general

bull Mantener actualizados de todas las reformastributarias emitidas por la autoridad fiscal a losAnalistas de Trade Marketing y de Cuentas porpagar con el fin de minimizar las contingenciastributarias

D METODOLOGIacuteA

bull Los colegas administrativos asiacute como los colegas de la Fuerza de Ventas que

poseen un equipo de coacutemputo de la compantildeiacutea deberaacuten ingresar la informacioacuten

de los reportes de gastos que deberaacute regirse a lo normado en la poliacutetica

corporativa de viajes en el sistema Dinnero uno por uno los documentos que

van a solicitar el reembolso en este detallaraacuten los valores completos sin

desglosar impuestos Una vez que los documentos hayan sido ingresados en

229

el sistema los empleados administrativos deberaacuten entregarlos al analista de

Cuentas por pagar y los administrativos de la Fuerza de Ventas al analista de

Trade Marketing Los empleados de la Fuerza de Ventas que no poseen un

equipo de coacutemputo de la empresa deberaacuten entregar los reportes de gastos

presentados de acuerdo a la poliacutetica de viajes directamente al analista de

Trade marketing para que este ingrese la informacioacuten documento por

documento y colega por colega en el sistema Dinnero a traveacutes de una

plantilla Aquellos documentos que excedan los montos asignados a cada uno

de los colegas por movilizacioacuten seraacuten rechazados y no se incluiraacuten en la

plantilla para la carga

Formato para la presentacioacuten de los reportes de Gastos

Instructivo

El reporte debe ser llenado por el empleado en el encabezado debe constar el

periodo y el motivo del viaje asiacute como la identificacioacuten del colega

En el cuerpo debe ir la siguiente informacioacuten

Fecha Debe contener la fecha del documento soporte del gasto

Ndeg El nuacutemero del documento soporte del gasto

Local El establecimiento donde se realizoacute el consumo

230

Descripcioacuten del gasto Identificacioacuten del tipo de gasto Ej Alojamiento nacional

Valor en moneda del documento Determinar el valor completo del soporte del

gasto en caso sea moneda extranjera en el caso de tratarse de doacutelares iraacute el mismo

valor en las dos uacuteltimas columnas

Valor en doacutelares Convertir el valor del documento soporte en caso de ser moneda

extranjera diferente de doacutelares

bull Los dos analistas mencionados deberaacuten revisar que los documentos que

respaldan el gasto contengan la siguiente informacioacuten fecha del documento

el local y el detalle del consumo realizado valor detallado en forma clara los

documentos no deben tener enmendaduras tachones ni borrones estar

presentados de acuerdo al nuevo reglamento para comprobantes de venta y

que no contengan consumos no permitidos en la poliacutetica corporativa de

viajes

bull En el caso uno o maacutes documentos no contengan la informacioacuten y de la forma

sentildealada en el punto anterior estos seraacuten devueltos a los colegas y no seraacuten

reembolsados

bull Las gerencias deberaacuten aprobar a traveacutes del sistema Dinnero los reportes de

gastos verificando todos los valores solicitados a reembolso En el caso que

los valores esteacuten fuera de los rangos normales para el gasto presentado este

deberaacute ser rechazado en el sistema Dinnero informando al colega el porqueacute

del rechazo

bull Si el colega logra justificar el valor consumido este se aprobaraacute en el sistema

procediendo a la contabilizacioacuten normal por parte de Shared Service

E SEGUIMIENTO

En el caso de la Fuerza de venta el aacuterea de Trade Marketing seraacute la encargada de

verificar que los pagos a los colegas se hayan realizado En el caso del aacuterea

Administrativa lo haraacute la analista de Cuentas por pagar

231

Poliacutetica de Control para la el establecimiento de metas en las ventas

A OBJETIVO Y ALCANCE

Delimitar praacutecticas correctas para establecer metas de ventas acordes con la realidad

de la compantildeiacutea que eviten que los empleados de la Fuerza de ventas se vean

abocados a realizar actos iliacutecitos o no eacuteticos con el fin de alcanzas las metas

planteadas por la administracioacuten en el territorio Ecuatoriano

B DEFINICIONES

Cuota Hace mencioacuten a la meta establecida por la Administracioacuten impuesta al

personal de la fuerza de ventas con el fin de que se cumpla un monto mensual

determinado tanto en valor como cantidad de los productos de la compantildeiacutea

Incentivos Son todos los beneficios que alcanza el persona del departamento de

Ventas por el cumplimiento de objetivos establecidos en el presupuesto de ventas

Demanda Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes a los

viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos como

para presentar sus gastos por viaacuteticos

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Gerente General

bull Llamar a reunioacuten al comiteacute gerencial para estableceren conjunto y consenso el presupuesto de objetivosde ventas

bull Revisar y verificar todos los escenarios posiblespara la consecucioacuten de las ventas frente al sistemapoliacutetico inestable en el paiacutes

bull Determina reuniones para realizar verificacionesmensuales de las metas establecidas y de ser el casoejecutar modificaciones de acuerdo a la realidad quela empresa y el paiacutes vivan en ese momento

232

Planificador Financiero

bull Plantear los escenarios para la consecucioacuten de losobjetivos de ventas a consideracioacuten del comiteacutegerencial

bull Establecer un presupuesto para dotar deherramientas comerciales y promocionales queapoyen a la Fuerza de ventas a la obtencioacuten de lacuota

Gerente de marketing

bull Informar acerca de los estudios de mercadoactualizados para determinar la demanda de losproductos del sector de confites en el Ecuador cuales el mercado ganado por la compantildeiacutea y lo queposee la competencia

bull Elaborar un FODA de la competenciabull Planificar estrategias de publicidad que mantenga

yo incrementen la participacioacuten de mercado asiacutecomo que se formen en una herramienta de influiren el consumidor para la adquisicioacuten de losproductos de la compantildeiacutea

Jefe de Trade Marketing bull Establecer estrategias promocionales y deexhibicioacuten para conquistar la atraccioacuten del mercado

Gerente de Ventas

bull Establecer estadiacutesticas de ventas por regioacuten ciudadsector y temporada para determinar cuaacuteles son lossitios y fechas en las que se pueden generar mejoraspara las ventas

Planificador de laDemanda

bull Determinar la demanda bajo estudios mensualesbull Informar al comiteacute gerencial en forma perioacutedica

acerca de la capacidad de cubrir la demandaestablecida a traveacutes de la capacidad de las plantaspara la entrega de producto

D METODOLOGIacuteA

bull Elaborar un presupuesto anual de objetivos de ventas tomando en cuenta

toda la informacioacuten entregada por los responsables en consenso con el

comiteacute gerencial

bull Revisar en forma mensual las variaciones generadas tanto en la realidad del

desarrollo del negocio como en la consecucioacuten de los objetivos y de ser el

caso replantear las metas para que estas sean racionales

bull Mantener los incentivos a la Fuerza de ventas para que la cuota sea

alcanzada

233

E SEGUIMIENTO

Realizar una evaluacioacuten mensual de los objetivos alcanzados y poner puntos de

atencioacuten en aquellos que no se estaacuten ejecutando para buscar oportunidades de

mejora

452 Procedimientos de Control Interno para el departamento de Ventas

bull Verificar que todos los reportes de gastos por viajes internacionales de la

Fuerza de Ventas sean presentado en un maacuteximo de 7 diacuteas calendario En el

caso de los viaacuteticos los documentos no deberaacuten tener una antiguumledad mayor a

un mes

bull Observar la poliacutetica de control de Creacuteditos y cobranzas donde se contemplan

paraacutemetros para la aprobacioacuten de pedidos previo a la aprobacioacuten de ventas

para evitar que se despache mercaderiacutea a clientes que no se encuentran al diacutea

con los pago

bull Realizar los caacutelculos de los incentivos ganados por el personal de la Fuerza

de ventas de acuerdo a los porcentajes establecidos en los beneficios a los

empleados

bull Observar la poliacutetica de control para Noacutemina con el fin de respetar las fechas

de entrega de la informacioacuten de los incentivos para que los empleados reciban

sus haberes a tiempo

bull Mantener bajo custodia segura los modelos exclusivos de los exhibidores

retirados de los proveedores con el fin de evitar posibles plagios o en su

defecto destruirlos en el caso que estos no se vayan a utilizar maacutes

bull Separar la mercaderiacutea recibida en buen estado de las devoluciones para

determinar si es procedente regresarla a los pallets de bodega o debe

realizarse con ella promociones o autoconsumos

234

Divulgacioacuten de las poliacuteticas corporativas e informacioacuten de laimportancia de su cumplimiento dos veces al antildeo que deberaacuten serincluidas en las presentaciones de las reuniones de Vamos Juntos enla que se entregaraacuten folletos con los puntos importantes de lasmismas en las que se deberaacuten ejemplarizar con casos reales

24000

Capacitacioacuten para el personal recieacuten ingresado que debe incluir unresumen de los procedimientos importantes de la compantildeiacuteainformacioacuten corporativa como poliacuteticas procedimientos valoresmisioacuten visioacuten etc asiacute como reuniones con el personal con el queinteractuaraacute en su trabajo diario

75000

Total costos relacionados con capacitaciones 99000

453 Actividades para el departamento de Ventas

bull Observar de forma inmediata el procedimiento corporativo de la otorgacioacuten

de descuentos comerciales que no se encuentran en el presupuesto para

desarrollarlo de acuerdo a los lineamientos de la administracioacuten

bull Establecer una adecuada comunicacioacuten entre las aacutereas de planificacioacuten

financiera Gerencias de ventas y Gerencia General para llevar a cabo en

forma correcta la poliacutetica administrativa para otorgar descuentos comerciales

bull Implementar las poliacuteticas propuestas para un adecuado control interno de los

procesos desarrollados en el departamento de Ventas

bull Aplicar los procedimientos de control establecidos en el presente capiacutetulo

como actividades del diacutea - diacutea

46 Costo ndash Beneficio de la implementacioacuten del Sistema de Control Interno para

los departamentos de Recursos Humanos Finanzas y Ventas

Costos generados

Capacitaciones

235

Honorarios a terceros

Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales

120000

Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones

300000

Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000

Materiales y Suministros

Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales

71400

Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil

50000

Total costos por suministros y materiales 121400

TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400

Beneficios

Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc

1300000

Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante

50000

Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial

250000

TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000

En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un

monto de $ 959600

Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que

implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos

permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a

estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad

evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas

De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

2

iquestLos descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto cuentan conla respectiva aprobacioacutendel Gerente de ventas ydel planificadorFinanciero

X X

Uacutenicamentecuentan con laaprobacioacuten delPlanificadorFinanciero estoafecta a lasventas netas y elGerente deVentas no tieneconocimientodel particular

3

iquestSe cumplen con losparaacutemetros de entrega dedescuentos por prontopago y otras promocionesa los clientes

X

4

iquestSe les comunica a losclientes los descuentos alos que tienen acceso deacuerdo a sus condicionesde pago y montos decompra

X

Narrativa del proceso para otorgar descuentos comerciales

Inicia con el anaacutelisis que realiza Planificacioacuten financiera acerca de los descuentos

que se pueden otorgar a los clientes de acuerdo al presupuesto por promociones o

incentivos si estaacuten en el presupuesto se consideran planificados en el caso que no

esteacuten en el presupuesto se informaraacute siempre y cuando exista un colchoacuten en el

presupuesto de ventas

Esto es informado al Gerente de ventas quien analiza el descuento en caso no haya

sido contemplado en el presupuesto anual de la necesidad del mismo y cuantos

beneficios generaraacute a su incremento de las ventas

Una vez que haya ejecutado el anaacutelisis si es viable elaboraraacute la propuesta comercial

para presentarla al Gerente General quien deberaacute aprobar la propuesta en el caso que

207

sea aplicable y genereacute un beneficio mayor a su costo Si es aprobada se comunicaraacute

al departamento de Trade Marketing para su divulgacioacuten entre los clientes

Cuando los clientes hayan alcanzado las metas propuestas en las promociones

establecidas Trade Marketing solicitaraacute a Creacuteditos y cobranzas que emita la nota de

creacutedito correspondiente y la Fuerza de ventas o el gerente de ventas se encargaraacute de

hacerla llegar al cliente

CC rr eacuteeacute d

d iti oto y

yCC o

o bbrr aa

nn zz aa s

sPP l

ala nn ifi i

f cic aa cc i

oacuteioacute nn

FF inin a

a nncc ie

ie rr aa

DD irir ee

cc cc ioacuteioacute

nnGG

ee nn ee

rr aall

DD irir ee

cc cc ioacuteioacute

nndd e

e VV ee

nn tata s

sTT r

r aa dd ee

mmaa r

r kk ee tit n

in gg

Flujograma para el proceso de la entrega de descuentos comerciales

IniacutecioAnaliza

descuentospromocionales

Existe un colchoacuten enel presupuesto de

ventasN Fin

Emite la nota decreacutedito

S

Entrega alSupervisor deVentas para su

entrega al cliente

Fin

Se solicita aS Creacuteditos emitir la

NC

Realiza la campantildeaentre los clientes de

la promocioacutenapoyado en la

FFVV

Verifica el logro delas metas por parte

de los clientes

El cliente llegoacute a lameta

N No se otorga eldescuento Fin

Comunica a trade

S marketing parainiciar la

promocioacuten

Los desct Estaacuten enel presupuesto

N

Se analiza sunecesidad deacuerdo a una

estrategiacomercial

SElabora lapropuesta

comercial para losdescuentos

Aprueba lapropuesta Se cierra la

propuesta Fin

N

209

210

Matriz de Riesgo de para el proceso para otorgar descuentos comerciales

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

Los descuentoscomerciales no sonanalizados en elpresupuesto anualde actividades yplan operativo

El presupuesto anualde ventas contemplalos descuentoscomercialesplanificados al iniciodel antildeo

X X Bajo

2

Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto nocuentan con larespectivaaprobacioacuten delGerente de ventas ydel planificadorFinanciero

Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuestouacutenicamente cuentancon la aprobacioacutendel planificadorFinanciero quien laspresentadirectamente alGerente General

X X Alto

3

No se cumplen conlos paraacutemetros deentrega dedescuentos porpromociones a losclientes

Toda promocioacuten queotorga descuentoscomerciales esentregada losclientes de acuerdo alos paraacutemetrosestablecidos

X X Bajo

4

No se les comunicaa los clientes losdescuentos a losque tienen accesode acuerdo a suscondiciones de pagoy montos de compra

Toda promocioacuten escomunicada a losclientes en formaprevia de iniciar

X X Bajo

211

3316 Evaluacioacuten de los proceso de Devoluciones

Cuestionario de Control Interno para el proceso de Devoluciones

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

iquestLa recepcioacuten demercaderiacutea devuelta sehace previa verificacioacutende la factura de venta

X X

La mercaderiacutea serecibe sinverificar antes laventa realizadacon anterioridad

2

iquestLa recepcioacuten de lamercaderiacutea devuelta serecibe directamente enlas bodegas de lacompantildeiacutea

X

3

iquestAntes de ejecutar ladevolucioacuten de lamercaderiacutea esta esaprobada por lossupervisores de ventas

X

Sin embargo lasaprobaciones nose realizan previala verificacioacuten delorigen de lamercaderiacutea

4

iquestEl supervisor de ventassolicita un justificativodel porqueacute ladevolucioacuten

X

Narrativa de proceso de Devoluciones

El proceso se inicia cuando el personal de la Fuerza de Ventas recoge la solicitud de

devolucioacuten del cliente Esta devolucioacuten debe ser verificada por el Supervisor de

ventas para establecer el estado en la que se recibe la mercaderiacutea y elaboraraacute un

informe que deberaacute ser presentado al gerente de ventas este verifica si cumple con

las condiciones establecidas en la poliacutetica comercial para la devolucioacuten de ventas y

procede a aprobarla en el caso se estar correcto

Una vez aprobada la devolucioacuten se informa a la bodega para que coordine el retiro de

la mercaderiacutea Cuando recibe la mercaderiacutea en la bodega se afecta la Nota de

Creacutedito a la uacuteltima factura emitida al cliente Esta nota de creacutedito es entregada a la

Fuerza de ventas para que sea entregada al cliente

SSuu p

p eerr vv

isisioacuteioacute

nndd e

eVV

ee nn tat

a ssBB

oo dd ee

gg aa

DDirir e

e cccc i

oacuteioacute nn d

d eeVV e

e nntata

ssFF u

u eerr zz

aadd e

e vv ee

nn tata s

s

Flujograma para el proceso de Devolucioacuten de mercaderiacutea

IniacutecioRecoge la solicitudde devolucioacuten del

cliente

Entrega la nota decreacutedito al cliente Fin

Verificar elproducto a

devolver seacuerdo a su buen

o mal estado

S Aprueba ladevolucioacuten

Cumple lascondiciones de la

poliacutetica

N Rechaza ladevolucioacuten

Coordina larecoleccioacuten de la

mercaderiacuteadevuelta

Emite la nota decreacutedito

212

213

Matriz de Riesgo de para el proceso de devolucioacuten de mercaderiacutea

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

La recepcioacuten demercaderiacutea devueltase hace sin previaverificacioacuten de lafactura de venta

La mercaderiacuteadevuelta se recibesin verifica sinrevisar la factura deventa en la que seoriginoacute

X X Alto

2

La recepcioacuten de lamercaderiacutea devueltano se recibedirectamente en lasbodegas de lacompantildeiacutea

La bodega realiza lalogiacutestica pararecoger lamercaderiacutea de ladevolucioacuten

X X Bajo

3

La devolucioacuten de lamercaderiacutea no esaprobada por lossupervisores deventas

Los supervisores deventas verifica todaslas devoluciones quevan a ser recibidasestas son aprobadaspor las gerencias deventas

X X Bajo

4

El supervisor deventas no solicita unjustificativo delporqueacute se realiza ladevolucioacuten

El supervisor deventas elabora uninforme de ladevolucioacuten para serentregado al gerentede ventas

X X Bajo

44 Resultados de la evaluacioacuten de Control Interno

441 Matriz de Hallazgo de Control Interno del departamento de Ventas

En la Matriz de Hallazgos determinaremos los cuatro atributos de cada uno de los

puntos criacuteticos encontrados posterior a la evaluacioacuten realizada

214

Matriz de Hallazgos el Departamento de Ventas

Falta de verificacioacuten de las condiciones para le devolucioacuten de mercaderiacuteas

Condicioacuten

La mercaderiacutea devuelta por parte de los clientes es recibida porel personal de la bodega uacutenicamente con la orden de los colegasde la Fuerza de Ventas sin verificar antes que esa mercaderiacuteahaya sido vendida por la empresa y a que factura pertenece

Criterio

Existe la inobservancia de la poliacutetica corporativa para ladevolucioacuten de mercaderiacutea Seccioacuten Metodologiacutea punto 3 queexpresa

ldquoMal Estado El producto en mal estado se considera a aquelproducto vencido en condiciones de calidad no oacuteptimas depresentacioacuten descontinuada o en malas condiciones que tambieacutendeberaacuten pasar por la verificacioacuten de venta previa Para el CanalModerno y Mayorista cuando falta menos de 90 diacuteas para suvencimiento para el Canal Tradicional cuando falta menos de45 diacuteas para su vencimientordquo

Adicional a la poliacutetica corporativa existe una inobservancia alreglamento de comprobantes de venta retencioacuten y documentoscomplementarios que en su Art 15 menciona

ldquoNotas de creacutedito- Las notas de creacutedito son documentos que seemitiraacuten para anular operaciones aceptar devoluciones yconceder descuentos o bonificaciones

Las notas de creacutedito deberaacuten consignar la denominacioacuten serie ynuacutemero de los comprobantes de venta a los cuales se refierenrdquo

Causa

El personal de la bodega como el personal de la fuerza deventas no tienen un conocimiento exacto de la poliacuteticacorporativa Adicional a esto los supervisores de venta noverifican las solicitudes de devolucioacuten realizadas y en la bodegatampoco exigen las aprobaciones necesarias

Efecto

El hecho de recibir devoluciones que no hayan sido debidamenteverificadas y autorizadas provoca que dicha mercaderiacutea puedano haber sido vendida por la empresa alto niveles de productoen mal estado y una alta contingencia tributaria al no determinarexactamente a que factura estaacute afectando la devolucioacuten

Conclusioacuten

La devolucioacuten de la mercaderiacutea no cuenta con la verificacioacutennecesaria por parte de la Fuerza de ventas y de la Bodega paradeterminar con que factura de venta fue entregada al cliente porlo que se considera un facilismo en el proceso que puede generarpeacuterdidas para la compantildeiacutea

215

A la Gerencia General

Recomendacioacuten

Establecer procedimientos de control para que la Fuerza deVentas verifique que la mercaderiacutea que se va a recibir haya sidovendida por la compantildeiacutea para lo cual se deberaacute incluir estainformacioacuten en el informe entregado a las Gerencias de ventas

Exigir a la Bodega que se realice una investigacioacuten de la facturaque deberaacute ser afectada con la devolucioacuten previo a la emisioacuten dela Nota de creacutedito

Descuentos Comerciales no presupuestados se otorgan sin la aprobacioacuten de laGerencia de Ventas

Condicioacuten

Los descuentos comerciales promocionales que no estaacuten dentrodel presupuesto cuentan uacutenicamente con la aprobacioacuten deplanificacioacuten Financiera y no se solicita o requiere de laaprobacioacuten de la gerencia de Ventas antes de que se ejecuten loque deja sin control previo a la Cabeza de Ventas de lasestrategias otorgadas a los clientes y sus impactos en las ventasnetas

Criterio

La poliacutetica corporativa de descuentos en su seccioacuten 2 deResponsabilidades paacutegina 4 expresa que

ldquoTodo descuento otorgado a un cliente ya sea por estrategias ocubrimiento de riesgos que no consten en el presupuesto debenser aprobados por el Gerente de Ventas y por el PlanificadorFinanciero con el fin de medir el costo ndash beneficio del mismoCaso contrario no se generaraacutenrdquo

Causa

No existe una buena praacutectica de comunicacioacuten entre la gerenciade ventas y la planificacioacuten financiera principalmente porqueson rubros que afectan al presupuesto que es controlado porFinanzas y que estos descuentos son solicitados en su mayoriacuteapor el Country Manager y la comunicacioacuten a la gerencias deventas se realiza una vez creada la promocioacuten

EfectoEsta praacutectica genera desbalances en las metas planteadas paracada una de las gerencias y malestar en las gerencia de ventasal ver su campo de accioacuten invadido y limitado

Conclusioacuten

El proceso no se cumple de acuerdo a lo establecido en lapoliacutetica y en el procedimiento por lo que existe unainobservancia total de lo establecido en la reglamentacioacutencorporativa generando un proceso inexacto e incorrecto

216

A la Gerencia General

RecomendacioacutenSupervisar que los lineamientos implementados por la propiaadministracioacuten se cumplan generando una adecuadacomunicacioacuten entre los departamentos de Finanzas y ventasgenerando el respeto de la independencia e interrelacioacuten de lasfunciones de cada una de estas aacutereas

Falta de comunicacioacuten de las poliacuteticas y procedimientos corporativos queafectan al aacuterea comercial a la Fuerza de Ventas en general

Condicioacuten

La administracioacuten no genera una comunicacioacuten de las poliacuteticascorporativas existentes que afectan al aacuterea comercial a todo elpersonal de la Fuerza de Ventas sino uacutenicamente a lasGerencias y los Supervisores los cuales tampoco compartenesta informacioacuten con sus reportes

Criterio

Tal como se indicoacute en el capiacutetulo 3 la falta de comunicacioacuten delas poliacuteticas es un problema que se genera en todas las aacutereas dela entidad inobservando el procedimiento para la correctacomunicacioacuten de poliacuteticas corporativas paacuterrafo 30 que diceldquoEl comiteacute gerencial como parte primordial de sus obligacionesdeberaacute repartir y dar a conocer la misioacuten visioacuten poliacuteticascorporativas y valores corporativos el momento que se integra ala compantildeiacutea La estrategia y planes de accioacuten generales noconfidenciales y susceptibles de mal uso se deberaacuten a dar aconocer y hacerse puacuteblicos entre los empleados asiacute como losresultados de la compantildeiacutea cada trimestre en el Vamos Juntosrdquo

Causa

La administracioacuten y en especial las Gerencias de Ventas no hancreado una cultura de conocimientos y buena praacutectica de laspoliacuteticas y procedimientos que afectan al departamento deventas debido a que las mercaderistas preventistas personal deautoventa impulsadoras no tienen un manejo adecuado de estasy tampoco un conocimiento general

Efecto

El hecho que el personal de la fuerza de ventas desconozca losprocedimientos provoca que muchos de los procedimientos selleven a cabo en forma incorrecta y que ciertas poliacuteticas no secumplan Entre los procesos con alto nivel de falencias estaacuten larecoleccioacuten de las devoluciones inadecuada entrega de materialpromocional y reportes de gastos presentados en formaincorrecta

Conclusioacuten

La falta de conocimiento de las poliacuteticas y procedimientoscorporativos genera limitaciones en el control que se puedeestablecer en el personal debido a que si no conoce unprocedimiento o una poliacutetica es imposible cumplirla lo quegenerariacutea desviaciones en la obtencioacuten de metas corporativas

217

A la Gerencia General

Recomendacioacuten

Ejecutar una adecuada comunicacioacuten al personal de ventasreferente a los aspectos corporativos importantes asiacute comodesarrollar una planificacioacuten para realizar por lo menos una vezal antildeo una comunicacioacuten colectiva a todas las personas quenecesitan conocer estas poliacuteticas recordaacutendoles su alcance ypuntos importantes

El despacho del material promocional no cuenta con las aprobaciones nianaacutelisis de los supervisores previo a su despacho

Condicioacuten

El material promocional despachado y colocado en los clienteses entregado por parte de la bodega uacutenicamente con unasolicitud del personal de la fuerza de ventas y no se cuenta conlas aprobaciones ni anaacutelisis de los supervisores para determinarla verdadera necesidad y beneficio futuro de colocar material deexhibicioacuten en un punto de venta determinado

Criterio

Existe una mala aplicacioacuten de la Poliacutetica para asignacioacuten dematerial promocional en su seccioacuten 2 Responsabilidades quemencionaldquoLos supervisores de ventas seraacuten los encargados de revisar losteacuterminos para la entrega del material promocional y solo seraacutenaprobadas las solicitudes que cumplan con las condicionesestablecidas en la presente poliacuteticardquoSeccioacuten 4 MetodologiacutealdquoPara realizar una asignacioacuten de exhibidores se debedeterminar primero que tipo de exhibidor se va a entregar y deacuerdo a su tamantildeo y modelo el vendedor tendraacute que justificaren un informe la ubicacioacuten del punto de venta el espacio queocuparaacute el exhibidor los montos de compra del cliente ydeterminar una proyeccioacuten para crecimiento del sectorrdquo

Causa

El personal de la bodega no exige que el informe para lasolicitud de material promocional tenga la firma del respectivosupervisor y realiza los despachos normalmente adicional a lafalta de conocimiento de las poliacuteticas corporativas provoca quela fuerza de ventas no se genere la obligacioacuten de cumplir conuna buena praacutectica de la poliacutetica mencionada

Efecto

El incumplimiento de la poliacutetica establecida provoca que muchodel material asignado a los clientes no es aprovechado en formacorrecta debido a que ciertos exhibidores costosos sonentregados a clientes que no realizan montos de compra altos yque no utilizan el exhibidor de forma adecuada generandogastos injustificados para Cadbury

218

Conclusioacuten

La asignacioacuten y entrega de los exhibidores y materialespromociones genera un desperdicio ya que estos estaacuten siendoentregados sin el anaacutelisis del beneficio que se obtendraacute ya quese han encontrado varios exhibidores grandes en clientes queno tienen ni el espacio ni el nivel de compras para cubrirlo deproducto

Recomendacioacuten

A la Gerencia General

Supervisar que la asignacioacuten del material promocional mismoque es costoso sea entregado de acuerdo a lo establecido por lapoliacutetica corporativa y con un anaacutelisis de los consumosrealizados por los clientes asiacute como la seguridad que tendraacute elbien de la compantildeiacutea en el punto de venta

442 Indicadores de Gestioacuten para el departamento de Ventas

Los Indicadores de gestioacuten aplicados para el departamento de Ventas nos permitiraacuten

medir las variables relacionadas con las metas impuestas por la administracioacuten asiacute

como el desempentildeo del departamento

Asiacute tenemos los siguientes indicadores para este departamento

iquestQueacute se va aMedir Objetivo

Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios

Conocimiento dela Visioacuten

Establecer cuantosempleados de lacompantildeiacutea conocensu visioacuten

Visioacuten

de empleados del departamentoFinanciero que Conocen la Visioacuten

de la Empresa Miacutenimoaceptable 85

82

83

El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten de laVisioacuten

Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con suvisioacuten

Visioacuten

de empleados del departamento deVentas que Comparten la Visioacuten de

la Empresa Miacutenimoaceptable 80

82

83

Se presenta como indicadorimportante ya que todos losempleados que conocen lamisioacuten estaacuten de acuerdo conesta

Total empleados del departamentode Ventas 99

Conocimiento dela Misioacuten

Fijar cuaacutentosempleados de lacompantildeiacutea conocensu misioacuten

Misioacuten

de empleados del departamento deVentas que Conocen la Misioacuten de la

Empresa Miacutenimoaceptable 75

82

83

El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten de laMisioacuten

Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con sumisioacuten

Misioacuten

de empleados del departamento deVentas que Comparten la Misioacuten de

la Empresa Miacutenimoaceptable 83

82

83

Representa que todos losempleados trabajan en pro dela consecucioacuten de losobjetivos de la compantildeiacuteaTotal de empleados del

departamento de Ventas 99

219

iquestQueacute se va aMedir Objetivo

Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios

Eficacia de losMetas planteados

Establecer laeficacia en elalcance de las metasplanteados

Metas

Meses en que se ha alcanzado lameta de ventas

Miacutenimoaceptable 92

12

100

El departamento de ventas haalcanzado las metas de ventasdurante todos los meses delantildeo12 12

Nivel de eficaciaen las metaspropuestas

Determinar sobre el100 en queporcentaje promediohan sido alcanzadaslas ventas propuestas

Metas

Promedio de ventas realesalcanzadas

Miacutenimoaceptable 95

236000000115

El logro en las ventas ha sidobastante exitoso en el 2010pasando un 15 del propuestoPromedio de ventas propuestas en

el antildeo 205000000

Nivel deliderazgo delpersonal de lacompantildeiacutea

Fijar el nivel deliderazgo que poseeel personal engeneral

Direccioacuten yliderazgo

Personal que identifica el estilo deLiderazgo

Miacutenimoaceptable 10

12

12

El miacutenimo aceptable para deldepartamento es establecido enun 12 debido a la grancantidad de Personas en laFuerza de Ventas que trabajana cargo de supervisores ygerentes

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten delliderazgo de lacompantildeiacutea

Medir la aceptacioacutendel estilo deliderazgoestablecido en lacompantildeiacutea

Direccioacuten yliderazgo

Personas que aceptan el estilo deliderazgo

Miacutenimoaceptable 90

84

85

Existe una reaccioacuten de algunaspersonas para aceptar a laNueva Gerencia de Ventasestablecida por la compra deKraft a la compantildeiacutea

Total empleados del departamentode Ventas 99

220

221

45 Propuesta de Control Interno

Con los resultados obtenidos de la evaluacioacuten generaremos una propuesta de Control

Interno para el departamento de Ventas que le permita a la compantildeiacutea establecer un

sistema de control basado en poliacuteticas procedimientos y actividades en el aacuterea

comercial

451 Poliacuteticas de control para el departamento de Ventas

Poliacutetica para el Control de devoluciones

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de esta poliacutetica es establecer los lineamientos para la gestioacuten de las

devoluciones en Buen y Mal estado generadas en Ecuador en los canales Tradicional

Moderno y Mayorista

B DEFINICIONES

Devolucioacuten Es el retorno de un producto que ha estado en propiedad de un cliente

Buen Estado Se considera que un producto se encuentra en buen estado cuando se

encuentra apto para la venta con el empaque original y dentro de los plazos

suficientes para considerarlo como apto para la comercializacioacuten tomando en cuenta

el tiempo de su consumo de acuerdo a lo establecido en la poliacutetica comercial

Mal Estado Se considera que un producto se encuentra en mal estado cuando su

caducidad se encuentra cercana se encuentra averiado descontinuado o no vigente

por cambio de empaque

Rechazos Son las devoluciones del producto antes de perfeccionarse la venta es

decir no se hizo la transferencia de la propiedad del producto al cliente

222

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Supervisor de Ventas

bull Se encarga de verificar el producto a devolver y deelaborar el formato de pedido de recojo que debeindicar si el producto se encuentra en buen o malestado

bull Elaborar un informe que contenga el detalle si lamercaderiacutea fue vendida por la compantildeiacutea de acuerdo allote verificado

bull Coordinaraacute con la bodega la logiacutestica para recoger elproducto

Gerentes de canal deVentas

bull Gerente de Ventas deberaacute aprobar y validar el recojode la mercaderiacutea siempre y cuando haya recibido delsupervisor el informe de devolucioacuten caso contrariodeberaacute rechazar la devolucioacuten

Fuerza de ventas

bull Canalizar la solicitud de devolucioacuten desde el clientehasta el supervisor

bull Obtener la informacioacuten del cliente el porqueacute de ladevolucioacuten

Bodegabull Recibir la mercaderiacutea contra el informe aprobado por

el Gerente de ventasbull Emitir la nota de creacutedito

D METODOLOGIacuteA

bull Cuando se notifiqueacute la solicitud de devolucioacuten el supervisor deberaacute solicitar

a la bodega un reporte del lote que el cliente estaacute devolviendo para verificar

que este haya sido vendido por la compantildeiacutea y comprado por el cliente que

hace la solicitud ya que no se recibiraacuten cambios realizados por realizados

entre clientes

bull La Bodega no realizaraacute la logiacutestica para retirar el producto devuelto mientras

no haya recibido el informe firmado y aprobado por el gerente de ventas

bull La nota de creacutedito emitida debe ser entregada al cliente en el plazo maacuteximo

de 48 horas para que estas no generen rechazos por los clientes por las fechas

especialmente por cambio de mes

223

E SEGUIMIENTO

El seguimiento lo deberaacute realizar Creacuteditos y cobranzas en forma automaacutetica ya que

esta nota de creacutedito disminuiraacute el valor de la deuda del cliente En caso la cuenta del

cliente quedeacute con un saldo negativo creacuteditos deberaacute solicitar la emisioacuten de un pago

para que esta cuenta quede en cero

Poliacutetica para el Control de entrega del material promocional

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de esta poliacutetica es determinar puntos de control para asignar material

promocional a los clientes en todo el territorio ecuatoriano

B DEFINICIONES

Material promocional Son obras audiovisuales y graacuteficas asiacute como todas las partes

componentes de las mismas que constituyen los mensajes publicitarios de las

campantildeas difundidas a traveacutes de cualquier medio y soporte considerados como

convencionales

Exhibidores Constituye material promocional disentildeado para mejorar la

presentacioacuten en el punto de venta de los productos

Sectores High income Se considera a los sectores en los cuales los clientes tienen

un alto grado de consumo y nivel de ventas para la compantildeiacutea asiacute como los productos

que se comercializan en estos lugares son de costos altos

Sectores low income Son sectores en los que los niveles de ventas de la compantildeiacutea

son bajos y los productos consumidos son econoacutemicos

224

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Fuerza de ventas

bull Elaborar informe acerca de la asignacioacuten delmaterial promocional en el caso de exhibidores eltamantildeo solicitado el sector donde se ubica elcliente el espacio y la seguridad con el que contaraacuteel exhibidor y el monto de ventas que consume elcliente y cuanto podraacute mejorar con el apoyo de laexhibicioacuten

Supervisor de Ventas

bull Verificar y aprobar el informe presentado por elpersonal de la Fuerza de ventas

bull Entregar una copia de la aprobacioacuten a la bodegapara que el material sea entregado

Bodega

bull Entregar el material promocional uacutenicamente con elinforme aprobado por el supervisor de ventas

bull Emitir la orden de despacho para el adecuadocontrol de los inventarios de material promocional ysolicitar la firma del recibiacute confirme por parte delcliente

D METODOLOGIacuteA

bull Los preventistas y autoventistas deberaacuten incluir en el informe que deben

presentar a su supervisor el nivel de compras del cliente si el sector en el que

se encuentra el punto de venta es high o low income con la finalidad de

determinar el mejor exhibidor a ser asignado

bull El Supervisor debe corroborar la informacioacuten presentada por los preventistas

y autoventistas es correcta con la verificacioacuten fiacutesica y estadiacutesticas de ventas

bull El personal de la bodega NO podraacute sacar ninguacuten exhibidor de las bodegas que

no cuente con la debida aprobacioacuten e informe de firmado por el Supervisor de

ventas siendo la responsabilidad del supervisor la correcta asignacioacuten del

material promocional para los clientes

E SEGUIMIENTO

El personal de la Fuerza de ventas seraacute el encargado de verificar que el material

promocional asignado al cliente cuente con la seguridad para evitar su peacuterdida que

225

este sea mantenido en forma adecuada y seraacute el encargado de llenarlo de producto y

comprobar que no sea utilizado con otros productos que no sean de la compantildeiacutea

Poliacutetica de Control para establecer descuentos comerciales que se encuentran

fuera del presupuesto anual

A OBJETIVO Y ALCANCE

La presente poliacutetica detalla los lineamientos para establecer puntos de control en el

establecimiento de descuentos comerciales otorgados a todos los clientes de la

compantildeiacutea Cadbury Adams Ecuador SA

B DEFINICIONES

Estrategia de Precio Disentildeado para otorgar precios al consumidor sin modificar la

lista de precios estaacutendar (mantener la lista de precios)

Desarrollo de Zona Descuento otorgado para impulsar el desarrollo de una zona

dentro de un cliente Se da debido a rentabilidad yo cobertura

Descuentos Estacionales Descuento otorgado para una estacioacuten o plan del antildeo Por

ejemplo verano inverno Navidad Vacaciones etc

Descuentos Para evitar contrabando Descuento relacionado a un producto

especiacutefico para generar una accioacuten de venta en ciertas ciudadesregioneszonas que

evite la compra por parte de los clientes indirectos de producto de contrabando

Descuentos Para evitar ldquoWrite Offrdquo Descuento relacionado a un producto

especiacutefico para generar que permita al cliente mejorar la rotacioacuten del producto

evitando la incineracioacuten del producto por mal estado debido a alcanzar la fecha de

vencimiento

226

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Planificacioacuten Financiera

bull Debe analizar las actividades dentro de presupuestoen los referente a los descuentos entregados porpromociones basados en concursos establecidos porlos clientes

bull Verificar la posibilidad de entregar promocionesadicionales de acuerdo a los colchones en elpresupuesto de ventas

Gerentes de canal deVentas

bull Determinar coordinando con la Gerencia de ventasy el aacuterea de Trade marketing la viabilidad deestablecer los descuentos promocionales

bull Verificar que el aacuterea de Trade Marketing realice lacomunicacioacuten adecuada y publicidadcorrespondiente para hacer conocer a los clientes elbeneficio y condiciones de la promocioacuten

Supervisor de Ventas

bull Conciliar los montos cumplidos por los clientespara emitir las notas de creacutedito

bull Verificar que los clientes reciban sus notas decreacutedito

Creacutedito y cobranzasbull Emitir las notas de creacutedito posterior a la

comprobacioacuten de la informacioacuten entregada porTrade Marketing

Gerente General bull Aprobar las actividades a realizar fuera delpresupuesto para otorgar descuentos comerciales

D METODOLOGIacuteA

bull El aacuterea de Trade Marketing en conjunto con la Gerencia de Ventas

determinaraacuten la posibilidad de iniciar una promocioacuten para los clientes a traveacutes

de la cual por el cumplimiento de metas establecidas en los niveles de

compras se haraacuten acreedores a un descuento calculado sobre las ventas que

ingresan en el concurso siempre y cuando el aacuterea de planificacioacuten financiera

haya informado que existe un colchoacuten en el presupuesto de ventas para

otorgar los descuentos mencionados

bull Las gerencias de canal de ventas elaboraraacuten un informe con el resumen de

los niveles de ventas esperados y que recesioacuten generaraacute posterior a la

promocioacuten tomando en cuenta los flujos de efectivo que se recibiriacutean por

adelantado y el costo ndash beneficio que generariacutea

227

bull En el caso que el informe genere beneficios y este sea aprobado por el

Gerente de ventas el aacuterea de Trade marketing deberaacute iniciar la comunicacioacuten

de la promocioacuten entre los clientes con el fin que los clientes puedan exigir

sus beneficios adquiridos y evitar que la Fuerza de Ventas pueda usurpar

dichos beneficios

bull Una vez alcanzadas las metas por los clientes creacuteditos y cobranzas deberaacute

emitir las notas de creacutedito y el supervisor de ventas se encargaraacute de verificar

que estas sean recibidas por el cliente

E SEGUIMIENTO

Se deberaacute realizar un seguimiento posterior al teacutermino de la promocioacuten para conocer

la satisfaccioacuten entre los clientes y cuaacuteles fueron los iacutendices de recuperacioacuten de

efectivo generado en esas ventas

Poliacutetica de Control para la presentacioacuten y revisioacuten de Reportes de Gastos

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de la poliacutetica es establecer paraacutemetros para una adecuada preparacioacuten y

presentacioacuten de los reportes de viajes de los colegas de la Compantildeiacutea Cadbury

Adams que seraacuten revisados en las oficinas de Quito asiacute como establecer puntos de

control en la revisioacuten de los mismos

B DEFINICIONES

Reportes de gastos Son documentos a traveacutes de los cuales los empleados de una

compantildeiacutea pueden solicitar la devolucioacuten de los valores desembolsados por ellos

siempre y cuando estos correspondan a gastos generados para atender actividades

que contengan un ingreso para la compantildeiacutea provocado o mejorado por dichos

desembolsos Estos desembolsos deben contener la documentacioacuten soporte de

acuerdo a lo establecido por la autoridad tributaria local Servicio de Rentas Internas

228

Viaacuteticos Son recursos asignados a los empleados de una entidad que para el

desempentildeo de sus funciones cuando deban de trasladarse por un periacuteodo mayor de

24 horas a lugares distintos al de su residencia Estos valores los gastos por concepto

de alimentacioacuten hospedaje y gastos menores inherentes al viaje

Sistema Dinnero Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes

a los viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos

como para presentar sus gastos por viaacuteticos

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Gerencias

bull Deberaacuten verificar que los valores presentados comoreembolsos por parte de los colegas sean racionalesy que estos esteacuten relacionados directamente altrabajo que ellos desempentildean antes de generar lasaprobaciones en el sistema

Analista de TradeMarketing Analista deCuentas por pagar

bull Revisar la documentacioacuten fiacutesica que soporta losgastos presentados por el colega y solicitados parareembolso asiacute como que el reporte esteacute lleno enforma correcta de acuerdo a la poliacutetica corporativade viajes y que cumpla con los requerimientosestablecidos en el reglamento para la aplicacioacuten dela Ley de reacutegimen tributario interno en su artiacuteculo27 que norma las liquidaciones de viaje

Contador general

bull Mantener actualizados de todas las reformastributarias emitidas por la autoridad fiscal a losAnalistas de Trade Marketing y de Cuentas porpagar con el fin de minimizar las contingenciastributarias

D METODOLOGIacuteA

bull Los colegas administrativos asiacute como los colegas de la Fuerza de Ventas que

poseen un equipo de coacutemputo de la compantildeiacutea deberaacuten ingresar la informacioacuten

de los reportes de gastos que deberaacute regirse a lo normado en la poliacutetica

corporativa de viajes en el sistema Dinnero uno por uno los documentos que

van a solicitar el reembolso en este detallaraacuten los valores completos sin

desglosar impuestos Una vez que los documentos hayan sido ingresados en

229

el sistema los empleados administrativos deberaacuten entregarlos al analista de

Cuentas por pagar y los administrativos de la Fuerza de Ventas al analista de

Trade Marketing Los empleados de la Fuerza de Ventas que no poseen un

equipo de coacutemputo de la empresa deberaacuten entregar los reportes de gastos

presentados de acuerdo a la poliacutetica de viajes directamente al analista de

Trade marketing para que este ingrese la informacioacuten documento por

documento y colega por colega en el sistema Dinnero a traveacutes de una

plantilla Aquellos documentos que excedan los montos asignados a cada uno

de los colegas por movilizacioacuten seraacuten rechazados y no se incluiraacuten en la

plantilla para la carga

Formato para la presentacioacuten de los reportes de Gastos

Instructivo

El reporte debe ser llenado por el empleado en el encabezado debe constar el

periodo y el motivo del viaje asiacute como la identificacioacuten del colega

En el cuerpo debe ir la siguiente informacioacuten

Fecha Debe contener la fecha del documento soporte del gasto

Ndeg El nuacutemero del documento soporte del gasto

Local El establecimiento donde se realizoacute el consumo

230

Descripcioacuten del gasto Identificacioacuten del tipo de gasto Ej Alojamiento nacional

Valor en moneda del documento Determinar el valor completo del soporte del

gasto en caso sea moneda extranjera en el caso de tratarse de doacutelares iraacute el mismo

valor en las dos uacuteltimas columnas

Valor en doacutelares Convertir el valor del documento soporte en caso de ser moneda

extranjera diferente de doacutelares

bull Los dos analistas mencionados deberaacuten revisar que los documentos que

respaldan el gasto contengan la siguiente informacioacuten fecha del documento

el local y el detalle del consumo realizado valor detallado en forma clara los

documentos no deben tener enmendaduras tachones ni borrones estar

presentados de acuerdo al nuevo reglamento para comprobantes de venta y

que no contengan consumos no permitidos en la poliacutetica corporativa de

viajes

bull En el caso uno o maacutes documentos no contengan la informacioacuten y de la forma

sentildealada en el punto anterior estos seraacuten devueltos a los colegas y no seraacuten

reembolsados

bull Las gerencias deberaacuten aprobar a traveacutes del sistema Dinnero los reportes de

gastos verificando todos los valores solicitados a reembolso En el caso que

los valores esteacuten fuera de los rangos normales para el gasto presentado este

deberaacute ser rechazado en el sistema Dinnero informando al colega el porqueacute

del rechazo

bull Si el colega logra justificar el valor consumido este se aprobaraacute en el sistema

procediendo a la contabilizacioacuten normal por parte de Shared Service

E SEGUIMIENTO

En el caso de la Fuerza de venta el aacuterea de Trade Marketing seraacute la encargada de

verificar que los pagos a los colegas se hayan realizado En el caso del aacuterea

Administrativa lo haraacute la analista de Cuentas por pagar

231

Poliacutetica de Control para la el establecimiento de metas en las ventas

A OBJETIVO Y ALCANCE

Delimitar praacutecticas correctas para establecer metas de ventas acordes con la realidad

de la compantildeiacutea que eviten que los empleados de la Fuerza de ventas se vean

abocados a realizar actos iliacutecitos o no eacuteticos con el fin de alcanzas las metas

planteadas por la administracioacuten en el territorio Ecuatoriano

B DEFINICIONES

Cuota Hace mencioacuten a la meta establecida por la Administracioacuten impuesta al

personal de la fuerza de ventas con el fin de que se cumpla un monto mensual

determinado tanto en valor como cantidad de los productos de la compantildeiacutea

Incentivos Son todos los beneficios que alcanza el persona del departamento de

Ventas por el cumplimiento de objetivos establecidos en el presupuesto de ventas

Demanda Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes a los

viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos como

para presentar sus gastos por viaacuteticos

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Gerente General

bull Llamar a reunioacuten al comiteacute gerencial para estableceren conjunto y consenso el presupuesto de objetivosde ventas

bull Revisar y verificar todos los escenarios posiblespara la consecucioacuten de las ventas frente al sistemapoliacutetico inestable en el paiacutes

bull Determina reuniones para realizar verificacionesmensuales de las metas establecidas y de ser el casoejecutar modificaciones de acuerdo a la realidad quela empresa y el paiacutes vivan en ese momento

232

Planificador Financiero

bull Plantear los escenarios para la consecucioacuten de losobjetivos de ventas a consideracioacuten del comiteacutegerencial

bull Establecer un presupuesto para dotar deherramientas comerciales y promocionales queapoyen a la Fuerza de ventas a la obtencioacuten de lacuota

Gerente de marketing

bull Informar acerca de los estudios de mercadoactualizados para determinar la demanda de losproductos del sector de confites en el Ecuador cuales el mercado ganado por la compantildeiacutea y lo queposee la competencia

bull Elaborar un FODA de la competenciabull Planificar estrategias de publicidad que mantenga

yo incrementen la participacioacuten de mercado asiacutecomo que se formen en una herramienta de influiren el consumidor para la adquisicioacuten de losproductos de la compantildeiacutea

Jefe de Trade Marketing bull Establecer estrategias promocionales y deexhibicioacuten para conquistar la atraccioacuten del mercado

Gerente de Ventas

bull Establecer estadiacutesticas de ventas por regioacuten ciudadsector y temporada para determinar cuaacuteles son lossitios y fechas en las que se pueden generar mejoraspara las ventas

Planificador de laDemanda

bull Determinar la demanda bajo estudios mensualesbull Informar al comiteacute gerencial en forma perioacutedica

acerca de la capacidad de cubrir la demandaestablecida a traveacutes de la capacidad de las plantaspara la entrega de producto

D METODOLOGIacuteA

bull Elaborar un presupuesto anual de objetivos de ventas tomando en cuenta

toda la informacioacuten entregada por los responsables en consenso con el

comiteacute gerencial

bull Revisar en forma mensual las variaciones generadas tanto en la realidad del

desarrollo del negocio como en la consecucioacuten de los objetivos y de ser el

caso replantear las metas para que estas sean racionales

bull Mantener los incentivos a la Fuerza de ventas para que la cuota sea

alcanzada

233

E SEGUIMIENTO

Realizar una evaluacioacuten mensual de los objetivos alcanzados y poner puntos de

atencioacuten en aquellos que no se estaacuten ejecutando para buscar oportunidades de

mejora

452 Procedimientos de Control Interno para el departamento de Ventas

bull Verificar que todos los reportes de gastos por viajes internacionales de la

Fuerza de Ventas sean presentado en un maacuteximo de 7 diacuteas calendario En el

caso de los viaacuteticos los documentos no deberaacuten tener una antiguumledad mayor a

un mes

bull Observar la poliacutetica de control de Creacuteditos y cobranzas donde se contemplan

paraacutemetros para la aprobacioacuten de pedidos previo a la aprobacioacuten de ventas

para evitar que se despache mercaderiacutea a clientes que no se encuentran al diacutea

con los pago

bull Realizar los caacutelculos de los incentivos ganados por el personal de la Fuerza

de ventas de acuerdo a los porcentajes establecidos en los beneficios a los

empleados

bull Observar la poliacutetica de control para Noacutemina con el fin de respetar las fechas

de entrega de la informacioacuten de los incentivos para que los empleados reciban

sus haberes a tiempo

bull Mantener bajo custodia segura los modelos exclusivos de los exhibidores

retirados de los proveedores con el fin de evitar posibles plagios o en su

defecto destruirlos en el caso que estos no se vayan a utilizar maacutes

bull Separar la mercaderiacutea recibida en buen estado de las devoluciones para

determinar si es procedente regresarla a los pallets de bodega o debe

realizarse con ella promociones o autoconsumos

234

Divulgacioacuten de las poliacuteticas corporativas e informacioacuten de laimportancia de su cumplimiento dos veces al antildeo que deberaacuten serincluidas en las presentaciones de las reuniones de Vamos Juntos enla que se entregaraacuten folletos con los puntos importantes de lasmismas en las que se deberaacuten ejemplarizar con casos reales

24000

Capacitacioacuten para el personal recieacuten ingresado que debe incluir unresumen de los procedimientos importantes de la compantildeiacuteainformacioacuten corporativa como poliacuteticas procedimientos valoresmisioacuten visioacuten etc asiacute como reuniones con el personal con el queinteractuaraacute en su trabajo diario

75000

Total costos relacionados con capacitaciones 99000

453 Actividades para el departamento de Ventas

bull Observar de forma inmediata el procedimiento corporativo de la otorgacioacuten

de descuentos comerciales que no se encuentran en el presupuesto para

desarrollarlo de acuerdo a los lineamientos de la administracioacuten

bull Establecer una adecuada comunicacioacuten entre las aacutereas de planificacioacuten

financiera Gerencias de ventas y Gerencia General para llevar a cabo en

forma correcta la poliacutetica administrativa para otorgar descuentos comerciales

bull Implementar las poliacuteticas propuestas para un adecuado control interno de los

procesos desarrollados en el departamento de Ventas

bull Aplicar los procedimientos de control establecidos en el presente capiacutetulo

como actividades del diacutea - diacutea

46 Costo ndash Beneficio de la implementacioacuten del Sistema de Control Interno para

los departamentos de Recursos Humanos Finanzas y Ventas

Costos generados

Capacitaciones

235

Honorarios a terceros

Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales

120000

Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones

300000

Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000

Materiales y Suministros

Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales

71400

Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil

50000

Total costos por suministros y materiales 121400

TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400

Beneficios

Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc

1300000

Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante

50000

Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial

250000

TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000

En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un

monto de $ 959600

Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que

implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos

permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a

estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad

evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas

De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa

sea aplicable y genereacute un beneficio mayor a su costo Si es aprobada se comunicaraacute

al departamento de Trade Marketing para su divulgacioacuten entre los clientes

Cuando los clientes hayan alcanzado las metas propuestas en las promociones

establecidas Trade Marketing solicitaraacute a Creacuteditos y cobranzas que emita la nota de

creacutedito correspondiente y la Fuerza de ventas o el gerente de ventas se encargaraacute de

hacerla llegar al cliente

CC rr eacuteeacute d

d iti oto y

yCC o

o bbrr aa

nn zz aa s

sPP l

ala nn ifi i

f cic aa cc i

oacuteioacute nn

FF inin a

a nncc ie

ie rr aa

DD irir ee

cc cc ioacuteioacute

nnGG

ee nn ee

rr aall

DD irir ee

cc cc ioacuteioacute

nndd e

e VV ee

nn tata s

sTT r

r aa dd ee

mmaa r

r kk ee tit n

in gg

Flujograma para el proceso de la entrega de descuentos comerciales

IniacutecioAnaliza

descuentospromocionales

Existe un colchoacuten enel presupuesto de

ventasN Fin

Emite la nota decreacutedito

S

Entrega alSupervisor deVentas para su

entrega al cliente

Fin

Se solicita aS Creacuteditos emitir la

NC

Realiza la campantildeaentre los clientes de

la promocioacutenapoyado en la

FFVV

Verifica el logro delas metas por parte

de los clientes

El cliente llegoacute a lameta

N No se otorga eldescuento Fin

Comunica a trade

S marketing parainiciar la

promocioacuten

Los desct Estaacuten enel presupuesto

N

Se analiza sunecesidad deacuerdo a una

estrategiacomercial

SElabora lapropuesta

comercial para losdescuentos

Aprueba lapropuesta Se cierra la

propuesta Fin

N

209

210

Matriz de Riesgo de para el proceso para otorgar descuentos comerciales

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

Los descuentoscomerciales no sonanalizados en elpresupuesto anualde actividades yplan operativo

El presupuesto anualde ventas contemplalos descuentoscomercialesplanificados al iniciodel antildeo

X X Bajo

2

Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto nocuentan con larespectivaaprobacioacuten delGerente de ventas ydel planificadorFinanciero

Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuestouacutenicamente cuentancon la aprobacioacutendel planificadorFinanciero quien laspresentadirectamente alGerente General

X X Alto

3

No se cumplen conlos paraacutemetros deentrega dedescuentos porpromociones a losclientes

Toda promocioacuten queotorga descuentoscomerciales esentregada losclientes de acuerdo alos paraacutemetrosestablecidos

X X Bajo

4

No se les comunicaa los clientes losdescuentos a losque tienen accesode acuerdo a suscondiciones de pagoy montos de compra

Toda promocioacuten escomunicada a losclientes en formaprevia de iniciar

X X Bajo

211

3316 Evaluacioacuten de los proceso de Devoluciones

Cuestionario de Control Interno para el proceso de Devoluciones

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

iquestLa recepcioacuten demercaderiacutea devuelta sehace previa verificacioacutende la factura de venta

X X

La mercaderiacutea serecibe sinverificar antes laventa realizadacon anterioridad

2

iquestLa recepcioacuten de lamercaderiacutea devuelta serecibe directamente enlas bodegas de lacompantildeiacutea

X

3

iquestAntes de ejecutar ladevolucioacuten de lamercaderiacutea esta esaprobada por lossupervisores de ventas

X

Sin embargo lasaprobaciones nose realizan previala verificacioacuten delorigen de lamercaderiacutea

4

iquestEl supervisor de ventassolicita un justificativodel porqueacute ladevolucioacuten

X

Narrativa de proceso de Devoluciones

El proceso se inicia cuando el personal de la Fuerza de Ventas recoge la solicitud de

devolucioacuten del cliente Esta devolucioacuten debe ser verificada por el Supervisor de

ventas para establecer el estado en la que se recibe la mercaderiacutea y elaboraraacute un

informe que deberaacute ser presentado al gerente de ventas este verifica si cumple con

las condiciones establecidas en la poliacutetica comercial para la devolucioacuten de ventas y

procede a aprobarla en el caso se estar correcto

Una vez aprobada la devolucioacuten se informa a la bodega para que coordine el retiro de

la mercaderiacutea Cuando recibe la mercaderiacutea en la bodega se afecta la Nota de

Creacutedito a la uacuteltima factura emitida al cliente Esta nota de creacutedito es entregada a la

Fuerza de ventas para que sea entregada al cliente

SSuu p

p eerr vv

isisioacuteioacute

nndd e

eVV

ee nn tat

a ssBB

oo dd ee

gg aa

DDirir e

e cccc i

oacuteioacute nn d

d eeVV e

e nntata

ssFF u

u eerr zz

aadd e

e vv ee

nn tata s

s

Flujograma para el proceso de Devolucioacuten de mercaderiacutea

IniacutecioRecoge la solicitudde devolucioacuten del

cliente

Entrega la nota decreacutedito al cliente Fin

Verificar elproducto a

devolver seacuerdo a su buen

o mal estado

S Aprueba ladevolucioacuten

Cumple lascondiciones de la

poliacutetica

N Rechaza ladevolucioacuten

Coordina larecoleccioacuten de la

mercaderiacuteadevuelta

Emite la nota decreacutedito

212

213

Matriz de Riesgo de para el proceso de devolucioacuten de mercaderiacutea

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

La recepcioacuten demercaderiacutea devueltase hace sin previaverificacioacuten de lafactura de venta

La mercaderiacuteadevuelta se recibesin verifica sinrevisar la factura deventa en la que seoriginoacute

X X Alto

2

La recepcioacuten de lamercaderiacutea devueltano se recibedirectamente en lasbodegas de lacompantildeiacutea

La bodega realiza lalogiacutestica pararecoger lamercaderiacutea de ladevolucioacuten

X X Bajo

3

La devolucioacuten de lamercaderiacutea no esaprobada por lossupervisores deventas

Los supervisores deventas verifica todaslas devoluciones quevan a ser recibidasestas son aprobadaspor las gerencias deventas

X X Bajo

4

El supervisor deventas no solicita unjustificativo delporqueacute se realiza ladevolucioacuten

El supervisor deventas elabora uninforme de ladevolucioacuten para serentregado al gerentede ventas

X X Bajo

44 Resultados de la evaluacioacuten de Control Interno

441 Matriz de Hallazgo de Control Interno del departamento de Ventas

En la Matriz de Hallazgos determinaremos los cuatro atributos de cada uno de los

puntos criacuteticos encontrados posterior a la evaluacioacuten realizada

214

Matriz de Hallazgos el Departamento de Ventas

Falta de verificacioacuten de las condiciones para le devolucioacuten de mercaderiacuteas

Condicioacuten

La mercaderiacutea devuelta por parte de los clientes es recibida porel personal de la bodega uacutenicamente con la orden de los colegasde la Fuerza de Ventas sin verificar antes que esa mercaderiacuteahaya sido vendida por la empresa y a que factura pertenece

Criterio

Existe la inobservancia de la poliacutetica corporativa para ladevolucioacuten de mercaderiacutea Seccioacuten Metodologiacutea punto 3 queexpresa

ldquoMal Estado El producto en mal estado se considera a aquelproducto vencido en condiciones de calidad no oacuteptimas depresentacioacuten descontinuada o en malas condiciones que tambieacutendeberaacuten pasar por la verificacioacuten de venta previa Para el CanalModerno y Mayorista cuando falta menos de 90 diacuteas para suvencimiento para el Canal Tradicional cuando falta menos de45 diacuteas para su vencimientordquo

Adicional a la poliacutetica corporativa existe una inobservancia alreglamento de comprobantes de venta retencioacuten y documentoscomplementarios que en su Art 15 menciona

ldquoNotas de creacutedito- Las notas de creacutedito son documentos que seemitiraacuten para anular operaciones aceptar devoluciones yconceder descuentos o bonificaciones

Las notas de creacutedito deberaacuten consignar la denominacioacuten serie ynuacutemero de los comprobantes de venta a los cuales se refierenrdquo

Causa

El personal de la bodega como el personal de la fuerza deventas no tienen un conocimiento exacto de la poliacuteticacorporativa Adicional a esto los supervisores de venta noverifican las solicitudes de devolucioacuten realizadas y en la bodegatampoco exigen las aprobaciones necesarias

Efecto

El hecho de recibir devoluciones que no hayan sido debidamenteverificadas y autorizadas provoca que dicha mercaderiacutea puedano haber sido vendida por la empresa alto niveles de productoen mal estado y una alta contingencia tributaria al no determinarexactamente a que factura estaacute afectando la devolucioacuten

Conclusioacuten

La devolucioacuten de la mercaderiacutea no cuenta con la verificacioacutennecesaria por parte de la Fuerza de ventas y de la Bodega paradeterminar con que factura de venta fue entregada al cliente porlo que se considera un facilismo en el proceso que puede generarpeacuterdidas para la compantildeiacutea

215

A la Gerencia General

Recomendacioacuten

Establecer procedimientos de control para que la Fuerza deVentas verifique que la mercaderiacutea que se va a recibir haya sidovendida por la compantildeiacutea para lo cual se deberaacute incluir estainformacioacuten en el informe entregado a las Gerencias de ventas

Exigir a la Bodega que se realice una investigacioacuten de la facturaque deberaacute ser afectada con la devolucioacuten previo a la emisioacuten dela Nota de creacutedito

Descuentos Comerciales no presupuestados se otorgan sin la aprobacioacuten de laGerencia de Ventas

Condicioacuten

Los descuentos comerciales promocionales que no estaacuten dentrodel presupuesto cuentan uacutenicamente con la aprobacioacuten deplanificacioacuten Financiera y no se solicita o requiere de laaprobacioacuten de la gerencia de Ventas antes de que se ejecuten loque deja sin control previo a la Cabeza de Ventas de lasestrategias otorgadas a los clientes y sus impactos en las ventasnetas

Criterio

La poliacutetica corporativa de descuentos en su seccioacuten 2 deResponsabilidades paacutegina 4 expresa que

ldquoTodo descuento otorgado a un cliente ya sea por estrategias ocubrimiento de riesgos que no consten en el presupuesto debenser aprobados por el Gerente de Ventas y por el PlanificadorFinanciero con el fin de medir el costo ndash beneficio del mismoCaso contrario no se generaraacutenrdquo

Causa

No existe una buena praacutectica de comunicacioacuten entre la gerenciade ventas y la planificacioacuten financiera principalmente porqueson rubros que afectan al presupuesto que es controlado porFinanzas y que estos descuentos son solicitados en su mayoriacuteapor el Country Manager y la comunicacioacuten a la gerencias deventas se realiza una vez creada la promocioacuten

EfectoEsta praacutectica genera desbalances en las metas planteadas paracada una de las gerencias y malestar en las gerencia de ventasal ver su campo de accioacuten invadido y limitado

Conclusioacuten

El proceso no se cumple de acuerdo a lo establecido en lapoliacutetica y en el procedimiento por lo que existe unainobservancia total de lo establecido en la reglamentacioacutencorporativa generando un proceso inexacto e incorrecto

216

A la Gerencia General

RecomendacioacutenSupervisar que los lineamientos implementados por la propiaadministracioacuten se cumplan generando una adecuadacomunicacioacuten entre los departamentos de Finanzas y ventasgenerando el respeto de la independencia e interrelacioacuten de lasfunciones de cada una de estas aacutereas

Falta de comunicacioacuten de las poliacuteticas y procedimientos corporativos queafectan al aacuterea comercial a la Fuerza de Ventas en general

Condicioacuten

La administracioacuten no genera una comunicacioacuten de las poliacuteticascorporativas existentes que afectan al aacuterea comercial a todo elpersonal de la Fuerza de Ventas sino uacutenicamente a lasGerencias y los Supervisores los cuales tampoco compartenesta informacioacuten con sus reportes

Criterio

Tal como se indicoacute en el capiacutetulo 3 la falta de comunicacioacuten delas poliacuteticas es un problema que se genera en todas las aacutereas dela entidad inobservando el procedimiento para la correctacomunicacioacuten de poliacuteticas corporativas paacuterrafo 30 que diceldquoEl comiteacute gerencial como parte primordial de sus obligacionesdeberaacute repartir y dar a conocer la misioacuten visioacuten poliacuteticascorporativas y valores corporativos el momento que se integra ala compantildeiacutea La estrategia y planes de accioacuten generales noconfidenciales y susceptibles de mal uso se deberaacuten a dar aconocer y hacerse puacuteblicos entre los empleados asiacute como losresultados de la compantildeiacutea cada trimestre en el Vamos Juntosrdquo

Causa

La administracioacuten y en especial las Gerencias de Ventas no hancreado una cultura de conocimientos y buena praacutectica de laspoliacuteticas y procedimientos que afectan al departamento deventas debido a que las mercaderistas preventistas personal deautoventa impulsadoras no tienen un manejo adecuado de estasy tampoco un conocimiento general

Efecto

El hecho que el personal de la fuerza de ventas desconozca losprocedimientos provoca que muchos de los procedimientos selleven a cabo en forma incorrecta y que ciertas poliacuteticas no secumplan Entre los procesos con alto nivel de falencias estaacuten larecoleccioacuten de las devoluciones inadecuada entrega de materialpromocional y reportes de gastos presentados en formaincorrecta

Conclusioacuten

La falta de conocimiento de las poliacuteticas y procedimientoscorporativos genera limitaciones en el control que se puedeestablecer en el personal debido a que si no conoce unprocedimiento o una poliacutetica es imposible cumplirla lo quegenerariacutea desviaciones en la obtencioacuten de metas corporativas

217

A la Gerencia General

Recomendacioacuten

Ejecutar una adecuada comunicacioacuten al personal de ventasreferente a los aspectos corporativos importantes asiacute comodesarrollar una planificacioacuten para realizar por lo menos una vezal antildeo una comunicacioacuten colectiva a todas las personas quenecesitan conocer estas poliacuteticas recordaacutendoles su alcance ypuntos importantes

El despacho del material promocional no cuenta con las aprobaciones nianaacutelisis de los supervisores previo a su despacho

Condicioacuten

El material promocional despachado y colocado en los clienteses entregado por parte de la bodega uacutenicamente con unasolicitud del personal de la fuerza de ventas y no se cuenta conlas aprobaciones ni anaacutelisis de los supervisores para determinarla verdadera necesidad y beneficio futuro de colocar material deexhibicioacuten en un punto de venta determinado

Criterio

Existe una mala aplicacioacuten de la Poliacutetica para asignacioacuten dematerial promocional en su seccioacuten 2 Responsabilidades quemencionaldquoLos supervisores de ventas seraacuten los encargados de revisar losteacuterminos para la entrega del material promocional y solo seraacutenaprobadas las solicitudes que cumplan con las condicionesestablecidas en la presente poliacuteticardquoSeccioacuten 4 MetodologiacutealdquoPara realizar una asignacioacuten de exhibidores se debedeterminar primero que tipo de exhibidor se va a entregar y deacuerdo a su tamantildeo y modelo el vendedor tendraacute que justificaren un informe la ubicacioacuten del punto de venta el espacio queocuparaacute el exhibidor los montos de compra del cliente ydeterminar una proyeccioacuten para crecimiento del sectorrdquo

Causa

El personal de la bodega no exige que el informe para lasolicitud de material promocional tenga la firma del respectivosupervisor y realiza los despachos normalmente adicional a lafalta de conocimiento de las poliacuteticas corporativas provoca quela fuerza de ventas no se genere la obligacioacuten de cumplir conuna buena praacutectica de la poliacutetica mencionada

Efecto

El incumplimiento de la poliacutetica establecida provoca que muchodel material asignado a los clientes no es aprovechado en formacorrecta debido a que ciertos exhibidores costosos sonentregados a clientes que no realizan montos de compra altos yque no utilizan el exhibidor de forma adecuada generandogastos injustificados para Cadbury

218

Conclusioacuten

La asignacioacuten y entrega de los exhibidores y materialespromociones genera un desperdicio ya que estos estaacuten siendoentregados sin el anaacutelisis del beneficio que se obtendraacute ya quese han encontrado varios exhibidores grandes en clientes queno tienen ni el espacio ni el nivel de compras para cubrirlo deproducto

Recomendacioacuten

A la Gerencia General

Supervisar que la asignacioacuten del material promocional mismoque es costoso sea entregado de acuerdo a lo establecido por lapoliacutetica corporativa y con un anaacutelisis de los consumosrealizados por los clientes asiacute como la seguridad que tendraacute elbien de la compantildeiacutea en el punto de venta

442 Indicadores de Gestioacuten para el departamento de Ventas

Los Indicadores de gestioacuten aplicados para el departamento de Ventas nos permitiraacuten

medir las variables relacionadas con las metas impuestas por la administracioacuten asiacute

como el desempentildeo del departamento

Asiacute tenemos los siguientes indicadores para este departamento

iquestQueacute se va aMedir Objetivo

Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios

Conocimiento dela Visioacuten

Establecer cuantosempleados de lacompantildeiacutea conocensu visioacuten

Visioacuten

de empleados del departamentoFinanciero que Conocen la Visioacuten

de la Empresa Miacutenimoaceptable 85

82

83

El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten de laVisioacuten

Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con suvisioacuten

Visioacuten

de empleados del departamento deVentas que Comparten la Visioacuten de

la Empresa Miacutenimoaceptable 80

82

83

Se presenta como indicadorimportante ya que todos losempleados que conocen lamisioacuten estaacuten de acuerdo conesta

Total empleados del departamentode Ventas 99

Conocimiento dela Misioacuten

Fijar cuaacutentosempleados de lacompantildeiacutea conocensu misioacuten

Misioacuten

de empleados del departamento deVentas que Conocen la Misioacuten de la

Empresa Miacutenimoaceptable 75

82

83

El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten de laMisioacuten

Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con sumisioacuten

Misioacuten

de empleados del departamento deVentas que Comparten la Misioacuten de

la Empresa Miacutenimoaceptable 83

82

83

Representa que todos losempleados trabajan en pro dela consecucioacuten de losobjetivos de la compantildeiacuteaTotal de empleados del

departamento de Ventas 99

219

iquestQueacute se va aMedir Objetivo

Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios

Eficacia de losMetas planteados

Establecer laeficacia en elalcance de las metasplanteados

Metas

Meses en que se ha alcanzado lameta de ventas

Miacutenimoaceptable 92

12

100

El departamento de ventas haalcanzado las metas de ventasdurante todos los meses delantildeo12 12

Nivel de eficaciaen las metaspropuestas

Determinar sobre el100 en queporcentaje promediohan sido alcanzadaslas ventas propuestas

Metas

Promedio de ventas realesalcanzadas

Miacutenimoaceptable 95

236000000115

El logro en las ventas ha sidobastante exitoso en el 2010pasando un 15 del propuestoPromedio de ventas propuestas en

el antildeo 205000000

Nivel deliderazgo delpersonal de lacompantildeiacutea

Fijar el nivel deliderazgo que poseeel personal engeneral

Direccioacuten yliderazgo

Personal que identifica el estilo deLiderazgo

Miacutenimoaceptable 10

12

12

El miacutenimo aceptable para deldepartamento es establecido enun 12 debido a la grancantidad de Personas en laFuerza de Ventas que trabajana cargo de supervisores ygerentes

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten delliderazgo de lacompantildeiacutea

Medir la aceptacioacutendel estilo deliderazgoestablecido en lacompantildeiacutea

Direccioacuten yliderazgo

Personas que aceptan el estilo deliderazgo

Miacutenimoaceptable 90

84

85

Existe una reaccioacuten de algunaspersonas para aceptar a laNueva Gerencia de Ventasestablecida por la compra deKraft a la compantildeiacutea

Total empleados del departamentode Ventas 99

220

221

45 Propuesta de Control Interno

Con los resultados obtenidos de la evaluacioacuten generaremos una propuesta de Control

Interno para el departamento de Ventas que le permita a la compantildeiacutea establecer un

sistema de control basado en poliacuteticas procedimientos y actividades en el aacuterea

comercial

451 Poliacuteticas de control para el departamento de Ventas

Poliacutetica para el Control de devoluciones

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de esta poliacutetica es establecer los lineamientos para la gestioacuten de las

devoluciones en Buen y Mal estado generadas en Ecuador en los canales Tradicional

Moderno y Mayorista

B DEFINICIONES

Devolucioacuten Es el retorno de un producto que ha estado en propiedad de un cliente

Buen Estado Se considera que un producto se encuentra en buen estado cuando se

encuentra apto para la venta con el empaque original y dentro de los plazos

suficientes para considerarlo como apto para la comercializacioacuten tomando en cuenta

el tiempo de su consumo de acuerdo a lo establecido en la poliacutetica comercial

Mal Estado Se considera que un producto se encuentra en mal estado cuando su

caducidad se encuentra cercana se encuentra averiado descontinuado o no vigente

por cambio de empaque

Rechazos Son las devoluciones del producto antes de perfeccionarse la venta es

decir no se hizo la transferencia de la propiedad del producto al cliente

222

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Supervisor de Ventas

bull Se encarga de verificar el producto a devolver y deelaborar el formato de pedido de recojo que debeindicar si el producto se encuentra en buen o malestado

bull Elaborar un informe que contenga el detalle si lamercaderiacutea fue vendida por la compantildeiacutea de acuerdo allote verificado

bull Coordinaraacute con la bodega la logiacutestica para recoger elproducto

Gerentes de canal deVentas

bull Gerente de Ventas deberaacute aprobar y validar el recojode la mercaderiacutea siempre y cuando haya recibido delsupervisor el informe de devolucioacuten caso contrariodeberaacute rechazar la devolucioacuten

Fuerza de ventas

bull Canalizar la solicitud de devolucioacuten desde el clientehasta el supervisor

bull Obtener la informacioacuten del cliente el porqueacute de ladevolucioacuten

Bodegabull Recibir la mercaderiacutea contra el informe aprobado por

el Gerente de ventasbull Emitir la nota de creacutedito

D METODOLOGIacuteA

bull Cuando se notifiqueacute la solicitud de devolucioacuten el supervisor deberaacute solicitar

a la bodega un reporte del lote que el cliente estaacute devolviendo para verificar

que este haya sido vendido por la compantildeiacutea y comprado por el cliente que

hace la solicitud ya que no se recibiraacuten cambios realizados por realizados

entre clientes

bull La Bodega no realizaraacute la logiacutestica para retirar el producto devuelto mientras

no haya recibido el informe firmado y aprobado por el gerente de ventas

bull La nota de creacutedito emitida debe ser entregada al cliente en el plazo maacuteximo

de 48 horas para que estas no generen rechazos por los clientes por las fechas

especialmente por cambio de mes

223

E SEGUIMIENTO

El seguimiento lo deberaacute realizar Creacuteditos y cobranzas en forma automaacutetica ya que

esta nota de creacutedito disminuiraacute el valor de la deuda del cliente En caso la cuenta del

cliente quedeacute con un saldo negativo creacuteditos deberaacute solicitar la emisioacuten de un pago

para que esta cuenta quede en cero

Poliacutetica para el Control de entrega del material promocional

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de esta poliacutetica es determinar puntos de control para asignar material

promocional a los clientes en todo el territorio ecuatoriano

B DEFINICIONES

Material promocional Son obras audiovisuales y graacuteficas asiacute como todas las partes

componentes de las mismas que constituyen los mensajes publicitarios de las

campantildeas difundidas a traveacutes de cualquier medio y soporte considerados como

convencionales

Exhibidores Constituye material promocional disentildeado para mejorar la

presentacioacuten en el punto de venta de los productos

Sectores High income Se considera a los sectores en los cuales los clientes tienen

un alto grado de consumo y nivel de ventas para la compantildeiacutea asiacute como los productos

que se comercializan en estos lugares son de costos altos

Sectores low income Son sectores en los que los niveles de ventas de la compantildeiacutea

son bajos y los productos consumidos son econoacutemicos

224

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Fuerza de ventas

bull Elaborar informe acerca de la asignacioacuten delmaterial promocional en el caso de exhibidores eltamantildeo solicitado el sector donde se ubica elcliente el espacio y la seguridad con el que contaraacuteel exhibidor y el monto de ventas que consume elcliente y cuanto podraacute mejorar con el apoyo de laexhibicioacuten

Supervisor de Ventas

bull Verificar y aprobar el informe presentado por elpersonal de la Fuerza de ventas

bull Entregar una copia de la aprobacioacuten a la bodegapara que el material sea entregado

Bodega

bull Entregar el material promocional uacutenicamente con elinforme aprobado por el supervisor de ventas

bull Emitir la orden de despacho para el adecuadocontrol de los inventarios de material promocional ysolicitar la firma del recibiacute confirme por parte delcliente

D METODOLOGIacuteA

bull Los preventistas y autoventistas deberaacuten incluir en el informe que deben

presentar a su supervisor el nivel de compras del cliente si el sector en el que

se encuentra el punto de venta es high o low income con la finalidad de

determinar el mejor exhibidor a ser asignado

bull El Supervisor debe corroborar la informacioacuten presentada por los preventistas

y autoventistas es correcta con la verificacioacuten fiacutesica y estadiacutesticas de ventas

bull El personal de la bodega NO podraacute sacar ninguacuten exhibidor de las bodegas que

no cuente con la debida aprobacioacuten e informe de firmado por el Supervisor de

ventas siendo la responsabilidad del supervisor la correcta asignacioacuten del

material promocional para los clientes

E SEGUIMIENTO

El personal de la Fuerza de ventas seraacute el encargado de verificar que el material

promocional asignado al cliente cuente con la seguridad para evitar su peacuterdida que

225

este sea mantenido en forma adecuada y seraacute el encargado de llenarlo de producto y

comprobar que no sea utilizado con otros productos que no sean de la compantildeiacutea

Poliacutetica de Control para establecer descuentos comerciales que se encuentran

fuera del presupuesto anual

A OBJETIVO Y ALCANCE

La presente poliacutetica detalla los lineamientos para establecer puntos de control en el

establecimiento de descuentos comerciales otorgados a todos los clientes de la

compantildeiacutea Cadbury Adams Ecuador SA

B DEFINICIONES

Estrategia de Precio Disentildeado para otorgar precios al consumidor sin modificar la

lista de precios estaacutendar (mantener la lista de precios)

Desarrollo de Zona Descuento otorgado para impulsar el desarrollo de una zona

dentro de un cliente Se da debido a rentabilidad yo cobertura

Descuentos Estacionales Descuento otorgado para una estacioacuten o plan del antildeo Por

ejemplo verano inverno Navidad Vacaciones etc

Descuentos Para evitar contrabando Descuento relacionado a un producto

especiacutefico para generar una accioacuten de venta en ciertas ciudadesregioneszonas que

evite la compra por parte de los clientes indirectos de producto de contrabando

Descuentos Para evitar ldquoWrite Offrdquo Descuento relacionado a un producto

especiacutefico para generar que permita al cliente mejorar la rotacioacuten del producto

evitando la incineracioacuten del producto por mal estado debido a alcanzar la fecha de

vencimiento

226

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Planificacioacuten Financiera

bull Debe analizar las actividades dentro de presupuestoen los referente a los descuentos entregados porpromociones basados en concursos establecidos porlos clientes

bull Verificar la posibilidad de entregar promocionesadicionales de acuerdo a los colchones en elpresupuesto de ventas

Gerentes de canal deVentas

bull Determinar coordinando con la Gerencia de ventasy el aacuterea de Trade marketing la viabilidad deestablecer los descuentos promocionales

bull Verificar que el aacuterea de Trade Marketing realice lacomunicacioacuten adecuada y publicidadcorrespondiente para hacer conocer a los clientes elbeneficio y condiciones de la promocioacuten

Supervisor de Ventas

bull Conciliar los montos cumplidos por los clientespara emitir las notas de creacutedito

bull Verificar que los clientes reciban sus notas decreacutedito

Creacutedito y cobranzasbull Emitir las notas de creacutedito posterior a la

comprobacioacuten de la informacioacuten entregada porTrade Marketing

Gerente General bull Aprobar las actividades a realizar fuera delpresupuesto para otorgar descuentos comerciales

D METODOLOGIacuteA

bull El aacuterea de Trade Marketing en conjunto con la Gerencia de Ventas

determinaraacuten la posibilidad de iniciar una promocioacuten para los clientes a traveacutes

de la cual por el cumplimiento de metas establecidas en los niveles de

compras se haraacuten acreedores a un descuento calculado sobre las ventas que

ingresan en el concurso siempre y cuando el aacuterea de planificacioacuten financiera

haya informado que existe un colchoacuten en el presupuesto de ventas para

otorgar los descuentos mencionados

bull Las gerencias de canal de ventas elaboraraacuten un informe con el resumen de

los niveles de ventas esperados y que recesioacuten generaraacute posterior a la

promocioacuten tomando en cuenta los flujos de efectivo que se recibiriacutean por

adelantado y el costo ndash beneficio que generariacutea

227

bull En el caso que el informe genere beneficios y este sea aprobado por el

Gerente de ventas el aacuterea de Trade marketing deberaacute iniciar la comunicacioacuten

de la promocioacuten entre los clientes con el fin que los clientes puedan exigir

sus beneficios adquiridos y evitar que la Fuerza de Ventas pueda usurpar

dichos beneficios

bull Una vez alcanzadas las metas por los clientes creacuteditos y cobranzas deberaacute

emitir las notas de creacutedito y el supervisor de ventas se encargaraacute de verificar

que estas sean recibidas por el cliente

E SEGUIMIENTO

Se deberaacute realizar un seguimiento posterior al teacutermino de la promocioacuten para conocer

la satisfaccioacuten entre los clientes y cuaacuteles fueron los iacutendices de recuperacioacuten de

efectivo generado en esas ventas

Poliacutetica de Control para la presentacioacuten y revisioacuten de Reportes de Gastos

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de la poliacutetica es establecer paraacutemetros para una adecuada preparacioacuten y

presentacioacuten de los reportes de viajes de los colegas de la Compantildeiacutea Cadbury

Adams que seraacuten revisados en las oficinas de Quito asiacute como establecer puntos de

control en la revisioacuten de los mismos

B DEFINICIONES

Reportes de gastos Son documentos a traveacutes de los cuales los empleados de una

compantildeiacutea pueden solicitar la devolucioacuten de los valores desembolsados por ellos

siempre y cuando estos correspondan a gastos generados para atender actividades

que contengan un ingreso para la compantildeiacutea provocado o mejorado por dichos

desembolsos Estos desembolsos deben contener la documentacioacuten soporte de

acuerdo a lo establecido por la autoridad tributaria local Servicio de Rentas Internas

228

Viaacuteticos Son recursos asignados a los empleados de una entidad que para el

desempentildeo de sus funciones cuando deban de trasladarse por un periacuteodo mayor de

24 horas a lugares distintos al de su residencia Estos valores los gastos por concepto

de alimentacioacuten hospedaje y gastos menores inherentes al viaje

Sistema Dinnero Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes

a los viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos

como para presentar sus gastos por viaacuteticos

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Gerencias

bull Deberaacuten verificar que los valores presentados comoreembolsos por parte de los colegas sean racionalesy que estos esteacuten relacionados directamente altrabajo que ellos desempentildean antes de generar lasaprobaciones en el sistema

Analista de TradeMarketing Analista deCuentas por pagar

bull Revisar la documentacioacuten fiacutesica que soporta losgastos presentados por el colega y solicitados parareembolso asiacute como que el reporte esteacute lleno enforma correcta de acuerdo a la poliacutetica corporativade viajes y que cumpla con los requerimientosestablecidos en el reglamento para la aplicacioacuten dela Ley de reacutegimen tributario interno en su artiacuteculo27 que norma las liquidaciones de viaje

Contador general

bull Mantener actualizados de todas las reformastributarias emitidas por la autoridad fiscal a losAnalistas de Trade Marketing y de Cuentas porpagar con el fin de minimizar las contingenciastributarias

D METODOLOGIacuteA

bull Los colegas administrativos asiacute como los colegas de la Fuerza de Ventas que

poseen un equipo de coacutemputo de la compantildeiacutea deberaacuten ingresar la informacioacuten

de los reportes de gastos que deberaacute regirse a lo normado en la poliacutetica

corporativa de viajes en el sistema Dinnero uno por uno los documentos que

van a solicitar el reembolso en este detallaraacuten los valores completos sin

desglosar impuestos Una vez que los documentos hayan sido ingresados en

229

el sistema los empleados administrativos deberaacuten entregarlos al analista de

Cuentas por pagar y los administrativos de la Fuerza de Ventas al analista de

Trade Marketing Los empleados de la Fuerza de Ventas que no poseen un

equipo de coacutemputo de la empresa deberaacuten entregar los reportes de gastos

presentados de acuerdo a la poliacutetica de viajes directamente al analista de

Trade marketing para que este ingrese la informacioacuten documento por

documento y colega por colega en el sistema Dinnero a traveacutes de una

plantilla Aquellos documentos que excedan los montos asignados a cada uno

de los colegas por movilizacioacuten seraacuten rechazados y no se incluiraacuten en la

plantilla para la carga

Formato para la presentacioacuten de los reportes de Gastos

Instructivo

El reporte debe ser llenado por el empleado en el encabezado debe constar el

periodo y el motivo del viaje asiacute como la identificacioacuten del colega

En el cuerpo debe ir la siguiente informacioacuten

Fecha Debe contener la fecha del documento soporte del gasto

Ndeg El nuacutemero del documento soporte del gasto

Local El establecimiento donde se realizoacute el consumo

230

Descripcioacuten del gasto Identificacioacuten del tipo de gasto Ej Alojamiento nacional

Valor en moneda del documento Determinar el valor completo del soporte del

gasto en caso sea moneda extranjera en el caso de tratarse de doacutelares iraacute el mismo

valor en las dos uacuteltimas columnas

Valor en doacutelares Convertir el valor del documento soporte en caso de ser moneda

extranjera diferente de doacutelares

bull Los dos analistas mencionados deberaacuten revisar que los documentos que

respaldan el gasto contengan la siguiente informacioacuten fecha del documento

el local y el detalle del consumo realizado valor detallado en forma clara los

documentos no deben tener enmendaduras tachones ni borrones estar

presentados de acuerdo al nuevo reglamento para comprobantes de venta y

que no contengan consumos no permitidos en la poliacutetica corporativa de

viajes

bull En el caso uno o maacutes documentos no contengan la informacioacuten y de la forma

sentildealada en el punto anterior estos seraacuten devueltos a los colegas y no seraacuten

reembolsados

bull Las gerencias deberaacuten aprobar a traveacutes del sistema Dinnero los reportes de

gastos verificando todos los valores solicitados a reembolso En el caso que

los valores esteacuten fuera de los rangos normales para el gasto presentado este

deberaacute ser rechazado en el sistema Dinnero informando al colega el porqueacute

del rechazo

bull Si el colega logra justificar el valor consumido este se aprobaraacute en el sistema

procediendo a la contabilizacioacuten normal por parte de Shared Service

E SEGUIMIENTO

En el caso de la Fuerza de venta el aacuterea de Trade Marketing seraacute la encargada de

verificar que los pagos a los colegas se hayan realizado En el caso del aacuterea

Administrativa lo haraacute la analista de Cuentas por pagar

231

Poliacutetica de Control para la el establecimiento de metas en las ventas

A OBJETIVO Y ALCANCE

Delimitar praacutecticas correctas para establecer metas de ventas acordes con la realidad

de la compantildeiacutea que eviten que los empleados de la Fuerza de ventas se vean

abocados a realizar actos iliacutecitos o no eacuteticos con el fin de alcanzas las metas

planteadas por la administracioacuten en el territorio Ecuatoriano

B DEFINICIONES

Cuota Hace mencioacuten a la meta establecida por la Administracioacuten impuesta al

personal de la fuerza de ventas con el fin de que se cumpla un monto mensual

determinado tanto en valor como cantidad de los productos de la compantildeiacutea

Incentivos Son todos los beneficios que alcanza el persona del departamento de

Ventas por el cumplimiento de objetivos establecidos en el presupuesto de ventas

Demanda Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes a los

viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos como

para presentar sus gastos por viaacuteticos

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Gerente General

bull Llamar a reunioacuten al comiteacute gerencial para estableceren conjunto y consenso el presupuesto de objetivosde ventas

bull Revisar y verificar todos los escenarios posiblespara la consecucioacuten de las ventas frente al sistemapoliacutetico inestable en el paiacutes

bull Determina reuniones para realizar verificacionesmensuales de las metas establecidas y de ser el casoejecutar modificaciones de acuerdo a la realidad quela empresa y el paiacutes vivan en ese momento

232

Planificador Financiero

bull Plantear los escenarios para la consecucioacuten de losobjetivos de ventas a consideracioacuten del comiteacutegerencial

bull Establecer un presupuesto para dotar deherramientas comerciales y promocionales queapoyen a la Fuerza de ventas a la obtencioacuten de lacuota

Gerente de marketing

bull Informar acerca de los estudios de mercadoactualizados para determinar la demanda de losproductos del sector de confites en el Ecuador cuales el mercado ganado por la compantildeiacutea y lo queposee la competencia

bull Elaborar un FODA de la competenciabull Planificar estrategias de publicidad que mantenga

yo incrementen la participacioacuten de mercado asiacutecomo que se formen en una herramienta de influiren el consumidor para la adquisicioacuten de losproductos de la compantildeiacutea

Jefe de Trade Marketing bull Establecer estrategias promocionales y deexhibicioacuten para conquistar la atraccioacuten del mercado

Gerente de Ventas

bull Establecer estadiacutesticas de ventas por regioacuten ciudadsector y temporada para determinar cuaacuteles son lossitios y fechas en las que se pueden generar mejoraspara las ventas

Planificador de laDemanda

bull Determinar la demanda bajo estudios mensualesbull Informar al comiteacute gerencial en forma perioacutedica

acerca de la capacidad de cubrir la demandaestablecida a traveacutes de la capacidad de las plantaspara la entrega de producto

D METODOLOGIacuteA

bull Elaborar un presupuesto anual de objetivos de ventas tomando en cuenta

toda la informacioacuten entregada por los responsables en consenso con el

comiteacute gerencial

bull Revisar en forma mensual las variaciones generadas tanto en la realidad del

desarrollo del negocio como en la consecucioacuten de los objetivos y de ser el

caso replantear las metas para que estas sean racionales

bull Mantener los incentivos a la Fuerza de ventas para que la cuota sea

alcanzada

233

E SEGUIMIENTO

Realizar una evaluacioacuten mensual de los objetivos alcanzados y poner puntos de

atencioacuten en aquellos que no se estaacuten ejecutando para buscar oportunidades de

mejora

452 Procedimientos de Control Interno para el departamento de Ventas

bull Verificar que todos los reportes de gastos por viajes internacionales de la

Fuerza de Ventas sean presentado en un maacuteximo de 7 diacuteas calendario En el

caso de los viaacuteticos los documentos no deberaacuten tener una antiguumledad mayor a

un mes

bull Observar la poliacutetica de control de Creacuteditos y cobranzas donde se contemplan

paraacutemetros para la aprobacioacuten de pedidos previo a la aprobacioacuten de ventas

para evitar que se despache mercaderiacutea a clientes que no se encuentran al diacutea

con los pago

bull Realizar los caacutelculos de los incentivos ganados por el personal de la Fuerza

de ventas de acuerdo a los porcentajes establecidos en los beneficios a los

empleados

bull Observar la poliacutetica de control para Noacutemina con el fin de respetar las fechas

de entrega de la informacioacuten de los incentivos para que los empleados reciban

sus haberes a tiempo

bull Mantener bajo custodia segura los modelos exclusivos de los exhibidores

retirados de los proveedores con el fin de evitar posibles plagios o en su

defecto destruirlos en el caso que estos no se vayan a utilizar maacutes

bull Separar la mercaderiacutea recibida en buen estado de las devoluciones para

determinar si es procedente regresarla a los pallets de bodega o debe

realizarse con ella promociones o autoconsumos

234

Divulgacioacuten de las poliacuteticas corporativas e informacioacuten de laimportancia de su cumplimiento dos veces al antildeo que deberaacuten serincluidas en las presentaciones de las reuniones de Vamos Juntos enla que se entregaraacuten folletos con los puntos importantes de lasmismas en las que se deberaacuten ejemplarizar con casos reales

24000

Capacitacioacuten para el personal recieacuten ingresado que debe incluir unresumen de los procedimientos importantes de la compantildeiacuteainformacioacuten corporativa como poliacuteticas procedimientos valoresmisioacuten visioacuten etc asiacute como reuniones con el personal con el queinteractuaraacute en su trabajo diario

75000

Total costos relacionados con capacitaciones 99000

453 Actividades para el departamento de Ventas

bull Observar de forma inmediata el procedimiento corporativo de la otorgacioacuten

de descuentos comerciales que no se encuentran en el presupuesto para

desarrollarlo de acuerdo a los lineamientos de la administracioacuten

bull Establecer una adecuada comunicacioacuten entre las aacutereas de planificacioacuten

financiera Gerencias de ventas y Gerencia General para llevar a cabo en

forma correcta la poliacutetica administrativa para otorgar descuentos comerciales

bull Implementar las poliacuteticas propuestas para un adecuado control interno de los

procesos desarrollados en el departamento de Ventas

bull Aplicar los procedimientos de control establecidos en el presente capiacutetulo

como actividades del diacutea - diacutea

46 Costo ndash Beneficio de la implementacioacuten del Sistema de Control Interno para

los departamentos de Recursos Humanos Finanzas y Ventas

Costos generados

Capacitaciones

235

Honorarios a terceros

Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales

120000

Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones

300000

Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000

Materiales y Suministros

Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales

71400

Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil

50000

Total costos por suministros y materiales 121400

TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400

Beneficios

Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc

1300000

Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante

50000

Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial

250000

TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000

En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un

monto de $ 959600

Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que

implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos

permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a

estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad

evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas

De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa

CC rr eacuteeacute d

d iti oto y

yCC o

o bbrr aa

nn zz aa s

sPP l

ala nn ifi i

f cic aa cc i

oacuteioacute nn

FF inin a

a nncc ie

ie rr aa

DD irir ee

cc cc ioacuteioacute

nnGG

ee nn ee

rr aall

DD irir ee

cc cc ioacuteioacute

nndd e

e VV ee

nn tata s

sTT r

r aa dd ee

mmaa r

r kk ee tit n

in gg

Flujograma para el proceso de la entrega de descuentos comerciales

IniacutecioAnaliza

descuentospromocionales

Existe un colchoacuten enel presupuesto de

ventasN Fin

Emite la nota decreacutedito

S

Entrega alSupervisor deVentas para su

entrega al cliente

Fin

Se solicita aS Creacuteditos emitir la

NC

Realiza la campantildeaentre los clientes de

la promocioacutenapoyado en la

FFVV

Verifica el logro delas metas por parte

de los clientes

El cliente llegoacute a lameta

N No se otorga eldescuento Fin

Comunica a trade

S marketing parainiciar la

promocioacuten

Los desct Estaacuten enel presupuesto

N

Se analiza sunecesidad deacuerdo a una

estrategiacomercial

SElabora lapropuesta

comercial para losdescuentos

Aprueba lapropuesta Se cierra la

propuesta Fin

N

209

210

Matriz de Riesgo de para el proceso para otorgar descuentos comerciales

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

Los descuentoscomerciales no sonanalizados en elpresupuesto anualde actividades yplan operativo

El presupuesto anualde ventas contemplalos descuentoscomercialesplanificados al iniciodel antildeo

X X Bajo

2

Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto nocuentan con larespectivaaprobacioacuten delGerente de ventas ydel planificadorFinanciero

Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuestouacutenicamente cuentancon la aprobacioacutendel planificadorFinanciero quien laspresentadirectamente alGerente General

X X Alto

3

No se cumplen conlos paraacutemetros deentrega dedescuentos porpromociones a losclientes

Toda promocioacuten queotorga descuentoscomerciales esentregada losclientes de acuerdo alos paraacutemetrosestablecidos

X X Bajo

4

No se les comunicaa los clientes losdescuentos a losque tienen accesode acuerdo a suscondiciones de pagoy montos de compra

Toda promocioacuten escomunicada a losclientes en formaprevia de iniciar

X X Bajo

211

3316 Evaluacioacuten de los proceso de Devoluciones

Cuestionario de Control Interno para el proceso de Devoluciones

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

iquestLa recepcioacuten demercaderiacutea devuelta sehace previa verificacioacutende la factura de venta

X X

La mercaderiacutea serecibe sinverificar antes laventa realizadacon anterioridad

2

iquestLa recepcioacuten de lamercaderiacutea devuelta serecibe directamente enlas bodegas de lacompantildeiacutea

X

3

iquestAntes de ejecutar ladevolucioacuten de lamercaderiacutea esta esaprobada por lossupervisores de ventas

X

Sin embargo lasaprobaciones nose realizan previala verificacioacuten delorigen de lamercaderiacutea

4

iquestEl supervisor de ventassolicita un justificativodel porqueacute ladevolucioacuten

X

Narrativa de proceso de Devoluciones

El proceso se inicia cuando el personal de la Fuerza de Ventas recoge la solicitud de

devolucioacuten del cliente Esta devolucioacuten debe ser verificada por el Supervisor de

ventas para establecer el estado en la que se recibe la mercaderiacutea y elaboraraacute un

informe que deberaacute ser presentado al gerente de ventas este verifica si cumple con

las condiciones establecidas en la poliacutetica comercial para la devolucioacuten de ventas y

procede a aprobarla en el caso se estar correcto

Una vez aprobada la devolucioacuten se informa a la bodega para que coordine el retiro de

la mercaderiacutea Cuando recibe la mercaderiacutea en la bodega se afecta la Nota de

Creacutedito a la uacuteltima factura emitida al cliente Esta nota de creacutedito es entregada a la

Fuerza de ventas para que sea entregada al cliente

SSuu p

p eerr vv

isisioacuteioacute

nndd e

eVV

ee nn tat

a ssBB

oo dd ee

gg aa

DDirir e

e cccc i

oacuteioacute nn d

d eeVV e

e nntata

ssFF u

u eerr zz

aadd e

e vv ee

nn tata s

s

Flujograma para el proceso de Devolucioacuten de mercaderiacutea

IniacutecioRecoge la solicitudde devolucioacuten del

cliente

Entrega la nota decreacutedito al cliente Fin

Verificar elproducto a

devolver seacuerdo a su buen

o mal estado

S Aprueba ladevolucioacuten

Cumple lascondiciones de la

poliacutetica

N Rechaza ladevolucioacuten

Coordina larecoleccioacuten de la

mercaderiacuteadevuelta

Emite la nota decreacutedito

212

213

Matriz de Riesgo de para el proceso de devolucioacuten de mercaderiacutea

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

La recepcioacuten demercaderiacutea devueltase hace sin previaverificacioacuten de lafactura de venta

La mercaderiacuteadevuelta se recibesin verifica sinrevisar la factura deventa en la que seoriginoacute

X X Alto

2

La recepcioacuten de lamercaderiacutea devueltano se recibedirectamente en lasbodegas de lacompantildeiacutea

La bodega realiza lalogiacutestica pararecoger lamercaderiacutea de ladevolucioacuten

X X Bajo

3

La devolucioacuten de lamercaderiacutea no esaprobada por lossupervisores deventas

Los supervisores deventas verifica todaslas devoluciones quevan a ser recibidasestas son aprobadaspor las gerencias deventas

X X Bajo

4

El supervisor deventas no solicita unjustificativo delporqueacute se realiza ladevolucioacuten

El supervisor deventas elabora uninforme de ladevolucioacuten para serentregado al gerentede ventas

X X Bajo

44 Resultados de la evaluacioacuten de Control Interno

441 Matriz de Hallazgo de Control Interno del departamento de Ventas

En la Matriz de Hallazgos determinaremos los cuatro atributos de cada uno de los

puntos criacuteticos encontrados posterior a la evaluacioacuten realizada

214

Matriz de Hallazgos el Departamento de Ventas

Falta de verificacioacuten de las condiciones para le devolucioacuten de mercaderiacuteas

Condicioacuten

La mercaderiacutea devuelta por parte de los clientes es recibida porel personal de la bodega uacutenicamente con la orden de los colegasde la Fuerza de Ventas sin verificar antes que esa mercaderiacuteahaya sido vendida por la empresa y a que factura pertenece

Criterio

Existe la inobservancia de la poliacutetica corporativa para ladevolucioacuten de mercaderiacutea Seccioacuten Metodologiacutea punto 3 queexpresa

ldquoMal Estado El producto en mal estado se considera a aquelproducto vencido en condiciones de calidad no oacuteptimas depresentacioacuten descontinuada o en malas condiciones que tambieacutendeberaacuten pasar por la verificacioacuten de venta previa Para el CanalModerno y Mayorista cuando falta menos de 90 diacuteas para suvencimiento para el Canal Tradicional cuando falta menos de45 diacuteas para su vencimientordquo

Adicional a la poliacutetica corporativa existe una inobservancia alreglamento de comprobantes de venta retencioacuten y documentoscomplementarios que en su Art 15 menciona

ldquoNotas de creacutedito- Las notas de creacutedito son documentos que seemitiraacuten para anular operaciones aceptar devoluciones yconceder descuentos o bonificaciones

Las notas de creacutedito deberaacuten consignar la denominacioacuten serie ynuacutemero de los comprobantes de venta a los cuales se refierenrdquo

Causa

El personal de la bodega como el personal de la fuerza deventas no tienen un conocimiento exacto de la poliacuteticacorporativa Adicional a esto los supervisores de venta noverifican las solicitudes de devolucioacuten realizadas y en la bodegatampoco exigen las aprobaciones necesarias

Efecto

El hecho de recibir devoluciones que no hayan sido debidamenteverificadas y autorizadas provoca que dicha mercaderiacutea puedano haber sido vendida por la empresa alto niveles de productoen mal estado y una alta contingencia tributaria al no determinarexactamente a que factura estaacute afectando la devolucioacuten

Conclusioacuten

La devolucioacuten de la mercaderiacutea no cuenta con la verificacioacutennecesaria por parte de la Fuerza de ventas y de la Bodega paradeterminar con que factura de venta fue entregada al cliente porlo que se considera un facilismo en el proceso que puede generarpeacuterdidas para la compantildeiacutea

215

A la Gerencia General

Recomendacioacuten

Establecer procedimientos de control para que la Fuerza deVentas verifique que la mercaderiacutea que se va a recibir haya sidovendida por la compantildeiacutea para lo cual se deberaacute incluir estainformacioacuten en el informe entregado a las Gerencias de ventas

Exigir a la Bodega que se realice una investigacioacuten de la facturaque deberaacute ser afectada con la devolucioacuten previo a la emisioacuten dela Nota de creacutedito

Descuentos Comerciales no presupuestados se otorgan sin la aprobacioacuten de laGerencia de Ventas

Condicioacuten

Los descuentos comerciales promocionales que no estaacuten dentrodel presupuesto cuentan uacutenicamente con la aprobacioacuten deplanificacioacuten Financiera y no se solicita o requiere de laaprobacioacuten de la gerencia de Ventas antes de que se ejecuten loque deja sin control previo a la Cabeza de Ventas de lasestrategias otorgadas a los clientes y sus impactos en las ventasnetas

Criterio

La poliacutetica corporativa de descuentos en su seccioacuten 2 deResponsabilidades paacutegina 4 expresa que

ldquoTodo descuento otorgado a un cliente ya sea por estrategias ocubrimiento de riesgos que no consten en el presupuesto debenser aprobados por el Gerente de Ventas y por el PlanificadorFinanciero con el fin de medir el costo ndash beneficio del mismoCaso contrario no se generaraacutenrdquo

Causa

No existe una buena praacutectica de comunicacioacuten entre la gerenciade ventas y la planificacioacuten financiera principalmente porqueson rubros que afectan al presupuesto que es controlado porFinanzas y que estos descuentos son solicitados en su mayoriacuteapor el Country Manager y la comunicacioacuten a la gerencias deventas se realiza una vez creada la promocioacuten

EfectoEsta praacutectica genera desbalances en las metas planteadas paracada una de las gerencias y malestar en las gerencia de ventasal ver su campo de accioacuten invadido y limitado

Conclusioacuten

El proceso no se cumple de acuerdo a lo establecido en lapoliacutetica y en el procedimiento por lo que existe unainobservancia total de lo establecido en la reglamentacioacutencorporativa generando un proceso inexacto e incorrecto

216

A la Gerencia General

RecomendacioacutenSupervisar que los lineamientos implementados por la propiaadministracioacuten se cumplan generando una adecuadacomunicacioacuten entre los departamentos de Finanzas y ventasgenerando el respeto de la independencia e interrelacioacuten de lasfunciones de cada una de estas aacutereas

Falta de comunicacioacuten de las poliacuteticas y procedimientos corporativos queafectan al aacuterea comercial a la Fuerza de Ventas en general

Condicioacuten

La administracioacuten no genera una comunicacioacuten de las poliacuteticascorporativas existentes que afectan al aacuterea comercial a todo elpersonal de la Fuerza de Ventas sino uacutenicamente a lasGerencias y los Supervisores los cuales tampoco compartenesta informacioacuten con sus reportes

Criterio

Tal como se indicoacute en el capiacutetulo 3 la falta de comunicacioacuten delas poliacuteticas es un problema que se genera en todas las aacutereas dela entidad inobservando el procedimiento para la correctacomunicacioacuten de poliacuteticas corporativas paacuterrafo 30 que diceldquoEl comiteacute gerencial como parte primordial de sus obligacionesdeberaacute repartir y dar a conocer la misioacuten visioacuten poliacuteticascorporativas y valores corporativos el momento que se integra ala compantildeiacutea La estrategia y planes de accioacuten generales noconfidenciales y susceptibles de mal uso se deberaacuten a dar aconocer y hacerse puacuteblicos entre los empleados asiacute como losresultados de la compantildeiacutea cada trimestre en el Vamos Juntosrdquo

Causa

La administracioacuten y en especial las Gerencias de Ventas no hancreado una cultura de conocimientos y buena praacutectica de laspoliacuteticas y procedimientos que afectan al departamento deventas debido a que las mercaderistas preventistas personal deautoventa impulsadoras no tienen un manejo adecuado de estasy tampoco un conocimiento general

Efecto

El hecho que el personal de la fuerza de ventas desconozca losprocedimientos provoca que muchos de los procedimientos selleven a cabo en forma incorrecta y que ciertas poliacuteticas no secumplan Entre los procesos con alto nivel de falencias estaacuten larecoleccioacuten de las devoluciones inadecuada entrega de materialpromocional y reportes de gastos presentados en formaincorrecta

Conclusioacuten

La falta de conocimiento de las poliacuteticas y procedimientoscorporativos genera limitaciones en el control que se puedeestablecer en el personal debido a que si no conoce unprocedimiento o una poliacutetica es imposible cumplirla lo quegenerariacutea desviaciones en la obtencioacuten de metas corporativas

217

A la Gerencia General

Recomendacioacuten

Ejecutar una adecuada comunicacioacuten al personal de ventasreferente a los aspectos corporativos importantes asiacute comodesarrollar una planificacioacuten para realizar por lo menos una vezal antildeo una comunicacioacuten colectiva a todas las personas quenecesitan conocer estas poliacuteticas recordaacutendoles su alcance ypuntos importantes

El despacho del material promocional no cuenta con las aprobaciones nianaacutelisis de los supervisores previo a su despacho

Condicioacuten

El material promocional despachado y colocado en los clienteses entregado por parte de la bodega uacutenicamente con unasolicitud del personal de la fuerza de ventas y no se cuenta conlas aprobaciones ni anaacutelisis de los supervisores para determinarla verdadera necesidad y beneficio futuro de colocar material deexhibicioacuten en un punto de venta determinado

Criterio

Existe una mala aplicacioacuten de la Poliacutetica para asignacioacuten dematerial promocional en su seccioacuten 2 Responsabilidades quemencionaldquoLos supervisores de ventas seraacuten los encargados de revisar losteacuterminos para la entrega del material promocional y solo seraacutenaprobadas las solicitudes que cumplan con las condicionesestablecidas en la presente poliacuteticardquoSeccioacuten 4 MetodologiacutealdquoPara realizar una asignacioacuten de exhibidores se debedeterminar primero que tipo de exhibidor se va a entregar y deacuerdo a su tamantildeo y modelo el vendedor tendraacute que justificaren un informe la ubicacioacuten del punto de venta el espacio queocuparaacute el exhibidor los montos de compra del cliente ydeterminar una proyeccioacuten para crecimiento del sectorrdquo

Causa

El personal de la bodega no exige que el informe para lasolicitud de material promocional tenga la firma del respectivosupervisor y realiza los despachos normalmente adicional a lafalta de conocimiento de las poliacuteticas corporativas provoca quela fuerza de ventas no se genere la obligacioacuten de cumplir conuna buena praacutectica de la poliacutetica mencionada

Efecto

El incumplimiento de la poliacutetica establecida provoca que muchodel material asignado a los clientes no es aprovechado en formacorrecta debido a que ciertos exhibidores costosos sonentregados a clientes que no realizan montos de compra altos yque no utilizan el exhibidor de forma adecuada generandogastos injustificados para Cadbury

218

Conclusioacuten

La asignacioacuten y entrega de los exhibidores y materialespromociones genera un desperdicio ya que estos estaacuten siendoentregados sin el anaacutelisis del beneficio que se obtendraacute ya quese han encontrado varios exhibidores grandes en clientes queno tienen ni el espacio ni el nivel de compras para cubrirlo deproducto

Recomendacioacuten

A la Gerencia General

Supervisar que la asignacioacuten del material promocional mismoque es costoso sea entregado de acuerdo a lo establecido por lapoliacutetica corporativa y con un anaacutelisis de los consumosrealizados por los clientes asiacute como la seguridad que tendraacute elbien de la compantildeiacutea en el punto de venta

442 Indicadores de Gestioacuten para el departamento de Ventas

Los Indicadores de gestioacuten aplicados para el departamento de Ventas nos permitiraacuten

medir las variables relacionadas con las metas impuestas por la administracioacuten asiacute

como el desempentildeo del departamento

Asiacute tenemos los siguientes indicadores para este departamento

iquestQueacute se va aMedir Objetivo

Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios

Conocimiento dela Visioacuten

Establecer cuantosempleados de lacompantildeiacutea conocensu visioacuten

Visioacuten

de empleados del departamentoFinanciero que Conocen la Visioacuten

de la Empresa Miacutenimoaceptable 85

82

83

El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten de laVisioacuten

Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con suvisioacuten

Visioacuten

de empleados del departamento deVentas que Comparten la Visioacuten de

la Empresa Miacutenimoaceptable 80

82

83

Se presenta como indicadorimportante ya que todos losempleados que conocen lamisioacuten estaacuten de acuerdo conesta

Total empleados del departamentode Ventas 99

Conocimiento dela Misioacuten

Fijar cuaacutentosempleados de lacompantildeiacutea conocensu misioacuten

Misioacuten

de empleados del departamento deVentas que Conocen la Misioacuten de la

Empresa Miacutenimoaceptable 75

82

83

El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten de laMisioacuten

Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con sumisioacuten

Misioacuten

de empleados del departamento deVentas que Comparten la Misioacuten de

la Empresa Miacutenimoaceptable 83

82

83

Representa que todos losempleados trabajan en pro dela consecucioacuten de losobjetivos de la compantildeiacuteaTotal de empleados del

departamento de Ventas 99

219

iquestQueacute se va aMedir Objetivo

Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios

Eficacia de losMetas planteados

Establecer laeficacia en elalcance de las metasplanteados

Metas

Meses en que se ha alcanzado lameta de ventas

Miacutenimoaceptable 92

12

100

El departamento de ventas haalcanzado las metas de ventasdurante todos los meses delantildeo12 12

Nivel de eficaciaen las metaspropuestas

Determinar sobre el100 en queporcentaje promediohan sido alcanzadaslas ventas propuestas

Metas

Promedio de ventas realesalcanzadas

Miacutenimoaceptable 95

236000000115

El logro en las ventas ha sidobastante exitoso en el 2010pasando un 15 del propuestoPromedio de ventas propuestas en

el antildeo 205000000

Nivel deliderazgo delpersonal de lacompantildeiacutea

Fijar el nivel deliderazgo que poseeel personal engeneral

Direccioacuten yliderazgo

Personal que identifica el estilo deLiderazgo

Miacutenimoaceptable 10

12

12

El miacutenimo aceptable para deldepartamento es establecido enun 12 debido a la grancantidad de Personas en laFuerza de Ventas que trabajana cargo de supervisores ygerentes

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten delliderazgo de lacompantildeiacutea

Medir la aceptacioacutendel estilo deliderazgoestablecido en lacompantildeiacutea

Direccioacuten yliderazgo

Personas que aceptan el estilo deliderazgo

Miacutenimoaceptable 90

84

85

Existe una reaccioacuten de algunaspersonas para aceptar a laNueva Gerencia de Ventasestablecida por la compra deKraft a la compantildeiacutea

Total empleados del departamentode Ventas 99

220

221

45 Propuesta de Control Interno

Con los resultados obtenidos de la evaluacioacuten generaremos una propuesta de Control

Interno para el departamento de Ventas que le permita a la compantildeiacutea establecer un

sistema de control basado en poliacuteticas procedimientos y actividades en el aacuterea

comercial

451 Poliacuteticas de control para el departamento de Ventas

Poliacutetica para el Control de devoluciones

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de esta poliacutetica es establecer los lineamientos para la gestioacuten de las

devoluciones en Buen y Mal estado generadas en Ecuador en los canales Tradicional

Moderno y Mayorista

B DEFINICIONES

Devolucioacuten Es el retorno de un producto que ha estado en propiedad de un cliente

Buen Estado Se considera que un producto se encuentra en buen estado cuando se

encuentra apto para la venta con el empaque original y dentro de los plazos

suficientes para considerarlo como apto para la comercializacioacuten tomando en cuenta

el tiempo de su consumo de acuerdo a lo establecido en la poliacutetica comercial

Mal Estado Se considera que un producto se encuentra en mal estado cuando su

caducidad se encuentra cercana se encuentra averiado descontinuado o no vigente

por cambio de empaque

Rechazos Son las devoluciones del producto antes de perfeccionarse la venta es

decir no se hizo la transferencia de la propiedad del producto al cliente

222

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Supervisor de Ventas

bull Se encarga de verificar el producto a devolver y deelaborar el formato de pedido de recojo que debeindicar si el producto se encuentra en buen o malestado

bull Elaborar un informe que contenga el detalle si lamercaderiacutea fue vendida por la compantildeiacutea de acuerdo allote verificado

bull Coordinaraacute con la bodega la logiacutestica para recoger elproducto

Gerentes de canal deVentas

bull Gerente de Ventas deberaacute aprobar y validar el recojode la mercaderiacutea siempre y cuando haya recibido delsupervisor el informe de devolucioacuten caso contrariodeberaacute rechazar la devolucioacuten

Fuerza de ventas

bull Canalizar la solicitud de devolucioacuten desde el clientehasta el supervisor

bull Obtener la informacioacuten del cliente el porqueacute de ladevolucioacuten

Bodegabull Recibir la mercaderiacutea contra el informe aprobado por

el Gerente de ventasbull Emitir la nota de creacutedito

D METODOLOGIacuteA

bull Cuando se notifiqueacute la solicitud de devolucioacuten el supervisor deberaacute solicitar

a la bodega un reporte del lote que el cliente estaacute devolviendo para verificar

que este haya sido vendido por la compantildeiacutea y comprado por el cliente que

hace la solicitud ya que no se recibiraacuten cambios realizados por realizados

entre clientes

bull La Bodega no realizaraacute la logiacutestica para retirar el producto devuelto mientras

no haya recibido el informe firmado y aprobado por el gerente de ventas

bull La nota de creacutedito emitida debe ser entregada al cliente en el plazo maacuteximo

de 48 horas para que estas no generen rechazos por los clientes por las fechas

especialmente por cambio de mes

223

E SEGUIMIENTO

El seguimiento lo deberaacute realizar Creacuteditos y cobranzas en forma automaacutetica ya que

esta nota de creacutedito disminuiraacute el valor de la deuda del cliente En caso la cuenta del

cliente quedeacute con un saldo negativo creacuteditos deberaacute solicitar la emisioacuten de un pago

para que esta cuenta quede en cero

Poliacutetica para el Control de entrega del material promocional

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de esta poliacutetica es determinar puntos de control para asignar material

promocional a los clientes en todo el territorio ecuatoriano

B DEFINICIONES

Material promocional Son obras audiovisuales y graacuteficas asiacute como todas las partes

componentes de las mismas que constituyen los mensajes publicitarios de las

campantildeas difundidas a traveacutes de cualquier medio y soporte considerados como

convencionales

Exhibidores Constituye material promocional disentildeado para mejorar la

presentacioacuten en el punto de venta de los productos

Sectores High income Se considera a los sectores en los cuales los clientes tienen

un alto grado de consumo y nivel de ventas para la compantildeiacutea asiacute como los productos

que se comercializan en estos lugares son de costos altos

Sectores low income Son sectores en los que los niveles de ventas de la compantildeiacutea

son bajos y los productos consumidos son econoacutemicos

224

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Fuerza de ventas

bull Elaborar informe acerca de la asignacioacuten delmaterial promocional en el caso de exhibidores eltamantildeo solicitado el sector donde se ubica elcliente el espacio y la seguridad con el que contaraacuteel exhibidor y el monto de ventas que consume elcliente y cuanto podraacute mejorar con el apoyo de laexhibicioacuten

Supervisor de Ventas

bull Verificar y aprobar el informe presentado por elpersonal de la Fuerza de ventas

bull Entregar una copia de la aprobacioacuten a la bodegapara que el material sea entregado

Bodega

bull Entregar el material promocional uacutenicamente con elinforme aprobado por el supervisor de ventas

bull Emitir la orden de despacho para el adecuadocontrol de los inventarios de material promocional ysolicitar la firma del recibiacute confirme por parte delcliente

D METODOLOGIacuteA

bull Los preventistas y autoventistas deberaacuten incluir en el informe que deben

presentar a su supervisor el nivel de compras del cliente si el sector en el que

se encuentra el punto de venta es high o low income con la finalidad de

determinar el mejor exhibidor a ser asignado

bull El Supervisor debe corroborar la informacioacuten presentada por los preventistas

y autoventistas es correcta con la verificacioacuten fiacutesica y estadiacutesticas de ventas

bull El personal de la bodega NO podraacute sacar ninguacuten exhibidor de las bodegas que

no cuente con la debida aprobacioacuten e informe de firmado por el Supervisor de

ventas siendo la responsabilidad del supervisor la correcta asignacioacuten del

material promocional para los clientes

E SEGUIMIENTO

El personal de la Fuerza de ventas seraacute el encargado de verificar que el material

promocional asignado al cliente cuente con la seguridad para evitar su peacuterdida que

225

este sea mantenido en forma adecuada y seraacute el encargado de llenarlo de producto y

comprobar que no sea utilizado con otros productos que no sean de la compantildeiacutea

Poliacutetica de Control para establecer descuentos comerciales que se encuentran

fuera del presupuesto anual

A OBJETIVO Y ALCANCE

La presente poliacutetica detalla los lineamientos para establecer puntos de control en el

establecimiento de descuentos comerciales otorgados a todos los clientes de la

compantildeiacutea Cadbury Adams Ecuador SA

B DEFINICIONES

Estrategia de Precio Disentildeado para otorgar precios al consumidor sin modificar la

lista de precios estaacutendar (mantener la lista de precios)

Desarrollo de Zona Descuento otorgado para impulsar el desarrollo de una zona

dentro de un cliente Se da debido a rentabilidad yo cobertura

Descuentos Estacionales Descuento otorgado para una estacioacuten o plan del antildeo Por

ejemplo verano inverno Navidad Vacaciones etc

Descuentos Para evitar contrabando Descuento relacionado a un producto

especiacutefico para generar una accioacuten de venta en ciertas ciudadesregioneszonas que

evite la compra por parte de los clientes indirectos de producto de contrabando

Descuentos Para evitar ldquoWrite Offrdquo Descuento relacionado a un producto

especiacutefico para generar que permita al cliente mejorar la rotacioacuten del producto

evitando la incineracioacuten del producto por mal estado debido a alcanzar la fecha de

vencimiento

226

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Planificacioacuten Financiera

bull Debe analizar las actividades dentro de presupuestoen los referente a los descuentos entregados porpromociones basados en concursos establecidos porlos clientes

bull Verificar la posibilidad de entregar promocionesadicionales de acuerdo a los colchones en elpresupuesto de ventas

Gerentes de canal deVentas

bull Determinar coordinando con la Gerencia de ventasy el aacuterea de Trade marketing la viabilidad deestablecer los descuentos promocionales

bull Verificar que el aacuterea de Trade Marketing realice lacomunicacioacuten adecuada y publicidadcorrespondiente para hacer conocer a los clientes elbeneficio y condiciones de la promocioacuten

Supervisor de Ventas

bull Conciliar los montos cumplidos por los clientespara emitir las notas de creacutedito

bull Verificar que los clientes reciban sus notas decreacutedito

Creacutedito y cobranzasbull Emitir las notas de creacutedito posterior a la

comprobacioacuten de la informacioacuten entregada porTrade Marketing

Gerente General bull Aprobar las actividades a realizar fuera delpresupuesto para otorgar descuentos comerciales

D METODOLOGIacuteA

bull El aacuterea de Trade Marketing en conjunto con la Gerencia de Ventas

determinaraacuten la posibilidad de iniciar una promocioacuten para los clientes a traveacutes

de la cual por el cumplimiento de metas establecidas en los niveles de

compras se haraacuten acreedores a un descuento calculado sobre las ventas que

ingresan en el concurso siempre y cuando el aacuterea de planificacioacuten financiera

haya informado que existe un colchoacuten en el presupuesto de ventas para

otorgar los descuentos mencionados

bull Las gerencias de canal de ventas elaboraraacuten un informe con el resumen de

los niveles de ventas esperados y que recesioacuten generaraacute posterior a la

promocioacuten tomando en cuenta los flujos de efectivo que se recibiriacutean por

adelantado y el costo ndash beneficio que generariacutea

227

bull En el caso que el informe genere beneficios y este sea aprobado por el

Gerente de ventas el aacuterea de Trade marketing deberaacute iniciar la comunicacioacuten

de la promocioacuten entre los clientes con el fin que los clientes puedan exigir

sus beneficios adquiridos y evitar que la Fuerza de Ventas pueda usurpar

dichos beneficios

bull Una vez alcanzadas las metas por los clientes creacuteditos y cobranzas deberaacute

emitir las notas de creacutedito y el supervisor de ventas se encargaraacute de verificar

que estas sean recibidas por el cliente

E SEGUIMIENTO

Se deberaacute realizar un seguimiento posterior al teacutermino de la promocioacuten para conocer

la satisfaccioacuten entre los clientes y cuaacuteles fueron los iacutendices de recuperacioacuten de

efectivo generado en esas ventas

Poliacutetica de Control para la presentacioacuten y revisioacuten de Reportes de Gastos

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de la poliacutetica es establecer paraacutemetros para una adecuada preparacioacuten y

presentacioacuten de los reportes de viajes de los colegas de la Compantildeiacutea Cadbury

Adams que seraacuten revisados en las oficinas de Quito asiacute como establecer puntos de

control en la revisioacuten de los mismos

B DEFINICIONES

Reportes de gastos Son documentos a traveacutes de los cuales los empleados de una

compantildeiacutea pueden solicitar la devolucioacuten de los valores desembolsados por ellos

siempre y cuando estos correspondan a gastos generados para atender actividades

que contengan un ingreso para la compantildeiacutea provocado o mejorado por dichos

desembolsos Estos desembolsos deben contener la documentacioacuten soporte de

acuerdo a lo establecido por la autoridad tributaria local Servicio de Rentas Internas

228

Viaacuteticos Son recursos asignados a los empleados de una entidad que para el

desempentildeo de sus funciones cuando deban de trasladarse por un periacuteodo mayor de

24 horas a lugares distintos al de su residencia Estos valores los gastos por concepto

de alimentacioacuten hospedaje y gastos menores inherentes al viaje

Sistema Dinnero Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes

a los viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos

como para presentar sus gastos por viaacuteticos

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Gerencias

bull Deberaacuten verificar que los valores presentados comoreembolsos por parte de los colegas sean racionalesy que estos esteacuten relacionados directamente altrabajo que ellos desempentildean antes de generar lasaprobaciones en el sistema

Analista de TradeMarketing Analista deCuentas por pagar

bull Revisar la documentacioacuten fiacutesica que soporta losgastos presentados por el colega y solicitados parareembolso asiacute como que el reporte esteacute lleno enforma correcta de acuerdo a la poliacutetica corporativade viajes y que cumpla con los requerimientosestablecidos en el reglamento para la aplicacioacuten dela Ley de reacutegimen tributario interno en su artiacuteculo27 que norma las liquidaciones de viaje

Contador general

bull Mantener actualizados de todas las reformastributarias emitidas por la autoridad fiscal a losAnalistas de Trade Marketing y de Cuentas porpagar con el fin de minimizar las contingenciastributarias

D METODOLOGIacuteA

bull Los colegas administrativos asiacute como los colegas de la Fuerza de Ventas que

poseen un equipo de coacutemputo de la compantildeiacutea deberaacuten ingresar la informacioacuten

de los reportes de gastos que deberaacute regirse a lo normado en la poliacutetica

corporativa de viajes en el sistema Dinnero uno por uno los documentos que

van a solicitar el reembolso en este detallaraacuten los valores completos sin

desglosar impuestos Una vez que los documentos hayan sido ingresados en

229

el sistema los empleados administrativos deberaacuten entregarlos al analista de

Cuentas por pagar y los administrativos de la Fuerza de Ventas al analista de

Trade Marketing Los empleados de la Fuerza de Ventas que no poseen un

equipo de coacutemputo de la empresa deberaacuten entregar los reportes de gastos

presentados de acuerdo a la poliacutetica de viajes directamente al analista de

Trade marketing para que este ingrese la informacioacuten documento por

documento y colega por colega en el sistema Dinnero a traveacutes de una

plantilla Aquellos documentos que excedan los montos asignados a cada uno

de los colegas por movilizacioacuten seraacuten rechazados y no se incluiraacuten en la

plantilla para la carga

Formato para la presentacioacuten de los reportes de Gastos

Instructivo

El reporte debe ser llenado por el empleado en el encabezado debe constar el

periodo y el motivo del viaje asiacute como la identificacioacuten del colega

En el cuerpo debe ir la siguiente informacioacuten

Fecha Debe contener la fecha del documento soporte del gasto

Ndeg El nuacutemero del documento soporte del gasto

Local El establecimiento donde se realizoacute el consumo

230

Descripcioacuten del gasto Identificacioacuten del tipo de gasto Ej Alojamiento nacional

Valor en moneda del documento Determinar el valor completo del soporte del

gasto en caso sea moneda extranjera en el caso de tratarse de doacutelares iraacute el mismo

valor en las dos uacuteltimas columnas

Valor en doacutelares Convertir el valor del documento soporte en caso de ser moneda

extranjera diferente de doacutelares

bull Los dos analistas mencionados deberaacuten revisar que los documentos que

respaldan el gasto contengan la siguiente informacioacuten fecha del documento

el local y el detalle del consumo realizado valor detallado en forma clara los

documentos no deben tener enmendaduras tachones ni borrones estar

presentados de acuerdo al nuevo reglamento para comprobantes de venta y

que no contengan consumos no permitidos en la poliacutetica corporativa de

viajes

bull En el caso uno o maacutes documentos no contengan la informacioacuten y de la forma

sentildealada en el punto anterior estos seraacuten devueltos a los colegas y no seraacuten

reembolsados

bull Las gerencias deberaacuten aprobar a traveacutes del sistema Dinnero los reportes de

gastos verificando todos los valores solicitados a reembolso En el caso que

los valores esteacuten fuera de los rangos normales para el gasto presentado este

deberaacute ser rechazado en el sistema Dinnero informando al colega el porqueacute

del rechazo

bull Si el colega logra justificar el valor consumido este se aprobaraacute en el sistema

procediendo a la contabilizacioacuten normal por parte de Shared Service

E SEGUIMIENTO

En el caso de la Fuerza de venta el aacuterea de Trade Marketing seraacute la encargada de

verificar que los pagos a los colegas se hayan realizado En el caso del aacuterea

Administrativa lo haraacute la analista de Cuentas por pagar

231

Poliacutetica de Control para la el establecimiento de metas en las ventas

A OBJETIVO Y ALCANCE

Delimitar praacutecticas correctas para establecer metas de ventas acordes con la realidad

de la compantildeiacutea que eviten que los empleados de la Fuerza de ventas se vean

abocados a realizar actos iliacutecitos o no eacuteticos con el fin de alcanzas las metas

planteadas por la administracioacuten en el territorio Ecuatoriano

B DEFINICIONES

Cuota Hace mencioacuten a la meta establecida por la Administracioacuten impuesta al

personal de la fuerza de ventas con el fin de que se cumpla un monto mensual

determinado tanto en valor como cantidad de los productos de la compantildeiacutea

Incentivos Son todos los beneficios que alcanza el persona del departamento de

Ventas por el cumplimiento de objetivos establecidos en el presupuesto de ventas

Demanda Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes a los

viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos como

para presentar sus gastos por viaacuteticos

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Gerente General

bull Llamar a reunioacuten al comiteacute gerencial para estableceren conjunto y consenso el presupuesto de objetivosde ventas

bull Revisar y verificar todos los escenarios posiblespara la consecucioacuten de las ventas frente al sistemapoliacutetico inestable en el paiacutes

bull Determina reuniones para realizar verificacionesmensuales de las metas establecidas y de ser el casoejecutar modificaciones de acuerdo a la realidad quela empresa y el paiacutes vivan en ese momento

232

Planificador Financiero

bull Plantear los escenarios para la consecucioacuten de losobjetivos de ventas a consideracioacuten del comiteacutegerencial

bull Establecer un presupuesto para dotar deherramientas comerciales y promocionales queapoyen a la Fuerza de ventas a la obtencioacuten de lacuota

Gerente de marketing

bull Informar acerca de los estudios de mercadoactualizados para determinar la demanda de losproductos del sector de confites en el Ecuador cuales el mercado ganado por la compantildeiacutea y lo queposee la competencia

bull Elaborar un FODA de la competenciabull Planificar estrategias de publicidad que mantenga

yo incrementen la participacioacuten de mercado asiacutecomo que se formen en una herramienta de influiren el consumidor para la adquisicioacuten de losproductos de la compantildeiacutea

Jefe de Trade Marketing bull Establecer estrategias promocionales y deexhibicioacuten para conquistar la atraccioacuten del mercado

Gerente de Ventas

bull Establecer estadiacutesticas de ventas por regioacuten ciudadsector y temporada para determinar cuaacuteles son lossitios y fechas en las que se pueden generar mejoraspara las ventas

Planificador de laDemanda

bull Determinar la demanda bajo estudios mensualesbull Informar al comiteacute gerencial en forma perioacutedica

acerca de la capacidad de cubrir la demandaestablecida a traveacutes de la capacidad de las plantaspara la entrega de producto

D METODOLOGIacuteA

bull Elaborar un presupuesto anual de objetivos de ventas tomando en cuenta

toda la informacioacuten entregada por los responsables en consenso con el

comiteacute gerencial

bull Revisar en forma mensual las variaciones generadas tanto en la realidad del

desarrollo del negocio como en la consecucioacuten de los objetivos y de ser el

caso replantear las metas para que estas sean racionales

bull Mantener los incentivos a la Fuerza de ventas para que la cuota sea

alcanzada

233

E SEGUIMIENTO

Realizar una evaluacioacuten mensual de los objetivos alcanzados y poner puntos de

atencioacuten en aquellos que no se estaacuten ejecutando para buscar oportunidades de

mejora

452 Procedimientos de Control Interno para el departamento de Ventas

bull Verificar que todos los reportes de gastos por viajes internacionales de la

Fuerza de Ventas sean presentado en un maacuteximo de 7 diacuteas calendario En el

caso de los viaacuteticos los documentos no deberaacuten tener una antiguumledad mayor a

un mes

bull Observar la poliacutetica de control de Creacuteditos y cobranzas donde se contemplan

paraacutemetros para la aprobacioacuten de pedidos previo a la aprobacioacuten de ventas

para evitar que se despache mercaderiacutea a clientes que no se encuentran al diacutea

con los pago

bull Realizar los caacutelculos de los incentivos ganados por el personal de la Fuerza

de ventas de acuerdo a los porcentajes establecidos en los beneficios a los

empleados

bull Observar la poliacutetica de control para Noacutemina con el fin de respetar las fechas

de entrega de la informacioacuten de los incentivos para que los empleados reciban

sus haberes a tiempo

bull Mantener bajo custodia segura los modelos exclusivos de los exhibidores

retirados de los proveedores con el fin de evitar posibles plagios o en su

defecto destruirlos en el caso que estos no se vayan a utilizar maacutes

bull Separar la mercaderiacutea recibida en buen estado de las devoluciones para

determinar si es procedente regresarla a los pallets de bodega o debe

realizarse con ella promociones o autoconsumos

234

Divulgacioacuten de las poliacuteticas corporativas e informacioacuten de laimportancia de su cumplimiento dos veces al antildeo que deberaacuten serincluidas en las presentaciones de las reuniones de Vamos Juntos enla que se entregaraacuten folletos con los puntos importantes de lasmismas en las que se deberaacuten ejemplarizar con casos reales

24000

Capacitacioacuten para el personal recieacuten ingresado que debe incluir unresumen de los procedimientos importantes de la compantildeiacuteainformacioacuten corporativa como poliacuteticas procedimientos valoresmisioacuten visioacuten etc asiacute como reuniones con el personal con el queinteractuaraacute en su trabajo diario

75000

Total costos relacionados con capacitaciones 99000

453 Actividades para el departamento de Ventas

bull Observar de forma inmediata el procedimiento corporativo de la otorgacioacuten

de descuentos comerciales que no se encuentran en el presupuesto para

desarrollarlo de acuerdo a los lineamientos de la administracioacuten

bull Establecer una adecuada comunicacioacuten entre las aacutereas de planificacioacuten

financiera Gerencias de ventas y Gerencia General para llevar a cabo en

forma correcta la poliacutetica administrativa para otorgar descuentos comerciales

bull Implementar las poliacuteticas propuestas para un adecuado control interno de los

procesos desarrollados en el departamento de Ventas

bull Aplicar los procedimientos de control establecidos en el presente capiacutetulo

como actividades del diacutea - diacutea

46 Costo ndash Beneficio de la implementacioacuten del Sistema de Control Interno para

los departamentos de Recursos Humanos Finanzas y Ventas

Costos generados

Capacitaciones

235

Honorarios a terceros

Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales

120000

Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones

300000

Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000

Materiales y Suministros

Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales

71400

Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil

50000

Total costos por suministros y materiales 121400

TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400

Beneficios

Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc

1300000

Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante

50000

Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial

250000

TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000

En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un

monto de $ 959600

Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que

implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos

permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a

estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad

evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas

De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa

210

Matriz de Riesgo de para el proceso para otorgar descuentos comerciales

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

Los descuentoscomerciales no sonanalizados en elpresupuesto anualde actividades yplan operativo

El presupuesto anualde ventas contemplalos descuentoscomercialesplanificados al iniciodel antildeo

X X Bajo

2

Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuesto nocuentan con larespectivaaprobacioacuten delGerente de ventas ydel planificadorFinanciero

Los descuentosotorgados que no seencuentran en elpresupuestouacutenicamente cuentancon la aprobacioacutendel planificadorFinanciero quien laspresentadirectamente alGerente General

X X Alto

3

No se cumplen conlos paraacutemetros deentrega dedescuentos porpromociones a losclientes

Toda promocioacuten queotorga descuentoscomerciales esentregada losclientes de acuerdo alos paraacutemetrosestablecidos

X X Bajo

4

No se les comunicaa los clientes losdescuentos a losque tienen accesode acuerdo a suscondiciones de pagoy montos de compra

Toda promocioacuten escomunicada a losclientes en formaprevia de iniciar

X X Bajo

211

3316 Evaluacioacuten de los proceso de Devoluciones

Cuestionario de Control Interno para el proceso de Devoluciones

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

iquestLa recepcioacuten demercaderiacutea devuelta sehace previa verificacioacutende la factura de venta

X X

La mercaderiacutea serecibe sinverificar antes laventa realizadacon anterioridad

2

iquestLa recepcioacuten de lamercaderiacutea devuelta serecibe directamente enlas bodegas de lacompantildeiacutea

X

3

iquestAntes de ejecutar ladevolucioacuten de lamercaderiacutea esta esaprobada por lossupervisores de ventas

X

Sin embargo lasaprobaciones nose realizan previala verificacioacuten delorigen de lamercaderiacutea

4

iquestEl supervisor de ventassolicita un justificativodel porqueacute ladevolucioacuten

X

Narrativa de proceso de Devoluciones

El proceso se inicia cuando el personal de la Fuerza de Ventas recoge la solicitud de

devolucioacuten del cliente Esta devolucioacuten debe ser verificada por el Supervisor de

ventas para establecer el estado en la que se recibe la mercaderiacutea y elaboraraacute un

informe que deberaacute ser presentado al gerente de ventas este verifica si cumple con

las condiciones establecidas en la poliacutetica comercial para la devolucioacuten de ventas y

procede a aprobarla en el caso se estar correcto

Una vez aprobada la devolucioacuten se informa a la bodega para que coordine el retiro de

la mercaderiacutea Cuando recibe la mercaderiacutea en la bodega se afecta la Nota de

Creacutedito a la uacuteltima factura emitida al cliente Esta nota de creacutedito es entregada a la

Fuerza de ventas para que sea entregada al cliente

SSuu p

p eerr vv

isisioacuteioacute

nndd e

eVV

ee nn tat

a ssBB

oo dd ee

gg aa

DDirir e

e cccc i

oacuteioacute nn d

d eeVV e

e nntata

ssFF u

u eerr zz

aadd e

e vv ee

nn tata s

s

Flujograma para el proceso de Devolucioacuten de mercaderiacutea

IniacutecioRecoge la solicitudde devolucioacuten del

cliente

Entrega la nota decreacutedito al cliente Fin

Verificar elproducto a

devolver seacuerdo a su buen

o mal estado

S Aprueba ladevolucioacuten

Cumple lascondiciones de la

poliacutetica

N Rechaza ladevolucioacuten

Coordina larecoleccioacuten de la

mercaderiacuteadevuelta

Emite la nota decreacutedito

212

213

Matriz de Riesgo de para el proceso de devolucioacuten de mercaderiacutea

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

La recepcioacuten demercaderiacutea devueltase hace sin previaverificacioacuten de lafactura de venta

La mercaderiacuteadevuelta se recibesin verifica sinrevisar la factura deventa en la que seoriginoacute

X X Alto

2

La recepcioacuten de lamercaderiacutea devueltano se recibedirectamente en lasbodegas de lacompantildeiacutea

La bodega realiza lalogiacutestica pararecoger lamercaderiacutea de ladevolucioacuten

X X Bajo

3

La devolucioacuten de lamercaderiacutea no esaprobada por lossupervisores deventas

Los supervisores deventas verifica todaslas devoluciones quevan a ser recibidasestas son aprobadaspor las gerencias deventas

X X Bajo

4

El supervisor deventas no solicita unjustificativo delporqueacute se realiza ladevolucioacuten

El supervisor deventas elabora uninforme de ladevolucioacuten para serentregado al gerentede ventas

X X Bajo

44 Resultados de la evaluacioacuten de Control Interno

441 Matriz de Hallazgo de Control Interno del departamento de Ventas

En la Matriz de Hallazgos determinaremos los cuatro atributos de cada uno de los

puntos criacuteticos encontrados posterior a la evaluacioacuten realizada

214

Matriz de Hallazgos el Departamento de Ventas

Falta de verificacioacuten de las condiciones para le devolucioacuten de mercaderiacuteas

Condicioacuten

La mercaderiacutea devuelta por parte de los clientes es recibida porel personal de la bodega uacutenicamente con la orden de los colegasde la Fuerza de Ventas sin verificar antes que esa mercaderiacuteahaya sido vendida por la empresa y a que factura pertenece

Criterio

Existe la inobservancia de la poliacutetica corporativa para ladevolucioacuten de mercaderiacutea Seccioacuten Metodologiacutea punto 3 queexpresa

ldquoMal Estado El producto en mal estado se considera a aquelproducto vencido en condiciones de calidad no oacuteptimas depresentacioacuten descontinuada o en malas condiciones que tambieacutendeberaacuten pasar por la verificacioacuten de venta previa Para el CanalModerno y Mayorista cuando falta menos de 90 diacuteas para suvencimiento para el Canal Tradicional cuando falta menos de45 diacuteas para su vencimientordquo

Adicional a la poliacutetica corporativa existe una inobservancia alreglamento de comprobantes de venta retencioacuten y documentoscomplementarios que en su Art 15 menciona

ldquoNotas de creacutedito- Las notas de creacutedito son documentos que seemitiraacuten para anular operaciones aceptar devoluciones yconceder descuentos o bonificaciones

Las notas de creacutedito deberaacuten consignar la denominacioacuten serie ynuacutemero de los comprobantes de venta a los cuales se refierenrdquo

Causa

El personal de la bodega como el personal de la fuerza deventas no tienen un conocimiento exacto de la poliacuteticacorporativa Adicional a esto los supervisores de venta noverifican las solicitudes de devolucioacuten realizadas y en la bodegatampoco exigen las aprobaciones necesarias

Efecto

El hecho de recibir devoluciones que no hayan sido debidamenteverificadas y autorizadas provoca que dicha mercaderiacutea puedano haber sido vendida por la empresa alto niveles de productoen mal estado y una alta contingencia tributaria al no determinarexactamente a que factura estaacute afectando la devolucioacuten

Conclusioacuten

La devolucioacuten de la mercaderiacutea no cuenta con la verificacioacutennecesaria por parte de la Fuerza de ventas y de la Bodega paradeterminar con que factura de venta fue entregada al cliente porlo que se considera un facilismo en el proceso que puede generarpeacuterdidas para la compantildeiacutea

215

A la Gerencia General

Recomendacioacuten

Establecer procedimientos de control para que la Fuerza deVentas verifique que la mercaderiacutea que se va a recibir haya sidovendida por la compantildeiacutea para lo cual se deberaacute incluir estainformacioacuten en el informe entregado a las Gerencias de ventas

Exigir a la Bodega que se realice una investigacioacuten de la facturaque deberaacute ser afectada con la devolucioacuten previo a la emisioacuten dela Nota de creacutedito

Descuentos Comerciales no presupuestados se otorgan sin la aprobacioacuten de laGerencia de Ventas

Condicioacuten

Los descuentos comerciales promocionales que no estaacuten dentrodel presupuesto cuentan uacutenicamente con la aprobacioacuten deplanificacioacuten Financiera y no se solicita o requiere de laaprobacioacuten de la gerencia de Ventas antes de que se ejecuten loque deja sin control previo a la Cabeza de Ventas de lasestrategias otorgadas a los clientes y sus impactos en las ventasnetas

Criterio

La poliacutetica corporativa de descuentos en su seccioacuten 2 deResponsabilidades paacutegina 4 expresa que

ldquoTodo descuento otorgado a un cliente ya sea por estrategias ocubrimiento de riesgos que no consten en el presupuesto debenser aprobados por el Gerente de Ventas y por el PlanificadorFinanciero con el fin de medir el costo ndash beneficio del mismoCaso contrario no se generaraacutenrdquo

Causa

No existe una buena praacutectica de comunicacioacuten entre la gerenciade ventas y la planificacioacuten financiera principalmente porqueson rubros que afectan al presupuesto que es controlado porFinanzas y que estos descuentos son solicitados en su mayoriacuteapor el Country Manager y la comunicacioacuten a la gerencias deventas se realiza una vez creada la promocioacuten

EfectoEsta praacutectica genera desbalances en las metas planteadas paracada una de las gerencias y malestar en las gerencia de ventasal ver su campo de accioacuten invadido y limitado

Conclusioacuten

El proceso no se cumple de acuerdo a lo establecido en lapoliacutetica y en el procedimiento por lo que existe unainobservancia total de lo establecido en la reglamentacioacutencorporativa generando un proceso inexacto e incorrecto

216

A la Gerencia General

RecomendacioacutenSupervisar que los lineamientos implementados por la propiaadministracioacuten se cumplan generando una adecuadacomunicacioacuten entre los departamentos de Finanzas y ventasgenerando el respeto de la independencia e interrelacioacuten de lasfunciones de cada una de estas aacutereas

Falta de comunicacioacuten de las poliacuteticas y procedimientos corporativos queafectan al aacuterea comercial a la Fuerza de Ventas en general

Condicioacuten

La administracioacuten no genera una comunicacioacuten de las poliacuteticascorporativas existentes que afectan al aacuterea comercial a todo elpersonal de la Fuerza de Ventas sino uacutenicamente a lasGerencias y los Supervisores los cuales tampoco compartenesta informacioacuten con sus reportes

Criterio

Tal como se indicoacute en el capiacutetulo 3 la falta de comunicacioacuten delas poliacuteticas es un problema que se genera en todas las aacutereas dela entidad inobservando el procedimiento para la correctacomunicacioacuten de poliacuteticas corporativas paacuterrafo 30 que diceldquoEl comiteacute gerencial como parte primordial de sus obligacionesdeberaacute repartir y dar a conocer la misioacuten visioacuten poliacuteticascorporativas y valores corporativos el momento que se integra ala compantildeiacutea La estrategia y planes de accioacuten generales noconfidenciales y susceptibles de mal uso se deberaacuten a dar aconocer y hacerse puacuteblicos entre los empleados asiacute como losresultados de la compantildeiacutea cada trimestre en el Vamos Juntosrdquo

Causa

La administracioacuten y en especial las Gerencias de Ventas no hancreado una cultura de conocimientos y buena praacutectica de laspoliacuteticas y procedimientos que afectan al departamento deventas debido a que las mercaderistas preventistas personal deautoventa impulsadoras no tienen un manejo adecuado de estasy tampoco un conocimiento general

Efecto

El hecho que el personal de la fuerza de ventas desconozca losprocedimientos provoca que muchos de los procedimientos selleven a cabo en forma incorrecta y que ciertas poliacuteticas no secumplan Entre los procesos con alto nivel de falencias estaacuten larecoleccioacuten de las devoluciones inadecuada entrega de materialpromocional y reportes de gastos presentados en formaincorrecta

Conclusioacuten

La falta de conocimiento de las poliacuteticas y procedimientoscorporativos genera limitaciones en el control que se puedeestablecer en el personal debido a que si no conoce unprocedimiento o una poliacutetica es imposible cumplirla lo quegenerariacutea desviaciones en la obtencioacuten de metas corporativas

217

A la Gerencia General

Recomendacioacuten

Ejecutar una adecuada comunicacioacuten al personal de ventasreferente a los aspectos corporativos importantes asiacute comodesarrollar una planificacioacuten para realizar por lo menos una vezal antildeo una comunicacioacuten colectiva a todas las personas quenecesitan conocer estas poliacuteticas recordaacutendoles su alcance ypuntos importantes

El despacho del material promocional no cuenta con las aprobaciones nianaacutelisis de los supervisores previo a su despacho

Condicioacuten

El material promocional despachado y colocado en los clienteses entregado por parte de la bodega uacutenicamente con unasolicitud del personal de la fuerza de ventas y no se cuenta conlas aprobaciones ni anaacutelisis de los supervisores para determinarla verdadera necesidad y beneficio futuro de colocar material deexhibicioacuten en un punto de venta determinado

Criterio

Existe una mala aplicacioacuten de la Poliacutetica para asignacioacuten dematerial promocional en su seccioacuten 2 Responsabilidades quemencionaldquoLos supervisores de ventas seraacuten los encargados de revisar losteacuterminos para la entrega del material promocional y solo seraacutenaprobadas las solicitudes que cumplan con las condicionesestablecidas en la presente poliacuteticardquoSeccioacuten 4 MetodologiacutealdquoPara realizar una asignacioacuten de exhibidores se debedeterminar primero que tipo de exhibidor se va a entregar y deacuerdo a su tamantildeo y modelo el vendedor tendraacute que justificaren un informe la ubicacioacuten del punto de venta el espacio queocuparaacute el exhibidor los montos de compra del cliente ydeterminar una proyeccioacuten para crecimiento del sectorrdquo

Causa

El personal de la bodega no exige que el informe para lasolicitud de material promocional tenga la firma del respectivosupervisor y realiza los despachos normalmente adicional a lafalta de conocimiento de las poliacuteticas corporativas provoca quela fuerza de ventas no se genere la obligacioacuten de cumplir conuna buena praacutectica de la poliacutetica mencionada

Efecto

El incumplimiento de la poliacutetica establecida provoca que muchodel material asignado a los clientes no es aprovechado en formacorrecta debido a que ciertos exhibidores costosos sonentregados a clientes que no realizan montos de compra altos yque no utilizan el exhibidor de forma adecuada generandogastos injustificados para Cadbury

218

Conclusioacuten

La asignacioacuten y entrega de los exhibidores y materialespromociones genera un desperdicio ya que estos estaacuten siendoentregados sin el anaacutelisis del beneficio que se obtendraacute ya quese han encontrado varios exhibidores grandes en clientes queno tienen ni el espacio ni el nivel de compras para cubrirlo deproducto

Recomendacioacuten

A la Gerencia General

Supervisar que la asignacioacuten del material promocional mismoque es costoso sea entregado de acuerdo a lo establecido por lapoliacutetica corporativa y con un anaacutelisis de los consumosrealizados por los clientes asiacute como la seguridad que tendraacute elbien de la compantildeiacutea en el punto de venta

442 Indicadores de Gestioacuten para el departamento de Ventas

Los Indicadores de gestioacuten aplicados para el departamento de Ventas nos permitiraacuten

medir las variables relacionadas con las metas impuestas por la administracioacuten asiacute

como el desempentildeo del departamento

Asiacute tenemos los siguientes indicadores para este departamento

iquestQueacute se va aMedir Objetivo

Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios

Conocimiento dela Visioacuten

Establecer cuantosempleados de lacompantildeiacutea conocensu visioacuten

Visioacuten

de empleados del departamentoFinanciero que Conocen la Visioacuten

de la Empresa Miacutenimoaceptable 85

82

83

El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten de laVisioacuten

Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con suvisioacuten

Visioacuten

de empleados del departamento deVentas que Comparten la Visioacuten de

la Empresa Miacutenimoaceptable 80

82

83

Se presenta como indicadorimportante ya que todos losempleados que conocen lamisioacuten estaacuten de acuerdo conesta

Total empleados del departamentode Ventas 99

Conocimiento dela Misioacuten

Fijar cuaacutentosempleados de lacompantildeiacutea conocensu misioacuten

Misioacuten

de empleados del departamento deVentas que Conocen la Misioacuten de la

Empresa Miacutenimoaceptable 75

82

83

El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten de laMisioacuten

Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con sumisioacuten

Misioacuten

de empleados del departamento deVentas que Comparten la Misioacuten de

la Empresa Miacutenimoaceptable 83

82

83

Representa que todos losempleados trabajan en pro dela consecucioacuten de losobjetivos de la compantildeiacuteaTotal de empleados del

departamento de Ventas 99

219

iquestQueacute se va aMedir Objetivo

Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios

Eficacia de losMetas planteados

Establecer laeficacia en elalcance de las metasplanteados

Metas

Meses en que se ha alcanzado lameta de ventas

Miacutenimoaceptable 92

12

100

El departamento de ventas haalcanzado las metas de ventasdurante todos los meses delantildeo12 12

Nivel de eficaciaen las metaspropuestas

Determinar sobre el100 en queporcentaje promediohan sido alcanzadaslas ventas propuestas

Metas

Promedio de ventas realesalcanzadas

Miacutenimoaceptable 95

236000000115

El logro en las ventas ha sidobastante exitoso en el 2010pasando un 15 del propuestoPromedio de ventas propuestas en

el antildeo 205000000

Nivel deliderazgo delpersonal de lacompantildeiacutea

Fijar el nivel deliderazgo que poseeel personal engeneral

Direccioacuten yliderazgo

Personal que identifica el estilo deLiderazgo

Miacutenimoaceptable 10

12

12

El miacutenimo aceptable para deldepartamento es establecido enun 12 debido a la grancantidad de Personas en laFuerza de Ventas que trabajana cargo de supervisores ygerentes

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten delliderazgo de lacompantildeiacutea

Medir la aceptacioacutendel estilo deliderazgoestablecido en lacompantildeiacutea

Direccioacuten yliderazgo

Personas que aceptan el estilo deliderazgo

Miacutenimoaceptable 90

84

85

Existe una reaccioacuten de algunaspersonas para aceptar a laNueva Gerencia de Ventasestablecida por la compra deKraft a la compantildeiacutea

Total empleados del departamentode Ventas 99

220

221

45 Propuesta de Control Interno

Con los resultados obtenidos de la evaluacioacuten generaremos una propuesta de Control

Interno para el departamento de Ventas que le permita a la compantildeiacutea establecer un

sistema de control basado en poliacuteticas procedimientos y actividades en el aacuterea

comercial

451 Poliacuteticas de control para el departamento de Ventas

Poliacutetica para el Control de devoluciones

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de esta poliacutetica es establecer los lineamientos para la gestioacuten de las

devoluciones en Buen y Mal estado generadas en Ecuador en los canales Tradicional

Moderno y Mayorista

B DEFINICIONES

Devolucioacuten Es el retorno de un producto que ha estado en propiedad de un cliente

Buen Estado Se considera que un producto se encuentra en buen estado cuando se

encuentra apto para la venta con el empaque original y dentro de los plazos

suficientes para considerarlo como apto para la comercializacioacuten tomando en cuenta

el tiempo de su consumo de acuerdo a lo establecido en la poliacutetica comercial

Mal Estado Se considera que un producto se encuentra en mal estado cuando su

caducidad se encuentra cercana se encuentra averiado descontinuado o no vigente

por cambio de empaque

Rechazos Son las devoluciones del producto antes de perfeccionarse la venta es

decir no se hizo la transferencia de la propiedad del producto al cliente

222

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Supervisor de Ventas

bull Se encarga de verificar el producto a devolver y deelaborar el formato de pedido de recojo que debeindicar si el producto se encuentra en buen o malestado

bull Elaborar un informe que contenga el detalle si lamercaderiacutea fue vendida por la compantildeiacutea de acuerdo allote verificado

bull Coordinaraacute con la bodega la logiacutestica para recoger elproducto

Gerentes de canal deVentas

bull Gerente de Ventas deberaacute aprobar y validar el recojode la mercaderiacutea siempre y cuando haya recibido delsupervisor el informe de devolucioacuten caso contrariodeberaacute rechazar la devolucioacuten

Fuerza de ventas

bull Canalizar la solicitud de devolucioacuten desde el clientehasta el supervisor

bull Obtener la informacioacuten del cliente el porqueacute de ladevolucioacuten

Bodegabull Recibir la mercaderiacutea contra el informe aprobado por

el Gerente de ventasbull Emitir la nota de creacutedito

D METODOLOGIacuteA

bull Cuando se notifiqueacute la solicitud de devolucioacuten el supervisor deberaacute solicitar

a la bodega un reporte del lote que el cliente estaacute devolviendo para verificar

que este haya sido vendido por la compantildeiacutea y comprado por el cliente que

hace la solicitud ya que no se recibiraacuten cambios realizados por realizados

entre clientes

bull La Bodega no realizaraacute la logiacutestica para retirar el producto devuelto mientras

no haya recibido el informe firmado y aprobado por el gerente de ventas

bull La nota de creacutedito emitida debe ser entregada al cliente en el plazo maacuteximo

de 48 horas para que estas no generen rechazos por los clientes por las fechas

especialmente por cambio de mes

223

E SEGUIMIENTO

El seguimiento lo deberaacute realizar Creacuteditos y cobranzas en forma automaacutetica ya que

esta nota de creacutedito disminuiraacute el valor de la deuda del cliente En caso la cuenta del

cliente quedeacute con un saldo negativo creacuteditos deberaacute solicitar la emisioacuten de un pago

para que esta cuenta quede en cero

Poliacutetica para el Control de entrega del material promocional

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de esta poliacutetica es determinar puntos de control para asignar material

promocional a los clientes en todo el territorio ecuatoriano

B DEFINICIONES

Material promocional Son obras audiovisuales y graacuteficas asiacute como todas las partes

componentes de las mismas que constituyen los mensajes publicitarios de las

campantildeas difundidas a traveacutes de cualquier medio y soporte considerados como

convencionales

Exhibidores Constituye material promocional disentildeado para mejorar la

presentacioacuten en el punto de venta de los productos

Sectores High income Se considera a los sectores en los cuales los clientes tienen

un alto grado de consumo y nivel de ventas para la compantildeiacutea asiacute como los productos

que se comercializan en estos lugares son de costos altos

Sectores low income Son sectores en los que los niveles de ventas de la compantildeiacutea

son bajos y los productos consumidos son econoacutemicos

224

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Fuerza de ventas

bull Elaborar informe acerca de la asignacioacuten delmaterial promocional en el caso de exhibidores eltamantildeo solicitado el sector donde se ubica elcliente el espacio y la seguridad con el que contaraacuteel exhibidor y el monto de ventas que consume elcliente y cuanto podraacute mejorar con el apoyo de laexhibicioacuten

Supervisor de Ventas

bull Verificar y aprobar el informe presentado por elpersonal de la Fuerza de ventas

bull Entregar una copia de la aprobacioacuten a la bodegapara que el material sea entregado

Bodega

bull Entregar el material promocional uacutenicamente con elinforme aprobado por el supervisor de ventas

bull Emitir la orden de despacho para el adecuadocontrol de los inventarios de material promocional ysolicitar la firma del recibiacute confirme por parte delcliente

D METODOLOGIacuteA

bull Los preventistas y autoventistas deberaacuten incluir en el informe que deben

presentar a su supervisor el nivel de compras del cliente si el sector en el que

se encuentra el punto de venta es high o low income con la finalidad de

determinar el mejor exhibidor a ser asignado

bull El Supervisor debe corroborar la informacioacuten presentada por los preventistas

y autoventistas es correcta con la verificacioacuten fiacutesica y estadiacutesticas de ventas

bull El personal de la bodega NO podraacute sacar ninguacuten exhibidor de las bodegas que

no cuente con la debida aprobacioacuten e informe de firmado por el Supervisor de

ventas siendo la responsabilidad del supervisor la correcta asignacioacuten del

material promocional para los clientes

E SEGUIMIENTO

El personal de la Fuerza de ventas seraacute el encargado de verificar que el material

promocional asignado al cliente cuente con la seguridad para evitar su peacuterdida que

225

este sea mantenido en forma adecuada y seraacute el encargado de llenarlo de producto y

comprobar que no sea utilizado con otros productos que no sean de la compantildeiacutea

Poliacutetica de Control para establecer descuentos comerciales que se encuentran

fuera del presupuesto anual

A OBJETIVO Y ALCANCE

La presente poliacutetica detalla los lineamientos para establecer puntos de control en el

establecimiento de descuentos comerciales otorgados a todos los clientes de la

compantildeiacutea Cadbury Adams Ecuador SA

B DEFINICIONES

Estrategia de Precio Disentildeado para otorgar precios al consumidor sin modificar la

lista de precios estaacutendar (mantener la lista de precios)

Desarrollo de Zona Descuento otorgado para impulsar el desarrollo de una zona

dentro de un cliente Se da debido a rentabilidad yo cobertura

Descuentos Estacionales Descuento otorgado para una estacioacuten o plan del antildeo Por

ejemplo verano inverno Navidad Vacaciones etc

Descuentos Para evitar contrabando Descuento relacionado a un producto

especiacutefico para generar una accioacuten de venta en ciertas ciudadesregioneszonas que

evite la compra por parte de los clientes indirectos de producto de contrabando

Descuentos Para evitar ldquoWrite Offrdquo Descuento relacionado a un producto

especiacutefico para generar que permita al cliente mejorar la rotacioacuten del producto

evitando la incineracioacuten del producto por mal estado debido a alcanzar la fecha de

vencimiento

226

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Planificacioacuten Financiera

bull Debe analizar las actividades dentro de presupuestoen los referente a los descuentos entregados porpromociones basados en concursos establecidos porlos clientes

bull Verificar la posibilidad de entregar promocionesadicionales de acuerdo a los colchones en elpresupuesto de ventas

Gerentes de canal deVentas

bull Determinar coordinando con la Gerencia de ventasy el aacuterea de Trade marketing la viabilidad deestablecer los descuentos promocionales

bull Verificar que el aacuterea de Trade Marketing realice lacomunicacioacuten adecuada y publicidadcorrespondiente para hacer conocer a los clientes elbeneficio y condiciones de la promocioacuten

Supervisor de Ventas

bull Conciliar los montos cumplidos por los clientespara emitir las notas de creacutedito

bull Verificar que los clientes reciban sus notas decreacutedito

Creacutedito y cobranzasbull Emitir las notas de creacutedito posterior a la

comprobacioacuten de la informacioacuten entregada porTrade Marketing

Gerente General bull Aprobar las actividades a realizar fuera delpresupuesto para otorgar descuentos comerciales

D METODOLOGIacuteA

bull El aacuterea de Trade Marketing en conjunto con la Gerencia de Ventas

determinaraacuten la posibilidad de iniciar una promocioacuten para los clientes a traveacutes

de la cual por el cumplimiento de metas establecidas en los niveles de

compras se haraacuten acreedores a un descuento calculado sobre las ventas que

ingresan en el concurso siempre y cuando el aacuterea de planificacioacuten financiera

haya informado que existe un colchoacuten en el presupuesto de ventas para

otorgar los descuentos mencionados

bull Las gerencias de canal de ventas elaboraraacuten un informe con el resumen de

los niveles de ventas esperados y que recesioacuten generaraacute posterior a la

promocioacuten tomando en cuenta los flujos de efectivo que se recibiriacutean por

adelantado y el costo ndash beneficio que generariacutea

227

bull En el caso que el informe genere beneficios y este sea aprobado por el

Gerente de ventas el aacuterea de Trade marketing deberaacute iniciar la comunicacioacuten

de la promocioacuten entre los clientes con el fin que los clientes puedan exigir

sus beneficios adquiridos y evitar que la Fuerza de Ventas pueda usurpar

dichos beneficios

bull Una vez alcanzadas las metas por los clientes creacuteditos y cobranzas deberaacute

emitir las notas de creacutedito y el supervisor de ventas se encargaraacute de verificar

que estas sean recibidas por el cliente

E SEGUIMIENTO

Se deberaacute realizar un seguimiento posterior al teacutermino de la promocioacuten para conocer

la satisfaccioacuten entre los clientes y cuaacuteles fueron los iacutendices de recuperacioacuten de

efectivo generado en esas ventas

Poliacutetica de Control para la presentacioacuten y revisioacuten de Reportes de Gastos

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de la poliacutetica es establecer paraacutemetros para una adecuada preparacioacuten y

presentacioacuten de los reportes de viajes de los colegas de la Compantildeiacutea Cadbury

Adams que seraacuten revisados en las oficinas de Quito asiacute como establecer puntos de

control en la revisioacuten de los mismos

B DEFINICIONES

Reportes de gastos Son documentos a traveacutes de los cuales los empleados de una

compantildeiacutea pueden solicitar la devolucioacuten de los valores desembolsados por ellos

siempre y cuando estos correspondan a gastos generados para atender actividades

que contengan un ingreso para la compantildeiacutea provocado o mejorado por dichos

desembolsos Estos desembolsos deben contener la documentacioacuten soporte de

acuerdo a lo establecido por la autoridad tributaria local Servicio de Rentas Internas

228

Viaacuteticos Son recursos asignados a los empleados de una entidad que para el

desempentildeo de sus funciones cuando deban de trasladarse por un periacuteodo mayor de

24 horas a lugares distintos al de su residencia Estos valores los gastos por concepto

de alimentacioacuten hospedaje y gastos menores inherentes al viaje

Sistema Dinnero Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes

a los viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos

como para presentar sus gastos por viaacuteticos

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Gerencias

bull Deberaacuten verificar que los valores presentados comoreembolsos por parte de los colegas sean racionalesy que estos esteacuten relacionados directamente altrabajo que ellos desempentildean antes de generar lasaprobaciones en el sistema

Analista de TradeMarketing Analista deCuentas por pagar

bull Revisar la documentacioacuten fiacutesica que soporta losgastos presentados por el colega y solicitados parareembolso asiacute como que el reporte esteacute lleno enforma correcta de acuerdo a la poliacutetica corporativade viajes y que cumpla con los requerimientosestablecidos en el reglamento para la aplicacioacuten dela Ley de reacutegimen tributario interno en su artiacuteculo27 que norma las liquidaciones de viaje

Contador general

bull Mantener actualizados de todas las reformastributarias emitidas por la autoridad fiscal a losAnalistas de Trade Marketing y de Cuentas porpagar con el fin de minimizar las contingenciastributarias

D METODOLOGIacuteA

bull Los colegas administrativos asiacute como los colegas de la Fuerza de Ventas que

poseen un equipo de coacutemputo de la compantildeiacutea deberaacuten ingresar la informacioacuten

de los reportes de gastos que deberaacute regirse a lo normado en la poliacutetica

corporativa de viajes en el sistema Dinnero uno por uno los documentos que

van a solicitar el reembolso en este detallaraacuten los valores completos sin

desglosar impuestos Una vez que los documentos hayan sido ingresados en

229

el sistema los empleados administrativos deberaacuten entregarlos al analista de

Cuentas por pagar y los administrativos de la Fuerza de Ventas al analista de

Trade Marketing Los empleados de la Fuerza de Ventas que no poseen un

equipo de coacutemputo de la empresa deberaacuten entregar los reportes de gastos

presentados de acuerdo a la poliacutetica de viajes directamente al analista de

Trade marketing para que este ingrese la informacioacuten documento por

documento y colega por colega en el sistema Dinnero a traveacutes de una

plantilla Aquellos documentos que excedan los montos asignados a cada uno

de los colegas por movilizacioacuten seraacuten rechazados y no se incluiraacuten en la

plantilla para la carga

Formato para la presentacioacuten de los reportes de Gastos

Instructivo

El reporte debe ser llenado por el empleado en el encabezado debe constar el

periodo y el motivo del viaje asiacute como la identificacioacuten del colega

En el cuerpo debe ir la siguiente informacioacuten

Fecha Debe contener la fecha del documento soporte del gasto

Ndeg El nuacutemero del documento soporte del gasto

Local El establecimiento donde se realizoacute el consumo

230

Descripcioacuten del gasto Identificacioacuten del tipo de gasto Ej Alojamiento nacional

Valor en moneda del documento Determinar el valor completo del soporte del

gasto en caso sea moneda extranjera en el caso de tratarse de doacutelares iraacute el mismo

valor en las dos uacuteltimas columnas

Valor en doacutelares Convertir el valor del documento soporte en caso de ser moneda

extranjera diferente de doacutelares

bull Los dos analistas mencionados deberaacuten revisar que los documentos que

respaldan el gasto contengan la siguiente informacioacuten fecha del documento

el local y el detalle del consumo realizado valor detallado en forma clara los

documentos no deben tener enmendaduras tachones ni borrones estar

presentados de acuerdo al nuevo reglamento para comprobantes de venta y

que no contengan consumos no permitidos en la poliacutetica corporativa de

viajes

bull En el caso uno o maacutes documentos no contengan la informacioacuten y de la forma

sentildealada en el punto anterior estos seraacuten devueltos a los colegas y no seraacuten

reembolsados

bull Las gerencias deberaacuten aprobar a traveacutes del sistema Dinnero los reportes de

gastos verificando todos los valores solicitados a reembolso En el caso que

los valores esteacuten fuera de los rangos normales para el gasto presentado este

deberaacute ser rechazado en el sistema Dinnero informando al colega el porqueacute

del rechazo

bull Si el colega logra justificar el valor consumido este se aprobaraacute en el sistema

procediendo a la contabilizacioacuten normal por parte de Shared Service

E SEGUIMIENTO

En el caso de la Fuerza de venta el aacuterea de Trade Marketing seraacute la encargada de

verificar que los pagos a los colegas se hayan realizado En el caso del aacuterea

Administrativa lo haraacute la analista de Cuentas por pagar

231

Poliacutetica de Control para la el establecimiento de metas en las ventas

A OBJETIVO Y ALCANCE

Delimitar praacutecticas correctas para establecer metas de ventas acordes con la realidad

de la compantildeiacutea que eviten que los empleados de la Fuerza de ventas se vean

abocados a realizar actos iliacutecitos o no eacuteticos con el fin de alcanzas las metas

planteadas por la administracioacuten en el territorio Ecuatoriano

B DEFINICIONES

Cuota Hace mencioacuten a la meta establecida por la Administracioacuten impuesta al

personal de la fuerza de ventas con el fin de que se cumpla un monto mensual

determinado tanto en valor como cantidad de los productos de la compantildeiacutea

Incentivos Son todos los beneficios que alcanza el persona del departamento de

Ventas por el cumplimiento de objetivos establecidos en el presupuesto de ventas

Demanda Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes a los

viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos como

para presentar sus gastos por viaacuteticos

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Gerente General

bull Llamar a reunioacuten al comiteacute gerencial para estableceren conjunto y consenso el presupuesto de objetivosde ventas

bull Revisar y verificar todos los escenarios posiblespara la consecucioacuten de las ventas frente al sistemapoliacutetico inestable en el paiacutes

bull Determina reuniones para realizar verificacionesmensuales de las metas establecidas y de ser el casoejecutar modificaciones de acuerdo a la realidad quela empresa y el paiacutes vivan en ese momento

232

Planificador Financiero

bull Plantear los escenarios para la consecucioacuten de losobjetivos de ventas a consideracioacuten del comiteacutegerencial

bull Establecer un presupuesto para dotar deherramientas comerciales y promocionales queapoyen a la Fuerza de ventas a la obtencioacuten de lacuota

Gerente de marketing

bull Informar acerca de los estudios de mercadoactualizados para determinar la demanda de losproductos del sector de confites en el Ecuador cuales el mercado ganado por la compantildeiacutea y lo queposee la competencia

bull Elaborar un FODA de la competenciabull Planificar estrategias de publicidad que mantenga

yo incrementen la participacioacuten de mercado asiacutecomo que se formen en una herramienta de influiren el consumidor para la adquisicioacuten de losproductos de la compantildeiacutea

Jefe de Trade Marketing bull Establecer estrategias promocionales y deexhibicioacuten para conquistar la atraccioacuten del mercado

Gerente de Ventas

bull Establecer estadiacutesticas de ventas por regioacuten ciudadsector y temporada para determinar cuaacuteles son lossitios y fechas en las que se pueden generar mejoraspara las ventas

Planificador de laDemanda

bull Determinar la demanda bajo estudios mensualesbull Informar al comiteacute gerencial en forma perioacutedica

acerca de la capacidad de cubrir la demandaestablecida a traveacutes de la capacidad de las plantaspara la entrega de producto

D METODOLOGIacuteA

bull Elaborar un presupuesto anual de objetivos de ventas tomando en cuenta

toda la informacioacuten entregada por los responsables en consenso con el

comiteacute gerencial

bull Revisar en forma mensual las variaciones generadas tanto en la realidad del

desarrollo del negocio como en la consecucioacuten de los objetivos y de ser el

caso replantear las metas para que estas sean racionales

bull Mantener los incentivos a la Fuerza de ventas para que la cuota sea

alcanzada

233

E SEGUIMIENTO

Realizar una evaluacioacuten mensual de los objetivos alcanzados y poner puntos de

atencioacuten en aquellos que no se estaacuten ejecutando para buscar oportunidades de

mejora

452 Procedimientos de Control Interno para el departamento de Ventas

bull Verificar que todos los reportes de gastos por viajes internacionales de la

Fuerza de Ventas sean presentado en un maacuteximo de 7 diacuteas calendario En el

caso de los viaacuteticos los documentos no deberaacuten tener una antiguumledad mayor a

un mes

bull Observar la poliacutetica de control de Creacuteditos y cobranzas donde se contemplan

paraacutemetros para la aprobacioacuten de pedidos previo a la aprobacioacuten de ventas

para evitar que se despache mercaderiacutea a clientes que no se encuentran al diacutea

con los pago

bull Realizar los caacutelculos de los incentivos ganados por el personal de la Fuerza

de ventas de acuerdo a los porcentajes establecidos en los beneficios a los

empleados

bull Observar la poliacutetica de control para Noacutemina con el fin de respetar las fechas

de entrega de la informacioacuten de los incentivos para que los empleados reciban

sus haberes a tiempo

bull Mantener bajo custodia segura los modelos exclusivos de los exhibidores

retirados de los proveedores con el fin de evitar posibles plagios o en su

defecto destruirlos en el caso que estos no se vayan a utilizar maacutes

bull Separar la mercaderiacutea recibida en buen estado de las devoluciones para

determinar si es procedente regresarla a los pallets de bodega o debe

realizarse con ella promociones o autoconsumos

234

Divulgacioacuten de las poliacuteticas corporativas e informacioacuten de laimportancia de su cumplimiento dos veces al antildeo que deberaacuten serincluidas en las presentaciones de las reuniones de Vamos Juntos enla que se entregaraacuten folletos con los puntos importantes de lasmismas en las que se deberaacuten ejemplarizar con casos reales

24000

Capacitacioacuten para el personal recieacuten ingresado que debe incluir unresumen de los procedimientos importantes de la compantildeiacuteainformacioacuten corporativa como poliacuteticas procedimientos valoresmisioacuten visioacuten etc asiacute como reuniones con el personal con el queinteractuaraacute en su trabajo diario

75000

Total costos relacionados con capacitaciones 99000

453 Actividades para el departamento de Ventas

bull Observar de forma inmediata el procedimiento corporativo de la otorgacioacuten

de descuentos comerciales que no se encuentran en el presupuesto para

desarrollarlo de acuerdo a los lineamientos de la administracioacuten

bull Establecer una adecuada comunicacioacuten entre las aacutereas de planificacioacuten

financiera Gerencias de ventas y Gerencia General para llevar a cabo en

forma correcta la poliacutetica administrativa para otorgar descuentos comerciales

bull Implementar las poliacuteticas propuestas para un adecuado control interno de los

procesos desarrollados en el departamento de Ventas

bull Aplicar los procedimientos de control establecidos en el presente capiacutetulo

como actividades del diacutea - diacutea

46 Costo ndash Beneficio de la implementacioacuten del Sistema de Control Interno para

los departamentos de Recursos Humanos Finanzas y Ventas

Costos generados

Capacitaciones

235

Honorarios a terceros

Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales

120000

Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones

300000

Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000

Materiales y Suministros

Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales

71400

Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil

50000

Total costos por suministros y materiales 121400

TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400

Beneficios

Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc

1300000

Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante

50000

Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial

250000

TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000

En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un

monto de $ 959600

Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que

implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos

permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a

estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad

evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas

De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa

211

3316 Evaluacioacuten de los proceso de Devoluciones

Cuestionario de Control Interno para el proceso de Devoluciones

No Preguntas SIacute NONivel de riesgo

ObservacionesAlto Medio Bajo

1

iquestLa recepcioacuten demercaderiacutea devuelta sehace previa verificacioacutende la factura de venta

X X

La mercaderiacutea serecibe sinverificar antes laventa realizadacon anterioridad

2

iquestLa recepcioacuten de lamercaderiacutea devuelta serecibe directamente enlas bodegas de lacompantildeiacutea

X

3

iquestAntes de ejecutar ladevolucioacuten de lamercaderiacutea esta esaprobada por lossupervisores de ventas

X

Sin embargo lasaprobaciones nose realizan previala verificacioacuten delorigen de lamercaderiacutea

4

iquestEl supervisor de ventassolicita un justificativodel porqueacute ladevolucioacuten

X

Narrativa de proceso de Devoluciones

El proceso se inicia cuando el personal de la Fuerza de Ventas recoge la solicitud de

devolucioacuten del cliente Esta devolucioacuten debe ser verificada por el Supervisor de

ventas para establecer el estado en la que se recibe la mercaderiacutea y elaboraraacute un

informe que deberaacute ser presentado al gerente de ventas este verifica si cumple con

las condiciones establecidas en la poliacutetica comercial para la devolucioacuten de ventas y

procede a aprobarla en el caso se estar correcto

Una vez aprobada la devolucioacuten se informa a la bodega para que coordine el retiro de

la mercaderiacutea Cuando recibe la mercaderiacutea en la bodega se afecta la Nota de

Creacutedito a la uacuteltima factura emitida al cliente Esta nota de creacutedito es entregada a la

Fuerza de ventas para que sea entregada al cliente

SSuu p

p eerr vv

isisioacuteioacute

nndd e

eVV

ee nn tat

a ssBB

oo dd ee

gg aa

DDirir e

e cccc i

oacuteioacute nn d

d eeVV e

e nntata

ssFF u

u eerr zz

aadd e

e vv ee

nn tata s

s

Flujograma para el proceso de Devolucioacuten de mercaderiacutea

IniacutecioRecoge la solicitudde devolucioacuten del

cliente

Entrega la nota decreacutedito al cliente Fin

Verificar elproducto a

devolver seacuerdo a su buen

o mal estado

S Aprueba ladevolucioacuten

Cumple lascondiciones de la

poliacutetica

N Rechaza ladevolucioacuten

Coordina larecoleccioacuten de la

mercaderiacuteadevuelta

Emite la nota decreacutedito

212

213

Matriz de Riesgo de para el proceso de devolucioacuten de mercaderiacutea

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

La recepcioacuten demercaderiacutea devueltase hace sin previaverificacioacuten de lafactura de venta

La mercaderiacuteadevuelta se recibesin verifica sinrevisar la factura deventa en la que seoriginoacute

X X Alto

2

La recepcioacuten de lamercaderiacutea devueltano se recibedirectamente en lasbodegas de lacompantildeiacutea

La bodega realiza lalogiacutestica pararecoger lamercaderiacutea de ladevolucioacuten

X X Bajo

3

La devolucioacuten de lamercaderiacutea no esaprobada por lossupervisores deventas

Los supervisores deventas verifica todaslas devoluciones quevan a ser recibidasestas son aprobadaspor las gerencias deventas

X X Bajo

4

El supervisor deventas no solicita unjustificativo delporqueacute se realiza ladevolucioacuten

El supervisor deventas elabora uninforme de ladevolucioacuten para serentregado al gerentede ventas

X X Bajo

44 Resultados de la evaluacioacuten de Control Interno

441 Matriz de Hallazgo de Control Interno del departamento de Ventas

En la Matriz de Hallazgos determinaremos los cuatro atributos de cada uno de los

puntos criacuteticos encontrados posterior a la evaluacioacuten realizada

214

Matriz de Hallazgos el Departamento de Ventas

Falta de verificacioacuten de las condiciones para le devolucioacuten de mercaderiacuteas

Condicioacuten

La mercaderiacutea devuelta por parte de los clientes es recibida porel personal de la bodega uacutenicamente con la orden de los colegasde la Fuerza de Ventas sin verificar antes que esa mercaderiacuteahaya sido vendida por la empresa y a que factura pertenece

Criterio

Existe la inobservancia de la poliacutetica corporativa para ladevolucioacuten de mercaderiacutea Seccioacuten Metodologiacutea punto 3 queexpresa

ldquoMal Estado El producto en mal estado se considera a aquelproducto vencido en condiciones de calidad no oacuteptimas depresentacioacuten descontinuada o en malas condiciones que tambieacutendeberaacuten pasar por la verificacioacuten de venta previa Para el CanalModerno y Mayorista cuando falta menos de 90 diacuteas para suvencimiento para el Canal Tradicional cuando falta menos de45 diacuteas para su vencimientordquo

Adicional a la poliacutetica corporativa existe una inobservancia alreglamento de comprobantes de venta retencioacuten y documentoscomplementarios que en su Art 15 menciona

ldquoNotas de creacutedito- Las notas de creacutedito son documentos que seemitiraacuten para anular operaciones aceptar devoluciones yconceder descuentos o bonificaciones

Las notas de creacutedito deberaacuten consignar la denominacioacuten serie ynuacutemero de los comprobantes de venta a los cuales se refierenrdquo

Causa

El personal de la bodega como el personal de la fuerza deventas no tienen un conocimiento exacto de la poliacuteticacorporativa Adicional a esto los supervisores de venta noverifican las solicitudes de devolucioacuten realizadas y en la bodegatampoco exigen las aprobaciones necesarias

Efecto

El hecho de recibir devoluciones que no hayan sido debidamenteverificadas y autorizadas provoca que dicha mercaderiacutea puedano haber sido vendida por la empresa alto niveles de productoen mal estado y una alta contingencia tributaria al no determinarexactamente a que factura estaacute afectando la devolucioacuten

Conclusioacuten

La devolucioacuten de la mercaderiacutea no cuenta con la verificacioacutennecesaria por parte de la Fuerza de ventas y de la Bodega paradeterminar con que factura de venta fue entregada al cliente porlo que se considera un facilismo en el proceso que puede generarpeacuterdidas para la compantildeiacutea

215

A la Gerencia General

Recomendacioacuten

Establecer procedimientos de control para que la Fuerza deVentas verifique que la mercaderiacutea que se va a recibir haya sidovendida por la compantildeiacutea para lo cual se deberaacute incluir estainformacioacuten en el informe entregado a las Gerencias de ventas

Exigir a la Bodega que se realice una investigacioacuten de la facturaque deberaacute ser afectada con la devolucioacuten previo a la emisioacuten dela Nota de creacutedito

Descuentos Comerciales no presupuestados se otorgan sin la aprobacioacuten de laGerencia de Ventas

Condicioacuten

Los descuentos comerciales promocionales que no estaacuten dentrodel presupuesto cuentan uacutenicamente con la aprobacioacuten deplanificacioacuten Financiera y no se solicita o requiere de laaprobacioacuten de la gerencia de Ventas antes de que se ejecuten loque deja sin control previo a la Cabeza de Ventas de lasestrategias otorgadas a los clientes y sus impactos en las ventasnetas

Criterio

La poliacutetica corporativa de descuentos en su seccioacuten 2 deResponsabilidades paacutegina 4 expresa que

ldquoTodo descuento otorgado a un cliente ya sea por estrategias ocubrimiento de riesgos que no consten en el presupuesto debenser aprobados por el Gerente de Ventas y por el PlanificadorFinanciero con el fin de medir el costo ndash beneficio del mismoCaso contrario no se generaraacutenrdquo

Causa

No existe una buena praacutectica de comunicacioacuten entre la gerenciade ventas y la planificacioacuten financiera principalmente porqueson rubros que afectan al presupuesto que es controlado porFinanzas y que estos descuentos son solicitados en su mayoriacuteapor el Country Manager y la comunicacioacuten a la gerencias deventas se realiza una vez creada la promocioacuten

EfectoEsta praacutectica genera desbalances en las metas planteadas paracada una de las gerencias y malestar en las gerencia de ventasal ver su campo de accioacuten invadido y limitado

Conclusioacuten

El proceso no se cumple de acuerdo a lo establecido en lapoliacutetica y en el procedimiento por lo que existe unainobservancia total de lo establecido en la reglamentacioacutencorporativa generando un proceso inexacto e incorrecto

216

A la Gerencia General

RecomendacioacutenSupervisar que los lineamientos implementados por la propiaadministracioacuten se cumplan generando una adecuadacomunicacioacuten entre los departamentos de Finanzas y ventasgenerando el respeto de la independencia e interrelacioacuten de lasfunciones de cada una de estas aacutereas

Falta de comunicacioacuten de las poliacuteticas y procedimientos corporativos queafectan al aacuterea comercial a la Fuerza de Ventas en general

Condicioacuten

La administracioacuten no genera una comunicacioacuten de las poliacuteticascorporativas existentes que afectan al aacuterea comercial a todo elpersonal de la Fuerza de Ventas sino uacutenicamente a lasGerencias y los Supervisores los cuales tampoco compartenesta informacioacuten con sus reportes

Criterio

Tal como se indicoacute en el capiacutetulo 3 la falta de comunicacioacuten delas poliacuteticas es un problema que se genera en todas las aacutereas dela entidad inobservando el procedimiento para la correctacomunicacioacuten de poliacuteticas corporativas paacuterrafo 30 que diceldquoEl comiteacute gerencial como parte primordial de sus obligacionesdeberaacute repartir y dar a conocer la misioacuten visioacuten poliacuteticascorporativas y valores corporativos el momento que se integra ala compantildeiacutea La estrategia y planes de accioacuten generales noconfidenciales y susceptibles de mal uso se deberaacuten a dar aconocer y hacerse puacuteblicos entre los empleados asiacute como losresultados de la compantildeiacutea cada trimestre en el Vamos Juntosrdquo

Causa

La administracioacuten y en especial las Gerencias de Ventas no hancreado una cultura de conocimientos y buena praacutectica de laspoliacuteticas y procedimientos que afectan al departamento deventas debido a que las mercaderistas preventistas personal deautoventa impulsadoras no tienen un manejo adecuado de estasy tampoco un conocimiento general

Efecto

El hecho que el personal de la fuerza de ventas desconozca losprocedimientos provoca que muchos de los procedimientos selleven a cabo en forma incorrecta y que ciertas poliacuteticas no secumplan Entre los procesos con alto nivel de falencias estaacuten larecoleccioacuten de las devoluciones inadecuada entrega de materialpromocional y reportes de gastos presentados en formaincorrecta

Conclusioacuten

La falta de conocimiento de las poliacuteticas y procedimientoscorporativos genera limitaciones en el control que se puedeestablecer en el personal debido a que si no conoce unprocedimiento o una poliacutetica es imposible cumplirla lo quegenerariacutea desviaciones en la obtencioacuten de metas corporativas

217

A la Gerencia General

Recomendacioacuten

Ejecutar una adecuada comunicacioacuten al personal de ventasreferente a los aspectos corporativos importantes asiacute comodesarrollar una planificacioacuten para realizar por lo menos una vezal antildeo una comunicacioacuten colectiva a todas las personas quenecesitan conocer estas poliacuteticas recordaacutendoles su alcance ypuntos importantes

El despacho del material promocional no cuenta con las aprobaciones nianaacutelisis de los supervisores previo a su despacho

Condicioacuten

El material promocional despachado y colocado en los clienteses entregado por parte de la bodega uacutenicamente con unasolicitud del personal de la fuerza de ventas y no se cuenta conlas aprobaciones ni anaacutelisis de los supervisores para determinarla verdadera necesidad y beneficio futuro de colocar material deexhibicioacuten en un punto de venta determinado

Criterio

Existe una mala aplicacioacuten de la Poliacutetica para asignacioacuten dematerial promocional en su seccioacuten 2 Responsabilidades quemencionaldquoLos supervisores de ventas seraacuten los encargados de revisar losteacuterminos para la entrega del material promocional y solo seraacutenaprobadas las solicitudes que cumplan con las condicionesestablecidas en la presente poliacuteticardquoSeccioacuten 4 MetodologiacutealdquoPara realizar una asignacioacuten de exhibidores se debedeterminar primero que tipo de exhibidor se va a entregar y deacuerdo a su tamantildeo y modelo el vendedor tendraacute que justificaren un informe la ubicacioacuten del punto de venta el espacio queocuparaacute el exhibidor los montos de compra del cliente ydeterminar una proyeccioacuten para crecimiento del sectorrdquo

Causa

El personal de la bodega no exige que el informe para lasolicitud de material promocional tenga la firma del respectivosupervisor y realiza los despachos normalmente adicional a lafalta de conocimiento de las poliacuteticas corporativas provoca quela fuerza de ventas no se genere la obligacioacuten de cumplir conuna buena praacutectica de la poliacutetica mencionada

Efecto

El incumplimiento de la poliacutetica establecida provoca que muchodel material asignado a los clientes no es aprovechado en formacorrecta debido a que ciertos exhibidores costosos sonentregados a clientes que no realizan montos de compra altos yque no utilizan el exhibidor de forma adecuada generandogastos injustificados para Cadbury

218

Conclusioacuten

La asignacioacuten y entrega de los exhibidores y materialespromociones genera un desperdicio ya que estos estaacuten siendoentregados sin el anaacutelisis del beneficio que se obtendraacute ya quese han encontrado varios exhibidores grandes en clientes queno tienen ni el espacio ni el nivel de compras para cubrirlo deproducto

Recomendacioacuten

A la Gerencia General

Supervisar que la asignacioacuten del material promocional mismoque es costoso sea entregado de acuerdo a lo establecido por lapoliacutetica corporativa y con un anaacutelisis de los consumosrealizados por los clientes asiacute como la seguridad que tendraacute elbien de la compantildeiacutea en el punto de venta

442 Indicadores de Gestioacuten para el departamento de Ventas

Los Indicadores de gestioacuten aplicados para el departamento de Ventas nos permitiraacuten

medir las variables relacionadas con las metas impuestas por la administracioacuten asiacute

como el desempentildeo del departamento

Asiacute tenemos los siguientes indicadores para este departamento

iquestQueacute se va aMedir Objetivo

Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios

Conocimiento dela Visioacuten

Establecer cuantosempleados de lacompantildeiacutea conocensu visioacuten

Visioacuten

de empleados del departamentoFinanciero que Conocen la Visioacuten

de la Empresa Miacutenimoaceptable 85

82

83

El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten de laVisioacuten

Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con suvisioacuten

Visioacuten

de empleados del departamento deVentas que Comparten la Visioacuten de

la Empresa Miacutenimoaceptable 80

82

83

Se presenta como indicadorimportante ya que todos losempleados que conocen lamisioacuten estaacuten de acuerdo conesta

Total empleados del departamentode Ventas 99

Conocimiento dela Misioacuten

Fijar cuaacutentosempleados de lacompantildeiacutea conocensu misioacuten

Misioacuten

de empleados del departamento deVentas que Conocen la Misioacuten de la

Empresa Miacutenimoaceptable 75

82

83

El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten de laMisioacuten

Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con sumisioacuten

Misioacuten

de empleados del departamento deVentas que Comparten la Misioacuten de

la Empresa Miacutenimoaceptable 83

82

83

Representa que todos losempleados trabajan en pro dela consecucioacuten de losobjetivos de la compantildeiacuteaTotal de empleados del

departamento de Ventas 99

219

iquestQueacute se va aMedir Objetivo

Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios

Eficacia de losMetas planteados

Establecer laeficacia en elalcance de las metasplanteados

Metas

Meses en que se ha alcanzado lameta de ventas

Miacutenimoaceptable 92

12

100

El departamento de ventas haalcanzado las metas de ventasdurante todos los meses delantildeo12 12

Nivel de eficaciaen las metaspropuestas

Determinar sobre el100 en queporcentaje promediohan sido alcanzadaslas ventas propuestas

Metas

Promedio de ventas realesalcanzadas

Miacutenimoaceptable 95

236000000115

El logro en las ventas ha sidobastante exitoso en el 2010pasando un 15 del propuestoPromedio de ventas propuestas en

el antildeo 205000000

Nivel deliderazgo delpersonal de lacompantildeiacutea

Fijar el nivel deliderazgo que poseeel personal engeneral

Direccioacuten yliderazgo

Personal que identifica el estilo deLiderazgo

Miacutenimoaceptable 10

12

12

El miacutenimo aceptable para deldepartamento es establecido enun 12 debido a la grancantidad de Personas en laFuerza de Ventas que trabajana cargo de supervisores ygerentes

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten delliderazgo de lacompantildeiacutea

Medir la aceptacioacutendel estilo deliderazgoestablecido en lacompantildeiacutea

Direccioacuten yliderazgo

Personas que aceptan el estilo deliderazgo

Miacutenimoaceptable 90

84

85

Existe una reaccioacuten de algunaspersonas para aceptar a laNueva Gerencia de Ventasestablecida por la compra deKraft a la compantildeiacutea

Total empleados del departamentode Ventas 99

220

221

45 Propuesta de Control Interno

Con los resultados obtenidos de la evaluacioacuten generaremos una propuesta de Control

Interno para el departamento de Ventas que le permita a la compantildeiacutea establecer un

sistema de control basado en poliacuteticas procedimientos y actividades en el aacuterea

comercial

451 Poliacuteticas de control para el departamento de Ventas

Poliacutetica para el Control de devoluciones

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de esta poliacutetica es establecer los lineamientos para la gestioacuten de las

devoluciones en Buen y Mal estado generadas en Ecuador en los canales Tradicional

Moderno y Mayorista

B DEFINICIONES

Devolucioacuten Es el retorno de un producto que ha estado en propiedad de un cliente

Buen Estado Se considera que un producto se encuentra en buen estado cuando se

encuentra apto para la venta con el empaque original y dentro de los plazos

suficientes para considerarlo como apto para la comercializacioacuten tomando en cuenta

el tiempo de su consumo de acuerdo a lo establecido en la poliacutetica comercial

Mal Estado Se considera que un producto se encuentra en mal estado cuando su

caducidad se encuentra cercana se encuentra averiado descontinuado o no vigente

por cambio de empaque

Rechazos Son las devoluciones del producto antes de perfeccionarse la venta es

decir no se hizo la transferencia de la propiedad del producto al cliente

222

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Supervisor de Ventas

bull Se encarga de verificar el producto a devolver y deelaborar el formato de pedido de recojo que debeindicar si el producto se encuentra en buen o malestado

bull Elaborar un informe que contenga el detalle si lamercaderiacutea fue vendida por la compantildeiacutea de acuerdo allote verificado

bull Coordinaraacute con la bodega la logiacutestica para recoger elproducto

Gerentes de canal deVentas

bull Gerente de Ventas deberaacute aprobar y validar el recojode la mercaderiacutea siempre y cuando haya recibido delsupervisor el informe de devolucioacuten caso contrariodeberaacute rechazar la devolucioacuten

Fuerza de ventas

bull Canalizar la solicitud de devolucioacuten desde el clientehasta el supervisor

bull Obtener la informacioacuten del cliente el porqueacute de ladevolucioacuten

Bodegabull Recibir la mercaderiacutea contra el informe aprobado por

el Gerente de ventasbull Emitir la nota de creacutedito

D METODOLOGIacuteA

bull Cuando se notifiqueacute la solicitud de devolucioacuten el supervisor deberaacute solicitar

a la bodega un reporte del lote que el cliente estaacute devolviendo para verificar

que este haya sido vendido por la compantildeiacutea y comprado por el cliente que

hace la solicitud ya que no se recibiraacuten cambios realizados por realizados

entre clientes

bull La Bodega no realizaraacute la logiacutestica para retirar el producto devuelto mientras

no haya recibido el informe firmado y aprobado por el gerente de ventas

bull La nota de creacutedito emitida debe ser entregada al cliente en el plazo maacuteximo

de 48 horas para que estas no generen rechazos por los clientes por las fechas

especialmente por cambio de mes

223

E SEGUIMIENTO

El seguimiento lo deberaacute realizar Creacuteditos y cobranzas en forma automaacutetica ya que

esta nota de creacutedito disminuiraacute el valor de la deuda del cliente En caso la cuenta del

cliente quedeacute con un saldo negativo creacuteditos deberaacute solicitar la emisioacuten de un pago

para que esta cuenta quede en cero

Poliacutetica para el Control de entrega del material promocional

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de esta poliacutetica es determinar puntos de control para asignar material

promocional a los clientes en todo el territorio ecuatoriano

B DEFINICIONES

Material promocional Son obras audiovisuales y graacuteficas asiacute como todas las partes

componentes de las mismas que constituyen los mensajes publicitarios de las

campantildeas difundidas a traveacutes de cualquier medio y soporte considerados como

convencionales

Exhibidores Constituye material promocional disentildeado para mejorar la

presentacioacuten en el punto de venta de los productos

Sectores High income Se considera a los sectores en los cuales los clientes tienen

un alto grado de consumo y nivel de ventas para la compantildeiacutea asiacute como los productos

que se comercializan en estos lugares son de costos altos

Sectores low income Son sectores en los que los niveles de ventas de la compantildeiacutea

son bajos y los productos consumidos son econoacutemicos

224

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Fuerza de ventas

bull Elaborar informe acerca de la asignacioacuten delmaterial promocional en el caso de exhibidores eltamantildeo solicitado el sector donde se ubica elcliente el espacio y la seguridad con el que contaraacuteel exhibidor y el monto de ventas que consume elcliente y cuanto podraacute mejorar con el apoyo de laexhibicioacuten

Supervisor de Ventas

bull Verificar y aprobar el informe presentado por elpersonal de la Fuerza de ventas

bull Entregar una copia de la aprobacioacuten a la bodegapara que el material sea entregado

Bodega

bull Entregar el material promocional uacutenicamente con elinforme aprobado por el supervisor de ventas

bull Emitir la orden de despacho para el adecuadocontrol de los inventarios de material promocional ysolicitar la firma del recibiacute confirme por parte delcliente

D METODOLOGIacuteA

bull Los preventistas y autoventistas deberaacuten incluir en el informe que deben

presentar a su supervisor el nivel de compras del cliente si el sector en el que

se encuentra el punto de venta es high o low income con la finalidad de

determinar el mejor exhibidor a ser asignado

bull El Supervisor debe corroborar la informacioacuten presentada por los preventistas

y autoventistas es correcta con la verificacioacuten fiacutesica y estadiacutesticas de ventas

bull El personal de la bodega NO podraacute sacar ninguacuten exhibidor de las bodegas que

no cuente con la debida aprobacioacuten e informe de firmado por el Supervisor de

ventas siendo la responsabilidad del supervisor la correcta asignacioacuten del

material promocional para los clientes

E SEGUIMIENTO

El personal de la Fuerza de ventas seraacute el encargado de verificar que el material

promocional asignado al cliente cuente con la seguridad para evitar su peacuterdida que

225

este sea mantenido en forma adecuada y seraacute el encargado de llenarlo de producto y

comprobar que no sea utilizado con otros productos que no sean de la compantildeiacutea

Poliacutetica de Control para establecer descuentos comerciales que se encuentran

fuera del presupuesto anual

A OBJETIVO Y ALCANCE

La presente poliacutetica detalla los lineamientos para establecer puntos de control en el

establecimiento de descuentos comerciales otorgados a todos los clientes de la

compantildeiacutea Cadbury Adams Ecuador SA

B DEFINICIONES

Estrategia de Precio Disentildeado para otorgar precios al consumidor sin modificar la

lista de precios estaacutendar (mantener la lista de precios)

Desarrollo de Zona Descuento otorgado para impulsar el desarrollo de una zona

dentro de un cliente Se da debido a rentabilidad yo cobertura

Descuentos Estacionales Descuento otorgado para una estacioacuten o plan del antildeo Por

ejemplo verano inverno Navidad Vacaciones etc

Descuentos Para evitar contrabando Descuento relacionado a un producto

especiacutefico para generar una accioacuten de venta en ciertas ciudadesregioneszonas que

evite la compra por parte de los clientes indirectos de producto de contrabando

Descuentos Para evitar ldquoWrite Offrdquo Descuento relacionado a un producto

especiacutefico para generar que permita al cliente mejorar la rotacioacuten del producto

evitando la incineracioacuten del producto por mal estado debido a alcanzar la fecha de

vencimiento

226

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Planificacioacuten Financiera

bull Debe analizar las actividades dentro de presupuestoen los referente a los descuentos entregados porpromociones basados en concursos establecidos porlos clientes

bull Verificar la posibilidad de entregar promocionesadicionales de acuerdo a los colchones en elpresupuesto de ventas

Gerentes de canal deVentas

bull Determinar coordinando con la Gerencia de ventasy el aacuterea de Trade marketing la viabilidad deestablecer los descuentos promocionales

bull Verificar que el aacuterea de Trade Marketing realice lacomunicacioacuten adecuada y publicidadcorrespondiente para hacer conocer a los clientes elbeneficio y condiciones de la promocioacuten

Supervisor de Ventas

bull Conciliar los montos cumplidos por los clientespara emitir las notas de creacutedito

bull Verificar que los clientes reciban sus notas decreacutedito

Creacutedito y cobranzasbull Emitir las notas de creacutedito posterior a la

comprobacioacuten de la informacioacuten entregada porTrade Marketing

Gerente General bull Aprobar las actividades a realizar fuera delpresupuesto para otorgar descuentos comerciales

D METODOLOGIacuteA

bull El aacuterea de Trade Marketing en conjunto con la Gerencia de Ventas

determinaraacuten la posibilidad de iniciar una promocioacuten para los clientes a traveacutes

de la cual por el cumplimiento de metas establecidas en los niveles de

compras se haraacuten acreedores a un descuento calculado sobre las ventas que

ingresan en el concurso siempre y cuando el aacuterea de planificacioacuten financiera

haya informado que existe un colchoacuten en el presupuesto de ventas para

otorgar los descuentos mencionados

bull Las gerencias de canal de ventas elaboraraacuten un informe con el resumen de

los niveles de ventas esperados y que recesioacuten generaraacute posterior a la

promocioacuten tomando en cuenta los flujos de efectivo que se recibiriacutean por

adelantado y el costo ndash beneficio que generariacutea

227

bull En el caso que el informe genere beneficios y este sea aprobado por el

Gerente de ventas el aacuterea de Trade marketing deberaacute iniciar la comunicacioacuten

de la promocioacuten entre los clientes con el fin que los clientes puedan exigir

sus beneficios adquiridos y evitar que la Fuerza de Ventas pueda usurpar

dichos beneficios

bull Una vez alcanzadas las metas por los clientes creacuteditos y cobranzas deberaacute

emitir las notas de creacutedito y el supervisor de ventas se encargaraacute de verificar

que estas sean recibidas por el cliente

E SEGUIMIENTO

Se deberaacute realizar un seguimiento posterior al teacutermino de la promocioacuten para conocer

la satisfaccioacuten entre los clientes y cuaacuteles fueron los iacutendices de recuperacioacuten de

efectivo generado en esas ventas

Poliacutetica de Control para la presentacioacuten y revisioacuten de Reportes de Gastos

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de la poliacutetica es establecer paraacutemetros para una adecuada preparacioacuten y

presentacioacuten de los reportes de viajes de los colegas de la Compantildeiacutea Cadbury

Adams que seraacuten revisados en las oficinas de Quito asiacute como establecer puntos de

control en la revisioacuten de los mismos

B DEFINICIONES

Reportes de gastos Son documentos a traveacutes de los cuales los empleados de una

compantildeiacutea pueden solicitar la devolucioacuten de los valores desembolsados por ellos

siempre y cuando estos correspondan a gastos generados para atender actividades

que contengan un ingreso para la compantildeiacutea provocado o mejorado por dichos

desembolsos Estos desembolsos deben contener la documentacioacuten soporte de

acuerdo a lo establecido por la autoridad tributaria local Servicio de Rentas Internas

228

Viaacuteticos Son recursos asignados a los empleados de una entidad que para el

desempentildeo de sus funciones cuando deban de trasladarse por un periacuteodo mayor de

24 horas a lugares distintos al de su residencia Estos valores los gastos por concepto

de alimentacioacuten hospedaje y gastos menores inherentes al viaje

Sistema Dinnero Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes

a los viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos

como para presentar sus gastos por viaacuteticos

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Gerencias

bull Deberaacuten verificar que los valores presentados comoreembolsos por parte de los colegas sean racionalesy que estos esteacuten relacionados directamente altrabajo que ellos desempentildean antes de generar lasaprobaciones en el sistema

Analista de TradeMarketing Analista deCuentas por pagar

bull Revisar la documentacioacuten fiacutesica que soporta losgastos presentados por el colega y solicitados parareembolso asiacute como que el reporte esteacute lleno enforma correcta de acuerdo a la poliacutetica corporativade viajes y que cumpla con los requerimientosestablecidos en el reglamento para la aplicacioacuten dela Ley de reacutegimen tributario interno en su artiacuteculo27 que norma las liquidaciones de viaje

Contador general

bull Mantener actualizados de todas las reformastributarias emitidas por la autoridad fiscal a losAnalistas de Trade Marketing y de Cuentas porpagar con el fin de minimizar las contingenciastributarias

D METODOLOGIacuteA

bull Los colegas administrativos asiacute como los colegas de la Fuerza de Ventas que

poseen un equipo de coacutemputo de la compantildeiacutea deberaacuten ingresar la informacioacuten

de los reportes de gastos que deberaacute regirse a lo normado en la poliacutetica

corporativa de viajes en el sistema Dinnero uno por uno los documentos que

van a solicitar el reembolso en este detallaraacuten los valores completos sin

desglosar impuestos Una vez que los documentos hayan sido ingresados en

229

el sistema los empleados administrativos deberaacuten entregarlos al analista de

Cuentas por pagar y los administrativos de la Fuerza de Ventas al analista de

Trade Marketing Los empleados de la Fuerza de Ventas que no poseen un

equipo de coacutemputo de la empresa deberaacuten entregar los reportes de gastos

presentados de acuerdo a la poliacutetica de viajes directamente al analista de

Trade marketing para que este ingrese la informacioacuten documento por

documento y colega por colega en el sistema Dinnero a traveacutes de una

plantilla Aquellos documentos que excedan los montos asignados a cada uno

de los colegas por movilizacioacuten seraacuten rechazados y no se incluiraacuten en la

plantilla para la carga

Formato para la presentacioacuten de los reportes de Gastos

Instructivo

El reporte debe ser llenado por el empleado en el encabezado debe constar el

periodo y el motivo del viaje asiacute como la identificacioacuten del colega

En el cuerpo debe ir la siguiente informacioacuten

Fecha Debe contener la fecha del documento soporte del gasto

Ndeg El nuacutemero del documento soporte del gasto

Local El establecimiento donde se realizoacute el consumo

230

Descripcioacuten del gasto Identificacioacuten del tipo de gasto Ej Alojamiento nacional

Valor en moneda del documento Determinar el valor completo del soporte del

gasto en caso sea moneda extranjera en el caso de tratarse de doacutelares iraacute el mismo

valor en las dos uacuteltimas columnas

Valor en doacutelares Convertir el valor del documento soporte en caso de ser moneda

extranjera diferente de doacutelares

bull Los dos analistas mencionados deberaacuten revisar que los documentos que

respaldan el gasto contengan la siguiente informacioacuten fecha del documento

el local y el detalle del consumo realizado valor detallado en forma clara los

documentos no deben tener enmendaduras tachones ni borrones estar

presentados de acuerdo al nuevo reglamento para comprobantes de venta y

que no contengan consumos no permitidos en la poliacutetica corporativa de

viajes

bull En el caso uno o maacutes documentos no contengan la informacioacuten y de la forma

sentildealada en el punto anterior estos seraacuten devueltos a los colegas y no seraacuten

reembolsados

bull Las gerencias deberaacuten aprobar a traveacutes del sistema Dinnero los reportes de

gastos verificando todos los valores solicitados a reembolso En el caso que

los valores esteacuten fuera de los rangos normales para el gasto presentado este

deberaacute ser rechazado en el sistema Dinnero informando al colega el porqueacute

del rechazo

bull Si el colega logra justificar el valor consumido este se aprobaraacute en el sistema

procediendo a la contabilizacioacuten normal por parte de Shared Service

E SEGUIMIENTO

En el caso de la Fuerza de venta el aacuterea de Trade Marketing seraacute la encargada de

verificar que los pagos a los colegas se hayan realizado En el caso del aacuterea

Administrativa lo haraacute la analista de Cuentas por pagar

231

Poliacutetica de Control para la el establecimiento de metas en las ventas

A OBJETIVO Y ALCANCE

Delimitar praacutecticas correctas para establecer metas de ventas acordes con la realidad

de la compantildeiacutea que eviten que los empleados de la Fuerza de ventas se vean

abocados a realizar actos iliacutecitos o no eacuteticos con el fin de alcanzas las metas

planteadas por la administracioacuten en el territorio Ecuatoriano

B DEFINICIONES

Cuota Hace mencioacuten a la meta establecida por la Administracioacuten impuesta al

personal de la fuerza de ventas con el fin de que se cumpla un monto mensual

determinado tanto en valor como cantidad de los productos de la compantildeiacutea

Incentivos Son todos los beneficios que alcanza el persona del departamento de

Ventas por el cumplimiento de objetivos establecidos en el presupuesto de ventas

Demanda Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes a los

viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos como

para presentar sus gastos por viaacuteticos

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Gerente General

bull Llamar a reunioacuten al comiteacute gerencial para estableceren conjunto y consenso el presupuesto de objetivosde ventas

bull Revisar y verificar todos los escenarios posiblespara la consecucioacuten de las ventas frente al sistemapoliacutetico inestable en el paiacutes

bull Determina reuniones para realizar verificacionesmensuales de las metas establecidas y de ser el casoejecutar modificaciones de acuerdo a la realidad quela empresa y el paiacutes vivan en ese momento

232

Planificador Financiero

bull Plantear los escenarios para la consecucioacuten de losobjetivos de ventas a consideracioacuten del comiteacutegerencial

bull Establecer un presupuesto para dotar deherramientas comerciales y promocionales queapoyen a la Fuerza de ventas a la obtencioacuten de lacuota

Gerente de marketing

bull Informar acerca de los estudios de mercadoactualizados para determinar la demanda de losproductos del sector de confites en el Ecuador cuales el mercado ganado por la compantildeiacutea y lo queposee la competencia

bull Elaborar un FODA de la competenciabull Planificar estrategias de publicidad que mantenga

yo incrementen la participacioacuten de mercado asiacutecomo que se formen en una herramienta de influiren el consumidor para la adquisicioacuten de losproductos de la compantildeiacutea

Jefe de Trade Marketing bull Establecer estrategias promocionales y deexhibicioacuten para conquistar la atraccioacuten del mercado

Gerente de Ventas

bull Establecer estadiacutesticas de ventas por regioacuten ciudadsector y temporada para determinar cuaacuteles son lossitios y fechas en las que se pueden generar mejoraspara las ventas

Planificador de laDemanda

bull Determinar la demanda bajo estudios mensualesbull Informar al comiteacute gerencial en forma perioacutedica

acerca de la capacidad de cubrir la demandaestablecida a traveacutes de la capacidad de las plantaspara la entrega de producto

D METODOLOGIacuteA

bull Elaborar un presupuesto anual de objetivos de ventas tomando en cuenta

toda la informacioacuten entregada por los responsables en consenso con el

comiteacute gerencial

bull Revisar en forma mensual las variaciones generadas tanto en la realidad del

desarrollo del negocio como en la consecucioacuten de los objetivos y de ser el

caso replantear las metas para que estas sean racionales

bull Mantener los incentivos a la Fuerza de ventas para que la cuota sea

alcanzada

233

E SEGUIMIENTO

Realizar una evaluacioacuten mensual de los objetivos alcanzados y poner puntos de

atencioacuten en aquellos que no se estaacuten ejecutando para buscar oportunidades de

mejora

452 Procedimientos de Control Interno para el departamento de Ventas

bull Verificar que todos los reportes de gastos por viajes internacionales de la

Fuerza de Ventas sean presentado en un maacuteximo de 7 diacuteas calendario En el

caso de los viaacuteticos los documentos no deberaacuten tener una antiguumledad mayor a

un mes

bull Observar la poliacutetica de control de Creacuteditos y cobranzas donde se contemplan

paraacutemetros para la aprobacioacuten de pedidos previo a la aprobacioacuten de ventas

para evitar que se despache mercaderiacutea a clientes que no se encuentran al diacutea

con los pago

bull Realizar los caacutelculos de los incentivos ganados por el personal de la Fuerza

de ventas de acuerdo a los porcentajes establecidos en los beneficios a los

empleados

bull Observar la poliacutetica de control para Noacutemina con el fin de respetar las fechas

de entrega de la informacioacuten de los incentivos para que los empleados reciban

sus haberes a tiempo

bull Mantener bajo custodia segura los modelos exclusivos de los exhibidores

retirados de los proveedores con el fin de evitar posibles plagios o en su

defecto destruirlos en el caso que estos no se vayan a utilizar maacutes

bull Separar la mercaderiacutea recibida en buen estado de las devoluciones para

determinar si es procedente regresarla a los pallets de bodega o debe

realizarse con ella promociones o autoconsumos

234

Divulgacioacuten de las poliacuteticas corporativas e informacioacuten de laimportancia de su cumplimiento dos veces al antildeo que deberaacuten serincluidas en las presentaciones de las reuniones de Vamos Juntos enla que se entregaraacuten folletos con los puntos importantes de lasmismas en las que se deberaacuten ejemplarizar con casos reales

24000

Capacitacioacuten para el personal recieacuten ingresado que debe incluir unresumen de los procedimientos importantes de la compantildeiacuteainformacioacuten corporativa como poliacuteticas procedimientos valoresmisioacuten visioacuten etc asiacute como reuniones con el personal con el queinteractuaraacute en su trabajo diario

75000

Total costos relacionados con capacitaciones 99000

453 Actividades para el departamento de Ventas

bull Observar de forma inmediata el procedimiento corporativo de la otorgacioacuten

de descuentos comerciales que no se encuentran en el presupuesto para

desarrollarlo de acuerdo a los lineamientos de la administracioacuten

bull Establecer una adecuada comunicacioacuten entre las aacutereas de planificacioacuten

financiera Gerencias de ventas y Gerencia General para llevar a cabo en

forma correcta la poliacutetica administrativa para otorgar descuentos comerciales

bull Implementar las poliacuteticas propuestas para un adecuado control interno de los

procesos desarrollados en el departamento de Ventas

bull Aplicar los procedimientos de control establecidos en el presente capiacutetulo

como actividades del diacutea - diacutea

46 Costo ndash Beneficio de la implementacioacuten del Sistema de Control Interno para

los departamentos de Recursos Humanos Finanzas y Ventas

Costos generados

Capacitaciones

235

Honorarios a terceros

Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales

120000

Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones

300000

Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000

Materiales y Suministros

Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales

71400

Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil

50000

Total costos por suministros y materiales 121400

TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400

Beneficios

Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc

1300000

Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante

50000

Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial

250000

TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000

En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un

monto de $ 959600

Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que

implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos

permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a

estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad

evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas

De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa

SSuu p

p eerr vv

isisioacuteioacute

nndd e

eVV

ee nn tat

a ssBB

oo dd ee

gg aa

DDirir e

e cccc i

oacuteioacute nn d

d eeVV e

e nntata

ssFF u

u eerr zz

aadd e

e vv ee

nn tata s

s

Flujograma para el proceso de Devolucioacuten de mercaderiacutea

IniacutecioRecoge la solicitudde devolucioacuten del

cliente

Entrega la nota decreacutedito al cliente Fin

Verificar elproducto a

devolver seacuerdo a su buen

o mal estado

S Aprueba ladevolucioacuten

Cumple lascondiciones de la

poliacutetica

N Rechaza ladevolucioacuten

Coordina larecoleccioacuten de la

mercaderiacuteadevuelta

Emite la nota decreacutedito

212

213

Matriz de Riesgo de para el proceso de devolucioacuten de mercaderiacutea

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

La recepcioacuten demercaderiacutea devueltase hace sin previaverificacioacuten de lafactura de venta

La mercaderiacuteadevuelta se recibesin verifica sinrevisar la factura deventa en la que seoriginoacute

X X Alto

2

La recepcioacuten de lamercaderiacutea devueltano se recibedirectamente en lasbodegas de lacompantildeiacutea

La bodega realiza lalogiacutestica pararecoger lamercaderiacutea de ladevolucioacuten

X X Bajo

3

La devolucioacuten de lamercaderiacutea no esaprobada por lossupervisores deventas

Los supervisores deventas verifica todaslas devoluciones quevan a ser recibidasestas son aprobadaspor las gerencias deventas

X X Bajo

4

El supervisor deventas no solicita unjustificativo delporqueacute se realiza ladevolucioacuten

El supervisor deventas elabora uninforme de ladevolucioacuten para serentregado al gerentede ventas

X X Bajo

44 Resultados de la evaluacioacuten de Control Interno

441 Matriz de Hallazgo de Control Interno del departamento de Ventas

En la Matriz de Hallazgos determinaremos los cuatro atributos de cada uno de los

puntos criacuteticos encontrados posterior a la evaluacioacuten realizada

214

Matriz de Hallazgos el Departamento de Ventas

Falta de verificacioacuten de las condiciones para le devolucioacuten de mercaderiacuteas

Condicioacuten

La mercaderiacutea devuelta por parte de los clientes es recibida porel personal de la bodega uacutenicamente con la orden de los colegasde la Fuerza de Ventas sin verificar antes que esa mercaderiacuteahaya sido vendida por la empresa y a que factura pertenece

Criterio

Existe la inobservancia de la poliacutetica corporativa para ladevolucioacuten de mercaderiacutea Seccioacuten Metodologiacutea punto 3 queexpresa

ldquoMal Estado El producto en mal estado se considera a aquelproducto vencido en condiciones de calidad no oacuteptimas depresentacioacuten descontinuada o en malas condiciones que tambieacutendeberaacuten pasar por la verificacioacuten de venta previa Para el CanalModerno y Mayorista cuando falta menos de 90 diacuteas para suvencimiento para el Canal Tradicional cuando falta menos de45 diacuteas para su vencimientordquo

Adicional a la poliacutetica corporativa existe una inobservancia alreglamento de comprobantes de venta retencioacuten y documentoscomplementarios que en su Art 15 menciona

ldquoNotas de creacutedito- Las notas de creacutedito son documentos que seemitiraacuten para anular operaciones aceptar devoluciones yconceder descuentos o bonificaciones

Las notas de creacutedito deberaacuten consignar la denominacioacuten serie ynuacutemero de los comprobantes de venta a los cuales se refierenrdquo

Causa

El personal de la bodega como el personal de la fuerza deventas no tienen un conocimiento exacto de la poliacuteticacorporativa Adicional a esto los supervisores de venta noverifican las solicitudes de devolucioacuten realizadas y en la bodegatampoco exigen las aprobaciones necesarias

Efecto

El hecho de recibir devoluciones que no hayan sido debidamenteverificadas y autorizadas provoca que dicha mercaderiacutea puedano haber sido vendida por la empresa alto niveles de productoen mal estado y una alta contingencia tributaria al no determinarexactamente a que factura estaacute afectando la devolucioacuten

Conclusioacuten

La devolucioacuten de la mercaderiacutea no cuenta con la verificacioacutennecesaria por parte de la Fuerza de ventas y de la Bodega paradeterminar con que factura de venta fue entregada al cliente porlo que se considera un facilismo en el proceso que puede generarpeacuterdidas para la compantildeiacutea

215

A la Gerencia General

Recomendacioacuten

Establecer procedimientos de control para que la Fuerza deVentas verifique que la mercaderiacutea que se va a recibir haya sidovendida por la compantildeiacutea para lo cual se deberaacute incluir estainformacioacuten en el informe entregado a las Gerencias de ventas

Exigir a la Bodega que se realice una investigacioacuten de la facturaque deberaacute ser afectada con la devolucioacuten previo a la emisioacuten dela Nota de creacutedito

Descuentos Comerciales no presupuestados se otorgan sin la aprobacioacuten de laGerencia de Ventas

Condicioacuten

Los descuentos comerciales promocionales que no estaacuten dentrodel presupuesto cuentan uacutenicamente con la aprobacioacuten deplanificacioacuten Financiera y no se solicita o requiere de laaprobacioacuten de la gerencia de Ventas antes de que se ejecuten loque deja sin control previo a la Cabeza de Ventas de lasestrategias otorgadas a los clientes y sus impactos en las ventasnetas

Criterio

La poliacutetica corporativa de descuentos en su seccioacuten 2 deResponsabilidades paacutegina 4 expresa que

ldquoTodo descuento otorgado a un cliente ya sea por estrategias ocubrimiento de riesgos que no consten en el presupuesto debenser aprobados por el Gerente de Ventas y por el PlanificadorFinanciero con el fin de medir el costo ndash beneficio del mismoCaso contrario no se generaraacutenrdquo

Causa

No existe una buena praacutectica de comunicacioacuten entre la gerenciade ventas y la planificacioacuten financiera principalmente porqueson rubros que afectan al presupuesto que es controlado porFinanzas y que estos descuentos son solicitados en su mayoriacuteapor el Country Manager y la comunicacioacuten a la gerencias deventas se realiza una vez creada la promocioacuten

EfectoEsta praacutectica genera desbalances en las metas planteadas paracada una de las gerencias y malestar en las gerencia de ventasal ver su campo de accioacuten invadido y limitado

Conclusioacuten

El proceso no se cumple de acuerdo a lo establecido en lapoliacutetica y en el procedimiento por lo que existe unainobservancia total de lo establecido en la reglamentacioacutencorporativa generando un proceso inexacto e incorrecto

216

A la Gerencia General

RecomendacioacutenSupervisar que los lineamientos implementados por la propiaadministracioacuten se cumplan generando una adecuadacomunicacioacuten entre los departamentos de Finanzas y ventasgenerando el respeto de la independencia e interrelacioacuten de lasfunciones de cada una de estas aacutereas

Falta de comunicacioacuten de las poliacuteticas y procedimientos corporativos queafectan al aacuterea comercial a la Fuerza de Ventas en general

Condicioacuten

La administracioacuten no genera una comunicacioacuten de las poliacuteticascorporativas existentes que afectan al aacuterea comercial a todo elpersonal de la Fuerza de Ventas sino uacutenicamente a lasGerencias y los Supervisores los cuales tampoco compartenesta informacioacuten con sus reportes

Criterio

Tal como se indicoacute en el capiacutetulo 3 la falta de comunicacioacuten delas poliacuteticas es un problema que se genera en todas las aacutereas dela entidad inobservando el procedimiento para la correctacomunicacioacuten de poliacuteticas corporativas paacuterrafo 30 que diceldquoEl comiteacute gerencial como parte primordial de sus obligacionesdeberaacute repartir y dar a conocer la misioacuten visioacuten poliacuteticascorporativas y valores corporativos el momento que se integra ala compantildeiacutea La estrategia y planes de accioacuten generales noconfidenciales y susceptibles de mal uso se deberaacuten a dar aconocer y hacerse puacuteblicos entre los empleados asiacute como losresultados de la compantildeiacutea cada trimestre en el Vamos Juntosrdquo

Causa

La administracioacuten y en especial las Gerencias de Ventas no hancreado una cultura de conocimientos y buena praacutectica de laspoliacuteticas y procedimientos que afectan al departamento deventas debido a que las mercaderistas preventistas personal deautoventa impulsadoras no tienen un manejo adecuado de estasy tampoco un conocimiento general

Efecto

El hecho que el personal de la fuerza de ventas desconozca losprocedimientos provoca que muchos de los procedimientos selleven a cabo en forma incorrecta y que ciertas poliacuteticas no secumplan Entre los procesos con alto nivel de falencias estaacuten larecoleccioacuten de las devoluciones inadecuada entrega de materialpromocional y reportes de gastos presentados en formaincorrecta

Conclusioacuten

La falta de conocimiento de las poliacuteticas y procedimientoscorporativos genera limitaciones en el control que se puedeestablecer en el personal debido a que si no conoce unprocedimiento o una poliacutetica es imposible cumplirla lo quegenerariacutea desviaciones en la obtencioacuten de metas corporativas

217

A la Gerencia General

Recomendacioacuten

Ejecutar una adecuada comunicacioacuten al personal de ventasreferente a los aspectos corporativos importantes asiacute comodesarrollar una planificacioacuten para realizar por lo menos una vezal antildeo una comunicacioacuten colectiva a todas las personas quenecesitan conocer estas poliacuteticas recordaacutendoles su alcance ypuntos importantes

El despacho del material promocional no cuenta con las aprobaciones nianaacutelisis de los supervisores previo a su despacho

Condicioacuten

El material promocional despachado y colocado en los clienteses entregado por parte de la bodega uacutenicamente con unasolicitud del personal de la fuerza de ventas y no se cuenta conlas aprobaciones ni anaacutelisis de los supervisores para determinarla verdadera necesidad y beneficio futuro de colocar material deexhibicioacuten en un punto de venta determinado

Criterio

Existe una mala aplicacioacuten de la Poliacutetica para asignacioacuten dematerial promocional en su seccioacuten 2 Responsabilidades quemencionaldquoLos supervisores de ventas seraacuten los encargados de revisar losteacuterminos para la entrega del material promocional y solo seraacutenaprobadas las solicitudes que cumplan con las condicionesestablecidas en la presente poliacuteticardquoSeccioacuten 4 MetodologiacutealdquoPara realizar una asignacioacuten de exhibidores se debedeterminar primero que tipo de exhibidor se va a entregar y deacuerdo a su tamantildeo y modelo el vendedor tendraacute que justificaren un informe la ubicacioacuten del punto de venta el espacio queocuparaacute el exhibidor los montos de compra del cliente ydeterminar una proyeccioacuten para crecimiento del sectorrdquo

Causa

El personal de la bodega no exige que el informe para lasolicitud de material promocional tenga la firma del respectivosupervisor y realiza los despachos normalmente adicional a lafalta de conocimiento de las poliacuteticas corporativas provoca quela fuerza de ventas no se genere la obligacioacuten de cumplir conuna buena praacutectica de la poliacutetica mencionada

Efecto

El incumplimiento de la poliacutetica establecida provoca que muchodel material asignado a los clientes no es aprovechado en formacorrecta debido a que ciertos exhibidores costosos sonentregados a clientes que no realizan montos de compra altos yque no utilizan el exhibidor de forma adecuada generandogastos injustificados para Cadbury

218

Conclusioacuten

La asignacioacuten y entrega de los exhibidores y materialespromociones genera un desperdicio ya que estos estaacuten siendoentregados sin el anaacutelisis del beneficio que se obtendraacute ya quese han encontrado varios exhibidores grandes en clientes queno tienen ni el espacio ni el nivel de compras para cubrirlo deproducto

Recomendacioacuten

A la Gerencia General

Supervisar que la asignacioacuten del material promocional mismoque es costoso sea entregado de acuerdo a lo establecido por lapoliacutetica corporativa y con un anaacutelisis de los consumosrealizados por los clientes asiacute como la seguridad que tendraacute elbien de la compantildeiacutea en el punto de venta

442 Indicadores de Gestioacuten para el departamento de Ventas

Los Indicadores de gestioacuten aplicados para el departamento de Ventas nos permitiraacuten

medir las variables relacionadas con las metas impuestas por la administracioacuten asiacute

como el desempentildeo del departamento

Asiacute tenemos los siguientes indicadores para este departamento

iquestQueacute se va aMedir Objetivo

Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios

Conocimiento dela Visioacuten

Establecer cuantosempleados de lacompantildeiacutea conocensu visioacuten

Visioacuten

de empleados del departamentoFinanciero que Conocen la Visioacuten

de la Empresa Miacutenimoaceptable 85

82

83

El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten de laVisioacuten

Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con suvisioacuten

Visioacuten

de empleados del departamento deVentas que Comparten la Visioacuten de

la Empresa Miacutenimoaceptable 80

82

83

Se presenta como indicadorimportante ya que todos losempleados que conocen lamisioacuten estaacuten de acuerdo conesta

Total empleados del departamentode Ventas 99

Conocimiento dela Misioacuten

Fijar cuaacutentosempleados de lacompantildeiacutea conocensu misioacuten

Misioacuten

de empleados del departamento deVentas que Conocen la Misioacuten de la

Empresa Miacutenimoaceptable 75

82

83

El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten de laMisioacuten

Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con sumisioacuten

Misioacuten

de empleados del departamento deVentas que Comparten la Misioacuten de

la Empresa Miacutenimoaceptable 83

82

83

Representa que todos losempleados trabajan en pro dela consecucioacuten de losobjetivos de la compantildeiacuteaTotal de empleados del

departamento de Ventas 99

219

iquestQueacute se va aMedir Objetivo

Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios

Eficacia de losMetas planteados

Establecer laeficacia en elalcance de las metasplanteados

Metas

Meses en que se ha alcanzado lameta de ventas

Miacutenimoaceptable 92

12

100

El departamento de ventas haalcanzado las metas de ventasdurante todos los meses delantildeo12 12

Nivel de eficaciaen las metaspropuestas

Determinar sobre el100 en queporcentaje promediohan sido alcanzadaslas ventas propuestas

Metas

Promedio de ventas realesalcanzadas

Miacutenimoaceptable 95

236000000115

El logro en las ventas ha sidobastante exitoso en el 2010pasando un 15 del propuestoPromedio de ventas propuestas en

el antildeo 205000000

Nivel deliderazgo delpersonal de lacompantildeiacutea

Fijar el nivel deliderazgo que poseeel personal engeneral

Direccioacuten yliderazgo

Personal que identifica el estilo deLiderazgo

Miacutenimoaceptable 10

12

12

El miacutenimo aceptable para deldepartamento es establecido enun 12 debido a la grancantidad de Personas en laFuerza de Ventas que trabajana cargo de supervisores ygerentes

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten delliderazgo de lacompantildeiacutea

Medir la aceptacioacutendel estilo deliderazgoestablecido en lacompantildeiacutea

Direccioacuten yliderazgo

Personas que aceptan el estilo deliderazgo

Miacutenimoaceptable 90

84

85

Existe una reaccioacuten de algunaspersonas para aceptar a laNueva Gerencia de Ventasestablecida por la compra deKraft a la compantildeiacutea

Total empleados del departamentode Ventas 99

220

221

45 Propuesta de Control Interno

Con los resultados obtenidos de la evaluacioacuten generaremos una propuesta de Control

Interno para el departamento de Ventas que le permita a la compantildeiacutea establecer un

sistema de control basado en poliacuteticas procedimientos y actividades en el aacuterea

comercial

451 Poliacuteticas de control para el departamento de Ventas

Poliacutetica para el Control de devoluciones

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de esta poliacutetica es establecer los lineamientos para la gestioacuten de las

devoluciones en Buen y Mal estado generadas en Ecuador en los canales Tradicional

Moderno y Mayorista

B DEFINICIONES

Devolucioacuten Es el retorno de un producto que ha estado en propiedad de un cliente

Buen Estado Se considera que un producto se encuentra en buen estado cuando se

encuentra apto para la venta con el empaque original y dentro de los plazos

suficientes para considerarlo como apto para la comercializacioacuten tomando en cuenta

el tiempo de su consumo de acuerdo a lo establecido en la poliacutetica comercial

Mal Estado Se considera que un producto se encuentra en mal estado cuando su

caducidad se encuentra cercana se encuentra averiado descontinuado o no vigente

por cambio de empaque

Rechazos Son las devoluciones del producto antes de perfeccionarse la venta es

decir no se hizo la transferencia de la propiedad del producto al cliente

222

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Supervisor de Ventas

bull Se encarga de verificar el producto a devolver y deelaborar el formato de pedido de recojo que debeindicar si el producto se encuentra en buen o malestado

bull Elaborar un informe que contenga el detalle si lamercaderiacutea fue vendida por la compantildeiacutea de acuerdo allote verificado

bull Coordinaraacute con la bodega la logiacutestica para recoger elproducto

Gerentes de canal deVentas

bull Gerente de Ventas deberaacute aprobar y validar el recojode la mercaderiacutea siempre y cuando haya recibido delsupervisor el informe de devolucioacuten caso contrariodeberaacute rechazar la devolucioacuten

Fuerza de ventas

bull Canalizar la solicitud de devolucioacuten desde el clientehasta el supervisor

bull Obtener la informacioacuten del cliente el porqueacute de ladevolucioacuten

Bodegabull Recibir la mercaderiacutea contra el informe aprobado por

el Gerente de ventasbull Emitir la nota de creacutedito

D METODOLOGIacuteA

bull Cuando se notifiqueacute la solicitud de devolucioacuten el supervisor deberaacute solicitar

a la bodega un reporte del lote que el cliente estaacute devolviendo para verificar

que este haya sido vendido por la compantildeiacutea y comprado por el cliente que

hace la solicitud ya que no se recibiraacuten cambios realizados por realizados

entre clientes

bull La Bodega no realizaraacute la logiacutestica para retirar el producto devuelto mientras

no haya recibido el informe firmado y aprobado por el gerente de ventas

bull La nota de creacutedito emitida debe ser entregada al cliente en el plazo maacuteximo

de 48 horas para que estas no generen rechazos por los clientes por las fechas

especialmente por cambio de mes

223

E SEGUIMIENTO

El seguimiento lo deberaacute realizar Creacuteditos y cobranzas en forma automaacutetica ya que

esta nota de creacutedito disminuiraacute el valor de la deuda del cliente En caso la cuenta del

cliente quedeacute con un saldo negativo creacuteditos deberaacute solicitar la emisioacuten de un pago

para que esta cuenta quede en cero

Poliacutetica para el Control de entrega del material promocional

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de esta poliacutetica es determinar puntos de control para asignar material

promocional a los clientes en todo el territorio ecuatoriano

B DEFINICIONES

Material promocional Son obras audiovisuales y graacuteficas asiacute como todas las partes

componentes de las mismas que constituyen los mensajes publicitarios de las

campantildeas difundidas a traveacutes de cualquier medio y soporte considerados como

convencionales

Exhibidores Constituye material promocional disentildeado para mejorar la

presentacioacuten en el punto de venta de los productos

Sectores High income Se considera a los sectores en los cuales los clientes tienen

un alto grado de consumo y nivel de ventas para la compantildeiacutea asiacute como los productos

que se comercializan en estos lugares son de costos altos

Sectores low income Son sectores en los que los niveles de ventas de la compantildeiacutea

son bajos y los productos consumidos son econoacutemicos

224

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Fuerza de ventas

bull Elaborar informe acerca de la asignacioacuten delmaterial promocional en el caso de exhibidores eltamantildeo solicitado el sector donde se ubica elcliente el espacio y la seguridad con el que contaraacuteel exhibidor y el monto de ventas que consume elcliente y cuanto podraacute mejorar con el apoyo de laexhibicioacuten

Supervisor de Ventas

bull Verificar y aprobar el informe presentado por elpersonal de la Fuerza de ventas

bull Entregar una copia de la aprobacioacuten a la bodegapara que el material sea entregado

Bodega

bull Entregar el material promocional uacutenicamente con elinforme aprobado por el supervisor de ventas

bull Emitir la orden de despacho para el adecuadocontrol de los inventarios de material promocional ysolicitar la firma del recibiacute confirme por parte delcliente

D METODOLOGIacuteA

bull Los preventistas y autoventistas deberaacuten incluir en el informe que deben

presentar a su supervisor el nivel de compras del cliente si el sector en el que

se encuentra el punto de venta es high o low income con la finalidad de

determinar el mejor exhibidor a ser asignado

bull El Supervisor debe corroborar la informacioacuten presentada por los preventistas

y autoventistas es correcta con la verificacioacuten fiacutesica y estadiacutesticas de ventas

bull El personal de la bodega NO podraacute sacar ninguacuten exhibidor de las bodegas que

no cuente con la debida aprobacioacuten e informe de firmado por el Supervisor de

ventas siendo la responsabilidad del supervisor la correcta asignacioacuten del

material promocional para los clientes

E SEGUIMIENTO

El personal de la Fuerza de ventas seraacute el encargado de verificar que el material

promocional asignado al cliente cuente con la seguridad para evitar su peacuterdida que

225

este sea mantenido en forma adecuada y seraacute el encargado de llenarlo de producto y

comprobar que no sea utilizado con otros productos que no sean de la compantildeiacutea

Poliacutetica de Control para establecer descuentos comerciales que se encuentran

fuera del presupuesto anual

A OBJETIVO Y ALCANCE

La presente poliacutetica detalla los lineamientos para establecer puntos de control en el

establecimiento de descuentos comerciales otorgados a todos los clientes de la

compantildeiacutea Cadbury Adams Ecuador SA

B DEFINICIONES

Estrategia de Precio Disentildeado para otorgar precios al consumidor sin modificar la

lista de precios estaacutendar (mantener la lista de precios)

Desarrollo de Zona Descuento otorgado para impulsar el desarrollo de una zona

dentro de un cliente Se da debido a rentabilidad yo cobertura

Descuentos Estacionales Descuento otorgado para una estacioacuten o plan del antildeo Por

ejemplo verano inverno Navidad Vacaciones etc

Descuentos Para evitar contrabando Descuento relacionado a un producto

especiacutefico para generar una accioacuten de venta en ciertas ciudadesregioneszonas que

evite la compra por parte de los clientes indirectos de producto de contrabando

Descuentos Para evitar ldquoWrite Offrdquo Descuento relacionado a un producto

especiacutefico para generar que permita al cliente mejorar la rotacioacuten del producto

evitando la incineracioacuten del producto por mal estado debido a alcanzar la fecha de

vencimiento

226

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Planificacioacuten Financiera

bull Debe analizar las actividades dentro de presupuestoen los referente a los descuentos entregados porpromociones basados en concursos establecidos porlos clientes

bull Verificar la posibilidad de entregar promocionesadicionales de acuerdo a los colchones en elpresupuesto de ventas

Gerentes de canal deVentas

bull Determinar coordinando con la Gerencia de ventasy el aacuterea de Trade marketing la viabilidad deestablecer los descuentos promocionales

bull Verificar que el aacuterea de Trade Marketing realice lacomunicacioacuten adecuada y publicidadcorrespondiente para hacer conocer a los clientes elbeneficio y condiciones de la promocioacuten

Supervisor de Ventas

bull Conciliar los montos cumplidos por los clientespara emitir las notas de creacutedito

bull Verificar que los clientes reciban sus notas decreacutedito

Creacutedito y cobranzasbull Emitir las notas de creacutedito posterior a la

comprobacioacuten de la informacioacuten entregada porTrade Marketing

Gerente General bull Aprobar las actividades a realizar fuera delpresupuesto para otorgar descuentos comerciales

D METODOLOGIacuteA

bull El aacuterea de Trade Marketing en conjunto con la Gerencia de Ventas

determinaraacuten la posibilidad de iniciar una promocioacuten para los clientes a traveacutes

de la cual por el cumplimiento de metas establecidas en los niveles de

compras se haraacuten acreedores a un descuento calculado sobre las ventas que

ingresan en el concurso siempre y cuando el aacuterea de planificacioacuten financiera

haya informado que existe un colchoacuten en el presupuesto de ventas para

otorgar los descuentos mencionados

bull Las gerencias de canal de ventas elaboraraacuten un informe con el resumen de

los niveles de ventas esperados y que recesioacuten generaraacute posterior a la

promocioacuten tomando en cuenta los flujos de efectivo que se recibiriacutean por

adelantado y el costo ndash beneficio que generariacutea

227

bull En el caso que el informe genere beneficios y este sea aprobado por el

Gerente de ventas el aacuterea de Trade marketing deberaacute iniciar la comunicacioacuten

de la promocioacuten entre los clientes con el fin que los clientes puedan exigir

sus beneficios adquiridos y evitar que la Fuerza de Ventas pueda usurpar

dichos beneficios

bull Una vez alcanzadas las metas por los clientes creacuteditos y cobranzas deberaacute

emitir las notas de creacutedito y el supervisor de ventas se encargaraacute de verificar

que estas sean recibidas por el cliente

E SEGUIMIENTO

Se deberaacute realizar un seguimiento posterior al teacutermino de la promocioacuten para conocer

la satisfaccioacuten entre los clientes y cuaacuteles fueron los iacutendices de recuperacioacuten de

efectivo generado en esas ventas

Poliacutetica de Control para la presentacioacuten y revisioacuten de Reportes de Gastos

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de la poliacutetica es establecer paraacutemetros para una adecuada preparacioacuten y

presentacioacuten de los reportes de viajes de los colegas de la Compantildeiacutea Cadbury

Adams que seraacuten revisados en las oficinas de Quito asiacute como establecer puntos de

control en la revisioacuten de los mismos

B DEFINICIONES

Reportes de gastos Son documentos a traveacutes de los cuales los empleados de una

compantildeiacutea pueden solicitar la devolucioacuten de los valores desembolsados por ellos

siempre y cuando estos correspondan a gastos generados para atender actividades

que contengan un ingreso para la compantildeiacutea provocado o mejorado por dichos

desembolsos Estos desembolsos deben contener la documentacioacuten soporte de

acuerdo a lo establecido por la autoridad tributaria local Servicio de Rentas Internas

228

Viaacuteticos Son recursos asignados a los empleados de una entidad que para el

desempentildeo de sus funciones cuando deban de trasladarse por un periacuteodo mayor de

24 horas a lugares distintos al de su residencia Estos valores los gastos por concepto

de alimentacioacuten hospedaje y gastos menores inherentes al viaje

Sistema Dinnero Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes

a los viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos

como para presentar sus gastos por viaacuteticos

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Gerencias

bull Deberaacuten verificar que los valores presentados comoreembolsos por parte de los colegas sean racionalesy que estos esteacuten relacionados directamente altrabajo que ellos desempentildean antes de generar lasaprobaciones en el sistema

Analista de TradeMarketing Analista deCuentas por pagar

bull Revisar la documentacioacuten fiacutesica que soporta losgastos presentados por el colega y solicitados parareembolso asiacute como que el reporte esteacute lleno enforma correcta de acuerdo a la poliacutetica corporativade viajes y que cumpla con los requerimientosestablecidos en el reglamento para la aplicacioacuten dela Ley de reacutegimen tributario interno en su artiacuteculo27 que norma las liquidaciones de viaje

Contador general

bull Mantener actualizados de todas las reformastributarias emitidas por la autoridad fiscal a losAnalistas de Trade Marketing y de Cuentas porpagar con el fin de minimizar las contingenciastributarias

D METODOLOGIacuteA

bull Los colegas administrativos asiacute como los colegas de la Fuerza de Ventas que

poseen un equipo de coacutemputo de la compantildeiacutea deberaacuten ingresar la informacioacuten

de los reportes de gastos que deberaacute regirse a lo normado en la poliacutetica

corporativa de viajes en el sistema Dinnero uno por uno los documentos que

van a solicitar el reembolso en este detallaraacuten los valores completos sin

desglosar impuestos Una vez que los documentos hayan sido ingresados en

229

el sistema los empleados administrativos deberaacuten entregarlos al analista de

Cuentas por pagar y los administrativos de la Fuerza de Ventas al analista de

Trade Marketing Los empleados de la Fuerza de Ventas que no poseen un

equipo de coacutemputo de la empresa deberaacuten entregar los reportes de gastos

presentados de acuerdo a la poliacutetica de viajes directamente al analista de

Trade marketing para que este ingrese la informacioacuten documento por

documento y colega por colega en el sistema Dinnero a traveacutes de una

plantilla Aquellos documentos que excedan los montos asignados a cada uno

de los colegas por movilizacioacuten seraacuten rechazados y no se incluiraacuten en la

plantilla para la carga

Formato para la presentacioacuten de los reportes de Gastos

Instructivo

El reporte debe ser llenado por el empleado en el encabezado debe constar el

periodo y el motivo del viaje asiacute como la identificacioacuten del colega

En el cuerpo debe ir la siguiente informacioacuten

Fecha Debe contener la fecha del documento soporte del gasto

Ndeg El nuacutemero del documento soporte del gasto

Local El establecimiento donde se realizoacute el consumo

230

Descripcioacuten del gasto Identificacioacuten del tipo de gasto Ej Alojamiento nacional

Valor en moneda del documento Determinar el valor completo del soporte del

gasto en caso sea moneda extranjera en el caso de tratarse de doacutelares iraacute el mismo

valor en las dos uacuteltimas columnas

Valor en doacutelares Convertir el valor del documento soporte en caso de ser moneda

extranjera diferente de doacutelares

bull Los dos analistas mencionados deberaacuten revisar que los documentos que

respaldan el gasto contengan la siguiente informacioacuten fecha del documento

el local y el detalle del consumo realizado valor detallado en forma clara los

documentos no deben tener enmendaduras tachones ni borrones estar

presentados de acuerdo al nuevo reglamento para comprobantes de venta y

que no contengan consumos no permitidos en la poliacutetica corporativa de

viajes

bull En el caso uno o maacutes documentos no contengan la informacioacuten y de la forma

sentildealada en el punto anterior estos seraacuten devueltos a los colegas y no seraacuten

reembolsados

bull Las gerencias deberaacuten aprobar a traveacutes del sistema Dinnero los reportes de

gastos verificando todos los valores solicitados a reembolso En el caso que

los valores esteacuten fuera de los rangos normales para el gasto presentado este

deberaacute ser rechazado en el sistema Dinnero informando al colega el porqueacute

del rechazo

bull Si el colega logra justificar el valor consumido este se aprobaraacute en el sistema

procediendo a la contabilizacioacuten normal por parte de Shared Service

E SEGUIMIENTO

En el caso de la Fuerza de venta el aacuterea de Trade Marketing seraacute la encargada de

verificar que los pagos a los colegas se hayan realizado En el caso del aacuterea

Administrativa lo haraacute la analista de Cuentas por pagar

231

Poliacutetica de Control para la el establecimiento de metas en las ventas

A OBJETIVO Y ALCANCE

Delimitar praacutecticas correctas para establecer metas de ventas acordes con la realidad

de la compantildeiacutea que eviten que los empleados de la Fuerza de ventas se vean

abocados a realizar actos iliacutecitos o no eacuteticos con el fin de alcanzas las metas

planteadas por la administracioacuten en el territorio Ecuatoriano

B DEFINICIONES

Cuota Hace mencioacuten a la meta establecida por la Administracioacuten impuesta al

personal de la fuerza de ventas con el fin de que se cumpla un monto mensual

determinado tanto en valor como cantidad de los productos de la compantildeiacutea

Incentivos Son todos los beneficios que alcanza el persona del departamento de

Ventas por el cumplimiento de objetivos establecidos en el presupuesto de ventas

Demanda Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes a los

viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos como

para presentar sus gastos por viaacuteticos

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Gerente General

bull Llamar a reunioacuten al comiteacute gerencial para estableceren conjunto y consenso el presupuesto de objetivosde ventas

bull Revisar y verificar todos los escenarios posiblespara la consecucioacuten de las ventas frente al sistemapoliacutetico inestable en el paiacutes

bull Determina reuniones para realizar verificacionesmensuales de las metas establecidas y de ser el casoejecutar modificaciones de acuerdo a la realidad quela empresa y el paiacutes vivan en ese momento

232

Planificador Financiero

bull Plantear los escenarios para la consecucioacuten de losobjetivos de ventas a consideracioacuten del comiteacutegerencial

bull Establecer un presupuesto para dotar deherramientas comerciales y promocionales queapoyen a la Fuerza de ventas a la obtencioacuten de lacuota

Gerente de marketing

bull Informar acerca de los estudios de mercadoactualizados para determinar la demanda de losproductos del sector de confites en el Ecuador cuales el mercado ganado por la compantildeiacutea y lo queposee la competencia

bull Elaborar un FODA de la competenciabull Planificar estrategias de publicidad que mantenga

yo incrementen la participacioacuten de mercado asiacutecomo que se formen en una herramienta de influiren el consumidor para la adquisicioacuten de losproductos de la compantildeiacutea

Jefe de Trade Marketing bull Establecer estrategias promocionales y deexhibicioacuten para conquistar la atraccioacuten del mercado

Gerente de Ventas

bull Establecer estadiacutesticas de ventas por regioacuten ciudadsector y temporada para determinar cuaacuteles son lossitios y fechas en las que se pueden generar mejoraspara las ventas

Planificador de laDemanda

bull Determinar la demanda bajo estudios mensualesbull Informar al comiteacute gerencial en forma perioacutedica

acerca de la capacidad de cubrir la demandaestablecida a traveacutes de la capacidad de las plantaspara la entrega de producto

D METODOLOGIacuteA

bull Elaborar un presupuesto anual de objetivos de ventas tomando en cuenta

toda la informacioacuten entregada por los responsables en consenso con el

comiteacute gerencial

bull Revisar en forma mensual las variaciones generadas tanto en la realidad del

desarrollo del negocio como en la consecucioacuten de los objetivos y de ser el

caso replantear las metas para que estas sean racionales

bull Mantener los incentivos a la Fuerza de ventas para que la cuota sea

alcanzada

233

E SEGUIMIENTO

Realizar una evaluacioacuten mensual de los objetivos alcanzados y poner puntos de

atencioacuten en aquellos que no se estaacuten ejecutando para buscar oportunidades de

mejora

452 Procedimientos de Control Interno para el departamento de Ventas

bull Verificar que todos los reportes de gastos por viajes internacionales de la

Fuerza de Ventas sean presentado en un maacuteximo de 7 diacuteas calendario En el

caso de los viaacuteticos los documentos no deberaacuten tener una antiguumledad mayor a

un mes

bull Observar la poliacutetica de control de Creacuteditos y cobranzas donde se contemplan

paraacutemetros para la aprobacioacuten de pedidos previo a la aprobacioacuten de ventas

para evitar que se despache mercaderiacutea a clientes que no se encuentran al diacutea

con los pago

bull Realizar los caacutelculos de los incentivos ganados por el personal de la Fuerza

de ventas de acuerdo a los porcentajes establecidos en los beneficios a los

empleados

bull Observar la poliacutetica de control para Noacutemina con el fin de respetar las fechas

de entrega de la informacioacuten de los incentivos para que los empleados reciban

sus haberes a tiempo

bull Mantener bajo custodia segura los modelos exclusivos de los exhibidores

retirados de los proveedores con el fin de evitar posibles plagios o en su

defecto destruirlos en el caso que estos no se vayan a utilizar maacutes

bull Separar la mercaderiacutea recibida en buen estado de las devoluciones para

determinar si es procedente regresarla a los pallets de bodega o debe

realizarse con ella promociones o autoconsumos

234

Divulgacioacuten de las poliacuteticas corporativas e informacioacuten de laimportancia de su cumplimiento dos veces al antildeo que deberaacuten serincluidas en las presentaciones de las reuniones de Vamos Juntos enla que se entregaraacuten folletos con los puntos importantes de lasmismas en las que se deberaacuten ejemplarizar con casos reales

24000

Capacitacioacuten para el personal recieacuten ingresado que debe incluir unresumen de los procedimientos importantes de la compantildeiacuteainformacioacuten corporativa como poliacuteticas procedimientos valoresmisioacuten visioacuten etc asiacute como reuniones con el personal con el queinteractuaraacute en su trabajo diario

75000

Total costos relacionados con capacitaciones 99000

453 Actividades para el departamento de Ventas

bull Observar de forma inmediata el procedimiento corporativo de la otorgacioacuten

de descuentos comerciales que no se encuentran en el presupuesto para

desarrollarlo de acuerdo a los lineamientos de la administracioacuten

bull Establecer una adecuada comunicacioacuten entre las aacutereas de planificacioacuten

financiera Gerencias de ventas y Gerencia General para llevar a cabo en

forma correcta la poliacutetica administrativa para otorgar descuentos comerciales

bull Implementar las poliacuteticas propuestas para un adecuado control interno de los

procesos desarrollados en el departamento de Ventas

bull Aplicar los procedimientos de control establecidos en el presente capiacutetulo

como actividades del diacutea - diacutea

46 Costo ndash Beneficio de la implementacioacuten del Sistema de Control Interno para

los departamentos de Recursos Humanos Finanzas y Ventas

Costos generados

Capacitaciones

235

Honorarios a terceros

Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales

120000

Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones

300000

Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000

Materiales y Suministros

Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales

71400

Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil

50000

Total costos por suministros y materiales 121400

TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400

Beneficios

Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc

1300000

Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante

50000

Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial

250000

TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000

En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un

monto de $ 959600

Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que

implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos

permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a

estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad

evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas

De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa

213

Matriz de Riesgo de para el proceso de devolucioacuten de mercaderiacutea

No Riesgo EstaacutendarImpacto Probabilidad Nivel de

RiesgoL M A F M PF

1

La recepcioacuten demercaderiacutea devueltase hace sin previaverificacioacuten de lafactura de venta

La mercaderiacuteadevuelta se recibesin verifica sinrevisar la factura deventa en la que seoriginoacute

X X Alto

2

La recepcioacuten de lamercaderiacutea devueltano se recibedirectamente en lasbodegas de lacompantildeiacutea

La bodega realiza lalogiacutestica pararecoger lamercaderiacutea de ladevolucioacuten

X X Bajo

3

La devolucioacuten de lamercaderiacutea no esaprobada por lossupervisores deventas

Los supervisores deventas verifica todaslas devoluciones quevan a ser recibidasestas son aprobadaspor las gerencias deventas

X X Bajo

4

El supervisor deventas no solicita unjustificativo delporqueacute se realiza ladevolucioacuten

El supervisor deventas elabora uninforme de ladevolucioacuten para serentregado al gerentede ventas

X X Bajo

44 Resultados de la evaluacioacuten de Control Interno

441 Matriz de Hallazgo de Control Interno del departamento de Ventas

En la Matriz de Hallazgos determinaremos los cuatro atributos de cada uno de los

puntos criacuteticos encontrados posterior a la evaluacioacuten realizada

214

Matriz de Hallazgos el Departamento de Ventas

Falta de verificacioacuten de las condiciones para le devolucioacuten de mercaderiacuteas

Condicioacuten

La mercaderiacutea devuelta por parte de los clientes es recibida porel personal de la bodega uacutenicamente con la orden de los colegasde la Fuerza de Ventas sin verificar antes que esa mercaderiacuteahaya sido vendida por la empresa y a que factura pertenece

Criterio

Existe la inobservancia de la poliacutetica corporativa para ladevolucioacuten de mercaderiacutea Seccioacuten Metodologiacutea punto 3 queexpresa

ldquoMal Estado El producto en mal estado se considera a aquelproducto vencido en condiciones de calidad no oacuteptimas depresentacioacuten descontinuada o en malas condiciones que tambieacutendeberaacuten pasar por la verificacioacuten de venta previa Para el CanalModerno y Mayorista cuando falta menos de 90 diacuteas para suvencimiento para el Canal Tradicional cuando falta menos de45 diacuteas para su vencimientordquo

Adicional a la poliacutetica corporativa existe una inobservancia alreglamento de comprobantes de venta retencioacuten y documentoscomplementarios que en su Art 15 menciona

ldquoNotas de creacutedito- Las notas de creacutedito son documentos que seemitiraacuten para anular operaciones aceptar devoluciones yconceder descuentos o bonificaciones

Las notas de creacutedito deberaacuten consignar la denominacioacuten serie ynuacutemero de los comprobantes de venta a los cuales se refierenrdquo

Causa

El personal de la bodega como el personal de la fuerza deventas no tienen un conocimiento exacto de la poliacuteticacorporativa Adicional a esto los supervisores de venta noverifican las solicitudes de devolucioacuten realizadas y en la bodegatampoco exigen las aprobaciones necesarias

Efecto

El hecho de recibir devoluciones que no hayan sido debidamenteverificadas y autorizadas provoca que dicha mercaderiacutea puedano haber sido vendida por la empresa alto niveles de productoen mal estado y una alta contingencia tributaria al no determinarexactamente a que factura estaacute afectando la devolucioacuten

Conclusioacuten

La devolucioacuten de la mercaderiacutea no cuenta con la verificacioacutennecesaria por parte de la Fuerza de ventas y de la Bodega paradeterminar con que factura de venta fue entregada al cliente porlo que se considera un facilismo en el proceso que puede generarpeacuterdidas para la compantildeiacutea

215

A la Gerencia General

Recomendacioacuten

Establecer procedimientos de control para que la Fuerza deVentas verifique que la mercaderiacutea que se va a recibir haya sidovendida por la compantildeiacutea para lo cual se deberaacute incluir estainformacioacuten en el informe entregado a las Gerencias de ventas

Exigir a la Bodega que se realice una investigacioacuten de la facturaque deberaacute ser afectada con la devolucioacuten previo a la emisioacuten dela Nota de creacutedito

Descuentos Comerciales no presupuestados se otorgan sin la aprobacioacuten de laGerencia de Ventas

Condicioacuten

Los descuentos comerciales promocionales que no estaacuten dentrodel presupuesto cuentan uacutenicamente con la aprobacioacuten deplanificacioacuten Financiera y no se solicita o requiere de laaprobacioacuten de la gerencia de Ventas antes de que se ejecuten loque deja sin control previo a la Cabeza de Ventas de lasestrategias otorgadas a los clientes y sus impactos en las ventasnetas

Criterio

La poliacutetica corporativa de descuentos en su seccioacuten 2 deResponsabilidades paacutegina 4 expresa que

ldquoTodo descuento otorgado a un cliente ya sea por estrategias ocubrimiento de riesgos que no consten en el presupuesto debenser aprobados por el Gerente de Ventas y por el PlanificadorFinanciero con el fin de medir el costo ndash beneficio del mismoCaso contrario no se generaraacutenrdquo

Causa

No existe una buena praacutectica de comunicacioacuten entre la gerenciade ventas y la planificacioacuten financiera principalmente porqueson rubros que afectan al presupuesto que es controlado porFinanzas y que estos descuentos son solicitados en su mayoriacuteapor el Country Manager y la comunicacioacuten a la gerencias deventas se realiza una vez creada la promocioacuten

EfectoEsta praacutectica genera desbalances en las metas planteadas paracada una de las gerencias y malestar en las gerencia de ventasal ver su campo de accioacuten invadido y limitado

Conclusioacuten

El proceso no se cumple de acuerdo a lo establecido en lapoliacutetica y en el procedimiento por lo que existe unainobservancia total de lo establecido en la reglamentacioacutencorporativa generando un proceso inexacto e incorrecto

216

A la Gerencia General

RecomendacioacutenSupervisar que los lineamientos implementados por la propiaadministracioacuten se cumplan generando una adecuadacomunicacioacuten entre los departamentos de Finanzas y ventasgenerando el respeto de la independencia e interrelacioacuten de lasfunciones de cada una de estas aacutereas

Falta de comunicacioacuten de las poliacuteticas y procedimientos corporativos queafectan al aacuterea comercial a la Fuerza de Ventas en general

Condicioacuten

La administracioacuten no genera una comunicacioacuten de las poliacuteticascorporativas existentes que afectan al aacuterea comercial a todo elpersonal de la Fuerza de Ventas sino uacutenicamente a lasGerencias y los Supervisores los cuales tampoco compartenesta informacioacuten con sus reportes

Criterio

Tal como se indicoacute en el capiacutetulo 3 la falta de comunicacioacuten delas poliacuteticas es un problema que se genera en todas las aacutereas dela entidad inobservando el procedimiento para la correctacomunicacioacuten de poliacuteticas corporativas paacuterrafo 30 que diceldquoEl comiteacute gerencial como parte primordial de sus obligacionesdeberaacute repartir y dar a conocer la misioacuten visioacuten poliacuteticascorporativas y valores corporativos el momento que se integra ala compantildeiacutea La estrategia y planes de accioacuten generales noconfidenciales y susceptibles de mal uso se deberaacuten a dar aconocer y hacerse puacuteblicos entre los empleados asiacute como losresultados de la compantildeiacutea cada trimestre en el Vamos Juntosrdquo

Causa

La administracioacuten y en especial las Gerencias de Ventas no hancreado una cultura de conocimientos y buena praacutectica de laspoliacuteticas y procedimientos que afectan al departamento deventas debido a que las mercaderistas preventistas personal deautoventa impulsadoras no tienen un manejo adecuado de estasy tampoco un conocimiento general

Efecto

El hecho que el personal de la fuerza de ventas desconozca losprocedimientos provoca que muchos de los procedimientos selleven a cabo en forma incorrecta y que ciertas poliacuteticas no secumplan Entre los procesos con alto nivel de falencias estaacuten larecoleccioacuten de las devoluciones inadecuada entrega de materialpromocional y reportes de gastos presentados en formaincorrecta

Conclusioacuten

La falta de conocimiento de las poliacuteticas y procedimientoscorporativos genera limitaciones en el control que se puedeestablecer en el personal debido a que si no conoce unprocedimiento o una poliacutetica es imposible cumplirla lo quegenerariacutea desviaciones en la obtencioacuten de metas corporativas

217

A la Gerencia General

Recomendacioacuten

Ejecutar una adecuada comunicacioacuten al personal de ventasreferente a los aspectos corporativos importantes asiacute comodesarrollar una planificacioacuten para realizar por lo menos una vezal antildeo una comunicacioacuten colectiva a todas las personas quenecesitan conocer estas poliacuteticas recordaacutendoles su alcance ypuntos importantes

El despacho del material promocional no cuenta con las aprobaciones nianaacutelisis de los supervisores previo a su despacho

Condicioacuten

El material promocional despachado y colocado en los clienteses entregado por parte de la bodega uacutenicamente con unasolicitud del personal de la fuerza de ventas y no se cuenta conlas aprobaciones ni anaacutelisis de los supervisores para determinarla verdadera necesidad y beneficio futuro de colocar material deexhibicioacuten en un punto de venta determinado

Criterio

Existe una mala aplicacioacuten de la Poliacutetica para asignacioacuten dematerial promocional en su seccioacuten 2 Responsabilidades quemencionaldquoLos supervisores de ventas seraacuten los encargados de revisar losteacuterminos para la entrega del material promocional y solo seraacutenaprobadas las solicitudes que cumplan con las condicionesestablecidas en la presente poliacuteticardquoSeccioacuten 4 MetodologiacutealdquoPara realizar una asignacioacuten de exhibidores se debedeterminar primero que tipo de exhibidor se va a entregar y deacuerdo a su tamantildeo y modelo el vendedor tendraacute que justificaren un informe la ubicacioacuten del punto de venta el espacio queocuparaacute el exhibidor los montos de compra del cliente ydeterminar una proyeccioacuten para crecimiento del sectorrdquo

Causa

El personal de la bodega no exige que el informe para lasolicitud de material promocional tenga la firma del respectivosupervisor y realiza los despachos normalmente adicional a lafalta de conocimiento de las poliacuteticas corporativas provoca quela fuerza de ventas no se genere la obligacioacuten de cumplir conuna buena praacutectica de la poliacutetica mencionada

Efecto

El incumplimiento de la poliacutetica establecida provoca que muchodel material asignado a los clientes no es aprovechado en formacorrecta debido a que ciertos exhibidores costosos sonentregados a clientes que no realizan montos de compra altos yque no utilizan el exhibidor de forma adecuada generandogastos injustificados para Cadbury

218

Conclusioacuten

La asignacioacuten y entrega de los exhibidores y materialespromociones genera un desperdicio ya que estos estaacuten siendoentregados sin el anaacutelisis del beneficio que se obtendraacute ya quese han encontrado varios exhibidores grandes en clientes queno tienen ni el espacio ni el nivel de compras para cubrirlo deproducto

Recomendacioacuten

A la Gerencia General

Supervisar que la asignacioacuten del material promocional mismoque es costoso sea entregado de acuerdo a lo establecido por lapoliacutetica corporativa y con un anaacutelisis de los consumosrealizados por los clientes asiacute como la seguridad que tendraacute elbien de la compantildeiacutea en el punto de venta

442 Indicadores de Gestioacuten para el departamento de Ventas

Los Indicadores de gestioacuten aplicados para el departamento de Ventas nos permitiraacuten

medir las variables relacionadas con las metas impuestas por la administracioacuten asiacute

como el desempentildeo del departamento

Asiacute tenemos los siguientes indicadores para este departamento

iquestQueacute se va aMedir Objetivo

Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios

Conocimiento dela Visioacuten

Establecer cuantosempleados de lacompantildeiacutea conocensu visioacuten

Visioacuten

de empleados del departamentoFinanciero que Conocen la Visioacuten

de la Empresa Miacutenimoaceptable 85

82

83

El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten de laVisioacuten

Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con suvisioacuten

Visioacuten

de empleados del departamento deVentas que Comparten la Visioacuten de

la Empresa Miacutenimoaceptable 80

82

83

Se presenta como indicadorimportante ya que todos losempleados que conocen lamisioacuten estaacuten de acuerdo conesta

Total empleados del departamentode Ventas 99

Conocimiento dela Misioacuten

Fijar cuaacutentosempleados de lacompantildeiacutea conocensu misioacuten

Misioacuten

de empleados del departamento deVentas que Conocen la Misioacuten de la

Empresa Miacutenimoaceptable 75

82

83

El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten de laMisioacuten

Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con sumisioacuten

Misioacuten

de empleados del departamento deVentas que Comparten la Misioacuten de

la Empresa Miacutenimoaceptable 83

82

83

Representa que todos losempleados trabajan en pro dela consecucioacuten de losobjetivos de la compantildeiacuteaTotal de empleados del

departamento de Ventas 99

219

iquestQueacute se va aMedir Objetivo

Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios

Eficacia de losMetas planteados

Establecer laeficacia en elalcance de las metasplanteados

Metas

Meses en que se ha alcanzado lameta de ventas

Miacutenimoaceptable 92

12

100

El departamento de ventas haalcanzado las metas de ventasdurante todos los meses delantildeo12 12

Nivel de eficaciaen las metaspropuestas

Determinar sobre el100 en queporcentaje promediohan sido alcanzadaslas ventas propuestas

Metas

Promedio de ventas realesalcanzadas

Miacutenimoaceptable 95

236000000115

El logro en las ventas ha sidobastante exitoso en el 2010pasando un 15 del propuestoPromedio de ventas propuestas en

el antildeo 205000000

Nivel deliderazgo delpersonal de lacompantildeiacutea

Fijar el nivel deliderazgo que poseeel personal engeneral

Direccioacuten yliderazgo

Personal que identifica el estilo deLiderazgo

Miacutenimoaceptable 10

12

12

El miacutenimo aceptable para deldepartamento es establecido enun 12 debido a la grancantidad de Personas en laFuerza de Ventas que trabajana cargo de supervisores ygerentes

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten delliderazgo de lacompantildeiacutea

Medir la aceptacioacutendel estilo deliderazgoestablecido en lacompantildeiacutea

Direccioacuten yliderazgo

Personas que aceptan el estilo deliderazgo

Miacutenimoaceptable 90

84

85

Existe una reaccioacuten de algunaspersonas para aceptar a laNueva Gerencia de Ventasestablecida por la compra deKraft a la compantildeiacutea

Total empleados del departamentode Ventas 99

220

221

45 Propuesta de Control Interno

Con los resultados obtenidos de la evaluacioacuten generaremos una propuesta de Control

Interno para el departamento de Ventas que le permita a la compantildeiacutea establecer un

sistema de control basado en poliacuteticas procedimientos y actividades en el aacuterea

comercial

451 Poliacuteticas de control para el departamento de Ventas

Poliacutetica para el Control de devoluciones

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de esta poliacutetica es establecer los lineamientos para la gestioacuten de las

devoluciones en Buen y Mal estado generadas en Ecuador en los canales Tradicional

Moderno y Mayorista

B DEFINICIONES

Devolucioacuten Es el retorno de un producto que ha estado en propiedad de un cliente

Buen Estado Se considera que un producto se encuentra en buen estado cuando se

encuentra apto para la venta con el empaque original y dentro de los plazos

suficientes para considerarlo como apto para la comercializacioacuten tomando en cuenta

el tiempo de su consumo de acuerdo a lo establecido en la poliacutetica comercial

Mal Estado Se considera que un producto se encuentra en mal estado cuando su

caducidad se encuentra cercana se encuentra averiado descontinuado o no vigente

por cambio de empaque

Rechazos Son las devoluciones del producto antes de perfeccionarse la venta es

decir no se hizo la transferencia de la propiedad del producto al cliente

222

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Supervisor de Ventas

bull Se encarga de verificar el producto a devolver y deelaborar el formato de pedido de recojo que debeindicar si el producto se encuentra en buen o malestado

bull Elaborar un informe que contenga el detalle si lamercaderiacutea fue vendida por la compantildeiacutea de acuerdo allote verificado

bull Coordinaraacute con la bodega la logiacutestica para recoger elproducto

Gerentes de canal deVentas

bull Gerente de Ventas deberaacute aprobar y validar el recojode la mercaderiacutea siempre y cuando haya recibido delsupervisor el informe de devolucioacuten caso contrariodeberaacute rechazar la devolucioacuten

Fuerza de ventas

bull Canalizar la solicitud de devolucioacuten desde el clientehasta el supervisor

bull Obtener la informacioacuten del cliente el porqueacute de ladevolucioacuten

Bodegabull Recibir la mercaderiacutea contra el informe aprobado por

el Gerente de ventasbull Emitir la nota de creacutedito

D METODOLOGIacuteA

bull Cuando se notifiqueacute la solicitud de devolucioacuten el supervisor deberaacute solicitar

a la bodega un reporte del lote que el cliente estaacute devolviendo para verificar

que este haya sido vendido por la compantildeiacutea y comprado por el cliente que

hace la solicitud ya que no se recibiraacuten cambios realizados por realizados

entre clientes

bull La Bodega no realizaraacute la logiacutestica para retirar el producto devuelto mientras

no haya recibido el informe firmado y aprobado por el gerente de ventas

bull La nota de creacutedito emitida debe ser entregada al cliente en el plazo maacuteximo

de 48 horas para que estas no generen rechazos por los clientes por las fechas

especialmente por cambio de mes

223

E SEGUIMIENTO

El seguimiento lo deberaacute realizar Creacuteditos y cobranzas en forma automaacutetica ya que

esta nota de creacutedito disminuiraacute el valor de la deuda del cliente En caso la cuenta del

cliente quedeacute con un saldo negativo creacuteditos deberaacute solicitar la emisioacuten de un pago

para que esta cuenta quede en cero

Poliacutetica para el Control de entrega del material promocional

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de esta poliacutetica es determinar puntos de control para asignar material

promocional a los clientes en todo el territorio ecuatoriano

B DEFINICIONES

Material promocional Son obras audiovisuales y graacuteficas asiacute como todas las partes

componentes de las mismas que constituyen los mensajes publicitarios de las

campantildeas difundidas a traveacutes de cualquier medio y soporte considerados como

convencionales

Exhibidores Constituye material promocional disentildeado para mejorar la

presentacioacuten en el punto de venta de los productos

Sectores High income Se considera a los sectores en los cuales los clientes tienen

un alto grado de consumo y nivel de ventas para la compantildeiacutea asiacute como los productos

que se comercializan en estos lugares son de costos altos

Sectores low income Son sectores en los que los niveles de ventas de la compantildeiacutea

son bajos y los productos consumidos son econoacutemicos

224

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Fuerza de ventas

bull Elaborar informe acerca de la asignacioacuten delmaterial promocional en el caso de exhibidores eltamantildeo solicitado el sector donde se ubica elcliente el espacio y la seguridad con el que contaraacuteel exhibidor y el monto de ventas que consume elcliente y cuanto podraacute mejorar con el apoyo de laexhibicioacuten

Supervisor de Ventas

bull Verificar y aprobar el informe presentado por elpersonal de la Fuerza de ventas

bull Entregar una copia de la aprobacioacuten a la bodegapara que el material sea entregado

Bodega

bull Entregar el material promocional uacutenicamente con elinforme aprobado por el supervisor de ventas

bull Emitir la orden de despacho para el adecuadocontrol de los inventarios de material promocional ysolicitar la firma del recibiacute confirme por parte delcliente

D METODOLOGIacuteA

bull Los preventistas y autoventistas deberaacuten incluir en el informe que deben

presentar a su supervisor el nivel de compras del cliente si el sector en el que

se encuentra el punto de venta es high o low income con la finalidad de

determinar el mejor exhibidor a ser asignado

bull El Supervisor debe corroborar la informacioacuten presentada por los preventistas

y autoventistas es correcta con la verificacioacuten fiacutesica y estadiacutesticas de ventas

bull El personal de la bodega NO podraacute sacar ninguacuten exhibidor de las bodegas que

no cuente con la debida aprobacioacuten e informe de firmado por el Supervisor de

ventas siendo la responsabilidad del supervisor la correcta asignacioacuten del

material promocional para los clientes

E SEGUIMIENTO

El personal de la Fuerza de ventas seraacute el encargado de verificar que el material

promocional asignado al cliente cuente con la seguridad para evitar su peacuterdida que

225

este sea mantenido en forma adecuada y seraacute el encargado de llenarlo de producto y

comprobar que no sea utilizado con otros productos que no sean de la compantildeiacutea

Poliacutetica de Control para establecer descuentos comerciales que se encuentran

fuera del presupuesto anual

A OBJETIVO Y ALCANCE

La presente poliacutetica detalla los lineamientos para establecer puntos de control en el

establecimiento de descuentos comerciales otorgados a todos los clientes de la

compantildeiacutea Cadbury Adams Ecuador SA

B DEFINICIONES

Estrategia de Precio Disentildeado para otorgar precios al consumidor sin modificar la

lista de precios estaacutendar (mantener la lista de precios)

Desarrollo de Zona Descuento otorgado para impulsar el desarrollo de una zona

dentro de un cliente Se da debido a rentabilidad yo cobertura

Descuentos Estacionales Descuento otorgado para una estacioacuten o plan del antildeo Por

ejemplo verano inverno Navidad Vacaciones etc

Descuentos Para evitar contrabando Descuento relacionado a un producto

especiacutefico para generar una accioacuten de venta en ciertas ciudadesregioneszonas que

evite la compra por parte de los clientes indirectos de producto de contrabando

Descuentos Para evitar ldquoWrite Offrdquo Descuento relacionado a un producto

especiacutefico para generar que permita al cliente mejorar la rotacioacuten del producto

evitando la incineracioacuten del producto por mal estado debido a alcanzar la fecha de

vencimiento

226

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Planificacioacuten Financiera

bull Debe analizar las actividades dentro de presupuestoen los referente a los descuentos entregados porpromociones basados en concursos establecidos porlos clientes

bull Verificar la posibilidad de entregar promocionesadicionales de acuerdo a los colchones en elpresupuesto de ventas

Gerentes de canal deVentas

bull Determinar coordinando con la Gerencia de ventasy el aacuterea de Trade marketing la viabilidad deestablecer los descuentos promocionales

bull Verificar que el aacuterea de Trade Marketing realice lacomunicacioacuten adecuada y publicidadcorrespondiente para hacer conocer a los clientes elbeneficio y condiciones de la promocioacuten

Supervisor de Ventas

bull Conciliar los montos cumplidos por los clientespara emitir las notas de creacutedito

bull Verificar que los clientes reciban sus notas decreacutedito

Creacutedito y cobranzasbull Emitir las notas de creacutedito posterior a la

comprobacioacuten de la informacioacuten entregada porTrade Marketing

Gerente General bull Aprobar las actividades a realizar fuera delpresupuesto para otorgar descuentos comerciales

D METODOLOGIacuteA

bull El aacuterea de Trade Marketing en conjunto con la Gerencia de Ventas

determinaraacuten la posibilidad de iniciar una promocioacuten para los clientes a traveacutes

de la cual por el cumplimiento de metas establecidas en los niveles de

compras se haraacuten acreedores a un descuento calculado sobre las ventas que

ingresan en el concurso siempre y cuando el aacuterea de planificacioacuten financiera

haya informado que existe un colchoacuten en el presupuesto de ventas para

otorgar los descuentos mencionados

bull Las gerencias de canal de ventas elaboraraacuten un informe con el resumen de

los niveles de ventas esperados y que recesioacuten generaraacute posterior a la

promocioacuten tomando en cuenta los flujos de efectivo que se recibiriacutean por

adelantado y el costo ndash beneficio que generariacutea

227

bull En el caso que el informe genere beneficios y este sea aprobado por el

Gerente de ventas el aacuterea de Trade marketing deberaacute iniciar la comunicacioacuten

de la promocioacuten entre los clientes con el fin que los clientes puedan exigir

sus beneficios adquiridos y evitar que la Fuerza de Ventas pueda usurpar

dichos beneficios

bull Una vez alcanzadas las metas por los clientes creacuteditos y cobranzas deberaacute

emitir las notas de creacutedito y el supervisor de ventas se encargaraacute de verificar

que estas sean recibidas por el cliente

E SEGUIMIENTO

Se deberaacute realizar un seguimiento posterior al teacutermino de la promocioacuten para conocer

la satisfaccioacuten entre los clientes y cuaacuteles fueron los iacutendices de recuperacioacuten de

efectivo generado en esas ventas

Poliacutetica de Control para la presentacioacuten y revisioacuten de Reportes de Gastos

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de la poliacutetica es establecer paraacutemetros para una adecuada preparacioacuten y

presentacioacuten de los reportes de viajes de los colegas de la Compantildeiacutea Cadbury

Adams que seraacuten revisados en las oficinas de Quito asiacute como establecer puntos de

control en la revisioacuten de los mismos

B DEFINICIONES

Reportes de gastos Son documentos a traveacutes de los cuales los empleados de una

compantildeiacutea pueden solicitar la devolucioacuten de los valores desembolsados por ellos

siempre y cuando estos correspondan a gastos generados para atender actividades

que contengan un ingreso para la compantildeiacutea provocado o mejorado por dichos

desembolsos Estos desembolsos deben contener la documentacioacuten soporte de

acuerdo a lo establecido por la autoridad tributaria local Servicio de Rentas Internas

228

Viaacuteticos Son recursos asignados a los empleados de una entidad que para el

desempentildeo de sus funciones cuando deban de trasladarse por un periacuteodo mayor de

24 horas a lugares distintos al de su residencia Estos valores los gastos por concepto

de alimentacioacuten hospedaje y gastos menores inherentes al viaje

Sistema Dinnero Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes

a los viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos

como para presentar sus gastos por viaacuteticos

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Gerencias

bull Deberaacuten verificar que los valores presentados comoreembolsos por parte de los colegas sean racionalesy que estos esteacuten relacionados directamente altrabajo que ellos desempentildean antes de generar lasaprobaciones en el sistema

Analista de TradeMarketing Analista deCuentas por pagar

bull Revisar la documentacioacuten fiacutesica que soporta losgastos presentados por el colega y solicitados parareembolso asiacute como que el reporte esteacute lleno enforma correcta de acuerdo a la poliacutetica corporativade viajes y que cumpla con los requerimientosestablecidos en el reglamento para la aplicacioacuten dela Ley de reacutegimen tributario interno en su artiacuteculo27 que norma las liquidaciones de viaje

Contador general

bull Mantener actualizados de todas las reformastributarias emitidas por la autoridad fiscal a losAnalistas de Trade Marketing y de Cuentas porpagar con el fin de minimizar las contingenciastributarias

D METODOLOGIacuteA

bull Los colegas administrativos asiacute como los colegas de la Fuerza de Ventas que

poseen un equipo de coacutemputo de la compantildeiacutea deberaacuten ingresar la informacioacuten

de los reportes de gastos que deberaacute regirse a lo normado en la poliacutetica

corporativa de viajes en el sistema Dinnero uno por uno los documentos que

van a solicitar el reembolso en este detallaraacuten los valores completos sin

desglosar impuestos Una vez que los documentos hayan sido ingresados en

229

el sistema los empleados administrativos deberaacuten entregarlos al analista de

Cuentas por pagar y los administrativos de la Fuerza de Ventas al analista de

Trade Marketing Los empleados de la Fuerza de Ventas que no poseen un

equipo de coacutemputo de la empresa deberaacuten entregar los reportes de gastos

presentados de acuerdo a la poliacutetica de viajes directamente al analista de

Trade marketing para que este ingrese la informacioacuten documento por

documento y colega por colega en el sistema Dinnero a traveacutes de una

plantilla Aquellos documentos que excedan los montos asignados a cada uno

de los colegas por movilizacioacuten seraacuten rechazados y no se incluiraacuten en la

plantilla para la carga

Formato para la presentacioacuten de los reportes de Gastos

Instructivo

El reporte debe ser llenado por el empleado en el encabezado debe constar el

periodo y el motivo del viaje asiacute como la identificacioacuten del colega

En el cuerpo debe ir la siguiente informacioacuten

Fecha Debe contener la fecha del documento soporte del gasto

Ndeg El nuacutemero del documento soporte del gasto

Local El establecimiento donde se realizoacute el consumo

230

Descripcioacuten del gasto Identificacioacuten del tipo de gasto Ej Alojamiento nacional

Valor en moneda del documento Determinar el valor completo del soporte del

gasto en caso sea moneda extranjera en el caso de tratarse de doacutelares iraacute el mismo

valor en las dos uacuteltimas columnas

Valor en doacutelares Convertir el valor del documento soporte en caso de ser moneda

extranjera diferente de doacutelares

bull Los dos analistas mencionados deberaacuten revisar que los documentos que

respaldan el gasto contengan la siguiente informacioacuten fecha del documento

el local y el detalle del consumo realizado valor detallado en forma clara los

documentos no deben tener enmendaduras tachones ni borrones estar

presentados de acuerdo al nuevo reglamento para comprobantes de venta y

que no contengan consumos no permitidos en la poliacutetica corporativa de

viajes

bull En el caso uno o maacutes documentos no contengan la informacioacuten y de la forma

sentildealada en el punto anterior estos seraacuten devueltos a los colegas y no seraacuten

reembolsados

bull Las gerencias deberaacuten aprobar a traveacutes del sistema Dinnero los reportes de

gastos verificando todos los valores solicitados a reembolso En el caso que

los valores esteacuten fuera de los rangos normales para el gasto presentado este

deberaacute ser rechazado en el sistema Dinnero informando al colega el porqueacute

del rechazo

bull Si el colega logra justificar el valor consumido este se aprobaraacute en el sistema

procediendo a la contabilizacioacuten normal por parte de Shared Service

E SEGUIMIENTO

En el caso de la Fuerza de venta el aacuterea de Trade Marketing seraacute la encargada de

verificar que los pagos a los colegas se hayan realizado En el caso del aacuterea

Administrativa lo haraacute la analista de Cuentas por pagar

231

Poliacutetica de Control para la el establecimiento de metas en las ventas

A OBJETIVO Y ALCANCE

Delimitar praacutecticas correctas para establecer metas de ventas acordes con la realidad

de la compantildeiacutea que eviten que los empleados de la Fuerza de ventas se vean

abocados a realizar actos iliacutecitos o no eacuteticos con el fin de alcanzas las metas

planteadas por la administracioacuten en el territorio Ecuatoriano

B DEFINICIONES

Cuota Hace mencioacuten a la meta establecida por la Administracioacuten impuesta al

personal de la fuerza de ventas con el fin de que se cumpla un monto mensual

determinado tanto en valor como cantidad de los productos de la compantildeiacutea

Incentivos Son todos los beneficios que alcanza el persona del departamento de

Ventas por el cumplimiento de objetivos establecidos en el presupuesto de ventas

Demanda Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes a los

viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos como

para presentar sus gastos por viaacuteticos

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Gerente General

bull Llamar a reunioacuten al comiteacute gerencial para estableceren conjunto y consenso el presupuesto de objetivosde ventas

bull Revisar y verificar todos los escenarios posiblespara la consecucioacuten de las ventas frente al sistemapoliacutetico inestable en el paiacutes

bull Determina reuniones para realizar verificacionesmensuales de las metas establecidas y de ser el casoejecutar modificaciones de acuerdo a la realidad quela empresa y el paiacutes vivan en ese momento

232

Planificador Financiero

bull Plantear los escenarios para la consecucioacuten de losobjetivos de ventas a consideracioacuten del comiteacutegerencial

bull Establecer un presupuesto para dotar deherramientas comerciales y promocionales queapoyen a la Fuerza de ventas a la obtencioacuten de lacuota

Gerente de marketing

bull Informar acerca de los estudios de mercadoactualizados para determinar la demanda de losproductos del sector de confites en el Ecuador cuales el mercado ganado por la compantildeiacutea y lo queposee la competencia

bull Elaborar un FODA de la competenciabull Planificar estrategias de publicidad que mantenga

yo incrementen la participacioacuten de mercado asiacutecomo que se formen en una herramienta de influiren el consumidor para la adquisicioacuten de losproductos de la compantildeiacutea

Jefe de Trade Marketing bull Establecer estrategias promocionales y deexhibicioacuten para conquistar la atraccioacuten del mercado

Gerente de Ventas

bull Establecer estadiacutesticas de ventas por regioacuten ciudadsector y temporada para determinar cuaacuteles son lossitios y fechas en las que se pueden generar mejoraspara las ventas

Planificador de laDemanda

bull Determinar la demanda bajo estudios mensualesbull Informar al comiteacute gerencial en forma perioacutedica

acerca de la capacidad de cubrir la demandaestablecida a traveacutes de la capacidad de las plantaspara la entrega de producto

D METODOLOGIacuteA

bull Elaborar un presupuesto anual de objetivos de ventas tomando en cuenta

toda la informacioacuten entregada por los responsables en consenso con el

comiteacute gerencial

bull Revisar en forma mensual las variaciones generadas tanto en la realidad del

desarrollo del negocio como en la consecucioacuten de los objetivos y de ser el

caso replantear las metas para que estas sean racionales

bull Mantener los incentivos a la Fuerza de ventas para que la cuota sea

alcanzada

233

E SEGUIMIENTO

Realizar una evaluacioacuten mensual de los objetivos alcanzados y poner puntos de

atencioacuten en aquellos que no se estaacuten ejecutando para buscar oportunidades de

mejora

452 Procedimientos de Control Interno para el departamento de Ventas

bull Verificar que todos los reportes de gastos por viajes internacionales de la

Fuerza de Ventas sean presentado en un maacuteximo de 7 diacuteas calendario En el

caso de los viaacuteticos los documentos no deberaacuten tener una antiguumledad mayor a

un mes

bull Observar la poliacutetica de control de Creacuteditos y cobranzas donde se contemplan

paraacutemetros para la aprobacioacuten de pedidos previo a la aprobacioacuten de ventas

para evitar que se despache mercaderiacutea a clientes que no se encuentran al diacutea

con los pago

bull Realizar los caacutelculos de los incentivos ganados por el personal de la Fuerza

de ventas de acuerdo a los porcentajes establecidos en los beneficios a los

empleados

bull Observar la poliacutetica de control para Noacutemina con el fin de respetar las fechas

de entrega de la informacioacuten de los incentivos para que los empleados reciban

sus haberes a tiempo

bull Mantener bajo custodia segura los modelos exclusivos de los exhibidores

retirados de los proveedores con el fin de evitar posibles plagios o en su

defecto destruirlos en el caso que estos no se vayan a utilizar maacutes

bull Separar la mercaderiacutea recibida en buen estado de las devoluciones para

determinar si es procedente regresarla a los pallets de bodega o debe

realizarse con ella promociones o autoconsumos

234

Divulgacioacuten de las poliacuteticas corporativas e informacioacuten de laimportancia de su cumplimiento dos veces al antildeo que deberaacuten serincluidas en las presentaciones de las reuniones de Vamos Juntos enla que se entregaraacuten folletos con los puntos importantes de lasmismas en las que se deberaacuten ejemplarizar con casos reales

24000

Capacitacioacuten para el personal recieacuten ingresado que debe incluir unresumen de los procedimientos importantes de la compantildeiacuteainformacioacuten corporativa como poliacuteticas procedimientos valoresmisioacuten visioacuten etc asiacute como reuniones con el personal con el queinteractuaraacute en su trabajo diario

75000

Total costos relacionados con capacitaciones 99000

453 Actividades para el departamento de Ventas

bull Observar de forma inmediata el procedimiento corporativo de la otorgacioacuten

de descuentos comerciales que no se encuentran en el presupuesto para

desarrollarlo de acuerdo a los lineamientos de la administracioacuten

bull Establecer una adecuada comunicacioacuten entre las aacutereas de planificacioacuten

financiera Gerencias de ventas y Gerencia General para llevar a cabo en

forma correcta la poliacutetica administrativa para otorgar descuentos comerciales

bull Implementar las poliacuteticas propuestas para un adecuado control interno de los

procesos desarrollados en el departamento de Ventas

bull Aplicar los procedimientos de control establecidos en el presente capiacutetulo

como actividades del diacutea - diacutea

46 Costo ndash Beneficio de la implementacioacuten del Sistema de Control Interno para

los departamentos de Recursos Humanos Finanzas y Ventas

Costos generados

Capacitaciones

235

Honorarios a terceros

Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales

120000

Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones

300000

Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000

Materiales y Suministros

Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales

71400

Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil

50000

Total costos por suministros y materiales 121400

TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400

Beneficios

Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc

1300000

Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante

50000

Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial

250000

TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000

En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un

monto de $ 959600

Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que

implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos

permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a

estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad

evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas

De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa

214

Matriz de Hallazgos el Departamento de Ventas

Falta de verificacioacuten de las condiciones para le devolucioacuten de mercaderiacuteas

Condicioacuten

La mercaderiacutea devuelta por parte de los clientes es recibida porel personal de la bodega uacutenicamente con la orden de los colegasde la Fuerza de Ventas sin verificar antes que esa mercaderiacuteahaya sido vendida por la empresa y a que factura pertenece

Criterio

Existe la inobservancia de la poliacutetica corporativa para ladevolucioacuten de mercaderiacutea Seccioacuten Metodologiacutea punto 3 queexpresa

ldquoMal Estado El producto en mal estado se considera a aquelproducto vencido en condiciones de calidad no oacuteptimas depresentacioacuten descontinuada o en malas condiciones que tambieacutendeberaacuten pasar por la verificacioacuten de venta previa Para el CanalModerno y Mayorista cuando falta menos de 90 diacuteas para suvencimiento para el Canal Tradicional cuando falta menos de45 diacuteas para su vencimientordquo

Adicional a la poliacutetica corporativa existe una inobservancia alreglamento de comprobantes de venta retencioacuten y documentoscomplementarios que en su Art 15 menciona

ldquoNotas de creacutedito- Las notas de creacutedito son documentos que seemitiraacuten para anular operaciones aceptar devoluciones yconceder descuentos o bonificaciones

Las notas de creacutedito deberaacuten consignar la denominacioacuten serie ynuacutemero de los comprobantes de venta a los cuales se refierenrdquo

Causa

El personal de la bodega como el personal de la fuerza deventas no tienen un conocimiento exacto de la poliacuteticacorporativa Adicional a esto los supervisores de venta noverifican las solicitudes de devolucioacuten realizadas y en la bodegatampoco exigen las aprobaciones necesarias

Efecto

El hecho de recibir devoluciones que no hayan sido debidamenteverificadas y autorizadas provoca que dicha mercaderiacutea puedano haber sido vendida por la empresa alto niveles de productoen mal estado y una alta contingencia tributaria al no determinarexactamente a que factura estaacute afectando la devolucioacuten

Conclusioacuten

La devolucioacuten de la mercaderiacutea no cuenta con la verificacioacutennecesaria por parte de la Fuerza de ventas y de la Bodega paradeterminar con que factura de venta fue entregada al cliente porlo que se considera un facilismo en el proceso que puede generarpeacuterdidas para la compantildeiacutea

215

A la Gerencia General

Recomendacioacuten

Establecer procedimientos de control para que la Fuerza deVentas verifique que la mercaderiacutea que se va a recibir haya sidovendida por la compantildeiacutea para lo cual se deberaacute incluir estainformacioacuten en el informe entregado a las Gerencias de ventas

Exigir a la Bodega que se realice una investigacioacuten de la facturaque deberaacute ser afectada con la devolucioacuten previo a la emisioacuten dela Nota de creacutedito

Descuentos Comerciales no presupuestados se otorgan sin la aprobacioacuten de laGerencia de Ventas

Condicioacuten

Los descuentos comerciales promocionales que no estaacuten dentrodel presupuesto cuentan uacutenicamente con la aprobacioacuten deplanificacioacuten Financiera y no se solicita o requiere de laaprobacioacuten de la gerencia de Ventas antes de que se ejecuten loque deja sin control previo a la Cabeza de Ventas de lasestrategias otorgadas a los clientes y sus impactos en las ventasnetas

Criterio

La poliacutetica corporativa de descuentos en su seccioacuten 2 deResponsabilidades paacutegina 4 expresa que

ldquoTodo descuento otorgado a un cliente ya sea por estrategias ocubrimiento de riesgos que no consten en el presupuesto debenser aprobados por el Gerente de Ventas y por el PlanificadorFinanciero con el fin de medir el costo ndash beneficio del mismoCaso contrario no se generaraacutenrdquo

Causa

No existe una buena praacutectica de comunicacioacuten entre la gerenciade ventas y la planificacioacuten financiera principalmente porqueson rubros que afectan al presupuesto que es controlado porFinanzas y que estos descuentos son solicitados en su mayoriacuteapor el Country Manager y la comunicacioacuten a la gerencias deventas se realiza una vez creada la promocioacuten

EfectoEsta praacutectica genera desbalances en las metas planteadas paracada una de las gerencias y malestar en las gerencia de ventasal ver su campo de accioacuten invadido y limitado

Conclusioacuten

El proceso no se cumple de acuerdo a lo establecido en lapoliacutetica y en el procedimiento por lo que existe unainobservancia total de lo establecido en la reglamentacioacutencorporativa generando un proceso inexacto e incorrecto

216

A la Gerencia General

RecomendacioacutenSupervisar que los lineamientos implementados por la propiaadministracioacuten se cumplan generando una adecuadacomunicacioacuten entre los departamentos de Finanzas y ventasgenerando el respeto de la independencia e interrelacioacuten de lasfunciones de cada una de estas aacutereas

Falta de comunicacioacuten de las poliacuteticas y procedimientos corporativos queafectan al aacuterea comercial a la Fuerza de Ventas en general

Condicioacuten

La administracioacuten no genera una comunicacioacuten de las poliacuteticascorporativas existentes que afectan al aacuterea comercial a todo elpersonal de la Fuerza de Ventas sino uacutenicamente a lasGerencias y los Supervisores los cuales tampoco compartenesta informacioacuten con sus reportes

Criterio

Tal como se indicoacute en el capiacutetulo 3 la falta de comunicacioacuten delas poliacuteticas es un problema que se genera en todas las aacutereas dela entidad inobservando el procedimiento para la correctacomunicacioacuten de poliacuteticas corporativas paacuterrafo 30 que diceldquoEl comiteacute gerencial como parte primordial de sus obligacionesdeberaacute repartir y dar a conocer la misioacuten visioacuten poliacuteticascorporativas y valores corporativos el momento que se integra ala compantildeiacutea La estrategia y planes de accioacuten generales noconfidenciales y susceptibles de mal uso se deberaacuten a dar aconocer y hacerse puacuteblicos entre los empleados asiacute como losresultados de la compantildeiacutea cada trimestre en el Vamos Juntosrdquo

Causa

La administracioacuten y en especial las Gerencias de Ventas no hancreado una cultura de conocimientos y buena praacutectica de laspoliacuteticas y procedimientos que afectan al departamento deventas debido a que las mercaderistas preventistas personal deautoventa impulsadoras no tienen un manejo adecuado de estasy tampoco un conocimiento general

Efecto

El hecho que el personal de la fuerza de ventas desconozca losprocedimientos provoca que muchos de los procedimientos selleven a cabo en forma incorrecta y que ciertas poliacuteticas no secumplan Entre los procesos con alto nivel de falencias estaacuten larecoleccioacuten de las devoluciones inadecuada entrega de materialpromocional y reportes de gastos presentados en formaincorrecta

Conclusioacuten

La falta de conocimiento de las poliacuteticas y procedimientoscorporativos genera limitaciones en el control que se puedeestablecer en el personal debido a que si no conoce unprocedimiento o una poliacutetica es imposible cumplirla lo quegenerariacutea desviaciones en la obtencioacuten de metas corporativas

217

A la Gerencia General

Recomendacioacuten

Ejecutar una adecuada comunicacioacuten al personal de ventasreferente a los aspectos corporativos importantes asiacute comodesarrollar una planificacioacuten para realizar por lo menos una vezal antildeo una comunicacioacuten colectiva a todas las personas quenecesitan conocer estas poliacuteticas recordaacutendoles su alcance ypuntos importantes

El despacho del material promocional no cuenta con las aprobaciones nianaacutelisis de los supervisores previo a su despacho

Condicioacuten

El material promocional despachado y colocado en los clienteses entregado por parte de la bodega uacutenicamente con unasolicitud del personal de la fuerza de ventas y no se cuenta conlas aprobaciones ni anaacutelisis de los supervisores para determinarla verdadera necesidad y beneficio futuro de colocar material deexhibicioacuten en un punto de venta determinado

Criterio

Existe una mala aplicacioacuten de la Poliacutetica para asignacioacuten dematerial promocional en su seccioacuten 2 Responsabilidades quemencionaldquoLos supervisores de ventas seraacuten los encargados de revisar losteacuterminos para la entrega del material promocional y solo seraacutenaprobadas las solicitudes que cumplan con las condicionesestablecidas en la presente poliacuteticardquoSeccioacuten 4 MetodologiacutealdquoPara realizar una asignacioacuten de exhibidores se debedeterminar primero que tipo de exhibidor se va a entregar y deacuerdo a su tamantildeo y modelo el vendedor tendraacute que justificaren un informe la ubicacioacuten del punto de venta el espacio queocuparaacute el exhibidor los montos de compra del cliente ydeterminar una proyeccioacuten para crecimiento del sectorrdquo

Causa

El personal de la bodega no exige que el informe para lasolicitud de material promocional tenga la firma del respectivosupervisor y realiza los despachos normalmente adicional a lafalta de conocimiento de las poliacuteticas corporativas provoca quela fuerza de ventas no se genere la obligacioacuten de cumplir conuna buena praacutectica de la poliacutetica mencionada

Efecto

El incumplimiento de la poliacutetica establecida provoca que muchodel material asignado a los clientes no es aprovechado en formacorrecta debido a que ciertos exhibidores costosos sonentregados a clientes que no realizan montos de compra altos yque no utilizan el exhibidor de forma adecuada generandogastos injustificados para Cadbury

218

Conclusioacuten

La asignacioacuten y entrega de los exhibidores y materialespromociones genera un desperdicio ya que estos estaacuten siendoentregados sin el anaacutelisis del beneficio que se obtendraacute ya quese han encontrado varios exhibidores grandes en clientes queno tienen ni el espacio ni el nivel de compras para cubrirlo deproducto

Recomendacioacuten

A la Gerencia General

Supervisar que la asignacioacuten del material promocional mismoque es costoso sea entregado de acuerdo a lo establecido por lapoliacutetica corporativa y con un anaacutelisis de los consumosrealizados por los clientes asiacute como la seguridad que tendraacute elbien de la compantildeiacutea en el punto de venta

442 Indicadores de Gestioacuten para el departamento de Ventas

Los Indicadores de gestioacuten aplicados para el departamento de Ventas nos permitiraacuten

medir las variables relacionadas con las metas impuestas por la administracioacuten asiacute

como el desempentildeo del departamento

Asiacute tenemos los siguientes indicadores para este departamento

iquestQueacute se va aMedir Objetivo

Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios

Conocimiento dela Visioacuten

Establecer cuantosempleados de lacompantildeiacutea conocensu visioacuten

Visioacuten

de empleados del departamentoFinanciero que Conocen la Visioacuten

de la Empresa Miacutenimoaceptable 85

82

83

El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten de laVisioacuten

Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con suvisioacuten

Visioacuten

de empleados del departamento deVentas que Comparten la Visioacuten de

la Empresa Miacutenimoaceptable 80

82

83

Se presenta como indicadorimportante ya que todos losempleados que conocen lamisioacuten estaacuten de acuerdo conesta

Total empleados del departamentode Ventas 99

Conocimiento dela Misioacuten

Fijar cuaacutentosempleados de lacompantildeiacutea conocensu misioacuten

Misioacuten

de empleados del departamento deVentas que Conocen la Misioacuten de la

Empresa Miacutenimoaceptable 75

82

83

El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten de laMisioacuten

Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con sumisioacuten

Misioacuten

de empleados del departamento deVentas que Comparten la Misioacuten de

la Empresa Miacutenimoaceptable 83

82

83

Representa que todos losempleados trabajan en pro dela consecucioacuten de losobjetivos de la compantildeiacuteaTotal de empleados del

departamento de Ventas 99

219

iquestQueacute se va aMedir Objetivo

Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios

Eficacia de losMetas planteados

Establecer laeficacia en elalcance de las metasplanteados

Metas

Meses en que se ha alcanzado lameta de ventas

Miacutenimoaceptable 92

12

100

El departamento de ventas haalcanzado las metas de ventasdurante todos los meses delantildeo12 12

Nivel de eficaciaen las metaspropuestas

Determinar sobre el100 en queporcentaje promediohan sido alcanzadaslas ventas propuestas

Metas

Promedio de ventas realesalcanzadas

Miacutenimoaceptable 95

236000000115

El logro en las ventas ha sidobastante exitoso en el 2010pasando un 15 del propuestoPromedio de ventas propuestas en

el antildeo 205000000

Nivel deliderazgo delpersonal de lacompantildeiacutea

Fijar el nivel deliderazgo que poseeel personal engeneral

Direccioacuten yliderazgo

Personal que identifica el estilo deLiderazgo

Miacutenimoaceptable 10

12

12

El miacutenimo aceptable para deldepartamento es establecido enun 12 debido a la grancantidad de Personas en laFuerza de Ventas que trabajana cargo de supervisores ygerentes

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten delliderazgo de lacompantildeiacutea

Medir la aceptacioacutendel estilo deliderazgoestablecido en lacompantildeiacutea

Direccioacuten yliderazgo

Personas que aceptan el estilo deliderazgo

Miacutenimoaceptable 90

84

85

Existe una reaccioacuten de algunaspersonas para aceptar a laNueva Gerencia de Ventasestablecida por la compra deKraft a la compantildeiacutea

Total empleados del departamentode Ventas 99

220

221

45 Propuesta de Control Interno

Con los resultados obtenidos de la evaluacioacuten generaremos una propuesta de Control

Interno para el departamento de Ventas que le permita a la compantildeiacutea establecer un

sistema de control basado en poliacuteticas procedimientos y actividades en el aacuterea

comercial

451 Poliacuteticas de control para el departamento de Ventas

Poliacutetica para el Control de devoluciones

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de esta poliacutetica es establecer los lineamientos para la gestioacuten de las

devoluciones en Buen y Mal estado generadas en Ecuador en los canales Tradicional

Moderno y Mayorista

B DEFINICIONES

Devolucioacuten Es el retorno de un producto que ha estado en propiedad de un cliente

Buen Estado Se considera que un producto se encuentra en buen estado cuando se

encuentra apto para la venta con el empaque original y dentro de los plazos

suficientes para considerarlo como apto para la comercializacioacuten tomando en cuenta

el tiempo de su consumo de acuerdo a lo establecido en la poliacutetica comercial

Mal Estado Se considera que un producto se encuentra en mal estado cuando su

caducidad se encuentra cercana se encuentra averiado descontinuado o no vigente

por cambio de empaque

Rechazos Son las devoluciones del producto antes de perfeccionarse la venta es

decir no se hizo la transferencia de la propiedad del producto al cliente

222

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Supervisor de Ventas

bull Se encarga de verificar el producto a devolver y deelaborar el formato de pedido de recojo que debeindicar si el producto se encuentra en buen o malestado

bull Elaborar un informe que contenga el detalle si lamercaderiacutea fue vendida por la compantildeiacutea de acuerdo allote verificado

bull Coordinaraacute con la bodega la logiacutestica para recoger elproducto

Gerentes de canal deVentas

bull Gerente de Ventas deberaacute aprobar y validar el recojode la mercaderiacutea siempre y cuando haya recibido delsupervisor el informe de devolucioacuten caso contrariodeberaacute rechazar la devolucioacuten

Fuerza de ventas

bull Canalizar la solicitud de devolucioacuten desde el clientehasta el supervisor

bull Obtener la informacioacuten del cliente el porqueacute de ladevolucioacuten

Bodegabull Recibir la mercaderiacutea contra el informe aprobado por

el Gerente de ventasbull Emitir la nota de creacutedito

D METODOLOGIacuteA

bull Cuando se notifiqueacute la solicitud de devolucioacuten el supervisor deberaacute solicitar

a la bodega un reporte del lote que el cliente estaacute devolviendo para verificar

que este haya sido vendido por la compantildeiacutea y comprado por el cliente que

hace la solicitud ya que no se recibiraacuten cambios realizados por realizados

entre clientes

bull La Bodega no realizaraacute la logiacutestica para retirar el producto devuelto mientras

no haya recibido el informe firmado y aprobado por el gerente de ventas

bull La nota de creacutedito emitida debe ser entregada al cliente en el plazo maacuteximo

de 48 horas para que estas no generen rechazos por los clientes por las fechas

especialmente por cambio de mes

223

E SEGUIMIENTO

El seguimiento lo deberaacute realizar Creacuteditos y cobranzas en forma automaacutetica ya que

esta nota de creacutedito disminuiraacute el valor de la deuda del cliente En caso la cuenta del

cliente quedeacute con un saldo negativo creacuteditos deberaacute solicitar la emisioacuten de un pago

para que esta cuenta quede en cero

Poliacutetica para el Control de entrega del material promocional

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de esta poliacutetica es determinar puntos de control para asignar material

promocional a los clientes en todo el territorio ecuatoriano

B DEFINICIONES

Material promocional Son obras audiovisuales y graacuteficas asiacute como todas las partes

componentes de las mismas que constituyen los mensajes publicitarios de las

campantildeas difundidas a traveacutes de cualquier medio y soporte considerados como

convencionales

Exhibidores Constituye material promocional disentildeado para mejorar la

presentacioacuten en el punto de venta de los productos

Sectores High income Se considera a los sectores en los cuales los clientes tienen

un alto grado de consumo y nivel de ventas para la compantildeiacutea asiacute como los productos

que se comercializan en estos lugares son de costos altos

Sectores low income Son sectores en los que los niveles de ventas de la compantildeiacutea

son bajos y los productos consumidos son econoacutemicos

224

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Fuerza de ventas

bull Elaborar informe acerca de la asignacioacuten delmaterial promocional en el caso de exhibidores eltamantildeo solicitado el sector donde se ubica elcliente el espacio y la seguridad con el que contaraacuteel exhibidor y el monto de ventas que consume elcliente y cuanto podraacute mejorar con el apoyo de laexhibicioacuten

Supervisor de Ventas

bull Verificar y aprobar el informe presentado por elpersonal de la Fuerza de ventas

bull Entregar una copia de la aprobacioacuten a la bodegapara que el material sea entregado

Bodega

bull Entregar el material promocional uacutenicamente con elinforme aprobado por el supervisor de ventas

bull Emitir la orden de despacho para el adecuadocontrol de los inventarios de material promocional ysolicitar la firma del recibiacute confirme por parte delcliente

D METODOLOGIacuteA

bull Los preventistas y autoventistas deberaacuten incluir en el informe que deben

presentar a su supervisor el nivel de compras del cliente si el sector en el que

se encuentra el punto de venta es high o low income con la finalidad de

determinar el mejor exhibidor a ser asignado

bull El Supervisor debe corroborar la informacioacuten presentada por los preventistas

y autoventistas es correcta con la verificacioacuten fiacutesica y estadiacutesticas de ventas

bull El personal de la bodega NO podraacute sacar ninguacuten exhibidor de las bodegas que

no cuente con la debida aprobacioacuten e informe de firmado por el Supervisor de

ventas siendo la responsabilidad del supervisor la correcta asignacioacuten del

material promocional para los clientes

E SEGUIMIENTO

El personal de la Fuerza de ventas seraacute el encargado de verificar que el material

promocional asignado al cliente cuente con la seguridad para evitar su peacuterdida que

225

este sea mantenido en forma adecuada y seraacute el encargado de llenarlo de producto y

comprobar que no sea utilizado con otros productos que no sean de la compantildeiacutea

Poliacutetica de Control para establecer descuentos comerciales que se encuentran

fuera del presupuesto anual

A OBJETIVO Y ALCANCE

La presente poliacutetica detalla los lineamientos para establecer puntos de control en el

establecimiento de descuentos comerciales otorgados a todos los clientes de la

compantildeiacutea Cadbury Adams Ecuador SA

B DEFINICIONES

Estrategia de Precio Disentildeado para otorgar precios al consumidor sin modificar la

lista de precios estaacutendar (mantener la lista de precios)

Desarrollo de Zona Descuento otorgado para impulsar el desarrollo de una zona

dentro de un cliente Se da debido a rentabilidad yo cobertura

Descuentos Estacionales Descuento otorgado para una estacioacuten o plan del antildeo Por

ejemplo verano inverno Navidad Vacaciones etc

Descuentos Para evitar contrabando Descuento relacionado a un producto

especiacutefico para generar una accioacuten de venta en ciertas ciudadesregioneszonas que

evite la compra por parte de los clientes indirectos de producto de contrabando

Descuentos Para evitar ldquoWrite Offrdquo Descuento relacionado a un producto

especiacutefico para generar que permita al cliente mejorar la rotacioacuten del producto

evitando la incineracioacuten del producto por mal estado debido a alcanzar la fecha de

vencimiento

226

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Planificacioacuten Financiera

bull Debe analizar las actividades dentro de presupuestoen los referente a los descuentos entregados porpromociones basados en concursos establecidos porlos clientes

bull Verificar la posibilidad de entregar promocionesadicionales de acuerdo a los colchones en elpresupuesto de ventas

Gerentes de canal deVentas

bull Determinar coordinando con la Gerencia de ventasy el aacuterea de Trade marketing la viabilidad deestablecer los descuentos promocionales

bull Verificar que el aacuterea de Trade Marketing realice lacomunicacioacuten adecuada y publicidadcorrespondiente para hacer conocer a los clientes elbeneficio y condiciones de la promocioacuten

Supervisor de Ventas

bull Conciliar los montos cumplidos por los clientespara emitir las notas de creacutedito

bull Verificar que los clientes reciban sus notas decreacutedito

Creacutedito y cobranzasbull Emitir las notas de creacutedito posterior a la

comprobacioacuten de la informacioacuten entregada porTrade Marketing

Gerente General bull Aprobar las actividades a realizar fuera delpresupuesto para otorgar descuentos comerciales

D METODOLOGIacuteA

bull El aacuterea de Trade Marketing en conjunto con la Gerencia de Ventas

determinaraacuten la posibilidad de iniciar una promocioacuten para los clientes a traveacutes

de la cual por el cumplimiento de metas establecidas en los niveles de

compras se haraacuten acreedores a un descuento calculado sobre las ventas que

ingresan en el concurso siempre y cuando el aacuterea de planificacioacuten financiera

haya informado que existe un colchoacuten en el presupuesto de ventas para

otorgar los descuentos mencionados

bull Las gerencias de canal de ventas elaboraraacuten un informe con el resumen de

los niveles de ventas esperados y que recesioacuten generaraacute posterior a la

promocioacuten tomando en cuenta los flujos de efectivo que se recibiriacutean por

adelantado y el costo ndash beneficio que generariacutea

227

bull En el caso que el informe genere beneficios y este sea aprobado por el

Gerente de ventas el aacuterea de Trade marketing deberaacute iniciar la comunicacioacuten

de la promocioacuten entre los clientes con el fin que los clientes puedan exigir

sus beneficios adquiridos y evitar que la Fuerza de Ventas pueda usurpar

dichos beneficios

bull Una vez alcanzadas las metas por los clientes creacuteditos y cobranzas deberaacute

emitir las notas de creacutedito y el supervisor de ventas se encargaraacute de verificar

que estas sean recibidas por el cliente

E SEGUIMIENTO

Se deberaacute realizar un seguimiento posterior al teacutermino de la promocioacuten para conocer

la satisfaccioacuten entre los clientes y cuaacuteles fueron los iacutendices de recuperacioacuten de

efectivo generado en esas ventas

Poliacutetica de Control para la presentacioacuten y revisioacuten de Reportes de Gastos

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de la poliacutetica es establecer paraacutemetros para una adecuada preparacioacuten y

presentacioacuten de los reportes de viajes de los colegas de la Compantildeiacutea Cadbury

Adams que seraacuten revisados en las oficinas de Quito asiacute como establecer puntos de

control en la revisioacuten de los mismos

B DEFINICIONES

Reportes de gastos Son documentos a traveacutes de los cuales los empleados de una

compantildeiacutea pueden solicitar la devolucioacuten de los valores desembolsados por ellos

siempre y cuando estos correspondan a gastos generados para atender actividades

que contengan un ingreso para la compantildeiacutea provocado o mejorado por dichos

desembolsos Estos desembolsos deben contener la documentacioacuten soporte de

acuerdo a lo establecido por la autoridad tributaria local Servicio de Rentas Internas

228

Viaacuteticos Son recursos asignados a los empleados de una entidad que para el

desempentildeo de sus funciones cuando deban de trasladarse por un periacuteodo mayor de

24 horas a lugares distintos al de su residencia Estos valores los gastos por concepto

de alimentacioacuten hospedaje y gastos menores inherentes al viaje

Sistema Dinnero Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes

a los viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos

como para presentar sus gastos por viaacuteticos

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Gerencias

bull Deberaacuten verificar que los valores presentados comoreembolsos por parte de los colegas sean racionalesy que estos esteacuten relacionados directamente altrabajo que ellos desempentildean antes de generar lasaprobaciones en el sistema

Analista de TradeMarketing Analista deCuentas por pagar

bull Revisar la documentacioacuten fiacutesica que soporta losgastos presentados por el colega y solicitados parareembolso asiacute como que el reporte esteacute lleno enforma correcta de acuerdo a la poliacutetica corporativade viajes y que cumpla con los requerimientosestablecidos en el reglamento para la aplicacioacuten dela Ley de reacutegimen tributario interno en su artiacuteculo27 que norma las liquidaciones de viaje

Contador general

bull Mantener actualizados de todas las reformastributarias emitidas por la autoridad fiscal a losAnalistas de Trade Marketing y de Cuentas porpagar con el fin de minimizar las contingenciastributarias

D METODOLOGIacuteA

bull Los colegas administrativos asiacute como los colegas de la Fuerza de Ventas que

poseen un equipo de coacutemputo de la compantildeiacutea deberaacuten ingresar la informacioacuten

de los reportes de gastos que deberaacute regirse a lo normado en la poliacutetica

corporativa de viajes en el sistema Dinnero uno por uno los documentos que

van a solicitar el reembolso en este detallaraacuten los valores completos sin

desglosar impuestos Una vez que los documentos hayan sido ingresados en

229

el sistema los empleados administrativos deberaacuten entregarlos al analista de

Cuentas por pagar y los administrativos de la Fuerza de Ventas al analista de

Trade Marketing Los empleados de la Fuerza de Ventas que no poseen un

equipo de coacutemputo de la empresa deberaacuten entregar los reportes de gastos

presentados de acuerdo a la poliacutetica de viajes directamente al analista de

Trade marketing para que este ingrese la informacioacuten documento por

documento y colega por colega en el sistema Dinnero a traveacutes de una

plantilla Aquellos documentos que excedan los montos asignados a cada uno

de los colegas por movilizacioacuten seraacuten rechazados y no se incluiraacuten en la

plantilla para la carga

Formato para la presentacioacuten de los reportes de Gastos

Instructivo

El reporte debe ser llenado por el empleado en el encabezado debe constar el

periodo y el motivo del viaje asiacute como la identificacioacuten del colega

En el cuerpo debe ir la siguiente informacioacuten

Fecha Debe contener la fecha del documento soporte del gasto

Ndeg El nuacutemero del documento soporte del gasto

Local El establecimiento donde se realizoacute el consumo

230

Descripcioacuten del gasto Identificacioacuten del tipo de gasto Ej Alojamiento nacional

Valor en moneda del documento Determinar el valor completo del soporte del

gasto en caso sea moneda extranjera en el caso de tratarse de doacutelares iraacute el mismo

valor en las dos uacuteltimas columnas

Valor en doacutelares Convertir el valor del documento soporte en caso de ser moneda

extranjera diferente de doacutelares

bull Los dos analistas mencionados deberaacuten revisar que los documentos que

respaldan el gasto contengan la siguiente informacioacuten fecha del documento

el local y el detalle del consumo realizado valor detallado en forma clara los

documentos no deben tener enmendaduras tachones ni borrones estar

presentados de acuerdo al nuevo reglamento para comprobantes de venta y

que no contengan consumos no permitidos en la poliacutetica corporativa de

viajes

bull En el caso uno o maacutes documentos no contengan la informacioacuten y de la forma

sentildealada en el punto anterior estos seraacuten devueltos a los colegas y no seraacuten

reembolsados

bull Las gerencias deberaacuten aprobar a traveacutes del sistema Dinnero los reportes de

gastos verificando todos los valores solicitados a reembolso En el caso que

los valores esteacuten fuera de los rangos normales para el gasto presentado este

deberaacute ser rechazado en el sistema Dinnero informando al colega el porqueacute

del rechazo

bull Si el colega logra justificar el valor consumido este se aprobaraacute en el sistema

procediendo a la contabilizacioacuten normal por parte de Shared Service

E SEGUIMIENTO

En el caso de la Fuerza de venta el aacuterea de Trade Marketing seraacute la encargada de

verificar que los pagos a los colegas se hayan realizado En el caso del aacuterea

Administrativa lo haraacute la analista de Cuentas por pagar

231

Poliacutetica de Control para la el establecimiento de metas en las ventas

A OBJETIVO Y ALCANCE

Delimitar praacutecticas correctas para establecer metas de ventas acordes con la realidad

de la compantildeiacutea que eviten que los empleados de la Fuerza de ventas se vean

abocados a realizar actos iliacutecitos o no eacuteticos con el fin de alcanzas las metas

planteadas por la administracioacuten en el territorio Ecuatoriano

B DEFINICIONES

Cuota Hace mencioacuten a la meta establecida por la Administracioacuten impuesta al

personal de la fuerza de ventas con el fin de que se cumpla un monto mensual

determinado tanto en valor como cantidad de los productos de la compantildeiacutea

Incentivos Son todos los beneficios que alcanza el persona del departamento de

Ventas por el cumplimiento de objetivos establecidos en el presupuesto de ventas

Demanda Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes a los

viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos como

para presentar sus gastos por viaacuteticos

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Gerente General

bull Llamar a reunioacuten al comiteacute gerencial para estableceren conjunto y consenso el presupuesto de objetivosde ventas

bull Revisar y verificar todos los escenarios posiblespara la consecucioacuten de las ventas frente al sistemapoliacutetico inestable en el paiacutes

bull Determina reuniones para realizar verificacionesmensuales de las metas establecidas y de ser el casoejecutar modificaciones de acuerdo a la realidad quela empresa y el paiacutes vivan en ese momento

232

Planificador Financiero

bull Plantear los escenarios para la consecucioacuten de losobjetivos de ventas a consideracioacuten del comiteacutegerencial

bull Establecer un presupuesto para dotar deherramientas comerciales y promocionales queapoyen a la Fuerza de ventas a la obtencioacuten de lacuota

Gerente de marketing

bull Informar acerca de los estudios de mercadoactualizados para determinar la demanda de losproductos del sector de confites en el Ecuador cuales el mercado ganado por la compantildeiacutea y lo queposee la competencia

bull Elaborar un FODA de la competenciabull Planificar estrategias de publicidad que mantenga

yo incrementen la participacioacuten de mercado asiacutecomo que se formen en una herramienta de influiren el consumidor para la adquisicioacuten de losproductos de la compantildeiacutea

Jefe de Trade Marketing bull Establecer estrategias promocionales y deexhibicioacuten para conquistar la atraccioacuten del mercado

Gerente de Ventas

bull Establecer estadiacutesticas de ventas por regioacuten ciudadsector y temporada para determinar cuaacuteles son lossitios y fechas en las que se pueden generar mejoraspara las ventas

Planificador de laDemanda

bull Determinar la demanda bajo estudios mensualesbull Informar al comiteacute gerencial en forma perioacutedica

acerca de la capacidad de cubrir la demandaestablecida a traveacutes de la capacidad de las plantaspara la entrega de producto

D METODOLOGIacuteA

bull Elaborar un presupuesto anual de objetivos de ventas tomando en cuenta

toda la informacioacuten entregada por los responsables en consenso con el

comiteacute gerencial

bull Revisar en forma mensual las variaciones generadas tanto en la realidad del

desarrollo del negocio como en la consecucioacuten de los objetivos y de ser el

caso replantear las metas para que estas sean racionales

bull Mantener los incentivos a la Fuerza de ventas para que la cuota sea

alcanzada

233

E SEGUIMIENTO

Realizar una evaluacioacuten mensual de los objetivos alcanzados y poner puntos de

atencioacuten en aquellos que no se estaacuten ejecutando para buscar oportunidades de

mejora

452 Procedimientos de Control Interno para el departamento de Ventas

bull Verificar que todos los reportes de gastos por viajes internacionales de la

Fuerza de Ventas sean presentado en un maacuteximo de 7 diacuteas calendario En el

caso de los viaacuteticos los documentos no deberaacuten tener una antiguumledad mayor a

un mes

bull Observar la poliacutetica de control de Creacuteditos y cobranzas donde se contemplan

paraacutemetros para la aprobacioacuten de pedidos previo a la aprobacioacuten de ventas

para evitar que se despache mercaderiacutea a clientes que no se encuentran al diacutea

con los pago

bull Realizar los caacutelculos de los incentivos ganados por el personal de la Fuerza

de ventas de acuerdo a los porcentajes establecidos en los beneficios a los

empleados

bull Observar la poliacutetica de control para Noacutemina con el fin de respetar las fechas

de entrega de la informacioacuten de los incentivos para que los empleados reciban

sus haberes a tiempo

bull Mantener bajo custodia segura los modelos exclusivos de los exhibidores

retirados de los proveedores con el fin de evitar posibles plagios o en su

defecto destruirlos en el caso que estos no se vayan a utilizar maacutes

bull Separar la mercaderiacutea recibida en buen estado de las devoluciones para

determinar si es procedente regresarla a los pallets de bodega o debe

realizarse con ella promociones o autoconsumos

234

Divulgacioacuten de las poliacuteticas corporativas e informacioacuten de laimportancia de su cumplimiento dos veces al antildeo que deberaacuten serincluidas en las presentaciones de las reuniones de Vamos Juntos enla que se entregaraacuten folletos con los puntos importantes de lasmismas en las que se deberaacuten ejemplarizar con casos reales

24000

Capacitacioacuten para el personal recieacuten ingresado que debe incluir unresumen de los procedimientos importantes de la compantildeiacuteainformacioacuten corporativa como poliacuteticas procedimientos valoresmisioacuten visioacuten etc asiacute como reuniones con el personal con el queinteractuaraacute en su trabajo diario

75000

Total costos relacionados con capacitaciones 99000

453 Actividades para el departamento de Ventas

bull Observar de forma inmediata el procedimiento corporativo de la otorgacioacuten

de descuentos comerciales que no se encuentran en el presupuesto para

desarrollarlo de acuerdo a los lineamientos de la administracioacuten

bull Establecer una adecuada comunicacioacuten entre las aacutereas de planificacioacuten

financiera Gerencias de ventas y Gerencia General para llevar a cabo en

forma correcta la poliacutetica administrativa para otorgar descuentos comerciales

bull Implementar las poliacuteticas propuestas para un adecuado control interno de los

procesos desarrollados en el departamento de Ventas

bull Aplicar los procedimientos de control establecidos en el presente capiacutetulo

como actividades del diacutea - diacutea

46 Costo ndash Beneficio de la implementacioacuten del Sistema de Control Interno para

los departamentos de Recursos Humanos Finanzas y Ventas

Costos generados

Capacitaciones

235

Honorarios a terceros

Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales

120000

Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones

300000

Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000

Materiales y Suministros

Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales

71400

Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil

50000

Total costos por suministros y materiales 121400

TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400

Beneficios

Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc

1300000

Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante

50000

Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial

250000

TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000

En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un

monto de $ 959600

Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que

implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos

permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a

estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad

evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas

De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa

215

A la Gerencia General

Recomendacioacuten

Establecer procedimientos de control para que la Fuerza deVentas verifique que la mercaderiacutea que se va a recibir haya sidovendida por la compantildeiacutea para lo cual se deberaacute incluir estainformacioacuten en el informe entregado a las Gerencias de ventas

Exigir a la Bodega que se realice una investigacioacuten de la facturaque deberaacute ser afectada con la devolucioacuten previo a la emisioacuten dela Nota de creacutedito

Descuentos Comerciales no presupuestados se otorgan sin la aprobacioacuten de laGerencia de Ventas

Condicioacuten

Los descuentos comerciales promocionales que no estaacuten dentrodel presupuesto cuentan uacutenicamente con la aprobacioacuten deplanificacioacuten Financiera y no se solicita o requiere de laaprobacioacuten de la gerencia de Ventas antes de que se ejecuten loque deja sin control previo a la Cabeza de Ventas de lasestrategias otorgadas a los clientes y sus impactos en las ventasnetas

Criterio

La poliacutetica corporativa de descuentos en su seccioacuten 2 deResponsabilidades paacutegina 4 expresa que

ldquoTodo descuento otorgado a un cliente ya sea por estrategias ocubrimiento de riesgos que no consten en el presupuesto debenser aprobados por el Gerente de Ventas y por el PlanificadorFinanciero con el fin de medir el costo ndash beneficio del mismoCaso contrario no se generaraacutenrdquo

Causa

No existe una buena praacutectica de comunicacioacuten entre la gerenciade ventas y la planificacioacuten financiera principalmente porqueson rubros que afectan al presupuesto que es controlado porFinanzas y que estos descuentos son solicitados en su mayoriacuteapor el Country Manager y la comunicacioacuten a la gerencias deventas se realiza una vez creada la promocioacuten

EfectoEsta praacutectica genera desbalances en las metas planteadas paracada una de las gerencias y malestar en las gerencia de ventasal ver su campo de accioacuten invadido y limitado

Conclusioacuten

El proceso no se cumple de acuerdo a lo establecido en lapoliacutetica y en el procedimiento por lo que existe unainobservancia total de lo establecido en la reglamentacioacutencorporativa generando un proceso inexacto e incorrecto

216

A la Gerencia General

RecomendacioacutenSupervisar que los lineamientos implementados por la propiaadministracioacuten se cumplan generando una adecuadacomunicacioacuten entre los departamentos de Finanzas y ventasgenerando el respeto de la independencia e interrelacioacuten de lasfunciones de cada una de estas aacutereas

Falta de comunicacioacuten de las poliacuteticas y procedimientos corporativos queafectan al aacuterea comercial a la Fuerza de Ventas en general

Condicioacuten

La administracioacuten no genera una comunicacioacuten de las poliacuteticascorporativas existentes que afectan al aacuterea comercial a todo elpersonal de la Fuerza de Ventas sino uacutenicamente a lasGerencias y los Supervisores los cuales tampoco compartenesta informacioacuten con sus reportes

Criterio

Tal como se indicoacute en el capiacutetulo 3 la falta de comunicacioacuten delas poliacuteticas es un problema que se genera en todas las aacutereas dela entidad inobservando el procedimiento para la correctacomunicacioacuten de poliacuteticas corporativas paacuterrafo 30 que diceldquoEl comiteacute gerencial como parte primordial de sus obligacionesdeberaacute repartir y dar a conocer la misioacuten visioacuten poliacuteticascorporativas y valores corporativos el momento que se integra ala compantildeiacutea La estrategia y planes de accioacuten generales noconfidenciales y susceptibles de mal uso se deberaacuten a dar aconocer y hacerse puacuteblicos entre los empleados asiacute como losresultados de la compantildeiacutea cada trimestre en el Vamos Juntosrdquo

Causa

La administracioacuten y en especial las Gerencias de Ventas no hancreado una cultura de conocimientos y buena praacutectica de laspoliacuteticas y procedimientos que afectan al departamento deventas debido a que las mercaderistas preventistas personal deautoventa impulsadoras no tienen un manejo adecuado de estasy tampoco un conocimiento general

Efecto

El hecho que el personal de la fuerza de ventas desconozca losprocedimientos provoca que muchos de los procedimientos selleven a cabo en forma incorrecta y que ciertas poliacuteticas no secumplan Entre los procesos con alto nivel de falencias estaacuten larecoleccioacuten de las devoluciones inadecuada entrega de materialpromocional y reportes de gastos presentados en formaincorrecta

Conclusioacuten

La falta de conocimiento de las poliacuteticas y procedimientoscorporativos genera limitaciones en el control que se puedeestablecer en el personal debido a que si no conoce unprocedimiento o una poliacutetica es imposible cumplirla lo quegenerariacutea desviaciones en la obtencioacuten de metas corporativas

217

A la Gerencia General

Recomendacioacuten

Ejecutar una adecuada comunicacioacuten al personal de ventasreferente a los aspectos corporativos importantes asiacute comodesarrollar una planificacioacuten para realizar por lo menos una vezal antildeo una comunicacioacuten colectiva a todas las personas quenecesitan conocer estas poliacuteticas recordaacutendoles su alcance ypuntos importantes

El despacho del material promocional no cuenta con las aprobaciones nianaacutelisis de los supervisores previo a su despacho

Condicioacuten

El material promocional despachado y colocado en los clienteses entregado por parte de la bodega uacutenicamente con unasolicitud del personal de la fuerza de ventas y no se cuenta conlas aprobaciones ni anaacutelisis de los supervisores para determinarla verdadera necesidad y beneficio futuro de colocar material deexhibicioacuten en un punto de venta determinado

Criterio

Existe una mala aplicacioacuten de la Poliacutetica para asignacioacuten dematerial promocional en su seccioacuten 2 Responsabilidades quemencionaldquoLos supervisores de ventas seraacuten los encargados de revisar losteacuterminos para la entrega del material promocional y solo seraacutenaprobadas las solicitudes que cumplan con las condicionesestablecidas en la presente poliacuteticardquoSeccioacuten 4 MetodologiacutealdquoPara realizar una asignacioacuten de exhibidores se debedeterminar primero que tipo de exhibidor se va a entregar y deacuerdo a su tamantildeo y modelo el vendedor tendraacute que justificaren un informe la ubicacioacuten del punto de venta el espacio queocuparaacute el exhibidor los montos de compra del cliente ydeterminar una proyeccioacuten para crecimiento del sectorrdquo

Causa

El personal de la bodega no exige que el informe para lasolicitud de material promocional tenga la firma del respectivosupervisor y realiza los despachos normalmente adicional a lafalta de conocimiento de las poliacuteticas corporativas provoca quela fuerza de ventas no se genere la obligacioacuten de cumplir conuna buena praacutectica de la poliacutetica mencionada

Efecto

El incumplimiento de la poliacutetica establecida provoca que muchodel material asignado a los clientes no es aprovechado en formacorrecta debido a que ciertos exhibidores costosos sonentregados a clientes que no realizan montos de compra altos yque no utilizan el exhibidor de forma adecuada generandogastos injustificados para Cadbury

218

Conclusioacuten

La asignacioacuten y entrega de los exhibidores y materialespromociones genera un desperdicio ya que estos estaacuten siendoentregados sin el anaacutelisis del beneficio que se obtendraacute ya quese han encontrado varios exhibidores grandes en clientes queno tienen ni el espacio ni el nivel de compras para cubrirlo deproducto

Recomendacioacuten

A la Gerencia General

Supervisar que la asignacioacuten del material promocional mismoque es costoso sea entregado de acuerdo a lo establecido por lapoliacutetica corporativa y con un anaacutelisis de los consumosrealizados por los clientes asiacute como la seguridad que tendraacute elbien de la compantildeiacutea en el punto de venta

442 Indicadores de Gestioacuten para el departamento de Ventas

Los Indicadores de gestioacuten aplicados para el departamento de Ventas nos permitiraacuten

medir las variables relacionadas con las metas impuestas por la administracioacuten asiacute

como el desempentildeo del departamento

Asiacute tenemos los siguientes indicadores para este departamento

iquestQueacute se va aMedir Objetivo

Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios

Conocimiento dela Visioacuten

Establecer cuantosempleados de lacompantildeiacutea conocensu visioacuten

Visioacuten

de empleados del departamentoFinanciero que Conocen la Visioacuten

de la Empresa Miacutenimoaceptable 85

82

83

El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten de laVisioacuten

Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con suvisioacuten

Visioacuten

de empleados del departamento deVentas que Comparten la Visioacuten de

la Empresa Miacutenimoaceptable 80

82

83

Se presenta como indicadorimportante ya que todos losempleados que conocen lamisioacuten estaacuten de acuerdo conesta

Total empleados del departamentode Ventas 99

Conocimiento dela Misioacuten

Fijar cuaacutentosempleados de lacompantildeiacutea conocensu misioacuten

Misioacuten

de empleados del departamento deVentas que Conocen la Misioacuten de la

Empresa Miacutenimoaceptable 75

82

83

El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten de laMisioacuten

Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con sumisioacuten

Misioacuten

de empleados del departamento deVentas que Comparten la Misioacuten de

la Empresa Miacutenimoaceptable 83

82

83

Representa que todos losempleados trabajan en pro dela consecucioacuten de losobjetivos de la compantildeiacuteaTotal de empleados del

departamento de Ventas 99

219

iquestQueacute se va aMedir Objetivo

Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios

Eficacia de losMetas planteados

Establecer laeficacia en elalcance de las metasplanteados

Metas

Meses en que se ha alcanzado lameta de ventas

Miacutenimoaceptable 92

12

100

El departamento de ventas haalcanzado las metas de ventasdurante todos los meses delantildeo12 12

Nivel de eficaciaen las metaspropuestas

Determinar sobre el100 en queporcentaje promediohan sido alcanzadaslas ventas propuestas

Metas

Promedio de ventas realesalcanzadas

Miacutenimoaceptable 95

236000000115

El logro en las ventas ha sidobastante exitoso en el 2010pasando un 15 del propuestoPromedio de ventas propuestas en

el antildeo 205000000

Nivel deliderazgo delpersonal de lacompantildeiacutea

Fijar el nivel deliderazgo que poseeel personal engeneral

Direccioacuten yliderazgo

Personal que identifica el estilo deLiderazgo

Miacutenimoaceptable 10

12

12

El miacutenimo aceptable para deldepartamento es establecido enun 12 debido a la grancantidad de Personas en laFuerza de Ventas que trabajana cargo de supervisores ygerentes

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten delliderazgo de lacompantildeiacutea

Medir la aceptacioacutendel estilo deliderazgoestablecido en lacompantildeiacutea

Direccioacuten yliderazgo

Personas que aceptan el estilo deliderazgo

Miacutenimoaceptable 90

84

85

Existe una reaccioacuten de algunaspersonas para aceptar a laNueva Gerencia de Ventasestablecida por la compra deKraft a la compantildeiacutea

Total empleados del departamentode Ventas 99

220

221

45 Propuesta de Control Interno

Con los resultados obtenidos de la evaluacioacuten generaremos una propuesta de Control

Interno para el departamento de Ventas que le permita a la compantildeiacutea establecer un

sistema de control basado en poliacuteticas procedimientos y actividades en el aacuterea

comercial

451 Poliacuteticas de control para el departamento de Ventas

Poliacutetica para el Control de devoluciones

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de esta poliacutetica es establecer los lineamientos para la gestioacuten de las

devoluciones en Buen y Mal estado generadas en Ecuador en los canales Tradicional

Moderno y Mayorista

B DEFINICIONES

Devolucioacuten Es el retorno de un producto que ha estado en propiedad de un cliente

Buen Estado Se considera que un producto se encuentra en buen estado cuando se

encuentra apto para la venta con el empaque original y dentro de los plazos

suficientes para considerarlo como apto para la comercializacioacuten tomando en cuenta

el tiempo de su consumo de acuerdo a lo establecido en la poliacutetica comercial

Mal Estado Se considera que un producto se encuentra en mal estado cuando su

caducidad se encuentra cercana se encuentra averiado descontinuado o no vigente

por cambio de empaque

Rechazos Son las devoluciones del producto antes de perfeccionarse la venta es

decir no se hizo la transferencia de la propiedad del producto al cliente

222

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Supervisor de Ventas

bull Se encarga de verificar el producto a devolver y deelaborar el formato de pedido de recojo que debeindicar si el producto se encuentra en buen o malestado

bull Elaborar un informe que contenga el detalle si lamercaderiacutea fue vendida por la compantildeiacutea de acuerdo allote verificado

bull Coordinaraacute con la bodega la logiacutestica para recoger elproducto

Gerentes de canal deVentas

bull Gerente de Ventas deberaacute aprobar y validar el recojode la mercaderiacutea siempre y cuando haya recibido delsupervisor el informe de devolucioacuten caso contrariodeberaacute rechazar la devolucioacuten

Fuerza de ventas

bull Canalizar la solicitud de devolucioacuten desde el clientehasta el supervisor

bull Obtener la informacioacuten del cliente el porqueacute de ladevolucioacuten

Bodegabull Recibir la mercaderiacutea contra el informe aprobado por

el Gerente de ventasbull Emitir la nota de creacutedito

D METODOLOGIacuteA

bull Cuando se notifiqueacute la solicitud de devolucioacuten el supervisor deberaacute solicitar

a la bodega un reporte del lote que el cliente estaacute devolviendo para verificar

que este haya sido vendido por la compantildeiacutea y comprado por el cliente que

hace la solicitud ya que no se recibiraacuten cambios realizados por realizados

entre clientes

bull La Bodega no realizaraacute la logiacutestica para retirar el producto devuelto mientras

no haya recibido el informe firmado y aprobado por el gerente de ventas

bull La nota de creacutedito emitida debe ser entregada al cliente en el plazo maacuteximo

de 48 horas para que estas no generen rechazos por los clientes por las fechas

especialmente por cambio de mes

223

E SEGUIMIENTO

El seguimiento lo deberaacute realizar Creacuteditos y cobranzas en forma automaacutetica ya que

esta nota de creacutedito disminuiraacute el valor de la deuda del cliente En caso la cuenta del

cliente quedeacute con un saldo negativo creacuteditos deberaacute solicitar la emisioacuten de un pago

para que esta cuenta quede en cero

Poliacutetica para el Control de entrega del material promocional

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de esta poliacutetica es determinar puntos de control para asignar material

promocional a los clientes en todo el territorio ecuatoriano

B DEFINICIONES

Material promocional Son obras audiovisuales y graacuteficas asiacute como todas las partes

componentes de las mismas que constituyen los mensajes publicitarios de las

campantildeas difundidas a traveacutes de cualquier medio y soporte considerados como

convencionales

Exhibidores Constituye material promocional disentildeado para mejorar la

presentacioacuten en el punto de venta de los productos

Sectores High income Se considera a los sectores en los cuales los clientes tienen

un alto grado de consumo y nivel de ventas para la compantildeiacutea asiacute como los productos

que se comercializan en estos lugares son de costos altos

Sectores low income Son sectores en los que los niveles de ventas de la compantildeiacutea

son bajos y los productos consumidos son econoacutemicos

224

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Fuerza de ventas

bull Elaborar informe acerca de la asignacioacuten delmaterial promocional en el caso de exhibidores eltamantildeo solicitado el sector donde se ubica elcliente el espacio y la seguridad con el que contaraacuteel exhibidor y el monto de ventas que consume elcliente y cuanto podraacute mejorar con el apoyo de laexhibicioacuten

Supervisor de Ventas

bull Verificar y aprobar el informe presentado por elpersonal de la Fuerza de ventas

bull Entregar una copia de la aprobacioacuten a la bodegapara que el material sea entregado

Bodega

bull Entregar el material promocional uacutenicamente con elinforme aprobado por el supervisor de ventas

bull Emitir la orden de despacho para el adecuadocontrol de los inventarios de material promocional ysolicitar la firma del recibiacute confirme por parte delcliente

D METODOLOGIacuteA

bull Los preventistas y autoventistas deberaacuten incluir en el informe que deben

presentar a su supervisor el nivel de compras del cliente si el sector en el que

se encuentra el punto de venta es high o low income con la finalidad de

determinar el mejor exhibidor a ser asignado

bull El Supervisor debe corroborar la informacioacuten presentada por los preventistas

y autoventistas es correcta con la verificacioacuten fiacutesica y estadiacutesticas de ventas

bull El personal de la bodega NO podraacute sacar ninguacuten exhibidor de las bodegas que

no cuente con la debida aprobacioacuten e informe de firmado por el Supervisor de

ventas siendo la responsabilidad del supervisor la correcta asignacioacuten del

material promocional para los clientes

E SEGUIMIENTO

El personal de la Fuerza de ventas seraacute el encargado de verificar que el material

promocional asignado al cliente cuente con la seguridad para evitar su peacuterdida que

225

este sea mantenido en forma adecuada y seraacute el encargado de llenarlo de producto y

comprobar que no sea utilizado con otros productos que no sean de la compantildeiacutea

Poliacutetica de Control para establecer descuentos comerciales que se encuentran

fuera del presupuesto anual

A OBJETIVO Y ALCANCE

La presente poliacutetica detalla los lineamientos para establecer puntos de control en el

establecimiento de descuentos comerciales otorgados a todos los clientes de la

compantildeiacutea Cadbury Adams Ecuador SA

B DEFINICIONES

Estrategia de Precio Disentildeado para otorgar precios al consumidor sin modificar la

lista de precios estaacutendar (mantener la lista de precios)

Desarrollo de Zona Descuento otorgado para impulsar el desarrollo de una zona

dentro de un cliente Se da debido a rentabilidad yo cobertura

Descuentos Estacionales Descuento otorgado para una estacioacuten o plan del antildeo Por

ejemplo verano inverno Navidad Vacaciones etc

Descuentos Para evitar contrabando Descuento relacionado a un producto

especiacutefico para generar una accioacuten de venta en ciertas ciudadesregioneszonas que

evite la compra por parte de los clientes indirectos de producto de contrabando

Descuentos Para evitar ldquoWrite Offrdquo Descuento relacionado a un producto

especiacutefico para generar que permita al cliente mejorar la rotacioacuten del producto

evitando la incineracioacuten del producto por mal estado debido a alcanzar la fecha de

vencimiento

226

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Planificacioacuten Financiera

bull Debe analizar las actividades dentro de presupuestoen los referente a los descuentos entregados porpromociones basados en concursos establecidos porlos clientes

bull Verificar la posibilidad de entregar promocionesadicionales de acuerdo a los colchones en elpresupuesto de ventas

Gerentes de canal deVentas

bull Determinar coordinando con la Gerencia de ventasy el aacuterea de Trade marketing la viabilidad deestablecer los descuentos promocionales

bull Verificar que el aacuterea de Trade Marketing realice lacomunicacioacuten adecuada y publicidadcorrespondiente para hacer conocer a los clientes elbeneficio y condiciones de la promocioacuten

Supervisor de Ventas

bull Conciliar los montos cumplidos por los clientespara emitir las notas de creacutedito

bull Verificar que los clientes reciban sus notas decreacutedito

Creacutedito y cobranzasbull Emitir las notas de creacutedito posterior a la

comprobacioacuten de la informacioacuten entregada porTrade Marketing

Gerente General bull Aprobar las actividades a realizar fuera delpresupuesto para otorgar descuentos comerciales

D METODOLOGIacuteA

bull El aacuterea de Trade Marketing en conjunto con la Gerencia de Ventas

determinaraacuten la posibilidad de iniciar una promocioacuten para los clientes a traveacutes

de la cual por el cumplimiento de metas establecidas en los niveles de

compras se haraacuten acreedores a un descuento calculado sobre las ventas que

ingresan en el concurso siempre y cuando el aacuterea de planificacioacuten financiera

haya informado que existe un colchoacuten en el presupuesto de ventas para

otorgar los descuentos mencionados

bull Las gerencias de canal de ventas elaboraraacuten un informe con el resumen de

los niveles de ventas esperados y que recesioacuten generaraacute posterior a la

promocioacuten tomando en cuenta los flujos de efectivo que se recibiriacutean por

adelantado y el costo ndash beneficio que generariacutea

227

bull En el caso que el informe genere beneficios y este sea aprobado por el

Gerente de ventas el aacuterea de Trade marketing deberaacute iniciar la comunicacioacuten

de la promocioacuten entre los clientes con el fin que los clientes puedan exigir

sus beneficios adquiridos y evitar que la Fuerza de Ventas pueda usurpar

dichos beneficios

bull Una vez alcanzadas las metas por los clientes creacuteditos y cobranzas deberaacute

emitir las notas de creacutedito y el supervisor de ventas se encargaraacute de verificar

que estas sean recibidas por el cliente

E SEGUIMIENTO

Se deberaacute realizar un seguimiento posterior al teacutermino de la promocioacuten para conocer

la satisfaccioacuten entre los clientes y cuaacuteles fueron los iacutendices de recuperacioacuten de

efectivo generado en esas ventas

Poliacutetica de Control para la presentacioacuten y revisioacuten de Reportes de Gastos

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de la poliacutetica es establecer paraacutemetros para una adecuada preparacioacuten y

presentacioacuten de los reportes de viajes de los colegas de la Compantildeiacutea Cadbury

Adams que seraacuten revisados en las oficinas de Quito asiacute como establecer puntos de

control en la revisioacuten de los mismos

B DEFINICIONES

Reportes de gastos Son documentos a traveacutes de los cuales los empleados de una

compantildeiacutea pueden solicitar la devolucioacuten de los valores desembolsados por ellos

siempre y cuando estos correspondan a gastos generados para atender actividades

que contengan un ingreso para la compantildeiacutea provocado o mejorado por dichos

desembolsos Estos desembolsos deben contener la documentacioacuten soporte de

acuerdo a lo establecido por la autoridad tributaria local Servicio de Rentas Internas

228

Viaacuteticos Son recursos asignados a los empleados de una entidad que para el

desempentildeo de sus funciones cuando deban de trasladarse por un periacuteodo mayor de

24 horas a lugares distintos al de su residencia Estos valores los gastos por concepto

de alimentacioacuten hospedaje y gastos menores inherentes al viaje

Sistema Dinnero Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes

a los viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos

como para presentar sus gastos por viaacuteticos

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Gerencias

bull Deberaacuten verificar que los valores presentados comoreembolsos por parte de los colegas sean racionalesy que estos esteacuten relacionados directamente altrabajo que ellos desempentildean antes de generar lasaprobaciones en el sistema

Analista de TradeMarketing Analista deCuentas por pagar

bull Revisar la documentacioacuten fiacutesica que soporta losgastos presentados por el colega y solicitados parareembolso asiacute como que el reporte esteacute lleno enforma correcta de acuerdo a la poliacutetica corporativade viajes y que cumpla con los requerimientosestablecidos en el reglamento para la aplicacioacuten dela Ley de reacutegimen tributario interno en su artiacuteculo27 que norma las liquidaciones de viaje

Contador general

bull Mantener actualizados de todas las reformastributarias emitidas por la autoridad fiscal a losAnalistas de Trade Marketing y de Cuentas porpagar con el fin de minimizar las contingenciastributarias

D METODOLOGIacuteA

bull Los colegas administrativos asiacute como los colegas de la Fuerza de Ventas que

poseen un equipo de coacutemputo de la compantildeiacutea deberaacuten ingresar la informacioacuten

de los reportes de gastos que deberaacute regirse a lo normado en la poliacutetica

corporativa de viajes en el sistema Dinnero uno por uno los documentos que

van a solicitar el reembolso en este detallaraacuten los valores completos sin

desglosar impuestos Una vez que los documentos hayan sido ingresados en

229

el sistema los empleados administrativos deberaacuten entregarlos al analista de

Cuentas por pagar y los administrativos de la Fuerza de Ventas al analista de

Trade Marketing Los empleados de la Fuerza de Ventas que no poseen un

equipo de coacutemputo de la empresa deberaacuten entregar los reportes de gastos

presentados de acuerdo a la poliacutetica de viajes directamente al analista de

Trade marketing para que este ingrese la informacioacuten documento por

documento y colega por colega en el sistema Dinnero a traveacutes de una

plantilla Aquellos documentos que excedan los montos asignados a cada uno

de los colegas por movilizacioacuten seraacuten rechazados y no se incluiraacuten en la

plantilla para la carga

Formato para la presentacioacuten de los reportes de Gastos

Instructivo

El reporte debe ser llenado por el empleado en el encabezado debe constar el

periodo y el motivo del viaje asiacute como la identificacioacuten del colega

En el cuerpo debe ir la siguiente informacioacuten

Fecha Debe contener la fecha del documento soporte del gasto

Ndeg El nuacutemero del documento soporte del gasto

Local El establecimiento donde se realizoacute el consumo

230

Descripcioacuten del gasto Identificacioacuten del tipo de gasto Ej Alojamiento nacional

Valor en moneda del documento Determinar el valor completo del soporte del

gasto en caso sea moneda extranjera en el caso de tratarse de doacutelares iraacute el mismo

valor en las dos uacuteltimas columnas

Valor en doacutelares Convertir el valor del documento soporte en caso de ser moneda

extranjera diferente de doacutelares

bull Los dos analistas mencionados deberaacuten revisar que los documentos que

respaldan el gasto contengan la siguiente informacioacuten fecha del documento

el local y el detalle del consumo realizado valor detallado en forma clara los

documentos no deben tener enmendaduras tachones ni borrones estar

presentados de acuerdo al nuevo reglamento para comprobantes de venta y

que no contengan consumos no permitidos en la poliacutetica corporativa de

viajes

bull En el caso uno o maacutes documentos no contengan la informacioacuten y de la forma

sentildealada en el punto anterior estos seraacuten devueltos a los colegas y no seraacuten

reembolsados

bull Las gerencias deberaacuten aprobar a traveacutes del sistema Dinnero los reportes de

gastos verificando todos los valores solicitados a reembolso En el caso que

los valores esteacuten fuera de los rangos normales para el gasto presentado este

deberaacute ser rechazado en el sistema Dinnero informando al colega el porqueacute

del rechazo

bull Si el colega logra justificar el valor consumido este se aprobaraacute en el sistema

procediendo a la contabilizacioacuten normal por parte de Shared Service

E SEGUIMIENTO

En el caso de la Fuerza de venta el aacuterea de Trade Marketing seraacute la encargada de

verificar que los pagos a los colegas se hayan realizado En el caso del aacuterea

Administrativa lo haraacute la analista de Cuentas por pagar

231

Poliacutetica de Control para la el establecimiento de metas en las ventas

A OBJETIVO Y ALCANCE

Delimitar praacutecticas correctas para establecer metas de ventas acordes con la realidad

de la compantildeiacutea que eviten que los empleados de la Fuerza de ventas se vean

abocados a realizar actos iliacutecitos o no eacuteticos con el fin de alcanzas las metas

planteadas por la administracioacuten en el territorio Ecuatoriano

B DEFINICIONES

Cuota Hace mencioacuten a la meta establecida por la Administracioacuten impuesta al

personal de la fuerza de ventas con el fin de que se cumpla un monto mensual

determinado tanto en valor como cantidad de los productos de la compantildeiacutea

Incentivos Son todos los beneficios que alcanza el persona del departamento de

Ventas por el cumplimiento de objetivos establecidos en el presupuesto de ventas

Demanda Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes a los

viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos como

para presentar sus gastos por viaacuteticos

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Gerente General

bull Llamar a reunioacuten al comiteacute gerencial para estableceren conjunto y consenso el presupuesto de objetivosde ventas

bull Revisar y verificar todos los escenarios posiblespara la consecucioacuten de las ventas frente al sistemapoliacutetico inestable en el paiacutes

bull Determina reuniones para realizar verificacionesmensuales de las metas establecidas y de ser el casoejecutar modificaciones de acuerdo a la realidad quela empresa y el paiacutes vivan en ese momento

232

Planificador Financiero

bull Plantear los escenarios para la consecucioacuten de losobjetivos de ventas a consideracioacuten del comiteacutegerencial

bull Establecer un presupuesto para dotar deherramientas comerciales y promocionales queapoyen a la Fuerza de ventas a la obtencioacuten de lacuota

Gerente de marketing

bull Informar acerca de los estudios de mercadoactualizados para determinar la demanda de losproductos del sector de confites en el Ecuador cuales el mercado ganado por la compantildeiacutea y lo queposee la competencia

bull Elaborar un FODA de la competenciabull Planificar estrategias de publicidad que mantenga

yo incrementen la participacioacuten de mercado asiacutecomo que se formen en una herramienta de influiren el consumidor para la adquisicioacuten de losproductos de la compantildeiacutea

Jefe de Trade Marketing bull Establecer estrategias promocionales y deexhibicioacuten para conquistar la atraccioacuten del mercado

Gerente de Ventas

bull Establecer estadiacutesticas de ventas por regioacuten ciudadsector y temporada para determinar cuaacuteles son lossitios y fechas en las que se pueden generar mejoraspara las ventas

Planificador de laDemanda

bull Determinar la demanda bajo estudios mensualesbull Informar al comiteacute gerencial en forma perioacutedica

acerca de la capacidad de cubrir la demandaestablecida a traveacutes de la capacidad de las plantaspara la entrega de producto

D METODOLOGIacuteA

bull Elaborar un presupuesto anual de objetivos de ventas tomando en cuenta

toda la informacioacuten entregada por los responsables en consenso con el

comiteacute gerencial

bull Revisar en forma mensual las variaciones generadas tanto en la realidad del

desarrollo del negocio como en la consecucioacuten de los objetivos y de ser el

caso replantear las metas para que estas sean racionales

bull Mantener los incentivos a la Fuerza de ventas para que la cuota sea

alcanzada

233

E SEGUIMIENTO

Realizar una evaluacioacuten mensual de los objetivos alcanzados y poner puntos de

atencioacuten en aquellos que no se estaacuten ejecutando para buscar oportunidades de

mejora

452 Procedimientos de Control Interno para el departamento de Ventas

bull Verificar que todos los reportes de gastos por viajes internacionales de la

Fuerza de Ventas sean presentado en un maacuteximo de 7 diacuteas calendario En el

caso de los viaacuteticos los documentos no deberaacuten tener una antiguumledad mayor a

un mes

bull Observar la poliacutetica de control de Creacuteditos y cobranzas donde se contemplan

paraacutemetros para la aprobacioacuten de pedidos previo a la aprobacioacuten de ventas

para evitar que se despache mercaderiacutea a clientes que no se encuentran al diacutea

con los pago

bull Realizar los caacutelculos de los incentivos ganados por el personal de la Fuerza

de ventas de acuerdo a los porcentajes establecidos en los beneficios a los

empleados

bull Observar la poliacutetica de control para Noacutemina con el fin de respetar las fechas

de entrega de la informacioacuten de los incentivos para que los empleados reciban

sus haberes a tiempo

bull Mantener bajo custodia segura los modelos exclusivos de los exhibidores

retirados de los proveedores con el fin de evitar posibles plagios o en su

defecto destruirlos en el caso que estos no se vayan a utilizar maacutes

bull Separar la mercaderiacutea recibida en buen estado de las devoluciones para

determinar si es procedente regresarla a los pallets de bodega o debe

realizarse con ella promociones o autoconsumos

234

Divulgacioacuten de las poliacuteticas corporativas e informacioacuten de laimportancia de su cumplimiento dos veces al antildeo que deberaacuten serincluidas en las presentaciones de las reuniones de Vamos Juntos enla que se entregaraacuten folletos con los puntos importantes de lasmismas en las que se deberaacuten ejemplarizar con casos reales

24000

Capacitacioacuten para el personal recieacuten ingresado que debe incluir unresumen de los procedimientos importantes de la compantildeiacuteainformacioacuten corporativa como poliacuteticas procedimientos valoresmisioacuten visioacuten etc asiacute como reuniones con el personal con el queinteractuaraacute en su trabajo diario

75000

Total costos relacionados con capacitaciones 99000

453 Actividades para el departamento de Ventas

bull Observar de forma inmediata el procedimiento corporativo de la otorgacioacuten

de descuentos comerciales que no se encuentran en el presupuesto para

desarrollarlo de acuerdo a los lineamientos de la administracioacuten

bull Establecer una adecuada comunicacioacuten entre las aacutereas de planificacioacuten

financiera Gerencias de ventas y Gerencia General para llevar a cabo en

forma correcta la poliacutetica administrativa para otorgar descuentos comerciales

bull Implementar las poliacuteticas propuestas para un adecuado control interno de los

procesos desarrollados en el departamento de Ventas

bull Aplicar los procedimientos de control establecidos en el presente capiacutetulo

como actividades del diacutea - diacutea

46 Costo ndash Beneficio de la implementacioacuten del Sistema de Control Interno para

los departamentos de Recursos Humanos Finanzas y Ventas

Costos generados

Capacitaciones

235

Honorarios a terceros

Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales

120000

Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones

300000

Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000

Materiales y Suministros

Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales

71400

Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil

50000

Total costos por suministros y materiales 121400

TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400

Beneficios

Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc

1300000

Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante

50000

Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial

250000

TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000

En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un

monto de $ 959600

Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que

implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos

permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a

estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad

evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas

De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa

216

A la Gerencia General

RecomendacioacutenSupervisar que los lineamientos implementados por la propiaadministracioacuten se cumplan generando una adecuadacomunicacioacuten entre los departamentos de Finanzas y ventasgenerando el respeto de la independencia e interrelacioacuten de lasfunciones de cada una de estas aacutereas

Falta de comunicacioacuten de las poliacuteticas y procedimientos corporativos queafectan al aacuterea comercial a la Fuerza de Ventas en general

Condicioacuten

La administracioacuten no genera una comunicacioacuten de las poliacuteticascorporativas existentes que afectan al aacuterea comercial a todo elpersonal de la Fuerza de Ventas sino uacutenicamente a lasGerencias y los Supervisores los cuales tampoco compartenesta informacioacuten con sus reportes

Criterio

Tal como se indicoacute en el capiacutetulo 3 la falta de comunicacioacuten delas poliacuteticas es un problema que se genera en todas las aacutereas dela entidad inobservando el procedimiento para la correctacomunicacioacuten de poliacuteticas corporativas paacuterrafo 30 que diceldquoEl comiteacute gerencial como parte primordial de sus obligacionesdeberaacute repartir y dar a conocer la misioacuten visioacuten poliacuteticascorporativas y valores corporativos el momento que se integra ala compantildeiacutea La estrategia y planes de accioacuten generales noconfidenciales y susceptibles de mal uso se deberaacuten a dar aconocer y hacerse puacuteblicos entre los empleados asiacute como losresultados de la compantildeiacutea cada trimestre en el Vamos Juntosrdquo

Causa

La administracioacuten y en especial las Gerencias de Ventas no hancreado una cultura de conocimientos y buena praacutectica de laspoliacuteticas y procedimientos que afectan al departamento deventas debido a que las mercaderistas preventistas personal deautoventa impulsadoras no tienen un manejo adecuado de estasy tampoco un conocimiento general

Efecto

El hecho que el personal de la fuerza de ventas desconozca losprocedimientos provoca que muchos de los procedimientos selleven a cabo en forma incorrecta y que ciertas poliacuteticas no secumplan Entre los procesos con alto nivel de falencias estaacuten larecoleccioacuten de las devoluciones inadecuada entrega de materialpromocional y reportes de gastos presentados en formaincorrecta

Conclusioacuten

La falta de conocimiento de las poliacuteticas y procedimientoscorporativos genera limitaciones en el control que se puedeestablecer en el personal debido a que si no conoce unprocedimiento o una poliacutetica es imposible cumplirla lo quegenerariacutea desviaciones en la obtencioacuten de metas corporativas

217

A la Gerencia General

Recomendacioacuten

Ejecutar una adecuada comunicacioacuten al personal de ventasreferente a los aspectos corporativos importantes asiacute comodesarrollar una planificacioacuten para realizar por lo menos una vezal antildeo una comunicacioacuten colectiva a todas las personas quenecesitan conocer estas poliacuteticas recordaacutendoles su alcance ypuntos importantes

El despacho del material promocional no cuenta con las aprobaciones nianaacutelisis de los supervisores previo a su despacho

Condicioacuten

El material promocional despachado y colocado en los clienteses entregado por parte de la bodega uacutenicamente con unasolicitud del personal de la fuerza de ventas y no se cuenta conlas aprobaciones ni anaacutelisis de los supervisores para determinarla verdadera necesidad y beneficio futuro de colocar material deexhibicioacuten en un punto de venta determinado

Criterio

Existe una mala aplicacioacuten de la Poliacutetica para asignacioacuten dematerial promocional en su seccioacuten 2 Responsabilidades quemencionaldquoLos supervisores de ventas seraacuten los encargados de revisar losteacuterminos para la entrega del material promocional y solo seraacutenaprobadas las solicitudes que cumplan con las condicionesestablecidas en la presente poliacuteticardquoSeccioacuten 4 MetodologiacutealdquoPara realizar una asignacioacuten de exhibidores se debedeterminar primero que tipo de exhibidor se va a entregar y deacuerdo a su tamantildeo y modelo el vendedor tendraacute que justificaren un informe la ubicacioacuten del punto de venta el espacio queocuparaacute el exhibidor los montos de compra del cliente ydeterminar una proyeccioacuten para crecimiento del sectorrdquo

Causa

El personal de la bodega no exige que el informe para lasolicitud de material promocional tenga la firma del respectivosupervisor y realiza los despachos normalmente adicional a lafalta de conocimiento de las poliacuteticas corporativas provoca quela fuerza de ventas no se genere la obligacioacuten de cumplir conuna buena praacutectica de la poliacutetica mencionada

Efecto

El incumplimiento de la poliacutetica establecida provoca que muchodel material asignado a los clientes no es aprovechado en formacorrecta debido a que ciertos exhibidores costosos sonentregados a clientes que no realizan montos de compra altos yque no utilizan el exhibidor de forma adecuada generandogastos injustificados para Cadbury

218

Conclusioacuten

La asignacioacuten y entrega de los exhibidores y materialespromociones genera un desperdicio ya que estos estaacuten siendoentregados sin el anaacutelisis del beneficio que se obtendraacute ya quese han encontrado varios exhibidores grandes en clientes queno tienen ni el espacio ni el nivel de compras para cubrirlo deproducto

Recomendacioacuten

A la Gerencia General

Supervisar que la asignacioacuten del material promocional mismoque es costoso sea entregado de acuerdo a lo establecido por lapoliacutetica corporativa y con un anaacutelisis de los consumosrealizados por los clientes asiacute como la seguridad que tendraacute elbien de la compantildeiacutea en el punto de venta

442 Indicadores de Gestioacuten para el departamento de Ventas

Los Indicadores de gestioacuten aplicados para el departamento de Ventas nos permitiraacuten

medir las variables relacionadas con las metas impuestas por la administracioacuten asiacute

como el desempentildeo del departamento

Asiacute tenemos los siguientes indicadores para este departamento

iquestQueacute se va aMedir Objetivo

Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios

Conocimiento dela Visioacuten

Establecer cuantosempleados de lacompantildeiacutea conocensu visioacuten

Visioacuten

de empleados del departamentoFinanciero que Conocen la Visioacuten

de la Empresa Miacutenimoaceptable 85

82

83

El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten de laVisioacuten

Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con suvisioacuten

Visioacuten

de empleados del departamento deVentas que Comparten la Visioacuten de

la Empresa Miacutenimoaceptable 80

82

83

Se presenta como indicadorimportante ya que todos losempleados que conocen lamisioacuten estaacuten de acuerdo conesta

Total empleados del departamentode Ventas 99

Conocimiento dela Misioacuten

Fijar cuaacutentosempleados de lacompantildeiacutea conocensu misioacuten

Misioacuten

de empleados del departamento deVentas que Conocen la Misioacuten de la

Empresa Miacutenimoaceptable 75

82

83

El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten de laMisioacuten

Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con sumisioacuten

Misioacuten

de empleados del departamento deVentas que Comparten la Misioacuten de

la Empresa Miacutenimoaceptable 83

82

83

Representa que todos losempleados trabajan en pro dela consecucioacuten de losobjetivos de la compantildeiacuteaTotal de empleados del

departamento de Ventas 99

219

iquestQueacute se va aMedir Objetivo

Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios

Eficacia de losMetas planteados

Establecer laeficacia en elalcance de las metasplanteados

Metas

Meses en que se ha alcanzado lameta de ventas

Miacutenimoaceptable 92

12

100

El departamento de ventas haalcanzado las metas de ventasdurante todos los meses delantildeo12 12

Nivel de eficaciaen las metaspropuestas

Determinar sobre el100 en queporcentaje promediohan sido alcanzadaslas ventas propuestas

Metas

Promedio de ventas realesalcanzadas

Miacutenimoaceptable 95

236000000115

El logro en las ventas ha sidobastante exitoso en el 2010pasando un 15 del propuestoPromedio de ventas propuestas en

el antildeo 205000000

Nivel deliderazgo delpersonal de lacompantildeiacutea

Fijar el nivel deliderazgo que poseeel personal engeneral

Direccioacuten yliderazgo

Personal que identifica el estilo deLiderazgo

Miacutenimoaceptable 10

12

12

El miacutenimo aceptable para deldepartamento es establecido enun 12 debido a la grancantidad de Personas en laFuerza de Ventas que trabajana cargo de supervisores ygerentes

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten delliderazgo de lacompantildeiacutea

Medir la aceptacioacutendel estilo deliderazgoestablecido en lacompantildeiacutea

Direccioacuten yliderazgo

Personas que aceptan el estilo deliderazgo

Miacutenimoaceptable 90

84

85

Existe una reaccioacuten de algunaspersonas para aceptar a laNueva Gerencia de Ventasestablecida por la compra deKraft a la compantildeiacutea

Total empleados del departamentode Ventas 99

220

221

45 Propuesta de Control Interno

Con los resultados obtenidos de la evaluacioacuten generaremos una propuesta de Control

Interno para el departamento de Ventas que le permita a la compantildeiacutea establecer un

sistema de control basado en poliacuteticas procedimientos y actividades en el aacuterea

comercial

451 Poliacuteticas de control para el departamento de Ventas

Poliacutetica para el Control de devoluciones

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de esta poliacutetica es establecer los lineamientos para la gestioacuten de las

devoluciones en Buen y Mal estado generadas en Ecuador en los canales Tradicional

Moderno y Mayorista

B DEFINICIONES

Devolucioacuten Es el retorno de un producto que ha estado en propiedad de un cliente

Buen Estado Se considera que un producto se encuentra en buen estado cuando se

encuentra apto para la venta con el empaque original y dentro de los plazos

suficientes para considerarlo como apto para la comercializacioacuten tomando en cuenta

el tiempo de su consumo de acuerdo a lo establecido en la poliacutetica comercial

Mal Estado Se considera que un producto se encuentra en mal estado cuando su

caducidad se encuentra cercana se encuentra averiado descontinuado o no vigente

por cambio de empaque

Rechazos Son las devoluciones del producto antes de perfeccionarse la venta es

decir no se hizo la transferencia de la propiedad del producto al cliente

222

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Supervisor de Ventas

bull Se encarga de verificar el producto a devolver y deelaborar el formato de pedido de recojo que debeindicar si el producto se encuentra en buen o malestado

bull Elaborar un informe que contenga el detalle si lamercaderiacutea fue vendida por la compantildeiacutea de acuerdo allote verificado

bull Coordinaraacute con la bodega la logiacutestica para recoger elproducto

Gerentes de canal deVentas

bull Gerente de Ventas deberaacute aprobar y validar el recojode la mercaderiacutea siempre y cuando haya recibido delsupervisor el informe de devolucioacuten caso contrariodeberaacute rechazar la devolucioacuten

Fuerza de ventas

bull Canalizar la solicitud de devolucioacuten desde el clientehasta el supervisor

bull Obtener la informacioacuten del cliente el porqueacute de ladevolucioacuten

Bodegabull Recibir la mercaderiacutea contra el informe aprobado por

el Gerente de ventasbull Emitir la nota de creacutedito

D METODOLOGIacuteA

bull Cuando se notifiqueacute la solicitud de devolucioacuten el supervisor deberaacute solicitar

a la bodega un reporte del lote que el cliente estaacute devolviendo para verificar

que este haya sido vendido por la compantildeiacutea y comprado por el cliente que

hace la solicitud ya que no se recibiraacuten cambios realizados por realizados

entre clientes

bull La Bodega no realizaraacute la logiacutestica para retirar el producto devuelto mientras

no haya recibido el informe firmado y aprobado por el gerente de ventas

bull La nota de creacutedito emitida debe ser entregada al cliente en el plazo maacuteximo

de 48 horas para que estas no generen rechazos por los clientes por las fechas

especialmente por cambio de mes

223

E SEGUIMIENTO

El seguimiento lo deberaacute realizar Creacuteditos y cobranzas en forma automaacutetica ya que

esta nota de creacutedito disminuiraacute el valor de la deuda del cliente En caso la cuenta del

cliente quedeacute con un saldo negativo creacuteditos deberaacute solicitar la emisioacuten de un pago

para que esta cuenta quede en cero

Poliacutetica para el Control de entrega del material promocional

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de esta poliacutetica es determinar puntos de control para asignar material

promocional a los clientes en todo el territorio ecuatoriano

B DEFINICIONES

Material promocional Son obras audiovisuales y graacuteficas asiacute como todas las partes

componentes de las mismas que constituyen los mensajes publicitarios de las

campantildeas difundidas a traveacutes de cualquier medio y soporte considerados como

convencionales

Exhibidores Constituye material promocional disentildeado para mejorar la

presentacioacuten en el punto de venta de los productos

Sectores High income Se considera a los sectores en los cuales los clientes tienen

un alto grado de consumo y nivel de ventas para la compantildeiacutea asiacute como los productos

que se comercializan en estos lugares son de costos altos

Sectores low income Son sectores en los que los niveles de ventas de la compantildeiacutea

son bajos y los productos consumidos son econoacutemicos

224

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Fuerza de ventas

bull Elaborar informe acerca de la asignacioacuten delmaterial promocional en el caso de exhibidores eltamantildeo solicitado el sector donde se ubica elcliente el espacio y la seguridad con el que contaraacuteel exhibidor y el monto de ventas que consume elcliente y cuanto podraacute mejorar con el apoyo de laexhibicioacuten

Supervisor de Ventas

bull Verificar y aprobar el informe presentado por elpersonal de la Fuerza de ventas

bull Entregar una copia de la aprobacioacuten a la bodegapara que el material sea entregado

Bodega

bull Entregar el material promocional uacutenicamente con elinforme aprobado por el supervisor de ventas

bull Emitir la orden de despacho para el adecuadocontrol de los inventarios de material promocional ysolicitar la firma del recibiacute confirme por parte delcliente

D METODOLOGIacuteA

bull Los preventistas y autoventistas deberaacuten incluir en el informe que deben

presentar a su supervisor el nivel de compras del cliente si el sector en el que

se encuentra el punto de venta es high o low income con la finalidad de

determinar el mejor exhibidor a ser asignado

bull El Supervisor debe corroborar la informacioacuten presentada por los preventistas

y autoventistas es correcta con la verificacioacuten fiacutesica y estadiacutesticas de ventas

bull El personal de la bodega NO podraacute sacar ninguacuten exhibidor de las bodegas que

no cuente con la debida aprobacioacuten e informe de firmado por el Supervisor de

ventas siendo la responsabilidad del supervisor la correcta asignacioacuten del

material promocional para los clientes

E SEGUIMIENTO

El personal de la Fuerza de ventas seraacute el encargado de verificar que el material

promocional asignado al cliente cuente con la seguridad para evitar su peacuterdida que

225

este sea mantenido en forma adecuada y seraacute el encargado de llenarlo de producto y

comprobar que no sea utilizado con otros productos que no sean de la compantildeiacutea

Poliacutetica de Control para establecer descuentos comerciales que se encuentran

fuera del presupuesto anual

A OBJETIVO Y ALCANCE

La presente poliacutetica detalla los lineamientos para establecer puntos de control en el

establecimiento de descuentos comerciales otorgados a todos los clientes de la

compantildeiacutea Cadbury Adams Ecuador SA

B DEFINICIONES

Estrategia de Precio Disentildeado para otorgar precios al consumidor sin modificar la

lista de precios estaacutendar (mantener la lista de precios)

Desarrollo de Zona Descuento otorgado para impulsar el desarrollo de una zona

dentro de un cliente Se da debido a rentabilidad yo cobertura

Descuentos Estacionales Descuento otorgado para una estacioacuten o plan del antildeo Por

ejemplo verano inverno Navidad Vacaciones etc

Descuentos Para evitar contrabando Descuento relacionado a un producto

especiacutefico para generar una accioacuten de venta en ciertas ciudadesregioneszonas que

evite la compra por parte de los clientes indirectos de producto de contrabando

Descuentos Para evitar ldquoWrite Offrdquo Descuento relacionado a un producto

especiacutefico para generar que permita al cliente mejorar la rotacioacuten del producto

evitando la incineracioacuten del producto por mal estado debido a alcanzar la fecha de

vencimiento

226

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Planificacioacuten Financiera

bull Debe analizar las actividades dentro de presupuestoen los referente a los descuentos entregados porpromociones basados en concursos establecidos porlos clientes

bull Verificar la posibilidad de entregar promocionesadicionales de acuerdo a los colchones en elpresupuesto de ventas

Gerentes de canal deVentas

bull Determinar coordinando con la Gerencia de ventasy el aacuterea de Trade marketing la viabilidad deestablecer los descuentos promocionales

bull Verificar que el aacuterea de Trade Marketing realice lacomunicacioacuten adecuada y publicidadcorrespondiente para hacer conocer a los clientes elbeneficio y condiciones de la promocioacuten

Supervisor de Ventas

bull Conciliar los montos cumplidos por los clientespara emitir las notas de creacutedito

bull Verificar que los clientes reciban sus notas decreacutedito

Creacutedito y cobranzasbull Emitir las notas de creacutedito posterior a la

comprobacioacuten de la informacioacuten entregada porTrade Marketing

Gerente General bull Aprobar las actividades a realizar fuera delpresupuesto para otorgar descuentos comerciales

D METODOLOGIacuteA

bull El aacuterea de Trade Marketing en conjunto con la Gerencia de Ventas

determinaraacuten la posibilidad de iniciar una promocioacuten para los clientes a traveacutes

de la cual por el cumplimiento de metas establecidas en los niveles de

compras se haraacuten acreedores a un descuento calculado sobre las ventas que

ingresan en el concurso siempre y cuando el aacuterea de planificacioacuten financiera

haya informado que existe un colchoacuten en el presupuesto de ventas para

otorgar los descuentos mencionados

bull Las gerencias de canal de ventas elaboraraacuten un informe con el resumen de

los niveles de ventas esperados y que recesioacuten generaraacute posterior a la

promocioacuten tomando en cuenta los flujos de efectivo que se recibiriacutean por

adelantado y el costo ndash beneficio que generariacutea

227

bull En el caso que el informe genere beneficios y este sea aprobado por el

Gerente de ventas el aacuterea de Trade marketing deberaacute iniciar la comunicacioacuten

de la promocioacuten entre los clientes con el fin que los clientes puedan exigir

sus beneficios adquiridos y evitar que la Fuerza de Ventas pueda usurpar

dichos beneficios

bull Una vez alcanzadas las metas por los clientes creacuteditos y cobranzas deberaacute

emitir las notas de creacutedito y el supervisor de ventas se encargaraacute de verificar

que estas sean recibidas por el cliente

E SEGUIMIENTO

Se deberaacute realizar un seguimiento posterior al teacutermino de la promocioacuten para conocer

la satisfaccioacuten entre los clientes y cuaacuteles fueron los iacutendices de recuperacioacuten de

efectivo generado en esas ventas

Poliacutetica de Control para la presentacioacuten y revisioacuten de Reportes de Gastos

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de la poliacutetica es establecer paraacutemetros para una adecuada preparacioacuten y

presentacioacuten de los reportes de viajes de los colegas de la Compantildeiacutea Cadbury

Adams que seraacuten revisados en las oficinas de Quito asiacute como establecer puntos de

control en la revisioacuten de los mismos

B DEFINICIONES

Reportes de gastos Son documentos a traveacutes de los cuales los empleados de una

compantildeiacutea pueden solicitar la devolucioacuten de los valores desembolsados por ellos

siempre y cuando estos correspondan a gastos generados para atender actividades

que contengan un ingreso para la compantildeiacutea provocado o mejorado por dichos

desembolsos Estos desembolsos deben contener la documentacioacuten soporte de

acuerdo a lo establecido por la autoridad tributaria local Servicio de Rentas Internas

228

Viaacuteticos Son recursos asignados a los empleados de una entidad que para el

desempentildeo de sus funciones cuando deban de trasladarse por un periacuteodo mayor de

24 horas a lugares distintos al de su residencia Estos valores los gastos por concepto

de alimentacioacuten hospedaje y gastos menores inherentes al viaje

Sistema Dinnero Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes

a los viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos

como para presentar sus gastos por viaacuteticos

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Gerencias

bull Deberaacuten verificar que los valores presentados comoreembolsos por parte de los colegas sean racionalesy que estos esteacuten relacionados directamente altrabajo que ellos desempentildean antes de generar lasaprobaciones en el sistema

Analista de TradeMarketing Analista deCuentas por pagar

bull Revisar la documentacioacuten fiacutesica que soporta losgastos presentados por el colega y solicitados parareembolso asiacute como que el reporte esteacute lleno enforma correcta de acuerdo a la poliacutetica corporativade viajes y que cumpla con los requerimientosestablecidos en el reglamento para la aplicacioacuten dela Ley de reacutegimen tributario interno en su artiacuteculo27 que norma las liquidaciones de viaje

Contador general

bull Mantener actualizados de todas las reformastributarias emitidas por la autoridad fiscal a losAnalistas de Trade Marketing y de Cuentas porpagar con el fin de minimizar las contingenciastributarias

D METODOLOGIacuteA

bull Los colegas administrativos asiacute como los colegas de la Fuerza de Ventas que

poseen un equipo de coacutemputo de la compantildeiacutea deberaacuten ingresar la informacioacuten

de los reportes de gastos que deberaacute regirse a lo normado en la poliacutetica

corporativa de viajes en el sistema Dinnero uno por uno los documentos que

van a solicitar el reembolso en este detallaraacuten los valores completos sin

desglosar impuestos Una vez que los documentos hayan sido ingresados en

229

el sistema los empleados administrativos deberaacuten entregarlos al analista de

Cuentas por pagar y los administrativos de la Fuerza de Ventas al analista de

Trade Marketing Los empleados de la Fuerza de Ventas que no poseen un

equipo de coacutemputo de la empresa deberaacuten entregar los reportes de gastos

presentados de acuerdo a la poliacutetica de viajes directamente al analista de

Trade marketing para que este ingrese la informacioacuten documento por

documento y colega por colega en el sistema Dinnero a traveacutes de una

plantilla Aquellos documentos que excedan los montos asignados a cada uno

de los colegas por movilizacioacuten seraacuten rechazados y no se incluiraacuten en la

plantilla para la carga

Formato para la presentacioacuten de los reportes de Gastos

Instructivo

El reporte debe ser llenado por el empleado en el encabezado debe constar el

periodo y el motivo del viaje asiacute como la identificacioacuten del colega

En el cuerpo debe ir la siguiente informacioacuten

Fecha Debe contener la fecha del documento soporte del gasto

Ndeg El nuacutemero del documento soporte del gasto

Local El establecimiento donde se realizoacute el consumo

230

Descripcioacuten del gasto Identificacioacuten del tipo de gasto Ej Alojamiento nacional

Valor en moneda del documento Determinar el valor completo del soporte del

gasto en caso sea moneda extranjera en el caso de tratarse de doacutelares iraacute el mismo

valor en las dos uacuteltimas columnas

Valor en doacutelares Convertir el valor del documento soporte en caso de ser moneda

extranjera diferente de doacutelares

bull Los dos analistas mencionados deberaacuten revisar que los documentos que

respaldan el gasto contengan la siguiente informacioacuten fecha del documento

el local y el detalle del consumo realizado valor detallado en forma clara los

documentos no deben tener enmendaduras tachones ni borrones estar

presentados de acuerdo al nuevo reglamento para comprobantes de venta y

que no contengan consumos no permitidos en la poliacutetica corporativa de

viajes

bull En el caso uno o maacutes documentos no contengan la informacioacuten y de la forma

sentildealada en el punto anterior estos seraacuten devueltos a los colegas y no seraacuten

reembolsados

bull Las gerencias deberaacuten aprobar a traveacutes del sistema Dinnero los reportes de

gastos verificando todos los valores solicitados a reembolso En el caso que

los valores esteacuten fuera de los rangos normales para el gasto presentado este

deberaacute ser rechazado en el sistema Dinnero informando al colega el porqueacute

del rechazo

bull Si el colega logra justificar el valor consumido este se aprobaraacute en el sistema

procediendo a la contabilizacioacuten normal por parte de Shared Service

E SEGUIMIENTO

En el caso de la Fuerza de venta el aacuterea de Trade Marketing seraacute la encargada de

verificar que los pagos a los colegas se hayan realizado En el caso del aacuterea

Administrativa lo haraacute la analista de Cuentas por pagar

231

Poliacutetica de Control para la el establecimiento de metas en las ventas

A OBJETIVO Y ALCANCE

Delimitar praacutecticas correctas para establecer metas de ventas acordes con la realidad

de la compantildeiacutea que eviten que los empleados de la Fuerza de ventas se vean

abocados a realizar actos iliacutecitos o no eacuteticos con el fin de alcanzas las metas

planteadas por la administracioacuten en el territorio Ecuatoriano

B DEFINICIONES

Cuota Hace mencioacuten a la meta establecida por la Administracioacuten impuesta al

personal de la fuerza de ventas con el fin de que se cumpla un monto mensual

determinado tanto en valor como cantidad de los productos de la compantildeiacutea

Incentivos Son todos los beneficios que alcanza el persona del departamento de

Ventas por el cumplimiento de objetivos establecidos en el presupuesto de ventas

Demanda Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes a los

viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos como

para presentar sus gastos por viaacuteticos

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Gerente General

bull Llamar a reunioacuten al comiteacute gerencial para estableceren conjunto y consenso el presupuesto de objetivosde ventas

bull Revisar y verificar todos los escenarios posiblespara la consecucioacuten de las ventas frente al sistemapoliacutetico inestable en el paiacutes

bull Determina reuniones para realizar verificacionesmensuales de las metas establecidas y de ser el casoejecutar modificaciones de acuerdo a la realidad quela empresa y el paiacutes vivan en ese momento

232

Planificador Financiero

bull Plantear los escenarios para la consecucioacuten de losobjetivos de ventas a consideracioacuten del comiteacutegerencial

bull Establecer un presupuesto para dotar deherramientas comerciales y promocionales queapoyen a la Fuerza de ventas a la obtencioacuten de lacuota

Gerente de marketing

bull Informar acerca de los estudios de mercadoactualizados para determinar la demanda de losproductos del sector de confites en el Ecuador cuales el mercado ganado por la compantildeiacutea y lo queposee la competencia

bull Elaborar un FODA de la competenciabull Planificar estrategias de publicidad que mantenga

yo incrementen la participacioacuten de mercado asiacutecomo que se formen en una herramienta de influiren el consumidor para la adquisicioacuten de losproductos de la compantildeiacutea

Jefe de Trade Marketing bull Establecer estrategias promocionales y deexhibicioacuten para conquistar la atraccioacuten del mercado

Gerente de Ventas

bull Establecer estadiacutesticas de ventas por regioacuten ciudadsector y temporada para determinar cuaacuteles son lossitios y fechas en las que se pueden generar mejoraspara las ventas

Planificador de laDemanda

bull Determinar la demanda bajo estudios mensualesbull Informar al comiteacute gerencial en forma perioacutedica

acerca de la capacidad de cubrir la demandaestablecida a traveacutes de la capacidad de las plantaspara la entrega de producto

D METODOLOGIacuteA

bull Elaborar un presupuesto anual de objetivos de ventas tomando en cuenta

toda la informacioacuten entregada por los responsables en consenso con el

comiteacute gerencial

bull Revisar en forma mensual las variaciones generadas tanto en la realidad del

desarrollo del negocio como en la consecucioacuten de los objetivos y de ser el

caso replantear las metas para que estas sean racionales

bull Mantener los incentivos a la Fuerza de ventas para que la cuota sea

alcanzada

233

E SEGUIMIENTO

Realizar una evaluacioacuten mensual de los objetivos alcanzados y poner puntos de

atencioacuten en aquellos que no se estaacuten ejecutando para buscar oportunidades de

mejora

452 Procedimientos de Control Interno para el departamento de Ventas

bull Verificar que todos los reportes de gastos por viajes internacionales de la

Fuerza de Ventas sean presentado en un maacuteximo de 7 diacuteas calendario En el

caso de los viaacuteticos los documentos no deberaacuten tener una antiguumledad mayor a

un mes

bull Observar la poliacutetica de control de Creacuteditos y cobranzas donde se contemplan

paraacutemetros para la aprobacioacuten de pedidos previo a la aprobacioacuten de ventas

para evitar que se despache mercaderiacutea a clientes que no se encuentran al diacutea

con los pago

bull Realizar los caacutelculos de los incentivos ganados por el personal de la Fuerza

de ventas de acuerdo a los porcentajes establecidos en los beneficios a los

empleados

bull Observar la poliacutetica de control para Noacutemina con el fin de respetar las fechas

de entrega de la informacioacuten de los incentivos para que los empleados reciban

sus haberes a tiempo

bull Mantener bajo custodia segura los modelos exclusivos de los exhibidores

retirados de los proveedores con el fin de evitar posibles plagios o en su

defecto destruirlos en el caso que estos no se vayan a utilizar maacutes

bull Separar la mercaderiacutea recibida en buen estado de las devoluciones para

determinar si es procedente regresarla a los pallets de bodega o debe

realizarse con ella promociones o autoconsumos

234

Divulgacioacuten de las poliacuteticas corporativas e informacioacuten de laimportancia de su cumplimiento dos veces al antildeo que deberaacuten serincluidas en las presentaciones de las reuniones de Vamos Juntos enla que se entregaraacuten folletos con los puntos importantes de lasmismas en las que se deberaacuten ejemplarizar con casos reales

24000

Capacitacioacuten para el personal recieacuten ingresado que debe incluir unresumen de los procedimientos importantes de la compantildeiacuteainformacioacuten corporativa como poliacuteticas procedimientos valoresmisioacuten visioacuten etc asiacute como reuniones con el personal con el queinteractuaraacute en su trabajo diario

75000

Total costos relacionados con capacitaciones 99000

453 Actividades para el departamento de Ventas

bull Observar de forma inmediata el procedimiento corporativo de la otorgacioacuten

de descuentos comerciales que no se encuentran en el presupuesto para

desarrollarlo de acuerdo a los lineamientos de la administracioacuten

bull Establecer una adecuada comunicacioacuten entre las aacutereas de planificacioacuten

financiera Gerencias de ventas y Gerencia General para llevar a cabo en

forma correcta la poliacutetica administrativa para otorgar descuentos comerciales

bull Implementar las poliacuteticas propuestas para un adecuado control interno de los

procesos desarrollados en el departamento de Ventas

bull Aplicar los procedimientos de control establecidos en el presente capiacutetulo

como actividades del diacutea - diacutea

46 Costo ndash Beneficio de la implementacioacuten del Sistema de Control Interno para

los departamentos de Recursos Humanos Finanzas y Ventas

Costos generados

Capacitaciones

235

Honorarios a terceros

Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales

120000

Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones

300000

Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000

Materiales y Suministros

Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales

71400

Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil

50000

Total costos por suministros y materiales 121400

TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400

Beneficios

Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc

1300000

Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante

50000

Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial

250000

TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000

En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un

monto de $ 959600

Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que

implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos

permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a

estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad

evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas

De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa

217

A la Gerencia General

Recomendacioacuten

Ejecutar una adecuada comunicacioacuten al personal de ventasreferente a los aspectos corporativos importantes asiacute comodesarrollar una planificacioacuten para realizar por lo menos una vezal antildeo una comunicacioacuten colectiva a todas las personas quenecesitan conocer estas poliacuteticas recordaacutendoles su alcance ypuntos importantes

El despacho del material promocional no cuenta con las aprobaciones nianaacutelisis de los supervisores previo a su despacho

Condicioacuten

El material promocional despachado y colocado en los clienteses entregado por parte de la bodega uacutenicamente con unasolicitud del personal de la fuerza de ventas y no se cuenta conlas aprobaciones ni anaacutelisis de los supervisores para determinarla verdadera necesidad y beneficio futuro de colocar material deexhibicioacuten en un punto de venta determinado

Criterio

Existe una mala aplicacioacuten de la Poliacutetica para asignacioacuten dematerial promocional en su seccioacuten 2 Responsabilidades quemencionaldquoLos supervisores de ventas seraacuten los encargados de revisar losteacuterminos para la entrega del material promocional y solo seraacutenaprobadas las solicitudes que cumplan con las condicionesestablecidas en la presente poliacuteticardquoSeccioacuten 4 MetodologiacutealdquoPara realizar una asignacioacuten de exhibidores se debedeterminar primero que tipo de exhibidor se va a entregar y deacuerdo a su tamantildeo y modelo el vendedor tendraacute que justificaren un informe la ubicacioacuten del punto de venta el espacio queocuparaacute el exhibidor los montos de compra del cliente ydeterminar una proyeccioacuten para crecimiento del sectorrdquo

Causa

El personal de la bodega no exige que el informe para lasolicitud de material promocional tenga la firma del respectivosupervisor y realiza los despachos normalmente adicional a lafalta de conocimiento de las poliacuteticas corporativas provoca quela fuerza de ventas no se genere la obligacioacuten de cumplir conuna buena praacutectica de la poliacutetica mencionada

Efecto

El incumplimiento de la poliacutetica establecida provoca que muchodel material asignado a los clientes no es aprovechado en formacorrecta debido a que ciertos exhibidores costosos sonentregados a clientes que no realizan montos de compra altos yque no utilizan el exhibidor de forma adecuada generandogastos injustificados para Cadbury

218

Conclusioacuten

La asignacioacuten y entrega de los exhibidores y materialespromociones genera un desperdicio ya que estos estaacuten siendoentregados sin el anaacutelisis del beneficio que se obtendraacute ya quese han encontrado varios exhibidores grandes en clientes queno tienen ni el espacio ni el nivel de compras para cubrirlo deproducto

Recomendacioacuten

A la Gerencia General

Supervisar que la asignacioacuten del material promocional mismoque es costoso sea entregado de acuerdo a lo establecido por lapoliacutetica corporativa y con un anaacutelisis de los consumosrealizados por los clientes asiacute como la seguridad que tendraacute elbien de la compantildeiacutea en el punto de venta

442 Indicadores de Gestioacuten para el departamento de Ventas

Los Indicadores de gestioacuten aplicados para el departamento de Ventas nos permitiraacuten

medir las variables relacionadas con las metas impuestas por la administracioacuten asiacute

como el desempentildeo del departamento

Asiacute tenemos los siguientes indicadores para este departamento

iquestQueacute se va aMedir Objetivo

Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios

Conocimiento dela Visioacuten

Establecer cuantosempleados de lacompantildeiacutea conocensu visioacuten

Visioacuten

de empleados del departamentoFinanciero que Conocen la Visioacuten

de la Empresa Miacutenimoaceptable 85

82

83

El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten de laVisioacuten

Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con suvisioacuten

Visioacuten

de empleados del departamento deVentas que Comparten la Visioacuten de

la Empresa Miacutenimoaceptable 80

82

83

Se presenta como indicadorimportante ya que todos losempleados que conocen lamisioacuten estaacuten de acuerdo conesta

Total empleados del departamentode Ventas 99

Conocimiento dela Misioacuten

Fijar cuaacutentosempleados de lacompantildeiacutea conocensu misioacuten

Misioacuten

de empleados del departamento deVentas que Conocen la Misioacuten de la

Empresa Miacutenimoaceptable 75

82

83

El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten de laMisioacuten

Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con sumisioacuten

Misioacuten

de empleados del departamento deVentas que Comparten la Misioacuten de

la Empresa Miacutenimoaceptable 83

82

83

Representa que todos losempleados trabajan en pro dela consecucioacuten de losobjetivos de la compantildeiacuteaTotal de empleados del

departamento de Ventas 99

219

iquestQueacute se va aMedir Objetivo

Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios

Eficacia de losMetas planteados

Establecer laeficacia en elalcance de las metasplanteados

Metas

Meses en que se ha alcanzado lameta de ventas

Miacutenimoaceptable 92

12

100

El departamento de ventas haalcanzado las metas de ventasdurante todos los meses delantildeo12 12

Nivel de eficaciaen las metaspropuestas

Determinar sobre el100 en queporcentaje promediohan sido alcanzadaslas ventas propuestas

Metas

Promedio de ventas realesalcanzadas

Miacutenimoaceptable 95

236000000115

El logro en las ventas ha sidobastante exitoso en el 2010pasando un 15 del propuestoPromedio de ventas propuestas en

el antildeo 205000000

Nivel deliderazgo delpersonal de lacompantildeiacutea

Fijar el nivel deliderazgo que poseeel personal engeneral

Direccioacuten yliderazgo

Personal que identifica el estilo deLiderazgo

Miacutenimoaceptable 10

12

12

El miacutenimo aceptable para deldepartamento es establecido enun 12 debido a la grancantidad de Personas en laFuerza de Ventas que trabajana cargo de supervisores ygerentes

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten delliderazgo de lacompantildeiacutea

Medir la aceptacioacutendel estilo deliderazgoestablecido en lacompantildeiacutea

Direccioacuten yliderazgo

Personas que aceptan el estilo deliderazgo

Miacutenimoaceptable 90

84

85

Existe una reaccioacuten de algunaspersonas para aceptar a laNueva Gerencia de Ventasestablecida por la compra deKraft a la compantildeiacutea

Total empleados del departamentode Ventas 99

220

221

45 Propuesta de Control Interno

Con los resultados obtenidos de la evaluacioacuten generaremos una propuesta de Control

Interno para el departamento de Ventas que le permita a la compantildeiacutea establecer un

sistema de control basado en poliacuteticas procedimientos y actividades en el aacuterea

comercial

451 Poliacuteticas de control para el departamento de Ventas

Poliacutetica para el Control de devoluciones

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de esta poliacutetica es establecer los lineamientos para la gestioacuten de las

devoluciones en Buen y Mal estado generadas en Ecuador en los canales Tradicional

Moderno y Mayorista

B DEFINICIONES

Devolucioacuten Es el retorno de un producto que ha estado en propiedad de un cliente

Buen Estado Se considera que un producto se encuentra en buen estado cuando se

encuentra apto para la venta con el empaque original y dentro de los plazos

suficientes para considerarlo como apto para la comercializacioacuten tomando en cuenta

el tiempo de su consumo de acuerdo a lo establecido en la poliacutetica comercial

Mal Estado Se considera que un producto se encuentra en mal estado cuando su

caducidad se encuentra cercana se encuentra averiado descontinuado o no vigente

por cambio de empaque

Rechazos Son las devoluciones del producto antes de perfeccionarse la venta es

decir no se hizo la transferencia de la propiedad del producto al cliente

222

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Supervisor de Ventas

bull Se encarga de verificar el producto a devolver y deelaborar el formato de pedido de recojo que debeindicar si el producto se encuentra en buen o malestado

bull Elaborar un informe que contenga el detalle si lamercaderiacutea fue vendida por la compantildeiacutea de acuerdo allote verificado

bull Coordinaraacute con la bodega la logiacutestica para recoger elproducto

Gerentes de canal deVentas

bull Gerente de Ventas deberaacute aprobar y validar el recojode la mercaderiacutea siempre y cuando haya recibido delsupervisor el informe de devolucioacuten caso contrariodeberaacute rechazar la devolucioacuten

Fuerza de ventas

bull Canalizar la solicitud de devolucioacuten desde el clientehasta el supervisor

bull Obtener la informacioacuten del cliente el porqueacute de ladevolucioacuten

Bodegabull Recibir la mercaderiacutea contra el informe aprobado por

el Gerente de ventasbull Emitir la nota de creacutedito

D METODOLOGIacuteA

bull Cuando se notifiqueacute la solicitud de devolucioacuten el supervisor deberaacute solicitar

a la bodega un reporte del lote que el cliente estaacute devolviendo para verificar

que este haya sido vendido por la compantildeiacutea y comprado por el cliente que

hace la solicitud ya que no se recibiraacuten cambios realizados por realizados

entre clientes

bull La Bodega no realizaraacute la logiacutestica para retirar el producto devuelto mientras

no haya recibido el informe firmado y aprobado por el gerente de ventas

bull La nota de creacutedito emitida debe ser entregada al cliente en el plazo maacuteximo

de 48 horas para que estas no generen rechazos por los clientes por las fechas

especialmente por cambio de mes

223

E SEGUIMIENTO

El seguimiento lo deberaacute realizar Creacuteditos y cobranzas en forma automaacutetica ya que

esta nota de creacutedito disminuiraacute el valor de la deuda del cliente En caso la cuenta del

cliente quedeacute con un saldo negativo creacuteditos deberaacute solicitar la emisioacuten de un pago

para que esta cuenta quede en cero

Poliacutetica para el Control de entrega del material promocional

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de esta poliacutetica es determinar puntos de control para asignar material

promocional a los clientes en todo el territorio ecuatoriano

B DEFINICIONES

Material promocional Son obras audiovisuales y graacuteficas asiacute como todas las partes

componentes de las mismas que constituyen los mensajes publicitarios de las

campantildeas difundidas a traveacutes de cualquier medio y soporte considerados como

convencionales

Exhibidores Constituye material promocional disentildeado para mejorar la

presentacioacuten en el punto de venta de los productos

Sectores High income Se considera a los sectores en los cuales los clientes tienen

un alto grado de consumo y nivel de ventas para la compantildeiacutea asiacute como los productos

que se comercializan en estos lugares son de costos altos

Sectores low income Son sectores en los que los niveles de ventas de la compantildeiacutea

son bajos y los productos consumidos son econoacutemicos

224

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Fuerza de ventas

bull Elaborar informe acerca de la asignacioacuten delmaterial promocional en el caso de exhibidores eltamantildeo solicitado el sector donde se ubica elcliente el espacio y la seguridad con el que contaraacuteel exhibidor y el monto de ventas que consume elcliente y cuanto podraacute mejorar con el apoyo de laexhibicioacuten

Supervisor de Ventas

bull Verificar y aprobar el informe presentado por elpersonal de la Fuerza de ventas

bull Entregar una copia de la aprobacioacuten a la bodegapara que el material sea entregado

Bodega

bull Entregar el material promocional uacutenicamente con elinforme aprobado por el supervisor de ventas

bull Emitir la orden de despacho para el adecuadocontrol de los inventarios de material promocional ysolicitar la firma del recibiacute confirme por parte delcliente

D METODOLOGIacuteA

bull Los preventistas y autoventistas deberaacuten incluir en el informe que deben

presentar a su supervisor el nivel de compras del cliente si el sector en el que

se encuentra el punto de venta es high o low income con la finalidad de

determinar el mejor exhibidor a ser asignado

bull El Supervisor debe corroborar la informacioacuten presentada por los preventistas

y autoventistas es correcta con la verificacioacuten fiacutesica y estadiacutesticas de ventas

bull El personal de la bodega NO podraacute sacar ninguacuten exhibidor de las bodegas que

no cuente con la debida aprobacioacuten e informe de firmado por el Supervisor de

ventas siendo la responsabilidad del supervisor la correcta asignacioacuten del

material promocional para los clientes

E SEGUIMIENTO

El personal de la Fuerza de ventas seraacute el encargado de verificar que el material

promocional asignado al cliente cuente con la seguridad para evitar su peacuterdida que

225

este sea mantenido en forma adecuada y seraacute el encargado de llenarlo de producto y

comprobar que no sea utilizado con otros productos que no sean de la compantildeiacutea

Poliacutetica de Control para establecer descuentos comerciales que se encuentran

fuera del presupuesto anual

A OBJETIVO Y ALCANCE

La presente poliacutetica detalla los lineamientos para establecer puntos de control en el

establecimiento de descuentos comerciales otorgados a todos los clientes de la

compantildeiacutea Cadbury Adams Ecuador SA

B DEFINICIONES

Estrategia de Precio Disentildeado para otorgar precios al consumidor sin modificar la

lista de precios estaacutendar (mantener la lista de precios)

Desarrollo de Zona Descuento otorgado para impulsar el desarrollo de una zona

dentro de un cliente Se da debido a rentabilidad yo cobertura

Descuentos Estacionales Descuento otorgado para una estacioacuten o plan del antildeo Por

ejemplo verano inverno Navidad Vacaciones etc

Descuentos Para evitar contrabando Descuento relacionado a un producto

especiacutefico para generar una accioacuten de venta en ciertas ciudadesregioneszonas que

evite la compra por parte de los clientes indirectos de producto de contrabando

Descuentos Para evitar ldquoWrite Offrdquo Descuento relacionado a un producto

especiacutefico para generar que permita al cliente mejorar la rotacioacuten del producto

evitando la incineracioacuten del producto por mal estado debido a alcanzar la fecha de

vencimiento

226

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Planificacioacuten Financiera

bull Debe analizar las actividades dentro de presupuestoen los referente a los descuentos entregados porpromociones basados en concursos establecidos porlos clientes

bull Verificar la posibilidad de entregar promocionesadicionales de acuerdo a los colchones en elpresupuesto de ventas

Gerentes de canal deVentas

bull Determinar coordinando con la Gerencia de ventasy el aacuterea de Trade marketing la viabilidad deestablecer los descuentos promocionales

bull Verificar que el aacuterea de Trade Marketing realice lacomunicacioacuten adecuada y publicidadcorrespondiente para hacer conocer a los clientes elbeneficio y condiciones de la promocioacuten

Supervisor de Ventas

bull Conciliar los montos cumplidos por los clientespara emitir las notas de creacutedito

bull Verificar que los clientes reciban sus notas decreacutedito

Creacutedito y cobranzasbull Emitir las notas de creacutedito posterior a la

comprobacioacuten de la informacioacuten entregada porTrade Marketing

Gerente General bull Aprobar las actividades a realizar fuera delpresupuesto para otorgar descuentos comerciales

D METODOLOGIacuteA

bull El aacuterea de Trade Marketing en conjunto con la Gerencia de Ventas

determinaraacuten la posibilidad de iniciar una promocioacuten para los clientes a traveacutes

de la cual por el cumplimiento de metas establecidas en los niveles de

compras se haraacuten acreedores a un descuento calculado sobre las ventas que

ingresan en el concurso siempre y cuando el aacuterea de planificacioacuten financiera

haya informado que existe un colchoacuten en el presupuesto de ventas para

otorgar los descuentos mencionados

bull Las gerencias de canal de ventas elaboraraacuten un informe con el resumen de

los niveles de ventas esperados y que recesioacuten generaraacute posterior a la

promocioacuten tomando en cuenta los flujos de efectivo que se recibiriacutean por

adelantado y el costo ndash beneficio que generariacutea

227

bull En el caso que el informe genere beneficios y este sea aprobado por el

Gerente de ventas el aacuterea de Trade marketing deberaacute iniciar la comunicacioacuten

de la promocioacuten entre los clientes con el fin que los clientes puedan exigir

sus beneficios adquiridos y evitar que la Fuerza de Ventas pueda usurpar

dichos beneficios

bull Una vez alcanzadas las metas por los clientes creacuteditos y cobranzas deberaacute

emitir las notas de creacutedito y el supervisor de ventas se encargaraacute de verificar

que estas sean recibidas por el cliente

E SEGUIMIENTO

Se deberaacute realizar un seguimiento posterior al teacutermino de la promocioacuten para conocer

la satisfaccioacuten entre los clientes y cuaacuteles fueron los iacutendices de recuperacioacuten de

efectivo generado en esas ventas

Poliacutetica de Control para la presentacioacuten y revisioacuten de Reportes de Gastos

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de la poliacutetica es establecer paraacutemetros para una adecuada preparacioacuten y

presentacioacuten de los reportes de viajes de los colegas de la Compantildeiacutea Cadbury

Adams que seraacuten revisados en las oficinas de Quito asiacute como establecer puntos de

control en la revisioacuten de los mismos

B DEFINICIONES

Reportes de gastos Son documentos a traveacutes de los cuales los empleados de una

compantildeiacutea pueden solicitar la devolucioacuten de los valores desembolsados por ellos

siempre y cuando estos correspondan a gastos generados para atender actividades

que contengan un ingreso para la compantildeiacutea provocado o mejorado por dichos

desembolsos Estos desembolsos deben contener la documentacioacuten soporte de

acuerdo a lo establecido por la autoridad tributaria local Servicio de Rentas Internas

228

Viaacuteticos Son recursos asignados a los empleados de una entidad que para el

desempentildeo de sus funciones cuando deban de trasladarse por un periacuteodo mayor de

24 horas a lugares distintos al de su residencia Estos valores los gastos por concepto

de alimentacioacuten hospedaje y gastos menores inherentes al viaje

Sistema Dinnero Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes

a los viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos

como para presentar sus gastos por viaacuteticos

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Gerencias

bull Deberaacuten verificar que los valores presentados comoreembolsos por parte de los colegas sean racionalesy que estos esteacuten relacionados directamente altrabajo que ellos desempentildean antes de generar lasaprobaciones en el sistema

Analista de TradeMarketing Analista deCuentas por pagar

bull Revisar la documentacioacuten fiacutesica que soporta losgastos presentados por el colega y solicitados parareembolso asiacute como que el reporte esteacute lleno enforma correcta de acuerdo a la poliacutetica corporativade viajes y que cumpla con los requerimientosestablecidos en el reglamento para la aplicacioacuten dela Ley de reacutegimen tributario interno en su artiacuteculo27 que norma las liquidaciones de viaje

Contador general

bull Mantener actualizados de todas las reformastributarias emitidas por la autoridad fiscal a losAnalistas de Trade Marketing y de Cuentas porpagar con el fin de minimizar las contingenciastributarias

D METODOLOGIacuteA

bull Los colegas administrativos asiacute como los colegas de la Fuerza de Ventas que

poseen un equipo de coacutemputo de la compantildeiacutea deberaacuten ingresar la informacioacuten

de los reportes de gastos que deberaacute regirse a lo normado en la poliacutetica

corporativa de viajes en el sistema Dinnero uno por uno los documentos que

van a solicitar el reembolso en este detallaraacuten los valores completos sin

desglosar impuestos Una vez que los documentos hayan sido ingresados en

229

el sistema los empleados administrativos deberaacuten entregarlos al analista de

Cuentas por pagar y los administrativos de la Fuerza de Ventas al analista de

Trade Marketing Los empleados de la Fuerza de Ventas que no poseen un

equipo de coacutemputo de la empresa deberaacuten entregar los reportes de gastos

presentados de acuerdo a la poliacutetica de viajes directamente al analista de

Trade marketing para que este ingrese la informacioacuten documento por

documento y colega por colega en el sistema Dinnero a traveacutes de una

plantilla Aquellos documentos que excedan los montos asignados a cada uno

de los colegas por movilizacioacuten seraacuten rechazados y no se incluiraacuten en la

plantilla para la carga

Formato para la presentacioacuten de los reportes de Gastos

Instructivo

El reporte debe ser llenado por el empleado en el encabezado debe constar el

periodo y el motivo del viaje asiacute como la identificacioacuten del colega

En el cuerpo debe ir la siguiente informacioacuten

Fecha Debe contener la fecha del documento soporte del gasto

Ndeg El nuacutemero del documento soporte del gasto

Local El establecimiento donde se realizoacute el consumo

230

Descripcioacuten del gasto Identificacioacuten del tipo de gasto Ej Alojamiento nacional

Valor en moneda del documento Determinar el valor completo del soporte del

gasto en caso sea moneda extranjera en el caso de tratarse de doacutelares iraacute el mismo

valor en las dos uacuteltimas columnas

Valor en doacutelares Convertir el valor del documento soporte en caso de ser moneda

extranjera diferente de doacutelares

bull Los dos analistas mencionados deberaacuten revisar que los documentos que

respaldan el gasto contengan la siguiente informacioacuten fecha del documento

el local y el detalle del consumo realizado valor detallado en forma clara los

documentos no deben tener enmendaduras tachones ni borrones estar

presentados de acuerdo al nuevo reglamento para comprobantes de venta y

que no contengan consumos no permitidos en la poliacutetica corporativa de

viajes

bull En el caso uno o maacutes documentos no contengan la informacioacuten y de la forma

sentildealada en el punto anterior estos seraacuten devueltos a los colegas y no seraacuten

reembolsados

bull Las gerencias deberaacuten aprobar a traveacutes del sistema Dinnero los reportes de

gastos verificando todos los valores solicitados a reembolso En el caso que

los valores esteacuten fuera de los rangos normales para el gasto presentado este

deberaacute ser rechazado en el sistema Dinnero informando al colega el porqueacute

del rechazo

bull Si el colega logra justificar el valor consumido este se aprobaraacute en el sistema

procediendo a la contabilizacioacuten normal por parte de Shared Service

E SEGUIMIENTO

En el caso de la Fuerza de venta el aacuterea de Trade Marketing seraacute la encargada de

verificar que los pagos a los colegas se hayan realizado En el caso del aacuterea

Administrativa lo haraacute la analista de Cuentas por pagar

231

Poliacutetica de Control para la el establecimiento de metas en las ventas

A OBJETIVO Y ALCANCE

Delimitar praacutecticas correctas para establecer metas de ventas acordes con la realidad

de la compantildeiacutea que eviten que los empleados de la Fuerza de ventas se vean

abocados a realizar actos iliacutecitos o no eacuteticos con el fin de alcanzas las metas

planteadas por la administracioacuten en el territorio Ecuatoriano

B DEFINICIONES

Cuota Hace mencioacuten a la meta establecida por la Administracioacuten impuesta al

personal de la fuerza de ventas con el fin de que se cumpla un monto mensual

determinado tanto en valor como cantidad de los productos de la compantildeiacutea

Incentivos Son todos los beneficios que alcanza el persona del departamento de

Ventas por el cumplimiento de objetivos establecidos en el presupuesto de ventas

Demanda Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes a los

viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos como

para presentar sus gastos por viaacuteticos

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Gerente General

bull Llamar a reunioacuten al comiteacute gerencial para estableceren conjunto y consenso el presupuesto de objetivosde ventas

bull Revisar y verificar todos los escenarios posiblespara la consecucioacuten de las ventas frente al sistemapoliacutetico inestable en el paiacutes

bull Determina reuniones para realizar verificacionesmensuales de las metas establecidas y de ser el casoejecutar modificaciones de acuerdo a la realidad quela empresa y el paiacutes vivan en ese momento

232

Planificador Financiero

bull Plantear los escenarios para la consecucioacuten de losobjetivos de ventas a consideracioacuten del comiteacutegerencial

bull Establecer un presupuesto para dotar deherramientas comerciales y promocionales queapoyen a la Fuerza de ventas a la obtencioacuten de lacuota

Gerente de marketing

bull Informar acerca de los estudios de mercadoactualizados para determinar la demanda de losproductos del sector de confites en el Ecuador cuales el mercado ganado por la compantildeiacutea y lo queposee la competencia

bull Elaborar un FODA de la competenciabull Planificar estrategias de publicidad que mantenga

yo incrementen la participacioacuten de mercado asiacutecomo que se formen en una herramienta de influiren el consumidor para la adquisicioacuten de losproductos de la compantildeiacutea

Jefe de Trade Marketing bull Establecer estrategias promocionales y deexhibicioacuten para conquistar la atraccioacuten del mercado

Gerente de Ventas

bull Establecer estadiacutesticas de ventas por regioacuten ciudadsector y temporada para determinar cuaacuteles son lossitios y fechas en las que se pueden generar mejoraspara las ventas

Planificador de laDemanda

bull Determinar la demanda bajo estudios mensualesbull Informar al comiteacute gerencial en forma perioacutedica

acerca de la capacidad de cubrir la demandaestablecida a traveacutes de la capacidad de las plantaspara la entrega de producto

D METODOLOGIacuteA

bull Elaborar un presupuesto anual de objetivos de ventas tomando en cuenta

toda la informacioacuten entregada por los responsables en consenso con el

comiteacute gerencial

bull Revisar en forma mensual las variaciones generadas tanto en la realidad del

desarrollo del negocio como en la consecucioacuten de los objetivos y de ser el

caso replantear las metas para que estas sean racionales

bull Mantener los incentivos a la Fuerza de ventas para que la cuota sea

alcanzada

233

E SEGUIMIENTO

Realizar una evaluacioacuten mensual de los objetivos alcanzados y poner puntos de

atencioacuten en aquellos que no se estaacuten ejecutando para buscar oportunidades de

mejora

452 Procedimientos de Control Interno para el departamento de Ventas

bull Verificar que todos los reportes de gastos por viajes internacionales de la

Fuerza de Ventas sean presentado en un maacuteximo de 7 diacuteas calendario En el

caso de los viaacuteticos los documentos no deberaacuten tener una antiguumledad mayor a

un mes

bull Observar la poliacutetica de control de Creacuteditos y cobranzas donde se contemplan

paraacutemetros para la aprobacioacuten de pedidos previo a la aprobacioacuten de ventas

para evitar que se despache mercaderiacutea a clientes que no se encuentran al diacutea

con los pago

bull Realizar los caacutelculos de los incentivos ganados por el personal de la Fuerza

de ventas de acuerdo a los porcentajes establecidos en los beneficios a los

empleados

bull Observar la poliacutetica de control para Noacutemina con el fin de respetar las fechas

de entrega de la informacioacuten de los incentivos para que los empleados reciban

sus haberes a tiempo

bull Mantener bajo custodia segura los modelos exclusivos de los exhibidores

retirados de los proveedores con el fin de evitar posibles plagios o en su

defecto destruirlos en el caso que estos no se vayan a utilizar maacutes

bull Separar la mercaderiacutea recibida en buen estado de las devoluciones para

determinar si es procedente regresarla a los pallets de bodega o debe

realizarse con ella promociones o autoconsumos

234

Divulgacioacuten de las poliacuteticas corporativas e informacioacuten de laimportancia de su cumplimiento dos veces al antildeo que deberaacuten serincluidas en las presentaciones de las reuniones de Vamos Juntos enla que se entregaraacuten folletos con los puntos importantes de lasmismas en las que se deberaacuten ejemplarizar con casos reales

24000

Capacitacioacuten para el personal recieacuten ingresado que debe incluir unresumen de los procedimientos importantes de la compantildeiacuteainformacioacuten corporativa como poliacuteticas procedimientos valoresmisioacuten visioacuten etc asiacute como reuniones con el personal con el queinteractuaraacute en su trabajo diario

75000

Total costos relacionados con capacitaciones 99000

453 Actividades para el departamento de Ventas

bull Observar de forma inmediata el procedimiento corporativo de la otorgacioacuten

de descuentos comerciales que no se encuentran en el presupuesto para

desarrollarlo de acuerdo a los lineamientos de la administracioacuten

bull Establecer una adecuada comunicacioacuten entre las aacutereas de planificacioacuten

financiera Gerencias de ventas y Gerencia General para llevar a cabo en

forma correcta la poliacutetica administrativa para otorgar descuentos comerciales

bull Implementar las poliacuteticas propuestas para un adecuado control interno de los

procesos desarrollados en el departamento de Ventas

bull Aplicar los procedimientos de control establecidos en el presente capiacutetulo

como actividades del diacutea - diacutea

46 Costo ndash Beneficio de la implementacioacuten del Sistema de Control Interno para

los departamentos de Recursos Humanos Finanzas y Ventas

Costos generados

Capacitaciones

235

Honorarios a terceros

Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales

120000

Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones

300000

Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000

Materiales y Suministros

Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales

71400

Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil

50000

Total costos por suministros y materiales 121400

TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400

Beneficios

Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc

1300000

Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante

50000

Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial

250000

TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000

En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un

monto de $ 959600

Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que

implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos

permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a

estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad

evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas

De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa

218

Conclusioacuten

La asignacioacuten y entrega de los exhibidores y materialespromociones genera un desperdicio ya que estos estaacuten siendoentregados sin el anaacutelisis del beneficio que se obtendraacute ya quese han encontrado varios exhibidores grandes en clientes queno tienen ni el espacio ni el nivel de compras para cubrirlo deproducto

Recomendacioacuten

A la Gerencia General

Supervisar que la asignacioacuten del material promocional mismoque es costoso sea entregado de acuerdo a lo establecido por lapoliacutetica corporativa y con un anaacutelisis de los consumosrealizados por los clientes asiacute como la seguridad que tendraacute elbien de la compantildeiacutea en el punto de venta

442 Indicadores de Gestioacuten para el departamento de Ventas

Los Indicadores de gestioacuten aplicados para el departamento de Ventas nos permitiraacuten

medir las variables relacionadas con las metas impuestas por la administracioacuten asiacute

como el desempentildeo del departamento

Asiacute tenemos los siguientes indicadores para este departamento

iquestQueacute se va aMedir Objetivo

Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios

Conocimiento dela Visioacuten

Establecer cuantosempleados de lacompantildeiacutea conocensu visioacuten

Visioacuten

de empleados del departamentoFinanciero que Conocen la Visioacuten

de la Empresa Miacutenimoaceptable 85

82

83

El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten de laVisioacuten

Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con suvisioacuten

Visioacuten

de empleados del departamento deVentas que Comparten la Visioacuten de

la Empresa Miacutenimoaceptable 80

82

83

Se presenta como indicadorimportante ya que todos losempleados que conocen lamisioacuten estaacuten de acuerdo conesta

Total empleados del departamentode Ventas 99

Conocimiento dela Misioacuten

Fijar cuaacutentosempleados de lacompantildeiacutea conocensu misioacuten

Misioacuten

de empleados del departamento deVentas que Conocen la Misioacuten de la

Empresa Miacutenimoaceptable 75

82

83

El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten de laMisioacuten

Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con sumisioacuten

Misioacuten

de empleados del departamento deVentas que Comparten la Misioacuten de

la Empresa Miacutenimoaceptable 83

82

83

Representa que todos losempleados trabajan en pro dela consecucioacuten de losobjetivos de la compantildeiacuteaTotal de empleados del

departamento de Ventas 99

219

iquestQueacute se va aMedir Objetivo

Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios

Eficacia de losMetas planteados

Establecer laeficacia en elalcance de las metasplanteados

Metas

Meses en que se ha alcanzado lameta de ventas

Miacutenimoaceptable 92

12

100

El departamento de ventas haalcanzado las metas de ventasdurante todos los meses delantildeo12 12

Nivel de eficaciaen las metaspropuestas

Determinar sobre el100 en queporcentaje promediohan sido alcanzadaslas ventas propuestas

Metas

Promedio de ventas realesalcanzadas

Miacutenimoaceptable 95

236000000115

El logro en las ventas ha sidobastante exitoso en el 2010pasando un 15 del propuestoPromedio de ventas propuestas en

el antildeo 205000000

Nivel deliderazgo delpersonal de lacompantildeiacutea

Fijar el nivel deliderazgo que poseeel personal engeneral

Direccioacuten yliderazgo

Personal que identifica el estilo deLiderazgo

Miacutenimoaceptable 10

12

12

El miacutenimo aceptable para deldepartamento es establecido enun 12 debido a la grancantidad de Personas en laFuerza de Ventas que trabajana cargo de supervisores ygerentes

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten delliderazgo de lacompantildeiacutea

Medir la aceptacioacutendel estilo deliderazgoestablecido en lacompantildeiacutea

Direccioacuten yliderazgo

Personas que aceptan el estilo deliderazgo

Miacutenimoaceptable 90

84

85

Existe una reaccioacuten de algunaspersonas para aceptar a laNueva Gerencia de Ventasestablecida por la compra deKraft a la compantildeiacutea

Total empleados del departamentode Ventas 99

220

221

45 Propuesta de Control Interno

Con los resultados obtenidos de la evaluacioacuten generaremos una propuesta de Control

Interno para el departamento de Ventas que le permita a la compantildeiacutea establecer un

sistema de control basado en poliacuteticas procedimientos y actividades en el aacuterea

comercial

451 Poliacuteticas de control para el departamento de Ventas

Poliacutetica para el Control de devoluciones

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de esta poliacutetica es establecer los lineamientos para la gestioacuten de las

devoluciones en Buen y Mal estado generadas en Ecuador en los canales Tradicional

Moderno y Mayorista

B DEFINICIONES

Devolucioacuten Es el retorno de un producto que ha estado en propiedad de un cliente

Buen Estado Se considera que un producto se encuentra en buen estado cuando se

encuentra apto para la venta con el empaque original y dentro de los plazos

suficientes para considerarlo como apto para la comercializacioacuten tomando en cuenta

el tiempo de su consumo de acuerdo a lo establecido en la poliacutetica comercial

Mal Estado Se considera que un producto se encuentra en mal estado cuando su

caducidad se encuentra cercana se encuentra averiado descontinuado o no vigente

por cambio de empaque

Rechazos Son las devoluciones del producto antes de perfeccionarse la venta es

decir no se hizo la transferencia de la propiedad del producto al cliente

222

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Supervisor de Ventas

bull Se encarga de verificar el producto a devolver y deelaborar el formato de pedido de recojo que debeindicar si el producto se encuentra en buen o malestado

bull Elaborar un informe que contenga el detalle si lamercaderiacutea fue vendida por la compantildeiacutea de acuerdo allote verificado

bull Coordinaraacute con la bodega la logiacutestica para recoger elproducto

Gerentes de canal deVentas

bull Gerente de Ventas deberaacute aprobar y validar el recojode la mercaderiacutea siempre y cuando haya recibido delsupervisor el informe de devolucioacuten caso contrariodeberaacute rechazar la devolucioacuten

Fuerza de ventas

bull Canalizar la solicitud de devolucioacuten desde el clientehasta el supervisor

bull Obtener la informacioacuten del cliente el porqueacute de ladevolucioacuten

Bodegabull Recibir la mercaderiacutea contra el informe aprobado por

el Gerente de ventasbull Emitir la nota de creacutedito

D METODOLOGIacuteA

bull Cuando se notifiqueacute la solicitud de devolucioacuten el supervisor deberaacute solicitar

a la bodega un reporte del lote que el cliente estaacute devolviendo para verificar

que este haya sido vendido por la compantildeiacutea y comprado por el cliente que

hace la solicitud ya que no se recibiraacuten cambios realizados por realizados

entre clientes

bull La Bodega no realizaraacute la logiacutestica para retirar el producto devuelto mientras

no haya recibido el informe firmado y aprobado por el gerente de ventas

bull La nota de creacutedito emitida debe ser entregada al cliente en el plazo maacuteximo

de 48 horas para que estas no generen rechazos por los clientes por las fechas

especialmente por cambio de mes

223

E SEGUIMIENTO

El seguimiento lo deberaacute realizar Creacuteditos y cobranzas en forma automaacutetica ya que

esta nota de creacutedito disminuiraacute el valor de la deuda del cliente En caso la cuenta del

cliente quedeacute con un saldo negativo creacuteditos deberaacute solicitar la emisioacuten de un pago

para que esta cuenta quede en cero

Poliacutetica para el Control de entrega del material promocional

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de esta poliacutetica es determinar puntos de control para asignar material

promocional a los clientes en todo el territorio ecuatoriano

B DEFINICIONES

Material promocional Son obras audiovisuales y graacuteficas asiacute como todas las partes

componentes de las mismas que constituyen los mensajes publicitarios de las

campantildeas difundidas a traveacutes de cualquier medio y soporte considerados como

convencionales

Exhibidores Constituye material promocional disentildeado para mejorar la

presentacioacuten en el punto de venta de los productos

Sectores High income Se considera a los sectores en los cuales los clientes tienen

un alto grado de consumo y nivel de ventas para la compantildeiacutea asiacute como los productos

que se comercializan en estos lugares son de costos altos

Sectores low income Son sectores en los que los niveles de ventas de la compantildeiacutea

son bajos y los productos consumidos son econoacutemicos

224

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Fuerza de ventas

bull Elaborar informe acerca de la asignacioacuten delmaterial promocional en el caso de exhibidores eltamantildeo solicitado el sector donde se ubica elcliente el espacio y la seguridad con el que contaraacuteel exhibidor y el monto de ventas que consume elcliente y cuanto podraacute mejorar con el apoyo de laexhibicioacuten

Supervisor de Ventas

bull Verificar y aprobar el informe presentado por elpersonal de la Fuerza de ventas

bull Entregar una copia de la aprobacioacuten a la bodegapara que el material sea entregado

Bodega

bull Entregar el material promocional uacutenicamente con elinforme aprobado por el supervisor de ventas

bull Emitir la orden de despacho para el adecuadocontrol de los inventarios de material promocional ysolicitar la firma del recibiacute confirme por parte delcliente

D METODOLOGIacuteA

bull Los preventistas y autoventistas deberaacuten incluir en el informe que deben

presentar a su supervisor el nivel de compras del cliente si el sector en el que

se encuentra el punto de venta es high o low income con la finalidad de

determinar el mejor exhibidor a ser asignado

bull El Supervisor debe corroborar la informacioacuten presentada por los preventistas

y autoventistas es correcta con la verificacioacuten fiacutesica y estadiacutesticas de ventas

bull El personal de la bodega NO podraacute sacar ninguacuten exhibidor de las bodegas que

no cuente con la debida aprobacioacuten e informe de firmado por el Supervisor de

ventas siendo la responsabilidad del supervisor la correcta asignacioacuten del

material promocional para los clientes

E SEGUIMIENTO

El personal de la Fuerza de ventas seraacute el encargado de verificar que el material

promocional asignado al cliente cuente con la seguridad para evitar su peacuterdida que

225

este sea mantenido en forma adecuada y seraacute el encargado de llenarlo de producto y

comprobar que no sea utilizado con otros productos que no sean de la compantildeiacutea

Poliacutetica de Control para establecer descuentos comerciales que se encuentran

fuera del presupuesto anual

A OBJETIVO Y ALCANCE

La presente poliacutetica detalla los lineamientos para establecer puntos de control en el

establecimiento de descuentos comerciales otorgados a todos los clientes de la

compantildeiacutea Cadbury Adams Ecuador SA

B DEFINICIONES

Estrategia de Precio Disentildeado para otorgar precios al consumidor sin modificar la

lista de precios estaacutendar (mantener la lista de precios)

Desarrollo de Zona Descuento otorgado para impulsar el desarrollo de una zona

dentro de un cliente Se da debido a rentabilidad yo cobertura

Descuentos Estacionales Descuento otorgado para una estacioacuten o plan del antildeo Por

ejemplo verano inverno Navidad Vacaciones etc

Descuentos Para evitar contrabando Descuento relacionado a un producto

especiacutefico para generar una accioacuten de venta en ciertas ciudadesregioneszonas que

evite la compra por parte de los clientes indirectos de producto de contrabando

Descuentos Para evitar ldquoWrite Offrdquo Descuento relacionado a un producto

especiacutefico para generar que permita al cliente mejorar la rotacioacuten del producto

evitando la incineracioacuten del producto por mal estado debido a alcanzar la fecha de

vencimiento

226

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Planificacioacuten Financiera

bull Debe analizar las actividades dentro de presupuestoen los referente a los descuentos entregados porpromociones basados en concursos establecidos porlos clientes

bull Verificar la posibilidad de entregar promocionesadicionales de acuerdo a los colchones en elpresupuesto de ventas

Gerentes de canal deVentas

bull Determinar coordinando con la Gerencia de ventasy el aacuterea de Trade marketing la viabilidad deestablecer los descuentos promocionales

bull Verificar que el aacuterea de Trade Marketing realice lacomunicacioacuten adecuada y publicidadcorrespondiente para hacer conocer a los clientes elbeneficio y condiciones de la promocioacuten

Supervisor de Ventas

bull Conciliar los montos cumplidos por los clientespara emitir las notas de creacutedito

bull Verificar que los clientes reciban sus notas decreacutedito

Creacutedito y cobranzasbull Emitir las notas de creacutedito posterior a la

comprobacioacuten de la informacioacuten entregada porTrade Marketing

Gerente General bull Aprobar las actividades a realizar fuera delpresupuesto para otorgar descuentos comerciales

D METODOLOGIacuteA

bull El aacuterea de Trade Marketing en conjunto con la Gerencia de Ventas

determinaraacuten la posibilidad de iniciar una promocioacuten para los clientes a traveacutes

de la cual por el cumplimiento de metas establecidas en los niveles de

compras se haraacuten acreedores a un descuento calculado sobre las ventas que

ingresan en el concurso siempre y cuando el aacuterea de planificacioacuten financiera

haya informado que existe un colchoacuten en el presupuesto de ventas para

otorgar los descuentos mencionados

bull Las gerencias de canal de ventas elaboraraacuten un informe con el resumen de

los niveles de ventas esperados y que recesioacuten generaraacute posterior a la

promocioacuten tomando en cuenta los flujos de efectivo que se recibiriacutean por

adelantado y el costo ndash beneficio que generariacutea

227

bull En el caso que el informe genere beneficios y este sea aprobado por el

Gerente de ventas el aacuterea de Trade marketing deberaacute iniciar la comunicacioacuten

de la promocioacuten entre los clientes con el fin que los clientes puedan exigir

sus beneficios adquiridos y evitar que la Fuerza de Ventas pueda usurpar

dichos beneficios

bull Una vez alcanzadas las metas por los clientes creacuteditos y cobranzas deberaacute

emitir las notas de creacutedito y el supervisor de ventas se encargaraacute de verificar

que estas sean recibidas por el cliente

E SEGUIMIENTO

Se deberaacute realizar un seguimiento posterior al teacutermino de la promocioacuten para conocer

la satisfaccioacuten entre los clientes y cuaacuteles fueron los iacutendices de recuperacioacuten de

efectivo generado en esas ventas

Poliacutetica de Control para la presentacioacuten y revisioacuten de Reportes de Gastos

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de la poliacutetica es establecer paraacutemetros para una adecuada preparacioacuten y

presentacioacuten de los reportes de viajes de los colegas de la Compantildeiacutea Cadbury

Adams que seraacuten revisados en las oficinas de Quito asiacute como establecer puntos de

control en la revisioacuten de los mismos

B DEFINICIONES

Reportes de gastos Son documentos a traveacutes de los cuales los empleados de una

compantildeiacutea pueden solicitar la devolucioacuten de los valores desembolsados por ellos

siempre y cuando estos correspondan a gastos generados para atender actividades

que contengan un ingreso para la compantildeiacutea provocado o mejorado por dichos

desembolsos Estos desembolsos deben contener la documentacioacuten soporte de

acuerdo a lo establecido por la autoridad tributaria local Servicio de Rentas Internas

228

Viaacuteticos Son recursos asignados a los empleados de una entidad que para el

desempentildeo de sus funciones cuando deban de trasladarse por un periacuteodo mayor de

24 horas a lugares distintos al de su residencia Estos valores los gastos por concepto

de alimentacioacuten hospedaje y gastos menores inherentes al viaje

Sistema Dinnero Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes

a los viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos

como para presentar sus gastos por viaacuteticos

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Gerencias

bull Deberaacuten verificar que los valores presentados comoreembolsos por parte de los colegas sean racionalesy que estos esteacuten relacionados directamente altrabajo que ellos desempentildean antes de generar lasaprobaciones en el sistema

Analista de TradeMarketing Analista deCuentas por pagar

bull Revisar la documentacioacuten fiacutesica que soporta losgastos presentados por el colega y solicitados parareembolso asiacute como que el reporte esteacute lleno enforma correcta de acuerdo a la poliacutetica corporativade viajes y que cumpla con los requerimientosestablecidos en el reglamento para la aplicacioacuten dela Ley de reacutegimen tributario interno en su artiacuteculo27 que norma las liquidaciones de viaje

Contador general

bull Mantener actualizados de todas las reformastributarias emitidas por la autoridad fiscal a losAnalistas de Trade Marketing y de Cuentas porpagar con el fin de minimizar las contingenciastributarias

D METODOLOGIacuteA

bull Los colegas administrativos asiacute como los colegas de la Fuerza de Ventas que

poseen un equipo de coacutemputo de la compantildeiacutea deberaacuten ingresar la informacioacuten

de los reportes de gastos que deberaacute regirse a lo normado en la poliacutetica

corporativa de viajes en el sistema Dinnero uno por uno los documentos que

van a solicitar el reembolso en este detallaraacuten los valores completos sin

desglosar impuestos Una vez que los documentos hayan sido ingresados en

229

el sistema los empleados administrativos deberaacuten entregarlos al analista de

Cuentas por pagar y los administrativos de la Fuerza de Ventas al analista de

Trade Marketing Los empleados de la Fuerza de Ventas que no poseen un

equipo de coacutemputo de la empresa deberaacuten entregar los reportes de gastos

presentados de acuerdo a la poliacutetica de viajes directamente al analista de

Trade marketing para que este ingrese la informacioacuten documento por

documento y colega por colega en el sistema Dinnero a traveacutes de una

plantilla Aquellos documentos que excedan los montos asignados a cada uno

de los colegas por movilizacioacuten seraacuten rechazados y no se incluiraacuten en la

plantilla para la carga

Formato para la presentacioacuten de los reportes de Gastos

Instructivo

El reporte debe ser llenado por el empleado en el encabezado debe constar el

periodo y el motivo del viaje asiacute como la identificacioacuten del colega

En el cuerpo debe ir la siguiente informacioacuten

Fecha Debe contener la fecha del documento soporte del gasto

Ndeg El nuacutemero del documento soporte del gasto

Local El establecimiento donde se realizoacute el consumo

230

Descripcioacuten del gasto Identificacioacuten del tipo de gasto Ej Alojamiento nacional

Valor en moneda del documento Determinar el valor completo del soporte del

gasto en caso sea moneda extranjera en el caso de tratarse de doacutelares iraacute el mismo

valor en las dos uacuteltimas columnas

Valor en doacutelares Convertir el valor del documento soporte en caso de ser moneda

extranjera diferente de doacutelares

bull Los dos analistas mencionados deberaacuten revisar que los documentos que

respaldan el gasto contengan la siguiente informacioacuten fecha del documento

el local y el detalle del consumo realizado valor detallado en forma clara los

documentos no deben tener enmendaduras tachones ni borrones estar

presentados de acuerdo al nuevo reglamento para comprobantes de venta y

que no contengan consumos no permitidos en la poliacutetica corporativa de

viajes

bull En el caso uno o maacutes documentos no contengan la informacioacuten y de la forma

sentildealada en el punto anterior estos seraacuten devueltos a los colegas y no seraacuten

reembolsados

bull Las gerencias deberaacuten aprobar a traveacutes del sistema Dinnero los reportes de

gastos verificando todos los valores solicitados a reembolso En el caso que

los valores esteacuten fuera de los rangos normales para el gasto presentado este

deberaacute ser rechazado en el sistema Dinnero informando al colega el porqueacute

del rechazo

bull Si el colega logra justificar el valor consumido este se aprobaraacute en el sistema

procediendo a la contabilizacioacuten normal por parte de Shared Service

E SEGUIMIENTO

En el caso de la Fuerza de venta el aacuterea de Trade Marketing seraacute la encargada de

verificar que los pagos a los colegas se hayan realizado En el caso del aacuterea

Administrativa lo haraacute la analista de Cuentas por pagar

231

Poliacutetica de Control para la el establecimiento de metas en las ventas

A OBJETIVO Y ALCANCE

Delimitar praacutecticas correctas para establecer metas de ventas acordes con la realidad

de la compantildeiacutea que eviten que los empleados de la Fuerza de ventas se vean

abocados a realizar actos iliacutecitos o no eacuteticos con el fin de alcanzas las metas

planteadas por la administracioacuten en el territorio Ecuatoriano

B DEFINICIONES

Cuota Hace mencioacuten a la meta establecida por la Administracioacuten impuesta al

personal de la fuerza de ventas con el fin de que se cumpla un monto mensual

determinado tanto en valor como cantidad de los productos de la compantildeiacutea

Incentivos Son todos los beneficios que alcanza el persona del departamento de

Ventas por el cumplimiento de objetivos establecidos en el presupuesto de ventas

Demanda Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes a los

viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos como

para presentar sus gastos por viaacuteticos

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Gerente General

bull Llamar a reunioacuten al comiteacute gerencial para estableceren conjunto y consenso el presupuesto de objetivosde ventas

bull Revisar y verificar todos los escenarios posiblespara la consecucioacuten de las ventas frente al sistemapoliacutetico inestable en el paiacutes

bull Determina reuniones para realizar verificacionesmensuales de las metas establecidas y de ser el casoejecutar modificaciones de acuerdo a la realidad quela empresa y el paiacutes vivan en ese momento

232

Planificador Financiero

bull Plantear los escenarios para la consecucioacuten de losobjetivos de ventas a consideracioacuten del comiteacutegerencial

bull Establecer un presupuesto para dotar deherramientas comerciales y promocionales queapoyen a la Fuerza de ventas a la obtencioacuten de lacuota

Gerente de marketing

bull Informar acerca de los estudios de mercadoactualizados para determinar la demanda de losproductos del sector de confites en el Ecuador cuales el mercado ganado por la compantildeiacutea y lo queposee la competencia

bull Elaborar un FODA de la competenciabull Planificar estrategias de publicidad que mantenga

yo incrementen la participacioacuten de mercado asiacutecomo que se formen en una herramienta de influiren el consumidor para la adquisicioacuten de losproductos de la compantildeiacutea

Jefe de Trade Marketing bull Establecer estrategias promocionales y deexhibicioacuten para conquistar la atraccioacuten del mercado

Gerente de Ventas

bull Establecer estadiacutesticas de ventas por regioacuten ciudadsector y temporada para determinar cuaacuteles son lossitios y fechas en las que se pueden generar mejoraspara las ventas

Planificador de laDemanda

bull Determinar la demanda bajo estudios mensualesbull Informar al comiteacute gerencial en forma perioacutedica

acerca de la capacidad de cubrir la demandaestablecida a traveacutes de la capacidad de las plantaspara la entrega de producto

D METODOLOGIacuteA

bull Elaborar un presupuesto anual de objetivos de ventas tomando en cuenta

toda la informacioacuten entregada por los responsables en consenso con el

comiteacute gerencial

bull Revisar en forma mensual las variaciones generadas tanto en la realidad del

desarrollo del negocio como en la consecucioacuten de los objetivos y de ser el

caso replantear las metas para que estas sean racionales

bull Mantener los incentivos a la Fuerza de ventas para que la cuota sea

alcanzada

233

E SEGUIMIENTO

Realizar una evaluacioacuten mensual de los objetivos alcanzados y poner puntos de

atencioacuten en aquellos que no se estaacuten ejecutando para buscar oportunidades de

mejora

452 Procedimientos de Control Interno para el departamento de Ventas

bull Verificar que todos los reportes de gastos por viajes internacionales de la

Fuerza de Ventas sean presentado en un maacuteximo de 7 diacuteas calendario En el

caso de los viaacuteticos los documentos no deberaacuten tener una antiguumledad mayor a

un mes

bull Observar la poliacutetica de control de Creacuteditos y cobranzas donde se contemplan

paraacutemetros para la aprobacioacuten de pedidos previo a la aprobacioacuten de ventas

para evitar que se despache mercaderiacutea a clientes que no se encuentran al diacutea

con los pago

bull Realizar los caacutelculos de los incentivos ganados por el personal de la Fuerza

de ventas de acuerdo a los porcentajes establecidos en los beneficios a los

empleados

bull Observar la poliacutetica de control para Noacutemina con el fin de respetar las fechas

de entrega de la informacioacuten de los incentivos para que los empleados reciban

sus haberes a tiempo

bull Mantener bajo custodia segura los modelos exclusivos de los exhibidores

retirados de los proveedores con el fin de evitar posibles plagios o en su

defecto destruirlos en el caso que estos no se vayan a utilizar maacutes

bull Separar la mercaderiacutea recibida en buen estado de las devoluciones para

determinar si es procedente regresarla a los pallets de bodega o debe

realizarse con ella promociones o autoconsumos

234

Divulgacioacuten de las poliacuteticas corporativas e informacioacuten de laimportancia de su cumplimiento dos veces al antildeo que deberaacuten serincluidas en las presentaciones de las reuniones de Vamos Juntos enla que se entregaraacuten folletos con los puntos importantes de lasmismas en las que se deberaacuten ejemplarizar con casos reales

24000

Capacitacioacuten para el personal recieacuten ingresado que debe incluir unresumen de los procedimientos importantes de la compantildeiacuteainformacioacuten corporativa como poliacuteticas procedimientos valoresmisioacuten visioacuten etc asiacute como reuniones con el personal con el queinteractuaraacute en su trabajo diario

75000

Total costos relacionados con capacitaciones 99000

453 Actividades para el departamento de Ventas

bull Observar de forma inmediata el procedimiento corporativo de la otorgacioacuten

de descuentos comerciales que no se encuentran en el presupuesto para

desarrollarlo de acuerdo a los lineamientos de la administracioacuten

bull Establecer una adecuada comunicacioacuten entre las aacutereas de planificacioacuten

financiera Gerencias de ventas y Gerencia General para llevar a cabo en

forma correcta la poliacutetica administrativa para otorgar descuentos comerciales

bull Implementar las poliacuteticas propuestas para un adecuado control interno de los

procesos desarrollados en el departamento de Ventas

bull Aplicar los procedimientos de control establecidos en el presente capiacutetulo

como actividades del diacutea - diacutea

46 Costo ndash Beneficio de la implementacioacuten del Sistema de Control Interno para

los departamentos de Recursos Humanos Finanzas y Ventas

Costos generados

Capacitaciones

235

Honorarios a terceros

Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales

120000

Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones

300000

Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000

Materiales y Suministros

Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales

71400

Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil

50000

Total costos por suministros y materiales 121400

TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400

Beneficios

Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc

1300000

Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante

50000

Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial

250000

TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000

En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un

monto de $ 959600

Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que

implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos

permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a

estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad

evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas

De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa

iquestQueacute se va aMedir Objetivo

Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios

Conocimiento dela Visioacuten

Establecer cuantosempleados de lacompantildeiacutea conocensu visioacuten

Visioacuten

de empleados del departamentoFinanciero que Conocen la Visioacuten

de la Empresa Miacutenimoaceptable 85

82

83

El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten de laVisioacuten

Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con suvisioacuten

Visioacuten

de empleados del departamento deVentas que Comparten la Visioacuten de

la Empresa Miacutenimoaceptable 80

82

83

Se presenta como indicadorimportante ya que todos losempleados que conocen lamisioacuten estaacuten de acuerdo conesta

Total empleados del departamentode Ventas 99

Conocimiento dela Misioacuten

Fijar cuaacutentosempleados de lacompantildeiacutea conocensu misioacuten

Misioacuten

de empleados del departamento deVentas que Conocen la Misioacuten de la

Empresa Miacutenimoaceptable 75

82

83

El conocimiento de la visioacutenes aceptable por la entrega ydivulgacioacuten del planestrateacutegico en el 2009 eldesconocimiento es delpersonal ingresado desdefebrero 2010

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten de laMisioacuten

Determinar cuaacutentosempleados de laentidad estaacuten deacuerdo con sumisioacuten

Misioacuten

de empleados del departamento deVentas que Comparten la Misioacuten de

la Empresa Miacutenimoaceptable 83

82

83

Representa que todos losempleados trabajan en pro dela consecucioacuten de losobjetivos de la compantildeiacuteaTotal de empleados del

departamento de Ventas 99

219

iquestQueacute se va aMedir Objetivo

Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios

Eficacia de losMetas planteados

Establecer laeficacia en elalcance de las metasplanteados

Metas

Meses en que se ha alcanzado lameta de ventas

Miacutenimoaceptable 92

12

100

El departamento de ventas haalcanzado las metas de ventasdurante todos los meses delantildeo12 12

Nivel de eficaciaen las metaspropuestas

Determinar sobre el100 en queporcentaje promediohan sido alcanzadaslas ventas propuestas

Metas

Promedio de ventas realesalcanzadas

Miacutenimoaceptable 95

236000000115

El logro en las ventas ha sidobastante exitoso en el 2010pasando un 15 del propuestoPromedio de ventas propuestas en

el antildeo 205000000

Nivel deliderazgo delpersonal de lacompantildeiacutea

Fijar el nivel deliderazgo que poseeel personal engeneral

Direccioacuten yliderazgo

Personal que identifica el estilo deLiderazgo

Miacutenimoaceptable 10

12

12

El miacutenimo aceptable para deldepartamento es establecido enun 12 debido a la grancantidad de Personas en laFuerza de Ventas que trabajana cargo de supervisores ygerentes

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten delliderazgo de lacompantildeiacutea

Medir la aceptacioacutendel estilo deliderazgoestablecido en lacompantildeiacutea

Direccioacuten yliderazgo

Personas que aceptan el estilo deliderazgo

Miacutenimoaceptable 90

84

85

Existe una reaccioacuten de algunaspersonas para aceptar a laNueva Gerencia de Ventasestablecida por la compra deKraft a la compantildeiacutea

Total empleados del departamentode Ventas 99

220

221

45 Propuesta de Control Interno

Con los resultados obtenidos de la evaluacioacuten generaremos una propuesta de Control

Interno para el departamento de Ventas que le permita a la compantildeiacutea establecer un

sistema de control basado en poliacuteticas procedimientos y actividades en el aacuterea

comercial

451 Poliacuteticas de control para el departamento de Ventas

Poliacutetica para el Control de devoluciones

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de esta poliacutetica es establecer los lineamientos para la gestioacuten de las

devoluciones en Buen y Mal estado generadas en Ecuador en los canales Tradicional

Moderno y Mayorista

B DEFINICIONES

Devolucioacuten Es el retorno de un producto que ha estado en propiedad de un cliente

Buen Estado Se considera que un producto se encuentra en buen estado cuando se

encuentra apto para la venta con el empaque original y dentro de los plazos

suficientes para considerarlo como apto para la comercializacioacuten tomando en cuenta

el tiempo de su consumo de acuerdo a lo establecido en la poliacutetica comercial

Mal Estado Se considera que un producto se encuentra en mal estado cuando su

caducidad se encuentra cercana se encuentra averiado descontinuado o no vigente

por cambio de empaque

Rechazos Son las devoluciones del producto antes de perfeccionarse la venta es

decir no se hizo la transferencia de la propiedad del producto al cliente

222

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Supervisor de Ventas

bull Se encarga de verificar el producto a devolver y deelaborar el formato de pedido de recojo que debeindicar si el producto se encuentra en buen o malestado

bull Elaborar un informe que contenga el detalle si lamercaderiacutea fue vendida por la compantildeiacutea de acuerdo allote verificado

bull Coordinaraacute con la bodega la logiacutestica para recoger elproducto

Gerentes de canal deVentas

bull Gerente de Ventas deberaacute aprobar y validar el recojode la mercaderiacutea siempre y cuando haya recibido delsupervisor el informe de devolucioacuten caso contrariodeberaacute rechazar la devolucioacuten

Fuerza de ventas

bull Canalizar la solicitud de devolucioacuten desde el clientehasta el supervisor

bull Obtener la informacioacuten del cliente el porqueacute de ladevolucioacuten

Bodegabull Recibir la mercaderiacutea contra el informe aprobado por

el Gerente de ventasbull Emitir la nota de creacutedito

D METODOLOGIacuteA

bull Cuando se notifiqueacute la solicitud de devolucioacuten el supervisor deberaacute solicitar

a la bodega un reporte del lote que el cliente estaacute devolviendo para verificar

que este haya sido vendido por la compantildeiacutea y comprado por el cliente que

hace la solicitud ya que no se recibiraacuten cambios realizados por realizados

entre clientes

bull La Bodega no realizaraacute la logiacutestica para retirar el producto devuelto mientras

no haya recibido el informe firmado y aprobado por el gerente de ventas

bull La nota de creacutedito emitida debe ser entregada al cliente en el plazo maacuteximo

de 48 horas para que estas no generen rechazos por los clientes por las fechas

especialmente por cambio de mes

223

E SEGUIMIENTO

El seguimiento lo deberaacute realizar Creacuteditos y cobranzas en forma automaacutetica ya que

esta nota de creacutedito disminuiraacute el valor de la deuda del cliente En caso la cuenta del

cliente quedeacute con un saldo negativo creacuteditos deberaacute solicitar la emisioacuten de un pago

para que esta cuenta quede en cero

Poliacutetica para el Control de entrega del material promocional

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de esta poliacutetica es determinar puntos de control para asignar material

promocional a los clientes en todo el territorio ecuatoriano

B DEFINICIONES

Material promocional Son obras audiovisuales y graacuteficas asiacute como todas las partes

componentes de las mismas que constituyen los mensajes publicitarios de las

campantildeas difundidas a traveacutes de cualquier medio y soporte considerados como

convencionales

Exhibidores Constituye material promocional disentildeado para mejorar la

presentacioacuten en el punto de venta de los productos

Sectores High income Se considera a los sectores en los cuales los clientes tienen

un alto grado de consumo y nivel de ventas para la compantildeiacutea asiacute como los productos

que se comercializan en estos lugares son de costos altos

Sectores low income Son sectores en los que los niveles de ventas de la compantildeiacutea

son bajos y los productos consumidos son econoacutemicos

224

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Fuerza de ventas

bull Elaborar informe acerca de la asignacioacuten delmaterial promocional en el caso de exhibidores eltamantildeo solicitado el sector donde se ubica elcliente el espacio y la seguridad con el que contaraacuteel exhibidor y el monto de ventas que consume elcliente y cuanto podraacute mejorar con el apoyo de laexhibicioacuten

Supervisor de Ventas

bull Verificar y aprobar el informe presentado por elpersonal de la Fuerza de ventas

bull Entregar una copia de la aprobacioacuten a la bodegapara que el material sea entregado

Bodega

bull Entregar el material promocional uacutenicamente con elinforme aprobado por el supervisor de ventas

bull Emitir la orden de despacho para el adecuadocontrol de los inventarios de material promocional ysolicitar la firma del recibiacute confirme por parte delcliente

D METODOLOGIacuteA

bull Los preventistas y autoventistas deberaacuten incluir en el informe que deben

presentar a su supervisor el nivel de compras del cliente si el sector en el que

se encuentra el punto de venta es high o low income con la finalidad de

determinar el mejor exhibidor a ser asignado

bull El Supervisor debe corroborar la informacioacuten presentada por los preventistas

y autoventistas es correcta con la verificacioacuten fiacutesica y estadiacutesticas de ventas

bull El personal de la bodega NO podraacute sacar ninguacuten exhibidor de las bodegas que

no cuente con la debida aprobacioacuten e informe de firmado por el Supervisor de

ventas siendo la responsabilidad del supervisor la correcta asignacioacuten del

material promocional para los clientes

E SEGUIMIENTO

El personal de la Fuerza de ventas seraacute el encargado de verificar que el material

promocional asignado al cliente cuente con la seguridad para evitar su peacuterdida que

225

este sea mantenido en forma adecuada y seraacute el encargado de llenarlo de producto y

comprobar que no sea utilizado con otros productos que no sean de la compantildeiacutea

Poliacutetica de Control para establecer descuentos comerciales que se encuentran

fuera del presupuesto anual

A OBJETIVO Y ALCANCE

La presente poliacutetica detalla los lineamientos para establecer puntos de control en el

establecimiento de descuentos comerciales otorgados a todos los clientes de la

compantildeiacutea Cadbury Adams Ecuador SA

B DEFINICIONES

Estrategia de Precio Disentildeado para otorgar precios al consumidor sin modificar la

lista de precios estaacutendar (mantener la lista de precios)

Desarrollo de Zona Descuento otorgado para impulsar el desarrollo de una zona

dentro de un cliente Se da debido a rentabilidad yo cobertura

Descuentos Estacionales Descuento otorgado para una estacioacuten o plan del antildeo Por

ejemplo verano inverno Navidad Vacaciones etc

Descuentos Para evitar contrabando Descuento relacionado a un producto

especiacutefico para generar una accioacuten de venta en ciertas ciudadesregioneszonas que

evite la compra por parte de los clientes indirectos de producto de contrabando

Descuentos Para evitar ldquoWrite Offrdquo Descuento relacionado a un producto

especiacutefico para generar que permita al cliente mejorar la rotacioacuten del producto

evitando la incineracioacuten del producto por mal estado debido a alcanzar la fecha de

vencimiento

226

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Planificacioacuten Financiera

bull Debe analizar las actividades dentro de presupuestoen los referente a los descuentos entregados porpromociones basados en concursos establecidos porlos clientes

bull Verificar la posibilidad de entregar promocionesadicionales de acuerdo a los colchones en elpresupuesto de ventas

Gerentes de canal deVentas

bull Determinar coordinando con la Gerencia de ventasy el aacuterea de Trade marketing la viabilidad deestablecer los descuentos promocionales

bull Verificar que el aacuterea de Trade Marketing realice lacomunicacioacuten adecuada y publicidadcorrespondiente para hacer conocer a los clientes elbeneficio y condiciones de la promocioacuten

Supervisor de Ventas

bull Conciliar los montos cumplidos por los clientespara emitir las notas de creacutedito

bull Verificar que los clientes reciban sus notas decreacutedito

Creacutedito y cobranzasbull Emitir las notas de creacutedito posterior a la

comprobacioacuten de la informacioacuten entregada porTrade Marketing

Gerente General bull Aprobar las actividades a realizar fuera delpresupuesto para otorgar descuentos comerciales

D METODOLOGIacuteA

bull El aacuterea de Trade Marketing en conjunto con la Gerencia de Ventas

determinaraacuten la posibilidad de iniciar una promocioacuten para los clientes a traveacutes

de la cual por el cumplimiento de metas establecidas en los niveles de

compras se haraacuten acreedores a un descuento calculado sobre las ventas que

ingresan en el concurso siempre y cuando el aacuterea de planificacioacuten financiera

haya informado que existe un colchoacuten en el presupuesto de ventas para

otorgar los descuentos mencionados

bull Las gerencias de canal de ventas elaboraraacuten un informe con el resumen de

los niveles de ventas esperados y que recesioacuten generaraacute posterior a la

promocioacuten tomando en cuenta los flujos de efectivo que se recibiriacutean por

adelantado y el costo ndash beneficio que generariacutea

227

bull En el caso que el informe genere beneficios y este sea aprobado por el

Gerente de ventas el aacuterea de Trade marketing deberaacute iniciar la comunicacioacuten

de la promocioacuten entre los clientes con el fin que los clientes puedan exigir

sus beneficios adquiridos y evitar que la Fuerza de Ventas pueda usurpar

dichos beneficios

bull Una vez alcanzadas las metas por los clientes creacuteditos y cobranzas deberaacute

emitir las notas de creacutedito y el supervisor de ventas se encargaraacute de verificar

que estas sean recibidas por el cliente

E SEGUIMIENTO

Se deberaacute realizar un seguimiento posterior al teacutermino de la promocioacuten para conocer

la satisfaccioacuten entre los clientes y cuaacuteles fueron los iacutendices de recuperacioacuten de

efectivo generado en esas ventas

Poliacutetica de Control para la presentacioacuten y revisioacuten de Reportes de Gastos

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de la poliacutetica es establecer paraacutemetros para una adecuada preparacioacuten y

presentacioacuten de los reportes de viajes de los colegas de la Compantildeiacutea Cadbury

Adams que seraacuten revisados en las oficinas de Quito asiacute como establecer puntos de

control en la revisioacuten de los mismos

B DEFINICIONES

Reportes de gastos Son documentos a traveacutes de los cuales los empleados de una

compantildeiacutea pueden solicitar la devolucioacuten de los valores desembolsados por ellos

siempre y cuando estos correspondan a gastos generados para atender actividades

que contengan un ingreso para la compantildeiacutea provocado o mejorado por dichos

desembolsos Estos desembolsos deben contener la documentacioacuten soporte de

acuerdo a lo establecido por la autoridad tributaria local Servicio de Rentas Internas

228

Viaacuteticos Son recursos asignados a los empleados de una entidad que para el

desempentildeo de sus funciones cuando deban de trasladarse por un periacuteodo mayor de

24 horas a lugares distintos al de su residencia Estos valores los gastos por concepto

de alimentacioacuten hospedaje y gastos menores inherentes al viaje

Sistema Dinnero Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes

a los viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos

como para presentar sus gastos por viaacuteticos

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Gerencias

bull Deberaacuten verificar que los valores presentados comoreembolsos por parte de los colegas sean racionalesy que estos esteacuten relacionados directamente altrabajo que ellos desempentildean antes de generar lasaprobaciones en el sistema

Analista de TradeMarketing Analista deCuentas por pagar

bull Revisar la documentacioacuten fiacutesica que soporta losgastos presentados por el colega y solicitados parareembolso asiacute como que el reporte esteacute lleno enforma correcta de acuerdo a la poliacutetica corporativade viajes y que cumpla con los requerimientosestablecidos en el reglamento para la aplicacioacuten dela Ley de reacutegimen tributario interno en su artiacuteculo27 que norma las liquidaciones de viaje

Contador general

bull Mantener actualizados de todas las reformastributarias emitidas por la autoridad fiscal a losAnalistas de Trade Marketing y de Cuentas porpagar con el fin de minimizar las contingenciastributarias

D METODOLOGIacuteA

bull Los colegas administrativos asiacute como los colegas de la Fuerza de Ventas que

poseen un equipo de coacutemputo de la compantildeiacutea deberaacuten ingresar la informacioacuten

de los reportes de gastos que deberaacute regirse a lo normado en la poliacutetica

corporativa de viajes en el sistema Dinnero uno por uno los documentos que

van a solicitar el reembolso en este detallaraacuten los valores completos sin

desglosar impuestos Una vez que los documentos hayan sido ingresados en

229

el sistema los empleados administrativos deberaacuten entregarlos al analista de

Cuentas por pagar y los administrativos de la Fuerza de Ventas al analista de

Trade Marketing Los empleados de la Fuerza de Ventas que no poseen un

equipo de coacutemputo de la empresa deberaacuten entregar los reportes de gastos

presentados de acuerdo a la poliacutetica de viajes directamente al analista de

Trade marketing para que este ingrese la informacioacuten documento por

documento y colega por colega en el sistema Dinnero a traveacutes de una

plantilla Aquellos documentos que excedan los montos asignados a cada uno

de los colegas por movilizacioacuten seraacuten rechazados y no se incluiraacuten en la

plantilla para la carga

Formato para la presentacioacuten de los reportes de Gastos

Instructivo

El reporte debe ser llenado por el empleado en el encabezado debe constar el

periodo y el motivo del viaje asiacute como la identificacioacuten del colega

En el cuerpo debe ir la siguiente informacioacuten

Fecha Debe contener la fecha del documento soporte del gasto

Ndeg El nuacutemero del documento soporte del gasto

Local El establecimiento donde se realizoacute el consumo

230

Descripcioacuten del gasto Identificacioacuten del tipo de gasto Ej Alojamiento nacional

Valor en moneda del documento Determinar el valor completo del soporte del

gasto en caso sea moneda extranjera en el caso de tratarse de doacutelares iraacute el mismo

valor en las dos uacuteltimas columnas

Valor en doacutelares Convertir el valor del documento soporte en caso de ser moneda

extranjera diferente de doacutelares

bull Los dos analistas mencionados deberaacuten revisar que los documentos que

respaldan el gasto contengan la siguiente informacioacuten fecha del documento

el local y el detalle del consumo realizado valor detallado en forma clara los

documentos no deben tener enmendaduras tachones ni borrones estar

presentados de acuerdo al nuevo reglamento para comprobantes de venta y

que no contengan consumos no permitidos en la poliacutetica corporativa de

viajes

bull En el caso uno o maacutes documentos no contengan la informacioacuten y de la forma

sentildealada en el punto anterior estos seraacuten devueltos a los colegas y no seraacuten

reembolsados

bull Las gerencias deberaacuten aprobar a traveacutes del sistema Dinnero los reportes de

gastos verificando todos los valores solicitados a reembolso En el caso que

los valores esteacuten fuera de los rangos normales para el gasto presentado este

deberaacute ser rechazado en el sistema Dinnero informando al colega el porqueacute

del rechazo

bull Si el colega logra justificar el valor consumido este se aprobaraacute en el sistema

procediendo a la contabilizacioacuten normal por parte de Shared Service

E SEGUIMIENTO

En el caso de la Fuerza de venta el aacuterea de Trade Marketing seraacute la encargada de

verificar que los pagos a los colegas se hayan realizado En el caso del aacuterea

Administrativa lo haraacute la analista de Cuentas por pagar

231

Poliacutetica de Control para la el establecimiento de metas en las ventas

A OBJETIVO Y ALCANCE

Delimitar praacutecticas correctas para establecer metas de ventas acordes con la realidad

de la compantildeiacutea que eviten que los empleados de la Fuerza de ventas se vean

abocados a realizar actos iliacutecitos o no eacuteticos con el fin de alcanzas las metas

planteadas por la administracioacuten en el territorio Ecuatoriano

B DEFINICIONES

Cuota Hace mencioacuten a la meta establecida por la Administracioacuten impuesta al

personal de la fuerza de ventas con el fin de que se cumpla un monto mensual

determinado tanto en valor como cantidad de los productos de la compantildeiacutea

Incentivos Son todos los beneficios que alcanza el persona del departamento de

Ventas por el cumplimiento de objetivos establecidos en el presupuesto de ventas

Demanda Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes a los

viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos como

para presentar sus gastos por viaacuteticos

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Gerente General

bull Llamar a reunioacuten al comiteacute gerencial para estableceren conjunto y consenso el presupuesto de objetivosde ventas

bull Revisar y verificar todos los escenarios posiblespara la consecucioacuten de las ventas frente al sistemapoliacutetico inestable en el paiacutes

bull Determina reuniones para realizar verificacionesmensuales de las metas establecidas y de ser el casoejecutar modificaciones de acuerdo a la realidad quela empresa y el paiacutes vivan en ese momento

232

Planificador Financiero

bull Plantear los escenarios para la consecucioacuten de losobjetivos de ventas a consideracioacuten del comiteacutegerencial

bull Establecer un presupuesto para dotar deherramientas comerciales y promocionales queapoyen a la Fuerza de ventas a la obtencioacuten de lacuota

Gerente de marketing

bull Informar acerca de los estudios de mercadoactualizados para determinar la demanda de losproductos del sector de confites en el Ecuador cuales el mercado ganado por la compantildeiacutea y lo queposee la competencia

bull Elaborar un FODA de la competenciabull Planificar estrategias de publicidad que mantenga

yo incrementen la participacioacuten de mercado asiacutecomo que se formen en una herramienta de influiren el consumidor para la adquisicioacuten de losproductos de la compantildeiacutea

Jefe de Trade Marketing bull Establecer estrategias promocionales y deexhibicioacuten para conquistar la atraccioacuten del mercado

Gerente de Ventas

bull Establecer estadiacutesticas de ventas por regioacuten ciudadsector y temporada para determinar cuaacuteles son lossitios y fechas en las que se pueden generar mejoraspara las ventas

Planificador de laDemanda

bull Determinar la demanda bajo estudios mensualesbull Informar al comiteacute gerencial en forma perioacutedica

acerca de la capacidad de cubrir la demandaestablecida a traveacutes de la capacidad de las plantaspara la entrega de producto

D METODOLOGIacuteA

bull Elaborar un presupuesto anual de objetivos de ventas tomando en cuenta

toda la informacioacuten entregada por los responsables en consenso con el

comiteacute gerencial

bull Revisar en forma mensual las variaciones generadas tanto en la realidad del

desarrollo del negocio como en la consecucioacuten de los objetivos y de ser el

caso replantear las metas para que estas sean racionales

bull Mantener los incentivos a la Fuerza de ventas para que la cuota sea

alcanzada

233

E SEGUIMIENTO

Realizar una evaluacioacuten mensual de los objetivos alcanzados y poner puntos de

atencioacuten en aquellos que no se estaacuten ejecutando para buscar oportunidades de

mejora

452 Procedimientos de Control Interno para el departamento de Ventas

bull Verificar que todos los reportes de gastos por viajes internacionales de la

Fuerza de Ventas sean presentado en un maacuteximo de 7 diacuteas calendario En el

caso de los viaacuteticos los documentos no deberaacuten tener una antiguumledad mayor a

un mes

bull Observar la poliacutetica de control de Creacuteditos y cobranzas donde se contemplan

paraacutemetros para la aprobacioacuten de pedidos previo a la aprobacioacuten de ventas

para evitar que se despache mercaderiacutea a clientes que no se encuentran al diacutea

con los pago

bull Realizar los caacutelculos de los incentivos ganados por el personal de la Fuerza

de ventas de acuerdo a los porcentajes establecidos en los beneficios a los

empleados

bull Observar la poliacutetica de control para Noacutemina con el fin de respetar las fechas

de entrega de la informacioacuten de los incentivos para que los empleados reciban

sus haberes a tiempo

bull Mantener bajo custodia segura los modelos exclusivos de los exhibidores

retirados de los proveedores con el fin de evitar posibles plagios o en su

defecto destruirlos en el caso que estos no se vayan a utilizar maacutes

bull Separar la mercaderiacutea recibida en buen estado de las devoluciones para

determinar si es procedente regresarla a los pallets de bodega o debe

realizarse con ella promociones o autoconsumos

234

Divulgacioacuten de las poliacuteticas corporativas e informacioacuten de laimportancia de su cumplimiento dos veces al antildeo que deberaacuten serincluidas en las presentaciones de las reuniones de Vamos Juntos enla que se entregaraacuten folletos con los puntos importantes de lasmismas en las que se deberaacuten ejemplarizar con casos reales

24000

Capacitacioacuten para el personal recieacuten ingresado que debe incluir unresumen de los procedimientos importantes de la compantildeiacuteainformacioacuten corporativa como poliacuteticas procedimientos valoresmisioacuten visioacuten etc asiacute como reuniones con el personal con el queinteractuaraacute en su trabajo diario

75000

Total costos relacionados con capacitaciones 99000

453 Actividades para el departamento de Ventas

bull Observar de forma inmediata el procedimiento corporativo de la otorgacioacuten

de descuentos comerciales que no se encuentran en el presupuesto para

desarrollarlo de acuerdo a los lineamientos de la administracioacuten

bull Establecer una adecuada comunicacioacuten entre las aacutereas de planificacioacuten

financiera Gerencias de ventas y Gerencia General para llevar a cabo en

forma correcta la poliacutetica administrativa para otorgar descuentos comerciales

bull Implementar las poliacuteticas propuestas para un adecuado control interno de los

procesos desarrollados en el departamento de Ventas

bull Aplicar los procedimientos de control establecidos en el presente capiacutetulo

como actividades del diacutea - diacutea

46 Costo ndash Beneficio de la implementacioacuten del Sistema de Control Interno para

los departamentos de Recursos Humanos Finanzas y Ventas

Costos generados

Capacitaciones

235

Honorarios a terceros

Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales

120000

Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones

300000

Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000

Materiales y Suministros

Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales

71400

Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil

50000

Total costos por suministros y materiales 121400

TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400

Beneficios

Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc

1300000

Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante

50000

Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial

250000

TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000

En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un

monto de $ 959600

Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que

implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos

permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a

estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad

evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas

De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa

iquestQueacute se va aMedir Objetivo

Nombre delIndicador Paraacutemetros Comparativos Aplicacioacuten Resultado Comentarios

Eficacia de losMetas planteados

Establecer laeficacia en elalcance de las metasplanteados

Metas

Meses en que se ha alcanzado lameta de ventas

Miacutenimoaceptable 92

12

100

El departamento de ventas haalcanzado las metas de ventasdurante todos los meses delantildeo12 12

Nivel de eficaciaen las metaspropuestas

Determinar sobre el100 en queporcentaje promediohan sido alcanzadaslas ventas propuestas

Metas

Promedio de ventas realesalcanzadas

Miacutenimoaceptable 95

236000000115

El logro en las ventas ha sidobastante exitoso en el 2010pasando un 15 del propuestoPromedio de ventas propuestas en

el antildeo 205000000

Nivel deliderazgo delpersonal de lacompantildeiacutea

Fijar el nivel deliderazgo que poseeel personal engeneral

Direccioacuten yliderazgo

Personal que identifica el estilo deLiderazgo

Miacutenimoaceptable 10

12

12

El miacutenimo aceptable para deldepartamento es establecido enun 12 debido a la grancantidad de Personas en laFuerza de Ventas que trabajana cargo de supervisores ygerentes

Total empleados del departamentode Ventas 99

Aceptacioacuten delliderazgo de lacompantildeiacutea

Medir la aceptacioacutendel estilo deliderazgoestablecido en lacompantildeiacutea

Direccioacuten yliderazgo

Personas que aceptan el estilo deliderazgo

Miacutenimoaceptable 90

84

85

Existe una reaccioacuten de algunaspersonas para aceptar a laNueva Gerencia de Ventasestablecida por la compra deKraft a la compantildeiacutea

Total empleados del departamentode Ventas 99

220

221

45 Propuesta de Control Interno

Con los resultados obtenidos de la evaluacioacuten generaremos una propuesta de Control

Interno para el departamento de Ventas que le permita a la compantildeiacutea establecer un

sistema de control basado en poliacuteticas procedimientos y actividades en el aacuterea

comercial

451 Poliacuteticas de control para el departamento de Ventas

Poliacutetica para el Control de devoluciones

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de esta poliacutetica es establecer los lineamientos para la gestioacuten de las

devoluciones en Buen y Mal estado generadas en Ecuador en los canales Tradicional

Moderno y Mayorista

B DEFINICIONES

Devolucioacuten Es el retorno de un producto que ha estado en propiedad de un cliente

Buen Estado Se considera que un producto se encuentra en buen estado cuando se

encuentra apto para la venta con el empaque original y dentro de los plazos

suficientes para considerarlo como apto para la comercializacioacuten tomando en cuenta

el tiempo de su consumo de acuerdo a lo establecido en la poliacutetica comercial

Mal Estado Se considera que un producto se encuentra en mal estado cuando su

caducidad se encuentra cercana se encuentra averiado descontinuado o no vigente

por cambio de empaque

Rechazos Son las devoluciones del producto antes de perfeccionarse la venta es

decir no se hizo la transferencia de la propiedad del producto al cliente

222

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Supervisor de Ventas

bull Se encarga de verificar el producto a devolver y deelaborar el formato de pedido de recojo que debeindicar si el producto se encuentra en buen o malestado

bull Elaborar un informe que contenga el detalle si lamercaderiacutea fue vendida por la compantildeiacutea de acuerdo allote verificado

bull Coordinaraacute con la bodega la logiacutestica para recoger elproducto

Gerentes de canal deVentas

bull Gerente de Ventas deberaacute aprobar y validar el recojode la mercaderiacutea siempre y cuando haya recibido delsupervisor el informe de devolucioacuten caso contrariodeberaacute rechazar la devolucioacuten

Fuerza de ventas

bull Canalizar la solicitud de devolucioacuten desde el clientehasta el supervisor

bull Obtener la informacioacuten del cliente el porqueacute de ladevolucioacuten

Bodegabull Recibir la mercaderiacutea contra el informe aprobado por

el Gerente de ventasbull Emitir la nota de creacutedito

D METODOLOGIacuteA

bull Cuando se notifiqueacute la solicitud de devolucioacuten el supervisor deberaacute solicitar

a la bodega un reporte del lote que el cliente estaacute devolviendo para verificar

que este haya sido vendido por la compantildeiacutea y comprado por el cliente que

hace la solicitud ya que no se recibiraacuten cambios realizados por realizados

entre clientes

bull La Bodega no realizaraacute la logiacutestica para retirar el producto devuelto mientras

no haya recibido el informe firmado y aprobado por el gerente de ventas

bull La nota de creacutedito emitida debe ser entregada al cliente en el plazo maacuteximo

de 48 horas para que estas no generen rechazos por los clientes por las fechas

especialmente por cambio de mes

223

E SEGUIMIENTO

El seguimiento lo deberaacute realizar Creacuteditos y cobranzas en forma automaacutetica ya que

esta nota de creacutedito disminuiraacute el valor de la deuda del cliente En caso la cuenta del

cliente quedeacute con un saldo negativo creacuteditos deberaacute solicitar la emisioacuten de un pago

para que esta cuenta quede en cero

Poliacutetica para el Control de entrega del material promocional

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de esta poliacutetica es determinar puntos de control para asignar material

promocional a los clientes en todo el territorio ecuatoriano

B DEFINICIONES

Material promocional Son obras audiovisuales y graacuteficas asiacute como todas las partes

componentes de las mismas que constituyen los mensajes publicitarios de las

campantildeas difundidas a traveacutes de cualquier medio y soporte considerados como

convencionales

Exhibidores Constituye material promocional disentildeado para mejorar la

presentacioacuten en el punto de venta de los productos

Sectores High income Se considera a los sectores en los cuales los clientes tienen

un alto grado de consumo y nivel de ventas para la compantildeiacutea asiacute como los productos

que se comercializan en estos lugares son de costos altos

Sectores low income Son sectores en los que los niveles de ventas de la compantildeiacutea

son bajos y los productos consumidos son econoacutemicos

224

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Fuerza de ventas

bull Elaborar informe acerca de la asignacioacuten delmaterial promocional en el caso de exhibidores eltamantildeo solicitado el sector donde se ubica elcliente el espacio y la seguridad con el que contaraacuteel exhibidor y el monto de ventas que consume elcliente y cuanto podraacute mejorar con el apoyo de laexhibicioacuten

Supervisor de Ventas

bull Verificar y aprobar el informe presentado por elpersonal de la Fuerza de ventas

bull Entregar una copia de la aprobacioacuten a la bodegapara que el material sea entregado

Bodega

bull Entregar el material promocional uacutenicamente con elinforme aprobado por el supervisor de ventas

bull Emitir la orden de despacho para el adecuadocontrol de los inventarios de material promocional ysolicitar la firma del recibiacute confirme por parte delcliente

D METODOLOGIacuteA

bull Los preventistas y autoventistas deberaacuten incluir en el informe que deben

presentar a su supervisor el nivel de compras del cliente si el sector en el que

se encuentra el punto de venta es high o low income con la finalidad de

determinar el mejor exhibidor a ser asignado

bull El Supervisor debe corroborar la informacioacuten presentada por los preventistas

y autoventistas es correcta con la verificacioacuten fiacutesica y estadiacutesticas de ventas

bull El personal de la bodega NO podraacute sacar ninguacuten exhibidor de las bodegas que

no cuente con la debida aprobacioacuten e informe de firmado por el Supervisor de

ventas siendo la responsabilidad del supervisor la correcta asignacioacuten del

material promocional para los clientes

E SEGUIMIENTO

El personal de la Fuerza de ventas seraacute el encargado de verificar que el material

promocional asignado al cliente cuente con la seguridad para evitar su peacuterdida que

225

este sea mantenido en forma adecuada y seraacute el encargado de llenarlo de producto y

comprobar que no sea utilizado con otros productos que no sean de la compantildeiacutea

Poliacutetica de Control para establecer descuentos comerciales que se encuentran

fuera del presupuesto anual

A OBJETIVO Y ALCANCE

La presente poliacutetica detalla los lineamientos para establecer puntos de control en el

establecimiento de descuentos comerciales otorgados a todos los clientes de la

compantildeiacutea Cadbury Adams Ecuador SA

B DEFINICIONES

Estrategia de Precio Disentildeado para otorgar precios al consumidor sin modificar la

lista de precios estaacutendar (mantener la lista de precios)

Desarrollo de Zona Descuento otorgado para impulsar el desarrollo de una zona

dentro de un cliente Se da debido a rentabilidad yo cobertura

Descuentos Estacionales Descuento otorgado para una estacioacuten o plan del antildeo Por

ejemplo verano inverno Navidad Vacaciones etc

Descuentos Para evitar contrabando Descuento relacionado a un producto

especiacutefico para generar una accioacuten de venta en ciertas ciudadesregioneszonas que

evite la compra por parte de los clientes indirectos de producto de contrabando

Descuentos Para evitar ldquoWrite Offrdquo Descuento relacionado a un producto

especiacutefico para generar que permita al cliente mejorar la rotacioacuten del producto

evitando la incineracioacuten del producto por mal estado debido a alcanzar la fecha de

vencimiento

226

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Planificacioacuten Financiera

bull Debe analizar las actividades dentro de presupuestoen los referente a los descuentos entregados porpromociones basados en concursos establecidos porlos clientes

bull Verificar la posibilidad de entregar promocionesadicionales de acuerdo a los colchones en elpresupuesto de ventas

Gerentes de canal deVentas

bull Determinar coordinando con la Gerencia de ventasy el aacuterea de Trade marketing la viabilidad deestablecer los descuentos promocionales

bull Verificar que el aacuterea de Trade Marketing realice lacomunicacioacuten adecuada y publicidadcorrespondiente para hacer conocer a los clientes elbeneficio y condiciones de la promocioacuten

Supervisor de Ventas

bull Conciliar los montos cumplidos por los clientespara emitir las notas de creacutedito

bull Verificar que los clientes reciban sus notas decreacutedito

Creacutedito y cobranzasbull Emitir las notas de creacutedito posterior a la

comprobacioacuten de la informacioacuten entregada porTrade Marketing

Gerente General bull Aprobar las actividades a realizar fuera delpresupuesto para otorgar descuentos comerciales

D METODOLOGIacuteA

bull El aacuterea de Trade Marketing en conjunto con la Gerencia de Ventas

determinaraacuten la posibilidad de iniciar una promocioacuten para los clientes a traveacutes

de la cual por el cumplimiento de metas establecidas en los niveles de

compras se haraacuten acreedores a un descuento calculado sobre las ventas que

ingresan en el concurso siempre y cuando el aacuterea de planificacioacuten financiera

haya informado que existe un colchoacuten en el presupuesto de ventas para

otorgar los descuentos mencionados

bull Las gerencias de canal de ventas elaboraraacuten un informe con el resumen de

los niveles de ventas esperados y que recesioacuten generaraacute posterior a la

promocioacuten tomando en cuenta los flujos de efectivo que se recibiriacutean por

adelantado y el costo ndash beneficio que generariacutea

227

bull En el caso que el informe genere beneficios y este sea aprobado por el

Gerente de ventas el aacuterea de Trade marketing deberaacute iniciar la comunicacioacuten

de la promocioacuten entre los clientes con el fin que los clientes puedan exigir

sus beneficios adquiridos y evitar que la Fuerza de Ventas pueda usurpar

dichos beneficios

bull Una vez alcanzadas las metas por los clientes creacuteditos y cobranzas deberaacute

emitir las notas de creacutedito y el supervisor de ventas se encargaraacute de verificar

que estas sean recibidas por el cliente

E SEGUIMIENTO

Se deberaacute realizar un seguimiento posterior al teacutermino de la promocioacuten para conocer

la satisfaccioacuten entre los clientes y cuaacuteles fueron los iacutendices de recuperacioacuten de

efectivo generado en esas ventas

Poliacutetica de Control para la presentacioacuten y revisioacuten de Reportes de Gastos

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de la poliacutetica es establecer paraacutemetros para una adecuada preparacioacuten y

presentacioacuten de los reportes de viajes de los colegas de la Compantildeiacutea Cadbury

Adams que seraacuten revisados en las oficinas de Quito asiacute como establecer puntos de

control en la revisioacuten de los mismos

B DEFINICIONES

Reportes de gastos Son documentos a traveacutes de los cuales los empleados de una

compantildeiacutea pueden solicitar la devolucioacuten de los valores desembolsados por ellos

siempre y cuando estos correspondan a gastos generados para atender actividades

que contengan un ingreso para la compantildeiacutea provocado o mejorado por dichos

desembolsos Estos desembolsos deben contener la documentacioacuten soporte de

acuerdo a lo establecido por la autoridad tributaria local Servicio de Rentas Internas

228

Viaacuteticos Son recursos asignados a los empleados de una entidad que para el

desempentildeo de sus funciones cuando deban de trasladarse por un periacuteodo mayor de

24 horas a lugares distintos al de su residencia Estos valores los gastos por concepto

de alimentacioacuten hospedaje y gastos menores inherentes al viaje

Sistema Dinnero Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes

a los viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos

como para presentar sus gastos por viaacuteticos

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Gerencias

bull Deberaacuten verificar que los valores presentados comoreembolsos por parte de los colegas sean racionalesy que estos esteacuten relacionados directamente altrabajo que ellos desempentildean antes de generar lasaprobaciones en el sistema

Analista de TradeMarketing Analista deCuentas por pagar

bull Revisar la documentacioacuten fiacutesica que soporta losgastos presentados por el colega y solicitados parareembolso asiacute como que el reporte esteacute lleno enforma correcta de acuerdo a la poliacutetica corporativade viajes y que cumpla con los requerimientosestablecidos en el reglamento para la aplicacioacuten dela Ley de reacutegimen tributario interno en su artiacuteculo27 que norma las liquidaciones de viaje

Contador general

bull Mantener actualizados de todas las reformastributarias emitidas por la autoridad fiscal a losAnalistas de Trade Marketing y de Cuentas porpagar con el fin de minimizar las contingenciastributarias

D METODOLOGIacuteA

bull Los colegas administrativos asiacute como los colegas de la Fuerza de Ventas que

poseen un equipo de coacutemputo de la compantildeiacutea deberaacuten ingresar la informacioacuten

de los reportes de gastos que deberaacute regirse a lo normado en la poliacutetica

corporativa de viajes en el sistema Dinnero uno por uno los documentos que

van a solicitar el reembolso en este detallaraacuten los valores completos sin

desglosar impuestos Una vez que los documentos hayan sido ingresados en

229

el sistema los empleados administrativos deberaacuten entregarlos al analista de

Cuentas por pagar y los administrativos de la Fuerza de Ventas al analista de

Trade Marketing Los empleados de la Fuerza de Ventas que no poseen un

equipo de coacutemputo de la empresa deberaacuten entregar los reportes de gastos

presentados de acuerdo a la poliacutetica de viajes directamente al analista de

Trade marketing para que este ingrese la informacioacuten documento por

documento y colega por colega en el sistema Dinnero a traveacutes de una

plantilla Aquellos documentos que excedan los montos asignados a cada uno

de los colegas por movilizacioacuten seraacuten rechazados y no se incluiraacuten en la

plantilla para la carga

Formato para la presentacioacuten de los reportes de Gastos

Instructivo

El reporte debe ser llenado por el empleado en el encabezado debe constar el

periodo y el motivo del viaje asiacute como la identificacioacuten del colega

En el cuerpo debe ir la siguiente informacioacuten

Fecha Debe contener la fecha del documento soporte del gasto

Ndeg El nuacutemero del documento soporte del gasto

Local El establecimiento donde se realizoacute el consumo

230

Descripcioacuten del gasto Identificacioacuten del tipo de gasto Ej Alojamiento nacional

Valor en moneda del documento Determinar el valor completo del soporte del

gasto en caso sea moneda extranjera en el caso de tratarse de doacutelares iraacute el mismo

valor en las dos uacuteltimas columnas

Valor en doacutelares Convertir el valor del documento soporte en caso de ser moneda

extranjera diferente de doacutelares

bull Los dos analistas mencionados deberaacuten revisar que los documentos que

respaldan el gasto contengan la siguiente informacioacuten fecha del documento

el local y el detalle del consumo realizado valor detallado en forma clara los

documentos no deben tener enmendaduras tachones ni borrones estar

presentados de acuerdo al nuevo reglamento para comprobantes de venta y

que no contengan consumos no permitidos en la poliacutetica corporativa de

viajes

bull En el caso uno o maacutes documentos no contengan la informacioacuten y de la forma

sentildealada en el punto anterior estos seraacuten devueltos a los colegas y no seraacuten

reembolsados

bull Las gerencias deberaacuten aprobar a traveacutes del sistema Dinnero los reportes de

gastos verificando todos los valores solicitados a reembolso En el caso que

los valores esteacuten fuera de los rangos normales para el gasto presentado este

deberaacute ser rechazado en el sistema Dinnero informando al colega el porqueacute

del rechazo

bull Si el colega logra justificar el valor consumido este se aprobaraacute en el sistema

procediendo a la contabilizacioacuten normal por parte de Shared Service

E SEGUIMIENTO

En el caso de la Fuerza de venta el aacuterea de Trade Marketing seraacute la encargada de

verificar que los pagos a los colegas se hayan realizado En el caso del aacuterea

Administrativa lo haraacute la analista de Cuentas por pagar

231

Poliacutetica de Control para la el establecimiento de metas en las ventas

A OBJETIVO Y ALCANCE

Delimitar praacutecticas correctas para establecer metas de ventas acordes con la realidad

de la compantildeiacutea que eviten que los empleados de la Fuerza de ventas se vean

abocados a realizar actos iliacutecitos o no eacuteticos con el fin de alcanzas las metas

planteadas por la administracioacuten en el territorio Ecuatoriano

B DEFINICIONES

Cuota Hace mencioacuten a la meta establecida por la Administracioacuten impuesta al

personal de la fuerza de ventas con el fin de que se cumpla un monto mensual

determinado tanto en valor como cantidad de los productos de la compantildeiacutea

Incentivos Son todos los beneficios que alcanza el persona del departamento de

Ventas por el cumplimiento de objetivos establecidos en el presupuesto de ventas

Demanda Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes a los

viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos como

para presentar sus gastos por viaacuteticos

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Gerente General

bull Llamar a reunioacuten al comiteacute gerencial para estableceren conjunto y consenso el presupuesto de objetivosde ventas

bull Revisar y verificar todos los escenarios posiblespara la consecucioacuten de las ventas frente al sistemapoliacutetico inestable en el paiacutes

bull Determina reuniones para realizar verificacionesmensuales de las metas establecidas y de ser el casoejecutar modificaciones de acuerdo a la realidad quela empresa y el paiacutes vivan en ese momento

232

Planificador Financiero

bull Plantear los escenarios para la consecucioacuten de losobjetivos de ventas a consideracioacuten del comiteacutegerencial

bull Establecer un presupuesto para dotar deherramientas comerciales y promocionales queapoyen a la Fuerza de ventas a la obtencioacuten de lacuota

Gerente de marketing

bull Informar acerca de los estudios de mercadoactualizados para determinar la demanda de losproductos del sector de confites en el Ecuador cuales el mercado ganado por la compantildeiacutea y lo queposee la competencia

bull Elaborar un FODA de la competenciabull Planificar estrategias de publicidad que mantenga

yo incrementen la participacioacuten de mercado asiacutecomo que se formen en una herramienta de influiren el consumidor para la adquisicioacuten de losproductos de la compantildeiacutea

Jefe de Trade Marketing bull Establecer estrategias promocionales y deexhibicioacuten para conquistar la atraccioacuten del mercado

Gerente de Ventas

bull Establecer estadiacutesticas de ventas por regioacuten ciudadsector y temporada para determinar cuaacuteles son lossitios y fechas en las que se pueden generar mejoraspara las ventas

Planificador de laDemanda

bull Determinar la demanda bajo estudios mensualesbull Informar al comiteacute gerencial en forma perioacutedica

acerca de la capacidad de cubrir la demandaestablecida a traveacutes de la capacidad de las plantaspara la entrega de producto

D METODOLOGIacuteA

bull Elaborar un presupuesto anual de objetivos de ventas tomando en cuenta

toda la informacioacuten entregada por los responsables en consenso con el

comiteacute gerencial

bull Revisar en forma mensual las variaciones generadas tanto en la realidad del

desarrollo del negocio como en la consecucioacuten de los objetivos y de ser el

caso replantear las metas para que estas sean racionales

bull Mantener los incentivos a la Fuerza de ventas para que la cuota sea

alcanzada

233

E SEGUIMIENTO

Realizar una evaluacioacuten mensual de los objetivos alcanzados y poner puntos de

atencioacuten en aquellos que no se estaacuten ejecutando para buscar oportunidades de

mejora

452 Procedimientos de Control Interno para el departamento de Ventas

bull Verificar que todos los reportes de gastos por viajes internacionales de la

Fuerza de Ventas sean presentado en un maacuteximo de 7 diacuteas calendario En el

caso de los viaacuteticos los documentos no deberaacuten tener una antiguumledad mayor a

un mes

bull Observar la poliacutetica de control de Creacuteditos y cobranzas donde se contemplan

paraacutemetros para la aprobacioacuten de pedidos previo a la aprobacioacuten de ventas

para evitar que se despache mercaderiacutea a clientes que no se encuentran al diacutea

con los pago

bull Realizar los caacutelculos de los incentivos ganados por el personal de la Fuerza

de ventas de acuerdo a los porcentajes establecidos en los beneficios a los

empleados

bull Observar la poliacutetica de control para Noacutemina con el fin de respetar las fechas

de entrega de la informacioacuten de los incentivos para que los empleados reciban

sus haberes a tiempo

bull Mantener bajo custodia segura los modelos exclusivos de los exhibidores

retirados de los proveedores con el fin de evitar posibles plagios o en su

defecto destruirlos en el caso que estos no se vayan a utilizar maacutes

bull Separar la mercaderiacutea recibida en buen estado de las devoluciones para

determinar si es procedente regresarla a los pallets de bodega o debe

realizarse con ella promociones o autoconsumos

234

Divulgacioacuten de las poliacuteticas corporativas e informacioacuten de laimportancia de su cumplimiento dos veces al antildeo que deberaacuten serincluidas en las presentaciones de las reuniones de Vamos Juntos enla que se entregaraacuten folletos con los puntos importantes de lasmismas en las que se deberaacuten ejemplarizar con casos reales

24000

Capacitacioacuten para el personal recieacuten ingresado que debe incluir unresumen de los procedimientos importantes de la compantildeiacuteainformacioacuten corporativa como poliacuteticas procedimientos valoresmisioacuten visioacuten etc asiacute como reuniones con el personal con el queinteractuaraacute en su trabajo diario

75000

Total costos relacionados con capacitaciones 99000

453 Actividades para el departamento de Ventas

bull Observar de forma inmediata el procedimiento corporativo de la otorgacioacuten

de descuentos comerciales que no se encuentran en el presupuesto para

desarrollarlo de acuerdo a los lineamientos de la administracioacuten

bull Establecer una adecuada comunicacioacuten entre las aacutereas de planificacioacuten

financiera Gerencias de ventas y Gerencia General para llevar a cabo en

forma correcta la poliacutetica administrativa para otorgar descuentos comerciales

bull Implementar las poliacuteticas propuestas para un adecuado control interno de los

procesos desarrollados en el departamento de Ventas

bull Aplicar los procedimientos de control establecidos en el presente capiacutetulo

como actividades del diacutea - diacutea

46 Costo ndash Beneficio de la implementacioacuten del Sistema de Control Interno para

los departamentos de Recursos Humanos Finanzas y Ventas

Costos generados

Capacitaciones

235

Honorarios a terceros

Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales

120000

Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones

300000

Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000

Materiales y Suministros

Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales

71400

Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil

50000

Total costos por suministros y materiales 121400

TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400

Beneficios

Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc

1300000

Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante

50000

Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial

250000

TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000

En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un

monto de $ 959600

Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que

implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos

permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a

estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad

evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas

De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa

221

45 Propuesta de Control Interno

Con los resultados obtenidos de la evaluacioacuten generaremos una propuesta de Control

Interno para el departamento de Ventas que le permita a la compantildeiacutea establecer un

sistema de control basado en poliacuteticas procedimientos y actividades en el aacuterea

comercial

451 Poliacuteticas de control para el departamento de Ventas

Poliacutetica para el Control de devoluciones

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de esta poliacutetica es establecer los lineamientos para la gestioacuten de las

devoluciones en Buen y Mal estado generadas en Ecuador en los canales Tradicional

Moderno y Mayorista

B DEFINICIONES

Devolucioacuten Es el retorno de un producto que ha estado en propiedad de un cliente

Buen Estado Se considera que un producto se encuentra en buen estado cuando se

encuentra apto para la venta con el empaque original y dentro de los plazos

suficientes para considerarlo como apto para la comercializacioacuten tomando en cuenta

el tiempo de su consumo de acuerdo a lo establecido en la poliacutetica comercial

Mal Estado Se considera que un producto se encuentra en mal estado cuando su

caducidad se encuentra cercana se encuentra averiado descontinuado o no vigente

por cambio de empaque

Rechazos Son las devoluciones del producto antes de perfeccionarse la venta es

decir no se hizo la transferencia de la propiedad del producto al cliente

222

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Supervisor de Ventas

bull Se encarga de verificar el producto a devolver y deelaborar el formato de pedido de recojo que debeindicar si el producto se encuentra en buen o malestado

bull Elaborar un informe que contenga el detalle si lamercaderiacutea fue vendida por la compantildeiacutea de acuerdo allote verificado

bull Coordinaraacute con la bodega la logiacutestica para recoger elproducto

Gerentes de canal deVentas

bull Gerente de Ventas deberaacute aprobar y validar el recojode la mercaderiacutea siempre y cuando haya recibido delsupervisor el informe de devolucioacuten caso contrariodeberaacute rechazar la devolucioacuten

Fuerza de ventas

bull Canalizar la solicitud de devolucioacuten desde el clientehasta el supervisor

bull Obtener la informacioacuten del cliente el porqueacute de ladevolucioacuten

Bodegabull Recibir la mercaderiacutea contra el informe aprobado por

el Gerente de ventasbull Emitir la nota de creacutedito

D METODOLOGIacuteA

bull Cuando se notifiqueacute la solicitud de devolucioacuten el supervisor deberaacute solicitar

a la bodega un reporte del lote que el cliente estaacute devolviendo para verificar

que este haya sido vendido por la compantildeiacutea y comprado por el cliente que

hace la solicitud ya que no se recibiraacuten cambios realizados por realizados

entre clientes

bull La Bodega no realizaraacute la logiacutestica para retirar el producto devuelto mientras

no haya recibido el informe firmado y aprobado por el gerente de ventas

bull La nota de creacutedito emitida debe ser entregada al cliente en el plazo maacuteximo

de 48 horas para que estas no generen rechazos por los clientes por las fechas

especialmente por cambio de mes

223

E SEGUIMIENTO

El seguimiento lo deberaacute realizar Creacuteditos y cobranzas en forma automaacutetica ya que

esta nota de creacutedito disminuiraacute el valor de la deuda del cliente En caso la cuenta del

cliente quedeacute con un saldo negativo creacuteditos deberaacute solicitar la emisioacuten de un pago

para que esta cuenta quede en cero

Poliacutetica para el Control de entrega del material promocional

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de esta poliacutetica es determinar puntos de control para asignar material

promocional a los clientes en todo el territorio ecuatoriano

B DEFINICIONES

Material promocional Son obras audiovisuales y graacuteficas asiacute como todas las partes

componentes de las mismas que constituyen los mensajes publicitarios de las

campantildeas difundidas a traveacutes de cualquier medio y soporte considerados como

convencionales

Exhibidores Constituye material promocional disentildeado para mejorar la

presentacioacuten en el punto de venta de los productos

Sectores High income Se considera a los sectores en los cuales los clientes tienen

un alto grado de consumo y nivel de ventas para la compantildeiacutea asiacute como los productos

que se comercializan en estos lugares son de costos altos

Sectores low income Son sectores en los que los niveles de ventas de la compantildeiacutea

son bajos y los productos consumidos son econoacutemicos

224

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Fuerza de ventas

bull Elaborar informe acerca de la asignacioacuten delmaterial promocional en el caso de exhibidores eltamantildeo solicitado el sector donde se ubica elcliente el espacio y la seguridad con el que contaraacuteel exhibidor y el monto de ventas que consume elcliente y cuanto podraacute mejorar con el apoyo de laexhibicioacuten

Supervisor de Ventas

bull Verificar y aprobar el informe presentado por elpersonal de la Fuerza de ventas

bull Entregar una copia de la aprobacioacuten a la bodegapara que el material sea entregado

Bodega

bull Entregar el material promocional uacutenicamente con elinforme aprobado por el supervisor de ventas

bull Emitir la orden de despacho para el adecuadocontrol de los inventarios de material promocional ysolicitar la firma del recibiacute confirme por parte delcliente

D METODOLOGIacuteA

bull Los preventistas y autoventistas deberaacuten incluir en el informe que deben

presentar a su supervisor el nivel de compras del cliente si el sector en el que

se encuentra el punto de venta es high o low income con la finalidad de

determinar el mejor exhibidor a ser asignado

bull El Supervisor debe corroborar la informacioacuten presentada por los preventistas

y autoventistas es correcta con la verificacioacuten fiacutesica y estadiacutesticas de ventas

bull El personal de la bodega NO podraacute sacar ninguacuten exhibidor de las bodegas que

no cuente con la debida aprobacioacuten e informe de firmado por el Supervisor de

ventas siendo la responsabilidad del supervisor la correcta asignacioacuten del

material promocional para los clientes

E SEGUIMIENTO

El personal de la Fuerza de ventas seraacute el encargado de verificar que el material

promocional asignado al cliente cuente con la seguridad para evitar su peacuterdida que

225

este sea mantenido en forma adecuada y seraacute el encargado de llenarlo de producto y

comprobar que no sea utilizado con otros productos que no sean de la compantildeiacutea

Poliacutetica de Control para establecer descuentos comerciales que se encuentran

fuera del presupuesto anual

A OBJETIVO Y ALCANCE

La presente poliacutetica detalla los lineamientos para establecer puntos de control en el

establecimiento de descuentos comerciales otorgados a todos los clientes de la

compantildeiacutea Cadbury Adams Ecuador SA

B DEFINICIONES

Estrategia de Precio Disentildeado para otorgar precios al consumidor sin modificar la

lista de precios estaacutendar (mantener la lista de precios)

Desarrollo de Zona Descuento otorgado para impulsar el desarrollo de una zona

dentro de un cliente Se da debido a rentabilidad yo cobertura

Descuentos Estacionales Descuento otorgado para una estacioacuten o plan del antildeo Por

ejemplo verano inverno Navidad Vacaciones etc

Descuentos Para evitar contrabando Descuento relacionado a un producto

especiacutefico para generar una accioacuten de venta en ciertas ciudadesregioneszonas que

evite la compra por parte de los clientes indirectos de producto de contrabando

Descuentos Para evitar ldquoWrite Offrdquo Descuento relacionado a un producto

especiacutefico para generar que permita al cliente mejorar la rotacioacuten del producto

evitando la incineracioacuten del producto por mal estado debido a alcanzar la fecha de

vencimiento

226

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Planificacioacuten Financiera

bull Debe analizar las actividades dentro de presupuestoen los referente a los descuentos entregados porpromociones basados en concursos establecidos porlos clientes

bull Verificar la posibilidad de entregar promocionesadicionales de acuerdo a los colchones en elpresupuesto de ventas

Gerentes de canal deVentas

bull Determinar coordinando con la Gerencia de ventasy el aacuterea de Trade marketing la viabilidad deestablecer los descuentos promocionales

bull Verificar que el aacuterea de Trade Marketing realice lacomunicacioacuten adecuada y publicidadcorrespondiente para hacer conocer a los clientes elbeneficio y condiciones de la promocioacuten

Supervisor de Ventas

bull Conciliar los montos cumplidos por los clientespara emitir las notas de creacutedito

bull Verificar que los clientes reciban sus notas decreacutedito

Creacutedito y cobranzasbull Emitir las notas de creacutedito posterior a la

comprobacioacuten de la informacioacuten entregada porTrade Marketing

Gerente General bull Aprobar las actividades a realizar fuera delpresupuesto para otorgar descuentos comerciales

D METODOLOGIacuteA

bull El aacuterea de Trade Marketing en conjunto con la Gerencia de Ventas

determinaraacuten la posibilidad de iniciar una promocioacuten para los clientes a traveacutes

de la cual por el cumplimiento de metas establecidas en los niveles de

compras se haraacuten acreedores a un descuento calculado sobre las ventas que

ingresan en el concurso siempre y cuando el aacuterea de planificacioacuten financiera

haya informado que existe un colchoacuten en el presupuesto de ventas para

otorgar los descuentos mencionados

bull Las gerencias de canal de ventas elaboraraacuten un informe con el resumen de

los niveles de ventas esperados y que recesioacuten generaraacute posterior a la

promocioacuten tomando en cuenta los flujos de efectivo que se recibiriacutean por

adelantado y el costo ndash beneficio que generariacutea

227

bull En el caso que el informe genere beneficios y este sea aprobado por el

Gerente de ventas el aacuterea de Trade marketing deberaacute iniciar la comunicacioacuten

de la promocioacuten entre los clientes con el fin que los clientes puedan exigir

sus beneficios adquiridos y evitar que la Fuerza de Ventas pueda usurpar

dichos beneficios

bull Una vez alcanzadas las metas por los clientes creacuteditos y cobranzas deberaacute

emitir las notas de creacutedito y el supervisor de ventas se encargaraacute de verificar

que estas sean recibidas por el cliente

E SEGUIMIENTO

Se deberaacute realizar un seguimiento posterior al teacutermino de la promocioacuten para conocer

la satisfaccioacuten entre los clientes y cuaacuteles fueron los iacutendices de recuperacioacuten de

efectivo generado en esas ventas

Poliacutetica de Control para la presentacioacuten y revisioacuten de Reportes de Gastos

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de la poliacutetica es establecer paraacutemetros para una adecuada preparacioacuten y

presentacioacuten de los reportes de viajes de los colegas de la Compantildeiacutea Cadbury

Adams que seraacuten revisados en las oficinas de Quito asiacute como establecer puntos de

control en la revisioacuten de los mismos

B DEFINICIONES

Reportes de gastos Son documentos a traveacutes de los cuales los empleados de una

compantildeiacutea pueden solicitar la devolucioacuten de los valores desembolsados por ellos

siempre y cuando estos correspondan a gastos generados para atender actividades

que contengan un ingreso para la compantildeiacutea provocado o mejorado por dichos

desembolsos Estos desembolsos deben contener la documentacioacuten soporte de

acuerdo a lo establecido por la autoridad tributaria local Servicio de Rentas Internas

228

Viaacuteticos Son recursos asignados a los empleados de una entidad que para el

desempentildeo de sus funciones cuando deban de trasladarse por un periacuteodo mayor de

24 horas a lugares distintos al de su residencia Estos valores los gastos por concepto

de alimentacioacuten hospedaje y gastos menores inherentes al viaje

Sistema Dinnero Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes

a los viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos

como para presentar sus gastos por viaacuteticos

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Gerencias

bull Deberaacuten verificar que los valores presentados comoreembolsos por parte de los colegas sean racionalesy que estos esteacuten relacionados directamente altrabajo que ellos desempentildean antes de generar lasaprobaciones en el sistema

Analista de TradeMarketing Analista deCuentas por pagar

bull Revisar la documentacioacuten fiacutesica que soporta losgastos presentados por el colega y solicitados parareembolso asiacute como que el reporte esteacute lleno enforma correcta de acuerdo a la poliacutetica corporativade viajes y que cumpla con los requerimientosestablecidos en el reglamento para la aplicacioacuten dela Ley de reacutegimen tributario interno en su artiacuteculo27 que norma las liquidaciones de viaje

Contador general

bull Mantener actualizados de todas las reformastributarias emitidas por la autoridad fiscal a losAnalistas de Trade Marketing y de Cuentas porpagar con el fin de minimizar las contingenciastributarias

D METODOLOGIacuteA

bull Los colegas administrativos asiacute como los colegas de la Fuerza de Ventas que

poseen un equipo de coacutemputo de la compantildeiacutea deberaacuten ingresar la informacioacuten

de los reportes de gastos que deberaacute regirse a lo normado en la poliacutetica

corporativa de viajes en el sistema Dinnero uno por uno los documentos que

van a solicitar el reembolso en este detallaraacuten los valores completos sin

desglosar impuestos Una vez que los documentos hayan sido ingresados en

229

el sistema los empleados administrativos deberaacuten entregarlos al analista de

Cuentas por pagar y los administrativos de la Fuerza de Ventas al analista de

Trade Marketing Los empleados de la Fuerza de Ventas que no poseen un

equipo de coacutemputo de la empresa deberaacuten entregar los reportes de gastos

presentados de acuerdo a la poliacutetica de viajes directamente al analista de

Trade marketing para que este ingrese la informacioacuten documento por

documento y colega por colega en el sistema Dinnero a traveacutes de una

plantilla Aquellos documentos que excedan los montos asignados a cada uno

de los colegas por movilizacioacuten seraacuten rechazados y no se incluiraacuten en la

plantilla para la carga

Formato para la presentacioacuten de los reportes de Gastos

Instructivo

El reporte debe ser llenado por el empleado en el encabezado debe constar el

periodo y el motivo del viaje asiacute como la identificacioacuten del colega

En el cuerpo debe ir la siguiente informacioacuten

Fecha Debe contener la fecha del documento soporte del gasto

Ndeg El nuacutemero del documento soporte del gasto

Local El establecimiento donde se realizoacute el consumo

230

Descripcioacuten del gasto Identificacioacuten del tipo de gasto Ej Alojamiento nacional

Valor en moneda del documento Determinar el valor completo del soporte del

gasto en caso sea moneda extranjera en el caso de tratarse de doacutelares iraacute el mismo

valor en las dos uacuteltimas columnas

Valor en doacutelares Convertir el valor del documento soporte en caso de ser moneda

extranjera diferente de doacutelares

bull Los dos analistas mencionados deberaacuten revisar que los documentos que

respaldan el gasto contengan la siguiente informacioacuten fecha del documento

el local y el detalle del consumo realizado valor detallado en forma clara los

documentos no deben tener enmendaduras tachones ni borrones estar

presentados de acuerdo al nuevo reglamento para comprobantes de venta y

que no contengan consumos no permitidos en la poliacutetica corporativa de

viajes

bull En el caso uno o maacutes documentos no contengan la informacioacuten y de la forma

sentildealada en el punto anterior estos seraacuten devueltos a los colegas y no seraacuten

reembolsados

bull Las gerencias deberaacuten aprobar a traveacutes del sistema Dinnero los reportes de

gastos verificando todos los valores solicitados a reembolso En el caso que

los valores esteacuten fuera de los rangos normales para el gasto presentado este

deberaacute ser rechazado en el sistema Dinnero informando al colega el porqueacute

del rechazo

bull Si el colega logra justificar el valor consumido este se aprobaraacute en el sistema

procediendo a la contabilizacioacuten normal por parte de Shared Service

E SEGUIMIENTO

En el caso de la Fuerza de venta el aacuterea de Trade Marketing seraacute la encargada de

verificar que los pagos a los colegas se hayan realizado En el caso del aacuterea

Administrativa lo haraacute la analista de Cuentas por pagar

231

Poliacutetica de Control para la el establecimiento de metas en las ventas

A OBJETIVO Y ALCANCE

Delimitar praacutecticas correctas para establecer metas de ventas acordes con la realidad

de la compantildeiacutea que eviten que los empleados de la Fuerza de ventas se vean

abocados a realizar actos iliacutecitos o no eacuteticos con el fin de alcanzas las metas

planteadas por la administracioacuten en el territorio Ecuatoriano

B DEFINICIONES

Cuota Hace mencioacuten a la meta establecida por la Administracioacuten impuesta al

personal de la fuerza de ventas con el fin de que se cumpla un monto mensual

determinado tanto en valor como cantidad de los productos de la compantildeiacutea

Incentivos Son todos los beneficios que alcanza el persona del departamento de

Ventas por el cumplimiento de objetivos establecidos en el presupuesto de ventas

Demanda Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes a los

viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos como

para presentar sus gastos por viaacuteticos

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Gerente General

bull Llamar a reunioacuten al comiteacute gerencial para estableceren conjunto y consenso el presupuesto de objetivosde ventas

bull Revisar y verificar todos los escenarios posiblespara la consecucioacuten de las ventas frente al sistemapoliacutetico inestable en el paiacutes

bull Determina reuniones para realizar verificacionesmensuales de las metas establecidas y de ser el casoejecutar modificaciones de acuerdo a la realidad quela empresa y el paiacutes vivan en ese momento

232

Planificador Financiero

bull Plantear los escenarios para la consecucioacuten de losobjetivos de ventas a consideracioacuten del comiteacutegerencial

bull Establecer un presupuesto para dotar deherramientas comerciales y promocionales queapoyen a la Fuerza de ventas a la obtencioacuten de lacuota

Gerente de marketing

bull Informar acerca de los estudios de mercadoactualizados para determinar la demanda de losproductos del sector de confites en el Ecuador cuales el mercado ganado por la compantildeiacutea y lo queposee la competencia

bull Elaborar un FODA de la competenciabull Planificar estrategias de publicidad que mantenga

yo incrementen la participacioacuten de mercado asiacutecomo que se formen en una herramienta de influiren el consumidor para la adquisicioacuten de losproductos de la compantildeiacutea

Jefe de Trade Marketing bull Establecer estrategias promocionales y deexhibicioacuten para conquistar la atraccioacuten del mercado

Gerente de Ventas

bull Establecer estadiacutesticas de ventas por regioacuten ciudadsector y temporada para determinar cuaacuteles son lossitios y fechas en las que se pueden generar mejoraspara las ventas

Planificador de laDemanda

bull Determinar la demanda bajo estudios mensualesbull Informar al comiteacute gerencial en forma perioacutedica

acerca de la capacidad de cubrir la demandaestablecida a traveacutes de la capacidad de las plantaspara la entrega de producto

D METODOLOGIacuteA

bull Elaborar un presupuesto anual de objetivos de ventas tomando en cuenta

toda la informacioacuten entregada por los responsables en consenso con el

comiteacute gerencial

bull Revisar en forma mensual las variaciones generadas tanto en la realidad del

desarrollo del negocio como en la consecucioacuten de los objetivos y de ser el

caso replantear las metas para que estas sean racionales

bull Mantener los incentivos a la Fuerza de ventas para que la cuota sea

alcanzada

233

E SEGUIMIENTO

Realizar una evaluacioacuten mensual de los objetivos alcanzados y poner puntos de

atencioacuten en aquellos que no se estaacuten ejecutando para buscar oportunidades de

mejora

452 Procedimientos de Control Interno para el departamento de Ventas

bull Verificar que todos los reportes de gastos por viajes internacionales de la

Fuerza de Ventas sean presentado en un maacuteximo de 7 diacuteas calendario En el

caso de los viaacuteticos los documentos no deberaacuten tener una antiguumledad mayor a

un mes

bull Observar la poliacutetica de control de Creacuteditos y cobranzas donde se contemplan

paraacutemetros para la aprobacioacuten de pedidos previo a la aprobacioacuten de ventas

para evitar que se despache mercaderiacutea a clientes que no se encuentran al diacutea

con los pago

bull Realizar los caacutelculos de los incentivos ganados por el personal de la Fuerza

de ventas de acuerdo a los porcentajes establecidos en los beneficios a los

empleados

bull Observar la poliacutetica de control para Noacutemina con el fin de respetar las fechas

de entrega de la informacioacuten de los incentivos para que los empleados reciban

sus haberes a tiempo

bull Mantener bajo custodia segura los modelos exclusivos de los exhibidores

retirados de los proveedores con el fin de evitar posibles plagios o en su

defecto destruirlos en el caso que estos no se vayan a utilizar maacutes

bull Separar la mercaderiacutea recibida en buen estado de las devoluciones para

determinar si es procedente regresarla a los pallets de bodega o debe

realizarse con ella promociones o autoconsumos

234

Divulgacioacuten de las poliacuteticas corporativas e informacioacuten de laimportancia de su cumplimiento dos veces al antildeo que deberaacuten serincluidas en las presentaciones de las reuniones de Vamos Juntos enla que se entregaraacuten folletos con los puntos importantes de lasmismas en las que se deberaacuten ejemplarizar con casos reales

24000

Capacitacioacuten para el personal recieacuten ingresado que debe incluir unresumen de los procedimientos importantes de la compantildeiacuteainformacioacuten corporativa como poliacuteticas procedimientos valoresmisioacuten visioacuten etc asiacute como reuniones con el personal con el queinteractuaraacute en su trabajo diario

75000

Total costos relacionados con capacitaciones 99000

453 Actividades para el departamento de Ventas

bull Observar de forma inmediata el procedimiento corporativo de la otorgacioacuten

de descuentos comerciales que no se encuentran en el presupuesto para

desarrollarlo de acuerdo a los lineamientos de la administracioacuten

bull Establecer una adecuada comunicacioacuten entre las aacutereas de planificacioacuten

financiera Gerencias de ventas y Gerencia General para llevar a cabo en

forma correcta la poliacutetica administrativa para otorgar descuentos comerciales

bull Implementar las poliacuteticas propuestas para un adecuado control interno de los

procesos desarrollados en el departamento de Ventas

bull Aplicar los procedimientos de control establecidos en el presente capiacutetulo

como actividades del diacutea - diacutea

46 Costo ndash Beneficio de la implementacioacuten del Sistema de Control Interno para

los departamentos de Recursos Humanos Finanzas y Ventas

Costos generados

Capacitaciones

235

Honorarios a terceros

Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales

120000

Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones

300000

Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000

Materiales y Suministros

Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales

71400

Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil

50000

Total costos por suministros y materiales 121400

TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400

Beneficios

Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc

1300000

Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante

50000

Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial

250000

TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000

En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un

monto de $ 959600

Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que

implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos

permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a

estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad

evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas

De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa

222

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Supervisor de Ventas

bull Se encarga de verificar el producto a devolver y deelaborar el formato de pedido de recojo que debeindicar si el producto se encuentra en buen o malestado

bull Elaborar un informe que contenga el detalle si lamercaderiacutea fue vendida por la compantildeiacutea de acuerdo allote verificado

bull Coordinaraacute con la bodega la logiacutestica para recoger elproducto

Gerentes de canal deVentas

bull Gerente de Ventas deberaacute aprobar y validar el recojode la mercaderiacutea siempre y cuando haya recibido delsupervisor el informe de devolucioacuten caso contrariodeberaacute rechazar la devolucioacuten

Fuerza de ventas

bull Canalizar la solicitud de devolucioacuten desde el clientehasta el supervisor

bull Obtener la informacioacuten del cliente el porqueacute de ladevolucioacuten

Bodegabull Recibir la mercaderiacutea contra el informe aprobado por

el Gerente de ventasbull Emitir la nota de creacutedito

D METODOLOGIacuteA

bull Cuando se notifiqueacute la solicitud de devolucioacuten el supervisor deberaacute solicitar

a la bodega un reporte del lote que el cliente estaacute devolviendo para verificar

que este haya sido vendido por la compantildeiacutea y comprado por el cliente que

hace la solicitud ya que no se recibiraacuten cambios realizados por realizados

entre clientes

bull La Bodega no realizaraacute la logiacutestica para retirar el producto devuelto mientras

no haya recibido el informe firmado y aprobado por el gerente de ventas

bull La nota de creacutedito emitida debe ser entregada al cliente en el plazo maacuteximo

de 48 horas para que estas no generen rechazos por los clientes por las fechas

especialmente por cambio de mes

223

E SEGUIMIENTO

El seguimiento lo deberaacute realizar Creacuteditos y cobranzas en forma automaacutetica ya que

esta nota de creacutedito disminuiraacute el valor de la deuda del cliente En caso la cuenta del

cliente quedeacute con un saldo negativo creacuteditos deberaacute solicitar la emisioacuten de un pago

para que esta cuenta quede en cero

Poliacutetica para el Control de entrega del material promocional

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de esta poliacutetica es determinar puntos de control para asignar material

promocional a los clientes en todo el territorio ecuatoriano

B DEFINICIONES

Material promocional Son obras audiovisuales y graacuteficas asiacute como todas las partes

componentes de las mismas que constituyen los mensajes publicitarios de las

campantildeas difundidas a traveacutes de cualquier medio y soporte considerados como

convencionales

Exhibidores Constituye material promocional disentildeado para mejorar la

presentacioacuten en el punto de venta de los productos

Sectores High income Se considera a los sectores en los cuales los clientes tienen

un alto grado de consumo y nivel de ventas para la compantildeiacutea asiacute como los productos

que se comercializan en estos lugares son de costos altos

Sectores low income Son sectores en los que los niveles de ventas de la compantildeiacutea

son bajos y los productos consumidos son econoacutemicos

224

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Fuerza de ventas

bull Elaborar informe acerca de la asignacioacuten delmaterial promocional en el caso de exhibidores eltamantildeo solicitado el sector donde se ubica elcliente el espacio y la seguridad con el que contaraacuteel exhibidor y el monto de ventas que consume elcliente y cuanto podraacute mejorar con el apoyo de laexhibicioacuten

Supervisor de Ventas

bull Verificar y aprobar el informe presentado por elpersonal de la Fuerza de ventas

bull Entregar una copia de la aprobacioacuten a la bodegapara que el material sea entregado

Bodega

bull Entregar el material promocional uacutenicamente con elinforme aprobado por el supervisor de ventas

bull Emitir la orden de despacho para el adecuadocontrol de los inventarios de material promocional ysolicitar la firma del recibiacute confirme por parte delcliente

D METODOLOGIacuteA

bull Los preventistas y autoventistas deberaacuten incluir en el informe que deben

presentar a su supervisor el nivel de compras del cliente si el sector en el que

se encuentra el punto de venta es high o low income con la finalidad de

determinar el mejor exhibidor a ser asignado

bull El Supervisor debe corroborar la informacioacuten presentada por los preventistas

y autoventistas es correcta con la verificacioacuten fiacutesica y estadiacutesticas de ventas

bull El personal de la bodega NO podraacute sacar ninguacuten exhibidor de las bodegas que

no cuente con la debida aprobacioacuten e informe de firmado por el Supervisor de

ventas siendo la responsabilidad del supervisor la correcta asignacioacuten del

material promocional para los clientes

E SEGUIMIENTO

El personal de la Fuerza de ventas seraacute el encargado de verificar que el material

promocional asignado al cliente cuente con la seguridad para evitar su peacuterdida que

225

este sea mantenido en forma adecuada y seraacute el encargado de llenarlo de producto y

comprobar que no sea utilizado con otros productos que no sean de la compantildeiacutea

Poliacutetica de Control para establecer descuentos comerciales que se encuentran

fuera del presupuesto anual

A OBJETIVO Y ALCANCE

La presente poliacutetica detalla los lineamientos para establecer puntos de control en el

establecimiento de descuentos comerciales otorgados a todos los clientes de la

compantildeiacutea Cadbury Adams Ecuador SA

B DEFINICIONES

Estrategia de Precio Disentildeado para otorgar precios al consumidor sin modificar la

lista de precios estaacutendar (mantener la lista de precios)

Desarrollo de Zona Descuento otorgado para impulsar el desarrollo de una zona

dentro de un cliente Se da debido a rentabilidad yo cobertura

Descuentos Estacionales Descuento otorgado para una estacioacuten o plan del antildeo Por

ejemplo verano inverno Navidad Vacaciones etc

Descuentos Para evitar contrabando Descuento relacionado a un producto

especiacutefico para generar una accioacuten de venta en ciertas ciudadesregioneszonas que

evite la compra por parte de los clientes indirectos de producto de contrabando

Descuentos Para evitar ldquoWrite Offrdquo Descuento relacionado a un producto

especiacutefico para generar que permita al cliente mejorar la rotacioacuten del producto

evitando la incineracioacuten del producto por mal estado debido a alcanzar la fecha de

vencimiento

226

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Planificacioacuten Financiera

bull Debe analizar las actividades dentro de presupuestoen los referente a los descuentos entregados porpromociones basados en concursos establecidos porlos clientes

bull Verificar la posibilidad de entregar promocionesadicionales de acuerdo a los colchones en elpresupuesto de ventas

Gerentes de canal deVentas

bull Determinar coordinando con la Gerencia de ventasy el aacuterea de Trade marketing la viabilidad deestablecer los descuentos promocionales

bull Verificar que el aacuterea de Trade Marketing realice lacomunicacioacuten adecuada y publicidadcorrespondiente para hacer conocer a los clientes elbeneficio y condiciones de la promocioacuten

Supervisor de Ventas

bull Conciliar los montos cumplidos por los clientespara emitir las notas de creacutedito

bull Verificar que los clientes reciban sus notas decreacutedito

Creacutedito y cobranzasbull Emitir las notas de creacutedito posterior a la

comprobacioacuten de la informacioacuten entregada porTrade Marketing

Gerente General bull Aprobar las actividades a realizar fuera delpresupuesto para otorgar descuentos comerciales

D METODOLOGIacuteA

bull El aacuterea de Trade Marketing en conjunto con la Gerencia de Ventas

determinaraacuten la posibilidad de iniciar una promocioacuten para los clientes a traveacutes

de la cual por el cumplimiento de metas establecidas en los niveles de

compras se haraacuten acreedores a un descuento calculado sobre las ventas que

ingresan en el concurso siempre y cuando el aacuterea de planificacioacuten financiera

haya informado que existe un colchoacuten en el presupuesto de ventas para

otorgar los descuentos mencionados

bull Las gerencias de canal de ventas elaboraraacuten un informe con el resumen de

los niveles de ventas esperados y que recesioacuten generaraacute posterior a la

promocioacuten tomando en cuenta los flujos de efectivo que se recibiriacutean por

adelantado y el costo ndash beneficio que generariacutea

227

bull En el caso que el informe genere beneficios y este sea aprobado por el

Gerente de ventas el aacuterea de Trade marketing deberaacute iniciar la comunicacioacuten

de la promocioacuten entre los clientes con el fin que los clientes puedan exigir

sus beneficios adquiridos y evitar que la Fuerza de Ventas pueda usurpar

dichos beneficios

bull Una vez alcanzadas las metas por los clientes creacuteditos y cobranzas deberaacute

emitir las notas de creacutedito y el supervisor de ventas se encargaraacute de verificar

que estas sean recibidas por el cliente

E SEGUIMIENTO

Se deberaacute realizar un seguimiento posterior al teacutermino de la promocioacuten para conocer

la satisfaccioacuten entre los clientes y cuaacuteles fueron los iacutendices de recuperacioacuten de

efectivo generado en esas ventas

Poliacutetica de Control para la presentacioacuten y revisioacuten de Reportes de Gastos

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de la poliacutetica es establecer paraacutemetros para una adecuada preparacioacuten y

presentacioacuten de los reportes de viajes de los colegas de la Compantildeiacutea Cadbury

Adams que seraacuten revisados en las oficinas de Quito asiacute como establecer puntos de

control en la revisioacuten de los mismos

B DEFINICIONES

Reportes de gastos Son documentos a traveacutes de los cuales los empleados de una

compantildeiacutea pueden solicitar la devolucioacuten de los valores desembolsados por ellos

siempre y cuando estos correspondan a gastos generados para atender actividades

que contengan un ingreso para la compantildeiacutea provocado o mejorado por dichos

desembolsos Estos desembolsos deben contener la documentacioacuten soporte de

acuerdo a lo establecido por la autoridad tributaria local Servicio de Rentas Internas

228

Viaacuteticos Son recursos asignados a los empleados de una entidad que para el

desempentildeo de sus funciones cuando deban de trasladarse por un periacuteodo mayor de

24 horas a lugares distintos al de su residencia Estos valores los gastos por concepto

de alimentacioacuten hospedaje y gastos menores inherentes al viaje

Sistema Dinnero Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes

a los viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos

como para presentar sus gastos por viaacuteticos

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Gerencias

bull Deberaacuten verificar que los valores presentados comoreembolsos por parte de los colegas sean racionalesy que estos esteacuten relacionados directamente altrabajo que ellos desempentildean antes de generar lasaprobaciones en el sistema

Analista de TradeMarketing Analista deCuentas por pagar

bull Revisar la documentacioacuten fiacutesica que soporta losgastos presentados por el colega y solicitados parareembolso asiacute como que el reporte esteacute lleno enforma correcta de acuerdo a la poliacutetica corporativade viajes y que cumpla con los requerimientosestablecidos en el reglamento para la aplicacioacuten dela Ley de reacutegimen tributario interno en su artiacuteculo27 que norma las liquidaciones de viaje

Contador general

bull Mantener actualizados de todas las reformastributarias emitidas por la autoridad fiscal a losAnalistas de Trade Marketing y de Cuentas porpagar con el fin de minimizar las contingenciastributarias

D METODOLOGIacuteA

bull Los colegas administrativos asiacute como los colegas de la Fuerza de Ventas que

poseen un equipo de coacutemputo de la compantildeiacutea deberaacuten ingresar la informacioacuten

de los reportes de gastos que deberaacute regirse a lo normado en la poliacutetica

corporativa de viajes en el sistema Dinnero uno por uno los documentos que

van a solicitar el reembolso en este detallaraacuten los valores completos sin

desglosar impuestos Una vez que los documentos hayan sido ingresados en

229

el sistema los empleados administrativos deberaacuten entregarlos al analista de

Cuentas por pagar y los administrativos de la Fuerza de Ventas al analista de

Trade Marketing Los empleados de la Fuerza de Ventas que no poseen un

equipo de coacutemputo de la empresa deberaacuten entregar los reportes de gastos

presentados de acuerdo a la poliacutetica de viajes directamente al analista de

Trade marketing para que este ingrese la informacioacuten documento por

documento y colega por colega en el sistema Dinnero a traveacutes de una

plantilla Aquellos documentos que excedan los montos asignados a cada uno

de los colegas por movilizacioacuten seraacuten rechazados y no se incluiraacuten en la

plantilla para la carga

Formato para la presentacioacuten de los reportes de Gastos

Instructivo

El reporte debe ser llenado por el empleado en el encabezado debe constar el

periodo y el motivo del viaje asiacute como la identificacioacuten del colega

En el cuerpo debe ir la siguiente informacioacuten

Fecha Debe contener la fecha del documento soporte del gasto

Ndeg El nuacutemero del documento soporte del gasto

Local El establecimiento donde se realizoacute el consumo

230

Descripcioacuten del gasto Identificacioacuten del tipo de gasto Ej Alojamiento nacional

Valor en moneda del documento Determinar el valor completo del soporte del

gasto en caso sea moneda extranjera en el caso de tratarse de doacutelares iraacute el mismo

valor en las dos uacuteltimas columnas

Valor en doacutelares Convertir el valor del documento soporte en caso de ser moneda

extranjera diferente de doacutelares

bull Los dos analistas mencionados deberaacuten revisar que los documentos que

respaldan el gasto contengan la siguiente informacioacuten fecha del documento

el local y el detalle del consumo realizado valor detallado en forma clara los

documentos no deben tener enmendaduras tachones ni borrones estar

presentados de acuerdo al nuevo reglamento para comprobantes de venta y

que no contengan consumos no permitidos en la poliacutetica corporativa de

viajes

bull En el caso uno o maacutes documentos no contengan la informacioacuten y de la forma

sentildealada en el punto anterior estos seraacuten devueltos a los colegas y no seraacuten

reembolsados

bull Las gerencias deberaacuten aprobar a traveacutes del sistema Dinnero los reportes de

gastos verificando todos los valores solicitados a reembolso En el caso que

los valores esteacuten fuera de los rangos normales para el gasto presentado este

deberaacute ser rechazado en el sistema Dinnero informando al colega el porqueacute

del rechazo

bull Si el colega logra justificar el valor consumido este se aprobaraacute en el sistema

procediendo a la contabilizacioacuten normal por parte de Shared Service

E SEGUIMIENTO

En el caso de la Fuerza de venta el aacuterea de Trade Marketing seraacute la encargada de

verificar que los pagos a los colegas se hayan realizado En el caso del aacuterea

Administrativa lo haraacute la analista de Cuentas por pagar

231

Poliacutetica de Control para la el establecimiento de metas en las ventas

A OBJETIVO Y ALCANCE

Delimitar praacutecticas correctas para establecer metas de ventas acordes con la realidad

de la compantildeiacutea que eviten que los empleados de la Fuerza de ventas se vean

abocados a realizar actos iliacutecitos o no eacuteticos con el fin de alcanzas las metas

planteadas por la administracioacuten en el territorio Ecuatoriano

B DEFINICIONES

Cuota Hace mencioacuten a la meta establecida por la Administracioacuten impuesta al

personal de la fuerza de ventas con el fin de que se cumpla un monto mensual

determinado tanto en valor como cantidad de los productos de la compantildeiacutea

Incentivos Son todos los beneficios que alcanza el persona del departamento de

Ventas por el cumplimiento de objetivos establecidos en el presupuesto de ventas

Demanda Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes a los

viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos como

para presentar sus gastos por viaacuteticos

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Gerente General

bull Llamar a reunioacuten al comiteacute gerencial para estableceren conjunto y consenso el presupuesto de objetivosde ventas

bull Revisar y verificar todos los escenarios posiblespara la consecucioacuten de las ventas frente al sistemapoliacutetico inestable en el paiacutes

bull Determina reuniones para realizar verificacionesmensuales de las metas establecidas y de ser el casoejecutar modificaciones de acuerdo a la realidad quela empresa y el paiacutes vivan en ese momento

232

Planificador Financiero

bull Plantear los escenarios para la consecucioacuten de losobjetivos de ventas a consideracioacuten del comiteacutegerencial

bull Establecer un presupuesto para dotar deherramientas comerciales y promocionales queapoyen a la Fuerza de ventas a la obtencioacuten de lacuota

Gerente de marketing

bull Informar acerca de los estudios de mercadoactualizados para determinar la demanda de losproductos del sector de confites en el Ecuador cuales el mercado ganado por la compantildeiacutea y lo queposee la competencia

bull Elaborar un FODA de la competenciabull Planificar estrategias de publicidad que mantenga

yo incrementen la participacioacuten de mercado asiacutecomo que se formen en una herramienta de influiren el consumidor para la adquisicioacuten de losproductos de la compantildeiacutea

Jefe de Trade Marketing bull Establecer estrategias promocionales y deexhibicioacuten para conquistar la atraccioacuten del mercado

Gerente de Ventas

bull Establecer estadiacutesticas de ventas por regioacuten ciudadsector y temporada para determinar cuaacuteles son lossitios y fechas en las que se pueden generar mejoraspara las ventas

Planificador de laDemanda

bull Determinar la demanda bajo estudios mensualesbull Informar al comiteacute gerencial en forma perioacutedica

acerca de la capacidad de cubrir la demandaestablecida a traveacutes de la capacidad de las plantaspara la entrega de producto

D METODOLOGIacuteA

bull Elaborar un presupuesto anual de objetivos de ventas tomando en cuenta

toda la informacioacuten entregada por los responsables en consenso con el

comiteacute gerencial

bull Revisar en forma mensual las variaciones generadas tanto en la realidad del

desarrollo del negocio como en la consecucioacuten de los objetivos y de ser el

caso replantear las metas para que estas sean racionales

bull Mantener los incentivos a la Fuerza de ventas para que la cuota sea

alcanzada

233

E SEGUIMIENTO

Realizar una evaluacioacuten mensual de los objetivos alcanzados y poner puntos de

atencioacuten en aquellos que no se estaacuten ejecutando para buscar oportunidades de

mejora

452 Procedimientos de Control Interno para el departamento de Ventas

bull Verificar que todos los reportes de gastos por viajes internacionales de la

Fuerza de Ventas sean presentado en un maacuteximo de 7 diacuteas calendario En el

caso de los viaacuteticos los documentos no deberaacuten tener una antiguumledad mayor a

un mes

bull Observar la poliacutetica de control de Creacuteditos y cobranzas donde se contemplan

paraacutemetros para la aprobacioacuten de pedidos previo a la aprobacioacuten de ventas

para evitar que se despache mercaderiacutea a clientes que no se encuentran al diacutea

con los pago

bull Realizar los caacutelculos de los incentivos ganados por el personal de la Fuerza

de ventas de acuerdo a los porcentajes establecidos en los beneficios a los

empleados

bull Observar la poliacutetica de control para Noacutemina con el fin de respetar las fechas

de entrega de la informacioacuten de los incentivos para que los empleados reciban

sus haberes a tiempo

bull Mantener bajo custodia segura los modelos exclusivos de los exhibidores

retirados de los proveedores con el fin de evitar posibles plagios o en su

defecto destruirlos en el caso que estos no se vayan a utilizar maacutes

bull Separar la mercaderiacutea recibida en buen estado de las devoluciones para

determinar si es procedente regresarla a los pallets de bodega o debe

realizarse con ella promociones o autoconsumos

234

Divulgacioacuten de las poliacuteticas corporativas e informacioacuten de laimportancia de su cumplimiento dos veces al antildeo que deberaacuten serincluidas en las presentaciones de las reuniones de Vamos Juntos enla que se entregaraacuten folletos con los puntos importantes de lasmismas en las que se deberaacuten ejemplarizar con casos reales

24000

Capacitacioacuten para el personal recieacuten ingresado que debe incluir unresumen de los procedimientos importantes de la compantildeiacuteainformacioacuten corporativa como poliacuteticas procedimientos valoresmisioacuten visioacuten etc asiacute como reuniones con el personal con el queinteractuaraacute en su trabajo diario

75000

Total costos relacionados con capacitaciones 99000

453 Actividades para el departamento de Ventas

bull Observar de forma inmediata el procedimiento corporativo de la otorgacioacuten

de descuentos comerciales que no se encuentran en el presupuesto para

desarrollarlo de acuerdo a los lineamientos de la administracioacuten

bull Establecer una adecuada comunicacioacuten entre las aacutereas de planificacioacuten

financiera Gerencias de ventas y Gerencia General para llevar a cabo en

forma correcta la poliacutetica administrativa para otorgar descuentos comerciales

bull Implementar las poliacuteticas propuestas para un adecuado control interno de los

procesos desarrollados en el departamento de Ventas

bull Aplicar los procedimientos de control establecidos en el presente capiacutetulo

como actividades del diacutea - diacutea

46 Costo ndash Beneficio de la implementacioacuten del Sistema de Control Interno para

los departamentos de Recursos Humanos Finanzas y Ventas

Costos generados

Capacitaciones

235

Honorarios a terceros

Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales

120000

Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones

300000

Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000

Materiales y Suministros

Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales

71400

Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil

50000

Total costos por suministros y materiales 121400

TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400

Beneficios

Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc

1300000

Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante

50000

Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial

250000

TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000

En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un

monto de $ 959600

Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que

implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos

permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a

estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad

evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas

De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa

223

E SEGUIMIENTO

El seguimiento lo deberaacute realizar Creacuteditos y cobranzas en forma automaacutetica ya que

esta nota de creacutedito disminuiraacute el valor de la deuda del cliente En caso la cuenta del

cliente quedeacute con un saldo negativo creacuteditos deberaacute solicitar la emisioacuten de un pago

para que esta cuenta quede en cero

Poliacutetica para el Control de entrega del material promocional

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de esta poliacutetica es determinar puntos de control para asignar material

promocional a los clientes en todo el territorio ecuatoriano

B DEFINICIONES

Material promocional Son obras audiovisuales y graacuteficas asiacute como todas las partes

componentes de las mismas que constituyen los mensajes publicitarios de las

campantildeas difundidas a traveacutes de cualquier medio y soporte considerados como

convencionales

Exhibidores Constituye material promocional disentildeado para mejorar la

presentacioacuten en el punto de venta de los productos

Sectores High income Se considera a los sectores en los cuales los clientes tienen

un alto grado de consumo y nivel de ventas para la compantildeiacutea asiacute como los productos

que se comercializan en estos lugares son de costos altos

Sectores low income Son sectores en los que los niveles de ventas de la compantildeiacutea

son bajos y los productos consumidos son econoacutemicos

224

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Fuerza de ventas

bull Elaborar informe acerca de la asignacioacuten delmaterial promocional en el caso de exhibidores eltamantildeo solicitado el sector donde se ubica elcliente el espacio y la seguridad con el que contaraacuteel exhibidor y el monto de ventas que consume elcliente y cuanto podraacute mejorar con el apoyo de laexhibicioacuten

Supervisor de Ventas

bull Verificar y aprobar el informe presentado por elpersonal de la Fuerza de ventas

bull Entregar una copia de la aprobacioacuten a la bodegapara que el material sea entregado

Bodega

bull Entregar el material promocional uacutenicamente con elinforme aprobado por el supervisor de ventas

bull Emitir la orden de despacho para el adecuadocontrol de los inventarios de material promocional ysolicitar la firma del recibiacute confirme por parte delcliente

D METODOLOGIacuteA

bull Los preventistas y autoventistas deberaacuten incluir en el informe que deben

presentar a su supervisor el nivel de compras del cliente si el sector en el que

se encuentra el punto de venta es high o low income con la finalidad de

determinar el mejor exhibidor a ser asignado

bull El Supervisor debe corroborar la informacioacuten presentada por los preventistas

y autoventistas es correcta con la verificacioacuten fiacutesica y estadiacutesticas de ventas

bull El personal de la bodega NO podraacute sacar ninguacuten exhibidor de las bodegas que

no cuente con la debida aprobacioacuten e informe de firmado por el Supervisor de

ventas siendo la responsabilidad del supervisor la correcta asignacioacuten del

material promocional para los clientes

E SEGUIMIENTO

El personal de la Fuerza de ventas seraacute el encargado de verificar que el material

promocional asignado al cliente cuente con la seguridad para evitar su peacuterdida que

225

este sea mantenido en forma adecuada y seraacute el encargado de llenarlo de producto y

comprobar que no sea utilizado con otros productos que no sean de la compantildeiacutea

Poliacutetica de Control para establecer descuentos comerciales que se encuentran

fuera del presupuesto anual

A OBJETIVO Y ALCANCE

La presente poliacutetica detalla los lineamientos para establecer puntos de control en el

establecimiento de descuentos comerciales otorgados a todos los clientes de la

compantildeiacutea Cadbury Adams Ecuador SA

B DEFINICIONES

Estrategia de Precio Disentildeado para otorgar precios al consumidor sin modificar la

lista de precios estaacutendar (mantener la lista de precios)

Desarrollo de Zona Descuento otorgado para impulsar el desarrollo de una zona

dentro de un cliente Se da debido a rentabilidad yo cobertura

Descuentos Estacionales Descuento otorgado para una estacioacuten o plan del antildeo Por

ejemplo verano inverno Navidad Vacaciones etc

Descuentos Para evitar contrabando Descuento relacionado a un producto

especiacutefico para generar una accioacuten de venta en ciertas ciudadesregioneszonas que

evite la compra por parte de los clientes indirectos de producto de contrabando

Descuentos Para evitar ldquoWrite Offrdquo Descuento relacionado a un producto

especiacutefico para generar que permita al cliente mejorar la rotacioacuten del producto

evitando la incineracioacuten del producto por mal estado debido a alcanzar la fecha de

vencimiento

226

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Planificacioacuten Financiera

bull Debe analizar las actividades dentro de presupuestoen los referente a los descuentos entregados porpromociones basados en concursos establecidos porlos clientes

bull Verificar la posibilidad de entregar promocionesadicionales de acuerdo a los colchones en elpresupuesto de ventas

Gerentes de canal deVentas

bull Determinar coordinando con la Gerencia de ventasy el aacuterea de Trade marketing la viabilidad deestablecer los descuentos promocionales

bull Verificar que el aacuterea de Trade Marketing realice lacomunicacioacuten adecuada y publicidadcorrespondiente para hacer conocer a los clientes elbeneficio y condiciones de la promocioacuten

Supervisor de Ventas

bull Conciliar los montos cumplidos por los clientespara emitir las notas de creacutedito

bull Verificar que los clientes reciban sus notas decreacutedito

Creacutedito y cobranzasbull Emitir las notas de creacutedito posterior a la

comprobacioacuten de la informacioacuten entregada porTrade Marketing

Gerente General bull Aprobar las actividades a realizar fuera delpresupuesto para otorgar descuentos comerciales

D METODOLOGIacuteA

bull El aacuterea de Trade Marketing en conjunto con la Gerencia de Ventas

determinaraacuten la posibilidad de iniciar una promocioacuten para los clientes a traveacutes

de la cual por el cumplimiento de metas establecidas en los niveles de

compras se haraacuten acreedores a un descuento calculado sobre las ventas que

ingresan en el concurso siempre y cuando el aacuterea de planificacioacuten financiera

haya informado que existe un colchoacuten en el presupuesto de ventas para

otorgar los descuentos mencionados

bull Las gerencias de canal de ventas elaboraraacuten un informe con el resumen de

los niveles de ventas esperados y que recesioacuten generaraacute posterior a la

promocioacuten tomando en cuenta los flujos de efectivo que se recibiriacutean por

adelantado y el costo ndash beneficio que generariacutea

227

bull En el caso que el informe genere beneficios y este sea aprobado por el

Gerente de ventas el aacuterea de Trade marketing deberaacute iniciar la comunicacioacuten

de la promocioacuten entre los clientes con el fin que los clientes puedan exigir

sus beneficios adquiridos y evitar que la Fuerza de Ventas pueda usurpar

dichos beneficios

bull Una vez alcanzadas las metas por los clientes creacuteditos y cobranzas deberaacute

emitir las notas de creacutedito y el supervisor de ventas se encargaraacute de verificar

que estas sean recibidas por el cliente

E SEGUIMIENTO

Se deberaacute realizar un seguimiento posterior al teacutermino de la promocioacuten para conocer

la satisfaccioacuten entre los clientes y cuaacuteles fueron los iacutendices de recuperacioacuten de

efectivo generado en esas ventas

Poliacutetica de Control para la presentacioacuten y revisioacuten de Reportes de Gastos

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de la poliacutetica es establecer paraacutemetros para una adecuada preparacioacuten y

presentacioacuten de los reportes de viajes de los colegas de la Compantildeiacutea Cadbury

Adams que seraacuten revisados en las oficinas de Quito asiacute como establecer puntos de

control en la revisioacuten de los mismos

B DEFINICIONES

Reportes de gastos Son documentos a traveacutes de los cuales los empleados de una

compantildeiacutea pueden solicitar la devolucioacuten de los valores desembolsados por ellos

siempre y cuando estos correspondan a gastos generados para atender actividades

que contengan un ingreso para la compantildeiacutea provocado o mejorado por dichos

desembolsos Estos desembolsos deben contener la documentacioacuten soporte de

acuerdo a lo establecido por la autoridad tributaria local Servicio de Rentas Internas

228

Viaacuteticos Son recursos asignados a los empleados de una entidad que para el

desempentildeo de sus funciones cuando deban de trasladarse por un periacuteodo mayor de

24 horas a lugares distintos al de su residencia Estos valores los gastos por concepto

de alimentacioacuten hospedaje y gastos menores inherentes al viaje

Sistema Dinnero Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes

a los viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos

como para presentar sus gastos por viaacuteticos

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Gerencias

bull Deberaacuten verificar que los valores presentados comoreembolsos por parte de los colegas sean racionalesy que estos esteacuten relacionados directamente altrabajo que ellos desempentildean antes de generar lasaprobaciones en el sistema

Analista de TradeMarketing Analista deCuentas por pagar

bull Revisar la documentacioacuten fiacutesica que soporta losgastos presentados por el colega y solicitados parareembolso asiacute como que el reporte esteacute lleno enforma correcta de acuerdo a la poliacutetica corporativade viajes y que cumpla con los requerimientosestablecidos en el reglamento para la aplicacioacuten dela Ley de reacutegimen tributario interno en su artiacuteculo27 que norma las liquidaciones de viaje

Contador general

bull Mantener actualizados de todas las reformastributarias emitidas por la autoridad fiscal a losAnalistas de Trade Marketing y de Cuentas porpagar con el fin de minimizar las contingenciastributarias

D METODOLOGIacuteA

bull Los colegas administrativos asiacute como los colegas de la Fuerza de Ventas que

poseen un equipo de coacutemputo de la compantildeiacutea deberaacuten ingresar la informacioacuten

de los reportes de gastos que deberaacute regirse a lo normado en la poliacutetica

corporativa de viajes en el sistema Dinnero uno por uno los documentos que

van a solicitar el reembolso en este detallaraacuten los valores completos sin

desglosar impuestos Una vez que los documentos hayan sido ingresados en

229

el sistema los empleados administrativos deberaacuten entregarlos al analista de

Cuentas por pagar y los administrativos de la Fuerza de Ventas al analista de

Trade Marketing Los empleados de la Fuerza de Ventas que no poseen un

equipo de coacutemputo de la empresa deberaacuten entregar los reportes de gastos

presentados de acuerdo a la poliacutetica de viajes directamente al analista de

Trade marketing para que este ingrese la informacioacuten documento por

documento y colega por colega en el sistema Dinnero a traveacutes de una

plantilla Aquellos documentos que excedan los montos asignados a cada uno

de los colegas por movilizacioacuten seraacuten rechazados y no se incluiraacuten en la

plantilla para la carga

Formato para la presentacioacuten de los reportes de Gastos

Instructivo

El reporte debe ser llenado por el empleado en el encabezado debe constar el

periodo y el motivo del viaje asiacute como la identificacioacuten del colega

En el cuerpo debe ir la siguiente informacioacuten

Fecha Debe contener la fecha del documento soporte del gasto

Ndeg El nuacutemero del documento soporte del gasto

Local El establecimiento donde se realizoacute el consumo

230

Descripcioacuten del gasto Identificacioacuten del tipo de gasto Ej Alojamiento nacional

Valor en moneda del documento Determinar el valor completo del soporte del

gasto en caso sea moneda extranjera en el caso de tratarse de doacutelares iraacute el mismo

valor en las dos uacuteltimas columnas

Valor en doacutelares Convertir el valor del documento soporte en caso de ser moneda

extranjera diferente de doacutelares

bull Los dos analistas mencionados deberaacuten revisar que los documentos que

respaldan el gasto contengan la siguiente informacioacuten fecha del documento

el local y el detalle del consumo realizado valor detallado en forma clara los

documentos no deben tener enmendaduras tachones ni borrones estar

presentados de acuerdo al nuevo reglamento para comprobantes de venta y

que no contengan consumos no permitidos en la poliacutetica corporativa de

viajes

bull En el caso uno o maacutes documentos no contengan la informacioacuten y de la forma

sentildealada en el punto anterior estos seraacuten devueltos a los colegas y no seraacuten

reembolsados

bull Las gerencias deberaacuten aprobar a traveacutes del sistema Dinnero los reportes de

gastos verificando todos los valores solicitados a reembolso En el caso que

los valores esteacuten fuera de los rangos normales para el gasto presentado este

deberaacute ser rechazado en el sistema Dinnero informando al colega el porqueacute

del rechazo

bull Si el colega logra justificar el valor consumido este se aprobaraacute en el sistema

procediendo a la contabilizacioacuten normal por parte de Shared Service

E SEGUIMIENTO

En el caso de la Fuerza de venta el aacuterea de Trade Marketing seraacute la encargada de

verificar que los pagos a los colegas se hayan realizado En el caso del aacuterea

Administrativa lo haraacute la analista de Cuentas por pagar

231

Poliacutetica de Control para la el establecimiento de metas en las ventas

A OBJETIVO Y ALCANCE

Delimitar praacutecticas correctas para establecer metas de ventas acordes con la realidad

de la compantildeiacutea que eviten que los empleados de la Fuerza de ventas se vean

abocados a realizar actos iliacutecitos o no eacuteticos con el fin de alcanzas las metas

planteadas por la administracioacuten en el territorio Ecuatoriano

B DEFINICIONES

Cuota Hace mencioacuten a la meta establecida por la Administracioacuten impuesta al

personal de la fuerza de ventas con el fin de que se cumpla un monto mensual

determinado tanto en valor como cantidad de los productos de la compantildeiacutea

Incentivos Son todos los beneficios que alcanza el persona del departamento de

Ventas por el cumplimiento de objetivos establecidos en el presupuesto de ventas

Demanda Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes a los

viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos como

para presentar sus gastos por viaacuteticos

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Gerente General

bull Llamar a reunioacuten al comiteacute gerencial para estableceren conjunto y consenso el presupuesto de objetivosde ventas

bull Revisar y verificar todos los escenarios posiblespara la consecucioacuten de las ventas frente al sistemapoliacutetico inestable en el paiacutes

bull Determina reuniones para realizar verificacionesmensuales de las metas establecidas y de ser el casoejecutar modificaciones de acuerdo a la realidad quela empresa y el paiacutes vivan en ese momento

232

Planificador Financiero

bull Plantear los escenarios para la consecucioacuten de losobjetivos de ventas a consideracioacuten del comiteacutegerencial

bull Establecer un presupuesto para dotar deherramientas comerciales y promocionales queapoyen a la Fuerza de ventas a la obtencioacuten de lacuota

Gerente de marketing

bull Informar acerca de los estudios de mercadoactualizados para determinar la demanda de losproductos del sector de confites en el Ecuador cuales el mercado ganado por la compantildeiacutea y lo queposee la competencia

bull Elaborar un FODA de la competenciabull Planificar estrategias de publicidad que mantenga

yo incrementen la participacioacuten de mercado asiacutecomo que se formen en una herramienta de influiren el consumidor para la adquisicioacuten de losproductos de la compantildeiacutea

Jefe de Trade Marketing bull Establecer estrategias promocionales y deexhibicioacuten para conquistar la atraccioacuten del mercado

Gerente de Ventas

bull Establecer estadiacutesticas de ventas por regioacuten ciudadsector y temporada para determinar cuaacuteles son lossitios y fechas en las que se pueden generar mejoraspara las ventas

Planificador de laDemanda

bull Determinar la demanda bajo estudios mensualesbull Informar al comiteacute gerencial en forma perioacutedica

acerca de la capacidad de cubrir la demandaestablecida a traveacutes de la capacidad de las plantaspara la entrega de producto

D METODOLOGIacuteA

bull Elaborar un presupuesto anual de objetivos de ventas tomando en cuenta

toda la informacioacuten entregada por los responsables en consenso con el

comiteacute gerencial

bull Revisar en forma mensual las variaciones generadas tanto en la realidad del

desarrollo del negocio como en la consecucioacuten de los objetivos y de ser el

caso replantear las metas para que estas sean racionales

bull Mantener los incentivos a la Fuerza de ventas para que la cuota sea

alcanzada

233

E SEGUIMIENTO

Realizar una evaluacioacuten mensual de los objetivos alcanzados y poner puntos de

atencioacuten en aquellos que no se estaacuten ejecutando para buscar oportunidades de

mejora

452 Procedimientos de Control Interno para el departamento de Ventas

bull Verificar que todos los reportes de gastos por viajes internacionales de la

Fuerza de Ventas sean presentado en un maacuteximo de 7 diacuteas calendario En el

caso de los viaacuteticos los documentos no deberaacuten tener una antiguumledad mayor a

un mes

bull Observar la poliacutetica de control de Creacuteditos y cobranzas donde se contemplan

paraacutemetros para la aprobacioacuten de pedidos previo a la aprobacioacuten de ventas

para evitar que se despache mercaderiacutea a clientes que no se encuentran al diacutea

con los pago

bull Realizar los caacutelculos de los incentivos ganados por el personal de la Fuerza

de ventas de acuerdo a los porcentajes establecidos en los beneficios a los

empleados

bull Observar la poliacutetica de control para Noacutemina con el fin de respetar las fechas

de entrega de la informacioacuten de los incentivos para que los empleados reciban

sus haberes a tiempo

bull Mantener bajo custodia segura los modelos exclusivos de los exhibidores

retirados de los proveedores con el fin de evitar posibles plagios o en su

defecto destruirlos en el caso que estos no se vayan a utilizar maacutes

bull Separar la mercaderiacutea recibida en buen estado de las devoluciones para

determinar si es procedente regresarla a los pallets de bodega o debe

realizarse con ella promociones o autoconsumos

234

Divulgacioacuten de las poliacuteticas corporativas e informacioacuten de laimportancia de su cumplimiento dos veces al antildeo que deberaacuten serincluidas en las presentaciones de las reuniones de Vamos Juntos enla que se entregaraacuten folletos con los puntos importantes de lasmismas en las que se deberaacuten ejemplarizar con casos reales

24000

Capacitacioacuten para el personal recieacuten ingresado que debe incluir unresumen de los procedimientos importantes de la compantildeiacuteainformacioacuten corporativa como poliacuteticas procedimientos valoresmisioacuten visioacuten etc asiacute como reuniones con el personal con el queinteractuaraacute en su trabajo diario

75000

Total costos relacionados con capacitaciones 99000

453 Actividades para el departamento de Ventas

bull Observar de forma inmediata el procedimiento corporativo de la otorgacioacuten

de descuentos comerciales que no se encuentran en el presupuesto para

desarrollarlo de acuerdo a los lineamientos de la administracioacuten

bull Establecer una adecuada comunicacioacuten entre las aacutereas de planificacioacuten

financiera Gerencias de ventas y Gerencia General para llevar a cabo en

forma correcta la poliacutetica administrativa para otorgar descuentos comerciales

bull Implementar las poliacuteticas propuestas para un adecuado control interno de los

procesos desarrollados en el departamento de Ventas

bull Aplicar los procedimientos de control establecidos en el presente capiacutetulo

como actividades del diacutea - diacutea

46 Costo ndash Beneficio de la implementacioacuten del Sistema de Control Interno para

los departamentos de Recursos Humanos Finanzas y Ventas

Costos generados

Capacitaciones

235

Honorarios a terceros

Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales

120000

Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones

300000

Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000

Materiales y Suministros

Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales

71400

Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil

50000

Total costos por suministros y materiales 121400

TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400

Beneficios

Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc

1300000

Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante

50000

Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial

250000

TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000

En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un

monto de $ 959600

Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que

implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos

permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a

estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad

evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas

De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa

224

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Fuerza de ventas

bull Elaborar informe acerca de la asignacioacuten delmaterial promocional en el caso de exhibidores eltamantildeo solicitado el sector donde se ubica elcliente el espacio y la seguridad con el que contaraacuteel exhibidor y el monto de ventas que consume elcliente y cuanto podraacute mejorar con el apoyo de laexhibicioacuten

Supervisor de Ventas

bull Verificar y aprobar el informe presentado por elpersonal de la Fuerza de ventas

bull Entregar una copia de la aprobacioacuten a la bodegapara que el material sea entregado

Bodega

bull Entregar el material promocional uacutenicamente con elinforme aprobado por el supervisor de ventas

bull Emitir la orden de despacho para el adecuadocontrol de los inventarios de material promocional ysolicitar la firma del recibiacute confirme por parte delcliente

D METODOLOGIacuteA

bull Los preventistas y autoventistas deberaacuten incluir en el informe que deben

presentar a su supervisor el nivel de compras del cliente si el sector en el que

se encuentra el punto de venta es high o low income con la finalidad de

determinar el mejor exhibidor a ser asignado

bull El Supervisor debe corroborar la informacioacuten presentada por los preventistas

y autoventistas es correcta con la verificacioacuten fiacutesica y estadiacutesticas de ventas

bull El personal de la bodega NO podraacute sacar ninguacuten exhibidor de las bodegas que

no cuente con la debida aprobacioacuten e informe de firmado por el Supervisor de

ventas siendo la responsabilidad del supervisor la correcta asignacioacuten del

material promocional para los clientes

E SEGUIMIENTO

El personal de la Fuerza de ventas seraacute el encargado de verificar que el material

promocional asignado al cliente cuente con la seguridad para evitar su peacuterdida que

225

este sea mantenido en forma adecuada y seraacute el encargado de llenarlo de producto y

comprobar que no sea utilizado con otros productos que no sean de la compantildeiacutea

Poliacutetica de Control para establecer descuentos comerciales que se encuentran

fuera del presupuesto anual

A OBJETIVO Y ALCANCE

La presente poliacutetica detalla los lineamientos para establecer puntos de control en el

establecimiento de descuentos comerciales otorgados a todos los clientes de la

compantildeiacutea Cadbury Adams Ecuador SA

B DEFINICIONES

Estrategia de Precio Disentildeado para otorgar precios al consumidor sin modificar la

lista de precios estaacutendar (mantener la lista de precios)

Desarrollo de Zona Descuento otorgado para impulsar el desarrollo de una zona

dentro de un cliente Se da debido a rentabilidad yo cobertura

Descuentos Estacionales Descuento otorgado para una estacioacuten o plan del antildeo Por

ejemplo verano inverno Navidad Vacaciones etc

Descuentos Para evitar contrabando Descuento relacionado a un producto

especiacutefico para generar una accioacuten de venta en ciertas ciudadesregioneszonas que

evite la compra por parte de los clientes indirectos de producto de contrabando

Descuentos Para evitar ldquoWrite Offrdquo Descuento relacionado a un producto

especiacutefico para generar que permita al cliente mejorar la rotacioacuten del producto

evitando la incineracioacuten del producto por mal estado debido a alcanzar la fecha de

vencimiento

226

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Planificacioacuten Financiera

bull Debe analizar las actividades dentro de presupuestoen los referente a los descuentos entregados porpromociones basados en concursos establecidos porlos clientes

bull Verificar la posibilidad de entregar promocionesadicionales de acuerdo a los colchones en elpresupuesto de ventas

Gerentes de canal deVentas

bull Determinar coordinando con la Gerencia de ventasy el aacuterea de Trade marketing la viabilidad deestablecer los descuentos promocionales

bull Verificar que el aacuterea de Trade Marketing realice lacomunicacioacuten adecuada y publicidadcorrespondiente para hacer conocer a los clientes elbeneficio y condiciones de la promocioacuten

Supervisor de Ventas

bull Conciliar los montos cumplidos por los clientespara emitir las notas de creacutedito

bull Verificar que los clientes reciban sus notas decreacutedito

Creacutedito y cobranzasbull Emitir las notas de creacutedito posterior a la

comprobacioacuten de la informacioacuten entregada porTrade Marketing

Gerente General bull Aprobar las actividades a realizar fuera delpresupuesto para otorgar descuentos comerciales

D METODOLOGIacuteA

bull El aacuterea de Trade Marketing en conjunto con la Gerencia de Ventas

determinaraacuten la posibilidad de iniciar una promocioacuten para los clientes a traveacutes

de la cual por el cumplimiento de metas establecidas en los niveles de

compras se haraacuten acreedores a un descuento calculado sobre las ventas que

ingresan en el concurso siempre y cuando el aacuterea de planificacioacuten financiera

haya informado que existe un colchoacuten en el presupuesto de ventas para

otorgar los descuentos mencionados

bull Las gerencias de canal de ventas elaboraraacuten un informe con el resumen de

los niveles de ventas esperados y que recesioacuten generaraacute posterior a la

promocioacuten tomando en cuenta los flujos de efectivo que se recibiriacutean por

adelantado y el costo ndash beneficio que generariacutea

227

bull En el caso que el informe genere beneficios y este sea aprobado por el

Gerente de ventas el aacuterea de Trade marketing deberaacute iniciar la comunicacioacuten

de la promocioacuten entre los clientes con el fin que los clientes puedan exigir

sus beneficios adquiridos y evitar que la Fuerza de Ventas pueda usurpar

dichos beneficios

bull Una vez alcanzadas las metas por los clientes creacuteditos y cobranzas deberaacute

emitir las notas de creacutedito y el supervisor de ventas se encargaraacute de verificar

que estas sean recibidas por el cliente

E SEGUIMIENTO

Se deberaacute realizar un seguimiento posterior al teacutermino de la promocioacuten para conocer

la satisfaccioacuten entre los clientes y cuaacuteles fueron los iacutendices de recuperacioacuten de

efectivo generado en esas ventas

Poliacutetica de Control para la presentacioacuten y revisioacuten de Reportes de Gastos

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de la poliacutetica es establecer paraacutemetros para una adecuada preparacioacuten y

presentacioacuten de los reportes de viajes de los colegas de la Compantildeiacutea Cadbury

Adams que seraacuten revisados en las oficinas de Quito asiacute como establecer puntos de

control en la revisioacuten de los mismos

B DEFINICIONES

Reportes de gastos Son documentos a traveacutes de los cuales los empleados de una

compantildeiacutea pueden solicitar la devolucioacuten de los valores desembolsados por ellos

siempre y cuando estos correspondan a gastos generados para atender actividades

que contengan un ingreso para la compantildeiacutea provocado o mejorado por dichos

desembolsos Estos desembolsos deben contener la documentacioacuten soporte de

acuerdo a lo establecido por la autoridad tributaria local Servicio de Rentas Internas

228

Viaacuteticos Son recursos asignados a los empleados de una entidad que para el

desempentildeo de sus funciones cuando deban de trasladarse por un periacuteodo mayor de

24 horas a lugares distintos al de su residencia Estos valores los gastos por concepto

de alimentacioacuten hospedaje y gastos menores inherentes al viaje

Sistema Dinnero Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes

a los viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos

como para presentar sus gastos por viaacuteticos

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Gerencias

bull Deberaacuten verificar que los valores presentados comoreembolsos por parte de los colegas sean racionalesy que estos esteacuten relacionados directamente altrabajo que ellos desempentildean antes de generar lasaprobaciones en el sistema

Analista de TradeMarketing Analista deCuentas por pagar

bull Revisar la documentacioacuten fiacutesica que soporta losgastos presentados por el colega y solicitados parareembolso asiacute como que el reporte esteacute lleno enforma correcta de acuerdo a la poliacutetica corporativade viajes y que cumpla con los requerimientosestablecidos en el reglamento para la aplicacioacuten dela Ley de reacutegimen tributario interno en su artiacuteculo27 que norma las liquidaciones de viaje

Contador general

bull Mantener actualizados de todas las reformastributarias emitidas por la autoridad fiscal a losAnalistas de Trade Marketing y de Cuentas porpagar con el fin de minimizar las contingenciastributarias

D METODOLOGIacuteA

bull Los colegas administrativos asiacute como los colegas de la Fuerza de Ventas que

poseen un equipo de coacutemputo de la compantildeiacutea deberaacuten ingresar la informacioacuten

de los reportes de gastos que deberaacute regirse a lo normado en la poliacutetica

corporativa de viajes en el sistema Dinnero uno por uno los documentos que

van a solicitar el reembolso en este detallaraacuten los valores completos sin

desglosar impuestos Una vez que los documentos hayan sido ingresados en

229

el sistema los empleados administrativos deberaacuten entregarlos al analista de

Cuentas por pagar y los administrativos de la Fuerza de Ventas al analista de

Trade Marketing Los empleados de la Fuerza de Ventas que no poseen un

equipo de coacutemputo de la empresa deberaacuten entregar los reportes de gastos

presentados de acuerdo a la poliacutetica de viajes directamente al analista de

Trade marketing para que este ingrese la informacioacuten documento por

documento y colega por colega en el sistema Dinnero a traveacutes de una

plantilla Aquellos documentos que excedan los montos asignados a cada uno

de los colegas por movilizacioacuten seraacuten rechazados y no se incluiraacuten en la

plantilla para la carga

Formato para la presentacioacuten de los reportes de Gastos

Instructivo

El reporte debe ser llenado por el empleado en el encabezado debe constar el

periodo y el motivo del viaje asiacute como la identificacioacuten del colega

En el cuerpo debe ir la siguiente informacioacuten

Fecha Debe contener la fecha del documento soporte del gasto

Ndeg El nuacutemero del documento soporte del gasto

Local El establecimiento donde se realizoacute el consumo

230

Descripcioacuten del gasto Identificacioacuten del tipo de gasto Ej Alojamiento nacional

Valor en moneda del documento Determinar el valor completo del soporte del

gasto en caso sea moneda extranjera en el caso de tratarse de doacutelares iraacute el mismo

valor en las dos uacuteltimas columnas

Valor en doacutelares Convertir el valor del documento soporte en caso de ser moneda

extranjera diferente de doacutelares

bull Los dos analistas mencionados deberaacuten revisar que los documentos que

respaldan el gasto contengan la siguiente informacioacuten fecha del documento

el local y el detalle del consumo realizado valor detallado en forma clara los

documentos no deben tener enmendaduras tachones ni borrones estar

presentados de acuerdo al nuevo reglamento para comprobantes de venta y

que no contengan consumos no permitidos en la poliacutetica corporativa de

viajes

bull En el caso uno o maacutes documentos no contengan la informacioacuten y de la forma

sentildealada en el punto anterior estos seraacuten devueltos a los colegas y no seraacuten

reembolsados

bull Las gerencias deberaacuten aprobar a traveacutes del sistema Dinnero los reportes de

gastos verificando todos los valores solicitados a reembolso En el caso que

los valores esteacuten fuera de los rangos normales para el gasto presentado este

deberaacute ser rechazado en el sistema Dinnero informando al colega el porqueacute

del rechazo

bull Si el colega logra justificar el valor consumido este se aprobaraacute en el sistema

procediendo a la contabilizacioacuten normal por parte de Shared Service

E SEGUIMIENTO

En el caso de la Fuerza de venta el aacuterea de Trade Marketing seraacute la encargada de

verificar que los pagos a los colegas se hayan realizado En el caso del aacuterea

Administrativa lo haraacute la analista de Cuentas por pagar

231

Poliacutetica de Control para la el establecimiento de metas en las ventas

A OBJETIVO Y ALCANCE

Delimitar praacutecticas correctas para establecer metas de ventas acordes con la realidad

de la compantildeiacutea que eviten que los empleados de la Fuerza de ventas se vean

abocados a realizar actos iliacutecitos o no eacuteticos con el fin de alcanzas las metas

planteadas por la administracioacuten en el territorio Ecuatoriano

B DEFINICIONES

Cuota Hace mencioacuten a la meta establecida por la Administracioacuten impuesta al

personal de la fuerza de ventas con el fin de que se cumpla un monto mensual

determinado tanto en valor como cantidad de los productos de la compantildeiacutea

Incentivos Son todos los beneficios que alcanza el persona del departamento de

Ventas por el cumplimiento de objetivos establecidos en el presupuesto de ventas

Demanda Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes a los

viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos como

para presentar sus gastos por viaacuteticos

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Gerente General

bull Llamar a reunioacuten al comiteacute gerencial para estableceren conjunto y consenso el presupuesto de objetivosde ventas

bull Revisar y verificar todos los escenarios posiblespara la consecucioacuten de las ventas frente al sistemapoliacutetico inestable en el paiacutes

bull Determina reuniones para realizar verificacionesmensuales de las metas establecidas y de ser el casoejecutar modificaciones de acuerdo a la realidad quela empresa y el paiacutes vivan en ese momento

232

Planificador Financiero

bull Plantear los escenarios para la consecucioacuten de losobjetivos de ventas a consideracioacuten del comiteacutegerencial

bull Establecer un presupuesto para dotar deherramientas comerciales y promocionales queapoyen a la Fuerza de ventas a la obtencioacuten de lacuota

Gerente de marketing

bull Informar acerca de los estudios de mercadoactualizados para determinar la demanda de losproductos del sector de confites en el Ecuador cuales el mercado ganado por la compantildeiacutea y lo queposee la competencia

bull Elaborar un FODA de la competenciabull Planificar estrategias de publicidad que mantenga

yo incrementen la participacioacuten de mercado asiacutecomo que se formen en una herramienta de influiren el consumidor para la adquisicioacuten de losproductos de la compantildeiacutea

Jefe de Trade Marketing bull Establecer estrategias promocionales y deexhibicioacuten para conquistar la atraccioacuten del mercado

Gerente de Ventas

bull Establecer estadiacutesticas de ventas por regioacuten ciudadsector y temporada para determinar cuaacuteles son lossitios y fechas en las que se pueden generar mejoraspara las ventas

Planificador de laDemanda

bull Determinar la demanda bajo estudios mensualesbull Informar al comiteacute gerencial en forma perioacutedica

acerca de la capacidad de cubrir la demandaestablecida a traveacutes de la capacidad de las plantaspara la entrega de producto

D METODOLOGIacuteA

bull Elaborar un presupuesto anual de objetivos de ventas tomando en cuenta

toda la informacioacuten entregada por los responsables en consenso con el

comiteacute gerencial

bull Revisar en forma mensual las variaciones generadas tanto en la realidad del

desarrollo del negocio como en la consecucioacuten de los objetivos y de ser el

caso replantear las metas para que estas sean racionales

bull Mantener los incentivos a la Fuerza de ventas para que la cuota sea

alcanzada

233

E SEGUIMIENTO

Realizar una evaluacioacuten mensual de los objetivos alcanzados y poner puntos de

atencioacuten en aquellos que no se estaacuten ejecutando para buscar oportunidades de

mejora

452 Procedimientos de Control Interno para el departamento de Ventas

bull Verificar que todos los reportes de gastos por viajes internacionales de la

Fuerza de Ventas sean presentado en un maacuteximo de 7 diacuteas calendario En el

caso de los viaacuteticos los documentos no deberaacuten tener una antiguumledad mayor a

un mes

bull Observar la poliacutetica de control de Creacuteditos y cobranzas donde se contemplan

paraacutemetros para la aprobacioacuten de pedidos previo a la aprobacioacuten de ventas

para evitar que se despache mercaderiacutea a clientes que no se encuentran al diacutea

con los pago

bull Realizar los caacutelculos de los incentivos ganados por el personal de la Fuerza

de ventas de acuerdo a los porcentajes establecidos en los beneficios a los

empleados

bull Observar la poliacutetica de control para Noacutemina con el fin de respetar las fechas

de entrega de la informacioacuten de los incentivos para que los empleados reciban

sus haberes a tiempo

bull Mantener bajo custodia segura los modelos exclusivos de los exhibidores

retirados de los proveedores con el fin de evitar posibles plagios o en su

defecto destruirlos en el caso que estos no se vayan a utilizar maacutes

bull Separar la mercaderiacutea recibida en buen estado de las devoluciones para

determinar si es procedente regresarla a los pallets de bodega o debe

realizarse con ella promociones o autoconsumos

234

Divulgacioacuten de las poliacuteticas corporativas e informacioacuten de laimportancia de su cumplimiento dos veces al antildeo que deberaacuten serincluidas en las presentaciones de las reuniones de Vamos Juntos enla que se entregaraacuten folletos con los puntos importantes de lasmismas en las que se deberaacuten ejemplarizar con casos reales

24000

Capacitacioacuten para el personal recieacuten ingresado que debe incluir unresumen de los procedimientos importantes de la compantildeiacuteainformacioacuten corporativa como poliacuteticas procedimientos valoresmisioacuten visioacuten etc asiacute como reuniones con el personal con el queinteractuaraacute en su trabajo diario

75000

Total costos relacionados con capacitaciones 99000

453 Actividades para el departamento de Ventas

bull Observar de forma inmediata el procedimiento corporativo de la otorgacioacuten

de descuentos comerciales que no se encuentran en el presupuesto para

desarrollarlo de acuerdo a los lineamientos de la administracioacuten

bull Establecer una adecuada comunicacioacuten entre las aacutereas de planificacioacuten

financiera Gerencias de ventas y Gerencia General para llevar a cabo en

forma correcta la poliacutetica administrativa para otorgar descuentos comerciales

bull Implementar las poliacuteticas propuestas para un adecuado control interno de los

procesos desarrollados en el departamento de Ventas

bull Aplicar los procedimientos de control establecidos en el presente capiacutetulo

como actividades del diacutea - diacutea

46 Costo ndash Beneficio de la implementacioacuten del Sistema de Control Interno para

los departamentos de Recursos Humanos Finanzas y Ventas

Costos generados

Capacitaciones

235

Honorarios a terceros

Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales

120000

Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones

300000

Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000

Materiales y Suministros

Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales

71400

Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil

50000

Total costos por suministros y materiales 121400

TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400

Beneficios

Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc

1300000

Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante

50000

Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial

250000

TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000

En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un

monto de $ 959600

Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que

implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos

permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a

estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad

evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas

De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa

225

este sea mantenido en forma adecuada y seraacute el encargado de llenarlo de producto y

comprobar que no sea utilizado con otros productos que no sean de la compantildeiacutea

Poliacutetica de Control para establecer descuentos comerciales que se encuentran

fuera del presupuesto anual

A OBJETIVO Y ALCANCE

La presente poliacutetica detalla los lineamientos para establecer puntos de control en el

establecimiento de descuentos comerciales otorgados a todos los clientes de la

compantildeiacutea Cadbury Adams Ecuador SA

B DEFINICIONES

Estrategia de Precio Disentildeado para otorgar precios al consumidor sin modificar la

lista de precios estaacutendar (mantener la lista de precios)

Desarrollo de Zona Descuento otorgado para impulsar el desarrollo de una zona

dentro de un cliente Se da debido a rentabilidad yo cobertura

Descuentos Estacionales Descuento otorgado para una estacioacuten o plan del antildeo Por

ejemplo verano inverno Navidad Vacaciones etc

Descuentos Para evitar contrabando Descuento relacionado a un producto

especiacutefico para generar una accioacuten de venta en ciertas ciudadesregioneszonas que

evite la compra por parte de los clientes indirectos de producto de contrabando

Descuentos Para evitar ldquoWrite Offrdquo Descuento relacionado a un producto

especiacutefico para generar que permita al cliente mejorar la rotacioacuten del producto

evitando la incineracioacuten del producto por mal estado debido a alcanzar la fecha de

vencimiento

226

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Planificacioacuten Financiera

bull Debe analizar las actividades dentro de presupuestoen los referente a los descuentos entregados porpromociones basados en concursos establecidos porlos clientes

bull Verificar la posibilidad de entregar promocionesadicionales de acuerdo a los colchones en elpresupuesto de ventas

Gerentes de canal deVentas

bull Determinar coordinando con la Gerencia de ventasy el aacuterea de Trade marketing la viabilidad deestablecer los descuentos promocionales

bull Verificar que el aacuterea de Trade Marketing realice lacomunicacioacuten adecuada y publicidadcorrespondiente para hacer conocer a los clientes elbeneficio y condiciones de la promocioacuten

Supervisor de Ventas

bull Conciliar los montos cumplidos por los clientespara emitir las notas de creacutedito

bull Verificar que los clientes reciban sus notas decreacutedito

Creacutedito y cobranzasbull Emitir las notas de creacutedito posterior a la

comprobacioacuten de la informacioacuten entregada porTrade Marketing

Gerente General bull Aprobar las actividades a realizar fuera delpresupuesto para otorgar descuentos comerciales

D METODOLOGIacuteA

bull El aacuterea de Trade Marketing en conjunto con la Gerencia de Ventas

determinaraacuten la posibilidad de iniciar una promocioacuten para los clientes a traveacutes

de la cual por el cumplimiento de metas establecidas en los niveles de

compras se haraacuten acreedores a un descuento calculado sobre las ventas que

ingresan en el concurso siempre y cuando el aacuterea de planificacioacuten financiera

haya informado que existe un colchoacuten en el presupuesto de ventas para

otorgar los descuentos mencionados

bull Las gerencias de canal de ventas elaboraraacuten un informe con el resumen de

los niveles de ventas esperados y que recesioacuten generaraacute posterior a la

promocioacuten tomando en cuenta los flujos de efectivo que se recibiriacutean por

adelantado y el costo ndash beneficio que generariacutea

227

bull En el caso que el informe genere beneficios y este sea aprobado por el

Gerente de ventas el aacuterea de Trade marketing deberaacute iniciar la comunicacioacuten

de la promocioacuten entre los clientes con el fin que los clientes puedan exigir

sus beneficios adquiridos y evitar que la Fuerza de Ventas pueda usurpar

dichos beneficios

bull Una vez alcanzadas las metas por los clientes creacuteditos y cobranzas deberaacute

emitir las notas de creacutedito y el supervisor de ventas se encargaraacute de verificar

que estas sean recibidas por el cliente

E SEGUIMIENTO

Se deberaacute realizar un seguimiento posterior al teacutermino de la promocioacuten para conocer

la satisfaccioacuten entre los clientes y cuaacuteles fueron los iacutendices de recuperacioacuten de

efectivo generado en esas ventas

Poliacutetica de Control para la presentacioacuten y revisioacuten de Reportes de Gastos

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de la poliacutetica es establecer paraacutemetros para una adecuada preparacioacuten y

presentacioacuten de los reportes de viajes de los colegas de la Compantildeiacutea Cadbury

Adams que seraacuten revisados en las oficinas de Quito asiacute como establecer puntos de

control en la revisioacuten de los mismos

B DEFINICIONES

Reportes de gastos Son documentos a traveacutes de los cuales los empleados de una

compantildeiacutea pueden solicitar la devolucioacuten de los valores desembolsados por ellos

siempre y cuando estos correspondan a gastos generados para atender actividades

que contengan un ingreso para la compantildeiacutea provocado o mejorado por dichos

desembolsos Estos desembolsos deben contener la documentacioacuten soporte de

acuerdo a lo establecido por la autoridad tributaria local Servicio de Rentas Internas

228

Viaacuteticos Son recursos asignados a los empleados de una entidad que para el

desempentildeo de sus funciones cuando deban de trasladarse por un periacuteodo mayor de

24 horas a lugares distintos al de su residencia Estos valores los gastos por concepto

de alimentacioacuten hospedaje y gastos menores inherentes al viaje

Sistema Dinnero Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes

a los viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos

como para presentar sus gastos por viaacuteticos

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Gerencias

bull Deberaacuten verificar que los valores presentados comoreembolsos por parte de los colegas sean racionalesy que estos esteacuten relacionados directamente altrabajo que ellos desempentildean antes de generar lasaprobaciones en el sistema

Analista de TradeMarketing Analista deCuentas por pagar

bull Revisar la documentacioacuten fiacutesica que soporta losgastos presentados por el colega y solicitados parareembolso asiacute como que el reporte esteacute lleno enforma correcta de acuerdo a la poliacutetica corporativade viajes y que cumpla con los requerimientosestablecidos en el reglamento para la aplicacioacuten dela Ley de reacutegimen tributario interno en su artiacuteculo27 que norma las liquidaciones de viaje

Contador general

bull Mantener actualizados de todas las reformastributarias emitidas por la autoridad fiscal a losAnalistas de Trade Marketing y de Cuentas porpagar con el fin de minimizar las contingenciastributarias

D METODOLOGIacuteA

bull Los colegas administrativos asiacute como los colegas de la Fuerza de Ventas que

poseen un equipo de coacutemputo de la compantildeiacutea deberaacuten ingresar la informacioacuten

de los reportes de gastos que deberaacute regirse a lo normado en la poliacutetica

corporativa de viajes en el sistema Dinnero uno por uno los documentos que

van a solicitar el reembolso en este detallaraacuten los valores completos sin

desglosar impuestos Una vez que los documentos hayan sido ingresados en

229

el sistema los empleados administrativos deberaacuten entregarlos al analista de

Cuentas por pagar y los administrativos de la Fuerza de Ventas al analista de

Trade Marketing Los empleados de la Fuerza de Ventas que no poseen un

equipo de coacutemputo de la empresa deberaacuten entregar los reportes de gastos

presentados de acuerdo a la poliacutetica de viajes directamente al analista de

Trade marketing para que este ingrese la informacioacuten documento por

documento y colega por colega en el sistema Dinnero a traveacutes de una

plantilla Aquellos documentos que excedan los montos asignados a cada uno

de los colegas por movilizacioacuten seraacuten rechazados y no se incluiraacuten en la

plantilla para la carga

Formato para la presentacioacuten de los reportes de Gastos

Instructivo

El reporte debe ser llenado por el empleado en el encabezado debe constar el

periodo y el motivo del viaje asiacute como la identificacioacuten del colega

En el cuerpo debe ir la siguiente informacioacuten

Fecha Debe contener la fecha del documento soporte del gasto

Ndeg El nuacutemero del documento soporte del gasto

Local El establecimiento donde se realizoacute el consumo

230

Descripcioacuten del gasto Identificacioacuten del tipo de gasto Ej Alojamiento nacional

Valor en moneda del documento Determinar el valor completo del soporte del

gasto en caso sea moneda extranjera en el caso de tratarse de doacutelares iraacute el mismo

valor en las dos uacuteltimas columnas

Valor en doacutelares Convertir el valor del documento soporte en caso de ser moneda

extranjera diferente de doacutelares

bull Los dos analistas mencionados deberaacuten revisar que los documentos que

respaldan el gasto contengan la siguiente informacioacuten fecha del documento

el local y el detalle del consumo realizado valor detallado en forma clara los

documentos no deben tener enmendaduras tachones ni borrones estar

presentados de acuerdo al nuevo reglamento para comprobantes de venta y

que no contengan consumos no permitidos en la poliacutetica corporativa de

viajes

bull En el caso uno o maacutes documentos no contengan la informacioacuten y de la forma

sentildealada en el punto anterior estos seraacuten devueltos a los colegas y no seraacuten

reembolsados

bull Las gerencias deberaacuten aprobar a traveacutes del sistema Dinnero los reportes de

gastos verificando todos los valores solicitados a reembolso En el caso que

los valores esteacuten fuera de los rangos normales para el gasto presentado este

deberaacute ser rechazado en el sistema Dinnero informando al colega el porqueacute

del rechazo

bull Si el colega logra justificar el valor consumido este se aprobaraacute en el sistema

procediendo a la contabilizacioacuten normal por parte de Shared Service

E SEGUIMIENTO

En el caso de la Fuerza de venta el aacuterea de Trade Marketing seraacute la encargada de

verificar que los pagos a los colegas se hayan realizado En el caso del aacuterea

Administrativa lo haraacute la analista de Cuentas por pagar

231

Poliacutetica de Control para la el establecimiento de metas en las ventas

A OBJETIVO Y ALCANCE

Delimitar praacutecticas correctas para establecer metas de ventas acordes con la realidad

de la compantildeiacutea que eviten que los empleados de la Fuerza de ventas se vean

abocados a realizar actos iliacutecitos o no eacuteticos con el fin de alcanzas las metas

planteadas por la administracioacuten en el territorio Ecuatoriano

B DEFINICIONES

Cuota Hace mencioacuten a la meta establecida por la Administracioacuten impuesta al

personal de la fuerza de ventas con el fin de que se cumpla un monto mensual

determinado tanto en valor como cantidad de los productos de la compantildeiacutea

Incentivos Son todos los beneficios que alcanza el persona del departamento de

Ventas por el cumplimiento de objetivos establecidos en el presupuesto de ventas

Demanda Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes a los

viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos como

para presentar sus gastos por viaacuteticos

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Gerente General

bull Llamar a reunioacuten al comiteacute gerencial para estableceren conjunto y consenso el presupuesto de objetivosde ventas

bull Revisar y verificar todos los escenarios posiblespara la consecucioacuten de las ventas frente al sistemapoliacutetico inestable en el paiacutes

bull Determina reuniones para realizar verificacionesmensuales de las metas establecidas y de ser el casoejecutar modificaciones de acuerdo a la realidad quela empresa y el paiacutes vivan en ese momento

232

Planificador Financiero

bull Plantear los escenarios para la consecucioacuten de losobjetivos de ventas a consideracioacuten del comiteacutegerencial

bull Establecer un presupuesto para dotar deherramientas comerciales y promocionales queapoyen a la Fuerza de ventas a la obtencioacuten de lacuota

Gerente de marketing

bull Informar acerca de los estudios de mercadoactualizados para determinar la demanda de losproductos del sector de confites en el Ecuador cuales el mercado ganado por la compantildeiacutea y lo queposee la competencia

bull Elaborar un FODA de la competenciabull Planificar estrategias de publicidad que mantenga

yo incrementen la participacioacuten de mercado asiacutecomo que se formen en una herramienta de influiren el consumidor para la adquisicioacuten de losproductos de la compantildeiacutea

Jefe de Trade Marketing bull Establecer estrategias promocionales y deexhibicioacuten para conquistar la atraccioacuten del mercado

Gerente de Ventas

bull Establecer estadiacutesticas de ventas por regioacuten ciudadsector y temporada para determinar cuaacuteles son lossitios y fechas en las que se pueden generar mejoraspara las ventas

Planificador de laDemanda

bull Determinar la demanda bajo estudios mensualesbull Informar al comiteacute gerencial en forma perioacutedica

acerca de la capacidad de cubrir la demandaestablecida a traveacutes de la capacidad de las plantaspara la entrega de producto

D METODOLOGIacuteA

bull Elaborar un presupuesto anual de objetivos de ventas tomando en cuenta

toda la informacioacuten entregada por los responsables en consenso con el

comiteacute gerencial

bull Revisar en forma mensual las variaciones generadas tanto en la realidad del

desarrollo del negocio como en la consecucioacuten de los objetivos y de ser el

caso replantear las metas para que estas sean racionales

bull Mantener los incentivos a la Fuerza de ventas para que la cuota sea

alcanzada

233

E SEGUIMIENTO

Realizar una evaluacioacuten mensual de los objetivos alcanzados y poner puntos de

atencioacuten en aquellos que no se estaacuten ejecutando para buscar oportunidades de

mejora

452 Procedimientos de Control Interno para el departamento de Ventas

bull Verificar que todos los reportes de gastos por viajes internacionales de la

Fuerza de Ventas sean presentado en un maacuteximo de 7 diacuteas calendario En el

caso de los viaacuteticos los documentos no deberaacuten tener una antiguumledad mayor a

un mes

bull Observar la poliacutetica de control de Creacuteditos y cobranzas donde se contemplan

paraacutemetros para la aprobacioacuten de pedidos previo a la aprobacioacuten de ventas

para evitar que se despache mercaderiacutea a clientes que no se encuentran al diacutea

con los pago

bull Realizar los caacutelculos de los incentivos ganados por el personal de la Fuerza

de ventas de acuerdo a los porcentajes establecidos en los beneficios a los

empleados

bull Observar la poliacutetica de control para Noacutemina con el fin de respetar las fechas

de entrega de la informacioacuten de los incentivos para que los empleados reciban

sus haberes a tiempo

bull Mantener bajo custodia segura los modelos exclusivos de los exhibidores

retirados de los proveedores con el fin de evitar posibles plagios o en su

defecto destruirlos en el caso que estos no se vayan a utilizar maacutes

bull Separar la mercaderiacutea recibida en buen estado de las devoluciones para

determinar si es procedente regresarla a los pallets de bodega o debe

realizarse con ella promociones o autoconsumos

234

Divulgacioacuten de las poliacuteticas corporativas e informacioacuten de laimportancia de su cumplimiento dos veces al antildeo que deberaacuten serincluidas en las presentaciones de las reuniones de Vamos Juntos enla que se entregaraacuten folletos con los puntos importantes de lasmismas en las que se deberaacuten ejemplarizar con casos reales

24000

Capacitacioacuten para el personal recieacuten ingresado que debe incluir unresumen de los procedimientos importantes de la compantildeiacuteainformacioacuten corporativa como poliacuteticas procedimientos valoresmisioacuten visioacuten etc asiacute como reuniones con el personal con el queinteractuaraacute en su trabajo diario

75000

Total costos relacionados con capacitaciones 99000

453 Actividades para el departamento de Ventas

bull Observar de forma inmediata el procedimiento corporativo de la otorgacioacuten

de descuentos comerciales que no se encuentran en el presupuesto para

desarrollarlo de acuerdo a los lineamientos de la administracioacuten

bull Establecer una adecuada comunicacioacuten entre las aacutereas de planificacioacuten

financiera Gerencias de ventas y Gerencia General para llevar a cabo en

forma correcta la poliacutetica administrativa para otorgar descuentos comerciales

bull Implementar las poliacuteticas propuestas para un adecuado control interno de los

procesos desarrollados en el departamento de Ventas

bull Aplicar los procedimientos de control establecidos en el presente capiacutetulo

como actividades del diacutea - diacutea

46 Costo ndash Beneficio de la implementacioacuten del Sistema de Control Interno para

los departamentos de Recursos Humanos Finanzas y Ventas

Costos generados

Capacitaciones

235

Honorarios a terceros

Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales

120000

Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones

300000

Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000

Materiales y Suministros

Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales

71400

Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil

50000

Total costos por suministros y materiales 121400

TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400

Beneficios

Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc

1300000

Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante

50000

Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial

250000

TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000

En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un

monto de $ 959600

Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que

implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos

permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a

estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad

evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas

De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa

226

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Planificacioacuten Financiera

bull Debe analizar las actividades dentro de presupuestoen los referente a los descuentos entregados porpromociones basados en concursos establecidos porlos clientes

bull Verificar la posibilidad de entregar promocionesadicionales de acuerdo a los colchones en elpresupuesto de ventas

Gerentes de canal deVentas

bull Determinar coordinando con la Gerencia de ventasy el aacuterea de Trade marketing la viabilidad deestablecer los descuentos promocionales

bull Verificar que el aacuterea de Trade Marketing realice lacomunicacioacuten adecuada y publicidadcorrespondiente para hacer conocer a los clientes elbeneficio y condiciones de la promocioacuten

Supervisor de Ventas

bull Conciliar los montos cumplidos por los clientespara emitir las notas de creacutedito

bull Verificar que los clientes reciban sus notas decreacutedito

Creacutedito y cobranzasbull Emitir las notas de creacutedito posterior a la

comprobacioacuten de la informacioacuten entregada porTrade Marketing

Gerente General bull Aprobar las actividades a realizar fuera delpresupuesto para otorgar descuentos comerciales

D METODOLOGIacuteA

bull El aacuterea de Trade Marketing en conjunto con la Gerencia de Ventas

determinaraacuten la posibilidad de iniciar una promocioacuten para los clientes a traveacutes

de la cual por el cumplimiento de metas establecidas en los niveles de

compras se haraacuten acreedores a un descuento calculado sobre las ventas que

ingresan en el concurso siempre y cuando el aacuterea de planificacioacuten financiera

haya informado que existe un colchoacuten en el presupuesto de ventas para

otorgar los descuentos mencionados

bull Las gerencias de canal de ventas elaboraraacuten un informe con el resumen de

los niveles de ventas esperados y que recesioacuten generaraacute posterior a la

promocioacuten tomando en cuenta los flujos de efectivo que se recibiriacutean por

adelantado y el costo ndash beneficio que generariacutea

227

bull En el caso que el informe genere beneficios y este sea aprobado por el

Gerente de ventas el aacuterea de Trade marketing deberaacute iniciar la comunicacioacuten

de la promocioacuten entre los clientes con el fin que los clientes puedan exigir

sus beneficios adquiridos y evitar que la Fuerza de Ventas pueda usurpar

dichos beneficios

bull Una vez alcanzadas las metas por los clientes creacuteditos y cobranzas deberaacute

emitir las notas de creacutedito y el supervisor de ventas se encargaraacute de verificar

que estas sean recibidas por el cliente

E SEGUIMIENTO

Se deberaacute realizar un seguimiento posterior al teacutermino de la promocioacuten para conocer

la satisfaccioacuten entre los clientes y cuaacuteles fueron los iacutendices de recuperacioacuten de

efectivo generado en esas ventas

Poliacutetica de Control para la presentacioacuten y revisioacuten de Reportes de Gastos

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de la poliacutetica es establecer paraacutemetros para una adecuada preparacioacuten y

presentacioacuten de los reportes de viajes de los colegas de la Compantildeiacutea Cadbury

Adams que seraacuten revisados en las oficinas de Quito asiacute como establecer puntos de

control en la revisioacuten de los mismos

B DEFINICIONES

Reportes de gastos Son documentos a traveacutes de los cuales los empleados de una

compantildeiacutea pueden solicitar la devolucioacuten de los valores desembolsados por ellos

siempre y cuando estos correspondan a gastos generados para atender actividades

que contengan un ingreso para la compantildeiacutea provocado o mejorado por dichos

desembolsos Estos desembolsos deben contener la documentacioacuten soporte de

acuerdo a lo establecido por la autoridad tributaria local Servicio de Rentas Internas

228

Viaacuteticos Son recursos asignados a los empleados de una entidad que para el

desempentildeo de sus funciones cuando deban de trasladarse por un periacuteodo mayor de

24 horas a lugares distintos al de su residencia Estos valores los gastos por concepto

de alimentacioacuten hospedaje y gastos menores inherentes al viaje

Sistema Dinnero Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes

a los viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos

como para presentar sus gastos por viaacuteticos

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Gerencias

bull Deberaacuten verificar que los valores presentados comoreembolsos por parte de los colegas sean racionalesy que estos esteacuten relacionados directamente altrabajo que ellos desempentildean antes de generar lasaprobaciones en el sistema

Analista de TradeMarketing Analista deCuentas por pagar

bull Revisar la documentacioacuten fiacutesica que soporta losgastos presentados por el colega y solicitados parareembolso asiacute como que el reporte esteacute lleno enforma correcta de acuerdo a la poliacutetica corporativade viajes y que cumpla con los requerimientosestablecidos en el reglamento para la aplicacioacuten dela Ley de reacutegimen tributario interno en su artiacuteculo27 que norma las liquidaciones de viaje

Contador general

bull Mantener actualizados de todas las reformastributarias emitidas por la autoridad fiscal a losAnalistas de Trade Marketing y de Cuentas porpagar con el fin de minimizar las contingenciastributarias

D METODOLOGIacuteA

bull Los colegas administrativos asiacute como los colegas de la Fuerza de Ventas que

poseen un equipo de coacutemputo de la compantildeiacutea deberaacuten ingresar la informacioacuten

de los reportes de gastos que deberaacute regirse a lo normado en la poliacutetica

corporativa de viajes en el sistema Dinnero uno por uno los documentos que

van a solicitar el reembolso en este detallaraacuten los valores completos sin

desglosar impuestos Una vez que los documentos hayan sido ingresados en

229

el sistema los empleados administrativos deberaacuten entregarlos al analista de

Cuentas por pagar y los administrativos de la Fuerza de Ventas al analista de

Trade Marketing Los empleados de la Fuerza de Ventas que no poseen un

equipo de coacutemputo de la empresa deberaacuten entregar los reportes de gastos

presentados de acuerdo a la poliacutetica de viajes directamente al analista de

Trade marketing para que este ingrese la informacioacuten documento por

documento y colega por colega en el sistema Dinnero a traveacutes de una

plantilla Aquellos documentos que excedan los montos asignados a cada uno

de los colegas por movilizacioacuten seraacuten rechazados y no se incluiraacuten en la

plantilla para la carga

Formato para la presentacioacuten de los reportes de Gastos

Instructivo

El reporte debe ser llenado por el empleado en el encabezado debe constar el

periodo y el motivo del viaje asiacute como la identificacioacuten del colega

En el cuerpo debe ir la siguiente informacioacuten

Fecha Debe contener la fecha del documento soporte del gasto

Ndeg El nuacutemero del documento soporte del gasto

Local El establecimiento donde se realizoacute el consumo

230

Descripcioacuten del gasto Identificacioacuten del tipo de gasto Ej Alojamiento nacional

Valor en moneda del documento Determinar el valor completo del soporte del

gasto en caso sea moneda extranjera en el caso de tratarse de doacutelares iraacute el mismo

valor en las dos uacuteltimas columnas

Valor en doacutelares Convertir el valor del documento soporte en caso de ser moneda

extranjera diferente de doacutelares

bull Los dos analistas mencionados deberaacuten revisar que los documentos que

respaldan el gasto contengan la siguiente informacioacuten fecha del documento

el local y el detalle del consumo realizado valor detallado en forma clara los

documentos no deben tener enmendaduras tachones ni borrones estar

presentados de acuerdo al nuevo reglamento para comprobantes de venta y

que no contengan consumos no permitidos en la poliacutetica corporativa de

viajes

bull En el caso uno o maacutes documentos no contengan la informacioacuten y de la forma

sentildealada en el punto anterior estos seraacuten devueltos a los colegas y no seraacuten

reembolsados

bull Las gerencias deberaacuten aprobar a traveacutes del sistema Dinnero los reportes de

gastos verificando todos los valores solicitados a reembolso En el caso que

los valores esteacuten fuera de los rangos normales para el gasto presentado este

deberaacute ser rechazado en el sistema Dinnero informando al colega el porqueacute

del rechazo

bull Si el colega logra justificar el valor consumido este se aprobaraacute en el sistema

procediendo a la contabilizacioacuten normal por parte de Shared Service

E SEGUIMIENTO

En el caso de la Fuerza de venta el aacuterea de Trade Marketing seraacute la encargada de

verificar que los pagos a los colegas se hayan realizado En el caso del aacuterea

Administrativa lo haraacute la analista de Cuentas por pagar

231

Poliacutetica de Control para la el establecimiento de metas en las ventas

A OBJETIVO Y ALCANCE

Delimitar praacutecticas correctas para establecer metas de ventas acordes con la realidad

de la compantildeiacutea que eviten que los empleados de la Fuerza de ventas se vean

abocados a realizar actos iliacutecitos o no eacuteticos con el fin de alcanzas las metas

planteadas por la administracioacuten en el territorio Ecuatoriano

B DEFINICIONES

Cuota Hace mencioacuten a la meta establecida por la Administracioacuten impuesta al

personal de la fuerza de ventas con el fin de que se cumpla un monto mensual

determinado tanto en valor como cantidad de los productos de la compantildeiacutea

Incentivos Son todos los beneficios que alcanza el persona del departamento de

Ventas por el cumplimiento de objetivos establecidos en el presupuesto de ventas

Demanda Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes a los

viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos como

para presentar sus gastos por viaacuteticos

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Gerente General

bull Llamar a reunioacuten al comiteacute gerencial para estableceren conjunto y consenso el presupuesto de objetivosde ventas

bull Revisar y verificar todos los escenarios posiblespara la consecucioacuten de las ventas frente al sistemapoliacutetico inestable en el paiacutes

bull Determina reuniones para realizar verificacionesmensuales de las metas establecidas y de ser el casoejecutar modificaciones de acuerdo a la realidad quela empresa y el paiacutes vivan en ese momento

232

Planificador Financiero

bull Plantear los escenarios para la consecucioacuten de losobjetivos de ventas a consideracioacuten del comiteacutegerencial

bull Establecer un presupuesto para dotar deherramientas comerciales y promocionales queapoyen a la Fuerza de ventas a la obtencioacuten de lacuota

Gerente de marketing

bull Informar acerca de los estudios de mercadoactualizados para determinar la demanda de losproductos del sector de confites en el Ecuador cuales el mercado ganado por la compantildeiacutea y lo queposee la competencia

bull Elaborar un FODA de la competenciabull Planificar estrategias de publicidad que mantenga

yo incrementen la participacioacuten de mercado asiacutecomo que se formen en una herramienta de influiren el consumidor para la adquisicioacuten de losproductos de la compantildeiacutea

Jefe de Trade Marketing bull Establecer estrategias promocionales y deexhibicioacuten para conquistar la atraccioacuten del mercado

Gerente de Ventas

bull Establecer estadiacutesticas de ventas por regioacuten ciudadsector y temporada para determinar cuaacuteles son lossitios y fechas en las que se pueden generar mejoraspara las ventas

Planificador de laDemanda

bull Determinar la demanda bajo estudios mensualesbull Informar al comiteacute gerencial en forma perioacutedica

acerca de la capacidad de cubrir la demandaestablecida a traveacutes de la capacidad de las plantaspara la entrega de producto

D METODOLOGIacuteA

bull Elaborar un presupuesto anual de objetivos de ventas tomando en cuenta

toda la informacioacuten entregada por los responsables en consenso con el

comiteacute gerencial

bull Revisar en forma mensual las variaciones generadas tanto en la realidad del

desarrollo del negocio como en la consecucioacuten de los objetivos y de ser el

caso replantear las metas para que estas sean racionales

bull Mantener los incentivos a la Fuerza de ventas para que la cuota sea

alcanzada

233

E SEGUIMIENTO

Realizar una evaluacioacuten mensual de los objetivos alcanzados y poner puntos de

atencioacuten en aquellos que no se estaacuten ejecutando para buscar oportunidades de

mejora

452 Procedimientos de Control Interno para el departamento de Ventas

bull Verificar que todos los reportes de gastos por viajes internacionales de la

Fuerza de Ventas sean presentado en un maacuteximo de 7 diacuteas calendario En el

caso de los viaacuteticos los documentos no deberaacuten tener una antiguumledad mayor a

un mes

bull Observar la poliacutetica de control de Creacuteditos y cobranzas donde se contemplan

paraacutemetros para la aprobacioacuten de pedidos previo a la aprobacioacuten de ventas

para evitar que se despache mercaderiacutea a clientes que no se encuentran al diacutea

con los pago

bull Realizar los caacutelculos de los incentivos ganados por el personal de la Fuerza

de ventas de acuerdo a los porcentajes establecidos en los beneficios a los

empleados

bull Observar la poliacutetica de control para Noacutemina con el fin de respetar las fechas

de entrega de la informacioacuten de los incentivos para que los empleados reciban

sus haberes a tiempo

bull Mantener bajo custodia segura los modelos exclusivos de los exhibidores

retirados de los proveedores con el fin de evitar posibles plagios o en su

defecto destruirlos en el caso que estos no se vayan a utilizar maacutes

bull Separar la mercaderiacutea recibida en buen estado de las devoluciones para

determinar si es procedente regresarla a los pallets de bodega o debe

realizarse con ella promociones o autoconsumos

234

Divulgacioacuten de las poliacuteticas corporativas e informacioacuten de laimportancia de su cumplimiento dos veces al antildeo que deberaacuten serincluidas en las presentaciones de las reuniones de Vamos Juntos enla que se entregaraacuten folletos con los puntos importantes de lasmismas en las que se deberaacuten ejemplarizar con casos reales

24000

Capacitacioacuten para el personal recieacuten ingresado que debe incluir unresumen de los procedimientos importantes de la compantildeiacuteainformacioacuten corporativa como poliacuteticas procedimientos valoresmisioacuten visioacuten etc asiacute como reuniones con el personal con el queinteractuaraacute en su trabajo diario

75000

Total costos relacionados con capacitaciones 99000

453 Actividades para el departamento de Ventas

bull Observar de forma inmediata el procedimiento corporativo de la otorgacioacuten

de descuentos comerciales que no se encuentran en el presupuesto para

desarrollarlo de acuerdo a los lineamientos de la administracioacuten

bull Establecer una adecuada comunicacioacuten entre las aacutereas de planificacioacuten

financiera Gerencias de ventas y Gerencia General para llevar a cabo en

forma correcta la poliacutetica administrativa para otorgar descuentos comerciales

bull Implementar las poliacuteticas propuestas para un adecuado control interno de los

procesos desarrollados en el departamento de Ventas

bull Aplicar los procedimientos de control establecidos en el presente capiacutetulo

como actividades del diacutea - diacutea

46 Costo ndash Beneficio de la implementacioacuten del Sistema de Control Interno para

los departamentos de Recursos Humanos Finanzas y Ventas

Costos generados

Capacitaciones

235

Honorarios a terceros

Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales

120000

Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones

300000

Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000

Materiales y Suministros

Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales

71400

Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil

50000

Total costos por suministros y materiales 121400

TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400

Beneficios

Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc

1300000

Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante

50000

Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial

250000

TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000

En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un

monto de $ 959600

Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que

implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos

permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a

estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad

evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas

De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa

227

bull En el caso que el informe genere beneficios y este sea aprobado por el

Gerente de ventas el aacuterea de Trade marketing deberaacute iniciar la comunicacioacuten

de la promocioacuten entre los clientes con el fin que los clientes puedan exigir

sus beneficios adquiridos y evitar que la Fuerza de Ventas pueda usurpar

dichos beneficios

bull Una vez alcanzadas las metas por los clientes creacuteditos y cobranzas deberaacute

emitir las notas de creacutedito y el supervisor de ventas se encargaraacute de verificar

que estas sean recibidas por el cliente

E SEGUIMIENTO

Se deberaacute realizar un seguimiento posterior al teacutermino de la promocioacuten para conocer

la satisfaccioacuten entre los clientes y cuaacuteles fueron los iacutendices de recuperacioacuten de

efectivo generado en esas ventas

Poliacutetica de Control para la presentacioacuten y revisioacuten de Reportes de Gastos

A OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de la poliacutetica es establecer paraacutemetros para una adecuada preparacioacuten y

presentacioacuten de los reportes de viajes de los colegas de la Compantildeiacutea Cadbury

Adams que seraacuten revisados en las oficinas de Quito asiacute como establecer puntos de

control en la revisioacuten de los mismos

B DEFINICIONES

Reportes de gastos Son documentos a traveacutes de los cuales los empleados de una

compantildeiacutea pueden solicitar la devolucioacuten de los valores desembolsados por ellos

siempre y cuando estos correspondan a gastos generados para atender actividades

que contengan un ingreso para la compantildeiacutea provocado o mejorado por dichos

desembolsos Estos desembolsos deben contener la documentacioacuten soporte de

acuerdo a lo establecido por la autoridad tributaria local Servicio de Rentas Internas

228

Viaacuteticos Son recursos asignados a los empleados de una entidad que para el

desempentildeo de sus funciones cuando deban de trasladarse por un periacuteodo mayor de

24 horas a lugares distintos al de su residencia Estos valores los gastos por concepto

de alimentacioacuten hospedaje y gastos menores inherentes al viaje

Sistema Dinnero Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes

a los viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos

como para presentar sus gastos por viaacuteticos

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Gerencias

bull Deberaacuten verificar que los valores presentados comoreembolsos por parte de los colegas sean racionalesy que estos esteacuten relacionados directamente altrabajo que ellos desempentildean antes de generar lasaprobaciones en el sistema

Analista de TradeMarketing Analista deCuentas por pagar

bull Revisar la documentacioacuten fiacutesica que soporta losgastos presentados por el colega y solicitados parareembolso asiacute como que el reporte esteacute lleno enforma correcta de acuerdo a la poliacutetica corporativade viajes y que cumpla con los requerimientosestablecidos en el reglamento para la aplicacioacuten dela Ley de reacutegimen tributario interno en su artiacuteculo27 que norma las liquidaciones de viaje

Contador general

bull Mantener actualizados de todas las reformastributarias emitidas por la autoridad fiscal a losAnalistas de Trade Marketing y de Cuentas porpagar con el fin de minimizar las contingenciastributarias

D METODOLOGIacuteA

bull Los colegas administrativos asiacute como los colegas de la Fuerza de Ventas que

poseen un equipo de coacutemputo de la compantildeiacutea deberaacuten ingresar la informacioacuten

de los reportes de gastos que deberaacute regirse a lo normado en la poliacutetica

corporativa de viajes en el sistema Dinnero uno por uno los documentos que

van a solicitar el reembolso en este detallaraacuten los valores completos sin

desglosar impuestos Una vez que los documentos hayan sido ingresados en

229

el sistema los empleados administrativos deberaacuten entregarlos al analista de

Cuentas por pagar y los administrativos de la Fuerza de Ventas al analista de

Trade Marketing Los empleados de la Fuerza de Ventas que no poseen un

equipo de coacutemputo de la empresa deberaacuten entregar los reportes de gastos

presentados de acuerdo a la poliacutetica de viajes directamente al analista de

Trade marketing para que este ingrese la informacioacuten documento por

documento y colega por colega en el sistema Dinnero a traveacutes de una

plantilla Aquellos documentos que excedan los montos asignados a cada uno

de los colegas por movilizacioacuten seraacuten rechazados y no se incluiraacuten en la

plantilla para la carga

Formato para la presentacioacuten de los reportes de Gastos

Instructivo

El reporte debe ser llenado por el empleado en el encabezado debe constar el

periodo y el motivo del viaje asiacute como la identificacioacuten del colega

En el cuerpo debe ir la siguiente informacioacuten

Fecha Debe contener la fecha del documento soporte del gasto

Ndeg El nuacutemero del documento soporte del gasto

Local El establecimiento donde se realizoacute el consumo

230

Descripcioacuten del gasto Identificacioacuten del tipo de gasto Ej Alojamiento nacional

Valor en moneda del documento Determinar el valor completo del soporte del

gasto en caso sea moneda extranjera en el caso de tratarse de doacutelares iraacute el mismo

valor en las dos uacuteltimas columnas

Valor en doacutelares Convertir el valor del documento soporte en caso de ser moneda

extranjera diferente de doacutelares

bull Los dos analistas mencionados deberaacuten revisar que los documentos que

respaldan el gasto contengan la siguiente informacioacuten fecha del documento

el local y el detalle del consumo realizado valor detallado en forma clara los

documentos no deben tener enmendaduras tachones ni borrones estar

presentados de acuerdo al nuevo reglamento para comprobantes de venta y

que no contengan consumos no permitidos en la poliacutetica corporativa de

viajes

bull En el caso uno o maacutes documentos no contengan la informacioacuten y de la forma

sentildealada en el punto anterior estos seraacuten devueltos a los colegas y no seraacuten

reembolsados

bull Las gerencias deberaacuten aprobar a traveacutes del sistema Dinnero los reportes de

gastos verificando todos los valores solicitados a reembolso En el caso que

los valores esteacuten fuera de los rangos normales para el gasto presentado este

deberaacute ser rechazado en el sistema Dinnero informando al colega el porqueacute

del rechazo

bull Si el colega logra justificar el valor consumido este se aprobaraacute en el sistema

procediendo a la contabilizacioacuten normal por parte de Shared Service

E SEGUIMIENTO

En el caso de la Fuerza de venta el aacuterea de Trade Marketing seraacute la encargada de

verificar que los pagos a los colegas se hayan realizado En el caso del aacuterea

Administrativa lo haraacute la analista de Cuentas por pagar

231

Poliacutetica de Control para la el establecimiento de metas en las ventas

A OBJETIVO Y ALCANCE

Delimitar praacutecticas correctas para establecer metas de ventas acordes con la realidad

de la compantildeiacutea que eviten que los empleados de la Fuerza de ventas se vean

abocados a realizar actos iliacutecitos o no eacuteticos con el fin de alcanzas las metas

planteadas por la administracioacuten en el territorio Ecuatoriano

B DEFINICIONES

Cuota Hace mencioacuten a la meta establecida por la Administracioacuten impuesta al

personal de la fuerza de ventas con el fin de que se cumpla un monto mensual

determinado tanto en valor como cantidad de los productos de la compantildeiacutea

Incentivos Son todos los beneficios que alcanza el persona del departamento de

Ventas por el cumplimiento de objetivos establecidos en el presupuesto de ventas

Demanda Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes a los

viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos como

para presentar sus gastos por viaacuteticos

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Gerente General

bull Llamar a reunioacuten al comiteacute gerencial para estableceren conjunto y consenso el presupuesto de objetivosde ventas

bull Revisar y verificar todos los escenarios posiblespara la consecucioacuten de las ventas frente al sistemapoliacutetico inestable en el paiacutes

bull Determina reuniones para realizar verificacionesmensuales de las metas establecidas y de ser el casoejecutar modificaciones de acuerdo a la realidad quela empresa y el paiacutes vivan en ese momento

232

Planificador Financiero

bull Plantear los escenarios para la consecucioacuten de losobjetivos de ventas a consideracioacuten del comiteacutegerencial

bull Establecer un presupuesto para dotar deherramientas comerciales y promocionales queapoyen a la Fuerza de ventas a la obtencioacuten de lacuota

Gerente de marketing

bull Informar acerca de los estudios de mercadoactualizados para determinar la demanda de losproductos del sector de confites en el Ecuador cuales el mercado ganado por la compantildeiacutea y lo queposee la competencia

bull Elaborar un FODA de la competenciabull Planificar estrategias de publicidad que mantenga

yo incrementen la participacioacuten de mercado asiacutecomo que se formen en una herramienta de influiren el consumidor para la adquisicioacuten de losproductos de la compantildeiacutea

Jefe de Trade Marketing bull Establecer estrategias promocionales y deexhibicioacuten para conquistar la atraccioacuten del mercado

Gerente de Ventas

bull Establecer estadiacutesticas de ventas por regioacuten ciudadsector y temporada para determinar cuaacuteles son lossitios y fechas en las que se pueden generar mejoraspara las ventas

Planificador de laDemanda

bull Determinar la demanda bajo estudios mensualesbull Informar al comiteacute gerencial en forma perioacutedica

acerca de la capacidad de cubrir la demandaestablecida a traveacutes de la capacidad de las plantaspara la entrega de producto

D METODOLOGIacuteA

bull Elaborar un presupuesto anual de objetivos de ventas tomando en cuenta

toda la informacioacuten entregada por los responsables en consenso con el

comiteacute gerencial

bull Revisar en forma mensual las variaciones generadas tanto en la realidad del

desarrollo del negocio como en la consecucioacuten de los objetivos y de ser el

caso replantear las metas para que estas sean racionales

bull Mantener los incentivos a la Fuerza de ventas para que la cuota sea

alcanzada

233

E SEGUIMIENTO

Realizar una evaluacioacuten mensual de los objetivos alcanzados y poner puntos de

atencioacuten en aquellos que no se estaacuten ejecutando para buscar oportunidades de

mejora

452 Procedimientos de Control Interno para el departamento de Ventas

bull Verificar que todos los reportes de gastos por viajes internacionales de la

Fuerza de Ventas sean presentado en un maacuteximo de 7 diacuteas calendario En el

caso de los viaacuteticos los documentos no deberaacuten tener una antiguumledad mayor a

un mes

bull Observar la poliacutetica de control de Creacuteditos y cobranzas donde se contemplan

paraacutemetros para la aprobacioacuten de pedidos previo a la aprobacioacuten de ventas

para evitar que se despache mercaderiacutea a clientes que no se encuentran al diacutea

con los pago

bull Realizar los caacutelculos de los incentivos ganados por el personal de la Fuerza

de ventas de acuerdo a los porcentajes establecidos en los beneficios a los

empleados

bull Observar la poliacutetica de control para Noacutemina con el fin de respetar las fechas

de entrega de la informacioacuten de los incentivos para que los empleados reciban

sus haberes a tiempo

bull Mantener bajo custodia segura los modelos exclusivos de los exhibidores

retirados de los proveedores con el fin de evitar posibles plagios o en su

defecto destruirlos en el caso que estos no se vayan a utilizar maacutes

bull Separar la mercaderiacutea recibida en buen estado de las devoluciones para

determinar si es procedente regresarla a los pallets de bodega o debe

realizarse con ella promociones o autoconsumos

234

Divulgacioacuten de las poliacuteticas corporativas e informacioacuten de laimportancia de su cumplimiento dos veces al antildeo que deberaacuten serincluidas en las presentaciones de las reuniones de Vamos Juntos enla que se entregaraacuten folletos con los puntos importantes de lasmismas en las que se deberaacuten ejemplarizar con casos reales

24000

Capacitacioacuten para el personal recieacuten ingresado que debe incluir unresumen de los procedimientos importantes de la compantildeiacuteainformacioacuten corporativa como poliacuteticas procedimientos valoresmisioacuten visioacuten etc asiacute como reuniones con el personal con el queinteractuaraacute en su trabajo diario

75000

Total costos relacionados con capacitaciones 99000

453 Actividades para el departamento de Ventas

bull Observar de forma inmediata el procedimiento corporativo de la otorgacioacuten

de descuentos comerciales que no se encuentran en el presupuesto para

desarrollarlo de acuerdo a los lineamientos de la administracioacuten

bull Establecer una adecuada comunicacioacuten entre las aacutereas de planificacioacuten

financiera Gerencias de ventas y Gerencia General para llevar a cabo en

forma correcta la poliacutetica administrativa para otorgar descuentos comerciales

bull Implementar las poliacuteticas propuestas para un adecuado control interno de los

procesos desarrollados en el departamento de Ventas

bull Aplicar los procedimientos de control establecidos en el presente capiacutetulo

como actividades del diacutea - diacutea

46 Costo ndash Beneficio de la implementacioacuten del Sistema de Control Interno para

los departamentos de Recursos Humanos Finanzas y Ventas

Costos generados

Capacitaciones

235

Honorarios a terceros

Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales

120000

Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones

300000

Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000

Materiales y Suministros

Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales

71400

Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil

50000

Total costos por suministros y materiales 121400

TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400

Beneficios

Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc

1300000

Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante

50000

Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial

250000

TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000

En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un

monto de $ 959600

Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que

implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos

permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a

estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad

evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas

De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa

228

Viaacuteticos Son recursos asignados a los empleados de una entidad que para el

desempentildeo de sus funciones cuando deban de trasladarse por un periacuteodo mayor de

24 horas a lugares distintos al de su residencia Estos valores los gastos por concepto

de alimentacioacuten hospedaje y gastos menores inherentes al viaje

Sistema Dinnero Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes

a los viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos

como para presentar sus gastos por viaacuteticos

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Gerencias

bull Deberaacuten verificar que los valores presentados comoreembolsos por parte de los colegas sean racionalesy que estos esteacuten relacionados directamente altrabajo que ellos desempentildean antes de generar lasaprobaciones en el sistema

Analista de TradeMarketing Analista deCuentas por pagar

bull Revisar la documentacioacuten fiacutesica que soporta losgastos presentados por el colega y solicitados parareembolso asiacute como que el reporte esteacute lleno enforma correcta de acuerdo a la poliacutetica corporativade viajes y que cumpla con los requerimientosestablecidos en el reglamento para la aplicacioacuten dela Ley de reacutegimen tributario interno en su artiacuteculo27 que norma las liquidaciones de viaje

Contador general

bull Mantener actualizados de todas las reformastributarias emitidas por la autoridad fiscal a losAnalistas de Trade Marketing y de Cuentas porpagar con el fin de minimizar las contingenciastributarias

D METODOLOGIacuteA

bull Los colegas administrativos asiacute como los colegas de la Fuerza de Ventas que

poseen un equipo de coacutemputo de la compantildeiacutea deberaacuten ingresar la informacioacuten

de los reportes de gastos que deberaacute regirse a lo normado en la poliacutetica

corporativa de viajes en el sistema Dinnero uno por uno los documentos que

van a solicitar el reembolso en este detallaraacuten los valores completos sin

desglosar impuestos Una vez que los documentos hayan sido ingresados en

229

el sistema los empleados administrativos deberaacuten entregarlos al analista de

Cuentas por pagar y los administrativos de la Fuerza de Ventas al analista de

Trade Marketing Los empleados de la Fuerza de Ventas que no poseen un

equipo de coacutemputo de la empresa deberaacuten entregar los reportes de gastos

presentados de acuerdo a la poliacutetica de viajes directamente al analista de

Trade marketing para que este ingrese la informacioacuten documento por

documento y colega por colega en el sistema Dinnero a traveacutes de una

plantilla Aquellos documentos que excedan los montos asignados a cada uno

de los colegas por movilizacioacuten seraacuten rechazados y no se incluiraacuten en la

plantilla para la carga

Formato para la presentacioacuten de los reportes de Gastos

Instructivo

El reporte debe ser llenado por el empleado en el encabezado debe constar el

periodo y el motivo del viaje asiacute como la identificacioacuten del colega

En el cuerpo debe ir la siguiente informacioacuten

Fecha Debe contener la fecha del documento soporte del gasto

Ndeg El nuacutemero del documento soporte del gasto

Local El establecimiento donde se realizoacute el consumo

230

Descripcioacuten del gasto Identificacioacuten del tipo de gasto Ej Alojamiento nacional

Valor en moneda del documento Determinar el valor completo del soporte del

gasto en caso sea moneda extranjera en el caso de tratarse de doacutelares iraacute el mismo

valor en las dos uacuteltimas columnas

Valor en doacutelares Convertir el valor del documento soporte en caso de ser moneda

extranjera diferente de doacutelares

bull Los dos analistas mencionados deberaacuten revisar que los documentos que

respaldan el gasto contengan la siguiente informacioacuten fecha del documento

el local y el detalle del consumo realizado valor detallado en forma clara los

documentos no deben tener enmendaduras tachones ni borrones estar

presentados de acuerdo al nuevo reglamento para comprobantes de venta y

que no contengan consumos no permitidos en la poliacutetica corporativa de

viajes

bull En el caso uno o maacutes documentos no contengan la informacioacuten y de la forma

sentildealada en el punto anterior estos seraacuten devueltos a los colegas y no seraacuten

reembolsados

bull Las gerencias deberaacuten aprobar a traveacutes del sistema Dinnero los reportes de

gastos verificando todos los valores solicitados a reembolso En el caso que

los valores esteacuten fuera de los rangos normales para el gasto presentado este

deberaacute ser rechazado en el sistema Dinnero informando al colega el porqueacute

del rechazo

bull Si el colega logra justificar el valor consumido este se aprobaraacute en el sistema

procediendo a la contabilizacioacuten normal por parte de Shared Service

E SEGUIMIENTO

En el caso de la Fuerza de venta el aacuterea de Trade Marketing seraacute la encargada de

verificar que los pagos a los colegas se hayan realizado En el caso del aacuterea

Administrativa lo haraacute la analista de Cuentas por pagar

231

Poliacutetica de Control para la el establecimiento de metas en las ventas

A OBJETIVO Y ALCANCE

Delimitar praacutecticas correctas para establecer metas de ventas acordes con la realidad

de la compantildeiacutea que eviten que los empleados de la Fuerza de ventas se vean

abocados a realizar actos iliacutecitos o no eacuteticos con el fin de alcanzas las metas

planteadas por la administracioacuten en el territorio Ecuatoriano

B DEFINICIONES

Cuota Hace mencioacuten a la meta establecida por la Administracioacuten impuesta al

personal de la fuerza de ventas con el fin de que se cumpla un monto mensual

determinado tanto en valor como cantidad de los productos de la compantildeiacutea

Incentivos Son todos los beneficios que alcanza el persona del departamento de

Ventas por el cumplimiento de objetivos establecidos en el presupuesto de ventas

Demanda Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes a los

viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos como

para presentar sus gastos por viaacuteticos

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Gerente General

bull Llamar a reunioacuten al comiteacute gerencial para estableceren conjunto y consenso el presupuesto de objetivosde ventas

bull Revisar y verificar todos los escenarios posiblespara la consecucioacuten de las ventas frente al sistemapoliacutetico inestable en el paiacutes

bull Determina reuniones para realizar verificacionesmensuales de las metas establecidas y de ser el casoejecutar modificaciones de acuerdo a la realidad quela empresa y el paiacutes vivan en ese momento

232

Planificador Financiero

bull Plantear los escenarios para la consecucioacuten de losobjetivos de ventas a consideracioacuten del comiteacutegerencial

bull Establecer un presupuesto para dotar deherramientas comerciales y promocionales queapoyen a la Fuerza de ventas a la obtencioacuten de lacuota

Gerente de marketing

bull Informar acerca de los estudios de mercadoactualizados para determinar la demanda de losproductos del sector de confites en el Ecuador cuales el mercado ganado por la compantildeiacutea y lo queposee la competencia

bull Elaborar un FODA de la competenciabull Planificar estrategias de publicidad que mantenga

yo incrementen la participacioacuten de mercado asiacutecomo que se formen en una herramienta de influiren el consumidor para la adquisicioacuten de losproductos de la compantildeiacutea

Jefe de Trade Marketing bull Establecer estrategias promocionales y deexhibicioacuten para conquistar la atraccioacuten del mercado

Gerente de Ventas

bull Establecer estadiacutesticas de ventas por regioacuten ciudadsector y temporada para determinar cuaacuteles son lossitios y fechas en las que se pueden generar mejoraspara las ventas

Planificador de laDemanda

bull Determinar la demanda bajo estudios mensualesbull Informar al comiteacute gerencial en forma perioacutedica

acerca de la capacidad de cubrir la demandaestablecida a traveacutes de la capacidad de las plantaspara la entrega de producto

D METODOLOGIacuteA

bull Elaborar un presupuesto anual de objetivos de ventas tomando en cuenta

toda la informacioacuten entregada por los responsables en consenso con el

comiteacute gerencial

bull Revisar en forma mensual las variaciones generadas tanto en la realidad del

desarrollo del negocio como en la consecucioacuten de los objetivos y de ser el

caso replantear las metas para que estas sean racionales

bull Mantener los incentivos a la Fuerza de ventas para que la cuota sea

alcanzada

233

E SEGUIMIENTO

Realizar una evaluacioacuten mensual de los objetivos alcanzados y poner puntos de

atencioacuten en aquellos que no se estaacuten ejecutando para buscar oportunidades de

mejora

452 Procedimientos de Control Interno para el departamento de Ventas

bull Verificar que todos los reportes de gastos por viajes internacionales de la

Fuerza de Ventas sean presentado en un maacuteximo de 7 diacuteas calendario En el

caso de los viaacuteticos los documentos no deberaacuten tener una antiguumledad mayor a

un mes

bull Observar la poliacutetica de control de Creacuteditos y cobranzas donde se contemplan

paraacutemetros para la aprobacioacuten de pedidos previo a la aprobacioacuten de ventas

para evitar que se despache mercaderiacutea a clientes que no se encuentran al diacutea

con los pago

bull Realizar los caacutelculos de los incentivos ganados por el personal de la Fuerza

de ventas de acuerdo a los porcentajes establecidos en los beneficios a los

empleados

bull Observar la poliacutetica de control para Noacutemina con el fin de respetar las fechas

de entrega de la informacioacuten de los incentivos para que los empleados reciban

sus haberes a tiempo

bull Mantener bajo custodia segura los modelos exclusivos de los exhibidores

retirados de los proveedores con el fin de evitar posibles plagios o en su

defecto destruirlos en el caso que estos no se vayan a utilizar maacutes

bull Separar la mercaderiacutea recibida en buen estado de las devoluciones para

determinar si es procedente regresarla a los pallets de bodega o debe

realizarse con ella promociones o autoconsumos

234

Divulgacioacuten de las poliacuteticas corporativas e informacioacuten de laimportancia de su cumplimiento dos veces al antildeo que deberaacuten serincluidas en las presentaciones de las reuniones de Vamos Juntos enla que se entregaraacuten folletos con los puntos importantes de lasmismas en las que se deberaacuten ejemplarizar con casos reales

24000

Capacitacioacuten para el personal recieacuten ingresado que debe incluir unresumen de los procedimientos importantes de la compantildeiacuteainformacioacuten corporativa como poliacuteticas procedimientos valoresmisioacuten visioacuten etc asiacute como reuniones con el personal con el queinteractuaraacute en su trabajo diario

75000

Total costos relacionados con capacitaciones 99000

453 Actividades para el departamento de Ventas

bull Observar de forma inmediata el procedimiento corporativo de la otorgacioacuten

de descuentos comerciales que no se encuentran en el presupuesto para

desarrollarlo de acuerdo a los lineamientos de la administracioacuten

bull Establecer una adecuada comunicacioacuten entre las aacutereas de planificacioacuten

financiera Gerencias de ventas y Gerencia General para llevar a cabo en

forma correcta la poliacutetica administrativa para otorgar descuentos comerciales

bull Implementar las poliacuteticas propuestas para un adecuado control interno de los

procesos desarrollados en el departamento de Ventas

bull Aplicar los procedimientos de control establecidos en el presente capiacutetulo

como actividades del diacutea - diacutea

46 Costo ndash Beneficio de la implementacioacuten del Sistema de Control Interno para

los departamentos de Recursos Humanos Finanzas y Ventas

Costos generados

Capacitaciones

235

Honorarios a terceros

Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales

120000

Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones

300000

Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000

Materiales y Suministros

Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales

71400

Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil

50000

Total costos por suministros y materiales 121400

TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400

Beneficios

Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc

1300000

Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante

50000

Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial

250000

TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000

En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un

monto de $ 959600

Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que

implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos

permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a

estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad

evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas

De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa

229

el sistema los empleados administrativos deberaacuten entregarlos al analista de

Cuentas por pagar y los administrativos de la Fuerza de Ventas al analista de

Trade Marketing Los empleados de la Fuerza de Ventas que no poseen un

equipo de coacutemputo de la empresa deberaacuten entregar los reportes de gastos

presentados de acuerdo a la poliacutetica de viajes directamente al analista de

Trade marketing para que este ingrese la informacioacuten documento por

documento y colega por colega en el sistema Dinnero a traveacutes de una

plantilla Aquellos documentos que excedan los montos asignados a cada uno

de los colegas por movilizacioacuten seraacuten rechazados y no se incluiraacuten en la

plantilla para la carga

Formato para la presentacioacuten de los reportes de Gastos

Instructivo

El reporte debe ser llenado por el empleado en el encabezado debe constar el

periodo y el motivo del viaje asiacute como la identificacioacuten del colega

En el cuerpo debe ir la siguiente informacioacuten

Fecha Debe contener la fecha del documento soporte del gasto

Ndeg El nuacutemero del documento soporte del gasto

Local El establecimiento donde se realizoacute el consumo

230

Descripcioacuten del gasto Identificacioacuten del tipo de gasto Ej Alojamiento nacional

Valor en moneda del documento Determinar el valor completo del soporte del

gasto en caso sea moneda extranjera en el caso de tratarse de doacutelares iraacute el mismo

valor en las dos uacuteltimas columnas

Valor en doacutelares Convertir el valor del documento soporte en caso de ser moneda

extranjera diferente de doacutelares

bull Los dos analistas mencionados deberaacuten revisar que los documentos que

respaldan el gasto contengan la siguiente informacioacuten fecha del documento

el local y el detalle del consumo realizado valor detallado en forma clara los

documentos no deben tener enmendaduras tachones ni borrones estar

presentados de acuerdo al nuevo reglamento para comprobantes de venta y

que no contengan consumos no permitidos en la poliacutetica corporativa de

viajes

bull En el caso uno o maacutes documentos no contengan la informacioacuten y de la forma

sentildealada en el punto anterior estos seraacuten devueltos a los colegas y no seraacuten

reembolsados

bull Las gerencias deberaacuten aprobar a traveacutes del sistema Dinnero los reportes de

gastos verificando todos los valores solicitados a reembolso En el caso que

los valores esteacuten fuera de los rangos normales para el gasto presentado este

deberaacute ser rechazado en el sistema Dinnero informando al colega el porqueacute

del rechazo

bull Si el colega logra justificar el valor consumido este se aprobaraacute en el sistema

procediendo a la contabilizacioacuten normal por parte de Shared Service

E SEGUIMIENTO

En el caso de la Fuerza de venta el aacuterea de Trade Marketing seraacute la encargada de

verificar que los pagos a los colegas se hayan realizado En el caso del aacuterea

Administrativa lo haraacute la analista de Cuentas por pagar

231

Poliacutetica de Control para la el establecimiento de metas en las ventas

A OBJETIVO Y ALCANCE

Delimitar praacutecticas correctas para establecer metas de ventas acordes con la realidad

de la compantildeiacutea que eviten que los empleados de la Fuerza de ventas se vean

abocados a realizar actos iliacutecitos o no eacuteticos con el fin de alcanzas las metas

planteadas por la administracioacuten en el territorio Ecuatoriano

B DEFINICIONES

Cuota Hace mencioacuten a la meta establecida por la Administracioacuten impuesta al

personal de la fuerza de ventas con el fin de que se cumpla un monto mensual

determinado tanto en valor como cantidad de los productos de la compantildeiacutea

Incentivos Son todos los beneficios que alcanza el persona del departamento de

Ventas por el cumplimiento de objetivos establecidos en el presupuesto de ventas

Demanda Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes a los

viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos como

para presentar sus gastos por viaacuteticos

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Gerente General

bull Llamar a reunioacuten al comiteacute gerencial para estableceren conjunto y consenso el presupuesto de objetivosde ventas

bull Revisar y verificar todos los escenarios posiblespara la consecucioacuten de las ventas frente al sistemapoliacutetico inestable en el paiacutes

bull Determina reuniones para realizar verificacionesmensuales de las metas establecidas y de ser el casoejecutar modificaciones de acuerdo a la realidad quela empresa y el paiacutes vivan en ese momento

232

Planificador Financiero

bull Plantear los escenarios para la consecucioacuten de losobjetivos de ventas a consideracioacuten del comiteacutegerencial

bull Establecer un presupuesto para dotar deherramientas comerciales y promocionales queapoyen a la Fuerza de ventas a la obtencioacuten de lacuota

Gerente de marketing

bull Informar acerca de los estudios de mercadoactualizados para determinar la demanda de losproductos del sector de confites en el Ecuador cuales el mercado ganado por la compantildeiacutea y lo queposee la competencia

bull Elaborar un FODA de la competenciabull Planificar estrategias de publicidad que mantenga

yo incrementen la participacioacuten de mercado asiacutecomo que se formen en una herramienta de influiren el consumidor para la adquisicioacuten de losproductos de la compantildeiacutea

Jefe de Trade Marketing bull Establecer estrategias promocionales y deexhibicioacuten para conquistar la atraccioacuten del mercado

Gerente de Ventas

bull Establecer estadiacutesticas de ventas por regioacuten ciudadsector y temporada para determinar cuaacuteles son lossitios y fechas en las que se pueden generar mejoraspara las ventas

Planificador de laDemanda

bull Determinar la demanda bajo estudios mensualesbull Informar al comiteacute gerencial en forma perioacutedica

acerca de la capacidad de cubrir la demandaestablecida a traveacutes de la capacidad de las plantaspara la entrega de producto

D METODOLOGIacuteA

bull Elaborar un presupuesto anual de objetivos de ventas tomando en cuenta

toda la informacioacuten entregada por los responsables en consenso con el

comiteacute gerencial

bull Revisar en forma mensual las variaciones generadas tanto en la realidad del

desarrollo del negocio como en la consecucioacuten de los objetivos y de ser el

caso replantear las metas para que estas sean racionales

bull Mantener los incentivos a la Fuerza de ventas para que la cuota sea

alcanzada

233

E SEGUIMIENTO

Realizar una evaluacioacuten mensual de los objetivos alcanzados y poner puntos de

atencioacuten en aquellos que no se estaacuten ejecutando para buscar oportunidades de

mejora

452 Procedimientos de Control Interno para el departamento de Ventas

bull Verificar que todos los reportes de gastos por viajes internacionales de la

Fuerza de Ventas sean presentado en un maacuteximo de 7 diacuteas calendario En el

caso de los viaacuteticos los documentos no deberaacuten tener una antiguumledad mayor a

un mes

bull Observar la poliacutetica de control de Creacuteditos y cobranzas donde se contemplan

paraacutemetros para la aprobacioacuten de pedidos previo a la aprobacioacuten de ventas

para evitar que se despache mercaderiacutea a clientes que no se encuentran al diacutea

con los pago

bull Realizar los caacutelculos de los incentivos ganados por el personal de la Fuerza

de ventas de acuerdo a los porcentajes establecidos en los beneficios a los

empleados

bull Observar la poliacutetica de control para Noacutemina con el fin de respetar las fechas

de entrega de la informacioacuten de los incentivos para que los empleados reciban

sus haberes a tiempo

bull Mantener bajo custodia segura los modelos exclusivos de los exhibidores

retirados de los proveedores con el fin de evitar posibles plagios o en su

defecto destruirlos en el caso que estos no se vayan a utilizar maacutes

bull Separar la mercaderiacutea recibida en buen estado de las devoluciones para

determinar si es procedente regresarla a los pallets de bodega o debe

realizarse con ella promociones o autoconsumos

234

Divulgacioacuten de las poliacuteticas corporativas e informacioacuten de laimportancia de su cumplimiento dos veces al antildeo que deberaacuten serincluidas en las presentaciones de las reuniones de Vamos Juntos enla que se entregaraacuten folletos con los puntos importantes de lasmismas en las que se deberaacuten ejemplarizar con casos reales

24000

Capacitacioacuten para el personal recieacuten ingresado que debe incluir unresumen de los procedimientos importantes de la compantildeiacuteainformacioacuten corporativa como poliacuteticas procedimientos valoresmisioacuten visioacuten etc asiacute como reuniones con el personal con el queinteractuaraacute en su trabajo diario

75000

Total costos relacionados con capacitaciones 99000

453 Actividades para el departamento de Ventas

bull Observar de forma inmediata el procedimiento corporativo de la otorgacioacuten

de descuentos comerciales que no se encuentran en el presupuesto para

desarrollarlo de acuerdo a los lineamientos de la administracioacuten

bull Establecer una adecuada comunicacioacuten entre las aacutereas de planificacioacuten

financiera Gerencias de ventas y Gerencia General para llevar a cabo en

forma correcta la poliacutetica administrativa para otorgar descuentos comerciales

bull Implementar las poliacuteticas propuestas para un adecuado control interno de los

procesos desarrollados en el departamento de Ventas

bull Aplicar los procedimientos de control establecidos en el presente capiacutetulo

como actividades del diacutea - diacutea

46 Costo ndash Beneficio de la implementacioacuten del Sistema de Control Interno para

los departamentos de Recursos Humanos Finanzas y Ventas

Costos generados

Capacitaciones

235

Honorarios a terceros

Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales

120000

Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones

300000

Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000

Materiales y Suministros

Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales

71400

Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil

50000

Total costos por suministros y materiales 121400

TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400

Beneficios

Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc

1300000

Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante

50000

Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial

250000

TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000

En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un

monto de $ 959600

Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que

implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos

permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a

estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad

evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas

De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa

230

Descripcioacuten del gasto Identificacioacuten del tipo de gasto Ej Alojamiento nacional

Valor en moneda del documento Determinar el valor completo del soporte del

gasto en caso sea moneda extranjera en el caso de tratarse de doacutelares iraacute el mismo

valor en las dos uacuteltimas columnas

Valor en doacutelares Convertir el valor del documento soporte en caso de ser moneda

extranjera diferente de doacutelares

bull Los dos analistas mencionados deberaacuten revisar que los documentos que

respaldan el gasto contengan la siguiente informacioacuten fecha del documento

el local y el detalle del consumo realizado valor detallado en forma clara los

documentos no deben tener enmendaduras tachones ni borrones estar

presentados de acuerdo al nuevo reglamento para comprobantes de venta y

que no contengan consumos no permitidos en la poliacutetica corporativa de

viajes

bull En el caso uno o maacutes documentos no contengan la informacioacuten y de la forma

sentildealada en el punto anterior estos seraacuten devueltos a los colegas y no seraacuten

reembolsados

bull Las gerencias deberaacuten aprobar a traveacutes del sistema Dinnero los reportes de

gastos verificando todos los valores solicitados a reembolso En el caso que

los valores esteacuten fuera de los rangos normales para el gasto presentado este

deberaacute ser rechazado en el sistema Dinnero informando al colega el porqueacute

del rechazo

bull Si el colega logra justificar el valor consumido este se aprobaraacute en el sistema

procediendo a la contabilizacioacuten normal por parte de Shared Service

E SEGUIMIENTO

En el caso de la Fuerza de venta el aacuterea de Trade Marketing seraacute la encargada de

verificar que los pagos a los colegas se hayan realizado En el caso del aacuterea

Administrativa lo haraacute la analista de Cuentas por pagar

231

Poliacutetica de Control para la el establecimiento de metas en las ventas

A OBJETIVO Y ALCANCE

Delimitar praacutecticas correctas para establecer metas de ventas acordes con la realidad

de la compantildeiacutea que eviten que los empleados de la Fuerza de ventas se vean

abocados a realizar actos iliacutecitos o no eacuteticos con el fin de alcanzas las metas

planteadas por la administracioacuten en el territorio Ecuatoriano

B DEFINICIONES

Cuota Hace mencioacuten a la meta establecida por la Administracioacuten impuesta al

personal de la fuerza de ventas con el fin de que se cumpla un monto mensual

determinado tanto en valor como cantidad de los productos de la compantildeiacutea

Incentivos Son todos los beneficios que alcanza el persona del departamento de

Ventas por el cumplimiento de objetivos establecidos en el presupuesto de ventas

Demanda Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes a los

viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos como

para presentar sus gastos por viaacuteticos

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Gerente General

bull Llamar a reunioacuten al comiteacute gerencial para estableceren conjunto y consenso el presupuesto de objetivosde ventas

bull Revisar y verificar todos los escenarios posiblespara la consecucioacuten de las ventas frente al sistemapoliacutetico inestable en el paiacutes

bull Determina reuniones para realizar verificacionesmensuales de las metas establecidas y de ser el casoejecutar modificaciones de acuerdo a la realidad quela empresa y el paiacutes vivan en ese momento

232

Planificador Financiero

bull Plantear los escenarios para la consecucioacuten de losobjetivos de ventas a consideracioacuten del comiteacutegerencial

bull Establecer un presupuesto para dotar deherramientas comerciales y promocionales queapoyen a la Fuerza de ventas a la obtencioacuten de lacuota

Gerente de marketing

bull Informar acerca de los estudios de mercadoactualizados para determinar la demanda de losproductos del sector de confites en el Ecuador cuales el mercado ganado por la compantildeiacutea y lo queposee la competencia

bull Elaborar un FODA de la competenciabull Planificar estrategias de publicidad que mantenga

yo incrementen la participacioacuten de mercado asiacutecomo que se formen en una herramienta de influiren el consumidor para la adquisicioacuten de losproductos de la compantildeiacutea

Jefe de Trade Marketing bull Establecer estrategias promocionales y deexhibicioacuten para conquistar la atraccioacuten del mercado

Gerente de Ventas

bull Establecer estadiacutesticas de ventas por regioacuten ciudadsector y temporada para determinar cuaacuteles son lossitios y fechas en las que se pueden generar mejoraspara las ventas

Planificador de laDemanda

bull Determinar la demanda bajo estudios mensualesbull Informar al comiteacute gerencial en forma perioacutedica

acerca de la capacidad de cubrir la demandaestablecida a traveacutes de la capacidad de las plantaspara la entrega de producto

D METODOLOGIacuteA

bull Elaborar un presupuesto anual de objetivos de ventas tomando en cuenta

toda la informacioacuten entregada por los responsables en consenso con el

comiteacute gerencial

bull Revisar en forma mensual las variaciones generadas tanto en la realidad del

desarrollo del negocio como en la consecucioacuten de los objetivos y de ser el

caso replantear las metas para que estas sean racionales

bull Mantener los incentivos a la Fuerza de ventas para que la cuota sea

alcanzada

233

E SEGUIMIENTO

Realizar una evaluacioacuten mensual de los objetivos alcanzados y poner puntos de

atencioacuten en aquellos que no se estaacuten ejecutando para buscar oportunidades de

mejora

452 Procedimientos de Control Interno para el departamento de Ventas

bull Verificar que todos los reportes de gastos por viajes internacionales de la

Fuerza de Ventas sean presentado en un maacuteximo de 7 diacuteas calendario En el

caso de los viaacuteticos los documentos no deberaacuten tener una antiguumledad mayor a

un mes

bull Observar la poliacutetica de control de Creacuteditos y cobranzas donde se contemplan

paraacutemetros para la aprobacioacuten de pedidos previo a la aprobacioacuten de ventas

para evitar que se despache mercaderiacutea a clientes que no se encuentran al diacutea

con los pago

bull Realizar los caacutelculos de los incentivos ganados por el personal de la Fuerza

de ventas de acuerdo a los porcentajes establecidos en los beneficios a los

empleados

bull Observar la poliacutetica de control para Noacutemina con el fin de respetar las fechas

de entrega de la informacioacuten de los incentivos para que los empleados reciban

sus haberes a tiempo

bull Mantener bajo custodia segura los modelos exclusivos de los exhibidores

retirados de los proveedores con el fin de evitar posibles plagios o en su

defecto destruirlos en el caso que estos no se vayan a utilizar maacutes

bull Separar la mercaderiacutea recibida en buen estado de las devoluciones para

determinar si es procedente regresarla a los pallets de bodega o debe

realizarse con ella promociones o autoconsumos

234

Divulgacioacuten de las poliacuteticas corporativas e informacioacuten de laimportancia de su cumplimiento dos veces al antildeo que deberaacuten serincluidas en las presentaciones de las reuniones de Vamos Juntos enla que se entregaraacuten folletos con los puntos importantes de lasmismas en las que se deberaacuten ejemplarizar con casos reales

24000

Capacitacioacuten para el personal recieacuten ingresado que debe incluir unresumen de los procedimientos importantes de la compantildeiacuteainformacioacuten corporativa como poliacuteticas procedimientos valoresmisioacuten visioacuten etc asiacute como reuniones con el personal con el queinteractuaraacute en su trabajo diario

75000

Total costos relacionados con capacitaciones 99000

453 Actividades para el departamento de Ventas

bull Observar de forma inmediata el procedimiento corporativo de la otorgacioacuten

de descuentos comerciales que no se encuentran en el presupuesto para

desarrollarlo de acuerdo a los lineamientos de la administracioacuten

bull Establecer una adecuada comunicacioacuten entre las aacutereas de planificacioacuten

financiera Gerencias de ventas y Gerencia General para llevar a cabo en

forma correcta la poliacutetica administrativa para otorgar descuentos comerciales

bull Implementar las poliacuteticas propuestas para un adecuado control interno de los

procesos desarrollados en el departamento de Ventas

bull Aplicar los procedimientos de control establecidos en el presente capiacutetulo

como actividades del diacutea - diacutea

46 Costo ndash Beneficio de la implementacioacuten del Sistema de Control Interno para

los departamentos de Recursos Humanos Finanzas y Ventas

Costos generados

Capacitaciones

235

Honorarios a terceros

Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales

120000

Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones

300000

Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000

Materiales y Suministros

Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales

71400

Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil

50000

Total costos por suministros y materiales 121400

TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400

Beneficios

Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc

1300000

Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante

50000

Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial

250000

TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000

En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un

monto de $ 959600

Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que

implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos

permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a

estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad

evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas

De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa

231

Poliacutetica de Control para la el establecimiento de metas en las ventas

A OBJETIVO Y ALCANCE

Delimitar praacutecticas correctas para establecer metas de ventas acordes con la realidad

de la compantildeiacutea que eviten que los empleados de la Fuerza de ventas se vean

abocados a realizar actos iliacutecitos o no eacuteticos con el fin de alcanzas las metas

planteadas por la administracioacuten en el territorio Ecuatoriano

B DEFINICIONES

Cuota Hace mencioacuten a la meta establecida por la Administracioacuten impuesta al

personal de la fuerza de ventas con el fin de que se cumpla un monto mensual

determinado tanto en valor como cantidad de los productos de la compantildeiacutea

Incentivos Son todos los beneficios que alcanza el persona del departamento de

Ventas por el cumplimiento de objetivos establecidos en el presupuesto de ventas

Demanda Sistema programado para gestionar todos los conceptos inherentes a los

viajes de los Colegas de Cadbury Adams tanto para la solicitud de anticipos como

para presentar sus gastos por viaacuteticos

C RESPONSABLES

Responsable Actividad

Gerente General

bull Llamar a reunioacuten al comiteacute gerencial para estableceren conjunto y consenso el presupuesto de objetivosde ventas

bull Revisar y verificar todos los escenarios posiblespara la consecucioacuten de las ventas frente al sistemapoliacutetico inestable en el paiacutes

bull Determina reuniones para realizar verificacionesmensuales de las metas establecidas y de ser el casoejecutar modificaciones de acuerdo a la realidad quela empresa y el paiacutes vivan en ese momento

232

Planificador Financiero

bull Plantear los escenarios para la consecucioacuten de losobjetivos de ventas a consideracioacuten del comiteacutegerencial

bull Establecer un presupuesto para dotar deherramientas comerciales y promocionales queapoyen a la Fuerza de ventas a la obtencioacuten de lacuota

Gerente de marketing

bull Informar acerca de los estudios de mercadoactualizados para determinar la demanda de losproductos del sector de confites en el Ecuador cuales el mercado ganado por la compantildeiacutea y lo queposee la competencia

bull Elaborar un FODA de la competenciabull Planificar estrategias de publicidad que mantenga

yo incrementen la participacioacuten de mercado asiacutecomo que se formen en una herramienta de influiren el consumidor para la adquisicioacuten de losproductos de la compantildeiacutea

Jefe de Trade Marketing bull Establecer estrategias promocionales y deexhibicioacuten para conquistar la atraccioacuten del mercado

Gerente de Ventas

bull Establecer estadiacutesticas de ventas por regioacuten ciudadsector y temporada para determinar cuaacuteles son lossitios y fechas en las que se pueden generar mejoraspara las ventas

Planificador de laDemanda

bull Determinar la demanda bajo estudios mensualesbull Informar al comiteacute gerencial en forma perioacutedica

acerca de la capacidad de cubrir la demandaestablecida a traveacutes de la capacidad de las plantaspara la entrega de producto

D METODOLOGIacuteA

bull Elaborar un presupuesto anual de objetivos de ventas tomando en cuenta

toda la informacioacuten entregada por los responsables en consenso con el

comiteacute gerencial

bull Revisar en forma mensual las variaciones generadas tanto en la realidad del

desarrollo del negocio como en la consecucioacuten de los objetivos y de ser el

caso replantear las metas para que estas sean racionales

bull Mantener los incentivos a la Fuerza de ventas para que la cuota sea

alcanzada

233

E SEGUIMIENTO

Realizar una evaluacioacuten mensual de los objetivos alcanzados y poner puntos de

atencioacuten en aquellos que no se estaacuten ejecutando para buscar oportunidades de

mejora

452 Procedimientos de Control Interno para el departamento de Ventas

bull Verificar que todos los reportes de gastos por viajes internacionales de la

Fuerza de Ventas sean presentado en un maacuteximo de 7 diacuteas calendario En el

caso de los viaacuteticos los documentos no deberaacuten tener una antiguumledad mayor a

un mes

bull Observar la poliacutetica de control de Creacuteditos y cobranzas donde se contemplan

paraacutemetros para la aprobacioacuten de pedidos previo a la aprobacioacuten de ventas

para evitar que se despache mercaderiacutea a clientes que no se encuentran al diacutea

con los pago

bull Realizar los caacutelculos de los incentivos ganados por el personal de la Fuerza

de ventas de acuerdo a los porcentajes establecidos en los beneficios a los

empleados

bull Observar la poliacutetica de control para Noacutemina con el fin de respetar las fechas

de entrega de la informacioacuten de los incentivos para que los empleados reciban

sus haberes a tiempo

bull Mantener bajo custodia segura los modelos exclusivos de los exhibidores

retirados de los proveedores con el fin de evitar posibles plagios o en su

defecto destruirlos en el caso que estos no se vayan a utilizar maacutes

bull Separar la mercaderiacutea recibida en buen estado de las devoluciones para

determinar si es procedente regresarla a los pallets de bodega o debe

realizarse con ella promociones o autoconsumos

234

Divulgacioacuten de las poliacuteticas corporativas e informacioacuten de laimportancia de su cumplimiento dos veces al antildeo que deberaacuten serincluidas en las presentaciones de las reuniones de Vamos Juntos enla que se entregaraacuten folletos con los puntos importantes de lasmismas en las que se deberaacuten ejemplarizar con casos reales

24000

Capacitacioacuten para el personal recieacuten ingresado que debe incluir unresumen de los procedimientos importantes de la compantildeiacuteainformacioacuten corporativa como poliacuteticas procedimientos valoresmisioacuten visioacuten etc asiacute como reuniones con el personal con el queinteractuaraacute en su trabajo diario

75000

Total costos relacionados con capacitaciones 99000

453 Actividades para el departamento de Ventas

bull Observar de forma inmediata el procedimiento corporativo de la otorgacioacuten

de descuentos comerciales que no se encuentran en el presupuesto para

desarrollarlo de acuerdo a los lineamientos de la administracioacuten

bull Establecer una adecuada comunicacioacuten entre las aacutereas de planificacioacuten

financiera Gerencias de ventas y Gerencia General para llevar a cabo en

forma correcta la poliacutetica administrativa para otorgar descuentos comerciales

bull Implementar las poliacuteticas propuestas para un adecuado control interno de los

procesos desarrollados en el departamento de Ventas

bull Aplicar los procedimientos de control establecidos en el presente capiacutetulo

como actividades del diacutea - diacutea

46 Costo ndash Beneficio de la implementacioacuten del Sistema de Control Interno para

los departamentos de Recursos Humanos Finanzas y Ventas

Costos generados

Capacitaciones

235

Honorarios a terceros

Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales

120000

Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones

300000

Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000

Materiales y Suministros

Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales

71400

Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil

50000

Total costos por suministros y materiales 121400

TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400

Beneficios

Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc

1300000

Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante

50000

Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial

250000

TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000

En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un

monto de $ 959600

Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que

implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos

permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a

estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad

evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas

De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa

232

Planificador Financiero

bull Plantear los escenarios para la consecucioacuten de losobjetivos de ventas a consideracioacuten del comiteacutegerencial

bull Establecer un presupuesto para dotar deherramientas comerciales y promocionales queapoyen a la Fuerza de ventas a la obtencioacuten de lacuota

Gerente de marketing

bull Informar acerca de los estudios de mercadoactualizados para determinar la demanda de losproductos del sector de confites en el Ecuador cuales el mercado ganado por la compantildeiacutea y lo queposee la competencia

bull Elaborar un FODA de la competenciabull Planificar estrategias de publicidad que mantenga

yo incrementen la participacioacuten de mercado asiacutecomo que se formen en una herramienta de influiren el consumidor para la adquisicioacuten de losproductos de la compantildeiacutea

Jefe de Trade Marketing bull Establecer estrategias promocionales y deexhibicioacuten para conquistar la atraccioacuten del mercado

Gerente de Ventas

bull Establecer estadiacutesticas de ventas por regioacuten ciudadsector y temporada para determinar cuaacuteles son lossitios y fechas en las que se pueden generar mejoraspara las ventas

Planificador de laDemanda

bull Determinar la demanda bajo estudios mensualesbull Informar al comiteacute gerencial en forma perioacutedica

acerca de la capacidad de cubrir la demandaestablecida a traveacutes de la capacidad de las plantaspara la entrega de producto

D METODOLOGIacuteA

bull Elaborar un presupuesto anual de objetivos de ventas tomando en cuenta

toda la informacioacuten entregada por los responsables en consenso con el

comiteacute gerencial

bull Revisar en forma mensual las variaciones generadas tanto en la realidad del

desarrollo del negocio como en la consecucioacuten de los objetivos y de ser el

caso replantear las metas para que estas sean racionales

bull Mantener los incentivos a la Fuerza de ventas para que la cuota sea

alcanzada

233

E SEGUIMIENTO

Realizar una evaluacioacuten mensual de los objetivos alcanzados y poner puntos de

atencioacuten en aquellos que no se estaacuten ejecutando para buscar oportunidades de

mejora

452 Procedimientos de Control Interno para el departamento de Ventas

bull Verificar que todos los reportes de gastos por viajes internacionales de la

Fuerza de Ventas sean presentado en un maacuteximo de 7 diacuteas calendario En el

caso de los viaacuteticos los documentos no deberaacuten tener una antiguumledad mayor a

un mes

bull Observar la poliacutetica de control de Creacuteditos y cobranzas donde se contemplan

paraacutemetros para la aprobacioacuten de pedidos previo a la aprobacioacuten de ventas

para evitar que se despache mercaderiacutea a clientes que no se encuentran al diacutea

con los pago

bull Realizar los caacutelculos de los incentivos ganados por el personal de la Fuerza

de ventas de acuerdo a los porcentajes establecidos en los beneficios a los

empleados

bull Observar la poliacutetica de control para Noacutemina con el fin de respetar las fechas

de entrega de la informacioacuten de los incentivos para que los empleados reciban

sus haberes a tiempo

bull Mantener bajo custodia segura los modelos exclusivos de los exhibidores

retirados de los proveedores con el fin de evitar posibles plagios o en su

defecto destruirlos en el caso que estos no se vayan a utilizar maacutes

bull Separar la mercaderiacutea recibida en buen estado de las devoluciones para

determinar si es procedente regresarla a los pallets de bodega o debe

realizarse con ella promociones o autoconsumos

234

Divulgacioacuten de las poliacuteticas corporativas e informacioacuten de laimportancia de su cumplimiento dos veces al antildeo que deberaacuten serincluidas en las presentaciones de las reuniones de Vamos Juntos enla que se entregaraacuten folletos con los puntos importantes de lasmismas en las que se deberaacuten ejemplarizar con casos reales

24000

Capacitacioacuten para el personal recieacuten ingresado que debe incluir unresumen de los procedimientos importantes de la compantildeiacuteainformacioacuten corporativa como poliacuteticas procedimientos valoresmisioacuten visioacuten etc asiacute como reuniones con el personal con el queinteractuaraacute en su trabajo diario

75000

Total costos relacionados con capacitaciones 99000

453 Actividades para el departamento de Ventas

bull Observar de forma inmediata el procedimiento corporativo de la otorgacioacuten

de descuentos comerciales que no se encuentran en el presupuesto para

desarrollarlo de acuerdo a los lineamientos de la administracioacuten

bull Establecer una adecuada comunicacioacuten entre las aacutereas de planificacioacuten

financiera Gerencias de ventas y Gerencia General para llevar a cabo en

forma correcta la poliacutetica administrativa para otorgar descuentos comerciales

bull Implementar las poliacuteticas propuestas para un adecuado control interno de los

procesos desarrollados en el departamento de Ventas

bull Aplicar los procedimientos de control establecidos en el presente capiacutetulo

como actividades del diacutea - diacutea

46 Costo ndash Beneficio de la implementacioacuten del Sistema de Control Interno para

los departamentos de Recursos Humanos Finanzas y Ventas

Costos generados

Capacitaciones

235

Honorarios a terceros

Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales

120000

Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones

300000

Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000

Materiales y Suministros

Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales

71400

Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil

50000

Total costos por suministros y materiales 121400

TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400

Beneficios

Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc

1300000

Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante

50000

Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial

250000

TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000

En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un

monto de $ 959600

Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que

implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos

permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a

estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad

evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas

De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa

233

E SEGUIMIENTO

Realizar una evaluacioacuten mensual de los objetivos alcanzados y poner puntos de

atencioacuten en aquellos que no se estaacuten ejecutando para buscar oportunidades de

mejora

452 Procedimientos de Control Interno para el departamento de Ventas

bull Verificar que todos los reportes de gastos por viajes internacionales de la

Fuerza de Ventas sean presentado en un maacuteximo de 7 diacuteas calendario En el

caso de los viaacuteticos los documentos no deberaacuten tener una antiguumledad mayor a

un mes

bull Observar la poliacutetica de control de Creacuteditos y cobranzas donde se contemplan

paraacutemetros para la aprobacioacuten de pedidos previo a la aprobacioacuten de ventas

para evitar que se despache mercaderiacutea a clientes que no se encuentran al diacutea

con los pago

bull Realizar los caacutelculos de los incentivos ganados por el personal de la Fuerza

de ventas de acuerdo a los porcentajes establecidos en los beneficios a los

empleados

bull Observar la poliacutetica de control para Noacutemina con el fin de respetar las fechas

de entrega de la informacioacuten de los incentivos para que los empleados reciban

sus haberes a tiempo

bull Mantener bajo custodia segura los modelos exclusivos de los exhibidores

retirados de los proveedores con el fin de evitar posibles plagios o en su

defecto destruirlos en el caso que estos no se vayan a utilizar maacutes

bull Separar la mercaderiacutea recibida en buen estado de las devoluciones para

determinar si es procedente regresarla a los pallets de bodega o debe

realizarse con ella promociones o autoconsumos

234

Divulgacioacuten de las poliacuteticas corporativas e informacioacuten de laimportancia de su cumplimiento dos veces al antildeo que deberaacuten serincluidas en las presentaciones de las reuniones de Vamos Juntos enla que se entregaraacuten folletos con los puntos importantes de lasmismas en las que se deberaacuten ejemplarizar con casos reales

24000

Capacitacioacuten para el personal recieacuten ingresado que debe incluir unresumen de los procedimientos importantes de la compantildeiacuteainformacioacuten corporativa como poliacuteticas procedimientos valoresmisioacuten visioacuten etc asiacute como reuniones con el personal con el queinteractuaraacute en su trabajo diario

75000

Total costos relacionados con capacitaciones 99000

453 Actividades para el departamento de Ventas

bull Observar de forma inmediata el procedimiento corporativo de la otorgacioacuten

de descuentos comerciales que no se encuentran en el presupuesto para

desarrollarlo de acuerdo a los lineamientos de la administracioacuten

bull Establecer una adecuada comunicacioacuten entre las aacutereas de planificacioacuten

financiera Gerencias de ventas y Gerencia General para llevar a cabo en

forma correcta la poliacutetica administrativa para otorgar descuentos comerciales

bull Implementar las poliacuteticas propuestas para un adecuado control interno de los

procesos desarrollados en el departamento de Ventas

bull Aplicar los procedimientos de control establecidos en el presente capiacutetulo

como actividades del diacutea - diacutea

46 Costo ndash Beneficio de la implementacioacuten del Sistema de Control Interno para

los departamentos de Recursos Humanos Finanzas y Ventas

Costos generados

Capacitaciones

235

Honorarios a terceros

Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales

120000

Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones

300000

Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000

Materiales y Suministros

Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales

71400

Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil

50000

Total costos por suministros y materiales 121400

TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400

Beneficios

Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc

1300000

Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante

50000

Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial

250000

TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000

En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un

monto de $ 959600

Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que

implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos

permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a

estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad

evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas

De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa

234

Divulgacioacuten de las poliacuteticas corporativas e informacioacuten de laimportancia de su cumplimiento dos veces al antildeo que deberaacuten serincluidas en las presentaciones de las reuniones de Vamos Juntos enla que se entregaraacuten folletos con los puntos importantes de lasmismas en las que se deberaacuten ejemplarizar con casos reales

24000

Capacitacioacuten para el personal recieacuten ingresado que debe incluir unresumen de los procedimientos importantes de la compantildeiacuteainformacioacuten corporativa como poliacuteticas procedimientos valoresmisioacuten visioacuten etc asiacute como reuniones con el personal con el queinteractuaraacute en su trabajo diario

75000

Total costos relacionados con capacitaciones 99000

453 Actividades para el departamento de Ventas

bull Observar de forma inmediata el procedimiento corporativo de la otorgacioacuten

de descuentos comerciales que no se encuentran en el presupuesto para

desarrollarlo de acuerdo a los lineamientos de la administracioacuten

bull Establecer una adecuada comunicacioacuten entre las aacutereas de planificacioacuten

financiera Gerencias de ventas y Gerencia General para llevar a cabo en

forma correcta la poliacutetica administrativa para otorgar descuentos comerciales

bull Implementar las poliacuteticas propuestas para un adecuado control interno de los

procesos desarrollados en el departamento de Ventas

bull Aplicar los procedimientos de control establecidos en el presente capiacutetulo

como actividades del diacutea - diacutea

46 Costo ndash Beneficio de la implementacioacuten del Sistema de Control Interno para

los departamentos de Recursos Humanos Finanzas y Ventas

Costos generados

Capacitaciones

235

Honorarios a terceros

Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales

120000

Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones

300000

Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000

Materiales y Suministros

Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales

71400

Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil

50000

Total costos por suministros y materiales 121400

TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400

Beneficios

Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc

1300000

Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante

50000

Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial

250000

TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000

En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un

monto de $ 959600

Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que

implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos

permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a

estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad

evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas

De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa

235

Honorarios a terceros

Contrato de una empresa para realizar un estudio de estadiacutesticassalariales de compantildeiacuteas multinacionales

120000

Contrato de una empresa para realizar un levantamiento de funcionesen la compantildeiacutea y elaborar los manuales Operativos y de Funciones

300000

Total costos relacionados con Honorarios de Terceros 420000

Materiales y Suministros

Elaborar un folleto con Tips tributarios para divulgarlo entre todo elpersonal aproximadamente 3 veces al antildeo por los constantesactualizaciones fiscales

71400

Modificacioacuten de la parametrizacioacuten del PDF que genera el SistemaDinnero para la presentacioacuten de los reportes de gastos Valor queseraacute cobrado por el Shared Services en Brasil

50000

Total costos por suministros y materiales 121400

TOTAL COSTOS PRESUPUESTADOS 640400

Beneficios

Valores pagados por impuestos extras generados por los nodeducibles por un inadecuado registro y reconocimiento de gastosincluyen partidas de conciliaciones bancarias provisiones noregistradas comprobantes de venta no vaacutelidos incluidos en losreportes de gastos etc

1300000

Ahorro en la asignacioacuten de exhibidores a los clientes por laeliminacioacuten de entrega de los mismos a clientes que no generan unvolumen de venta importante

50000

Ahorro de costos generados en la capacitacioacuten del personal nuevo depuestos estrateacutegicos por el personal que ha abandonado la compantildeiacuteaencontrando mejores oportunidades laborales en otras empresasespecialmente a nivel salarial

250000

TOTAL BENEFICIOS GENERADOS 1600000

En general el beneficio que se puede obtener en medicioacuten monetaria denotariacutea en un

monto de $ 959600

Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que

implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos

permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a

estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad

evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas

De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa

Adicional al beneficio econoacutemico generado se debe tomar en cuenta que

implementar el Sistema disentildeado de Control Interno para los tres departamentos

permite que la administracioacuten tenga un mejor control de todos recursos asignados a

estas aacutereas para que cumplan con las actividades de negocio bajo su responsabilidad

evitando que se produzcan peacuterdidas no deseadas

De acuerdo a los valores presupuestados por Cadbury Adams en el 2011 laimplementacioacuten del Sistema de Control Propuesto se incluiriacutean dentro de los gastosindirectos de la compantildeiacutea Las ventas proyectadas en el 2011 son de $3000000000y el total de sus gastos indirectos se espera no sobrepasen del 17 y su utilidadoperativa proyectada es de $365000000 por lo que el total de los gastos por laimplementacioacuten no supera el 002 de las ventas y el 013 de total de indirectos yel 016 de la utilidad operativa