Elektroniczny obieg faktur pod ELO 2011workflowtrends.pl/prezentacje/elo.pdf · Dyrektywa Rady 2010/45/UE z 13.07.2010 Dyrektywa ta pozwala na stosowanie dowolnej technologii , która

Elektroniczny obieg faktur pod ELO 2011Skanowanie – Rozpoznawanie – opisanie - księgowanie

Elektroniczny obieg faktur pod ELO 2011Skanowanie – Rozpoznawanie – opisanie - księgowanie

Elke Schönemann, ELO Digital Office Sp. z [email protected]

1919ELO 2011 | www.elo-digital.plELO 2011 | www.elo-digital.pl

O nas(Liczby, dane fakty)

• 280 pracowników, 130 w Niemczech,

• 400 Partnerów na świecie

• ELO jest w krajach: Niemiec, Austria, Szwajcaria, Czechy, Węgry, Polska, Asia

(Singapur), Australia

• Ca. 600.000 produktywne licencje w użyciu

• Ca. 6000 zrealizowanych projektów ELOprofessional / ELOenterprise

• ciągły wzrost coroczny powyższej 20%

• 2012 wzrost obrotów też o 19,8%

• Leader rynku w Niemczech (na podstawie użytkowników)


O nasPartnerzy technologiczne

2121ELO 2011 | www.elo-digital.plELO 2011 | www.elo-digital.pl1.2

Szef wydziału –

Drugi podpis

Otwarcie

Rejestracja

Sortowanie

Dystrybucja

Poczta wejście

Specjalista

Supervisor

Wydział, Oddział

Specjalista

Poczta wyjście

Często bałagan, wolne tempo załatwiania spraw!!

Jak (tradycyjnie) wygląda praca?


Skanowanie

Indeksowanie

Poczta wyjście

Specjalista

Do archiwizacji

Szef działu

Jak może wyglądać praca pod ELO?

Wszystkie dokumenty „pod ręką”, szybkie tempo załatwiania spraw.


Skanowanie

Indeksowanie

Poczta wyjście

Specjalista

Szef działu

Jak może wyglądać praca pod ELO w przyszłości?

Wszystkie dokumenty „pod ręką”, szybkie tempo załatwiania spraw.

Do archiwizacji, a

w przyszłości

bezpośrednio

do niszczarki


Zarządzanie dokumentami z ELO Zarządzanie dokumentami z ELO

Papierfaks Aplikacje

ERP, CRM, CAD

E-Mail Archiwizowanieplików, Fileserver

PracownikPracownik Pracownik


ELO ELO ELO ELO LinieLinieLinieLinie ProduProduProduProduktowektowektowektowe

� „„„„Out Out Out Out ofofofof thethethethe Box“Box“Box“Box“----ProduktProduktProduktProdukt

� DB Access (DB Access (DB Access (DB Access (Jet EngineJet EngineJet EngineJet Engine))))

� Fileserver ArchitectureFileserver ArchitectureFileserver ArchitectureFileserver Architecture

� MaMaMaMaksksksks.10 .10 .10 .10 miejsc prac w siecimiejsc prac w siecimiejsc prac w siecimiejsc prac w sieci

� mamamamaksksksks. 200.000 do. 200.000 do. 200.000 do. 200.000 dokkkkumentumentumentumentyyyy / / / /

ArchiArchiArchiArchiwumwumwumwum

� 4 4 4 4 ArchiArchiArchiArchiwawawawa

� FulltextFulltextFulltextFulltext----EngineEngineEngineEngine zawartezawartezawartezawarte

� Analiza OCR synchronicznyAnaliza OCR synchronicznyAnaliza OCR synchronicznyAnaliza OCR synchroniczny

� Rozpoznanie Rozpoznanie Rozpoznanie Rozpoznanie Barcode Barcode Barcode Barcode

� VB Script VB Script VB Script VB Script interfejs interfejs interfejs interfejs programistprogramistprogramistprogramist....

� Tylko do Tylko do Tylko do Tylko do WindowsWindowsWindowsWindows

� ClientClientClientClient----/Server/Server/Server/Server---- ArchiteArchiteArchiteArchitekturakturakturaktura

� MS SQL / Oracle / IBM MS SQL / Oracle / IBM MS SQL / Oracle / IBM MS SQL / Oracle / IBM DB2DB2DB2DB2

� MaMaMaMaksksksks 2.000.000.000 2.000.000.000 2.000.000.000 2.000.000.000 ddddooook.k.k.k.

� MaMaMaMaksksksks. 1000 U. 1000 U. 1000 U. 1000 Użytkownikówżytkownikówżytkownikówżytkowników

� Nielimitowana ilość archiwówNielimitowana ilość archiwówNielimitowana ilość archiwówNielimitowana ilość archiwów

� Architektura modularnaArchitektura modularnaArchitektura modularnaArchitektura modularna

� AllAllAllAll----inininin----One 1One 1One 1One 1----ServerServerServerServer----SolutionSolutionSolutionSolution

� JavaJavaJavaJava----Technology Technology Technology Technology (J2EE)(J2EE)(J2EE)(J2EE)

� Analiza OCR Analiza OCR Analiza OCR Analiza OCR asynchronicznyasynchronicznyasynchronicznyasynchroniczny

� WorkflowWorkflowWorkflowWorkflow zawartezawartezawartezawarte

� VB VB VB VB iiii Java Scripting Java Scripting Java Scripting Java Scripting na Klientana Klientana Klientana Klienta

� Automation Server Automation Server Automation Server Automation Server zawartezawartezawartezawarte

� Strategia Strategia Strategia Strategia multiklientmultiklientmultiklientmultiklient

� Serwer tylko pod Serwer tylko pod Serwer tylko pod Serwer tylko pod WindowsWindowsWindowsWindows

� Wysoko skalowalnyWysoko skalowalnyWysoko skalowalnyWysoko skalowalnyyyyy

� Wysoka wydajnośćWysoka wydajnośćWysoka wydajnośćWysoka wydajność

� Różne Różne Różne Różne AccessmanageryAccessmanageryAccessmanageryAccessmanagery

� Możliwość instalacji w Możliwość instalacji w Możliwość instalacji w Możliwość instalacji w clustrachclustrachclustrachclustrach

� Wysoka dostępnośćWysoka dostępnośćWysoka dostępnośćWysoka dostępność

� Standard Standard Standard Standard MaMaMaMaksksksks. 10.000 users. 10.000 users. 10.000 users. 10.000 users

� MS MS MS MS SQL / Oracle / IBM DB2SQL / Oracle / IBM DB2SQL / Oracle / IBM DB2SQL / Oracle / IBM DB2

� Niezależnie od platformyNiezależnie od platformyNiezależnie od platformyNiezależnie od platformy

�� migracja możliwa��

RóżniceRóżniceRóżniceRóżnice


ELO Strategia Multi-ClientOdpowiedni klient dla każdego systemu

Windows Klient



Windows Klient

Java KlientJava Klient(Windows, Linux, Mac OS)



Windows Klient


Web Access



Windows Klient


Web Access

ELO Filesystem



Windows Klient


Web Access

ELO Filesystem

Outlook Klient



Windows Klient


Web Access

ELO Filesystem

Outlook Klient

Microsoft

Office KlientMicrosoft

Office Klient



Windows Klient


Web Access

ELO Filesystem

Outlook Klient

Microsoft

SharePointMicrosoft

SharePoint

Microsoft


Office Klient



Windows Klient


Web Access

ELO Filesystem

Outlook Klient

Microsoft

SharePointMicrosoft

SharePoint

Microsoft


Office Klient

Lotus Notes

ELO for

Lotus Notes



Windows Klient


Web Access

ELO Filesystem

Outlook Klient

Microsoft

SharePointMicrosoft

SharePoint

SmartPhone, Tablet,

iPhone, iPad

Microsoft


Office Klient

Lotus Notes

ELO for

Lotus Notes




ECM / DMS – ERP – CRM

ERP CRM

ECM

DMS


ECM / DMS – ERP – CRM

ERP CRM

ECM

DMS


Wrewolucja w e-fakturowaniu –

Dyrektywa Rady 2010/45/UE z 13.07.2010

Dyrektywa ta pozwala na stosowanie dowolnej technologii , która zapewnia autentyczność pochodzenia integralność treści i czytelność.

Fakturą elektroniczna jest każda faktura, która zawiera wymagane dane jako faktura i spełnia ww. wymogi.

Uwaga: W pełni wprowadzone musiało być do końca 2012 roku, w Polsce zostały dodatkowe zmiany w 2013 roku wprowadzone

Autentyczność pochodzenia: Przez kogo została wystawiona, ewentualne dane zawarte w właściwościach pliku, plus ewentualne archiwizowanie maila

Integralność treści: w fakturze nie można zmienić dane, nieedytowalny plik, ewentualnie archiwizowanie jako read only (Revisionsecurity)

Czytelność faktury: np. jako PDF/A, trzeba posiadać oprogramowanie do oglądania, ale taka faktura nie może podlegać zmianom w trakcie przechowywania


ITPP3/443-51/13/MD - Możliwość archiwizowania faktur

otrzymanych w formie papierowej wyłącznie w formie

elektronicznej (skanów zapisanych na serwerze …..)

Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy - 3 kwietnia 2013 r.FFF.Procedura przechowywania faktur VAT będzie przebiegała w następujący sposób:• kontrahent wysyłał będzie fakturę VAT w formie papierowej na adres Spółki,• oryginalna faktura VAT (otrzymana w formie papierowej) skanowana będzie w dniu otrzymania jej przez Spółkę,• skan faktury potwierdzany będzie za zgodność z wersją papierową przez zarząd lub osobę upoważnioną, przy użyciu podpisu elektronicznego oraz znacznika czasu,• wersja elektroniczna (skan) przechowywana będzie na serwerze, kolokowanym w zewnętrznej firmie, z którą Spółka posiada podpisana umową dotyczącą

kolokowania serwera,• po wprowadzeniu faktury VAT na serwer, faktura VAT w formie papierowej nie będzie przechowywana i zostanie zniszczona.Wszystkie zeskanowane faktury VAT przechowywane będą w opisany sposób, przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego, zapewniając autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur. W przypadku potencjalnej kontroli, Spółka będzie w stanie zapewnić pełny i bezzwłoczny dostęp do faktur VAT przechowywanych w wersji elektronicznej, które jednocześnie będą spełniały wymogi czytelności i łatwości ich odszukania.Na tym tle Spółka powzięła wątpliwość dotyczącą możliwości archiwizowania faktur otrzymanych w formie papierowej wyłącznie w formie elektronicznej (skanów zapisanych na serwerze podmiotu trzeciego) w kontekście prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Mając na uwadze przedstawione we wniosku zdarzenie przyszłe oraz powołane regulacje z zakresu podatku od towarów i usług potwierdzić należy, że Spółka będzie mogła przechowywać faktury otrzymane w formie papierowej tylko w postaci elektronicznej (skany zapisane na serwerze

podmiotu trzeciego), pod warunkiem: zagwarantowania autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur od momentu ich wystawienia przez kontrahentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; przechowywania faktur w sposób pozwalający na łatwe ich odszukanie oraz w sposób umożliwiający na żądanie uprawnionego organu bezzwłoczny dostęp do faktur i przetwarzanie danych w nich zawartych. Potwierdzeniem powyższego jest fakt, że krajowy ustawodawca nie skorzystał z opcji zawartej w art. 247 ust. 2 Dyrektywy, tj. ustanowienia wymogu przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnioneFF..Tym samym Spółka będzie mogła dokonywać odliczenia podatku naliczonego na podstawie faktur VAT otrzymanych w formie papierowej, ale przechowywanych w formie elektronicznej, w takim zakresie, w jakim nabyte towary i usługi są (będą) wykorzystywane do wykonywania czynności

opodatkowanych i nie zaistnieją okoliczności skutkujące brakiem prawa do odliczenia zawarte w art. 88 ustawy.


Workflow

DMS-Client

Serwer Archiwum

Modularność

Barcode-/

RozpoznanieF

formularze

Fulltext / OCR

COLD-XML

Import

ERP

ArchivlinkBackup

Serwer

Click & View

Dostęp do

archiwum

Mobil

Replikacja

Email

IntegracjaGovernment

Multi CAD

Podpis

elektroniczny

Web Access

ELO Digital Office sp. z o.o.

Faktury kosztoweELO Digital Office sp. z o.o.

Faktury kosztowe


Faktury kosztoweRozwiązanie

SAP, Sage, Microsoft Dynamics, inforCOM,F

ELO

COLDBLP

XML EDI

Wymiana danych elektr.

Skrzynka

wejściowa Archiwum

ERP

PDF

ELO XCDocXtractor

Dokumenty elektroniczne

ELO Notes

półautomat

Barcode

OCR

Dokumenty-Papier

Ręcznie

DocXtractor


Obiegi oparte na formularzachELO Digital Office sp. z o.o.

Obiegi oparte na formularzach


Obieg oparte na formularzach –

Wniosek urlopowy


BANF – Złożenie wniosku o realizowaniu

zamówienia


Kancelaria


Kancelaria


KancelariaRozwiązanie

SAP, Sage, Microsoft Dynamics, inforCOM,F

ELO

COLDBLP

XML EDI

Wymiana danych

Skrzynka

wejściowa Archiwum

ERP/CRM

PDF

ELO XCDocXtractor

Dokumenty elektroniczne

ELO Notes

półautomat

Barcode

OCR

Dokumenty papierowe

ręcznie

DocXtractor

ELO Digital Office Sp. z o.o.

Zarządzanie aktamiELO Digital Office Sp. z o.o.

Zarządzanie aktami


Zarządzanie Teczkami /SegregatoramiRozwiązanie

Archiwum

(ELO)

Archiwum

(Papier)


Zarządzanie umowamiELO Digital Office Sp. z o.o.

Zarządzanie umowami


Zarządzanie umowamiRozwiązanie

(Przykład: Ponowne przełożenie przed terminem zakończenia)

Archiv

#Ponowne przeł. = 01.10.2014

#Termin zakończ. = 30.11.2014

#Przedmiot umowy = ….

Dane indeksowe


Zarządzanie e-MailamiELO Digital Office Sp. z o.o.

Zarządzanie e-Mailami


E-Mail ManagementRozwiązanie

ArchiwumGateway

Mailserwer

Po stronie klienta(Mailbox) Po stronie serwera(Mailbox)Dziennik

Mailboksy

Mailboks

Możliwe szenariusze:


Uprawnienia do dokumentów i elementów struktury (folderów)

Pan Kowalski Pan Schmidt

Księgowość, Dział Kadrowy Księgowość

Podanie o

praceZarobki

Zamówienia

Potw. dostawy

FakturyPotw. dostawy

Zamówienia Faktury


� Przy założeniu iż przy codziennej pracy : 6 minut/godzinę każdy pracownik zajmuje się szukaniem, archiwizowaniem, uporządkowaniem, F..

� To jest : 10% czasu pracy !!!

� Każdy pracownik kosztuje bez uwzględnienia kosztów miejsce pracy FF PLN/rok

� 10% z tego są FFFPLN !!!

Argumentacja pożyteczności:

„Rachunek 6-minutowy“


Archiwum papierowe

1 segregator = 500 arkuszy1 metr półki = 12 segregatorów = 6.000 arkuszy

6 metrowych półek do wysokości 1,80 m = 1 metr regału1 metr regału = 70 segregatorów = 35.000 arkuszy

Archiwum elektroniczne ELO

1 dokument = ca. 60 KB1 dyskietka = 1,4 MB = ca. 28 dokumentów

1 CD-ROM = 650 MB = 13.000 dokumentów = 26 segregatorów

1 Hard Disk = 20 GB = 400.000 dokumentów = 800 segregatorów= 66,67 metry półek = 11,1 m Regału

Porównanie objętości archiwów


Wybrane nowe Referencje 2012Wybrane nowe Referencje 2012


Z listy klientów w Polsce

• PKP Cargo

• PGE Rzeszów

• NFZ Szczecin

• Zarząd dróg wojewódzkich w Krakowie

• Powiatowy Urząd Pracy w Stargardzie Szczecinskim

• Eurobank

• Bank Spółdzielczy w Skierniewicach

• PIU Warszawa

• Zarząd Morskich Portów Szczecin i Świnoujście S.A.

• Wirtualna Polska S.A.

• Muzeum historyczne m.st. Warszawy

• Zarząd portu Gdańsk

• Bertelsmann Arvato

• Weltbild Polska

• Workservice

• Centrum Nauki Kopernik w Warszawie

• Home.pl

• Marvipol S.A.


Zarządzanie Dokumentami z ELOZarządzanie Dokumentami z ELO

Live

Demo

Live

Demo


Co należy robić?

� Bezpośredni kontakt do ELO� E-Mail [email protected]

� Strona webowa www.elo.com

� Tel. +48 (95) 783 66 90

� Kontakt z jednym z naszych Partnerów Biznesowych

� Odwiedzić ELO na różnych konferencjach w Polsce

� Test ELO poprzez wersję Demo

� Możliwość ustalenia terminu prezentacji u Państwa

[email protected]


Pytania & Odpowiedzi

Dziękujemy za uwagęFF


ELO Digital Office GmbH, Heilbronner Straße 150, D-70191 Stuttgart

ELO Digital Office Sp. z o.o., ul. Kombatantów 34, PL 66-400 Gorzów Wlkp.

ELO Digital Offi ce, ELO Logo, elo.com, ELOoffice, ELOprofessional i ELOenterprise są znakami towarowymi ELO Digital Office GmbH w Niemczech i / lub w innych krajach. Microsoft®, MS®, Windows®, Word® i Excel®, PowerPoint®, SharePoint®, Navision® są zarejestrowanymi znakami towarowymi Microsoft Corporation w USA i / lub w innych krajach. Inne nazwy firmy, produktów i usług mogą być znakami towarowymi innych producentów. Niniejsza publikacja stanowi jedynie niewiążącą informację ogólną i nie zastępuje szczegółowej porady indywidualnej. Informacje zawarte w niniejszej publikacji mogą zostać zmienione w dowolnym momencie, również bez uprzedzenia. W szczególności właściwości techniczne i funkcje mogą się różnić w zależności od kraju, w którym nasze produkty są oferowane. Aktualne informacje na temat produktów ELO, warunków umowy i cen otrzymają Państwo w poszczególnych spółkach ELO oraz u Partnerów Biznesowych ELO i / lub u Partnerów Handlowych ELO. Informacje o pro- duktach są zgodne z aktualnym stanem. Przedmiot i zakres usług są określane wyłącznie przez odpowiednie umowy. Firma ELO nie gwarantuje, że jej produkty lub inne usługi zapewniają zgodność z określonymi przepisami prawnymi. Klient jest odpowiedzialny za przestrzeganie obowiązujących przepisów bezpieczeństwa oraz innych przepisów prawa krajowego i międzynarodowego. Zmiany, pomyłki i błędy w druku pozostają zastrzeżone. Przedruk i powielanie, również fragmentaryczne, jest możliwe tylko po uzyskaniu pisemnej zgody ELO Digital Office GmbH, bądź spółek powiązanych.

© Copyright ELO Digital Office GmbH 2013. Wszelkie prawa zastrzeżone

Documents

Elektroniczny obieg faktur pod ELO 2011workflowtrends.pl/prezentacje/elo.pdf · Dyrektywa Rady 2010/45/UE z 13.07.2010 Dyrektywa ta pozwala na stosowanie dowolnej technologii , która