Elektronisk fakturahantering

Invoice Manager (IM) - Visma

Dagens upplägg

• Del 1 Teoretisk/praktisk utbildning IM i korthet – FlödesbeskrivningRutiner – Inköp/BeställningViktiga begreppOrganisation kring IM på Mah

• Del 2 Genomgång av programmet Invoice Manager (IM)

Visning av:

1.Köer

2.Fakturor

3.Prova lösenord

FlödesbeskrivningVisma Invoice Manager

Raindance

AttestSakgranskaAnkomstScanningFakturor

Ankomstbokning DefinitivbokningBetalning

Epost

Från:noreply@mah.se

Fakturor i Invoice Manager

Du har en eller flera fakturor i din kö i IM!

http://im02.mah.se/im

69189 6390943-6 Teknodont

Rutiner vid inköp/beställning• Vid inköp/beställning ska ditt användarnamn i IM anges som

referens till leverantören. Detta ID gör att IM kan identifiera att fakturan skall skickas till just dig!

– Referensen är användarnamn i IM (=datoridentitet, samma som användarnamnet vid Novell-inloggningen), ex ODTOED.

– Referens på fakturorna är nyckeln till att fakturaflödet på högskolan ska fungera smidigt.

• Vid kontakt med leverantör, var noga med att uppge vår nya fakturaadress.

– I de fall då fakturor av någon anledning ändå inkommer direkt

till personer i organisationen skall dessa omedelbart lämnas

till fakturastöd för vidarebefordring till BGC.

• Malmö högskolaBox 50500202 50 MALMÖ

Viktiga begrepp• Sakgranskning

– Kontrollera att tolkade uppgifter överensstämmer med uppgifter på fakturan.

– Konstatera att pris och kvantitet på fakturan stämmer med beställning.

– Ange komplett kontering.

• Attest– Godkännande att fakturan går till betalning med av sakgranskaren

angiven kontering.

Viktiga begrepp

• Skicka, ”åter till sak” kontra Vidarebefordra– Skicka – fakturan förflyttar sig framåt.

1) Sakgranskare2) Attestant3) Betalning

– Vidarebefordra – fakturan förflyttar sig ”i sidled”.– Åter till sak – fakturan flyttar bakåt i fakturaflödet till sakgranskare

– För omkontering (alltid två parter om faktura)

• Kontering– När kostnader och intäkter registreras i ekonomisystemet används en så kallad kodsträng. På Mah består kodsträngen av 8

koddelar.

Viktiga begrepp (forts)

5460 70 7085 474901 11 10 000

1471 70 7085 2 500

– Den kontering som ligger i Sakgranskarens uppdrag innebär att ange konto och projekt/delprojekt samt verksamhetskod för fakturan.

Viktiga begrepp (forts)

70 7085 393103 13 10 000

1471 70 7085 2 500

5999

70 70855460 393751 41

5 000

0

Kvar att kontera 5 000

5 000

0

5460

Fakturabelopp 12 500

X

X

X

Skicka

Kalle Karlsson

Nisse Nilsson

Janne jansson

Pelle Persson

OK

Organisation – Mah

– Slutanvändare–Sakgranskare–Attestanter

– Fakturastöd – Ekonomienheten på kansliet–Tobias Edberg–Marie Rosberg–Mladenko Govorcin

Fördelar med elektronisk fakturahantering

• Huvudsakliga fördelar med IM:

– Enklare fakturahantering

– Nya och bättre sökmöjligheter

– Minimerad pappershantering

– Högre kvalitet i redovisning

– Öppet för framtida utveckling av beställnings- och inköpssystem

• Huvudsakliga fördelar med IM:

– Roligare fakturahantering

– Nya och bättre sökmöjligheter

– Minimerad pappershantering

– Högre kvalitet i redovisning

– Öppet för framtida utveckling av beställnings- och inköpssystem

Förenklar

Säkrar

Medvetandegör

Referens

Adress

Nu till IM