Förstudie angående elektronisk ärende- och

UFV 2009/210

Förstudie angående elektronisk ärende- och dokumenthantering vid Uppsala universitet

Fastställd av universitetsdirektören 2009-02-06

UPPSALA UNIVERSITET FÖRSTUDIE ANGÅENDE ELEKTRONISK ÄRENDE- OCH DOKUMENTHANTERING VID UPPSALA UNIVERSITET

Universitetsledningens kansli Verksamhetsstöd

Patrik Wallin 2008-12-XX Dnr xxxx

2

Innehållsförteckning

1. Inledning ________________________________________________________________ 4 Syfte ________________________________________________________________ 4 Metoder_______________________________________________________________ 4

2. Sammanfattning __________________________________________________________ 6

3. Bakgrund ________________________________________________________________ 8

4. Dokumenthantering och ärendeinformation ___________________________________ 9

5. Standarder och metoder för utveckling och förvaltning av elektronisk ärende- och dokumenthantering ___________________________________________________ 10 ISO 15489 Dokumenthantering ___________________________________________ 11 ISO 23081 Metadata____________________________________________________ 12 ISO 26122 Arbetsprocessanalys __________________________________________ 13 Andra hjälpmedel och guider _____________________________________________ 14

6. Digital arkivering_________________________________________________________ 15 ISO 14721 OAIS _______________________________________________________ 16

7. Omvärldsanalys _________________________________________________________ 16 Drivkrafter, målbilder och effekter __________________________________________ 17 Organisation av utvecklingsprojekt _________________________________________ 18 Standarder ___________________________________________________________ 19 Metadata och begrepp __________________________________________________ 19 Förankring, acceptans och utbildning _______________________________________ 19 Strategier, policys, riktlinjer och rutinbeskrivningar_____________________________ 20 Arkivering ____________________________________________________________ 20 Processer och processorientering _________________________________________ 20 Implementering och införande ____________________________________________ 21 Förvaltning ___________________________________________________________ 21

8. Intern behovsanalys ______________________________________________________ 21 Projekt och utredningar__________________________________________________ 21 Interna intervjuer_______________________________________________________ 23

9. Övergripande analys av systemet W3D3 _____________________________________ 25

10. Konsekvensanalys ______________________________________________________ 27




3

Fokus på verksamhet, processer och informationsflöden________________________ 27 Strategier, policy, riktlinjer och regler _______________________________________ 28 Termer och begrepp ____________________________________________________ 28 Metadata och klassificering_______________________________________________ 29 Tillgänglighet och användbarhet och integration_______________________________ 29 Lagar och föreskrifter ___________________________________________________ 30 Acceptans och förankring i organisationen ___________________________________ 30 Målbild, förväntade effekter och nytta _______________________________________ 31 Analys av befintliga system_______________________________________________ 31 Organisation och samarbete______________________________________________ 32 Arkivering ____________________________________________________________ 32 Systemförvaltning ______________________________________________________ 32 Utbildningsinsatser _____________________________________________________ 33 Behov av samordning med andra projekt aktiviteter____________________________ 33

11. Generell riskanalys ______________________________________________________ 33

12. Förslag på fortsatt arbete_________________________________________________ 34




4

1. Inledning Digital information är en grundval för dagens informationsförsörjning, exempelvis i myndigheternas handläggningsprocesser, webbportaler och e-tjänster. Dagligen produceras enorma mängder digital information i form av dokument, databaser, ljud och bilder i alla sorters verksamheter och organisationer. En rationell och kvalitativ informationshantering är en förutsättning för att arbetet i en organisation, oavsett vilken, skall kunna fungera effektivt.

I Uppsala universitetets mål- och strategidokument (2008) framgår att: ”Universitetets administration på alla nivåer samt universitetets externa och interna information ska utmärkas av professionalitet och effektivitet”

Vidare framkommer i Program för kvalitetsarbetet vid Uppsala universitet (2008) att: ”Ledningssystem, administration, bibliotek, extern och intern kommunikation, lokaler och annan infrastruktur finns som stöd för universitetets kärnverksamheter och för det därtill hörande kvalitetsarbetet. I detta ingår drift och utveckling av systemstöd liksom annat stöd som bidrar till systematiserat informationsunderlag för planering, utveckling och uppföljning av verksamheten. Stödfunktionerna ska vara kostnadseffektiva, av hög kvalitet och utvecklas i takt med kärnverksamheternas behov och externa krav.”

Ett sätt att effektivisera och kvalitetssäkra verksamhet och informationsflöden är att utveckla strategier, rutiner och system för ärendeprocesser och för den information som genereras i dessa. Väl utvecklade elektroniska ärende- och dokumenthanteringssystem ökar kvaliteten och effektiviteten i organisationens verksamhetsprocesser och bidrar vidare till att främja universitetets kunskapskapital, erfarenhetsbank och organisatoriska minne.

Arbetet med att utveckla universitetets digitala ärende- och dokumenthantering är därför en viktig komponent i universitetets kvalitets- och informationsförsörjningsplan och verksamhetsutveckling, och bör utgå ifrån bland annat lagar och förordningar, regeringens riktlinjer för e-förvaltning, Vervas riktlinjer för e-förvaltning, Riksarkivets krav på arkivering, nationella och internationella standarder, samt naturligtvis verksamhetens och det omgivande samhällets behov.

Syfte Denna förstudie syftar till att utreda förutsättningar och konsekvenser vid utveckling mot en elektronisk ärende- och dokumenthantering vid Uppsala universitet.

Metoder Insamlande av det empiriska materialet har skett genom:

• Litteraturstudier

• Omvärldsbevakning i form av studier och analys av tidigare projekt och rapporter inom organisationen och i ett antal andra utvalda organisationer

• Omvärldsbevakning i form av deltagande på två konferenser om elektronisk dokumenthantering

• Kvalitativa intervjuer med projektledare från tre andra organisationer,




5

• Kvalitativa intervjuer med ett antal nyckelpersoner vid Uppsala universitet

• Övergripande analys av funktioner och rutiner i det befintligt system för diarieföring W3D3

Arbetet har delvis utgått från den utvecklingsmodell som tagits fram av Enheten för verksamhetsstöd vid Uppsala universitet Modellen består av sammanlagt fem utvecklingsfaser: Fas 1 Kreera idéer, Fas 2 Klarlägga möjligheter och konsekvenser, Fas 3 Detaljera förändringsförslag, Fas 4 Genomför förändringar och Fas 5 Realisera nyttan. Föreliggande studie ligger inom ramen för Fas 2. Syftet med Fas 2 är att ”utifrån en förändringsidé eller flera sammanhängande idéer förtydliga och utreda genomförbarheten och konsekvenserna av förändringen.”1. Förändringsidén i föreliggande fall består i att man överväger att utveckla den elektroniska ärendehanteringen inom universitetet. Förstudiens fokus är i enlighet med modellen således att utreda vad som behöver göras för att realisera denna idé om förändring. Utvecklingsmodellen föreskriver även att man inom varje fas reflekterar över: berörda processer, centrala begrepp, organisatorisk påverkan, IT-stöd, personal, kompetens, mål och förväntad nytta.

1 Utveckling av verksamhetsstöd – Utvecklingsmodellen, Uppsala universitet 2007




6

2. Sammanfattning Denna förstudie har syftat till att utreda förutsättningar och konsekvenser för utveckling mot en elektronisk ärende- och dokumenthantering vid Uppsala universitet. Slutsatserna i studien grundar sig på litteraturstudier och omvärldsanalys, interna och externa intervjuer, interna rapporter samt analys av projektdokumentation från sammanlagt fem olika myndigheter. Nedan följer en sammanfattning av de resultat som framkommit i studien.

Det bör framhållas att arbetet med att utveckla elektronisk ärende- och dokumenthantering inom en organisation inte kan ses som ett isolerat projekt, utan som en viktig del av ett verksamhetsöverskridande program för informationsförsörjning/informationshantering och en mycket viktig pusselbit i universitetets verksamhetsutveckling och kvalitetsarbete. De ärenden, dokument och handlingar som uppkommer i verksamhetens olika processer är ett resultat av organisationens faktiska handlade, dvs. en betydande del av vad som kan beskrivas som den verksamhetskritiska informationen. Målet med hantering och förvaltning av denna typ av information är att:

• garantera att organisationen kan skapa och vidmakthålla dokument/handlingar som är autentiska och tillförlitliga och har bevarad integritet.

• kunna tillgängliggöra dokument/handlingar för alla typer av användarkategorier och personer, inklusive personer med olika typer av funktionshinder.

• förbättra intern/extern styrning och kontroll

• befrämja effektivitet och kvalitet i de verksamhetsprocesser som myndigheten bedriver

• stödja organisationens informationsförsörjning samt

• bevara, vårda och tillgängliggöra dokumentation om beslut och verksamheter i organisationen på ett sätt som tillgodoser

o rätten enligt Tryckfrihetsförordningen att ta del av allmänna handlingar

o skyddet för allmänna handlingar som en del av det nationella kulturarvet

o behovet av information för rättskipningen och förvaltningen

o forskningens behov

Utveckling och implementering av elektroniska ärende- och dokumenthanteringssystem innebär i de flesta fall förändringar i organisationens befintliga rutiner och processer. Det är därför angeläget att poängtera att utveckling av elektronisk ärende- och dokumenthantering vid universitetet inte skall ses som ett IT-projekt utan som ett verksamhetsprojekt, och att det måste utföras i enlighet med universitetets gemensamma mål och strategier.

Det har i förstudien framkommit att utveckling av elektronisk dokument- och ärendehantering är ett viktigt steg för att realisera organisationens övergripande mål för kvalitet och effektivitet, samt att det är en avgörande komponent till effektiv utveckling av organisationens informations- och kunskapsförsörjning.




7

I omvärldsbevakningen och den interna behovsanalysen har framkommit en rad tydliga drivkrafter som talar för ett utökat elektroniska handläggarstöd, bland andra: ökad effektivitet och kvalitet i verksamhetsprocesser, ökad tillgänglighet och bättre sökbarhet, ordning och reda, mindre personberoende handläggning av ärenden, bättre kunskapsåtervinning och informationsförsörjning, förkortade handläggningstider och ökad rättssäkerhet.

Bland de hinder och risker vid utveckling av ett utökat ärendehanteringsstöd som har framkommit kan nämnas: för otydliga mål med projektet, brist på analys av nyttoaspekter och processer, för mycket teknikfokusering, avsaknad av förändringsledning, avsaknad av förankring och kommunikation inom organisationen, kompetensbrist, risk för bristfällig support (internt och av leverantör), kräver lång tid för utbildning och införande.

En avgörande komponent för utveckling, införande och förvaltning av elektronisk ärende- och dokumenthantering i en organisation är att man utgår från verksamhetens behov och i första hand kartlägger de verksamhetsprocesser som systemet skall stödja. Samtidigt är det angeläget att man i varje verksamhetsprocess noggrant kartlägger informationsflödet och samtidigt beaktar dokumentationsbehovet utifrån verksamhetens, lagstiftningens och andra intressenters behov och krav. Utgångspunkten för detta arbete bör vara de befintliga internationella och nationella standarder för dokumenthantering, arkivering, kravhantering och metadata som presenteras ingående i förstudien.

Vid utvecklingen av infrastruktursystem av detta slag krävs emellertid även ett strategiskt och proaktivt förhållningssätt. Innan systemet utvecklas, eller parallellt med utvecklingen, krävs även att man utformar organisationsgemensamma strategier, metoder riktlinjer och policys för hur ärenden, dokument/handlingar och information skall beskrivas, struktureras, hanteras och arkiveras. I annat fall finns stor risk att systemet inte svarar upp till verksamhetens, lagstiftningens och det omgivande samhällets krav och behov. Detta arbete bör utföras med utgångspunkt i internationella standarder för ärende- dokumenthantering och arkivering, samt med utgångspunkt i universitetets interna metoder för verksamhetsutveckling, systemutveckling och systemförvaltning. Det övergripande arbetet med att utforma strategier, policys, roller och riktlinjer kan med fördel samordnas med utvecklingen av den funktionsorganisation som föreslagits för hantering av webbinformationen.

Uppsala universitets nuvarande diarieföringssystem W3D3 har de grundfunktionaliteter som ingår i Statskontorets informationsförsörjningsmodell, dvs. diarieföring, ärendehantering, document management och records management. Det bör dock understrykas att W3D3 är ett system bland många på marknaden, och att det inte i dagsläget går att fastslå att det är just detta system som Uppsala universitetet behöver. För att utarbeta en kravbild krävs ett omfattande analysarbete enligt de metoder och standarder som att anges i denna förstudie.

Förutsättningar och konsekvenser vid utveckling mot en elektronisk ärende- och dokumenthantering vid Uppsala universitet har analyseras i studiens konsekvensanalys enligt följande tematiska indelning: Fokus på verksamhet, processer och informationsflöden, Strategier, policy, riktlinjer och regler, Termer och begrepp, Metadata och klassificering, Tillgänglighet och användbarhet och integration, Lagar och föreskrifter, Acceptans och förankring i organisationen, Målbild, förväntade effekter och nytta, Analys av befintliga system, Organisation och samarbete, Arkivering,




8

Systemförvaltning, Utbildningsinsatser samt Behov av samordning med andra projekt aktiviteter. I förstudien anges slutligen förslag till ett antal aktiviteter som bör genomföras innan ett eventuellt utvecklingsprojekt om elektronisk ärende- och dokumenthantering kan startas: Fördjupad behovs- och nyttoanalys, Intern förankring och utbildning, Utarbeta en tydlig målbild, Inventering och utvärdering av befintliga system som används för ärende- och dokumenthantering, Utse pilotprocess/processer samt Utarbeta en projektplan

3. Bakgrund I det moderna tjänsteproducerande samhället är information en produktionsfaktor av växande betydelse. Dagligen produceras enorma mängder digital information i form av ärenden, dokument, databaser, ljud och bilder i alla sorters verksamheter och organisationer. En rationell och kvalitativ digital informationshantering är därför en förutsättning för att arbetet i en organisation, oavsett vilken, skall kunna fungera effektivt.

Digital information är en grundval för dagens informationsförsörjning, exempelvis i myndigheternas handläggningsprocesser, webbportaler och e-tjänster. Delar av informationen är ännu aktuell, en växande del är mindre aktuell men behövs återkommande för återkoppling och hantering av liknande ärenden, en annan växande del behövs som organisatoriskt och kollektivt minne.

Den digitala informationsproduktionen ökar snabbt i volym. En orsak är att tidigare analoga dokument numera produceras som digitala filer, i e-postsystem eller i databasbaserade verksamhetssystem. En annan orsak är att de digitala miljöerna blir alltmer heltäckande och att detta i sin tur ställer krav på kompletterande digital information i form av dokument eller metadata. En myndighet kan inte avstå från denna utveckling. Tvärtom är det viktigt att utveckla mer stabila plattformar som krävs för att den digitala informationsförsörjningen skall erbjuda nödvändig säkerhet och kvalitet.

I detta sammanhang växer betydelsen av att ta ett strategiskt grepp om organisationens elektroniska informationsförvaltning. Utmaningen består i att omvandla en flyktig, ostrukturerad och alltmer nätverksbunden informationshantering till en säker och kvalitativ verksamhet, både på kort och lång sikt. För att realisera detta krävs ett strategiskt och proaktivt förhållningssätt och mycket nära samarbete med verksamhetsutvecklings- och systemutvecklingsarbetet

Ett sätt att effektivisera och kvalitetssäkra verksamhetskritiska ärende- och informationsflöden är att utarbeta regler, policys, roller och rutiner för hur informationen skall struktureras, hanteras och bevaras. Väl utvecklade elektroniska ärende- och dokumenthanteringssystem ökar kvaliteten i organisationens verksamhetsprocesser. Systemen ger möjlighet till att fånga och märka upp information som uppkommer inom verksamhetsprocesser och göra den tillgänglig, sökbar, tillförlitlig och trovärdig. Detta ökar i sin tur organisationens kunskapskapital och erfarenhetsbank




9

Från regeringshåll är direktiven tydliga: myndigheterna skall utnyttja den senaste tekniken för att mötet med medborgare och företag skall gå lätt och smidigt. Som ett led i denna strävan bör alla statliga myndigheter ha påbörjat införandet av elektronisk ärende- och dokumenthantering senast 2010. Att myndigheterna använder e-tjänster i allt större utsträckning skall bland annat leda till att företagens administrativa kostnader minskar. Vidare kan man i Vervas rapport Effektivisera genom att automatisera ärendehanteringen (2006:03) läsa att detta kan medföra en avsevärd effektivisering av en myndighets ärendehandläggningsprocesser och ofta en stor besparingspotential.

4. Dokumenthantering och ärendeinformation Ingen verksamhet kan bedrivas utan att man hanterar information och mycket sällan kan denna information hanteras utan att dokumenteras. Här tillkommer själva dokumenten. Handlingar kan vara detsamma som dokument, men när man vill ange att dokument produceras eller inkommer inom ramen för en viss verksamhet brukar man använda begreppet handlingar. I Tryckfrihetsförordningen definieras handling som ”framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel”. Observera att även sammanställningar av uppgifter ur databaser är att betrakta som handlingar.

Handlingar i denna generella mening finns både i det privata näringslivet och i det offentliga, men när man talar om handlingar inom statliga och kommunala myndigheter, använder man begreppet ”Allmän handling”. Begreppet definieras i 2 kap 3§ i Tryckfrihetsförordningen: ” Handling är allmän, om den förvaras hos myndighet och enligt 6 eller 7 § är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndighet.” Tryckfrihetsordningens definition av allmän handling är emellertid rent formell och tar ingen hänsyn till handlingens bevisvärde hos den förvarande organisationen.

I den svenska och internationella standarden för dokumenthantering2 finns emellertid en processuell definition som även innefattar handlingens betydelse som verifikat eller bevis för verksamheten:

”Information som en organisation eller en person skapat, mottagit och bevarat som verifiering eller information, för att uppfylla lagstiftningens krav eller i den löpande verksamheten”

”Ett dokument/handling bör korrekt avspegla vad som meddelats, beslutats eller vilken åtgärd som vidtagits. Det bör kunna tillgodose behoven i den verksamhet det ingår i och kunna användas för fastställande av ansvar”

Detta processuella förhållningssätt kan sägas vara verksamhetsperspektivet. Det är endast i detta perspektiv som man får en förklaring till varför vissa dokument/handlingar existerar och varför de hanteras på ett visst sätt. Verksamhetens behov förklarar således varför dokument/handlingar upprättas i exempelvis olika typer av verksamheter och ärendeprocesser. Detta behov skall även styra hur dokumenten/handlingarna hanteras under sin aktiva tid, och till sist också avgöra när dokumenten antingen kan förstöras eller bevaras.

2 SS-ISO 15489-1




10

Denna fas – från dokumentets upprättande till dess att det lämnar den aktiva verksamhetens miljö – brukar kallas för dokumenthantering.3 och definieras i standarden för dokumenthantering enligt följande:

”Område med ansvar för att på ett effektivt och systematiskt sätt skapa, ta emot, bevara, använda och gallra dokument/handlingar. Anm . I detta ingår åtgärder för att ta hand om och bevara dokument/handlingar som verifierar och innehåller information om åtgärder och transaktioner i verksamheten”

Sammanfattningsvis kan sägas att målet med dokumenthantering inom en organisation är att:

• garantera att organisationen kan skapa och vidmakthålla dokument/handlingar som är autentiska och tillförlitliga, har bevarad integritet och är användbara

• befrämja effektivitet och kvalitet i de verksamhetsprocesser som myndigheten bedriver

• stödja organisationens informationsförsörjning samt

• bevara, vårda och tillgängliggöra dokumentation om beslut och verksamheter i organisationen på ett sätt som tillgodoser

o rätten enligt Tryckfrihetsförordningen att ta del av allmänna handlingar

o skyddet för allmänna handlingar som en del av det nationella kulturarvet

o behovet av information för rättskipningen och förvaltningen

o forskningens behov

5. Standarder och metoder för utveckling och förvaltning av elektronisk ärende- och dokumenthantering En avgörande komponent för utveckling, införande och förvaltning av elektronisk ärende- och dokumenthantering i en organisation är att man utgår från verksamhetens behov och i första hand kartlägger de processer som systemet skall stödja. Samtidigt är det angeläget att man i varje verksamhetsprocess noggrant kartlägger informationsflödet och samtidigt beaktar dokumentationsbehovet utifrån verksamhetens, lagstiftningens och andra intressenters behov och krav.

För utvecklingen av infrastruktursystem av detta slag krävs emellertid även ett strategiskt och proaktivt arbetssätt. Innan systemet utvecklas eller parallellt med utvecklingen krävs även att man utformar organisationsgemensamma strategier, metoder, riktlinjer och policys för hur ärenden, dokument/handlingar och information skall beskrivas, struktureras, hanteras och arkiveras. I annat fall finns stor risk att systemet inte svarar upp till verksamhetens, lagstiftningens och det omgivande samhällets krav och behov.

3 Records Management på engelska




11

ISO 15489 Dokumenthantering För utveckling av ärende- och dokumenthanteringssystem finns det en internationell standard som innehåller en väl beprövad metod.4 Standarden har sitt ursprung i Australien och är sedan 2001 antagen även som svensk standard. Standarden består av dels en allmän del (del 1), dels mer praktiska riktlinjer för införandet (del 2, Teknisk rapport).

Standarden innefattar även en typ av ledningssystem för dokumentations- och dokumenthanteringsfrågor, samt mer eller mindre preciserade riktlinjer och policys för dokumenthanteringsprocessen, vilka i första hand riktar sig till dem som ansvarar dokumentation och dokument- och ärendehantering.

I standarden behandlas ärende- och dokumenthanteringsfrågorna ur ett tydligt verksamhetsperspektiv. För att garantera att dokumenthanteringen skapar verksamhetsnytta bör organisationen fastställa och vidmakthålla en ordning för dokumenthanteringen som tillgodoser verksamhetens behov av verifiering av åtgärder och transaktioner:

• Organisationen skall ha en policy som beskriver ordningen och organisationen för dokumenthanteringen

• Syftet med dokumenthanteringen skall vara att garantera att organisationen kan skapa och vidmakthålla dokument/handlingar som är autentiska och tillförlitliga, har bevarad integritet och är användbara.

• Policyn ska innehålla riktlinjer som fastställs på högsta nivå och som kommuniceras genom hela organisationen

• Policyn bör baseras på en analys av verksamheten som skapar förståelse för verksamhetens behov av dokumentation/information och de legala kraven

• Ansvar och roller skall vara tydligt angivna, från organisationens ledning till de som i sin tjänsteutövning har att producera och hantera dokument/handlingar och ärenden.

Enligt standarden skall organisationen bestämma vilken dokumentation som bör skapas i varje verksamhetsprocess och vilken information som måste ingå i dokumenten. För den som vill följa standarden är det således inte tillräckligt att ta god vård om de dokument som redan existerar; organisationen skall aktivt ta ställning till om den befintliga dokumentationen är tillräcklig, otillräcklig, för omfattande eller lagom. Standarden förespråkar följande utvecklingsmodell som består av åtta olika steg:

4 SIS-ISO 15489 Dokumentation-Dokumenthantering (Records Management). Del 1. Allmänt. Del 2. Riktlinjer (Teknisk rapport SIS-ISO/TR 15489-2:2001




12

Ett sådant processuellt förhållande till verksamhetsdokumentationen förutsätter att organisationen har ett mycket bra grepp om verksamhetens mål och processer. Standarden anvisar ett redskap för detta i form av en metod för verksamhets- och processanalys som gör det möjligt att beskriva omgivningsmiljö, verksamheter, processer och aktiviteter på ett strukturerat sätt. De kontexter eller dokumentmiljöer som beskrivs i en analys av det slaget är nödvändiga inte bara för att bedöma verksamhetens dokumentationsbehov utan även för att bedöma värdet av existerande information och dokumentation.

Standarden är vida spridd och använd runt om i världen. I Australien har man dessutom utvecklat en fördjupad variant som myndigheterna måste följa vid utvecklandet av alla informationssystem som hanterar handlingar.5 Standarden håller för närvarande på att omarbetas till en så kallad ledningssystemsstandard. Resultatet av detta kommer att medföra att bli lättare att integrera den med andra liknande standarder, exempelvis ISO 17799 Ledningssystem för informationssäkerhet.

ISO 23081 Metadata Metadata betyder ”data om data” eller ”information om information”. Data och information kan i regel inte förstås utan en bestämning i flera led som talar om i vilket sammanhang informationen är skapad, vem som skapat den, när den är skapad etc. Ett elektroniskt dokument eller handling består inte endast av själva innehållet utan också av de med dokumenten sammanhörande metadata. ISO-standarden definierar man metadata som

5 DIRKS Manual, National Archives, Australia,

http://www.naa.gov.au/records-management/publications/DIRKS-manual.aspx




13

”data som beskriver sammanhang, innehåll och struktur hos dokument/handlingar samt hanteringen av dessa under aktuell tid”.

Ärende- och dokumenthantering har i alla tider inneburit metadatahantering i viss utsträckning, men i den digitala miljön ställs helt nya krav för att identifiera, fånga, märka upp, beskriva och använda metadata än i en pappersbaserad miljö. I den digitala miljön är det nödvändigt att med metadata tydligt definiera dokumentens och handlingarnas tillförlitlighet, autenticitet, integritet och användbarhet/sökbarhet

De metadatastandarder för dokument och dokumenthantering som existerar kan betraktas som utlöpare av ISO-standarden för dokumenthantering.6 Utöver de existerande två delarna förbereds en tredje del som kommer att innehålla översikter av olika metadatascheman samt detaljerade guider för införandet. Myndigheter i Sverige använder i allt större utsträckning dessa standarder som underlag för utveckling av egna metadatascheman, ofta i anslutning till införande av stöd för dokument- och ärendehantering eller i sammanhang där man arbetar med informationssäkerhet och informationskvalitet.

Det bör understrykas att det digitala informationssamhället i grunden är ett metadatasamhälle, och att de som producerar information och dokument måste vänja sig vid att lägga relativt sett mer tid på att beskriva dokumenten, handlingarna och informationen med hjälp av metadata.

ISO 26122 Arbetsprocessanalys Standarden för processanalys kan även den ses som en fördjupning av den metod för verksamhetsanalys och processkartläggning som anges i de tre första stegen (A-C) i dokumenthanteringsstandarden ISO 15489.7 Man fokuserar på metoder och överväganden för att genomföra processanalyser och kartläggning av handlingar/dokument som ett resultat av själva processen. Litet förenklat skulle resultatet av denna metod grafiskt kunna beskrivas på följande sätt:

6 SS-ISO 23081-1:2006 Dokumentation - Dokumenthantering (Records management) - Metadata för dokumentation (records) - Del 1: Principer (ISO 23081-1:2006, IDT)

ISO/TS 23081-2:2007 Information and documentation -- Records management processes -- Metadata for records -- Part 2: Conceptual and implementation issues 7 ISO/TR 26122:2008 Information and documentation -- Work process analysis for records




14

Andra hjälpmedel och guider Den så kallade MoReq 2-specifikationen8 har under ett antal år utarbetats genom det europeiska samarbetet DLM-forum.9 Publikationen skall ses som ett viktigt hjälpmedel och stöd vid kravställning på ärende- och dokumenthanteringssystem, samt som ett stöd vid utarbetande av metadatascheman. MoReq 2 är nära kopplad till de krav som ställs i de internationella standarderna för dokumenthantering. I Norge har man sedan länge arbetat efter en nationell variant på denna typ av specifikation, kallad NOARK.10 De krav som ställs i NOARK måste exempelvis följas av alla norska myndigheter som använder sig av någon form av elektroniska ärende- och dokumenthanteringssystem. Nyligen publicerade The International Council on Archives skriften Principles and Functional Requirements for records in Electronic Office Environments, vilken även 8 MoReq 2 http://www.moreq2.eu/ 9 http://ec.europa.eu/transparency/archival_policy/dlm_forum/index_en.htm 10 NOARK http://www.arkivverket.no/arkivverket/lover/elarkiv/noark-5.html

Början Aktivitet 1 Aktivitet 2 Aktivitet 3Beslut Slut

Dokument DokumentDokument

Processnivå

Aktivitetsnivå

Transaktions-nivå

Dokument

PROCESS

Dokument

TransaktionTransaktionTransaktion

TransaktionTransaktion

TransaktionTransaktion

Transaktion

Dokument Dokument

Symboler enl SS-ISO 5807

Händelse HändelseHändelse




15

den utgår från de internationella standarderna för dokumenthantering.11 På det nationella planet finns i dagsläget tyvärr inga direkta motsvarigheter till ovannämnda hjälpmedel och guider.

6. Digital arkivering Stora delar av de ärenden och handlingar som finnas i organisationens verksamhetssystem (ex. ärendehanteringssystem) kommer att bevaras för framtida behov. Offentlighatslagstiftningen, Arkivlagen och Riksarkivets krav på långtidsarkivering måste uppfyllas. I dagsläget väntar vi på nya föreskrifter vad det gäller både tekniska och logiska krav på beständighet, strukturering och lagring. Dessa kommer att publiceras av Riksarkivet under 2009.

Forskning och praxis har emellertid under de senaste åren enhälligt visat att man måste arbeta betydligt mer strategiskt med arkivering i den digitala miljön.12 Till skillnad från den traditionella pappersarkiveringen – där arkivläggning inte sällan sker långt efter informationens aktiva fas – måste man i den elektroniska miljön arbeta proaktivt med arkivfrågorna. I annat fall kommer informationen i många fall att inom bara några år att bli obrukbar.

• Beslut som rör dokumentation och metadata, dokumentformat, distributionsformer, migrering, gallring, bevarande måste fattas i förväg, när ärende- och dokumenthanteringssystemen skapas eller vidareutvecklas, och utvecklas till en kontinuerlig verksamhet så länge informationen existerar

• Långtidsförvaringen avser digitala dokument/handlingar och databasinformation, inkl metadata. Arkivering av sådan information kan inte ske i statiska miljöer utan informationen måste regelbundet migreras och överföras till nya system, databärare och format för att överleva

• Krav på bibehållen autenticitet, tillförlitlighet, användbarhet och integritet måste kunna göras gällande även när dokument och handlingar lämnat verksamhetssystemen.

• Arkiveringen behöver inte ske efteråt, utan kan även göras som en samtidig spegling till ett parallellt arkivsystem

Vikten av att anlägga proaktivt och strategisk perspektiv vad det gäller digital arkivering framkommer inte minst av en nyligen publicerad svensk doktorsavhandling.13 Författaren har genomfört omfattande empiriska studier i svenska myndigheter och företag och tydligt kunnat påvisa betydelsen av att beakta arkivfrågor mycket tidigt i alla utvecklingsprojekt där digitala informationssystem ingår.

11 ICA http://www.ica.org/en/node/38972 12 Archives: Recordkeeping in Society, McKemmish, M. Piggott, B. Reed & F. Upward (Eds.), Centre for Information Studies, Charles Sturt University, Wagga Wagga: 2005 13 Borglund, E. (2008) Design for Recordkeeping: Areas of Improvement. Doctoral thesis. Sundsvall: Mid Sweden University.




16

Det bör betonas att implementering av ett elektronisk ärende- och dokumenthanteringssystem inte innebär att man automatiskt har skapat ett digitalt långtidsarkiv. För detta krävs ytterligare överväganden och utveckling. Ärendehanteringssystemet är ett av många system som skall kunna leverera arkivhandlingar till ett digitalt arkiv.

ISO 14721 OAIS Under 1990-talet utvecklade den amerikanska rymdstyrelsen en modell för digitala arkivsystem, den så kallade OAIS-modellen. OAIS står för Open Archival Information System och blev 2002 en ISO-standard.14 OAIS-modellen kan beskrivas som en referensmodell för utvecklandet och förvaltandet av digitala arkivsystem. Modellen tillhandahåller principlösningar för de olika funktioner som aktiveras när digitala dokument eller datamängder överförs från den aktiva verksamheten till en miljö för långtidsförvaring och informationsåtervinning. Modellen tillhandahåller inga tekniska lösningar utan dessa måste bestämmas och utvecklas av varje enskild organisation eller verksamhet.

Det är i sammanhanget viktigt att understryka att ett digitalt arkivsystem inte enbart är av en teknisk natur. Ett digitalt arkivsystem kan definieras som en ”organiserad samling av hårdvara, mjukvara, policys, riktlinjer och människor som upprätthåller, lagrar, hanterar och gör handlingar tillgängliga över tid”.15

Internationellt finns ett stort och växande intresse för OAIS-modellen. Även i Sverige har modellen anammats av ett stort antal organisationer och projekt, bland andra Försäkringskassan, Stockholms stad, Skatteverket, Riksarkivet, AstraZeneca, Sambrukprojektet Elektroniskt bevarande, REDA-projektet (inkluderande bland andra Lunds universitet).

7. Omvärldsanalys Utveckling av elektronisk ärende- och dokumenthantering har i många sammanhang identifierats som en viktig del i utvecklingen av den svenska e-förvaltningen. På senare år har man inom olika samhällssektorer allt mer övergått, helt eller delvis, till elektronisk ärende- och dokumenthantering. Olika typer av systemet för ärende- och dokumenthantering används idag av ett stort antal myndigheter i Sverige, däribland några av de ledande universiteten.

Under oktober och november 2008 utfördes ett antal kvalitativa semistrukturerade intervjuer med projektledare från organisationerna Lunds universitet, KTH samt Naturvårdsverket. Intervjuerna fokuserade på följande områden: drivkrafter, problem, organisation av projekt, utvecklingsmetoder, standarder, systemförvaltning och arkivering. Som ett komplement till intervjuerna har

14 ISO 14721:2002 15 SS-ISO 23081-1:2006 Dokumentation - Dokumenthantering (Records management) - Metadata för dokumentation (records) - Del 1: Principer




17

projektdokumentation från organisationerna Lunds universitet, KTH, Naturvårdsverket, Vägverket samt Umeå universitet studerats.

Nedan presenteras en generell tematisk sammanställning av de resultat som har framkommit under intervjuerna och efter studier av projektdokumentation. I vissa utmärkande fall kommer emellertid den specifika organisationen att lyftas fram i diskussionen.

Drivkrafter, målbilder och effekter Samtliga studerade organisationer har haft mer eller mindre tydliga drivkrafter och målbilder inför och under utvecklingsarbetet av den elektroniska ärende- och dokumenthanteringen. Nedan följer en sammanfattande översikt över de drivkrafter som framkommit från intervjuer och projektdokumentation.

• Ökad effektivitet i verksamhetsprocesser

• Ökad kvalitet och informationssäkerhet

• Måluppfyllelse av myndighetens övergripande mål och strategier vad det gäller kvalitet och e-förvaltning

• Ordning och reda på informationen

• Mindre personberoende handläggning

• Följa de juridiska kraven

• Ökad kunskapsåtervinning/informationsförsörjning

• Behov av ersättare till ett gammalt diarieföringssystem

• Behov av bättre dokumenthantering

• Förkorta handläggningstider

• Minimera söktider

• Behov av statistik och uppföljning

Vid ett lärosäte har man bland annat arbetat efter följande målbild:

• att skapa elektroniska ärendeakter i vilka behöriga användare kan söka information och hantera dokument.

• att diarieförda dokument hålls samlade fysiskt och logiskt och inte försvinner i organisationen. Löpande arbete ska huvudsakligen utföras med elektroniska dokument i W3D3.

• att möjliggöra utbyte av information mellan olika system samt underlätta sammanställning och spridning av verksamhetens information.

I Naturvårdsverkets förstudie kan man läsa följande om de förväntade effekterna:




18

”Vinsterna med den föreslagna lösningen är svåra att kvantifiera men blir framförallt stora när det gäller ökad kvalitet, tillgänglighet, lagefterlevnad, rättssäkerhet, sökbarhet och effektivitet i handläggningen. Nyttan för den enskilde medarbetaren handlar framförallt om:

• minskad tid för administration och pappershantering

• ökat inflytande och kontroll vid ärendenhantering

• ökad sökbarhet och tillgänglighet av ärenden och fastställda handlingar (historiskt material måste överföras till det nya systemet för att bli tillgängligt där)”

Vid Umeå universitetet har utvecklingen av elektronisk ärendehantering delvis ingått som ett delprojekt i det större projektet: Det administrativa utvecklingsprojektet (2003-2007), i vilket man har fokuserat på processorienterad verksamhetsutveckling av universitetets administrativa processer. I projektets slutrapport går att läsa följande om effekterna av den elektroniska ärendehanteringen:

”De flesta effekter som går att skönja ur denna processförändring är kvalitetsaspekter. Det har blivit mer ordning och reda avseende ärenden som skall till rektorsmöten. Tidigare missförhållanden har genom uppstramningen lyfts fram och kunnat rättas till. Informationen i diariet har fått en ökad tillgänglighet. En tydlig effekt, som också hänger ihop med andra initiativ, är en klart minskad internposthantering. Expediering går snabbare och är mer effektivt, även om det fortfarande finns saker att vidareutveckla i systemet. Det är dessutom avsevärt kortare ledtider vad gäller lottning. Möteshanteringen är det område där den största potentiella effekten finns. Dock kvarstår att göra, för att nå de stora effekterna, är att digitalisera mötena helt och hållet, d v s undvika pappersutskrifter, även på mötesnivå.”

Organisation av utvecklingsprojekt Samtliga organisationer har arbetat i projektform, och man har använt någon form av projektstyrningsmodell. En del har valt att använda sig av en extern projektledare (konsult), medan andra har använt sig av en intern projektledare. Intressant att notera är att vid Lunds universitet och vid KTH har universitetsarkivarien varit projektledare.

Projektgruppens sammansättning har varierat i de olika organisationerna, men i nästan samtliga identifierade fall har följande yrkeskompetenser medverkat i projektet: arkivarie, registrator, jurist, verksamhetschef av något slag, administrativ personal, olika typer av specialister, systemutvecklare, IT-strateg eller motsvarande.

Vad det gäller styrgruppens sammansättning har man i vissa fall i efterhand kunnat konstatera att fler personer med ledande positioner borde ha ingått, exempelvis universitetets förvaltningschef. Man har i samtliga fall även använt sig av en aktiv referensgrupp med representanter från olika delar av verksamheten.

Projekten har i varit uppdelade i mindre delprojekt. I Lund har exempelvis ett av delprojekten behandlat om rekryteringsprocessen. Utvecklingsprojekten har föregåtts av någon form av förstudie. Inom Vägverket har många olika förstudier och delprojekt förekommit, bland annat om




19

policys/strategier och om metadata för ärenden/dokument. I Umeå har projektet om elektronisk ärendehantering ingått i ett större verksamhetsutvecklingsprojekt.

Tidsåtgången har varierat mellan de olika organisationerna, men generellt kan man säga att det i de allra flesta fall rör sig om en tidsperiod mellan två till fem år från förstudie till implementering.

Standarder I undersökningen framkommer att de befintliga ISO-standarderna för dokumenthantering och metadata har använts i varierande utsträckning. I Lund har dokumenthanteringsstandarden ISO 15489 har varit vägledande under hela utvecklingsarbetet. I upphandlingsförfarandet användes även metadatastandarden ISO 23081 som hjälpmedel för att utforma metadatakrav i kravspecifikationen. Föreskriften om dokumenthantering vid KTH bygger delvis på de riktlinjer som finns i ISO-standarden 15489.

Metadata och begrepp Man kan konstatera att arbetet med metadata, begrepp och klassificering ännu inte är fullständigt slutfört vid alla organisationer. Samtliga medger dock att detta arbete är mycket angeläget, och att man kommer att prioritera detta arbete inom den närmsta framtiden.

Inom Vägverket har man emellertid utarbetat en metadatamodell och begreppsmodell för ärenden och handlingar i organisationen.

Förankring, acceptans och utbildning Mycket tid har ägnats åt att förankra utvecklingsarbetet i organisationen, dock inte utan att stöta på patrull. Ett lärosäte påpekar exempelvis att det hade varit kraftfullare om någon från ledningen, ex. förvaltningschefen, hade varit med i styrgruppen.

Man poängterar att det är väldigt viktigt att den här typen av verksamhetsöverskridande utvecklingsprojekt har ett gott stöd av ledningen. I Lunds fall har man i efterhand insett att rektor borde ha skrivit på projektbeslutet, inte ”bara” förvaltningschefen.

I Naturvårdsverkets förstudie går att läsa följande reflektioner angående förankringsarbetet:

”Verksamhetsförankring är en kritisk framgångsfaktor. Drivkraften och motivationen måste komma från verksamheten, inte från IT-sidan. Därför rekommenderas att ordförande i styrgruppen och den huvudansvariga projektledaren har djupa kunskaper om, samt bakgrund i, sakverksamheten. Det är också mycket viktigt att välja rätt interna resurser (förslaget är två personer) för den huvudsakliga arbetsgruppen och att dessa resurser endast jobbar i detta projekt. En genomarbetad informations-




20

och utbildningsplan samt en ny funktion på S-avdelningen med ansvar för det nya arbetssättet och systemstödet, är andra kritiska framgångsfaktorer. Mycket tydliga avgränsningar samt systemets användargränssnitt ytterligare några.”

Vid samtliga organisationer har man under ärendehanteringssystemets utvecklande och införande genomfört omfattande utbildningsinsatser om hur systemet skall användas samt om vilka regler och rutiner som skall följas.

Strategier, policys, riktlinjer och rutinbeskrivningar Man har i varierande utsträckning arbetat med strategier, policys och riktlinjer. Vid KTH, Lunds universitet och Umeå universitet har man utarbetat tydiga regler och rutiner för registrering och ärendehantering i systemet i olika typer av processer. Speciellt tydligt är detta vid KTH, där man har kopplat processkartor till instruktionerna.

Även om man har kommit en bit på väg inom detta område framkommer det att man anser att detta arbete är en viktig del i det fortsatta utvecklingsarbetet. Detta gäller framför allt hur strategier och riktlinjer för ärende- och dokumenthantering samspelar med övriga riktlinjer för informationshantering inom myndigheten.

Arkivering Det framkommer av intervjuerna att systemet för ärende- och dokumenthantering, exempelvis systemet W3D3, anses vara ett vad man kallar mellanarkiv, som lagrar ärenden och handlingar i originalformat i väntan på utveckling av digital långtidsarkivering. I dagsläget slutarkiveras samtliga ärenden och handlingar från systemen i pappersform. De ärenden som har korta bevarandetider (1-2 år) skrivs emellertid inte ut på papper, utan lagras i systemet i väntan på gallring.

I Lund har man genomfört en förstudie kring ett digitalt långtidsarkiv (REDA-projektet). I väntan på ett digitalt arkivsystem arkiverar man samtliga ärenden och handlingar i pappersform när ärendet är avslutat. För att förvissa sig om att informationen i systemet inte blir obsolet och för att möjliggöra export till framtida system, kommer man inom kort att implementera den så kallade arkivmodulen i W3D3.

Processer och processorientering Man har i samtliga fall har man varit fullt medveten om att man måste utgå från verksamhetens behov och verksamhetens processer. Man har genomfört omfattande behovs- och processanalyser. Under intervjuerna framkom det tydlig att verksamhetens processer måste vara väldefinierade innan man påbörjar utvecklingen av systemet för ärende- och dokumenthantering. Vid ett lärosäte påpekade man emellertid att det ibland var problem med att definiera ansvar och befogenheter mellan processägare och så kallade linjechefer.




21

Implementering och införande Samtliga organisationer har genomfört någon form av stegvist införande av system och funktionaliteter, och detta med inledande piloter. Vid lärosätena är det påtaligt att det första steget har varit administrativa processer i den gemensamma förvaltningen och därefter hos institutionerna. Värt att notera är att rekryteringsprocessen särskilt har prioriterats vid samtliga studerade lärosäten. Nedan följer ett exempel på en införandeplan från ett lärosäte:

• Pilotinstallationer – kansli samt byggnadsenheten

• 2007-01-01 Förvaltning samt kanslier

• Diarieföring samt viss ärendehantering

• 2007-04-01 Förvaltning samt kanslier

• Dokument- och ärendehantering, Arbetsflöden

• Från 2007 Institutioner

• Från 2007-07-01 Ytterligare moduler

• 2007-12-31 Samtliga institutioner

Förvaltning Vid samtliga organisationer kom frågan om systemägarskap och systemförvaltning att leda till en del diskussioner. Man menar exempelvis att det inte är helt självklart att ett det verksamhetsövergripande systemet för ärende- och dokumenthantering skall ägas och förvaltas av en enhet inom förvaltningen.

I Lund är i dagsläget enhetschefen för juridiska enheten systemägare. Systemansvarig är universitetsarkivarien. Förvaltningsgruppen består av Systemansvarig, Systemförvaltare, Universitetsregistrator och funktions/modulansvarig. Driften av systemet sköts av en IT-funktion. Vid KTH ansvarar universitetsarkivarien för förvaltningen av systemet. Vid större uppgraderingar och modifieringar äskas centrala medel för utvecklingsprojekt. Det finns emellertid önskemål om att kostnader för systemet borde delas av hela organisationen.

8. Intern behovsanalys

Projekt och utredningar Inom Uppsala universitetet har det de senaste åren genomförts en rad projekt och utredningar som har direkta eller indirekta kopplingar till elektronisk ärende- och dokumenthantering.

I rapporten Informationsflödesanalys för vetenskapsområde medicin och farmaci (Metamatrix, 2007) framkommer en rad referenser till ärendehantering, dokumenthantering och diariesystemet W3D3.




22

Enligt rapporten råder det i dagsläget en stor oklarhet hur systemet W3D3 skall eller kan användas, och man anser att W3D3 skulle kunna lösa delar av de informationsförsörjningsbehov som finns i organisationen. Detta exemplifieras tydligt med följande citat ur rapporten:

”Det råder också oklarhet kring hur diariet fungerar, hur man hittar i det, vad man kan hitta i det med mera. En person sade: ”jag försökte komma åt en handling som ligger i Uppsala universitets diarium sedan tre år tillbaka, men det lyckades jag inte med, genom flitigt letande så kommer jag bara åt det egna diariet som jag får diarieföra på, så då fick jag ringa till en som jag känner som kunde leta ut vad det stod i den där handlingen. En annan person sade: ”jag förstår mig inte på diarieföringen på universitetet, den tycker jag är hysterisk”.”

”Alla känner inte till hur diariet fungerar, att man kan gå dit och söka efter beslut. Det kom också upp synpunkter som att diariet borde vara tillgängligt från webben, vilket det enligt en deltagare är idag, och att alla ska ha tillgång till det, även externa personer. Det är också oklart om det bara är beslutet som finns i diariet eller även den information som behövs för att förstå beslutet. Enligt några fokusgruppsdeltagare finns centrala beslut i diariet, men det är sämre med det på institutionsnivå.”

”Det finns system där det är oklart hur de ska användas och vad de erbjuder. Diariet är ett bra exempel på ett sådant system. Under framförallt fokusgruppsdiskussionerna har det framkommit att man på institutionsnivå är osäker på rutinerna kring diarieföring. En del har handlingar i en pärm i bokhyllan utan att diarieföra dem och de vet inte om vissa handlingar egentligen borde vara diarieförda. Dessutom kan diariesystemet användas att lagra mer information om olika ärenden än vad som nu är fallet.”

”Flera av de intervjuade har uttryckt önskemål att kunna nå alla system från en ingångsportal och att i och med detta endast behöva logga in en gång. En del system som till exempel diariet skulle kunna användas till mer än vad det används till idag.”

I rapporten fastslår konsultföretaget Metamatrix följande:

”- Det finns behov av att kartlägga centrala verksamhetsprocesser, som till exempel rekrytering och nyhetsförmedling, och utifrån dessa prioritera vilka som bör beskrivas ytterligare samt att identifiera processteg och vilka behov som finns av förbättringar rörande informationsöverföringar och kommunikationsaktiviteter.”

”- Metamatrix föreslår att universitetet genomför en kartläggning av tjänster och informationskällor. Syftet är att skapa en bild av hur dessa samspelar och skapa möjligheter att reducera informationshanteringen liksom förutsättningar för att separera tjänsterna från IT-systemen och IT-systemet från informationen. Ambitionen är att skapa synergier i informationshanteringen med sikte på att reducera dubbellagring och att tydliggöra och definiera begreppen tvärs över all verksamhet inom universitetet.”

”- Metamatrix förslår att universitetet undersöker möjligheten att lagra och utnyttja mer av informationen i diariesystemet samt marknadsföra tjänsterna diariet erbjuder internt.”

”- Under arbetet med förstudien har det blivit tydligt att diariesystemet kan användas till att hantera mer information och fler tjänster än det är känt att det gör för närvarande. Metamatrix förslår att




23

universitetet undersöker möjligheten att lagra och utnyttja mer av informationen i diariesystemet än tidigare samt marknadsföra tjänsterna diariet erbjuder internt i organisationen.”

I rapporten Bearbetning av utredningsresultat med fokus på webbaserad information för anställd (2008) granskas och analyseras de tre rapporterna: Portal för anställda, Rationell webbpublicering samt Informationsflödesanalysen. Under den sammanfattande rubriken Behov av samordning poängteras att vikten av att identifiera och analysera verksamhetsprocesser, processteg och informationsflöden för att därefter skapa datorstöd för dessa. I detta sammanhang påpekas att ärendehanteringssystemet kommer att spela en viktig roll.

Ett tydligt exempel på behov av en effektivare ärende- och dokumenthantering är projektet Edgar (2008). Efter att ha studerat tillgänglig dokumentation om projektet och från besök vid två projektmöten har bland annat följande drivkrafter för utveckling mot en elektronisk hantering av personalärenden kunnat identifieras:

• Minska pappershanteringen och på så sätt spara pengar

• Behov av fackliga förhandlingar via nätet

• Ökad kvalitet, tillgänglighet och transparens i ärendehandläggningen

• Minskat personberoende tack vare fördefinierade processer i systemet

• Stora tidsvinster vid handläggning

Inom Riksarkivets pågår sedan en tid tillbaka ett arbete med att ta fram en ny modell för arkivredovisning. Den nya modellen innebär att myndigheternas handlingar skall klassificeras efter verksamhetens processer. I de kommande föreskrifterna, som kommer att gälla för alla myndigheter från och med 2009, är det meningen att arkivredovisande metadata så långt möjligt bör integreras med myndighetens system för ärendehantering. EVA-projektet (En högskolegemensam och Verksamhetsorienterad Arkivredovisning) är ett samarbete mellan Uppsala universitet, KTH, Mälardalens högskola och Södertörns högskola. Projektet har arbetat fram förslag på en högskolegemensam arkivredovisningsstruktur enligt Riksarkivets kommande krav. Detta arbete kommer att i framtiden generera krav på metadata för att beskriva ärenden och handlingar i verksamhetens processer. Delar av dessa metadata kommer att vara gemensamma med verksamhetens behov av metadata i ett ärendehanteringssystem.

Interna intervjuer För att ytterligare kunna fånga behov, hinder och möjligheter vad det gäller elektronisk ärende- och dokumenthanteringen utfördes under oktober och november 2008 ett antal kvalitativa semistrukturerade intervjuer med vad man kan kalla administrativa nyckelpersoner inom Uppsala universitetet. Följande personalkategorier har intervjuats: Kanslichef (2 st)

Administrativ personal (3 st), Registratorer (2 st). Intervjuerna fokuserade på behov, och drivkrafter, hinder och krav. Nedan följer en sammanställning av det framkomna resultatet.




24

Behov och drivkrafter:

• Tillgänglighet och information för deltagare i processen och andra

• Stort behov av riktlinjer och regler för diarieföring, ärendehantering och skanning

• Kunna följa ärenden digitalt

• Stort behov av att kunna gå tillbaka till gamla ärenden

• Behov av att kunna hantera versioner av arbetsdokument

• Behov av att kunna signera digitalt

• Behov av samordning av processer

• Undvika dubbellagring av information

• Ökad kvalitet och säkerhet i informationshanteringen

• Vill ha enhetlig hantering av handlingar, information och ärenden

• Ökad öppenhet i handläggningen

• Följa lagkrav

• Tillgänglighet för alla

• Integrationsvinster

• Kortare handläggningstider

• Sparar in på pappersutskrifter

• Mindre personberoende av enskilda handläggare

• Ärenden och handlingar samlade på ett ställe

Hinder:

• Rädsla för förändring

• Rädsla att förlora arbetsuppgifter

• För dålig teknikmognad i vissa fall

• Kanske blir det för komplicerat att använda

• Många sällananvändare

• Risk för bristfällig support, internt och av leverantör

• Kräver lång tid för utbildning och införande

• Krävs tillgång till bärbara datorer på möten

• Vem äger och ansvarar för en process och ett system som går horisontellt genom organisationen?

Krav för genomförande

• Systemet är enkelt att använda (inte för många klick)

• Lätta att söka i systemet




25

• Processorienterad syn på verksamheten

• Viktig att man kan se var i en process ärendet befinner sig.

• Stora utbildningsinsatser krävs

• Förankring på ledningsnivå

• Man anser att det är viktigt med ett tydligt beslut på ledningsnivå om nya arbetssätt och användande av framtida funktionaliteter i systemet

• Förankring i organisationen

• Viktigt att man fattar beslut om hur och av vem skanning av pappersdokument skall utföras

• Man anser att det är viktigt att man lyfter fram nyttoaspekterna med ett elektroniskt handläggningsstöd

Enligt vad som framkommit under intervjuerna är man generellt sett mycket positiv till ett utökat stöd för elektronisk ärende- och dokumenthantering, och man ser att de positiva effekterna överväger de hinder som finns. Det framkom under intervjuerna att rekryteringsprocessen skulle vara mycket behjälpt av ett utökat elektroniskt handläggarstöd.

Diarieföring, nulägesanalys

I Informationsflödesanalysen (se ovan) har framkommit att det åtminstone inom området för medicin och farmaci råder en osäkerhet vad det gäller diarieföring i systemet W3D3. Denna bild besannas delvis i föreliggande undersökning:

• Upprättade handlingar finns ibland inte registrerade i systemet

• E-post som är adresserad direkt till handläggare diarieförs inte alltid

• Gemensamma strategier, policys, regler och rutiner för registrering, namnsättning, metadata, hantering och lagringsplats saknas

• Det finns med dagens rutiner en risk att samma ärende registreras på två ställen och handläggs på olika sätt.

• Dubbellagring av dokument

• Diarieförda ärenden hanteras ibland på ett ineffektivt sätt med långa ledtider som följd

• Diarieföringssystemets befintliga utformning uppfyller ibland inte verksamhetens behov

9. Övergripande analys av systemet W3D3 I ett elektroniskt ärendehanteringssystem finns i regel tre olika huvudfunktionaliteter: ärendehantering (registrering och ärendeinformation), registrering och hantering av arbetsdokument kopplat till ett ärende (document management) och registrering och hantering av handlingar kopplat till ärendet (records management/e-arkivering). I Statskontorets funktionsmodell för informationsförsörjning återfinns dessa funktionaliteter inplacerade enligt följande:




26

Vid Uppsala universitets inköptes systemet W3D3 för antal år sedan för att förnya det elektroniska stödet för diarieföring. I dagsläget används emellertid enbart en begränsad del av den funktionalitet som systemet besitter. Enligt leverantören Formpipe Software AB har systemet i sitt grundutförande W3D3 följande funktionalitet:

”W3D3 är en produkt för strukturerad ärendehantering. Systemet erbjuder samtliga nödvändiga funktionella moduler. Detta inkluderar bland annat registrering/diarieföring, spårbar ärendehantering, dokumenthantering, arbetsflöden och arkivering. Systemet innehåller funktioner och gränssnitt för att ta emot information från indatahanteringssystem liksom exportrutiner och gränssnitt för att förse utdatahanterings- och publiceringssystem med information.

W3D3 utgår från en vision om det elektroniska arkivskåpet, ett nav för strukturerad informations- och ärendehantering. I "skåpet" lagras ärendeakter innehållande all information i ärendet. I synnerhet avser detta dokument vilka skapas, utarbetas, lagras och fastställs direkt i rätt akt. Hela organisationen, snarare än enskilda tjänstemän, vet vilken information som är aktuell, var den finns, hur den nås och vem som har åtkomst.”16

Systemet W3D3 används idag av ett stort antal myndigheter i Sverige, inte minst inom utbildningssektorn. Bland de lärosäten som idag använder W3D3 finns följande: Lunds universitetet, Göteborgs universitet, Umeå universitet, KTH, Mälardalens högskola, Karlstads universitet och Mittuniversitetet. Det bör dock poängteras att de olika lärosätena har kommit olika långt vad det gäller implementering och användning av olika funktionaliteter.

16 www.formpipe.se, 081110




27

Det har bildats ett användarnätverk där de flesta lärosäten som använder W3D3 finns representerade, däribland Uppsala universitet. Till skillnad från många andra svenska lärosäten har emellertid Linköpings universitet valt att använda systemet Public 360.17

Sammanfattningsvis kan sägas att systemet W3D3 är utvecklat för svenska förhållanden och är till stora delar vad man kan kalla ”ärendecentrerat”. Detta betyder att det mesta som sker i systemet utgår från ärenden. Ett ärende kan emellertid bestå av ett eller flera dokument och handla om vitt skilda slag med olika grad av komplexitet.

Det bör slutligen understrykas att systemet W3D3 är ett system bland många, och att det inte i dagsläget går att fastslå att det är just detta system som Uppsala universitetet behöver. För att arbeta fram en kravbild krävs ett omfattande analysarbete enligt de metoder och standarder som kommer att anges nedan.

10. Konsekvensanalys Nedan följer en tematisk konsekvensanalys som baseras på litteraturstudierna, omvärldsbevakningen och den interna undersökningen.

Inledningsvis bör framhävas att arbetet med att utveckla elektronisk ärende- och dokumenthantering kan inte ses som ett isolerat projekt IT-projekt, utan som en viktig del ett organisationsöverskridande program för informationsförsörjning/informationshantering och som mycket viktig del universitetets verksamhetsutveckling. Utveckling och implementering av denna typ av system innebär i de flesta fall förändringar i organisationens befintliga rutiner och processer. Det är därför viktigt att poängtera att utveckling av elektronisk ärende- och dokumenthantering vid universitetet inte skall ses som ett IT-projekt utan som ett verksamhetsprojekt.

Fokus på verksamhet, processer och informationsflöden Allt för många IT-relaterade projekt har genom åren havererat på grund av att man redan från början fokuserat allt för mycket på teknik. Precis som vid all verksamhetsutveckling är det i detta sammanhang av största vikt att man i första hand utgår från verksamhetens och andra intressenters behov.

I omvärldsanalysen och den interna behovsanalysen framkommer tydligt att verksamhetens processer och en beskrivning av dessa är centralt för att på ett effektivt och kvalitativt sätt kunna identifiera krav för ett ärende- och dokumenthanteringssystem. Utgångspunkten för ett sådant arbete bör vara ISO-standarderna för dokumenthantering (se ovan) och universitetets egna metoder for

17 http://www.software-innovation.com/se/produkter/360/pages/default.aspx




28

processmodellering. Arbetet bör samordnas med pågående projekt för verksamhetsutveckling, samt med arkivariernas arbete med den nya processbaserade arkivredovisningsmodellen.

Strategier, policy, riktlinjer och regler I Metamatrix informationsflödesrapport (se ovan) påpekas att universitetet bör utveckla övergripande mål och strategier för den totala informationsförsörjningen. Vid Monash University i Australien har man de senaste åren utarbetat en organisationsövergripande informationshanteringsstrategi som bygger på ett antal grundläggande principer för informationshantering och informationsförsörjning.18 Denna strategi bör kunna användas som utgångspunkt för det föreslagna strategiarbetet inom Uppsala universitet.

Universitetets verksamhetskritiska information i form av ärendeinformation och handlingar skall ses som en väsentlig del av organisationens totala informationsförsörjning och bör på ett tydligt sätt ingå i universitetets framtida övergripande informationshanteringsstrategi och informationsförsörjningsplan.

Enligt ISO-standarden för dokumenthantering är det angeläget att man inom organisationen upprättar en strategi och policy för hur och av vem ärenden, handlingar och dokument skall hanteras inom organisationen. Detta bör ytterligare brytas ned i ett antal specifika riktlinjer och regler för själva systemet för elektronisk ärende- och dokumenthantering.

Det övergripande arbetet med strategier, policys och riktlinjer kan med fördel samordnas med utvecklingen av den funktionsorganisation som kommer att utvecklas för hantering av webbinformation.

Termer och begrepp För att den elektroniska ärende- och dokumenthanteringen skall kunna implementeras i vid universitetet krävs att man utreder termer och begrepp. Exempel på sådant är enhetliga definitioner av ärende, aktivitet, process, dokument, dokumenttyp, användare, roll etc. I detta sammanhang är det av största vikt att man ser över nuvarande termer och begrepp samt att man samordnar arbetet andra utvecklingsprojekt inom organisationen. Man bör även beakta internationella och nationella standarder och föreskrifter inom området, samt analysera hur man har gjort vid andra myndigheter. Om inte detta görs riskerar man att inom organisationen använda olika begrepp och termer för samma företeelser och objekt. Givetvis bör i detta arbete även utgå från de etablerade definitioner som finns i gällande lagar och förordningar.

18 http://www.monash.edu.au/staff/information-management/strategy/




29

Metadata och klassificering I den digitala miljön krävs mycket noggranna beskrivningar av informationen i form av metadata. I annat fall riskerar man att informationens användbarhet, sökbarhet, hållbarhet, autenticitet och tillförlitlighet helt eller delvis går förlorad.

Om man införskaffar och implementerar ett system för ärende- och dokumenthantering utan att ha fastställt och systematiserat de metadata som skall användas i dokumentmallar och för ärenden etc. riskerar man att hamna i samma belägenhet som många andra myndigheter, som visserligen kan producera handlingar och ärenden i sina nya system, men där dokumentbeskrivningar och redskap för återsökning ligger långt under den nivå man förväntar sig av ett kvalitetssystem för information.

Det är därför viktigt att ett systematiskt arbete med klassificering av information och metadata bör påbörjas vid Uppsala universitetet. Arbetet bör ha som mål att åstadkomma en ordning för metadata i organisationen där det framgår vilken slags metadata som skall användas i olika sammanhang och hur metadata skall administreras. Som poängteras tidigare bör detta arbete utgå från verksamhetens krav, legala krav och andra intressenters krav. Metodiskt sett bör man exempelvis utgå från metadatastandarden ISO 23081 samt Riksarkivets kommande föreskriveter för processorienterad arkivredovisning.

Tillgänglighet och användbarhet och integration Det framkommer mycket tydligt att de viktigaste drivkrafterna för att utveckla ett elektroniskt ärende- och dokumenthanteringssystem är ökad tillgänglighet och goda sökmöjligheter. På grund av detta är det nödvändigt att man redan tidigt lägger mycket tid åt att utveckla ett tillgängligt system med goda sökmedel med verksamhetens behov som utgångspunkt. Det är viktigt att poängtera att arbetet med tillgängliggörandeaspekterna av dokument/handlingar måste utgå från olika typer av användarkategorier och medarbetare, inklusive personer med olika typer av funktionshinder. I dessa sammanhang spelar användarstudier, klassificering, begreppsdefinitioner, och metadata en central roll.

Eftersom ett elektroniskt stöd av den här slaget troligen kommer att involvera många så kallade sällananvändare, bör man även lägga mycket tid åt att utveckla ett så lättanvändbart system som möjligt.

De verksamheter som idag har fungerande IT-stöd för sin handläggning kommer förmodligen inte att beröras lika mycket av implementationen av ett generellt elektroniskt handläggarstöd. Däremot kommer olika verksamhetssystem behöva integreras med plattformen för att förbättra t.ex. återsökning av information. För att ytterligare svara upp mot användarnas behov bör man undersöka om det finns behov och möjligheter av integration med andra system, exempelvis ekonomisystem, personalkatalog och personalhanteringssystem. Detta arbete bör även samordnas med andra projekt inom universitetet, exempelvis det pågående arbetet med en portal för anställda samt det pågående webbprojektet.




30

Lagar och föreskrifter Det viktigaste juridiska kravet på ett ärende-, dokument- och arkivhanteringssystem hos en myndighet är att det svarar upp mot den grundlagsfästa principen om allmänna handlingars offentlighet. De lagar, förordningar och myndighetsföreskrifter som i första hand bör beaktas vid utvecklandet av ett system som hanterar ärenden och allmänna handlingar är

• Tryckfrihetsförordning (TF)

• Sekretesslag och Sekretessförordning

• Personuppgiftslag och Personuppgiftsförordning

• Förvaltningslag och Myndighetsförordning

• Arkivlag och Arkivförordning

• Riksarkivets författningssamling

Vad gäller diariefunktionen i det framtida ärendehanteringssystemet och dess betydelse för ärendehandläggningen måste diariets viktigaste funktion, den att förteckna de enligt TF allmänna handlingarna, även fortsättningsvis stå i centrum. Det är i detta sammanhang viktigt att hålla isär olika kategorier papper/dokument och anteckningar som uppkommer i verksamheten och att bedöma vilka handlingar som är allmänna enligt TF.

Sekretesskyddade uppgifter måste hanteras på rätt sätt. Det kräver såväl säkerheten som behovet av skyddet för enskildas integritet liksom även universitetets egna åtaganden i vissa fall. Sekretess, säkerhet och integritet är sålunda mycket viktiga frågor för det fortsatta arbetet, inte minst personuppgiftslagens (PUL, 1998:204) inverkan på ett nytt system behöver analyseras ingående.

Ett digitalt ärende-, dokument- och arkivhanteringssystem kan ge stöd i att förbättra de administrativa arbetsrutinerna och den formella hanteringen av ärenden och andra frågor där regelverket ställer olika krav. Den nya tekniken ger helt nya möjligheter att skapa struktur och kvalitet i verksamheten. Detta bör kunna leda till att myndigheten bättre kan leva upp till förvaltningslagens krav på en effektiv handläggning.

Acceptans och förankring i organisationen Både i omvärldsbevakningen och i den interna analysen har framgått tydliga behov av att den här typen av utvecklingsarbete tydligt förankras på ledningsnivå, samt att det vinner stor acceptans och förståelse ute i organisationen. Det är i sammanhanget mycket angeläget att noga undersöka vilka processer eller ärendeslag som bäst lämpar sig för elektronisk handläggning, samt att utreda de eventuella risker som ett nytt administrativt system kan medföra. I det fortsatta arbetet bör därför särskild hänsyn tas till dels information och utbildning inom organisationen, samt att det framtida utvecklingsarbetet tydligt förankras på ledningsnivå, samt kopplas till universitetets mål och strategier.




31

Målbild, förväntade effekter och nytta Det är angeläget att man redan tidigt utarbetar en tydlig målbild för utveckling av elektronisk ärende- och dokumenthantering. Detta bör ske i enlighet med universitetets övergripande mål och strategier, samt med utgångspunkt i universitetets pågående arbete med intern styrning och kontroll (ISK).

Med tanke på de resultat som framkommit i denna studie skulle de förväntade effekterna vid ett införande ett stöd för elektronisk ärende- och dokumenthantering inom universitetet skulle exempelvis kunna uttryckas på följande sätt:

• Höjd servicenivå till medarbetare, studenter, forskare, journalister och andra intressenter

• Snabbare handläggning av ärenden

• Bättre stöd för handläggaren

• Ökad rättsäkerhet

• Ökad transparens

• Ordning och reda

• Högre kvalitet i handläggningen och informationshanteringen

• Enkel och snabb sökning av ärenden (information) oavsett geografiskt läge

• Lägre kostnad per ärende

• Minskat personberoende genom möjlighet till erfarenhetsåterföring och utbyggnad av organisationens kunskapskapital

Vidare skulle man kunna hävda att en gemensam plattform för hantering av ärenden skapar förutsättningar för:

• enhetlig hantering av ärenden och dokument/handlingar

• snabbare digitalisering och automatisering av ärendeflöden som idag saknar IT-stöd

• gemensamma lösningar i stället för utveckling av likartade enhetsfunktionsspecifika funktioner (stuprör)

Många av dessa mål och effekter som beskrivs är vid en första anblick svåra att utvärdera och mäta utan en djupare analys. För att ytterligare påvisa nyttor med ett projekt av det här slaget skulle det vara möjligt att genomföra en nyttoanalys enligt PENG-modellen. Arbetet med detta skulle även stärka förankringsgranden hos såväl ledning som anställa.

Analys av befintliga system I dagsläget finns, förutom systemet W3D3, ett okänt antal olika informationssystem som i större eller mindre utsträckning används för vad man kan kalla dokumenthantering och ärendehantering.




32

Det kanske mest tydliga exemplet på detta är e-postsystemet, vilket även framkommer tydligt i Metamatrix informationsflödesanalys:

”Likaså verkar det som att e-posten används till många olika saker, bland annat snabb kommunikation, arkiveringsfunktion, anslagstavla och ärendehantering. Samtidigt saknas rutiner för uppmärkning av olika typer av e-post som och kunskap om optimal användning av det e-postprogram som används och hur det exempelvis går att sortera sin korrespondens.”

E-postsystem och andra typer informationssystem är i första hand inte utvecklade specifikt för ärende- och dokumenthantering. Det kan med tanke på detta bli både ineffektivt och riskabelt att hantera verksamhetskritisk information i den typen av system. På grund av detta faktum krävs att man genomför en grundlig genomgång och analys av de system inom universitetet som idag används för att hantera handlingar och ärenden. Detta för att dels undersöka om hanteringen skulle kunna ske effektivare i ett centralt elektroniskt ärende- och dokumenthanteringssystem, och dels för att se om dessa system svarar upp mot de krav som verksamheten och lagstiftningen kräver.

Organisation och samarbete I omvärldsanalysen framgår tydligt att en effektiv utveckling och implementering av elektronisk dokument- och ärendehantering kräver goda kunskaper om verksamhet, informationshantering och teknik. För att lyckas med den här typen av projekt är det nödvändigt att man tidigt etablerar en projektorganisation där interna experter från olika områden ingår. Man skall emellertid inte vara rädd för att involvera externa konsulter under projekttiden. Ett projekt av den här digniteten delas med fördel upp i mindre delprojekt med olika delprojektledare.

Arkivering Införandet av ett elektroniskt stöd för ärende- och dokumenthantering innebär inte att man automatiskt har ett digitalt arkiv. Som tidigare påpekats krävs noggranna överväganden vad det gäller exempelvis strategier för organisation, roller och rutiner, standarder, digitala format, metadata och säkerhet.

I en övergångsperiod till en helt digital arkivering är det därför nödvändigt att ärenden och handlingar som skall bevaras skrivs ut och slutarkiveras i pappersfrom. Det är emellertid mycket viktigt att frågor kring strategier, rutiner och system för arkivering får en tydlig plats i utvecklingsarbetet. Därför bör personal från universitetsarkivet ha en framträdande roll i projektet.

Systemförvaltning Ett elektroniskt system för ärende- och dokumenthantering är ett vad man kan kalla verksamhetsöverskridande system, dvs. ett system som efter hand kommer att användas av stora delar av organisationen. Systemet blir en del i organisationens infrastruktur, vilket har visat sig kunna ställa till problem vad det gäller systemägande och systemförvaltning. I omvärldsanalysen




33

framgår att man bara delvis löst dessa problem. Vid överlämnandet från projekt till verksamhet måste förvaltningsorganisationen vara utarbetad. Det är följaktligen därför angeläget att man arbetar proaktivt med systemförvaltningen.

Utbildningsinsatser Omvärldsbevakningen samt den interna behovsanalysen har tydligt visat att det finns ett stort behov av interna utbildningsinsatser vid införande av ett utökat elektroniskt stöd för ärendehantering. Före och efter implementering krävs således omfattande pedagogiska insatser inom universitetet. Detta omfattar dels undervisning om arbetssätt och funktioner i systemet, och dels framtagandet av lathundar, handledningar och annat utbildningsmaterial.

Behov av samordning med andra projekt aktiviteter För tillfället pågår ett omfattande förändringsarbete vad det gäller enhetlig hantering och publicering av information på webben. I detta arbete ingår bland annat att identifiera, system informationskällor och informationsobjekt som skall kunna integreras med det nya webbverktyget InfoGlue. Delar av den ärendeinformation och de dokument som skapas, hanteras och lagras i ett ärende- och dokumenthanteringssystem kan med fördel publiceras via det nya webbverktyget. Det är därför mycket viktigt att man på ett tidigt stadium ser till de integrationsbehov som kan finnas.

Det är i sammanhanget dock viktigt att påpeka att systemet för ärende- och dokumenthantering också skall kunna ses som en tjänst som nås via den nya webben, möjligen via en portal för anställda.

11. Generell riskanalys På senare år har man kunnat läsa om många havererade förändrings- och IT-projekt i svenska organisationer. När det gäller utveckling och implementering av system för ärende- och dokumenthantering har intresseorganisationen AIIM19 identifierat följande risker:

• Undermålig förberedelse av organisationen

• Liten hänsyn till existerande processer

• Intern politik och bristfällig hantering av policys

• “IT need to have a good understanding of the business”

19 www.aiim.org




34

De risker och fallgropar som framkommit i omvärldsbevakningen och den interna analysen kan sammanfattas enligt följande:

• För stor omfattning på projektet

• För grund analys av existerande processer, handlings- och ärendetyper

• För otydliga mål

• Brist på analys av nyttoaspekter

• För mycket teknikfokusering

• Snedvriden införandestrategi

• Avsaknad av förändringsledning, förankring och kommunikation inom organisationen

• Kompetensbrist

• Ledningen och styrgruppen brister i engagemang och stöd.

• Brist på förankring i verksamheten vilket leder till dålig acceptans för nytt arbetssätt och nytt system

• Beslutade verksamhetsmässig förändring genomförs ej enligt plan

• IT-systemets användargränssnitt och funktionalitet är inte tillräckligt bra

• Brist på interna resurser och i investeringsbudget

12. Förslag på fortsatt arbete Nedan följer ett antal förslag på aktiviteter som bör genomföras innan ett eventuellt utvecklingsprojekt kan startas.

Fördjupad behovs- och nyttoanalys

Det är mycket viktigt att förändringen utgår från medarbetarnas verkliga behov. Det är i sammanhanget mycket angeläget att noga undersöka vilka processer eller ärendeslag som bäst lämpar sig för elektronisk handläggning, samt att utreda de eventuella risker som ett nytt administrativt system kan medföra.

En kvantitativt inriktad enkätundersökning till ett stort antal medarbetare som är fokuserad på att kartlägga behoven ytterligare skulle kunna vara ett sätt att förtydliga det som har framkommit i denna studie. För att ytterligare påvisa nyttor med ett projekt av skulle det vara möjligt att genomföra en nyttoanalys enligt PENG-modellen. Arbetet med detta skulle även stärka förankringsgranden hos såväl ledning som anställa.

Förankring och utbildning

Genomför omfattande internt förankringsarbete med informationsträffar, workshops och utbildningar inom elektronisk informationshantering, ärendehantering och dokumenthantering.




35

Utarbeta en tydlig målbild för det fortsatta arbetet.

Inventering och utvärdering av befintliga system som används för ärende- och dokumenthantering

Utse pilotprocess

Rekryteringsprocessen kan ses som en lämplig pilot. Man bör dock vara medveten om att rekryteringsprocessen är förhållandevis speciell, och att den kravbild som framkommer i den inte nödvändigtvis motsvarar inte en mer generell kravbild. Man bör därför även försöka utse en mer generell processtyp.

Utarbeta en projektplan

Projektplanen och projektets aktiviteter bör baseras på den konsekvensanalys som beskrivs ovan. Viktigt att utvecklingsarbetet inom det framtida projektet sker efter någon form av projektstyrningsmodell och någon form av iterativ systemutvecklingsmodell. Exempel på delprojekt och/eller aktiviteter som bör ingå är:

• Verksamhetsanalys, processkartläggningar och dokumentationsbehov enligt ISO-standarder för dokumenthantering

• Strategi- och policyutveckling för informationshantering

• Klassificering och metadata

• Organisation, roller och ansvar

• Skanning och digitalisering

• Juridiska krav

• Digital arkivering

• Kravställning

• Begrepps- informationsmodellering

• Riskanalys

• Systemutveckling

• Systemförvaltning

• Utbildningsplanering

• Implementering

• Uppföljning

Documents

Förstudie angående elektronisk ärende- och