EMAS Partnerülevaatus juhend Euroopa Liidu …portaal.ell.ee/orb.aw/class=file/action=preview/id=6145/EMAS... · Zeltina, Dace Liepniece (Liepaja), Zita Tverkute, Danguole Jangauskiene

EMASPartnerülevaatus

juhend Euroopa Liiduomavalitsustele

EMAS Partnerülevaatus linnades

2004

EMAS partnerülevaatus linnades: partnerülevaatuse juhend 2

Tänusõnad

EMAS rakendusjuhend ja EMAS Partnerülevaatus juhend on töötatud välja EMASPartnerülevaatus linnades projektimeeskonna koostöös, kuhu kuulusid projektijuhina Läänemere Linnade Liidu keskkonnakomisjon (UBC), EUROCITIES; Lääne-Inglismaa Ülikool (UWE) ja Newcastle linn. Juhendid on katsetatud ja hinnatudkõigi projektis osalenud linnade poolt.

Suured tänud juhendite ettevalmistamise eest projekti põhipartneritele UWE jaMark Websterìle, kes haarasid väljakutsuva initsiatiivi. Lisaks sooviksime tänadajärgmisi osalisi: Allen Creedy (Newcastle linn), Tea Nõmmann, Mikko Jokinen jaRisto Veivo (UBC), Massimiliano Rumignani (EUROCITIES) ning David Ludlowìt(UWE).

Meie erilised tänud kuuluvad Lynne Walkerìle Newcastle linnast tema aktiivseosaluse eest arendusprotsessis. Väärtusliku tagasiside eest olema tänulikudMireia Abril I Janer, Txema Castiella i Viu (Barcelona), Steve Ransom (Bristol),Hans-Wilhelm Hentze, Ralf-Dietmar Wilke (Düsseldorf), Monika Piotrowska-Szypryt (Gdansk), Christina Ramberg, Martha Sandoval-Peterson (Götenburg),Solvita Lurina (Jelgava), Susan Williams, Thomas Knowland (Leeds), MaraZeltina, Dace Liepniece (Liepaja), Zita Tverkute, Danguole Jangauskiene(Panevezys), Fernando Almeida, Luis Mamede (Porto), Dagmara Koziolek,Andreas Neupert (Rostock), Leta Rinkeviciene, Audrone Jaugelaviciene (Siauliai),Agnieszka Wilczynska, Elzbieta Turowiecka (Sopot), Tiina Vilberg, Madis Kõrvits,Tarmo Pauklin (Tallinn), Riho Karjus (Viljandi), Marisol Vordou (Ateena).

Samuti tahaksime tänada projekti konsultante Anne Randmer jaHanna Talving(EmiEco), Inga Belmane (LPPC-Läti Saasteennetus Keskus), VaivaRamanauskiene ja Audrone Alijosiute (ECAT-Leedu), Jaroslaw Szymanski jaRobert Pochyluk (EkoTrek) nende töö eest linnade abistamisel uutesliikmesriikides ning hästi organiseeritud juhendite tõlkimise eest eesti, läti, leeduja poola keelde. Saksa, kreeka, portugali, hispaania ja rootsi keele tõlke eestavaldame tänu Claudio Chiavetta Traductionsìle.

Samuti oleme tänulikud kaasrahastajatele Euroopa Komisjoni KeskkonnaPeadirektoraadile ja Soome Keskkonnaministeeriumile, kelle finantstoetusevõimaldas projekti ellu viia ning soovitud tulemusteni jõuda.

Käesoleva väljaande sisu ei peegelda Euroopa Komisjoni ametlikku seisukohti,vaid projekti meeskonna nägemusi.

© UBC, EMAS partnerülevaatus linnades projekt, 2004

Paljundamine mittekommertslikel eesmärkidel on lubatud, viitamine onkohustuslik.

Co-funders: The project was co-funded by the European Commission DG Environmentunder the European Community framework for co-operation to promote sustainableurban development. The project was also co-funded by the Finnish Ministry ofEnvironment under framework for co-operation in neighbouring areas.


SisukordTänusõnad ...........................................................................2

1. Sissejuhatus .................................................................5

2. Partnerülevaatus linnades.............................................5Ülevaatuse tulemused........................................................................... 5

Kes on partnerülevaataja? ..................................................................... 6

Ülevaatuse eesmärk ............................................................................. 6

Välisaudiitor või ülevaataja?................................................................... 7

Millal EMASi partnerülevaatust läbi viia?................................................... 7

Ülevaatuse maht, ülesehitus ja eesmärk .................................................. 8

3. Juhend ülevaatuseks valmistuvale linnale .....................9Sissejuhatus........................................................................................ 9

Ülevaatuse korraldusmeeskond .............................................................. 9

Ülevaatuse koordinaator........................................................................ 9

Ülevaatajate meeskonna määramine ....................................................... 9

Ülevaatuse programm..........................................................................10

Logistika............................................................................................10

Ülevaatuse protsessi kinnitamine partnerülevaatajatega............................10

Kogu ülevaatajate jaoks kokku asjakohased materjalid .............................10

4. Eel-ülevaatus ..............................................................10Ülevaatajate tugiprogrammi arendamine.................................................11

Intervjuude korraldamine ja intervjueeritavate ettevalmistus .....................11

Objekti tutvustava ringkäigu planeerimine...............................................11

Tegevuskava ......................................................................................11

Näidisprogramm .................................................................................12Linna koordinaatorid................................................................................... 12

EMASi töörühm.......................................................................................... 12

Juhtkond ja poliitikud ................................................................................. 12

Protsessiga seotud personaliga kohtumine .................................................... 12

Kokkuvõtete tegemise aeg .......................................................................... 12

Tööseminar ............................................................................................... 12

Külastatava linna ajakava näide ülevaatuse korraldamiseks............................. 14

5. Juhend partnerülevaatajatele......................................14Külastatava linna EMASi dokumentatsiooni kogumine................................14

Saadetud materjalidega tutvumine.........................................................15

Päring vajalike lisamaterjalide kohta ja nimekiri inimestest, kellega ülevaatuseajal kohtuda.......................................................................................15

Lõplik kokkulepe külastuse ajal toimuvate kohtumiste ja ajakava osas.........15

Ülevaatuslinna saabumine ....................................................................15


Kohtumine kohalike koordinaatoritega ....................................................16

Objektide külastus...............................................................................16

Intervjuud personali võtmeisikutega.......................................................16

Kokkuvõtete tegemise aeg....................................................................16

Ülevaatuse lõpp – tööseminar tegevuskava koostamiseks ..........................16

partnerülevaataja tegevuskava..............................................................17

6. Partnerülevaatuse juhend ...........................................17Sissejuhatus.......................................................................................17

Ülevaatusele eelnev eelanalüüs .............................................................18Ülevaatuslinnalt saadud materjalid ............................................................... 18

Keskkonnapoliitika ..............................................................................19

Keskkonnaülevaatus............................................................................21

Keskkonnaalane seadusandlus ..............................................................22

Keskkonnakava ..................................................................................23

Keskkonnajuhtimissüsteem (KJS) ..........................................................24

Eelanalüüsi tulemused .........................................................................25

7. Partnerülevaatus ........................................................25Sissejuhatus.......................................................................................25

Juhendavad küsimused intervjuul ..........................................................26

Intervjuu märkmed .............................................................................29

Nimekiri elementidest, mis on vajalikud EMASi edukaks rakendamiseks .......30

Tööseminari võtmeteemad ...................................................................31

Ülevaatuse lõpp: tööseminar.................................................................32

Tegevuste nimekiri ..............................................................................32


1. Sissejuhatus

Käesolev dokument sisaldab Euroopa Ühenduse keskkonnajuhtimis- jaakrediteerimis-süsteemi (inglise keeles Eco-Management and Audit Scheme,lühend EMAS) rakendamise juhendit Euroopa Liidu linnavalitsustes.

Juhend on töötatud välja tuginedes Euroopa Liidu projektist saadudkogemustele; projekt tegeles partnerülevaatuse protsessi jälgimisega kuueteist-kümnes partnerlinnas, kus EMAS on rakendatud või alles rakendamisel.1

Ülevaatuse käsiraamat sisaldab juhendit ja vahendeid EMASi partnerülevaatuseläbiviimise kohustuse täitmiseks linnavalitsuses ligikaudu ühe aasta pärast pealerakendamisprotsessiga alustamist. Seega keskendub käsiraamat EMASi etappideuurimisele, mis on lõpule viidavad esimese aasta jooksul; nendeks etappidekson:

• keskkonnapoliitika

• keskkonnaülevaatus

• keskkonnajuhtimiskava

• keskkonnajuhtimissüsteem.

Peatükid 3-4 on mõeldud juhendamaks linna, kus ülevaatus läbi viiakse japeatükk 5 on abiks inimestele, kes valmistuvad linnale ülevaatuse andmiseks.

Peatükkides 6-7 leiduvad ülevaatuse läbiviimiseks mõeldud töövahendid.

2. Partnerülevaatus linnades

Ülevaatuse tulemused

EMASi partnerülevaatuse lõpptulemusena peaks ilmnema järgnev:

• EMASi rakendaval linnal protsessi käigus tekkinud tugevate ja nõrkadepunktide külgede väljatoomine.

• Ülevaatust läbi viinud rühma poolt nõuannete jagamine võimalike parandustesisseviimiseks ja edusammude saavutamiseks.

• EMASi rakendava linna ametnike ja poliitikute paranenud arusaamineprotsessist, milles nad osalevad.

• Valmima nimekiri toimingutest, mille täitmine EMASi rakendamist linnaskiirendab.

• EMASi parem tundmine ja kogemused süsteemi rakendamisestlinnavalitsustes.

• Ülevaatuse olulisuse mõistmine EMASi rakendamise edendamise seisukohaltlinnavalitsustes ja antud projekti käigus välja töötatud töövahenditekasulikkuse mõistmine ülevaatuse seisukohalt.2

1 Rohkem infot projekti „EMAS partnerülevaatus linnades” kohta: www.emascities.org


Kes on partnerülevaataja?

Partnerülevaatajaks sobib inimene, kellel on samalaadne, võrreldav või suuremkogemus, mis on saadud samalaadsest kontekstist. Käesolev dokument selgitab,miks ülevaataja(te) valimine on protsessi edukaks läbiviimiseks väga olulisetähtsusega.

Külastataval linnal tuleb (paika panna) kehtestada kriteeriumid, mis määravadülevaataja töökohustused EMASi protsessis. Oma olemuselt on partnerülevaatushinnang, mille (viiakse läbi) annavad inimesed, kes teevad analoogset töödmingis teises samalaadses ettevõttes. Ülevaataja ei pea tingimata töötama mingiteise linnavalitsuse heaks, ta võib (pärineda) töötada kas avalikus võierasektoris. Tingimuseks on aga see, et ükskõik millisest organisatsioonistülevaataja tuleb, peab ta olema vastav külastatava linna poolt kehtestatudtöökohustuste kriteeriumidele.

Ülevaatuse eesmärk

• Info jagamine ja EMASi rakendamise kiirendamine linnas

• Tugevuste ja nõrkuste välja toomine

• Süsteemi paremaks muutmiseks soovituste andmine

• Üksuse/organisatsiooni tarbeks EMASi profiili loomine

EMASi varaste etappide jooksul, näiteks esimesel aastal, võib hinnangkeskenduda enam EMASi süsteemi tervikuks liitmisele organisatsioonijuhtimispoliitika ja poliitilise struktuuriga. Sel juhul on sobivam kasutadaülevaatajana samas riigis elavat inimest, kellel on vastavad oskused olemas.Hinnangu üheks kõige ajakulukamaks aspektiks on organisatsiooni, milles EMASiarendatakse, tundma õppimine.

Partnerülevaatus toob kasu nii võõrustavale linnale kui ka ülevaatajate rühmale –kumbki osapool õpib EMASi rohkem tundma. Linn saab kasu mujalt tulnud EMASikogemustega ülevaataja külastusest ja ülevaatajad saavad võimaluse tutvudateise linna EMASi rakendamise protsessi üksikasjadega − kaasnev teadmiste jakogemuste vahetamine on kasulik mõlemale osapoolele.

Ülevaataja rolliks on linnas EMASi protsessi rakendamise ülevaatamine.Ülevaataja teab eelnevalt, mida senini on tehtud (EMASi rakendamisejuhendist, lisaks EMASi juurutamisel saadud isiklikud kogemused) ja ontutvunud talle saadetud informatsiooniga. Eelanalüüsides linnalt saadud infot,tutvub ülevaataja eesmärkidega, mida linn taotleb.

Külastuse ajal kontrollib ülevaataja nõuded üle ja juhendab ning abistab linnaEMASi rakendamisel. Linna ja ülevaatajate rühma seisukohalt on oluline, ethinnang antaks nii EMASi arendamisele kui ka EMASile endale.

• 2 MÄRKUS: projekti käigus tutvub ülevaataja ka lisandunud andmetega, mis on kaasa

aidanud EMASi panuse paremale mõistmisele Euroopa Komisjoni kuuendaskeskkonnategevuskavas määratud eesmärkide selgitamisel.


Välisaudiitor või ülevaataja?

Välisaudiitori ja ülevaataja rollides on palju erinevusi, millest kõigeolulisemad on loetletud järgnevas tabelis:

EMASi ülevaataja EMASi välisaudiitor

Kriitiline sõber Tundmatu spetsialist

EMASi rakendamisel mingis linnavalitsusessaadud kogemused ja asjakohaneettevalmistus; ei pruugi olla kvalifitseeritudaudiitor

Tunneb EMASi, väljaõppinud, kvalifitseeritud jaregistreeritud audiitor; tema taust pole teada - eipruugi omada mingeid kogemusi seoses EMASirakendamisega linnavalitsustes

Pakub toetust või on mentoriks Ei võimalda

Pakub positiivselt meelestatud, lahenduseleidmisele orienteerutud kriitikat

Ei võimalda

Pakub edasiliikumiseks juhendust ja abi Ei võimalda

Partnerülevaatust viib läbi ülevaataja ehk „kriitiline sõber”, kes tavaliselt tulebmingist teisest linnavalitsusest. Külastust ei tohiks käsitleda auditina, sest auditieesmärk on kontrollida süsteemi vastavust standardile, aga ülevaatuse eesmärkon minna sellest kaugemale ja osutada abi soovitud vastavuse saavutamisel.Lisaks võib auditi läbi viia tundmatu inimene. Loomulikult on auditil jaülevaatusel ka sarnaseid elemente, näiteks ülevaatuse osana on vajalik väljaselgitada, kus jooksev protsess vastab EMASi määruse nõuetele ja kus mitte.

Millal EMASi partnerülevaatust läbi viia?

EMASi ülevaatust võib läbi viia igal EMASi rakendamise etapil – isegi enne, kuiollakse üldse EMASi kasuks otsustanud. Antud dokument on siiski koostatudeeldusel, et linn, kus protsess toimuma hakkab, on juba lõpetanud osa EMASistaadiume, omandanud mõningad kogemused ja vahest ka aasta juba EMASirakendamisega tegelenud.

Hinnangu tüüp Millal on asjakohane?

Vaatlus • Enne EMASi rakendamise kasuks otsustamist

• Kui on kahtlusi EMASi vajalikkuse suhtes

• Kui pole arusaadav, kuidas EMASi rakendatakse

Märkus:

Seda tüüpi hinnangut peab läbi viima kogenud EMASiülevaataja, kes on võimeline andma vastused eelpoolnimetatud probleemidele ja ka EMASi rakendamisejuhendit lugedes tekkida võivatele küsimustele.

Juurutamine • Aidata mõista käsilolevat juurutatavat protsessi

• Tagada sõltumatu kontroll, et ühtegi suurt viga ei


tehtaks

• EMASi põhimõtted kajastuvad linnavalitsuse töös

• Kontrollida, et EMAS muudaks keskkonna-kasutust sõbralikumaks

• Kontrollida protsessist arusaamist

Ülevaataja kontrollib, kas rakendusprotsess vastabootustele ja kas organisatsiooni juhtkond võtab selleomaks. Samuti toob ta välja alad, kus tavaliselt vigutehakse ja jagab oma kogemusi selliste vigadeparandamisel.

Audit • Juhtum, kui linnavalistus on otsustanud mittekasutada EMASi välist vormikohast tõendamist.

Ülevaataja rollis on kogenud ja kompetentne EMASiaudiitor, kes jagab tagasisidet, mil määral käesolevsüsteem vastab EMASi määrusele. Sel viisil saab aidatalinnavalitsusel otsustada, kas oleks vajalik kasutadavälist tõendajat.

Pealesertifitseerimist &

tulevikukindlus

• Tõendatud EMASiga linnavalitsused peavad nõujätkuva täiustumise üle

• Võrreldes end teiste linnadega, jätkataksekaudsete aspektide täiustamist

• Valmistatakse ette süsteeme ELi keskkonna-poliitika ja õigusloome jaoks

Käesolev tulevikku kindlustav ülevaade saab abistadaprotsessis, kus tuuakse kokku kogemustega EuroopaEMASi praktiseerijad aitamaks paika panna tuleviku-eesmärgid sinu EMASile.

Ülevaatuse maht, ülesehitus ja eesmärk

Partnerülevaatuse edu oleneb sellest, kas võõrustav linn on püstitanudselgepiirilised eesmärgid, mille heakskiiduks on vajalik kõigi asjassepuutuvateametnike nõusolek.

Lõppeesmärgid tuleb enne ülevaatust kooskõlastada ka ülevaatajate rühmaga,sest see mõjutab ülevaatuse mahtu, ülesehitust ja eesmärki.

Ülevaatust tegev rühm

• peaks koosnema vähemalt kahest inimesest. See võimaldaks omavahelistarutelu ja erinevate arvamuste läbiarutamist;

• ei tohiks olla suurem, kui neli inimest, sest muidu võib võõrustav linn tundapiinlikkust ja sel juhul pole võimalik avatud arutelu läbi viia.

• Eelanalüüs uuritava linna EMASi dokumentatsiooni üle teostatakseülevaatusele eelneva 4 nädala jooksul.

• Ülevaatus kestab kaks täispikka päeva – ülevaatajad saabuvad protsessileeelneval õhtul ja lahkuvad teise päeval õhtul pärast kella 18.00.


• Detailne tegevuskohtade külastus omab ülevaatusel otsustavat rolli, luuesvõimaluse näha ja esitada küsimusi objektide, tegevuste ja inimeste kohta,kus EMASi rakendatakse.

• Kohtutakse ja intervjueeritakse järgmisi võtmeisikuid: linna EMASikoordinaator, tippametnikud, poliitikud, EMASi töögrupp ja teised protsessistmõjutatud inimesed. Ülevaatajad ja uuritav linn otsustavad koos, kedaülevaatuse ajal intervjueeritakse.

• Viimase päeva pärastlõunal toimub tööseminar koos ülevaatajate ja kohalikulinna koordinaatoritega. Seminari eesmärgiks on arutleda läbi ülevaatusetulemused ja koostada tegevuste nimekiri, mida saaks kasutada EMASiedaspidisel rakendamisel. Seminar peaks kestma vähemalt 2-3 tundi.

• Hiljemalt neli nädalat pärast ülevaatust koostatakse tegevuste nimekirjabaasil detailne tegevuskava EMASi rakendamiseks linnas.

3. Juhend ülevaatuseks valmistuvale linnale

Sissejuhatus

Partnerülevaatuse edu oleneb sellest, kas külastatav linn on püstitanud selge-piirilised eesmärgid, mille heakskiiduks on vajalik kõigi asjassepuutuvateametnike nõusolek.

Lõppeesmärgid tuleb enne ülevaatust kooskõlastada ka ülevaatajate rühmaga,sest see mõjutab ülevaatuse mahtu, ülesehitust ja eesmärki.

Ülevaatuse korraldusmeeskond

Meeskond peaks koosnema kas kõigist või siis vähemalt teatud hulgastomavalitsuse EMASi töörühma liikmetest. Meeskond peaks olema kaasatudülevaatuse eesmärkide püstitamisse. Lisaks peaks meeskond olema aktiivseltkaasatud ka otsustamisprotsessi: keda hakatakse intervjueerima, milliseid töö-seminare korraldatakse ja millised dokumendid ülevaatajatele antakse.

Ülevaatuse koordinaator

Külastataval linnal tuleks määrata koordinaator, kes teeb kindlaks, et ülevaatuseeesmärgid on saavutatud. Koordinaator peaks tundma ja mõistma EMASi.

Ülevaatajate meeskonna määramine

Külastatav linn peaks määrama tingimused või „isiku omaduste üksikasjalikuesituse”, millele ülevaatajad peaksid vastama. Need tingimused peaksid lähtumaülevaatuse eesmärkidest. Tähtajad ja tingimused ning korraldused ülevaatajatemeeskonna määramiseks tuleb selle esindajatel ja linnal omavahel läbi arutada.Kokku tuleks ka leppida, millisel määral võib meeskond linna peale ülevaatusetoimimist nõustada.


Ülevaatuse programm

Külastatav linn peaks koostama ülevaatuse programmi ja tähtajad, leppidesselles osa kokku ka ülevaatajate rühmaga. Programmi osas tuleks kokkuleppelejõuda kaks kuud enne ülevaatust.

Logistika

Külastatav linn peaks piletite broneerimise ja reisikorralduse osas ning majutuse,tööruumide, konverentsiruumide, suupistete, toitlustuse ja teiste vajalikeressursside (projektorid, arvutid jne) osas ülevaatajatega eelnevalt kokkuleppima.

Ülevaatuse protsessi kinnitamine partnerülevaatajatega

Ülevaatuse eel selgita ülevaatajate meeskonnale järgmised asjaolud: EMASirakendamise hetkeolukord, sellega seotud dokumendid ja ülevaatuseprioriteedid.

Kogu ülevaatajate jaoks kokku asjakohased materjalid

Uuritav linn peaks koguma kokku kõik vajalikud materjalid ja saatma needülevaatajatele täpselt 4 nädalat enne ülevaatust; kõik need materjalid peaksidolema indekseeritud, viidetega varustatud ja dateeritud.

Asjakohasteks materjalideks on:

• kõik lõpetatud või pooleliolevad tabelid EMASi rakendamise juhendis (kuikasutasite neid tabeleid)

• linnavalitsuse struktuur, poliitilised korraldused, teeninduspiirkonnad jaosakonna struktuur

• ülevaadatava üksuse struktuur ja personal

• hierarhia organisatsiooni ja üksuse kohta („organisatsiooni puu”)

• ülevaadatava üksuse tööjuhised/protseduurid

• kõik senise EMASi rakendamise käigus koostatud dokumendid

• kõik dokumendid, millega EMASi tutvustati töötajatele ja teisteleprotsessiga seotud inimestele

• kõik muu informatsioon, mida peate vajalikuks.

4. Eel-ülevaatus

Ülevaatajad loevad asjakohased materjalid läbi ja teevad endale selgeksmureallikad, mitmetimõistetavused, vead, vasturääkivused, ebakindlused jamõtlevad läbi neile võimalikud lahendused. Selline protsess, mida nimetatakseeelanalüüsiks, abistab ülevaatuse läbiviimist – näiteks saab sel viisil kontrollidakeskkonnapoliitika vastavust EMASi määrusega, ise külastatavas linnasviibimata. Ka saab kontrollida, kas keskkonnaülevaatuse tabeleid on korrektselttäidetud – selleks kasuta tabeleid lk 21-30.


Täpsustuste saamiseks on sul alati võimalik ka linnaga kontakteeruda.

PEA MEELES:

• suhtle alati efektiivselt — saada ainult asjakohaseid materjale ja samashoolitse ka selle eest, et ülevaataja tõesti saadetud materjalidest ka aru saaks.Selleks tuleb materjalid selgelt märgistada, näiteks lisa nende nimetus,versiooni number ja kuupäev.

Ülevaatajate tugiprogrammi arendamine

Uuritav linn peaks looma ülevaatuse programmi kavandi (vt alljärgnevat näidet),milles peavad sisalduma järgmised tegevused:

• objektide külastus – teejuhiga ringkäik

• kohtumine EMASi töörühmaga

• kohtumine üksuse juhiga

• kohtumine poliitikuga keskkonna tegevusalast.

Need kohtumised tuleks kokku leppida ülevaatust planeerides juba varakult.

Intervjuude korraldamine ja intervjueeritavate ettevalmistus

Kui programm on ülevaatajatega läbi arutatud, tuleb kokku leppida kaintervjuude, konverentsiruumide ja teiste vajalike korralduste osas. Programmituleb jätta ka varuaega, et läbi viia lisanduda võivaid erakorralisi kohtumisi,intervjuusid ja tööseminare. Partnerülevaatuse peatükk sisaldab näiteid kaintervjueerimistehnika, standardküsimuste ja (vormingute) formaatide kohta.

Objekti tutvustava ringkäigu planeerimine

Ülevaatajate rühm peaks kasutama objektidega tutvumisel saadavat infot, etkontrollida üle linna EMASi dokumentatsioon. Rühmale tuleks näidata EMASijuurutava üksuse võtmeobjekte. Igal juhul tuleks külastada mõningaiddokumentides osutatud kohti, mille kohta oli lisatud ka tutvustav materjal.Abista rühma vajalike asukohtade plaanidega. Ringkäigu pikkus oleneb üksusesuurusest ja tegevusaladest, näiteks poliitilisele või haldusüksusele kulub vähemaega kui üksusele, millel on hoidlaid ja baase. Väga oluline on, et ringkäikkulgeks edukalt ja vastaks kokkulepitud eesmärkidele.

Tegevuskava

Ülevaatuse lõpus annab ülevaatajate rühm linnale üle nimekirja soovitatavatesttegevustest EMASi rakendamise probleemsetes valdkondades. Linna esindajadpeaks need alad ülevaatajate rühmaga korralikult läbi arutama, et saavutadatäielik mõistmine, vältida segadusse jäämist ja et ülevaatus oleks sellega ka omaeesmärgi täitnud. Linnal tuleks saadud soovitused praktikas ka kasutusele võtta.


Näidisprogramm

Alljärgnevalt kahepäevase ülevaatuse läbiviimise näidisprogramm, mille kestuseosas tuleks enne ka ülevaatajate rühma liikmetega kokku leppida. On mõningadolulised tegurid, mida tuleks programmi välja töötamisel meeles pidada:

Linna koordinaatorid

Alusta ülevaatust infotunniga, kus ülevaadatava linna koordinaatorid viivadkurssi võimalike programmi ja logistika muutustega; kohtumisest peaks osavõtma ka üksuse juhataja.

Kohtumise käigus tuleks linnal ülevaatajatele selgitada EMASi rakendamisehetkeolukorda ja ka seonduvaid tulevikuplaane, ülevaatajate rühm aga peaksesitlema eelanalüüsil tekkinud probleemseid teemasid.

EMASi töörühm

EMASi ülevaatajate rühm peaks programmi jooksul varakult kohtuma ka EMASitöörühmaga.

Juhtkond ja poliitikud

EMASi rakendamise iseloomu üle kontrollimiseks tuleb kohtuda juhtkonna japoliitiliste esindajatega.

Protsessiga seotud personaliga kohtumine

Ülevaatajate rühm peaks kohtuma ka EMASi rakendamise protsessiga seotudpersonaliga. Tuleb valida õigete meetodite – kas siis ühe inimese küsitlemiseintervjuud, grupiintervjuud või tööseminarid – seast vajalikud, mis kindlustakskogu seotud personali tutvumisprotsessis osalemise. Kui kogu personalil polevõimalik osa võtta, tuleb valida nende seast kõige asjakohasemad inimesed.Antud käsiraamat sisaldab ka kasutatavate tabelite näiteid.

Kokkuvõtete tegemise aeg

Kavas peaks sisalduma ka aeg ülevaatajatele kokkuvõtete tegemiseks.Tugiprogramm soovitab selleks seminarile eelnevat kahte tundi enne seminari.Siiski on soovitav ära kasutada arutelu läbiviimiseks ka kohtumiste vahelist aega– see võimaldab pärastistel kohtumistel sisukamat arutelu läbiviimist.

Tööseminar

Tööseminar on ülevaatuse väga oluline osa, sest võimaldab EMASi rakendamiseeest vastutavatel inimestel ülevaatuse leiud ülevaatajatega läbi arutada ja samaska välja töötada edasise protsessi tegevusnimekirjad.


Aeg Sündmus Toimumispaik

Teisipäev

9.00 – 10.00 Kohtumine linna koordinaatoritega Ruum 204

10.00 – 12.00 Objekti(de) külastus Algab ruumist 204

12.00 – 13.00 Lõuna Ruum 101

13.00 – 14.00 EMASi töögrupi kohtumine Ruum 321

14.15 – 14.45 Kohtumine juhtivametniku / allüksuse juhiga Ruum G1

15.00 – 15.45 Kohtumine arendusspetsialistiga Ruum 312

16.00 – 17.00 Kohtumine poliitikuga keskkonna vastutusalast Ruum F1

17.00 – 18.00 Aeg ülevaatajatele kokkuvõtete tegemiseks Ruum 204

20.00 Õhtusöök restoranis

Kolmapäev

9.00 – 9.45 Kohtumine varustusjuhiga Ruum 604

10.00 – 10.45 Kohtumine jäätmespetsialistiga Ruum 204

11.00 – 11.45 Kohtumine transpordispetsialistiga Ruum 501

12.00 – 12.45 Kohtumine energiaspetsialistiga Ruum 313

13.00 – 14.00 Lõuna Ruum 101

14.00 – 15.00 Aeg ülevaatajatele kokkuvõtete tegemiseks jaseminariks ettevalmistumiseks

Ruum 204

15.00 – 17.30 Seminar Ruum 204

17.30 – 18.00 Vein ja suupisted Ruum 204

18.00 Ülevaatuse lõpp


Külastatava linna ajakava näide ülevaatuse korraldamiseks

Pidev protsess Linnad alustavad EMASi loomist Vastuvõtjalinn

16 nädalat enneülevaatuse kuupäeva

Ülevaatajad & uuritavad linnad on n-ö paaridessepandud

Kõik


Ülevaatuse kuupäevad on kokku lepitud Kõik


Uuritav linn kogub kokku EMASi alased materjalid Vastuvõtjalinn


Vastuvõtja linn saadab EMASi materjalidülevaatajatele

Vastuvõtjalinn

2 nädalat enneülevaatust

Programmi kooskõlastamine ülevaatajaga Ülevaataja

2 päeva kestevülevaatus

Ülevaatus Kõik

4 nädalat pealeülevaatust

Ülevaataja, vastuvõtjad ja projekti meeskonnaliikmed lepivad kokku tegevuskavas

Kõik

5. Juhend partnerülevaatajatele

Külastatava linna EMASi dokumentatsiooni kogumine

Vähemalt 4 nädalat enne ülevaatuse algust peab linn EMASi dokumentatsiooniülevaatajatele ära saatma. Iga alljärgneva etapi puhul peaksid ülevaatajadtegema koostööd – lugema ja analüüsima saadud materjale, arutlema oma leiudläbi ja alles seejärel otsustama lisamaterjalide taotluse ja linnale selgitavateküsimuste esitamise vajalikkuse üle.

Dokumentatsioonis peaks sisalduma:

• kõik lõpetatud või pooleliolevad tabelid EMASi rakendamise juhendist

• kogu EMASi edendamise dokumentatsioon


• EMASiga liituva organisatsiooni ja üksuse detailne informatsioon

• hierarhia organisatsiooni ja üksuse kohta („organisatsiooni puu”)

• kõik muu asjakohane informatsioon.

Saadetud materjalidega tutvumine

Eelanalüüsi käigus peaksid ülevaatajad materjali läbi lugema ja tegemamärkmeid, mida hilisemal ülevaatusel kasutada. Näiteks, kui sulle saadetaksekeskkonnapoliitika koopia, saad sa selle vastavust EMASi määrusega kontrollidailma ise uuritavas linnas viibimata. Samuti saad sa tutvuda keskkonnaülevaatusetabelitega – selgita, kas tabelid on korrektselt täidetud, kasutades siinseskäsiraamatus toodud vastava tabeli võtmeküsimusi.

Päring vajalike lisamaterjalide kohta ja nimekiri inimestest,kellega ülevaatuse ajal kohtuda

Pärast eelanalüüsi lõpetamist saada vajaminevate lisamaterjalide nimestik linnalenii kiiresti kui võimalik. Eelanalüüsi käigus loo nimestik võtmeisikutest, kedaülevaatuse ajal küsitleda. Enamasti on nendeks isikuteks:

• EMASi töögrupp

• üksuse/omavalitsuse juht

• poliitik keskkonna vastutusalast

• inimesed, kes töötavad keskkonna vastutusalas

o jäätmekäitlusspetsialist

o hangetespetsialist

o energiaspetsialist

o transpordispetsialist

• igaüks, kelle spetsiifiline vastutus keskkonnajuhtimiskavas avaldub.

Lõplik kokkulepe külastuse ajal toimuvate kohtumiste jaajakava osas

Ülevaatajad peaksid omama ülevaatuse struktuuri ja kava kujundamiselvõtmerolli. Samuti peaksid ülevaatajad saatma nimekirja inimestest (javõimalikest objektidest), keda nad 2 päeva jooksul külastada soovivad. Samution ülevaatajatel võimalik valida, milliseid kohti nad täpselt külastada soovivad –kui nad on eelanalüüsi ajal välja valinud jälgimiseks kindlad kohad ja tegevused,tuleb neil uuritavale linnale sellest soovist ka teada anda.

Ülevaatuslinna saabumine

Ülevaatajad peaksid saabuma uuritavasse linna ülevaatuse esimestele

intervjuudele eelneval õhtul.


Kohtumine kohalike koordinaatoritega

Esimene punkt ülevaatuse ajakavas peaks olema kohtumine uuritava linna EMASikoordinaatoritega, et kinnitada järgnevaks kaheks päevaks varem ettevalmistatu ja leppida kokku ülevaatuse eesmärgid; ka üksuse juhtivametnikpeaks sellest kohtumisest osa võtma.

Kohtumise käigus tuleks linnal ülevaatajatele selgitada EMASi rakendamisehetkeolukorda ja ka seonduvaid tulevikuplaane, ülevaatajate rühm aga peaksesitlema eelanalüüsil tekkinud probleemseid teemasid.

PEA MEELES: ülevaatajad külastavad linna „kriitiliste sõpradena” – eesmärgikson linna aidata, mitte ainult auditeerida. Seetõttu peaks uuritav linn esitama kõikprobleemid, millele nad loodavad ülevaatuse käigus abi saada.

Objektide külastus

Külastatav linn peaks korraldama EMASi rakendava üksuse võtmeobjektidele giidipoolt juhitava ringkäigu. Ülevaataja kasutab objektide külastust võimalusenakontrollida varem saadetud dokumentatsioonis esitatud tegevuste vastavusttegeliku olukorraga. Näiteks, kui ettevõtte keskkonnaprogramm kirjeldab, kuidasjäätmeid ümbertöötlemiseks sorteeritakse, siis ülevaataja võib soovida näha kamõnda sorteerimiskohta.

Ringkäigu pikkus sõltub uuritava üksuse suurusest ja iseloomust. Kui üksusetööiseloom on ainult kontoripõhine, võib aega kuluda vaid pool tundi. Kui agaobjektid asuvad eri paikades, võib ringkäik väldata terve hommikupooliku.

On väga tähtis, et ringkäik toimuks ja annaks seega ülevaatajatele võimaluseoma silmaga üksuse tegevusi näha – sel viisil asetub ülevaatus konteksti ja onüksuse mõistmisel suuremaks abiks.

Intervjuud personali võtmeisikutega

Eelanalüüsi põhjal selgitavad ülevaatajad välja inimesed, kellega nad soovivadkohtuda. Ülevaatajad peavad koostama ka küsimused, mida nad soovivad igaleküsitletavale esitada. Üldine intervjuu juhis asub selle käsiraamatu lehekülgedel25-26. Seda tuleks siiski igale intervjuule vastavalt kohandada.

Kokkuvõtete tegemise aeg

Esimese päeva lõpus ja teisel päeval enne seminari peaksid ülevaatajad tegemaomakeskis kokkuvõtteid ülevaatuse käigust ja leidudest. Kasutage tabeleidfikseerimaks seminari käigus kohalike koordinaatoritega arutlust vajavaidteemasid.

Ülevaatuse lõpp – tööseminar tegevuskava koostamiseks

Teise päeva pealelõunal peaksite kohtuma kohalike EMASi koordinaatoritegatööseminaril. Peaksite veetma vähemalt 2-3 tundi arutledes ülevaatusetulemuste ja vajalike muutuste üle uuritava linna EMASi protsessis.

Seminaril tuuakse välja tugevused ja nõrkused uuritava linna EMASi protsessis jaluuakse tegevuste nimekiri EMASi edasiseks arendamiseks.


partnerülevaataja tegevuskava

Vähemalt 8 nädalatenne ülevaatust

Broneerida reisipiletid ja majutus Ülevaataja


Uuritava linna EMASi dokumentatsiooni kättesaamine Uuritav linn

Analüüsi külastatavast linnast saadetud materjale Ülevaataja


Saada ära soov vajaminevate lisamaterjalide kohta ja nimekiriinimestest, kellega ülevaatuse ajal kohtuda

Ülevaataja

1 nädal enneülevaatust

Lepi lõplikult kokku külastuse programm Kõik

Esmaspäeva õhtu Saabumine külastatavasse linn Ülevaataja

Teisipäeva hommik

9.00Kohtumine kohalike koordinaatoritega Kõik

Teisipäev 10.00 –13.00

Objektide külastus Kõik

Teisipäevapealelõuna

Intervjuud võtmeisikutega Kõik

Kolmapäevahommik

Intervjuud võtmeisikutega Kõik

Kolmapäevapealelõuna

Seminar, kus koos linna koordinaatoritega koostatakse tegevusteloetelu

Kõik

4 nädalat pealeülevaatust

Ülevaataja, uuritava linna ja projektimeeskonna vahel kokku lepitudtegevuskava

Kõik

6. Partnerülevaatuse juhend

Sissejuhatus

Antud töövihik on koostatud selleks, et tagada tabelite ja juhendavate märkmeteloogiline järjestus – sel viisil saab ülevaataja EMASi ülevaatust edukalt läbi viia.


Seda töövihikut tuleks kasutada, sest see võimaldab ülevaatajal ülevaatust läbiviia struktureeritud ja organiseeritud viisil.

Ülevaatusele eelnev eelanalüüs

Eelanalüüsi eesmärgiks on aidata ülevaatajal „uurida, kajastada ja hinnata”asjakohast materjali, mille linn saatis. Enne linna külastamist peaks ülevaatajasaadud materjali kasutama, et määratleda võtmeteemad, mida ülevaatuse ajaldetailsemalt uurida. Eelanalüüs koosneb kahest elemendist.

• Pane tabelisse kirja saadud materjalid ja nende piisavus ning tee märge,kuhu oleks vaja lisainformatsiooni juurde saada (tabel 1).

• Püüa vastata alljärgnevates tabelites asuvatele võtmeküsimustele,kasutades linnavalitsuselt saadud asjakohaseid dokumente. Järgnevatelaladel on lisatud võtmeküsimustega tabel, mis võimaldab eelanalüüsi läbiviia:

o keskkonnapoliitika (tabel 2)

o keskkonnaülevaatus (tabel 3)

o keskkonnajuhtimiskava (tabel 5)

o seadusandluse register (tabel 4).

• Tabelisse märgi võtmeteemad, mida ülevaatuse ajal uurida. Iga ülevaatajapeaks võtma saadud asjakohased dokumendid arvesse ja enne ülevaatusttoimuva arutelu käigus omavahelised erimeelsused lahendama.

Ülevaatuslinnalt saadud materjalid

Tabelisse 1 pane kirja materjalid, mille oled külastatava linna käest saanud.Juhendus ja vormid paaril järgmisel leheküljel võimaldavad partnerülevaatustläbi viia struktureeritud ja organiseeritud viisil. Vaata, mida need sisaldavad jatee märkmeid iga täiendava materjali kohta, mida sul paremaks mõistmiseksveel vaja võiks minna. Näiteks võib külastatav linn sulle saata olulisi dokumente,mis viitavad aga teistele dokumentidele, mida sulle pole saadetud.

Tabel 1

Saadud materjal Piisavus Edasised nõuded


Keskkonnapoliitika

Keskkonnapoliitika on EMASi üks tähtsamaid staadiume. Poliitika peab olemaorganisatsioonile ja tema tegevusaladele sobiv ning selle ettevalmistamisel tulekslähtuda allpool toodud EMASi määruse nõuetest.

Kasutades linnavalitsuselt saadud materjale, lõpeta Tabel 2, et uuridalinnavalitsuse keskkonnapoliitika arengusuunda, sisu ja ettevalmistatust.

EMASi määrus (EL EMAS määrus 761/2001 Lisa I- A.2):

I-A.2. Keskkonnapoliitika

Juhtkond määratleb organisatsiooni keskkonnapoliitika ja tagab, et see

a) on kooskõlas organisatsiooni tegevuse, toodete ja teenuste laadi, ulatuse ningkeskkonnamõjuga;

b) sisaldab kohustust keskkonnategevuse tulemuslikkust pidevalt täiustada ja vältidasaastamist;

c) sisaldab kohustust täita vastavaid keskkonnaalaseid õigusakte ja eeskirju ning muidnõudeid, mida organisatsioon on kohustunud täitma;

d) sätestab keskkonnaeesmärkide ja -ülesannete seadmise ja läbivaatamise põhimõtted;

e) dokumenteeritakse, seda teostatakse ja järgitakse ning see tehakse kõikidele töötajateleteatavaks;

f) on avalikkusele kättesaadav.

Tabel 2

Kasuta antud tabelit, et vaadata üle organisatsiooni keskkonnapoliitika arengu-protsess ja sisu. EMASi rakendamise juhend toob välja detailsemad nõudedkeskkonnapoliitikale.

Element Jah / Ei Kommentaarid / teemad, mida ülevaatusekäigus uurida

Kas keskkonnapoliitika loomiseks oliloodud töögrupp?

Kas olemasolevad keskkonnaalasedeesmärgid olid välja toodud?

Kas käibeloleva poliitika puudujäägid olidmääratletud?

Kas keskkonnapoliitika kava mustand olikoostatud?

Kas keskkonnapoliitika järgib EMASinõudeid?

a) kas dokumendid on olemuselt,mahult ja tegevuste keskkonnamõjultasjakohased;


b) sisaldab järjepideva saastevähendamise kohustust;

c) sisaldab vajaliku keskkonnaalaseseadusandluse ja muude võetudkohustuste järgimise klauslit;

d) loob raamistiku keskkonnaalasteeesmärkide ja sihtmärkide püstitamiseksja kontrollimiseks;

e) on dokumenteeritud, kooskõlastatudja rakendatud kõikide töötajate suhtes;

f) on avalikkusele kättesaadav.

Kas toimusid huvigruppidekonsultatsioonid?

Kas poliitika on ametlikult vastu võetud?

Kas poliitikat on avalikkuseletutvustatud?

Kas poliitika ülevaatamise mehhanismidon määratletud?


Keskkonnaülevaatus

Organisatsioon võib ülevaatust korraldada mitmel erineval viisil. Siiski onmõningad elemendid, mida oleks hea kaasata – sobilikud elemendid on toodudalljärgnevas tabelis.

Täida Tabel 3 ja tee kindlaks teemad, mida sul on vajalik ülevaatuse ajal uurida.EMASi määrus (EL EMAS määrus 761/2001 Lisa I - A.3.1.):

I-A.3.1 Keskkonnaaspektid

Organisatsioon kehtestab korra, et teha kindlaks oma tegevuse, toodete või teenustesellised keskkonnaaspektid, mida ta saab kontrollida ja eeldatavasti mõjutada, et määratakindlaks aspektid, millel on või millel võib olla keskkonnale oluline mõju, ja järgib sedakorda. Organisatsioon tagab, et ta võtab olulise mõjuga seotud aspekte arvesse omakeskkonnaeesmärkide seadmisel. Organisatsioon ajakohastab seda teavet.

Tabel 3

Kasuta antud tabelit, et uurida keskkonnaülevaatuse dokumentatsiooni, mis sullesaadeti. Antud tabel võimaldab sul ülevaatuse arenguprotsessi ja sisu ülevaadata. EMASi rakendamise juhend toob välja detailsemad nõuded keskkonna-ülevaatusele.

Element Jah / Ei Kommentaarid / Teemad, mida ülevaatuse käigusuurida

Kas keskkonnaaspektid on määratletud?

Kas kaudsed keskkonnaaspektid onmääratletud?

Kas on hinnatud olulisust keskkonnaseisukohast?

Kas on viidatud keskkonnaalaseleseadusandlusele? (edasised küsimusedkeskkonnalase seadusandluse kohta onallpool)

Kas linnavalitsuse olemasolevalepoliitikale ja strateegiatele on viidatud?

Kas on lisatud olulisus kohalikukogukonna jaoks?

Kas keskkonnaalastele õnnetustele onviidatud?

Kas üleüldine olulisus on kokkuarvestatud?


Keskkonnaalane seadusandlus

EMASi määrus (EL EMAS määrus 761/2001 Lisa I-A.3.2.):

I-A.3.2 Õigusaktidest tulenevad ja muud nõuded

Organisatsioon kehtestab korra, et teha kindlaks ja saada oma kasutusse õigusaktidesttulenevad või muud nõuded, mida organisatsioon on kohustunud täitma ja midakohaldatakse organisatsiooni tegevuse, toodete või teenuste keskkonnaaspektide suhtes,ja järgib seda korda.

Tabel 4

Kasuta antud tabelit, et tutvuda seadusandluse registriga. See tabel võimaldabsul üle vaadata organisatsiooni seadusandluse registri arenguprotsessi ja sisu.EMASi rakendamise juhend toob välja detailsemad nõuded seadusandluseregistrile.

ElementJah / Ei Kommentaarid / Teemad, mida ülevaatuse käigus

uurida

Kas on olemas keskkonnaalaseseadusandluse register?

Kas õigusaktidele on täielikult viidatud?(pealkiri, versioon, kuupäev)

Kas on õigusakte, mis on seotudüksikute keskkonnaaspektidega?

Kas on inimesi, kes on väljatoodudseadusandlusest mõjutatud?

Kas õigusaktide registri kaas-ajastamiseks on olemas kord?


Keskkonnakava

• Eesmärgid ja ülesandedEMASi määrus (EL EMAS määrus 761/2001 Lisa I-A.3.3.):

Organisatsioon kehtestab dokumenteeritud keskkonnaeesmärgid ja -ülesandedorganisatsiooni igas tegevusvaldkonnas ja igal tasandil ning järgib neid.

Eesmärkide seadmisel ja läbivaatamisel võtab organisatsioon arvesse õigusaktidesttulenevaid ja muid nõudeid, organisatsiooni olulisi keskkonnaaspekte, tehnoloogilisivõimalusi, rahastamise, tegevuse ja äritegevusega seotud nõudeid ning huvitatud isikuteseisukohti.

Eesmärgid ja ülesanded on kooskõlas keskkonnapoliitikaga, sealhulgas kohustusegavältida saastamist.

• Keskkonnajuhtimisprogramm(id)EMASi määrus (EL EMAS määrus 761/2001 Lisa I-A.3.4.):

Organisatsioon kehtestab programmi (programmid) oma eesmärkide ja ülesannetesaavutamiseks ja järgib seda. See sisaldab järgmist:

a) vastutuse määramine eesmärkide saavutamise ja ülesannete täitmise eestorganisatsiooni igas tegevusvaldkonnas ja igal tasandil;

b) eesmärkide saavutamise ja ülesannete täitmise vahendid ning ajakava.

Kui projekt on seotud uute suundade ja uute või muudetud tegevuste, toodete võiteenustega, tuleb programmi (programme) vajaduse korral muuta, et tagadakeskkonnajuhtimise kohaldamine niisuguste projektide suhtes.

Tabel 5

Kasuta antud tabelit, et üle vaadata organisatsiooni keskkonnajuhtimis-programmi arenguprotsess ja sisu. EMASi rakendamise juhend toob väljadetailsemad nõuded keskkonnajuhtimisprogrammile.

Element Jah / Ei Kommentaarid / Teemad, ülevaatuse käigusuurida

Kas eesmärgid on seotud?

Kas tegevused on määratletud?

Kas ajalised tähtajad on kehtestatud?

Kas vastutus on määratletud?

Kas dokumentide vahel on selged viitedja seosed?


Keskkonnajuhtimissüsteem (KJS)

Tabel 6

Kasuta antud tabelit, et uurida keskkonnajuhtimissüsteemi dokumentatsiooni,mis sulle peaks olema saadetud. Pole võimalik anda täielikult lõpetatudülevaadet KJSi kohta, sest paljud protseduurid pole veel läbi viidud või on allesdokumenteerimata. Alles organisatsiooni külastusel saad sa detailsemalt hinnataselle süsteemi efektiivsust. EMASi rakendamise juhend toob välja detailsemadnõuded KJSile.

KJSi element Jah / Ei Kommentaarid / Teemad, mida ülevaatuse käigusuurida

Struktuur ja kohustused

Koolitus, teadlikkus ja pädevus

Teabevahetus

Keskkonnajuhtimissüsteemidokumenteerimine

Dokumendiohje

Toimimisohje

Valmisolek hädaolukorraks jategutsemine selles olukorras

Seire ja mõõtmised

Mittevastavus,

korrigeeriv ja ennetav tegevus

Teatmestik

Keskkonnajuhtimissüsteemi audit

Juhtkonnapoolne ülevaatus


Eelanalüüsi tulemused

Pane sellesse tabelisse kirja oma võtmeküsimused või järeldused oma vastustesteelmise tabeli võtmeküsimustele. Sel viisil kujuneb oluline nimekiri teemadest,millega ülevaatusel tegelda. Täieliku ja lõpliku ülevaate jaoks on oluline igateema välja toomine.

Tee märkmeid inimese kohta, kes sinu arust on konkreetse ala eest vastutav jaseejärel konsulteeri õigsuses ka linna koordinaatoriga. Kui vajalikuks osutub, siispead inimesega, kes sinu arust vastutab konkreetse ala võtmeküsimuste eest,millest detailsemat infot tahaksid, ka kohtuma.

EMASistaadium

Teema Vastutavisik

nt poliitika

jne

7. Partnerülevaatus

Sissejuhatus

EMASi dokumentatsiooni eelanalüüs tagab linnavalitsuse EMASist arusaamise.Ülevaatus peaks seda teadmist veelgi parandama. EMASi edukas rakendaminesõltub teatud kogusest elementidest, mis peavad ametliku dokumentatsioonikõrval olemas olema. EMAS on võimas juhtimisvahend, mida aga ei õnnestu elluviia, kui selle esimene staadium on läbi viidud vaid ühe üksikisiku poolt.

Ülevaatus arvestab EMASi tegevusi, mis toimuvad tegelikkuses ja ka protsessi,mis eksisteerib paralleelselt täidetud tabelitega. Ülevaatajad peavad ära tundma,kas EMAS on tõesti osa organisatsioonist või on tegu ainult täidetud tabelitejadaga. Seega – et kontrollida, kas tabelid on õigesti täidetud (kõik kaudsed


aspektid, ajalised tähtajad ja vastutused jne), on oluline vaadata ka järgmisiEMASi edukale juurutamisele viitavaid võtmeelemente organisatsioonis:

• tippametnike ja poliitikute toetus

• EMASi töögrupi efektiivne tegevus

• töötajate teadlikkus ja kaasatus

• märgatav pühendumine keskkonnale, mis väljendub vajalike finants- jainimressursside leidmises ja kasutusse võtmises

• tahe kiiresti keskkonnaseisu parandada – „kiired võidud“ on rakendatud.

Kasuta Tabel 7, et saada abi võtmeelementide osas, mida ülevaatusel otsida.Peaksid kindlasti intervjuu jooksul küsima küsimusi, et olukorda, mis nendevõtmeelementidega seostub, paremini mõista.

Pea meeles, ülevaatajana oled sa „kriitiline sõber“ – mitte audiitor. Sinuülesandeks on lisaks probleemidele osutamisele ka nende lahendamisel abiosutada.

Järgnevalt intervjuu näidisülesehitus, mis on siiski mõeldud vaid abistavavahendina – intervjueerija peab ise vastavalt intervjueeritavatele sedakohandama.

Juhendavad küsimused intervjuul

• Pead ennast tutvustama

o Nimi, kust tuled, ametinimetus

• Pead ütlema, miks sa siin oled

o EL projekt, et laiendada EMASi kasutust Euroopas

o Tutvumine EMASi protsessiga linnas

o Sa ei ole audiitor, vaid „kriitiline sõber“

• Pead selgitama intervjuu / kohtumise eesmärke

o Arusaamine senistest EMASi protsessi tugevustest ja nõrkustest

o Nõu ja abi andmine EMASi rakendamise protsessi edendamisel

o Linnaga lähedase tööalase suhte arendamine

• Pead alustama intervjuud ettevaatlikult

o Palun,kas te tutvustaksite ennast ja räägiksite mulle veidi oma tööst

o Palun,kas te kirjeldaksite mulle oma osalust EMASi protsessis

o Kas te oskate mulle öelda, milline on teie arvates suurim kasum,mis EMASi rakendamisega kaasneb?

o Kas te oskate mulle öelda, mida näete suurima takistusena EMASiedu tagamisel?

• Pead hakkama küsima konkreetsemaid küsimusi

o Olete te teadlik oma vastutustest, mis seonduvad EMASiprotseduuridega?

o Kuidas teie olete oma käitumist EMASi tõttu muutnud?


o Ma näen keskkonnakavast, et teid on nimetatud vastutava isikunasaaste vähendamisel 5 %ni 2004.a lõpuks. Kas te osalesite ka selle5 % eesmärgi püstitamise protsessis?

o Kas oskate öelda, kuidas eesmärk saavutatakse ja kuidas te sedaprotsessi jälgite?

o Kaudsete aspektide küsimus – sõltuvalt intervjueeritavast

o Kas EMASi süsteem on seotud mõne teid mõjutava olemasolevasüsteemiga?

o Kas olete teadlik teie tööd mõjutavatest keskkonnaalastestõigusaktidest?

o Kas oskate öelda, kuidas kindlustate tööd mõjutavatekeskkonnaalaste õigusaktide järgimise?

o Kontrollige vastavust kõigi kirjalike/suuliste protseduuridega (kirjaskeskkonnakavas)

• Määratle seosed Euroopa Komisjoni kuuenda keskkonnategevuskavaga

o Kas olete teadlik, kuidas teie töö mõjutab ELi keskkonnaalaseideesmärke?

o Kui kasulik on nende seoste teadmine?

• Püüa intervjuu lõppedes pakkuda intervjueeritavale võimalus omapoolseteettepanekute esitamiseks

o Mida teie arvates tuleks teha EMASi protsessi edendamiseks?

o Kas näete kiireid võite, mida tuleks lähitulevikus ära kasutada?

o Kas teil on meie kohtumise kohta kommentaare või küsimusi?


Intervjuu märkmed

Intervjueeritav:

Teemad Märkmed


Nimekiri elementidest, mis on vajalikud EMASi edukaksrakendamiseks

Tabel 7

Antud tabel uurib mõningaid võtmeelemente, mis on vajalikud EMASi edukaksrakendamiseks. See tabel kutsub ülevaatajate rühma üles uurima mõningaidtundlikke poliitilisi, juhtimis- ja finantselemente, millele baseerub süsteemidokumentatsioon. EMASi dokumentatsioon võib olla väga muljetavaldav, aga olulineon siiski süsteemi rakendamise osa.

Kasuta tabelit, et ülevaatuse ajal koguda iga nimekirjas oleva elemendi kohtainformatsiooni.

Element Kommentaarid Vajalikud tegevusedPoliitilise toetusesuurus

Juhtkonnapoolsetoetuse suurus

EMASi töögrupitegevuse

efektiivsus

EMASirakendamisestrateegiaolemasolu

EMASirakendamiseeelarveasjakohasus

Töötajakaasatus/teadlikkus /arusaamine /koolitus

Ühildumineolemasolevate


süsteemidega

Selge vastutusemääratlemine

Märgatavpühenduminekeskkonnale(„kiiretevõitude“kasutamine)

EMAS praktikas(kuidas toimibväljapooldokumente)

Tõendus seireläbiviimise kohta

Eduraportid/keskkonna -seisund

Tööseminari võtmeteemad

Tabel 8

Pannes kokku eelanalüüsi ja ülevaatuse tulemused, kujuneb nimestik teemadest,mida ülevaatuse lõpus toimuval seminaril arutada.

EMASi element Kommentaarid Vajalikudtegevused


Ülevaatuse lõpp: tööseminar

Antud lõik juhendab sind läbi seminari. Seminar on kogu ülevaatuse võtmeosa, misannab külastatavale linnale ja ülevaatajate rühmale võimaluse omavahel arutadaorganisatsiooni EMASi protsessi.

Ülevaatajad peaksid juhtima arutelu lähtudes enda leidudest ülevaatusel. KasutadesTabelit 8, saavad ülevaatajad tuua välja ülevaatuse võtmeleiud, keskendudes selviisil aladele, mis vajavad täiustamist.

Tööseminari eesmärgiks on lõpetada Tabel 9 (tegevuste nimekiri). Mis aladedaspidist tegelemist vajavad, selles peavad ülevaatajad ja linn omavahel kokku-leppele jõudma.

Tegevuste nimekiri

Linn ja ülevaatajad peaksid mõlemad täitma järgneva tabeli, tuues välja igavõtmeteema ja valides linnavalitsusele sobiva tegevuse. See on aga esialgnetegevuste loetelu (mustand), mille redigeerivad ja heaks kiidavad alles juhtkond japoliitikud.

Osutamine:

Anna igale tegevusele viitenumber, näiteks lihtsalt nummerda need ära.

Alad, millega tuleb ka edaspidi tegeleda

Kirjelda lühidalt EMASi protsessi valdkonda, mis vajab edaspidist tegelemist.Näiteks: „personali teadlikkus EMASist on madal, seda tuleb suurendada“.

Vajalike korrigeerivate tegevuste kirjeldus

Ülevaatajad ja linn lepivad kokku, milliseid tegevusi on vajalik konkreetse alatäiustamiseks ette võtta. Kasutades ülalpool toodud näidet, võib personalile jällegijagada nt lühiinfoga lehti, millel siis praegusel juhul on kirjas korrigeerivadtegevused.


Välise abi vajalikkus

Linn võib taotleda mõningast abi ülevaatajatelt, kes aitaksid teatud ala kasutustparemaks muuta. Jällegi, kasutades ülalpool toodud näidet, võib linn saada kasuülevaataja enda EMASi protsessi kajastaval lehel leiduva infoga tutvudes.

Uuritava linna inimese vastutus

Külastatavas linnas tuleb määrata inimene, kes on iga tegevuspunkti täitmise eestvastutav.

Tähtaeg

Igale tegevusele tuleks määrata kindel tähtaeg.


Tabel 9: Tegevuste loetelu

Jrk nr Valdkond, millega tulebedasi tegeleda

Vaja mineva korrigeerivategevuse kirjeldus

Välise abi vajadus Vastutav isiklinnas

Tähtaeg

Documents

EMAS Partnerülevaatus juhend Euroopa Liidu …portaal.ell.ee/orb.aw/class=file/action=preview/id=6145/EMAS... · Zeltina, Dace Liepniece (Liepaja), Zita Tverkute, Danguole Jangauskiene