EMC2 Documentum

A strukturálatlan információ kezelésestratégiai fontosságú feladatElemzők szerint az üzleti döntéseket befolyásoló információnak mind-össze 20%-a az adatbázisokban tárolt strukturált adat, a maradék 80% ún. strukturálatlan információ: szöveg, kép, hang, videó, webtartalom stb. Ennek megfelelően egyre több vállalat és intézmény ismeri fel, hogy a strukturálatlan információ szervezeten belüli hatékony kezelése stratégiai fontosságú, és lépéseket kell tenniük az egységes – strukturált és struktu-rálatlan – információkezelés, az egységes tartalomkezelés irányába.Napjaink korszerű nagyvállalati dokumentumkezelő rendszereinek a vál-lalati IT-rendszerekhez csatlakozva meg kell oldaniuk a strukturálatlan információ vagy tartalmak feldolgozását, tárolását, rendszerezését és újra-elosztását, amelyek ilyen módon részt vehetnek az üzleti folyamatokban.

Az iparág első egységes tartalomkezelő rendszere

Az EMC Documentum 5 a világ piacvezető, minden igényt kielégítő nagyvállalati tartalommenedzsment-rendszere, amely lehetővé teszi a vállalaton belül előforduló tartalmak teljes körű kezelését. Tartalomkeze-lési, csoportmunka-automatizálási, munkafolyamatkezelési és biztonsági funkciói kihasználásával:¦ ésszerűsíthetők az üzleti folyamatok¦ megoszthatóvá válik az információ¦ betarthatók a törvényi előírások¦ csökkenthetők a biztonsági kockázatok

Napjaink üzleti folyamatainak egyik fő mozgatórugója a „vállalati tartalom”. Ennek megfelelően kimagaslóan fontos a vállalati tartalom integritásának és biztonságának folyamatos karbantartása. Ezen tartalmak egységes kezeléséhez nyújt az EMC Documentum 5 terméke széles körű tartalom-kezelési szolgáltatásokat.

Az EMC Documentum 5 szervezeten belüli alkalmazása:¦ A tartalompublikációs folyamatok automatizálásával leegyszerűsíti

és felgyorsítja a tartalomkezelést¦ Minimalizálja a különböző tartalomforrások alkalmazásából adódó

hatékonysági problémákat¦ Megkönnyíti és gyorsítja a csapatmunkát¦ Automatizálja és optimalizálja a munkafolyamatokat¦ Biztonságos tartalommegosztást tesz lehetővé belső

és külső felhasználók között¦ Alkalmas irattárolási funkciók ellátására¦ Maximalizálja a tároló erőforrások kihasználtságát¦ Megbízható és biztonságos archívumot biztosít

Az EMC Documentum 5 előnyei

Az EMC Documentum 5 egységes platformot biztosít a tartalomkezelési szolgáltatásoknak, munkafolyamatoknak és a repository szolgáltatások-nak. Legfontosabb képességei:¦ Közös, egységes dokumentumtár és architektúra.¦ Funkciógazdag tartalomkezelési szolgáltatások, amelyek natív módon

támogatják valamennyi tartalom-formátumot.¦ A munkafolyamatok rugalmas optimalizálásának a képessége azáltal,

hogy az üzleti folyamatok kiegészíthetők dinamikus csoportmunka- tevékenységekkel.

¦ Magas fokú skálázhatóság, megbízhatóság és adatbiztonság.¦ Az elterjedtebb platformok támogatása, egyszerű integrációs

lehetőségek a tartalomforrásokkal.¦ Robusztus megfelelőségbiztosítási szolgáltatások az elektronikus

aláírásoktól az irattárolási funkciókig.

A tartalomkezelés szerepe

Egy mai nagyvállalat jellemzően óriási mennyiségű és nagyon gazdag információtartalommal dolgozik, amelynek nagy része digitális formában van tárolva. A tartalom szervezésének, a verziók és másolatok kezelésé-nek és újrahasznosításának kézenfekvőnek kellene lennie, ennek ellenére az ismeretmunkások ma az idejük 40 százalékát töltik az információ fel-kutatásával — sokszor siker nélkül. Ennek legszembetűnőbb eredménye a munka alacsony hatékonysága, illetve gyakran a hibás döntéshozatal.

A szervezeteknek egy olyan rendszerre van szükségük, amely mind a vezetés, mind a munkatársak igényeit kielégítve támogatja az informá-cióhalmaz menedzsmentjét és az ismeretmunkások keze alá dolgozik, támogatva a gyorsabb és hatékonyabb, egyedül történő vagy csoportos munkavégzést. Olyan megoldásra, amely a jogosultságok függvényé-ben biztosítja a hozzáférést a rendelkezésre álló információ egészéhez, és nemcsak annak egyes részhalmazaihoz, mint pl. egy relációs adat-bázis, egy hagyományos alkalmazás vagy egyéb irodai eszközben tárolt adatok.

A rendszernek gyorsan meg kell tudni határozni, hogy mely tartalom van legközelebb kontextusában az adott feladat tárgyához, és melyik irrele-váns. Minél értékesebb egy adott információ az üzlet számára — meghatá-rozott stratégiai fontossága, időszerűsége vagy más mérőszámok mentén mérve —, annál fontosabb a gyors rendelkezésre bocsátása.

Ahol a tartalom fontos, ott a vállalati tartalommenedzsment (ECM) a megoldás.

Vállalati tartalomkezelés a valós üzleti világban

A vállalatok többnyire már nagyobb összegeket fektettek be különböző tartalmak létrehozását és tárolását támogató infrastruktúra elemekbe. infrastruktúra-elemekbe. Ha e tartalmak könnyen és intekkigens módon hozzáférhetők, az messze mutató gazdasági előnyöket biztosíthat például azáltal, hogy gyorsítja a termékek piacra kerülését, javítja az ügyfélmeg-tartási mutatókat, illetve csökkenti a költségeket.

Dokumentumok létrehozása

Egy robusztus tartalommenedzsment-rendszer hatékonyan támogatja az ismeretmunkások dokumentum-létrehozási feladatait az adott témába vágó információ rendelkezésre bocsátásával – ott és akkor, amikor szükségük van erre. Továbbá támogatja a dokumentumkezelési életcik-lus-folyamatokat – olyan eszközökkel, mint például a verziókezelés –, ami elengedhetetlen, ha többen dolgoznak egy adott dokumentumon. Mind-kettő jelentős versenyelőnyt és költség-megtakarítást jelenthet.

Csoportmunka

A vállalati tartalommenedzsment áramvonalasítja az ormótlan, papíralapú, kézi vezérléssel működő döntéshozatali folyamatokat azáltal, hogy egy olyan biztonságos virtuális környezetet biztosít a felhasználóknak, amely-ben teljeskörűen és kontextusában kezelhető mind az információ, mind az azt kezelő folyamat. A dokumentumok – a folyamaton végighaladva – automatikusan frissülnek, illetve a régebbi verziók is megmaradnak, és amint a döntés megszületik, automatikusan publikálásra kerülnek, vagy opcionálisan más munkafolyamatokat indíthatnak el.

Irodai alkalmazások (MS Word) ¦ Könyvtári Szolgáltatások

¦ Jogosultságkezelés és Auditálás

¦ Verziókezelés

¦ Életciklus- és Munkafolyamat-kezelés

¦ Transzformálás

¦ Dokumentumok közötti kapcsolat

¦ Keresés

Létrehozás Kezelés Továbbítás / Archiválás

XML-alkalmazások

CAD-alkalmazások

Szkennelt képek

Számítógéppel generáltdokumentumok (számlák) Dokumentumkezelô

E-mail CD-Rom Fax

Papír Portálok Wireless

SAP

Nagyvállalatialkalmazások

(ERP, CRM etc.)

Archiválás

Üzletifolyamat-menedzsment (BPM)

A mai vállalati tartalommenedzsment-rendszerek lehetővé teszik a struktu-rálatlan tartalom – mint például a dokumentumok, digitalizált képek vagy elektronikus munkalapok (formok) – üzleti munkafolyamat-kezelő (BPM) rendszerekben történő feldolgozását. A BPM-rendszerek különböző csoportmunka-feladatokat kezdeményezhetnek automatikusan, így akár az adhoc folyamatok esetében is teljes felügyelet biztosítható. Ismétlődő vagy jól tervezhető folyamatok automatizálásával nagymértékben meg-gyorsíthatják a munkafolyamatok végrehajtását ,és jelentős megtakarítá-sokat hozhatnak.

Digitális média kezelése

A vállalati tartalommenedzsment ki tudja szolgálni egy marketing-kom-munikációs osztály hozzáférési igényeit a rendelkezésre álló összes mar-ketinganyaghoz, legyenek azok képek, videoklipek vagy vállalati logók. Egy ilyen rendszer nélkül lehet, hogy azt újra elkészítenék, vagy a korábbi, lejárt verziókat használnak, veszélyeztetve a minőséget és a határidőt.

Törvényi megfelelőség

Az egyesült államokbeli Sarbanes Oxley, a HIPAA, illetve több magyar törvényi előírás is megköveteli a szervezetektől, hogy dokumentálják a tevékenységeiket, illetve kérésre bocsássák a felügyeleti szervek rendel-kezésre ezen dokumentációkat. Szerencsére ez a folyamat egy robusztus vállalati tartalommenedzsment rendszer életciklus-kezelési funkcióival könnyedén automatizálható, folyamatosan karbantartva a hozzáférési jogosultságokat és garantálva a rekordok integritását.

Internetes tartalommenedzsment

A vállalati internetes tartalommenedzsment megkönnyítheti az egyre tere-bélyesedő vállalati honlapok kezelését azok feldarabolásával és az egyes területek különböző felelősöknek való kiosztásával. Ilyen módon kihe-lyezve a szerkesztést a felhasználók kezébe, a szerkesztőcsapat adott esetben korlátozott erőforrásai nem jelentenek akadályt, továbbá a szab-ványosított sablonok és a tartalom-újrafelhasználás kikényszerítésével következetesen érvényesül az egységes arculat.

Ügyfélszolgálat támogatása

Egy robusztus tartalommenedzsment-rendszer segíthet a vállalatoknak a szolgáltatásaik javításában azáltal, hogy az ügyfélszolgálatosoknak rendelkezésére bocsátja az ügyfelek kiszolgálásához szükséges összes információt, mindezt az ügyféllel történő interakció során. A jobb ügyfél-szolgálat több visszatérő vevőt és magasabb profitot jelenthet.

A vállalati tartalommenedzsment működése

A tartalomkezelés részeként a tartalommenedzsment-rendszer képes a dokumentumok, bekezdések, mondatok, szkennelt dokumentumképek tartalmát, jelentését értelmezni, az adott üzleti szabályok szerint osztá-lyozni ezeket és elemezni a vállalat számára jelentett értéküket. Végül a tartalommenedzsment-rendszer automatikusan, a megfelelő időben és formátumban, a legalkalmasabb csatornákon juttathatja el a felhasználók-nak a feldolgozott információt.

Egy olyan átfogó vállalati tartalommenedzsment-rendszer, mint pél-dául az EMC Documentum, emberi beavatkozás nélkül (természetesen az alapszabályokat emberi közreműködéssel kell konfigurálni), akár több osztályozási motor felhasználásával elemzi a tartalmat rögtön annak a rendszerbe kerülésekor. Ennek az eljárásnak az eredményeként a rendszer a tartalmat automatikusan címkézi és kategorizálja, így javítva az információ keresési, kinyerési, újrafelhasználási és szétosztási lehető-ségeit, mind a felhasználó, mind az üzlet javát szolgálva.

Egy sor hasonló eljárás alkalmazható a nem szöveges tartalmak (pl. videók, szkennelt képek (akár egy baleseti akta részét képező vezető engedély digitalizált képe), vagy szakosodott alkalmazások, mint például egy grafikai alaprajzprogram készítette állományok feldolgozásában. Ezt a tartalmat a rendszer összekapcsolja a hasonló meglevő tartalmak-kal, így a felhasználó minden, az adott tárgyhoz tartozó információt láthat, függetlenül attól, hogy az a rendszerhez képest külső tartalom, vagy fel-ismerhetetlen annak a formátuma. Ugyanakkor, amíg valamennyi tartalom egy olyan közös dokumentumtárban van tárolva, mint például az EMC Documentum, bármilyen alkalmazás (úgy mint webes vagy asztali kliens alkalmazás), illetve bármilyen vállalati üzleti alkalmazás (pl. SAP, vagy akár BPM alkalmazások) tartalom-igénye könnyedén kielégíthető.

ECM

ERPDirectory

Server

Portál

CRM

Amennyiben felkeltettük érdeklődését, kérjük, keresse ügyfélmenedzserét, vagy látogasson el a www.t-systems.hu weboldalunkra.

Hogyan kezdjünk hozzá?

Amíg leginkább a vállalati szinten bevezetett tartalommenedzsment-rendszerek hozzák a legtöbb hasznot, addig a sikeres bevezetéshez az út kisebb, stratégiai kezdeményezésekre koncentráló projekteken keresztül vezet, ahol a tartalom a megvalósítandó folyamat kritikus in- vagy outputja. Ideális esetben ezek a projektek látványosan megtérülnek, ez pedig segít a lelkes felhasználói közösség kialakí- tásában. Néhány alkalmas terület az induláshoz:¦ Papíralapú eljárások. A papír éppen kimegy a használatból, mert drága

kezelni, kockázatos a törvényi megfelelőség biztosítása, és jelentősen növeli a folyamat időtartamát. Tapasztalataink szerint ezeken a területe-ken a tartalommenedzsment bevezetése rövid időn belül megtérül.

¦ Csoportmunkában előállított tartalmak. Egy tartalommenedzsment-rendszer automatizálhatja az együttműködési munkafolyamatot, és támogathatja a gyors döntéshozatalt azáltal, hogy az információ legfrissebb verzióját automatikusan kézbesíti azoknak az embereknek, akiknek és amikor szükségük van erre.

¦ Időkritikus folyamatok. Sok vállalat esetében a piacra kerülési idő akár egy nappal történő meghosszabbítása is jelentős bevételkieséssel járhat. Késlekedve reagálni a piaci körülmények változására egyenlő lehet a versenyelőny akár örökre történő elvesztésével. Az információ összegyűjtésére, a termékfejlesztésre, a termékengedélyezésre szánt idő csökkentésével egy tartalom-menedzsment-rendszer gyorsan megtérülhet.

¦ Összevont szervezetek. A vállalategyesülések és -felvásárlások az infor-matikai rendszerek megtöbbszörözésével is járnak. Ezek legtöbbször különálló platformokra épülő, különálló adatbázisokat használó infor-mációsilók megjelenését eredményezik.

Egy tartalommenedzsment-rendszer lehetővé teszi, hogy a felhaszná-lók ezeket a többszörözött rendszereket egyként lássák, megengedi számukra, hogy egyetlen keresés vagy utasítás kiadásával a tartalom egészén hajtsanak végre műveletet.

¦ Törvényi megfelelőség. A törvényi megfelelőség biztosítása rengeteg archiválási és biztonsági feladat elé állítja a vállalatokat, ami komoly részét kötheti le a vállalkozás valódi célját szolgáló, jövedelmező erő-forrásainak. Egy tartalommenedzsment-rendszer óriási és gyors meg-könnyebbülést jelenthet azáltal, hogy automatizálja a megfelelőségi folyamatokat, és lehetővé teszi az igazi üzletre koncentrálást.

A T-Systems a cég erős informatikai hátterét és a különböző iparágakban szerzett széles körű tapasztalatait felhasználva áll ügyfelei rendelkezésére vállalati tartalomkezelési stratégia, dokumentum-kezelési infrastruktúra, iratkezelési szabályzatok kidolgozásában és működtetésében, valamint dokumentumkezelési rendszerek fejlesztésében.

Kompetenciáink:

¦ Információs architektúra tervezése és kialakítása¦ Tartalom- és információmenedzsment stratégiájának kialakítása¦ Iratkezelési szabályzat kidolgozása és működtetése¦ Taxonómiaépítés¦ Tudásmenedzsment¦ Dokumentumkezelés¦ Iratkezelés