Emweb 2 2.0...Arbeidsflyt i Emweb 2.0 Arbeidsflyten i Emweb 2.0 er organisert på en slik måte at man med ett klikk kan markere at man er ferdig med sin del av arbeidet. Alle nivåer

Emweb brukerveiledning

Side 1 av 37

Emweb 2.0

Norweb AS 1/15/16 Emweb


Side 2 av 37

HVA ER EMWEB? ................................................................................................................................................... 4

SAMMENHENGER MELLOM EB, SM, SP ............................................................................................................................. 4 ARBEIDSFLYT OG ROLLER .................................................................................................................................................. 4

OPPBYGGING / STRUKTUR EMWEB ....................................................................................................................... 6

EMNEBESKRIVELSE (EB) .................................................................................................................................................. 6 STUDIEMODELL (SM)...................................................................................................................................................... 6 STUDIEPLAN (SP) ........................................................................................................................................................... 7 PUBLISERING TIL NETTSIDER .............................................................................................................................................. 7

ARBEIDSFLYT I EMWEB 2.0 .................................................................................................................................... 8

ARBEIDSFLYT OG LOKAL ADMINISTRASJON ........................................................................................................................... 9

DASHBOARD ........................................................................................................................................................ 10

EMNEBESKRIVELSE .............................................................................................................................................. 12

EB KOPIERE ................................................................................................................................................................. 12 EB OPPRETTE/ENDRE .................................................................................................................................................... 13 VERSJONER AV EMNEBESKRIVELSEN .................................................................................................................................. 14 KOMMENTARER ........................................................................................................................................................... 15

STUDIEMODELL .................................................................................................................................................... 16

OPPRETTE EN STUDIEMODELL ......................................................................................................................................... 17 KOBLE EMNER TIL STUDIEMODELLEN ................................................................................................................................ 18

Endre rekkefølge på emner ................................................................................................................................. 18 Legge til valgfagsblokker eller studieretninger ................................................................................................... 19

STUDIEPLAN ........................................................................................................................................................ 22

NY STUDIEPLAN............................................................................................................................................................ 22 Kommentarer i SP ............................................................................................................................................... 22 Studiemodeller og emneoversikt i SP .................................................................................................................. 22

SØK ...................................................................................................................................................................... 23

RAPPORTER ......................................................................................................................................................... 24

ADMINISTRATIVE OPPGAVER .............................................................................................................................. 25

STRUKTUR .................................................................................................................................................................. 25 STRUKTUR | TAKSONOMIER ........................................................................................................................................... 25 OVERSIKT OVER VOKABULARER I EMWEB .......................................................................................................................... 26

År ......................................................................................................................................................................... 26 Arbeidsbelastning ............................................................................................................................................... 26 Arbeidsflyt for emnebeskrivelser / studiemodeller / studieprogrammer ............................................................ 26 Emnekoder .......................................................................................................................................................... 27 Fagområde .......................................................................................................................................................... 27 Fakulteter / Institutter ........................................................................................................................................ 27 Hjelpemidler ........................................................................................................................................................ 27 Karakterskalaer ................................................................................................................................................... 27 Nasjonale retningslinjer ...................................................................................................................................... 27 Obligatoriske arbeidskrav ................................................................................................................................... 27 Organisering ....................................................................................................................................................... 27 Semester ............................................................................................................................................................. 27


Side 3 av 37

Semestertyper ..................................................................................................................................................... 27 Studiebelastning ................................................................................................................................................. 28 Studiemodell – elementtype ............................................................................................................................... 28 Studiemodelltyper ............................................................................................................................................... 28 Studienivå ........................................................................................................................................................... 28 Studienivåkoder .................................................................................................................................................. 28 Studieprogram .................................................................................................................................................... 28 Studiested ........................................................................................................................................................... 28 Undervisningsspråk ............................................................................................................................................. 28 Varighet .............................................................................................................................................................. 28 Varighetstyper .................................................................................................................................................... 28 Vurderingsformer ................................................................................................................................................ 28 Gruppering .......................................................................................................................................................... 28

OVERSETTELSER ........................................................................................................................................................... 29 STRUKTUR | INNHOLDSTYPER ......................................................................................................................................... 30

Endre ................................................................................................................................................................... 30 Administrer felt og administrere visning ............................................................................................................. 31

BRUKERE .............................................................................................................................................................. 34

ARBEIDSFLYT OG LOKAL ADMINISTRASJON ......................................................................................................................... 35

WEBPUBLISERING ................................................................................................................................................ 36

ETIKETT ...................................................................................................................................................................... 36 FORMAT ..................................................................................................................................................................... 36


Side 4 av 37

INNLEDNING

Hva er Emweb? Emweb er et helhetlig datasystem som gir støtte for planleggere og beslutningstakere på flere nivåer i UH-sektoren. Emweb benyttes av faglig og studieadministrativt ansatte til planlegging og utvikling av emner, studiemodeller og studieplaner.

Sammenhenger mellom EB, SM, SP En studieplan (SP) består av en generell beskrivelse av studiet og et sett med emner knyttet sammen i en modell (SM).

Man kan gjerne tenke seg at innholdet bygger en struktur som vist i modellen nedenfor.

Modellen viser at en studieplan i Emweb utgjør den sentrale delen i strukturen. Toppnivået om vi tenker det slik. På nivået under studieplanen finner vi et sett med tilhørende studiemodeller.

I de fleste tilfellene vil en studieplan inneholde kun én studiemodell, men det er ingenting i veien for å legge til flere.

Hver studiemodell vil igjen være «hode» for et sett med emner. Emnet utgjør altså den minste selvstendige enheten i Emweb.

Når man bygger opp studiemodeller i Emweb kan det derfor naturlig å starte nederst i strukturen, med å registrere de emnene som skal inngå i en eller flere studiemodeller som igjen inngår i en studieplan.

Arbeidsflyt og roller Emnebeskrivelse, Studieplan og Studiemodell er organisert som egne prosesser i Emweb. For disse prosessene finnes det en arbeidsflyt med formelle godkjenningsnivåer. Navn på og antall godkjenningsnivåer bestemmes av institusjonen selv.

Ordinære brukere tildeles oppgaver i arbeidsflyten i Emweb. Det kan opprettes flere arbeidsflytoppgaver til samme bruker. Oppgavene bestemmer også hvilke tilganger brukeren har og hvilke menyvalg som er tilgjengelig i systemet.

Stu

die

pla

n StudiemodellEmne

Emne

Studiemodell

Emne

Emne

Emne


Side 5 av 37

Brukere med en oppgave å kvalitetssikre gis på denne måten en rett til å vurdere et emne, en modell eller plan og gjøre denne tilgjengelig for neste nivå i arbeidsflyten. Dersom brukeren ikke ønsker å akseptere elementet kan det «returneres» til avsender for endringer.

Institusjonen kan selv avgjøre om kun brukere på et bestemt nivå (f.eks. laveste nivå) i prosessen kan redigere selve innholdet i elementet, eller om dette kan gjøres av alle.

Generell arbeidsflyt i Emweb

I tillegg til oppgaver i arbeidsflyten finnes det noen definerte roller:

Brukerkoordinator – kan kontrollere at brukerkontoer blir aktivert, samt at hver bruker får riktige tilganger

Superadministrator/Lokaladmin - har tilgang til å endre på oppsett for deler av Emweb og endre arbeidsflytstatus på alle emner, studiemodeller eller studieplaner.

... Emne kjhs

dkløl Omfang 20

Nivå kjlkjljk ølks ødlkf øsld d

Emne kjhs dkløl

Omfang 20

Nivå kjlkjljk ølks

ødlkf øsld d

Emne kjhs dkløl

Omfang 20

Nivå kjlkjljk ølks

ødlkf øsld d

Emne kjhs dkløl

Omfang 20

Nivå kjlkjljk ølks ødlkf øsld d

✓


Side 6 av 37

Oppbygging / struktur Emweb

Emnebeskrivelse (EB) Hvert emne kan i Emweb gjenbrukes i flere studieprogram, både historisk og samtidig. Allerede på emnets oversiktsside kan man se hvilke studier et emne inngår i.

Opprettelse og endringer av emnebeskrivelser er knyttet til arbeidsflyten i Emweb slik at bare brukere med riktig posisjon kan utføre disse oppgavene.

Studiemodell (SM) En gruppe emner settes sammen i en studiemodell for å vise studieprogrammets progresjon og studiepoengbelastning.

I studiemodellen er hvert emnenavn en klikkbar lenke slik at man enkelt kan gå fra modell til emne og tilbake igjen. Studiemodellen settes raskt sammen og kan enkelt endres dersom det er behov for det.

Studiemodellen inngår så i studiets studieplan sammen med den generelle studieprogrambeskrivelsen.

Opprettelse og endringer av studiemodeller er knyttet til arbeidsflyten i Emweb slik at bare brukere med riktig posisjon kan utføre disse oppgavene.

Studiemodeller kan settes opp selv om arbeidet med emner som skal inn i planen ikke er sluttført.


Side 7 av 37

Studieplan (SP) Studieplanen gir en detaljert beskrivelse av innholdet i et studieprogram for en bestemt periode.

I studieplanen inngår en overordnet beskrivelse av studieprogrammet sammen med aktuelle studiemodeller og tilhørende emnebeskrivelser.

Opprettelse og endringer av studieplaner er knyttet til arbeidsflyten i Emweb slik at bare brukere med riktig posisjon kan utføre disse oppgavene.

En studieplan kan settes opp selv om arbeidet med studiemodeller og emner som skal inn i planen ikke er sluttført.

Nye studieplaner opprettes ved å angi et lite antall obligatoriske felt. De øvrige feltene i studieplanen kan fylles ut etterhvert som informasjonen er tilgjengelig.

Alle studieplaner legges i en brukertilpasset oversikt. Dette er ikke en søkeliste, men en arbeidsliste for pålogget bruker.

Listen viser når studieplanen sist ble endret, siste kommentar og planens status.

Publisering til nettsider Med Emweb kan man publisere emner, studiemodeller og studieplaner direkte til institusjonens eget nettsted eller en egen studiekatalog. Det er utviklet et sett med webservicer som gir enkel publisering uten krav til at det må benyttes en spesiell publiseringsløsning på institusjonens side.

Når løsningen er satt opp, vil publisering foregå automatisk etter et sett med kriterier som bestemmes av institusjonen selv.


Side 8 av 37

Arbeidsflyt i Emweb 2.0 Arbeidsflyten i Emweb 2.0 er organisert på en slik måte at man med ett klikk kan markere at man er ferdig med sin del av arbeidet. Alle nivåer vil vises for alle brukerne, men kun status frem til sin egen kan forandres.

I eksemplet over er ingen statuser satt til ferdig. Av symbolene i arbeidsflyten ser vi at dette emnet er tilgjengelig for bruker med arbeidsflytatatus «EB ansvarlig»

Når arbeidsflyten er gjennomført og alle instanser har godkjent arbeidet vil arbeidsflytindikatorene se slik ut:

For å sette et innholdselement til ferdig, klikker man sin egen arbeidsflytstatus. Dette frigjør emnet for neste aktør i arbeidsflyten, mens en selv ikke lenger kan redigere elementet.

I eksemplet over har bruker med rollen «EB ansvarlig» angitt å være ferdig med sin jobb.

Alle som inngår i en arbeidsflyt kan angi at man selv er ferdig og på den måten gjøre elementet tilgjengelig for neste nivå i arbeidsflyten.

For alle som har sin oppgave på et nivå etter første nivå, er det mulig å returnere et element til et tidligere nivå i arbeidsflyten. Dette gjøres ved å ta bort «ferdigmarkeringen» for det aktuelle nivået og på den måten sende elementet tilbake dit.

Når man returnerer et element på denne måten, har man to muligheter for å angi hvordan elementet skal oppføre seg når den som har fått det i retur igjen har markert sin oppgave som ferdig.


Side 9 av 37

1. Man kan angi at elementet skal komme tilbake til den som returnerte det, uten å gå via andre nivå i arbeidsflyten Dette vil vises slik i et tenkt eksempel:

Her har bruker med oppgaven «EB Godkjenner» sagt at elementet skal returneres til «EB ansvarlig» (ved å fjerne ferdigstatusen) og at det ikke skal gå via andre nivå på vei tilbake til «EB Godkjenner».

2. Man kan angi at elementet skal gå via et eller flere andre nivå på veien tilbake til den som returnerte det Dette vil vises slik i et tenkt eksempel:

Her har bruker med oppgaven «EB Godkjenner» sagt at elementet skal returneres til «EB ansvarlig», men i tillegg er ferdigmarkeringen også fjernet for «EB Kvalitetssikrer», og elementet vil dermed gå via denne statusen før det igjen ender hos «EB Godkjenner».

For den som har ansvaret for å opprette et innholdselement, vil det kun være mulig å markere at man er ferdig med sin jobb.

Arbeidsflyt og lokal administrasjon Brukere med rollen Brukerkoordinator eller Superadministrator/Lokaladmin har tilganger som overstyrer arbeidsflyten og gir anledning til å gå direkte inn på alle stadier samt manipulere arbeidsflyten for andre brukere.


Side 10 av 37

Dashboard Emweb leveres med et dashbord som automatisk tilpasser innholdet etter hvilken bruker som er pålogget.

Dashbordet kan inneholde en liste over emnebeskrivelser, studiemodeller eller studieplaner.

I eksemplet nedenfor ser du dashbordet for en emneansvarlig som har emner i sin liste:

Innholdet i listene på dashbordet er å betrakte som en arbeidsliste. Dette betyr at en bruker som ikke ser noen elementer i sitt dashbord, har ingen oppgaver som skal utføres.

Så snart brukeren får en oppgave, vil det aktuelle innholdet vises i en av listene på dashbordet. Listene kan også filtreres på studieprogram dersom det er mange elementer som vises på dashbordet.

Brukere som er forfatter på et emne, vil etter hvert som de utfører sine oppgaver og blir ferdig med emnene, få disse overført til et personlig arkiv. På denne måten kan for eksempel en emneansvarlig følge sine emner og se hvor i arbeidsflyten de til enhver tid befinner seg.


Side 11 av 37

Hver enkelt bruker kan selv bestemme hvilken informasjon som skal vises på sitt dashbord samt sette sitt eget språk:

Disse innstillingene gjøres på brukerens personlige konto som alle har tilgang til fra dashbordet.


Side 12 av 37

Emnebeskrivelse En emnebeskrivelse (EB) i Emweb gjelder for kun en gjennomføring av emnet. Ved neste gangs gjennomføring av samme emne, skal det (normalt) opprettes en ny EB. På denne måten har man muligheten til å endre på emnebeskrivelsen mellom to gjennomføringer. Emnebeskrivelser kan benyttes som mal for nye EB ved at man kopierer en gammel EB, gjør nødvendige endringer og lagrer den nye. Undervisningsperioden vil da være styrende for hvilken periode den nye emnebeskrivelsen gjelder.

Kun helt nye emner skal altså opprettes manuelt.

EB kopiere Man kopierer en emnebeskrivelse ved å gå til den emnebeskrivelsen man ønsker å kopiere fra, og velge «Kopier» i emnets meny.

Dette vil gi et skjermbilde med mulighet til å fjerne noe av innholdet før den nye EB blir opprettet, samt tilbakestille arbeidsflytstatusen for den nye emnebeskrivelsen:


Side 13 av 37

EB opprette/endre Nye emnebeskrivelser i Emweb opprettes normalt av en emneansvarlig på denne måten:

Klikk menyvalget «+ Emnebeskrivelse» i toppmenyen

Fyll deretter inn emnekode og undervisningssemester for det emnet du skal lage en emnebeskrivelse. Bekreft emnekoden og du kommer videre til selve emnebeskrivelsen.

Det er nå mulig å lagre og deretter ta fram denne emnebeskrivelsen så ofte man vil inntil den betraktes som «ferdig» fra den emneansvarlige.


Side 14 av 37

Dersom emnebeskrivelsen man skal lage gjelder for samme undervisningsperiode som en allerede eksisterende emnebeskrivelse, men med en avvikende gjennomføring, må man også velge et annet studieprogram enn emnekoden som allerede er opprettet for samme undervisningsperiode.

Tilgjengelige felt i emnebeskrivelsen bestemmes av administrator i samarbeid med Norweb.

Versjoner av emnebeskrivelsen For hver gang arbeidsflytstatusen i et emne endres, opprettes det en «Versjon» som viser hva som er endret i forhold til forrige og eventuelt tidligere versjoner av samme emnebeskrivelse.

Illustrasjonen over viser at man kan sammenligne ulike versjoner av et innholdselement. Her ser vi at det er de to siste versjonene som skal sammenlignes. Man kan både slette en tidligere versjon og tilbakeføre til en tidligere versjon. Tilbakeføring fører imidlertid ikke til at seinere versjoner blir slettet, men at den du tilbakefører til blir gjeldende versjon.

Illustrasjonen over viser hvordan forskjellen på to versjoner presenteres. Til venstre ser man hva som sto før den siste endringen, mens til høyre ser vi hva som er lagt til eller endret.


Side 15 av 37

Kommentarer Alle innholdselementer har et kommentarfelt knyttet til seg.

Alle kommentarer blir lagret som en del av emnet og kan leses fra emnesiden. På denne måten beholder man en logg over endringer og andre kommentarer som er knyttet til emnet.

Eksempel på et emne med kommentarer:


Side 16 av 37

Studiemodell En studiemodell i Emweb viser alle emner som inngår i et studieprogram, i kronologisk rekkefølge og med angivelse av hvordan studiepoengbelastningen er for hvert emne.

Ved publisering av studiemodeller til nettsidene kan man bestemme at et emne i studiemodellen kun er klikkbart dersom emnet er endelig godkjent.

En studiemodell kan settes opp selv om arbeidet med emnene som skal inn i modellen ikke er sluttført. Så snart et emne er opprettet med alle felt som er obligatoriske, kan emnet benyttes i en studiemodell.

Når det foretas en revidering eller duplisering av studieplaner vil også tilhørende studiemodeller bli revidert/duplisert. Dette vil i praksis si at man ikke behøver å manuelt opprette studiemodeller til eksisterende studieprogrammer. For nye studieprogrammer må man alltid opprette studiemodellene manuelt.

En studiemodell kan se slik ut:


Side 17 av 37

Opprette en studiemodell Klikk menyvalget «+ Studiemodell» for å opprette en studiemodell.

I dette skjermbilde oppgir vi følgende informasjon: (Vær obs på at noen felt kan ha endret navn etter lokale tilpasninger)

Navn på studiemodell Navnet på studiemodellen bør tilpasses studieprogrammet

Studieprogram Her velger man hvilket studieprogram som «eier» studiemodellen

Type studiemodell Alle aktuelle studiemodeller som kan benyttes ved institusjonen vises i listeboksen.

Kull Velg startkullet for det aktuelle studiet modellen skal inn i.

Undervisningssemester Kryss av for alle semestrene i studieprogrammet. Dette bør også gjøres selv om denne modellen bare skal gjelde for en del av studiet.

Om studiemodellen Valgfri tekst til studiemodellen. Teksten plasseres som standard rett over selve modellen.


Side 18 av 37

Koble emner til studiemodellen En viktig oppgave for de som skal jobbe med studiemodellen er å koble riktige emner til riktig modell, samt at man bygger studiemodellen slik at det kommer tydelig frem hvilke emner som er obligatoriske og hvilke som inngår i en valg- eller studieretningsgruppe.

Etter at man har lagret den informasjonen som er oppgitt om studiemodellen, har man anledning til å redigere modellen og legge inn emner.

Studiemodellen vil som standard legg til «emne» som element i modellen. Ønsker man å legge inn en emnegruppe må man aktivt velge det alternativet.

Emnefeltet er en søkeboks slik at resultatet filtreres etter hvert som vi skriver inn flere tegn og når resultatlisten inneholder det emnet vi er ute etter, klikker vi på emnet og fordeler studiepoengene på riktige semestre.

Endre rekkefølge på emner Når emnene er lagt på plass i studiemodellen vil det ofte være behov for å endre rekkefølgen på emnene. I Emweb gjøres dette enkelt med bruk av funksjonaliteten «dra-og-slipp».

Foran hvert emne i studiemodellen finner man et anker. Ved å dra dette opp eller ned kan emnet slippes i en ny posisjon. Husk å lagre studiemodellen for å ta vare på slike endringer.


Side 19 av 37

Legge til valgfagsblokker eller studieretninger I alle studiemodell er det mulig direkte å legge inn en eller flere sub-modeller som inneholder valgbare emner eller studieretningsemner.

Det er også mulig å bygge studiemodeller ved at man lager flere modeller som alle legges til i studieplanen for å vise ulike valgmuligheter i studieløpet.

Det finnes dermed flere ulike måter å bygge opp studiemodellen på og nedenfor ser dere noen:


Side 20 av 37

Denne modellen har et sterkere fokus på å skille mellom obligatoriske og valgfrie emner


Side 21 av 37

To modeller, en hovedmodell og en valgmodell som tilhører samme studieprogram


Side 22 av 37

Studieplan Studieplanen gir en detaljert beskrivelse av innholdet i et studieprogram for en bestemt periode.

I studieplanen inngår en overordnet beskrivelse av studieprogrammet sammen med aktuelle studiemodeller og tilhørende emnebeskrivelser.

Opprettelse og endringer av studieplaner er knyttet til egne roller i Emweb slik at bare brukere med riktig rolle kan utføre disse oppgavene.

Arbeidet med studieplaner i Emweb kan gå parallelt med utarbeidelse av emnebeskrivelser og studiemodeller. En studieplan kan altså påbegynnes selv om arbeidet med studiemodeller og emner som skal inn i planen ikke er sluttført.

Den siste sammenkoblingen av emner, modell(er) og studieplan skjer ved at riktig(e) studiemodell(er) knyttes til studieplanen. Dette kan gjøres så snart studiemodellen er opprettet, eller utsettes til et senere trinn i arbeidet med studieplanen.

Ny studieplan For å opprette en studieplan, klikker man «+ studieplan» i toppmenyen.

Felt merket med rød stjerne i skjemaet for registrering er obligatoriske for å få lagret studieplanen første gang. Tilgjengelige felt i studieplanen bestemmes av administrator i samarbeid med Norweb.

Kommentarer i SP Som for emnebeskrivelser, kan man også for studieplaner legge til kommentarer.

Studiemodeller og emneoversikt i SP Oversiktsbildet viser også hvilke studiemodeller som er lagt inn i studieplanen.

Man kobler studieplanen til én eller flere studiemodeller ved hjelp av feltet «Studiemodeller» i studieplanen, som er et søkefelt der resultatlisten tilpasses etter det som blir skrevet i feltet:


Side 23 av 37

Søk Emweb leveres med en egen søkefunksjon, tilgjengelig fra toppmenyen:

Alle søk kan filtreres etter innholdstype, undervisningssemester eller språk.


Side 24 av 37

Rapporter Emweb leveres med et sett med standard rapporter, tilgjengelig fra toppmenyen.

Det vil bli lagt til nye rapporter fortløpende og vi inviterer alle våre kunder til å komme med innspill til nye standard rapporter.

En nyttig rapport i forbindelse med oversettelser av taxonomitermer, er rapporten «Taxonomitermer som mangler oversettelser». Illustrasjonen under viser hvordan man med få klikk kan komme seg til en term som ikke er fullstendig oversatt.


Side 25 av 37

Administrative oppgaver Lokal administrator ved institusjonen har tilgang til å endre på oppsett for deler av Emweb. Administratormenyen består av valgene Struktur og Folk:

Emweb vil ofte være fylt med data fra en import når systemet første gang tas i bruk. Imidlertid er det slik at datagrunnlaget for denne importen kan være av ulik kvalitet i forhold til de strukturer Emweb er bygget rundt. Det vil si at i mange tilfeller vil det være behov for å gå gjennom oppsettvalgene i Emweb selv om data er importert fra andre systemer.

Struktur Fra menyvalget Struktur kan man endre oppsett for de ulike innholdstypene som inngår i Emweb. Det finnes en innholdstype for emner, en for studiemodeller og en for studieplaner.

I tillegg til innholdstyper finnes det også en taksonomi som består av blant annet innholdet i alle nedtrekklister.

Struktur | Taksonomier Taksonomien inneholder en liste med vokabularer som hver består av et sett med termer.

Navnet på selve vokabularet (Campus i eksemplet nedenfor) kan byttes ut med et navn på et annet språk dersom det er ønskelig. Det er imidlertid slik at vokabularnavnet ikke vises andre steder i Emweb og det er derfor ikke strengt nødvendig å oversette disse. For å endre navn på et vokabular, velger man «Rediger vokabular» fra oversikten og kommer til et skjermbilde hvor man kan skrive inn det nye navnet:


Side 26 av 37

Innholdet i hvert vokabular er altså et sett med termer som institusjonen selv kan vedlikeholde. Aktive termer i vokabularet «Studiesteder» vil da være de studiesteder som kan benyttes i nedtrekklister i Emweb ved institusjonen.

Vokabularer som ikke benyttes for institusjonen skal ikke slettes fra taksonomioversikten. Et ubenyttet vokabularer skal deaktiveres i den aktuelle innholdstypen dersom det som standard er aktivert.

Alle vokabularene leveres med et sett med termer basert på det som er vanlig i sektoren, eller avtalt med institusjonen ved etablering av Emweb.

Illustrasjonen nedenfor viser et eksempel på et sett med termer. Administrator kan både legge til, fjerne og endre rekkefølgen på disse termene.

Oversikt over vokabularer i Emweb

År Inneholder en liste med de årene som kan benyttes i Emweb i ulike sammenhenger. År benyttes blant annet i emnebeskrivelser, studiemodeller og studieplaner med betegnelsen kull. Dette vokabularet bør vedlikeholdes med minst så mange år fremover i tid som det er aktuelt å ha med i en studiemodell.

Arbeidsbelastning Forventet arbeidsbelastning for ulike aktiviteter i studiet (forelesninger, pensumlesing osv)

Arbeidsflyt for emnebeskrivelser / studiemodeller / studieprogrammer Her registrerer man den arbeidsflyten egen institusjon ønsker å benytte for de enkelte innholdstypene. OBS: Ved endringer i dette vokabularet må Norweb kontaktes for å kjøre en oppdateringsrutine før den nye arbeidsflyten kan benyttes.


Side 27 av 37

Emnekoder Alle emnekoder skal registreres her. En rekke felt er tilgjengelig for utfylling i dette vokabularet. Disse gjenbrukes senere i emnebeskrivelsen for å unngå at det registreres feil emnenavn, semester, studiepoeng osv.

Dersom man også registrerer varighet og semestertype (som også oppfattes som startsemester for emner som går over flere semester), vil Emweb sjekke følgende når emnet legges inn i en studiemodell:

At emnet er gitt riktig semestertype / startsemester (Høst/vår)

At riktig varighet er registrert (Antall semester)

At riktig antall studiepoeng er registrert (Sum studiepoeng for emnet)

Fagområde Gjør det mulig å gruppere studieprogram etter tilhørende fagområde. Benyttes særlig i forbindelse med webpublisering.

Fakulteter / Institutter Alle institusjonens fakulteter og institutter registreres. Dersom det benyttes andre begrep i egen institusjon, kan feltnavnene i de ulike skjemaene (se nedenfor om Innholdstyper) døpes om til for eksempel Avdeling, Programområde, Fagområde eller annet.

Hjelpemidler Tillatte hjelpemidler ved eksamen.

Karakterskalaer Registrer de karakterskalaer som benyttes.

Nasjonale retningslinjer Standardiserte retningslinjer/krav gitt av nasjonale myndigheter.

Obligatoriske arbeidskrav Inneholder alle arbeidskrav som det kan være aktuelt å benytte ved institusjonen.

Organisering Organiseringsformer for studier (nettstudier, samlingsbasert, studiested osv)

Semester Inneholder en liste med semestre som benyttes ulike steder i Emweb. Semester benyttes blant annet i emnebeskrivelser, studiemodeller og studieplaner. Dette vokabularet bør vedlikeholdes med minst så mange semestre fremover i tid som det er aktuelt å ha med i en studiemodell.

Semestertyper Inneholder de semestertyper som benyttes ved institusjonen. Normalt er det kun to semestre (høst og vår), men det er også mulig å registrere flere dersom studieåret er bygget opp av flere enn to semestre.


Side 28 av 37

Studiebelastning Inneholder termer for å angi om studiet gjennomføres på full tid eller med redusert belastning.

Studiemodell – elementtype Disse termene benyttes i studiemodellen og inneholder en angivelse av hva slags element man legger inn i modellen. Dette vokabularet er stengt for lokal administrasjon og skal ikke endres.

Studiemodelltyper Disse termene benyttes i studiemodellen for å angi hvilken type studiemodell man oppretter. Termene bør være konsistente med termene i «Studienivå», men i tillegg også inneholde valg for å muliggjøre opprettelsen av rene valg- eller studieretningsmodeller.

Studienivå Inneholder alle termer som institusjonen skal kunne angi for studienivå i emnebeskrivelser.

Studienivåkoder Innholdet her er for tiden ikke i bruk, men kan seinere bli aktuelt i forbindelse med ulike rapporteringer. Inneholder nasjonale koder for studienivå.

Studieprogram Liste med alle institusjonens studieprogrammer.

Studiested Liste med alle studiesteder institusjonen tilbyr undervisning på.

Undervisningsspråk Liste med alle aktuelle undervisningsspråk ved institusjonen.

Varighet Liste med varighetsangivelser (i antall semester).

Varighetstyper Ulike varighetstyper som kan benyttes der man angir en verdi knyttet til varighet og hvor det ikke er åpenbart hva verdien betyr. Benyttes blant annet ved vurderinger (3 timer/dager).

Vurderingsformer Inneholder en liste med de vurderingsformene som tilbys ved institusjonen.

Gruppering Termene viser alternativene som kan angis for grupperinger ved ulike vurderinger (individuelt, gruppe osv)


Side 29 av 37

Oversettelser Alle termer kan oversettes mellom de språkene som er tilgjengelig.

I flere vokabularer finnes det et eget søkefelt for å finne frem til konkrete termer:


Side 30 av 37

Struktur | Innholdstyper Fra menyen Innholdstyper kan administrator styre hvordan innholdstypene skal presenteres når brukerne benytter dem.

Det finnes tre valg for hver innholdstype.

Endre Menyvalget endre/rediger kontrollerer hvorvidt det skal være mulig å

Skjule overskrifter for kommentarsvar

Opprette nye emnebeskrivelser, studiemodeller eller studieplaner i tillegg til de som allerede er registrert i systemet

Redigere eksisterende emnebeskrivelser, studiemodeller eller studieplaner

Ved å hake av for disse valgene, slås disse alternativene av.

I tillegg lar dette menyvalget deg sette opp hvilke semester en emnebeskrivelse, studiemodell eller studieplan skal kunne opprettes for. Ved å klikke overskriften «Semester» (se skjermbildet nedenfor) kommer det opp en liste med semester man kan velge fra. Aktiver alle de semestrene som det skal være mulig å velge blant ved opprettelse av emnebeskrivelser eller studiemodeller.


Side 31 av 37

Dersom du mener denne listen ikke viser semestre tilstrekkelig langt frem, utvider du listen ved å legge til flere semester i vokabularet «semester».

Administrer felt og administrere visning Menyvalget administrer felt gjelder for innholdstypens skjema, altså når man oppretter eller redigerer en innholdstype.

Menyvalget administrer visning gjelder for visning av innholdet i en innholdstype.

Via disse to valgene har administrator mulighet til å

Aktivere felt

Deaktivere felt (Dette valget er midlertidig avslått)

Gruppere felt (i grupper som allerede finnes)

Endre rekkefølgen på felt

Alle disse valgene gjelder for allerede tilgjengelige felt i innholdstypen.

Dersom institusjonen ønsker å benytte felt eller grupper som ikke eksisterer, må disse først gjøres tilgjengelig av Norweb.

I tillegg kan man under administrere felt, benytte de to handlingsknappene rediger og oversett.

Handlingsvalget Endre/Rediger gir administrator tilgang til en rekke feltegenskaper som blant annet styrer bredden på et tekstfelt, standardverdier i feltet osv.

Oversett kan benyttes dersom et uttrykk ikke er oversatt ved bruk av Drupal sin innebygde oversettelse, eller dersom oversettelsen oppleves som feil eller lite treffende i denne sammenhengen. Oversettelsen vil gjelde for alle visninger av feltnavnet i Emweb.


Side 32 av 37

Menyvalget administrer visning gir tilgang til noen ekstra valg.

Først ser vi at det vises en meny på toppen med valgene Standard, Ingress og Webpublish.

Administrer visning | Standard benyttes for alle visninger av emnebeskrivelser / studiemodeller / studieplaner i Emweb. Ingress er for tiden ikke benyttet.

Administrer visning | Webpublish benyttes for å bestemme hvordan felt fra Emweb skal presenteres ved publisering.

For begge valgene i menyen (Standard og Webpublish), ser vi at vi har to kolonner, etikett og format.

Etikett benyttes for å angi om feltets etikett (feltnavn) skal vises over, integrert (foran) eller skjules ved visning av innholdstypen.

Format benyttes for å angi hvilket format feltet skal vises med. Et felt kan for eksempel angis som en lenke.

Under valget Standard (som gjelder for visninger internt i Emweb) kan en lenke benyttes til å komme til en oversikt over alle felt som inneholder samme informasjon, for eksempel alle emnebeskrivelser med samme emneansvarlig som den som er oppgitt i dette feltet.

For valget Webpublish (som gjelder ved visninger utenfor Emweb) kan en lenke benyttes for å gå videre til for eksempel en emnebeskrivelse.


Side 33 av 37


Side 34 av 37

Brukere Alle brukere i Emweb, enten de kommer via FEIDE eller blir manuelt opprettet, må aktiveres av en administrator.

I Emweb er det lagt til rette for en egen rolle som Brukerkoordinator. Brukere med denne rollen vil ha som hovedoppgave å kontrollere at brukerkontoer blir aktivert, samt at hver bruker får riktige tilganger.

Når Emweb er i daglig bruk vil etablering av nye brukerkontoer kunne gjøres ved at den nye brukeren selv går til et registreringsskjema og legger inn ønsket brukernavn, epostadresse, studieprogram og fullt navn.

Alternativt vil brukeren kunne få tilgang via FEIDE, som da sjekker om brukeren allerede har en konto i Emweb og eventuelt oppretter en dersom den ikke finnes allerede.

Hver enkelt bruker kan selv bestemme hvilken informasjon som skal vises på brukerens dashbord samt sette sitt eget språk:

Disse innstillingene gjøres på brukerens personlige konto som alle har tilgang til fra sitt dashbord:


Side 35 av 37

Arbeidsflyt og lokal administrasjon For brukere med rollen Brukerkoordinator eller Superadministrator/Lokaladmin er det ikke nødvendig å krysse av for noen av valgene i arbeidsflyten. Disse rollene overstyrer arbeidsflyten og gir anledning til å gå direkte inn på alle stadier av arbeidsflyten samt manipulere arbeidsflyten for andre brukere.

Om en bruker med administrative roller skal inngå i den ordinær arbeidsflyten i emner, modeller eller studieplaner, må derimot både studieprogram og arbeidsflytposisjoner angis i kontoen. Kun på denne måten vil det bli sendt ut epost ved endringer i arbeidsflyten som vedrører brukerens oppgaver.


Side 36 av 37

Webpublisering I Emweb er det lagt til rette for enkel styring av innhold som skal vises på eksterne nettsider ved bruk av Webservicer.

For å kunne benytte denne funksjonaliteten er det en forutsetning at det etableres et webservice «mottak» på den aktuelle eksterne siden som skal vise innhold.

Administrer visning | Webpublish benyttes for å bestemme hvilke felt fra Emweb som skal presenteres ved publisering. Herfra bestemmes også hvordan feltets etiketter og format skal vises.

Webpublish er en arkfane som kun omhandler visninger utenfor Emweb, overført via Emweb webservice. Illustrasjonen nedenfor viser øverste del av innholdet på denne arkfanen for emnebeskrivelser:

Hvert enkelt felt i den aktuelle innholdstypen kan defineres ved hjelp av kolonnene etikett og format.

Etikett Som vist i illustrasjonen over, kan en etikett enten vises over tekstinnholdet, eller integrert (på samme linje). Dersom man velger <Skjult>, vil ikke etiketten vises.

Format Det finnes flere ulike formater å velge mellom og noen av disse vil være tilgjengelig kun for spesielle felttyper. Illustrasjonen over viser formatvalg for noen vanlige typer felt. Formatet lenke kan for


Side 37 av 37

eksempel benyttes på emnenavnet for å kunne lenke videre til emnebeskrivelsen. Ved å sette formatet til <Skjult> vil ikke feltet tas med i webservicen som overfører innhold til den eksterne siden.

Documents

Emweb 2 2.0...Arbeidsflyt i Emweb 2.0 Arbeidsflyten i Emweb 2.0 er organisert på en slik måte at man med ett klikk kan markere at man er ferdig med sin del av arbeidet. Alle nivåer