________________________________________________________________________

Soneta sp. z o.o.

ul. Wadowicka 8A 30-432 Kraków

tel./fax (0-12) 261-36-421

http://www.enova.pl e-mail: info@enova.pl

sprzedaz@enova.pl

zespół wsparcia modułu Kadry i Płace: tel. (0-12) 261-36-42

e-mail: place@enova.pl

enova Kadry Płace podręcznik Użytkownika (9.2)

2

Spis treści

Spis treści ...................................................................................................................... 2

Wprowadzenie ........................................................................ 9 Interfejs użytkownika ................................................................................................. 9 Cechy wyróżniające system ...................................................................................... 9 Baza danych ........................................................................................................... 10 Wielowalutowość ..................................................................................................... 10 Otwarty dostęp do danych ....................................................................................... 10 Wdrożenia ............................................................................................................... 11

Uruchamianie programu ...................................................... 12 Okno główne programu ........................................................................................... 12 Wprowadzanie lub modyfikacja licencji ................................................................... 13 Konfiguracja automatycznego logowania do programu ........................................... 15 Kolejne uruchomienie programu ............................................................................. 18

Interfejs użytkownika ........................................................... 19 Słownik używanych terminów ................................................................................... 19

Okno........................................................................................................................ 19 Tytuł okna .......................................................................................................... 19 Pasek menu....................................................................................................... 19 Pasek narzędzi .................................................................................................. 19 Pasek stanu ....................................................................................................... 19 Menu lokalne ..................................................................................................... 20 Okno dialogowe ................................................................................................. 20 Okno komunikatu ............................................................................................... 20 Okno oczekiwania ............................................................................................. 20

Folder ...................................................................................................................... 20 Menu folderów ................................................................................................... 20 Nagłówek menu folderu ..................................................................................... 21 Pasek enova (pasek skrótów)............................................................................ 21 Drzewo folderów ................................................................................................ 21

Lista zapisów ........................................................................................................... 21 Nagłówek listy .................................................................................................... 21 Pasek selekcji listy ............................................................................................. 21 Pasek narzędzi listy ........................................................................................... 21 Lokator listy ....................................................................................................... 22 Znacznik wiersza ............................................................................................... 22 Organizator listy ................................................................................................. 22

Formularz ................................................................................................................ 22 Pole wprowadzania danych ............................................................................... 22 Etykieta .............................................................................................................. 23 Sekcja danych ................................................................................................... 23 Zakładki formularza ........................................................................................... 23 Drzewo zakładek formularza ............................................................................. 23 Przycisk ............................................................................................................. 23

3

Klawisze funkcyjne ..................................................................................................... 23 Standardowe typy danych i pól ................................................................................. 25

Tekst .................................................................................................................. 25 Data ................................................................................................................... 25 Okres ................................................................................................................. 25 Liczby ................................................................................................................ 25 Kwoty ................................................................................................................. 25 Pola wyboru ....................................................................................................... 26 Przyciski opcji .................................................................................................... 26 Pola listy ............................................................................................................ 26

Struktura funkcjonalna programu ...................................... 27 Kadry ....................................................................................................................... 27 PKZP, ZFM, … ........................................................................................................ 28 Płace ....................................................................................................................... 28 Deklaracje ZUS ....................................................................................................... 29 Deklaracje PIT ......................................................................................................... 30 Deklaracje PFRON .................................................................................................. 30

Pracownik .............................................................................. 32 Kadry............................................................................................................................ 35

Kadry | Ogólne ........................................................................................................ 35 Kadry | Adresy ......................................................................................................... 36 Kadry | Dane podatkowe ......................................................................................... 37 Kadry | Dane ubezpieczeniowe ............................................................................... 39 Kadry | Dane ubezpieczeniowe pozostałe ............................................................... 40 Kadry | Dostęp WWW ............................................................................................. 40 Kadry | Historia zatrudnienia ................................................................................... 41 Kadry | Informacje PFRON ...................................................................................... 43 Kadry | Inne dane .................................................................................................... 45 Kadry | Podstawa składek na FP i FGŚP ................................................................ 46 Kadry | Podstawy składek ZUS ............................................................................... 48 Kadry | Prawa dostępu ............................................................................................ 49 Kadry | Rachunki bankowe ...................................................................................... 50 Kadry | Rodzina ....................................................................................................... 52 Kadry | Służba wojskowa ........................................................................................ 53 Kadry | Uwagi .......................................................................................................... 54 Kadry | Wieloetatowość ........................................................................................... 54 Kadry | Wykształcenie ............................................................................................. 54

Kadry – pozostałe ....................................................................................................... 55 Kadry – Pozostałe | Badania lekarskie .................................................................... 55 Kadry – Pozostałe | Dane statystyczne ................................................................... 56 Kadry – Pozostałe | Karty RCP ............................................................................... 57 Kadry – Pozostałe | Nagrody i kary ......................................................................... 57 Kadry – Pozostałe | Oświadczenia .......................................................................... 59 Kadry – Pozostałe | Podzielniki kosztów ................................................................. 60 Kadry – Pozostałe | Szkolenia BHP ........................................................................ 60 Kadry – Pozostałe | Świadczenia socjalne .............................................................. 62 Kadry – Pozostałe | Ukończone szkolenia .............................................................. 63 Kadry – Pozostałe | Uprawnienia ............................................................................ 64

4

Kadry – Pozostałe | Wnioski o szkolenia ................................................................. 65 Kadry – Pozostałe | Wnioski o urlopy, delegacje ..................................................... 68 Kadry – Pozostałe | Wypadki .................................................................................. 68 Kadry – Pozostałe | Zadania ................................................................................... 69

Zakładka Ogólne ............................................................................................... 70 Zakładka Dodatkowe ......................................................................................... 71 Zakładka Zadania Powiązane............................................................................ 71 Zakładka Dokumenty ......................................................................................... 71 Zakładka Pracownicy i zasoby........................................................................... 71 Zakładka Uczestnicy .......................................................................................... 72 Zakładka Opis .................................................................................................... 72 Zakładka Zlecenie ............................................................................................. 72 Zakładka Wypożyczenie .................................................................................... 72

Kadry – Pozostałe | Znajomość języków obcych ..................................................... 73 Kadry – historyczne .................................................................................................... 73

Kadry - historyczne | Dane historyczne ................................................................... 73 Kadry – historyczne | Schorzenia ............................................................................ 74 Kadry – historyczne | Zaniechania podatkowe ........................................................ 75

ZZL ............................................................................................................................... 76 ZZL | Aktualny opis.................................................................................................. 76 ZZL | Historia Zmian Zapisu .................................................................................... 76 ZZL | Oceny ............................................................................................................ 77 ZZL | Rekrutacja ...................................................................................................... 77 ZZL | Ścieżka kariery ............................................................................................... 78

Deklaracje .................................................................................................................... 78 Deklaracje | Podatkowe (PIT) .................................................................................. 79

PIT-11 ................................................................................................................ 79 Deklaracje | Rozliczeniowe ZUS ............................................................................. 81 Deklaracje | Zgłoszeniowe ZUS .............................................................................. 81

ZUS ZUA ........................................................................................................... 81 ZUS ZZA ........................................................................................................... 83 ZUS ZIUA .......................................................................................................... 84 ZUS ZWUA ........................................................................................................ 84 ZUS ZCNA......................................................................................................... 85 ZUS ZCZA ......................................................................................................... 86

Deklaracje | Informacje dla PIT-40 .......................................................................... 86 Deklaracje | Informacje RMUA ................................................................................ 86

Etat ............................................................................................................................... 87 Etat | Ogólne ........................................................................................................... 87 Etat | Akordy ............................................................................................................ 90 Etat | Dodatki ........................................................................................................... 92 Etat | Inne dane ....................................................................................................... 95 Etat | Rozliczenia czasu pracy ................................................................................ 97 Etat | Rozwiązanie umowy ...................................................................................... 97 Etat | Ubezpieczenia ............................................................................................... 98 Etat | Umowa o pracę ............................................................................................ 100 Etat | Wyrejestrowanie .......................................................................................... 100 Etat | Dane historyczne ......................................................................................... 101

Kalendarz ................................................................................................................... 101

5

Kalendarz | Czas pracy ......................................................................................... 101 Kalendarz | Bilans otwarcia ................................................................................... 103 Kalendarz | Bilans otwarcia (urlopy) ...................................................................... 104 Kalendarz | Limity nieobecności ............................................................................ 105 Kalendarz | Nieobecności ...................................................................................... 107 Kalendarz | Norma czasu pracy ............................................................................ 111 Kalendarz | Planowane nieobecności.................................................................... 111 Kalendarz | Podstawy ............................................................................................ 112 Kalendarz | Podstawy naliczania urlopu wypoczynkowego ................................... 114 Kalendarz | Podstawy naliczania zwolnień ZUS .................................................... 114 Kalendarz | Statystyka ........................................................................................... 114 Kalendarz | Zestawienia czasu pracy .................................................................... 115

Umowy ....................................................................................................................... 116 Umowy | Umowy ................................................................................................... 117

PKZP, ZFM …| ........................................................................................................... 121 PKZP, ZFM …| PKZP, ZFM … .............................................................................. 122 PKZP, ZFM …| Pożyczki ....................................................................................... 125

Płace .......................................................................................................................... 125 Płace | Wypłaty (wszystkie) ................................................................................... 125 Płace | Koszty autorskie ........................................................................................ 127 Płace | Zajęcia wynagrodzenia .............................................................................. 127 Płace | Zaliczki ...................................................................................................... 129 Płace | Elementy stornowane ................................................................................ 130

Rozrachunki .............................................................................................................. 130 Dokumenty rozliczeniowe ...................................................................................... 130 Przelewy ................................................................................................................ 130 Rozrachunki .......................................................................................................... 130 Warunki płatności .................................................................................................. 130

Dokumenty dodatkowe ............................................................................................. 130 Historia zapisów ....................................................................................................... 131

Listy ..................................................................................... 133 Kadry | Pracownicy ................................................................................................... 133

Filtry ...................................................................................................................... 133 Czynności .............................................................................................................. 134

Kadry | Zleceniobiorcy ............................................................................................. 148 Filtry ...................................................................................................................... 148 Czynności .............................................................................................................. 148

Kadry | Niezatrudnieni .............................................................................................. 148 Filtry ...................................................................................................................... 148 Czynności .............................................................................................................. 148

Kadry | Wszyscy ....................................................................................................... 149 Filtry ...................................................................................................................... 149 Czynności .............................................................................................................. 149

Kadry | Właściciele ................................................................................................... 149 Filtry ...................................................................................................................... 150 Czynności .............................................................................................................. 150

Kadry | Umowy .......................................................................................................... 150 Filtry ...................................................................................................................... 150

6

Czynności .............................................................................................................. 151 Kadry | Akordy .......................................................................................................... 153

Filtry ...................................................................................................................... 154 Czynności .............................................................................................................. 154

Kadry | Dodatki i potrącenia .................................................................................... 156 Filtry ...................................................................................................................... 156 Czynności .............................................................................................................. 157

Kadry | Czas pracy .................................................................................................... 157 Kadry | Czas pracy | Grafiki ................................................................................... 157 Kadry | Czas pracy | Nieobecności ........................................................................ 162 Kadry | Czas pracy | Planowane nieobecności...................................................... 163 Kadry | Czas pracy | Wnioski urlopowe ................................................................. 164 Kadry | Czas pracy | Wejścia i wyjścia RCP .......................................................... 165

Kadry | Ewidencje ..................................................................................................... 165 Kadry | Ewidencje | Badania lekarskie .................................................................. 166 Kadry | Ewidencje | Nagrody i kary ........................................................................ 167 Kadry | Ewidencje | Oświadczenia ........................................................................ 168 Kadry | Ewidencje | Rodzina pracowników ............................................................ 168 Kadry | Ewidencje | Struktury organizacyjne ......................................................... 169 Kadry | Ewidencje | Szkolenia BHP ....................................................................... 170

PKZP,ZFM, … | PKZP,ZFM, … .................................................................................. 171 Filtry ................................................................................................................. 171

PKZP,ZFM, … | Pożyczki .......................................................................................... 171 Filtry ................................................................................................................. 171

Kadry | ZZL ................................................................................................................ 172 Kadry | ZZL | Oceny .............................................................................................. 172 Kadry | ZZL | Stan zatrudnienia ............................................................................. 173 Kadry | ZZL | Rekrutacja ....................................................................................... 174 Kadry | ZZL | Etapy rekrutacji ................................................................................ 177

Kadry | Szkolenia ...................................................................................................... 178 Kadry | Szkolenia | Szkolenia ................................................................................ 178 Kadry | Szkolenia | Ukończone szkolenia .............................................................. 180 Kadry | Szkolenia | Wnioski o szkolenia ................................................................ 180 Kadry | Szkolenia | Uprawnienia............................................................................ 183 Kadry | Szkolenia | Oferty szkoleń ......................................................................... 184 Kadry | Szkolenia | Dostawcy szkoleń ................................................................... 185 Kadry | Szkolenia | Budżety szkoleń ..................................................................... 187

Płace | Pracownicy ................................................................................................... 188 Filtry ................................................................................................................. 189

Płace | Zleceniobiorcy .............................................................................................. 190 Filtry ................................................................................................................. 190

Płace | Wszyscy ........................................................................................................ 191 Filtry ................................................................................................................. 192

Płace | Właściciele .................................................................................................... 193 Filtry ................................................................................................................. 193

Płace | Umowy ........................................................................................................... 193 Filtry ................................................................................................................. 194

Płace | Elementy wypłaty ......................................................................................... 195 Filtry ................................................................................................................. 196

7

Płace | Wypłaty .......................................................................................................... 197 Filtry ................................................................................................................. 197

Płace | Listy płac ....................................................................................................... 198 Definiowanie listy płac ........................................................................................... 198 Naliczanie wypłat .................................................................................................. 201

Filtry ................................................................................................................. 202

Deklaracje ZUS ................................................................... 203 KEDU.......................................................................................................................... 203 DRA ............................................................................................................................ 205 Zgłoszeniowe ............................................................................................................ 209

Deklaracja ZUA ..................................................................................................... 210 Deklaracja ZZA ..................................................................................................... 211 Deklaracja ZIUA .................................................................................................... 211 Deklaracja ZWUA .................................................................................................. 212 Deklaracja ZCNA .................................................................................................. 212 Deklaracja ZCZA ................................................................................................... 212

Informacje RMUA ...................................................................................................... 213 Deklaracje PIT ........................................................................................................... 213

Deklaracja PIT-4R ................................................................................................. 214 Deklaracja PIT-8AR .............................................................................................. 214 Deklaracja IFT-1, IFT-1R ....................................................................................... 215 Deklaracja PIT- 8C ................................................................................................ 216 Deklaracja PIT-11 ................................................................................................. 218 Deklaracja PIT- 40 ................................................................................................ 219 Deklaracja PIT- R .................................................................................................. 220

Deklaracje PIT | Wycofane ................................................. 222 Deklaracja PIT- 8B ................................................................................................ 222 Deklaracja PIT- 8S ................................................................................................ 223

Deklaracje PFRON .............................................................. 225 Wn-D ..................................................................................................................... 225

Deklaracje PFRON | Wycofane .......................................... 232

Szybki start ......................................................................... 233 Dane o firmie ............................................................................................................. 233 Zatrudniamy pracowników ....................................................................................... 233 Modyfikacja danych .................................................................................................. 235 Pierwsze wypłaty ...................................................................................................... 236

Listy płac ............................................................................................................... 237 Wypłaty z tytułu umów cywilnoprawnych............................................................... 243 Korekta zrealizowanych wypłat ............................................................................. 243

Deklaracje .................................................................................................................. 244 Deklaracje rozliczeniowe ZUS ............................................................................... 245

KEDU .............................................................................................................. 245 DRA ................................................................................................................. 245

Wydruki ...................................................................................................................... 246 Archiwizacja i odtwarzanie bazy danych ................................................................ 247 Archiwizacja bazy danych SQL Server ................................................................... 247

8

Zbiory danych systemu enova .......................................... 248 Wykaz głównych modułów systemu enova ............................................................ 248

9

Wprowadzenie

System enova Kadry Płace należy do najnowszej generacji programów z

dziedziny zarządzania (również ze względu na zastosowaną przy jego tworzeniu technologię Microsoft.NET). System zapewnia kompleksową obsługę działu kadr i rachuby płac nowocześnie zarządzanej firmy. Tworzy go dziewięć

zintegrowanych ze sobą modułów: Kadry, PKZP, ZFM, Szkolenia, Płace, Deklaracje PIT, Deklaracje ZUS, Deklaracje PFRON oraz dodatkowy moduł Zarządzania Zasobami Ludzkimi.

Elastyczności systemu w sferze funkcjonalnej dorównuje elastyczność technologiczna. System enova został stworzony z myślą o jak największych możliwościach dostosowywania go do konkretnych wymagań Klienta. W zależności od potrzeb enova

może obsłużyć dane kilkuset lub kilku tysięcy pracowników oraz od jednego do kilkudziesięciu stanowisk operatorów.

System enova został napisany z wykorzystaniem narzędzi Microsoft.NET oraz

Microsoft Visual Studio. Projekt został oparty o architekturę trójwarstwową. Umożliwia to między innymi skalowanie systemu do rozwiązań internetowych. Otwarta architektura systemu, gwarantuje łatwość jego rozbudowy poprzez dawanie nowych komponentów.

Interfejs użytkownika

System enova Kadry Płace posiada konfigurowalny, przyjazny interfejs użytkownika z

wbudowanymi funkcjami do analizy danych (filtrowanie wg wielu kryteriów, sortowanie, narzędzie do tworzenia zapytań). Interfejs użytkownika jest wzorowany na rozwiązaniach przyjętych w Microsoft Outlook. Spełniając standardy Microsoft program równie łatwo daje się obsługiwać przy pomocy klawiatury. Definicja i zachowywanie widoków jest kolejną funkcją umożliwiającą wyświetlanie zestawu najczęściej używanych funkcji i ekranów dla każdego Użytkownika. Filtry mogą być używane do selektywnego przeglądania danych na ekranie. Pozwala to oglądać informacje spełniające zadane kryteria.

Cechy wyróżniające system

Wyczerpujące możliwości analityczne Wielowalutowość Definiowanie obliczeń i raportów Definiowanie składników płacowych Korekta nieobecności po zrealizowaniu wypłaty Obsługa i definiowanie stażu pracy Otwarty dostęp do danych przy zapewnieniu pełnego bezpieczeństwa Rozbudowany zapis danych osobowych Historyczne naliczanie płac i możliwość ich korygowania Rejestracja czasu pracy – współpraca z RCP Obsługa działalności socjalnej przedsiębiorstwa Kasa Zapomogowo-Pożyczkowa Zakładowy Fundusz Mieszkaniowy

10

Obsługa wynagrodzeń z funduszu bezosobowego Wspomaganie działalności szkoleniowej Prowadzenie archiwum danych kadrowych Emisja przelewów w formie tradycyjnej i elektronicznej Przyjazny interfejs użytkownika wzorowany na Microsoft Outlook Dostosowanie do przepisów Procedury użytkownika automatyzujące pracę Wydajny generator raportów Integracja z innymi aplikacjami (w szczególności Microsoft Office)

Baza danych

System może współpracować z wysokowydajnych relacyjnych baz danych Microsoft SQL Server (względnie MSDE).

Baza danych Microsoft SQL lub MSDE – jest to nowoczesna baza danych oparta o

technologię SQL. Jej użycie zapewnia wysoką stabilność i bezpieczeństwo systemu oraz szybkość działania w rozwiązaniach sieciowych. Tu też tkwi największa siła systemu: wydajność. Charakter i konstrukcja baz relacyjnych pozwalają na przechowywanie i

operowanie na ogromnych ilościach danych z dużą szybkością oraz dostępnością.

W przypadku dużych systemów dodatkową zaletą jest oddzielenie logiki przetwarzania (logiki biznesowej) od bazy danych, tzn. fizyczne odseparowanie na różnych serwerach aplikacji enova oraz wybranej bazy. Pozwala to na podniesienie wydajności systemu, jak

również zwiększenie jego stabilności i bezpieczeństwa, jest również jednym z podstawowych warunków rozpraszania i skalowalności systemów.

Wielowalutowość

System enova Kadry Płace umożliwia wielowalutowe przetwarzanie danych. Oznacza

to, że zarówno stawki wynagrodzeń niektórych pracowników jak i wybrane elementy wynagrodzenia mogą być ustalane w dowolnej walucie. System posiada tabele dziennych kursów walut. W procesie naliczania płac wszystkie kwoty w walucie obcej są automatycznie przeliczane na kwoty w walucie systemowej z zastosowaniem odpowiedniej tabeli kursów. Również raporty płacowe mogą być tworzone w dowolnej walucie, niezależnie od waluty systemowej. System został zaprojektowany i zrealizowany z uwzględnieniem zmian związanych z przystąpieniem Polski do UE.

Otwarty dostęp do danych

System enova wyposażono w uniwersalny interfejs umożliwiający integrację z innymi

aplikacjami bez potrzeby programowania. Rozbudowana funkcja importu danych pozwala na wczytywanie różnego typu danych, np. danych o obrotach z modułu sprzedaży w celu wyliczenia prowizji. W czasie importu przeprowadzana jest pełna weryfikacja danych. Funkcja eksportu służy między innymi do transferu danych płacowych zapisanych we właściwym formacie do modułów księgowych.

Używając odpowiedniego programu obsługi można uzyskać dostęp do danych przechowywanych w module enova Kadry Płace za pośrednictwem dowolnego pakietu

przetwarzania i analizy danych, takiego jak Microsoft Excel.

11

Wdrożenia

System enova Kadry Płace został zaprojektowany w taki sposób, że jego wdrożenie

nie wymaga zmian w faktycznym kodzie programu. W praktyce oznacza to, że to samo oprogramowanie działa w dowolnej konfiguracji dostosowanej do potrzeb Klienta. Rozbudowany generator raportów jest wbudowanym narzędziem systemu umożliwiającym tworzenie złożonych raportów i innych dokumentów.

Wraz z modułem płacowym dostarczana jest demonstracyjna baza danych. Baza ta zawiera standardowe definicje dodatków i potrąceń, tabele podatkowe, algorytmy pozwalające na obliczanie operacji płacowych oraz zestaw dokumentów i raportów dostosowanych do aktualnych przepisów prawnych.

Czas i koszt wdrożenia zależą od wymagań Klienta. Zazwyczaj proces wdrożeniowy obejmuje szkolenie, definicję składników, algorytmów i raportów wymaganych przez Użytkownika, konfigurację bazy danych, a także procedurę akceptacji stanu parametryzacji systemu dla wymagań Użytkownika.

12

Uruchamianie programu

Podczas instalacji programu na pulpicie tworzony jest skrót . Program jest także dodawany do menu Start (Start | Programy | Enova | Enova – program do obsługi firmy).

Przy pierwszym uruchomieniu programu pojawi się główny ekran programu zawierający pustą listę baz danych.

Okno główne programu

Główny ekran programu podzielony jest na cztery części. Górną część ekranu zajmują: klasyczne menu oraz pasek narzędzi. Ekran roboczy jest podzielony na trzy części:

Rys. 1 Główny ekran programu

Pierwszy od lewej znajduje się pasek nawigacji „Pasek enova”. Najczęściej stosowane opcje programu mogą być tam umieszczone metodą przeciągania z położonego obok „drzewa folderów”

Ulubione. Użytkownik może wybrać na listę najczęściej używane przez siebie opcje.

Ostatnio używane. Lista ostatnio wybranych opcji.

Foldery. Struktura programu wyświetlona w postaci „drzewa folderów”.

Drugim elementem ekranu jest „drzewo folderów” odwzorowujące strukturę funkcjonalną programu. Poszczególne gałęzie można rozwijać wybierając „+” lub zwijać wybierając „-”. Po wybraniu opcji, odpowiednia

13

lista pokazuje się w głównej, prawej części ekranu. Dla najniższych poziomów drzewa jest to lista rekordów, dla wyższych lista elementów niższego poziomu.

Aktualnie wybrana (podświetlona) opcja może być umieszczona na Pasku enova także za pomocą lokalnego menu dostępnego po naciśnięciu prawego klawisza myszy. W ten sam sposób można wywołać opcję usuwania skrótu z paska ‘enova’. Korzeniem drzewa jest pozycja enova dzisiaj. Wybranie tej opcji powoduje wyświetlenie numeru wersji programu.

Główną część ekranu zajmuje menu folderów (opcji). Wybierając i akceptując kolejne opcje zagłębiamy się w program. Ostatnim z wyświetlanych poziomów jest zazwyczaj lista elementów. W zależności od wybranych wcześniej opcji może to być na przykład lista pracowników, lista wypłat, lista umów zleceń. Użytkownik może otwierać poszczególne listy, tworząc kolejne zakładki, dzięki którym będzie miał szybki dostęp do poszczególnych list.

Pasek enova może zostać ukryty, powiększając tym samym obszar zajmowany przez menu folderów przy pomocy opcji: Widok | Pasek enova. Ta sama opcja pozwala ponownie przywołać Pasek enova na ekran.

Drzewo folderów może zostać ukryte, powiększając tym samym obszar zajmowany przez menu folderów przy pomocy opcji: Widok | Foldery. Ta sama opcja pozwala ponownie przywołać drzewo folderów na ekran.

Wprowadzanie lub modyfikacja licencji

Program enova nie posiada zabezpieczeń sprzętowych (nie dotyczy wersji dla biur

rachunkowych). Jednak do jego komercyjnego użytkowania konieczne jest posiadanie odpowiedniej licencji, czyli klucza liczbowego dostarczanego przez producenta programu (szczegóły dostępne na stronie http://www.enova.pl/licencja).

Wprowadzenie lub modyfikacja istniejącej licencji możliwe jest:

podczas tworzenia bazy danych, w oknie wyboru typu licencji po naciśnięciu przycisku Wprowadź licencję

po otworzeniu bazy danych demonstracyjnej w oknie informującym o licencji demonstracyjnej po naciśnięciu przycisku Wprowadź licencję

po wejściu do bazy danych w menu Pomoc | Licencja programu w oknie wizytówki programu menu Pomoc | Wizytówka po naciśnięciu

przycisku Licencja

14

Rys. 2 Wczytywanie licencji

Korzystając z wyświetlonego formularza, licencję można wprowadzić:

przepisując do odpowiednich pól formularza dane z papierowego dokumentu (FAX).

wczytując dane z dostarczonego przez producenta pliku XML W tym przypadku należy wybrać przycisk Wczytaj licencję z pliku i zaimportować licencję wskazując plik XML.

Jeżeli licencja do programu została już wprowadzona, to wybierając Wybierz zainstalowaną licencję możemy przypisać ją do kolejnej bazy danych (wyboru dokonujemy z listy wprowadzonych wcześniej licencji).

Przypisanie licencji do bazy danych powoduje przeniesienie danych o firmie z licencji do danych konfiguracyjnych. Zmiana tych danych w konfiguracji bazy danych nie jest możliwa. Jedna (ta sama licencja) może być wielokrotnie przypisywana do różnych baz danych, jednak wszystkie te bazy zawierać będą te same dane identyfikacyjne - informacji o firmie.

Każdorazowa zmiana nazwy danych zapisanych w pliku XML, w szczególności: nazwy firmy, jej NIP-u, adresu wymaga pobrania od producenta programu nowej licencji. Zmiana tych danych inaczej jak poprzez wczytanie pliku XML nie jest możliwa.

15

Licencja programu zawiera następujące dane:

Numer seryjny – unikalny identyfikator użytkownika, wymagany przy

kontaktach z producentem. Każdemu użytkownikowi przypisywany jest niepowtarzalny numer. Numer seryjny drukowany jest w stopce dokumentów generowanych przez program.

Typ bazy danych – licencja wydawana jest na wybrany typ bazy danych:

MS SQL (MSDE) lub MySQL. Typ:

Standardowa, dla indywidualnego użytkownika

Biuro rachunkowe, dla biura rachunkowego. Informacją zawartą w licencji jest nazwa i NIP biura rachunkowego.

Termin gwarancji – określa datę upływu gwarancji programu. Blokada – określa datę zablokowania licencji. Dotyczy licencji

wydawanych na czas określony. Po dacie blokady baza danych traktowana jest jak demonstracyjna

Podpis – 16 znakowy numer (w formacie xxxx-xxxx-xxxx-xxxx)

dostarczany przez producenta, identyfikujący jednoznacznie licencję. Licencja bez wprowadzenia odpowiadającego jej podpisu nie jest ważna (poprawna).

Płace / Księgowość / Księga inwentarzowa – ustawienia określające

zakres funkcjonalny modułu (kolor) oraz maksymalną liczbę jednocześnie pracujących na bazie danych stanowisk. Szczegółowy opis dostępny jest na stronie http://www.enova.pl/licencja/kolory.htm).

Dane identyfikacyjne, teleadresowe firmy wykorzystywane w jej „pieczątce”

Nazwa – pełna nazwa firmy NIP Dane adresowe: Ulica. Nr domu. Nr lokalu. Miejscowość. Kod pocztowy.

Powyższe dane stanowią podstawę przygotowania 16 znakowego podpisu uaktywniającego licencje.

Konfiguracja automatycznego logowania do programu

W programie enova zaimplementowany został zaawansowany mechanizm

przypisywania uprawnień do zgromadzonych w programie danych. Uprawnienia przypisywane są indywidualnie operatorom logującym się do programu (obsługującym program).

Definiowanie operatorów uprawnionych do pracy na bazie danych odbywa się:

w formularzu konfiguracji programu (Ctrl+F9 lub Narzędzia | Opcje) na zakładce: Systemowe | Operatorzy.

Po wybraniu bazy danych pojawi się okno z prośbą o zalogowanie się operatora do programu. Podajemy kod operatora oraz jego hasło dostępu.

16

Rys. 3 Logowanie do bazy danych

W przypadku, gdy nie chcemy stosować tego mechanizmu zabezpieczeń możemy uprościć uruchamianie programu przez jednokrotne podanie operatora i hasła, na którym program będzie pracował. Dokonujemy tego na formularzu bazy danych na zakładce Operator.

Na formularzu znajduje się pole określające, czy logowanie do programu ma wykorzystywać mechanizm logowania zintegrowanego do systemu. Pole Operator określa standardowego operatora uruchamiającego program oraz pole Hasło dostępu zawiera

hasło dostępu tego operatora do programu.

Możliwe są następujące sposoby ustawienia tych pól:

Logowane zintegrowane: Tak. Po wybraniu z Menu folderów bazy

danych program automatycznie sprawdzi czy operator logujący się do systemu Windows ma prawo pracy ze wskazaną bazą danych. Jeżeli tak, to odpowiednie dane zostaną użytkownikowi udostępnione. W takim przypadku nie mają znaczenia zapisy w polach: Operator i Hasło dostępu (są przez program ignorowane).

Opcja zalecana do użycia przy wcześniejszym skonfigurowaniu programu enova na systemach operacyjnych Windows NT, 2000, XP posiadających bezpieczny mechanizm logowania zintegrowanego.

17

Rys. 4 Domyślny operator

Logowane zintegrowane: Nie oraz

Operator: ?

Hasło dostępu: ?

Standardowe, domyślne ustawienie programu.

Po wybraniu bazy danych z Menu folderów program na ekranie pojawi się formularz

umożliwiający wybór (z listy) użytkownika i wprowadzenie odpowiadającego mu hasła. Jeżeli wprowadzone dane będą zgodne z danymi zapisanymi w konfiguracji programu możliwa będzie praca z bazą danych (w zakresie określonym uprawnieniami użytkownika).

Ustawienie przydatne, gdy z komputera korzysta wiele osób i chcą w bezpieczny sposób logować się do programu.

Logowane zintegrowane: Nie oraz

Operator: kod operatora

Hasło dostępu: ?

Po wybraniu Menu folderów bazy danych z na ekranie pojawi się formularz, w którym

program zaproponuje operatora. Wymagane jest wyłącznie wprowadzenie odpowiadającego mu hasła.

Ustawienie bardzo wygodne w przypadku, gdy z komputera korzysta zazwyczaj jedna osoba, która w bezpieczny sposób chce logować się do programu.

Logowane zintegrowane: Nie oraz

Operator: kod operatora

Hasło dostępu: hasło dostępu operatora

Po wybraniu z Menu folderów bazy danych program automatycznie pozwoli na pracę

ze zgromadzonymi w bazie danymi, przy założeniu, że w konfiguracji bazy danych został zdefiniowany identyczny użytkownik. Jeżeli nie, to dostęp do bazy danych zostanie zablokowany. Taka konfiguracja zalecana jest wyłącznie dla baz danych typu DEMO czy TEST. Baz danych, w których nie są przechowywane istotne z punktu widzenia

18

użytkownika dane (na przykład fikcyjne, nieprawdziwe dane, które nie muszą być chronione przed dostępem osób trzecich.

Ze względów bezpieczeństwa to ustawienie nie jest zalecane.

Kolejne uruchomienie programu

Domyślnie po uruchomieniu program zgłasza się główną listą folderów. Użytkownik może zmienić to domyślne ustawienie wybierając opcję: Widok | Ustaw aktualny widok jako startowy. W ten sposób program po uruchomieniu może na przykład w głównym

oknie wyświetlać listę pracowników.

Jeżeli po uruchomieniu, jako widok startowy wyświetlane są dane związane bezpośrednio z jedną ze zdefiniowanych w programie kartotek, to przed ich wyświetleniem program zażąda autoryzacji użytkownika.

W polu Nazwa należy wpisać lub wybrać z dostępnej listy kod operatora (domyślnym operatorem programu jest Administrator).

W polu Hasło dostępu wpisujemy aktualne hasło operatora (domyślnie dostęp do bazy danych nie jest zabezpieczany hasłem, akceptujemy puste pole).

Po wprowadzeniu operatora i jego hasła zapis akceptujemy klawiszem Enter lub przyciskiem OK. Kod operatora może także zostać wprowadzony bezpośrednio z

klawiatury (z pominięciem listy). Jeżeli wprowadzimy operatora, który nie występuje na liście operatorów otrzymamy komunikat „Operator … nieznaleziony”.

Jeżeli podane zostanie błędne hasło, program wyświetli następujący komunikat: „Niepoprawne hasło dostępu operatora …”. Bez podania poprawnego hasła zalogowanie się do programu nie jest możliwe.

19

Interfejs użytkownika

W tej części podręcznika przedstawiony zostanie pełny opisu interfejsu użytkownika programu enova. W programie zostały zastosowane głównie standardy obowiązujące w systemie Windows oraz w środowisku .NET.

Dokładnie omówione zostaną operacje na listach danych oraz możliwości definiowania ich wyglądu. Praca na listach zajmować będzie zwykle większość czasu pracy użytkownika.

Słownik używanych terminów

Okno

Tytuł okna

Pasek znajdujący się w górnej części okna. Zazwyczaj jego zawartość stanowią:

tytuł okna opisujący jego zawartość, ikona symbolizującą zawartość okna oraz podstawowe funkcje obsługi okna: zamknięcie, minimalizacja,

maksymalizacja (cały ekran) okna.

Pasek menu

Pasek zawierający listę funkcji udostępnianych w danym oknie. Poszczególne pozycje paska tworzą lokalne menu (listy dostępnych funkcji). Najczęściej wykorzystywane funkcje uzupełnione zostały o skróty klawiaturowe. Opisują one kombinację klawiszy, przy pomocy których można wywołać daną funkcję.

Pasek narzędzi

Pasek znajdujący się pod paskiem menu. Tworzą go - w postaci ikon / przycisków - najczęściej używane, w danym oknie funkcje. Ich wywołanie przy pomocy myszki (lewy przycisk) gwarantuje szybki dostęp do zgromadzonych danych.

Pasek stanu

Pasek znajdujący się dolnej części okna. Służy on wyświetlaniu informacji (komunikatów) o stanie danych znajdujących się w wybranym oknie. Przy jego pomocy wyświetlane są na przykład ostrzeżenia o niepoprawnie wprowadzonych danych.

20

Menu lokalne

Wywoływane prawym klawiszem myszy lub naciśnięciem kombinacji klawiszy <Shift+F10>. Menu lokalne zawiera listę podręcznych funkcji związanych z wybranym

elementem programu.

Okno dialogowe

Jest to okno programu, pozwalające wprowadzić dane niezbędne do wykonania wywołanej uprzednio funkcji. Z reguły okno dialogowe, na czas wywołania funkcji blokuje dostęp do okna programu, z którego zostało ono wywołane. Okno dialogowe w dolnej części posiada przyciski: OK i Anuluj. OK pozwalaj na zaakceptowanie wprowadzonych, przy jego pomocy danych, jednocześnie uruchamia wybraną funkcję. Przycisk Anuluj

pozwala zignorować wprowadzane dane. Jego użycie jest równoznaczne z rezygnacją z wywołania wybranej funkcji.

Okno komunikatu

Służy wyświetleniu ostrzeżeń i informacji o wykrytych przez program błędach. W programie funkcjonują dwa rodzaje tego typu okien.

W pierwszym przypadku po zapoznaniu się z wyświetlanym komunikatem użytkownik może jedynie zaakceptować jego treść. Zamyka okno naciskając przycisk OK, jest to wtedy jedyny przycisk wyświetlany w oknie.

W drugim przypadku wyświetlany komunikat daje użytkownikowi możliwość wyboru. Wówczas wybierając przycisk Tak lub Nie decydujemy o dalszym działaniu programu.

Okno oczekiwania

Okno pojawia się automatycznie w trakcie wykonywania przez program czasochłonnych operacji, obliczeń. W większości przypadków w oknie wyświetlany jest wskaźnik przyrostu, pozwalający ocenić stopień zaawansowania prowadzonych obliczeń.

Jeżeli w oknie znajduje się przycisk Anuluj, to jego użycie pozwala na przerwanie

aktualnie wykonywanej funkcji.

Folder

Służy wyodrębnieniu pewnej funkcjonalności programu. Folder może zawierać inne foldery (menu folderów) lub foldery końcowe (listy danych). Menu folderów pozwala grupować logiczne powiązane ze sobą funkcje programu.

Otwierając kolejne foldery wybieramy coraz bardziej szczegółową funkcjonalność programu. Folder końcowy to zazwyczaj lista danych. Przy jej pomocy użytkownik uzyskuje możliwość operowania na zgromadzonych w programie danych.

Menu folderów

Lista folderów, z której przy pomocy klawiatury lub myszki możemy wybrać kolejny folder lub listę.

21

Nagłówek menu folderu

Element graficzny znajdujący się nad menu folderów. Zawiera on zazwyczaj nazwę folderu oraz krótki opis znajdujących się w nim pozycji.

Pasek enova (pasek skrótów)

Tworzona przez użytkownika lista najczęściej otwieranych folderów programu (pierwszy od lewej wydzielony fragment głównego okna programu). Przechowuje skróty do najczęściej używanych folderów (menu folderów lub list). Pozwala to na szybkie przechodzenie do często używanych folderów programu, z pominięciem menu folderów.

Drzewo folderów

Zawiera hierarchiczną - w postaci drzewa - listę wszystkich folderów dostępnych w programie. Ułatwia poszukiwanie interesujących użytkownika folderów.

Lista zapisów

Zwiera posortowanie dane ewidencjonowane przez program. Składa się z wierszy (jeden wiersz jeden zapis) oraz kolumn zawierających dane tego samego rodzaju znajdujące się w poszczególnych wierszach.

Lista jest często folderem końcowym programu. Listy znajdują się również na formularzach. Niektóre z listy pozwalają na edycję znajdujących się w nich danych.

Zapisy tworzące listę mogą być, wg kryteriów zadanych przez użytkownika, sortowanie, filtrowanie, grupowanie, selekcjonowane lub wyszukane.

Nagłówek listy

Zawiera opisy kolumn tworzących listę. Na kolumnach listy możemy wykonywać operacje sortowania, filtrowania i grupowania.

Pasek selekcji listy

Umożliwia ograniczenie liczby wyświetlanych na liście zapisów (na przykład do wybranego okresu). Pasek selekcji składa się z dostępnych filtrów – kontekstów.

Pasek selekcji z poziomu klawiatury wywoływany jest klawiszem <F3>.

Pasek narzędzi listy

Pasek znajdujący się nad nagłówkiem listy. Umożliwia trzy podstawowe operacje wykonywane na liście zapisów:

dodawanie nowych zapisów edycja istniejących zapisów, kasowanie zbędnych zapisów.

22

Lokator listy

Pozwala na szybkie wyszukiwanie zapisów. Znajdując się na liście wyszukujemy interesujący nas zapis wpisując z klawiatury jego identyfikator (kod, nazwę, itp.).

Po wpisaniu pierwszego znaku (litery lub cyfry) nad listą wyświetlony zostanie pasek lokatora listy. Program poszukuje zapisu najbardziej zbliżonego do wpisanej w lokatorze sekwencji znaków i cyfr.

Lokator dostępny jest wyłącznie na listach, które nie umożliwiają bezpośredniej edycji danych (większość list).

Znacznik wiersza

Po lewej stronie listy znajduje się kolumna zawierający znacznik aktualnego wiersza danych. Znacznik informuje również o tym, czy rozpoczęta została edycja aktualnego zapisu.

Organizator listy

Wywoływany z menu lokalnego listy. Jest to okno dialogowe pozwalające na określenie zawartości listy zapisów, sposobu ich sortowania, grupowania …

Formularz

Poszczególne zapisy wprowadzane są do programu, modyfikowane przy pomocy formularzy.

Formularz pozwala one na przeglądanie oraz modyfikacje pojedynczych zapisów.

Pole wprowadzania danych

Jeden z podstawowych elementów formularza służący do wprowadzania, wyświetlania danych. W zależności od rodzaju danych dostępne są następujące pola danych:

Pole tekstowe, umożliwia wprowadzania danych w postaci tekstu (napisu) Pole liczbowe, umożliwia wprowadzania danych w postaci liczby (kwoty).

Dostępny kalkulator umożliwia szybkie przeliczanie wartości. Pole daty, umożliwia wprowadzania danych w postaci daty. Dostępny

podręczny kalendarz. Pole czasu, umożliwia wprowadzania danych w postaci czasu gg:mm.

Pole okresu, umożliwia wprowadzania danych w postaci zakresu dat. Dostępne funkcje szybkiej zmiany okresu oraz jego rozszerzania.

Pole logiczne, umożliwia wprowadzania danych w postaci Tak lub Nie.

Pole prostego wyboru, umożliwia wprowadzania danych poprzez wybór z dostępniej listy wartości. Lista nie podlega edycji.

Pole wyboru z listy, umożliwia wprowadzania danych poprzez wybór z dostępniej listy. Lista podlega edycji.

Pole słownikowe, umożliwia wprowadzania danych bezpośrednio z klawiatury lub poprzez wybór z listy wcześniejszych zapisów.

23

Etykieta

Jest to napis znajdujący się na formularzu, opisujący jego zawartość. Najczęściej występuje po lewej stronie pola, opisując dane w nim znajdujące się.

Sekcja danych

Pozioma kreska uzupełniona tytułem, oddzielająca od siebie logicznie powiązany ze sobą zbiór pól formularza.

Zakładki formularza

Jeżeli ilość danych znajdujących się w formularzu jest duża, zostają one podzielone na zakładki. Jednocześnie możliwe jest wyświetlenie tylko jednej zakładki formularza.

W przypadku dużej ilości zakładek są one zapisywane w postaci drzewa zakładek.

Drzewo zakładek formularza

Przy dużej ilości zakładek znajdujących się na formularzu układane są one w postaci drzewa znajdującego się z lewej strony formularza. Pozwala to łatwe przełączanie się pomiędzy nimi.

Przycisk

Element znajdujący się na formularzu wywołujący funkcję programu, opisaną na tymże przycisku.

Klawisze funkcyjne

Lista klawiszy użytych w programie enova (znacznikiem [Win] oznaczone zostały

klawisze standardu Windows).

F1 - Pomoc [Win] F2 - Wejście do edycji danych na liście [Win] F3 - Wejście na belkę filtrów listy (jest to belka która znajduje się

bezpośrednio nad listą) F4 - Otwarcie lookup'a, listy typu ComboBox, np. kalendarzyk, kalkulator,

itp. [Win] F5 - Odświeżanie danych (listy, formularza), dane ponownie wczytywane

są z bazy danych [Win] F6 - Klawisz do częstej funkcji okna, wykorzystanie dowolne F7 - Klawisz do częstej funkcji okna, wykorzystanie dowolne F8 - Klawisz do częstej funkcji okna, wykorzystanie dowolne F9 - Klawisz do częstej funkcji okna, wykorzystanie dowolne F10 - Przejście do menu okna [Win] F11 - Klawisz do częstej funkcji okna, wykorzystanie dowolne F12 - Klawisz do częstej funkcji okna, wykorzystanie dowolne Shift+F4 - Otwarcie formularza z lookup'a

24

Shift+F10 - Otwarcie menu lokalnego kontrolki Ctrl+F9 - Konfiguracja programu aktualnej firmy Ctrl+Shift+F9 - Odświeżenie konfiguracji programu aktualnej firmy Alt+F4 - Zamknięcie aktualnego okna Ctrl+Space - Na formularzu to samo co F4; na liście zaznacza/odznacza

aktualny zapis

Alt+ - To samo co F4 [Win] Enter - Na formularzu przechodzi do następnej kontrolki w ramach

strony; na liście otwiera formularz dla zapisu lub akcja standardowa Shift+Enter - Na formularzu przechodzi do poprzedniej kontrolki w

ramach strony Ctrl+Enter - Na liście aktualizacja aktualnego zapisu; na formularzu

zapisuje i zamyka aktualny formularz lub w ogóle akceptuje dane znajdujące się w oknie

Tab - Przechodzi do następnej kontrolki (bez względu na stronę) [Win] Shift+Tab - Przechodzi do poprzedniej kontrolki (bez względu na stronę)

[Win] Ctrl+Tab - Przechodzi do następnej strony danych (zakładki) [Win] Ctrl+Shift+Tab - Przechodzi do poprzedniej strony danych (zakładki)

[Win] Escape - Rezygnuje z aktualnej akcji; na formularzu w trakcie

modyfikacji danych w kontrolce przywraca poprzednią wartość, jeżeli nie ma zmian danych to zamyka okno ewentualnie ostrzegając o zmianach; zamyka/rezygnuje okna dialogowe [Win]

Ins - Na liście dodaje nowy zapis do listy Backspace - W oknie głównym cofa się o jedną pozycję w "menu" w

górę; na kontrolkach edycyjnych kasuje znak przed kursorem [Win] Alt+Backspace - W kontrolkach edycyjnych wycofuje zmiany [Win]

Alt+ - Na głównym oknie wyświetla następną stronę [Win]; na

formularzu wyświetla poprzedni zapis

Alt+ - Na głównym oknie wyświetla poprzednią stronę [Win]; na

formularzu wyświetla następny zapis Ctrl+Del - Na liście kasuje zaznaczony zapis danych lub na listach

historycznych zaznaczoną aktualizację zapisu Ctrl+Shift+Del - Na liście historycznej kasuje zaznaczony zapis ze

wszystkimi aktualizacjami Ctrl+PgUp - Przechodzi do poprzedniej strony danych (tj. Ctrl+Tab) Ctrl+PgDown - Przechodzi do następnej strony danych (tj.

Ctrl+Shift+Tab) Ctrl+A - Na liście zaznacza wszystkie zapisy; na formularzu zaznacza

cały tekst w kontrolce Ctrl+C - Kopiuje zaznaczone dane do schowka Ctrl+H - Na formularzu otwiera stronę z cechami Ctrl+P - Uruchamia standardowy wydruk dla okna Ctrl+S - Zapisuje aktualnie edytowane dane oraz odświeża dane z bazy Ctrl+V - Wkleja dane znajdujące się w schowku do aktualnej kontrolki Ctrl+X - Przenosi zaznaczone dane do schowka

25

Standardowe typy danych i pól

Dane do programu wpisywane są jako tekst. W momencie akceptacji wprowadzonych w danym polu danych następnie ich interpretacja zgodnie z regułami odpowiednimi dla pola danego typu.

Tekst

Wpisywany w standardowy sposób. Jedynym ograniczeniem dla pól typu tekst jest ich maksymalna długość.

Data

Program pozwala na wpisywanie dat w praktycznie każdym formacie, który podlega jednoznacznej interpretacji. Akceptowalne formaty to:

dd-mm-rrrr lub dd.mm.rrrr, na przykład: 31.01.2002 dd-mm-rr lub dd.mm.rr, na przykład: 31.01.03 rrrr-mm-dd lub rrrr.mm.dd, na przykład: 2003.01.01 dd miesisiąc rr, na przykład: 01Maj03 miesiąc dd rr, na przykład: Maj0103 (interpretowane jako 2003.05.01) miesiąc dd rrrr, na przykład: Maj012003(interpretowane jako 2003.05.01)

Okres

W przypadku gdy okres zapisywany jest przy pomocy pojedynczej kontrolki (w jednym polu) to może on zostać zapisany w formacie:

data….data, na przykład: 2002-01-01…2002-12-31, przy czym data może być wpisywana w dowolny opisany powyżej sposób.

Program dopuszcza pominięcie jednej z dat ograniczających okres, na przykład:

Maj 01 2003…, interpretowane jako: 1 maj 2003 lub później …2002-12-31, interpretowane jako: 31 grudzień 2002 lub wcześniej

Liczby

Program wykorzystuje standardową kontrolkę do wprowadzania liczb. Separator części dziesiętnej (przecinek lub kropka) definiowany jest w ustawieniach regionalnych systemu Windows.

Kwoty

Kwoty zawierają dwa pola. Jedno z nich to liczba, drugie to symbol waluty, w jakiej jest wyrażona kwota. Symbol wybieramy z listy walut. Domyślną wartością jest waluta standardowa.

26

Pola wyboru

Pole wyboru oznacza niezależną opcję. Jeżeli pole wyboru znajduje się obok każdej pozycji w grupie wyborów, które nie wykluczają się wzajemnie oznacza to, można wybrać więcej niż jedno pole wyboru jednocześnie

Przyciski opcji

Przycisk opcji obok każdego elementu w grupie dwóch lub więcej wyborów, które się wzajemnie wykluczają oznacza, że można wybrać tylko jedną z wykluczających się opcji.

Pola listy

Pole listy wyświetla możliwe wybory na formancie listy. Jeśli lista jest większa niż pole, można przewinąć listę, aby zobaczyć dodatkowe opcje.

27

Struktura funkcjonalna programu

System enova Kadry Płace funkcjonalnie podzielony został na moduły (foldery):

Kadry Płace PKZP, ZFM, … ZFŚS (wersja platynowa) Szkolenia ZLL (wersja platynowa) Deklaracje ZUS Deklaracje PIT Deklaracje PFRON

Rys. 5 Główne moduły programu

Kadry

W części kadrowej systemu przechowywana jest pełna informacja o danych personalnych zatrudnianych pracowników i zleceniobiorców, o ich rodzinach, o zatrudnieniu (etat, umowy zlecenia, …), o czasie pracy i nieobecnościach. Odnotowane zmiany w gromadzonych danych automatycznie tworzą historię zatrudnienia pracownika.

Ze względu na aktualny charakter zatrudnienia informacja o zatrudnionych osobach wyświetlana jest na listach:

28

Pracownicy Zleceniobiorcy Niezatrudnieni Wszyscy Właściciele Umowy Akordy Dodatki i potrącenia Czas pracy

Grafiki

Nieobecności

Planowane nieobecności (wersja platynowa)

Wejścia i wyjścia RCP (wersja platynowa)

Wnioski urlopowe (wersja platynowa) Ewidencja (listy dostępne w wersji platynowej)

Badania lekarskie

Nagrody i kary

Oświadczenia

Rodzina pracowników

Szkolenia BHP

Przy czym wybrana osoba jednocześnie może być wyświetlana na więcej niż jednej liście (na przykład pracownik będący zleceniobiorcą będzie na liście zleceniobiorcy, wszyscy oraz niezatrudnieni).

Na listę osób wszystkich pracownik przenoszony jest automatycznie po rozwiązaniu stosunku pracy.

Wszystkie listy mają charakter dynamiczny. Przywrócenie umowy o pracę spowoduje, że pracownik automatycznie (bez dodatkowej ingerencji użytkownika) zostanie przeniesiony z listy niezatrudnionych na listę pracowników.

PKZP, ZFM, …

Funkcje realizowane w module PKZP (Pracownicza Kasa Zapomogowo-Pożyczkowa), ZFM (Zakładowy Fundusz Mieszkaniowy) to obsługa wkładów oraz pożyczek z

automatyczną ich wypłatą i potrąceniem spłat.

Program pozwala użytkownikowi na definiowanie własnych funduszy pożyczkowych.

Płace

W module Płace realizowane są wszystkie czynności związane z procesami

płacowymi: definiowanie, naliczanie i tworzenie list płac, automatyczne generowanie wielu list płac w dowolnym okresie rozliczeniowym wraz z emisją niezbędnych dokumentów, ewidencja i obliczanie wynagrodzeń na podstawie umów zleceń i umów o dzieło, automatyczne tworzenie deklaracji dla Urzędów Skarbowych PIT-4R, PIT-8AR, PIT-8C, PIT-11, PIT-40, IFT-1, IFT-1R, PIT-R oraz wszystkich wymaganych przepisami ZUS dokumentów rozliczeniowych.

29

Definiowanie składników oraz algorytmów płacowych odbywa się w części konfiguracyjnej systemu.

Ze względu na sposób filtrowania zgromadzonej w programie informacji o wypłatach są one wyświetlane na listach:

Pracownicy – lista wypłat etatowych zrealizowanych w wybranym okresie dla wyświetlanych na liście pracowników (kryterium sortowania listy jest pracownik)

Zleceniobiorcy – lista wypłat umów cywilnoprawnych zrealizowanych w wybranym okresie dla wyświetlanych na liście zleceniobiorców (kryterium sortowania listy jest zleceniobiorca)

Wszyscy – lista „innych” wypłat Właściciele Umowy – lista wypłat umów cywilnoprawnych Wypłaty – lista wypłat etatowych Listy płac

Podobnie jak w przypadku modułu kadrowego: ten sam pracownik – ta sama wypłata może być wyświetlana na więcej niż jednej liście.

Deklaracje ZUS

Zgromadzone w programie dane pozwalają na przygotowanie kompletu deklaracji zgłoszeniowych i rozliczeniowych ZUS.

KEDU. Przygotowanie deklaracji w formie elektronicznej musi zostać poprzedzone stworzeniem pliku KEDU.

DRA. Po wskazaniu okresu za jaki zrealizowana ma być deklaracja program automatycznie przygotowuje deklaracje DRA wraz z odpowiednimi załącznikami (załączniki w całości generowane są bez ingerencji użytkownika). Przy przeliczaniu deklaracji DRA występuje weryfikator w postaci ostrzeżenia sprawdzający następujące dane: PESEL, nr paszportu (w przypadku osób zagranicznych) oraz wystąpienie ujemnych podstaw lub składek ZUS. W przypadku gdy brak uzupełnionego pola PESEL, nr paszportu lub występują ujemne podstawy, składki ZUS program Płatnik nie przyjmuje takiej deklaracji zgłaszając błąd.

Zgłoszeniowe. Deklaracje zgłoszeniowe mogą być przygotowywane z poziomu pojedynczego pracownika, z poziomu listy pracowników poprzez wybór Czynności – Deklaracje ZUS – Przygotuj ZUA i ZZA lub Przygotuj ZWUA a także poprzez wybór bezpośrednio w KEDU opcji ZUS ZUA. W ostatnim przypadku wskazujemy:

rodzaj deklaracji zgłoszeniowej,

pracowników dla których deklaracje powinny zostać przygotowane,

plik KEDU, w którym zapisane zostaną dane zgłoszeniowe ubezpieczonych.

Dla deklaracji ZUA, ZWUA, ZZA, ZCNA występuje weryfikator w postaci ostrzeżenia. Weryfikatory sprawdzają, czy zostały uzupełnione takie pola jak PESEL lub paszport, tytuł ubezpieczenia. Dodatkowo do powyższych deklaracji zostały stworzone wydruki, na których kontrolowane są te same informacje co przy weryfikatorach.

30

Z pozycji KEDU jest także dostępny wydruk ‘Informacja zbiorcza dla deklaracji’, który prezentuje jakie dane zostały uzupełnione oraz jakich danych brakuje na deklaracjach zgłoszeniowych ZUS ZUA, ZWUA, ZZA, ZIUA, ZCNA. Po zaznaczeniu parametru wydruku ‘Tylko braki’ na TAK zostaną wyświetlone na wydruku tylko brakujące dane wymagane do poprawnej weryfikacji deklaracji zgłoszeniowych w programie Płatnik.

Informacja do IWA. Informacja o danych do ustalania składki na ustalanie składki wypadkowej

ZSWA. Zgłoszenie / korekta danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze .

Zgłoszeniowe. Deklaracje zgłoszeniowe mogą być przygotowywane z poziomu pojedynczego pracownika lub z poziomu opcji Zgłoszeniowe.

Przygotowane dane mogą zostać automatycznie przesłane do Programu Płatnika. Poza instalacją programów nie jest wymagana żadna dodatkowa konfiguracja współpracy programu enova i Płatnika.

Deklaracje PIT

Zgromadzone w programie dane pozwalają na wydruk deklaracji:

PIT-4R PIT-8AR PIT-11 PIT-40 PIT-R PIT-8C IFT-1R IFT-1 Wycofane

PIT-8B

PIT-8S

Wszystkie przygotowane deklaracje przechowywane są w bazie danych.

Deklaracje PFRON

Zgromadzone w programie dane pozwalają na przygotowanie deklaracji:

Wn-D Wycofane:

Wn-U (deklaracja obowiązywała do 2008-12-31)

NF-D (deklaracja obowiązywała do 2007-12-31)

Wszystkie przygotowane deklaracje przechowywane są w bazie danych.

Przygotowane dane mogą zostać zapisane do pliku i przesłane do Programu SOD Offline. Poza instalacją programów nie jest wymagana żadna dodatkowa konfiguracja programów enova i SOD Offline.

W programie jest dostępna, z pozycji Kadry | Pracownicy, lista pomocnych wydruków ZPCHR:

31

Pracownicy pełnosprawni Pracownicy niepełnosprawni Pracownicy – lista zmian Informacja miesięczna Raport o stanie zatrudnienia do wyliczenia ulgi na PFRON Informacja o stanie zatrudnienia Informacja INF-1 Informacja INF-2 Informacja INF-W Informacja DEK-I-0 Informacja DEK-II

Wywołując wydruk użytkownik ma wybór, czy dane na wydruku mają uwzględniać statystykę według PFRON (Ustawa o rehabilitacji), SOD ( Ustawa o rehabilitacji oraz rozporządzenie Komisji WE), SOD Ustawa (art. 21 ust. 1 i 5, art. 28 ust. 3 i 4 oraz art. 2a ustawy o rehabilitacji) lub SODWE (zgodnie z rozporządzeniem Komisji (WE) Nr 800/2008

z 6 sierpnia 2008 r. uznającego niektóre rodzaje pomocy Dz. Urz. UE L 214 z 09.08.2008).

32

Pracownik

Miejscem przenikania się zgromadzonych w programie danych kadrowych oraz informacji o zrealizowanych wypłatach jest pracownik (zleceniobiorca). Dzięki swej konstrukcji uprawnionemu operatorowi program pozwala popatrzyć na zatrudnioną osobę z dwóch stron.

na źródło danych kadrowych, przez pryzmat jego wypłat. Zamiast przeglądania kolejnych listy płac w

poszukiwaniu określonej wypłaty wybieramy pracownika by zobaczyć wszystkie jego wypłaty. W miarę potrzeb wyświetlana lista może być ograniczana zarówno ze względu na okres za jaki wypłaty zostały zrealizowane jaki i ze względu na typ wypłaty (etat, umowa, inne – pozostałe wypłaty).

Rys. 6 Pracownik - drzewo zakładek

33

Informacje kadrowe o zatrudnionych osobach podzielone mogą zostać na trzy kategorie:

1. Informacje personalne niewynikające bezpośrednio z rodzaju zatrudnienia (na przykład dane personalne, dane teleadresowe …). Informacje tego rodzaju zapisywane jest głównie w formularzach typu: Kadry oraz Kadry-pozostałe.

2. Informacje wynikające bezpośrednio ze stosunku pracy (dane etatowe). Informacje tego rodzaju zapisywane są głównie w formularzach typu: Etat oraz Kalendarz.

3. Informacje związane z zawartymi umowami cywilnoprawnymi. Informacje tego rodzaju zapisywane są głównie w formularzach typu Umowa.

Ze względu na znaczną ilość informacji kadrowej została ona zapisana w postaci drzewa formularzy:

Kadry

Ogólne

Adresy

Dane podatkowe

Dane ubezpieczeniowe

Dane ubezpieczeniowe pozostałe

Dostęp WWW

Historia zatrudnienia

Informacje PFRON

Inne dane

Podstawa składek FP i FGŚP

Podstawa składek ZUS

Prawa dostępu

Rachunki bankowe

Rodzina

Służba wojskowa

Uwagi

Wieloetatowość

Wykształcenie Kadry – pozostałe

Badania lekarskie

Dane statystyczne

Karty RCP

Nagrody i kary

Oświadczenia

Podzielniki kosztów

Szkolenia BHP

Świadczenia socjalne

Ukończone szkolenia

Uprawnienia

Wnioski o szkolenia

34

Wnioski o urlopy, delegacje

Wypadki

Znajomość języków obcych Kadry – historyczne

Dane historyczne

Schorzenia

Zaniechania podatkowe ZZL

Aktualny opis

Historia zmian opisu

Oceny

Rekrutacja

Ścieżka kariery Deklaracje

Podatkowe (PIT)

Rozliczeniowe ZUS

Zgłoszeniowe ZUS

Informacje dla PIT-40 Etat

Ogólne

Akordy

Dodatki

Inne dane

Rozliczenie czasu pracy

Rozwiązanie umowy

Ubezpieczenia

Umowa o pracę

Wyrejestrowanie

Dane historyczne Kalendarz

Czas pracy

Bilans otwarcia

Bilans otwarcia (urlopy)

Limity nieobecności

Nieobecności

Norma czasu pracy

Podstawy

Podstawy naliczania urlopu wypoczynkowego

Podstawy naliczania zwolnień ZUS

Statystyka

Zestawienia czasu pracy Umowy

Umowy

35

PKZP, ZFM, …

PKZP, ZFM, …

Pożyczki Płace

Wypłaty (wszystkie)

Koszty autorskie

Zajęcia wynagrodzenia

Zaliczki

Elementy stornowane Rozrachunki

Dokumenty rozliczeniowe

Przelewy

Rozrachunki

Warunki płatności Cechy Dokumenty dodatkowe Historia zapisów

Poszczególne zakładki drzewa zostały ułożone wg zasady: Pierwsza zakładka zawiera najczęściej wykorzystywane pola. Pozostałe zakładki zostały uporządkowane w kolejności alfabetycznej.

Kadry

W dostępnych formularzach zapisywane są podstawowe dane kadrowe. Część z nich służy bezpośredniej identyfikacji pracownika, część jest niezbędna dla poprawnego wypełnienia deklaracji dla ZUS lub urzędów skarbowych.

Jeżeli żadne dane o pracowniku nie zostały jeszcze wprowadzone do systemu to prace rozpoczynamy poleceniem Nowy (Pracownik) – z poziomu listy Pracownicy lub Wszyscy.

Jeżeli część danych o zatrudnianej osobie została już do programu wprowadzona, to pracownika wybieramy z listy.

Po zaakceptowaniu wyboru (na przykład klawiszem Enter) na ekranie wyświetlony zostanie główny formularz danych personalnych pracownika. Ze względu na dużą liczbę danych opisujących pracownika zamiast zakładek głównego formularza po lewej stronie wyświetlane jest drzewo zakładek.

Kadry | Ogólne

Pierwszą wprowadzaną informacją o zatrudnianej osobie jest jej Kod - unikalny numer

identyfikacyjny, który jednoznacznie określa zatrudnianą osobę w całym systemie. Numer ten jest zachowany nawet w przypadku zwolnienia danego pracownika. Dopiero po całkowitym usunięciu danych o zatrudnianej (zwolnionej) osobie możliwe będzie nadanie tego samego kodu innej osobie.

36

Wymaganymi danymi kadrowymi, poza kodem, niezbędnymi do dodania pracownika dobrzy danych jest jego Imię i Nazwisko.

Do ogólnych danych kadrowych należą:

Dane identyfikacyjne: Kod, Numer akt personalnych. Nazwisko. Imię. Drugie imię. PESEL.

Data i miejsce urodzenia: Data urodzenia. Miejsce urodzenia. Dane ewidencyjne: Nazwisko rodowe. Nazwisko rodowe matki. Imię ojca.

Imię matki. Płeć. Obywatelstwo. Adres zameldowania: Ulica. Numer domu. Numer lokalu. Kod pocztowy.

Miejscowość. Poczta. Gmina. Powiat. Województwo. Kraj. Numer telefonu. Numer faksu.

Rys. 7 Pracownik - podstawowe dane

Kadry | Adresy

Poniższe dane adresowe wypełniane powinny być wyłącznie wtedy, gdy adres zamieszkania, adres do korespondencji jest inny niż wprowadzony wcześniej adres zameldowania.

Adres zamieszkania. Adres do korespondencji. Kontakt: Telefon komórkowy, skrytka pocztowa, adres e-mail.

37

Kadry | Dane podatkowe

Wszystkie dane podatkowe związane z pracownikiem zgromadzone zostały na jednym formularzu. Są to:

Urząd skarbowy, który pracownikowi / zleceniobiorcy przypisywany jest poprzez wybór z listy: Kontrahenci i urzędy | Urzędy skarbowe.

Przypisanie urzędu skarbowego jest niezbędne dla poprawnego druku deklaracji PIT-11, PIT-40.

Parametr ‘Na deklaracjach umieszczaj zawsze adres zameldowania’ ustawiamy na TAK, w sytuacji, gdy na deklaracji PIT ma być wykazany adres zameldowania. Jeżeli parametr będzie ustawiony na NIE do deklaracji PIT będzie pobierany adres zamieszkania.

Identyfikator podatkowy NIP. W polu mamy możliwość wprowadzenia numeru NIP pracownika.

Identyfikator podatkowy. Domyślnie ustawiony jest numer PESEL. Numer NIP mamy obowiązek wykazać w sytuacji gdy pracownik zatrudniony na umowie jednocześnie prowadzi działalność gospodarczą. W związku ze zmianą przepisów dotyczących wykazywania numeru NIP na deklaracjach mamy możliwość wyboru czy pracownik ma zostać wykazany na deklaracji z numerem PESEL czy z numerem NIP.

Koszty uzyskania i ulga podatkowa. Wartość kosztów uzyskania i ulgi podatkowej zapisywane są jako iloczyn nominalnej wartości (odczytywanej z globalnej konfiguracji programu) i współczynnika definiowanego indywidualnie dla pracownika. Standardowo współczynniki przyjmują wartość 1,00 (jeden). Dla pracowników mieszkających poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy współczynnik kosztów uzyskania powinien przyjąć wartość 1,25 (koszty uzyskania podwyższone o 25%). Zatrudniając emeryta-rencistę zerujemy współczynnik ulgi podatkowej (ulga podatkowa pomniejsza zaliczkę podatku naliczoną od wypłacanej pracownikowi renty).

Dzięki przyjętemu rozwiązaniu modyfikacje przyjęty danych związane ze zmianą roku podatkowego ograniczają się wyłącznie do zmiany nominalny wartość kosztów uzyskania i ulgi podatkowej (jedno miejsce w programie: Narzędzia | Opcje | Kadry i Place | Płace | Podatki, wspólne dla wszystkich zatrudnionych).

38

Rys. 8 Pracownik - dane podatkowe

Procent wynagrodzenia z 50% kosztami uzyskania. Pole uzupełniamy dla pracowników, dla których części przychodów mają zastosowanie koszty uzyskania przychodów na podstawie art.22 ust.9 pkt 3 ustawy. Wpisując procent określamy, jaka część przychodów będzie podlegać takim podwyższonym kosztom.

Nie naliczaj kosztów 50% począwszy od: Po uzupełnieniu pola od wskazanego miesiąca program nie będzie naliczał 50% kosztów uzyskania przychodów. Parametr został wprowadzony w związku ze zmianami w Ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych a mianowicie począwszy od 01.01.2013 roku obowiązuje przepis mówiący, że: ‘W roku podatkowym łącznie koszty uzyskania przychodów, o których mowa w ust. 9 pkt 1-3, nie mogą przekroczyć ½ kwoty stanowiącej górną granicę pierwszego przedziału skali podatkowej, o której mowa w art. 27 ust.1’. Program pilnuje wskazanego przez ustawę limitu w przypadku wynagrodzeń liczonych w systemie. Jeżeli natomiast jest konieczność narzucenia konkretnego miesiąca, od którego 50% koszty uzyskania przychodów mają być nie liczone należy uzupełnić wskazany parametr bezpośrednio na kartotece pracownika.

Progi podatkowe. W programie dostępne są trzy typy progów podatkowych:

Standardowe (wartości odczytywane są z globalnej konfiguracji programu).

Wspólne opodatkowanie współmałżonków (wartości poszczególnych progów przyjmują podwojoną wielkość w stosunku do wartości nominalnych).

Indywidualne (definiowane indywidualnie).

39

Kadry | Dane ubezpieczeniowe

Formularz służy do wprowadzania ogólnych danych ubezpieczeniowych niewynikających bezpośrednio ze stosunku pracy czy zawartej umowy cywilnoprawnej. Są to:

Rys. 9 Pracownik - dane ubezpieczeniowe

Tytuł ubezpieczenia.

Ustalone prawo do emerytury lub renty. Wyboru dokonujemy z listy: Brak. Prawo do emerytury. Prawo do renty. W zależności od dokonanego wyboru należy wprowadzić datę, od której przysługuje emerytura lub okres, na jaki została przyznana renta oraz numer emerytury lub renty. Okres wpisujemy w formacie: data od … data do. Wprowadzona informacja decyduje o 5 cyfrze kodu tytułu ubezpieczenia.

Stopień niepełnosprawności. Wyboru dokonujemy z listy: Brak, Lekki, Umiarkowany, Znaczny. Po wyborze stopnia niepełnosprawności wprowadzamy okres, na jaki orzeczona została niepełnosprawność. Okres wpisujemy w formacie: data od … data do.

Inne dane o osobie zgłaszanej do ubezpieczeń. Są to:

40

Kod, okres pracy w szczególnych warunkach / w szczególnym charakterze wypełnia się, jeżeli osoba zgłaszana do ubezpieczeń wykonuje pracę w szczególnych warunkach bądź w szczególnym charakterze. W polu należy wpisać dziewięcioznakowy kod pracy w szczególnych warunkach bądź w szczególnym charakterze. Okres pracy w szczególnych warunkach / w szczególnym charakterze wpisujemy w formacie: data od … data do.

Dane o ubezpieczeniu zdrowotnym

Odział Narodowego Funduszu Zdrowia – z dostępnej listy NFZ należy wybrać właściwy fundusz.

Kod GUS gminy Ubezpieczenie zleceniobiorcy

Ubezpieczenie zleceniobiorcy. Wyboru dokonujemy z listy: Nie podlega, podlega, tylko zdrowotne

Dane do deklaracji ZUS IWA

Pracownik zatrudniony w warunkach zagrożenia. Należy zaznaczyć w polu wyboru TAK/NIE

Kadry | Dane ubezpieczeniowe pozostałe

Formularz służy do wprowadzania informacji potrzebnych do prawidłowego stworzenia deklaracji ZUS IWA oraz ZUS ZSWA. Są to:

Dane dla deklaracji ZUS IWA

Pracownik zatrudniony w warunkach zagrożenia. Należy zaznaczyć w polu wyboru TAK/NIE

Dane dla deklaracji ZUS ZSWA:

Data złożenia wniosku o przyznanie emerytury pomostowej Emerytura lub renta

Oddział ZUS

Kadry | Dostęp WWW

Dane konta enovaNet

Konto założone – po zaznaczaniu parametru na TAK pracownik

będzie miał założone konto umożliwiające zalogowanie się do enovaNet,

Nazwa konta – nazwa konta,

Operator enova – podpinamy operatora, który wskaże, do jakich

zakładek po zalogowaniu się do enovaNet będzie miał dostęp pracownik,

Hasło pierwszego logowania

Zablokowany dostęp – po zaznaczeniu parametru na TAK, dostęp

umożliwiający zalogowanie się do enovaNet będzie zablokowany,

Licencja Kadry i Płace – parametr automatycznie ustawia się na

TAK, gdy firma ma wykupioną licencję na enovaNet.

41

Wnioski urlopowe z poziomu enovaNet

Automatyczne zatwierdzanie wniosku urlopowego – po

zaznaczaniu parametru na TAK wprowadzony wniosek przez pracownika zostanie automatycznie zatwierdzony bez konieczności potwierdzenia go przez przełożonego.

Widoczność podwładnych niższych szczebli

Dostęp do danych podwładnych niższego poziomu – po

zaznaczaniu parametru na TAK Kierownik Główny po zalogowaniu do enovaNet będzie widział pracowników przypiętych do Kierownika niższego szczeblu.

Widoczność na listach z poziomu enovaNet

Pokazuj osoby na liście pracowników (dotyczy właścicieli, współpracowników, zleceniobiorców, niezatrudnionych) – po

zaznaczaniu parametru na TAK właściciele, współwłaściciele, zleceniobiorcy, niezatrudnienie będą widoczni w enovaNet w bloku Kadry | Pracownicy, pod warunkiem, że użytkownik ma ustawione prawo do danego widoku (Pracownicy, Zleceniobiorcy, Niezatrudnieni, Właściciele, Współpracownicy).

Po zaznaczeniu pozycji ‘Konto założone’ na TAK pole ‘Nazwa konta’ zostanie automatycznie uzupełnione imieniem i nazwiskiem pracownika, pole ‘Operator enova’ zostanie automatycznie uzupełnione pozycją enovaNetKadryPłace (domyślny operator) oraz zostanie ustawione hasło enova. W celu zmiany hasła należy w górnej części okna

nacisnąć pozycję ‘Hasło WWW…’, wówczas pojawi się okno w którym należy podać nowe hasło i potwierdzić je.

Kadry | Historia zatrudnienia

Formularz zawiera historię zatrudnienia pracownika w poprzednich zakładach pracy. Historia zapamiętywana jest w postaci listy miejsc zatrudnienia. Formularz pozwalający na odnotowanie pojedynczego zapisu wywołujemy poleceniem Nowy (Historia zatrudnienia). Pojedynczy zapis opisujący miejsce zatrudnienia to:

Nazwa i adres zakładu pracy, Okres zatrudnienia, Ostatnio zajmowane stanowisko, Kod wykonywanego zawodu, Tytuł ubezpieczenia. Okres zatrudnienia zapisywany jest w formacie: data od … data do. W przypadku niezakończonych okresów zatrudnienia piszemy: data od …

Staż pracy. Na podstawie odnotowanego okresu zatrudnienia naliczany jest staż pracy. Jest on wyświetlany w formacie: lata, miesiące, dni, w polu Staż pracy.

Okres pracy wliczany do stażu (najczęściej pokrywa się z okresem zatrudnienia)

Korekta (z tytułu urlopów bezpłatnych, wychowawczych,…) pozwala na zmniejszenie stażu o podaną wartość (wpisujemy w formacie: lata, miesiące, dni).

Staż pracy. Jest to różnica między okresem pracy a wartością korekty.

Podstawy stażu pracy (wliczać do podstaw). Poszczególne, odnotowane okresy zatrudnienia mogą być grupowane (sumowane)

42

w postaci tak zwanych podstaw. Ten sam okres zatrudnienia może być jednocześnie składnikiem wielu podstaw, np.: Stażu pracy ogółem, Zatrudnienia w szkolnictwie, …Przypisanie wybranego okresu odbywa się poprzez wybranie z listy odpowiednich podstaw.

Podstawy definiowane są w: Narzędzia | Opcje | Kadry i Płace | Kadry | Definicja podstaw stażu pracy.

Rys. 10 Pracownik - historia zatrudnienia | Ogólne

43

W historii zatrudnienia na zakładce ‘Okresy nie wliczane do stażu pracy’, wpisujemy okres, który pomniejszy staż pracy poza firmą np. z tytułu urlopu bezpłatnego. Po wpisaniu okresu informacja zostanie przeniesiona na zakładkę ‘Ogólne’ w pole ‘Korekta (z tytułu urlopów bezpłatnych, wychowawczych, ...).

W historii zatrudnienia jest dostępna opcja ‘Nalicz okresy niewliczane’ czyli mechanizm półautomatycznego wykrywania / obcinania nachodzących na siebie okresów zatrudnienia poza firmą / wykształcenia.

Kadry | Informacje PFRON

Formularz zawiera dodatkowe informacje potrzebne do wypełnienia deklaracji PFRON:

Informacje dodatkowe PFRON: Pracownik, u którego stwierdzono, Wymiar czasu pracy u podstawowego pracodawcy, Zatrudnienie pracodawcy spowodowało u pracodawcy wykonującego działalność gospodarczą wzrost netto zatrudnienia ogółem i zatrudnienia pracowników niepełnosprawnych, Stanowisko pracy, na którym został zatrudniony pracownik zostało zwolnione w wyniku zdarzeń określonych w art. 26b ust. 4 pkt. 1-4 lub ust. 5 pkt. 1-2 ustawy, Zwolniony pracownik, Pracownik zatrudniony w warunkach efektu zachęty.

UWAGA: Przy włączonej fladze w konfiguracji: Narzędzia/Opcje/Kadry i płace/Deklaracje/PFRON rozliczeniowe: „Wykazywana pomoc stanowi pomoc publiczną:” na „TAK”, aby należało się dofinansowanie nowo zatrudnionemu niepełnosprawnemu, powinien być zaznaczony parametr: „Pracownik zatrudniony w warunkach efektu zachęty”.

Parametry do deklaracji obowiązujących do lutego 2011:

„Zatrudnienie pracownika spowodowało u pracodawcy wykonującego działalność gospodarczą wzrost netto zatrudnienia ogółem i zatrudnienia pracowników niepełnosprawnych:”

„Stanowisko pracy, na którym został zatrudniony pracownik zostało zwolnione w wyniku zdarzeń określonych w art. 26b ust. 4 pkt. 1-4 lub ust. 5 pkt. 1-2 ustawy:”

Po zaznaczeniu parametru:

„Stanowisko pracy, na którym został zatrudniony pracownik zostało zwolnione w wyniku zdarzeń określonych w art. 26b ust. 4 pkt. 1-4 lub ust. 5 pkt. 1-2 ustawy:” na „TAK”

Na INF-D-P ( obowiązującej do lutego 2011) pozycja 36: „Zatrudnienie pracownika nastąpiło w wyniku rozwiązania umowy o pracę z innym pracownikiem z przyczyn innych niż zdarzenia określone w art. 26b ust.4 lub art.26b ust. 5:” zostanie zaznaczona na „NIE”.

Po zaznaczeniu powyższego parametru nie należy zaznaczać parametru: Zatrudnienie pracownika spowodowało u pracodawcy wykonującego działalność gospodarczą wzrost

44

netto zatrudnienia ogółem i zatrudnienia pracowników niepełnosprawnych:”. Powinien on zostać na „NIE”.

Jeżeli oba parametry pozostaną niezaznaczone, to na INF-D-P (obowiązującej do lutego 2011) pozycja 35 zostanie zaznaczona na „NIE” a pozycja 36 na „TAK”. Przy takim ustawieniu, jeżeli na deklaracji INF-D-P (obowiązującej do lutego 2011) pozycja 34 jest

na „TAK”, pozycja 35 jest na „NIE” a pozycja 36 jest na „TAK”, to dofinansowanie będzie równe zero zgodnie z opisem formularza do pozycji nr 43:

Poz. 43 = min(poz. 39, (poz. 40–poz. 41), poz. 42). Jeżeli poz. 43<0, wpisać 0. Poz. 43

= 0 w przypadku jednoczesnego zaznaczenia: pola 1(tak) w poz. 34 ( dofinansowanie stanowi pomoc publiczną), pola 2 (nie)w poz. 35 ( wzrost zatrudnienia netto) oraz pola 1(tak) w poz. 36 ( zatrudnienie pracownika nastąpiło ……. Innych niż zdarzenia…) .

UWAGA: Powyższe parametry działają tylko przy włączonej fladze w konfiguracji: Narzędzia/Opcje/Kadry i płace/Deklaracje/PFRON rozliczeniowe: „Wykazywana pomoc stanowi pomoc publiczną: „ na „TAK”.

Po zaznaczeniu na „TAK” jednego z powyższych parametrów, automatycznie zostanie zaznaczony na „TAK” parametr: „Pracownik zatrudniony w warunkach efektu zachęty”( parametr obowiązujący do aktualnych deklaracji od marca 2011).

Stopień niepełnosprawności: stopień niepełnosprawności oraz okres na jaki został orzeczony, rodzaj schorzenia oraz czy pracownik jest uprawniony do wyższego wynagrodzenia.

Urlop dodatkowy dla pracowników niepełnosprawnych. Czy pracownik niepełnosprawny posiada prawo do urlopu dodatkowego i od którego dnia.

45

Rys. 11 Pracownik – informacje PFRON

Kadry | Inne dane

Formularz zawiera informacje o dokumencie tożsamości, obywatelstwie i stosunku do powszechnego obowiązku służby wojskowej

Dokument tożsamości. Rodzaj (Dowód osobisty, Paszport), Seria i numer, Wydany przez.

Obywatelstwo. Domyślnie program proponuje obywatelstwo POLSKIE. W takim przypadku jedynym dostępnym polem jest Data zmiany obywatelstwa. Wprowadzenie daty zmiany pozwala na odnotowanie Podstawy prawnej zmiany. Wpisanie obywatelstwa innego niż POLSKIE spowoduje, że dostępne będą pola:

Cudzoziemiec spełnia warunki do objęcia ubezpieczeniem zdrowotnym na podstawie. Do wyboru (z listy) pozostaje: Karta stałego pobytu, Karta czasowego pobytu, Wiza z prawem do pracy, Inne przepisy, Umowa międzynarodowa.

Rodzaj numeru identyfikacyjnego (dokumentu stwierdzający tożsamość). Do wyboru (z listy) pozostaje: Numer identyfikacyjny TIN, Numer ubezpieczeniowy, Paszport, Urzędowy dokument stwierdzający tożsamość, Inny rodzaj identyfikacji podatkowej, Inny dokument potwierdzający tożsamość.

46

... kraj jego wydania

Numer identyfikacyjny podatnika lub numer dokumentu stwierdzającego tożsamość

W razie wypadku zawiadomić. Dostępne pola: osoba, adres, numer telefonu

Rozliczenia walutowe

Przeliczanie wynagrodzenia wg tabeli kursowej – możliwość wskazania tabeli kursowej, według której ma być przeliczane wynagrodzenie.

Aktualizacja danych

Przyczyna aktualizacji danych kadrowych - Pole jest uzupełniane po aktualizacji pracownika, jeżeli użytkownik uzupełnił pole 'Przyczyna aktualizacji'. W polu jest wyświetlana przyczyna aktualizacji zgodna z zapisem historycznym, który jest wyświetlany przez użytkownika.

Rys. 12 Pracownik - inne dane

Kadry | Podstawa składek na FP i FGŚP

Formularz zawiera dane:

47

Składki na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych pozwala wybrać opcje:

Zawsze - program naliczy składki na FGŚP

Nie naliczaj - program nie naliczy na FGŚP

Rys. 13 Pracownik - postawa składek na FP, FGŚP

Składki na Fundusz Pracy pozwala wybrać opcje:

Nie naliczaj – program pomimo wynagrodzenia wyższego niż najniższe nie będzie liczył składki na FP,

Warunkowo – standardowe ustawienie w programie. Jeżeli pracownik zarobi mniej niż minimalną płacę nie nalicza FP.

Zawsze – program będzie naliczał zawsze FP bez względu na wysokość wynagrodzenia.

Domyślnie program przyjmuje, że pracownik nie złożył odnośnego oświadczenia.

W okresie 30 dni przed zatrudnieniem pracownik pozostawał w ewidencji bezrobotnych powiatowego urzędu pracy

Od 1 lipca 2009 r. pracodawcy nie będą mieli obowiązku opłacania składek na Fundusz Pracy i FGŚP za pracowników po 50 roku życia i starszych, tak mówi art. 104b ust. 1 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy oraz art. 9b ust. 1 ustawy o ochronie roszczeń pracowniczych w razie niewypłacalności pracodawcy.

Z ich treści wynika, że nie opłaca się składek na Fundusz Pracy i FGŚP przez okres 12 miesięcy, począwszy od pierwszego miesiąca po zawarciu umowy o pracę, za osoby zatrudnione, które ukończyły 50 rok życia i w okresie 30 dni przed zatrudnieniem pozostawały w ewidencji bezrobotnych powiatowego urzędu pracy. Przy czym regulacja ta będzie dotyczyła osób zatrudnionych po dniu 30 czerwca 2009 r.

Po spełnieniu wyżej wymienionych warunków i zaznaczeniu parametry na TAK program nie naliczy składek na FP i FGŚP przez 12 miesięcy.

48

Inne dochody - w szczególnych przypadkach sumaryczne wynagrodzenie pracownika może ulegać znacznym wahaniom – oscylować wokół najniższego wynagrodzenia. Odnotowując dochody uzyskiwane przez pracownika u innego pracodawcy spowodujemy, że obowiązek naliczania składki na Fundusz Pracy będzie zawsze poprawnie ustalany.

Kadry | Podstawy składek ZUS

Na podstawie zaewidencjonowanych w programie wypłat automatycznie ustalany jest moment i kwota przekroczenia rocznej podstawy składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Podstawa naliczania składki emerytalnej i rentowej w miesiącu przekroczenia jest odpowiednio pomniejszana.

W sytuacji, gdy pracownik osiąga dochody z więcej niż jednego źródła dochodów jest możliwość automatycznego ustalenie sumarycznych dochodów (Wynagrodzenie osiągnięte u innego pracodawcy może być ewidencjonowane w programie). W takim przypadku, w praktyce na pracowniku spoczywa obowiązek poinformowania pracodawców o osiągnięciu odpowiednio wysokich dochodów.

Informację o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe wypełniamy wyłącznie wtedy, gdy pracownik osiąga dochody nie ewidencjonowane w programie.

Informacja o przekroczeniu może zostać przekazana przez:

Ubezpieczonego

Płatnika

ZUS

W programie odnotowujemy również: datę przekroczenia. kwotę przekroczenia. W zależności od przyjętej interpretacji można odnotować:

Przekroczenie podstawy: kwota o jaką przekroczono wysokość granicznej podstawy naliczania składek na ubezpieczenie społeczne w miesiącu z daty przekroczenia.

Podstawa składki: kwota stanowiąca podstawę naliczania składki emerytalnej i rentowej we wskazanym miesiącu (w kolejnych miesiącach, już automatycznie program przyjmie zerową podstawę),

Informacje o dochodach z innych źródeł – po uzupełnieniu informacji o

dochodach z innych źródeł kwota ta będzie uwzględniana przy obliczaniu bieżących wynagrodzeń i nastąpi automatyczne ograniczenie podstawy naliczania składki emerytalnej i rentowej po przekroczeniu kwoty granicznej.

49

Rys. 14 Pracownik - podstawa składek ZUS

Zbiegi tytułów ubezpieczeń.

Opcja służy odnotowaniu okresów ubezpieczenia niewynikających bezpośrednio z danych zgromadzonych w programie. Na przykład w okresie przebywania na urlopie wychowawczym lub pobierania zasiłku macierzyńskiego osoba wykonuje umowę zlecenia zawartą z innym pracodawcą. W takiej sytuacji pracownik nie podlega ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym lub pobierania zasiłku macierzyńskiego (jest ubezpieczony, jako zleceniobiorca). W sytuacji, gdy urlopowany pracownik wykonuje umowę zlecenia zawartą z własnym pracodawcą odpowiedni zapis w Zbiegach tytułów ubezpieczeń jest zbędny.

Kadry | Prawa dostępu

Przy większej liczbie operatorów obsługujących kadry i płace, każdemu można przyporządkować wydział do którego będzie miał dostęp. Przykładowo jeżeli pracownik będzie miał ustawiony wydział Administracja, to tego pracownika w kadrach, będzie widział tylko operator, który ma dostęp do tego wydziału.

Rys. 15 Pracownik – prawa dostępu

50

Kadry | Rachunki bankowe

Wypłaty dla pracownika realizowane mogą być gotówką (poprzez kasę) lub mogą być przelewane na wskazane przez pracownika konta bankowe (w całości lub częściowo). Pracownik może posiadać dowolną liczbę rachunków bankowych. Wskazana część przysługującego może być również przelewane na przykład na konto współmałżonka. Poszczególne konta bankowe pracownika zapisywane są w programie w postaci listy.

Rys. 16 Pracownik – rachunki bankowe

W przypadku gdy pracownik dysponuje, co najmniej jednym kontem w sekcji Gotówka możemy zdefiniować jaka część wynagrodzenia wypłacana będzie w kasie firmy. O wielkości wypłaty gotówkowej zdecydować możemy wprost podając jej wartość (pole Kwota) lub definiując ją procentem osiągniętego wynagrodzenia (pole: Procent).

W sytuacji gdy pracownikowi nie przypiszemy żadnego rachunku bankowego powyższe zapisy będą ignorowane – całość poborów wypłacana będzie poprzez kasę. Rachunki bankowe. Wartość przelewu na wybrane konto bankowe, podobnie jak w przypadku wypłaty gotówkowej wyrażona może być kwotą lub procentem wypłacanego wynagrodzenia (w odniesieniu do wartości nominalnej).

O kolejności naliczania przelewów dla poszczególnych banków decyduje przypisany im priorytet. Priorytet 0 (zero) jest najwyższym priorytetem, przelew do tego banku zostanie wykonany w pierwszej kolejności.

51

Rys. 17 Pracownik - konto bankowe

Dla poszczególnych rachunków bankowych odnotowujemy:

Bank, wybierany z listy (Kontrahenci i urzędy | banki) Kod SWIFT Rachunek. Numer rachunku bankowego Nazwa odbiorcy. Pole uzupełniane jeżeli odbiorcą przelewu jest inna

osoba niż pracownik. Priorytet, Kwota, Procent Ewidencja ŚP. Pole w którym zaznaczamy z jakiej ewidencji środków

pieniężnych ma być płacone wynagrodzenie pracownicze.

52

Podział wynagrodzenia na część wypłacaną gotówką i poszczególne przelewy niezależnie od zdefiniowanych przez użytkownika wartości podlega dwóm ograniczeniom:

1. Dzielona kwota nigdy nie może być większa niż naliczona kwota do wypłaty

2. Jeżeli w skutek niepoprawnie zdefiniowanych współczynników nie cała kwota do wyplata zostanie rozdzielona na wypłatę gotówkową i przelewy bankowe, to nierozdysponowana kwota zwiększy wypłatę gotówkową.

Kadry | Rodzina

Informacja o rodzinie podzielona została na dwie części:

Stan cywilny. Umożliwia odnotowanie stan cywilnego. Odpowiednio do wyboru pozostaje: wolna, rozwiedziona, panna, wdowa, mężatka lub wolny, rozwiedziony, kawaler, wdowiec, żonaty. O ile pozwala na to stan cywilny w programie odnotować można również datę ślubu, numer aktu ślubu oraz dane urzędu stanu cywilnego.

Lista członków rodziny z uwzględnieniem przysługujących zasiłków rodzinnych i pielęgnacyjnych. Dla każdego członka rodziny w tym współmałżonka programie pamiętane są:

Dane ogólne: Nazwisko. Imię. PESEL. NIP. Data i miejsce urodzenia. Lista przysługujących zasiłków.Wybierając z listy przysługujący zasiłek (Definicja elementu) indywidualnie przypisujemy mu nazwę (opis) i okres przysługiwania.

53

Rys. 18 Pracownik - rodzina

Ubezpieczenie: Prawo do ubezpieczenia zdrowotnego. Okres podlegania temu ubezpieczeniu. Dodatkowe informacje o członku rodziny zgłaszanym do ubezpieczenia zdrowotnego

Inne dane: Dokument tożsamości. Adres zamieszkania (uzupełniamy o ile jest inny niż adres ubezpieczonego pracownika)

Nowego członka rodziny dodajemy do listy poleceniem Nowy (Członek rodziny). Wymagane jest uzupełnienie pól Nazwisko i Imię. Domyślnie program proponuje

nazwisko pracownika (z możliwością zmiany).

Warunkiem koniecznym umieszczenia członka rodziny na deklaracjach zgłoszeniowych jest uzupełnienie pól: Posiada uprawnienia i Okres (zakładka Ubezpieczenia).

Kadry | Służba wojskowa

Stosunek do powszechnego obowiązku służby wojskowej. Pola:

Stosunek do służby wojskowej

Stopień

Seria i numer książeczki wojskowej

WKU (Wojskowa Komenda Uzupełnień)

Numer specjalności woskowej

Przydział mobilizacyjny.

54

Pola dostępne są po określeniu Stosunku do służby wojskowej innego niż Nie dotyczy lub Nie podlega. Do wyboru pozostaje: Przedpoborowy, Poborowy, Rezerwa, Inne.

Kadry | Uwagi

Formularz pozwala wprowadzić dowolne informacje dotyczące pracownika.

Kadry | Wieloetatowość

W standardowym ustawieniu programu zakładka ‘Wieloetatowość’ jest niewidoczna. W celu wyświetlenia zakładki należy w konfiguracji programu Narzędzia | Opcje | Kadry i płace | Kadry | Ogólne parametr Włączona obsługa wieloetatowości ustawić na TAK.

Zakładce ‘Wieloetatowość’ - dostępne pola:

Typ zapisy (pole nie do edycji). Po uzupełnieniu pola ‘Pracownik z etatem głównym’ pole uzupełni się odpowiednio: ‘Etat dodatkowy ’(dodatkowy etat pracownika), ‘Etat główny’ (główny etat pracownik)

Pracownik z etatem głównym. Z dostępnej listy wybieramy pracownika z etatem głównym.

Poniżej zrzut okien po uzupełnieniu zakładki ‘Wieloetatowość’.

Rys. 19 Zakładka Wieloetatowość pracownika z kodem 006

Rys. 20 Zakładka Wieloetatowość pracownika z kodem 007

Kadry | Wykształcenie

Informacja o wykształceniu zatrudnianej osoby podzielona została na dwie części:

55

Wykształcenie. Kod wykształcenia wybieramy z dostępnej listy. Opcjonalnie można również odnotować posiadany przez pracownika stopień i tytuł naukowy

Ukończone szkoły

Uzupełnienie kodu wykształcenia konieczne jest dla:

- poprawnego wypełnienia deklaracji zgłoszeniowej ZUS

- poprawnego zaproponowania przysługującego limitu urlopowego

Ukończone szkoły zapisywane są w postaci listy. Nową pozycję do listy dodajemy poleceniem: Nowy (Ukończona szkoła). Dla każdej pozycji listy pamiętane mogą być:

Nazwa i adres szkoły Okres nauki Zawód Specjalność Staż pracy

Użytkownik ma możliwość wliczenia wybranych przez siebie okresów nauki do podstaw stażu pracy. Jest to mechanizm identyczny jak dla opcji: Kadry | Historia zatrudnienia.

Odpowiednie podstawy stażu wybierane są z listy.

Kadry – pozostałe

W dostępnych formularzach zapisywane są opcjonalne dane kadrowe. Nie są one niezbędne dla przygotowania list płac, deklaracji PIT i ZUS.

Kadry – Pozostałe | Badania lekarskie

Kodeks pracy nakłada na pracodawcę obowiązek przeprowadzania wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich zatrudnianych pracowników.

Informacja o kolejnych badaniach zapisywana jest w postaci listy badań. Formularz pojedynczego badania pozwala odnotować:

Definicja i Wykonać do dnia (Ogólne). Nowo wpisywane nazwy badań tworzą automatycznie odpowiedni słownik. Drugi raz wpisując tą samą nazwę badania (na przykład badanie okresowe) możemy posłużyć się słownikiem. W trakcie wpisywania nazwy badania istniejącej już w słowniku program automatycznie zaproponuje zaakceptowanie zapisu ze słownika.

Wykonać do dnia uzupełniamy datą, do której badanie powinno zostać zrealizowane. Mamy również do dyspozycji pole Anulowane oraz Data wykonania, które po zrealizowaniu przez pracownika zleconych badań uzupełniamy datą wykonania badania. Ewentualne uwagi zgłoszone przez lekarza zapisujemy w polu Uwagi.

56

Rys. 21 Pracownik - badanie lekarskie

Dla odnotowania kolejnego badania okresowego wypełniamy pole Wykonać do dnia w części Następne badania.

Kadry – Pozostałe | Dane statystyczne

Zgromadzone w programie dane pozwalają na przygotowanie deklaracji GUS. Formularz Dane Statystyczne służy wprowadzeniu uzupełniających danych statystycznych, nie wynikających wprost z danych o zatrudnieniu. Są to:

Główne miejsce pracy. Wskazanie czy jest to główne miejsce pracy pracownika.

Osoba podejmująca pracę po raz pierwszy. Wybór tak, nie. Poprzednie miejsce zatrudnienia. Pozycja wybierana z listy: Absolwent

szkoły wyższej, Absolwent szkoły policealnej, Zatrudniony w rolnictwie indywidualnym.

Zatrudniony przy pracach interwencyjnych lub robotach publicznych. Wybór: tak, nie.

57

Zatrudniony na stanowisku robotniczym lub pokrewnym. Wybór: tak, nie Pracujący w porze nocnej. Wybór: tak, nie. Pracownik sezonowy lub zatrudniony dorywczo. Wybór: tak, nie. Poziom ukończonego wykształcenia. Lista wyboru.

Rys. 22 Pracownik – Dane statystyczne

Kadry – Pozostałe | Karty RCP

Program umożliwia współpracę z dowolnymi czytnikami – Rejestratorami Czasu Pracy (RCP) zapisującymi swe dane w postaci plików tekstowych. Zapisy o wejściach i wyjściach pracownika identyfikowane są poprzez jego numer karty RCP. Ze względu na to, że pracownik w okresie zatrudnienia może posługiwać się kilkoma kartami RCP (poprzednia karta została zagubiona, uległa zniszczeniu) zapisywane są one w programie w postaci listy. Pojedynczy zapis obejmuje:

Numer karty RCP Okres posiadania karty (tą samą kartą w różnych okresach posługiwać się

mogą różni pracownicy).

Nową pozycję do listy dodajemy poleceniem: Nowy (Karta RCP).

Przypisanie pracownikowi kart RCP (umieszczenie w polu Numer dowolnego zapisu) spowoduje, że o ile nie zostanie odnotowane odpowiednie Wejście / Wyjście to domyślnie zostanie zaproponowany zerowy czas pracy.

Kadry – Pozostałe | Nagrody i kary

System umożliwia rejestrację danych o karach i nagrodach łącznie z karami i nagrodami pieniężnymi. Kary sądowe anulowane są po 10 latach, kary zakładowe po 1 roku.

58

Wyboru pomiędzy karą lub nagrodą dokonujemy przy pomocy lokalnego menu.

Wprowadzając informację o karze / nagrodzie odnotowujemy kolejno:

Definicję kary / nagrody. Wyboru dokonujemy z listy stworzonych w konfiguracji systemu (Kadry i Płace | Kadry | Definicje nagród i kar) definicji nagród bądź kar.

Datę przyznania kary lub nagrody .

W przypadku nagród lub kar pieniężnych do systemu dodatkowo wprowadzamy:

Kwotę nagrody lub kary, Element wynagrodzenia, przy pomocy którego nagroda zostanie

wypłacona, kara pomniejszy wynagrodzenie pracownika (wybór z listy). Domyślnie nagrody są elementami opodatkowanymi wynagrodzenia. Kary potrącane są z wypłaty netto.

Datę rozliczenia (wypłaty). Wypłata zostanie naliczona przez program automatycznie w okresie rozliczeniowym zawierającym wprowadzoną datę.

Data rozliczenia jest wpisywana niezależnie od daty wypłaty. Nagroda przyznana w kwietniu może zostać wypłacona na przykład w maju lub czerwcu.

59

Rys. 23 Pracownik - nagrody i kary

Po zrealizowaniu wypłaty użytkownik uzyska możliwość podglądu danych o zrealizowanej wypłacie (zakładka: Elementy wypłaty).

O każdej udzielonej nagrodzie lub karze odnotować można indywidualne uwagi.

Nagrodę bądź karę można naliczyć bezpośrednio z formularza wybierając klawisz ‘Nalicz nagrodę lub karę’.

Kadry – Pozostałe | Oświadczenia

W programie predefiniowane zostały trzy oświadczenia PIT-2, PIT-3, PIT-12. Z pozycji

konfiguracji programu Narzędzia | Opcje | Kadry i płace | Kadry | Definicje oświadczeń Użytkownik może dodawać własne definicje doświadczeń, zmieniać domyślny okres ważności (dowolny, bezterminowe (do czasu odwołania), miesiące, lata) a także modyfikować predefiniowaną treść oświadczenia.

60

Przy dodawaniu oświadczenia do pracownika należy uzupełnić datę złożenia i okres obowiązywania oświadczenia oraz wybrać treść oświadczenia z listy. Data anulowania jest wyszarzała, ponieważ uzupełnia się sama w przypadku wpisania okresu, albo daty złożenia na dowolnym oświadczeniu o takiej samej definicji. Data anulowania ‘znika’ w przypadku skasowania oświadczenia tej samej definicji.

Rys. 24 Pracownik - oświadczenia

Kadry – Pozostałe | Podzielniki kosztów

Definiowane u pracownika podzielniki wynagrodzeń wykorzystywane są w procesie księgowania wynagrodzeń. Służą one podzieleniu wynagrodzenia (wybranych jego elementów) według zapisanych w podzielniku proporcji. Z pracownikiem związana może być dowolna liczba podzielników. Dla każdego podzielnika definiowana jest:

Nazwa Lista centrów kosztów (miejsc powstawania kosztów) i odpowiadających

im współczynników. Najczęściej takim współczynnikiem będzie czas pracy w wybranym centrum.

Kadry – Pozostałe | Szkolenia BHP

Działalność szkoleniowa w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy prowadzona jest przez pracodawców, a na ich zlecenie także przez jednostki organizacyjne uprawnione do prowadzenia takiej działalności. Pracownicy podlegają szkoleniom wstępnym i okresowym.

System umożliwia rejestrację następujących danych (poszczególne zapisy tworzą listę szkoleń BHP).

61

Szkolenia BHP.

Definicja - wybór z listy zdefiniowanych szkoleń BHP w konfiguracji systemu Narzędzia | Opcje | Kadry i Płace | Kadry | Definicje szkoleń BHP,

Wykonać do dnia - wprowadzamy datę, do której szkolenie powinno zostać zrealizowane

Anulowane – po zaznaczeniu parametru na TAK szkolenie zostanie anulowane,

Data wykonania – po ukończeniu szkolenia przez pracownika uzupełniamy datę realizacji szkolenia,

Osoba szkoląca – osoba prowadząca szkolenie,

Temat Następne szkolenie

Definicja – następne szkolenie podpowiada się zgodnie z ustawieniem w konfiguracji programu na definicji szkolenia BHP,

Wykonać do dnia – termin do którego należy wykonać kolejne szkolenie,

Uwagi – możliwość zapisania ewentualnych uwag ze szkolenia.

Rys. 25 Pracownik - szkolenia BHP

62

Lista przypisanych pracownikom szkoleń BHP może zostać wydrukowana z poziomu listy pracowników.

Wydruk może zostać ograniczony do:

Szkoleń o wybranej nazwie. Szkoleń zaplanowanych lub zrealizowanych (odbytych) w wybranym

okresie. Szkolenia BHP braki – lista osób, które nie mają wprowadzonych żadnych

szkoleń BHP.

Kadry – Pozostałe | Świadczenia socjalne

Program wspomaga pracę działu socjalnego. W sytuacji gdy świadczenia socjalne mają wymiar finansowy odpowiednia informacja przekazywana jest do części „płacowej” systemu.

Program pozwala odnotować nazwę i datę przyznania świadczenia oraz zaplanować jego wypłatę.

Na dostępnym formularzu:

wybieramy definicję świadczenia socjalnego (dowolną ilość świadczeń socjalnych mamy możliwość zdefiniować w konfiguracji systemu Kadry i Płace | Kadry | Świadczenia socjalne).

Odnotowujemy datę przyznania świadczenia oraz datę rozliczenia. Świadczenie zostanie wypłacone w okresie zawierającym odnotowaną datę.

Odnotowujemy kwotę świadczenia, Wybieramy z listy element wynagrodzenia przy pomocy którego

świadczenie zostanie wypłacone. Domyślnie jest to Świadczenie socjalne. Definiowaniu własnych elementów wynagrodzenia związanych z wypłatą świadczeń socjalnych służy opcja: Narzędzia | Opcje | Kadry i Place | Płace | Elementy wynagrodzenia, rodzaj: Świadczenie.

Uwagi.

Po zrealizowaniu wypłaty pola Element wynagrodzenia i Data naliczenia nie podlegają modyfikacji. Szczegółowa informacja o wypłacie świadczenia (odwołanie do fragmentu listy płac) dostępna jest na zakładce Elementy wynagrodzenia.

63

Rys. 26 Pracownik - Świadczenia socjalne

Zmiana kwoty świadczenia spowoduje, że przy kolejnym naliczeniu wypłaty za wybrany okres pojawi się odpowiednia korekta.

Żeby usunąć wypłacone świadczenie należy w pierwszej kolejności wykasować odpowiednią wypłatę.

Przypisane pracownikowi świadczenia wyświetlane są w postaci listy.

Świadczenie socjalne mamy możliwość naliczyć wprost z formularza świadczenia wybierając klawisz ‘Nalicz świadczenie’.

Kadry – Pozostałe | Ukończone szkolenia

Zakładka zawiera listę ukończonych przez pracownika szkoleń. Dane możemy filtrować według okresu. Użytkownik ma również możliwość wprowadzenia ukończonych szkoleń poza firmą, na podstawie informacji uzyskanych od pracownika, do których nie były wprowadzane wnioski. Wybierając ‘Nowy (Ukończone szkolenie)’ użytkownik ma dostępne pola:

Szkolenie – należy wpisać nazwę lub temat ukończonego szkolenia Okres – okres odbycia szkolenia Ocena Uwagi

64

Rys.27 Pracownik - Szkolenie

Kadry – Pozostałe | Uprawnienia

Zakładka umożliwia dodanie uprawnienia. W celu przypisania uprawnienia konkretnemu pracownikowi w pierwszej kolejności należy stworzyć kategorię uprawnień z pozycji Narzędzia | Opcje | Kadry i płace | Szkolenia | Kategorie uprawnień oraz definicje uprawnień z pozycji Narzędzia | Opcje | Kadry i płace | Szkolenia | Definicje uprawnień. Kategorie uprawnień są dostępne w wersji platynowej. Następnie naciskamy Nowy (Uprawnienie) i uzupełniamy pozycje:

Kategoria(wybieramy kategorię z listy dodanej wcześniej w konfiguracji programu)

Definicja (wybieramy definicję z listy uprawnień dodanych wcześniej w konfiguracji programu)

Data uzyskania Termin ważności (pole jest aktywne jeśli uprawnienie zdefiniowane jest na

pewien okres czasu oraz po uzupełnieniu pola ‘Data uzyskania’) Data utraty (data kiedy pracownik utracił prawo do uprawnienia) Opis

65

Rys. 28 Pracownik - Uprawnienie

Kadry – Pozostałe | Wnioski o szkolenia

Zakładka umożliwia dodanie wniosku o szkolenie. W celu przypisania wniosku o szkolenie konkretnemu pracownikowi w pierwszej kolejności należy stworzyć definicje szkoleń z pozycji Narzędzia | Opcje | Kadry i płace | Szkolenia | Definicje szkoleń. Następnie naciskamy Nowy (Wniosek o szkolenie) i na zakładce ‘Ogólne’ uzupełniamy pozycje:

Definicja (wybieramy definicję z listy wniosków dodanych wcześniej w konfiguracji programu)

Kierownik Etap realizacji:

Wniosek anulowany (wniosek został odrzucony przez przełożonego)

Wniosek zatwierdzony (wniosek zatwierdzony przez przełożonego)

Wniosek zgłoszony ( wniosek zgłoszony przez pracownika bądź przełożonego)

Skierowany przez pracodawcę Data złożenia (data złożenia wniosku o szkolenie) Termin (termin szkolenia) Data wycofania, anulowania lub odrzucenia Szkolenie

66

Okres Ocena (pole aktywne po podpięciu wniosku do szkolenia z pozycji Kadry i

płace | Szkolenia | Szkolenia)

Pola ‘Szkolenie’ oraz ‘Okres’ uzupełnią się po podpięciu wniosku do szkolenia z pozycji Kadry i płace | Szkolenia | Szkolenia oraz zmianie pola ‘Etap realizacji’ na

Szkolenie zrealizowane)

Rys. 29 Pracownik – Wniosek o szkolenie | Ogólne

Koszty kursu, szkolenia mogą być częściowo lub w całości refundowane przez pracodawcę. Na zakładce ‘Rozliczenie’ uzupełniamy pozycje:

Rozliczenie kursu

Budżet – wybór z listy bądź możliwość utworzenia nowego budżetu

Korekta kosztu – TAK/NIE

67

Koszt – faktycznie poniesiony Rozliczenie z pracownikiem

Kwota (wartość refundacji)

Element wynagrodzenia (wybieramy element, na którym chcemy rozliczyć kurs)

Data rozliczenia (Koszty kursu, szkolenia zostaną zrealizowane w najbliższej wypłacie realizowanej po wpisanej dacie)

Rys. 30 Pracownik – Wniosek o szkolenie | Rozliczenie

Zakładka ‘Uzyskane uprawnienia’ – możliwość dodania nowego uprawnienia z listy wynikającej z konfiguracji Kategorii Uprawnień oraz Definicji Uprawnień. Zaznaczamy datę uzyskania uprawnienia, ewentualnie termin ważności lub datę utraty ważności uprawnienia.

Zakładka ‘Uwagi’ użytkownik wpisuje dodatkowe informacje o szkoleniu.

Za zakładce ‘Elementy wynagrodzenia’ (zakładka na formularzu: lista) w przypadku, gdy pracownikowi przyznano (częściową) refundację kosztów kursu / szkolenia po jej wypłacie na liście pojawi się informacyjnie odpowiedni element wynagrodzenia.

Zakładka ‘Ocena’ - możliwość wybrania kryterium oceny i uzupełnienia wartości. Nową definicje kryterium oceny wprowadzamy w konfiguracji Narzędzia | Opcje | Kadry i Płace | ZZL | Kryteria ocen.

68

Kadry – Pozostałe | Wnioski o urlopy, delegacje

Zakładka dedykowania jest dla Użytkowników, którzy mają wykupiony dostęp do dodatkowej aplikacji enovaNet Kadry i Płace, która umożliwia między innymi wprowadzanie wniosków urlopowych przez przeglądarkę internetową.

Kadry – Pozostałe | Wypadki

Formularz pozwala na rejestrację wypadków i szczegółowych informacji z nimi związanych. Na podstawie informacji wprowadzonych w formularzu możliwe jest automatyczne wypełnienie deklaracji ZUS IWA. Formularz pozwala na przechowywanie danych:

Data Miejsce Rodzaj – lista z wartościami: indywidualny, zbiorowy

Śmiertelny

Ciężki

Powodujący czasową niezdolność do pracy Nr protokołu Data sporządzenia Nr SKW Okoliczności i przyczyny wypadku Wypadek przy pracy. Opcja: Tak, Nie.

69

Rys. 31 Pracownik – Wypadki

Kadry – Pozostałe | Zadania

W wersji platynowej przy wykupionej licencji na Kadry i Płace.Net zostało obsłużone powiązanie pracownika z zadaniami CRM. Zakładka zawiera listę zadań. Dane możemy filtrować według rodzaju zadania oraz stanu realizacji. Użytkownik ma również możliwość wprowadzenia nowych zadań, zdarzeń, zleceń, wypożyczeń. Można zdefiniować zadanie tj. wniosek o premię czy zgłoszenie nieobecności, które będą wykorzystywane w Kadry i Płace.Net.

Wybierając ‘Nowy (Zadanie - Zadanie)’ użytkownik ma dostępne pola:

70

Rys. 32 Pracownik – Zadania

Wprowadzając Nowy (Zadanie-Zadanie) uzupełniamy dane znajdujące się na zakładkach:

Zakładka Ogólne

Sekcja Numer jest predefiniowana w konfiguracji programu i nie podlega edycji z tego miejsca. Przypisaną mamy definicję, numer oraz serię.

Kontakt: wypełniamy następujące pola:

Kontrahent Przedstawiciel Prowadzący Wykonujący

Zadanie dla roli

[ ] Tak. Po zaznaczeniu na Tak uaktywnia się pole ‘Rola’, w którym wybierając z listy można przypisać zadanie dla dowolnej roli.

[ ] Nie. Przy wyłączonym parametrze, pole ‘Rola’ jest nieaktywne.

Daty:

Należy uzupełnić datę i godzinę Rozpoczęcia i Zakończenia zadania. Użytkownik ma możliwość zaznaczenia czy jest to zadanie Codzienne. Pole Przypomnij pozwala ustawić

w jakim czasie program ma przypomnieć o zadaniu.

Opis:

Należy uzupełnić nazwę zadania oraz można wpisać dowolne dane dotyczące wprowadzanego zadania.

71

Stan:

W polu Priorytet wybieramy jedną z opcji: niski, średni, wysoki. W polu Stan w zależności od etapu zadania uzupełnia się jedna z opcji: Do realizacji, Zrealizowane, Odrzucone.

Zakładka Dodatkowe

Projekt, korespondencja: mamy możliwość uzupełnienia następujących informacji,

Projekt

Etap projektu

Kampania

Korespondencja

Lokalizacja

Przewidywana wartość: pozwala określić,

Planowany koszt

Poniesiony koszt

Planowany przychód

Uzyskany przychód

Dodatkowe uwagi:

Pole tekstowe, w którym użytkownik ma miejsce na zamieszczenie dodatkowych informacji.

Zakładka Zadania Powiązane

Na zakładce Zadania powiązane możemy zarówno przejrzeć zadania powiązane z danym zadaniem jak również przypiąć nowe zadanie bądź zdarzenie.

Zakładka Dokumenty

Na zakładce Dokumenty powiązane możemy zarówno przejrzeć dokumenty

powiązane z danym zadaniem jak również przypiąć nowe dokumenty, poprzez uzupełnienie następujących pól dotyczących powiązanego dokumentu: Zadanie, Dokument, Wartość, Data, Rodzaj dokumentu, Sumowanie wartości (wybór z listy Przychód, Koszt, Przychód koszt), Kopiowanie dokumentu.

Zakładka Pracownicy i zasoby

Na zakładce Pracownicy i zasoby użytkownik ma możliwość podglądnąć zasoby

powiązane z zadaniem jak również wprowadzić nowy zasób poprzez uzupełnienie następujących pól: Zasób, Nazwa, Kod, Typ, Rezerwowany.

72

Zakładka Uczestnicy

Pozycja dostępna przy tworzeniu Zadanie –Spotkanie, która umożliwia wprowadzenie uczestników danego spotkania.

Zakładka Opis

Pozycja dostępna przy tworzeniu Zdarzenie – Korespondencja, która umożliwia

wprowadzenie bardziej złożonego rodzaju korespondencji.

Zakładka Zlecenie

Pozycja dostępna przy tworzeniu Zlecenia serwisowego, na której możemy zgromadzić informację na temat :

Urządzenia Kontrahenta Przedstawiciela Prowadzącego Telefonu Nazwy Dodać dowolne dane w polu : Opis Daty rozpoczęcia Terminu Serwisanta, ewentualnie Dla roli (możliwy wybór z listy) Priorytetu Stanu Daty wydania

Zakładka Wypożyczenie

Pozycja dostępna przy tworzeniu Wypożyczenia – Wypożyczenie, na której możemy

zgromadzić informację na temat:

Urządzenia Modelu Kontrahenta Przedstawiciela Prowadzącego Telefonu Nazwy Dodać dowolne dane w polu : Opis Dodać dowolne dane w polu: Uwagi Daty od: Daty zwrotu Daty do: Czasie zwrotu Priorytecie (Niski, Wysoki) Stanie (Zarezerwowane, Wypożyczone, Zwrócone, Odwołane)

73

Kadry – Pozostałe | Znajomość języków obcych

Zakładka umożliwia wprowadzenie informacji o znajomości języków obcych.

Przed wprowadzeniem informacji o znajomości języków obcych należy w konfiguracji programu Narzędzia | Opcje | Kadry i płace | Kadry | Definicje języków obcych oraz Definicje stopni znajomości języków obcych dodać słowniki. Dodane słowniki będą dostępne na liście do wyboru do pola ‘Nazwa języka’, ‘Znajomość w mowie’ oraz ‘Znajomość w piśmie’ przy dodawaniu do pracownika znajomości języka obcego.

Rys. 33 Pracownik – Znajomość języka obcego

Kadry – historyczne

Kadry - historyczne | Dane historyczne

W zakładce dane historycznie znajdują się informacje, które obecnie nie są wymagane przepisami prawa, ale wcześniej były wypełniane.

Dane historyczne ZUS

74

Dane historyczne PFRON (do końca 2008 roku): Pracownik wyraża zgodę na przekazanie danych dodatkowych do informacji INF-U-P i INF-D-P, Miejsce zamieszkania, Poziom wykształcenia, Obniżenie ryczałtowo ustalonych podwyższonych kosztów zatrudnienia, Koszty za rok 2007.

Rys. 34 Pracownik – dane historyczne

Kadry – historyczne | Schorzenia

Opcja dedykowana Zakładom Pracy Chronionej (ZPChr). W przypadku pracowników niepełnosprawnych program pozwala odnotować ich schorzenia, w szczególności:

Okres wpisywany w formacie: data od … data do. Schorzenie. Wybór z listy: Uszkodzenie / Choroba narządów ruchu.

Uszkodzenie / Choroba narządów wzroku. Uszkodzenie / Choroba narządów słuchu. Schorzenia układu krążenia. Schorzenia psychiczne. Upośledzenie umysłowe. Schorzenia neurologiczne. Inne schorzenia)

Przyczyna schorzenia. Wybór z listy: Wada wrodzona. Choroba. Choroba zawodowa. Wypadek w miejscu pracy. Wypadek w domu. Wypadek komunikacyjny. Inny wypadek

Rodzaj schorzenia. Wybór z listy: Słuchu. Wzroku. Ruchu. Inny Uwagi

75

Rys. 35 Pracownik - schorzenia

Kadry – historyczne | Zaniechania podatkowe

Decyzją urzędu skarbowego pracownikowi w trakcie roku podatkowego może zostać przyznane zaniechanie poboru zaliczki podatku. Jeżeli takich zaniechań będzie więcej stworzą one odpowiednią listę. Pojedyncze zaniechanie dodajemy poleceniem: Nowy (Zaniechanie podatkowe). Dla pojedynczego zaniechania w programie można odnotować:

Datę, od której obowiązuje zaniechanie oraz Kwotę zaniechania. Dotyczy wybranego roku. Większość decyzji wydawanych przez urzędy

skarbowe dotyczy wyłącznie wskazanego roku podatkowego. W takim przypadku zaznaczamy: Dotyczy wybranego roku. Nie zaznaczenie tego pola spowoduje, że nie zrealizowana w danym roku podatkowym część zaniechanie zostanie automatycznie przeniesiona na kolejny rok podatkowy

Zaniechanie poboru zaliczki podatku może uwzględniać wypłaty z tytułu stosunku pracy (etatowe) lub/i wypłaty z tytułu umów cywilnoprawnych

Informacyjnie w programie wyświetlane są: Razem zaniechania. Rozliczono (zaniechano). Pozostało do rozliczenia (zaniechania).

76

Rys. 36 Pracownik - zaniechania podatkowe

ZZL

Zakładka dostępna jest w wersji Platynowej programu. Szerszy opis funkcjonalności

dostępny jest w dodatkowej dokumentacji programu.

ZZL | Aktualny opis

Z poziomu Pracownika dostępne są wszystkie wprowadzone do programu informacje o przeprowadzonych ocenach, etapach rekrutacji, i terminie ich wykonania dla każdego pracownika czy też kandydata. W folderze ‘Aktualny opis’ jest możliwość sprawdzenia aktualnych ocen danego pracownika. Wyświetlane są one w postaci tabeli wg wybranej kategorii oceny. Uzyskamy tu informacje o Kategorii oceny, nazwie, dacie wykonania i wartości oceny.

ZZL | Historia Zmian Zapisu

Historia zmian opisu, to udostępnienie wszystkich ocen z tej samej kategorii wg wcześniej zdefiniowanego kryterium oceny. Dostępne są wszystkie oceny lub też oceny w wybranym kresie. W tabeli znajdują się terminy przeprowadzenia ocen i ich wartościowa ocena.

77

ZZL | Oceny

Foldery dotyczące Oceny i Rekrutacji z poziomu Pracownika służą do uzupełnienia tych danych dla każdej z osób której dane zostały zarejestrowane w systemie.

Oceny pracownika. Zebrane są w tabeli wszystkie przeprowadzone oceny dotyczące pracownika, wraz z ich terminem i datą wykonania. Po podświetleniu i kliknięciu w wybrany zapis jest możliwość sprawdzenia czego dotyczyła ocena pracownika, zgodnie z definicją oceny, jaka jest jej wartość, jakie uwagi dotyczące pracownika wpisała osoba oceniająca.

Z tego poziomu możemy wprowadzać kolejne oceny dla pracowników i kandydatów. Wybierając Nowy ( Ocena pracownika) wprowadzamy kolejny zapis:

Ogólne. Dane dotyczące identyfikacji pracownika, kandydata.

Pracownik. Imię i nazwisko pole uzupełnia się automatycznie.

Nazwa. Pole dostępne do wyboru, nazwę wybieramy z wcześniej ustalonych w konfiguracji systemu, lub wpisujemy nową nazwę.

Anulowany. Jeżeli to pole pozostanie nie zakreślone wówczas dostępne będą kolejne, pola dotyczące daty oceny i jej kryteriów.

Ocena

Data. Data wykonania oceny.

Uwagi. Pole dostępne do wpisania własnych opinii. Kryteria. Dostępna tabela z wyborem definicji oceny i możliwością

wpisania jej wartości.

ZZL | Rekrutacja

Dane dotyczące procesu rekrutacji w ujęciu dla każdego pracownika zgromadzone są w tabeli, z której dowiemy się o Etapach rekrutacji, Wydziale i Stanowisku na które dana osoba aplikowała, Dacie Zgłoszenia oraz ewentualnej Dacie Zatrudnienia.

Klikając w podświetlony pasek informacji, poznamy szczegóły dotyczące tego etapu rekrutacji. Takie same dane potrzebujemy uzupełnić gdy będziemy wprowadzać kolejny etap: Nowy (Rekrutacja)

Ogólne ( zakładka Ogólne )

Stan. Podpowiada się automatycznie: Rekrutacja

Pracownik. Podpowiadają się dane personalne.

Wydział. Dostępny do wyboru.

Stanowisko. Dostępne do wyboru spośród wcześniej zdefiniowanych.

Data zgłoszenia.

Nieaktualna.

Etap rekrutacji. Pole uzupełni się automatycznie po wcześniejszym zanotowaniu szczegółów rekrutacji jej etapu, terminu, daty oceny. Dostępna jest także tabela z wyborem definicji oceny i możliwością wpisania jej wartości.

Etapy Uwagi. Pole dostępne do wpisania własnych opinii. Aktualny opis. Dostępna tabela z wyborem definicji oceny i możliwością

wpisania jej wartości.

78

Rekrutację możemy rozpatrywać selektywnie poprzez jej aktualny Stan,

Stan Rekrutacji. Do wyboru jest:

Rekrutacja. Pokazują się pozycje dotyczące wyłącznie procesu rekrutacji.

Nieaktualny

Zatrudniony. Do wglądu etapy zakończone zatrudnieniem.

Razem. Wszystkie pozycje.

ZZL | Ścieżka kariery

Ścieżka kariery to logiczna i spójna sekwencja zajmowania kolejnych stanowisk, przez pracowników, w okresie pracy w firmie. Celem ustalania dla pracowników ścieżek rozwoju kariery jest chęć spełnienia ich własnych ambicji, rozwoju, nabywania nowych doświadczeń, także spełnienie oczekiwań firmy. Działania te mają prowadzić do wzrostu zadowolenia pracowników, a co zatem idzie do wzrostu efektywności pracy i wymiernych korzyści dla firmy.

Ideą ścieżek kariery jest wzbogacenie o nowe umiejętności i doświadczenia praktyczne, a nie posiadanie formalnych dyplomów.

Ścieżka kariery pracownika w programie enova przedstawiona jest w postaci listy wszystkich zdarzeń dotyczących pracownika w wybranym okresie pracy, w danej firmie. Folder Ścieżka kariery dokumentuje takie zagadnienia jak:

Oceny Nagrody, Szkolenia BHP, Kursy/ Szkolenia, Etapy rekrutacji, Formę zatrudnienia.

Wszystkie te informacje dostępne są w wybranym czasie, z możliwością wyboru, selekcji zdarzeń wszystkich i niewykonanych.

Podświetlenie i kliknięcie w wybrane zdarzenie, pokaże nam komplet informacji go tworzących, danych, które zostały uzupełnione podczas wprowadzania tych procesów.

Dane powyższe są uporządkowane wg .wybranego przez nas okresu, a także wg. Filtru: wyborem wszystkie, niewykonane.

Deklaracje

W programie są dwa miejsca umożliwiające przygotowanie deklaracji PIT i ZUS. Są to:

opcje Deklaracje ZUS i Deklaracje PIT w menu głównym programu oraz zakładka Deklaracje w pracowniku.

Opcje menu głównego pozwalają na przygotowanie deklaracji liczonych zarówno dla firmy (jak na przykład PIT-4R lub ZUS DRA) jak i dla pracownika (na przykład PIT-11 lub ZUS ZUA). W tym drugim przypadku przygotowanie deklaracji musi być poprzedzone wskazaniem osoby, dla której deklaracja ma zostać naliczona.

79

Z poziomu pracownika dostępne są wyłącznie deklaracje dedykowane imiennie pracownikom. Przy czym odpowiednia wybrana deklaracja przygotowana z poziomu menu głównego jest widoczna w pracowniku i odwrotnie.

Deklaracje | Podatkowe (PIT)

Z poziomu pracownika możliwe jest naliczenie i wydruk deklaracji związanych z zatrudnioną osobą, tj.: PIT-11, 8C, 8S, R, 40, IFT-1, IFT-1R.

PIT-11

Naliczanie nowej deklaracji PIT-11 inicjujemy poleceniem Nowy (PIT-11).

W wywołanym formularzu uzupełniamy (modyfikujemy) kolejno:

Rok, którego dotyczyć ma deklaracja. O wliczeniu wypłaty na deklarację

decyduje data jej realizacji (okres deklaracji). Data i numer dokumentu. Deklaracje podobnie jak i inne dokumenty po

naliczeniu i zapisaniu przechowywane są w bazie danych. Dzięki czemu raz naliczona deklaracja może być wielokrotnie drukowana (bez potrzeby wielokrotnego jej naliczania).

Wprowadzona Data dokumentu zostanie wydrukowana na deklaracji

jako Data wypełnienia deklaracji.

Numer deklaracji, traktowanej jako dokument (wydruk) nadawany jest przez program automatycznie. Schemat numeracji jest następujący: PIT11 / Rok / Miesiąc / Numer kolejny (domyślnie ?). Numer

kolejny (porządkowy) zostanie nadany w momencie akceptacji deklaracji. Numeracja jest unikalna w obrębie miesiąca. Użytkownik ma prawo wyłącznie modyfikować numer kolejny. Do czasu przeliczenia deklaracji zamiast numeru kolejnego wyświetlany jest znak zapytania („?”).

Pracownik -informacyjnie na formularzu wyświetlane są również imię i

nazwisko osoby, dla której deklaracja jest przygotowywana.

Pozostałe pola dotyczące naliczonego podatku są automatycznie uzupełniane przez program po wywołaniu funkcji Przelicz. Naliczone wartości nie podlegają edycji z poziomu

formularza (możliwy jest wyłącznie ich podgląd), a są to:

Miejsce składania deklaracji. Dane o urzędzie skarbowym odczytywane są z danych o pracowniku (Pracownik | Kadry | dane podatkowe).

Dochody oraz pobrane zaliczki:

Przychód

Koszty uzyskania przychodów

Dochód

Zaliczka pobrana przez płatnika Pobrane składki:

Składki na ubezpieczenia społeczne potrącone w roku podatkowym przez płatnika

Składki na ubezpieczenie zdrowotne pobrane i odliczone w roku podatkowym przez płatnika.

80

Na zakładce Dodatkowe można uzupełnić dane płatnika lub osoby za obliczenia i

pobrania podatku.

Na podstawie danych wprowadzonych w konfiguracji (Narzędzia | Opcje | Kadry i Płace | Deklaracje | PIT) zaproponuje imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za

naliczenie podatku. Przed zapisaniem deklaracji do bazy danych dane osoby sporządzającej deklaracje mogą być dowolnie modyfikowane)

Na podstawie wpisanej uprzednio daty dokumentu zaproponowana zostanie Data wypełnienia deklaracji (z możliwością zmiany).

Po naliczeniu i zaakceptowaniu (OK) deklaracja zostanie umieszczona na

odpowiedniej liście. Wydruk deklaracji jest możliwy zarówno z poziomu formularza przygotowania deklaracji jaki z poziomu listy naliczonych deklaracji. W celu wydrukowania deklaracji posługujemy się ikoną drukarki lub poleceniem: Plik | Drukuj.

Rys. 37 Pracownik - PIT-11

Pozostałe deklaracje PIT wypełnia się w sposób analogiczny do PIT- 11.

81

Deklaracje | Rozliczeniowe ZUS

Zakładka zawiera wygenerowane deklaracje RCA, RZA, RSA dla pracownika w określonym okresie.

Rys. 38 Pracownik – Deklaracje rozliczeniowe ZUS

Deklaracje | Zgłoszeniowe ZUS

Opcja umożliwia przygotowanie deklaracji zgłoszeniowych dla ubezpieczonych oraz członków ich rodzin. Do wyboru pozostają deklaracje ZUS:

ZUA (zgłoszenie do ubezpieczeń / zgłoszenie zmiany danych osoby ubezpieczonej),

ZZA (zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego / zgłoszenie zmiany danych),

ZIUA (zgłoszenie zmiany danych osoby ubezpieczonej), ZWUA (wyrejestrowanie z ubezpieczeń / kontynuowanie ubezpieczeń), ZCZA (zgłoszenie danych o członkach rodziny, których adres

zamieszkania jest zgodny z adresem zamieszkania ubezpieczonego, dla celów ubezpieczenia zdrowotnego), obecnie nie jest używany.

ZCNA (zgłoszenie danych o członkach rodziny, których adres zamieszkania nie jest zgodny z adresem zamieszkania ubezpieczonego, dla celów ubezpieczenia zdrowotnego).

Przygotowaniu deklaracji rozliczeniowych ZUS dedykowana jest opcja: Kadry i Płace | Deklaracje ZUS. Z tego poziomu możliwe jest również przygotowanie deklaracji

zgłoszeniowych. W obu przypadkach procedura przygotowania deklaracji zgłoszeniowych jest niemal identyczna.

Przed naliczeniem pierwszej w danym miesiącu deklaracji konieczne jest przygotowanie pliku KEDU (Kadry i Płace | Deklaracje ZUS | KEDU).

ZUS ZUA

Deklaracja ZUA służy zgłoszeniu do ubezpieczeń społecznych i do ubezpieczenia zdrowotnego lub zgłoszeniu zmiany / korekty danych osoby ubezpieczonej.

Naliczanie nowej deklaracji ZUS ZUA inicjujemy poleceniem Nowy (ZUS ZUA).

82

W pierwszej kolejności z dostępnej listy wybieramy „plik” KEDU, do którego nowo wygenerowane dane zostaną dopisane. Po zaakceptowaniu wyboru (OK) na ekranie

wyświetlony zostanie właściwy formularz przygotowania deklaracji.

W polu Data zapisujemy datę przygotowania deklaracji.

Jeżeli deklaracja ZUA służy zgłoszeniu zmiany / korekty danych osoby ubezpieczonej (z wyjątkiem zmiany danych identyfikacyjnych, którą należy zgłosić na formularzu ZUS ZIUA) w polu Zgłoszenie korekty … wybieramy:

1 – Zmiana w przypadku zgłoszenia zmiany danych osoby ubezpieczonej,

2 – Korekta w przypadku zgłoszenia korekty danych osoby ubezpieczonej.

Rys. 39 Pracownik - ZUS ZUA

Zmiana występuje wtedy, gdy pewne dane uległy zmianie, w stosunku do danych

wykazanych we wcześniej złożonym zgłoszeniu, np. zmiana miejsca zamieszkania.

Korekta występuje wtedy, gdy poprawiamy, usuwamy błędy w danych, które

popełniliśmy we wcześniej złożonym zgłoszeniu np. nieprawidłowo zostało podane miejsce zamieszkania.

Jeżeli zawartość pola Zgłoszenie korekty nie została zmieniona (pozostało Brak) to po uruchomieniu funkcji Przelicz program automatycznie, na podstawie odnotowanych danych ubezpieczeniowych (Pracownik | Etat | Ubezpieczenia) zaznaczy cel złożenia

deklaracji:

zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych i do ubezpieczenia zdrowotnego lub

zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych oraz

83

zaproponuje Datę wypełnienia deklaracji (domyślnie proponowana jest wprowadzona na wstępie Data).

Naliczoną deklarację eksportujemy do Programu Płatnika poleceniem Eksport KEDU.

Po zaakceptowaniu (OK) naliczonej deklaracji zostanie ona automatycznie

przeniesiona na listę deklaracji. Naliczoną deklarację z poziomu listy deklaracji można:

Otworzyć lub

Usunąć

Jeżeli chcemy uniemożliwić wykasowanie przygotowanej deklaracji należy na formularzu deklaracji zaznaczyć pole Zatwierdzona.

Deklaracja może zostać usunięta po „odznaczeniu” pola Zatwierdzona.

ZUS ZZA

Deklaracja ZZA służy zgłoszeniu do ubezpieczenia zdrowotnego lub zgłoszeniu zmiany/korekty danych osoby ubezpieczonej.

Naliczanie nowej deklaracji ZUS ZZA inicjujemy poleceniem Nowy (ZUS ZZA).

W pierwszej kolejności z dostępnej listy wybieramy „plik” KEDU, do którego nowo wygenerowane dane zostaną dopisane. Po zaakceptowaniu wyboru (OK) na ekranie

wyświetlony zostanie właściwy formularz przygotowania deklaracji.

W polu Data zapisujemy datę przygotowania deklaracji.

Jeżeli deklaracja ZZA służy zgłoszeniu zmiany / korekty danych osoby ubezpieczonej (z wyjątkiem zmiany danych identyfikacyjnych, którą należy zgłosić na formularzu ZUS ZIUA) w polu Zgłoszenie korekty … wpisujemy:

1 – Zmiana w przypadku zgłoszenia zmiany danych osoby ubezpieczonej,

2 – Korekta w przypadku zgłoszenia korekty danych osoby ubezpieczonej.

Jeżeli zawartość pola Zgłoszenie korekty nie została zmieniona (pozostało Brak) to po uruchomieniu funkcji Przelicz program automatycznie, na podstawie odnotowanych danych ubezpieczeniowych (Pracownik | Etat | Ubezpieczenia) zaznaczy cel złożenia

deklaracji:

zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego oraz zaproponuje Datę wypełnienia deklaracji (domyślnie proponowana jest

wprowadzona na wstępie Data).

Naliczoną deklarację eksportujemy do Programu Płatnika poleceniem Eksport KEDU.

Po zaakceptowaniu (OK) naliczonej deklaracji zostanie ona automatycznie

przeniesiona na listę deklaracji. Naliczoną deklarację z poziomu listy deklaracji można:

Otworzyć

lub Usunąć (o ile nie zostało zaznaczone pole Zatwierdzona)

84

ZUS ZIUA

Deklarację ZUS ZIUA wypełnia się dla osób zgłoszonych na formularzu ZUS ZUA lub ZUS ZZA, w przypadku gdy uległy zmianie lub wymagają korekty dane identyfikacyjne, podane w dziale III formularza ZUS ZUA - zgłoszenie do ubezpieczeń / zgłoszenie zmiany danych osoby ubezpieczonej lub ZUS ZZA - zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego / zgłoszenie zmiany danych.

Naliczanie nowej deklaracji ZUS ZIUA inicjujemy poleceniem Nowy (ZUS ZIUA).

W pierwszej kolejności z dostępnej listy wybieramy „plik” KEDU, do którego nowo wygenerowane dane zostaną dopisane. Po zaakceptowaniu wyboru (OK) na ekranie

wyświetlony zostanie właściwy formularz przygotowania deklaracji.

W polu Data zapisujemy datę przygotowania deklaracji.

Jeżeli zawartość pola Zgłoszenie korekty nie została zmieniona (pozostało zero) to po uruchomieniu funkcji Przelicz program zaproponuje:

1 – zgłoszenia zmiany danych osoby ubezpieczonej. Datę wypełnienia deklaracji (domyślnie proponowana jest wprowadzona

na wstępie Data).

Jeżeli historię danych pracownika tworzy więcej niż jeden zapis historyczny, to dane z poprzedniego zapisu historycznego (względem daty przygotowania deklaracji) zapisywane są w sekcji Poprzednie dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej. Są to: numery

PESEL i NIP. Nazwisko. Imię. Data urodzenia. Rodzaj, seria i numer dokumentu tożsamości.

Naliczoną deklarację eksportujemy do Programu Płatnika poleceniem Eksport KEDU.

Po zaakceptowaniu (OK) naliczonej deklaracji zostanie ona automatycznie

przeniesiona na listę deklaracji. Naliczoną deklarację z poziomu listy deklaracji można:

Otworzyć

lub Usunąć (o ile nie zostało zaznaczone pole Zatwierdzona).

ZUS ZWUA

Deklarację ZUS ZWUA należy wypełnić w celu:

wyrejestrowania z ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, wyrejestrowania z ubezpieczeń społecznych, wyrejestrowania z ubezpieczenia zdrowotnego, zgłoszenia korekty danych o wyrejestrowaniu z ubezpieczeń społecznych /

ubezpieczenia zdrowotnego.

Naliczanie nowej deklaracji ZUS ZWUA inicjujemy poleceniem Nowy (ZUS ZWUA).

W pierwszej kolejności z dostępnej listy wybieramy „plik” KEDU, do którego nowo wygenerowane dane zostaną dopisane. Po zaakceptowaniu wyboru (OK) na ekranie

wyświetlony zostanie właściwy formularz przygotowania deklaracji.

W polu Data zapisujemy datę przygotowania deklaracji.

Jeżeli nie zostało zaznaczone: Zgłoszenia korekty danych o wyrejestrowaniu z ubezpieczeń społecznych / ubezpieczenia zdrowotnego, to po uruchomieniu funkcji

85

Przelicz program automatycznie, na podstawie odnotowanych danych ubezpieczeniowych (Pracownik | Etat | Wyrejestrowanie) zaznaczy cel złożenia deklaracji oraz zaproponuje Datę wypełnienia deklaracji (na podstawie uprzednio wprowadzonej Daty).

Naliczoną deklarację eksportujemy do Programu Płatnika poleceniem Eksport KEDU.

Po zaakceptowaniu (OK) naliczonej deklaracji zostanie ona automatycznie

przeniesiona na listę deklaracji. Naliczoną deklarację z poziomu listy deklaracji można:

Otworzyć

lub Usunąć (o ile nie zostało zaznaczone pole Zatwierdzona).

ZUS ZCNA

Deklaracja ZUS ZCNA przeznaczona jest do:

zgłoszenia danych o członkach rodziny dla celów ubezpieczenia zdrowotnego,

zgłoszenia utraty uprawnień do ubezpieczenia zdrowotnego przez członka rodziny.

Naliczanie nowej deklaracji ZUS ZCNA inicjujemy poleceniem Nowy (ZUS ZCNA).

W pierwszej kolejności z dostępnej listy wybieramy „plik” KEDU, do którego nowo wygenerowane dane zostaną dopisane. Po zaakceptowaniu wyboru (OK) na ekranie

wyświetlony zostanie właściwy formularz przygotowania deklaracji.

W polu Data zapisujemy datę przygotowania deklaracji.

Jeżeli wśród członków rodziny wybranego pracownika znajdują się osoby, dla których powinna zostać przygotowana deklaracja ZCNA to po uruchomieniu funkcji Przelicz:

ich nazwiska automatycznie pojawią się na wyświetlanej na formularzu liście Zgłaszane osoby.

uzupełniona zostanie Data wypełnienia deklaracji (domyślnie proponowana jest wprowadzona na wstępie Data)..

Naliczoną deklarację eksportujemy do Programu Płatnika poleceniem Eksport KEDU.

Po zaakceptowaniu (OK) naliczonej deklaracji zostanie ona automatycznie

przeniesiona na listę deklaracji. Naliczoną deklarację z poziomu listy deklaracji można:

Otworzyć

lub Usunąć (o ile nie zostało zaznaczone pole Zatwierdzona).

Adres członka rodziny na deklaracji ZUS ZCNA uzupełni się tylko wtedy, jeżeli jest inny niż adres ubezpieczonego.

86

ZUS ZCZA

Obecnie deklaracja nie jest używana, obecnie wszystkie osoby są wykazywane na deklaracji ZCNA

Niezależnie od przygotowywanej deklaracji:

- dane w pliku KEDU zapisywane są poleceniem OK, a następnie Zapisz i zamknij (lub <CTRL+S> Zapisz).

- dane do Programu Płatnika eksportowane są poleceniem Eksport KEDU.

Do tego samego pliku KEDU dane mogą być dopisywane sukcesywnie. Nie jest przeszkodą w dodawaniu do tego samego KEDU zamknięcie programu i ponowne jego uruchomienie nawet kilka dni później.

Różnica w przygotowaniu deklaracji z poziomu pracownika i z poziomu opcji Deklaracje ZUS dotyczy wyłącznie procesu wyszukania ubezpieczonego. Przygotowując deklarację z poziomu pracownika ten krok jest zbędny – ubezpieczony jest znany (wybrany)

Przygotowanie deklaracji zgłoszeniowej z poziomu Deklaracje ZUS | Zgłoszeniowe wymaga w pierwszej kolejności wybrania ubezpieczonego z dostępnej listy.

Deklaracje | Informacje dla PIT-40

Po zaznaczeniu parametru ‘Naliczaj deklarację PIT-40’ na TAK będzie możliwość

naliczenia deklaracji PIT-40 oraz uaktywniają się pozycje w sekcji ‘Deklaracja PIT-12’, gdzie po uzupełnieniu tych pozycji dane będą ściągnięte do wydruku PIT – 12 oraz PIT-40.

Po zaznaczeniu parametru ‘Koszty na podstawie wydatków fatycznie poniesionych’ na TAK kwota wpisana w polu ‘Kwota’ będzie ściągnięta do deklaracji PIT-40 w kole ‘Koszty

uzyskania przychodu’ a po uzupełnieniu pola ‘Zwrot niezależnie pobranych świadczeń’ kwota będzie wykazana na deklaracji PIT-40 w części G w polu nr 70.

Deklaracje | Informacje RMUA

Pracodawca (płatnik składek) ma obowiązek dostarczyć ubezpieczonemu informacje o danych przekazanych za niego do ZUS. Informację takową przekazuje raz w roku, za rok ubiegły bądź na żądanie ubezpieczonego raz w miesiącu za ubiegły miesiąc. W związku z powyższym na kartotece pracownika jest możliwość przygotowania informacji RMUA

87

zarówno za okresy miesięczne jak i za okres minionego roku. Informację RMUA inicjuje

przycisk . Uaktywnia on okienko, w którym jest możliwość wyboru typu deklaracji: miesięczna lub roczna. Po dokonaniu wyboru na ekranie wyświetlony zostanie właściwy formularz przygotowania deklaracji.

W polu Deklaracja za miesiąc należy wskazać miesiąc lub w polu Deklaracja za rok

uzupełnić rok, za który ma zostać naliczona informacja RMUA.

W polu Data jest możliwość zaewidencjonowania daty powstania informacji RMUA.

Parametr Identyfikator deklaracji zostaje nadany automatycznie. Przy naliczeniu

kolejnej informacji RMUA za dany okres zostaje nadany kolejny numer porządkowy.

W polu Data wypełnienia wskazujemy datę wypełnienia dokumentu.

Po uzupełnieniu powyższych parametrów należy przeliczyć informację wciskając

przycisk .

Aby informacja RMUA zawierała prawidłowe dane w pierwszej kolejności konieczne jest przeliczenie deklaracji DRA ponieważ naliczenie deklaracji RMUA jest możliwe dla osób, które zostały wykazane na deklaracji DRA.

Po zaakceptowaniu (OK) naliczonej deklaracji zostanie ona automatycznie

przeniesiona na listę deklaracji. Naliczoną deklarację z poziomu listy deklaracji można:

Otworzyć

lub Usunąć (o ile nie zostało zaznaczone pole Zatwierdzona).

Etat

Pełny proces zatrudniania pracownika (etat) wymaga podanie opisanych poniżej informacji.

Etat | Ogólne

Na formularzu zapisywane są podstawowe informacje związane ze stosunkiem pracy. Uzupełnianie danych należy rozpocząć od wpisania okresu zatrudnienia. W przeciwnym przypadku większość pól pozostanie nieaktywna.

Sekcja: Umowa o pracę

Okres zatrudnienia. W przypadku zawierania umowy na czas nieokreślony nie podajemy daty „do”. Jako Data zawarcia i Data rozpoczęcia pracy

proponowana jest data zatrudnienia

88

Wydział wybierany jest z listy. Domyślnie proponowany jest wydział dla którego aktualnie wyświetlana jest lista pracowników. Domyślnie wydziałem tym jest Główny wydział firmy. Nowe wydziały dopisywane są do systemu przy pomocy opcji: Narzędzia | Opcje | Kadry i Płace | Kadry | Wydziały.

Rodzaj zatrudnienia. Opcja służy rozróżnieniu rodzaju zatrudnienia nie zawsze wynikającego z kodu tytułu ubezpieczenia. W przypadku pracowników pozostawiamy Nie dotyczy.

Zatrudnienie na podstawie. Do wyboru pozostaje: umowa o pracę, powołanie, wybór, mianowanie oraz spółdzielcza umowa o pracę.

Typ umowy o pracę. Jeżeli w okresie zatrudnienia nie została zapisana data „do” program zaproponuje umowę na czas nieokreślony. W pozostałych przypadkach do wyboru pozostaje: na okres próbny, na czas określony, na czas wykonywania pracy, na czas określony (zastępstwo), na czas określony (do dnia porodu), na czas pełnienia funkcji. Informacja istotna między innymi przy wydruku umowy o pracę i świadectwa pracy

Stanowisko. Uzupełnienie pola jest wymagane. Kolejno wpisywane stanowiska tworzą słownik dostępny w trakcie zatrudniania kolejnych osób.

Funkcja. Specjalność. Dane uzupełniane opcjonalnie Kod wykonywanego zawodu. Wpisywany zgodnie ze specyfikacją zawartą

w Załączniku do Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2002 r. w sprawie klasyfikacji zawodów i specjalności dla potrzeb rynku pracy oraz zakresu jej stosowania (Dz.U. nr 222, poz. 1868).

89

Rys. 40 Pracownik - etat

Sekcja: Kalendarz.

Nominalny czas pracy pracownika zapisywany jest w postaci kalendarza. Domyślnym kalendarzem jest Standard tworzony automatycznie w trakcie zakładania bazy danych. Definicji nowych kalendarzy (harmonogramów czasu pracy) służą opcje: Narzędzia | Opcja | Kadry i Płace | Kalendarze … Kalendarz wybierany jest z dostępnej listy.

Interpretacja. Decyduje o interpretacji zapisów o rzeczywistym czasie pracy.

Wg planu. Jeżeli w wybranych dniach nie zostanie indywidualnie zapisany czas pracy lub nie pojawi się zapis o nieobecności to program przyjmie, ze praca odbywała się zgodnie z przyjętą w kalendarzu normą.

Wg obecności. Jeżeli w danym dniu nie będzie indywidualnego zapisu o obecności, to program przyjmie, że pracownik był nieobecny. Ustawienie sugerowane dla pracowników posługujących się kartami RCP dla ewidencji czasu pracy. Brak zapisu RCP jest równoważny z nieobecnością pracownika w pracy.

Wg zestawień. Program dopuszcza uproszczoną ewidencję czasu pracy. Zamiast realizować zapisy dzień po dniu, można wykorzystując do tego celu opcję: Kalendarz | Zestawienia czasu pracy i odnotowywać czas pracy okresami, na przykład tygodniami.

Dla tak prowadzonej ewidencji czasu pracy istotne jest jedno ograniczenie: Pierwszy wpisywany zbiorczo okres musi pokrywać

90

się z początkiem miesiąca, ostatni zapis musi pokrywać się z końcem miesiąca.

Sekcja: Zaszeregowanie

Zaszeregowanie (grupa zaszeregowania). Zatrudniając pracownika możemy odwołać się do zdefiniowanej wcześniej „siatki płac” (Narzędzia | Opcje | Kadry i Płace | Kadry | Grupy zaszeregowania). W takim przypadku poniższe pola zostaną uzupełnione

automatycznie a użytkownik jedynie w ograniczonym zakresie (zależnym od parametrów konfiguracyjnych) może wpłynąć na zaproponowane dane.

Zatrudniając pracownika można pominąć wybór zaszeregowania definiując jednocześnie poniższe dane indywidualnie:

Wymiar etatu zapisywany w postaci ułamka xxxx/yyyy Typ stawki (Dowolna. Minimalna – jako stawka zaszeregowania

podstawione zostanie z danych konfiguracyjnych programu najniższe wynagrodzenie. Wynagrodzenie pracownika będzie automatycznie aktualizowane wraz ze zmianami wprowadzanymi w konfiguracji programu. Z zakresu – dotyczy wyłącznie zapisów realizowanych poprzez wybór zaszeregowania.

Stawka: Kwota (w walucie, domyślnie PLN) / Okres wypłaty: godzina lub miesiąc

Element wynagrodzenia. Odwołanie do konfiguracji elementów wynagrodzenia (Narzędzia | Opcje | Kadry i Płace | Place | Elementy wynagrodzenia). Standardowo w zależności od wybranego „okresu” program proponuje: Wynagrodzenie zasadnicze mies. lub Wynagrodzenie zasadnicze godz. W razie potrzeby użytkownik posiada

niezbędne uprawnienia konieczne dla definiowania kolejnych elementów wynagrodzenia.

Etat | Akordy

Poza typowym, czasowym rozliczaniem zatrudnianych pracowników program wspiera również rozliczenia akordowe.

Pracownik jednocześnie wykonywać może wiele rodzajów prac akordowych. Poszczególne akordy przypisane pracownikowi tworzą listę akordów. Proces przypisywania pracownikowi akordu inicjujemy poleceniem Nowy (Akord).

Program pozwala nam definiować akord prosty jak również akord grupowy. Przed obliczeniem akordu grupowego należy wykonać operację podziału akordu Czynności | Podziel kwotę akordu grupowego.

Na formularzu akordu (zakładka Ogólne) uzupełniamy kolejno:

Wydział do którego przypisany zostanie akord. Domyślnie jest to wydział przypisany pracownikowi w etacie.

Definicja akordu wybierana jest z listy. Definicji akordu służy opcja: Narzędzia | Opcje | Kadry i Płace | Kadry | Definicje akordów. Po

zaakceptowaniu wyboru do uzupełnienia pozostaną pola charakterystyczne dla wybranej definicji.

Ze względu na zależność pomiędzy liczbą wykonanych „jednostek akordowych” a wartością jednostkowego wynagrodzenia możemy mówić o akordzie liniowym (stała

91

stawka) lub progresywnym (stawka zależna od liczby wykonanych jednostek). W tym drugim przypadku zależność pomiędzy liczbą wykonanych sztuka a wartością jednostkowego wynagrodzenia zapisywana jest w postaci tabeli (zbliżonej swoją konstrukcją do progów podatkowych). W przypadku akordu progresywnego w praktyce spotyka się dwa sposoby rozliczania (oba wspierane przez program): Akord progresywny wg osiągniętego progu:

Rys. 41 Pracownik - akord

Tak – liczba wykonanych jednostek akordowych decyduje o osiągniętym progu i wszystkie jednostki akordowe rozliczane są wg tej samej stawki

Nie – stawka rośnie (lub maleje) progresywnie.

Odnotowując pracownikowi pracę akordową decydujemy czy praca w akordzie pomniejsza nominalny czas pracy czy nie. W okresie niewykonywania prac akordowych pracownik może być wynagradzany w stawce godzinowej, ewentualnie miesięcznej. Szczegółowe informacje o akordzie zapisywane są w formularzach (zakładkach):

Kalendarz. Informacja o pracy akordowej wprowadzana jest dzień po

dniu. Dla każdego dnia odnotowujemy czas pracy i liczbę wykonanych jednostek akordowych

Zestawienia. Informacja o pracy akordowej wprowadzana jest okresami

definiowanymi przez użytkownika, na przykład tygodniowo. Podobnie jak w

92

przypadku kalendarza zapisujemy czas pracy akordowej w zadanym okresie i liczbę wykonanych jednostek akordowych.

Elementy wynagrodzenia. Lista zrealizowanych wypłat z tytułu

wykonywania wybranego akordu. Lista tworzona na podstawie list płac. Historia zapisów. Dane o akordzie, na przykład stawka za jednostkę

może ulegać zmianie w czasie. Mogą zmieniać się wartości przyjętych progów (akord progresywny). Poszczególne zmiany zapisywane w programie tworzą historię akordu. Stworzeniu kolejnego zapisu historycznego służy opcja: Aktualizuj wołana

z poziomu listy akordów pracownika.

Etat | Dodatki

Definiowane elementy wynagrodzenia można podzielić (jedno z możliwych kryteriów podziału) na takie, które w wypłatach pracownika pojawiać się będą cyklicznie oraz takie które wypłacane są okazjonalnie.

W pierwszym przypadku warto „na stałe związać” pracownika z takim elementem wynagrodzenia. Służy temu opcja Etat | Dodatki. Dotyczy to również różnego rodzaju

potrąceń z wypłaty pracownika (na przykład składek PZU).

Na zasadzie uzupełniania listy dopisujemy pracownikowi kolejne, wcześniej zdefiniowane elementy wynagrodzenia. Procedurę rozpoczynamy poleceniem Nowy (Nowy dodatek). Na ekranie pojawi się formularz, w którym kolejno uzupełniamy:

Rys.42 Pracownik - dodatki, potrącenia

93

Zakładka Ogólne

Definicja elementu. Dodatek / potrącenie wybieramy z listy zdefiniowanych uprzednio elementów wynagrodzenia (Konfiguracja | Kadry i Płace | Płace | Elementy wynagrodzenia).

Nazwa. W większości przypadków Definicja elementu odpowiada jego nazwie, stąd jest ona automatycznie przepisywana w pola Nazwa.

W praktyce może się jednak pojawić konieczność rozróżnienia Definicji elementu i Nazwy. Ta sama definicja może być wykorzystywana w różnych sytuacjach. Przykładowo Korekta wynagrodzenia (Definicja).Będzie wykorzystywana zarówno do skorygowania

nadpłaconej premii jak i wyrównania wynagrodzenia zasadniczego. W takim przypadku pole Nazwa zostanie wykorzystywane do zapisywania konkretnej nazwy korekty (np.:

Korekta wynagrodzenia zasadniczego, Korekta premii kwartalnej,...).

Okres. Okres w jakim przysługiwał będzie pracownikowi wybrany element

wynagrodzenia. Nieuzupełnienie daty do jest równoznaczne z przyznaniem wybranego elementu wynagrodzenia na czas nieokreślony.

Członek rodziny. Pole zostanie automatycznie uzupełnione przez

program jeżeli edytowany dodatek będzie związany z członkiem rodziny (dodatek rodzinny, zasiłek rodzinny, zasiłek pielęgnacyjny). W takim przypadku dodatek przypisywany jest pracownikowi z poziomu Kadry | Rodzina. Natomiast modyfikowany może być zarówno w miejscu jego

dodania jak i na liście dodatków pracownika. Takie wyróżnienie zasiłków związanych z członkami rodziny wynika z faktu, że ZUS oczekuje zarówno informacji o liczbie osób, na które wypłacony został zasiłek jak i kwocie wypłaconego zasiłku.

Parametry. Wartość elementu wynagrodzenia może być w całości

wyliczana przez program lub z definicji elementu może wynikać konieczność uzupełnienia danych (parametrów) przed naliczeniem wypłaty. Takimi parametrami mogą być: wartość premii uznaniowej o której decyduje kierownik lub liczba godzin pracy w warunkach szkodliwych jeżeli nie są one ewidencjonowane w programie. Definiując element wynagrodzenia użytkownik ma do dyspozycji listę parametrów. Na formularzu dodatku / potrącenia program oczekuje zawsze wprowadzenia tylko tych parametrów, od których bezpośrednio zależy wartość liczonego elementu, a które nie mogą być samodzielnie przez program naliczone. Są to parametry typu: kwota, czas, liczba dni, ułamek, procent, liczba.

Z poziomu formularza dostępne są również:

zakładka Elementy wynagrodzenia. Poprzez odwołanie do

zrealizowanych list płac tworzona jest lista wypłat wybranego elementu wynagrodzenia.

zakładka Historia zapisów. Lista kolejnych aktualizacji, odnotowywanych

w bazie danych modyfikacji.

Lista wyświetlanych w etacie elementów wynagrodzenia może zostać ograniczana przy pomocy filtrów:

Dodatki do. Do wyboru: Razem, Etatu, Umów. Indeks. Do wyboru pozostają:

94

Wszystkie przypisane pracownikowi elementy wynagrodzenia (bez

względu na okres w jakim przysługiwały, były wypłacane)

Niezakończone czyli przysługujące pracownikowi w zdefiniowanym

okresie Okres.

Elementy wynagrodzenia

Lista tworzona jest automatycznie na podstawie wygenerowanych w programie list płac.

Historia zapisów

Każdy element wynagrodzenia przypisany pracownikowi może mieć tworzoną historię swoich zmian. W szczególności historię zmian wartości jego parametrów.

Stworzenia nowego zapisu historycznego służy funkcja Aktualizuj. W wyniku jej użycia

zostanie zachowana dotychczasowa wartość oraz powstanie nowy zapis historyczny z nowymi danymi. Będzie on obowiązywał od wprowadzonej Daty aktualizacji zapisu.

Lista przypisanych pracownikom dodatków i potrąceń może zostać wydrukowana z poziomu listy pracowników. Pod drukarką w Ewidencji pracowników jest dostępny raport pod nazwą Miesięczne zestawienie dodatków i potraceń.

95

Etat | Inne dane

Rys. 43 Pracownik - inne dane

Procent najniższego wynagrodzenia. Zgodnie z Ustawą z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. (Dz. U. Nr 200, poz. 1679 ) wysokość wynagrodzenia pracownika zatrudnionego w pełnym miesięcznym wymiarze czasu pracy nie może być niższa od wysokości minimalnego wynagrodzenia. Wyjątkiem jest pierwsza praca, wynagrodzenie pracownika w okresie jego pierwszego roku pracy nie może być niższe niż 80% wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę. Do okresów, o których mowa powyżej wlicza się wszystkie okresy, za które była opłacana składka na ubezpieczenie społeczne lub zaopatrzenie emerytalne, z wyłączeniem okresów zatrudnienia na podstawie umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego. Odpowiedni procent najniższego wynagrodzenia może zostać odnotowany w programie po odznaczeniu pola Standardowy.

Roczny limit nadgodzin. Zgodnie z Art. 151. § 3. kodeksu pracy liczba godzin nadliczbowych nie może przekroczyć dla poszczególnego pracownika 150 godzin w roku kalendarzowym. Art. 151. § 4 dopuszcza wprowadzenie większego limitu nadgodzin Poprzez układ zbiorowy pracy, regulamin pracy albo w umowie o pracę (jeśli u pracodawcy nie obowiązują dwa pierwsze akty) można ustalić inną roczną liczbę godzin nadliczbowych. Ograniczeniem nadmiernego zwiększania limitu nadgodzin jest przepis Art. 131 § 3. k. p., zgodnie z którym w przyjętym okresie

96

rozliczeniowym czas pracy pracownika wraz z nadgodzinami nie może przekroczyć przeciętnie 48 godzin tygodniowo (czyli zasadniczo 40 godzin zwykłej pracy i 8 godzin nadliczbowych). Mówimy tutaj jednak o przeciętnie 48 godzinach w tygodniu w przyjętym okresie rozliczeniowym, a zatem w poszczególnych tygodniach może to być większa liczba godzin (byleby średnio praca nie przekroczyła 48 godzin na tydzień). Maksymalnie limit roczny wynosić może 416 godzin (52 tygodnie x 8 godzin na tydzień).Ustalony przez użytkownika roczny limit nadgodzin może zostać wpisany po odznaczeniu pola Standardowy.

Współczynnik dla limitów proporcjonalnych (na przykład urlopów wypoczynkowych). Zgodnie z § 4.2.Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, …pracownikowi ..., którego rozkład czasu pracy przewiduje dni pracy i dni, w których nie ma on obowiązku wykonywania pracy, udziela się urlopu wypoczynkowego na dni pracy i dni wolne od pracy w takiej proporcji w jakiej dni te występują w czasie wykonywania pracy przez pracownika.

Współczynnik ten może być automatycznie ustalany przez program lub użytkownik może narzucić własną wartość odznaczając uprzednio pole Standardowy.

Przykład

Pracownik ma obowiązek wykonywania pracy przez cztery dni w tygodniu, w 5-dniowym tygodniu pracy (czyli jeden dzień jest dla niego wolny od pracy).

Proporcja dni pracy do dni wolnych dla tego pracownika w tygodniu wynosi jak 4/1, i w takiej samej proporcji należy udzielić urlopu (gdy pracownik zwrócił się o urlop tylko na dni pracy dla niego):

4/1 = 4/x; x = 4/4; x = 1.

Stosując zasadę proporcji zawartą w rozporządzeniu należy pracownikowi udzielić urlopu zarówno na dni pracy (4) jak i na dni, w których nie ma obowiązku jej świadczenia (1). Ogólna liczba dni udzielonego urlopu powinna obejmować ogółem 5 dni.

Natomiast, gdy pracownik wystąpi o jeden dzień urlopu, to z wyliczenia wynika, iż pracodawca powinien udzielić tylko tego jednego dnia urlopu: 4/1 = 1/x, x = 1/4; x = 0,25. W takim przypadku brak jest bowiem podstaw prawnych aby ułamkową część urlopu zaokrąglać w górę do jednego dnia.

Średnia norma czasu pracy do wyliczenia nadgodzin:

Standard - zaznaczenie parametru na TAK powoduje rozliczenie nadgodzin biorąc pod uwagę Normę dobową oraz Normę tygodniową wskazaną w konfiguracji kalendarza. Przykładowo kalendarz Standard posiada kodeksowe wartości dotyczące Normy dobowej: 8 godz. oraz Normy tygodniowej: 40 godz. W związku z tym przypięcie powyższego kalendarza na Etat – Ogólne do pracownika spowoduje wykazanie takowych wartości. Jeżeli zaznaczymy flagę na NIE wówczas zarówno pole dotyczące Normy dobowej jak i Normy tygodniowej jest edytowalne; użytkownik ma wówczas możliwość wskazać inne wartości do naliczenia nadgodzin dla tego konkretnego pracownika.

Przejęcie pracowników na mocy art. 23’ Kodeksu Pracy:

97

Data przejęcia pracownika.

Poprzedni pracodawca. Cięcie okresu naliczania (wyłączenie flagi spowoduje, że elementy

wynagrodzenia rozliczające czas pracy będą naliczane bez uwzględnienia bieżącej aktualizacji)

Kalendarz – Interpretacja kalendarza poza okresem zatrudnienia:

Domyślnie

Wg planu

Wg obecności

Etat | Rozliczenia czasu pracy

Elementami wynagrodzenia obligatoryjnie przysługującymi pracownikowi są: wynagrodzenie zasadnicze, wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych oraz wynagrodzenie za pracę w nocy. Opcja Rozliczenia czasu pracy pozwala zobaczyć listę odpowiednich wypłat (zawartość wyświetlanej listy tworzona na podstawie list płac).

Rys. 44 Pracownik - rozliczenie czasu pracy

Lista wyświetlanych jednocześnie elementów wynagrodzenia ograniczana jest przy pomocy filtrów:

Okres w jakim zrealizowane zostały wybrane wypłaty Rodzaj elementu (Zasadnicze, Nocne, Nadgodziny)

Etat | Rozwiązanie umowy

Formularz pozwala na odnotowanie szczegółowych informacji związanych z rozwiązaniem umowy o pracę:

Przyczyna rozwiązania umowy o pracę. Wybór ze słownika z

możliwością dopisywania kolejnych pozycji Data wypowiedzenia Umożliwia odnotowanie daty złożenia/wręczenia

wypowiedzenia. Zakończenie czynności. Pole jest wykorzystywane w przypadku

uruchomienia taska ‘Przypomnienie o końcu umowy’. Po zaznaczeniu parametru na TAK znika task przypominający o końcu umowy dla danego pracownika.

98

Okres wypowiedzenia. Umożliwia odnotowanie skróconego okresu

wypowiedzenia. Zapisywany okres wypowiedzenia (liczba miesięcy lub tygodni) oraz data z którą upływa okres wypowiedzenia.

W przypadku skróconego okresu wypowiedzenia odpowiednia informacja uwzględniana jest w drukowanym świadectwie pracy.

Rys. 45 Pracownik - rozwiązanie umowy

Etat | Ubezpieczenia

W części dotyczącej ubezpieczeń społecznych obsługa programu zbliżona jest do obsługi Programu Płatnika. Formularz Ubezpieczenia zakresem zapisywanej informacji

odpowiada części V-IX formularza ZUS ZUA.

Tytuł ubezpieczenia. Tytuł ubezpieczenia, wybierany jest z listy. Piąta i

szósta cyfra kodu inicjuje się na podstawie wcześniej wprowadzonych danych o prawie do emerytury, renty oraz stopniu niepełnosprawności (Kadry | Dane ubezpieczeniowe).

99

Rys. 46 Pracownik - dane ubezpieczeniowe

Dane o obowiązkowym ubezpieczeniu społecznym.

Data powstania obowiązku ubezpieczeń społecznych. Dla

pracowników zatrudnionych 1 stycznia 1999 roku lub później proponowaną datą jest data zatrudnienia. Dla pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku data powstania obowiązku ubezpieczeń inicjuje się zgodnie z wytycznymi ZUS na dzień 31 grudnia 1998 roku.

Osoba zgłaszana podlega ubezpieczeniom. Obowiązkowym

ubezpieczeniom społecznym podlegają osoby wymienione w art. 6, 11 i 12 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych. W poszczególnych polach zaznaczamy Tak dla rodzajów ubezpieczenia (tj. ubezpieczenie emerytalne,

rentowe, chorobowe, wypadkowe), któremu osoba zgłaszana do ubezpieczenia podlega obowiązkowo.

W przypadku pracowników (01 XX X X), o ile wcześniej uzupełnione zostały podstawowe dane dotyczące etatu, program automatycznie zaproponuje odpowiednie rodzaje ubezpieczeń.

Dane o obowiązkowym ubezpieczeniu zdrowotnym. Obowiązkowemu

ubezpieczeniu zdrowotnemu podlegają osoby wymienione w art. 8 ustawy z dnia 6 lutego 1997 r. o powszechnym ubezpieczeniu zdrowotnym. Należy wpisać datę, od której powstał obowiązek ubezpieczenia zdrowotnego.

Dla pracowników zatrudnionych 1 stycznia 1999 roku lub później proponowaną datą jest data zatrudnienia. Dla pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku data powstania obowiązku ubezpieczenia zdrowotnego inicjuje się zgodnie z wytycznymi ZUS na dzień 1 stycznia 1999 roku.

100

Dane o dobrowolnych ubezpieczeniach społecznych. Dobrowolnym

ubezpieczeniom społecznym: emerytalnemu, rentowym, chorobowemu podlegają osoby wymienione w art. 7, 10 oraz art. 11 ust. 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych. Wybieramy (wpisując Tak) rodzaj ubezpieczenia, któremu dana osoba podlegać

będzie dobrowolnie, a następnie podajemy datę objęcia dobrowolnym ubezpieczeniem. Program nie zezwala na jednoczesne obowiązkowe i dobrowolne ubezpieczenie z tego samego tytułu.

Dane o dobrowolnym ubezpieczeniu zdrowotnym. Należy wpisać datę

rozpoczęcia ubezpieczenia. Od 1 stycznia 2003 roku nie jest wymagane podanie kwoty pierwszej składki, wynikającą z umowy zawartej przez osobę zgłaszaną z kasą chorych.

Etat | Umowa o pracę

Umowa o pracę Pozostałe informacje dotyczące zatrudnienia pracownika,

pozwalające odnotować:

Rodzaj wykonywanej pracy

Miejsce wykonanej pracy

Zakładowy układ zbiorowy pracy Umożliwia odnotowanie informacji czy pracownik jest objęty układem zbiorowym pracy oraz od jakiego okresu

Kierownik działu

Osoba zastępująca Historia umów o pracę Wyświetla informację o aktualnych oraz

historycznych umowach

Etat | Wyrejestrowanie

Formularz Wyrejestrowanie zakresem zapisywanej informacji odpowiada części III -VI

formularza ZUS ZWUA.

Wyrejestrowanie z ubezpieczeń. Każda osoba w stosunku, do której

wygasł tytuł do ubezpieczeń społecznych podlega wyrejestrowaniu z tych ubezpieczeń (indywidualnie z każdego z ubezpieczeń). Zgłoszenie wyrejestrowania płatnik składek zobowiązany jest złożyć w terminie 7 dniu od daty zaistnienia tego faktu. Wyrejestrowując ubezpieczonego należy podać datę wyrejestrowania (dla pracowników etatowych będzie to następny dzień po ustaniu stosunku pracy) oraz określić jego przyczynę (wyboru dokonujemy z zaproponowanej listy).

Wniosek o kontynuowanie ubezpieczeń. Osoby, które zamierzają

kontynuować ubezpieczenie emerytalne i rentowe, zgłaszają wniosek w tej sprawie w terminie 30 dni od ustania obowiązku ubezpieczeń społecznych. Program pozwala na odnotowanie tytułu ubezpieczeniowego (wybór z listy podobnie jak w przypadku osób zgłaszanych do obowiązkowego ubezpieczenia) oraz daty, od której kontynuowane będą ubezpieczenia.

101

Etat | Dane historyczne

Miejsce w którym przechowywane są dane aktualnie nie wymagane np.: kody dotyczące okresów pracy górniczej wykorzystywane w raporcie imiennym RGA

Kalendarz

Opcja służy odnotowaniu wszelki operacji związanych z czasem pracy. W kalendarzu pracownika zapisywane będą indywidualne modyfikacje w przyjętym wcześniej grafiku (Narzędzia | Opcje | Kadry i Płace | Kalendarze | Kalendarze). W Kalendarzu

pracownika odnotowywane będą wszelkie obecności i nieobecności. Faktyczny czas pracy poza kalendarzem zapisywany może być również w postaci zestawień za zdefiniowane przez użytkownika okresy, na przykład tygodnie.

Kalendarz | Czas pracy

Opcja służy odnotowaniu rzeczywistego czasu pracy. Odnotowany tutaj czas pracy porównywany jest z normą czasu pracy i na tej podstawie ustalana jest między innymi liczba nadgodzin.

Na kalendarzu dni, w których pracownik nie był zatrudniony są oznaczone ikoną: . Dni,które zostały zmodyfikowane przez Użytkownika są oznaczone mocno żółtym kolorem.

W prawym górnym rogu kalendarza użytkownik ma możliwość wybrania sposobu wyświetlania danych na kalendarzu, według dostępnych opcji: Od godziny/do godziny, Od godziny/czas pracy, Czas pracy.

102

Rys. 47 Pracownik - czas pracy

Pod kalendarzem w podsumowaniu jest wykazany czas przepracowany w dniach i godzinach oraz norma czasu pracy za dany miesiąc oraz czas przepracowany i norma czasu pracy w dniu, na którym jest ustawiony kursor.

W zależności od przyjętej w etacie pracownika interpretacji kalendarza (Etat | Ogólne: Interpretacja) zapisy w kalendarzu (lub ich brak) będą oznaczać:

Interpretacja: Wg planu.

Jeżeli w danym dniu zapis nie zostanie zmodyfikowany ręcznie, program domyślnie przyjmuje, że pracownik pracował zgodnie z planem (o ile wcześniej nie została odnotowana nieobecność).

Interpretacja: Wg obecności.

Jeżeli w danym dniu nie zostanie odnotowany czas pracy, to program przyjmie, że praca w tym dniu nie była świadczona. Opcja dedykowana użytkownikom Rejestratorów Czasu Pracy.

Interpretacja: Wg zestawień.

Kalendarz czasu pracy jest niedostępny. Czas pracy zapisywany jest przy pomocy opcji: Zestawienie czasu pracy

103

Kalendarz | Bilans otwarcia

Dane zapisywane w opcji Bilans otwarcia umożliwiają rozpoczęcia pracy w trakcie

roku bez konieczności odtwarzania wcześniejszych wypłat. Poprawnie wprowadzone dane gwarantują prawidłowe funkcjonowanie procedury rozliczania zwolnień lekarskich począwszy od pierwszej zrealizowanej w programie wypłaty. W kartotece pracownika na zakładce Kalendarz | Bilans otwarcia jest możliwość zaewidencjonowania informacji dotyczących zwolnienia chorobowego, bieżącego okresu zasiłkowego oraz urlopu opiekuńczego pracownika.

Rys. 48 Pracownik - bilans otwarcia

Bilans otwarcia ustala dane początkowe na dzień: Informacje aktualne w dniu. Bilans

otwarcia obejmuje:

Zwolnienie chorobowe

Ubezpieczony nabywa prawo do zasiłku / wynagrodzenia od dnia (Po upływie dni ubezpieczenia). Jeżeli w bilansie otwarcia nie została odnotowana data nabycia prawa do wypłaty zasiłku program przyjmuje, że dla obowiązkowego ubezpieczenia chorobowego okres wyczekiwania wynosi 30 dni, a dla ubezpieczenia dobrowolnego 180 dni.

Liczba dni zwolnienia chorobowego dotychczas finansowana ze środków pracodawcy. Rozliczając kolejne zwolnienie chorobowe program przyjmie, że pracodawca zobowiązany jest finansować: 33 – odnotowana wartość dni zwolnienia chorobowego ze środków własnych

104

Liczba dni nieprzerwanego (ciągłego) zwolnienia chorobowego. Miesięczny zasiłek chorobowy wynosi 100 proc. podstawy wymiaru zasiłku, jeżeli niezdolność do pracy trwa nieprzerwanie ponad 90 dni, począwszy od 91 dnia tej niezdolności. Zaczynając pracę z programem nie musimy wprowadzać wszystkich wcześniejszych nieobecności pracownika. Odnotowanie liczby dni nieprzerwanego zwolnienia chorobowego, które nie zostało uprzednio wprowadzone do programu spowoduje obniżenie granicy 90 dni (o odnotowaną wartość. Zapis dotyczy wyłącznie nieobecności, które trwały w dniu zapisanym w polu: Informacje aktualne w dniu.

Bieżący okres zasiłkowy

Okres zasiłkowy został przedłużony o 3 miesiące. Jeżeli po upływie okresu zasiłkowego ubezpieczony jest nadal niezdolny do pracy z powodu choroby, a dalsze leczenie lub rehabilitacja rokują odzyskanie zdolności do pracy, okres zasiłkowy ulega przedłużeniu - nie dłużej jednak niż na dalsze 3 miesiące. W programie taka informacja zapisywana jest w jednej z kolejnych nieobecności. Opcję bilans otwarcia wykorzystujemy w sytuacji, gdy ubezpieczonemu został przedłużony okres zasiłkowy w okresie przed pierwszą odnotowaną w programie nieobecnością.

Liczba dni zwolnienia wliczana do aktualnego okresu zasiłkowego. Wpisana wartość skraca odpowiednio okres zasiłkowy rozpoczynający się w dniu odnotowanym w Informacje aktualne …Domyślnie okres zasiłkowy wynosi 6 miesięcy, a jeżeli niezdolność do pracy spowodowana została gruźlicą - nie dłużej niż przez 9 miesięcy.

Urlop opiekuńczy. Zasiłek opiekuńczy przysługuje przez okres zwolnienia od wykonywania pracy z powodu konieczności osobistego sprawowania opieki, nie dłużej jednak niż przez okres 60 dni w roku kalendarzowym, jeżeli opieka sprawowana jest nad dziećmi i 14 dni w roku kalendarzowym, jeżeli opieka sprawowana jest nad innymi członkami rodziny.

W sytuacji, gdy nie wszystkie urlopy opiekuńczy zostały w programie odnotowane bilans otwarcia pozwala odpowiednio je obniżyć (o nie odnotowane nieobecności). W bilansie można odnotować liczbę dni wykorzystanego urlopu opiekuńczego:

Opieka nad dzieckiem

Opieka nad innym członkiem rodziny

Kalendarz | Bilans otwarcia (urlopy)

Dane zapisywane w opcji Bilans otwarcia (urlopy) umożliwiają rozpoczęcia pracy w

trakcie roku bez konieczności odtwarzania wcześniejszych wypłat. Poprawnie wprowadzone dane gwarantują prawidłowe funkcjonowanie procedury rozliczania urlopów wypoczynkowych, urlopów dodatkowych, urlopu opiekuńczego nad zdrowym dzieckiem począwszy od pierwszej zrealizowanej w programie wypłaty.

105

Rys.49 Pracownik – bilans otwarcia (urlopy)

Urlop wypoczynkowy.

Liczba dni wykorzystanego urlopu wypoczynkowego ‘na żądanie’ (maksymalnie 4 dni w roku kalendarzowym).

Liczba dni wykorzystanego urlopu wypoczynkowego u poprzednich pracodawców w roku kalendarzowym.

Korekta limitu urlopu wypoczynkowego przypadająca na bieżące zatrudnienie (godz.). Po uzupełnieniu pola naliczony limit za bieżący okres będzie pomniejszony o wpisaną liczbę godz.

Urlop dodatkowy.

Liczba dni wykorzystanego urlopu dodatkowego u poprzednich pracodawców w roku kalendarzowym.

Korekta limitu urlopu dodatkowego przypadająca na bieżące zatrudnienie (godz.). Po uzupełnieniu pola naliczony limit za bieżący okres będzie pomniejszony o wpisaną liczbę godz.

Opieka nad zdrowym dzieckiem (pra. 188 KP).

Liczba dni wykorzystanej opieki nad zdrowym dzieckiem u poprzednich pracodawców w roku kalendarzowym.

Kalendarz | Limity nieobecności

Wybrane nieobecności – czas ich trwania – mogą podlegać ograniczeniu w trakcie roku. W trakcie przypisywania pracownikowi „limitowanej” nieobecności program zasygnalizuje automatycznie przekroczenie limitu.

Program pozwala na odnotowanie nieobecności powodującej przekroczenie przyznanego pracownikowi limitu.

106

Domyślnie w programie zdefiniowane zostały trzy limity (Narzędzia | Opcje | Kadry i Płace | Kalendarze | Definicje limitów):

Urlop wypoczynkowy. Wartość limitu może zostać naliczona automatycznie przez program (konieczne uzupełnienie informacji o wykształceniu i historii zatrudnienia) lub użytkownik odpowiednie dane może wprowadzić ręcznie. Limity przyznawane są na zdefiniowane przez użytkownika okresy. Limit urlopowy domyślnie przyznawany na okres roku pozwala odnotować:

Limit roczny wg przepisów kodeksu pracy;

Przeniesienie z poprzedniego okresu;

Korektę (godz.) Urlop dodatkowy (dodatkowy urlop wypoczynkowy dla pracowników

niepełnosprawnych. Domyślnie 10 dni) Opieka nad zdrowym dzieckiem (zgodna z art. 188 kodeksu pracy.

Domyślnie 2 dni).

Rys. 50 Pracownik - limit urlopu wypoczynkowego

107

Domyślnie limit urlopu wypoczynkowego i urlopu dodatkowego podlega kumulacji. Limit niewykorzystany w danym okresie powiększa limit w okresie następnym.

Limit: Opieka nad zdrowym dzieckiem (art. 188 kp) nie podlega kumulacji.

W przypadku rozwiązania umowy z pracownikiem należy pamiętać, aby po wpisaniu daty końca umowy, naliczyć jeszcze raz limit urlopu, wartość ta będzie pobierana do obliczenia ekwiwalentu za urlop.

Kalendarz | Nieobecności

Wszystkie odnotowane nieobecności pracownika zapisywane są w postaci listy. Standardowo w programie dostępne są

Nieobecności nieusprawiedliwione (niepłatne)

Nieobecność nieusprawiedliwiona Nieobecności usprawiedliwione (niepłatne)

Inna nieobecność (kod świadczenia / przerwy 350)

Nieobecność usprawiedliwiona niepłatna

Służba wojskowa

Urlop bezpłatny (art. 174 KP - kod świadczenia / przerwy 111)

Urlop bezpłatny (art. 174.1 KP - kod świadczenia / przerwy 112)

Urlop bezpłatny (kod świadczenia / przerwy 350)

Urlop wychowawczy bez prawa do zasiłku (kod świadczenia / przerwy 121)

Urlop wychowawczy bez prawa do zasiłku (kod świadczenia / przerwy 122)

108

Rys. 51 Pracownik - nieobecności

Nieobecności usprawiedliwione (płatne)

Badania lekarskie (rozliczane jak urlop okolicznościowy)

Delegacja służbowa (rozliczana jak urlop okolicznościowy)

Urlop macierzyński

Urlop macierzyński dla ojca ( urlop macierzyński wykorzystywany za matkę)

Urlop ojcowski (art 182.3 KP)

Urlop okolicznościowy

Urlop opiekuńczy (na podstawie art. 188 kodeksu pracy)

Urlop rehabilitacyjny (wypłata świadczenia rehabilitacyjnego)

Urlop szkoleniowy

Urlopy wychowawcze

109

Urlop wychowawczy (zas. macierzyński) - ( nieobecność dla kobiet, które urodziły w czasie trwania urlopu wychowawczego)

Urlop wypoczynkowy

Urlop wypoczynkowy dodatkowy (przysługujący niepełnosprawnym pracownikom)

Zwolnienie chorobowe

Urlop opiekuńczy (uprawniający do zasiłku opiekuńczego, finansowany ze środków ZUS)

Uwaga. Usuwane mogą być wyłącznie nieobecności, które nie zostały rozliczone.

Rozliczenie. Opcja dotyczy nieobecności występujących na przełomie

dwóch miesięcy. Czas pracy pracownika, a co za tym idzie zawsze pomniejszane jest proporcjonalnie do czasu trwania nieobecności w poszczególnych miesiącach. Użytkownik może zadecydować o sposobie (terminie) rozliczenia nieobecności. Domyślnie nieobecność rozliczana jest proporcjonalnie do czasu trwania w poszczególnych miesiącach. Po zaznaczeniu: Rozliczenie w wybranym dniu wskazujemy – wpisując odpowiednią datę – kiedy nieobecność zostanie w całości rozliczona.

Zwolnienia lekarskie. Dla zwolnień lekarskich, poza okresem, w programie odnotowywane są:

Literowy kod choroby (dotyczy deklaracji ZUS RSA/RGA)

Przyczyna nieobecności (wybór z listy)

Zwolnienie lekarskie (typowe zwolnienie chorobowe, wypłacane po okresie wyczekiwania)

Zwolnienie lekarskie bez okresu wyczekiwania – wybór przyczyny

gwarantuje, że wynagrodzenie / zasiłek zostanie pracownikowi wypłacone również wtedy, gdy nieobecność wystąpiła w okresie wyczekiwania

Wypadek przy pracy lub choroba zawodowa. Od 1 stycznia 2003

roku zasiłek (100%) finansowany wyłącznie ze środków funduszu wypadkowego (nie wymaga okresu wyczekiwania).

Wypadek w drodze do / z pracy. Wynagrodzenie / zasiłek w

wysokości 100% podstawy. Pierwsze 33 dni nieobecności w roku finansowane ze środków własnych pracodawcy.

Niezdolność do pracy w okresie ciąży. Wynagrodzenie / zasiłek w

wysokości 100% podstawy. Pierwsze 33 dni nieobecności w roku finansowane ze środków własnych pracodawcy.

Nadużycie alkoholu. Ubezpieczonemu, którego niezdolność do

pracy spowodowana została nadużyciem alkoholu, zasiłek chorobowy nie przysługuje za okres pierwszych 5 dni tej niezdolności.

110

Udział w bójce lub pobiciu. Zasiłek chorobowy nie przysługuje

ubezpieczonemu za cały okres niezdolności do pracy, jeżeli niezdolność ta spowodowana została w wyniku umyślnego przestępstwa lub wykroczenia popełnionego przez tego ubezpieczonego.

Leczenie szpitalne. Miesięczny zasiłek chorobowy, za okres pobytu

w szpitalu wynosi 70% podstawy wymiaru zasiłku (nie dotyczy sytuacji gdy pracownikowi przysługuje 100% zasiłek).

Zwolnienie spowodowane gruźlicą. Zasiłek chorobowy przysługuje

przez okres trwania niezdolności do pracy - nie dłużej jednak niż przez 9 miesięcy.

Data wystawienia zwolnienia (domyślnie pierwszy dzień nieobecności) Data dostarczenia zwolnienia (domyślnie pierwszy dzień nieobecności) Pomniejszaj zasiłek z tytułu nieterminowego dostarczenia zwolnienia.

Domyślnie: Tak. Zaświadczenie lekarskie ubezpieczony jest obowiązany

dostarczyć nie później niż w ciągu 7 dni od daty jego otrzymania płatnikowi zasiłków. Niedopełnienie tego obowiązku powoduje obniżenie o 25% wysokości zasiłku przysługującego za okres od 8 dnia orzeczonej niezdolności do pracy do dnia dostarczenia zaświadczenia lekarskiego, chyba że niedostarczenie zaświadczenia nastąpiło z przyczyn niezależnych od ubezpieczonego.

Zaznaczenie pola spowoduje, że w przypadku nieterminowego dostarczenia zwolnienia wartość wypłaty zostanie odpowiednio pomniejszona

Nie zaznaczenie pola spowoduje, że zasiłek zostanie wypłacony w

pełnej wysokości bez względu na datę dostarczenia zwolnienia. Niepłatny pierwszy dzień zwolnienia. Domyślnie: Tak. W pierwszym dniu

każdego okresu niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną, trwającej nie dłużej niż 6 dni, pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia za czas choroby. W przypadku dłuższych niż 6 dniowe nieobecności zostaną one rozliczone w całości pomimo zaznaczenia pola: Niepłatny pierwszy dzień zwolnienia.

Zaznaczenie pola spowoduje, że w przypadku odpowiednio krótkiej nieobecności pierwszy dzień pozostanie niepłatny.

Nie zaznaczenia (odznaczenie) pola powoduje, że wynagrodzenie za

czas choroby zostanie wypłacone za wszystkie dni nieobecności bez względu na czas trwania nieobecności.

Przedłużenie okresu zasiłkowego. Jeżeli po upływie okresu zasiłkowego ubezpieczony jest nadal niezdolny do pracy z powodu choroby, a dalsze leczenie lub rehabilitacja rokują odzyskanie zdolności do pracy, okres zasiłkowy ulega przedłużeniu - nie dłużej jednak niż na dalsze 3 miesiące. O przedłużenie okresu zasiłkowego decyduje lekarz – orzecznik ZUS. Fakt przedłużenia okresu zasiłkowego odnotowujemy w nieobecności, w okresie której decyzja o przedłużeniu została wydana. Poza zaznaczeniem pola: Przedłużenie okresu zasiłkowego, odnotowujemy w programie Datę wydania decyzji.

Podsumowanie. Informacyjnie wyświetlane są:

Okres nieobecności pomniejszony o korekty

111

Czas trwania nieobecności w przeliczeniu na dni i godziny Potwierdzenie korygowania nieobecności Korekty nieobecności. Niejednokrotnie pojawia się konieczność wycofania

nieobecności (lub jej fragmentu) i wpisania w jej miejsce nowej nieobecności. W systemie enova taki proces nazywa się korygowaniem nieobecności i jest on dostępny również dla nieobecności, które już zostały rozliczone. Po wybraniu nieobecności, która powinna zostać zmieniona, na zakładce Korekta wpisujemy nową nieobecność. Wpisywana – korygująca – nieobecność powinna w całości zawierać się w korygowanej nieobecności. Jeżeli jest ona dłuższa, należy ją wprowadzić w dwóch częściach.

Kalendarz | Norma czasu pracy

Opcja służy odnotowaniu lokalnych modyfikacji w przyjętym dla pracownika harmonogramie czasu pracy (Etat | Ogólne: Kalendarz). Wielu pracowników może

pracować wg tego samego kalendarza. Może jednak pojawić się konieczność zmiany grafika czasu pracy tylko dla jednego, części pracowników posiadających wspólny kalendarz. Zmiana definicja kalendarza (wybranych jego dni) na poziomie konfiguracji kalendarza nie wchodzi w rachubę, bo taka modyfikacja objęła by wszystkich pracowników, a nie tylko wybranych. Rozwiązaniem jest naniesienie modyfikacji z poziomu pracownika, z poziomu opcji: Norma czasu pracy. W takim przypadku modyfikacja dotyczyć będzie wyłącznie wybranego pracownika.

Po wybraniu dnia, modyfikacji podlega zarówno definicja dnia (na przykład zamiana dnia pracy na dzień dodatkowo wolny od pracy) jak i zmiana nominalnego czasu pracy w obrębie wybranego dnia.

Nominalny czas pracy może zostać zmieniony poprzez wpisanie nowej normy czasu pracy (zmiana ilościowa) lub poprzez dodanie nowych stref czasu pracy (zmiana jakościowa).

Procedurę zmiany dnia (definicji dnia) rozpoczynamy poleceniem Otwórz. Poleceniem Usuń kasuje wprowadzone lokalnie w kalendarzu modyfikacje. Jeżeli dany dzień dla pracownika nie był modyfikowany polecenie Usuń nie spowoduje żadnych zmian

w kalendarzu.

Kalendarz | Planowane nieobecności

Zakładka widoczna w wersji platynowej programu jeżeli w konfiguracji systemu Kadry i Płace | Kalendarze | Definicje nieobecności, nieobecność ‘Urlop wypoczynkowy’ na

zakładce ‘Dodatkowe’ ma włączony na TAK parametr ‘Definicja dostępna do wyboru na liście wniosków urlopowych’. Opcja umożliwia planowanie urlopów pracowników, przy czym najczęściej są to długoterminowe urlopy. Planowany urlop można przekształcić bezpośrednio w nieobecność, która zostanie odnotowana w kalendarzu pracownika na zakładce „Nieobecności”. Aby wprowadzić planowaną nieobecność wybieramy przycisk

.

112

Rys. 52 Pracownik – planowane nieobecności

Okno ‘Planowana nieobecność’ umożliwia wskazanie definicji nieobecności oraz okresu. Jeżeli nieobecność została wprowadzona pojawi się stan nieobecności ‘Oczekująca’. Gdy przeniesiemy nieobecność na kalendarz pracownika wciskając przycisk

stan nieobecności zostanie zmieniony na ‘Wprowadzony’.

Kalendarz | Podstawy

Ustawa o zasiłkach z ubezpieczenia społecznego definiuje standardową długość okresu zasiłkowego (6 miesięcy). Dla niektórych pracowników (grup zawodowych) ten okres został wydłużony do 12 miesięcy (na przykład nauczyciele akademiccy). Domyślna wartość okresu zasiłkowego – 6 miesięcy – została zapisana w danych konfiguracyjnych programu: Narzędzia | Opcje | Kadry i Płace | Płace | Zasiłki ogólne.

Jeżeli długość okresu zasiłkowego dla wybranego pracownika została wydłużona do 12 miesięcy w polu Długość okresu zasiłkowego wybieramy z listy pozycję: Przedłużony (12 mies.)

113

Rys. 53 Pracownik - podstawy naliczania zasiłków

Okres naliczania podstawy wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego. Składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc, uwzględnia się przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. W przypadkach znacznego wahania wysokości składników wynagrodzenia okres ten może zostać wydłużony do 12 miesięcy.

– Domyślna długość okresu z jakiego naliczana jest podstawa urlopu wypoczynkowego – 3 miesiące – została zapisana w danych konfiguracyjnych programu: Narzędzia | Opcje | Kadry i Płace | Płace | Urlopy.

Jeżeli dla wybranego pracownika zachodzi konieczność wydłużenia tego okresu to odpowiednią wartość zapisujemy w polu: Liczba miesięcy (po uprzednim odznaczeniu pola: Standardowy).

Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego przysługującego ubezpieczonemu będącemu pracownikiem stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy (wartość domyślna).

Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy, gdy wynagrodzenie ulega znacznemu wahaniu ze względu na charakter pracy lub zasady wynagradzania. Wydłużenie takie ustala się indywidualnie dla pracownika. W tym samym zakładzie pracy dla części pracowników podstawa zasiłków wyliczana może być na podstawie wynagrodzenia osiągniętego w okresie 6 miesięcy (na przykład pracownicy administracyjny), a dla części w okresie 12 miesięcy (na przykład wybrani pracownicy związani bezpośrednio z produkcją).

Domyślna długość okresu z jakiego naliczana jest podstawa naliczania zasiłków – 6 miesięcy – została zapisana w danych konfiguracyjnych programu: Narzędzia | Opcje | Kadry i Płace | Płace | Zasiłki ogólne.

114

Jeżeli dla wybranego pracownika długość okresu jest różna od wartości standardowej to zapisujemy ją w polu: Liczba miesięcy (po uprzednim odznaczeniu pola: Standardowy).

Kalendarz | Podstawy naliczania urlopu wypoczynkowego

Zakładka służy do wprowadzania średnich urlopowych, służących do obliczania wynagrodzeń za okres urlopu. W przypadku braku wypłat w systemie uzupełniamy dane na zakładce potrzebne do naliczenia poprawnej podstawy wynagrodzenia urlopowego. W sytuacji gdy mamy naliczone wypłaty w programie, a podstawa nalicza się nieprawidłowo możemy uzupełnić dane na zakładce i te dane będą pobrane do wyliczenia podstawy ponieważ mają wyższy priorytet.

Kalendarz | Podstawy naliczania zwolnień ZUS

Zakładka służy do wprowadzania średnich chorobowych, służących do obliczania wynagrodzeń (zasiłków) za absencje chorobowe. W przypadku braku wypłat w systemie uzupełniamy dane na zakładce potrzebne do naliczenia poprawnej podstawy wynagrodzenia chorobowego. W sytuacji gdy mamy naliczone wypłaty w programie, a podstawa nalicza się nieprawidłowo możemy uzupełnić dane na zakładce i te dane będą pobrane do wyliczenia podstawy ponieważ mają wyższy priorytet.

Kalendarz | Statystyka

Statystyka czasu pracy jest zestawieniem informacji o czasie pracy i nieobecnościach w wybranym okresie:

Norma czasu pracy (w godzinach, w dniach pracy) Rzeczywisty czas pracy Odchyłki (czas pracy poniżej normy, powyżej normy, z przeniesienia, czas

pracy w akordzie) Praca w godzinach nocnych Nadgodziny

115

Rys. 54 Pracownik - statystyka

Kalendarz | Zestawienia czasu pracy

Zgodnie z rozporządzeniem ministra pracy i polityki socjalnej z dnia 28 maja 1996r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika pracodawca zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika kartę ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym: pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dodatkowe dni wolne od pracy.

Opcja służy odnotowywaniu rzeczywistego czasu pracy z pominięciem kalendarza. Na podstawie wprowadzonego przez użytkownika okresu, którego dotyczyć będzie zestawienie, program informuje o normie czasu pracy (wyliczonej na podstawie standardowego kalendarza, w przeliczeniu na godziny oraz dni pracy).

Formularz pojedynczego zapisu wywoływany jest poleceniem: Nowy (Zestawienie).

W wyświetlonym formularzu użytkownik wprowadza kolejno:

Okres, którego dotyczy zestawienie. Okres zapisywany jest formacie: rok-miesiąc-dzień…rok-miesiąc-dzień. Okres miesiąca kalendarzowego może zostać podzielony na dowolną liczbę okresów (na przykład zapisy realizowane tygodniowo. Istotne jest by dla danego miesiąca kalendarzowego pierwszy wpisany okres rozpoczynał się pierwszym dniem miesiąca i ostatni zapis kończył się ostatniego dnia miesiąca.

Sumarycznym czasie pracy (godziny, dni), w tym:

Godziny nadliczbowe z dopłatą 50%

Godziny nadliczbowe z dopłatą 100%

116

Godziny nadliczbowe „świąteczne” z dopłatą 100%

Praca w godzinach nocnych

Praca w niedziele i święta

Praca w dni dodatkowo wolne od pracy

O ile zachodzi taka konieczność istnieje możliwość odwołania się do dowolnych stref czasu definiowanych przez użytkownika, np.: czas pracy w warunkach szkodliwych.

Opcja dostępna jest pod warunkiem wybrania interpretacji kalendarza (Etat | Ogólne: Interpretacja): Wg zestawienia.

Rys. 55 Pracownik - zestawienie czasu pracy

Umowy

Opcja umożliwia zawieranie umów cywilnoprawnych zarówno z własnymi pracownikami etatowymi jak i zleceniobiorcami zewnętrznymi. W programie predefiniowane zostały praktycznie wszystkie typy umów cywilnoprawnych rozliczanych przy pomocy deklaracji PIT-8A, PIT-8B oraz IFT-1.

117

Umowy | Umowy

Wszystkie umowy cywilnoprawne zawarte z wybranym zleceniobiorcą wyświetlane są w postaci listy.

Przy pomocy dostępnych filtrów lista może zostać ograniczana do umów zawartych w podanym przedziale czasu (Okres). W zależności od dokonanego wyboru (Filtr) na liście

mogą się znaleźć:

Wg okresu (Zostaną wyświetlone umowy wg okresu wskazanego na liście) Nie spłacone (Zostaną wyświetlone umowy, które nie zostały spłacone.

Parametr dotyczy umów, których rozliczeniem jest kwota do wypłaty.) Spłacone (Lista umów spłaconych. Parametr dotyczy umów, których

rozliczeniem jest kwota do wypłaty.) Spłacone i niezakończone (Lista umów spłaconych ale bez uzupełnionej

daty do na umowie. Parametr dotyczy umów, których rozliczeniem jest kwota do wypłaty. )

Wg okresu spłat (Lista umów wg okresu w którym została dokonana wypłata umowy).

Formularz nowej umowy wywołujemy poleceniem: Nowy (Umowa). Zawierając umowę cywilnoprawną Użytkownik podaje kolejno:

Ogólne

Definicja listy płac, przy pomocy której rozliczona zostanie umowa. Domyślnie jest to lista o symbolu: UMW predefiniowana w

programie.

Wydział. Domyślnie umowy przypisywane są do wydziału (Centrum kosztów): Firma. Zmiana wydziału pociągać może za sobą zmianę centrum kosztów (o ile nowy wydział został przypisany do innego centrum, Konfiguracja … | Kadry | Wydziały) oraz umieszczenie wypłaty na liście płac dedykowanej wybranemu wydziałowi (o ile wybranemu wydziałowi został przypisana osobna lista płac, Konfiguracja … | Kadry | Wydziały)

Seria. Pozwala dodatkowo rozgraniczyć wypłaty ze względu na drukowane listy płac. Domyślnie wypłata umieszczana jest na liście płac o symbolu: Definicja listy płac / Symbol wydziału / Seria / Rok daty zawarcia umowy / Miesiąc daty zawarcia umowy.

Data zawarcia umowy. Wstępnie umowa może zostać zawarta na czas nieokreślony (nie wpisujemy daty do).Taka umowa jednak nigdy nie uzyska statusu „spłacona” (nawet jeśli suma wypłat równa będzie wartości umowy) dlatego zalecane jest wpisywanie daty do umowy najpóźniej po zrealizowaniu ostatniej płatności. Program pozwala na modyfikację zarówno wartości umowy jak i okresu zawarcia (daty do) przy założeniu że, modyfikowana wartość umowy będzie nie mniejsza od sumy zrealizowanych wypłat, okres umowy będzie obejmował okres ostatniej wypłaty do umowy.

Tytuł umowy

118

Rys. 56 Formularz umowy

Element. Odwołanie do listy zdefiniowanych w programie elementów wynagrodzenia. W praktyce zdefiniowane elementy odpowiadają poszczególnym rodzajom umów cywilnoprawnych. Dla ułatwienia identyfikacja nazwa każdego elementu rozpoczyna się symbolem odpowiedniej deklaracji PIT (PIT-8A, PIT-8B, IFT-1) i numerem kolejnym pozycji.

Rozliczenie. Po wybraniu Kwoty do wypłaty, na wypłacie umowy naliczy się uzupełniona kwota. Przy opcji Stawka za okres, za każdy miesiąc trwania umowy program będzie naliczał taką samą stawkę na wypłacie. Przy wyborze opcji Stawka za godzinę zostaje uaktywniona zakładka Zestawienia realizacji, na której należy uzupełnić ilość wykonanych sztuk lub podać czas w godzinach w kontekście wskazanego okresu zestawienia. Wskazana na umowie wartość przy rozliczeniu stawki za godzinę zostanie pomnożona przez czas bądź ilość zadeklarowaną w zestawieniu. Opcja Stawka za godzinę jest dostępna od wersji złotej programu.

119

Wartość umowy. W zależności od przykutej opcji wprowadzona wartość jest wartością brutto lub netto wypłaty. W drugim przypadku wartość brutto umowy naliczana jest przez program.

Pozostaje. Informacyjnie program wyświetla jaka kwota pozostaje do wypłaty w kontekście zadeklarowanego rozliczenia kwota do wypłaty.

Data spłaty. W przypadku rozliczenia kwota do wypłaty data spłaty jest zgodna z datą wypłaty rozliczającą całą sumę zadeklarowaną w Wartości umowy. W przypadku pozostałych rozliczeń data spłaty jest jednocześnie datą zakończenia umowy.

Podatki i składki ZUS. Na podstawie wprowadzonej wartości umowy i typu umowy (rodzaju wypłaty) program podaje informacyjnie wartości: składek ZUS, zaliczki podatku, kwoty do wypłaty.

W przypadku zawierania umów zleceń, umów o dzieło z pracownikami etatowymi zleceniodawcy proponowany jest kod tytułu ubezpieczenia 0110. W przypadku zawierania umów zleceń ze zleceniobiorcami obcymi proponowany jest kod tytułu ubezpieczenia 0411.

Opis – pole tekstowe umożliwiające przechowywanie dowolnych

informacji Ubezpieczenie – Opcja umożliwia zmianę zaproponowanego przez

program tytułu ubezpieczenia. Edycji podlegają również: Data powstania obowiązku ubezpieczeń oraz sposób podlegania poszczególnym rodzajom ubezpieczenia (obowiązkowo lub dobrowolnie).

Wyrejestrowanie- O ile zachodzi taka konieczność program pozwala

wyrejestrować zleceniobiorcę z ubezpieczeń. Jako dzień wyrejestrowania proponowany jest dzień po zakończeniu umowy.

Dodatki – zakładka analogiczna do zakładki z poziomu Etat |Dodatki

(pozwala na wypłatę dowolnie zdefiniowanego elementu razem z umową cywilnoprawną.

Vat Deklaracje – z poziomu zawieranej ( rozwiązywanej ) umowy istnieje

możliwość wykonania deklaracji ZUS: ZUA, ZZA, ZWUA (wymaga wcześniejszego przygotowaniu pliku KEDU, Deklaracje ZUS | KEDU).

Dodatkowo jeżeli aktualizujemy ubezpieczenia na umowie cywilnoprawnej, na zakładce Deklaracje umowy w menu Czynności będzie aktywna opcja Przerejestrowanie zleceniobiorcy. Użycie opcji przerejestrowania zleceniobiorcy umożliwi przygotowanie deklaracji ZUS ZWUA oraz ZUS ZUA.

Elementy wynagrodzenia – Lista wypłat wybranej umowy, lista

stworzona na podstawie przechowywanych w programie list płac. Podzielniki kosztów - definiowane u pracownika podzielniki wynagrodzeń

wykorzystywane są w procesie księgowania wynagrodzeń. Historia zapisów – na liście Kadry | Umowy oraz w kartotece pracownika

na zakładce Umowy | Umowy jest dostępny przycisk Aktualizuj, umożliwiający wykonanie aktualizacji wartości umowy lub tytułu ubezpieczenia i podleganiu ubezpieczeniom. Po wybraniu opcji Aktualizuj pojawia się okno, w którym należy wskazać datę aktualizacji oraz można

120

uzupełnić powód aktualizacji zapisu. Aktualizację należy wykonać na dzień, od którego ma obowiązywać wprowadzona zmiana na umowie. Po wykonaniu powyższych kroków na zakładce Historia zapisów pojawi się kolejny wiersz z uzupełnioną kolumną ‘Ważny od’ zgodną z datą aktualizacji, a także ‘Wartością’ i ‘Tytułem ubezpieczenia’ obowiązującym w danym zapisie historycznym. Aktualizację tytułu ubezpieczenia należy wykonać w sytuacjach wymagających przerejestrowania zleceniobiorcy, przykładowo w przypadkach: nabycia/utraty prawa do renty/emerytury, nabycia/utraty/zmiany stopnia niepełnosprawności, przystąpienia przez zleceniobiorcę do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego w trakcie umowy, utraty statusu studenta. Po wykonaniu aktualizacji ubezpieczeń na umowie cywilnoprawnej, na zakładce Deklaracje umowy w menu Czynności będzie aktywna opcja Przerejestrowanie zleceniobiorcy.

Umowa, dla której nie odnotowano daty zakończenia zawsze będzie traktowana, jako nierozliczona.

Zwyczajowo dokumentem rozliczającym umowę cywilnoprawną jest rachunek do umowy. Dla celów porządkowych wypłaty z tytułu umów cywilnoprawnych zapisywane są w programie również w postaci listy płac. Ze względu na to, że umowy cywilnoprawne rozliczane są zazwyczaj w różnych terminach istnieje możliwość naliczenia wypłaty bezpośrednio z poziomu zawieranej umowy, bez konieczności odwoływania się do list płac (lista płac tworzona jest „w tle”). Wykorzystujemy do tego celu polecenie Nalicz wypłaty.

W nowo otwartym formularzu:

Data listy ma znaczenie informacyjnie. Powinna wskazywać datę

przygotowania listy płac. Data wypłaty decyduje o tym na jakiej deklaracji realizowana wypłata

zostanie uwzględniona. Dotyczy zarówno deklaracji PIT jak i ZUS (o ile umowa podlegała odpowiedniemu ubezpieczeniu)

Miesiąc deklaracji. Informacyjnie wyświetlany miesiąc w jakim wypłata

zostanie rozliczona. Edycja ‘Miesiąca ZUS’. Miesiąc ZUS. Parametry dają możliwość

rozdzielenia miesiąca ZUS od miesiąca PIT naliczanej wypłaty na przykład przy konieczności rozliczenia nadpłaconych składek ZUS za lata ubiegłe. Parametry powinny być używane wyłącznie w kontekście korekt.

121

Parametry edycja ‘Miesiąca ZUS’ oraz ‘Miesiąc ZUS’ należy używać wyłącznie w przypadku konieczności dokonania korekty naliczonych,

zatwierdzonych wypłat. Według przepisów pracodawca jako płatnik składek za pracowników jest obowiązany do obliczania, rozliczania i przekazywania składek co miesiąc do ZUS (art. 17 ust. 1 i 2 ustawy o sus i art. 85 ust. 1 ustawy zdrowotnej). Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne pracowników stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy. Przychód powstaje w momencie jego wypłacenia lub postawienia do dyspozycji pracownika.

Ustalamy Okres za jaki realizowana będzie wypłata. W szczególności

dotyczy to umów zawartych na okres dłuższy niż jeden miesiąc. Zazwyczaj wystarczy zaakceptować okres zaproponowany przez program

Miesięcy wstecz. W przypadku umów rozliczanych Na bieżąco pozostawiamy zero. Wpisanie w polu Miesięcy wstecz wartości większej

niż 0 (zero) spowoduje, że w trakcie liczenia wypłat poza wskazanym okresem program ponownie przeliczy również wypłaty za wcześniejsze miesiące.

Definicja listy płac. Wydział. Seria. Pola należy pozostawić

nieuzupełnione. Program automatycznie, na podstawie danych konfiguracyjnych dobierze listę płac do realizowanej wypłaty.

Nieodpowiednie wybranie z dostępnych słowników definicji listy płac, wydziału lub serii może spowodować, że wypłata umowy nie zostanie naliczona.

Wybór:

definicji listy płac spowoduje, że program naliczy wypłatę umowy wyłącznie wtedy, gdy jest ona przypisana wskazanej liście,

wydziału spowoduje, że program naliczy wypłatę umowy wyłącznie wtedy, gdy jest ona przypisana do wybranego wydziału,

serii spowoduje, że program naliczy wypłatę umowy wyłącznie wtedy, gdy jest ona przypisana do listy o wybranej serii.

Po zaakceptowaniu informacja o wypłacie dostępna będzie z poziomu: Płace | Listy płac.

PKZP, ZFM …|

PKZP są tworzone w celu udzielania członkom kasy pomocy materialnej w formie pożyczek długoterminowych i krótkoterminowych oraz zapomóg - w miarę posiadanych środków na zasadach określonych w statucie (Dz.U. Nr 100, poz. 502 ze zm, 1992 rok)).

122

Członek PKZP jest zobowiązany: wpłacić wpisowe, wpłacać miesięczny wkład członkowski lub wyrazić zgodę na potrącenie wkładu z wynagrodzenia za pracę, zasiłku chorobowego lub zasiłku macierzyńskiego.

Członek PKZP ma prawo: gromadzić oszczędności w PKZP według zasad określonych w statucie, korzystać z pożyczek, w razie wydarzeń losowych ubiegać się o udzielenie zapomogi.

Program umożliwia ewidencję i rozliczanie wkładów, pożyczek i zaliczek udzielanych członkom zdefiniowanych uprzednio funduszy. Predefiniowanymi w programie funduszami są: PKZP obsługujący ewidencję pracowniczej kasy zapomogowo-pożyczkowej oraz ZFM

obsługujący ewidencję zakładowego funduszu mieszkaniowego. Konfiguracji kolejnych funduszy służy opcja Narzędzia | Opcje | Kadry i Płace | PKZP, ZFM. Pracownik może

być uczestnikiem dowolnej liczby funduszy.

PKZP, ZFM …| PKZP, ZFM …

Przypisanie pracownikowi funduszu odbywa się poprzez jego wybór z uprzednio przygotowanej listy. Listę wywołujemy poleceniem Nowy (Fundusz pożyczkowy).

Przypisując pracownikowi fundusz wprowadzamy kolejno:

Okres uczestnictwa w funduszu (wymagane jest wpisanie, co najmniej daty „od” – daty przystąpienia do funduszu) oraz

Informacje o zgromadzonym wkładzie. W szczególności:

Stan początkowy. Suma zgromadzonych przez pracownika wkładów (bilans otarcia)

Suma składek ustalana jest przez program automatycznie, na podstawie naliczonych list płac

Dopłaty np. wpisowe PKZP

Wycofanie wkładu. Odnotowujemy w przypadku rezygnacji pracownika z uczestnictwa w funduszu. Wraz z kwotą wycofywanego wkładu odnotowujemy datę wypłaty.

Razem = Stan początkowy + Wpisowe + Suma składek – Wycofanie wkładu. Wartość ustalana automatycznie przez program. Nie podlega bezpośrednio edycji.

123

Rys. 57 Pracownik - fundusz pożyczkowy

Wprowadzenie i zaakceptowanie (OK) powyższych danych jest równoznaczne

z przypisaniem pracownika do wybranego funduszu.

W wypłatach pracownika naliczanych za okresy po przystąpieniu do funduszu automatycznie naliczane będą odpowiednie składki.

Informacyjnie na formularzu wyświetlane są również globalne informacje o sumie udzielonych pożyczek (Udzielone), kwocie pożyczek, które nie zostały jeszcze w całości spłacone (Niespłacone ) oraz pozostającej do spłaty kwocie (Pozostaje do spłaty)

Chcąc udzielić pracownikowi – członkowi funduszu pożyczki wybieramy zakładkę (formularz) Pożyczki.

Udzielenie pracownikowi nowej pożyczki inicjujemy poleceniem Nowy (Pożyczka). W

wywołanym formularzu - zakładce:

Ogólne.

Wybieramy element wynagrodzenia, który posłuży wypłacie pożyczki. O ile użytkownik nie definiował własnych funduszy pożyczkowych, to do wyboru pozostają: Pożyczka PKZP PKP Pożyczka ZFM.

Wprowadzamy datę udzielenia pożyczki

Wpisujemy kwotę udzielonej pożyczki.

Warunki spłaty udzielonej pożyczki zapisywane są na formularzu – zakładce:

124

Warunki

Rodzaj rat (wybierany z listy). Do wyboru pozostają: raty nieoprocentowane, raty stałe, raty zmienne oraz procent od kwoty lub procent od kwoty rocznie.

1. Spłata pożyczki rozpisana na raty o stałej wysokości:

– wartość raty kapitałowej (bez odsetek) = kwota pożyczki / okres spłaty

– kwota odsetek (w przeliczeniu na pojedynczą ratę) = = [wysokość raty kapitałowej x procent pożyczki x (1 + okres spłaty bez okresu odroczenia spłaty) / 12] / 2

– do spłaty = wysokość raty kapitałowej + kwota odsetek

– efektywne oprocentowanie = = [(kwota odsetek / wysokość raty kapitałowej) / (okres spłaty / 12)] x 100%

2. Spłata pożyczki ze zmienną wysokością rat:

– wartość raty kapitałowej (bez odsetek) = kwota pożyczki / okres spłaty

– kwota odsetek (w przeliczeniu na pojedynczą ratę) = = (wysokość pożyczki - wysokość spłaconych raty kapitałowej) x suma kolejnych okresów spłaty x procent pożyczki / 12

– do spłaty = wysokość raty kapitałowej + kwota odsetek

Stopa oprocentowania. Uzupełniamy wyłącznie dla pożyczek oprocentowanych.

Domyślnie pożyczka spłacana jest w miesięcznych ratach. Okres spłaty definiowany jest liczbą rat (Liczba rat).

W przypadku wystąpienia zwłoki w spłacie rat zaznaczamy, czy za okres odroczenia naliczane powinny być odsetki (Odsetki za odroczenie).

Domyślnie spłata pierwszej raty pożyczki następuje w miesiącu udzielenia pożyczki. Użytkownik posiada jednak możliwość określenia własnego terminu pierwszej spłaty.

Element wynagrodzenia przy pomocy którego realizowana będzie spłata zaciągniętej pożyczki wybieramy z dostępnego menu, pole: Element. To samo pole (menu) służy odnotowaniu umorzenia

pożyczki. Żyranci. Na zakładce jest możliwość wyboru żyrantów spośród

pracowników przypisanych do funduszu. Pole ‘Spłaca od’ wskazuje miesiąc, od którego nastąpi potrącenie rat przez danego żyranta. Pole ‘Definicja raty’ wskazuje na element, na którym będą naliczane spłaty. Pola ‘Procent’ oraz ‘Kwota’ umożliwiają ustalenie podziału procentowego lub kwotowego pomiędzy wskazanymi żyrantami. Dodatkowo na elemencie spłaty pożyczki pojawia się informacja, za jakiego pracownika została potrącona rata.

Elementy wynagrodzenia. Lista spłat wybranej pożyczki, lista stworzona

na podstawie naliczonych list plac.

Z zakładki dopłaty, wycofania wkładu możemy zrealizować dodatkowe dopłaty, spłatę pożyczki wkładem, wycofanie wkładu

125

PKZP, ZFM …| Pożyczki

Udzielone pożyczki - Opcja umożliwia przeglądanie udzielonych pożyczek w postaci listy. Lista może być zawężana przez filtr: Zakres. Do wyboru pozostają: razem, spłacone, niespłacone.

Lista pożyczek jest wyświetlana analogicznie jak w miejscu PKZP, ZFM…/ PKZP, ZFM … po otworzeniu wybranego PKZP, ZFM.

Poprzez wybór okienka Otwórz wywołujemy formularz pożyczki otrzymując możliwość

przeglądania:

Ogólnych informacji dotyczących wybranej pożyczki ( np. kiedy została udzielona, kwota pożyczki, część spłaconą oraz pozostałą)

Warunków spłaty – podgląd planu spłaty pożyczki, ilości rat. Żyrantów – możliwość przeglądnięcia podpiętych żyrantów do pożyczki. Elementów wynagrodzenia – lista spłat wybranej pożyczki, lista stworzona

na podstawie naliczonych list płac.

Płace

Naturalnym miejscem realizacji wypłat dla pracowników i zleceniobiorców jest opcja menu głównego: Płace. Z poziomu pracownika istnieje możliwość przeglądania lub

usuwania (o ile nie zostały zatwierdzone) wypłat zrealizowanych dla wybranego pracownika (zleceniobiorcy).

Płace | Wypłaty (wszystkie)

Zrealizowane wypłaty wyświetlane są w postaci listy. Lista może być zawężana ze względu na okres realizacji wypłat oraz ze względu na charakter wyświetlanych wypłat.

W wybranym okresie (Okres) wyświetlane mogą być:

wszystkie wypłaty, tylko wypłaty zrealizowane w ramach stosunku pracy (Etat), rozliczenia zawartych umów cywilnoprawnych (Umowy) lub pozostałe wypłaty (Inne).

126

Rys. 58 Pracownik - lista jego wypłat

Po wybraniu (na przykład klawiszem <Enter>) wskazanej kursorem pozycji listy -

wypłaty ekranie zostaną wyświetlone:

Ogólne, sumaryczna (dla wypłaty) informacja o wypłaconym wynagrodzeniu. W szczególności z uwzględnieniem podziału na wynagrodzenie ze stosunku pracy i zasiłki (opodatkowane i nieopodatkowane)

Elementy, lista elementów wynagrodzenia składających się na analizowaną wypłatę

Zobowiązania: kwota do wypłaty oraz zobowiązania. Podatki, sumaryczna (dla wypłaty) informacja o podstawie opodatkowania,

należnych i odliczonych: kosztach uzyskania i uldze podatkowej, naliczona zaliczka podatku i składka na ubezpieczenie zdrowotne

Składki, sumaryczna (dla wypłaty) informacja o podstawach naliczania poszczególnych składek ZUS i samych składkach (z uwzględnieniem składek płaconych ze środków pracownika i pracodawcy (ubezpieczonego i płatnika składek)

Podstawy naliczania składek i poszczególne składki wyświetlane są również na zakładkach / formularzach oznaczonych odpowiednimi kodami tytułu ubezpieczenia (o liczbie tych zakładek program decyduje automatycznie, w trakcie naliczania wypłat). Więcej niż jedna zakładka pojawi się w sytuacji, gdy pracownik na przykład stanie się niepełnosprawny w trakcie miesiąca, za który naliczana była wypłata

127

Płace | Koszty autorskie

Zakładka pokazuje kwotę od jakiej były liczone 50% koszty uzyskania u danego pracownika w wybranym okresie.

Dla pracowników, dla których części przychodów mają zastosowanie koszty uzyskania przychodów na podstawie art. 22 ust.9 pkt. 3 ustawy, poprzez wybranie zakładki Nowy (Koszty autorskie) można określić od jakiej kwoty wynagrodzenia mają zostać naliczone

koszty autorskie oraz w jakim okresie.

Rys. 59 Pracownik – Koszty autorskie

Płace | Zajęcia wynagrodzenia

Zakładka umożliwia przypisanie do pracownika zajęć wynagrodzenia. Standardowo w programie predefiniowane zostały dwa zajęcia wynagrodzenia: Alimenty oraz Zajęcie komornicze.

Nowe zajęcie wynagrodzenia dodajemy do pracownika poleceniem Nowy (Zajęcie wynagrodzenia), gdzie uzupełniamy pola:

Komornik - z listy wybieramy komornika. Rachunek bankowy - wybieramy z listy. Data - data od kiedy będzie potrącane zajęcie.) Numer sprawy Element - wybieramy element z listy, standardowo alimenty bądź zajęcie

komornicze. Rodzaj potrącenia - wybieramy kwota lub kwota miesięczna. Kwota - kwota zajęcia. Priorytet - parametr umożliwia ustalenie kolejności naliczanych zajęć

komorniczych. W przypadku wpisania kilku zajęć komorniczych system będzie potrącał do maksymalnej kwoty w kolejności od priorytetu 0 idąc

128

wzwyż. Natomiast bez względu na ustawienie priorytetów w przypadku zbiegu zajęć komorniczych oraz alimentów w pierwszej kolejności potrącane będą alimenty.

Pozostaje - różnica między kwotą zajęcia a kwotą spłaconą. Spłata zakończona - jeżeli rodzaj potrącenia jest kwota można zamknąć

zajęcie przez zaznaczenie checkboxa na TAK. Data spłaty - jeżeli jako rodzaj potrącenia jest kwota, data automatycznie

uzupełnia się po całkowitej spłacie. Jeżeli jako rodzaj potrącenia jest kwota miesięczna, datę należy uzupełnić chcąc zamknąć zajęcie.

Rys. 60 Pracownik – zajęcie wynagrodzenia

Po zatwierdzeniu listy płac zawierającej potrącenia komornicze, będzie możliwość wygenerowania dodatkowych płatności na rzecz komornika (zatwierdzona lista płac pojawi się w Ewidencji dokumentów | Dokumenty).

Na liście dokumentów w ewidencji dokumentów podświetlamy listę płac i z menu czynności wybieramy ‘Przygotuj dodatkowe płatności do listy płac’.

Zostanie wówczas wygenerowany dodatkowy dokument PK zawierający zobowiązanie wobec komornika.

129

Jeżeli pracownik ma dodane zajęcie wynagrodzenia bez uzupełnionego pola ‘Komornik’ wówczas przy wydruku ‘Świadectwa pracy’ pojawi się komunikat : ‘W zajęciu wynagrodzenia brak uzupełnionego pola Komornik’.

Płace | Zaliczki

Program umożliwia wypłatę zarówno zaliczek opodatkowanych jak i nieopodatkowanych. Ich wypłacie służy opcja Czynności | Wypłać zaliczkę.

Z poziomu opcji Płace | Zaliczki Użytkownik programu uzyskuje wyłącznie możliwość

przeglądania zrealizowanych wypłat, względnie kasowania wybranych elementów pod warunkiem, że odpowiednia lista płac nie zastała zatwierdzona, a tym samym zabezpieczona przed ewentualnymi zmianami.

Wypłata zaliczki:

Zazwyczaj zaliczki wypłacane są przed zasadniczą wypłatą i potrącane na koniec miesiąca i taki też mechanizm płacenia zaliczek opisany zostanie poniżej.

Rys. 61 Wypłata zaliczki

Program umożliwia jednoczesną wypłatę zaliczki wybranej grupie pracowników. Osobę (osoby), którym chcemy wypłacić jednocześnie zaliczkę zaznaczamy kursorem na liście Kadry | Pracownicy. Wypłatę zaliczki inicjujemy poleceniem: Czynności | Wypłać zaliczkę. W wywołanym formularzu:

wprowadzamy datę wypłaty, wybieramy z listy rodzaj wypłacanej zaliczki (opodatkowana,

nieopodatkowana), wpisujemy wartość udzielanej zaliczki.

Formularz akceptujemy przyciskiem OK. Naliczoną listę wypłat akceptujemy przyciskiem Zapisz i zamknij.

Po zaakceptowaniu (zapisaniu) naliczona lista płac (symbol LPZ) dostępna będzie z poziomu Płace | Listy plac. Pojedyncze wypłaty dostępne będą z poziomu opisanej powyżej opcji Płace | Zaliczki.

130

Płace | Elementy stornowane

Na zakładce Elementy stornowane wyświetlona jest lista elementów, które zostały oznaczone do przeliczenia lub anulowania z pozycji danej wypłaty w menu Czynności.

Rozrachunki

Opcja służy ewidencji przepływu środków pieniężnych.

Dokumenty rozliczeniowe

Program umożliwia przeglądanie dokumentów rozliczeniowych w zawężeniu do okresu oraz zakresu dokumentów rozliczeniowych.

Przelewy

Opcja umożliwia przeglądanie informacji na temat wygenerowanych przelewów, możemy zawężać listę do statusu (razem, zatwierdzona, niezatwierdzona), okresu, lub waluty (EURO, PLN). Przelewy generujemy z listy Płace | Listy płac przez Czynności | Przygotuj przelewy

Rozrachunki

Z poziomu pracownika dostępna jest lista zrealizowanych wypłat, ze szczególnym uwzględnieniem wypłat gotówkowych i przelewów bankowych na wskazane przez pracownika konta bankowe.

Warunki płatności

Na kartotece pracownika jest możliwość wskazania sposobu zapłaty dla dokumentów innych niż płacowe. Odpowiednio należy uzupełnić pole ‘Definicje płatności’.

Dokumenty dodatkowe

W kartotece pracownika na zakładce ‘Dokumenty dodatkowe’ jest możliwość wystawiania cząstkowych świadectw pracy z zakończonych umów terminowych. Informacje, które zawarte są na świadectwie pracy zostają zapisane w formie listy.

Rys. 62 Dokumenty dodatkowe

131

Stworzone świadectwa pracy możemy filtrować wskazując:

Definicję dokumentu;

Okres wg daty dokumentu, daty zdarzenia, wskazanego okresu;

Interesujący nas Okres.

Dodawanie, kasowanie dokumentów dodatkowych jest możliwe w wersji platynowej programu w konfiguracji systemu Narzędzia | Opcje | Systemowe | Definicje dokumentów dodatkowych.

Historia zapisów

Dane zgromadzone w programie mogą być modyfikowane na dwa sposoby. Może to być:

aktualizacja zapisu lub poprawienie danych.

Aktualizacja zapisu zachowuje „stary” zapis. Po modyfikacji mamy więc:

poprzedni zapis z jego datą aktualizacji oraz nowy zapis z nową datą aktualizacji.

Dla zaktualizowania wybranych danych wybieramy z poziomu listy pracowników polecenie Aktualizuj. Przy pomocy wyświetlanego kalendarza wskazujemy dzień, od

którego obowiązywać będą nowe, zmodyfikowane dane.

W praktyce wygląda to tak, że program w momencie aktualizacji zapisu kopiuje cały rekord, zapisuje go z nową datą aktualności i oczekuje na zmianę zawartości wybranych pól.

Przed pierwszą aktualizacją:

Po aktualizacji z datą 2008-02-01 (zmiana stanowiska i stawki zaszeregowania)

Poprawianie danych polega na nadpisaniu już istniejących danych (poprzednie dane ulegają bezpowrotnie zamazaniu, nie można ich odzyskać). Mechanizm poprawiania wykorzystywany jest również do uzupełniania brakujących informacji.

Załóżmy, że w trakcie wpisywania danych operator ograniczył się do wpisania kodu pracownika, jego imienia i nazwiska. Teraz te dane należy uzupełnić. Praktycznie nie ma znaczenia, kiedy te dane zostaną poprawione. Istotne jest by dane były kompletne „od zawsze”. Użyjemy procedury poprawiania danych.

Zapis przed poprawieniem (uzupełnieniem) danych jeżeli jest to PIERWSZY zapis historyczny

132

Zapis po poprawieniu (uzupełnieniu) danych

Dane pracowników aktualizowane mogą być wielokrotnie. W ten sposób tworzona jest lista zapisów historycznych. Z poziomu opcji Historia zapisów lista ta może być

przeglądana. Odwołując się do wybranego zapisu historycznego (edytując go) możemy zobaczyć jak dany zapis wyglądał szczegółowo we wskazanym okresie.

Z poziomu opisywanej opcji możliwe jest również usuwanie wybranych zapisów historycznych. Nowe zapisy historyczne mogą być tworzone wyłącznie z poziomu listy pracowników.

Poniżej na prostym przykładzie pokazana zostanie konsekwencja wykasowania wybranego zapisu historycznego.

Przykład.

Załóżmy, że w trakcie zatrudnienia pracownik dwukrotnie zmieniał zajmowane stanowisko. Jednocześnie cztery razy modyfikowana była stawka jego zaszeregowania (stąd cztery zapisy historyczne).

Aby usunąć zapis historyczny należy wejść do zapisu wcześniejszego i z jego poziomu usunąć późniejszą aktualizację.

Po usunięciu zapisu historycznego z datą aktualizacji 2008-04-01

W dalszym ciągu historia pracownika jest „ciągła”

Jeżeli historię pracownika tworzy tylko jeden zapis historyczny to na liście zapisów historycznych będziemy mieli wyłącznie pozycję: (wszystko).

133

Listy

W rozdziale tym opisane zostały funkcje dostępne z poziomu poszczególnych list: listy pracowników, listy zleceniobiorców, listy wypłat.

Kadry | Pracownicy

Na liście wyświetlani są wszyscy aktualnie zatrudnieni pracownicy (wymagany co najmniej jeden dzień zatrudnienia w przyjętym okresie). Zakres wyświetlanych danych ograniczany może być przy pomocy dostępnych filtrów (kontekstów):

Filtry

Rys. 63 Lista pracowników - filtry

Wydział. Z dostępnej listy wybieramy wydział, którego pracownicy mają

być na liście wyświetlani. Pracownik zostanie umieszczony na liście, pod warunkiem, że we wskazanym okresie był przynajmniej jeden dzień zatrudniony na wybranym wydziale (lub opcjonalnie podwydziale).

Z podwydziałami

Tak. Na liście zostaną umieszczeni wszyscy pracownicy zatrudnieni

w wybranym wydziale i jego wszystkich podwydziałach.

Nie. Na liście zostaną umieszczeni wyłącznie pracownicy wybranego

wydziału. Pracownicy zatrudnieni w podwydziałach nie będą na liście widoczni

Okres. Na liście umieszczani są pracownicy zatrudnieni w wybranym

okresie co najmniej jeden dzień. Domyślnie okres podawany jest w formacie: data … data. Dopuszczalny jest również zapis:

Data … (np.: 2002-01-01…). Na liście zostaną umieszczeni wszyscy

pracownicy zatrudnieni 1 stycznia 2002 roku i później … Data (np.: …2001-12-31). Na liście zostaną umieszczeni wszyscy

pracownicy, którzy do 31 grudnia 2001 roku włącznie byli zatrudnieni co najmniej jeden dzień. Dotyczy to również osób, które kontynuowały zatrudnienie po 31 grudnia 2001 roku.

… (wszystko). Na liście zostaną umieszczeni wszyscy pracownicy, bez

względu na okres zatrudnienia. Data aktualności. W wybranym okresie dane pracownika mogą być

wielokrotnie aktualizowane. Data aktualności wskazuje, z którego zapisu historycznego dane zostaną wyświetlone na ekranie. W sytuacji, gdy Data aktualności jest późniejsza niż data „do ostatniego

134

zapisu historycznego na ekranie wyświetlane są dane z ostatniego zapisu historycznego.

Przykładowo pracownik został zwolniony w trakcie miesiąca. Jako Okres wybrano miesiąc kalendarzowy w którym nastąpiło zwolnienie. Jako Datę aktualności przyjęto ostatni dzień miesiąca. Ponieważ pracownik był zatrudniony w wybranym okresie co najmniej jeden dzień to na liście musi zostać umieszczony. Ponieważ data aktualności jest późniejsza niż data „do” ostatniego zapisu historycznego, to na liście umieszczone zostaną dane z ostatniego zapisu historycznego.

Data aktualności musi zawierać się w wybranym Okresie. Jeżeli po zmianie okresu data aktualności nie będzie zawierała się w wybranym okresie do zostanie automatycznie zmieniona. Jeżeli dotychczas wyświetlana data jest późniejsza niż data „do” wyświetlanego okresu, to zostanie automatycznie zmieniona na tą datę. Jeżeli dotychczas wyświetlana data jest wcześniejsza niż data „od” wyświetlanego okresu, to zostanie automatycznie zmieniona na tą datę.

Odpowiednio modyfikacja Daty aktualności będzie wpływać na wyświetlany Okres.

Czynności

Wybrana czynność, domyślnie dotyczy zaznaczonej grupy pracowników. Jest to pewnego rodzaju operacja seryjna. W większości przypadków czynności te mogą być realizowane również indywidualnie, z poziomu wybranego pracownika.

135

Rys. 64 Czynności

Akordy. Czynność występuje w wersji złotej oraz platynowej programu. Jest widoczna gdy jest co najmniej jedna, niezablokowana definicja akordu. Wybierając tę czynność mamy możliwość dodawania grupowo akordu poprzez wybór definicji akordu oraz okresu w jakim ma on obowiązywać dla zaznaczonej grupy pracowników. Druga opcja umożliwia zakończenie danej definicji akordu poprzez wybranie opcji ‘Wykonywany do dnia’ dla grupy pracowników.

Rys. 65 Czynności | Akordy

136

Deklaracje. Opcje pozwalają na seryjne naliczenie deklaracji PIT oraz korekt deklaracji PIT.

Rys. 66 Czynności – Deklaracje

Wybierając czynność ‘Nalicz PIT’ zostaje otworzone okno umożliwiające wybór następujących parametrów :

Okres. Imię płatnika. Nazwisko płatnika. Data wypełnienia. Naliczaj. Do wyboru : Deklaracje, Korekty, Deklaracje i korekty. Treść uzasadnienia. Zapis bez potwierdzenia. Parametr jest aktywny i zaznaczony na TAK, gdy

na liście pracowników zaznaczymy powyżej 100 pracowników. Parametr jest nieaktywny i zaznaczony na TAK, gdy na liście pracowników zaznaczymy powyżej 500 pracowników.( Uwaga! Zaznaczenie parametru na TAK spowoduje naliczenie i zapisanie deklaracji bez pytania czy zapisać naliczone deklaracje.)

Rys. 67 Czynności – Nalicz PIT 11

Deklaracje ZUS. Opcja pozwala na seryjne naliczenie deklaracji ZUS ZUA, ZZA, ZWUA oraz przygotowanie zbiorczo Informacji RMUA.

137

Rys. 68 Czynności – Deklaracje ZUS

Dodatki i potrącenia. Opcja pozwala na seryjne dodawanie pracownikom

– przypisanie do etatu – nowych elementów wynagrodzenia, usuwanie lub zmianę już istniejących.

Rys. 69 Czynności - dodatki, potrącenia

Dodaj nowy element. Pracownikowi, we wskazanym okresie

zostanie przypisany do etatu wybrany z listy element wynagrodzenia. Po zaznaczeniu parametru ‘Ustaw podstawy’ na TAK pojawia się aktywne pole do uzupełnienia parametru przypisanego do danego elementu, np. pole ‘Podstawa’ dla dodatku kwotowego, pole ‘Procent’ dla dodatku procentowego. Parametry ‘Ustaw podstawy’, ,Zeruj podstawy’, ‘Podstawa’, ‘Czas’, ‘Dni’, ‘Współczynnik’, ‘Procent’, ‘Ułamek’ umożliwiają seryjne przypisanie elementów wynagrodzenia wybranej grupie pracowników wraz z określeniem parametrów tj. kwoty, procentu itp. Jeżeli pracownik w danym okresie taki element już posiada, to operacja dodawania zostanie automatycznie anulowana. Natomiast zaznaczenie parametru ‘Dodaj kolejny’ na TAK spowoduje dodanie drugiego dodatku w zadanym okresie.

Dodaj zestaw. Pracownikowi, we wskazanym okresie zostanie

przypisany do etatu wybrany z listy zestaw dodatków stworzony wcześniej z konfiguracji programu Narzędzia | Opcje | Kadry i płace | Kadry | Zestawy dodatków. Jeżeli pracownik w danym

okresie będzie posiadał elementy z zestawu dodatków, to operacja dodawania zostanie automatycznie anulowana.

Zakończ wypłatę. Wybranemu elementowi wynagrodzenia, w etacie

pracownika przypisywana jest data do wypłaty. Podobnie jak w przypadku zamiany elementów wynagrodzenia informacja o elemencie wypłaty nie jest usuwana z danych etatowych pracownika, a jedynie zakończeniu ulega okres wypłaty.

Zamień element wynagrodzenia. Opcja pozwala na równoczesne

zakończenie wypłaty jednego elementu wynagrodzenia i

138

rozpoczęcie wypłaty nowego. Podajemy kolejno nazwę nowego i starego, zamienianego elementu wynagrodzenia oraz datę aktualizacji zapisu. W wyniku zamiany elementów wynagrodzenia staremu elementowi wynagrodzenia przypisywana jest data „do” w okresie (Data do = Data aktualizacji – 1 dzień). Element wynagrodzenia uzyskuje status „zakończony”. Nowy element wynagrodzenia zostaje przypisany z datą „od” równą dacie aktualizacji. W wyniku zamiany elementów wynagrodzenia żaden element nie jest kasowany. Modyfikowany jest wyłącznie okres wypłaty. Zaznaczenie parametru ‘Ustaw podstawy’ na TAK uaktywnia pole do uzupełnienia parametru przypisanego do danego elementu, np. pole ‘Podstawa’ dla dodatku kwotowego, pole ‘Procent’ dla dodatku procentowego. Parametry ‘Ustaw podstawy’, ,Zeruj podstawy’, ‘Podstawa’, ‘Czas’, ‘Dni’, ‘Współczynnik’, ‘Procent’, ‘Ułamek’ umożliwiają seryjne przypisanie elementów wynagrodzenia wybranej grupie pracowników wraz z określeniem parametrów tj. kwoty, procentu itp.

Import RCP. Program umożliwia odczyt danych z dowolnego Rejestratora

Czasu Pracy, pod warunkiem, że zostały one zapisane w pliku tekstowym. Program standardowo przygotowany jest do współpracy z Rejestratorami Czasu Pracy firm: HSK Data, ACCES-CARD (SD-100) i MICROMADE (BIBI). Pierwszy odczyt z dowolnego czytnika musi zostać poprzedzony wprowadzeniem numerów kart RCP, którymi posługują się pracownicy. Służy temu opcja Pracownik | Kadry – pozostałe | Karty RCP.

Przed rozpoczęciem importu danych należy:

Określić typ czytnika RCP, przy pomocy którego zapisywane były dane

Podać ścieżkę dostępu do zgromadzonych danych (odpowiedniego pliku tekstowego), np.: c:\rcp.txt

Opcjonalnie podajemy okres jakiego ma dotyczyć odczyt. Jeżeli okres nie zostanie podany, to do programu zostaną wczytane wszystkie dane zapisane we wskazanym pliku.

Rok. Pliki RCP zazwyczaj nie zawierają informacji jakiego roku dotyczą zapisy. W systemie enova gromadzona informacja

kadrowa może dotyczyć wielu lat. Dla poprawnej identyfikacji danych konieczne jest podanie roku, którego dotyczyć będą zapisy. Domyślnie proponowany jest rok odczytany z daty aktualności.

Numer karty. Odczyt danych może zostać ograniczony do danych dotyczących wyłącznie wybranego pracownika. W takim przypadku wpisujemy numer karty RCP pracownika. Brak zapisu jest równoznaczny z akceptacją odczytu danych dla wszystkich pracowników zapisanych w importowanym pliku.

Po zaakceptowaniu w/w danych rozpoczyna się proces importu zapisów RCP. O jego przebiegu informuje kontrolka postępu. W przypadku stwierdzenia usterki w czytanych

139

danych program automatycznie zapisze informacje o tym w odpowiednim logu. Jego analiza umożliwi wprowadzenie niezbędnych korekt.

Uwaga. Jeżeli dzień zaczyna się od wejścia służbowego, to program jako godzinę przyjścia przyjmie odpowiedni zapis z kalendarza etatu pracownika. Podobnie jeżeli dzień kończy się wyjściem służbowym.

Kreatory. Opcja pozwala na uruchomienie kreatora, który poprowadzi użytkownika przez poszczególne zakładki do uzupełnienia w celu zatrudnienia pracownika. Po wybraniu jednego z dostępnych kreatorów, pojawiają się kolejno do uzupełnienia kroki kreatora, zdefiniowane w konfiguracji programu Narzędzia | Opcje | Ogólne | Definicje kreatorów. Użytkownik wersji złotej programu nie ma możliwości dodawania nowych kreatorów, natomiast ma możliwość zablokowania wybranych kreatorów lub poszczególnych kroków kreatora w konfiguracji programu.

Dane kadrowe podstawowe. Kreator prowadzący użytkownika przez poszczególne kroki w celu uzupełnienia podstawowych danych kadrowych, tj. dane osobowe, podatkowe, ubezpieczeniowe. Kreator otwiera nową kartotekę.

Zatrudnienie pracownika. Kreator otwiera kartotekę osoby, na której użytkownik był ustawiony, w celu wypełnienia poszczególnych kroków potrzebnych do zatrudnienia na umowę o pracę.

Zgłoszenie do ubezpieczenia. Uzupełnienie tytułu i okresu ubezpieczenia pracownika oraz przygotowanie deklaracji zgłoszeniowej.

Badania lekarskie i szkolenia BHP. Kreator zarejestrowania badań lekarskich i szkoleń BHP.

Bilans Otwarcia. Uzupełnienie danych mających wpływ np. na wyliczenie dni zasiłkowych oraz prawa do ubezpieczenia.(Liczba dni wykorzystanego zwolnienia chorobowego, opieki nad dzieckiem, urlopu na żądanie u poprzedniego pracodawcy).

Dane kadrowe pozostałe. Kreator do wprowadzenia pozostałych informacji, np. o ukończonych szkoleniach, uprawnieniach, adresach.

Rys. 70 Czynności - Kreatory

Nalicz limity nieobecności. Nieobecności typu urlop wypoczynkowy,

Dodatkowy – dla osób niepełnosprawnych – urlop wypoczynkowy czy opieka nad zdrowym dzieckiem (art. 188 kp) mają swoje limity roczne.

140

Przed odnotowaniem u pracownika takiej limitowanej nieobecności konieczne jest przypisanie mu odpowiedniego limitu. Indywidualnie limitu przypisywany jest pracownikowi z pozycji … | Pracownik | Kalendarz | Limity nieobecności.

Rys. 71 Lista pracowników - naliczanie limitów

Wykorzystując opcję Czynności | Nalicz limity nieobecności możemy operację dodawania (aktualizacji limitu) wykonać jednocześnie dla wybranej – zaznaczonej – grupy pracowników.

Po wybraniu opcji odpowiedni limit wybieramy z listy i definiujemy okres, dla którego należy dokonać obliczeń.

Jeżeli w wybranym okresie pracownik nie posiada jeszcze wybranego limitu, to zostanie on automatycznie dodany, a następnie przeliczony.

Załóżmy, że pracownikowi został przypisany limit urlopu wypoczynkowego na 26 dni w roku 2007. W tymże roku pracownik wykorzystał 19 dni urlopu wypoczynkowego. Naliczenie limitu urlopu wypoczynkowego na rok 2008 spowoduje, że program automatycznie doda nowy limit uzupełniając go jednocześnie o wartość „z przeniesienia’. W omawianym przypadku 26-19 dni czyli 7 dni ( z zaległego roku).

Załóżmy, że pracownikowi został przypisany limit urlopu wypoczynkowego (26 dni) w 2002 roku. W tymże roku pracownik wykorzystał 20 dni urlopu wypoczynkowego. Wywołanie limitu urlopowego na 2003 rok spowoduje, że program automatycznie doda nowy limit uzupełniając go jednocześnie o wartość „z przeniesienia”. W omawianym przypadku 26 – 6 = 20 dni.

NFZ. Opcja umożliwia eksport informacji o ubezpieczonych do NFZ. Operacje seryjne. Opcja pozwala na seryjne zaktualizowanie

pracowników, zaktualizowanie ich wg grupy zaszeregowania, obsługę konta modułu Web, dodanie nieobecności, wyrejestrowanie pracowników oraz wysłanie wiadomości email.

141

Rys. 72 Czynności – operacje seryjne

Zaktualizuj pracowników. Wskazanym pracownikom zostanie

dodany kolejny zapis historyczny.

Zaktualizuj stawkę wg grupy zaszeregowania. Pracownikom

zostanie zaktualizowana stawka wg wybranej grupy zaszeregowania.

Zaktualizuj wydział. W wersji platynowej na liście pracowników

umożliwiono zmianę wydziału dla zaznaczonej grupy pracowników.

Konta modułu enovaNet. Czynność widoczna od wersji złotej

programu. Opcja umożliwia tworzenie, blokowanie, usuwanie, odblokowanie konta, a także resetowanie hasła do aplikacji enovaNet. Dodatkowo jest możliwość seryjnego przypisania operatora enova oraz ustawienia widoczności pracowników na liście pracowników w enovaNet…

Dodaj badania lekarskie. Opcja umożliwia grupie pracowników

przypisanie badania lekarskiego.

Dodaj nieobecności. Zaznaczonym pracownikom zostanie

przypisana we wskazanym okresie konkretna definicja nieobecności.

Dodaj szkolenie BHP. Opcja umożliwia grupie pracowników

przypisanie szkolenia BHP.

Dodaj świadczenie socjalne.

Dodaj umowy. Opcja umożliwia grupowe wprowadzanie umów dla

zaznaczonej grupy pracowników.

142

Rys. 73 Czynność – Dodaj umowy…

Wyrejestruj pracowników. Zaznaczeni pracownicy zostaną

wyrejestrowani z ubezpieczeń.

Wyślij EMAIL.

Zakończenie wypłaty dodatków dla osób zwolnionych. Operacja

umożliwia grupowe ustawienia daty końca dodatku zgodnie z datą, do której trwała umowa. Po wykonaniu czynności system ustawi ‘Okres do’ dodatków zgodnie z datą, do której trwała umowa.

Podsumowanie wypłat. Opcja umożliwia podsumowanie wypłat za okres

bądź wg daty wypłaty wg wpisanej na filtrze daty w polu ‘Okres’. Przeszeregowanie. Funkcjonalność dostępna od wersji platynowej

programu. Po stworzeniu konkretnego przeszeregowania w konfiguracji programu Kadry i płace | Kadry | Przeszeregowanie umożliwia

dokonanie grupowej:

Zmiany stawki zaszeregowania o procent, kwotę lub wprowadzenie wskazanej grupie pracowników tej samej kwoty wynagrodzenia;

Wypłaty nagrody o tej samej kwocie;

Wypłaty nowego dodatku z tą samą kwotą, procentem lub o tej samej wartości dla grupy pracowników;

Zmiany wartości dodatku o kwotę, procent lub wpisanie wskazanej grupie pracowników tej samej wartości dodatku;

Zakończenia wypłaty wskazanego dodatku.

143

Użycie czynności ‘Edycja’ w kontekście przeszeregowania umożliwia nam edycje nazwy wprowadzonego w konfiguracji przeszeregowania bądź ewentualnie jego anulowanie. Czynność ‘Wykonaj’ potwierdza wprowadzone przez nas dane i finalizuje przeszeregowanie w kontekście wskazanych pracowników.

Struktura organizacyjna. Opcja widoczna od wersji złotej programu.

Czynność umożliwia dodanie lub usunięcie zaznaczonej liście osób powiązań.

Szkolenia. Opcja umożliwia dodanie zaznaczonej liście osób wniosku

szkoleniowego dla wybranej definicji szkoleń (definicja szkolenia dodana wcześniej w konfiguracji programu Narzędzia | Opcje | Kadry i płace | Szkolenia | Definicje szkoleń).

Rys. 74 Lista pracowników – dodawanie wniosków

Wypłać zaliczkę.

Program umożliwia wypłatę zarówno zaliczek opodatkowanych jak i nieopodatkowanych. Zazwyczaj zaliczki wypłacane są przed zasadniczą wypłatą i potrącane na koniec miesiąca i taki też mechanizm płacenia zaliczek opisany zostanie poniżej.

Program umożliwia jednoczesną wypłatę zaliczki wybranej grupie pracowników. Osobę (osoby), którym chcemy wypłacić jednocześnie zaliczkę zaznaczamy kursorem na liście Kadry | Pracownicy. Wypłatę zaliczki inicjujemy poleceniem: Czynności | Wypłać zaliczkę. W wywołanym formularzu:

wprowadzamy datę wypłaty, wybieramy z listy rodzaj wypłacanej zaliczki (opodatkowana,

nieopodatkowana), wpisujemy wartość udzielanej zaliczki.

Formularz akceptujemy przyciskiem OK. Naliczoną listę wypłat akceptujemy przyciskiem Zapisz i zamknij.

Po zaakceptowaniu (zapisaniu) naliczona lista płac (symbol LPZ) dostępna będzie z poziomu Płace | Listy plac.

144

Rys. 75 Wypłata zaliczki

Wyszukaj wg oceny. Umożliwia wyszukanie pracowników wg wskazanej

oceny. Zgody. Od wersji złotej w systemie jest możliwość ustawienia dla

dowolnego wydziału blokady danych kadrowych oraz naliczania wynagrodzeń. Blokada danych kadrowych oznacza zakaz modyfikacji normy czasu pracy, czasu pracy, zestawień czasu pracy, nieobecności, kalendarza dostępnego dla akordów, zestawień realizacji przy umowach cywilnoprawnych na stawce godzinowej. Blokada naliczania wynagrodzeń oznacza brak możliwości naliczania wypłat z tytułu umowy o pracę jak i umów cywilnoprawnych. Funkcja blokująca zostaje włączona poprzez zaznaczenie w konfiguracji konkretnego wydziału (Kadry i Płace | Kadry | Wydziały ) parametru ‘Aktywna’ na TAK. Przy pomocy czynności ‘Zgody’ umożliwiono edycję danych mimo aktywnych blokad. Zgody można udzielać dla danego wydziału określając termin do kiedy możemy edytować dane, za jaki okres oraz wskazujemy czy będą edytowane dane kadrowe czy naliczanie wynagrodzeń. Udzieloną zgodę można w dowolnym momencie wycofać przy pomocy opcji Czynności | Zgody | Wycofaj.

Nalicz wypłaty. Pełna integracja programu pozwala na wywoływanie

procedury naliczania płac z różnych miejsc w programie. Jednym z takich miejsc jest lista pracowników. W tym przypadku program automatycznie odszuka elementy wynagrodzenia, które mogą zostać wypłacone wybranym – zaznaczonym osobom. Bezpośrednio przed naliczeniem pierwszej wypłaty określamy podstawowe parametry listy płac, którymi są:

Okres. Okres za który naliczone zostaną wypłaty. Domyślnie jest to

okres zgodny z okresem wyświetlanej listy pracowników.

Typ wypłaty. Wypłaty ze względu na swój charakter podzielone

zostały na trzy typy: Etat, Umowa (rozliczenie umów cywilnoprawnych), Inne (wypłaty dla osób niezatrudnionych). Przed rozpoczęciem procesu naliczania wypłat możemy wybrać jeden z typów lub pozostawić Wszystkie. W tym przypadku program wyszuka wszystkie wypłaty, jakie mogą zostać zrealizowane w

145

wybranym okresie, dla wybranych – zaznaczonych pracowników. Wypłaty te oczywiście zostaną przypisane do odpowiednich list płac. Domyślnie Wszystkie.

Data listy w tym przypadku traktowanej jako dokument ma znaczenie

wyłącznie informacyjnie. Powinna wskazywać datę przygotowania listy płac. Domyślnie Data aktualności.

Edycja ‘Miesiąca ZUS’. Miesiąc ZUS. Parametry dają możliwość

rozdzielenia miesiąca ZUS od miesiąca PIT naliczanej wypłaty na przykład przy konieczności rozliczenia nadpłaconych składek ZUS za lata ubiegłe. Parametry powinny być używane wyłącznie w kontekście korekt.

Parametry edycja ‘Miesiąca ZUS’ oraz ‘Miesiąc ZUS’ należy używać wyłącznie w przypadku konieczności dokonania korekty naliczonych,

zatwierdzonych wypłat. Według przepisów pracodawca jako płatnik składek za pracowników jest obowiązany do obliczania, rozliczania i przekazywania składek co miesiąc do ZUS (art. 17 ust. 1 i 2 ustawy o sus i art. 85 ust. 1 ustawy zdrowotnej). Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne pracowników stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy. Przychód powstaje w momencie jego wypłacenia lub postawienia do dyspozycji pracownika.

Miesięcy wstecz. Standardowo wypłaty dotyczą wyłącznie

wybranego okresu. Można jednak „zmusić” program do sprawdzenia, czy w okresach (miesiącach) poprzedzających bieżący okres nie pozostały nie rozliczone nierozliczone nieobecności (na przykład nieobecności odnotowane już po naliczeniu wypłaty). W tym celu w polu Miesięcy wstecz wpisujemy liczbę całkowitą, większą od zera. Wpisanie np. 1 (jeden) spowoduje, że program „w tle” przeliczy ponownie wypłaty za poprzedni miesiąc (nie ingerując oczywiście w już istniejące zapisy, te pozostaną niezmienione). Jeżeli stwierdzi różnicę pomiędzy „historyczną” (zapisaną w wypłacie) wartością danego elementu wynagrodzenia a wartością nowo naliczoną, wygeneruje odpowiednią korektę przypisując ją do bieżącej wypłaty. Uwaga. Korekta naliczona zostanie wyłącznie dla tych elementów wynagrodzenia, dla których w ich konfiguracji przewidziano taką możliwość (zaznaczone pole Korygowana).

146

Rys. 76 Lista pracowników - naliczanie wypłat

Definicja listy. Naliczane wypłaty mogą zostać ograniczone

wyłącznie do wypłat, które są przypisane do wybranej definicji list płac. Wybieramy LPE jeżeli zamierzamy zrealizować wypłaty wynikające ze stosunku pracy. Wybieramy LPU jeżeli zamierzamy zrealizować wypłaty z tytułu umów cywilnoprawnych

Dodatek / Potrącenie. Obliczenia mogą dotyczyć wyłącznie jednego,

wybranego z listy elementu wynagrodzenia. Wypłata zostanie naliczona pod warunkiem, że taki element wynagrodzenia zostanie wcześniej przypisany pracownikowi na przykład w etacie. Domyślnie naliczane są wszystkie elementy wynagrodzenia (pole dodatek jest puste).

Seria. Na pełne oznaczenie listy płac składają się: Symbol definicji

listy płac / Symbol wydziału / Seria / Rok / Miesiąc / Numer kolejny. Jeżeli programie nie zostały zdefiniowane wydziały lub nie zostały im przypisane listy płac domyślnie drukuje się symbol F (Firma). Symbol serii pojawi się w oznaczeniu listy płac pod warunkiem, że został przypisany pracownikowi w etacie, zleceniobiorcy w umowie. Symbol pozwala przypisać pracowników do różnych list płac pomimo tego, że są oni zatrudnieni w tym samym wydziale

147

pracowników ich wypłaty są naliczane za ten sam okres. Teoretycznie podobny efekt możemy uzyskać przypisując pracowników do podwydziałów.

Naliczanie. W programie przewidziano zarówno możliwość

naliczania wypłat z dołu jak i z góry. W tym drugim przypadku konieczna jest odpowiednia konfiguracja wypłacanych w ten sposób elementów wynagrodzenia. Wybierając wypłatę

Z dołu spowodujemy, wszystkie elementy wynagrodzenia zostaną

naliczone z dołu (bez względu na ich konfigurację

Z góry spowodujemy, że z góry zostaną naliczone tylko te elementy

dla których w konfiguracji przewidziano taką możliwość. Pozostałe elementy wynagrodzenia naliczone zostaną z dołu.

Wydział. Wypłaty zostaną ograniczone do pracowników wybranego

wydziału.

Data wypłaty. Wprowadzona data zadecyduje o tym na jakiej

deklaracji – za jaki miesiąc – wykazane zostaną naliczone wypłaty (dotyczy zarówno deklaracji PIT jak i ZUS).

Po zdefiniowaniu opisanych powyżej parametrów proces naliczania wypłat inicjujemy przyciskiem OK.

Nalicz korektę chorobowego. Czynność pozwala wykonać korektę

chorobowego po wyroku TK. Korekta podatków i składek. Zarówno podatki jak i składki ZUS

rozliczane są miesięczne, przy czym dodatkowo w przypadku składek ZUS istotny jest kod tytułu ubezpieczenia. Opcja pozwala użytkownikowi skorygować naliczone przez program wartości. Korekta dotyczyć będzie zawsze wskazanego na liście pracownika w wybranym okresie (rok i miesiąc, decyduje Data aktualności). Korygowane są jednocześnie wszystkie wypłaty zrealizowane w wybranym miesiącu (decyduje Data wypłaty)

Podatki. Korekcie podlegają: Wartość kosztów uzyskania i ulgi podatkowej. Wartość naliczonej zaliczki podatku

Składki ZUS (pojedynczy tytuł ubezpieczenia). Korekcie podlegają podstawy naliczania składek i same składki, niezależnie dla poszczególnych rodzajów ubezpieczenia.

Korekta możliwa jest wyłącznie pod warunkiem, że odpowiednie listy płac nie zostały zatwierdzone. Program pozwala na dowolne korekty. W korygowanych elementach nie jest między innymi sprawdzana zależność pomiędzy podstawą naliczania składek, a samymi składkami. Program w żaden sposób nie ogranicza możliwości korekty. Jednocześnie nie kontroluje jej poprawności formalnej.

Przelicz składki ZUS i podatki. Opcja pozwala na seryjne przeliczenie

składek ZUS i podatków pracownikowi wybranym miesiącu. Przeliczane są wyłącznie składki ZUS i podatki nie zatwierdzonych list płac. Przeliczenie

148

nie ma wpływu na wartość samych elementów wynagrodzenia. Przeliczanie może być stosowane w przypadku, gdy już po naliczeniu wypłaty użytkownik uzyskał wiedzę na przykład o zmianie wysokości składek ZUS w okresie, za który wypłaty zostały już naliczone.

Kadry | Zleceniobiorcy

Na liście wyświetlani są wszyscy aktualnie zatrudnieni zleceniobiorcy (wymagana co najmniej jedna umowa cywilnoprawna, realizowana co najmniej jeden dzień w przyjętym okresie). Zakres wyświetlanych danych ograniczany może być przy pomocy dostępnych filtrów (kontekstów):

Filtry

Funkcjonalność identyczna jak opisana powyżej dla opcji Kadry | Pracownicy.

Czynności

Funkcjonalność identyczna jak opisana powyżej dla opcji Kadry | Pracownicy.

Kadry | Niezatrudnieni

Na liście wyświetlane są wszystkie niezatrudnione w wybranym okresie osoby. Na liście tej automatycznie umieszczane są osoby po ustaniu stosunku pracy. Lista jest dynamicznie modyfikowana. Przedłużenie zatrudnienia (ponowne zatrudnienia) zwolnionemu pracownikowi spowoduje, że automatycznie znikną warunki uprawniające program do wyświetlania go na tej liście. Jednocześnie pracownik widoczny będzie na liście Kadry | Pracownicy.

Żeby dana osoba mogła zostać wyświetlona na liście niezatrudnieni, nie może w wybranym okresie przepracować ani jednego dnia. Dotyczy to również umów cywilnoprawnych.

Zakres wyświetlanych danych ograniczany może być przy pomocy dostępnych filtrów (kontekstów).

Filtry

Dostępne wyłącznie: Okres i Data aktualności. Funkcjonalność szczegółowo opisana powyżej dla opcji Kadry | Pracownicy.

Czynności

Funkcjonalność identyczna jak opisana powyżej dla opcji Kadry | Pracownicy.

149

Kadry | Wszyscy

Na liście wyświetlani są jednocześnie: Zatrudnieni, Zleceniobiorcy i Niezatrudnieni. Na liście nie są wyświetlani Właściciele.

Zakres wyświetlanych danych ograniczany może być przy pomocy dostępnych filtrów (kontekstów):

Filtry

Dostępne wyłącznie: Okres i Data aktualności. Funkcjonalność szczegółowo opisana powyżej dla opcji Kadry | Pracownicy.

Czynności

Funkcjonalność identyczna jak opisana powyżej dla opcji Kadry | Pracownicy.

Kadry | Właściciele

Lista Właściciele jest wyświetlana jeżeli w konfiguracji systemu Narzędzia | Opcje | Kadry i płace | Kadry | Ogólne jest zaznaczony na TAK parametr ‘Rozliczaj właścicieli’. Na liście wyświetlani są wyłącznie Właściciele i osoby z nimi współpracujące. Lista ta jest też jedynym miejscem w programie, w którym można wprowadzać dane o „zatrudnianych” właścicielach i osobach współpracujących. Dla wprowadzenia danych o właścicielu wybieramy opcję: Nowy (Właściciel). Zakres, sposób wprowadzana danych kadrowych

jest zbliżony do pracowników. Właścicieli od pozostałych zatrudnionych wyróżnia to, że na formularzach:

Kadry | Właściciel zaznaczamy, czy właściciel będzie się rozliczał

wspólnie z zatrudnionymi pracownikami czy deklaracja DRA będzie dla niego liczona indywidualnie oraz czy na indywidualnej deklaracji dra ma przechodzić REGON (formularz dostępny wyłącznie dla właścicieli)

Kadry | Etat | Ogólne

Nie podlega edycji pole Wydział (zawsze WŁAŚCICIELE)

Jako element wynagrodzenia wybieramy Dochód deklarowany.

Jeżeli w polu Stawka pozostawimy wartość 0 (zero) to za podstawę naliczania składek ZUS przyjęta zostanie wartość zapisana w konfiguracji programu (Narzędzia | Opcje | Kadry i Płace | Płace | Wynagrodzenia: 60% przeciętnego …).

W przeciwnym przypadku podstawą naliczania składek ZUS będzie kwota wpisana w polu Stawka, odpowiednio pomniejszona w przypadku wystąpienia nieobecności.

150

Dla wprowadzenia danych o osobach współpracujących wybieramy opcję: Nowy (Osoba współpracująca). Przed wprowadzeniem danych personalnych musimy

zadeklarować z którym z właścicieli dana osoba współpracuje. Zakres, sposób wprowadzana danych kadrowych jest zbliżony do właścicieli. Osoby współpracujące od właścicieli wyróżnia to, że na formularzach:

Kadry | Osoba współpracująca możemy zmienić (wybór z listy)

właściciela przypisanego osobie współpracującej.

Podobnie jak w przypadku właścicieli na formularzu Kadry | Etat | Ogólne:

Nie podlega edycji pole Wydział (zawsze WŁAŚCICIELE)

Jako element wynagrodzenia wybieramy Dochód deklarowany.

Jeżeli w polu Stawka pozostawimy wartość 0 (zero) to za podstawę naliczania składek ZUS przyjęta zostanie wartość zapisana w konfiguracji programu (Narzędzia | Opcje | Kadry i Płace | Płace | Wynagrodzenia: 60% przeciętnego …).

W przeciwnym przypadku podstawą naliczania składek ZUS będzie kwota wpisana w polu Stawka, odpowiednio pomniejszona w przypadku wystąpienia nieobecności.

Zakres wyświetlanych danych ograniczany może być przy pomocy dostępnych filtrów (kontekstów):

Filtry

Dostępne wyłącznie: Okres i Data aktualności. Funkcjonalność szczegółowo opisana powyżej dla opcji Kadry | Pracownicy.

Czynności

Funkcjonalność identyczna jak opisana powyżej dla opcji Kadry | Pracownicy.

Kadry | Umowy

Na liście wyświetlane są wszystkie umowy cywilnoprawne trwające co najmniej jeden dzień w wybranym okresie.

Zakres wyświetlanych danych ograniczany może być przy pomocy dostępnych filtrów (kontekstów):

Filtry

Wydział. Zawierając umowę zlecenie każdorazowo określamy do jakiego

wydziału (pośrednio centrum kosztów) umowa jest przypisywana.

151

Domyślnie takim wydziałem jest Firma. Wybierając z dostępnej listy wydział, spowodujemy, że na ekranie wyświetlone zostaną wyłącznie umowy przypisane do tego wydziału. Opcjonalnie do jego podwydziałów.

Z podwydziałami

Tak. Na liście zostaną umieszczone wszystkie umowy przypisane do

wybranego wydziału i jego wszystkich podwydziałów.

Nie. Na liście zostaną umieszczone wyłącznie umowy przypisane do

wybranego wydziału. Umowy przypisane do podwydziałów nie będą na liście widoczne.

Filtr. Wyświetlona lista umów może zostać zawężona przez wybór jednej z

opcji: Wg okresu, Nie spłacone, Spłacone, Spłacone i nie zakończone, Wg okresu spłat.

Okres. Na liście umieszczane są umowy trwające w wybranym okresie co

najmniej jeden dzień. Domyślnie okres podawany jest w formacie: data … data. Dopuszczalny jest również zapis:

Data … (np.: 2002-01-01…). Na liście zostaną umieszczone

wszystkie umowy zawarte 1 stycznia 2002 roku i później

… Data (np.: …2001-12-31). Na liście zostaną umieszczeni

wszystkie umowy, które zostały zawarte 31 grudnia 2001 roku lub wcześniej.

… (wszystko). Na liście zostaną umieszczone wszystkie umowy, bez

względu na okres trwania. Data aktualności. W wybranym okresie dane zleceniobiorcy mogą być

wielokrotnie aktualizowane. Data aktualności wskazuje, z którego zapisu historycznego dane zostaną wyświetlone na ekranie.

W sytuacji, gdy Data aktualności jest późniejsza niż data „do ostatniego zapisu historycznego na ekranie wyświetlane są dane z ostatniego zapisu historycznego. Data aktualności musi zawierać się w wybranym Okresie. Jeżeli po zmianie okresu data aktualności nie będzie zawierała się w wybranym okresie do zostanie automatycznie zmieniona. Jeżeli dotychczas wyświetlana data jest późniejsza niż data „do” wyświetlanego okresu, to zostanie automatycznie zmieniona na tą datę. Jeżeli dotychczas wyświetlana data jest wcześniejsza niż data „od” wyświetlanego okresu, to zostanie automatycznie zmieniona na tą datę.

Odpowiednio modyfikacja Daty aktualności będzie wpływać na wyświetlany Okres.

Czynności

Wybrana czynność, domyślnie dotyczy zaznaczonej grupy umów. Jest to pewnego rodzaju operacja seryjna. W większości przypadków te same czynności mogą być realizowane również indywidualnie, z poziomu wybranego pracownika.

Deklaracje ZUS. Opcja umożliwia seryjne przygotowanie deklaracji ZUS

ZUA, ZZA, ZCNA, ZWUA dla zaznaczonych umów. Po zaznaczeniu umów i wybraniu opcji ‘Przygotuj ZUA i ZZA’ lub ‘Przygotuj ZWUA’ wskazujemy okres, za który program przygotuje deklaracje do umów. Po zaznaczeniu

152

parametru ‘Zarejestruj rodzinę’ lub ‘Wyrejestruj rodzinę’ na TAK, zostaną również przygotowane deklaracje ZCNA dla członków rodziny.

Kopiuj umowy. Operacja umożliwia skopiowane zaznaczonych umów.

Użytkownik podaje jedynie datę zawarcia oraz okres obowiązywania umowy.

Podsumowanie wypłat. Operacja umożliwia podsumowanie wszystkich

wypłat dla danej osoby bądź podsumowanie wg okresu albo wg daty wypłaty.

Odbuduj indeks. Operacja techniczna polegająca na odbudowie

(odświeżeniu) wewnętrznych powiązań pomiędzy poszczególnymi plikami bazy danych. Funkcję tą należy wykorzystywać w przypadku „dziwnego" zachowania bazy (np. dane personalne na arkuszu nie odpowiadają danym osoby wybranej z listy). Odbudowę indeksów powinno wykonywać się każdorazowo po "zawieszeniu" komputera w trakcie pracy z programem lub w przypadku jego "resetu" spowodowanego np. chwilowym brakiem prądu). Funkcja dotyczy bazy danych jako całości, nie jest dostępna dla pojedynczych umów.

Kopiuj umowę. Operacja umożliwia skopiowane zaznaczonej umowy.

Użytkownik podaje jedynie datę zawarcia oraz okres obowiązywania umowy.

Nalicz umowę. Pełna integracja programu pozwala na wywoływanie

procedury naliczania płac z różnych miejsc w programie. Jednym z takich miejsc jest lista pracowników. W tym przypadku program automatycznie odszuka elementy wynagrodzenia, które mogą zostać wypłacone wybranym – zaznaczonym osobom. Bezpośrednio przed naliczeniem pierwszej wypłaty określamy podstawowe parametry listy płac, którymi są:

Okres. Okres za który naliczone zostaną wypłaty. Domyślnie jest to

okres zgodny z okresem wyświetlanej listy umów.

Data listy w tym przypadku traktowanej jako dokument ma znaczenie

wyłącznie informacyjnie. Powinna wskazywać datę przygotowania listy płac. Domyślnie Data aktualności

Miesięcy wstecz. Standardowo wypłaty dotyczą wyłącznie

wybranego okresu. Można jednak „zmusić” program do sprawdzenia, czy w okresach (miesiącach) poprzedzających bieżący okres nie pozostały nie rozliczone nierozliczone nieobecności (na przykład nieobecności odnotowane już po naliczeniu wypłaty). W tym celu w polu Miesięcy wstecz wpisujemy liczbę całkowitą, większą od zera. Wpisanie np. 1 (jeden) spowoduje, że program „w tle” przeliczy ponownie wypłaty za poprzedni miesiąc (nie ingerując oczywiście w już istniejące zapisy, te pozostaną niezmienione). Jeżeli stwierdzi różnicę pomiędzy „historyczną” (zapisaną w wypłacie) wartością danego elementu wynagrodzenia a wartością nowo naliczoną, wygeneruje odpowiednią korektę przypisując ją do bieżącej wypłaty. Uwaga. Korekta naliczona zostanie wyłącznie dla tych elementów

153

wynagrodzenia, dla których w ich konfiguracji przewidziano taką możliwość (zaznaczone pole Korygowana).

Definicja listy. Naliczane wypłaty mogą zostać ograniczone

wyłącznie do wypłat, które są przypisane do wybranej definicji list płac. Wybieramy LPU jeżeli zamierzamy zrealizować wypłaty z tytułu umów cywilnoprawnych Dostępne definicje list płac szczegółowo opisane zostały w rozdziale poświęconym konfiguracji płac.

Seria. Na pełne oznaczenie listy płac składają się: Symbol definicji

listy płac / Symbol wydziału / Seria / Rok / Miesiąc / Numer kolejny. Jeżeli programie nie zostały zdefiniowane wydziały lub nie zostały im przypisane listy płac domyślnie drukuje się symbol F (Firma). Symbol serii pojawi się w oznaczeniu listy płac pod warunkiem, że został przypisany umowie. Symbol pozwala przypisać wypłaty umów do różnych list płac pomimo tego, że są one (umowy) przypisane do tego samego wydziału i są naliczane w tym samym okresie. Wykorzystując symbol serii możemy na przykład rozdzielić umowy z tytułu umów zleceń i umów o dzieło lub wypłaty dla zleceniobiorców będących jednocześnie pracownikami i dla osób obcych.

Wydział. Wypłaty zostaną ograniczone do umów przypisanych do

wybranego wydziału.

Data wypłaty. Wprowadzona data zadecyduje o tym na jakiej

deklaracji – za jaki miesiąc – wykazane zostaną naliczone wypłaty (dotyczy zarówno deklaracji PIT jak i ZUS).

Po zdefiniowaniu opisanych powyżej parametrów proces naliczania wypłat inicjujemy przyciskiem OK.

Wyrejestruj umowę. Opcja umożliwia seryjne wyrejestrowanie

zaznaczonych umów. Po zaznaczeniu umów i wybraniu opcji ‘Wyrejestruj umowę’ wskazujemy datę, do której program będzie szukaj niewyrejestrowanych umów.

Kadry | Akordy

Na liście wyświetlane są wszystkie akordy trwające co najmniej jeden dzień w wybranym okresie.

Zakres wyświetlanych danych ograniczany może być przy pomocy dostępnych filtrów (kontekstów):

154

Filtry

Rys. 77 Lista akordów - filtry

Definicja akordu. Na liście pojawią się wyłącznie pracownicy wykonujący

wybrany akord. Wydział. Przypisując pracownikowi akord jednocześnie określamy w jakim

wydziale będzie on realizowany (… Etat | Akord) Domyślnie wydziałem jest wydział, w którym zatrudniony jest pracownik. Wybierając z dostępnej listy wydział, spowodujemy, że na ekranie wyświetlone zostaną wyłącznie akordy przypisane temu wydziałowi.

Okres. Listę tworzą pracownicy wykonujący wybrany akord co najmniej

jeden dzień w wybranym okresie. Domyślnie okres podawany jest w formacie: data … data. Dopuszczalny jest również zapis:

Data … (np.: 2002-01-01…). Listę stworzą pracownicy wykonujący

wybrany akord 1 stycznia 2002 roku i później

… Data (np.: …2001-12-31). Listę stworzą pracownicy, którzy

wykonywali wybrany akord 31 grudnia 2001 roku lub wcześniej.

… (wszystko). Na liście zostaną umieszczeni wszyscy pracownicy,

którzy kiedykolwiek wykonywali wybrany akord. Data aktualności. W wybranym okresie dane pracowników, parametry

wykonywanego akordu mogły być wielokrotnie aktualizowane. Data aktualności wskazuje, z którego zapisu historycznego dane zostaną wyświetlone na ekranie. W sytuacji, gdy Data aktualności jest późniejsza niż data „do ostatniego zapisu historycznego na ekranie wyświetlane są dane z ostatniego zapisu historycznego. Data aktualności musi zawierać się w wybranym Okresie. Jeżeli po zmianie okresu data aktualności nie będzie zawierała się w wybranym okresie do zostanie automatycznie zmieniona. Jeżeli dotychczas wyświetlana data jest późniejsza niż data „do” wyświetlanego okresu, to zostanie automatycznie zmieniona na tą datę. Jeżeli dotychczas wyświetlana data jest wcześniejsza niż data „od” wyświetlanego okresu, to zostanie automatycznie zmieniona na tą datę.

Odpowiednio modyfikacja Daty aktualności będzie wpływać na wyświetlany Okres.

Czynności

Operacje seryjne – Zaktualizuj akordy pozwala na wykonanie grupowej

aktualizacji akordu, w parametrach podajemy datę na jaką ma zostać dokonana aktualizacja. Program pozwala nam zawęzić aktualizację tylko do ostatniego zapisu.

Podziel kwotę akordu grupowego. Grupowa organizacja pracy, zgodnie

z przepisami działu czternastego kodeksu pracy, polega na zatrudnieniu przez pracodawcę utworzonej dobrowolnie i zorganizowanej grupy

155

pracowników do wykonywania ustalonych zadań, które w pewnym momencie zostaną zrealizowane i które stanowią podstawę do rozliczenia. W systemie enova poszczególne te zadania zapisywane są jako akord grupowy (Narzędzia | Opcje | Kadry i Płace | Kadry | Definicje akordów).

Grupa sama ustala swój skład osobowy, podział pracy wewnątrz grupy, rozkład czasu pracy. W systemie enova tworzenie grupy odbywa się poprzez przypisanie zdefiniowanego zadania – akordy grupowego poszczególnym pracownikom (tworzącym tym samym grupę). Czas pracy poszczególnych członków grupy zapisywany jest w akordzie, zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami. Ewidencja czasu pracy może być prowadzona w postaci kalendarza (czas pracy notowany dzień po dniu) lub w postaci zestawień.

Zespół kształtuje sam formy i zasady wynagradzania za pracę w ramach środków przewidzianych na wykonanie zadania. W praktyce rozliczenie zadania – akordu grupowego polega na proporcjonalnym podziale pomiędzy pracowników (członków grupy) wypracowanego zysku. Współczynnikiem proporcjonalności jest zazwyczaj stawka zaszeregowania. Program dopuszcza jednak i drugą możliwość, że współczynnik będzie definiowany indywidualnie dla każdego pracownika w trakcie przypisywania go do grupy (akordu).

Po wybraniu opcji Podziel kwotę akordu grupowego podajemy kolejno:

Okres, jakiego rozliczenie będzie dotyczyć, Wydział. Wybór jednego z wydziałów pozwoli ograniczyć rozliczenie

zadania wyłącznie do uczestników grupy zatrudnionych we wskazanym wydziale. Jeżeli pracownicy – uczestnicy grupy realizującej zadanie (akord) są związani z różnymi wydziałami pole należy pozostawić puste.

Definicja akordu. Wybieramy z listy akord – zadanie, które będzie

rozliczane. Kwota. Wpisujemy wynagrodzenie za wykonane zadanie, które powinno

zostać rozdzielone pomiędzy uczestników grupy.

Po zdefiniowaniu opisanych powyżej parametrów proces naliczania akordu grupowego inicjujemy przyciskiem OK.

Rys. 78 Czynności - naliczanie akordu grupowego

Wynagrodzenie pracownika akordowego liczone jest następująco:

156

dla wszystkich członków grupy sumowane są iloczyny: czas pracy x definiowany współczynnik proporcjonalności (lub stawka zaszeregowania),

wprowadzona kwota dzielona jest przez wyliczoną wcześniej sumę – wyliczana jest w ten sposób wartość jednej roboczogodziny,

dla poszczególnych pracowników wynagrodzenie obliczane jest jako: liczba godzin pracy x wartość roboczogodziny x odpowiedni współczynnik proporcjonalności (definiowany lub stawka zaszeregowania).

Odbuduj indeks. Operacja techniczna polegająca na odbudowie

(odświeżeniu) wewnętrznych powiązań pomiędzy poszczególnymi plikami bazy danych. Funkcję tą należy wykorzystywać w przypadku „dziwnego" zachowania bazy (np. dane personalne na arkuszu nie odpowiadają danym osoby wybranej z listy). Odbudowę indeksów powinno wykonywać się każdorazowo po "zawieszeniu" komputera w trakcie pracy z programem lub w przypadku jego "resetu" spowodowanego np. chwilowym brakiem prądu). Funkcja dotyczy bazy danych jako całości, nie jest dostępna dla pojedynczych akordów.

Kadry | Dodatki i potrącenia

Miejscem powiązania pracownika z wybranymi elementami wynagrodzenia jest etat (Etat | Dodatki). W przypadku zleceniobiorców jest to Umowa | Dodatki. Listę tworzą pracownicy, zleceniobiorcy którym przysługuje wybrany dodatek (potrącenie) w wybranym dniu: Data aktualności.

Na liście po za pracownikami wyświetlane są aktualne wartości parametrów konfiguracyjnych wypranego elementu (na przykład procent premii). Opcja pozwala na szybką zmianę (aktualizację) wyświetlanych parametrów. W ten sposób można na przykład ustalać indywidualnie wartość premii uznaniowej dla wybranej grupy pracowników

Zakres wyświetlanych danych ograniczany może być przy pomocy dostępnych filtrów (kontekstów):

Filtry

Definicja dodatku (potrącenia). Na liście pojawią się wyłącznie pracownicy

uprawnieni do wybranego elementu wynagrodzenia (wymagany odpowiedni zapis w … Pracownik | Etat | Dodatki).

Zakres z opcjami do wyboru : Pracownicy, Zleceniobiorcy, Wszyscy. Wydział. Wybór jednego z wydziałów spowoduje ograniczenie

wyświetlanej listy do pracowników zatrudnionych w wybranym wydziale. Okres. Listę tworzą pracownicy, którzy mają przypisany wybrany dodatek

co najmniej jeden dzień w wybranym okresie. Domyślnie okres podawany jest w formacie: data … data. Dopuszczalny jest również zapis:

Data … (np. 2002-01-01…). Listę stworzą pracownicy wykonujący

wybrany akord 1 stycznia 2002 roku i później

157

… Data (np. …2001-12-31). Listę stworzą pracownicy, którzy

wykonywali wybrany akord 31 grudnia 2001 roku lub wcześniej.

… (wszystko). Na liście zostaną umieszczeni wszyscy pracownicy,

którzy kiedykolwiek wykonywali wybrany akord. Data aktualności. Data aktualności wskazuje, z którego zapisu

historycznego dane zostaną wyświetlone na ekranie (dodatki i potrącenia są elementami historycznymi. W programie może być przechowywana informacja o ich modyfikacjach).

Pracownik. Filtr daje możliwość wskazania dodatków przypiętych do

konkretnego pracownika.

Rys. 79 Lista dodatków

Czynności

Edycja podstaw dodatku…

Czynność umożliwia edycje podstaw dodatku. Po wybraniu powyższej czynności zostaje otworzone okno ‘Zmiana wartości dodatku’, w którym należy wskazać ‘Datę aktualizacji’. Używając przycisk ‘Otwórz’ mamy możliwość zmienić kwotę przypisaną dodatkowi lub z tego miejsca zaktualizować kwotę danego dodatku od wskazanej daty.

Rys. 80 Zmiana wartości dodatku

Kadry | Czas pracy

Kadry | Czas pracy | Grafiki

Aby skorzystać z grafików czasu pracy należy zakupić minimum wersję złotą programu.

W pierwszej kolejności należy stworzyć definicję grafiku z pozycji Narzędzia | Opcje | Kadry i płace | Kalendarze | Definicje grafików. Lista Kadry | Czas pracy | Grafiki będzie

158

widoczna tylko wówczas jeżeli będą zdefiniowane grafiki. Nowy grafik dodajemy poleceniem Nowy (Definicja grafika). Uzupełniamy

Nazwa: Identyfikuje definiowany grafik na liście (maksymalnie 30 znaków), Okres pracy od, …do.

Przykładowo sklep A otwarty jest od godziny 9 do 22. W tej sytuacji w polu ‘Okres pracy od’ należy wpisać 9, natomiast w polu ‘do’ należy wpisać 22. Innym przykładem mogą być firmy ochroniarskie, w przypadku których w polu ‘Okres pracy od’ należy wpisać 0, natomiast w polu ‘do’ należy wpisać 24.

Z pozycji Kadry i płace | Kadry | Grafiki skonfigurowaną definicję grafiku podpinamy do określonego wydziału poleceniem Nowy (Grafik planu pracy) a następnie wybieramy

wydział z predefiniowanej listy.

Rys. 81 Dodawanie grafiku

Zakładka ‘Grafik’ jest widoczna, wówczas gdy przypiszemy przynajmniej jednego pracownika do danego grafiku. Na zakładce dostępne są poniższe pola:

Usuń: Usuwa informację wprowadzoną w danym dniu, Dzisiaj: Wybiera w kalendarzu dzisiejszą datę, Idź do daty …: Wybiera w kalendarzu wskazaną datę, Widok: Wybór wyglądu kalendarza:

Dzień: Pokazuje szczegółowo dany dzień,

Tydzień roboczy: Pokazuje aktualny tydzień roboczy,

Tydzień: Pokazuje aktualny tydzień (od poniedziałku do niedzieli),

Miesiąc: Pokazuje miesiąc zaczynając od aktualnego tygodnia,

Co miesiąc: Pokazuje aktualny miesiąc,

Oś czasu godzinowa: Pokazane są dni pracy w godzinach na osi czasu,

Oś czasu dzienna: Pokazane są dni pracy na osi czasu.

159

Poprzedni okres: Wybiera w kalendarzu okres czasu poprzedzający aktualny okres,

Następny okres: Wybiera w kalendarzu okres czasu następujący po aktualnym okresie.

Na zakładce ‘Ogólne’ dostępne są poniższe pola:

Wydział: Wydział, do którego podpięty jest dany grafik, Nazwa: Nazwa grafika, wyświetlana na liście grafików (maksymalnie 30

znaków), Definicja: Definicja, na której będzie oparty dany grafik. Blokada: Po włączeniu blokady nie będzie możliwe przypięcie kolejnych

pracowników do danego grafika (przycisk ‘Wybierz pracowników’ będzie wyszarzały).

W części pracownicy znajduje się lista pracowników przypiętych do danego grafiku.

Pracowników do grafiku dodajemy /usuwamy poleceniem Wybierz pracowników,

bądź skrótem klawiaturowym F7. Następnie pojawi się okno, w którym za pomocą

dodamy pracownika do grafiku lub za pomocą usuniemy pracownika z grafiku. Na liście ‘Pracownicy’ wyświetlają się wszyscy pracownicy wprowadzeni do bazy.

160

Rys. 82 Przypinanie pracowników do grafiku czasu pracy

Po naciśnięciu przycisku OK pojawi się kolejna zakładka o nazwie ‘Grafik’, która

wygląda jak poniżej.

161

Rys. 83 Sklep Grafik

Czas pracy pracownika w danym dniu można modyfikować. Wydłużyć lub skrócić czas możemy poprzez:

Nacisnąć dwa razy na pole lub

Przeciągnąć w prawo / w lewo okno .

Zmodyfikowany czas zmienia kolor na pomarańczowy

.

Aby przywrócić standardową informacje o czasie pracy należy:

Zaznaczyć dany dzień, nacisnąć - usunie się ‘Definicja czasu pracy’ a pole

zmieni kolor na szary ,

Zaznaczamy ponownie dany dzień, naciskamy - przywróci się standardowa

informacja o czasie pracy a pole zmieni kolor na żółty .

162

Przypięty do pracownika grafik czasu pracy będzie widoczny w pracowniku w Kalendarz | Norma czasu pracy. Standardowo informacje z pozycji Kalendarz | Norma czasu pracy przepisywane są na pozycję Kalendarz | Czas pracy.

Kadry | Czas pracy | Nieobecności

Zakładka pozwala na wyświetlanie listy nieobecności. Lista ta widoczna jest od wersji złotej programu. Za pomocą dostępnych filtrów określamy jaka lista nieobecności zostanie wyświetlona.

Filtry:

Definicja. Określamy rodzaj nieobecności jakie mają zostać wyświetlone

na liście. Filtr umożliwia wyświetlenie listy wybranej nieobecności ( np. urlop wypoczynkowy, zwolnienie chorobowe, itp.) lub wszystkich nieobecności.

Zakres. Określamy czy lista ma zostać stworzona z uwzględnieniem

Pracowników, Zleceniobiorców czy Wszystkich zatrudnionych osób w firmie.

Wydział. Wybieramy w ramach jakiego działu mają zostać wyświetlone

nieobecności. Z podwydziałami

Tak. Na liście zostaną umieszczone nieobecności pracowników

związanych z wybranym wydziałem i jego wszystkimi podwydziałami.

Nie. Na liście zostaną umieszczone nieobecności pracowników

związanych wyłącznie w wybranym wydziale. Okres Określamy z jakiego okresu mają zostać wyświetlone nieobecności. Pracownik. Możliwość wyboru pracownika z listy.

Rys. 84 Filtry – Kadry | Nieobecności

Po określeniu zakresu za pomocą filtrów otrzymujemy listę nieobecności, zrzut ekranu poniżej:

Rys. 85 Lista nieobecności

163

Poleceniem Otwórz wywołujemy formularz nieobecności i dostęp do zakładek:

Ogólne, poniżej zrzut ekranu

Rys. 86 Nieobecność – zakładka Ogólne

Korekty (na zakładce znajduje się lista korekt wprowadzonych do danej

nieobecności) Elementy wynagrodzenia (zakładka wyświetla listę wypłat dokonanych

dla danej nieobecności)

Kadry | Czas pracy | Planowane nieobecności

Pozycja dostępna w wersji Platynowej programu. Lista Kadry | Ewidencje |

Planowane nieobecności będzie widoczna tylko w bazie, w której będą zdefiniowane nieobecności z zaznaczonym w konfiguracji systemu Narzędzia | Opcje | Kadry i Płace | Kalendarz | Definicje nieobecności na TAK parametrem ‘Definicja dostępna do wyboru

164

na liście planowanych nieobecności’. Lista Planowane nieobecności służy do planowania urlopów pracowników, najczęściej są to długoterminowe urlopy. Planowany urlop można przekształcić bezpośrednio w nieobecność używając przycisku

. Nieobecność zostanie odnotowana w kalendarzu pracownika na zakładce „Nieobecności”.

Rys. 87 Filtry – Kadry | Planowane nieobecności

Filtry dostępne na liście Planowanych nieobecności to:

Definicja. Wybór z listy spośród nieobecności, które mają w konfiguracji

systemu Kadry i Płace | Kalendarz | Nieobecności na zakładce ‘Dodatkowe’ zaznaczony parametr ‘Definicja dostępna do wyboru na liście wniosków urlopowych’ na TAK.

Wydział. Wybieramy w ramach jakiego działu mają zostać wyświetlone planowane nieobecności.

Z podwydziałami.

Tak. Na liście zostaną umieszczone planowane nieobecności

pracowników związanych z wybranym wydziałem i jego wszystkimi podwydziałami.

Nie. Na liście zostaną umieszczone planowane nieobecności

pracowników związanych wyłącznie w wybranym wydziale. Okres. Określamy z jakiego okresu mają zostać wyświetlone planowane

nieobecności.

Kadry | Czas pracy | Wnioski urlopowe

Pozycja dostępna w wersji Platynowej programu. Lista Wnioski urlopowe jest listą

pomocniczą do wniosków, które są w kartotece pracownika na zakładce „Kadry – pozostałe | Wnioski urlopowe” oraz w module Kadry i Płace.Net. Lista Kadry | Czas pracy | Wnioski urlopowe będzie widoczna tylko w bazie, w której zostaną zdefiniowane nieobecności z zaznaczonym w konfiguracji systemu Narzędzia | Opcje | Kadry i płace | Kalendarze | Definicje nieobecności na TAK parametrem ‘Definicja dostępna do wyboru

na liście wniosków urlopowych’.

Wnioski urlopowe używane są przede wszystkim w module Kadry i Płace.Net, gdzie pracownik składa wniosek urlopowy, a przełożony go akceptuje, po zaakceptowaniu wniosek trafia do kalendarza pracownika jako nieobecność.

165

W sytuacji, gdy w przedsiębiorstwie używane są obie funkcjonalności (wprowadzanie wniosków urlopowych oraz planowanie nieobecności) program w trakcie zatwierdzania wniosku urlopowego sprawdza czy na ten okres jest już zaplanowana nieobecność i na odwrót.

Kadry | Czas pracy | Wejścia i wyjścia RCP

W wersji Platynowej programu udostępniona została możliwość konfiguracji

automatycznego zaczytywania pliku RCP. W związku z tym w folderze Kadry | Czas pracy występuje lista zawierająca Wejścia/wyjścia RCP. W obrębie listy mamy możliwość skorzystania z następujących filtrów:

Definicja. Z dostępnej listy mamy możliwość zawęzić wyświetlane rekordy

wybierając: Wejścia, Wyjścia, Wejścia służbowe, Wyjścia służbowe, Niezdefiniowany.

Rodzaj. Lista może być ograniczona dla Zleceniobiorców lub

Pracowników. Wydział. Wybieramy w ramach jakiego działu mają zostać wyświetlone

dane. Z podwydziałami

Tak. Na liście zostaną umieszczone informacje dotyczące

pracowników związanych z wybranym wydziałem i jego wszystkimi podwydziałami.

Nie. Na liście zostaną umieszczone informacje pracowników

związanych wyłącznie w wybranym wydziale. Pracownik. Możliwość wyboru pracownika z listy. Okres. Określamy z jakiego okresu mają zostać wyświetlone dane.

Rys. 88 Lista Kadry | Wejścia i wyjścia RCP

Szerszy opis funkcjonalności dostępny jest w dodatkowej dokumentacji programu.

Kadry | Ewidencje

Wersja Platynowa programu zawiera dodatkowy folder o nazwie Ewidencje. W obrębie

powyższego folderu dostępne są następujące listy:

Badania lekarskie, Nagrody i kary, Oświadczenia, Rodzina pracowników,

166

Struktury organizacyjne, Szkolenia BHP.

Kadry | Ewidencje | Badania lekarskie

Lista zawiera badania lekarskie wprowadzone na kartotece pracownika Kadry – pozostałe | Badania lekarskie. Nowe badanie lekarskie możemy przypisać pracownikowi

bezpośrednio na liście wybierając przycisk lub gdy jest konieczność przypisania danego badania lekarskiego kilku pracownikom możemy skorzystać z czynności Dodaj badania lekarskie.

Rys.89 Czynności | Badania lekarskie

Dla zaznaczonej grupy pracowników jest możliwość przy użyciu czynności ustawić datę wykonania badania, zmienić termin badania, anulować planowane badanie bądź ustalić termin następnego badania.

W obrębie listy dostępne są następujące filtry:

Definicja. Z dostępnej listy wybieramy odpowiednią definicję. W systemie

predefiniowane są badania lekarskie Wstępne i Okresowe. Wydział. Wybieramy w ramach jakiego działu mają zostać wyświetlone

badania lekarskie. Z podwydziałami

Tak. Na liście zostaną umieszczone badania lekarskie pracowników

związanych z wybranym wydziałem i jego wszystkimi podwydziałami.

Nie. Na liście zostaną umieszczone badania lekarskie pracowników

związanych wyłącznie z wybranym wydziałem. Pracownik. Możliwość wyboru pracownika z listy. Okres wg: Jest możliwość zawężenia wyświetlanych badań według

Terminu wykonania bądź Daty wykonania badania. Okres. Określamy z jakiego okresu mają zostać wyświetlone badania

lekarskie.

167

Rys. 90 Lista : Kadry | Badania lekarskie

Spod listy Ewidencje | Badania lekarskie pod drukarką są dostępne wydruki ‘Badania okresowe’ oraz ‘Badania okresowe – braki’.

Kadry | Ewidencje | Nagrody i kary

Lista zawiera wprowadzone Nagrody i Kary na kartotece pracownika Kadry – pozostałe | Nagrody i kary. Nową nagrodę lub karę możemy przypisać pracownikowi

bezpośrednio na liście wybierając przycisk .

W obrębie listy mamy możliwość skorzystać z następujących filtrów:

Definicja. Z dostępnej listy wybieramy odpowiednią definicję. W systemie

predefiniowane są definicje Nagroda i Kara.

Rodzaj. Wybór możemy zawęzić do Nagrody lub Kary. Wydział. Wybieramy w ramach jakiego działu mają zostać wyświetlone

nagrody i kary. Z podwydziałami

Tak. Na liście zostaną umieszczone nagrody i kary pracowników

związanych z wybranym wydziałem i jego wszystkimi podwydziałami.

Nie. Na liście zostaną umieszczone nagrody i kary pracowników

związanych wyłącznie z wybranym wydziałem. Pracownik. Możliwość wyboru pracownika z listy. Okres. Określamy z jakiego okresu mają zostać wyświetlone nagrody i

kary.

Rys. 91 Lista : Kadry | Nagrody i kary

Pod drukarką jest możliwość skorzystania z wydruku ‘Nagrody i kary’.

168

Kadry | Ewidencje | Oświadczenia

Lista zawiera oświadczenia PIT-12, PIT-2, PIT-3 wprowadzone na kartotece pracownika Kadry pozostałe | Oświadczenia. Nowe oświadczenie możemy dodać

bezpośrednio na liście wybierając przycisk .

W obrębie listy mamy możliwość skorzystać z następujących filtrów:

Definicja oświadczenia. Dostępne warianty wyboru to PIT-12, PIT-2,

PIT-3.

Treść oświadczenia. Po wyborze odpowiedniej definicji oświadczenia

parametr zostaje odblokowany i umożliwia wybór odpowiedniej treści oświadczenia.

Zakres. Jest możliwość zawężenia wyświetlanych danych dla

Pracowników, Zleceniobiorców, Wszystkich. Wydział. Wybieramy w ramach jakiego działu mają zostać wyświetlone

wprowadzone oświadczenia. Z podwydziałami

Tak. Na liście zostaną umieszczone oświadczenia pracowników

związanych z wybranym wydziałem i jego wszystkimi podwydziałami.

Nie. Na liście zostaną umieszczone oświadczenia pracowników

związanych wyłącznie z wybranym wydziałem.

Okres. Określamy z jakiego okresu mają zostać wyświetlone

oświadczenia. Pracownik. Możliwość wyboru pracownika z listy.

Rys. 92 Lista : Kadry | Oświadczenia

Kadry | Ewidencje | Rodzina pracowników

Lista zawiera członków rodzin pracowników wprowadzonych na kartotece pracownika Kadry | Rodzina. Nowego członka rodziny możemy przypisać pracownikowi wybierając

bezpośrednio na liście przycisk .

W obrębie listy mamy możliwość skorzystać z następujących filtrów:

169

Ubezpieczenie zdrowotne. Możliwość wyświetlenia danych według

wskazanego parametru : Wszyscy, Ubezpieczony, Nieubezpieczony, Od dnia, Do dnia.

Zakres. Jest możliwość zawężenia wyświetlanych danych dla członków

rodziny Pracowników, Zleceniobiorców, Wszystkich. Wydział. Wybieramy w ramach jakiego działu mają zostać wyświetleni

członkowie rodziny pracowników. Z podwydziałami.

Tak. Na liście zostaną umieszczeni członkowie rodziny pracowników

związanych z wybranym wydziałem i jego wszystkimi podwydziałami.

Nie. Na liście zostaną umieszczeni członkowie rodziny pracowników

związanych wyłącznie z wybranym wydziałem. Okres. Określamy z jakiego okresu mają zostać wyświetlone dane. Pracownik. Możliwość wyboru pracownika z listy.

Rys. 93 Lista : Kadry | Rodzina pracowników

Kadry | Ewidencje | Struktury organizacyjne

Lista Kadry | Ewidencje | Struktury organizacyjne będzie widoczna tylko wówczas jeżeli w bazie zostanie zdefiniowana struktura organizacyjna. W obrębie listy mamy możliwość skorzystać z następujących filtrów:

Struktura organizacyjna. Zawężenie struktury organizacyjnej do

konkretnie wskazanej. Element. Jest możliwość wskazania elementu w obrębie wybranej

struktury organizacyjnej. Z podelementami. Parametr umożliwia dodatkowo wskazania lub nie

podelementów. Zakres. Możemy zawęzić wyświetlane dane wybierając Pracownicy lub

Zleceniobiorcy. Okres. Określamy z jakiego okresu mają zostać wyświetlone dane. Data aktualności. Wskazujemy datę aktualności.

Rys. 94 Lista : Kadry | Struktury organizacyjne

170

Kadry | Ewidencje | Szkolenia BHP

Lista zawiera szkolenia BHP wprowadzone na kartotece pracownika Kadry – pozostałe | Szkolenia BHP. Nowe szkolenie BHP możemy przypisać pracownikowi

wybierając bezpośrednio na liście przycisk lub gdy jest konieczność przypisania danego szkolenia BHP kilku pracownikom możemy skorzystać z czynności Dodaj szkolenia BHP.

Rys. 95 Czynności | Szkolenia BHP

Dla zaznaczonej grupy pracowników jest możliwość przy użyciu czynności ustawić datę odbycia szkolenia, zmienić termin szkolenia, anulować planowane szkolenie bądź ustalić termin następnego szkolenia.

W obrębie listy mamy możliwość skorzystać z następujących filtrów:

Definicja. Z dostępnej listy wybieramy odpowiednią definicję. W systemie

predefiniowane są definicje Szkolenie BHP oraz Szkolenie BHP okresowe. Wydział. Wybieramy w ramach jakiego działu mają zostać wyświetlone

szkolenia BHP. Z podwydziałami

Tak. Na liście zostaną umieszczone szkolenia BHP pracowników

związanych z wybranym wydziałem i jego wszystkimi podwydziałami.

Nie. Na liście zostaną umieszczone szkolenia BHP pracowników

związanych wyłącznie z wybranym wydziałem. Pracownik. Możliwość wyboru pracownika z listy. Okres wg: Jest możliwość zawężenia wyświetlanych szkoleń BHP według

Terminu bądź Daty odbycia szkolenia BHP . Okres. Określamy z jakiego okresu mają zostać wyświetlone szkolenia

BHP.

171

Rys. 96 Lista : Kadry | Szkolenia BHP

Pod drukarką jest możliwość skorzystania z wydruków ‘Szkolenia BHP’ oraz ‘Szkolenia BHP – braki’.

PKZP,ZFM, … | PKZP,ZFM, …

Na liście wyświetlani są wszyscy członkowie wskazanego funduszu pożyczkowego.

Zakres wyświetlanych danych ograniczany może być przy pomocy dostępnych filtrów (kontekstów):

Filtry

Definicja funduszu pożyczkowego. Na liście pojawią się wyłącznie

pracownicy będący członkami wybranego funduszu (co najmniej jeden dzień w wybranym okresie).

Okres. Listę tworzyć będą wyłącznie członkowie wybranego funduszu

uczestniczący w nim, co najmniej jeden dzień w wybranym okresie. Domyślnie okres podawany jest w formacie: data … data. Dopuszczalny jest również zapis:

Data … (np.: 2002-01-01…). Listę stworzą pracownicy będący

członkami funduszu 1 stycznia 2002 roku i później

… Data (np.: …2001-12-31). Listę stworzą pracownicy będący

członkami funduszu 31 grudnia 2001 roku lub wcześniej.

… (wszystko). Na liście zostaną umieszczeni wszyscy pracownicy,

którzy kiedykolwiek byli członkami funduszu.

PKZP,ZFM, … | Pożyczki

Na liście wyświetlani są pracownicy, którzy posiadają pożyczkę. Możemy filtrować pracowników według następujących filtrów (kontekstów):

Filtry

Definicja. Do wyboru mamy predefiniowane pożyczki z funduszów PKZP lub ZFM.

Zakres. Listę tworzyć będą pożyczki w zależności od wybranego filtru: Razem, Niewypłacone, Niespłacone, Spłacone.

Okres.

172

Rys. 97 Lista Kadry i Płace | Pożyczki

Kadry | ZZL

Listy dostępne są w wersji Platynowej programu. Szerszy opis funkcjonalności

dostępny jest w dodatkowej dokumentacji programu. W ramach modułu ZZL jest możliwość skorzystania z następujących list:

Oceny, Stan zatrudnienia, Rekrutacja, Etapy rekrutacji.

Kadry | ZZL | Oceny

W systemie enova informacje o ocenie pracowników wyświetlają się w postaci listy pracowników, wraz z nazwą kryterium wyszukania zdefiniowaną w konfiguracji programu Narzędzia | Opcje I Kadry i płace | ZZL I Wyszukanie oraz z terminem ( datą,

wyznaczoną do wykonania oceny ) i faktyczną datą jej przeprowadzenia.

Rys. 98 Wprowadzenie kursu - ocena

Możliwe jest stworzenie listy ocen dla każdego pracownika wraz z ich wartościową oceną. Nową ocenę pracownika inicjujemy poprzez wybranie Nowy (Ocena pracownika) i

uzupełniamy. W formularzu mamy dostępne pola:

Ogólne. Dane dotyczące identyfikacji pracownika, nazwy oceny i jej

terminu.

Pracownik.

Nazwa. Nazwa wg której jest możliwe, wyszukanie Opcja dostępna do wyboru ustawiona w konfiguracji w pozycji Narzędzia | Opcje | Kadry i płace | ZZL I Wyszukanie lub tez wprowadzenie nowej

nazwy.

Termin. Data do której ocena powinna być wykonana.

173

Anulowany . Zapis dotyczący aktualności. Ocena

Data. Data wykonania oceny .

Uwagi. Miejsce w którym możemy zanotować własne uwagi dotyczące przeprowadzonej oceny.

Kryteria. Kryteria oceny wybieramy definicję jedynie z dostępnych

ustawionych w konfiguracji programu i uzupełniamy wartość oceny.

Kadry | ZZL | Stan zatrudnienia

Z tego poziomu w programie otrzymamy informacje dotyczące stanu zatrudnienia w firmie z podziałem na wydziały, podwydziały i stanowiska z datą aktualności na wybrany dzień roku.

Rys. 99 Stan zatrudnienia

Standardowo na pasku wyświetlane jest lista:

Pracownik – Imię i nazwisko. Definicja – Definicja zajmowanego przez niego stanowiska. Stanowisko – Nazwa zajmowanego stanowiska Funkcja – Funkcja pełniona przez pracownika Okres – Okres zatrudnienia Wymiar – Wymiar etatu

Dzięki integralności pomiędzy modułami dane przedstawione w tabeli to dane o pracownikach uzupełniane w trakcie zatrudniania pracownika w module Kadry.

Korzystając z funkcji Organizator listy (przycisk zlokalizowany na górnym pasku menu) każdy użytkownik może stworzyć własny widok z pożądanymi informacjami dla danego działu firmy. Informacje te pochodzą z wcześniej uzupełnianych danych o pracownikach i wszystkich mających miejsce operacjach w systemie. Dane te mogą być ponadto dowolnie sortowane i grupowane.

174

Mamy również możliwość do każdego pracownika dołączyć elektroniczną teczkę

pracownika w postaci załączników przy pomocy funkcji Asystent enova inicjowanej z menu programu.

Kadry | ZZL | Rekrutacja

Proces doboru odpowiednich pracowników, na wolne stanowiska pracy, składający się zwykle z kilku etapów: wstępnej selekcji nadesłanych aplikacji, analizy dokumentów, rozmowy wstępnej, testów kompetencji kluczowych, rozmowy kwalifikacyjnej.

W systemie enova umożliwia szybki dostęp do danych dotyczących aktualnego stanu tego złożonego procesu.

Rys. 100 Rekrutacja

Standardowo na pasku wyświetlane jest lista:

Stan - Okno informujące o obecnym stanie prowadzonej rekrutacji. Otrzymujemy informację czy pracownik jest obecnie zatrudniony (Zatrudniony ), czy proces rekrutacji trwa nadal ( Rekrutacja, Nieaktualny )

Etap - Etap rekrutacji Stanowisko - Nazwa stanowiska na jakie prowadzona jest rekrutacja. Pracownik - Imię i nazwisko pracownika/kandydata Data zgłoszenia - Data zgłoszenia aplikacji na dane stanowisko. Data zatrudnienia - Data od której kandydat stał się naszym pracownikiem.

Wszystkie te informacje możemy filtrować wg Wydziałów, Stanowisk i Stanu rekrutacji

(Razem, Rekrutacja, Nieaktualny, Zatrudniony ). Pozwala to na ocenę przebiegu procesu rekrutacji i jej weryfikację. Dodatkowo można wyszukać pracowników/kandydatów wg

oceny. Należy kliknąć w klawisz na górnym pasku menu , pojawi nam się okno Wyszukaj wg oceny. Mamy tu do wyboru listę wyszukań, którą definiuje się w konfiguracji systemu Narzędzia | Opcje | Kadry i płace | ZZL | Wyszukania.

175

Rys. 101 Wyszukiwanie wg oceny

Jeżeli chcielibyśmy wprowadzić Nową rekrutację to należy kliknąć w klawisz

na górnym pasku Menu.

Rys. 102 Nowa rekrutacja

176

Okno posiada trzy zakładki:

Ogólne ( zakładka Ogólne ). Dane dotyczące identyfikacji pracownika, kandydata.

Pracownik - Imię i nazwisko.

Wydział - Wydział na który kandydat ma być zatrudniony.

Stanowisko - Opcja dostępna jedynie do wyboru ze zdefiniowanych w konfiguracji definicji stanowisk.

Nieaktualna - Zaznaczenie tej opcji spowoduje ,że kolejne pola są niedostępne, a etap rekrutacji jest anulowany.

Etap rekrutacji - Pole uzupełni się automatycznie po wpisaniu poniżej etapów rekrutacji.

Data zatrudnienia – data zatrudnienia kandydata

Etapy - daje możliwość wprowadzenia kolejnego etapu rekrutacji dla kandydata.

Rys. 103 Formularz etapu rekrutacji

Formularz zawiera następujące sekcje i pola:

Ogólne:

177

Pracownik - Imię i nazwisko.

Nazwa – nazwa etapu rekrutacji np. rozmowa kwalifikacyjna

Termin – termin poszczególnych etapów rekrutacji Ocena:

Data - do której ocena powinna być wykonana.

Uwagi – pole tekstowe na komentarz do danej oceny Kryteria oceny:

Kryteria można dodawać na dwa sposoby albo przy pomocy

klawisza, gdzie z listy możemy wybrać wcześniej zdefiniowany wzór oceny wraz z kryteriami oceny Narzędzia | Opcje | Kadry i płace | ZZL | Wzory ocen. Możemy również

kryteria oceny dodając ręcznie wiersze w sekcji Kryteria oceny. Wcześniej należy mieć zdefiniowane kryteria oceny w konfiguracji systemu.

Uwagi (zakładka) - Pole dostępne do wpisania własnych niestandardowych opisów przebiegu rekrutacji.

Aktualny opis (zakładka ). Wyświetlane są w postaci listy oceny uzyskane

w trakcie rekrutacji przez kandydata wraz z terminem ich przeprowadzenia.

Ponadto na górnym pasku menu jest klawisz , dzięki któremu po zakończeniu rekrutacji można od razu wprowadzić dane dotyczące nowo zatrudnionej osoby. Po wciśnięciu klawisza pojawia się okno Zatrudnij na etat, gdzie wpisujemy datę

zatrudnienia nowego pracownika. Program automatycznie przeniesie po uzupełnieniu zakładki Etat | Ogólne nowego pracownika na listę pracowników w module Kadry | Pracownicy.

Rys. 104 Zatrudnienie pracownika

Kadry | ZZL | Etapy rekrutacji

Dane na liście wyświetlane są wg Nazwy etapu rekrutacji i wybranego okresu przedstawiają stan procesu rekrutacji. Do wyboru także Filtr: wg daty, wg terminu .

Wszystkie informacje uzyskujemy przy wcześniejszym uzupełnieniu danych dotyczących Rekrutacji.

178

Rys. 105 Lista etapów rekrutacji

Standardowo na pasku wyświetlana jest lista:

Pracownik - Imię i nazwisko. Wydział - Wydział na który kandydat ma być zatrudniony. Stanowisko - Opcja dostępna jedynie do wyboru ze zdefiniowanych w

konfiguracji definicji stanowisk. Etap – etap rekrutacji na którym znajduje się aktualnie kandydat Termin – termin odbytej rozmowy Data – data oceny kandydata na tym etapie rekrutacji

Na górnym pasku menu jest klawisz , dzięki któremu można wprowadzić kolejny etap rekrutacji kandydatów do pracy. Formularz Nowego etapu rekrutacji został omówiony w dotyczącym rekrutacji.

Kadry | Szkolenia

Wybrane listy dostępne są od wersji złotej programu. W ramach obsługi szkoleń rozszerzona funkcjonalność została wprowadzona do wersji platynowej. Szerszy opis dostępny jest w dodatkowej dokumentacji programu.

Mamy możliwość skorzystania z następujących list:

Szkolenia. Ukończone szkolenia. Wnioski o szkolenia. Uprawnienia (lista widoczna w wersji platynowej programu). Oferty szkoleń (lista widoczna w wersji platynowej programu). Dostawcy szkoleń. Budżety szkoleń (lista widoczna w wersji platynowej programu).

Kadry | Szkolenia | Szkolenia

Zakładka udostępniona od wersji złotej programu zawierający listę wprowadzonych szkoleń. Nowe szkolenie dodajemy poleceniem Nowy (Szkolenie).

Na formularzu na zakładce ‘Ogólne’ mamy dostępne następujące sekcje i pola:

Ogólne. Dane dotyczące ogólnych informacji o szkoleniu

179

Definicja – wybieramy z listy definicję szkolenie skonfigurowaną wcześniej w Narzędzia | Opcje | Kadry i płace | Szkolenia | Definicje szkoleń

Oferta – wybieramy ofertę dodaną wcześniej w Kadry i płace | Szkolenia | Oferty szkoleń – zakładka widoczna w wersji

platynowej programu.

Szkolenie wewnętrzne – zaznaczamy w przypadku, gdy szkolenie jest organizowane wewnątrz firmy

Dostawca – pole jest aktywne, gdy parametr ‘Szkolenie wewnętrzne’ ustawimy na NIE. Dostawcę wybieramy z listy wcześniej dodanych dostawców w pozycji Kadry i płace | Szkolenia | Dostawcy szkoleń

Realizacja.

Okres – okres realizacji szkolenia

Etap realizacji – wybieramy etap realizacji z listy, do wyboru mamy: Szkolenie anulowane, Szkolenie przygotowywane, Szkolenie zrealizowane.

Uczestnicy. Lista uczestników przypiętych do szkolenia. Uczestników

dodajemy poleceniem Wybierz wnioski (skrót F7). Pojawi się okno, w

którym po prawej stronie zaznaczamy wniosek danego pracownika i za

pomocą przenosimy pracowników na prawą stronę czyli na ‘Pracownicy skierowani na szkolenie’.

Na formularzu na zakładce ‘Kontakt, lokalizacja i rozliczenie’ mamy dostępne następujące sekcje i pola:

Kontakt w sprawie szkolenia. Informacje o sobie, z którą można się

kontaktować w sprawie szkoleń.

Osoba

Telefon

Telefon komórkowy

Adres EMAIL

Lokalizacja. Dane dotyczące ogólnych informacji o ofercie szkoleń

Lokalizacja

Ulica

Dom

Kod pocztowy

Poczta

Miejscowość

Województwo

Kraj

Rozliczenie.

180

Budżet – budżet, z którego będzie zrealizowane szkolenie (zakładka widoczna w wersji platynowej programu),

Cena szkolenia – pełna wartość szkolenia

Cena od osoby – cena szkolenia od osoby

Korekta kosztu -

Całkowity koszt szkolenia –pole aktywne jest, gdy pole ‘Korekta kosztu’ ustawione jest na TAK

Podzielony koszt szkolenia

Kadry | Szkolenia | Ukończone szkolenia

Lista widoczna w wersji złotej oraz platynowej programu zawierająca listę ukończonych szkoleń przez pracowników. Dane możemy filtrować według okresu. Na liście zostaną wyświetleni pracownicy, którzy w wybranym okresie ukończyli szkolenia u obecnego pracodawcy oraz pracownicy, którzy mają odnotowane szkolenia odbyte poza firmą.

Użytkownik ma również możliwość wprowadzenia ukończonych szkoleń poza firmą, na podstawie informacji uzyskanych od pracownika, do których nie były wprowadzane wnioski. Wybierając ‘Nowy (Ukończone szkolenie)’ użytkownik ma dostępne pola :

Szkolenie – należy wpisać nazwę lub temat ukończonego szkolenia Okres – okres odbycia szkolenia Ocena Uwagi – możliwość odnotowania uwag dotyczących ukończonego

szkolenia.

Z pozycji Kadry i płace | Kadry | Pracownicy w części Badania lekarskie i szkolenia jest dostępny wydruk ‘Ukończone szkolenia’.

Kadry | Szkolenia | Wnioski o szkolenia

Lista widoczna w wersji złotej oraz platynowej programu zawierająca wprowadzone wnioski o szkolenia. Dane możemy filtrować wg:

Kategoria – filtr dostępny w wersji platynowej programu. Kategorie szkoleń tworzymy w konfiguracji systemy Kadry i Płace | Szkolenia | Kategoria szkoleń.

Definicja – definicje szkoleń tworzymy w konfiguracji systemu Kadry i Płace | Szkolenia | Definicje szkoleń.

Stan – stan wniosku możemy wybrać z listy : Zgłoszone, Zatwierdzone,

Anulowane, Przygotowywane, Zrealizowane, Rozliczone, Do realizacji, Realizowane, Robocze, Wszystkie.

Etap – filtr dostępny w wersji platynowej programu. Etap realizacji szkolenia możemy zdefiniować w konfiguracji systemu Kadry i Płace | Szkolenia | Etapy realizacji szkoleń. W programie predefiniowane są

następujące etapy : Szkolenie przygotowywane, Szkolenie rozliczone, Szkolenie zrealizowane, Wniosek anulowany, Wniosek zatwierdzony, Wniosek zgłoszony.

181

Typ okresu – filtr daje możliwość określenia czy dane dotyczące szkoleń

mają zostać wyświetlone według okresu, według daty zgłoszenia czy według terminu szkolenia.

Okres - określamy z jakiego okresu mają zostać wyświetlone wnioski o

szkolenia.

W celu przypisania wniosku o szkolenie konkretnemu pracownikowi w pierwszej kolejności należy stworzyć definicje szkoleń z pozycji Narzędzia | Opcje | Kadry i płace | Szkolenia | Definicje szkoleń. Następnie naciskamy Nowy (Wniosek o szkolenie),

wybieramy pracownika, któremu chcemy wprowadzić wniosek i na zakładce ‘Ogólne’ uzupełniamy pozycje:

Definicja (wybieramy definicję z listy wniosków dodanych wcześniej w konfiguracji programu).

Kierownik. Etap realizacji:

Wniosek anulowany (wniosek został odrzucony przez przełożonego)

Wniosek zatwierdzony (wniosek zatwierdzony przez przełożonego)

Wniosek zgłoszony ( wniosek zgłoszony przez pracownika bądź przełożonego)

Skierowany przez pracodawcę Data złożenia (data złożenia wniosku o szkolenie) Termin (termin szkolenia) Data wycofania, anulowania lub odrzucenia Szkolenie Okres Ocena (pole aktywne po podpięciu wniosku do szkolenia z pozycji Kadry i

płace | Szkolenia | Szkolenia)

Pola ‘Szkolenie’ oraz ‘Okres’ uzupełnią się po podpięciu wniosku do szkolenia z pozycji Kadry i płace | Szkolenia | Szkolenia oraz zmianie pola ‘Etap realizacji’ na Szkolenie zrealizowane.

182

Rys. 106 Wniosek o szkolenie | Ogólne

Koszty kursu, szkolenia mogą być częściowo lub w całości refundowane przez pracodawcę. W wersji platynowej programu zakładka ‘Rozliczenie i uprawnienia’ została dla większej przejrzystości podzielona na zakładkę ‘Rozliczenie’ i ‘Uzyskane uprawnienia’. Na zakładce ‘Rozliczenie’ uzupełniamy pozycje:

Rozliczenie kursu

Budżet – wybór z listy bądź możliwość utworzenia nowego budżetu (opcja możliwa w wersji platynowej programu),

Korekta kosztu – TAK/NIE

Koszt – faktycznie poniesiony Rozliczenie z pracownikiem

Kwota (wartość refundacji)

Element wynagrodzenia (wybieramy element, na którym chcemy rozliczyć kurs)

Data rozliczenia (Koszty kursu, szkolenia zostaną zrealizowane w najbliższej wypłacie realizowanej po wpisanej dacie)

183

Rys. 107 Wniosek o szkolenie | Rozliczenie

Zakładka ‘Uzyskane uprawnienia’ – możliwość dodania nowego uprawnienia z listy wynikającej z konfiguracji Kategorii Uprawnień oraz Definicji Uprawnień. Zaznaczamy datę uzyskania uprawnienia, ewentualnie termin ważności lub datę utraty ważności uprawnienia.

Zakładka ‘Uwagi’ użytkownik wpisuje dodatkowe informacje o szkoleniu.

Na zakładce ‘Elementy wynagrodzenia’ (zakładka na formularzu: lista) w przypadku, gdy pracownikowi przyznano (częściową) refundację kosztów kursu / szkolenia po jej wypłacie na liście pojawi się informacyjnie odpowiedni element wynagrodzenia.

Zakładka ‘Ocena’ - możliwość wybrania kryterium oceny i uzupełnienia wartości. Nową definicje kryterium oceny wprowadzamy w konfiguracji Narzędzia | Opcje | Kadry i Płace | ZZL | Kryteria ocen. Zakładka widoczna w wersji platynowej programu.

Kadry | Szkolenia | Uprawnienia

Zakładka dostępna jest w wersji Platynowej programu. Listę tworzą przypisane do

pracowników uprawnienia nabyte w ramach odbytych szkoleń.

Zakładka umożliwia dodanie uprawnienia. W celu przypisania uprawnienia konkretnemu pracownikowi w pierwszej kolejności należy stworzyć kategorię uprawnień z pozycji Narzędzia | Opcje | Kadry i płace | Szkolenia | Kategorie uprawnień oraz definicje uprawnień z pozycji Narzędzia | Opcje | Kadry i płace | Szkolenia | Definicje uprawnień. Kategorie uprawnień są dostępne w wersji platynowej. Następnie naciskamy Nowy (Uprawnienie) i uzupełniamy pozycje:

Kategoria(wybieramy kategorię z listy dodanej wcześniej w konfiguracji programu)

184

Definicja (wybieramy definicję z listy uprawnień dodanych wcześniej w konfiguracji programu)

Data uzyskania Termin ważności (pole jest aktywne jeśli uprawnienie zdefiniowane jest na

pewien okres czasu oraz po uzupełnieniu pola ‘Data uzyskania’) Data utraty (data kiedy pracownik utracił prawo do uprawnienia) Opis

Rys. 108 Uprawnienie

Kadry | Szkolenia | Oferty szkoleń

Zakładka dostępne jest w wersji Platynowej programu. Listę tworzą wprowadzone

oferty szkoleń.

Do wyboru mamy oferty szkoleń oraz oferty szkoleń wewnętrznych.

Rys. 109 Dodawanie oferty szkolenia

Po naciśnięciu klawisza Nowy (Oferta szkolenia) pojawia się okno, w którym

wybieramy z listy dostawcę szkolenia.

185

Na formularzu na zakładce ‘Ogólne’ mamy dostępne następujące sekcje i pola:

Ogólne. Dane dotyczące ogólnych informacji o ofercie szkoleń

Dostawca – nazwa i kod dostawcy

Blokada

Definicja – z listy wybieramy definicję szkolenia skonfigurowaną wcześniej w konfiguracji programu Narzędzia | Opcje | Kadry i płace | Szkolenia | Definicje szkoleń

Nazwa – nazwa szkolenia i dostawcy

Kod szkolenia

Kod u dostawcy

Szkolenie.

Czas trwania dni, godz. – czas trwania szkolenia w dniach i godzinach

Ilość uczestników od, do – liczba uczestników szkolenia

Strona WWW – strona WWW szkolenia

Kontakt w sprawie szkoleń. Informacje o sobie, z którą można się

kontaktować w sprawie szkoleń.

Osoba

Telefon

Telefon komórkowy

Adres EMAIL

Na formularzu na zakładce ‘Rozliczenie i lokalizacja’ mamy dostępne następujące sekcje i pola:

Szkolenie. Dane dotyczące informacji o cenie szkolenia

Cena szkolenia – pełna wartość szkolenia

Cena od osoby – cena szkolenia od osoby

Lokalizacja. Dane dotyczące ogólnych informacji o ofercie szkoleń

Lokalizacja – do wyboru mamy lokalizacje: do ustalenia, w siedzibie dostawcy, u odbiorcy, inny adres

Ulica

Dom

Kod pocztowy

Poczta

Miejscowość

Województwo

Kraj

Kadry | Szkolenia | Dostawcy szkoleń

Lista widoczna w wersji złotej i platynowej programu, którą tworzą wprowadzeni dostawcy szkoleń.

186

Dostawcę szkoleń wprowadzamy poleceniem Nowy (Dostawca szkoleń). Po

naciśnięciu klawisza pojawia się okno, w którym wprowadzamy informacje o ogólne informacje o dostawcy oraz ofertę przedstawioną przez dostawcę.

Formularz dostawcy szkoleń na zakładce ‘Ogólne’ zawiera następujące sekcje i pola:

Ogólne. Dane dotyczące ogólnych informacji o dostawcy szkoleń

Kod – kod dostawcy szkoleń

EU VAT / NIP – numer identyfikacji podatkowej

Nazwa – nazwa dostawcy szkoleń

Adres.

Ulica

Nr domu

Nr lokalu

Kod pocztowy

Miejscowość

Poczta

Gmina

Powiat

Województwo

Kraj

Nr telefonu

Nr faksu

Kontakt w sprawie szkoleń. Informacje o sobie, z którą można się

kontaktować w sprawie szkoleń.

Osoba

Telefon

Telefon komórkowy

Adres EMAIL

W wersji platynowej programu formularz dostawcy szkoleń posiada zakładkę ‘Oferty szkoleń’ zawierającą listę ofert proponowanych przez firmę. Ofertę szkolenie dodajemy poleceniem Nowy (Oferta szkolenia).

Na formularzu na zakładce ‘Ogólne’ mamy dostępne następujące sekcje i pola:

Ogólne. Dane dotyczące ogólnych informacji o ofercie szkoleń

Dostawca – nazwa i kod dostawcy

Definicja – z listy wybieramy definicję szkolenia skonfigurowaną wcześniej w konfiguracji programu Narzędzia | Opcje | Kadry i płace

Nazwa – nazwa szkolenia i dostawcy

Kod szkolenia

Kod u dostawcy Szkolenie.

Czas trwania dni, godz. – czas trwania szkolenia w dniach i godzinach

187

Ilość uczestników od, do – liczba uczestników szkolenia

Strona WWW – strona WWW szkolenia Kontakt w sprawie szkoleń. Informacje o sobie, z którą można się

kontaktować w sprawie szkoleń.

Osoba

Telefon

Telefon komórkowy

Adres EMAIL

Na formularzu na zakładce ‘Rozliczenie i lokalizacja’ mamy dostępne następujące sekcje i pola:

Szkolenie. Dane dotyczące informacji o cenie szkolenia

Cena szkolenia – pełna wartość szkolenia

Cena od osoby – cena szkolenia od osoby

Lokalizacja. Dane dotyczące ogólnych informacji o ofercie szkoleń

Lokalizacja – do wyboru mamy lokalizacje: do ustalenia, w siedzibie dostawcy, u odbiorcy, inny adres

Ulica

Dom

Kod pocztowy

Poczta

Miejscowość

Województwo

Kraj

Kadry | Szkolenia | Budżety szkoleń

Zakładka dostępne jest w wersji Platynowej programu. Listę tworzą wprowadzone

budżety szkoleń.

Firma ustala planowany budżet dla poszczególnych wydziałów, który chce przeznaczyć na szkolenie dla pracowników.

Budżet wprowadzamy poleceniem Nowy (Budżet Szkoleń). Po naciśnięciu klawisza

pojawia się okno, w którym wskazujemy do którego wydziały chcemy wprowadzić budżet.

188

Rys. 110 Przypisywanie budżetu do wydziału

Formularz budżetu szkoleń zawiera następujące sekcje i pola:

Ogólne. Dane dotyczące ogólnych informacji o budżecie

Wydział – wydział, do którego przypisany jest budżet

Okres – okres, na który wprowadzony jest budżet

Nazwa – nazwa budżetu

Wykonany – informacja czy dany budżet został już wykonany Budżet. Dane dotyczące kwot budżetu

Plan – kwota planowanego budżetu

Realizacja – kwota realizacji budżetu

Zaplanowane – kwota zaplanowanych

Pozostaje – pozostała kwota budżetu do zrealizowania

Listę wprowadzonych budżetów szkoleń możemy zawęzić używając filtrów:

Wykonane – Możliwość przefiltrowania wprowadzonych budżetów szkoleń

w zależności czy zostały wykonane czy też nie. Wydział – Wybieramy w ramach jakiego działu mają zostać wyświetlone

wprowadzone budżety szkoleń. Okres.

Płace | Pracownicy

Listę tworzą pracownicy zatrudnieni (etat) co najmniej przez jeden dzień we wskazanym okresie. Jeżeli dla pracownika w tym okresie zrealizowane były wyplaty to przy jego nazwisku zostaną wyświetlone kwoty: suma opodatkowanych elementów wynagrodzenia (Opodatkowane) oraz suma nieopodatkowanych elementów wynagrodzenia (Nieopodatkowane).

Kryterium umieszczania wypłat na liście jest okres za jaki zostały one zrealizowane. W tym przypadku nie jest istotna data wypłaty (będzie ona istotnym kryterium tworzenia listy Płace | Wypłaty).

Wybierając pracownika z listy uzyskujemy dostęp do:

189

listy wypłacanych elementów wynagrodzenia (na przykład Premia uznaniowa, Nagroda, ). W zależności od przyjętego kryterium lista może być posortowana wg nazwy elementów umieszczonych na liście lub wg okresu za jaki zostały one wypłacone (zakładka Elementy).

listy list płac zrealizowanych w wybranym okresie (zakładka: Wypłaty). listy wypłaconych zaliczek (zakładka: Zaliczki). listy elementów stornowanych (zakładka: Elementy stornowane). listy kosztów autorskich ( zakładka: Koszty autorskie). listy dokumentów rozliczeniowych (zakładka: Dokumenty rozliczeniowe). listy przelewów (zakładka: Przelewy). listy rozrachunków (zakładka: Rozrachunki).

Zawartość listy może zostać ograniczona przy pomocy filtrów:

Filtry

Wydział. Lista zostanie ograniczona do list plac zrealizowanych w

wybranym wydziale. Pracownik zostanie umieszczony na liście, pod warunkiem, że we wskazanym okresie był przynajmniej jeden dzień zatrudniony na wybranym wydziale (lub opcjonalnie podwydziale).

Z podwydziałami.

Tak. Na liście zostaną umieszczeni wszyscy pracownicy zatrudnieni

w wybranym wydziale i jego wszystkich podwydziałach.

Nie. Na liście zostaną umieszczeni wyłącznie pracownicy wybranego

wydziału. Pracownicy zatrudnieni w podwydziałach nie będą na liście widoczni

Okres. Na liście umieszczani są pracownicy zatrudnieni w wybranym

okresie co najmniej jeden dzień. Domyślnie okres podawany jest w formacie: data … data. Dopuszczalny jest również zapis:

Data … (np.: 2002-01-01…). Na liście zostaną umieszczeni wszyscy

pracownicy zatrudnieni 1 stycznia 2002 roku i później

… Data (np.: …2001-12-31). Na liście zostaną umieszczeni wszyscy

pracownicy, którzy do 31 grudnia 2001 roku włącznie byli zatrudnieni co najmniej jeden dzień. Dotyczy to również osób, które kontynuowały zatrudnienie po 31 grudnia 2001 roku.

… (wszystko). Na liście zostaną umieszczeni wszyscy pracownicy, bez względu na okres zatrudnienia.

Data aktualności. W wybranym okresie dane pracownika mogą być

wielokrotnie aktualizowane. Data aktualności wskazuje, z którego zapisu historycznego dane zostaną wyświetlone na ekranie. W sytuacji, gdy Data aktualności jest późniejsza niż data „do ostatniego zapisu historycznego na ekranie wyświetlane są dane z ostatniego zapisu historycznego. Przykładowo pracownik został zwolniony w trakcie miesiąca. Jako Okres wybrano miesiąc kalendarzowy w którym nastąpiło zwolnienie. Jako Datę aktualności przyjęto ostatni dzień miesiąca. Ponieważ pracownik był zatrudniony w wybranym okresie co najmniej jeden dzień to na liście musi zostać umieszczony. Ponieważ data aktualności jest późniejsza niż data „do” ostatniego zapisu historycznego, to na liście umieszczone zostaną

190

dane z ostatniego zapisu historycznego. Data aktualności musi zawierać się w wybranym Okresie. Jeżeli po zmianie okresu data aktualności nie będzie zawierała się w wybranym okresie do zostanie automatycznie zmieniona. Jeżeli dotychczas wyświetlana data jest późniejsza niż data „do” wyświetlanego okresu, to zostanie automatycznie zmieniona na tą datę. Jeżeli dotychczas wyświetlana data jest wcześniejsza niż data „od” wyświetlanego okresu, to zostanie automatycznie zmieniona na tą datę. Odpowiednio modyfikacja Daty aktualności będzie wpływać na wyświetlany Okres.

Płace | Zleceniobiorcy

Listę tworzą zleceniobiorcy:

wykonujący dowolną umowę cywilnoprawną co najmniej przez jeden dzień we wskazanym okresie oraz

zleceniobiorcy, którzy zakończyli wykonywanie umów, ale ich umowy nie zostały całkowicie rozliczone.

Jeżeli w tym okresie zrealizowane były wypłaty do tych umów, to przy nazwisku zleceniobiorcy zostaną wyświetlone sumaryczne kwoty wypłat.

Kryterium umieszczania wypłat na liście jest okres za jaki zostały one zrealizowane. W tym przypadku nie jest istotna data wypłaty. Data wypłaty istotna będzie w trakcie przygotowywania listy Płace | Umowy.

Wybierając zleceniobiorcę uzyskujemy dostęp do:

listy zawartych umów cywilnoprawnych (zakładka Elementy). listy zrealizowanych w wybranym okresie wypłat (zakładka: Wypłaty). listy wypłaconych zaliczek (zakładka: Zaliczki). listy elementów stornowanych (zakładka: Elementy stornowane). listy kosztów autorskich ( zakładka: Koszty autorskie). listy dokumentów rozliczeniowych (zakładka: Dokumenty rozliczeniowe). listy przelewów (zakładka: Przelewy). listy rozrachunków (zakładka: Rozrachunki).

Zawartość wyświetlanej listy może zostać ograniczona przy pomocy filtrów:

Filtry

Wydział. Lista zostanie ograniczona do zleceniobiorców, którzy realizują

umowy zawarte w wybranym wydziale (umowa indywidualnie wiązana jest z wydziałem).

Z podwydziałami

191

Tak. Na liście zostaną umieszczeni zleceniobiorcy realizujący umowy

zawarte w wybranym wydziale i jego wszystkich podwydziałach.

Nie. Na liście zostaną umieszczeni zleceniobiorcy realizujący umowy

zawarte wyłącznie w wybranym wydziale. Zleceniobiorcy realizujący umowy związane z podwydziałach nie będą na liście widoczni.

Okres. Domyślnie okres podawany jest w formacie: data … data.

Dopuszczalny jest również zapis:

Data … (np.: 2002-01-01…). Na liście zostaną umieszczeni

zleceniobiorcy realizujący umowy zawarte 1 stycznia 2002 roku i później

… Data (np.: …2001-12-31). Na liście zostaną umieszczeni

zleceniobiorcy realizujący umowy zawarte do 31 grudnia 2001 roku. Dotyczy to również zleceniobiorców, którzy kontynuowali wykonywanie tych umów po 31 grudnia 2001 roku

… (wszystko). Na liście zostaną umieszczeni wszyscy zleceniobiorcy,

bez względu na to kiedy zawarta była z nimi umowa. Data aktualności. W wybranym okresie dane zleceniobiorcy mogą być

wielokrotnie aktualizowane. Data aktualności wskazuje, z którego zapisu historycznego dane zostaną wyświetlone na ekranie. W sytuacji, gdy Data aktualności jest późniejsza niż data „do ostatniego zapisu historycznego na ekranie wyświetlane są dane z ostatniego zapisu historycznego. Przykładowo pracownik został zwolniony w trakcie miesiąca. Jako Okres wybrano miesiąc kalendarzowy w którym nastąpiło zwolnienie. Jako Datę aktualności przyjęto ostatni dzień miesiąca. Ponieważ pracownik był zatrudniony w wybranym okresie co najmniej jeden dzień to na liście musi zostać umieszczony. Ponieważ data aktualności jest późniejsza niż data „do” ostatniego zapisu historycznego, to na liście umieszczone zostaną dane z ostatniego zapisu historycznego. Data aktualności musi zawierać się w wybranym Okresie. Jeżeli po zmianie okresu data aktualności nie będzie zawierała się w wybranym okresie do zostanie automatycznie zmieniona. Jeżeli dotychczas wyświetlana data jest późniejsza niż data „do” wyświetlanego okresu, to zostanie automatycznie zmieniona na tą datę. Jeżeli dotychczas wyświetlana data jest wcześniejsza niż data „od” wyświetlanego okresu, to zostanie automatycznie zmieniona na tą datę. Odpowiednio modyfikacja Daty aktualności będzie wpływać na wyświetlany Okres.

Płace | Wszyscy

Listę tworzą wszystkie osoby z wyłączeniem właścicieli i osób z nimi współpracujących, których podstawowe dane personalne zostały wpisane do programu. Nie jest w tym przypadku wymagane zatrudnienie na etat lub wykonywani umowy cywilnoprawnej.

192

Jeżeli we wskazanym okresie dla danej osoby realizowane były jakieś wypłaty, to odpowiednie kwoty wyświetlone zostaną w kolumnach: Opodatkowane, Nieopodatkowane.

Kryterium umieszczania wypłat na liście jest okres za jaki zostały one zrealizowane. W tym przypadku nie jest istotna data wypłaty..

Wybierając zleceniobiorcę uzyskujemy dostęp do:

listy wypłaconych elementów, na przykład Premia, Składka PZU … (zakładka Elementy).

listy zrealizowanych w wybranym okresie wypłat. Listę tworzą poszczególne paski wypłat. (zakładka: Wypłaty).

listy wypłaconych zaliczek (zakładka: Zaliczki). listy elementów stornowanych (zakładka: Elementy stornowane). listy kosztów autorskich ( zakładka: Koszty autorskie). listy dokumentów rozliczeniowych (zakładka: Dokumenty rozliczeniowe). listy przelewów (zakładka: Przelewy). listy rozrachunków (zakładka: Rozrachunki).

Zawartość wyświetlanej listy może zostać ograniczona przy pomocy filtrów:

Filtry

Okres. Jeżeli we wskazanym okresie dla danej osoby realizowane były

jakieś wypłaty, to odpowiednie kwoty wyświetlone zostaną w kolumnach: Opodatkowane, Nieopodatkowane. Domyślnie okres podawany jest w formacie: data … data. Dopuszczalny jest również zapis:

Data … (np.: 2002-01-01…). Na liście zostaną umieszczeni

zleceniobiorcy realizujący umowy zawarte 1 stycznia 2002 roku i później

… Data (np.: …2001-12-31). Na liście zostaną umieszczeni

zleceniobiorcy realizujący umowy zawarte do 31 grudnia 2001 roku. Dotyczy to również zleceniobiorców, którzy kontynuowali wykonywanie tych umów po 31 grudnia 2001 roku

… (wszystko). Na liście zostaną umieszczeni wszyscy zleceniobiorcy,

bez względu na to kiedy zawarta była z nimi umowa. Data aktualności. Służy ustaleniu z jakiego zapisu historycznego mają

być wyświetlane dane. Data aktualności musi zawierać się w wybranym Okresie. Jeżeli po zmianie okresu data aktualności nie będzie zawierała się w wybranym okresie do zostanie automatycznie zmieniona. Jeżeli dotychczas wyświetlana data jest późniejsza niż data „do” wyświetlanego okresu, to zostanie automatycznie zmieniona na tą datę. Jeżeli dotychczas wyświetlana data jest wcześniejsza niż data „od” wyświetlanego okresu, to zostanie automatycznie zmieniona na tą datę. Odpowiednio modyfikacja Daty aktualności będzie wpływać na wyświetlany Okres.

193

Płace | Właściciele

Listę tworzą właściciele i osoby z nimi współpracujące. Żeby osoba mogła zostać wyświetlona na tej liście musi zostać zatrudniona w wydziale: Właściciele i osoby współpracujące.

Lista jest jedynym miejscem, w którym można dla tych osób zrealizować wypłaty. W tym przypadku wypłaty nie należy rozumieć dosłownie. W przypadku właścicieli i osób współpracujących wypłata jest formalnym zaakceptowaniem kwoty (dochodu) stanowiącego podstawę naliczania składek ZUS.

Dla zrealizowania wypłaty dla wybranego właściciela (osoby współpracującej):

Poleceniem Otwórz wywołujemy formularz wypłaty W polu Okres wpisujemy okres wypłaty (domyślnie proponowanym

okresem jest okres wyświetlania listy Płace | Właściciele. Jako typ wypłaty pozostawiamy Etat.

Poleceniem Nalicz wypłaty:

Wywołujemy formularz przy pomocy którego potwierdzamy podstawowe dane dotyczące wypłaty (Okres, Data wypłaty, Data listy płac …). Zapis akceptujemy przyciskiem OK.

Akceptujemy naliczoną listę płac (przycisk OK)

Akceptujemy zapis poleceniem Zapisz i zamknij lub <CTRL+S>

Zawartość wyświetlanej listy może zostać ograniczona przy pomocy filtrów:

Filtry

Okres. Jeżeli we wskazanym okresie dla danej osoby realizowane były

jakieś wypłaty, to odpowiednie kwoty wyświetlone zostaną w kolumnach: Opodatkowane, Nieopodatkowane.

Data aktualności. Służy ustaleniu z jakiego zapisu historycznego mają

być wyświetlane dane. Data aktualności musi zawierać się w wybranym Okresie. Jeżeli po zmianie okresu data aktualności nie będzie zawierała się w wybranym okresie do zostanie automatycznie zmieniona. Odpowiednio modyfikacja Daty aktualności będzie wpływać na wyświetlany Okres.

Płace | Umowy

Lista zawiera wszystkie wypłaty z tytułu umów cywilnoprawnych zrealizowane w wybranym okresie. O umieszczeniu umowy na liście decyduje data jej wypłaty. Jeżeli dana wypłata, wypłaty rozliczają umowę w całości to dodatkowo umowa oznaczona zostanie symbolem W (Wypłacona). W przeciwnym przypadku opisana będzie literą N jako Niezapłacona.

194

Rys. 111 Lista umów

Przykład.

Umowa została zawarta w okresie 2002-04-05…20. Umowa płacona była w dwóch ratach. Pierwsza rata została zapłacona w dniu zakończenia umowy. Druga rata, rozliczająca całkowicie umowę została wypłacona w maju.

Na liście Płace | Umowy umowa będzie widoczna zarówno w kwietniu jak i w maju. O wyświetleniu umowy, a dokładnie rzecz biorąc wypłaty do umowy decyduje wyłącznie data wypłaty.

W opisywanym przykładzie wypłaty były dwie. Jedna w kwietniu, jedna w maju. Ponieważ druga rata powodowała całkowite wypłacenie umowy wyświetlany jest przy niej symbol W (Wypłacona).

Umowy zlecenia zawarte na czas nieokreślony (bez daty do) zawsze są oznaczone jako niespłacone.

Zawartość wyświetlanej listy może zostać ograniczona przy pomocy filtrów. Układ filtrów jest identyczny jak dla opcji Płace | Umowy z tą istotną różnicą, że w tym przypadku istotna jest data wypłaty umowy a nie czas jej trwania.

Filtry

Wydział. Lista zostanie ograniczona do umów, które związane zostały z

wybranym wydziałem. Z podwydziałami

Tak. Na liście zostaną umieszczone umowy związane z wybranym

wydziałem i jego wszystkimi podwydziałami.

Nie. Na liście zostaną umieszczone umowy realizowane wyłącznie w

wybranym wydziale. Filtr. Listę można zawężać ze względu na datę realizacji umowy,

wybierając odpowiednio: Wg okresu spłat, Spłacone, Nie spłacone, Spłacone i niezakończone.

Okres. Jeżeli we wskazanym okresie do danej umowy została realizowana

jakaś wypłata, to umowa zostanie wyświetlona na liście. Odpowiednie kwoty wyświetlone zostaną w kolumnach: Wartość, Do wypłaty (pozostało do wypłaty). Domyślnie okres podawany jest w formacie: data … data. Dopuszczalny jest również zapis:

195

Data … (np.: 2002-01-01…). Na liście zostaną umieszczeni

zleceniobiorcy realizujący umowy zawarte 1 stycznia 2002 roku i później

… Data (np.: …2001-12-31). Na liście zostaną umieszczeni

zleceniobiorcy realizujący umowy zawarte do 31 grudnia 2001 roku. Dotyczy to również zleceniobiorców, którzy kontynuowali wykonywanie tych umów po 31 grudnia 2001 roku

… (wszystko). Na liście zostaną umieszczeni wszyscy zleceniobiorcy,

bez względu na to kiedy zawarta była z nimi umowa. Data aktualności. W wybranym okresie dane zleceniobiorcy mogą być

wielokrotnie aktualizowane. Data aktualności wskazuje, z którego zapisu historycznego dane zostaną wyświetlone na ekranie. Data aktualności musi zawierać się w wybranym Okresie. Jeżeli po zmianie okresu data aktualności nie będzie zawierała się w wybranym okresie do zostanie automatycznie zmieniona. Odpowiednio modyfikacja Daty aktualności

będzie wpływać na wyświetlany Okres.

Wybierając umowę (Otwórz) uzyskujemy dostęp do:

Elementy, lista wypłaconych elementów umowy, składających się na analizowaną wypłatę

Wypłaty, lista zrealizowanych wypłat danej umowy Dodatki, lista wypłaconych dodatków do danej umowy, poniżej zrzut

ekranu:

Rys. 112 Umowa – lista wypłat

Płace | Elementy wypłaty

Lista zawiera wszystkie elementy wypłaty wchodzące w skład wynagrodzeń pracowników zrealizowanych w wybranym okresie (bez względu na ich źródło: etat,

196

umowa, …). O umieszczeniu elementu wypłaty na liście decyduje okres elementu bądź data jego wypłaty.

Wybierając dany element wypłaty (Otwórz) uzyskujemy możliwość podglądnięcia

następujących danych dotyczących wybranego elementu:

Ogólne, informacja o wypłaconym elemencie wynagrodzenia. W

szczególności z uwzględnieniem okresu , wartości oraz składników/parametrów danego elementu.

Składniki, składniki elementu wypłaty, główna wartość elementu oraz jego

pomniejszenia. Podatki, informacja o wysokości przychodu opodatkowanego i

nieopodatkowanego, przysługujących i odliczonych kosztach uzyskania przychodu oraz uldze podatkowej, odprowadzonej zaliczce podatku.

Składki, informacja o podstawach naliczania poszczególnych składek

ZUS i samych składkach z uwzględnieniem składek płaconych ze środków pracownika i pracodawcy (ubezpieczonego i płatnika składek).

Filtry

Wydział. Wyświetlone zostaną wszystkie elementy wypłat wybranego

wydziału. Z podwydziałami.

Tak. Na liście zostaną umieszczone wszystkie elementy wypłat

zawarte w wybranym wydziale i jego wszystkich podwydziałach.

Nie. Na liście zostaną umieszczone elementy wypłat zawarte

wyłącznie w wybranym wydziale. Rodzaj okresu. Listę można zawężać ze względu na okres za który

wypłacono element bądź okres wypłaty elementu, wybierając odpowiednio: wg okresu, wg daty wypłaty, wg miesiąca ZUS.

Okres. Wyświetlone zostaną wszystkie elementy wypłat w wybranym

okresie. Wg rodzaju źródła. Rodzaj źródła. Po zaznaczeniu na ‘Tak’ pola ‘Wg rodzaju źródła’ lista

może zostać zawężona ze względu na ‘Rodzaj źródła’: etat, nieobecność, umowa, akord, storno, dodatek, nadgodziny I, nadgodziny II, nadgodziny św., nocne, kurs, świadczenie, nagroda, kara, fund. poż. wpisowe, fund. poż. wycofanie, fund. poż. składka, pożyczka, pożyczka spłata, zaliczka, spłata zaliczki, zajęcie komornicze, odchyłki.

Definicja elementu. W zależności od wybranego ‘Rodzaju źródła’

uaktywnia się odpowiednia lista elementów do wyboru. Na przykład przy wyborze Rodzaju źródła: Etat, w filtrze ‘Definicja elementu’ podpowiada się lista elementów: Dochód deklarowany, Wynagrodzenie zasadnicze godzinowe, Wynagrodzenie zasadnicze miesięczne.

197

Płace | Wypłaty

Lista zawiera wszystkie wypłaty zrealizowane w wybranym okresie (bez względu na ich źródło: etat, umowa, …). O umieszczeniu wypłaty na liście decyduje wyłącznie jej data. W tym przypadku wypłata odpowiada paskowi wypłaty.

Wybierając wypłatę (Otwórz) uzyskujemy dostęp do wszystkich elementów

składających się na taką wypłatę. W przypadku wypłaty etatowej może to być na przykład wynagrodzenie zasadnicze, premia, dodatek za nadgodziny.

Formularz wypłaty etatowej zawierał będzie następujące informacje:

Ogólne, sumaryczna (dla wypłaty) informacja o wypłaconym

wynagrodzeniu. W szczególności z uwzględnieniem podziału na wynagrodzenie ze stosunku pracy i zasiłki (opodatkowane i nieopodatkowane)

Elementy, lista elementów wynagrodzenia składających się na

analizowaną wypłatę Zobowiązania, lista płatności do zrealizowania z danej wypłaty ( kwota i

termin zobowiązania) Podatki, sumaryczna (dla wypłaty) informacja o podstawie

opodatkowania, należnych i odliczonych: kosztach uzyskania i uldze podatkowej, naliczona zaliczka podatku i składka na ubezpieczenie zdrowotne

Składki, sumaryczna (dla wypłaty) informacja o podstawach naliczania

poszczególnych składek ZUS i samych składkach (z uwzględnieniem składek płaconych ze środków pracownika i pracodawcy (ubezpieczonego i płatnika składek)

Podstawy naliczania składek i poszczególne składki wyświetlane są również na zakładkach / formularzach oznaczonych odpowiednimi kodami tytułu ubezpieczenia (o liczbie tych zakładek program decyduje automatycznie, w trakcie naliczania wypłat). Więcej niż jedna zakładka pojawi się w sytuacji, gdy pracownik na przykład stanie się niepełnosprawny w trakcie miesiąca, za który naliczana była wypłata

Formularze wypłaty umowy, zaliczki, innej wypłaty będą nieznacznie zmodyfikowane w stosunku do arkusza wypłaty etatowej. Modyfikacje będą dotyczyły praktycznie wyłącznie wyglądu zakładki Ogólne i będą one uwzględniały specyfikę danego typu wypłaty. Na przykład w przypadku wypłaty z tytułu umowy zlecenia nie będzie wyświetlana informacja o wynagrodzeniu z tytułu pracy w nocy, czy w pracy w nadgodzinach. Pojawi się za to pozycja: Rozliczenie umowy (Numer umowy. Wartość brutto).

Filtry

Wydział. Wyświetlone zostaną wszystkie wypłaty wybranego wydziału

Z podwydziałami.

Tak. Na liście zostaną umieszczone wszystkie wypłaty zawarte w

wybranym wydziale i jego wszystkich podwydziałach.

Nie. Na liście zostaną umieszczone wypłaty zawarte wyłącznie w

wybranym wydziale.

198

Lista płac. Wyświetlana lista zostanie ograniczona do wypłat wybranej

listy płac Pracownik. Na liście pojawią się wszystkie wypłaty wybranego

pracownika Okres. Wyświetlone zostaną wszystkie wypłaty w wybranym okresie

(program automatycznie wyłączy filtrowanie wg Listy płac). Typ wypłaty. Lista może zostać zawężona ze względu na rodzaj wypłaty:

Etat, Umowy, Inne, Wszystkie.

Płace | Listy płac

Z jednej strony listę tworzą wszystkie listy płac zapisane w programie. Z drugiej strony lista jest miejscem tworzenia (definiowania, naliczania) nowych list płac.

Pełny proces tworzenia listy płac możemy podzielić na dwa etapy:

1. pierwszy etap definiowanie listy plac rozumianej dokument, w którym zapisane zostaną wypłaty dla poszczególnych pracowników, zleceniobiorców. To definicja, w której zapisane zostaną podstawowe warunki naliczania wypłat.

2. drugi etap to naliczanie wypłat zgodnie z przyjętymi warunkami.

Definiowanie listy płac

Nową listę płac wywołujemy przyciskiem: Nowy (Lista płac).

Bezpośrednio przed naliczeniem pierwszej wypłaty określamy podstawowe parametry listy płac, którymi są:

Definicja listy. Definicja listy służy rozróżnieniu wypłat ze względu na ich

źródło. Dzięki definicji wypłaty ze stosunku pracy drukowane są na liście wypłat etatowych. Wypłaty z funduszu bezosobowego drukowane są na liście wypłat z tytułu umów cywilnoprawnych.

W programie predefiniowane zostały następujące definicje list płac:

LPBO (Lista Płac – Bilans Otwarcia) - lista płac dla elementów wypłat importowanych z innych programów,

LPD (Lista Płac – Dochód deklarowany) - lista zarezerwowana dla rozliczeń z Właścicielami oraz Osobami z nimi współpracującymi,

LPE (Lista Płac – Etaty) - domyślnie wypłaty dla pracowników zatrudnionych na etacie,

LPI (Lista Płac – Inne) - wypłaty dla osób nie będących ani pracownikami ani zleceniobiorcami). Na liście mogą być umieszczane wyłącznie nieopodatkowane, nieoskładkowane elementy płac.

LPP – (Lista Płac – Pożyczki) – lista udzielonych (wypłaconych) pożyczek typu PKP, ZFM,

LPU (Lista Płac – Umowy) - domyślnie wypłaty dla zleceniobiorców,

LPZ – (Lista Płac – Zaliczki) - wypłacone zaliczki a konto wypłaty

199

Jeżeli zachodzi taka potrzeba użytkownik może zapisać w programie również własne definicje. Służy temu opcja konfiguracyjna programu: Narzędzia | Opcje | Kadry i Płace | Płace | Listy płac szczegółowa opisana w rozdziale poświęconym konfiguracji płac.

Reasumując. Jeżeli zamierzamy zrealizować wypłaty dla pracowników etatowych wybieramy LPE. Jeżeli zamierzamy zrealizować wypłaty dla zleceniobiorców wybieramy LPU.

Rys. 113 Konfiguracja listy płac

Wydział. Z definicji listy (LPE, LPU, …) wynika czy musi ona zostać

związana z wydziałem czy nie. Jeżeli tak, to konieczny będzie wybór wydziału. W ramach tworzonej listy płac realizowane będą wypłaty wyłącznie dla pracowników zatrudnionych we wskazanym dziale. Wypłaty nie będą naliczane dla pracowników zatrudnionych w podwydziałach. Jeżeli w definicji listy płac nie zostało zapisane jej przypisanie do wydziału to na formularzu pole Wydział pozostanie nieaktywne. W ramach

tworzonej listy płac realizowane będą wypłaty dla wszystkich pracowników bez względu na wydział w którym zostali zatrudnieni.

Data dokumentu ma znaczenie wyłącznie informacyjnie. Powinna

wskazywać datę przygotowania listy płac. Wprowadzona w tym miejscu data nie jest istotna z punktu widzenia dalszych obliczeń

200

Numer dokumentu. Wszystkie dokumenty przechowywane w programie

posiadają unikalny dla siebie numer. Numer ten jest automatycznie nadawany przez program na podstawie wprowadzonych danych. Składnia numeru listy płac jest następująca: Symbol definicja listy / Symbol wydziału / Rok wskazany datą wypłaty / Miesiąc wskazany datą wypłaty / Numer kolejny (do czasu zapisania listy ?).

Naliczanie. Wypłata naliczana może być na jeden z dwóch sposobów:

Z dołu – po przepracowaniu danego miesiąca

Z góry – przed przepracowaniem danego miesiąca. W takim przypadku nieobecności, które pojawią się w miesiącu za który wypłata została zrealizowana zostaną rozliczone z miesięcznym „opóźnieniem”.

Żeby wypłata danego elementu wynagrodzenia mogła zostać zrealizowana „z góry” muszą być spełnione jednocześnie dwa warunki:

Definicja elementu wynagrodzenia musi dopuszczać taką możliwość (Naliczanie: Płatna z góry)

Na liście płac zostanie zaznaczone, że jest ona liczona z góry.

Reasumując. Jeżeli jako sposób naliczania listy wybierzemy Z dołu to wszystkie

elementy wynagrodzenia zostaną naliczone właśnie w ten sposób.

Jeżeli jako sposób naliczania listy wybierzemy Z góry to elementy wynagrodzenia zdefiniowane jako płacone Z góry w ten właśnie sposób zostaną naliczone. Pozostałe elementy zostaną naliczone Z dołu, to jest z uwzględnieniem faktycznie przepracowanego

czasy.

W ten sposób wynagrodzenie zasadnicze (ta sama definicja elementu wynagrodzenia) w zależności od potrzeb (definicja listy płac) będzie płacone z góry bądź z dołu. Zasiłki zawsze będą płacone z dołu.

Data wypłaty. Wprowadzona data wypłaty decyduje o tym na jakiej

deklaracji – za jaki miesiąc – lista płac zostanie rozliczona (dotyczy zarówno deklaracji PIT jak i ZUS). Informacyjnie (kontrolnie) rok i miesiąc deklaracji wyświetlane są w polu: Deklaracja za.

Okres wypłaty decyduje o tym za jaki okres (od … do …) naliczone

zostanie wynagrodzenie. Domyślnie jako okres wypłaty proponowany jest miesiąc kalendarzowy wskazany datą wypłaty

Miesięcy wstecz. Wpisanie w polu Miesięcy wstecz wartości większej niż

0 (zero) spowoduje, że trakcie liczenia wypłat poza wskazanym okresem program ponownie przeliczy również wypłaty za wcześniejsze miesiące.

Przykład

Już po zrealizowaniu listopadowej wypłaty (za okres 1-30 listopada) pracownik dostarczył zwolnienie lekarskie za okres 24-30 listopada i tak też zostało ono wprowadzone do programu.

Realizujemy wypłatę za grudzień (okres 1-31 grudnia).

Jeżeli na liście płac pozostawimy Miesięcy wstecz = 0 to listopadowa

nieobecność pozostanie nierozliczona. Grudniowa wyplata jej „nie zobaczy”.

201

Jeżeli na liście płac ustawimy Miesięcy wstecz = 1 to przed naliczeniem

wypłaty za grudzień program ponownie („w pamięci”) naliczy wypłatę za listopad, nie ingerując oczywiście listopadową listę płac. Ze względu na wpisaną po listopadowej wypłacie nieobecność program wykryje różnicę pomiędzy pierwotnie naliczoną wypłatą a jej ponownym przeliczeniem. Powstała różnica zostanie automatycznie rozliczona w grudniowej wypłacie. W przypadku zwolnienia lekarskiego program:

wygeneruje odpowiednie pomniejszenie listopadowej wypłaty i odpowiednio z tego tytułu pomniejszy grudniową wypłatę.

Jednocześnie wygeneruje wynagrodzenie za czas choroby lub zasiłek rozliczy go również w grudniowej wypłacie.

Zgodnie z normalną procedurą wyliczone zostanie również wynagrodzenie za okres grudnia.

W opisany sposób zdefiniowaną listę płac akceptujemy poleceniem Zapisz i zamknij lub <Ctrl+S>

Naliczanie wypłat

Poleceniem Otwórz otwieramy wybraną z listy listę płac. Proces naliczania płac inicjowany jest poleceniem Nalicz wypłaty. Po jego zakończeniu:

na zakładce Wypłaty dostępna będzie lista pracowników i naliczonych dla

nich wypłat na zakładce Podatki wyliczona zostanie zbiorcza informacja o naliczonej

zaliczce podatku (w tym podstawa opodatkowania, koszty uzyskania, ulga podatkowa, pomniejszająca zaliczkę podatku składka na ubezpieczenie zdrowotne, zaliczka podatku przekazywana do urzędu skarbowego.

na zakładce Składki wyliczone zostaną podstawy naliczania

poszczególnych składek i same składki.

Naliczoną listę płac akceptujemy poleceniem Zapisz i zamknij. Dla zabezpieczenia

listy płac przed przypadkowymi zmianami zaznaczamy pole Zatwierdzona (pierwsza kolumna na liście list płac lub pole Zatwierdzona na zakładce Ogólne).

Zatwierdzenie listy płac jest równoznaczne z zatwierdzeniem wszystkich wypłat tworzących tą listę.

Anulowanie zatwierdzenia listy płac nie jest równoznaczne z anulowaniem zatwierdzenia poszczególnych wypłat. W tym przypadku jest to jedynie zezwolenie na ręczne cofnięcie zatwierdzenia wybranych wypłat.

Zakres informacji wyświetlanej na liście list płac może być modyfikowany przy pomocy filtrów.

202

Filtry

Wydział. Na liście pojawią się wszystkie wypłaty wybranego wydziału. Do

wyboru we filtrze są dostępne wydziały, które w konfiguracji systemu (Kadry i Płace | Kadry | Wydziały) na definicji wydziału mają zaznaczony parametr ‘Lista płac’ na TAK.

Z podwydziałami

Tak. Na liście zostaną umieszczone listy płac wybranego wydziału i

jego wszystkich podwydziałów.

Nie. Na liście zostaną umieszczone listy płac wyłącznie danego

wydziału. Indeks. Kryterium dobierania list płac do wyświetlenia ich na liście może

być:

Okres za jaki wypłata została naliczona. W tym przypadku nie jest istotna data wypłaty.

Data wypłaty. W tym przypadku nie jest istotne za jaki okres wypłata była liczona.

Wszystkie. Wyświetlane są wszystkie listy płac. Program automatycznie wyłącza wybrany wcześniej Okres.

Wg miesiąca ZUS. Na liście pojawią się listy przypisane do wybranego okresu ZUS.

Okres. W zależności od przyjętego kryterium (pole Indeks) na liście

pojawią się wszystkie listy płac:

Naliczone za wybrany okres czasu (Indeks: Wg okresu) lub

Wypłacone w wybranym okresie (Indeks: Wg daty wypłaty) Data aktualności. W wybranym okresie dane osób dla których

zrealizowane były wypłaty mogły być wielokrotnie aktualizowane. Data aktualności wskazuje, z którego zapisu historycznego dane zostaną wyświetlone na ekranie. Data aktualności musi zawierać się w wybranym Okresie. Jeżeli po zmianie okresu data aktualności nie będzie zawierała się w wybranym okresie do zostanie automatycznie zmieniona. Odpowiednio modyfikacja Daty aktualności będzie wpływać na wyświetlany Okres.

203

Deklaracje ZUS

Przesłanie deklaracji ZUS do Programu Płatnika wymaga wcześniejszego ich zapisania w pliku KEDU (Kolekcja Elektronicznych Dokumentów Ubezpieczeniowych). W tym samym pliku KEDU zapisywane mogą być zarówno deklaracje zgłoszeniowe jak i rozliczeniowe.

Przygotowaniu deklaracji rozliczeniowej wraz z załącznikami służy opcja DRA. Lista załączników do deklaracji DRA ustalana jest przez program automatycznie na podstawie zgromadzonych danych. W tym przypadku na etapie liczenia deklaracji nie jest wymagana żadna ingerencja użytkownika.

Deklaracje zgłoszeniowe ubezpieczonych i członków ich rodziny mogą być przygotowywane zarówno z poziomu opcji Zgłoszeniowe jak i z poziomu Pracownik | Deklaracje. W tym pierwszym przypadku dysponujemy listą ubezpieczonych.

KEDU

Przygotowanie pierwszej deklaracji zgłoszeniowej lub rozliczeniowej w danym miesiącu musi zostać poprzedzone stworzeniem odpowiedniego pliku KEDU.

Nowy plik KEDU tworzymy poleceniem: Deklaracje ZUS | KEDU: Nowy (KEDU). W wywołanym formularzy (zakładka Ogólne) wprowadzamy Datę z jaką plik zostanie zapamiętany w programie oraz Nazwę pod jaką zostanie w programie zapamiętany.

Zapis akceptujemy poleceniem: Zapisz i zamknij.

204

Rys. 114 Deklaracje ZUS – KEDU

Wprowadzona w tym miejscu data ma wyłącznie znaczenie informacyjne (porządkowe) i nie będzie w żaden sposób wpływała na zawartość pliku KEDU. Wprowadzona data formalnie powinna odpowiadać dacie przygotowania deklaracji.

Jeżeli w wybranym pliku KEDU zapisane zostały już dane, to na zakładce Pola

można je przeglądnąć. Z tego miejsca nie podlegają one jednak edycji.

Dane takie też mogą zostać wysłane do Programu Płatnika. Eksport danych inicjowany jest przyciskiem Eksport KEDU.

Do tego samego pliku KEDU dane dopisywane mogą być wielokrotnie pod warunkiem, że nie zostało zaznaczone pole Zatwierdzona. Zaznaczenie tego pola jest równoznaczne z zablokowaniem możliwości dodawania nowych informacji do pliku.

205

Do tego samego pliku KEDU dane dopisywane mogą być wielokrotnie pod warunkiem, że nie zostało zaznaczone pole Zatwierdzona. Zaznaczenie tego pola jest równoznaczne z zablokowaniem możliwości dodawania nowych informacji do pliku.

Plik KEDU powinien być zatwierdzany po przesłaniu danych do Programu Płatnika. W ten sposób eliminowana jest możliwość przypadkowych zmian w pliku. Daje to gwarancję zgodności danych przechowywanych w programie enova z danymi wysłanymi do Programu Płatnika.

Przechowywane w programie pliki KEDU gwarantują możliwość wielokrotnego przesyłania naliczonych deklaracji do Programu Płatnika bez konieczności ponownego ich naliczania. Dotyczy to w szczególności historycznych danych (deklaracji).

DRA

Proces przygotowania nowej deklaracji DRA inicjowany jest poleceniem Nowy (ZUS-DRA). Z dostępnej listy wybieramy plik KEDU, do którego naliczone dane zostaną dodane.

Listę tworzą wyłączne niezatwierdzone pliki KEDU.

Po zatwierdzeniu pliku KEDU przywołany na ekran zostanie formularz, w którym:

wyświetlona zostanie nazwa pliku KEDU (pole KEDU)

opcjonalnie wyświetlone zostaną dane właściciela, jeżeli deklaracja DRA jest dla niego przygotowywana indywidualnie. Decyduje o tym zapis w polu Indywidualna deklaracja DRA (Właściciele… Kadry | Właściciel).

Użytkownik uzupełnia pola:

Deklaracja za (miesiąc / rok). Na deklaracji zostaną uwzględnione

wszystkie wypłaty zrealizowane we wskazanym okresie. W tym przypadku istotna jest data wypłaty, a nie okres za jaki została ona naliczona.

Data. Wprowadzona Data zostanie wydrukowana na deklaracji jako data

wypełnienia deklaracji.

Uwaga.

Przygotowując deklarację za grudzień 2008 roku w polu Deklaracja za wpisujemy 12/2008 lub grudzień 2008

206

Rys. 115 Deklaracje ZUS - DRA

Pozostałe pola formularza zostaną automatycznie uzupełnione przez program po uruchomieniu funkcji Przelicz.

Termin przesyłania deklaracji i raportów zostanie zaproponowany na podstawie odpowiedniego zapisu w danych konfiguracyjnych programu (Konfiguracja … Kadry i Płace | Deklaracje ZUS). Zaproponowany przez program termin podlega edycji

użytkownika. Zgodnie z wytycznymi ZUS możliwy jest wybór:

dla deklaracji składanych do 5 dnia następnego miesiąca dla jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych w rozumieniu art. 18 ust. 1, art. 19 ust. 1 i art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych,

207

dla deklaracji składanych do 10 dnia następnego miesiąca dla osób fizycznych opłacających składkę wyłącznie za siebie,

dla deklaracji składanych do 15 dnia następnego miesiąca - dla pozostałych płatników.

dla deklaracji składanych do 15 dnia następnego miesiąca dla wspólników spółek cywilnych zatrudniających pracowników lub inne osoby oraz przez osoby opłacające składki wyłącznie za siebie objęte tylko ubezpieczeniem zdrowotnym, zgłoszone z kodem 2410

dla deklaracji raportów składanych za sędziów i prokuratorów, za których jest obowiązek opłacania składek na ubezpieczenia społeczne

Podobnie edycji podlegają:

Znak i numer decyzji pokontrolnej (o ile zachodzi taka potrzeba

uzupełniany zgodnie z wytycznymi ZUS) Liczba ubezpieczonych Liczba pracowników w przeliczeniu na pełny etat Data wypełnienia deklaracji.

208

Przy ustalaniu liczby osób zatrudnionych w przeliczeniu na pełny etat, dla celów stosowania art. 25 ust. 2 ustawy o rehabilitacji, należy uwzględniać tych pracowników oraz te osoby wykonujące pracę nakładczą, które w rozliczanym miesiącu kalendarzowym podlegały choć przez jeden dzień ubezpieczeniom społecznym z tytułu umowy o pracę lub umowy o pracę nakładczą.

W liczbie zatrudnionych w danym miesiącu kalendarzowym nie należy uwzględniać osób, które przez cały ten miesiąc (odpowiednio za cały ten miesiąc):

przebywały na urlopie bezpłatnym - w trakcie tego urlopu osoby te nie podlegają ubezpieczeniom społecznym,

przebywały na urlopie wychowawczym - w trakcie tego urlopu osoby te nie podlegają pracowniczym ubezpieczeniom społecznym, podlegają natomiast ubezpieczeniom społecznym osób przebywających na urlopie wychowawczym,

pobierały zasiłek macierzyński - w trakcie pobierania tego zasiłku osoby te nie podlegają pracowniczym ubezpieczeniom społecznym (odpowiednio ubezpieczeniom społecznym osób wykonujących pracę nakładczą), podlegają natomiast ubezpieczeniom społecznym osób pobierających zasiłek macierzyński,

nie świadczyły pracy w związku z odbywaniem zasadniczej lub zastępczej służby wojskowej - w trakcie tej służby osoby te nie podlegają pracowniczym ubezpieczeniom społecznym (odpowiednio ubezpieczeniom społecznym osób wykonujących pracę nakładczą), podlegają natomiast ubezpieczeniom społecznym osób odbywających zasadniczą lub zastępczą służbę wojskową.

W liczbie zatrudnionych należy jednak uwzględniać następujące osoby (również gdy są to osoby niepełnosprawne):

zatrudnione na podstawie umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego,

nieświadczące pracy w związku z pobieraniem zasiłków z ubezpieczenia chorobowego (z wyłączeniem zasiłku macierzyńskiego) lub świadczenia rehabilitacyjnego,

będące uczestnikami Ochotniczych Hufców Pracy, wykonujące pracę na podstawie umowy o pracę.

W liczbie ubezpieczonych uwzględnia się także osoby, które za okres nieświadczenia pracy w związku z niezdolnością do pracy lub sprawowaniem opieki nad chorym członkiem rodziny nie otrzymują zasiłków z ubezpieczeń społecznych (np. osoby, które nie nabyły prawa do zasiłku w okresie pierwszych 30 dni nieprzerwanego ubezpieczenia chorobowego, osoby pozbawione prawa do zasiłku z powodu wykonywania pracy zarobkowej w okresie orzeczonej niezdolności do pracy). .

209

Informacyjnie wyświetlane są (bez możliwości edycji):

Identyfikator deklaracji oraz Suma wyliczonych składek na:

Ubezpieczenia społeczne

Ubezpieczenia zdrowotne

Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

Po naliczeniu deklaracji na zakładkach dostępne są:

Załączniki. Lista przygotowanych załączników do deklaracji DRA. Zobowiązania. Lista płatności wynikająca z naliczonej deklaracji

Dane do Programu Płatnika wysyłamy poleceniem: Eksport. Przed wysłaniem

deklaracja DRA zapisana zostanie w zewnętrznym pliku tekstowym, w formacie narzuconym, przez program Płatnika.

Deklarację zapisujemy poleceniem: <CTRL+S> lub wykorzystując do tego celu przycisk Zapisz i zamknij. W tym drugim przypadku program automatycznie powróci do

wyświetlania uzupełnionej listy deklaracji.

Deklaracja DRA posiada weryfikator w postaci ostrzeżenia dla następujących pól pracowników: PESEL, nr paszportu (w przypadku osób zagranicznych) oraz ujemnych podstaw i składek ZUS. W sytuacji, gdy brakuje uzupełnionego pola PESEL, Nr paszportu lub występują ujemne podstawy i składki do ZUS program Płatnik zgłasza błąd uniemożliwiając przyjęcie takowej deklaracji.

Zgłoszeniowe

Naturalnym miejscem przygotowania deklaracji zgłoszeniowych jest Pracownik, opcja Deklaracje | Zgłoszeniowe ZUS.

Opcja Deklaracje ZUS | Zgłoszeniowe przeznaczona jest głównie do przeglądania

przygotowanych wcześniej deklaracji. Możliwe jest również przygotowanie nowych deklaracji zgłoszeniowych. Musi być ono jednak poprzedzone:

Rys. 116 Deklaracje ZUS - wybór ubezpieczonego

210

Wybraniem z listy pracownika, dla którego przygotowywana będzie deklaracja

Wybraniem typu przygotowywanej deklaracji: ZUA, ZCNA, ZWUA lub ZZA. Wskazaniem pliku KEDU, do którego dane zostaną dopisane.

Po zatwierdzeniu pliku KEDU na ekranie pojawi się formularz, w którym:

wyświetlona zostanie nazwa pliku KEDU (pole KEDU)

użytkownik może skorygować zaproponowaną na podstawie daty systemowej datę ostatniej modyfikacji pliku KEDU, pole Data.

Pozostałe pola formularza są zależne od rodzaju deklaracji zgłoszeniowej

Niezależnie od przygotowywanej deklaracji:

dane w pliku KEDU zapisywane są poleceniem OK, a następnie Zapisz i zamknij (lub <CTRL+S> Zapisz).

dane do Programu Płatnika eksportowane są poleceniem Eksport KEDU.

Eksport danych do Programu Płatnika jest zawsze poprzedzany zapisaniem eksportowanych danych w zewnętrznym pliku KEDU. Jest zapis niezależny od zapisu KEDU w bazie danych.

Zapis danych w zewnętrznym pliku KEDU podyktowany jest wyłącznie wymaganiami Programu Płatnika.

Poleceniem Nowy dodawana jest aktualnie wyfiltrowana deklaracja. Takie rozwiązanie gwarantuje, że nowo dodana deklaracja zawsze widoczna będzie na liście.

Dodawanie na przykład deklaracji ZUA w sytuacji gdy na liście wyświetlane są wyłącznie deklaracje ZCNA mogło by sugerować, że deklaracje w momencie zatwierdzenia giną w programie (nie pojawiają się na liście).

Deklaracje ZUA, ZWUA, ZZA, ZCNA posiadają weryfikatory w postaci ostrzeżeń. Weryfikatory sprawdzają, czy zostały uzupełnione takie pola jak PESEL, paszport czy tytuł ubezpieczenia. Dodatkowo do powyżej wymienionych deklaracji zostały dodane wydruki na których kontrolowane są te same informacje co przy weryfikatorach.

Deklaracja ZUA

Deklaracja ZUA może służyć zgłoszeniu do ubezpieczeń społecznych i do ubezpieczenia zdrowotnego lub zgłoszeniu zmiany / korekty danych osoby ubezpieczonej.

Jeżeli deklaracja ZUA służy zgłoszeniu zmiany / korekty danych osoby ubezpieczonej (z wyjątkiem zmiany danych identyfikacyjnych, którą należy zgłosić na formularzu ZUS ZIUA) w polu Zgłoszenie korekty … wpisujemy:

211

1 - w przypadku zgłoszenia zmiany danych osoby ubezpieczonej,

2 - w przypadku zgłoszenia korekty danych osoby ubezpieczonej.

Zmiana występuje wtedy, gdy pewne dane uległy zmianie, w stosunku do danych

wykazanych we wcześniej złożonym zgłoszeniu, np. zmiana miejsca zamieszkania.

Korekta występuje wtedy, gdy poprawiamy, usuwamy błędy w danych, które

popełniliśmy we wcześniej złożonym zgłoszeniu np. nieprawidłowo zostało podane miejsce zamieszkania.

Jeżeli zawartość pola Zgłoszenie korekty nie została zmieniona (pozostało zero) to po uruchomieniu funkcji Przelicz program automatycznie, na podstawie odnotowanych danych ubezpieczeniowych (Pracownik | Etat | Ubezpieczenia) zaznaczy cel złożenia

deklaracji:

zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych i do ubezpieczenia zdrowotnego

lub

zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych

oraz zaproponuje Datę wypełnienia deklaracji.

Deklaracja ZZA

Deklaracja ZZA może służyć zgłoszeniu do ubezpieczenia zdrowotnego lub zgłoszeniu zmiany / korekty danych osoby ubezpieczonej.

Jeżeli deklaracja ZZA służy zgłoszeniu zmiany / korekty danych osoby ubezpieczonej (z wyjątkiem zmiany danych identyfikacyjnych, którą należy zgłosić na formularzu ZUS ZIUA) w polu Zgłoszenie korekty … wpisujemy:

1 - w przypadku zgłoszenia zmiany danych osoby ubezpieczonej,

2 - w przypadku zgłoszenia korekty danych osoby ubezpieczonej.

Jeżeli zawartość pola Zgłoszenie korekty nie została zmieniona (pozostało zero) to po uruchomieniu funkcji Przelicz program automatycznie, na podstawie odnotowanych danych ubezpieczeniowych (Pracownik | Etat | Ubezpieczenia) zaznaczy cel złożenia

deklaracji:

zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego

oraz zaproponuje Datę wypełnienia deklaracji.

Deklaracja ZIUA

Deklarację ZUS ZIUA wypełnia się dla osób zgłoszonych na formularzu ZUS ZUA lub ZUS ZZA, w przypadku gdy uległy zmianie lub wymagają korekty dane identyfikacyjne, podane w dziale III formularza ZUS ZUA - zgłoszenie do ubezpieczeń / zgłoszenie zmiany danych osoby ubezpieczonej lub ZUS ZZA - zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego / zgłoszenie zmiany danych.

Jeżeli zawartość pola Zgłoszenie korekty nie została zmieniona (pozostało zero) to po uruchomieniu funkcji Przelicz program proponuje: 1 – zgłoszenia zmiany danych osoby

ubezpieczonej.

Jeżeli historię danych pracownika tworzy więcej niż jeden zapis historyczny, to dane z poprzedniego zapisu historycznego (względem daty przygotowania deklaracji) zapisywane

212

są w sekcji Poprzednie dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej. Są to: numery

PESEL. Nazwisko. Imię. Data urodzenia. Rodzaj, seria i numer dokumentu tożsamości.

Deklaracja ZWUA

Deklarację ZUS ZWUA należy wypełnić w celu:

wyrejestrowania z ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, wyrejestrowania z ubezpieczeń społecznych, wyrejestrowania z ubezpieczenia zdrowotnego, zgłoszenia korekty danych o wyrejestrowaniu z ubezpieczeń społecznych /

ubezpieczenia zdrowotnego.

Jeżeli nie zostało zaznaczone: Zgłoszenia korekty danych o wyrejestrowaniu z ubezpieczeń społecznych / ubezpieczenia zdrowotnego, to po uruchomieniu funkcji Przelicz program automatycznie, na podstawie odnotowanych danych ubezpieczeniowych (Pracownik | Etat | Wyrejestrowanie) zaznaczy cel złożenia deklaracji oraz zaproponuje Datę wypełnienia deklaracji.

Deklaracja ZCNA

Deklaracja ZUS ZCNA przeznaczona jest do:

zgłoszenia danych o członkach rodziny dla celów ubezpieczenia zdrowotnego,

zgłoszenia utraty uprawnień do ubezpieczenia zdrowotnego przez członka rodziny.

Jeżeli wśród członków rodziny wybranego pracownika znajdują się osoby, dla których powinna zostać przygotowana deklaracja ZCNA to po uruchomieniu funkcji Przelicz ich nazwiska automatycznie pojawią się na wyświetlanej na formularzu liście Zgłaszane osoby.

Deklaracja ZCZA

Obecnie deklaracja ZCZA nie jest obowiązującym formularzem, została zastąpiona przez ZCNA.

Niezależnie od przygotowywanej deklaracji:

- dane w pliku KEDU zapisywane są poleceniem OK, a następnie Zapisz i zamknij (lub <Ctrl+S> Zapisz).

- dane do Programu Płatnika eksportowane są poleceniem Eksport KEDU.

Do tego samego pliku KEDU dane mogą być dopisywane sukcesywnie. Nie jest przeszkodą w dodawaniu do tego samego KEDU zamknięcie programu i ponowne jego uruchomienie nawet kilka dni później.

213

Różnica w przygotowaniu deklaracji z poziomu pracownika i z poziomu opcji Deklaracje ZUS dotyczy wyłącznie procesu wyszukania ubezpieczonego. Przygotowując deklarację z poziomu pracownika ten krok jest zbędny – ubezpieczony jest znany (wybrany)

Przygotowanie deklaracji zgłoszeniowej z poziomu Deklaracje ZUS | Zgłoszeniowe wymaga w pierwszej kolejności wybrania ubezpieczonego z dostępnej listy.

Informacje RMUA

Informacje RMUA możemy przygotować na liście Deklaracje ZUS | Informacje RMUA

wybierając przycisk , będąc bezpośrednio na kartotece pracownika pod folderem Deklaracje | Informacje RMUA lub zbiorczo dla grupy pracowników używając Czynności | Deklaracje ZUS | Przygotuj RMUA dostępnej na

liście pracowników w kadrach.

Zbiorczo przygotowane deklaracje możemy przeglądać na liście Deklaracje ZUS | Informacje RMUA przy użyciu dostępnych filtrów:

Pracownik – jest możliwość zawężenia wyświetlanych danych w obrębie

wskazanego pracownika lub Interesującego nas Okresu.

Rys. 117 Deklaracje ZUS | Informacje RMUA

Deklaracje PIT

Ze względu na zakres zgromadzonej informacji deklaracje PIT możemy podzielić na deklaracje drukowane:

dla firmy, dla pracownika.

Deklaracje PIT-4R i PIT-8AR drukowane są „dla” firmy. Dane o urzędzie skarbowym, dla którego przygotowywana jest deklaracja odczytywane są z danych konfiguracyjnych firmy (Narzędzia | Opcje | Urzędy).

214

W przypadku deklaracji PIT-8C, PIT-11, PIT-8S, PIT-40, PIT-R oraz IFT-1 informacja ta odczytywana jest z danych pracownika: Pracownik | Kadry | Dane podatkowe.

Deklaracja PIT-4R

Nową deklarację PIT-4R dodajemy poleceniem: Nowy (PIT-4R). PIT- 4R jest

deklaracją roczną, aby prawidłowo została wypełniona należy naliczyć deklarację PIT-4R po kolei za 12 miesięcy. Deklaracja za miesiąc grudzień jest deklaracją, która zbiera kwoty z 12 miesięcy, można to zobaczyć na wydruku tej deklaracji.

Dane o urzędzie skarbowym odczytywane są z konfiguracji programu (Narzędzia | Opcje | Firma | Urzędy).

Pozostałe pola dotyczące naliczonej zaliczki podatku są automatycznie uzupełniane przez program po wywołaniu funkcji Przelicz. Naliczone wartości nie podlegają edycji z

poziomu formularza (możliwy jest wyłącznie ich podgląd), bądź modyfikacja kwot przed wydrukiem, która nie zostanie zapisana na deklaracji.

Na podstawie danych wprowadzonych w konfiguracji (Narzędzia | Opcje | Kadry i Płace | Deklaracje | PIT) zaproponuje imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za naliczenie podatku. Przed zapisaniem deklaracji do bazy danych dane osoby sporządzającej deklaracje mogą być dowolnie modyfikowane.

Na podstawie wpisanej uprzednio daty dokumentu zaproponowana zostanie Data wypełnienia deklaracji (z możliwością zmiany).

Deklarację zapisujemy poleceniem: <Ctrl+S> lub wykorzystując do tego celu przycisk Zapisz i zamknij. W tym drugim przypadku program automatycznie powróci do

wyświetlania uzupełnionej listy deklaracji.

Wydruk naliczonej deklaracji dostępny jest z poziomu formularza, Plik | Drukuj … .

Deklaracja PIT-8AR

Nową deklarację PIT-8AR dodajemy poleceniem: Nowy (PIT-8AR). W wywołanym formularza w pierwszej kolejności wprowadzamy Okres (miesiąc / rok), którego dotyczyć

ma deklaracja. O wliczeniu umów na deklarację decyduje data ich wypłaty (okres deklaracji).

Na deklaracji PIT-8AR wykazywane są dochody zarówno podatników podlegających nieograniczonemu jak i ograniczonemu obowiązkowi podatkowemu (PIT-8AR, pozycja 8.Należności wypłacane osobom zagranicznym, wymienione w art. 29 ustawy)

Właściwym miejscowo urzędem skarbowym dla podatników podlegających ograniczonemu obowiązkowi podatkowemu (między innymi osoby fizyczne , „zagraniczne” nie mające w Polsce miejsca zamieszkania) jest urząd skarbowy właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych określony w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 12 stycznia 1999 r. w sprawie właściwości miejscowej organów podatkowych w sprawach niektórych zobowiązań podatkowych oraz w sprawach nadpłaty podatków pobieranych przez płatników (Dz. U. Nr 6, poz. 38).

W związku z powyższym jeżeli w firmie zatrudnione są osoby zagraniczne i urząd skarbowy firmy przypisany jej ze względu miejsce prowadzenia działalności nie jest

215

urzędem skarbowym właściwym w sprawach opodatkowania osób zagranicznych to może pojawić się konieczność wydrukowania dwóch różnych deklaracji PIT-8AR.

W takim przypadku zaznaczając:

Osoby krajowe Osoby zagraniczne

użytkownik zdecyduje, która deklaracja zostanie przygotowana.

W przypadku gdy urząd skarbowy właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych jest jednocześnie właściwym miejscowo urzędem skarbowym firmy opisana powyżej możliwość wyboru nie istnieje. W takim przypadku drukowana zawsze jest tylko jedna deklaracja PIT-8AR.

Następnie akceptujemy datę przygotowania deklaracji traktowanej jako dokument ewidencjonowany w programie..

Na podstawie wprowadzonego okresu program proponuje nadanie deklaracji (dokumentowi) numeru porządkowego. Numer budowany jest według zasady: PIT8AR/rok deklaracja/miesiąc deklaracji/numer kolejny. Numer kolejny nadawana jest automatycznie po naliczeniu deklaracji. Numeracja jest ciągła w obrębie miesiąca. Do czasu przeliczenia deklaracji zamiast numeru kolejnego wyświetlany jest znak zapytania („?”).

Dane o urzędzie skarbowym odczytywane są z konfiguracji programu (Narzędzia | Opcje | Firma | Urzędy). Bezpośrednio na formularzu nie podlegają edycji.

Pozostałe pola dotyczące naliczonego podatku są automatycznie uzupełniane przez program po wywołaniu funkcji Przelicz. Naliczone wartości nie podlegają edycji z poziomu

formularza (możliwy jest wyłącznie ich podgląd), a są to:

Łączny zryczałtowany podatek dochodowy Kwota potrąconego wynagrodzenia z tytułu terminowego wpłacenia

podatku dochodowego (o ile w konfiguracji programu: Narzędzia | Opcje | Kadry i Płace | Deklaracje | PIT został wprowadzony odpowiedni procent wynagrodzenia i zaznaczone zostało pole Naliczać wynagrodzenie …)

Kwota do wpłaty do urzędu skarbowego.

Na podstawie danych wprowadzonych w konfiguracji (Narzędzia | Opcje | Kadry i Płace | Deklaracje | PIT) zaproponuje imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za

naliczenie podatku. Przed zapisaniem deklaracji do bazy danych dane osoby sporządzającej deklaracje mogą być dowolnie modyfikowane)

Na podstawie wpisanej uprzednio daty dokumentu zaproponowana zostanie Data wypełnienia deklaracji (z możliwością zmiany).

Deklarację zapisujemy poleceniem: <Ctrl+S> lub wykorzystując do tego celu przycisk Zapisz i zamknij. W tym drugim przypadku program automatycznie powróci do

wyświetlania uzupełnionej listy deklaracji.

Deklaracja IFT-1, IFT-1R

Informacja o wysokości przychodu uzyskanego przez osoby fizyczne niemające w Polsce miejsca zamieszkania. Deklarację składa płatnik zryczałtowanego podatku dochodowego od osób fizycznych zobowiązany do sporządzenia i przekazania informacji na podstawie art. 42 ust.6 ustawy o PIT. Deklarację IFT-1 sporządza się na wniosek

216

podatnika ( w terminie 14 dni od złożenia wniosku), natomiast IFT-1R sporządza się za

cały rok podatkowy.

Do prawidłowego utworzenia deklaracji, należy uzupełnić dane podatnika na zakładce Kadry | Pracownik | Kadry | Inne dane określając obywatelstwo oraz wpisując numer identyfikacji podatkowej, uzyskany w państwie, w którym podatnik ma miejsce zamieszkania. W przypadku braku takiego numeru, należy podać numer posiadanego dokumentu stwierdzającego tożsamość uzyskany w tym państwie.

Nową deklarację IFT-1/IFT-1R dodajemy poleceniem: Nowy (IFT-1/IFT-1R). Naliczenie

deklaracji IFT-1/IFT-1R musi zostać poprzedzone wyborem osoby, dla której deklaracja będzie drukowana (wybór z zaproponowanej przez program listy).

W wywołanym formularzu w pierwszej kolejności wprowadzamy Okres (miesiąc / rok),

którego dotyczyć ma deklaracja. O wliczeniu umów na deklarację decyduje data ich wypłaty (okres deklaracji).

Dane o urzędzie skarbowym odczytywane są z konfiguracji programu (Narzędzia | Opcje | Firma | Urzędy). Bezpośrednio na formularzu nie podlegają edycji.

Dane identyfikacyjne podatnika są automatycznie uzupełniane przez program po wywołaniu funkcji Przelicz.

W informacjach dodatkowych, jeżeli deklaracja jest sporządzana na wniosek

podatnika, uzupełnia się datę złożenia wniosku.

Na podstawie danych wprowadzonych w konfiguracji (Narzędzia | Opcje | Kadry i Płace | Deklaracje | PIT) program zaproponuje imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za naliczenie podatku. Przed zapisaniem deklaracji do bazy danych dane osoby sporządzającej deklaracje mogą być dowolnie modyfikowane).

Na podstawie wpisanej uprzednio daty dokumentu zaproponowana zostanie Data wypełnienia deklaracji (z możliwością zmiany).

Po przeliczeniu deklaracji, w zakładce Pola, pojawią się do podejrzenia wartości, które

zostanę wydrukowane na deklaracji.

Deklarację zapisujemy poleceniem: <CTRL+S> lub wykorzystując do tego celu przycisk Zapisz i zamknij. W tym drugim przypadku program automatycznie powróci do

wyświetlania uzupełnionej listy deklaracji.

Wydruk naliczonej deklaracji dostępny jest z poziomu formularza, Plik | Drukuj … .

Deklaracja PIT- 8C

Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne wypłacające należności lub wykonujące na rzecz podatników świadczenia niepieniężne, od których nie ma obowiązku poboru podatku lub zaliczek na ten podatek, muszą przygotować i przekazać podatnikom oraz urzędom skarbowym PIT-8C. Nie muszą być płatnikami podatku. Wystarczy, że wypłacają podatnikom kwoty pieniężne lub realizują inne należności z określonych tytułów ( np. zasiłki chorobowe zleceniobiorców, nagrody rzeczowe).Na deklaracji PIT -8C wykazuje się również informację o wysokości wypłaconego uczniom lub studentom stypendium, które wypełniają płatnicy stypendiów, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt. 40b ustawy o PIT.

217

Nową deklarację PIT-8C dodajemy poleceniem: Nowy (PIT-8C). Naliczenie deklaracji

PIT-8C musi zostać poprzedzone wyborem osoby, dla której deklaracja będzie drukowana (wybór z zaproponowanej przez program listy).

W wywołanym, po zaakceptowaniu osoby, formularza w pierwszej kolejności wprowadzamy Okres ( rok), którego dotyczyć ma deklaracja. O wliczeniu należności lub

świadczeń zaliczanych do tzw. przychodów z innych źródeł ( art. 20 ust. 1 ustawy o PIT ) na deklarację decyduje data ich wypłaty (okres deklaracji).

Następnie akceptujemy datę przygotowania deklaracji traktowanej jako dokument ewidencjonowany w programie.

Na podstawie wprowadzonego okresu program proponuje nadanie deklaracji (dokumentowi) numeru porządkowego. Numer budowany jest według zasady: PIT8C/rok deklaracji/miesiąc deklaracji/numer kolejny. Numer kolejny nadawany jest automatycznie po naliczeniu deklaracji. Numeracja jest ciągła w obrębie miesiąca. Do czasu przeliczenia deklaracji zamiast numeru kolejnego wyświetlany jest znak zapytania („?”).

Dane o urzędzie skarbowym odczytywane są z danych o pracowniku (Pracownik | Kadry | dane podatkowe). Bezpośrednio na formularzu nie podlegają edycji.

Pozostałe pola dotyczące informacji o wysokości osiągniętych przychodów, o których mowa w art. 20 ust. 1 ustawy o PIT, są automatycznie uzupełniane przez program po wywołaniu funkcji Przelicz. Naliczone wartości nie podlegają edycji z poziomu formularza

(możliwy jest wyłącznie ich podgląd, a są to:

Kwoty i rodzaje wypłaconych należności i świadczeń.

Zakładka Dodatkowe

Na podstawie danych wprowadzonych w konfiguracji (Narzędzia | Opcje | Kadry i Płace | Deklaracje | PIT) zaproponuje imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za naliczenie podatku. Przed zapisaniem deklaracji do bazy danych dane osoby sporządzającej deklaracje mogą być dowolnie modyfikowane).

Zakładka Pola

Po przeliczeniu deklaracji, w zakładce Pola pojawią się wartości do podejrzenia, które zostaną wydrukowane na deklaracji.

Na podstawie wpisanej uprzednio daty dokumentu zaproponowana zostanie Data wypełnienia deklaracji (z możliwością zmiany).

Deklarację zapisujemy poleceniem: <Ctrl+S> lub wykorzystując do tego celu przycisk Zapisz i zamknij. W tym drugim przypadku program automatycznie powróci do

wyświetlania uzupełnionej listy deklaracji.

Wydruk naliczonej deklaracji dostępny jest z poziomu formularza, Plik | Drukuj … .

Do poprawnego sporządzenia deklaracji PIT-8C, elementy wynagrodzenia wymagają dodatkowej konfiguracji.

218

Deklaracja PIT-11

Nową deklarację PIT-11 dodajemy poleceniem: Nowy (PIT-11). Naliczenie deklaracji

PIT-11 musi zostać poprzedzone wyborem pracownika, dla którego deklaracja będzie drukowana (wybór z zaproponowanej przez program listy).

W wywołanym, po zaakceptowaniu zleceniobiorcy, formularza w pierwszej kolejności wprowadzamy Okres ( rok), którego dotyczyć ma deklaracja.

Okres zapisywany jest formacie: rok-miesiąc-dzień…rok-miesiąc-dzień.

O wliczeniu umów na deklarację decyduje data ich wypłaty (okres deklaracji).

Następnie akceptujemy datę przygotowania deklaracji traktowanej jako dokument ewidencjonowany w programie..

Na podstawie wprowadzonego okresu program proponuje nadanie deklaracji (dokumentowi) numeru porządkowego. Numer budowany jest według zasady: PIT11/rok deklaracja/miesiąc deklaracji/numer kolejny. Numer kolejny nadawana jest automatycznie

po naliczeniu deklaracji. Numeracja jest ciągła w obrębie miesiąca. Do czasu przeliczenia deklaracji zamiast numeru kolejnego wyświetlany jest znak zapytania („?”).

Dane o urzędzie skarbowym odczytywane są z danych o pracowniku (Pracownik | Kadry | dane podatkowe). Bezpośrednio na formularzu nie podlegają edycji

Pozostałe pola dotyczące naliczonego podatku są automatycznie uzupełniane przez program po wywołaniu funkcji Przelicz. Naliczone wartości nie podlegają edycji z poziomu

formularza, możliwy jest wyłącznie ich podgląd, a są to:

Dochody oraz pobrane zaliczki:

Przychód

Koszty uzyskania przychodów

Dochód

Zaliczka pobrana przez płatnika Pobrane składki:

Składki na ubezpieczenia społeczne potrącone w roku podatkowym przez płatnika

Składki na ubezpieczenie zdrowotne pobrane i odliczone w roku podatkowym przez płatnika.

Zakładka Dodatkowe

Jeżeli do drukowanej deklaracji dołączony zostanie PIT-R zaznaczamy odpowiednie pole.

Na podstawie danych wprowadzonych w konfiguracji (Narzędzia | Opcje | Kadry i Płace | Deklaracje | PIT) zaproponuje imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za

naliczenie podatku. Przed zapisaniem deklaracji do bazy danych dane osoby sporządzającej deklaracje mogą być dowolnie modyfikowane)

Na podstawie wpisanej uprzednio daty dokumentu zaproponowana zostanie Data wypełnienia deklaracji (z możliwością zmiany).

Deklarację zapisujemy poleceniem: <Ctrl+S> lub wykorzystując do tego celu przycisk Zapisz i zamknij. W tym drugim przypadku program automatycznie powróci do

wyświetlania uzupełnionej listy deklaracji.

219

Wydruk naliczonej deklaracji dostępny jest z poziomu formularza, Plik | Drukuj … .

Dodatkowo będąc na liście Deklaracje PIT | PIT-11 mamy możliwość skorzystać z

wydruku ‘Zestawienie pracowników według urzędów skarbowych’, który obrazuje przypisanie urzędu skarbowego do danego pracownika.

Deklaracja PIT- 40

Przed utworzeniem PIT-40, należy zaznaczyć dodatkowe informacje dla PIT-40.

Z poziomu Pracownika, na zakładce Kadry/Deklaracje/Informacje dla PIT-40 należy zaznaczyć: Naliczaj deklarację PIT-40 ( poprzez wybór: Tak/Nie).

Nową deklarację PIT-40 dodajemy poleceniem: Nowy (PIT-40). Naliczenie deklaracji

PIT-40 musi zostać poprzedzone wyborem pracownika, dla którego deklaracja będzie drukowana (wybór z zaproponowanej przez program listy).

W wywołanym, po zaakceptowaniu pracownika, formularzu pojawiają się zakładki :

Ogólne:

w pierwszej kolejności wprowadzamy Okres ( rok), którego dotyczyć ma deklaracja.

O wliczeniu umów na deklarację decyduje data ich wypłaty (okres deklaracji).

Następnie akceptujemy datę przygotowania deklaracji traktowanej jako dokument ewidencjonowany w programie.

Na podstawie wprowadzonego okresu program proponuje nadanie deklaracji (dokumentowi) numeru porządkowego. Numer budowany jest według zasady: PIT40/rok deklaracji/miesiąc deklaracji/numer kolejny. Numer kolejny nadawany jest automatycznie po naliczeniu deklaracji. Numeracja jest ciągła w obrębie miesiąca. Do czasu przeliczenia deklaracji zamiast numeru kolejnego wyświetlany jest znak zapytania („?”).

Dane o urzędzie skarbowym odczytywane są z danych o pracowniku (Pracownik | Kadry | dane podatkowe). Bezpośrednio na formularzu nie podlegają edycji.

Pozostałe pola dotyczące naliczonego podatku są automatycznie uzupełniane przez program po wywołaniu funkcji Przelicz. Naliczone wartości nie podlegają edycji z poziomu

formularza (możliwy jest wyłącznie ich podgląd, a są to:

Dochody oraz pobrane zaliczki:

Przychód

Koszty uzyskania przychodów

Dochód

Zaliczka pobrana przez płatnika Podatek należny

Podatek należny

Różnica między podatkiem należnym a sumą zaliczek pobranych przez płatnika – do zapłaty

Różnica między podatkiem sumą zaliczek pobranych przez płatnika a podatkiem należnych - nadpłata

Zakładka Obliczenia:

Odliczenia od dochodu ( zgodnie z art. 37 ust. 1a ustawy o PIT). Program automatycznie wypełnia składki na ubezpieczenia społeczne potrącone w roku podatkowym przez płatnika, wypełniającego PIT-40. Ujmujemy tam również składki zagraniczne ( zapłacone

220

za granicą ), które spełniają wymogi formalne niezbędne do odliczenia w polskim PIT rocznym, a zostały potrącone przez płatnika wypełniającego PIT-40 albo zapłacone ze środków podatnika. W pozycji nr 71 mogą być wpisane pozostałe odliczenia od dochodu, z których podatnik może skorzystać w PIT-40. W roku 2008 mogła to być ulga prorodzinna, a w PIT-40 za 2009 nie istnieją inne odliczenia, które można by wpisać w tej pozycji.

Obliczenie podatku

Program wylicza automatycznie podstawę podatku oraz podatek, zgodnie z art. 27 ustawy. W pozycji nr 75 należy ująć doliczenie do podatku otrzymany za pośrednictwem płatnika wystawiającego PIT-40 zwrot uprzednio zapłaconej i odliczonej składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Obliczenia od podatku ( zgodnie z art. 37 ust. 1a ustawy o PIT)

Składki na ubezpieczenie zdrowotne pobrane i odliczone w roku podatkowym przez płatnika wylicza automatycznie program. W pozycji 78 ujmuje się składki zagraniczne ( zapłacone za granicą), które spełniają wymogi formalne niezbędne do odliczenia w polskim PIT rocznym, zgodnie art. 27b ust. 1 pkt. 2 ustawy o PIT. Pozycje nr 80 i 81 obejmują rodzaj i kwotę innych odliczeń, które płatnik może ująć w PIT-40 ( w PIT-40 za rok 2009, takich odliczeń nie ma).

Zakładka Dodatkowe

Jeżeli do drukowanej deklaracji dołączony zostanie PIT-R lub NIP-3 zaznaczamy odpowiednie pole.

Na podstawie danych wprowadzonych w konfiguracji (Narzędzia | Opcje | Kadry i Płace | Deklaracje | PIT) zaproponuje imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za

naliczenie podatku. Przed zapisaniem deklaracji do bazy danych dane osoby sporządzającej deklaracje mogą być dowolnie modyfikowane.

Na podstawie wpisanej uprzednio daty dokumentu zaproponowana zostanie Data wypełnienia deklaracji (z możliwością zmiany).

Zakładka Pola

Po przeliczeniu deklaracji, w zakładce Pola pojawią się wartości do podejrzenia, które zostaną wydrukowane na deklaracji.

Deklarację zapisujemy poleceniem: <Ctrl+S> lub wykorzystując do tego celu przycisk Zapisz i zamknij. W tym drugim przypadku program automatycznie powróci do

wyświetlania uzupełnionej listy deklaracji.

Wydruk naliczonej deklaracji dostępny jest z poziomu formularza, Plik | Drukuj … .

Deklaracja PIT- R

Informacja o wypłaconych podatnikowi kwotach z tytułu pełnienia obowiązków społecznych i obywatelskich.

Nową deklarację PIT-R dodajemy poleceniem: Nowy (PIT-R). Naliczenie deklaracji

PIT-R musi zostać poprzedzone wyborem pracownika, dla którego deklaracja będzie drukowana (wybór z zaproponowanej przez program listy).

221

W wywołanym, po zaakceptowaniu zleceniobiorcy, formularza w pierwszej kolejności wprowadzamy Okres ( rok), którego dotyczyć ma deklaracja.

Okres zapisywany jest formacie: rok-miesiąc-dzień…rok-miesiąc-dzień.

O wliczeniu umów na deklarację decyduje data ich wypłaty (okres deklaracji).

Dane o urzędzie skarbowym odczytywane są z danych o pracowniku (Pracownik | Kadry | dane podatkowe). Bezpośrednio na formularzu nie podlegają edycji.

Pozostałe pola dotyczące informacji o kwotach wypłaconych podatnikowi są automatycznie uzupełniane przez program po wywołaniu funkcji Przelicz. Naliczone

wartości nie podlegają edycji z poziomu formularza (możliwy jest wyłącznie ich podgląd, a są to:

Kwota wypłacona Kwota wolna od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt. 16

lit.b ustawy Kwota wolna od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt. 17

ustawy Kwota po odliczeniu kwot wolnych od podatków

Na podstawie danych wprowadzonych w konfiguracji (Narzędzia | Opcje | Kadry i Płace | Deklaracje | PIT) zaproponuje imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za naliczenie podatku. Przed zapisaniem deklaracji do bazy danych dane osoby sporządzającej deklaracje mogą być dowolnie modyfikowane).

Zakładka Pola

Po przeliczeniu deklaracji, w zakładce Pola pojawią się wartości do podejrzenia, które zostaną wydrukowane na deklaracji.

Deklarację zapisujemy poleceniem: <Ctrl+S> lub wykorzystując do tego celu przycisk Zapisz i zamknij. W tym drugim przypadku program automatycznie powróci do

wyświetlania uzupełnionej listy deklaracji.

Wydruk naliczonej deklaracji dostępny jest z poziomu formularza, Plik | Drukuj … .

222

Deklaracje PIT | Wycofane

W konfiguracji, na zakładce 'Kadry i płace | Deklaracje | PIT - ogólne' jest pole 'Na listach deklaracji umożliwiaj dodawanie wyłącznie deklaracji aktualnych i deklaracji za rok poprzedni', domyślnie zaznaczone. Oznacza to, że na listach deklaracji można dodawać wyłącznie deklaracje aktualne oraz ważne w roku poprzednim (dla potrzeb rozliczeń). Aby było możliwe dodanie nowej deklaracji wycofanej, należy odznaczyć w konfiguracji powyższy parametr.

Deklaracja PIT- 8B

Jest do deklaracja historyczna. Nową deklarację PIT-8B dodajemy poleceniem: Nowy (PIT-8B). Naliczenie deklaracji PIT-8B musi zostać poprzedzone wyborem zleceniobiorcy,

dla którego deklaracja będzie drukowana (wybór z zaproponowanej przez program listy).

W wywołanym, po zaakceptowaniu zleceniobiorcy, formularza w pierwszej kolejności wprowadzamy Okres ( rok), którego dotyczyć ma deklaracja. O wliczeniu umów na

deklarację decyduje data ich wypłaty (okres deklaracji).

Następnie akceptujemy datę przygotowania deklaracji traktowanej jako dokument ewidencjonowany w programie..

Na podstawie wprowadzonego okresu program proponuje nadanie deklaracji (dokumentowi) numeru porządkowego. Numer budowany jest według zasady: PIT8B/rok deklaracja/miesiąc deklaracji/numer kolejny. Numer kolejny nadawana jest automatycznie po naliczeniu deklaracji. Numeracja jest ciągła w obrębie miesiąca. Do czasu przeliczenia deklaracji zamiast numeru kolejnego wyświetlany jest znak zapytania („?”).

Dane o urzędzie skarbowym odczytywane są z danych o pracowniku (Pracownik | Kadry | dane podatkowe). Bezpośrednio na formularzu nie podlegają edycji

Pozostałe pola dotyczące naliczonego podatku są automatycznie uzupełniane przez program po wywołaniu funkcji Przelicz. Naliczone wartości nie podlegają edycji z poziomu

formularza (możliwy jest wyłącznie ich podgląd, a są to:

Dochody oraz pobrane zaliczki:

Przychód

Koszty uzyskania przychodów

Dochód

Zaliczka pobrana przez płatnika Pobrane składki:

Składki na ubezpieczenia społeczne potrącone w roku podatkowym przez płatnika

Składki na ubezpieczenie zdrowotne pobrane i odliczone w roku podatkowym przez płatnika.

Zakładka Dodatkowe

Jeżeli do drukowanej deklaracji dołączony zostanie PIT-R zaznaczamy odpowiednie pole.

223

Na podstawie danych wprowadzonych w konfiguracji (Narzędzia | Opcje | Kadry i Płace | Deklaracje | PIT) zaproponuje imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za

naliczenie podatku. Przed zapisaniem deklaracji do bazy danych dane osoby sporządzającej deklaracje mogą być dowolnie modyfikowane)

Na podstawie wpisanej uprzednio daty dokumentu zaproponowana zostanie Data wypełnienia deklaracji (z możliwością zmiany).

Deklarację zapisujemy poleceniem: <CTRL+S> lub wykorzystując do tego celu przycisk Zapisz i zamknij. W tym drugim przypadku program automatycznie powróci do

wyświetlania uzupełnionej listy deklaracji.

Wydruk naliczonej deklaracji dostępny jest z poziomu formularza, Plik | Drukuj … .

Deklaracja PIT- 8S

To jest deklaracja historyczna. Obecnie wypłaty stypendium są wykazywane na deklaracji PIT – 8C. PIT - 8S informację o wysokości wypłaconego uczniom lub studentom stypendium, wypełniali płatnicy stypendiów, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt. 40b ustawy o PIT.

Nową deklarację PIT-8S dodajemy poleceniem: Nowy (PIT-8S). Naliczenie deklaracji

PIT-8S musi zostać poprzedzone wyborem pracownika, dla którego deklaracja będzie drukowana (wybór z zaproponowanej przez program listy).

W wywołanym, po zaakceptowaniu osoby, formularzu w pierwszej kolejności wprowadzamy Okres ( rok), którego dotyczyć ma deklaracja.

Okres zapisywany jest formacie: rok-miesiąc-dzień…rok-miesiąc-dzień.

O wliczeniu stypendiów na deklarację decyduje data ich wypłaty (okres deklaracji).

Następnie akceptujemy datę przygotowania deklaracji traktowanej jako dokument ewidencjonowany w programie.

Dane o urzędzie skarbowym odczytywane są z danych o pracowniku (Pracownik | Kadry | dane podatkowe). Bezpośrednio na formularzu nie podlegają edycji.

Pozostałe pola dotyczące informacji o kwotach wypłaconych podatnikowi są automatycznie uzupełniane przez program po wywołaniu funkcji Przelicz. Naliczone

wartości nie podlegają edycji z poziomu formularza (możliwy jest wyłącznie ich podgląd, a są to:

Kwota wypłacona Kwota wolna od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt.

40b ustawy o PIT ( Zwolnienie przysługuje do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie 380zł )

Zaliczka pobrana przez płatnika

Na podstawie danych wprowadzonych w konfiguracji (Narzędzia | Opcje | Kadry i Płace | Deklaracje | PIT) zaproponuje imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za sporządzenie informacji. Przed zapisaniem deklaracji do bazy danych dane osoby sporządzającej deklaracje mogą być dowolnie modyfikowane).

Na podstawie wpisanej uprzednio daty dokumentu zaproponowana zostanie Data wypełnienia deklaracji (z możliwością zmiany).

224

Zakładka Pola

Po przeliczeniu deklaracji, w zakładce Pola pojawią się wartości do podejrzenia, które zostaną wydrukowane na deklaracji.

Deklarację zapisujemy poleceniem: <Ctrl+S> lub wykorzystując do tego celu przycisk Zapisz i zamknij. W tym drugim przypadku program automatycznie powróci do

wyświetlania uzupełnionej listy deklaracji.

Wydruk naliczonej deklaracji dostępny jest z poziomu formularza, Plik | Drukuj … .

Do poprawnego sporządzenia deklaracji PIT-8S, elementy wynagrodzenia wymagają dodatkowej konfiguracji.

225

Deklaracje PFRON

Przesłanie deklaracji PFRON do Programu SOD Offline wymaga wcześniejszego ich zapisania w folderze Import, znajdującym się w folderze SODiR.

Przygotowaniu deklaracji rozliczeniowej WnD wraz z załącznikami INF-D-P służy opcja WnD. Lista załączników do deklaracji WnD ustalana jest przez program automatycznie na podstawie zgromadzonych danych. W tym przypadku na etapie liczenia deklaracji nie jest wymagana żadna ingerencja użytkownika.

Deklaracja WnD powinna być zatwierdzana po przesłaniu danych do Programu SOD Offline. W ten sposób eliminowana jest możliwość przypadkowych zmian w pliku. Daje to gwarancję zgodności danych przechowywanych w programie enova z danymi wysłanymi do Programu SOD Offline.

Przechowywane w programie deklaracje WnD gwarantują możliwość wielokrotnego przesyłania naliczonych deklaracji do Programu SOD Offline bez konieczności ponownego ich naliczania. Dotyczy to w szczególności historycznych danych (deklaracji).

Wn-D

Wn-D to wniosek o wypłatę miesięcznego dofinansowania. O takie dofinansowanie mogą się ubiegać pracodawcy (na podstawie art. 26a ustawy o rehabilitacji):

prowadzący zakład pracy chronionej, zatrudniający co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar

czasu pracy i osiągający wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w wysokości co najmniej 6%,

zatrudniający w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy mniej niż 25 pracowników.

Deklaracja WnD zawiera zbiorcze podsumowanie wysokości dofinansowania rozliczonego w informacjach INF-D-P. Proces przygotowania nowej deklaracji Wn-D inicjowany jest poleceniem Nowy (WnD).

Przywołany na ekran zostanie formularz, w którym Użytkownik uzupełnia pola:

Wniosek (Zwykły lub korygujący). Okres sprawozdawczy (miesiąc / rok). Na deklaracji zostaną

uwzględnione wszystkie wypłaty zrealizowane we wskazanym okresie. W tym przypadku istotny jest okres za jaki zostały naliczone, a nie data wypłaty.

Data. Wprowadzona Data zostanie wydrukowana na deklaracji jako data

wypełnienia deklaracji.

Pozostałe pola formularza zostaną automatycznie uzupełnione przez program po uruchomieniu funkcji Przelicz.

226

Informacyjnie wyświetlane są (bez możliwości edycji):

Należna kwota dofinansowania, liczba załączników INF-D-P oraz Dodatkowe informacje o pracodawcy:

Liczba osób niepełnosprawnych w okresie sprawozdawczym

Stan zatrudnienia w okresie sprawozdawczym

Bieżący stan zatrudnienia w okresie sprawozdawczym

Średni stan zatrudnienia za 12 miesięcy poprzedzających okres sprawozdawczy.

Rys. 118 Deklaracje PFRON – WND

poz. 36 – liczba osób niepełnosprawnych nowo zatrudnionych w okresie sprawozdawczym, za które sporządzany jest wniosek (w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy na podstawie art. 21 ust. 1 i 5, art. 28 ust. 3 i 4 oraz art. 2a ustawy o rehabilitacji),

poz. 37 i 38 – stan zatrudnienia w okresie sprawozdawczym, tj. odpowiednio w poz. 37 – ogółem, w poz. 38 – osoby niepełnosprawne (te pozycje wyliczane są jako przeciętny miesięczny stan zatrudnienia ustalony w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy na podstawie art. 21 ust. 1 i 5,

227

art. 28 ust. 3 i 4 oraz art. 2a ustawy o rehabilitacji).

Ustalając liczbę osób niepełnosprawnych nie należy wliczać – zgodnie z art. 21 ust. 5 – osób niepełnosprawnych przebywających na urlopach bezpłatnych oraz osób nie będących osobami niepełnosprawnymi zatrudnionych:

- na podstawie umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego,

- przebywających na urlopach wychowawczych,

- nie świadczących pracy w związku z odbywaniem służby wojskowej albo służby zastępczej,

- będących uczestnikami Ochotniczych Hufców Pracy,

- nie świadczących pracy w związku z uzyskaniem świadczenia rehabilitacyjnego,

- przebywających na urlopach bezpłatnych, których obowiązek udzielenia określają odrębne ustawy.

WAŻNE!

Od 1 stycznia 2011 r. do liczby osób niepełnosprawnych nie należy dodatkowo wliczać pracownika niepełnosprawnego przebywającego nawet 1 dzień na urlopie bezpłatnym; dla takiego pracownika należy wówczas wyliczyć przeciętny wymiar czasu pracy.

W zakładzie pracy chronionej należy (stosując art. 28 ust. 3 i 4 ustawy o rehabilitacji) zaliczać także osoby niepełnosprawne wykonujące pracę nakładczą, jeżeli ich wynagrodzenie zostało ustalone co najmniej w wysokości:

- najniższego wynagrodzenia – w stosunku do wykonawców, dla których praca nakładcza stanowi jedyne źródło utrzymania,

- połowy najniższego wynagrodzenia – w stosunku do pozostałych wykonawców.

Wymiar czasu pracy tych osób należy obliczać jako iloraz wysokości ustalonego wynagrodzenia i najniższego wynagrodzenia, ale nie może on przekraczać całego etatu. Ponadto nie należy wliczać do stanu zatrudnienia tych samych pracowników, których nie wlicza się stanu zatrudnienia u pracodawców z otwartego rynku (wymienionych w art. 21 ust. 5 ustawy o rehabilitacji).

Pozycje 39 i 40 wypełnia pracodawca, dla którego dofinansowanie stanowi pomoc publiczną. Te pozycje są potrzebne do wykazania przez pracodawcę, dla którego dofinansowanie stanowi pomoc publiczną, efektu zachęty ustalonego metodą ilościową. Wskaźniki te należy obliczać na

228

podstawie rozporządzenia unijnego, które określa inne zasady niż ustawa o rehabilitacji. Jeżeli dofinansowanie nie stanowi pomocy publicznej i w Narzędzia/Opcje/Kadry i płace/Deklaracje/PFRON rozliczeniowe parametr ‘Wykazywana pomoc stanowi pomoc publiczną’ zostanie zaznaczony na NIE, to te pozycje pozostaną puste. W pozycji 39 i 40 Wn-D pracodawca ma obowiązek wykazać bieżący stan zatrudnienia ustalony tylko na podstawie rozporządzenia unijnego Nr 800/2008.

WAŻNE!

Pracodawca, który ustala wskaźniki w celu wykazania efektu zachęty, powinien pomijać osoby przebywające na urlopach macierzyńskich i wychowawczych – zarówno pełnosprawne, jak i niepełnosprawne.

poz. 41 i 42 należy wykazać średni stan zatrudnienia za 12 miesięcy poprzedzających okres sprawozdawczy. Jest to 1/12 sumy przeciętnych miesięcznych stanów zatrudnienia w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy ustalany na podstawie art. 2 pkt 13 rozporządzenia Komisji (WE) Nr 800/2008 oraz art. 5 załącznika nr 1 do tego rozporządzenia. Na przykład pracodawca składający wniosek Wn-D za marzec 2011 r. powinien podać średni stan zatrudnienia za okres od marca 2010 r. do lutego 2011 r., biorąc pod uwagę wyłączenia wymienione w rozporządzeniu unijnym (czyli nie powinien wliczać osób przebywających na urlopach macierzyńskich i wychowawczych, zarówno pełnosprawnych jak i niepełnosprawnych).

Po naliczeniu deklaracji na zakładkach dostępne są:

Dane pełnomocnika i oświadczenia

Pełnomocnik, pozycja zaczytywana z konfiguracji Narzędzia/Opcje/Kadry i płace/ Deklaracje/ PFRON rozliczeniowe. Jeżeli w konfiguracji pole nie zostało uzupełnione,

to na deklaracji użytkownik musi sam je wypełnić. Dane uzupełniane w tym polu muszą być zgodne z danymi w konfiguracji programu SOD Offline. W przeciwnym wypadku, podczas wczytywania deklaracji pojawi się błąd.

229

Rys. 119 Deklaracje PFRON – WND | Pełnomocnik

Załączniki. Lista przygotowanych załączników INF-D-P, z naliczonym

dofinansowaniem dla poszczególnych pracowników.

Rys. 120 Deklaracje PFRON – WND | Załączniki

Płatności. Lista płatności wynikająca z naliczonej deklaracji

Informacja INF-D-P to miesięczna informacja o wynagrodzeniach, zatrudnieniu

i stopniach niepełnosprawności pracowników niepełnosprawnych, z uwzględnieniem pracowników, u których orzeczono chorobę psychiczną, upośledzenie umysłowe, całościowe zaburzenia rozwojowe lub epilepsję oraz pracowników niewidomych. Otwierając załącznik dla wybranego pracownika, możemy podejrzeć naliczone dofinansowanie:

230

Rys. 121 Deklaracje PFRON – INF-D-P.

WAŻNE! Efektu zachęty na pracownika niepełnosprawnego nie wykazują pracodawcy, dla których dofinansowanie do wynagrodzeń nie stanowi pomocy publicznej.

Pozycję 48 na „Tak” – zaznacza pracodawca, który wykazał efekt zachęty na podstawie art. 26b ust. 4 lub 5 ustawy o rehabilitacji albo nie miał obowiązku wykazywania efektu zachęty stosownie do art. 2 ustawy z 5 grudnia 2008 r. o zmianie ustawy o rehabilitacji lub na podstawie rozporządzenia Komisji (WE) Nr 800/2008 z 6 sierpnia 2008 r. uznającego niektóre rodzaje pomocy Dz. Urz. UE L 214 z 09.08.2008).

231

UWAGA: Od 1 marca 2011 r. – od wynagrodzeń należnych za marzec 2011 r. dofinansowanie nie przysługuje na pracowników o lekkim lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności, którzy są uprawnieni do emerytury.

Od 1 stycznia 2011 r. obowiązują zmiany dotyczące uznawania u pracowników schorzeń szczególnych, które uprawniają pracodawców do wyższego dofinansowania ich wynagrodzeń. osobami o szczególnych schorzeniach są osoby, w odniesieniu do których orzeczono:

- chorobę psychiczną,

- upośledzenie umysłowe,

- całościowe zaburzenia rozwojowe,

- epilepsję,

- osoby niewidome.

Dane do Programu SOD Offline wysyłamy poleceniem: Eksport SODiR Offline. Przed

wysłaniem deklaracja WNnD zapisana zostanie w zewnętrznym pliku xml, w formacie narzuconym, przez program SOD Offline.

Deklarację zapisujemy poleceniem: <Ctrl+S> lub wykorzystując do tego celu przycisk Zapisz i zamknij. W tym drugim przypadku program automatycznie powróci do

wyświetlania uzupełnionej listy deklaracji.

232

Deklaracje PFRON | Wycofane

W konfiguracji, na zakładce 'Kadry i płace | Deklaracje | PFRON jest pole 'Na listach deklaracji umożliwiaj dodawanie wyłącznie deklaracji aktualnych i deklaracji za rok poprzedni', domyślnie zaznaczone na „TAK”. Oznacza to, że na listach deklaracji można dodawać wyłącznie deklaracje aktualne oraz ważne w roku poprzednim (dla potrzeb rozliczeń). Aby było możliwe dodanie nowej deklaracji wycofanej, należy odznaczyć w konfiguracji powyższy parametr.

INF-D – Deklaracja historyczna, obowiązująca do 2007-12-31, Wn-U– Deklaracja historyczna, obowiązująca w okresie 2007-12-

01…2008-12-31

233

Szybki start

W niniejszym rozdziale w sposób skrótowy opisane zostały typowe procedury realizowane przez użytkowników programu. Należą do nich między innymi:

procedura zatrudniania pracownika, procedura aktualizacji zapisanych danych, procedura wypłaty etatowej, procedura zawarcia i rozliczenia umowy cywilnoprawnej

Dane o firmie

Wszystkie dane identyfikacyjne firmy zapisane zostały w opcji:

Narzędzia | Opcje (Pasek Menu) Firma (drzewo opcji )

Nazwa i adres

Dane o działalności

Kontakt

Urzędy

Poszczególne pola i formularze wypełniamy zgodnie z ogólnie przyjętymi w programie zasadami.

Zatrudniamy pracowników

Z menu głównego programu lub drzewa folderów wybieramy opcję Kadry | Pracownicy.

Rys. 122 Menu Kadry

Po zaakceptowaniu wyboru na ekranie wyświetlona zostanie lista pracowników. Nową pozycję – pracownika – dodajemy do listy poleceniem: Nowy (Pracownik).

Rys. 123 Nowy pracownik

234

Po zaakceptowaniu polecenia na ekranie wyświetlony zostanie główny formularz danych personalnych pracownika. Ze względu na dużą liczbę danych opisujących pracownika zamiast zakładek głównego formularza po lewej stronie wyświetlane jest drzewo zakładek.

Dla poprawnego zatrudnienia pracownika (zleceniobiorcy) wymagana jest:

Wprowadzenie: kodu, nazwiska i imienia zatrudnianej osoby (Kadry | Ogólne)

Kod to niepowtarzalny, alfa numeryczny ciąg maksymalnie 12 znaków (litery, cyfry).

Weryfikacja przysługujących kosztów uzyskania i ulgi podatkowej (Kadry | Dane podatkowe)

Koszty uzyskania i ulga podatkowa zapisywane są jako iloczyn: wartości nominalnych (standardowych) odczytywanych z konfiguracji programu i współczynników przypisanych indywidualnie pracownikom. Domyślnie współczynniki przyjmują wartość 1 (jeden).

Uzupełnienie informacji o Kasie chorych, dacie przystąpienia do kasy (Kadry | Dane ubezpieczeniowe). Wprowadzane w tym miejscu dane

dotyczą wszystkich zatrudnianych osób bez względu na charakter zatrudnienia (umowa o pracę, umowa zlecenia …). Wszystkie dane ubezpieczeniowe uzupełniane są podobnie jak w Programie Płatnika (dokonując wyboru z odpowiednich słowników).

Jeżeli wynagrodzenie pracownika przelewane będzie na jego Rachunek Oszczędnościowo – Rozliczeniowy (ROR, Kadry | Rachunki bankowe)

przed pierwszą wypłatą należy przypisać pracownikowi co najmniej jeden Bank (wybór z listy). Lista dostępnych banków może być uzupełniana na bieżąco, również w trakcie przypisywania banku pracownikowi. Lista banków może zostać uzupełniona również wcześniej. Wykorzystujemy do tego celu opcję: Kontrahenci i Urzędy | Banki.

Jeżeli na utrzymaniu pracownika pozostają dzieci uprawnione do ubezpieczenia, do zasiłku rodzinnego, pielęgnacyjnego uzupełniamy informacje o członkach rodziny (Kadry | Rodzina). Wysokość zasiłku

rodzinnego ustalamy pośrednio wybierając jedną z pozycji: Zasiłek rodzinny (1,2 dziecko), Zasiłek rodzinny (3 dziecko), … W trakcie realizacji wypłaty wysokość zasiłku odczytana zostanie z odpowiednich, historycznych danych konfiguracyjnych programu.

Jeżeli pracownikowi przysługuje zaniechanie podatkowe przed pierwszą wypłatą uzupełniamy: Kadry | zaniechania podatkowe. Wartość

zaniechania określana jest wysokością zaliczki podatku nie odprowadzanej do urzędu skarbowego (po pomniejszeniu o składkę na ubezpieczenie zdrowotne).

Zatrudniając pracownika etatowego należy:

Uzupełnić podstawowe dane o zatrudnieniu. W szczególności: Okres zatrudnienia i Stawkę zaszeregowania (Etat | Ogólne). Domyślny norma

czasu pracy zapisywana jest w postaci Standardowego kalendarza.

235

Ubezpieczyć pracownika (Etat | Ubezpieczenia). Po wybraniu tytułu

ubezpieczenia program zaproponuje datę powstania obowiązku ubezpieczeń (na podstawie daty zatrudnienia) oraz obowiązkowe ubezpieczenia (na podstawie wybranego uprzednio kodu tytułu ubezpieczenia).

Jeżeli z umowy o pracę wynika, że pracownikowi przysługują poza wynagrodzeniem zasadniczym cyklicznie wypłacane dodatki typu Premia procentowa, Dodatek funkcyjny … przypisujemy je z pozycji: Etat | Dodatki. Dopisując pracownikowi w etacie wybrane dodatki gwarantujemy

sobie ich cykliczna wypłatę w ustalonym okresie. O ile pozwala na to konfiguracja dodawanego elementu wynagrodzenia, jego wartość może być indywidualnie modyfikowana dla każdego zatrudnianego pracownika.

Zatrudniając zleceniobiorcę

Wybieramy opcję: Umowy | Umowy: Nowa umowa. Podstawowe informacje o umowie (okresie na jaki umowa została zawarta,

kwota umowy) zapisywane są na pierwszej zakładce formularza: Ogólne.

Jeżeli umowa zawierana jest z osobą nie będącą jednocześnie pracownikiem etatowym zleceniodawcy program zaproponuje tytuł ubezpieczenia: 0411. Jeżeli umowa zawierana jest z osobą będącą jednocześnie pracownikiem etatowym zleceniodawcy (pracodawcy) program zaproponuje tytuł ubezpieczenia: 01 10.

Kod tytułu ubezpieczenia, podleganie poszczególnym ubezpieczeniom może zostać zmienione na formularzu (zakładce) Ubezpieczenie.

Modyfikacja danych

Dane zgromadzone w programie mogą być modyfikowane na dwa sposoby. Może to być:

aktualizacja zapisu lub poprawienie danych.

Aktualizacja zapisu zachowuje „stary” zapis. Po modyfikacji mamy więc:

poprzedni zapis z jego datą aktualizacji oraz nowy zapis z nową datą aktualizacji.

Dla zaktualizowania wybranych danych wybieramy polecenie Aktualizuje. Przy

pomocy wyświetlanego kalendarza wskazujemy dzień, od którego obowiązywać będą nowe, zmodyfikowane dane.

Rys. 124 Aktualizacja danych

W praktyce wygląda to tak, że program w momencie aktualizacji zapisu kopiuje cały rekord, zapisuje go z nową datą aktualności i oczekuje na zmianę zawartości wybranych pól.

236

Przed pierwszą aktualizacją (pracownik zatrudniony od 1991-03-01 ze stawką 1453)

Po aktualizacji z datą 2008-02-01 (zmiana stanowiska i stawki zaszeregowania)

Poprawianie danych polega na nadpisaniu już istniejących danych (poprzednie dane ulegają bezpowrotnie zamazaniu, nie można ich odzyskać). Mechanizm poprawiania wykorzystywany jest również do uzupełniania brakujących informacji.

Załóżmy, że w trakcie wpisywania danych operator ograniczył się do wpisania kodu pracownika, jego imienia i nazwiska. Teraz te dane należy uzupełnić. Praktycznie nie ma znaczenia, kiedy te dane zostaną poprawione. Istotne jest by dane były kompletne „od zawsze”. Użyjemy procedury poprawiania danych.

Zapis przed poprawieniem (uzupełnieniem) danych jeżeli jest to PIERWSZY zapis historyczny

Zapis po poprawieniu (uzupełnieniu) danych

Dane pracowników aktualizowane mogą być wielokrotnie. W ten sposób tworzona jest lista zapisów historycznych. Z poziomu opcji Historia zapisów lista ta może być

przeglądana. Odwołując się do wybranego zapisu historycznego (edytując go) możemy zobaczyć jak dany zapis wyglądał szczegółowo we wskazanym okresie.

Pierwsze wypłaty

Ze względu na swoje „źródło” wśród wypłat wyróżniamy (między innymi):

wypłaty etatowe (domyślny symbol listy płac LPE), wypłaty umów cywilnoprawnych, zlecenia, o dzieło … (domyślny symbol

listy płac LPU), wypłaty zaliczek (domyślny symbol listy płac LPZ).

237

Listy płac

Opcją dedykowaną naliczaniu wypłat jest: Płace | Listy płac. Nową listę płac wywołujemy przyciskiem: Nowy (Lista płac).

Bezpośrednio przed naliczeniem pierwszej wypłaty określamy podstawowe parametry listy płac, którymi są:

Rys. 125 Formularz wypłaty

Definicja listy. Jeżeli zamierzamy zrealizować wypłaty dla pracowników

etatowych wybieramy LPE. Jeżeli zamierzamy zrealizować wypłaty dla zleceniobiorców wybieramy LPU. Jeżeli zamierzamy wypłacić zaliczki wybieramy LPZ. Pozostałe dostępne definicje zostały szczegółowo opisane w dokumentacji do programu.

Wydział dla pracowników którego realizowane będą wypłaty. Wypłaty nie

są naliczane dla pracowników zatrudnionych w podwydziałach.

238

Data dokumentu ma znaczenie wyłącznie informacyjnie. Powinna

wskazywać datę przygotowania listy płac Numer dokumentu definiowany jest automatycznie przez program na

podstawie wprowadzonych danych, w szczególności z uwzględnieniem Daty wypłaty. Standardowa składnia numeru dokumentu: Definicja listy /

Symbol wydziału / Rok wskazany datą wypłaty / Miesiąc wskazany datą wypłaty / Numer kolejny (domyślnie ?)

Naliczanie. Akceptujemy Płatna z dołu. (Po odpowiednim skonfigurowaniu

elementów wynagrodzenia program umożliwia również naliczanie wynagrodzeń „z góry”)

Data wypłaty decyduje o tym na jakiej deklaracji – za jaki miesiąc –

wykazane zostaną naliczone wypłaty (dotyczy zarówno deklaracji PIT jak i ZUS).Informacyjnie (kontrolnie) rok i miesiąc deklaracji wyświetlane są w polu: Deklaracja za

Okres wypłaty decyduje o tym za jaki okres (od … do …) naliczone

zostanie wynagrodzenie. Domyślnie jako okres wypłaty proponowany jest miesiąc kalendarzowy wskazany datą wypłaty

Wpisanie w polu Miesięcy wstecz wartości większej niż 0 (zero)

spowoduje, że trakcie liczenia wypłat poza wskazanym okresem program ponownie przeliczy również wypłaty za wcześniejsze miesiące.

Znaczenie pól: Seria i Miesięcy wstecz szczegółowo opisane zostało w pełnej

dokumentacji do programu.

Po zdefiniowaniu opisanych powyżej parametrów proces naliczania wypłat inicjujemy przyciskiem Nalicz wypłaty.

Lista naliczonych wypłat widoczna jest na formularzu (zakładce) Wypłaty. Numery

kolejne wypłatom (pracownikom) zostaną nadane po zapisaniu listy.

239

Rys. 126 Lista zrealizowanych wypłat

Do zapisania naliczonych wypłat używamy kombinacji klawiszy <Ctrl+S> lub przycisku Zapisz i zamknij. W tym drugim przypadku formularz listy płac zostanie

automatycznie „zamknięty” (ponownie wyświetlona zostanie lista list płac).

Jeżeli naliczoną listę płac chcemy zabezpieczyć przed przypadkowymi zmianami zaznaczamy pole Zatwierdzona. Zatwierdzenie listy płac jest równoznaczne z zatwierdzeniem wszystkich wypłat znajdujących się na tej liście.

Jeżeli zachodzi taka potrzeba zatwierdzenie listy płac może zostać cofnięte (ponownie akceptujemy pole Zatwierdzona). W takim przypadku wypłaty znajdujące się na odznaczonej liście płac zachowają status Zatwierdzona. Natomiast możliwe jest ich indywidualne „odznaczenie” (z poziomu pojedynczej wypłaty).

240

Na formularzach (zakładkach) Podatki i Składki znajdziemy sumaryczną informację o

naliczonych podatkach i składkach ZUS.

Rys. 127 Lista wypłat - podatki

241

Rys. 128 Lista wypłat - składki ZUS

Szczegółowa informację o wybranej wypłacie dostępna jest po jej wskazaniu na liście wypłat (zakładka: Wypłaty). Po wybraniu: Otwórz dostępna będzie następująca informacja

(zakładka / formularz):

Ogólne, sumaryczna (dla wypłaty) informacja o wypłaconym

wynagrodzeniu. W szczególności z uwzględnieniem podziału na wynagrodzenie ze stosunku pracy i zasiłki (opodatkowane i nieopodatkowane)

Elementy, lista elementów wynagrodzenia składających się na

analizowaną wypłatę Podatki, sumaryczna (dla wypłaty) informacja o podstawie

opodatkowania, należnych i odliczonych: kosztach uzyskania i uldze podatkowej, naliczona zaliczka podatku i składka na ubezpieczenie zdrowotne

Składki, sumaryczna (dla wypłaty) informacja o podstawach naliczania

poszczególnych składek ZUS i samych składkach (z uwzględnieniem

242

składek płaconych ze środków pracownika i pracodawcy (ubezpieczonego i płatnika składek)

Podstawy naliczania składek i poszczególne składki wyświetlane są również na zakładkach / formularzach oznaczonych odpowiednimi kodami tytułu ubezpieczenia (o liczbie tych zakładek program decyduje automatycznie, w trakcie naliczania wypłat). Więcej niż jedna zakładka pojawi się w sytuacji, gdy pracownik na przykład stanie się niepełnosprawny w trakcie miesiąca, za który naliczana była wypłata.

Rys. 129 Formularz wypłaty

243

Wypłaty z tytułu umów cywilnoprawnych

Wypłaty umów cywilnoprawnych, zlecenia, o dzieło … realizowane są zazwyczaj indywidualnie. Stąd wypłaty umów mogą być naliczane zarówno z poziomu listy płac (w sposób opisany powyżej) jak i z poziomu pojedynczej umowy (formularza umowy).

W tym drugim przypadku otwieramy formularz umowy (na przykład z poziomu Kadry | Umowy) i wybieramy Nalicz wypłaty a następnie w nowo otwartym formularzu:

Ustalamy Okres za jaki realizowana będzie wypłata. W szczególności

dotyczy to umów zawartych na okres dłuższych niż jeden miesiąc. Zazwyczaj wystarczy zaakceptować okres zaproponowany przez program

Naliczanie. Standardowo zdefiniowane rozliczenia umów

cywilnoprawnych realizowane są zawsze z dołu (w tym przypadku po wykonaniu zleconej pracy)

Data wypłaty decyduje o tym na jakiej deklaracji realizowana wypłata

zostanie uwzględniona. Dotyczy zarówno deklaracji PIT jak i ZUS (o ile umowa podlegała odpowiedniemu ubezpieczeniu)

Data listy ma znaczenie wyłącznie informacyjnie. Powinna wskazywać

datę przygotowania listy płac.

Po zaakceptowaniu informacja o wypłacie dostępna będzie z poziomu: Płace | Listy płac.

Korekta zrealizowanych wypłat

Korekta możliwa jest wyłącznie w przypadku nie zatwierdzonych wypłat. Korygowana mogą być zarówno wartość pojedynczych elementów wynagrodzenia jak i naliczone podatki i składki ZUS.

Korekta wypłat pojedynczych elementów wynagrodzenia.

Do korygowanej wypłaty (jednego z jej elementów) możemy dotrzeć zarówno z poziomu płac jak z poziomu pracownika.

W tym pierwszym przypadku kolejno:

wybieramy Płace | Listy płac otwieramy poszukiwaną listę płac (jeżeli lista została wcześniej

zatwierdzona anulujemy jej zatwierdzenie – zakładka Ogólne). wyszukujemy pracownika dla którego została zrealizowana poszukiwana

wypłata (zakładka Wypłaty). sprawdzamy czy wypłata nie została zatwierdzona, jeżeli tak to anulujemy

zatwierdzenie (zakładka Ogólne) otwieramy korygowany element wynagrodzenia (zakładka Elementy) włączamy flagę: Korekta wartości. Zmieniamy odpowiednie wartości.

Całość zmian akceptujemy kolejno klawiszami OK i Zapisz i zamknij.

244

Jeżeli chcemy, żeby wartość elementu wynagrodzenia została zmieniona – ponownie naliczona to korygujemy poszczególne jej składniki – parametry (sekcja: Składnik-parametry).

Jeżeli chcemy, żeby w programie zachowana została pierwotnie naliczona wartość elementu wynagrodzenia oraz odpowiednia korekta to zmieniamy zawartość pola Wartość (sekcja Ogólne). W takim przypadku wartość składnika głównego nie ulegnie zmianie. Wygenerowana zostanie odpowiednia korekta (zakładka Składniki).

Niezależnie od przyjętego sposobu korygowania wartości na odpowiedniej liście płac wydrukowana zostanie wyłącznie nowa wartość korygowanego elementu wynagrodzenia.

Z poziomu pracownika jego wypłaty (list plac) wyświetlane są na zakładce: … Pracownik | Płace | Wypłaty.

Wyłącznie z poziomu Kadry | Pracownicy … Wszyscy korygowane mogą być

podatki i składki ZUS wykazywane na odpowiednich deklaracjach.

Po wskazaniu pracownika, dla którego korygowana ma być na przykład naliczona zaliczka podatku wybieramy kolejno opcje: Czynności | Korekta podatków i składek.

Podobnie jak w przypadku korekty pojedynczych elementów wynagrodzenia korekta jest możliwa wyłącznie pod warunkiem, że żaden z elementów, który wpływa na korygowane wartości nie został wcześniej zatwierdzony. Dodatkowo przy próbie dokonania korekty składek dla różnych pozycji PIT przy użyciu czynności ‘Korekta podatków i składek’ pojawi się komunikat : ‘Nie można wykonać korekty wartości dla różnych pozycji PIT’.

Korygowane są jednocześnie wszystkie wypłaty zrealizowane w wybranym miesiącu

zakładka Podatki.. Korekcie podlegają: Wartość kosztów uzyskania i ulgi

podatkowej. Wartość naliczonej zaliczki podatku. Składki ZUS (pojedynczy tytuł ubezpieczenia). Korekcie podlegają

podstawy naliczania składek i same składki, niezależnie dla poszczególnych rodzajów ubezpieczenia.

Program pozwala na dowolne korekty. W trakcie korekty nie jest sprawdzana zależność pomiędzy podstawą naliczania składek, a samymi składkami. Program w żaden sposób nie ogranicza możliwości korekty. Jednocześnie nie kontroluje jej formalnej poprawności.

Deklaracje

Program umożliwia przygotowanie i wydruk deklaracji PIT: 4R, 8AR, IFT-1, IFT-1R, 8C, 11, 40 i R.

Deklaracje ZUS (zgłoszeniowe i rozliczeniowe) wysyłane są automatycznie do Programu Płatnika, stamtąd też mogą być drukowane. Współpraca z Programem Płatnika nie wymaga żadnej dodatkowej konfiguracji programu.

245

Deklaracje rozliczeniowe ZUS

Przygotowanie deklaracji ZUS to proces dwuetapowy.

1.W pierwszym kroku przygotowujemy plik KEDU (Deklaracje ZUS | KEDU)

2.W drugim kroku naliczamy deklaracje ZUS i zapisujemy do zdefiniowanego wcześniej pliku KEDU (Deklaracje ZUS | DRA). Wraz z deklaracją DRA program automatycznie nalicza wszystkie wymagane załączniki.

KEDU

KEDU (Kolekcja Elektronicznej Dokumentacji Ubezpieczeniowej) eksportowane jest do Programu Płatnika w formacie XML.

Nowy plik KEDU tworzymy poleceniem: Deklaracje ZUS | KEDU: Nowy (KEDU). W wywołanym formularzy wprowadzamy Datę z jaką plik zostanie zapamiętany w programie oraz Nazwę pod jaką zostanie w programie zapamiętany.

Zapis akceptujemy poleceniem: Zapisz i zamknij.

DRA

Procedurę naliczania deklaracji DRA wraz z załącznikami (Deklaracje ZUS | DRA: Nowy (ZUS-DRA)) poprzedza wybór pliku KEDU, w którym deklaracje zostaną zapisane. Do wyboru pozostają wszystkie przygotowane przy pomocy opcji Deklaracje ZUS | KEDU

pliki.

W wywołanym formularza w pierwszej kolejności wprowadzamy Okres (miesiąc / rok),

którego dotyczyć ma deklaracja. Przygotowując deklarację za grudzień 2009 roku wpiszemy 12/2009 lub grudzień 2009.

Wprowadzona Data dokumentu zostanie wydrukowana na deklaracji jako Data

wypełnienia deklaracji.

Po wprowadzanie daty dokumentu przyciskiem Przelicz naliczamy deklaracje ZUS.

Po jej naliczeniu Użytkownik programu może ręcznie zmienić zawartość pól:

Termin przesyłania deklaracji i raportów (uzupełniany zgodnie z wytycznymi ZUS)

Liczba ubezpieczonych Data wypełnienia

Edytowane (nie naliczane przez program) są również pola:

Znak i numer decyzji pokontrolnej (o ile zachodzi taka potrzeba uzupełniany zgodnie z wytycznymi ZUS)

Liczba stanowisk pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze

Nie podlega edycji, wyliczany jest automatycznie przez program Identyfikator deklaracji, Stopa procentowa składek na ubezpieczenie wypadkowe, Zestawienie kwot do zapłaty.

Dane do Programu Płatnika wysyłamy poleceniem: Eksport.

246

Deklarację zapisujemy poleceniem: <Ctrl+S> lub wykorzystując do tego celu przycisk Zapisz i zamknij. W tym drugim przypadku program automatycznie powróci do

wyświetlania uzupełnionej listy deklaracji.

Wydruki

Wydruki w programie enova dostępne są zawsze z poziomu menu Plik. Lista

dostępnych wydruków zmienia się dynamicznie w zależności od miejsca wywołania.

Opcja Drukuj pozwala wydrukować pierwszy z raportów dostępnej w danym momencie

listy

Opcja Drukuj raport pozwala wybrać z listy odpowiedni raport. Wykorzystując ta opcję

można również rejestrować w programie nowe wydruki.

Opcja Podgląd wydruku pozwala wydrukować „do podglądu” pierwszy z raportów

dostępnej w danym momencie listy.

Zarówno w pierwszym jak i drugim przypadku bezpośrednio przed wydrukiem użytkownik może zdecydować o urządzeniu przy pomocy którego wydruk zostanie przygotowany. Do wyboru pozostaje:

Drukarka. Wydruk kierowany na domyślną drukarkę skonfigurowaną w systemie Windows (bez możliwości zmiany drukarki)

Drukarka z potwierdzeniem. Przed wydrukiem przywołana zostanie lista dostępnych w systemie Windows drukarek.

Podgląd wydruku. Podgląd przy użyciu przeglądarki wbudowanej w program enova.

Dokument PDF Podgląd dokumentu PDF Przeglądarka Internet Explorer. Podgląd i wydruk raportu przy

pomocy przeglądarki Internet Explorer Edytor Microsoft Word. Podgląd i wydruk raportu przy pomocy

edytora Microsoft Word. Edytor Microsoft Word (RTF) Notatnik Notatnik (tylko tekst) Zapisać do pliku. Wydruk zapisywany jest na dysku, we wskazanym

przez użytkownika miejscu.

247

Rys. 130 Opcje wydruku

W zależności dokonanego wyboru wydruk dotyczył będzie wszystkich zapisów lub tylko wybranych – zaznaczonych zapisów (dotyczy wydruków typu lista)

Wydruk inicjujemy poleceniem Drukuj.

Archiwizacja i odtwarzanie bazy danych

System archiwizacji bazy danych jest maksymalnie uproszczony. Użytkownik ma do dyspozycji bardziej zaawansowane narzędzia służące do tego celu, będące częścią Windows lub SQL Server. Może także stosować któryś z wyspecjalizowanych, komercyjnych pakietów. Niezależnie od użytego systemu, jego istnienie i istnienie jego opisu jest obowiązkiem nakładanym na każdą firmę przez Ustawę o rachunkowości (Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości z późniejszymi zmianami Art. 10.1.3).

Archiwizacja bazy danych SQL Server

Procedura archiwizacji bazy danych SQL Server korzysta z narzędzi wchodzących w skład pakietu SQL Server. Z tego względu:

baza zapisywana jest w formacie kopii zapasowej pakietu SQL Server i nie jest „pakowana”. Zalecane jest nadane kopiom danych baz SQL rozszerzenia .BAC.

kopia wykonywana jest na komputerze, na którym znajduje się serwer SQL. Aby przenieść lub skopiować kopię bezpieczeństwa na lokalny dysk, użytkownik musi posiadać dostęp (uprawnienia) do katalogu serwera, na którym zostanie ona umieszczona (standardowo C:\Program Files\Microsoft SQL Server\MSSQL\BACKUP).

248

Zbiory danych systemu enova

Zgodne z Ustawą o Rachunkowości Producent oprogramowania firma Soneta Sp. z o.o przedstawia załącznik do dokumentacji systemu komputerowego z wykazem zbiorów danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych.

Wykaz głównych modułów systemu enova

LP. Nazwa modułu Opis

1 Business Podstawowe tabele systemowe. Definicje cech, konfiguracja

2 Core Podstawowe tabele logiki biznesowej. Definicje i ewidencje dokumentów, definicje stawek VAT i akcyzy

3 CRM Moduł zarządzania kontrahentami, bankami i urzędami

4 Deklaracje Deklaracje podatkowe i ZUS

5 Ewidencja VAT Ewidencja VAT i akcyzy

6 Handel Moduł handlowy, definicje i obiekty handlowe

7 HR Zarządzanie zasobami ludzkimi (element Kadr i Płac)

8 Import Informacje dodatkowe dla ewidencji SAD

9 Kadry Informacje kadrowe o pracownikach (dana ewidencyjne i o zatrudnieniu)

10 Kalendarze Informacje o planowanym i wykonanym czasie pracy pracowników, absencje.

11 Kasa Moduł Ewidencja Środków Pieniężnych. Zarządzanie zobowiązaniami i należnościami, przelewami, raporty kasowe/wyciągi bankowe.

12 Księga Moduł księgowy. Okresy obrachunkowe, plan kont, schematy, dziennik, zestawienia, opis analityczny.

13 Magazyny Moduł gospodarki magazynowe. Definicje magazynów, obroty, zasoby.

14 Płace Zarządzania wynagrodzeniami pracowników. Listy płac, wypłaty i ich elementy, zaliczki, zaniechania podatkowe.

15 Środki trwałe

Ewidencja środków trwałych oraz wyposażenia. Środki trwałe, wyposażenie, operacje na środkach trwałych (otrzymanie, amortyzacja, przeszacowania, zmiana wartości i likwidacja), terminarz inwentarza

16 Towary Definicje cen, jednostki, przeliczniki i kompletacja.

17 Waluty Waluty, tabele kursowe, kursy.

18 Windykacja Windykacja należności.

249

BUSINESS

LP. Nazwa zbioru Opis

1 FeatureDefs Definicje cech, zawierające informacje o zachowaniu cech rozszerzających dowolne obiekty systemu.

2 CfgNodes Węzły konfiguracji. Nazwa i relacja do węzła nadrzędnego.

3 CfgAttributes Wartości konfiguracji. Nazwa, wartość i relacja do węzła.

4 Operators Operatorzy, którzy mogą pracować na programie.

5 OperatorRoles Role (zbiory praw) przypisane poszczególnym operatorom.

6 Rights Prawa do poszczególnych danych przypisane operatorom i obiektom systemu.

7 Dictionary Słownik podpowiedzi tekstowych pojawiających się przy wielu polach danych na formularzach.

8 SystemInfos Różne informacje o bazie danych (numer wersji bazy, unikalny identyfikator, itd.).

9 ChangeInfos Lista operacji tworzenia i edycji danych z określeniem dnia, godziny i operatora.

CORE

LP. Nazwa zbioru Opis

1 Adresy Informacje o adresach kontrahentów, pracowników, banków i urzędów. Miejscowość, ulica, nr domu lokalu itp.

2 DaneKontrahentow Kopia danych kontrahenta związanego z dokumentem w systemie. Nazwa, NIP i dane adresowe.

3 DefDokumentow Podstawowa tabela z definicjami dokumentów w systemie. Informacje o algorytmie numeracji dokumentów.

4 DokEwidencja Podstawowa tabela ewidencji dokumentów. Numer, numer dodatkowy, data zaewidencjonowania, dane o dokumencie źródłowym (numer, data, kontrahent).

5 CentraKosztow Słownik z centrami kosztów w systemie. Nazwa, kod.

6 PodzielKosztow Podzielnik kosztów związany ze źródłem. Nazwa.

7 HistPodzielnikow Zapisy historyczne podzielnika kosztów. Okres ważności, podzielnik.

8 ElemPodzielnikow Elementy podzielników kosztów. Zapis historyczny podzielnika, wartość.

9 DefStawekVAT Definicje stawek VAT. Kod, stawka (status, procent, źródłowa), opis.

10 DefStawekAkcyzy Definicje stawek akcyzy. Kod, stawka (symbol, grupa, pozycja, procent), opis.

11 PozEwidZbiorczej Pozycje ewidencji zbiorczej. Relacja pomiędzy dokumentem stanowiącym pozycję ewidencji zbiorczej, a tą ewidencją.

250

CRM

LP. Nazwa zbioru Opis

1 Banki Lista banków. Nazwa, kod, numer kierunkowy.

2 ZUSY Lista oddziałów ZUS.

3 UrzedySkarbowe Lista urzędów skarbowych. Nazwa, kod.

4 UrzedyCelne Lista urzędów celnych. Nazwa, kod.

5 Kontrahenci Lista kontrahentów. Nazwa, kod, warunki płatności.

DEKLARACJE

LP. Nazwa zbioru Opis

1 Deklaracje Deklaracje ZUS, PIT, VAT i AKC. Data, typ i numer deklaracji. Wszystkie pola deklaracji.

EWIDENCJA VAT

LP. Nazwa zbioru Opis

1 DefinicjePOVAT Definicje powstania obowiązku VAT oraz akcyzy. Kod, powstanie obowiązku (zasada, memoriałowe, kasowe, warunek, ilość dni warunku), opis.

2 NagEwidencjiVATT Nagłówki ewidencji VAT oraz akcyzy. Dane dokumentu (podmiot, numer, data, numer korygowanego dokumentu), netto, podatek, brutto, powstanie obowiązku VAT akcyzy.

3 EleEwidencjiVATT Elementy ewidencji VAT oraz akcyzy. Stawka VAT oraz akcyzy, netto, podatek, brutto, parametry zakupu.

4 NagRozliczenVATT Nagłówki rozliczeń VAT oraz akcyzy. Dane dokumentu (podmiot, numer, data, numer korygowanego dokumentu), netto, podatek, brutto, data rozliczenia.

5 EleRozliczenVATT Elementy rozliczeń VAT oraz akcyzy.Stawka VAT oraz akcyzy, netto, podatek, brutto, parametry zakupu, data rozliczenia.

HANDEL

LP. Nazwa zbioru Opis

1 DefDokHandlowych Definicje dokumentów handlowo-magazynowych opisujące zachowache tych dokumnetów w systemie.

2 DokHandlowe Nagłówki dokumentów handlowo-magazynowych.

3 SumyVAT Sumy pozycji na dokumentach handlowo-magazynowych policzone wg stawek VAT.

4 PozycjeDokHan Pozycje dokumentów handlowo-magazynowych.

5 DefRelHandlowych Definicje relacji, powiązań pomiędzy dokumentami handlowo-magazynowych, opisujące właściwości powiązania.

6 RelacjeHandlowe Relacje, powiązania pomiędzy nagłówkami dokumentów handlowo-magazynowych.

7 PozRelHandlowej Relacje, powiązania pomiędzy pozycjami dokumentów handlowo-magazynowych.

251

ZARZĄDZANIE ZASOBAMI LUDZKIMI

LP. Nazwa zbioru Opis

1 DefElemOcenPrac Definicje kryteriów oceny pracownika. Kategoria, nazwa, limit

2 WzoryOcenPrac Wzory ocen pracownika. Nazwa.

3 ElemWzorowOcPrac Elementy wzorów ocen pracownika. Relacja do definicji elementu oceny.

4 OcenyPracownikow Oceny pracowników. Pracownik, termin, data.

5 ElementyOcenPrac Elementy ocen pracowników. Ocena, data, definicja, wartość.

6 DefStanowisk Definicje stanowisk. Nazwa, zaszeregowanie.

7 Rekrutacje Rekrutacje na wybrane stanowisko. Pracownik, wydział, definicja stanowiska, data zgłoszenia i wycofania.

8 EtapyRekrutacji Etapy rekrutacji. Nazwa, data, termin, opis.

9 Wyszukania Algorytm wyszukania. Nazwa.

10 PozycjeWyszukan Pozycja algorytmu wyszukania pracownika. Wyszukanie, definicja elementu oceny, parametry oczekiwane.

IMPORT

LP. Nazwa zbioru Opis

1 KwotySadow Kwoty sadów. Wartość faktury, koszty transportu zagranicznego, koszty ubezpieczeń, koszt opakowań wyrażone w walucie oraz PLN oraz cło, akcyza, VAT, opłata manipulacyjna, proforma.

KADRY

LP. Nazwa zbioru Opis

1 DefPodstawStazu Definicje podstaw stażu pracy. Nazwa.

2 Wydzialy Lista wydziałów. nazwa, kod, wydział nadrzędny, ewidencje ŚP dla płatności wypłat.

3 GrupyZaszer Grupy zaszeregowania. Nazwa, stawka, zakres, wymiar etatu.

4 TytulyUbezpiecz4 Tytuły ubezpieczeń ZUS. Kod, nazwa, informacje dodatkowe dla algorytmów podatkowych i ZUS.

5 KursySzkolenia Kursy i szkolenia wykonywane przez pracowników. Pracownik, nazwa, data, termin, ocena, rozliczenie.

6 PodstawyStazow Informacja o wliczaniu informacji o historii zatrudnienia do wybranej podstawy stażu pracy. Zatrudnienie, definicja.

7 HistZatrudnien Historie zatrudnień pracowników w innych zakładach pracy. Pracownik, dane zakładu pracy, okres zatrudnienia, staż pracy.

8 InneDochody Inne dochody pracownika (z innych źródeł). Pracownik, miesiąc, kwota.

9 ZbiegiUbezpiecz Zbiegi tytułów ubezpieczeń pracowników. Pracownik, okres, społeczne, zdrowotne.

10 Pracownicy Lista pracowników. Kod,

11 Rodzina Lista członków rodziny pracowników. Nazwisko, imię, informacje dla deklaracji ZUS.

12 ProgiPodatkowe Indywidualne progi podatkowe pracownika. Zapis historyczny pracownika, próg, procent zaliczki podatku.

252

13 PracHistorie Historia danych kadrowych pracownika. Podstawowe informacje ewidencyjne i o zatrudnieniu. Pracownik, okres ważności, nazwisko, imię, PESEL, NIP, okres zatrudnienia, podleganie ubezpieczeniom.

14 PracHistorie2 Drugorzędne informacje ewidencyjne pracownika. Zapis historyczny pracownika, dokument, kontakt, informacje o służbie wojskowej, ....

15 KartyRCP Karty RCP pracownika. Pracownik, numer karty, okres ważności.

16 Umowy Umowy zawarte z pracownikiem. Pracownik, wydział, warunki umowy (kwota, okres, warunki ubezpieczenia).

17 Dodatki Dodatki do wynagrodzenia dla pracowników. Pracownik, członek rodziny (opcjonalny), nazwa.

18 DodHistorie Historia dodatku. Dodatek, okres ważności, podstawy naliczania.

19 ProgiAkordow Progi akordów. Akord (definicja akordu), próg, wartość.

20 DefinicjeAkordow Definicje akordów. Nazwa, opis algorytmu naliczania.

21 Akordy Akordy. Pracownik, definicja, okres.

22 AkordHistorie Historia akordu. Akord, okres ważności, opis algorytmu naliczania.

23 SwiadczeniaSoc Świadczenia socjalne pracowników. Pracownik, nazwa, data przyznania, rozliczenie.

24 NagrodyKary Nagrody i kary. Pracownik, nazwa, data przyznania, rozliczenie.

25 BadaniaLekarskie Badania lekarskie. Pracownik, nazwa, termin, data.

26 Schorzenia Schorzenia pracowników. Pracownik, nazwa, okres, typ, przyczyna, rodzaj, opis.

27 SzkoleniaBHP Szkolenia BHP pracowników. Pracownik, nazwa, termin, data.

28 DefFundPozycz Definicje funduszy pożyczkowych. Nazwa, symbol, definicja wpisowego, składki i wycofania wkładu.

29 FundPozyczkowe Przynależności pracowników do funduszy pożyczkowych. Pracownik, definicja funduszu, okres, wpisowe, wycofanie wkładu.

30 Pozyczki Pożyczki udzielone pracownikom w ramach funduszy pożyczkowych. Fundusz, data udzielenia, kwota.

31 HistoriePozyczek Historia warunków spłaty pożyczki. Pożyczka, okres ważności, informacje o oprocentowaniu, definicja elementu.

32 PracownicyIdx Tabela pomocnicza do optymalizacji wyświetlania list pracowników w zależności od wydziałów.

33 UmowyIdx Tabela pomocnicza do optymalizacji wyświetlania listy umów zleceń w zależności od wydziałów.

KALENDARZE

LP. Nazwa zbioru Opis

1 CzytnikiRCP Czytniki RCP. Nazwa, opis algorytmu importu zapisów z pliku.

2 DefinicjeLimitow Definicje limitów nieobecności. Nazwa, opis algorytmu wyliczania.

3 LimNieobecnosci Limity nieobecności pracownika. Pracownik, definicja, okres, limit.

4 DefinicjeStref Definicje stref dnia w kalendarzu. Nazwa, opis sposobu wliczania do czasu pracy.

5 StrefyDni Strefa dnia w kalendarzu. Dzień, definicja, czas pracy.

6 DefinicjeDni Definicja dnia. Nazwa, typ dnia, domyślny czas pracy.

7 StrefyKalandarza Strefa dnia w kalendarzu wzorcowym. Dzień kalendarza, definicja strefy, czas pracy.

253

8 DniKalendarza Dni kalendarza. Kalendarz, typ dnia, definicja dnia, data, czas pracy.

9 Kalendarze Kalendarze. Nazwa, algorytmy wyliczania czasu pracy, opcjonalna relacja do pracownika (dla kalendarzy wyjątków).

10 StrefyPracy Strefa rzeczywistego dnia pracy pracownika. Dzień pracy, definicja, czas pracy.

11 WejsciaWyjscia Wejścia/wyjścia z pracy w obrębie dnia. Dzień pracy, typ we/wy, godzina.

12 DniPracy Rzeczywiste dni pracy pracowników. Pracownik, data, czas pracy.

13 ZestawieniaPracy Zestawienia rzeczywistego czasu pracy pracowników za okres. Pracownik, okres, ilość dni i czas pracy w okresie.

14 StrefyZestawien Strefy zestawień czasu pracy. Zbiorcze informacje o czasie pracy za okres. Zestawienie, definicja strefy, ilość dni pracy, czas pracy.

15 DefNieobecnosci Definicje nieobecności. Nazwa, algorytm naliczania i informacje o uwzględnianiu na zestawieniach i raportach.

16 Nieobecnosci Nieobecności pracowników. Pracownik, definicja, okres, nieobecność korygowana, informacje dla nieobecności ZUS i urlopów.

17 DniAkordow Lista wykonań akordów w poszczególnych dniach. Akord, data, ilość, czas pracy.

18 ZestawAkordow Zbiorcza informacja o wykonaniu akordu za okres. Akord, okres, ilość, czas pracy.

KASA I WYCIĄGI BANKOWE

LP. Nazwa zbioru Opis

1 RachBankPodmiot Rachunki bankowe podmiotów. Podmiot, bank, numer rachunku.

2 FormyPlatnosci Definicje płatności. Ewidencja ŚP, sposób zapłaty, termin.

3 Przelewy Przelewy. Podmiot, ewidencja ŚP, dane dla przelewu.

4 PozycjePrzelewow Pozycje przelewów. Przelew, płatność (zobowiązanie), kwota.

5 Platnosci Płatności. Ewidencja ŚP, podmiot, dokument źródłowy, termin, kwota, opis.

6 EwidencjeSP Ewidencje ŚP (rachunki bankowe, kasy gotówkowe). Nazwa, kod, waluta, informacje o koncie (bank, numer).

7 RaportyESP Raporty EŚP/Wyciągi bankowe. Ewidencja ŚP, okres, saldo początkowe, saldo końcowe.

8 DokumentyKasowe Dokumenty kasowe (KP, KW). Podmiot, data i numer dokumentu.

9 Zaplaty Zapłaty. Dokument kasowy, raport kasowy, ewidencja ŚP, podmiot. Kwota, numer dokumentu, data dokumentu, opis.

10 RozliczeniaMW Rozliczenia magazynu walutowego. Tabela nie używana.

11 RozliczeniaSP Rozliczenia ŚP. Relacja z informacjami o rozliczeniach pomiędzy płatnościami i zapłatami. Dokument, zapłata, data, kwota płatności, kwota zapłaty.

12 DokRozliczeniowe Dokumenty rozliczeniowe (potwierdzenia salda, wezwania do zapłaty, noty odsetkowe, ...). Podmiot, data i numer dokumentu, opis.

13 PozDokRozlicz Pozycje dokumentów rozliczeniowych. Dokument, rozliczenie ŚP,

254

data i termin zapłaty, procent odsetek, kwoty.

14 RozrachunkiIdx Tabela umożliwiająca szybkie, wspólne, przeglądanie płatności i zapłat. Dokument, data, numer, kwota, data rozliczenia.

KSIĘGOWOŚĆ

LP. Nazwa zbioru Opis

1 OkresyObrach Okresy obrachunkowe. Symbol, okres, data zamknięcia, opis.

2 Dziennik Dziennik księgowy. Okres obrachunkowy, ewidencja, bufor, numer, data, opis, winien, ma.

3 ZapisyKsiegowe Zapisy księgowe. Dekret (pozycja w dzienniku), bufor, data, data podatkowa, numer, element księgowalny, konto, strona, kwota operacji, kwota zapisu, kurs, opis, parametry rozliczenia zapisu.

4 RozliczeniaKS Rozliczenia księgowe. Rozliczenie źródłowe, parametry różnicy kursowej, parametry rozliczenia po stronie winien oraz ma.

5 Konta Konta księgowe. Okres obrachunkowy, konto nadrzędne, symbol, nazwa, parametry konta, walutowość, bilans otwarcia.

6 PowiazaniaKont Powiązania kont księgowych. Konto, konto słownikowe, element słownika.

7 DefSlownikow Definicje słowników kont. Nazwa.

8 ElemDefSlownikow Elementy definicji słowników. Definicja oraz parametry do określenia segmentu konta i nazwy.

9 ObrotyKsiegowe Obroty księgowe. Konto, okres obrachunkowy, data, obroty w dniu, narastająco oraz salda.

10 SchematyKsiegowe Schematy księgowe. Nazwa, okres obrachunkowy, typ i definicja ewidencji, parametry schematu.

11 PozSchemKsiegT Pozycje schematu księgowego. Schemat, parametry pozycji.

12 OpisAnalityczny Opis analityczny. Ewidencja, źródło, symbol, wymiar, kwota, data, opis.

13 ZestawieniaKS Zestawienia księgowe. Symbol, nazwa, definicja numeracji.

14 KolumnyZestKS Kolumny zestawienia księgowego. Nazwa, definicja zakresu kolumny, wyrażenie.

15 PozycjeZestKS Pozycje zestawienia księgowego. Zestawienie, pozycja nadrzędna, symbol, opis, wyrażenie, sposób sumowania.

MAGAZYNY

LP. Nazwa zbioru Opis

1 OkresyMag Okresy magazynowe będące okresami czasu, w których przechowywana jest pełna informacja o stanie magazynowym.

2 Magazyny Magazyny, na które może być przyjmowany lub rozchodowany towar.

3 Obroty Obroty towaru w magazynie łączące przychodowe partie towaru z rozchodami.

4 Zasoby Zasoby towaru w magazynie, partie towaru, które aktualnie dostępne są na magazynie.

255

PŁACE

LP. Nazwa zbioru Opis

1 DefListPlac Definicje list płac. Nazwa, symbol, algorytm numeracji, seria, wydział.

2 DefElementow Definicje elementów wynagrodzenia. Informacje o wyliczaniu podatków i składek, algorytm naliczania wartości i uwzględniania elementu w algorytmach rozliczania nieobecności.

3 ProgiStazuPracy Progi stażu pracy dla definicji elementów opartych o staż pracy. Definicja elementu, próg, wartość.

4 ListyPlac Listy płac. Data, numer, wydział, informacje o sposobie naliczania.

5 Wyplaty Wypłaty pracowników. Lista płac, pracownik, numer kolejny, data wartość.

6 WypElementy Elementy wypłaty. Wypłata, pracownik, źródło, definicja, wartość, podatki, składki.

7 WypSkladniki Składniki elementu wypłaty. Element, nieobecność, podstawy naliczenia wartości, wartość.

8 ZaniechPodatkowe Zaniechania podatkowe pracowników. Pracownik, kwota, data udzielenia.

9 PozycjePIT Pozycje PIT. Nazwa, informacja sposobie wliczania do deklaracji PIT.

10 KodyRSA Kody RSA. Nazwa, informacja o sposobie wykazywania na deklaracji RSA.

11 Zaliczki Zaliczki udzielone pracownikom. Pracownik, data udzielenia, kwota, kwota spłacona.

ŚRODKI TRWAŁE

LP. Nazwa zbioru Opis

1 KRST Klasyfikacja Rodzajowa Środków trwałych. Symbol, stawki amortyzacji, opis, symbole w innych klasyfikacjach.

2 MiejscaUzytk Miejsca użytkowania środków. Nazwa, opis.

3 TytulyDokST Tytułu dokumentów środków trwałych. Tytuł.

4 ZestawyST Zestawy środków trwałych. Nazwa, opis.

5 SrodkiTrwale Środki trwałe. Numer, nazwa, opis, dane pozyskania oraz zbycia, stan środka, bilans otwarcia.

6 SrodkiTrwaleHist Środki trwałe - dane historyczne. KRŚT, miejsce użytkowania, centrum kosztów, odpowiedzialny za środek, parametry amortyzacji, wycena, ilość.

7 DokumentyST Dokumenty środków trwałych. Numer, data, data operacji, tytuł, numer dokumentu dodatkowego.

8 ObrotyST Obroty środków trwałych. Kierunek, dokument, data, środek trwały, wartość bilansowa oraz podatkowa.

9 ParametryOdpisow Parametry odpisów amortyzacyjnych. Parametry bilansowe i podatkowe oraz metody dodatkowe odpisów.

10 EwidWyposazenia Ewidencja wyposażenia. Numer, nazwa, opis, dane pozyskania oraz zbycia.

11 EwidWyposazeniaH Ewidencja wyposażenia - dane historyczne. Ilość, wartość, miejsce

256

użytkowania, centrum kosztów, odpowiedzialny za wyposażenie, wycena.

12 TerminarzInw Terminarz inwentarza. Inwentarz, nazwa terminu, data planowana, data realizacji, opis.

TOWARY

LP. Nazwa zbioru Opis

1 Jednostki Lista jednostek miary.

2 Przeliczniki Przeliczniki pomiędzy jednostkami miar.

3 PrzelTow Przeliczniki pomiędzy jednostkami miar dla poszczególnych towarów.

4 Towary Towary, karty towarowe, które mogą wchodzić jako pozycje na dokumentach handlowo-magazynowych.

5 ElemKompletow Elementy kompletacji opisujące składniki (części), z jakich składa się produkt.

6 DefinicjeCen Definicja ceny opisująca sposób wyliczania danej ceny w systemie.

7 Ceny Cena towaru zawierająca informacje o kwocie ceny netto i brutto dla odpowiedniej jednostki.

WALUTY

LP. Nazwa zbioru Opis

1 Waluty Waluty zdefiniowane w systemie. Nazwa, symbol, informacja o kursie do EUR.

2 TabeleKursowe Tabele kursowe. Nazwa.

3 KursyWalut Historia zmian kursów walut. Tabela, waluta, data, kurs, krotność.

WINDYKACJA

LP. Nazwa zbioru Opis

1 StanyWindykacji Stany windykacji płatności i zapłat. Nazwa, numer, termin.

2 Windykacje Historia windykacji płatności. Stan, płatność, data i termin.