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Universidad Mariano Gálvez

Facultad Ciencias de la Administración

Maestría en Administración de Recursos Humanos

Sistemas de Información Gerencial

Por :

Iris Arely Rivera Ramos

Carné: 1528-05-13003

Escuintla, mayo de 2012

ENSAYO

ANÁLISIS DEL SISTEMAS DE

INFORMACIÓN DE EMPRESA

LAS TRES HERMANAS

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RESUMEN

Los sistemas de información son herramientas que están integradas por diversos

elementos unificados para mejorar las estrategias en los procesos que se llevan a cabo

en determinada empresa, permitiendo manejar la información con los recursos que se

tienen disponibles en la organización, es fundamental que el personal cuente con las

capacidades necesarias para poder manejar el programa que se estará implementando

para mejorar la productividad y desarrollo competitivo en el mercado. Es importante

contar con equipo de cómputo sofisticado que cuente con bases de datos, que permita

introducir la información, transformarla y luego que tenga salida a todas las áreas

administrativas y operarias.

Palabras clave: sistemas, equipo, capacidades, bases de datos, herramientas, desarrollo

competitivo.

ABSTRACT

Information systemsare tools thatare composed ofdiverse elementsunifiedstrategiesto

improvethe processes thattake placein a givenenterprise, enablingmanage

informationresources thatareavailable within the organization, it is essential that staff

havewith the necessary skillsto handlethe program tobeimplemented toimprove

productivity andcompetitive developmentmarket. It isimportant to

havesophisticatedcomputer equipmentthat hasdatabasesthat allowsentering

information,transform it andthenthat has an exitto alladministrative areas andoperatives.

Keywords:systems, equipment, capabilities, databases, tools, competitive development

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INTRODUCCIÓN

En la actualidad los sistemas de información se han vuelto muy importantes en las

distintas áreas de las organizaciones, ya que es un principal recurso con el que pueden

contar los tres niveles de la organización tanto el nivel gerencial, el nivel de control y

también el nivel operativo porque todos tienen relación para entregar un trabajo

eficiente y de calidad. Las empresas deben contar con sistemas que contengan diversas

opciones las cuales no deben ser complejas ni difíciles de utilizar, las computadoras

deben contar con suficiente capacidad para aumentar el intercambio de entradas,

transformación de la información y salidas que este pueda contener. Es muy importante

que el personal se familiarice con los sistemas que se tienen disponibles en las

organizaciones para que no se vean afectados cuando necesiten aportar ideas y utilizar

dichas herramientas. Los sistema de información que se están implementando en la

empresa de Transporte las Tres Hermanas, nos permiten llevar un mejor control en los

procesos de entradas y salidas, así como rectificar los odómetros y bitácoras de las

unidades, con el fin de poder utilizar la tecnología como mediadora entre las áreas

administrativas como operarias de las empresas. La tecnología es un recurso cambiante

puesto que con el transcurso de los años hemos tenido desacelerados cambios para ello

las empresas deben están al pendiente para no quedar obsoletas. Al contar con un buen

sistema de información novedoso y dinámico las empresas no tendrán dificultades para

la constitución de las tareas, procedimientos de las actividades y procesos estratégicos,

creando una mejor relación entre jefes y colaboradores, asumiendo retos y obteniendo

satisfacción mutua. Los sistemas de información son importantes ya que contribuyen al

mejoramiento de las actividades organizativas, para implementar los sistemas se debe

tener el conocimiento necesario para saber manipularlos y procesar la información.

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ANÁLISIS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL DE LA

EMPRESA DE TRANSPORTE LAS TRES HERMANAS

Los sistemas de información son herramientas elementales, para las

organizaciones, los sistemas son de mucha utilidad para el gerente o administrador

general ya que le permite transmitir la información de manera oportuna, veraz a todos

los colaboradores en general, así mismo les ayuda a realizar informes y presentaciones

de forma más automatizada y presencial en todo el entorno organizativo. Es por ello que

hoy en día todas las empresas deben poseer estos recursos para ser más competitivos en

el mercado laboral. La tecnología ha avanzado durante los últimos años, las empresas

deben ir de la mano con los adelantos tecnológicos para no quedarse estancados y ser

más productivos y rentables en todo su entorno.

Los sistemas de información son de gran utilidad para los tres niveles

gerenciales, estos deben recopilar la información necesaria para que luego sea procesada

y posteriormente difundir a todos los colaboradores por medio de correos electrónicos,

mensajes interactivos, documentos compartidos. “Existen tres tipos de usuarios los

gerentes, no gerentes y personas que en este caso son los demás colaboradores que son

de la parte operaria que están dentro del entorno de la organización”1. Esto ha hecho que

las organizaciones hoy en día tengan a tiempo todas las actividades y para que no haya

retrasos por no contar con la información que se desea en el tiempo apropiado.

Las empresas que no cuentan con tecnología de punta ya no son competitivas en

el mercado y pasan a ser poco rentables, debido a que esto le crea un estancamiento en

la automatización de los recursos tecnológicos y no pueden expandirse más en el

1 Raymond McLeod, Jr. (2007) Sistemas de Información Gerencial, séptima edición, Pearson Prentice Hall.

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mercado, porque no salen de su área geográfica donde fueron instaladas con

anterioridad, en su momento fueron productivas pero si no cuentan con un buen sistema

de información ya no podrán competir con las empresas que si han avanzado

tecnológicamente.

Un sistema de información no necesariamente se refiera a una computadora en

general, sino que es un recurso físico que poseen las grandes y pequeñas empresas que

sirve para que los jefes y colaboradores están comunicados para mejorar los servicios

que prestan, esto ayudara a mejorar y evitar retrasos y así brindar un servicio de calidad

y eficiente, mejorando también el ambiente laboral y las buenas relaciones humanas ya

que se contara con buena comunicación en las diferentes áreas o departamentos.

Un sistema de información es un conjunto de elementos interactivos que pueden

ser diseñados para que logren cumplir una función dada o alcanzar propósitos

determinados los cuales pueden ser de sistema abierto o cerrado, estos contienen

componentes o elementos que pueden variar según su combinación los cuales se

muestran a continuación2.

Los elementos de entrada son recursos que ingresan al sistema para ser

procesados3.

Los elemento de procesamiento comprenden los procesos de transformación que

convierten los elementos de entrada en de salida.

2 Raymond McLeod, Jr. (2007) Sistemas de Información Gerencial, séptima edición, Pearson Prentice Hall.

3 Recuperado: http://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_informaci%C3%B3n

5

El elemento de salida es la transferencia de elementos que han sido generados

mediante un proceso de transformación hacia su destino final.

La retroalimentación que se refiere a la comunicación de los resultados y

consecuencias de las acciones y decisiones a quien las origina.

Es importante contar con un control el cual comprende permite dar seguimiento

al desempeño del sistema y la evaluación de la retroalimentación para verificar los

resultados alcanzados y compararlos con los previstos, determinar las desviaciones,

también adoptar las medidas correctivas necesarias para regular la acción y asegurar el

cumplimiento de objetivos.

“La información es la que conecta a la empresa en su entorno4”, por eso es necesario

que la información que se procesa sea clara y verídica que no contenga errores en la

entrada para que cuando sea procesada en su transformación no haya ningún retraso y

posteriormente será divulgada a todo la organización de forma práctica y segura en la

salida.

A continuación se muestra un análisis del sistema de información que esta

implementado en la empresa las tres hermanas dedicada a la prestación de servicios de

transporte en el casco urbano del municipio de Chiquimulilla, debido al crecimiento de

la población y a la prestación del servicio en otros puntos estratégicos que fueron

habilitados, surgió la necesidad de implementar un sistema de información novedoso

que permitiera llevar un mejor control tanto de las unidades, la compra de repuestos,

solicitudes de compras, ingresos y egresos. Es importante conocer todos los aspectos

administrativos y de operación dentro de la empresa.

4

Raymond McLeod, Jr. (2007) Sistemas de Información Gerencial, séptima edición, Pearson Prentice Hall.

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La empresa de transporte las Tres Hermanas fue fundada en el año 2004, por

Julia Ramos y Miguel Rivera, se encuentra ubicada en colonia la corona 1, en el

Municipio de Chiquimulilla del Departamento de Santa Rosa. La cual se dedica a la

prestación de servicios de transporte con amabilidad, calidad y buen precio a toda la

población en general. Cuando se inició las operaciones la empresa solo contaba con una

unidad pero al transcurso de un año la empresa logro adquirir tres unidades más, en la

actualidad están operando con cuatro unidades para brindar los servicios. La misión de

la empresa es brindar un servicio de calidad, eficiente y con amabilidad. Se tiene

previsto en la visión de expandir nuestros servicios en todo el departamento siempre

brindando la mejor calidad en las unidades y del servicio. Hoy en día las empresas

deben estar pendiente de los adelantos tecnológicos es por eso que la empresa cuenta

con un sistema de información que brinda apoyo a todas las áreas para poder encontrar

diversas opciones de compras de repuestos5, nuevas unidades entre otras, las cuales nos

ayudan a mejorar el rendimiento y brindar mayor calidad en las operaciones diarias de

las unidades. La información que se puede obtener mediante este recurso tan necesario

es fundamental para el desarrollo productivo de toda la organización, por tal razón

debemos crear un ambiente agradable y sofisticado para obtener mejor comunicación

con los proveedores y empresas que se dedican a la prestación de servicios, esta

herramienta proporciona mejores conocimientos y resultados productivos. Debido a los

adelantos tecnológicos la empresa ha tenido la necesidad de crear un programa para

llevar el control de los procesos que permitan tener comunicados a los asociados,

proveedores de repuestos, clientes y colaboradores, esto permitirá minimizar pérdida de

tiempo en reparación de la unidades y obtener los repuestos en el tiempo indicado

brindado así un mejor servicio con calidad y eficiencia. Con anterioridad no se contaba

5 Véase anexo 1

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con ningún sistema de cómputo y los pedidos de repuestos se hacían manualmente o

por medio de llamadas telefónicas, esto hacia perder tiempo en la búsqueda de

repuestos, los cuales no estaban a tiempo creando así perdidas innecesarias. Los

movimientos contables se llevaban a cabo por medio de inventarios realizados

manualmente por medio de un contador externo para llevar al día el pago de impuestos

y otros gastos que se realizan en la asociación y municipalidad, también se ingresaban

las entradas y gastos en hojas de papel bond, los cuales eran archivados para luego ser

verificados y hacer comparaciones mensualmente, el cual era incomoda la revisión pues

se tenía que hacer los totales par luego verificarlo. Hoy en día la empresa ya cuenta con

computadoras para llevar los registros de una manera más sofisticada, creativa y

dinámica, contando con un sistema de información que se lleva a cabo por medio de

hojas electrónicas que se crean en Excel, las solicitudes de compra se envían por medio

de correos electrónicos, hay más comunicación con los proveedores sobre la calidad de

repuestos, generando así una mejor rentabilidad para la prestación de los servicios6. Al

contar con un sistema de cómputo nos permite llevar en orden las tareas y el rol de la

empresa verificando las cuentas y todo lo concerniente al desarrollo de la misma en su

entorno y la posibilidad de expandir nuestros servicios en otras regiones del

departamento. Esto sirve para hacer una mejor planificación sobre las actividades que

están por realizarse en el transcurso del año, la empresa tiene estrecha comunicación

con la asociación de taxis del sur oriente (ASOTARSO), la cual realiza reuniones

mensuales con las empresas asociadas para realizar análisis y buscar alternativas para

mejoramiento de sus actividades.

I. Análisis del Software: El control de los ingresos diarios son monitoreados en una

hoja electrónica de cálculo trabajada en Excel para verificar si se ha cumplido con las 6

Véase anexo 2

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normas establecidas por la asociación, los servicios tiene una cuota diaria, la cual fue

propuesta por los pilotos, analizada por los propietarios y autorizada por la directiva.

Esta es ingresada diariamente para luego hacer un análisis de lo ingresado con lo

planificado en un periodo determinado. Además se cuenta con hojas electrónicas para

hacer cotizaciones sobre la compra de repuestos, estas hojas cuentan con una serie de

códigos para que la compra sea más automatizada y menos cansada, ya no hay

necesidad de transportase a otros departamentos o la capital para realizar la compra,

sino que se hace por medio de correo electrónico la compra y luego son enviados por

medio de una empresa que se dedica a la entrega de encomiendas.

II. Análisis del Hardware: El equipo tecnológico con el que cuenta la empresa de

transporte es una computadoras, Hp G60-44 DX Notebook PC portátil, pantalla de 16.0

pulgadas diagonal 16:9 widescreendisplay con alta definición, Pentium IV, procesador

AMD Dual Core, 4GB Ram, 500GB disco duro, Windows 7 Home. Internet

inalámbrico con 3GB del proveedor de tigo, una impresora Canon Prixma ip2700,

fotocopiadora, teléfono y fax.

III. Usuarios que utilizan el sistema: Contamos con un equipo de colaboradores

altamente calificados y con competencias en el ramo de la prestación de servicios, los

cuales pueden hacer uso del sistema y brindan apoyo en las áreas de la empresa. Entre

los colaboradores que cuenta la empresa están un administrador general que se encarga

de llevar un control de las actividades planificadas durante el año, un contador que se

encarga de llevar el inventario, los pagos de impuestos y velar por que se cumplan con

los regímenes estipulados por la ley, una secretaria que se encarga de enviar solicitudes,

cotizaciones de compra y enviar correos, cuatro pilotos que se encarga de prestar el

servicio y tienen varios años de experiencia de conducir, también se cuenta con cuatro

unidades para prestar el servicio, un mecánico, todos debidamente uniformados.

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CONCLUSIÓN

Es importante que las empresas estén innovando los sistemas de información con los

que cuentan, la utilización de los sistema de información computarizados nos permiten

llevar mejores controles en las actividades que se desarrollan diariamente, permitiendo

corregir errores que ha afectan las operaciones diarias, se debe hacer una buena

planificación sobre las características del sistema que se utiliza para mejorar las

prácticas utilización de los recursos físicos, esta es una herramienta gerencial que

necesita contener bases sólidas con información confiable, oportuna y que refleje de

manera idónea el estado de las actividades y servicios que se prestan, todo esto será útil

para tomar cualquier tipo de decisiones en el momento oportuno. Es por ello que se

considera necesario desarrollar e implementar un sistema de información gerencial en

las empresas que pueda recolectar todo tipo de información desde fuentes de datos de

los colaboradores que se generan diariamente así también podemos llevar a cabo buenos

controles de inventarios, llevar al día los pagos de impuestos y sobre todo tener una

mejor organización en los gastos varios que se ocasionan en las operaciones. El sistema

ayudara a mejorar el control de las bitácoras, el sistema de control de odómetros, el

combustible para procesar el consumo mensual de esta manera se podrá automatizar los

recursos y mejorar la productividad. Al contar con este recursos tan importante e

innovador las empras se vuelven más competitivas y rentables en este mundo tan

globalizado y en constante cambios, es por ello que es evidente ver como grandes

empras se han quedado estancadas por no contar con sistemas de información, no han

podido salir de su área geográfica donde fueron implementadas.

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ANEXOS

Hoja de Ingresos (Anexo I)

Hoja de control de tiempo (Anexo II)

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BIBLIOGRAFÍA

wikipedia. (s.f.). Recuperado el 27 de abril de 2012, de http://

wikipedia.org/wiki/Sistema_de_informaci%C3%B3n

Raymond McLeod, J. (2007). Sistemas de Información Gerencial (Septima Edición ed.). Pearson

Prentice Hall.