문서보존기간종별책정기준시행세칙 ◀ 3-3-10～1 ▶

문서보존기간종별책정기준시행세칙

제1조 (목적) 본 시행세칙은 서울여자대학교 문서규정 제4장 제64조 제3항의 규정에 의한 문서

보존기간의 종별 책정 기준을 정함을 목적으로 한다.

제2조 (보존기간 책정기준) ① 문서의 종별 보존기간 책정 기준은 별도에 의한다.

② 다음 각 호의 문서는 전항의 규정에 의한 별표들의 기준에 불구하고 학년도 말에 폐기한다.

1. 규정문서에 관한 주무부서의 초안

2. 경유문서로서 단순히 보관한 부분

3. 교내 각 부서간의 업무연락 문서부분

4. 소관이 아닌 문서, 다만 계속 참고하여야 할 문서는1년간 보존 할 수 있다.

③ 회계 관계 문서 중 지출증빙서류의 부분은 제①항의 규정에 의한 별표의 기준에 불구하고 10

년간 보존한다. 다만, 사업이 계속중이거나 감사시에 위법 또는 부당하다고 지적된 경우에는

10년이 경과한 후에도 당해 사업 또는 감사처리의 완결까지 관계문서를 보관한다.

제3조 (보칙) 이 세칙에 규정되지 아니하는 문서의 보존기간 책정기준은 이 세칙에 규정된 문

서와 유사한 종별에 준하고, 유사한 종별이 없는 문서의 보존기간은 각 부서의 장이 정한다.

부 칙

(1) (시행일) 이 세칙은 1998년 3월 1일부터 시행한다.<'98 제8차 교무위원회>

◀ 3-3-10～2 ▶ 문서보존기간종별책정기준시행세칙

[별표 #1]

문서보존기간 종별책정기준

기능 명칭 세 부 기 능 문 서 종 별 보존기간(1년)

공 통 각 종 사 업 사업의 기본운영 지침 및 방침 영구

사업집행에 관한 일반문서 10

공 문 서 관할청의 각종 지시 및 방침 3

중요 정책결정 및 본교의 의무수반문서 영구

기정사실의 제 증명 확인 1

사무적인 조회 및 회답 5

각 부서의 문서대장 3

자 료 수 집 각 부서의 연혁자료 영구

중요 자료 제공(교외) 3

경미한 자료 제공(교외) 1

자료 수집 제공(교내) 1

예산 및 결산 각 부서의 예산서 및 사업계획서(원본) 5

각 부서의 결산서 및 사업보고서(원본) 5

각 부서의 월별 예산 집행계획 1

수입결의서 3

지출결의서 3

물품청구 및 예산집행의 발의 1

연차보고서 준영구

조사연구 보고서(원본) 10

회 의 록 각종 위원회 회의록 영구

각종 위원회 심의 의결문서 준영구

각종 위원회 운영에 관한 일반문서 3

서 식 관 리 서식관리 일반문서 3

서식승인 관계문서 준영구

서식 승인 신청 및 승인 1

서식승인대장, 승인서식 원본 준영구

전산자료관리 전산자료관계 일반문서 1

자료보존관계 3

자료공동운영관계 3

업무개발, 처리기록서 10

화일이력부 10

마이크로필름촬영 기록물촬영․현상․검사관계 3

필름증명서(색인 목록 포함) 준영구

마이크로필름 보존대장 영구

문서보존기간종별책정기준시행세칙 ◀ 3-3-10～3 ▶

기능 명칭 세 부 기 능 문 서 종 별 보존기간(1년)

마이크로필름촬영 마이크로필름 색인대장 준영구

공 통 마이크로필름촬영 필름복제 5

기타 마이크로필름 관계 3

기 타 사무인계인수서(원본) 5

각 부서의 비품대장(원본) 영구

외자도입 물품구입 관계서류 10

전산업무 개발 보고서상환완료후

면세종료기간

영선 및 수선의뢰 관계문서 1

일용노무원의 사역요구 1

인쇄의뢰 1

배차의뢰 3

과직원 사무분장 3

업무일지 3

문서사송부 1

대학원 입 학 관할청의 학생입학 지침 및 방침 10

신입생모집요강 결정 관계문서 5

입학원서 접수대장 3

합격자 입학원서 8

불합격자 입학원서 2

박사학위과정 지원자 입학전형서 5

입학시험 답안지 5

합격자 대장(원본) 10

합격자 사정표 5

학생카드 10

재입학 관계문서 10

입학생관리에 대한 관할청 보고서 5

졸 업 졸업대장(원본) 영구

졸업사정표 10

등 록 납입금액 결정 관계문서 10

교과목 등록 카드 5

등록금 납부 고지서 1

학 적 학적부(원본) 영구

관할청의 학적관리 지침 및 방침 5

학적관계 보증서 10

학적기재사항 정정원 준영구

제적자 대장(원본) 영구

◀ 3-3-10～4 ▶ 문서보존기간종별책정기준시행세칙

기능 명칭 세 부 기 능 문 서 종 별 보존기간(1년)

학 적 제적결정 관계문서 영구

대 학 원 학 적 휴학, 복학 허가 관계문서 5

성 적 성적 정정원 5

어학능력시험 답안지 5

외국어시험 시험답안지 5

종합시험 시험답안지 5

학기말시험 시험답안지 1

학점교환제도의 관리 5

전과생 보충학점 결정 5

장 학 금 장학금 지급 대장 10

재직교수의 장학금 지급결정 3

장학금 지급 대상자 결정 2

교 과 과 정 교과목 설정 10

교과목 개설 10

교과목 등록 및 수업실시 3

학위청구서논문 학위청구논문 영구

논문지도교수 선정 3

논문심사위원회위원 위촉 및 운영 3

논문심사에 관한 일반문서 3

증 명 제 증명 발급대장 3

제 증명서 발급사본 1

추 천 서 추천서 발급대장 3

추천서 발급사본 1

위 원 회 대학원위원회 위원 위촉 3

대학원위원회 운영 일반문서 3

기 타 각종 시험관리 관계문서 5

재학생 부직 취업 허가원 재학중

대학원 공개 강좌 5

실험실습 의뢰 1

출강요청 의뢰 1

대 학 학 사 학사 사무처리요령 및 예규 영구

학제 개편개획 관계문서 준영구

전공, 부전공별 학생명단 5

복수전공 학생명단 5

실기 및 학술발표 관계문서 5

졸업논문 3

교수요목 5

문서보존기간종별책정기준시행세칙 ◀ 3-3-10～5 ▶

기능 명칭 세 부 기 능 문 서 종 별 보존기간(1년)

교원연구실적보고 3

대 학 학 사 졸업생앨범 준영구

시험답안지 1

교직원 및 학생주소록 3

교육실습 및 교직과정 관계 5

각종 자격 및 면허취득관계자 명부 5

교수 및 강사 이력서(부본) 3

장학금 지급자 명단 5

학생작품전 목록 영구

졸업작품전 목록 영구

교수 담당과목 및 시간표 5

성 적 성적표 5

성적정정원서 5

학 생 활 동 학생지도 결과보고서 4

학생활동 관계문서 5

졸업생조서 3

졸업생 취업관계 5

추 천 서 추천서(학장) 발급 대장 3

추천서 발급사본 1

회 의 록 대학교수회의, 학과장회의, 학과교수회의 회의록 10

기 타 각종 행사 관계문서 3

도서 및 각종 시청각자료 목록(구입 및 기증) 영구

교 무 교 과 과 정 교과과정표 10

교과과정 결정 관계문서 3

종합시간표 3

교과목등록 및 수업실시 관계문서 3

회 의 록 교무회의 영구

전체교수회의 영구

교학부장(학사관계)회의 영구

학 적 졸 업 졸업대장(원본) 영구

졸업사정표 졸업후5

등 록 교과목 수강신청서 5

수강신청 결과표(1차, 2차) 5

학 적 학적부(원본) 영구

학업성적부(원본) 영구

교과목 성적표 졸업후 5

관할청의 학적관리 지침 및 방침 10

◀ 3-3-10～6 ▶ 문서보존기간종별책정기준시행세칙

기능 명칭 세 부 기 능 문 서 종 별 보존기간(1년)

학 적 관할청의 학적관리 지침 및 방침 10

학적기재사항 정정원5 5

전적학교 이수 교과목(전공과목) 인정서 5

제적대장(원본) 영구

제적결정 관계문서 10

휴학, 복학 허가 관계문서 5

재입학허가 관계문서 5

시 험 학기말시험답안지․중간시험답안지 1

추가시험 신청 및 허가서 1

교 직 관할청의 교직과정 개설 인가문서 영구

관할청의 교직과정 등 운영지침 및 방침 10

교직과정 운영보고 문서 3

교원자격증 발급 대장 영구

교원자격 신청 관계문서 5

교육실습 관계문서 3

사회교육 관계서류 5

증 명 제 증명 발급대장 3

제 증명서 발급사본 1

채 플 채플 관련 문서 1

교원 인사 임 용 인사발령 대장(원본) 영구

인사기록 카드 준영구

인사제청서 및 임면승인서 준영구

교원 점수 일람표 영구

신임교원 공채 관련 서류 5

인 사 관 리 관할청의 인사관리 지침 및 방침 10

관할청에 대한 인사관리 보고문서 5

교원 임용 보고 10

인사위원회 기록 10

출장명령 및 여비지급 계산 5

교수연구년제 준영구

명예교수 관계 10

석좌교수 관계 10

강 사 시간강사 발령대장(원본) 영구

시간강사 위촉 제청서 영구

시간강사료 지급명세서 5

시간강사 수업시간표 5

추 천 수상후보자 추천 1

문서보존기간종별책정기준시행세칙 ◀ 3-3-10～7 ▶

기능 명칭 세 부 기 능 문 서 종 별 보존기간(1년)

추 천 각종 후보자 추천 1

징 계 징계자 대장(원본) 영구

징계 결정 관계문서 준영구

징계 관계 일반문서 5

포 상 포상자 대장(원본) 영구

포상자 결정 관계문서 10

포상관계 일반문서 1

증 명 발 급 제 증명서 발급대장(원본) 5

제 증명서 발급사본 3

신분증 발급대장(원본) 3

연 구 연 구 비 교내․외 연구비 추천 3

교내․외 연구비 선정 5

교재외 연구비 지출원인 행위 5

연 구 소 기본운영계획, 운영실적 5

학술행사 5

자료집 등 발간 자료 5

기 획 기 획 기획수립 및 관련 서류 3

기획수립을 위한 참고자료 1

심 사 분 석 심사분석 및 관련 서류 5

부속기관의 사업계획 및 사업보고 5

제 규 정 규정공포 원본 영구

세칙공포 원본 영구

요령공포 원본 영구

내규공포 원본 영구

예규공포 원본 영구

규정, 세칙, 요령, 내규, 예규 연혁자료 영구

규정, 세칙의 법인보고 문서 1

학 칙 학칙인가서 원본(대학) 영구

학칙인가서 원본(각 대학원) 영구

제 학칙 인가 신청서류 3

경 유 문 서 법인제출 경유 중요문서 3

법인제출 경유 일반문서 1

연차보고서 연차보고서 연혁자료 영구

연차보고서 연차보고서 작성 참고자료 1

통 계 관할청의 각종 통계조사 문서 3

각종 기획수립을 위한 통계 3

법 령 법령 질의, 해석 10

◀ 3-3-10～8 ▶ 문서보존기간종별책정기준시행세칙

기능 명칭 세 부 기 능 문 서 종 별 보존기간(1년)

법 령 경미한 사안 1

홍 보 홍 보 홍보계획 지침 5

홍보자료 수집, 편집 3

홍보물 제작, 발간 원본 3

기타 홍보 관계 일반 1

국 제 협 력 국제협력․교류 기본 정책 준영구

국제회의 참석․개최․평가 5

국제행사 참석․개최 3

국제협력 교류 일반 3

학 생 학 생 지 도 관할청의 학생지도관계 지침 및 방침 5

관할청에 대한 학생지도 관계보고 3

학생현황조사 실시 및 보고 1

학생 교외활동 관계문서 3

학생 교내활동 관계문서 3

국외연수 참석 허가원 3

외부 및 자체 연수계획 승인 5

연수업무 추진 관계문서 5

학생관 매점 운영 약정서 10

학생관 매점 운영 예․결산서 10

학생관 매점 관련 문서 10

사 회 봉 사 사회봉사 성적평가표 5

사회봉사 신청서 5

사회봉사자 명단 3

사회봉사 요청기간 문서 3

사회봉사 관련문서 1

확인서 발급사본 1

학 생 총 학 생 회 관할청의 총학생회 운영관계 및 방침 5

관할청에 대한 총학생회 운영계획 승인 및 보고 5

총학생회 사업계획․사업보고서 5

총학생회 운영예산․결산서 5

총학생회 지도위원 위촉 관계문서 3

총학생회 동아리 간부임면 관계문서 3

동아리 지도교수 임면 관계문서 3

각 동아리 사업 계획 및 예산․결산 보고 3

총학생회 업무처리에 관한 일반문서 1

학 생 증 학생증 발급대장 1

학생 신상기록부 10

문서보존기간종별책정기준시행세칙 ◀ 3-3-10～9 ▶

기능 명칭 세 부 기 능 문 서 종 별 보존기간(1년)

학 생 기차 할인권 발급대장 1

상 벌 학생포상 관계 대장 영구

학생포상 결정 관계문서 1

학생징계 관계 대장 영구

학생징계 결정 관계문서 5

회 의 록 교학부장(학생관계)회의 영구

기 숙 사 기숙사비 납부금 결정 관계문서 5

기숙사 사생 명단 10

자취기숙사 운영 관계문서 3

간 행 물 관할청의 간행물 발간 지침 및 방침 5

간행물 등록대장 5

관할청에 대한 간행물 발간 현황 보고 3

행 사 개교기념행사 계획 결정 관계문서 준영구

학생행사 3

기 타 학생 각종 학술활동 관계문서 1

기타 학생활동 관계 일반문서 1

장 학 장 학 금 관할청의 장학금 지급 지침 및 방침 3

장학생 선발 및 배경 결정 문서 3

장학금 지급기관 일반문서 1

교외장학생 추천 문서 5

장학업무 추진 관계문서 3

교내장학금 지급 실적보고 문서 5

장학금 신청 공고 3

교내 대여장학금 관계문서 준영구

취 업 부 직 아르바이트 신청서 1

아르바이트 추천의뢰 및 추천조서 1

취 업 취업면담 카드 1

취업희망서 카드 1

각 종 특강 및 세미나 자료취업 특강 자료 3

자료 대출인 명단 1

개인별 졸업생 취업현황 조사 자료 10

통 계 부직신청 및 알선현황 통계 3

졸업생 취업률 통계 10

졸업예정자 진로조사 통계 10

보 고 부업알선 실적보고 3

취업현황 보고 3

교육통계 3

◀ 3-3-10～10 ▶ 문서보존기간종별책정기준시행세칙

기능 명칭 세 부 기 능 문 서 종 별 보존기간(1년)

보 고 부직 및 취업관련 공문 1

입 학 입 학 대학입학전형계획(교육부) 10

입학원서 4

입학 사정대장 4

입학 각종 전형자료 4

입학관련 통계자료 영구

원서접수대장 4

합격자 명단 4

자체감사결과 4

입학전형관리위원회 회의록 4

편 입 학 편입학 전형계획(교육부) 5

편입학원서 3

편입학문제지 1

자체감사결과 3

편입학 사정대장 3

편입학 통계자료 5

편입학 각 종 전형자료 3

기타 편입학 관련 서류 3

총 무 전 례 의 식 교내의 제반 행사 지침 및 보고 5

전례의식 관계 일반문서 3

문 서 관 리 문서 수발에 대한 지침 및 방침 3

우편접수부 1

문서접수 대장 3

문서발송 대장 3

문 서 보 관 문서 보존의 정리․관리에 대한 계획 방침 5

보존문서 기록대장 영구

문서보존년한 및 폐기 결정 5

폐기문서에 관한 지침 5

직 인 직인사용 대장 3

직인 업무에 관한 중요 문서 5

직인 등록 대장 준영구

민 방 위 민방위 편제 관리 대장 3

관할청의 민방위 관리 관계 지침 및 방침 3

민방위 장비 물자 보유 대장 10

민방위 교육관리 대장 3

민방위 자원관리 대장 3

직장민방위 관계 서류 5

문서보존기간종별책정기준시행세칙 ◀ 3-3-10～11 ▶

기능 명칭 세 부 기 능 문 서 종 별 보존기간(1년)

당 직 관 리 당직명령문서 3

당직 운영에 관한 일반문서 3

보 안 보안규정 개폐에 관한 자료 3

보안업무에 관한 지침 및 방침 5

건 물 관 리 건물관리에 관한 중요 문서 5

교환실관리 교환실의 관리 운영에 관한 지침 및 방침 3

교환실 운영에 관한 일반문서 1

총무 인쇄실관리 인쇄실의 관리 운영 3

인쇄실 운영에 관한 일반문서 1

경 비 관할청의 교내 경비에 관한 지침 및 방침 3

당직일지 및 수위 근무일지 3

순찰일지 및 순찰관계 기록 문서 3

소 방 관할청의 소방관리 관계 지침 및 방침 5

소방관리 관계 일반문서 1

각종 소방관리 점검일지 1

차 량 관 리 차량관리 지침 및 방침 5

차량대장(부본) 영구

차량수리 관계분서 1

차량관리 관계 일반문서 1

임 용 인사발령 대방(원본) 영구

인사기록 카드 준영구

인사제청서 및 임면승인서(퇴직자분 포함) 〃

직원 봉직기록부(원본) 영구

직원 점수 채점표 10

인 사 관 리 관할청의 인사관리 지침 및 방침 10

직원 임용 보고 준영구

인사위원회 기록 10

출장명령 및 여비지금 계산 3

월급 지급 관계문서 영구

해외유학기간중 봉급지급 결정 관계문서 〃

직원 출근부 관리 3

연 금 관할청의 연금관리 지침 및 방침 영구

연금 카드(부본) 〃

연금서류 접수부 5

연금서류 발송부 5

부담금 납입 내역서 영구

연금신청사항 처리부 〃

◀ 3-3-10～12 ▶ 문서보존기간종별책정기준시행세칙

기능 명칭 세 부 기 능 문 서 종 별 보존기간(1년)

연 금 연금대상 교직원 명부 〃

연금 관계 일반문서 1

병 사 관할청의 병사관리 지침 및 방침 5

관할청에 대한 병사관리 관계 보고 3

병사관리 관계 일반문서 1

추 천 해외여행 추천 1

수상 후보자 추천 1

장학생 후보자 추천 1

각종 후보자 추천 1

징 계 징계자 대장(원본) 영구

징계 결정 관계문서 준영구

징계 관계 일반문서 5

포 상 포상자 대장(원본) 영구

포상자 결정 관계문서 3

포상 관계 일반문서 1

교 육 훈 련 교육훈련 지침 및 방침 3

교육훈련 실시 문서 1

증 명 발 급 제 증명서 발급대장(원본) 3

제 증명서 발급사본 1

신분증 발급대장(원본) 3

기 타 노동부의 인사관리 지시 또는 보고서 3

국가보훈처의 인사관리 지시 또는 보고서 3

제 위원회 위원 위촉 5

단체협약서 영구

노동조합 관련 공문 5

총 무 후 생 복 지 임금 지불 명세서 10

판매일보 1

교육일지 2

위생점검일지 1

주방일지 1

식품청구서 1

비품재고 조사대장 2

집기재고 조사대장 2

월말식품재고서 1

야채, 생선 월 구매 통계표 1

메뉴 시행분 1

회계장부 5

문서보존기간종별책정기준시행세칙 ◀ 3-3-10～13 ▶

기능 명칭 세 부 기 능 문 서 종 별 보존기간(1년)

후 생 복 지 비저장품목 수불, 연료수불, 재고통제, 보관전환 2

수련관신청서 1

매점 재고조사 2

물품 출납 카드 1

예 산 관할청의 예산편성 지침 및 방침 1

관할청에 대한 예산편성 보고 5

예산안 편성 자료 1

자금운용 예산서 영구

학생납입금 관계 5

급여 일람표 10

예 산 예 산 통 계 예산 회계장부 영구

예산 회계월보 10

각 부서의 예산서 및 결산서 영구

기 타 교육차관 관계문서 준영구

관할청에 대한 각종 보고 문서 5

회계장부 영구

회계월보 10

일계표 10

수표장 및 입금장 10

교직원 봉급지급 카드 10

등록일보․등록금 분석표 10

원천과세 징수 보고자료 10

수입결의서 10

지출결의서 10

입금 고시서(영수증) 10

등록금 고지서(영수증) 10

교직원 개인 가불 공제표 1

결 산 관할청의 결산서 작성 지침 및 방침 영구

결산보고서 영구

관 리 비품대장(원본) 영구

건물대장(부본) 영구

토지대장(부본) 영구

기증대장 영구

건설공사 준공검사 대장 영구

물품재고 대장 3

물품출납 대장 3

손․망실처리 관계문서 5

◀ 3-3-10～14 ▶ 문서보존기간종별책정기준시행세칙

기능 명칭 세 부 기 능 문 서 종 별 보존기간(1년)

관 리 대체물품대장 3

외자도입물품 사업기본계획 결정 관계문서 10

관계 관할청과의 보고 문서 5

사후관리 물품 반입신고서 3

통관 관계문서 3

관 리 차 관 입찰서 기술검토 관계 서류 1

구매 입찰 공고 서류 1

구매 요청 관련 서류 3

각종시설공사 건설공사 준공검사 대장 5

각종 시설공사 설계도면(원도) 영구

영선공사(자재) 검수 대장 2

업자선정 통보서 1

공사자재 수불대장 2

보험 관계문서 3

시설보수 청구의뢰서 1

시설보수 청구 접수대장 1

공사 품의서 2

영선공사 결산서 협조 통보 2

검 수 물품검수 대장 3

물품검수 조서 3

납품서철 1

각종시설물 품의서 5

신증축공사 업자선정 통보서 1

준공검사 대장 5

설계도면 영구

각종시설물 품의서 3

유 지 관 리 업자선정통보서 1

보 수 공 사 준공검사 대장 3

결산서 3

기타 각종 시설물 유지관리에 관한 문서 3

각종 시설물 유지관리 점검 일지 3

임금지불 명세서 10

전기, 수도, 연료 사용 보고서 3

온 실 온실 운영에 관한 문서 3

경 리 경리 및 구매 지출결의서(일반) 10

지출결의서(공사, 계약) 10

구매품의서 10

문서보존기간종별책정기준시행세칙 ◀ 3-3-10～15 ▶

기능 명칭 세 부 기 능 문 서 종 별 보존기간(1년)

경 리 경리 및 구매 계약서(일반) 10

계약서(부동산, 건설) 10

매각 관계 중요 문서 10

매각 관계 일반 문서 3

(주) 위 표의 보존기간(년) 현행난에 ( )표는 현재 각 해당 부서에서 임시로 정하여 사용하고 있는

보존기간을 표시한 것임.