行政机关公文培训

一、公文的概念及特点

1、概念：公文是行政机关在行政管理过程中所形

成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进

行公务活动的重要工具。

具体是指《党政机关公文处理工作条例（2012年7

月1日起施行）》列出的十五类公文，即：决议、决定

、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报

、报告、请示、批复、议案、函、纪要。

　　 二、行政公文的基本特征

　　（一）主旨：单一、集中、明确

　　（二）材料：多样、真实、有力

　　（三）结构：合理、谨严、固定

　　（四）语言：准确、简明、平易、庄重

三、公文的格式

公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发

文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、

正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、

附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码

等组成。

请看“公文格式图例”。

四、几种常用公文的用途和写法

（一）通告

1、通告的含义和用途

通告是在一定范围内公布应当遵守或周知的事项时使

用的公文。通告不同公告，它主要用于有关单位开展业务

工作的需要。它的使用者可以是各级各类机关，它的内容

往往涉及到社会的方方面面，因此，无论其使用主体还是

其内容都具有相当的广泛性。

2、通告的基本框架和写法：

（1）标题的写法，通常有四种：

①"通告"。如遇特别紧急情况，可在通告前加上“

紧急”二字。

②"关于XXX的通告"。

③"XXX关于XXX的通告"。

④"XXX通告"。

例文：《东莞市人民政府关于禁止在珠江三角洲水

资源配置工程占地及淹没区域范围内新增建设项目和迁

入人口的通告》

（2）开头：写明制发通告的原由。

主要阐述发布通告的背景、根据、目的、意义等。通

告常用的特定承启句式“为……，特通告如下”或者“根

据……，（某某机关）决定……，现就有关事项通告如下

”引出通告的事项。

（3）具体写清通告事项。

通告事项是通告全文的核心部分，包括周知事项和

执行要求。撰写这部分内容，首先要做到条理分明，层

次清晰。如果内容较多，可采用分条列项的方法；如果

内容比较单一，也可采用贯通式方法。

其次要做到明确具体，需清楚说明受文对象应执行

的事项，以便于理解和执行。

（4）结束语。

一般用“特此通告”或“本通告自发布之

日起实施”结束全文。

（5）例文讲解：《关于取消试行车辆通行费

年票制的通告》。

（二）通知

1、通知的含义和用途

通知适用于发布传达要求下级机关执行和有关单位周知或者

执行的事项，批转和转发公文。

通知的应用极为广泛。具有发布性、指示性、中转性等三个

特点。下达指示、布置工作、传达有关事项、传达领导意见、

任免干部、决定具体问题，都可以用通知。上级机关对下级机

关可以用通知；平行机关之间有时也可以用通知。

2、通知的基本框架和写法

（1）通知的标题

通知的标题一般采用公文标题的常规写法，由发文机关+主要内容+文

种组成。如《东莞市人民政府办公室关于进一步规范我市房地产市场发

展的通知》。

也可以省略发文机关，由主要内容+文种组成标题。

发布规章的通知，所发布的规章名称要出现在标题的主要内容部分，

并使用书名号。如“东莞市人民政府关于印发《东莞市机关事业单位聘员

管理办法》的通知”。

批转和转发文件的公文，所转发的文件内容要出现在标题中，但不一

定使用书名号。如《转发广东省人民政府办公厅转发国务院办公厅关于

开展2015年全国1%人口抽样调查的通知》。

（2）通知的主送机关

通知的发文对象比较广泛，因此，主送机关较多，要注

意主送机关排列的规范性。如《东莞市人民政府办公室关于

进一步完善我市住房限购政策的通知》的主送机关：

各镇人民政府(街道办事处、园区管委会),市府直属各单位:

由于级别、各称不同，主送机关的称法和排列非常复杂

，这个序列要经过深思熟虑后确定下来。

（3）开头：写明制发通知的缘由

发布指示、安排工作的通知，开头部分主要应说明此通知有关的

背景、根据、目的、意义等。

晓谕性的通知，也可参照上述写法。如《关于调整我市社会医疗

保险待遇标准的通知》，采用了根据与目的相结合的开头方式。

批转、转发文件的通知，根据情况，可以在开头表述通知缘由，

但多数以直接表达转发对象和转发决定为开头，无需说明缘由。

发布规章的通知，多数情况下篇段合一，无明显的开头部分，一

般也不交代缘由。

（4）主体部分：写清楚通知事项

这是通知的主体部分，所发布的指示、安排的工

作、提出的方法、措施和步骤等，都在这一部分中

有条理地组织表达。内容复杂的需要分条列项。

（5）结尾

发布指示、安排工作的通知，可以在结尾处提出贯

彻执行的有关要求。如无必要，可以没有这一部分。

其它篇幅短小的通知，一般可用“特此通知”结尾，

也可不需专门的结尾部分。

（6）例文讲解：《东莞市人民政府办公室关于进一

步完善我市住房限购政策的通知》

（三）请示

1、请示的含义和用途

请示是下级机关向上级机关请求对某项工作、问题作出指

示，对某项政策界限给予明确，对某事予以审核批准时使用的

一种请求性公文，是应用写作实践中的一种常用文体。

2、请示的种类

（1）请求指示的请示。此类请示一般是政策性请示，是下级机关需

要上级机关对原有政策规定作出明确解释，对变通处理的问题作出审查

认定，对如何处理突发事件或新情况、新问题作出明确指示等请示。

（2）请求批准的请示。此类请示是下级机关针对某些具体事宜向上

级机关请求批准的请示，主要目的是为了解决某些实际困难和具体问题

。

（3）请求批转的请示。下级机关就某一涉及面广的事项提出处理意

见和办法，需各有关方面协同办理，但按规定又不能指令平级机关或不

相隶属部门办理，需上级机关审定后批转执行，这样的请示就属此类。

3、写作请示应注意的问题

（1）必须是下级机关向上级机关的行文。

（2）请示的问题必须是自己无权作出决定和处理的。

（3）必须是为了向上级请求批准。

（4）请示事项一般时间性较强。请示的事项一般都是急需明确和解

决的，否则会影响正常工作，因此时间性强。

（5）应一事一请示。

（6）一般主送一个机关，不多头主送，如需同时送其他机关，应当

用抄送形式，但不得在请示的同时又抄送下级机关。

（7）应按隶属关系逐级请示，一般情况不得越级请示，如确需越级

请示，应同时抄报直接主管部门。

4、请示的基本框架和写法

（1）标题

请示的标题一般有两种构成形式：

一种是由发文机关名称、事由和文种构成。如《××县人民政府关于

××××××的请示》；

另一种是由事由和文种构成，如《关于开展春节拥军优属工作的请示

》。

（2）主送机关

请示的主送机关是指负责受理和答复该文件的机关。每件请示只能写

一个主送机关，不能多头请示。

（3）开头：主要交代请示的缘由

它是请示事项能否成立的前提条件，也是上级机关批复的根据。原

因讲的客观、具体，理由讲的合理、充分、上级机关才好及时决断，

予以有针对性的批复。

（4）主体 主要说明请求事项。

它是向上级机关提出的具体请求，也是陈述缘由的目的所在。这部

分内容要单一，只宜请求一件事。另外请示事项要写的具体、明确、

条项清楚，以便上级机关给予明确批复。

（5）结尾语 ：

应另起段，习惯用语一般有“当否，请批示”，“妥否

，请批复”，“以上请示，请予审批”或“以上请示如无不

妥，请批转各地区、各部门研究执行”等。

（6）落款

一般包括署名和成文时间两个项目内容。标题写明发

文机关的，这里可不再署名，但需加盖单位公章，成文时间

××××年××月××日。

（四）报告

1、报告的含义和用途

报告用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答

复上级机关的询问。

报告使用范围很广。按照上级部署或工作计划，每完成一

项任务，一般都要向上级写报告，反映工作中的基本情况、工

作中取得的成绩、经验教训、存在的问题以及今后工作设想等

，以取得上级领导部门的指导。

2、报告的种类

（1）例行报告（日报、周报、旬报、月报、季报、年报等

）。例行报告不能变成“例行公事”，而要随着工作的进展，

反映新情况，新问题，写出新意。

（2）综合报告；全面汇报本机关工作情况，可以和总结工

作、计划安排结合起来。要有分析，有综合，有新意，有重点

。

（3）专题报告：指向上级反映本机关的某项工作、某个问

题，某一方面的情况，要求上级对此有所了解的报告。所写的

报告要迅速，及时，一事一报。呈报、呈转要分清写明。

3、写作报告应注意的问题

（1）内容的汇报性

（2）语言的陈述性：行文上一般都使用叙述方法，即陈述其事，而不

是像请示那样采用祈使、请求等法。

（ 3）行文的单向性：一般不需要受文机关的批复, 属于单项行文。

（4）成文的事后性：多数报告都是在事情做完或发生后, 向上级机关

作出汇报, 是事后或事中行文。

（5）双向的沟通性：报告虽不需批复,却是下级机关以此取得上级机

关的支持 指导的桥梁;同时上级机关也能通过报告获得信息, 了解下情, 报

告成为上级机关决策指导和协调工作的依据。

4、报告的基本框架和写法

（1）标题

包括事由和公文名称。

（2）主送机关

主送机关，发文单位的直属上级领导机关。

（3）正文：不同报告的正文写法各有不同。

A、 工作报告的正文，与总结的写法相同。通常由四部

分组成：工作过程、成绩或收获、经验或体会、 存在问题与

今后打算。

工作过程：是指工作情况的概述，包括背景、依据、任

务、成效等；

成绩或收获：是指工作的成果，包括物质的和精神的，

直接的和间接的，这一部分可分成几个方面叙述；

经验或体会：是指在完成工作任务的过程中带

有规律性的认识或经验体会 ，这一部分比直接成果

更进一步，属理性认识，对于其它工作具有指导作

用；

问题与今后打算：是指工作中的失误和实践困

难，下一步工作应如何做。

B、情况报告。是用来汇报工作中发生的重大问题或特

殊情况、接办事项的处理情况等。反映问题比较专一 ，主

要是围绕一项工作、一件事情进行叙述和说明。其正文由两

部分组成：

事情的起因和经过：是指所要报告事情发生的原因（即

报告依据）及发生的过程（或工作完成的过程）；

办理结果：是指事情最后办理情况（完成情况或结论）

。

C、答复报告。上级向下级询问某一问题或某项工作的

进展情况时，下级要按要求如实向上级汇报，这时使用答复

报告。答复报告的正文由报告起因和报告内容两部分组成。

报告起因：是写报告的原因或根据，常要写明收到上级

什么文件或什么指示或接受了什么任务。

报告内容：是报告的主体，按照执行或办理的实际情况

拟写，常要写明执行或办理的依据、主要过程、措施、结果

，有时还要写出经验、教训与今后打算。

答复报告具有很强的针对性，问什么答什么。

五、两种常用的事务文书

（一）计划 1、计划的涵义和作用 计划是某一个单位、部门或个人，对预计在一定时期内所要做的工作或所要完成的其他任务加以书面化、条理化和具体化的一种文书。

有些“工作要点”、“工作意见”、“工作部署”，也是用以明今后的工作任务、步骤和措施的文书，也属于计划范畴。

2、计划的种类 计划的种类很多，而且从不同的角度可以对其进行不同的分类。按性质划分，有综合性计划和专题性计划；按形式划分，有条文式计划、表格式计划、条文和表格配合使用的计划等。

3、工作计划的结构和写法 （1）标题：单位+期限+内容+文种。

（2）前言：制定计划的依据、目的、意义，或提出总任务。

（3）主体：包括基本情况、目的和任务、步骤与做法等。

目标：要完成的任务及其质量要求。

措施：完成任务应采取的方法。

步骤：实施的时间和过程安排。

（4）结尾：说明有关情况，或发出号召，或无。

（5）落款：制定者、制定日期、公章。

• 4、制订计划的要求 • 第一，要符合政策。 • 第二，要从实际出发。 • 第三，要具体明确。 • 第四，要留有余地。

（三）总结 1、总结的涵义

总结，是事后对某一阶段的工作或某项工作的完成情况，包括取得的成绩、存在的问题及得到的经验和教训加以回顾和分析，以为今后的工作提供帮助和借鉴的一种书面材料。 2、总结的种类 比较常用的分类方法是按其性质和内容的不同，将总结分为综合性总结和专题性总结两类。

所谓的综合性总结，是对总结对象在一定时期内的所有情况进行全面反映和评析的总结；

所谓的专题性总结，则是对某项工作的情况或总结对象在某个时期的某个方面的情况，进行专门反映和评析的总结。

3、总结的写法 （1）标题：单位+期限+总结对象+文种

新闻式标题即概括总结的核心内容的标题

（2）正文（与工作报告的写法相同）

基本情况：

成绩与经验：

问题与教训：

今后的努力方向：

（3）落款：

• 4、撰写总结的要求 • 撰写总结，必须注意以下几点： • 第一，要充分占有资料，并实事求是地反映情意。 • 第二，要善于分析材料，并找出规律性的东西来。 • 第三，要合理地取舍内容以突出重点。 • 第四，要深入研究问题。

以上就是本次讲座的全部内容，谢谢

各位的聆听！