Universitetet i Stavanger uis.no

Erfaringer fra bruk av EpN ved UiS Basert på pilottesting for studieåret 2014/15

Tor Erga/Ivar Austvoll

01.04.2014

1

Innhold

Innledning Historikk Forberedelser i FS og EpN Utrullering av EpN Erfaring med modulene og faner i EpN Oppsummering Avslutning

01.04.2014 2

Innledning

UiS var første institusjon som tok i bruk EpN-2 i produksjon Gjennomføring oktober 2013 til januar 2014 Emneinformasjon for studieår 2014/15 Evaluere prosessen som UiS gjorde Se på noen ønsker til forbedringer i EpN-2

01.04.2014 3

Historikk

UiS startet med publisering av studieinfo fra FS studieåret 2003/2004.

Oppdatering ble gjort manuelt i FS. Vår 2010 testet vi ut NTNU’s EpN. Positiv erfaring. Produksjon fra studieåret 2011/12 på ett fakultet. Høst 2010 bestemt at Usit skulle ta over drift av EpN og utvikle

ny versjon (EpN-2). Oppstartsseminar for EpN-2 oktober 2010. Avholdt 8 møter i EpN-ekspertgruppe. Utvikling til 2013, i produksjon fra høsten 2013.

01.04.2014 4

Årshjul for publisering ved UiS

01.04.2014 5

Forberedelser i FS

Færre variabler – Enklere å velge Forsøkte å redusere antall lokale koder og å ha så få

felleskoder som mulig aktive. Eksempel på tabeller vi gjennomgikk: Fag, Emnetype,

personrolle, Vurdering (ordning, form, kombtype) Viktig at Fagpersoner er registrert som aktive/tilknyttet rett

stedkode. Administrative måtte ha brukernavn i FS for å være

saksbehandler i EpN.

01.04.2014 6

Forberedelser i EpN-2

Tok utgangspunkt i brukerdokumentasjonen som Usit har utarbeidet.

Hovedinnstillinger – Felles epostadresse Synkronisering av grunndata (Verdiliste og Fagpersoner) Emneoverføring fra FS Satte verdier i verdilisten, feltinnstillinger La inn hjelpetekster Opprettet brukerroller Klar til utrullering

01.04.2014 7

Utrullering av EpN-2

Fakultetene ble tidlig tatt med i prosessen Introduksjonsmøter på instituttene for fagstab/administrative Samling med administrative (Kvalitetssikrere/Godkjennere) Mulighet til å teste i EpN-demo for både faglige og

administrative. Opprettet en innloggingsside for EpN.

01.04.2014 8

Brukermanualer

Brukermanual for faglærer Egenutviklet

Brukermanual for Kvalitetssikrere/Godkjennere Tatt utgangspunkt i Usit sin brukermanual og tilpasset UiS

01.04.2014 9

Oppretting av ny «Studiekatalog» – Roller og oppgaver

01.04.2014 10

Oppretting av ny «Studiekatalog» – Roller og oppgaver – forts.

01.04.2014 11

Erfaringer med menyene i EpN-2

Hovedinnstilling: I Periode EpN er åpen for redigering er det ønskelig med 2 perioder (egen for faglærer).

Synkronisering: fungerer stort sett bra. Brukerroller: Fungerer stort sett bra. Feltinnstillinger: Ønskelig med en deling (Hvem kan

endre/påkrevd på stadium) slik at en kan skille mellom nye emner og emner overført fra FS.

Verdiliste: Noen vises som ugyldige verdier hvis de allerede finnes.

Søk: Veldig gode søkemuligheter. Savnes nedtrekksverdi i felt med faste verdier

01.04.2014 12

Erfaringer med menyene i EpN-2 – forts.

Emne: God oversikt, lett å holde oversikt på hvor emnet er i prosessen.

Forside: Fungerer bra hvis man vet hvordan man setter den opp. Ønskelig med mer hjelpetekster/vis vei.

01.04.2014 13

Erfaringer med EpN-2 – synspunkter fra kvalitetssikrer og godkjenner

I hovedsak er erfaringene positive. EpN sparer mye arbeid for de administrative og gir en veldig god oversikt over hvor emnene er i prosessen.

Forslag til endringer: Ønsker utskriftsmuligheter som viser endringer som er blitt

foretatt. Enkelte ganger har en opplevd at det kommer opp spanske

spørsmålstegn i Emneinfo. Problematisk å sende mail i EPN til faglig fra kvalitetssikrer for

å avklare eventuelle spørsmål. 01.04.2014 14

Erfaringer med EpN-2 – synspunkter fra kvalitetssikrer og godkjenner – forts.

E-post systemet svært ustabilt og virket ikke store deler av prosessen.

Ønsker varsel til mottager når et emne som er sendt til lavere nivå er utbedret og sendes tilbake for ny behandling.

Det bør ikke vises «varsetrekanter» for andre endringer i emnebeskrivelsen enn de som er reelle.

Bør også kunne navigere mellom emnene.

01.04.2014 15

Erfaringer med EpN-2 Fagperson

Den generelle holdningen til innføring av EPN har stort sett vært positiv. Variert litt mellom de forskjellige fakultet/institutt. Mest postitivt ved SV-fakultetet (som bruker EpN for første gang).

01.04.2014 16

Forslag til forbedringer forside

• Mangler brukerveiledning, vanskelig å vite hva en skal gjøre. • Emner knyttet til mine steder og min EpN-rolle: Her bør det

automatisk vises de emner som den innloggede bruker har tilknytning til (er ansvarlig for).

• «Min arbeidsliste» er tom (kanskje fordi vi er ferdige for i år?). Det samme gjelder «Emner knyttet til mine steder og min EpN rolle».

• Hva betyr Mine steder? Emnene kommer først under Sist viste emner.

01.04.2014 17

Redigering av emne

Overordnet: • Hjelpetekst: Det kunne være nyttig med en forklaring av hva

hvert av feltene skal inneholde, gjerne med et eksempel eller to. Dette er nok spesielt nyttig for nyansatte som ikke har gjort dette før.

• Engelsk utgave av EpN: Ikke norsk-språklige personer sliter med applikasjonen.

• Uklar arbeidsflyt: Det var uklart hvordan levere fra seg en emnebeskrivelse til neste steg i arbeidsflyten (sende til godkjenning).

01.04.2014 18

Redigering av emne – forts.

Spesifikt: • Skjemaelementene utnytter siden dårlig. Man kan plassere

skjemaelementer ved siden av hverandre isteden for å ha alt under hverandre.

• Nedrullingsmenyene (drop-down) er ikke brede nok til å vise all teksten. F.eks. i Rapportering/Studieprogram rapportering og Generelt/Administrativt/Faglig sted. Fullt navn vises hvis en holder musetasten over eller åpner feltet.

01.04.2014 19

Redigering av emne – forts.

Vurdering/Vurderingskombinasjon: • Det er ikke opplagt hva dette er, og at det kommer frem noe

tekst ved trykk på dokumentsymbolet. • Hvorfor vises ikke teksten i «redigeringsfeltet»? Det bør

være en del standard fraser for dette feltet, som man kan velge fra i en nedrullingsmeny.

• Det bør være eget felt for Eksamensordning og eget felt for Hjelpemidler og evt. andre felt som skal inngå her. Hvis flere vurderinger inngår, bør det brukes en liste.

01.04.2014 20

Redigering av emne – forts.

• Mange felt er fritekst i EpN, men det bør begrenses hva som legges inn. (f.eks. formelle forkunnskapskrav og vektingsreduksjon).

• Anbefalte forkunnskaper bør legges til enkeltvis til en liste, som maskinelt settes sammen.

• Ønskelig å ha url som en link man kan trykke på for å forhåndsvise emnet slik det opprinnelig (før redigering) ligger på nettet.

• Undervisning/Termin: Hvorfor fritekst? Finnes vel bare vår og høst?

01.04.2014 21

Redigering av emne – forts.

• Har enkelte ganger vært svært vanskelig å lagre tekst i EpN. Dette har ført til en tidkrevende prosess der en måtte skrive teksten opptil tre ganger og trykke lagre før teksten ble lagret (timeout var for kort).

• Det har videre blitt observert at enkelte ord er blitt flyttet sammen når en velger å ta ut rapport. Dette skal imidlertid ifølge FS ikke vises og overføres til nettsidene.

01.04.2014 22

Brukererfaring EpN-fanene

Fane Generelt Stort sett fungerer feltene bra. I de nederste feltene (formelle

forkunnskaper, anbefalte forkunnskaper og vektingsreduksjoner) så er det noe tungvint at en må trykke på det grønne merket for å vise det som var i fjor.

Fane Rapportering: Fane stort sett ok. Problemer med ugyldige verdier på spesielt

studieprogram som ikke var aktive lengre men som ligger på emnet. Dato bør settes for når studieprogram utgår, ikke x-ut.

01.04.2014 23

Brukererfaring EpN-fanene – forts.

Fane Vurdering Her savner vi videreutvikling av EpN. Nå kun visning av deler

av vurderingskombinasjonene og fritekstbeskrivelse ved endring.

Fane Undervisning Undervisningstermin må nå beskrives med tekst hvis den skal

endres. Mulighet for å kunne gjøre endringer på samme måte som ved nyopprettelse av emner?

Fagpersoner bør ikke kunne X-ut (kun for nye), men dato bør settes.

01.04.2014 24

Brukererfaring EpN-fanene – forts.

Fane StudentWeb Brukes ikke ved UiS for faglærerer. Fane Diverse Brukes heller ikke for faglærere Fane Emneinfo Virker i hovedsak ok men språkvalg kan bli litt feil.

01.04.2014 25

Oppsummering – faktorer for suksess

Hva er viktig å passe på (faktorer for suksess) ved innføring av EpN: Involvere fakultetene/avdelingene på et tidlig tidspunkt. Noen må passer på prosessen og «pisker» de faglige

(instituttledere og fakultets-/avdelingsledelsen). Ha klare tidsfrister som alle kjenner til. Viktig å ta en opprydning/forenkling i FS før overføring til EpN.

Færre valg - enklere for de som skal redigere/opprette emner.

01.04.2014 26

Oppsummering – faktorer for suksess – forts.

Prøve å få noen ambassadører blant de faglige. Innføre systemet gradvis og ikke i full skala samtidig (i alle fall

på større institusjoner). Kan redusere rolletilganger i FS for emner for saksbehandler og

dermed kjøre mer «live» oppdatering av informasjonen til nettsidene.

01.04.2014 27

Ønskelige forbedringer i EpN

Mulighet for interaktiv brukerveiledning. EpN blir normalt bare brukt en periode pr. år. Bør kunne veilede brukeren bedre enn i dag.

Mulighet for å legge inn flere hjelpetekster generelt. Pr. i dag er det mulig å legge inn hjelpetekster på de enkelte feltene, men veiledningstekster som enten ligger fast eller vises dersom en holder musepilen over, er ønskelig.

01.04.2014 28

Ønskelige forbedringer i EpN – forts.

Mulighet for engelsk EpN-versjon. Etter hvert mange faglærere som ikke behersker norsk.

Vurderingskombinasjoner må være mulig å registrere (EpN-3)

01.04.2014 29

Avslutning – forts.

Positivt at lærerne får et sterkere eierforhold til prosessen og emnene.

Innføring av EpN gir oss mulighet til å redusere brukertilgang til Emner i FS.

Vi håper på videreutvikling av EpN så raskt som mulig.

01.04.2014 31