Upload
bestbrainsdk
View
591
Download
2
Embed Size (px)
DESCRIPTION
Citation preview
WalkTheTalk1
Erfaringer med Agile EU-udbud
Den agile model vinder frem i den offentlige sektor. Men hvordan vælger man den rigtige leverandør til agil udvikling gennem et EU-udbud?
Aage KnudsenWalkTheTalk
WalkTheTalk2
Det har jeg planlagt at tale om:
Situation og udfordring
Udbudsprocessen• Fokus i det agile udbud• Valg at de rigtige tilbudsgivere• Valg af leverandør• Code Camp
Implementering af aftalen – agil i praksis• Implementering og løbende forbedring• Product Management• Brug af Coaching
Hvad er Kundens oplevelse?
Hvad har vi lært – ind til nu?
WalkTheTalk3
Min baggrund• Konsulent
(med fokus på at løse opgaven for kunden)
• It-chef (med ansvar for udvikling og vedligeholdelse af et forsikringsselskabs forretningssystemer)
• Leverandør (med fokus på top- og bundlinje)---------------------------------------------------
• Konsulent (med fokus på at finde den rette leverandør)
• Konsulent (med fokus på at får samarbejdet kunde-leverandør til at fungere)
De sidste 5 år: ca. 17 udbud, heraf 8 agile. Følger 2 efter indgåelse af kontrakt
WalkTheTalk4
Situation og udfordring
eller
Hvorfor bruger vi ikke bare den gode gammel vandfaldsmodel?
WalkTheTalk5
Maj 2010
Der blev stillet spørgsmålstegn ved it-projekterne i den statslige sektor:
”De gode eksempler til trods er vellykkede statslige it-projekter snarere undtagelsen end reglen”
WalkTheTalk6
Man havde en tradition for at pisk var godt, og troede derfor at mere pisk er endnu bedre:
Aftalemodel med masser af håndtag til styring og kontrol:• Fast pris og fast tid• Utallige detaljerede krav• Leverandøransvar• Rapportering• Servicemål• Bod• Garantier
Men passer modellen til virkeligheden?• Vedligeholdelse og genudbud• Refactoring (teknisk gæld) • Videreudvikling i en dynamisk, omskiftelig og politisk styret virkelighed.
WalkTheTalk7
Det er svært at slippe den model, der har været god skik i 25 år: Vandfaldsmodellen og fastprisaftalen
• Vandfaldsmodellen er logisk og let at forstå • Det giver tryghed: fast ydelse, fast pris, fast tid• Den detaljerede kravspecifikation sikrer at vi ved præcis, hvad vi får• Leverandørerne kan sende udviklingen derhen, hvor der er dygtige
udviklere til lave timepriser• Kontrakten placerer entydigt ansvaret hos leverandøren• Alt er aftalt på forhånd, så vi sparer på egne ressourcer i projektforløbet• Aftalte servicemål og prøveforløbet sikrer at kvaliteten er i orden• Bodsbestemmelserne skal nok få leverandøren til at levere som aftalt• Vi skaber en konkurrencesituation som sikrer os mest værdi for pengene• Og så har vi en acceptprøve, der sikrer, at vi får alt det, vi har kontrakt på
WalkTheTalk8
WalkTheTalk9Hvad få
r vi n
år et fa
stpris
tilbud er
givet i
konku
rrence
?
WalkTheTalk10
Skepsis over for den agile model er ved at falme, men vi møder den stadig
• Vi ved ikke, hvad vi får for pengene• Vi ved ikke, hvad det kommer til at koste• Vi kan ikke budgettere• Hvad med Business Casen?• Vi skal bruge mange flere af (egne) ressourcer• Vi påtager os et større ansvar• Vi har ikke styr på leverandøren (som jo er en snydepels)• Vi har ingen sanktioner • Vi kommer til at betale alt for meget• Det er i strid med udbudsreglerne• Det er i strid med vores projektmodel• Hvad vil Rigsrevisionen sige, hvis det går galt?
WalkTheTalk11
Den agile model: - hvad er det?
Daily Scrum
Sprint review
Spring retrospective
Sprint Planning
Sprint
WalkTheTalk12
http://blog.crisp.se/2012/10/25/henrikkniberg/agile-product-ownership-in-a-nutshell
Product Owner
WalkTheTalk13
Jamen, lad os så bare køre det lidt agilt – bare vi stadig …
WalkTheTalk14
Udbudsprocessen
WalkTheTalk15
Med den agile udviklingsmodel flytter vi fokus fra
produkt og pris til
proces, rammer og mennesker
Hvis du vil have en agil udviklingsproces, må du starte med det agile udbud
WalkTheTalk16
Man skal gøre sig klart, at det er noget andet der udbydes
Traditionel kontrakt Agil kontrakt
Kravspecifikation og ændringshåndtering En forretning der skal understøttes af it
Det er Leverandørens ansvar Det er et fælles ansvar
Fast tid Forretningsmæssige mål
Fast pris Estimeringsmetode/proces for forbedring
Fast defineret Produkt/ydelse og optioner (baseret på kundens forhåndsviden)
Prioritering hen ad vejen (baseret på fælles opnået viden)
Fokus på at få det vi har bestilt Fokus på at få mest værdi for pengene
Leverandørens interne forhold er hans anliggende
Lokaler, bemanding, processer er et fælles anliggende (løbende forbedringer)
Bod/bonus skaber resultater Kontinuitet og motivation skaber resultater
Leverandørens performance er hans forretningsmulighed
Leverandørens performance giver kunden værdi
Modstridende interesser Skab et fællesskab om kundens interesse
Alt går som forudset – men i kontakten bruges 80 % af krudtet på at håndtere alt det der går galt og mistillid
Intet går som forudset – kontrakten skal håndtere en ”behændig” proces.
WalkTheTalk17
Fokus i det agile udbud
• Formidling af ”budskabet” (Informationsmøde)
• Erfaring og kompetencer – udbyggede CV’er og kompetencematrix (Levere et ”komplet” team)
• Proces og opfølgning (coaching på begge sider)
• Kontinuitet
• De fysiske ramme - lokaler
• Teknisk infrastruktur til udvikling, build og test skal bringes på plads
• Product Backlog, prioritering og ansvarsfordeling stiller krav til kunden
• Opstartsfasen – inden ansvaret overtages
Motiv
atio
n
WalkTheTalk18
Kontrakten skal understøtte fokus (1)
”Der er ikke knyttet bod til manglende opfyldelse af servicemåle”
”Vederlag for Leverandørens ydelser opgøres efter medgået tid”
”Kunden lægger vægt på, at der tilknyttes en SCRUM Coach til projektet”
”Leverandøren skal stille dedikerede lokaler til rådighed. … Lokalerne skal ligge så tæt på Kunden som muligt inden for det
storkøbenhavnske område”
WalkTheTalk19
Kontrakten skal understøtte fokus (2)
”Kontrakten kan af Kunden opsiges med 1 måneds forudgående skriftligt varsel”
”Med mindre andet aftales forud for en udskiftning, forudsættes det, at Kunden kompenseres for den ulempe, en udskiftning medfører. Kompensationen sammensættes af en reduceret
fakturering som følge af en eventuel sen varsling, jf. punkt 5.2.1 og en reduceret fakturering for den nye medarbejder i en
indkøringsperiode, jf. punkt 5.2.2. ”
”For at Opstartsfasen kan anses for afsluttet skal følgende acceptkriterier være opfyldt”
WalkTheTalk20
Oplæg til en opstartfasen (eksempel: Jobnet)April Maj Juni Juli August September
Afklaring UdmøntningOpstart
Test
1. Sprint 2. sprint
KontraktOvertag vedlige-holdelsesansvar
3. print
Milepæl
Etabler teknik
Overdrag Kode
4. sprint 5. sprint
0. Sprint
Etabler lokaler
Vedligeholdelse og videreudvikling
6. sprint
Lokaler og udviklingsmiljø
WalkTheTalk21
TildelingskriterierKriterium Traditionel Vægt Agil Vægt
Produkt Løsningen (hvad):KravopfyldelseProduktegenskaber
30% (Erfaring med tilsvarende opgaver/ teknologier/processer afdækkes i prækvalifikationen)
0%
Organisation Nøglepersoner = projektleder ++
10% TeamBemandingKompetencer(Code Camp)
50%
Proces Kvalitet (virksomhedens kvalitetssystem)Metoder(Virksomhedens metodeapparat)
10% Løsningen (hvordan):Den konkrete opgave (ikke en lærebog)(Code Camp)
30%
Pris Produktpris (TCO)++
50% Evalueringspris:Team++
20%
WalkTheTalk22
Code Camp i vurderingsfasen
Et én-dags forløb i tilbudsgivers miljø:
• Fiktiv opgave (udvikle en lille applikation)• Vise evner til samarbejde• Vise at de forstår Scrum – gennemløbe et par sprints• Demonstrere deres ”værktøjskasse”• Demonstrere deres it-understøttelse (løbende build og test)• Demonstrere teamets kompetencer i forhold til opgaven• Demonstrere teamets modenhed i forhold til modellen
(indgår i tilbudsvurderingen)
WalkTheTalk23
Code Camp – program for dagen
Introduktion til opgaven/Product Backlog
Sprint 1:• Sprint Planning• Sprint 1 med 3 ”dage” a 45 minutter (daily scrum og udvikling)• Sprint Review og Sprint Retropective
Sprint 2:• Sprint Planning• Sprint 2 med 3 ”dage” a 45 minutter (daily scrum og udvikling)• Sprint Review og Sprint Retropective
Fælles evaluering
WalkTheTalk24
Code Camp som selvstændigt tildelingskriterium
”At håndteringen af processerne i de afgivne tilbud skaber en effektiv og kreativ opgaveløsning, herunder at medarbejderne enkeltvis og samlet i Code Campen, viser god forståelse for arbejdet og demonstrerer, at de kan arbejde teamorienteret.
Der blive lagt stor vægt på evnen til at samarbejde om kreativ opgaveløsning, understøttet af en agil proces og i mindre grad vægt på det færdige resultat i form af et kørende system”.
WalkTheTalk25
Code Camp – hvad opnåede vi?
• Tilbudsvurdering– Se de tilbudte processer fungere i praksis– Se de tilbudte medarbejdere i aktion i de tilbudte processer og i deres
tilbudte roller– Større forståelse for tilbudsgivers tilbud som helhed
• Kickstart på Opstartsfasen (den vindende leverandør)– Fælles læring– Fælles grundlag for justeringer– Teamet trænes
WalkTheTalk26
Implementering af kontrakten – agil i praksis
Derefter gælder det om at gøre den valgte leverandør rigtig
WalkTheTalk27
• Opstartsperiode– Etablering af miljøer, installation af koden– Prøvesprints
• kendskab til forskellige hjørner af koden • indøv samarbejdsformen – i teamet og leverandør / kunde• kodebyg
• De første sprints– Mindre ændringer / videreudvikling i forskellige hjørner af koden– Fejlrettelser (gamle fejl)
• Proces for optimering af processer og miljøer• Product Owner Forum
– Leverandør og kunde– Fra 1½-2 timer ugentligt til ½ time hver 2. uge– Flere Product Owners – én Chief Product Owner
• SCRUM coach– Hjælpe leverandør og kunde med SCRUM-processer og optimering– Undgå at falde tilbage til gamle vandfalds-vaner
Implementering af kontrakten
WalkTheTalk28
Scrum er ikke bare det der står i lærebogen
DokumentFaste SCRUM møder
Workshop efter behov ReleaseOm-
verden
Politisk, samfundsmæssig
udviklingForretnings-udvikling i BM/AMS Udvikling og test af funktionalitet Release af
funktionalitetFunktionalitet
i brugPrioriteret funktionalitet (Product
Backlog)
Feedback - brugeroplevelser
Product Owner Forum
Forretningsmæssig prioritering, der sikrer at det vigtigste ændres eller udvikles først
Jobnet Product Board
Forankring i AMS – fælles forståelse af prioritering
Scrum Team
Produktion (udvikling og test) af brugsklar og demonstrerbar kode
Politik og ledelse
Hvad vil og skal vi udvikle?
AMS – Systemforvaltning - Drift
Integration og release af brugsklar funktionalitettil Jobnets brugere
Samfund
Jobsøgende, Virksomheder og Sags-behandlere
Ekstern part/proces
Politik
Brugere
Jobnet Product Board
Product Owner Forum
Sprint Planning (hver
14. dag) Sprint Review (Demonstrer
funktionalitet)
Daily Scrum Meeting
Sprint Retrospective
Daily Scrum MeetingDaily Scrum
MeetingDaily Scrum MeetingDaily Scrum
Product Backlog. User Story. User Story---------------. User Story. User Story. Tema. Tema
Sprint Backlog Sprint Goals
Sprint Afslutnings-rapport
Sprint Backlog
Sprint Burn Down Chart
Feed back - Afledte User Stories
Funktionalitet til release
Feedback - brugeroplevelser
Support
Synlig prioriteringAms PL’er
Tværgående test (integration)
Brugeraccept test
Drift
Funktionalitet bruges
FogBugz
Ledelse:Prioritering
ScopeØkonomi
KMD/Me-dialogic
Jobnet Visionering Workshop
Estimering Workshop
Tema Workshop
UX koncept Workshop
Jobnet Vision
UX koncept (Tema)
Tema -User Stories
Tema - Eksterne snitflader
Tema - Vision og beskrivelse
Release Plan
Webservice koordinerings-
forum
ChangeAdvisory
Board
Web Service design
System-forvalter
System-forvalter
Drift
Display
Scope reduktion Workshop
Eksterne test-aktiviteter
FogBugz
Udvikling DFDG
Koor-dinering
NN
WalkTheTalk29
Resultater og læring
WalkTheTalk30
Hvad har Arbejdsmarkedsstyrelsen opnået?
• Mulighed for løbende prioriteringer uden tung ændringsstyring• Mere gennemsigtighed
– i omkostninger til fejlrettelser, videreudvikling og nyudvikling– i kundens egne prioriteringer– i problemer nemmere at agere
• Løbende optimering– miljøer– samarbejdet med andre leverandører (webservice snitflader)– tilpasning af udviklingsteamet og støttepersoner
• Bedre kode• Bedre forretningsmæssige prioriteringer• Øget arbejdsglæde• Bedre bestillere
WalkTheTalk31
Hvad har vi lært?• Nærhed og samtale er en forudsætning for at de forskellige kulturer og modeller
kan fungere sammen• Der findes ikke én færdig agil model – og slet ikke for samspil mellem forskellige
kulturer• Selv den mest agile leverandør skal coaches• Du er omgivet af skeptikere_________________• Code Camps gav benefit på to fronter:
– Tilbudsvurdering– Kick start på Opstartfasen med den valgte leverandør – masser af læring på 1 dag
• Fordomme om Leverandørerne aflivet (positiv respons):– Vil ikke gå med til kort opsigelsesfrist– Vil ikke gå med til reduceret fakturering ved udskiftninger, de ikke er herre over– Vil ikke have kunden siddende sammen med sine folk– Vil ikke have at kunden blander sig i bemanding
• Myter om offentlige ledere aflivet:– Mangler mod til at forlade comfort zone
• Juristerne skal overbevises• Og nej, EU-udbudsreglerne forhindrer ikke agile udbud
WalkTheTalk32
Aage Knudsen Partner
Christianshave 1, st. tv.3400 Hillerød
Tlf. +45 2061 3472 [email protected]
www.wata.dk
WalkTheTalk