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SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA
DIRECCIÓN GENERAL DE
EDUCACIÓN SUPERIOR UNIVERSITARIA
ESCUELA NACIONAL DE
BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA
ORGANIZACIÓN E INVENTARIO DEL ACERVO
FOTOGRÁFICO DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE
COMUNICACIÓN SOCIAL DEL AHUNAM
I N F O R M E D E S E R V I C I O S O C I A L
Q U E P A R A O B T E N E R E L T Í T U L O D E
L I C E N C I A D O E N A R C H I V O N O M Í A
P R E S E N T A :
N I N F A A L I C I A L E Ó N O C H O A
ASESORES: Lic. Gumaro Damián Cervantes
Lic. Gustavo Villanueva Bazán
MÉXICO, D. F. 2012
Tabla de contenido
Prefacio……………………………………………………………………………………I
Introducción………………………………………………………………………………II
Capítulo 1 La Universidad Nacional Autónoma de México y el Archivo
Fotográfico de la Dirección General de Comunicación Social en el
AHUNAM.
1.1 Antecedentes generales……………………………………………………………..1
1.2 Estructura orgánica de la UNAM. ………………………………………………...5
1.3 Objetivo de la UNAM…………………………………………………………………8
1.4 La Dirección General de Comunicación Social……………………………………9
1.4.1 Estructura Funcional de la Dirección General de Comunicación Social…….11
1.4.2 El Acervo Fotográfico de la Dirección General de Comunicación Social…..12
1.5 El Archivo Histórico de la UNAM…………………………………………………..14
1.5.1 Servicios………………………………………………………………………..... 15
Capítulo 2. La organización e inventario documental como procesos
indispensables en el tratamiento de acervos fotográficos.
2.1 Historia de la fotografía…………………………………………………………….17
2.2 La fotografía como documento de archivo………………………………………..20
2.3 Importancia y funciones de los acervos fotográficos…………………………….22
2.4 Organización del acervo fotográfico……………………………………………….24
2.4. 1 Clasificación documental…………………………………………………...25
2.4.2 Métodos de ordenación……………………………………………………..27
2.5 La descripción………………………………………………………………………..29
2.5.1 Instrumentos de descripción…………………………………………………….31
2.5.1.1 Inventario……………………………………………………………………32
2.5.1.1.1 Inventario Analítico………………………………………………………34
2.6 Norma Internacional de Descripción ISAD (G)…………………………………..36
2.7 Norma SINAFO………………………………………………………………………38
Capítulo 3. Procesos para la organización y descripción del acervo
fotográfico de la Dirección General de Comunicación Social del AHUNAM.
3.1 Diagnóstico del Archivo Histórico de la UNAM…………………………………..43
3.2 Identificación del acervo…………………………………………………………….48
3.3 Organización del acervo fotográfico……………………………………………….49
3.3.1 Clasificación del acervo fotográfico……………………………………………..51
3.3.2 Ordenación…………………………………………………………………………54
3.4 Inventario de las fotografías del acervo………………………………………….56
3.5 Propuesta de inventario…………………………………………………………….60
3.6 Recomendaciones Generales para los Archivos que conservan los
Documentos Fotográficos…………………………..…………………………………..63
Conclusiones……………………………………………………………………………..67
Bibliografía………………………………………………………………………………..69
Anexos…………………………………………………………………………………….74
I
PREFACIO
Este trabajo fue efectuado con el propósito de realizar una investigación sobre la
organización y descripción del acervo fotográfico de la Dirección General de
Comunicación Social que pertenece al Archivo Histórico de la UNAM para poder
concluir satisfactoriamente mis estudios de la Licenciatura en Archivonomía.
Fue un reto el trabajar con fotografías porque se debe conocer su tratamiento,
como se conservan más tiempo y realizar procesos archivísticos como la
descripción.
Con la descripción de este acervo se facilita la consulta de las fotografías a los
investigadores, además se fomenta el interés por la documentación fotográfica
existente ya que es de gran importancia, pues las fotografías nos explican de
manera gráfica lo que ha sucedido a lo largo de la historia.
Le doy gracias a todas las personas que me ayudaron a terminar mi informe, que
me brindaron su tiempo y esfuerzo: el Lic. Gumaro Damián Cervantes y el Mtro.
Gustavo Villanueva Bazán por encaminarme en el logro de mis objetivos.
A mis padres por darme la vida, por cada uno de sus desvelos, por su amor y
apoyo incondicional para ayudarme a culminar mi carrera.
A mi familia, con gratitud, correspondiendo al esfuerzo y apoyo que me brindaron
durante mi formación académica.
II
INTRODUCCIÓN
El propósito de este trabajo es dar a conocer las actividades realizadas durante mi
servicio social: organizar y describir un acervo fotográfico, en el presente caso se
trató del acervo de la Dirección General de Comunicación Social que se resguarda
y conserva en el Archivo Histórico de la UNAM.
Las fotografías son parte esencial de la vida de la Institución porque nos permiten
recordar el pasado a través de imágenes tomadas en los diversos eventos;
también busca explicar e interpretar los actos vividos durante su historia.
En el primer capítulo se expone información general sobre la UNAM como lo son
sus antecedentes, su estructura orgánica es decir la jerarquía que tienen las
diferentes áreas, el objetivo, de informar a la comunidad universitaria de las
diferentes actividades que se realizan, las diferentes funciones que se tienen, la
creación de la DGCS de la UNAM, su estructura funcional, información sobre el
Archivo Histórico de la UNAM, usuarios que lo visitan, y concretamente sobre el
acervo de la Dirección General de Comunicación Social de la UNAM y los
servicios que ofrecen.
En lo que corresponde al capítulo dos, se mencionarán los fundamentos teóricos
de la archivística tomados como base para la elaboración de este trabajo como lo
son: la fotografía, como documento de archivo, los acervos fotográficos, así como
su importancia y funciones, definiciones de diversos autores sobre la organización,
clasificación, métodos de ordenación, descripción; los instrumentos de descripción
que se utilizan en los archivos fotográficos como el inventario analítico y somero,
el catálogo, así como también las normas internacionales que sirven para describir
la documentación fotográfica como la Norma ISAD G y las Normas del Sistema
Nacional de Fototecas del INAH mejor conocido como SINAFO .
Para concluir, en el tercer capítulo se explicará lo realizado durante mi servicio
social sobre los diferentes procesos para la organización y descripción del acervo
fotográfico de la DGCS de la UNAM.
III
Se inició con un diagnóstico que nos sirve para definir la situación en la que se
encontró el acervo fotográfico antes de que se efectuara el inventario y la
descripción.
También se desarrollaron los siguientes procesos para una buena descripción la
identificación, organización y clasificación. Además cómo se encuentran las
instalaciones en donde se resguardan las fotografías y por último las propuestas
generales para los acervos fotográficos.
1
Capítulo 1 La Universidad Nacional Autónoma de México y el Acervo
Fotográfico de la Dirección General en el AHUNAM.
1.1 Antecedentes generales.
La Universidad Nacional Autónoma de México es una de las universidades de
mayor prestigio en Iberoamérica, entre otras cosas por el nivel de exigencia que
tiene con sus alumnos y por la calidad del conocimiento que produce. A
continuación se presentan algunas fechas significativas en la historia de la
Universidad Nacional, referentes a momentos importantes en su creación y
desarrollo.
El interés que tuvo el arzobispo Fray Juan de Zumárraga en 1536 para que
existiera una Universidad en la Nueva España fue lo que permitió la creación de
una Universidad que se asemejara en lo posible a las europeas de tradición
escolástica, pero fue hasta 1547 cuando el Virrey Antonio de Mendoza y la Corona
Española, dieron una respuesta favorable.
Sin embargo, fue hasta el 21 de Septiembre de 1551 cuando se expidió la “Cédula
de Creación de la Real y Pontificia Universidad”1 y su apertura formal fue el 25 de
Enero de 1553.
Ya en la época independiente cambió el nombre de Real y Pontificia Universidad
por el de Universidad Nacional y Pontificia debido a que el Rey dejó de tener
soberanía en el país.
Durante los años de 1833, 1857, 1861 y 1865 la Universidad sufrió cierres por
parte de los políticos del grupo liberal debido a que la institución no tenía ninguna
concordancia con su ideología.
1 UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO [en línea]. [Consultado el 23 de Agosto del
2011].Disponible en internet. http://www.unam.mx/acercaunam/es/unam_tiempo/unam/antecedentes.html
2
El 11 de Febrero de 1881 Justo Sierra presentó en la Cámara de Diputados un
proyecto para establecer en México una Universidad Nacional y aunque lo
apoyaron algunas de las diputaciones como: Aguascalientes, Jalisco, Puebla y
Veracruz, éste no prosperó. Aun así el 13 de Agosto de 1902 presentó de nuevo el
proyecto en la apertura del Consejo Superior de Educación Pública y el 30 de
Marzo de 1907, dentro del marco del centenario de la Independencia se anunció
que el presidente de la República estaba de acuerdo con la apertura de la
Universidad Nacional.
Para que ese proyecto tuviera más sustento, Ezequiel Adeodato Chávez visitó
varias Universidades en Europa y Estados Unidos para analizar el funcionamiento
de las mismas; con este estudio y el conocimiento de las condiciones de la
educación en México, surgió el proyecto definitivo de la Universidad Nacional de
México.
El 22 de Septiembre de 1910 se llevó a cabo la inauguración de la Universidad
Nacional de México siendo su primer rector Joaquín Eguía y Lis.
El 30 de Septiembre de 1914 se publicó el decreto que reformó la Ley de la
Universidad Nacional a partir del proyecto de Ley para dar autonomía a la
Universidad de Félix F. Palavicini, titular de Instrucción Pública.
En 1921 José Vasconcelos en ese entonces rector de la Universidad Nacional de
México creó el escudo y el lema de la Universidad. El escudo tiene un mapa de
América Latina desde la frontera norte de México hasta el Cabo de Hornos y tiene
el lema de la comunidad: “Por mi raza hablará el espíritu”, está sostenido por un
águila y un cóndor que descansan en unos volcanes y el nopal azteca.
“Por mi raza hablará el espíritu” es el espíritu del exponente más alto que hay de
noble en el hombre, el que nos empuja en esa senda de superación moral,
intelectual y social; que además de ser el venero de las ideas, es el crisol que las
purifica y sublima; el espíritu que es el que hace concebir y soñar las más grandes
3
ideas del hombre, que trata de superarse y que siempre está en lucha contra sí
mismo.2
El 5 de Junio de 1929 Emilio Portes Gil, presidente de México, formuló el proyecto
de la Ley Orgánica de la Universidad Nacional Autónoma, con 19 considerandos,
6 capítulos y 67 artículos, de los cuales 12 eran transitorios; diez años después,
en Octubre de 1939, se publicó una nueva Ley Orgánica conocida como Ley
Bassols, la cual establecía que el Estado se abstenía del compromiso de subsidiar
a la Universidad. Se le suprimió a la institución el calificativo de Nacional para
quedar en Universidad Autónoma de México.
Gómez Morín, también rector de la Universidad, elaboró un dictamen sobre la
organización jurídica de la Universidad el cual fue aprobado por el Consejo
Universitario. En él definió el significado y alcance de la autonomía y las relaciones
entre la Universidad y el Estado.
El 9 de Junio de 1935 apareció en el Diario Oficial la modificación del artículo 3º.
Constitucional consistente en la adición de la fracción VIII que garantiza la
autonomía de las universidades y demás Instituciones de Educación Superior a las
que la ley otorgara autonomía.
En 1938 el Consejo Nacional de la Educación Superior propuso la creación de 6
centros universitarios en diferentes regiones del país, que estarían encargados de
desarrollar la Educación Superior de México.
En 1942 se habló sobre la conveniencia de construir una Ciudad Universitaria y se
establecieron reglas para la elección de Consejeros Universitarios.
Se convocó a un Consejo Universitario con carácter constituyente cuya función era
elaborar un proyecto de Ley Orgánica para ser presentado al Congreso de la
Unión por el presidente Ávila Camacho en 1944.
2 DÍAZ Y DE OVANDO, Clementina. La Ciudad Universitaria de México. Tomo I Reseña Histórica 1929-1955, P. 322
4
El Congreso de la Unión aprobó la Nueva Ley Orgánica de la Universidad el 30 de
septiembre de 1944, fue firmada por el presidente el 30 de diciembre y publicada
hasta el 6 de enero de 1945 en el Diario Oficial, en la cual se establece que es
Universidad Nacional. Esta nueva Ley Orgánica de la Universidad establecía una
Junta de Gobierno integrada por 15 notables, un Patronato, y señalaba como
autoridades máximas al rector y al Consejo Universitario.
El 6 de Abril del siguiente año, 1946, apareció en el Diario Oficial la Ley sobre la
Fundación y Construcción de la Ciudad Universitaria. En septiembre se publicó el
decreto de expropiación de los terrenos del Pedregal de San Ángel destinados a la
Ciudad Universitaria.
En 1949 fue aprobado el Reglamento del Consejo Universitario y fue creada la
Unión de Universidades Latinoamericanas.
“El campus principal de la Universidad se encuentra al sur de la Ciudad de México
y es mejor conocido como Ciudad Universitaria (CU). Esta inició su construcción el
5 de Junio de 1950 (ese día se colocó la primera piedra del que sería el primer
edificio)”3 y para transmitir y enriquecer la cultura se invitaron a grandes artistas
como Diego Rivera, Siqueiros y O´ Gorman para que realizaron murales en los
nuevos edificios.
En 1954 se hizo la entrega formal de la Ciudad Universitaria y ese mismo año
apareció la Gaceta UNAM, órgano oficial de la Institución, creada a iniciativa del
maestro Henrique González Casanova.
La Universidad Nacional Autónoma de México es una entidad autónoma cuya
autonomía se centra en los principios de libertad de cátedra, y es actualmente,
una de las universidades con mayor reconocimiento académico en Iberoamérica.
Una de las dependencias claves en el desarrollo de la UNAM, que se ha
encargado de su promoción ante la sociedad, la difusión de sus logros y sobre
3 Ibídem P. 157.
5
todo de la comunicación interuniversitaria, ha sido la Dirección General de
Comunicación Social que se explicará detalladamente en el punto 4.1
1.2 Estructura Orgánica de la UNAM.
En este organigrama se verá reflejado como se encuentra organizada
jerárquicamente la UNAM.
Universidad Nacional Autónoma de México
Fig.1 Organigrama General Indicativo de la Universidad Nacional Autónoma de México actualizado
en Septiembre de 1988, tomado del Manual de Organización de la UNAM.
6
Pero actualmente la estructura orgánica se presenta de la siguiente manera:
4
Fig.2 Organigrama de la Universidad Nacional Autónoma de México actualizado, tomado del
Manual de Organización de la UNAM.
A continuación se explicarán brevemente las funciones que tienen cada una de las
áreas que componen el Organigrama de la UNAM.
Consejo Universitario. – Algunas de las funciones que realiza, son:
Vigilar el cumplimiento de los reglamentos que rijan la organización y
funcionamiento de la UNAM, así como también el designar a los miembros
de la Junta de Gobierno, aprobar el presupuesto anual de ingresos y
egresos de la UNAM y otorgar el grado de Doctor Honoris Causa.5
Junta de Gobierno. Realiza las siguientes funciones:
4 UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO [en línea]. [Consultado el 31 de Agosto del 2011].
Disponible en internet http://www.unam.mx/acercaunam/es/organizacion/index.html 5 UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO. Normatividad Archivística UNAM. Manual de organización de la UNAM. P. 521-524.
7
“Es la que nombra al rector, hace conocimiento de ello cuando lo remueven por
causa grave, además de resolver los conflictos que surjan entre autoridades
universitarias.”6
Rector.- Es el funcionario más importante dentro de la UNAM, sus funciones son
las siguientes:
“Representa legalmente a la Universidad, conserva un orden libre y
responsable en la Universidad, así como también dicta las medidas y aplica
las sanciones correspondientes 7
Patronato Universitario. – Es el que administra el patrimonio de la Universidad,
cuida el adecuado registro, control e información sobre el patrimonio y las
operaciones económicas que realice. Dentro de sus funciones está:
Formular el presupuesto general anual de ingresos y egresos, así como las
modificaciones que haya que introducir durante cada ejercicio,
considerando para ello a la Comisión de Presupuesto del Consejo
Universitario y al Rector.8
Coordinación de Humanidades. - Efectúa las decisiones tomadas por el Consejo
Técnico de Humanidades y sirve de órgano de apoyo de éste para coordinar e
impulsar las labores de los Institutos y Centros dentro de los lineamientos fijados
por el propio Consejo, además de que:
6 Ibídem, P.57
7 Ibídem, P. 65-66 8 Ibídem, P.357-358.
8
Organiza y promueve las investigaciones y apoya el enlace con las demás
dependencias universitarias.9
Coordinación de Investigación científica. - Ejecuta las decisiones tomadas por
el Consejo Técnico de la Investigación Científica, también realiza lo siguiente:
Coordinar las labores de las dependencias y subdependencias de su área
siguiendo los lineamientos fijados por su Consejo Técnico, también
organiza y promueve investigaciones10
Consejo de Difusión Cultural. – Es aquel que tiene como tarea:
Formular y fortalecer políticas generales de la Coordinación de la Difusión
Cultural, participar en la elaboración y evaluación de los programas de
trabajo, sugerir lineamientos de planeación y evaluación, así como asesorar
en instancias, entidades académicas y dependencias universitarias y
fomentar la preservación del patrimonio artístico universitario.
1.3 Objetivo de la UNAM
El objetivo general de la UNAM es Impartir educación media y superior para
formar profesionistas, investigadores, profesores universitarios y técnicos útiles a
la sociedad; organizar y realizar investigaciones principalmente acerca de las
condiciones y problemas que afectan a la sociedad mexicana.11
Como el objeto fundamental del presente trabajo es la Dirección General de
Comunicación Social y la forma en que ésta se inserta en la organización
universitaria para cumplir con su objetivo de informar a la comunidad universitaria
y a la sociedad en general sobre las actividades fundamentales de la UNAM en
todos sus aspectos y de ahí derivar la forma en que deben organizarse y
9 Ibídem, P.287-288.
10 Ibídem, P.209-210. 11
Ibídem P. 212
9
describirse los materiales fotográficos que en la misma se crean para el
cumplimiento de ese objetivo, a continuación se detallará en lo posible lo
relacionado con esta dependencia universitaria y por supuesto con su acervo
fotográfico.
1.4 La Dirección General de Comunicación Social
En el año de 1943 se creó el Departamento de información y Prensa que en 1964
cambió de nombre por el de Dirección General de Información y Prensa. Esos
cambios en la nomenclatura y en el organigrama fueron constantes hasta llegar al
que actualmente tiene y que se conoce como Dirección General de Comunicación
Social. A continuación se exponen algunas modificaciones por esta unidad
administrativa.
El 8 de abril de 1967 se denominó Dirección General de Información y Relaciones
al fusionarse con el Departamento de Relaciones que dependía de la Dirección
General de Intercambio Académico Cultural, pero que al crearse la Dirección
General de Relaciones Públicas en 1970, cambió nuevamente de nombre al de
Dirección General de Información y Relaciones.
Por acuerdo del rector, el 16 de Mayo de 1983 cambió de denominación a
Dirección de Prensa dependiendo de la Dirección General de Comunicación
Universitaria, y así el 3 de Enero de 1985 se convirtió en Dirección General y el 2
de Febrero de 1989 se transformó en Dirección General de Información, a la cual
se incorporó la GACETA UNAM dependiendo directamente de la Rectoría.
El 3 de Enero de 1985 por acuerdo del Rector desaparecen la Dirección General
de Comunicación Universitaria así como la dirección de prensa y se establece en
su lugar la dirección General de Comunicación Social.
Los objetivos que pretende alcanzar la Dirección General de Comunicación Social
son:
10
“Informar a la comunidad universitaria y a la opinión pública lo relacionado
con el quehacer académico, científico, tecnológico, cultural, deportivo y
administrativo de la Universidad Nacional Autónoma de México, mediante el
diseño y ejecución de programas generales de información periodística y su
operación integral en los medios de información con los que cuenta la
Institución, así como a través de los medios de información nacionales e
internacionales, a fin de hacer congruente y eficaz la expresión social del
acontecer universitario”12.
Es muy importante el trabajo que realiza la Dirección General de Comunicación
Social porque informa todo lo que se hace tanto académica como culturalmente en
la UNAM.
“Emitir oportuna y suficientemente en la Gaceta UNAM, los comunicados,
acuerdos, avisos y convocatorias de carácter oficial de la UNAM.
Proponer criterios y establecer procedimientos para apoyar la labor de los
representantes de los medios de información que requieran conocer de los
avances y logros que la UNAM realiza en beneficio de la comunidad
universitaria y nacional”.13
La Gaceta UNAM es un órgano oficial en el cual se informa a la comunidad
Universitaria todo lo que se realiza en la Institución
“Establecer mecanismos de coordinación de las instancias públicas y
privadas relacionados con los medios masivos de información para
garantizar la utilización adecuada y eficaz de los espacios y tiempos
necesarios en los medios de la información impresos y electrónicos, para la
12 . UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO. Manual de Procedimientos de las Áreas Sustantivas de la Dirección General de Comunicación Social. Procedimientos en materia de Gaceta y Mural y Proyecto UNAM. México, 2004. P 521 13
Ibídem, P. 523
11
emisión de mensajes noticiosos relativos al quehacer sustantivo de la
UNAM”.14
“Analizar y evaluar el impacto que la información institucional tiene en la
comunidad universitaria y en la opinión pública.
Dar apoyo y asesoría en el área de su competencia, a las dependencias
universitarias que lo soliciten”15.
1.4.1. Estructura Funcional de la Dirección General de Comunicación Social.
El Organigrama de la DGCS (Anexo 1), nos muestra la estructura de la misma en
el año 2009.
Tiene diversas áreas como son:
Director General
Secretario que es el auxiliar de la Dirección
Director de Información
Jefe de la Unidad de Información
Jefe de la Unidad de Prensa
Subdirector de Medios Televisivos
Director de la Gaceta UNAM
Jefe de Unidad de la Gaceta UNAM
Secretario Auxiliar Mural
Jefe de Unidad de Proyecto UNAM
14 Ibíd, P. 524 15
Ibíd, P. 524
12
1.4.2 El Acervo Fotográfico de la Dirección General de Comunicación Social.
Desde su origen, esta dependencia ha tenido diversas actividades encaminadas a
obtener imágenes que permitan un registro gráfico de los diversos
acontecimientos que se llevan a cabo en la Universidad, es por eso que según
Rocío Díaz, quien ha estudiado este acervo fotográfico:
“Los materiales fotográficos generados por la Dirección General de Comunicación
Social de la UNAM, plasman la vida y actividades universitarias relevantes desde
1974 hasta la fecha y se constituyen como fuente primordial para la construcción
de la historia de la universidad, así como de la educación superior, las
comunidades científicas e Instituciones académicas de nuestro país.”16
El acervo fotográfico de esta Dirección se encuentra dividido para su guarda y
conservación, entre la misma y el Archivo Histórico de la UNAM (AHUNAM).
La DGCS resguarda otra parte del material generado entre 1974 y 1994 y todo el
material producido de 1994 a la fecha.
Está formado por documentos gráficos en diferentes soportes y formatos como
son: positivos, negativos, diapositivas y digitales. Los negativos están en acetato,
los positivos en papel blanco y negro (muy pocas a color) y las diapositivas en
acetato a color.
“Cada uno de los soportes de la DGCS tienen una función específica: las
diapositivas son imágenes que ilustran las portadas, las páginas centrales de las
revistas y en las páginas medias, así como ilustran los eventos destacados de la
Gaceta. Además las imágenes también se han empleado para donaciones que el
rector en ocasiones especiales otorga al personal académico de la UNAM o para
invitados especiales de otras universidades a nivel nacional e internacional”17
Las fechas extremas que tienen las fotografías de esta Dirección son: 1973-2002.
16
LEÓN OCHOA Ninfa Alicia. Entrevista realizada a la Lic. Rocío Díaz Nieto. Archivo Histórico de la Universidad Nacional Autónoma de México, 11 de Octubre del 2011, 15 páginas. 17
PEÑA HARO, Sandra. Colección de Gaceta UNAM. Negativos análisis para estabilización, p. 20
13
El fondo se encuentra dividido en cuatro remesas; “la primera abarca el rectorado
de los Doctores Guillermo Soberón Acevedo (1973-1981), así como también el
periodo de Octavio Rivero Serrano (1981-1984), consta de 228 990 fotografías
(163 095 negativos, 65 871 positivos y 24 diapositivas.18
En el caso de la segunda remesa existe para su ingreso al AHUNAM un
documento llamado “Bases de Colaboración que celebran el Centro de Estudios
sobre la Universidad y la Dirección General de Comunicación Social de la UNAM”
del 30 de Noviembre de 2002. La remesa consta de 260 852 imágenes (227 940
negativos, 22 900 positivos y 10 012 diapositivas) correspondientes a diversos
periodos rectorales (1995-2002).19
La tercera remesa se realizó el 23 de Marzo del 2009 y se trata de 10 054 sobres
con negativos más 436,345 fotografías para obtener un total de 446,399 imágenes
correspondientes al periodo de 1985 a 2005 de los rectores Octavio Rivero
Serrano, Jorge Carpizo Macgregor, José Sarukhán Kérmez, Francisco Barnés de
Castro y Juan Ramón de la Fuente.
La cuarta remesa ingresó en Febrero y Noviembre del 2009. Los 213 discos
compactos que contienen fotografías de esta remesa, están respaldados en el
disco duro de la sección de Reprografía del AHUNAM y se trata de 214,140
fotografías.
En cuanto a diapositivas son 9907 fotografías de los años 1954-2002 a cuyo cargo
se encuentra la Lic. Rocío Díaz.”20
La documentación como puede apreciarse, ingresa mediante transferencia, y a
partir de la utilización de cámaras digitales (2003 aproximadamente), cada
semestre los fotógrafos las envían de la Dirección General de Comunicación
Social al Archivo Histórico para su respaldo y resguardo permanente.
18 Ibídem p.8 19
Ibídem p.8 20LEÓN OCHOA, Ninfa Alicia. Entrevista realizada a la: Maestra Georgina Flores Padilla. Archivo Histórico de la Universidad Nacional Autónoma de México, 16 de Noviembre de 2011, 8 páginas.
14
1.5 El Archivo Histórico de la UNAM
El Acervo Fotográfico de la Dirección General de Comunicación Social es
resguardado en el Archivo Histórico de la UNAM, razón por la cual se dedicarán
algunos párrafos a describir este importante archivo a fin de tener un referente de
la instancia universitaria que conserva esas fotografías. En su momento se hará
referencia a las formas de procesamiento archivístico de las piezas documentales
que integran el fondo en cuestión.
“El Archivo Histórico de la UNAM (AHUNAM) fue creado en 1964, y se define
como un repositorio que guarda la memoria histórica de la Institución de
Educación Superior más importante de Iberoamérica”21. Tiene bajo su
responsabilidad la custodia, conservación, organización y difusión de los
“testimonios emanados de los colegios novohispanos, de las escuelas nacionales
y de su incorporación a la Universidad Nacional de México en 1910. Resguarda
también la documentación de las escuelas y facultades que se constituyeron a lo
largo del siglo XX, así como de la creación y devenir de los institutos, centros de
investigación y, en general, de las dependencias que hoy en día integran la
UNAM”22. Todos estos acervos son testimonios históricos que permiten un
conocimiento importante sobre la historia de la Universidad, la educación, la
ciencia y la cultura en México.
El AHUNAM es también custodio de acervos provenientes de particulares, cuyo
contenido se caracteriza por su pluralidad temática pues ofrecen información
sobre asuntos de índole religiosa, política, militar, social, económica y cultural. A
esta variedad se agrega su amplitud cronológica, pues el documento más antiguo
data de 1524 y el más reciente corresponde al último número de la Gaceta UNAM.
21 21 UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO [en línea]. [Consultado el 03 de Septiembre del 2011]. Disponible en internet http://132.248.192.241/~iisue/www/seccion/archivo/ 22 Ibíd
15
Entre otros muchos, cuenta con los fondos documentales de las Escuelas que en
1910 integraron la Universidad Nacional: Escuela Nacional Preparatoria, Escuela
Nacional de Jurisprudencia, Escuela Nacional de Bellas Artes (Arquitectura),
Escuela Nacional de Altos Estudios, Escuela Nacional de Ingeniería y Escuela
Nacional de Medicina.
En volumen, la documentación ocupa más de tres y medio kilómetros lineales, a
los cuales se suman poco más de un millón de fotografías (daguerrotipos,
albúminas, positivos, negativos, diapositivas, etc.) que en su mayor parte
testimonian el acontecer cotidiano de la Institución. En la actualidad el AHUNAM
conserva un total de 140 grupos documentales entre fondos y colecciones.23
1.5.1 Servicios.
Los servicios que se brindan actualmente en el AHUNAM son los siguientes:
Consulta del acervo
La reprografía que se divide en:
o Reprografía digital
o Impresión, fotocopia, microfilm y digitalización.
Para poder consultar la información en el Archivo se requiere ser mayor de edad y
presentar su identificación oficial vigente; se debe anotar el ingreso y salida en el
libro de registro y llenar el formato de solicitud correspondiente, leer y firmar su
aceptación al reglamento y entregar identificación vigente, su horario de consulta
es de las 9: 00 a las 20:00 hrs. de lunes a viernes.
Los usuarios que visitan el acervo fotográfico de la Dirección General de
Comunicación Social tanto en la dependencia misma como en el Archivo Histórico
de la UNAM, son en su mayoría estudiantes de alguna escuela o facultad de la
Universidad que requieren documentación para realizar alguna investigación o
23 VILLANUEVA BAZÁN, Gustavo. Acervos especiales o colecciones documentales?. Encontrada en la Gaceta del Archivista Archivo ¿Qué?, volumen 4, No. 17, julio 2010, p. 54
16
tesis. Se puede tratar asimismo de trabajadores tanto académicos como
administrativos de diferentes dependencias que requieren información gráfica
sobre las mismas o para ilustrar algún tema en específico.
En el AHUNAM se lleva una estadística de los usuarios que van a consultar los
diversos fondos y colecciones durante el año para así llevar una estadística de
consulta, misma que a continuación se presenta con datos de 2003 a mediados
del 2011
AHUNAM ESTADÍSTICA MENSUAL DE USUARIOS
ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC TOTAL
2003 107 110 109 125 116 166 123 138 177 222 135 86 1608
2004 134 187 219 174 177 189 51 170 166 212 215 94 1988
2005 171 203 206 197 214 224 88 175 202 188 195 89 2152
2006 112 122 265 121 162 154 41 151 116 126 138 46 1554
2007 124 127 163 136 175 210 29 245 219 254 212 38 1932
2008 176 189 112 183 160 174 42 136 238 289 146 72 1917
2009 148 156 159 156 149 206 75 186 172 209 232 89 1937
2010 141 174 228 303 198 204 51 115 155 193 98 57 1917
2011 105 166 201 147 159
24 Fig.3 Estadística Mensual de usuarios de los documentos existentes en el Archivo Histórico de
la Universidad Nacional Autónoma de México
Este cuadro nos presenta estadísticas de cuantos usuarios visitan el AHUNAM
mensualmente.
A continuación en el capítulo dos se desarrolla la metodología archivística sobre
archivos fotográficos e instrumentos de descripción entre otros temas.
24
Documento brindado por Irma Ávila, personal de atención a usuarios
17
Capítulo 2. La organización y el inventario documental como procesos
indispensables en el tratamiento de acervos fotográficos
En este capítulo se abordará el concepto de fotografía, su origen así como su
desarrollo histórico. Así mismo se exponen planteamientos acerca de la
descripción y la organización de las fotografías.
2.1 Historia de la fotografía.
Desde sus orígenes el hombre ha tenido la inquietud de plasmar sus
acontecimientos, pasando desde las pinturas rupestres hasta las imágenes
digitales que nos trasladan a diversos lugares con la ayuda de la tecnología
existente.
La fotografía es importante ya que tiene la cualidad de mostrar en imágenes
personas, lugares y cosas, además de capturar memorias instantáneas e
irrepetibles y preservarlas como tal; representa también el recuerdo del pasado
por lo que se considera un documento informativo que nos permite estudiar la vida
de nuestros antepasados, nos ilustra los momentos que hemos vivido y los
convierte en hechos históricos.
“La fotografía es un proceso fisicoquímico de captación de la imagen que desde su
origen representó una nueva manera de fijar y visualizar la realidad, un momento,
un personaje, un paisaje entre otras cosas más”.25
En su origen la fotografía fue el resultado de la convergencia de la cámara oscura,
es decir óptica, y las emulsiones sensibles a la luz (química). Entre los sucesos
que se pueden considerar parte de los orígenes de la técnica fotográfica podemos
mencionar al alquimista Fabricius, quien realizó intentos por fijar imágenes. Sin
embargo la primera imagen que se tiene de un objeto, depositada sobre un papel
tratado con nitrato de plata fue tomada por Thomas Wedgwood en 1802.
25
BELLO ARGUELLES, Carmen / BORRELL Cehuet. Los documentos de archivo como se conservan, p. 16.
18
“La primera fotografía se atribuye al francés Joseph Nicephore / Niepce, realizada
mediante la exposición a la luz de una placa metálica recubierta de asfalto en
polvo y aceite de espliego en caliente que necesitaba doce horas de exposición.
En 1826 Niepce entró en contacto con Louis Jacques-Mandé Daguerre para
intercambiar información sobre sus investigaciones en los procedimientos de
fijación y ambos se asociaron en 1829. Tras la muerte de Niepce, Daguerre siguió
con los trabajos hasta 1835 en que reveló las placas de cobre con vapores de
mercurio; en 1837 consiguió fijar las fotos con una solución de sal común y en
Agosto de 1839 Francois Arago presentó oficialmente el daguerrotipo en la
Academia de Ciencias de París.
En enero de 1839 Hippolyte expuso en París fotografías obtenidas sobre papel
sensibilizado con cloruro de amonio, nitrato de plata y una solución de yoduro
potásico. También en 1839 Henri Fox Talbot presentó un papel sensible preparado
con nitrato de plata, ácido gálico y sal común al que llamó talbotipo y
posteriormente calotipo. J.F. Godard en 1839 descubrió una mezcla de bromuro y
yoduro más sensible a la luz”.26
En el mismo año 1839 Louis Daguerre perfecciona los compuestos químicos de
las placas y consigue reducir a pocos minutos el tiempo de exposición de un
objeto para que quede registrado en este proceso, al producto de esta técnica se
le conoce como daguerrotipo
En el año de 1847 Abel Niepce de Saint Victor sobrino de Nicephore / Niepce,
aplicó la albúmina sobre los soportes de vidrio y consiguió mayor sensibilidad en
las emulsiones.
“Durante la evolución de la fotografía, se han utilizado distintas técnicas para
captar la imagen mediante métodos fisicoquímicos que han evolucionado desde
su invención hasta finales del siglo XX, en que apareció la fotografía digital, que ha
26
Ibídem p. 16
19
significado una nueva revolución técnica de la fotografía y un campo
especialmente abierto para la creatividad”.27
El ingenioso descubrimiento del daguerrotipo llega a México casi inmediatamente
después de su aparición en Europa.
“En diciembre de1839, arribaron a Veracruz algunas máquinas para daguerrotipo
como se les designaba entonces. Se realizaron exhibiciones públicas que
permitieron entender el proceso del daguerrotipo y las imágenes que era posible
obtener, finalmente el 26 de enero de 1840 quedaron plasmadas las primeras
fotografías de nuestro país”28
“Los primeros daguerrotipos que se conservan en los archivos fotográficos de
México reproducen escenas de la invasión estadounidense (1846-1848), y aunque
no registran escenas de batalla, debido a la larga exposición necesaria para la
obtención del daguerrotipo, se consideran ya documentos de importante valor
histórico”29
En el año de 1851 con la aparición de técnicas innovadoras como la utilización de
papel albuminado y los negativos en vidrio, los daguerrotipos atrajeron a las
personas y los precios se redujeron. En 1860 los fotógrafos eran pequeños
empresarios considerados sabios junto con los médicos y los boticarios. Cruces y
Campa “retrataron por primera vez a los miembros del congreso en el año de
1868, lo que comenzó a situar a la fotografía como una herramienta útil en la
documentación de hechos y personajes importantes”.30
Los materiales que componen la documentación fotográfica se dividen en dos
elementos que son:
Las emulsiones compuestas por materiales sensibles a la luz
Soporte en el que está depositada la capa de emulsión.
27Ibídem, p16 28CASANOVA ROSA. Un nuevo mundo de representar, Fotografía en México (1839-1861). (Edición de Esther Acevedo y StacieWiddifield), p.4 29GESUALDO, VICENTE. Historia de la Fotografía en América, p.20 30
Ibídem, p.121
20
Los soportes que se utilizaban en un principio eran placas metálicas de cobre,
hierro o placa; se obtenía un original y por lo mismo no había copias.
Bello Urgellés y Borrell Crehuet nos dicen que la fotografía es “un proceso
fisicoquímico de captación de la imagen que representó una manera de fijar y
visualizar la realidad, un momento, un personaje, un paisaje”.31
Como en el trabajo se va a hablar sobre fotografías en el siguiente punto se
desarrollarán definiciones y opiniones sobre los documentos de archivo.
2.2 La fotografía como documento de archivo.
Los archivos no solo resguardan documentos en soporte papel, los cuales surgen
con las actividades diarias de las Instituciones, sino además albergan en su
acervo documentos denominados especiales que para Juana Molina Nortes y
Victoria Leyva Palma “son aquellos que presentan un formato y soporte diferente a
los documentos textuales en papel”32, como es el caso de las fotografías, las
cuales constituyen un elemento esencial como testimonio de hechos o
acontecimientos ocurridos en determinado momento.
La documentación fotográfica es “el documento o conjunto de documentos cuyo
soporte es la fotografía en cualquiera de sus aspectos técnicos: negativo, positivo,
diapositiva, fichero digital etc.”33
En otras palabras, “si el documento es la combinación de un soporte y la
información registrada en él, el documento fotográfico es aquel que representa la
información en un soporte fotográfico, analógico o digital”34.
Las fotografías, como documentos, pueden ser parte importante de los acervos
pues son testimonios gráficos de lo que se realiza en las instituciones y aun
cuando no tienen las mismas características formales y diplomáticas de los
31Ibídem, p. 21 32 MOLINA NORTES, Juana y LEYVA PALMA, Victoria. Técnicas de archivo y tratamiento de la documentación administrativa, p 96. 33SÁNCHEZ VIGIL, Juan Miguel. El documento fotográfico: historia, usos y aplicaciones, p.14. 34
Ibídem, p. 16
21
documentos tradicionales, es necesario buscar su ubicación archivística dentro del
conjunto organizado que es el archivo.
En el contexto de los usos que puede tener la fotografía, nos dice Sánchez Vigil
que la documentación fotográfica es “La que tiene por objeto el estudio del
proceso de comunicación de las fuentes fotográficas para la obtención de nuevos
conocimientos aplicados a la investigación y al trabajo fotográfico.”35
Sin pretender ahondar en lo que a valoración se refiere, conviene señalar que casi
todas las fotografías pueden adquirir valores secundarios36 ya sea social, cultural,
informativo, testimonial, evidencial, documental o histórico porque ilustran acerca
de algún hecho, es decir informan, transmiten o sugieren conocimientos.37
También en la fotografía documental se habla de temas, hechos y acontecimientos
específicos.38
El documento fotográfico tiene dos lecturas: su representación original, es decir a
partir de lo que se pretende captar para crear, comunicar o informar sobre algo, y
en segundo lugar lo que se sugiere al receptor con la fotografía aun y cuando no
coincida con la representación original de la misma. La interpretación de la imagen
puede variar e incluso sugerir tantas ideas como miradas.39
La fotografía como documento puede contemplarse desde las perspectivas
histórica, profesional, científica y archivística; la historia del documento fotográfico
está vinculada a la de la misma fotografía. Cualquier fragmento de la realidad es
de la vida o de la historia. Alfonso Sánchez Portela primer fotógrafo académico de
la Real Escuela de Bellas Artes de San Fernando, asoció el documento fotográfico
al archivo: El valor de la fotografía como documento es indiscutible por ser reflejo
o mejor dicho calca fiel de aquel instante o momento del que se necesite una
35 Ibídem, p.14 36 Son aquellos que proporcionan información que sirve para las investigaciones 37
Ibídem, p. 14 38 Ibídem, p.16 39
Ibídem, p.18
22
auténtica acta. Tiempo, imagen, lugar, son fijados en una fracción de segundo
para la eternidad.40
Para hablar de la fotografía como documento de archivo, generalmente debe
existir una relación de esa fotografía con ciertos documentos textuales, es decir
debe formar parte de un expediente. La fotografía debe estar acompañada o
incluida a los documentos textuales para que tenga un valor archivístico.
“Las fotografías son documentos que proporcionan información complementaria a
los documentos textuales, también reciben de estos complementación a los
documentos textuales y, por ende, siempre y cuando no sean desvinculados de
sus respectivos textos, son documentos de archivo como cualquier otro”41
Por lo mismo se deben resguardar en óptimas condiciones en el archivo para
poder conservarlas y que nos sirvan en un futuro para brindarles un mejor servicio
a los usuarios.
2.3 Importancia y funciones de los acervos fotográficos.
La fotografía ha sido desde su aparición un elemento de gran utilidad en la
investigación, gracias a su utilización se ilustran y testimonian actos que requieren
difusión ya para el periodismo o la publicidad.
En la actualidad la finalidad en el periodismo es captar el mundo exterior tal y
como aparece en el reportaje fotográfico donde las fotos pueden ser utilizadas
como propaganda o con un propósito publicitario.
“Los documentos históricos, obras de arte, retratos y otras clases de fotografías
deberán conservarse indefinidamente ya que cada imagen representa la memoria
de un momento único por lo que forman parte del patrimonio visual del país.” 42
40 Ibídem, p.19 41
VILLANUEVA BAZAN, Gustavo. Teoría y práctica archivística 1, “La fotografía como documento de archivo y su procesamiento técnico”, p.63 42 LEÓN OCHOA Ninfa Alicia. Entrevista realizada al: Maestro Gustavo Villanueva Bazán. Archivo Histórico de la Universidad Nacional Autónoma de México, 14 de Diciembre de 2011, 10 páginas.
23
Jesús Robledano Arillo retoma el Diccionario de Terminología Archivística del CIA
y define los archivos fotográficos sobre la base de la naturaleza de los
documentos que componen su acervo documental como: “colección o
acumulación de fotografías, incluyendo negativos y copias positivas junto con los
documentos textuales relacionados”43
De esa manera se puede entender que un acervo fotográfico es “una unidad de
información donde se resguardan fotografías sobre diversos hechos o
acontecimientos de algunas Instituciones, es importante contar con ellos porque
nos permite conocer de manera gráfica, qué fue lo que pasó en diferentes
épocas”. 44
Es importante contar con acervos fotográficos ya que son parte esencial de la vida
y porque las fotografías van capturando momentos trascendentes y hasta
cotidianos.
Las funciones de los acervos fotográficos son:
Organizar. – Es un proceso en el cual se elige un orden para cada serie
documental o un conjunto de documentos relacionados por asunto o
tipología.
Describir. – Es la enumeración de los elementos de la documentación
existente en el acervo, así como su análisis del fondo.
Ordenar las fotografías
Conservar la documentación teniendo las medidas necesarias
Las funciones del acervo fotográfico son muy importantes porque es el trabajo
que se va a realizar en el archivo para poder tener un mejor resguardo de las
fotografías. A continuación se expondrá lo relativo a la organización
43
ROBLEDANO ARILLO, Jesús. El tratamiento documental de la fotografía de prensa: sistemas de análisis y recuperación, p. 16. 44
SÁNCHEZ VIGIL, Juan Manuel: Op. Cit., p. 231.
24
2.4 Organización del acervo fotográfico
Organizar es identificar con conceptos y descriptores precisos los elementos de un
archivo para clasificarlos, es decir separarlos o juntarlos y luego jerarquizarlos u
ordenarlos para permitir una ajustada y natural instalación en la estantería.45
Al igual que cualquier archivo, los fotográficos también deben estar organizados.
“La organización de los fondos es una de las operaciones fundamentales.
Consiste en estructurar los fondos de la fototeca con arreglo a las necesidades de
movimiento del material. La estructura consecuente ahorrará espacio y tiempo
mejorando la gestión en la localización de los materiales.”46
José Ramón Cruz Mundet en su Manual de Archivística menciona que “la
organización de un archivo responde a una necesidad doble: proporcionar una
estructura lógica al fondo documental, de modo que represente la naturaleza del
organismo reflejado en él y facilitar la localización conceptual”47 y física de los
documentos.
El mejor método que un archivista puede emplear es desarrollar el principio de
procedencia y orden original como herramienta para darle al conjunto de
documentos el sentido orgánico y estructural de quien lo creó.
“El principio de procedencia fue formulado por primera vez en 1841 por el
historiador francés Natalys de Wailly; Elio Lodolini afirma que este principio fue
aplicado en Dinamarca en 1791 con la instrucción de la Comisión para la
ordenación de archivos, y considera como precursor a Fillipo Ernest Spier en su
obra Von Arquive”48.
Para Cruz Mundet el principio de procedencia consiste en respetar el origen de los
fondos es decir mantenerlos agrupados, sin mezclar unos con otros los
45 TALLAFIGO ROMERO, Manuel. Archivística y archivos. Soportes, edificio y organización, p.404. 46 SÁNCHEZ Vigil, Juan Miguel: Op. Cit, p. 171 47CRUZ MUNDET, José Ramón. Manual de archivística, p. 229. 48
VILLANUEVA BAZÁN, Gustavo. “El principio de Procedencia y Orden Original y su importancia en el desarrollo de la Archivística” en Teoría y Práctica Archivística II, Serie de Cuadernos del Archivo Histórico de la UNAM, p. 19-20.
25
documentos de cualquier naturaleza procedentes de una entidad, ya sea de la
administración pública o privada; respetando la estructura o clasificación propia de
dicha entidad.49
El principio de procedencia plantea pues que la documentación se conservará en
el orden que fue creada, así como también los documentos que corresponden a
diferentes creadores no deben ser mezclados aunque el tema sea común. La
procedencia es fundamental en la organización archivística.
El principio de orden original estipula que la ordenación interna de los archivos
establecida por la Institución generadora de la documentación, debe ser
mantenida en lo posible.
Para que haya una buena organización en los acervos fotográficos se necesita
realizar la clasificación y la ordenación que a continuación se explicarán
detalladamente.
2.4. 1 Clasificación documental
La clasificación es la agrupación de los elementos de un conjunto en
subconjuntos, clases.
Para ello se debe tomar en cuenta el Principio de Procedencia y Orden Original.
No importa que los documentos se encuentren en soportes diferentes, la
clasificación apegada al Principio de Procedencia y Orden Original debe reflejar la
estructura del productor.
En el acervo documental es importante tener clasificada la documentación. Como
señala Antonia Heredia, “clasificar es dividir o separar un conjunto de elementos
estableciendo clases, grupos o series de tal manera que dichos grupos queden
integrados formando parte de la estructura de un todo. Cada grupo o clase es
único y distinto de los demás, con sus características propias que lo diferencian de
49
CRUZ MUNDET, José Ramón: Op. Cit, p. 234
26
los otros, pero insisto formando parte de una estructura jerárquica; cada grupo a
su vez es susceptible de subdivisiones”50.
Para poder clasificar la documentación se necesita ir de lo general (fondo) a lo
particular (expediente).
Se desarrollará el orden jerárquico en la organización conforme se avance en el
cuadro general de clasificación. Los elementos del cuadro de clasificación son los
siguientes:
FONDO. – “Es el conjunto de documentos con independencia de su tipo
documental o soporte, producidos orgánicamente y o acumulados y
utilizados por una persona física, o familia en el transcurso de sus
actividades y función como productor”51
SECCIÓN. – Antonia Heredia la define como: “subdivisión orgánico
funcional del fondo que se refiere a una o varias series que corresponden a
subdivisiones administrativas en las oficinas u organismos que las
originaron. Cuando el organismo productor posee una estructura jerárquica
compleja cada subgrupo puede tener tantos subgrupos subordinados como
sean necesarios para fijar los niveles de la estructura orgánica hasta la
unidad administrativa más pequeña.”52.
SERIE. – El Consejo Internacional de Archivos define como serie a: “Los
documentos organizados de acuerdo con un sistema de archivo o
conservados formando una unidad como resultado de una misma unidad:
que tienen una forma particular o como consecuencia de cualquier otra
relación derivada de su producción, recepción y utilización.”53
EXPEDIENTE. – Es el conjunto de documentos que hablan sobre un mismo
tema.
50 Ibídem, p. 234. 51
CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. ISAD (G) Norma Internacional General de Descripción Archivística, p. 17 52 HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivística General Teoría y Práctica, p. 153 53
Ibídem, p. 143
27
Existen dos formas de clasificación: “a priori, es decir que no profundiza dentro del
contenido del fondo y a posteriori que se fundamenta en el análisis y conocimiento
del fondo, que se da a través del conocimiento de las funciones del organismo
para aplicarse en la clasificación conforme lo establece el Principio de
Procedencia y de las agrupaciones documentales derivadas”54.
Siguiendo a Cruz Mundet en la clasificación de fondos se puede partir de tres
elementos: las acciones, la estructura orgánica y los asuntos, con esto tendremos
una clasificación funcional, orgánica o por materias.
“La clasificación orgánica. – Establece los grupos de acuerdo a la
procedencia de la documentación, además de reflejar la estructura orgánica
de la Institución; esta es la más rígida y se recomienda emplearse en
organismos poco complejos en su estructura.
Clasificación funcional. – Establece la separación entre los distintos grupos
tomando como base las funciones y actividades de la Institución; es más
complicado que el anterior ya que requiere un estudio profundo de la
Institución pero más flexible se emplea para organismos de larga duración
en el tiempo y que haya podido variar a menudo su estructura.
La clasificación por materias realmente no es una clasificación para
archivos o fondos, se aplica más bien a las colecciones documentales”. 55
La clasificación de las fotografías es muy importante para los archivos porque nos
permite encontrar más fácilmente la documentación, además de que es un
proceso en el cual se identifica, separa y jerarquiza el conjunto de elementos de
tal forma que queden integrados formando una estructura.
2.4.2 Métodos de ordenación.
Una vez terminado y avalado el Cuadro General de Clasificación Archivística de la
Institución, el siguiente paso a seguir es la ordenación, entendiendo a ésta como
el procedimiento práctico por el cual son relacionadas las unidades documentales
54 GUTIERREZ MUÑOZ, Cesar. Archivística, p. 109 55
CRUZ MUNDET, José Ramón: Op. Cit., p 238
28
unas con otras, siguiendo criterios lógicos establecidos de antemano como
pueden ser la fecha, las letras del alfabeto, los números.
“El orden de los acervos debe orientarse en dos sentidos, el primero será la
adecuada preservación física, y el segundo implementar un control riguroso de
custodia y consulta, mediante claves de organización”. 56
La ordenación se aplica, al igual que la clasificación, en los distintos niveles o
agrupaciones documentales. Los métodos más comunes para ordenar los
documentos son:
“Directos: no necesitan ningún otro instrumento para su aplicación y se
recomiendan para volúmenes pequeños: alfabético, por asuntos y
geográfico.
Indirectos: requieren instrumentos para su aplicación (índice, inventario) y
se recomiendan para grandes volúmenes: numérico y decimal”57.
Ordenar es dar utilidad a la documentación, permitir que su información se
recupere. Es obtener el contenido de los documentos físicamente mediante su
agrupación de manera racional. La ordenación es la acción de unir
secuencialmente los documentos que conforman las series mediante la aplicación
de criterios alfabéticos o cronológicos…
La ordenación debe realizarse a partir de los elementos internos del documento:
forma, fecha, nombre entre otros.
En esta se distinguen dos actividades: intelectual y física.
“La intelectual es la que consiste en la elección de la unidad de orden surgida de
la natural relación de los documentos y la física consiste en la aplicación de los
56 LEÓN OCHOA Ninfa Alicia. Entrevista realizada al: Maestro Villanueva Bazán Gustavo. Archivo Histórico de la Universidad Nacional Autónoma de México, 14 de Diciembre de 2011, 10 páginas 57 ARCHIVO HISTÓRICO DE HIDALGO [en línea]. México. “El Órgano Rector del Sistema Estatal de Archivos a través del Archivo General del estado de Hidalgo. Guía Técnica. Documento básico para la elaboración de los instrumentos de consulta y control archivístico dirigido a los coordinadores y responsables de las unidades archivísticas públicas del Estado de Hidalgo”. [Ref. 14 de Febrero de 2012] Disponible en Internet P. 8 http://www.tula.gob.mx/Archivonomia/Documentos/GuiaTecnica.pdf
29
criterios de orden y en la guarda de los documentos en sus contenedores
apropiados.58
Para facilitar óptimamente la consulta, el proceso de ordenación y descripción
debe estar orientado a servir a la variedad de usuarios que utilizan la
documentación archivística.
Se aplica en diversos niveles tales como los documentos, expedientes, series, etc.
“La documentación se ordena en el seno de los expedientes siguiendo la lógica de
su tramitación que por lo general coincide con su secuencia cronológica. Los
métodos de ordenación dependen del criterio establecido: pueden ser las fechas
de los documentos, la secuencia de los números y la combinación de ellos”59.
Con las definiciones anteriores se concluye que la ordenación es el proceso que
se realiza para unir diversos elementos relacionándolos de acuerdo a un orden
establecido en los diferentes niveles documentales del mismo asunto.
Para las fotografías es de vital importancia realizar este proceso ya que nos
permite localizar más rápidamente la documentación fotográfica a la hora de que
nos la soliciten.
2.5 La descripción.
Cruz Mundet nos dice que la “descripción de los documentos constituye la parte
culminante del trabajo archivístico y viene a coincidir exactamente en su finalidad
con la de la propia documentación: informar.”60
En el archivo, la descripción es el empleo de técnicas que permiten crear
auxiliares o instrumentos de información con el objeto de tener un conocimiento
seguro y completo de la documentación existente en un archivo61
58 SANTOYO BASTIDA, Beatriz. Guía de autoaprendizaje. Archivo Histórico, p. 190 59 LEÓN OCHOA Ninfa Alicia. Apuntes de clase realizado al: Profesor Monroy Nieto Octavio. Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía, 14 de Enero de 2012. 60 Op. cit. P. 251 61
AREVALO JORDAN, Víctor Hugo. Diccionario de términos archivísticos, p. 259.
30
También se le puede entender como el proceso de análisis de los documentos de
archivo o de sus agrupaciones, materializada en representaciones que permitan
su identificación, localización y la recuperación de su información para la gestión o
la investigación.62
Con base en lo anterior se puede establecer que la descripción es un conjunto de
principios y técnicas que se han desarrollado para ser aplicados en diferentes
fondos documentales de origen público o privado para comunicar sobre la
información que se tiene en el acervo y así poder brindar un mejor servicio;
además tiene como objetivo dar a conocer la que está contenida en un archivo, a
través de su análisis.
Ésta es la fase del tratamiento archivístico destinada a la elaboración de los
instrumentos de consulta para facilitar el conocimiento de los fondos documentales
y colecciones de los archivos.63
Es el proceso de obtener, clasificar, analizar, controlar y proveer acceso a la
información sobre:
El origen, contexto y procedencia de diversos grupos documentales
La estructura de su archivo
Su formato y contenido
Su relación con otros documentos
Los modos en que pueden recuperarse y ser consultados.64
“Para el caso de las fotografías, la descripción busca conocer el mensaje que tiene
la imagen para poder saber lo que contiene y así poder brindar un buen servicio al
usuario que las consulta, además de proporcionar una estructura lógica y
adecuada a los documentos a partir del ente generador y el contexto que le rodea.
El tener los instrumentos de descripción en un archivo, tanto de documentos
textuales como fotográficos permite un control sobre el acervo para su utilización y
62
HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivística General Teoría y práctica, p. 300 63Diccionario de Terminología Archivística, p.32 64
MILLER M, Frederick. Ordenación y descripción de Archivos y Manuscritos, p .19
31
mejor rendimiento en beneficio de la sociedad.”65 A continuación hablaremos más
detenidamente sobre los instrumentos de descripción o de consulta.
2.5.1 Instrumentos de descripción.
La Norma ISAD G define a los instrumentos de descripción como “la elaboración
exacta de la unidad de descripción y en su caso, de las partes que la componen
mediante la recopilación, análisis, organización y registro de la información que
sirve para identificar, gestionar, localizar y explicar los documentos de archivo así
como su contexto y sistema que lo ha producido”66.
“Los instrumentos de descripción son representaciones de los documentos o
agrupaciones, por cuanto los transforman mediante una forma distinta de la
original”.67
Los Instrumentos de Descripción en un Archivo tienen como objetivo facilitar de
forma eficaz, la recuperación de la información contenida en la documentación que
en ellos se custodia; no solo enuncian los caracteres internos y externos sino
incluyen datos sobre su localización.
La elaboración de instrumentos descriptivos es “el proceso de análisis de los
documentos de archivo o de sus agrupaciones materializados en representaciones
que permitan su identificación, localización y recuperación de su información para
la gestión o la investigación”.68
Estos instrumentos son los que permiten un control documental para localizar las
series fácilmente y recuperar la documentación en el momento en que se requiera.
Para el ámbito archivístico en lo que se refiere a los documentos fotográficos, es
importante contar con los Instrumentos de descripción ya que sin ellos sería
complicado encontrar la documentación fotográfica en el acervo.
65 LEÓN OCHOA Ninfa Alicia. Entrevista realizada al: Maestro Villanueva Bazán Gustavo. Archivo Histórico de la Universidad Nacional Autónoma de México, 14 de Diciembre de 2011, 10 páginas 66
GARCON, Virginia. Revista Archivo Nacional de San José de Costa Rica, p.17. 67 HEREDIA HERRERA, Antonia: Op. Cit., p.300. 68
Ibídem, p.302
32
Sobre el tema de los instrumentos descriptivos, considero necesario abundar
sobre los inventarios y hacer menciones especiales y específicas sobre la
normatividad existente en la materia, sobre todo, de la Norma Internacional
General de Descripción Archivística (ISAD-G).
Por lo mismo se hablará sobre el Inventario Somero, según Cruz Mundet
comprende los elementos mínimos como lo son: los del área de mención de
identidad, y suelen ir dispuestos en columnas cuando se publican.
Otro instrumento de descripción que se tiene que realizar en los archivos para un
mejor control es el catálogo que para Antonia Heredia “es el instrumento que
describe ordenadamente y de forma individualizada las piezas documentales o las
unidades archivísticas de una serie o de un conjunto documental, que guardan
entre ellas una relación o unidad tipológica, temática o Institucional”69
Catalogar es hacer la descripción de cualquier documento siguiendo un código
normalizador, de tal forma que permita identificarlo de manera exacta, sin
ambigüedad, con el fin de poder recuperarlo con precisión y rapidez.
El tema central de este trabajo es el inventario de fotografías, por lo consiguiente
se mencionarán algunas definiciones
2.5.1.1 Inventario.
“Los inventarios para Tulio Febres Cordero son “Estudios histórico-jurídico-
administrativos sobre la Institución que ha producido los documentos, con la
consiguiente indicación del orden en el cuál los documentos estaban dispuestos
en el momento de su nacimiento y al cual han sido luego llevados de nuevo por los
archiveros”.70
Así como también “El Inventario describe las series generadas orgánica o
funcionalmente en el curso de la gestión de una Institución, en el caso de un
69 ISLAS PÉREZ, María Estela. La archivística en México, p. 83 70
GUTIERREZ MUÑOZ, César: Op. Cit., p.18.
33
Archivo Administrativo, o bien, es resultado de la descripción de series que
integran una sección histórica o un fondo documental en un Archivo Histórico”.71
Por su parte Schellenberg afirma que el inventario es un “asiento que se hace de
las series de documentos dentro de un grupo documental o de una colección de
papeles privados”72
El Profesor Aurelio Tanodi nos explica en el libro de Cesar Gutiérrez Muñoz: “El
inventario es una descripción exacta y precisa de todo el material que conserva un
archivo” y Manuel Vázquez nos dice que el “inventario es una descripción exacta
y precisa de toda la documentación de un archivo, cuyos asientos se ordenan
siguiendo el orden de la archivalía y tienen como fin principal dar constancia de la
documentación y como fines secundarios la búsqueda, el control y el estudio del
acervo documental”73
Sobre el inventario, nos dice Pescador del Hoyo que: “Es el instrumento primordial
de conocimiento de los fondos de un Archivo y como tal viene realizándose desde
tiempos remotos. En la realidad se ha vuelto a considerar la importancia de estos
instrumentos reconociendo su innegable interés”74
Para Antonia Heredia en su libro Archivística General Teoría y Práctica el
Inventario “es el que describe las series generadas orgánica o funcionalmente en
el curso de la Gestión de una Institución”.75
El Inventario es el Instrumento de Descripción más utilizado por los archivistas
para llevar el control de la documentación, puede ser "Inventario Somero" o
"Inventario Analítico".
“Una de las primeras experiencias en el intento de crear un inventario fotográfico
del mundo fue Archives de la planete, organización fundada en 1910 por el
71 REYNA ALIPIO, Edgar. Aplicación del inventario analítico en el Archivo General del H. Ayuntamiento Municipal de Ecatepec de Morelos, p.30 72 SCHELLENBERG Theodore. Técnicas descriptivas de archivos, p. 4 73
TANODI, Aurelio: Inventario, catálogos e Índices, p. 9. 74PESCADOR DEL HOYO, María. El archivo instrumento de trabajo, p. 15. 75
HERRERA Heredia Antonia: Op. Cit., p. 311.
34
financiero Francés Albert Kahn con el objeto de recopilar fotografías y películas
que conformaran un archivo”76
Uno de los fines que tiene el inventario es el orientar a los usuarios sobre la
documentación existente en el acervo fotográfico, el volumen, el contenido y
ubicación para una fácil localización.
2.5.1.1.1 Inventario Analítico.
El Inventario Analítico según Cruz Mundet es el que: “describe los fondos con
mayor profundidad al descender hasta los expedientes. Con los mismos
elementos mínimos obligatorios y algunos más optativos, ofrece información
suficiente para localizar la documentación en el tiempo y en su ubicación física,
conocer su organización e individualizarla para que cada cual elija entre todas las
opciones las de su interés. Logra la mejor relación costes/beneficios porque
permite describir uniformemente los fondos y proporcionar unos niveles de
información satisfactorios para los usuarios, lo cual no obsta para que en
determinadas series documentales, con indudable interés informativo, el archivero
deba elaborar otros instrumentos que las describan en detalle”77.
Los elementos que debe contener la ficha que se realiza para el Inventario
Analítico son:
“Área de mención de identidad:
Signatura
Título
Fechas
Nivel de descripción
Volumen
76 SÁNCHEZ VIGIL, Juan Miguel: Op. Cit., p. 285 77
CRUZ MUNDET, José Ramón: Op.cit., p 278
35
Área de contenido y estructura:
Resumen de alcance y contenido
Información sobre valoración, selección y eliminación
Sistema de organización
Área de condiciones y acceso y utilización:
Condiciones de acceso
Instrumento de descripción
Área de materiales relacionados:
Unidad de descripción relacionadas”78
Este inventario es aquel que ofrece información suficiente para conocer el
volumen de la documentación con elementos indispensables, además de que se
tiene el control de la documentación existente en el archivo fotográfico. Razón ésta
por la cual su oportuna aplicación resulta fundamental para el tratamiento de
acervos fotográficos porque debemos realizar una buena descripción de las
fotografías existentes en el acervo para así poder brindar un buen servicio al
usuario.
Es importante que el inventario analítico contenga las medidas necesarias para
obtener información sobre las fotografías que se están resguardando en el
archivo.
Otro de los inventarios que se utilizan en los acervos es el inventario somero que
es un instrumento de descripción que proporciona los elementos esenciales para
tener un mejor control de la documentación. Facilita la localización de los
expedientes.
78
Ibídem, p.279
36
2.6 Norma Internacional de Descripción Archivística ISAD (G)
Es importante retomar la Norma ISAD G para los archivos porque es un sistema
de descripción multinivel, es decir, que abarca desde el fondo hasta la unidad
documental.
Además se tiene que describir de lo general a lo particular, en el cual en el primer
nivel se habla del fondo como un todo.
La Norma constituye una guía para la elaboración de descripciones archivísticas,
contiene reglas generales que pueden aplicarse de acuerdo al soporte de la
documentación existente en el archivo.
Para poder realizar la descripción del acervo a cualquier nivel es fundamental
tenerlo organizado es decir, clasificado y ordenado.
La ISAD G se estructura en siete áreas y establece veintiséis elementos que se
pueden combinar para construir la descripción de cualquier unidad.
TABLA CON LOS ELEMENTOS Y REGLAS DE LA ISAD G.
ELEMENTOS REGLA
Signatura/código de
referencia. – Identifica el
archivo
Código del país de acuerdo con la
última versión de la Norma ISO 3166
(códigos para la representación de los
nombres de los países), seguido por el
código del archivo (normalizado de
archivos del país).
Título. – Denominar la unidad
de descripción
Anotar el nombre completo del grupo
documental, cuando lo tenga deberá
transcribirse textualmente.
Fecha.- Son las fechas
extremas.
Periodo en el que el productor acumulo
los documentos de la unidad de
descripción en el ejercicio de su
37
actividad.
Nivel de descripción.-
Identifica el nivel de
organización
Determinar si se está escribiendo un
fondo, sección, serie, expediente o
pieza documental
Volumen y soporte. – Identifica
el volumen físico y el soporte de
la unidad de descripción
Reseñar el volumen de la
documentación descrita ya sea en
metros lineales o número de
expedientes, cajas, fotografías, libros
entre otras más.
Nombre de los productores
Anotar el nombre del organismo o
individuo responsable de la producción
de la unidad de descripción
Historia Institucional. –
Reseña histórica de la
Institución
Consignar datos sobre el origen,
evolución, desarrollo y trabajo de la
Institución
Forma de ingreso. – Identifica
la forma de adquisición o
transferencia
Origen de la unidad de descripción,
transferencia, donación, adquisición y la
fecha
Alcance y contenido. –
Identifica contenido y
tipología de la unidad de
descripción
Elaborar un resumen del contenido
(incluyendo periodo cronológico) de la
unidad de descripción
Valoración, selección y
eliminación
Consignar la valoración, selección y
eliminación de la unidad de descripción
Organización
Especifica la estructura interna del
sistema de organización y el tipo de
ordenación
Condiciones de reproducción Informar si tiene derechos de
reproducción intelectual
Idioma y escritura de los documentos
Características físicas y requisitos Indicar las características físicas que
38
técnicos afecten el uso de la unidad de
descripción
Instrumentos de descripción ( Consulta)
Existencia y localización de los
originales
Si la unidad de descripción es una copia
y si otro organismo tiene los originales,
reseñar su nombre
Existencia y localización de las copias Indicar si existen copias de la unidad de
descripción en otro soporte
Unidades de descripción relacionadas.
– Que se encuentren en el propio
archivo o en otros.
Si existen otros documentos que tengan
relación directa con la unidad de
descripción, se debe indicar, así como
también el lugar en donde se
encuentran
Notas de publicación
Proporcionar la información y referencia
acerca de cualquier publicación que
trate o esté basada en el uso, estudio o
análisis de la unidad de descripción.
79 Fig. # 5 Tabla en la que se encuentran los elementos y reglas de la Norma ISAD G.
2.7 Norma SINAFO
Para poder describir fotografías se tiene la alternativa de emplear las Normas
Catalográficas del Sistema Nacional de Fototecas del INAH SINAFO que son
aquellas que se crearon gracias al Instituto Nacional de Antropología e Historia ya
que ellos consideraban a la fotografía como una herramienta auxiliar para la
preservación de la historia a través de la catalogación que conjuntaran imagen e
información, surgen en el año de 1993. Se desarrolla a partir del Archivo Casasola
en el cual se creó una ficha catalográfica lo que nos permite una descripción de
las fotografías.
79 En esta tabla se encuentran los elementos más importantes para la descripción de las fotografías de acuerdo a la Norma ISAD G
39
“En Febrero del año 2000 después de comparar diversos sistemas catalográficos
que se emplean en América y Europa y de haber implementado uno se crearon
normas catalográficas en las cuales se proponen modelos para realizar tareas
clasificatorias y descriptivas de los acervos fotográficos afiliados al SINAFO”80.
Como punto de partida es necesario considerar la dimensión del archivo
fotográfico que se va a trabajar, porque el número de piezas que lo conforman
determinan las estrategias. Cuenta con dos secciones que se explicarán a
continuación.
La sección técnica se divide en 2 partes: La primera se determina con base en los
campos que contempla la ficha técnica por el Departamento de Conservación de
la Fototeca Nacional. La segunda parte está integrada por datos complementarios
integrados por el catalogador sobre la técnica. Cuenta con los siguientes
elementos descriptivos
“Número de Inventario. – Es la asignación de un número arábigo teniendo
en cuenta el aproximado de la documentación existente en el acervo
Clave técnica. – Tiene 3 componentes que permiten definir el proceso
fotográfico de la pieza, el fondo o colección a la que pertenece y el formato
en el que está realizado.
+ Proceso fotográfico. – Clave numérica de dos dígitos tomada del sistema
clasificatorio del International Museum of Photography and Film”81
+ Fondo o colección. – Conjunto de piezas fotográficas que denotan su
proveniencia y que fueron producidas, recopiladas o agrupadas con un
propósito específico, ya sea de investigación, registro o pasatiempo; se
identifican por medio de letras del abecedario, en mayúsculas colocadas
junto a los dígitos antes mencionados.
80 BARRA MOULAÍN, Paula Alicia. Normas Catalográficas del Sistema Nacional de Fototecas del INAH, p. 9 81
Ibídem, p. 14
40
+ “Formato. – Clave numérica de dos dígitos que identifica el tamaño de
cada pieza fotográfica.
Clave topográfica. – Es la guía que se utiliza para localizar las piezas
fotográficas de modo físico y cada archivo determinará los datos
pertinentes.
Estado de conservación. – Es una clave construida con base en las letras
del abecedario en minúsculas y orden alfabético por medio de la cual el
experto en conservación consigna el tipo de deterioro que presenta la pieza
fotográfica
Datos complementarios.
+ Original. – Se refiere a la pieza producida por el fotógrafo ya sea negativa
o positiva.
+ Negativo copia. – Negativo hecho a partir del interpositivo.
+ Copia de positivo. - Negativo hecho a partir de una impresión original o
vintage.
+ Facsimilar. – Copia de un proceso original
+ Copia fotomecánica. – Imagen que presenta un patrón de grano o trama,
como las postales o cualquier otro medio impreso.
+ Otro. – Debido a la diversidad de los materiales que se resguardan en los
archivos, se ha contemplado este rubro para incluir alguna pieza fotográfica
con características que no hayan entrado en las clasificaciones
anteriores”82.
En la sección cultural se anota toda la información que los catalogadores pueden
recuperar a partir del análisis de las piezas fotográficas, facilitando al usuario el
82
Ibid P. 14
41
acercamiento a las imágenes a través de los datos de uso común: tema, lugar,
fecha y personajes.
Es fundamental conocer los datos posibles acerca del autor, el periodo en que
trabajó, los lugares donde se estableció; ese primer acercamiento nos sirve para
comprender el origen, estructura y contenido de los acervos.
La datación es muy importante porque nos permite conocer la información para
ubicar las imágenes en un espacio temporal exacto.
“Si las dataciones son aproximadas se antepone la abreviatura c. a. que
corresponde a la palabra latina circa que significa alrededor de,
aproximadamente”83.
La datación en periodos de cinco o diez años se asignará cuando los elementos
culturales observables se puedan ubicar en esos lapsos. Para hacer el
asentamiento catalográfico se separan los años con un guion.
“Fecha de asunto. – Es la fecha que hace referencia directa a lo
fotografiado ya sea un individuo, paisaje o suceso.
Fecha de toma. – Se refiere a la fecha en la que fue tomada la imagen por
el fotógrafo”84
La ubicación geográfica es cuando se catalogan piezas fotográficas y se le asigna
un espacio geográfico al que se le llama lugar.
“Lugar de asunto. – Es el sitio geográfico en donde se encuentra lo
fotografiado; se tiene que respetar la nomenclatura original de los lugares.
Lugar de toma. – se refiere al lugar en donde el fotógrafo elaboró la imagen
y el asentamiento”85
83
Ibíd P. 18 84 Ibid P. 19 85
Ibid P. 22
42
Es importante ubicar cada pieza fotográfica en un contexto más amplio, para esto
se utiliza la época que es el asentamiento que se hace por medio de claves
preestablecidas en el epocario. Cuando una imagen se sitúe en más de una época
se asentarán separadas por un guion.
Todas las piezas fotográficas tienen un autor que es el que produce la imagen;
tiene que llevar los siguientes datos: nombre y apellido, dirección del estudio
incluyendo estado y país entre otras más.
La agencia o estudio es la empresa responsable de reproducir fotografías bajo un
sello, reúne el trabajo de varios autores ya sea por contratación o a través de la
adquisición de imágenes.
El editor o coleccionista es aquel que reunió fotografías para uso propio o para la
reproducción comercial y que forman parte de diversos acervos tanto públicos
como privados.
Como pudimos observar en este capítulo son muy importantes las fotografías en
los diferentes acervos porque no solamente ilustran un hecho sino también son
imágenes que detallan los diferentes sucesos ocurridos.
En el capítulo tres se va a informar detalladamente lo que se realizó durante el
servicio social realizado en el Archivo Histórico de la UNAM con el acervo
fotográfico de la DGCS.
43
Capítulo 3. Procesos para la organización y descripción del acervo
fotográfico de la Dirección General de Comunicación Social del AHUNAM.
En ese capítulo se explicarán y desarrollarán los diversos procesos que se
llevaron a cabo para la organización y descripción de los documentos fotográficos
de la Dirección General de Comunicación Social durante la prestación del servicio
social en el AHUNAM y que formaron parte del proyecto: Estabilización e
identificación de positivos y negativos de la Dirección General de Comunicación
Social de la UNAM.
Dentro de los objetivos del proyecto está el identificar, clasificar, organizar y
describir las fotografías para después realizar un inventario, el cual sirve para la
consulta de los usuarios.
La documentación se encuentra ubicada en el segundo piso del edificio de la zona
del Centro Cultural de la UNAM, que pertenece al IISUE, en el Archivo Histórico de
la UNAM, sala # 6
Es importante reconocer que el archivista cumple una función primordial en la
organización y descripción de fondos y colecciones documentales, a través de la
aplicación de los principios teóricos que rigen nuestra materia, podemos asegurar
la conservación de los documentos, facilitando el rápido acceso a la información, y
también coadyuvando a la conservación de la historia de la institución productora
de tales grupos documentales.
3.1 Diagnóstico del Archivo Histórico de la UNAM
Para conocer toda la documentación existente en el archivo se realizó una
entrevista a la coordinadora del Archivo Histórico de la UNAM que como objetivo
tuvo identificar la situación en que se encuentra, así como también para conocer
su ubicación física.
44
En el Archivo Histórico de la UNAM se encuentra la documentación fotográfica que
proviene de la Dirección General de Comunicación Social cuyo volumen es
aproximadamente de 1, 209, 270 fotografías que se dividen en 5 remesas.
La remesa cero es del año 1973 al 1984, tiene 48, 982 fotografías y diapositivas
que tiene información sobre diversos rectorados como lo es del doctor Guillermo
Soberón Acevedo y el doctor Octavio Rivero Serrano.
La primera comprende del año 1973 al 2002 y contiene 228, 990 fotografías (163
095 negativos, 65, 871 positivos y 24 diapositivas) que están en proceso de
organización y descripción.
En el caso de la segunda remesa existe un documento llamado Bases de
Colaboración que celebraron el Centro de Estudios sobre la Universidad y la
Dirección General de Comunicación Social de la UNAM el 30 de Noviembre de
2002, consta de 270, 759 imágenes (227, 940 negativos, 22 900 positivos y 19
919 diapositivas) correspondientes a diversos periodos rectorales.
Las diapositivas son del año 1954 al 2002 y consta de 9907 imágenes y están a
cargo de la licenciada Rocío Díaz.
La tercera remesa se realizó el 23 de Marzo del 2009 y se trata de 10 054 sobres
con negativos, más 436, 345 fotografías para obtener un total de 446 399
imágenes correspondientes al periodo de 1985 a 2005, de los rectores José
Sarukhan a Juan Ramón de la Fuente.
La cuarta remesa contiene 214, 140 fotografías que están en 213 discos
compactos que ingresaron de febrero a noviembre del 2003. Los CD están en el
disco duro del jefe de reprografía, en proceso de organización. En la actualidad
toda la documentación fotográfica que ingresa al Archivo es digital.
Se realizaron listas para ordenar la documentación y así se visualizó mejor el
material que tiene el acervo de la DGCS, y de esta manera tener un mejor control,
respetando el orden que tenía. Se divide en dos partidas que son: la primera que
45
contiene del 1 al 5811 y la segunda del 5812 al 9907, se utilizaron números
arábigos y romanos para distinguirlas.
El trabajo que se ha realizado está bajo la supervisión de diversas autoridades del
AHUNAM, el primer paso fue revisar y valorar las imágenes para reconocer el
material y poderse familiarizar con él, como resultado se encontró que en algunos
casos hubo imágenes que no correspondían al soporte y fue necesario sacarlas y
en otros casos ordenarlas.
Después se procedió a identificarlas, ordenarlas, organizarlas, clasificarlas y
describirlas; se realizaron listas con la información que se obtuvo para tener un
mayor control, respetando el orden que tenían.
Se explicará detalladamente cuales fueron los pasos a seguir para la realización
de este trabajo así como también se presentarán los formatos de los instrumentos
de descripción que se utilizaron para las diversas actividades realizadas en el
acervo fotográfico de la Dirección General de Comunicación Social de la UNAM.
Anteriormente el inventario que realizaron se diseñó en forma horizontal y contiene
9 columnas que son: sección, serie, fecha, lugar, evento, nombre del fotógrafo,
caja, número de imágenes.
Se mostrará el inventario que se realizó para las diferentes remesas existentes
excepto la cero:
Sección Serie Fecha Lugar Evento Fotógrafo Caja # de
imágenes
Dirección
General de
actividades
deportivas
Aniversario S/A México,
D.F.
XX Aniversario.
Juegos
Nacionales
Deportivos
sobre sillas de
ruedas. Estadio
Tapatío
Sin
Fotógrafo 1 1-48
46
Méndez. Juegos
Interprepatoria
nos.
Dirección
General de
actividades
deportivas
Ceremonia S/A México,
D.F.
Prepa 2.
Aparece el
Estadio Tapatío
Méndez.
Ceremonia de
abanderamient
o y la pista de
calentamiento
Sin
Fotógrafo 1 49-206
Dirección
General de
actividades
deportivas
Ceremonia 1997 México,
D.F.
Ceremonia
deportiva con el
Rector Francisco
Barnés de
Castro. En
unidad de
seminarios, en
C.U. junto al
jardín botánico.
Fco. Cruz 1 207-220
86Fig. # 6 Inventario para las diferentes remesas de la Dirección General de Comunicación Social
del AHUNAM excepto la cero.
En este caso la documentación llegó con un orden temático, pero fue sometido a
un estudio cuidadoso para ver si los temas correspondían a las diversas
dependencias que tiene la UNAM pero vieron que no, ya que en la mayoría de los
casos la información no describía con claridad la temática que se buscaba en el
fondo.
El cuadro clasificador está diseñado en forma horizontal con la siguiente
información: sección, serie, ubicación y años.
86
Ejemplo de inventario que realizaron para todas las remesas excepto para la cero.
47
Sección Serie Ubicación
Topográfica Años
Dependencias de
la UNAM Casa del Lago
Cajas de la 1 a la
12
1992, 1996, 1997,
1999, 2000, 2002
Dependencias de
la UNAM Casa del Libro
Cajas de la 1 a la
12
1992, 1996, 1997,
1999, 2000, 2002
Dependencias de
la UNAM Centros
Cajas de la 1 a la
12
1992, 1996, 1997,
1999, 2000, 2002
Dependencias de
la UNAM Cine
Cajas de la 1 a la
12
1992, 1996, 1997,
1999, 2000, 2002
87 Fig. # 7 Cuadro Clasificador de las diversas remesas, con excepción de la cero
Después de haber hablado las condiciones generales en las que se encontró la
documentación existente en el acervo fotográfico del AHUNAM se expondrán los
pasos para tener en buen estado la documentación resguardada.
Se requiere lo siguiente:
Las Instalaciones del archivo se encuentran en buen estado, esto permite que
tengan un mejor resguardo, el material de construcción no es el adecuado porque
no tiene sulfato88 como debería tener porque no tienen el material necesario para
hacerlo, los documentos se encuentran en la planta baja y en el tercer piso para
que puedan tener una buena temperatura, las lámparas fluorescentes no son tan
buenas para la conservación de la documentación porque no les dan tanto
presupuesto para comprar las adecuadas.
El equipo de seguridad como lo son los extintores y las cámaras de gas se
verifican cada semestre, pero si se necesita antes, los bomberos son los que
determinan si se puede realizar la verificación del equipo.
Esta es la situación en que se encontró el archivo, y de este acervo son las
fotografías con las que se trabajó durante el servicio social, y específicamente las
87 Ejemplo del cuadro clasificador que utilizan en el AHUNAM para las remesas excepto la cero 88
Se tiene que tener sulfato para que resista más
48
correspondientes a la remesa cero. En esta remesa venían diversos eventos como
lo son inauguraciones de exposiciones, conferencias en las diversas Facultades,
entrevistas de los medios de comunicación a los rectores, conferencias sobre
algunos temas de interés para los alumnos de la UNAM, coloquios, reuniones con
rectores de diferentes países, develaciones de placas por representaciones, entre
otras más.
Es muy interesante el trabajar con fotografías porque nos permite conocer la
historia de la Institución y a los diferentes personajes que forman parte de la
misma.
Las fotografías con las que se trabajó carecen de un instrumento de descripción
para tener un control adecuado de ellas y al mismo tiempo permitir su consulta.
3.2 Identificación del acervo.
Como se mencionó anteriormente, el presente trabajo se basó en la remesa cero
de la Dirección General de Comunicación Social del AHUNAM.
El primer paso es la identificación de la documentación. Para proceder a esta
actividad es necesario tener el siguiente material: Bata, cubrebocas y guantes de
algodón. Esto nos sirve para protegernos de alguna enfermedad y conservar de
mejor manera la documentación.
Para la identificación de las fotografías es necesario realizar una investigación en
la cual se van a obtener datos como: qué tipo de documentación tienen, las series
documentales, así como también tener conocimiento del principio de procedencia
porque nos permite identificar la entidad productora (en este caso es la UNAM y
más específicamente la DGCS), tipo de documentos fotográficos, es decir que
soportes y formatos existen y organizar el fondo una vez recopilada la información.
La identificación de los diferentes tipos de fotografías requiere un conocimiento
sobre la historia de los procesos fotográficos, se debe ser responsable para tener
un mejor cuidado de las colecciones fotográficas, además de las épocas en las
cuales fueron utilizadas, por ello la información no solo es necesaria para la
49
catalogación y descripción, sino también para tomar las medidas de preservación
correctas y apropiadas; se deben distinguir los originales de las copias.
La identificación de las fotografías es complicada porque se requiere investigar
qué fue lo que sucedió en el año en que se tomó, quienes son los personajes que
se encuentran en esa imagen, que cargo tienen, que evento se realizó, etc.
Al realizar este proceso de identificación se observó que la mayoría de las
fotografías se encuentran en buenas condiciones pero no todas están a
disposición de los usuarios porque no cuenta una descripción, ni identificación y
así no es posible brindarles la consulta.
En el AHUNAM se tiene un equipo de trabajo encargado de realizar los diversos
procesos que requieren como son: identificación, elaboración de instrumentos de
descripción y control.
Se identificaron aproximadamente 800 fotografías de los rectores Guillermo
Soberón Acevedo y Octavio Rivero Serrano.
3.3 Organización del acervo fotográfico.
Cuando llegamos al archivo, la documentación se encontró en unos sobres
amarillos que estaban en diferentes cajas sin ordenar.
50
89
Fig. #8 Cajas en las que se encontró la documentación fotográfica.
La organización es muy importante ya que nos permite clasificar y ordenar las
fotografías existentes.
Para poder organizar la documentación del acervo es necesario conocer los tipos
documentales, así como las actividades que dieron origen a los documentos,
además se tiene que fundamentar en el principio de procedencia y orden original.
La metodología archivística que se aplica en la organización del acervo fotográfico
de la Dirección General de Comunicación Social es mediante los procesos de
identificación, elaboración del Cuadro General de Clasificación Archivística, que en
este caso ya se tenía pero no se utilizó para clasificar los documentos de la
remesa cero, ordenación de los expedientes o unidades documentales
compuestas, guardas de la documentación en cajas adecuadas (polipropileno) y
numeración progresiva en las unidades documentales compuestas y en las cajas.
Se organizaron las fotografías por diferentes eventos como son: Inauguraciones,
entrevistas, presentaciones de libros, conferencias, reuniones, mesas redondas,
concursos, reconocimientos, develaciones de placa.
89
Este es un ejemplo de las cajas en las que se encontró la documentación fotográfica
51
3.3.1 Clasificación del acervo fotográfico.
Cuando ya se tiene organizada la documentación se prosigue a clasificarla de
acuerdo al Cuadro General de Clasificación Archivística que es el que permite
sintetizar y estructurar las imágenes que resultan fundamentales en el material
fotográfico.
Se realiza de acuerdo a un cuadro funcional orgánico que crearon para todas las
remesas pero no se aplicó en la cero porque no tenía una identificación previa.
En nuestro caso no se realizó ningún cuadro de clasificación, ni se utilizó el cuadro
para poder clasificar la documentación.
Para clasificar la documentación fotográfica es fundamental basarse en el principio
de procedencia porque es el que establece las bases teóricas dirigidas hacia el
fondo.
Es importante clasificarse de lo general (fondo) a lo particular (expediente)
Y fue básicamente lo que se hizo: delimitar el fondo, a partir de la procedencia, es
decir de la DGCS, y posteriormente, se delimitaron las secciones y las series.
Es un trabajo arduo ya que son muchas fotografías existentes pero se ha ido
trabajando poco a poco.
Primero se abrían los sobres para saber que fotografías contenían porque estaban
revueltas.
Se fueron clasificando de acuerdo a los diferentes eventos a los que asistieron los
Rectores de 1980 a 1987.
Evento Año #
Fotos Descripción
Dependencia
Observaciones # Consecutivo
SOBRE 9 CAJA 1
Asamblea Nacional
1984 10 Conferencia sobre la XXV
Asamblea Blanco/negro 1
52
Nacional en Junio
Reunión S/A 2
Aparece el Doctor
Humberto Muñoz García,
el Contador Público Alfredo
Adam Adam, entre otras
personas más.
Blanco/negro 2
Conferencias
S/A 7
Seminario Agrícola Tercer
Mundo en el cual aparecen
diversas personas
Blanco/negro 3
Develación de placa
1984 4
100 representaciones del Taller de
Teatro de la Facultad de
Contaduría y Administración
Facultad de
Contaduría y
Administración
Blanco/negro 4
Conferencias
S/A 2
En el estrado se encuentra el
Doctor Humberto
Muñoz García
Blanco/negro 5
Conferencias
S/A 4
Hablando el Doctor
Humberto Muñoz García
Blanco/negro 6
Conferencias
S/A 4
En el podium está el
Contador Público Alfredo
Adam Adam entre otras
personas más
Blanco/negro 7
Conferencias
S/A 4
Jornada Fiscal en la que están
presentes el Contador
Público Jorge Barajas
Palomo, el
Blanco/negro 8
53
Licenciado Francisco Gil
Díaz, el Contador
Público Alfredo Adam Adam, el
Contador Público Roberto Álvarez
Arguelles y el Contador Público
Leonardo Adai
Reunión S/A 4
Dialogando el Doctor
Humberto Muñoz García entre otros.
Blanco/negro 9
Conferencias
S/A 4
Población en México en la
que se encuentra el
Doctor Rogelio Gonzalez ,
Doctor Rafael Álvarez Alva,
Doctor Humberto
Muñoz García y la Doctora Ana María Chávez
Galindo.
Blanco/negro 10
90 Fig. # 9 Ejemplo de clasificación de los documentos
90
Así quedaron clasificadas las fotografías.
54
91
Fig. #9 Fotografías de la Remesa Cero de la Dirección General del AHUNAM en las que
están diversos rectores de la UNAM.
Fue complicado porque no se sabía que evento pertenecía a cada rector, para eso
se necesitaba en ocasiones consultar los ejemplares de la Gaceta UNAM.
3.3.2 Ordenación
Una vez terminada la clasificación de las fotografías, la siguiente tarea que se
realizó consistió en la ordenación es decir, relacionarlas de acuerdo con ciertos
elementos como son: fechas, números, entre otras más.
Con ello se logrará un control para su custodia y consulta mediante elementos que
permitan distinguirlos como: No. de fotos, No. de sobre y No. consecutivo que nos
permita encontrar más fácilmente la documentación, además de poder
preservarla.
91 Son algunas fotografías de la Remesa cero en la que están diversos Rectores como lo son el Doctor Octavio Rivero Serrano
55
92Fig. # 10. Formato que se realizó para la clasificación de las fotografías.
Se ordenaron cronológicamente en cajas de polipropileno neutro que ayuda a
preservar el material que contenga las imágenes, contra el polvo, la humedad así
como daños físicos y químicos para tener un mejor resguardo en el acervo; una
vez que ya estaban clasificadas para poder resguardarlas, se rotularon con post-it
los siguientes datos: No. de caja, no. de sobres, no. consecutivo y no. de
fotografías para que se facilitara el control de la documentación.
Con estas etiquetas se tiene como objetivo la fácil identificación de las fotografías
que se encuentran dentro de cada caja.
Fig. # 11 Etiquetas para identificar las fotografías existentes en el AHUNAM.
Ahora se proseguirá a hablar sobre la descripción fotográfica que es el tema de
esta investigación.
92
Ejemplo de las etiquetas que se realizaron para clasificar las fotografías
No. caja
No. sobres No. consecutivo
56
3.4 Inventario de las fotografías del acervo.
Al analizar la situación en la que se encontraba el acervo, se determinó realizar un
inventario somero porque es el que nos proporciona la información elemental para
conocer el contenido de la documentación
Este instrumento tiene el objetivo de facilitar el acceso al fondo, sistematizando la
información existente en el acervo fotográfico de la DGCS, orientando al usuario
para poder consultar la documentación más fácilmente, además también permite
tener un mayor control interno.
El proceso de elaboración del inventario de la documentación fotográfica existente
en el Archivo Histórico perteneciente al fondo de la Dirección General de
Comunicación Social se realizó de acuerdo a los siguientes elementos de
descripción.
Evento En este campo se coloca el nombre
del acontecimiento
Fecha Día en que se realizó el evento
# Fotos Número de fotografías que tiene el
expediente
Descripción Realizar una breve descripción de lo
que contiene la fotografía
Dependencia Dependencia en la cual se llevó a
cabo el evento
Observaciones
Características en las cuales se
encuentra la fotografía, si es en
blanco / negro o a color,
dimensiones, entre otras más
# Consecutivo Número de fotografía
93 Fig. # 12. Formato para la realización del inventario de la remesa cero
93
Formato de inventario que se utilizó para describir las fotografías de la remesa cero
57
Para la remesa que se trabajó no existía inventario que proporcionara información,
contiene algunas fotografías a color, la mayoría son a blanco / negro colocadas en
cajas de polipropileno, ubicadas en 3 anaqueles que tenían 4 charolas. Como se
desconocía el total de fotografías de la remesa se optó por realizar una base de
datos que permitiera encontrarlas fácilmente.
La realización del formato de inventario se hizo entre todas las integrantes del
equipo. Primero cada una presentó sus propuestas ante los encargados del
proyecto, ellos las revisaron y conjuntamente decidimos cual era el que debía
quedar.
Cabe señalar que el instrumento de descripción para las demás remesas se
realizó de acuerdo a la Norma ISAD G, el inventario tiene los elementos de la guía
más los que vienen señalados en el inventario, es el que se utiliza actualmente de
la remesa 1 a la remesa 5 que más adelante se explicará.
En los anexos se pondrá un ejemplo de cómo se está trabajando de acuerdo a
esta Norma.
A continuación se mostrará un ejemplo de cómo quedó el inventario
58
94 Fig. #13 Inventario de la remesa cero
El objetivo que se tiene al realizar la descripción es facilitar la búsqueda de las
fotografías en caso de consultarlas, así como también tener un mejor control
documental.
94 Ejemplo de cómo quedó el inventario en la Dirección General de Comunicación Social del AHUNAM.
59
El inventario es un instrumento fundamental para los archivistas ya que ayuda a
recuperar la información porque proporciona datos indispensables para conocer el
fondo documental y satisfacer las necesidades de la información.
Con la elaboración del inventario se obtuvo un panorama general de todas las
fotografías existentes en el acervo.
Se ha aplicado a la mayoría de las fotografías existentes de la DGCS sobre la
Gaceta UNAM que es un órgano informativo sobre las diversas actividades que se
realizan en la UNAM como inauguraciones de museos, eventos deportivos,
entrega de reconocimientos, conferencias, visitas de rectores de diversos países,
firmas de convenios, entrevistas con los medios de comunicación, entre otras más.
Para realizar un mayor número de descripciones se necesitó optimizar el tiempo
describiendo un mayor número de fotografías ya que es el factor fundamental para
poder avanzar en la aplicación del inventario, así como también contar con equipo
de cómputo que tenga el programa Microsoft Excel porque ese es el que ellos
utilizan para sus bases de datos.
Primero se describieron las fotografías en borrador para después pasarla a la base
de datos.
El objetivo principal de describir las fotografías con un inventario es tener el control
que ayudará a facilitar la pronta localización de la documentación así como
también su ubicación física, además de que es una guía para los usuarios.
También nos sirve para identificar los elementos documentales y administrativos
para realizar y así poder conservar físicamente las fotografías.
Fue muy interesante conocer la documentación fotográfica que tienen en la
AHUNAM ya que me permitió conocer más sobre la historia de los rectores, a los
diversos eventos que fueron, la labor tan importante que se desarrolla en la
UNAM.
60
3.5 Propuesta de inventario
De acuerdo a las diversas dificultades que se presentaron en el acervo fotográfico
para la descripción de las fotografías, se proseguirá a analizar las diversas normas
que se utilizan en el inventario para tener una mejor descripción fotográfica.
La Norma ISAD G es de las que se utiliza principalmente en los archivos porque
es la que contiene mayor número de elementos que nos sirven para el inventario.
Los elementos que debe tener de acuerdo a la ISAD G por lo menos son:
La signatura. – Es decir el código de referencia que tienen en el Archivo
para identificarlo.
El título de la unidad de descripción
Fecha en la que se produjo la documentación
El nivel al que estamos describiendo las fotografías ya sea: fondo, sección,
serie, subserie, expediente o unidad documental.
Volumen documental
Nombre del productor
Alcance y contenido. - es decir cuando se elabora un breve resumen del
contenido descriptivo.
Especificar la estructura interna del sistema de organización
Notas. – Se utiliza para la información que no haya sido incluida en los
elementos de la descripción.
La Norma ISAD G se aplica en la descripción de los archivos sin tener en cuenta
tanto el volumen como la naturaleza de la descripción.
Otra norma que se debe tomar en cuenta para describir las fotografías es la
SINAFO ya que son muy específicos sus elementos para llevar a cabo una buena
descripción (Inventario).
De los elementos más importantes que en este trabajo se considera se deben
utilizar son:
61
El número consecutivo en el inventario. – Que es el que ocupa el
documento dentro del inventario.
La clave técnica. –Es aquella que contiene 3 componentes de la pieza, el
fondo o colección a la que pertenece y el formato en el que está realizado.
Estos componentes son: el fotográfico que es en el que se clasifican
diversos tipos de materiales, el fondo o colección es el conjunto de piezas
que se deben designar por medio de claves en cada Institución y el formato
es la clave que tiene 2 dígitos que identifica el tamaño de cada pieza.
La clave topográfica. – Es la guía que se utiliza para localizar las piezas
fotográficas de modo físico y cada archivo determinará los datos
pertinentes.
Estado de conservación. – Es una clave en la cual se pone el tipo de
deterioro que tiene la pieza fotográfica
Datos complementarios. Son aquellos que nos indican si la fotografía es
original, negativo copia, copia de positivo, facsimilar, copia fotomecánica o
cualquier otro medio impreso.
También se debe anotar la información que se obtenga del análisis de las
fotografías, como lo son: tema, lugar, fecha y personajes.
Además, la ubicación geográfica es cuando se catalogan piezas fotográficas y se
les asigna un espacio geográfico al que se le llama lugar.
Algunas piezas fotográficas tienen un autor que es el que produce la imagen;
tiene que llevar los siguientes datos: nombre y apellido, dirección del estudio
incluyendo estado y país entre otras más.
Juntando estas dos normas se puede realizar un formato y un instructivo de
llenado para el inventario de la Dirección General de Comunicación Social
conservado en el AHUNAM
62
INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL INVENTARIO
1) Fondo Nombre de la dependencia que generó
la documentación
2) Sección Nombre del área en la que se
encuentra la documentación
3) Serie Nombre asignado al expediente según
su asunto
4) Fechas extremas Fecha inicial y final del expediente
5) No. de caja Número que se le asigne a la caja en el
que se va a resguardar la
documentación fotográfica.
6) Descripción Anotar una breve descripción de lo que
se trata la documentación
7) Ubicación topográfica Lugar designado de la caja por batería,
anaquel, charola y el número de la caja
en donde se encuentre ubicada la
documentación fotográfica
8) Notas Se anota la información que no se haya
puesto durante la descripción
9) Elaboró Nombre de la persona que realizó la
descripción.
Fig. # 15 Propuesta de Formato de Inventario
FORMATO DE INVENTARIO
1) Fondo
2) Sección
3) Serie
4) Fechas extremas
63
5) No. de
Caja 6) Descripción 7) Ubicación 8) Notas
9) Elaboró
La estructura que se maneja en el inventario es muy importante porque nos
muestra información detallada sobre lo que contienen las fotografías, se tiene que
investigar detalladamente porque no todas las imágenes tienen información de
que evento es, quienes se encuentran en la fotografía, o en qué año se realizó.
Queda mucho trabajo por hacer, el trabajo del archivista tiene como objetivo y
finalidad ofrecer y brindar la documentación a los usuarios que la requieran. Esto
no es posible si no se aplican los procesos y criterios archivísticos para la
ordenación y descripción del material fotográfico.
Con la realización de este capítulo se conoció más sobre el trabajo archivístico
que se lleva a cabo en el acervo gráfico de la Dirección General de Comunicación
Social resguardado en el Archivo Histórico de la UNAM.
3.6 Recomendaciones Generales para los Archivos que conservan los
Documentos Fotográficos.
Para la instalación se requiere:
Comprar lámparas fluorescentes ya que tienen un bajo costo respecto al consumo
de energía eléctrica y mantenimiento. Estas deberán cubrirse con filtros especiales
para bloquear la radiación ultravioleta emitida por este tipo de iluminación para
evitar que se deteriore el material fotográfico.
Tener extintores de polvo químico por si hay algún corto circuito en las redes
eléctricas porque afecta menos que el agua, espuma o gases; detectores de
humo, capacitar al personal responsable del acervo para que en cualquier
64
emergencia sepan cómo actuar, revisar con regularidad las alarmas y
extinguidores.
El mobiliario que se debe tener son: anaqueles y mesas amplias para facilitar la
manipulación de la documentación fotográfica, computadoras para realizar las
bases de datos, scanner, impresoras, fotocopiadoras
Para que funcione perfectamente el archivo es necesario realizar constantemente
mantenimiento, indicándose los procedimientos que se van a llevar a cabo para la
limpieza.
La pintura de los estantes debe estar horneada para una mayor preservación de la
documentación, así mismo se recomienda que sea estantería cerrada.
Para tener una buena descripción fotográfica debemos contar con los diferentes
instrumentos de descripción como lo son: inventarios, guías y catálogos porque
nos permite saber con precisión con que documentación se cuenta en el acervo
fotográfico.
Debemos establecer métodos y técnicas que permitan contar con un acervo
organizado, porque ayudan en la gestión documental y a su vez permiten el
resguardo de la memoria institucional.
Como documentos especiales las fotografías deben tener un buen tratamiento
documental.
La Dirección General de Comunicación Social resguarda fotografías que tienen un
valor histórico, de los diversos rectores y las actividades que realizaban en las
diferentes facultades de la UNAM; para tener una buena organización y
descripción se deben seguir diversos pasos como lo son:
Identificar las fotografías existentes en el archivo para tener un panorama general
de la documentación que se maneja.
Se tiene que investigar a que series pertenecen de acuerdo al cuadro general de
clasificación que tienen.
65
Para tener una mejor descripción de las fotografías es necesario realizar un
inventario de acuerdo a la Norma ISAD G y las Normas SINAFO con elementos
que se crean necesarios y estructurarlo en base a las necesidades que tengan en
el archivo, así como un mejor control archivístico.
La descripción se hace a diferentes niveles que corresponden a objetivos
específicos, pero se deben cumplir los siguientes requisitos:
Exactitud en la descripción ya que son testimonios concretos.
Suficiente para la unidad que se está informando.
Oportuna para tener una jerarquización de la información.
Realizar los diferentes instrumentos de descripción como lo es la guía que en este
caso no se realizó para la remesa cero, la cual nos sirve para identificar los
elementos que contienen las fotos para su tratamiento documental, así como
también brinda un panorama general del contenido de la documentación que
existe en el acervo documental. A través de ella se conocerá el volumen y la
calidad que tiene la documentación.
Después se procede a la ordenación que en este caso no se hizo para la remesa
que se trabajó y por último, la conservación es muy importante en un archivo
sobre todo en un histórico, porque la documentación existente es de valor
informativo y testimonial.
Para conservar las fotografías en buen estado se requiere resguardarlas en
sobres libres de ácido y para almacenarlas se utilizan cajas de polipropileno que
“es un material que al envejecer no se desplastifica ni desprende vapores dañinos,
por eso proporciona una mayor seguridad al lugar de almacenaje, solo que no
deben utilizarse para negativos de nitrocelulosa porque actúa como catalizador en
la degradación de estos materiales, pero para la película de seguridad e
impresiones en papel es recomendable” 95; ayudan a evitar que se maltraten las
95 VALDÉZ MARÍN, Juan Carlos. Manual de Conservación fotográfica. Guía de identificación de procesos, estabilización y restauración de procesos fotográficos de los siglos XIX y XX, p. 116 y 117.
66
fotografías; para el acomodo de los materiales fotográficos se deben adecuar
espacios para así evitar el deterioro documental.
Para controlar la temperatura se realiza con la ayuda de aire acondicionado; se
deben resguardar en el archivo con:
“Diapositivas de color: 18º C
Para imágenes de cámara: 20º C
Para materiales de nitrocelulosa: de 2 a 4º C
Para materiales de color de 10 a 15º C
Para materiales de blanco y negro de 20 a 22º C”96
El diseño de la caja permite acceder a los documentos ya sea por enfrente o por la
parte superior, es muy resistente; las medidas que tienen son: 32.5 x 37 x 10.5
cm.
Evitar que muchas personas estén a la misma vez en el acervo documental,
además tratar de tener la luz apagada.
96
Ibídem, p. 118
67
CONCLUSIONES
Los Archivos Históricos son constituidos a partir de diversos documentos
valorados para su preservación. La información que contiene es de carácter
evidencial, testimonial e informativa.
La información contenida en un soporte distinto al tradicional son Acervos
Especiales dentro de los cuales se encuentra la fotografía que es el tema que se
abordó en esta investigación.
Con la realización de este trabajo se concluye que los acervos fotográficos son
aquellos que resguardan gran cantidad de fotografías y nos permiten revivir
nuestro pasado mediante las imágenes, por lo mismo se propusieron criterios
archivísticos que proporcionen una buena organización y descripción de la
documentación existente.
Requirieron las fotografías un tratamiento especial para su conservación física,
porque representa parte de su objeto de estudio, además de que son documentos
con características informativas para el usuario que solicite la información.
Fue de vital importancia el establecer los métodos y técnicas que permitieron
contar con un acervo organizado, porque ayudaron en la gestión documental y a
su vez ayudaron al resguardo de la memoria Institucional, pues de eso depende
que esa memoria y esa gestión, sean eficientes y perdurables.
Es trascendental llevar un control de la documentación que maneja en este caso la
Dirección General de Comunicación Social del AHUNAM, para esto son
indispensables los Instrumentos de Descripción como lo son: el inventario, la guía
y el catálogo.
La acumulación de esta documentación puede llegar a ocasionar que no se
realicen de manera correcta los procesos archivísticos, además de que puede
68
llevar al extravío de información; por lo mismo se ha ido trabajando poco a poco
con los diversos instrumentos en este acervo.
La fotografía ha ido evolucionando a través de diferentes soportes y procesos, lo
que permitió que se desarrollaran diferentes técnicas que son más prácticas y
menos costosas.
El realizar mi servicio Social fue una experiencia muy agradable ya que puse en
práctica todos los conocimientos adquiridos durante la Licenciatura en
Archivonomía, además de que es un acercamiento a la vida laboral para tomar
buenas decisiones ante las diversas problemáticas que se me puedan presentar
en un futuro.
69
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73
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http://www.tula.gob.mx/Archivonomia/Documentos/GuiaTecnica.pdf
74
75
Anexo 1
Organigrama de la Dirección General de Comunicación Social
76
Anexo 2
Caja en la que se encontró la documentación fotográfica
77
Anexo 3
Fotografías que pertenecen a la Gaceta UNAM de la Dirección General de
Comunicación Social de la AHUNAM en la que aparecen el Doctor Octavio
Rivero Serrano y el Licenciado Raúl Bejar Navarro en diversos eventos.
78
Anexo 4
Identificación de las fotografías de los diferentes rectores de la UNAM, se
encontraban en sobres manila.
79
Anexo 5
Descripción de la documentación fotográfica una vez que se tiene
organizado por evento.
80
Anexo 6
Acomodando las fotografías después de describirlas en cajas de
polipropileno
81
Anexo 7
Así quedaron las fotografías ordenadas y descritas
82
Anexo 8
Ejemplo de catálogo de las diferentes remesas de la Dirección General de
Comunicación Social del Archivo Histórico de la UNAM.
Sección Serie Ubicación
Topográfica Años
Dependencias de
la UNAM Casa del Lago
Cajas de la 1 a la
12
1992, 1996, 1997,
1999, 2000, 2002
Dependencias de
la UNAM Casa del Libro
Cajas de la 1 a la
12
1992, 1996, 1997,
1999, 2000, 2002
Dependencias de
la UNAM Centros
Cajas de la 1 a la
12
1992, 1996, 1997,
1999, 2000, 2002
Dependencias de
la UNAM Cine
Cajas de la 1 a la
12
1992, 1996, 1997,
1999, 2000, 2002
Dependencias de
la UNAM Colegios
Cajas de la 1 a la
12
1992, 1996, 1997,
1999, 2000, 2002
Dependencias de
la UNAM Consejos
Cajas de la 1 a la
12
1992, 1996, 1997,
1999, 2000, 2002
Dependencias de
la UNAM Convenios
Cajas de la 1 a la
12
1992, 1996, 1997,
1999, 2000, 2002
Dependencias de
la UNAM Coordinación
Cajas de la 1 a la
12
1992, 1996, 1997,
1999, 2000, 2002
Dependencias de
la UNAM Direcciones
Cajas de la 1 a la
12
1992, 1996, 1997,
1999, 2000, 2002
Dependencias de
la UNAM Escuelas
Cajas de la 1 a la
12
1992, 1996, 1997,
1999, 2000, 2002
83
Anexo 9
Elementos de los instrumentos de descripción que utilizan en el Archivo
Histórico de la UNAM basados en la Norma ISAD G
Guía Específica que tiene los siguientes elementos:
1. Código del AHUNAM
2. Nombre completo del fondo o colección
3. Fechas extremas en las que se generaron los documentos del fondo o
colección
4. Volumen y soporte de la unidad de descripción (cantidad, tamaño o
dimensiones)
5. Nombre de quien o quienes produjeron los documentos
6. Historia de la Institución o reseña biográfica de quien generó o reunió la
documentación
7. Historia archivística del fondo o colección
8. Forma de ingreso
9. Resumen del contenido del fondo o colección
10. Valoración, selección y eliminación
11. Organización
12. Condiciones de reproducción
13. Idioma y escritura en que viene consignada la información
14. Características físicas de los documentos
15. Notas u observaciones
Inventario de las series documentales del fondo o colección
16. Año o años extremos de la serie
17. Lugar
18. Entrada descriptiva
84
19. Observaciones
20. Nombre de la serie
21. Ubicación Topográfica
Catálogo de las unidades documentales simples o compuestas
22. Número progresivo de ficha
23. Fechas extremas (año, mes, día)
24. Lugar de emisión del documento
25. Entrada descriptiva
26. Observaciones
27. Ubicación archivística
28. Ubicación topográfica97
97
Información proporcionada por la Maestra Georgina Flores Padilla
