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PROPUESTA DE GESTIÓN PARA FORTALECER LAS ACCIONES DE
APROPIACIÓN Y APLICACIÓN DE NORMAS Y PROCESOS POR PARTE DE
LOS FUNCIONARIOS DE LA ESAP, REGIONAL CALDAS
JUAN CAMILO PATIÑO ESPINOSA
UNIVERSIDAD CATÓLICA DE MANIZALES
ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE LA CALIDAD
MANIZALES, Octubre de 2014
PROPUESTA DE GESTIÓN PARA FORTALECER LAS ACCIONES DE
APROPIACIÓN Y APLICACIÓN DE NORMAS Y PROCESOS POR PARTE DE
LOS FUNCIONARIOS DE LA ESAP, REGIONAL CALDAS
JUAN CAMILO PATIÑO ESPINOSA
Asesor
JORGE ELIÉCER RIVERA FRANCO
TRABAJO DE GRADO PARA OPTAR AL TÍTULO DE ESPECIALISTA EN
GERENCIA DE LA CALIDAD
UNIVERSIDAD CATÓLICA DE MANIZALES
ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE LA CALIDAD
MANIZALES, Octubre de 2014
AGRADECIMIENTOS
Dedico este proyecto de grado a mis padres que me apoyaron todo el tiempo.
A mi Hermana Liliana quien me apoyo y me dio fuerza para culminar con éxito esta
especialización.
Un agradecimiento al profesor Jorge Eliécer Rivera Franco quien como asesor de este
proyecto me ha orientado, apoyado y corregido en todo este proceso.
TABLA DE CONTENIDO
RESUMEN ..................................................................................................................................... 5
ABSTRACT ................................................................................................................................... 6
INTRODUCCION ........................................................................................................................ 7
IDENTIFICACION DE LA ORGANIZACIÓN ........................................................................ 8
1.-DESCRIPCION GENERAL DEL PROBLEMA: ............................................................................ 16
1.1 ANTECEDENTES DEL PROBLEMA ............................................................................. 16
1.2 DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA: .................................................................................... 27
1.3 DIAGNÓSTICO SITUACIONAL ..................................................................................... 29
1.4 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA .................................................................................. 35
2.-JUSTIFICACION ............................................................................................................................. 35
3.-OBJETIVOS ..................................................................................................................................... 36
3.1 General: ....................................................................................................................................... 36
3.2 Específicos: ................................................................................................................................. 36
4. MARCO TEÓRICO DE LA PROPUESTA: ............................................................................ 36
4.1 Gestión organizacional ....................................................................................................... 36
4.2 Formación del talento humano: ......................................................................................... 40
4.3 Normas de calidad (GP 1000) ............................................................................................ 43
5- DISEÑO COMPLETO DE LA PROPUESTA DE MEJORAMIENTO .......................................... 46
NOMBRE DE LA PROPUESTA ..................................................................................................... 46
BENEFICIARIOS DE LA PROPUESTA ........................................................................................ 47
OBJETIVO DE LA PROPUESTA ................................................................................................... 47
MARCO LÓGICO DE LA PROPUESTA ....................................................................................... 48
FASES DE LA PROPUESTA .......................................................................................................... 51
PRESUPUESTO DE LA PROPUESTA........................................................................................... 53
FUENTES DE FINANCIAMIENTO ............................................................................................... 54
ESTRATEGIA DE SEGUIMIENTO, CONTROL, EVALUACIÓN Y MEJORA DE LA
PROPUESTA .................................................................................................................................... 55
CONDICIONES DE VIABILIDAD Y SOSTENIBILIDAD DE LA PROPUESTA ....................... 56
6. Bibliografía ........................................................................................................................................ 56
7. ANEXOS .......................................................................................................................................... 57
RESUMEN
El presente trabajo de grado es una propuesta que contribuye a la mejora de la calidad,
competencias y capacidades en los contratistas y empleados a cargo de la Escuela Superior de
Administración Publica - ESAP, para la apropiación y aplicación de las normas y procesos
que se deben llevar a cabo en el desarrollo de las actividades de academia, investigación y
extensión.
La implementación de la educación superior en la ESAP, requiere de un personal
administrativo comprometido, esta iniciativa revisa la necesidad de reestructurar los procesos
de selección a fin de mejorar la productividad del talento humano, bien sean contratistas o
personal de planta, requieren estar actualizados en sus funciones de acuerdo a su cargo,
articulados a procesos de calidad, a la normatividad existente en el trabajo y los
requerimientos de una institución pública en cuanto a su Misión y Visión institucional, y
actitudes y aptitudes que deben de tener o desarrollar para desempeñarse en un cargo público,
servidor público. La falta de selección de personal se suma a la necesidad de capacitación
permanente que permita dar cumplimiento a los objetivos de la institución, imagen y a los
retos de la Administración Pública Territorial en tiempo presentes. Es entonces donde se
pretende generar estrategias para fortalecer por parte de los funcionarios públicos la
apropiación de un Sistema de Gestión de la Calidad pertinente como es el caso de la Norma
Técnica de Calidad para la Gestión Pública NTC GP 1000. Por esta razón es necesario un
control y evaluación de la entidad utilizando las herramientas de Gestión de la Calidad para la
verificación y control buscando así mejorar la capacidad y el desempeño para la prestación de
servicios ofertados por la ESAP.
6
ABSTRACT
This degree work is a proposal that contributes to improving the quality, competence and
skills in contractors and employees in charge of the School of Public Administration - ESAP
for the appropriation and application of standards and processes that must be carry out the
development activities of academia, research and extension.
The implementation of higher education in the ESAP, requires committed administrative
staff, this initiative reviews the need to restructure the selection process in order to improve
the productivity of human talent, whether contractors or plant personnel, need to be updated
in their duties according to their position, articulated quality processes, the existing
regulations at work and the requirements of a public institution in terms of its institutional
mission and vision, and attitudes and skills that should have or develop to work in public
office, public servant. The lack of recruitment adds to the need for ongoing training needed to
complete the objectives of the institution, image and the challenges of public administration
in time Territorial present. Is then where is to generate strategies to strengthen the part of
public officials ownership of a System of Quality Management relevant as is the case with
the Technical Quality Standard for Public Management GP 1000 NTC is why it is necessary
monitoring and evaluation of the entity using the tools of quality management for verification
and control, seeking to improve the capacity and performance for the provision of services
offered by the ESAP.
7
INTRODUCCION
Los Sistemas de Gestión de la Calidad son fundamentales para las organizaciones, ya que
contribuyen a elevar la calidad y el alcance de la eficacia, eficiencia y efectividad de la
productividad o de los servicios que prestan.
Las demandas de la competitividad hace de la Gestión de la Calidad sea motivo de estudio y
perfeccionamiento por parte de las comunidades académicas. Estos sistemas de gestión están
direccionados por normas que señalan las lógicas, racionalidades y métodos pertinentes para
su correcto diseño y funcionamiento.
Las normas de calidad son trabajadas por organismos internacionales de reconocida
trayectoria. En Colombia el Estado ha diseñado e implementado la Norma Técnica de
Calidad para la Gestión Pública NTC GP 1000, guía para la gestión en todas las
organizaciones públicas. La ESAP como organización pública trabaja bajo ésta norma.
Ahora bien, el corazón o esencia de los SGC (Sistemas de gestión de la calidad) es la gestión
por procesos. Se entiende un proceso como un conjunto de acciones interrelacionadas entre
sí, que transforman unos insumos o entradas en salidas o productos con un valor agregado
(NTC GP 1000). El conocimiento de normas y procesos que regulan el sistema de gestión de
la organización es por tanto indispensable para el correcto desarrollo o desenvolvimiento del
sistema. Para ello es necesario implementar acciones estratégicas que permitan un personal
capacitado, actualizado y apropiado en la Norma y en el SGC permanentemente.
8
La presente propuesta gira alrededor de la formulación de acciones estratégicas y tácticas
para fortalecer la apropiación y aplicación de normas y procesos por parte de los funcionarios
de la ESAP, Regional Caldas, puesto que es una necesidad apremiante para elevar la calidad
de la organización.
IDENTIFICACION DE LA ORGANIZACIÓN
Nombre de la organización: ESAP ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACION
PÚBLICA TERRITORIAL CALDAS
Ubicación geográfica: Clle 64ª No 30-29 vía Fátima, Comuna Universitaria, Manizales,
Caldas. Teléfono: 8871747
Gerente o responsable: Sandra Marcela Osorio Castellanos, Directora Territorial Caldas.
Breve descripción de la Empresa: La ESAP, Escuela Superior de Administración Pública, es
una Institución de Educación Superior, conocida como la Universidad del Estado. Es de
naturaleza pública tiene como objeto la capacitación, formación y desarrollo, desde la
investigación, docencia y extensión, de los valores, capacidades y conocimientos de la
administración y gestión de lo público para realizar y mejorar las condiciones del Estado y el
ciudadano. Se encuentra en la página web que La Escuela superior de Administración
Pública, es un establecimiento público de carácter universitario especializado en altos
estudios de la administración y la gerencia pública. (ESAP E. S., 2012)
9
Tiene como MISIÓN, formar ciudadanos y ciudadanas en los conocimientos, valores y
competencias del saber administrativo público, para el desarrollo de la sociedad, el estado y
el fortalecimiento de la capacidad de gestión de las entidades y organizaciones prestadoras de
servicio público, en los diferentes niveles de educación superior, educación para el trabajo y
el desarrollo humano, la investigación y asistencia técnica en el ámbito territorial, nacional y
global. (ESAP E. S., 2012)
Su VISIÓN considera que en el 2019, la ESAP, será una institución de carácter universitario,
de calidad académica acreditada, líder en la transformación de la sociedad, las entidades
públicas y las organizaciones sociales, órgano consultor del estado en el saber administrativo
público; difundiendo y generando conocimiento en los ámbitos nacional territorial y global.
(ESAP E. S., 2012)
POLÍTICA DE CALIDAD
La ESAP en cumplimiento de su marco normativo trabaja en la transformación de la sociedad
en general, las entidades territoriales, públicas, organizaciones civiles y ciudadanos en el
saber administrativo público con excelencia académica y liderazgo en la proyección social,
con la mejora continua de sus procesos, y un talento humano competente, que garantiza la
eficiencia, eficacia y efectividad en la prestación de sus servicios para la satisfacción de sus
usuarios. (ESAP E. S., 2012)
Objetivos de Calidad:
Prestar servicios educativos de alta calidad, mediante actividades enfocadas a la
investigación y producción del conocimiento de lo público
10
Brindar herramientas tecnológicas de apoyo a la educación y desarrollo de
competencias informáticas
Prestar asistencia técnica integral y efectiva que permitan la transformación
organizacional de las entidades públicas y comunidades organizadas
Incidir efectivamente en la formación gerencial de los altos funcionarios del Estado
Mejorar de forma permanente los procesos, procedimientos y trámites al interior de la
ESAP
Desarrollar prácticas de desarrollo humano orientadas a mejorar el desempeño de las
personas y estrategias de la entidad. (ESAP E. S., 2012)
Gestión de Calidad:
En el año 2008 La ESAP implemento su Sistema de Gestión y Evaluación el cual fue
certificado por BUREAU VERITAS CERTIFICATION en marzo de 2009 en las normas
NTC ISO 9001 y NTCGP1000.
Breve reseña histórica:
Con el nacimiento del Frente Nacional legitimado con el Plebiscito de 1957 se dieron algunos
acuerdos plasmados con la con la expedición de la Ley 19 de 1958 la cual crea el
Departamento Administrativo del Servicio Civil (hoy Función Pública), La Sala de Consulta
y Servicio Civil del Consejo de Estado, La Carrera Administrativa y la ESAP dando
respuesta a los estudios de asesoría generados por las comisiones que habían venido a
Colombia y a la iniciativa dada por la orientación de la CEPAL.
El desempeño y participación de la ESAP en los procesos de mejoramiento y racionalización
de la gestión pública se ha dado desde el comienzo de su funcionamiento a principios de
11
1961, durante el primer Gobierno del Frente Nacional cuyo presidente en ese entonces fue el
Doctor Alberto Lleras Camargo.
En los primeros pasos de la vida institucional de la Escuela se ofrecen los programas de
formación y capacitación no formal para los servidores públicos, más adelante se establece la
Facultad de Ciencias Políticas y Administrativas y se profesionaliza la Carrera, se inició la
asistencia técnica regional a los funcionarios en servicio en los municipios y departamentos
pero de una forma bastante pobre debido a que Colombia en ese entonces tenía un modelo de
Gestión Centralizado.
Las Sedes Territoriales comienzan a cobrar verdadera importancia en la historia de la Escuela
a partir de la década de los 80, momento en el cual comienza a gestarse en el país los
procesos de descentralización, autonomía municipal y elección de alcaldes y gobernadores, es
en este instante de vida de la ESAP cuando las sedes territoriales se convierten en una
necesidad evidente para responder a las urgencias de la Sociedad y del Estado.
La historia nos muestra una inclinación hacia el perfeccionamiento académico con los
programas de Pregrado y Posgrado, el programa de la Escuela de Alto Gobierno y en un
continuo apoyo a los procesos de Descentralización, Globalización y Apertura, retos que
mantienen vigente el espíritu que ha acompañado a la Institución desde su fundación
generando políticas de Transparencia, Anticorrupción y Anti Trámites ubicando a la ESAP
como la institución mediadora entre la realidad nacional y los procesos de investigación que
impulsen a la Población Colombiana a alcanzar bienestar y desarrollo.
La Escuela Superior de Administración Pública - ESAP, es un establecimiento público de
carácter universitario, autónomo especializado en altos estudios de la administración y
gerencia pública, creada hace 50 años por el Gobierno Plan de Desarrollo Institucional -
ESAP 2010 - 2020 Página 20 de 87 Colombiano, con cubrimiento nacional a través de sus 15
sedes territoriales y sus Centros de Administración Pública Territorial; que propende por el
12
desarrollo humano, especialización, eficiencia, eficacia, calidad y excelencia, participación y
concertación, descentralización, moralidad y transparencia, integración y universalidad de su
quehacer.
Como filosofía respecto de su quehacer institucional le corresponde: “la investigación de las
ciencias y técnicas concernientes a la administración pública, con el fin de lograr la adecuada
formación y generación de competencias en el saber administrativo público para los
servidores públicos y ciudadanía en general”; igualmente le compete el fortalecimiento y
desarrollo institucional del estado a través de la asesoría y asistencia técnica. (ESAP, 2010-
2020)
Son funciones de la Escuela Superior de administración Pública, ESAP:
Propender a la permanente difusión de la Constitución Política, resaltando los principios
que rigen la función pública y administrativa.
Promover la unidad nacional, la descentralización, la integración territorial y la cooperación
interinstitucional, con miras a que las diversas regiones del país dispongan del talento
humano y de los conocimientos y tecnologías administrativas apropiadas que les permita
atender adecuadamente sus necesidades.
Crear, desarrollar y difundir el conocimiento científico y tecnológico, orientado a consolidar
los campos del saber propios de la administración y de la gestión pública en todos sus
órdenes.
13
Adelantar programas curriculares de formación en educación superior conducentes al
fortalecimiento de los campos del saber propios de la administración pública y al desarrollo
de habilidades para desempeños profesionales en sus campos de aplicación.
Realizar investigaciones y estudios de los problemas nacionales de naturaleza administrativa,
que permitan el conocimiento de las situaciones que afronta la administración pública en los
distintos niveles y órdenes y que sirvan como instrumento para la formulación de políticas
públicas.
Divulgar el resultado de las investigaciones y estudios que realice y constituirse en centro de
información y difusión de las ciencias y técnicas concernientes a la administración pública.
Generar, innovar y difundir tecnologías mediante actividades de extensión, tales como la
consultoría, la asesoría, la capacitación y la divulgación en el campo científico-tecnológico de
la administración pública.
Formular el Plan Nacional de Capacitación de Servidores Públicos de acuerdo con las
directrices que trace el Gobierno Nacional a través del Departamento Administrativo de la
Función Pública.
Realizar en los términos de ley concursos para el ingreso al servicio público, brindar
capacitación y asesoría en materia de carrera administrativa a los organismos de las ramas del
poder público y sus funcionarios, para lo cual podrá suscribir contratos y/o convenios con
dichas entidades públicas.
14
Actuar como órgano consultivo para diagnosticar, estudiar y proponer soluciones a problemas
de racionalización y modernización de la administración pública.
Desarrollar el programa Escuela de Alto Gobierno e impartir la inducción al servicio público
y prestar apoyo a la alta gerencia de la administración pública, bajo la coordinación del
Departamento Administrativo de la Función Pública.
Impulsar los procesos de descentralización administrativa y apoyo a la gestión local, regional,
a través de las Direcciones Territoriales, las cuales tendrán cobertura nacional y su
distribución será determinada por el Consejo Directivo Nacional.
Contribuir a garantizar la unidad de propósitos de la administración, mediante el intercambio
de experiencias administrativas.
Fortalecer y ampliar las relaciones interinstitucionales de cooperación con organismos
nacionales e internacionales, de derecho público o privado, afines a ella.
Orientar las actividades que la Escuela Superior de Administración Pública, ESAP, debe
realizar para prestar el apoyo en el desarrollo y certificación del sistema de gestión de
calidad, en los términos establecidos en la Ley 872 de 2003.
Las demás que señale la Constitución Política y la ley de acuerdo con su misión y naturaleza.
SERVICIOS DE LA ESAP
- Docencia (Formación)
- Investigación
15
- Capacitación
- Asesorías y Asistencia Técnica
CLIENTES DE LA ESAP
Se definen como clientes de la ESAP:
- Entidades
- Sociedad Civil
- Organizaciones Sociales
- Sistema Educativo
- Estudiantes
- Profesionales
- Servidores Públicos
- Organismos Internacionales
16
Estructura
(Pública, 2012)
1.-DESCRIPCION GENERAL DEL PROBLEMA:
1.1 ANTECEDENTES DEL PROBLEMA
Durante los últimos años la ESAP ha transitado por un proceso de reorganización permeado
por el sistema de Gestión de Calidad, el modelo estándar de Control interno, el Sistema y el
proyecto de Fortalecimiento Institucional Proyecto NPT/COL/077 (NUFFIC), que han
permitido avanzar en el mejoramiento de la gestión institucional, en un ajuste de los procesos
17
enfocados en el cliente logrando impactar en la calidad de los servicios ofertados a la
comunidad y en la imagen de la institución.
Como un ejercicio de proyección en el que la comunidad Esapista determinará las grandes
líneas que deben orientar el sentido de la Escuela para los próximos años y con el fin de
avanzar en la conceptualización del papel de la ESAP en el Estado colombiano, y en la
definición de propósitos y metas claras que apoyen la misión y visión de nuestra entidad, se
realizaron diferentes eventos con el objetivo de promover una amplia discusión permitiendo a
los diferentes actores exponer sus puntos de vista, identificar los principales retos y
oportunidades que enfrenta la ESAP y conocer las propuestas y recomendaciones concretas
de la comunidad Esapista se contó además con expertos externos, como elemento
fundamental para responder a los retos y potenciar las oportunidades identificadas de la
Escuela Superior de Administración Pública para el periodo 2010-2020.
Revisados los documentos finales de cada uno de los equipos de los ejes de formación,
capacitación, investigación, asesorías y consultorías, y el transversal administrativo, se
evidencian una serie amplia de dificultades y desafíos que de llegárseles a referir
individualmente; correríamos el riesgo, no solo de citar un extenso número de problemas que
por su cantidad podría llevar a la dispersión de esfuerzos y recursos, si no también que por
privilegiarlos o situarlos a cada uno de ellos en un solo campo o eje, impedirían visualizar
inconvenientes y situaciones transversales y estructurales que afectan y amenazan al conjunto
de la institución, y que sobra decirlo, terminarían afectando, los alcances, calidades,
pertinencias y etnicidades en el Saber Administrativo Público impartido por la ESAP.
18
Además, que tampoco permitirán lograr la forma organizacional deseada en la visión; a saber,
alcanzar en los 10 años para los cuales se estructura el Plan, ser una institución de carácter
universitario, de calidad académica acreditada, líder en la transformación del país, punto
obligado de consulta del Estado y, generadora y difusora del saber administrativo público.
A continuación, se expresaran dichas dificultades.
A). Baja articulación en sus dimensiones y funciones.
Uno de los atributos que gozan las instituciones exitosas, desde que se conoce la Ciencia
Administrativa Moderna, es aquel referido a una correcta división del trabajo sin por ello
sacrificar coherencia y unidad en su funcionamiento global. A este respecto, la ESAP, a lo
largo de su estructuración llegó a instaurar de manera formal e informal, grandes divisiones
del trabajo para alcanzar sus propósitos. Una primera división la estableció a partir de la
diferenciación entre lo Académico y lo Administrativo, expresado organizacionalmente en la
creación de la Subdirección Académica; la Subdirección de Proyección Institucional, la
Subdirección de Alto Gobierno y en la Subdirección Administrativa y Financiera.
Sin embargo, estas divisiones que deberían ser funcionales para mantener un óptimo
desempeño, con el tiempo han desarticulado las funciones misionales lo cual va en
detrimento de las sinergias que se pueden generar entrelazándolas.
Esto se puede leer en lo señalado por el Equipo del Eje administrativo, así: …en relación a
este tema se considera que el diagnóstico que hace el Proyecto NPT/COL/077 (NUFFIC) al
respecto en las páginas 3-6 donde caracteriza la situación actual de la ESAP en este tema, en
relación a la desarticulación entre lo administrativo y lo académico se expone que:
19
Existe una falta de distinción clara entre las responsabilidades que se tienen y las tareas
que realizan en los diferentes niveles de la organización. En general no hay una
diferenciación por niveles sobre el tipo de decisiones que se toman. (…) hay confusión de
responsabilidades y duplicación de muchas funciones.
En relación a la desarticulación entre las funciones misionales en lo académico, pero a su
vez, articulado a lo administrativo organizacional se expone lo siguiente:
Falta de integración entre las actividades de investigación y formación, como reflejo de
la actual estructura que contempla tres decanaturas, una de ellas dedicada a la
investigación, a los programas de pregrado y otra a los programas de posgrado. En
instituciones de carácter universitario como lo es la ESAP, por lo general, en razón de
exigencias de calidad académica, las funciones de investigación y de formación se
encuentran integradas en una misma facultad. Igualmente y por la misma razón, se
encuentran en una misma facultad las actividades académicas y de asesoría y consultoría.
Teniendo en cuenta lo anterior, el Plan Decenal en los próximos 10 años, articula lo
administrativo con lo académico, y a su vez, integra los diferentes procesos misionales
entre sí logrando una articulación entre el nivel nacional y territorial. El punto de amarre
en cada uno de ellos, es el de armonizar todas las instancias en procura del desarrollo
oportuno, eficiente, eficaz y de calidad de los servicios prestados por la ESAP en relación
con el Saber Administrativo Público.
20
B. Problemas relacionados con infraestructura.
Los documentos mencionan en gran proporción la necesidad imperativa de mejorar las
instalaciones e infraestructura para la prestación de los servicios por parte de la ESAP; es
entonces necesario establecer estrategias para la adquisición, construcción y adecuación de
las Sedes Territoriales en una primera instancia, para luego iniciar el trabajo con los Centros
Territoriales de Administración Pública CETAPS.
Con relación a los CETAPS es importante evaluar cada uno de los que actualmente se
encuentran en funcionamiento para revisar los acuerdos que se tienen con las diferentes
instituciones donde hoy se prestan los servicios para mejorar las condiciones que se tienen
para los estudiantes.
Las dificultades en materia de infraestructura se muestran también a nivel tecnológico
relacionadas con conectividad, intercomunicación entre los sistemas que se manejan,
infraestructura de redes, hardware y software para el desarrollo de competencias de los
estudiantes y para la prestación de servicios virtuales complementarios a la formación de los
ciudadanos a quienes se prestan los servicios ofrecidos por la ESAP.
La Escuela tiene deficiencias en materia de salas de informática por tanto requiere continuar
dotando de infraestructura tecnológica su sede central y las territoriales, así como permitir
espacios para el desarrollo de competencias informáticas en los diferentes lugares de la
geográfica colombiana en los cuales presta sus servicios, siendo esta una oportunidad más
para incrementar los índices de inclusión tecnológica en los habitantes de Colombia.
21
Cabe anotar que dentro del informe de capacitación se hace énfasis en la cultura del E-
learning y b-learning, para lograr que este desarrollo permita afrontar los desafíos que traen
las nuevas tendencias en educación; por tanto la importancia de contar con infraestructura
tecnológica en la ESAP y por otro lado apoyarse del proceso de Gestión del Talento Humano
para adelantar procesos de capacitación y desarrollo de estas competencias en el personal al
servicio de la entidad. Debido a que la infraestructura tecnológica no se limita al hardware
con que cuenta la Entidad y siendo transversal a todos los procesos institucionales es
importante mencionar que la Entidad se sirve de varios sistemas para el desarrollo de sus
funciones; y es importante hacer que los aplicativos de la entidad logren interactuar entre sí
para evitar reprocesos.
Un logro importante a nivel tecnológico que debe ser potenciado durante los próximos 10
años en la ESAP es el relacionado el Sistema de Comunicación Satelital de la Escuela de
Administración Pública - ESAP, para el soporte de los servicios misionales, a la fecha
disponemos de 240 antenas satelitales para la Comunicación, Publicidad y Mercadeo,
Producción y Realización de eventos y el desarrollo de actividades de capacitación.
En relación a la infraestructura el sistema de comunicación se evidencian dificultades
relacionadas con el archivo y la gestión documental, siendo este un tema vital pues es el
soporte de sus actuaciones, recobrando mayor protagonismo para la ESAP como entidad
pública de carácter universitario debido a que dentro de su acervo documental esta la
propiedad de sus clientes (las historias de los estudiantes tanto en la educación superior como
en la educación para el trabajo y desarrollo humano); el almacenamiento, producción y
custodia de los documentos debe tener un manejo adecuado que permita la recuperación
expedita de esta información. Mucha de la información de la entidad es almacenada hoy en
22
día en bases de datos que deben estar debidamente salvaguardadas de posibles daños y de
otra parte archivada de tal forma que su recuperación sea ágil y oportuna.
El Plan Decenal debe permitir en los próximos 10 años señalar los caminos y estrategias para
contar con sedes territoriales adecuadas a la manera de “campus universitarios”, para atender
la demanda de programas y cupos; de igual forma, permitir una vida y bienestar universitario
según los estándares que por ley rigen las universidades.
Además, se debe fortalecer y articular un sistema y cultura tecnológica que permita a la
ESAP no solo mantener eficiencia, efectividad y transparencia en sus procesos, sino también,
que permita a la comunidad académica contar con la infraestructura tecnológica y los equipos
necesarios y suficientes para avanzar en la construcción de universidad virtual.
C. Recuperación y Utilización de los Recursos de Ley 21.
La ESAP depende mayoritariamente de los recursos parafiscales aportados por los
municipios por efecto de la Ley 21, antes que de aportes del gobierno central o de los
servicios prestados directamente en formación, capacitación, asesorías o consultorías.
Durante las proximas vigencias, se deben continuar realizando las gestiones necesarias para
incorporar al presupuesto de la Entidad un mayor volumen de recursos provenientes de Ley
21, de tal forma que permitan el desarrollo de las estrategias de evolución planteadas en el
Plan Decenal para la Entidad.
D. Planta Docente Insuficiente.
Los informes elaborados durante el proceso de formulación del Plan Decenal tanto en la Sede
Central como en las direcciones territoriales, coincidieron en la necesidad de fortalecer y
23
adecuar una planta docente que permita atender con calidad y de forma óptima los
requerimientos de formación, investigación, capacitación y asesorías y consultorías. Para lo
cual se señaló la importancia de crear mayor número de cargos docentes de planta, que
atiendan a lo misional, antes que lo administrativo. Lo anterior se entiende si se tiene en
cuenta que la planta global de la ESAP consta de 407 cargos, de los cuales 34 son docentes,
es decir el 8.35%.
Cada semestre se vincula aproximadamente 850 docentes hora Cátedra a lo largo del país
para cumplir con el adelanto de los módulos en Desarrollo, y de igual forma son vinculados
mediante contratos de prestación de servicios los profesionales y docentes para las áreas de
Capacitación y Asesoría y Asistencia Técnica.
Se hace necesario que la ESAP entre a reconsiderar la urgente necesidad de ampliar la planta
docente puesto que con los docentes de planta se fortalecen los 20 programas de educación
formal en pregrado, postgrados, maestría y tecnologías impartidos por la ESAP, al igual que
los procesos de investigación. En igual sentido, se podría ampliar el desarrollo de las
potencialidades de la ESAP, considerando que en la actualidad con solamente 34 docentes de
planta en compañía de docentes de cátedra se atiende 3 programas de pregrado, 3 tecnologías,
13 especializaciones, 1 maestría, los cuales cuentan con sus respectivos registros calificados
en sus diversas modalidades ofertados en las 15 sedes territoriales.
Este problema de ausencia de docentes fue identificado como uno de los más relevantes por
diferentes participantes en los paneles, talleres, video conferencias, foros, reuniones
territoriales y entrevistas realizadas para llevar adelante este diagnóstico. En el informe del
Consejo Nacional de Acreditación (CNA), quien acredita la calidad de los programas, en el
24
mes de mayo de 2009, consignó en su visita de pares la insuficiencia de profesores de planta
(14 docentes) que atienden el programa presencial y del deber de ampliarla a futuro.
El Plan Decenal, debe asegurar los lineamientos y estrategias para en los próximos 10 años
conformar una amplia planta docente de profesores ocasionales de tiempo completo y medio
tiempo que permita a la sede central y a las territoriales responder de manera óptima, acorde
con los desarrollos académicos y oferta de programas de educación formal en todas las
metodologías, a los servicios de saber administrativo público prestados por la ESAP en sus
diferentes funciones misionales, y lograr los propósitos de acreditar académicamente los
programas y la institución en su conjunto.
E). Ajuste y evaluación de los programas de estudio.
En este campo no se presenta una dificultad en exclusivo, sino diversas dificultades que en su
interrelación terminan por afectar el desarrollo presente y futuro del programa, y del plan que
lo soporta.
Fundamentalmente se hace alusión a las deficiencias en:
i. Implementación del sistema de créditos.
ii. La evaluación y reformulación de los contenidos del plan de estudios.
iii. La falta de metodologías y contenidos unificados para el sistema a distancia.
iv. El no funcionamiento de los núcleos académicos.
No obstante que la ESAP dentro de su normatividad (Acuerdo 001/2004, Acuerdo 013/2008,
Acuerdo 023 de 2005, y Acuerdo 02 de 2008), ofrece sus programas de pregrado, postgrado y
tecnologías en el sistema de créditos, requieren una revisión a fondo para su mejora. La
evaluación y posterior ajuste del currículo deberá realizarse para cumplir de forma estricta la
25
metodología de créditos académicos y mejorar la prestación de los servicios a los estudiantes
de los programas.
La percepción de actores internos que han hecho parte del programa como el ex decano de la
facultad23 o profesores que insistentemente en diversas instancias lo han hecho saber,
además, lo han anotado actores externos como los pares del Consejo Nacional de
Acreditación para la Alta Calidad, que señalan en su informe la ausencia de la transformación
efectiva del plan de pregrado a la filosofía de créditos.
Al respecto anotan, aunque en documentos guías del Plan de estudios se habla de
competencias (cognitivas, axiológicas, tecnológicas, de convivencia), cuando se adelanta la
revisión de las guías de cátedras, estas no están organizadas en función de las mismas.
Llaman la atención, además, sobre la importancia que cobra dicha propuesta de adecuar los
programas a competencias y logros, ya que es por intermedio de ellos que en gran parte se
cumple la necesidad de articular los programas de formación universitaria y profesional con
las demandas y exigencias del contexto.
En la actualidad, otro elemento indirecto se suma a la falta de adecuación del actual plan al
sistema de créditos. En el entendido, que otras instituciones vienen ofertando programas
similares pero con menor número de créditos para su titulación, lo cual, puede implicar una
posible pérdida de competitividad del programa en la demanda y mercado del mismo. Por
otra parte, en la misma línea, otras instituciones desde el pregrado vienen ofertando doble
titulación que traen consigo no solamente riesgos como los atrás anotados, sino igualmente,
privan a los estudiantes de oportunidades en su futuro desempeño profesional.
26
Al problema de créditos, se suma la falta de evaluación y ajuste de los diversos programas
impartidos en la ESAP, tanto de pregrado como de postgrado. En diferentes informes,
encuentros y foros se ha venido señalando la necesidad de evaluar los Planes de Estudios y de
adecuarlo a las exigencias del contexto. En el caso del pregrado, aunque el plan actual en la
práctica ya lleva diez años en funcionamiento, no se ha propuesto ni realizado una evaluación
integral.
Igual situación manifiestan los programas de postgrado, que aunque en años venideros se
deben renovar los registros calificados, no se han adelantado evaluaciones y ajustes para
aspirar al otorgamiento de ellos, que de no lograrse, llevaría al cierre de los programas.
En el informe del Proyecto NPT/COL/077 (NUFFIC) se señala, que en percepciones de
algunos docentes, el Plan tiene problemas para responder a necesidades prácticas y le falta
hacer hincapié en desarrollos normativos. De igual forma, en conversatorios y reuniones
formales e informales con profesores, ellos han insistido, en la necesidad de hacer un plan
menos teórico y más práctico que verdaderamente permita responder a las demandas de la
Administración Pública. Sin embargo, otras miradas han insistido en la importancia del
desarrollo disciplinar del saber administrativo público, no solo, porque es el que da la
impronta a la formación ofertada por el programa y la ESAP, sino porque es ella la que le
permitiría al programa posicionarse en términos de competitividad y jerarquía frente a otras
instituciones que ofrecen programas similares; además, que permitan la oportunidad de ganar
posicionamiento por el saber unidisciplinar administrativo público que maneja la escuela.
Por su parte, independiente de las posturas, se viene señalando la importancia de reconocer
dinámicas contemporáneas que exigen la adecuación de los contenidos del plan de
27
estudios26. Pedro Medellín (2008), importante académico y columnista, con ocasión de su
propuesta para el Doctorado en Administración Pública, señala que en la actual coyuntura de
crisis financiera y económica mundial cambia el modelo de intervención del estado, y por lo
tanto, los contenidos que soportan la formación en torno a él.
Por otra parte, en torno a los contenidos del Plan tanto de pregrado presencial como a
distancia existe una problemática central, referida a los contenidos mínimos que debe tener
cada una de las asignaturas. En la sede central, aunque en casi todos los núcleos del programa
se viene dando una revisión de los contenidos de las guías de cátedra, por la libertad de
cátedra, y la falta de directrices y seguimiento académico, se presenta en muchos casos, que
para una misma asignatura, se ofrezcan por parte de diferentes docentes contenidos temáticos
disímiles. En el caso de las territoriales la cuestión es más dramática, pues muchos utilizan
los módulos como guía de cátedra y, otros no; sin que además, haya espacios entre
territoriales para que los docentes compartan contenidos mínimos y metodologías afines.
Además, en la percepción de los actores académicos, hay problemas entre los diversos
niveles de la formación, en tanto que hay repetición y superposición de contenidos, sin
distinguirse claramente, los que corresponden para estudios en pregrado, postgrado y
maestría. Además no existe articulación entre los espacios o núcleos de saber de unos y otros,
ni procesos homogéneos de selección de docentes entre programas y sede central y
territoriales, que garanticen en todos los casos sus calidades académicas. (ESAP, 2010-2020)
1.2 DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA:
En la ESAP (Escuela Superior de Administración Pública), falta apropiación y aplicación de
normas de calidad, de conocimiento y aplicación de procesos establecidos, por parte de los
28
funcionarios. Este problema se viene presentando hace ya algún tiempo, lo cual afecta los
índices de eficacia, eficiencia y efectividad de la organización. Estas situaciones disminuyen
el rendimiento y llevan a que la ESAP deje de alcanzar oportunamente las metas planteadas y
a que se incurra en reprocesos y costos no calculados.
La falta de continuidad del personal, debido a la cantidad de contratista con respecto a los de
planta, genera una alta rotación. Esto genera poca apropiación del Sistema de Gestión de
Calidad, bajo la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pùblica NTC GP 1000 y da lugar a
la realización de trabajos desarticulados, de lenta gestión y poca pertinencia, haciendo que los
usuarios no se sientan satisfechos con el servicio que se presta.
Lo anterior refleja que los mecanismos de seguimiento, control, evaluación y mejora continua
del Sistema de Gestión de Calidad no son sólidos; así mismo, los procesos de medición de
indicadores y de manejo del ciclo de la mejora continua son débiles. Es decir el SGC no son
apropiados por el talento humano, donde se hace necesario fortalecer los procesos de
selección, admisión, inducción y reinducción del personal, como también tomar medidas
estratégicas que permitan implementar mejoras continuas en el Sistema.
La rotación de personal se da por recomendaciones personales y por relaciones políticas que
hace vicioso la calidad del Talento Humano, la falta de sentido de pertenencia y de
conocimiento frente a los procesos y procedimientos que se deben de realizar al ser la ESAP
una institución pública. (publica, 2013)
29
1.3 DIAGNÓSTICO SITUACIONAL
Se han evidenciado en el Diagnostico las siguientes situaciones que además se reflejan en el
Plan de Mejoramiento de la ESAP del 2013; ellas responden a una serie de hallazgos que se
relacionan a continuación:
La Falta de gestión para para fortalecer la apropiación y aplicación de las nomas y procesos
de la ESAP, responden a una serie de situaciones que sean identificado en las indagaciones
documentales de informes de gestión, de control interno, de planes de mejora, conversatorios
con personal directivo y administrativo de la institución, entre ellos se destacan un talento
humano con pocas capacidades y con el desconocimiento de lo público, encontrándose
personal poco idóneo y negligente para ejercer la función pública, falta de reconocimiento del
control interno en la función público, politiquería que afecta la calidad de profesionales
contratados, la falta de capacitación y mejoramiento continuo en el área administrativa,
desconocimiento de las normas, falta de continuidad en los procesos, ineficientes relaciones y
redes para la cooperación en la administración pública, cambio de personal constante que no
alcanza a comprender las dinámicas internas de la ESAP Frete al tema del Talento Humano
se encuentran los siguientes hallazgos (numerados tal como aparecen dentro del Plan de
mejoramiento):
Hallazgo No 27 -2012, la ESAP efectuó nombramiento ordinarios para los cargos de
Director de las territoriales y a cuatro funcionarios de carrera administrativa y
simultáneamente les confirió comisión de servicios.
Causa del hallazgo: falta de conocimiento normativo sobre las diferentes situaciones
administrativas que se surten para los empleados públicos.
30
Acción de mejora: verificación de situaciones administrativas de los funcionarios de la
entidad cuando surten cambios dentro de la planta global.
Hallazgo No 67, Contratación de personal que no cumple con el perfil requerido en el
estudio de conveniencia y oportunidad del área ejecutora.
Causa del Hallazgo: control insuficiente de la etapa precontractual.
Acción de Mejora: revisar el perfil establecido dentro de los estudios de conveniencia y
oportunidad asesorar a las áreas ejecutoras de la esap sede central en el establecimiento de
los perfiles requeridos
Se deberá realizar una jornada de capacitación y sensibilización a los grupos de
contratación
Hallazgo No 68, la etapa precontractual del contrato presenta fallas, no fue elaborado ni
analizado por parte de la oficina asesora jurídica.
Causa del hallazgo: desconocimiento de las funciones de la oficina asesora jurídica, como
también del sistema de gestión de calidad
Acción de mejora: elaborar un sello que se colocara en cada una de las hojas de la minuta
de los contratos una vez sean revisados por la oficina jurídica, lo que permita la
verificación al ordenador del gasto de que se ha cumplido con el proceso de revisión por
parte de la oficina jurídica.
Hallazgo No 71: Funciones de interventoría y supervisión
Causa del hallazgo: deficiencias en la supervisión en la ejecución de los contratos y que
dificultan las labores de seguimiento y control.
Acción de mejora: fortalecer el conocimiento de la supervisión en lo relativo a la misión
encomendada.
31
Capacitar al personal.
Respecto a la comunicación demora en la entrega de documentos, ineficiente
comunicación, poca oferta de servicios pertinentes para la administración pública.
Hallazgo No 72; error de trascripción valor contrato.
Causa del hallazgo: deficiencias de comunicación y coordinación entre unidades
ejecutoras de la entidad.
Acción de mejora: capacitar a los responsables de la contratación en los siguientes
puntos: lista de chequeo que tiene como finalidad el cumplimiento de los requisitos del
contrato en la etapa precontractual y contractual.
El poco seguimiento a los procesos y la falta de evaluación constante de los mismos,
desgaste administrativo en trámites y papeleos, El poco conocimiento de la
administración pública en los entes territoriales que requiere contar con una constante
actualización de normas, falta de conocimiento en la implementación de los procesos y
normas de calidad, administración inmediatista, falta de liderazgo organizacional.
Hallazgo No.19-2012- secretaria general: en la descripción del hallazgo se encontró el
Programa Mejoramiento Administrativo y Operativo.
Causa del hallazgo: Inconvenientes y retrasos en la Transferencia de Archivos de las
Direcciones Territoriales a la Sede Central.
Acción de mejora: realizar un cronograma de visitas a todas las direcciones territoriales
para hacer el seguimiento, dar mantenimiento y sostenibilidad al sistema de gestión
documental de la ESAP.
32
Hallazgo No 10- 2012 oficina de sistemas: programa mejoramiento administrativo y
operativo de la ESAP
Causa del hallazgo: no se reportó oportunamente la información estadística, para
consolidar el seguimiento de metas.
Acción de mejora: reportar oportunamente la información requerida en los formatos de
seguimiento a las metas de los recursos de inversión
Hallazgo No 64: los informes contemplados en las cláusulas de los contratos no se
incorporan en las carpetas revisadas, situación que evidencia incumplimiento a lo
convenido en el contrato.
Causa del hallazgo: Deficiencias en actividades de seguimiento y control por parte de los
supervisores y/o interventores de los contratos.
Acción de Mejora: Comunicado interno para dar claridad a los supervisores sobre la
responsabilidad y alcance de la supervisión de contratos.
Hallazgo No 65, Evidencia de situaciones que se han reiterado en las auditorias anteriores
a la ESAP, las cuales forman parte de las acciones correctivas del plan de mejoramiento,
situaciones que se siguen presentando y que afectan el sistema de control interno de la
ESAP.
Causa del hallazgo: Deficiencias en actividades de seguimiento y control por parte de los
supervisores y/o interventores de los contratos. Falta de permanencia del personal ya
capacitado en la labor de supervisión de contratos.
Acción de mejora: Comunicado interno para dar claridad a los supervisores sobre la
responsabilidad y alcance de la supervisión de contratos.
La falta de capacitación, junto con la deficiencia en la selección de personal, diseño del
puesto y Evaluación del desempeño son una de las carencias que se podrían encontrar en
33
la ESAP ya que el talento humano contratado no tiene las competencias ni el
conocimiento de dicho sector. La mayoría de funcionarios normalmente son contratados
por recomendaciones personales o por relaciones políticas.
(publica, 2013)
Otra de las técnicas empleadas para el diagnóstico de la situación fue la elaboración de los
árboles de problemas, objetivos y alternativas, que se presentan a continuación:
Árbol de problemas
34
Árbol de Objetivos
Árbol de Alternativas
35
1.4 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
¿Qué propuesta de gestión será necesario diseñar e implementar para fortalecer las acciones
de apropiación y aplicación de normas y procesos por parte los funcionarios de la ESAP,
regional Caldas?
2.-JUSTIFICACION
El presente trabajo de investigación permite reconocer la importancia de la capacitación en la
administración pública generando estrategias que fortalezcan la apropiación y aplicación de
las normas y procesos para el cumplimiento de la misión institucional y establecer estándares
de calidad desde la selección de personal que garantice un perfil competente y de mayor
credibilidad de los funcionarios de la Escuela Superior de Administración Publica ESAP. Las
experiencias y necesidades requeridas por las entidades públicas que solicitan o implican un
conocimiento específico de la administrativo de lo público, para responder con calidad en la
prestación de servicios, asesorías y consultorías, gestión de conocimiento territorial a través
de programas de capacitación que posicionen la gestión de la calidad como mecanismo de
cambio y mejoramiento continuo de la ESAP y de los territorios que acompaña.
El trabajo es pertinente en la medida que al conocer y aplicar las normas de calidad por parte
del personal a través de la capacitación y actualización permanente, que permita detectar
oportunamente los problemas en los procesos, garantizando una mejora continua y así
cumplir con los objetivos institucionales garantizando en todas sus actuaciones la satisfacción
de las necesidades de los usuarios.
36
Así mismo en la medida que el talento humano cuenta con mayor conocimiento de los
proceso de calidad, y cuenten con el perfil adecuado, la función de lo público será reconocida
para mejorar el desarrollo.
3.-OBJETIVOS
3.1 General:
Diseñar e implementar una propuesta de gestión que permita fortalecer las acciones de
apropiación y aplicación de normas y procesos por parte los funcionarios de la ESAP,
regional Caldas.
3.2 Específicos:
Realizar un diagnóstico sobre la situación actual en cuanto a apropiación y aplicación
de normas y procesos por parte los funcionarios de la ESAP, regional Caldas.
Formular un componente estratégico y táctico para la propuesta que permita superar la
situación
Formular mecanismos para el seguimiento, control, evaluación y mejora de la
propuesta.
4. MARCO TEÓRICO DE LA PROPUESTA:
4.1 Gestión organizacional
“Definimos la gestión organizacional como proceso porque todos los encargados de ella,
prescindiendo de sus habilidades y actitudes, realizaron ciertas actividades interrelacionadas
con el fin de lograr los fines y objetivos organizacionales deseados para éstas organizaciones.
37
Esto se hizo bien sea en función de los objetivos estratégicos (visión) y/o de los objetivos
tácticos (misión), o buscando cumplir los propósitos cooperativos.” (Cabrera)
Las organizaciones lideres trabajan por el mejoramiento de sus procesos ya que esto ayuda a
tener más seguridad ya que el genera una gran disminución de los costos de producción,
superior participación en el mercado lo cual gracias al talento humano aprovechando todas
sus habilidades y ver el mejoramiento continuo de la organización se ve un incremento de la
moral de los empleados, lo cual “ garantiza el uso efectivo y eficiente de los recursos como lo
son los medios, las personas, el equipo, el tiempo, el capital y el inventario”. (Amigo, 2007)
La gestión organizacional permite realizar operaciones que ayudan a administrar una
empresa llevando a cabo conseguir los objetivos y definir la estructura básica de la
organización por esta razón la gestión organizacional busca definir principalmente la misión,
los objetivos y las estrategias lo cual la misión nos da un perfil de cuál es la razón de ser de la
organización permitiendo asi identificar que es la organización, que productos o servicios
ofrece, quien podría ser el mercado meta entre otros; los objetivos de la gestión
organizacional permite identificar como se van a lograr las metas aprendiendo de la
experiencia y del entorno “Una organización aprende no sólo cuando alguien, hace mejor el
trabajo sino cuando, como resultado de esto, otros miembros actúan diferente. Se puede
hablar del aprendizaje del comportamiento organizacional únicamente cuando un cambio en
el comportamiento de un individuo tiene un efecto en el de otros” (WIERDSMA)
encontramos que el aprendizaje en las organizaciones es algo continuo ya que "las
organizaciones aprenden cuando la ejecución de las tareas que sus miembros ejecutan
individual o colectivamente mejora constantemente ya sea porque los procedimientos
internos se mejoran y/o porque la interrelación entre los objetivos, los recursos y el sistema
relacional se hace, a nivel organizativo menos disfuncional". (Sevilla)
38
Una organización que aprende debe tener todas las capacidades y la decisión para mejorar
continuamente ya que todos los días se aprende de las prácticas de otras compañías, de los
clientes y todas las experiencias del pasado, gracias a todos los cambios que se generan
continuamente y a la innovación que tanto exigen los clientes día a día ya que estos exigen
competitividad y calidad de acuerdo a sus necesidades; también las organizaciones requieren
estructurarse para así tomar decisiones ágilmente gracias a las fuerzas competitivas ya que
por esencia se deben formular estrategias y se deben ajustar a ellas, una de las bases
fundamentales en la gestión organizacional es la comunicación ya que “consiste en compartir
información entre dos o más individuos o grupos para llegar a un entendimiento común”
(George, 2010) hoy en dia las organizaciones procuran por tener una comunicación eficaz ya
que esto permite que la parte administrativa y las personas de planta sean mas eficaces
utilizando los medios de comunicación más adecuados y de acuerdo a las necesidades para
no tener inconvenientes y tener mayor planeación ya que todo este conjunto permite predecir
que oportunidades o amenazas se podrían presentar.
Las organizaciones que aprenden están comprometidas con el desarrollo y la educación del
talento humano por esta razón existen muchas empresas que crean sus propias instituciones
educativas, permitiendo asi la especialización laboral estimulando el conocimiento en sector
económico en el que desenvuelve la empresa y en el área de trabajo de cada persona
generando el mejoramiento continuo destacándose en la forma como utilizan el
conocimiento generando innovación constante mente en sus productos o servicios.
La buena comunicación, el mejoramiento continuo y la constante capacitación del talento
humano permiten también que dentro de la gestión organizacional se genere una cultura ética
organizacional lo que permite un acoplamiento de todos los integrantes de la organización y
39
tener un agradable entorno laboral, ya que la ética en la gestión organizacional integra “todos
los principios morales internos que nos sirven de guía, los valores y las convicciones con que
analizamos o interpretamos una situación y decidimos cual es la conducta correcta o
apropiada. Al mismo tiempo, la ética también dicta cual es el comportamiento inadecuado y
como hay que conducirse para no dañar a los demás” (George, 2010) teniendo en cuenta que
una organización también depende de su entorno por esto es muy importante tener diferentes
puntos de vista sobre sus deberes y obligaciones en la toma de desiciones que promuevan la
protección y fortalezcan el bienestar de la sociedad en general y de todos los grupos de
interés.
Otro de los puntos importantes en la Gestion Organizacional es la importancia de la
administración estratégica de los recursos humanos ya que esta abarca todas las actividades
de la empresa.
La planeación estratégica en la gestión organizacional permite identificar las actividades
adecuadas para la organización permitiendo la toma de decisiones y ayuda predecir amenazas
y oportunidades, la formulación de estrategias permiten a la organización cumplir su misión y
metas. Las organizaciones que utilizan adecuadamente las estrategias y entre ellas la
estrategia de diferenciación permiten una caracterización definida y para los clientes de hoy
en día que son muy difíciles porque siempre están en la búsqueda de algo diferente según los
autores del libro la estrategia del océano azul, la diferenciación permite “reconstruir las
fronteras del mercado a fin de separarse de la competencia y crear océanos azules”
(Mauborgne, 2008) esto permite que las empresas se especialicen y se enfoquen a un tipo
determinado de clientes .
40
4.2 Formación del talento humano:
Según Chiavenato dice que la Formación” es un medio para desarrollar la fuerza de trabajo
en las organizaciones” (Chiavenato, 2007), lo cual permite preparar a todo el personal no solo
para su puesto de trabajo, sino para todas las situaciones que lo rodean tanto en la
organización como fuera de ella.
La formación del talento humano permite el perfeccionamiento de la persona tanto en sus
valores, ética y especialización en sus labores, lo cual permite ser mas eficiente y productivo
buscando proporcionar al talento humano unos elementos básicos para su puesto de trabajo; “
la capacitación es el proceso educativo de corto plazo, aplicado de manera sistematica y
organizada, por medio del cual las personas adquieren conocimiento, desarrollan habilidades
y competencias en función de objetivos definidos” (Chiavenato, 2007), la capacitación es un
proceso a corto plazo ya que las necesidades de los clientes, la tecnología y el entorno de la
organización, varían constante mente y por ende siempre debemos tener una capacitación
continua dentro y fuera de la organización, teniendo en cuenta que la capacitación es una
inversión y no un gasto como dice el autor (Hoyler, 1970) “ la capacitación es una inversión
de la empresa que tiene la intención de capacitar el equipo de trabajo para reducir o eliminar
la diferencia entre su desempeño presente y los objetivos y logros propuestos.
La falta de formación del Talento Humano es uno de los problemas más grandes que se
pueden generar en las organizaciones ya que si una organización no capacita al talento
humano pero le exige que ellos por su propia cuenta se deben de capacitar lo que sucede a
menudo es que las personas se capacitan, logran sus metas personal y profesionales y se van
de la empresa, lo que genera más gastos a la organización porque tendría que hacer de nuevo
41
el reclutamiento, la selección de personal, una nueva capacitación para los nuevos puestos de
trabajo, generando más gastos y perdidas de talento humano para la organización.
La capacitación es un esfuerzo dirigido hacia el equipo con el objeto de facilitar que éste
alcance, de la forma más económica posible, los objetivos de la empresa”. Esto permite que
la empresa sea más competitiva y genere un rendimiento constante gracias a la inversión
realizada al talento humano.
La capacitación debe tener un contenido de transmisión de información, desarrollo de
habilidades y modificación de actitudes lo cual ayuda al cambio de conducta de cada persona
dentro de la organización, permitiendo así que la formación del talento humano sea general,
es decir sobre toda la organización, orientando posteriormente la formación directamente
hacia sus labores especificas a realizar; buscando la transformación de todas las malas
actitudes del TH, aumentando la motivación y generando nuevos hábitos de trabajo
preparándolos para la realización de distintas tareas, generando un clima laboral más
satisfactorio, proporcionándoles un mejoramiento continuo en su desarrollo personal y
laboral, orientando las experiencias de aprendizaje en un sentido positivo aumentando las
habilidades beneficiando al TH y la organización.
Para detectar cuáles son las necesidades de formación del talento humano se debe realizar un
diagnóstico el cual nos brindara la información necesaria de la capacitación requerida, para
esto se debe efectuar un análisis de toda la organización y recursos humanos, teniendo en
cuenta cada una de sus tareas y operaciones. Según (Chiavenato, 2007) “este análisis ayuda a
responder la interrogante que plantea lo que se debe enseñar y aprender en términos de un
42
plan y establece la filosofía de la capacitación para toda la empresa” el análisis
organizacional “determina la importancia que se dará a la capacitación” (McGEHEE, 1961).
Los medios para hacer la deteccion de las necesidades de capacitacion es una responsabilidad
del administrador de linea, el cual debe apreciar las dificultades que se presentan por la falta
de formacion del talento humano para la productividad y competitividad en las
organizaciones, “la principal característica del entrenamiento es el valor que agrega a las
partes que interactúan entre sí. Se basa en un vínculo que impulsa talentos, crea competencias
y estimula potenciales” (Chiavenato, 2007) llevando así a que el talento humano y las
empresas tengan un solo enfoque para el logro de sus objetivos, aumentando la eficacia y el
clima organizacional proporcionando resultados en cuanto a la reducción de la rotación del
talento humano, el cambio de conducta y de habilidades que permitan distinguir el
desempeño laboral y el éxito en los negocios de la empresa, permitiendo mayor adaptabilidad
y productividad del negocio mejorando así la imagen de la empresa.
La capacitación se “enfoca en ampliar los conocimientos y las aptitudes de los integrantes de
la organización para que estén preparados para asumir nuevos retos y responsabilidades”
(George, 2010)
Otro de los puntos fundamentales para la Formación del Talento Humano es la motivación
humana entendiendo este término como “todo aquello que impulsa a la persona a actuar de
determinada manera o que da origen, por lo menos, a una determinada tendencia, a un
determinado comportamiento” (KAST, 1970).
La motivación es generada por el surtimiento de una necesidad el cual ayuda a mantener un
equilibrio emocional , ya que el clima y la cultura organizacional proporciona gran
43
satisfacción a todas las necesidades y ayuda a aumentar la moral, permitiendo así mayor
eficiencia y competitividad en sus áreas de trabajo, promoviendo así el desarrollo
organizacional el cual proporciona una interacción entre las personas originando así una
organización participativa y gran posibilidad para el desarrollo personal aumentando el grado
de confianza, incrementando el nivel de satisfacción y entusiasmo entre todo el Talento
Humano.
4.3 Normas de calidad (GP 1000)
“En cumplimiento de lo establecido en el artículo 6º de la Ley 872 de 2003, esta norma
específica los requisitos para la implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad
aplicable a la rama ejecutiva del poder público y otras entidades prestadoras de servicios”
(Certificacion, 2009)
Según la Ley 872 fue creada para “dirigir y evaluar el desempeño institucional en términos de
calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de entidades y agentes
obligados” (Republica, 2003).”el sistema de gestión de la calidad adoptara en cada entidad un
enfoque basado en los procesos que surten al interior de ella y en las expectativas de los
usuarios, destinatarios y beneficiarios de sus funciones asignadas por el ordenamiento
jurídico vigente” (Republica, 2003) gracias a toda la normalización permite facilitar una
integración entre los servidores públicos y los ciudadanos ya que el fin de la norma NTCPG
1000 es que las entidades puedan “mejorar su desempeño y su capacidad de proporcionar
productos y/o servicios que respondan a las necesidades y expectativas de sus clientes”
(Certificacion, 2009) La importancia de la implementación de una norma de calidad permite a
las entidades públicas ser más flexibles y estar abiertas al entorno promoviendo trabajo en
equipo, teniendo como factor principal una mayor eficiencia, eficacia y logro de los objetivos
y metas ya que la norma NTCGP 1000 debe ser de “obligatorio cumplimiento por parte de
44
todos los funcionarios de la respectiva entidad y así garantizar en cada una de sus actuaciones
la satisfacción de las necesidades de los usuarios.” (Republica, 2003) esta norma tiene una
ventaja ya que aporta un mejoramiento continuo en el desempeño de las entidades públicas ya
que esta norma nos brinda unas herramientas para tener un mejoramiento continuo y una
mayor orientación hacia los clientes ya que genera compromiso de los funcionarios
permitiendo así que las entidades públicas sean más eficientes gracias al seguimiento de los
procesos, control entre otros que exige la norma, “los servidores públicos y/o particulares que
ejercen funciones públicas que realicen trabajos que afecten la conformidad con los requisitos
del producto y/o servicio deben ser competentes con base en la educación, formación,
habilidades y experiencias apropiadas.” (Certificacion, 2009).
Cuando las entidades públicas utilizan adecuadamente esta norma les genera muchos
beneficios ya que les permite obtener mejores servicios y algo muy importante para las
organizaciones que es mejorar la comunicación y la capacitación constante permitiendo así
tener en la organización un ambiente laboral agradable utilizando adecuadamente los
principios de gestión de la calidad para la rama ejecutiva del poder público y otras entidades
prestadoras de servicios:
“Se han identificado los siguientes principios de gestión de la calidad, que pueden ser
utilizados por la alta dirección, con el fin de conducir a la entidad hacia una mejora en su
desempeño:
Enfoque hacia el cliente: la razón de ser de las entidades es prestar un servicio
dirigido a satisfacer a sus clientes; por lo tanto, es fundamental que las entidades
comprendan cuáles son las necesidades actuales y futuras de los clientes, que cumpla
con sus requisitos y que se esfuercen por exceder sus expectativas.
Liderazgo: desarrollar una conciencia hacia la calidad implica que la alta dirección de
cada entidad es capaz de lograr la unidad de propósito dentro de ésta, generando y
45
manteniendo un ambiente interno favorable, en el cual los servidores públicos y/o
particulares que ejercen funciones públicas puedan llegar a involucrarse totalmente en
el logro de los objetivos de la entidad.
Participación activa de los servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones
públicas: es el compromiso de los servidores públicos y/o de los particulares que
ejercen funciones públicas, en todos los niveles, el cual permite el logro de los
objetivos de la entidad.
Enfoque basado en procesos: en las entidades existe una red de procesos, la cual, al
trabajar articuladamente, permite generar valor. Un resultado deseado se alcanza más
eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como
un proceso.
Enfoque del sistema para la gestión: el hecho de identificar, entender, mantener,
mejorar y, en general, gestionar los procesos y sus interrelaciones como un sistema
contribuye a la eficacia, eficiencia y efectividad de las entidades en el logro de sus
objetivos.
Mejora continua: siempre es posible implementar maneras más prácticas y mejores
para entregar los productos o prestar servicios en las entidades. Es fundamental que la
mejora continua del desempeño global de las entidades sea un objetivo permanente
para aumentar su eficacia, eficiencia y efectividad.
Enfoque basado en hechos y datos para la toma de decisiones: en todos los niveles de
la entidad las decisiones eficaces, se basan en el análisis de los datos y la información,
y no simplemente en la intuición.
Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores de bienes o servicios: las
entidades y sus proveedores son interdependientes; una relación beneficiosa, basada
en el equilibrio contractual aumenta la capacidad de ambos para crear valor.
46
Coordinación, cooperación y articulación: el trabajo en equipo, en y entre entidades es
importante para el desarrollo de relaciones que beneficien a sus clientes y que
permitan emplear de una manera racional los recursos disponibles.
Transparencia: la gestión de los procesos se fundamenta en las actuaciones y las
decisiones claras; por tanto, es importante que las entidades garanticen el acceso a la
información pertinente de sus procesos para facilitar así el control social.
(Certificacion, 2009)
Beneficios de implementar la norma NTCGP 1000
Permite a las entidades del Estado demostrar que cumplen los requisitos de un sistema
de gestión de la calidad, tal como lo exige la Ley 872/2003.
Facilita a las instituciones que cumplen la norma demostrar su mejora, desempeño y
capacidad de proporcionar productos y servicios que responden a las necesidades y
expectativas de sus clientes.
Mejora la imagen de las entidades públicas ante sus clientes-ciudadanos y entidades de
control, por tener un sistema de gestión de la calidad certificado.
Permite identificar mejoras con los constantes seguimientos por parte de ICONTEC,
los cuales le permitirán a las instituciones ser más eficaces, eficientes y efectivas en la
prestación de sus servicios.
(ICONTEC, 2014)
5- DISEÑO COMPLETO DE LA PROPUESTA DE MEJORAMIENTO
NOMBRE DE LA PROPUESTA
Gestión para fortalecer las acciones de apropiación y aplicación de normas y procesos por
47
parte de los funcionarios de la ESAP, regional caldas
BENEFICIARIOS DE LA PROPUESTA
De manera directa se beneficiarán con la presente propuesta:
La ESAP con todos sus procesos de gestión, que mejorarán notablemente cuando todo
el personal tenga apropiación de normas y procesos y los esté aplicando en la
cotidianidad de su labor.
Los funcionarios de la ESAP con el mejor manejo de normas y procesos verán
agilizada y facilitada su labor.
Los estudiantes, usuarios y comunidad educativa en general, que recibirán un servicio
de calidad, oportuno y efectivo.
De manera indirecta se verá beneficiada la ciudadanía y la región en general, que verá
fortalecidos sus procesos académicos, investigativos y de proyección social.
OBJETIVO DE LA PROPUESTA
Diseñar e implementar una propuesta de gestión con cuatro componentes:
Un diagnóstico detallado de la situación de apropiación y aplicación de normas y
procesos por parte del personal ESAP
Revisión y ajuste del componente estratégico en el proceso de gestión de personal
(políticas, objetivos; metas a corto, mediano y largo plazo; indicadores de gestión,
estructura orgánica).
Revisión y ajuste del componente táctico en el proceso de gestión personal
(procedimientos, documentación, interacción con otros procesos)
Unas estrategias de seguimiento, control, evaluación y mejora de la apropiación y
48
aplicación de normas y procesos por parte del personal
MARCO LÓGICO DE LA PROPUESTA
JERARQUÍA DE
OBJETIVOS DE
LA PROPUESTA
METAS INDICADORES FUENTES DE
VERIFICACIÓN
SUPUESTOS
FIN
Mejorar la calidad
en la gestión de la
ESAP, reflejada
en una
satisfacción de
clientes internos y
externos
PROPÓSITO
Revisar y ajustar
los componentes
estratégico y
táctico del proceso
de gestión del
personal, con
enfoque al
mejoramiento en
la apropiación y
aplicación de
normas y procesos
por parte de los
A Junio 30 de
2015 se habrán
revisado y
ajustado el 100%
de los elementos
que constituyen
los componentes
estratégico y
táctico del proceso
de gestión del
personal.
Porcentaje de
elementos que
constituyen los
componentes
estratégico y
táctico, revisados
y ajustados en la
fecha indicada.
Manual de
procesos y
procedimientos de
la gestión del
personal.
Voluntad y apoyo
de directivos.
Responsabilidad
del equipo líder,
Disposición del
personal.
Mayor estabilidad
del personal.
49
funcionarios
ESAP
A Noviembre 30
de 2015 se estarán
implementando
en por lo menos el
95% de sus
elementos los
nuevos
componentes
estratégico y
táctico del proceso
de gestión del
personal
Porcentaje de
elementos de los
nuevos
componentes
estratégico y
táctico que se
están
implementando en
la fecha señalada.
Reportes de
gestión de los
coordinadores;
matriz de
seguimiento y
medición de metas
e indicadores,
fotografías y otras
evidencias
documentales
RESULTADOS
Mejoramiento en
indicadores de
eficacia
(desarrollo de lo
planificado),
eficiencia
(desarrollo de lo
planificado con
optimización de
recursos) y
efectividad
(alcance de metas
y consecución de
resultados
esperados) por
parte de todo el
A Noviembre 30
de 2016 se habrán
mejorado en por
lo menos un 2%
cada uno con
respecto a la
vigencia anterior,
los indicadores de
eficacia, eficiencia
y efectividad en la
gestión del
personal ESAP
Para las vigencias
sucesivas se
mejorará en por lo
Porcentaje de
mejora en los
indicadores de
eficacia, eficiencia
y efectividad, en
las fechas
indicadas.
Matriz de
medición de
indicadores.
Formatos de
seguimiento,
control,
evaluación y
mejora.
Voluntad y apoyo
de directivos.
Responsabilidad
del equipo líder,
Disposición del
personal.
Mayor estabilidad
del personal.
50
personal de la
ESAP
menos un 2%
anual cada uno de
los indicadores
mencionados
(eficacia,
eficiencia y
efectividad)
ACCIONES:
a. Planificación de
la propuesta.
b. Ejecución de la
propuesta
c. Evaluación y
mejora de la
propuesta
a. A Septiembre
de 2014 se tendrá
planificado el
100% de fases de
la propuesta.
a. Porcentaje de
fases planificadas
en la fecha
señalada.
a. Documento con
fases de la
propuesta
a. Disposición de
los directivos,
responsabilidad del
grupo planificador.
Cumplir los
cronogramas.
b. A Noviembre
30 de 2015 se
habrá ejecutado la
propuesta en el
95% de sus fases.
b. Porcentaje
fases de la
propuesta
ejecutadas en la
fecha indicada.
b. Registros de
ejecución de la
propuesta,
fotografías, otras
evidencias
documentales.
b. Disposición de
los directivos,
Responsabilidad
del equipo líder,
Disposición del
personal.
Mayor estabilidad
del personal.
c. A Noviembre
de 2016 se habrá
realizado
seguimiento,
control y
evaluación a la
propuesta con una
periodicidad
semestral y se
c. Número de
acciones de
seguimiento,
control y
evaluación en la
fecha señalada.
Número de planes
de mejora
c. Actas de
seguimiento y
evaluación
Planes de mejora
c. Elaboración de
un formato para
seguimiento y
evaluación.
Responsabilidad de
los involucrados en
la propuesta para la
ejecución de las
acciones.
51
habrán elaborado
planes de mejora
para las falencias
detectadas en las
evaluaciones.
realizados de
acuerdo con
número de
falencias
detectadas en las
evaluaciones.
Elaboración de un
formato para
planes de mejora.
Responsabilidad
del equipo líder,
FASES DE LA PROPUESTA
Fases Metodología Recursos Tiempo Responsable(s)
Realización del
diagnóstico para
detectar que
favorece y que
obstaculiza la
apropiación y
aplicación de
normas y
procesos por parte
del personal.
- Conformación de
un equipo líder.
Reunión del equipo.
Elaboración de
agenda de trabajo.
- Determinación de
la metodología y
elaboración de los
instrumentos para
realizar el
diagnostico.
- Elaboración de
cronograma de
trabajo, asignación
de responsabilidades
y desarrollo del
Talento
humano
Computador
Papelería,
cinta ,
marcadores
Fotocopias
2 meses Equipo líder de la
propuesta
Directivos de la
ESAP
52
diagnóstico
Capacitación del
equipo líder en
Norma GP 1000,
en MECI 1000, y
en procesos de
gestión del
personal
5. - Gestión para
consecución de
experto
6. -Reunión con el
experto y
elaboración de
agenda de
capacitación.
7. - Ejecución de la
capacitación, tres
sesiones de 8 horas
cada una.
8. - Evaluación de la
capacitación
Talento
humano.
Computador
Papelería,
cinta ,
marcadores
Fotocopias
Auditorio
Refrigerios
1 mes Equipo líder de la
propuesta
Directivos de la
ESAP
Realización de
cinco sesiones de
trabajo del equipo
líder, de 4 horas
cada una, para :
- Revisión y
ajuste del
componente
estratégico: 2
sesiones.
- Revisión y
ajuste del
componente
- Elaboración de
cronograma y
agendas de trabajo.
- Gestión para
consecución de
recursos necesarios.
- Realización de las
sesiones de trabajo.
- Evaluación de
resultados.
Talento
humano.
Computador
Papelería,
cinta ,
marcadores
Fotocopias
Auditorio
Refrigerios
3 meses Equipo líder de la
propuesta
Directivos de la
ESAP
53
táctico: 2
sesiones.
- Formulación de
estrategias de
seguimiento,
control,
evaluación y
mejora: 1 sesión.
Puesta en marcha
de los nuevos
componentes
ajustados
Determinación de
estrategias para la
puesta en marcha.
Asignación de
responsables que
lideren la ejecución.
Talento
humano
Permanente Equipo líder de la
propuesta
Directivos de
PRESUPUESTO DE LA PROPUESTA
RUBRO DESCRIPCIÓN CANTIDAD VALOR
UNITARIO
VALOR
TOTAL
Talento
Humano:
-1 especialista
para realizar la
capacitación del
equipo líder en
Norma GP 1000, en
MECI, y en procesos
30 horas 2.100.000 2.100.000
54
de gestión del
personal
Recursos
Operacionales
Papel bond
carta
cinta
marcadores
Fotocopias
Refrigerios
3 Resmas
1 2 300 40
10.200 2.250 960 50 2.000
30.600 2.250 1.920 15.000 80.000
Recursos de
infraestructura
Computador
Auditorio
Video Proyector
Depreciación
mensual
Depreciación
mensual
Depreciación
mensual
30.000
1666.66
21.000
30.000
1666.66
21.000
VALOR TOTAL DEL PRESUPUESTO 2282436.66
FUENTES DE FINANCIAMIENTO
El 100% del presupuesto anteriormente enunciado, lo financiará la ESAP, de su
presupuesto general de gastos.
La Escuela Superior de Administración Pública ESAP, por ser un ente público tiene todas
55
sus instalaciones para el desarrollo de la capacitación.
ESTRATEGIA DE SEGUIMIENTO, CONTROL, EVALUACIÓN Y MEJORA DE LA
PROPUESTA
MOMENTO ESTRATEGIA PERIODICIDAD RESPONSABLE
SEGUIMIENTO Y
CONTROL
Revisión de metas e
indicadores del
proyecto (matriz de
indicadores)
Trimestral Equipo líder de
la propuesta
EVALUACIÓN Aplicación de un
instrumento de
evaluación que
recoja impresiones
e impacto por parte
del personal y de la
comunidad en
general.
Semestral Equipo líder de
la propuesta
MEJORA Elaboración de un
plan para atender
debidamente las
fallas detectadas en
las evaluaciones
aplicadas.
Semestral Equipo líder de
la propuesta
56
CONDICIONES DE VIABILIDAD Y SOSTENIBILIDAD DE LA PROPUESTA
Viabilidad: se deberá tener disponibilidad de los recursos materiales, infraestructura,
económicos y humano, el equipo líder deberá apoyar de forma incondicional y eficiente.
Sostenibilidad: se deberá realizar un control al proceso por medio de un seguimiento y
aplicación de instrumentos de evaluación que indiquen el impacto que está generando por
medio de la revisión de las metas y los indicadores. Además se debe contar
permanentemente con la disposición y apoyo de las directivas y de todo el personal.
6. Bibliografía
Amigo, F. U. (2007). Mejoramiento de Procesos . Medellin: Departamento de publicaciones FUNLAM.
Cabrera, A. S. (s.f.). Gestion Organizacional y la estructura organizacional. Recuperado el 26 de
septiembre de 2014, de http://www.eumed.net/tesis-doctorales/2006/asc/3e.htm
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Certificacion, I. C. (2009). norma técnica de la calidad en la gestión pública NTCGP 1000. Bogota.
Chiavenato, I. (2007). Administración de recursos humanos. Mc Graw Hill.
ESAP, E. S. (2010-2020). Plan de desarrollo ESAP.
ESAP, E. S. (2012). Escuela Superior de Administración Publica - ESAP. Recuperado el 27 de
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Flippo, E. B. (1970). Principios de administracion de personal. Sao Paulo: Atlas.
George, G. R.-J. (2010). Administraciòn Contemporànea. Mexico D.F: MC GrawHill.
Hoyler. (1970). Manual de relaciones industriales. sao pablo: Pioneira.
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que-le-pueden-interesar/50-colombia/certificacion-sistema/333-gestion-de-la-calidad-
ntcgp-1000
KAST, F. E. (1970). Organization and management. Tokyo: McGraw.
Mauborgne, W. K. (2008). La estrategia del océano azul. Bogota: Norma S.A.
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57
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publica, e. s. (2013). Planes de Mejoramiento. Recuperado el 1 de octubre de 2014, de
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Republica, C. d. (2003). LEY 872 DE 2003. Bogota.
Sevilla, S. (s.f.). Selesianos Sevilla. Recuperado el 28 de septiembre de 2014, de
http://web.salesianos-
sevilla.com/Archivos/Adjuntos/Contenidos/Qu%C3%A9%20es%20una%20organizaci%C3%B
3n%20que%20aprende.pdf
WIERDSMA, J. S.–A. (s.f.). La organizacion que aprende. Recuperado el 28 de septiembre de 2014, de
http://ww2.educarchile.cl/UserFiles/P0001/File/P0001_File_LA%20ORGANIZACION%20QUE
%20APRENDE%2013%20marzo%202003.pdf
7. ANEXOS
Anexo 1 Plan de mejoramiento ESAP
Anexo2 Modelo de ficha de lectura para la elaboración del marco teórico
58
INFORMACIÓN SOBRE PLANES DE MEJORAMIENTO
Entidad: ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
Representante Legal: ELVIA MARIA MEJIA FERNANDEZ
NIT 899.999.054
Período Informado 2012 Fecha de Evaluación
31/12/2013
N°
CÓDIGO
HALLAZGO
DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO
CAUSA DEL HALLAZGO
ACCIÓN DE MEJORA
ACTIVIDADES /
DESCRIPCIÓN
ACTIVIDADES /
UNIDAD DE
MEDIDA
ACTIVIDADES
/ CANTIDADES
UNIDAD DE
MEDIDA
ACTIVIDADES /
FECHA DE
INICIO
ACTIVIDADES /
FECHA DE
TERMINACIÓN
ACTIVIDADES
/ PLAZO EN
SEMANAS
ACTIVIDADES
/ AVANCE
FÍSICO DE
EJECUCIÓN
Porcentaje
de Avance
fisico de
ejecución
de las
Actividades
Puntaje
Logrado por
las
actividades
Puntaje
Logrado
por las
Actividades
Vencidas
(POMVi)
Puntaje
atribuido
Actividades
vencidas
Área Responsable
1
11 03 002
Hallazgo No.1 - 2012:
Para la vigencia 2012 para el Rubro de Inversión por $82.329,9, se
ejecutó el 83%, se dejó de ejecutar $14.139,5 millones correspondiente
al 17%, evidenciando una Falta de Planeación efectiva y real en la
distribución, verificación y seguimiento de la ejecución presupuestal
relacionada con los proyectos ESAP, lo que conlleva a que se dejen de
ejecutar recursos.
Los proyectos carecen
de una adecuada y
detallada planeación de
actividades, tiempos y
recursos
Modelo de
distribución de
recursos con
soporte
estadístico
Diseñar Modelo de
distribución de
recursos con
soporte estadístico
Modelo
1
2013/08/30
2014/08/15
50
1
100%
50
0
0
PLANEACION
2
11 03 002
Hallazgo No.1 - 2012:
Para la vigencia 2012 para el Rubro de Inversión por $82.329,9, se
ejecutó el 83%, se dejó de ejecutar $14.139,5 millones correspondiente
al 17%, evidenciando una Falta de Planeación afectiva y real en la
distribución, verificación y seguimiento de la ejecución presupuestal
relacionada con los proyectos ESAP, lo que conlleva a que se dejen de
ejecutar recursos
Los proyectos carecen
de una adecuada y
detallada planeación de
actividades, tiempos y
recursos
Realizar jornada
de trabajo en
conjunto con las
unidades
ejecutoras para
lograr una
efectiva
planeación y
distribución de
recursos
Mesas de trabajo
con unidades
ejecutoras, áreas
responsables de
proyectos
generales, oficina
asesora de
planeación y
subdirección
administrativa y
financiera
Reuniones
24
2013/09/01
2013/11/30
13
24
100%
13
12,85714
13
PLANEACION , Se
realizara una
reunión con cada
una de las
direcciones
territoriales así
como una reunión
con las
subdirecciones y
unidades de apoyo
3
11 03 002
Hallazgo No.1 - 2012: Para la vigencia 2012 para el Rubro de Inversión por
$82.329,9, se ejecutó el 83%, se dejó de ejecutar $14.139,5
millones correspondiente al 17%, evidenciando una Falta de Planeación
afectiva y real en la distribución, verificación y seguimiento de la
ejecución presupuestal relacionada con los proyectos ESAP, lo que
conlleva a que se dejen de ejecutar recursos
Los proyectos carecen
de una adecuada y
detallada planeación de
actividades, tiempos y
recursos
Capacitación en
presupuestacion,
estimación de la
demanda,
formulación y
seguimiento de
proyectos y
herramientas para
la elaboración de
proyectos
Programa de
capacitación
Capacitaciones
4
2013/09/01
2014/08/11
49
4
100%
49
0
0
PLANEACION -
capacitación en
cuatro temas
diferentes
descritos en la
acción de mejora
dirigidos a
unidades
ejecutoras
4
11 03 002
Hallazgo No.1 - 2012: Para la vigencia 2012 para el Rubro de Inversión por
$82.329,9, se ejecutó el 83%, se dejó de ejecutar $14.139,5
millones correspondiente al 17%, evidenciando una Falta de Planeación
afectiva y real en la distribución, verificación y seguimiento de la
ejecución presupuestal relacionada con los proyectos ESAP, lo que
conlleva a que se dejen de ejecutar recursos
Falta de cultura de
seguimiento y control
en las unidades
ejecutoras
Crear un
documento de
política de
seguimiento y
control que
permita identificar
los actores y
responsabilidades
de cada una de
las áreas
ejecutoras.
Diseñar, socializar,
publicar y mantener
actualizada la
política de
seguimiento y
control acorde a las
necesidades de la
entidad
Documento
1
2013/09/01
2013/12/31
17
1
100%
17
17,28571
17
PLANEACION
5
11 03 002
Hallazgo No.2 - 2012: Se presentan diferencias en los diferentes
reportes suministrados por la entidad, respecto de las cifras registradas
de asignación presupuestal para cada uno de los proyectos objeto de
análisis, lo cual genera incertidumbre sobre las cifras reales asignadas
a cada uno de los proyectos, como se observa en el siguiente cuadro:
Los informes presentados
tienen un nivel de detalle
diferente lo cual genera
que la comparación
realizada no sea
coherente
Ajuste al
formato de
seguimiento de
presupuesto
Ajuste Formato
Formato
1
2013/08/15
2013/12/31
20
1
100%
20
19,71429
20
PLANEACION
6
11 03 002
Hallazgo No.2 - 2012: Se presentan diferencias en los diferentes
reportes suministrados por la entidad, respecto de las cifras registradas
de asignación presupuestal para cada uno de los proyectos objeto de
análisis, lo cual genera incertidumbre sobre las cifras reales asignadas
a cada uno de los proyectos, como se observa en el siguiente cuadro:
Los informes presentados
tienen un nivel de detalle
diferente lo cual genera
que la comparación
realizada no sea
coherente
Ajuste al
formato de
seguimiento de
presupuesto
Seguimientos
mensuales
Seguimientos
12
2013/08/01
2014/07/31
52
2
17%
9
0
0
PLANEACION
59
7
11 02 002
Hallazgo No.3 - 2012: En el cumplimiento de las metas, el
porcentaje de cumplimiento como resultado de la ejecución de las
metas SISMEG, la ESAP, presenta un avance de cumplimiento
superior, como se observa en los resultados presentados en el siguiente
cuadro, evidenciando resultados que superan de 8 a 457 puntos
porcentuales, lo que genera una subestimación frente al resultado.
No se genera un
informe de
seguimiento a
indicadores SISMEG
Diseñar un
informe de
seguimiento y
recomendaciones
General
Envío mensual de
informe grafico a las
unidades
responsables de
metas de Gobierno,
que incluya
comportamiento de
los indicadores, %
cumplimiento de la
meta y
recomendaciones
así mismo solicitar
retroalimentación
del comportamiento
de los mismos
Reportes de seguimiento
12
2013/08/01
2014/07/31
52
3
25%
13
0
0
PLANEACION
8
11 02 002
Hallazgo No.3 - 2012: En el cumplimiento de las metas, el
porcentaje de cumplimiento como resultado de la ejecución de las
metas SISMEG, la ESAP, presenta un avance de cumplimiento
superior, como se observa en los resultados presentados en el siguiente
cuadro, evidenciando resultados que superan de 8 a 457 puntos
porcentuales, lo que genera una subestimación frente al resultado.
No se genera un
informe de
seguimiento a
indicadores SISMEG
Actualización de
fichas técnicas de
indicadores que
incluyan
actualización de
metas según
comportamiento
histórico y
tendencias de
demanda
Mesas de trabajo
con las unidades
responsables de
metas de Gobierno,
para la
actualización de
fichas técnicas con
los gerentes de área
Reuniones
4
2013/08/01
2014/07/31
52
1
25%
13
0
0
PLANEACION
son 10
indicadores
soportados
en 4 gerentes
de área
9
11 01 002
Hallazgo No.4 - 2012: El cumplimiento del Plan
Estratégico 2012, en el POAI 2012 y lo verificado por
la CGR se encuentran diferencias en los registros de
información entre las respectivas unidades
ejecutoras, debido a deficiencias en canales de
comunicación y gestión de la información entre las
unidades, lo cual genera que la información no fluya
de manera confiable, íntegra y oportuna.
No hay una adecuada correlación de planes
Elaborar Guía Metodológica
para la formulación de Planes
ESAP que garantice un
adecuada estructuración de
los planes estratégicos y
correlación entre ellos
Diseñar,y aplicar
guia metodologica
Documento
1
2013/08/01
2013/12/31
22
1
100%
22
21,71429
22
PLANEACION
10
11 01 002
Hallazgo No.4 - 2012: El cumplimiento del Plan
Estratégico 2012, en el POAI 2012 y lo verificado por
la CGR se encuentran diferencias en los registros de
información entre las respectivas unidades
ejecutoras, debido a deficiencias en canales de
comunicación y gestión de la información entre las
unidades, lo cual genera que la información no fluya
de manera confiable, íntegra y oportuna
No hay una adecuada correlacion de planes
Actualizar Planes basados
en la Guia metodologiaca
para la ESAP
Actualizar planes
Planes Actualizados
3
2013/08/01
2013/12/01
17
1
33%
6
5,809524
17
PLANEACION
11
11 03 002
Hallazgo No.5 - 2012:
Incumplimiento de metas del proyecto: Adquisición construcción y dotación de sede
Central y Territoriales - ESAP.
Problemas con los predios a
adquirir impidieron la ejecución
de los recursos.
Se requirieron estudios
adicionales para los predios
donados en Huila y Boyacá
Delegación de tareas en los
directores territoriales,
permitiendo la
desconcentración de
actividades.
Fortalecimiento del grupo de
mantenimiento e
infraestructura.
Seguimiento bimestral
a la ejecución
de actividades para el
cumplimiento de las
metas.
Informes de seguimiento
3
2013/08/15
2014/08/15
52
1
33%
17
0
0
SUBDIRECCION
ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
12
11 03 002
Hallazgo No.6 - 2012:
Incumplimiento de las metas del proyecto.
Adecuación y mantenimiento de áreas
administrativas de la ESAP Nacional.
Se entregaron mediante
convenio un alto porcentaje de
los recursos a FONADE, quien
solicitó el tramite de vigencias
futuras para la firma del mismo,
razón por la cual no alcanzó el
tiempo para dar inicio a las obras.
Delegación de tareas en los
directores territoriales,
permitiendo la
desconcentración de
actividades.
Fortalecimiento del grupo de
mantenimiento e
infraestructura.
Seguimiento bimestral
a la ejecución
de actividades para el
cumplimiento de las
metas.
Informes de seguimiento
3
2013/08/15
2014/08/15
52
0%
0
0
0
SUBDIRECCION
ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
60
13
11 03 100
Hallazgo No. 7 - 2012: Indicadores Proyecto
Mejoramiento y Fortalecimiento de la calidad de los
programas de educación formal "Programas actuales
y nuevos que cumplen con las condiciones mínimas
de Calidad" y seminarios y eventos raliza
Hallazgo No. 7 Indicadores Proyecto Mejoramiento y Fortalecimiento de la calidad
No se definió la meta apropiada (cuantificable)
para la correcta medición del indicador
Establecer una meta
numérica para el indicador
que permita cuantificar el
cumplimineto de la meta
alcanzada
Cambiar en la matriz
de indicadores el valor
de la meta establecido
de forma numérica
Solicitud
1
2013/08/15
2013/12/15
17
1
100%
17
17,42857
17
SUBDIRECCION
ACADEMINA
14
11 03 100
Hallazgo No. 7 - 2012: Indicadores Proyecto
Mejoramiento y Fortalecimiento de la calidad de los
programas de educación formal "Revistas
Institucional POLEMICA y Revista POLlTICA y
ADMINISTRACiÓN Editadas con Artículo de
Estudiantes"
Incumplimiento de cronogramas establecidos
Cumplir los cronogramas que
permitan la publicación
oportuna de las revistas
polemica (docentes) y
política y administración
(estudiantes)
Revisión del
cronogramas en comité
editorial tanto de la
revista polemica como
de política y
administración
Actas de comités
2
2013/08/15
2014/07/30
50
0%
0
0
0
SUBDIRECCION
ACADEMINA
15
11 03 100
Hallazgo No. 7 - 2012: Indicadores Proyecto
Mejoramiento y Fortalecimiento de la calidad de los
programas de educación formal "Revistas
Institucional POLEMICA y Revista POLlTICA y
ADMINISTRACiÓN Editadas con Artículo de
Estudiantes"
Incumplimiento de cronogramas establecidos
Cumplir los cronogramas que
permitan la publicación
oportuna de las revistas
polemica (docentes) y
política y administración
(estudiantes)
Realizar
convocatorias públicas
a estudiantes y
profesores para la
selección de
artitculos a
publicarse
convocatorias
2
2013/08/15
2014/07/30
50
2
100%
50
0
0
SUBDIRECCION
ACADEMINA
16
11 03 100
Hallazgo No. 7 - 2012: Indicadores
Proyecto Mejoramiento y Fortalecimiento
de la calidad de los programas de
educación formal "Estudiantes y'
Egresados de la ESAP vinculados
laboralmente", indica un cumplimiento
superior al 100%
No son claras las variables
de la formulación de los
indicadores
Actualizar el indicador
basados en el
comportamiento historico
del mismo y proyección de
la ESAP respecto al
indicador
Revisar la ficha técnica del
indicador
ficha técnica actualizada
1
2013/08/15
2013/12/15
17
1
100%
17
17,42857
17
SUBDIRECCION
ACADEMINA
61
17
11 03 100
Hallazgo No. 7 - 2012: Indicadores
Proyecto Mejoramiento y Fortalecimiento
de la calidad de los programas de
educación formal "Estudiantes y'
Egresados de la ESAP vinculados
laboralmente", indica un cumplimiento
superior al 100%
No son claras las variables
de la formulación de los
indicadores
Actualizar el indicador
basados en el
comportamiento historico
del mismo y proyección de
la ESAP respecto al
indicador
Evaluar el
comportamiento actual del
indicador y proyectar de
acuerdo a a la medición
objetiva del indicador
r con meta númerica cuan
1
2013/08/15
2013/12/15
17
1
100%
17
17,42857
17
SUBDIRECCION
ACADEMINA
18
11 03 100
Hallazgo No. 7 - 2012: Indicadores
Proyecto Mejoramiento y Fortalecimiento
de la calidad de los programas de
educación formal "En la descripción
Programas Académicos ofrecidos de
manera virtual establece una meta de 2
programas.y realizó 5"
Falla en la planeación de metas
Analizar el comportamiento
de la oferta académica
para fijar las metas de
acuerdo a los recursos
existentes.
Revisar la ficha técnica del
indicador
ficha técnica actualizada
1
2013/08/15
2013/11/30
15
0%
0
0
15
SUBDIRECCION
ACADEMINA
19
11 03 100
Hallazgo No. 7 - 2012: Indicadores
Proyecto Mejoramiento y Fortalecimiento
de la calidad de los programas de
educación formal "En la descripción
Programas Académicos ofrecidos de
manera virtual establece una meta de 2
programas.y realizó 5"
Falla en la planeación de metas
Analizar el comportamiento
de la oferta académica
para fijar las metas de
acuerdo a los recursos
existentes.
Evaluar el
comportamiento actual del
indicador y proyectar de
acuerdo a la medición
objetiva del indicador
r con meta númerica cuan
1
2013/08/15
2013/12/15
17
0%
0
0
17
SUBDIRECCION
ACADEMINA
20
11 03 100
Hallazgo No. 7 - 2012: Indicadores
Proyecto Mejoramiento y Fortalecimiento
de la calidad de los programas de
educación formal en el indicador "Personal
docente de carrera cualificado a nivel
doctorado y posdoctorado" establece una
meta de 9 y y el resultado a cierre del 2012
es de 5
la meta establecida para
el indicador se definio para
el cuatrenio
Establecer mecanismos de
seguimiento a estudios de
los docentes
criterios para
reglamentar los estudios
de formación, capacitación
y internacionalización docente
reglamento
1
2013/05/30
2013/12/30
31
0%
0
0
31
SUBDIRECCION
ACADEMINA
21
11 03 100
Hallazgo No. 7 - 2012: Indicadores
Proyecto Mejoramiento y Fortalecimiento
de la calidad de los programas de
educación formal en el indicador "Personal
docente de carrera cualificado a nivel
doctorado y posdoctorado" establece una
meta de 9 y y el resultado a cierre del 2012
es de 5
la meta establecida para
el indicador se definio para
el cuatrenio
Establecer mecanismos de
seguimiento a estudios de
los docentes
Solicitud de informes
académicos a las
universidades donde los docentes
adelantan estudios
informes
1
2013/08/15
2014/08/15
52
1
100%
52
0
0
SUBDIRECCION
ACADEMINA
22
12 02 001
HALLAZGO No, 8 - 2012: Vinculación y
reclasificación docentes catedráticos (D)
Territorial Huila No se realizaron concursos
de mérito o convocatorias públicas para vinculación de docentes catedráticos para los
Programas de pregrado y postgrado durante las vigencias 2010, 2011 Y 2012.
Deficiencias en la aplicación
de los procedimientos
establecidos, afectando la
selección objetiva de los
docentes y la calidad del
servicio prestado
Realizar convocatoria
publicas de docentes por
separado para pregrado y
posgrado, por cada
vigencia que se necesite
vincular.
1. Realizar Actas de comité
academico, autorizando las
aperturas de vinculacion
Actas
1
2013/08/12
2014/08/11
52
0%
0
0
0
TERRITORIAL HUILA
En la vigencia 2013, se
realizo convocatoria publica
para vinculacion de docentes
23
12 02 001
HALLAZGO No, 8 - 2012: Vinculación y
reclasificación docentes catedráticos (D)
Territorial Huila No se realizaron concursos
de mérito o convocatorias públicas para vinculación de docentes catedráticos para los
Programas de pregrado y postgrado durante las vigencias 2010, 2011 Y 2012.
Deficiencias en la aplicación
de los procedimientos
establecidos, afectando la
selección objetiva de los
docentes y la calidad del
servicio prestado
Realizar convocatoria
publicas de docentes por
separado para pregrado y
posgrado, por cada
vigencia que se necesite
vincular.
2. Realizar convocatorias para
la vinculacion de docentes
Resolucion
2
2013/08/12
2014/08/11
52
0%
0
0
0
TERRITORIAL HUILA
En la vigencia 2013, se
realizo convocatoria publica
para vinculacion de docentes
24
12 02 001
HALLAZGO No, 9 - 2012: Categoría
docente (D) Territorial Huila, Se evidencia
una docente catedrática clasificada como
asistente, sin embargo en la Resolución de vinculación N.003/12, Programación Académica y Nómina
aparece como docente Auxiliar.
Igualmente, un docente se encuentra
clasificado como Auxiliar y en la
programación académica y en nómina
figura como Asistente.
Desorganizacion Administrativa y
falta de control en los procesos
academicos, lo que conlleva a que
se realicen pagos a los docentes
catedraticos por una categoria
diferente
solicitar al grupo de mejoramiento
docente de la subdireccion
academica la base de datos
actualizada de los docentes
categorizados, y ejetrecer la funcion
de autocontrol antes de la
expedicion de la resolucion que
vincula aun docente catedratico
para evitar y minimizar el riesgo de
error.
solicitar cada
semestre al grupo de
mejoramiento docente de
la subdireccion academica la
base de datos
actualizada de los docentes
categorizados, para tenerla de
base al realizar la
resolucion de vinculacion
. Solicitud o Comunicació
2
2013/08/12
2014/08/11
52
2
100%
52
0
0
TERRITORIAL HUILA
En la vigencia 2013, se
han implementado
controles previos a la
emisión de resolución
de vinculación.
62
25
12 02 001
HALLAZGO No, 9 - 2012: Categoría
docente (D) Territorial Huila, Se evidencia
una docente catedrática clasificada como
asistente, sin embargo en la Resolución de vinculación N.003/12, Programación Académica y Nómina
aparece como docente Auxiliar.
Igualmente, un docente se encuentra
clasificado como Auxiliar y en la
programación académica y en nómina
figura como Asistente.
Desorganizacion Administrativa y
falta de control en los procesos
academicos, lo que conlleva a que
se realicen pagos a los docentes
catedraticos por una categoria
diferente
solicitar al grupo de mejoramiento
docente de la subdireccion
academica la base de datos
actualizada de los docentes
categorizados, y ejetrecer la funcion
de autocontrol antes de la
expedicion de la resolucion que
vincula aun docente catedratico
para evitar y minimizar el riesgo de
error.
2. Realizar una capacitacion de
actividades de autocontrol
2. Listado de Asistencia
1
2013/08/12
2014/08/11
52
0%
0
0
0
TERRITORIAL HUILA
26
12 02 001
HALLAZGO No, 9 - 2012: Categoría
docente (D) Territorial Huila, Se evidencia
una docente catedrática clasificada como
asistente, sin embargo en la Resolución de vinculación N.003/12, Programación Académica y Nómina
aparece como docente Auxiliar.
Igualmente, un docente se encuentra
clasificado como Auxiliar y en la
programación académica y en nómina
figura como Asistente.
Desorganizacion Administrativa y
falta de control en los procesos
academicos, lo que conlleva a que
se realicen pagos a los docentes
catedraticos por una categoria
diferente
1. Revisar y validar la clasificacion
de los Docentes frente a la
programacion academica,
resoluciones y nomina.
3. Proyectar
resoluciones de vinculacion
teniendo en cuenta la
informacion de la base de
datos y las necesidades
academicas.
ciones de vinculacion de
1
2013/10/01
2014/08/11
45
0%
0
0
0
TERRITORIAL HUILA
27
12 02 002
HALLAZGO No. 10 - 2012: Programación
Académica Territorial Huila Se vincula a
un docente de cátedra para el pregrado de Administración Pública Territorial y Tecnología en Gestión
Ambiental y según programación
académica, fue asignado para dictar
cátedra el mismo día en lugares y
asignaturas diferentes.
Falta de planeación, deficiencias en
la supervisión y control en los
proceso académicos
Dar estricto cumplimiento a la
programacion academica aprobada
por el Concejo Academico y el
Director Territorial y dar
aplicabilidad a los principios de
planeacion y autocontrol
Aprobar la
programacion academica por
parte del Concejo
Academico y el director,
con el fin de verificar la
categoria y lugares y
asistencia para cada
docente. Minimizando el
riesgo
e Aprobacion Concejo Ac
2
2013/08/12
2014/08/11
52
0%
0
0
0
TERRITORIAL HUILA
28
12 02 002
HALLAZGO No. 10 - 2012: Programación
Académica Territorial Huila Se vincula a
un docente de cátedra para el pregrado de Administración Pública Territorial y Tecnología en Gestión
Ambiental y según programación
académica, fue asignado para dictar
cátedra el mismo día en lugares y
asignaturas diferentes.
Falta de planeación, deficiencias en
la supervisión y control en los
proceso académicos
Dar estricto cumplimiento a la
programacion academica aprobada
por el Concejo Academico y el
Director Territorial y dar
aplicabilidad a los principios de
planeacion y autocontrol
2. Realizar una capacitacion de
los principio de planeacion y
autocontrol
2. Listado de Asistencia
2
2013/08/12
2014/08/11
52
0%
0
0
0
TERRITORIAL HUILA
29
12 02 002
HALLAZGO No. 10 - 2012: Programación
Académica Territorial Huila Se vincula a
un docente de cátedra para el pregrado de Administración Pública Territorial y Tecnología en Gestión
Ambiental y según programación
académica, fue asignado para dictar
cátedra el mismo día en lugares y
asignaturas diferentes.
Falta de planeación, deficiencias en
la supervisión y control en los
proceso académicos
Dar estricto cumplimiento a la
programacion academica aprobada
por el Concejo Academico y el
Director Territorial y dar
aplicabilidad a los principios de
planeacion y autocontrol
Realizar los pagos teniendo en
cuenta la resolucion de
Vinculacion
on mensual del funcionari
1
2013/08/12
2014/08/11
52
0%
0
0
0
TERRITORIAL HUILA
30
12 02 002
HALLAZGO No. 11 - 2012: Plan de
Estudio y Registro de Asistencia (D)
Territorial Huila El número de horas
cátedra Programadas Académicamente y
autorizadas mediante resolución de
vinculación No.DT-15-003 de feb.1 0/12 a
los docentes de pregrado en
administración pública territorial y
tecnología en gestión ambiental,
son diferentes a las aprobadas en los planes de estudio en 14 docentes.
Falta de claridad en la elaboración
de vinculación docente en la cual no
se especifica los días en que se
dictaran las horas cátedra, ni las
prestaciones sociales y seguridad
social por cada docente - carencia
de control en la modificación de
resoluciones de vinculación
Seguimiento, control y verificación
del calendario académico para
confrontar la resolución de
vinculación, programación de los
diferentes CETAP y Plan de
Estudios a ofertar en cada periodo
1. Verficar el Plan de Estudio
de cada programa para
determinar el numero de
creditos de cada asignatura.
ademico en la que se apru
2
2013/10/01
2014/08/11
45
0%
0
0
0
TERRITORIAL HUILA
En el segundo
semestre del la
vigencia 2013, se
adelanto una revisión
del calendario
academico para ejercer
un adecuado control a la
programación de los
docentes vinculados..
31
12 02 002
HALLAZGO No. 11 - 2012: Plan de
Estudio y Registro de Asistencia (D)
Territorial Huila El número de horas
cátedra Programadas Académicamente y
autorizadas mediante resolución de
vinculación No.DT-15-003 de feb.1 0/12 a
los docentes de pregrado en
administración pública territorial y
tecnología en gestión ambiental, son diferentes a las aprobadas en los planes de estudio en 14 docentes.
Falta de claridad en la elaboración
de vinculación docente en la cual no
se especifica los días en que se
dictaran las horas cátedra, ni las
prestaciones sociales y seguridad
social por cada docente - carencia
de control en la modificación de
resoluciones de vinculación
Seguimiento, control y verificación
del calendario académico para
confrontar la resolución de
vinculación, programación de los
diferentes CETAP y Plan de
Estudios a ofertar en cada periodo
2. Realizar
seguimiento al
cumplimiento de las horas
tutoriales RE- M-DC-23,
confrontar con la resolucion de
vinculacion y la
programacion academica
e Control de Asistencia R
1
2013/10/01
2014/08/11
45
0%
0
0
0
TERRITORIAL HUILA
En el segundo
semestre del la
vigencia 2013, se
adelanto una revisión
del calendario
academico para ejercer
un adecuado control a la
programación de los
docentes vinculados..
32
12 02 002
HALLAZGO No. 12 - 2012: Informe de Capacitación (D) Territorial
Huila. Los informes presentados en los contratos de capacitacion
Nros. 049, 121, 047, 129, 159, 140,188,
125, 118, 046, 113, 108 no evidencian el cumplimiento de la totalidad de
las horas contratadas; los contratos Nros.139 y 034, de acuerdo con
los informes de actividades prestaron el servicio el mismo dia.
Deficiencias
por parte de los contratistas docentes, en la
presentacion de sus informes y por parte del
supervisor de los contratos por no cumplir con
la resolucion 2741 de 2012
Dar Cumplimiento con lo
ordenado en la resolucion
2741 del 2012 por el cual
se adopta el manual de
contratacion, supervision
e interventoria de la
ESAP y capacitar a los
contratistas sobre el
diligenciamiento del
formato
2. Certificacion
del
Responsable
Pertinente,
donde se
estableza el
cumplimiento
de los contratos
objetos del
hallazgo.
Certificacion
1
2013/08/12
2014/08/11
52
1
100%
52
0
0
TERRITORIAL
HUILA se esta
realizando un
plan de
contingencia
para revisar los
eventos de
capacitación
2013 y verificar
el
cumplimien
to de los
requisitos
de los
formatos
del SGC
63
33
12 02 002
HALLAZGO No. 13 - 2012: Registros de Asistencia Territorial Huila. Los
eventos realizados en desarrollo del contrato No.121 sobre POT, de
los municipios de Pitalito, Gigante, Santa María, Aipe presentan:
listados de asistencia sin fecha de realización, eventos en el mes de
octubre de 2012 que no se encuentran en la programación de
capacitación
Deficiencias de planeación y supervision lo que
no permite
determinar la veracidad de los documentos que
se anexan como soporte , debido a las
Solicitudes extemporaneas presentadas por la
entidades sobre tematicas de urgencia para las
mismas
Diseñar el plan de
capacitación con
fundamento a lo
establecido en DC-M-
CP-05
V4 PLAN DE CALIDAD
DE CAPACITACION
1. Registro de
las fechas en
los formatos de
asistencia
de las capacitaciones del
5
2013/08/12
2014/08/11
52
3
60%
31
0
0
TERRITORIAL
HUILA se esta
realizando un
plan de
contingencia
para revisar los
eventos de
capacitación
2013 y verificar
el
cumplimien
to de los
requisitos
de los
formatos
del SGC
34
12 02 002
HALLAZGO No. 13 - 2012: Registros de Asistencia Territorial Huila.
Los eventos realizados en desarrollo del contrato No.121 sobre POT, de
los municipios de Pitalito, Gigante, Santa María, Aipe presentan:
listados de asistencia sin fecha de realización. Presentan eventos en el
mes de octubre de 2012 que no se encuentran en la programación de
capacitación.
Deficiencias de planeación y supervisron lo que
no permite
determinar la veracidad de los documentos que
se anexan como soporte , debido a las
Solicitudes extemporaneas presentadas por la
entidades sobre tematicas de urgencia para las
mismas
Registrar la fecha de
realizacion en los
formatos de asistencia de
los eventos señalados en
el hallazgo, anexandole
los cumplidos de comision
para verificar la estadia y
el objeto de la misma y
dar cumplimiento al plan
de calidad de
capacitacion M-CP-
05 V4
2. Oficio
aclarando por
parte del lider
del proceso,
que los eventos
se
reprogramaron
por las
solicitudes
extemporaneas
de las
entidades
Oficio
1
2013/08/12
2014/08/11
52
0%
0
0
0
TERRITORIAL
HUILA se esta
realizando un
plan de
contingencia
para revisar los
eventos de
capacitación
2013 y verificar
el
cumplimien
to de los
requisitos
de los
formatos
del SGC
35
12 02 002
HALLAZGO No. 13 - 2012: Registros de Asistencia
Territorial Huila.
Los eventos realizados en desarrollo del contrato No.121 sobre POT, de
los municipios de Pitalito, Gigante, Santa María, Aipe presentan:
listados de asistencia sin fecha de realización. Presentan eventos en el
mes de octubre de 2012 que no se encuentran en la programación de
capacitación.
Deficiencias de planeación y supervisron lo que
no permite
determinar la veracidad de los documentos que
se anexan como soporte , debido a las
Solicitudes extemporaneas presentadas por la
entidades sobre tematicas de urgencia para las
mismas
Registrar la fecha de
realizacion en los
formatos de asistencia de
los eventos señalados en
el hallazgo, anexandole
los cumplidos de comision
para verificar la estadia y
el objeto de la misma y
dar cumplimiento al plan
de calidad de
capacitacion M-CP- 05 V4
3. Reinduccion
sobre la
resolucion
2741 de 2012 y
el plan de
calidad de
capacitacion
M-CP-
05 V4
Acta
1
2013/08/12
2014/08/11
52
0%
0
0
0
TERRITORIAL
HUILA se esta
realizando un
plan de
contingencia
para revisar los
eventos de
capacitación
2013 y verificar
el
cumplimien
to de los
requisitos
de los
formatos
del SGC
36
12 02 002
HALLAZGO No. 14 - 2012: Programación Capacitación Territorial
Huila. Las capacitaciones y los respectivos viáticos y gastos de viaje
correspondientes a los contratos Nros. 121, 140, 187, 125,
190, 118, 104, 034, 108, 139, 189, 186, 148, 110 Y 101 de 2012 no
se realizaron de acuerdo con la programación elaborada por la
coordinación de capacitación.
Se presentaron solicitudes de reprogramacion
por parte de las entidades solicitantes.
Realizar informe
justificando la
reporgaracion de los
viaticos en desarrolo de
los contratos
mencionados y ajustar al
final del mes el plan de
capacitacion de acuerdo a
la programación por la
demanda realizada por
los municipio y la solicitud
de reprogramacion
extemporanea de las
capacitacion por parte
de los mismos.
Realizar un
informe
justificando
los cambios
en las fechas
de las
resoluciones
de viáticos
en desarrollo
de los
contratos
mencionados
en el hallazgo
Informe
1
2013/08/12
2014/08/11
52
0%
0
0
0
TERRITORIA
L HUILA
Ajustes a las
resoluciones
de los eventos
que están
programados
para el II
semestre
37
12 02 002
HALLAZGO No. 14 - 2012: Programación Capacitación Territorial Huila
.Las capacitaciones y los respectivos viáticos y gastos de viaje
correspondientes a los contratos Nros. 121, 140, 187, 125, 190, 118, 104,
034, 108, 139, 189, 186, 148, 110 Y 101 de 2012 no se realizaron de acuerdo con la programación elaborada por la
coordinación de capacitación.
Se presentaron solicitudes de reprogramacion
por parte de las entidades solicitantes.
Realizar informe
justificando la
reporgaracion de los
viaticos en desarrolo de
los contratos
mencionados y ajustar al
final del mes el plan de
capacitacion de acuerdo a
la programación por la
demanda realizada por
los municipio y la solicitud
de reprogramacion
extemporanea de las
capacitacion por parte
de los mismos.
Realizar
ajustes
mensuales al
plan de
capacitacion
de acuerdo
a la
programación
por la demanda
realizada por
los municipio y
la solicitud
de
reprogramacion
extemporanea
gramacion mensual ajust
12
2013/08/12
2014/08/11
52
0%
0
0
0
TERRITORIA
L HUILA
Ajustes a las
resoluciones
de los eventos
que están
programados
para el II
semestre
38
12 02 002
HALLAZGO No. 15 - 2012: Desplazamientos coordinadora de
capacitación (D) Territorial Huila. Desplazamiento Coordinador de
Capacitacion durante la vigencia 2012 por $24.4 millones, para realizar actividades de acompañamiento a los
docentes capacitadores e instalación y cierre de eventos entre otros y
hechos que van en contravía de la Austeridad en el gasto público.
Los eventos de capacitacion deben ser
controlados y por ende el responsable en este
sentido es el Coordinador de Capacitacion,
teniendo en cuenta la austeridad del gasto por
lo que no se hace presencia en todos.
Realizar un infome con
las fechas, lugares y
objeto de la comision por
parte del responsable,
donde conste que legalizo
con los cumplidos esta
comisiones y anexar
comunicado o
justificacion del control
presencial del
coordinador.
Realizar
informe de los
desplazamiento
s
Informe
1
2013/08/12
2014/08/11
52
0%
0
0
0
TERRITORIAL HUILA
39
12 02 002
HALLAZGO No. 15 - 2012: Desplazamientos coordinadora de
capacitación (D) Territorial Huila. Desplazamiento Coordinador de
Capacitacion durante la vigencia 2012 por $24.4 millones, para realizar actividades de acompañamiento a los
docentes capacitadores e instalación y cierre de eventos entre otros y
hechos que van en contravía de la Austeridad en el gasto público.
Los eventos de capacitacion deben ser
controlados y por ende el responsable en este
sentido es el Coordinador de Capacitacion,
teniendo en cuenta la austeridad del gasto por
lo que no se hace presencia en todos.
Realizar un infome con
las fechas, lugares y
objeto de la comision por
parte del responsable,
donde conste que legalizo
con los cumplidos esta
comisiones y anexar
comunicado o
justificacion del control
presencial del
coordinador.
Comunicado
con las
activiades de
coordinacion de
capacitacion
que justifiquen
la autorizacion
de las
comisiones
Comunicado o justificacio
1
2013/08/12
2014/08/11
52
0%
0
0
0
TERRITORIAL HUILA
64
40
12 02 001
HALLAZGO No. 16 -
2012: Proyectos de
Investigación Territorial
Huila. Los resultados de los
proyectos de investigación
"Riesgo morales y selección adversa en el manejo financiero en el departamento del Huila 2008- 2011"
Y "Políticas públicas y
gobernabilidad" no fueron
publicados en las revistas
institucionales POLEMICA y
POLlTICA y
ADMINISTRACION,
La no publicacion de los dos
proyectos de investigacion
formativa, debido a la cantidad de
publicaciones enviadas por las
territoriales a nivel nacional al
comité editorial y a la facultad de
investigacion. Ademas en
resolucion de convocatoria no se
determino una fecha limite para
ser publicados
El envio de los proyectos para su
analisis y publicacion, al comité
editorial y a la facultad de
investigacion de la Sede Central
Envio de los
proyectos mensionados en el
hallazgo y solicitud de publicacion
a los responsables en la sede
Central
y solicitud para la publica
1
2013/08/12
2014/08/11
52
1
100%
52
0
0
TERRITORIAL HUILA
41
12 02 002
HALLAZGO No, 17 -
2012: Realización
programa de gestión
pública en Arauca. (Obs.
No. 8)
falta de promoción, seguimiento y
control a los programas
autorizados según Actos
Administrativos aprobados por la
Dirección Nacional.
Fortalecer la promociòn y difusiòn de
los programas autoirzados en la
Territorial Norte de Santander -
Arauca y dar estricto cumplimiento
por parte de los responsables de
los cetaps junto con el coordinador
acadèmico a las fechas y tiempos
establecidos por la entidad para el
proceso academico en la sede
Territorial y CETAPS.
Complementar el seguimiento de
cumplimiento al proceso acadèmico
de aspirantes en: Tecnologìa,APT y
Postgrados de los diferentes Cetap
de la Territorial mediante Informes
de los profesionales de apoyo de las
Cetaps de l avance del proceso
acadèmico de los aspirantes a
inscripciones y matrìculas en cada
cetap.
al profesional encargado
1
2013/09/01
2014/08/30
52
0%
0
0
0
TERRITORIAL NORTE
DE SANTANDER
42
12 02 001
HALLAZGO No, 18 -
2012: Devolución recursos
aspirantes programa
gestión pública Arauca
debilidades de mecanismos de
control y seguimiento con ocasión
de los programas autorizados y no
ejecutados
Realizar reintegros de forma
inmediata previo cumplimiento
requisitos por parte del interesado,
para ser enviados al nivel central
quienes son los encargados de
realizar los desembolsos cumpliendo
lo ordenado en la Res 2042
1, Realizar el
tràmite de reembolsos dentro de los
5 dìas siguientes de
recibida la peticiòn y c
remitir a la
sede
central de la Esap a la oficina
correspondiente
este acto administrativo.
iòn respectiva para el trà
1
2013/08/12
2014/08/12
52
0%
0
0
0
TERRITORIAL NORTE
DE SANTANDER
43
12 02 001
HALLAZGO No, 18 -
2012: Devolución recursos
aspirantes programa
gestión pública Arauca.
debilidades de mecanismos de
control y seguimiento con ocasión
de los programas autorizados y no
ejecutados
La Direcciòn darà estricto
cumplimiento a la resolucion
2042 del 03/11/09 en coordinacion
con el cordinador academico y
cordinador del CETAP
correspondiente a la devolucion de
matriculas oportunamente de acuerdo
a lo establecido en el reglamento
acadèmico. Haciendo obligatorio el
instructivo del procesos de matricula
a los aspirantes del programa.
Dar cumplimiento al instructivo
del proceso de matrìcula
en tiempos y fechas
establecidas, socializandolo a los
funcionarios y estudiantes.
ula a los profesionales de
1
2013/08/12
2014/08/12
52
0%
0
0
0
TERRITORIAL NORTE
DE SANTANDER
44
11 03 002
Hallazgo No.19 - 2012 - SECRETARIA GENERAL: Programa Mejoramiento
Administrativo y Operativo
Inconvenientes y retrasos en la
Transferencia de Archivos de las
Direcciones Territoriales a la Sede
Central.
Relizar un cronograma de visitas a
todas las Direcciones Territoriales
para hacer seguimiento, dar
mantenimiento y sostenibilidad al
Sistema de Gestión Documental de la
ESAP; habrá una visita por cada
Dirección Territorial, verificando los 3
componentes de actividades que se
describen a continuación.
En cada visita se debe verificar la
aplicación de tablas de retención.
Visita
15
2013/08/20
2014/08/02
50
15
100%
50
0
0
SECRETARIA
GENERAL
65
45
11 03 002
Hallazgo No.19 - 2012 - SECRETARIA GENERAL: Programa Mejoramiento
Administrativo y Operativo
Inconvenientes y retrasos en la
Transferencia de Archivos de las
Direcciones Territoriales a la Sede
Central.
Relizar un cronograma de visitas a
todas las Direcciones Territoriales
para hacer seguimiento, dar
mantenimiento y sostenibilidad al
Sistema de Gestión Documental de la
ESAP; habrá una visita por cada
Dirección Territorial, verificando los 3
componentes de actividades que se
describen a continuación.
En cada visita se debe verificar las
instalaciones de los archivos
Visita
15
2013/08/20
2014/08/02
50
15
100%
50
0
0
SECRETARIA
GENERAL
46
11 03 002
Hallazgo No.19 - 2012 - SECRETARIA GENERAL: Programa Mejoramiento
Administrativo y Operativo
Inconvenientes y retrasos en
la Transferencia de Archivos
de las Direcciones
Territoriales a la Sede Central.
Relizar un cronograma de
visitas a todas las Direcciones
Territoriales para hacer
seguimiento, dar
mantenimiento y sostenibilidad
al Sistema de Gestión
Documental de la ESAP; habrá
una visita por cada Dirección
Territorial, verificando los 3
componentes de actividades
que se describen a
continuación.
En cada visita se debe
verificar el
cumplimiento de las
reuniones de Comité
de Archivo de cada
territorial
Visita
15
2013/08/20
2014/08/02
50
15
100%
50
0
0
SECRETARIA
GENERAL
47
11 03 002
Hallazgo No.19 - 2012 - SECRETARIA GENERAL: Programa Mejoramiento
Administrativo y Operativo
Falta de seguimiento y
evaluación de las
capacitaciones en Gestión
Documental en las Sedes
Territoriales.
Realizar un cronograma de
visitas a todas las Direcciones
Territoriales ( una visita a cada
territorial) para valorar y medir
(a través de evaluaciones
preparadas en Secretaría
General) el impacto de las
Capacitaciones en Gestón
Documental por cada persona.
Visitas en todas las
Direcciones
Territoriales para
hacer seguimiento y
verificar el
cumplimiento de
metas del Plan de
Gestión
Documental,
evaluando el
impacto que han
tenido las
capacitaciones en
Gestión Documental
ya realizadas.
Visita
15
2013/08/20
2014/08/02
50
15
100%
50
0
0
SECRETARIA
GENERAL
48
11 03 002
Hallazgo No. 19 - 2012 - OFICINA DE SISTEMAS: Programa Mejoramiento
Administrativo y Operativo de la ESAP. Ítem 3.
No se reportó oportunamente
la información estadística,
para consolidar el
seguimiento de metas
Reportar oportunamente la
información requerida en los
formatos de seguimiento a las
metas de los recursos de
inversión
Generar
mensualmente un
reporte de los
avances
Reportes Estadísticos
12
2013/08/12
2014/08/12
52
0%
0
0
0
SISTEMAS
49
12 02 001
Hallazgo No. 20 - 2012: Registro Calificados: "La
renovación del Reg.Calif debe ser solicitada con diez
meses de anticipación al vencimiento del mismo". A
31-12-2012, el prog de APT y esp. a distancia G.A,
PRODES, FP,GEPUR,APC,GP,AGEP,AGSSSS, mod.
presencial PRODES, Alta direcc del Est. y FP. No
contaban con registro y solo se realizó renovacion el 26-
11-2012.
Para solicitar la renovación de
los registros calificados de los
programas la Instituciones de
Educación Superior deben
implementar 2 procesos de
autoevaluación, los cuales
fueron adelantados entre los
años 2011 y 2012, lo que
no permitió entregar la
documentación con la
debida antelación.
Implementación del plan de
mejoramiento
seguimiento al plan
de mejoramiento
Informes de seguimiento
10
2013/09/01
2014/08/30
52
5
50%
26
0
0
SUBDIRECCION
ACADEMICA
50
12 02 001
Hallazgo No. 20 - 2012: Registro Calificados: "La
renovación del Reg.Calif debe ser solicitada con diez
meses de anticipación al vencimiento del mismo". A
31-12-2012, el prog de APT y esp. a distancia G.A,
PRODES, FP,GEPUR,APC,GP,AGEP,AGSSSS, mod.
presencial PRODES, Alta direcc del Est. y FP. No
contaban con registro y solo se realizó renovacion el 26-
11-2012.
Para solicitar la renovación de
los registros calificados de los
programas la Instituciones de
Educación Superior deben
implementar 2 procesos de
autoevaluación, los cuales
fueron adelantados entre los
años 2011 y 2012, lo que
no permitio entregar la
documentación con la
debida antelación.
Política de Autoevaluación Presentación ante el
Consejo Académico
Nacional de la política
de autoevaluación
el Consejo Académico Na
1
2013/09/25
2013/10/25
4
0%
0
0
4
SUBDIRECCION
ACADEMICA
51
12 02 001
Hallazgo No. 20 - 2012: Registro Calificados: "La
renovación del Reg.Calif debe ser solicitada con diez
meses de anticipación al vencimiento del mismo". A
31-12-2012, el prog de APT y esp. a distancia G.A,
PRODES, FP,GEPUR,APC,GP,AGEP,AGSSSS, mod.
presencial PRODES, Alta direcc del Est. y FP. No
contaban con registro y solo se realizó renovación el 26-
11-2012.
Para solicitar la renovación de
los registros calificados de los
programas la Instituciones de
Educación Superior deben
implementar 2 procesos de
autoevaluación, los cuales
fueron adelantados entre los
años 2011 y 2012, lo que
no permitió entregar la
documentación con la
debida antelación.
Política de Autoevaluación Implementación de la
política de
autoevaluación
Evaluación de la política
1
2013/11/01
2014/08/15
41
0%
0
0
0
SUBDIRECCION
ACADEMICA
52
12 02 001
Hallazgo No. 21 - 2012: Matrículas: No cumplió
las metas del POAI alumnos matriculados, meta 2012
de 2482 alumnos nuevos por semestre frente a 1986
cert.I sem con dif de 496 menos, en II sem 1974 cert
con dif.de 508 menos. Meta en el SISMEG 12425
alumnos mat.x sem.frenta a la meta alcanzada 11349
en I sem y 10841 en II sem, con dif. de 580 y 1534 alum.menos meta proyectada alcanzada
Incumplimiento de la meta Gestionar con la dependencia
respectiva la realización de
campañas publicitarias de
difusión y promoción de
programas
Realizar
seguimiento a
campañas publicitarias
de difusión
y promoción
Informes de seguimiento
4
2013/10/01
2014/08/15
45
0%
0
0
0
SUBDIRECCION
ACADEMICA
66
53
12 02 001
Hallazgo No. 21 - 2012: Matrículas: No cumplió
las metas del POAI alumnos matriculados, meta 2012
de 2482 alumnos nuevos por semestre frente a 1986
cert.I sem con dif de 496 menos, en II sem 1974 cert
con dif.de 508 menos. Meta en el SISMEG 12425
alumnos mat.x sem.frenta a la meta alcanzada 11349
en I sem y 10841 en II sem, con dif. de 580 y 1534 alum.menos meta proyectada alcanzada
Incumplimiento de la meta Gestionar con la dependencia
respectiva la realización de
campañas publicitarias de
difusión y promoción de
programas
Presentar solicitud y
contactar entidades
para suscribir
convenios y recibir
más funcionarios
Oficio solicitud
10
2013/10/01
2014/08/15
45
0%
0
0
0
SUBDIRECCION
ACADEMICA
54
12 02 001
Hallazgo No. 21 - 2012: Matrículas: No cumplió
las metas del POAI alumnos matriculados, meta 2012
de 2482 alumnos nuevos por semestre frente a 1986
cert.I sem con dif de 496 menos, en II sem 1974 cert
con dif.de 508 menos. Meta en el SISMEG 12425
alumnos mat.x sem.frenta a la meta alcanzada 11349
en I sem y 10841 en II sem, con dif. de 580 y 1534 alum.menos meta proyectada alcanzada
Incumplimiento de la meta Gestionar con la dependencia
respectiva la realización de
campañas publicitarias de
difusión y promoción de
programas
Presentar solicitud y
contactar entidades
para suscribir
convenios y abrir otros
programas
Oficio Solicitud
10
2013/10/01
2014/08/15
45
0%
0
0
0
SUBDIRECCION
ACADEMICA
55
12 02 001
Hallazgo No. 22 - 2012: Hallazgo No. 22 - 2012.
Incumplimiento de la meta del número de estudiantes
que fueron objeto de intercambio en el 2012,por
cuanto participaron en eventos internacionales y la
meta del POAI solamente reporta 28, esto demuestra
debilidades en la articulación de la información e
impacta negativamente la gestión misional de la ESAP
No son claras las variables de
la la formulación de los
indicadores
Actualizar el indicador basados
en el comportamiento histórico
del mismo y proyección de la
ESAP respecto al indicador,
basado en la normatividad
existente
Revisar la ficha
técnica del indicador
ficha técnica actualizada
1
2013/08/15
2013/11/30
15
0%
0
0
15
SUBDIRECCION
ACADEMICA
56
12 02 001
Hallazgo No. 22 - 2012: Hallazgo No. 22 - 2012. Incumplimiento de la meta del
número de estudiantes que fueron objeto de intercambio en el 2012,por cuanto
participaron en eventos internacionales y la meta del POAI solamente reporta 28,
esto demuestra debilidades en la articulación de la información e impacta
negativamente la gestión misional de la ESAP
No son
claras las
variables de
la la
formulación
de los
indicadores
Actualizar el indicador basados
en el comportamiento histórico
del mismo y proyección de la
ESAP respecto al indicador
Evaluar
el
comportamiento
actual del
indicador y
proyectar de
acuerdo a
la medición
objetiva del
indicador
r con meta numérica cua
1
2013/08/15
2013/12/15
17
0%
0
0
17
SUBDIRECCIO
N
ACADEMICA
57
12 02 003
Hallazgo No 23 - 2012: Incumplió en 24% la meta, la programada fue de 173 con
avance de 148, se evidencio 186 Mpios que cuentan con antena operaron en la
vigencia 131 Mpios y 55 no prestaron el servicio. al meta establecida de 240 puntos,
reflejan un avance de 213 se evidencia 226 antenas las cuales en 2012 activaron
167 quedando 61 puntos sin activación se incumplió en la meta un 30%
Falta de
Monitoreo y
seguimiento
del uso de
las antenas
satelitales
Realizar un Estudio que
permita establecer el nivel de
uso de las antenas Satelitales
donde se encuentren ubicadas
con el fin de ejecutar un plan
de reubicación de aquellas
antenas que se requieran.
Informe de
seguimiento y
monitoreo
trimestral del uso
de las antenas
satelitales
me de Seguimiento y mon
4
2013/08/12
2014/08/12
52
4
100%
52
0
0
SISTEMAS
El servicio no se debe
mostrar desde una
óptica de concurrencia
del 100% de antenas
conectadas, es decir
el propósito del
servicio
es no ingresar al
mismo tiempo sino que
de acuerdo a los
objetivos del evento se
tenga
una cobertura de
acuerdo a las
necesidades de
participación en
formación, para esta
matriz de
seguimiento es
necesario la
información del
software de digisat
58
12 02 003
Hallazgo No 23 - 2012: Incumplió en 24% la meta, la programada fue de 173 con
avance de 148, se evidencio 186 Mpios que cuentan con antena operaron en la
vigencia 131 Mpios y 55 no prestaron el servicio. al meta establecida de 240 puntos,
reflejan un avance de 213 se evidencia 226 antenas las cuales en 2012 activaron 167 quedando 61 puntos sin activación se incumplió en la meta un 30%
Falta de
Monitoreo y
seguimiento
del uso de
las antenas
satelitales
Realizar seguimiento y
monitoreo por los ingenieros de
las territoriales y la jurisdicción
correspondiente a cada
territorial, brindar soporte
técnico por la empresa de
Recursos tecnológicos ERT a
los puntos satelitales que lo
requieran
Informe de
seguimiento y
monitoreo
trimestral del uso
de las antenas
satelitales
me de Seguimiento y mon
4
2013/08/12
2014/08/12
52
4
100%
52
0
0
SISTEMAS se enviara
trimestralmente por
parte de los ingenieros
de territoriales
informes de visita de
seguimiento y
acompañamiento a
sede central para así
verificar la conexión
de todos los puntos
satelitales
59
12 02 003
Hallazgo No 23 - 2012: Incumplió en 24% la meta, la programada fue de 173 con
avance de 148, se evidencio 186 Mpios que cuentan con antena operaron en la
vigencia 131 Mpios y 55 no prestaron el servicio. al meta establecida de 240 puntos,
reflejan un avance de 213 se evidencia 226 antenas las cuales en 2012 activaron
167 quedando 61 puntos sin activación se incumplió en la meta un 30%
Falta de
Monitoreo y
seguimiento
del uso de
las antenas
satelitales
Establecer políticas y
protocolos cohesionados con
Alto Gobierno, Financiera,
proyección Institucional, para
establecer procedimientos e
instructivos que permitan la
difusión a través de diferentes
medios, que ilustren a los
municipios, gobernaciones y
demás responsables del uso
puntos satelitales, que faciliten
el uso técnico, de las antenas
junto con los procesos de capacitación
Realización de
políticas,
protocolos e
instructivos y
difundir mediante
el desarrollo de
un spot, mapa
interactivo e
instructivos de
uso del sistema
satelital en la
pagina web de la
esap
www.esap.edu.c
o
mplementación de Política
1
2013/08/12
2014/08/12
52
1
100%
52
0
0
SISTEMAS
67
60
12 02 003
Hallazgo Nro 24 - 2012: Se evidencia deficienciencias en la custodia y salvaguarde
de los bienes descritos en la clausula primera del contrato del contrato de comodatos
precario suscrito entre la ESAP y la respectiva alcaldía municipal, por cuanto en la
clausula tercera las obligaciones de las partes. Literal B
Falta de
seguimiento,
control y
supervisión
de los
bienes
entregados
en comodato
se realizara una política que
contemple un plan de
monitoreo y seguimiento frente
al uso y funcionamiento de las
antenas satelitales que sean
parte integral de los comodatos
Comodatos con
instructivos y
políticas de uso y
seguimiento al
funcionamiento
mplementación de Política
1
2013/08/12
2014/08/12
52
1
100%
52
0
0
SISTEMAS
61
19 07 003
Hallazgo No.25 - 2012: En la Cuenta Fiscal vigencia 2012 se evidenció falta de
información en el formato F11, Igualmente, en el formato F6 relacionado con
Indicadores de los proyectos, señalan 33 indicadores de EFICACIA, Al igual que en
el campo 12 "ATRIBUTOS" solo señala "Otros" Lo anterior, evidencia falta de diligencia y verificación en el reporte de información
RENDIDA
Falta de
información
en el
formato
F11,
relacionada
con el Plan
de Inversión
y ejecución
del Plan de
desarrollo
Nacional,
Capacitar en el uso del
aplicativo STORM USER de la
CGR que garantice el
adecuado reporte de la
información
Capacitación a los
usuarios
responsables en
el uso del
aplicativo
STORM USER
de la CGR
para reportar
en el sistema
SIRECI .
Capacitaciones
1
2013/10/01
2014/09/30
52
1
100%
52
0
0
PLANEACION
62
19 07 003
Hallazgo No.25 - 2012: En la Cuenta Fiscal vigencia 2012 se evidenció falta de
información en el formato F11, Igualmente, en el formato F6 relacionado con
Indicadores de los proyectos, señalan 33 indicadores de EFICACIA, Al igual que en
el campo 12 "ATRIBUTOS" solo señala "Otros" Lo anterior, por falta de diligencia y
verificación en la información en la Cuenta Fiscal rendida a la CGR.
en el
formato F6
relacionado
con
Indicadores
de los
proyectos,
señalan 33
indicadores
de
EFICACIA,
no obstante
mencionar
53
indicadores
de
Eficiencia,
Eficacia y
efectividad
en el formato
F11
Utilizar la matriz de indicadores
de la ESAP como fuente de
información única para el
diligenciamiento del formato
F6 y F11
Revisión y
actualización
matriz
indicadores
rabajo para revision y act
1
2013/08/01
2014/08/01
52
1
100%
52
0
0
PLANEACION -
una reunion
anual
63
12 02 100
Hallazgo No. 26 - 2012: Carnetización (D); En cumplimiento del Acuerdo 023 de
2005 en el que establece que "una vez matriculado por primera vez, el estudiante
recibirá el carné que lo acredita de la Institución" se observa que no se está
cumpliendo por cuanto a mayo de 2013 algunos estudiflntes matriculados en primer
semestre de 2013, no cuentan con el carné.
No se
programaron
las jornadas
de
carnetizació
n de acuerdo
al calendario
académico
Programar y difundir jornadas
para Carnetizar los
estudiantes del primer
semestre en cumplimiento de
las fechas del calendario
académico.
Realizar
jornadas de
carnetización
según
programación del
calendario
académico.
Jornadas
2
2013/08/12
2014/08/12
52
0%
0
0
0
SUBDIRECCIO
N
ACADEMICA
64
12 02 100
Hallazgo No. 26 - 2012: Carnetización (D); En cumplimiento del Acuerdo 023 de
2005 en el que establece que "una vez matriculado por primera vez, el
estudiante recibirá el carné que lo acredita de la Institución" se observa
que no se está cumpliendo por cuanto a mayo de 2013 algunos
estudiflntes matriculados en primer semestre de 2013, no cuentan con el
carné.
No se
programaron las
jornadas de
carnetización de
acuerdo al
calendario
académico
Programar y difundir jornadas
para Carnetizar los
estudiantes del primer semestre
en cumplimiento de las fechas
del calendario académico.
Publicar en la
pagina web y en
la cartelera , los
pasos a seguir
para el envío de
la información
para la expedición
del carnet, de
acuerdo al
calendario
académico.
Publicaciones
4
2013/08/12
2014/08/12
52
4
100%
52
0
0
SUBDIRECCION
ACADEMICA
65
12 02 003
Hallazgo No.27 -2012:
La ESAP efectuó nombramientos ordinarios para los cargos de
Director de las territoriales de Bolívar, Huila y Risaralda a cuatro
funcionarios de carrera administrativa, y simultáneamente les confirió
comisión de servicios.
Falta de
conocimiento
normativo sobre
las diferentes
situaciones
administrativas
que se surten
para los
empleados
públicos.
Verificación de situaciones
administrativas de los
funcionarios de la entidad
cuando surten cambios dentro
de la planta global.
Socialización de
las normas
particulares
expedidas por la
entidad sobre
sobre viáticos.
ionarios sobre las norma
1
2013/08/15
2014/01/15
22
0%
0
0
0
SUBDIRECCION
ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
66
12 02 003
HALLAZGO No. 28 - 2012: Viáticos y gastos de viaje (D-F-P) Territorial
Huila. Las legalizaciones de viáticos y gastos de viaje entregados en
desarrollo de las áreas misionales no están debidamente soportadas.
Deficiencias de
planeación y
supervisión,
desorden
administrativa,
falta de control en
los procesos de
legalización de
avances que
general
incertidumbre
respecto
cumplimiento de
las comisiones y a
la legalidad de la
documentación
presentada.
Cumplir lo señalado en el SGC
para la planeación, ejecución y
control de las comisiones
Instructivo DC-A-TH-08
1. Verificar y
legalizar
adecuadamente
las comisiones
de c viaticos
relacionados en
el hallazgo
ando los viaticos pendien
1
2013/08/12
2014/08/11
52
0%
0
0
0
TERRITORIAL HUILA
67
12 02 003
HALLAZGO No. 28 - 2012: Viáticos y gastos de viaje (D-F-P) Territorial
Huila. Las legalizaciones de viáticos y gastos de viaje entregados en
desarrollo de las áreas misionales no están debidamente soportadas.
Deficiencias de
planeación y
supervisión,
desorden
administrativa,
falta de control en
los procesos de
legalización de
avances que
general
incertidumbre
respecto
cumplimiento de
las comisiones y a
la legalidad de la
documentación
presentada.
Cumplir lo señalado en el SGC
para la planeación, ejecución y
control de las comisiones
Instructivo DC-A-TH-08
2. Socializar con
los coordinadores
de los
proyectos lo
señalado en el
DC- A-TH-08
Instructivo para la
autorización,
reconocimiento
y legalización
de comisiones
y ejercer
periódico control
a la
programación
establecida
verificando
el cumplimiento
de la
documentación
Capacitacion
3
2013/08/12
2014/08/11
52
2
67%
35
0
0
TERRITORIAL HUILA
se deberá hacer
seguimiento y control a
cada dependencia para
verificarcumplimineto
de la planeación anual
de comisiones.
68
12 02 003
HALLAZGO No. 28 - 2012: Viáticos y gastos de viaje (D-F-P) Territorial
Huila. Las legalizaciones de viáticos y gastos de viaje entregados en
desarrollo de las áreas misionales no están debidamente soportadas.
Deficiencias de
planeación y
supervisión,
desorden
administrativa,
falta de control en
los procesos de
legalización de
avances que
general
incertidumbre
respecto
cumplimiento de
las comisiones y a
la legalidad de la
documentación
presentada.
Cumplir lo señalado en el SGC
para la planeación, ejecución y
control de las
comisionesInstructivo DC-A-TH
08
3. Control
Mensual de
las areas
misionales de
la ejecucion de
las comisiones
otorgadas
dro de Control de Comisi
12
2013/08/12
2014/08/11
52
4
33%
17
0
0
TERRITORIAL HUILA
68
69
12 02 003
HALLAZGO No. 29- 2012: Comisión de servicios (D)Territorial Huila. La
Resolución número 0632 del 12/05/11, mediante la cual se confiere
comisión de servicios supera el término definido por el artículo 80 del Decreto 1950 de
1973
Error en la
Resolución N°
0632 de
2011/05/12
mediante la cual
se confiere
comisión de
servicios, supera
el termino
definido en el
articulo 80 del
Decreto 1950 de
1973.
Oficiar a la Sede central, para
indicar la necesidad de cumplir
con lo establecido en el
Decreto 1950 de 1973 y
fortalecer la cultura del auto
control.
1. Requerimiento
enviado a la Sede
Central
Comunicación
1
2013/08/12
2014/02/28
29
0%
0
0
0
TERRITORIAL HUILA
Hallazgo que
corresponde a
resoluciones comisión
emitido por la Sede
Central.
70
12 02 003
HALLAZGO No. 29- 2012: Comisión de servicios (D)Territorial Huila. La
Resolución número 0632 del 12/05/11, mediante la cual se confiere
comisión de servicios supera el término definido por el artículo 80 del Decreto 1950 de
1973
Error en la
Resolución N°
0632 de
2011/05/12
mediante la cual
se confiere
comisión de
servicios, supera
el termino
definido en el
articulo 80 del
Decreto 1950 de
1973.
Oficiar a la Sede central, para
indicar la necesidad de cumplir
con lo establecido en el
Decreto 1950 de 1973 y
fortalecer la cultura del auto
control.
2. Realizar
actividad que
promueva la
cultura del
autocontrol
Capacitacion
2
2013/08/12
2014/08/11
52
0%
0
0
0
TERRITORIAL HUILA
Hallazgo que
corresponde a
resoluciones comisión
emitido por la Sede
Central.
71
12 02 100
HALLAZGO No. 30 - 2012: Hojas de vida (D) Territorial Huila. Las hojas
de vida de los docentes que dictaron hora cátedra en los programas de
pregrado en APT y Tec. Ambiental, no se encuentran foliadas, ni
ordenadas cronológicamente, falta presentar la formación académica
relacionada, formato de clasificación de cátedra emitido por la ESAP,
Deficiencias y
desorganización
en los procesos
académicos que
impide verificar si
los docentes
vinculados y
clasificados
cumple los
requisitos
exigidos.
Efectuar revison de cada una
de las hojas de vida de los
docentes y organizar de
acuerdo a lo establecido en
Proceso de Gestion
Documental y TRD
1. Foliar y ordenar
las carpetas de
los docentes de
APT y Tec.
Ambiental y
diligenciar el
formato RE-A-
TH-
79 Check List
Hojas de Vida
Funcionarios
Expedida por la persona
1
2013/08/12
2014/08/11
52
0%
0
0
0
TERRITORIAL HUILA
72
18 02 002
Hallazgo No.31 - 2012:
Constitución de reservas presupuestales.
Las reservas
presupuestales no
atienden la
normatividad
vigente para su
constitución, no
tienen
justificación,
presentan faltas al
principio de
anualidad y
planeación
presupuestal.
Disponer internamente de los
actos administrativos para
socializarlos al interior de las
dependencias, tendientes a
evitar la constitución de las
reservas de apropiación.
Seguimiento a la
ejecución
presupuestal con
el fin de
verificar el
cumplimiento
de actividades
programadas
tanto en
funcionamiento
como en
inversión.
o. 2. Informes trimes
3
2013/08/15
2014/08/15
52
1
33%
17
0
0
SUBDIRECCION
ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
73
18 02 002
HALLAZGO No, 32 - 2012: Reservas presupuestales 2012 La causa,
deficiencias de
comunicación y
falta de
seguimiento y
monitoreo entre el
Nivel Central y la
Territorial frente
al manejo
presupuestal de
gastos y por ende,
la constitución de
reservas
presupuestales.
Identificaciòn inmediata de las
reservas 2012. a la fecha se
ha solucionado
el
100% lo
solicitado pro la
contraloria.
uestales vigencia 2012 d
1
2013/08/12
2014/08/12
52
1
100%
52
0
0
TERRITORIAL NORTE
DE SANTANDER
74
08 02 002
HALLAZGO No, 33 - 2012: Saldos de apropiación no comprometidos deficiencias de
comunicación y
falta de
mecanismos de
seguimiento y
monitoreo entre el
Nivel Central y
la Territorial para
direccionar los
reportes de
información
presupuestal
Revisar mensualmente la
ejecuciòn de cada una de las
areas en el formato establecido
por el nivel central.
se adopto el
formato de
seguimiento
mensual por
areas enviado por
la sede central
Informe mensual
1
2013/07/25
2013/12/31
23
0%
0
0
23
TERRITORIAL NORTE
DE SANTANDER
75
18 02 002
HALLAZGO No. 34 - 2012: Registros
obligaciones y pagos presupuestales Sede
Territorial Huila, Caquetá y Putumayo. Los
registros, obligaciones y pagos presupuestales, se
realizan a nombre de la ESAP por el valor global, debido a la inoperatividad del SIIF y que la mayoría de
las resoluciones de vinculación docente de preqrado y posgrado
Deficiencias en la
operatividad del SIIF que
impiden especificar las
prestaciones sociales, seguridad
social y aportes parafiscales
por cada docente.
Solicitar capacitacion al area de
presupuesto y contabilidad sobre el
ingreso de los Registros relacionados
con la nomina en el aplicativo SIIF.
Registrar la infomacion financiera
en forma detallada en el Aplicativo de
apoyo SEVEN, que nos permita llevar un
control detallado del gasto, por la nomina
y sus demas erogaciones.
1. Capacitacion
Registros de Asistencia
1
2013/08/12
2014/08/11
52
0%
0
0
0
TERRITORIAL HUILA
76
18 02 002
HALLAZGO No. 34 - 2012: Registros
obligaciones y pagos presupuestales Sede
Territorial Huila, Caquetá y Putumayo. Los
registros, obligaciones y pagos presupuestales, se
realizan a nombre de la ESAP por el valor global, debido a la inoperatividad del SIIF y que la mayoría de
las resoluciones de vinculación docente de preqrado y posgrado
Deficiencias en la
operatividad del SIIF que
impiden especificar las
prestaciones sociales, seguridad
social y aportes parafiscales
por cada docente.
Solicitar capacitacion al area de
presupuesto y contabilidad sobre el
ingreso de los Registros relacionados
con la nomina en el aplicativo SIIF.
Registrar la infomacion financiera
en forma detallada en el Aplicativo de
apoyo SEVEN, que nos permita llevar un
control detallado del gasto, por la nomina
y sus demas erogaciones.
2. Registrar la
informacion en forma
detallada en el aplicativo
de informacion finnaciera
SEVEN
probante Contable de No
12
2013/08/12
2014/08/11
52
0%
0
0
0
TERRITORIAL HUILA
69
77
18 02 002
HALLAZGO No. 35 - 2012: Certificados de
disponibilidad presupuestal Sede Territorial
Huila, Caquetá y Putumayo (D).
Certificados de disponibilidad presupuestal
Sede Territorial Huila, Caquetá y Putumayo (D)
Deficiencias en los procesos
de vinculación docente, falta de
procedimiento para la anulación
de registros (RP -CDP), de
control en la elaboración y
modificación de vinculación
docente y en el manejo de
presupuesto.
Coordinar entre el area acdemica,
administrativa y financiera la proyeccion
de las resoluciones de vinculacion, con
el fin de determinar el valor total de
estos pagos. Realizar una matriz en el area
presupuestal donde se registre la
informacion de los CDP y RP
asignados a cada Resolucion y SIIF
1. Realizar la proyeccion de
las resluciones de
vinculacion.
royeccion de Resolucion
3
2013/08/12
2014/08/11
52
0%
0
0
0
TERRITORIAL HUILA
.
78
18 02 002
HALLAZGO No. 35 - 2012: Certificados de
disponibilidad presupuestal Sede Territorial
Huila, Caquetá y Putumayo (D).
Certificados de disponibilidad presupuestal
Sede Territorial Huila, Caquetá y Putumayo (D)
Deficiencias en los procesos
de vinculación docente, falta de
procedimiento para la anulación
de registros (RP -CDP), de
control en la elaboración y
modificación de vinculación
docente y en el manejo de
presupuesto.
Coordinar entre el area acdemica,
administrativa y financiera la proyeccion
de las resoluciones de vinculacion, con
el fin de determinar el valor total de
estos pagos. Realizar una matriz en el area
presupuestal donde se registre la
informacion de los CDP y RP
asignados a cada Resolucion y SIIF
2. Realizar Matriz Cruce
presupuestal con
resoluciones y SIIF
Matriz
3
2013/08/12
2014/08/11
52
0%
0
0
0
TERRITORIAL HUILA
79
18 02 002
HALLAZGO No. 35 - 2012: Certificados de
disponibilidad presupuestal Sede Territorial
Huila, Caquetá y Putumayo (D).
Certificados de disponibilidad presupuestal
Sede Territorial Huila, Caquetá y Putumayo (D)
Deficiencias en los procesos
de vinculación docente, falta de
procedimiento para la anulación
de registros (RP -CDP), de
control en la elaboración y
modificación de vinculación
docente y en el manejo de
presupuesto.
Coordinar entre el area acdemica,
administrativa y financiera la proyeccion
de las resoluciones de vinculacion, con
el fin de determinar el valor total de
estos pagos. Realizar una matriz en el area
presupuestal donde se registre la
informacion de los CDP y RP
asignados a cada Resolucion y SIIF
3. Capacitacion a los
lideres de los procesos
misionales del
Procedimiento Cadena
Presupuestal de
Egresos
Capacitacion
2
2013/08/12
2014/08/11
52
0%
0
0
0
TERRITORIAL HUILA
80
18 02 002
HALLAZGO No. 36 - 2012: Registros
presupuestales sede Territorial Huila, Caquetá y
Putumayo (D). Los registros presupuestales de las
resoluciones de vinculación a docentes por hora cátedra para pregrado y postgrado de acuerdo con la relación de registros
presupuestales del Sistema Integrado de información financiera SIIF
Falta de control en la expedición
de registros presupuestales sin
haber elaborado y/o modificado
las resoluciones después de
expedido el RP
Coordinar entre el area acdemica,
administrativa y financiera la proyeccion
de las resoluciones de vinculacion, con
el fin de determinar el valor total de
estos pagos. Realizar una matriz en el area
presupuestal donde se registre la
informacion de los CDP y RP
asignados a cada Resolucion y SIIF
1. Realizar la proyeccion de
las resluciones de
vinculacion.
royeccion de Resolucion
3
2013/08/12
2014/08/11
52
0%
0
0
0
TERRITORIAL HUILA
81
18 02 002
HALLAZGO No. 36 - 2012: Registros
presupuestales sede Territorial Huila, Caquetá y
Putumayo (D). Los registros presupuestales de las
resoluciones de vinculación a docentes por hora cátedra para pregrado y postgrado de acuerdo con la relación de registros
presupuestales del Sistema Integrado de información financiera SIIF
Falta de control en la expedición
de registros presupuestales sin
haber elaborado y/o modificado
las resoluciones después de
expedido el RP
Coordinar entre el area acdemica,
administrativa y financiera la proyeccion
de las resoluciones de vinculacion, con
el fin de determinar el valor total de
estos pagos. Realizar una matriz en el area
presupuestal donde se registre la
informacion de los CDP y RP
asignados a cada Resolucion y SIIF
2. Realizar Matriz Cruce
presupuestal con
resoluciones y SIIF
Matriz
3
2013/08/12
2014/08/11
52
0%
0
0
0
TERRITORIAL HUILA
82
18 02 002
HALLAZGO No. 37 - 2012: Incorporación presupuestal de ingresos sede Territorial
Huila, Caquetá y Putumayo (D). La ejecución presupuestal de gastos de la vigencia
2012 por $2.876 millones, es
superior en $26
millones respecto a
las transferencias
efectuadas por el
nivel central por
$2.850 millones, en
razón a que los
ingresos recaudados
por la Territorial
Deficiencias en la incorporación de ingresos en el
presupuesto del nivel central
Regsistrar los ingresos
que nos consignen en la
Territorial presupuesto de
Ingresos de la ESAP,
siguiendo el
procedimiento que nos
explico el area de
Tesoreria de la Sede
Central
1. Registro de
Ingresos Mensuales
Reporte SIIF
12
2013/08/12
2014/08/11
52
0%
0
0
0
TERRITORIAL HUILA
70
83
18 01 004
Hallazgo No. 38 - 2012:
Conciliaciones Bancarias (D)
Falla en la implementación del botón de pagos, para la
subida masiva de los ingresos a nivel nacional, desde el año
2009.
Cumplimiento
Resolución 357 de 2008,
El numeral 3.8 - Elaborar
las correspondientes
conciliaciones bancarias.
1. Unificación y
producción
aplicativo
complementario - Of.
Sistemas.
2. Sistematización
conciliaciones bancarias
(ítems innumerables)-Of.
Sistemas/Contabilid ad.
3. Registro oportuno
Ingresos / Tesorería.
4. Entrega oportuna
confiable libros auxiliares
bancos - Tesorería
5. Entrega oportuna
extractos bancarios
Tesorería
6. Elaboración
conciliaciones bancarias-
Contabilidad.
Conciliaciones bancarias.
36
2013/08/15
2014/08/15
52
4
11%
6
0
0
SUBDIRECCION
ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA Actividades de
difícil cumplimiento en el
tiempo establecido, teniendo
en cuenta que es un hallazgo
de vigencias anteriores
que involucran varios
procesos y áreas de la
entidad.
El número de
conciliaciones corresponde
a las 3 cuentas que tiene la
entidad con el Banco
Davivienda.
84
18 01 002
Hallazgo 39 - 2012:
Aportes sobre la Nómina: Ley 21 de 1982.
1. No utilización aplicativo SEVEN, años 2003-
2011.
2. Puesta en producción del SIIF NACIÓN II vigencia
2012, ha implicado cambios improvisados sin prevención
pruebas suficientes/pertinentes para la sustitución y control
del software complementario (Decir. 2674/12).
3. No producción del Gestasof entre las áreas
Contabilidad y Cartera.
1. Cumplimiento Resolución
357 de 2008, los
numerales 3.4 y 3.7.
2. Elaborar la
correspondiente
conciliación de la
información entre los
grupos de cartera y
contabilidad que permita
la depuración.
Actualización
contable
permanente y continuada
con el grupo de Recaudo
y Cartera de la
información que
acreditan el derecho
cierto (Claro,
expreso y exigible).
ros, suministrado por el á
3
2013/08/15
2014/08/15
52
0%
0
0
0
SUBDIRECCION
ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA Actividades de
difícil cumplimiento en el
tiempo establecido, teniendo
en cuenta que es un hallazgo
de vigencias anteriores
que involucran procesos
varios procesos y diferentes
áreas de la entidad.
85
18 01 002
Hallazgo No. 40 - 2012 - SAF:
Deudores por Servicios Educativos (D)
1. No utilización aplicativo SEVEN, años 2003-
2011.
2. Puesta en producción del SIIF NACIÓN II vigencia
2012, ha implicado cambios improvisados sin prevención
pruebas suficientes/pertinentes para la sustitución y control
del software complementario (Decr. 2674/12).
3. No producción del Gestasof entre las áreas
Contabilidad y Cartera.
1. Cumplimiento Resolución
357 de 2008, los
numerales 3.4 y 3.7.
2. Elaborar la
correspondiente
conciliación de la
información entre los
grupos de cartera y
contabilidad que permita
la depuración.
Actualización
contable
permanente y continuada
con el grupo de Recaudo
y Cartera de la
información que
acreditan el derecho
cierto (Claro,
expreso y exigible).
ros, suministrado por el á
3
2013/08/15
2014/08/15
52
0%
0
0
0
SUBDIRECCION
ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA Actividades de
difícil cumplimiento en el
tiempo establecido, teniendo
en cuenta que es un hallazgo
de vigencias anteriores
que involucran varios
procesos y áreas de la
entidad.
86
18 01 002
HALLAZGO No. 40 - 2012: Deudores por Servicios Educativos (D). Deudores por
Servicios Educativos (D)
1. La no utilización del aplicativo SEVEN, información 2003-
2011.
2. La puesta en Producción del SIIF NACIÓN II para la
vigencia 2012, que ha implicado una serie de cambios
improvisados sin haber prevenido las pruebas suficientes y
pertinentes para la sustitución y control del software
complementario (Decr.
2674/12).
3. No producción del Gestasof entre las áreas
Contabilidad y Cartera.
Cumplimiento
Resolución 357 de 2008,
El numerales 3.4 y
3.7 - Elaborar las
correspondiente
conciliación de la
información entre las
áreas de Cartera y
contabilidad que permita
la depuración.
Actualización
contable
permanente y continuada
con el área de Recaudo y
Cartera, de la
información que
acreditan el derecho
cierto (Claro,
expreso y exigible).
ros, suministrado por el á
3
2013/08/15
2014/08/15
52
0%
0
0
0
SUBDIRECCION
ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA Actividades de
difícil cumplimiento en el
tiempo establecido, teniendo
en cuenta que es un hallazgo
de vigencias anteriores
que involucran procesos
varios procesos y diferentes
áreas de la entidad.
87
18 01 002
HALLAZGO No. 40 - 2012: Deudores por Servicios Educativos (D). Deudores por
Servicios Educativos (D)
Falta de control de cartera, desactualización de los sistemas
de información implementados y el inadecuado registro
contable por tercero
Conciliacion y
depuracion de la
informacion en la
cuentas 1407 y 1480 y la
implemtnacion del
aplicativo GESTASOFT,
que nos permita llevar un
control detallado por
tercero
1. Conciliacion y
depuracion de la
informacion en la
cuentas 1407 y
1480
Cuentas Conciliadas
2
2013/08/12
2014/08/11
52
0%
0
0
0
TERRITORIAL HUILA
88
18 01 002
HALLAZGO No. 40 - 2012: Deudores por Servicios Educativos (D). Deudores por
Servicios Educativos (D)
Falta de control de cartera, desactualización de los sistemas
de información implementados y el inadecuado registro
contable por tercero
Conciliacion y
depuracion de la
informacion en la
cuentas 1407 y 1480 y la
implemtnacion del
aplicativo GESTASOFT,
que nos permita llevar un
control detallado por
tercero
2. Implementacion del
aplicativo GESTASOFT,
que nos permita llevar
un control detallado por
tercero
nformacion GESTASOFT
1
2013/08/12
2014/08/11
52
0%
0
0
0
TERRITORIAL HUILA
71
89
18 01 002
Hallazgo No.41: 201|2:
Avances y anticipos entregados (D)
1. Falta de Depuración en las cuentas 1420.
2. La puesta en Producción del
SIIF NACIÓN II para la
vigencia 2012, registro de
comprobantes globales a un
tercero.
3. No producción del Gestasof entre las áreas.
Cumplimiento
Resolución 357 de
2008, El
numerales 3.4 y
3.7 - Determinar
saldos reales en los
Estados
Financieros.
1. Contable: permanente revisión y
análisis de las legalizaciones de los
convenios, con el fin de reflejarlos en los
Estados Financieros de acuerdo a
la ejecución administrativa y financiera.
2. Supervisores: entreguen oportunamente
las legalizaciones.
3. Jurídica: realice seguimiento a cada
convenio, analizar las situaciones y
establecer comunicación entre las partes.
ejecuciones financieras d
5
2013/08/15
2014/08/15
52
1
20%
10
0
0
SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA Se debe tener en cuenta
que se requiere de la oportunidad en la
información entregada por los
supervisores de los contratos.
90
18 01 002
Hallazgo No. 42 - 2012 :
Recursos Entregados en Administración (D)
1. Falta de Depuración en las cuentas 142402.
2. La puesta en Producción del
SIIF NACIÓN II para la
vigencia 2012, registro de
comprobantes globales a un
tercero.
3. No producción del Gestasof entre las áreas.
Cumplimiento
Resolución 357 de
2008, El
numerales 3.4 y
3.7 - Determinar
saldos reales en los
Estados
Financieros.
1. Contable: permanente revisión y
análisis de las legalizaciones de los
convenios, con el fin de reflejarlos en los
Estados Financieros de acuerdo a
la ejecución administrativa y financiera.
2. Supervisores: entreguen oportunamente
las legalizaciones.
3. Jurídica: realice seguimiento a cada
convenio, analizar las situaciones y
establecer comunicación entre las partes.
ejecuciones financieras d
5
2014/02/15
2014/08/15
26
1
20%
5
0
0
SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA Actividades de difícil
cumplimiento en el tiempo establecido,
teniendo en cuenta que es un hallazgo de
vigencias anteriores
que involucran varios procesos y áreas
de la entidad.
La unidad de medida corresponde al
número de informes de avance.
91
18 01 002
Hallazgo No. 43 - 2012:
Devolución IVA para entidades de educación superior (D)
1. La no utilización del aplicativo
SEVEN, información 2003-2011.
2. La puesta en Producción del
SIIF NACIÓN II para la vigencia
2012, sin la parametrización de la
cuenta 147066.
3. No producción del Gestasof entre las áreas.
Cumplimiento
Resolución 357 de
2008, El
numerales 3.4 y
3.7 - Determinar
saldos reales en los
Estados
Financieros.
Realizar
permanente revisión y análisis del informe
presentado a la DIAN Vs SIIF desde la
implementación del SIIF, con el fin de reflejar
los saldos reales en los Estados
Financieros.
stes, frente lo registrado
4
2013/08/15
2014/08/15
52
0%
0
0
0
SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
72
92
18 01 002
HALLAZGO No, 44 -
2012: Incertidumbre
subcuenta 147509 Deudas
de difícil recaudo prestación
de servicios (Obs. No. 5)
Ausencia de gestiones
admiistrativas de cobro y falta
de procedimientos adecuados
para determinar dichas deudas
pendientes.
Realizar la
identificaciòn
individual de la
cartera existente.
Para la realizaciòn de las actividades se
acordo el ste cronograma: 1, Agosto,
septiembre, octubre: identificación de
deudores
2 Noviembre, diciembre: análisis y depuración
individual
3 Enero, febrero, marzo14: ajustes etapa 1,
cobro persuasivo
4 Abril, mayo, junio: Ajustes definitivos, cobro
coactivo
Informe trimestral
4
2013/08/12
2014/06/15
44
1
25%
11
0
0
TERRITORIAL NORTE DE SANTANDER
93
18 01 002
Hallazgo No.45 - 2012:
Amortizaciones otros activos (D)
1. Falta de Depuración
de la cuenta de otros
activos.
2. La puesta en
Producción del SIIF
NACIÓN II, con registro de
comprobantes globales.
3. No producción del Gestasof entre las áreas.
4. No se evidencian
soportes de operaciones
con afectación contable
(Archivo).
Aplicación de los
procedimientos contables
establecidos del Plan General
Contable Público.
1. Conciliación de
las cuentas contables con las áreas de
Infraestructura e Inventarios.
2. Realización de los ajustes
necesarios.
nce sobre el análisis, dep
4
2013/08/15
2014/08/15
52
0%
0
0
0
SUBDIRECCION
ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
94
18 01 002
Hallazgo No. 46 - 2012:
Obras y mejoras en propiedad ajena (D)
1. Falta de Depuración de la cuenta cantable 1915.
2. La puesta en
Producción del SIIF
NACIÓN II, con registro de
comprobantes globales.
3. No producción del Gestasof.
4. No se evidencian
soportes de operaciones
con afectación contable
(Archivo).
Aplicación del Régimen de
Contabilidad Pública en el
Numeral 197.
Solicitud de informes de avance a
las territoriales Cauca y en Norte de
Santander
nce sobre el análisis, dep
4
2013/08/15
2014/08/15
52
0%
0
0
0
SUBDIRECCION
ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
95
18 01 002
Hallazgo No. 47 - 2012 - SAF:
Incertidumbre sobre valor de los bienes inmuebles - Cuenta: Propiedades, Planta y
Equipo cierre 2012.
1. Desactualización valor
de los bienes inmuebles de
la entidad.
2. Informes desactualizados de los bienes muebles.
1. Seguimiento convenio
suscrito con el IGAC para
avalúo de los predios de la
ESAP.
2. Conciliación de cuentas
propiedad, planta y equipo con
información actualizada del
valor de los bienes muebles.
Presentar los informes
de actualización requeridos por el
grupo de gestión contable,
que permitan realizar los ajustes
contables correspondiente al valor
de los bienes muebles e
inmuebles de la ESAP.
actualización del valor d
17
2013/08/15
2014/08/15
52
14
82%
43
0
0
SUBDIRECCION
ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
96
18 01 002
HALLAZGO No. 47 - 2012:
Propiedades, planta y equipo (D-PAS).
Se evidenciaron bienes devolutivos correspondientes a la sala interactiva o inteligente de los cuales se
desconoce el valor, donados por
la organización NUFFIC, fueron
recibidos en noviembre y
diciembre de 2012 y no han sido
incorporados a los inventarios ni
registrados contablemente,
Falta de procesos oportunos
de conciliación de
información entre las áreas
para que la contabilidad
refleje la realidad de la
entidad de manera
confiable
Ingresar Contablemente los
bienes muebles en el aplicativo
de Informacion Finaciera SIIF y
conciliar con el ingreso que
hace la sede central de estos
bienes en el aplicativo de
apoyo SEVEN (modulo de
inventarios)
1. Ingresar Contablemente
los bienes muebles en el aplicativo
de Informacion Finaciera SIIF
e Ingreso de los bienes Pr
1
2013/08/12
2014/08/11
52
1
100%
52
0
0
TERRITORIAL HUILA
97
18 01 002
HALLAZGO No. 47 - 2012:
Propiedades, planta y equipo (D-PAS).
Se evidenciaron bienes devolutivos correspondientes a la sala interactiva o inteligente de los cuales se
desconoce el valor, donados por
la organización NUFFIC, fueron
recibidos en noviembre y
diciembre de 2012 y no han sido
incorporados a los inventarios ni
registrados contablemente,
Falta de procesos oportunos
de conciliación de
información entre las áreas
para que la contabilidad
refleje la realidad de la
entidad de manera
confiable
Ingresar Contablemente los
bienes muebles en el aplicativo
de Informacion Finaciera SIIF y
conciliar con el ingreso que
hace la sede central de estos
bienes en el aplicativo de
apoyo SEVEN (modulo de
inventarios)
2. Conciliar con el ingreso que hace la
sede central de estos bienes en el
aplicativo de apoyo SEVEN (modulo
de inventarios)
o NUFFIC, al Modulo de I
1
2013/08/12
2014/08/11
52
1
100%
52
0
0
TERRITORIAL HUILA
73
98
18 01 002
Hallazgo No. 48 - 2012: se evidencias
inconsistencias y falta de control
interno contable sobre la informacion
real de los procesos judiciales, asi
como la falta de depuracion y
conciliacion de la informacion entre las
areas involucradas.
Deficiencia en la debida
articulacion y flujo de
informacion entre la oficina
juridica y el área contable
realizar mesas de trabajo entre
las areas involucradas con el
fin de establecer la informacion
necesaria de carácter litiliosa
con el proposito de realizar los
registros contables necesarios.
La Oficina Asesora Jurídica
consolidará la información litigiosa y
conciliaciones de las 15 Territoriales,
la cual se reportará trimestralmente al
área contable.
Informe Trimestral
4
2013/08/29
2014/08/28
52
4
100%
52
0
0
JURIDICA
99
18 01 002
Hallazgo No. 49 - 2012:
Saldos de Naturaleza Contraria (D)
1. La no utilización del
aplicativo SEVEN,
información 2003-2011.
2. La puesta en
Producción del SIIF
NACIÓN II para la
vigencia 2012, con
registro de comprobantes
globales.
3. No producción del Gestasof entre las áreas.
Cumplimiento Resolución 357
de 2008, El numerales 3.4 y
3.7 - Determinar saldos reales
en los Estados Financieros.
Realizar
permanente revisión y análisis de los
terceros de las cuentas 2401,2403,
2425, 2460, con el fin de reflejar los
saldos reales en los Estados
Financieros.
nce sobre el análisis, dep
4
2013/08/15
2014/08/15
52
0%
0
0
0
SUBDIRECCION
ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA Actividades de difícil
cumplimiento en el tiempo
establecido, teniendo en cuenta
que es un hallazgo de vigencias
anteriores
que involucran procesos varios
procesos y diferentes áreas de la
entidad.
100
18 01 100
Hallazgo No.50 - 2012:
Depuración y conciliación permanente de la información (D)
1. No del aplicativo SEVEN, información 2003-
2011.
2. La puesta en
Producción del SIIF
NACIÓN II, con registro de
comprobantes globales.
3. No producción del Gestasof entre las áreas
Contabilidad y Cartera.
4. No se evidencian
soportes de operaciones
con afectación contable
(Archivo).
Cumplimiento Resolución 357
de 2008, El numeral 3.8 -
Determinar saldos reales en los
Estados Financieros.
Realizar permanente
revisión, análisis y sus
respectivos soportes de las
cuentas de Bancos, Deudores,
Propiedad Planta y Equipo,
Otros Activos, Pasivos Estimados,
Otros. Pasivos, entre otros que
afectan la razonabilidad de la
información financiera.
nce sobre el análisis, dep
2
2013/08/15
2014/08/15
52
0%
0
0
0
SUBDIRECCION
ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA Actividades de difícil
cumplimiento en el tiempo
establecido, teniendo en cuenta
que es un hallazgo de vigencias
anteriores
que involucran procesos varios
procesos y diferentes áreas de
la entidad.
101
18 01 100
Hallazgo No. 51 - 2012:
Manuales de Políticas contables, procedimientos y funciones (D)
La puesta en Producción del SIIF NACIÓN II para la vigencia
2012, que ha implicado una serie de cambios improvisados sin
haber prevenido las pruebas suficientes y pertinentes para la
sustitución y control del software complementario (Decr.
2674/12).
Cumplimiento Resolución
357 de 2008, El numeral
3.2 - Manuales de políticas
contables, procedimientos
y funciones.
Planeación: Incorporar
e implementar procedimientos
a nivel Nacional- Gestión
de calidad.
Contable: Procedimientos
SIIF, Régimen
Contabilidad
Pública y
Procedimientos cuando
se encuentre en
producción el aplicativo
complementario.
trol interno contable. 2. Cr
8
2013/08/15
2014/08/15
52
0%
0
0
0
SUBDIRECCION
ADMINISTRATIVA
Y FINANCIERA 8
Documentos
a entregar.
74
102
18 01 100
Hallazgo No. 52 - 2012 Informe
Anual Evaluación Control Interno
Contable. La evaluación resultó
rango"adecuado", significa que el
sistema garantiza confiabilidad de
información y los controles al
proceso contable son efectivos.La
calificación reportada en el CHIP
no es concordante con la
realidad de la ESAP y con
hallazgos reflejados en Informes
de OCI, auditorías realizadas
2012.
Las preguntas elaboradas en la Evaluación Control Interno
Contable, no se encuentran enfocadas a reflejar la realidad
financiera de la entidad, ya que solo indaga por si existen o no
los procedimientos.
Verificar en conjunto con
los responsables del sistema
de Control Interno Contable si
los procedimientos adoptados
están operando, están
acordes a las necesidades
de la entidad, son eficientes y
eficaces y son los
adecuados para respaldar la
razonabilidad de la cifras.
Antes de evaluar la vigencia
2013, se debe realizar una
encuesta donde se mida la
eficiencia y eficacia de
los procedimientos de Control
Interno Contable establecidos y
si los mismos están
actualizados en el sistema
de gestión de
calidad, conforme a la
realidad de la entidad.
igencia 2013, soportado c
1
2013/09/01
2014/04/30
34
0%
0
0
0
OFICINA DE
CONTROL
INTERNO
103
18 01 100
HALLAZGO No. 53 Informe Control Interno Contable - Sede Territorial Norte de
Santander (D)
Falta de mecanismo de seguimiento y monitoreo inadecuado
en los procedimientos frente a los seguimientos de registros
contables en los reportes de informaciòn generando
inefectividad de las acciones de control.
Fortalecer los mecanismos de
control de registros contables
mediante la verificaciòn de la
existencia de deudores que
superen la cuantìa de 5
salarios mìnimos legales
vigentes y mora de 6 meses
Realizar un informe trimestral
de control para verificar la
existencia de deudores .
Informe trimestral
4
2013/08/12
2014/08/12
52
0%
0
0
0
TERRITORIAL
NORTE DE
SANTANDER
104
18 01 100
HALLAZGO No. 54 - 2012:
Documentos soportes ajustes
contables - Sede Territorial Huila,
Caquetá y Putumayo (D). Se
realizan ajustes contables en los
sistemas SIIF y SEVEN afectando
cuentas por valores globales y al tercero genérico 99999999 o con el tercero de
correspondiente al NIT de ESAP
813006956, los cuales no se dejan
impresos con sus respectivos
soportes
La complejidad en la realizacion de ajustes manuales en el
aplicativo SIIF, para el regitro en las cuentaas de Bancos,
Deudores, Inventarios, hace que se registren partidas
globales con el Nit de la Territorial y no en forma detallada,
porque el SIIF solo esta desarrollado para detallar el pasivo y el
gasto. no se imprime porque los comprobantes se pueden
consultar
Realizar los registros en el
aplicativo de apoyo
SEVEN con sus respectivos
soportes, para que cuentas
que no esten parametrizdas
automaticamente para que
realicen un registro detallados
por terceros, se puedan
actualizar y tener un control
detallado en el aplicativo de
apoyo, que nos permita
subir manualmente al
SIIF informacion confiable.
1. Registrar la
informacion en forma
detallada en el aplicativo
de informacion financiera
SEVEN
rceros y Reporte de Sald
12
2013/08/12
2014/08/11
52
0%
0
0
0
TERRITORIAL HUILA
105
18 01 100
HALLAZGO No. 54 - 2012:
Documentos soportes ajustes
contables - Sede Territorial Huila,
Caquetá y Putumayo (D). Se
realizan ajustes contables en los
sistemas SIIF y SEVEN afectando
cuentas por valores globales y al tercero genérico 99999999 o con el tercero de
correspondiente al NIT de ESAP
813006956, los cuales no se dejan
impresos con sus respectivos
soportes
La complejidad en la realizacion de ajustes manuales en el
aplicativo SIIF, para el regitro en las cuentaas de Bancos,
Deudores, Inventarios, hace que se registren partidas
globales con el Nit de la Territorial y no en forma detallada,
porque el SIIF solo esta desarrollado para detallar el pasivo y el
gasto. no se imprime porque los comprobantes se pueden
consultar
Realizar los registros en el
aplicativo de apoyo
SEVEN con sus respectivos
soportes, para que cuentas
que no esten parametrizdas
automaticamente para que
realicen un registro detallados
por terceros, se puedan
actualizar y tener un control
detallado en el aplicativo de
apoyo, que nos permita
subir manualmente al
SIIF informacion confiable.
Solicitud de Capacitación en la
Sede Central (ajustes
contables- SIIF)
Capacitacion
1
2013/08/12
2014/08/11
52
0%
0
0
0
TERRITORIAL HUILA
106
18 01 100
HALLAZGO No. 55 - 2012: Avances
viáticos y gastos de viaje - - Sede
Territorial Huila, Caquetá y Putumayo
(D). Los avances para viáticos y
gastos de viaje que para la vigencia
2012 ascendieron a $504 millones, se registraron contablemente directamente al gasto debiéndose
afectar al momento de su
entrega la cuenta contable
142011-avances para
viáticos y gastos de viaje
Deficiencia en la parametrizacion del sistema SIIF que no
permitia dar cumplimiento del PGCP, debido a que no
podian registrar anticipos, si no que todo que el sistema lo
mandaba directamente al gasto en el grupo 52
Dar eficiente aplicabilidad al
SIIF, debido a que se
soluciono por parte del
MinHacienda esta deficiencia
siendo posible registrar los
anticipos en las cuentas
correspondientes.
1. Ingresar la
informacion en la cuenta
correspondiente
ado en el Reporte mensu
12
2013/08/12
2014/08/11
52
0%
0
0
0
TERRITORIAL HUILA
107
18 01 100
HALLAZGO No. 56 - 2012: Legalización de
avances para viáticos y gastos de viaje - Sede
Territorial Huila, Caquetá y Putumayo (D). Los
avances para viáticos y gastos de viaje en su
mayoría no se legalizan oportunamente, es así como en enero de 2013 se realizaron reintegros por $4.9
millones de avances cuyos plazos ya estaban vencidos.
Falta de control y
seguimiento efectivo
por parte de las
areas en el
cumplimiento de los
cinco (5) días hábiles
para la legalizacion
de la comisión.
Dar cumplimiento a los instructivos y
procedimientos de SGC (DC-A.TH-08) 1. Socializar con los
coordinadores de los
proyectos lo señalado en el
DC- A-TH-08 Instructivo
para la autorización,
reconocimiento y
legalización de comisiones,
con el fin de que estos
retroalimenten con sus
equipos de trabajo
Capacitacion
1
2013/08/12
2014/08/11
52
0%
0
0
0
TERRITORIAL HUILA
75
108
18 01 100
HALLAZGO No. 56 - 2012: Legalización de
avances para viáticos y gastos de viaje - Sede
Territorial Huila, Caquetá y Putumayo (D). Los
avances para viáticos y gastos de viaje en su
mayoría no se legalizan oportunamente, es así como en enero de 2013 se realizaron reintegros por $4.9
millones de avances cuyos plazos ya estaban vencidos.
Falta de control y
seguimiento efectivo
por parte de las
areas en el
cumplimiento de los
cinco (5) días hábiles
para la legalizacion
de la comisión.
Dar cumplimiento a los instructivos y
procedimientos de SGC (DC-A.TH-08)
2. No autorizar por
parte de los coordinadores
de procesos
misionales, comisiones
hasta tanto no legalicen
sus anticipos.
dro de Control de Comisi
1
2013/08/12
2014/08/11
52
0%
0
0
0
TERRITORIAL HUILA
109
18 01 100
HALLAZGO No. 57 - 2012: Venta de Vehículo - Sede Territorial Huila, Caquetá y
Putumayo (D). La camioneta Mazda Placas IBT 148 se vendió, por un valor neto de
$14.2 millones, se consignó en la cta. de ahorros de Bco. Popular NO.220080720139
ESAP NIT 899.999.054-7 Nivel central,
contablemente en la subcuenta 290580-
recaudos por clasificar
Falta de
comunicación entre
las dependencias y
de control en los
ajustes contables
que conlleva a que la
información no sea
consistente.
Informar a la Sede Central y elaborar una
circular donde se establezca el obligatorio
cumplimiento de informar y remitir los
soportes del ingreso de bienes muebles e
inmuebles en la Territorial, al igual que el
envio mensual detallado de los informes de
los inventarios y de esta manera registrar
oportunamente la informacion confiable con
soportes en el aplicativo SIIF.
1. Comunicación a la
Sede Central con todos los
soportes para el ingreso
Comunicación
1
2013/08/12
2014/08/11
52
0%
0
0
0
TERRITORIAL HUILA
110
18 01 100
HALLAZGO No. 57 - 2012: Venta de Vehículo - Sede Territorial Huila, Caquetá y
Putumayo (D). La camioneta Mazda Placas IBT 148 se vendió, por un valor neto de
$14.2 millones, se consignó en la cta. de ahorros de Bco. Popular NO.220080720139
ESAP NIT 899.999.054-7 Nivel central,
contablemente en la subcuenta 290580-
recaudos por clasificar
Falta de
comunicación entre
las dependencias y
de control en los
ajustes contables
que conlleva a que la
información no sea
consistente.
Informar a la Sede Central y elaborar una
circular donde se establezca el obligatorio
cumplimiento de informar y remitir los
soportes del ingreso de bienes muebles e
inmuebles en la Territorial, al igual que el
envio mensual detallado de los informes de
los inventarios y de esta manera registrar
oportunamente la informacion confiable con
soportes en el aplicativo SIIF.
1. Elaborar Circular
Circular
1
2013/08/12
2014/08/11
52
1
100%
52
0
0
TERRITORIAL HUILA
111
18 01 100
HALLAZGO No. 57 - 2012: Venta de Vehículo - Sede Territorial Huila, Caquetá y
Putumayo (D). La camioneta Mazda Placas IBT 148 se vendió, por un valor neto de
$14.2 millones, se consignó en la cta. de ahorros de Bco. Popular NO.220080720139
ESAP NIT 899.999.054-7 Nivel central,
contablemente en la subcuenta 290580-
recaudos por clasificar
Falta de
comunicación entre
las dependencias y
de control en los
ajustes contables
que conlleva a que la
información no sea
consistente.
Informar a la Sede Central y elaborar una
circular donde se establezca el obligatorio
cumplimiento de informar y remitir los
soportes del ingreso de bienes muebles e
inmuebles en la Territorial, al igual que el
envio mensual detallado de los informes de
los inventarios y de esta manera registrar
oportunamente la informacion confiable con
soportes en el aplicativo SIIF.
2. Registro mensual de los
bienes que ingresen a la
Territorial y los saldos del
Informe de inventarios
detallado enviados por el
responasable de almacen.
al aplicativo Seven y Rep
12
2013/08/12
2014/08/11
52
3
25%
13
0
0
TERRITORIAL HUILA
112
18 01 100
HALLAZGO No. 58 - 2012: Mayores valores
pagados - Sede Territorial Huila, Caquetá y
Putumayo (D). Durante la vigencia 2012, se
realizaron pagos a través de transferencias por mayores valores por $3.641.332, los cuales fueron reintegrados hasta seis meses
posteriores a los de su giro; por falta de
control en el proceso de pagos, lo que
podría generar pérdida de recursos
Falta de control en
el proceso de
pagos lo que podría
generar perdida de
recursos.
Conciliar diariamente los reportes de los
pagos fisicos con el boletin de tesoreria. 1. Conciliacion diaria, para
establecer las diferencias y
alimentar el formato de
conciliacion mensual
iliaciones Bancarias mens
12
2013/08/12
2014/08/11
52
0%
0
0
0
TERRITORIAL HUILA
113
18 01 100
HALLAZGO No. 58 - 2012: Mayores valores
pagados - Sede Territorial Huila, Caquetá y
Putumayo (D). Durante la vigencia 2012, se
realizaron pagos a través de transferencias por mayores valores por $3.641.332, los cuales fueron reintegrados hasta seis meses
posteriores a los de su giro; por falta de
control en el proceso de pagos, lo que
podría generar pérdida de recursos
Falta de control en
el proceso de
pagos lo que podría
generar perdida de
recursos.
Conciliar diariamente los reportes de los
pagos fisicos con el boletin de tesoreria. 2. Realizar actividad que
promueva la cultura del
autocontrol
Capacitacion
2
2013/08/12
2014/08/11
52
0%
0
0
0
TERRITORIAL
HUILA Hallazgo
que corresponde a
resoluciones
comisión emitido
por la Sede Central.
114
18 01 100
HALLAZGO No. 59 - 2012: Devolución al
impuesto valor agregado IVA - Sede Territorial
Huila, Caquetá y Putumayo (D). El valor del IVA
correspondiente a los tiquetes aéreos adquiridos
por el personal que se desplaza a dictar cátedra,
capacitaciones y asesorías no se registra en la
subcuenta 147066- Devolución IVA para entidades
de educación superior, ni se solicita su devolución
a la DIAN.
por realizar las
resoluciones para
autortizar tranporte
aereo a nombre del
comisionado, este al
comprar el tiquete le
cobran un IVA que no
sale a nombre de la
ESAP.
Realizar un contrato en forma directa con
un proveedor, para eliminar el riesgo de
que la facturas no figuren a nombre de
un tercero diferente de la ESAP en la
compa de tiquetes aéreos. Informar al
personal que los bienes y servicios de la
entidad deben ser facturados a nombre de
la ESAP
Proceso de contratación
con compañía de venta de
tiquetes aéreos que sean
facturados a nombre de
la ESAP -Circular
informativa
Contrato -Circular
1
2013/08/12
2014/08/11
52
0%
0
0
0
TERRITORIAL
HUILA
contrato 104
Suministro de
tiquetes aéreos
en las
aerolíneas de
cobertura nacional
76
115
16 01 003
HALLAZGO No. 60 - 2012: Salidas de almacén
elementos de consumo - Sede Territorial Huila,
Caquetá y Putumayo (D). Las salidas de almacén
de elementos de consumo NO.65 de agosto 31 de
2012 por $5.766,47; 128 de noviembre 27/12 por $496.685,37 y 130 de noviembre
27/12 por $235.043,09 no presentan firma de
recibido de los bienes, por falta de control en
el manejo de almacén
Falta de control en el
manejo de Almacén,
ocasionando que los
elementos entregados
no estén debidamente
legalizados y se
asume el riesgo de
perdidas.
Dar cumplimiento al Procedimiento
Egreso de Bienes de Consumo PT-A-GA-
06
Presentacion de los
formatos diligenciaodos
completamente, de las
salidas de almacen
establecidas en este
hallazgo, con la firma
de recibido de los bienes
gresos elementos consum
3
2013/08/12
2014/08/11
52
3
100%
52
0
0
TERRITORIAL HUILA
116
16 01 003
HALLAZGO No. 60 - 2012: Salidas de almacén
elementos de consumo - Sede Territorial Huila,
Caquetá y Putumayo (D). Las salidas de almacén
de elementos de consumo NO.65 de agosto 31 de
2012 por $5.766,47; 128 de noviembre 27/12 por $496.685,37 y 130 de noviembre
27/12 por $235.043,09 no presentan firma de
recibido de los bienes, por falta de control en
el manejo de almacén
Falta de control en el
manejo de Almacén,
ocasionando que los
elementos entregados
no estén debidamente
legalizados y se
asume el riesgo de
perdidas.
Dar cumplimiento al Procedimiento
Egreso de Bienes de Consumo PT-A-GA-
06
Reinduccion del
proceso administrativo
Acta
1
2013/08/12
2014/08/11
52
1
100%
52
0
0
TERRITORIAL HUILA
117
18 01 100
HALLAZGO No. 61 - 2012: cto de servicios edu.- Sede Territorial Huila, Caquetá y
Putumayo (D). Los registros contables correspondientes a cto de ser. edu. de
pre, post, inves. y formación extensiva se
registran en la cuenta 52, GO, los cuales son
reclasificados por medio de ajustes a la
cuenta 72- Cos. prod. servicios educativos y
posteriormente a la cuenta 63-Cost de
vtas.ervicios
Incorrecta
parametrizacion del SIIF
genera que los
movientos de las
cuentas de cto de la
clase contable 7 y la
clase contables 6 no se
efectúen oportunamente
y no reflejen la realidad.
Realizar mensualmente en forma oportuna
los ajustes manuales en el aplicativo SIIF,
reclasificando el saldo del grupo 52 a las
cuentas y subcuentas de la clase 6 y 7,
reflejando en el reporte de saldos y
movimientos informacion confiable
Registro con la
reclacificacion mensual
vera reflejado en el Repor
12
2013/08/12
2014/08/11
52
0%
0
0
0
TERRITORIAL HUILA
118
18 01 100
HALLAZGO No. 62 - 2012: Proced pagos de ctas
- T. Huila (D). En dic. de 2012, se registrarán
órdenes de pago por $243 MM en SIIF, señalando
como medio de pago "abono en cta", sin
embargo en los comprobantes de pago del
sist SEVEN se realizaron con fecha 31122012
indicando que se pagaron por abono en cta y
otras con cheque y que según conciliación
bancaria de cuenta cte 02697 del BBVA
Falta de control y
seguimiento al proceso
de pagos lo que
conlleva a una
información no
confiable y que los
pagos se efectúen en
fechas posteriores a las
registradas en los
sistemas de información
financiara
Realizar los pagos fisicos (giros
bancarios) en forma simultanea con las
ordenes de pago registrads en el aplicativo
SIIF
Pagar fisicamente las
obligaciones
inmediatamente realice las
ordenes de pago
Conciliacion Bancaria
12
2013/08/12
2014/08/11
52
3
25%
13
0
0
TERRITORIAL HUILA
119
18 04 100
HALLAZGO No, 63 - 2012: Control Interno Contable sobre Propiedad Planta y
Equipo
ausencia de
mecanismos de control
y seguimiento sobre el
manejo de bienes de
propiedad de la entidad.
Ajustar el inventario existente con el area
contable para tener el valor real. Para la realizaciòn de
estas actividades se
elaborò el ste cronograma:
1, Agosto septiembre y
octubre: toma física
Arauca, Ocaña, Cúcuta
2, Noviembre diciembre
enero y febrero: plaqueteo
físico de enseres
3, Marzo abril y mayo:
clasificación de elementos
para bajas
4, Junio , julio y agosto :
Ajuste contabilidad vs
inventarios
Informe trimestral
4
2013/08/12
2014/07/25
50
0,5
13%
6
0
0
TERRITORIAL
NORTE DE
SANTANDER
120
14 04 100
Hallazgo No. 64 - 2012: Los Informes
contemplados en las clausulas de los contratos
N° 088,185,198,222,226,258,275,335 y 372 no
se incorporan en las carpetas revisadas,
situación que evidencia incumplimiento a lo
convenido en el contrato.
Deficiencias en
actividades de
seguimiento y control
por parte de los
supervisores y/o
interventores de los
contratos
Comunicado interno para dar claridad a lo
supervisores sobre la responsabilidad y
alcance de la supervisión de contratos
Elaborar una Circular
conjunta con la
Subdirección
Administrativa y Financiera,
que sea de obligatorio
cumplimiento en la cual se
establezcan directrices
claras sobre la obligación
y alcance en la supervisión
de los contratos y la
presentación de informes
por parte de los
contratistas.
Circular
1
2013/08/29
2014/02/28
26
1
100%
26
0
0
JURIDICA
77
121
14 04 100
Hallazgo No. 65 - 2012: Evidencia de situaciones que se han reiterado en
las auditorías anteriores a la ESAP, las cuales forman parte de las
acciones correctivas del plan de mejoramiento, situaciones que se sigen
presentando y que afectan el sistema de control interno de la ESAP.
Contrato 033,047, y 049 inconsistencias en las fechas de los informes,
Contratos 198 y 372
Deficiencias en
actividades de
seguimiento y
control por parte de
los supervisores y/o
interventores
de los
contratos. Falta de
permanencia del
personal ya
cpacitado en la labor
de supervisión de
contratos
Comunicado interno para
dar claridad a lo
supervisores sobre la
responsabilidad y alcance
de la supervisión de
contratos
Elaborar una
Circular conjunta
con la Subdirección
Administrativa y
Finamciera, que sea
de obligatorio
cumplimiento en la
cual se establezcan
directrices claras
sobre la obligación
y alcance en la
supervisión de los
contratos y la
presentación de
informes por parte
de los contratistas.
Circular
1
2013/08/29
2014/02/28
26
1
100%
26
0
0
JURIDICA
122
14 04 100
Hallazgo No. 66 - 2012:
Se efectúa el pago a la contratista nen el mes de diciembre de 2012 -
Contrato 335- pese a que solo hasta marzo de 2013 fueron recibidos los
productos, situación que demuestra falta de control en los procedimientos
establecidos para realizar un pago.
1. No se recibe
oportunamente la
comunicación en la
que el supervisor
informa que no se
realice el pago.
2. Verificación
parcial del
cumplimiento del
procedimiento de
egresos por parte
del supervisor.
1. Control del sistema de
correspondencia,
implementado año 2013.
2. Documento expedido
por la SAF a
supervisores, tesorerías y
pagadurías recordando el
obligatorio cumplimiento
de los procedimientos de
egresos y formatos
establecidos para tal fin,
de acuerdo con el
sistema de gestión de
calidad.
Oficio recordando a
supervisores,
tesorerías y
pagadurías el
debido
cumplimiento de los
procedimientos de
egresos y formatos
requeridos para
efectuar pagos, de
acuerdo con lo
previsto el sistema
de gestión de
calidad.
Circular
1
2013/08/15
2014/02/15
26
1
100%
26
0
0
SUBDIRECCION
ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
Durante la vigencia
de 2012, faltó el
nombramiento de
una secretaria para el
Grupo de Gestión de
Tesorería, situación
que la Entidad trató
de subsanar a través
de un contrato a
partir del mes de
agosto. Esta
contratista recibió la
comunicación y no la
comunicó al jefe
inmediato, por lo
cual no se gestiono.
123
14 02 003
Hallazgo No. 67 - 2012: Contrato 249 de 2012, Contratación de persona
que no cumple con el perfil requerido en el Estudio de Conveniencia y
Oportunidad del Área Éjecutora
Control insuficiente de la etapa precontractual
Revisar el perfil
establecido dentro de los
estudios de coveniencia y
oportunidad Asesorar a
las áreas ejecutoras de la
Esap sede central en el
establecimiento de los
perfiles requeridos
Realizar una
Jornada de
capacitación y
sensibilización a los
abogados del Grupo
de Contratación de
la Oficina Asesora
Jurídica respecto a
la verificación de los
perfiles establecidos
y requeridos en los
Estudios de
Conveniencia y
Oportunidad, junto
con los abogados
de las areas
ejecutoras
Jornada de Capacitación
1
2013/08/29
2014/02/28
26
1
100%
26
0
0
JURIDICA
124
14 02 003
Hallazgo No. 68 - 2012: Contrato 494 de 2012 (D) La Etapa precontractual
del contrato 494 de 2012 presenta fallas, no fue elaborado ni analizado por
parte de la Oficina Asesora Jurídica,
Desconocimiento de
las funciones de la
Oficina asesora
Jurídica, como
también del Sistema
de Gestión de
Calidad.
Elaborar un sello que se
colocará en cada una de
las hojas de la minuta de
los contratos una vez
sean revisados por la
oficina jurídica, lo que
permita la verificación al
ordenador del gasto de
que se ha cumplido con
el proceso de revisión por
parte de la oficina
jurídica.
Establecer un
instrumento de
identificación y
trazabilidasd de las
las minutas de los
contratos
mponer sello en las minut
1
2013/08/29
2013/10/31
9
1
100%
9
9
9
JURIDICA
78
125
14 04 100
HALLAZGO No, 69 - 2012: Informes de docentes capacitadores y
lista de asistentes.
falta de mecanismos
de seguimiento y
monitoreo frente a
soportes
documentales como
evidencias en
cumplimiento de los
objetos
contractuales.
Dar cumplimiento por
parte del contratista a su
objeto contractual con
las obligaciones en la
ejecucion del contrato y
al supervisor hacerlas
cumplir de acuerdo con
lo ordenado en la
resolucion 2741 del 2012
por el cual se adopta el
manual de contratacion,
supervision e
interventoria de la ESAP
Socializar la
resoluciòn 2741 de
2012 y el debido
diligenciamiento del
formato de
supervisiòn en cada
uno de sus ìtem a
todos los
funcionarios de la
Territorial Norte de
Santander - Arauca.
acòn en talleres de social
3
2013/08/12
2014/08/02
51
0%
0
0
0
TERRITORIAL
NORTE DE
SANTANDER
126
14 04 100
HALLAZGO No, 69 -
2012: Informes de
docentes capacitadores
y lista de asistentes.
falta de mecanismos de
seguimiento y monitoreo
frente a soportes
documentales como
evidencias en cumplimiento
de los objetos contractuales.
Establecer un procedimiento y mecanismo de control
que asegure el cumplimiento de los requisitos soportes
como evidencia de cumplimiento en el objeto
contractual.
Impartir
instrucciones claras y precisas a los docentes
capacitadores sobre el cumplimiento de los requisitos
previo cumplimiento de su objeto contractual.
Oficio instructivo
1
2013/08/12
2013/10/30
11
0%
0
0
11
TERRITORIAL
NORTE DE
SANTANDER
127
14 04 100
HALLAZGO No, 70 -
2012: presunta
incidencia Control
Interno Disciplinario.
Pago de viáticos (Obs.
No. 15)
falta de mecanismos de
control y procedimientos
inadecuados frente a la
reglamentación interna y
genera incumplimiento e
inefectividad de las
disposiciones generales vigentes para este tema.
Dar cumplimiento por parte del contratista a las
obligaciones de la ejecuciòn de su contrato y por
parte de supervisor exigir al contratista para su
pago el cumplimiento de la comisiòn y la legalizaciòn
de los viàticos ante la tesorerìa de la Territorial Nds.
1, Realizar control
por parte del supervisor en el momento de legalizar
el pago.
3, El tesorero presentarà el informe de no
cumplimiento al àrea respectivo.
isiòn.
1
2013/08/12
2014/08/12
52
0%
0
0
0
TERRITORIAL
NORTE DE
SANTANDER
128
14 04 100
HALLAZGO No, 70 -
2012: presunta
incidencia Control
Interno Disciplinario.
Pago de viáticos (Obs.
No. 15)
falta de mecanismos de
control y procedimientos
inadecuados frente a la
reglamentación interna y
genera incumplimiento e
inefectividad de las
disposiciones generales vigentes para este tema.
Establecer un procedimiento y mecanismo de control
que asegure la vinculación frente a las demas
erogaciones que hay lugar.
Elaborar un formato que permita el mecanismo
de control y seguimiento validando
la informaciòn
asignada que asegure el proceso.
tualizado y difundido y ela
1
2013/08/12
2014/08/12
52
0%
0
0
0
129
14 04 100
HALLAZGO No, 71 - 2012: Funciones de Interventoría y supervisión.
deficiencias en la supervisión en
la ejecución de los contratos
y que dificultan las labores
de seguimiento y control
Que el contratista cumpla con las obligaciones y
requisitos establecidos en su objeto contractual
durante la ejecución del mismo y que el supervisor
para su pago e exija los documentos debidamente
legalizados dando cumplimiento a lo ordenado en la
resolución 2741 del 2012 por el cual se adopta el
manual de contratación, supervisión e interventoría de
la ESAP
Realizar de manera permanente lista de chequeo de
cada contrato para que el contrato cumpla con todos
los requisitos establecidos. 2. Revisar
los contratos objetos de hallazgos y subsanar
las falencias encontradas acompañado del
supervisor y coordinador de contratos.
1
2013/08/12
2014/08/12
52
0%
0
0
0
TERRITORIAL
NORTE DE
SANTANDER
130
14 04 100
HALLAZGO No, 71 - 2012: Funciones de Interventoría y supervisión.
deficiencias en la supervisión en
la ejecución de los contratos
y que dificultan las labores
de seguimiento y control
Fortalecer el conocimiento de los supervisión en lo
relativo a la misión encomenda. Capacitar al personal Tema objeto: Manual de
contrataciòn,supervi siòn e interventoría.
capacitación
1
2013/08/12
2014/08/12
52
0%
0
0
0
TERRITORIAL
NORTE DE
SANTANDER
79
131
14 04 100
HALLAZGO No, 72 - 2012: Error de transcripción valor contrato 133.
deficiencias de comunicación
y coordinación entre unidades
ejecutoras de la Entidad,
capacitar a los responsables de la contratacion en
los siguientes puntos: Lista de chequeo que tiene
como finalidad el cumplimiento de los requisitos del
contrato en la etapa precontractual y contractual, 2,
Legalizaciòn de los documentos por el àrea ejecutora
y el responsable de la contrataciòn.
1, Realizar seguimiento y monitoreo
de la elaboraciòn y ejecuciòn del
proceso precontractual a traves de una lista de
chequeo.
2, Capacitar a las unidades ejecutoras
Capacitaciòn
2
2013/08/12
2014/08/12
52
0%
0
0
0
TERRITORIAL
NORTE DE
SANTANDER
132
14 04 100
HALLAZGO No, 73 - 2012: Pago de riesgos profesionales y/o laborales (Obs. No. 16
falta de acciones de control
frente a la exigencia de
afiliaciones al actual sistema
de riesgos laborales por los
contratistas
Dar cumplimiento por parte del contratista a las
obligaciones de la ejecuciòn de su contrato y por
parte de supervisor a la exigencia de los requisitos
precontactual y contractual obligatorios.
Expedir una circular por parte del Director Territorial a
los supervisores de los contratos sobre el
cumplimiento de sus obligaciones art.
8 y 14 de la resoluciòn 2741.
Circular
1
2013/08/12
2014/08/12
52
0%
0
0
0
TERRITORIAL
NORTE DE
SANTANDER
133
14 04 100
HALLAZGO No, 73 - 2012: Pago de riesgos profesionales y/o laborales.
falta de acciones de control
frente a la exigencia de
afiliaciones al actual sistema
de riesgos laborales por los
contratistas
Dar cumplimiento por parte del
contratista a las obligaciones de la
ejecuciòn de su contrato y por parte de
supervisor a la exigencia de los
requisitos precontactual y contractual
obligatorios.
revisar la totalidad
los informes mensuales de los
supervisores por parte del àrea
Jurìdica. norma vulnerada ley 776
del 17/12/02 y ley
1566 del 2012.
Informe mensual
1
2013/08/12
2014/08/12
52
0%
0
0
0
TERRITORIAL NORTE
DE SANTANDER
134
13 01 100
HALLAZGO No, 74 - 2012: Gestión en la defensa judicial.
falta de acciones de
coordinación en la designación
de funcionario para la atención
de novedades, con ocasión de
la defensa judicial adelantada
por la Territorial, como falta de
coordinación con el área
contable del nivel central
ante posibles obligaciones.
Dar aplicación al decreto No.
1365 del 27/06/2013 y a la circular
externa numero 04 del
21/06/2013 de la AGENCIA NACIONAL
DE DEFENSA JURIDICA DEL
ESTADO sobre la actualizacion de la
informacion de los registros de
procesos judiciales en el mòdulo
correspondiente del sistema unico de
gestion e informacion letigios del
estado como esta determinado en el
procedimiento que se debe seguir.
1, Reportar en forma permanente
al grupo contable la cuantìa de las
obligaciones con sus soportes
pertinentes para su registro.
2, Alimentar el programa letigios en
en los tiempos y fechas establecidas.
Informe obligaciones
1
2013/08/12
2014/08/02
51
0%
0
0
0
TERRITORIAL NORTE
DE SANTANDER
135
13 01 100
HALLAZGO No, 74 - 2012: Gestión en la defensa judicial.
falta de acciones de
coordinación en la designación
de funcionario para la atención
de novedades, con ocasión de
la defensa judicial adelantada
por la Territorial, como falta de
coordinación con el área
contable del nivel central
ante posibles obligaciones.
Fortalecer las acciones de coordinaciòn
mediante la designaciòn de un
funcionario para la atenciòn de
novedades, con ocasiòn a la
defensa judicial adelantada por la
Territorial.
Realizar
comunicado al profesional
de planta de la cetap Arauca,
respecto a la necesidad de
visitar periódicamente los juzgados
para la revisión de los
estados de los procesos
judiciales informados por el
jurídico de la territorial,
enviando reporte semanal
del profesional encargado
1
2013/08/12
2014/08/02
51
0%
0
0
0
TERRITORIAL NORTE
DE SANTANDER
80
136
14 04 100
Hallazgo No.75 - 2012 - SECRETARIA GENARL: Gestión Documental - Territorial
Norte de Santander
Falta de procedimientos
adecuados de coordinación
entre las áreas ejecutoras y la
de archivo, omitiendo la
organización debida de los
expedientes durante la etapa de
ejecución contractual.
Revisión exhaustiva del orden y los
documentos propios de las etapas
precontractual y contractual, teniendo
plena observancia de las listas de
chequeo, a través de dos (2)
capacitaciones a ser llevadas a cabo
en la Territorial de Norte de Santander.
Instruir a todos los actores
que intervengan en la gestión
documental de los contratos a
través de dos (2) capacitaciones,
que permitan transmitir de manera
clara y contundente los
conocimientos acerca del debido y
correcto manejo y alimentación de
las carpetas en la etapa de
ejecución contractual.
Capacitación
2
2013/08/20
2013/12/02
15
2
100%
15
15
15
SECRETARIA
GENERAL
137
14 04 100
HALLAZGO No, 75 - 2012 Norte
Santander : Se acordó realizar
comunicado al profesional de
planta de la cetap Arauca,
respecto a la necesidad de visitar
periódicamente los juzgados para
la revisión de los estados de
los procesos judiciales informados
por el jurídico de la territorial,
enviando reporte semanal
deficiencias en el manejo de
gestión documental, por cuanto
los soportes de los contratos
celebrados que fueron
revisados selectivamente,
Revisones periódicas al proceso
contractual y punto de control.
verificacion de los documentos
archivados en cada contrato de
acuerdo a la lista de
chequeos
Contratos revisados
1
2013/08/12
2014/08/02
51
0%
0
0
0
TERRITORIAL NORTE
DE SANTANDER
138
19 03 004
HALLAZGO No. 76 - 2012 Norte Santander: Deficiencia de control Interno en
Contratación
Deficiencias en el manejo de
gestión documental, por cuanto
los soportes de los contratos
celebrados que fueron
revisados selectivamente,
presentan duplicidad,, carencia
de firmas etc.
Dar aplicación al componente sobre el
principio del AUTOCONTROL: que es
la capacidad que ostenta cada servidor
público, para controlar su trabajo,
detectar desviaciones y efectuar
correctivos para el adecuado
cumplimiento de los resultados que se
esperan en el ejercicio de su función,
en los actos administrativos que se
van a expedir
Efectuar correctivos y realizar
la verificaciòn que los documentos
se encuentren se encuentren
debidamente y debidamente
foliados y completos en cada
contrato.
otalidad Contratos revisad
1
2013/08/12
2014/08/02
51
0%
0
0
0
TERRITORIAL NORTE
DE SANTANDER
139
14 02 003
HALLAZGO No. 77 - 2012: Estudios de convencía y oportunidad (D) Territorial Huila
. Los estudios de conveniencia y oportunidad de los contratos de asesorías No.
081,082, 115, 116,095, 069, 140, 083, 084 y 116 Y capacitación No. 046 y 108
de 2012, establecen el perfil requerido
y la experiencia que se debe
acreditar; sin embargo los soportes
aportados por los contratistas
No se aportaron los soportes
necesarios por los contratistas que
evidencien los estudios y
experiencia relacionada requerida
por negligencia administrativa, en
la selección objetiva de los
contratistas.
Dar cumpliomiento a Ley 1150 de 2007, el
decreto 734 de
2012 y al Manual de Contratación de la
ESAP, respecto a la elaboracion de estudios
de conveniencia y oportunidad
Capacitar por el grupo del area
juridica con los lideres de
procesos misionales en los
aspectos
pertinentes de la Ley 1150
de 2007, el decreto 734 de
2012 y sobre la elaboracion de
estudios previos
Listados de Asistencia
2
2013/08/12
2014/08/11
52
0%
0
0
0
TERRITORIAL HUILA
140
14 02 003
HALLAZGO No. 77 - 2012: Estudios de convencía y oportunidad (D) Territorial Huila
. Los estudios de conveniencia y oportunidad de los contratos de asesorías No.
081,082, 115, 116,095, 069, 140, 083, 084 y 116 Y capacitación No. 046 y 108
de 2012, establecen el perfil requerido
y la experiencia que se debe
acreditar; sin embargo los soportes
aportados por los contratistas
No se aportaron los soportes
necesarios por los contratistas que
evidencien los estudios y
experiencia relacionada requerida
por negligencia administrativa en la
selección objetiva de los
contratistas.
Dar cumpliomiento a Ley 1150 de 2007, el
decreto 734 de
2012 y al Manual de Contratación de la
ESAP, respecto a la elaboracion de estudios
de conveniencia y oportunidad
Para la vigencia
2013 el 100% de los estudios
de conveniencia y oportunidad
debe reunir los requisitos del
decreto 734 de
2012.
cacion lider del proceso j
1
2013/08/12
2014/08/11
52
0%
0
0
0
TERRITORIAL HUILA
141
14 02 007
HALLAZGO No. 78 - 2012:
Publicación SECOP (D)Territorial
Huila. Durante la vigencia 2012 solo
público en el SECOP 33 contratos de
los 196 que suscribió,
Por falta de personal en el área
jurídica impidió el registro de la
totalidad de los contratos de la
vigencia 2012, lo que conlleva a
que no se haya realizado la
suficiente publicidad en la
contratación directa y en otros
procesos de contratación
Registrar el 100% de los Contratos realizados
en la vigencia 2013 en el SECOP, aplicando
el principio d ela publicidad la transparencia
y la objetividad
Registrar el 100% de los
Contratos realizados en la
vigencia 2013 en el SECOP.
ntratos de la Territorial H
1
2013/08/12
2014/08/11
52
1
100%
52
0
0
TERRITORIAL HUILA
81
142
14 02 100
HALLAZGO No. 79 - 2012: Informes
Contratistas - Territorial Huila . Los
informes mensuales presentados por
los contratistas en desarrollo de los
Contratos de prestación de servicios de
capacitación NO. 125, 129 y 159 de
2012, no especifican el sitio donde se
realizó la capacitación, así mismo en
los contratos
Deficiencias en la supervisión que
limita la verificación de las
actividades desarrolladas y los
resultados obtenidos en
cumplimiento del objeto
contractual. Debido a que los
municipios realizan solicitudes y
reprogramaciones en cualquier
momento no se limito en el objeto
del contrtao el lugar de ejecucion
del mismo
Dar Cumplimiento con lo ordenado en la
resolucion 2741 del 2012 por el cual se
adopta el manual de contratacion, supervision
e interventoria de la ESAP y capacitar a los
contratistas sobre el diligenciamiento del
formato y realizar reinduccion en el registro
del formato. RE-M-CP-
13 Informe del Docente
Capacitador
1. Socializacion con los
supervisores de contratos
(Jefes de areas misionales),
con el fin de que retroalimenten
esta informacion con los
contratistas que esten
obligados a diligenciar el
formato RE-M-CP-
13
Listado de Asistencia
3
2013/08/12
2014/08/11
52
0%
0
0
0
TERRITORIAL HUILA
143
14 02 100
HALLAZGO No. 79 - 2012: Informes
Contratistas - Territorial Huila . Los
informes mensuales presentados por
los contratistas en desarrollo de los
Contratos de prestación de servicios de
capacitación NO. 125, 129 y 159 de
2012, no especifican el sitio donde se
realizó la capacitación, así mismo en
los contratos
Deficiencias en la supervisión que
limita la verificación de las
actividades desarrolladas y los
resultados obtenidos en
cumplimiento del objeto
contractual, ademas debido a que
los municipios realizan solicitudes
y reprogramaciones en cualquier
momento no se debe limitar el lugar
Dar Cumplimiento con lo ordenado en la
resolucion 2741 del 2012 por el cual se
adopta el manual de contratacion, supervision
e interventoria de la ESAP y capacitar a los
contratistas sobre el diligenciamiento del
formato y realizar reinduccion en el registro
del formato. RE-M-CP-
13 Informe del Docente Capacitador
2. Certificacion del
Responsable del area donde se
estableza el cumplimiento de
los contratos objetos del
hallazgo.
Certificacion
2
2013/08/12
2014/08/11
52
0%
0
0
0
TERRITORIAL HUILA
144
14 01 004
HALLAZGO No. 80 - 2012:
Supervisión - Territorial Huila. Los
informes de supervisión para efectos
del pago a los contratistas en desarrollo
de los convenios y los contratos de
asesorías, capacitacion, arrendamiento
y logistico,presentan deficiencia ya que
los informes y certificaciones no
especifican los lugares, fechas, nombre
del evento, y número de participantes.
Falta de claridad en las labores de
supervisión se dificulto el
seguimiento, control y evaluación
de las actividades realizadas y
puede conllevar a que se realicen
pagos sin que se reúnan los
requisitos
Dar Cumplimiento con lo ordenado en la
resolucion 2741 del 2012 por el cual se
adopta el manual de contratacion, supervision
e interventoria de la ESAP y certificar el
cumplimiento de los contratos mencionado en
el hallazgo
1. Capacitacion a los
supervisores de los contratos
para la retroalimentacion con
los contratistas a cargo.
Listado de Asistencia
3
2013/08/12
2014/08/11
52
0%
0
0
0
TERRITORIAL HUILA
145
14 01 004
HALLAZGO No. 80 - 2012:
Supervisión - Territorial Huila. Los
informes de supervisión para efectos
del pago a los contratistas en desarrollo
de los convenios y los contratos de
asesorías, capacitacion, arrendamiento
y logistico,presentan deficiencia ya que
los informes y certificaciones no
especifican los lugares, fechas, nombre
del evento, y número de participantes.
Falta de claridad en las labores de
supervisión se dificulto el
seguimiento, control y evaluación
de las actividades realizadas y
puede conllevar a que se realicen
pagos sin que se reúnan los
requisitos
Dar Cumplimiento con lo ordenado en la
resolucion 2741 del 2012 por el cual se
adopta el manual de contratacion, supervision
e interventoria de la ESAP y certificar el
cumplimiento de los contratos mencionado en
el hallazgo
2. Certificacion del
Responsable del area, donde
se estableza el cumplimiento
de los contratos objetos del
hallazgo.
Certificacion
1
2013/08/12
2014/08/11
52
0%
0
0
0
TERRITORIAL HUILA
146
19 03 004
HALLAZGO No. 81 - 2012:
Convenios - Territorial Huila. En los
convenios de asesoría No.077, 107,
078, 106, 093, 092,103, 075 Y 076 suscritos durante la vigencia 2012, no se conformó el comité operativo encargado
del seguimiento y evaluación del convenio.
Deficiencias en la supervisión lo
que puede afectar la calidad del
servicio prestado
Dar Cumplimiento con lo ordenado en la
resolucion 2741 del 2012 por el cual se
adopta el manual de contratacion, supervision
e interventoria de la ESAP y certificar el
cumplimiento de los contratos mencionado en
el hallazgo
1. Capacitacion a los
supervisores de los contratos
para la retroalimentacion con
los contratistas a cargo.
cta de comité conformad
1
2013/08/12
2014/08/11
52
0%
0
0
0
TERRITORIAL HUILA
147
19 03 004
HALLAZGO No. 81 - 2012:
Convenios - Territorial Huila. En
los convenios de asesoría No.077,
107, 078, 106, 093, 092,103, 075 Y
076 suscritos durante la vigencia 2012, no se conformó el comité operativo encargado
del seguimiento y evaluación del convenio.
Deficiencias en la supervisión lo
que puede afectar la calidad del
servicio prestado
Dar Cumplimiento con lo
ordenado en la resolucion 2741
del 2012 por el cual se adopta
el manual de contratacion,
supervision e interventoria de
la ESAP y certificar el
cumplimiento de los contratos
mencionado en el hallazgo
2. Certificacion del
Responsable Pertinente,
donde se estableza el
cumplimiento de los
contratos objetos del
hallazgo.
Listado de Asistencia
3
2013/08/12
2014/08/11
52
0%
0
0
0
TERRITORIAL HUILA
148
19 03 004
HALLAZGO No. 81 - 2012:
Convenios - Territorial Huila. En
los convenios de asesoría No.077,
107, 078, 106, 093, 092,103, 075 Y
076 suscritos durante la vigencia 2012, no se conformó el comité operativo encargado
del seguimiento y evaluación del convenio.
Deficiencias en la supervisión lo
que puede afectar la calidad del
servicio prestado
Dar Cumplimiento con lo
ordenado en la resolucion 2741
del 2012 por el cual se adopta
el manual de contratacion,
supervision e interventoria de
la ESAP y certificar el
cumplimiento de los contratos
mencionado en el hallazgo
3. conformar el comité
operativo encargado del
seguimiento y evaluación de
convenios para los
convenios 2013
Certificacion
1
2013/08/12
2014/08/11
52
1
100%
52
0
0
TERRITORIAL HUILA
82
149
14 04 009
Hallazgo No. 82 - 2012:
Falencias en la imposición de multas
al contratista que desarrollo la
primera fase de las obras en la
territorial Norte de Santander.
Carencias entre la
comunicación entre
dependencias.
Requerimiento a la Secretaria
General solicitando copia de
los actos administrativos que
impliquen el cobro de recursos
al grupo de recaudo y cartera.
Realizar el cobro persuasivo
a la aseguradora para
recuperar el valor de las
multas.
do con el contratista por i
1
2013/08/15
2014/08/15
52
0%
0
0
0
SUBDIRECCION
ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA El seguimiento se
realiza en la ciudad de Bogotá,
aunque la obra era para la sede
de Norte de Santander, el
contratista es de
Bogotá.
150
14 04 009
Hallazgo No.83 - 2012:
No entrega de obras de la segunda fase en la Territorial Norte de Santander.
Problemas con el primer
contratista retrasaron la ejecución
de las obras.
Seguimiento permanente a las
obras de infraestructura física.
Solicitar la liquidación de
la obra de la territorial del
Norte de Santander.
Acta de liquidación
1
2013/08/15
2014/08/15
52
0%
0
0
0
SUBDIRECCION
ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
151
14 04 009
Hallazgo No. 84 - 2012:
Deficiencias en la planeación de
las etapas para la construcción de
la obra de infraestructura.
Incumplimiento de fechas de
entrega de productos por parte de
terceros
Mejorar el seguimiento
realizado por el supervisor de
los contratos de obra para
evitar desviaciones en la
planeación.
Seguimiento
mensual por parte de un
experto técnico a la obra.
Informes de seguimiento
7
2013/08/15
2014/08/15
52
0%
0
0
0
SUBDIRECCION
ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
152
14 05 002
Hallazgo No. 85 - 2012:
Deficiencias en la contratación de los diseños de sedes.
No se incluyó una interventoría
especializada a los diseños de
sedes y se solicitaron pólizas de
muy corta duración para la
ejecución total del proyecto.
Acciones preventivas para
evitar que vuelva a ocurrir. Ampliar el plazo
establecido para las pólizas
de calidad de los diseños y
en general para las
relacionadas con
infraestructura.
e referencia en la parte c
1
2013/08/15
2014/08/15
52
0%
0
0
0
SUBDIRECCION
ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
153
19 03 004
Hallazgo No. 86 - 2012:
No entrega de los productos por parte de FONADE en relación al convenio de 2011.
Incumplimiento de fechas de
entrega por parte del contratista
(FONADE).
Acompañamiento de la
Procuraduría General de la
Nación para coadyuvar en el
cumplimiento de los
compromisos por parte del
contratista.
Solicitud de
cronogramas seguimiento
a los mismos y
acompañamiento de la
PGN.
1 Cronograma 5 actas
6
2013/08/15
2014/08/15
52
5
83%
43
0
0
SUBDIRECCION
ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
154
19 03 004
Hallazgo No. 87 - 2012:
Deficiente avance en la entrega de productos del convenio 052 de 2011 con
FONADE.
Incumplimiento de fechas de
entrega por parte del contratista
(FONADE).
Acompañamiento de la
Procuraduría General de la
Nación para coadyuvar en el
cumplimiento de los
compromisos por parte del
contratista.
Requerimiento a
FONADE para la
entrega de
productos y
seguimiento permanente.
5 Oficios 6 actas
11
2013/08/15
2014/08/15
52
10
91%
47
0
0
SUBDIRECCION
ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
155
19 07 003
Hallazgo No.88 - 2012: En los
informes de Gestión de los
Directores para los periodos
comprendidos entre el 13 de
septiembre de 2006 y el 31 de
octubre de 2012 y para el periodo entre el 31 de octubre de 2012 y el 17 de enero de 2013 no se
adjuntó la relación de los
inventarios actualizados de los
bienes muebles e inmuebles a
cargo, con los correspondientes
responsables.
Se interpreto inadecuadamente el
requerimiento lo cual origino que
se presentara un documento que
no correspondía a lo solicitado
Documentar el procedimiento
de entrega de cargo
Elaborar procedimiento
e incluirlo en el
sistema de gestión y
evaluación
Reporte de Inventarios
1
2013/08/02
2013/12/31
22
1
100%
22
22
22
DIRECCION
NACIONAL
156
19 07 003
Hallazgo No.88 - 2012: En los
informes de Gestión de los
Directores para los periodos
comprendidos entre el 13 de
septiembre de 2006 y el 31 de
octubre de 2012 y para el periodo entre el 31 de octubre de 2012 y el 17 de enero de 2013 no se
adjuntó la relación de los
inventarios actualizados de los
bienes muebles e inmuebles a
cargo, con los correspondientes
responsables.
Se interpreto inadecuadamente el
requerimiento lo cual origino que
se presentara un documento que
no correspondía a lo solicitado
Capacitar en el procedimiento
de entrega de cargo Capacitación a los
directivos en el
procedimiento de entrega de
cargo
Capacitaciones
1
2013/08/02
2013/12/31
22
1
100%
22
22
22
DIRECCION
NACIONAL
157
14 04 001
Hallazgo No. 4 Contratos de
comodato: Se evidencio que de los
municipios visitados (26) y
gobernaciones (6), dos biter y la casa
del alcalde y gobernador, no cuentan
con los contratos de comodato. En
una gobernación y once municipios
no se encuentran numerados ni se
encuentra la fecha de suscripción.
Se encontraron 5 no firmados por el comodante y uno sin firmar por el
comodatario
Falta de divulgación
de documentos.
La entidad tiene conceptos
diferentes frente a los requisitos
exigidos en los documentos.
Suscribir los contratos de
comodato y remitir copia a
cada punto satelital
Suscripción de los
comodatos faltantes
Contratos de Comodatos
54
2012/09/20
2013/06/30
40
12
22%
9
9
40
SUBDIRECCION
ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
158
16 04 001
Hallazgo No. 5 Acta de entrega y
recibo del kit satelital: En 6
municipios no se encontró el acta de
entrega del kit satelital; en tres no
tiene fecha de entrega y en uno no
se encuentra firmado por las partes.
En el numeral 3 de la clausula
tercera –Obligaciones. Lo
anterior, denota deficiencias
en el seguimiento y control al
cumplimiento de las
obligaciones asignadas a ERT,
Falta de remisión documentos
suscritos por las partes y el
lleno de requisitos
Requerir a ERT respecto a
las actas de entrega a
cada una de las entidades
territoriales vinculadas
en el convenio
hasta contar con
todas las actas
Comunicación a ERT
requiriendo la totalidad de
las actas de entrega,
Seguimiento al
requerimiento y
reunión con ERT con el fin de
obtener la totalidad de las
actas
Requerimiento, Acta de
reuniones
3
2012/09/20
2012/12/31
15
2
67%
10
10
15
SUBDIRECCION
ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA OFICINA
DE SISTEMAS
ASESOR DIRECCION
NACIONAL (VIRTUAL)
83
159
16 03 100
Hallazgo Nº 7.- Exclusividad en el uso
de equipos (D): En los municipios de
San Gil y Cumbal, se esta dando uso
diferente al establecido en el
comodato Clausula 2ª. Situaciones que
van en contrario de lo establecido en
el Comodato, sin que la Escuela
conozca dicha situación por cuanto los
contratos de comodato no establece
supervisión, lo que dificulta el
seguimiento y control.
Debilidades de supervisión en el
seguimiento y
control
Hacer claridad en
cuanto a la destinación
y uso de los equipos
Informar a las entidades
acerca del uso y
destinación exclusiva de
los equipos para la
herramienta satelital.
Comunicados a las
entidades beneficidas
238
2012/09/20
2012/12/31
15
118
50%
7
7
15
SUBDIRECCION
ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA OFICINA
DE SISTEMAS ASESOR DIRECCION NACIONAL (VIRTUAL)
160
16 01 004
Hallazgo Nº 9.- Placas de Inventario: En
la Federación Colombiana de
Municipios, los equipos carecen de
placa de inventario, situación que no
permite la identificación de los bienes
entregados en comodato y genera
riesgo en el manejo de inventarios.
Se origina por falta de
revisión y coordinación de
seleccionar los kit satelitales con el
mismo serial para todos los
equipos que lo integran
Validar la información
asignada a cada equipo
y kit satelital
Revisar el registro de
inventarios a fin de
efectuar los ajustes
correspondientes
Registro en el sistema
1
2012/09/20
2013/09/19
52
1
100%
52
52
52
SUBDIRECCION
ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
161
16 03 003
Hallazgo Nº 10. Funcionamiento
de equipos: En el Ejército
Nacional y Otras Instituciones en
Bogotá, la documentación
presentada y encuestas
efectuadas evidenciaron
deficiencias, utilización en temas
diferentes a lo contratado,
deficiencias de transmisión y no
existencia de comodato.
En la Gob. de Córdoba, alcaldías
de Moniquira y Sogamoso los
funcionarios no conocen su
funcionamiento
Se origina debido a
deficiencias en la divulgación del
servicio de la herramienta satelital y la
coordinación entre las entidades
Hacer claridad en
cuanto a la destinación
y uso de los equipos
Informar a las entidades
acerca del uso y
destinación exclusiva de
los equipos para la
herramienta satelital.
Comunicados a las
entidades beneficidas
238
2012/09/20
2013/09/19
52
0%
0
0
52
SUBIDRECCION
ADMINISTRATIVA Y
FINANCIER OFICINA DE SISTEMAS
ASESOR DIRECCION
NACIONAL (VIRTUAL) NARIÑO
162
11 03 001
Hallazgo Nº 11. Colaboración
armónica (BA): Existieron
deficiencias en los mecanismos de
colaboración entre la Escuela, las
Administraciones Territoriales y
entidades del Estado enlazadas en el
proyecto, frente a la debida y
oportuna utilización de la
herramienta. supervisión que
involucre e interrelacione los tres
componentes de seguimiento, a
saber financiero, técnico y misional
Deficiencias de los canales de
comunicación de los agentes
involucrados en la operación del
sistema.
Informe semestral de
seguimiento financiero,
técnico y misional del uso
del Sistema de
Comunicación Satelital.
Jornadas de trabajo con los
entes territoriales para
fortalecer el uso de la
herramienta y hacer entrega
de un informe semestral
que incorpore indicadores
de conexión, así como de los
componentes técnicos y
misionales por cada punto
satelital.
Jornada de trabajo
4
2012/09/20
2013/09/19
52
0%
0
0
52
SUBDIRECCION
ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA OFICINA
DE SISTEMAS
ASESOR DIRECCION
NACIONAL (VIRTUAL)
163
14 02 011
Hallazgo Nº 13.- Oportunidad en la
compra de elementos e insumos: A
pesar de que la Secretaría General
solicitó los elementos e insumos desde
marzo de 2011, el contrato se firmó
hasta finales de la vigencia 2011,
observándose demoras en los procesos
de los Grupo de Compras y
Contratación, por lo tanto dichos
elementos e insumos sólo fueron
entregados en la vigencia 2012.
Modificación al plan de compras de
acuerdo con las necesidades de
las áreas ejecutoras
Hacer
claridad y
precisión
respecto
a la reprogramación
de las subactividades
de los proyectos de
inversión.
Modificar el plan de
compras de conformidad
con los requerimientos de
necesidades y
dentro de los
tiempos establecidios
Modificación Plan de
Compras
6
2012/09/20
2013/09/19
52
5
83%
43
43
52
SUBDIRECCION
ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
164
19 03 004
Hallazgo No. 16 Vinculación de
Docentes hora cátedra: En el 20% de la
muestra de resoluciones de
vinculación docentes determinan un
número de horas para cumplir con el
módulo, los formatos para el control a
la prestación del servicio de horas
tutoriales no coinciden con el formato
registro de clases. Revelando debilidad
al control y seguimiento y conllevar
pagos mayores a las laboradas.
Debilidad en la verificación y
control de los registros del
sistema de calidad
Revisión de
procedimiento y
Unificación de los
formatos No.23 y 70
Actualizar el Procedimiento
y los Formatos utilizados
para el cumplimiento del
mismo y realizar un evento
de capacitación para
difundir el procedimiento
Procedimiento
actualizado, difundido y
realizar un evento de
capacitación
2
2012/09/20
2013/03/30
27
0%
0
0
27
SUBDIRECCION
ACADEMICA
DIRECCION
TERRITORIAL
NARIÑO
84
165
15 01 002
Hallazgo N° 19.Evaluación Docentes: Se inobserva lo
establecido en los artículos 77,
78, 80, y 82 del Acuerdo N° 9 de
2004 “Estatuto de Personal
Docente”, el art.2 literal d) y e)
de la ley 87 de 1993, La ESAP no
ha realizado la consolidación de la
evaluación de los docentes del
2011, requisito para el proceso de
vinculación de docentes y
parametrizar para la vigencia del
2012
Inoportuno cumplimiento al acuerdo 009 de
2004, articulo 86.
*Realizar la evaluaciòn
docente a mas tardar dentro
de los treinta (30) días
calendario siguientes a la
finalización del semestre o
periodo académico por el
Comité de Personal Docente,
y Difundir los resultados
dentro de los 5 dìas habiles a
todos los interesados
Evaluaciòn docente y
Oficio remisorio
informando evaluaciòn
docente al 100% de los
interesados para la toma
de deciones
docentes evaluados -
oficio
1
2012/09/20
2013/09/19
52
0%
0
0
52
SUBDIRECCCION
ACADEMICA
DIRECCION
TERRITORIAL
RISARALDA
166
11 03 001
Hallazgo Nº 20. CETAP Quibdó:
La ESAP en su PDDI 2010-2020
estableció como CRITERIOS
PLANIFICADORES “Prioridad del
gasto público social: ” y
“Desarrollo Armónico de las
Regiones: Siendo la ESAP con
cubrimiento a nivel nacional
buscará dentro de su proceso de
planeación garantizar la igualdad
de oportunidades a cada una de
las Sedes Territoriales.” el CETAP
de la ciudad de Quibdó.
No se revisan las condiciones del convenio
con la alcaldía
revisión de cumplimiento
de las obligaciones del
convenio
Revisión del convenio
para garantizar la oferta
académica
Informes de la DT a la
Sub Academica, de la
revisión y seguimiento a
las obligaciones del
convenio, garantizando
su cumplimiento
2
2012/09/20
2013/09/20
52
0%
0
0
52
SUBDIRECCION
ACADEMICA
DIRECCION
TERRITORIAL
ANTIOQUIA
167
14 04 100
Hallazgo Nº 35.- Contratos
apoyo Misional: En la vigencia
2011, la ESAP Territorial Tolima,
no dio cumplimiento al
calendario académico general
nacional establecido para todos
los programas, ya que inició
clases el 12 de febrero y no el 26
de enero como allí se dijo; así
mismo ocurrió con la
contratación de las actividades
que tienen relación directa con
la misión de la Escuela.
Demoras en la contratación
El docente no había concretado y en la
aprobación de viabilidades y CDPs
1.Realizar
convocatoria
Docente en noviembre de
2012. 2.Presentar Planeación
académica para vinculación
de los docentes de la
vigencia 2013. 3.Contar con
la
aprobación de la vinculación
de personal para la vigencia
2013 en diciembre 30 de 2012
1.Base de datos docentes.
2.Plan de acción 2013
aprobado por la
subdirección académica.
3.Proyectos de inversión
aprobados y viabilizados en
enero 15 de 2013
1.Base de datos. 2.Plan
de acción. 3.Subproyecto aprobado
1
2012/09/20
2013/09/20
52
0,33
33%
17
17
52
SUBDIRECCION
ACADEMICA
168
14 06 100
Hallazg36 Proyecto
Fortalecimiento Institucional de la
ESAP: Consejo Directivo dando
cumplimiento a Ley 909 de 2004.
Fue definido en 3 fases, en 2011
solo se terminó y recibió a
satisfacción la fase I. no
cumpliendo las otras 2 fases del
proyecto, con el correspondiente
efecto sobre la gestión misional de
la entidad.
Solicitud del Movimiento Estudiantil de la
ESAP y aceptado por el Consejo
Directivo
Terminar con las fases II y III
Ejecución de las Fases II y
III del Rediseño de la ESAP,
incluyendo la Fase I que ya
se encuentra terminada y
recibida
Documento que
contiene el Rediseño de
la ESAP
1
2012/09/20
2013/09/02
50
0%
0
0
50
SUDIRECCION
PROYECCION
INSTITUCIONAL
169
14 04 100
Hallazgo37 Cumplimiento
funciones misionales con
Contratación de prestación
servicios: En la Sede Central, en la
evaluación efectuada a la
contratación general de la
entidad se constató que los
contratos 069 de 2011, 036 de
2010 y 331 de 2009, se
suscribieron para cubrir una
necesidad permanente en el
tiempo de labores en la Dirección
Nacional,
Inexistencia de una planta de personal
suficiente para el cumplimiento de las
funciones misionales de la entidad
1.Gestionar ante la Función
Pública y el Ministerio de
Hacienda y Crèdito Público
la ampliaciòn de planta,
mediante la creaciòn de los
cargos necesarios y el
situado de los recursos
correspondientes para los
mismos.
1. Gestionar ante la
Función Pública y el
Ministerio de Hacienda y
Crèdito Público la
ampliaciòn de planta,
mediante la creaciòn de
los cargos necesarios y el
situado de los recursos
correspondientes para los
mismos.
1. Informes trimestrales
de avance de la gestión.
4
2012/09/20
2013/09/19
52
4
100%
52
52
52
OFICINA ASESORA
JURIDICA
DIRECCIONES
TERRITORIALES
BOYACA NARIÑO
TOLIMA
170
14 04 100
Hallazgo Nº 41. Sede Central
Bogotá: Contrato 881 de 2011:
Suscrito con Consorcio Oficinas de
Bogotá, con el objeto: “Realizar la
adecuación de oficinas de la S.C ,
de conformidad con los pliegos de
condiciones L.P. No. SC-101-SAF-
079-2011 y la propuesta ”, el 29
de diciembre de 2011, por valor
de $478.078.742.20, con un plazo
de 4 meses la cual fue suscrita el
23 de febrero de 2012.
Demora en la aprobacion de documentos
previos al inicio del contrato
Aprobacion de
documentos previos al
inicio de los contratos de
obra.
Aprobacion de polizas y
demas documentacion
propia del contrato
Documentacion
1
2012/09/20
2013/09/19
52
0%
0
0
52
SUBDIRECCION
ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
171
14 02 100
Hallazgo46.- Pago por Diferencias
Tarifarias: Durante la ejecución
del contrato se ha venido
pagando un valor aproximado de
$7.71 millones por concepto de
“DIFERENCIAS TARIFARIAS”; esta
situación ha obedecido a la falta
de aplicación del principio de
planeación
Deficiencias en la aplicación del principio
de planeación
Actualizar y socializar el
procedimiento para regular
las comisiones de servicio y
el manejo de los tiquetes
Elaboración de un
documento debidamente
socializado y aplicado
procedimiento
solicializado y aplicado
1
2012/09/20
2013/02/28
23
0%
0
0
23
SUDIRECCION
ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
85
172
14 02 100
Hallazgo Nº 47.- LICENCIAS
SOFTWARE ON LINE (BA): El día 21 de diciembre de
2011, la ESAP suscribió el contrato
No.868 por la suma de $150.8
millones y el día 29 de diciembre
la entidad suscribe con el mismo
contratista el contrato 882, por la
suma de $608.0 millones. Objeto:
Adquisición de Licencias: 1000
para el primer caso y 5824 para el
segundo.
La entidad adelantó dos procesos contractuales
con el mismo objeto y con el mismo contratista
sin tener en cuenta que comprando a mayor
escala podría obtener un mayor beneficio, es
decir que no aplicó el principio de economía que
busca “que en igualdad de condiciones de
calidad los bienes y servicios se obtengan al
menor costo”.
Realizar reuniones entre
dependencias con el fin
de conocer las
necesidades conjuntas.
Realizar reuniones entre
dependencias con el fin de
conocer las
necesidades
conjuntas.
Reuniones trimestrales
4
2012/09/20
2013/09/19
52
4
100%
52
52
52
OFICINA
ASESORA
JURIDICA
173
18 02 002
Hallazgo49 Reporte presupuesto de
ingresos: Territorial Antioquia-Chocó
el presupuesto de ingresos en los
ítems “Venta de Servicios” y
“Recursos de Capital” que sumados
representan el 6% del presupuesto de
ingresos de la Territorial, no contiene
todos los recaudos realizados con
cargo a la Territorial, debido a
retrasos en la identificación de las
partidas por parte de la Sede Central
El Grupo de Tesorería de la Sede Central no ingresó a
SEVEN al fin del período 2011 los recaudos de la
Territorial
Solicitar al Grupo de
Tesorería de la Sede
Central ingresar todos
los recaudos de la
Territorial
oportunamente
1. Remitir oficio al
Coordinador de
Tesorería solicitando el
registro de los
recaudos de la
Territorial. 2. Efectuar
el registro de los
recaudos de la
Territorial
Oficio remitido y
Reporte ingresos
mensual
3
2012/09/18
2012/12/31
15
1
33%
5
5
15
SUBDIRECCION
ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
DIRECCION
TERRITORIAL
ANTIOQUIA
174
18 02 002
Hallazgo Nº 50.- Ejecución
presupuesto de gastos Territorial
Antioquia-Chocó la ejecución
presupuestal es inferior a la
programación inicial, por los
retrasos en la iniciación de los
procesos administrativos y
contractuales.
Ejecución del proyecto de Talento Humano
tardíamente
Permanente
comunicación con la
Dirección Nacional de las
necesidades de
contratación Territorial
Efectuar informe de
seguimiento mensual
respecto a la ejecución
presupuestal
Informe mensual
12
2012/10/01
2013/09/30
52
9
75%
39
39
52
SUBDIRECCION
ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
DIRECCIONES
TERRITORIALES
175
19 03 003
Hallazgo Nº 51.- Programación
Presupuestal: La Escuela Superior de
Administración Pública ESAP,
Dirección Territorial Atlántico en
agosto del 2011 (octavo mes del año),
solo había ejecutado el 38.7% del
presupuesto asignado, lo anterior,
debido a debilidades en la planeación
de sus proyectos; por ende la entidad,
ejecutó en los últimos cuatro (4)
meses del 2011, el 61.3 % restante
Debilidades en la planeación de los proyectos
Seguimiento
mensual a la
ejecución
presupuestal
Efectuar informe de
seguimiento mensual
respecto a la ejecución
presupuestal
Informe mensual
12
2012/10/01
2013/09/30
52
9
75%
39
39
52
SUBDIRECCION
ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
DIRECCIONES
TERRITORIALES
176
18 02 002
Hallazgo Nº 52.- Plan de Inversiones:
La Escuela Superior de
Administración Pública ESAP,
Dirección Territorial Atlántico,
ejecutó en cto de Inversión $3.851.8
millones equivalentes al 77.4% del
total del presupuesto; quedando por
ejecutar $1.121.4 millones, con un
porcentaje de 22.5%,
La Regional Atlántico no programó un plan de
inversiones que le permita a la Territorial mantener
un control sobre los gastos de inversión
Seguimiento
mensual a la
ejecución
presupuestal
Efectuar informe de
seguimiento mensual
respecto a la ejecución
presupuestal
Informe mensual
12
2012/10/01
2013/09/30
52
9
75%
39
39
52
SUBDIRECCION
ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
DIRECCIONES
TERRITORIALES
177
18 02 100
Hallazgo Nº 53.- Reversión
presupuestal: De la relación de
contratos suscritos por la ESAP
Territorial Atlántico, se constató que
(6) contratos no se ejecutaron, cuyos
valores corresponden a $ 26.9
millones, como consecuencia de lo
anterior, estos montos fueron
reversados del presupuesto de la
vigencia
indebida planeación de la contratación de acuerdo a
la necesidad de la territorial e incumplimiento de
metas y programas en la mencionada vigencia
2011.
Identificar las necesidades
de la territorial frente a
las metas programadas y
correlacionarlas con el
adecuado y oportuno
asignación de recursos
Efectuar seguimiento
periodico a la
ejecución del
proyecto tanto
financiero como
cumplimiento de
metas
Informe mensual
12
2012/10/01
2013/09/30
52
11
92%
48
48
52
SUBDIRECCION
ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
DIRECCION
TERRITORIAL
ATLANTICO
178
18 01 002
Hallazgo Nº 55.- Saldo Caja
General: Se pudo establecer que
se encuentra sobreestimada la
cuenta de caja general en $2.42
millones, toda vez que en la
territorial de Norte de Santander
a pesar de haberse consignado
este valor, no se realizó el registro
en la contabilidad.
No se realizó el registro contable
Realizar el ajuste
correspondiente a
la subestimación
detectada
Realizar el ajuste
correspondiente a la
subestimación
detectada,
debidamente
soportado
comprobante de ajuste
1
2012/09/20
2012/12/28
14
0%
0
0
14
SUBDIRECCION
ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
DIRECCION
TERRITORIAL
NORTE DE
SANTANDER
86
179
18 01 004
Hallazgo Nº 56.- Conciliaciones
Bancarias: Se pudo establecer a
través de las conciliaciones
entregadas por la ESAP, las notas a
los Estados financieros y la
respuesta al oficio CDSS-ESAP-011
que la entidad tiene dos cuentas
del Banco Caja Social, y una del
Banco Popular las cuales no
concilia desde diciembre de 2009
Falla en la implementación del botón de pagos,
para la subida masiva de los ingresos a nivel
nacional, desde el año 2009.
Elaborar las
correspondientes
conciliaciones
bancarias
1. Asesoria para apoyar
el proceso contable y de
conciliaciones bancarias.
Suministro de
InformaciónRealizac ión
fisica de las
conciliaciones bancarias
Formato Código: RE-A-
GF-09
Unidad
1
2012/08/01
2013/05/24
42
0%
0
0
42
SUBDIRECCION
ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
180
18 01 004
Hallazgo Nº 57.Cruces entre la contabilidad y
los extractos bancarios:
Se pudo establecer que existen
diferencias entre los extractos y la
contabilidad, la cual no permite
que los saldos en las cuentas de
contabilidad relacionadas con los
bancos, ingresos, cuentas por
cobrar y gastos financieros sean
los reales, toda vez que se hallan
partidas no registradas desde
vigencias anteriores
Existen partidas no registradas desde vigencias
anteriores
realizacion de ajustes en
la cuenta de bancos por
parte de la sede central,
lo que generón que a la
fecha las
conciliaciones bancarias
no presenten ninguna
diferencia
Conciliaciones
bancarias elaboradas
oportunamente (ya
estan elaborados los
ajustes desde el mes de
enero)
Conciliaciones de la
totalidad de las cuentas
bancarias
1
2012/09/20
2013/09/03
50
0%
0
0
50
SUBDIRECCION
ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
DIRECCIONES
TERRITORIALES
181
18 01 005
Hallazgo Nº 58.- Pago Gravamen Financiero por uso de diferentes
NIT:
Se pudo establecer que a través de la
cuenta del Banco Popular la ESAP
mes de diciembre canceló $50.2
millones de gravamen financiero por
las transferencias a las territoriales,
consultada la entidad esta nos
manifestó que esto se debe a que
cada una de las territoriales maneja
NIT diferente al de la Sede Central
Existencia de NIT diferentes para cada territorial
Gestionar ante el Banco
el no cobro de las
trasnferencias
tratandose de
movimientos
financieros de la misma
entidad
Gestionar ante el
Banco el no cobro de
las trasnferencias
tratandose de
movimientos
financieros de la
misma entidad
Informe sobre la gestión
efectuada
1
2012/09/20
2013/09/02
50
0%
0
0
50
SUBDIRECCION
ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
182
18 01 004
Hallazgo Nº 60.- Cruces entre
contabilidad y cartera
Se pudo establecer que existen diferencias entre los
reportes de contabilidad y cartera por las diferentes
cuentas por cobrar; en contabilidad tiene saldo de
$10.330.69 millones y en cartera $15.800.79 millones
Inconsistencia de la
informa
ción
entre
los
módulo
s de
contabil
idad y
cartera
Llevar a cabo la conciliacion de los
saldos que permita contar con unas
cifras veridicas en ambos modulos
Realizar los ajustes
necesarios que
permitan la migración
de saldos reales al
nuevo aplicativo
Informe
trimestral de
avance de los
ajustes
4
2012/10/01
2013/09/30
52
0%
0
0
52
SUBDIRECCION
ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
DIRECCIONES
TERRITORIALES
NARIÑO TOLIMA
183
18 01 005
Hallazgo Nº 63.- Anticipos para
proyectos de inversión
Se pudo establecer en esta cuenta presenta saldo desde la
vigencia anterior, denotando que existen contratistas con
recursos de la ESAP por $136.99 millones, y sobre la cual no
existió ningún movimiento.
La administración y
las interventorías no
le aportan a la parte
contable los avances
(ejecución) de los
convenios
Requerir a los Interventores para
que mensualmente informen sobre
las ejecuciones de los convenios a las
oficinas de contratación y
contablidad.
1. Exigir para el control
Informes Mensuales,
según circular 09 del 29
de junio de 2012 y
Formato RE-A-GF-
10.
Informes
12
2012/09/30
2013/10/02
52
1
8%
4
4
52
SUBDIRECION
ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
184
18 01 002
Hallazgo Nº 64.-
Publicaciones cuenta 140127
Verificados los movimientos se evidencia que existen saldos de
vigencias anteriores por venta de publicaciones que no han
sido cancelados,
Deficiencias en el
proceso
de
concilia
ción de
saldos y
registro
de los
mismos
Análisis y depuración de la
cuenta
Analizar vigencias
anteriores 2010-
2011 y realizar los
ajustes y
Reclasificaciones a
que haya lugar.
Informe
mensual y
comprobantes
de ajuste
12
2012/10/31
2013/09/30
48
0%
0
0
48
SUBDIRECION
ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
87
185
18 01 004
Hallazgo Nº 65.Aportes Ley 21 de 1982 Se establece que la
cuenta presenta saldos sin depurar por $6.508.40 millones,
según se informa en vigencias anteriores los habían glosado
por no realizar causación de los ingresos, si bien es cierto esta
glosa es contradictoria con el principio de prudencia que es
aplicable a los ingresos, a la fecha no se han realizado los
ajustes respectivos
Dificultad para comunicar a los no
aportantes para
0que no realicen el pago
parafiscal a la ESAP.
En cuanto a los
terceros en Ley
550, la ESAP no se
hizo parte en los
tramites de la
norma en cita lo
que no permitió
establecer las
deudas o aportes
por recaudar
dentro de dichos
trámites
Realizar los ajustes necesarios en el
modulo de cartera y hacer el cruce
de la información con el módulo de
contabilidad. Atender
oportunamente los requerimientos
de las Direcciones Territoriales en el
registro de los pagos
1.Identificar los ingresos por parte
de los no aportantes 2. Identificar las
entidades que se encuentran o
estuvieron acogidas a los trámites de
la Ley 550.
Realizar los ajustes
necesarios y despues
de depurados los saldos en el modulo
de cartera, proceder a
hacer la conciliación con
contabilidad. Mantener
actualizada y registrada
la información mensual
en el sistema financiero
1. Solicitar a los
operadores del Sistema
de Planilla Única (SOI)
el archivo plano de las
liquidaciones privadas
de los no aportantes al
igual que sus pagos.
Informe semestral
2
2012/09/20
2013/09/19
52
0%
0
0
52
SUBDIRECION
ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
DIRECCION
TERRITORIAL
TOLIMA
186
18 01 004
Hallazgo Nº 66.- Prestación de Servicios Educativos: Verificadas
las subcuentas de este grupo se encuentra que presentan
saldo en ítem que son de pago inmediato . Por lo anterior se
constituye una sobreestimación en estas cuentas por cobrar y
una incertidumbre en el patrimonio porque no se tiene
definida la vigencia a la que pertenecen estos saldos, en
cuantía de $3.456.18 millones.
1. No se realizo de
forma oportuna los
registros de
consignaciones
reportados por los
bancos.
2. Duplicidad en
la facturacion por
concepto de
servicios
educativos.
Realizar los ajustes necesarios en el
modulo de cartera y hacer el cruce
de la información con el módulo de
contabilidad
Ajustar y/o reclasificar
los valores encontrados
en los módulos de
contabilidad y cartera y
su impacto en los
estados financieros
Informes trimestrales.
4
2012/10/01
2013/10/02
52
0%
0
0
52
SUBDIRECION
ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
187
18 01 004
Hallazgo Nº 67.- Cartera prestación servicio. Se pudo
establecer que en la Territorial Tolima no se realizó
oportunamente el cobro de algunos saldos de cartera de las
vigencias 2003 y 2004, lo que generó un detrimento en la
cuantía señalada, sobre estimando el Activo Deudores,
afectando el Patrimonio-Resultado de Ejercicios anteriores.
no ubicación de
l
o
s
d
e
u
d
o
r
e
s
e
n
l
a
s
d
i
r
e
c
c
i
o
n
e
aplicación de lo establecido en el
procedimiento de cobro persuasivo
y coactivo establecido en la
resolución No. 0387 del 28 de abril
de
2009
Efectuar seguimiento
trimestral a los saldos
de cartera e iniciar los
procesos de cobro
cuando sea pertinente,
dando cumplimiento a
la resolución 0387 de
2009
informes trimestrales
4
2012/10/01
2013/09/30
52
0%
0
0
52
SUBDIRECION
ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
DIRECCION
TERRITORIAL
TOLIMA
188
18 01 005
Hallazgo Nº 69.- Legalización convenio Consultados los
movimientos de legalización del convenio 062 se observa
que en comprobante No.511-62 se registra en las cuentas
de gasto de vigencias anteriores $2.427.50 millones.
Generándose una subestimación del equipo satelital y
una sobreestimación de los gastos de vigencias anteriores
por cuantía de $2.427.50 millones
Definición de los cto,
gastos en la instalación y
montaje necesarios para
puesta en marcha de los
activos (antenas
satelitales) en el convenio
062.
Revisión y seguimiento al
convenio 062.
Estudio del convenio y
cada una de las clausulas
Vrs Normatividad vigente
Informes trimestrales
4
2012/10/01
2013/09/30
52
0%
0
0
52
SUBDIRECION
ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
189
18 01 005
Hallazgo Nº 70.- Recursos entregados y recibidos en
administración Se pudo evidenciar que no se entregan al
área contable los avances de la ejecución de los convenios
registrados en las cuentas 1420 1424 2450 2453 que
permita causar en los gastos y en los ingresos los valores
de cada vigencia. generando Incumpliento en lo
establecido en el Plan General de Contabilidad Pública
Incumplimietno de la
Circular 09 del 29 de Junio de
2012 y formalización del Formato RE-A-GF-
10
Requerir a los Interventores para
que mensualmente informen
sobre las ejecuciones de los
convenios a las oficinas de
contratación y contablidad.
1. Exigir para el control
Informes Mensuales,
según circular 09 del 29
de junio de 2012 y
Formato RE-A-GF-
10.
Informes mensuales
12
2012/09/30
2013/10/02
52
1
8%
4
4
52
SUBDIRECION
ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
88
190
18 01 002
Hallazgo 71.Deudas de difícil cobro Se evidencia en
Risaralda que aDiciembre de
2011 no se reclasificó la cartera en $5.58 millones ni el
saldo de provisiones desde el año 2007 en $15 millones
presentando debilidades de seguimiento y control en la
cartera y a la falta de aplicación de los principios, y
procedimientos contables establecidos por la CGN. igual
Territorial Antioquia-
Inaplicaciòn de los
principios, normas tècnicas
y procedimientos contables
establecidos por la CGN
Análisis y depuración de la
cuenta
Analizar la cuenta de
forma completa
y realizar los ajustes y
Reclasificaciones a que
haya lugar.
Informe
trimestral y
comprobantes
de ajuste
4
2012/10/31
2013/09/30
48
0%
0
0
48
SUBDIRECION
ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
DIRECCION
TERRITORIAL
RISARALDA
ANTIOQUIA
191
18 01 002
Hallazgo 72 Edificaciones en mantenimiento y bienes no
explotados Se pudo establecer que en contabilidad se
encuentran saldos en las cuentas 163601 y 163703
correspondiente a propiedad planta de la Territorial
Tolima y propiedad, planta de la Territorial Bolívar,
Incumpliendo lo establecido en el plan general de
contabilidad pública de verificación plena.
Incertidumbre sobre el saldo de la cuenta
Análisis y depuración de la
cuenta
Analizar la cuenta de
forma completa
y realizar los ajustes y
Reclasificaciones a que
haya lugar.
Informe
trimestral y
comprobantes
de ajuste
4
2012/10/31
2013/09/30
48
0%
0
0
48
SUBDIRECION
ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
DIRECCION
TERRITORIAL
BOLIVAR TOLIMA
192
18 01 005
Hallazgo Nº 74.- Uso de los inmuebles Verificados los
avalúos realizados en las vigencias 2007 y 2008, se pudo
establecer que en la Territorial Meta, los cuales tal como
se informa en el cuadro están en desuso o simplemente
por el sitio donde se encuentran no son aptos para la
construcción de una institución educativa,
Cambios en el uso del
suelo del sector donde se
encuentra ubicacdo el lote
el cual fue donado a la
esap en al año 1997
1. Entregar en parte de pago
para adquirir otra bien
inmueble.
2, Gestionar ante las
autoridades competentes el
cambio del lote por unio que
se ajuste a los requerimeintops
de la ESAP y al POT del
municipio.
3, Venderlo
Organozar un comité
conformado por
funcionarios de la Oficina
de Infraestructura y
Mnateniemiento,
de la Direccipon Nacional
y de la Dirección
Territorial para evaluar las
alternativas e iniciar los
tramites respectivos
relacionados con las
posibles acciones de
mejoramiento
informe de
gestion del
comité
trimestral
2
2012/10/01
2013/03/31
26
0%
0
0
26
SUBDIRECION
ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
DIRECCION
TERRITORIAL
TOLIMA
193
18 01 002
Hallazgo Nº 75.- Edificaciones Verificados los movimientos
de la cuenta edificaciones, establece que la T. Atlántico
incluyo pago de servicios profesionales en cuenta
cableado en la cuenta de edificaciones. T Tolima establece
que la cuenta edificaciones presenta saldo por $10.67
millones, en edifico en comodato, por lo
que no tendría que aparecer saldo en esta
cuenta
Debilidad en los criterios
contables y responsabilidad
por parte del contador
responsable de la vigencia
2011
listar el auxiliar, revision del
movimientos y Ajuste del rubro
en la vigencia del 2012
1,Revision del
movimiento y 2, ajuste
contable en la cuenta
correspondiente en al
vigencia 2012
comprobante de ajuste
1
2012/09/30
2013/09/29
52
0,5
50%
26
26
52
SUBDIRECION
ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
DIRECCION
TERRITORIAL
TOLIMA ATLANTICO
194
18 01 002
Hallazgo Nº 78 Traslado elementos satelitales Se
evidenció que en la Territorial Tolima no se ingresó al
inventario los elementos recibidos consistente en el kit
de equipo satelital por valor $8,22 millones, entregados
en virtud del convenio 062 de
2009 subestimándose las cuentas1670 de equipo de
cómputo y el patrimonio de la entidad en la mencionada
cuantía.
registro sede central
Validar la información
contenida en los inventarios
Revisar el registro de
inventarios a fin de
efectuar los ajustes
correspondientes
Registro en el sistema
1
2012/09/20
2013/09/20
52
0%
0
0
52
SUBDIRECION
ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
DIRECCION
TERRITORIAL
TOLIMA
195
18 01 002
Hallazgo Nº 79.- Bienes inservibles y/o obsoletos: En la
Territorial Nariño existen elementos y equipos de
cómputo que se encuentran en desuso y no se ha
realizado el procedimiento de baja de bienes así: l
Igualmente en la T Atlántico y T Risaralda desatendiendo
las normas de Control Interno y disposiciones contables
emitidas por la Contaduría General de la Nación,
Inoportunidad en los
procedimientos de
identificación de bienes
inservibles y/o obsoletos.
Identificación de los bienes
inservibles y/o obsoletos y
aplicación de procedimientos de
baja de bienes y regsitro de los
mismos
Identificación de los
bienes inservibles y/o
obsoletos y aplicación de
procedimientos de baja
de bienes y regsitro de los
mismos
Informe
trimerstral de
gestión de
bienes
inservibles y/o
obsoletos
4
2012/10/01
2013/09/30
52
2
50%
26
26
52
SUBDIRECION
ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
DIRECCION
TERRITORIAL
NARIÑO ATLANTICO
RISARALDA
196
18 01 002
Hallazgo Nº 82.- Amortizaciones. En la
Territorial Atlántico la cuenta 1975 tiene un
saldo de $7 millones y la 1970 no tiene saldo,
sobreestimando las amortizaciones y el
patrimonio. En la Territorial Tolima se
sobreestima en $7.5 millones debido a que
en septiembre de 2011, se dio de baja los
saldos registrados en la cuenta 1970 y no se
reclasificó la misma cuenta en el patrimonio
Debilidad en el analisis y revision
periodica de los estados finacieros
(balance) a fin de determinar los
saldos reales presentes en el grupo
19 y la existencia de amortizacion
acumulada correspondiente al
intagible.
analisis del grupo 19 en
todos sus saldos y
Realizacion del ajuste
contable
1,analisis de la cuenta
197507; 2) analisis del
grupo en general 3,y el
ajuste correspondiente
Informes para los
procesos de ajuste
3
2012/09/20
2013/09/20
52
1,5
50%
26
26
52
SUBDIRECION
ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
DIRECCION
TERRITORIAL
TOLIMA ATLANTICO
89
197
18 01 005
Hallazgo Nº 83.- Cálculo de valorizaciones.
A 31 de Diciembre de 2011 la Territorial
Risaralda no realizó el cálculo de la valorización y la actualización de los activos
fijos
. El Nivel central solicitó los avalúos y
respondió que en la vigencia 2011 no se
habían realizado y allegó veintiún informes
de avalúos realizados por el IGAC, 16
efectuados en el 2007 y 5 en el 2008
No se cuenta con la totalidad de los
avaluos de los activos
fijos de la entidad
Efectuar los avaluos
correspondientes a los
activos fijos de la entidad
Efectuar los avaluos
correspondientes a los
activos fijos de la entidad y
registrar contablemente
los resultados presentados
Activos fijos avaluados y
registrados
1
2012/10/01
2013/09/30
52
0,5
50%
26
26
52
SUBDIRECION
ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
DIRECCION
TERRITORIAL
RISARALDA
198
18 01 004
Hallazgo Nº 84.- Cheques no Cobrados. La
cuenta 242529 presenta saldos de vigencias
anteriores, considerados incobrables, la
ESAP está analizando la prescripción de
estas obligaciones o considerarlo como
recuperaciones. A nivel nacional el saldo
asciende a $127.84 millones, de los cuales
$1.85 millones son de la Territorial Tolima,
gerando incertidumbre sobre esta cuenta y
el patrimonio
Inoportunidad en el análisis de
los cheques no
cobrados
Revisión de la
prescripción de los
titulos valores y ajustes
contables
correspondientes
Revisión de la
prescripción de los
titulos valores y ajustes
contables
correspondientes
informe para los ajustes
correspondientes
2
2012/09/20
2013/09/20
52
0,2
10%
5
5
52
SUBDIRECION
ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
DIRECCION
TERRITORIAL
TOLIMA
199
18 01 004
Hallazgo Nº 85.- Salarios y Prestaciones
Sociales. Se genera incertidumbre en la
existencia de acreencias por $199.40
millones por nómina y $9.87 por prima de
navidad en la cuenta 2505 ya que no
debería presentar saldo al cierre de la
vigencia. Adicionalmente la territorial
Atlántico sobreestima las cuentas de prima
de vacaciones por $29 millones y prima de
servicio por $24 millones
Debilidad en la responsabilidad en
los registros oportunos y revision
periodica de los saldos
presentados.
revision de las cuentas
correspondientes al grupo
de obligaciones laborales y
prestaciones sociales a fin
de realizar los ajustes
pertinentes establecer las
acreencia reales
1,Revision de los
movimiento contables
registrados en el grupo 25
y 2, ajuste contable en la
cuenta
informe para los ajustes
correspondientes
2
2012/09/20
2013/09/20
52
0
0%
0
0
52
SUBDIRECION
ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
DIRECCION
TERRITORIAL
ATLANTICO
200
18 01 002
Hallazgo Nº 86.- Pasivos Estimados. La Territorial Atlántico contabilizó en la
271005
$0,2 millones por embargo deducido a un
docente y no utilizó la 242524, generando
sobreestimación en la 2710 y subestimación
en la 2425. Se registró $1,9 millones en la
cuenta 271006, sin existir evidencia del
motivo ni de los documentos soportes,
generando incertidumbre en el pasivo y en
el patrimonio
Debilidad en loscriterios contables,
de comunicación entre el mismo
grupo contable y concentracion al
momento de registrar los
movimientos diarios de la entidad,
revision de los embargos
establecidos,
reclasificacion y ajustes
de los registros según
catalogo de cuentas
1, Revision del
movimiento,
2,identificacion del
tercero y 3,ajuste
contable en la cuenta
correspondiente en al
vigencia 2012
informe para los ajustes
correspondientes
3
2012/09/20
2013/09/20
52
3
100%
52
52
52
SUBDIRECION
ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
DIRECCION
TERRITORIAL
ATLANTICO
201
18 01 002
Hallazgo Nº 87.- Recaudos por Clasificar. A
diciembre 31 la ESAP no ha identificado
$7.846.44 millones de esta cuenta,
sobreestimando el pasivo y las
cuentas de cartera. La territorial
Atlántico tiene $32.7 millones para
devolver al Área Metropolitana de
Barranquilla, sin realizar el ajuste a la
cuenta de ejercicios anteriores. La
territorial Tolima tiene $43.45 por
identificar
Directrices impartidas por en
contador Nacional autorizando el
registro de vigencias 2010 hacia atrás
en la mencionada cuenta.
Deficiencias en el proceso de
comunicación entre la territorial y la
sede central a fin de sugerir,
plantear, compartir y establecer
conjuntamente procedimientos
contables,
investigacion, identificacion
y reclasificacion del
ingresos a su
correspondiente cuenta
ingresos por ley 21/82 e
ingresos procedentes de la
prestacion del servicio
estudiantil
1, listar las partidas por
vigencia
2,confrontar con la
entidad bancaria
correspondiente para el
caso banco popular la
procedencia del recurso
y3, reclasificacion en la
cuenta pertinente
informe para los ajustes
correspondientes
3
2012/09/20
2013/09/20
52
1
33%
17
17
52
SUBDIRECION
ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
DIRECCION
TERRITORIAL
ATLANTICO TOLIMA
202
18 01 005
Hallazgo Nº 89.- Desviación de Fondos. En
las vigencias 2010 y 2011, se produjeron
presuntas desviaciones de fondos en la
Territorial Atlántico por una ex pagadora
de
la entidad por $33 millones y en las vigencias
2007 al 2009, se presentaron presuntas
apropiaciones de $82.3 millones girados a la
ESAP por aportes parafiscales, consignados
en cuentas diferentes a las de la ESAP
Debilidad de control en los pagos de
la Direccion Territorial, aun cuando
ya esta establecido el tope en las
tranferencias, recuado centralizado y
doble firma en los cheques
Hcer auditoria de control
interno para establecer el
monto y Colocar las
respectivas denuncias por
parte de la Dirección
Territorial.
Seguimiento de la
Direccion Territorial a los
procesos disciplinarios y
Penales presentar
informes a la oficina
Juridica
UND
3
2012/09/30
2013/09/30
52
3
100%
52
52
52
DIRECCION
TERRITORIAL
ATLANTICO
203
18 01 002
Hallazgo 90 Registro de recuperaciones y
aprovechamientos Verificados los
movimientos de las cuentas de ingresos por
recuperaciones y aprovechamientos, se
establece reintegros (no explicados por la
administración) se evidencio que allí se
registran las multas cobradas por biblioteca
al igual que la venta de publicaciones.
Existiendo la cuenta contable de sanciones
y publicaciones
Error Parmetrización en el sistema.
Análisis y depuración
de la cuenta
1. Analizar vigencias
anteriores 2010-
2011.
2. Ajustes y
Reclasificaciones a que
haya lugar.
Registros trimestrales
4
2012/10/31
2013/10/30
52
0%
0
0
52
SUBDIRECION
ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
204
18 01 002
Hallazgo 91.Registro cuentas de cto: se
establece que no existe consistencia en el
registro de los cto de los contratos,dado
que en ocasiones se cargan como si fueran
de educación formación profesional cuenta
7208, generando que no se conozca en que
fueron ejecutados los recursos, Lo que
denota falta de verificación al momento
del registro.
Criterio en la utilización de las
cuentas, según los
objettos de los
contratos.
Análisis y depuración
de la cuenta
Ajustes y
Reclasificaciones a que
haya lugar.
Registros trimestrales
4
2012/10/31
2013/10/30
52
0%
0
0
52
SUBDIRECION
ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
90
205
18 01 004
Hallazgo 93 Conciliación SIIF II y SEVEN
debido a la tardanza en el registro de la
información contable en SIIF II el nivel
central registró la contabilidad en el SIIF II
en consolidado, generando diferencias
entre los datos de las territoriales en los
dos aplicativos, restándole la confiabilidad
y utilidad que frente a terceros debe tener
la misma.
1. Demora en la iniciacion
del SIIF., El SIIF en la parte
contable se encuentra en
desarrollo y proceso de
actualizaciones.
1. Depuración y reclasificación
permanente de las cuentas y
unificacion con el SIIF.
Ajustes y
Reclasificaciones a que
haya lugar.
Informe trimiestral
sobre los ajustes y
reclasificaciones
4
2012/10/31
2013/10/30
52
0%
0
0
52
SUBDIRECION
ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
206
18 01 005
Hallazgo 94 Registro y contenido de
Libros. T Atlántico se evidencio registros
de los libros auxiliares de Bancos 2011 no
se realizaron de manera ordenada
atendiendo a los criterios de numeración,
fecha y valor de la operación, tfectando el
logro de uno de los objetivos de la
información contable
Debilidad en el control de
establecimiento de directrices
del responsable del area
contable en la vigencia 2011,
falta de revision y seguimiento
de la informacion.
Causar los hechos en las
medidad que se van
ejecutando en base a los
soportes entregados por las
demas dependencias
Tramitar y registrar
oportunamente las
cuentas y pasarlas a
pagaduria para su
desembolso
Libros debidamente
llevados
1
2012/09/30
2013/09/30
52
1
100%
52
52
52
SUBDIRECION
ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
DIRECCION
TERRITORIAL
ATLANTICO
207
18 01 002
Hallazgo 95 Registro de otros activos. en
las diferentes cuentas de propiedad,
planta y equipo, se establece que en los
meses 10 y 11 de 2011 en la cuenta de
herramientas y accesorios se cargaron al
parecer 4 libros, los cuales tienen
contabildiad en las cuentas de otros
activos. Igualmente software en la cuenta
de equipo de computo debiendose
registrar en cuenta de intangibles.
Debilidad en la clasificacion en la
cuentas
contables de
la entidad.
Causar los hechosy demas
registros contables
Tramitar y registrar
oportunamente las
diferentes partidas
contables
Libros debidamente
llevados
1
2012/09/30
2013/09/30
52
1
100%
52
52
52
SUBDIRECION
ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
208
18 01 002
Hallazgo96 Causación oportuna de las
cuentas por pagar. T Risaralda que no
se contabilizan los hechos una vez
ocurridos de forma cronológica, tal
como se compruebo en las facturas del
contrato 62 y las facturas del contrato
069 para el suministro de tiquetes
aéreos para docentes y capacitadores y
adicionalmente el contrato 15 para la
prestación del servicio de aseo.
Debilidad en la clasificacion en la
cuentas
contables de
la entidad.
Causar los hechosy demas
registros contables
Tramitar y registrar
oportunamente las
diferentes partidas
contables
Libros debidamente
llevados
1
2012/09/30
2013/09/30
52
0%
0
0
52
SUBDIRECION
ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
209
18 01 005
Hallazgo 97.- Cheques Girados y no
Entregados T Nariño evidencia 3 cheques
girados en dic. y no entregados hasta la
fecha de verificación (20110426) los
cuales se encuentran custodiados en caja
fuerte de la entidad. Esituación que
demuestra falta de observancia de
medidas de control interno y debilidad en
interventoría y supervisión.
Debilidad en la clasificacion en la
cuentas
contables de
la entidad.
Causar los hechosy demas
registros contables
Tramitar y registrar
oportunamente las
diferentes partidas
contables
Libros debidamente
llevados
1
2012/09/30
2013/09/30
52
0%
0
0
52
SUBDIRECION
ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA DIRECCION
TERRITORIAL NARIÑO ATLANTICO
RISARALDA
210
18 01 004
Hallazgo98 Manejo Cuenta Deudores-
Aportes Cotizaciones. T Tolima SEVEN se
registra un mismo deudor con diferentes
NIT presenta desconocimiento de los
periodos por cobrar de cada deudor. Con
respecto a la cartera de municipios segun
ley 550 de 1999, por $11,64 millones
información que difiere de los Acuerdos
de Reestructuración por valor de $12,04
millones
debilidad en depuracion y
ajustes necesarios. Errores en la
digitación de los datos de los
clientes al momento de su
creación en el sistema
administrativo y financiero
SEVEN. En Los tramties de Ley
550, la ESAP no se hizo parte
dentro de
algunos procesos, lo que no
permitió establecer las deudas o
aportes por recaudar dentro de
los mismos.
Realizar los ajustes necesarios y
mantenerlos en la base de
clientes con otra condicion, ya
que pueden ser deudores pero no
de Ley 21. Se debe realizar la
actualizacion de los terceros para
que los datos sean veridicos.
Fiscalizacion por parte de las
Direcciones Territoriales, a cada
una de las
entidades que se han acogido a
los tramites de Ley 550.
Ajustes necesarios.
Conciliacion de los
terceros aportantes de
Ley 21 de 1982,
1. Asignar o disponer los
recursos necesarios para
realizar las visitas de
fiscalizacion como gastos
de desplazamiento y
demas.
2. Levantar las respectivas
actas de las visitas.
3. Emitir las respectivas
liquidaciones de aforo
cuando a ello hubiere
lugar
Informe semestral ,
2
2012/09/27
2013/09/12
50
0%
0
0
50
SUBDIRECION
ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
DIRECCION
TERRITORIAL
TOLIMA
211
18 01 005
Hallazgo 99.Cumplimiento de contrato T
Tolima se Establece incumplimiento en la
ejecución del contrato de prestación de
servicios No. 016 de 2011, no se
evidencian suficientes gestiones
encaminadas al cabal desarrollo del objeto
contractual
Contrato 016. falta de un equipo
que se encarge del area de
recaudo y cartera Contrato
001.error en la comunicación.
Contrato 016. establecimieto del
area de recaudo, cartera, cobro
persuasivo y coactivo en las
territoriales. contrato 001.
realizacion de las modificaciones
pertinentes a los contratos de
prestacion de servicios
suscribir los respectivos
actos contractuales
acorde con las
determinacioones de la
sede central
unidad
1
2012/09/11
2013/09/11
52
1
100%
52
52
52
OFICINA
ASESORA
JURIIDICA
DIRECCION
TERRITORIAL
TOLIMA
91
212
18 01 004
Hallazgo 101.Cruces contabilidad
almacén en equipo de cómputo Se
establece diferencias entre reporte
de inventario almacén y área
contable en registro de bienes
adquiridos en el convenio 062-2009,
pues el proveedor facturó por
administración, el cual no estaba
pactado en el convenio, no se
autorizó incluir mayor valor en la
contabilidad, tampoco dio la
instrucción de ajuste al almacén
Debilidad de Definición de
los cto,
gastos en el
convenio
062.
Revisión y seguimiento al
convenio 062.
Estudio del convenio y
cada una de las clausulas
Vrs Normatividad vigente
Informes
4
2012/09/30
2013/09/30
52
0%
0
0
52
SUBDIRECION
ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
213
18 01 004
Hallazgo102.Cruces entre Contabilidad e inventarios T Nariño. diferencia entre la
contabilidad y el almacén en la cuenta de Edificaciones lo que denota debilidades
en los cruces de estas dos áreas de la ESAP
Debilidad en la clasificacion
en la
cuentas
contables
de la
entidad.
Causar los hechosy
demas registros
contables
Tramitar y
registrar
oportunament
e las diferentes
partidas
contables
Libros
debida
mente
llevad
os
1
2012/09/30
2013/09/30
52
0%
0
0
52
SUBDIRECION
ADMINISTRATIV
A Y FINANCIERA
DIRECCION
TERRITORIAL
NARIÑO
ATLANTICO
214
18 02 002
Analizada la ejecución de los ingresos de los meses de noviembre y diciembre
con los ingresos a bancos, se observa diferencias por $2.074 millones, que
corresponden
$733,9 millones y $1.340,3 millones respectivamente.
Por falta de conciliación entre las dependencias.
Conciliación de los ingresos
de la ESAP
Registro de los
recursos
financieros de
la entidad
Reporte
ejecución
presupuestal de
ingresos
4
2011/10/03
2012/10/02
52
1
25%
13
13
52
Subdirección
Administrativa
y Financiera
215
18 01 004
Las conciliac. bncars con corte 31/12/2010 estan afectadas por $7.819,1
millo.s:
$5.080,6 millo.s de consign. pndntes de registro en libros y $2.738,5 de partis.
conciliatorias con antigüedad mayor a 3 meses, pendientes por registrar. Con,
Atrasadas: desde la vig. 2009, como: Caja S. No. 24000114950 y 24020463207,
cuya conci, se encuentra a 31/12/09 y 30/11/09 respectiva/,,,,,,,
Falta de procedimientos
Automatización de
las conciliaciones
bancarias.
Implementació
n de aplicativo
conciliaciones
bancarias
Estados financieros
4
2011/10/03
2012/10/02
52
0
0%
0
0
52
Subdirección
Administrativa y
Financiera
(GGContable,
GGTesorería y
Oficina de
Sistemas e
Informática
216
18 01 002
Las ctas 14020301/02/03/04 Deud. Aprtes Nal, Departal, Munpal y Distral, con saldo
$7.365 millo.s a 31/12/10, da incertid. por: Diferen.s entre contab. y Cartera: la
subcta 140203 Aportes Nómina hay diferencias en los saldos Contab. y Cartera
por
$1.048,8 millones.Salds a Depurar: En la subcta 140701 Deudores por estación de
Servic.s Educvos. ...
Falta de depuración y seguimiento
Depuración de la cuenta
Deudores Aporte Ley 21
Determina
r los
valores
que se
deben
aplicar
Estados financieros
4
2011/10/03
2012/10/02
52
1
25%
13
13
52
Subdirección
Administrativa y
Financiera
(GGContable,
GGRecaudo y
Cartera y Oficina
de Sistemas e
Informática
Disciplinario
217
18 04 100
La Cuenta 16 Propiedades, Planta y Equipo por $23.658,5 millones, generó
incertidumbre, como resultado de efectuar el cruce entre los estados contables
y el informe de activos fijos, el cual arrojó diferencias por $5.049 millones.
Falta de control
y
co
nci
liac
ión
ent
re
las
de
pe
nd
en
cia
s
Conciliación en las
Direcciones
Territoriales
Determina
r los
valores
que se
deben
aplicar
Estados financieros
4
2011/10/03
2012/10/02
52
4
100%
52
52
52
Subdirección
Administrativa y
Financiera
(GGContable,
GGAlmacén e
Inventarios y
Oficina de Sistemas
e Informática
218
18 01 100
La cuenta Bienes de Arte y Cultura, por $1.794 millones, genera incertidumbre
por
$663,5 millones, por cuanto al cruzar los saldos de los estados contables con el
informe de activos fijos, se presentan diferencias por este valor, en las
subcuentas
19600701/02
Falta de control
y
con
cili
aci
ón
ent
re
las
de
pe
nd
enc
ias.
Conciliación en las
Direcciones
Territoriales
Determina
r los
valores
que se
deben
aplicar
Estados financieros
4
2011/10/03
2012/10/02
52
4
100%
52
52
52
Subdirección
Administrativa y
Financiera
(GGContable,
GGAlmacén e
Inventarios y
Oficina de Sistemas
e Informática
92
219
18 01 100
Al verificar los saldos contables con el Informe de Activos Fijos, se observa que
la cuenta Otros Activos – Intangibles, presenta diferencias por $80,6 millones,
mayor en contabilidad
Falta de control
y
co
nci
liac
ión
ent
re
las
de
pe
nd
en
cia
s
Conciliación en las
Direcciones
Territoriales
Determina
r los
valores
que se
deben
aplicar
Estados financieros
4
2011/10/03
2012/10/02
52
3
75%
39
39
52
Subdirección
Administrativa y
Financiera
(GGContable,
GGAlmacén e
Inventarios y
Oficina de Sistemas
e Informática
220
18 01 002
La Subcuenta 271005 Provisión para Contingencias
por $1.659 millones, genera incertidumbre, por el
no registro de los pasivos estimados, producto de
los procesos, litigios y demandas en contra de la
ESAP.
no se tiene un método para su cálculo
Implementación de la metodología de
valoración de contingencias litigiosas
Estudio de políticas y
metodologías de
valoración de procesos
litigiosos adoptados por
otras entidades públicas
para adoptarlas en
la entidad
Adopción de
política y
metodolo
gía
1
2011/10/03
2012/10/02
52
0
0%
0
0
52
Subdirección
Administrativa y
Financiera GGC Y
OAJurídica
221
18 01 100
La Cuenta 290580-Recaudos a favor de Terceros se encuentra sobreestimada en
$1.818,6 millones, debido a que se
presentan recaudos por identificar,
correspondientes a vigencias
anteriores y del año 2010.
la entidad no ha
establecido
mecanismos para la
devolución o
incorporación de
dichos recursos
Depuración de los Recaudos a favor de
terceros
Determinar los
valores que se deben
aplicar
Estados financieros
4
2011/10/03
2012/10/02
52
0
0%
0
0
52
Subdirección
Administrativa y
Financiera
GGContable,
GGRecaudo y
Cartera y
GGTesorería
222
18 01 100
La Cta 320801-Capial Fiscl Trasl,do entre Unides,
que represta los traslados de fondos, bienes,
derechos y obligaciones de la Sde Pcipal a las
Direc. Territ. o entre estas, presentó una difer.a de
$2.965,9 mill.s, valrs que correspon. a
registros de vig.s anteriores, a la fecha no se
han realizado las concili. respectivas, con el
fin de depurar .....
Falta de conciliación entre dependencias
Conciliación en las Direcciones
Territoriales
Determinación de los tipos
de diferencias,
clasificación para su ajuste
o reclasificación con su
respectivo impacto en los
Estados Financieros
Estados financieros
4
2011/10/03
2012/10/02
52
1
25%
13
13
52
Subdirección
Administrativa y
Financiera
GGContable y
Direcciones
Territoriales
223
18 01 002
La cuenta Costo de Ventas y Operación por
$50.997 millones, no se incluyen los cto por
provisión, depreciación y amortización, los cuales
a 31 de diciembre de 2010, reflejaban un saldo por
$2.332,7 millones.
Omisión de la inclusión del registro
Adopción de la política y matriz contable
para el
reconocimiento y revelación en los cto de
producción
Determinación de los
criterios que serán base
para la asignación de los
cto de producción por
concepto de provisiones,
amortizaciones y
depreciaciones, según la
CGN
Adopción de la política
1
2011/10/03
2012/10/02
52
0
0%
0
0
52
Subdirección
Administrativa y
Financiera
GGContable ,
GGAlmacén e
Inventarios y O
sistemas e
Informática
224
18 01 002
Los Litig. y demdnas en contra, que a 2010,
ascendían a $4.065 millones, no están registrados
razonable/, por las razones:Litigios y Demads no
incluidas en Pasivos Estimados En el formato 9 de
la cta fiscal, se eviden. proc. por demands en
contra, por $3.206 millones, de los cuales, por el
estado de los mismos, se determina la probable
contingencia; ..
Falta de comunicación entre dependencias
Crear las subcuentas e identificar los
valores de conformidad con el
procedimiento definido por la CGN para
el reconocimiento y revelación de los
procesos litigiosos tanto en Balance,
Estado de Actividad y Notas a los Estados
Contables
Remitir de manera
trimestral la información
actualizada de los
procesos litigiosos
informe trimestral
4
2011/10/03
2012/10/02
52
2
50%
26
26
52
Subdirección
Administrativa y
Financiera GGC Y
OAJurídica
93
225
18 01 002
Frente a los procesos judiciales, laudos arbitrales,
conciliaciones extrajudiciales, las notas a los estados
contables no revelan lo siguiente: a) El valor pagado
por sentencias incluyendo los intereses y costas del
proceso. b) El valor registrado como gasto por
sentencias c) La metodología aplicada para el
registro del pasivo estimado. d) Estado de los
Procesos.
Omisión de inclusión en las notas
Crear las subcuentas e identificar los
valores de conformidad con el
procedimiento definido por la CGN para
el reconocimiento y revelación de los
procesos litigiosos tanto en Balance,
Estado de Actividad y Notas a los Estados
Contables
Habilitar los conceptos
definidos por la CGN
Cuentas del
balance
informe
trimestral
4
2011/10/03
2012/10/02
52
2
50%
26
26
52
Subdirección
Administrativa y
Financiera GGC Y
OAJurídica
226
18 01 100
Frente a los procesos judiciales, laudos arbitrales,
conciliaciones extrajudiciales, las notas a los estados
contables no revelan lo siguiente: a) El valor pagado
por sentencias incluyendo los intereses y costas del
proceso. b) El valor registrado como gasto por
sentencias c) La metodología aplicada para el
registro del pasivo estimado. d) Estado de los
Procesos.
Omisión de inclusión en las notas
Crear las subcuentas e identificar los
valores de conformidad con el
procedimiento definido por la CGN para
el reconocimiento y revelación de los
procesos litigiosos tanto en Balance,
Estado de Actividad y Notas a los Estados
Contables
Habilitar los conceptos
definidos por la CGN
Cuentas del Balance
12
2011/10/03
2012/10/02
52
7
58%
30
30
52
Subdirección
Administrativa y
Financiera
227
18 01 004
Con relación a las operaciones interinstitucionales, se omite el
cumplimiento de la norma, situación que se observa en las siguientes
ctas:Deudores Presenta saldos de naturaleza contraria en el Mindefensa
Comando del Ejercito, por $-492.5 millones. Igualmente presenta
diferencias por $1.030 millones, entre lo reportado por la ESAP y lo
reportado por otras entidades. con la ESAP.
Falta de conciliación
Determinación de los
tipos de diferencias
entre los módulos de
contabilidad y cartera.
Ajustar y/o reclasificar los
valores encontrados en
los módulos de
contabilidad y cartera y su
impacto en los estados
financieros
Estados financieros
4
2011/10/03
2012/10/02
52
0
0%
0
0
52
Subdirección
Administrativa y
Financiera
(GGContable,
GGRecaudo y
Cartera y Oficina
de Sistemas e
Informática
228
18 01 002
Cta Deudores: La cta 14020301/02/03/04 Deudores Aportes
Nivel nal, Departtal, Munipal y Distrital, con un saldo a 31 de
diciembre de 2009 de
$8.417.9 milles, genera incertidumbre, en razón a que se
establecieron: Saldos de vig. anteries. por $8.418.0 millones,
cifra que falta por depurar. Saldos de periodos anteriores a 2009
por $-756,3 mill.
Por saldos por depurar de
vigencias anteriores y saldos
contrarios a su naturaleza y
causaciones no aplicados.
Determinación de los
derechos claros, expresos
y exigibles que deben
revelarsen en los
Estados Contables.
Depuración,
sustanciación y analisis
de los deudores con el
fin de determinar cuales
estan enmarcadas en los
literales del numeral 3.1
del anexo de la
Resolución 357 de
2008 de la CGN y cuales
obedecen a derechos
claros, expresos y
exigibles y que deban ser
objeto de revlación en los
Estados Contables.
Saldos depurados
1
2011/10/03
2012/10/02
52
0,77
77%
40
40
52
Tesorería y
Contabilidad ,
Recaudo y
Cartera Sede
Central y
Dirección
Territorial
94
229
18 01 004
Cartera por edades vs Contabilidad: Al confrontar los
consolidados de la cartera por edades a 31 de diciembre de
2009 por $21.430,9 millones, contra los saldos contables de
Cta 1402- Aportes y Cotizaciones y 1407
Prestación de Servicios Educativos por $16.091.7 millones, se
presenta diferencia de $5.339.2 millones, los cuales no han
sido conciliados, ..
Saldos no han sido
conciliados, lo cual
indica debilidad en
el control y
seguimiento
Determinación de los
derechos claros, expresos
y exigibles que deben
revelarsen en los
Estados Contables
según su antigüedad.
Depuración,
sustanciación y analisis
de los deudores con el
fin de determinar cuales
estan enmarcadas en los
literales del numeral 3.1
del anexo de la
Resolución 357 de
2008 de la CGN y cuales
obedecen a derechos
claros, expresos y
exigibles, y su vigencia.
Saldos depurados
1
2011/10/03
2012/10/02
52
0,58
58%
30
30
52
Contabilidad ,
Recaudo y
Cartera Sede
Central y
Dirección
Territorial y
Oficina de
Sistemas
230
18 01 100
Intangibles: Los saldos de las Cuentas 197007/08 otros activos
Intangibles - licencias y Software, presentaron diferencias por
$431,2 millones, con relación al Informe de Activos fijos a 31 de
diciembre de 2009, dada la falta de control y conciliación entre las
dependencias, generando que el saldo
de la cuenta no sea razonable.
Dada la falta de control y
conciliaci
ón entre
las
depende
ncias.
Correspondencia
entre los saldos
reportados por el
Módulo de
Inventarios y Activos
Fijos versus
Contabilidad.
Consolidación de las
matrices individuales de
análisis de impacto de las
partidas conciliatorias,
tanto de la Sede Central
como de las Territoriales,
para determinar el
concepto de partida
conciliatoria de mayor
riesgo (cto historicos,
valor en libros y
amortizaciones).
Saldos depurados
1
2011/10/03
2012/10/02
52
0,8
80%
42
42
52
Inventarios,
activos fijos,
contabilidad,
oficina de
sistemas de la
Sede Central y
Direcciones
Territoriales
231
18 01 100
Amortización: La Cuenta 197507/08 - Amortización
Acumulada de licencias y Software presentó una
diferencia de $460,9 millones respecto al Informe de
activos fijos, debido a la falta de control y
conciliación entre las dependencias, generando
afectación del saldo de las cuentas del
patrimonio (cuenta 3270 Amortización de otros activos).
Debido a la falta de control
y
conciliaci
ón entre
las
depende
ncias.
Correspondencia entre los
saldos reportados por el
Módulo de Inventarios y Activos
Fijos versus Contabilidad.
Consolidación de las matrices
individuales de análisis de impacto
de las partidas conciliatorias, tanto
de la Sede Central como de las
Territoriales, para determinar el
concepto de partida conciliatoria
de mayor riesgo (cto historicos,
valor en libros y amortizaciones).
Saldos depurados
1
2011/10/03
2012/10/02
52
0,9
90%
47
47
52
Inventarios, activos
fijos, contabilidad y
oficina de sistemas
de la Sede Central y
Direcciones
Territoriales
95
232
18 01 100
Recaudos por Clasificar: La Cuenta Recaudos por
Clasificar se encuentra sobreestimada en $913
millones, en razón a que aunque existen partidas
de vigencias anteriores claramente identificadas, a
mayo de 2010, la entidad no ha establecido los
mecanismos para su devolución o incorporación
de dichos recursos afectando la cuenta de
ingresos.
En razón a que aunque
existen partidas de
vigencias anteriores
claramente identificadas, a
mayo de 2010, la entidad
no ha establecido los
mecanismos para su
devolución o incorporación
de dichos recursos .
Aplicación de los recaudos por
clasificar, bien sea a deudores (Ley
21/82, Servicios Educativos, Otros),
saldos a favor de beneficiarios por
reintegros de mayores valores
pagados o de no aportantes, o
reconocimiento como ingresos por
aprovechamientos.
Identificar el origen de los
recaudos, verificando que
correspondan a derechos ciertos,
pagos de no aportantes, mayores
valores pagados,según su
antigüedad, para su reclasificación
a deudores, acreedores o ingresos
por aprovechamientos según sea
el caso.
Saldos depurados
1
2011/10/03
2012/10/02
52
0,6
60%
31
31
52
Tesorería,
contabilidad,
recaudo y cartera,
oficina de sistemas,
tanto de la sede
central como las
direcciones
territoriales
233
18 01 100
Traslado entre Unidades: La Cta 32080106
Traslado entre Unidades, presentó una diferi. de
$4.439.3 millones, por concepto de fondos y bienes
transferidos a su respectiva contrapartida, cifras
que corresponden a registros de vig. anterio. a la
fecha no se han realizado las concilia. respectivas,
con el fin de depurar las mismas y ....
Cifras que aunque
corresponden a registros
de vigencias anteriores, a la
fecha no se han realizado
las conciliaciones
respectivas, con el fin de
depurar las mismas y
aplicar los respectivos
recaudos.
Correspondencia entre los saldos
reportados por la Sede Central y las
Direcciones Territoriales relacionado
con el traslado o recibo de bienes,
derechos y obligaciones.
Elaboración de matriz del estado
de los traslados entre unidades
Conciliación entre la Sede Central,
Direcciones Territoriales y Grupos
de
Tesorería, Recaudo y Cartera,
Inventarios y Activos Fijos y
Contabilidad. Evaluación de las
diferencias presentadas en la
conciliación de los
traslados de bienes, derechos y
obligaciones
Saldos depurados
1
2011/10/03
2012/10/02
52
0,5
50%
26
26
52
Tesorería,
contabilidad,
recaudo y cartera,
inventarios, activos
fijos, oficina de
sistemas, tanto de la
sede central como
las direcciones
territoriales
234
18 02 002
Aportes: Al confrontar los saldos de las
Ctas 41140301/02/03/04 Ingresos Fiscales
Aportes Nivel Nal, Departam, Munipal y
Distrital con el informe de ejecución de
Ingres. de la vig. 2009, presentó diferen. por
$2.338.5 millones, debido a que en las dos
primeras ctas causaron mayores
valores, mientras que en las siguientes causaron menos
.....
Debido a que en las dos
primeras cuentas
causaron mayores
valores, mientras que en
las siguientes causaron
menos de lo que lo
recaudaron.
Correspondencia entre los
movimientos del reporte de
ingresos presupuestales con los
del Estado de Actividad
Financiera, Económica, Social y
Ambiental relativos a Aportes Ley 21
de 1982 y Servicios Educativos.
Analizar si los criterios que
estan definidos en la
Resolución 036 de
1998 del MHCP estan
debidamente aplicados en la
formulación del reporte de
ejecución de ingresos
presupuestales y su
correspondencia con los
criterios contables.
Saldos depurados
1
2011/10/03
2012/10/02
52
0,75
75%
39
39
52
Tesorería, Presupuesto,
recaudo y cartera,
contabilidad y Oficina de
sistemas
96
235
18 02 002
Cruce Ingresos vs Plani. Al cruzar los saldos de las
Ctas
41140301/02/03/04 Ingresos Fisc.s Aportes Nivel Nal, Departam, Munipal
y Distrital y 48155402 Ajustes de ejercicios
anteri. con datos reportados por cartera de
las planillas únicas de los pagos de la vig.
2009, se ve una diferencia $2.558.1 millones,
debido a que se causó ......
Debido a que se causó
menos de lo reportado
en las planillas,
generando falta de
control en el manejo
de los recursos.
Correspondencia entre los
valores declarados en la
planilla única y su Causación en
ingresos y cartera
Solicitar a los operadores del
Sistema de Planilla Única
(SOI) el archivo plano de las
liquidaciones privadas de los
aportantes, al igual que sus
pagos.
Saldos depurados
1
2011/10/03
2012/10/02
52
0,5
50%
26
26
52
Tesorería, recaudo y
cartera, contabilidad y
Oficina de
sistemas
236
19 03 003
Conciliaciones Bancarias: A 31 de
diciembre de 2009, no se encontraron
conciliados todos los bancos en la
Sede Central, por cuanto 3 bancos
quedaron a septiembre y uno
conciliado a julio; en las Territoriales
Antioquia, Cauca; Cundinamarca;
Huila; Meta, Norte de Santander y
Tolima los bancos quedaron
conciliados a noviembre de 2009, ....
Debido a la falta de control y seguimiento.
Actualización y puesta al día de las
conciliaciones bancarias de las tres
cuentas bancarias que se encuentran
con más de seis meses de atraso.
Desarrollo de un aplicativo
(informatico) para actualizar
las concilaiciones bancarias.
Cuentas
conciliadas
oportunamente
1
2011/10/03
2012/10/02
52
0,6
60%
31
31
52
Tesorería, Contabilidad y
Oficina de Sistemas
237
18 02 002
801002 21 SC (V 2008) En el año 2008 se reunió
solamente un vez el Comité técn. de
sostenibilidad del sistema contable en el mes de
octubre, sin alcanzar el objetivo de la depuración
de las partidas conciliatorias en: Bancos,
Deudores, Avances y Anticipos, Deudas de Difícil
Cobro, Provisión para Deudores, Propiedad
Planta y Equipo, Ctas por Pagar e
Ingresos.1701007 3 T Nariño (v.2008)
No se reúne
frecuentemente el
comité técnico de
sostenibilidad del
sistema contable.
No se realiza
seguimiento y control a
la depuración contable
Continuar con la gestión
administrativa para adelantar la
depuración contable y someterla al
Comité de Sostenibilidad Contable
* Realizar seguimiento
bimestral a la depuración de
los saldos contrables *
Realizar bimestral las
Reuniones del Comite de
sostenibilidad contable para
presentar las partidas
contables depuradas (resol
703/07)
Informes de
seguimiento
depuaración contable
4
Informes (1 Trimestral) 2
Actas del Comité de
Sostenibilidad Actas del
Comité de
Sostenibilidad Contable.
6
03/10/2011
02/10/2012
52
4
67%
35
35
52
Subdirección
Administrativa y
Financiera Coordinador
Grupo de Tesoreria
Coodinadores
Administrativo
Financieros - Sedes
Territoriales
Puntaje base evaluación de cumplimiento 4288
Puntaje base evaluación de avance 11077
Cumplimiento del plan 37,72%
11077 3488 1618 4288
Avance del plan de mejoramiento 31,48% Entidad: ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
Representante Legal: ELVIA MARIA MEJIA FERNANDEZ
NIT 899.999.054
97
ANEXO N° 2
FICHA BIBLIOGRÁFICA N°
OBRA CONSULTADA:_______________________________________________________ AUTOR(ES):_______________________________________________________________ FECHA DE PUBLICACIÓN:_____________________EDITORIAL:_______________ NUMERO DE PAGINAS:_________________________NUMERO DE CAPÍTULOS:________ SITIO DE CONSULTA:________________________________________________________ IDEAS CENTRALES: ___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ CITAS TEXTUALES: __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ CONCLUSIONES: __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
