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Evaluación de Bibliotecas Informe Final

Bibliotecólogas integrantes: Erna Mendoza Luz Montalba Ema Rosas Verónica Samur Bibliotecóloga colaboradora: Elia Muñoz Se nos encargó leer el libro: Evaluación de Bibliotecas: un modelo desde la óptica de los sistemas de gestión de calidad. Oscar Arriola Navarrete (2006) Con el objetivo de tomar como modelo los indicadores que allí se mencionan y analizar su aplicabilidad a nuestra realidad local, posteriormente generar un documento de trabajo, que sirva como base a las etapas posteriores del proceso. El que será expuesto en una reunión de jefaturas.

Actividades para desarrollar la Evaluación de Bibliotecas De manera general, podemos destacar las siguientes ideas importantes:

La evaluación es la parte sustancial de la gestión de calidad.

Analizar, normalizar, describir y documentar todos los procesos de trabajo.

El proceso de evaluación involucra a todo el personal de bibliotecas.

Este es un proceso continuo, que debe ser aplicado sistemáticamente a través del tiempo. Los indicadores sirven para informar de la actividad general, o de acciones particulares de la biblioteca. Y cumplen una doble función: a) Por un lado tienen un carácter descriptivo pues permiten comprobar el estado y

evolución de la organización y su actividad. ejemplos: personal, infraestructura, equipamiento, presupuesto, colección y procesos (catalogación, adquisición). Datos duros, cifras.

b) Carácter evaluador dado que permiten valorar las causas y efectos que de ellos se derivan. Ejemplos préstamos, uso del catálogo en línea SIBUDEC, satisfacción de usuario con estos productos y servicios, como también nos pueden mostrar cual es el nivel de éxito de la biblioteca, a cuántos usuarios está llegando, por qué un determinado tipo de usuario no usa la biblioteca, por qué no se utiliza un servicio o un producto. Relacionamos datos, y los resultados ayudarán a tomar medidas.

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Norma ISO 11620: Según toda la literatura que hemos leído, hasta hoy es el estándar que permite llevar a cabo procesos de evaluación de las bibliotecas de todo tipo, su objetivo es estimular el uso de indicadores de calidad en bibliotecas. Y difundir la información necesaria para emprender un proceso de evaluación de sus servicios Según las normas ISO 11620, para utilizar indicadores debemos asegurarnos que reúnan ciertos requisitos:

Contenidos Informativos: Deben útiles en el aporte de información para identificar problemas y posibles acciones a ejecutar. Ejemplos: como medir una actividad, los logros conseguidos.

Fiables: Deben entregar siempre los mismos resultados bajo las mismas condiciones.

Válidos: que midan lo que se pretende, o lo que se quiere medir con ellos.

Idóneos: Debe adecuarse al objetivo para el que se ha formulado. Deben ser compatibles con los procesos y entornos del trabajo.

Prácticos: utilice datos fáciles de aplicar y entender, y aplicables con un esfuerzo razonable en términos de personal, costes y repercusión sobre el usuario.

Comparables: Deben permitir cierto grado de comparación entre bibliotecas similares y el contraste con estándares de calidad.

Descripción de un indicador según las normas ISO 11620

• N° y Nombre: La Biblioteca es la que asigna el nombre al indicador.

• Objetivo: Explica lo que el indicador debe medir en relación con los objetivos de la

biblioteca.

• Alcance: Establece el ámbito de aplicación del indicador. • Definición: Explicita con claridad, sin ambigüedad, en qué consiste el indicador

propuesto, precisando el uso de los términos que dan nombre al indicador. • Método de validación. Recoge los procedimientos para la obtención de los datos y el

cálculo del indicador, así como la expresión final del mismo, que puede ser un número, una ratio, un porcentaje, una tabla, un gráfico, o incluso un breve informe de resultados.

• Interpretación: Matiza el uso que ha de hacerse del indicador, sus aplicaciones y

utilidades, pero también sus limitaciones e insuficiencias. Plantea posibles dificultades o circunstancias que podrían afectar al cálculo del indicador, a sus resultados o a su evolución.

• Fuentes: Refleja, en su caso, de dónde obtenemos el indicador o la idea que lo origina o motiva.

• Indicadores relacionados: Aquellos indicadores que tienen relación con el indicador

propuesto, que los completan o sirven para matizar su interpretación o alcance.

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Se propone realizar una evaluación de indicadores de rendimiento del Sistema de Bibliotecas SIBUDEC, donde estén involucrados los siguientes agentes:

Director de la biblioteca.

Jefes de Departamentos, de áreas.

Jefas de Bibliotecas de Facultades.

Personal de apoyo.

Para ello se considerarán las siguientes áreas: 1. Datos generales de la biblioteca. 2. Recursos financieros. 3. Recursos humanos. 4. Recursos materiales, espacio y equipamiento. 5. Procesos técnicos. 6. Colección. 7. Servicios. Basándonos en el modelo que presenta el libro, analizamos cada uno de los indicadores y su aplicabilidad:

1. ESQUEMA DE INDICADORES CUALITATIVOS POR ÁREAS DE ACTIVIDAD

Área 1. Datos generales de la biblioteca. 1.1 .Número de usuarios potenciales. Académicos. Extranjeros. Funcionarios. Investigadores. Memoristas. Post-grado. Pre-grado. Usuarios externos. Usuarios especiales. Convenios. Virginio Gómez. Otros.

Usuarios potenciales: Todos los académicos, los no académicos, y alumnos de cualquier grado, usuarios externos sin carné por Convenios de Facultad,

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Institucional. El dato podrá emplearse, en algunos casos, para el cálculo de indicadores en lo referido al ámbito SIBUDEC.

1.2 .Número de usuarios reales. Académicos. Extranjeros. Funcionarios. Investigadores. Memoristas. Post-grado. Pre-grado. Usuarios externos. Usuarios especiales. Convenios. Virginio Gómez.

Usuarios reales: Todos los que tienen credencial universitaria, sin importar sean usuarios con convenios. Todos los que se encuentran registrados como usuarios, independiente si tienen en su poder la credencial oficial SIBUDEC. El dato usuarios reales se empleará para el cálculo de indicadores referidos a las bibliotecas del SIBUDEC.

Obtención de datos: número de alumnos matriculados cada semestre DARAE, Unidad Informática. 1.3. Días de apertura anuales. 1.4. Horario de servicio. Sugerencia: Calendarizar y normalizar anualmente los horarios respectivos de cada Unidad. Propuesta: uniformar horarios a lo menos dentro de cada Facultad 1.5. Servicios de la biblioteca en conjunto: (enumerar todos los servicios ofrecidos por cada Unidad, por ejemplo: circulación, hemeroteca, búsquedas bibliográficas, etc.) y mostrar en página Web. Servicios al usuario: 7.1 + 7.2 + 7.3 + 7.4 Sala virtual Formación de usuarios: N° de cursos realizados.

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N° de usuarios asistentes a los cursos. Recursos electrónicos Visitas a la Web de Biblioteca. Visitas al Boletín de Novedades Electrónico. Consultas al catálogo SIBUDEC. Acceso a los servicios de la Web. N° de descarga de recursos electrónicos por usuario. Revistas electrónicas Bases de Datos Metabuscador. Obtención de datos: Unidad Informática.

Área 2. Recursos financieros: 2.1. Porcentaje del presupuesto de la Universidad destinado a la Biblioteca. 2.2. Presupuesto general de la biblioteca. 2.3. Recursos propios: Arriendo de salas. Servicio de Alerta. 2.4 Presupuesto total. 2.5. Gasto de inversión anual. Adquisiciones de fondos bibliográficos: Libros: Impresos. Electrónicos. Bibliografía Básica. Publicaciones Periódicas: Impresa. Electrónica. Gastos por ejemplares duplicados. Gasto por ejemplares impresos pagados no recibidos. Bases de Datos suscripciones, conexiones. Gastos operacionales divididos por ítem. Infraestructura. Informática (software, ALEPH, OCLC) 2.6. Gasto corriente (anual) Personal. Actividades (exposiciones, formación de usuarios, boletines, capacitaciones,

etc.). Otros gastos 2.7. Gasto total (inversión+corriente)

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Obtención de datos: Dirección y jefe administrativo

Área 3. Recursos humanos

3.1 Personal por categorías: a) Funcionarios Director. Jefes de departamento. Jefes de Bibliotecas. Jefes de Unidades.

b) Personal Profesionales Bibliotecólogos. Otros profesionales. Personal de apoyo: Secretaria. Técnico. Auxiliar. Oficial Administrativo de biblioteca. Alumnos ayudantes.

c) Por situación laboral Contrato Indefinido. Contrato plazo fijo.

d) Por niveles de estudio. Educación Básica. Educación Media. Educación Técnica. Educación Superior. Licenciatura. Pregrado. Postítulo. Postgrado.

3.2 Total de trabajadores:

Obtención de datos: Dirección, Jefe administrativo , Unidad Informática

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Área 4. Recursos materiales: espacio y equipamiento 4.1. Superficie destinada al usuario (m2)

Número de puestos de lectura

Número de lugares con computadora

Número de cubículos de estudio (individuales, grupales, y logias)

Número de bibliotecas con WI-FI 4.2. Superficie destinada a la colección (m2)

Estantería abierta

Estantería cerrada (libros y publicaciones periódicas)

Áreas de almacenamiento y bodegas. 4.3. Superficie destinada al personal (m2)

Número de PCs y/o estaciones de trabajo

Números de oficinas

Número de impresoras

Número de fotocopiadoras 4.4. Superficie útil total (4.1+4.2+4.3) Obtención de datos: encargados de Unidad

Área 5. Procesos Técnicos 5.1. Adquisiciones: a) Número de ítems adquiridos (total de títulos y ejemplares)

Compra

Canje

Donación

Fondo institucional b) Número de horas dedicadas a la Adquisición c) Horas dedicadas a la adquisición (anuales) 5.2. Catalogación y clasificación. a) Número de ítems catalogados y clasificados (Libros, Publicaciones Periódicas,

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Tesis, Mapas, Partituras, Materiales especiales, Recursos electrónicos, películas, DVD, CD ROM)

Catalogación y clasificación original.

Catalogación y clasificación copiada. b) Número de personas dedicadas a la catalogación y clasificación. c) Gastos materiales de catalogación y clasificación (anuales) (hojas de ruta,

marbetes, códigos de barra, foliador, tinta, Nylon, artículos de oficina). d) Horas dedicadas a la catalogación y clasificación (anuales). 5.3. Publicaciones periódicas. a) Número de ítems registrados por las bibliotecas. Registro manual. Registro automatizado (check-ing en ALEPH). b) Número de reclamaciones. c) Número de personas que se dedican a estos procesos. d) Horas dedicadas a estos procesos (anuales). 5.4. Proceso físico. a) Número de ejemplares etiquetados: Fecha de ingreso en Adquisiciones, con Presupuesto a, Facultad, proveedor. Postura de n° de folio. Postura de timbre. Postura de clasificación después de la portada. Marbetes. Postura de Códigos de barras. Postura de bolsillos. Postura de tarjetas. Recordatorios. b) Número de ejemplares forrados. c) Número de personas que se dedican a este proceso. d) Horas dedicadas a estos procesos (anuales).

Obtención de datos: encargados de Adquisiciones y catalogación, Unidad informática

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Área 6. Colección. 6.1. Accesibilidad

Número de ítems en estantería abierta

Número de ítems en estantería cerrada 6.2. Tipos de materiales: a) Número de monografías:

títulos libros.

títulos tesis. b) Número de monografías:

Ejemplares libros.

Ejemplares tesis. c) Número de publicaciones Seriadas:

total títulos impresos.

total títulos electrónicos. d) Materiales audiovisuales:

Microfichas.

Videocasetes.

Casetes audio.

Disquetes.

CDs.

DVDs.

Visores. e) Recursos electrónicos

Libros.

Publicaciones Seriadas.

Bases de Datos, accesos.

Metabuscador. f) Otros materiales:

Mapas.

Partituras.

Planos.

Materiales didácticos. Obtención de datos: Unidad informática

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Área 7. Servicios 7.1. Préstamo en sala. a) Número total de préstamos (anual)

Monografías:

Libros.

Tesis.

Publicaciones de la Universidad de Concepción.

Libros de Referencia.

Publicaciones seriadas.

Impresa

Electrónica.

Diarios.

Otros materiales (6.2)

PCs consulta electrónica.

Alerta al Conocimiento.

Apoyo Referencial.

Fondo institucional b) Número de usuarios que utilizan el servicio

7.2 Préstamo a domicilio. a) Número total de préstamos (anual)

Monografías

Libros.

Tesis.

Otros materiales (6.2) b) Número de usuarios que utilizan el servicio 7.3. Servicio Bibliográfico: Conmutación Bibliográfica: a) Número de solicitudes hechas a la Biblioteca. b) Número de solicitudes hechas a la Biblioteca satisfechas c) Número de solicitudes hechas por la Biblioteca. d) Número de solicitudes hechas por la Biblioteca satisfechas. e) Número de usuarios que usan el servicio: Préstamo Interbibliotecario: a) Número de solicitudes hechas a la Biblioteca. b) Número de solicitudes hechas a la Biblioteca satisfechas.

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c) Número de solicitudes hechas por la Biblioteca. d) Número de solicitudes logradas satisfechas. e) Número de usuarios que usan el servicio. Servicio de Alerta al Conocimiento: a) Solicitudes hechas a la Biblioteca. b) Solicitados por el SIBUDEC. 7.4. Apoyo Referencial Búsqueda bibliográfica (Hechas por el servicio) a) Número de búsquedas solicitadas. b) Número de búsquedas realizadas (total) c) Número de búsquedas realizada con éxito. d) Números de artículos buscados. e) Números de artículos encontrados. f) Número de artículos enviados por email-interno. g) Número de usuarios que utilizan el servicio. Formación de usuarios: N° de cursos realizados. N° de usuarios asistentes a los cursos. Otros accesos: Boletín de Novedades Electrónico (número de visitas) 7.5. Asistencia a la biblioteca a) Número de usuarios que asisten a la biblioteca (anual) Obtención de datos: Unidad de Informática, encargados de Unidad

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3.3. ESQUEMA DE INDICADORES CUANTITATIVOS POR ÁREAS DE ACTIVIDAD. Área 1. Datos generales de la biblioteca 1.1 Índice de uso de la biblioteca. 1.2 Tasa de incremento en el número de usuarios. 1.3 Tasa de incremento y/o decremento en el número de días laborados

anualmente. 1.4 Tasa de incremento y/o decremento en el número de horas de servicio

anuales. Área 2. Recursos financieros. 2.1 Gasto por usuario. 2.2. Presupuesto por usuario. 2.3 Gasto por hora de servicio. 2.4 Índice de eficiencia en el gasto. 2.5 Tasa de incremento en el presupuesto. Área 3. Recursos humanos. 3.1 Personal por usuario. 3.2 Índice de profesionales en la biblioteca. 3.3 Índice de estabilidad en el empleo. 3.4 Tasa de incremento en la plantilla. Área 4. Recursos materiales: espacio y equipamiento. 4.1 Superficie útil por usuario. 4.2 Capacidad de puestos ocupados. 4.3 Superficie útil por trabajador. 4.4 Índice de ocupación de la superficie de la estantería abierta. 4.5 Índice de ocupación de la superficie de estantería cerrada. Área 5. Procesos Técnicos. 5.1 Índice de crecimiento en el número de ítems adquiridos. 5.2 Índice de crecimiento en el número de suscripciones a Publicaciones Periódicas. 5.3 Índice de crecimiento en el número de ítems Catalogados. Clasificados. 5.4 Tiempo promedio del proceso de adquisición. 5.5 Tiempo promedio diario de catalogación y clasificación por persona. 5.6 Promedio diario de ítems catalogados y clasificados.

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5.7 Índice de productividad de catalogación y clasificación. 5.8 Tasa de actividad en catalogación y clasificación. 5.9 Costo de cada ítem catalogado y clasificado.

Área 6. Colección. 6.1 Monografías por usuario. 6.2 Publicaciones seriadas impresas por usuario (títulos) 6.3 Publicaciones seriadas electrónicas por usuario (títulos) 6.3 Materiales audiovisuales por usuario. 6.4 Recursos electrónicos por usuario 6.5 Índice de crecimiento de la colección (monografías). 6.6 Índice de crecimiento de la colección (publicaciones seriadas). 6.7 Índice de crecimiento de la colección (materiales audiovisuales). 6.8 Índice de crecimiento de la colección (recursos electrónicos). 6.9 Índice de uso de la colección. 6.10 Grado de accesibilidad de los fondos. SE PUEDE LIMITAR EL TIEMPO A UN ANÁLISIS SEMESTRAL O ANUAL SEGÚN SE REQUIERA. Área 7. Servicios. 7.1 Préstamo a domicilio por usuario. 7.2 Préstamo en sala por usuario. 7.3 Uso del catálogo en línea SIBUDEC 7.4 Índice de incremento en el número de préstamos a domicilio. 7.5 Índice de uso del servicio de préstamos a domicilio. 7.6 Tiempo promedio de tramitación del préstamo interbibliotecario. 7.7 Índice de efectividad del servicio de préstamo interbibliotecario. 7.8 Índice de uso del servicio de préstamo interbibliotecario. 7.9 Índice de preguntas de consulta por usuario. 7.10 Grado de satisfacción de preguntas de consulta. 7.11 Grado de rendimiento del servicio de búsqueda bibliográfica. 7.12 Índice de efectividad del servicio de búsqueda bibliográfica. 7.13 Índice de uso del servicio de búsqueda bibliográfica. 7.14 Índice de asistencia a la biblioteca.

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SE SUGIERE CONTAR CON EL INSTRUMENTO NECESARIO PARA MEDIR ESTE INDICADOR 7.14 (CONTROL DE ACCESO)

3.4. Indicadores cualitativos. Datos generales de la biblioteca.

Indicador 1.1 Número de usuarios potenciales. Objetivo: Obtener el número total de usuarios potenciales de la biblioteca. Definición del indicador: Número total de usuarios potenciales que pueden hacer uso de los servicios de la biblioteca, donde se contemplan las siguientes categorías: Académicos. Extranjeros. Funcionarios. Investigadores. Memoristas. Post-grado. Post-título Pre-grado. Usuarios externos. Usuarios especiales. Convenios. Virginio Gómez. Otros.

Método: Recopilar la información sobre las diferentes categorías de usuarios potenciales, obtener la información tanto del área de recursos humanos como del área de asuntos estudiantiles.

Indicador 1.2 Número de usuarios reales.

Objetivo: Obtener el número total de usuarios reales de la biblioteca.

Definición del indicador: Número total de usuarios reales que hacen uso de los servicios de la biblioteca, donde se contemplan las siguientes categorías: Académicos. Extranjeros. Funcionarios. Investigadores. Memoristas.

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Post-grado. Post-título Pre-grado. Usuarios externos. Usuarios especiales. Convenios. Virginio Gómez.

Método: Recopilar la información sobre las diferentes categorías de usuarios reales, obtener la información del departamento de servicios al público de la biblioteca.

El número de usuarios potenciales y el número de usuarios reales permitirá cruzar información entre ambas cifras, y obtener el porcentaje de la población de la escuela que hace uso de los servicios de la biblioteca.

Obtención de datos: ALEPH, DARAE, Unidad de informática.

Indicador 1.3 Días de apertura anuales.

Objetivo: Obtener el número total de días laborables de la biblioteca.

Definición del indicador: Número total de días hábiles del año, que la biblioteca prestó servicios. La cifra puede variar cada año. Biblioteca Central "Luis David Cruz Ocampo". Biblioteca de la Facultad de Arquitectura, Urbanismo y Geografía. Biblioteca de la Facultad de Ciencias Biológicas. Biblioteca de la Facultad de Ciencias Físicas y Matemáticas. Biblioteca de la Facultad de Ciencias Jurídicas y Sociales. Biblioteca de la Facultad Humanidades y Arte. Biblioteca Facultad de Medicina Dra. María Antonieta Muñoz U. Biblioteca Facultad de Odontología. Biblioteca Campus Chillán. Biblioteca Sede Los Ángeles. Colección de Ciencias Naturales y Oceanográficas. Colección EULA. Colección Farmacia. Colección GEA

Método: Contabilizar los días hábiles del año que se tome como base para la evaluación y poner el total de días.

El número total de días laborados podrá ser un referente para evaluar cifras de productividad en el año.

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Indicador 1.4 Horario de servicio.

Objetivo: Obtener el número total de horas en que la biblioteca proporciona servicio.

Definición del indicador: Número total de horas al año, que la biblioteca prestó servicios. La cifra puede variar cada año.

Biblioteca Central "Luis David Cruz Ocampo". Biblioteca de la Facultad de Arquitectura, Urbanismo y Geografía. Biblioteca de la Facultad de Ciencias Biológicas. Biblioteca de la Facultad de Ciencias Físicas y Matemáticas. Biblioteca de la Facultad de Ciencias Jurídicas y Sociales. Biblioteca de la Facultad Humanidades y Arte. Biblioteca Facultad de Medicina Dra. María Antonieta Muñoz U. Biblioteca Facultad de Odontología. Biblioteca Campus Chillán. Biblioteca Sede Los Ángeles. Colección de Ciencias Naturales y Oceanográficas. Colección EULA. Colección Farmacia. Colección GEA

Método: Contabilizar las horas de servicio del año, que se tome como base para la evaluación y poner el total de horas. Multiplicar el total de días laborados por el total de horas diarias de servicio, para obtener el total de horas de servicio al año.

Indicador 1.5 Servicios de la biblioteca en su conjunto.

Objetivo: Conocer la totalidad de servicios que proporciona el SIBUDEC.

Definición del indicador: Identificar los servicios que proporciona el sistema de bibliotecas, para saber si no se está proporcionando alguno que se debería de dar.

Método: Obtener la información del organigrama (se sugiere confeccionar organigrama de los servicios que proporciona cada biblioteca), manuales de procedimiento, entre otros.

Recursos financieros.

Indicador 2.1 Presupuesto general de la biblioteca.

Objetivo: Conocer el presupuesto asignado a la biblioteca.

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Definición del indicador: Confrontar qué tanto se apega el presupuesto asignado a la biblioteca a la norma 8 propuesta por ABIESI.

Método: Obtener la información de los documentos pertinentes e identificar el porcentaje asignado a la biblioteca.

Indicador 2.2 Recurso propios.

Objetivo: Conocer si existe algún tipo de autofinanciación.

Arriendo de salas.

Servicio de Alerta.

Definición del indicador: Obtener información sobre los montos de la autofinanciación.

Indicador 2.4 Presupuesto total.

Objetivo: Conocer el monto total del presupuesto.

Definición del indicador: Identificar el monto total del capital con el que se maneja la biblioteca.

Método: Sumar las cantidades de presupuesto asignado, financiación externa y autofinanciación para obtener el presupuesto total.

Indicador 2.5 Gasto de inversión (anual).

Objetivo: Conocer los gastos de inversión realizados por la biblioteca.

Definición del indicador: Obtener información detallada sobre cada uno de los gastos de inversión que realiza de manera anual la biblioteca.

Método: Identificar los gastos de inversión que se han realizado en los siguientes rubros:

Gastos en Adquisiciones: Libros: Impresos Electrónicos. Bibliografías Básicas. Bibliografías complementarias. Publicaciones Periódicas: Impresas. Nacional. Extranjera

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Electrónicas. Conexión a bases de datos. Materiales. Infraestructura. Gastos informáticos (ALEPH, OCLC)

Indicador 2.6 Gasto corriente (anual)

Objetivo: Conocer los gastos corrientes realizados por la biblioteca.

Definición del indicador: Obtener información detallada sobre cada uno de los gastos de inversión que realiza de manera anual la biblioteca.

Método: Identificar los gastos corrientes que se han realizado en los siguientes rubros:

Personal. Actividades: Exposiciones. Capacitación. Casa abierta. Boletines. Otros gastos

Indicador 2.7 Gasto total (inversión + gasto corriente)

Objetivo: Conocer el monto total de los gastos realizados por la biblioteca.

Definición del indicador: Identificar detalladamente el monto total de los gastos de la biblioteca.

Método: Sumar las cantidades de gasto de inversión y gasto corriente para obtener el gasto total. Cruzar cifras con el presupuesto total y conocer el presupuesto ejercido con mayor detalle.

Recursos humanos

Indicador 3.1 Personal por categorías.

Objetivo: Conocer las características generales del personal que integra la planta de la biblioteca.

Definición del indicador: Identificar a cada una de las categorías de personal que labora en la biblioteca, por función, situación laboral y niveles de estudio.

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Método: Obtener la información del organigrama de la biblioteca y/o del manual de descripción de puestos. Proporcionar cifras de cada una de las siguientes categorías:

a) Funcionarios

Director

Jefes de departamento o sección b) Personal

Bibliotecarios

Administrativos (oficiales, auxiliares y ayudantes) c) Por situación laboral Contrato Indefinido. Contrato plazo fijo.

d) Por niveles de estudio Educación Básica. Educación Media. Educación Técnica. Educación Superior. Pregrado. Postítulo. Postgrado

Indicador 3.2 Total de trabajadores.

Objetivo: Conocer el número total de personal que integra la planta del sistema de bibliotecas.

Definición del indicador: Controlar si el número de personal que integra la planta de la biblioteca se apega a la norma 4 propuesta por ABIESI, o al estándar de universidades chilenas.

Método: Identificar con base en las normas ABIESI o Estándar de universidades chilenas que el número de personal de la planta de la biblioteca sea el adecuado en cantidad y calidad, de modo que se alcancen los objetivos convenidos.

4. Recursos materiales: espacio y equipamiento Indicador 4.1 Superficie destinada al usuario (m2) Objetivo: Conocer si el número total de metros cuadrados que la biblioteca tiene destinados a sus usuarios.

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Definición del indicador: Confrontar si el número total de metros cuadrados que la biblioteca tiene destinados a sus usuarios se apega a la norma 6 propuesta por ABIESI. Método: Identificar con base las normas ABIESI que el número de metros cuadrados que la biblioteca tiene destinados a sus usuarios sea el adecuado, considerando los siguientes factores:

Número de asientos de lectura

Número de lugares con computadora

Número de cubículos de estudio individuales

Número de mesas de estudio grupales

Logias

Indicador 4.2 Superficie destinada a la colección (m2) Objetivo: Conocer el número total de metros cuadrados de las áreas que la biblioteca tiene destinada a sus colecciones. Definición del indicador: Confrontar si el número total de metros cuadrados que la biblioteca tiene destinada a sus colecciones se apega a la norma 6 propuesta por ABIESI. Método: Identificar con base las normas ABIESI que el número de metros cuadrados que la biblioteca tiene destinados a sus usuarios sea el adecuado, considerando los siguientes factores: a) Metros lineales de estantería (totales)

Estantería abierta

Estantería cerrada (archivo, colección especial y publicaciones periódicas) b) Metros lineales de estantería vacíos

Estantería abierta

Estantería cerrada (archivo, colección especial y publicaciones periódicas)

Obtención de datos: jefe administrativo(servicios generales)

Indicador 4.3 Superficie destinada al personal (m2) Objetivo: Conocer el número total de metros cuadrados de las áreas que la biblioteca tiene destinada al personal.

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Definición del indicador: Confrontar si el número total de metros cuadrados que la biblioteca tiene destinados al personal a la norma 6 propuesta por ABIESI. Método: Identificar con base a las normas ABIESI que el número de metros cuadrados que la biblioteca tiene destinada al personal sea el adecuado, considerando los siguientes factores:

Oficinas

Número de PCs o estaciones de trabajo

Número de impresoras

Fotocopiadoras Indicador 4.4 Superficie útil total Objetivo: Conocer el número total de metros cuadrados de la biblioteca Definición del indicador: Confrontar si el número total de metros cuadrados que la biblioteca tiene asignados se apega a la norma 6 propuesta por ABIESI. Método: Sumar los metros cuadrados de los indicadores 4.1 + 4.2 + 4.3 para obtener el total de la superficie útil.

Procesos Técnicos Indicador 5.1 Adquisiciones Objetivo: Conocer el número total de títulos y ejemplares adquiridos anualmente por la biblioteca. Definición del indicador: Confrontar si el número de ítems adquiridos es proporcional al número de personas, a las horas dedicadas y al presupuesto asignado a esta actividad. Método: Identificar la relación proporcional que existe entre el número de ítems adquiridos, las horas dedicadas y el presupuesto ejercido, considerando los siguientes factores: a) Número de ítems adquiridos (total de títulos)

Compra

Canje

Donación

Fondo Institucional b) Número de personas dedicadas a la adquisición

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c) Horas dedicadas a la adquisición (anuales) Indicador 5.2 Catalogación y clasificación Objetivo: Conocer el número total de títulos y ejemplares catalogados y clasificados anualmente por la biblioteca. Definición del indicador: Confrontar si el número de ítems catalogados y clasificados es proporcional al número de personas y a las horas dedicadas a esta actividad. Método: Identificar la relación proporcional que existe entre el número de ítems catalogados y clasificados y las horas dedicadas a esta actividad, considerando los siguientes factores: a) Número de ítems catalogados y clasificados

Catalogación y clasificación original

Catalogación y clasificación copiada b) Número de personas dedicadas a la: Catalogación. Clasificación. c) Gastos materiales (anuales) de: Catalogación. Clasificación d) Horas dedicadas a la (anuales): Catalogación. Clasificación Indicador 5.3 Publicaciones periódicas Objetivo: Conocer el número total de ítems registrados anualmente por la biblioteca. Definición del indicador: Confrontar si el número de ítems registrados es proporcional al número de personas y a las horas dedicadas a esta actividad. Método: Identificar la relación proporcional que existe entre el número de ítems registrados y las horas dedicadas a esta actividad, considerando los siguientes factores: a) Número de ítems registrados por las bibliotecas Control visible. Check-in en ALEPH. b) Número de reclamaciones en SWETWISE c) Número de personas que se dedican a estos procesos

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d) Horas dedicadas a estos procesos (anuales, mensuales) Indicador 5.4 Proceso físico Objetivo: Conocer el número total de volúmenes o fascículos procesados anualmente por la biblioteca. Definición del indicador: Confrontar si el número de volúmenes o fascículos procesados es proporcional al número de personas y a las horas dedicadas a esta actividad. Método: Identificar la relación proporcional que existe entre el número de volúmenes o fascículos procesados y las horas dedicadas a esta actividad, considerando los siguientes factores: e) Número de volúmenes y/o fascículos marcados f) Número de volúmenes y/o fascículos forrados g) Número de personas que se dedican a este proceso h) Horas dedicadas a este proceso (anuales)

Colección Indicador 6.1 Accesibilidad Objetivo: Conocer el nivel de accesibilidad de las colecciones de la biblioteca. Definición del indicador: Confrontar si la accesibilidad de las colecciones de la biblioteca se apega a la norma 2 propuesta por ABIESI. Método: Identificar qué tan accesibles se encuentran las colecciones de la biblioteca, considerando los siguientes factores: a) Número de ítems en estantería abierta

Títulos.

Ejemplares. b) Número de ítems en estantería cerrada:

Títulos.

Ejemplares Indicador 6.2 Composición (tipos de materiales) Objetivo: Conocer los diferentes tipos de materiales que conforman la colección de la biblioteca.

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Definición del indicador: Confrontar si los diferentes tipos de materiales que conforman la colección de la biblioteca se apegan a la norma 2 propuesta por ABIESI. Método: Identificar los diferentes tipos de materiales que conforman la colección de la biblioteca, considerando los siguientes factores: 6.2 Composición (tipos de materiales) a) Número de títulos de monografías:

Libros.

Tesis) b) Número de ejemplares de monografías:

Libros.

Tesis. c) Número de títulos de Publicaciones Periódicas

Impresas.

Electrónicas.

Materiales audiovisuales (microfichas, videocasetes, casetes audio, disquetes, Cds, Dvds, visores)

Recursos electrónicos (Libros, publicaciones periódicas, accesos a bases de datos)

Otros materiales (mapas, partituras, planos, materiales didácticos) Servicios Indicador 7.1 Préstamo en sala Objetivo: Conocer el movimiento de la colección a través del préstamo en sala de los diferentes tipos de materiales que conforman la colección de la biblioteca. Definición del indicador: Confrontar si el movimiento de la colección a través del préstamo en sala de los diferentes tipos de materiales que conforman la colección de la biblioteca se apega a lo propuesto en la norma 5 de ABIESI. Método: Identificar los tipos de materiales que son solicitados en préstamo en sala, considerando los siguientes factores: a) Número total de préstamos (anual)

Monografías (libros y tesis)

Publicaciones periódicas o recursos continuos

Otros materiales (audiovisuales) según distintas bibliotecas En el caso de colecciones de acceso cerrado, la obtención de datos sobre este servicio no presenta dificultad. Sin embargo, si se trata de colecciones mixtas

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(algunos materiales con acceso cerrado y otros con acceso abierto) la recopilación de información se puede dificultar. Pero se puede realizar lo propuesto por Lancaster “Hay indicios que sugieren que los libros que se usan en la biblioteca son más o menos los mismos que se prestan”, con lo cual, los datos obtenidos sobre el préstamo en sala no variará significativamente las conclusiones extraídas sobre la circulación de los materiales de la biblioteca. Indicador 7.2 Préstamo a domicilio Objetivo: Conocer el movimiento de la colección a través del préstamo a domicilio de las monografías que conforman la colección de la biblioteca y el número de usuarios que utilizan el servicio. Definición del indicador: Confrontar si el movimiento de la colección a través del préstamo a domicilio de las monografías que conforman la colección de la biblioteca se apega a lo propuesto en la norma 5 de ABIESI. Método: Identificar los tipos de materiales que son solicitados en préstamo a domicilio y el número de usuarios que recurren a este servicio, considerando los siguientes factores: a) Número total de préstamos (anual)

Monografías

Otros materiales b) Número de usuarios que utilizan el servicio Indicador 7.3 Préstamo interbibliotecario Objetivo: Conocer el número de solicitudes realizadas por la biblioteca y de solicitudes realizadas a la biblioteca de préstamos interbibliotecarios y el número de usuarios que utilizan el servicio. Definición de indicadores: Confrontar si los movimientos de las peticiones de la y a la biblioteca de préstamo interbibliotecario se realizan de manera adecuada en tiempo y forma. Método: Identificar los datos relativos al préstamo interbibliotecario y el número de usuarios que recurren a este servicio, considerando los siguientes factores: a) Número de peticiones realizadas b) Número de peticiones logradas c) Número de peticiones recibidas d) Número de peticiones recibidas logradas e) Número de usuarios que utilizan el servicio

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Indicador 7.4 Servicio de consulta vía telefónica, correo electrónica y personalizada Objetivo: Conocer el número de solicitudes realizadas por los usuarios. Definición del indicador: Confrontar si las preguntas de consultas solicitadas fueron atendidas y solucionadas de manera adecuada en tiempo y forma. Método: Identificar los datos relativos a las preguntas de consulta solicitadas y las preguntas satisfechas, considerando los siguientes factores: a) Número de preguntas de consultas solicitadas b) Número de preguntas de consultas logradas Indicador 7.5 Búsqueda bibliográfica Objetivo: Conocer el número de solicitudes realizadas y el número de usuarios que utilizan el servicio. Definición del indicador: Confrontar si las búsquedas solicitadas fueron atendidas y solucionadas de manera adecuada en tiempo y forma. Método: Identificar los datos relativos a la búsqueda bibliográfica y el número de usuarios que recurren a este servicio, considerando los siguientes factores: a) Número de búsquedas solicitadas b) Número de búsquedas realizadas (total) c) Número de búsquedas realizadas con éxito d) Número de usuarios que utilizan el servicio Indicador 7.6 Asistencia a la biblioteca Objetivo: Obtener el número total de usuarios que asisten a la biblioteca al año. Definición del indicador: Porcentaje de asistencia diaria a la biblioteca. Método: Identificar el porcentaje de asistencia a la biblioteca; dividiendo el total de usuarios entre el número de días hábiles del año. SE SUGIERE CONTAR CON EL INSTRUMENTO NECESARIO PARA MEDIR ESTE INDICADOR (Por ejemplo: CONTROL DE ACCESO)

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Conclusiones : El propósito final de este estudio es generar un documento propio de evaluación de desempeño de nuestro sistema de bibliotecas, es decir, un sistema de indicadores que refleje el desempeño real de la institución y que incluya mediciones relativas a la satisfacción de los clientes, eficiencia interna de los procesos y al nivel de innovación y aprendizaje del personal. Considerando el control y revisión sistemática de todas las actividades sobre todo de las más críticas para la organización, y cada decisión o cambio introducido sea evaluado y revisado con el fin de detectar puntos débiles y oportunidades de mejora (mejoramiento continuo de procesos). También son requisitos para la mejora continua: la formación y aprendizaje continuo a todos los niveles. Dicho proceso de evaluación deberá ser aplicado sistemáticamente, a la vez que se introduzcan las actualizaciones de acuerdo a las modificaciones que se necesiten hacer en el tiempo. En los últimos años, Se ha hecho hincapié en que las bibliotecas obtengan certificaciones de acreditación tanto a nivel nacional como internacional. Según el autor, “en este mundo globalizado es necesario que las bibliotecas cuenten con servicios y procesos de calidad” que sirvan como base para obtener las certificaciones pertinentes. Tal vez la palabra más importante al hablar de evaluación en general y de procesos de evaluación de bibliotecas en particular sea calidad. Según el autor “el concepto actual de calidad ha evolucionado hasta convertirse en una forma de gestión que introduce el concepto de mejora continua en cualquier organización y a todos los niveles de la misma” El sistema de bibliotecas SIBUDEC, ha pasado por varios procesos de evaluación como: Autoevaluación, rediseño, acreditaciones y otros. Si contamos con un sistema automatizado de bibliotecas, tenemos la ventaja de obtener algunos de los datos necesarios para establecer indicadores cuantitativos de manera rápida y confiable. Se sugiere que todos los profesionales bibliotecólogos lean este texto sobre evaluación de bibliotecas, para que aporten ideas y colaboren en la redacción del futuro documento sobre indicadores del SIBUDEC. Además se sugiere la lectura, revisión y análisis de las siguientes normas internacionales para la evaluación de bibliotecas: ISO 11620 ISO9000-2000

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ISO9004 (2000) ABIESI (Asociación de Bibliotecarios de Instituciones de Enseñanza Superior y de Investigación. México.) Recomendamos investigar en profundidad cada una de las normas y estándares actualizadas sobre evaluación de desempeño de bibliotecas, ya que en una primera mirada nos percatamos que muchas de ellas tienen un acceso pagado a través de Internet Nos hemos encontrado con diversos documentos de investigación, realizados por bibliotecas extranjeras, que han elaborado sus propios manuales para la aplicación de indicadores de desempeño. Como parte del proceso de obtención de datos para una certificación de calidad, es necesario sugerir a los docentes la actualización de las bibliografías de los programas de estudio enfatizando que sean, citados correctamente y de manera completa, diferenciando entre un libro y un artículo de revista, o documento de Internet

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BIBLIOGRAFÍA

NORMAS:

Norma ISO 11620: 1998 http://search.incredimail.com/?q=norma+iso+11620%3A+1998%28E%29&lang=spanish&source=057041011184 Norma Iso 9001 http://www.absysnet.com/tema/tema63.html ISO9000-2000 http://www.cinterfor.org.uy/public/spanish/region/ampro/cinterfor/temas/calidad/nov/unit.htm ISO9004 (2000) http://web.jet.es/amozarrain/iso_9004-2000.htm ABIESI (Asociación de Bibliotecarios de Instituciones de Enseñanza Superior y de Investigación) http://www.dgbiblio.unam.mx/servicios/dgb/publicdgb/bole/fulltext/volV2/normas.html DOCUMENTOS: http://www.rebiun.org/opencms/opencms/handle404?exporturi=/export/docReb/biblio_cobun.pdf&%5d http://www.um.es/gtiweb/jgomez/bibgen/intranet/04gestion-b.PDF http://scholar.google.es/scholar?q=INDICADORES+DE+DESEMPE%C3%91O+NATURALEZA+UTILIDAD+CONSTRUCCION&hl=es&rlz=1T4GFRC_esCL206CL206&um=1&ie=UTF-8&oi=scholart http://www.ucm.es/BUCM/intranet/doc10396.pdf