EXCEL 97 Corso avanzato - mtcube.com · EXCEL 97 Corso avanzato . Il manuale può essere scaricato e consultato gratuitamente, tuttavia è vietata ogni riproduzione, anche parziale,

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Il manuale può essere scaricato e consultato gratuitamente, tuttavia è vietata ogni riproduzione, anche parziale, del

contenuto del manuale, se non dietro autorizzazione dell’autore R. Folgieri, 2001.

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EXCEL 97 Corso avanzato

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SOMMARIO 1.1 INTRODUZIONE.........................................................................................................3 1.2 RIEPILOGO: CREAZIONE DI UN GRAFICO...........................................................4 1.3 CREAZIONE DI UN GRAFICO BASATO SU RANGES NON ADIACENTI DI VALORI 7 1.4 CREAZIONE DI LABELS PER I DATI.......................................................................8 1.5 COME IMPOSTARE UN PROPRIO DEFAULT PER LA CREAZIONE DI UN GRAFICO 9 1.6 MODIFICA DI TESTI ED ITEMS ALL’INTERNO DI UN GRAFICO. PERSONALIZZAZIONE DEGLI

ASSI. 11 1.7 COME EVIDENZIARE SERIE DI DATI...................................................................13 1.8 USO DI UN GRAFICO PER L’ANALISI DEI DATI.................................................16 1.9 VISUALIZZAZIONE DI LIVELLI MULTIPLI DI DATI IN UN CHART................18 CAP.2 INTRODUZIONE E GESTIONE DI FORMULE E LINKS IN UN FOGLIO DI LAVORO…19 2.1 COME INSERIRE UNA FORMULA IN UN FOGLIO DI LAVORO........................19 2.2 GESTIONE AVANZATA DI UNA FORMULA: I RIFERIMENTI ..........................22 2.3 RIFERIMENTI A VALORI TRAMITE NOME.........................................................22 2.4 I LINKS.......................................................................................................................23 CAP. 3 GESTIONE AVANZATA DELLE LISTE…………………………………….27 3.1 LE LISTE IN MICROSOFT EXCEL E L’USO DEL COMANDO AUTOFILTER ..27 3.2 FILTRI AVANZATI...................................................................................................29 3.3 COME AGGIUNGERE DEI SUBTOTALI IN UNA LISTA .....................................32 CAP. 4 LE TABELLE PIVOT………………………………………………………….34 4.1 LE TABELLE PIVOT.................................................................................................34 4.2 CREAZIONE DI UNA TABELLA PIVOT A PARTIRE DA UNA LISTA ..............36 4.3 CREAZIONE DI UNA TABELLA PIVOT TRAMITE CONSOLIDAZIONE DI RANGE MULTIPLI 39 4.4 COME SPOSTARE RIGHE E COLONNE DI UNA PIVOT TABLE. ......................44 4.5 RAGGRUPPAMENTO DI RIGHE E COLONNE .....................................................47 CAP. 5 ANALISI DEI DATI E PREVISIONI………………………………………….49 5.1 USO DEL COMANDO GOAL SEEK ........................................................................49 5.2 GLI SCENARI ............................................................................................................51 5.3 USO DEL SOLVER PER ANALIZZARE PROBLEMI A VARIABILE MULTIPLA52 CAP. 6 MACRO E DIALOG BOX……………………………………………………..54 6.1 REGISTRAZIONE DI UNA MACRO .......................................................................55 6.2 CREAZIONE ED UTILIZZO DI FINESTRE DI DIALOGO.....................................56

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CAP.1 INTRODUZIONE AI COMANDI AVANZATI DI MICROSOFT EXCEL. In questo capitolo riprenderemo la trattazione di alcune

operazioni possibili con Microsoft Excel allo scopo di collegare i nuovi

argomenti a quelli precedentemente trattati nel corso base.

1.1 INTRODUZIONE Il corso avanzato di Excel si pone come obiettivo di mostrare ai

partecipanti i comandi meno usuali e difficilmente adoperabili dagli utenti

meno esperti.

Vedremo come gestire i grafici in moniera avanzata, come organizzare e

gestire un database, organizzare reports significativi e come scrivere macro

Excel (sebbene per quest’ultimo argomento occorre affrontare un corso più

specifico sul linguaggio di programmazione Visual Basic).

Cominciamo con un riepilogo circa le operazioni da compiere per creare un

grafico: nel prossimo paragrafo vedremo infatti i passi da compiere per inserire

un grafico in un foglio Excel.

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1.2 RIEPILOGO : CREAZIONE DI UN GRAFICO

Riprendiamo brevemente l’argomento grafici per ricordare come si crea

un grafico e poter quindi proseguire con i comandi avanzati.

Con la versione 5.0 di Excel, sussiste la possibilità di utilizzare strumenti guida

per la crezione e la personalizzazione di grafici.

Per utilizzare il wizard di autocomposizione, possiamo usare indifferentemente

il bottone presente nella toolbar di Excel, oppure selezionare dal menu

Insert (inserisci) la voce Chart (Grafico).

il cursore cambia forma e diventa una croce con a fianco un piccolo disegno

raffigurante un grafico, posizionatevi quinti nel punto in cui desiderate

inserire il grafico e, tenendo premuto il pulsante del mouse, delimitate la

zona che dovrà essere utilizzata a tale scopo .

se non lo avete già fatto, selezionate col mouse l’insieme di righe e di

colonne contenenti i dati di cui desiderate ottenere la rappresentazione

grafica, dopodiché effettuate un clic sul bottone Next (seguente) della

finestrella di dialogo comparsa.

seguite via via le indicazioni fornite dal sistema che vi richiedono: il tipo di

grafico da utilizzare, il titolo del grafico, i titoli degli assi X e Y...Ogni

volta, dopo aver fornito le informazioni richieste, selezionate il tasto Next

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finché non verrà disabilitato. A questo punto selezionate il bottone Finish

(termina).

Qualsiasi operazione successiva di personalizzazione del grafico é ottenibile

effettuando un doppio clic sull’oggetto del grafico che si intende modificare.

Ad esempio; volendo cambiare il colore dello sfondo del grafic, effettuate un

doppio clic sul grafico, nella finestra che comparirà potrete selezionare il

colore desiderato con cui colorare lo sfondo... Per spostare o ridimensionare il

grafico invece é sufficiente un singolo clic sul grafico, l’area circostante (prima

invisibile) assumerà la forma di un rettangolo contenente il grafico con, in

prossimità degli angoli, dei quadratini neri. Posizionandovi su uno di questi

quadratini, il cursore cambierà forma indicando il tipo di ridimensionamento

possibile mediante selezione del quadratino stesso e trascinamento del mouse,

tenendo premuto il bottone sinistro durante il trascinamento, nel senso indicato

dal cursore stesso.

In alternativa al wizard di autocomposizione, per i più pratici esiste un metodo

più veloce:

selezionare tramite il mouse il gruppo di celle contenente i dati da

rappresentare graficamente

selezionare il pulsante presente sulla toolbar dei grafici

tenendo premuto il pulsante del mouse, selezionare l’area destinata a

contenere il grafico

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il grafico in questo modo verrà creato utilizzando il tipo di grafico indicato di

preferenza.

Per volere un’altro tipo di grafico: a torta, a barre, tridimensionale, alinee... é

sufficiente selezionare con un singolo clic il grafico appena creato e sciegliere

il nuovo tipo di grafico tra quelli presentati tenendo premuto il bottone del

mouse sul bottone .

Ultima ed interessante novità di Excel é quella di aggiornamento dei dati

all’interno di un grafico:

supponiamo di aver appena generato un grafico e di voler aggiungere ai dati ivi

rappresentati, quelli presenti in una colonna.

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selezionare la colonna di dati che si desidera aggiungere al grafico

posizionarsi col mouse su di uno qualsiasi dei quattru lati della selezione, il

puntatore del mouse diventa una freccia bianca.

tenendo premuto il mouse, trascinate la selezione sul grafico da aggiornare e

rilasciate il pulsante del mouse.

in questo modo vedrete che al grafico già esistente verrà aggiunta una nuova

serie di dati, quella da voi indicata.

1.3 CREAZIONE DI UN GRAFICO BASATO SU RANGES NON ADIACENTI DI VALORI

Una volta creato un chart, lo si può spostare, ridimensionare e personalizzare,

per renderlo più significatico e adeguato alle specifiche esigenze.

Ad esempio si potrebbe voler mostrare solo alcuni dei dati in grafico. Questa

operazione rende possibile sia nascondento (dopo aver creato un grafico)

alcune colonne o righe nel prorpio worksheet contenente i dati, oppure

evidenziare solo dati posti su colonne o righ non adiacenti.

1. Selezioniamo la prima riga che ci interessa.

2. Selezioniamo poi le altre non adiacenti tenendo premuto il tasto

CONTROL sulla tastiera, e così via per gli altri dati che ci

interessano.

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3. Si fa un click sul bottone CHART WIZARD sulla toolbar e si

seguono i passi per la creazione di un grafico visti nei precedenti

paragrafi.

1.4 CREAZIONE DI LABELS PER I DATI Excel offre anche la possibilità di aggiungere delle labels (etichette) ai dati

mostrati in un grafico.

Supponiamo di avere un grafico.

1. Facciamo un doppio click sul chart per attivarlo.

2. Dal menu INSERT si scelga l’opzione DATA LABELS.

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3. Si imposti l’opzione SHOW VALUE.

4. Click su OK.

Si possono anche aggiungere delle etichette di dati a dati individuali o serie.

(Per informazioni più dettagliate vedere l’argomento DATA LABELS

nell’Help in linea di Microsoft Excel).

1.5 COME IMPOSTARE UN PROPRIO DEFAULT PER LA CREAZIONE DI UN GRAFICO

All’atto di creare un chart, Microsoft Excel propone delle scelte di default (il

tipo di grafico a barre, per esempio) per ottenere il miglior risultato possibile in

seguito a questa operazione.

Può però a volte essere desiderabile fornire a tutti i propri documenti o a tutto

l’ufficio (pensiamo ad esempio al caso in cui più persone collaborino nello

scrivere un documento ufficiale che quindi deve avere un certo “look”

uniforme) uno stesso standard per quanto riguarda l’aspetto di un grafico.

Vediamo dunque come comunicare a Microsoft Excel quale deve essere lo

standard di default da proporre all’utente che si agginga a creare un chart.

1. Innanzi tutto si crea un grafico secondo le proprie necessità, esigenze e

gusti.

2. Si sceglie poi il comando OPTIONS dal menu TOOLS e si seleziona

all’interno della dialog box che appare, la cartella CHART.

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3. Si seleziona il formato del proprio chart come quello di default (opzione

“built in”).

Alla prossima operazione di creazione del grafico, l’aspetto di quest’ultimo

sarà comforme a quello del nostro attuale documento sia per colore che per

formato e tipo.

Ricordiamo che per creare velocemente il chart di default è preferibile usare il

chart button presente sulla toolbar.

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1.6 MODIFICA DI TESTI ED ITEMS ALL’INTERNO DI UN GRAFICO. PERSONALIZZAZIONE DEGLI ASSI.

Anche per quanto riguarda i testi presenti in un chart, è possibile fare l’edit dei

testi e cambiarne font, colore, dimensioni e lo stesso contenuto (modificare ad

esempio un titolo per renderlo più significativo e scegliere un font ed un colore

che lo evidenzino).

Si può procedere in due modi:

1. Editando sul worksheet i testi dei markers (identificatori di riga e

colonna) collegati al grafico.

2. Modificare direttamente i testi sul grafico (attivando quest’ultimo

con un doppio click e selezionando poi il testo in questione). Questa

modalità è evidentemente utilissima quando il chart in questione non

è collegato ai dati presenti sul worksheet.

Per modificare le etichette relative ai dati all’interno di un grafico, si deve

attivare il chart (con il solito doppio click) e scegliere dal menu INSERT il

comando DATA LABELS. Si sceglie l’opzione Show Labels nella dialog che

appare e si da l’OK.

Per rendere più leggibile un grafico se ne possono anche modificare gli items

(es le barre nel caso di chart a barre). Per ingrandire un items lo si seleziona

con il mouse e lo si trascina fino alla misura desiderata. Si può anche

mosificare il formato delle colonne, delle fette di torta, ecc... Si fa un doppio

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click del mouse sull’item che si vuole personalizzare: apparirà una finestra in

cui è possibile definire le nuove impostazioni. (patterns, colori, ecc..) Questo è

possibile anche per le etichete.

Anche per quanto riguerda gli assi componenti il grafico, Excel mette a

disposizione un comando per modificarli.

1. Doppio click sul chart per attivarlo.

2. Selezionare l’asse che si desidera modificare.

3. Si scelga il comando SELECTED AXIS dal menu FORMAT.

Si possono cambiare così i valori min e max tra i quali deve essere racchiusa la

scala di valori componenti l’asse, il numero di categorie comprese, invertirne

l’ordine e così via... Si può anche in questo caso modificare font colore, ecc.

delle etichette deli assi.

Si può così ottenere un grafico più leggibile e più vicino alle proprie esigenze

di presentazione.

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1.7 COME EVIDENZIARE SERIE DI DATI Si può voler cambiare il tipo del chart una volta che lo si è creato. Si può anche

semplicemente voler compiere questa operazione per una singola serie di dati,

in modo che quest’ultima venga evidenziata maggiormente rispetto alle altre.

Si può in questo caso riportare una o piu serie di dati secondo un asse

secondario.

Come cambiare il tipo dell’intero chart:


2. Dal menu FORMAT scegliere il comando COLUMN GROUP.

3. Quando si seleziona un sottotipo, la dialog box mostrerà in una finestra di

anteprima quale sarà l’effetto finale sul chart.

4. Dato l’OK, si noterà che i grafico ha subito la modifica impostata.

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Come disporre una serie secondo un asse secondario:

1. Si seleziona la serie desiderata facendo click con il mouse sulla stessa (es la

colonna).

2. Sulla toolbar del grafico si selezioni adesso un tipo differente (es quello

lineare).

3. La serie selezionata apparirà evidenziata con una diversa rappresentazione

all’interno dello stesso grafico (in questo caso quella lineare)

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Si possono anche separare le scale (si pensi alla presenza nello stesso grafico di

dati che seguono differenti unità di misura) assegnando i dati che si vogliono

evidenziare ad un asse secondario.

1. Si fa un doppio click sul chart per evideniarlo.

2. Dal menu INSERT si sceglie AXES.

3. Sotto la sezione Secondary Axes si sceglie la voce relativa all’asse da

separare.

4. Click su OK.

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Nella parte superiore del grafico apparirà la scala di valori relativa all’asse

secondario.

1.8 USO DI UN GRAFICO PER L’ANALISI DEI DATI

Un chart può essere adoperato efficacemente anche in fase di analisi dei dati.

Infatti spesso un grafico rappresenta un mezzo più immediato di

visualizzazione e presentazione di indagini, statistiche, programmi, ecc...

Ad un chart si possono aggiungere delle barrette che indichino il margine di

errore del grafico stesso. Questa operazione risulta essere molto utile quando si

stanno facendo, ad esempio, delle proiezioni: in tal caso le barrette degli errori

rappresentano di quanto i risultati finali potrebbero discostarsi dalle proiezioni

(pensiamo ad esempio all’uso di grafici per visualizzare l’ipotesi di lancio di un

prodotto sul mercato o per mostrare i profitti di un’azienda).


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2. Selezionare la serie di dati per la quale si vuole evidenziare

espressamente il grado di incertezza tramite la curva degli errori.

3. Scegliere ERROR BARS dal menu INSERT.

4. Si può mostrare in modo differente l’error bar. Per default Excel

suggerische entrambi (BOTH), ciè sia il discostamento per eccesso

che quello per difetto.

5. Click su OK.

Appariranno le barrette relative all’errore percentuale. A tali barrette si può

anche dare spessore, colore diversi per evidenziarle maggiormente. Con questa

operazione si può effettuare velocemente un’analisi visiva dei dati.

Si può aggiungere ad un grafico anche una LINEA DI TENDENZA. Anche

tale linea è molto utile quando si sta lavorando con dati relativi alla risoluzione

di un problema o a previsioni e curve di andamento e analisi di

prograsso/regresso.

Per aggiungere una linea di tendenza (TREND LINE) ad un grafico, è

necessario compiere i seguenti passi:

1. Doppio click sul chart per evidenziarlo

2. Si selezioni la serie di dati cui si vuole applicare una linea di

tendenza

3. Dal menu INSERT scegliere TREND LINE.

4. A questo punto si sceglie il tipo di linea che si desidera e poi si

seleziona la cartella OPZIONI per scegliere se dare alla linea di

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tendenza un nome automatico o uno personalizzato e per indicare

quanti periodi (avanti o indietro) si vogliono analizzare con la linea

di tendenza.

5. Si faccia a questo punto click sul bottone di OK.

Apparirà la linea di tendenza. La si può fare lineare oppure indicare una curva

diversa (ad esempio polinomiale) nella dialog box, impostando tutti i parametri

relativi. In questo caso si può anche chiedere ad Excel di mostrare anche i

valori e le formule relative alla linea di tendenza indicata. Si può anche

muovere e dimensionare la linea ottenuta per raggiungere l’effetto desiderato.

1.9 VISUALIZZAZIONE DI LIVELLI MULTIPLI DI DATI IN UN CHART

Si possono creare grafici da Worksheet in cui i dati siano stati organizzati con

tecniche di outline o da pivot table che contengono livelli multipli di serie o di

categorie (per le pivot table vedi capitolo relativo).

1. Si selezionino i dati che si vuole includere nel chart

2. Si crei un chart con il chart wizard (in questo caso selezionando l’opzione di

creazione di grafico a livelli multipli) specificando quante colonne o righe

del proprio worksheet contengono le etichette invece dei dati.

3. Il grafico ottenuto mostra i dati utilizzando due livelli di etichette di

categoria

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CAP.2 INTRODUZIONE E GESTIONE DI FORMULE E

LINKS IN UN FOGLIO DI LAVORO.

In questo capitolo affronteremo l’argomento formule: come

generarle, come trattarle e gestirle. Le formule sono parte essenziale ed

integrante di un foglio elettronico, proprio per le caratteristiche stesse e per la

filosofia del software.

I links rappresentano una novità degli ultimi anni: grazie ad essi è possibile

collegare differenti fogli elettronici in maniera dinamica. Vedremo come.

2.1 COME INSERIRE UNA FORMULA IN UN FOGLIO DI LAVORO

In questo paragrafo descriveremo i passi necessari all’inserimento di una

formula in una cella.

Ricordiamo innanzitutto che una formula comincia sempre con il segno di

uguale “=“, condizione necessaria affinchè Microsoft Excel riconosca quanto

indicato nella cella come formula e non come valore alfabetico o numerico. Si

possono definire naturalmente formule nuove che rispondano ad esigenze

personali o usare quelle predefinite messe a disposizione dal pacchetto

software.

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Vediamo punto per punto quali sono le operazioni da compiere per comporre

una formula adoperando il FUNCTION WIZARD (la guida interattiva messa a

disposizione da Excel per la creazione di formule):

1. Il function wizard aiuta ad impostare correttamente tutti gli argomenti

necessari ad ogni formula per il suo funzionamento.

2. Selezioniamo con un click il bottone FUNCTION WIZARD sulla toolbar

standard .

3. Nella category box delle funzioni scegliamo quella che ci interessa (ad es.

quella finanziaria).

4. Selezioniamo la funzione desiderata nella lista a destra delle categorie:

apparirà, al disotto delle liste, la descrizione della sintassi della funzione ed

una spiegazione esplicita del risultato che produrrà.

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5. Con un CLICK sul bottone NEXT si giunge alla sezione successiva della

dialog box.

6. Si immettono così le informazioni (ovvero gli argomenti) neccessari per

impostare correttamente la formula. Tali argomenti possono essere introdotti

selezionando con il cursore le celle contenenti i valori da adoperare ed

introducendo poi eventuali altri valori (es. simboli di operazioni o valori

costanti).

7. Per concludere l’operazione di immissione della formula si effettua un

CLICK sul bottone FINISH. La formula completa verrà così riportata nella

casella selezionata inizialmente dove si desidera, cioé, che venga posto il

risultato dell’operazione.

NOTA: Si può adoperare il function wizard anche per fare l’edit di una

formula già presente nel foglio di lavoro ceh contenga funzioni.

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2.2 GESTIONE AVANZATA DI UNA FORMULA: I RIFERIMENTI

In una formula si possono introdurre anche riferimenti (valori o,

ricorsivamente, formule o funzioni) presenti in caselle contenute in worksheet

differenti dello stesso workbook o addirittura di workbook diversi.

Al momento della composizione della formula con il function wizard si

richiamano le celle spostandosi con il puntatore da un workbook all’altro, da

uno sheet ad un altro, di cella in cella. Si ottengono così dei riferimenti a

locazioni diverse (es. totale annuale di spreadsheet relativi ai diversi mesi

dell’anno).

2.3 RIFERIMENTI A VALORI TRAMITE NOME

Un’altra opzione messa a disposizione da Excel è quella di poter fare

riferimento a determinati valori tramite nome invece che indirizzo di cella.

Con NOME si intende un identificatore creato per fare riferimento ad una cella

in modo variabile e univoco (a patto di porre nomi diversi), in modo da non

legare le formule alla locazione della cella stessa. Il vantaggio, come appare

evidente, consiste nel fatto che se si deve riorganizzare un worksheet (pensate

ad un foglio di lavoro ricco di formule complesse) non si devono aggiornare

tutti gli indirizzi all’interno delle formule che contengono Invece riferimenti

per nome (come sioé se usassimo variabili all’interno di formule e funzioni).

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Inoltre le formule risulteranno così di più facile comprensione e più semplici da

ricordare.

Per riferirsi ad una singola cella i nomi si possono combinare. Prendiamo come

esempio i dati riportati nella figura seguente.

Se in una formula compare la dicitura “Bianchi 1993” il range di celle indicato

(ovvero in questo caso la cella B4) contiene il valore “10”. Se si indica

“Bianchi” si intende selezionare l’intera riga, quindi i valori “10, 20, 30”. Se si

indica “1993” si intende far riferimento ai dati contenuti nella colonna, ovvero

“10, 5, 0”.

2.4 I LINKS I links sono collegamenti che si possono istituire tra più workbooks grazie alle

nuove tecniche OLE (Object Linking and Embedding) su cui sono basati tutti i

canali di scambio di informazioni tra i vari pacchetti Microsoft in ambiente

Windows.

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Una delle applicazioni più utili e vantaggiose di queto concetto è data dalla

possibilità di adoperare all’interno di una formula dei riferimenti a formule o

dati presenti su altri workbooks. In tal modo ad ogni cambiamento dei dati

sorgente corrisponderà dinamicamente un cambiamento nei risultati ad essi

collegati.

Vediamo quali passi sono necessari per collegare tramite link due workbook tra

loro.

1. Una volta aperto il workbook sorgente, selezioniamo la cella di cui

vogliamo collegare il valore.

2. Effettuiamo ora un click con il bottone di COPIA nella toolbar.

3. Passiamo ora al workbook nel quale si vuole adoperare il valore

(ovvero a cui si vuole collegare tramite link il valore).

4. Si selezioni ora la cella che si desidera contenga il valore linkato

(collegato).

5. Per riportare il link nella cella selezionata, si seleziona il comando

PASTE SPECIAL nel menu EDIT.

6. Occorre ora fare un click sul bottone PASTE LINK.

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7. Microsoft Excel crea così un riferimento dinamico esterno alla

formula (o al valore) che collega le due celle.

Una volta fatta questa operazione, se il valore nella cella di origine subisse

qualche cambiamento, cambierà anche il risultato nella cella ad essa collegata.

Si possono effettuare anche riferimenti a range (intervalli) di celle per

intersezione.

E’ possibile cioè semplificare delle formule nel worksheet riferendosi al nome

delle celle (indice di riga o colonna).

Se la formula richiede un valore singolo, Microsoft Excel usa la cella

appropriata senza il range nominato.

Ricordiamo che si ha una intersezione implicita nel caso, per es., del totale

relativamente ad una colonna, ponendo cioé ad es. una funzione di somma alla

fine di una colonna.

Si dice invece intersezione un riferimento ad una cella definendone le

coordinate nel worksheet mediante nome riga + nome colonna, in modo tale da

identificare univocamente la cella (si pensi ad esempio a quello che si fa da

bambini con il gioco della battaglia navale).

Per ulteriori chiarimenti si rimanda ai paragrafi precedenti.

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L’argomento è stato qui ripreso in quanto anche queste tecniche di riferimento

(implicito o per intersezione) si possono adoperare nell’eseguire un PASTE

LINK.

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CAP. 3 GESTIONE AVANZATA DELLE LISTE.

Argomento propedeutico alla trattazione delle tabelle pivot sono

le liste. Esse sono infatti una prima semplice forma di base di dati (in forma

appunto di lista) per la gestione e l’organizzazione di un database Excel.

Nel corso base si è appreso come creare una lista. Ora vedremo come utilizzare

tale struttura in modo avanzato.

3.1 LE LISTE IN MICROSOFT EXCEL E L’USO DEL COMANDO AUTOFILTER

Le liste sono tabelle con intestazioni di colonna contenenti dati che possono

facilmente essere utilizzati come basi di dati in Microsoft Excel.

Con il comando SORT nel menu DATA si possono riorganizzare i dati presenti

sulla lista secondo i criteri grraditi (es. ordine alfabetico, numerico - crescente

o decrescente - cronologico).

Con il sottocomando AUTOFILTER del comando FILTER (sempre nel menu

DATA) si possono creare delle queries (interrogazioni) che estraggano

determinate righe che contengono informazioni specifiche:

1. Selezionare AUTOFILTER dal comando FILTER nel menu DATA.

2. Appare una pop-up (freccia di scelta) a lato di ogni indice di colonna.

3. Per vedere soltanto i dati desiderati si usino ora le frecce di selezione.

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4. Si otterrà così la lista relativa al solo criterio impostato.

Se i valori su cui si intendende operare con i filtri sono numerici, si può

adoperare l’opzione di filtro “CUSTOM”, impostando criteri di selezione

personalizzati mediante operatori, funzioni e costanti.

Mirosoft Excel, a seguito di questa operazione, visualzzerà, relativamente alla

colonna prescelta, solo i valori che rispondono ai criteri impostati.

Per annullare l’effetto del filtro, basta disselezionare l’opzione AUTOFILTER

del comando FILTER del menu DATA, ottenendo così nuovamente la lista al

completo.

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3.2 FILTRI AVANZATI

Si possono filtrare le liste impostando dei criteri di selezione più complessi di

quelli precedentemente analizzati (vedi paragrafo precedente) ottenibili con il

comando autofilter (che fornisce il modo più veloce per creare una “vista”

diversa della propria lista di dati).

Se si vuole utilizzare un set multiplo di criteri, contenente ad esempio anche

delle formule, è conveniente utilizzare il comando di FILTRO AVANZATO.

1. Selezionare ADVANCED FILTER (sottocomando di FILTER) dal menu

DATA.

2. Si selezionano i criteri desiderati nella dialog box (facendo click con il

mouse sullo sheet per selezionare una formula contenuta ad esempio in una

cella.

3. Click su OK.

Si vedrà solo la linea (o sarà evidenziata) che soddisfa il criterio.

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Per mostrare nuovamente tutti i dati si seceglie l’opzione SHOW ALL (mostra

tutto) dal menu DATA soto il comando FILTER.

L’operazione appena vista, che consente di creare viste utilizzando criteri

complessi, è particolarmente utile quando si vogliono parametrizzare tali

criteri, adoperando ad esempio delle celle del worksheet per immettere di volta

in volta un criterio di selezione.

Facciamo un esempio.

1. Nelle due prime righe del worksheet, nella figua che segue, abbiamo

scritto a quali criteri deve soddisfare la vista che vogliamo creare.

Abbiamo scritto cioé che desideriamo siano mostrati solo i dati

relativi al rappresentante pippo e solo le righe in cui la vendita per

pippo per il 1993 è stata inferiore a 45 unità.

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2. Scegliamo dal menu DATA, comando FILTER, il sottocomando

ADVANCED FILTER.

3. Nella casella CRITERIA selezioniamo le righe contenenti le opzioni

di selezione (nel nostro caso le prime due righe, contenenti i criteri

impostati per colonna)

4. Si otterrà così la sola visualizzazione dei records riga che

corrispondono ai criteri impostati (vedi figura seguente).

5. Per tornare a visualizzare tutti i dati si scelga l’opzione DATA -

FILTER - SHOW ALL.

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3.3 COME AGGIUNGERE DEI SUBTOTALI IN UNA LISTA

Per rendere più significativa una lista, vi si possono aggiungere dei subtotali

per raggruppamento (ovvero per categorie). Si può avere anche in questo modo

un totale grobale.

1. Per prima cosa occorre ordinare la lista.

2. Selezionare quindi il comando SUBTOTALS dal menu DATA.

3. Nella finestra che appare, impostare la categoria secondo la quale effettuare

un raggruppamento logico in base a cui ottenere poi un subtotale.

4. Impostare la funzione (in questo caso abbiamo scelto la SOMMA).

5. Indicare in quale colonna o colonne si desidera avere il subtotale

(nell’esempio abbiamo selezionato solo quella relativa al 1993).

6. Indicare, nel caso fossero già presenti dei subtotali, se si desidera

rimpiazzare quelli attuali o aggiungere semplicementi i nuovi.

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7. Indicare anche se si desidera una etichetta che faccia un breve sommario di

ciò che i dati rappresentano.

8. Ecco il risultato ottenuto:

9. Appaiono raggruppamenti e totali. Agendo sui bottoncini di outline o

adoperando le operazioni di filtro si potranno creare a questo punto varie

viste dei dati.

L’operazione data dall’aggiunta di subtotali ad una lista è ricorsiva, ovvero

possiamo avere più subtotali e più raggruppamenti fino a raggiungere l’effetto

voluto.

Per l’uso dei bottoni di outline rimandiamo al corso base di EXCEL.

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CAP. 4 LE TABELLE PIVOT.

Quello delle tabelle Pivot è un argomento strettamente conneso

a quello della gestione dei dati in Microsoft Excel, ovvero alla creazione di un

vero e proprio dtatbase con questo pacchetto applicativo che fa di esso non solo

un potente strumento di calcolo, ma anche un utile software per l’analisi di

dati.

Presupporremo che l’utente abbia concetti di fondo sulla creazione,

strutturazione e gestione di un database, rimandando la trattazione di questi

argomenti ad un corso specifico.

4.1 LE TABELLE PIVOT Una tabella pivot è una tavola riassuntiva interattiva contenente i dati più

significativi (per noi) presenti in una base di dati Excel (uno o più worksheet,

uno o più workbooks).

Essa rappresenta un comodo strumento di analisi veloce dei dati immessi ed è

paagonabile ad una form (una vista logica dinamica) di un qualunque altro

database, anzi, si può affermare che risulta essere ancora più dinamica e

flessibile alle varie esigenze di quest’ultima, essendo facilmente modificabile

di volta in volta. Infatti, dopo aver creato una tavola pivot la si può manipolare

per analizzare sotto vari aspetti i dati ivi presenti.

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Una tavola pivot costa di alcuni elementi che sono indicati nella figura alla

pagina seguente per potervi fare poi riferimento nei prossimi paragrafi senza

indurre confusione nel lettore.

Questi sono i CAMPI RIGA, ovvero le intestazioni delle righe; i CAMPI

COLONNA, cioé le intestazioni delle colonne; gli ITEMS che sono delle

sottocategorie; i CAMPI pagina, che sono i criteri (etichette) cui è sottoposta

l’intera tavola pivot; i DATI contenuti nella tavola.

SCHEMA DI UNA TABELLA PIVOT

CAMPI

CAMPI

DATI

CAMPI PAGINA

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4.2 CREAZIONE DI UNA TABELLA PIVOT A PARTIRE DA UNA LISTA

Per creare una tabella pivot a partire da una lista si procede secondo i passi

illustrati qui di seguito.

1. Si seleziona la lista.

2. Si sceglie il comando PIVOT TABLE dal menu DATA.

3. Si selezioni poi l’opzione CREATE PIVOT TABLE FROM DATA IN

MICROSOFT EXCEL LIST OR DATABASE.

4. Si faccia ora un click sul bottone NEXT per accedere alla videata successiva

in cui occorre selezionare (se non lo si è gia fatto) la lista da cui si intende

ottenere la tabella pivot, ovvero quella contenente i dati, le etichette di

colonna riga e pagina da adoperare come sorgente.

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5. Click sul bottone di NEXT.

6. Si impostano etichette e dati con il drag-and-drop dei bottoni forniti nella

videata sulle relative posizioni, ad es.:

7. Click su NEXT.

8. Si imposta la cella di partenza della pivot table (se non se ne indica nessuna

essa verrà posizionata su di un nuovo sheet).

9. Si indica un nome per la pivot table.

10.Si impostano le varie ozioni (se si desiderano totali e somme e così via).

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11.Click sul bottone di FINISH per concludere l’operazione.

12.Sul foglio di lavoro apparirà la pivot table appena creata.

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4.3 CREAZIONE DI UNA TABELLA PIVOT TRAMITE CONSOLIDAZIONE DI RANGE MULTIPLI

Si può creare una pivot table combinando ed analizzando dati provenienti da

worksheet diversi.

Per fare ciò occorre procedere come segue:

1. Innanzitutto posizioniamoci sul primo worksheet.

2. Scegliamo PIVOT TABLE dal menu DATA.

3. Selezioniamo l’opzione MULTIPLE CONSOLIDATION RANGES.

4. Click su NEXT.

5. Si può definire un indice di pagina in modo automatico o manuale.

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6. Scegliamo il modo manuale (quello automatico, essendo più semplice, lo

lasciamo al lettore come esercizio) e facciamo un click sul bottone di

NEXT.

7. Compare una dialog box su cui operare le varie selezioni di seguito

descritte.

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8. Scrivere o selezionare il riferimento al primo worksheet che si vuole

adoperare.

9. Click sul bottone ADD.

10.Spostiamoci ora sull’altro worksheet e ripetiamo l’operazione per gli altri

dati.

11.Una volta completata la lista dei range di dati selezionati, si specifica il

numero di campi pagina che si vogliono nella pivot table (ad esempio 1),

mediante i radio buttons che compaiono al di sotto della lista.

12.A questo punto, per ogni elemento contenuto nella lista, selezionare il range

ed attribuire ad esso un’etichetta (nel nostro caso “pippo” per il primo item e

“vendite” per il secondo.

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13.Fare un click sul bottone NEXT.

14.Si vede a questo punto quale sarà l’aspetto della nostra pivot table.

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15.Come ultimo passo si assegnano un nome ed una destinazione per la pivot

table creata.

16.Per confermare l’operazione, fare un click sul bottone FINISH.

17.Apparirà la pivot table creata secondo i criteri impostati:

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4.4 COME SPOSTARE RIGHE E COLONNE DI UNA PIVOT TABLE.

Una pivot table contiene dati derivati da liste e insiemi presenti nel worksheet.

Ogni campo contiene items.

Questi si possono spostare per riga o per colonne con un semplice drag-and-

drop. Si seleziona l’item e lo si dragga nella nuova posizione. Esso verrà

spostato insieme ai dati associati. Così si possono scambiare di posto righe e

colonne, e addirittura cambiare l’indice di pagina.

Per ELIMINARE una riga o una colonna è sufficiente selezionare l’indice della

riga o della colonna da eliminare e “draggarlo” verso l’esterno della pivot

table. Vedrete che il cursore assumerà l’aspetto di un bottone con una croce

sopra. A questo punto rilasciate il bottone del mouse. La colonna o la riga

selezionata verranno rimosse dalla tavola.

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Per cambiare dei totali all’interno della pivot table, si selezioni il campo che si

desidera cambiare e si scelga il comando PIVOT TABLE FIELD dal menu

DATA. Si imposta la funzione desiderata per il totale, o si elimina un totale

preesistente e si da l’OK.

Si otterranno così dei nuovi totali nella pivot table.

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Si può accedere alla dialog anche con un doppio click sull’indicatore di riga o

colonna nella tabella.

Selezionando più di una funzione, si possono ottenere più subtotali, che

appariranno uno accanto all’altro nella tabella..

Per rimuovere tutti i subtotali, sempre nella stessa dialog box si sceglie

l’opzione NONE (nessuno).

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4.5 RAGGRUPPAMENTO DI RIGHE E COLONNE

E possibile raggruppare righe e colonne per data (se si ha un set di valori riga o

colonna in questo formato).

1. Selezionare una data della colonna.

2. Scegliere l’opzione GROUP AND OUTLINE dal menu DATA e subito

dopo l’opzione group, oppure adoperare il bottone di GROUP dalla toolbar

della tavola pivot.

3. Scegliere secondo quale criterio effettuare il raggruppamento.

4. Click su OK.

Per tornare all’aspetto originario scegliere UNGROUP dal menu DATA o fare

click sul bottone di UNGROUP presente sulla piccola toolbar della pivot table.

Si può anche effettuare un raggruppamento dei dati contenuti nella pivot

table agendo sui campi testo.

Si possono raggruppare le date .... ... in modo da ottenere una suddivisione dell’anno in

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1. Ci si posiziona sulla colonna di testo

2. Si seleziona GROUP AND OUTLINE dal menu DATA oppure si agisce sul

bottone corrispondente a questa operazione nella toolbar delle pivot table.

3. Nella dialog che appare indico il nome per la categoria che raggruppa i due

items.

Per disselezionare l’opzione si sceglie il comando di UNGROUP dal menu

DATA.

Si possono raggruppare due dati...

... per riunirli sotto un’unica voce...

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CAP. 5 ANALISI DEI DATI E PREVISIONI.

Un’altra possibilità offerta da Microsoft Excel è quella di poter

effettuare analisi dei dati e previsioni di andamento (il famoso “What if”)

creando più viste (detti “scenari” in Excel) di un problema o della possibile

soluzione. Vedremo in questo capitolo come usufruire di questi nuovi

strumenti.

5.1 USO DEL COMANDO GOAL SEEK

Con questa versione di Microsoft Excel si possono utilizzare alcune opzioni

per effettuare una previsione, cioé un’analisi preventiva dell’effetto cui si

andrebbe incontro se si verificassero determinate condizioni.

Si può inoltre ricercare la soluzione pe una formula partendo dal risultato, cioé

mediante un approccio a ritroso per trovare i valori corretti che conducano

appunto a tale risultato.

Per fare ciò si utilizza il comando GOAL SEEK nel menu TOOLS.

Microsoft Excel proverà valori differenti nelle celle coinvolte finché non si

raggiungerà coma soluzione della funzione indicata il risultato iriportato nella

casella contenente il valore che si desidera raggiungere.

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Una sintesi di questa operazione è riportata schematicamente nell’illustrazione

che segue.

IL COMANDO GOAL SEEK

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5.2 GLI SCENARI

Si possono adoperare le boxes di scenario nella toolbar del Workbook per

definire e mostrare scenari (viste) differenti del proprio Worksheet di dati (es.

il caso peggiore ed l’ipotesi migliore). Per raggiungere tale scopo si

definiscono variabili alcune celle. Supponiamo di avere una nostra tabella.

1. Si fa un click sulla toolbar con il pulsante destro del mouse e si sceglie

Workgroup dal menu della toolbar.

2. Per definire uno scenario basato sui valori correnti presenti nello sheet si

selezionano le celle che saranno designate come “variabili”, cioé il cui

valore può mutare.

3. Si scrive il nome relativo a questa vista nella box scenario (ad es. “caso

migliore”).

4. Si schiaccia l’ENTER sulla tastiera.

5. Per creare un altro scenario occorre cambiare i valori nel worksheet ed

assegnare un nome nuovo anche allo scenario così creato (es. “caso

peggiore”), confermando con l’ENTER.

Si può passare da uno scenario all’altro agendo sulla freccetta a fiancodella box

relativa appunto agli scenari selezionando il nome della vista da visualizzare.

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5.3 USO DEL SOLVER PER ANALIZZARE PROBLEMI A VARIABILE MULTIPLA

Il solver si usa quando si ha la necessità di trovare il valore ottimale per una

cella particolare determinando i valori di più celle che concorrono a

determinare il valore verso il quale si tende.

Si accede alla dialog in cui impostare i parametri per il solver selezionando

l’opzione SOLVER dal menu TOOLS.

Nella finestra di dialogo che appare si devono immettere i parametri necessari

all’avvio del solver:

1. Si indica per prima cosa la cella che contiene l’obiettivo (target) da

raggiungere.

2. Si scivono o si selezionano poi le celle da definire come variabili, icui valori

cioè devono essere determinati in modo tale da raggiungere il valore finale.

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3. Si impostano i vincoli cui le celle sono soggette e mediante i radio buttons

presenti si specifica secondo quale criterio il risultato deve essere raggiunto

4. A questo punto si effettua un click sul bottone SOLVE.

In questo modo anche la soluzione di un problema complesso viene facilitata

da operazioni compiute utomaticamente da Microsoft Excel.

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CAP. 6 MACRO E DIALOG BOX.

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In questo capitolo troverete un breve cenno alla scrittura di macro in Excel,

rimandando una trattazione più approfondita dl linguaggio Excel Basic ad un corso di

programmazione. Vedremo inoltre come “agganciare” una dialog box a codice creato in un

worksheet.

6.1 REGISTRAZIONE DI UNA MACRO

Quando si registra una macro Excel viene posto in modo ascolto, vale a dire che ogni azione

compiuta nel frattempo viene poi riportata sottoforma di codice nel foglio macro che si verrà a

creare.

In seguito si potrà fare il play (cioé avviare la macro) della macro vedendo compiere ad Excel le

stesse operazioni, azioni, calcoli da noi registrati.

La macro verrà salvata insieme al prorpio lavoro.

Per attivare la registrazione di una macro si deve scegliere l’opzione RECORD MACRO dal menu

TOOLS.

Si può anche scrivere manualmente una nuova macro, creando innanzitutto un modulo Visual

Basic. Tuttavia non ci addentreremo nella trattazione di sintassi e semantica di questo linguaggio,

argomento di corsi di programmazione, considerato che per un utente Excel tutte o quasi le esigenze

sono soddisfatte dall’operazione di registrazione di una macro.

Facciamo solo un breve cenno alla creazione manuale di una macro. In questo caso si sceglie

MACRO dal menu INSERT e si effettua l’ulteriore scelta MODULO. A questo punto si è pronti per

immettere il codice. Qui diremo soltanto che ogni macro deve iniziare con la parola chiave SUB

seguita dal nome della macro e dagli argomenti racchiusi tra parentesi, dopodichè si scrivono le

istruzioni. Si ricordi che è meglio indentare queste ultime per fornire maggiore leggibilità al codice

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e commentare le istruzioni (I passi salienti). Per introdurre un commento si fa precedere il testo che

lo costituisce da un apice.

Per indicare la fine della macro si scrive END SUB. Si può attivare una macro, dopo averla creata,

anche mediante un bottone presente sul worksheet. Per ottenere questo risultato si crea un bottone

utilizzando i tools presenti sulla barra degli strumenti e si collega al bottone così creato la macro

prescelta.

6.2 CREAZIONE ED UTILIZZO DI FINESTRE DI DIALOGO

Per creare una dialog box occorre compiere i passi descritti nel seguito.

1. Selezionare dal menu INSERISCI la voce MACRO e quindi selezionare FINESTRA DI

DIALOGO.

CREA BOTTONE

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Supponiamo di voler creare una finestra di dialogo con:

- un bottone che attiva una macro

- un campo di testo editabile in cui inserire del testo arbitrario

2. Nella finestra degli strumenti che appare, selezionare con un click l’oggetto CASELLA DI

MODIFICA.

3. Posizionarsi sulla finestra di dialogo di default e, tenendo premuto il tasto sinistro del mouse,

dimensionare a piacere il campo di testo.

4. Selezionare a questo punto l’oggetto PULSANTE e ripetere l’operazione precedente.

5. Tenendo premuto il tasto sinistro del mouse, selezionare il nome del bottone appena creato ed

assegnare, come nuovo nome, il nome della macro che si desidera attivare mediante pressione

del bottone stesso. Il collegamento bottone-macro è automatico.

Scriviamo ora il codice per richiamare ed utilizzare la finestra di dialogo così creata.

1. Selezionare dal menu INSERISCI la voce MACRO ed il sottocomando MODULO.

2. Nella finestra che si presenterà digitare:

Funzione Prova ()

FogliDialogo(“Dialogo1”).Mostra

FogliDiLavoro(“Foglio1”).Celle(2;2)=FogliDialogo(“Dialogo1”).CaselleDiModifica(1).Testo

Fine Funzione

Attiva il foglio di dialogo da voi creato con il nome Dialogo1

Assegna alla cella (B2) del nostro foglio di lavoro Foglio1 quello che avete digitato nel campo editabile della finestra di dialogo

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EXCEL 97 Corso avanzato - mtcube.com · EXCEL 97 Corso avanzato . Il manuale può essere scaricato e consultato gratuitamente, tuttavia è vietata ogni riproduzione, anche parziale,