Extraordinärhändelse drabbar livsmedelsförsörjningen. Hur är vi beredda!

Extraordinärhändelse drabbar livsmedelsförsörjningen. Hur är vi beredda!

Jan-Olof EhkRisk- och säkerhetschef,ICA Sverige Logistik

Jan-Olof Ehk 23-04-24

Agenda

• Vad är ICA Logistik?

• Hur vi jobbar idag och varför detta är viktigt

• Samverkan & förväntningar på myndigheter


Vad är ICA Logistik?ICA Sveriges distributionsenheter

KallhällÅrsta

Umeå

Arlöv

Borlänge

Västerås

Kungälv

Helsingborg

KallhällÅrsta

Umeå: Färskvaror, Torra varorBorlänge: Färskvaror, Frukt & grönsaker, Torra varorKallhäll: Färskvaror, Frukt & grönsakerÅrsta: Torra varorVästerås: Centrallager torra varor,

Djupfryst, ICA köttKungälv: Färskvaror, Frukt & grönsaker, Torra varorHelsingborg: Färskvaror, Frukt &

grönsaker, Torra varor, Djupfryst

Arlöv: Centrallager färskvaror


Varje dag inom ICAs Logistikfunktion

• Varje dag plockas mer än 750 000 kolli

• En expeditör plockar ungefär 150 kolli i timmen. Det blir nästan 10 ton på en dag

• Levereras mer än 35 000 fyllda rullburar till butikerna (ställs dessa på ett led blir det över 3 mil långt)

• Lastbilarna som levererar till butikerna kör mer än 10 000 mil (det motsvarar mer än 2 varv runt jorden)

• Den automatiserade hanteringen i Helsingborg kan hantera mer än 500 kolli i timmen


Modernt högautomatiserat lager i Helsingborg

• Fullsortimentslager som ersätter tidigare lager i Växjö, Arlöv och Helsingborg

• 63 500 kvadratmeter (9 fotbollsplaner) • 168 meter brett och 400 meter långt

• Stor del automatiserad hantering – ICAs modernaste anläggning

• Leveransstart senare delen av 2006, successiv upptrappning.


Leverans till butik

• I Sverige finns runt 1400 ICA-butiker

• Längsta avstånd mellan lager och butik är 65 mil

• Dagligen kör 600 fulla ekipage leveranser från våra lager ut till ICA-butikerna

• Det blir 35 000 butiksleveranser i månaden

• Snitt 4 ggr/vecka inkl helger

• Stora butiker (Maxi) har leveranser vare dag

• 73% av varorna till butik kommer via ICAs lager


Lagerkapacitet per varuavsnitt

• Lagerdagar per varuavsnitt i snitt• Kött, 2 dagar• Frukt och grönsaker, 2 dagar• Färskvaror, 5-6 dagar• Torra varor, 11 dagar• Djupfryst, 11 dagar


Vad kan gå snett?

• Vad kan försena/stoppa flödet?

• Vilka risker finns map varumärke, miljö, liv och hälsa, legalt, operationellt, mm mm? T ex ammonikutsläpp Helsingborg.

• FILM?



LOGISTIK - Varuflöde, Lager & Transport

• Stor satsning påbörjad 2008 i att säkra varuflödet. Många mindre avbrott som var kostsamma.

• Oklarheter i hur agera och vilka preventiva åtgärder som egentligen var effektiva.

• Otydlighet i ansvar och roller och hur samverka internt inom ICA vid avbrott

• Bristande uppföljning och lärande


ERM - Riskkategorier

ICA Sverige

Verksamhetsrisker

Finansiella risker

Compliance-risker

Legala risker p g a avtal/kontrakt eller tvister

Personalrisker p g a brister i kom-petens, kapacitet eller beroende av nyckelpersoner

**Fysiska och HSE risker p g a brand, vatten, naturkatastrof, arbetsmiljö

*Marknadsrisker p g a nya konkurrenter, nya lagar, prisutvecklingar, svängningar av konjunktur och kundattityder, beroende av leverantörer

Processrisker p g a brister i kärn-processerna inköp, logistik, försäljning samt i stöd- och ledningsprocesser

IT-risker p g a brister i IT-system avseende datasäkerhet, integritet och tillänglighet

**Valutarisker p g a svängningar i växelkurser

Skatterisker p g a felaktig beskattning

Ränterisker p g a räntesvängningar

Kreditrisker/kundförlusterp g a kundernas dåliga bonitet

Likviditetsrisker p g a brister i likviditetshanteringsprocessenCSR-risker p g a av bristande

processer avseende hållbarhet och etiskt agerande

*Redovisningsrisker p g a brister i redovisningsprocessen (inkluderar bedrägeri/fusk)

Allmänna Compliance-riskerefterlevnad av lagar och regler

Strategiska risker, p g a felaktiga strategiska beslut om produktportfölj, organisation, investeringar

Strategiska risker


Reason Model

IncidentHål i skyddslager

Organisation

Ledarskap

Utbildning

Kompetens


Sannolikhet Sannolikt > 50%Möjligt 5<>50%Osannolikt< 5%

Hög

>20

0 m

krPå

verk

angfggffgf

2

gfggffgf

2

gfgfgfgf

3

gfgfgfgf

3

gfgfgfgfgf

7

gfgfgfgfgf

7

gdggf

40

gdggf

40

gfggfgf

39

gfggfgf

39

gfgfgfgfgf

38

gfgfgfgfgf

38

gfgfgfgf

37

gfgfgfgf

37

gfgfgfgfgf

36

gfgfgfgfgf

36

gfgfgfgf

35

gfgfgfgf

35

fdgfgfgf

34

fdgfgfgf

34

gfgfgfgf

33

gfgfgfgf

33

gfgfgfgf

32

gfgfgfgf

32ddgdggf

31

ddgdggf

31

gfgfggf

30

gfgfggf

30

dfgfgfgf

29

dfgfgfgf

29

gfgfgfgf

27

gfdfgfgf

25

gfdfgfgf

25

fggfgfgf

24

fggfgfgf

24

gsgsgf

23

gsgsgf

23

sgffgf

21

sgffgf

21

gfgfgf

20

gfgfgf

20

gfgfgfgfgf

19

gfgfgfgfgf

19

gfgfgf

18

gfgfgf

18

gfgfgf

17

gfgfgf

17

fggfgfgfgf

15

fggfgfgfgf

15

gfgfgfgf

14

gfgfgfgf

14

gfgfgfgf

13

gfgfgfgf

13

dffffggf

42

dffffggf

42

gfgfgfgf

10

gfgfgfgf

10

fgfggfgfgf

8

fgfggfgfgf

8

gfgfgfgf

4

gfgfgfgf

4

gfgfgfgf

6

gfgfgfgf

6

gfgfgfgf

5

gfgfgfgf

5

gfgfgfgf)

41

gfgfgfgf)

41

sffff

11

sffff

11fgfgfgfgf

1

fgfgfgfgf

1

dfgfgfgfgf

12

dfgfgfgfgf

12

gfgfgfg

43

gfgfgfg

43

fgfgfgf

22

fgfgfgf

22

dggfgfgf

23

dggfgfgf

23

Med

el 2

0 -2

00 m

krLå

g <

20 m

kr


Risk och säkerhetsmanual inom Logistik anger standarden inom följande områden:

Risk- och Säkerhetspolicy för ICA

Risk- och säkerhetsorganisation

Strategiska Risker

Organisatoriska risker

Operationella risker

Arbetsmiljörisker

Varumärkespåverkande risker

Legala risker

Utbildning

Kontroll och uppföljning

Incidentrapportering

Krisorgansiation


Risk rank utförs 2 ggr/år för samtliga delar av organisationen inom totalt drygt 100 områden

ICA Standard Enligt plan(71-100p)

Bevakas(40-70p)

Kritiskt(0-39p)

Riskanalys Riskanalys genomförs för samtliga pågående projekt.Riskanalysen innehåller alla relevanta aspekter

Riskanalys genomförs för samtliga större projekt.Riskanalysen innehåller alla relevanta aspekter40p

Riskanalys genomförs endast för ett fåtal projektRiskanalys genomförs men det finns stora brister.20p

Riskanalys genomförs inte alls.Riskanalysen innehåller mycket stora brister0p

Deltagande Projektgrupp består av representanter från samtliga berörda parter (inklusive verksamheten)

Projektgrupp består av representanter från samtliga berörda parter (inklusive verksamheten)20p

Någon av de inblandade parterna finns inte representerade.10p

Endast projektägaren är inblandad0p

Kvantifiering Risken kvantifieras för att utgöra underlag för beslut avseende skyddsnivå

Mindre brist finns i kvanti-fieringen, men beslut kan fattas ändå20p

Kvantifiering är mycket bristfällig.5p

Kvantifiering görs inte0p

Om-organisation

Risker vid omorganisation berörs i riskanalysen

Risker vid omorganisation berörs i riskanalysen20p

Risker vid omorganisation berörs delvis5p

Risker vid omorganisation berörs inte0p

Strategiska risker – Riskanalys vid projekt/förändring

Hur: Vi identifierar de största projekten som pågått/startats sedan senaste Risk Rankingen. Be att få se riskanalysen från de senaste 3-4 projekten. Gå genom med ortsansvarig för HR i de fall där omorganisation skett sedan senaste Risk Rankingen för att granska den riskanalys som då genomförts.


Riskanalys vid projekt/förändring

Kontinuitetsplaner

Konsekvenskultur HR

Konsekvenskultur Managment

Allmän ordning och reda

Krishantering och övning

Kylkedjan

Aktivister

Nyanställning och inhyrning

Nyckelkompetens COOR

Management Evaluation

Uppföljning Facility Manegement

Uppföljning Transportavtal

Uppföljning IS/IT

APA-kompetens och delegering

Incidentrapportering

Utrymningssäkerhet

Förebyggande brandskydd

Batteriladdningsplatser

Handbrandsläckare och utbildning

Brandlarm och Sprinkler

Brandsektionering

Fysiskt skydd och inbrottslarm

Chaufförers tillträde

Skyddsnivå för elförsörjning

Skyddsnivå för Kylsystem

Skyddsnivå för automation

Skyddsnivå för IT-system och utrymmen

Ställage

Analys av svinn

Total scoreKallhäll 70 75 34 100 70 10 100 30 50 50 70 0 50 85 70 60 55 70 85 100 60 100 100 0 100 100Helsingborg 35 70 55 70 100 85 75 30 100 100 85 0 60 85 100 100 75 100 100 100 80 100 70 80 100 100Kungälv 85 45 40 100 85 30 100 85 100 85 60 0 80 85 90 100 75 70 60 100 60 100 70 100 100Borlänge 65 70 100 100 85 30 85 100 70 70 100 0 100 100 80 60 100 70 80 80 60 100 80 60 100Årsta 90 85 35 100 35 35 85 30 50 50 70 0 50 85 75 80 100 100 80 90 60 80 80 0 100 20Umeå 40 40 40 100 85 60 70 40 100 45 85 0 60 65 90 80 75 40 60 80 60 100 80 100 60 75Västerås 65 45 40 100 65 85 70 100 75 0 60 45 65 80 40 70 60 80 80 40 70 70 60 100Arlöv 80 85 40 85 50 60 70 100 55 100 60 100 80 60 75 40 60 70 80 80 50 70 75

Exempel på uppföljning av risker på lager


ICA Logistik Tjänsteman i beredskapLokal och central nivå - totalt antal personer som är

Tib inom Logistik: 52 personer som är fördelat på 7 enheter/orter.

I tillägg motsv funktion inom IT och Information

ICA Säkerhetscenter


Vad har vi i fokus utifrån arbetet hittills:

- Kontinuitetsplaner

- Krisorganisation

- Riskanalyser

- Uppföljning

- Övning

- Helhetssyn


Kontinuitetsplaner

Lokal brand i del av eller hela anläggningen

Haveri av produktionsmaskin och automation

Haveri av kylsystem

Haveri av elsystem i kritisk punkt

Haveri av annan kritisk försörjning

IT-haveri inom anläggningen


Kontinuitetsplaner - Riskanalys


Kontinuitetsplaner - Riskanalys


Krisorganisation

Krisgrupp arbetsplats Hacksta

Lokal TIB Logistik•Sammankallande

•Få in rätt kompetens

Krischef/AP Ansvarig•Leda & fördela

•Media kontakter

Lagerdrift•Ansvar för lagerdrift

Dokumentation•Föra logg bok•Beslutslista•Sekreterare

Information•Arbetsplatsinfo

•Kontakt ICA info avd

HR•Medarbetarfrågor•Arbetsmiljöfrågor•Fackliga frågor

•Företagshälsovård

Säkerhet•Bevakningsfrågor

•Skadebegränsning•Försäkringsfrågor•Myndighetsfrågor

Coor•Fastighetsfrågor

•Kontorsfrågor•Resurs i kris

Central TIB•Kan ersätta krischef

•Bollplank•Beslutsresurs

Övriga funktioner•Koncernadmin

•HK Logistik•IT/telefoni

•Övriga

IT Helpdesk

Lokal TIB är alltid Krischef tills rollen eventuellt

bemannas av annan person

Utrymningsvärdar

= Ordinarie krisgrupp

= Ordinarie resurser

= Extra resurser

Fastab Övriga resurser


KrisorganisationLagerdrift

Lagerdrift

Organisation:

Ingår i krisgrupp arbetsplats Hacksta

Ansvar:

Säkerställa/minimera risker och effekter av leveransstörningar från DE Västerås. Ansvarar för lagerdriften på DE Västerås i krissituation

Arbetsuppgifter i krissituation:

Leder krisgrupp DE Västerås lagerdrift.

Väljer vilka delar av krisgrupp DE Västerås lagerdrift som behöver sammankallas.

Talesman för lagerdriften i en krissituation

Bemanning:

Lokalt TIB schema logistik

ProduktionsplaneringBemanning

Transport

HR DE Västerås

Info & Dokumentation

Ordersupport

Gruppchef

Central TIB

LS Handledare


Uppföljning

- Handlingsplaner

( Risk kopplad mot åtgärd, tid, ansvarig samt kostnad)

- Budget

- Övning (och utfall)

- Risk rank förändring (kvartalsvis)


Ex byte Riskanalys: Byte av köldmedium Kritiskt element

Skyddsnivå/

Riskfaktor

Konsekvens Behov av åtgärd

Projektorganisation

(MTAT1): - h)

Det finns följande skydd på plats:

Ulf ansvarig

I övrigt saknas projektledare (extern, planerad till 20:e), installationssamordnare med tillhörande resurser (inget namn). Skyddsorg, management, fack, COOR involveras. I tillägg stuktur samarbete och uppföljning under projektet.

Rätt folk viktigt.

Grundbult för projektet.

Om tidplan hållas måste org. upp och stå snarast för att kunna påbörja upphandling och detaljerad planering.

Informera och utse (Ulf, Lennart) Mötesmatta, ansvar och gränslinjer.

Klart: 23 jan.

Leverantörer

(MTAT1): -h)

Avtal behövs med:

Kylfirmor för konvertering, rörfirmor, el, smed, leverantör av reservkyla samt bygg.

Förutsättning för projektet. Kompetens viktigt (renomme).

Ulf. Klart 30 jan. Inklusive samordningsansvar för vissa entreprenörer. Krav i upphandlingsavtalet.


Ex byte köldmedium

A. Projektorganisation B. Leverantörer C. Tid till projektet klart D. Projektets direkta påverkan på drift E. COOR F. Miljö G. Kyla/värme H. Projektets/driftens ekonomi I. Back-up plan J. Reservdelar K. Avvakta projektet till hösten/vintern


Samverkan/förväntningar myndigheter

- ICA har gjort sin hemläxa, men har behov av större samverkan vid större händelser t ex Gudrun men även t ex vid avbrott vatten, el och övrig media.

- Behov av mer proaktivt arbete (innan kris ett faktum).

- Behov av att öva mer, få ökad förståelse för varandras roller och ansvar.

- Att samarbetet blir mer konkret.

- Bildandet av nätverk – föredrag, träffas, osv.

- Flera myndigheter involverade - helhetsförståelse; Livsmedelsverk, Polis, kommuner, länsstyrelser, myndigheten för samhällsskydd och beredskap etc.

- Att krav och förväntningar på en stor samhällsaktör som ICA blir tydligt.

Detta är ICA | ICA i siffror | Marknad och trender | Bolag | ICAs ansvar | ICA i korthet

Documents

Extraordinärhändelse drabbar livsmedelsförsörjningen. Hur är vi beredda!