Номенклатура дел на 2018 год - 12-11-2018 · - графа «1» Индекс дела. Каждому делу, ... направления на работу по

Приложение УТВЕРЖДЕНА

приказом ФГАОУ ВО «СПбПУ» от 31.05.2018 №1201

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ АВТОНОМНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ

«САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ПОЛИТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ ПЕТРА ВЕЛИКОГО»

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ НА 2018 ГОД

СОДЕРЖАНИЕ

2 1. Введение ............................................................................................................. 3 2. Список сокращенных наименований структурных подразделений Университета ......................................................................................................... 6 3. Условные обозначения ....................................................................................... 8 4. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ УНИВЕРСИТЕТА ............... 9 4.1. АДМИНИСТРАТИВНЫЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ ...................................... 9 4.2. НАУЧНАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ ................................................................. 47 4.3. ОБРАЗОВАТЕЛЬНАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ ............................................. 57 4.4. МЕЖДУНАРОДНАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ ............................................... 69 4.5. АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ........ 85 4.6. СВЯЗИ С ОБЩЕСТВЕННОСТЬЮ И ИНФОРМАЦИОННО-КОММУНИКАЦИОННАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ .............................................. 100 4.7. БЕЗОПАСНОСТЬ ...................................................................... ……….102 4.8. ИНФОРМАЦИОННО-РЕСУРСНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ……………...109 4.9. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ СТУДЕНЧЕСКОГО ГОРОДКА СПбПУ ... 110 4.10. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ДИРЕКЦИИ ИНСТИТУТА (ТИПОВАЯ) 114 4.11. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ КАФЕДРЫ (ТИПОВАЯ) .......................... 117 4.12. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ВЫСШЕЙ ШКОЛЫ (ТИПОВАЯ) ........... 121 4.13. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ВЫСШЕЙ ШКОЛЫ ТЕХНОСФЕРНОЙ БЕЗОПАСНОСТИ ............................................................................................. 125 4.14. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ВЫСШЕЙ ШКОЛЫ БИОТЕХНОЛОГИИ И ПИЩЕВЫХ ТЕХНОЛОГИЙ ............................................................................ 128 4.15. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ УНИВЕРСИТЕТСКОГО ПОЛИТЕХНИЧЕСКОГО КОЛЛЕДЖА .......................................................... 131 4.16. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ЕСТЕСТВЕННО-НАУЧНОГО ЛИЦЕЯ . 135 4.17. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ДОМА УЧЕНЫХ В ЛЕСНОМ ................. 138 4.18. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ИНСТИТУТА ДОПОЛНИТЕЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ................................................................................................ 141 5. Кодификатор .................................................................................................. 145 6. Форма номенклатуры дел Университета .................................................... 148

1. Введение

3

Номенклатура дел – это составленный по установленной форме перечень заводимых в организации дел с указанием сроков их хранения. Данный перечень позволяет рационально организовать работу с документами, образующимися в делопроизводстве Университета и его структурных подразделений.

Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела и является основным учетным документом, отражающим состав и организацию документального фонда Университета, определяет систематизацию, индексацию и сроки хранения дел.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел документов постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) срока хранения.

Номенклатура дел составлена на основе изучения функций и направлений деятельности структурных подразделений Университета, отражает состав и виды документов, образующихся в процессе их деятельности.

Номенклатура дел Университета составлена по структурному принципу. Разделами номенклатуры дел Университета являются номенклатуры дел структурных подразделений, включенные в нее в порядке возрастания их цифровых кодов, закрепленных кодификатором структурных подразделений ФГАОУ ВО «СПбПУ».

Для дирекций институтов, высших школ, кафедр, имеющих однотипные документы, предлагается типовая номенклатура дел. Эти структурные подразделения разрабатывают индивидуальные номенклатуры дел на основе предложенных им типовых номенклатур дел.

Номенклатура дел состоит из следующих граф: - графа «1» Индекс дела. Каждому делу, предусмотренному сводной

номенклатурой дел, присваивается определенный индекс. Индекс дела состоит из условного обозначения структурного подразделения и порядкового номера дела в разделе. Для каждого института, высшей школы и кафедры, имеющих типовую номенклатуру дел, закрепляется кодификатор, который прописывается в индексе дела. Например, кафедра «Гидравлика и прочность» будет иметь индекс К-08-(номер дела), Высшая школа иностранных языков – ВШ-02-(номер дела) и т.д. Кодификатор помещен в конце настоящей номенклатуры дел.

- графа «2» Заголовок дела (тома, части). В данной графе указывается наименование дела, которое будет формироваться в течение года.

- графа «3» Кол-во дел (томов, частей). Данная графа заполняется по окончании делопроизводственного года, а также заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных за год дел.

4

- графа «4» Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню. Дела должны храниться в точном соответствии с указанными в номенклатуре дел сроками. В некоторых случаях к сроку хранения добавлена отметка «ЭПК», которая означает, что вопрос об уничтожении дел по истечении срока хранения решается экспертной проверочной комиссией.

- графа «5» Примечание. В данной графе делаются отметки, облегчающие пользование номенклатурой (особенности формирования дел, хранения на месте и др.)

В конце номенклатуры дел структурного подразделения предусмотрены резервные номера, которые заполняются в случае заведения новых дел.

Дела должны храниться в структурных подразделениях в точном соответствии с номенклатурой дел и сроками хранения. Ответственность за надлежащее формирование документов в дела, соблюдение сроков хранения, составление актов уничтожения документов, а также своевременную передачу дел в Архив СПбПУ возлагается на лиц, ответственных за делопроизводство в соответствующем структурном подразделении.

Ведение, уточнение, переоформление, согласование с Архивным комитетом Санкт-Петербурга номенклатуры дел Университета осуществляет Канцелярия (Управление делами).

При составлении номенклатуры дел Университета были использованы следующие документы:

1. приказ Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»;

2. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (Приложение к Приказу Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. № 526);

3. Устав Университета; 4. примерная номенклатура дел высшего учебного заведения,

утвержденная Министерством общего и профессионального образования Российской Федерации (1999 г.).

5

2. Список сокращенных наименований структурных подразделений Университета

№ Наименование структурного подразделения Индекс АДМИНИСТРАТИВНЫЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ

1 Управление персонала УП 2 Контрактная служба КС 3 Управление делами:

- Канцелярия - Архив СПбПУ

УД ОД

АРХ 4 Управление бухгалтерского учета УБУ

6

5 Управление правового обеспечения УПО 6 Департамент экономики и финансов ДЭФ 7 Отдел мобилизационной подготовки ОМП 8 Ученый совет УС

НАУЧНАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ 9 Объединенный научно-технологический институт ОНТИ 10 Управление периодических научных изданий УПНИ 11 Управление научно-технической деятельности молодежи УНТДМ 12 Управление научных исследований и разработок УНИР

13 Управление научно-организационной деятельности УНОД 14 Центр интеллектуальной собственности ЦИС

ОБРАЗОВАТЕЛЬНАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ 15 Дирекция основных образовательных программ

- Центр организации учебного процесса - Центр развития образовательных программ - отдел координации работы с аспирантами

ДООП ЦОУП ЦРОП ОКРА

16 Управление автоматизации образовательной деятельности УАОД 17 Информационно-библиотечный комплекс ИБК 18 Приемная комиссия ПК 19 Центр профориентации и довузовской подготовки ЦПДП

МЕЖДУНАРОДНАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ 20 Ресурсный центр международной деятельности РЦМД 21 Управление международного образования УМО 22 - Управление международного сотрудничества

- отдел международного межвузовского сотрудничества - отдел международных научных и внешнеэкономических связей

УМС ОММС

ОМНВЭС

23 Высшая школы международных образовательных программ - Учебный сектор ВШМОП - Краткосрочные международные программы ВШМОП

ВШМОП

ВШМОП УС ВШМОП КС

АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ 24 Департамент административно-хозяйственных служб ДАХС 25 Департамент главного инженера ДГИ 26 Управление организации ремонтных работ УОРР

27 Управление социального обеспечения УСО 28 Управление имущественного комплекса УИК 29 Управления транспорта и механизации УТМ

7

СВЯЗИ С ОБЩЕСТВЕННОСТЬЮ И ИНФОРМАЦИОННО-КОММУНИКАЦИОННАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ

30 Музейный комплекс МК БЕЗОПАСНОСТЬ

31 Управление гражданской безопасности УГБ 32 Управление охраны труда УОТ 33 Отдел защиты конфиденциальной информации

ИНФОРМАЦИОННО-РЕСУРСНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ 34 Департамент информационных ресурсов и технологий ДИРТ

35 СТУДЕНЧЕСКИЙ ГОРОДОК СПбПУ СГ 36 ДИРЕКЦИЯ ИНСТИТУТА ДИ 37 КАФЕДРА К

38 ВЫСШАЯ ШКОЛА ВШ 39 ВЫСШАЯ ШКОЛА ТЕХНОСФЕРНОЙ БЕЗОПАСНОСТИ ВШТБ 40 ВЫСШАЯ ШКОЛА БИОТЕХНОЛОГИИ И ПИЩЕВЫХ

ТЕХНОЛОГИЙ ВШБПТ

41 УНИВЕРСИТЕТСКИЙ ПОЛИТЕХНИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ

УПК

42 ЕСТЕСТВЕННО-НАУЧНЫЙ ЛИЦЕЙ ЕНЛ 43 ДОМ УЧЕНЫХ В ЛЕСНОМ ДУ 44 НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ИНСТИТУТА

ДОПОЛНИТЕЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ИДО

8

3. Условные обозначения

1. ДЗН – до замены новым 2. ДМН – до минования надобности Отметка «до минования надобности» означает, что документы, включенные в дело, имеют только практическое значение. Срок их хранения определяется самим структурным подразделением, но не может быть менее года. 3. ЭК – экспертная комиссия Университета, утвержденная приказом ректора. 4. ЭПК – экспертно-проверочная комиссия. Отметка ЭПК, стоящая при сроках хранения документов, означает, что в составе этих дел могут встречаться документы, имеющие научно-историческую ценность; их следует оставлять на постоянное хранение. 5. ЭПМК ЦГА СПб – Экспертно-проверочная методическая комиссия Центрального государственного архива Санкт-Петербурга 6. ВО – высшее образование 7. ГЭК – Государственная экзаменационная комиссия 8. ДСП – для служебного пользования 9. Минобрнауки России – Министерство образования и науки Российской Федерации 10. Пост. – постоянно 11. СПб – город Санкт-Петербург 12. ФГАОУ ВО «СПбПУ» – федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего образования «Санкт-Петербургский политехнический университет Петра Великого» 13. Ст. – статья 14. ЦГА СПб – Центральный государственный архив Санкт-Петербурга 15. ЭВМ – Электронно-вычислительная машина 16. Минобрнауки России – Министерство науки и высшего образования Российской Федерации

4. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ УНИВЕРСИТЕТА

9

4.1 АДМИНИСТРАТИВНЫЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ Номенклатура дел Управления персонала

Индекс дела Заголовок дела

Кол-во дел за

год

Срок хранения и № статей по

перечню Примечание

1 2 3 4 5 УП-01 Приказы и инструктивные письма

Министерства образования и науки Российской Федерации по вопросам работы с кадрами (копии)

ДМН Ст. 1 б

Подлинники в Минобрнауки

России

УП -02 Приказы Министерства образования и науки Российской Федерации по присуждению отраслевых наград (копии)

ДМН Ст. 1 б


России

УП -03 Приказы ректора, проректоров по основной деятельности Университета (копии)

ДМН Ст. 19 а

Подлинники в Канцелярии, в деле № ОД-03

УП -04 Приказы ректора, проректоров по личному составу (копии)

ДМН Ст. 19 б


УП -05 Приказы ректора, проректоров о применении дисциплинарных взысканий и основания к ним

5л. Ст. 19 б


УП -06 Документы (справки, докладные, служебные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления и др.), не вошедшие в состав личных дел

5л. Ст. 665

УП -07 Локальные нормативные акты Университета (коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, положение о персональных данных (копии)

ДМН Ст. 576, 571 а, 655 а

Подлинники в Управлении правового

обеспечения, в деле № УПО-05

УП -08 Положение об Управлении ДМН Ст. 55 а

УП -09 Основания к приказам по личному составу

5л. Ст. 665

УП -10 Личные дела (заявления, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.) работников университета

Пост. Ст. 656 а,

656 б

УП -11 Личные карточки работников Университета

50 л. ЭПК Ст. 658

УП -12 Трудовые договоры, не вошедшие в состав личных дел

50 л. ЭПК Ст. 657

1 2 3 4 5 УП -13 Документы (заявления о приеме на

работу, об увольнении, 5л.

Ст. 665

10

направления на работу по совместительству учебно-вспомогательного персонала, обслуживающего персонала), не вошедшие в состав личных дел

УП -14 Трудовые книжки преподавателей, рабочих и служащих

До востребо-

вания Ст. 664

Не востребованные не менее 75 л.

УП -15 Графики предоставления отпусков 1г. Ст. 693

УП -16 Документы (отчеты) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним

3г. Ст. 686

УП -17 Описи дел постоянного хранения, переданные в архив

3 г. Ст. 248 а

Хранение в Архиве

СПбПУ – пост., в деле № АРХ-08

УП -18 Описи трудовых книжек, переданных в архив

3 г. (1) ст. 248 а

(1) После утверждения

сводного годового раздела

описей ЭПМК ЦГА СПб

УП -19 Акты приема-передачи дел и документов, приложения к ним, составленные при смене должностных, ответственных и материально-ответственных лиц

5 л. Ст. 79 б

После смены должностного,

ответственного и материально-

ответственного лица

УП -20 Переписка с организациями, учреждениями (о работе в организации, занимаемых должностях, стаже и др.)

5л. ЭПК Ст. 35

УП -21 Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

75л. Ст. 695 г

УП -22 Журнал регистрации листков нетрудоспособности

5л. Ст. 897

УП -23 Журнал регистрации приказов об отпусках

3г. Ст. 695 ж

УП -24 Журнал регистрации отправляемых документов

5л. Ст. 258 г

УП -25 Журнал регистрации личных заявлений

75л. Ст. 695 а

УП -26 Журнал регистрации заявлений об участии в конкурсном отборе

3г. Ст. 673

1 2 3 4 5 УП -27 Журналы учета рабочего времени,

табели (графики)

5л. Ст. 586

При тяжелых, вредных и опасных

11

условиях труда - 75 лет

УП -28 Журнал учета выдачи государственных, муниципальных и ведомственных наград

Пост. Ст. 736

УП -29 Книга учета выдачи личных дел во временное пользование

3г. Ст. 259 е

После возвращения

всех дел УП -30 Номенклатура дел Управления До замены

новой Ст. 200 а

Не менее 3 лет после передачи дел в архив или

уничтожения учтенных по

номенклатуре дел

УП -31 Приказы и инструктивные письма

Министерства науки и высшего образования Российской Федерации по вопросам работы с кадрами (копии)

ДМН Ст. 1 б


России

УП -32 Приказы Министерства науки и высшего образования Российской Федерации по присуждению отраслевых наград (копии)

ДМН Ст. 1 б


России

УП -33 Резерв УП -34 Резерв

Номенклатура дел Контрактной службы



год



12

1 2 3 4 5 КС-01 Поручения руководства

Университета Контрактной службе; документы (справки, докладные, служебные записки, заключения) по их выполнению

5 л. ЭПК ст. 7

Срок хранения поручений,

оформленных на документе

визой, соответствует

сроку хранения документа

КС-02 Положения о закупках товаров, работ, услуг для нужд Университета; документы, регламентирующие закупочную деятельность Университета

Пост. ст. 27 а

КС-03 Положения, инструкции, регламенты работы, приказы о составе закупочной комиссии

Пост. ст. 57-58,

ст. 274

КС-04 Планы закупок, планы-графики закупок товаров, работ, услуг для нужд Университета

5 л. ст. 275

КС-05 Статистические отчеты, отчеты и таблицы по закупочной деятельности; документы (информационные материалы, докладные записки и др.) к ним а) сводные годовые и с большей периодичностью

ст. 469 5 л.

КС-06 Статистические отчеты, отчеты и таблицы по закупочной деятельности; документы (информационные материалы ,докладные записки и др.) к ним б) годовые и с большей периодичностью

ст. 469 5 л.

КС-07 Статистические отчеты, отчеты и таблицы по закупочной деятельности; документы (информационные материалы, докладные записки и др.) к ним в) полугодовые

ст. 469 5 л.

КС-08 Статистические отчеты, отчеты и таблицы по закупочной деятельности; документы (информационные материалы, докладные записки и др.) к ним г) квартальные

ст. 469 3 г.

1 2 3 4 5 КС-09 Статистические отчеты, отчеты и

таблицы по закупочной деятельности; документы (информационные материалы, докладные записки и др.) к ним д) месячные

ст. 469 1 г.

13

КС-10 Статистические отчеты, отчеты и таблицы по закупочной деятельности; документы (информационные материалы, докладные записки и др.) к ним е) единовременные

ст. 469 1 г.

КС-11 Документы, связанные с закупочной деятельностью (документация о закупке, протоколы, запросы, извещения, уведомления, заявки, технические задания)

5 л. ЭПК ст. 273 а

КС-12 Реестры закупок товаров, работ, услуг, осуществляемых Университетом, копии

5 л. ст. 365

Подлинники в Управлении правового

обеспечения, в деле №УПО-10

КС-13 Акты на выделение дел и документов к уничтожению

3 г. ст. 246


СПбПУ — пост., в деле №АРХ-06

КС-14 Акты приема-передачи дел и документов, приложения к ним, составленные при смене должностных, ответственных и (или) материально-ответственных лиц

5 л. ст. 79 б

После смены должностного, ответственного

или материально-


КС-15 Описи дел постоянного хранения, переданные в Архив СПбПУ

3 г. ст. 248 а


СПбПУ — пост., в деле №АРХ-08

КС-16 Переписка с государственными органами, вышестоящими организациями и иными организациями (справки, запросы, ответы на запросы, заключения) по закупочной деятельности Университета, в том числе о проведении проверок и ревизий

5 л. ЭПК ст. 33-35,

ст. 275

1 2 3 4 5 КС-17 Номенклатура дел Контрактной

службы До замены

новой ст. 200 а

Не менее 3 лет после передачи

дел в Архив СПбПУ или уничтожения учтенных по номенклатуре

14

дел КС-18 Резерв КС-19 Резерв КС-20 Резерв КС-21 Резерв

Номенклатура дел Управления делами



год



1 2 3 4 5 УД-01 Учредительные документы

Университета (приказы Министерства образования и

Пост. Ст. 50а

15

науки Российской Федерации, Устав с изменениями и дополнениями)

УД-02 Единые государственные реестры юридических лиц (выписки, свидетельства о внесении записей)

Пост. Ст.36

УД-03 Лицензии и сертификаты на право осуществления различных видов деятельности


УД-04 Свидетельства о государственной регистрации

Пост. Ст. 39

УД-05 Номенклатура дел Управления До замены новой

ст. 200 а


дел в Архив СПбПУ или уничтожения учтенных по номенклатуре

дел УД-06 Учредительные документы

Университета (приказы Министерства науки и высшего образования Российской Федерации, Устав с изменениями и дополнениями)


УД-07 Резерв УД-08 Резерв УД-09 Резерв

Номенклатура дел Канцелярии



год



1 2 3 4 5 ОД-01 Приказы, распоряжения и

инструктивные письма Министерства образования и науки Российской Федерации,

Пост. Ст. 1 б


России

16

относящиеся к деятельности Университета (копии)

ОД-02 Приказы Министерства образования и науки Российской Федерации, присланные для сведения (копии)

ДМН Ст. 1 б


России

ОД-03 Приказы ректора, проректоров по основной деятельности Университета

Пост. Ст. 19 а

ОД-04 Распоряжения ректора, проректоров


ОД-05 Приказы ректора, проректоров по личному составу студентов, аспирантов и докторантов

50 л. ЭПК Ст. 19 б

ОД-06 Приказы ректора, проректоров по личному составу профессорско-преподавательского состава и работников (кадровые)

75 л. ЭПК Ст. 19 б

О дисциплинарных

взысканиях, ежегодных

оплачиваемых отпусках,

отпусках в связи с обучением, дежурствах,

краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках-

5 л. ОД-07 Приказы ректора, проректоров и

директоров институтов о командировании работников

5 л. Ст. 19 б

Длительные внутрироссийские омандировки

сотрудников, 75 лет

ОД-08 Устав Университета с изменениями и дополнениями; свидетельство о регистрации и другие учредительные документы (нотариально заверенная копия)

ДМН Ст. 50 а

Подлинники в Управлении

делами, в деле №УД-01

ОД-09 Положение о Канцелярии ДМН

Ст. 55 а

ОД-10

Должностные инструкции работников

ДМН Ст. 77 а

1 2 3 4 5 ОД-11 Инструкция по делопроизводству Пост.

Ст. 27 а

ОД-12 Договор на предоставление услуг, связанных с эксплуатацией франкировальной машины

5 л. ЭПК Ст. 436

После истечения срока действия

договора ОД-13 Договор на техническое

обслуживание франкировальной машины

5 л. ЭПК Ст. 436


договора

17

ОД-14 Договор на оказание услуг почтовой связи

5 л. ЭПК Ст. 436


договора ОД-15 Обращения граждан

(предложения, заявления, жалобы, претензии и др.); документы (справки, сведения, переписка) по их рассмотрению

5 л. ЭПК Ст. 183 б

В случае неоднократного обращения – 5 л.

после последнего

рассмотрения ОД-16 Списки заказных, ценных

отправлений и телеграмм 5 г.

Ст. 258 г

ОД-17 Акты уничтожения печатей и штампов

3 г. Ст. 778

При отсутствии книг, журналов,

оттисков и слепков – пост.

ОД-18 Акты на выделение дел и документов к уничтожению

3 г. Ст. 246


СПбПУ – пост., в деле № АРХ-

06 ОД-19 Акты приема-передачи дел и

документов, приложения к ним, составленные при смене должностных, ответственных и материально-ответственных лиц

5 л. Ст. 79 б

После смены должностного, ответственного и материально-ответственного

лица

ОД-20 Акты об уничтожении бланков строгой отчетности (фирменные номерные бланки писем)

3 г. Ст. 206

ОД-21 Описи дел постоянного хранения, переданные в Архив СПбПУ

3 г. Ст. 248 а


СПбПУ – пост., в деле № АРХ-08

ОД-22 Электронная база данных входящей корреспонденции

5 л Ст. 258 г

1 2 3 4 5 ОД-23 Электронная база данных

исходящей корреспонденции: 1. Отправляемая документация в Минобрнауки России; 2. Отправляемая документация в структуры Администрации Санкт-Петербурга; 3. Отправляемая документация в суды, прокуратуру, ФСБ, полицию;

5 л. ЭПК Ст. 258 г

18

4. Отправляемая документация по научной тематике; 5. Отправляемая документация по учебному процессу; 6. Иная отправляемая документация.

ОД-24 Журнал регистрации приказов ректора, проректоров по основной деятельности


ОД-25 Журнал регистрации распоряжений ректора, проректоров


ОД-26 Журнал регистрации приказов ректора, проректоров по личному составу студентов, аспирантов и докторантов

75 л. Ст. 258 б

ОД-27 Журнал регистрации приказов ректора, проректоров по личному составу профессорско-преподавательского состава и работников (кадровые)

75 л. Ст. 258 б

ОД-28 Журнал выдачи бланков строгой отчетности (фирменные номерные бланки писем)

3 г. Ст. 259 г

ОД-29 Журнал оттисков и учета выдачи печатей и штампов

Пост. Ст. 775

ОД-30 Журнал регистрации проверок, ревизий, их решений, определений, предписаний, актов, заключений

5 л. Ст. 176

ОД-31 Журнал регистрации принимаемых документов для служебного пользования

3 г. Ст. 261 а

После снятия грифа

ограничения ОД-32 Журнал регистрации приказов и

распоряжений для служебного пользования

3 г. Ст. 261 а


ограничения

1 2 3 4 5 ОД-33 Журнал регистрации реестров

документов для служебного пользования

3 г. Ст. 261 а


ограничения ОД-34 Сводная номенклатура дел

Университета, согласованная с Росархивом


19

ОД-35 Номенклатура дел Канцелярии До замены новой

Ст. 200 а


дел в Архив СПбПУ или



ОД-36 Приказы, распоряжения и инструктивные письма Министерства науки и высшего образования Российской Федерации, относящиеся к деятельности Университета (копии)



России

ОД-37 Приказы, присланные для сведений (копии)

ДМН Ст. 1 б


России ОД-38 Резерв ОД-39 Резерв

Номенклатура дел Архива СПбПУ

Индекс дела Заголовок дела Кол-во дел за

год

Срок хранения и №

статей по перечню

Примечание

1 2 3 4 5 АРХ-01 Протоколы заседания экспертной

комиссии Университета Пост.

Ст. 18 д

20 АРХ-02 Положение об Архиве СПбПУ ДМН

Ст. 55 а

АРХ-03 Положение об экспертной

комиссии (копия) ДМН

Ст. 55 а Подлинники в Управлении правового

обеспечения, дело № УПО-02

АРХ-04 Должностные инструкции работников

ДМН Ст. 77 а

АРХ-05

Документы (книги учета поступления и выбытия документов, списки фондов, листы, карточки фондов, паспорт Архива, реестры описей) архивного учета

Пост. Ст. 247

В государственные, муниципальные

архивы передаются при

ликвидации организации

АРХ-06 Дело фонда (исторические и тематические справки, сведения о составе и объеме дел и документов, акты проверки наличия и состояния документов, приема и передачи, выделения дел и документов к уничтожению, утратах и повреждениях документов, протоколы выемки документов и др. документы, отражающие работу с фондом (акты передачи документов на государственное хранение, акты о выделение документов к уничтожению)

Пост. Ст. 246

В государственные, муниципальные



АРХ-07 Документы (акты, предписания, заключения, справки, докладные записки) об итогах проверок местными архивными учреждениями состояния и условий хранения документов в Архиве СПбПУ

Пост. Ст. 174

1 2 3 4 5 АРХ-08 Описи дел постоянного хранения Пост.

Ст. 248 а Неутвержденные-

до минования надобности

21 АХР-09

Описи дел по личному составу Пост. Ст. 248 б

На постоянное хранение в

государственные, муниципальные



АХР-10 Документы (заявления, разрешения, переписка) о допуске к ознакомлению с архивными документами

10 л. ЭПК Ст. 250

АХР-11 Документы (постановления, акты, требования, заявки, заказы) учета выдачи дел (изъятия дел), описей во временное пользование

3 г. Ст. 251

После возвращения

документов. Для актов выдачи дел

во временное пользование

другим организациям - 5

л. ЭПК АХР-12 Акты приема-передачи дел и


5 л. Ст. 79 б




АХР-13 Книги, журналы, карточки, базы данных регистрации выдачи архивных справок, копий, выписок из документов

5 л. Ст. 252

АХР-14 Книга учета выдачи дел во временное пользование

3 г. ст. 259 е

После возвращения всех

дел АХР-15 Карточки регистрации

поступающей корреспонденции 5 л.

Ст. 258 г

АХР-16 Карточки регистрации отправляемой корреспонденции

5 л. Ст. 258 г

АХР-17 Номенклатура дел Архива СПбПУ До замены новой

Ст. 200 а


дел в Архив СПбПУ или



1 2 3 4 5

АХР-18

Номенклатура дел Университета (сводная)

Пост. Ст. 200

22 АХР-19 Резерв АХР-20 Резерв АХР-21 Резерв АХР-22 Резерв

Номенклатура дел Управления бухгалтерского учета



год



1 2 3 4 5

23

УБУ-01 Положение об Управлении бухгалтерского учета

ДМН Ст. 55 а

УБУ-02 Должностные инструкции работников

ДМН Ст.77 а

УБУ-03 Отчеты статистические, статистические сведения и таблицы по всем основным (профильным) направлениям и видам деятельности (для данной организации); документы (докладные записки и др.) к ним: а) сводные годовые и с большей

Пост. Ст. 467

УБУ-04 Отчеты статистические, статистические сведения и таблицы по всем основным (профильным) направлениям и видам деятельности (для данной организации); документы (докладные записки и др.) к ним: б) годовые и с большей периодичностью

Пост. Ст. 467

УБУ-05 Отчеты статистические, статистические сведения и таблицы по всем основным (профильным) направлениям и видам деятельности (для данной организации); документы (докладные записки и др.) к ним: в) полугодовые

5 л. (1) Ст. 467

(1) При отсутствии годовых – пост.

УБУ-06 Отчеты статистические, статистические сведения и таблицы по всем основным (профильным) направлениям и видам деятельности (для данной организации); документы (информационные материалы, докладные записки и др.) к ним: г) квартальные

5 л. (1) Ст. 467

(1) При отсутствии годовых – пост.

1 2 3 4 5

24

УБУ-07 Отчеты статистические, статистические сведения и таблицы по всем основным (профильным) направлениям и видам деятельности (для данной организации); документы (информационные материалы, докладные записки и др.) к ним: д) месячные

1 г. (2) Ст. 467

(2) При отсутствии годовых,

полугодовых и квартальных –

пост.

УБУ-08 Отчеты статистические, статистические сведения и таблицы по всем основным (профильным) направлениям и видам деятельности (для данной организации); документы (информационные материалы, докладные записки и др.) к ним: е) единовременные

Пост. Ст. 467

УБУ-09 Статистические отчеты и таблицы по всем вспомогательным направлениям и видам деятельности (для данной организации); документы (информационные материалы, докладные записки и др.) к ним: а) сводные годовые и с большей периодичностью.

5 л. Ст. 469

УБУ-10 Статистические отчеты и таблицы по всем вспомогательным направлениям и видам деятельности (для данной организации); документы (информационные материалы, докладные записки и др.) к ним: б) годовые и с большей периодичностью

5 л. Ст. 469

УБУ-11 Статистические отчеты и таблицы по всем вспомогательным направлениям и видам деятельности (для данной организации); документы (информационные материалы, докладные записки и др.) к ним: в) полугодовые

5 л. Ст. 469

1 2 3 4 5

25

УБУ-12 Статистические отчеты и таблицы по всем вспомогательным направлениям и видам деятельности (для данной организации); документы (информационные материалы, докладные записки и др.) к ним: г) квартальные

3 г. Ст. 469

УБУ-13 Статистические отчеты и таблицы по всем вспомогательным направлениям и видам деятельности (для данной организации); документы (информационные материалы, докладные записки и др.) к ним: д) месячные

1 г. Ст. 469

УБУ-14 Статистические отчеты и таблицы по всем вспомогательным направлениям и видам деятельности (для данной организации); документы (информационные материалы, докладные записки и др.) к ним: е) единовременные

1 г. Ст. 469

УБУ-15

Бухгалтерская (финансовая) отчетность (баланс государственного учреждения, отчет о финансовых результатах, отчет о движении денежных средств, отчет об исполнении плана ФХД, отчет об обязательствах и др.): а) сводная годовая (консолидированная)

Пост. Ст.351

УБУ-16

Бухгалтерская (финансовая) отчетность (баланс государственного учреждения, отчет о финансовых результатах, отчет о движении денежных средств, отчет об исполнении плана ФХД, отчет об обязательствах и др.): б) годовая

Пост. Ст.351

.

1 2 3 4 5

26

УБУ-17

Бухгалтерская (финансовая) отчетность (баланс государственного учреждения, отчет о финансовых результатах, отчет о движении денежных средств, отчет об исполнении плана ФХД, отчет об обязательствах и др.): в) квартальная

5 л. (1) Ст.351

(1) При отсутствии годовых - пост.

УБУ-18

Бухгалтерская (финансовая) отчетность (баланс государственного учреждения, отчет о финансовых результатах, отчет о движении денежных средств, отчет об исполнении плана ФХД, отчет об обязательствах и др.): г) месячная

1 г. (2) Ст.351


квартальных - пост.

УБУ-19

Бухгалтерская (финансовая) отчетность по международным стандартам финансовой отчетности или другим стандартам

Пост. Ст. 358

УБУ-20

Бюджетная отчетность (балансы, отчеты, справки, пояснительные записки): а) годовая

Пост. Ст. 352

УБУ-21

Бюджетная отчетность (балансы, отчеты, справки, пояснительные записки): б) квартальная

5 л. (1) Ст. 352


УБУ-22

Бюджетная отчетность (балансы, отчеты, справки, пояснительные записки): в) месячная

1 г. (2) Ст. 352


квартальных - пост.

УБУ-23 Отчеты о платежах и поступлениях валюты: а) сводные годовые

Пост. Ст. 373

.

УБУ-24 Отчеты о платежах и поступлениях валюты: б) годовые

Пост. Ст. 373

УБУ-25 Отчеты о платежах и поступлениях валюты: в) квартальные

3 г. (1) Ст. 373


УБУ-26 Отчеты о платежах и

поступлениях валюты: г) месячные

1 г. (2) Ст. 373

(2) При отсутствии годовых и

квартальных - пост. УБУ-27 Отчеты по драгоценным

металлам 5л.

Ст. 376

При условии проведения

проверки (ревизии) 1 2 3 4 5

27

УБУ-28 Отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию

Пост. Ст. 391

УБУ-29 Отчеты о выполнении грантов Пост. Ст. 472

УБУ-30 Отчеты, акты об использовании, уничтожении бланков строгой отчетности

3 г. Ст. 206

УБУ-31 Документы (акты, справки, заявки, расчеты, ведомости, журналы учета сдачи и приемки оборудования после ремонта, переписка) о состоянии и проведении ремонтных, наладочных работ технических средств

5 л. Ст. 217

УБУ-32 Документы (уведомления, справки, реестры, заявки, извещения и др.) по поступлениям в бюджеты бюджетной системы Российской Федерации

5 л. Ст. 317


проверки (ревизии)

УБУ-33 Документы (справки, сведения, расчеты, расходные расписания, бюджетные поручения, заявки, переписка) о финансовом обеспечении всех направлений деятельности

5 л. ЭПК Ст. 326

УБУ-34 Документы (акты, докладные записки, переписка) о соблюдении финансовой дисциплины

5 л. ЭПК Ст. 332

При отсутствии годовых - пост.

УБУ-35 Документы (положения, карточки) об открытии, закрытии, переоформлении расчетных, текущих, корреспондентских, соответствующих лицевых счетов

5 л. Ст. 335

УБУ-36 Документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении бухгалтерской (бюджетной) отчетности

Пост. Ст. 355

УБУ-37 Документы учетной политики (рабочий план счетов, формы первичных учетных документов и др.)

5 л. Ст. 360

1 2 3 4 5

28

УБУ-38 Документы (акты, сведения, справки, переписка) о взаимных расчетах и перерасчетах между организациями

5 л. Ст. 366

После проведения взаиморасчета

УБУ-39 Документы (заявления, поручения, переписка) о валютных операциях (покупка, продажа)

5 л. ЭПК Ст. 371

При отсутствии годовых - пост.

УБУ-40 Документы (отчеты, сводки) о ведении валютных и конверсионных операций, операций с грантами

Пост. Ст. 372

УБУ-41 Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности

5 л. ЭПК Ст. 379

УБУ-42 Документы (расчеты, сводки, справки, таблицы, сведения, переписка) о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, внебюджетные фонды, задолженности по ним

5 л. ЭПК Ст. 382

УБУ-43 Документы (акты сверок, справки) об уплате налогов в бюджет зачетами

5 л. Ст. 385

УБУ-44 Документы (списки объектов налогообложения, перечни льгот, объяснения, сведения, расчеты) по расчету налоговой базы юридическими лицами за налоговый период

5 л. Ст. 400

УБУ-45 Документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки, переписка) о проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности, контрольно- ревизионной работе, в т.ч. проверке кассы, правильности взимания налогов и др.

5 л. (1) Ст. 402

(1) При условии проведения


УБУ-46 Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о недостачах, растратах, хищениях

5 л. ЭПК Ст. 410

1 2 3 4 5

29

УБУ-47 Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости; доверенности на получение денежных сумм, в том числе аннулированные доверенности) о получении заработной платы и других выплат

5 л. (2) Ст. 412

(1) При отсутствии лицевых счетов - 75

л. (2) При условии

проведения проверки (ревизии)

УБУ-48 Документы (копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения, переписка) о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности, материальной помощи

5 л. Ст. 415

УБУ-49 Документы (заявления, решения, справки, переписка) об оплате учебных отпусков

ДМН (1) Ст. 417

(1) Не менее 5 л.

УБУ-50 Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости) об инвентаризации активов, обязательств

Пост. Ст. 427

О товарно-материальных

ценностях (движимом

имуществе) - 5 л. При условии проведения

проверки (ревизии) УБУ-51 Документы (протоколы, акты,

расчеты, ведомости, заключения) о переоценке основных фондов, определении амортизации основных средств, оценке стоимости имущества организации

Пост. Ст. 429

УБУ-52 Документы (заявки, акты оценки, переписка и др.) по продаже движимого имущества (бюджетной) отчетности

10 л. ЭПК Ст. 430

После продажи

УБУ-53 Документы (заявки, справки, лимиты, расчеты) о расходах на приобретение оборудования, производственного и жилого фонда

5 л. Ст. 435



УБУ-54 Документы (списки объектов имущества, акты, расчеты отчислений от прибыли, переписка) по лизингу имущества организации

Пост. Ст. 450

УБУ-55 Документы (расчеты, заключения, справки, переписка) к договорам, соглашениям

5 л. (1) ЭПК

Ст. 455

(1) После истечения срока

действия договора, соглашения

1 2 3 4 5

30

УБУ-56 Документы (акты, справки, счета) о приеме выполненных работ: а) по договорам, контрактам, соглашениям на работы, относящиеся к основной (профильной) деятельности организации

5 л. (1) ЭПК

Ст. 456



УБУ-57 Документы (акты, справки, счета) о приеме выполненных работ: б) по трудовым договорам, договорам подряда

5 л. (2) Ст. 456

(2) При отсутствии лицевых счетов - 75

л.

УБУ-58 Документы (акты, справки, счета) о приеме выполненных работ: в) по хозяйственным, операционным договорам, соглашениям

5 л. (1) Ст. 456



УБУ-59 Документы (списки, сведения, таблицы, данные, информации) о выполнении целевых программ

5 л. ЭПК Ст. 470

УБУ-60 Документы (таблицы, расчеты, справки) о составлении сводных статистических отчетов, сведений

5 л. Ст. 473

УБУ-61 Акты приема-передачи; приложения к ним, составленные при смене: должностных, ответственных и материально ответственных лиц организации

5 л. Ст. 79


ответственного и материально


УБУ-62 Акты о передаче прав на недвижимое имущество и сделок с ним от прежнего к новому правообладателю (с баланса на баланс)

Пост. Ст. 432

УБУ-63 Договоры, соглашения об информационном обмене

5 л. Ст. 223


договора, соглашения

УБУ-64 Договоры банковского счета 5 л. Ст. 337


договора УБУ-65 Договоры оказания аудиторских

услуг 5 л.

Ст. 407


договора

1 2 3 4 5

31

УБУ-66 Договоры возмездного оказания услуг (консультационных, информационных, услуг по обучению) работникам

5 л. Ст. 443


договора

УБУ-67 Договоры найма 5 л. Ст. 445

После истечения срока действий

договора УБУ-68 Договоры по лизингу имущества

организации Пост.

Ст. 449

УБУ-69 Договоры о материальной ответственности материально ответственного лица

5 л. Ст. 457

После увольнения материально


УБУ-70 Государственные, муниципальные контракты на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг

5 л. (1) ЭПК

Ст. 272

(1) По крупным поставкам и

наиболее важным работам, услугам -

пост. УБУ-71 Выписки из соответствующих

лицевых счетов, приложения к выпискам из лицевых счетов, отчеты о состоянии лицевых счетов с приложением платежных документов

5 л. Ст. 316

УБУ-72 Передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы; пояснительные записки к ним

Пост. Ст. 353

УБУ-73 Аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской (бюджетной) отчетности

5 л. ЭПК Ст. 354

УБУ-74 Первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка и др.)

5 л. Ст. 362



1 2 3 4 5

32

УБУ-75 Регистры бухгалтерского (бюджетного) учета (главная книга, журналы-ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, накопительные ведомости, разработочные таблицы, реестры, книги (карточки), ведомости, инвентарные списки и др.)

5л. Ст. 361



УБУ-76 Сведения об учете фондов, лимитов заработной платы и контроле за их распределением, о расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате, об удержании из заработной платы, из средств социального страхования, о выплате отпускных и выходных пособий

5 л. Ст. 364

УБУ-77 Счета-фактуры 4 г. Ст. 368

УБУ-78 Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов

5 л. Ст. 380

После замены новыми

УБУ-79 Реестры расчета земельного налога

5 л. Ст. 389

УБУ-80 Расчетные ведомости по отчислению страховых взносов в фонд социального страхования (форма 4-ФСС): а) годовые

Пост. Ст. 390

УБУ-81 Расчетные ведомости по отчислению страховых взносов в фонд социального страхования (форма 4-ФСС): б) квартальные

5 л. (1) Ст. 390

(1) При отсутствии годовых - пост. С

нарастающим итогом за IV

квартал - пост. УБУ-82 Налоговые декларации (расчеты)

юридических лиц по всем видам налогов

5 л. ЭПК Ст. 392

УБУ-83 Расчет сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных налоговым агентом (форма 6-НДФЛ

5 л. Ст. 394



1 2 3 4 5

33

УБУ-84 Расчеты по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное страхование в Пенсионный фонд Российской Федерации и на обязательное медицинское страхование в Федеральный фонд обязательного медицинского страхования плательщиками страховых взносов, производящих выплаты и иные вознаграждения физическим лицам (форма РСВ-1 ПФР)

5 л. Ст. 395

При отсутствии лицевых счетов или

ведомостей начисления

заработной платы - 75 л.

УБУ-85 Сведения о доходах физических лиц (форма 2-НДФЛ)

5 л. Ст. 396

При отсутствии лицевых счетов или

ведомостей начисления

заработной платы - 75 л.

УБУ-86 Критерии (система показателей) деятельности организаций, по которым их финансовая, бухгалтерская отчетность подлежит обязательному аудиту

Пост. Ст. 403

УБУ-87 Стандарты, методики проведения аудита

Пост. Ст. 404

УБУ-88 Планы аудита (общие)

Пост. Ст. 405

УБУ-89 Аудиторские заключения по бухгалтерской (финансовой) отчетности

5 л. (1) ЭПК

Ст. 408

(1) При условии проведения проверки

(ревизии). Для годовой

бухгалтерской (финансовой)

отчетности - пост. УБУ-90 Положения об оплате труда и

премировании работников (копия)

Пост. Ст. 411

УБУ-91 Лицевые карточки, счета работников

75 л. ЭПК Ст. 413

УБУ-92 Исполнительные листы работников (исполнительные документы)

ДМН (1) Ст. 416

(1) Не менее 5 л.

УБУ-93 Ведомости на выдачу дивидендов

75 л. Ст. 419

УБУ-94 Инвентаризационные описи ликвидационных комиссий

Пост. Ст. 428

1 2 3 4 5

34

УБУ-95 Паспорта сделок Пост. Ст. 453

В кредитных организациях - 15

лет УБУ-96 Программы, руководства по

организации и внедрению автоматизированных систем бухгалтерского учета и отчетности

Пост. (1) Ст. 460

(1) После замены новыми

УБУ-97 Формы (альбомы форм) унифицированных первичных документов и регистров бухгалтерского учета:

Пост. Ст. 462

УБУ-98 Описи дел (1): а) постоянного хранения (утвержденные)

Пост. (2) Ст. 457

(2)Неутвержденные - до минования

надобности УБУ-99 Описи дел (1):

б) по личному составу

Пост. (3) Ст. 457

(3) На постоянное хранение в гос., муниципальные

архивы передаются после


УБУ-100 Описи дел (1): в) временного хранения

3 г. (4) Ст. 457

(4) После уничтожения дел

УБУ-101 Программные продукты (комплексы)

Пост. Ст. 218

УБУ-102 Базы данных информационных систем

В соответ. со сроком хранения док-ов,

помещ. в базу

Ст. 220

УБУ-103 Переписка о реорганизации, переименовании организации, передаче из одной системы в другую

5 л. ЭПК Ст. 48

УБУ-104 Переписка об открытии, закрытии, состоянии, оплате текущих, расчетных, бюджетных счетов, о проведении денежно-расчетных операций

5 л. Ст. 334

УБУ-105 Переписка с банками по неоплаченным счетам и по отказам банков в оплате счетов

3 г. Ст. 336

УБУ-106

Переписка о начислении дивидендов

5 л. Ст. 342

1 2 3 4 5 УБУ-107 Переписка по вопросам

бухгалтерского учета, 5 л.

Ст. 359

35

бюджетного учета, составления и представления бухгалтерской (финансовой) отчетности, бюджетной отчетности

УБУ-108 Переписка о наложенных на организацию взысканиях, штрафах

5 л. Ст. 409

УБУ-109 Переписка о приеме на баланс, сдаче, списании материальных ценностей (движимого имущества)

5 л. Ст. 434

УБУ-110 Переписка об организации и внедрении автоматизированных систем учета и отчетности

5л. Ст. 461

УБУ-111 Переписка о составлении, представлении и проверке статистической отчетности

5 л. Ст. 479

УБУ-112 Гарантийные письма

5 л. Ст. 377

После окончания срока гарантии

УБУ-113 Книги, журналы, карточки учета: а) поступления валюты

5 л. (1) Ст. 459


проверки (ревизии) УБУ-114 Книги, журналы, карточки учета:

б) договоров, контрактов, соглашений с юридическими лицами

5 л. (2) Ст. 459

(2) После окончания срока

действия договора, контракта,

соглашения проведения


в) основных средств (зданий, сооружений), иного имущества, обязательств

5 л. (3) Ст. 459

(3) После ликвидации

основных средств.

УБУ-116 Книги, журналы, карточки учета: г) договоров, актов о приеме-передаче имущества

Пост. Ст. 459

УБУ-117 Книги, журналы, карточки учета: д) расчетов с организациями

5 л. (4) Ст. 459



ж) приходно-расходных кассовых документов (счетов, платежных поручений)

5 л. (4) Ст. 459



УБУ-119 Книги, журналы, карточки учета: з) реализации товаров, работ, услуг, облагаемых и не облагаемых налогом на добавленную стоимость

5 л. (6) Ст. 459

(6) С даты последней записи.


проверки (ревизии) 1 2 3 4 5

УБУ-120 Книги, журналы, карточки учета: и) подотчетных лиц

5 л. Ст. 459

УБУ-121 Книги, журналы, карточки учета: к) исполнительных листов

5 л. Ст. 459

36

УБУ-122 Книги, журналы, карточки учета: л) сумм доходов и подоходного налога работников

5 л. Ст. 459

УБУ-123 Книги, журналы, карточки учета: м) депонированной заработной платы

5 л. (4) Ст. 459



н) депонентов по депозитным суммам

5 л. Ст. 459

УБУ-125 Книги, журналы, карточки учета: о) доверенностей

5 л. (4) Ст. 459



п) учета покупок; учета продаж 4 г.

Ст. 459

УБУ-127 Номенклатура дел Управления До замены новой

Ст. 200 а

Не менее 3 лет после передачи дел

в Архив СПбПУ или уничтожения

учтенных по номенклатуре дел

УБУ-128 Резерв УБУ-129 Резерв УБУ-130 Резерв УБУ-131 Резерв

Номенклатура дел Управления правового обеспечения



год



1 2 3 4 5

37

УПО-01 Поручения руководства Университета структурным подразделениям; документы (справки, докладные, служебные записки, заключения) по их выполнению



оформленных на документе визой,

соответствует сроку хранения

документа УПО-02 Положения о структуре

Университета (типовые и индивидуальные), в том числе положения о его коллегиальных, исполнительных, контрольных, научных, экспертных, методических, консультативных органах, структурных подразделениях, филиалах и представительствах

Пост. Ст. 55-57

УПО-03 Проекты уставов, положений, инструкций, регламентов, документы (справки, докладные, служебные записки, заключения) по их разработке


УПО-04 Документы (заявления, копии учредительных документов, выписки из реестра, справки, решения, уведомления, сообщения) о государственной регистрации юридического лица, прекращении деятельности, ликвидации юридического лица, об открытии филиалов и представительств, иных регистрационных действиях, информационные письма о постановке на учет в регистрирующих органах

15 л. ЭПК Ст. 37

После прекращения деятельности.

Решения, уведомления - пост.

УПО-05 Локальные нормативные акты Университета (коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, положение о персональных данных

Пост. ст.576, 571 а, 655 а

1 2 3 4 5

38

УПО-06 Документы (исковые заявления, доверенности, акты, справки, определения, постановления, решения, исполнительные листы и прочие), представляемые в правоохранительные органы, судебные органы, третейские суды, по искам и претензиям (копии)

5 л. Ст. 189

После вынесения решения.

Подлинники у адресата-

получателя документов

УПО-07 Обращения граждан (предложения, заявления, жалобы, претензии и др.); документы (справки, сведения, переписка) по их рассмотрению

5 л. ЭПК Ст. 183 б

В случае неоднократного обращения – 5 л. после последнего

рассмотрения УПО-08 Документы (конкурсная

документация, протоколы, запросы, извещения, уведомления, заявки, технические задания, графики, календарные планы, доверенности, информационные карты, копии договоров (контрактов и др.) ) о проведении открытых конкурсов, аукционов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд организации

5 л. ЭПК Ст. 273 а

По крупным поставкам и

наиболее важным работам, услугам –

пост.

УПО-09 Доверенности, выданные руководителем организации, на представление интересов организации (реестр)

Пост. Ст. 61

УПО-10 Реестры закупок товаров, работ, услуг, осуществляемых Университетом

5 л. Ст. 365

Состав документов и сведений,

содержащихся в реестрах,

определяется законами и

нормативными актами России.

Хранятся в организации, исполняющей

функцию ведения реестра,

передаются на постоянное

хранение после завершения

ведения

1 2 3 4 5

39

УПО-11 Документы (проекты договоров, справки, переписка) по согласованию совершения крупных сделок (товары, работы, услуги) Университета, подведомственного Минобрнауки России

5 л. ЭПК Ст. 328

УПО-12 Акты на выделение дел и документов к уничтожению

3 г. Ст. 246

Хранение в Архиве СПбПУ – пост., дело № АРХ-06

УПО-13 Акты приема-передачи дел и документов, приложения к ним, составленные при смене должностных, ответственных и материально-ответственных лиц

5 л. Ст. 79 б




УПО-14 Описи дел постоянного хранения, переданные в Архив СПбПУ

3 г. Ст. 248 а


УПО-15 Переписка с государственными органами, вышестоящими организациями и иными организациями (справки, запросы, ответы на запросы, заключения) по основным направлениям деятельности Университета, в том числе о проведении проверок и ревизий

5 л. ЭПК Ст. 33-35

УПО-16 Переписка с другими организациями о наложении на организацию взысканий, штрафов

5 л. Ст. 409

УПО-17 Номенклатура дел Управления До замены новой

Ст. 200 а




УПО-18 Резерв УПО-19 Резерв УПО-20 Резерв УПО-21 Резерв

Номенклатура дел Департамента экономики и финансов

40



год



1 2 3 4 5 ДЭФ -01 Штатные расписания

центральной части организации, изменения к ним


ДЭФ -02 Штатные расписания филиалов организации, изменения к ним


ДЭФ -03 Положение о Департаменте ДМН Ст. 55 а

ДЭФ -04 Должностные инструкции работников

ДМН Ст.77 а

ДЭФ -05 План финансово-хозяйственной деятельности Университета (годовой)

Пост. Ст. 314

ДЭФ -06 Отчеты (аналитические таблицы) о выполнении финансовых планов (исполнения бюджетов) организации: сводные годовые


В других организациях - до

минования надобности

ДЭФ -07 Проект бюджета организации 5 л. Ст. 315

ДЭФ -08 Расходные расписания, сведения об операциях с целевыми субсидиями

5 л. Ст. 321

ДЭФ -09 Документы (справки, сведения, расчеты, расходные расписания, заявки, переписка) о финансовом обеспечении всех направлений деятельности

5 л. ЭПК Ст. 326

ДЭФ -10 Акты на выделение дел и документов к уничтожению

3 г. Ст. 246


ДЭФ -11 Акты приема-передачи дел и документов, приложения к ним, составленные при смене должностных, ответственных и материально-ответственных лиц

5 л. Ст. 79 б




1 2 3 4 5

41

ДЭФ -12 Отчеты статистические, статистические сведения и таблицы по всем основным (профильным) направлениям и видам деятельности (для данной организации); документы (информационные материалы, докладные записки и др.) к ним: а) сводные годовые и с большей периодичностью

Пост. Ст. 467

ДЭФ -13 Отчеты статистические, статистические сведения и таблицы по всем основным (профильным) направлениям и видам деятельности (для данной организации); документы (информационные материалы, докладные записки и др.) к ним: б) годовые и с большей периодичностью

Пост. Ст. 467



полугодовых и квартальных - пост.

ДЭФ -14 Отчеты статистические, статистические сведения и таблицы по всем основным (профильным) направлениям и видам деятельности (для данной организации); документы (информационные материалы, докладные записки и др.) к ним: в) полугодовые

5 л. (1) Ст. 467


ДЭФ -15 Отчеты статистические, статистические сведения и таблицы по всем основным (профильным) направлениям и видам деятельности (для данной организации); документы (информационные материалы, докладные записки и др.) к ним: г) квартальные

5 л. (1) Ст. 467


ДЭФ -16 Отчеты статистические, статистические сведения и таблицы по всем основным (профильным) направлениям и видам деятельности (для данной организации); документы (информационные материалы, докладные записки и др.) к ним: д) месячные

1 г. (2) Ст. 467


полугодовых и квартальных - пост.

1 2 3 4 5

42

ДЭФ -17 Отчеты статистические, статистические сведения и таблицы по всем основным (профильным) направлениям и видам деятельности (для данной организации); документы (информационные материалы, докладные записки и др.) к ним: е) единовременные

Пост. Ст. 467

.

ДЭФ -18 Описи дел постоянного хранения, переданные в Архив СПбПУ

3 г. Ст. 248 а


ДЭФ -19 Переписка с Минобрнауки России по вопросам планирования финансирования

5 л. Ст. 296

ДЭФ -20 Номенклатура дел Департамента До замены новой

Ст. 200 а




ДЭФ -21 Резерв ДЭФ -22 Резерв ДЭФ -23 Резерв ДЭФ -24 Резерв

Номенклатура дел отдела мобилизационной подготовки

43

Индекс дела

Заголовок дела Кол-во дел за

год


перечню


1 2 3 4 5 ОМП-01 Положение об отделе ДМН

ст.55а

ОМП-02 Должностные инструкции работников

ДМН ст.77а

ОМП-03 Приказы, распоряжения и инструктивные письма Министерства образования и науки Российской Федерации, относящиеся к деятельности Университета (копии)

ДМН ст.1а


России

ОМП-04 Приказы, распоряжения ректора, проректоров Университета по основной деятельности (копии)

ДМН ст.19а

Подлинники в Канцелярии,

дело №ОД-03,ОД-04 ОМП-05 Переписка с вышестоящими

(другими) организациями по основным (профильным) направлениям деятельности

5 л. ЭПК ст.33

ОМП-06 Переписка с военными комиссариатами Санкт-Петербурга по мобилизационной подготовке

3 г. ст.690

ОМП-07 Акты о приеме дел и документов, приложения к ним, составленные при смене должностных, ответственных и материально-ответственных лиц

5 л. ст.79б



ответственного лица ОМП-08 Акты на выделение дел и

документов к уничтожению 3 г.

ст.246

ОМП-09 Планы работы по организации и проведению мероприятий по воинскому учету и бронированию

ДМН ст.19а

ОМП-10 Переписка с военными комиссариатами по воинскому учету и бронированию

3 г. ст.690

ОМП-11 Журналы входящих и исходящих документов по основной деятельности

5 л. ст. 258

ОМП-12 Книга регистрации (учета) бланков специального учета (Ф-13)

3 г. ст.259

ОМП-13 Книга передачи бланков специального учета, военных билетов и личных карточек (Ф-11)

3 г. ст.259

1 2 3 4 5

44

ОМП-15 Личные карточки Т-2 работников, студентов и аспирантов, уволенных, отчисленных и снятых с воинского учета

1 г. ст.892

ОМП-16 Списки сверки личных данных военнообязанных с данными карточек Т-2

ДМН ст.19а

ОМП-17 Журнал учета бланков строгой отчетности (учета выдачи справок по форме прил. №2 перечня п.3)

3 г. ст.259

ОМП-18 Годовые отчеты о работе по воинскому учету и бронированию

3 г. ст.259

ОМП-19 Номенклатура дел отдела мобилизационной подготовки

До замены новой

ст.200а

Не менее 3-х лет после передачи дел в Архив СПбПУ или


номенклатуре дел ОМП-20 Приказы, распоряжения

и инструктивные письма Министерства науки и высшего образования Российской Федерации, относящиеся к деятельности Университета (копии)

ДМН ст.1а


России

ОМП-21 Резерв ОМП-22 Резерв ОМП-23 Резерв

Номенклатура дел Ученого совета

45



год



1 2 3 4 5 УС-01 Приказы, распоряжения и

инструктивные письма Министерства образования и науки Российской Федерации, относящиеся к деятельности Университета (копии)

ДМН Ст. 1 а


России

УС-02 Приказ ректора об утверждении Ученого совета Университета (копии)

ДМН Ст. 19 а


дело № ОД-03 УС-03 Протоколы и стенограммы

заседаний Ученого совета Университета

Пост. Ст. 18 д

УС-04 Утвержденное Положение о порядке присвоения ученых степеней и присвоения ученых званий (ВАК и Министерство образования и науки Российской Федерации)

3 г. Ст. 57 б


УС-05 Годовой план работы Ученого совета Университета

Пост. Ст. 290

УС-06 Реестровые ведомости на получение аттестатов профессора и доцента

Пост. Ст. 106

Состав документов и сведений,

содержащихся в реестрах,

определяется законами и

нормативными правовыми актами России. Хранятся в

организации, исполняющей

функцию ведения реестра,

передаются на постоянное

хранение после завершения

ведения

УС-07 Книга регистрации выдачи аттестатов на присвоение ученого звания профессора и доцента

5 л. Ст. 108

1 2 3 4 5

46

УС-08

Книга регистрации документов ДСП

3 г. Ст. 261 а

После снятия грифа ограничения

УС-09 Акты на выделение дел и документов к уничтожению

3 г. Ст. 246


УС-10 Акты приема-передачи дел и документов, приложения к ним, составленные при смене должностных, ответственных и материально-ответственных лиц

5 л. Ст. 79 б




УС-11 Описи дел постоянного хранения, переданные в Архив СПбПУ

3 г. Ст. 248 а


УС-12 Номенклатура дел Ученого совета


Ст. 200 а




УС-13 Приказы, распоряжения и

инструктивные письма Министерства науки и высшего образования Российской Федерации, относящиеся к деятельности Университета (копии)

ДМН Ст. 1 а


России

УС-14 Утвержденное Положение о порядке присвоения ученых степеней и присвоения ученых званий (ВАК и Министерство науки и высшего образования Российской Федерации)

3 г. Ст. 57 б


УС-15 Резерв УС-16 Резерв

4.2. НАУЧНАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ Номенклатура дел Объединенного научно-технологического института

47



год



1 2 3 4 5 ОНТИ-01 Приказы, распоряжения и

инструктивные письма Министерства образования и науки Российской Федерации, относящиеся к научной деятельности Университета (копии)

ДМН Ст.1 а


России

ОНТИ-02 Приказы и распоряжения ректора и проректоров по основной деятельности (копии)

ДМН Ст. 19 а


дело № ОД-03 ОНТИ-03 Положение об Объединенном

научно-технологическом институте

ДМН Ст. 55 а

ОНТИ-04 Положения о структурных подразделениях ОНТИ

ДЗН Ст. 56 а

ОНТИ-05 Должностные инструкции работников

ДМН Ст.77 а

ОНТИ-06 Договоры, соглашения с промышленными предприятиями и корпорациями на научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы (копии)

ДМН Ст. 436

ОНТИ-07 Документы (акты, справки, счета) о приеме выполненных работ по договорам, контрактам, соглашениям на работы, относящиеся к основной (профильной) деятельности организации (копии)

ДМН Ст. 456 а

ОНТИ-08 Протоколы разногласий по договорам (копии)

ДМН Ст. 43

ОНТИ-09

Документы (акты, докладные записки, программы, регламенты, протоколы, тексты выступлений, справки, переписка) об осуществлении основных направлений научной деятельности: представляемые руководству организации


1 2 3 4 5 ОНТИ-10 Документы (акты, докладные

записки, программы, регламенты, протоколы, тексты


48

выступлений, справки, переписка) об осуществлении основных направлений научной деятельности: представляемые в вышестоящие организации

ОНТИ-11 Акты на выделение дел и документов к уничтожению

3 г. Ст. 246

Хранение в Архиве СПбПУ – пост. дело № АРХ-06

ОНТИ-12 Акты приема-передачи дел и документов, приложения к ним, составленные при смене должностных, ответственных и материально-ответственных лиц

5 л. Ст. 79 б



ответственного лица ОНТИ-13 Переписка с Минобрнауки

России о научно-исследовательской работе


ОНТИ-14 Номенклатура дел ОНТИ До замены новой

Ст. 200 а




ОНТИ-15 Приказы, распоряжения и инструктивные письма Министерства науки и высшего образования Российской Федерации, относящиеся к научной деятельности Университета (копии)

ДМН Ст.1 а


России

ОНТИ-16 Резерв ОНТИ-17 Резерв ОНТИ-18 Резерв

Номенклатура дел Управления периодических научных изданий



год



49

1 2 3 4 5 УПНИ-01 Приказы и распоряжения

ректора и проректоров по основной деятельности (копии)

ДМН Ст. 19 а


дело № ОД-03 УПНИ-02 Должностные инструкции

работников ДМН

Ст.77 а

УПНИ-03 Годовые планы редакции журналов НТВ

5 л.(1) Ст. 290

(1) При отсутствии годовых планов

работы организации - пост.

УПНИ-04 Годовые отчеты по выпуску журналов

5 л.(1) Ст. 475


квартальных отчетов о работе

организации - пост. УПНИ-05 Переписка с внешними

организациями 5 л. ЭПК

Ст. 33

УПНИ-06 Номенклатура дел Управления До замены новой

Ст. 200 а

Не менее 3 лет после передачи дел в

Архив СПбПУ или уничтожения учтенных по

номенклатуре дел УПНИ-07 Резерв УПНИ-08 Резерв УПНИ-09 Резерв УПНИ-10 Резерв

Номенклатура дел Управления научно-технической деятельности молодежи



год



50

1 2 3 4 5 УНТДМ -

01 Приказы ректора, проректора по научной работе по основной деятельности (копии)

ДМН Cт. 19 а

Подлинники в Канцелярии, дело

№ ОД-03 УНТДМ -

02 Положение об Управлении

ДМН Ст. 55 а

УНТДМ -03


ДМН Ст. 77 а

УНТДМ -04

Номенклатура дел Управления До замены новой

Ст. 200 а




УНТДМ -05

Резерв

УНТДМ -06

Резерв

УНТДМ -07

Резерв

УНТДМ -08

Резерв

Номенклатура дел Управления научных исследований и разработок



год



1 2 3 4 5

51

УНИР-01 Приказы ректора, проректора по научной работе по основной деятельности (копии)

ДМН Cт. 19 а

Подлинники в Канцелярии, дело

№ ОД-03 УНИР-02 Положение об Управлении ДМН

Ст. 55 а

УНИР-03 Должностные инструкции работников

ДМН Ст. 77 а

УНИР-04 Поступающие документы (входящие письма)

ДМН Ст. 183

УНИР-05 Номенклатура дел Управления До замены новой

Ст. 200 а




УНИР-06 Резерв УНИР-07 Резерв УНИР-08 Резерв УНИР-09 Резерв

Номенклатура дел Управления научно-организационной деятельности



год



1 2 3 4 5

52

УНОД-01 Приказы и инструктивные письма Министерства образования и науки Российской Федерации по вопросам организации и учета результатов научной деятельности (копии)

ДМН Cт. 1 б


России

УНОД-02 Приказы ректора, распоряжения проректора по научной работе по основной деятельности (копии)

ДМН Cт. 19 а


дело № ОД-03 УНОД-03 Положение об Управлении ДМН

Ст. 55 а

УНОД-04 Должностные инструкции работников

ДМН Ст. 77 а

УНОД-05 Статистические данные и отчеты о результатах научной деятельности СПбПУ; документы (информационные материалы, докладные записки и др.) к ним: годовые

5л. Ст. 469 а

УНОД-06 Статистические данные и отчеты о результатах научной деятельности СПбПУ; документы (информационные материалы, докладные записки и др.) к ним: полугодовые

5 л. Ст. 469 в

УНОД-07 Статистические данные и отчеты о результатах научной деятельности СПбПУ; документы (информационные материалы, докладные записки и др.) к ним: месячные

1г. Ст. 469 д

УНОД-08 Статистические данные и отчеты о результатах научной деятельности СПбПУ; документы (информационные материалы, докладные записки и др.) к ним: единовременные

1г. Ст. 469 е

УНОД-09 Документы (доклады, обзоры сводки, докладные и служебные записки, справки), представляемые структурными подразделениями руководству организации


1 2 3 4 5 УНОД-10 Акты на выделение дел и

документов к уничтожению

3 г. Ст.246


53

УНОД-11 Акты приема-передачи дел и документов, приложения к ним, составленные при смене должностных, ответственных и материально-ответственных лиц

5 л. Ст. 79 б




УНОД-12 Переписка с вышестоящей организацией по основным направлениям деятельности


УНОД-13 Переписка с другими организациями по основным (профильным) направлениям деятельности


УНОД-14 Номенклатура дел Управления До замены новой

Ст.200 а




УНОД-15 Приказы и инструктивные письма Министерства науки и высшего образования Российской Федерации по вопросам организации и учета результатов научной деятельности (копии)

ДМН Cт. 1 б


России

УНОД-16 Резерв УНОД-17 Резерв УНОД-18 Резерв

Номенклатура дел Центра интеллектуальной собственности



год

Срок хранения и № статей

по перечню Примечание

1 2 3 4 5

54

ЦИС-01 Законы, указы, постановления Российской Федерации, касающиеся прав на результаты интеллектуальной деятельности (копии)

ДМН Ст. 1 б


России, Минэкономразви-

тия России ЦИС-02 Приказы, распоряжения,

документы (справки, сводки, доклады, информационные материалы) руководства Университета по изобретательской и инновационной деятельности Университета (копии)

ДМН Ст. 19 а


дело № ОД-03, ОД-04

ЦИС-03 Положение о Центре ИС ДМН Ст. 55 а

ЦИС-04 Должностные инструкции работников

ДМН Ст.77 а

ЦИС-05 Проекты приказов, документы к ним

1 г. Ст. 20

ЦИС-06 Договоры, соглашения, договоры-намерения об экономических, научных и иных связях с другими организациями

5 л. ЭПК Ст. 436



ЦИС-07 Документы (справки, заключения, уведомления, предписания) проверок Университета по вопросам правовой охраны и использования результатов научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ гражданского назначения, выполняемых за счет средств федерального бюджета (Роспатент, прокуратура Калининского района)

5 л. Ст. 173

ЦИС-08 Договоры (отчуждения исключительных прав, лицензионные) о передаче прав на результаты интеллектуальной деятельности

Пост. Ст. 85

1 2 3 4 5 ЦИС-09 Охранные документы (авторские

свидетельства, патенты на изобретения, полезные модели, промышленные образцы, свидетельства о регистрации программ для ЭВМ, баз данных, свидетельства на товарный знак)

Пост. Ст. 185

55

ЦИС-10 Отчеты о патентных исследованиях

Пост. Ст. 185

ЦИС-11 Документы о регистрации хозяйственных обществ и партнерств с участием Университета

Пост. Ст. 185

ЦИС-12 Сведения/отчеты об объектах интеллектуальной собственности Университета

Пост. Ст. 185

ЦИС-13 Акты на выделение дел и документов к уничтожению

3 г. Ст. 246


ЦИС-14 Акты приема-передачи дел и документов, приложения к ним, составленные при смене должностных, ответственных и материально-ответственных лиц

5 л. Ст. 79 б




ЦИС-15 Описи дел постоянного хранения, переданные в Архив СПбПУ

3 г. Ст. 248 а


ЦИС-16 Переписка с другими организациями по основным (профильным) направлениям деятельности


ЦИС-17 Переписка о выполнении предписаний, проверок

5 л. ЭПК Ст. 178

ЦИС-18 Журнал регистрации входящей корреспонденции

10 л. Ст. 197

ЦИС-19 Журнал регистрации заявок на объекты интеллектуальной собственности (изобретения, полезные модели, промышленные образцы, программы для ЭВМ, базы данных, товарные знаки)

10 л. Ст. 197

ЦИС-20 Журнал регистрации договоров (отчуждения исключительных прав, лицензионные) о передаче прав на результаты интеллектуальной деятельности

10 л. Ст. 197

1 2 3 4 5 ЦИС-21 Журнал регистрации

договоров/соглашений на выполнение научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ, софинансировании и дальнейшем использовании результатов исследований (копии)

10 л. Ст. 197

56

ЦИС-22 Журнал регистрации заданий на проведение патентных исследований и регламентов поиска

10 л. Ст. 197

ЦИС-23 Номенклатура дел Центра До замены новой

Ст. 200 а




ЦИС-24 Резерв ЦИС-25 Резерв ЦИС-26 Резерв ЦИС-27 Резерв

4.3. ОБРАЗОВАТЕЛЬНАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ Номенклатура дел Дирекции основных образовательных программ Индекс

дела Заголовок дела Кол-во дел за год

Срок хранения и №

статей по перечню


1 2 3 4 5 Центр организации учебного процесса

ЦОУП-01 Приказы, инструктивные письма Министерства образования и науки Российской Федерации по

ДМН Ст. 1 б


России, пост. 1 а

57

учебно-методическим вопросам (копии)

ЦОУП-02 Приказы и распоряжения ректора и проректоров по личному составу студентов (копии)

ДМН Ст. 19 б


дело № ОД-05

ЦОУП-03 Положение о Центре ДМН Ст. 55 а

ЦОУП-04 Должностные инструкции работников

ДМН Ст. 77 а

ЦОУП-05 Отчеты председателей о работе Государственных экзаменационных комиссий по всем институтам (копии)

5 л. Ст. 467

Хранение в Архиве СПбПУ

ЦОУП-06 Отчеты по форме федерального статистического наблюдения № ВПО-1 (высшее профессиональное образование-1, на начало соответствующего учебного года)

Пост. Ст. 467

ЦОУП-07 Статистические отчеты о движении контингента студентов (ежемесячные)

1 г. Ст. 467 д

Электронная форма

ЦОУП-08 Личные дела студентов 75 л. ЭПК Ст. 656

Хранение в Архиве СПбПУ

ЦОУП-09 Акты на выделение дел и документов к уничтожению

3 г. Ст. 246


ЦОУП-10 Описи дел постоянного хранения, переданные в Архив СПбПУ

3 г. Ст. 248 а


ЦОУП-11 Документы о направлении студентов на практику (договоры, направления, переписка с организациями и предприятиями)

ДМН в отделе практики и трудоустройства

ЦОУП-12

Акты списания бланков дипломов, справок об обучении, о периоде обучения

3 г. Ст. 206

1 2 3 4 5 ЦОУП-13 Переписка с вышестоящими

организациями по основным (профильным) направлениям деятельности


ЦОУП-14 Переписка с другими

организациями по основным (профильным) направлениям деятельности


ЦОУП-15 Книги регистрации выданных дипломов о высшем образовании

5 л. Ст. 706

ЦОУП-16 Книга учета бланков дипломов 5 л. Хранение

58

в Архиве СПбПУ 75 л. ЭК

ЦОУП-17 Книга регистрации выданных дубликатов дипломов

5 л. Хранение в Архиве СПбПУ

75 л. ЭК ЦОУП-18 Книга учета бланков справок об

обучении, о периоде обучения. 5 л. Хранение

в Архиве СПбПУ 75 л. ЭК

ЦОУП-19 Книга учета выдачи дел из оперативного хранилища личных дел

ДМН После возвращения выданных дел

ЦОУП-20 Номенклатура дел Центра До замены новой

Ст. 200 а




ЦОУП-21 Приказы, инструктивные письма Министерства науки и высшего образования Российской Федерации по учебно-методическим вопросам (копии)

ДМН Ст. 1 б


России

ЦОУП-22 Резерв ЦОУП-23 Резерв ЦОУП-24 Резерв

Центр развития образовательных программ ЦРОП-01 Приказы и инструктивные

письма Министерства образования и науки Российской Федерации и иных органов государственной власти и управления по методическим вопросам (копии)

ДМН Ст. 1 б

Электронный вид

1 2 3 4 5 ЦРОП-02 Приказы и инструктивные

письма Министерства образования и науки Российской Федерации и иных органов государственной власти и управления по вопросам лицензирования и аккредитации (копии)

ДМН Ст. 1 б


ЦРОП-03 Приказы и распоряжения ректора и проректоров вуза по основной деятельности (копии)

ДМН Ст. 19 а

Подлинники в Канцелярии

дело № ОД-03,ОД-04 ЦРОП-04 Протоколы заседаний Учебно-

методического совета Пост.

Ст. 18 б

ЦРОП-05 Положение о ЦРОП ДМН

59

Ст. 55 а ЦРОП-06 Должностные инструкции


Ст. 77 а

ЦРОП-07 Основные образовательные программы подготовки бакалавров, в т.ч. учебные планы

ДМН Ст. 711 б

Электронные копии, оригиналы на

кафедре / в высшей школе

ЦРОП-08 Основные образовательные программы подготовки магистров, в т.ч. учебные планы

ДМН Ст. 711 б


кафедре /в высшей школе

ЦРОП-09 Основные образовательные программы подготовки специалистов, в т.ч. учебные планы

ДМН Ст. 711 б



ЦРОП-10 Стандарты, установленные образовательной организацией самостоятельно

Пост.

ЦРОП-11 Документы о лицензировании направлений подготовки и специальностей (копии предыдущих лицензий, уведомления, описи, заявления, справки, письма и др.)


Протоколы, решения, документы,

подтверждающие наличие лицензии –

пост.

ЦРОП-12 Документы об аккредитации основных образовательных программ (копии предыдущих свидетельств о государственной аккредитации, уведомления, заявления, выписки из протоколов и др.)


После прекращения действия

свидетельства о государственной

аккредитации Протоколы, решения,

документы, подтверждающие

наличие свидетельства о государственной

аккредитации – пост. 1 2 3 4 5

ЦРОП-13 Документы об открытии основных образовательных программ в рамках лицензированных направлений подготовки и специальностей (заявления, выписки из протоколов заседаний ученых советов институтов, аннотации)


Протоколы, решения, документы,

подтверждающие наличие лицензии –

пост.

ЦРОП-14 Платежные документы (копии)


ЦРОП-15 Документы (акты проверок, планы, справки, отчеты и др.) по обследованию и изучению методической работы в

5 л. ЭПК Ст. 173 б

60

структурных подразделениях Университета

ЦРОП-16 Документы (планы, отчеты, справки, переписка) учебно-методических конференций, семинаров и совещаний


ЦРОП-17 Акты приема-передачи дел и документов, приложения к ним, составленные при смене должностных, ответственных и материально-ответственных лиц

5 л. Ст. 79 б




ЦРОП-18 Переписка с вышестоящими организациями


ЦРОП-19 Переписка со сторонними организациями


ЦРОП-20 Внутренние документы (доклады, обзоры, сводки, докладные и служебные записки, справки, информация для рассылки и др.)


ЦРОП-21 Реестр основных образовательных программ

До ликвидации программ

Ст. 532

Электронная форма

ЦРОП-22 Номенклатура дел Центра До замены новой

Ст. 200 а

Не менее 3 лет после передачи дел в Архив

СПбПУ или уничтожения учтенных по


1 2 3 4 5 ЦРОП-23 Приказы и инструктивные

письма Министерства науки и высшего образования Российской Федерации и иных органов государственной власти и управления по методическим вопросам (копии)

ДМН Ст. 1 б


ЦРОП-24 Приказы и инструктивные письма Министерства науки и высшего образования Российской Федерации и иных органов государственной власти и управления по вопросам лицензирования и аккредитации (копии)

ДМН Ст. 1 б


ЦРОП-25 Резерв ЦРОП-26 Резерв

61

отдел координации работы с аспирантами ОКРА-01 Приказы и инструктивные

письма Министерства образования и науки Российской Федерации по вопросам аспирантуры (копии)

До минования надобности

Cт.1- б


России, пост. 1 а

ОКРА-02 Приказы и указания ректора, проректора по образовательной деятельности и руководителя ДООП по вопросам аспирантуры (копии)


Cт.19- а

Подлинники в Канцелярии, дело №ОД-05

ОКРА-03 Положение об отделе До минования надобности

Ст. 55а

ОКРА-04 Должностные инструкции работников

ДМН Ст. 77а

ОКРА-05 Протоколы заседаний комиссий по приему в аспирантуру

15 л., ЭПК ст. 696

ОКРА-06 Протоколы заседаний комиссий по приему дисциплин, направленных на сдачу кандидатских экзаменов

15 л., ЭПК ст. 696

ОКРА-07 Основные образовательные программы подготовки научно-педагогических кадров в аспирантуре, в т.ч. учебные планы

ДМН Ст. 711 б



ОКРА-08 План приема в аспирантуру

Пост. Ст. 290

1 2 3 4 5 ОКРА-09

Отчеты председателей о работе Государственных экзаменационных комиссий по всем институтам

5 л. Ст. 467

ОКРА-10

Статистический отчет о работе аспирантуры (Ф1-НК)


ОКРА-11 Статистические отчеты о работе в сфере подготовки кадров высшей квалификации (аспирантура, докторантура, соискатели ученых степеней кандидата и доктора наук, экстерны)

Пост. Ст. 467

ОКРА-12 Номенклатура научных специальностей и направлений подготовки, по которым ведется подготовка в аспирантуре

ДМН Ст. 1 б

62

ОКРА-13 Личные дела аспирантов и прикрепленных лиц

75 л., ЭПК Ст. 658.

ОКРА-14 Акты о выделении дел к уничтожению

3 г. Ст.246

ОКРА-15 Описи дел постоянного хранения, переданные в Архив СПбПУ

3 г. Ст.248 а

Хранение в Архиве СПбПУ – пост., дело № АРХ- 08

ОКРА-16 Акты приема-передачи дел и документов, приложения к ним, составленные при смене должностных, ответственных и материально-ответственных лиц

5 л. Ст.79 б




ОКРА-17 Переписка по вопросам обучения в аспирантуре с гражданами и организациями

5 л., ЭПК Ст. 35

ОКРА-18 Книга учета регистрации справок об обучении, о периоде обучения

3 г. Ст.259

ОКРА-19 Номенклатура дел отдела До замены новой

Ст. 200 а




ОКРА-20 Приказы и инструктивные письма Министерства науки и высшего образования Российской Федерации по вопросам аспирантуры (копии)


Cт.1- б


России , пост. 1 а

ОКРА-21 Резерв ОКРА-22 Резерв ОКРА-23 Резерв

Номенклатура дел Управления автоматизации образовательной

деятельности



год



1 2 3 4 5 УАОД-01 Приказы, распоряжения ректора,

проректоров по основным видам деятельности (копии)

ДМН Ст. 19


дело № ОД-03 УАОД-02 Поручения руководства

организации структурным подразделениям; документы (справки, докладные, служебные записки, заключения) по их выполнению



оформленных визой на

документе, соответствует


63

УАОД-03 Положение об Управлении ДМН Ст. 55 а

УАОД-04 Должностные инструкции работников

ДМН Ст.77 а

УАОД-05 Номенклатура дел Управления До замены новой

Ст. 200 а




УАОД-06 УАОД-07 УАОД-08 УАОД-09

Номенклатура дел Информационно-библиотечного комплекса



год



1 2 3 4 5 ИБК-01 Приказы и распоряжения

ректора и проректоров по всем видам деятельности (копии)

ДМН Ст. 19 а


дело № ОД-03 – ОД-08

ИБК-02 Протоколы административных и методических советов

Пост. Ст.18 д

ИБК-03 Протоколы заседаний Библиотечного совета ФГАОУ ВО «СПбПУ»

5 л. Ст. 18 з

ИБК-04 Положение об Информационно-библиотечном комплексе

ДМН Ст. 55 а

ИБК-05


ДМН Ст.77 а

64

ИБК-06 Документы (заявки, копии счетов, договоры, акты) по оформлению годовой подписки на литературу

1 г. Ст. 529

После получения подписной литературы

ИБК-07 Правила пользования Фундаментальной библиотекой, Перечень услуг ФБ, ЦЦР

3 г. Ст. 27 а

ИБК-08 Технологические инструкции ДМН Ст. 55 а

ИБК-09 Акты и списки на передачу литературы другим организациям

3 г. Ст. 526

ИБК-10 Акты списания литературы 10 л. Ст. 531

После проверки библиотечного

фонда ИБК-11 Инвентарные книги

До ликвидаци

и библиотеки

Ст. 532

ИБК-12 Инструкции по технике безопасности


ИБК-13

Служебные и докладные записки, направляемые руководству Университета (копии)

ДМН Ст. 87

Подлинники у получателя -

адресата

1 2 3 4 5 ИБК-14 Документы (планы, отчеты, акты,

справки, списки) об организации работы по гражданской обороне и чрезвычайным ситуациям

5 л. ЭПК Ст. 862

ИБК-15 Каталоги библиотеки До ликвидаци


Ст. 532

ИБК-16

Акты на выделение дел и документов к уничтожению

3 г. Ст. 246


ИБК-17 Акты приема-передачи дел и документов, приложения к ним, составленные при смене должностных, ответственных и материально-ответственных лиц

5 л. Ст. 79 б




65

ИБК-18 Описи дел постоянного хранения, переданные в Архив СПбПУ

3 г. Ст. 248


ИБК-19 Книги суммарного учета библиотечного фонда

До ликвидаци


Ст. 532

ИБК-20 Журналы учета инструктажа по технике безопасности

10 л. Ст. 626 б

ИБК-21 Номенклатура дел ИБК До замены новой

Ст. 200 а




ИБК-22 Резерв ИБК-23 Резерв ИБК-24 Резерв ИБК-25 Резерв

Номенклатура дел Приемной комиссии



год


по перечню Примечание

1 2 3 4 5 ПК-01 Приказы и инструктивные

письма Министерства образования и науки Российской Федерации по вопросам приема студентов в вуз

ДМН Ст. 1 б


России

ПК-02 Приказы и распоряжения ректора и проректоров вуза по основной деятельности (организация приема в вуз, копии)

ДМН Ст. 19 а



ПК-03 Протоколы заседаний приемной комиссии о допуске абитуриентов к вступительным испытаниям и о зачислении абитуриентов в вуз


66

ПК-04 Положения о Приемной комиссии СПбПУ, об экзаменационных и апелляционных комиссиях


ПК-05 Экзаменационные ведомости 5 л. Ст. 705

ПК-06 Описи на личные дела зачисленных студентов, переданные в Архив СПбПУ

3 г. Ст. 248 а

ПК-07 Акты передачи личных дел абитуриентов (не поступивших в вуз) в Архив СПбПУ

3 г. Ст. 663

Личные невостребованные документы – 50 л.

ПК-08 Акты на выделение дел и документов к уничтожению

3 г. Ст. 246


ПК-09 Журнал регистрации актов апелляционной комиссии, после обращения абитуриентов

5 л. Ст. 258 г

ПК-10 Журнал регистрации (поступающих) документов (документы абитуриентов, поступающих в вуз)

5 л. Ст. 258 г

ПК-11 Номенклатура дел Приемной комиссии


Ст. 200 а




1 2 3 4 5 ПК-12 Приказы и инструктивные

письма Министерства науки и высшего образования Российской Федерации по вопросам приема студентов в вуз

ДМН Ст. 1 б


России

ПК-13 Резерв ПК-14 Резерв ПК-15 Резерв

67

Номенклатура дел Центра профориентации и довузовской подготовки Индекс

дела Заголовок дела Кол-во

дел за год


по перечню


1 2 3 4 5 ЦПДП-01 Приказы ректора и проректоров

по контингенту обучающихся ДМН

Ст.19 б Подлинники в Канцелярии,

дело № ОД-05 ЦПДП-02 Положение о Центре ДМН

Ст.55 а

ЦПДП-03 Должностные инструкции работников

ДМН Ст.77 а

ЦПДП-04 Утвержденные учебные планы и дополнительные образовательные программы

ДМН Ст.711 а, б

ЦПДП-05 Договоры об образовании на обучение по дополнительным образовательным программам

5 л. Ст.721

ЦПДП-06 Документы (заявления, объяснительные записки, справки, сведения) обучающихся

5 л. ЭПК Ст.88

68

ЦПДП-07 Договоры ГПХ (копии) 5 л. Ст.726

ЦПДП-08 Журнал регистрации договоров об образовании на обучение по дополнительным образовательным программам

5 л. Ст.459 г

ЦПДП-09 Книга регистрации (ведомости) выдачи сертификатов об обучении

5 л. Ст.734

ЦПДП-10 Калькуляция стоимости основных образовательных программ

5 л. Ст.726

ЦПДП-11 Номенклатура дел Центра До замены новой

Ст.200 а




ЦПДП-12 Резерв ЦПДП-13 Резерв ЦПДП-14 Резерв ЦПДП-15 Резерв

4.4. МЕЖДУНАРОДНАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ Номенклатура дел Ресурсного центра международной деятельности Индекс

дела Заголовок дела Кол-во

ед.хр. за год


перечню

Примечания

1 2 3 4 5 РЦМД-01 Приказы и распоряжения ректора

и проректоров вуза по основной деятельности (копии)

ДМН Ст. 19 а



РЦМД-02 Протоколы заседаний Ученого совета (копии)

ДМН Ст. 18 д

Подлинники в Ученом совете, дело № УС-03

РЦМД-03 Положение о Ресурсном центре международной деятельности

ДМН Ст. 55 а

РЦМД-04 Должностные инструкции работников

ДМН Ст. 77 а

69

РЦМД-05 Документы (повестки, извещения, приглашения, рекламные проспекты, поздравительные адреса, фото- и видеодокументы) об организации и проведении конференций, круглых столов, совещаний, встреч, приемов

5 л. ЭПК Cт. 90

РЦМД-06 Документы (справки, обоснования, заключения, нормативные индикаторы, калькуляции) о разработке, применении цен и их корректировке

Пост. Cт. 299 а

РЦМД-07 Договоры, соглашения о предоставлении конференц-залов, помещений, компьютерных классов

5 л. ЭПК Cт. 436



РЦМД-08 Документы (расчеты, заключения, справки, переписка) к договорам, соглашениям

5 л. ЭПК Ст. 455

После истечения срока договора,

соглашения РЦМД-09 Документы (акты, справки,

счета) о приеме выполненных работ

5 л. Ст. 456 в

После истечения срока договора,

соглашения

РЦМД-10 Аналитические обзоры по основным направлениям деятельности Центра

ДМН Ст. 513 б

РЦМД-11 Техническая спецификация на оборудование

5 л. Ст. 756

Импортного оборудования – до

окончания эксплуатации

1 2 3 4 5 РЦМД-13 Заявки на техническое

обслуживание мероприятий, проводимых Ресурсным центром

5 л. ЭПК Ст. 487

РЦМД-14 Акты на выделение дел и документов к уничтожению

3 г. Ст. 246


РЦМД-15 Акты приема-передачи дел и документов, приложения к ним, составленные при смене должностных, ответственных и материально-ответственных лиц

5 л. Ст. 79 б



ответственного лица РЦМД-16 Описи дел постоянного

хранения, переданные в Архив СПбПУ

3 г. Ст. 248 а


РЦМД-17 Переписка по вопросам оказания платных услуг

5 л. Ст.454

70

РЦМД-18 Переписка об организации и проведении конференций, круглых столов, совещаний, встреч, приемов


РЦМД-19 Номенклатура дел Центра До замены новой

Ст. 200 а




РЦМД-20 Резерв РЦМД-21 Резерв РЦМД-22 Резерв РЦМД-23 Резерв

Номенклатура дел Управления международного образования



год



1 2 3 4 5 УМО-01 Приказы, распоряжения и


ДМН Ст. 1 а


России

УМО-02 Приказы ректора, проректоров по основной деятельности Университета, регламентирующие деятельность Управления (копии)

ДМН Cт. 19 а



71

УМО-03 Приказы ректора, проректоров о направлении студентов/аспирантов СПбПУ в зарубежные вузы/приеме иностранных граждан в рамках программ академической мобильности (копии)

ДМН Ст. 19 б



УМО-04 Приказы ректора, проректоров об открытии международных образовательных программ (копии)

ДМН Cт. 19 а.



УМО-05 Положение об Управлении ДМН Ст. 55 а

УМО-06 Должностные инструкции работников

ДМН Ст. 77 а

УМО-07 Договоры на образовательные услуги с иностранными гражданами

ЭПК Ст. 510

После окончания договора

УМО-08 Договоры на образовательные услуги с организациями-партнерами

5 л. ЭПК Ст. 436

УМО-09

Документы (расчеты, заключения, справки, переписка) к договорам, соглашениям

5 л. (1) ЭПК

Ст. 455

Подлинники хранятся в

Управлении бухгалтерского

учета, дело № УБУ-38

УМО-10

Документы (докладные записки, справки, сведения, отчеты) о выполнении международных проектов

Пост. Ст. 499

1 2 3 4 5 УМО-11 Личные дела (заявления, копии

приказов и выписки из них, копии личных документов, анкеты) студентов СПбГПУ, выезжающих по программам академической мобильности

ДМН Ст. 656 б

Подлинники хранятся у студентов

УМО-12 Документы ( программы, отчеты студентов и аспирантов, отзывы, характеристики) об организации и проведении практики, стажировке по программе академической мобильности

5 л. ЭПК Ст. 730

УМО-13 Документы об образовании (копии паспорта, анкеты, выписки из приказов) иностранных студентов

ДМН

УМО-14 Документы (программы, планы, акты, протоколы, переписка) о

5 л. ЭПК Ст. 509

72

стажировке российских студентов по программе академической мобильности (Стипендиаты Президента России)

УМО-15 Документы (программы, планы, акты, протоколы, переписка) о стажировке иностранных студентов по программе академической мобильности

5 л. ЭПК Ст. 509

УМО-16 Документы (программы, планы, акты, протоколы, переписка) о стажировке российских студентов по программе академической мобильности

5 л. ЭПК Ст. 509

УМО-17

Документы (заявки, конкурсная документация и т.д.) по европейским грантовым программам по стипендиям для российских студентов

5 л. ЭПК Ст. 273


наиболее важным работам, услугам-

пост. УМО-18 Документы (заявки, конкурсная

документация и т.д.) по европейским грантовым программам по проектам

5 л. ЭПК Ст. 273


наиболее важным работам, услугам-

пост. УМО-19 Зарубежные печатные издания по

вопросам образования ДМН

Ст. 527

УМО-20

Российские периодические печатные издания по вопросам образования

ДМН Ст. 527

1 2 3 4 5 УМО-21

Рекламные статьи и публикации о СПбПУ, размещенные в российских и зарубежных печатных изданиях

ЭПК Ст. 546

УМО-22 Мультимедийные презентации международных образовательных программ и проектов СПбПУ

ДМН Ст. 546

УМО-23 Документы (рекламно-информационные материалы) по международной деятельности

ДМН Ст. 546

УМО-24 Фотоархив мероприятий по международным образовательным программам и проектам

5 л. ЭПК Ст. 555

УМО-25 Правила, инструкции, регламенты, методические указания по вопросам международной деятельности

Пост. ЭПК Ст. 27 а

73

УМО-26 Документы (доклады, обзоры сводки, докладные и служебные записки, справки), представляемые структурными подразделениями руководству организации


УМО-27 Документы (служебные записки, справки, сведения, информация для рассылки) работников структурных подразделений


УМО-28 Документы по ведению дел по миграционному учету иностранных граждан

Пост.

УМО-29 Документы (копии документов об образовании, копии выписок и т.д.) по ведению оценки документов об образовании иностранных граждан

ЭПК.

УМО-30 Первичные документы абитуриентов


УМО-31 Акты на выделение дел и документов к уничтожению

3 г. Ст. 246


1 2 3 4 5 УМО-32 Акты приема-передачи дел и


5 л. Ст. 79 б




УМО-33 Описи дел постоянного хранения, переданные в Архив СПбПУ

3 г. Ст. 248 а


УМО-34 Переписка с другими организациями по основным (профильным) направлениям деятельности (поступающая корреспонденция)


УМО-35 Переписка с другими организациями по основным (профильным) направлениям деятельности (отправляемая корреспонденция)


74

УМО-36 Номенклатура дел Управления До замены новой

Ст. 200 а




УМО-37 Приказы, распоряжения и инструктивные письма Министерства науки и высшего образования Российской Федерации, относящиеся к деятельности Университета (копии)

ДМН Ст. 1 а


России

УМО-38 Резерв УМО-39 Резерв УМО-40 Резерв

Номенклатура дел Управления международного сотрудничества



год



1 2 3 4 5 УМС-01 Приказы, распоряжения и


ДМН Ст. 1а


России

УМС-02 Приказы ректора, проректоров по основной деятельности Университета (регламентирующие деятельность Управления, в том числе о приеме иностранных граждан, делегаций) (копии)

ДМН

Ст. 19а Подлинники в Канцелярии,


УМС-03 Положение об Управлении

ДМН Ст.55а

УМС-04 Должностные инструкции работников

ДМН

Ст.77 а

75

УМС-05 Документы (программы, планы проведения встреч, графики, заявки, приглашения, переписка) об организации приема и пребывания представителей зарубежных и российских организаций

5 л. ЭПК Ст. 487

УМС-06 Документы (докладные, служебные записки) представляемые структурными подразделениями руководству

5 л. ЭПК Ст. 87-88

УМС-07 Копии архивных справок, выданные по запросам граждан; документы (заявления, запросы, справки, переписка) к ним

5 л.

Ст. 253

УМС-08 Образцы документов (заявлений, бланков УМС)

ДЗН

УМС-09 Годовые отчеты по международной деятельности

Пост.

Ст. 475

УМС-10 Переписка с другими организациями по основным (профильным) направлениям деятельности (входящие письма)


1 2 3 4 5 УМС-11 Переписка с другими

организациями по основным (профильным) направлениям деятельности (исходящие письма)


УМС-12 Номенклатура дел Управления До замены новой

Ст. 200а




УМС-13 Приказы, распоряжения и инструктивные письма Министерства науки и высшего образования Российской Федерации, относящиеся к деятельности Университета (копии)

ДМН Ст. 1 а


России

УМС-14 Резерв УМС-15 Резерв УМС-16 Резерв

отдел международного межвузовского сотрудничества ОММС-01 Приказы ректора, проректоров о

командировании работников 5 л. Длительные

внутрироссийские

76

Ст. 19 б и зарубежные командировки

работников 75 л. ОММС-02 Документы (программы приема,

планы проведения встреч, графики, приглашения) об организации приема и пребывания представителей, делегаций зарубежных организаций


ОММС-03 Документы (заявления на оформление приглашений) об организации приема и пребывания представителей, делегаций зарубежных организаций


ОММС-04 Документы (доклады, справки, информации, сведения, отчеты) о проведении встреч (переговоров) с представителями, делегациями зарубежных организаций


ОММС-05 Документы (сводки) принятых представителей, делегаций зарубежных организаций

3 г. Ст. 259

1 2 3 4 5 ОММС-06 Документы (служебные задания,

отчеты) по загранкомандировкам

5 л. ЭПК Ст. 669

Для долгосрочных зарубежных

командировок – 10 л. ЭПК

ОММС-07 Документы (списки работников, распоряжения), о привлечении к работе с иностранными гражданами работников Университета

5 л. ЭПК Ст. 490

ОММС-08 Списки работников, командируемых за границу

5л. Ст. 685 л

ОММС-09 Документы (программы, планы, акты, протоколы, переписка) о стажировке российских специалистов за рубежом

5 л. ЭПК Ст. 509

ОММС-10 Документы (программы, планы, акты, протоколы, переписка) о повышении квалификации российских специалистов за рубежом

5 л. ЭПК Ст. 509

ОММС-11 Журнал учета посещений Университета представителями, делегациями зарубежных организаций

5 л. Ст. 491

77

ОММС-12 Журнал регистрации приказов о командировании работников за границу

75л. Ст. 258 б

О краткосрочных внутрироссийских

и зарубежных командировках – 5

л. ОММС-13 Книга регистрации отправляемой

международной корреспонденции

5 л. Ст. 258 г

ОММС-14 Журнал регистрации исходящей документации (приглашения, гарантийные письма, справки)

5 л. Ст. 258 г

ОММС-15 Журнал учета сувенирной продукции

5л. Ст.758

ОММС-16 Журнал регистрации оформляемых приглашений через ГУ МВД РФ

5 л. Ст. 685 л

1 2 3 4 5 ОММС-17 Контракты, договоры,

соглашения, договоры-намерения об экономических, научных, культурных и иных связях с университетами мира; документы (особые условия, протоколы разногласий, обоснования, правовые заключения и др.) к ним

Пост. Ст. 492

ОММС-18 Переписка с другими организациями по основным (профильным) направлениям деятельности


ОММС-19 Резерв ОММС-20 Резерв ОММС-21 Резерв ОММС-22 Резерв

отдел международных научных и внешнеэкономических связей ОМНВЭС

-01 Приказы и распоряжения ректора и проректоров вуза по основной деятельности (копии)

ДМН Ст. 19 а



ОМНВЭС-02

Протоколы заседаний Ученого совета Университета (копии)

ДМН Ст. 18 д

Подлинники в Ученом совете, дело № УС-03

78

ОМНВЭС-03

Оперативные статистические отчеты, сводки о выполнении планов отдела международных научных и внешнеэкономической деятельности

ДМН Ст. 474

ОМНВЭС-04

Таможенные декларации (экземпляр участника внешнеэкономической деятельности)

5 л. Ст. 757



ОМНВЭС-05

Документы (расчеты, заключения, справки, переписка и др.) к договору по почтовым отправлениям курьерской службой DHL

5 л. Ст. 455


договора

ОМНВЭС-06

Договоры с курьерскими службами, таможенными брокерами, складами временного хранения товаров

5 л. ЭПК Ст. 436


договора

1 2 3 4 5 ОМНВЭС

-07 Документы (проекты, предложения, заключения, справки, сведения, информации, расчеты, переписка) о подготовке международных контрактов, проектов, грантов по международному сотрудничеству

10 л. ЭПК Ст. 493

О предоставлении научно-

технической помощи

зарубежными организациями-

пост. ОМНВЭС

-08 Документы (проекты, предложения, заключения, справки, сведения, информации, расчеты, переписка) о подготовке меморандумов о взаимопонимании, протоколов о намерениях, договоров, соглашений по международному сотрудничеству

10 л. ЭПК Ст. 493

О предоставлении научно-

технической помощи

зарубежными организациями-

пост.

ОМНВЭС-09

Документы (акты, справки, счета) о приеме выполненных работ по международным научным и внешнеэкономическим контрактам, проектам, грантам

5 л. ЭПК Ст. 456 а


договора, контракта

79

ОМНВЭС-10

Документы ( списки, обязательства, соглашения) лиц (зарубежных партнеров), принявших обязательства о неразглашении сведений ограниченного доступа (конфиденциального характера, служебной и коммерческой тайны)

5 л. Ст.209


доступа к сведениям

ОМНВЭС-11

Документы (акты экспертиз, экспертные заключения, отчеты, представления, предписания) проверок внешними организациями (Торгово-промышленная палата, экспортный контроль, Федеральная служба по техническому и экспортному контролю) внешнеэкономической деятельности Университета


ОМНВЭС-12

Документы (акты, заключения, справки, предписания, представления) проверок комиссии Университета по экспортному контролю

5 л. ЭПК Ст. 173 б

1 2 3 4 5 ОМНВЭС

-13

Документы (программы приема, планы проведения встреч, графики, приглашения) об организации проведения конференций, рабочих встреч с представителями, делегациями зарубежных организаций по линии отдела внешнеэкономических связей

5 л. ЭПК Ст. 487

ОМНВЭС-14

Журнал регистрации поступающих и отправляемых документов

5 л. Ст. 258 г

ОМНВЭС-15

Книги регистрации договоров, контрактов об экономических, научных культурных и иных связях

Пост. Ст. 495

ОМНВЭС-16

Резерв

ОМНВЭС-17

Резерв

ОМНВЭС-18

Резерв

ОМНВЭС-19

Резерв

80

Номенклатура дел Высшей школы международных образовательных программ



год



1 2 3 4 5 ВШМОП-

01 Приказы ректора, проректоров по основной деятельности Университета (копии)

ДМН Cт. 19 а


дело № ОД-03 ВШМОП-

02 Выписки из протоколов Ученого совета (копии)


Подлинники протоколов в

Ученом совете, дело № УС-03

ВШМОП-03

Положение о Высшей школе ДМН Ст. 55 а

ВШМОП-04


ДМН Ст.77 а

ВШМОП-05

Документы (доклады, обзоры, сводки, докладные, служебные записки, представляемые структурными подразделениями и работниками руководству организации


ВШМОП -06


3 г. Ст. 246


81

ВШМОП -07

Описи дел постоянного хранения, переданные в Архив СПбПУ

3 г. Ст. 248 а


ВШМОП -08

Акты приема-передачи дел и документов, приложения к ним, составленные при смене должностных, ответственных и материально-ответственных лиц

5 л. Ст. 79 б




ВШМОП -09

Переписка с вышестоящей организацией по основным (профильным) направлениям деятельности


ВШМОП -10

Переписка с другими организациями по основным (профильным) направлением деятельности


ВШМОП -11

Распоряжения проректора по международной деятельности по административно-хозяйственным вопросам

5 л. Ст.19 в

1 2 3 4 5 ВШМОП

- 12 Учебные и рабочие планы по обучению иностранных учащихся программы дополнительного образования «Подготовка к поступлению в вуз»

Пост. Ст. 711

ВШМОП -13

Расчет учебной нагрузки по русскому языку для иностранных граждан и план ее распределения по преподавателям

5л. Ст. 726

При отсутствии лицевых счетов –

75 л.

ВШМОП -14

Список открытых международных программ дополнительного образования

ДМН Ст. 710 б

ВШМОП -15

Номенклатура дел ВШМОП До замены новой

Ст. 200 а




ВШМОП -16

Резерв

ВШМОП -17

Резерв

ВШМОП -18

Резерв

ВШМОП -19

Резерв

Учебный сектор ВШМОП 1 2 3 4 5

82

ВШМОП УС-01

Нормативные документы (указы, постановления), распоряжения Российской Федерации, субъектов России, муниципальные правовые акты об обучении иностранных граждан (копии)

ДМН Ст. 1 б

Относящиеся к деятельности

Университета – пост.


России ВШМОП

УС-02 Приказы ректора и проректоров по личному составу иностранных учащихся программы дополнительного образования «Подготовка к поступлению в вуз» (копии)

ДМН Ст. 19 б



ВШМОП УС-03

Личные дела обучающихся программы «Подготовка поступления в вуза

75 л. ЭПК Ст. 656 б

ВШМОП УС-04

Экзаменационные ведомости учащихся программы дополнительного образования «Подготовка к поступлению в вуз»

5 л. Ст. 705

1 2 3 4 5 ВШМОП

УС-05 Переписка с Департаментом международного сотрудничества Минобрнауки России по вопросу обучения иностранных учащихся программы дополнительного образования «Подготовка к поступлению в вуз»


ВШМОП УС-06

Переписка с иностранными посольствами в России по вопросу обучения иностранных учащихся программы дополнительного образования «Подготовка к поступлению в вуз»


ВШМОП УС-07

Журнал сведений о выпускниках программы дополнительного образования «Подготовка к поступлению в вуз», обучавшихся по государственной программе

5 л. Ст. 732

ВШМОП УС-08

Журнал ежемесячной аттестации учащихся программы дополнительного образования «Подготовка к поступлению в вуз»

1 г. Ст. 478

ВШМОП УС-09

Журнал учета выдачи сертификатов программы

3 г. Ст. 259

83

«Подготовка к поступлению в вуз»

ВШМОП УС-10

Переписка с Департаментом международного сотрудничества Министерство науки и высшего образования Российской Федерации по вопросу обучения иностранных учащихся программы дополнительного образования «Подготовка к поступлению в вуз»


ВШМОП УС-11

Резерв

ВШМОП УС-12

Резерв

ВШМОП УС-13

Резерв

Краткосрочные международные программы ВШМОП

КС-01 Списки слушателей краткосрочных международных программ

5 л. Ст. 732

После окончания обучения

ВШМОП КС-02

Личные дела иностранных слушателей краткосрочных международных программ

75 л. ЭПК Ст. 656 б

1 2 3 4 5 ВШМОП

КС-03 Списки иностранных граждан, обучающихся по программе «Переводчик в сфере профессиональной коммуникации»

5 л. Ст. 732


ВШМОП КС-04

Личные дела иностранных граждан, обучающихся по программе «Переводчик в сфере профессиональной коммуникации»

75 л. ЭПК Ст. 656 б

ВШМОП КС-05

Журнал учета выдачи сертификатов краткосрочных международных программ

3 г. Ст. 259

ВШМОП КС-06

Резерв

ВШМОП КС-07

Резерв

ВШМОП КС-08

Резерв

ВШМОП КС-09

Резерв

84

4.5. АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ Номенклатура дел Департамента административно-хозяйственных

служб



год



1 2 3 4 5 ДАХС-01 Законы и иные нормативные и

правовые акты Президента Российской Федерации, государственных органов субъектов Российской Федерации (копии)

ДМН Ст. 1 б

ДАХС-02 Приказы, распоряжения ректора, проректоров по основным видам деятельности (копии)

ДМН Ст. 19


дело № ОД-03 ДАХС-03 Поручения руководства







ДАХС-04 Положение о Департаменте ДМН Ст. 55 а

ДАХС-05 Должностные инструкции работников

ДМН Ст.77 а

ДАХС-06 Штатное расписание Департамента, изменения к ниму (копии)

ДЗН Ст. 71

Подлинник в Планово-

85

финансовом управлении,

дело № ПФУ-01 ДАХС-07 Обращения граждан

(предложения, жалобы, претензии и др.); документы (справки, сведения, переписка) по их рассмотрению

ДМН Ст. 183



ДАХС-08 Списки (ведомости) на выдачу специальной одежды и обуви, специального питания

1 г. Ст. 639

ДАХС-09 Документы (заявки, акты, переписка) о проведении санитарно-гигиенической обработки помещений

3 г. Ст. 814

ДАХС-10 Договоры энергоснабжения (копии)

ДМН Ст. 815


бухгалтерского учета,

дело № УБУ-48 1 2 3 4 5

ДАХС-11 Документы (заявки, договоры, отчеты, переписка) о топливно- энергетических ресурсах, водоснабжении

3 г. Ст. 816

ДАХС-12 Договоры коммунального обслуживания организации (копии)

ДМН Ст. 817



дело № УБУ-68 ДАХС-13 Паспорта готовности,

сооружений к зиме 3 г.

Ст. 819

ДАХС-14 Протоколы заседаний жилищной комиссии; документы (заявления, списки, справки) к ним

ДМН Ст. 925

ДАХС-15 Протоколы заседаний о предоставлении, распределении жилой площади работникам (копии)

ДМН Ст. 925

Подлинники – в Экспертно-конкурсной

кадровой комиссии ДАХС-16 Договоры о праве пользования

(найма) жилой площадью, аренде и обмене жилых помещений

5 л. Ст. 932


договора ДАХС-17 Реестры регистрации копий

договоров на приватизацию жилья

ДМН Ст. 934

Подлинники договоров на

приватизацию у собственника

86

ДАХС-18 Документы (заявления, копии свидетельств о рождении, постановления) по отчуждению жилой площади несовершеннолетних (продажа, обмен) жилой площади (копии)

ДМН Ст. 938

Подлинники документов у собственника

жилья

ДАХС-19 Договоры купли-продажи, дарения жилых помещений работникам организации (копии)

ДМН Ст. 940


жилья ДАХС-20 Договоры пожизненного

содержания с иждивением (копии)

ДМН Ст. 943


жилья ДАХС-21 Документы (сведения, справки,

переписка) об аренде, дарении, завещании, купле-продаже жилых помещений работниками организации (копии)

ДМН Ст. 944


жилья

ДАХС-22 Ордера на право пользования жилой площадью, корешки ордеров; договоры социального найма (подлинники)

Пост. Ст. 945

ДАХС-23 Лицевые счета квартиросъемщиков

5л. Ст. 950


1 2 3 4 5 ДАХС-24 Договоры на обслуживание

жилых помещений, находящихся в собственности организации

5 л. Ст. 951


договора ДАХС-25 Акты на выделение дел и


3 г. Ст. 246


ДАХС-26 Акты приема-передачи дел и документов, приложения к ним, составленные при смене должностных, ответственных и материально-ответственных лиц

5 л. Ст. 79 б




ДАХС-27 Описи дел постоянного хранения, переданные в Архив СПбПУ

3 г. Ст. 248 а


ДАХС-28 Переписка о выселении граждан из служебных, самовольно занятых помещений

5 л. Ст. 947

После освобождения

жилой площади ДАХС-29 Переписка о коммунальном

обслуживании организации 1 г.

Ст. 818

ДАХС-30 Переписка с другими организациями по основным (профильным) направлениям деятельности (входящая корреспонденция)


87

ДАХС-31 Переписка с другими организациями по основным (профильным) направлениям деятельности (исходящая корреспонденция)


ДАХС-32 Книги регистрации жильцов (картотека)

Пост. Ст. 948

Передаются на хранение в


архивы после сноса дома

ДАХС-33 Журналы учета неполадок при эксплуатации технического оборудования помещений, зданий и сооружений (заявки и отметка о выполнении)

3 г. Ст. 820

ДАХС-34 Журнал регистрации проверок, ревизий, их решений, определений, предписаний, актов, заключений

5 л. Ст. 176

ДАХС-35 Журналы учета рабочего времени

5 л. Ст. 586

При тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 75

л.

1 2 3 4 5 ДАХС-36 Номенклатура дел Департамента До замены

новой Ст. 200 а




ДАХС-37 Резерв ДАХС-38 Резерв ДАХС-39 Резерв ДАХС-40 Резерв

88

Номенклатура дел Департамента главного инженера



год



1 2 3 4 5 ДГИ-01 Приказы и распоряжения


ДМН Ст. 19 а


дело № ОД-03 ДГИ-02 Протоколы заседаний,

постановления аттестационных, квалификационных, тарификационных комиссий.

15 л. ЭПК Ст. 696

На предприятиях с тяжелыми, вредными и опасными

условиями труда – 75 л. ЭПК

ДГИ-03 Положение о Департаменте ДМН Ст. 55 а

ДГИ-04 Положения о подразделениях Департамента

ДЗН Ст. 56 а

ДГИ-05 Должностные инструкции работников

ДМН Ст. 77 а

ДГИ-06 Статистические отчеты и таблицы по всем вспомогательным направлениям и видам деятельности (для данной организации); документы (информации, докладные записки и др.) к ним

5 л. Ст. 469 б

89

ДГИ-07 Документы (доклады, обзоры, сводки, докладные, служебные записки, справки), представляемые структурными подразделениями руководству организации


ДГИ-08 Документы (служебные записки, справки, сведения) работников структурных подразделений


ДГИ-09 Лицензии, их дубликаты, заверенные копии

Пост. Ст. 97

ДГИ-10 Документы (акты, предписания, заключения, справки, докладные записки) ревизий организации


ДГИ-11 Документы (акты, справки, заявки, расчеты, ведомости, журналы учета сдачи и приемки оборудования после ремонта, переписка) о состоянии и проведении ремонтных, наладочных работ технических средств

5 л. Ст. 217

1 2 3 4 5 ДГИ-12 Документы (заявки, акты,

переписка) о проведении санитарно-гигиенической обработки помещений

3 г. Ст. 814

ДГИ-13 Правила, инструкции, регламенты для проведения ремонтных, наладочных работ технических средств Университета


ДГИ-14 Списки членов аттестационных, квалификационных, тарификационных комиссий

5 л. Ст. 703

ДГИ-15 Правила внутреннего распорядка (служебного распорядка) организации

1 г. Ст. 773 После замены

новыми

ДГИ-16 Документы (акты, докладные, служебные записки, переписка) о нарушении правил внутреннего распорядка

1 г. Ст. 774

ДГИ-17 Паспорта оборудования 5 л. ЭПК Ст. 803

После списания оборудования

ДГИ-18 Договоры энергоснабжения (копии)

ДМН Ст. 815



дело № УБУ-68 ДГИ-19 Документы (заявки, отчеты,

переписка) о топливно- 3 г.

Ст. 816

90

энергетических ресурсах и водоснабжении

ДГИ-20 Документы (справки, сводки, переписка) о подготовке зданий, сооружений к зиме и предупредительных мерах от стихийных бедствий

3 г. Ст. 819

ДГИ-21 Документы (справки, докладные записки, сведения, переписка) о развитии средств связи и их эксплуатации

5 л. ЭПК Ст. 846

ДГИ-22 Акты на выделение дел и документов к уничтожению

3 г. Ст. 246


ДГИ-23 Акты приема-передачи дел и документов, приложения к ним, составленные при смене должностных, ответственных и материально-ответственных лиц

5 л. Ст. 79 б




1 2 3 4 5 ДГИ-24 Описи дел постоянного


3 г. Ст. 248 а


ДГИ-25 Разрешения на установку и использование средств связи

1 г. Ст. 849

После окончания эксплуатации средств связи

ДГИ-26 Договоры об организации, эксплуатации, аренде и ремонте внутренней связи

5 л. ЭПК Ст. 851


договора ДГИ-27 Схемы линий внутренней связи

организации ДЗН, ЭК

ДГИ-28 Акты ввода в эксплуатацию линий связи

1 г. Ст. 854

После снятия линий связи

ДГИ-29 Документы (ведомости, акты, контрольные листы, сводки, рапорты) об учете повреждений, технического осмотра и ремонта средств связи

1 г. Ст. 855 После устранения

неполадок

ДГИ-30 Акты приемки средств связи после текущего и капитального ремонта

3 г. Ст. 856 После проведения

ремонта

ДГИ-31 Исполнительные схемы коммуникаций, водопровода, канализации, отопления, силовой и световой электросети

ДЗН, ЭК

ДГИ-32 Переписка о состоянии внутренней связи с вышестоящими профильными организациями

5 л. Ст. 848

91

ДГИ-33 Переписка о проведении работ по телефонизации, радиофикации, сигнализации и эксплуатации внутренней связи организации с другими организациями


ДГИ-34 Переписка с другими организациями по основным (профильным) направлениям деятельности


ДГИ-35 Журналы регистрации, выдачи дипломов, удостоверений, свидетельств о присвоении квалификационной категории

5 л. Ст. 706

ДГИ-36 Номенклатура дел Департамента До замены новой

Ст. 200 а




1 2 3 4 5

ДГИ-37 Резерв ДГИ-38 Резерв ДГИ-39 Резерв ДГИ-40 Резерв

92

Номенклатура дел Управления организации ремонтных работ



год



1 2 3 4 5 УОРР-01 Положение об Управлении ДМН

Ст. 55 а

УОРР-02 Должностные инструкции работников

ДМН Ст.77 а

УОРР -03 Отчеты об остатках, поступлении и расходовании материалов, оборудования, продукции

5 л. Ст. 761

УОРР -04 Документы (справки, сведения, расчеты, расходные расписания, бюджетные поручения, заявки, переписка) о финансовом обеспечении всех направлений деятельности Департамента

5л. Ст. 326

УОРР -05 Документы (расчеты, справки, списки) о премировании работников

5 л. Ст. 600

УОРР -06 Документы (заявки, переписка) о допусках в служебные помещения в нерабочее время и выходные дни

1 г. Ст. 783

УОРР -07 Документы (сводные ведомости, таблицы, расчеты) о потребности в материалах, оборудовании, продукции

5 л. Ст. 753

УОРР -08 Планы мероприятий по улучшению условий труда работников

5 л. Ст. 608

93

УОРР -09 Планы-схемы эвакуации людей и ценностей

ДЗН Ст. 619

УОРР -10 Графики предоставления отпусков (копии)

1 г. Ст. 693

Подлинники в Управлении персонала,

дело № УП-15 УОРР -11 Правила внутреннего распорядка 1 г.

Ст. 773 После замены

новыми УОРР -12 Списки, книги адресов и

телефонов 1 г.

Ст. 785 После замены

новыми УОРР -13 Документы (доклады, обзоры,

сводки, докладные, служебные записки, представляемые структурными подразделениями руководству организации


УОРР -14 Документы (служебные записки, справки, сведения) работников структурных подразделений

5 л. ЭПК ст. 88

1 2 3 4 5 УОРР -15 Акты на выделение дел и


3 г. Ст. 246


УОРР -16 Акты приема-передачи дел и документов, приложения к ним, составленные при смене должностных, ответственных и материально-ответственных лиц

5 л. Ст. 79 б




УОРР -17 Журналы учета рабочего времени

5 л. Ст. 586

При тяжелых, вредных и опасных условиях труда-75

л. УОРР -18 Журнал инструктажа по технике

безопасности 10 л.

Ст. 626 б

УОРР -19 Номенклатура дел Управления До замены новой

Ст. 200 а




УОРР -20 Резерв УОРР -21 Резерв УОРР -22 Резерв УОРР -23 Резерв

94

Номенклатура дел Управления социального обеспечения



год



1 2 3 4 5 УСО-01 Законы и иные нормативные и

правовые Президента России, государственных органов субъектов России (копии)

ДМН Ст. 1 б

УСО-02 Приказы и распоряжения ректора и проректоров по основной деятельности (копии)

ДМН Ст. 19 а


дело № ОД-03 УСО-03 Положение об Управлении ДМН

Ст. 55 а

УСО-04 Должностные инструкции работников

ДМН Ст. 77 а

УСО-05 Поручения руководства организации структурным подразделениям; документы (справки, докладные, служебные записки, заключения по их выполнению)






УСО-06 Штатное расписание управления, изменения к нему (копии)

ДЗН Ст. 71

Подлинники в Планово-

финансовом управлении, дело

№ПФУ -01 УСО-07 Обращение граждан

(предложения, жалобы, претензии и др.); документы (справки, сведения, переписка) по их рассмотрению

ДМН Ст. 183


95

УСО-08 Списки (ведомости) на выдачу специальной одежды и обуви, специального питания

1 г. Ст. 639

УСО-09 Номенклатура дел Управления До замены новой

Ст. 200 а




УСО-10 Резерв УСО-11 Резерв УСО-12 Резерв УСО-13 Резерв

Номенклатура дел Управления имущественного комплекса



год



1 2 3 4 5 УИК-01 Законы и иные нормативные и

правовые акты Президента Российской Федерации, государственных органов субъектов Российской Федерации (копии)

ДМН Ст. 1 б

УИК-02 Приказы, распоряжения ректора, проректоров по основным видам деятельности (копии)

ДМН Ст. 19


дело №ОД-03, ОД-04

УИК-03 Документы, устанавливающие право оперативного управления на недвижимое имущество и право постоянного пользования (бессрочного) пользования на земельные участки

ДМН Ст. 124

УИК-04 Свидетельства о праве собственности на недвижимое имущество, о праве оперативного управления на недвижимое имущество

Пост. ст. 125

УИК-05 Поручения руководства организации структурным подразделениям; документы (справки, докладные, служебные записки, заключения) по их выполнению






УИК-06 Положение об Управлении ДМН

96

Ст. 55 а УИК-07 Должностные инструкции


Ст.77 а

УИК-08 Штатное расписание Управления, изменения к ниму (копии)

ДЗН Ст. 71



дело №ПФУ-01 УИК-09 Входящая корреспонденция ДМН

Ст. 183

УИК-10 Документы (служебные записки, письма) работников структурных подразделений


1 2 3 4 5 УИК-11 Протоколы заседаний комиссии

по рассмотрению вопросов использования и распоряжения федеральным имуществом, закрепленным за ФГАОУ ВО «СПбПУ»

Пост. ст. 798

УИК-12 Протоколы заседаний и акты проверок комиссии по контролю соблюдения требований законодательства России по вопросам использования и распоряжения имуществом, закрепленным за за ФГАОУ ВО «СПбПУ» и эффективности его использования

Пост. ст. 18 в

УИК-13 Технические паспорта на объекты недвижимости

5 л. ЭПК ст. 802

После ликвидации объекта

недвижимости УИК-14 Договоры, соглашения о приеме

и сдаче зданий, помещений, земельных участков в аренду (субаренду); документы (акты, технические паспорта, планы, кадастровые планы жилья, схемы, расчеты) к ним (копии)

Пост. Ст. 791

Подлинники в отделе аренды и парковок УИК

УИК-15 Переписка о государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним

Пост. ст. 118

УИК-16 Журнал работников, выбывающих в служебные командировки; прибывающих в организацию, куда работник командирован

5 л. Ст. 695

УИК-17 Номенклатура дел Управления До замены новой


97

Ст. 200 а в Архив СПбПУ или уничтожения


УИК-18 Резерв УИК-19 Резерв УИК-20 Резерв УИК-21 Резерв

Номенклатура дел Управления транспорта и механизации



год



1 2 3 4 5 УТМ-01 Приказы и распоряжения


ДМН Ст. 19 а


дело № ОД-03,ОД-04

УТМ-02 Положение об Управлении ДМН Ст. 55 а

УТМ-03 Должностные инструкции работников

ДМН Ст. 77 а

УТМ-04 Договоры 5 л. Ст. 823


договора УТМ-05 Заявки на выделение транспорта 1 г.

Ст. 828

УТМ-06 Наряды на перевозку 5 л. Ст. 842

При условии проведения проверки

(ревизии). При отсутствии

других документов, подтверждающих

тяжелые, вредные и опасные условия

труда – 75 л. УТМ-07 Путевые листы 5 л.

Ст. 842 При условии

проведения проверки (ревизии).

При отсутствии других документов, подтверждающих

тяжелые, вредные и опасные условия

труда – 75 л.

98

УТМ-08 Паспорта транспортных средств До списания трансп. средств

Ст. 836

УТМ-09 Заправочные ведомости 1 г. Ст. 840

После проведения проверки (ревизии)

УТМ-10 Отчеты о расходе бензина 1 г. Ст. 840

После проведения проверки (ревизии)

УТМ-11 Направления на трудоустройство

3 г. Ст. 565

УТМ-12 Табели учета рабочего времени 5 л. Ст. 586


л.

1 2 3 4 5 УТМ-13 Документы (служебные записки,

справки, сведения) работников департамента


УТМ-14 Акты на выделение дел и документов к уничтожению

3 г. Ст. 246


УТМ-15 Акты приема-передачи дел и документов, приложения к ним, составленные при смене должностных, ответственных и материально-ответственных лиц

5 л. Ст. 79 б




УТМ-16 Журнал аттестации по технике безопасности

5 л. Ст. 626 в

УТМ-17 Журнал учета путевых листов 5 л. Ст. 844

УТМ-18 Журнал выхода автомобилей на линию

3 г. Ст. 843

УТМ-19 Журнал учета дорожно-транспортных происшествий

10 л. ЭПК Ст. 834

УТМ-20 Журнал учета больничных листов

5 л. Ст. 897

УТМ-21 Журнал учета рабочего времени 5 л. Ст. 586

УТМ-22 Журнал ежедневного медицинского учета водителей

3 л. Ст. 843

УТМ-23 Журнал прохождения работниками флюорографического обследования

3 г. Ст. 914

УТМ-24 Номенклатура дел Управления До замены новой

Ст. 200 а




УТМ-25 Резерв

99

УТМ-26 Резерв УТМ-27 Резерв УТМ-28 Резерв

4.6. СВЯЗИ С ОБЩЕСТВЕННОСТЬЮ И ИНФОРМАЦИОННО-КОММУНИКАЦИОННАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ

Номенклатура дел Музейного комплекса

Индекс дела Заголовок дела Кол-во дел

за год



1 2 3 4 5 МК-01 Нормативно-правовые документы

вышестоящих организаций по основной деятельности структурного подразделения Музейный комплекс (законы России, письма, указы, приказы, распоряжения) (копии)

ДМН Ст. 16

МК-02 Приказы, распоряжения ректора и проректоров Университета по основной деятельности (копии)

ДМН Ст. 19 а


дело № ОД-03, ОД-04 МК-03 Протоколы :

- по координации деятельности; - научных, экспертных, методических, консультационных органов организации

Пост. Ст. 18 г, д

МК-04 Положение о Музейном комплексе

ДМН Ст. 55 а

МК-05 Должностные инструкции работников

ДМН Ст. 77 а

МК-06 Протоколы фондово-закупочной комиссии

Пост.

МК-07 Годовые планы работы МК 5 лет Ст.285 б

МК-08 Годовые отчёты о работе МК 5 лет Ст.475

МК-09 Документы (исторические, тематические, справки, обзоры, подборки публикаций в средствах массовой информации, видеоза-писи, фотодокументы и др.)

Пост.

100

МК-10 Ведомости по учету материальных ценностей

5 л. Ст. 427

МК-11 Переписка с организациями и физическими лицами по основным направлениям деятельности МК


МК-12 Акты приема на временное хранение

Пост.

МК-13 Акты приема во временное пользование

Пост.

МК-14 Акты возврата с временного пользования

Пост.

МК-15 Акты передачи в постоянное пользование

Пост.

1 2 3 4 5 МК-16 Акты приема-передачи дел и


5 л. Ст. 79 б

МК-17 Книги учёта поступлений музейных предметов основного фонда

Пост.

МК-18 Книги учёта поступлений музейных предметов вспомогательного фонда

Пост.

МК-19 Номенклатура дел Музейного комплекса


Ст. 200 а

Не менее 3 лет после передачи дел в Архив

СПбПУ или уничтожения учтенных по

номенклатуре дел МК-20 Резерв МК-21 Резерв МК-22 Резерв МК-23 Резерв

101

4.7. БЕЗОПАСНОСТЬ

Номенклатура дел Управления гражданской безопасности



год


по перечню


1 2 3 4 5 УГБ-01 Положение об Управлении ДМН

ст. 55 а

УГБ-02 Должностные инструкции работников

ДМН ст. 77 а

УГБ-03 Приказы, распоряжения, инструктивные письма Министерства образования и науки Российской Федерации, МЧС России, Правительства России, Правительства Санкт-Петербурга (копии)

ДМН

ст. 1 б

Подлинники в Минобрнауки России, МЧС

России, Правительстве России и СПб

УГБ-04 Приказы ректора, проректоров по основной деятельности (копии)

ДМН Ст. 19 а

Подлинники в Канцелярии, дело ОД-03

УГБ-05 Анализ работы, годовой и другие отчеты о работе Управления

Пост. Ст. 475

УГБ-06 Переписка с вышестоящими (другими) организациями по координации работы в области пожарной профилактики, гражданской защиты и обеспечения безопасности


УГБ-07 Акты на выделение дел и документов к уничтожению

3 г. Ст. 246


УГБ-08 Табели учета рабочего времени 5 л. ст. 586

УГБ-09 Документы входящие (письма, служебные записки, справки, переписка) об организации противопожарной безопасности

5 л. ЭПК

102

УГБ-10 Документы исходящие (письма, служебные записки, акты, справки, переписка) об организации противопожарной безопасности

5 л. ЭПК

УГБ-11 Акты приема-передачи дел и документов, приложения к ним, составленные при смене должностных, ответственных и материально-ответственных лиц по материальной точке № 8730

5 л. ст.79 б

1 2 3 4 5 УГБ-12 Акты приема-передачи дел и

документов, приложения к ним, составленные при смене должностных, ответственных и материально-ответственных лиц по материальной точке № 93201

5 л. ст.79 б

УГБ-13 Паспорт антитеррористической и противодиверсионной защищенности организации

Пост. Ст. 869

УГБ-14 Номенклатура дел Управления До замены новой

Ст. 200 а




УГБ-15 Приказы, распоряжения, инструктивные письма Министерства науки и высшего образования Российской Федерации, МЧС России, Правительства России, Правительства Санкт-Петербурга (копии)

ДМН

ст. 1 б

Подлинники в Минобрнауки России, МЧС

России, Правительстве России и СПб

УГБ-16 Резерв УГБ-17 Резерв УГБ-18 Резерв

103

Номенклатура дел Управления охраны труда Индекс

дела

Заголовок дела Кол-во дел за

год


по перечню


1 2 3 4 5 УОТ-01 Положение об Управлении ДМН

Ст.55а

УОТ-02 Должностные инструкции работников

ДМН Ст.77а

УОТ-03 Планы мероприятий по улучшению условий труда работников

5 л. Ст. 608

УОТ-04 Документы (положения, протоколы, решения, предложения, заключения, перечни стандартов и норм, перечни рабочих мест, обоснования, данные, информационные материалы, ведомости рабочих мест, карты аттестации рабочих мест, планы) об аттестации рабочих мест и специальной оценки условий труда

45 л. ЭПК Ст.602

При вредных и опасных условиях

труда - 75 лет

УОТ-05 Акты, предписания по охране труда; документы (справки, докладные записки, отчеты) об их выполнении


УОТ-06 Документы (докладные записки, справки, доклады, отчеты, акты, переписка) о состоянии условий и применении труда женщин и подростков


УОТ-07 Перечень работ с вредными и (или) опасными условиями труда, при выполнении которых не допускается применение труда женщин и лиц, не достигших 18- летнего возраста

ДЗН Ст.611 б

104

УОТ-08 Перечень профессий с вредными и (или) опасными условиями труда

ДЗН Ст.612 б

УОТ-09 Списки работающих на производстве с вредными и (или) опасными условиями труда

75 л. Ст. 613

УОТ-10 Правила по охране труда работающих инвалидов

ДЗН Ст.616 б

1 2 3 4 5 УОТ-11 Документы (акты, заключения

справки и др.), подтверждающие вредные и (или) опасные условия труда

75 л. ЭПК Ст.617

УОТ-12 Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний

75 л. ЭПК Ст.622

УОТ-13 Документы (программы, списки, протоколы проверки знаний ) об обучении работников по охране труда

5 л. Ст.624

УОТ-14 Протоколы Ростехнадзора по проверке знаний работников, ответственных и эксплуатирующих опасные производственные объекты

5 л. Ст.625

УОТ-15 Сведения об авариях и несчастных случаях


Сведения о несчастных

случаях, связанных с человеческими жертвами - пост.

УОТ-16 Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки) о производственных авариях и несчастных случаях: а) по месту происшествия

75 л. ЭПК Ст.632 а

Связанных с крупным

материальным ущербом и

человеческими жертвами -пост.

УОТ-17 Документы (протоколы, справки, заключения) о вредных и (или) опасных условиях производства, травматизме и профессиональных заболеваниях

75 л. ЭПК Ст.633

УОТ-18 Документы (докладные записки, акты, заключения) об обеспечении рабочих и служащих специальной одеждой, обувью

3 г. Ст.637

При отсутствии других документов о вредных и (или) опасных условиях

труда акты, заключения -75 лет

УОТ-19 Нормы обеспечения специальной одеждой и обувью,

3 г. Ст. 638 б


105

предохранительными приспособлениями

УОТ-20 Списки (ведомости) на выдачу специальной одежды и обуви

1 г. Ст. 639

УОТ-21 Документы (постановления, акты, доклады, справки) о санитарном состоянии организации

5 л.ЭПК Ст. 641

1 2 3 4 5 УОТ-22 Перечни профессий, работники

которых подлежат проведению обязательных периодических медицинских осмотров

ДЗН Ст.645 б

УОТ-23

Переписка о проведении обязательных периодических медицинских осмотров

5 л.

УОТ-24 Анкеты обследования условий труда работников

5 л. ЭПК Ст. 647

УОТ-25 Документы (списки, планы-графики) о ежегодном флюорографическом обследовании работников Университета

3 г. Ст. 914

УОТ-26 Акты на выделение дел и документов к уничтожению

3 г. Ст. 246


УОТ-27 Акты приема-передачи дел и документов, приложения к ним, составленные при смене должностных, ответственных и материально-ответственных лиц

5 л. Ст. 79 б




УОТ-28 Описи дел постоянного хранения, переданные в Архив СПбПУ

3 г. Ст. 248


УОТ-29 Переписка об авариях и несчастных случаях

5 л.ЭПК Ст. 631

УОТ-30 Журнал регистрации несчастных случаев, учета аварий

Пост. Ст. 630

УОТ-31 Журналы учета инструкций по охране труда

10 л. Ст. 626 б

УОТ-32 Журналы проведения вводного инструктажа по охране труда

10 л. Ст. 626 б

УОТ-33 Номенклатура дел Управления До замены новой

Ст. 200 а




106

УОТ-34 Резерв УОТ-35 Резерв УОТ-36 Резерв УОТ-37 Резерв

Номенклатура дел отдела защиты конфиденциальной информации



год


по перечню


1 2 3 4 5 ОЗКИ-01 Приказы, распоряжения,

инструктивные письма Минобрнауки Росии, ФСТЭК России, Роскомнадзора, ФСБ, Правительства Российской Федерации, Правительства Санкт-Петербурга по вопросам защиты конфиденциальной информации (копии)

ДМН Ст. 1 б


России, ФСТЭК России,

Роскомнадзоре, ФСБ,

Правительстве Российской

Федерации и СПб ОЗКИ-02 Приказы ректора по вопросам

защиты конфиденциальной информации (копии)

ДМН Ст. 19 а


ОЗКИ-03 Положение об отделе защиты конфиденциальной информации

ДМН Ст. 55 а

ОЗКИ-04 Должностные инструкции сотрудников отдела

ДМН Ст. 77 а

ОЗКИ-05 Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости) об инвентаризации активов, обязательств

Пост. (1) Ст.427

(1) О товарно-материальных


имуществе) - 5 л. При условии проведения

проверки (ревизии) ОЗКИ-06 Списки уполномоченных лиц -

владельцев сертификатов ключа подписи от организаций

Пост. Ст.240

ОЗКИ-07 Акты об уничтожении машинных носителей персональных данных (конфиденциальной информации)

5 л. П.4.18

приказа от

11.08.2017 № 1357

ОЗКИ-08 Описи дел постоянного хранения, переданные в архив

3 г. Ст. 248 а


107

ОЗКИ-09 Документы (планы, доклады, обзоры, сводки, докладные, служебные записки) предоставляемые работниками отдела руководству и другим структурным подразделениям организации (копии)

5 л. ЭПК Ст. 87-88

1 2 3 4 5 ОЗКИ-10 Номенклатура дел отдела До

замены новой

Ст. 200 а


в архив или уничтожения учтенных по

номенклатуре дел ОЗКИ-11 Резерв ОЗКИ-12 Резерв ОЗКИ-13 Резерв ОЗКИ-14 Резерв

108

4.8. ИНФОРМАЦИОННО-РЕСУРСНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ Номенклатура дел Департамента информационных ресурсов и

технологий



год


по перечню


1 2 3 4 5 ДИРТ-01 Поручения руководства







ДИРТ-02 Положение о Департаменте ДМН Ст. 55 а

ДИРТ-03 Должностные инструкции работников

ДМН Ст.77 а

ДИРТ-04 Номенклатура дел Департамента До замены новой

Ст. 200 а




ДИРТ-05 Резерв ДИРТ-06 Резерв ДИРТ-07 Резерв ДИРТ-08 Резерв

109

4.9. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ СТУДЕНЧЕСКОГО ГОРОДКА СПбПУ



год


по перечню


1 2 3 4 5 Управление Студгородка

СГ-01 Приказы и распоряжения ректора и проректоров по основной деятельности (копии)

ДМН Ст. 19 а



СГ-02 Приказы по личному составу студентов (копии)

ДМН Ст. 19 б


дело № ОД-05 СГ-03 Штатное расписание, изменения

к ниму (копии) ДЗН

Ст. 71 Подлинник в

Планово-финансовом

управлении, дело № ПФУ-01

СГ-04 Должностные инструкции работников

ДМН Ст.77 а

СГ-05 Направления на трудоустройство работников

3 г. Ст. 565

СГ-06 Документы (списки студентов, получающих стипендию, справка о вычете денежных средств за проживание в общежитии)

5 л. Ст. 955



дело № УБУ-15 СГ-07 Документы (зданий, заявки,

акты, переписка о проведении санитарно-гигиенической обработки помещений; о содержании зданий в надлежащем техническом и санитарном состоянии)

3г. Ст. 814

СГ-08 Акты на выделение дел и документов к уничтожению

3 г. Ст. 246


СГ-09 Акты приема-передачи дел и документов, приложения к ним, составленные при смене должностных, ответственных и материально-ответственных лиц

5 л. Ст. 79 б



ответственного лица СГ-10 Описи дел постоянного


3 г. Ст. 248 а


110

1 2 3 4 5 СГ-11 Документы (доклады, обзоры,

сводки, докладные и служебные записки, справки, информация для рассылки и др.) представляемые структурными подразделениями руководству организации


СГ-12 Переписка с другими организациями по основным (профильным) направлениям деятельности (входящая корреспонденция)


СГ-13 Переписка с другими организациями по основным (профильным) направлениям деятельности (исходящая корреспонденция)


СГ-14 Книга учета рабочего времени 5 л. Ст. 586


л. СГ-15 Журнал регистрации

инструктажа по пожарной безопасности

3г. Ст. 870

СГ-16 Журнал аттестации по технике безопасности

5 л. Ст. 626 в

СГ-17 Номенклатура дел Студенческого городка


Ст. 200 а




СГ-18 Резерв СГ-19 Резерв СГ-20 Резерв СГ-21 Резерв

Склад Студгородка СГ-22 Акты списания основных средств

и мягкого инвентаря Пост.

Ст. 427 О товарно-

материальных ценностях (движимом

имуществе) – 5 лет.

СГ-23 Картотека основных средств 5 л. Ст. 459 д


проверок (ревизий)

111

1 2 3 4 5 СГ-24 Картотека материальных запасов 5 л.

Ст. 459 д При условии проведения

проверок (ревизий) СГ-25 Книга «Регистрация прихода

основных средств и материальных запасов»

5 л. Ст. 459 л


проверок (ревизий) СГ-26 Книга «Ведомости по учету

материальных ценностей» 5 л.

Ст. 459 л При условии проведения

проверок (ревизий)

СГ-27 Резерв СГ-28 Резерв СГ-29 Резерв СГ-30 Резерв

Документация по общежитиям СГ-31 Документы (сохранные записки

по выдаче инвентаря мягкого и жесткого)

5 л. Ст. 362


проверки (ревизии) СГ-32 Документы (протоколы

заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости) об инвентаризации и списании материальных ценностей

Пост. Ст. 427

О товарно-материальных


имуществе) – 5 лет.

СГ-33 Договоры найма жилого помещения в общежитии и дополнительные соглашения к ним

5 л. Ст. 445


договора

СГ-34 Журнал кассира (кассовая книга) 5 л. Ст. 459 з


проверки (ревизии) СГ-35 Книга учета рабочего времени 5 л.

Ст. 586 При тяжелых,

вредных и опасных условиях труда – 75

л.

СГ-36 Алфавитная книга хозяйства Пост. Ст. 136

СГ-37

Книги регистрации жильцов (домовые поквартирные книги)

Пост. Ст. 948

Передаются на хранение в


архивы после сноса дома

112

1 2 3 4 5 СГ-38 Журнал инструктажа по охране

труда и технике безопасности студентов

10 л. Ст. 626 б

СГ-39 Журнал инструктажа по охране труда и технике безопасности работников

10 л. Ст. 626

б

СГ-40 Журнал регистрации инструктажа по пожарной безопасности работников

3 г. Ст. 870

СГ-41 Журнал регистрации инструктажа по пожарной безопасности студентов

3 г. Ст. 870

СГ-42 Журнал учета обслуживания газового оборудования

3 г. Ст. 820

СГ-43 Журнал учета хозяйственного имущества (материальных ценностей)

5л. Ст. 459


проверки (ревизии) СГ-44 Резерв СГ-45 Резерв СГ-46 Резерв СГ-47 Резерв

113

4.10. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ДИРЕКЦИИ ИНСТИТУТА (ТИПОВАЯ) Индекс




1 2 3 4 5 ДИ-01 Приказы и инструктивные

письма Министерства образования и науки Российской Федерации по учебно-методическим вопросам (копии)

ДМН Ст. 1 б


России

ДИ-02 Приказы ректора и проректоров по основной деятельности (копии)

ДМН Ст. 19 а


дело № ОД-03 ДИ-03 Приказы ректора и проректоров

университета по личному составу работников (копии)

ДМН Ст.19 б



по студенческому контингенту (российские граждане; все формы обучения) (копии)

ДМН Ст. 19 б



ДИ-05 Приказы ректора и проректоров по контингенту иностранных студентов, поступающих через ВШМОП (копии)

ДМН Ст. 19 б



ДИ-06 Приказы ректора и проректоров по личному составу аспирантов и докторантов

ДМН Ст. 19 б



по стипендиям (копии)

ДМН Ст. 19 а


дело № ОД-05 ДИ-08 Протоколы, постановления,

решения, стенограммы; документы (справки, доклады, информации, докладные записки, сводки, выписки) к ним директорских и расширенных совещаний Института

Пост. Ст. 18 е

Оперативных совещаний –

5л. ЭПК

ДИ-09 Протоколы заседаний аттестационной комиссии


ДИ-10 Протоколы, постановления комиссии по назначению стипендий студентам, документы к ним (представления, заявления, справки)


ДИ-11 Выписки из протоколов Ученого совета Университета (копии)



Ученом совете,

114

дело № УС-3 ДИ-12 Протоколы Ученого совета

Института


1 2 3 4 5 ДИ-13 Положение об Институте ДМН

Ст. 55 а

ДИ-14 Должностные инструкции работников

ДМН Ст.77 а

ДИ-15 Годовой план работы Института по научно-исследовательской работе

Пост. ст. 290

ДИ-16 Основные образовательные программы, в т.ч. учебный план, календарный учебный график, рабочие программы дисциплин (модулей), практик, государственной итоговой аттестации, иные компоненты, а также оценочные и методические материалы

ДМН Ст. 711 б



ДИ-17 Рабочие программы дисциплин, реализуемые другими Институтами

ДМН Ст. 711 б

ДИ-18 Годовой отчёт Института по научно-исследовательской работе

Пост. Ст. 475

ДИ-19 Документы (доклады, обзоры, сводки, служебные записки, справки), представляемые структурными подразделениями руководству


ДИ-20 Документы (служебные записки, справки, сведения) работников структурных подразделений


ДИ-21 Документы (заявления, объяснительные записки, справки, сведения) студентов, направленные директору Института


ДИ-22 Расписание занятий, зачётов, экзаменов

1 г. Ст. 728

ДИ-23 Личные учётные карточки студентов

75 л. Ст. 695 б

ДИ-24 Паспорта групп (учёт успеваемости студентов по курсам)

5 л. Ст. 705

ДИ-25 Зачётные и экзаменационные ведомости, экзаменационные листы (допуски)

5 л. Ст. 705

ДИ-26 Акты об использовании, уничтожении бланков строгой отчетности

3 г. Ст. 206

115

1 2 3 4 5 ДИ-28 Акты приема-передачи дел и


5 л. Ст. 79 б




ДИ-29 Описи дел постоянного хранения, переданные в Архив СПбПУ

3 г. Ст. 248 а


ДИ-30 Переписка с организациями и физическими лицами по основным направлениям деятельности


ДИ-31 Журнал учёта выдачи справок об обучении, о периоде обучения

3 г. Ст. 259 г

ДИ-32 Журнал учёта посещаемости студентов

1 г. Ст. 725

ДИ-33 Журнал учета выдачи студенческих билетов и зачетных книжек

3 г. Ст. 259 г

ДИ-34 Журнал учета документов (письма, авторефераты) ДСП

3 г. Ст. 261


ДИ-35 Книга учета инструктажа по технике безопасности

10 л. Ст. 626 б

ДИ-36 Журнал учета входящей корреспонденции

5 л. Ст. 258 г

ДИ-37 Журнал учета исходящей корреспонденции

5 л. Ст. 258 г

ДИ-38 Номенклатура дел дирекции Института


Ст. 200 а




ДИ-39 Приказы и инструктивные письма Министерства науки и высшего образования Российской Федерации по учебно-методическим вопросам (копии)

ДМН Ст. 1 б


России

ДИ-40 Резерв ДИ-41 Резерв ДИ-42 Резерв

116

4.11. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ КАФЕДРЫ (ТИПОВАЯ) Индекс




1 2 3 4 5 К-01 Приказы и распоряжения ректора

и проректоров по всем видам деятельности (копии)

ДМН Ст. 19 а



К-02 Протоколы заседаний кафедры за учебный год (включая: - отчеты о работе преподавателей; - протоколы утвержденных тем выпускных квалификационных работ)


К-03 Протоколы научно-методических семинаров, конференций


К-04 Положение о кафедре ДМН Ст. 55 а

К-05 Должностные инструкции работников

ДМН Ст.77 а

К-06 План работы кафедры на учебный год

5 л. Ст. 290

При отсутствии годовых планов

работы организации –

постоянно К-07 Основные образовательные

программы, в т.ч. учебный план, календарный учебный график, рабочие программы дисциплин (модулей), практик, государственной итоговой аттестации, иные компоненты, а также оценочные и методические материалы

ДМН Ст. 711 б

оригиналы на кафедре /в высшей

школе

К-08 Планы по научно-методической и учебно-методической работе

Пост. Ст. 290

К-09 Индивидуальные планы работы преподавателей кафедры

1 г. ст. 291

К-10 Годовой план по научно-исследовательской работе студентов

Пост. Ст. 290

Хранятся на кафедре, ведущей

нагрузку К-11 Планы повышения квалификации

профессорско-преподавательского состава

5 л. Ст. 719 а

117

1 2 3 4 5 К-12 Планы защиты докторских и

кандидатских диссертаций (включая данные о специальностях аспирантуры, об аспирантах и соискателях кафедры, о защищенных диссертациях)

5 л. Ст. 719 а

К-13 Годовой отчет о работе кафедры Пост. Ст. 475

К-14 Годовой отчет о научно-исследовательской работе кафедры (темы, сроки, объем финансирования)

Пост. Ст. 475

К-15 Отчеты студентов о прохождении практики

1 г. Ст. 730

К-16 Рецензии, отзывы и заключения на учебники, учебные пособия кафедры

5 л. ЭПК Ст. 713

К-17 Расчет учебной нагрузки на текущий учебный год и план ее распределения по преподавателям

1 г. Ст. 726


75 лет

К-18 Расписание занятий преподавателей

1 г. Ст. 728

К-19 Ведомости учета почасовой работы преподавателей

ДМН Ст. 726

В течение реализации

образовательной программы

К-20 Лабораторные, контрольные и расчетно-графические работы, рефераты, эссе студентов

1 г. Ст. 716

К-21 Курсовые работы (проекты) студентов

1 г. Ст. 716

К-22 Выпускные квалификационные работы студентов (с рецензиями и отзывами на ВКР)

5 л. ЭК Электронный вариант в ИБК

К-23 Рецензии, отзывы, заключения работников кафедры на работы, присланные из других организаций

5 л. ЭПК Ст. 713

К-24 Документы (письма, авторефераты) для служебного пользования

3 г. Ст. 261


К-25 Ведомости по учету материальных ценностей

5 л. Ст. 427


проверок (ревизий) К-26

Документы (служебные записки, справки, сведения) работников кафедры


1 2 3 4 5

118

К-27 Документы (список оборудования с техническими параметрами, акт приемки-передачи оборудования, решение заседания кафедры о пригодности оборудования к учебному процессу) об обеспеченности учебного процесса специализированным и лабораторным оборудованием по каждой основной образовательной программе

3 г. Ст. 718

К-28 Акты на выделение дел и документов к уничтожению

3 г. Ст. 246


К-29 Акты приема-передачи дел и документов, приложения к ним, составленные при смене должностных, ответственных и материально-ответственных лиц

5 л. Ст. 79 б




К-30 Описи дел постоянного хранения, переданные в Архив СПбПУ

3 г. Ст. 248 а


К-31 Список публикаций (учебники, учебные пособия, монографии)

ДМН Ст. 535

К-32 Переписка с организациями и физическими лицами по основным направлениям деятельности кафедры


К-33 Книга учета инструктажа по технике безопасности

3 г. Ст. 870

К-34 Журнал контрольных посещений занятий заведующим кафедрой

2 г. ЭК

К-35 Книга регистрации научно-исследовательских отчетов

5 л. Ст. 525

К-36 Книга учета библиотечного фонда кафедры (включая научные журналы, рекомендуемые по образовательным программам кафедры)

До ликвидац

ии библиоте

ки ст. 532

К-37 Номенклатура дел кафедры До замены новой

Ст. 200 а




1 2 3 4 5 К-38 Резерв К-39 Резерв

119

К-40 Резерв К-41 Резерв

4.12. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ВЫСШЕЙ ШКОЛЫ (ТИПОВАЯ) Индекс


Срок хранения и Примечание

120

№ статей по перечню

1 2 3 4 5 ВШ-01 Приказы и распоряжения ректора

и проректоров по всем видам деятельности (копии)

ДМН Ст. 19 а



ВШ-02 Протоколы заседаний высшей школы за учебный год (включая: - отчеты о работе преподавателей; - протоколы утвержденных тем выпускных квалификационных работ)


ВШ-03 Протоколы научно-методических семинаров, конференций


ВШ-04 Положение о высшей школе ДМН Ст. 55 а

ВШ-05 Должностные инструкции работников

ДМН Ст.77 а

ВШ-06 План работы высшей школы на учебный год

5 л. Ст. 290

При отсутствии годовых планов

работы организации –

постоянно ВШ-07 Основные образовательные

программы, в т.ч. учебный план, календарный учебный график, рабочие программы дисциплин (модулей), практик, государственной итоговой аттестации, иные компоненты, а также оценочные и методические материалы

ДМН Ст. 711 б

ВШ-08 Планы по научно-методической и учебно-методической работе

Пост. Ст. 290

ВШ-09 Индивидуальные планы работы преподавателей высшей школы

1 год Ст. 291

ВШ-10 Годовой план по научно-исследовательской работе студентов

Пост. Ст. 290


нагрузку ВШ-11 Планы повышения квалификации

профессорско-преподавательского состава

5 л. Ст. 719 а

1 2 3 4 5 ВШ-12 Планы защиты докторских и

кандидатских диссертаций (включая данные о специальностях аспирантуры, об

5 л. Ст. 719 а

121

аспирантах и соискателях, о защищенных диссертациях)

ВШ-13 Годовой отчет по научно-исследовательской работе студентов

Пост. Ст. 475


нагрузку ВШ-14 Годовой отчет о работе высшей

школы Пост.

Ст. 475

ВШ-15 Годовой отчет о научно-исследовательской работе высшей школы (темы, сроки, объем финансирования)

Пост. Ст. 475

ВШ-16 Отчеты студентов о прохождении практик

5 л. ЭПК Ст. 730

ВШ-17 Индивидуальные программы сдачи кандидатских экзаменов по специальным дисциплинам

2 г. ЭК

ВШ-18 Рецензии, отзывы и заключения на учебники, учебные пособия высшей школы

5 л. ЭПК Ст. 713

ВШ-19 Расчет учебной нагрузки на текущий учебный год и план ее распределения по преподавателям

5 л. Ст. 726


75 лет

ВШ-20 Расписание занятий преподавателей

1 г. Ст. 728

ВШ-21 Лабораторные, контрольные и расчетно-графические работы, рефераты, эссе студентов

1 г. Ст. 716

ВШ-22 Курсовые работы (проекты) студентов

1 г. Ст. 716

ВШ-23 Выпускные квалификационные работы студентов (с рецензиями и отзывами на ВКР)

5 л. ЭК

ВШ-24 Рецензии, отзывы, заключения работников высшей школы на работы, присланных из других организаций

5 л. ЭПК Ст. 713

ВШ-25 Документы (задания, переписка, характеристика, отзывы) о проведении преддипломной практики студентов

5 л. ЭПК Ст. 730

ВШ-26 Список состава высшей школы 5 л. ЭПК Ст. 561

ВШ-27

Документы (паспорта сессии, ведомости) по итоговой аттестации

5 л. Ст. 705

1 2 3 4 5 ВШ-28 Документы (письма,

авторефераты) для служебного пользования

3 г. Ст. 261


122

ВШ-29 Ведомости по учету материальных ценностей

5 л. Ст. 427


проверок (ревизий) ВШ-30 Документы (служебные записки,

справки, сведения) работников высшей школы


ВШ-31 Документы (список оборудования с техническими параметрами, акт приемки-передачи оборудования, решение заседания кафедры о пригодности оборудования к учебному процессу) об обеспеченности учебного процесса специализированным и лабораторным оборудованием по каждой основной образовательной программе

3 г. Ст. 718

ВШ-32 Акты на выделение дел и документов к уничтожению

3 г. Ст. 246


ВШ-33 Акты приема-передачи дел и документов, приложения к ним, составленные при смене должностных, ответственных и материально-ответственных лиц

5 л. Ст. 79 б




ВШ-34 Описи дел постоянного хранения, переданные в Архив СПбПУ

3 г. Ст. 248 а


ВШ-35 Список публикаций (учебники, учебные пособия, монографии)

После замены новым Ст. 532

ВШ-36 Переписка с организациями и физическими лицами по основным направлениям деятельности высшей школы


ВШ-37 Журнал учета посещений занятий студентами высшей школы

1 г. Ст. 725

ВШ-38 Книга учета инструктажа по технике безопасности

3 г. Ст. 870

ВШ-39 Книга регистрации научно-исследовательских отчетов

5 л. Ст. 525

1 2 3 4 5 ВШ-40 Книга учета библиотечного

фонда кафедры (включая научные журналы, рекомендуемые по



ки

123

образовательным программам высшей школы)

ст. 532

ВШ-41 Номенклатура дел высшей школы До замены новой

Ст. 200 а




ВШ-42 Резерв ВШ-43 Резерв ВШ-44 Резерв ВШ-45 Резерв

4.13. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ВЫСШЕЙ ШКОЛЫ ТЕХНОСФЕРНОЙ БЕЗОПАСНОСТИ


Заголовок дела Кол-во дел за год


перечню


1 2 3 4 5

124

ВШТБ-01 Приказы и инструктивные письма Министерства образования и науки Российской Федерации по учебно-методическим вопросам (копии)

ДМН Ст. 1 б


России

ВШТБ-02 Приказы ректора и проректоров по основной деятельности (копии)

ДМН Ст. 1 а


дело № ОД-03 ВШТБ-03 Приказы ректора и проректоров

по личному составу работников (копии)

ДМН Ст. 19 б



по студенческому контингенту (российские граждане, все формы обучения) (копии)

ДМН Ст. 19 б



ВШТБ-05 Приказы ректора и проректоров по студенческому контингенту иностранных студентов, поступающих через ВШМОП (копии)

ДМН Ст. 19 б



ВШТБ-06 Приказы ректора и проректоров по личному составу аспирантов (копии)

ДМН Ст. 19 б



по стипендиям (копии) ДМН

Ст. 19 а Подлинники в Канцелярии,

дело № ОД-05 ВШТБ-08 Протоколы, постановления,

решения, стенограммы; документы (справки, доклады, информационные материалы, докладные записки, сводки, выписки) к ним совещаний ВШТБ

Пост Ст.18 д

ВШТБ-09 Протоколы заседаний аттестационной комиссии

Пост Ст.18 д

ВШТБ-10 Протоколы, постановления комиссии по назначению стипендий студентам, документы к ним (представления, заявления, справки)


ВШТБ-11 Выписки из протоколов Ученого совета (копии)



Ученом совете , дело №УС-3

1 2 3 4 5

ВШТБ-12 Протоколы заседаний ВШБТ Пост. Ст.18 д

ВШТБ-13 Положение о ВШТБ ДМН Ст. 55 а

ВШТБ-14 Должностные инструкции работников

ДМН Ст. 77 а

ВШТБ-15 Годовой план работы ВШТБ Пост.

125

Ст.290 ВШТБ-16 Годовой план работы ВШТБ по

научно-исследовательской работе

Пост. Ст. 290

ВШТБ-17 Основные образовательные программы, в т.ч. учебный план, календарный учебный график, рабочие программы дисциплин (модулей), практик, государственной итоговой аттестации, иные компоненты, а также оценочные и методические материалы

ДМН Ст. 711 б

ВШТБ-18 Годовой отчёт о работе высшей школы

Пост. Ст.475

ВШТБ-19 Годовой отчёт высшей школы по научно-исследовательской работе

Пост. Ст.475

ВШТБ-20 Документы (доклады, обзоры, сводки, служебные записки, справки), представляемые структурными подразделениями руководству организации

5л. ЭПК Ст.87

ВШТБ-21 Документы (служебные записки, справки, сведения) работников структурных подразделений

5л. ЭПК Ст.88

ВШТБ-22 Заявления, объяснительные записки, справки и сведения студентов директору школы

5л. ЭПК Ст.88

ВШТБ-23 Расписание занятий, зачётов, экзаменов

1 г. Ст. 728

ВШТБ-24 Личные учётные карточки студентов

75 л. Ст.695 б

ВШТБ-25 Паспорта групп (учёт успеваемости студентов по курсам)

5 л. Ст.705

ВШТБ-26 Зачётные и экзаменационные ведомости, экзаменационные листы (допуски)

5 л. Ст. 705

ВШТБ-27

Акт об использовании, уничтожении бланков строгой отчетности

3 г. Ст.206

1 2 3 4 5 ВШТБ-28 Акт на выделение дел и

документов к уничтожению (копии)

3 г. Ст.246


ВШТБ-29 Акт приема – передачи дел и документов, приложения к ним, составленные при смене должностных, ответственных и материально-ответственных лиц

5 л. Ст.79 б



ответственного лица;

126

ВШТБ-30 Описи дел постоянного хранения, переданные в Архив СПбПУ (копии)

3 г. Ст. 248 а


ВШТБ-31 Переписка с организациями и физическими лицами по основным направлениям деятельности

ЭПК 5л Ст. 35

ВШТБ-32 Журнал учёта выдачи справок об обучении

3 г. Ст.259

ВШТБ-33 Журнал учета посещаемости студентов

1 г. Ст. 725

ВШТБ-34 Журнал учета присвоения номера личного дела иностранным студентам

5 л. ЭК

ВШТБ-35 Журнал учёта выдачи студенческих билетов и зачётных книжек

3 г. Ст.259

ВШТБ-36

Журнал учёта документов (письма, авторефераты) ДСП


ВШТБ-37 Книга учёта инструктажа по технике безопасности

3 г. Ст 870

ВШТБ-38 Журнал учета входящей корреспонденции

5 л. Ст.258 г

ВШТБ-39 Журнал учета исходящей корреспонденции

5 л. Ст.258 г

ВШТБ-40 Номенклатура дел ВШТБ До замены новыми Ст. 200 а




ВШТБ-41 Приказы и инструктивные письма Министерства науки и высшего образования Российской Федерации по учебно-методическим вопросам (копии)

ДМН Ст. 1 б


России

ВШТБ-42 Резерв ВШТБ-43 Резерв ВШТБ-44 Резерв

4.14. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ВЫСШЕЙ ШКОЛЫ БИОТЕХНОЛОГИИ И ПИЩЕВЫХ ТЕХНОЛОГИЙ


Заголовок дела Кол-во дел за год


перечню


1 2 3 4 5 ВШБТПТ-

01

Приказы и инструктивные письма Министерства образования и науки Российской Федерации по учебно-методическим вопросам (копии)

ДМН Ст. 1 б


России

127

ВШБТПТ -02

Приказы ректора и проректоров по основной деятельности (копии)

ДМН Ст. 1 а


дело № ОД-03 ВШБТПТ

-03 Приказы ректора и проректоров по личному составу работников (копии)

ДМН Ст. 19 б


дело № ОД-06 ВШБТПТ-

04 Приказы ректора и проректоров по студенческому контингенту (российские граждане, все формы обучения) (копии)

ДМН Ст. 19 б



ВШБТПТ-05

Приказы ректора и проректоров по студенческому контингенту иностранных студентов, поступающих через ВШМОП (копии)

ДМН Ст. 19 б



ВШБТПТ-06

Приказы ректора и проректоров по личному составу аспирантов (копии)

ДМН Ст. 19 б



07 Приказы ректора и проректоров по стипендиям (копии)

ДМН Ст. 19 а



08 Протоколы, постановления, решения, стенограммы; документы (справки, доклады, информации, докладные записки, сводки, выписки) к ним совещаний ВШБПТ

Пост Ст.18 д

ВШБТПТ-09

Протоколы заседаний аттестационной комиссии

Пост Ст.18 д

ВШБТПТ-10

Протоколы, постановления комиссии по назначению стипендий студентам, документы к ним (представления, заявления, справки)


ВШБТПТ-11

Выписки из протоколов Ученого совета (копии)



Ученом совете, дело №УС-3

1 2 3 4 5 ВШБТПТ-

12 Протоколы заседаний ВШБТиПТ Пост.

Ст.18 д

ВШБТПТ-13

Положение о ВШБТиПТ ДМН Ст. 55 а

ВШБТПТ-14


ДМН Ст. 77 а

ВШБТПТ-15

Годовой план работы ВШБТиПТ Пост. Ст.290

ВШБТПТ-16

Годовой план работы ВШБТиПТ по научно-исследовательской работе

Пост. Ст. 290

128

ВШБТПТ-17

Основные образовательные программы, в т.ч. учебный план, календарный учебный график, рабочие программы дисциплин (модулей), практик, государственной итоговой аттестации, иные компоненты, а также оценочные и методические материалы

ДМН Ст. 711 б

ВШБТПТ-19

Годовой отчёт высшей школы по научно-исследовательской работе

Пост. Ст.475

ВШБТПТ-20

Документы (доклады, обзоры, сводки, служебные записки, справки), представляемые структурными подразделениями руководству

5л. ЭПК Ст.87

ВШБТПТ-21

Документы (служебные записки, справки, сведения) работников структурных подразделений

5л. ЭПК Ст.88

ВШБТПТ-22

Заявления, объяснительные записки, справки и сведения студентов директору школы

5л. ЭПК Ст.88

ВШБТПТ-23

Расписание занятий, зачётов, экзаменов

1 г. Ст. 728

ВШБТПТ Личные учётные карточки студентов

75 л. Ст.695 б

ВШБТПТ-24

Паспорта групп (учёт успеваемости студентов по курсам)

5 л. Ст.705

ВШБТПТ-25

Зачётные и экзаменационные ведомости, экзаменационные листы (допуски)

5 л. Ст. 705

ВШБТПТ-26

Акт об использовании, уничтожении бланков строгой отчетности

3 г. Ст.206

ВШБТПТ-27

Акт на выделение дел и документов к уничтожению (копии)

3 г. Ст.246


1 2 3 4 5 ВШБТПТ-

28 Акты приема – передачи дел и документов, приложения к ним, составленные при смене должностных, ответственных и материально-ответственных лиц

5 л. Ст.79 б



ответственного лица;

ВШБТПТ-29

Описи дел постоянного хранения, переданные в Архив СПбПУ (копии)

3 г. Ст. 248 а


ВШБТПТ-30

Переписка с организациями и физическими лицами по основным направлениям деятельности

ЭПК 5л Ст. 35

129

ВШБТПТ-31

Журнал учёта выдачи справок об обучении

3 г. Ст.259

ВШБТПТ-32

Журнал учета посещаемости студентов

1 г. Ст. 725

ВШБТПТ-33

Журнал учета присвоения номера личного дела иностранным студентам

5 л. ЭК

ВШБТПТ-34

Журнал учёта выдачи студенческих билетов и зачётных книжек

3 г. Ст.259

ВШБТПТ Журнал учёта документов (письма, авторефераты) ДСП


ВШБТПТ-35

Книга учёта инструктажа по технике безопасности

3 г. Ст 870

ВШБТПТ-36

Журнал учета поступающей корреспонденции

5 л. Ст.258 г

ВШБТПТ-37

Журнал учета отправляемой корреспонденции

5 л. Ст.258 г

ВШБТПТ-38

Номенклатура дел ВШБТиПТ До замены новыми Ст. 200 а


в Архив СПбПУ или


номенклатуре дел ВШБТПТ-

39 Приказы и инструктивные письма Министерства науки и высшего образования Российской Федерации по учебно-методическим вопросам (копии)

ДМН Ст. 1 б


России

ВШБТПТ-40

Резерв

ВШБТПТ-41

Резерв

ВШБТПТ-42

Резерв

4.15. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ УНИВЕРСИТЕТСКОГО ПОЛИТЕХНИЧЕСКОГО КОЛЛЕДЖА



год


по перечню


1 2 3 4 5 УПК-01

Приказы ректора и проректоров по личному составу работников (копии)

ДМН Ст. 19 б



УПК-02

Положение об Университетском политехническом колледже

ДМН Ст. 55 а

130

УПК-03


ДМН Ст. 77 а

УПК-04

Оперативные учебные планы работы по специальностям


УПК-05 Отчеты о работе Государственных аттестационных комиссий по всем отделениям


УПК-06

Отчет о работе колледжа за учебный год

Пост. Ст. 475

УПК-07

Отчеты по форме федерального статистического наблюдения СПО (среднее специальное образование) -1


УПК-08

Учебно-методические пособия (документы), регламентирующие деятельность колледжа


УПК-09

Примерные образовательные программы дисциплин по специальностям (долгосрочные, целевые)


УПК-10 Учебные программы, планы, задания по специальностям


УПК-11

Примерные образовательные программы (общеобразовательный цикл)


УПК-12

Учебные программы, планы, задания (общеобразовательный цикл)


УПК-13

Учебно-методические пособия ( комплекс пособий по специальностям)


1 2 3 4 5 УПК-14

Ведомости учета часов работы преподавателей за год (часовая нагрузка)

5 л. Ст. 726


75 л.

УПК-15

Ведомости учета часов работы преподавателей за год по группам (часовая нагрузка)

5 л. Ст. 726


75 л.

УПК-16

Ведомости учета часов работы преподавателей за год по комиссиям (часовая нагрузка)

5 л. Ст. 726


75 л.

УПК-17 Расписание занятий, экзаменов 1 г. Ст. 728

131

УПК-18 Договоры на обучение в колледже

5 л. ЭПК Ст. 436


договора УПК-19 Личные дела студентов 75 л. ЭПК

Ст. 656 б

УПК-20 Подлинные личные документы об образовании

До востре-бования Ст. 664

Невостребованные-75 л.

УПК-21 Экзаменационные ведомости 5 л. Ст. 705

УПК-22 Экзаменационные билеты по дисциплинам


УПК-23 Паспорта групп (учет успеваемости студентов по курсам)

5 л. Ст. 705

УПК-24

Описи на личные дела зачисленных студентов, переданные в Архив СПбПУ

3 г. Ст. 248 а


УПК-25

Акты списания бланков дипломов, академических справок, удостоверений

3 г. Ст. 206

УПК-26 Описи дел постоянного хранения, переданные в Архив СПбПУ

3 г. Ст. 248 а


УПК-27 Акты приема-передачи дел и документов, приложения к ним, составленные при смене должностных, ответственных и материально-ответственных лиц

5 л. Ст. 79 б




1 2 3 4 5 УПК-28


3 г. Ст. 246


УПК-29

Документы (доклады, обзоры, сводки, докладные и служебные записки, справки, информация для рассылки и др.) представляемые структурными подразделениями руководству организации


132

УПК-30

Переписка с вышестоящей организацией по основным (профильным) направлениям деятельности колледжа


УПК-31

Переписка с другими организациями по основным (профильным) направлением деятельности колледжа


УПК-32 Книга регистрации выдачи дипломов

75 л. ЭК

УПК-33 Книга регистрации дубликатов дипломов

75 л. ЭК

УПК-34 Журнал учета выдачи академических справок

3 г. Ст. 259 г

УПК-35 Алфавитная книга хозяйства (учета студентов)

Пост. Ст. 136

УПК-36 Журнал регистрации актов апелляционной комиссии

5 л. Ст. 258 г

УПК-37

Журнал регистрации (поступающих) документов (документы абитуриентов, поступающих в колледж)

5 л. Ст. 258 г

УПК-38 Журналы по группам 5 л. Ст. 732


УПК-39

Журнал инструктажа по охране труда и технике безопасности учащихся

10 л. Ст. 626 б

УПК-40

Журнал инструктажа по охране труда и технике безопасности работников

10 л. Ст. 626

б

УПК-41

Журнал регистрации инструктажа по пожарной безопасности работников

3 г. Ст. 870

1 2 3 4 5 УПК-42

Журнал регистрации инструктажа по пожарной безопасности учащихся

3 г. Ст. 870

УПК-43

Личные дела (заявления, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.) работников Университета


133

УПК-44 Трудовые книжки преподавателей, рабочих и служащих

До востребов

ания Ст. 665

Невостребованные не менее 75 л.

УПК-45 Номенклатура дел Университетского политехнического колледжа


Ст. 200 а




УПК-46 Резерв УПК-47 Резерв УПК-48 Резерв УПК-49 Резерв

4.16. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ЕСТЕСТВЕННО-НАУЧНОГО ЛИЦЕЯ



год


по перечню


1 2 3 4 5 ЕНЛ-01 Приказы и инструктивные

письма Министерства образования и науки Российской Федерации по вопросам среднего (полного) общего образования (копии)

ДМН Ст. 1 б


России

134

ЕНЛ-02 Приказы и распоряжения ректора и проректоров вуза по вопросам среднего (полного) общего образования (копии)

ДМН Ст. 19 а



ЕНЛ-03 Приказы и распоряжения ректора и проректоров по основной деятельности (копии)

ДМН Ст. 19 а


дело № ОД-03 ЕНЛ-04 Распоряжения директора лицея

по основной деятельности Пост.

Ст. 19 а

ЕНЛ-05 Распоряжения директора лицея по административно-хозяйственной деятельности

5 л. Ст. 19 в

ЕНЛ-06 Протоколы заседания Совета лицея и документы (постановления, решения, рекомендации, резолюции) к ним


ЕНЛ-07 Протоколы заседаний экзаменационных комиссий лицея


ЕНЛ-08 Положение о Естественно-научном лицее

ДМН Ст. 55 а

ЕНЛ-09 Должностные инструкции работников

ДМН Ст. 77 а

ЕНЛ -10 Утвержденные учебные планы и программы, разработанные в лицее


ЕНЛ-11 Правила внутреннего распорядка лицея


ЕНЛ-12 Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки) о производственных авариях и несчастных случаях: а) по месту происшествия

75 л. ЭПК Ст.632

Связанных с крупным

материальным ущербом и

человеческими жертвами-пост.

1 2 3 4 5 ЕНЛ-13 Личные дела учащихся лицея 75 л. ЭПК

Ст. 656

ЕНЛ-14 Акты проверки готовности лицея к новому учебному году

5 л. ЭПК Ст. 603

ЕНЛ-15 Протоколы, постановления, решения, документы (планы, протоколы заседаний общешкольного родительского комитета) о работе с родителями учащихся лицея

Пост. Ст. 18 г

ЕНЛ-16 Экзаменационные работы учащихся

1 г. Ст. 716

135

ЕНЛ-17 Документы по аттестации педагогических работников (протоколы, ведомости, списки и др.)

5 л. Ст. 705

ЕНЛ-18 Описи дел постоянного хранения, переданные в Архив СПбПУ

3 г. Ст. 248


ЕНЛ-19 Акты приема-передачи дел и документов, приложения к ним, составленные при смене должностных, ответственных и материально-ответственных лиц

5 лет Ст. 79 б




ЕНЛ-20 Акты на выделение дел и документов к уничтожению

3 г. Ст.246


ЕНЛ-21 Алфавитная книга учащихся лицея

Пост. Ст. 136

ЕНЛ-22 Книга учета выдачи медалей учащимся лицея.

Пост. Ст. 736

ЕНЛ-23 Журнал регистрации выдачи аттестатов о среднем (полном) общем образовании

5 л. Ст. 706

ЕНЛ-24 Инвентарная книга библиотеки лицея



ки Ст. 532

ЕНЛ-25 Книга учета выдачи похвальных листов и грамот

5 л. Ст. 259

ЕНЛ-26 Журнал регистрации входящей корреспонденции

3 г. Ст. 258 г

ЕНЛ-27 Журнал регистрации исходящей корреспонденции

3 г. Ст. 258 г

1 2 3 4 5 ЕНЛ-28 Классные журналы 5 л.

Ст. 705

ЕНЛ-29 Журнал учета пропущенных и замещенных уроков

1 г. Ст. 725

ЕНЛ-30 Журнал учета проведения факультативных занятий

1 г. Ст. 723

ЕНЛ-31 Номенклатура дел Естественно-научного лицея


Ст. 200 а




136

ЕНЛ-32 Приказы и инструктивные письма Министерства науки и высшего образования Российской Федерации по вопросам среднего (полного) общего образования (копии)

ДМН Ст. 1 б


России

ЕНЛ-33 Резерв ЕНЛ-34 Резерв ЕНЛ-35 Резерв

4.17. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ДОМА УЧЕНЫХ В ЛЕСНОМ



год


по перечню


1 2 3 4 5 ДУ-01 Приказы и распоряжения


ДМН Ст. 19 а


дело № ОД-03 ДУ-02 Приказы и распоряжения

ректора и проректоров по личному составу студентов (копии)

ДМН Ст. 19 б



137

ДУ-03 Распоряжения директора Дома ученых в Лесном по административно-хозяйственным вопросам

5 л. Ст. 19 в

ДУ-04 Протоколы собраний трудового коллектива Дома ученых в Лесном

5 л. Ст. 18 з

При сложной структуре

организации (структура в

структуре) – 5л., ЭПК

ДУ-05 Штатное расписание Дома ученых в Лесном, изменения к ниму (копии)

ДМН Ст. 71



дело №ПФУ-01 ДУ-06 Положение о Доме ученых в

Лесном ДМН

Ст. 55 а

ДУ-07 Должностные инструкции работников

ДМН Ст. 77 а

ДУ-08 Документы (сметы, отчеты, калькуляции расходов) по Дому ученых в Лесном


ДУ-09 Акты списания библиотечного фонда Дома ученых в Лесном

10 л. Ст. 531

После проверки библиотечного

фонда ДУ-10 Графики предоставления

отпусков 1 г.

Ст. 693

ДУ-11 Акты на выделение дел и документов к уничтожению

3 г. Ст. 246

ДУ-12 Акты приема-передачи дел и документов, приложения к ним, составленные при смене должностных, ответственных и материально-ответственных лиц

5 л. Ст. 79 б




1 2 3 4 5 ДУ-13 Списки слушателей курсов 5 л.

Ст. 732 После окончания

обучения ДУ-14 Инвентаризационные описи по

основным средствам и товарно-материальным ценностям

Пост. Ст. 427

О движимом имуществе– 5л. При условии проведения проверки (ревизии)

ДУ-15 Паспорта на объекты основных средств

5 л. ЭПК Ст. 803

После списания оборудования

ДУ-16 Договоры об оказании дополнительных образовательных услуг со слушателями курсов

5 л. ЭПК Ст. 436


договора

138

ДУ-17 Договоры о проведении мероприятий в Доме ученых в Лесном

5 л. ЭПК Ст. 436


договора ДУ-18 Договоры обслуживания

оборудования 5 л. ЭПК

Ст. 436 После истечения срока действия

договора ДУ-19 Договоры на покупку товарно-

материальных ценностей (копии) ДМН

Ст. 436 Подлинники в Управлении


дело №УБУ-49 ДУ-20 Договоры о размещении рекламы

(копии) ДМН

Ст. 544

ДУ-21 Инструкции по охране труда 3 г. Ст. 27 б


ДУ-22 Документы (доклады, обзоры, сводки, докладные, служебные записки, справки) представляемые структурными подразделениями руководству организации


ДУ-23 Документы (служебные записки, справки, сведения) работников структурных подразделений


ДУ-24 Переписка с другими организациями по основным (профильным) направлениям деятельности (поступающая документация)


ДУ-25 Переписка с другими организациями по основным (профильным) направлениям деятельности (отправляемая документация)


1 2 3 4 5 ДУ-26 Книга учета основных средств 5 л.

Ст. 459 д После ликвидации основных средств.


проверки (ревизии) ДУ-27 Книга учета товарно-

материальных ценностей 5 л.


проверки (ревизии) ДУ-28 Книга учета материально-

имущественных ценностей 5 л.


проверки (ревизии) ДУ-29 Журнал кассира 5 л.

Ст. 459 з При условии проведения


139

ДУ-30 Журнал регистрации служебных записок

5 л. Ст. 258 е

ДУ-31 Журнал регистрации поступающей/отправляемой корреспонденции

5 л. Ст. 258 г

ДУ-32 Журнал регистрации заявлений на имя директора

5 л. Ст. 258 е

ДУ-33 Журнал учета инструктажа по технике безопасности

10 л. Ст. 626 б

ДУ-34 Журнал регистрации флюорографического обследования работников

3 г. Ст. 914

ДУ-35 Номенклатура дел Дома ученых в Лесном


Ст. 200 а




ДУ-36 Резерв ДУ-37 Резерв ДУ-38 Резерв ДУ-39 Резерв

4.18. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ИНСТИТУТА ДОПОЛНИТЕЛЬНОГО

ОБРАЗОВАНИЯ



год


по перечню


1 2 3 4 5 ИДО-01 Приказы и инструктивные

письма Министерства образования и науки Российской Федерации по вопросам дополнительного образования (копии)

ДМН Ст. 1 б


России

ИДО-02 Приказы ректора и проректоров по основной деятельности в сфере дополнительного образования (копии)

ДМН Ст. 19 а



140

ИДО-03 Приказы ректора и проректоров Университета по личному составу работников Института (копии)

ДМН Ст.19 б



ИДО-04 Приказы ректора и проректоров по контингенту обучающихся Института

ДМН Ст. 19 б


дело № ОД-05 ИДО-05 Протоколы, постановления,

решения директорских и расширенных совещаний Института; документы к ним (справки, доклады, информации, докладные записки, сводки, выписки)

Пост. Ст. 18 е

Оперативных совещаний – 5л.

ЭПК

ИДО-06 Выписки из протоколов Ученого совета Университета, касающиеся вопросов дополнительного образования



Ученом совете, дело № УС-3

ИДО-07 Положение об Институте ДМН Ст. 55 а

ИДО-08 Положения, инструкции, регламенты, правила, методические рекомендации и указания, разработанные Институтом


ИДО-09 Должностные инструкции работников Института

ДМН Ст.77 а

ИДО-10 Годовой план работы Института Пост. ст. 290

ИДО-11 Годовой отчёт о работе Института

Пост. Ст. 475

1 2 3 4 5 ИДО-12 Документы (доклады, обзоры,

сводки, служебные записки, справки), представляемые структурными подразделениями руководству Института


ИДО-13 Документы (служебные записки, справки, сведения) работников структурных подразделений Института


ИДО-14 Утвержденные учебные планы и дополнительные образовательные программы

ДМН Ст. 711

а,б

ИДО-15 Договоры об образовании на обучение по дополнительным образовательным программам

5 л. Ст. 721

ИДО-16 Документы (заявления слушателей о согласии на обработку персональных данных,

75 л. ЭПК Ст. 666

141

сведения, уведомления) о субъекте персональных данных

ИДО-17 Личные дела обучающихся 75л. ЭПК/35-

11

ИДО-18 Списки обучающихся по группам 5 л. Ст. 732


ИДО-19 Документы (заявления, объяснительные записки, справки, сведения) обучающихся


ИДО-20 Учебно-методические пособия и другая учебная литература, изданная в Институте


ИДО-21 Экзаменационные билеты по учебным курсам дополнительных образовательных программ

3 г. Ст. 566

ИДО-22 Документы (протоколы, ведомости, копии приказов, распоряжений) перезачета/переаттестации дисциплин

5 л. Ст. 705

ИДО-23 Расписания занятий, зачётов, экзаменов

1 г. Ст. 728

ИДО-24 Зачётные и экзаменационные ведомости промежуточных аттестаций

5 л. Ст. 705

ИДО-25 Итоговые аттестационные работы отчисленных слушателей

5 л. ЭПК В ПЗ входят задание, рецензия и

отзыв

1 2 3 4 5 ИДО-26 Документы (сводные протоколы,

отчеты председателей, ведомости) итоговых аттестационных комиссий

Пост. 18 д

ИДО-27 Документы (извещения, заявки, уведомления и др.) об участии в конкурсных процедурах на оказание дополнительных образовательных услуг

Пост. Ст. 280

По отклоненным заявкам – 55 л.

ЭПК

ИДО-28 Переписка с организациями и физическими лицами по основным направлениям деятельности


ИДО-29 Журнал учёта выдачи справок об обучении

3 г. Ст. 259 г

ИДО-30 Журнал учёта посещаемости занятий

1 г. Ст. 725

ИДО-31 Журнал учета документов (письма, авторефераты) ДСП

3 г. Ст. 261


142

ИДО-32 Книга учета инструктажа по технике безопасности

10 л. Ст. 626 б

ИДО-33 Журнал учета входящей корреспонденции

5 л. Ст. 258 г

ИДО-34 Журнал учета исходящей корреспонденции

5 л. Ст. 258 г

ИДО-35 Журнал регистрации договоров об образовании на обучение по дополнительным общеобразовательным программам

5 л. Ст. 459 г

ИДО-36 Журнал регистрации договоров об образовании на обучение по дополнительным профессиональным программам

5 л. Ст. 459 г

ИДО-37 Журнал учета выдачи обучающимся справок-вызовов на учебные сессии, справок по вопросам обучения

5 л. Ст. 695 д

ИДО-38 Книга регистрации выдачи ведомостей и документов об обучении и/или квалификации

5 л. Ст. 252

ИДО-39 Книга регистрации (ведомости) выдачи сертификатов об обучении

5 л. Ст. 734

ИДО-40 Книга регистрации (ведомости) выдачи удостоверений о повышении квалификации

5 л. Ст. 734

1 2 3 4 5 ИДО-41 Книга регистрации (ведомости)

выдачи дипломов о профессиональной переподготовке

5 л. Ст. 734

ИДО-42

Ведомости по учету материальных ценностей

5 л. Ст. 427

При условии проведения проверок

ИДО-43 Акты об использовании, уничтожении бланков строгой отчетности

3 г. Ст. 206

ИДО-44 Акты о выделении дел и документов к уничтожению

3 г. Ст. 246


ИДО-45 Акты приема-передачи дел и документов, приложения к ним, составленные при смене должностных, ответственных и материально-ответственных лиц

5 л. Ст. 79 б




143

ИДО-46 Описи дел постоянного хранения, переданные в Архив СПбПУ

3 г. Ст. 248 а


ИДО-47 Номенклатура дел Института До замены новой

Ст. 200 а




ИДО-48 Приказы и инструктивные письма Министерства науки и высшего образования Российской Федерации по вопросам дополнительного образования (копии)

ДМН Ст. 1 б


России

ИДО-49 Резерв ИДО-50 Резерв ИДО-51 Резерв

5. Кодификатор Наименование институтов, высших школ и кафедр Аббревиатура/

сокращенное наименование

Код подраз-деления

1 2 3 Гуманитарный институт ГИ 01 Высшая школа общественных наук ВШОН 01 Высшая школа иностранных языков ВШИЯ 02 Высшая школа инженерной педагогики, психологии и прикладной лингвистики

ВШИПППЛ 03

Кафедра «Лингвистика и межкультурная коммуникация»

КЛМК 01

Кафедра «Юриспруденция и судебно-техническая экспертиза»

КЮСТЭ 02

Кафедра «Международные отношения» КМО 03 Кафедра «Реклама и связи с общественностью» КРСО 04 Инженерно-строительный институт ИСИ 02 Кафедра «Строительство уникальных зданий и сооружений»

КСУЗС 05

Кафедра «Водохозяйственное и гидротехническое строительство»

КВГС 06

Кафедра «Гражданское строительство и прикладная экология»

КГСПЭ 07

144

Кафедра «Гидравлика и прочность» КГП 08 Кафедра «Строительная механика и строительные конструкции»

КСМСК 09

Институт компьютерных наук и технологий ИКНиТ 03 Высшая школа киберфизических систем и управления ВШКСУ 04 Высшая школа программной инженерии ВШПИ 05 Кафедра «Компьютерные системы и программные технологии»

ККСПТ 10

Кафедра «Измерительные информационные технологии» КИИТ 11 Кафедра «Компьютерные интеллектуальные технологии» ККИТ 12 Кафедра «Интеллектуальные системы автоматизации» КИСА 13 Институт металлургии, машиностроения и транспорта ИММиТ 04 Кафедра «Физико-химия и технологии микросистемной техники»

КФХТМТ 14

Кафедра «Автоматы» КА 15 Кафедра «Лазерные технологии» КЛТ 16 Кафедра «Теория и технология сварки материалов» КТТСМ 17 Кафедра «Транспортные и технологические системы» КТТС 18 Кафедра «Технология машиностроения» КТМ 19 Кафедра «Технология конструкционных материалов и материаловедение»

КТКММ 20

Кафедра «Технология и исследование материалов» КТИМ 21 Кафедра «Теория механизмов и машин» КТММ 22 Кафедра «Станкостроение» КС 23 Кафедра «Машиноведение и основы конструирования» КМОК 24 Кафедра «Металлургические и литейные технологии» КМЛТ 25 Кафедра «Компьютерные технологии в машиностроении» ККТМ 26 Кафедра «Инженерная графика и дизайн» КИГД 27 Кафедра «Мехатроника и роботостроение (при ЦНИИ РТК)»

КМР 28

Кафедра «Общая и неорганическая химия» КОНХ 29 Институт передовых производственных технологий ИППТ 05 Институт прикладной математики и механики ИПМиМ 06 Кафедра «Гидроаэродинамика, горение и теплообмен» КГГТ 30 Кафедра «Механика и процессы управления» КМПУ 31 Кафедра «Прикладная математика» КПМ 32 Кафедра «Высшая математика» КВМ 33 Кафедра «Теоретическая механика» КТМ 34 Кафедра «Телематика (при ЦНИИ РТК)» КТ 35 Институт физики, нанотехнологий и телекоммуникаций ИФНиТ 07 Высшая школа прикладной физики и космических технологий

ВШПФКТ 06

Кафедра «Биофизики» КБ 36 Кафедра «Медицинская физика» КМФ 37 Кафедра «Экспериментальная ядерная физика» КЭЯФ 38 Кафедра «Экспериментальная физика» КЭФ 39 Кафедра «Физическая электроника» КФЭ 40 Кафедра «Физика полупроводников и наноэлектроника»

КФПН 41

Кафедра «Физика плазмы» КФП 42 Кафедра «Физика и технология наноструктур» КФТН 43 Кафедра «Теоретическая физика» КТФ 44

145

Кафедра «Космические исследования» ККИ 45 Кафедра «Квантовая электроника» ККЭ 46 Институт физической культуры, спорта и туризма ИФКСиТ 08 Кафедра «Спортивные дисциплины» КСД 47 Кафедра «Теория и методика физической культуры» КТМФК 48 Кафедра «Физическая культура и адаптация» КФКА 49 Институт энергетики и транспортных систем ИЭиТС 09 Кафедра «Атомная и тепловая энергетика» КАТЭ 50 Кафедра «Инжиниринг силовых установок и транспортных средств»

КИСУТС 51

Кафедра «Теплофизика энергетических установок» КТЭУ 52 Кафедра «Электротехника и электроэнергетика» КЭЭ 53 Кафедра «Электрические станции и автоматизация энергетических систем»

КЭСАЭС 54

Кафедра «Электрические системы и сети» КЭСС 55 Кафедра «Турбины, гидромашины и авиационные двигатели»

КТГАД 56

Кафедра «Техника высоких напряжений, электроизоляционная и кабельная техника»

КТВНЭКТ 57

Кафедра «Теоретическая электротехника и электромеханика»

КТЭЭ 58

Кафедра «Компрессорная, вакуумная и холодильная техника»

ККВХТ 59

Институт промышленного менеджмента, экономики и торговли

ИПМЭиТ 10

Высшая инженерно-экономическая школа ВИЭШ 07 Высшая школа управления и бизнеса ВШУБ 08 Высшая школа основ экономики и менеджмента ВШОЭМ 09 Высшая школа сервиса и торговли ВШСТ 10 Институт биомедицинских систем и технологий ИБСиТ 11

146

6. Форма номенклатуры дел Университета Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в 2018 году в ФГАОУ ВО «СПбПУ»

По срокам хранения Всего В том числе: переходящих с отметкой «ЭПК»

1 2 3 4 Постоянного Временного (свыше 10 лет) Временного (до 10 лет включительно) ИТОГО:

Начальник Управления делами А.А. Филимонов «___»_________ 201__г.

Итоговые сведения переданы в Архив СПбПУ. Начальник Канцелярии Е.М. Ткачева «___»__________201__г.

Documents

Номенклатура дел на 2018 год - 12-11-2018 · - графа «1» Индекс дела. Каждому делу, ... направления на работу по