Руководство пользователя. Логика ECM. Электронный архив · Руководство пользователя Общие сведения

Логика ECM. Электронный архив

Руководство пользователя

67979329.506180.300.И3

Руководство пользователя Общие сведения

2

АННОТАЦИЯ

Данное руководство предназначено для пользователей тиражируемого решения «Логика ЕСМ. Электронный Архив», действие которого направлено на автоматизацию процессов комплектования, хранения, учета, использования и уничтожения электронных ресурсов, образующихся в деятельности организаций.

В рамках данного руководства рассматривается процесс работы с функциями, входящими в состав тиражируемого решения «Логика ЕСМ. Электронный Архив».


3

СОДЕРЖАНИЕ

I. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ 6

II. ВВЕДЕНИЕ 8

II.1. ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ 8

II.2. КРАТКОЕ ОПИСАНИЕ ВОЗМОЖНОСТЕЙ 8

II.3. УРОВЕНЬ ПОДГОТОВКИ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ 8

II.4. ПЕРЕЧЕНЬ ЭКСПЛУАТАЦИОННЫХ ДОКУМЕНТОВ, С КОТОРЫМИ НЕОБХОДИМО ОЗНАКОМИТЬСЯ

ПОЛЬЗОВАТЕЛЮ 9

III. НАЗНАЧЕНИЕ И УСЛОВИЯ ПРИМЕНЕНИЯ 10

III.1. ВИДЫ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ, ФУНКЦИИ 10

III.2. УСЛОВИЯ ПРИМЕНЕНИЯ 10

IV. ОПИСАНИЕ ОПЕРАЦИЙ 12

IV.1. АВТОРИЗАЦИЯ В СИСТЕМЕ 12

IV.2. ЭЛЕМЕНТЫ ИНТЕРФЕЙСА 12

V. РАБОТА С КАРТОЧКОЙ ДОКУМЕНТА 14

V.1. СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТА 14

V.2. СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТА С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ШАБЛОНА ВВОДА 16

V.3. ПРОСМОТР КАРТОЧКИ ДОКУМЕНТА 18

V.4. РЕДАКТИРОВАНИЕ КАРТОЧКИ ДОКУМЕНТА 22

V.4.1. РЕДАКТИРОВАНИЕ СВОЙСТВ ДОКУМЕНТА 22

V.4.2. РЕДАКТИРОВАНИЕ ПАРАМЕТРОВ БЕЗОПАСНОСТИ 23

V.4.3. ДОБАВЛЕНИЕ НОВОЙ ВЕРСИИ ДОКУМЕНТА 25

VI. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ 29

VI.1. СОЗДАНИЕ ЗАГОЛОВКА ДЕЛА ПРОИЗВОЛЬНОЙ СТРУКТУРЫ 29

VI.2. СОЗДАНИЕ ЗАГОЛОВКА ДЕЛА НА ОСНОВАНИИ ОШС 30

VI.3. РЕДАКТИРОВАНИЕ ЗАГОЛОВКА ДЕЛА 32

VI.4. УДАЛЕНИЕ ЗАГОЛОВКА ДЕЛА 33

VI.5. БЛОКИРОВКА НД 33

VI.6. ПЕЧАТЬ НД 34

VI.6.1. ПЕЧАТЬ НД ПО ОРГАНИЗАЦИИ 34

VI.6.2. ПЕЧАТЬ НД ПО ПОДРАЗДЕЛЕНИЮ 35

VI.7. ЭКСПОРТ НД 35

VI.7.1. ЭКСПОРТ НД ВСЕЙ ОРГАНИЗАЦИИ 35

VI.7.2. ЭКСПОРТ НД ЗА УКАЗАННЫЙ ГОД 36


4

VI.8. ИМПОРТ НД 38

VII. СПИСАНИЕ В ДЕЛО 39

VIII. ИЗМЕНЕНИЕ КЛАССА ДОКУМЕНТА 42

IX. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ 44

IX.1. ЗАПУСК ПРОЦЕССА И ВВОД ПЕРВИЧНЫХ ДАННЫХ 44

IX.2. ПРИНЯТИЕ РЕШЕНИЯ ПО ЗАДАЧЕ 47

IX.3. ДОРАБОТКА ДЕЛА 50

IX.4. ПРИЕМ ДЕЛА В АРХИВ 51

X. ТОПОГРАФИЧЕСКИЙ УКАЗАТЕЛЬ 53

X.1. ФОРМИРОВАНИЕ ТИПА И СТРУКТУРЫ ТОПОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯ 53

X.1.1. ОПРЕДЕЛЕНИЕ ТИПА КОНТЕЙНЕРА 53

X.1.2. ИЗМЕНЕНИЕ ТИПА КОНТЕЙНЕРА 55

X.1.3. УДАЛЕНИЕ ТИПА КОНТЕЙНЕРА 56

X.1.4. ФОРМИРОВАНИЕ СТРУКТУРЫ УКАЗАТЕЛЯ 57

X.1.5. ИЗМЕНЕНИЕ СТРУКТУРЫ УКАЗАТЕЛЯ 58

X.1.6. УДАЛЕНИЕ СТРУКТУРЫ УКАЗАТЕЛЯ 59

X.2. ОПРЕДЕЛЕНИЕ СОДЕРЖИМОГО ТОПОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯ 60

X.2.1. ДОБАВЛЕНИЕ КОНТЕЙНЕРОВ 60

X.2.2. РАЗМЕЩЕНИЕ АРХИВНЫХ ДЕЛ В КОНТЕЙНЕРЕ 61

X.2.3. ИЗМЕНЕНИЕ КОНТЕЙНЕРА 63

X.2.4. УДАЛЕНИЕ КОНТЕЙНЕРОВ 63

XI. ФОРМИРОВАНИЕ ШТРИХКОДА 65

XII. ПОИСК 67

XII.1. ПРОСТОЙ ПОИСК 67

XII.2. ПОИСК В НЕСКОЛЬКИХ ХРАНИЛИЩАХ 71

XII.3. НАСТРОЙКА ПРЕДСТАВЛЕНИЯ РЕЗУЛЬТАТОВ ПОИСКА 78

XII.4. СОХРАНЕНИЕ ПОИСКА 78

XII.5. СОЗДАНИЕ КОПИИ ПОИСКА 79

XIII. ФОРМИРОВАНИЕ ОТЧЕТОВ И ПЕЧАТНЫХ ФОРМ 81

XIV. ВЫДАЧА ОРИГИНАЛА ДЕЛА ИЗ АРХИВА 83

XIV.1. ФОРМИРОВАНИЕ ЗАПРОСА НА ВЫДАЧУ ОРИГИНАЛА ДЕЛА ИЗ АРХИВА 83

XIV.2. ПРИНЯТИЕ РЕШЕНИЯ ПО ЗАПРОСУ 85

XIV.3. РАБОТА НАД ЗАДАЧЕЙ 86

XIV.4. ВЫДАЧА ОРИГИНАЛА ДЕЛА 87

XIV.5. ПРОСМОТР УВЕДОМЛЕНИЙ О ПРОСРОЧЕННОМ ЗАПРОСЕ 88


5

XIV.6. ФИКСАЦИЯ ФАКТА ВОЗВРАТА ДЕЛА 89

XV. СРАВНЕНИЕ ВЕРСИЙ ДОКУМЕНТА 90

XVI. ПЕЧАТЬ И ЭКСПОРТ ДОКУМЕНТОВ 92

XVI.1. ПЕЧАТЬ ДОКУМЕНТА 92

XVI.2. МАССОВАЯ ПЕЧАТЬ ДОКУМЕНТОВ 93

XVI.3. ЭКСПОРТ ДОКУМЕНТА 95

XVI.4. МАССОВЫЙ ЭКСПОРТ ДОКУМЕНТОВ 96

XVII. ЭЛЕКТРОННАЯ ПОДПИСЬ 98

XVII.1. ПОДПИСАНИЕ ДОКУМЕНТА 98

XVII.2. ПРОВЕРКА ПОДПИСИ 99

XVIII. РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ОСВОЕНИЮ 102


6

I. Общие сведения

Использование стандартных приемов оформления делает документацию проще для понимания и облегчает изучение возможностей тиражируемого решения «Логика ЕСМ. Электронный Архив». Соглашения по терминологии приведены в таблице (Таблица 1).

Таблица 1. Соглашения по терминологии

Элемент Описание

Секция Графическое разделение окна на функциональные элементы Поле Элемент окна, предназначенный для ввода данных Вкладка Элемент интерфейса, который позволяет в одном окне переключение

между несколькими предопределенными наборами элементов интерфейса Колонка Ряд коротких строк, расположенных одна под другой и образующих

вертикальную полосу текста Панель действий Располагается в верхней части области представления. Содержит

графические кнопки, предназначенные для выполнения действий над документами/папками

Диалоговое окно Окно приложения, содержащее системное уведомление, либо запрашивающее у пользователя подтверждение действий, либо предлагающее ему выбор из нескольких действий

Внимание! Так будут выделены важные замечания.

Перечень используемых сокращений приведен в таблице (Таблица 2).

Таблица 2. Список используемых сокращений

Элемент Описание

НД Номенклатура дел НСИ Нормативно-справочная информация ОШС Организационно-штатная структура ЭА Электронный архив ЭП Электронная подпись

Перечень соглашений по оформлению документа приведен в таблице (Таблица 3).

Таблица 3. Соглашения по оформлению

Элемент Описание Пример

Кнопка Шрифт Arial, полужирный, квадратные скобки

Кнопка [Выполнить]

Секция Шрифт Arial, подчеркнутый курсив Секция Папки Вкладка Шрифт Arial, полужирный

подчеркнутый курсив Вкладка Руководители групп

Поле Шрифт Arial, полужирный, курсив поле Список заданий Колонка Шрифт Times New Roman,

полужирный Колонка Атрибуты документа


7

Элемент Описание Пример

Сочетание клавиш Шрифт Arial, полужирный, кавычки Клавиша “Ctrl+Alt+C”

Руководство пользователя Введение

8

II. Введение

II.1. Область применения

Система «Логика ЕСМ. Электронный Архив» предназначена для автоматизации процессов комплектования, хранения, учета, использования и уничтожения электронных документов, электронных образов документов, образующихся в деятельности организаций.

Система предназначена для средних и крупных коммерческих организаций, государственных органов, в том числе с различной территориально-распределённой структурой.

Основной предпосылкой для внедрения Системы является создание единого центра хранения документов организации.

В случае внедрения Тиражируемого решения в территориально распределенной структуре предприятия Заказчика, данное решение позволит получить консолидированное хранилище информации, с возможностью централизованного доступа.

II.2. Краткое описание возможностей

Краткое описание возможностей Системы:

проведение экспертизы ценности документов;

комплектование архива;

хранение электронных документов и электронных образов документов;

размещение документов в архиве организации;

использование архивных документов в деятельности организации;

учет электронных документов и электронных образов документов;

уничтожение электронных документов и электронных образов документов.

II.3. Уровень подготовки пользователя

Пользователи, работающие с Системой, должны обладать следующими знаниями и навыками:

иметь базовые навыки работы с ОС Windows XP/Vista/7;

уметь работать с офисными приложениями (MS Word/Excel);

иметь навыки работы с принтером;

обладать общими знаниями по работе браузеров в сети Интернет.

Руководство пользователя Введение

9

II.4. Перечень эксплуатационных документов, с которыми необходимо ознакомиться пользователю

Перед выполнением операций в Системе Логика ЕСМ. Электронный Архив пользователям необходимо ознакомиться с настоящим Руководством пользователя.

Руководство пользователя Назначение и условия применения

10

III. Назначение и условия применения

III.1. Виды деятельности, функции

Система реализует следующие функции:

ввод электронных документов и электронных образов документов;

систематизацию электронных документов и электронных образов документов;

экспертизу ценности документов;

оперативное и архивное хранение электронных документов и электронных образов документов;

контроль сроков хранения электронных документов и электронных образов документов;

поиск документов;

формирование отчетов и печатных форм;

изъятие документов из архива;

уничтожение электронных документов и электронных образов документов;

ведение научно-справочного аппарата архива;

топографирование архива;

мониторинг и оптимизация нагрузки на электронное хранилище документов.

Функционально Систему можно разделить на ряд подсистем, каждая из которых реализуется на одной из выбранных платформ, выполняет определенный набор функций и соответствует определенному состоянию (набору состояний) жизненного цикла документации.

Система состоит из следующих подсистем:

подсистема загрузки электронных образов документов;

подсистема интеграции;

подсистема НСИ;

подсистема хранения документов;

подсистема управления бизнес-процессами;

подсистема управления карточками сущностей и экранными формами;

подсистема поиска;

подсистема построения отчетов.

III.2. Условия применения

Для корректного функционирования Системы на рабочих станциях пользователей должно быть установлено следующее программное обеспечение:

операционная система:

Руководство пользователя Назначение и условия применения

11

Windows XP/Vista/8/8.1;

Mac OS X Snow Leopard 10.6/Lion 10.7/Mountain Lion 10.8.

Java JRE:

Oracle Java JRE 7 – 1.7.0_4 и выше;

Sun Java JRE 6-1.6.0_31 и выше.

браузер:

Mozilla FireFox 10 и выше;

Google Chrome 22 и выше;

Internet Explorer 8 и выше;

Apple Safari 5.1 и выше. Примечание – В настройках браузера должно быть разрешено использование JavaScript и отключено блокирование всплывающих окон.

Рабочая станция пользователя должна обладать техническими характеристиками, описанными в таблице (Таблица 4).

Таблица 4. Технические характеристики рабочей станции пользователя

Аппаратное обеспечение Минимальные характеристики Рекомендуемые характеристики

Процессор x86 архитектура 1,5ГГц и выше x86 архитектура 2ГГц и выше

Оперативная память 1,5 ГБ и более 2 ГБ и более

Жесткий диск 20 ГБ и более 20 ГБ и более

Сетевой адаптер 2 Мбит/c и выше 100 Мбит/c и выше

Руководство пользователя Описание операций

12

IV. Описание операций

IV.1.Авторизация в Системе

Доступ к функциям Системы осуществляется с помощью веб-интерфейса. Для доступа необходимо открыть браузер и набрать в адресной строке интернет-адрес, по которому находится Система (адрес предоставляется администратором).

В открывшемся окне необходимо ввести данные в поля Имя пользователя и Пароль,

нажать кнопку [Вход в систему] (Рисунок 1).

Рисунок 1 – Вход в Систему

После входа в Систему отобразится область навигации по хранилищу.

IV.2.Элементы интерфейса

Интерфейс Системы состоит из следующих элементов:

1. Панель навигации по функциям Системы (Рисунок 2, область 1);

2. Область навигации по структуре хранения (Рисунок 2, область 2);

3. Панель инструментов (Рисунок 2, область 3);

4. Область представления (Рисунок 2, область 4).

Руководство пользователя Описание операций

13

Рисунок 2 – Основной интерфейс Системы

На панели навигации по функциям Системы отображаются кнопки, соответствующие различным функциям в Системе. Для перехода к какой-либо функции необходимо нажать соответствующую кнопку.

В области навигации по структуре хранения осуществляется навигации по иерархической структуре хранилища документов. Карточки документов размещаются в папках.

На панели инструментов отображаются кнопки вызова различных функций для совершения операций над выбранными документами или папками. В зависимости от типа выбранного объекта (документ или папка) кнопки на панели становятся активными.

В области представления отображается содержимое выбранной папки.

Руководство пользователя Работа с карточкой документа

14

V. Работа с карточкой документа

V.1. Создание документа

Для создания документа необходимо выполнить следующие действия:

1. В области навигации по папкам выделить папку, в которой следует создать документ, щелкнуть по ней правой кнопкой мыши и выбрать пункт <Добавить документ> (Рисунок 3).

Рисунок 3 – Открытие окна создания документа

2. В открывшемся окне (Рисунок 4), в секции Общие заполнить поля в соответствии с таблицей (Таблица 5).

Таблица 5. Поля секции «Общие»

Поле Описание Способ заполнения Обязательность

Сохранить в Путь сохранения создаваемого документа

Автоматически Да

Что вы хотите сохранить?

Выбор типа создаваемой карточки

Выбор из выпадающего списка одного из значений: - Локальный документ; - Информация о документе; - Связь с внешним документом

Да

Имя файла Поле доступно при выбранном значении Локальный документ. Указывается электронный образ документа

С помощью нажатия кнопки [Обзор] и выбора электронного образа документа на локальном диске

Да

URL Поле доступно при выбранном значении

Вводом с клавиатуры ссылки на документ

Да


15


Связь с внешним документом

Старшая версия

При установленном флаге, документ считается готовым к выпуску и размещается в хранилище с версией 1.0. Если флаг не установлен, документ считается не готовым к выпуску и размещается с версией 0.1

Установка флага Нет

3. В секции Свойства, в поле Класс выбрать из выпадающего списка создаваемый класс документа и заполнить поля, соответствующие выбранному классу.

4. Нажать кнопку [Добавить].

Рисунок 4 – Заполненная форма создания документа


16

В результате будет создана карточка документа в выбранной ранее папке.

V.2. Создание документа с использованием шаблона ввода

Использование шаблона ввода подразумевает наличие заранее определенных значений для создаваемого документа, например, расположение документа в иерархии хранения, его класс, значения свойств.

Для создания документа с использованием шаблона ввода необходимо выполнить следующие действия:

1. В области навигации по папкам выделить корневой элемент, щелкнуть по нему правой кнопкой мыши и выбрать пункт <Добавить документ с использованием шаблона ввода> (Рисунок 5).

Рисунок 5 – Открытие окна создания документа с использованием шаблона ввода

2. В открывшемся окне (Рисунок 6), в секции Общие заполнить поля в соответствии с таблицей (Таблица 6).

Таблица 6. Поля секции «Общие»


Шаблон ввода Шаблон ввода создаваемого документа

Выбор из выпадающего списка

Да

Что вы хотите сохранить?

Выбор типа создаваемой карточки

Выбор из выпадающего списка одного из значений: - Локальный документ; - Информация о документе; - Связь с внешним документом

Да

Имя файла Поле доступно при выбранном значении Локальный документ. Указывается электронный образ документа

С помощью нажатия кнопки [Обзор] и выбора электронного образа документа на локальном диске

Да

URL Поле доступно при выбранном значении

Вводом с клавиатуры ссылки на документ

Да


17


Связь с внешним документом

3. В секции Свойства заполнить поля, соответствующие выбранному шаблону ввода.

4. Нажать кнопку [Добавить].

Рисунок 6 – Заполненная форма создания документа с использованием шаблона ввода

В результате будет создана карточка документа в папке, определенной на основании шаблона ввода.


18

V.3. Просмотр карточки документа

Для просмотра и редактирования карточки документа необходимо выполнить следующие действия:

1. В области навигации по папкам перейти в папку, содержащую документ, который следует просмотреть.

2. В области представления выделить документ и нажать кнопку [Свойства] на панели инструментов или щелкнуть правой кнопкой мыши по документу и выбрать пункт меню <Свойства> (Рисунок 7).

Рисунок 7 – Открытие свойств документа

В открывшемся окне, на вкладке Свойства отображаются следующие секции (Рисунок 8):

Свойства – свойства документа;

Электронная подпись – информация об электронной подписи, наложенной на документ;

Системные свойства – системные свойства документа.


19

Рисунок 8 – Вкладка «Свойства»

На вкладке Безопасность отображаются параметры безопасности (владелец, автор, доступ на чтение, перечень пользователей, у которых отсутствует доступ к документу) для выбранного документа (Рисунок 9).


20

Рисунок 9 – Вкладка «Безопасность»

На вкладке Версии отображаются текущие версии документа (Рисунок 10). Для просмотра вложения следует дважды щелкнуть левой кнопкой мыши по нужной версии документа

или щелкнуть левой кнопкой мыши по знаку, соответствующему формату вложения, например, .


21

Рисунок 10 – Вкладка «Версии»

На вкладке Папки размещения отображается следующая информация (Рисунок 11):

Папка – папка, в которой размещен документ;

Имя пути – полный путь размещения документа в иерархии хранения;

Имя ограничения – имя файла вложения;

Добавил – имя пользователя, создавшего документ;

Добавлен – дата создания документа.


22

Рисунок 11 – Вкладка «Папки размещения»

V.4. Редактирование карточки документа

V.4.1. Редактирование свойств документа

Для редактирования свойств документа необходимо выполнить следующие действия:

1. В области навигации по папкам перейти в папку, содержащую документ, который следует отредактировать.

2. В области представления выделить документ и нажать кнопку [Свойства] на панели инструментов или щелкнуть правой кнопкой мыши по документу и выбрать пункт меню <Свойства> (см. Рисунок 7).

3. В открывшемся окне, в секции Свойства, внести нужные изменения в свойства документа (Рисунок 12).

Примечание – Атрибуты в секции Системные свойства недоступны для редактирования.


23

4. Нажать кнопку [Сохранить].

Рисунок 12 – Редактирование свойств документа

В результате в свойства документа будет внесены соответствующие изменения.

V.4.2. Редактирование параметров безопасности

Для редактирования параметров безопасности необходимо выполнить следующие действия:

1. В области навигации по папкам перейти в папку, содержащую документ, который следует отредактировать.


24


3. В открывшемся окне перейти на вкладку Безопасность (см. Рисунок 9).

Для удаления пользователей из соответствующего параметра безопасности следует щелкнуть левой кнопкой мыши по знаку , расположенному рядом с именем пользователя,

группы или учетной записи алиаса.

Для добавления пользователей в соответствующий параметр безопасности необходимо

выполнить следующие действия:

1. Нажать кнопку [Выбор].

2. В открывшемся окне, в поле Каталог выбрать из выпадающего списка каталог, в котором будет производиться поиск пользователей, групп или учетных записей алиаса (Рисунок 13).

3. В поле Найти выбрать из выпадающего списка, среди каких элементов будет осуществляться поиск:

Пользователей;

Групп;

Учетных записей алиаса.

4. В поле ввода ввести соответствующее значение и нажать кнопку .

5. В колонке Доступные выбрать найденный элемент и нажать кнопку . Выбранный элемент будет перенесен в колонку Выбрано.

Для удаления элемента из колонки Выбрано следует его выделить и нажать кнопку .

6. В поле Разрешения выбрать из выпадающего списка права доступа к документу.

7. Нажать кнопку:

[Добавить] – выбранные элементы будут добавлены в соответствующие параметры безопасности, окно добавления разрешений будет закрыто;

[Применить] - выбранные элементы будут добавлены в соответствующие параметры безопасности, окно добавления разрешений остается открытым и доступно для дальнейшей работы, значения во всех заполненных полях будут удалены.


25

Рисунок 13 – Настройка параметров безопасности

В результаты выбранные элементы (пользователи, группы или учетные записи алиаса) будут добавлены в соответствующие параметры безопасности.

V.4.3. Добавление новой версии документа

Для добавления новой версии документа необходимо выполнить следующие действия:

1. В области навигации по папкам перейти в папку, содержащую документ, для которого следует добавить новую версию.


3. В открывшемся окне перейти на вкладку Версии (см. Рисунок 10).

4. Щелкнуть правой кнопкой мыши по документу и выбрать пункт меню (Рисунок 14):

<Зарезервировать>:<Зарезервировать и загрузить> - документ будет зарезервирован и сохранено вложение на локальный диск;

<Зарезервировать>:<Только зарезервировать> - документ будет только зарезервирован.

Примечание – Аналогичные действия можно выполнить, щелкнув правой кнопкой мыши по документу в области представления, и выбрав соответствующий пункт меню.


26

Рисунок 14 – Резервирование документа

5. Щелкнуть по добавленной версии документа, находящейся в состоянии «Reservation» и выбрать пункт меню <Активировать> (Рисунок 15).

Примечание – Аналогичные действия можно выполнить, щелкнув правой кнопкой мыши по документу в области представления, и выбрав соответствующий пункт меню.


27

Рисунок 15 – Открытие окна активации документа

6. В открывшемся окне добавить вложение документа и внести необходимые изменения в свойства документа (Рисунок 16).

7. Нажать кнопку [Активировать].

Рисунок 16 – Активация документа


28

В результате будет добавлена новая версия документа.

Руководство пользователя Номенклатура дел

29

VI. Номенклатура дел

Номенклатура дел представляет собой справочник, предназначенный для систематизации и классификации документов, поступающих в архив.

Номенклатуру дел можно сформировать как произвольной структуры, так и на основании справочника Организационно-штатной структуры (ОШС).

VI.1.Создание заголовка дела произвольной структуры

Для создания заголовка дела произвольной структуры, необходимо выполнить следующие действия:

1. На панели навигации нажать кнопку [Навигация по номенклатуре дел] .

2. В полях Организация, Год, Подразделение выбрать необходимые значения.

Знак означает, что год не заблокирован для редактирования заголовков дел.

Знак означает, что год заблокирован для редактирования заголовков дел.

3. Нажать кнопку [Создать заголовок дела]:[в рамках НД] (Рисунок 17).

Рисунок 17 – Открытие окна создания заголовка дела

4. В открывшемся окне заполнить следующие поля (Рисунок 20):

Делопроизводственный год;

Заголовок дела;

Индекс дела;

Категория срока хранения дела;

Максимальное количество документов в деле;

Максимальное количество листов дела;


30

Номер статьи по перечню;

Отметка об условиях уничтожения дела;

Срок хранения дела;

Примечание к делу.

Обязательные для заполнения поля отмечены знаком .

5. Нажать кнопку [OK].

Рисунок 18 – Создание заголовка дела

В результате будет создан заголовок дела. Для обновления списка заголовков дел нажать кнопку [Обновление].

VI.2.Создание заголовка дела на основании ОШС

Для создания заголовка дела на основании справочника организационно-штатной структуры (ОШС) необходимо выполнить следующие действия:

1. На панели навигации нажать кнопку [Навигация по номенклатуре дел] .

2. Нажать кнопку [Создать заголовок дела]:[в рамках ОШС] (Рисунок 19).


31

Рисунок 19 – Открытие окна создания заголовка дела


Организация;

Подразделение;




Категория срока хранения дела;

Максимальное количество документов в деле;

Максимальное количество листов дела;

Номер статьи по перечню;

Отметка об условиях уничтожения дела;

Срок хранения дела;

Примечание к делу.




32

Рисунок 20 – Создание заголовка дела

В результате будет создан заголовок дела. Для обновления списка заголовков дел нажать кнопку [Обновление].

VI.3.Редактирование заголовка дела

Для редактирования заголовка дела необходимо выполнить следующие действия:

1. В полях Организация, Год и Подразделение выбрать нужные значения, к которым относится заголовок дела.

2. Выделить заголовок дела и нажать кнопку [Изменить] (Рисунок 21).

Рисунок 21 – Открытие окна редактирования заголовка дела

3. В открывшемся окне внести изменения в заголовок дела и нажать кнопку [OK].


33

В результате в заголовок дела будут внесены изменения.

VI.4.Удаление заголовка дела

Для удаления заголовка дела необходимо выполнить следующие действия:

1. В полях Организация, Год и Подразделение выбрать нужные значения, к которым относится заголовок дела.

2. Выделить заголовок дела и нажать кнопку [Удалить] (Рисунок 22).

Рисунок 22 – Удаление заголовка дела

3. В открывшемся окне подтвердить удаление заголовка дела, нажав кнопку [Да] (Рисунок 23).

Рисунок 23 – Подтверждение удаления заголовка дела

В результате в заголовок дела будут внесены изменения.

VI.5.Блокировка НД

Блокировка НД необходима для запрета редактирования заголовков дел справочника НД за определенный период (делопроизводственный год). Для того чтобы заблокировать НД

необходимо выполнить следующие действия:

1. В поле Организация выбрать организацию, в которой необходимо заблокировать год.


34

2. В поле Год выбрать год, который нужно заблокировать.

Знак означает, что год не заблокирован. Знак означает, что год заблокирован.

3. Нажать кнопку [Заблокировать год] (Рисунок 24).

Рисунок 24 – Заблокировать год

В результате НД за выбранный год будет заблокирована.

VI.6.Печать НД

VI.6.1. Печать НД по организации

Для печати НД по организации дел необходимо выполнить следующие действия:

1. В поле Организация выбрать организацию.

2. В поле Год выбрать год.

3. Нажать кнопку [Печать номенклатуры дел]:[По организации] (Рисунок 25).

Рисунок 25 – Печать НД по организации


35

В результате будет сформирован pdf-файл со всеми номенклатурами дел по организации за указанный год. Печать производится стандартными средствами программы просмотра pdf-файлов.

VI.6.2. Печать НД по подразделению

Для печати НД по подразделению дел необходимо выполнить следующие действия:


2. В поле Год выбрать год.

3. В поле Подразделение выбрать подразделение, по которым необходимо сформировать выборку номенклатур дел для печати.

4. Нажать кнопку [Печать номенклатуры дел]:[По подразделению] (Рисунок 26).

Рисунок 26 – Печать НД по подразделению

В результате будет сформирован pdf-файл со всеми номенклатурами дел по подразделению за указанный год. Печать производится стандартными средствами программы просмотра pdf-файлов.

VI.7.Экспорт НД

VI.7.1. Экспорт НД всей организации

Для экспорта номенклатур дел всей организации необходимо выполнить следующие действия:


2. Нажать кнопку [Экспорт]:[Всю организацию] (Рисунок 27).


36

Рисунок 27 – Экспорт НД всей организации

3. В открывшемся окне выбрать пункт «Сохранить файл» для сохранения сформированного xml-файла с номенклатурами дел организации (Рисунок 28).


Рисунок 28 – Сохранение НД организации

В результате будут экспортированы номенклатуры дел всей организации.

VI.7.2. Экспорт НД за указанный год

Для экспорта номенклатур дел за указанный год необходимо выполнить следующие действия:



37

2. В поле Год выбрать год, за который необходимо сформировать выборку номенклатур дел для экспорта.

3. Нажать кнопку [Экспорт]:[Выбранный год] (Рисунок 29).

Рисунок 29 – Экспорт НД за год

4. В открывшемся окне выбрать пункт «Сохранить файл» для сохранения сформированного xml-файла с номенклатурами дел организации (Рисунок 30).


Рисунок 30 – Сохранение НД за год

В результате будут экспортированы номенклатуры дел за выбранный год.


38

VI.8.Импорт НД

Для импорта НД необходимо выполнить следующие действия:

1. Нажать кнопку [Импорт] (Рисунок 31).

Рисунок 31 – Импорт НД

2. В открывшемся окне нажать кнопку [Обзор] и выбрать xml-файл с номенклатурами дел (Рисунок 32).

3. Нажать кнопку [Импорт].

Рисунок 32 – Выбор импортируемого файла

В результате будут импортированы номенклатуры дел, указанные в соответствующем файле.

Руководство пользователя Списание в дело

39

VII. Списание в дело

Списание в дело предназначено для размещения документов в дела на основании номенклатуры дел. При списании осуществляется автоматическое создание дел и разбивка их на тома. Разбивка на тома осуществляется на основании максимального количества листов дела. Данный параметр определяется в заголовке дела, на основании которого происходит списание. При достижении предела размера тома, доступны следующие действия:

создать новый том;

разместить списываемые документы в текущем томе.

Для списания в дело доступны только документы с типом «Архивный электронный образ документа». Для списания можно использовать только заблокированные заголовки дел.

Для осуществления списания документа в дело необходимо выполнить следующие действия:

1. В области навигации по папкам перейти в папку, содержащую документ, доступный для списания.

2. Выделить документ и нажать кнопку [Списать в дело] на панели инструментов (Рисунок 33).

Рисунок 33 – Открытие окна списания документа в дела

3. В открывшемся окне выбрать из выпадающих списков необходимые значения следующих полей (Рисунок 34):

Организация;

Год;

Подразделение.


40

4. В отобразившемся перечне заголовков дел выбрать нужное значение.

Если дело должно быть автоматически разбито на тома, установить флажок в поле Автоматически разбивать дело на тома.

Примечание – В списке отображаются только те заголовки дел, которые заблокированы в номенклатуре дел.


Рисунок 34 – Списание документа в дело

В результате документ будет списан в дело. В окне отобразится соответствующая информация (Рисунок 35).


41

Рисунок 35 – Результат списания

После списания количество листов номенклатурного дела увеличится на то количество, которое указано в списываемых документах.

Руководство пользователя Изменение класса документа

42

VIII. Изменение класса документа

Для изменения класса документа необходимо выполнить следующие действия:

1. В области навигации по папкам перейти в папку, содержащую нужный документ.

2. В области представления выделить документ и нажать кнопку [Изменить класс] на панели инструментов (Рисунок 36).

Рисунок 36 – Открытие окна изменения класса документа

3. В открывшемся окне выбрать нужный класс документа и нажать кнопку [OK] (Рисунок 37).

Рисунок 37 – Выбор класса документа

Руководство пользователя Изменение класса документа

43

4. Подтвердить изменение класса документа, нажав кнопку [OK] (Рисунок 38).

Рисунок 38 – Подтверждение изменения класса документа

В результате класс документа будет изменен. Отобразится соответствующее сообщение (Рисунок 39).

Рисунок 39 – Сообщение об успешном изменении класса

При необходимости, заполнить поля в документе с измененным классом. Нажать кнопку [Свойства] на панели инструментов. В открывшемся окне заполнить поля и нажать кнопку [Сохранить] (Рисунок 40).

Рисунок 40 – Заполнение полей

Руководство пользователя Экспертиза ценности документов

44

IX. Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности представляет собой процесс согласования передачи номенклатурных дел в долговременный архив.

IX.1.Запуск процесса и ввод первичных данных

Данное действие выполняет пользователь с ролью «Специалист» или «Документовед».

Для запуска процесса обработки документов необходимо выполнить следующие действия:

1. В области навигации по папкам выделить номенклатурное дело и щелкнуть по нему правой кнопкой мыши.

2. В появившемся контекстном меню выбрать пункт <Рабочий поток>:<Запустить рабочий поток> (Рисунок 33).

Рисунок 41 – Открытие окна запуска рабочего потока


45

3. В открывшемся окне выбрать запускаемый процесс «Передача дел в архив» (Рисунок 42).


Рисунок 42 – Выбор процесса

5. На вкладке Свойства в окне создания задачи заполнить следующие поля (Рисунок 43):

Год за который формируется опись;

Дата формирования описи;

Должность составителя описи;

Номер сдаточной описи;

Примечание к описи;

ФИО составителя описи;

Комментарий.

6. В поле ввода, расположенном в верхней части окна, указать название задачи.


46

Рисунок 43 – Заполнение полей задачи

Для просмотра состава дела, свойств и электронных образов документов, следует перейти на вкладку Вложения (Рисунок 44). В области навигации перейти в дело, в области представления отобразятся документы, входящие в дело.


47

Рисунок 44 – Просмотр состава дела

7. Нажать кнопку [Запустить рабочий поток]. В результате будет создана задача по выбранному номенклатурному делу. Задача поступит

на обработку члену экспертного совета.

IX.2.Принятие решения по задаче

Данное действие выполняет пользователь с ролью «Эксперт».

Для принятия решения по задаче необходимо выполнить следующие действия:

1. На панели навигации нажать кнопку [Открыть представление работ] . В открывшемся окне отобразится:

область навигации по корзинам задач (Рисунок 45, область 1);

область представления (Рисунок 45, область 2).


48

Рисунок 45 – Представление работ

2. В области навигации перейти в корзину задач «Архив: Эксперт ЭК: Экспертиза ценности для передачи в архив».

3. В области представления выделить задачу и нажать кнопку [Открыть] (Рисунок 46).

Задача должна находиться в статусе «Экспертиза ценности».

Для обновления списка задач необходимо нажать кнопку [Обновить].

Рисунок 46 – Открытие задачи

В открывшемся окне отображается следующая информация:

Информация о задаче (Рисунок 47, область 1):

Название процесса;

Срок исполнения задачи;

Кем запущена задача;

Дата получения;


49

Текущий шаг обработки задачи.

Вкладка Свойства (Рисунок 47, область 2) - атрибуты документов;

Вкладка Вложения - выбор и просмотр вложений документов, по которым запущена задача;

Панель принятия решения по задаче (Рисунок 47, область 3):

Получить следующий рабочий элемент – если установить флажок в данном поле, после завершения обработки текущий задачи, будет открыта следующая задача;

[Вернуть на доработку] – кнопка для вынесения решения «Вернуть на доработку» по задаче;

[Подтвердить передачу в архив] – кнопка для вынесения решения «Подтвердить передачу в архив» по задаче;

[Сохранить] – кнопка для сохранения внесенных изменений в задаче без принятия решения;

[Отменить] – кнопка для закрытия окна обработки задачи.

Рисунок 47 – Интерфейс задачи

4. Провести проверку номенклатурного дела и принять решение по задаче, нажав соответствующую кнопку:


50

[Вернуть на доработку] – задача будет возвращена на доработку специалисту (см. раздел IX.3 Доработка дела). В поле Комментарий ввести причину возврата на доработку;

[Подтвердить передачу в архив] – задача будет передана на обработку архивисту (см. раздел IX.4 Прием дела в архив).

IX.3.Доработка дела

Данное действие выполняет пользователь с ролью «Специалист» или «Документовед».

Для исправления замечаний, полученных от члена экспертного совета, необходимо выполнить следующие действия:

1. На панели навигации нажать кнопку [Открыть представление работ] .

2. В области навигации перейти в корзину задач «Архив: Документовед: Доработка замечаний ЭК».


Задача должна находиться в статусе «Доработка замечаний ЭК».



Состав элементов интерфейса карточки задачи идентичен составу, описанному в разделе IX.2 Принятие решения по задаче, за исключением дополнительной вкладки Хронология,

в которой отображается история обработки задачи.

4. В карточки задачи внести необходимые изменения и нажать кнопку [Завершить] (Рисунок 49).


51

Рисунок 49 – Доработка замечаний

В результате задача будет повторно отправлена членам экспертного совета (процесс обработки описан в разделе IX.2 Принятие решения по задаче).

IX.4.Прием дела в архив

Данное действие выполняет пользователь с ролью «Архивариус».

Для принятия дела в архив, необходимо выполнить следующие действия:


2. В области навигации перейти в корзину задач «Архив: Архивариус: Прием в архив».


Задача должна находиться в статусе «Прием в архив».



52


4. В открывшемся окне нажать кнопку [Завершить] (Рисунок 51).

Рисунок 51 – Обработка задачи архивистом

Процесс согласования передачи номенклатурных дел в долговременных архив завершен.

Руководство пользователя Топографический указатель

53

X. Топографический указатель

Топографический указатель предназначен для описания физических мест хранения бумажных документов.

X.1. Формирование типа и структуры топографического указателя

X.1.1. Определение типа контейнера

Для определения типа контейнера необходимо выполнить следующие действия:

1. На панели навигации нажать кнопку [Топографический указатель.

Администрирование] .

2. На вкладке Типы контейнеров и нажать кнопку [Создать] (Рисунок 52).

На данной вкладке описываются контейнеры и определяются взаимосвязи между ними. Взаимосвязи определяют иерархию хранения и структуру указателя (топологию хранения).

Контейнер представляет собой компонент, включающий в себя другие компоненты. Тара является особым типом контейнера, содержащим в себе конечные единицы хранения, например, Короб, Папка. В тару помещаются дела. В зависимости от вместимости, тара может содержать в себе различное количество единиц хранения (дел).

Рисунок 52 – Вкладка «Типы контейнеров»


Контейнер является тарой – установить флажок, если контейнер является тарой;


54

Наименование архивного контейнера – ввести с клавиатуры наименование архивного контейнера;

Вместимость дел – ввести с клавиатуры вместимость дел;

Входит в:

Родительский контейнер - выбрать из выпадающего списка родительский контейнер;

Ограничение – указать ограничение.

Если тип входимости не определен, контейнер является корневым.

Атрибуты архивного контейнера:

Название атрибута – название атрибута типа контейнера; Тип – тип атрибута. Выбрать из выпадающего списка необходимое значение; Обяз-ный – установить флажок, если атрибут является обязательным; В таблицу – установить флажок, если атрибут должен быть добавлен в таблицу

для отображения.

Для добавления еще одного поля указания входимости следует нажать кнопку .

В результате будет добавлена строка, в которой необходимо указать родительский контейнер и ограничение.

Для добавления еще одного атрибута следует нажать кнопку . В результате будет добавлена строка, в которой необходимо указать параметры атрибута.



Рисунок 53 – Создание типа контейнера


55

В результате будет создан тип контейнера. Для отображения созданного типа контейнера необходимо нажать кнопку [Обновление]. Перечень типов контейнеров будет обновлен и отобразится созданный элемент.

X.1.2. Изменение типа контейнера

Для изменения типа контейнера необходимо выполнить следующие действия:



2. На вкладке Типы контейнеров выделить тип контейнера и нажать кнопку [Изменить] (Рисунок 54).

Рисунок 54 – Открытие окна изменения типа контейнера

3. В открывшемся окне произвести изменения параметров контейнера, по аналогии с процессом, рассмотренным в пункте 3 раздела X.1.1 Определение типа контейнера.


В результате в тип контейнера будут внесены изменения.


56

X.1.3. Удаление типа контейнера

Удалять можно только типы контейнеров, не связанные с другими типами, и для которых в хранилище не существует связанных объектов (например, дел).

Для удаления типа контейнера необходимо выполнить следующие действия:



2. На вкладке Типы контейнеров выделить тип контейнера и нажать кнопку [Удалить] (Рисунок 55).

Рисунок 55 – Выбор типа контейнера

3. В открывшемся окне подтвердить удаление типа контейнера, нажав кнопку [OK] (Рисунок 56).


57

Рисунок 56 – Подтверждение удаления типа контейнера

В результате выбранный тип контейнера будет удален.

X.1.4. Формирование структуры указателя

Для формирования структуры топографического указателя необходимо выполнить следующие действия:



2. Перейти на вкладку Топология.

3. Нажать кнопку [Добавить контейнер] и в выпадающем списке выбрать корневой контейнер (Рисунок 57).

Рисунок 57 – Открытие окна создания контейнера


Название – название контейнера;

Адрес – адрес размещения контейнера;

Телефон – телефон ответственного;


58

ФИО руководителя – ФИО руководителя.



Рисунок 58 – Создание контейнера

В результате будет создан контейнер. Для отображения созданного контейнера необходимо нажать кнопку [Обновление]. Перечень контейнеров будет обновлен и отобразится созданный элемент.

X.1.5. Изменение структуры указателя

Для изменения структуры указателя необходимо выполнить следующие действия:



2. Перейти на вкладку Топология выделить контейнер и нажать кнопку [Изменить] (Рисунок 59).


59

Рисунок 59 – Открытие окна изменения контейнера

3. В открывшемся окне произвести изменения параметров контейнера, по аналогии с процессом, рассмотренным в пункте 4 раздела X.1.4 Формирование структуры указателя.


В результате в тип контейнера будут внесены изменения.

X.1.6. Удаление структуры указателя

Для удаления структуры указателя необходимо выполнить следующие действия:



2. Перейти на вкладку Топология выделить контейнер и нажать кнопку [Удалить] (Рисунок 60).

Рисунок 60 – Выбор контейнера

3. В открывшемся окне подтвердить удаление контейнера, нажав кнопку [OK] (Рисунок 61).


60

Рисунок 61 – Подтверждение удаления контейнера

В результате выбранный контейнер будет удален.

X.2. Определение содержимого топографического указателя

X.2.1. Добавление контейнеров

Для добавления контейнера в топографический указатель необходимо выполнить следующие действия:

1. На панели навигации нажать кнопку [Топографический указатель] .

2. В левом блоке выбрать хранилище, в которое нужно добавить контейнер и нажать кнопку [Добавить контейнер] (Рисунок 62). В выпадающем списке выбрать нужный контейнер.

Рисунок 62 – Перечень хранилищ


Название;

Номер.



61

Рисунок 63 – Добавление нового контейнера

В результате будет добавлен контейнер.

Для обновления перечня контейнеров необходимо нажать кнопку [Обновление] на панели инструментов.

X.2.2. Размещение архивных дел в контейнере

Для размещения архивных дел в контейнере, необходимо выполнить следующие действия:


2. В левом блоке выбрать контейнер, который является тарой, и нажать кнопку [Разместить дела] на панели инструментов (Рисунок 64).

Рисунок 64 – Открытие окна размещения дел


62

3. В открывшемся окне в левой области перейти в нужную папку хранения архивных дел.

4. В правой области выбрать архивные дела и нажать кнопку [Разместить] (Рисунок 65).

Примечание – Для выбора нескольких архивных дел необходимо зажать клавишу “Ctrl” на клавиатуре и щелкнуть левой кнопкой мыши по нужным делам.

Рисунок 65 – Выбор архивных дел

В результате, в выбранный контейнер будет размещено выбранное ранее архивное дело (Рисунок 66).

Рисунок 66 – Результат размещения дела


63

X.2.3. Изменение контейнера

Для изменения контейнера необходимо выполнить следующие действия:


2. В левом блоке выбрать нужное хранилище.

3. В списке записей, выбрать элемент, в который следует внести изменения, и нажать кнопку [Изменить] (Рисунок 67).

Рисунок 67 – Выбор записи

4. В открывшемся окне внести изменения в контейнер и нажать кнопку [OK].

В результате в запись будут внесены изменения.

X.2.4. Удаление контейнеров

Для удаления записи необходимо выполнить следующие действия:


2. В левом блоке выбрать нужное хранилище.

3. В списке записей, выбрать элемент, который следует удалить, и нажать кнопку [Удалить] (Рисунок 68).


64

Рисунок 68 – Выбор записи

4. В открывшемся окне подтвердить удаление записи, нажав кнопку [OK] (Рисунок 69).

Рисунок 69 – Подтверждение удаления записи

В результате выбранная запись будет удалена.

Руководство пользователя Формирование штрихкода

65

XI. Формирование штрихкода

Штрихкод представляет собой графическую информацию, наносимую на поверхность документов, дел, контейнеры, тару, предоставляя возможность считать ее с помощью специальных считывающих устройств.

Для формирования штрихкода необходимо выполнить следующие действия:

1. В области навигации по папкам перейти в папку, содержащую основной документ.

2. В области представления выделить основной документ и нажать кнопку [Штрихкод] на панели инструментов (Рисунок 70).

Рисунок 70 – Открытие окна формирования штрихкода

3. В открывшемся окне, в поле Размер выбрать размер штрихкода (Рисунок 71):

1;

2;

3.

4. В поле Данные выбрать одно из значений:

GUID – кодируется ID объекта;

Ссылка – кодируется полная ссылка на объект.

5. Нажать кнопку [Печать].

При печати штрихкода, в браузере должна быть включена функция «Печать фона (цвета, изображения)».

Руководство пользователя Формирование штрихкода

66

Рисунок 71 – Формирование штрихкода

В результате будет произведена печать сформированного штрихкода для выбранного документа.

Руководство пользователя Поиск

67

XII. Поиск

XII.1. Простой поиск

Для осуществления поиска объектов необходимо выполнить следующие действия:

1. На панели навигации нажать кнопку [Открыть представление поиска] .

2. В открывшемся окне отобразится:

область навигации по сохраненным поискам (Рисунок 72, область 1);

область указания параметров поиска и просмотров результатов поиска (Рисунок 72, область 2).

Для просмотра сохраненных поисков, относящихся к какому-либо хранилищу, необходимо в выпадающем списке выбрать соответствующее хранилище. В папках отобразятся сохраненные поиски.

Рисунок 72 – Представление поиска

3. Нажать кнопку [Новый поиск].

4. В области указания параметров поиска, в секции Критерии поиска заполнить следующие поля:

Поиск в – выбрать из выпадающего списка хранилище и при необходимости указать папку, в которой будет осуществляться поиск. Нажать кнопку [OK] (Рисунок 73);

Для того чтобы поиск осуществлялся во всех папках, входящих в выделенную папку, установить флажок в поле Включить подпапки.


68

Рисунок 73 – Выбор области поиска

Класс – выбрать искомый класс документа (Рисунок 74). Нажать кнопку [OK];

Для поиска документов выбранного класса и входящего в него подклассов, установить флажок в поле Включить подклассы.



69

Если поиск должен быть осуществлен в нескольких классах документов, следует установить флажок в поле Поиск в нескольких классах. В секции Доступные классы выбрать класс

и нажать кнопку (Рисунок 75). Выбранный класс будет добавлен в секцию Выбранные классы. Повторить данные действия для классов документов, по которым должен быть осуществлен поиск.

Рисунок 75 – Выбор нескольких классов документов

5. Щелкнуть по ссылке «Опции поиска» и произвести настройку опций поиска (Рисунок 76):

Найти – выбрать объект поиска: Документы или Папки.

Версия – указать, какую версию необходимо найти;

Фильтр типов файлов – в списке выбрать типы файлов, среди которых будет производиться поиск;

Фильтр действий – при необходимо установить переключатель в положение «Включить» и настроить фильтр. Указать, какое действие было произведено, кем, и выбрать период выполнения действия с искомым объектом.


70

Рисунок 76 – Опции поиска

6. Из выпадающего списка выбрать атрибут, по которому будет производиться поиск, и выбрать условие поиска (Рисунок 77).

7. В поле ввода ввести значение атрибута.

Рисунок 77 – Ввода атрибутов документа

Для того чтобы добавить еще одно свойство, по которому будет осуществляться поиск,

следует нажать кнопку [Добавить свойство]. Для изменения приоритета свойства необходимо

навести на поле со свойством, и нажать кнопку или . Для удаления свойства, нажать

кнопку .

Для просмотра списка всех свойств нажать кнопку [Показать все свойства].

Если поиск осуществляется по нескольким свойствам, необходимо щелкнуть левой кнопкой мыши по ссылке «Опции свойства» и выбрать, принцип поиска:

Любому из свойств - искомый документ будет соответствовать любому из свойств;

Всем свойствам - искомый документ будет соответствовать всем свойствам.

8. Нажать кнопку [Поиск].

Для сброса критериев поиска нажать кнопку [Сброс].

Для закрытия окна поиска нажать кнопку [Отменить].


71

Установить флажок в поле Оставить критерии поиска открытыми, если после осуществления поиска, секция Критерии поиска не должна сворачиваться.

9. В секции Результаты поиска отобразятся результат поиска по указанным критериям (Рисунок 78).

Рисунок 78 – Результат поиска

XII.2. Поиск в нескольких хранилищах

Для осуществления поиска в нескольких хранилищах необходимо выполнить следующие действия:

1. На панели навигации нажать кнопку [Открыть представление поиска] .

2. Нажать кнопку расположенную рядом с кнопкой [Новый поиск]. В выпадающем списке выбрать значение «Новый поиск в нескольких репозиториях» (Рисунок 79).


72

Рисунок 79 – Переход к поиску в нескольких хранилищах

3. В открывшемся окне нажать кнопку [Добавить репозиторий] (Рисунок 80).

Рисунок 80 – Открытие окна добавления хранилища

4. В открывшемся окне заполнить следующие поля:

Репозиторий – выбрать из выпадающего списка хранилища, в котором будет осуществляться поиск (Рисунок 81);


73

Рисунок 81 – Выбор хранилища

Поиск в – выбрать из выпадающего списка папку, в которой будет осуществляться поиск (Рисунок 82). Нажать кнопку [OK];

Для того чтобы поиск осуществлялся во всех папках, входящих в выделенную папку, установить флажок в поле Включить подпапки.

Рисунок 82 – Выбор папки

Класс - выбрать искомый класс документа (Рисунок 83). Нажать кнопку [OK];

Для поиска документов выбранного класса и входящего в него подклассов, установить флажок в поле Включить подклассы.


74


Если поиск должен быть осуществлен в нескольких классах документов, следует установить флажок в поле Поиск в нескольких классах. В секции Доступные классы выбрать класс

и нажать кнопку (Рисунок 84). Выбранные класс будет добавлен в секцию Выбранные классы. Повторить данные действия для классов документов, по которым должен быть осуществлен поиск.

Рисунок 84 – Выбор нескольких классов документов


6. Добавить другие хранилища по аналогии с действиями, рассмотренными в пунктах 3-5.


75

Для внесений изменения в область поиска следует выделить соответствующее значение и нажать кнопку [Изменить репозиторий] (Рисунок 85). В открывшемся окне внести необходимые изменения.

Рисунок 85 – Открытие окна изменения репозитория

Для удаления добавленного хранилища необходимо выделить соответствующее значение и нажать кнопку [Удалить] (Рисунок 86).

Рисунок 86 – Удаление хранилища

7. Нажать кнопку [Добавить отображение] (Рисунок 87).


76

Рисунок 87 – Открытие окна добавления отображений

8. В открывшемся окне из выпадающего списка выбрать хранилище, из которого будут выбираться свойства.

9. В секции Доступные свойства выбрать свойство, которое будет доступно для выбора

при настройке поисковых критериев, и нажать кнопку (Рисунок 88). Выбранное свойство будет добавлено в секцию Отображенные свойства.


Рисунок 88 – Добавление свойств

11. Развернуть секцию Поиск, щелкнув по ее названию левой кнопкой мыши.


77

12. Произвести настройки критериев поиска на основе, свойств, добавленных в пунктах 8-10. Процесс настройки критериев аналогичен процессу, рассмотренному в разделе XII.1 Простой поиск, в пункте 6.

13. Нажать кнопку [Поиск].

14. В секции Результаты поиска отобразятся результат поиска по указанным критериям (Рисунок 89).

Рисунок 89 – Результат поиска


78

XII.3. Настройка представления результатов поиска

Для настройки отображения столбцов с атрибутами необходимо нажать кнопку [Предоставление результатов] в секции Критерии поиска.

В открывшемся окне в секции Доступные выбрать атрибуты (Рисунок 90), которые должны

быть отображены в результатах поиска и нажать кнопку . Выбранные атрибуты будут добавлены в секцию Выбрано. Для изменения порядка следования атрибутов, необходимо

в секции Выбрано выделить атрибут и нажать кнопку или .

В поле Сортировать по, указать, по какому значению атрибута будет производиться сортировка.

В поле Порядок сортировки выбрать порядок сортировки атрибутов.

Нажать кнопку [OK].

Рисунок 90 – Предоставление результатов поиска

XII.4. Сохранение поиска

Для сохранения поиска необходимо после указания критериев поиска нажать кнопку [Сохранить]. В открывшемся окне заполнить следующие поля (Рисунок 91):

Имя – название поиска;

Описание – описание описка;

Сохранить в – выбрать из выпадающего списка хранилище;


79

Если поиск должен выполняться сразу после запуска, следует установить флажок в поле Запустить поиск при открытии.

Если поиск должен отображаться в структуре папок, установить флажок в поле Показать поиск в структуре папок (предварительно должен быть установлен флажок в поле Запустить поиск при открытии).

Предоставить совместный доступ к поиску – выбрать из выпадающего списка тип совместного доступа. Для выбора конкретных пользователей, нажать кнопку [Выбор].

Нажать кнопку [ОК].

Рисунок 91 – Сохранение поиска

XII.5. Создание копии поиска

Для создания копии сохраненного поиска необходимо выполнить следующие действия:

1. В области навигации по сохраненным поискам открыть нужный поиск, дважды щелкнув по нему левой кнопкой мыши (Рисунок 92).

Рисунок 92 – Открытие сохраненного поиска


80

2. В открывшемся окне нажать кнопку [Изменить]. 3. При необходимости внести изменения в поиск и нажать кнопку [Сохранить как]

(Рисунок 93).

Рисунок 93 – Открытие окна сохранения поиска

4. В открывшемся окне указать параметры сохранения поиска и нажать кнопку [OK].

В результате поиск будет сохранен.

Руководство пользователя Формирование отчетов и печатных форм

81

XIII. Формирование отчетов и печатных форм

Для формирования отчетов и печатных форм необходимо выполнить следующие действия:

1. На панели навигации нажать кнопку [Отчеты для пользователей] .

2. В открывшемся окне отобразится:

область навигации по шаблонам отчетов (Рисунок 94, область 1);

область указания параметров отчета (Рисунок 94, область 2);

перечень сформированных ранее отчетов (Рисунок 94, область 3);

область просмотра сформированного отчета (Рисунок 94, область 4).

Рисунок 94 – Представление формирования отчетов и печатных форм

3. Области навигации по шаблонам отчетов выбрать нужный шаблон.

4. В области указания параметров отчетов указать параметры, на основе которых должен быть сформирован отчет (Рисунок 95). Например, для шаблона отчета «Номенклатура дел» следует указать год и идентификатор папки года.

5. Нажать кнопку [Построить].

Руководство пользователя Формирование отчетов и печатных форм

82

Рисунок 95 – Формирование отчета «Номенклатура дел»

В результате будет сформирован отчет по указанным параметрам (Рисунок 96).

Рисунок 96 – Сформированный отчет

Руководство пользователя Выдача оригинала дела из архива

83

XIV. Выдача оригинала дела из архива

XIV.1. Формирование запроса на выдачу оригинала дела из архива

Для формирования запроса на выдачу оригинала дела из архива необходимо выполнить следующие действия:

Данное действие выполняет пользователь с ролью «Документовед».


2. В области навигации перейти в корзину задач «Документовед» и выбрать одну из доступных корзин.

3. Нажать кнопку [Запрос в архив] (Рисунок 97).

Рисунок 97 – Запрос в архив

4. В открывшемся окне выбрать пункт «На выдачу оригинала дела» (Рисунок 98).

Рисунок 98 – Выбор типа запроса


84


Тема запроса;

Причина формирования запроса;



Номер дела;

Том дела;


Файл.


Рисунок 99 – Формирование запроса в архив

В результате будет сформирована карточка запроса, по которой автоматически запустится задача выдачи дела из архива. Задача будет отправлена на рассмотрение сотруднику архива.


85

XIV.2. Принятие решения по запросу

Для принятия решения по запросу на выдачу оригинала дела из архива необходимо выполнить следующие действия:



2. В области навигации перейти в корзину задач «Архивариус:Запросы на рассмотрении» (Рисунок 100).

3. Выбрать нужную задачу и нажать кнопку [Открыть].


В открывшемся окне отображается следующая информация:

Информация о задаче (Рисунок 47, область 1):

Название процесса;

Срок исполнения задачи;

Кем запущена задача;

Дата получения;

Текущий шаг обработки задачи.

Вкладка Свойства (Рисунок 47, область 2) - атрибуты дела;

Вкладка Вложения - выбор и просмотр вложений к задаче;

Панель принятия решения по задаче (Рисунок 47, область 3):

Получить следующий рабочий элемент – если установить флажок в данном поле, после завершения обработки текущий задачи, будет открыта следующая задача;

[Отклонить] – кнопка для вынесения решения «Отклонить» по задаче;


86

[Принять в работу] – кнопка для вынесения решения «Принять в работу» по задаче;

[Сохранить] – кнопка для сохранения внесенных изменений в задаче без принятия решения;

[Отменить] – кнопка для закрытия окна обработки задачи.

Рисунок 101 – Интерфейс задачи

4. Вынести решение по запущенной задаче:

[Отклонить] – задача будет возвращена заявителю. В поле Комментарий ввести причину отклонения;

[Принять в работу] – задача будет перемещена в личную корзину архивиста для дальнейшей работы (см. раздел XIV.3 Работа над задачей).

XIV.3. Работа над задачей

После принятия задачи в работу архивисту необходимо произвести поиск дела и подготовить его к выдаче.

Для этого необходимо выполнить следующие действия:


87



2. В области навигации перейти в корзину задач «Архивариус:Запросы в работе» (Рисунок 100).

3. Выбрать нужную задачу и нажать кнопку [Открыть]. 4. Вынести решение по запущенной задаче (Рисунок 102):

[Автоматический поиск] – будет произведен автоматический поиск дела;

[Отклонить] – задача будет возвращена заявителю. В поле Комментарий ввести причину отклонения;

[Выполнить] – задача будет перемещена в корзину «Дела к выдаче» для дальнейшей работы (см. раздел XIV.4 Выдача оригинала дела).

Рисунок 102 – Работа над задачей

XIV.4. Выдача оригинала дела

После завершения работы над задачей дело готово к выдаче из архива.

Для выдачи оригинала дела из архива необходимо выполнить следующие действия:


88



2. В области навигации перейти в корзину задач «Архивариус:Дела к выдаче».

3. Выбрать нужную задачу и нажать кнопку [Открыть]. 4. В открывшемся окне заполнить следующие поля (Рисунок 103):

Дата выдачи дела;

Дата до которой необходимо вернуть дело;

Лицо выдавшее дело;

Лицо которому выдано дело;

при необходимо заполнить поле Комментарий.

5. Нажать кнопку [Завершить].

Рисунок 103 – Выдача дела

В результате будет выдан оригинал дела из архива. Задача перейдет в статус Выдано

и будет произведен автоматический контроль срока возврата дела.

XIV.5. Просмотр уведомлений о просроченном запросе

В случае если дело не было возвращено в архив в указанный срок, будет автоматически сформировано соответствующее уведомление.


89

Для просмотра уведомления о просроченном запросе необходимо выполнить следующие действия:



2. В области навигации перейти в корзину задач «Архивариус:Дела выданные» (Рисунок 104).

Рядом с запросами, по которым истек срок выдачи, отображается символ .

Рисунок 104 – Просмотр уведомления о просроченном запросе

XIV.6. Фиксация факта возврата дела

После возврата дела в архив, архивариусу необходимо произвести фиксацию информации о возврате дела.

Для фиксации факта возврата дела необходимо выполнить следующие действия:



2. В области навигации перейти в корзину задач «Архивариус:Дела выданные».

3. Выбрать нужную задачу и нажать кнопку [Открыть]. 4. В открывшемся окне нажать кнопку [Завершить]. В результате задача по выдаче оригинала дела из архива будет завершена. Статус задачи

Завершено.

Для просмотра информации о завершенной задачи документоведу необходимо перейти в корзину задач «Документовед:Выполненные запросы» и открыть нужную задачу.

Руководство пользователя Сравнение версий документа

90

XV. Сравнение версий документа

Процесс сравнения версий документов нужен для определения, какие атрибуты подвергались изменению, с новой версией документа.

Для сравнения версий документа необходимо выполнить следующие действия:

1. В области навигации по папкам перейти в папку, содержащую документ, версии которого нужно сравнить.

2. В области представления выделить документ и на панели инструментов нажать кнопку [Сравнить версии] или щелкнуть правой кнопкой мыши по документу и выбрать пункт меню <Сравнить версии> (Рисунок 105).

Рисунок 105 – Открытие окна сравнения версий документа

3. В открывшемся окне в выпадающих списках выбрать сравниваемые версии документа (Рисунок 106).

Руководство пользователя Сравнение версий документа

91

Рисунок 106 – Выбор сравниваемых версий документа

В результате будет произведено сравнение выбранных версий документа (Рисунок 107).

В секции Свойства документа отображаются все свойства обеих версий документов. Для отображения только отличных друг от друга свойств необходимо установить флаг в поле Показать только отличия. Если необходимо отобразить все свойства сравниваемых версий, но отличные свойства должны быть выделены цветом, следует установить флаг в поле Выделить отличия.

В секции Вложение документов отображается вложение каждой версии документа.

Для отображения в окне сравнения версий только свойств документа или вложений, следует

нажать кнопку , расположенную в правой верхней части соответствующей секции.

Рисунок 107 – Сравнение версий документа

Руководство пользователя Печать и экспорт документов

92

XVI. Печать и экспорт документов

XVI.1. Печать документа

Для осуществления печати документа необходимо выполнить следующие действия:

1. В области навигации по папкам перейти в папку, содержащую документ, который следует распечатать.

2. В области представления выделить документ и нажать кнопку [Действия]:[Печать]:[Документ] на панели инструментов или щелкнуть правой кнопкой мыши по документу и выбрать пункт меню <Печать>:<Документ> (Рисунок 108).

Примечание – Печать доступна только для документов формата PDF.

Рисунок 108 – Открытие окна печати документа

3. В открывшемся окне в поле Имя принтера выбрать принтер, с помощью которого будет произведена печать документа (Рисунок 109).

При необходимости указать следующие параметры печати:

Число копий;

Поля страницы;

Ориентация (книжная или альбомная).

4. Нажать кнопку [Печать].


93

Рисунок 109 – Параметры печати

В результате будет произведена печать выбранного документа.

XVI.2. Массовая печать документов

Для осуществления массовой печати документов необходимо выполнить следующие действия:

1. В области навигации по папкам выделить папку, содержащую документы, которые нужно распечатать, или перейти в папку и выделить документы, зажав клавишу ‘Ctrl’ на клавиатуре.

2. На панели инструментов нажать кнопку [Действия]:[Массовые операции]:[Массовая печать] или щелкнуть правой кнопкой мыши по выделенным документам и выбрать пункт меню <Массовые операции>:<Массовая печать> (Рисунок 110).

Примечание – Печать доступна только для документов формата PDF.

Рисунок 110 – Открытие окна массовой печати документов


94

3. В открывшемся окне подтвердить перечень выбранных документов для печати, нажав кнопку [OK] (Рисунок 111).

Примечание – Для просмотра электронного вложения документа, следует щелкнуть левой кнопкой мыши по знаку, соответствующему типу вложения, расположенному слева от названия документа.

Если для печати была выбрана папка, в которой содержатся подпапки с документами и их также нужно распечатать, следует установить флаг в поле учитывать подпапки.

Рисунок 111 – Подтверждение выбранных документов для печати

В результате будет сформирован запрос на печать документов и отобразится соответствующее уведомление (Рисунок 117).

Рисунок 112 – Уведомление о сформированном запросе на экспорт документов

После печати документов пользователю отправляется E-mail сообщение о завершенном процессе.


95

XVI.3. Экспорт документа

Для осуществления экспорта документа необходимо выполнить следующие действия:

1. В области навигации по папкам перейти в папку, содержащую документ, который следует выгрузить.

2. В области представления выделить документ и нажать кнопку [Действия]:[Загрузить]:[В исходном виде] на панели инструментов или щелкнуть правой кнопкой мыши по документу и выбрать пункт меню <Загрузить>:<В исходном виде> (Рисунок 113).

Рисунок 113 – Открытия окна экспорта документа

В зависимости от настроек браузера может открыться окно сохранения документа, либо документ будет автоматически сохранен в папку, указанную в настройках (Рисунок 114).

Рисунок 114 – Сохранение документа


96

XVI.4. Массовый экспорт документов

Для осуществления массового экспорта документов необходимо выполнить следующие действия:

1. В области навигации по папкам выделить папку, содержащую документы, которые нужно экспортировать, или перейти в папку и выделить документы, зажав клавишу ‘Ctrl’ на клавиатуре.

2. На панели инструментов нажать кнопку [Действия]:[Массовые операции]:[Массовый экспорт] или щелкнуть правой кнопкой мыши по выделенным документам и выбрать пункт меню <Массовые операции>:<Массовый экспорт> (Рисунок 115).

Рисунок 115 – Открытие окна массового экспорта документов

3. В открывшемся окне подтвердить перечень выбранных документов для экспорта, нажав кнопку [OK] (Рисунок 116).

Примечание – Для просмотра электронного вложения документа, следует щелкнуть левой кнопкой мыши по знаку, соответствующему типу вложения, расположенному слева от названия документа.

Если при экспорте была выбрана папка, в которой содержатся подпапки с документами и их также нужно экспортировать, следует установить флаг в поле учитывать подпапки.


97

Рисунок 116 – Подтверждение выбранных документов для экспорта

В результате будет сформирован запрос на экспорт документов и отобразится соответствующее уведомление (Рисунок 117).

Рисунок 117 – Уведомление о сформированном запросе на экспорт документов

После экспорта документов, формируется архив документов (каждая карточка представляет собой архив документов, имеющий наименование аналогичное имени карточки документа) и размещается в иерархии хранения, пользователю отправляется E-mail сообщение о завершенном экспорте документов со ссылкой на архив.

Руководство пользователя Электронная подпись

98

XVII. Электронная подпись

XVII.1. Подписание документа

Для осуществления подписания документа ЭП необходимо выполнить следующие действия:

1. В области навигации по папкам перейти в папку, содержащую документ, который следует подписать.

2. В области представления выделить документ и нажать кнопку [Подписать] на панели инструментов (Рисунок 118).

Рисунок 118 – Открытие окна подписания документа

В открывшемся окне отобразится электронный образ подписываемого документа (Рисунок 119).

3. Нажать кнопку [Далее].

Рисунок 119 – Электронный образ подписываемого документа


99

На данном этапе отображается следующая информация:

название контейнера ключа ЭП;

информация о сертификате:

кому выдан;

кем выдан;

срок действия.

4. В поле Пароль ввести пароль от контейнера ключа с ЭП и нажать кнопку [Подписать] (Рисунок 120).

Рисунок 120 – Ввод пароля от контейнера ключа с ЭП

В открывшемся окне отобразится сообщение об успешном подписании документа (Рисунок 121).

Рисунок 121 – Сообщение о подписании документа

XVII.2. Проверка подписи

Для проверки подписи необходимо выполнить следующие действия:

1. В области навигации по папкам перейти в папку, содержащую документ, у которого нужно проверить подпись.


100

2. В области представления выделить документ, щелкнуть по нему правой кнопкой мыши и выбрать пункт меню <Проверить подпись> (Рисунок 118).

Рисунок 122 – Открытие окна проверки подписи

В открывшемся окне отобразится статус ЭП с информацией о ней (Рисунок 123):

Подписант;

Дата подписания;

Кем выдан сертификат;

Срок действия сертификата.


101

Рисунок 123 – Проверка ЭП

Руководство пользователя Рекомендации по освоению

102

XVIII. Рекомендации по освоению

Для успешного освоения Системы Логика ЕСМ. Электронный Архив уровень подготовки пользователя должен удовлетворять требованиям, перечисленным в разделе II.3 Уровень подготовки пользователя настоящего руководства.

Работу с Системой необходимо начинать с внимательного изучения настоящего руководства пользователя. После получения общего представления о работе Системы рекомендуется запросить данные (имя и пароль) на вход в Систему.

Контактная информация и данные о Производителе решения

Наименование:

ООО «Логика бизнеса»

Почтовый адрес: 115280, Россия, г. Москва, ул. Ленинская слобода 19, стр. 6

Телефоны: +7 (495) 974-79-79

+7 (495) 974-79-80

Факс: +7 (495) 974-79-90

Электронная почта: [email protected]

Веб сайт: https://blogic.ru/

Контактный телефон службы Технической Поддержки:

+7 (495) 974-79-79, доб. 1887 и 1425

Адрес электронной почты Технической Поддержки:

[email protected]

Все права зарегистрированы и принадлежат ООО «Логика бизнеса»© 2019 год. Коммерческое использование данного документа или его частей доступно только с письменного разрешения ООО «Логика бизнеса».

mailto:[email protected]

https://blogic.ru/

mailto:[email protected]

Documents

Руководство пользователя. Логика ECM. Электронный архив · Руководство пользователя Общие сведения