Factuurverwerking bij de dealers van Pon’s Automobielhandel

13 april 2017, Rotterdam

Agenda

1. Introductie Peter Bouwmans & Simac Document Solutions

2. Introductie Paul Reinhard & PON

3. Project digitale factuurverwerking bij PON (P2P)

4. Afsluiting

Factuurcongres 2017

Agenda

1. Introductie Peter Bouwmans & Simac Document Solutions

2. Introductie Paul Reinhard & PON

3. Project digitale factuurverwerking bij PON (P2P)

4. Afsluiting

Factuurcongres 2017

Factuurcongres 2017

Peter BouwmansDirecteur Simac Document Solutions

31 jaar werkzaam bij Simac

Oplossingen

Scanning en herkenning Purchase-to-Pay Document managementE-invoicing

Simac Document Solutionshelpt u graag met…

Factuurcongres 2017

Factuurcongres 2017

Wetenswaardigheden Simac

30.000 werkplekken en 10.000 netwerk devices in beheer

14 procent pinbetalingsverkeer via Simac

Eigen datacenter – Nbrix, Tilburg

Verantwoordelijk voor ICT van 10.000 winkels in Europa

Meer dan helft Ziggo (UPC)-installaties door Simac

Cloud-oplossing DELA, 64 terabyte data

Alle ICT van Jumbo in beheer, in 2016 versterkt door B.sis overname

Zeven keer op rij Top ICT werkgever

Een greep uit ons klantenbestand

ZorgHandelIndustrieAutomotive OnderwijsRetail Leisure Finance

Factuurcongres 2017

Agenda

1. Introductie Peter Bouwmans & Simac Document Solutions

2. Introductie Paul Reinhard & PON

3. Project digitale factuurverwerking bij PON (P2P)

4. Afsluiting

Factuurcongres 2017

Factuurcongres 2017

Paul ReinhardProgram Director DMS

17 jaar werkzaam bijPON’s Automobielhandelin de Retail

Pon’s Automobielhandel

Factuurcongres 2017

Agenda

1. Introductie Peter Bouwmans & Simac Document Solutions

2. Introductie Paul Reinhard & PON

3. Project digitale factuurverwerking bij PON (P2P)

4. Afsluiting

Factuurcongres 2017

Waarom de keuze voor Simac?

Betrouwbare leverancier

Goede ervaringen binnen Pon

Functionaliteiten sluiten goed aan bij eisen en wensen van de dealers

Partner van CDK

Factuurcongres 2017

Project digitale factuurverwerking bij PON (P2P)

Oude situatie en knelpunten

Geen of los staande applicatie voor het verwerken van inkomende facturen

Gebrekkige integratie met financieel systeem

Veel facturen en aanmaningen

Doelstellingen

Standaardisatie proces inkomende factuurstroom bij de dealers

Geïntegreerde oplossing met nieuw DMS = Autoline (gelijktijdige uitrol)

Financieel inzage in verplichtingen

Kostenverlaging

Meer grip het proces

Factuurcongres 2017

Scope project

Installatie en inrichting van DokuStar: scanning & herkenning van inkoopfacturen.

Installatie en inrichting van Palette: codering en goedkeuring van inkoopfacturen.

Installatie en inrichting van interface tussen Palette en Autoline (CDK)

Standaard uitrol voor iedere dealer

Factuurcongres 2017

PaletteCodering

GoedkeuringArchivering

DokustarOCR herkenning

AutolineBoekingBetaling

PDF &XML

XML

Status overdracht

Proces factuurverwerking

Scanning en herkenning

Oplossing in de cloud

Dealers scannen via MFP

Freeform herkenning

Factuurcongres 2017

Voorbeeld van factuurverwerking

Factuurcongres 2017

PON uitrol 2015-2017

2014 pilots: Alleen Scan & Herken

Conclusie dealers: Palette (autorisatie- workflow) noodzakelijk

2015: Ontwikkeling interfaces Palette met Autoline

Implementaties 2015: Aanpassingen / verbeteringen aan Palette en Autoline na iederenieuwe implementatie

Vanaf 2016: Bevroren functionaliteiten en onderdeel van 100 dagenuitrolcyclus per dealer

Factuurcongres 2017

Waar staan we nu per april 2017?

40 dealers uitgerold

12 dealers met Scan & OCR

28 dealers met Scan & OCR & Workflow

400.000 facturen verwerkt

50.000 e-facturen verwerkt

1.500 actieve gebruikers

Factuurcongres 2017

Factuurvolume per maand

Factuurcongres 2017

Wat staat er nog te gebeuren?

1. Q2 2017: 10 dealers uitrollen

2. 2017: > 700.000 facturen, 50 dealers en 2200 actieve gebruikers

3. Simac is partner voor factuurverwerking

4. CDK partnership

5. Toevoegen extra modules (dealers)

Factuurcongres 2017

7 succes factoren

1. Mensen

2. Focus

3. Budget

4. Top-down benadering

5. Standaardisatie (cloud)

6. Minimale configuratie

7. Direct live

Factuurcongres 2017

Proces: van bouw tot implementatie

Deelproject 1: OCR (vanaf 2014)

Deelproject 2: Palette (vanaf 2015)

SIMAC

Start

• Project team• Kick off

• Planning

Ontwerp

• Workshop• Functioneel ontwerp

Realisatie

• Configuratie inrichten

• Levering

Implementatie

•Testen bij keyusers• Acceptatie

Sluiting

• Evaluatie

• Afsluiten project

Factuurcongres 2017

Wat brengt de toekomst?

Factuurcongres 2017

Uitbreiding met extra functionaliteiten

Contract module

PO matching

Buyer module

E-invoicing

Wat hebben we geleerd?

Belangrijkste punten

Strakke planning implementaties

Operatie => enorme impact op dealers

Samenwerking en inzet dealers cruciaal

Hou het simpel

Simac flexibel en oplossingsgericht

Resultaten

Na aarzelende start, geoliede machine

Goede support en flexibiliteit

Tevreden dealers

Factuurcongres 2017

Agenda

1. Introductie Peter Bouwmans & Simac Document Solutions

2. Introductie Paul Reinhard & PON

3. Project digitale factuurverwerking bij PON (P2P)

4. Afsluiting

Factuurcongres 2017

Kunnen we nog iets verduidelijken?