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FACULDADE DE TECNOLOGIA DO PIAUÍ – FATEPI
CURSO DE BACHARELADO EM SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
LUAN HENRIQUE COSTA FONSECA
IMPLANTAÇÃO DE SISTEMA DE AUTOMAÇÃO COMERCIAL
TERESINA – PI
2016
LUAN HENRIQUE COSTA FONSECA
IMPLATANÇÃO DE SISTEMA DE AUTOMAÇÃO COMERCIAL
Monografiaapresentada à Faculdade de Tecnologia do Piauí – FATEPI, como requisito parcial para a obtenção do grau de Bacharel em Sistemas de Informação.
Orientador: Profº. Esp. Gleiser Wesley Pires de Oliveira.
TERESINA – PI
2016
LUAN HENRIQUE COSTA FONSECA
IMPLATANÇÃO DE SISTEMA DE AUTOMAÇÃO COMERCIAL
Monografia apresentada à Faculdade de Tecnologia do Piauí – FATEPI, como requisito parcial para a obtenção do grau de Bacharel em Sistemas de Informação.
Apresentado em: ____/____/2016
BANCA EXAMINADORA
____________________________________________ Profº. Esp. Gleiser Wesley Pires de Oliveira
Orientador Faculdade de Tecnologia do Piauí - FATEPI
____________________________________________
Profº. Me. Gilcifran Vieira de Sousa 1º Examinador
Faculdade de Tecnologia do Piauí - FATEPI
____________________________________________
Pro°. Esp. Amanda Menezes de Oliveira 2ª Examinadora
Faculdade de Tecnologia do Piauí - FATEPI
A minha mãe,
Familiares e amigos
AGRADECIMENTOS
Primeiramente agradeço a Deus que permitiu que este momento fosse vivido por
mim, por ter me dado saúde e inteligência para superar todas as dificuldades e conseguir
chegar onde hoje estou, trazendo alegria principalmente a minha mãe NILMA DO ESPIRITO
SANTO COSTA FONSECA que sempre me apoiou me incentivou e que tornou esse sonho
possível e do meu pai que se encontra junto a deus OTACILIO PEREIRA DA FONSECA e a
todos que contribuíram para a realização deste trabalho, gostaria também de agradecer a uma
pessoa em especial que sempre me apoiou nos momentos difíceis e me motivou a sempre
continuar, minha namorada NATASHA ALVES MOITA.
Agradeço aos meus amigos, por confiarem em mim e estarem do meu lado em todos
os momentos da vida.
Agradeço a todos os professores da Faculdade de Tecnologia do Piauí – FATEPI por
todas as orientações e ajudas que me foram dados.
O dinheiro faz homens ricos, o
Conhecimento faz homens sábios e a
Humildade faz grandes homens
Mahatma Gandhi
RESUMO
A pesquisa trata-se daimplantação de um sistema de automação comercial em uma empresa
do ramo de auto serviços visando suprir as necessidades diárias proporcionando maior
agilidade, confiabilidade, integridade nas informações e precisão nos dados coletados para
que seja possível uma melhor gestão e que lhe auxiliará nas tomadas de decisões. Foram
realizadas uma serie de análises e modificações na infraestrutura da empresa como também
nos processos realizados pelos colaboradores, foi compreendido o andamento e as
particularidades da empresa, pois o sistema deverá se adaptar as necessidades da empresa e
vice versa. Para que todo o processo seja executado com o maior aproveitamento possível foi
adquirido informações sobre a empresa tais como: Gerenciamento do negócio de uma forma
geral (Cadastros, estoque e faturamento, financeiro, controle de caixa e níveis de usuários)
para que fosse possível realizar o treinamento dos colaboradores da empresa de acordo com
os dados coletados.
Palavras-chave: Implantação. Automação.Sistema.Particularidades.Empresa.
ABSTRACT
The research is about the implementation of a commercial automation system in a company of
the auto services sector aiming to meet the daily necessities providing greater agility,
reliability, integrity in the information and precision in the data collected so that a better
management is possible and that will assist in decision making. A series of analyzes and
modifications were carried out in the company's infrastructure as well as in the processes
carried out by the employees. It was understood the progress and the particularities of the
company, since the system should adapt the needs of the company and vice versa. In order for
the entire process to be carried out with the greatest possible use, information about the
company was acquired, such as: Business management in a general way (Register, inventory
and billing, financial, cash control and user levels) the training of employees of the company
according to the data collected.
Keywords:Implantation. Automation. System.Particularities; Company.
LISTA DE FIGURAS
Figura 1:Instalação do sistema nos computadores.........................................................18
Figura 2:Configuração do putty SSH e Telnet...............................................................19
Figura 3:Topologia de rede antes da implantação do sistema........................................20
Figura 4:Topologia de rede após a implantação do sistema..........................................21
Figura 5:Diagrama de tarefas desempenhadas pelos colaboradores no sistema............22
Figura 6:Venda realizada antes da implantação do sistema...........................................24
Figura 7:Venda realizada após a implantação do sistema..............................................25
Figura 8:Grafico de tempo de atendimento antes e após a implantação do sistema......26
Figura 9:Precificação de produtos após entradas de nota fiscal.....................................27
Figura 10:Tela de cadastro de Clientes...........................................................................28
Figura 11:Tela de cadastro de Fornecedores..................................................................28
Figura 12:Tela de filtros do relatorio de comissões de vendedores...............................29
Figura 13:Query para calculo de comissões dos mecanicos...........................................30
Figura 14:Tela de filtros do relatorio de comissões de mecanicos.................................30
Figura 15:Documento fiscal NFC-E...............................................................................31
LISTA DE ABREVIATURAS
DHCP Dynamic Host ConfigurationProtocol
DOS Disk Operational System
GB Gigabyte
HD Hard Disk
LAN Local Area Network
MBPS Megabit por segundo
NFC-E Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica
NFE Nota Fiscal Eletronica
RAM Random Access Memory
SGBD Sistema de Gerenciamento de Banco de Dados
SQL Structured Query Languagem
SSH Secure Shell
VPN Virtual Private Network
SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO........................................................................................................... 11
2 REFERENCIAL TEORICO..................................................................................... 13
2.1 ANALISE DE REQUISITOS...................................................................................... 13
2.2 SISTEMA OPERACIONAL (SERVIDOR)................................................................ 13
2.3 BANCO DE DADOS................................................................................................... 14
2.4 LINGUAGEM DE PROGRAMAÇÃO........................................................................ 14
2.5 ESTRUTURA DE REDES........................................................................................... 15
3 METODOLOGIA....................................................................................................... 17
4 RESULTADOS........................................................................................................... 24
5 CONSIDERAÇÕES FINAIS..................................................................................... 32
REFERÊNCIAS.......................................................................................................... 33
1 INTRODUÇÃO
A oferta da Tecnologia da informação e o seu aproveitamento pelas empresas vem
se mostrado crescente,cada vez mais elas vem em busca de inovações tecnologias que
proporcionem crescimento, agilidade, e facilidade nos negócios visando o que o mercado
atual busca.
O aumento da concorrência e do consumo fazem com que as empresas procurem
novas tecnologias a fim de facilitar e lhe darem vantagem procurando melhorar e agilizar seu
atendimento, exposição de seus produtos e principalmente visando aumentar a
competitividade e destaque no mercado de trabalho.
Tendo como base tais informações exige-se que as empresas se automatizem,
então foirealizada aimplantação de um sistema de automação comercialchamado Icompany
onde o mesmo e um sistema que cuida da parte de cadastros, faturamento, contas a pagar e
receber e controle de caixa, também foi instalado o sistema Iservice que e um modulo
complementar de serviços que utiliza o mesmo banco de dados do sistema Icompany. Em uma
empresa de pequeno porte do ramo de Auto serviços que presta serviços e vendas de peças
tais como alinhamento e balanceamento, serviços mecânicos, vendas de peças dentro outros.
Que desejam automatizar os processos do dia a dia , trabalhar fiscalmente dentro de todas as
normas estabelecidas pelo estado emitindo NFE (Notas Fiscais Eletrônicas) como também
NFC-E (Nota fiscal de Consumidor Eletrônica) e também deseja facilidade nas atividades de:
Controle de caixa, Controle de estoque, Administração do faturamento de contas a pagar e
receber e comissão dos funcionários dentre outros processos pois quase todas as atividades
desenvolvidas pelos colaboradores da empresa são feitasatravés de papel e caneta, tais como
orçamentos, recibos de pagamentos, controle de estoque e movimentação de caixa.
Nesta implantação ficou evidente como um sistema de automação comercial pode
ser um grande aliado na busca para melhor proporcionar: agilidade dos dados, auxiliar nas
tomadas de decisões, reduzir custos, propiciar o aumento do lucro e da produtividade, reduzir
o tempo de atendimento ao cliente e redução da papelada. Pois ao contrário do que parece, um
sistema de automação comercial e muito mais que substituir a antiga caderneta pelo
computador. Para Batista (2005), visto que as empresas dependem de informações precisas e
confiáveis para a tomada de decisões, a busca por mecanismos e ferramentas que auxiliem os
profissionais a definirem a melhor maneira de estudar as informações e fundamental para os
proprietários e administradores de empresas.
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1
Foi implantado o sistema de forma em que a empresa se adequasse ao sistema e
vice e versa ondeprocurou-se a forma mais simples e fácil o entendimento das funcionalidades
do sistema, como também foi analisado o andamento e as particularidades do ramo de negócio
do cliente, para que se caso houvesse alguma modificação ou relatório extra que o cliente
necessitasse fosse implementado junto a implantação do sistema. Foi observado também o
nível de conhecimento dos colaboradores referente a noções de informática.
Scheer e Habermann (2000) afirmam, ainda, que o processo de implementação
deve envolver análise dos processos atuais do negócio e, principalmente, a possibilidade de
modifica-los posteriormente.
Foi adotada a metodologia dialética para implantação do sistema, pois possibilitou
pôr em pratica tudo aquilo que foi planejado.
Para a implantação do sistema foi levado em consideração, vários fatores
relevantes tais como nível de conhecimento dos colaboradores quanto a parte de informática
também quanto a infraestrutura do local e dos equipamentos de informática e periféricos.
Teve-se também o cuidado de saber o que os colaboradores da empresa desempenhavam
durante o período de trabalho para realizar o estudo da implantação do sistema.
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2 REFERENCIAL TEORICO
O processo para implantação e funcionamento do sistema icompany e iservice foi
dividida em cinco partes fundamentais onde em cada uma delas foi levado em consideração
seus principais pontos para o sucesso do projeto.
2.1ANALISE DE REQUISITOS
A análise de requisitos e de suma importância pois proporciona absorver as reais
necessidades do cliente além de se obter uma maior visão no momento das tomadas de
decisões na implantação do sistema, pois realizar esta análise e a primeira fase de todo o
processo de implantação pois e nesta primeira etapa que possibilitara realizar vários
questionamentos tais como: quais as formas de pagamento que o mesmo utiliza, se o mesmo
possui clientes fora do estado do Piauí se os seus fornecedores são locais ou são de fora do
estado, se o local tem constantes faltas de energia ou oscilações de energia. Segundo Paula
Filho (2003) requisitos de alta qualidade são claros, completos, sem ambiguidade,
implementáveis, consistentes e testáveis. Tais questionamentos facilitaram o processo de
implantação pois tendo essas informações em mão poderemos traçar um planejamento de
treinamentos como também prever possíveis falhas na infraestrutura e procurar corrigir os
possíveis problemas da melhor maneira possível
2.2 SISTEMA OPERACIONAL (SERVIDOR)
O sistema operacional que está instalado no servidor da automação comercial é o
sistema Centos v5.11 (The community enterprise operational system), o sistema em si e um
sistema seguro e de distribuição gratuita e o mesmo proporciona maior confiabilidade e
segurança para armazenamento e integridade dos dados, sendo que neste mundo globalizado
em que as informações atravessam fronteiras com uma velocidade estrondosa, a proteção com
tais dados e de vital importância para a sobrevivência das empresas.Durante muito tempo as
empresas caracterizavam a tecnologia da informação apenas como um pequeno Centro de
Processamento de Dados (CPD), o lugar onde trabalhavam analistas, programadores, e onde
ficavam os computadores (CRUZ, 2000, p 24)
Mediante a uma falha todo o processo pode ser comprometido e podem trazer
graves consequências para organização tais como perca de mercado, de negócios e
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consequentemente percas financeiras. Deste modo as informações e a integridade dos dados
devem ser tratados com a devida importância com que merecem, pois o sistema oferece total
compatibilidade com pacotes de softwares preparados especificamente para sistemas da
RedHat Enterprise Linux. Também onde oferece o mesmo nível de segurança e suporte
através de updates porém sem custos.
2.3 BANCO DE DADOS
O SGBD (Sistema de gerenciamento de banco de dados) escolhido para
gerenciamento das informações que serão armazenadas no banco de dados e o PostgreSQL.
Um dos principais motivos para a escolha deste SGBD está relacionado a sua origem, isto é, é
um produto aberto sem restrições na sua utilização e de custo zero.
“Um banco de dados por si só pode ser considerado como oequivalente de um
armário de arquivamento, ou seja, ele é umrepositório ou recipiente para uma
coleção de arquivos dedados computadorizados. Os usuários de um sistema
podemrealizar (ou seja, solicitar que o sistema realize) diversasoperações
envolvendo tais arquivos. Um sistema de banco dedados é basicamente um sistema
computadorizado demanutenção de registros, em outras palavras, é um
sistemacomputadorizado cuja finalidade é armazenar informações epermitir que
usuários acessem e atualizem essas informaçõesquando as solicitar” (DATE, 2003,
p3).
O Postgresql tem como uma das suas principais características seguir as normas
estabelecidas no SQL além de oferecer recursos muito importantes, tais como: queries
complexas, chaves estrangeiras, views e integridade transicional. Além de possuir tais
recursos, ele é extensível, ou seja, é possível a criação de funções, operações, métodos de
índices e linguagens procedurais.
No entanto como o SGBD é um produto aberto, não há uma equipe própria que
possa fornecer o devido suporte técnico. O seu suporte e totalmente dependente dos usuários,
que formam grupos de discussões ou soluções de problemas em fóruns. Por isso qualquer
inconsistência ou soluções para determinados tipos de problemas que venham a ocorrer não
deveram ser facilmente encontradas.
2.4 LINGUAGEM DE PROGRAMAÇÃO
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A linguagem de programação utilizada na aplicação foi o Clipper, pois ela permite
a dinamização de aplicativos com arquivos de dados, que se tornam mais fáceis e rápidas do
que se fossem desenvolvidas em uma linguagem de programação tradicional, além de permitir
o encadeamento ordenado e lógico de seus comandos possibilitando rapidamente a definição
de programas com complexidade e sofisticação. Segundo Sebesta (2000, p. 19), “a
programação de computadores é uma disciplina jovem, e as metodologias de projeto, as
ferramentas de desenvolvimento de software e as linguagens de programação ainda estão em
um estágio de contínua evolução”.
Apesar de o sistema em si ser semi-gráfico, ou seja, que é praticamente do tipo
Dos (Disk Operating System) é um sistema bem completo. Pois o mesmo possui um
gerenciamento bem grande de negócio pois contem cadastro de clientes, cadastro de
fornecedores, cadastro de lojas e filiais, cadastro de plano de pagamentos, realiza vendas e
emite documentação fiscal (NF-E, Cupom fiscal e NFC-E) de acordo com as normas exigidas
pelo fisco atualmente. De acordo com Sommerville (2003, p. 84), “Os requisitos funcionais
para um sistema descrevem a funcionalidade ou os serviços que se espera que o sistema
forneça”.
O sistema icompany possui controle de estoque, entrada de notas fiscais, balanço
de produtos, controle de contas a pagar e receber, Diversos relatórios de análise de
faturamento, produtos mais vendidos, Extrato de clientes, clientes devedores, compras no
período, vendas no período, relatórios dos mais variados tipos de comissões existentes para
vendedores dentre vários outros que uma empresa tem a necessidade de filtrar para apuração
do faturamento ou até mesmo realizar a análise de negócio sem precisar se preocupar em
localizar em papeis impressos ou em relatórios engavetados, sendo que tudo está no seu
alcance via sistema e tudo isso em poucos segundos.
2.5 ESTRUTURA DE REDES
O sistema também não se limita em ser apenas um sistema local LAN (Local Area
Network) refere-se a um conjunto de computadores que pertencem a uma mesma organização.
No que nos diz Nakamura & Geus (2003,p. 17) “As redes privadas virtuais (Virtual Private
Network – VPN) possuem grande importância para as organizações, principalmente no seu
aspecto econômico, ao permitir que as conexões físicas dedicadas de longa distância sejam
substituídas pelas suas correspondentes a redes públicas”. Agrosso modo falando ele não se
restringe em apenas funcionar em um estabelecimento, por exemplo, o dono da empresa X
quer implantar o sistema em 3 de suas lojas e quer que elas compartilhem as informações
apenas sendo separadas por filiais, só que cada filial se encontram demograficamente nas
cidades de Teresina, Picos e Floriano no estado do Piaui.
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Isso e possível com a implementação de uma VPN (Virtual Private Network) está
e uma forma de conectar duas ou mais redes de computadores utilizando redes públicas como
a internet (que por ventura e rede mais utilizada para este propósito) sem ter que investir em
infraestrutura extra.
Para se realizar este processo a parte mais importante e a criptografia dos dados e
a latência (velocidade de tempo e resposta entre cliente-servidor e servidor-cliente) entre as
redes, pois isso influenciara e muito na conexão com o sistema e o tempo de resposta que se
irá levar entre cada comando ou processamento feito via sistema, e importante ter uma
conexão com internet instável além de uma banda de internet superior a 10mb. Apesar de se
tratar de um sistema semi-grafico a velocidade mínima necessária neste caso para que o
sistema funcione bem e a especificada anteriormente.
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3 METODOLOGIA
Ao iniciar-se a implantação do sistema primeiramente foiverificado toda parte de
infraestrutura para atestar se tudo estava nos padrões. Com a ajuda de um multímetro foi
verificado se todas as saídas de energia que iriam ser ligados os equipamentos estavam
funcionando corretamente, foram constatadas que todas estavam funcionando corretamente.
O cliente contava com três computadores em seu estabelecimento, sendo o
primeiro computador o servidor do sistema o segundo computador para o caixa e o terceiro
computador para as vendas. Foram verificadas as configurações dos computadores se os
mesmo atendiam aos requisitos básicos do sistema onde o servidor possuía a seguinte
configuração: PROCESSADOR CORE I3,4GB RAM, HD 320 GB, GRAVADOR DE DVD.
Os outros dois computadores possuíam a seguinte configuração: PROCESSADOR
PENTIUM DUAL CORE,4GB RAM, HD 500GB, GRAVADOR DE DVD. Foi constatado
que todos os computadores estavam de acordo com a configuração exigida para operação do
sistema. Verifiquei também que em nenhum dos computadores possuíam uma segurança extra
em caso de oscilações ou falta de energia, foi onde sugeri ao proprietário que adquirisse pelo
menos no início dois nobreaks sendo um para o servidor e um para o computador do caixa,
pois esses computadores são os que desempenham a maior parte do fluxo operacional da
empresa.
Logo após foi realizada a instalação do sistema icompany e iservice nos
computadores, foi realizado também a instalação de três impressoras dos modelos: Brother
8080, Matricial Lx-300 e Daruma DR-800. Realizei a instalação do certificado digital (É uma
assinatura com validade jurídica que garante proteção às transações eletrônicas e outros
serviços via internet, permitindo que pessoas e empresas se identifiquem e assinem
digitalmente de qualquer lugar do mundo com mais segurança e agilidade.) da empresa no
computador do caixa, pois decidi que este computador será o servidor de nf-e e nfc-e pois e
onde todos osdocumentos fiscais serão emitidos.
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Figura 1 –Instalação do sistema nos computadores.
Fonte: Autor, 2016.
A imagem acima e a etapa inicial da instalação do sistema icompany e iservice
nos computadores, onde anteriormente a está etapa já havia sido configurado a faixa de ip do
servidor como também todo o sistema. Na instalação do sistema basta executar um instalador
criado e avançar nas etapas de instalação sendo que o detalhe mais importante e inserir o ip do
servidor pois ousuário se conecta ao sistema através de um emulador de terminal denominado
putty (Putty é um software de emulação de terminal grátis e de código livre) usando o
protocolo ssh ou telnet, como segue na imagem abaixo.
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Figura 2–Configuração do putty SSH e Telnet.
Fonte: Autor, 2016.
Em seguida verificou-se a rede do cliente, onde o proprietário do estabelecimento
usava um roteador wireless de 300mbps(megabit por segundo). A rede principal do
proprietário já vinha de um outro ponto pois o seu estabelecimento encontra-se no mesmo
local de um posto de combustível e os dois locais compartilham a rede e internet.
Foi observado que os colaboradores da empresa, clientes e inclusive o proprietário
da empresa acessavam a rede wireless através de smartphones, tablets e notebooks. Foi dito
para o proprietário que adquirisse um switch de 8 portas para rede interna do sistema e que o
roteador seria para o acesso de visitantes, pois se a rede em que fosse instalado e configurado
o sistema fosse a mesma rede que usuários se conectam por diversos dispositivos poderia
ocorrer de haver conflitos de IP (Internet Protocol), vulnerabilidades no sistema dentre outros
problemas. Em face das mudanças que vem ocorrendo no ramo da tecnologia da informação
nas últimas décadas, destacando-se o início do século XXI, tornando-se cada vez mais
necessária a proteção das informações e sua correta utilização em camada física, logica e
humana (LAUDON E LAUDON,2001).
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Figura 3 - Topologia de rede antes da implantação do sistema.
Fonte: Autor, 2016.
Acima temos a representação gráfica de como era a rede do cliente antes da
implantação do sistema.
Supondo que a rede wireless fosse a mesma rede do sistema e dos clientes, nas
configurações do sistema cada computador deverá ter a sua faixa de ip estática. Se por um
acaso algum usuário externo conectasse na rede o roteador wifi poderia endereçar aquele
dispositivo através do DHCP (Dynamic Host ConfigurationProtocol)dinamicamente
ocasionando assim conflito entre o dispositivo que está tentando se conectar e um computador
da rede provocando queda no sistema e indisponibilidade na rede. Com base nisso como dito
anteriormente foi sugerido que o proprietário adquirisse um switch de 8 portas apenas para
rede do sistema.
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Figura 4 - Topologia de rede após a implantação do sistema.
Fonte: Autor, 2016.
Acima temos a representação gráfica da rede após a sugestão dada ao proprietário
do estabelecimento sobre a rede para o acesso de clientes e a rede para o uso do sistema.
Em seguida foram configuradas as faixas de ip do switch, do roteador wireless e
onde também foi fixado o ip do servidor e dos outros computadores. Realizada toda parte de
instalação de equipamentos, configuração de redes e computadores, iniciei então o processo
de análise para definir o papel que cada colaborador realizava dentro da empresa e para que
fosse possível traçar um planejamento de treinamentos e melhorias no processo de
atendimento, nesta etapa da implantação fiquei uma tarde inteira das 14:30 as 18:00
observando a rotina de trabalho dos colaboradores. Esse processo de análise consiste em
identificar quais objetos existem dentro do universo que se pretende automatizar e quais são
os atributos e ações desse objetos (CORREIA, 2006). Desta maneira, é possível ao analista
repassar o entendimento que ele possui da forma como o sistema funciona para o usuário
leigo (CORREIA, 2006)
Após o período em que observei o funcionamento da empresa foi traçado um
planejamento definindo o que cada colaborador iria operar no sistema, foram levados em
consideração vários fatores importantes para definição de tarefas a serem desempenhadas no
sistema, deis da habilidade com computadores até o entendimento sobre regras de negócios, e
experiências com partes fiscais e tributarias, pois esses fatores são de suma importância na
operação do sistema.
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Figura 5 – Diagrama de tarefas desempenhadas pelos colaboradores no sistema.
Fonte: Autor, 2016.
No diagrama acima foi realizado a representação gráfica do que cada colaborador
irá operar no sistema, com base nisso foi possível traçar um mapa de treinamentos dos
colaboradores onde foi poupado tempo pois não houve a necessidade de realizar treinamentos
de rotinas do sistema que não fossem ser utilizadas e que por ventura seriam desnecessárias
onde também defini prazos em acordo com o proprietário e os colaboradores para conclusão
dos mesmos.De acordo com vários autores, entre eles Davenport (1998), a definição de prazo
em projetos e um dos fatores mais críticos observados atualmente pelos clientes.
Para proporciona maior agilidade nos treinamentos sobre o uso do sistemafoi
possível realizar o treinamento em grupos de pessoas pois proporcionou agilidade no processo
e também evitou a redundância de informação (Ficar repassando o mesmo treinamento para
várias vezes) o que proporcionou maior agilidade na implantação.
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1
Logo após realizado toda a parte de treinamento com os colaboradores foi feita a
parametrização do sistema definindo algumas diretrizes importantes no sistema tais como,
Limite máximo de desconto permitido pelo vendedor, valor do juros ao dia em vendas a
prazo, cadastro de formas de pagamentos e restrição dos usuários em determinadas áreas do
sistema o que possibilita a confidencialidade das informações, sendo assim disponíveis apenas
a usuários do sistema autorizados.
Após a parametrização do sistema foi realizado o contato com a contabilidade do
proprietário da empresa para que fossem feitos alguns questionamentos para que fosse
possível saber se a mesma estava apta a responder com exatidão as questões de tributações
dos produtos em que o cliente estava vendendo e sobre apurações de impostos que seriam
solicitados posteriormente pela mesma.
Pois além de o cliente está sendo automatizado a contabilidade também deverá
contar com aparatos para apuração fiscal eletronicamente, pois mensalmente o cliente deverá
gerar arquivos fiscais eletrônicos para secretaria de fazenda tais como (Sintegra, Sped Fiscal,
Spedpis e cofins) dentre outros arquivos, isso vai depender do regime tributário da empresa.
Para este tipo de apuração a contabilidade deve estar capacitada e alinhada também com o
ramo tecnológico.
Após feito o contato com a contabilidade e definida todas as regras fiscais no
sistema, foi o momento em que os colaboradores da empresa iniciaram o processo de cadastro
de produtos no sistema, cadastro de clientes e fornecedores, que fosse passado tudo do papel
para o sistema, após o cadastro de todas essas informações foi realizado um balanço na
empresa ou seja foi realizada a contagem do estoque para lançamento no sistema para que
fosse possível o controle de estoque.
Em seguida foi definida uma data para início do uso do sistema em produção, que
por sua vez realizei o acompanhamento durante o período de mais ou menos uma semana e
meia, que foi chamada de operação assistida, pois durante esse período foi possível passar
mais segurança aos colaboradores no uso do sistema e foram sanadas algumas dúvidas na
operação do sistema.
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1
4 RESULTADOS E DISCUSSÕES
Os resultados após a implantação do sistema foram bem satisfatórios pois
proporcionou mais agilidade nos processos realizados pelos colaboradores como também
maior organização foi reduzido o tempo de atendimento aos clientes, as consultas em
anotações feitas são praticamente zero pois todas as informações ficam gravadas no sistema
também proporcionou ao gestor melhor escolhas nas tomadas de decisões. As ordens de
serviço antes da implantação do sistema que eram feitas manualmente através de papel e
caneta já estão sendo impressas e já contém todas as informações tais como: Dados de
clientes, Endereço completo da loja, descrições de peças, serviços e totais de valores, o que
antes eram feitas todas manuais e com auxílio decalculadora.
Figura 6 – Venda realizada antes da implantação do sistema.
Fonte: Arquivos do local de estudo, 2016.
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1
Acima temos uma imagem de como era a ordem de serviço feita que era entregue
para o cliente, onde uma via ficava em posse do cliente e outra via ficava em posse da
empresa para controle de vendas e cálculo de comissionamento de vendedores e mecânicos.
Figura 7 – Venda realizada após a implantação do sistema.
Fonte:
Fonte: Autor, 2016.
Acima temos uma ordem de serviço impressa pelo sistema onde só uma via fica
com o cliente pois as informações referente a venda e ao cliente ficam armazenadas no
sistema. Essa ordem de serviço e impressa na impressora lx-300 pois esse documento e
impresso com muita frequência, pois cada serviço realizado ou peça vendida e realizada a sua
impressão e essa impressora e ideal para imprimir somente texto no qual e o caso da ordem de
serviço, sem contar no baixo custo pois ela utiliza uma fita matricial que tem autonomia e
impressão de 7 milhões de caracteres, e utiliza papel continuo ou a folha solta que em média
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1
26
1
Uma caixa contendo 6000 folhas custa aproximadamente R$:110,00 reais o que lhe
proporciona trabalhar vários meses sem precisar ficar repondo esse material.
Antes da implantação do sistema ocorria uma grande perca de tempo ao se efetuar
uma venda para um cliente pois o colaborador da empresa ao realizar uma venda tinha que
verificar o estoque em um deposito que não ficava próximo ao local de atendimento para ver
se havia peças disponíveis para venda, tinha que escrever todos os dados do cliente em um
bloco de recibos como também todas as peças e serviços e realizar o cálculo de vendas
manualmente.Com o uso do sistema já e possível verificar-sepossui peças em estoque na hora
pois o estoque e alimentado ao se da entrada nas notas fiscais ou e subtraído ao se realizar
vendas, tendo assim números reais das quantidades de peças no estoque, e todas as
informações do cliente são cadastradas em um intervalo de tempo bem satisfatório.
Figura 8 – Grafico de tempo de atendimento antes e após a implantação do sistema.
Fonte: Autor, 2016.
O gráfico acima representa a estimativa de tempo gasta para atendimento dos
clientes com base nas informações dadas anteriormente de como era o procedimento de
atendimento antes e como ficou após a implantação do sistema
Outro processo que sofreu bastante impacto foi na realização de compra de peças
pois através do sistema o proprietário consegue verificar as peças que mais foram vendidas
durante um intervalo de tempo e as que não foram vendidas podendo assim traçar estratégias
de vendas , sendo também que o sistema lhe oferece sugestões de compras quando o estoque
chegar a uma quantidade mínima estabelecida no cadastro de produtos o sistema lhe sugere
uma quantidade exata de compras e quando a mesma também está excedida o sistema lhe
avisa que há uma quantidade superior em estoque de determinado produto. Também na
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2
4
6
8
10
12
Tempo Minutos
Depois Antes
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1
Formulação de preços de vendas ao se cadastrar os produtos o colaborador pode aplicar a
margem de lucro que se deseja obter através do preço de compra ou preço de custo do
produto, ao dar-se entrada nas notas ficais o sistema calcula automaticamente o percentual de
lucro que deseja-se obter. O que antes do sistema era feito esse cálculo produto a produto
manualmente com a calculadora.O sistema lhe proporcionou maior agilidade, exatidão e
confiabilidade no controle de preços.
Figura 9 – Precificação de produtos após entradas de nota fiscal.
Fonte: Autor, 2016.
Na imagem acima temos a formação de preço de vendas no sistema, pois ao se
cadastrar as peças no sistema o colaborador da empresa informa o percentual de lucro que
deseja obter em cima do preço de compra das peças para formulação do preço de venda, no
caso acima foi informado um percentual de 60% de margem de lucro.
Uma outra ferramenta também bastante utilizada para consulta foi o cadastro de
clientes e de fornecedores pois para se consultar determinado cliente ou fornecedor o
colaborador da empresa tinha que procurar as informação em cadernos ou anotações rápidas
feitas no dia a dia, o sistema já oferece essas informações com uma simples busca além disso
lhe mostra uma consulta rápida de todo o histórico do cliente ou do fornecedor tais como:
para o fornecedor o que foi comprado em que data e os valores, telefone, e-mail, webmail,
whatsapp dentre outros. As consultas de cliente contam também com: Endereços, telefones
para contato, e-mail, whatsapp, facebook também e possível ver tudo que foi vendido para o
Cliente em determinado período, o que ele está devendo em caso de compra parcelada dentre
outras funcionalidades.
Figura 10 – Tela de cadastro de Clientes.
Fonte: Autor, 2016.
Acima temos a tela de consulta e edição de cadastro de clientes.
Figura 11 – Tela de cadastro de Clientes.
Fonte: Autor, 2016.
Acima temos a tela de consulta e edição de cadastro de Fornecedores.
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Outro processo que também proporcionou maior agilidade, confiabilidade
exatidão após a implantação do cliente foram os relatórios de comissões de mecânicos e
relatório de comissão de vendedores. Pois antes do início da implantação do sistema essa foi a
maior preocupação do proprietário pois a sua apuração era manual e demandava muito tempo
e estava propicia a falhas de somatórios dentre outros problemas pois ao final do mês eram
recolhidas todas as vendas manuais e era realizado o cálculo de comissão do vendedor e dos
mecânicos em cima de cada peça ou serviços realizados. A forma de comissionamento dos
mecânicos somente e calculada através de serviços realizados a uma margem estipulada pelo
proprietário. E o percentual de comissão do vendedor e calculado através de cada peça
vendida.
O sistema já possuía um relatório pronto para apuração apenas do
comissionamento do vendedor, que em questão de segundos lhe mostra o valor que foi
vendido de peças por determinado vendedor e o valor de comissionamento, o relatório possui
vários filtros para emissão do relatórios tais como: Data inicial e final das vendas se relatórios
vai ser exibido de um vendedor ou de todos, dentre outros filtros como segue a imagem
abaixo.
Figura 12 – Tela de filtros do relatorio de comissões de vendedores.
Fonte: Autor, 2016.
Já o comissionamento dos mecânicos não existia no sistema então tive que montar
através de uma rotina do sistema que permite a criação de relatórios através de consultas em
SQL. Criei um relatório de comissionamento dos mecânicos de acordo com os serviços
realizados utilizando as seguintes condições: Por intervalo de data inicial e final, quando a
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Ordem de serviço estiver faturada e quando for digitado o código de cadastro no sistema do
mecânico.
Figura 13 – Query para calculo de comissões dos mecanicos.
Fonte: Autor, 2016.
Acima temos uma query que foi realizada na rotina de geração de relatórios
nosistema para ser obtido o comissionamento dos mecânicos que no exemplo acima foi
calculado 15% sobre cada serviço realizado.
Figura 14 – Tela de filtros do relatorio de comissões de mecanicos.
Fonte: Autor, 2016.
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Na imagem acima já temos o relatório implementado no sistema só no ponto do
colaborador inserir os filtros e definir as datas para apuração do relatório, se o cálculo vai ser
feito individual de cada mecânico ou todos, e a situação da ordem de serviço que no caso são
todas as que foram faturadas.
As impressões feitas para os cadastros das imagens 10 e 11 e para os relatórios
das imagens 12 e 14 são realizadas através da impressora Brother 8080 pois esses documentos
geralmente são arquivados para controle financeiro ou para outros fins, sendo assim está
impressora a mais apropriada por conta de sua impressão em folhas A4 e sua boa definição.
Figura 15 – Documento fiscal NFC-E.
Fonte: Autor, 2016.
Logo acima temos uma imagem de um documento fiscal chamadonfc-e emitida
pelo sistema icompany, após a ordem de serviço ser faturada no caixa este documento e
entregue para o cliente junto com sua ordem de serviço. O documento acima foi impressora
na impressora Daruma DR-800 pois ela e ideal para impressão deste tipo de documento.
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5 CONSIDERAÇÕES FINAIS
Os sistemas de automação comercial icompany e iservice tem como pontos
principais automatizar e facilitar os processos realizados diariamente em uma empresa. Com
base nisso foi possível realizar uma implantação fácil e descomplicada pois no decorrer do
processo os colaboradores e o proprietário da empresa sentiram grandes diferenças, quanto ao
tempo em que os novos processos foram realizados via sistema, quanto as facilidades que o
mesmo proporcionou dentro da empresa dentre outros aspectos.
Alguns serviços realizados na empresa como Alinhamento e Balanceamento
computadorizado ou scanner automotivo para realizar diagnósticos no sistema de injeção
eletrônica do automóvel são realizados através de um software ou um aparelho especifico.
Com base nisso e possível a criação de novas rotinas no sistema nosmódulos de serviços para
que o mesmo conseguisse realizar essas tarefas em especifico, unificando assim todos os
outros softwares em um só sistema.
Há a possibilidade de futuramente haver a modificação na linguagem de
programação do sistema o modularizando para uma linguagem web onde seria de grande
impacto pois possibilitaria o acesso ao sistema de qualquer lugar, sendo de grande utilidade
pois o administrador da empresa poderia ter acesso ao sistema de qualquer lugar, facilitando
assim no acompanhamento das vendas, poderia realizar cadastros no sistema de uma maneira
ainda mais fácil com a mobilidade, como também na realização de compras pois o mesmo já
teria um estoque em tempo real na palma da sua mão.
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REFERENCIAS
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gerenciamento. São Paulo: Saraiva, 2005.
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