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FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS
PRINCIPIOS DE ADMINISTRACION
VI.2. Componentes de la dirección: decisión, motivación, liderazgo y comunicación.
VI.3. Niveles de dirección y liderazgo.
VI.1. Rol y tarea de la dirección. Factores humanos en la administración.
VI.4. Procesos de dirección, información y comunicación.
UNIDAD VI - DIRECCION
Según la definición de los neo-clásicos Kootnz Weihrich:
“La Administración es el proceso de diseñar y mantener un entorno en el que, trabajando en grupos, los individuos cumplan eficientemente objetivos específicos”, ejerciendo para ello las funciones administrativas de Planeación, Organización, Dirección y Control.
Secuencialidad de las funciones administrativas
Administrar = Dirigir??
Administrar es planear la acción, establecer la estructura organizacional y dotar a la organización de las personas más competentes y finalmente la medición y la corrección de las actividades por medio del control.
En cambio, Dirigir es el proceso consistente en influir en las personas para que contribuyan al cumplimiento de las metas organizacionales y grupales.
Para dirigir a las personas hay que comunicar, liderar y motivar. Mientras las otras funciones administrativas (planeación, organización y control) son impersonales, la dirección constituye un proceso interpersonal que determina las relaciones entre los individuos [1]
[1] Chiavenato Idalberto, Administración- Proceso Administrativo. 3º Edición. 2001. Editorial McGraw Hill Bogotá. Colombia
Función Administrativa
“La función administrativa de la Dirección es el proceso consistente en influir en las personas para que contribuyan al cumplimiento de las metas organizacionales y grupales”. (Koontz y Weihrich)
Koontz y Weihrich Harold y Heinz. Administración. Una Perspectiva Global. 1998. Editorial McGraw Hill. México
En cambio Peter Drucker dice: “Lo que hace al gerente es la responsabilidad por la contribución a los resultados de la empresa, más que la responsabilidad por el trabajo ajeno.” [1]
[1] Peter F. Drucker. La Gerencia. 1976. Capítulo 30 página 266 Editorial El Ateneo. Buenos Aires
Según Peter Drucker, el trabajo del gerente se compone de cinco (5) operaciones básicas:
En primer lugar, un gerente fija objetivos.
Segundo, un gerente organiza. Tercero, un administrador motiva y
comunica. El cuarto elemento básico del trabajo del
gerente es la medición. Quinto y último, un administrador
desarrolla a la gente, incluido el mismo.
Tarea Directiva
Controlar el Entorno. Producir resultados Organizar la empresa, relacionar
tareas y tecnologías. Dirigir personas El Gerente diagnostica, toma
decisiones y produce cambios.
Roles del Gerente según Henry Mintzberg
Los trabajos del canadiense Henry Mintzberg definieron los diez roles que necesariamente debe desarrollar un gerente:
Los tres Roles Interpersonales: - En el Rol de Representante. - En el Rol Relacional. - En el Rol de Líder
Los tres Roles Informacionales: - En el Rol de Monitor. buscando
información en su medio ambiente a través de contactos personales, en forma verbal como rumores, chismes y especulaciones.
- En el Rol de Diseminador. comparte con sus subordinados la comunicación informal y envía información a personas ajenas a su ámbito de trabajo.
- En el Rol de Vocero
Los cuatro Roles Decisionales: - En el Rol de Emprendedor. - En el Rol de Manejador de
Conflictos - En el Rol de Asignador de Recursos - Finalmente, en el Rol de Negociador
El modelo de Robert L. Katz
Es el modelo clásico en el cual es administrador aquel que dirige las actividades de otras personas y toma la responsabilidad para lograr ciertos resultados mediante estos esfuerzos.
El trabajo directivo descansa en tres habilidades: Técnica, Humana, De Conceptualización
Koontz y Weihrich agregan una cuarta: la de Diseño
HABILIDAD TÉCNICA: “es la posesión de conocimientos y destrezas en actividades que suponen la aplicación de métodos, procesos y procedimientos.” Significa la aplicación de métodos, procesos y procedimientos. Ej. En este nivel los obreros manejan herramientas y sus supervisores tienen la capacidad para enseñarlos.
HABILIDAD HUMANA: “es la capacidad para trabajar con individuos, esfuerzo cooperativo, trabajo en equipo,”.....
HABILIDAD DE CONCEPTUALIZACIÓN: es la capacidad para percibir el panorama general, distinguir los elementos más significativos de una situación y comprender las relaciones entre ellos.”
HABILIDAD DE DISEÑO: es la capacidad para resolver problemas en beneficio de la empresa y diseñar las soluciones prácticas, funcionales a los problemas.
Factores Humanos en la Administración.
Se dijo que Administrar implica una realizar la planeación, establecer la estructura organizacional y dotar del personal más competente, medir y corregir las actividades de los individuos mediante el control.
Pero falta una que haría que las funciones administrativas fueran incompletas si no se supiera dirigir a la gente ni se comprendieran los factores humanos.
“La función administrativa de la Dirección es el proceso consistente en influir en las personas para que contribuyan al cumplimiento de las metas organizacionales y grupales”.
“La labor de los administradores no es manipular a las personas, sino conocer sus motivaciones” (Koontz y Weihrich)
El administrador usa la Dirección para motivar a las personas y hacerlas ver que pueden satisfacer sus necesidades y utilizar sus capacidades para favorecer al mismo tiempo el cumplimiento de los propósitos de la organización.
Las personas promedio no existen
Dentro de este universo organizacional donde se mueve, el individuo desarrolla diferentes papeles.
Dentro de la organización laboral se desempeña cumpliendo órdenes, normas, procedimientos pero, no son iguales entre si, cada uno es único, volcando sus conocimiento y habilidades, con sus propias necesidades y es dable reconocerlo.
Otro aspecto es la integridad, dado que con sus conocimientos, actitudes, habilidades y rasgos propios, las personas constituyen una sola pieza influida por factores externos y no los puede colgar en el perchero a la entrada de la fábrica, como decía la escuela científica.
Importancia de la dignidad e integridad de las personas.
Cumplir con los objetivos empresariales y obtener resultados es importante para la Organización pero, el administrador no debe descuidar con ello la dignidad y el respeto de las personas, evitando dañarlas.
Multiplicidad de papeles
“Administrar implica crear y mantener las condiciones adecuadas para que los individuos trabajen en conjunto a favor del cumplimiento de objetivos comunes”. (Koontz. y Weihrich.)
“La labor de los administradores no es manipular a las personas, sino conocer sus motivaciones” (Koontz. y Weihrich).
- Administración de Personal
Administración de Recursos Humanos (RR.HH.)
- Administración de las Personas
Terminología
VI.2. Componentes de la dirección: decisión, motivación, liderazgo y comunicación.
VI.3. Niveles de dirección y liderazgo.
VI.1. Rol y tarea de la dirección. Factores humanos en la administración.
VI.4. Procesos de dirección, información y comunicación.
UNIDAD VI - DIRECCION
VI. 2. Componentes de la Dirección
La toma de decisión es la selección de un curso de acción entre varias alternativas” (Koontz. y Weihrich)
La toma de decisiones es la actividad primordial del administrador porque permanentemente debe determinar, qué hacer, quién lo hará, cuando y donde lo hará y cómo se hará. (Koontz. y Weihrich)
COPONENTES DE LA DIRECCIÓN
DECISIÓN
COMUNICACIÓN
MOTIVACIÓN
LIDERAZGO
Decisión
Decisión es el proceso de análisis y escogencia entre diversas alternativas disponibles, del curso de acción que la persona deberá seguir” (Richard Tersine, citado por Chiavenato).
Es un proceso de valoración que lleva a determinar las preferencias entre las consecuencias (Herbert A. Simon).
Racionalidad en la toma de decisiones
La racionalidad “es la capacidad de seleccionar medios destinados a alcanzar objetivos (Herbert Simón)
Se puede hablar de racionalidad total como la capacidad para seleccionar medios destinados a alcanzar objetivos óptimos”.
ETAPAS DEL PROCESO DECISIONAL
Análisis y Definición del Problema o Detección de Oportunidades: Es el análisis preliminar de problemas o de oportunidades a la luz de fortalezas y debilidades; advertirlos clara y totalmente.
Definición de objetivos: Son los objetivos que el decididor pretende alcanzar con su decisión. Deben estar de acuerdo con los objetivos de la organización.
Búsqueda de las alternativas o cursos de acción: Desarrollar alternativas. Todo curso de acción presenta varias alternativas.
ETAPAS DEL PROCESO DECISIONAL
Evaluación de alternativas: A través de factores cuantitativos, basados en números, el tiempo, los costos. Ejemplos: El análisis marginal, costo-beneficio. A través de factores cualitativos, intangibles, difíciles de medir numéricamente, como: calidad de la relaciones laborales, el riesgo del cambio tecnológico, etc. ¿Qué se hace? Se trata de identificar los factores para después asignarle una medida cuantitativa razonable
Selección de Alternativas: En este punto se condensa todo el sentido de la toma de decisiones.
DINÁMICA DE LAS DECISIONES ( PROCESO
DECISORIO )
PREMISAS ALTERNATIVAS EVALUACIÓN ELECCIÓN
“FEED-BACK” ó RETROALIMENTACIÓN
DECISIONES PROGRAMADAS Y NO PROGRAMADAS
Herbert Simón, premio Nobel de Economía en 1976, en su libro “La nueva Ciencia de la Decisión Gerencial” se refiere a las Decisiones Programadas y no Programadas y las Técnicas Tradicionales y Modernas de Decisión.
TOMA DE DECISIONES EN CONDICIONES DE CERTIDUMBRE, INCERTIDUMBRE Y RIESGO
Dicen Koontz y Weihrich[1], “prácticamente todas las decisiones se toman ante cierto grado de incertidumbre. Las decisiones varían, sin embargo, de la certidumbre relativa a la total incertidumbre.
Decisiones ante Certidumbre Se tiene una razonable seguridad de lo que
ocurrirá una vez tomada la decisión. Se dispone de información considerada
confiable. Se conocen las relaciones de causas y efectos.
Decisiones ante Incertidumbre Se cuenta con una frágil fuente de información Se ignora si ésta es o no confiable Alto grado de inseguridad que el evento
ocurrirá Decisiones ante riesgo Información basada en hechos pero incompleta.
Buena pero parcial. Se estiman probabilidades de ocurrencia a
través de modelos matemáticos. Se estiman probabilidades subjetivas, basadas
en juicios y experiencias.
MOTIVACION
Las motivaciones se basan en necesidades primarias, como las fisiológicas de agua, alimentos, abrigo, aire y sueño, pero también las de seguridad, como las físicas (ataques al cuerpo humano), como las económicas (salario digno y mínimo, ahorros, ingresos de dinero), como las secundarias de autoestima, status, asociación con otras personas, afecto, realización personal.
Motivadores
Los motivadores son cosas que inducen a un individuo a actuar, a realizarse o alcanzar metas.
Las motivaciones reflejan deseos, expectativas
los motivadores son las recompensas o incentivos que refuerzan el impulso para satisfacer estos deseos.
Para dirigir al personal en cualquier nivel de la organización, el administrador debe comunicar, liderar y motivar.
La función administrativa de dirección, es muy compleja pues se trata de orientar, asistir la ejecución, comunicar y liderar, para influir en los subordinados de modo que cumplan con los objetivos de la organización.
La dirección constituye un proceso interpersonal entre el director y las personas que dirige.
Un gerente no puede realizar esta tarea sin conocer qué motiva a las personas. La inclusión de factores motivantes en los papeles organizacionales, la asignación del personal para estos papeles y el proceso completo de dirigir a las personas debe basarse en un conocimiento de la motivación
Diferencia entre motivación y satisfacción
La motivación se refiere al impulso y esfuerzo por satisfacer un deseo.
La satisfacción se refiere en cambio al gusto de experimentar el deseo
LIDERAZGO
Liderazgo es influencia, esto es, el arte o proceso de influir en las personas para que se esfuercen voluntaria y entusiastamente en el cumplimiento de metas grupales. (Koontz. y Weihrich)
Liderazgo
Tanto los líderes como los gerentes (quienes, en efecto, es casi seguro que sean líderes) deben responder a las motivaciones de los individuos si desean diseñar un medio en el que, el personal se desempeñe con una buena disposición.
En el mismo sentido, es posible que se diseñe un clima que promueva o reduzca la motivación.
La teoría de Maslow
La teoría de Maslow afirma que las necesidades se organizan según una jerarquía de necesidades que forman una especie de pirámides.
Cuando se satisface una necesidad, surge otra en su lugar, dentro de un proceso continuo que no tiene fin.
AUTOREALIZACION
Autodesarrollo – Autosatisfacción
ESTIMA
Necesidades del Ego: Orgullo, auto-respeto, progreso, confianza, necesidades de status, reconocimiento, aprecio, admiración dada por otros
SOCIALES
Interacción, aceptación, afecto, comprensión, consideració
SEGURIDAD
Seguridad, protección contra:Peligro, dolor, incertidumbre, desempleo, robo
FISIOLÓGICAS
Alimento, reposo, abrigo, sexo
Es la transferencia de información de un emisor a un receptor, el cual debe estar en condiciones de comprenderlas. Se aplica a todas las funciones administrativas, pero particularmente en la dirección se la ve como una función importante.
CANAL O TRANSMIS
OR
FUENTE O EMISOR
DESTINO O
RECEPTOR
“FEED-BACK” ó RETROALIMENTACIÓN
CODIFICACIÓN DECODIFICACIÓN
RUIDO O INTERFERENCIA
El proceso de la comunicación implica la transmisión de un mensaje de un emisor a un receptor a través de un canal, con la presencia de ruidos ó interferencias, y la retroalimentación del mismo.
- Emisor ó Fuente: representa a la persona o cosa que emite el mensaje. El emisor organiza su idea o mensaje para transmitirlo, mediante un lenguaje o símbolos,.
- Canal: a través del canal se une el emisor con el receptor. El mensaje puede ser oral o escrito y se puede transmitir por medio de un memorando, una computadora, el teléfono, un telegrama, televisión, cinta, casete, DVD, etc.
- Receptor: el receptor es la persona, cosa o proceso que recibe el mensaje, el cual debe interpretarlo o decodificarlo para convertirlo en ideas.
- Ruído: es todo aquello que dificulta el entendimiento del mensaje; es la interferencia que puede haber en la comunicación. El contenido de un mensaje puede ser deformado, transformado o desnaturalizado en el momento de la emisión o de la recepción.
- Retroalimentación: es el proceso por el cual el emisor se cerciora de que la comunicación se ha producido eficazmente, para enviarla de nuevo, mejorarla o anularla. Para comprobar la eficacia de la comunicación el emisor debe confirmar si el cambio individual u organizacional ha tenido lugar.
Entre los posibles ruídos ó dificultades de la comunicación, se pueden mencionar los siguientes:
•La codificación podría ser defectuosa por el uso de símbolos ambiguos;
•La transmisión podría interrumpirse por mal funcionamiento del canal;
•La falta de atención puede producir una recepción inadecuada;•La decodificación podría ser defectuosa si se le asigna un significado equivocado a las palabras y símbolos;
•Los perjuicios pueden obstruir el entendimiento;•El cambio deseado puede no ocurrir debido al temor de las posibles consecuencias del cambio.
El Emisor:1. Tiene necesidad de comunicación (idea y pensamiento);2. Elabora el mensaje;3. Tiene que estar tan interesado en el mensaje como el receptor;4. Lo codifica (idioma común);5. Emite la información que necesita un tiempo y un espacio determinado.
El Receptor:1. Recibe la información;2. La decodifica o la interpreta, y la convierte en idea;3. Reconstruye el mensaje, dándole el mismo significado que el del emisor;4. Interpreta la necesidad del emisor;5. Debe tener el mismo interés que el emisor.
La comunicación es el elemento que unifica y liga las partes de una organización, el mismo organigrama está señalando un sistema de comunicación a través del cual se transmiten las órdenes e informaciones para que puedan realizarse las tareas.
A través del proceso de comunicación se transmiten informaciones, modificando la conducta de las personas, se promueve la participación y se relaciona la organización con su entorno.
La comunicación es necesaria para: Establecer y difundir las metas de una
empresa. Desarrollar planes para su consecución. Organizar recursos humanos y otros de la
manera más eficiente. Seleccionar, desarrollar y evaluar a los
miembros de la organización Dirigir, motivas y crear un clima en que las
personas desean contribuir. Controlar el desempeño.
AUTORIDAD
“FEED-BACK” ó RETROALIMENTACIÓN
DELEGACION
COMUNICA-CION
SUPERVISION
FASES ó ETAPAS.
La dirección de una empresa supone:a)Que se ejerza la autoridad, para lo cual deben precisarse sus tipos, elementos, clases, etcétera.b)Que se delegue autoridad, ya que administrar es "hacer a través de otros“.c)Que se establezcan canales de comunicación, a través de los cuales se ejerza, y se controlen sus resultados.d)Que se supervise el ejercicio de la autoridad, en forma simultánea a la ejecución de las órdenes.
PROCESAMIENTO DE DATOS
DATOS
SALIDAOUT PUT
ENTRADAIN PUT
INFORMACION
La principal diferencia entre dato e información es que mientras la información está compuesta de datos, no todos los datos producen información específica y significativa, que reduzca la incertidumbre y lleve a conocimiento más profundos.
INFORMACIÓN = datos procesados, es decir, organizados en forma ordenada y útil.
DATO = materia prima del sistema de información.
La Información: el sistema de comunicación Es la “vía” por donde circula el dato, que es la materia prima del sistema de información. Este es el recurso idóneo para tomar decisiones efectivas, hace posible el proceso de control y también reduce la incertidumbre.La información necesaria en una organización se refiere a los aspectos técnicos de las tareas: qué, cómo y cuando hacerlo, de coordinación, quien trabaja y con quién y de motivación y actitudes.La información posee los medios para reconocer, definir y dar solución a los problemas que se plantean.
El sistema de información es la base para la toma de decisiones. Deberá ser claro, oportuno, de utilización inmediata, completo, coordinado.
Fuentes de Datos:
Internas: son los miembros de la organización y las áreas que están situadas dentro de una organización. Estas fuentes sirven de apoyo para las decisiones.
Externas: son los generadores y distribuidores de los datos localizados fuera de la organización. Estas fuentes son clientes, proveedores, competidores y otros, que proporcionan a la organización datos externos.
La comunicación formal, puede ser:
1. Vertical: de Corriente de Información Descendente: es la que relaciona dos o más niveles de la estructura jerárquica. Se transmiten órdenes, instrucciones y consejos. Es típica de las organizaciones autoritarias.
2. La Comunicación Vertical de Corriente de Información Ascendente: es la que proviene de los subordinados, y permite detectar quejas y actitudes de los mismos.
3. La Comunicación Horizontal: es la que se realiza entre los miembros de la organización que pertenece al mismo nivel de jerarquía. Permite la integración y coordinación.
4. La Comunicación Oblicua: es la que se puede realizar entre el gerente de departamento, de comercialización y un empleado de finanzas.
5. La Comunicación Informal: comprende toda la información no oficial entre los miembros que integran la organización. Es un medio complementario para la comunicaciones formales.
Están tan estrechamente vinculadas que se las puede confundir.
La información que no es comunicada, no es tal, y si no existe información, tampoco puede haber comunicación.
La información es los que se transmite con la comunicación.
La comunicación es lo que hace que la información llegue a su destinatario.
VI.2. Componentes de la dirección: decisión, motivación, liderazgo y comunicación.
VI.3. Niveles de dirección y liderazgo.
VI.1. Rol y tarea de la dirección. Factores humanos en la administración.
VI.4. Procesos de dirección, información y comunicación.
UNIDAD VI - DIRECCION
VI. 3. Niveles de la Dirección y Liderazgo
La dirección “es el proceso consistente en influir en las personas para que contribuyan al cumplimiento de las metas organizacionales y grupales.” (Koontz y Weihrich)
La dirección es “la conducción de las actividades de los miembros que actúan dentro de las fronteras empresariales: los empleados en todos los niveles jerárquicos de la organización empresarial”. (Idalberto Chiavenato)
Para dirigir al personal en cualquier nivel de la organización, el administrador debe comunicar, liderar y motivar.
La dirección constituye un proceso interpersonal entre el director y las personas que dirige.
Niveles Distribución de la función de dirección
Institucional Dirección
Intermedio Gerencia
Operacional Supervisión
NivelesDistribución de la función
de direcciónInstitucional Alta Dirección.
Gerencial Gerencia General
Gerencial Intermedio Gerencias
Operacional Supervisión
La Alta Dirección, es la que defínelos objetivos generales, las políticas y es la responsable de la planificación estratégica.
Las Gerencias intermedias se diferencian de la general por grados de especialización funcional (Ventas, Finanzas, Producción, etc.)
El nivel inferior, operacional lo componen los supervisores de las distintas secciones u otras formas de agrupamiento de tareas y cuya función principal es la ejecución, la realización de las tareas.
Liderazgo
“Liderazgo es la influencia interpersonal ejercida en una situación y dirigida a través de un proceso de comunicación humana a la consecución de uno o diversos objetivos específicos”. (R. Tanembaun, citado por Chiavenato).
Influencia y Necesidades
El líder es un satisfactor de las necesidades del grupo; debe ayudar al grupo a alcanzar sus objetivos, en otras palabras a satisfacer sus necesidades.
La influencia es una fuerza psicológica por la cual se modifica el comportamiento de las personas.
TEORIAS DEL LIDERAZGO
A- Teorías de los Rasgos de la Personalidad
“Un rasgo es una cualidad o característica distintiva de la personalidad.
Según estas teorías, el líder es aquel que posee algunos rasgos específicos de personalidad que lo distinguen de las demás personas.
Rasgos físicos: energía, apariencia, entusiasmo y auto confianza.
Rasgos intelectuales: adaptabilidad, agresividad, entusiasmo y auto-confianza.
Rasgos sociales: cooperación, habilidades interpersonales y habilidades administrativas.
Rasgos relacionados con la tarea: impulso de realización, persistencia e iniciativa.
B- Teoría Sobre Estilos de Liderazgo
“Mientras que el enfoque de los rasgos se refiere a lo que el líder es, el enfoque de los estilos de liderazgo, se refiere a lo que el líder hace, esto es, su estilo de comportamiento para efectuar el liderazgo”.
Estilos de Liderazgos
Liderazgo autocrático: Solo el líder fija las metas, sin participación del grupo; el líder establece las acciones para alcanzarlas;
Liderazgo democrático: Las metas son compartidas y decididas por el grupo. El líder asiste y estimula; La técnicas y acciones las prepara el grupo y el líder asiste y sugiere alternativas;
El liderazgo liberal: Libertad completa para las decisiones grupales o individuales con poca o nula participación del líder;
Expresa Chiavenato que “ En la vida real, el líder utiliza los tres procesos de liderazgo, de acuerdo con la situación, con las personas y con la tarea a ser ejecutada o llevada adelante.
El líder hace cumplir órdenes, como también sugiere a algún subordinado realizar determinadas tareas.
El principal problema del liderazgo es saber cuándo aplicar cuál proceso, dentro de qué circunstancias y actividades a ser desarrolladas
SINERGIA
Concepto que proviene del griego "synergo", que quiere decir "trabajo en conjunto“ ó “cooperación”.
Actualmente su significado se refiere al fenómeno que tiene lugar cuando el resultado del trabajo de dos o más agentes actuando en conjunto es mayor que la suma de los resultados que obtendrían dichos agentes trabajando por separado.
“Dirigir es gobernar, regir, dar reglas.”
“Dirigir es guiar, mostrar el camino.” Autoridad, en el concepto tradicional
de jerarquía, es cuando alguien tiene derecho a mandar a otros y estos el deber de obedecer.
Decía Henry Fayol que la autoridad es el derecho de dar órdenes y el poder de exigir obediencia.
