Upload
others
View
37
Download
9
Embed Size (px)
Citation preview
i
FAKTOR-FAKTOR PENYEBAB TIDAK DITEMUKAN BERKAS
REKAM MEDIS DI RAK PENYIMPANAN DI RSUD WATES
TAHUN 2017
Karya Ilmiah
Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat Mencapai Gelar Ahli Madya
Perekam Medis dan Informasi Kesehatan
Stikes Jenderal Achmad Yani Yogyakarta
Disusun Oleh :
GHINA SYAFILLA EKAPUTRI
1314011
PROGRAM STUDI
PEREKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN (D-3)
SEKOLAH TINGGI ILMU KESEHATAN
JENDERAL ACHMAD YANI
YOGYAKARTA
2017
ii
iii
iv
KATA PENGANTAR
Puji Syukur penulis panjatkan kehadiran Allah SWT yang telah melimpahkan
berkat dan rahmat-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Karya Ilmiah yang
berjudul ”Faktor-Faktor Penyebab Tidak Ditemukan Berkas Rekam Medis Di Rak
Penyimpanan Di RSUD Wates Tahun 2017” dengan tepat waktu. Karya Ilmiah ini
disusun sebagai salah satu syarat mencapai gelar Ahli Madya Perekam Medis dan
Informasi Kesehatan Stikes Jenderal Achmad Yani Yogyakarta.
Penulis menyadari bahwa semua usaha yang dilakukan merupakan hasil kerja
sama yang baik dari berbagai pihak yang telah membantu. Maka, penulis
menyampaikan terima kasih kepada:
1. dr. Kuswanto Hardjo, M.Kes, selaku Ketua Stikes Jenderal Achmad Yani
Yogyakarta.
2. Sis Wuryanto, A.Md Perkes., SKM., MPH, selaku Ketua Prodi D-3 Perekam
Medis dan Informasi Kesehatan Stikes Jenderal Achmad Yani Yogyakarta.
3. Kori Puspita Ningsih, A.Md., SKM, selaku pembimbing utama yang telah
meluangkan waktu, tenaga dan pikiran untuk membimbing penulis dalam
penyusunan Karya Ilmiah ini.
4. Ibnu Mardiyoko, SKM., MM, selaku penguji yang telah meluangkan waktu,
tenaga dan pikiran dalam Karya Ilmiah ini.
5. Staf dan dosen-dosen Stikes Jenderal Achmad Yani Yogyakarta yang telah
mendukung penyusunan Karya Ilmiah ini.
6. Dr. Lies Indriyati, Sp.A, sebagai Direktur Rumah Sakit Umum Daerah Wates
yang telah memberikan izin kepada penulis untuk melakukan penelitian ini.
7. Dewi Natalia, A.Md, sebagai Kepala Instalasi Rekam Medis dan pembimbing
lapangan selama melaksanakan penelitian di Rumah Sakit Umum Daerah
Wates.
8. Seluruh staf dan pegawai Rekam Medis Rumah Sakit Umum Daerah Wates
yang telah mendukung dan melancarkan penyusunan Karya Ilmiah ini.
9. Ayah, Ibu tercinta dan adik-adik atas do’a, motivasi dan kasih sayang yang
telah diberikan selama ini untuk kelancaran penyusunan Karya Ilmiah ini.
v
10. Seluruh teman-teman Rekam Medis 2014 atas dukungan dan do’a yang telah
kalian berikan demi kelancaran Karya Ilmiah ini.
11. Semua pihak yang tidak bisa penulis sebutkan satu-satu, yang telah banyak
membantu secara langsung maupun tidak langsung.
Seluruh dukungan baik moral maupun material yang telah diberikan kepada
penulis, penulis ucapkan terima kasih. Penulis menyadari masih terdapat
kekurangan dalam penyusunan Karya Ilmiah ini. Oleh karena itu, penulis mohon
maaf, semoga di penelitian yang akan datang dapat lebih sempurna. Semoga
Karya Ilmiah ini dapat dijadikan acuan untuk penelitian selanjutnya dan dapat
bermanfaat bagi para pembaca terutama bagi ilmu Rekam Medis.
Yogyakarta,.............................
Penulis
Ghina Syafilla Ekaputri
1314011
vi
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ........................................................................................... i
HALAMAN PERSEMBAHAN ......................................................................... ii
HALAMAN PERNYATAAN ............................................................................iii
KATA PENGANTAR ........................................................................................ iv
DAFTAR ISI ....................................................................................................... vi
DAFTAR TABEL ............................................................................................... vii
DAFTAR GAMBAR .......................................................................................... viii
DAFTAR SINGKATAN .................................................................................... ix
DAFTAR KODING ............................................................................................x
DAFTAR LAMPIRAN .......................................................................................xi
INTISARI ............................................................................................................xii
ABSTRACT .........................................................................................................xiii
BAB I PENDAHULUAN 1
A. Latar Belakang ........................................................................................ 1
B. Rumusan Masalah ................................................................................... 2
C. Tujuan Penelitian .................................................................................... 2
D. Manfaat Penelitian .................................................................................. 3
E. Keaslian Penelitian .................................................................................. 3
BAB II TINJAUAN PUSTAKA 6
A. Tinjauan Teoritis ..................................................................................... 6
B. Landasan Teori ........................................................................................ 15
C. Kerangka Konsep .................................................................................... 16
D. Pertanyaan Peneliti .................................................................................. 16
BAB III METODE PENELITIAN 17
A. Desain Penelitian ..................................................................................... 17
B. Lokasi dan Waktu Penelitian .................................................................. 17
C. Subyek dan Obyek Penelitian ................................................................. 18
D. Definisi Operasional................................................................................ 19
E. Teknik dan Alat Pengumpulan Data ....................................................... 21
F. Teknik Pemeriksaan Keabsahan Data ..................................................... 23
G. Metode Pengolahan Data ........................................................................ 23
H. Urutan Teknik Analisis.............................................................................25
I. Etika Penelitian ....................................................................................... 26
J. Pelaksanaan Penelitian ............................................................................ 26
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN 29
A. Gambaran Umum RSUD Wates ..............................................................29
B. Hasil Penelitian ....................................................................................... 33
C. Pembahasan ............................................................................................. 50
D. Keterbatasan Penelitian ........................................................................... 57
BAB V PENUTUP 59
A. Kesimpulan ............................................................................................. 59
B. Saran ........................................................................................................ 60
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
vii
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1 Kode Warna ..........................................................................................14
Tabel 3.1 Definisi Operasional .............................................................................20
Tabel 3.2 Jadwal Penelitian ..................................................................................27
Tabel 4.1 Jumlah BRM Tidak Ditemukan ............................................................37
Tabel 4.2 Perbandingan Jumlah BRM Ditemukan dan Tidak Ditemukan ...........38
Tabel 4.3 Keterangan Ditemukan BRM ...............................................................43
viii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Kerangka Konsep Penelitian .............................................................16
Gambar 4.1 Struktur Organisai Instalasi Rekam Medis di RSUD Wates
Tahun 2017 ......................................................................................32
Gambar 4.2 Flowchart Alur Pengambilan Berkas Rekam Medis ........................34
Gambar 4.3 Flowchart Alur Penyimpanan Berkas Rekam Medis .......................35
Gambar 4.4 Diagram BRM Tidak Ditemukan .....................................................38
Gambar 4.5 Diagram Perbandingan Jumlah BRM Ditemukan dan Tidak
Ditemukan..........................................................................................39
Gambar 4.6 Diagram Keterangan Ditemukan BRM ............................................43
ix
DAFTAR SINGKATAN
WHO : World Health Organization
BRM : Berkas Rekam Medis
RSUD : Rumah Sakit Umum Daerah
UGD : Unit Gawat Darurat
SDM : Sumber Daya Mamusia
SOP : Standar Operasional Prosedur
THT : Telinga Hidung Tenggorokan
x
DAFTAR KODING
Koding 1 Jumlah SDM dan kualifikasi SDM di bagian filing RSUD Wates
Koding 2 Sarana dan prasarana di bagian filing RSUD Wates
Koding 3 Sistem di bagian filing RSUD Wates
Koding 4 Alur Pengambilan Berkas Rekam Medis
Koding 5 Alur Penyimpanan Berkas Rekam Medis dan Penggunaan Kode Warna
Koding 6 Jumlah Berkas Rekam Medis Yang Tidak Ditemukan di Rak
Penyimpanan dan Pencatatan
Koding 7 Ditemukannya Berkas Rekam Medis di Luar Rak Penyimpanan
Koding 8 Cara Pelacakan Berkas Rekam Medis Yang Tidak Ditemukan di Rak
Penyimpanan
Koding 9 Faktor penyebab BRM yang tidak ditemukan di rak penyimpanan
xi
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran Draf SOP Penyimpanan Berkas Rekam Medis
Lampiran Draf SOP Pengambilan Berkas Rekam Medis
Lampiran 1 Surat Ijin Studi Pendahuluan dari Kampus Kepada Dinas Penanaman
Modal dan Pelayanan Terpadu Kulon Progo
Lampiran 2 Surat Ijin Studi Pendahuluan dari Kampus Kepada Direktur RSUD
Wates
Lampiran 3 Surat Balasan Ijin Studi Pendahuluan dari Dinas Penanaman Modal
dan Pelayanan Terpadu Kulon Progo
Lampiran 4 Surat Balasan Ijin Studi Pendahuluan dari RSUD Wates
Lampiran 5 Surat ijin Penelitian dari Kampus Kepada Dinas Penanaman Modal
dan Pelayanan Terpadu Kulon Progo
Lampiran 6 Surat ijin Penelitian dari Kampus Kepada Direktur RSUD Wates
Lampiran 7 Surat Balasan Ijin Penelitian dari Dinas Penanaman Modal dan
Pelayanan Terpadu Kulon Progo
Lampiran 8 Surat Balasan Ijin Penelitian dari RSUD Wates
Lampiran 9 Surat Keterangan Persetujuan Etik Penelitian
Lampiran 10 Persetujuan Responden
Lampiran 11 Persetujuan Responden
Lampiran 12 Persetujuan Responden
Lampiran 13 Persetujuan Responden
Lampiran 14 Persetujuan Responden
Lampiran 15 Persetujuan Responden
Lampiran 16 Persetujuan Responden
Lampiran 17 Pedoman Wawancara
Lampiran 18 Hasil Wawancara Koding 1
Lampiran 19 Hasil Wawancara Koding 2
Lampiran 20 Hasil Wawancara Koding 3
Lampiran 21 Hasil Wawancara Koding 4
Lampiran 22 Hasil Wawancara Koding 5
Lampiran 23 Hasil Wawancara Koding 6
Lampiran 24 Hasil Wawancara Koding 7
Lampiran 25 Hasil Wawancara Koding 8
Lampiran 26 Hasil Wawancara Koding 9
Lampiran 27 Hasil Check List Observasi BRM Tidak Ditemukan
Lampiran 28 Hasil Check List Observasi Kegiatan Penyimpanan
Lampiran 29 Hasil Check List Observasi Kegiatan Pengambilan
Lampiran 30 Hasil Studi Dokumentasi
Lampiran 31 SOP Penyimpanan Status Rekam Medis RSUD Wates
Lampiran 32 Kebijakan Sistem Penyimpanan dan Pengembalian Status Rekam
Medis RSUD Wates
Lampiran 33 Lembar Hadir Bimbingan
xii
FAKTOR-FAKTOR PENYEBAB TIDAK DITEMUKAN BERKAS
REKAM MEDIS DI RAK PENYIMPANAN DI RSUD WATES
TAHUN 2017
Oleh:
Ghina Syafilla Ekaputri¹, Kori Puspita Ningsih²
INTISARI
Latar Belakang : Berkas Rekam Medis merupakan dokumen yang penting bagi
setiap sarana pelayanan kesehatan dalam melayani pasien karena berkas rekam
medis mencakup data-data pribadi maupun pengobatan yang telah dilakukan
pasien selama periksa di sarana pelayanan kesehatan. Di Instalasi Rekam Medis
RSUD Wates, berkas rekam medis untuk pasien RJ wajib dikembalikan setelah
pasien selesai periksa, sedangkan untuk berkas rekam medis yang digunakan
untuk pasien RI dikembalikan dalam jangka waktu 2x24 jam. Hasil observasi
pada tanggal 6 April 2017 dan tanggal 7 April 2017 dari 2087 berkas rekam medis
terdapat 73 (3,5%) berkas rekam medis yang tidak ditemukan di rak
penyimpanan.
Tujuan Penelitian : Mengetahui faktor-faktor penyebab tidak ditemukan berkas
rekam medis di rak penyimpanan di RSUD Wates Tahun 2017.
Metodologi Penelitian : Jenis penelitian yang digunakan adalah deskriptif
dengan pendekatan kualitatif dan rancangan cross sectional. Metode
pengumpulan data dengan cara observasi, wawancara dan studi dokumentasi.
Hasil Penelitian : Selama 3 hari, terdapat 195 (12,1%) berkas rekam medis yang
tidak ditemukan di rak penyimpanan dari 1.610 berkas rekam medis. Hal tersebut
disebabkan untuk kelengkapan dokter sebesar 74 (37,9%) berkas rekam medis
untuk proses dilengkapi oleh dokter karena tuntutan pekerjaan dokter tinggi,
klinik sebesar 36 (18,5%) berkas rekam medis karena diletakkan di klinik untuk
pemeriksaan, gudang in-aktif sebesar 69 (35,3%) berkas rekam medis karena
dalam kurun waktu 5 tahun tidak digunakan untuk pemeriksaan dan pengolahan
sebesar 16 (8,2%) berkas rekam medis karena masih dalam proses pengolahan.
Kesimpulan : Faktor penyebab berkas rekam medis tidak ditemukan di rak
penyimpanan tertinggi adalah kelengkapan dokter dan terendah adalah
pengolahan.
Kata Kunci : Faktor Penyebab, Berkas Rekam Medis, Rak Penyimpanan
¹ Mahasiswa Program Studi Diploma 3 Perekam Medis dan Informasi Kesehatan
Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Jenderal Achmad Yani Yogyakarta.
² Dosen Pembimbing Program Studi Diploma 3 Perekam Medis dan Informasi
Kesehatan Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Jenderal Achmad Yani Yogyakarta.
xiii
CAUSE FACTORS NOT FOUND MEDICAL RECORD FILE ON
STORAGE RACK IN RSUD WATES
YEAR 2017
By:
Ghina Syafilla Ekaputri¹, Kori Puspita Ningsih²
ABSTRACT
Background : Medical record file is an important document for every health
service facility in serving patient because medical record file includes personal
data and treatment that has been done by patient during check in health care
facility. In RSUD Wates Medical Record Installation, medical record file for RJ
must be returned after the patient has finished checking, while the medical record
file used for RI is returned within 2x24 hours. Based on observation on April 6,
2017 to April 7, 2017 of 2087 medical record files contain 73 (3,5%) of medical
record files not found on storage rack.
Objective : To know the cause factors not found medical record file on storage
rack in RSUD Wates year 2017.
Method : The type of research used is descriptive with qualitative appoarch and
cross sectional design.The methode of collecting data using observation,
interviews and documentation.
Result : Based on observations over 3 days, there are 195 (12,1%) medical record
files that can not be found on storage rack of 1.610 request for medical record
files. This is because the medical record file for the completeness of the doctor is
74 (37,9%) of the medical record file are still in the process of being equipped by
doctors due to high demands of doctor’s job, the clinic is 36 (18,5%) due to being
placed in the clinic for further examination, an in-active is 69 (35,3%) medical
record file because the medical record file within 5 years is not used for
examination and processing is 16 (8,2%) medical record file because still in
process assembling, coding or analysis.
Conclusion : The cause factor of medical record file not found on storage rack the
highest is completeness of the doctor and the lowest is .
Keywords : Cause Factors, Medical Record File, Storage Rack
¹ A student of Diploma 3 Medical Record and Health Information Study Program
of Achmad Yani High School Of Health Science Yogyakarta.
² A conseling lecture of Diploma 3 Medical Record and Health Information Study
Program of Achmad Yani High School Of Health Science Yogyakarta.
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Menurut Undang-undang Nomor 44 Tahun 2009, rumah sakit adalah
institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan
kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat
inap, rawat jalan dan gawat darurat. Rumah sakit sebagai sarana pelayanan
kesehatan wajib menyediakan fasilitas untuk memenuhi kebutuhan pasien
seperti rekam medis.
Menurut Permenkes Nomor 269/Menkes/PER/III/2008, rekam medis
adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas
pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah
diberikan kepada pasien. Informasi tentang identitas, diagnosa, riwayat
penyakit, riwayat pemeriksaan dan riwayat pengobatan pasien harus dijaga
kerahasiaannya oleh dokter, dokter gigi, tenaga kesehatan tertentu, petugas
pengelola dan pimpinan sarana pelayanan kesehatan. Menurut Guwandi
(2010), berkas rekam medis merupakan kumpulan bukti-bukti dalam
bentuk berkas catatan dokter, perawat dan tenaga kesehatan lainnya, hasil
pemeriksaan laboratorium, gejala-gejala yang timbul, singkatnya
mengenai segala sesuatu yang telah dilakukan di rumah sakit selama
pasien dirawat. Oleh karena itu, berkas rekam medis pasien disimpan pada
rak penyimpanan di ruang filing.
Menurut Rustiyanto dan Warih (2011), filing adalah kegiatan
menyimpan, penataan atau penyimpanan (storage) berkas rekam medis
untuk mempermudah pengambilan kembali (retrieval). Berkas rekam
medis pasien yang telah selesai digunakan wajib disimpan kembali di rak
penyimpanan, agar petugas lebih mudah mencari apabila sewaktu-waktu
berkas akan digunakan lagi.
Berdasarkan hasil magang. Di RSUD Wates menggunakan sistem
penjajaran Terminal Digit Filing System dan sistem penomoran unit, setiap
pasien diberi satu nomor rekam medis yang digunakan untuk setiap kali
2
pasien periksa. Berkas rekam medis yang telah selesai digunakan untuk
pasien rawat jalan wajib dikembalikan setelah pasien selesai periksa,
sedangkan untuk berkas yang digunakan untuk rawat inap wajib
dikembalikan dalam jangka waktu 2x24 jam. Hasil observasi di RSUD
Wates pada tanggal 6 April 2017 sampai dengan tanggal 7 April 2017 dari
1.007 permintaan berkas rekam medis terdapat 73 (7,2%) berkas rekam
medis yang tidak ditemukan di rak penyimpanan.
Dengan dilatar belakangi masalah di atas maka peneliti tertarik untuk
mengangkat judul tentang “Faktor-Faktor Penyebab Tidak Ditemukan
Berkas Rekam Medis Di Rak Penyimpanan Di RSUD Wates Tahun
2017”.
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah di atas, maka rumusan masalah
dalam penelitian ini adalah “ Apa saja faktor penyebab tidak ditemukan
berkas rekam medis di rak penyimpanan di RSUD Wates Tahun 2017?”
C. Tujuan Penelitian
1. Tujuan Umum
Mengetahui faktor-faktor penyebab tidak ditemukan berkas rekam
medis di rak penyimpanan di RSUD Wates.
2. Tujuan Khusus
a. Mengetahui alur pengambilan berkas rekam medis di RSUD
Wates.
b. Mengetahui alur penyimpanan berkas rekam medis di RSUD
Wates.
c. Mengetahui jumlah berkas rekam medis tidak ditemukan di rak
penyimpanan di RSUD Wates.
d. Mengetahui diketemukannya berkas rekam medis yang tidak ada
di rak penyimpanan di RSUD Wates.
3
D. Manfaat Penelitian
1. Bagi Mahasiswa
a. Dapat menambah wawasan mengenai pentingnya dalam menjaga
berkas rekam medis
b. Dapat menerapkan teori-teori di perkuliahan untuk dipraktikkan
di lahan.
c. Dapat menjadi pembelajaran penting untuk diterapkan pada masa
yang akan datang.
2. Bagi Rumah Sakit
Mendapatkan masukan dan evaluasi untuk meminimalisir
terjadinya berkas rekam medis hilang dan meningkatkan kinerja
pegawai agar lebih teliti.
3. Bagi Institusi Pendidikan
Menambah referensi untuk perpustakaan dan sebagai bahan tolak
ukur sejauh mana ilmu rekam medis diterapkan.
E. Keaslian Penelitian
1. Anjelia Laxmi (2013) dengan judul “Tingkat Kejadian Missfile dan
Faktor-Faktor Penyebabnya di Bagian Filing Rumah Sakit Panti
Wilasa Dr.Cipto Semarang”.
Hasil penelitian Anjelia Laxmi melihat dari beberapa pengamatan
untuk melihat angka kejadian missfile. Pengamatan pertama dilihat
dari letak rak, kejadian missfile tertinggi berada di rak nomor 1 yaitu
keadian missfile sebanyak 62 berkas rekam medis hal ini terjadi karena
rak nomor 1 memiliki jarak antar rak yang sempit dan tidak ergonomis
sehingga petugas mengalami kesulitan dalam melakukan penjajaran
pada rak tersebut. Pengamatan kedua dilihat dari letak kotak, kejadian
missfile tertinggi pada kotak ketiga yaitu 68 berkas rekam medi, hal ini
karena letak kotak ketiga berada di posisi tengah sub rak sehingga
tumpukan berkas membuat petugas mengalami kesulitan dalam
4
melakukan penjajaran pada rak tersebut. Pengamatan ketiga dilihat
dari letak sub rak, kejadian missfile tertinggi terdapat pada sub rak ke 1
dengan jumlah kejadian 114 berkas rekam medis, hal ini terjadi karena
letak sub rak 1 berada pada posisi teratas pada suatu rak.
Persamaan penelitian yang dilakukan oleh Anjelia Laxmi dengan
peneliti yaitu sama-sama ingin mengetahui faktor penyebab missfile.
Sedangkan perbedaan terdapat pada lokasi, waktu penelitian dan objek
yang diteliti. Penelitian yang dilakukan oleh Anjelia Laxmi, peneliti
mengamati setiap letak rak, letak kotak dan letak sub rak, sedangkan
peneliti mengamati dan melacak missfile dari setiap berkas rekam
medis yang akan digunakan pada hari tersebut dan dari faktor 5M.
2. Arum Kurniawati (2015) dengan judul “Analisis Deskriptif Faktor
Penyebab Kejadian Missfile di Bagian Filing Rawat Jalan RSUD Dr.
M. Ashari Pemalang Tahun 2015”.
Hasil penelitian ini berupa tingkat kejadian missfile dari total 2.347
berkas rekam medis terdapat 3,57% berkas rekam medis. Hal tersebut
mengakibatkan pelayanan kesehatan pasien terganggu karena petugas
kesulitan mencari berkas rekam medis, bahkan sampai akhirnya
petugas membuatkan berkas rekam medis baru untuk pasien. Faktor
penyebab missfile dilihat dari beberapa aspek yaitu dari aspek petugas,
hal ini terjadi karena tingkat pendidikan petugas yang masih rendah
dan belum diadakan pelatihan untuk meningkatkan pemahaman dan
ketrampilan petugas dalam bekerja. Aspek ketersediaan dana, hal ini
karena tidak ada dana secara khusus melainkan hanya dengan
penyediaan barang berupa formulir siap pakai yang datang setiap
bulan. Aspek bahan, bahan yang digunakan yaitu kertas manila namun
tidak menggunakan map folder dan rak yang digunakan berupa lemari
laci namun banyak yang sudah rusak. Aspek alat, penggunaan tracer
belum dilaksanakan sehingga mempersulit dalam pelacakan berkas
rekam medis. Aspek metode, sistem penyimpanan yaitu desentralisasi
dan sistem penomoran secara unit.
5
Persamaan penelitian yang dilakukan oleh Arum Kurniawati
dengan peneliti yaitu sama-sama ingin mengetahui faktor penyebab
missfile. Sedangkan perbedaan terdapat pada lokasi, waktu penelitian
dan objek yang diteliti. Penelitian yang dilakukan Arum Kurniawati
meneliti faktor penyebab missfile dari berbagai aspek. Sedangkan
peneliti mengamati dan melacak missfile dari setiap berkas rekam
medis yang akan digunakan pada hari tersebut dan dari faktor 5M.
3. Ria Anggraeni (2013) dengan judul “Tinjauan Pengendalian Missfile
Dokumen Rekam Medis di Filing Rawat Jalan Rumah Sakit
Bhayangkara Semarang Tahun 2013”
Hasil penelitian Ria Anggraeni meneliti faktor penyebab missfile
dari aspek 5M yaitu man, money, methode, material dan machine.
Prosentase kejadian missfile sebanyak 20% dari jumlah 70 sampel
yang didapatkan dan 229 berkas rekam medis perharinya. Faktor
penyebab dari aspek man yaitu sebagian petugas belum pernah
mendapatkan pelatihan apapun tentang rekam medis. Money yaitu
pendanaan hanya menerima barang dan permintaan barang kurang
terpenuhi karena keterbatasan dana. Material yaitu berkas rekam
medis menggunakan kertas kuarto, rak filing menggunakan lemari
kayu kotak berupa laci yang berjumlah 90 kotak. Methode yaitu sistem
penyimpanan menggunakan straight nimberical filing dan masih
terjadi duplikasi nomor rekam medis. Machine yaitu belum
menggunakan tracer.
Persamaan penelitian yang dilakukan oleh Ria Anggraeni dengan
peneliti yaitu sama-sama ingin mengetahui faktor penyebab missfile.
Sedangkan perbedaan terdapat pada lokasi, waktu penelitian dan objek
yang diteliti. Penelitian yang dilakukan Ria Anggraeni meneliti faktor
penyebab missfile dari aspek 5M, sedangkan peneliti mengamati dan
melacak missfile dari setiap berkas rekam medis yang akan digunakan
pada hari tersebut dan dari faktor 5M.
30
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Gambaran Umum Rumah Sakit Umum Daerah Wates
1. Sejarah Singkat RumahSakit Umum Daerah Wates
Lokasi RSUD Wates di Dusun Beji Kecamatan Wates, tepatnya di
Jalan Tentara Pelajar Km.1 No.5 Wates, Kulon Progo. Pembangunan
dan kepindahannya diresmikan oleh Menteri Kesehatan RI yang
menjabat saat itu, dr. Suwardjono Suryaningrat pada tanggal 26
Februari 1983 dengan status kelas D.
Rumah Sakit Umum Daerah Wates ditingkatkan kelasnya menjadi
kelas C dengan diterbitkannya Surat Keputusan Menkes Nomor
491/SK/V/1994 tentang Peningkatan kelas RSUD Wates milik Pemda
TK II Kulon Progo menjadi kelas C. Setelah menjalani ujicoba maka
ditetapkan menjadi RSUD Unit Swadana melalui SK Bupati
No.343/2001. Surat keputusan menteri kesehatan RI Nomor
720/Menkes/SK/V/2010 tentang Peningkatan Kelas Rumah Sakit
Umum Daerah Wates Milik Pemerintah Daerah Kabupaten Kulon
Progo sebagai RSUD Kelas B Non Pendidikan pada tanggal 15 Juni
2010.
Sejak tanggal 19 Januari 2015 berdasarkan SK Menteri Kesehatan
No. HK 02.03/I/0085/2015 RSUD Wates sudah menjadi RSUD Kelas
B Pendidikan.
Sejak berdirinya RSUD Wates telah mengalami pergantian
pimpinan. Berikut daftar urutan Direktur RSUD Wates.
a. dr. Samadikun Maryadi Tahun 1966-1977
b. dr. M. Harsono Tahun 1977-1987
c. dr. Edhi Jatno, MMR Tahun 1987-2001
d. dr. Moerlani M Dahlan, Sp.PD Tahun 2001-2005
e. dr. Bambang Haryatno, M.Kes Tahun 2005-2012
f. dr. Lies Indriyati, Sp.A Tahun 2012-sekarang
31
2. Jenis-jenis Pelayanan Kesehatan di Rumah Sakit Umum Daerah
Wates
a. Pelayanan Rawat Jalan
1) Poliklinik Kebidanan
2) Poliklinik Anak
3) Poliklinik Bedah
4) Poliklinik Dalam
5) Poliklinik Jiwa
6) Poliklinik Gigi dan Mulut
7) Poliklinik Kulit dan Kelamin
8) Poliklinik Mata
9) Poliklinik THT
10) Poliklinik Syaraf
11) Poliklinik Orthopedi
12) Poliklinik Psikologi
13) Poliklinik Gizi
b. Pelayanan Rawat Inap
1) Kelas Utama
2) Kelas I
3) Kelas II
4) Kelas III
5) Non Kelas III
c. Pelayanan Penunjang
1) Pelayanan Administrasi
2) Pelayanan Ambulance dan Mobil Jenazah
3) Pelayanan Instalasi Bedah Sentral
4) Pelayanan Instalasi Gizi
5) Pelayanan Instalasi Laboratorium Klinik (24 jam)
6) Pelayanan Informasi, Wartel, Koperasi
7) Pelayanan Instalasi Radiologi
8) Pelayanan Keuangan (kasir)
32
9) Pelayanan Pemulasaran Jenazah
10) Pelayanan Fisioterapi/Rehabilitasi Medis
11) Pelayanan Farmasi (24 jam)
12) Pelaynan Haemodialisa
13) Pelayanan Treadmil
14) Pelayanan Ketertiban dan Keamanan
d. Pelayanan Instalasi Gawat Darurat (24 jam)
3. Sejarah Singkat Instalasi Rekam Medis
Sejarah Rekam Medis RSUD Wates dapat diketahui melalui Instalasi
Rekam Medis dan Informasi Kesehatan. Pada awal berdirinya, kegiatan
pencatatan medis pasien telah mulai dilaksanakan di RSUD Wates.
Pasien yang semakin banyak, membuat catatan medis pasien di RSUD
Wates semakin hari semakin bertambah banyak pula, sampai akhirnya
di RSUD Wates terbentuklah tata kerja dan organisasi rumah sakit yang
dinamakan catatan medis.
33
34
B. HASIL PENELITIAN
1. Alur Pengambilan Berkas Rekam Medis
Berdasarkan hasil observasi pengambilan berkas rekam medis rawat
jalan dilaksanakan oleh petugas filing apabila telah ada permintaan
berkas rekam medis melalui tracer yang diminta oleh bagian
pendaftaran. Berdasarkan hasil observasi dapat diketahui mengenai alur
pengambilan berkas rekam medis yang dilaksanakan di Instalasi Rekam
Medis RSUD Wates adalah sebagai berikut:
1) Petugas filing menerima tracer dari bagian pendaftaran dengan
menggunakan alat bantu;
2) Petugas filing mensortir tracer;
3) Petugas filing mencari berkas rekam medis yang diminta di rak
penyimpanan;
4) Petugas filing menyelipkan tracer tepat berada di posisi berkas
rekam medis yang akan diambil;
5) Petugas filing mengambil berkas rekam medis tersebut.
Pengambilan berkas rekam medis harus dengan teliti agar
meminimalisir terjadinya salah ambil. Sebelum didistribusikan, petugas
akan memberikan cap dan menuliskan poliklinik tujuan pada lembar
poliklinik.
35
Berikut merupakan flowchart alur pengambilan berkas rekam medis
yang dilaksanakan oleh petugas filing di RSUD Wates:
Gambar 4.2 Flowchart Alur Pengambilan Berkas Rekam Medis
Sumber: Hasil Observasi di Bagian Filing RSUD Wates
Alur pengambilan berkas rekam medis tersebut sesuai dengan hasil
wawancara responden berikut (Koding 4):
Pernyataan tersebut diperkuat oleh pernyataan Triangulasi sebagai
berikut:
Ngambil antrian terus tracer diurutkan secara nomor akhir, nanti
terus di cari di rak sesuai nomor akhir. Kalau udah ketemu, terus di
cap sama ditulis poliklinik tujuane di lembar poliklinik.
Responden A
Jadi dari bawah ada tracer antrian itu ..nanti kan dari bawah naik
sampai atas pakai kerekan nanti terus kita sortir per ekornya nanti
petugas masuk ke rak penyimpanan sesuai ekornya dan dicari
berdasarkan sistem TDF atau sistem angka terakhir. Sebelum
diturunkan dicap tanggal sama ditulis poliklinik tujuannya.
Triangulasi Sumber
2. Mensortir tracer
3. Mencari Berkas
Rekam Medis
4. Menyelipkan tracer
1. Menerima
tracer
5. Berkas
Rekam Medis
diambil
36
2. Alur Penyimpanan Berkas Rekam Medis
Di RSUD Wates telah terdapat kebijakan mengenai penyimpanan
berkas rekam medis dan telah terdapat SOP dengan nomor
MKI/449.1/16/2015.
Berdasarkan hasil observasi, penyimpanan berkas rekam medis
dilakukan setelah berkas rekam medis rawat jalan telah selesai
digunakan pada hari tersebut. Alur penyimpanan berkas rekam medis
yang dilaksanakan oleh petugas filing di RSUD Wates sebagai berikut:
1) Petugas filing menerimaberkas rekam medis setelah berkas tersebut
selesai digunakan;
2) Petugas filing melakukan sortir berkas rekam medis;
3) Petugas filing menyimpan berkas rekam medis sesuai dengan
urutan berkas rekam medis di rak penyimpanan;
4) Petugas filing mengambil tracer yang berada di rak penyimpanan
tersebut.
Berikut merupakan flowchart alur pengambilan berkas rekam medis
yang dilaksanakan oleh petugas filing di RSUD Wates:
Gambar 4.3 Flowchart Alur Penyimpanan Berkas Rekam Medis
Sumber: Hasil Observasi di Bagian Filing RSUD Wates
2. Mensortir Berkas
Rekam Medis
3. Menyimpan Berkas
Rekam Medis di rak
penyimpanan
1. Menerima
Berkas Rekam
Medis
4. Tracer
diambil
37
Alur penyimpanan berkas rekam medis tersebut sesuai dengan hasil
wawancara responden berikut (Koding 5) :
Pernyataan tersebut diperkuat oleh pernyataan Triangulasi sebagai
berikut:
Penggunaan kode warna pada berkas rekam medis rawat jalan
belum sepenuhnya dijalankan, karena beban kerja petugas tidak bisa
mengimbangi dengan banyaknya berkas rekam medis yang digunakan
pada setiap harinya. Jadi, petugas jarang menempelkan kode warna
pada berkas rekam medis rawat jalan. Sedangkan berkas rekam medis
yang kembali dari bangsal oleh petugas assembling akan ditempelkan
kode warna terlebih dahulu sebelum disortir dan dikembalikan di rak
penyimpanan.
Penggunaan kode warna yang dilaksanakan tersebut sesuai dengan
hasil wawancara responden berikut (Koding 5):
Dari bawah keatas ditumpuk disini di meja, terus disortir sesuai
nomor akhir nanti dikembalikan di rak penyimpanan terus tracernya
diambil.
Responden A
Jadi berkas kita ambil dari rak sortir, itu berkasnya udah
dibuntuti ya menurut ekornya. Setelah itu nanti kita masukin cari
urutannya dulu setelah dapat urutannya, kita masukkan berkas ke
dalam raknya dan tracer yang ada di dalam ditarik.
Triangulasi Sumber
Kembali ke SDM, karena keterbatasan pegawainya jadi kode
warna itu disambi ngasihnya jadi rawat inap saja yang udah
dikasih.. Rawat jalan belum sempat.
Responden E
38
Pernyataan tersebut diperkuat oleh pernyataan Triangulasi sebagai
berikut:
3. Jumlah Berkas Rekam Medis Yang Tidak Ditemukan Di Rak
Penyimpanan
Berdasarkan hasil observasi terhadap kegiatan petugas filing belum
melakukan pencatatan dan belum terdapat laporan tertulis sebelumnya
terkait jumlah berkas rekam medis keluar maupun yang tidak dapat
ditemukan di rak penyimpanan. Hasil observasi selama tanggal 31 Mei
2017 sampai tanggal 3 Juni 2017 rata-rata permintaan berkas rekam
medis rawat jalan sebanyak 536 berkas rekam medis. Dalam
permintaan berkas rekam medis tersebut, petugas filing tidak selalu
dapat menemukan semua permintaan. Dari 536 berkas rekam medis
yang diminta rata-rata sebanyak 65 berkas rekam medis atau sebesar
12,1% berkas rekam medis tidak dapat ditemukan dalam satu hari.
Berdasarkan hasil observasi di bagian filing, peneliti melakukan
check list observasi berkas rekam medis yang tidak ditemukan di rak
penyimpanan dengan hasil sebagai berikut:
Tabel 4.1 Jumlah BRM Tidak Ditemukan
Hari Ke Tanggal Jumlah
BRM tidak
ditemukan
Jumlah
permintaan
BRM
Prosentase
Hari ke-1 31/05/2017 64 526 12,2%
Hari ke-2 02/06/2017 61 491 12,4%
Hari ke-3 03/06/2017 70 593 11,8%
Jumlah 195 1610 12,1%
Rata-rata 65 536 12,1%
Kalau penempelan rawat jalan itu tadi kembali ke SDMnya ya,
karena kita tidak memungkinkan untuk menempel stiker ya karena
beban kerja juga. Kalau rawat inap sudah sekalian setelah di
assembling.
Triangulasi Sumber
39
Sumber: Hasil Observasi di Bagian Filing RSUD Wates
Berdasarkan penjabaran tabel diatas, dapat digambarkan dengan
menggunakan diagram batang mengenai berkas rekam medis yang tidak
ditemukan sebagai berikut:
Gambar 4.4 Diagram BRM Tidak Ditemukan
Sumber:Hasil Observasi di Bagian Filing RSUD Wates
Dari grafik diatas dapat diketahui bahwa dalam waktu tiga hari
terdapat sebanyak 1.610 permintaan berkas rekam medis dan terdapat
195 berkas rekam medis yang tidak dapat ditemukan oleh petugas filing
di rak penyimpanan.
Tabel 4.2 Perbandingan Jumlah Berkas Rekam Medis Ditemukan
dan Tidak Ditemukan
Hari Ke Tanggal Jumlah
BRM
ditemukan
Jumlah
BRM tidak
ditemukan
Jumlah
permintaan
BRM
Hari ke-1 31/05/2017 462 64 526
Hari ke-2 02/06/2017 430 61 491
Hari ke-3 03/06/2017 523 70 593
Jumlah 1415 195 1610
Prosentase 87,9% 12,1%
Sumber: Hasil Observasi di Bagian Filing RSUD Wates
0
100
200
300
400
500
600
700
Hari ke-1 Hari ke-2 Hari ke-3
BRM Tidak Ditemukan
Permintaan BRM
BRM Tdak Ditemukan
40
Berdasarkan penjabaran tabel 4.2 diatas, dapat diketahui prosentase
perbandingan jumlah berkas rekam medis ditemukan dan tidak
ditemukan dengan melihat diagram pie sebagai berikut:
Gambar 4.5 Diagram Perbandingan Jumlah Berkas Rekam Medis
Ditemukan dan Tidak Ditemukan
Sumber:Hasil Observasi di Bagian Filing RSUD Wates
Dari grafik tersebut dapat diketahui dari 1.610 permintaan berkas
rekam medis rawat jalan dalam waktu tiga hari terdapat sebanyak 195
(12,1%) berkas rekam medis yang tidak dapat ditemukan oleh petugas
filing di rak penyimpanandan sebanyak 1.415 (87,9%) berkas rekam
medis yang dapat ditemukan oleh petugas filing di rak penyimpanan.
Hasil observasi tersebut diambil peneliti dari jam pelayanan dibuka
sampai jam pelayanan rawat jalan ditutup. Dapat dilihat bahwa dalam
tiga hari tidak terdapat peningkatan maupun penurunan yang signifikan
namun berkas-berkas rekam medis yang tidak dapat ditemukan di rak
penyimpanan di RSUD Wates jumlahnya cukup tinggi dan selama ini
tidak pernah dilakukan pencatatan oleh petugas filing.
87.9%
12.1%
Perbandingan Jumlah Berkas Rekam Medis
Ditemukan dan Tidak Ditemukan
Ditemukan
Tidak Ditemukan
41
Jumlah berkas rekam medis yang tidak dapat ditemukan di rak
penyimpanan tersebut sesuai dengan hasil wawancara responden
berikut (Koding 6) :
Pernyataan tersebut diperkuat oleh pernyataan Triangulasi sebagai
berikut:
;
4. Diketemukannya Berkas Rekam Medis Yang Tidak Ada Di Rak
Penyimpanan
Berdasarkan hasil observasi berkas-berkas rekam medis yang tidak
ditemukan di rak penyimpanan dapat ditelusuri keberadaannya dengan
cara melacak pada rak penyimpanan maupun dilacak dengan
menggunakan sistem komputerisasi. Petugas yang tidak dapat
menemukan berkas rekam medis tersebut akan melacak terlebih dahulu
pada rak-rak terdekat, apabila tidak ditemukan petugas akan mencari
dengan sistem komputer dengan melihat kapan dan dimana pasien
dengan nomor rekam medis tersebut melakukan pemeriksaan terakhir.
Sering banget.. nek ngitung pastinya belum pernah kalau rata-rata
ya sekitar 30 berkas-50 berkas mungkin ada yaa.. Kalau yang missfile
itu berapa yaa kalau 1 itu bisa lebih tapi kalau 5 nggak ada. Dan kalau
pencatatan mengenai berkas rekam medis yang tidak ketemu itu
belum pernah dilakukan pencatatan.
Triangulasi Sumber
Ya sering.. Kalau yang nggak ketemu di rak penyimpanan tapi
nanti ketemu di luar rak itu banyak, bisa lebih dari 50 berkas rekam
medis seharinya. Tapi kalau yang nggak ketemu misal karena missfile
apa enggak ketemu di luar ki ya paling sehari satu sampai dua berkas.
Misal hari ini lancar ketemu semua, besok ada dua besoknya nggak
ada besoknya ada satu. Kalau pencatatan ki nggak pernah dicatat.
Responden C
42
Cara pelacakan tersebut sesuai dengan hasil wawancara responden
berikut (Koding 8) :
Pernyataan tersebut diperkuat oleh pernyataan Triangulasi sebagai
berikut:
Berkas rekam medis yang sebelumnya digunakan untuk periksa,
petugas akan melihat terlebih dahulu pada rak sortir berkas apakah
berkas rekam medis tersebut sudah kembali atau belum. Apabila belum
kembali maka berkas tersebut masih berada di poliklinik sebelumnya.
Berkas rekam medis yang dipergunakan untuk rawat inap wajib
kembali dalam jangka waktu 2x24 jam setelah pasien pulang. Pada
kenyataannya saat petugas akan mencari berkas rekam medis yang akan
digunakan pada hari tersebut masih belum kembali ke bagian filing.
Apabila ada kejadian tersebut petugas akan mencari dahulu di bagian
pengolahan berkas, jika di bagian pengolahan berkas tidak ada maka
berkas rekam medis masih berada di bangsal sehingga petugas harus
membuatkan berkas baru sesuai dengan nomor rekam medis, setelah
berkas lama kembali maka akan digabungkan menjadi satu dengan
berkas rekam medis yang baru.
Misalnya nggak ketemu.. yang pertama dicek di rak yang deket
kalau nggak ketemu dicek di komputer sebelumnya apakah mondok
atau gimana kalau memang di poliklinik dilihat dulu di check list itu
udah kembali atau tidak sama dicek di meja sortirnya itu.
Responden B
Jadi pertama kita lacak dulu di rak-rak terdekat sama dilihat apa
ada tracernya tidak di rak yang kita cari kalau tidak ada kita cek
lewat komputer dengan memasukkan nomor RMnya. Nanti dilihat
kunjungan terakhir dimana misal terakhir di poliklinik apa masih di
bangsal mana. Cara satu lagi itu pakai check list pengembalian, nanti
dilihat itu kembali atau belum sama di cek juga di rak meja sortir itu.
Triangulasi Sumber
43
Peneliti juga menemukan kasus berkas rekam medis yang akan
digunakan untuk periksa ternyata telah berada di gudang in-aktif.
Berkas rekam medis yang berada di gudang in-aktif berarti sudah tidak
digunakan dalam kurun waktu 5 tahun terakhir, apabila menemui
kejadian tersebut maka petugas langsung membuatkan berkas rekam
medis baru sesuai nomor rekam medis yang lama. Berkas rekam medis
yang lama tidak disertakan pada berkas rekam medis yang baru, kecuali
ada permintaan dari dokter.
Tempat-tempat ditemukannya berkas rekam medis di luar rak
penyimpanan tersebut sesuai dengan hasil wawancara responden
berikut (Koding 7):
Pernyataan tersebut diperkuat oleh pernyataan Triangulasi sebagai
berikut:
Kalau ditemukannya dimana itu bisa dicek di komputer,
misalnya pasien kemarin periksa di poliklnik nek nggak ada di rak
dicari di meja sortir itu. Terus kalau misal habis mondok nah dicari
di ruang pengolahan nek nggak ada yo berarti belum kembali dan
masih berada di bangsal e kemarin. Banyak juga sek udah nomor
cilik maksute retensi kui dibikinkan baru.
Responden B
Biasanya nanti kalau enggak di pengolahan berkas itu atau di
bangsalnya kalau enggak juga bisa masih di polikliniknya. Yang lain
nanti bisa aja di rak lain jadi tetep di lacak nomor-nomor yang mirip.
Sebagian juga nomer kecil. Sebelumnya dicek dulu di komputer ya.
Triangulasi Sumber
44
Berdasarkan Tabel 4.1 jumlah berkas rekam medis yang tidak dapat
ditemukan dapat dilacak keberadaannya dengan melihat tabel di bawah
ini:
Tabel 4.3 Keterangan ditemukan BRM
Hari
Ke Tanggal
Jumlah
permintaan
BRM
Jumlah
BRM
tidak
ditemuk
an
Keterangan ditemukan
Kelengkap
an Dokter Klinik
Gudang
In-aktif Pengolahan Missfile
Hari
ke-1 31/5/2017 526 64 21 15 21 7 0
Hari ke-2
2/6/2017 491 61 28 7 20 6 0
Hari ke-3
3/6/2017 593 70 25 14 28 3 0
Jumlah 1610 195 74 36 69 16 0
Prosentase 37,9% 18,5% 35,3% 8,2% 0,0%
Sumber: Hasil Observasi di Bagian Filing RSUD Wates
Berdasarkan penjabaran tabel diatas, dapat diketahui prosentase
tempat ditemukan berkas rekam medis di luar rak penyimpanan dengan
melihat diagram pie sebagai berikut:
Gambar 4.6 Diagram Keterangan ditemukan BRM
Sumber: Hasil Observasi di Bagian Filing RSUD Wates
37.9%
18.5%
35.3%
8.2%
0.0%
Keterangan Ditemukan BRM
Kelengkapan Dokter
Klinik
Gudang In-aktif
Pengolahan
Missfile
45
Dari grafik diatas dapat diketahui faktor-faktor penyebab berkas
rekam medis tidak ditemukan di rak penyimpanan karena kelengkapan
dokter, klinik, gudang in-aktif dan pengolahan. Berikut penjabaran
faktor penyebab:
a. Kelengkapan dokter
1) SDM
Tuntutan pekerjaan yang banyak membuat dokter tidak
dapat melengkapi isi berkas rekam medis pasien tepat waktu dan
melebihi waktu yang telah ditetapkan yaitu 2x24jam setelah
pasien pulang dari ruang rawat inap. Akibatnya, berkas rekam
medis menumpuk di kelengkapan dokter sebanyak 74 (37,9%)
berkas rekam medis dari 195 berkas rekam medis.
Hal tersebut sesuai dengan hasil wawancara responden
berikut (Koding 9):
Pernyataan tersebut diperkuat oleh pernyataan Triangulasi
sebagai berikut:
2) Sarana dan Prasarana
Tidak terdapat sarana dan prasarana yang menghambat
faktor penyebab dari kelengkapan dokter. Hal tersebut sesuai
dengan hasil wawancara responden berikut (Koding 9):
Pernyataan tersebut diperkuat oleh pernyataan Triangulasi
sebagai berikut:
Biasanya kalau di kelengkapan dokter tu dokternya sibuk
sama kerjaanya banyak jadi gak tepat waktu kembalinya.
Responden A
Jadi, kalau di bangsal itu buat kelengkapan biasanya
dokternya kerjaanya banyak jadi numpuk dan telat
kembalinya.
Triangulasi Sumber
Sarprasnya nggak ada masalah sih selama ini
Responden A
Sarprasnya tidak bermasalah.
Triangulasi Sumber
46
3) Sistem
Terdapat SOP mengenai pengembalian berkas rekam medis
rawat inap. Hal tersebut sesuai dengan hasil wawancara
responden berikut (Koding 9):
Pernyataan tersebut diperkuat oleh pernyataan Triangulasi
sebagai berikut:
b. Klinik
1) SDM
SDM di klinik di RSUD Wates telah mencukupi untuk
melaksanakan pekerjaan yang ada. Hal tersebut sesuai dengan
hasil wawancara responden berikut (Koding 9):
Pernyataan tersebut diperkuat oleh pernyataan Triangulasi
sebagai berikut:
2) Sarana dan Prasarana
Tidak terdapat sarana dan prasarana yang menghambat
faktor penyebab daei kelengkapan dokter. Hal tersebut sesuai
dengan hasil wawancara responden berikut (Koding 9):
Pernyataan tersebut diperkuat oleh pernyataan Triangulasi
sebagai berikut:
Kalau SOP ada pengembalian BRM tu kalau RI 2x24 jam
setelah pasien pulang.
Responden A
Ada SOP yang mengatur kalau kembali dalam jangka waktu
2x24 jam setelah pasien pulang.
Triangulasi Sumber
SDM dan sarana prasarana tidak ada masalah mbak yang
menyangkut nggak kembali di klinik
Responden C
SDM sudah cukup
Triangulasi Sumber
SDM dan sarana prasarana tidak ada masalah mbak yang
menyangkut nggak kembali di klinik
Responden C
Sarpas tidak ada masalah
Triangulasi Sumber
47
3) Sistem
Tidak terdapat sistem kebijakan, pedoman maupun SOP
yang menjelaskan tentang pengembalian berkas rekam medis
rawat jalan.
Dari grafik dapat dilihat berkas rekam medis di klinik
berjumlah 36 (18,5%) berkas rekam medis dari 195 berkas
rekam medis. Berkas rekam medis yang masih berada di klinik
disebabkan karena pasien yang bersangkutan akan melakukan
pemeriksaan lanjutan yang nantinya hasil dari pemeriksaan
tersebut akan review ulang oleh dokter klinik dan hal lain yang
menyebabkan berkas rekam medis ditinggal di klinik adalah
pasien yang bersangkutan akan melakukan pemeriksaan ulang
pada hari selanjutnya, jadi dokter atau perawat meminta berkas
rekam medis pasien tersebut untuk ditinggal di klinik agar
pasien pada hari esok tidak perlu mendaftar ulang untuk
pemeriksaan.
Hal tersebut sesuai dengan hasil wawancara responden
berikut (Koding 9):
Pernyataan tersebut diperkuat oleh pernyataan Triangulasi
sebagai berikut:
c. Gudang In-aktif
1) SDM
SDM telah mencukupi untuk melaksanakan pekerjaan yang
ada. Dalam pelaksanaan tugasnya, petugas hanya memilah
Kalau di klinik itu biasanya mau di pakek ulang buat
pemeriksaan lanjutan misal di radiologi atau cek lab nanti
kembali ke dokternya buat dikasih tau. SOP juga tidak ada.
Responden C
Di klinik biasanya ya itu buat pemeriksaan lanjutan atau
ulang jadi nanti hasilnya dibacakan sama dokter dan kalau
buat periksan besok agar pasien tidak perlu daftar ulang.
Sistemnya kalau pengembalian rajal belum.
Triangulasi Sumber
48
formulir rekam medis yang masih bernilai guna. Tim
pemusnahan/ penghapusan berkas rekam medis adalah tim yang
dibentuk dengan Keputusan Direktur rumah sakit yang
mempunyai tugas membantu Direktur dalam menyelenggarakan
penghapusan/pemusnahan berkas rekam medis.
Hal tersebut sesuai dengan hasil wawancara responden
berikut (Koding 9):
Pernyataan tersebut diperkuat oleh pernyataan Triangulasi
sebagai berikut:
2) Sarana dan Prasarana
Pada gudang in-aktif di RSUD Wates tidak terdapat alat
scan untuk mengkopi formulir rekam medis yang bernilai guna
agar dapat disimpan di komputer. Formulir rekam medis yang
bernilai guna akan dipilah dan disimpan kembali oleh petugas.
Hal tersebut sesuai dengan hasil wawancara responden
berikut (Koding 9):
Pernyataan tersebut diperkuat oleh pernyataan Triangulasi
sebagai berikut:
3) Sistem
Terdapat kebijakan mengenai retensi dan pemusnahan
berkas rekam medis di RSUD Wates.
Dari grafik dapat dilihat berkas rekam medis di gudang in-
aktif berjumlah 69 (35,3%) berkas rekam medis dari 195 berkas
rekam medis. Hal tersebut disebabkan karena pasien dalam
Gudang in-aktif itu kalau SDMnya nggak ada masalah, yang
ngerjain cuma satu orang itu nanti petugasnya cuma milih
berkas yang masih bernilai guna aja.
Responden B
Gudang In-aktif itu petugas hanya satu tugasya memilah
form yang masih bernilai guna
Triangulasi Sumber
Sarprasnya nggak ada alat scan
Responden B
Mungkin belum ada alat scan jadi hanya dipilah-pilah dulu.
Triangulasi Sumber
49
kurun waktu lima tahun terakhir sudah tidak melakukan
pemeriksaan di RSUD Wates. Berkas rekam medis yang tidak
digunakan dalam kurun waktu tersebut diletakkan di gudang in-
aktif dan akan digunakan kembali apabila pasien yang
bersangkutan melakukan pemeriksaan kembali dan atas
permintaan dokter.
Hal tersebut sesuai dengan hasil wawancara responden
berikut (Koding 9):
Pernyataan tersebut diperkuat oleh pernyataan Triangulasi
sebagai berikut:
d. Pengolahan
1) SDM
Jumlah SDM di ruang pengolahan berjumlah tiga petugas,
tiga petugas tersebut dibagi menjadi satu petugas analisis, satu
petugas assembling dan satu petugas coding. Hal tersebut
membuat petugas harus menyelesaikan pekerjaan sendiri
menurut kompetennya. Namun terkadang petugas assembling
dibantu oleh petugas analisis apabila pekerjaan analisis berkas
telah selesai dikerjakan. Hal tersebut sesuai dengan hasil
wawancara responden berikut (Koding 9):
Pernyataan tersebut diperkuat oleh pernyataan Triangulasi
sebagai berikut:
Sepertinya ada kebijakan tentang retensi yang ngatur tentang
kalau berkas di kasih gudang kalau udah nggak dipakek 5
tahun terakhir.
Responden B
Ada kebijakan retensi dan pemusnahan di buku kebijakan.
Triangulasi Sumber
SDMnya di pengolahan kan juga cuma 3 di bagi buat
assembling, coding apa analisis.
Responden E
Kalau yang di pengolahan kan SDMnya hanya 3 di bagi-bagi
kan itu.
Triangulasi Sumber
50
2) Sarana dan prasarana
Di ruang pengolahan berkas hanya terdapat satu unit
komputer untuk melaksanakan coding sedangkan kegiatan
analisis berkas masih menggunakan check list manual. Pada
kegiatan assembling selain petugas merakit berkas, petugas juga
harus melaksanakan penempelan stiker kode warna karena pada
map berkas rekam medis belum tertempel stiker kode warna.
Hal tersebut sesuai dengan hasil wawancara responden
berikut (Koding 9):
Pernyataan tersebut diperkuat oleh pernyataan Triangulasi
sebagai berikut:
3) Sistem
Terdapat SOP mengenai coding, assembling dan analisis.
Dari grafik dapat dilihat berkas rekam medis di pengolahan
berkas berjumlah 16 (8,2%) berkas rekam medis dari 195 berkas
rekam medis. Hal tersebut karena berkas rekam medis masih
dilakukan proses coding, assembling maupun analisis.
Terkadang pengembalian berkas rekam medis dari bangsal
menumpuk banyak dalam satu hari dan dalam hari yang sama
terkadang berkas rekam medis yang belum selesai dari ruang
pengolahan harus digunakan untuk pemeriksaan pasien, itu
membuat petugas harus bergegas menyelesaikan berkas rekam
medis tersebut sebelum digunakan. Hal tersebut sesuai dengan
hasil wawancara responden berikut (Koding 9):
Sarprasnya di pengolahan itu ya komputer hanya ada 1 untuk
melaksanakan coding.
Responden E
Kalau sarpras mungkin komputer hanya 1 dan untuk coding
yang analisis masih manual.
Triangulasi Sumber
51
Pernyataan tersebut diperkuat oleh pernyataan Triangulasi
sebagai berikut:
Dari tabel dan grafik diatas dapat dilihat bahwa jumlah berkas
rekam medis tertinggi dapat ditemukan di kelengkapan dokter yaitu
sebanyak 74 (37,9%) berkas rekam medis dari 195 berkas rekam medis.
Yang terendah dapat ditemukan di bagian pengolahan yaitu sebanyak
16 (8,2%) berkas rekam medis dari 195 berkas rekam medis.
PEMBAHASAN
1. Alur Pengambilan Berkas Rekam Medis
Alur pengambilan berkas rekam medis oleh petugas filing di
RSUD Wates adalah sebagai berikut:
a. Petugas filing menerima tracer dari bagian pendaftaran;
b. Petugas filing melakukan sortirtracer;
c. Petugas filing menyelipkan tracer pada berkas rekam medis yang
akan diambil;
d. Petugas filing mengambil dokumen rekam medis.
Menurut Rustiyanto dan Warih (2011), tugas pokok dan fungsi
pokok filing di unit rekam medis adalah mencari dokumen atau
menyediakan dokumen rekam medis untuk keperluan lainnya dengan
langkah-langkah sebagai berikut:
a. Menerima traceryang sudah terisi;
b. Mencari nomor rekam medis;
c. Menyelipkan tracer pada dokumen rekam medis yang sudah
diambil;
d. Mengambil dokumen rekam medis yang sudah ditemukan;
Nek di pengolahan ya itu kan bangsal suka telat to mbak
kembalinya, jadi kadang tu juga numpuk di pengolahan pas
mau dicari. Ada sendiri-sendiri mbak kebijakannya.
Responden E
Sistemnya ya kalau tentang assembling, coding apa analisis
ada sendiri-sendiri.
Triangulasi Sumber
52
e. Mencatat penggunaan dokumen rekam medis dalam buku
peminjaman;
f. Menandatangani dan meminta tanda tangan penerima dokumen
rekam medis.
Menurut Cahyo (2015), alur pengambilan berkas rekam medis
adalah sebagai berikut:
a. Petugas menulis nomor RM pada tracer;
b. Petugas mencari dalam rak yang bertanda angka akhir dari nomor
RM pasien;
c. Petugas mencatat dokumen yang dipinjam dalam buku
peminjaman dokumen;
d. Apabila diketahui nomor RM, petugas mencari melalui IUP/
billing system. Kemudian mencarinya dalam rak penyimpanan
dengan cara di atas.
e. Apabila diketauhui, petugas mencari di rak penyimpanan.
Berdasarkan hasil studi dokumentasi belum terdapat kebijakan,
pedoman dan SOP (Standar Operasional Prosedur) mengenai
pengambilan berkas rekam medis. Alur pengambilan berkas rekam
medis yang dilakukan oleh petugas telah dilaksanakan berdasarkan
teori yang ada. Namun berkas rekam medis yang digunakan untuk
pemeriksaan oleh petugas filing tidak melakukan tanda tangan dengan
penerima berkas rekam medis karena pada karcis permintaan telah
tertera poliklinik tujuan yang akan menggunakan berkas rekam medis
tersebut. Apabila berkas rekam medis digunakan untuk keperluan lain
misalnya dipinjam oleh dokter maupun untuk penelitian, pada tracer
petugas akan menuliskan keterangan peminjam dan tanggal
peminjaman namun petugas tidak menuliskan keterangan peminjaman
pada buku peminjaman jadi keterangan hanya bisa dilihat pada tracer
yang terselip di rak penyimpanan.
53
2. Alur Penyimpanan Berkas Rekam Medis
Alur penyimpanan berkas rekam medis yang dilaksanakan oleh
petugas filing adalah sebagai berikut:
a. Petugas filing menerimaberkas rekam medis setelah berkas tersebut
selesai digunakan;
b. Petugas filing melakukan sortir berkas rekam medis ;
c. Petugas filing menyimpan berkas rekam medis sesuai dengan
urutan berkas rekam medis di rak penyimpanan;
d. Petugas filing mengambil tracer yang berada di rak penyimpanan
tersebut.
SOP (Standar Operasional Prosedur) mengenai alur penyimpanan
berkas rekam medis dengan nomor dokumen MKI/449.1/16/2015.
SOP penyimpanan berkas rekam medis di RSUD Wates sebagai
berikut:
a. Petugas rekam medis bagian penyimpanan status rekam medis
menerima pengembalian status rekam medis setelah melalui
assembling, pengkodingan dan pengindeksandari bagian
pengolahan berkas rekam medis.
b. Petugas penyimpanan melakukan penyortiran untuk mencegah
salah letak/missfile.
c. Petugas penyimpanan memberikan stiker warna di bagian sampul
/map rekam medis, untuk dibedakan warna dua digit terakhir
nomor rekam medis agar dalam penyimpanan tidak terjadi missfile.
d. Petugas menyimpan status rekam medis dengan mencocokkan grup
warna dan ketetapan posisi urutan nomor.
e. Bagi status rekam medis yang telah digunakan untuk kepentingan
lain (visum et repertum maupun surat keterangan resume medis),
petugas dapet langsung menyimpan di rak penyimpanan sesuai
dengan ketepatan dan grup warna.
54
f. Status rekam medis pasien meninggal dipisahkan penyimpanannya
pada rak berkas pasien meninggal.
g. Petugas filing mengembalikan status pada tempat penyimpanan dan
mengambil tracer yang terpasang.
Berdasarkan hasil studi dokumentasi terdapat kebijakan mengenai
sistem penyimpanan rekam medis di RSUD Wates antara lain sebagai
berikut:
a. Semua berkas rekam medis disimpan dengan menggunakan sistem
sentralisasi;
b. Setiap lembar formulir rekam medis rawat jalan dan rawat inap
dimasukkan dalam folder/map secara individual;
c. Dokumen rekam medis harus dikelola dan dilindungi sehingga
aman dan terjaga kerahasiaannya.
d. Ruang penyimpanan dan fasilitas harus dijaga dan dirawat dengan
baik.
Pedoman pelayanan rekam medis yang mengatur tentang
penyimpanan berkas rekam medis belum terdokumentasikan secara
tertulis.
Menurut Rustiyanto dan Warih (2011), aturan-aturan dan prosedur
di dalam penyimpanan dokumen rekam medis, seorang petugas
perekam medis khususnya di bagian filing harus dapat melakukan hal-
hal berikut:
5) Ketika dokumen rekam medis dikembalikan di URM (bagian
assembling), harus disortir terlebih dahulu sebelum disimpan.
6) Dokumen rekam medis yang foldernya rusak atau robek harus
segera diganti/diperbaiki.
7) Harus selalu melakukan audit dokumen rekam medis secara
berkala untuk mencari dokumen rekam medis yang salah letak.
8) Memeriksa arsip di buku peminjaman dokumen rekam medis untuk
mengetahui dokumen rekam medis sudah dikembalikan atau belum
atau untuk mengetahui tingkat kehilangan dokumen rekam medis.
55
Menurut Cahyo (2015), alur penyimpanan berkas rekam medis
adalah sebagai berikut:
a. Petugas penyimpanan menerima dokumen RM yang telah diproses
secara lengkap di IRM;
b. Petugas menyortir dokumen RM menurut angka akhir;
c. Petugas menyusun sesuai sistem Terminal Digit Filing;
d. Petugas menyimpan dokumen RM dalam rak penyimpanan
berdasarkan sistem Terminal Digit Filing.
SOP alur penyimpanan berkas rekam medis di bagian filing RSUD
Wates pada point (c) menjelaskan bahwa sebelum berkas rekam medis
dikembalikan di rak penyimpanan petugas filling terlebih dulu
menempelkan stiker kode warna pada map, namun hasil observasi
petugas filing tidak menempelkan stiker kode warna. Menurut
Rustiyanto dan Warih (2011), penggunaan kode warna selain sebagai
petunjuk penyimpanan berupa nomor atau angka terakhir
penyimpanan dokumen rekam medis. Penggunaan kode warna juga
bisa digunakan untuk mempercepat pencarian dokumen rekam medis
dan mengurangi kesalahan (missfile) didalam penyimpanan dokumen
rekam medis.
Pada alur penyimpanan berkas rekam medis yang dikemukakan
oleh Rustiyanto dan Warih (2011), menyebutkan bahwa petugas
memeriksa arsip buku peminjaman untuk mengetahui tingkat
kehilangan dokumen rekam medis, namun petugas filing RSUD Wates
tidak melakukan pencatatan di buku peminjaman setiap kali berkas
rekam medis keluar dari rak penyimpanan.
3. Jumlah Berkas Rekam Medis Yang Tidak Ditemukan Di Rak
Penyimpanan
Petugas filing tidak melakukan pencatatan mengenai jumlah berkas
rekam medis yang tidak ditemukan di rak penyimpanan maupun
berkas rekam medis yang hilang atau salah letak.
56
Berdasarkan hasil studi dokumentasi belum terdapat pedoman
mengenai jumlah berkas rekam medis yang tidak dapat ditemukan di
rak penyimpanan namun terdapat kebijakan rekam medis yang
mengatur mengenai pengembalian berkas rekam medis di RSUD
Wates yang didalamnya terdapat point yang menjelaskan bahwa
petugas rekam medis bagian filing harus membuat laporan rutin
kegiatan yang meliputi:
a. Jumlah berkas rekam medis yang keluar;
b. Jumlah permintaan berkas rekam medis pendidikan dan
penelitian;
c. Jumlah berkas rekam medis yang tidak dapat ditemukan.
Menurut Hatta (2010), tujuan rekam medis ada banyak, banyak
pendapat tentang tujuan rekam kesehatan. Salah satu cara untuk
mengingatnya secara mudah digunakan akronim memonik ALFRED
yang berarti mempunyai nilai untuk kepentingan administratif, hukum
(legal), finansial, riset, edukasi dan dokumentasi. Salah satu yang
penting dalam penelitian ini yaitu tujuan untuk aspek dokumentasi.
Aspek Documentation (Dokumentasi) adalah suatu berkas rekam
medis mempunyai nilai dokumentasi, karena isinya menyangkut
sumber ingatan yang harus didokumentasikan dan dipakai sebagai
bahan pertanggung jawaban dan laporan sarana pelayanan kesehatan.
Menurut KARS (2011), dalam standar AP.1.5 disebutkan bahwa
temuan pada assesmen didokumentasikan dalam rekam medis pasien
dan siap tersedia bagi para penanggung jawab. Maksud dan tujuan
AP.1.5 tersebut adalah assesmen medis, keperawatan dan assesmen
lain didokumentasikan dengan baik dan dapat dengan cepat dan mudah
ditemukan kembali dalam rekam medis atau dari lokasi lain yang
ditentukan standar dan digunakan oleh staf yang melayani pasien.
Dari aspek dokumentasi dapat dilihat bahwa setiap pemeriksaan
oleh tenaga kesehatan pasti dilakukan pencatatan atau
57
pendokumentasian di dalam berkas rekam medis dan isi dokumen
tersebut rekam medis digunakan sebagai alat bantu tenaga kesehatan
dalam melakukan tindakan maupun pemeriksaan lanjutan terhadap
pasien.
4. Diketemukannya Berkas Rekam Medis Yang Tidak Ada Di Rak
Penyimpanan
Berdasarkan hasil studi dokumentasi belum terdapat laporan
mengenai tempat-tempat ditemukannya berkas rekam medis yang tidak
ada di rak penyimpanan dan belum terdapat SOP, kebijakan maupun
pedoman mengenai cara pelacakan berkas rekam medis diluar rak
penyimpanan.
Berdasarkan hasil pengamatan terdapat 74 (37,9%) berkas rekam
medis terdapat di kelengkapan dokter, hal tersebut terjadi karena
berkas rekam medis masih dalam proses untuk dilengkapi dokter. Pada
SOP mengenai pengembalian berkas rekam medis rawat inap di RSUD
Wates, disebutkan bahwa petugas ruangan/bangsal harus segera
mengembalikan status rekam medis pasien yang telah pulang dari
bangsal perawatan, dalam jangka waktu 2x24 jam. Menurut Fauziah
(2013), dokumen rekam medis rawat inap yang telah selesai dipakai
dari ruang rawat inap harus segera dikembalikan ke unit rekam medis
pada bagian assembling, setiap dokumen rekam medis yang kembali
dari ruang rawat inap ke unit rekam medis pada bagian assembling
harus disusun sesuai ketentuan yang berlaku.
Terdapat 36 (18,5%) berkas rekam medis berada di klinik, hal
tersebut karena berkas rekam medis akan digunakan untuk
pemeriksaan lanjutan maupun pemeriksaan ulang pada hari selanjutnya
jadi berkas rekam medis tersebut diletakkan di klinik untuk digunakan
kembali. Menurut Rustiyanto dan Warih (2011), berkas rekam medis
pasien yang telah selesai digunakan wajib disimpan kembali di rak
penyimpanan, agar petugas lebih mudah mencari apabila sewaktu-
waktu berkas akan digunakan lagi.
58
Tempat lain ditemukannya berkas rekam medis adalah gudang in-
aktif yaitu sebanyak 69 (35,3%) berkas rekam medis. Kejadian
tersebut karena berkas rekam medis selama kurun waktu lima tahun
terakhir tidak digunakan untuk pemeriksaan. Hasil studi dokumentasi
terdapat kebijakan mengenai kebijakan retensi dan pemusnahan berkas
rekam medis yang menjelaskan bahwa semua berkas rekam medis
yang dinyatakan in-aktif apabila sudah tersimpan lima tahun terhitung
sejak pasien berobat terakhir. Sebanyak 16 (8,2%) berkas rekam medis
berada di pengolahan, hal tersebut terjadi karena berkas rekam medis
masih dalam proses coding, assembling maupun analisis.
Masalah lain yang dihadapi filing adalah seringkali terjadi kejadian
missfile (salah letak) dan keterlambatan pelacakan DRM serta
penyerahan DRM ke TPPRJ (Shofari,2008). Selama observasi penulis
tidak menemukan kejadian missfile namun kegiatan pelacakan berkas
rekam medis memang membutuhkan waktu yang cukup lama, karena
petugas harus menyisir terlebih dahulu di rak-rak yang memiliki
nomor yang hampir sama dan melacak menggunakan komputer.
Apabila berkas rekam medis yang dicari tidak ditemukan maka
petugas harus membuatkan berkas baru dengan nomor rekam medis
yang sama. Hal seperti ini yang juga mempengaruhi keterlambatan
penyerahan berkas rekam medis ke bagian distribusi.
C. Keterbatasan Penelitian
Keterbatasan dalam penelitian ini adalah peneliti tidak menemukan
kejadian missfile maupun kejadian salah pengambilan berkas rekam medis
di rak penyimpanan karena observasi hanya dilakukan dalam waktu tiga
hari. Hasil studi dokumentasi belum terdapat SOP mengenai alur
pengambilan berkas rekam medis jadi peneliti tidak dapat membandingkan
59
dengan cara kerja petugas saat melakukan kegiatan tersebut. Kejadian
berkas rekam medis tidak ditemukan di rak penyimpanan cukup banyak
namun belum terdapat dokumentasi untuk pencatatan kejadian tersebut
setiap harinya.
Wawancara dalam penelitian ini tidak dilakukan kepada semua petugas
filing karena terdapat satu petugas filing tidak berkenan untuk dilakukan
wawancara.
60
BAB V
PENUTUP
A. Kesimpulan
1. Alur pengambilan berkas rekam medis telah dilaksanakan berdasarkan
teori yang ada. Di RSUD Wates belum terdapat SOP, kebijakan dan
pedoman mengenai alur pengambilan berkas rekam medis.
2. Alur penyimpanan berkas rekam medis telah dilaksanakan berdasarkan
SOP dan teori yang ada dan sudah terdapat kebijakan sistem
penyimpanan berkas rekam medis. Penempelan kode warna belum
sepenuhnya dijalankan.
3. Jumlah berkas rekam medis yang tidak dapat ditemukan oleh petugas
filing di rak penyimpanan rata-rata mencapai 12,1% (65 berkas rekam
medis) dari rata-rata 536 permintaan berkas rekam medis rawat jalan.
4. Berkas-berkas rekam medis yang tidak dapat ditemukan di rak
penyimpanan dapat ditemukan dan diketahui faktor penyebabnya
sebagai berikut:
a. Kelengkapan dokter dengan prosentase 37,9% (74 berkas rekam
medis) 195 berkas rekam medis karena tuntutan pekerjaan dokter
yang tinggi membuat dokter tidak dapat menyelesaikan pengisian
dan pengembalian berkas rekam medis berdasarkan waktu yang
ditetapkan.
b. Klinik dengan prosentase 18,5% (36 berkas rekam medis) 195
berkas rekam medis karena berkas rekam medis tersebut akan
digunakan untuk pemeriksaan lanjutan maupun pemeriksaan
kembali di hari esok.
c. Gudang in-aktif dengan prosentase 35,3% (69 berkas rekam medis)
195 berkas rekam medis karena berkas rekam medis dalam kurun
waktu lima tahun terakhir tidak digunakan untuk pemeriksaan jadi
berkas rekam medis telah dipindah di gudang in-aktif.
d. Pengolahan dengan prosentase 8,2% (16 berkas rekam medis) 195
berkas rekam medis terjadi karena masih dalam proses pengolahan
61
dan minimnya SDM serta terkadang terdapat penumpukan
pekerjaan.
Prosentase tertinggi sebesar 37,9% (74 berkas rekam medis) dari
195 berkas rekam medis untuk kelengkapan dokter dan prosentase
terendah sebesar 8,2% (16 berkas rekam medis) dari 195 berkas
rekam medis di bagian pengolahan berkas.
B. Saran
1. Sebaiknya, diadakan perencanaan untuk membahas pembuatan SOP,
kebijakan dan pedoman tentang pengambilan berkas rekam medis.
Agar dalam melaksanakan pekerjaan, semua petugas dapat
menjalankan sesuai ketentuan yang ada.
2. Sebaiknya, penempelan kode warna dapat ditempelkan pada semua
berkas. Agar dapat memberi kemudahan dalam pencarian berkas
rekam medis saat di rak penyimpanan.
3. Sebaiknya, diadakan evaluasi ulang untuk meningkatkan kedisiplinan
dalam pengembalian berkas rekam medis agar ke depannya dapat
mengurangikejadian berkas rekam medis tidak ditemukan dirak
penyimpanan dan mengurangi pencarian berkas rekam medis di luar
rak penyimpanan.
62
DAFTAR PUSTAKA
Bunguin, Burhan. (2009), Penelitian Kualitatif, Kencana, Jakarta.
Cahyo, Daru. (2015), Tinjauan Pelaksanaan Sistem Penjajaran Dokumen Rekam
Medis Pada Bagian Filing Di Rumah Sakit Ken Saras Ungaran, Jurnal
Manajemen Informasi Kesehatan, 3, 105.
Fauziah, Ulfah. (2013), Gambaran Pengembalian Dokumen Rekam Medis Rawat
Inap Ruang VII Triwulan IV Tahun 2013 Di Rumah Sakit Umum Daerah
Tasikmalaya, Jurnal Manjemen Informasi Kesehatan, 2, 90.
Guwandi. (2010), Rahasia Medis, Fakultas Kedokteran Universitas Indonesia,
Jakarta
Hariyono, Widodo. (2009), Hubungan antara Beban Kerja, Stres Kerja dan
Tingkat Konflik dengan Kelelahan Kerja Perawat di Rumah Sakit Islam
Yogyakarta PDHI Kota Yogyakarta, Jurnal Kesmas, 3, 162.
.
Hatta, Gemala. (2010), Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana
Pelayanan Kesehatan, Universitas Indonesia, Jakarta.
KARS. (2011), Standar Akreditasi Rumah Sakit, Jakarta.
Kurniawati, Arum. (2015). Analisis Deskriptif Faktor Penyebab Kejadian Missfile
di Bagian Filing Rawat Jalan RSUD Dr. M. Ashari Pemalang Tahun 2015,
Jurnal Manjemen Informasi Kesehatan, Hal 1-3.
Laxmi, Anjelia. (2013). Tingkat Kejadian Missfile dan Faktor-Faktor
Penyebabnya di Bagian Filing Unit Rekam Medis Rumah Sakit Panti
Wilasa Dr. Cipto Semarang, Jurnal Manjemen Informasi Kesehatan, Hal
1-2.
Menteri Kesehatan Republik Indonesia. (2007), Peraturan Menteri Kesehatan
Republik Indonesia Nomor 512/Menkes/PER/IV/2007 Tentang Izin
Praktik dan Pelaksanaan Praktik Kedokteran, Menteri Kesehatan Republik
Indonesia, Jakarta.
Menteri Kesehatan Republik Indonesia. (2008), Peraturan Menteri Kesehatan
Republik Indonesia Nomor 269/PER/MENKES/2008 tentang Rekam
Medis, Menteri Kesehatan Republik Indonesia, Jakarta.
Menteri Kesehatan Republik Indonesia. (2013), Peraturan Menteri Kesehatan
Republik Indonesia Nomor 55 Tahun 2013 tentang Penyelenggaraan
63
Pekerjaan Perekam Medis, Menteri Kesehatan Republik Indonesia,
Jakarta.
Notoatmodjo, Sukidjo. (2010), Metodologi Penelitian Kesehatan, Rineka Cipta,
Jakarta.
Republik Indonesia. (2009), Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44
Tahun 2009 tentang Rumah Sakit, Sekretariat Negara, Jakarta.
Rustiyanto, E dan Warih. A. R. (2011), Manajemen Filing Dokumen Rekam
Medis dan Informasi Kesehatan, Permata Indonesia, Yogyakarta.
Shofari, Bambang (2008), Modul Pembelajaran Sistem dan Prosedur Pelayanan
Rekam Medis, PORMIKI, Semarang.
Sugiyono. (2013), Metodologi Penelitian Kuantitatif, Kualitatif dan R&D,
Alfabeta, Bandung.
Sutopo, H.B. (2006), Metodologi Penelitian Kualitatif, Universitas Sebelas Maret,
Surakarta.
WHO. (2002), Medical Record Anual A Guide For Developing Countries, World
Health Organization, Geneva.
64
LAMPIRAN
77
Lampiran 17
PEDOMAN WAWANCARA
A. Karakteristik Pegawai
Jabatan :
Masa Bekerja :
Pendidikan :
Umur :
B. Pedoman Wawancara
1. Bagaimana SDM dan kualifikasi SDM di bagian filing menurut
Bapak/Ibu?
2. Bagaimana sarana dan prasarana di bagian filing menurut Bapak/Ibu?
3. Bagaimana sistem seperti SOP, kebijakan, pedoman di bagian filing
menurut Bapak/Ibu?
4. Bagaimana alur pengambilan berkas rekam medis menurut Bapak/Ibu?
5. Bagaimana alur penyimpanan berkas rekam medis menurut
Bapak/Ibu? Apakah semua berkas rekam medis telah menggunakan
kode warna?
6. Apakah kejadian brm tidak ditemukan di rak penyimpanan sering
terjadi dalam satu hari? Berapa rata-rata? Apakah selama ini dilakukan
pencatatan mengenai brm tidak ditemukan tersebut?
7. Menurut Bapak/Ibu dimana dapat ditemukan berkas rekam medis yang
tidak ada di rak penyimpanan?
8. Bagaimana menurut Bapak/Ibu cara pelacakan berkas rekam medis
yang tidak ditemukan di rak penyimpanan?
9. Apa saja faktor penyebab berkas rekam medis tidak ditemukan di rak
penyimpanan?
103
104