スタートアップガイドA-SaaS請求書システム

Ver.2020年4月4日

はじめに・A-SaaS請求書システムとは︖・区分記載請求書・適格請求書の発⾏について・本システムの利⽤者について・本システムの利⽤フロー

利⽤環境整備

・・・・・・P3・・・・・・P4・・・・・・P5・・・・・・P6

・A-SaaSシステムのインストール ・・・・・・P7

⽬ 次

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本システムの起動と終了・本システムの起動・本システムの終了

・・・・・・P8・・・・・・P10

本システムの初期設定・⾃社情報の登録・取引先の登録・品⽬の登録

・・・・・・P11・・・・・・P15・・・・・・P17

請求書等の作成・請求書等の作成・請求書等の確認・修正・請求書等の複製・変換

・・・・・・P19・・・・・・P21・・・・・・P22

請求書等の発⾏・請求書等の発⾏⽅法・PDFダウンロード・メール送信

・・・・・・P23・・・・・・P23・・・・・・P24

請求書等の管理・請求書等の⼀覧・請求書等の検索

・・・・・・P26・・・・・・P27

会計システム連携・会計システム連携の仕組み・仕訳登録

・・・・・・P29・・・・・・P30

はじめに

A-SaaS請求書システム（以下、「本システム」という）は、取引先に発⾏する⾒積書、納品書、請求書（以下、「請求書等」という）を簡単に作成・発⾏・管理できるシステムです。A-SaaSのユーザーであれば誰でも利⽤することができます。作成した書類は、PDFファイルとしてダウンロードできるほか、相⼿に直接メールで送信することができます。⾒積書から納品書を、納品書から請求書を複製変換して作成することができ、書類作成の⼿間を軽減することができます。請求書の情報を、A-SaaS会計システムに仕訳として連携することも可能です。

A-SaaS請求書システムとは︖

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⾒積書

納品書

請求書

会計システム

窓空き封筒（→）はA-SaaSショップで

ご購⼊頂けます

「A-SaaSショップ」https://a-saas.stores.jp/

窓空き封筒⽤様式

（参考）窓空き封筒にも対応しています。

複製変換

複製変換 連携

https://a-saas.stores.jp/

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区分記載請求書・適格請求書の発⾏について

本システムは、区分記載請求書等保存⽅式、および、適格請求書等保存⽅式（通称インボイス制度）に対応した請求書を作成・発⾏できます。

請求⽇として2019年10⽉1⽇以降を指定した請求書については、⾃動的に区分記載請求書等保存⽅式および適格請求書等保存⽅式に対応したフォーマットで請求書が作成されます。

【主な変更点】• 軽減税率の対象品⽬である旨の表⽰（「※」印をつけることにより明記）• 税率ごとに区分して合計した対価の額および適⽤税率を表⽰• 税率ごとに区分して合計した消費税額等を表⽰• 適格請求書発⾏事業者の登録番号を表⽰可能

請求⽇が2019年9⽉30⽇までの様式

（従来様式）

請求⽇が2019年10⽉1⽇以降の様式

（適格請求書）

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本システムの利⽤者について

本システムを利⽤できるのは、A-SaaSを利⽤する会計事務所および顧問先となります。

会計事務所は、⾃事務所の請求書等を作成・発⾏・管理できるほか、顧問先の請求書等を作成・発⾏・管理することもできます。

顧問先は、⾃社の請求書等を作成・発⾏・管理できます。

利⽤者 使⽤するID 備考

会計事務所 会計事務所ID顧問先の請求書等を作成・発⾏・管理することもできます。

顧問先 顧問先ID

本システムの起動A-SaaSを起動し、メニューから本システムを起動します。

本システムの初期設定⾃社情報、取引先情報、品⽬情報を登録します。最初に登録しておくことで、請求書等の作成時に毎回⼊⼒する必要がなくなります。

請求書等の作成・発⾏・管理請求書等を作成し、PDFファイルをダウンロードして印刷するか、直接相⼿にメールで送信します。作成・発⾏した請求書等を⼀元管理します。

A-SaaSシステムのインストール

クラウド会計・給与・税務システム「A-SaaS（エーサース）」をPCにインストールします。

会計システムへの連携請求書の情報を会計システムに仕訳として連携します。

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本システムの利⽤フロー早速、本システムを利⽤してみましょう︕

A-SaaSシステムを弊社HPからダウンロードし、インストールします。操作は各パソコンごとにおこなってください。推奨動作環境については、こちらをご覧ください。

→https://www.a-saas.com/app/#require

A-SaaSのHPにアクセスします。（http://www.a-saas.com/）ページ最下部の[クラインアントアプリのダウンロード]をクリックします。

[利⽤規約]に同意いただき、インストーラーをダウンロードします。インストーラーは[Windows版]と[Mac版]の2種類があります。ご使⽤のパソコンに合わせてダウンロードして下さい。＊Mac OS環境では、電⼦申告システムは使⽤出来ません。

ダウンロードしたインストーラを実⾏すると、インストールが開始されます。⼿順に沿ってインストールをすすめてください。＊セキュリティの警告等が表⽰された場合は、「実⾏」をクリックしてください。＊SmartScreenのメッセージ画⾯（メッセージ︓WindowsによってPCが保護され

ました）が表⽰された場合は、[詳細情報]を選択し、[実⾏]をクリックします。

A-SaaSシステムは、定期的にアップデートされます。A-SaaSシステムを起動すると最新バージョンを⾃動的にチェックいたします。プログラムが更新されている場合は、メッセージが表⽰されますので、アップデート後、ご利⽤ください。

A-SaaSシステムのインストール

下にスクロール︕

[A-SaaSクライアント]を利⽤するために、事前にAdobe AIR（無料）をインストールします。

利⽤環境整備

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http://www.a-saas.com/

A-SaaSにログインし、本システムを起動します。

※A-SaaSにログインするためのIDとパスワードがわからない場合、会計事務所にお問い合わせください。

A-SaaSを起動し、顧問先ID/パスワードを⼊⼒してA-SaaSにログインします。

A-SaaSメニューで、左側の[業務⼀覧]から[請求書発⾏業務]を選択します。右側に表⽰されたメニューから[請求書発⾏]を選択します。

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本システムの起動

本システムの起動と終了

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普段お使いのブラウザで本システムが起動します。

この状態ですぐに請求書等を作成し始めることもできますが、⾃社に関する情報や、取引先に関する情報、商品の情報など、毎回使われる情報をシステムに初期設定しておくことで、請求書等作成時の⼊⼒の⼿間を⼤幅に減らすことができます。

請求書等を作成する前に、初期設定を⾏っておきましょう。

⇒p.11「本システムの初期設定」参照

本システムを終了します。

[ログアウト]を選択し、確認ダイアログで[はい]を選択します。

本システムからログアウトしました。

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本システムの終了

請求書等を作成する前に、⾃社情報、取引先情報、品⽬情報を登録しておくことで、請求書等を作成するときに何度も同じ情報を⼊⼒する必要がなくなり、⼿間が⼤幅に削減されます。

まず、⾃社情報を登録しましょう。

[設定]を選択し、[⾃社情報]を選択します。

[編集]を選択します。

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⾃社情報の登録

本システムの初期設定

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⾃社情報を⼊⼒し、[保存]を選択します。

項⽬名 説明

郵便番号、住所1,2,3 請求書等に記載される⾃社の郵便番号、住所です。

請求者名1*, ２, 3 請求書等に記載される⾃社名、部⾨名、担当者名等です。

電話番号、FAX番号 請求書等に記載される⾃社の電話番号、FAX番号です。

印影 請求書等に埋め込まれる印影です。正⽅形の画像を選択してください。

ロゴ 請求書等に埋め込まれる⾃社のロゴマークです。

銀⾏⼝座 請求書等に記載される振込先の銀⾏⼝座情報です。

適格請求書発⾏事業者登録番号

2023年10⽉以降、適格請求書等保存⽅式に対応した請求書を発⾏する場合に、請求書に表⽰する登録番号です。

メールアドレス 請求書等をメールで送信するときの送信元のメールアドレスです。

メール署名 請求書等をメールで送信するときに本⽂末尾に挿⼊する署名です。

消費税設定 請求書等において消費税を税別表⽰するか、税込表⽰するかを設定します。

消費税率設定 2019年10⽉以降、標準とする消費税率を設定します。

消費税端数設定 消費税の端数の扱いを設定します。

源泉徴収設定 源泉徴収の有無を設定します。

請求書テンプレート 請求書等のデザインを選択します。

・・

*⼊⼒必須

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◆印影やロゴマークの登録について

印影やロゴマークの画像を本システムに登録することで、⾒栄えの良い請求書等を作成できます。画像ファイルを⽤意できる⽅は、ぜひチャレンジしてみましょう︕

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◆窓空き封筒⽤の請求書等を印刷する

⾃社情報のテンプレートで「窓空き封筒⽤」を選択すると、窓空き封筒⽤のデザインで請求書等が作成されます。作成した請求書等を印刷する際、倍率を100%に設定して印刷していただくと、ぴったり窓空き封筒に合ったサイズで印刷されます。

倍率100%で印刷、三つ折り

⾃社情報を登録したら、次に取引先情報を登録しましょう。よく請求書等を発⾏する相⼿を登録しておくことで、⼊⼒の⼿間を省けます。※取引先情報はA-SaaSの顧問先情報とは連動していません。

[設定]を選択し、[取引先管理]を選択します。

[新規作成]を選択します。

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取引先情報の登録

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項⽬名 説明

郵便番号、住所1,2,3 請求書等に記載される請求先の住所です。

取引先名称*、敬称 請求書等に記載される請求先の名称です。敬称には「御中」「様」「殿」等を⼊⼒します。

担当者名 請求書等に記載される請求先の担当者名です。敬称は「様」で固定です。

メールアドレス 請求書等をメールで送信するときの送信先のメールアドレスです。1つだけ指定できます。

メールアドレス(CC) 請求書等をメールで送信するときの同報先のメールアドレスです。半⾓カンマで区切って、複数指定できます。

メモ 任意のメモです。請求書等には記載されません。

仕訳連携設定 A-SaaS会計システムに仕訳連携を⾏う場合に設定してください。

*⼊⼒必須

取引先情報を⼊⼒し、[保存]を選択します。

・・・

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請求書等に記載する品⽬（商品名等）を登録します。

品⽬情報の登録

[設定]を選択し、[品⽬管理]を選択します。

[新規作成]を選択します。

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品⽬情報を⼊⼒し、[保存]を選択します。

項⽬名 説明

品⽬名称* 請求書等に記載される品⽬名です。

単位 請求書等に記載される単位です。

価格 当該品⽬の単価です。

消費税率設定 2019年10⽉以降の税率を設定できます。税率を設定しない場合、⾃社情報設定で設定した消費税率が適⽤されます。

消費税対象外 当該品⽬を消費税計算の対象外とする場合、チェックします。請求書等作成時に、個別に設定することもできます。

源泉税対象外 当該品⽬を源泉所得税計算の対象外とする場合、チェックします。請求書等作成時に、個別に設定することもできます。

*⼊⼒必須

請求書等を作成します。以下、請求書を作成する場合の例を⽰します。

[請求書]を選択し、[新規作成]を選択します。

必要事項を⼊⼒し、[保存]を選択します。

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請求書等の作成

請求書等の作成

・・・

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項⽬名 説明

請求⽇* 請求⽇をYYYY/MM/DD形式で⼊⼒します。（例）2018/04/01カレンダーのマークをクリックし、表⽰されたカレンダーから⽇付を選択することもできます。

お⽀払い期限 お⽀払い期限をYYYY/MM/DD形式で⼊⼒します。請求⽇の⼊⼒と同様です。

請求書番号* 20桁以内の⼀意の番号を指定します。他の請求書と重複する番号は使⽤できません。

請求先を選択 初期設定した取引先を選択します。任意の名称を⼊⼒することも可能です。その場合、[請求先情報を直接編集]を選択し、請求先名称*等を直接⼊⼒します。

振り込み先 初期設定した振り込み先が⾃動⼊⼒されます。変更することも可能です。

その他の⾃社情報 [その他の⾃社情報を編集する]を選択し、請求者名*等の⾃社情報を直接編集することが可能です。

件名 請求書の件名を⼊⼒します。

品名* 初期設定した品⽬を選択します。品⽬を選択すると、単位、単価が⾃動⼊⼒されます。任意の名称を⼊⼒することも可能です。

数量* 数量を⼊⼒します。

単位 品⽬を選択すると、⾃動⼊⼒されます。直接編集することも可能です。

単価* 品⽬を選択すると、⾃動⼊⼒されます。直接編集することも可能です。マイナスの⾦額を⼊⼒することもできます（値引き等）。

⾦額 数量×単価で⾃動計算されます。

詳細 クリックすると、詳細設定ダイアログが開きます。消費税率、消費税対象外、源泉税対象外を個別に設定できます。

削除 クリックすると、当該⾏を削除します。

⾏を追加 クリックすると、新しい⾏を作成します。

⼩計 ⾦額の合計値が⾃動計算されます。

消費税 ⼩計をもとに消費税が⾃動計算されます。端数は、⾃社情報の設定に基づき、切り上げ、切り捨て、四捨五⼊されます。

源泉税 ⼩計をもとに源泉税が⾃動計算されます。

合計 ⼩計、消費税、源泉税をもとに⾃動計算されます。

特記事項 請求書に記載される特記事項を⼊⼒します。

メモ 請求書には記載されないメモを⼊⼒します。*⼊⼒必須

作成済の請求書等を確認し、必要に応じて修正します。以下、請求書の例を⽰します。

作成済の請求書を確認します。間違いを修正したい場合、[編集]を選択し、請求書を修正します。

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請求書等の確認・修正

・・・

過去に作成した請求書等を同じフォーマットで複製したり、他のフォーマットに変換することができます。※変換元の書類データは残ります。

請求書等の詳細画⾯で[複製・変換]を選択し、複製・変換先を選択します。作成済の書類の内容が保持されたまま、書類が複製・変換されます。

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請求書等の複製・変換

・・・

◆変換できるフォーマット

・⾒積書・・・納品書、請求書に変換できます。

・納品書・・・請求書に変換できます。

・請求書・・・納品書に変換できます。

請求書等の発⾏⽅法には、以下の2通りの⽅法があります。

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請求書等の発⾏⽅法

請求書等の発⾏

請求書等の発⾏⽅法 説明

PDFダウンロード 請求書等をPDFファイル形式（.pdf）でPCにダウンロードします。ダウンロードしたPDFファイルは、お⼿持ちのプリンタで印刷したり、メールに添付して送信することが可能です。

メール送信 請求書等をダウンロードするためのURLが記されたメールを相⼿に直接送信します。相⼿がURLをクリックすると、請求書等がPDFファイル形式でダウンロードされます。相⼿がURLをクリックして請求書等をダウンロードしたかどうかをシステム上で確認することができます。

PDFダウンロード

請求書等の詳細画⾯で[PDFダウンロード]を選択し、PDFをダウンロードします。

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メール送信

請求書等の詳細画⾯で[メール送信]を選択します。

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必要情報を⼊⼒し、[メールを送信する]を選択します。

項⽬名 説明

送信元(FROM)* ⾃社情報で設定したメールアドレスが⾃動⼊⼒されます。直接⼊⼒することもできます。

送信先(TO)* 取引先情報で設定したメールアドレスが⾃動⼊⼒されます。直接⼊⼒することもできます。

CC 取引先情報で設定したメールアドレスが⾃動⼊⼒されます。直接⼊⼒することもできます。

タイトル* ⾃動⼊⼒されます。必要に応じて修正してください。

本⽂* 取引先情報、⾃社情報に設定した情報に基づき、本⽂と署名が⾃動⼊⼒されます。また、請求書等をダウンロードするためのURLが⾃動挿⼊されます。URLは変更しないでください。

*⼊⼒必須

作成済の請求書等を⼀覧できます。以下、請求書の例を⽰します。

[請求書]を選択し、請求書⼀覧画⾯を表⽰します。

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請求書等の⼀覧

請求書等の管理

◆請求書等のステータス

請求書等のステータスは以下の3つのアイコンの下に表⽰されている内容を⾒ることで確認できます。

・・・PDFダウンロードの未（空欄）／済

・・・メール送信の未送信（空欄）／送信済／受領済（※）

・・・請求書から会計システムへの仕訳登録の未（空欄）／済

（※）メール送信の「受領済」は、相⼿がURLをクリックしてPDFファイルをダウンロードしたことを表します。

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⽇付や請求先等の条件を指定して、作成済の請求書等を検索できます。以下、請求書の例を⽰します。

請求書⼀覧画⾯で[検索...]を選択します。

請求書等の検索

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検索条件を⼊⼒し、[検索]を選択します。

項⽬名 説明

期間 請求⽇で検索します。

請求先名称 請求相⼿の取引先名で検索します。直接⼊⼒することもできます。

会計連動 会計連動が未/済で絞り込みます。

メール送信 メール送信が未送信/送信済/受領済で絞り込みます。

※受領済とは、相⼿がメールに記載されたURLをクリックしてPDFをダウンロード済みの状態です。

PDFダウンロード ⾃社によるPDFダウンロードが未/済で絞り込みます。

本システムで作成した請求書の情報を、A-SaaS会計システムに仕訳として登録できます。

• 科⽬、補助科⽬、摘要を選択して連携できます。• ⾦額としては、請求書に記載された⼩計、消費税、源泉税の情報を連携します。• 消費税は、請求書の表⽰⽅式が税別/税込のいずれであるかに関わらず、内税で連携します。• 源泉税がある場合、「事業主貸」科⽬で連携します。• 請求⽇を含む会計期が存在しない場合、連携されません。

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会計システム連携の仕組み

会計システム連携

本システム 会計システム

請求書

請求書

請求書

会計データ

売掛⾦ XX,XXX 売上⾼ XX,XXX

売掛⾦ XX,XXX 売上⾼ XX,XXX

売掛⾦ XX,XXX 売上⾼ XX,XXX

仕訳

仕訳

仕訳

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仕訳登録

請求書詳細画⾯で[仕訳登録]を選択します。

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科⽬、補助科⽬、摘要を⼊⼒し、[登録]を選択します。

項⽬名 説明

仕訳⽇付 請求⽇が⾃動設定されます。

会計期 請求⽇を含む会計期が⾃動設定されます。

科⽬・補助科⽬・摘要 取引先情報で設定した科⽬が⾃動⼊⼒されます。直接編集することも可能です。