Flächenmanagement und Raumhandel aus

übergreifender SichtHartmut Wörner

MWK Baden-Württemberg

Ziele des Flächenmanagements

Hochschulen Transparenz von Flächenbestand und Flächenbedarf „Gerechte“ Flächenverteilung Bessere Verwaltung der Knappheit / Verfügungsflächenpool Schaffung von Kostenbewusstsein bei den Nutzern Flächenreduzierung zur Einsparung von Mietmitteln u. Betriebskosten

Wissenschaftsministerium „Rechenschaftslegung“ gegenüber Landesregierung und Parlament

Überblick Monetäre Steuerungsmodelle

I. Bonus-/Malus-Modell (Sanktionsmodell)

Kein umfassender Raumhandel Monetarisierung beschränkt auf Flächenüberhänge / Unterstützung von

Flächenbeschaffung bei defizitären Einrichtungen Flächenbilanz zwingend erforderlich

Erhebung Flächenbedarf Abgleich mit Bestand

Beispiel 1: U Heidelberg „Raummarkt“

Seit 2001 Ansatzpunkt: Institutsebene Beschränkung auf Büros und Labors Pauschale Flächenbedarfsbemessung

Stellen- bzw. personalbezogenes Richtwertverfahren

U Heidelberg Raummarkt: Bedarfsparameter

Buchwissenschaften Exp. Wissenschaften

Stelle WD 40 m² 90 m²Unterstellte Relation

WD / Nichtwissenschaftler 1 : 1 1: 4Drittmittelwissenschaftler 15 m² 25 m²Drittmittelfinanzierte Nicht-

wissenschaftler 10 m² ditoHiwi 4 m²/ 55 Std. Monat dito

Quelle: U Heidelberg, Referat Greenier 2.2.2005

Budgetierung

• Flächenüberschuss: Belastung mit 7,50 € pro m2/Monat Budgetentlastung durch Rückgabe der rechnerischen Flächenüberschüsse.

• Flächendefizit: Mietzuschuss für den Fall von inneruniversitären Mietabschlüssen.

• Abgabe von Grund- und Verfügungsflächen des rechnerischen Bedarfs durch Vermietung: Bonus von 7,50 € pro m2/Monat.

Quelle: U Heidelberg, Referat Greenier 2.2.2005

U Heidelberg Raummarkt

U Heidelberg Raummarkt

Bestimmung des Bedarfs:

Richtwert-Verfahren

Abgleichung mit der IST-Ausstattung

(Räume/Personal)

Bildung eines Pools von

Verfügungsflächen

„Annahme“ der Räume durch

die ZUV

Abgabe von Flächen an Institute mit

Defizit

Garantie des Bedarfs:Grundbedarf: 3 JahreVerfügungsflächen:

projektbezogen

Monetarisierung:Beginn im Jahr 2001

Belastung rechnerischer

Flächenüberschüsse Jahr 2001 : DM 5,-/m² Jahr 2002 : € 5,-/m² ab Jahr 2003 : € 7,50/m²

Bonus für Freigabe von „Bedarfsflächen“

€ 7,50/m²

Angebotswirksam

„Mietzuschuss“

Nachfragewirksam

„Mieteinnahmen“ Quelle: U Heidelberg,

Referat Greenier 2.2.2005

U Heidelberg Raummarkt

Erfahrungen (= Bericht der Universität Anfang 2005)

Zitate:- Überraschende Akzeptanz des transparenten Verfahrens.

- Die „Einnahmen“ der Universität aus dem Raummarkt betrugen 2004 120.000 €, die „Ausgaben“ 24.000 €. Das finanzielle Risiko für die Universität ist damit gering.

- Abstimmungsaufwand ist nach 4 Jahren relativ gering.

- Durch Budgetierung Sensibilisierung für die Ressource Raum.

Quelle: U Heidelberg, Referat Greenier 2.2.2005

U Heidelberg Raummarkt- Miete ist Regulativ für die Bedarfsanmeldungen.

- Mietzahlungen für rechnerische Überschüsse werden akzeptiert.

- Die Mehrzahl der Institute zieht in der Regel Mietzahlungen der Flächenabgabe beim Grundbedarf vor.

- Aber: Nicht nur „ärmere“ Institute nutzen die Möglichkeit der befristeten Flächenabgabe zur Entlastung ihrer Budgets (Anreiz).

- Befristete Flächenabgabe der Institute erleichtert kurzfristige Umverteilung.

- Universität bekommt - langsam - einen kleinen Pool für Verfügungsflächen.

- Quelle: Universität Heidelberg, Referat Greenier 2.2.2005

Beispiel 2: U Tübingen

HIS-Projekt „Ein Raumhandelsmodell“: 11/2003 bis 4/2005 Universitäten Rostock, Braunschweig, Münster, Tübingen, TFH

Berlin Charakteristika:

Ebenfalls Bonus-/Malus-Modell Organisatorischer Ansatzpunkt: Fakultätsebene Bedarfsermittlung bezogen auf „Bemessungseinheiten“ (i.d.R. „Fächer“) Feine, parametergestützte Flächenbedarfsbemessung

U Tübingen: Struktur „Raumhandelsmodell“

Flächen-Informations-System Flächenverteilungs-Modell

Flächenbestand

Flächenbilanz Nutzungsentgelt

Zahlungspflicht

Saldo

NB-Profile

Bedarfsdeckungsgrad

Flächenrückgabe

Zahlung

Monetäre Steuerung

Raummanagement

Einnahmen

Entscheidung des FB

Prämien

Kl. Baumaßnahmen

Ausgleichszahlungen

Maßnahmen

Flächenzuweisung

Umbauten

Bemessungsblatt je FB

Grundbedarf / Drittmittel

Bedarfe je NB

Flächenbedarf

Raumdatei

Nutzungsbereiche

Organisations-struktur

Abkürzungen: FB = Fachbereich; NB = Nutzungsbereich (Büro, Labor, Werkstatt etc.)

Quelle: HIS, Referat Ritter 2.2.2005

Umzüge

U Tübingen „Raumhandelsmodell“

Aktueller Stand: Abschluss HIS-Projekt 04/05 ( Bereitstellung Instrumentarien). Universität arbeitet an praktischer Implementierung einer fortlaufend

aktualisierten Flächenbilanz Universität strebt Monetarisierung an. Zielsetzung Beginn Anfang 2007.

Details noch offen. Insbesondere Bedarfsermittlung wird als „komplexer, aufwändiger Prozess“

empfunden / bisherige inneruniversitäre Informationssysteme reichen nicht aus

Mehrjähriger aufwändiger Prozess

Bonus-/Malus-System Grundsatzentscheidungen

Organisatorischer Ansatzpunkt: Fachbereichs- oder Institutsebene Art der Flächenbedarfsbemessung: Pauschale, vom Nutzer leicht zu

erfassende Methode (HD) versus feine, perfektionierte Methode (TÜ/HIS) mit breiteren Möglichkeiten

Reichweite der Monetarisierung Höhe „Bonus-/Malus-Zahlungen“

Orientierung an Markt- oder Kostenmiete (Einbeziehung der Investitionskosten) „Umlage“ von Betriebskosten „Symbolischer“ Satz

„Flächenhandel“ zwischen Einrichtungen / Bedingungen für Flächenrückgabe an „Zentrale“

Überblick monetäre Steuerungsmodelle

II. Vermieter-/Mieter-Modell / Raumhandel

Umfassende Monetarisierung der Flächen der fachlichen Einheiten (<-> Bonus-/Malus-Modell: teilweise Monetarisierung)

Internes Mietbudget Flächenbedarfsbemessung nicht zwingend erforderlich Ist-Zustand als

mögliche Basis Interner „Raumhandel“ bei entsprechender „Verfügungsbefugnis“ der

Einrichtungen

Beispiel: Land Bremen

Flächenmanagement-Instrument des Landes Bremen(HIS-Hochschulplanung Bd. 171)

Basis: Umfassende Monetarisierung im Verhältnis Land – Hochschulen (Eigentümer-Modell)

Auf Hochschulebene: Vermieter-/Mieter-Modell Feines, perfektioniertes Verfahren Differenzierte Ermittlung von Mietzahlung / Unterbringungsbudget der

nutzenden Einrichtungen auf der Basis gestaffelter Kostenflächenarten (z.B. Büroräume 108 €/m² p.a., Chemisch-technische Labore 614 m² p.a.)

Alternativen zu monetären Steuerungssystemen

Ausgangspunkt: LRK/MWK-AG BW: Monetäre Steuerung ist kein „Muss“ HIS-Hochschulplanung Bd. 162 „Hochschulisches Liegenschaftsmanagement

in ausgewählten europäischen Ländern“ Nur ¼ aller britischen Universitäten hat Zahlungspflicht für

Flächennutzung Manche britische Universitäten haben monetäre Steuerung wieder

abgeschafft (zu hoher Aufwand, Verschärfung Ungleichgewicht zwischen „reichen“ und „armen“ Bereichen, problematische Nachnutzung zurück gegebener Flächen)

Beispiel Alternative: U Ulm„Management-Modell“

Zentrale Raumvergabe Management durch Zentrale Universitätsverwaltung (ZUV) Bedarfsermittlung nach dem „Heidelberger Modell“

(Personalbezug) Jährliche Überprüfung der Raumvergabe: Gegenüberstellung

Bedarf – Bestand ggf. Korrektur durch ZUV

Vorteile / Nachteile aus Sicht der Universität Ulm

Alles aus einer Hand - klare einfache Entscheidungsstrukturen, vereinfachte Evaluierung

Nachvollziehbarkeit für die Nutzer („viel Personal = viel Fläche“)

Transparenz durch eine zentrale Datenbasis

Möglichkeit zu strategischer Gebäudenutzungsplanung (z. B. Sa-nierungsmanagement, strukturierte Nutzung des Gebäudes)

Quelle: U Ulm, Referat Dr. Vernau 2.2.2005

Verwaltung macht sich ggf. unbeliebt, wenn Räume eingezogen werden

kaum Eigenverantwortung der Fakultäten bei der Belegung

Analyse des Ulmer „Management-Modells“

Flächenbilanz zwingend erforderlich Zentrale Steuerung Durchsetzung von Entscheidungen durch

„hoheitlichen Akt“ Voraussetzung: Durchsetzungsfähigkeit der Hochschulleitung /

Zentralen Verwaltung M.E. besser geeignet für kleinere Universitäten / Hochschulen

Ergänzende Instrumentarien

Ausgangspunkt:Monetäres Steuerungssystem erfasst grundsätzlich nur Flächen der fachlichen

Einrichtungen

Behandlung der Flächen, die nicht fachlichen Einrichtungen zugeordnet sind:

Monetarisierung der Vergabe von Lehrräumen (Hauptzeiten – Randzeiten), Nutzungsuntersuchungen (HIS-Hochschulplanung Bd. 162, S. 136) Regelmäßige Rechenschaftslegung der Fachbereiche über Nutzung der von

ihnen verwalteten Räume.

Aktuelle Entwicklungen in Baden-Württemberg I

Einführung von Bonus-/Malus-Modellen: Heidelberg seit 2001 2005: Tübingen 2006 ff: Freiburg (HIS-Projekt 10/05 – 6/06)

Empfehlungen der LRK/MWK-AG „Sanierung“ Professionelles Flächenmanagement erforderlich. Gestaltungsfreiheit der Universitäten bei Verpflichtung auf Einhaltung

gemeinsamer Grundstandards:

Aktuelle Entwicklungen in Baden-Württemberg II

Empfehlungen LRK/MWK-AG Dokumentation der Flächennutzung in raumscharfer Flächenbestands-Datei Flächen in Forschungsverfügungsgebäuden: Befristete, projektbezogene

Vergabe durch den Vorstand Dezentrale Forschungsverfügungsflächen: Befristete, projektbezogene

Vergabe durch den Vorstand bzw. Fachbereich. Bei Vergabe durch den Fachbereich: Regelmäßige Rechenschaftslegung ggü. Vorstand

Hörsäle und Seminarräume in zentralen Gebäuden: Vergabe durch Vorstand / Zentrale Verwaltung. Regelmäßige Untersuchung und Dokumentation der Nutzung

Aktuelle Entwicklungenin Baden-Württemberg III

Empfehlungen LRK/MWK-AG

Dezentrale Seminarräume und spezielle Unterrichtsräume: Vergabe durch Vorstand bzw. Fachbereich oder Einbeziehung in eine monetäre Steuerung.

Flächen, die den fachlichen Einrichtungen zugeordnet sind: Einbeziehung in das Flächenmanagement, sei es durch monetäre Steuerung, sei es durch ein zentrales Management auf der Basis einer fortzuschreibenden Flächenbedarfsbemessung.

Fazit

Professionelles Flächenmanagement ist unverzichtbar. Aber: „mehrere Wege führen nach Rom“ individuelle

Entscheidung der Universität über das „Wie“. Bei Entscheidung für monetäre Steuerung muss nicht

zwingend komplexes Modell gewählt werden – auch wenn dieses mehr Möglichkeiten bietet.

Flächenmanagement muss auch die Bereiche erfassen, die nicht den fachlichen Einrichtungen zugeordnet sind.