Embed Size (px)
Citation preview
5
5
メッセージ
メッセージ5.1 メッセージとは.....................................................................................................................188
5.2 メッセージを閲覧する .........................................................................................................189
5.3 フォローを書き込む.............................................................................................................193
5.4 メッセージを送信する .........................................................................................................1955.4.1 メッセージを作成して送信する..........................................................................1955.4.2 再利用してメッセージを送信する......................................................................1965.4.3 別のメッセージを送信する..................................................................................1975.4.4 下書きのメッセージを送信する..........................................................................197
5.5 メッセージを変更する .........................................................................................................1985.5.1 内容を変更する.....................................................................................................1985.5.2 宛先を変更する.....................................................................................................199
5.6 メッセージを削除する .........................................................................................................200
5.7 メッセージを検索する .........................................................................................................202
5.8 メッセージを整理する .........................................................................................................2035.8.1 フォルダを作成する.............................................................................................2035.8.2 メッセージを移動する .........................................................................................2045.8.3 フォルダを変更する.............................................................................................2055.8.4 フォルダの順番を変更する..................................................................................2055.8.5 フォルダを削除する.............................................................................................206
5.9 メッセージをファイルに出力する......................................................................................207
5.10 メッセージの便利な設定 .....................................................................................................2085.10.1 更新通知を設定する.............................................................................................2085.10.2 振り分け保存を設定する......................................................................................2095.10.3 ごみ箱の機能を設定する......................................................................................211
188
5.1 メッセージとは「メッセージ」は、「ガルーン 3」を利用しているユーザー同士でコミュニケーションするためのアプリケーションです。
例えば、組織の業務に関する情報をメッセージで送受信することにより、各ユーザーが同じ情報を共有したり、フォローを書き込むことでユーザー同士が互いに意見を交換して業務の効率化が図れます。
● メッセージは、宛先に含まれているユーザーだけが内容を閲覧できます。ただし、システム管理者は、「システム管理」画面からすべてのメッセージの内容を閲覧できます。
メッセージを作成して送信します。
フォルダを追加します。
更新や削除など、フォルダの管理をします。
追加したフォルダの順番を変更します。
フォルダ内のすべてのメッセージを削除します。
キーワードを入力してメッセージを検索します。
フォルダのメモを表示します。
選択したフォルダ内に保存されているメッセージです。
メッセージをほかのフォルダに移動します。
メッセージを削除します。
受信済み／送信済み／作成中のメッセージを保存するフォルダです。
追加したフォルダです。
削除したメッセージを保存するフォルダです。
未確認扱いのメッセージを表示します。
メッセージとは
5.1
189
5.2 メッセージを閲覧するフォルダに保存されているメッセージを閲覧します。
1 アプリケーションメニューの メッセージをクリックする
「アプリケーションメニューを使う」→P.31 2 フォルダを選択し、閲覧するメッセージをクリックする
が付いているフォルダは、更新の通知（P.208）が設定されています。
未読のメッセージは、黄色の背景で表示します。
●「標題」のアイコンについて
■「メッセージ」画面の「備考」について
受信したメッセージです。
送信したメッセージです。
フォローが未読のメッセージです。
ファイルが添付されているメッセージです。
未確認 未確認扱いのメッセージです。
閲覧状況 宛先のユーザーの閲覧状況を確認できます。
（通知解除中） 更新通知が解除されたメッセージです。
xx KB 下書きのメッセージに添付されているファイルのサイズです。
未読のメッセージの件数を表示します。
qフォルダを選択する
wメッセージをクリック
メッセージを閲覧する
5.2
190
3 メッセージを閲覧する
補足
• フォロー欄の 詳細をクリックすると、メッセージに対する書き込み状況／閲覧状況を確認できます。
• 宛先が10 人を超える場合、11人目以降は表示を省略します。宛先を全員表示する場合、または（→宛先をすべて表示する）をクリックします。
• 宛先の 詳細をクリックすると、「宛先の詳細」画面で次のユーザーを確認できます。・メッセージの変更／削除を許可されている・通知解除をしている・宛先から削除されている・メッセージを削除している
差出人がメッセージを送信した宛先の人数を表示します。
「フォローを書き込む」→ P.193
差出人がメッセージを送信した宛先の人数を表示します。
閲覧者数（をクリックしたユーザーの数）を表示します。
閲覧状況確認メッセージの場合に表示します。「閲覧状況確認メッセージについて」→ P.191
5.2
メッセージを閲覧する
191
■更新通知についてメッセージは、フォルダ単位で更新通知を設定できます。対象のフォルダに保存されたメッセージが更新されたときに、ユーザーに通知します。
更新通知が設定されたフォルダは、一覧画面で が表示されます。
個別のメッセージごとに更新通知を設定することはできません。ただし、更新通知を設定したフォルダに保存されたメッセージは、メッセージごとに更新通知を解除できます。
対象のメッセージの更新通知を解除するには、 をクリックします。
再度、更新通知を設定するには、 をクリックします。
補足
• 通知フィルタを設定すると、更新通知を設定していても、通知を受信しない場合があります。「通知フィルタを設定する」→P.384
■閲覧状況確認メッセージについてメッセージは、受信者の閲覧状況を確認できます。メッセージの差出人が「閲覧状況を確認する」にチェックを入れて送信した場合、閲覧状況確認メッセージとして送信されます。
対象のメッセージの受信者が をクリックすると、確認扱いになり、「閲覧状況」にクリックした日時が記録されます。
補足
•「メッセージ」画面で 未確認メッセージの一覧をクリックすると、未確認扱いのメッセージの一覧を表示します。
• システム管理者の設定によって、メッセージの詳細画面を表示するだけで開封扱いになる場合があります。
• 未確認扱いの閲覧状況確認メッセージは、フォローを書き込みできません。「フォローを書き込む」→P.193
■「書き込み状況」について「書き込み状況」の 詳細をクリックすると、宛先のユーザーがフォローを書き込んだ日時を表示します。
メッセージを削除したユーザーはグレー表示されます。
閲覧状況確認メッセージでは、「書き込み状況」は表示されません。（「閲覧状況」が表示されます。）
5.2
メッセージを閲覧する
192
■添付ファイル一覧を表示する本文とフォローに添付されたすべてのファイルを表示します。
1 「メッセージの詳細」画面で、 添付ファイル一覧をクリックする
2 詳細を確認する添付ファイルの「タイトル」のファイル名をクリックする
3 添付ファイルの詳細を確認する
補足
• メッセージの添付ファイルは、「ファイル管理」機能と同様に操作できます。ただし、ファイルを編集できるのは、自分が添付したファイルだけです。「ファイル管理」→P.229
クリック
クリック
5.2
メッセージを閲覧する
193
5.3 フォローを書き込む■フォローとは受信済みまたは送信済みのメッセージに対し、直接コメントを書き込みできます。このコメントを「フォロー」と呼びます。フォローには、ファイルを添付できます。
■フォローを書き込む受信済みまたは送信済みのメッセージに対してフォローを書き込みます。
● 未確認扱いの閲覧状況確認メッセージは、フォローを書き込みできません。「閲覧状況確認メッセージについて」→P.191
● システム管理者の設定によって、アンカー機能が設定されている場合は、フォロー入力時に「>>1」などと記入すると、記入したフォローにリンクを設定できます。
1 「メッセージ」画面で、フォルダを選択し、フォローを書き込むメッセージを
クリックする 2 必要な項目を入力し、 をクリックする
「書式編集を使う」→P.39
フォローを書き込みできます。
未読のフォローは黄色の背景で表示します。
書き込まれたフォローが時系列に表示されます。
添付ファイルを追加できます。
5.3
フォローを書き込む
194
■フォローを削除する● フォローを削除できるのは、フォローを書き込んだユーザーだけです。
1 「メッセージの詳細」画面で、削除するフォローの 削除をクリックする
2 をクリックする
※ フォローの削除を中止する場合、 をクリックします。
クリック
5.3
フォローを書き込む
195
5.4 メッセージを送信するメッセージを作成して送信します。
5.4.1 メッセージを作成して送信する
メッセージを新規に作成して送信します。
1 「メッセージ」画面で、 メッセージを送るをクリックする 2 必要な項目を入力し、 をクリックする
「＊」が付いている項目は必ず入力してください。
※ メッセージの送信を中止する場合、 をクリックします。
下書きとして保存する場合、 をクリックします。
標題を入力する
本文を入力する「書式編集を使う」→ P.39
添付ファイルを指定する
宛先のユーザーを入力する「参加者や宛先を選択する」→ P.51
宛先のユーザーのメッセージの閲覧状況を確認する場合、チェックを入れる
入力後、クリック メッセージの変更／削除を許可するユーザーを設定する
5.4
メッセージを送信する
196
■メッセージの変更／削除を許可するユーザーとは差出人が作成したメッセージに対して、差出人と同等の操作が許可されたユーザーです。設定された場合、次の操作ができます。・本文の変更／削除・宛先の変更／削除※ 差出人の変更／削除はできません。
補足
• メッセージの変更／削除を許可するユーザーは、「宛先」に設定したユーザーの中から指定します。
5.4.2 再利用してメッセージを送信する
フォルダに保存されているメッセージを再利用して送信します。
● 下書きとして保存したメッセージは再利用できません。
1 「メッセージ」画面で、フォルダを選択し、再利用するメッセージをクリック
する
2 再利用するをクリックする
3 必要な項目を入力し、 をクリックする「＊」が付いている項目は必ず入力してください。
※ メッセージの再利用を中止する場合、 をクリックします。
下書きとして保存する場合、 をクリックします。
クリック
5.4
メッセージを送信する
197
5.4.3 別のメッセージを送信する
フォルダに保存されているメッセージと同じ宛先に別のメッセージを送信します。
● 下書きとして保存したメッセージの宛先を再利用して、別のメッセージを送信することはできません。
1 「メッセージ」画面で、フォルダを選択し、宛先を再利用するメッセージをク
リックする 2 別のメッセージを送るをクリックする
3 必要な項目を入力し、 をクリックする「＊」が付いている項目は必ず入力してください。
※ 別のメッセージの送信を中止する場合、 をクリックします。
下書きとして保存する場合、 をクリックします。
5.4.4 下書きのメッセージを送信する
下書きフォルダに保存されている作成中のメッセージを完成して送信します。
1 「メッセージ」画面で、下書きフォルダを選択し、送信するメッセージをクリッ
クする 2 変更または送信するをクリックする
3 必要な項目を入力し、 をクリックする「＊」が付いている項目は必ず入力してください。
※ メッセージの送信を中止する場合、 をクリックします。
さらに下書きとして保存する場合、 をクリックします。
クリック
クリック
5.4
メッセージを送信する
198
5.5 メッセージを変更する送信済み／受信済みのメッセージの内容／宛先を変更します。
● 内容／宛先を変更した場合、更新者として記録され、一覧画面などで表示されます。
5.5.1 内容を変更する
送信済み／受信済みのメッセージの内容を変更します。
● 内容を変更できるのは、差出人とメッセージの変更／削除を許可されたユーザーだけです。
1 「メッセージ」画面で、送信箱フォルダを選択し、内容を変更するメッセージ
をクリックする 2 変更するをクリックする
3 必要な項目を入力し、 をクリックする「＊」が付いている項目は必ず入力してください。
※ 内容の変更を中止する場合、 をクリックします。
クリック
5.5
メッセージを変更する
199
5.5.2 宛先を変更する
送信済み／受信済みのメッセージの宛先を追加／削除します。
● 宛先を追加／削除できるのは、差出人とメッセージの変更／削除を許可されたユーザーだけです。
● メッセージの宛先から削除されたユーザーは、「宛先の詳細」画面で確認できます。
1 「メッセージ」画面で、送信箱フォルダを選択し、宛先を変更するメッセージ
をクリックする 2 宛先を変更するをクリックする
3 宛先とメッセージの変更／削除を許可するユーザーを追加／削除し、
をクリックする「＊」が付いている項目は必ず入力してください。
「参加者や宛先を選択する」→P.51
※ 変更を中止する場合、 をクリックします。
注意
● 宛先から削除されたユーザーは、「宛先の詳細」画面で確認できます。
● 宛先に差出人が含まれている場合、宛先から差出人を削除できません。
● 宛先からユーザーを削除すると、宛先から削除されたユーザーの個人フォルダやごみ箱からメッセージを完全に削除します。
● 宛先とメッセージの変更／削除を許可するユーザーにユーザーを追加すると、追加したユーザー宛にメッセージを送信します。
補足
• 2.5.4以前のバージョンでは、宛先からユーザーを削除しても、個人フォルダにメッセージが保存されている場合、ユーザーは宛先から削除される前に書き込まれたフォローやファイルを閲覧できます。
クリック
5.5
メッセージを変更する
200
5.6 メッセージを削除するフォルダに保存されているメッセージを削除します。削除したメッセージは、ごみ箱に移動します。
● 個人設定の「ごみ箱の設定」によっては、メッセージがごみ箱に移動せずに直接削除されます。「ごみ箱の機能を設定する」→P.211
● メッセージを削除したユーザーは、「宛先の詳細」画面で確認できます。
1 「メッセージ」画面で、フォルダを選択し、削除するメッセージをクリックする
2 削除するをクリックする
3 をクリックする
※ メッセージの削除を中止する場合、 をクリックします。
注意
● ごみ箱に移動したメッセージは、設定した保存期間を過ぎると削除されます。「ごみ箱の機能を設定する」→P.211
● ごみ箱から削除したメッセージは、完全に削除されます。
● 設定した保存期間内は、ごみ箱に移動したメッセージを元のフォルダに戻せます。
● ごみ箱に移動したメッセージは、削除されるまで最新のフォローを閲覧できます。
● ごみ箱に移動したメッセージは、フォローを書き込めません。
補足
•「メッセージ」画面で、削除するメッセージにチェックを入れて、 をクリックすると、メッセージを削除できます。
• 受信メッセージをごみ箱に移動しても、差出人やほかの宛先のユーザーからは削除されません。
クリック
クリック
5.6
メッセージを削除する
201
■送信メッセージの削除について「受信者のフォルダからも完全に削除する」にチェックを入れると、差出人のフォルダだけでなく、すべての受信者のフォルダからも対象のメッセージを削除します。
■フォルダ内のメッセージを一括削除する選択したフォルダ内のメッセージを一括削除します。
1 「メッセージ」画面で、全データを削除するフォルダを選択し、 フォルダ内
の全データを削除するをクリックする
2 をクリックする※ メッセージの一括削除を中止する場合、 をクリックします、
注意
● ごみ箱以外のフォルダのメッセージを一括削除すると、ごみ箱に移動しますが、ごみ箱のメッセージを一括削除すると、完全に削除されます。
受信者のフォルダも含めて、メッセージを完全に削除する場合、チェックを入れます。
wクリック
qフォルダを選択する
5.6
メッセージを削除する
202
5.7 メッセージを検索するメッセージに含まれるキーワードを入力して、メッセージを検索します。
● 検索するキーワードを入力せずに または「詳細検索」をクリックすると、「メッセージの検索」画面を表示します。
1 「メッセージ」画面で、キーワードを入力し、 をクリックする
2 検索結果を確認する
再検索する場合は、必要な項目を設定し、 をクリックします。
キーワードだけを変更して再検索する場合、キーワードを変更して をクリック
検索するフォルダを選択する
サブフォルダも検索する場合、チェックを入れる
検索期間を選択する
検索する対象の項目にチェックを入れる設定後、クリック
検索結果を表示します。
5.7
メッセージを検索する
203
5.8 メッセージを整理するフォルダを作成して送受信したメッセージを整理します。
5.8.1 フォルダを作成する
メッセージを保存するフォルダを追加作成します。
1 「メッセージ」画面で、 フォルダを追加するをクリックする 2 必要な項目を入力し、 をクリックする
「＊」が付いている項目は必ず入力してください。
※ フォルダの追加を中止する場合、 をクリックします。
注意
● 追加したフォルダの下にフォルダを追加できます。ただし、受信箱／送信箱／下書き／ごみ箱の下にフォルダは追加できません。
補足
• 追加したフォルダには更新通知が設定されます。
タイトルを入力する
フォルダを追加する位置を選択する
入力後、クリック
メモを入力する
5.8
メッセージを整理する
204
5.8.2 メッセージを移動する
メッセージを移動する方法は、次の2 通りです。
● ドロップダウンリストを使用してメッセージを移動する
● ドラッグアンドドロップでメッセージを移動する
■ドロップダウンリストを使用してメッセージを移動する「メッセージ」画面で選択したメッセージをドロップダウンリストで指定したフォルダに移動します。
■ドラッグアンドドロップでメッセージを移動する「メッセージ」画面で選択したメッセージをほかのフォルダにドラッグアンドドロップで移動します。
選択したメッセージのドラッグコントロールをクリックしながら、移動先のフォルダにカーソルを合わせると、メッセージを移動できます。ごみ箱への移動も可能です。
選択した項目を移動先のフォルダまでドラッグすると、カーソルの右横にダイアログ「ここに移動：##件」が表示されます。
ドラッグアンドドロップでメッセージを移動した場合だけ、移動したメッセージを元に戻すリンクが表示されます。
補足
• チェックボックスでメッセージを選択すると、選択したメッセージの背景色は青色で表示されます。
• Shift キーを押しながら、項目をクリックすると、複数の項目を同時に選択できます。 • 1 回の操作では、メッセージを複数のフォルダに移動できません。
移動したメッセージの件数です。元に戻すをクリックすると、移動したメッセージを元のフォルダに戻せます。画面を更新したり、ほかの操作をしたりすると、表示が消えます。
表示されるダイアログです。
ドラッグコントロールです。
5.8
メッセージを整理する
205
5.8.3 フォルダを変更する
フォルダの位置／メモ／更新通知の設定を変更します。
● ごみ箱は、フォルダ情報を変更できません。
● 受信箱／送信箱／下書きフォルダは、メモと更新通知の設定以外、変更できません。
1 「メッセージ」画面で、変更するフォルダを選択し、 フォルダの詳細をクリッ
クする 2 変更するをクリックする
3 必要な項目を入力し、 をクリックする「＊」が付いている項目は必ず入力してください。
※ フォルダの情報の変更を中止する場合、 をクリックします。
5.8.4 フォルダの順番を変更する
同じ階層の複数のフォルダの順番を変更します。
● 受信箱／送信箱／下書き／ごみ箱の順番は変更できません。
● フォルダがひとつしかない階層では、フォルダの順番を変更できません。
1 「メッセージ」画面で、順番を変更するフォルダを選択し、 フォルダを順番
変更するをクリックする 2 フォルダの順番を変更し、 をクリックする
「順番を変更する」→P.49
※ フォルダの順番の変更を中止する場合、 をクリックします。
このフォルダに保存されているメッセージの更新通知を解除します。「更新通知を設定する」→P.208
クリック
フォルダの位置を表示します。
フォルダに設定されているメモを表示します。
更新通知の設定を表示します。
5.8
メッセージを整理する
206
5.8.5 フォルダを削除する
追加したフォルダを削除します。
● 追加したフォルダ以外は削除できません。
1 「メッセージ」画面で、削除するフォルダを選択し、 フォルダの詳細をクリッ
クする 2 削除するをクリックする
3 をクリックする※ フォルダの削除を中止する場合、 をクリックします。
注意
● 選択したフォルダ内のサブフォルダも削除します。フォルダ内のすべてのメッセージは、ごみ箱に移動します。
● 15階層以上の子フォルダが設定されているフォルダは、削除できません。フォルダを削除する場合は、階層を14個以下に減らしてから削除します。
補足
• 削除したフォルダは復旧できません。
クリック5.8
メッセージを整理する
207
5.9 メッセージをファイルに出力するフォルダに保存されているメッセージをテキストファイルに出力します。
● 下書きフォルダに保存されているメッセージはファイルに出力できません。
1 「メッセージ」画面で、出力するフォルダを選択し、メッセージをクリックする
2 ファイルに出力するをクリックする
3 必要な項目を設定し、 をクリックする
※ ファイルの出力を中止する場合、 をクリックします。 4 ファイルを保存する
※ Webブラウザーでファイルを保存する操作を行ってください。
補足
• 出力したテキストファイルには、メッセージの標題／差出人／宛先／作成日時／本文の各内容が含まれます。
• フォローは、閲覧画面と逆の順番で出力されます。 • 本文とフォローの添付ファイルは、両方ともファイル名だけが出力され、ファイル本体は出力されません。
クリック
文字コードを選択する
設定後、クリック
次回から「ファイルに出力する」画面を表示しない場合、チェックを入れる
5.9
メッセージをファイルに出力する
208
5.10 メッセージの便利な設定メッセージの個人設定に関する項目を設定します。
5.10.1 更新通知を設定する
メッセージの更新を通知するフォルダを設定します。
● 設定できるフォルダは、ごみ箱以外のフォルダです。追加したフォルダも設定できます。
「更新通知について」→P.191
1 「個人設定」画面で、 各アプリケーションの設定→ メッセージの順にク
リックし、 更新通知の設定をクリックする「個人設定画面へのアクセス方法」→P.32
2 更新を通知するフォルダにチェックを入れ、 をクリックする
※ 更新通知の設定を中止する場合、 をクリックします、
補足
• 更新通知が設定されたフォルダには が表示されます。 • 更新通知を設定したフォルダに保存されたメッセージは、メッセージごとに更新通知を解除できます。「更新通知について」→P.191
• 通知フィルタを設定すると、更新通知を設定していても、通知を受信しない場合があります。「通知フィルタを設定する」→P.384
更新を通知するフォルダにチェックを入れる
設定後、クリック
5.10
メッセージの便利な設定
209
5.10.2 振り分け保存を設定する
受信したメッセージをフォルダに振り分ける条件を設定します。
1 「個人設定」画面で、 各アプリケーションの設定→ メッセージの順にク
リックし、 振り分け保存の設定をクリックする「個人設定画面へのアクセス方法」→P.32
2 振り分け保存を追加するをクリックする
3 必要な項目を設定し、 をクリックする「＊」が付いている項目は必ず入力／選択してください。
※ 振り分け保存の追加を中止する場合、 をクリックします。
補足
• 振り分け保存先のフォルダが削除されている場合、設定項目に「×」が追加され、グレー表示されます。
• 振り分け条件を追加した場合、振り分け保存は上の条件から優先して振り分けます。
クリック
振り分ける条件を設定する条件を削除する場合、
をクリック
保存先のフォルダを選択する
設定後、クリック
振り分ける条件を追加する場合、クリック
条件をすべて削除する場合、クリック
振り分け保存設定名を入力する
5.10
メッセージの便利な設定
210
■振り分け保存を変更する設定した振り分け保存を変更します。
1 「振り分け保存の設定」画面で、変更する振り分け保存設定名を選択する 2 変更するをクリックする
3 必要な項目を変更し、 をクリックする「＊」が付いている項目は必ず入力／選択してください。
※ 振り分け保存の変更を中止する場合、 をクリックします。
■振り分け保存の順番を変更する設定した振り分け保存の順番を変更します。
● 振り分け保存設定が、ひとつしかない場合、順番を変更できません。
1 「振り分け保存の設定」画面で、 振り分け保存を順番変更するをクリックする
2 振り分け保存の順番を変更し、 をクリックする
「順番を変更する」→P.49
※ 振り分け保存の順番の変更を中止する場合、 をクリックします。
注意
● 振り分け保存の順番を変更すると、メッセージをフォルダに振り分ける優先順位も変更されます。
振り分け設定の順番を表示します。
振り分け条件によって振り分けられるメッセージの保存先のフォルダを表示します。現在の振り分け条件を表示します。
クリック
クリック
5.10
メッセージの便利な設定
211
■振り分け保存を削除する設定した振り分け保存を削除します。
1 「振り分け保存の設定」画面で、削除する振り分け保存設定名を選択する 2 削除するをクリックする
3 をクリックする※ 振り分け保存の削除を中止する場合、 をクリックします。
5.10.3 ごみ箱の機能を設定する
ごみ箱を使用する／しないを設定したり、ごみ箱にメッセージを保存する期間を設定します。
1 「個人設定」画面で、 各アプリケーションの設定→ メッセージの順にク
リックし、 ごみ箱の設定をクリックする「個人設定画面へのアクセス方法」→P.32
2 必要な項目を設定し、 をクリックする
※ ごみ箱の設定を中止する場合、 をクリックします。
注意
●「ごみ箱機能」の「使用する」にチェックを入れなかった場合、「メッセージ」画面にごみ箱を表示しません。
● ごみ箱を使用しない設定の場合、削除したメッセージは、ごみ箱に移動せずに直接削除されます。
クリック
ごみ箱を使用する場合、チェックを入れる
設定後、クリック ごみ箱にメッセージを保存する期間を選択する
5.10
メッセージの便利な設定
212
