FONDAMENTI DI INFORMATICA III A3-1 MODELLI E METODOLOGIE PER LA PROGETTAZIONE LOGICA DI SISTEMI INFORMATIVI PER LUFFICIO Argomento 3.2 MODELLI E METODOLOGIE

A3-1

FONDAMENTI DI INFORMATICA III

MODELLI E METODOLOGIE PER LA PROGETTAZIONE LOGICA DI SISTEMI INFORMATIVI PER L’UFFICIO

Argomento 3.2


Argomento 3.2Analisi e progettazione logica dei SIU

Classificazione dei modelli per l'ufficioCaratteristiche delle metodologie per la

progettazione dei SIUCaratteristiche di utilizzabilità e requisiti

tecniciStrumenti per il supporto al progettista

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Modelli e metodologie per la progettazione ...Classificazione dei modelli per l’ufficio

I modelli per l'ufficio possono essere classificati in base alle caratteristiche relative ai dati ed ai processi

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I vari modelli d’ufficio possono essere classificati diversamente a seconda del punto di vista assunto nella modellizzazione...

modelli che descrivono flussi informativi

modelli procedurali modelli decisionali modelli di basi di dati modelli comportamentali modelli basati su attività modelli basati su attori modelli basati su mezzi di

comunicazione ...

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Categorie di classificazione dei modelli di tipo tecnico:

basati sui dati basati sulle attività basati sugli agenti di tipo misto

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I modelli vanno classificati anche in base ad altre caratteristiche

formalità: alta se descrivono rigorosamentealmeno alcuni elementi dell'ufficio

logici o fisici: logici se presentano descrizioni

puramente semantiche dei loro elementi fisici se contengono

anche considerazioni realizzative in merito all'effettiva rappresentazione dell'informazione

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I modelli vanno classificati ... analitici o descrittivi:

descrittivi se consentono la specifica di elementi d'ufficio e del lavoro d'ufficio, lasciando all'analista il compito della strutturazione delle procedure

analitici se forniscono oltre alle capacità descrittive anche strumenti per la strutturazione automatica delle procedure d'ufficio

astrazione: se sono presenti nella definizione di sottoclassi e superclassi di elementi gerarchie di astrazione

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Modelli basati sui dati Si considerano, in genere, dati raggruppati in moduli,

corrispondenti a quelli cartacei dell'ufficio tradizionale Un esempio di questo tipo è OBE, Office-By-Example [Zloof]:

presenta alta formalità, è di tipo logico/fisico, è descrittivo, non presenta astrazione, permette all'utente di definire i propri oggetti, e di utilizzare tipi dati come tempo, grafi e testo; si basa su oggetti simili a moduli cartacei

L'ufficio in questi modelli viene rappresentato dal punto di vista degli oggetti manipolati, ricalcando il modo di svolgere le attività tipico degli uffici tradizionali

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Modelli basati sulle attività Fondano la descrizione dell'ufficio

sul concetto di attività svolte in modo asincrono e concorrente

Un esempio di questo tipo è SCOOP [Zisman]: il modello presenta media formalità,

è di tipo logico, è descrittivo, non presenta astrazione,applica all'ufficio concetti utilizzati in altre areeper l'analisi dei processi concorrenti

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Modelli basati sulle attività Un esempio di questo tipo è SCOOP ...:

utilizza estensioni delle reti di Petri, un formalismo utile per descrivereprocessi in termini di condizioni ed azioni

le condizioni possono essere basate sul tempo (una certa data, il trascorrere di un certo intervallo) e sul verificarsi di certi eventi

il verificarsi di una certa azioneo condizione iniziale avvia l'esecuzione di una certa attività

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Modelli basati sulle attività Un esempio di questo tipo è SCOOP ...:

la conclusione di una certa attività può, unita eventualmente ad altre condizioni, portare all'attivazione di ulteriori attività, stabilendo così un ordine di esecuzione

un grafo indica la sequenza delle attività le informazioni per lo svolgimento delle attività

vengono espressi tramite regole di produzione, di forma "if condizione then corpo della regola"

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Modelli basati sulle attività

Lo scopo di questi modelli è di rappresentare le attività svolte nell'ufficio in modo coordinato

Mentre nei modelli basati sui dati l'attenzione è spostata sulle specifiche operazioni svolte dagli agenti, in questi predomina la visione integrata delle attività svolte per eseguire certi compiti

Lo scopo è il supporto al controllo complessivo del sistema

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Modelli basati sugli agenti I dati e le attività dell'ufficio sono descritti

come dipendenti dai lavoratori dell'ufficio, considerando la loro struttura organizzativa

Un esempio di questo tipo è il Modello strutturale funzionale [Aiello et al.]:

il modello presenta alta formalità, è di tipo logico,è descrittivo, presenta astrazione

l’obiettivo è l'individuazione dei ruoli svolti dai vari lavoratori

In questo tipo di modelli viene facilitata la descrizione delle evoluzioni dell'ufficio nel tempo

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Modelli di tipo misto Considerano più elementi

nella specifica del sistema e definiscono le relazioni che intercorrono tra essi

Un esempio di questo tipo è Officetalk-D [Ellis e Bernal]:

il modello presenta alta formalità è di tipo logico è descrittivo presenta astrazione

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Modelli di tipo misto Officetalk-D …:

si compone di tre sottosistemiinterfaccia con l'utente: simula la scrivania tradizionale,

rappresentando le attività da svolgere ed i documenti da utilizzare

base dati: contiene le informazioni su utenti, applicazioni, stato avanzamento procedure in corso,ogni procedura è scomposta in attività eseguibili da un singolo impiegato, con definizione delle relazioni di precedenza delle attività

sottosistema di modellizzazione: con formalismo grafico rappresenta in modo globale le attività dell'ufficio

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Modelli di tipo misto Un altro esempio di questo tipo

è il SOS (Semantic Office System)[Bracchi, Pernici]:

il modello presenta alta formalità, è di tipo logico è descrittivo presenta astrazione

Verrà ripreso più dettagliatamentenel prossimo Argomento

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Argomento 3.3






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Modelli e metodologie per la progettazione ...Caratteristiche delle metodologie ...

In questo Argomento si riportano le principali caratteristiche di alcune metodologie che si basano su modelli dell'ufficio:

il sistema OFFIS la metodologia OAM lo schema metodologico MOBILE-Burotique la metodologia SOS

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Il sistema OFFIS

Sviluppato al Dipartimento di trattamento dell'informazione dell'Università dell'Arizona:

facilita il processo di analisi e progettazione del SIU il sistema si basa su un modello concettuale dell'ufficio,

usato per rappresentare oggetti (documenti, impiegati, archivi, ecc.), attributi (proprietà degli oggetti) e relazioni tra oggetti

il modello è basato sui dati, adotta analisi di tipo tecnico, considera alcuni aspetti di tipo sociale e organizzativo

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Il sistema OFFIS l’ufficio è descritto in termini di impiegati

che comunicano tra loro e gestiscono i dati nel sistema è compreso un linguaggio di specifica

per definire i requisiti del SIU, un analizzatore per elaborare le fasi di linguaggio di specifica, per le analisi di correttezza e la costruzione interattiva della base dati

il modello approfondisce il problema delle specifica formale

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La metodologia OAM (Office Analysis Methodology)Sviluppata al MIT:

analizza le procedure dell'ufficio per descriverle in modo formale

copre le fasi di analisi e specifica dei requisiti l’approccio è di tipo descrittivo la metodologia è indirizzata ad analisi di procedure

semistrutturate a livello direzionale e operativo presenta uno strumento complementare:

il linguaggio OSL (Office Specification Language) d alto livello per la descrizione dell'ufficio

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La metodologia OAM (Office Analysis Methodology) l’OSL consente la descrizione del contesto dell'ufficio

e la specifica delle procedure in esso eseguite le istruzioni dell’OSL definiscono l'evoluzione

di ogni procedura, che viene divisa nelle fasi di inizio, elaborazione, conclusione

il modello è basato sulle attività, l'approccio è di tipo organizzativo: l'accento è sull'esecuzione delle proceduree sugli obiettivi perseguiti dal personale dell'ufficio

il modello vede come principale la componente dinamica

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Lo schema metodologico MOBILE-BurotiqueProgetto KAYAK, presso l'INRIA (Francia), sviluppato per facilitare la specifica e la valutazione dei SIU:

fornisce i criteri generali alla base dell'approccio metodologico

si tratta di una metodologia sviluppata in modo modulare,il sistema dell'ufficio è visto in moduli da integrare tra loro in una struttura complessiva

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Lo schema metodologico MOBILE-Burotique per affrontare la complessità del lavoro d'ufficio

con sufficiente grado di flessibilità i moduli sono valutati singolarmente, per stimare l'efficienza di ciascun modulo nell'ambito del sistema complessivo

il modello ricade nella categoria dei modelli basati sulle attività

fornisce le basi per scegliere ed adottare nuovi elementi tecnologici, rivolgendo più attenzione alle procedure che ai dati

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Lo schema metodologico MOBILE-Burotique prevede tre classi di strumenti per l’analisi:

generale dell'organizzazione delle procedure eseguite dell'ufficio (simulazione)

valuta l'accettazione del sistema da parte dell’organizzazione: i fattori umani e organizzativi vengono tenuti in considerazione come gli aspetti tecnici

è una meta-metodologia, che fornisce linee generali e strumenti utili per lo sviluppo del SIU

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La metodologia SOSLa metodologia copre le fasi di analisi dei requisiti e di progettazione logica

va inquadrata concettualmente nel contesto dell'analisi organizzativa

è di tipo tecnico permette la specifica degli elementi

che costituiscono l'ufficio: dati, funzioni eseguite, processi decisionali, informazioni su vincoli procedurali ed organizzativi

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La metodologia SOSIl modello è costituito da tre parti:

statica: comprende la descrizione di documenti (collezioni di dati), dossier (collezioni di documenti), agenti (persone, gruppi, categorie di persone) e regole statiche (vincoli e condizioni tra gli elementi dell'ufficio)

dinamica: comprende la descrizione delle attività, che vengono decomposte in fasi elementari, documenti utilizzati e prodotti, persona che svolge l'attività, regole dinamiche (durata e condizioni di attivazione dell'attività)

evolutiva: comprende la descrizione del modo in cui le varie attività interagiscono

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La metodologia SOS il tempo è considerato un tipo di dato,

nelle forme "istante di tempo" e "intervallo di tempo” vengono utilizzate le astrazioni in forma di:

generalizzazione (relazione "è un") aggregazione (relazione "parte di") ed associazione (relazione "membro di")

gli elementi dell'ufficio vengono descritti ai diversi livelli di dettaglio e ricondotti ad alcune categorie generali: le relazioni tra elementi dello stesso tipo sono rappresentate nei grafi di astrazione

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Astrazioni

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La metodologia SOS I passi metodologici previsti sono i seguenti:

raccolta informazioni generali (documentazione interna ed esterna)

analisi dei problemi e degli obiettivi incontro con il responsabile dell'ufficio interviste rappresentazione delle informazioni raccolte

(realizzazione di grafi di astrazione, grafi di flusso e matrici) analisi della rappresentazione iterazione delle interviste revisione finale

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La metodologia SOS Gli aspetti evolutivi dell'ufficio

sono rappresentati mediante grafi di flusso, che specificano gli agenti coinvolti in ogni attività e la sequenza temporale delle attività

Nei grafi sono inoltre rappresentati i documenti ed i dossier utilizzati e prodotti, specificando per ognuno il tipo di manipolazione eseguita

Vengono disegnati diversi livelli di grafi di flusso, in dipendenza del diverso livello di dettaglio delle interviste

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Grafo di flusso

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Livelli di rappresentazione dei grafi di flusso

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La metodologia SOS Questi grafi rappresentano

un potente strumento rappresentativo dell'ufficio e possono essere utilizzati nelle fasi di definizione del sistema e di supervisione (fornitura dell'informazione al manager dell'ufficio) sullo stato dell'ufficio (cfr. Argomento “Un modello di sistema informatico generalizzato per l'automazione del lavoro d'ufficio”)

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La metodologia SOS Le relazioni tra elementi di tipo diverso

sono rese esplicite per mezzo di matrici: consentono di evidenziare le informazioni nascoste sugli elementi dell'ufficio (ad es. tabelle agenti/attività, documenti/attività)

Le matrici non aggiungono informazioni,ma esplicitano le relazioni tra le diverse entità presenti nell'ufficio

Queste matrici possono consentire l'input dei dati costituenti il modello dell'ufficio nella fase di definizione dello stesso

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Matrice documenti/agenti

Documenti& dossier Manager Segr. A Segr. B

Agenda XBozza del programma X XCassetta postale segreteria X XAnnuncio della riunione XProgramma XLettere XCassetta postale posta in partenza X

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Argomento 3.4






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Modelli e metodologie per la progettazione ...Caratteristiche di utilizzabilità e requisiti tecniciCaratteristiche di utilizzabilità e i requisiti tecnici

fondamentali richiesti nella progettazione di un sistema informativo d'ufficio

Requisiti tecnici:gli elementi incorporati in un modello ed il modo di specificarli

Caratteristiche di utilizzo:l'utilizzabilità ed il potere espressivo dell'ufficio modellizzato

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Modelli e metodologie per la progettazione ...Caratteristiche di utilizzabilità e requisiti tecniciRequisiti tecnici

riguardano: i tipi di dati le attività le funzioni i vincoli

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Tipi di dati tipi di documenti

(particolari per varie applicazioni) operazioni sui documenti

(come estensione delle operazioni sui dati) tempo (attivazione attività, durata,

vincoli temporali, durata di vita dei documenti) eventi (quando iniziare le attività) astrazioni sui dati dati non strutturati (testi liberi, grafici)

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Attività controllo

(specificare attività concorrenti) astrazioni

sulle attività attività non strutturate

(ad esempio di tipo decisionale)

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Funzioni comunicazioni

(interne ed esterne) eccezioni

(supporto situazioni anomale, trattamento errori) decisioni

(funzioni di supporto decisionale, a livello di controllo e pianificazione)

sviluppo del sistema (verifica coerenza, completezza, ridondanza)

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Vincoli vincoli sui dati

(statici e dinamici su dati, documenti e tra diversi documenti)

vincoli di autorizzazione (sull'accesso e manipolazione di dati e documenti)

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Modelli e metodologie per la progettazione ...Caratteristiche di utilizzabilità e requisiti tecniciCaratteristiche di utilizzo

riguardano: la modularità la semplicità la realizzabilità la grafica del modello il livello dei compiti

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Modularità il sistema va suddiviso in sottosistemi separati

Semplicità il modello deve essere comprensibile agli impiegati,

considerando anche le successive modifiche del sistema

Realizzabilità i modelli non devono essere troppo complessi

o avveniristici rispetto tecnologia disponibile

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Grafica del modello è una caratteristica collegata alla semplicità

Livello dei compiti è la rappresentazione del lavoro d'ufficio

a diversi livelli, dal livello della pianificazione strategica al livello di controllo, al livello operativo

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Non è generalmente pensabile eliminare il flusso cartaceo negli uffici, vi sono vincoli di cultura ma anche di tipo normativo (Realizzabilità)

Un modello rappresentabile graficamenteè più facilmente comprensibile e quindi risulta più semplice (Grafica del modello)

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Argomento 3.5






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Modelli e metodologie per la progettazione ...Strumenti per il supporto al progettista

Il progettista necessita di strumenti che lo supportino nelle fasi descritte

manuale metodologico strumento per la produzione documentale strumento per la rappresentazione grafica dei risultati

della metodologia strumento autore per la definizione delle procedure base di dati per la memorizzazione delle specifiche strumento simulatore per la verifica delle procedure

progettate

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Base di dati per memorizzare le specifiche dell'ufficio possibilità di eseguire analisi

di consistenza e completezza modulo di interrogazione

per facilitare l'attività del progettista durante le fase di costruzione dello schema concettuale di un SIU

due caratteristiche fondamentali: poter formulare interrogazioni

sul contenuto della base dati delle specifiche esigenza di fornire un'interfaccia

di facile utilizzo al progettista

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Si può formulare anche l'ipotesi di uno strumento che, rappresenti un sistema interattivo per l'utente finale degli uffici,per la costruzione autonoma di basi dati (archivi di documenti o pratiche) e procedure (iter di trattamento di pratiche)

Per utente finale degli uffici qui si intende una figura dotata delle opportune conoscenze organizzative ed informatiche, in grado di "costruire" parte del proprio ufficio, con l'ausilio di un sistema automatizzato basato su un modello generale dell'ufficio

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