Fordert die Digitalisierung ein neues Miteinander? Führung ...• Der Büroarbeitsplatz verliert als Ort der Arbeit an Bedeutung. • Weniger persönliche Kontakte (weniger Publikum),

Neues MiteinanderDigitales Arbeiten in der Verwaltung gemeinsam gestaltenProf. Dr. Andreas Engel

Fordert die Digitalisierung ein neues Miteinander?Führung vs. Partizipation, Hierarchien, Kooperation und Kollaboration


Fordert die Digitalisierung ein neues Miteinander?Führung vs. Partizipation, Hierarchien, Kooperation und Kollaboration

Neues MiteinanderDigitales Arbeiten in der Verwaltung gemeinsam gestalten

Künstliche IntelligenzBlockchain

Smart Things – Smart SocietyAugmented Reality

Public Cloud – Big dataFuture Work – Open Space

Unterschiedliche Interessen & Treiber

Produkte & DienstleistungenProduktivität & EffizienzProfessionalität & Effektivität

TechnikToolsTrends

Moderne Lebensformen – Worklife BalanceMobilität & Flexibilität & SicherheitMacht, Autonomie, Ansehen & Einkommen


Effekte der Digitalisierung auf die Arbeitsorganisation:

Menschen & KommunikationArbeitsmittel & ArbeitsformenArbeitsplätze & Arbeitsräume

Personalvertretung Management

Effekte der Digitalisierung

Digitalisierung verändert die Arbeitswelt. Sie hat sie verändert & wird sie weiter verändern. Digital-Pessimisten, Digital-Optimisten: nicht reden, sondern Digital-Gestalter werden!


Digitalisierung verändert Arbeitsformen & Arbeitsumgebungen oft ungewollt & ungesteuert. Es kommt darauf an, sie proaktiv zu gestalten: Führung & Personalvertretung brauchen ein Zielbild.

Was passiert, wenn nicht gestaltet wird?


Entwicklungstrends aus Sicht Technik, Verwaltung, Mitarbeitenden

• Möglichkeit des Zugangs auf alle Informationen immer und von überall.• Serviceerwartungen an die Verwaltung steigen.• Verwaltungsarbeit wird schneller, mobiler, ereignisgetriebener, projektorientierter.• Situativer Entscheidungsdruck, Ad hoc Abstimmungen, Vernetzungsbedarf nehmen zu.• Der Büroarbeitsplatz verliert als Ort der Arbeit an Bedeutung.• Weniger persönliche Kontakte (weniger Publikum), dafür mehr digitale Kommunikation.• Verhaltenssteuerung über digitalisierte Prozessregeln statt über persönliche Anweisungen.• Die soziale Bindung und Identifikation mit der Organisation nehmen ab.

Trends der Digitalisierung

Was folgt aus dieser Analyse? Welches Zielbild soll die digitale Transformation leiten?

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Wo anfangen?


Zielbildder Stadt Köln

https://www.stadt-koeln.de/mediaasset/content/pdf13/presse/2019/transparenzbericht-2018_barrierefrei.pdf

https://www.stadt-koeln.de/mediaasset/content/pdf13/presse/2019/transparenzbericht-2018_barrierefrei.pdf


Leitziele des Amts für Informationsverarbeitung

1. Fachdienststellen durch innovative digitale Angebote in der Aufgabenbewältigung stärken, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter entlasten, ein guter Arbeitgeber sein.

2. Bürger- und Unternehmensservice ausbauen und Nutzungserwartungen an digitale Dienste erfüllen.

3. Die digitale Infrastruktur und Anwendungslandschaft sicher und wirtschaftlich betreiben und zukunftsorientiert ausbauen.

4. Die Stadtverwaltung vernetzen und Zusammenarbeit aktiv fördern – intern wie extern.

Zielbild

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Rahmen-Dienstvereinbarung Digitalisierung der Stadt Köln (16.01.2018)- Gemeinsames Zielbild: Prozesse effektiv, bürgerfreundlich, transparent &

wirtschaftlich gestalten, bessere Arbeitsbedingungen & eine flexible Arbeitsorganisation mit mobilem, ortsungebundenen Arbeiten schaffen

- Eine neue Führungskultur aufbauen- Mitarbeitende frühzeitig informieren und einbinden- Alle Beteiligten qualifizieren & schulen- Bei neuen Verfahren: grundsätzlich Test- und Pilotphase durchführen- Personalvertretung frühzeitig und fortlaufend informieren und

Möglichkeiten zur beratenden Teilnahme geben- Wahrung der Persönlichkeitsrechte, des Arbeits- & Gesundheitsschutzes - Die formellen Rechte der Personalvertretung bleiben unberührt.

Ein starkes Signal des Miteinanders von Verwaltungsspitze & Personalvertretung

Rahmen-Dienstvereinbarung


Aufgaben und Arbeitsumgebungen in der Verwaltung sind vielfältig. Anforderungen sind speziell. Es gibt nicht die eine digitale Lösung. Differenziert gestalten!

Ausgangspunkt:Aufgaben & Menschen


Wo anfangen?

Typologie der Tragweite von Veränderungsprozessen

Quelle:Manuel Misgelt, Herausforderungen bei der Steuerung von Veränderungsprozessen in der öffentlichen Verwaltung unter besonderer Berücksichtigungdes Personal- und Führungsverhaltens, in: Christoph Verenkotte/Rainer Christian Beutel/Thomas Bönders(Hrsg.). Change Management. 2015, S. 55-70


Bessere Zusammenarbeitmobil & multikanal

Stationäres & mobiles Arbeiten/Kommunikations- & Konferenztechnik einsetzen für bessere Zusammenarbeit & Kommunikation: Moderne Arbeitsformen nicht nur für die Leitungsebene!


Was ist cPort?

… ein Zugang für alle Mitarbeitenden der Stadt Köln zum IntraNet.

… entwickelt auf Initiative der Personalvertretung für Kolleginnen und Kollegen ohne städtischen PC.

… erprobt und getestet durch Kolleginnen und Kollegen aus der Personalvertretung.

… freiwillig nutzbar von privaten Geräten mit Internetanschluss nach einmaliger Registrierung.


Büroarchitekturenfür digitales Arbeiten

Arbeits- und Arbeitsplatzformen überdenken. Arbeitsumgebung den Aufgaben anpassen. Neu Ansätze für die Verwaltung: „Teambüro“ / „Flexbüro“ / „Flexpoint“


Prozessunterstützung zur Entlastung von Routinen

Elektronische Akten & Ablagen & intelligente Assistenzsysteme:Voraussetzung für paralleles & ortsunabhängiges Arbeiten/Konzentration auf Kernaufgabe


Partizipative Lösungsentwicklung

Bedarfsorientierte digitale Lösungen! Notwendig: Beratung & Beteiligung & praktische Erfahrungen sammeln, um digitale Lösungen aufgabengerecht & komfortabel zu gestalten.


PartizipativeGestaltung

Ein Schlüssel für erfolgreichen Wandel: aktive Beteiligung der Mitarbeiter*innen als Expert*innen für die Gestaltung der eigenen Arbeitsumgebung.



Frühe Information über Zieleplanung (GPR-Infotag, PIT - Personalinformationstag)

Kontinuierliche Abstimmung zu laufenden Maßnahmen (Jour Fixe GPR, ÖPR)

Mitarbeit in Projektgruppen (nicht nur in Lenkungsgruppen)

Mitglied in Arbeitsgruppen (SKIT, Intranet-Beirat, IT-Zulagen-Kommission)

Standardaufgabe im Inbetriebnahmeprozess (Checkliste IT-Verfahren)

Förmliches Mitbestimmungsverfahren

Nutzung moderner Tools und digitaler Anwendungen in der Personalratsarbeit!

Digitalisierung im Fokus von Personalvertretung und Verwaltungsführung

Digitalisierung als eigenständiges Beteiligungsfeld


TagesordnungInformationsveranstaltung GPR am 21.06.2018

09:00 – 09:10 Begrüßung durch Herrn Dr. Keller, Stadtdirektor09:10 – 09:20 Begrüßung durch Herrn Dicken, Vorsitzender Gesamtpersonalrat09:20 – 10:00 „Bericht 2018 und Arbeitsplanung 2019 des Amts für Informationsverarbeitung“10:00 – 10:30 „Zukunft der Arbeit - Eine dynamische Zukunft für die Verwaltung!“10:30 – 11:00 Pause11:00 – 11:30 „Digitalisierungsprogramm 2019-2022“ - Stabsstelle Digitalisierung11:30 – 12:30 „cPort-Basic“ - ein Serviceangebot „Intranet für Alle“12:30 – 13:30 Mittagspause „Snacks“13:30 – 14:00 „IT- Sicherheitsbericht 2017/2018“ und aktuelle Situation14:00 – 15:00 Verwaltungsreform-Projekt „Optimierung von Hard- und Softwarebeschaffungen“15:00 – 15:45 kommunikative Pause zum Kaffee15:45 – 17:00 „eAkte live – Projekte und Planungen“17:00 – 17:30 AbschlussdiskussionAnschließend: Gemeinsames Abendessen

Wo wollen wir hin?Was haben wir geschafft?Was haben wir gelernt?Was führen wir fort?Was nehmen wir uns vor?


o Partizipativ ein Zielbild der Veränderung entwickeln

o Bereitschaft zum offenen Dialog mit allen Stakeholdern

o Nutzungserfahrungen & Gestaltungskompetenz erwerben

o In der Umsetzung auf die konstruktive Mitarbeit vertrauen

o Rahmenvorgaben zur Ausgestaltung schaffen und Freiräume lassen.

Gestaltungsleitlinien Mitarbeitende

Gestaltungsleitlinien für Personalvertretungo Zielbild der Digitalisierung für die eigene Organisation

entwickeln

o Nutzungserfahrungen sammeln & Kompetenzen als Mitgestalter aufbauen

o An Projekten aktiv mitwirken & digitale Lösungen einfordern

o Schon in frühen Phasen eine Beratungsfunktion für Mitarbeitende und Führung wahrnehmen

o Grundvertrauen in Führung und Kommunikation

o Bereitschaft zur offenen Kommunikation, zum Beteiligen an der Lösungsfindung, zum Mitentscheiden & (Mit-) Verantwortung zu übernehmen

o

Gestaltungsleitlinien für Führung

o Commitment zur konstruktiven, zukunftsorientierten Zusammenarbeit

o Bereitschaft, eigene Kompetenzen aufzubauen

o Gemeinsame Erfahrungen zu machen und „Ausprobieren“

o Gegenseitige Akzeptanz der Rollen und Interessen

Gemeinsam


Digitalisierung fördert ein neues Miteinander,wenn wir es wollen und aktiv gestalten!

Documents

Fordert die Digitalisierung ein neues Miteinander? Führung ...• Der Büroarbeitsplatz verliert als Ort der Arbeit an Bedeutung. • Weniger persönliche Kontakte (weniger Publikum),