�

Ch

eck

lista

för att planera – genomföra – följa upp –beskriva folkhälsoarbete

�

Rapport från Centrum för folkhälsa,

Avdelningen för folkhälsoarbete

ISSN 1652-9359

2008:1 (Aff)

Stockholm 2008

Jenny Sydhoff

Sofia Kvist Lindholm

�

Innehållsförteckning

Förord 4

Checklista för folkhälsoarbete och folkhälsoprocesser 5

Del 1 Att planera 6

1:1 Bakgrund 61:2 Syfte 71:3 Mål, målgrupp, arena 71:4 Organisation 81:5 Resurser 91:6 Metod och strategi 101:7 Förankring och kommunikation 121:8 Styrdokument för miljö och hälsa 131:9 Kvalitetssäkring 131:10 Utvärdering 131:11 Vidmakthållande och spridningsmetoder 14

Del 2 Att genomföra 15

2:1 Dokumentera aktiviteter, insatser och händelser 152:2 Dokumentera ändrade förutsättningar 15

Del 3 Att följa upp och utvärdera 17

3:1 Syfte med utvärderingen 183:2 Frågeställningar 183:3 Urval 193:4 Design 193:5 Utvärderingsmetod 193:6 Datainsamling 193:7 Analys 233:8 Etiska överväganden 243:9 Dokumentation och rapportering 24

Del 4 Att beskriva 25

4:1 Metoder för att beskriva och presentera fakta 254:2 Rekommendationer vid rapportskrivning 26

Tips på litteratur 31

�

Förord

Folkhälsoarbete bedrivs ofta inom ramen för annat ordinarie arbete eller i projekt, och i samverkan mellan olika verksamheter och organisationer. Arbetet sker många gånger över en längre tid.

Beskrivningar är viktiga för att uppdragsgivare och andra intressenter skall förstå processen, det vill säga vad som hänt och varför. Dokumentation, utvärdering och analys av genomfört arbete behövs också för att kunna sprida goda exempel till andra och för att lära av varandras erfarenheter.

Vi har velat ta fram en relativt kortfattad checklista för vad som är viktigt vid planering, genomförande, uppföljning, utvärdering och beskrivning av folkhälsoarbete. Checklistan är att betrakta som en bruttolista som du kan välja lämpliga delar av för ditt ändamål. Det finns många bra böcker inom området och vi har i slutet av skriften listat exempel på titlar som kan ge mer information och djupare kunskap.

Ursprunget till denna skrift togs fram �999 av en arbetsgrupp med verksamma inom olika former av lokalt folkhälsoarbete i Stockholms län. Deltagare i gruppen var Ingrid Eckerman, Auli PYY Skog, Inga Swanberg, Jenny Sydhoff, Lena Westman samt undertecknad. Under 2007 har Jenny Sydhoff och Sofia Kvist Lindholm på Centrum för folkhälsa, Stockholms läns landsting, uppdaterat, reviderat och anpassat checklistan till att också stödja en digital processbeskrivningsmall för folkhälsoarbete.

Jag hoppas att ni som arbetar med folkhälsa inom olika verksamheter kan ha glädje av de förslag och råd som ges i detta dokument.

Lena KanströmChef, Centrum för folkhälsa

�

Checklista för folkhälsoarbete och folkhälsoprocesserChecklistan utgår från att folkhälsoarbetet följer de rekommenderade stegen beskrivna av Bracht, Haglund med flera (�990) och bygger också på dessa steg. En noggrann planering med väl formulerade mål och möjlighet till uppföljning och utvärdering underlättar arbetets genomförande och avrapportering.

Checklistan är uppdelad i fyra delar: planera, genomföra, följa upp och utvärdera samt beskriva folkhälsoarbete. För varje del ges rekommendationer om hur arbetet kan dokumenteras. Dokumentation är ett sätt att redovisa händelser och processer i ett arbete. Dokumentation bör ske fortlöpande, från planeringen till slutet av en insats eller ett arbete. Dokumentationen kan utgöra en källa av kunskap för andra.

Dokument betyder skriftligt meddelande som är avsett som, eller kan användas som, källa till kunskap

Dokumentation betyder insamling och sammanställning av fakta i syfte att direkt bevisa något samt vetenskapen om systematisk insamlande, ordnande och tillhandahållande av kunskapskällor

Dokumentera betyder styrka med hjälp av dokument

Checklistan kan också användas som stöd vid ifyllnad av en digital processbeskrivningsmall. Mallen kan underlätta att dokumentera en process och att reflektera över, kvalitetssäkra samt följa upp folkhälsoarbete. Processbeskrivningsmallen är framtagen inom Stockholms läns landsting och finns att ladda ned på www.folkhalsoguiden.se.

�

Del 1 Att planeraEn projekt-, aktivitets-, handlings- eller verksamhetsplan bör skrivas under planeringen av ett arbete. Att beskriva sin plan i ett dokument gör det lättare att tänka till, diskutera med andra och reflektera över hur arbetet ska utformas. Här ger vi förslag på rubriker som kan ingå i planen:

• Bakgrund• Syfte• Mål, målgrupp, arena• Organisation• Resurser• Metod och strategi• Förankring och kommunikation• Styrdokument för miljö och hälsa• Kvalitetssäkring• Utvärdering• Vidmakthållande och spridningsmetoder

1:1 Bakgrund

Analysera problemet eller behovet Att analysera problemets art, storlek och omfattning är viktigt för att kunna utforma en insats som svarar på faktiska behov och är anpassad till de omständigheter som råder. En analys bör visa på vilka behov som föreligger och om behoven varierar geografiskt och/eller demografiskt. Underlag kan bland annat hämtas från folkhälsorapporter, lokala undersökningar och kommunala data. Vidare bör analysen omfatta möjligheter och hinder för arbetet samt vara en genomgång av befintliga resurser och möjliga samverkanspartners.

Kunskap om sambanden mellan hälso-, frisk-, och skyddsfaktorer, ohälso- och riskfaktorer samt hälsofrämjande åtgärder finns att hämta i litteratur, i forskningsrapporter eller i olika folkhälsorapporter.

�

Uppdrag, beslut och tidigare erfarenheter Det är en fördel att sammanfatta de uppdrag eller beslut (politiska eller inom organisationen) som ligger till grund för arbetet. Beskriv om något har gjorts tidigare, resultat, svårigheter och aktuella utgångspunkter.

Går det att bygga på arbetssätt som använts tidigare?

Skriv vem som identifierade frågan, problemet eller åtgärden.

Beskriv samband mellan hälsa och ohälsa, med- och motkrafter.

Dokumentera början−startenDet är viktigt att dokumentera hur det hela började.

Vem identifierade problemet eller åtgärden?

Hur startade insatsen eller initiativet?

Beskriv verksamhet och område som är föremål för insatsen.

Beskriv vad som gjorts tidigare.

1:2 SyfteI syftet beskrivs vad arbetet, projektet, eller insatsen syftar till.

1:3 Mål, målgrupp, arena

Mål och delmålFundera över vilka som ska delta i en målformuleringsprocess och involvera gärna målgruppen. Målen skall vara tydliga och kunna förstås av alla och de bör vara mätbara inom en rimlig tid. Utgå från S.M.A.R.T.A mål, som är:

••

•

••••

Specifika Mätbara Angelägna och Accepterade Realistiska Tidsbestämda Avstämningsbara

�

Beskriv vad som skall uppnås.

Är målen sjukdomsförebyggande, till exempel att minska rökfrekvensen med x procent?

Är målen hälsofrämjande, till exempel att den självupplevda hälsan ska vara bra till minst �� procent år x?

Är det mål för själva åtgärden, till exempel �0 kurser för lärare skall ha genomförts under året?

Målgrupp Vilken eller vilka målgrupper riktar sig insatserna till? De kan väljas utifrån till exempel ålder, kön, socioekonomi, geografiska områden, riskgrupp eller olika arenor. Det kan vara av betydelse för arbetet att reflektera över om målgruppen som insatsen riktas till är en utsatt grupp, om de är drabbade av mer ohälsa än andra, om ohälsan ökar i gruppen eller kommer att öka på sikt i gruppen.

ArenaDen plats där människor samlas och kan nås och påverkas till ett mer hälsosamt liv kallas för arena, det kan vara exempelvis förskola, skola, arbetsplats, bostadsområde, vårdcentral eller affär. Genom att rikta en insats till en arena där målgruppen befinner sig kan förutsättningar för hälsa skapas för målgruppen oavsett om de har sämre förutsättningar till hälsa generellt sett. Arenaperspektivet kan därmed bli en viktig aspekt i arbetet att främja jämlikhet i hälsa.

1:4 OrganisationBeskriv hur arbetet ingår i ett större sammanhang. Skriv namn, organisationstillhörighet, funktion och uppdrag. För att insatsen ska vara effektiv och anpassad efter befintliga behov bör målgruppen och samverkansparter vara delaktiga i en arbetsgrupp eller referensgrupp och i att utforma insatsen.

Hur är arbetet organiserat? Om organisationsförändringar skett beskriv varför och hur.

Ange vem som är ägare och huvudman och var arbetet är placerat, till exempel förvaltning, organisation eller företag.

••

•

•

•

•

9

Beskriv organisationen av arbetet. Vem är ansvarig för arbetet? Vem har rollen som sammankallande, projektledare eller sekreterare?

Hur ingår målgruppen och olika samverkanspartners i arbetsgrupper, styrgrupper, referensgrupper eller liknande? Dokumentera ledarskap och medverkande.

Hur är ledarskapet? Vem är eller har varit huvudansvarig och hur har den personen fått uppdraget? Ibland kan en person vara huvudansvarig utan att vara den som är mest aktiv i arbetet. Beskriv hur förhållandet ser ut mellan ledare och medarbetare.

Finns det någon form av styr-, lednings- eller referensgrupp? Vilka personer finns med och vilken funktion har de? Vilket uppdrag har denna grupp? Hur ofta träffas gruppen?

Vilka personer och organisationer eller verksamheter medverkar för övrigt? Vad har dessa för kunskaper och färdigheter för att bedriva ett folkhälsoarbete av det slag som det gäller?

Har någon särskild utbildning för ändamålet erbjudits?

Har medverkan från olika parter förändrats över tid?

Har det funnits tillgång till experter och handledning?

1:5 ResurserMed resurser menas personer, pengar och materiel. Beskriv vilka resurser som kommer att behövas. Beräkna personalkostnader inklusive sociala avgifter, driftkostnader som lokaler, telefon, fax, kopiator, porto, papper med mera och kostnader för utvärdering.

Dokumentera resurser

Vilka resurser och vilken budget finns? Beskriv eventuella förändringar i fördelning och utfall.

Vilka bidrar med medel och hur ser fördelningen ut? Uppskatta även löner för personer som arbetar inom ordinarie tjänst.

•

•

•

•

•

•••

•

•

�0

Ibland söker man och får medel från olika myndigheter och organisationer. Detta kan påverka utformningen av arbetet. Ett lokalt arbete kan förstärkas när någon myndighet som till exempel Statens folkhälsoinstitut eller EU driver en kampanj.

Finns någon form av stöd eller medel från internationella, nationella, regionala eller lokala organisationer eller myndigheter?

Har detta påverkat utformningen av arbetet och i så fall hur?

1:6 Metod och strategiMetoder och strategier beskriver tillvägagångssätt med arbetet. Inom folkhälsovetenskapen finns ett antal teorier och modeller som kan vara lämpliga att utgå ifrån i arbetet och få stöd av i planering och genomförande. Dessa bör väljas utifrån de möjligheter till arbete som tidigare analys visat på.

Utgår arbetet från någon speciell teori, modell eller metod?

Vilka är lämpliga samverkanspartners?

Vilka är de mest strategiska stegen för att uppnå målen?

Teorier och modeller Här presenteras några mycket kortfattat:

Community organization handlar om händelser och processer där befolkningen mobiliserar och samordnar resurser för att lösa ett gemensamt problem eller för att uppnå gemensamma mål (Bracht et al., �999).

Diffusionsteorin tar upp hur budskap, normer med mera sprids i ett samhälle (Rogers �9��).

Health belief theory ”tro på hälsan” förespråkar att den som tror att den kommer att drabbas av en sjukdom är mer benägen att ta till sig ett budskap och ändra sig, än den som inte tror att den kommer att drabbas (Rosenstock, �99�).

HELPSAM (Health Promotion Strategy Analysis Model − HELPSAM) är en modell för hälsofrämjande strategier och genomförande (Haglund et al., �99�).

•

•

•••

•

•

•

•

��

SESAME (Supportive Environment Action Model) är en planerings- och implementeringsmodell i åtta steg för att skapa stödjande miljöer för hälsa. Stödjande miljöer innefattar både fysiska och sociala faktorer och begreppet utgår från en helhetssyn på människan (Haglund et al., �99�).

Social change theory belyser betydelsen av att ett samhällsbaserat arbete som involverar såväl individer, grupper, organisationer som institutioner, ger ett bättre underlag för stöd till befolkningen vid beteendeförändringar (Bracht et al., �999).

Social inlärning går ut på att lära genom att göra (Bandura, �99�).

Social marknadsföring går ut på att planera utifrån ett marknadsföringsperspektiv när man skall sälja ett budskap, beteende eller en aktivitet (Kotler et al., 1989).Viktiga punkter är:Produkten − vad är det som skall förmedlas/säljas (budskap, aktivitet, ändrat beteende)?Priset − vilken uppoffring måste folk betala eller göra för att använda produkten?Promotion – hur säljer jag in produkten, är den lockande, vill folk ha produkten ?Platsen − var försöker jag sälja produkten, skall folk komma till mig eller skall jag gå till dem och möta dem där de finns?Personen − är den som säljer produkten trovärdig?

StrategierEffekten av arbetet beror på valet av strategi. En strategi kan präglas av att insatsen riktas till hela befolkningen så kallad befolkningsstrategi, eller till en del av befolkningen som har ökad risk för ohälsa, så kallad högriskstrategi. Viktiga frågor att beakta vid val av strategi är följande:

Är valda strategier tillräckliga för att nå preciserade mål för insatsen?

Finns det någon risk att öka hälsoskillnaderna som råder

•

•

•

•

•

•

��

med den insats som planeras/genomförs?

Är valda strategier lämpliga för att nå definierad målgrupp, till exempel socialt utsatta grupper?

Tidplan Beräkna den tid som åtgår för planering, genomförande av arbetet och den tid det tar att göra uppföljningar och skriva rapporter. Arbeten som bygger på nätverk och att få till stånd samverkan mellan olika intressenter tar ofta lång tid, även om de inte är så resurskrävande hela tiden. I en tidplan kan det finnas olika kontrollpunkter för uppföljning av arbetet.

1:7 Förankring och kommunikationDet är viktigt att förankra insatsen och kontinuerligt kommunicera med målgruppen och nyckelpersoner för att de ska vara delaktiga i processen och för att insatsen ska vara effektiv och anpassad efter behoven.

Vilka bör vara informerade om (och ge sitt stöd till) arbetet?

När ska kommunikation med målgruppen ske?

När och hur sker kommunikation med uppdragsgivare, samverkanspartners och andra aktörer?

Analysera vilka som kan tänkas vara motståndare eller motkrafter till arbetet och diskutera hur dessa istället kan stödja arbetet.

Beskriv förankring och kommunikation i en kommunikationsplan.

Dokumentera förankringenFörankring hos och information till de personer som på ett eller annat sätt blir berörda av arbetet är många gånger avgörande för hur man lyckas. Om personer inte är informerade kan de motverka arbetet och mycket tid kan gå till spillo för att övertyga och åter engagera dessa personer.

Hur är förankringen gjord?

Vilka av följande grupper är informerade och har deltagit

•

•••

•

•

••

��

i besluten: uppdragsgivare, politiker (majoritet och opposition), målgrupper, berörd personal, arbetskamrater, chefer eller högre tjänstemän?

Vilket engagemang för det aktuella arbetet har de personer som förankringen skett hos uttryckt?

Hur är dialogen med uppdragsgivarna?

Vilka upplevs som med- respektive motparter?

1:8 Styrdokument för miljö och hälsaDokumentera om det finns koppling till dokument som policy, handlingsplan eller liknande. Beskriv hur överväganden gjorts utifrån till exempel jämställdhet i hälsa, jämlikhet i hälsa, Barnkonventionen och miljöpolicy. Det kan gälla såväl hur resurser utnyttjas (till exempel transporter, papper, lokaler), hur eventuella miljörekommendationer sprids i arbetet (till exempel att välja produkter som inte transporteras långt) eller om andra överväganden gjorts. Det kan även gälla huruvida det förekommer hälsoskillnader mellan olika grupper i befolkningen eller skillnader i förutsättning till hälsa som inverkar på hur insatsen bör utformas.

1:9 Kvalitetssäkring De kvalitetskriterier som valts för arbetet bör beskrivas. Det kan vara planer för undersökningar, att målgrupp och kunder är nöjda eller att tidplaner följs.

1:10 Utvärdering Utvärderingen planeras redan från början och kan delas in i olika delar, som till exempel utvärdering av måluppfyllelse, analys av processen (processbeskrivning) och analys av eventuella bieffekter. Ta ställning till när utvärderingen ska ske, efter till exempel ett eller tre år. Beskriv uppföljning och utvärdering i en utvärderingsplan. Läs mer om detta på sidan ��.

•

••

��

1:11 Vidmakthållande och spridningsmetoder Det är viktigt att sprida det som är lyckosamt, varför vissa saker fungerar bra och andra mindre bra. Beskriv hur åtgärderna planeras leva vidare efter det att arbetet har avslutat sin utvecklings- eller genomförandefas och hur resultaten som uppnås kan spridas till andra.

��

Del 2 Att genomföraFör att följa processen i ett arbete är det viktigt att dokumentera genomförandet. Denna information kan hjälpa till att förklara de resultat som en uppföljning eller en utvärdering resulterar i.

2:1 Dokumentera aktiviteter, insatser och händelser

Vilka har varit de viktigaste händelserna? Vad hände och varför?

Har ursprungliga strategier fungerat?

Hur många är eller har varit aktivt engagerade i arbetet?

Hur många är eller har varit tillfälligt engagerade och med vilken insats?

Vad har belysts vid utbildning och annan information? Vilken kvalitet har utbildaren eller informatören haft?

Vilka hinder och motgångar har uppfattats? Vad har detta inneburit? Hur har hindren lösts?

Vilka förändringar har skett i miljön? Med miljö menas här också de förändringar som sker när man till exempel förändrar en lekplats eller skolgård till en mer säker sådan (mindre skaderisk), bygger om en matsal, förändrar gator och övergångsställen eller de förändringar som görs i den psykiska arbetsmiljön, som till exempel vid omorganisation i en verksamhet.

Hur har spridning till målgruppen och andra aktörer skett och vilka kanaler har använts?

2:2 Dokumentera ändrade förutsättningarArbetet kan utsättas för förändringar som inte går att påverka. Det kan till exempel vara att nya politiker kommer efter ett val, omorganisationer, budgetförändring eller nya lagar. Alla dessa händelser är viktiga att dokumentera eftersom de påverkar arbetet och möjligheten att uppfylla målen.

•

•••

•

•

•

•

��

Har förutsättningarna förändrats? På vilket sätt och när?

Har det tillkommit nya positiva inslag? Vilka i så fall?

Vilka anpassningar har gjorts sedan ursprungsplanen? Vad var anledningen?

Har det skett några förändringar av mål och strategier? Varför, vad och hur?

Utvecklades nya verksamheter till följd av de ändrade förutsättningarna?

•••

•

•

��

Del 3 Att följa upp och utvärdera

Uppföljning Uppföljning innebär, som ordet säger, att något följs upp. Vid uppföljning kan du till exempel följa upp om målen har nåtts. Uppföljningar gör man som regel i verksamhetsberättelser där man beskriver kort vilka mål eller uppgifter verksamheten skulle genomföra och om man uppnått eller genomfört dessa.

UtvärderingI en utvärdering värderas det man funnit eller om budskapen nådde fram så som det var tänkt. Utvärderingen bör planläggas och resurser avsättas redan vid planeringen av ett arbete. Data kan behövas innan arbetet påbörjas för att en jämförelse ska kunna ske senare. Ibland kan olika delar utvärderas efterhand, som kontrollpunkter i arbetet. Tidpunkt för när en utvärdering ska genomföras bör avgöras tidigt i processen.

Summativ utvärdering ger svar på resultatet, till exempel i form av sjuklighet och för tidig död i en sjukdom

Formativ utvärdering sker under ett arbete för att se om arbetet liksom de processer som äger rum fortskrider som de var tänkta

Vid beskrivning av ett arbetes resultat kan man skilja på två olika principer, beskrivningar som belyser effekter av till exempel sjuklighet och för tidig död, och beskrivningar som belyser processen. Genom att kombinera dokumentation av processen med andra typer av data, till exempel registeranalyser, ökar mängden bevis för en händelse eller förändring. Vid triangulering används olika metoder för att studera ett och samma fenomen, för att därigenom öka tillförlitligheten hos observationerna.

��

I den här skriften fokuserar vi på beskrivning av processen och vi tar inte upp utvärderingar vars huvudsakliga syfte är att belysa samband mellan riskfaktorer och olika sjukdomstillstånd (fall-kontroll- eller kohortstudier).

En utvärderingsplan bör skrivas vid planering av en utvärdering. Att beskriva sin plan i ett dokument gör det lättare att tänka till, diskutera med andra och reflektera över hur utvärderingen ska utformas. Här ger vi förslag på rubriker som kan ingå i planen:

Syfte med utvärderingen

Frågeställningar

Urval

Design

Utvärderingsmetod

Datainsamling

Analys

Etiska överväganden

Dokumentation och rapportering

3:1 Syfte med utvärderingenNär det är tid för att planera en utvärdering bör syftet med utvärderingen beskrivas. Blanda inte ihop syftet med utvärderingen med syftet med arbetet, projektet eller insatsen.

3:2 FrågeställningarDet är viktigt att precisera frågeställningar för utvärderingen. Bilda frågeställningarna utifrån målsättningarna med arbetet, projektet eller insatsen.

Vad är det som skall mätas eller utvärderas?

Är det en viss grupps inställning eller attityd till en fråga?

Är det individers kunskap och beteende?

Är det hur en policy eller handlingsplan har använts i olika verksamheter?

•••••••••

••••

�9

3:3 UrvalTänk igenom vilka som skall bli föremål för utvärderingen. Är det allmänheten, föräldrar till barn som varit föremål för en aktivitet, de som medverkat, nyckelpersoner, uppdragsgivare etc. Precisera det antal personer som ska ingå i undersökningen.

3:4 DesignBeskriv hur utvärderingen läggs upp, till exempel om för- och eftermätningar genomförs eller om kontrollgrupp finns.

3:5 UtvärderingsmetodVälj den metod som är bäst lämpad för frågeställningen. Beskriv om det är en kvalitativ metod, kvantitativ metod eller kombinerad utvärdering som används.

Kvantitativ metod svarar på frågor om till exempel hur många som har gjort/lärt sig si eller så eller som förändrat ett beteende

Kvalitativ metod beskriver processer och svarar på varför och hur saker har hänt eller varför och hur människor gör och tänker

3:6 DatainsamlingBeskriv hur fakta ska samlas in. Är det genom observationer, mätningar, intervjuer eller enkäter?

EnkäterEnkäter med fasta svarsalternativ är lämpliga för kvantitativa frågeställningar. Enkäter är bra när många personer ska nås. Om målgruppen är stor kan en statistiker avgöra hur många och vilka enkäten ska sändas till. Om det är en liten grupp kan en totalundersökning göras, det vill säga alla får enkäten. Frågorna i en enkät bör vara enkla att förstå med bara en frågeställning i varje

�0

fråga. Öppna frågor, där personer får skriva svar med egna ord, innebär mer tid för analys. Låt några testa en ny enkät innan den sänds ut, några som inte har varit med om att utforma enkäten.

Ta ställning till om enkäten ska vara anonym och om den ska vara kodad så att en påminnelse kan sändas ut. Skriv ett följebrev och presentera undersökningen, hur resultaten kommer att användas och vart man kan vända sig om man vill ha mer uppgifter om undersökningen. I många undersökningar behövs 1−2 påminnelser sändas ut. En hög svarsfrekvens gör undersökningen mer tillförlitlig. Vid låg svarsfrekvens (< �0 procent) bör en bortfallsanalys göras. Beskriv vilka som inte har svarat, analysera varför och vad det kan innebära för resultaten.

IntervjuerGemensamt för intervjumetoder är:

Var noga förberedd.

Ta till god tid till intervjun, stressa inte.

Välj en ostörd miljö, utan telefoner eller personer som avbryter.

Beräkna vid bandade intervjuer att utskriften av bandet tar 2−3 gånger längre tid än bandinspelningen.

FokusgruppintervjuerFokusgrupper är en bra metod för att få kunskap om en grupps inställning, attityd och värdering. En fokusgrupp kan bestå av 7 − �0 personer. Vid fokusgruppintervjuer ska det inte vara för många frågor. Alla måste få komma till tals. Själva gruppintervjun brukar ta 1,5−2 timmar och den bandas för att efteråt kunna få fram vad alla har sagt, med deras egna ordval. I en skriftlig rapport kan citat användas för att belysa det som verkligen sades. Fokusgrupper är också bra vid testning av ett material eller en metod.

DjupintervjuerDjupintervju kan vara en lämplig metod för att ta reda på hur människor tänker, varför de gör som de gör, och för att lära sig förstå hur något har uppfattats och vad det har lett till. Vid djupintervjuer

•••

•

��

väljs några grundfrågor ut. Intervjun utvecklas sedan utifrån ett antal följdfrågor som intervjuaren ställer. Var uppmärksam på att inte ställa ledande frågor eller frågor som bara kan besvaras med ja eller nej. Det hindrar att få fram vad den intervjuade har för uppfattning och varför. Det är viktigt att vänta ut svar från den intervjuade. Intervjun tar cirka två timmar. Beräkna högst två intervjuer per dag. Banda intervjun för att slippa anteckna. Ha gärna en extra bandspelare med som reserv. Analysen kan göras utifrån olika teman som framkommit, skillnader och likheter.

Halvstrukturerade intervjuerDetta är ett frågeformulär med ett antal grundfrågor men det finns också utrymme för öppna följdfrågor. Intervjun styrs mer än i en djupintervju. Här kan det vara frågor som just ger svaret ja eller nej och därefter en följdfråga varför, hur, på vilket sätt, med relativt korta svar. Denna metod möjliggör fler intervjuer varje dag. Även här är det viktigt att inte vara tidspressad.

”Quick and dirty”Metoden är billig och relativt lätt att genomföra och kan ge en grov uppskattning om vissa förändringar. Vid till exempel en kampanj som går ut på att människor skall köpa mer grovt bröd eller äta mer grönsaker, mäts mängden som säljs i vikt i butiken eller i personalrestaurangen. Uppgifter kan fås att något har hänt, inte vem som äter mer eller vad det beror på (kampanjen, förändrade priser, bättre tillgång etc) eller om det blir en bestående förändring liksom om och vilka bieffekter som uppstår.

Kollegial granskningKollegial granskning (Peer review) bygger på att utvärdering och systematisk analys utförs av en granskningsgrupp som arbetar inom verksamhet liknande den som granskas. Den lärandeprocess som hänger samman med att granska stannar då hos dem som är verksamma, istället för hos forskare eller inhyrda konsulter. Kollegial granskning kan användas för folkhälsoarbete inom landsting, i kommuner eller i andra organisationer. Metodmateriel om kollegial granskning finns att ladda ner på www.folkhalsoguiden.se.

��

Här presenteras några metoder och verktyg för faktainsamling.

Minnesanteckningar – gemensammaEtt bra sätt att dokumentera vad som händer är att kontinuerligt skriva minnesanteckningar från möten, seminarier och konferenser. Vid möten framkommer ofta idéer till lösningar, vem som skall göra vad bestäms, avrapportering från tidigare händelser och möten redovisas. Anteckningarna bör distribueras till samtliga deltagare i en grupp, som också ska ha möjlighet att justera dem vid nästa möte. Anteckningar är av betydelse för att följa beslutsgång, ansvarsfördelning och vilka som har medverkat i olika sammanhang.

Minnesanteckningar − egnaEgna minnesanteckningarna kan komplettera de gemensamma anteckningarna. De kan handla om hur man uppfattat olika personers reaktioner eller önskemål. Någon på ett möte kanske är väldigt positiv och engagerad medan någon annan kanske bara ser problem. Detta kan vara en delförklaring till ett resultat. Egna anteckningar kan därför vara ett underlag för att öka förståelsen för varför saker sker på det sätt de sker.

DagboksanteckningarHär antecknas dagligen eller varje vecka vad som händer. Uppgifterna ger ofta en bra bild över hur mycket tid som ägnas åt olika delar i arbetet och hur omfattande arbetet är, hur kontakter tagits och vad de ledde till. Det är önskvärt att alla involverade i ett arbete använder sig av dagboksanteckningar. Anteckningarna kan vara korta, gärna i punktform. Dessa anteckningar kan också föras via dator på en gemensam nätbaserad projektplats.

Registrering av e-post och telefonsamtal En enkel registrering av e-post och samtal är ett hjälpmedel för att följa olika kontakter. Att anteckna ”vem, när och ärende” ger en god bild över alla kontakter som sker i ett arbete och hur dessa leder till nya kontakter. Gör ett enkelt register, annars kommer det inte att användas.

��

Beslut och protokollPolitiska beslut och protokoll från olika politiska möten såsom sjukvårdsstyrelser och facknämnder i kommunen bör sparas lättillgängligt. Allt ska visserligen finnas arkiverat hos registrator och kan därmed tas fram när så önskas. Men det kan vara svårt att minnas när och var ett beslut togs.

Kopior på e-post, brev och fax Kopior på e-post, brev och fax ger många gånger en bild av arbetets utveckling. Där beskrivs ofta frågeställningar eller sammanfattningar av arbetet. Samla materialet systematiskt i papperskopior, mappar i datorn eller på annat sätt.

Kallelser och inbjudningarKopiera kallelser och inbjudningar och registrera till vem de har sänts samt hur många och gärna vilka som hörsammade inbjudan. Låt en lista cirkulera där de som deltar i möten får skriva sina namn och den verksamhet eller organisation de representerar. Detta kan vara ett sätt att studera spridningen av budskap eller information.

Artiklar, annonser med meraSpara kopior på alla annonser, artiklar, notiser, flygblad med mera som sprids via lokaltidningar, facktidningar eller andra media. Artiklar och notiser ger ofta en bra bild av hur andra uppfattar den process och de händelser som sker.

WebbplatserSpara kopior på den information som lagts ut på olika webbplatser, såväl intranät som Internet.

3:7 AnalysBeskriv hur analysen ska göras och om resultaten gäller enbart för den undersökta gruppen eller om uppgifterna är generaliserbara för en större grupp. Var hellre för försiktig med att dra slutsatser än att dra för stora växlar av data.

��

3:8 Etiska övervägandenI vissa fall kan det behövas tillstånd från etiska kommittéer, eller då det gäller minderåriga från målsman, för att få göra undersökningar. Kontrollera detta. Etiska överväganden handlar även om krav på att tillräcklig information ges till berörda, att samtycke till undersökningen efterfrågas från respondenterna och att sekretess efterföljs.

3:9 Dokumentation och rapporteringBeskriv hur och när resultat av utvärderingen ska dokumenteras och rapporteras.

Dokumentera resultat och erfarenheter

Vilka lärdomar kan dras? Vilka är viktigast?

Har det tagits fram någon ny metod?

Vilka delar var lyckosamma eller mindre lyckade? Varför?

Vad skulle kunna ha gjorts annorlunda med facit i hand?

Sattes rimliga mål? Om inte, hur borde målen ha sett ut?

Vad har olika parter lärt sig av arbetet?

Framgångsfaktorer och hinder för arbetet?

Hur skall kunskapen spridas vidare?

••••••••

��

Del 4 Att beskriva

4:1 Metoder för att beskriva och presentera faktaOfta sparas allt rapportskrivande till arbetet är avslutat. För att underlätta skrivandet är det att föredra att skriva allt eftersom. Lägg upp en skiss för hur slutrapporten ska se ut. Bakgrund, mål och strategier kan beskrivas redan vid starten av ett arbete.

RapportRapport är en vanlig form att presentera information om ett arbete. Fördelen med rapporter är att man får en beskrivning av hela arbetet över tid. Arbetet kan också beskrivas i olika delrapporter, i så fall är det bra att ha en sida som beskriver vad de andra rapporterna handlar om.

VerksamhetsberättelseI verksamhetsberättelser beskrivs årets arbete i en organisation, i ett projekt eller annat utvecklingsarbete. Fördelen är att man kan se vad som hänt under året och till exempel uppdragsgivarna blir årligen informerade om arbetet. Dessa årsberättelser kan sedan sammanställas till en rapport som beskriver helheten och de olika faserna.

Processbeskrivningsmall (fylls i via dator)Processbeskrivningsmallen är tänkt att användas för systematisk beskrivning av processer i folkhälsoarbete. Processbeskrivningen görs för att förstå vad som hänt och för att man ska kunna dra lärdom inför kommande uppgifter. Att kritiskt granska det man gjort och att reflektera över erfarenheter och iakttagelser, gärna tillsammans med andra, är ett viktigt inslag i arbetet. Processbeskrivning ger en bra grund för sådan reflektion, både enskilt och i en arbetsgrupp. Den är också bra som hjälp för uppdragsgivare och andra intressenter att förstå skeendet i ett arbete eller projekt.

��

Processbeskrivning bör göras löpande under arbetets gång. Annars är det lätt att tappa bort förändringar som kan ha haft avgörande betydelse. Ofta är det många personer inblandade i folkhälsoarbete. De som var med från början kanske får andra uppgifter under arbetets gång. Kontinuerlig dokumentation och beskrivning är därför nödvändig. Processbeskrivningsmallen kan användas för processbeskrivning, reflektion, själv eller i grupp (kollegial granskning), kvalitetssäkring och för utvärdering eller avrapportering. Processbeskrivningsmallen är gjord för att fyllas i via dator och går att ladda ner på www.folkhalsoguiden.se.

Folder, poster med meraFolder eller poster är ett bra sätt att kortfattat beskriva ett arbete. Välj noga ut den viktigaste informationen.

Lokala media, informationsblad och webbplatser Vill man nå ut till en större grupp till exempel till allmänheten, kan lokaltidningar eller sjukvårdens befolkningstidningar vara bra. Tidningens journalist kan intervjua någon eller några av dem som arbetar med den verksamhet man vill informera om. Färdiga artiklar kan också sändas till tidningar. Olika webbplatser, både egna och andras, är numera en effektiv informationskanal. Det kan dock vara farligt att helt förlita sig på dessa eftersom vissa grupper i befolkningen inte använder eller inte har tillgång till dator och Internet. Tänk efter vilken kanal som kan passa för målgruppen.

4:2 Rekommendationer vid rapportskrivningRapporter är en vanlig form för att presentera olika data eller ett arbete.

För vem skrivs rapportenDokumentationen bör spridas till dem som medverkat, målgrupp eller målgrupper, uppdragsgivare och andra intressenter som vill genomföra ett liknande arbete. Det är sällan bra att skriva en rapport som passar många samtidigt. Tänk igenom vilken som är den primära målgruppen. När man skriver en mer utförlig rapport kan en sammanfattning fungera som en kortversion som passar

��

fler målgrupper. Rapporter kan se olika ut beroende på vem man skriver för:

Politiker vill gärna ha en kortfattad rapport, de får mycket material att sätta sig in i.

Uppdragsgivarna vill veta om syftet och målen har uppnåtts, hur mycket resurser som behövts och vilka rekommendationer som finns för eventuellt fortsatt arbete.

De som varit med i arbetet vill ha en bekräftelse på att det arbete de lagt ner har kommit till nytta och givit resultat.

Målgruppen vill veta resultaten av ett arbete som de har deltagit i eller varit föremål för.

Folkhälsoarbetare kan ha en rapport som metodbok och behöver mer detaljerad information om hur saker har genomförts.

Några skrivreglerGrundregler är: skriv kort, skriv klart, skriv enkelt. Välj ett par skrivstilar och teckenstorlekar. Skriv korta meningar och stycken. Långa meningar med flera bisatser är svårlästa. Försök att inte upprepa information utan hänvisa istället. Välj gärna svenska ord istället för facktermer eller låneord från andra språk. Numrera sidorna.

LayoutLayouten ska underlätta för läsaren. Huvudrubriker och underrubriker gör det lättare att hitta information.

Använd lagom breda marginaler och se till att texten inte går ända upp eller ned på sidan (standardinställningar finns som mallar i datorn). Faktarutor eller korta meningar av vikt i marginalen lyfter ytterligare fram det som är angeläget att förmedla.

Citat från människor kan användas för att levandegöra en beskrivning. Under citatet ska stå personens namn, om personen gett sin tillåtelse, eller personens funktion till exempel ”sjuksköterska i primärvården”. Illustrationer såsom bilder, foton

•

•

•

•

•

��

och teckningar från olika typer av material kan också lyfta upp och väcka intresse för texten. Se till att de är av bra kvalitet vid kopiering. För att använda bilder som andra gjort måste man ha tillstånd från personen. Bilder kan köpas hos olika bildbyråer.

Innehåll och rubrikerFörord, kan skrivas av chefen, uppdragsgivaren eller författaren. Det ska ge en kort förklaring till varför aktiviteten har genomförts samt en kort presentation av personer eller organisationer som deltagit. Lämpliga rubriker att ha med i en rapport är:

• Innehållsförteckning

• Sammanfattning av rapporten (max � sida)

•Bakgrund till arbetet

• Syfte med arbetet respektive rapporten

•Mål och delmål uppsatta för arbetet

•Målgrupp för arbetet

•Organisation och resurser

• Tidplan, med start och sluttid för arbetet

•Genomförande

•Resultat, analys och erfarenheter

• Plan för utvärdering och vidmakthållande

•Diskussion eller reflektioner och rekommendationer

• Tack till medverkande och finansiärer

• Litteratur- och källförteckning

•Relevanta bilagor

KällförteckningI en rapport ska man kunna gå tillbaka och studera de dokument som rapporten hänvisar till. Det kan vara politiska beslut, internationella, nationella och lokala mål, andra gruppers arbete eller vetenskaplig litteratur. Det finns olika sätt att hänvisa till källor. Vi beskriver här tre olika sätt.

�9

Fotnot på varje sida. Det är inte att föredra om samma källa återkommer vid flera tillfällen.

Siffra efter meningen eller stycket. En lista med källorna presenteras sist i dokumentet.

Författarens namn i meningen. En lista som utgår från författarnas namn, i bokstavsordning, presenteras sist i dokumentet.

Välj själv system. Det man vill veta om källan är författare, rubrik på källan samt när och var den har presenterats. Beslutsunderlag har sällan författare och då får man utelämna den informationen. Om en webbplats används som källa ska adressen vara fullständig och daterad, det vill säga datum för datasökningen ska skrivas in i källförteckningen.

Vilka skall vara författareDet är bra för språket och helheten om en person är huvudförfattare. Författare behöver ofta hjälp och stöd samt bidrag med utkast till texter från andra medarbetare och medförfattare. De som varit aktiva i arbetet bör antingen finnas med bland författarna eller nämnas i ett förord. Brukligt är att presentera författarna i den ordning de varit mest aktiva i genomförandet av arbetet och skrivandet. Om många har varit lika aktiva presenteras författarna i alfabetisk ordning.

Tack till medverkande och finansiärerDet är trevligt att tacka de som medverkat vid utformningen och genomförandet av ett arbete. Det kan vara av stor betydelse för dessa personer att kunna visa för sina arbetsgivare och uppdragsgivare att deras insatser har uppskattats och givit resultat.

Registrering av rapporterAllmänheten skall kunna få information om allt tryckt material. För att identifiera seriella publikationer finns ett internationellt system med så kallade ISSN-nummer. Som nationalbibliotek ansvarar Kungliga Biblioteket för att allt svenskt tryck bevaras för framtiden. Enligt lag ska landets tryckerier och kopieringsföretag

•

•

•

�0

och i vissa fall utgivare leverera det som framställs till Kungliga Biblioteket och till sex universitetsbibliotek.

Enligt pliktexemplarslagen är en skrift eller ett dokument leverans-pliktigt om den är mångfaldigad, utgiven och avsedd att göras tillgänglig för allmänheten eller en större sluten krets. Skriften kan vara framställd i Sverige eller utomlands men den ska vara avsedd för huvudsaklig spridning i Sverige. Mer information finns på Kungliga Bibliotekets webbplats www.kb.se.

��

Tips på litteraturArnstein SR. Eight rungs on the ladder of citizen participation.

In Cahn SE, Passett BA. Citizen participation: Effecting Community Change. New York: Praeger Publications, �9��.

Bandura A. Social foundations of thought and action. A social cognitive theory. Englewood Cliffs, NJ; Prentice Hall, �9��.

Bandura A. Social foundations of thought and action. Social diffusion and innovation. Englewood Cliffs, NJ; Prentice Hall, �9��. Bandura A. Social learning theory. Engelwood Cliffs: Prentice-Hall, �9��.

Berensson K, Granath M, Urwitz V. Kvalitetssäkring av folkhälsoprojekt. Landstingsförbundet, �99�.

Berg L, Bjärås G. Utvärdering av hälsofrämjande och förebyggande arbete – en metodbok. Lund: Studentlitteratur, �99�.

Bjärås G, Kanström L. Folkhälsokunskap. Stockholm: Liber AB, �000.

Bracht N, Kingsbury L, Rissel C. Health promotion at the community level: New advances. Thousand Oaks, California: Sage, �999.

Dahlgren L, Emmelin M, Winkvist A. Qualitative Methodology for international public health. Umeå: Epidemiology and Public Health Sciences, Department of Public Health and Clinical Medicine, Umeå University, �00�.

Davis J K, Macdonald G (ed). Quality, Evidence and Effectiveness in Health Promotion - striving for certainties: Routledge, �99�.

De Leeuw E. Monitoring, Accountability, Reporting, Impact assessment - A framework for Phase III Healthy Cities, prepared for WHO Healthy Cities project business meeting, Bologna, �999.

��

Ejlertsson G. Statistik för hälsovetenskaperna. Lund: Studentlitteratur, �00�.

Guldbrandsson K. Från Nyhet till vardagsnytta - om implementeringens mödosamma konst. Stockholm: Statens folkhälsoinstitut, �00�.

Haglund B J A, Petterson B, Finer D, Tillgren P (eds). The Sundsvall handbook: ”We Can Do It!”. From the �rd International conference on health promotion, Sundsvall, Sweden, 1991. Karolinska Institutet, Department of Social Medicine, Sundbyberg, �99�.

Haglund B J A, Pettersson B. Att lära av erfarenheter. Systematisk beskrivning och kritisk granskning, �0 frågor om folkhälsoprojekt. Socialmedicinsk tidskrift nr �, �99�.

Hogstedt C et al. Välfärd, jämlikhet och folkhälsa. Stockholm: Statens folkhälsoinstitut, �00�.

Holmberg U, Naessén L-O. Projektarbetets grunder - grundbok för alla som vill lära sig arbeta i projekt. Konsultförlaget AB, �99�.

Holme I M, Solvang B K. Forskningsmetodik. Om kvalitativa och kvantitativa metoder. Lund: Studentlitteratur, �99�.

Jackson N, Waters E. Criteria for the systematic review of health promotion and public health interventions. Health Promotion International, �00�, �0(�).

Karlsson O. Utvärdering– mer än metod. Tankar och synsätt i utvärderingsforskning. Stockholm: Svenska Kommunförbundet, 1999.

Janlert U. Folkhälsovetenskapligt lexikon. Stockholm: Natur och Kultur, 2000.

Kotler P, Roberto E L. Social marketing: Strategies for changing public health behavior. New York: The Free Press. Collier Macmillan Publisher, �9�9.

��

Molund S, Schill G. Looking back, moving forward: Sida evaluation manual. Stockholm: Sida, �00�.

Ottawa Charter for Health Promotion. Geneva: World Health Organization, �9��.

QUL Kvalitet, utveckling, ledarskap Landstingsförbundet, 1996.

Rogers EM. Diffusion of Innovations. London: The Free Press, Collier Macmillan Publishers; �9��.

Rootman I, Goodstadt M, Hyndman B, McQueen David V, Potvin L, Springett J & Ziglio E. Evaluation in health promotion principles and perspectives. WHO Regional Publications, European Series, No. 9�. World Health Organisation, �00�.

Rosenstock I M. The health belief model and nutrition education. J Can Diet Assoc, �9��.

Ström L, Åberg G. Att kvalitetsutveckla folkhälsoarbetet. Stockholms läns landsting, �99�.

Ström L, Åberg G. Att mäta folkhälsa. Stockholms läns landsting, �99�.

Ström L, Åberg G. Att räkna med folkhälsa. Stockholms läns landsting, �99�.

Sydhoff J, Lööf C, Kanström L. Kollegial granskning. Stockholm: Samhällsmedicin, �00�:�.

Tones K. Health promotion: planning and strategies / Keith Tones and Jackie Green, London: SAGE, �00�.

Whitehead M, Dahlgren G. What can we do about inequalities in health? Lancet, �99�, ���:�0�9-�0��.

��

��

��

Centrum för folkhälsaAvdelningen för folkhälsoarbeteBox 17533118 91 StockholmE-post: centromforfolkhalsa@sll.seTfn vx: 08 737 35 00www.folkhalsoguiden.se

Beställa rapporten