Fratrædelsessamtale Procedure og vejledning

2 - Indholdsfortegnelse

Indholdsfortegnelse

Fratrædelsessamtaler............................................................................................................................................... 3

Fratrædelsessamtalen - et vigtigt strategisk værktøj...................................................................................................... 3

Fratrædelsessamtaler - et ledelsesværktøj ............................................................................................................ 5

Processen i en fratrædelsessamtale................................................................................................................................ 5

Gode råd i forbindelse med afholdelse af fratrædelsessamtalen.................................................................................... 5

Skema til brug ved fratrædelsessamtalen ............................................................................................................. 8

3

Fratrædelsessamtaler

Afholdelse af fratrædelsessamtale skal ses som et led i Vesthimmerlands Kommunes personalepolitiske målsætning om Den sunde arbejdsplads, herunder det gode arbejdsmiljø.

Medarbejdere der vælger at forlader en arbejdsplads er en uvurderlig kilde til udvikling af arbejdspladsen. Derfor er det obligatorisk, at alle ledere i Vesthimmerlands Kommune konsekvent indbyder de fastansatte medarbejdere, der forlader arbejdspladsen til en fratrædelsessamtale.

Tilbuddet om deltagelse i fratrædelsessamtalen oplyses desuden i brevet ved bekræftelse af opsigelse.

Formålet med samtalen er at give daglig leder mulighed for at forbedre eventuelle arbejdsmæssige forhold. Daglig leder skal desuden sikre, at der tages afsked med ansatte på en passende måde og med udgangspunkt i den enkeltes ønsker.

Fratrædelsessamtalen er et tilbud og er frivilligt for medarbejderen.

Når en ansat siger op skal daglig leder:

• Invitere medarbejderen til en fratrædelsessamtale

• Afholde fratrædelsessamtalen med medarbejderen, hvis han/hun ønsker det. Leders leder kan i visse situationer afholde samtalen.

• Orientere arbejdsmiljøgruppen og HR Afdelingen, hvis lederen efter samtalen vurderer, at der er arbejdsmiljømæssige forhold, der skal informeres om og handles på.

Som forberedelse til samtalen er der udviklet et samtaleskema. Skemaet skal kopieres og udleveres til medarbejderen, som kan udfylde det som huskeliste til samtalen. Det udfyldte samtaleskema skal ikke opbevares på personsagen eller gemmes på fællesdrev.

Fratrædelsessamtalen - et vigtigt strategisk værktøj

• Feedback Fratrædelsessamtalen er en af de kilder, lederen har til feedback. Feedbacken kan tage udgangspunkt i medarbejderens iagttagelser, idéer, erfaringer, holdninger og vurderinger. Denne feedback kan bruges fremadrettet i forhold til udviklingen af arbejdspladsen.

• Viden om arbejdsopgaver I fratrædelsessamtalen samarbejder leder og medarbejder om at formulere og overdrage medarbejderens erfaringer og viden om arbejdsopgaverne. I løbet af samtalen kan medarbejderen fortælle om måden, medarbejderen har løst sine opgaver på. Det giver mulighed for at lederen kan gøre sig overvejelser om udviklingen i den pågældende stilling.

• Viden om stillingen i forhold til genbesættelse En fratrædelsessamtale er en god måde at få værdifuld information om stillingen, med henblik på at rekruttere den rette efterfølger. Medarbejderens gode råd og anbefalinger kan give anledning til

4 - Fratrædelsessamtale

eftertanke og kan sætte nye tiltag i gang på arbejdspladsen. Fratrædelsessamtalen kan give lederen vigtige oplysninger, der kan bruges fremadrettet i forhold til de ansatte og ved nyansættelser.

• Medarbejderen som ambassadør for virksomheden En fratrædelsessamtale er en god måde at sige farvel til en medarbejder på og samtidig sikre, at medarbejderen forlader arbejdspladsen som en ambassadør for Vesthimmerlands Kommune.

5

Fratrædelsessamtaler - et ledelsesværktøj

Nedenstående er til inspiration for alle chefer og ledere der skal afholde fratrædelsessamtale.

Processen i en fratrædelsessamtale

• Forberedelse En god forberedelse er nøglen til en vellykket samtale. Samtalen bør finde sted i god tid inden medarbejderen forlader arbejdspladsen. Det giver tid til at du kan følge op med supplerende spørgsmål.

Som forberedelse til samtalen er der udviklet et samtaleskema. Skemaet kan kopieres og udleveres til medarbejderen, som kan udfylde det som huskeliste til samtalen.

• Selve samtalen Samtalen indledes med en afklaring af gensidige forventninger til samtalens formål, indhold og form.

Medarbejderen fortæller om sine iagttagelser, ideer, erfaringer, ris/ros, holdninger og vurderinger ud fra de forberedte spørgsmål.

Det er din opgave at forholde dig åbent, nysgerrigt og undersøgende til medarbejderens udtalelser. Samtalen foregår som en dialog, hvis formål er at der i fællesskab skabes nye forståelser og ideer, som kan være med til at udvikle arbejdspladsen.

• Opfølgning Det er vigtigt, at du overvejer hvilke initiativer, du skal tage på baggrund af samtalen og samtidig overvejer hvilke budskaber, der skal bringes videre til en eventuel efterfølger i stillingen og til resten af arbejdspladsen.

Du bør endvidere informere arbejdsmiljø- og tillidsrepræsentanten (den dynamiske trio jf. MED aftalen) samt HR Afdelingen, hvis der er væsentlige arbejdsmiljømæssige forhold, der skal handles på.

Gode råd i forbindelse med afholdelse af fratrædelsessamtalen

Der kan være mange grunde til, at en medarbejder siger sin stilling op. Medarbejderen har måske for langt til arbejde eller medarbejderens baggrund gør ham/ hende over- eller underkvalificeret til stillingen. Men også andre grunde som alder og helbred kan være udslagsgivende for, at en medarbejder vælger at sige sin stilling op.

Nedenstående er en række gode råd i forbindelse med afholdelse af fratrædelsessamtaler.

• Planlæg tidspunktet Tidspunktet er meget vigtigt for alle samtaler - især for fratrædelsessamtaler.

6 – et ledelsesværktøj

Du bør vælge et tidspunkt, der ikke ligger for tæt op ad afskeden. Derved har du bedre mulighed for at få de ønskede oplysninger under en samtale, der ikke blandes for meget sammen med følelserne bag afskeden.

• Sørg for at være i enerum En samtale, der skal give resultater, skal finde sted uden nogen forstyrrelser - og under helt fortrolige former.

• Vær objektiv Din holdning skaber atmosfæren for samtalen. Hvis medarbejderen føler, at du gennemfører samtalen som en rutine, kan medarbejderen reagere negativt, og du kan ikke forvente, at medarbejderens svar vil være særligt oplysende.

• Udvis diplomati Takt og situationsfornemmelse er meget vigtige egenskaber i situationen.

Hvis en medarbejder er uvillig til at diskutere et emne, så drop det! Medarbejderen er ikke forpligtet til at give dig oplysninger.

Ét af formålene med fratrædelsessamtalen er at sikre, at medarbejderen forlader arbejdspladsen som en ambassadør for Vesthimmerlands Kommune.

• Opmuntre ikke til sladder Samtalen bør holdes på et fagligt plan.

Nogle medarbejdere betragter det som en gunstig lejlighed til at kritisere kollegaer, ledere eller andre. Du bør hurtigt afværge enhver diskussion af personer.

• Tag sensationerne roligt Den medarbejder, der beskriver et dramatisk problem eller forhold på arbejdspladsen, som hidtil er undgået din opmærksomhed, bør tages med meget forbehold.

Du bør aldrig vise, at du er ophidset eller påvirket af historien. Hvis du mener, at oplysningerne er værd at undersøge, kan du gøre det senere.

• Diskutér medarbejderens arbejdsopgaver Fratrædelsessamtalen er et velegnet tidspunkt til at få nøjagtige oplysninger om en medarbejders arbejde.

Hvis medarbejderen svarer åbenhjertigt vil du ofte erfare, at de faktiske opgaver eller vægtningen mellem dem, adskiller sig fra den officielle stillingsbeskrivelse. Disse oplysninger kan være af stor værdi for dig, hvis du skal genbesætte stillingen.

• Vis interesse for medarbejderens fremtid Det er vigtigt for et godt udbytte af samtalen, at medarbejderen får et oprigtigt indtryk af, at du er interesseret i hans / hendes fremtid.

• Din udtalelse/anbefaling i forbindelse med fratrædelsen Det er kommunes holdning, at du gerne må give en udtalelse/anbefaling hvis medarbejderen ønsker det.

7

Udtalelse: en skriftlig udtalelse om medarbejderens arbejdsopgaver og ansættelseslængde.

Anbefaling: en skriftlig eller mundtlig omtale af medarbejderens personlige og faglige egenskaber.

• Slut samtalen, når den er forbi Træk aldrig en samtale ud. Slut samtalen, når du har fået de oplysninger som medarbejderen kan eller vil give dig, og når du har besvaret medarbejderens spørgsmål.

8 – et ledelsesværktøj

Skema til brug ved fratrædelsessamtalen

Skemaets spørgsmål kan bruges som inspiration til fratrædelsessamtalen. Leder og medarbejder kan udvælge og prioritere netop de spørgsmål, der er relevante og målrettede i forhold til den konkrete samtale.

Samtalen er et tilbud og er frivilligt for medarbejderen. Medarbejderen kan udfylde det og bruge det som huskeliste til samtalen. Skemaet destrueres efter brug.

1. Begrundelse for fratrædelse

Hvad er den primære grund til, at du vælger at forlade arbejdspladsen?

2. Vurdering af arbejdspladsen

Hvad er din vurdering af:

• Dine arbejdsopgaver?

• Ansvarsfordelingen?

• Informationsniveauet?

3. Vurdering af samarbejdspartnere

Hvordan har samarbejdet været med:

• Din leder?

• Dine kolleger?

• Eventuelle samarbejdspartnere?

• Andre?

4. Vurdering af udviklingsmuligheder

Hvordan synes du dine udviklingsmuligheder har været:

• Fagligt?

• Personligt?

• Uddannelsesmæssigt?

5. Vurdering af arbejdsopgaver

Hvad har været den røde tråd i dit job og i dine arbejdsopgaver?

Hvilke kompetencer var væsentlige for løsningen af dine arbejdsopgaver?

6. Gode råd

Hvilke gode råd og ideer vil du gerne give videre?

HR Afdelingen Vesthimmerlands Kommune Himmerlandsgade 27 9600 Aars hr_afdelingen@vesthimmerland.dk

Godkendt af Chefgruppen og MED-Hovedudvalg februar 2008

Redigeret december 2010