Fraude en la empresa control interno

Fraude en la empresa, reflexión y análisis

Fraudes en las empresas

Reflexión y

análisis


En los medios impresos o audiovisuales se pude ubicar información en donde una

o más personas ocasionaron un daño al patrimonio de una empresa al sustraer, malversar, o apropiarse indebidamente de sus bienes.

Estas situaciones que son un riesgo para la empresa, constituyeron en mi vida laboral un factor que debia considerar como auditor o administrador, por lo cual tenia la necesidad de consultar de diferentes medios, como la lectura de varios libros o textos especializados sobre el tema, que por lo general estában escritos en un lenguaje técnico que dificultad su compresión.

Lo antes expuesto fue la causa que origino la idea de escribir en el presente libro, sobre el fraude en las empresas con el fin de dar a conocer una repuesta sobre él ¿cuándo? ¿porque? y las ¿consecuencias? del incumplimiento de las normas y procedimientos o la ausencia de ellos en las empresas. Convirtiéndose esta búsqueda en el curso del tiempo en una investigación documental dirigida para el empresario, ejecutivo de empresa, o cualquier persona ávida de conocimiento sobre este tema para que pueda considerar el presente libro como un elemento de prevención y detención en cualquier organización y para conseguir esta gran mision se ha dividido en cuatro capítulos.

En los capítulos 1 y 2, se desarrollará el control interno y la sanción como medio de prevención, con el fin de abordar y trasmitir la esencia del control interno, los cuales son insuficientes si no se evaluan, por lo cual en él capitulo 3, explicaremos algunas técnicas para detectar el incumplimiento de las normas de control de una empresa.

Y por ultimo para cerrar con el ciclo de las causas que origino el presente, en él capitulo 4, se detallaran 70 situaciones que son producto de las desviaciones del control interno, que por lo general se debieron a la falta de técnicas de control y sanciones inadecuadas entre otras.

introducción


INDICE INTRODUCCION 1 EL INCUMPLIMIENTO DE LAS NORMAS Y EL CONTROL INTERNO COMO PREVENCIÓN DEL DELITO 2 DELITO Y SANCION 3 DECTENCION 4 FRAUDES CASOS PRACTICOS 8 ANEXOS


Capitulo 1

Iniciaremos este capitulo, con dos tesis que generalizan algunos de los factores causantes, de la violación de los procedimientos de una empresa:

Primero Una persona, por sí sola, puede cometer errores u omisiones, o realizar actividades dolosas, sin que sean detectados oportunamente.

Segundo

Las técnicas de revisión inadecuada, personal de moralidad dudosa, bajos sueldos, falta de sanciones proporcionales a la violación, son causas para que una o varios trabajadores cometan un delito. En ambas, se tiene al trabajador como protagonista principal, por ser el único que puede realizar acciones intencionales o no, que pueden alterar el buen funcionamiento en una empresa. Partiendo de esta afirmación habría que preguntarse, ¿cómo podemos prevenir estas acciones dolosas? Esta interrogante nos puede llevar por varios caminos como la automatización, la aplicación de normas de administración en forma eficiente, la contratación de un ente revisión externa especializada, etc. Sin embargo algunos serán costosos otros nunca podrán ser eficientes, porque en las organizaciones que pretenda salvaguardar su integridad económica se debe crear un conjunto de normas y procedimientos que estén como mínimo interrelacionados y que prevengan cualquier desviación o error humano, es por ello que desarrollaremos para nuestros fines, el concepto de Control Interno y sus elementos, a fin de proponerlo como un medio de prevención de delito. ¿Qué es el control interno?. En la actualidad, existen diferentes acepciones sobre la definición del control interno, entre las más importantes tenemos a las

EL INCUMPLINETO DE LAS NORMAS Y EL CONTROL INTERNO COMO

MEDIO DE PREVENCION


establecidas en el SAS Nro. 1 en las secciones 320.27 a 320.29 emitido por el comité de contadores públicos, y los conceptos establecidos en el llamado “Informe COSO”, que se denomina “control interno - Un marco general integrado” que fue emitido por el “Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission”, sin embargo para nuestros efectos, nos referimos al control interno, como una expresión que se utiliza para describir todas las medidas adoptadas por los propietarios y directores de empresas o por administradores y gerentes, para dirigir y controlar las operaciones de las organizaciones bajo su responsabilidad, con el objeto de proporcionar un grado razonable de confianza en las cifras presentadas en sus estados financieros y evitar perdidas que se originan por negligencia o errores intencionales. Cuando mencionamos en nuestro concepto, sobre las medidas adoptadas, debemos distinguir dos fases, una para los procedimientos y registros que están relacionados con los procesos de decisión, antes de la autorización de las transacciones, la cual denominaremos control administrativo, y otra que sigue despues de esta autorización que designaremos como el control interno contable, que abarcará todos los procedimientos que están relacionados a la confianza en los registro y custodia. Pero ambas, no son excluyentes, porque algunos procedimientos y registros, comprendidos en el control contable podrían, también, estar relacionados con controles administrativos. Por ejemplo, los registros detallados de cuentas por cobrar podrían ser utilizados para el control contable y para tomar decisiones administrativas. ¿Pero cuando estamos ante un sistema de control interno adecuado? debemos incluir por lo menos, los siguientes tres elementos, que no pretendo que sean los únicos, pero en mi opinión, son los más importantes: Nuestro primer elemento, estará representado por la Segregación adecuada de funciones, la cual, la podremos observar al implementar la independencia en las funciones técnicas, comerciales, financieras, producción, operacionales, contables y de seguridad que deberían imperar en una empresa. Sin embargo, con esto no quiero decir que estas funciones, deben coexistir en un ambiente de anarquismo, todo lo contrario, los trabajadores forman parte de un todo y deben trabajar por un fin económico común. ¿Pero cuando identificamos que está ante una adecuada distribución de estas funciones?, a saber, no existe una formula matemática, pero lo podemos verificar cuando estemos en presencia del principio del doble control, en donde una persona por sí sola no cometerá errores u omisiones, sin que otra persona este en su conocimiento. Para ilustrar este principio, a continuación vamos a generalizar un proceso hipotético básico, de entrega de efectivo por concepto de cobranza de clientes, entre un cobrador y un cajero, a fin de que verifiquemos la separación de sus funciones.


COBRADOR CAJERO

CUENTA EL EFECTIVO Y ENTREGA RECIBE EL EFECTIVO, LO CUENTA

EMITE RECIBO MANUAL

RECIBE RECIBO COPIA MANUAL ENTREGA RECIBO COPIA MANUAL

ARCHIVA SU COPIA ARCHIVA SU COPIA

PREPARA CIERRE

NOTIFICA LA COBRANZA EN ADMINISTRACIO

ENVIA A ADMINISTRACIÓN

Como se podrá observar, cada uno tiene una actividad diferente y entre los dos logran un proceso determinado. ¿Pero que sucedería si el cobrador no notifica al Dpto. administración? ,posiblemente el cobrador podría retener la cobranza y hasta realizar una centrífuga para cubrirla. ¿ La causa?, se debería a la capacidad del cajero en ser el responsable de controlar la transacción desde su origen, hasta la entrega al cajero. Con el segundo elemento, nos vamos a referir a las Normas en la ejecución de las funciones, porque las normas no van a indicar las acciones prescritas en las diferentes áreas funcionales en una empresa, y por consiguiente nos permitirán establecer el camino para la evaluación de las responsabilidades de cada trabajador. No obstante estas acciones, para alcanzar su máxima eficiencia deben estar enmarcada como mínimo bajo las siguientes premisas:

• Deben estar por escrito.

• Prever cada acción en forma detallada.

• El trabajador debe estar en conocimiento de estas normas.

• Las acciones no deben ser engorrosas, porque al final, no se cumple.

• Las normas de estar elaboradas de acuerdo a la política de la Gerencia. Sin embargo, con estas premisas solo apuntalamos un norte para su elaboración, por lo cual, para complementar nuestro comentario sobre este elemento deberíamos indagar sobre, ¿cómo evaluar los métodos usados para su elaboración? y ¿cuando son efectivas estas normas?. Con respecto al método empleado entre las más importantes tenemos: el análisis método de trabajo, cronociclograma, análisis ciclográfico, que se dedican a definir la tarea, tiempo y el método del trabajador. Y el método de investigación de Análisis de Puesto, el cual, describe de una forma genérica o analítica sus funciones. Pero estos métodos, que mencionamos anteriormente, debido a lo extenso de los mismos, sería inconveniente abordarlos, quedando por mencionar sobre la efectividad de las normas en una empresa, por lo cual a continuación vamos a evaluar mediante el siguiente cuestionario.


Cuestionario Valor Sí No

Deben estar por escrito Prever cada acción en forma detallada El trabajador debe estar en conocimiento de estas normas Las normas de estar elaboradas de acuerdo a la política de la gerencia Están previstas las técnicas de control Mínima rotación de personal Personal adecuado

10 10 10 10 10 20 30

Con respecto a este cuestionario, podemos observar nuestro tercer elemento, debido a que las normas y la segregación de las funciones, dependen de un Personal adecuado a sus funciones, porque son los ejecutivos, jefes departamentos y otros empleados, que llevan a cabo los procedimientos preestablecidos. Pero ¿cómo contamos con un personal adecuado? Para ello, debemos considerar en su contratación y desarrollo en la empresa como requerimientos mínimos, los siguiente factores:

• Experiencia o entrenamiento en el cargo, porque reduce costo y errores en proceso.

• Remuneración acorde al mercado, porque disminuye la rotación de personal y cumple con las necesidades del trabajador.

• Evaluaciones desempeño, permitirán evaluar la competencia a fin de gratificar o castigar al personal por su labor.

• Seguro fidelidad en caso que administre efectivo y valores, para crear en el trabajador un efecto de mayor responsabilidad por su cargo. porque el seguro implica acciones ante organismos policiales.

• Planes de cursos de mejoramiento profesional, que permitirán una mayor eficiencia y eficacia en el trabajador.


Todos estos factores, en conjunto tienen un valor especial, sobre los otros dos elementos que hemos mencionado, porque la falta de un personal adecuado, puede originar que se presente situaciones en donde varias personas se confabulen, para cometer un hecho ilícito, por lo cual, la segregación y las normas serían insuficientes para evitarlos. Sin embargo aunque tengamos un personal adecuado, no podemos garantizar su integridad moral, por lo que habría considerar la figura jurídica de la sanción, como un factor de prevención externo o interno para fortalecer estos elementos, el cual desarrollemos en el siguiente capitulo

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