Elektronisk saksbehandling i moderne forvaltning – Ole P. Pedersen 6. mai 2004

Full åpenhet på nett

Hvorfor kommunene og det offentlige må skjerpe seg

Elektronisk saksbehandling i moderne forvaltning – Ole P. Pedersen 6. mai 2004

Offentlighet – et verdivalg

• Mot offentlighet• Forvaltningen får

arbeidsro• Kan prøve synspunkter

uten innblanding• Kan skjerme seg mot press

• (Kilde: Gunnar Bodahl-Johansen, IJ 2004)

• For offentlighet• Grunnlag for offentlig

debatt• Kontroll av forvaltningen• Motvirker vilkårlighet• Legitimerer politiske

vedtak• Forvaltningen kan

forsvare seg• Skaper maktbalanse

mellom ”makta” og folket

Elektronisk saksbehandling i moderne forvaltning – Ole P. Pedersen 6. mai 2004

Tilstanden i dag

• Staten: – Lykkelig for alt som kan unndras

• Fylkeskommunen: – Lykkelig for alle som spør

• Kommunen: – Døgnåpne, men lukker ”budsjettorienteringene”

• Personvern:– Hendig unnskyldning for å hindre innsyn

og redusere arbeidsmengden

Elektronisk saksbehandling i moderne forvaltning – Ole P. Pedersen 6. mai 2004

Offentlighetsloven

• Viktigste redskap for allmennheten– Forvaltningsloven, Kommuneloven

• Kan benyttes av alle – ikke bare journalister• Prinsipp: Forvaltningens saksdokumenter er

offentlige så langt det ikke er gjort unntak i lov eller i medhold av lov

• Forvaltningsorganet skal vurdere om dokumentet likevel bør kunne gjøres kjent helt eller delvis, selv om det etter bestemmelser i loven kan unntas fra offentlighet

Elektronisk saksbehandling i moderne forvaltning – Ole P. Pedersen 6. mai 2004

Elektronisk saksbehandling i moderne forvaltning – Ole P. Pedersen 6. mai 2004

Elektronisk saksbehandling i moderne forvaltning – Ole P. Pedersen 6. mai 2004

Offentlighetsloven brytes daglig

• Uriktig journalføring• Dokumenter blir ikke journalført (e-post spesielt)• Dokumenter blir holdt tilbake i sin helhet• Meroffentlighet blir ikke vurdert• Dokumenter blir ikke utlevert i rett tid

• Erstatter e-post en telefonsamtale eller et brev?– Hva er målet ditt: å følge lovens intensjon eller knuge

alt tett inntil brystet?

Elektronisk saksbehandling i moderne forvaltning – Ole P. Pedersen 6. mai 2004

Kommunenes utfordringer

• Søkerlistene til rådmannsstillingene er offentlige– Ikke anledning til å holde tilbake navn– Hva med rådmannens ledergruppe – eller enhetsledere

i tonivåmodellen?

• Når folkevalgte samles, er det et offentlig møte– Ikke anledning til å ha budsjettdrøftinger på kammerset

• Det bør stilles krav til postjournalens kvalitet– En dårlig journal er likelydende med mindre innsyn

• Postjournal og dokumenter må være tilgjengelige på Internett

Elektronisk saksbehandling i moderne forvaltning – Ole P. Pedersen 6. mai 2004

Elektronisk saksbehandling i moderne forvaltning – Ole P. Pedersen 6. mai 2004

Elektronisk saksbehandling i moderne forvaltning – Ole P. Pedersen 6. mai 2004

Elektronisk saksbehandling i moderne forvaltning – Ole P. Pedersen 6. mai 2004

Postlister på nett

• Øker tilgjengeligheten -> økt innsyn -> økt offentlig debatt -> bevaring av demokratiet (ikke bare festtale!)

• Større krav til brukervennlighet i journalen– Søkbar over tid– Dagslistene er gammeldagse

• Dokumentet må følge etter– Offentlige dokumenter må kunne lastes ned uavhengig

av etaten– Noen dokumenter er definitivt offentlige uansett

Elektronisk saksbehandling i moderne forvaltning – Ole P. Pedersen 6. mai 2004

Elektronisk saksbehandling i moderne forvaltning – Ole P. Pedersen 6. mai 2004

Hvorfor alltid datosortert?

• Gammeldags utforming i nytt medium• Søkekriterier viktige for åpenhet:

– Saksnummer– Avsender– Mottaker– Fritekstsøk– Datointervall

Elektronisk saksbehandling i moderne forvaltning – Ole P. Pedersen 6. mai 2004

Elektronisk saksbehandling i moderne forvaltning – Ole P. Pedersen 6. mai 2004

Elektronisk saksbehandling i moderne forvaltning – Ole P. Pedersen 6. mai 2004

Elektronisk saksbehandling i moderne forvaltning – Ole P. Pedersen 6. mai 2004

Postlister mangler

• Trondheim har enkel postliste (med bestillingsskjema)• Oslo, Kristiansand og Bergen mangler postliste på nett• Vanskelig å følge storbyene

Elektronisk saksbehandling i moderne forvaltning – Ole P. Pedersen 6. mai 2004

Elektronisk saksbehandling i moderne forvaltning – Ole P. Pedersen 6. mai 2004

Elektronisk saksbehandling i moderne forvaltning – Ole P. Pedersen 6. mai 2004

Noen skylder på Datatilsynet

”Ifølge Datatilsynets regler er det kun postlister for de siste 3 månedene som er tilgjengelige”

Elektronisk saksbehandling i moderne forvaltning – Ole P. Pedersen 6. mai 2004

...som selv ikke liker innsyn?

• ”Datatilsynet finner det lite heldig når man nå i forslag til ny offentlighetslov synes å åpne for denne typen krav om innsyn”.

• Datatilsynets høringsuttalelse om Offentlighetslovutvalgets syn om at man skal kunne kreve innsyn i fortløpende e-postbehandling.

• ”Datatilsynet er imidlertid sterkt kritisk til forslaget om å innføre en plikt for de organer som fører elektronisk postjournal til å legge denne ut på Internett. ”

• Datatilsynets høringsuttalelse om forslaget om at etater som faktisk har en elektronisk journal i dag, skal gjøre denne tilgjengelig på Internett.

• Datatilsynets uttalelse: www.datatilsynet.no/dtweb/art_1524.html• Offentlighetslovutvalgets innstilling: odin.dep.no

/justisdepartementet/publikasjoner/utredninger

Elektronisk saksbehandling i moderne forvaltning – Ole P. Pedersen 6. mai 2004

Personvern – en unnskyldning

• KRD: 444 dokumenter unndratt offentlighet i 2003 p.g.a Offentlighetslovens 5a (taushetsplikt)– Hvem vernes? Asylsøkeren eller KRD?

• Åpenhet er også personvern– Offentlighet kan beskytte mot overgrep fra det

offentlige (barnevern, asylsøkere, mottakere av offentlig støtte)

– Offentlighet sikrer kunnskap om saksbehandling = vern av rettigheter for andre i samme situasjon

– Offentlighet og personvern kan ivaretas samtidig– Personvern kan ikke stoppe offentliggjøring av resten

av dokumentet (Off.lov. 5a, 2.l.)|

Elektronisk saksbehandling i moderne forvaltning – Ole P. Pedersen 6. mai 2004

Elektronisk saksbehandling i moderne forvaltning – Ole P. Pedersen 6. mai 2004

Å kontakte det offentlige er en offentlig handling

• Det er ikke bare din sak at du skriver til kommunen

• Kommunen kan holde tilbake opplysninger og likevel etterleve offentlighetsprinsippet

• Meningsløst å si nei til journaler og dokumenter via Internett

• Mye viktigere å få det offentlige til å etterleve Offentlighetsloven korrekt

• Krever mer av journalføringen

Elektronisk saksbehandling i moderne forvaltning – Ole P. Pedersen 6. mai 2004

Den perfekte journal

• Søkbar i alle felt• Fritekstsøk i alle offentlige dokumenter• De dokumenter som åpenbart er offentlige, er

tilgjengelige elektronisk • Dokumenter der innsyn må vurderes i hvert

enkelt tilfelle, kan bestilles og mottas elektronisk. Hemmelige opplysninger sladdes uten at dokumentet unntas

• Du kan få automatisk tilsendt nye dokumenter i saken via e-post

Elektronisk saksbehandling i moderne forvaltning – Ole P. Pedersen 6. mai 2004

Elektronisk saksbehandling i moderne forvaltning – Ole P. Pedersen 6. mai 2004

Elektronisk saksbehandling i moderne forvaltning – Ole P. Pedersen 6. mai 2004

Elektronisk saksbehandling i moderne forvaltning – Ole P. Pedersen 6. mai 2004

Åpenhet trengs...

Elektronisk saksbehandling i moderne forvaltning – Ole P. Pedersen 6. mai 2004

Takk for oppmerksomheten

Oppdaterte lysark finnes på www.olepetter.net