Elektronisk saksbehandling i moderne forvaltning – Ole P. Pedersen 6. mai 2004
Full åpenhet på nett
Hvorfor kommunene og det offentlige må skjerpe seg
Elektronisk saksbehandling i moderne forvaltning – Ole P. Pedersen 6. mai 2004
Offentlighet – et verdivalg
• Mot offentlighet• Forvaltningen får
arbeidsro• Kan prøve synspunkter
uten innblanding• Kan skjerme seg mot press
• (Kilde: Gunnar Bodahl-Johansen, IJ 2004)
• For offentlighet• Grunnlag for offentlig
debatt• Kontroll av forvaltningen• Motvirker vilkårlighet• Legitimerer politiske
vedtak• Forvaltningen kan
forsvare seg• Skaper maktbalanse
mellom ”makta” og folket
Elektronisk saksbehandling i moderne forvaltning – Ole P. Pedersen 6. mai 2004
Tilstanden i dag
• Staten: – Lykkelig for alt som kan unndras
• Fylkeskommunen: – Lykkelig for alle som spør
• Kommunen: – Døgnåpne, men lukker ”budsjettorienteringene”
• Personvern:– Hendig unnskyldning for å hindre innsyn
og redusere arbeidsmengden
Elektronisk saksbehandling i moderne forvaltning – Ole P. Pedersen 6. mai 2004
Offentlighetsloven
• Viktigste redskap for allmennheten– Forvaltningsloven, Kommuneloven
• Kan benyttes av alle – ikke bare journalister• Prinsipp: Forvaltningens saksdokumenter er
offentlige så langt det ikke er gjort unntak i lov eller i medhold av lov
• Forvaltningsorganet skal vurdere om dokumentet likevel bør kunne gjøres kjent helt eller delvis, selv om det etter bestemmelser i loven kan unntas fra offentlighet
Elektronisk saksbehandling i moderne forvaltning – Ole P. Pedersen 6. mai 2004
Elektronisk saksbehandling i moderne forvaltning – Ole P. Pedersen 6. mai 2004
Offentlighetsloven brytes daglig
• Uriktig journalføring• Dokumenter blir ikke journalført (e-post spesielt)• Dokumenter blir holdt tilbake i sin helhet• Meroffentlighet blir ikke vurdert• Dokumenter blir ikke utlevert i rett tid
• Erstatter e-post en telefonsamtale eller et brev?– Hva er målet ditt: å følge lovens intensjon eller knuge
alt tett inntil brystet?
Elektronisk saksbehandling i moderne forvaltning – Ole P. Pedersen 6. mai 2004
Kommunenes utfordringer
• Søkerlistene til rådmannsstillingene er offentlige– Ikke anledning til å holde tilbake navn– Hva med rådmannens ledergruppe – eller enhetsledere
i tonivåmodellen?
• Når folkevalgte samles, er det et offentlig møte– Ikke anledning til å ha budsjettdrøftinger på kammerset
• Det bør stilles krav til postjournalens kvalitet– En dårlig journal er likelydende med mindre innsyn
• Postjournal og dokumenter må være tilgjengelige på Internett
Elektronisk saksbehandling i moderne forvaltning – Ole P. Pedersen 6. mai 2004
Postlister på nett
• Øker tilgjengeligheten -> økt innsyn -> økt offentlig debatt -> bevaring av demokratiet (ikke bare festtale!)
• Større krav til brukervennlighet i journalen– Søkbar over tid– Dagslistene er gammeldagse
• Dokumentet må følge etter– Offentlige dokumenter må kunne lastes ned uavhengig
av etaten– Noen dokumenter er definitivt offentlige uansett
Elektronisk saksbehandling i moderne forvaltning – Ole P. Pedersen 6. mai 2004
Elektronisk saksbehandling i moderne forvaltning – Ole P. Pedersen 6. mai 2004
Hvorfor alltid datosortert?
• Gammeldags utforming i nytt medium• Søkekriterier viktige for åpenhet:
– Saksnummer– Avsender– Mottaker– Fritekstsøk– Datointervall
Elektronisk saksbehandling i moderne forvaltning – Ole P. Pedersen 6. mai 2004
Elektronisk saksbehandling i moderne forvaltning – Ole P. Pedersen 6. mai 2004
Elektronisk saksbehandling i moderne forvaltning – Ole P. Pedersen 6. mai 2004
Elektronisk saksbehandling i moderne forvaltning – Ole P. Pedersen 6. mai 2004
Postlister mangler
• Trondheim har enkel postliste (med bestillingsskjema)• Oslo, Kristiansand og Bergen mangler postliste på nett• Vanskelig å følge storbyene
Elektronisk saksbehandling i moderne forvaltning – Ole P. Pedersen 6. mai 2004
Elektronisk saksbehandling i moderne forvaltning – Ole P. Pedersen 6. mai 2004
Noen skylder på Datatilsynet
”Ifølge Datatilsynets regler er det kun postlister for de siste 3 månedene som er tilgjengelige”
Elektronisk saksbehandling i moderne forvaltning – Ole P. Pedersen 6. mai 2004
...som selv ikke liker innsyn?
• ”Datatilsynet finner det lite heldig når man nå i forslag til ny offentlighetslov synes å åpne for denne typen krav om innsyn”.
• Datatilsynets høringsuttalelse om Offentlighetslovutvalgets syn om at man skal kunne kreve innsyn i fortløpende e-postbehandling.
• ”Datatilsynet er imidlertid sterkt kritisk til forslaget om å innføre en plikt for de organer som fører elektronisk postjournal til å legge denne ut på Internett. ”
• Datatilsynets høringsuttalelse om forslaget om at etater som faktisk har en elektronisk journal i dag, skal gjøre denne tilgjengelig på Internett.
• Datatilsynets uttalelse: www.datatilsynet.no/dtweb/art_1524.html• Offentlighetslovutvalgets innstilling: odin.dep.no
/justisdepartementet/publikasjoner/utredninger
Elektronisk saksbehandling i moderne forvaltning – Ole P. Pedersen 6. mai 2004
Personvern – en unnskyldning
• KRD: 444 dokumenter unndratt offentlighet i 2003 p.g.a Offentlighetslovens 5a (taushetsplikt)– Hvem vernes? Asylsøkeren eller KRD?
• Åpenhet er også personvern– Offentlighet kan beskytte mot overgrep fra det
offentlige (barnevern, asylsøkere, mottakere av offentlig støtte)
– Offentlighet sikrer kunnskap om saksbehandling = vern av rettigheter for andre i samme situasjon
– Offentlighet og personvern kan ivaretas samtidig– Personvern kan ikke stoppe offentliggjøring av resten
av dokumentet (Off.lov. 5a, 2.l.)|
Elektronisk saksbehandling i moderne forvaltning – Ole P. Pedersen 6. mai 2004
Å kontakte det offentlige er en offentlig handling
• Det er ikke bare din sak at du skriver til kommunen
• Kommunen kan holde tilbake opplysninger og likevel etterleve offentlighetsprinsippet
• Meningsløst å si nei til journaler og dokumenter via Internett
• Mye viktigere å få det offentlige til å etterleve Offentlighetsloven korrekt
• Krever mer av journalføringen
Elektronisk saksbehandling i moderne forvaltning – Ole P. Pedersen 6. mai 2004
Den perfekte journal
• Søkbar i alle felt• Fritekstsøk i alle offentlige dokumenter• De dokumenter som åpenbart er offentlige, er
tilgjengelige elektronisk • Dokumenter der innsyn må vurderes i hvert
enkelt tilfelle, kan bestilles og mottas elektronisk. Hemmelige opplysninger sladdes uten at dokumentet unntas
• Du kan få automatisk tilsendt nye dokumenter i saken via e-post
Recommended