Garanta a confiança no projeto

O pessoal da década de 80 ligou… … E eles não querem de volta as ferramentas corporativas de gerenciamento de projetos e portfólios (PPM).Se seu PMO (Project Management Office - Escritório de Gerenciamento de Projetos) ainda contar com processos e sistemas iguais ou parecidos com aqueles usados na época em que a cor neon e o corte mullet eram tendências, ele nunca conseguirá acompanhar as demandas nem as mudanças de tecnologia do mercado atual. As programações de implantação de seis meses e os modelos de comando e controle dos últimos anos estão sendo substituídos por métodos de entrega contínua e metodologias como ágil e lean — tudo com o objetivo de aumentar o compromisso com o cliente.

Startups centradas em aplicativos e concorrentes, prontas para causar uma disrupção em seu setor, se apressam para proporcionar experiências melhores e aprimorar as ofertas. Nessa corrida para satisfazer os clientes, o tempo de entrada no mercado é crucial. Os ciclos de vida de software estão cada vez mais curtos e os PMOs do mundo inteiro são pressionados para:

• Oferecer suporte ao desenvolvimento rápido e iterativo necessário para o crescimento e o sucesso do negócio no futuro.

• Substituir os sistemas herdados que transformam tarefas como a coleta de dados e a resolução de problemas em um pesadelo operacional.

• Implementar e aprimorar ferramentas de geração de relatórios, análise e painel, bem como planejamento de recursos, previsão, gerenciamento de portfólio e processos de governança.

• Mudar de uma abordagem de comando e controle para outra que promova os relacionamentos e a colaboração.

dos executivos de linha de negócios se sentem pressionados a lançar novos aplicativos mais rapidamente, citando "demanda dos clientes" e "ações competitivas" como seus dois principais direcionadores.1

94%1 CA e Vanson Bourne, Pesquisa sobre a economia dos aplicativos, 2014.

Então, como as organizações estão se adaptando a essa nova ordem mundial? Como todas essas mudanças impactam o investimento que elas fizeram em suas soluções atuais de PPM? Decidimos descobrir.

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Reavaliamos como os projetos são realizados na economia dos aplicativos

Analisamos a fundo como as empresas lidam com a natureza diária do trabalho de gerenciamento de projetos, programas e portfólios. Para ter uma noção mais clara, utilizamos a pesquisa etnográfica, uma técnica usada para entrevistar e observar os usuários em seus ambientes de trabalho. Em vez de fazer perguntas formais de pesquisa, incentivamos os entrevistados a contar histórias sobre suas experiências, o que nos permitiu obter informações que vão além dos padrões de trabalho genéricos, descobrir suas motivações subjacentes e identificar pontos problemáticos específicos.

Conversamos e visitamos mais de 150 profissionais de gerenciamento de projetos de uma grande variedade de organizações para conhecer o local de trabalho deles. Todos eles, incluindo de gerentes de portfólios, programas, projetos, recursos e finanças até integrantes da equipe, analistas de dados, proprietários de processo e administradores, foram entrevistados para que pudéssemos entender melhor seus comportamentos, objetivos e critérios de sucesso. Apenas ouvimos e evitamos dar nossas opiniões.

Veja o que descobrimos…

é o estudo sistemático de pessoas e culturas.

Integrantes da equipe acham que realizar algumas tarefas é equiva-lente a fazer a declaração do imposto de renda As equipes do projeto acham que as tarefas diárias ou semanais de coleta de entradas de tempo e status são parecidas com a declaração do imposto de renda — uma atividade chata. Mas como essas tarefas são obrigatórias, as equipes as realizam a contragosto. Em vez de acompanhar o tempo real que foi necessário, porém, elas registram palpites ou o que for compulsório na ferramenta de gerenciamento de trabalho da empresa apenas para eliminar essa tarefa da lista de afazeres. Elas fazem isso até que a atividade de registrar o tempo se torne cansativa e, francamente, irritante.

O resultado é o princípio "entra lixo, sai lixo", em que o processo insatisfatório de contabilidade de projetos se transforma em horas extras desnecessárias, programações atrasadas, estimativas incorretas e até mesmo projetos cancelados.

Mike é um bom exemplo, já que é um integrante animado que gosta de enfrentar desafios aprendendo constantemente e realizando várias tarefas ao mesmo tempo. Às vezes, ele fica frustrado com os requisitos de dados e processos que atrasam o trabalho ou não fazem sentido. A prioridade dele é fazer o trabalho do dia a dia, por isso, ele cumpre as obrigações da melhor maneira possível e se concentra em realizar as atividades pelas quais é responsável nos respectivos prazos. "Gostaria que meus gerentes não me obrigassem a lidar com o tempo como se eu fosse um contador… se eu só fizesse esse tipo de tarefa, não conseguiria concluir meu trabalho", disse Mike.

O problema é que os funcionários, como Mike, têm aversão aos relatórios de status e registro de tempo porque essas são etapas extras de um dia de trabalho que já é atarefado, além de serem difíceis de acessar ou integrar à rotina diária. Além disso, eles não sabem qual é o propósito desses registros. É como se alguém estivesse vigiando todos os movimentos deles. Eles não entendem como essas informações ajudam os gerentes a conciliar as várias demandas de projeto, cobrar taxas rentáveis, fazer previsões precisas e garantir que todos os integrantes da equipe tenham cargas de trabalho balanceadas.

das empresas citam as estimativas imprecisas de tempo de tarefa como a principal causa das falhas de projeto.228%

2 8th Global Project Management Survey do Pulse of the Profession do PMI, 2016. 4

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A conveniência é essencial A verdade é que suas equipes representam a maior população diária de usuários do software de PPM, mas elas são as menos beneficiadas. Elas se sentem pressionadas pela responsabilidade de usar ferramentas complexas de controle de status e tempo como uma forma de prestação de contas individual. Além disso, não percebem o impacto desses registros no trabalho diário e muito menos no projeto ou na empresa como um todo.

O CA Project & Portfolio Management (CA PPM) foi reformulado para permitir que os integrantes da equipe entendam o resultado dessa contribuição. Para eles e todos os outros envolvidos em projetos importantes, a conveniência é essencial. Então, projetamos uma interface de planilha de horas elegante e intuitiva que facilita o trabalho de registrar o tempo, adicionar observações e acompanhar quais planilhas de horas forram aprovadas e quais ainda estão pendentes. Da mesma forma, aprimoramos a experiência do usuário para gerentes de projetos, para que eles tenham acesso mais fácil às pessoas e mais capacidade de manter os projetos no prazo até a conclusão.

Nosso objetivo é oferecer aos gerentes uma maneira simples de se conectar com as equipes para as quais eles oferecem suporte, para que todos continuem comprometidos e satisfeitos ao longo do projeto. O objetivo do CA PPM é ser uma extensão natural e intuitiva do próprio trabalho para os funcionários, que registram o tempo, até as partes interessadas, que precisam continuar informadas. O CA PPM:

• Permite que as equipes se sintam mais confiantes.

• Promove conversas sobre conformidade.

• Oferece controle sobre a maneira como as informações são compartilhadas.

Gerentes de projetos precisam lidar com relacionamentos, mas suas ferramentas

não atendem a essa necessidade Os PMs (Project Managers - Gerentes de Projetos) se comunicam constantemente com os integrantes da equipe, as principais partes interessadas e os clientes para manter os recursos no caminho certo e os projetos em execução de acordo com o prazo e o orçamento. Para isso, além de trabalhar com emails, teleconferências e reuniões, eles usam ferramentas de colaboração ad-hoc, como Skype e Google Docs. O problema é que todos esses canais estão criando um pesadelo contextual em que nada é controlado ou integrado ao projeto real. Então, os gerentes acabam gastando muito tempo apenas para buscar as informações necessárias para fazer o trabalho.

Esse cenário é muito familiar para a PM Nicole, que se orgulha de conseguir gerenciar vários projetos simultaneamente. Ela usa as habilidades que desenvolveu com o voluntariado para inspirar suas equipes, o que resultou em uma comunicação mais aberta e frequente.

Embora os integrantes tenham melhorado, ela ainda precisa lembrá-los de que gostaria de ser informada sobre o status das tarefas e o tempo necessário para a conclusão. Nicole explicou: "Não espero que minha equipe acompanhe todos os detalhes, mas preciso saber que estamos progredindo".

Assim como Nicole, os gerentes de projetos precisam lidar com relacionamentos e trabalhar com pessoas de todos os níveis para encontrar a melhor maneira de concluir os projetos em tempo hábil. Eles precisam de ferramentas que facilitem a colaboração, mas que também ofereçam suporte à dinâmica da equipe e possam ser integradas aos processos de trabalho. As informações não podem ficar escondidas em bate-papos em silos e planilhas; elas precisam ficar acessíveis em uma exibição unificada.

3 Mulcahy, Rita, PMP Exam Prep, Eighth Edition Study Guide, pág. 364. 6

Os gerentes de projetos passam até 90% do tempo se comunicando.3

90%

Envolva a equipe (não a planilha de horas)

Diferentes ferramentas podem fornecer uma solução de colaboração em curto prazo, mas no fim das contas, elas obrigam os PMs a perseguir os integrantes da equipe para encontrar respostas, documentos, decisões, status, etc. Muitas vezes, isso gera um conflito interno, algo que os gerentes de projetos tentam evitar. Eles querem que suas equipes fiquem contentes e sejam produtivas, além de responsáveis pelo próprio trabalho.

Ao conceituar o futuro do CA PPM, queríamos oferecer uma opção melhor — para que as equipes possam se conectar e se comunicar abertamente ao longo do projeto. Essa colaboração resulta em um projeto mais social, no qual as equipes trabalham juntas com mais liberdade e "autocorreção", quando necessário. Os integrantes da equipe não precisam mais contar com ferramentas de colaboração desconexas e podem usar uma solução que aproveita o poder coletivo para gerar resultados bem-sucedidos.

A CA Technologies está desenvolvendo a próxima geração do CA PPM com os PMs em mente, permitindo que eles:

• Desenvolvam a confiança nas equipes.• Compartilhem conhecimentos e atualizações.• Possam se aproximar mais das pessoas.• Envolvam a equipe (não a planilha de horas).

• Ofereçam suporte à responsabilização pelo projeto em cada equipe.

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Os PMOs têm muitos dados e poucas percepções

As empresas que buscam mais eficiência e um monitoramento de projetos mais aprofundado estão abrindo cada vez mais PMOs. Para que esses PMOs sejam úteis, porém, eles precisam ter acesso a dados precisos que possam ser usados para tomar decisões de negócios melhores. Mas, como já discutimos, a maioria dos integrantes da equipe faz registros falsos de status e tempo. Além disso, grande parte das informações não entra nos relatórios porque foi compartilhada em discussões ao vivo, emails e documentos online.

A solução temporária para muitos PMOs, como o dessa empresa de exemplo, tem sido exportar os dados de projeto para Excel ou PowerPoint

porque isso facilita o envio de mensagens e a manipulação desses dados. Embora essas sejam ferramentas familiares, elas não foram projetadas para a colaboração em equipe ou a comunicação com a liderança sênior, nem para uma série de outras atividades de trabalho. "Essas várias planilhas e apresentações fornecem ótimos dados, mas informações inúteis", disse um executivo.

O problema não é a falta de dados. Em vez disso, é uma questão de reunir dados confiáveis de forma coesa em um conjunto que permita a pesquisa ou em um sistema que envie percepções, métricas e notificações.

Percepções são descentralizadas e difíceis de consumir.

72% dos líderes de negócios não estão satisfeitos com o tempo necessário para obter percepções a partir dos dados4.

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4 Wilson, Stuart, The Problem with Data Analytics and what 2015 Holds, ITProPortal, 3 de janeiro de 2015.

Deixe que os dados contem a história Com base em nossa pesquisa, descobrimos que os usuários de PPM querem um sistema que possa ajudá-los a aprender e melhorar a entrega de projetos, ao passo que os gerentes exigem percepções que indiquem que eles estão tomando as decisões corretas e têm a estratégia de investimento certa. Para oferecer suporte a esse objetivo, a precisão dos dados e a acessibilidade a esses dados são essenciais. Geralmente, os usuários não querem ficar limitados ao Excel®, vasculhando os dados para gerar percepções. Quando ocorre alguma imprecisão, ela geralmente é causada por atualizações incorretas de status ou tempo, gerando desconfiança que faz com que os gerentes questionem a validade dos dados que recebem.

Voltar a garantir a confiança dos dados é um objetivo primordial do CA PPM. Usando essa solução, os gerentes poderão obter respostas precisas, pois sabem que as equipes estão comprometidas e registram os dados corretamente em uma ferramenta com recursos projetados para capturar perspectivas no ponto certo do processo. Quanto mais a solução é usada, mais precisas se tornam as informações, reduzindo as ferramentas necessárias e o tempo para buscar informações. O objetivo do CA PPM é agir como um GPS, fornecendo notificações inteligentes que ajudarão a orientar os PMOs para evitar problemas na estrada.

Os PMOs vão obter dados que contam uma história precisa e confiável, que serve de base para suas decisões. Com a ajuda do CA PPM, as equipes poderão:• Reduzir a dependência do Excel para as tarefas básicas.• Executar análise avançada com outras ferramentas de business intelligence.• Gerar relatórios de exceções e alertas.

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Nossa pesquisa indicou que, quando se trata de gerenciamento de projetos, a maioria das organizações dá mais prioridade para as práticas do que para as pessoas. Elas destacam demais os fatores racionais, como processos, diretivas ou procedimentos, e desvalorizam os motivadores emocionais, como o comprometimento da equipe — o verdadeiro ponto crucial da excelência da entrega de projetos. Embora o controle de qualidade, o orçamento, as programações e a análise de caminho crítico continuem em foco, os fatores humanos, emocionais e sociais — os esforços de gerenciamento de projetos menos tangíveis — deverão ser valorizados de forma equivalente.

Por mais incrível que possa parecer, mesmo com todos os avanços em comunicação e tecnologia da informação, as ferramentas de PPM ainda oferecem suporte a uma estrutura tradicional de gerenciamento de projetos, em vez de oferecer serviços que promovem o comprometimento da equipe. O resultado é que muitas ferramentas de PPM agem de forma semelhante às ferramentas lançadas nas últimas décadas, embora a cultura e as conexões tenham mudado.

Um gerenciamento insatisfatório combinado com ferramentas ruins culmina em um ponto crucial em que os projetos ficam comprimidos entre métodos híbridos, que são uma mistura da metodologia ágil e tradicional.

Chegando a um consenso sobre as nossas conclusões

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Garanta a confiança no projeto Com os resultados do nosso estudo, estamos comprometidos em garantir a confiança no projeto. Nossos usuários exigem uma ferramenta que seja conveniente e mantenha todos informados e conectados com facilidade, além de simplificar a colaboração ao longo do projeto.

Eles querem um sistema de gerenciamento de projetos que envolva a equipe e se torne uma extensão intuitiva e natural do próprio trabalho. Os gerentes não querem ter surpresas e desejam ter dados que contem uma história precisa e que sejam confiáveis para tomar boas decisões

de negócios.

Então, estamos desenvolvendo a próxima geração do CA PPM de acordo com essas necessidades.

A conveniência é essencialPoder por meio da simplicidade para o usuário

Envolva a equipe (não a planilha de horas)

Sucesso por meio da colaboração em equipe

Deixe que os dados contem a históriaPercepção por meio de dados precisos

• Captura em tempo real de status e tempo• Confirmação de status, projetos e conversas• Controle de tempo no ambiente social

• Compartilhamento de conhecimentos e habilidades• Conscientização e transparência sobre o projeto• Experiência do usuário personalizada

• Pesquisa inteligente para encontrar tudo• Acompanhamento, exibição e avaliação de dados• Percepções sobre a integridade do projeto

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Saiba mais sobre o CA PPM

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A CA Technologies (NASDAQ: CA) cria software que acelera a transformação das empresas e permite que elas aproveitem as oportunidades da economia dos aplicativos. O software está no cerne de todas as empresas, em todos os setores. Do planejamento ao desenvolvimento e do gerenciamento à segurança, a CA está trabalhando com empresas de todo o mundo para mudar a maneira como vivemos, fazemos negócios e nos comunicamos – usando dispositivos móveis, as nuvens privada e pública e os ambientes distribuídos e de mainframe. Obtenha mais informações em ca.com/br.

Quando projetamos um software, não vemos os recursos — vemos as pessoas que usam o nosso software. Nossa metodologia sempre se baseou na pesquisa. A aplicação da nossa solução no mundo real e as demandas em constante evolução nos ajudam a proporcionar uma experiência de usuário

incrível que envolve as equipes em todos os níveis e permite que resultados de projetos bem-sucedidos sejam obtidos agora e no futuro.