Gerencia de Administración Y Finanzas · Internacionales con Contratos De Servicio de la Empresa C.V.G ... Describir el procedimiento de cuentas por pagar desde la llegada de las

Gerencia de Administración Y Finanzas

Universidad Nacional Experimental de Guayana Vicerrectorado Académico

Proyecto de Carrera Administración de Empresas Coordinación General de Pregrado

Coordinación de Pasantías

Análisis de las cuentas por pagar a Proveedores Internacionales en la Empresa C.V.G Ferrominera Orinoco C.A ubicada en Puerto Ordaz,

Estado Bolívar.

Realizado por:

Tcnlogo. Daniela Salazar

C.I 15.853.203

Puerto Ordaz, Julio 2011


ii

Universidad Nacional Experimental de Guayana Vicerrectorado Académico

Proyecto de Administración de Empresa

Coordinación General de Pregrado

Coordinación de Pasantías

TRABAJO ESPECIAL DE GRADO PRESENTADO COMO REQUISITO PARA OPTAR AL TÍTULO DE LICENCIADA EN CONTADURIA PÚBLICA.

TUTOR INDUSTRIAL TUTOR ACADÉMICO


iii

APROBACIÓN TUTOR INDUSTRIAL

Señores:

MIEMBROS DE LA COMISIÓN

DE TRABAJOS DE GRADO

UNEG

Quien suscribe, lic. Mirla González, portadora de la cédula de Identidad N° V-

11.510.928 ante usted respetuosamente acudo a mi condición de Tutor

Industrial, escogida para examinar el Trabajo de Grado: “Análisis de las Cuentas Por Pagar, en la Sección Análisis de Cuentas a Proveedores Internacionales con Contratos De Servicio de la Empresa C.V.G Ferrominera Orinoco, C.A” el cual ha sido elaborado por el T.S.U. Daniela

del Valle Salazar Rodríguez, Cédula de Identidad N° 15.853.203, en

consecuencia, certifico que el mismo reúne los requisitos y méritos

suficientes para ser sometido a las evaluaciones respectivas.

Sin otro particular.

____________________

Lcda. Mirla González

Tutor Industrial


iv

DEDICATORIA

A mi Dios todopoderoso y a mi Virgencita del Valle, quienes me dieron la

fe, la fortaleza, la salud y la esperanza para terminar este trabajo.

A mi madre, Mary Rodríguez, quien me brindó su amor, su cariño, su

estimulo y su apoyo constante e incondicional en todo momento. Su

comprensión y espera fueron fundamentales para lograr esta meta y

evidencia su gran amor. Mi triunfo es tuyo mama ¡Lo logramos!

A mi querida abuela, Marcelina Rodríguez quien cuido de mi siempre y

estuvo en todo momento apoyándome con su presencia y sus comiditas

calientes, sin ti no hubiese podido hacer realidad este sueño. Mi triunfo es

tuyo abuela bella.

A mi padre, Miguel Rodríguez (QEPD) quien siempre me motivó a seguir

adelante y a quien prometí que terminaría mis estudios. Promesa cumplida.

A mis tíos, primos, sobrinos, quienes también me apoyaron y estuvieron a

mi lado en todo momento.

A los que nunca dudaron que lograría este triunfo: A mi gran amiga

Nathaly Hernández, Enrique Osorio, Carlos Rodríguez y a mi bello amor

Wolfang Reyes.

Y no me puedo ir sin antes decirles, que sin ustedes a mi lado no lo

hubiera logrado, tantas desveladas sirvieron de algo y aquí esta el fruto. Les

agradezco a todos ustedes con toda mi alma el haber llegado a mi vida y

compartir momentos agradables y tristes, pero esos momentos son los que

nos hacen crecer y valorar a las personas que nos rodean.


v

AGRADECIMIENTO

La presente Tesis es un esfuerzo en el cual, directa o indirectamente,

participaron varias personas leyendo, opinando, corrigiendo, teniéndome

paciencia, dando animo, acompañándome en los momentos de crisis y en los

momentos de felicidad.

A la Profesora Mari Muñoz por haber aceptado ser mi tutora académica y

brindarme todas las herramientas necesarias para la elaboración de mi

trabajo. Gracias por su paciencia, tolerancia y disponibilidad para siempre

atenderme y aclarar mis dudas.

Agradezco a la lic. Mirla Gonzáles por ser mi tutora industrial y por su

apoyo. A Solanda Kleyser, Josnel Esis, Arlis Torres y Enrique Osorio por su

apoyo a la hora de realizar mis pasantias, gracias por sus consejos, por su

paciencia y por todos sus comentarios en el proceso de elaboración de mi

trabajo de grado.

Gracias también a mi gran compañera de clases y amiga Misela

Hernandez que me apoyo en los momentos mas difíciles y débiles de mi

carrera.

A la lic. Meleide Torres por su inmensa ayuda en la elaboración de mi

trabajo de grado, sin tu ayuda no hubiese terminando a tiempo y con los

resultados deseados.

Gracias a todos


vi

INDICE

Pág.

Introducción 1

CAPITULO I.

EL PROBLEMA

3

Planteamiento del Problema 3

Objetivo General 7

Objetivos Específicos 7

Justificación 7

Importancia 8

Alcance 8

CAPITULO II.

MARCO TEÓRICO

10

Antecedentes de la Investigación 10

CVG Ferrominera Orinoco C.A

Reseña histórica de la empresa

11

Bases Teóricas 24

Bases Legales 37

CAPITULO III

MARCO METODOLÓGICO

43

Diseño de Investigación 44

Área Objeto de Estudio 46

Técnica de Recolección de Datos 47

Observación directa 48


vii

Observación directa Participante 48

Entrevista no Estructurada 48

Revisión Documental 48

Población y Muestra 49

Población 49

Muestra 49

CAPITULO IV

Resultados 50

Diagnosticar la situación actual de los procedimientos

aplicados sobre las cuentas por pagar de CVG Ferrominera

Orinoco, C.A a los proveedores internacionales.

53

Describir el procedimiento de cuentas por pagar desde la

llegada de las facturas por parte del proveedor hasta el

momento de su cancelación

54

Revisión del vencimiento de las cuentas por pagar de

Proveedores Internacionales en el primer semestre del año

2.011.

65

Plantear mejora para el proceso de cuentas por pagar con

contratos a Proveedores Internacionales

68

CONCLUSIONES 70

RECOMENDACIONES 72

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS 74

ANEXOS 77


viii

INDICE DE FIGURAS

Pág.

Ubicación Geográfica de Ferrominera Orinoco, C.A 14

Política integral de sistema de gestión de la empresa

Ferrominera Orinoco, C.A 20

Estructura Organizativa de la empresa 21

Estructura Organizativa de la Gerencia de Administración

y Finanzas

22

Organigrama del departamento Cuentas por Pagar 24


1

Introducción

Las cuentas por pagar ejercen gran importancia en el funcionamiento de

las organizaciones ya que incrementan la productividad y agiliza diferentes

procesos donde se requiere de servicios para producir determinado producto

o bien que preste la organización.

Cuando las cuentas por pagar se llevan de una manera adecuada se

transforman en un instrumento de productividad para el logro de la Misión de

la organización como de los objetivos planteados tanto a corto como a largo

plazo.

C.V.G. FERROMINERA ORINOCO, CA es una empresa del Estado

Venezolano, cuya misión es extraer, beneficiar, transformar y comercializar

mineral de hierro y derivados con productividad, calidad y sustentabilidad.

Para el cumplimiento de esta misión es necesaria la inversión de Insumos y

Suministros para esto se realizan compras a nivel nacional e internacional de

manera de abastecer las necesidades presentadas por la empresa.

En la siguiente investigación se realizara un Análisis de las Cuentas por

Pagar de proveedores internacionales en la sección de Análisis de Pago en

la empresa C.V.G. FERROMINERA ORINOCO, CA, y tiene como principal

objetivo el estudio del tratamiento que se le otorga a todas las cuentas por

pagar adeudados a proveedores internacionales, y cuáles son las fallas en el

proceso de pago y posibles soluciones y recomendaciones y de esta manera

este estudio pueda servir de aporte para mejorar la ejecución de este

proceso.

Para lograr este propósito, la investigación se ha enmarcado en una

estructura de proyecto de investigación, el cual está estructurado en cuatro

(4) capítulos cuyo contenido se describe a continuación:


2

El Capítulo I, se describe el planteamiento del problema de la situación

investigada, se define el objetivo general y los objetivos específicos que se

alcanzaron en el trabajo, seguido de la justificación, importancia y alcance de

la investigación allí se plasmaron las ideas del desarrollo de la investigación y

la solución de los problemas prácticos en la especialidad, proyectando los

beneficios y ventajas para dicho problema.

Posteriormente el Capítulo II, comprende los antecedentes de la

investigación, consistió en la revisión de trabajos realizados sobre el

problema en estudio y de la realidad contextual que se ubica, la reseña

histórica de la organización, en las bases teóricas se podrá encontrar una

serie de conceptos y descripciones acerca de las cuentas por pagar

destacando los principales elementos aplicables al trabajo.

El Capítulo III, se refiere al marco metodológico; integrado por: Diseño de

la investigación, tipo de investigación, población y muestra, técnicas de

recolección de datos.

El Capítulo IV, presentación y análisis de los resultados, en este Capítulo

se expone los resultados que se obtuvieron en la investigación.

Conclusiones y Recomendaciones, en esta sección se resumen los

aportes más relevantes de la investigación y se presenta las

recomendaciones en consecuencia del estudio realizado.


3

Capítulo I

El Problema

Planteamiento del problema

Desde muchos años, hasta la actualidad en diferentes países del mundo,

tanto personas naturales como jurídicas, manejan transacciones deudoras

como acreedoras para poder funcionar, crecer y desenvolverse y así lograr el

cumplimiento de metas planteadas. Estas son de gran relevancia e

importancia para la figura del deudor como la del acreedor, para el deudor

contempla el asumir una deuda y compromiso que puede ser adquirido a

largo o corto plazo y para el acreedor implica suministrar un servicio o un

producto, en la actualidad es necesario que todas estas transacciones estén

debidamente registradas contablemente.

En el presente, Venezuela es regida por un ente recaudador denominado

Servicio Nacional integrado de administración Aduanera y Tributaria

(SENIAT) adscrito al Ministerio del Poder popular de Planificación y finanzas,

este se encarga de regular las actividades fiscales, su principal función es la

recaudación y control de los impuestos o tributos, por esto las empresas

deben tener un estricto control de todas las transacciones realizadas, y de

esta manera evitar posibles multas y sanciones.

Todo lo anterior expuesto demuestra que una organización venezolana no

puede funcionar desconociendo un correcto manejo contable,

responsabilidades fiscales y procesos de cuentas por pagar ya que la leyes

actuales son muy rígidas en las sanciones al respecto, las cuales van desde

multas con una pago determinado de unidades tributarias hasta la clausura

de las infraestructuras.


4

La empresa C.V.G FERROMINERA ORINOCO, C.A es una empresa

perteneciente al gobierno Venezolano y al grupo de la Corporación

Venezolana de Guayana, se dedica a la extracción, procesamiento,

comercialización y venta de mineral de hierro y sus derivados en el territorio

venezolano, donde proveen a una acería y cinco plantas de reducción

directa y exportan a diversos países ubicados en Europa, Asia y América

Latina. Tiene una capacidad instalada de producción de 25 millones de

toneladas por año y una explotación constante en las minas a cielo abierto,

ubicadas en el Estado Bolívar.

Las Empresas básicas como cualquier otra industria requieren de

proveedores para llevar a cabo su producción y brindarle servicios a sus

trabajadores, a manera de ejemplos se puede exponer en los siguientes

caso: “El Comisariato” donde surten a los trabajadores de la empresa C.V.G

Ferrominera Orinoco C.A de diferentes productos de la canasta alimentaría;

existen grandes maquinarias que requieren de repuestos y mantenimiento

para realizar sus tareas; están los buques que despachan el mineral

producido por la empresa tanto al mercado nacional como internacional, para

que este traslado de minerales se pueda dar, es necesario adquirir servicios

de mantenimiento y suministro, todos estos insumos, bienes y servicios son

adquiridos a través de endeudamientos que adquiere la empresa para llevar

a cabo su funcionamiento.

Estas transacciones son llamadas “Cuentas por pagar”, las mismas son

adquiridas bajo contratos donde se establecen las condiciones, entre las que

podemos mencionar: fecha de realización, tipo de contrato ya sea de crédito

o de contado, en caso de ser a crédito el tiempo estipulado que se otorga a

estos puede oscilar desde los quince (15) hasta llegar a los sesenta (60) días

para el pago de los servicios contratados.


5

Es importante destacar que CVG Ferrominera Orinoco, C.A realiza ventas

en el territorio venezolano y extranjero, de igual manera tiene proveedores de

materiales y servicios con Contratos de Servicios, tanto nacionales como

internacionales. Esto requiere un tratamiento diferente, ya que a los servicios

y materiales que se suministran del exterior son aplicados aranceles

adicionales al mismo tiempo adquiridos en moneda extranjera por lo que su

pago debe ser remunerado de la misma manera. Los proveedores de

materiales, insumos y servicios contraídos en el ámbito nacional requieren de

otro tratamiento contable y deben realizar ciertos trámites y procesos hasta

concluir con el pago.

Respondiendo a las necesidades de la organización, se implementó un

sistema integrado llamado MY SAP, basado en diseños modulares que

poseen diferentes funcionalidades para cada área específica. En una de

estos módulos se encuentra toda la información suministrada por los

proveedores y usuarios de las diferentes gerencias que solicitan los servicios

o suministros para su funcionamiento, en esta parte del sistema se refleja

todos los datos de las facturas especificando la fecha que fue emitida,

descripción del material, monto, tipo de impuesto y tiempo estipulado para el

pago. De esta manera el responsable del pago pueden recurrir al sistema MY

SAP para cualquier duda o inquietud. De igual manera puede visualizar el

historial del proveedor, pagos realizados, fechas de pago y servicios

suministrados por este.

Aunado a esto en los últimos meses se han suscitado problemas con los

proveedores debido a la tardanza de sus pagos, es conveniente saber que

en el Departamento de Cuentas por Pagar Sección Análisis de Cuentas

existe muy poco personal para la cantidad de responsabilidades y objetivos

que deberían cumplirse, por otra parte los procedimientos son los mismos

que se vienen aplicando hace unos años atrás a pesar de que hoy en día


6

existen mas formalidades e impuestos que cumplir, lo cual retrasa los

procedimientos que antes podían cumplirse con mayor facilidad y a un menor

tiempo. Debido a esto surge la necesidad de realizar un análisis de las

cuentas por pagar a proveedores internacionales en la empresa C.V.G

ferrominera Orinoco, C.A.

En este sentido podemos tener la siguiente interrogante

¿Existen cuentas por pagar vencidas a proveedores en el área

Internacional de la Empresa C.V.G Ferrominera Orinoco, C.A? ¿Es necesaria

la mejora para el proceso de cuentas por pagar con contrato de servicios a

proveedores internacionales?

Esto a los fines de lograr la satisfacción de los proveedores y al mismo

tiempo mantener el buen nombre de Ferrominera Orinoco, C.A como

empresa Nacional.


7

Objetivo General

Analizar las cuentas por pagar a Proveedores Internacionales en la Empresa

C.V.G Ferrominera Orinoco C.A ubicada en Puerto Ordaz, Estado Bolívar.

Objetivos Específicos

1. Diagnosticar la situación actual de los procedimientos aplicados sobre

las cuentas por pagar de CVG Ferrominera Orinoco, C.A.

2. Describir el procedimiento de cuentas por pagar desde la recepción de

las facturas por hasta el momento de su cancelación.

3. Análisis del vencimiento de las cuentas por pagar de proveedores

internacionales en el primer semestre del año 2.011.

4. Plantear mejoras para el proceso de cuentas por pagar con contratos

a proveedores internacionales.

Justificación

Actualmente para cualquier empresa es indispensable el conocimiento y

revisión de los diferentes procesos que realiza y como son manejados, para

su correcto funcionamiento y así contar con un eficaz control que permita que

estas operaciones puedan desarrollarse eficazmente.

El aporte y la importancia que tuvo este trabajo fue conocer mediante un

análisis donde se estudian las cuentas por pagar de la empresa C.V.G

Ferrominera Orinoco, C.A, que esta depende en gran parte de los

compromisos adquiridos con sus proveedores y el conocimiento de su

posicionamiento le permitirá a la empresa situarse en las posibles fallas que


8

puedan presentarse como las mejoras que pueden respaldar el buen

funcionamiento de las actividades que aquí se ejecutan.

Este análisis le permite a la empresa concientizar cuales son los factores

determinantes en sus labores, con lo cual se encontrara más apta para la

mejora de sus actividades.

Asimismo, poner en práctica todos los conocimientos obtenidos durante

diez (10) semestres en la Universidad Nacional Experimental de Guayana

(UNEG), así como también servirá de apoyo para futuras investigaciones que

realicen los usuarios de la universidad o de la empresa, que se encuentren

efectuando trabajos relacionados con el área de Contabilidad y Cuentas por

Pagar.

Importancia

La importancia de esta investigación radica en la necesidad que posee la

empresa C.V.G FERROMINERA ORINOCO, C.A de analizar el proceso de

pago a sus proveedores internacionales, con el objeto de detectar posibles

fallas que se puedan encontrar en este procedimiento, y así poder realizar

las propuestas para su mejora.

Alcance

La presente investigación se realizó en la Gerencia de Administración y

Finanzas, específicamente en el departamento de Cuentas por Pagar, en la

Sección de Análisis de Cuentas, donde se realizaron las investigaciones

necesarias para desarrollar el tema, adaptándose a las normas y los

procedimientos existentes en el departamento, esta se realizó de la


9

empresa C.V.G Ferrominera Orinoco C.A, en el Edificio Administrativo I,

Ubicado dentro del Área de producción, Vía Caracas, Puerto Ordaz Estado

Bolívar., durante un período de dieciséis (16) semanas a partir del 14 de

Marzo al 14 de julio del presente año.


10

Capítulo II

Marco Teórico

A fin de conocer el objeto de estudio, resulta necesario conocer aquellos

fundamentos teóricos que sustentaron el presente trabajo de investigación,

permitiendo el análisis del problema planteado desde un punto de vista

conceptual, ubicado a su vez dentro del contexto teórico otras

investigaciones relacionadas al problema en estudio. No obstante, el

presente capitulo se estructura de la siguiente manera: Antecedentes de

Investigación, identificación de la organización, bases teóricas, bases legales

y glosario de términos.

Antecedentes de la Investigación.

Quintero, Roseidys (2009), en su trabajo de grado titulado

“EVALUACIÓN DE GESTIÓN EN LA SECCIÓN DE PROCESO DE PAGO CORRESPONDIENTE AL PRIMER SEMESTRE 2009, DE LA EMPRESA C.V.G. FERROMINERA ORINOCO, C.A.” como exigencia de la Universidad

Experimental de Guayana (UNEG) para optar al título de Administración de

Empresas expresa mediante una investigación, de tipo descriptiva, realizada

en la Empresa C.VG. Ferrominera Orinoco, C.A, dentro del Departamento de

cuentas por pagar adscrito a la Gerencia de Administración, específicamente

en la sección de Proceso de Pago. Donde se determinaron las fallas que

afectan el proceso de pago que originan el retraso del mismo, realizándose

las evaluaciones correspondientes. Todo esto con el apoyo del personal que

trabaja en la referida sección, para conocer acerca de los problemas más

frecuentes y de toda la información necesaria para el desarrollo de esta


11

investigación. Con la finalidad es Evaluar la gestión y conocer todas las

fallas, además de dar las posibles soluciones y/o recomendaciones, que al

implantarlas mejoran la ejecución del proceso y permiten el logro de la

excelencia en la gestión del proceso de pago.

En consideración a lo antes expuesto es importante realizar continuas

evaluaciones y análisis a los procesos de pago de la empresa, para así

mantener un total control sobre los mismos, diagnosticar a tiempo posibles

fallas y desviaciones para poder ser solventadas de manera que no afecten

el cumplimiento de los objetivos del departamento.

Cabello S. María Virginia (2011), en su trabajo especial de grado

“ANALISIS DEL PROCESO DEL CONTROL INTERNO SOBRE LAS CUENTAS POR PAGAR APLICADO EN LA EMPRESA CVG FERROMINERA ORINOCO, C.A., ESTADO BOLIVAR DURANTE EL AÑO 2009.” Trabajo Especial de grado de la Universidad Bicentenaria de Aragua

(UBA), para optar al título de Licenciado en contaduría Pública Expresó que;

Esta investigación tuvo como objetivo Analizar el Proceso del Control Interno

sobre las Cuentas por Pagar Aplicado en la Empresa C.V.G. Ferrominera

Orinoco, C.A., Estado Bolívar, durante el año 2009. El estudio corresponde a

una investigación aplicada de campo, con una población y muestra

conformada por el personal que labora en el Departamento de Cuentas por

Pagar de C.V.G. Ferrominera Orinoco, C.A., Estado Bolívar durante el año

2009, constituida por diez (10) personas. Como instrumento fue utilizado un

cuestionario el cual consto de 11 ítems con respuestas cerradas,

debidamente validado. Analizados los resultados claramente se determinó

que se generan retrasos en la cancelación de las cuentas por pagar, ya que


12

aun cuando existen procesos establecidos, los mismos no se ejecutan con

fluidez.

El análisis de los procesos de pago permite evaluar los detalles y conocer

con algún grado de certeza donde se desvían o entorpecen los procesos, ya

que siempre existen fallas aun y cuando exista una descripción precisa de las

formalidades en los procesos de pago.

CVG Ferrominera Orinoco C.A

Reseña histórica de la empresa.

1926 Descubrimiento del cerro El Pao. El señor Arturo Vera, quien tenía

un fundo en Las Adjuntas, encuentra un canto rodado de una roca negra,

brillante, dura y pesada, que lleva a su casa y utiliza para amolar machetes.

Simón Piñero, empleado de la firma Boccardo y Cia de Ciudad Bolívar,

acompaña más tarde a Vera hasta el Cerro Florero, donde obtienen muestras

suficientes para enviar a los Estados Unidos.

1933 La Bethlehem Steel Co. hace las primeras perforaciones y se

constituye la Iron Mines Company of Venezuela.

1939 Como resultado del potencial ferrífero de la región, el ejecutivo

decreta zona reservada para la exploración y explotación del mineral de

hierro los distritos Piar y Roscio del Estado Bolívar y el Territorio Federal

Delta Amacuro.

1945 La Oliver Iron Mining Co., subsidiaria de la U.S. Steel, inicia la

exploración al este del Caroní, bajo la dirección del geólogo Mack C. Lake.

1947 Folié Kihlstedt y Víctor Paulik, exploran y obtienen el título del Cerro

la Parida, nombre cambiado en 1948 por el de Cerro Bolívar. Exploran

igualmente los Cerros Rondón y Arimagua.


13

1949 Se funda la Orinoco Mining Company, subsidiaria de la U.S. Steel

Corporation, de los Estados Unidos. El señor Mack C. Lake es designado

como su primer presidente.

1950 El 24 de julio, el primer tren cargado de mineral efectúa el recorrido

entre El Pao y Palúa.

1954 Se inauguran las operaciones de la Orinoco Mining Co. El 9 de

enero zarpa el buque Tosca con el primer cargamento comercial de mineral

de hierro con destino a Fairless Works (U.S.A). Ese año se exportan 3

millones de toneladas.

1968 Se inicia la construcción de la planta de briquetas de la Orinoco

Mining Company.

1975 El 1ro de enero queda nacionalizada la industria del hierro en

Venezuela. El 3 de enero, zarpa el buque Tyne Ore con una carga de 17.417

toneladas de mineral de hierro con destino a Estados Unidos, el primer

embarque después de la nacionalización. El 10 de diciembre, se constituye

formalmente la C.V.G. Ferrominera Orinoco C.A.

1976 C.V.G. Ferrominera Orinoco C.A. inicia sus operaciones como

empresa responsable de la explotación y aprovechamiento del mineral de

hierro en todo el territorio nacional.

Ubicación Geográfica

CVG Ferrominera Orinoco C.A., se encuentra ubicada en Venezuela

(América del Sur), específicamente en el estado Bolívar. Cuenta con dos

centros de operaciones: Ciudad Piar, donde se encuentran los principales

yacimientos de mineral de hierro, denominado Cuadrilátero Ferrífero San

Isidro; y Puerto Ordaz, lugar en el que están las plantas de procesamiento de


14

mineral de hierro, pellas y briquetas, así como el muelle, parte de las

operaciones ferroviarias y oficinas principales.

Ubicación Geográfica de la empresa CVG Ferrominera Orinoco C.A. (Figura Nº 1)

CVG

Ferrominera Orinoco C.A

Es una empresa del Estado, tutelada por la Corporación Venezolana de

Guayana (CVG) y adscrita al Ministerio de Industrias Básicas y Minería del

Gobierno de la República Bolivariana de Venezuela.

Se dedica a la extracción, procesamiento, comercialización y venta de

mineral de hierro y sus derivados en el territorio venezolano, donde

proveemos a una acería y cinco plantas de reducción directa y exportamos a

diversos países ubicados en Europa, Asia y América Latina.

Tiene una capacidad instalada de producción de 25 millones de toneladas

por año y una explotación constante en nuestras minas a cielo abierto,

ubicadas en el Estado Bolívar.


15

Cuenta con una Estación de Transferencia de mineral ubicada en Boca de

Serpientes, frente al delta del río Orinoco en el océano Atlántico, que puede

almacenar hasta 180 mil toneladas métricas de mineral, lo cual le permite

una capacidad de transferencia anual del orden de 6,5 millones de toneladas.

Asimismo, operamos una red ferroviaria de 320 kilómetros.

Experiencia, calidad y responsabilidad social hacen de CVG Ferrominera

Orinoco C.A. pilar fundamental de la industria ferrosiderúrgica nacional,

garantizando el crecimiento de la cadena productiva del acero y propiciando

la generación de productos de valor agregado, para impulsar el desarrollo

endógeno de nuestro país.

Identificación de la Organización.

C.V.G Ferrominera Orinoco, dentro de su planificación estratégica

estableció su misión, visión, fines y valores para seguir consolidándose como

una empresa socialista productora, transformadora y distribuidora de mineral

de hierro y sus derivados en el territorio Venezolano.

Filosofía de Gestión

Misión.

Extraer, beneficiar, transformar y comercializar mineral de hierro y

derivados con productividad, calidad y sustentabilidad, abasteciendo

prioritariamente al sector siderúrgico nacional, manteniendo relaciones de

producción que reconozcan como único valor creador al trabajo y apoyando

la construcción de una estructura social incluyente.


16

Visión

Ser una empresa socialista del pueblo venezolano, administrada por el

Estado, base del desarrollo siderúrgico del país, que responda al bienestar

humano, donde la participación en la gestión de todos los actores, el

reconocimiento del trabajo como único generador de valor y la conservación

del medio ambiente, sean las fortalezas del desarrollo de nuestra

organización.

Valores

Nuestra empresa se encuentra comprometida con los siguientes principios

y valores:

a. Solidaridad: Participación solidaria, manifestada en el

desprendimiento personal, en el trabajo en equipo, en la colaboración

recíproca, en el aprecio y respeto por lo que hace cada quien, y en la

manifestación de la igualdad de todos.

b. Ética: Conducta con estricto apego a principios y valores morales,

modelando nuestra actuación ante los demás, y desarrollando un

impulso que nos convierta en ciudadanos justos, solidarios y felices.

c. Cultura de trabajo: Labor creadora y productiva, impulsada por la

colaboración e iniciativa, con el fin de superar las diferencias y la

discriminación entre el trabajo físico e intelectual y reconocer al trabajo

como única actividad que genera valor y por tanto, que legitima el

derecho de propiedad.

d. Calidad: Herramienta dinamizadora de la sustentabilidad y

sostenibilidad de la actividad, con el fin de obtener productos de

calidad, de tal modo que compitan exitosamente en el mercado


17

nacional e internacionalmente en los países con los cuales se

intercambian bienes y servicios.

e. Disciplina: Compromiso de cumplir con los deberes y obligaciones

que nos exige el trabajo y la misión de la empresa, actuando

ordenadamente para lograr los objetivos, cumpliendo con los valores

éticos y haciendo lo que se debe de forma entusiasta.

f. Responsabilidad ambiental: Incentivo del modelo de producción

ambientalmente sustentable, optimizando el uso de los recursos

naturales y protegiendo, preservando, restaurando y mejorando el

ambiente donde operamos.

g. Responsabilidad social: Suprema felicidad social manteniendo una

visión de largo plazo que tiene como punto de partida la construcción

de una estructura social incluyente, a fin de formar una nueva

sociedad, con base en un nuevo modelo social, productivo, socialista,

humanista y endógeno.

h. Honestidad: Referencia moral para nuestras actuaciones en el

trabajo, vida familiar y social, lo cual significa exhibir una conducta

moral, en la relación con el pueblo y en la vocación del servicio,

enfrentado la corrupción y promoviendo una conciencia ética.

i. Respeto: Promoción de excelentes relaciones interpersonales hacia

nuestros compañeros de trabajo, clientes, proveedores, integrantes de

las comunidades y medio ambiente donde operamos.

j. Equidad: Conciencia de que todos, por igual, tenemos el mismo grado

de responsabilidad, sin distinciones de jerarquía o nivel.

k. Humanismo: Significación social positiva enlazada al desarrollo de la

vida de cada individuo y de toda la sociedad en su conjunto.


18

l. Patriotismo: Sentimiento por la tierra natal o adoptiva a la que se

siente ligado por valores, cultura, historia y afectos.

m. Cooperación: Beneficio mutuo en la interrelación humana;

fundamentada en el principio del respeto, con base en la

consideración, el cuidado y la participación.

n. Sentido de pertenencia: Identificación con la empresa, región y el

país, impulsando el papel de la empresa estatal socialista como

eslabón fundamental del desarrollo económico.

Política Integral de Sistemas de Gestión.

La política de C.V.G. FERROMINERA ORINOCO C.A., es extraer,

procesar y suministrar mineral de hierro y derivados, cumpliendo con la

normativa legal, los compromisos acordados con sus clientes y los requisitos

aplicables relacionados con la calidad, el medio ambiente, la seguridad y la

salud ocupacional.

Para demostrar su compromiso mejoran continuamente el sistema de

gestión con el objeto de:

a. Satisfacer las necesidades de sus clientes.

b. Evitar, reducir y controlar los riesgos e impactos ambientales

asociados a las actividades, productos y servicios.

c. Promover la participación y el bienestar de nuestros trabajadores,

contratistas, proveedores, visitantes y el entorno donde se operan.


19

POLÍTICA INTEGRAL DE SISTEMA DE GESTIÓN DE LA EMPRESA C.V.G. FERROMINERA ORINOCO, C.A.


20

Figura Nº 2: Política Integral de Sistema de Gestión

Fuente: Intranet C.V.G Ferrominera Orinoco C.A.


21

Estructura Organizativa de la empresa CVG Ferrominera Orinoco C.A. (Figura Nº 3)

La Gerencia de Administración y Finanzas

Tiene como propósito asegurar en forma continua, la obtención,

administración y uso adecuado de los Recursos Financieros. También tiene

como responsabilidad procesar, revisar y controlar la información referente a

las operaciones económicas y financieras de la empresa.


22

Estructura Organizativa De Gerencia De Administración Y Finanzas.

GERENCIA CENTRAL DE ADMINISTRACION Y FANANZAS

GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN

Departamento de Cuentas por Pagar.

Sección de Cuentas

por Pagar.

Sección de Análisis de Cuentas.

Departamento de

Contabilidad.

Departamento de Costos y

Control Presupuestario.

Departamento de Impuestos.

Unidad Adm. de Empresas

Filiales.

Sección de Contabilidad.

Sección de Control de Activos.

Sección de Análisis de

Costo.

Sección de Control

Presupuestario.

Sección de Operaciones

Fiscales.

Unidad de Análisis

Normativas Fiscales.

Figura Nº 4: Estructura Organizativa de Gerencia de Administración

Fuente: Intranet C.V.G. Ferrominera Orinoco, C.A.


23

Esta Gerencia cuenta con cuatro departamentos:

1. Contabilidad

2. Cuentas por Pagar

3. Costos y Control Presupuestario

4. Impuestos.

Departamento de Cuentas por Pagar

Del referido departamento dependen las oficinas Sección Análisis de

Cuentas y la Sección Proceso de Pagos. Estos se encargan de dirigir y

controlar la ejecución de los Procesos de Pagos de la Nómina de Personal,

beneficios a trabajadores, proveedores, contratista y misceláneos para

asegurar, la veracidad y fidelidad de la información que se emite en los

cheques, así como el cumplimiento de los compromisos de C.V.G

Ferrominera Orinoco, C.A.


24

Organigrama del Departamento de Cuentas por Pagar.

Departamento de Cuentas por Pagar

Yaritza Chaudari

Secretaria Fanny Suárez

Sección de Análisis de Cuentas

Yilda Moreno Sección de Proceso

de Pago Mirla Gonzáles

Analista IV

Analista III

Analista II

Analista I

Analista VI

Analista V

Analista IV

Analista III

Analista II

Figura Nº 5. Organigrama del Departamento de Cuentas por Pagar. Fuente: C.V.G Ferrominera Orinoco C.A

Analista I


25

Este Departamento tiene como funciones:

1. La contabilización de los comprobantes de los proveedores tanto

nacionales, como internacionales.

2. Revisar los documentos anexos de cada uno de los pagos.

3. Inspeccionar los comprobantes de contabilidad.

4. Aprobar los documentos posteriores a su inspección.

5. Controlar las órdenes de compras de proveedores, contratistas,

asesores, entre otros.

6. Mantener comunicaciones permanentes con las unidades involucradas

en el proceso.

7. Emitir cancelación por orden de compra de contratos contraídos por la

empresa en el ámbito nacional e internacional.

Para realizar todas estas funciones, el Departamento, se divide en:

Sección de Análisis de Cuentas; conformada por un jefe y cuatro (4)

analistas y la Sección de Proceso de Pago; integrada por un jefe y ocho (8)

analistas.

Bases Teóricas

Para llevar a cabo una investigación a través del método científico fue

necesario argumentar los fundamentos teóricos enmarcados en las variables,

objetivos, y demás lineamientos que validan y soportan el objeto de estudio,

referido a los siguientes tópicos: Cuentas Por Pagar, su Registro, Normas

Administrativas, Políticas Administrativas, Procedimientos Administrativos y

Normas Contables de Cuentas por Pagar.


26

Cuentas por Pagar

Según Platón, (1992, p. 901) son todas aquellas obligaciones que contrae

la empresa con sus proveedores, por un bien adquirido o por la prestación de

un servicio que puedan ser pagados a corto plazo.

En este sentido, Platón (1992, p. 901) plantea que “éste término puede

limitarse a las cuentas de acreedores comerciales, que consisten

fundamentalmente en obligaciones creadas como consecuencia de la

compras de mercancías, materiales y accesorios”. En su uso más amplio,

este término incluye virtualmente además de las cuentas comerciales, todas

las facturas, cuentas o notas pagadas, tales como fletes, facturas por

propaganda, notas por reparación y otros.

En resumen las Cuentas por Pagar se conforman todas aquellas cuentas

que representan deuda para la organización, las cuales se deben cancelar en

un plazo determinado y de acuerdo con lo establecido en el contrato de de

bienes y/o servicios.

Factura

Según Recalde, L. (2004): La relación escrita que el vendedor entrega al

comprador detallando las mercancías que le ha vendido, indicando

cantidades, naturaleza, precio y demás condiciones de la venta. Con este

documento se hace el cargo al cliente y se contabiliza su deuda a favor del

vendedor; para el comprador es el documento que justifica la compra y con

su contabilización queda registrado su compromiso de pago. (Pág. 103).

a. Membrete; contiene el nombre, dirección y teléfono de la empresa.

b. Numero de la factura y control,


27

c. Numero de RIF y NIT.

d. Fecha de emisión y vencimiento,

e. Nombre o razón social del cliente.

f. Teléfono del cliente,

g. Orden de entrega o de compra, numero de RIF del cliente,

h. Dirección o domicilio fiscal del cliente.

i. Condiciones de pago,

j. Cantidad, descripción, concepto.

k. Precio unitario,

l. Porcentaje de alícuota total monto,

m. Total neto, IVA, total neto a pagar,-firma del cliente.

Tipos de facturas

Existen tres tipos de facturas, las que se denominan A, B y C, que,

respectivamente corresponden a las facturas ordinarias, rectificativas y

recapitulativas. Las primeras son aquellas que documentan operaciones

comerciales, mientras que las facturas rectificativas son aquellas que, tal

como su nombre lo indica, rectifican los errores realizados en una o más

facturas previas. Se usan también en caso de devoluciones de los productos

o también para las comisiones por volumen. Por último, las facturas

recapitulativas son aquellas que se utilizan a fin de documentar un conjunto

de facturas emitidas durante un determinado período de tiempo. Para poder

hacer de este tipo de factura un documento válido, entonces será necesario

anular las anteriores.


28

Registros

Catacóra, F. (1998) toda entidad económica necesita controlar las

transacciones que afectan su posición financiera o los resultados de un

período. Los registros contables son la memoria permanente de toda

empresa. Los registros de contabilidad son importantes por las siguientes

razones:

1. Permiten efectuar un seguimiento preciso a grupos de operaciones o

alguna operación especifica.

2. Son la base para la elaboración d los estados financieros.

3. Ayudan a tomar decisiones en diferentes áreas de la empresa.

4. El proceso de registro de las operaciones es un procedimiento

indispensable y necesario para reflejar la posición financiera y de

resultados de una entidad. (p.49)

Registro del Pago

Esta es una fase contable, y debe ser efectuado en el momento en que la

empresa emite el cheque a favor del proveedor o beneficiario. Debemos

tener presente que el proceso de emisión de orden de compra, por lo

general, no genera obligaciones para la empresa, debido a que hasta ese

momento no se ha generado transferencia de propiedad de los bienes

comprados; la necesidad de realizar registros contables surge cuando

realizamos un pago anticipado al proveedor al colocar la orden de compra,

en este caso se requiere el registro del egreso del efectivo, y el pago

anticipado al proveedor.


29

Según Gómez, R. (2005), la contabilidad es: “considerada como ciencia,

se dedica al estudio de las leyes que rigen la determinación, presentación e

interpretación de la situación y trayectoria financieras de las organizaciones,

siempre en términos monetarios”. (p. 2). La contabilidad permite el registro de

las diferentes operaciones que realiza la organización de forma clara y

precisa, las controla, es fuente inagotable de información y medio de pruebas

ante terceros, de tal manera que sirve como instrumento de gestión.

La relación de la teoría anteriormente planteada, con la presente

investigación es primordial, ya que, las obligaciones de la empresa C.V.G

Ferrominera Orinoco, C.A., son registradas en un sistema en línea de

contabilidad llamado SAP R/3. Al ser registrada la obligación adquirida o el

pago de la misma afectará los estados financieros, donde se puede visualizar

el momento de la transacción, permitiendo a la Gerencia de Finanzas, ver su

posición financiera ante sus acreedores y tomar las decisiones pertinentes.

La Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela

basándose en lo establecido por el Instituto Mexicano de Contadores

Públicos (2006) señala en sus boletines que los Principios de Contabilidad

Generalmente Aceptados son conceptos básicos que establecen la

delimitación e identificación del ente económico y bases cuantitativas por

medio de los estados financieros. Los Principios de Contabilidad

Generalmente Aceptados constituyen un recurso para realizar el análisis del

proceso de pago, permitiendo establecer si estos son adecuadamente

aplicados en el proceso llevado a cabo por el Departamento de Cuentas por

Pagar.


30

Contrato

Según el Manual de Normas y Procedimientos de Elaboración de

Requisiciones y Órdenes de Compras (2004), “Instrumento jurídico que

regula la ejecución de una obra. Presentación de un servicio o suministro de

bienes, incluida la orden de compra”.

(Pág. 24)

Unidad usuaria

Según el Manual de Normas y Procedimientos de Elaboración de

Requisiciones y Órdenes de Compras (2004), “Son todas aquellas

Gerencias Generales, Gerencias, Coordinaciones, Departamentos

contemplados en el organigrama de C.V.G. Ferrominera Orinoco, C.A., tanto

operativas, administrativas como staff”. (Pág. 23)

Fondos de Trabajo:

Según el Manual de normas y procedimientos del departamento de

cuentas por pagar establece que “Son aquellos egresos producto de los

movimientos diarios de caja, originados por obligaciones contraídas por la

empresa que son cancelados en efectivo y que se reponen a través de Ferro-

5608 “Reporte de Caja y Fondos de Trabajo”(Pág. 21)


31

Seniat

En Wikipedia the free encyclopedia, SENIAT 2 de noviembre del 2010,

dice que “Es una institución autónoma, pero sin personalidad jurídica,

dependiente directamente dependiente del Ministerio de Finanzas. Cuenta

con autonomía funcional, que a su vez está dotado de un sistema profesional

y de recursos humanos propios de la institución y cuyo propósito no es otro

que Administrar Tributos internos y aduaneros”.

Retenciones

Muzaurieta, D., y Sánchez, R. (2004), define, Las retenciones son una

excelente herramienta fiscal para controlar los precios internos en un

contexto de altísimos precios internacionales y con tendencia en alza. No

solo permiten mantener en un nivel razonable los precios de las materias

primas sino que evitan que el precio de la tierra se dispare y pequeños y

medianos productores puedan ampliar sus fronteras de producción.

Transferencia

Según el Manual de normas y procedimientos del departamento de

cuentas por pagar establece que, La transferencia bancaria es un modo de

mover dinero de una cuenta bancaria a otra. Es una manera de traspasar

fondos entre cuentas bancarias sin sacar físicamente el dinero.

Cheque

Según el Manual de normas y procedimientos del departamento de cuentas

por pagar establece que, Un cheque es un documento contable de valor en


32

el que la persona que es autorizada para extraer dinero de una cuenta (por

ejemplo, el titular), extiende a otra persona una autorización para retirar una

determinada cantidad de dinero de su cuenta la cual se expresa en el

documento, prescindiendo de la presencia del titular de la cuenta bancaria.

Procesos

Muzaurieta, D., y Sánchez, R. (2004), define “los procesos y su

modelación como instrumento para mayor eficacia, eficiencia y satisfacción”

definen los procesos de la siguiente manera:

“Conjunto de actividades interrelacionadas entre sí que, a partir de una o varias entradas de materiales o información, dan lugar a una o varias salidas también de materiales o información con valor añadido para un usuario. En otras palabras es la manera en que se hacen las cosas en la organización. El punto de partida para el éxito organizacional, es tener procesos bien diseñados.” (p. 5)

El proceso consta con tres etapas como son; las entradas, proceso de

transformación y las salidas. Todo trabajo involucra un proceso, el cual debe

estar plasmado de manera clara y específica, ya que indica los pasos a

seguir para la ejecución de las actividades que se llevan a cabo en las

organizaciones.

Compras

El proceso de compras se inicia con la necesidad de un bien o servicio y

culmina con la adquisición y pago de éstos. Esta necesidad es planteada por

el departamento o unidad que la requiere (usuario); de esta forma, las


33

solicitudes de bienes o servicios depende de un departamento diferente al de

compra. Según Catacora, F. (2006), describe que “…para iniciar una compra,

cualquier departamento de una empresa emite una solicitud de requisición”.

(p. 268).

Una vez detectada la necesidad, el departamento o unidad solicitante,

completa una requisición o solicitud de los bienes y/o servicios a ser

comprados y la envía al departamento de compras. Es necesario que dicho

departamento conozca los materiales y los proveedores, así la primera

actividad del proceso, consistirá en contactar los proveedores, con el

propósito de obtener cotizaciones de los bienes a ser adquiridos. Una vez

que la solicitud es recibida en el departamento de compras, debe ser

procesada para proceder a suministrar los bienes o servicios requeridos. Un

documento de orden de compra es aquel en el que se le solicita a un

proveedor, la provisión de un bien o prestación de un servicio para la

empresa.

Control Interno

Según Hampton, D. (2007), el control interno “…es un proceso que

consiste en vigilar, basándose en los objetivos y normas obtenidas de la

planeación”. (p. 325). La planeación y el control están estrechamente

relacionados; el control no es posible sin objetivos y planes, debido a que el

desempeño se debe medir con criterios establecidos. El cumplimiento de

este proceso es la función de todo administrador. Control implica medir y

corregir el desempeño individual u organizativo, para asegurar que los

hechos se ajusten a los planes. Este proceso cierra el ciclo de los procesos

administrativos, pues relaciona el progreso o avance real con lo que se había

previsto.


34

Procedimientos

Los procedimientos son un conjunto de pasos coordinados, presentado

en forma secuencial y cronológica, la cual e encarga de mantener en forma

clara y organizada para la ejecución del trabajo. Según Catacora (2006).

Establece: “Conjunto de instrucciones que se establecen para realizar alguna

actividad. Permite la uniformidad en la ejecución del trabajo y sirve de guía a

quienes lo están desempeñando” (p. 23).

Importancia de los Procedimientos

Los procedimientos son importantes en una empresa, ya que tienen

mejores resultados al mantener en orden secuencia todos los pasos a

cumplir y así se permite el logro del propósito en muy menor tiempo y con

menos esfuerzos, sin olvidar en todo momento, los elementos del control

necesario par velar por el buen funcionamiento del proceso, y su objetivo

principal es mantener en forma organizada la ejecución del trabajo, ya que

dichos procedimientos tienden a analizar todos los pasos necesarios en

forma resumida logrando así el ahorro del tiempo y esfuerzo de una manera

eficaz.

Objetivos del Procedimiento

a. Simplificar las actividades

b. Estandarizar tareas

c. Crear nuevas tareas


35

d. Eliminar tareas innecesarias

e. asegurar mejoras en las actividades

Características del Procedimiento

a. Los procedimientos deben basarse en hechos concretos sobre una

situación en particular y no suposiciones y deseos.

b. Deberán tomarse en cuenta los elementos materiales, el personal, el

tipo de trabajo y el objetivo.

c. Los pasos deben ser sucesivos, complementarios y que en conjunto

tiendan a alcanzar las metas deseadas, guardando una estrecha

relación con los demás pasos de los procedimientos.

Técnica de elaboración de los Procedimientos

a. Todo procedimiento debe iniciarse dando a conocer su propósito u

objetivo, hay que escribir de manera clara que es lo que pretende con

el. El objetivo del procedimiento debe ser un reflejo del nombre del

mismo y viceversa.

b. Alcance, en esta parte se deben reflejar las unidades afectadas con la

aplicación de l procedimiento. Cuando se trate de procedimientos que

se consideren muy técnicos y su alcance sea amplio se hace

necesario conocer una definición de terminología.

c. Todo procedimiento necesita de formas para poder ejecutar una

acción. Hay que definir paso a paso en forma cronológica el

responsable de la acción propiamente dicha.


36

Ventajas de los procedimientos

1. Facilita la comprensión de la situación, mostrando los pasos

generales de la misma.

2. Detalla las actividades a realizar por cada unidad que conforma

la empresa.

3. Le permite al personal un mejor desenvolvimiento en el

desarrollo de las actividades.

4. Proporciona conocimientos más sólidos y facilita la realización

de las tareas.

Tipos de procedimientos

Procedimientos Operativos: Establecen las pautas o instrucciones que se

dan a los empleados u obreros encargados del proceso productivo. En una

empresa de servicios, los procedimientos operativos están orientados a

establecer la forma de realizar un determinado trabajo.

Procedimiento Administrativo: Son los que regulan las actividades

administrativas de la empresa, establecen las pautas a seguir en las

diferentes áreas de la organización, para que el personal realice las

actividades administrativas, basándose en dicha pautas que contienen las

normas, políticas y principios emanados desde la alta gerencia u otro

organismo ajeno a la organización que regula alguna actividad.

Procedimientos Contables: Son los procesos e instructivos que se utilizan

para el registro de las transacciones u otras operaciones en los libros

contables. Algunos ejemplos de procedimientos contables son: recepción de


37

inventario, fabricación de productos, registros de estimación, distinción de

registros.

Procedimientos no Contables: Son aquellos que no afectan las cifras de

los estados financieros. Algunos ejemplos de este tipo de procedimiento son

los siguientes: Procedimiento para cambiar datos de una cuenta corriente,

procedimientos para cambios de empleados, procedimientos para cambios

de horarios laborales, procedimientos para tramitar reclamos de clientes.

Normas Son reglas generales que van a estabilizar la conducta o comportamiento

de todos los miembros de la misma para que estos cumplan con sus tareas

de manera eficiente que sirva de ayuda al logro de los objetivos propuestos.

Según Catacora (2006) comenta que: “son los que nos indican reglas de

conductas a seguir para llevar a cabo una determinada actividad con el fin de

obtener mejores resultados” (p. 95). Las normas son de gran importancia ya

que se caracterizan por ser objetivos o instrumentos a seguir de manera

obligatoria, mediante el cual se obtendrán los resultados para la empresa

contribuyendo a mantener el buen funcionamiento de la misma.

Reembolso

La Acción de reembolso es una acción personal que emana del Contrato

de Fianza: si el deudor paga sin dar aviso al fiador, es posible que éste,

ignorando el pago, pague de nuevo. En este caso el deudor tiene derecho a

la acción de reembolso en contra del acreedor, para poder devolverle al

fiador lo que haya pagado (capital) más los intereses (corrientes que se

devenguen desde el pago), gastos y eventualmente los perjuicios que el


38

contrato hubiere irrogado al fiador, aunque la fianza haya sido ignorada del

deudor.

Proveedor

Según www.e-conomic.es Un proveedor es aquella persona que abastece

a una empresa de material necesario (existencias) para que desarrolle su

actividad principal.

Bases Legales

Es primordial para el Estado, la construcción de una sociedad justa y

amante de la paz, la promoción de la prosperidad y bienestar del pueblo a

través de la garantía del cumplimiento de los principios, derechos y deberes

consagrados en la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, a

través de las organizaciones del Estado en virtud de que la Administración

Pública está al servicio de los ciudadanos y ciudadanas. En este sentido, el

artículo 308 de la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela

establece:

“El Estado protegerá y promoverá la pequeña y mediana industria, las cooperativas, las cajas de ahorro, así como también la empresa familiar, la microempresa y cualquier otra forma de asociación comunitaria para el trabajo, el ahorro y el consumo, bajo régimen de prosperidad colectiva, con el fin de fortalecer el desarrollo económico del país, sustentándolo en la iniciativa popular. Se asegurará la capacitación, la asistencia técnica y el financiamiento oportuno”. (p. 68). Todo ello concatenado con el artículo 6 de la Ley de Licitaciones (2001),

que hace mención a las Medidas de Promoción de Desarrollo Económico

donde se establece que:


39

“El Presidente de la República en Consejo de Ministros, en atención a los planes del desarrollo económico, puede dictar, medidas temporales para que las contrataciones de los entes del Estado, contemplado en el artículo 2 de la precitada Ley, compensen condiciones adversas o desfavorables que afecten a la pequeña y mediana industria y cooperativas. Tales medidas incluyen entre otras, el establecimiento de márgenes de preferencia, de categorías o montos de contratos reservados, la utilización de esquemas de contratación que impliquen la incorporación de bienes con valor agregado nacional, transferencia de tecnología, incorporación de recursos humanos, programación de entregas, las cuales servirán de instrumento de promoción y desarrollo para las pequeñas y medianas industrias, que estén ubicadas en determinadas regiones del país, y sean productoras de bienes y prestadoras de servicios.” (p. 3) Por su parte, el lapso de ejecución de las contrataciones (obras, servicios

y bienes) que se hagan conformen a este Plan será de ciento ochenta (180)

días hábiles. La inversión requerida se ha acordado mediante el modo de la

Adjudicación Directa entre un 20% a 25% de las Compras del Estado, a

pymis y cooperativas, bajo condiciones de calidad, oportunidad y precio justo,

ajustadas al marco legal vigente.

Por su parte, la Ley de Licitaciones contempla la posibilidad de proceder

por la vía de la adjudicación directa, conforme a un plan excepcional de

desarrollo social, aprobado previamente por el Consejo de Ministros, en el

que se definan previamente las adquisiciones que serán objeto de

adjudicación directa. Así lo dispone el artículo 88 de la Ley de Licitaciones:

Se puede proceder por Adjudicación Directa, independientemente del

monto de la contratación, siempre y cuando la máxima autoridad del órgano

o ente contratante, mediante acto motivado, justifique adecuadamente su

procedencia, en los siguientes supuestos:

1. Si se trata de suministros requeridos para la continuidad del proceso

productivo y del retardo por la apertura de un procedimiento licitatorio pudiera

resultar gravemente afectada la continuidad del mismo.


40

2. Si se trata de la adquisición de obras artísticas o científicas.

3. Si, según la información suministrada por el Registro Nacional de

Contratistas, los bienes o servicios a contratar los produce, vende o presta un

solo fabricante o proveedor o cuando las condiciones técnicas de

determinado bien, servicio u obra excluyen toda posibilidad de competencia.

4. En caso de contratos que tengan por objeto la fabricación de equipos,

la adquisición de bienes o la contratación de servicios, en los que no fuere

posible aplicar los procedimientos licitatorios, dadas las modalidades bajo las

cuales los fabricantes y proveedores convienen en producir o suministrar

esos bienes, equipos o servicios.

5. Cuando se decrete estado de alarma, de conmoción interior o exterior.

6. En caso de emergencia comprobada dentro del respectivo organismo o

ente.

7. Cuándo se trate de servicios básicos indispensable para el

funcionamiento de la institución.

8. Se trata de obras o bienes regulados por contratos resueltos o

rescindidos y del retardo por la apertura de un nuevo procedimiento licitatorio

pudieren resultar perjuicios para el ente contratante.

9. En caso de obras, servicios o adquisiciones que por razones de interés

general deban ser ejecutados en un plazo perentorio no mayor de ciento

ochenta (180) días hábiles, conforme a un plan excepcional de desarrollo

económico y social, aprobado previamente en Consejo de Ministros. En

Consejo de Ministros se definirán con precisión las obras, servicios y

adquisiciones que serán objeto de adjudicación directa, así como los órganos

o entes encargados de su ejecución. (p. 17)


41

Fundamentos Legales de la Gerencia de Procesos

1. Todas las personas tendrán derecho a disponer de bienes y servicios

de calidad, así como a una información adecuada y no engañosa

sobre el contenido y características de los productos y servicios que

consumen (…) (Art. 117)

2. La Administración Pública está al servicio de los ciudadanos y se

fundamenta en los principios de honestidad, participación, celeridad,

eficacia, eficiencia, transparencia, rendición de cuentas y

Responsabilidad (Art. 141).

3. El Estado, conjuntamente con la iniciativa privada promoverá el

Desarrollo armónico de la economía nacional mediante una

planificación estratégica democrática, participativa y de consulta

Abierta (Art. 299).

4. En los presupuestos públicos de gastos mediante indicadores de

desempeño, se establecerá para cada crédito presupuestario: objetivo

específico a que esté dirigido, resultados concretos que se espera

obtener y funcionarias públicas responsables para el logro de tales

resultados. Éstos establecerán en términos cuantitativos (Art. 315).

Ley Orgánica de la Administración Pública

1. La Administración Pública está al servicio de las personas, y su

actuación estará dirigida a la atención de sus requerimientos y la

satisfacción de sus necesidades, brindando especial atención a las de

carácter social. La Administración Pública debe asegurar a todas las

personas la efectividad de sus derechos cuando se relacionen con ella.

Además, tendrá entre sus objetivos la continua mejora de los


42

procedimientos, servicios y prestaciones públicas, de acuerdo con las

políticas que se dicten. (Art. 5).

2. La actividad de la Administración Pública se desarrollará con base en

los principios de economía, celeridad, simplicidad, rendición de cuentas,

eficacia, eficiencia, proporcionalidad, oportunidad, objetividad,

imparcialidad, participación, honestidad, accesibilidad, uniformidad,

modernidad, transparencia, buena fe, paralelismo de la forma y

responsabilidad en el ejercicio de la misma, con sometimiento pleno a la

ley y al derecho, y con supresión de las formalidades no esenciales. (Art.

10).

3. El funcionamiento de los órganos y entes de la Administración Pública

se sujetará a las políticas, estrategias, meas y objetivos que se

establezcan en los respectivos planes estratégicos, compromisos de

gestión y lineamientos dictados conforme a la planificación centralizada.

Igualmente, comprenderá el seguimiento de las actividades, así como la

evaluación y control del desempeño institucional y de los resultados

alcanzados. (Art.18).

4. La actividad de los órganos y entes de la Administración Pública

perseguirá el cumplimiento eficaz de los objetivos y metas fijados en las

normas, planes y compromisos de gestión, bajo la orientación de las

políticas y estrategias establecidas por la Presidenta o Presiden

República, la Comisión Central de Planificación, la Gobernadora o

Gobernador, la Alcaldesa o Alcalde, según fuere el caso. La actividad de

las unidades Administrativas sustantivas de los órganos y entes de la

Administración Pública se corresponderán y ajustará a su misión, y la

actividad desarrollada por las unidades administrativas de apoyo técnico y

logístico se adaptará a la de aquellas.


43

5. La asignación de recursos a los órganos, entes de la Administración

Pública y demás formas de organización que utilicen recursos públicos,

se ajustará estrictamente a los requerimientos de su organización y

funcionamiento para el logro de sus metas y objetivos, con uso racional

de los recursos humanos, materiales y financieros. (Art. 19).


44

Capítulo III

Marco Metodológico

En toda investigación, se hace necesario, que los hechos estudiados, así

como las relaciones que se establecen entre estos, los resultados obtenidos

y las evidencias significativas encontradas en relación al problema

investigado, además de los nuevos conocimientos que es posible situar,

reúnan condiciones de fiabilidad, objetividad y validez interna; para lo cual, se

requiere delimitar los procedimientos de orden metodológico, a través de los

cuales se intenta dar respuesta a la interrogante objeto de investigación.

En consecuencia, el Marco Metodológico, de la investigación donde se

estudia el “Análisis de las Cuentas Por Pagar, es necesario situar en detalle

el conjunto de métodos, técnicas e instrumentos que se emplean en lo

propuesto.

En esta dirección, en función de lo expuesto en el problema y de lo dicho

al inicio del mismo, en el Marco Metodológico del presente estudio, se

introducirán procedimientos apropiados para recopilar, presentar y analizar

los datos, con la finalidad de cumplir con el propósito general de la

investigación planteada. En tal sentido, se desarrollaran importantes

aspectos relativos al tipo de estudio y a su diseño de investigación,

incorporados en relación a los objetivos establecidos, que en este caso, se

trata de una investigación documental según la clase de medios utilizados

para obtener los datos y de campo atendiendo al nivel de conocimientos que

se adquieren, las técnicas e instrumentos que se emplearan en la recolección

de los datos y las características esenciales de los mismos y el análisis e

interpretación de los resultados que permitirá destacar las evidencias más

significativas encontradas en relación al Análisis de las Cuentas Por Pagar, a


45

Proveedores Internacionales de Ferrominera Orinoco.

Tipo de Investigación

La investigación descriptiva permitió describir las características

fundamentales del proceso de pago, plasmando la situación actual y

destacando los elementos esenciales de su naturaleza, estos fueron

analizados e interpretados una vez identificados, por medio de la aplicación

del instrumento. Según Tamayo, M. (2006), define la investigación descriptiva

como:

Aquella que comprende la descripción, registro, análisis e interpretación de la naturaleza actual, composición o proceso de lo fenómenos (…) este enfoque se hace sobre las condiciones dominantes. Este tipo de investigación enfatiza en las realidades explicitas de lo hechos investigados para presentar los resultados en forma veraz ante las personas involucradas en la misma. (p. 54) En la investigación se describieron las fuentes de los datos existentes, los

métodos para obtener las muestras y las herramientas utilizadas para reunir

la información necesaria con el fin de explicar los factores determinantes que

afectan el proceso de pago de las facturas internacionales de Contratos y

Servicios que realiza el Departamento Cuentas por Pagar, de C.V.G.

Ferrominera Orinoco, C.A., también se describen las características de los

procesos y las unidades involucradas al momento de ser realizadas por el

personal para cumplir con las obligaciones o deudas adquiridas por la

organización al momento de realizar las compras de materiales, repuestos,

servicios o suministros necesarios para el buen funcionamiento de la

organización.


46

Diseño de la investigación.

Se considera que este estudio se apoyará en una investigación de campo,

debido a que la información se obtendrá en el sitio donde se estudia el

proceso, la ventaja de este tipo de investigación, según un proyecto de

campo es que facilita asegurarse de las verdaderas condiciones en que se

han obtenido los datos, posibilitando su revisión o modificación, en caso de

que se suscitasen dudas en cuanto a ellos, en este sentido, cabe destacar

que los datos serán recolectados en el sitio donde ocurren los

acontecimientos.

Para Arias (2004, Pág. 47) “el diseño es la estrategia de adoptada por el

investigador para responder al problema planteado”

En este caso el diseño incluye la modalidad de campo apoyado en una

técnica documental

En el material de la UPEL (2003) define la investigación de campo como:

El análisis sistemático de los problemas en la realidad con el propósito bien sea de describirlos, interpretarlos, entender su naturaleza y factores constituyentes, explicar sus causas y efectos o predecir su ocurrencia, haciendo uso de métodos característicos de cualquiera de los paradigmas o enfoques de investigación conocidos o en desarrollo. Los datos de interés son recogidos en forma directa de la realidad; en este sentido se trata de investigaciones a partir de datos originales o primarios (Pág. 14).

La presente investigación fue apoyada en la técnica documental, pues se basa en la obtención y análisis de datos provenientes de textos, archivos, materiales impresos u otros tipos de documentos.

Área Objeto de Estudio


47

La investigación tiene su incidencia en la Empresa C.V.G Ferrominera

Orinoco, CA, dentro de su estructura organizativa se encuentra La Gerencia

de Administración en la cual está adscrito el Departamento de cuentas por

pagar, específicamente en la sección de Análisis de cuentas.

Técnicas e instrumentos de Recolección de datos.

Según Tamayo (1997), define la recolección de datos como:

La etapa del proceso de investigación que sucede en forma inmediata al planteamiento del problema, es decir cuando se obtienen los elementos que determinan lo que se va a investigar, seguidamente se pasa al campo en estudio para proceder a efectuar la recopilación o recolección de datos. (p.281).

Para recabar datos e información se desarrollaron varias técnicas que

hicieron posible cumplir estos objetivos, entre estas se pueden citar las

siguientes:

1. Observación directa.

2. La entrevista no estructurada,

3. La encuesta y

4. Revisión documental. Como instrumento se utilizó el

cuestionario.

Observación directa

“Según Tamayo (1997), define: “la observación directa es aquella en la cual el investigador puede observar y recoger datos mediante su propia observación”, (p.122)

“Esta técnica de la observación directa permitió visualizar y captar de manera directa todas las actividades realizadas por el personal de la sección involucrada con el proceso de pago y su curso de acción ante


48

la debilidad presentada durante la ejecución del trabajo y de esta manera conocer las desviaciones, motivo de esta investigación”.

Observación directa participante:

Según Tamayo (1997), la define como: “aquella en la que el investigador

juega un papel determinado dentro de la comunidad en la cual se realiza la

investigación” (p.122)

Mediante la observación directa participante se obtendrá información

clave de la realidad que se presenta en la gestión de la sección de Analisis

de Cuentas de C.V.G Ferrominera Orinoco, C.A además de elementos claves

para realizar la evaluación correspondiente al estudio.

Entrevista no Estructurada

En virtud de lo expresado Sabino (1992) afirma: “Entrevista no

estructurada o no formalizada es aquella en que existe un margen más o

menos grande de libertad para formular las preguntas y las respuestas”

(p.97)

Se utilizó la Entrevista no Estructurada a fin de conocer a profundidad y

de una manera más informal toda la información necesaria para la

elaboración de la investigación.

Revisión Documental:

Según, Méndez (1995) indica que:

“En una técnica cuyo propósito está dirigido principalmente a racionalizar la actividad investigativa, para que esta se realice dentro de condiciones que aseguren la obtención y autenticidad de la


49

información que se busca con relación al estudio de un tema en particular”. (p.16)

Esta técnica es aplicada con la finalidad de extraer y plasmar los

fundamentos teóricos e históricos relacionados con el tema. Fueron fuentes

objeto del presente estudio: manuales existentes, documentos en archivo y

toda aquella investigación necesaria que se pueda obtener de Internet y/o

intranet.

Población y muestra

Población

“Seijas (2007), señaló que la población “está constituida por el conjunto de medidas de las variables en estudio, en cada una de las unidades que conforman el universo. Es decir, cada una de las variables en estudio constituye una población que viene dada por el conjunto de valores”... (p.76).

Atendiendo a lo antes explicado la población sujeta al estudio, está

conformada por un aproximado de dos mil ochocientos (2800) proveedores

Internacionales con contratos de servicios de C.V.G Ferrominera Orinoco,

C.A,

Muestra

De la población señalada se tomara una muestra no probabilística, la cual

según Hernández (1995) corresponde al “tipo de muestra cuya selección no

depende de que todos tengan la misma probabilidad de ser elegidos, sino de

la decisión de un investigador o grupo de encuestadores” (p.226)


50

Esta muestra estará integrada por cinco (05) proveedores Internacionales

con contratos de servicios.


51

Capítulo IV

Resultados

En base a la necesidad que posee la empresa C.V.G. FERROMINERA

ORINOCO, C.A de analizar, revisar y ajustar las cuentas contables que

afectan las cuentas por pagar a proveedores internacionales y a fin de

verificar si realmente existen fallas o son necesarios algunos cambios en el

procedimiento relativo a la cancelación de las cuentas por pagar, se

realizaron entrevistas no estructuradas a los analistas, así como

observaciones directas sobre los procesos llevados a cabos por el sistema

MY SAP, las cuales sirvieron de base para recabar información necesaria

acerca de cómo se han llevado a cabo el proceso de pago a los proveedores

internacionales en el primer semestre del año 2.011.

Para el logro de los objetivos planteados se realizo el estudio al caso de

cinco (5) proveedores internacionales, quienes serán descritos, al igual que

los procesos a seguir para su registro y formas del pago por sus servicios a

la empresa CVG Ferrominera Orinoco.

Por lo antes expuesto, se puede afirmar que los resultados anteriores

hicieron posible el desarrollo de los objetivos específicos, los cuales se

muestran a continuación:


52

Resultados

Diagnosticar la situación actual de los procedimientos aplicados sobre las cuentas por pagar de CVG Ferrominera Orinoco, C.A a los proveedores internacionales.

Es importante destacar que la situación actual de la empresa ocasionada

por la recesión mundial, no es la mejor ya que la productividad de la misma

no está conforme con lo que debería ser y por lo tanto este factor afecta

directamente al proceso de pago a proveedores nacionales e internacionales

ya que no existen suficientes recursos económicos para que el pago de

proveedores se normalice y por lo tanto causa un gran retraso.

Comparando la situación, en el ejercicio vigente con ejercicios anteriores

se observa que en periodos anteriores en el momento en que las facturas por

pagar eran recibidas en el departamento por los analistas eran canceladas

antes de su vencimiento, actualmente esos lapsos se han incrementado

significativamente al punto que cada analista del departamento de cuentas

por pagar, posee una gran cantidad de facturas que no se pueden proceder a

contabilizar y ser pagadas por que no existen los fondos monetarios

necesarios para su cancelación. Y porque además, cuando estos fondos son

aprobados para la cancelación de las deudas, se aglomera el trabajo por el

retraso en la normalización de los pagos. Momento entonces donde el

personal, es escaso para la cantidad de actividades relativas a los pagos a

realizarse.

Esto se determinó al realizar entrevistas no estructuradas con el personal

de la sección de Análisis de Cuentas, donde estos determinan que la falta de

ingresos al departamento han ocasionado serios retrasos en los lapsos de

respuesta de sus pagos, y se evidencian ocasionando que en muchas


53

oportunidades los proveedores de la empresa paralicen la prestación de sus

servicios o suministros lo que detiene actividades relacionadas a la

productividad de la empresa hasta tanto no reciban una respuesta favorable

de la cancelación de su pago.

Describir el procedimiento de cuentas por pagar desde la llegada de las facturas por parte del proveedor hasta el momento de su cancelación

El departamento de cuentas por pagar cuenta con un Manual de Normas

y Procedimientos, en el cual se muestran las normas por las cuales se deben

regir para el proceso de pago de las facturas. Son las siguientes:

REGISTRO DE FACTURAS POR COMPRAS DE MATERIALES, REPUESTOS Y EQUIPO O POR CONTRATO DE SERVICIOS CON PEDIDO PARA PROVEEDORES EXTERIOR

Jefe de Sección de Análisis de Cuentas

a. Recibe de Procesos de Pagos - Atención al Proveedor o de la Gerencia

de Administración las facturas, nota de entrega originales y demás

documentos y procede a entregar a los analistas.

Analista de Análisis de Cuentas

b. Recibe las facturas originales sin tachaduras ni enmiendas, con sus

soportes y copia de pedido de compras firmado.

c. Visualiza y compara los detalles de la factura contra el pedido, tales

como: precio, especificación y duración del pedido, con los datos


54

cargados en el sistema de información mySAP-IS-Mining según la

Instrucción de Sistemas LOMM-I-0008 “Visualizar Pedido de Compras”.

d. Sí la factura tiene recepción de materiales procede a registrarla por

cada pedido de compras en el sistema mySAP-IS-Mining, según la

Instrucción de Sistemas FIAP-I-0010 “Añadir Facturas Recibidas por la

Transacción Miro”.

e. En los casos en que el material no esté recibido en el sistema de

información mySAP-IS-Mining, procede a realizar el registro con la

clase de documento (KR) por la transacción registrar la factura en el

sistema, según Instrucción de Sistemas FIAP-I-0024 “Factura General”.

f. Prepara y conforma cuadro de detalle de las facturas a procesar

mediante transferencia fuera del fondo de trabajo y entrega al

Coordinador de Pagos al Exterior para su revisión.

Coordinador de Pagos al Exterior

g. Revisa los datos con el sistema, verifica las Cuentas Contables de cada

uno de los registros, conforma cuadro y entrega al Jefe Sección de

Análisis de Cuentas para el control y validación y finalmente entrega

para su proceso de transferencia al Jefe de Departamento de Cuentas

por Pagar.

Jefe Departamento Cuentas por Pagar

h. Procede a preparar la propuesta de pago y transferencia Bancaria al

exterior (indicador EXXXX); luego es enviado a través de

correspondencia al Departamento de Planificación Financiera con los

soportes respectivos para la realización del pago.


55

REGISTRO Y PAGOS A PROVEEDORES SIN PEDIDO DE COMPRAS EXTERIOR


1. Recibe a través de la Gerencia de Administración correspondencia e

instrucción de pago de la solicitudes de pago sin pedido por los

siguientes conceptos:

a. Pago por Servicios de Demoras o Despachos por acarreo de mineral.

b. Pago de Fletes Internaciones.

c. Pagos Servicios Profesionales Exterior.

d. Pago de Comisiones y Fletes por los servicios de CVG

INTERNACIONAL AMÉRICA.

e. Pago de reposiciones de servicios Cargoport Logística originados por la

Gerencia Operaciones Fluviales.

Jefe Sección de Análisis de Cuentas

2. Recibe documentos y demás soportes de la factura y distribuye.


3. Procede a registrar la factura en el Sistema de Información mySAP-IS-

Mining según Instrucción de Sistemas FIAP-I-0024 “Factura General”,

imputando la cuenta mayor que señale el documento contra el pasivo al

acreedor y procede a imprimir documento que produce el sistema .

4. Envía al Departamento de Impuestos para que conforme los cálculos

de impuesto y una vez recibida la conformidad, la entrega al Jefe de

Análisis de Cuentas para su revisión.


56


5. Revisa los datos con el sistema, verifica las Cuentas Contables de cada


Análisis de Cuentas para el control y validación y finalmente entrega

para su proceso de transferencia al Jefe de Departamento de Cuentas

por Pagar.


Procede a preparar la propuesta de pago, las transferencias Bancarias al

exterior (indicador EXXXX), prepara correspondencia para la firma del Jefe

Departamento de Cuentas por Pagar y envía con los soportes respectivos al

Departamento de Planificación Financiera.

REGISTRO DE FACTURAS PAGADAS POR CARTAS DE CRÉDITO EXTERIOR Y ANTICIPO DE GASTOS EN DOLARES


1. Recibe Departamento de Planificación Financiera correspondencia con

los soportes copia de factura, pedido de compras del firmado, cartas de

crédito, copia del pago bancario exterior y otros documentos según lo

que indique el pedido, igualmente recibe los anticipos de gastos en

dólares debidamente aprobados y cancelados por la entidad bancaria

exterior con su respectivo sello de verificación de disponibilidad

presupuestaria.


57

Jefe Sección de Análisis de Cuentas

2. Recibe documento y distribuye.

Analista de Análisis Cuentas

3. Recibe documentos de pago por carta de crédito y procede a verificar

en el sistema mySAP-IS-Mining, según Instrucción de Sistemas

LOMM–I-0008 “Visualizar Pedido de Compras”, si tiene entradas /

recepción de los materiales.

- En caso de ser procedente realiza el registro de la factura y procede a

compensar anticipo previamente contabilizado por el Dpto. de

Planificación Financiera con la finalidad de depurar la partida abierta

del proveedor. Ver las Instrucciones de Sistemas FIAP-I-0010 “Añadir

Facturas Recibidas por la Transacción Miro” y FIAP-I-0015

“Compensar”.

- En el caso que no tenga la recepción de materiales se realizan

controles y seguimientos con los departamentos involucrados para la

recepción del bien o servicio.

4. Recibe los anticipos de gastos en dólares de los trabajadores u otros

autorizados, aprobados en punto de cuenta al presidente:

- Revisa y Coteja que los datos contenidos en el FERRO-5716

“Anticipo/Relación de Gastos de Viajes” estén conformes y en original

(Centro de Costo y Ficha).

- Revisa que los anticipos de viajes estén debidamente aprobados de

acuerdo al Procedimiento 810-P-01 “Gastos de Viajes”.


58

5. Realiza la contabilización de la cuenta por pagar a trabajadores

excluyendo solicitud de anticipo por anticipo de viaje en el sistema

información mySAP-IS-Mining, aplicando la Instrucción de Sistemas

FIAP-I-0016 ”Contabilidad General” en sus cuentas respectivas.


6. Valida documentos y entrega al Jefe de Departamento de Cuentas por

Pagar.

Jefe Departamento de Cuentas por Pagar

7. Recibe documentos para posteriormente enviarlos contabilizados al

Departamento de Planificación Financiera mediante correspondencia

para la Transferencia Bancaria en el Exterior.

REEMBOLSO DE FONDOS DE TRABAJO CVG INTERNACIONAL C. A.


1. Recibe a través de la Gerencia de Administración la solicitud de

reembolso de Fondo de Trabajo Exterior con sus respectivos soportes

debidamente autorizados y los entrega al Jefe de Sección Análisis de

Cuentas.


59

Jefe de Sección Análisis de Cuentas

2. Recibe la solicitud y distribuye.


3. Recibe las facturas originales sin tachaduras ni enmendaduras con sus

soportes (copia del pedido de compra INTERCVG, copia del cheque o

de la transferencia bancaria a favor del proveedor ejecutado).

4. Visualiza y compara los detalles de la factura contra el pedido, tales

como: precio, especificación y duración de pedido, con los datos

cargados en el sistema de información mySAP-IS-Mining, según

Instrucción de Sistemas LOMM-I-0008 “Visualizar Pedido de Compras”.

5. Sí la factura tiene recepción de materiales procede a registrarla por

cada pedido de compras, en el sistema mySAP-IS-Mining, aplicando la


Transacción Miro” y posteriormente traslada la deuda al fondo de

trabajo (FT).

6. En los casos en que el material no esté recibido en el sistema de

información mySAP-IS-Mining, según la Instrucción de Sistemas

LOMM-I-0008 procede a realizar el registro con la clase documento

(FT), por la transacción registrar la factura en el sistema, anticipo al

proveedor asociado al documento de compras y el pasivo al proveedor

de CVG Internacional (40000548), según Instrucción de Sistemas

FIAP-I-0024 “Factura General”.

7. Prepara y conforma cuadro de detalle de las facturas a procesar

mediante el fondo de trabajo y entrega al Coordinador de Pagos al

Exterior para la revisión.


60


8. Revisa los datos con el sistema, verifica las Cuentas Contables de cada


Análisis de Cuentas para el control y validación. Y entrega para su

proceso de transferencia al Jefe de Departamento de Cuentas por

Pagar.


9. Procede a preparar la propuesta de pago, las transferencias Bancarias

al exterior (indicador EXXXX), prepara correspondencia para la firma de

la Gerencia de Administración y envía con los soportes respectivos a la

Gerencia de Finanzas.

LIQUIDACIÓN Y COMPENSACIÓN DE FACTURAS PAGADAS A CVG INTERNACIONAL


1. Revisa mensualmente las cuentas de anticipo proveedor exterior

(1010207003) y la cuentas por pagar exterior (2010101500) y procede

a verificar si tienen entrada de material a través del sistema de

información mySAP-IS-Mining, según la Instrucción de Sistemas

LOMM-I-008 “Visualizar Pedido de Compras”.

2. Sí tiene recepción de material, procede a registrar la factura según


Transacción Miro”. Posteriormente procede a compensar la factura y el


61

anticipo, aplicando la instrucción de sistemas FIAP-I-0015

“Compensar”. En el caso que no tengan entrada de recepción realiza

seguimiento con las unidades involucradas, con la finalidad depurar la

partida abierta del proveedor.

3. Entrega los documentos contables al Jefe de Sección de Análisis de

Cuentas para su respectiva validación y posteriormente entrega a la

Secretaria para su archivo.

VERIFICACION Y CONTROL DE LAS CUENTAS CONTABLES.

Analista de análisis de cuenta

1. Revisa mensualmente y realiza seguimiento a las siguientes cuentas

contables:

- Anticipo Proveedores Nacionales (1010207001)

- Cuentas por Pagar Proveedores Nacionales (2010101000)

- Retención por Pagar Fianza Fiel Cumplimiento (2010101600)

- Retención por Pagar Fianza Fiel Laboral (2010101700)

- Retención Fondo de Producción Social Bienes 1.5 % (2010101720)

- Retención Fondo Producción Social Servicio 10 % (2010101710)

- Entradas de Materiales / Recepción de Facturas (2010101900)

- Entradas de Servicio / Recepción de Facturas (2010101950)

- Inventario Tránsito para Carga Inicial (1010306006)

2. Informa y entrega reportes y documentos contables al Jefe de Sección

de Análisis de Cuentas.


62

DEFINICIONES

1. PAGOS DE CONTRATOS Y SERVICIOS

Son pagos ordenados por medio de contrataciones requeridas para el

cumplimiento de funciones en la empresa, las cuales no pueden ser cumplidas

por el personal existente, tales como proyectos, construcciones, honorarios

profesionales, cursos, asesorías, servicios de mano de obra, mantenimiento

publicidad, entre otros, solicitados a través de pedidos de compras.

2. PAGOS DE MATERIALES EN EXISTENCIA (SIM)

Pagos por materiales de reemplazo de existencia o compra inicial, para

los cuales se mantiene un inventario en los almacenes de Puerto Ordaz y

Ciudad Piar, solicitados mediante pedidos de compra.

3. PAGO DE MATERIALES CARGO DIRECTO

Los pagos ordenados por materiales pedidos para uso específico, que no

entren como renglones de existencia en las cuentas de inventario. Estos

materiales pueden ser capitalizados o cargados a Centros de Costos y son

solicitados mediante pedidos de compra.

4. OTROS PAGOS

Son pagos que provienen de obligaciones contraídas por la empresa, a

través de la convención colectiva, contratación individual de los empleados y

otros compromisos, los cuales no están cubiertos por ordenes de compra,

tales como: pago de nóminas, clubes, sindicatos, embargos, impuestos,

donaciones, empleados de la Farmacia Social y Funmedes, pagos por

reembolsos de gastos médicos a trabajadores, prestaciones sociales,

demandas judiciales.


63

5. REEMBOLSOS DE FONDOS DE TRABAJO

Son aquellos egresos producto de los movimientos diarios de caja,

originados por obligaciones contraídas por la empresa que son cancelados en

efectivo y que se reponen a través de Ferro-5608 “Reporte de Caja y Fondos

de Trabajo”.

6. CONTABILIZACIÓN – ACTIVIDADES

Para registrar o contabilizar las actividades del Departamento de Cuentas

por Pagar, utilizando las herramientas del sistema mySAP-IS Mining.

Revisión del vencimiento de las cuentas por pagar de Proveedores Internacionales en el primer semestre del año 2.011.

Para la revisión del vencimiento de obligaciones por pagar de la empresa

C.V.G Ferrominera Orinoco C.A, se tomaron cinco (05) proveedores de dos

mil ochocientos (2800) que forman un aproximado de proveedores

internacionales con contratos de servicios, estos fueron observados en el

periodo comprendido desde el 14-03-2011 al 14-07-2011.

Mediante el sistema My Sap la empresa puede obtener datos del

tratamiento que se le da a cada proveedor y determinar si los tiempos de

pago que establece la empresa se están cumpliendo en su totalidad, el

sistema muestra un resumen de cada proveedor donde se detallas varios

datos que son los siguientes:

- ST: Es el indicador de partidas abiertas o compensadas. Si es rojo

está en partidas abiertas, es decir, no tiene pago y verde es

compensado, es decir, tiene pago.

- Fecha de documento: Es la fecha que contiene la factura


64

- Referencia: Es el número de factura.

- Numero de documento: Es el número del contrato de servicio

asignado por la empresa al proveedor.

- Clase: Es el tipo de transacción, es decir, RE es el tipo de transacción

de factura pendiente, mientras que ZP significa un pago realizado a

una o varias facturas.

- Importe en Ml: Es el monto total de la factura.

- Ml: Es la moneda con la que se esté realizando la transacción.

- Fe. Conatb: Es la fecha donde se realiza la contabilización de

facturas por parte del analista de atención al proveedor.

- Fecha base: Es la fecha en que el analista de atención al proveedor

recibió la factura por parte del proveedor

- C. pago: Es la condición que define los días en que se realizara el

pago. A continuación se muestran las diferentes condiciones:

- ZCAV: Pago contado

- ZN00: Pago neto a 10 días.




- Zn04: Pago neto a 60 días.

- Fecha de pago: Es la fecha de vencimiento, donde se debe realizar el

pago por parte de la empresa al proveedor que presta sus servicios.

- Demora: Es el tiempo donde muestra en días el atraso o de adelanto

en que se cancelan las deudas al proveedor.


65

PROVEEDORES:

DUFERCO.

En el análisis del proveedor “DUFERCO” se presentan quince (15)

facturas en el cuadro del sistema MySap, estas tienen diferentes fechas de

entrega al analista y su registro contable fue efectuado con varios días

después de la llegada de la factura a la empresa, lo que puede reflejar una

labor regular por parte del analista; más el pago de todas estas se realiza

para el mes de Junio, y en el indicador de demora existen 3 facturas

canceladas con tiempo de atraso mientras que 12 facturas que representan

las mayoría están pagadas de forma adelantada, y ninguna en la fecha

pautada para el vencimiento que según la condición de pago es de cuarenta

y cinco(45) días Para la cancelación de las facturas.

VENEQUIP MACHINERY SALES CORP

Venequip Machinery Sales Corp, en Miami, Florida, es una empresa

privada dedicada en Contractors-Equipment/Supplies-Dealers/Service al por

mayor. Fue creada en 1991 e incorporada en la Florida. Empresas como

Venequip maquinaria de ventas por lo general ofrecen Corp: Equipo npk

Construcción, Equipamiento de construcción de carreteras, equipos de

construcción antigua, Maquinaria usada y equipos pesados de construcción

Deere. Venequip internacional solo nos suministra bienes ya que cuenta con

una sucursal en Venezuela que suministra otras clases de productos, ellos

mismos nacionalizan el pedido y pasan 2 facturas una por la nacionalización

que es pagada en bolívares fuertes y la del pedido de compra que es pagada

en dólares. Para este proveedor se maneja un fondo especial y tiene (1) un

analista a cargo que solo trabaja con este proveedor, debido a la excesiva


66

cantidad de facturas y problemas que hay con este proveedor, como facturas

traspapeladas, mal redacción en la elaboración de las mismas, entre otros.

CARTER MILCHMAN

En este caso son treinta y cuatro (34) las facturas que se adeudan donde

la condición de pago por parte del contrato de servicio establece que se

cancelaran en un tiempo de cuarenta y cinco (45) días y soloprimer semestre

del año en curso, quedando pendiente un restante de veinte (20) facturas en

moras de distintas fechas, indicando así un incumplimiento a la cancelación

del monto que se adeuda.

CME COMMODITIES

En este caso estudiado en el se observa el endeudamiento de once (11)

facturas donde las fechas de contabilización corresponden a una demora a la

fecha base, en esta situación se presenta demora en tres (3) de las facturas

de treinta (30) días con respecto al plazo de cuarenta y cinco (45) días que

establece el contrato de servicio, también se observo que existe el pago

reciente de una factura.

HYPAC INTERNACIONAL

Se encuentran cuatro (4) facturas a cancelar en un plazo establecido en el

contrato de servicio de cuarenta y cinco (45) días, donde tres (3) de las

cuatro facturas fueron canceladas con un tiempo de atraso de once (11) días

cada una, mientras que la cuarta factura fue cancelada con un adelanto de

veinticinco (25) días.


67

Plantear mejora para el proceso de cuentas por pagar con contratos a Proveedores Internacionales

En este apartado se proponen una serie de actuaciones encaminadas a

subsanar los puntos débiles detectados en el análisis de los puntos

anteriores; propuestas, en principio, se han estructurado asignándolas a la

sección de Análisis de Pago de la empresa C.V.G Ferrominera Orinoco, C.A.

Cabe destacar que, ante todas las propuestas, la dirección de esta sección

debe adoptar una actitud dinámica por cuanto que ha de ser la encargada de

iniciar todas las actuaciones de pagos a todos aquellos proveedores que

realizan la prestación de sus servicios, siendo este el responsable del

cumplimiento de los pagos oportunos y evitar atrasos para los mismos.

• Realizar Análisis de las cuentas por pagar con regularidad, para así

llevar un control acerca de los cumplimientos de los pagos a los

Proveedores internacionales.

• Realizar un control previo con el fin de verificar que cada factura tenga

las firmas y autorizaciones correspondientes.

• Realizar un estudio acerca de la cantidad de actividades que se

realizan en el departamento, a los fines de verificar si se cuenta con el

número de analistas suficientes para realizar el trabajo de una manera

efectiva y a corto tiempo.

• Advertir a los proveedores que deben tener sumo cuidado al realizar

las facturas y toda la información que está contenida en ella, además

de la documentación necesaria para que el proceso fluya con

normalidad ya que principalmente si ellos no verifican el documento

por el cual van a solicitar el pago serán los mayores afectados por el

retraso del proceso de pago para dicha factura.


68

• Implantación de instructivos de los procedimientos llevados por los

analistas de cada actividad o pagos correspondientes al departamento

de cuentas por pagar.

• Elaboración de un presupuesto organizado con el jefe de sección y

jefe de departamento, para que estime los gastos de cada partida,

para realizar pagos oportunos a los proveedores de servicios y

suministros.


69

CONCLUSIONES

A continuación se presentan las conclusiones de la investigación que

constituyen una visión global en torno a los principales hallazgos y resultados

del trabajo, así como de los objetivos que fueron planteados.

En primer lugar se pudo constar el impacto negativo que ha tenido

sobre la organización la situación actual de no tener la productividad

necesaria para sopesar las diferentes obligaciones por cancelar. Estos

efectos se pueden presenciar en aspectos tales como problemas con

proveedores al no cancelar las facturas al tiempo establecido y seguir

demandando la misma cantidad de servicios y suministros.

En el procedimiento de entrega de facturas del proveedor al

departamento de cuentas por pagar se destacan ciertos aspectos que

influyen en el retraso del proceso de pago a proveedores:

a. Se refleja que las facturas no son liberadas a tiempo por aduanas,

debido a que las mismas no poseen, los recaudos suficientes.

b. Se destaca que en el procedimiento no se maneja como lo indica el

manual de normas y procedimientos del proceso de pagos de la

empresa, ya que este establece que las facturas deben contar con las

normativas legales establecidas por el Seniat, en muchos de los casos

el analista no revisa de manera veraz ya que existen desconocimiento

por parte de las personas involucradas en el proceso de pago.

En otro orden de ideas, el tiempo de pago que es manejado en el

contrato de servicios de los proveedores no es cumplido por


70

responsabilidad de los analistas en el desconocimiento parcial del

sistema MY SAP, entre algunas fallas se pudieron notar las siguientes:

1. Registros contables realizados en tardíamente por parte del

analista.

2. No hay organización en el proceso de envió de facturas al

Departamento de Cuentas por Pagar.

3. Desconocimiento de herramientas del sistema SAP.

4. Falta de comunicación y coordinación entre el Departamento de

Cuentas por Pagar, Aduana y la Gerencia Usuaria.

Por último se evidencia la necesidad de plantear una mejora al

proceso, para erradicar situaciones que se derivan principalmente de

lo siguiente:

a. La necesidad de la empresa al no poseer un presupuesto organizado

que estime los gastos de cada partida.

b. Crisis financiera dentro de la empresa.

Finalmente, se puede concluir afirmando la necesidad de eliminar toda esta

serie de irregularidades. En la página siguiente se ofrecen un conjunto de

recomendaciones que pueden coadyuvar con el logro de la investigación.


71

RECOMENDACIONES

Una vez establecida las conclusiones resultantes, con respecto a la

problemática planteada, se sugiere las siguientes recomendaciones que

contribuirán al desarrollo óptimo del proceso de las cuentas por pagar

apropiado y en consecuencia de beneficio general para el logro de los

objetivos de la empresa.

Aumentar la productividad en la empresa, con una buen rol de

gerencia de los que forman parte del rendimiento de la empresa,

trabajando en conjunto con los encargados del departamento de

cuentas por pagar realizando el desarrollo de un plan capaz de

mantener niveles proporcionales entre la adquisición de bienes y

servicios con la productividad, de esta manera se asegura el equilibrio

de lo que se produce con lo que se adquiere, mejorando de forma

considerable la situación actual que atraviesa la empresa.

Instruir a los proveedores en cuanto a la emisión de facturas

que cumplan con los requisitos exigidos, con sus respectivas notas

créditos, de débito, según sea el caso, los documentos que debe

anexar al pago y el procesamiento de estos, relacionado con el

tiempo.

Fomentar la participación del personal del departamento de cuentas por pagar es especial a los trabajadores que conforman el

proceso de pago en el adiestramiento de la utilización del manual de

normas y procedimientos, y a su vez actualizar el mismo con los

posibles cambios que pueda tener, y también realizar el compromiso

con las gerencias usuarias receptoras del servicio o suministro realizar


72

la liberación vía sistema para así evitar retrasos en el registro contable

de las facturas.

Implementar la mejora planteada ya que esta contiene las

herramientas capaces de lograr un cambio positivo en el proceso de

las cuentas por pagar a proveedores internacionales, en la propuesta

se destacan todos los aspectos para que se pueda propiciar la mejora

con todo el personal de cuentas por pagar.


73

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http://en.wikipedia.org/wiki/SENIAT


76

ANEXOS


77

Flujo de Proceso de Pago a Proveedores con Contratos

Figura Nº 6 Proceso de Pago

Fuente: Manual de Normas y Procedimientos, Procesos de Pago

C.V.G Ferrominera Orinoco, C.A.

Cuentas por Pagar Proceso de

Pago (Atte. Al Proveedor)

Cuentas por Pagar Secretaria

Jefe de Sección Procesos de

Pago

Cuentas por Pagar (Analista de Pago)

Impuesto (ISLR)

Cuentas por Pagar (Analista

de Pago)

Jefe de Sección de Proceso de Pago

Impuesto (ISLR)

Jefe de Sección Análisis de

Cuentas

Analista Análisis de Cuentas

Jefe Departamento Cuentas por

Pagar

Cuenta por Pagar se emite el

cheque (Firma Autorizada)

Solicitud de Firmas

Autorizadas

Gerencia de Administración

(Firma Autorizada)


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