GERENCIA NACIONAL FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA

• GENERALIDADES DEL MÓDULO DE CUENTAS POR PAGAR

• LIQUIDACIÓN DE LA ORDEN DE PAGO

• AUTORIZACIÓN DE LA ORDEN DE PAGO

• FORMATO DECLARACIÓN DE RETENCIÓN EN LA FUENTE

El módulo de Cuentas por Pagar permite liquidar laadquisición de bienes, servicios, transferencias,entre otros, generando ejecución presupuestal,reconocimiento contable y el efecto tributariorespectivo. Adicionalmente sirve como herramientapara controlar las cuentas por pagar de laUniversidad.

Operativo

Consultas

Reportes

Generalidades del Módulo Cuentas por Pagar

OPCIÓN DE MENÚ «OPERATIVO»

Generalidades del Módulo Cuentas por Pagar

Opción de Menú «Radicación»

Liquidación de Ordenes de Pago

Liquidación de Ordenes de Pago

Liquidación de Ordenes de Pago

Otros: corresponde a los

pagos por :

• Medicina prepagada

• Seguros salud- póliza

• Interés o corrección

monetaria

• Dependientes

• Renta Exenta

Porcentaje de retención en la

fuente según formato de

Liquidación de retención en la

fuente Decreto 099 de 2013

Cálculo Retención en la Fuente - Información del Empleado

Corresponde al

100% del valor

bruto del pago

Corresponde al 100%

del valor bruto menos

las deducción y rentas

exentas a que haya

lugar

Aportes Pensiones:

• Aportes Pensiones

Obligatorias

• Aportes Fondo de

solidaridad Pensional

• Pensiones Voluntarias

• Aportes AFC

Nota: Los campos Fondo de

solidaridad Pensional y Cuentas

AFC, se dejarán con valor cero (0)

• Aportes Salud

Liquidación de Ordenes de Pago

Fórmula deliquidación, con lacual el usuariodeterminara elefecto tributarioacorde al tipo decontribuyente quepresto el servicio obien adquirido.

Concepto deliquidación requeridospara el reconocimientocontable del gasto,costo o inversión y lascuentas contables deretención según laformula de liquidaciónseleccionada

Bloque pararelacionar losdescuentos o pagosadicionales ,sumando o restandoel valor a pagar

Liquidación de Ordenes de Pago

En los campos base, se debe tener en cuenta la aplicación o no de los descuentos establecidos por la norma vigente.

Ejemplo: decreto 2271 de 2009, entre otros

Liquidación de Ordenes de Pago

Bloque donde se refleja el reconocimiento contable del hecho económico.

Todos los descuentos aplicados a la liquidación, se

reflejan contable y tributariamente al momento

del pago.

Liquidación de Ordenes de Pago

Bloque de parcialización

Autorización de la Ordenes de Pago

•Listar reporte de

descuentos

tributario

RUTA: contabilidad/

reportes/tributarios

•Listar reporte de

impuesto por

bancos

RUTA

Tesoreria/reportes/

Movimientos/Impuestos por bancos•Listar reporte de Saldos

Contable (una vez esta

validada y autorizada la

empresas)

RUTA

Contabilidad/reportes/Cierre/

Balance por Naturaleza

•Trasladar los datos

conciliados por cada

concepto de retención al

formato Declaración de

Retención en la Fuente

Formato Declaración

en la Fuente

Actividades para el diligenciamiento del formato Declaración de retención en la fuente

RECUERDELA INFORMACIÓN DE

RETENCIÓN POR CONCEPTO DE SALARIOS DEBE ESTAR CERTIFICADA POR EL ÁREA DE PERSONAL RESPECTIVO

Ejemplo Formato Declaración de Retención en la Fuente

RECUERDEPARA CLASIFICAR LOS

PAGOS AL EXTERIOR TENER EN CUENTA LO INDICADO

EN EL MEMORANDO 315 DE 2014 - DNT

Generalidades a tener en cuenta al diligenciar el formato Declaración de retención en la fuente

Enviar el informe en las fechas establecidas por la DNT

(Circular GNFA-02 de 2014, para la vigencia 2014)

Los valores del formulario deben estar redondeados al múltiplo

de mil más cercano.

Los valores declarados deben corresponder a los saldos del

Balance General.

En el campo «retención a título de IVA», discriminar los valores

correspondiente a Régimen común y Pagos al exterior.

Tener en cuenta los lineamientos establecidos por el Nivel

Nacional a través de circulares o memorandos.

Enviar soporte (s) de la (s) transferencia realizada (s) al Nivel

Nacional, por procedencia de recurso (nación o propios).

GERENCIA NACIONAL FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA

PASO 1

LIQUIDAR EL ANTICIPO

El documento soporte para liquidación, es

el contrato o la orden contractual

Se genera la ejecución presupuestal por el

valor del anticipo

Se genera el reconocimiento contable por el

valor del anticipo

Si es contrato de obra, se practica la

contribución del 5% de obra

Si es contrato de obra y conexos, también

se practica la contribución de estampilla

UNAL y demás universidades estatales

NO SE PRACTICA Retención en Renta, IVA e

ICA

PASO 2

AMORTIZAR EL ANTICIPO

El documento soporte para la

liquidación de la orden de pago es la

Factura

Presupuestalmente, se ejecuta

únicamente el valor de la factura

menos el valor del anticipo

Contablemente, se reconoce el valor

del Gasto o Costo e IVA y se amortiza

el valor del anticipo

Se practican las retenciones por

concepto de renta, IVA e ICA

Si es contrato de obra, se practica la

contribución del 5% obra sobre el valor de

la factura sin incluir el valor del anticipo

Si es contrato de obra y conexos, también se

practica la contribución de Estampilla UNAL y

demás universidades estatales, sobre el

valor de la factura sin incluir el valor del

anticipo

Liquidación de orden de Pago para un anticipo o amortización del anticipo

Avance•Se liquida con el tipo de movimiento “Avance”

•Tiene ejecución presupuestal

•Tiene reconocimiento contable en una cuenta

por cobrar

•Obliga a la legalización del gasto o costo

Giro de los recursos posterior al

período de la comisión o la actividad

objeto del avance•Se liquida con un tipo de movimiento que permita

asociar o no factura

•No obliga a legalización

•Tiene ejecución presupuestal

•Tiene reconocimiento contable en las cuentas de

gasto o costo

• En caso de requerirse, se practican retenciones por

concepto de renta, IVA, e ICA

•De existir facturas soporte del giro de los recursos

posterior al período de la comisión o la actividad

objeto del avance, se genera una orden de pago con

tipo de movimiento “causación múltiple” a nombre

del proveedor del bien o servicio y el giro se realiza

al responsable del avance

Liquidación de Orden de pago de un Avance / Giro de los recursos posterior al período de la comisión o la actividad objeto del avance

Si el empleado es declarante de

renta se debe diligenciar el

campo « Base de retención

mensual en UVT del formato

«Liquidación de retención en la

fuente Decreto 099 y 1070 de

2013», con los valores del campo

«Base de retención mensual en

UVT del formato «Certificación

para la aplicación del Decreto

099 de 2013».

Lo anterior, sin tener en cuenta

el tope de UVT establecida por

la norma para ser Declarante

de Renta.

Liquidación de Orden de pago

RECUERDE

Soporte para el registro de datos - Formato de Liquidación de

retención en la fuente Decreto 099 de 2013

Liquidación de Orden de pago - Cálculo Retención en la Fuente

Conceptos de

liquidación

relacionados con

las retenciones del

Articulo 383

Conceptos de

liquidación

relacionados con

las retenciones del

Articulo 384Conceptos de

liquidación

relacionados con

actividades de

cuenta propia

Tarifas Generales de

Retención definidas en

la norma

Tarifas de retención de acuerdo a las

tablas del articulo 383 y 384 del E.T.

Declaración de Retención en la

Fuente

Declaración de

Retención en la Fuente

Liquidación de Orden de pago Otros documentos a tener en cuenta

Categoría tributaria del empleado Simulador para el cálculo del SSSI Certificados

• Declaración formal de descuento en aplicación del decreto 2271 de 2009 y el articulo 126-1 del estatuto tributario

• Certificado para la no aplicación del decreto 00099 de 2013

• Solicitud de aplicación de mayor tarifa de retención en la fuente decreto 00099 de 2013, artículo 3° parágrafo 3°

Tarifas y bases de Retención en la Fuente • Listado tarifas de retención en la fuente

por renta e IVA• Decreto 1020 de 2014• Decreto 1473 de 2014

Impuesto de Industria y Comercio – ICA

Liquidación de Orden de pago

Otros documentos a tener en cuenta

Liquidación de Orden de pago

Liquidación de Orden de pago

Formato Declaración formalde descuento en aplicacióndel decreto 2271 de 2009 yel articulo 126-1 delestatuto tributario

Formato Certificadopara la no aplicacióndel decreto 00099de 2013

Formato Solicitud de aplicación demayor tarifa de retención en lafuente decreto 00099 de 2013,artículo 3° parágrafo 3°

Liquidación de Orden de pago

Liquidación de Orden de pago

Liquidación de Orden de pago Decreto 1020 de 2014

Memorando 314 de 2014 - DNT

• Presentar un certificado suscrito por el representante legal

de la persona jurídica o por el contribuyente sea a persona

natural, en el que haga constar bajo la gravedad del

juramento que ostenta la calidad de beneficiario de la Ley

1429 de 2010 porque cumple todos los requisitos exigidos

en la ley y los reglamentos.

• Anexar certificado de la cámara de comercio y/o copia del

RUT para constatar que la fecha del inicio de su actividad

económica empresarial, la fecha de inscripción en el

Registro Mercantil o su renovación y por tanto, el inicio de

actividades empresarial, sea el mismo periodo gravable en

que se realiza la respectiva operación.

• Para el caso de las demás nuevas pequeñas empresas o

de las pequeñas empresas preexistentes, la Universidad

deberá consultar el NIT en la página web de la DIAN, para

comprobar si la empresa conserva o no la calidad de

beneficiaria de la Ley 1429 de 2010, y, en caso de no

obtener resultado en dicha consulta, el beneficiario deberá

adjuntar los documentos mencionados para efectos de

acreditar su calidad de beneficiario del no sometimiento a

retenciones en la fuente a título de impuesto sobre la renta.

Retenciones en la fuente a título del impuesto sobre la renta, de las Pequeñas Empresas

beneficiarias de la Ley 1429 de 2010

Precisiones sobre tarifas de

retención

Los servicios de Arrendamiento de

bienes raíces y transporte de

pasajeros están sometidos a una

tarifa de 3,5%., que aplica sin

distinción alguna, para declarantes

y no declarantes.

Los servicios de restaurante y

servicio de Hotel y hospedaje

están gravados a una tarifa del

3,5%., que aplica sin distinción

alguna, para declarantes y no

declarantes

Actividades económicas para los trabajadores por cuenta propia :ARTICULO 340 DEL ESTATUTO TRIBUTARIO

Actividades deportivas y otras actividades de esparcimiento

Agropecuario, silvicultura y pesca

Comercio al por mayor

Comercio al por menor

Comercio de vehículos automotores, accesorios y productos conexos

Construcción

Electricidad, gas y vapor

Fabricación de productos minerales y otros

Fabricación de sustancias químicas

Industria de la madera, corcho y papel

Manufactura alimentos

Manufactura textiles, prendas de vestir y cuero

Minería

Servicio de transporte, almacenamiento y comunicaciones

Servicios de hoteles, restaurantes y similares

Servicios financieros

Liquidación de Orden de pagoDecreto 1473 de 2014

Memorando 309 de 2014 - DNT

Tarifas y bases de acuerdo a las establecidas en la norma

Distrital, Municipal o Departamental

Liquidación de Orden de pago